Schnelleinstieg AUSWERTUNGEN ONLINE - Agenda

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Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version)
Bereich: Auswertungen Online - Info für Anwender Nr. 86209
Inhaltsverzeichnis
1.
Zweck der Anwendung
3
2.
Einrichtung zum Start
3
3.
Aufruf Auswertungen Online
5
3.1.
Steuerberater
5
3.2.
Mandant
6
4.
Navigation
7
5.
Arbeitsablauf: Bereitstellung der Auswertungen
7
5.1.
Automatische Bereitstellung
8
5.2.
Manuelle Bereitstellung
10
6.
Arbeitsablauf: Cockpit
13
6.1.
Allgemein
13
6.2.
Bereitstellung: Stapeldruck
14
6.3.
Aufruf COCKPIT
15
6.4.
Bedienung COCKPIT
15
7.
Arbeitsablauf: Freizeichnung
16
7.1.
Bereitstellung zur Prüfung
16
7.2.
Benachrichtigung über die Bereitstellung
17
7.3.
Freizeichnung erteilen bzw. ablehnen
18
7.4.
Mitteilung über Freizeichnung bzw. Ablehnung
18
8.
Arbeitsablauf: Dateitransfer
19
8.1.
Bereitstellung von Dateien durch den Steuerberater
19
8.2.
E-Mail bei Bereitstellung durch den Steuerberater
19
8.3.
Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten
21
Autor: PP / 02.11.2016
© 2016 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
8.4.
Mitteilung bei Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten
21
9.
Hilfe
22
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 3
Info für Anwender Nr. 86209
1.
Zweck der Anwendung
Mit Auswertungen Online (AOL) können Sie Ihrem Mandanten Auswertungen aus dem Rechnungs- und
Personalwesen und der Steuerberechnung im Agenda Unternehmens-Portal zur Verfügung stellen.
Über das Cockpit werden dem Mandanten zudem wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen aus der
Finanzbuchhaltung grafisch dargestellt.
Jahresabschlüsse und Steuerklärungen können dem Mandanten zur Prüfung und Freizeichnung
bereitgestellt werden.
Über die Funktion Dateitransfer können Dateien zwischen Ihnen und Ihrem Mandanten sicher
ausgetauscht werden.
Ein automatischer Benachrichtigungsdienst informiert Sie wenn neue Dateien oder Dokumente
bereitgestellt wurden.
Auswertungen Online kann an jedem PC oder mobilen Endgeräten, z. B. Tablet oder Smartphone, mit
Internet-Zugang genutzt werden.
Die Daten werden in einem deutschen Hochsicherheitszentrum gespeichert.
2.
Einrichtung zum Start
Auswertungen Online bestellen & aktivieren
1. Loggen Sie sich im Kundenbereich ein: agenda-kunden.de
2. Füllen Sie das Bestellformular für Cloud-Anwendungen aus.
»Software | Cloud-Anwendungen | Bestellformular für Mandanten«.
3. Ihr Mandant erhält eine Bestätigung per E-Mail 1:
Absender: info@agenda-software.de
Betreff: Zugangsdaten Rechenzentrum
Über den in der E-Mail enthaltenen Link muss der Mandant seine Zugangsdaten erfassen. 1
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 4
4. Sobald die Zugangsdaten erfasst sind, erhält Ihr Mandant das Login-Passwort per E-Mail 1:
Betreff: Ihr Login zum Agenda-Kundenbereich
Innerhalb von drei Werktagen erhält er ein Einschreiben mit seinem persönlichen Aktivierungscode. 1
5. Auf agenda-aktivierung.de muss der Mandant den Aktivierungscode und das
Login-Passwort erfassen. 1
6. Sie erhalten von uns eine E-Mail mit der Agenda-Kundennummer Ihres Mandanten:
Betreff: Aktivierung der Cloud-Anwendungen für Ihren Mandanten
7. Erfassen Sie die Kundennummer Ihres Mandanten in den Mandanten-Adressdaten (Register: CloudAnwendungen) und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für »Auswertungen Online«.
8. Klicken Sie auf <Jetzt synchronisieren> und loggen Sie sich ein.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 5
9. Nach der Synchronisation öffnen Sie die E-Mail-Bearbeitung mit Klick auf <Ja>.
10. Senden Sie die E-Mail mit Ihren Verbindungsdaten (Agenda-Kundennummer, Kanzleinummer,
Mandantennummer) an Ihren Mandanten.
11. Die Verbindungsdaten gibt Ihr Mandant nach dem ersten Login im Agenda Unternehmens-Portal ein
unter: agenda-unternehmensportal.de.
1
Diese Schritte entfallen, wenn Ihr Mandant bereits eine Agenda-Cloud-Anwendung (z.B. Kassenbuch Online oder Digitales
Belegbuchen) nutzt.
3.
Aufruf Auswertungen Online
3.1.
Steuerberater
Der Steuerberater hat folgende Möglichkeiten um Auswertungen Online im Unternehmens-Portal zu
starten:
Arbeitsplatz
Über die Navigationspunkt »Anwendungen & Favoriten« im Arbeitsplatz.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 6
Browser
Mit der Erfassung der Internet-Adresse agenda-unternehmensportal.de im Browser
3.2.
Mandant
Der Mandant hat folgende Möglichkeiten um Auswertungen Online im Unternehmens-Portal zu starten:
Browser
Mit der Erfassung der Internet-Adresse agenda-unternehmensportal.de im Browser
Link in E-Mail
Der Mandant erhält bei der Bereitstellung von Auswertungen, Dateien und Dokumenten eine E-Mail. Die
E-Mail enthält einen Link, über den man direkt das Unternehmens-Portal aufrufen kann.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 7
4.
Navigation
Wählen Sie im linken Navigationsbereich den gewünschten Programmbereich. Im rechten
Arbeitsbereich können Sie die gewünschte Auswertung auswählen.
5.
Arbeitsablauf: Bereitstellung der Auswertungen
Aus den Anwendungen FIBU (inkl. Jahresabschluss), LOHN, DMS und aus allen Steuerprogrammen
können Auswertungen bereitgestellt werden.
Die Bereitstellung kann automatisch und manuell erfolgen.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 8
5.1.
Automatische Bereitstellung
1. Steuerung des Bereitstellungs-Zeitpunktes + Hinweismeldung
Bei der automatischen Übergabe der Auswertungen kann individuell gesteuert werden, wodurch die
Übergabe an Auswertungen Online ausgelöst wird. Zudem können Sie festgelegen, ob vor der
Bereitstellung eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt wird.
»Arbeitsplatz | Optionen | Einstellungen AOL...«
Diese Einstellung ist kanzlei- und mandantenübergreifend.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 9
2. Auswahl von Auswertungen
Bei der automatischen Bereitstellung werden immer die Auswertungen an Auswertungen Online
übergeben, die im Register »AOL-Auswertungen« aktiviert wurden:
»Arbeitsplatz | Optionen | Einstellungen AOL... | Register: AOL-Auswertungen«
In diesem Register ist eine Vorbelegung gespeichert. Diese Vorbelegung gilt für jeden Mandanten:
Hinweis
Wenn Sie eine abweichende Auswahl für einzelne Mandanten vornehmen wollen, so speichern Sie
diese in den jeweiligen Mandanten-Adressdaten:
»Arbeitsplatz | Mandant | Mandantendaten | Bearbeiten | Register: AOL-Auswertungen«
Diese Einstellung gilt dann nur für den ausgewählten Mandanten.
3. Bereitstellungs E-Mail
Bei der automatischen Bereitstellung kann eine automatisch E-Mail an Ihren Mandanten erzeugt
werden:
»Arbeitsplatz | Optionen | Einstellungen AOL | Register: AOL-Auswertungen«
Autor: PP / 02.11.2016
5.2.
Seite 10
Manuelle Bereitstellung
Manuelle Bereitstellung aus FIBU und LOHN
»Auswertungen | Stapeldruck«.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 11
Manuelle Bereitstellung aus FIBU Jahresabschluss
»Auswertungen | Jahresabschluss | Bilanz/GuV - Überschussrechnung«.
Manuelle Bereitstellung aus Dokumenten-Management-System
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 12
Manuelle Bereitstellung aus den Steueranwendungen
»Drucken | Formulardruck«.
Manuelle Bereitstellung aus der Bildschirmansicht
In den Anwendungen LOHN, FIBU und ANLAG kann die Übergabe aus jeder Bildschirmansicht
gestartet werden.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 13
6.
Arbeitsablauf: Cockpit
6.1.
Allgemein
Über das Cockpit werden dem Mandanten wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen grafisch im
Unternehmens-Portal dargestellt. Verfügbar sind die Kennzahlen für FIBU-Mandanten mit dem
Sachkontenrahmen 03 und 04.
Das Cockpit steht automatisch in allen Mandanten zur Verfügung, bei denen in den MandantenAdressdaten im Register Cloud-Anwendungen Auswertungen Online aktiviert ist.
»Agenda FIBU | Stammdaten | Mandanten-Adressdaten«
Nutzungsvoraussetzung: »Finanzbuchführung Cockpit« aktiviert.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 14
Im Standard sind die hier dargestellten Kennzahlen aktiv.
6.2.
Bereitstellung: Stapeldruck
Die Bereitstellung der Daten für Cockpit erfolgt im Stapeldruck der FIBU.
»Auswertungen | Stapeldruck«
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 15
6.3.
Aufruf COCKPIT
Das Cockpit wird im Navigationsbereich des Unternehmens-Portal aufgerufen.
6.4.
Bedienung COCKPIT
Mit Klick auf den Balken, bzw. die Schaltfläche <Details> öffnet sich die Detailaufstellung der
jeweiligen Werte.
Mit dem Symbol
werden die Werte aus dem aktuellen Jahr und dem Vorjahr in einem
Liniendiagramm angezeigt.
Über die Schaltflächen <Monat> /
Jahreswerte anzeigen.
können Sie die aktuellen Monats- oder die kumulierten
Über die Schaltfläche <€> werden die Werte in Euro angezeigt. Mit der Schaltfläche <%> werden die
aktuellen Werte in Prozent zum Vorjahr angezeigt.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 16
7.
Arbeitsablauf: Freizeichnung
Die Freizeichnung steht automatisch bei allen Mandanten zur Verfügung bei denen Auswertungen
Online aktiviert ist.
7.1.
Bereitstellung zur Prüfung
Im FIBU-Jahresabschluss und in den Steuererklärungen können Jahresabschlüsse/Steuererklärungen
über gesonderte Schaltflächen zur Prüfung und Freizeichnung bereitgestellt werden
Steuerprogramme:
»Drucken | Formulardruck«
Autor: PP / 02.11.2016
Finanzbuchhaltung:
»Auswertungen | Jahresabschluss|Bilanz/GUV Überschussrechnung«
Seite 17
7.2.
Benachrichtigung über die Bereitstellung
Bei der Bereitstellung wird automatisch eine E-Mail erzeugt, die den Mandanten über die Bereitstellung
informiert.
In der E-Mail wird der Mandant über die Vorgehensweise zur Prüfung und Freizeichnung bzw.
Ablehnung informiert.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 18
7.3.
Freizeichnung erteilen bzw. ablehnen
Über den in der E-Mail enthalten Link gelangt der Mandant automatisch in die zur Prüfung
bereitgestellten Jahresabschlüsse bzw. Steuererklärungen.
Im Anschluss an die Prüfung kann der Mandant über die rechte Maustaste die Freizeichnung erteilen
oder ablehnen.
Der Mandant kann das Agenda Unternehmens-Portal auch direkt über agenda-unternehmensportal.de
aufrufen.
7.4.
Mitteilung über Freizeichnung bzw. Ablehnung
Über eine Mitteilung im Arbeitsplatz werden Sie automatisch informiert, wenn der Mandant die
Freizeichnung erteilt bzw. abgelehnt hat.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 19
8.
Arbeitsablauf: Dateitransfer
Der Dateitransfer steht automatisch bei allen Mandanten zur Verfügung bei denen Auswertungen Online
aktiviert ist.
8.1.
Bereitstellung von Dateien durch den Steuerberater
Der Dateitransfer wird im Arbeitsplatz über
8.2.
»Mandant | Anwendungen & Favoriten« aufgerufen.
E-Mail bei Bereitstellung durch den Steuerberater
Nach der Bereitstellung der Datei werden die in den Mandanten-Adressdaten hinterlegten E-MailAdressen zur Auswahl angeboten. Im Anschluss öffnet sich Ihr E-Mail-Programm.
Die E-Mail enthält Ihre Absenderangaben, die in den Mandanten-Adressdaten hinterlegte Briefanrede
und Ihre E-Mail-Signatur.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 20
Über den Link gelangt der Mandant in das Anmeldefenster des Unternehmens-Portals. Nach Erfassung
der Zugangsdaten werden die bereitgestellten Dateien in Arbeitsbereich des Unternehmens-Portals
angezeigt. Mit Doppelklick wird die Datei geöffnet.
Hinweis Zugangsdaten
Die Zugangsdaten wurden dem Mandanten per E-Mail (Absender: info@agenda-software.de, Betreff:
»Ihr Login zum Agenda-Kundenbereich«) gesendet. Falls der Mandant sein Passwort geändert hat,
ist dieses zu erfassen.
Hinweis Popup-Blocker
Auswertungen und Dateien werden im Browser als Pop-up-Fenster geöffnet, Pop-ups von Agenda
dürfen nicht blockiert werden.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 21
8.3.
Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten
1. Unternehmens-Portal öffnen
Im Browser ist hierzu die folgende Adresse zu erfassen: agenda-unternehmensportal.de
Hinweis Zugangsdaten
Die Zugangsdaten wurden dem Mandanten per E-Mail (Absender: info@agenda-software.de,
Betreff: »Ihr Login zum Agenda-Kundenbereich«) gesendet. Falls der Mandant ein individuelles
Passwort erfasst hat, ist dieses zu erfassen.
2. Dateiauswahl aufrufen
8.4.
Mitteilung bei Bereitstellung von Dateien durch den Mandanten
Bei der Bereitstellung wird automatisch eine Mitteilung erzeugt und im Arbeitsplatz angezeigt.
Mit Klick auf den Link gelangen Sie in das Agenda Unternehmens-Portal und können dort die
bereitgestellte Datei sofort öffnen.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 22
9.
Hilfe
Video zum HILFESYSTEM
Antworten zu häufig gestellten Fragen.
Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt.
Informationen zur Bildschirmmaske.
Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld.
Schulung zu einem Thema an Ihrem PC.
Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.
Autor: PP / 02.11.2016
Seite 23
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Nr. 86211 Schnelleinstieg Auswertungen Online (Mandanten-Version)
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»Hilfe |
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Hotline«
Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere
Anwendungsberater gerne zur Verfügung.
Autor: PP / 02.11.2016

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