Die ELSTER-Datenbank

Benutzerhandbuch
Elster-G
Inhaltsverzeichnis
Installation
3
Allgemein
8
Das Programmfenster
9
Fibu einrichten
10
Organschaften einrichten
11
Ust-Meldungen verwalten
12
Senden der konsolidierten Umsatzsteuer-Voranmeldung
14
Die Übersicht
15
Protokolle
16
Extras
17
Verbindung testen
Datenbank sichern
Datenbank wiederherstellen
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17
17
Die ELSTER-Datenbank
18
Fragen und Antworten
19
Elster-G
Inhaltsverzeichnis 1
2 Inhaltsverzeichnis
Elster-G
Hinweis:
Damit die Installation durchgeführt werden kann, müssen Sie auf dem Rechner über
Administrator-Rechte verfügen!
Deinstallation
Eine Deinstallation von Elster-G ist nur über die Windows-Systemsteuerung möglich.
Klicken Sie dafür auf den Start-Button in der Windows-Taskleiste. Wählen Sie dann
Einstellungen und danach Systemsteuerung aus.
Wählen Sie im Dialog Systemsteuerung den Eintrag Software aus.
Aktivieren Sie den Eintrag Elster-G, um den Löschvorgang durchzuführen.
Hinweis:
Nach der vollständigen Deinstallation des Programms muss der Rechner neu
gestartet werden.
Installation
1. Legen Sie die CD in das CD-ROM-Laufwerk Ihres Computers ein.
2a. Die CD ist mit einer AutoRun-Funktion versehen, die nach kurzer Zeit ein Bildschirmdialog startet.
2b. Ist auf Ihrem Computer die AutoRun-Funktion von Windows nicht aktiviert oder die CD
startet nicht automatisch, gehen Sie wie folgt vor:
In der Symbolleiste auf das Start-Symbol klicken und die Funktion Ausführen anwählen.
Geben Sie im Feld Öffnen den Befehl
F:\ADDON\ElsterG\setup.exe
ein, wobei F: dem Laufwerksbuchstaben Ihres CD-ROM-Laufwerks entspricht.
Elster-G
Deinstallation 3
Mit dem OK-Schalter wird dann der Bildschirmdialog aufgerufen.
Betätigen Sie im linken Bereiches die Schaltfläche Zusatzprogramme und danach die
Schaltfläche Elster-G.
Sobald Sie den Link angewählt haben, erfolgt eine Installationsvorbereitung. Nach Abschluss
der Vorbereitungen wird das Setup gestartet.
Lesen Sie sich im folgenden Dialog die Lizenzvereinbarungen durch und akzeptieren diese,
indem Sie die entsprechende Option aktivieren und klicken auf Weiter.
4 Installation
Elster-G
Geben Sie danach Ihren Benutzernamen und Ihren Firmennamen ein und klicken auf Weiter.
Im nächsten Dialog erhalten Sie die Möglichkeit, den vorgeschlagenen Zielordner über die
Schaltfläche Ändern abzuändern.
Wir empfehlen Ihnen für die Installation der Programmdateien den vorgeschlagenen
Installationspfad zu übernehmen.
Elster-G
Installation 5
Bei einem Klick auf Weiter erhalten Sie noch einige Hinweise.
Betätigen Sie hier die Schaltfläche Weiter um das Setup zu starten.
Der aktuelle Status der Installation wird anhand eines Laufbalkens angezeigt.
Nach Beendigung des Setups muss die Installation im nächsten Dialog mit Fertigstellen
abgeschlossen werden.
6 Installation
Elster-G
Nach dem ggfs. erfolgten Neustart finden Sie auf Ihrem Desktop ein neues Symbol
Ester-G über welches Sie das Programm starten können.
Elster-G
Installation 7
Allgemein
Das Modul Elster-G ermöglicht die steuerliche Zusammenfassung verschiedener Firmen zu
einer konsolidierten Umsatzsteuervoranmeldung, d.h. die in der Fibu für die einzelnen
Mandanten durchgeführten UstVA werden an Elster-G weitergeleitet. Dort erfolgt dann die
Zusammenfassung der steuerrechtlichen Daten und die Übertragung der UstVA der
Organschaften an das Finanzamt.
Voraussetzungen für die Bereitstellung der USt-Daten für
Organschaften
1. Die UstVA für Organschaften ist nur in Verbindung mit dem ELSTER-Telemodul
möglich, d.h. in der Fibu muss bei einer verbindlichen oder berichtigten Anmeldung das
ELSTER-Kennzeichen aktiviert sein. Der Druck einer Anmeldung ohne ElsterKennzeichen in der Fibu wird nicht für die Organschaft gespeichert.
2. Lizenzfreischaltung des Moduls Umsatzsteuer-Organschaft.
3. Eingerichtete Organschaften über das Programm Elster-G
Anmeldung
Nach dem ersten Start von Elster-G werden Sie aufgefordert ein Hauptpasswort anzugeben.
Nachdem Sie Ihre Eingabe bestätigt haben, werden Sie vom Programm aufgefordert das
Passwort nochmals in der Form einzugeben in der es zuvor definiert wurde. Erst danach ist
das Hauptpasswort gespeichert und muss bei jedem Aufruf von Elster-G einmalig angegeben
werden.
Über die Schaltfläche OK wird das Programm gestartet.
8 Allgemein
Elster-G
Das Programmfenster
Nach dem Start von Elster-G erscheint sofort das Programmfenster. Hier werden – sofern
vorhanden – im linken Bereich alle Organschaften mit den bisher gesammelten UstVoranmeldungen angezeigt.
Die wesentlichen Elemente des Programmfensters sind die Menüleiste, die Schnellstartleiste,
die Baumansicht und die Statuszeile. Mit deren Hilfe können Sie die Fibu einrichten, die
Organschaften anlegen und die Ust-Meldungen verwalten.
Hinweis:
Bevor Organschaften angelegt werden können, muss über das Menü Einstellungen die
Funktion Fibu einrichten gestartet werden.
Elster-G
Das Programmfenster 9
Fibu einrichten
Mit Hilfe dieser Funktion wird in Elster-G festgelegt, wo sich das Daten-, System- und
ELSTER-Verzeichnis der Fibu befinden.
Die Pfade werden nicht eingegeben. Betätigen Sie die Schaltfläche Suchen damit eine
Suchfunktion aufgerufen wird.
Geben Sie hier an, welche Laufwerke (ggf. auch ein angeschlossenes Netzwerk) bei die
einer Suche berücksichtigt werden sollen. Mit der Schaltfläche Suchen werden alle
markierten Laufwerke nach installierten Fibu-Datenbanken durchsucht, die dann im rechten
Bereich angezeigt werden.
Markieren Sie die gewünschte Installation und betätigen Einstellungen übernehmen, damit
der Zugriff auf die Mandantendaten der Installation gespeichert wird.
10 Fibu einrichten
Elster-G
Organschaften einrichten
Wenn der Zugriff auf die Fibu erfolgreich eingerichtet wurde, werden nach Aufruf der
Funktion Organschaften einrichten im Menü Einstellungen alle vorhandenen Mandanten
aus dem Datenverzeichnis der Fibu im linken Bereich angezeigt.
Um eine Organschaft einzurichten, wählen Sie die Schaltfläche Neu und markieren im linken
Bereich einfach die betreffenden Mandanten, die zu der Organschaft gehören. Dabei werden
die markierten Firmen in den rechten Bereich kopiert. Grau hinterlegte Mandanten sind
bereits einer anderen Organschaft zugeordnet und deshalb für eine weitere Zuordnung
deaktiviert.
Wenn Sie alle erforderlichen Mandanten markiert haben, müssen Sie im rechten Bereich
noch den Organträger bestimmen. Das ist wichtig, da alle Steuerdaten (Firma, Finanzamt,
Steuernummer etc.) von diesem Mandanten für die konsolidierte Ust-Voranmeldung
herangezogen werden.
Mit der Schaltfläche Speichern wird die Organschaft in der Fibu eingerichtet, d.h. wenn für
einen Mandanten dieser Organschaft in der Fibu eine UstVA erstellt wird, werden diese
Daten automatisch von der Fibu an die ElsterG-Datenbank weitergeleitet.
Um Änderungen in der Zuordnung vorzunehmen, wählen Sie in der Auswahlbox die
betreffende Organschaft. Durch aktivieren/deaktivieren der Mandanten ändern Sie die
Zuordnung der Mandanten zu der Organschaft. Über die Schaltfläche Speichern fixieren Sie
dann Ihre Änderungen.
Hinweis:
Eine Anzeige der gerade eingerichteten Organschaften im Programmfenster erfolgt erst,
wenn für mindestens einen Mandanten der Organschaft in der Fibu eine UstVA
durchgeführt wurde.
Elster-G
Organschaften einrichten 11
Ust-Meldungen verwalten
Im linken Bereich des Programmfensters erscheint zu jeder angelegten Organschaft, die
Mandantennummer und Bezeichnung des Organträgers. Darunter liegend werden die
Anmeldezeiträume angezeigt. Jeder Zeitraum wiederum beinhaltet alle durchgeführten
Einzelmeldungen der Organgesellschaften in der Fibu für diesen Zeitraum.
Um eine konsolidierte Anmeldung für einen Zeitraum abzugeben, muss zumindest für den
Organträger in der Fibu eine UstVA durchgeführt worden sein (auch Nullmeldung).
Die Symbole vor den einzelnen Anmeldezeiträumen zeigen den Status der (konsolidierten)
Meldungen an:
für diesen Anmeldezeitraum wurde eine (konsolidierte) Meldung erzeugt aber noch
nicht versendet.
für diesen Anmeldezeitraum wurde eine (konsolidierte) Meldung versendet.
für diesen Anmeldezeitraum wurde eine (konsolidierte) Meldung versendet, aber für
einen Mandanten dieser Organschaft wurde eine berichtigte/erneute Anmeldung
durchgeführt.
Über das Pluszeichen können die Einzelmeldungen der Organgesellschaften angezeigt
werden:
Die Anzeige beinhaltet alle Anmeldungen der Mandanten – es findet keine automatische
Filterung statt.
Bevor Sie eine konsolidierte Meldung senden, muss zuvor der Bestand der Einzelmeldungen
des Anmeldezeitraumes kontrolliert und ggf. korrigiert werden.
Im o.a. Beispiel wurde im Anmeldezeitraum Februar 2005 für Mandant 300 eine 3. berichtigte
Anmeldung durchgeführt. Also darf die Anmeldung mit Kontrollziffer 02 nicht berücksichtigt
werden.
Um diese Korrektur durchzuführen markieren Sie die entsprechende Einzelmeldung. Mit der
rechten Maustaste erhalten Sie dann ein Kontextmenü:
12 Ust-Meldungen verwalten
Elster-G
Hier können Sie die nicht benötigten Einzelmeldungen sperren oder falls notwendig wieder
freigeben.
Die Auswahl „Formular senden“ kann nur bei der konsolidierten Anmeldung ausgeführt
werden.
Elster-G
Ust-Meldungen verwalten 13
Senden der konsolidierten UmsatzsteuerVoranmeldung
Nachdem Sie die Einzelmeldungen des betroffenen Zeitraumes kontrolliert und ggf. korrigiert
haben, markieren Sie diesen Anmeldezeitraum in der Baumansicht (klick mit der Maus). Die
Zusammenstellung der Daten für eine konsolidierte Meldung erfolgt entweder über das
Kontextmenü (rechte Maustaste) oder über die Schaltfläche Senden in der Schnellstartleiste.
Es erscheint ein Protokollfenster, das alle Informationen über den (noch nicht ausgeführten)
Sendevorgang anzeigt. Beachten Sie alle Hinweise und Warnungen bevor Sie die
konsolidierte Meldung dann verbindlich übertragen. Falls schwerwiegende Fehler bei der
Zusammenstellung aufgetreten sind, ist die Schaltfläche Übertragen deaktiviert.
Wenn Sie die Schaltfläche Übertragen betätigen, erscheint der Elster-Dialog mit der
Möglichkeit sich eine Druckvorschau des Übertragungsprotokolls mit den Steuerdaten
anzusehen und zu drucken. Erst wenn Sie im Elster-Dialog die Schaltfläche Übertragen
betätigen, wird die konsolidierte Anmeldung an das zuständige Rechenzentrum gesendet.
14 Senden der konsolidierten Umsatzsteuer-Voranmeldung
Elster-G
Die Übersicht
Die Übersicht zeigt eine Liste mit allen gesendeten Anmeldungen. Durch Doppelklick auf eine
Zeile oder durch klicken auf die Schaltfläche Protokoll wird das Sendeprotokoll (s.a.
Protokolle) dieser Anmeldung angezeigt.
Elster-G
Die Übersicht 15
Protokolle
Diese Funktion zeigt ein Gesamtprotokoll, in dem jede Übertragung protokolliert ist. Die
Anzeige wird automatisch auf die zuletzt ausgeführte Datenübertragung gestellt.
Mit den Schaltflächen in der Menüleiste dieser Funktion können Sie jeweils die einzelnen
Protokolle ansteuern (erstes, vorheriges, nächstes, letztes). Das erspart das Navigieren per
Pfeiltasten oder Maus durch die einzelnen Zeilen.
Über das Druckmenü können Sie das Protokoll gesamt oder selektiv drucken.
16 Protokolle
Elster-G
Extras
Verbindung testen
Mit dieser Funktion können Sie die Verbindung zum Rechenzentrum testen.
Datenbank sichern
Die Datensicherung sollte nach jeder Änderung der Daten (neue Anmeldungen, Senden etc.)
durchgeführt werden. Die Sicherung dauert nur wenige Sekunden und bringt zusätzliche
Sicherheit, falls mal ein Hardwarefehler auftritt.
Die Sicherungen werden automatisch im Verzeichnis … Fibu\Daten\ELSTER\Archiv
abgelegt. Das gesamte Verzeichnis sollte zudem regelmäßig auf einen externen Datenträger
(CD, DVD, Wechselplatte, Band) kopiert werden.
Datenbank wiederherstellen
Die Funktion sollten Sie nur ausführen wenn wirklich ein Fehler aufgetreten ist. Nach der
Wiederherstellung müssen die Daten komplett mit den Mandanten der Organgesellschaften
angeglichen werden. D. h. wenn zwischenzeitlich eine oder mehrere USTV in der Fibu
ausgelöst wurden, sind diese Einzelmeldungen nicht mehr vorhanden und müssen nach der
Wiederherstellung der ELSTER-Daten als wiederholte Anmeldung erneut in der Fibu erzeugt
werden.
Eine automatische Kontrolle ist nicht möglich, da in der Fibu jeder Mandant als völlig
autonome Datenbank geführt wird. Die ELSTER-Datenbank hingegen eine
Sammeldatenbank für die erstellten UST-Voranmeldungen darstellt.
Elster-G
Extras 17
Die ELSTER-Datenbank
Die Datenbank befindet sich im Datenverzeichnis unter …\Daten\ELSTER auf der gleichen
Ebene wie die Mandanten der Fibu (M001, M002, …).
Da die in der ELSTER-Datenbank gespeicherten Daten mandantenübergreifend sind, werden
sie auch nicht automatisch gesichert – hierfür ist, wie oben beschrieben, das
Anwendungsprogramm zuständig. Elster-G erzeugt ein Archivverzeichnis in dem die
Sicherungen der Datenbank abgelegt werden.
18 Die ELSTER-Datenbank
Elster-G
Fragen und Antworten
Was passiert wenn ein Mandant durch Datenwiederherstellung zurückgesetzt wird?
Wenn ein Mandant einer Organschaft aus technischen Gründen auf einen zurückliegenden
Monat wiederhergestellt wird, ist der Zustand der konsolidierten Anmeldungen u.U. nicht
mehr konsistent.
a) die UstVA ändert sich dadurch nicht (Buchungen werden exakt nachgebucht)
>> Keine UstVA für den betreffenden Monat auslösen damit die Elster-Datenbank nicht
geändert wird (oder – ohne Elster - verbindlich drucken).
b) Die UstVA ändert sich, da steuerrelevante Buchungen nicht wie zuvor gebucht wurden.
>> Neue UstVA in dem Mandanten erzeugen.
In Elster-G kann die Übertragung der konsolidierten Anmeldung entsprechend gesteuert
werden.
(Einzelmeldung ggf. sperren)
Was passiert wenn ein Mandant einer Organschaft hinzugefügt oder entfernt wird?
Bereits in der Fibu erzeugte Voranmeldungen bleiben der ursprünglichen Organschaft
zugeordnet. Wenn eine UstVA neu zugeordnet werden soll, muss die UstVA in der Fibu als
wiederholte Anmeldung neu erzeugt werden.
Wenn ein Mandant entfernt wurde kann man die entsprechenden Einzelmeldungen sperren.
Bei zukünftigen UstVA wird dann automatisch richtig zugeordnet.
Elster-G
Fragen und Antworten 19
20 Fragen und Antworten
Elster-G
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Elster-G
Fragen und Antworten 21