Auftragsbestätigungen - Musterbrief Sekretaerin Net

Auftragsbestätigungen
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10.9.2004
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Als Brief, Fax oder E-Mail verschicken?
Klar, dass Sie die Auftragsbestätigung schriftlich versenden. Das kann per Brief oder Fax, ja sogar per
E-Mail geschehen.
● Ein Brief hat den Vorteil, dass der Empfänger ihn mit
Brief
relativ hoher Sicherheit bekommt und wahrnimmt.
Mit Ihrer Originalunterschrift stellen Sie sicher, dass
das Dokument nicht gefälscht ist. Zudem können Sie
dem Brief Werbematerial beilegen. Ein Brief ist für
Privat- und Geschäftskunden geeignet.
● Eine Fax-Bestätigung setzt voraus, dass der Emp-
Fax
fänger ein Faxgerät besitzt. Das wird vorwiegend bei
Geschäftskunden der Fall sein. Ein Fax hat den Vorteil, dass es in Sekundenschnelle ankommt – wichtig bei eiligen Geschäften. Zudem kostet die Übermittlung weniger als das Briefporto. Die Unterschrift
hat zwar nicht die Beweiskraft eines Originals, doch
wer sollte sie fälschen, und warum?
● Nutzt Ihr Kunde eine E-Mail-Adresse im geschäftli-
E-Mail
chen Verkehr oder gibt er sie auf seinem Geschäftsbogen oder seiner Visitenkarte an? Dann muss er
damit rechnen, geschäftliche E-Mails zu erhalten.
Eine Auftragsbestätigung per E-Mail hat dann dieselbe Rechtswirkung wie eine per Brief oder Fax.
Aber was, wenn der Kunde behauptet, von Ihnen gar
keine Auftragsbestätigung erhalten zu haben? Dann
müssten Sie beweisen, dass Sie sie tatsächlich verschickt haben. Das wird Sie vor Probleme stellen – es
sei denn, Sie nutzen eine E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur, die aber noch sehr ungebräuchlich
ist. Das Problem sollten Sie aber nicht überbewerten, es
besteht ja bei jeder geschäftlichen Korrespondenz.
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Wenn Sie eine Kopie des Schreibens zu Ihren Akten
nehmen, wird ein Gericht das zumindest als Indiz für
die Richtigkeit Ihrer Aussage werten. Heben Sie bei einem Fax zudem das Sendeprotokoll auf.
Praxis
Tipp:
Wollen Sie ganz auf Nummer sicher gehen, bitten
Sie den Kunden, die Auftragsbestätigung abzuzeichnen und zurückzusenden, am einfachsten per
Fax. Dann haben Sie einen Beweis in der Hand.
Diese 11 Elemente gehören in Ihre
Auftragsbestätigung
Verfassen Sie das Schreiben auf Ihrem Geschäftsbogen,
denn es handelt sich ja um einen offiziellen Geschäftsbrief, der Rechtswirkung entfaltet. Beachten Sie dann
den folgenden, praxisbewährten Aufbau:
Anschrift
1. Anschrift: Schreiben Sie direkt an Ihren Vertragspartner. Handelt es sich dabei um eine Firma, nennen
Sie zudem den Ansprechpartner, der das Angebot bzw.
die Annahme Ihres Angebots unterschrieben hat.
Datum
2. Datum: Wie auf jedem Geschäftsbrief muss auch auf
diesem ein Datum stehen.
Betreff
3. Betreff: Verwenden Sie ruhig das Wort „Auftragsbestätigung“, dann weiß der Empfänger sofort, womit
er es zu tun hat. Sie können weitere Angaben ergänzen, und zwar
● Sachliches, z.B. „zu Ihrem Auftrag/Ihrer Bestellung
vom ...“ – das erleichtert dem Empfänger die Zuordnung Ihres Schreibens, oder
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● Werbliches, z.B. „Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer
guten Entscheidung!“ – das lässt Ihr Schreiben sofort positiver wirken, nämlich persönlicher und weniger juristisch motiviert.
4. Anrede: Sprechen Sie Ihren Kunden mit seinem Namen an. Bei Bestellungen von Firmen haben Sie ja
schon für die Anschrift den richtigen Ansprechpartner
ermittelt. Welche Anredeform Sie wählen, ist Geschmackssache:
● „Sehr geehrte/r ...“ ist förmlich, damit können Sie
nicht anecken,
● „Guten Tag, Herr/Frau ...“ ist eine modernere Variante,
● „Liebe/r Herr/Frau ...“ sollte Kunden vorbehalten
sein, zu denen Sie ein persönliches Verhältnis haben,
● „Hallo, Herr/Frau ...“ ist umgangssprachlich und hat
sich im Briefverkehr noch nicht durchgesetzt; in einer E-Mail an eher jüngere Kunden ist es akzeptabel.
Anrede
5. Dank für den Auftrag: Leiten Sie Ihren Text mit
ein paar Worten des Danks ein, das wirkt freundlich.
Dank
6. Genaue Angaben zum Vertragsinhalt: Das ist der
Kern Ihrer Auftragsbestätigung. Beschreiben Sie Ihre
Leistung/Lieferung so genau wie möglich, nennen Sie
Stückzahlen, den Preis sowie die Liefer- und Zahlungskonditionen, oder beziehen Sie sich auf ein bestimmtes
Angebot, das dem Kunden vorliegt.
Vertragsinhalt
7. Sorgfalt und guten Service versprechen: Geben
Sie dem Kunden das gute Gefühl, sich richtig entschieden zu haben. Machen Sie es ihm leicht, sich mit allen
Nachfragen an Sie zu wenden, indem Sie einen Ansprechpartner mit Telefonnummer angeben.
Versprechen
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AGB einbeziehen
8. Ggf. AGB einbeziehen: Nur gegenüber Kaufleuten
ist es möglich, jetzt noch auf Ihre AGB zu verweisen
und diese dadurch wirksam in den Vertrag einzubeziehen. Will der Kunde die AGB einsehen, muss er Ihnen
das mitteilen. Kundenfreundlicher ist es, die AGB auf
der Rückseite des Bestätigungsschreibens abzudrucken
oder mitzusenden. Schreiben Sie einem Nicht-Kaufmann erst in der Auftragsbestätigung, dass Ihre AGB
gelten sollen, wird das Schreiben zum erneuten Angebot, das der Kunde erst wieder annehmen muss; in diesem Fall müssen Sie die AGB beifügen.
Unterschrift
9. Unterschrift – oder ein Hinweis darauf, dass die
Auftragsbestätigung auch ohne Unterschrift gültig sein
soll.
Bestätigung
erbitten
10. Bitte um Bestätigung: Die ist unerlässlich, wenn
Ihre Angaben zum Vertragsinhalt von dem abweichen,
was Ihr Kunde bestellt hat. Ihre Auftragsbestätigung ist
dann ja ein neues Angebot, das der Kunde annehmen
soll. Weichen Ihre Angaben nicht von der Kundenbestellung ab, können Sie auf diesen Punkt verzichten –
oder ihn ebenfalls ergänzen, um den Beweis zu sichern,
dass der Kunde die Bestätigung erhalten hat.
PS
11. Werbewirksames PS: Verzichten Sie nicht auf die
Chance, ein Folgegeschäft anzustoßen.
Wie Sie aus diesen maximal 11 Elementen eine
rechtssichere und gut formulierte Auftragsbestätigung gestalten, zeigen Ihnen die folgenden
4 Muster. Die stehen für Sie auch auf der InternetSeite Ihres „Handbuchs für Selbstständige und
Unternehmer“ bereit: www.selbststaendig.com ➞
Service-Bereich ➞ Auftragsbestätigungen (Muster)
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4 praxiserprobte Muster – direkt zum Übernehmen
Geschlossenen Vertrag schriftlich bestätigen:
WAM – Werbeagentur Susanne Meister
Große Gasse 19, 12345 Beispielstadt
Tel.: (01234) 5 67 89-0, Fax: (01234) 5 67 89-11
Schuhhaus Schmitz GmbH
Frau Margarete Schmitz
Bahnhofstraße 1
12345 Beispielstadt
15.10.200...
Auftragsbestätigung:
Glückwunsch zu Ihrer Entscheidung, jetzt mit Anzeigen zu werben!
Guten Tag, sehr geehrte Frau Schmitz,
herzlichen Dank für Ihren Auftrag vom 12.10.200... Sehr gern werden wir
für Sie eine kreative und wirkungsvolle Anzeigen-Serie gestalten.
Gemäß unserem Angebot vom 5.10.200... erbringen wir im Einzelnen die
folgenden Leistungen zum Paketpreis von 3.200 C zzgl. MwSt.:
(...)
Unser Team wird sein geballtes Werbewissen für Sie einbringen. Die sorgfältige Ausführung sichern wir Ihnen zu. Haben Sie noch Rückfragen?
Ihren persönlichen Kundenberater, Herrn Matthias Jung, erreichen Sie direkt unter Telefon 5 67 89-12.
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!
Freundliche Grüße
Susanne Meister
Auftragsbestätigung erhalten?
Bitte hier abzeichnen:
WAM-Werbeagentur Susanne Meister
PS: Unseren Agentur-Prospekt lege ich bei.
Was können wir noch für Sie tun?
– und zurückfaxen
an Fax: 5 67 89-11
Vielen Dank!
Vorlage im Internet: www.selbststaendig.com ➞ Service-Bereich
➞ Auftragsbestätigungen (Muster)
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Vom Kunden geändertes Angebot annehmen:
Bäderstudio Tobias Walz
Eichenstraße 58, 12345 Beispielstadt
Tel.: (01234) 5 67 89-0, Fax: (01234) 5 67 89-11
Herrn Stefan und
Frau Monika Zumwild
Erlenweg 3
12345 Beispielstadt
15.10.200...
Auftragsbestätigung: Ihr neues Bad wird ein Traum!
Liebe Frau Zumwild, lieber Herr Zumwild,
haben Sie vielen Dank für Ihren telefonischen Auftrag vom 12.10.200...
Die Änderungswünsche zu unserem Angebot vom 5.10.200..., die Sie
uns bei dieser Gelegenheit mitgeteilt haben, bestätige ich Ihnen gern:
● Das 2. Waschbecken entfällt.
● Statt der Fliesen im Dekor „Wüstensand“ verwenden wir die im Dekor
„Oase“ – der Preis dafür beträgt 60 C/qm.
Im Übrigen bleibt es bei den Leistungen und Konditionen laut Angebot vom 5.10.200... Als Termin für den Arbeitsbeginn haben wir uns den
2.11.200... vorgemerkt. Ich werde mich persönlich um die fachgerechte
Ausführung aller Arbeiten kümmern – und alles dafür tun, dass die
Baustelle im Haus Sie nicht lange belästigt. Sind noch Fragen offen? Dann
rufen Sie mich an:
Tel. 5 67 89-12.
Freundliche Grüße
Tobias
Walz
Tobias Walz
Fliesenlegermeister
PS: Empfehlen Sie uns weiter! Für jeden vermittelten Auftrag ab 500 C erhalten Sie einen Restaurant-Gutschein im Wert von 50 C!
Vorlage im Internet: www.selbststaendig.com ➞ Service-Bereich
➞ Auftragsbestätigungen (Muster)
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Oktober 2004 · Handbuch für Selbstständige und Unternehmer
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10.9.2004
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Seite 49
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Bestellung korrigieren und damit ein neues Angebot abgeben:
EDV-Service Sebastian Teich
Rathausgasse 27, 12345 Beispielstadt
Tel.: (01234) 5 67 89-0, Fax: (01234) 5 67 89-11
Schreibbüro Sarah Baumgart
Vor-der-Mühle 11
12345 Beispielstadt
15.10.200...
Auftragsbestätigung: Ihre Bestellung vom 12.10.200...
Guten Tag, Frau Baumgart,
für Ihre Bestellung des Flachbildschirms Acer AL707 haben Sie vielen Dank.
Beachten Sie bitte: Dieser Flachbildschirm ist in Schwarz nicht mehr lieferbar. Sie können ihn aber sofort und zum selben Preis in Lichtgrau haben
– die Lieferung erfolgt dann schon am 18.10.200... frei Haus. Einverstanden?
Wenn ja, bitte einfach diese Seite unterzeichnen und an mich zurückfaxen!
Von dem Bildschirm werden Sie begeistert sein. Gerade wer wie Sie täglich
viele Stunden am PC verbringt, braucht ein scharfes, flimmerfreies Bild. Die
Zeitschrift „PC-Welt“ hat den Acer AL707 mit der Note „sehr gut“ bewertet. Haben Sie noch Fragen? Unter Tel. 5 67 89-12 erreichen Sie mich
direkt. Ich berate Sie auch in weiteren EDV-Angelegenheiten sehr gern.
Viele Grüße
Sebastian Teich
EDV-Service Sebastian Teich
PS: Nutzen Sie schon eine Funktastatur? Die neue FUJITSU SIEMENS
»Funktastatur Slim« habe ich für 79 C zzgl. MwSt. im Angebot!
Ja, das geänderte Angebot (Flachbildschirm Acer AL707 in Lichtgrau zum
Preis von 499 C zzgl. MwSt. frei Haus) nehme ich gern an!
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Datum
Unterschrift
Bitte senden an: Fax 5 67 89-11
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