Handbuch - work4all

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Handbuch - work4all

ERP_Umschlag_23mmRücken_Layout 1 20.11.2015 10:12 Seite 1
Tastenkürzel und Symbole
Handbuch
Kleine Helfer und wichtige Funktionen auf einen Blick
ERP
F2
Liste Kunden
Adresse in Google Maps aufrufen
F3
Liste Lieferanten
Aktionsassistent
F4
Liste Projekte
Aktion starten
F5
Aktualisieren
Daten auf eigene filtern
F6
Liste Textbausteine
Infoblätter
F7
Liste Artikel
Journal
F8
Liste Mitarbeiter
Kalender
F9
Kalender
Kundenliste
F10
Journal
Kunden öffnen
F11
Rechnungseingangsbuch
Neuen Kunden anlegen
F12
Rechnungsausgangsbuch
Schreibtischdaten aktualisieren
ESC
Schreibtisch leeren
Schreibtisch leeren
STRG + K
Ebene Kunden
Spaltenkonfiguration
STRG + L
Ebene Lieferanten
Statistik
STRG + P
Ebene Projekte
Telefonwahl starten
STRG + E
Ebene ERP
Telefonwahl beenden
STRG + F
Ebene Firma
Zauberhand
STRG + R
Verwaltung von Reports/Excel-Auswertungen
STRG + W
Wartungsliste
STRG + 1
Ebene 1
STRG + 2
Ebene 2
*M0003*
work4all GmbH
Max-Planck-Str. 6-8 · 50858 Köln
Tel. +49 (0) 2234 - 6903 - 0
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ERP
Symbole und Erklärungen
Handbuch
Schreibtisch
HANDBUCH
ERP
Impressum: © work4all GmbH, Köln | Stand 12/2015
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Autoren: Marion Götte, Robin Hausmann, Maria Keller,
Andreas Krekora, Sascha Lindtner, Toni Schmitz
Foto Umschlag: Susanne Lührig; www.iStockPhoto.com
Support: +49-2234-6903-0 | support@work4all.de
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(z.B. Betriebssystem, Textverarbeitung, Mail-Programm,
etc.) sowie seiner Konfiguration abhängig.
Bitte beachten Sie, dass in diesem Handbuch teilweise
Sondermodule beschrieben sind, die eventuell nicht zu
Ihrem gekauften Leistungsumfang gehören.
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Inhaltsverzeichnis
STAMMDATEN UND ORGANISATION
ERP-Infofenster konfigurieren ...................................................................................................................... 8
Kaufmännische Stammdaten von Kunden und Lieferanten ..................................................................... 10
ERP Nummern und Nummernkreise ........................................................................................................... 17
Geordnetes Ändern von Kreditoren und Debitoren.................................................................................. 19
Liefer- und Rechnungsadresse .................................................................................................................... 21
Artikelverwaltung........................................................................................................................................ 23
Artikelliste .................................................................................................................................................... 36
Import von Artikeldaten und automatisierte Preispflege ......................................................................... 44
Artikelgruppen ............................................................................................................................................ 46
Artikelkategorien ........................................................................................................................................ 49
Artikelverknüpfung ..................................................................................................................................... 51
Automatische Artikelnummern .................................................................................................................. 52
Preisgruppen ................................................................................................................................................ 54
Kundenindividuelle Preise ........................................................................................................................... 56
Staffelpreise ................................................................................................................................................. 59
Stücklisten .................................................................................................................................................... 63
Ländereinstellungen, Kurse und Währungen ............................................................................................ 69
Standorte und Entfernungen ...................................................................................................................... 72
Textbausteine .............................................................................................................................................. 74
Inventarverwaltung ..................................................................................................................................... 82
Erweiterung für Systemhäuser .................................................................................................................... 91
Lieferantenbewertung nach logistischen Kennzahlen .............................................................................. 95
Verwaltung von Kontingenten ................................................................................................................... 97
ANGEBOTS- UND AUFTRAGSWESEN
Angebote ................................................................................................................................................... 102
Aufträge ..................................................................................................................................................... 120
Zahlungsarten und Zahlungsziele............................................................................................................. 122
Kalkulation auf Auftragsebene ................................................................................................................ 124
Deckungsbeitragsrechnung ...................................................................................................................... 127
Abrufaufträge und Kontrakte .................................................................................................................. 131
Rabatte ....................................................................................................................................................... 135
Zielpreisberechnung .................................................................................................................................. 136
Belegrabatte und Belegzuschläge ............................................................................................................ 138
Stücklistenkalkulation ............................................................................................................................... 140
Lieferscheine .............................................................................................................................................. 142
Eingangslieferscheine ................................................................................................................................ 145
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Inhaltsverzeichnis
Beschriftung von ERP Dokumenten .......................................................................................................... 148
Drucken von ERP Dokumenten ................................................................................................................. 150
Kopie-Einstellungen für ERP Dokumente................................................................................................. 155
ERP Dokumente mit Unterschrift versehen .............................................................................................. 156
Freigabe von ERP Dokumenten ................................................................................................................ 158
Status von ERP-Dokumenten .................................................................................................................... 163
Dateinamen für ERP Export-Dateien ........................................................................................................ 165
ERP Listen ................................................................................................................................................... 166
Sammelaktionsassistent ............................................................................................................................. 172
Wartungsobjekte ....................................................................................................................................... 177
Abo-Rechnungen ....................................................................................................................................... 186
Größentabellen – am Beispiel Bekleidungsbranche ................................................................................ 191
Erweiterungen für den Groß-Digitaldruck ............................................................................................... 193
GAEB Schnittstelle ..................................................................................................................................... 197
UPS Worldship Schnittstelle ...................................................................................................................... 198
DPD DELISprint Schnittstelle ..................................................................................................................... 200
MyDPD Business Schnittstelle .................................................................................................................... 203
DHL Schnittstelle - Intraship ...................................................................................................................... 205
Webshop-Schnittstelle ............................................................................................................................... 208
Vorgangs-Nachverfolgung ........................................................................................................................ 216
Import Positionen ...................................................................................................................................... 223
Stücklisten-Komponentenimport (XML)................................................................................................... 226
BESTELLWESEN UND LAGERVERWALTUNG
Bedarfsanforderung .................................................................................................................................. 228
Bestellungen .............................................................................................................................................. 232
Automatisches Bestellwesen ..................................................................................................................... 237
Automatisierung des Bestellprozesses für einzelne Aufträge ................................................................ 242
Lagerverwaltung........................................................................................................................................ 244
Lagerumbuchung....................................................................................................................................... 256
Lagerbewertung ........................................................................................................................................ 258
Lagerinventur ............................................................................................................................................ 260
Lieferrückstände / Backorders ................................................................................................................... 264
Reservierungen .......................................................................................................................................... 269
Geräteverwaltung...................................................................................................................................... 271
Konsignationslager .................................................................................................................................... 279
RECHNUNGSWESEN
Rechnungen und Gutschriften .................................................................................................................. 282
Rechnungsausgangsbuch .......................................................................................................................... 289
Teil- und Abschlagsrechnungen ................................................................................................................ 294
5
Inhaltsverzeichnis
Proforma-Rechnungen .............................................................................................................................. 298
Provision im Einzelbeleg-Verfahren ......................................................................................................... 299
Steuerbarkeit und nachträgliche Erlöskontenzuordnung von Ausgangsrechnungen........................... 303
Mahnwesen ................................................................................................................................................ 305
Eingangsrechnungen erfassen und scannen ............................................................................................ 309
Genehmigung von Eingangsrechnungen ................................................................................................. 316
Rechnungseingangsbuch........................................................................................................................... 320
Zahlungstermine verwalten ...................................................................................................................... 325
Dokumente zuordnen und scannen ......................................................................................................... 328
DATEV-Schnittstelle Rechnungswesen ..................................................................................................... 331
DATEV-Schnittstelle zu Lohn und Gehalt ................................................................................................. 339
Kostenstellen, Erlös und Kostenkonten.................................................................................................... 342
Fibu-Konten pflegen ................................................................................................................................. 346
Kassenbuch ................................................................................................................................................ 349
Reisekostenabrechnung ............................................................................................................................ 353
Online-Banking .......................................................................................................................................... 361
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer überprüfen .................................................................................. 369
Zahlungsläufe für SEPA-Sammler Version 2 ............................................................................................. 371
ZUGFeRD-Schnittstelle ............................................................................................................................... 378
Import Zahlungsdaten aus Datev.............................................................................................................. 379
STATISTIK UND AUSWERTUNGEN
Statistik und Standardauswertungen ....................................................................................................... 384
Statistik Intrastat / Intrahandel ................................................................................................................. 397
Fixwerte pflegen ........................................................................................................................................ 399
Gewinn- und Verlustrechnung .................................................................................................................. 402
Liquiditätsplanung..................................................................................................................................... 408
Forecast, Variante 1 ................................................................................................................................... 415
Forecast, Variante 2 ................................................................................................................................... 419
Zuordnung und Auswertung von Fremdleistungen ................................................................................ 424
Fibukonten und Kostenstellen auswerten ............................................................................................... 431
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1. STAMMDATEN UND ORGANISATION
ERP-Infofenster konfigurieren
Genau wie im CRM- und Projekt-Bereich haben Administratoren in work4all die Möglichkeit, Inhalt
und Logik der ERP-Infofenster nach den Bedürfnissen Ihrer Firma anzupassen. Über die rechte
Maustaste können die Benutzer die individuell konfigurierten ERP-Objekte beliebig ein- oder ausblenden.
In diesem Kapitel zeigen wir, wie Sie
-
auf Kundenseite die ERP-Infofenster Lieferscheine, Aufträge, Rechnungen, Angebot
-
und auf Lieferantenseite die ERP-Infofenster Bedarf, Bestellung, Eingangsrechnungen einbinden.
Wir zeigen Ihnen anhand des Beispiels Rechnungen, wie Sie auf der Kundenebene ein neues ERP-Infofenster anlegen oder ein bereits bestehendes Infofenster ändern oder löschen.
Und so funktioniert es:
Auf dem Schreibtisch finden Sie die Schaltfläche Infofenster in der Symbolleiste von work4all. In der
sich öffnenden Liste wählen Sie letzte Option Infofenster konfigurieren.
Der nachfolgende Assistent bietet mehrere Möglichkeiten im Umgang mit der Konfiguration von ERPInfofenstern.
Nach dem Begrüßungsbildschirm klicken Sie zunächst auf Weiter.
In der folgenden Maske eröffnen sich verschiedene Auswahlmöglichkeiten. Wählen Sie bitte Hinzufügen eines neuen Infofensters aus Datenbank-Objekten, und klicken Sie auf Weiter:
Anschließend legen Sie fest, für welche Ebene das neue Infofenster gelten soll: Kunden, Lieferanten,
Projekte oder Mitarbeiter. In unserem Beispiel legen wir das Infofenster Rechnungen auf der Kundenebene an. Nachdem Sie also Kunden gewählt haben, klicken Sie bitte auf Weiter.
Es öffnet sich die Liste aller verfügbaren bzw. konfigurierbaren Infofenster. Wählen Sie einfach das
gewünschte Datenbankobjekt aus, in diesem Fall Rechnungen. Nach dem Klick auf Weiter öffnet sich
eine weitere Maske mit mehreren Einstellmöglichkeiten:
Titel des Infofensters
Vergeben Sie bitte einen eindeutigen Namen für das Infofenster.
Anzahl der Datensätze
Anzahl der möglichen Einträge innerhalb des Infofensters. Tragen
Sie z.B. 10 ein, zeigt das Infofenster nur die 10 letzten Datensätze
an. Alle Einträge sehen Sie jederzeit in der Listenansicht.
Filter auf aktuelles Objekt
setzen
Ihr Infofenster kann mit dieser Option auf Ansprechpartner gefiltert werden.
Schaltfläche >Neu< zeigen
Ermöglicht das Erstellen von neuen Datensätzen über das Plus +.
8
ERP Infofenster konfigurieren
Schaltfläche >Zuordnen< zeigen
Ermöglicht das Zuordnen von Dokumenten über das Symbol
.
Nachdem Sie die Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf Weiter.
Im letzten Schritt legen Sie die Inhalte für Ihr neues Infofenster fest:
Sichtbar
Datum und Notiz können im Infofenster angezeigt werden. Dies
ist auch die Regel!
Sortierung
Wie soll Ihr Infofenster sortiert sein? Wenn Sie die Notiz wählen,
werden die Daten innerhalb des Infofensters alphabetisch
sortiert.
Symbol
Zurzeit nicht implementiert.
Nach dem Klick auf Weiter müssen Sie den Vorgang nur noch beenden– fertig!
Löschen oder Verändern von Infofenstern
Zum Löschen eines Infofensters wählen Sie in der ersten Auswahlmaske die gleichnamige Option und
klicken auf Weiter.
Die nachfolgende Maske ist bereits bekannt. Sie können sich für einen Bereich entscheiden, aus welchem die Infofenster entfernt werden sollen. Möchten Sie die Funktionalität eines Infofensters verändern oder das Infofenster umbenennen, löschen Sie über diesen Weg und konfigurieren das Infofenster anschließend neu.
Wählen Sie entsprechend, und klicken Sie auf Weiter, um in der nächsten Maske die Ebene auszuwählen.
Zum Schluss wählen Sie noch das zu löschende Infofenster aus und klicken dann auf Weiter:
Zum endgültigen Löschen des aktuellen Objekts setzen Sie das Häkchen und klicken auf Beenden.
Haben Sie versehentlich ein Infofenster gelöscht, können Sie dieses mit der Funktion Hinzufügen eines
neuen Infofensters aus Datenbank-Objekten wieder einbinden.
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Kaufmännische Stammdaten von Kunden und Lieferanten
Durch die hohe Integration der Kunden- und Lieferanten-Stammdaten in den Bereichen CRM und ERP
sind es Anwender von work4all gewohnt, die gleichen Daten an unterschiedlichsten Stellen zu
benutzen. Es ist keine Schnittstelle erforderlich, um integriert zu arbeiten.
Beginnt man jedoch mit der kaufmännischen Verwaltung, benötigt man neben den Adressfeldern
weitere Felder für die entsprechenden Abläufe.
Erweiterte Kunden- und Lieferantenfelder
Die Registerkarte ERP in der Kundenmaske enthält die Bereiche Konditionen/Steuer,
Zahlungskonditionen, Bankverbindungen, Rabattgruppen, Entfernungen und Kundenindividuelle Preise.
Damit die wichtigsten Dinge direkt auf der ersten Teilmaske Adressdaten
verfügbar sind, können Sie diese – je nach verfügbarer Bildschirmgröße –
individuell ein- und ausblenden. Klicken Sie hierfür auf die kleine Schaltfläche
mit dem Punkt im unteren linken Bereich:
Haben Sie den Haken gesetzt, erscheint der Teilbereich unmittelbar auf der
ersten Registerkarte. Entfernen Sie den Haken, taucht der Teilbereich nur in
der Registerkarte ERP auf.
Konditionen/Steuer etc.
Währung
In der Auswahlliste wählen Sie die Basiswährung für kaufmännische Dokumente des aktuellen Kunden aus. Entspricht diese Währung der Währung der
ausgewählten Preisgruppe, findet keine Umrechnung beim Einfügen eines
Artikels statt.
Ist eine abweichende Währung ausgewählt, rechnet work4all beim Einfügen
entsprechend des Tageskurses den Betrag aus.
Konzernkennzeichen
In ERP-Dokumenten kann das Konzernkennzeichen die Zusammengehörigkeit
einzelner Firmen verdeutlichen.
Ust-IdNr.
Tragen Sie hier die USt-IdNr. des Kunden ein. Über die nebenstehende
Schaltfläche können Sie die Nummer beim Bundeszentralamt überprüfen
lassen.
Rabattvorschlag
Wir bieten Ihnen mit work4all ein System mit sehr unterschiedlichen
Varianten der Preisfindung. Standardmäßig ist in diesem System eine prozentuale Rabattzahl innerhalb der Kundenmaske vorgesehen. Dieser Rabatt wird
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Kaufmännische Stammdaten für Kunden und Lieferanten
bei jedem einzelnen Einfügen eines Artikels berücksichtigt und führt zu
einem verringerten Rohertrag.
Innerhalb der Artikelverwaltung lassen sich einzelne Artikel (z.B. Fahrtkosten)
vor diesem Kundenrabatt „schützen“. Weitere Rabatt-Varianten werden in
der erweiterten Preislogik beschrieben.
Steuer
Die steuerliche Behandlung des ausgewählten Kunden wird an dieser Stelle
eingestellt. Dies ist jedoch nur dann von Relevanz, wenn Sie eine Buchhaltung
an work4all angebunden haben (Datev etc.).
Die Steuerung der ersten drei Varianten (Inland, EU, Non-EU) führt beim
Einfügen der Position zur Unterscheidung der unterschiedlichen Erlöskonten
(z.B. 8400 im Inland, 8125 innerhalb der EU). Die letzte Variante ist dann
sinnvoll, wenn für den aktuellen Kunden innerhalb der Buchhaltung ein
eigenes Erlöskonto angelegt wurde.
Keine MwSt.
Die „Steuerbarkeit“ der MwSt ist nicht ganz so einfach, wie man als Laie
vielleicht denken mag: Es gibt eine Reihe von sehr individuellen MwSt-Sätzen,
die man nur manuell und lt. jeweiligem Steuerrecht entscheiden kann.
Dennoch sind einige Fälle halbwegs klar – mit Hilfe dieses Schalters lassen sich
alle Dokumente des aktuellen Kunden ohne MwSt. fakturieren/buchen.
Preisgruppe
Unsere Ursprungsinstallation sieht drei Preisgruppen vor, das System ist
jedoch erweiterbar. Man kann jeder einzelnen Preisgruppe einen Namen
geben und mit der Preisgruppe eine Währung verknüpfen.
An dieser Stelle des Programms bringen Sie den aktuellen Kunden in Beziehung zu einer Preisgruppe. Lesen Sie auch das Kapitel zu Preisgruppen.
Zahlungskonditionen etc.
Zahlung
Die Definition der Zahlungsziele ist ein recht komplexes Thema und kann in
work4all in unterschiedlichen Formen stattfinden. Standardmäßig ist die
oben abgebildete Auswahlliste nur mit einem Eintrag gefüllt und somit
ausgeschaltet.
Die Zahlungsziele werden numerisch definiert (nächste Felder), führen aber
innerhalb der Dokumente (Angebot usw.) wieder zu einem Text, z.B.:
„Zahlung rein netto innerhalb von 30 Tagen, 2% Skonto bis zum 30.12.“
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Lesen Sie ggf. das separate Kapitel zu freien Zahlungsvereinbarungen. Wenn
Sie lediglich mit Textbausteinen arbeiten (z.B. im Angebotswesen), sind
eventuell auch diese als einfache Lösung denkbar.
Lieferung
Hier können Sie eine Lieferungsart auswählen.
Nettozahlung/Tage
Bei neuen Adressen wird an dieser Stelle der Standardwert aus den
Generellen Einstellungen eingefügt. Er lässt sich natürlich je Kunde abändern
und wird dann für alle Auftragsdokumente übernommen.
Skonto 1 und 2
Bei den beiden Skonto-Definitionen gibt es jeweils einen Prozentwert sowie
eine Angabe von Tagen bis zur Erreichung des Skontobetrags.
Mahntoleranz
Die Nutzung des Mahnwesens kann durch die nebenstehende Einstellung
beeinflusst werden. Normalerweise würde eine überfällige Rechnung sofort
beim Überschreiten des ausgewiesenen Zahlungsziels angemahnt. Haben Sie
bei der Mahntoleranz einen Wert definiert, wird dieser zum Zahlungsziel
addiert und die Mahnung verschiebt sich um diese Tagesanzahl.
Der Standardwert für Neukunden ist auch in diesem Fall in den Generellen
Einstellungen vordefiniert. Möchten Sie einen Kunden ganz vor Mahnungen
schützen, tragen Sie in das nebenstehende Feld einen hohen Wert ein.
Rabattstaffeln
ausschalten
Hier deaktivieren Sie für diesen Kunden die Preisfindung über
Rabattstaffeln.
Lieferadresse
Dies ist das Feld für die abweichende Lieferadresse. Standardmäßig ist die
Adresse des Kunden eingetragen. Durch Klick auf die Überschrift öffnet sich
die Kundenliste, in der Sie eine abweichende Adresse auswählen können.
Rechnungsadresse
Dies ist das Feld für die abweichende Rechnungsadresse. Standardmäßig ist
die Adresse des Kunden eingetragen. Durch Klick auf die Überschrift öffnet
sich die Kundenliste, in der Sie eine abweichende Adresse auswählen
können.
Provisionär
Provisionäre sind in der kaufmännischen Definition Lieferanten. Klicken Sie
auf die drei Punkte, erscheint somit die Lieferantenliste, aus der Sie den
Provisionär auswählen können. Handelt es sich bei den Provisionsempfängern um Mitarbeiter, legen Sie diese bitte zusätzlich als Lieferant an.
Provision/%
Unsere Standard-Provisionsabrechnung überträgt den hier eingetragenen
Provisionssatz in alle ERP-Dokumente des jeweiligen Kunden und erlaubt
den Ausdruck einer monatlichen Abrechnung.
Lesen Sie für weitere Informationen das Kapitel zur Provision.
Mahnsperre
Der Kunde taucht nicht im Mahnlauf auf, obwohl er seine Rechnung noch
nicht beglichen hat.
SEPA/DTA Sammler
nicht zusammenf.
Im Datenträgeraustausch werden mehrere Rechnungen dieses Kunden im
Lastschriftverfahren einzeln bearbeitet und nicht zusammengefasst.
ERP-Freigabepflicht
deaktivieren
Deaktiviert die Freigabepflicht von ERP-Dokumenten für diesen Kunden.
In der Registerkarte ERP der Kundenmaske, finden Sie noch weitere Teilbereiche:
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Bankverbindungen
Klicken Sie auf das Plus auf der rechten Seite der oberen Maske:
Füllen Sie die Felder aus und beenden Sie den Vorgang mit Speichern und Schließen.
Über die drei Pünktchen um rechten Rand, können Sie BLZ und Kontonummer wieder einblenden.
Um eine Bankverbindung zur Standard-Verbindung zu machen, setzten Sie bitte das Häkchen am
oberen linken Rand der Maske.
Um eine bestehende Bankverbindung zu bearbeiten, führen Sie eine Doppelklick auf die entsprechende Zeile aus.
Neben der Kundenadresse befindet sich ein x. Darüber können Sie die konventionelle Anzeige der
Bankverbindung ausschalten. Anschließend verschwinden Kontonummer und Bankleitzahl aus der
Maske. Die Einstellung ist global und kann nur vom Administrator vorgenommen werden.
work4all erlaubt sowohl bei Kunden, als auch bei Lieferanten das Verwalten beliebig vieler
Bankverbindungen für das Online-Banking mit work4all (separates Modul).
Bitte lesen Sie dazu auch die Kapitel Datenträgeraustausch mit Banken sowie Online-Banking!
Hinweis:
Wenn Sie die hinterlegten Bankverbindungen aus Datenschutzgründen nicht für alle Mitarbeiter frei
zugänglich machen möchten, haben Sie über Benutzerrechte die Möglichkeit das Anlegen, Ansehen
und Ändern zu unterbinden. Verfügt ein Benutzer nicht über dieses Benutzerrecht, werden ihm nur
die letzten 4 Stellen der IBAN und BIC angezeigt.
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Rabattgruppen
Um eine Rabattgruppe zu vergeben, klicken Sie auf das Plus auf der rechten Seite.
Rabattgruppen können Sie in den Generellen Einstellungen anlegen.
Nun gehört dieser Kunde einer Rabattgruppe an. In der Artikelmaske können Sie ebenfalls einem
Artikel eine Rabattgruppe zuordnen. Erstellen Sie nun Angebot, Rechnung oder Auftrag zu diesem
Kunden mit einem Artikel, der auch zu dieser Rabattgruppe gehört, wird automatisch der eingetragene Rabatt mit dem Verkaufspreis des Artikels verrechnet.
Entfernungen
Um die Entfernung zu einem Kunden einzutragen, klicken Sie auf das Plus:
Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie Speichen und Schließen.
Ihren Standort können Sie in den Generellen Einstellungen unter Tabellen > ERP > Standorte eintragen.
Für detailliertere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Standorte und Entfernungen.
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Anzahl der Kopien beim Drucken
Hier können Sie die Anzahl der Kopien, beim Drucken von ERP-Dokumenten hinterlegen. Diese wird
dann automatisch beim Öffnen der Druckvorschau eingetragen.
Nach dem Speichern des Eintrags wird dieser folgendermaßen angezeigt:
In der Druckvorschau stehen die Kopien dann auf dem eingetragenen Wert:
Standartartikel
Wenn Sie bei einem Kunden Standardartikel hinterlegen, wird dieser automatisch in das ausgewählte
ERP-Dokument übernommen.
Über + wählen Sie einen Artikel aus der Artikelliste aus. Anschließend tragen Sie die Anzahl ein und
wählen aus wo der Artikel standardmäßig erscheinen soll.
Kundenindividuelle Preise
Um einen neuen kundenindividuellen Preis anzulegen, klicken Sie auf das Plus.
Sie gelangen daraufhin in die Artikelliste, in der Sie den Artikel auswählen, für den Sie einen neuen
kundenindividuellen Preis anlegen möchten:
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Füllen Sie bitte die Felder aus und bestätigen Sie mit Speichern und Schließen:
Die Preisfindung beim Buchen/Fakturieren geschieht normalerweise aufgrund der Preisgruppen und
den Preisen der Artikel. Hier (in der Tabelle Kundenindividuelle Preise) definieren Sie Abweichungen
dieser Preislisten.
Für detaillierte Informationen zu diesem Thema lesen Sie bitte das Kapitel Kundenindividuelle Preise.
Löschen eines Eintrages
Um einen der oben aufgeführten Einträge wieder zu löschen, markieren Sie ihn, und auf der rechten
Seite erscheint ein x:
Mit Klick auf das x wird ein Eintrag gelöscht.
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ERP Nummern und Nummernkreise
Nummern für Angebote, Lieferscheine, Rechnungen etc. sind ein viel diskutiertes Thema: Immer
wieder hören wir lange und komplizierte Theorien über Bedeutungen von Nummern und Systemen,
die sich jemand ausgedacht hat:
„Die zweite Stelle bezeichnet die Kostenstelle, gefolgt von einem Bindestrich, dann zwei Stellen für
die Produktsparte, anschließend ein B … aber nur montags.“ … oder ähnlich.
Sie merken sicher, dass wir das nicht als sinnvoll betrachten. Warum? Und was ist die aus Sicht von
work4all vernünftige Lösung? In diesem Kapitel erfahren Sie es.
Vorbedingungen
Es gibt einige logische und organisatorische Vorbedingungen zu beachten:
-
-
Die Felder der Datenbank, in die die Nummern gespeichert werden, sind in work4all numerisch. Es
sind also zunächst einmal keine Buchstaben oder Zeichen möglich.
Das aus gutem Grund: Um fortlaufende Nummern zu generieren, benötigt man ein Zahlenfeld,
das hochzählen kann.
Außerdem sind zur Übergabe an die Buchhaltung gewisse Regeln einzuhalten, etwa im DatevBereich. Standard sind hier sechsstellige Zahlen (längere Zahlen sind einstellbar).
Der Finanz-Gesetzgeber in Deutschland verlangt lückenlose Rechnungsnummern. Entsteht eine
Lücke, muss diese zum Beispiel durch eine Aktennotiz begründet werden. Nummernfolgen wie
„R90012-1“ und „R90012-2“, die man gerne innerhalb Projekten benutzt, erlauben Lücken – das
geht also so einfach nicht.
Wenn Sie eine Bedeutung in die Nummernfolge einflechten (etwa: die zweite Zahl steht für die
Kostenstelle), haben Sie dann ein Problem, wenn einmal eine gemeinsame Rechnung für mehrere
Kostenstellen geschrieben werden muss oder wenn Sie im Laufe der Jahre die Kostenstellenlogik
ändern.
Unsere Empfehlung
Wir empfehlen Ihnen folgendes:
-
-
-
Fortlaufende Nummern ohne Bedeutung.
Verlassen Sie sich auf die Ordnung von work4all. Zwei Angebote an einen Kunden müssen nicht
unbedingt 100001-A und 100001-B heißen, um sie wiederzufinden. Sie finden die Angebote beim
Kunden. Durch die Notizen neben den Nummern können Sie alles gut kommentieren:
•
100003 Server-Angebot
•
100081 Server-Angebot nachverhandelt
Wenn Ihnen 10000 Nummern pro Objektart reichen, so lässt sich ggf. dann doch einmal unsere
goldene Regel brechen: machen Sie die ersten beiden Zahlen zur Jahreszahl: 10 steht für 2010
usw. Zum Jahreswechsel produzieren Sie einmalig eine Lücke (110001) bis zum Jahre 2099 usw.
Beginnen Sie alle unterschiedlichen Nummernkreise mit den gleichen Zahlen. Also 100001 bis
109999 für Angebote und das gleiche für Lieferscheine, Rechnungen usw. Damit gibt es dann eine
identische Angebots- und Lieferscheinnummer pro Jahr, was Ihnen möglicherweise widerstrebt.
Aber bedenken Sie: Die oft beschriebene Situation („Dann ruft jemand an und sagt mir die
Nummer und ich möchte anhand der Nummer erkennen, ob es sich um ein Angebot oder einen
Lieferschein handelt.“) ist merkwürdig: Ihr Gegenüber hat doch das Dokument in der Hand – er
kann Ihnen sicher sagen, um welche Dokumentenart es sich handelt.
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ERP Nummern und Nummernkreise
Pflege der Nummernkreise
Sie pflegen die Nummernkreise innerhalb der Generellen Einstellungen. Klicken Sie also auf die
Registerkarte Datei links oben im Schreibtisch, und wählen Sie dann die Schaltfläche Generelle
Einstellungen. Hier markieren Sie den Eintrag Nummernkreise unter Allgemeines:
Für jede Objektart aus dem ERP-Bereich gibt es einen Nummernkreis mit Anfangs- und Endwert.
Haben Sie alles eingestellt, kümmert sich work4all um alles Weitere.
Lücken in den Nummern
Es kann passieren, dass aus irgendeinem Grund eine Lücke in Ihren Angebots-, Lieferschein- oder
Rechnungsnummern entsteht.
Hierzu ein Beispiel: Sie beginnen eine Rechnung, die Nummer 100003 wird vergeben. Minuten später
beginnt Ihr Kollege eine Rechnung, er erhält automatisch die Nummer 100004.
Sie beschließen, das Erstellen der Rechnung abzubrechen und verlassen die Rechnung, ohne zu
speichern.
Nun ist die Lücke entstanden. Was kann man tun?
work4all durchsucht bei der Vergabe der neuen Rechnungsnummer die letzten Rechnungen und wird
die Nummer neu vergeben, sofern sich die Lücke innerhalb der letzten zehn Dokumente befindet.
Bitte überprüfen Sie jedoch diese Nummernvergabe, falls eine Lücke zu füllen ist. Falls das Datum der
zu füllenden Rechnung bereits weiter zurückliegt, ist dieses Verfahren eventuell nicht korrekt.
Wir weisen Sie also in diesem Fall auf Ihre Verantwortlichkeit als Sachbearbeiter hin.
18
Geordnetes Ändern von Kreditoren und Debitoren
„Nein, bei uns darf nur Frau Meier aus der Buchhaltung die Stammdaten ändern.“
So oder ähnlich klingen bei manchen Firmen die ersten Gehversuche im Thema CRM. Natürlich ist
dieser Gedanke nachvollziehbar, jedoch kommt man so auch nicht richtig weiter. Die Kollegen werden
in dem Fall work4all nicht richtig nutzen und einen eigenen anderen Weg suchen.
Deshalb haben wir für diesen Fall eine Lösung gefunden: das geordnete Ändern von Kreditoren- und
Debitorendaten.
Das mögliche Problem
Es ist in einer Buchhaltung unüblich und normalerweise auch nicht erlaubt, „unterjährig“ den Namen
eines Debitors oder eines Kreditors zu ändern. Der Effekt wäre ja auch fatal: Sie nennen Ihren Kunden
Microsoft in Apple um, und – schwupps – hat Apple die Microsoft-Umsätze, -offenen Posten usw.
Da der Kreis der potentiellen Benutzer, die so etwas tun können, mit work4all und dem integrierten
Ändern von Daten wächst, muss an dieser Stelle etwas getan werden: Es darf – außer von Mitarbeitern
aus der Buchhaltung - nicht mehr möglich sein, die Daten von echten Kreditoren/Debitoren zu ändern.
Dies sind all die Kunden/Lieferanten mit einer Nummer.
Die notwendigen Voreinstellungen
Wenn Sie keine Anbindung an eine Buchhaltung (Datev etc.) nutzen, ist das Thema vermutlich nicht
so wichtig für Sie. Deshalb ist die Standard-Einstellung auch so, dass es möglich ist, die Daten zu
ändern. Wenn Sie dies ändern möchten, tragen Sie als Administrator zunächst folgenden neuen
Schlüssel unter Generelle Einstellungen – Werte (allgemein) ein:
-
Geordnetes Ändern von Kreditoren
Geordnetes Ändern von Debitoren
Unter Wert1 bedeutet -1, dass das Verfahren aktiviert ist, 0 bedeutet, dass es ausgeschaltet ist.
Der Effekt
Ist die generelle Voreinstellung gesetzt, können „Normalsterbliche“ eine Reihe von Feldern des
Kunden oder des Lieferanten nicht mehr ändern.
19
Geordnetes Ändern von Kreditoren und Debitoren
Alle sensiblen Felder sind ausgegraut:
Änderungsrechte
Das Recht zum Ändern (z.B. der Straße) hat nun nur noch die Person aus der Buchhaltung, die für
Kreditoren oder Debitoren zuständig ist. Das Recht ist folgendes:
20
Liefer- und Rechnungsadresse
In work4all haben Sie die Möglichkeit, je Kunde eine abweichende Liefer- und Rechnungsanschrift zu
pflegen. Hierdurch erreichen Sie, dass auf dem Lieferschein die Lieferadresse und auf der Rechnung
die Rechnungsadresse gedruckt wird.
Abweichende Liefer- und Rechnungsadresse anlegen
Abweichende Liefer- und Rechnungsadressen können an zwei Stellen in work4all angelegt werden:
-
In der Kundenmaske
Im jeweiligen ERP-Dokument
Achtung!
Nachfolgende Erklärungen gelten sowohl für die Liefer- als auch für die Rechnungsadresse.
In der Kundenmaske
Eine ständig abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse kann direkt in den Stammdaten des Kunden
hinterlegt werden. Dazu muss die abweichende Adresse ebenfalls in work4all als Kunde oder
Lieferant angelegt werden.
Im Bereich Zahlungskonditionen in der Kundenmaske finden Sie die entsprechenden Eingabefelder.
Sofern noch keine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse definiert wurde, wird hier die Hauptadresse angezeigt. Klicken Sie darauf, um eine abweichende Adresse auszuwählen.
Wählen Sie aus dem erscheinenden Auswahlfeld zunächst aus, ob es sich um eine Kunden- oder Lieferantenadresse handelt. Im Anschluss öffnet sich die entsprechende Liste, in der Sie die abweichende
Liefer- oder Rechnungsadresse auswählen. Über die drei Pünktchen im Auswahlfeld lässt sich noch ein
Ansprechpartner zuordnen.
Die abweichenden Adressen werden beim Drucken nun automatisch in den Lieferschein- bzw.
Rechnungsreport übernommen.
Ist die Adresse nicht vollständig zu sehen, wird diese dann im Tooltip komplett angezeigt:
21
Liefer- und Rechnungsadresse
Im ERP-Dokument
Wenn sich z.B. die Liefer- oder Rechnungsadresse ständig ändert oder aber eine Lieferung oder
Rechnung nur einmalig an eine abweichende Adresse gehen soll, empfiehlt sich die Umstellung der
Adresse direkt im ERP-Dokument. Diese Änderung ist einmalig und betrifft nicht die ERP-Dokumente,
die in Zukunft erstellt werden.
Klicken Sie in der ERP-Maske mit linker Maustaste auf das Wort
Lieferadresse.
Wählen Sie zunächst aus, ob es sich um eine Kunden- oder Lieferantenadresse handelt. Im Anschluss öffnet sich die entsprechende
Liste in der Sie die abweichende Adresse auswählen.
Hinweis:
Von der Hauptadresse abweichende Liefer- oder Rechnungsadressen
werden rot markiert.
Mit einem Rechtsklick auf das Wort Lieferadresse stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung:
-
An Postfach:
Lieferschein an die Postfachadresse senden.
-
Lieferadresse für diesen Auftrag ändern:
Hier können Sie einmalig eine Lieferadresse eintragen, die nicht
in work4all hinterlegt ist. Es öffnet sich eine Eingabemaske in
die Sie die entsprechende Adresse eintragen können.
-
Abweichende Adresse entfernen:
Die abweichende Lieferadresse wird entfernt, die Hauptadresse
wird als Lieferadresse eingefügt. Die Stammdaten ändern sich
durch diesen Vorgang nicht.
22
Artikelverwaltung
Artikel sind die Basis für alle kaufmännischen Aktivitäten in work4all. Aus diesem Grund sollten Sie
Ihre Produkte und Leistungen mit der Zeit nach und nach in work4all erfassen.
Neben der enormen Zeitersparnis birgt dies natürlich auch den großen Vorteil, dass Sie Ihre Artikel
optimal verwalten können.
Mit Hilfe der sog. „leeren Positionen“ ermöglicht work4all Ihnen auch ohne hinterlegte Artikel den
direkten Einstieg ins Tagesgeschäft. Das heißt, Sie können nach dem Kauf von work4all ERP direkt mit
dem Schreiben von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen etc. loslegen, ohne einen einzigen Artikel
angelegt zu haben. Dies soll Sie aber nicht dazu ermutigen, ewig ohne Artikel zu arbeiten. Ein gut
gepflegter Artikelstamm ermöglicht Ihnen besondere Auswertungen, Listen und Statistiken, wie z.B.
Preislisten, Bestandslisten oder Artikelerfolgsrechnungen. Ein weiterer Vorteil gegenüber den „leeren
Positionen“ ist das Artikelbild, das Sie einem jeden Artikel zuordnen können. Dies ermöglicht Ihnen
das Einfügen von Artikelbildern in Angeboten oder Auftragsbestätigungen.
Sollten Sie bisher keinen festen Artikelstamm (in Form einer Datenbank oder Tabellendatei) zum Importieren haben und sich entscheiden, die Artikel von Hand in work4all anzulegen, empfehlen wir
folgendes Vorgehen: Erfassen Sie Ihre Artikel bei Bedarf unbedingt nach und nach. Wenn Sie
anfangen, erst alle Stammdaten anzulegen, bevor Sie Ihr eigentliches Tagesgeschäft mit work4all
erledigen, dann kann sich das über Wochen und Monate ziehen, bevor Sie Ihr erstes Angebot erstellen
können, was wiederum nicht für die Einarbeitung in das Programm nicht sinnvoll ist.
Aufruf
Die Artikel gehören zur kaufmännischen Welt. Aus diesem Grund wechseln Sie zunächst in die
Registerkarte ERP. Hier finden Sie links in den Stammdaten unter Allgemein die Artikel.
Mit einem Klick auf Artikel oder mit Hilfe der Funktionstaste F7
gelangen Sie in die Artikelliste.
Tipp:
Über die Funktionstaste F7 gelangen Sie von jeder Ebene aus in die
Artikelliste.
Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Wort Artikel fahren, werden
außerdem zwei Schaltflächen angezeigt:
gelangen Sie ebenso in die
Mit Hilfe dieses Listen-Symbols
Artikelliste, wie über den Klick auf das Wort Artikel und die
Funktionstaste F7.
Wie überall in work4all erfassen Sie über das Plus einen neuen
Datensatz. In diesem Fall gelangen Sie in die Artikelmaske und können einen neuen Artikel anlegen.
Neuen Artikel anlegen
Einen neuen Artikel legen Sie aus der ERP-Ebene oder aus der Artikelliste heraus an, indem
Sie auf das Plus klicken.
23
Artikelverwaltung
Anschließend gelangen Sie in die Artikelmaske, in der möglichst viele Registerkarten ausgefüllt
werden sollten:
Allgemeines
Die Artikelnummern können je nach Einstellung automatisch oder
manuell, numerisch oder alphanumerisch vergeben werden.
Automatische Artikelnummernvergabe:
Lesen Sie dazu bitte das Kapitel Automatische Artikelnummern.
EAN-Nummer des Artikels
Siehe Hinweise im nächsten Abschnitt
Herstellernummer des Artikels
Vergeben Sie direkt für jeden Artikel den entsprechenden MwSt.Satz. Standardmäßig schlägt work4all 19% vor.
Sie hinterlegen neue Mehrwertsteuersätze innerhalb der Generellen
Einstellungen unter Tabellen –> ERP –> Mehrwertsteuersätze.
Vergeben Sie hier die entsprechende Einheit für Ihren Artikel. Standardmäßig sind in work4all bereits Einheiten hinterlegt. Sollten
Ihnen die vorgegebenen Einträge nicht ausreichen, so können Sie
weitere Einheiten definieren.
24
Artikelverwaltung
Sie hinterlegen neue Einheiten innerhalb der Generellen Einstellungen unter Tabellen –> ERP –> Einheiten.
Sollte der Faktor Ihres Artikels nicht dem Standard (1) entsprechen,
ändern Sie ihn hier.
Der Kurztext ist die interne Artikelbezeichnung, nach der Sie später
suchen können.
Der Langtext ist eine detailliertere Beschreibung des Artikels. Dieser
Text ist in der Regel für den Kunden sichtbar. D.h. in Angeboten,
Rechnungen, Aufträgen etc. wird (sofern nicht anders gewünscht)
dieser Text als Positionstext ausgegeben.
Sprache / Alternativtexte:
Hinterlegen Sie hier den Langtext des Artikels in verschiedenen
Sprachen. Natürlich können Sie auch Alternativtexte bzw. einen
internen Text definieren.
Organisation
Mit Hilfe der Artikelart legen Sie den Typ des Artikels fest.
Normaler Artikel: Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, han-
delt es sich hierbei um einen ganz normalen Artikel.
Dienstleistungsartikel: Dienstleistungsartikel dienen in work4all in
erster Linie der Zeiterfassung. Ein Artikel, auf den später
Eigenleistungen gebucht werden sollen, muss in work4all
zwangsläufig als Dienstleistungsartikel definiert sein.
Stückliste: Wenn Sie einen Artikel als Stücklistenartikel definieren,
bedeutet dies, dass es sich um eine Stücklistenkomponente handelt.
Für den Fall, dass Sie einen Artikel deaktivieren / sperren möchten
(z.B. weil Sie ihn aus dem Sortiment genommen haben), finden Sie
im Bereich Organisation die Option Stillgelegt.
Wenn Sie das Häkchen setzen wird die Ampel im linken oberen Bereich der Artikelmaske von grün auf rot gesetzt. Zusätzlich wird der
Artikel durchgestrichen in der Artikelliste dargestellt.
Definieren Sie Ihren Artikel als Seriennummern- oder Chargenartikel.
Ordnen Sie Ihren Artikel einer entsprechenden Artikelgruppe zu.
Wie Sie Artikelgruppen erstellen, entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Kapitel.
Möchten Sie die Gruppe als Pflichtfeld definieren, klicken Sie auf
das Wort Gruppe, und setzen Sie das entsprechende Häkchen.
Sobald Sie das Pflichtfeld eingestellt haben, erscheint das rote
Sternchen.
25
Artikelverwaltung
Falls erforderlich tragen Sie hier die Internetseite des Herstellers ein,
um schnell auf Artikelinformationen zuzugreifen.
Außerdem können Sie hier eine Datei zuordnen, z.B. ein Informationsblatt des Artikel oder Ähnliches. Mit Klick auf die Überschrift
stehen Ihnen die Funktionen zur Verfügung.
Hier können Sie Ihrem Artikel eine Kategorie zuordnen oder Artikelkategorien pflegen.
Lesen Sie dazu das Kapitel Artikelkategorien.
Zuordnung von Mitarbeitern und anderen Ressourcen.
Datenblätter können Sie in den Generellen Einstellungen unter
Vorlagen -> Artikel hinterlegen.
EAN Nummern
Ab Version 10.5 lässt sich hier auch eine automatische Suche nach EAN-Nummern konfigurieren.
Legen Sie bitte zunächst die Maus über die Überschrift EAN. Es erscheint folgende Erklärung:
EAN-Nummern bestehen aus einer Basisnummer (7, 8 oder 9 Stellen lang), einem individuellen
Nummernteil (5, 4 oder 3 Stellen lang) und einer Prüfziffer. Die Basisnummer erhalten Sie
kostenpflichtig unter www.gs1.de
Klicken Sie als Administrator auf die Überschrift, erscheint folgendes Menü:
Tragen Sie bitte beide Nummern korrekt ein, damit work4all die EAN-Nummer vorschlagen kann.
Bitte beachten Sie, dass Sie den Startwert so eintragen, dass schon vergebenen Nummern nicht mehr
möglich sind. Im oben abgebildeten Beispiel würde folgende nächste Nummer generiert:
12345670001876
Die letzte Ziffer ist die Prüfziffer, die automatisch errechnet wird. Wenn Sie das Verfahren manuell
überprüfen möchten, so können Sie dies unter der folgenden Seite tun:
http://www.pruefziffer.de/eantest.php4
26
Artikelverwaltung
Die Startnummer wird nach jeder Suche vom System hochgesetzt. Sie können dies als Administrator
manuell ändern – bitte beachten Sie jedoch, dass Sie dies eigenverantwortlich tun! work4all kann
von den bereits benutzten Nummern außerhalb unserer eigenen Datenbank nichts wissen!
Die EAN-Nummer erstellen Sie dann durch Klick auf die erste Menüzeile. So lange für den aktuellen
Artikel noch keine EAN-Nummer vergeben wurde können Sie die EAN-Nummer über die Automatik
vorschlagen lassen oder auch manuell eingeben. Sobald Sie den Artikel einmal mit der eingetragenen
Nummer gespeichert haben ist die Nummer fest hinterlegt.
Eine Änderung ist danach nur noch durch Ihren Administrator möglich!
Beim Speichern eines Artikels überprüft work4all ob die EAN-Nummer bereits existiert. Sollte die EANNummer bereits in work4all vergeben sein kommt ein entsprechender Hinweis, Sie können den Artikel
nicht speichern und müssen die EAN-Nummer korrigieren.
Registerkarte Preise
Die Registerkarte Preise beherbergt die EK- und VK-Preise des jeweiligen Artikels.
Verkaufspreise
Im Bereich des Verkaufs definieren Sie den Verkaufspreis Ihres Artikels. Für die einfache Preiskalkulation gibt es drei sogenannte Kalkulationsfelder, die Sie je nach Bedarf ein-/ oder ausblenden
können.
Staffelart
Wenn Sie Preisstaffeln oder Rabattstaffeln für diesen Artikel benutzen
wollen, können Sie hier die Staffelart wählen. Weitere Informationen zu
Staffelpreisen und Rabattstaffeln, finden Sie in den gleichnamigen Kapiteln.
Bezeichnung
Unter Bezeichnung ist die Preisgruppe zu verstehen. Standardmäßig sind hier
drei Preisgruppen mit dem Namen Preisgruppe 1-3 hinterlegt, die innerhalb
der Generellen Einstellungen umbenannt werden können.
Je nach Bedarf können Sie beliebig viele Preisgruppen definieren.
Einstand
Der Einstandspreis (nicht zu verwechseln mit dem Einkaufspreis) dient als
Basiswert für die Verkaufspreiskalkulation.
Kalkulationsfelder ein- und ausblenden.
Der Standard-EK wird automatisch als Einstandspreis übernommen.
Zuschlag%
Legen Sie hier den prozentualen Zuschlag für Ihre Preisgruppe(n) fest.
Minuten
In das Feld Lohnminuten tragen Sie eventuell anfallende Lohnkosten in
Minuten ein.
27
Artikelverwaltung
Minutenlohn
Wert einer Lohnminute in Euro.
Verkaufspreis
Der Verkaufspreis bildet sich aus dem Einstandspreis zuzüglich den Aufschlägen (Zuschlag, Lohnkosten).
Einkaufspreise
Im Bereich Einkauf legen Sie die Einkaufspreise für Ihren Artikel fest. Dabei können Sie beliebig viele
Lieferanten zuordnen, wobei einer in der Regel der Standardlieferant sein wird. Den Standardlieferanten erkennen Sie an dem roten Sternchen vor dem Lieferanten.
Mit Hilfe der Schaltfläche Neuer EK hinterlegen Sie den Einkaufspreis,
den Sie beim Lieferanten zahlen.
Lieferant
Name des Lieferanten, bei dem Sie den Artikel beziehen.
Mindestbestellmenge
Tragen Sie die Mindestbestellmenge des Artikels ein. Wenn die Menge in
der Bestellung unterschritten ist, wird das Feld in rot angezeigt.
Preis für Menge
Wenn der EK-Preis für eine bestimmte Menge gilt tragen Sie diesen hier
ein. Die Menge gilt immer für die eingetragene Verpackungseinheit.
Listenpreis
Der Listenpreis entspricht dem Einkaufspreis abzüglich des evtl. gewährten Rabatts. Wenn der Lieferant keinen Rabatt gewährt, ist der Listenpreis dem Einkaufspreis gleichzusetzen.
Rabatt
Falls Ihr Lieferant Ihnen einen ständigen Rabatt gewährt, tragen Sie in
bitte in diese Spalte ein.
EK-Preis
Der Einkaufspreis bildet sich aus dem Listenpreis abzüglich des evtl.
gewährten Rabattes. Ansonsten entspricht der Einkaufspreis dem
Listenpreis.
Währung
Tragen Sie hier bitte die Währung des Einkaufspreises ein.
Verpackungseinheit
Geben Sie hier die Einheit Ihres Artikels an.
Notiz
Je nach Bedarf können Sie pro Lieferant eine entsprechende Notiz
hinterlegen.
Beim Anlegen des Neuen EK bestimmen Sie zunächst einen Lieferanten, bei dem Sie diesen Artikel
beziehen. Anschließend öffnet sich folgende Maske:
28
Artikelverwaltung
Das Häkchen Standard-EK definiert den hinterlegten Lieferanten als Standardlieferanten für den
Artikel. Dieser wird nun mit einem roten Sternchen markiert.
Mit dieser Schaltfläche „…“ können Sie den EK-Preis wieder bearbeiten:
Es sind mehrere Einkaufspreise pro Lieferant möglich. Im Artikel werden alle Preise aufgelistet. Bei
Bestellungen wird immer der aktuellste Preis übernommen.
In der Maske zum Erfassen eines neuen EKs können Sie im Feld Gültig ab zukünftige Preise bereits
vorab eintragen. Diese werden aber erst ab dem Gültigkeitsdatum gezogen.
EK-Preise können Sie auch über den Eingansglieferschein anpassen.
29
Artikelverwaltung
Die Möglichkeit des Erfassens von kundenindividuellen Preisen bietet work4all in zwei Masken: in der
Artikelmaske und in der Kundenmaske.
In der Artikelmaske unter der Registerkarte Preise finden Sie folgende Zusatz-Schaltfläche:
Im Datenbereich gibt es dazu entsprechend eine Tabelle mit den Datensätzen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer individueller Preis, erscheint der Dialog zum Anlegen des neuen
Preises.
-
-
Befinden Sie sich in der Artikelmaske, erscheint die Kundenliste, um den/die Kunden auszuwählen,
die vom Standardpreis abweichen sollen. Nachdem Sie einen Kunden gewählt haben, öffnet sich
folgende Maske:
Geben Sie nun den Preis für den Kunden ein, und machen Sie ggfs. die entsprechenden Häkchen,
wenn der Artikel rabattfähig ist oder Sie Staffelpreise anlegen möchten und fügen Sie, wenn
nötig, noch eine Bemerkung hinzu.
Befinden Sie sich in der Kundenmaske, erscheint zunächst die Artikelliste zur Auswahl des/der
Artikel mit individuellem Preis. Lesen Sie dazu das Kapitel Kaufmännische Stammdaten Kunden und
Lieferanten.
In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit, entweder einen einzelnen oder aber mehrere Artikel oder
Kunden auszuwählen.
Um eine bestehenden Kundenindividuellen Preis zu bearbeiten, klicken Sie bitte auf das Dateisymbol.
30
Artikelverwaltung
Rabatte
An dieser Stelle werden keine Prozentwerte hinterlegt, sondern nur Rabattgruppen. Sie können dann
in den Kunden- oder Lieferantenstammdaten ebenfalls Rabattgruppen zuordnen und jeder Rabattgruppe einen separaten Prozentwert vergeben. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Kaufmännische Stammdaten Kunden und Lieferanten. Es sind mehrere Rabattgruppen möglich.
Rabattgruppen können Sie in den Generellen Einstellungen hinterlegen.
Registerkarte Lager
Neben der Artikel-Bestandsübersicht dokumentiert die Registerkarte Lager alle Lagerbestände,
Reservierungen des Artikels sowie gebuchte Warenein- und ausgänge.
Zeitraum-Filter:
Hier können Sie die Anzeige nach einem bestimmten
Zeitraum filtern.
Ein-/ausblenden der Auftragsdetails.
Ein-/ausblenden der Serien-/Chargennummern.
Nur gebuchte Vorgänge anzeigen lassen.
Bestandsübersicht
Hier können Sie den Mindest-, Melde- und Sollbestand Ihres
Artikels eintragen. Sollten die Werte unterschritten werden,
können Sie dies in der Artikelliste filtern.
Tragen Sie hier den Mittleren EK-Preis ein. Dieser lässt sich
dann innerhalb der Positionen in ERP-Dokumenten
aktualisieren. Für die Bearbeitung des Mittleren EK gibt es
ein separates Recht.
Bei der Lagerbewertung können Sie den hier eingetragen
Wert für die Auswertung benutzen.
Das Standard-Lager wird Ihnen beim Buchen des Artikels
vorgeschlagen.
Hier können Sie einstellen ob es sich bei dem Artikel um
einen Lager-Artikel handelt. Nur Lagerartikel können
gebucht werden.
31
Artikelverwaltung
Mit Klick auf das Wort Lager können Sie einstellen, ob beim
Anlegen neuer Artikel der Haken standardmäßig gesetzt ist
oder nicht.
Wenn Sie das automatische Bestellwesen nutzen, können Sie
hier die Funktion für den Artikel deaktivieren.
Der Artikel taucht dann nicht im automatischen Bestellwesen
auf.
Im unteren Bereich sehen Sie die die Lagerorte des Artikels und die dazugehörige Menge.
Reservierungen
Um eine Reservierung anzulegen, lesen Sie bitte das Kapitel Reservierungen.
Wareneingänge
Wareneingänge entstehen durch die Buchung eines Wareneingangs. Alle Wareneingänge dieses
Artikels werden hier angezeigt. Die Spalte Preis zeigt den Einkaufspreis pro Stück.
Warenausgänge
Warenausgänge entstehen durch ausbuchen eines Artikels aus dem Lager. Der Lieferschein erscheint
normalerweise auf Kundenseite.
Alle Warenausgänge des Artikels werden hier angezeigt. Die Spalte Preis zeigt den Verkaufspreis pro
Stück.
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte die gleichnamigen Kapitel.
Registerkarte QM
Die Registerkarte QM steht für das Qualitätsmanagement. Hier haben Sie die Möglichkeit, dem Artikel
Verfahrensanleitungen für die Herstellung, Prüfprotokolle oder dergleichen zuzuordnen.
Nutzen Sie die Registerkarte für alles, was im Bereich QM zu diesem Artikel gehört
Registerkarte Individuell
Unter Extras > Administration > Individuelle Felder können Sie individuelle Felder für die Artikelmaske
anlegen, die Sie unter dieser Registerkarte sehen können.
32
Artikelverwaltung
Registerkarte Bild
Wenn Sie eine oder mehrere digitale Bilddatei(en) von Ihrem Artikel besitzen, ordnen Sie diese in der
Registerkarte Bild zu:
Mit dem Snipping-Tool können Sie Bildschirmabschnitte ganz oder
teilweise abfotografieren.
Klicken Sie auf die markierte Schaltfläche. Es öffnet sich ein
kleines Fenster indem Sie noch diverse Einstellungen vornehmen
können.
Daraufhin können Sie mit der Maus Bildschirmabschnitte ausschneiden, kopieren und über die zweite Schaltfläche als Anhang
in die Maske einfügen.
Haben Sie über das Snipping-Tool oder an anderer Stelle eine Bilddatei kopiert, können Sie diese über die nebenstehende Schaltfläche einfügen.
Über das + fügen Sie eine Datei ein, über das – können Sie diese
wieder löschen.
Über die Anzeige-Optionen können Sie Ansicht Ihrer DateiSymbole ändern.
Mit Rechtsklick auf eine Bilddatei stehen Ihnen verschiedene
Optionen zur Verfügung.
Stillgelegt: Blendet das Bild in den Artikeldetails aus.
Standard: Setzt das Bild als Standard-Vorschaubild bei der Anzeige
in den Artikeldetails.
Speichern unter...: Speichern der Datei an einem beliebigen Ort auf
Ihrem Rechner.
Die Artikelbilder sind in der Artikelliste und in allen ERP-Dokumenten über die Artikeldetails
einblendbar. Für weitere Informationen lesen Sie die dazugehörigen Infoblätter.
33
Artikelverwaltung
Registerkarte Protokoll
In dieser Registerkarte werden alle Aktionen und Vorgänge dieses Artikels dokumentiert. Beispielsweise können hier Umbuchungen, Aus- und Eingänge dieses Artikels oder Preisänderungen inklusive
Datum und zuständiger Person, eingesehen werden.
Registerkarte Sonstiges
Buchhaltung / Organisatorisches
Die Erlöskonten von links nach rechts gesehen: Umsätze im
Inland, Umsätze in der EU und Umsätze in nicht-EU
Ländern. Standard-Erlöskonten für neue Artikel können Sie
in den Generellen Einstellungen festlegen oder über
Rechtsklick auf das entsprechende Konto.
Definieren Sie das Kostenkonto, auf das bei Eingangsrechnung gebucht werden soll.
34
Artikelverwaltung
Setzen Sie das Häkchen, wenn Sie dem Artikel diese
Fähigkeiten zuordnen möchten.
Produktionsrelevante Artikel können Sie über diese
Einstellung kennzeichnen. Durch ein gesondertes Recht
können die Stammdaten (Bezeichnung, Nummer etc.)
geschützt werden.
Setzen Sie das Häkchen Fremdleistung, wenn es sich bei
Ihrem Artikel um einen Fremdleistungsartikel handelt.
Dieses Häkchen hat Auswirkungen auf die Projektwelt. Es
wird für die Unterscheidung von Eigen- und Fremdleistung
verwendet.
Ordnen Sie ihrem Artikel eine Kostenstelle zu. Mit einem
Klick auf das Wort können Sie es zum Pflichtfeld machen.
Der %-Satz bildet den Wartungspreis des Artikels
ausgehend vom Verkaufspreis.
Dimensionen
Sie können hier verschiedenen Maßeinheiten Ihres Artikels eintragen.
Artikelverknüpfung
Hier können Sie Ihren Artikel mit anderen Artikeln verknüpfen.
Beispiel:
Sie verkaufen Hardware und haben sich für unterschiedlichste Geräte auch unterschiedliche ServiceDienstleistungen und Ersatzteile im Artikelstamm vordefiniert. Kommt ein Gerät zur Reparatur, soll
eine Auswahl der für dieses Gerät definierten Servicedienstleistungen und Ersatzteile gezeigt werden.
Die Artikelliste öffnet sich, und Sie können den Artikel auswählen, den Sie verknüpfen möchten.
Um eine Artikel-Verknüpfung wieder zu löschen, markieren Sie
den Artikel und klicken auf diese Schaltfläche.
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Artikelverknüpfung.
35
Artikelliste
In einem weiteren Kapitel werden die Funktionen zum Anlegen/Ändern von Artikeln erklärt. In
diesem Abschnitt gehen wir auf die Funktionen der Liste ein: Suchen und Finden, Vorschau usw.
Aufruf der Artikelliste
Mit einem Klick auf Artikel gelangen Sie in die Artikelliste. Außerdem
können Sie die Artikelliste jederzeit und von jeder Ebene aus über die
Funktionstaste F7 öffnen.
Artikelliste
Die Artikelliste funktioniert im Grunde genauso wie die Adresslisten. Im linken Bereich lassen sich die
Artikel nach Gruppen filtern. Standardmäßig steht die Auswahl auf Alle, es werden also auch alle
Artikel gezeigt. Klicken Sie auf den Namen einer Gruppe, wird entsprechend gefiltert.
Funktionen zur Anzeige und zur Bearbeitung
Die meisten der Symbole in der oberen Symbolleiste sprechen für sich. Bewegen Sie die Maus über die
Symbole, so erscheinen sog. Tooltipps mit Erläuterungen.
36
Artikelliste
Auf der linken Seite schränken Sie die Liste der Artikel ein, indem Sie
eine Gruppe wählen. Anschließend werden nur noch die Artikel angezeigt, die der ausgewählten Gruppe angehören.
Haben Sie ein Bild zum Artikel gespeichert, wird dieses unterhalb der
Gruppenstruktur angezeigt.
Anlegen: Neuen Artikel anlegen. Siehe auch Infoblatt
Artikelverwaltung.
Öffnen: Markierten Artikel in der Liste öffnen. Artikel können auch
über Doppelklick geöffnet werden.
Verdoppeln: Bestehenden Artikel verdoppeln. Langtext, Preise, EKPreise und Kundenindividuelle Preise und Stücklistenkomponenten
werden mit verdoppelt.
Löschen: Löscht den markierten Artikel in der Liste.
Löschen von Artikeln
Artikel mit Lagerbeständen können nicht gelöscht werden.
Bitte beachten Sie, dass das Löschen von Daten lässt sich nicht
rückgängig machen. Lesen Sie bitte Systemmeldungen und
Warnhinweise sorgfältig, bevor Sie den Löschvorgang bestätigen.
Umbuchen: Hier können Sie einen Artikel in einen anderen Lagerort
umbuchen.
Stücklisten-Struktur: Wenn Sie einen Artikel markiert haben, werden
Ihnen die einzelnen Komponenten angezeigt.
Preisänderung: Zum Ändern der Preise von Kunden oder Lieferanten.
Filtern der Artikelliste.
Artikelgruppen bearbeiten.
Export der (sichtbaren) Daten nach Microsoft Excel.
Ein- oder Ausblenden der Detailansichten (siehe späterer Abschnitt).
Mit der Spaltenkonfiguration Spalten ein- und ausblenden.
Bestandsvorschau einblenden.
37
Artikelliste
Umgang mit der Liste
Alle Stammdaten-Listen von work4all verhalten sich (fast) identisch. Hier in Kurzform noch einmal die
wichtigsten Dinge:
-
Ein Klick auf den Spaltenkopf sortiert die Liste nach der jeweiligen Spalte. Ein erneuter Klick auf
die gleiche Spalte dreht die Sortierung um.
Standardmäßig ist die Liste nach der ersten Spalte sortiert.
Die Spalten lassen sich umsortieren. Ziehen Sie die Spalte einfach an die gewünschte Stelle.
Die Breite und Sichtbarkeit der Spalten ist so gewählt, wie es in den meisten Fällen richtig ist.
Aber natürlich lassen sich diese Eigenschaften durch Sie individuell ändern und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Das Programm merkt sich die letzte Konfiguration der Liste und stellt diese beim
nächsten Aufruf wieder her.
Artikelsuche
Oben rechts finden Sie wie gewohnt das Suchfeld. Tippen sie
einfach darauf los, und bestätigen Sie mit ENTER – schon ist die
untere Liste entsprechend gefiltert.
Um das Suchergebnis aufzuheben reicht ein Klick auf das X neben
Ihrem Suchbegriff. Alternativ klicken Sie auf eine Artikelgruppe
oder auf das Wort Alle.
Es steht Ihnen eine umfangreiche Artikelsuche zur Verfügung.
Klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche
Einstellungen, um die gewünschten Suchoptionen zu aktivieren.
Nachfolgend die Erklärung der einzelnen Suchoptionen:
Volltextsuche
Die Option Volltextsuche ist voreingestellt und findet alle Artikel,
in denen die gesuchten Buchstaben irgendwo im Kurz- oder
Langtext stecken.
Beispiel:
Die Eingabe „ERP“ findet unter anderem:
- work4all ERP professional
- ERP Handbuch
- Verteilerpflegemodul
38
Artikelliste
Artikelnummer
Die Suche nach der Artikelnummer ist immer aktiv und kann nicht
deaktiviert werden.
Kurztext/Matchcode
Ebenfalls durchsucht work4all immer den Kurztext. Auch diese
Option kann nicht deaktiviert werden.
Langtext
Durchsucht nur den Langtext.
EAN
Sucht im EAN-Code (Barcode).
Herstellernummer
Sucht in der Herstellernummer.
Individuelle Felder
Inhalte von individuellen Text- und Zahlenfeldern können
durchsucht werden.
Artikelnummer des Lieferanten
Durchsucht die Artikelnummern der Lieferanten welche in den EKPreisen eingegeben wurden.
Artikelnummern der Kunden
Sucht in den Artikelnummern der Kunden welche in den VK-Preisen
eingegeben wurden.
Standardlieferantenname
Sucht im Namen der Lieferanten und zeigt alle Artikel für die EKPreise hinterlegt sind.
Herstellername
Durchsucht die Namen des Herstellers.
Tipp:
Möchten Sie am Feldbeginn suchen tippen Sie die ersten Buchstaben Ihres Suchbegriffs und fügen
ein * hinzu.
Beispiel: ERP* findet ERP Handbuch
Detailanzeige
Hinter diesem kleinen Häkchen verstecken sich viele nützliche Funktionen, die anschließend erklärt
werden. Dabei ist es hilfreich, wenn Ihr Computer/Monitor eine hohe Bildschirmauflösung hat.
Manche der Anzeigendetails machen natürlich nur in dem entsprechenden organisatorischen Umfeld
Sinn (etwa die Anzeige von Bedarfsmeldungen, die eher in größeren Firmen vorkommt als in kleinen).
Die Detailanzeige hat aktuell vier (bei Stücklisten-Nutzung fünf) große Bereiche, die Sie jeweils alternativ einblenden können:
Für manche ist auch ein Export nach Excel vorgesehen, dann erscheint rechts das Excel-Symbol.
39
Artikelliste
Detailanzeige: Preise und Kalkulation
Die erste Variante der Detailanzeige zeigt die preislichen Basisdaten:
-
-
Zunächst die einzelnen Preisgruppen (ggf. mit Zuschlagswerten/Kalkulation) und den letzten
Verkaufspreis, sowie die gekaufte Menge.
Danach die Einkaufspreise mit allen Lieferanten und Einkaufspreisen, danach den letzten EK und
die dazugehörige Bestellung.
Hier lassen sich hinterlegte Bilder ein- und ausblenden. Die Registerkarte Weitere zeigt die
Artikel nochmal in einer separaten Maske.
Diese Daten werden nur für Standardartikel und Dienstleistungsartikel angezeigt. Für Stücklisten ist die
Ansicht aktuell nicht möglich. Die Detailanzeige lässt sich auch innerhalb eines Angebots (oder
anderen ERP-Dokumenten) aktivieren und als Fenster parallel zur Angebotserstellung anzeigen.
Detailanzeige: Verkauf
Die zweite Variante der Detailanzeige bietet vier unterschiedliche Listen für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen.
Die Daten sind nach Datum des Dokuments umgekehrt sortiert – die letzte Rechnung also als oberster
Eintrag.
Ausgewählte Kunden einer bestimmten Kundegruppe zuordnen.
Liste nach Excel exportieren
40
Artikelliste
Über den Pfeil lassen sich die Spalten auf- und absteigend sortieren. Über das FilterSymbol können Sie die Liste nach einen bestimmten Kunden filtern.
Detailanzeige: Einkauf
Die dritte Variante der Detailanzeige bietet zwei unterschiedliche Listen für Bestellungen und
Bedarfsmeldungen. Die Daten sind auch hier nach Datum des Dokuments umgekehrt sortiert – die
letzte Bestellung also als oberster Eintrag.
Zusätzlich sehen Sie in dieser Liste den vorgesehenen Termin des Wareneingangs und die Zuordnung
der Bestellung zur Bedarfsmeldung (BANummer und BADatum). Über die Schaltfläche „Nur offene“
lassen sich alle Einträge auch auf die noch offenen (also nicht abgeschlossenen) Bestellungen oder
Bedarfsmeldungen filtern.
Bei den Bedarfsmeldungen wird zusätzlich auch der „Bedarfsmelder“ (also der Anwender, der diesen
Artikel bestellen möchte) angezeigt.
Detailanzeige: Lager
Bestand
Der Gesamtbestand aller Lagerarten, auch Konsignationslager. Keine
Berücksichtigung von Bestellungen, Rückständen oder Reservierungen.
Verfügbar
Der Gesamtbestand minus Konsignation minus Lieferrückstand (auch Reservierung genannt).
Konsignation
Warenbestand auf allen Konsignationslagern, also Lagerorten beim Kunden/
Lieferanten.
Reserviert
Anzahl der reservierten Artikel.
Bestellt
Die Summe aller offenen (nicht abgeschlossenen) Bestellungen für den aktuellen Artikel.
41
Artikelliste
Bestell-Rückstand
Die Summe aller in Rückstand genommenen Bestellpositionen (wie viele Artikel wurden bestellt, aber noch nicht geliefert). Das Rückstandsverfahren
arbeitet im Gegensatz zu reinen Bestellinformationen nicht dokumentensondern positionsorientiert.
Liefer-Rückstand
Die sog. Back-Orders Ihrer Kunden: Wie viele Artikel wurden von Ihrem Kunden bestellt, sind aber noch nicht geliefert.
Detailanzeige: Komponenten
Diese Variante erscheint nur dann, wenn das Stücklistenmodul lizensiert wurde und der aktuelle
Artikel eine Stückliste ist.
Detailanzeige: Komponenten
Die Option für die Komponenten erscheint nur, wenn Sie einen Stücklistenartikel markiert haben.
Alle Komponenten der Stückliste werden dann in der Liste angezeigt.
Detailanzeige: Umbuchungen
Falls Sie den Artikel ein- bzw. mehrmals umgebucht haben, wird das hier unter der Schaltfläche
Umbuchungen angezeigt.
Lesen Sie hierzu das Kapitel Lagerumbuchungen.
42
Artikelliste
Detailanzeige: Produktion
Produktionsaufträge sind Bestandteil unserer PPS/QS-Lösung und demnach auch nur dann sichtbar,
wenn Sie dieses Modul erworben haben.
Für weitere Informationen lesen Sie bitte das gleichnamige Kapitel.
Detailanzeige Bilder:
Registerkarte Rückstände
Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Lieferrückstände / Backorders.
43
Import von Artikeldaten und automatisierte Preispflege
Wenn Sie Ihr ERP-System wechseln, steht in der Regel eine Datenmigration bevor. Dabei werden meist
Kunden-, Lieferanten- und manchmal auch Artikeldaten übernommen.
Wie das funktioniert, wird in diesem Kapitel beschrieben.
Außerdem lässt sich die Importschnittstelle sehr gut zur automatisierten Preispflege nutzen, was im
zweiten Teil dieses Kapitels beschrieben wird.
Die Excel-Übergabedatei
Sie benötigen die Artikeldaten als .xls/xlsx-Datei. Diese Excel-Datei sollte zeilenweise aufgebaut sein
und in der ersten Zeile die Namen der Spalten enthalten, damit Sie sich orientieren können. Eine
Beispieldatei erhalten Sie bei uns auf Anfrage! Exportieren Sie also bitte aus Ihrem aktuellen ERPSystem die Daten in diese Excel-Datei oder arbeiten Sie die Export-Datei entsprechend manuell nach.
Der Import-Assistent
Nun starten Sie den Import-Assistenten über Extras -> Administration -> Import -> Import Assistent.
Klicken Sie innerhalb dieses Assistenten auf die Option Excel-Import und anschließend auf ArtikelImport.
Wählen Sie die Import-Datei über die Schaltfläche Datei öffnen aus:
Nun erscheint die Vorschau der Excel-Datei, und jede einzelne Spalte lässt sich einzeln den
work4all Feldern zuordnen:
44
Import von Artikeldaten und automatisierte Preispflege
Klicken Sie anschließend auf Fertigstellen, um den Import-Vorgang zu starten.
Dubletten
Anhand der Artikelnummer identifiziert work4all Dubletten. Findet es die gleiche Artikelnummer,
werden die Daten aktualisiert und nicht neu angelegt.
Lieferanten und Einkaufspreise
Falls Sie Lieferanten-Einkaufspreise importieren möchten und sich eine entsprechende Spalte in Ihrer
Importdatei befindet, legen Sie diesen Lieferanten bitte vorher an, damit die Zuordnung funktioniert.
Gleiches gilt auch für eine eventuelle Währungsspalte: diese muss in der gleichen Schreibweise in den
Generellen Einstellungen zu finden sein.
Individuelle Preisgruppe
Im Moment berücksichtigen wir nur 5 angelegte Preisgruppen.
Automatisierte Preispflege über die Importschnittstelle
Die zuletzt beschriebene Eigenschaft der Schnittstelle lässt sich zur Preispflege nutzen.
Das Ausgangs-Szenario:
Sie haben Ihren Artikel-Stamm mit Preisen in work4all gepflegt (Preisgruppen, keine
Preisstaffeln!). Halbjährlich sollen die Preise angepasst werden, teils durch einen
Erhöhungsfaktor, teils durch manuelle Nachbearbeitung „unschöner“ Preise (z.B. 100,01 €).
Hierfür haben Sie entsprechende Excel-Formeln erstellt.
Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
1.
Artikelliste
2.
Rufen Sie die Artikelliste auf.
Entsprechend Ihres Anpassungsbedarfs exportieren Sie die
gesamte Artikelliste oder nur die Liste einer Artikelgruppe
in eine Excel-Datei.
3.
Excel
Bearbeiten Sie nun die Excel-Datei mit Ihren Formeln oder
manuell.
4.
Import
Nun importieren Sie die bearbeitete Datei wiederum in
work4all. Es werden nur die veränderten Preise importiert.
45
Artikelgruppen
Gruppen kennen Sie eventuell bereits aus der Kundenverwaltung – hier werden sie beispielsweise zur
Steuerung von Marketingaktionen eingesetzt.
Artikel lassen sich ebenfalls durch die Artikelgruppen unterscheiden. Dies dient der übersichtlichen
Gliederung der Artikel und kann zu Auswertungszwecken genutzt werden. Wie auch bei Kundenoder Lieferantengruppen kann die Gruppe nur einmalig als Merkmal zugeordnet werden.
Gruppen anlegen und bearbeiten
Die Maske zur Gruppenpflege öffnen Sie innerhalb der Artikelliste:
Es öffnet sich folgende Maske:
Über Neu, Umbenennen und Löschen können Sie Artikelgruppen bearbeiten.
Löschen von Daten
Das Löschen von Daten lässt sich nicht rückgängig machen. Lesen Sie bitte Systemmeldungen und
Warnhinweise sorgfältig, bevor Sie den Löschvorgang bestätigen. Das Zurückspielen der Daten aus
Datensicherungen kann sehr aufwändig werden. Ihr Administrator ist dafür verantwortlich, dass
regelmäßig Datensicherungen durchgeführt werden.
Mit Hilfe der Pfeiltasten verändern Sie die Positionierung der Gruppe innerhalb der
Gruppenhierarchie.
Weitere Informationen zur Nummernlogik lesen Sie im Kapitel Automatische Artikelnummern.
46
Artikelgruppen
Textbausteine für Artikelgruppen
Man kann Artikelgruppen mit Textbausteinen verknüpfen. Der ausgewählte Textbaustein wird dann
zur Überschrift in ERP-Dokumenten, wenn Sie die entsprechende Gruppe, zum Beispiel im Angebot,
doppelklicken. Zum Anlegen von Textbausteinen lesen Sie das gleichnamige Kapitel.
Textbausteine zuordnen
Um einen Textbaustein zuzuordnen klicken Sie auf Ohne in der Spalte Textbausteine.
Es öffnet sich Ihre Textbausteinstruktur, in der Sie den Textbaustein auswählen können:
Textbausteine im ERP-Dokument nutzen
Im unteren Bereich des ERP-Dokument machen Sie einen Doppelklick auf die Artikelgruppe, um diese
als Überschrift einzufügen. Wenn der Gruppe ein Textbaustein zugeordnet wurde, wird dieser dann in
der Überschrift angezeigt. Ist die Zuordnung leer, wird der Name der Artikelgruppe verwendet.
Am unteren Beispiel wurde der Gruppe Serviceleistungen der Textbaustein Messeservice zugeordnet.
Die Modulstände haben keine Zuordnung, daher wird nur der Name angezeigt.
47
Artikelgruppen
Gruppen innerhalb der Artikelmaske
Im markierten Bereich finden Sie die Gruppenzuordnung in der Artikelmaske:
In der Artikelmaske ordnen Sie über die Pünktchen im markierten Bereich
eine Gruppe zu. Es öffnet Sich die Gruppenstruktur, in der Sie auch eine
bestehende Gruppenzuordnung ändern können.
Über x entfernen Sie die Zuordnung aus dem Artikel.
48
Artikelkategorien
Kategorien kennen Sie eventuell bereits aus der Kundenverwaltung – hier werden sie beispielsweise
zur Marketingsteuerung eingesetzt.
Artikel lassen sich bereits durch die Artikelgruppen unterscheiden. Wie bei Kunden- oder Lieferantengruppen kann die Gruppe jedoch nur einmalig als Merkmal zugeordnet werden. Benötigen Sie weitere Unterscheidungsmerkmale, lässt sich dies durch Artikelkategorien bewerkstelligen.
Beispiel:
Sie betreiben einen Partyservice, liefern neben dem Mobiliar auch das Buffet. In work4all haben Sie
die Artikelgruppen nach Lieferanten geordnet, die Unterscheidung zwischen Art (Nachspeise,
Vorspeise etc.) und Region (Frankreich, Italien etc.) geschieht nun durch die Kategorienzuordnung.
Kategorien innerhalb der Artikelmaske
Sie sehen innerhalb der Artikelmaske nun das neue Feld zur Zuordnung der Kategorien:
Als Administrator ist es Ihnen möglich, die Kategorien erstmalig zu pflegen. Hierzu dient die
rechte Administrator-Schaltfläche. Klicken Sie diese an, erscheint die nachfolgende Maske:
Die Handhabung der Gruppenpflege ist identisch mit der von Kundengruppen etc. und muss
an dieser Stelle nicht neu erklärt werden.
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Artikelkategorien
Als Anwender ordnen Sie dem Artikel lediglich die entsprechenden Kategorien mit dieser
Zuordnen-Schaltfläche.
Filtern auf Kategorien
Erstellen Sie nun Ihr Angebot, Ihre Rechnung usw., so besteht die Möglichkeit des komfortablen
Filterns. Standardmäßig ist die Gruppen-Darstellung der Artikel aktiv (unten links), per Klick erscheint
die Umschaltmöglichkeit zwischen Kategorien und Gruppen:
Nun erscheinen die Kategorien (im gewählten Beispiel also die Speisenarten und die Regionen).
Setzen Sie die Häkchen, wird die Artikelliste entsprechend gefiltert. Hierbei ist folgendes zu beachten:
Gruppe
Haben Sie vor dem Umschalten eine einzelne Gruppe gefiltert, wird dieser Filter
beibehalten und mit dem Kategorienfilter kombiniert.
Schnittmenge
Setzen Sie mehrere Häkchen bei den Kategorien, gilt zunächst hier die logische
Oder-Verknüpfung (also Kategorie 1 oder Kategorie 2).
Über die Schaltfläche im unteren Bereich lässt sich auch die logische UndVerknüpfung erreichen.
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Artikelverknüpfung
Wie bei Kunden und Lieferanten, lassen sich in work4all auch Artikel miteinander verknüpfen. Wie
das geht und wo diese Funktionalität Sinn macht, darum geht es in diesem Kapitel.
Ein Beispiel aus der Praxis
Sie verkaufen Hardware und haben sich für unterschiedlichste Geräte auch unterschiedliche ServiceDienstleistungen und Ersatzteile im Artikelstamm vordefiniert.
Kommt ein Gerät zur Reparatur, soll eine Auswahl der für dieses Gerät definierten Servicedienstleistungen und Ersatzteile gezeigt werden.
Artikel anlegen und miteinander verknüpfen
Legen Sie bitte zunächst alle Artikel wie gehabt an. Rufen Sie dann den Bezugsartikel (in diesem Fall
das Gerät) auf, und wechseln Sie zur Registerkarte Sonstiges. Hier erstellen Sie die ArtikelVerknüpfung über die entsprechende Schaltfläche. Im Bereich der Maske erscheinen die verknüpften
Artikel:
Die Artikelverknüpfung nutzen
Starten Sie nun die entsprechende ERP-Maske. Die Verknüpfung funktioniert in allen Auftragsformen
(also im Angebot, im Auftrag etc.) folgendermaßen:
-
Sie fügen zunächst das Gerät als Position ein.
Dann Rechtsklick und die Funktion verknüpfte Artikel anzeigen klicken.
Fertig! Die Auswahlliste der Artikel zeigt nur noch die verknüpften Artikel:
Klicken Sie im Artikel-Gruppenbaum wieder auf Alle, ist die Verknüpfungsanzeige aufgehoben.
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Automatische Artikelnummern
Nicht immer sind Artikelnummern erforderlich, work4all kommt auch ganz gut ohne aus. Aber
insbesondere im Bereich der Warenwirtschaft und mit Ziel der eindeutigen Kommunikation mit Ihren
Kunden (Preislisten), sind Artikelnummern sinnvoll. Work4all bietet die Möglichkeit Artikelnummern
für neue Artikel automatisch zu erzeugen. Welche Nummernlogik work4all dazu verwenden soll,
können Sie in der Artikelgruppe bestimmen.
Eine Nummernlogik pro Gruppe festlegen
Die Nummernlogik, nach der eine neue Artikelnummer generiert wird, richtet sich nach der Artikelgruppe. Daher öffnen Sie bitte zuerst die Gruppenpflege aus der Artikelliste heraus, um eine neue
Nummernlogik festzulegen.
Wählen Sie anschließend die gewünschte Artikelgruppe aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche
Nummer-Logik. Es öffnet sich ein kleines Eingabefenster, in dem Sie das Muster für neue Artikelnummern hinterlegen können. Nach diesem Muster werden Nummern für neue Artikel dieser Gruppe
erzeugt. Wie diese Muster aussehen können, das erfahren Sie im nächsten Absatz.
Hinweis:
Automatisch generierte Artikelnummern werden ausschließlich für neue Artikel vergeben. Öffnen Sie
einen bestehenden Artikel, wird keine Nummer vergeben.
Mögliche Nummernlogik
Neben rein numerisch fortlaufenden Nummern haben Sie die Möglichkeit der Kombination aus
fortlaufenden Ziffern und Buchstaben/Zeichen.
Beispiel:
0001.NNNN
Diese Kombination aus einer Konstante („0001.“ – steht für die Artikelgruppe) und einer Variable
(„NNNN“) erstellt innerhalb dieser Artikelgruppe fortlaufend folgende Nummern:
0001.0001
0001.0002
0001.0003
usw.
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Automatische Artikelnummern
Somit lassen sich für jede Gruppe fortlaufende Artikelnummern automatisch generieren.
Die Anzahl der Stellen bei den Variablen ist beliebig. Eine zweistellige fortlaufende Nummer entsteht
also durch die Variable NN.
Allgemeine Nummernlogik
Sie können auch eine allgemeine Nummernlogik einstellen. Diese gilt dann für alle Artikelgruppen für
die keine spezielle Nummernlogik eingestellt wurde. Und natürlich alle Artikel die keine
Gruppenzuordnung haben.
Klicken Sie dafür in der Artikelmaske auf die Bezeichnung Nummer in der ersten Registerkarte.
Die Nummernlogik pro Gruppe hat immer Vorrang vor der allgemeinen Nummernlogik.
Hinweise:
Haben Sie mehrere Artikelgruppen mit derselben Nummernlogik versehen, wird work4all die höchste
Nummer in allen Gruppen dieser Logik suchen, um eine neue fortlaufende Nummer zu generieren.
Ändern Sie die Gruppensystematik durch Verschieben oder Löschen, bleiben bestehende Nummern
natürlich erhalten. Allerdings ist die Vergabe der neuen Nummern dann nicht mehr gesichert, da
work4all nur in den Gruppen „nachschaut“, die mit dem gleichen Nummernsystem versehen wurden.
Identische Nummern in anderen Gruppen werden nicht berücksichtigt.
Ändern Sie die Logik der Vergabe von Nummern, sind die Folgen ebenfalls etwas unklar. Bitte klären
Sie Ihr Wunsch-Nummernsystem vor Erstellen der Artikelnummern.
Selbstverständlich können Sie die Artikelnummern im Einzelfall manuell überschreiben.
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Preisgruppen
Jeder Kunde kann in work4all einer Preisgruppe zugeordnet werden. Unsere Basis-Installation legt
standardmäßig drei Preisgruppen an – es sind jedoch beliebig viele Preisgruppen möglich.
Der Umgang mit diesen Preisgruppen sowie das Anlegen wird in diesem Kapitel erklärt.
Die drei Standard-Preisgruppen
Nach der Installation finden Sie innerhalb der Kunden-und innerhalb der Artikelmaske drei Preisgruppen mit folgenden Namen:
Innerhalb der Artikelmaske unter der Registerkarte Preise können Sie die Verkaufspreise des Artikels
für die jeweilige Preisgruppe bestimmen.
Vielfach wird nur eine Preisgruppe benötigt – manchmal reicht diese jedoch nicht aus. Beachten Sie
bitte, dass Sie für Preisabweichungen im Angebot nicht unbedingt eine eigene Preisliste benötigen.
Lassen Sie sich ggf. von uns beraten. In jedem Fall ist es sinnvoll, die Gruppen sofort so umzubenennen, dass auch Ihre Mitarbeiter das Preissystem verstehen.
Ein Beispiel zeigt, wie Sie die Preisgruppen 2 und 3 so kennzeichnen, dass niemand Sie benutzt:
Preisgruppen definieren oder umbenennen
Klicken Sie bitte oben Links in der Maske auf die Registerkarte Datei und wählen Sie die Generellen
Einstellungen. Innerhalb der generellen Einstellungen finden Sie im Bereich Tabellen die Zeile
Preisgruppen:
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Preisgruppen
Sie benötigen keine weiteren Preisgruppen, wenn es um einen einzelnen Kunden und seine
abweichenden Preise geht. Dies lässt sich sowohl innerhalb der kundenindividuellen Preislogik (hierzu
gibt es ein eigenes Kapitel), als auch durch einfaches Überschreiben des Standardpreises innerhalb des
Angebotes lösen.
Einstellung der Preisgruppe innerhalb der Kundenmaske
Sind die Preisgruppen angelegt und benannt, können Sie innerhalb der Kundenmaske dem Kunden
zugeordnet werden:
Diese Zuordnung führt dann zu folgendem Effekt: Fügen Sie im Angebot, Auftrag, Rechnung etc.
einen Artikel ein, wird der Preis der jeweiligen Preisgruppe „gezogen“. Falls ein Kundenrabatt gilt,
wird dieser zusätzlich berechnet, wenn der Artikel rabattfähig ist.
Umschalten der Preisgruppe innerhalb des ERP Dokuments
In der Kopfleiste des Angebots unter der Registerkarte Positionen, lässt sich die aktuelle Preisgruppe
einsehen und auch umschalten:
Bitte beachten Sie: Das Umschalten führt zu einer kompletten Neukalkulation des aktiven Dokuments.
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Die Artikelverwaltung von work4all sieht standardmäßig drei Preisgruppen vor. Diesen Preisgruppen
kann man einen Namen geben, um so etwa Endkunden von Vertriebspartnern zu trennen.
Darüber hinaus sind beliebig viele weitere Preisgruppen möglich – diese müssen jedoch administrativ
eingerichtet werden. Außerdem lassen sich für einzelne Kunden individuelle Preise pro Artikel
definieren. Dies nennen wir „kundenindividuelle Preise“.
Grundregeln der Preisfindung:
Legen Sie nicht „ohne Not“ kundenindividuelle Preise an. Es ist ja ohne Probleme möglich, den vorgeschlagenen Standardpreis im Auftrag/Angebot etc. manuell abzuändern.
Die Preisfindung selbst versucht zunächst, einen kundenindividuellen Preis zu finden, danach springt
die Logik auf die jeweilige Preisgruppe des Kunden.
Rabatte sind in beiden Fällen möglich, bei kundenindividuellen Preisen jedoch eher unüblich.
Einen neuen kundenindividuellen Preis anlegen
Die Möglichkeit des Erfassens bietet work4all in zwei Masken:
In der Kundenmaske unter der Registerkarte ERP.
In der Artikelmaske unter der Registerkarte Preise.
Im Datenbereich dieser Masken gibt es dazu entsprechend eine Tabelle mit den Datensätzen:
In der Kundenmaske:
In der Artikelmaske:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer individueller Preis, erscheint der Dialog zum Anlegen des neuen
Preises:
-
Befinden Sie sich in der Kundenmaske, erscheint zunächst die Artikelliste zur Auswahl des/der
Artikel(s) mit individuellem Preis.
Befinden Sie sich in der Artikelmaske, erscheint die Kundenliste, um den/die Kunden auszuwählen,
die vom Standardpreis abweichen sollen.
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In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit, einen einzelnen Kunden/Artikel auszuwählen oder mehrere. Anschließend öffnet sich die Maske zur Pflege der Kundenindividuellen Preise.
Die Maske zur Pflege der kundenindividuellen Preise
Die Maske zeigt im oberen Bereich den Kunden. Durch Anklicken erscheint dann die Kundenliste, um
ggf. einen anderen Kunden auszuwählen.
Im hellen Bereich die individuellen Daten:
Artikelnummer
Hat Ihr Kunde Ihnen eine abweichende Artikelnummer angegeben, lässt sich diese
hier speichern. Dies ist dann die Bestellnummer des Kunden.
Standardpreis
Standardpreis ist der standartmäßige Verkaufspreis des Artikels.
Preis
work4all schlägt zunächst immer den Standardpreis vor, den Sie entsprechend
ändern können.
Der Preis ist natürlich ein Pflichtfeld, ein 0-Wert ist also nicht möglich.
Währung
Standardmäßig wird ihre Basiswährung vorgeschlagen, es lässt sich jedoch auch
eine andere Währung zuordnen. Beachten Sie bitte, dass es bei Abweichungen zu
möglicherweise ungewünschten Umwandlungen im Zielobjekt (z.B. dem Angebot)
kommt.
Rabattfähig
Ein kundenindividueller Preis ist meistens nicht rabattfähig, deshalb lautet der
Vorschlag von work4all auch so: das Häkchen ist nicht gesetzt.
Staffelpreis
Möchten Sie zusätzlich noch Staffelpreise anlegen, setzen Sie hier das Häkchen.
Bemerkung
Nutzen Sie das Feld, um Ihren Kollegen Hinweise zur Preisabweichung etc.
zukommen zu lassen.
Kundenindividuelle Preise nach Excel exportieren
Durch den Aufruf der Preise aus Sicht des Artikels oder aus Sicht der Kunden haben Sie beide Ansichten komfortabel verfügbar: Im einen Fall alle Sonderpreise für einen Kunden, im anderen Fall alle
Sonderpreise eines einzelnen Artikels.
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Möchten Sie diese Informationen z.B. als kundenindividuelle Preisliste aufarbeiten und sie dem
Kunden zukommen lassen, lässt sich dies sehr einfach über die Excel-Schaltfläche bewerkstelligen:
Sollen diese Listen dauerhaft verfügbar sein, so ist ein Report sinnvoller. Dieser hat zudem den Vorteil,
dass er grafisch gestaltet sein kann.
Sprechen Sie mit unserem Support, falls dies für Sie wichtig ist.
Kundenindividuelle Preise in der Artikelmaske löschen
Um einen kundenindividuellen Preis zu löschen, markieren Sie zunächst die Zeile und klicken dann die
Schaltfläche Löschen, um sie zu entfernen.
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Staffelpreise
Neben den nach Preisgruppen aufgeteilten Preisen und den kundenindividuellen Preisen haben Sie in
work4all eine weitere Möglichkeit Preise zu definieren. Mit Staffelpreisen machen Sie den Preis eines
Artikels abhängig von der Menge.
Preisstaffeln erstellen
Um Preisstaffeln nutzen zu können, müssen Sie zunächst einmal Preisstaffeln anlegen. Gehen Sie dazu
in die Generellen Einstellungen, wählen auf der linken Seite Tabellen und anschließend den Eintrag
Preisstaffeln unter ERP.
Um eine neue Preisstaffel einzurichten, klicken Sie auf das + auf rechten Seite. Es erscheint ein kleines
Fenster, in dem Sie der neuen Preisstaffel einen Namen geben. Anschließend taucht sie in der Liste
auf. Wählen Sie diese nun aus, indem Sie auf die Schaltfläche vor dem Namen klicken.
Nun erscheint eine Maske, in der Sie die Stufen der Preisstaffel anlegen können. Durch einen Klick auf
die Schaltfläche Stufe erstellen legen Sie eine neue Stufe an. In der Maske legen Sie bitte eine Bezeichnung sowie den End-Wert fest. Der Start-Wert wird bereits vorgegeben und entspricht immer dem
End-Wert der letzten Stufe +1.
Hinweis:
Sie können eine neue Stufe immer nur am Ende einfügen. Der Start-Wert der neuen Stufe entspricht
dabei immer dem End-Wert der letzten Staffel.
Natürlich können Sie angelegte Stufen in dieser Maske auch wieder über dem X auf der rechten Seite
entfernen und nachträglich weitere Stufen hinzufügen.
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Staffelpreise
Staffelpreise verwenden
Nun wurde eine Preisstaffel definiert. Um diese für einen Artikel verwenden zu können, muss der
Artikel zunächst bearbeitet werden. Öffnen Sie dazu den Artikel wie gewohnt aus der Artikelmaske
heraus.
Wählen Sie im Drop-Down-Menü Staffelpreise um anzugeben, dass es sich bei diesem Artikel, um
einen Staffelpreisartikel handelt. Die Verkaufspreis- Tabelle verschwindet anschließen aus der
registerkarte. Statt der Standardansicht sehen Sie hier nun eine einfache Auswahl für die Preisstaffeln.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche, wird Ihnen die Liste aller
Staffelpreise angezeigt.
Mit Hilfe dieser Schaltfläche öffnen Sie die folgende Maske, in der
Sie die Preise für die einzelnen Stufen eingeben können. Es handelt
sich hier um Einzelpreise.
Wenn Sie sich die Kalkulationsfelder anzeigen lassen, können Sie
über den Einstandspreis den Verkaufspreis kalkulieren.
Die hier eingetragenen Werte überschreiben die Werte in der
Standardansicht.
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Staffelpreise
Hinweis:
Bei den Preisen handelt es sich um Preise in Ihrer Leitwährung. Verwenden Sie Staffelpreise z.B. in
einem Angebot mit einer Fremdwährung, wird der Preis der Preisstaffel zum gewählten Kurs in die
Fremdwährung umgerechnet.
Staffelpreisfindung
Der Staffelpreis berechnet sich aufgrund der eingegebenen Anzahl innerhalb der Positionen des Angebots, Auftrags, Lieferscheins, Rechnung oder Bestellung. Bitte achten Sie darauf, dass Sie dem Kunden oder Lieferanten vorab die richtige Preisgruppe zugeordnet haben. Lesen Sie dazu das gleichnamige Kapitel. Die Berechnung geschieht nach Verlassen des Feldes Anzahl:
Schritt 1: Anzahl beträgt 1
Schritt 2: Sie ändern die Anzahl in 11 und verlassen das Feld Anzahl. Der Einzelpreis ändert sich:
Preisstaffeln für Einkaufspreise
Um einen Staffelpreis für Einkaufspreise anzulegen, öffnen Sie die EK-Maske über die Schaltfläche
Neuer EK innerhalb der Artikelmaske unter der Registerkarte Preise.
Oder Sie klicken auf die graue Schaltfläche, die vor einem Einkaufspreis zu finden ist.
Es öffnet sich die Maske an der Sie dann das Häkchen für Staffelpreise setzen können:
Gehen Sie dann vor wie oben unter Staffelpreise verwenden beschrieben.
Artikel bei denen Staffelpreise hinterlegt sind, sind in der Artikelliste mit SP gekennzeichnet.
61
Staffelpreise
Rabattstaffel verwenden
Das Verwenden von Rabattstaffeln funktioniert ähnlich die die Nutzung von Preisstaffeln. Öffnen Sie
zunächst den Artikel für den Sie Rabattstaffeln anlegen möchten. Wählen Sie dann unter
Registerkarte Preise im Drop-Down-Menü die Option Rabattstaffeln.
Wählen Sie anschließend bei Rabattstaffel den Staffelpreis aus:
Über die Schaltfläche öffnet Sie die folgende Maske, in der Sie die Rabatte für die einzelnen Stufen eingeben können.
Abhängig vom eingetragenen Verkaufspreis wird dann im ERP-Dokument der E-Preis mit dem Rabatt
verrechnet. Es entsteht kein Eintrag in der Rabatt-Spalte.
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Stücklisten
Stücklisten sind Zusammensetzungen von mehreren Artikeln, die zusammen ein Ganzes ergeben (also
einen neuen Artikel). Stücklisten sind sinnvoll als Ablaufwerkzeug innerhalb der Fertigung, aber auch
in der Warenwirtschaft (mehrere Artikel zusammengepackt zu einem Set) oder auch bei Dienstleistern
(Arbeitsplan oder Arbeitspaket).
Stücklisten in work4all
Hier die wesentlichen Merkmale unserer Stücklisten:
-
-
-
Stücklisten werden innerhalb der Artikel verwaltet und auch so angelegt. Die Eigenschaft Stückliste führt dazu, dass zusätzlich zu den allgemeinen Daten sog. Komponenten zugeordnet werden
können. Diese Komponenten sind Artikel, jedoch über eine zugehörige Menge definiert.
Wir bieten keine Möglichkeit, mehrstufige Stücklisten direkt zu verwalten. Aber es ist möglich,
eine Stückliste in eine andere Stückliste zu integrieren.
Beispiel: ein Schaltschrank (gleich Stückliste) mit mehreren Schaltern (ebenfalls Stücklisten) drin.
Stücklisten können Dienstleistungen beinhalten oder sogar komplett nur aus Dienstleistungen
bestehen. Man spricht in diesem Fall von Arbeitspaketen.
Stücklisten können innerhalb der Aufträge verwendet und abgeändert werden. Damit haben Sie
eine gute Möglichkeit, individuelle Stücklisten außerhalb der Stammdaten zu verwalten.
Stücklisten bilden die Basis unserer PPS-Welt, also der Fertigungswelt. Dort ist der Vorgang des
Herstellens automatisiert: Aus den Komponenten wird eine Stückliste. Dies ist in einem separaten
Kapitel beschrieben. In diesem Kapitel wird lediglich der Umgang mit Stücklisten in der kaufmännischen Welt beschrieben.
Komponenten
Der Begriff der Komponenten steht für die Einzelteile der Stückliste. Eine Komponente kann wiederum
eine Stückliste sein, dann müssen Sie jedoch in der Produktion Zwischenschritte einlegen.
Neue Stücklisten anlegen oder bestehende Stücklisten ändern
Wechseln Sie bitte zur Artikelliste F7 (aus dem Schreibtisch heraus oder innerhalb des ERP-Menüs im
Stammdatenbereich). Klicken Sie die Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Artikels, die Ihnen bereits
bekannte Artikelmaske erscheint.
Geben Sie eine Bezeichnung, einen Langtext usw. für die Stückliste ein. Legen Sie dann bitte die Art
des Artikels fest:
Nachdem Sie die Artikelart auf Stückliste umgestellt haben, erscheint eine neue Registerkarte Komponenten, in der Sie die Zuordnung und die Mengen festlegen.
63
Stücklisten
Die Handhabung der einzelnen Elemente kommt Ihnen sicher bekannt vor – sie ist fast identisch mit
der aus der Auftragsmaske oder aus der Projektmaske (Kalkulation):
-
Per Doppelklick fügen Sie eine weitere Komponente zur Stückliste hinzu.
Die Suche im unteren Bereich erlaubt das Suchen und Finden der Komponenten. Benutzen Sie
ggf. auch ein Sternchen vor dem Suchbegriff, um „Volltext“ zu suchen.
Die Gruppenstruktur filtert sofort beim Klick auf die Zeile.
Mit einem Klick auf der rechten Rand der Spaltenüberschriften im Komponentenbereich sortiert
sich die Liste
Anschließend legen Sie in der oberen Tabelle die Anzahl der Komponenten für genau eine Stückliste
fest.
Beispiele hierzu:
Die Stückliste stellt z.B. einen Server dar, der mit zwei Prozessoren zusammengebaut wird. Geben Sie
als Menge also 2 ein.
Sie produzieren Analyse-Kits und für jedes Kit benötigen Sie 16 Flaschen. Geben Sie also in diesem Fall
die Zahl 16 ein.
Das zweite Beispiel soll auch als kurzer Hinweis dazu dienen, dass work4all im weitesten Sinne nicht
nur Stücklisten (siehe Wikipedia – hier ist die Anzahl in der Regel 1), sondern auch Rezepturen
verwalten kann.
In der Registerkarte Preise können Sie dann noch einstellen, welcher Preis beim Einfügen einer Stückliste in ein ERP-Dokument angezeigt werden soll.
Haben Sie Festpreis angehakt, wird beim Einfügen immer der Verkaufspreis des Stücklistenartikels
angezeigt. Der Preis der Komponenten wird auf 0 gesetzt.
64
Stücklisten
Stücklisten innerhalb der Artikelliste
work4all zeigt Ihnen innerhalb der Artikelliste alle Arten von Artikeln, auch Stücklisten:
In der ersten Spalte, sowie durch die Farbe der Zeile lassen sich die einzelnen Artikelarten voneinander unterscheiden. Im Bereich der Detailansicht (unten) werden die Komponenten gezeigt:
In der Kopfleiste lassen sich die gesamten Artikel auf die einzelnen Arten filtern.
Reports
work4all kann unterschiedlichste Listen direkt in Excel exportieren. Zusätzlich sind individuelle Listen –
auch für Stücklisten – über Crystal Report verfügbar. Sprechen Sie bitte mit unserem Support über
dieses Thema, wenn Sie individuelle Listen benötigen (z.B. die Übersicht über Stücklisten inkl.
Komponenten und Mengen). Wenn dieser Report dann eingebunden ist, rufen Sie ihn über das DateiMenü auf.
Die ausgewählte Liste bezieht sich auf die aktuell sichtbaren Artikel und erscheint im gewohnten
Ansichtsfenster, aus dem Sie drucken, exportieren, mailen etc. können.
Stücklisten in kaufmännische Dokumente einfügen
Um dieses Thema geht es letztendlich (neben der reinen Produktion, die in diesem Kapitel nicht
behandelt wird): Das Einfügen der Stückliste in Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen, Bestellungen. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Erstellen Sie das ERP-Dokument wie gewohnt, legen Sie Kopfdaten usw. fest.
Doppelklicken Sie nun die Stückliste, erscheint eine Maske, mit deren Hilfe Sie die Art des Einfügens
festlegen:
65
Stücklisten
Beim Einfügen der Stückliste in die Positionen gibt es zwei Basisvarianten:
-
Stücklisten umwandeln zu Artikeln: Das Programm behandelt die Komponenten dann so, als ob
-
normale Artikel eingefügt wurden. Änderungen sind danach natürlich möglich.
Stücklisten nicht umwandeln: Bei diesen Varianten arbeitet work4all mit versteckten Positionen im
Hintergrund. Die Stücklisten können ggf. noch auftragsspezifisch abgewandelt werden.
Stücklisten umwandeln zu Artikeln
Variante 1:
work4all fügt zunächst den Kopf der Stückliste als Überschrift ein, danach
jede einzelne Komponente als Bestandteil dieser Überschrift. Die Positionen
hängen aber nicht mehr logisch zusammen, eine Mengenänderung z.B. wird
nicht mit den Mengen der anderen Teile abgeglichen.
Aber diese Variante ist dann eine schöne Hilfe, wenn Sie das gemeinsame
Einfügen von Sets etc. benötigen. Mit einem Klick sind alle Artikel eingefügt.
Variante 2:
In dieser Variante verschwindet der Kopf der Stückliste. Jede Stücklistenkomponente wird zu einer separaten Position. Auch in diesem Fall also eine Hilfe
zum Einfügen zusammenhängender Positionen.
Variante 3:
Wenn Sie in Ihren Prozessen den Kopf der Stückliste als Artikel benötigen, ist
dies die richtige Option. Anschließend wird die Stückliste wie ein normaler
Artikel behandelt – auch in der Statistik. In dieser Variante werden die Texte
der Komponenten nicht benutzt. So haben Sie die Möglichkeit, ausführliche,
beschreibende Texte im sog. Langtext des Stücklisten-Kopfs unterzubringen.
Variante 4:
In dieser Variante werden sowohl Stücklistenkopf als auch die einzelnen
Komponenten in einer Position zusammengefasst und untereinander mit
Spiegelstrichen abgebildet.
66
Stücklisten
Stückliste nicht umwandeln
Variante 5:
Hier werden wiederum der Kopf der Stückliste sowie die Komponenten mit
Mengenangabe aufgeführt.
Unterschied zu Variante 4: Der Langtext der einzelnen Komponenten wird mit
ausgewiesen. Im Hintergrund ist weiterhin die Stückliste aktiv. Es sind also
auftragsspezifische Änderungen möglich.
Variante 6:
Auch hier hat die Stückliste weiterhin Bestand. Allerdings zeigt die Position nur
den Langtext des Stücklistenkopfs.
work4all merkt sich die letzte Variante und schlägt das Verhalten dann beim nächsten Einfügen
wieder so vor. Wenn Sie ein einheitliches Verfahren wählen möchten, so setzen Sie hierfür den Schalter am unteren Rand der Maske:
Die Maske kann dann bei Bedarf über die untere Schaltfläche wieder angeschaltet werden.
Standardauflösungsformen für Stücklisten
In der Artikelmaske Registerkarte Komponenten können Sie für eine bestimmte Stückliste eine
Standardauflösungsform für bestimmte ERP-Dokumente einstellen. Diese gilt, wenn Sie die Stückliste
in ein neues ERP-Dokument einfügen.
Die 6 Optionen im Drop-Down Menü entsprechen den Optionen der normalen Auflösungsmaske.
67
Stücklisten
Die hier für eine Stückliste gewählte Auflösungsform hat immer Vorrang vor der Standardmaske zum
Einfügen von Stücklisten.
Stücklisten beim Wareneingang
Der Wareneingang von Stücklisten ist nur für die ersten vier Varianten möglich. Konkret heißt das: Die
Stückliste muss zwingend in einen oder mehrere „echte(n)“ Lager-Artikel umgewandelt werden. Dann
kann der Wareneingang - wie im Kapitel Lagerverwaltung beschrieben – über die übliche Schaltfläche
gebucht werden:
Stücklisten beim Warenausgang
Beim Warenausgang gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Varianten. Sowohl die sichtbaren,
als auch die unsichtbaren Komponenten erscheinen in der Ausbuchungsliste.
68
Ländereinstellungen, Kurse und Währungen
work4all ist ein deutsches Produkt und somit auf die entsprechenden Gegebenheiten in Deutschland
vorkonfiguriert. Aber natürlich ist alles inzwischen länderübergreifend, sodass auch wir
entsprechende Möglichkeiten der Einstellungen für andere Sprachräume oder Regionen anbieten.
In diesem Kapitel finden Sie Informationen zu den entsprechenden Stellschrauben am Beispiel der
Einstellungen für die Schweiz.
Oberflächen-Sprache
Wir bieten Ihnen inzwischen drei Sprachen zur Auswahl: Deutsch, Englisch und Französisch. Starten Sie
work4all das erste Mal, ist alles in Deutsch. Wenn das Sprachmodul installiert ist, schalten Sie auf
Wunsch innerhalb des Schreibtischs auf eine andere Oberflächen-Sprache um und starten Sie neu!
Anschließend zeigt sich work4all in der gewählten Sprache. Im Laufe der Entwicklung erfahren die
Wörterbücher regelmäßige Updates.
Arbeiten Sie „gemischt“, d.h. Mitarbeiter unterschiedlicher Sprachen arbeiten mit der gleichen Datenbank und mit work4all, wird die Sache etwas komplizierter. Der Mitarbeiter hat zwar an seinem
Arbeitsplatz eine andere Oberflächensprache, die Daten (z.B. die Kunden-Gruppennamen) sind jedoch
in einer einzigen Sprache. Einigen Sie sich in einem solchen Fall am besten auf eine einheitliche Datensprache.
Das „eigene“ Heimatland als Basis neuer Adressen
Legt man einen neuen Kunden, Interessenten oder Lieferanten an, sucht work4all in den MandantenEinstellungen nach dem Heimatland der Applikation und gibt dieses Land auch als Voreinstellung für
die neue Adresse ein. Als Administrator sollten Sie also vor Beginn des Arbeitens mit work4all diese
Daten innerhalb des Schreibtischs vervollständigen:
Geben Sie die Daten vollständig ein, damit auch z.B. die Verbindung zu Google-Maps funktioniert.
69
Formulare
Unsere Formulare (Microsoft Word-Vorlagen und Reports) werden in Deutsch vorinstalliert, lassen sich
natürlich entsprechend verändern oder erweitern, wenn Sie mit unterschiedlichen Sprachräumen
kommunizieren.
Die kaufmännischen Formulare (Angebot etc.) sind sogar dreisprachig vorgefertigt, sodass Sie mit den
gleichen Formularen deutsch-, englisch- und französisch-sprachige Kunden ansprechen können.
Landestypische Textmarken im Briefverkehr oder in E-Mails
Für das Datumsformat sind zusätzliche Textmarken verfügbar, über die Sie das separate Kapitel
Textmarken informiert.
Die Leitwährung
Jeder installierte Mandant hat als Basiseinstellung in den Generellen Einstellungen eine erklärte
Leitwährung. In Deutschland ist das der €, in der Schweiz der Schweizer Franken. Alle anderen
Währungen werden grundsätzlich mit einem Kurs multipliziert.
Im Rechnungsausgangsbuch sowie in der Statistik werden alle Beträge wieder in die Leitwährung
umgerechnet.
Bitte beachten Sie dies bei der Installation, bevor Sie Daten im ERP-Bereich erfassen! Nachdem erste
Rechnungen usw. geschrieben wurden, ist die nachfolgende Änderung nur noch mit unserer Hilfe
möglich:
Wechseln Sie zu den Generellen Einstellungen. Im Bereich der Tabellen wechseln Sie zu den ERPTabellen. Hier finden Sie die Währungen.
Ergänzen Sie ggf. Ihre Währung und klicken Sie diese als Leitwährung an:
Preisgruppen mit Währungen verknüpfen
Alle angelegten Preisgruppen sind standardmäßig mit der Leitwährung verknüpft. Möchten Sie eine
einzelne Preisgruppe mit einer anderen Währung verknüpfen, so tun Sie dies innerhalb der Generellen
Einstellungen unter Preisgruppen.
70
Kurse und Fremdwährungen
Ihre Leitwährung benötigt keinen Kursfaktor. Der Faktor ist immer die 1.
Fremdwährungen versehen Sie während des Auftragsprozesses oder innerhalb der Einstellungen mit
einem Umrechnungsfaktor. Alle Fremdwährungen werden während der Übernahme ins
Rechnungsausgangsbuch bzw. bei der Eingabe ins Rechnungseingangsbuch auf die Leitwährung
umgerechnet.
Kurse über Web-Service automatisch pflegen
Es ist möglich für die Leitwährung EUR tagesaktuelle Umrechnungskurse automatisch zu pflegen. Bitte
aktivieren Sie diese Funktion über folgenden Schalter in den Generellen Einstellungen:
Variable:
Währungskurse automatisch herunterladen
Wert:
-1
Nun wird beim ersten Einloggen eines Mitarbeiters ein sogenannter Webservice bei der Europäischen
Zentralbank abgefragt, der für all Ihre erfassten Währungen den entsprechenden Wechselkurs-Eintrag
macht.
(http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html)
Formatierung von Zahlen
Am Beispiel der Schweiz erkennen Sie unterschiedliche Darstellungsweisen von Zahlen (Währung oder
sonstige Zahlen):
work4all richtet sich bei der Darstellung dieser Zahlen nach dem im Betriebssystem eingestellten sog.
Gebietsschema. Innerhalb Ihrer Systemsteuerung lässt sich dies in („Region/Sprache“) einstellen.
In diesem Fall wurde Deutsch (Schweiz) gewählt. Anstatt eines in Deutschland üblichen Tausenderpunktes findet man in der Schweiz z.B. das Hochkomma, das Dezimaltrennzeichen ist ein Punkt.
Beachten Sie bitte…
…dass es zwei Einstellungen innerhalb dieses Gebietsschemas gibt: Die eine bezieht sich auf die
Tastatur, die andere auf die Darstellung von Zahlen, Datumsfeldern etc. Nur die Zweite spielt in
diesem Zusammenhang eine Rolle.
71
Standorte und Entfernungen
Dieses Thema geht im Wesentlichen Servicebetriebe an, die Ihre Kunden besuchen und die gefahrenen km und/oder die gefahrene Zeit automatisch abrechnen möchten.
Für Einzelabrechnungen oder Informationen zur Entfernung steht des Weiteren die Schaltfläche
zur Anbindung an GoogleMaps zur Verfügung, um die es aber in diesem Kapitel nicht geht.
Standorte
Bitte definieren Sie unter Generelle Einstellungen > Tabellen > ERP > Standorte alle Anreise-Standorte
Ihrer Firma. In der Regel ist das nur einer, aber wenn die Dienstleistungs-Abrechnung auch von einem
anderen Standort abgerechnet wird, benötigen Sie diese Daten:
Die Entfernung zum Standort
Die Entfernung zum Standort wird innerhalb der Kundenmaske, Teilmaske ERP, eingestellt:
Über das Plus am rechten Rand definieren Sie eine entsprechende Zeile. Es erscheint folgende Maske,
in die Sie die Daten eingeben:
Die Integration in Ihre Auftragsbearbeitung
Legen Sie einen oder mehrere Artikel an, die Sie mit der Standort-Abrechnung verknüpfen.
Je Standort benötigen Sie mindestens einen Artikel. work4all erkennt am Inhalt des Langtextes, ob es
sich um einen Entfernungsartikel handelt.
Die nachfolgenden Regeln steuern die Automatik:
-
Der Name des Standortes muss gleichlautend im Langtext des Artikels vorkommen.
Bei mehreren Entfernungsartikeln ist es sinnvoll, zur leichteren Unterscheidung den Standort auch
in der Kurzbezeichnung zu vermerken.
72
Standorte und Entfernungen
-
-
Die Variable (km) kann an beliebiger Stelle des Langtextes verwendet werden und wird im
Programm durch die in der Kundenmaske angegebene km-Zahl ersetzt. Entsprechend wird auch
die Anzahl auf die km-Zahl gesetzt. Als Einheit muss für diesen Artikel ebenfalls km gewählt
werden.
Die Variable (fahrtzeit) kann an beliebiger Stelle des Langtextes verwendet werden und wird im
Programm durch die in der Kundenmaske angegebene Fahrtzeit ersetzt. Gleiches gilt für die
Anzahl und die Berechnung.
Hier ein Beispiel:
Tipp:
Um aus einer vordefinierten Kundenauswahl eine Routenplanung vorzunehmen, lesen Sie bitte das
gleichnamige Kapitel im CRM-Handbuch von work4all.
73
Textbausteine
Textbausteine kennen Sie sicher aus Microsoft Word. Man nutzt solche Bausteine, um wiederkehrende
Formulierungen nicht immer wieder neu schreiben zu müssen. Gegenüber Vorlagen haben Textbausteine den Vorteil, dass sie sich miteinander zu immer neuen Dokumenten kombinieren lassen.
In work4all nutzen wir Textbausteine an unterschiedlichsten Stellen des Programmes:
-
In den Notizfeldern der Stammdaten-Masken der Kunden, Ansprechpartner usw.
In den CRM-Aktivitäten beim Schreiben von E-Mails, Telefonnotizen, Besuchsberichten usw.
In den kaufmännischen Dokumenten als Kopf- und Schlusstext in Angeboten, Aufträgen,
Rechnungen usw.
Bausteine können global oder individuell verwaltet werden. Im ersten Fall erstellt ein Administrator
Bausteine für die ganze Firma. Zusätzlich kann jeder Anwender seine persönlichen Bausteine
verwalten.
Allgemeine Textbausteine
Zur Verwaltung von Textbausteinen klicken Sie auf
Textbausteine unter der Schaltfläche Extras oder beim
Schreiben einer E-Mail auf Bausteine > Textbausteine
bearbeiten.
Es erscheint folgendes Fenster
Auf der linken Seite des Bildschirms lassen sich Gruppen für die unterschiedlichsten Bausteine anlegen.
In unserem Beispiel sehen Sie gleich auch eine sinnvolle Struktur dafür. Sie trennen also am besten
Bausteine für das Auftragswesen (Kopftexte für Angebote, Formulierungen für Zahlungsvereinbarungen, Lieferbedingungen) von den Bausteinen der kommunikativen Welt (Nachhaken eines Angebots, Reaktion auf eine Reklamation etc.).
Legen Sie neue Gruppen durch Klick auf dieses Symbol an. Der Vorgang entspricht dem
des Anlegens von Kundengruppen, Lieferantengruppen etc.
74
Textbausteine
Bausteine suchen, anlegen, ändern oder löschen
Oben rechts finden Sie die aus anderen Listen bereits bekannten Funktionen
zur Suche eines Bausteins und zum Aufruf eines zuvor gesuchten.
Die drei Basisfunktionen Neuer Textbaustein, Öffnen eines Bausteins und
Löschen eines Bausteins sind als Schaltflächen unter der Gruppe Mögliche
Aktionen verfügbar.
Zum Ändern eines Bausteins können Sie auch einen Doppelklick auf die
entsprechende Zeile ausführen.
Zum Löschen muss eine Zeile markiert sein.
Die Maske zum Anlegen und Ändern von Bausteinen:
Diese Maske erscheint beim Neuanlegen oder Ändern eines Textbausteins. Neben dem Schreibfeld
gibt es zwei weitere Felder zur Dateneingabe:
Bezeichnung
Diese finden die Anwender später in Auswahllisten. Achten Sie also auf sprechende
Namensgebung.
Gruppe
Wenn Sie viele Bausteine verwalten, ist die Gruppenzuordnung sehr wichtig. Sie
können – wie im Beispiel der letzten Seite – unterschiedliche Einsatzbereiche gut
voneinander trennen.
Sprache
Hier können Sie die Sprache Ihres Textbausteins auswählen. Das hat später
Auswirkungen auf die ERP-Dokumente.
ERP-Standard
Stellen Sie den Textbaustein als Standard für ein ERP-Dokument ein.
Textfeld
Wie aus der Textverarbeitung gewohnt, stehen hier Formatierungsmöglichkeiten
zur Verfügung.
Beachten Sie bitte, dass diese abhängig vom Programmteil und der möglichen
Ausgabe eventuell in Standardtext (ohne Formatierung) umgewandelt werden.
75
Textbausteine
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, mit dieser Schaltfläche eine Standardschriftart festzulegen. Dabei wird sowohl Schriftart sowie Schriftgröße beachtet.
Es handelt sich um eine Generelle Einstellung, die für alle Benutzer gilt.
Speichern Sie zum Schluss den Baustein über die entsprechende Schaltfläche.
Textbausteine als Standard für Kopf- und Fußtexte für ERP-Dokumente
Sie können Textbausteine als Standard für Kopf- und Fußtexte für ERP-Dokumente verwenden.
Im Textbaustein unter ERP-Standard stellen Sie ein, wo der Textbaustein verwendet werden soll.
Beim Erstellen des ERP-Dokuments wird der Textbaustein dann automatisch an die gewünschte Stelle
eingefügt.
Kundenindividuelle Kopf- und Fußtexte
Die Standard-Textbausteine gelten global für alle Kunden bzw. Lieferanten.
76
Textbausteine
Möchten Sie bei einem Kunden oder Lieferanten einen individuellen Kopf- und Fußtext, tragen Sie
diesen in der Registerkarte Notiz in der Kundenmaske ein.
Beim Erstellen eines ERP-Dokumentes wird dann der kundenindividuelle Eintrag gezogen und nicht
der Standard-Textbaustein. Dieser wird nur gezogen, wenn beim Kunden dort nichts eingetragen ist.
Das gilt auch beim Wandeln von ERP-Dokumenten.
Wandeln von ERP-Dokumenten
Beim Wandeln können Sie einstellen, ob die Kopf- und Fußtexte aktualisiert werden sollen.
Ist der Haken nicht gesetzt, werden die Kopf- und Fußtexte aus dem Ursprungsdokument kopiert.
Die Standard-Textbausteine für Kopf- und Fußtexte werden auch beim Wandeln von ERPDokumenten berücksichtigt und in das neue ERP-Dokument eingefügt.
Digitale Signatur über Textbausteine
Sie können auch das Benutzerkürzel und das aktuelle Datum in einen Textbaustein einbinden.
Tragen Sie dafür folgendes in der Maske zum Verwalten von Textbausteinen ein:
77
Textbausteine
##ZEICHEN## wird beim Einfügen zum Kürzel des Benutzers.
##DATUM## wird zum aktuellen Datum und der Uhrzeit.
Hier die Darstellung in den Masken:
Shortcuts für Textbausteine
Sie haben die Möglichkeit für Ihre Textbausteine Shortcuts hinterlegen.
Öffnen Sie dafür die Maske zur Verwaltung von Textbausteinen.
Wählen Sie anschließend in der Liste einen Shortcut aus und speichern Sie die Änderungen. Wechseln
Sie in die Maske in die Sie den Textbaustein einfügen möchten. Hier zum Beispiel in einer CRM-Maske:
78
Textbausteine
Klicken Sie in das Inhaltsfeld und drücken Sie auf der Tastatur die gewünscht Tastenkombination.
Anschließend wird der Textbaustein angezeigt.
Es stehen Ihnen in der Liste 12 verschiedenen Shortcuts zu Verfügung.
Sprachenauswahl für Textbausteine
Möchten Sie einen Auftrag, Angebot etc. in verschiedenen Sprachen schreiben und fremdsprachige
Textbausteine verwenden, gehen Sie wie folgt vor.
Wählen Sie beim Anlegen eines Textbausteins die jeweilige Sprache, die Sie für Ihren Textbaustein
verwenden möchten und schreiben Sie anschließend den dazugehörigen Text in das Textfeld.
Anschließend wechseln Sie die Sprache, um den Textbaustein in einer anderen Sprache zu verfassen:
Legen Sie ein neues ERP-Dokument, z.B. ein Angebot an, und wählen Sie über diese Schaltfläche Ihre
gewünschte Sprache für die Textbausteine aus.
Sie könne Sie Sprachauswahl auch direkt beim Kunden hinterlegen. Dann ist diese in den ERPDokumenten schon standardmäßig ausgewählt.
79
Textbausteine
Wählen Sie nun unter der Registerkarte Kopf-/ Schlusstext über die rot markierte Schaltfläche Ihren
Textbaustein, wird dieser in der vorher eingestellten Sprache angezeigt.
Eigene Textbausteine verwalten
Die persönlichen Textbausteine stehen Ihnen an den gleichen Stellen zur Verfügung wie die Allgemeinen. Die Verwaltung dieser Bausteine geschieht jedoch nicht über ein spezielles Menü, sondern
direkt an der Stelle des Aufrufs. Hier z.B. innerhalb der Maske Telefonate:
Um eigene Textbausteine in ERP-Dokumenten zu verwenden oder zu bearbeiten, klicken Sie bitte auf
eine der markierten Schaltflächen:
Über das T können Sie eigene Textbausteine verwalten.
Die eigenen Textbausteine lassen sich ebenfalls in den CRMAktivitäten anlegen und pflegen. Die Vorgehensweise ist die Gleiche.
Über diese Schaltflächen wählen Sie einen Textbaustein aus:
Klicken Sie im Untermenü Eigene Textbausteine verwalten an, um zu Ihren Bausteinen zu gelangen.
Eine neue Maske erscheint. Durch Eingabe einer Bezeichnung und entsprechendem Inhalt erstellen Sie
einen neuen Baustein, den Sie im Anschluss speichern:
80
Textbausteine
Allgemeine oder persönliche Textbausteine benutzen
An folgenden Stellen des Programms gibt es das Auswahlfeld mit Möglichkeit zum Einfügen:
-
Notizfeld in Kunden- oder Lieferantenmaske sowie Ansprechpartnermaske.
Beschreibungsfeld in CRM-Aktivitäten: Termin-, Notiz-, Telefonate- und Aufgabenmaske usw.
E-Mail-Maske und Registerkarten Kopf-/Schlusstext in kaufmännischen Dokumenten.
81
Inventarverwaltung
Das Inventar ist Bestandteil Ihres betrieblichen Rechnungswesens. Es stellt Werte dar, die in Ihrer
Bilanz aufgeführt werden. Es bildet die Grundlage eines ordentlichen Jahresabschlusses und muss zu
Beginn und Ende eines jeden Geschäftsjahres bewertet werden. Hierfür sind entsprechende Prozentwerte in der Fibu hinterlegt, die die Berechnung steuern.
work4all hilft Ihnen, ihren Mitarbeitern diese Informationen einfach zugänglich zu machen. Zusätzlich
haben Sie einen schnellen Zugriff auf verbundene Daten wie Lieferanten, Eingangsrechnungen usw.
Es lassen sich ggf. auch Dinge mit Hilfe der Inventarverwaltung verwalten, die in der Fibu gar nicht
vorkommen, weil sie geringwertig sind oder bereits abgeschrieben – Seriennummern von Softwareprogrammen zum Beispiel.
In einem weiteren Abschnitt finden Sie Informationen zum Umgang mit Barcode-Labeln für InventarObjekte. Die Inventar-Nr. oder FiBu-Inventar-Nr. wird dabei in einen Barcode umgewandelt und kann
anschließend über einen beliebigen Drucker ausgedruckt werden.
Zu guter Letzt erklärt das letzte Kapitel die Inventur des Inventars. Dazu können Sie Resultate eines
Barcode-Scanners importieren oder die Inventurgüter per Hand anlegen.
Sptart des Moduls
Rufen Sie die Inventarverwaltung über das ERP-Stammdatenmenü auf.
Die Inventarliste
Es erscheint eine komplette Liste Ihres erfassten Inventars.
Die Funktionalität im Einzelnen:
Mit Hilfe dieser Schaltfläche aktualisieren Sie die Liste. In der Regel
geschieht dies jedoch automatisch.
82
Inventarverwaltung
Wie bei allen Stammdaten-Klassen, sind Sie auch hier frei in der Gestaltung der Gruppenlogik. Denken Sie dabei organisatorisch:
Räume, Abteilungen, Wert-Staffeln …
Neu – öffnen – löschen: Sie werden diese Funktionen sicher auch ohne
Erklärung verstehen. Das Löschen geschieht per Nachfrage, der Vorgang
des Löschens wird jedoch in der Datenbank nachgewiesen.
Innerhalb der Liste gibt es eine Möglichkeit zum Drucken von Labels für
Ihr Inventar.
Filtern nach Kaufdatum:
Per Klick filtern Sie die Inventarliste auf neues Inventar (Monat oder
Jahr). Schalten Sie um auf Alle, ist der Filter wieder aufgehoben.
Filtern nach Wert:
Per Klick filtern Sie die Inventarliste auf unterschiedliche Werteklassen.
Schalten Sie um auf Alle, ist der Filter wieder aufgehoben.
Filtern nach Nutzung:
Per Klick filtern Sie die Inventarliste auf das Feld Nutzungsart. Hier legen
Sie durch Ihre Eingaben unterschiedliche Klassen fest, z.B. die Namen
der einzelnen Mitarbeiter. Schalten Sie um auf Alle, ist der Filter wieder
aufgehoben.
Filtern nach Kostenstelle:
Per Klick filtern Sie die Inventarliste auf Ihre Kostenstellen. Schalten Sie
um auf Alle, ist der Filter wieder aufgehoben.
Export der sichtbaren Daten nach Excel.
Die Schnellsuche erlaubt die Suche nach Inventarnummern oder Bezeichnungen. Dabei werden auch Textteile gefunden. Drücken Sie die ENTERTaste, um die Suche zu beginnen.
Die Suche wird ggf. mit den anderen Filtern kombiniert.
Import von Inventardaten aus Datev/Excel
Ihre Inventardaten liegen in der Regel in elektronischer Form beim Steuerberater vor. Lassen Sie sich
von ihm eine Excel-Datei geben, um diese in work4all importieren zu können. Diese Datei muss
zwingend folgendes Format (erste Zeile enthält Spaltenköpfe) haben:
83
Inventarverwaltung
2700
8090
Sonderinvest xy
2000221
Projekt xy
990001
Projekt z
998888
Drehstuhl
12.09.2007
Linear
12,5 %
25 %
Voll
1.245,1.089,37
1001
KontoNr
Filiale
Filialbezeichnung
Kost1
Kost1-Bezeichnung
Kost2
Kost2-Bezeichnung
Fibu-Inventarnummer
Inventarbezeichnung
Anschaffungsdatum
Afa-Art
Abschreibungssatz
Rest-Abschreibungssatz
Nutzungsart
Anschaffungskosten
Buchwert
Inventarnummer
Über die entsprechende Schaltfläche können Sie eine Beispiel-Vorlagendatei exportieren. Beginnen
Sie mit Ihren Daten dann in Zeile 2.
Beim Import gelten folgende Regeln:
-
Die Fibu-Inventarnummer ist maßgeblich für die Neuanlage. Wird diese Nummer nicht gefunden,
wird das die Zeile nicht importiert.
Beim Import wird ggf. eine Inventar-Gruppe angelegt. Der Gruppenname entspricht der KontoNummer.
Ist das Inventar bereits angelegt, werden nur die Zahlenwerte aktualisiert.
Um den Import zu starten wechseln Sie zunächst in die Registerkarte Import:
Wählen Sie die Übernahme-Datei aus.
Legen Sie das Datum des gültigen Afa-Wertes fest. Meist ist das das
Ultimo des letzten abgelaufenen Geschäftsjahres.
Starten Sie die Übernahme.
Drucken von Etiketten/Barcodes für das Inventar
Innerhalb der Liste gibt es eine Möglichkeit zum Drucken von Labels für Ihr Inventar.
Diese Aufkleber können Sie dann am Inventar anbringen. Über die möglichen Endgeräte
lassen Sie sich ggf. beraten, kleinere Labeldrucker sind sehr geeignet.
Falls Sie mit Barcodes arbeiten möchten, ist dies möglich.
84
Inventarverwaltung
Der Druck des Labels wird in der letzten Spalte protokolliert, damit Sie wissen, welche Labels bereits
angebracht wurden. Die Größe der Labels lässt sich komfortabel über die Druckmaske einstellen:
Die Maske Inventar
Beim Neuanlegen über das Plus oder beim Ändern erscheint die folgende Eingabemaske:
In der Basismaske sind viele Felder vorhanden, die allerdings auch nur auszugsweise benutzt werden
können. Viele unserer Anwender nutzen die Buchhaltungsfelder nicht und verwalten über die Inventarmaske lediglich Aufenthaltsort und Wert des Inventars.
Die bekannten Funktionen aus anderen Masken (Speichern etc.) stehen in der Symbolleiste zur Verfügung.
Nachfolgend die Erklärungen zu den einzelnen Feldern/Funktionen:
85
Inventarverwaltung
Allgemeines
Inventar-Nummer
Die Nummer ist numerisch und wird von work4all automatisch beim
Aufruf der Maske vergeben (letzte Nummer plus 1). Die BuchhaltungsInventar-Nummer (im unteren Bereich) wird zunächst identisch
vergeben, sie lässt sich jedoch auch ändern.
Wenn Sie die Inventar-Nummer ändern, wird beim Speichern auf doppeltes Vorkommen überprüft. Das gleiche geschieht, wenn in der
Zwischenzeit ein Kollege Daten erfasst und die Nummer somit bereits
vergeben wurde.
Achtung:
Die Inventarnummer ist nur bei der Neuanlage änderbar!
Bezeichnung
Pflichtfeld! Vergeben Sie eindeutige Bezeichnungen.
Organisation
Serien-Nummer/
Geräte-Nummer
Es sind alphanumerische Eingaben möglich.
Status/Zustand
Das Feld ist von der Beschriftung her allgemein gefasst – Sie können es
ggf. auch umbenennen, um es anders zu benutzen.
Nutzung/Standort
Gleiches gilt für dieses Feld. Standardmäßig ist hier die Eingabe des
Standorts des Inventars vorgesehen.
Gruppe
Wie alle Stammdaten hat auch das Inventar eine Zuordnung zur Gruppe.
Diese Gruppen kann wie gewohnt der Administrator pflegen.
Buchhaltung
Die Gruppe der Buchhaltungs-Felder bietet Ihnen die Möglichkeit, die
Daten aus Ihrem Buchhaltungsprogramm den „Nicht-Buchhaltern“ zur
Verfügung zu stellen. work4all nimmt allerdings keine Berechnungen
vor, sondern zeigt nur die in der Buchhaltung errechneten Werte.
Nutzen Sie work4all ERP/Datev, können die Daten per Schnittstelle nach
Datev geschrieben werden.
Inventar-Nummer
Hier finden Sie eine zweite Inventar-Nummer, was manchmal aus organisatorischen Gründen notwendig ist. Es handelt sich hierbei um die
Barcodenummer.
Sie können das Feld jederzeit überschreiben, eine Prüfung auf doppelte
Nummern findet nicht statt.
Konto-Nr.
Buchhaltungskonto für die Abschreibung.
Afa-Art
Mögliche Abschreibungsarten (Linear etc.).
Filiale
Buchhaltungskonto für die Filiale (numerisch).
Kost1, Kost2
Beide Konten für die Kostenstelle (numerisch).
ND%, RND%
Prozentualer Wert der Abschreibungsberechnung.
86
Inventarverwaltung
Restbegünstigung%
Verbleibender Abschreibungs-Prozentwert.
Bestellnummer
Bestellnummer aus Ihrem ERP.
Rechnungsnummer
Eingangs-Rechnungsnummer.
Eingangsrechnung
Zuordnung der Eingangsrechnung.
Anschaffung
Kauf-Datum
Vorgeschlagen wird der Erfassungstag, dieser lässt sich natürlich ändern.
Garantie bis/Baujahr
Diese Felder helfen im Reparaturfall.
Kaufpreis/Aktueller Wert
Beide Felder müssen manuell eingegeben werden. Der aktuelle Wert
wird nicht errechnet!
Ressource
Dieses Feld steuert, ob die Ressource innerhalb der PPS-Teile von
work4all gezeigt wird.
Notiz
Wie immer: Mit Hilfe dieses Feldes lassen sich sehr individuelle Zusatzinformationen oder Hinweise unterbringen.
Verwertung
Art Verwertung
Über die Schaltfläche
können Sie die Art der Verwertung eintragen.
Auto-Vervollständigung
Die Auto-Vervollständigung bietet Ihnen bei der Eingabe ein wenig Luxus. Das funktioniert so:
Unmittelbar bei der Texteingabe erscheinen bereits Vorschläge. Somit finden Sie immer die korrekte
Schreibweise. Innerhalb der Inventarliste lässt sich danach filtern.
Wie in manchen anderen Masken auch, lassen sich fürs Inventar individuelle Felder anlegen. Lesen Sie
zur Definition der Felder bitte das entsprechende Kapitel im Handbuch ADMINISTRATION.
Registerkarte QM
-
in Vorbereitung -
87
Inventarverwaltung
Registerkarte Bild
Auch in dieser Maske stehen die üblichen Bildfunktionen zur Verfügung. Es lassen sich ein oder
mehrere Bilder per Drag-Drop oder über die entsprechenden Schaltflächen einfügen.
Ein Barcode-Label erstellen
Über die Liste des Inventars lässt sich durch einen einfachen Klick auf die „Label“ Schaltfläche im oberen Bereich, eine Maske öffnen, in der Sie ein Barcode-Label ausducken können. Als Wert für den Barcode wird automatisch das Feld „FiBu-Inventar-Nummer“ des ausgewählten Inventar Objektes verwendet.
Wählen Sie zunächst in der Liste das gewünschte Inventar Objekt aus.
Anschließend genügt ein Klick auf die links abgebildete Schaltfläche
Label, um die Label Maske zu öffnen.
Vor dem Drucken haben Sie noch die Möglichkeit das Layout, den Barcode und den beschreibenden Text anzupassen.
Die Werte werden nach dem Drucken eines Labels gespeichert, so dass
Sie diese bei einem weiteren Druck nicht erneut eingeben müssen.
Durch einen Doppelklick auf den Barcode oder den beschreibenden
Text können Sie zusätzlich den Text per Hand anpassen.
Über diese Drucken-Schaltfläche können Sie den Druck des Labels starten. Bitte beachten Sie, dass hier der Standard Drucker von Windows
verwendet wird!
88
Inventarverwaltung
Inventur des Inventars
Aufruf
Wechseln Sie in die ERP Registerkarte. Innerhalb der Registerkarte finden Sie links unter Auftrags- und
Rechnungswesen, den Abschnitt Lager. Anschließend klicken Sie auf Inventur des Inventars:
Inventur Übersicht
In der Übersicht sehen Sie eine Übersicht aller Inventuren, sortiert nach den zugeteilten Gruppen. Jede
Inventur kann je einer Gruppe zugeordnet sein.
Um alle Inventuren einer Gruppe in der Übersicht anzeigen zu lassen, wählen Sie auf der linken Seite die entsprechende Gruppe aus.
Um sich alle Inventuren aller Gruppen anzeigen zu lassen, wählen Sie Alle.
Verwaltung von Gruppen: Hier können Sie Gruppen oder Untergruppen
hinzufügen, ändern oder löschen.
Hier können Sie eine neue Inventur anlegen, eine bestehende Inventur
öffnen oder löschen.
Alle Inventuren, die Sie zurzeit in der Übersicht sehen, werden nach Excel
exportiert. Speichern Sie die exportierten Daten wie gewohnt in einem
beliebigen Verzeichnis ab.
89
Inventarverwaltung
Eine Inventur des Inventars erstellen
Eingabemaske zum Anlegen einer neuen Inventur:
Inventur Nr.
Diese Nummer wird nach dem Speichern automatisch von work4all
vergeben und stellt eine eindeutige Kennung dar.
Titel
Bezeichnung für diese Inventur
Durchgeführt am
Datum der Inventur
Durchgeführt von
Person/en, von denen die Inventur durchgeführt wurde.
Notiz
Textfeld für weiteren Informationen zur Inventur
Gruppe
Gruppe, die dieser Inventur nach dem Speichern zugeordnet ist.
Hinzufügen von Daten
Grundsätzlich gibt es zwei Wege, um eine Inventur mit Daten zu füllen.
Entweder manuell, indem Sie über diese Schaltfläche Datensätze hinzufügen oder entfernen. Nach dem Hinzufügen wird sich eine zusätzliche
leere Zeile am Ender der Liste zeigen.
Die zweite Möglichkeit besteht darin, das Resultat eines Barcode-Scanners zu verarbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass der Barcode-Scanner sog. CSV-Dateien aus seinen Resultaten erstellen kann, die Sie
dann bequem über work4all einlesen lassen können. Bei dieser Art des Imports kann work4all anhand
der Barcodenummer versuchen, eine Beziehung zum Inventar herzustellen und die restlichen Daten
aus dem Inventar heraus zu ergänzen. Somit ersparen Sie sich ein lästiges Eingeben von Hand. Dabei
kann das Inventar an zwei verschiedenen Feldern erkannt werden. Zum einen anhand der von
work4all verwalteten Inventar Nr. und zum anderen anhand der FiBu Nr.
Mit Hilfe dieser Schaltflächen geben Sie work4all vor dem Import
Informationen darüber, wie die zu importierende Datei aussieht und
anhand welcher Nummer versucht wird, ein Bezug zum Inventar
herzustellen.
90
Erweiterung für Systemhäuser
work4all ist seit vielen Jahren bereits als Komplettlösung für Systemhäuser bundesweit bei über
20 Unternehmen im Einsatz. Dabei unterscheidet sich dieser Einsatz aktuell kaum von dem in
anderen Branchen:
-
CRM wie bei anderen Branchen auch
ERP mit starkem Dienstleistungsanteil und eventuell Nutzung der Projektverwaltung
Für unsere Vertriebspartner hat dies den Vorteil, dass sie mit der gleichen Software arbeiten wie
ihre Kunden und somit auch kompetent beraten können.
Mit der aktuellsten Version beinhaltet work4all nun jedoch auch zwei Merkmale, die individuell
auf die Bedürfnisse eines klassischen Systemhauses abgestimmt wurden:
-
Das komfortable Einlesen von Artikeldaten der Systemhauslieferanten und separate
Verwalten in eigenen Artikeltabellen.
Das direkte Ansprechen von Systemhaus-Artikeln über Google-Mapping im Internet.
Artikeldaten von Lieferanten einlesen
Ab Version 10.4 ist auch das komfortable Einlesen und separate Speichern von Artikeldaten Ihrer
Lieferanten möglich. Sie benötigen die Dateien im Excel-Format. Bei manchen Lieferanten ist es
üblich, diese täglich zu übermitteln. Achten Sie dabei darauf, dass diese Tabellen immer identisch in
der Spaltendefinition bleiben, also nicht einmal den EK-Preis in Spalte 4, danach in Spalte 5 zeigen.
Bleibt die Definition identisch, haben Sie mit wenigen Klicks die Daten eines Lieferanten komplett
ausgetauscht. Dabei wird der gesamte Artikelstamm des Lieferanten zunächst gelöscht, danach neu
eingelesen. Artikel, die nicht mehr gelistet sind, stellen somit auch kein Problem dar.
So gehen Sie am besten vor:
1.
2.
3.
4.
Legen Sie sich ein Verzeichnis für den Import im Netz an. Am besten unterhalb des workVerzeichnisses, z.B. \Import. So können auch andere Mitarbeiter darauf zugreifen und ggf.
den Import übernehmen.
Kopieren Sie die einzelnen Dateien der Lieferanten in dieses Verzeichnis. Sie benötigen .xls
oder .xslx Dateien. .csv-Dateien werden aktuell nicht unterstützt, sind aber in Zukunft ebenfalls vorgesehen.
Ändern Sie den Namen der Importdatei nicht von Tag zu Tag, damit auch diese Voreinstellung erhalten bleibt und Sie nicht jedes Mal neu auswählen müssen.
Aus dem Desktop starten Sie den Import entweder über Menü -> Extras -> Administration ->
Import oder über die Tastenkombination ALT-I.
Separate Artikel-Tabellen
Den wichtigsten Unterschied zum Standard-Import haben wir mit dem Begriff Separate Speicherung
benannt. Folgendes geschieht:
Das Import-Programm spielt die Artikeldaten nicht in den normalen Artikelstamm, sondern in separate Tabellen. Pro Lieferant eine eigene. Sie können beliebig viele dieser separaten Artikeltabellen
anlegen, die Anzahl ist nicht beschränkt und auch unproblematisch. Die Feldauswahl der Zusatztabellen ist jedoch eingeschränkt. Es stehen Ihnen z.B. keine Lageroptionen oder englische Langtexte
zur Verfügung.
91
Folgende Felder sind verfügbar:
Artikelnummer
Die Artikelnummer des Lieferanten. Dies ist ein Pflichtfeld. Fehlt die Spalte,
wird nicht importiert. Ist das Feld leer, ebenfalls.
Einheit
Falls vorhanden, wird dies übernommen. Ist jedoch kein Pflichtfeld.
EK-Preis
Ihr tatsächlicher Einkaufspreis beim gewählten Lieferanten.
Hersteller
Meist ein kurzes Feld mit dem Namen des Herstellers.
Herstellernummer
Artikelnummer des Herstellers. Bei der Suche ggf. wertvoll.
Internet
Manche Hersteller haben für einzelne Produkte eine eigene Website, die Sie
über dieses Feld gezielt aufrufen können. Auch Bilder oder Datenblätter findet
man eventuell dort.
Kategorie1/2/3
Drei Kategorien, mit denen man die Warengruppen darstellen kann. Es sind
drei Felder, eine Verschachtelung in drei Ebenen wäre also möglich. Auch
Suchstichworte könnte man in den Kategorien gut unterbringen.
Kurzbezeichnung
Die Kurzbezeichnung wird nicht oft in den Daten mitgegeben, wird auch in den
Positionen eigentlich nicht benutzt.
Langtext
Dies ist der Text, der dann im Angebotswesen in die Positionen rutscht.
Lagerbestand
Beim täglichen Import bieten manche Lieferanten auch eine Übergabe des
Lagerbestandes. Es handelt sich nicht um Ihren eigenen Lagerbestand, klaro.
Listenpreis
Der Endverkaufspreis.
Der Import-Assistent
Innerhalb des Assistenten wählen Sie nun zunächst die Excel-Variante, anschließend den ArtikelImport. Beide Einstellungen merkt sich das Programm. Anschließend setzen Sie den Haken auf
Separate Speicherung, damit der Import nicht in den Standard-Artikelstamm läuft, sondern in separate
Tabellen.
Die Option Artikelgruppen anlegen ist ausgegraut, dies ist bei den separaten Tabellen nicht möglich.
Ein Umschalten zurück zur normalen Übernahme ebenfalls nicht. Verlassen Sie die Maske, falls Sie dies
dennoch wünschen.
Legen Sie nun den Tabellennamen für den Lieferanten fest. Hierfür klicken Sie auf die Schaltfläche
Lieferanten zuordnen und anschließend auf Neuer Lieferant:
92
Bitte beachten Sie für den Namen einige Regeln:
-
Wählen Sie einen halbwegs kurzen Namen.
Wählen Sie einen für Tabellennamen gültigen Namen. Dabei sollten weder Sonderzeichen noch
Leerzeichen etc. verwendet werden. Tun Sie dies nicht, kommt es zu einem Fehler.
Zu einem Fehler kommt es ebenfalls, wenn Sie (auf Datenbankebene) keine Berechtigung besitzen,
Tabellen anzulegen. Sprechen Sie bitte im Vorfeld mit Ihrem Administrator.
Wurde der Lieferant angelegt, erscheint dieser Name anstatt der Aufforderung Lieferanten zuordnen
auf der Schaltfläche:
Excel-Datei zuordnen
Im nächsten Schritt wählen Sie durch Klick auf die große Schaltfläche Datei öffnen die Excel-Datei aus.
Die Datei darf in diesem Moment nicht durch Excel gleichzeitig geöffnet sein, sonst kommt es zu
einem Fehler. Nachdem Sie die Auswahl beendet haben, wird die Datei geöffnet und analysiert. Dies
kann je nach Größe der Tabelle auch schon mal eine oder zwei Minuten dauern, bitte unterbrechen
Sie den Vorgang nicht. Anschließend sehen Sie den Inhalt im Fenster:
In der ersten Zeile der Excel-Datei sollten keine Daten sein, sondern die Bezeichnungen der Spalten.
Diese entsprechen möglicherweise unseren Vorgaben (der Name muss identisch sein mit denen in der
oben beschriebenen Tabelle), dann ist das Kopffeld entsprechend gefüllt.
Ist dies nicht der Fall, tun Sie dies nun von Hand. Die Einstellungen werden zusammen mit dem
Dateinamen gespeichert und stehen beim zweiten Aufruf automatisch zur Verfügung.
93
Die Übernahme starten
Damit sind nun alle Voreinstellungen gemacht, der Import kann beginnen: Klicken Sie auf Fertigstellen, dann geht es los. Bitte beachten Sie, dass als erstes immer alle Datensätze zunächst radikal und
ohne Rücksicht auf Verluste gelöscht werden!
In der Fußzeile wird der Fortschritt der Übernahme angezeigt. In einer Protokolldatei wird der
Vorgang auch dokumentiert. Pro Lieferant liegt eine solche Protokolldatei im Importverzeichnis.
Kam es während des Imports zu Fehlern, wird die Datei auch automatisch aufgerufen.
Mehrere Lieferanten (Ausblick)
Falls Sie Importdateien mehrerer Lieferanten tageweise immer wieder einspielen möchten, werden
wir dies mittelfristig noch durch eine Erweiterung unterstützen: Sie erstellen zunächst die einzelnen
Übernahmen und führen diese zur Sicherheit auch einige Male manuell durch.
Anschließend definieren Sie eine sog. Übernahmekette, die dann mit einem Befehl alle Dateien
hintereinander verarbeitet. Bitte sprechen Sie mit uns, falls Sie daran interessiert sind.
Zugriff auf die Artikeldaten im Angebot etc.
In allen Auftragsformen können Sie nun auf die Artikel Ihres Lieferanten zugreifen. So gehen Sie vor:
Wechseln Sie zur Positionsansicht. Im unteren Tabellenbereich
sehen Sie zunächst wie gewohnt Ihren eigenen Artikelstamm.
Per Klick wechseln Sie zu einem Artikelstamm eines
Lieferanten.
Anschließend zeigt Ihnen work4all im rechten unteren Bereich eine Liste aller Artikel, links
daneben jeweils die Detailansicht auf einen einzelnen Artikel:
Per Doppelklick übernehmen Sie einen Artikel als Position. Dabei wird der Preis in die Spalte EK-Preis
geschrieben. Über manuelle Zuschlagssätze auf den Einkaufspreis lässt sich so sehr einfach die Kalkulation des Angebotspreises durchführen:
Wie auch bei normalen Artikeln steht Ihnen jederzeit die Schnellsuche zur Verfügung. Dabei sucht
unser Programm in allen sichtbaren und unsichtbaren (Kategorie etc.) Feldern. Die Suche verläuft als
Volltextsuche, findet also auch Teile der Sucheingabe (z. B. „Toner“ findet „Tonercasette“).
Einschränkung:
Artikel, die Sie nicht im eigenen Artikelstamm führen, werden wie leere Artikelpositionen behandelt.
Sie sind also z.B. statistisch nicht da und können auch nicht lagergebucht werden.
94
Lieferantenbewertung nach logistischen Kennzahlen
Die Lieferantenbewertung gewinnt seit einigen Jahren innerhalb des DIN ISO 9001-Prozesses in
unterschiedlichsten Unternehmen an Bedeutung. Für Dienstleister ist diese Bewertung anders als für
Waren-Lieferanten oder Fertiger.
work4all berücksichtigte mehrere qualitative Bewertungsverfahren:
-
Die Bewertung der Termintreue und
Die Bewertung der Mengentreue
Dabei liefert unsere Statistik jeweils für einen Lieferanten die Roh-Daten sowie den numerischen Wert
der Abweichung. Durchschnittswerte und grafische Auswertungen lassen sich anschließend über Excel
automatisieren.
Die beiden Auswertungen lassen sich nur im Rahmen unserer ERP-Lösung nutzen.
Aufruf der beiden Bewertungen
Zum Aufrufen von Statistiken finden Sie in der Symbolleiste ein
entsprechendes Symbol.
Wählen sie anschließend die ERP-Statistikgruppe aus der Liste…
… und innerhalb dieser Gruppe die Lieferanten-Bewertung.
Klicken Sie auf Auswahl, um einen einzelnen Lieferanten
einzustellen und anschließend auf die Schaltfläche Aktualisieren.
Liefertreue/Termintreue
Zielsetzung der Auswertung: Hält der Lieferant seine versprochenen Liefertermine ein?
95
Lieferantenbewertung nach logistischen Kennzahlen
Basisdaten: Bestellung mit Lieferdatum, Eingangsrechnung mit Buchungsdatum
Es werden alle Bestellungen des Lieferanten im angegebenen Zeitraum chronologisch aufgeführt. Der
Kurztext der Bestellung gibt einen kurzen Hinweis auf die erfolgte Bestellung. Die Datumsfelder
Bestellt, Plan und Ist führen zur entsprechenden Kennzahl der Liefertreue.
Die Ampel am rechten Rand zeigt Ihnen in grün die Zeilen an, die termingerecht geliefert wurden. In
rot sind die nicht zeitgerecht gelieferten Bestellungen gelistet. Beachten Sie bitte folgendes:
Das Bestelldatum bezieht sich wie auch das Plan-Lieferdatum immer auf die gesamte Bestellung.
Abweichende Planwerte innerhalb der Positionen werden nicht berücksichtigt.
Das Wareneingangsdatum wird aktuell über das Rechnungseingangsdatum ermittelt. Das ist nicht
ganz exakt, aber so sind Sie nicht gezwungen, den Wareneingang zu buchen. Auch lassen sich so
ebenfalls Dienstleistungen bewerten. In Kürze werden wir innerhalb der Eingangsrechnung ein neues
Datumsfeld für den tatsächlichen Waren- oder Dienstleistungseingang einführen.
Mengentreue
Zielsetzung der Auswertung: Hält der Lieferant die bestellten Mengen ein?
Basisdaten: Bestellung mit Lieferdatum, Eingangslieferschein
Es werden alle Bestellungen des Lieferanten im angegebenen Zeitraum chronologisch aufgeführt. Der
Kurztext der Bestellung gibt einen kurzen Hinweis auf die erfolgte Bestellung. Das Datumsfeld
Bestellt dient als zusätzliche Information.
Plan und Ist geben Hinweise zu den bestellten und gelieferten Mengen. Dabei wird nicht nach der
tatsächlich erfolgten Buchung geschaut. Die grüne Ampel zeigt Mengenzeilen, die komplett erfüllt
oder über-erfüllt wurden. Rote Zeilen weisen Mindermengen aus.
96
Verwaltung von Kontingenten
Das hier behandelte Thema ist für unterschiedliche Branchen und Anwendungsfälle interessant. Es
geht um die Verwaltung von Kontingenten, auch Abrufaufträgen genannt.
Die Beschreibung des Vorgangs geschieht hier am Beispiel eines Service-Kontingents in einem
Systemhaus.
Basisdaten
Folgende Ausgangslage liegt vor:
-
Der Kunde IGENTA hat mit Ihnen einen Wartungsvertrag über 200 h Serviceleistungen
abgeschlossen. Er erhält aufgrund dieses Wartungsvertrags eine monatliche Abo-Rechnung
über jeweils 1/12 der Gesamtsumme. Der Wartungsvertrag wird über work4all verwaltet.
-
Ihre Mitarbeiter erfassen ihre Stunden im 15-min-Rhythmus und ordnen die Stunden dem
Projekt und der Position des Auftrags zu. Lieferscheine über diese Leistungen werden nicht
geschrieben (dies wäre eine andere Variante). Ggf. werden die Leistungen über Tickets
nachgewiesen/verwaltet.
-
Sie weisen dem Kunden monatlich den Stand seines Kontingents nach.
-
Sie arbeiten mit der Projektverwaltung und legen zusätzlich zum kaufmännischen Auftrag
(„AB“) auch ein entsprechendes Projekt für die Stundenerfassung an.
Der kaufmännische Auftrag
Damit die monetäre Welt in Ordnung ist, haben Sie den Auftrag des Kunden im System erfasst:
Die Auftragsposition sieht zum Beispiel wie folgt aus – bitte nutzen Sie hier unbedingt Artikel (und
keine freien Positionen). Auf dieser Ebene wird das Kontingent verglichen:
Legen Sie sich bitte zusätzlich einen separaten Status zur Abgrenzung der Kontingentaufträge von
den restlichen Aufträgen an. So lassen sich alle Kontingente schnell und einfach filtern:
97
Der Wartungsvertrag
Der Wartungsvertrag dient einzig und allein der automatischen Abrechnung nach beliebigem
Rhythmus (Monat, Quartal etc.). In diesem Fall würde die Gesamtsumme geteilt durch 12 monatlich in
Rechnung gestellt:
Das Projekt
work4all benötigt zum Erfassen von Eigenleistungen ein Projekt. Dieses Projekt kann eventuell
identisch mit dem Auftrag sein – z. B. dann, wenn der Kunde seine Wartung jährlich neu bestellt (dies
tun größere Kunden gerne). Letztendlich jedoch ist es Ihnen überlassen, ob Sie ggf. den
kaufmännischen Auftrag auch anders splitten, um ihn zu controllen.
Erfassen der Eigenleistungen
Beim Erfassen der Eigenleistungen achten Sie bitte darauf, dass neben dem Projekt auch der Auftrag
sowie die Position des Auftrags zugeordnet werden:
98
Darstellung des Kontingents während der Arbeit
Das laufende Kontingent sowie die daraus resultierenden Rest-Stunden werden an zwei Stellen
automatisch angezeigt:
Bei der Erfassung der Leistung sieht der Mitarbeiter die Reststunden in der Auftragszeile:
In der Projektmaske sieht man im Detail den Stand der aktuellen Erfassung gegenüber dem
Kontingent:
Darstellung des Kontingents als Liste oder als Report
Die Möglichkeiten des Abrufs der Daten in Listenform oder als Nachweis für Ihren Kunden sind
vielfältig. Mit Hilfe von CrystalReport lassen sich Standard-Formulare hierfür erstellen. Den Abruf der
Daten mit Excel können Sie in Eigenregie einfach erstellen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
Excel-Konnektor
Wechsel Sie im Schreibtisch zu Extras > Optionen > Reporteinstellungen
Aufträge
Wechseln Sie bitte zum Abschnitt Aufträge und hier in die untere Liste.
Neuer Eintrag
Tragen Sie bitte die zusätzliche folgende Zeile ein:
SQL Query
Doppelklicken Sie die Zeile und kopieren Sie die nachfolgende SQL Abfrage
in die sogenannte SQL Query:
SELECT Kunden.Name, Angebot.AuftragsNummer, Angebot.AuftragsDatum,
Angebot.Notiz, Positionen_1.Anzahl AS Kontingent, (SELECT
SUM(Kostenerfassung.Anzahl) AS Menge FROM Kostenerfassung INNER
JOIN Positionen ON Kostenerfassung.PositionCode = Positionen.Code
WHERE (Kostenerfassung.ProjectCode = Angebot.ProjektCode) AND
(Positionen.ArtikelCode = Positionen_1.ArtikelCode)) AS [ISTStunden] FROM Kunden INNER JOIN Angebot ON Kunden.Code =
Angebot.SDObjMemberCode INNER JOIN Positionen AS Positionen_1 ON
Angebot.Code = Positionen_1.BZObjMemberCode INNER JOIN Projekte ON
Angebot.ProjektCode = Projekte.Code WHERE (Angebot.Status1 = - 1)
Diese Einträge führt in der Regel Ihr Administrator durch. Anschließend lassen sich in der Übersicht
der Aufträge alle Kontingentaufträge komfortabel in Excel abrufen:
99
1
2
100
101
2. ANGEBOTS- UND AUFTRAGSWESEN
Angebote
work4all erlaubt die Verwaltung von zwei unterschiedlichen Formen von Angeboten:
Microsoft Word Angebote sind bereits in unserer CRM Lösung möglich und basieren auf Vorlagen
oder vorhandenen Dokumenten (man kann ein solches Angebot einfach per Drag&Drop ins
Infofenster ziehen).
Kaufmännische Angebote basieren auf Artikeln (auch Produkten / Dienstleistungen / Stücklisten) und
werden über einen Report ausgedruckt. Die Erstellung einer Statistik ist nur für diese kaufmännische
Variante möglich. Auch die Umwandlung zur Auftragsbestätigung oder zur Rechnung funktioniert
nur hier.
In manchen Fällen werden auch beide Formen kombiniert – eine automatische Nummernvergabe gibt
es bei beiden.
Unsere Empfehlung ist eindeutig die kaufmännische Variante, die in diesem Kapitel behandelt wird.
Viele Vorgänge die hier beschrieben werden, müssen Sie für die nachfolgenden ERP Dokumente
(Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung usw.) nicht noch einmal lernen, da die Vorgehensweise
ähnlich oder sogar identisch ist.
Erstellen eines Angebotes
Rufen Sie im Schreibtisch zunächst den Kunden auf, der das neue Angebot erhalten soll.
Klicken Sie anschließend im Infofenster Angebote auf das
Plus, und wählen Sie Eingabemaske, um ein
kaufmännisches Angebot zu erstellen.
Es öffnet sich die Eingabemaske für das neue kaufmännische Angebot:
Beim Erstellen oder Öffnen eines Angebotes gelangen Sie immer in die Registerkarte Allgemeines.
Füllen Sie möglichst viele Felder aus, und arbeiten Sie sich dann durch die restlichen Registerkarten.
102
Angebote
Registerkarte Allgemeines
Linker Maskenbereich
Klicken Sie auf Projekt, um dem Angebot ein Projekt zuzuordnen. Es öffnet sich die Liste mit den Projekten, die dem Kunden
zugeordnet sind. Ist das gewünschte nicht dabei, klicken Sie auf
Projektliste und selektieren dort.
In der Projektliste kann natürlich auch ein neues Projekt anlegt
werden, ohne dass Sie das Angebot verlassen müssen.
Tipp:
Sollten Sie das Angebot auf der Projektebene erstellt und zugeordnet haben, so ist dieses bereits zugeordnet.
Mit einem Rechtsklick auf Projekt können Sie es zum Pflichtfeld
machen und die Projektvorgänge einblenden und zuordnen.
Arbeiten Sie mit Kostenstellen, ordnen Sie diese hier zu.
Die in work4all vorinstallierten Kostenstellen ändert Ihr
Administrator in den Generellen Einstellungen unter Allgemeines > System -> Kostenstellen. Lesen Sie hierzu bitte auch das Kapitel
Kostenstellen.
Mit Rechtsklick auf das Wort Kostenstelle können Sie dieses Feld
als Pflichtfeld einstellen. Falls Sie ein Projekt zugeordnet haben,
wird die Kostenstelle aus dem Projekt übernommen.
Per Mausklick auf das Wort Wartungsvertrag können Sie dem
Angebot einen Wartungsvertrag zuordnen. Es werden nur diejenigen Wartungsverträge vorgeschlagen, die Sie beim Kunden
hinterlegt haben. Von hier aus können Sie den Wartungsvertrag
auch direkt öffnen.
Die erste Adresse Kunde ist die Hauptadresse des Angebotes. Sie
entspricht dem Kunden, den Sie im Schreibtisch ausgewählt
haben. Er ist der Empfänger des Angebots.
Möchten Sie einen anderen Kunden auswählen, wechseln Sie die
Adresse einfach per Mausklick auf Kunde. Sie gelangen in die
Kundenliste und können dort einen anderen auswählen.
Haben Sie bei dem Kunden eine Postfach-Adresse angelegt und
möchten diese als Empfängeradresse verwenden, klicken Sie mit
rechter Maustaste auf die Überschrift und wählen An Postfach
Sollten Sie im Schreibtisch keinen Ansprechpartner gewählt
haben, wird die Adresse ohne Ansprechpartner angezeigt, der
aber per Mausklick hinzugefügt werden kann.
Haben Sie Abteilungen bei Ihrem Kunden angelegt, können Sie
diese auch über das Fenster anwählen.
Neben der Hauptadresse gibt es zwei weitere Adressen die dem
Angebot zugeordnet werden können. Die Lieferadresse und die
Rechnungsadresse.
103
Angebote
Sollten Sie bei dem im Schreibtisch aufgerufenen Kunden keine
abweichenden Nebenadressen hinterlegt haben, wird automatisch die Hauptadresse übernommen.
Weichen die Nebenadressen von der Hauptadresse ab, wird die
Kundennummer farblich hervorgehoben.
Tipp:
Ständig abweichende Liefer- / Rechnungsadressen können direkt
in den Stammdaten des Kunden hinterlegt werden, damit diese
hier nicht umgestellt werden müssen!
Mittlerer Bereich
Die Angebotsnummer wird entsprechend dem Nummernkreis in
den Generellen Einstellungen automatisch vergeben.
Lesen Sie dazu das Kapitel Nummern und Nummernkreise.
Das Angebotsdatum wird automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum gefüllt. Natürlich können Sie das ändern.
Die in den Kundenstammdaten hinterlegte Währung wird vorgeschlagen. Falls erforderlich, wählen Sie über die Liste eine
andere aus.
Tragen Sie hier die verantwortliche/schreibende Person ein. Der
aktuell angemeldete Benutzer wird vorgeschlagen.
Ändern Sie Person/Zeichen, so schreiben Sie das Angebot im Namen einer anderen Person.
Kürzel des Ansprechpartners.
In einigen Unternehmen werden die Zahlungsbedingungen
schon im Angebot angegeben, in anderen erst später im Auftrag. Die Zahlungsbedingungenen werden aus den Stammdaten
des Kunden ausgelesen und hier vorgeschlagen.
Enthalten die Felder Nettozahlung/Tage und Skonto/Tage eine 0,
werden die Felder im Angebotsformular unterdrückt.
Bei Lieferung entscheiden Sie sich für die Art der Lieferung.
Diese werden in den Generellen Einstellungen gepflegt.
An dieser Stelle bestimmen Sie die Sprache, die in Ihrem
Angebotsformular ausgegeben wird. Die Konsequenz einer
Umstellung auf z.B. Englisch ist, dass auch kaufmännische
englische Texte z.B. in den Reports zur Verfügung stehen.
104
Angebote
Der Liefertermin ist der Tag, an dem die Ware/Leistung zum Kunden gesendet wird.
Hier können Sie die Bankverbindung des Kunden auswählen,
wenn mehrere in den Stammdaten eingetragen sind.
Arbeiten Sie mit Umsatzplänen, können Sie individuelle Teilrechnungseinträge machen.
Weitere Details entnehmen Sie dem Kapitel Zahlungstermine
verwalten.
Tragen Sie bitte die Gültigkeitsdauer des Angebots ein.
Das Angebot braucht eine sinnvolle und eindeutige Bezeichnung. Der Inhalt des Feldes wird später im Infofenster Angebote
auf dem Schreibtisch angezeigt.
Registerkarte Sonstiges
Diese Registerkarte beherbergt individuelle Auftragsköpfe und frei definierbare Status:
Sonstige Felder
Da die Anforderungen sehr unterschiedlich sind, können Sie bis
zu sieben freie Felder definieren, die z.B. auch auf dem Formular
im Angebotskopf eingefügt werden.
Diese Felder trägt der Administrator ein in die Generellen
Einstellungen unter Allgemeines -> Werte (Aktueller Mandant):
Die jeweilige Beschriftung (Wert2 in den Generellen Einstellungen)
können Sie ändern, indem Sie auf die Bezeichnung in der Angebotsmaske klicken und eine neue eingeben. Sie können hier auch
die einzelnen Felder zu Pflichtfeldern machen.
105
Angebote
Angebotsstatus
Die Angebots-Status sind ebenfalls frei definierbar. Bis auf den
Status-Filter in der Angebotsliste haben diese Felder keinen
weiteren Einfluss in work4all.
Bitte lesen Sie hierzu auch das Kapitel Status von Aufträgen/
Angeboten etc.
Individuelle Felder
Zusätzlich gibt es weitere individuelle Felder. Lesen Sie hierzu
bitte das entsprechende Kapitel, oder sprechen Sie uns an!
Registerkarte Kopf-/Schlusstext
In dieser Registerkarte hinterlegen Sie die Kopf- / Schlusstexte für Ihr Angebot.
Ihre Kopf- / Schlusstexte können sowohl aus freiem Text als auch aus Textbausteinen bestehen. Die
Textbausteine verbergen sich im rechten Bereich hinter der Zuordnen-Schaltfläche mit den drei
Punkten. Bitte lesen Sie auch das Kapitel Textbausteine.
Einfügen von Positionen (Registerkarte Positionen)
Die Positionen fügen Sie in der gleichnamigen Registerkarte ein. Diese ist neben der Registerkarte
Allgemeines die wichtigste Registerkarte in der Angebotsmaske. Die Angebotspositionen werden
günstigstenfalls aus den Artikelstammdaten einfach zusammengestellt.
Vor allem bei der Einführung von work4all sind diese Stammdaten oftmals noch nicht vorhanden. Das
macht aber gar nichts und darauf sollten Sie nicht länger warten, denn Sie können diese Positionen
auch manuell erfassen, verdoppeln, verschieben usw. Hier die Funktionen im Überblick:
106
Angebote
Wenn Sie ein ERP-Dokument länger geöffnet haben, sollten Sie
zwischendurch speichern.
Benachrichtigen Sie einen Kollegen über das Angebot.
Erstellen Sie eine Aufgabe, die aus Ihrem Angebot resultiert.
Löschen von Positionen.
Verdoppeln einer Position (vorher bitte markieren).
Für eine übersichtlichere Gestaltung gibt es die Möglichkeit,
Überschriften in die Positionen einzufügen. So können Sie eine
thematische Unterteilung vornehmen.
Einfügen von leeren Positionen oder einer leeren Textzeile.
Achtung:
Bedenken Sie bitte, dass über freie Positionen keine
Artikelauswertungen durchgeführt werden können!
Fügen Sie bei Bedarf an einer beliebigen Stelle Zwischensummen ein.
Diese werden im Formular separat berechnet und ausgewiesen. In der
Positionstabelle wird der Wert der Zwischensumme nicht angezeigt.
Einfügen eines manuellen Seitenumbruchs.
Keine leeren Positionen zulassen: Die Schaltfläche Leere Position wird
grau und kann nicht mehr angeklickt werden.
Formatierungen des Langtextes erlauben: Wird der Haken entfernt,
werden die Formatierungsschaltflächen grau und können nicht mehr
angeklickt werden.
Manuelle Änderung in Gesamtpreis-Spalte erlauben: Ist der Haken
gesetzt, können Sie eine manuelle Änderung der Spalte G-Preis
vornehmen.
Erlöskonto für Angebot als Pflichtfeld: Für die verschiedenen ERPDokumente kann man die Erlöskontozuordnung der Positionen zum
Pflichtfeld machen.
Achtung!
Diese Einstellungen kann nur der Administrator vornehmen.
107
Angebote
Spaltenkonfiguration zum ein- und ausblenden von Spalten.
Wenn Sie Artikel in die Positionen einfügen, die aus mehr als einer
Zeile bestehen, werden die entsprechenden Positionen beim Klicken
auf die nächst höhere Zahl automatisch vergrößert:
Um die Positionen wieder in eine ordentliche Übersicht zu bringen
klicken Sie bitte die nebenstehende Schaltfläche. Die
„aufgeklappten“ Positionen werden anschließend wieder
zusammengeklappt (einzeilig).
Automatische Nummerierung: Wenn Sie das Häkchen hier entfernen,
werden die nachfolgenden Positionen Ihres Angebots nicht mehr
nummeriert.
Neue Position vor aktuelle Position einfügen: Sie können eine neue
Position jeweils vor der markierten Position einfügen.
Bei Zahlenfeldern Null anzeigen: Wert 0 in Zahlenfeldern ein- oder
ausblenden.
Schriftart für alle Benutzer ändern: Legen Sie als Administrator eine
einheitliche Schriftart fest.
Hier können Sie Positions-Langtexte formatieren.
Die Formatierung bezieht sich dann auf die ganze Zelle.
Die Einstellungen können vom Administrator aus- und eingeblendet
werden.
Achtung!
Bitte beachten Sie, dass die Formatierung nur auf dem Ausdruck
erscheinen wenn Ihre Reports entsprechend angepasst sind.
Exportieren Sie die Positionen Ihres Angebots nach Excel.
Sie können auch aus einer vorhandenen Excel-Liste Positionen in das
Angebot importieren. Drag& Drop einer Excel-Datei in der
Registerkarte Positionen ist auch möglich. In beiden Fällen öffnet sich
dieselbe Bearbeitungsmaske.
Zielpreisberechnung für Ihr Angebot. Die dazugehörigen Artikelpreise
ändern sich entsprechend. Für detaillierte Informationen lesen Sie
bitte das gleichnamige Kapitel.
Ändern der Preisgruppe für Ihr Angebot. Die in den Stammdaten des
Kunden hinterlegte Preisgruppe wird bereits in der Artikelauswahl
automatisch vorgeschlagen.
108
Angebote
Der mittlere Maskenbereich der Registerkarte Positionen ist für die eigentlichen Positionen reserviert.
Hier fügen Sie die gewünschten Artikel ein und bearbeiten diese:
Schaltfläche für die separate Positionsmaske (lesen Sie hierzu den Abschnitt
separate Positionsmaske).
Nr.
Die Spalte Nr. steht für die Positionsnummer.
Menge
Tragen Sie hier die benötigte Artikelmenge ein.
Einheit
Die in den Stammdaten des Artikels hinterlegte Einheit wird automatisch
vorgeschlagen, kann aber nach Belieben geändert werden.
Langtext
Hier wird der in den Stammdaten des Artikels hinterlegte Langtext ausgegeben. Sollten Sie ausnahmsweise eine andere oder ausführlichere Artikelbezeichnung benötigen, ändern Sie die Bezeichnung nach Bedarf. Der Langtext des Artikels wird dadurch nicht geändert.
E-Preis
Der Einzelpreis entspricht dem in den Stammdaten des Artikels hinterlegten
Preis. Sollten Sie mit Preisgruppen arbeiten, wird der entsprechende Einzelpreis der Preisgruppe vorgeschlagen.
Der Einzelpreis kann nach Bedarf geändert werden. Dies beeinflusst die in
den Stammdaten hinterlegten Preise nicht.
G-Preis
Der Gesamtpreis errechnet sich automatisch aus der Anzahl und dem Einzelpreis. Sollten Sie manuelle Preisänderungen in den Positionen vornehmen,
achten Sie darauf, dass Sie nicht den Gesamtpreis sondern den Einzelpreis
oder die Anzahl ändern. Der Gesamtpreis wird aufgrund Ihrer Änderungen
neu berechnet.
Statt G-Preis
Wie der Name schon vermuten lässt, ist das Feld Statt G-Preis ein Feld, das Sie
anstelle des Gesamtpreises verwenden können. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Sie
mit kostenlosen oder alternativen Positionen arbeiten.
Tragen Sie in das Feld Statt G-Preis einen Text ein, so wird der Gesamtpreis auf
0 EUR gesetzt. Das macht Sinn, wenn Sie dem Kunden Alternativen und
Optionen aufzeigen möchten:
109
Angebote
Sobald Sie den Text entfernen, wird der Gesamtpreis neu berechnet:
Rab. %
Vergeben Sie mit Hilfe dieser Spalten einen Rabatt auf den einzelnen Artikel:
Im Formularausdruck finden Sie den Rabatthinweis unterhalb der rabattierten
Artikelposition innerhalb der Spalte Bezeichnung.
Gesamt EK-Preis
Sollten Sie Ihren Artikeln Einstandspreise hinterlegt haben, werden hier Ihre
Kosten angezeigt.
Beim Eintragen von Erlöskonten, Kostenkonten und Kostenstellen werden
mögliche Konten vorgeschlagen. Beim Doppelklick in das jeweilige Feld
öffnet sich außerdem eine Liste mit allen möglichen Erlöskonten oder
Kostenstellen.
Mit Doppelklick auf eine Zeile oder über Auswählen wird die Zeile in die
Artikelposition übernommen.
Über die Spaltenkonfiguration können Sie die Spalten beliebig ein- und ausblenden. Im unteren Bereich sind einige Spalten in Gruppen zusammengefasst. Führen Sie die Maus auf die Überschrift, öffnet sich die dazugehörige
Liste.
110
Angebote
Weitere Funktionen innerhalb der Positionen
Mit Rechtsklick auf eine Position stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Artikel zum Bearbeiten öffnen
Die Artikelmaske öffnet sich.
Informationen zum Artikel in
separatem Fenster anzeigen
Wie in der Artikelliste wird die Detailanzeige des Artikels auf der
rechten Seite angezeigt.
Bestandsvorschau anzeigen
Aufruf der Bestandvorschau.
Ressourcenauslastung anzeigen
Öffnet den Terminkalender.
Spalte EK-Preis aktualisieren
Aktualisiert den EK-Preis in den Positionen mit dem Einstand aus
den Stammdaten des Artikels.
Anwendungsbeispiel
Sie haben ein altes Angebot verdoppelt und aktualisieren das
neue Angebot für korrekte Werte in der Deckungsbeitragsrechnung, falls die Einstandspreise sich zwischenzeitlich geändert
haben.
Verknüpfte Artikel anzeigen.
Falls Sie eine Artikelverknüpfung angelegt haben, werden im
unteren Bereich Ihre verknüpften Artikel angezeigt.
Ticket anlegen
Öffnet ein neues Ticket. Auftrags- und Positionsnummer werden
in den Titel des Tickets geschrieben. Der Langtext wird zur
Problembeschreibung. Kunde und Ansprechpartner werden aus
dem ERP-Objekt übernommen.
111
Angebote
Bild einfügen
Einfügen eines Artikelbilds in der Position. Das Bild wird dann in
Ihrem Report gedruckt.
Interne Position
Sie können eine Position als interne Position markieren. Diese wird
dann im Angebot rot markiert, und die VK-Preise werden auf Null
gesetzt. Diese Position taucht nicht mehr im Report auf und ist für
den Kunden nicht sichtbar, sondern nur zur internen Berechnung
und Kalkulation gedacht.
Kopieren/Einfügen
Über STRG+C und STRG+V können Sie Artikel kopieren und im
selben oder in ein neues ERP-Dokument einfügen.
Unterhalb der Positionen finden Sie die Artikelauswahl:
Im linken Bereich werden die Artikelgruppen ausgegeben und rechts die einzelnen Artikel.
Ein Klick auf eine der Artikelgruppen zeigt im rechten Bereich alle der ausgewählten Artikelgruppe
zugeordneten Artikel. Ein Doppelklick auf eine der Artikelgruppen fügt Ihnen diesen Artikelgruppennamen als Überschriftenposition ein:
Mit Doppel-Rechtsklick auf eine Artikelgruppe wird eine Textposition mit dem Gruppennamen im
Kurz- und Langtext eingefügt.
Mit Rechtsklick auf eine Position stehen weiter Funktionen zur Verfügung:
Unten in der Artikelauswahl finden Sie verschiedene Artikeloptionen:
112
Angebote
Mit diesen Schaltflächen können Sie das Aussehen der Artikelliste bestimmen.
Probieren Sie die Schaltflächen einfach aus!
Spalten ein-/ausblenden
Zum Festlegen der Artikel-Suchoptionen
Bildet die Schnittmenge zwischen verschiedenen Artikelkategorien.
Beispiel aus dem Catering-Bereich:
Finde alle Artikel, die sowohl der Kategorie Nachspeise als auch der Kategorie
Italienische Speisen zugeordnet sind.
Bestandsvorschau einblenden
Klicken Sie auf diesen Schalter, wenn Sie alle offenen Vorgänge sehen wollen.
Neuen Artikel anlegen
Artikel öffnen
Artikel verdoppeln
Suchfeld
Klicken Sie auf die nebenstehende Schaltfläche Letzte Filter, um die zuletzt
gesuchten Artikel anzeigen zu lassen.
Ein weiterer Klick auf einen in der Auswahl angezeigten Artikel zeigt das
Ergebnis in der Artikelauswahl an.
113
Angebote
Artikelsuche innerhalb der Positionen:
Tippen Sie ihren Suchbegriff ins Suchfeld, und bestätigen Sie mit Enter – schon
ist die Liste entsprechend gefiltert.
Um das Suchergebnis aufzuheben klicken Sie auf eine Artikelgruppe oder auf
das Wort Alle.
Es steht eine umfangreiche Artikelsuche zur Verfügung. Klicken Sie auf den
kleinen Pfeil neben Einstellungen, um die gewünschten Suchoptionen zu
aktivieren.
Nachfolgend die Erklärung der einzelnen Suchoptionen:
Volltextsuche
Die Option Volltextsuche ist voreingestellt und findet alle Artikel, in denen die
gesuchten Buchstaben irgendwo im Kurz- oder Langtext stecken.
Beispiel: Die Eingabe „ERP“ findet unter anderem:
- work4all ERP professional
- ERP Handbuch
Artikelnummer
Die Suche nach der Artikelnummer ist aktiv und kann nicht deaktiviert werden.
Kurztext/
Matchcode
Durchsucht wird der Kurztext, die Option kann nicht deaktiviert werden.
Langtext
Durchsucht nur den Langtext.
EAN
Sucht im EAN-Code (Barcode).
Herstellernummer
Sucht in der Herstellernummer.
Artikelnummer des
Lieferanten
Durchsucht die Artikelnummern der Lieferanten welche in den EK-Preisen eingegeben wurden.
Artikelnummern
der Kunden
Sucht in den Artikelnummern der Kunden, die in den VK-Preisen eingegeben
wurden.
Standardlieferantenname
Sucht im Namen der Lieferanten und zeigt alle Artikel für die EK-Preise hinterlegt sind.
Herstellername
Durchsucht die Namen des Herstellers.
Tipp:
Möchten Sie am Feldbeginn suchen, tippen Sie die ersten Buchstaben Ihres Suchbegriffs und fügen ein
Sternchen * hinzu, z.B.: ERP* findet ERP Handbuch
114
Angebote
Zoomfunktion innerhalb der Positionen:
Über die Zoom Funktion im unteren Bereich können Sie den mittleren Bereich beliebig vergrößern und
verkleinern:
Separate Positionsmaske:
Die separate Positionsmaske erleichtert Ihnen das Bearbeiten von langen Positionstexten.
Klicken Sie in der ersten Spalte der zu bearbeitenden Position auf das Zuordnen-Symbol.
Bearbeiten Sie den Positionstext, und klicken Sie anschließend auf Speichern und schließen,
um den neuen Text in die Artikelposition zu übernehmen. Bitte beachten Sie, dass Sie auch
hier wieder nur den Positionstext bearbeiten. Dies hat keine Auswirkung auf die Stammdaten des Artikels.
Zum Bearbeiten von Artikelstammdaten lesen Sie bitte das Kapitel Artikelverwaltung.
115
Angebote
Registerkarte Auswertung
Im oberen Bereich der Tabelle sehen Sie die Artikel ihrer Kalkulation sortiert nach der Artikelart,
sowie eine Gegenüberstellung Ihrer Kosten und Einnahmen. Außerdem sehen Sie getrennte Informationen für die Eigenleistungen, die Fremdleistungen sowie den dazugehörigen Rohertrag.
Für die Auswertung gibt es drei verschiedene Arten, die Sie hier auswählen können.
Mit diesem Feld können Sie Ihr Angebot nach einer bestimmten Bezugsgröße auswerten. In der Registerkarte Positionen lässt sich die
Auswertung ansehen. Fügen Sie dazu einfach die Spalte „pro
Bezugsgröße“ ein.
Das Feld lässt sich per Klick auf die Überschrift beliebig umbenennen.
Bsp.: Pax, QM-Preis, Stunden usw.
Registerkarte Anhänge
In der letzten Registerkarten lassen sich Anhänge, Bilder, Bildschirmausdrucke und Ähnliches
anhängen.
116
Angebote
Mit dem Snipping-Tool können Sie Bildschirmabschnitte ganz oder
teilweise abfotografieren.
Klicken Sie auf die markierte Schaltfläche. Es öffnet sich ein kleines
Fenster indem Sie noch diverse Einstellungen vornehmen können.
Daraufhin können Sie mit der Maus Bildschirmabschnitte ausschneiden,
kopieren und über die zweite Schaltfläche als Anhang in die Maske
einfügen.
Haben Sie über das Snipping-Tool oder an anderer Stelle eine Bilddatei
kopiert, können Sie diese über die nebenstehende Schaltfläche einfügen.
Über das + fügen Sie eine Datei aus dem Windows-Explorer ein. Über das
– können Sie diese wieder löschen.
Über die Anzeige-Optionen können Sie Ansicht Ihrer Datei-Symbole
ändern.
Weitere Funktionen im Infofenster
Mit Rechtsklick auf ein Angebot stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung.
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte die entsprechenden Kapitel.
Mit einfachem Klick auf das gewünschte Dokument öffnet sich ein Tooltip, mit den wichtigsten
Informationen:
Ändern eines Angebots
Um ein bestehendes Angebot zu ändern, rufen Sie zunächst wieder den Kunden auf, dessen Angebot
bearbeitet werden soll. Anschließend klicken Sie im Infofenster Angebote auf das zu bearbeitende
Objekt. Befinden Sie sich gerade in der Angebotsliste, klicken Sie dort ebenfalls doppelt auf das
Angebot, um es zu bearbeiten. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor, und speichern Sie das Angebot mit
einem Klick auf die Schaltfläche Speichern und schließen.
117
Angebote
Löschen eines Angebots
Angebote können ausschließlich in der Angebotsliste gelöscht werden. Öffnen Sie die Liste mit einem
Klick auf Angebote innerhalb des Infofensters. Anschließend wählen Sie das zu löschende Angebot in
der Liste und entfernen es.
Angebotsliste
Mit der Angebotsliste ermöglicht work4all Ihnen eine Gesamtübersicht über alle bereits erstellten
Angebote. Klicken Sie einfach auf Angebot im gleichnamigen Infofenster.
Rufen Sie die Angebotsliste auf dem Schreibtisch auf, wird die Liste automatisch auf Angebote des
aktuell aufgerufenen Kunden gefiltert. Natürlich kann dieser Filter ganz einfach entfernt oder durch
einen weiteren Filter weiter eingeschränkt werden. Weitere Informationen über die Angebotsliste
entnehmen Sie bitte dem Kapitel ERP Listen.
Drucken eines Angebots
Haben Sie soweit alle nötigen Felder ausgefüllt und die Positionen auf der Registerkarte hinzugefügt,
können Sie das Angebot drucken. Klicken Sie hierfür bitte oben links in der Angebotsmaske auf die
Registerkarte Datei. Es öffnet sich ein Menü, aus dem Sie das passende Angebotsformular auswählen.
Ihr Auftrag wird auf dem Bildschirm angezeigt und von hier gedruckt oder per E-Mail versendet.
Weitere Informationen zum Drucken, Versenden oder Exportieren von Auftragsformularen
entnehmen Sie bitte den Kapitel Drucken von ERP-Dokumenten.
Verkaufschance aus einem Angebot erstellen
Im Infofenster Angebote wählen Sie per rechtem Mausklick die Funktion Umwandeln in und dann
Verkaufschance und haben so schnell die passende Verkaufschance zum Angebot angelegt. Wenn Sie
daran erinnert werden möchten, zu neuen Angeboten auch Verkaufschancen zu erstellen, hilft Ihnen
work4all dabei.
Ihr Administrator gibt bei den Werten (aktueller Mandant) in den Generellen Einstellungen als Variable
Verkaufschancen und bei Wert1 -1 ein. Speichern Sie dann ein neues Angebot und hat dieses Angebot
einen Nettobetrag von mehr als 1.000 €, erscheint folgendes Fenster:
118
Angebote
Bestätigen Sie mit Ja, wählen im nächsten Fenster die Option Neue Verkaufschance erstellen und
anschließend Speichern & schließen. Alternativ können Sie das Angebot auch zu einer bereits
bestehenden Verkaufschance hinzufügen.
Die Angebotsdaten werden nun automatisch in die Verkaufschance übernommen. Ergänzen Sie noch
die fehlenden Informationen wie die Bewertung und fertig ist die Verkaufschance.
Wünschen Sie einen anderen Minimalwert als 1.000 € bei diesem Wandlungsprozess, gibt Ihr Administrator in den Generellen Einstellungen bei den Werten (aktueller Mandant) zusätzlich noch die Variable
Verkaufschancen-Minimalwert ein und bei Wert1 den abweichenden Minimalwert, z.B. 200 €.
Näheres zu Verkaufschancen finden Sie im gleichnamigen Kapitel.
Suche nach einem Angebot
Die Schnellsuche (oben rechts im Schreibtisch) bietet die Möglichkeit, nach einen ERP-Dokument zu
suchen. Nach dem Klick auf den Drop Down Pfeil neben der Lupe wählen Sie die gewünschte
Suchfunktion aus, z. B. Suche nach einem Angebot:
Anschließend ergänzen Sie die Nummer des gesuchten Angebotes:
So können Sie sich direkt ein Angebot anzeigen lassen, ohne vorher den Kunden bzw. Interessenten
aufrufen zu müssen. Alternativ können Sie auch in der Schnellsuche .A und die Angebotsnummer
eintippen, wenn Sie das Eingabeformat auswendig kennen.
119
Aufträge
Nachdem der Kunde das Angebot bestätigt hat, wird in der Regel eine Auftragsbestätigung zurück an
den Kunden gesendet, um ihm die Annahme des Auftrages verbindlich zu bestätigen.
Das Erstellen der Auftragsbestätigung (im Folgenden auch „Auftrag“ genannt) unterscheidet sich
kaum von der Angebotserstellung. Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den Abweichungen zur Angebotserstellung. Sollten Sie eine detailliertere Beschreibung benötigen, nehmen Sie sich bitte zunächst
das Kapitel Angebote vor.
Sollte dem Auftrag ein Angebot vorausgegangen sein, empfehlen wir Ihnen in diesem Fall eine Umwandlung, wie im ersten Abschnitt beschrieben.
Umwandeln eines Angebots in einen Auftrag
Auf dem Schreibtisch legen Sie die ERP-Fenster am besten alle auf eine Ebene, damit Sie die Umwandlungsfunktion per Drag&Drop nutzen können. Anschließend ziehen Sie das Angebot einfach ins
Auftragsfenster und bestätigen die folgende Frage.
Ebenfalls können Sie umwandeln, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Angebot klicken und
Ihr Ziel über das Menü auswählen:
Auftrag neu erstellen
Wählen Sie im Schreibtisch zunächst den Kunden aus, der den Auftrag erhalten soll.
Klicken Sie anschließend im Infofenster Auftrag links
auf das Plus.
Wie bereits erwähnt, erstellen Sie den Auftrag genauso wie das Angebot. Die Masken unterscheiden
Sich lediglich dadurch dass es statt der Gültigkeitsdauer ein Versanddatum gibt, welches dem Warenausgangsdatum entspricht:
120
Aufträge
Abgesehen von den o.g. Punkten gibt es keine weiteren Unterschiede zwischen Angebots- und
Auftragsmaske. Beim Erstellen oder Öffnen eines neuen Auftrags gelangen Sie in die Registerkarte
Allgemeines. Füllen Sie möglichst viele Felder, und arbeiten Sie sich durch die restlichen Registerkarten.
Alle weiteren Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Angebote.
Drucken eines Auftrags
Haben Sie soweit alle nötigen Felder ausgefüllt und die Positionen in der Registerkarte hinzugefügt,
können Sie Ihren neu erstellen Auftrag über das Datei-Menü drucken. Ihr Auftrag wird wiederum auf
dem Bildschirm angezeigt und von hier gedruckt oder per E-Mail versendet.
Weitere Informationen zum Drucken, Versenden oder Exportieren von Auftragsformularen entnehmen Sie bitte den Kapitel Drucken von ERP-Dokumenten.
Mit Rechtsklick auf einen Auftrag stehen Ihnen die folgenden Funktionen zu Verfügung:
Für detaillierte Informationen zu diesen Funktionen lesen Sie bitte die entsprechenden Kapitel.
Ändern eines Auftrags
Ändern Sie Ihren bestehenden Auftrag, indem Sie einen Doppelklick im Infofenster darauf ausführen.
Die Auftragsmaske öffnet sich, und Sie können Ihre Änderungen vornehmen und speichern.
Löschen eines Auftrags
Wie alle ERP-Formulare, können Aufträge ausschließlich wie gehabt in der Auftragsliste gelöscht
werden.
Auftragsliste
Mit der Auftragsliste verhält es sich genauso wie mit der Angebotsliste. Weitere Informationen
entnehmen Sie bitte dem Kapitel ERP-Listen.
121
Zahlungsarten und Zahlungsziele
Dieses recht kurze Kapitel handelt von einigen unterschiedlichen Varianten in der Handhabung von
Zahlungsarten und Zahlungszielen in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.
Textbausteine zur Verwaltung von Zahlungszielen
Dieser einfache Weg wird vielfach angewandt: Sie erstellen unterschiedlichste Textbausteine für die
unterschiedlichsten Vereinbarungen und fügen diese Textbausteine in den Schlusstext des Angebots
etc. ein. Fertig! Der Text erscheint auch im gedruckten Formular.
Der Nachteil, besonders in Rechnungen: es gibt keine interne Verwaltung von Zahlungszielen,
automatisiertes Mahnwesen etc.
Zahlungsarten als separate Texte
Dieser Weg ähnelt dem ersten, aber Sie nutzen keine Textbausteine, sondern die separate Liste der
Zahlungsarten. Diese finden Sie innerhalb der Generellen Einstellungen.
Hier können Sie Ihre Zahlungsarten pflegen. Wählen Sie die entsprechende Zhalungsart in Ihren ERPDokumenten werden Zahlungsziel, Skonto usw. automatisch gefüllt.
In der letzten Spalte können Sie die entsprechende Zahlungsart als Standard festlegen.
Bei Neuanlage eines Kunde wäre diese Zahlungsart mit Zahlungsziel und Skonto voreingestellt.
Zahlungsarten als numerische Werte
Das ist der beste Weg: Sie geben beim Kunden entsprechende Zahlen/Werte ein, und work4all setzt
dies in entsprechende Texte um. Hier die Felder der Kundenmaske:
Im Angebot wird dies zu folgenden Feldern:
122
Zahlungsarten und Zahlungsziele
Und im Ausdruck sieht das Ganze folgendermaßen aus:
Bei allen Umwandlungen werden die Werte übernommen, so etwa in die Rechnung. Natürlich ist nun
auch ein automatisiertes Mahnwesen möglich oder es ist auch ein Umsatzplan möglich zu berechnen
123
Kalkulation auf Auftragsebene
Der Begriff „Kalkulation“ wird etwas uneinheitlich benutzt, deshalb zunächst dazu einige Erklärungen:
-
Das Zusammenzählen von Angebotspositionen bezeichnet man eigentlich nicht als
Kalkulation.
-
Die Ermittlung des Verkaufspreises (in Abhängigkeit von Ihren Kosten) gehört zur
Kalkulation, ebenso wie das Einbeziehen von Zu- oder Abschlägen („Rabatten“)
All das ist in work4all möglich, und das auch noch an unterschiedlichen Stellen: einerseits im Angebot,
andererseits im Projekt.
In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit der Kalkulation innerhalb des Angebots und den anderen
Auftragsformen.
Zuschlagskalkulation innerhalb des Angebots
Nachfolgend einige Positionen, die exemplarisch den Umgang mit Zuschlägen verdeutlichen:
Es werden die Handwerksleistungen für zwei Räume kalkuliert. Dabei tragen Sie lediglich die erwartete Stundenanzahl, die Kosten (in diesem Fall EK-Preis genannt) sowie den Zuschlag ein. Daraus
errechnen sich die Einzel- und Gesamtpreise.
Wechseln Sie zur Registerkarte Auswertung, sehen Sie die sich aus den Positionen ergebenden Gesamtwerte:
124
Hier einige Bemerkungen zu den Zahlen:
work4all muss natürlich irgendwie wissen, um welche Art Artikel es sich jeweils
handelt, wenn die nebenstehende Klassifizierung erfolgen soll. Deshalb sollten Sie
grundsätzlich über Artikel arbeiten, auch wenn es sich um Einmalartikel handelt.
Legen Sie sich in solchen Fällen ein neutrales Muster an. Innerhalb der
Artikelmaske gelten folgende Klassifizierungs-Regeln:
-
Die Artikelart Normaler Artikel wird als Material behandelt.
Die Artikelart Dienstleistungsartikel bezeichnet Dienstleistungen.
Das Häkchen bei Fremdleistung führt bei beiden Artikel-Arten dazu, dass
dieser als eingekaufte Leistung/Material gewertet wird.
Das Einfügen einer leeren Position führt dazu, dass diese Position als Sonstige
Position gewertet wird. Gleiches gilt, wenn Sie einen Artikel löschen, den Sie
innerhalb der Position benutzt haben.
Einkaufspreise
Die Einkaufspreise werden zeilenweise je nach Artikelart zugeordnet. Die ProzentSpalte errechnet die jeweiligen Anteile am Gesamt-Betrag, in diesem Fall der Einkaufspreise.
Verkaufspreise
Auch bei den Verkaufspreisen wird beim €-Betrag und den Prozenten anteilig aufgeteilt.
Rohertrag
Der Rohertrag entspricht dem Netto-Umsatz (also ohne MwSt.) minus
Einkaufspreis der Waren und Dienstleistungen.
Beim %-Anteil ist wiederum die prozentuale Aufteilung der gesamten Roherträge
gemeint – nicht der Rohertrag als Prozentwert.
Fremd- und Eigenleistungen
work4all ist sowohl bei Handelsbetrieben als auch bei Dienstleistern im Einsatz.
Deshalb sehen Sie in den Auswertungen auch die Unterscheidung zwischen Fremdund Eigenleistungen:
-
Als Fremdleistung bezeichnet man all die Leistungen, die Sie einkaufen.
Als Eigenleistung bezeichnet man all die Leistungen, die Sie selbst erbringen.
Um auch für diese beiden Kostenarten kalkulieren zu können, wird die Gesamtsumme des Angebots, Auftrags etc. noch einmal entsprechend aufgeteilt.
Umschalten zwischen Kalkulation und Preisliste
Der einfachste Fall wurde im letzten Abschnitt erklärt: Sie benutzen die unterschiedlichen Artikelarten
und tragen dann Einkaufspreis und Zuschlag ein, alles Weitere geschieht automatisch. Wurde beim
Artikel ein Verkaufspreis eingetragen, so wird dieser durch die Zuschlagskalkulation überschrieben.
125
Möchten Sie zu Ihren Standard-Preisen zurück, geschieht dies durch erneutes Umschalten auf eine
beliebige Preisgruppe. Hierfür benutzen Sie die Schaltfläche im Kopf der Positionsmaske:
Nach einer entsprechenden Rückfrage wird die Kalkulation durch die Preise der Preisliste ersetzt. Die
Zuschlagssätze werden entfernt, die Einkaufspreise nicht.
Kalkulatorische Artikel
Haben Sie innerhalb des Artikels eine Kalkulation vordefiniert, werden diese Werte in die Position
übernommen. Hier die Ansicht der entsprechenden Tabelle innerhalb der Artikelmaske:
Der sog. Einstandspreis dient hier als Platzhalter für einen konkreten Einkaufspreis, was ebenfalls möglich ist. Der Zuschlag in Prozent wird hier ebenfalls vorgegeben und dann innerhalb des Angebots
abgeändert.
Unternehmens-Controlling innerhalb der Auswertungen
Im unteren Abschnitt der Auswertung innerhalb des Auftrags sehen Sie einige weitere Kennzahlen
zum jeweiligen ERP-Dokument. Im Einzelnen:
Provisionen
Gesamtwert der Provisionen im Auftrag
Rabatte
Gesamtwert aller Rabatte im Auftrag in der jeweiligen Leitwährung.
h
Gesamtwert aller Stunden im Auftrag. Das Programm schaut dabei nach der
Beschriftung der Einheiten innerhalb der Positionen („h“ oder „Std.“)
Tage
Gesamtwert aller Tagessätze im Auftrag. Das Programm schaut dabei nach der
Beschriftung der Einheiten innerhalb der Positionen („Tag“ oder „Tage“)
Übernahme der ausgewerteten Daten nach Excel
Durch Klicken auf die Excel-Schaltfläche werden die Daten aus der Auswertung an Excel übergeben.
126
Deckungsbeitragsrechnung
Als Einführung in dieses Thema hier ein sehr gut geschriebener Artikel aus dem BMWi:
http://www.bmwiunternehmensportal.de/liquiditaet/rechnungswesen/kostenrechnung/00905/index.php
„Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es entscheidend, dass Sie Ihr Produkt- und Leistungsportfolio geschickt zusammenstellen. Unterschiedliche Produkte/Dienstleistungen verursachen unterschiedliche Kosten und Gewinne, und oft ist es nicht
leicht, zu beurteilen, ob das Portfolio erweitert werden soll oder nicht. Bei solchen Entscheidungen kann Ihnen die Deckungsbeitragsrechnung helfen.
Der Deckungsbeitrag bezeichnet den Betrag, den ein Produkt bzw. eine Dienstleistung zur Deckung der Fixkosten in Ihrem
Unternehmen leistet. Betrachtet man, welchen Betrag der Verkauf eines einzelnen Artikels über die variablen Kosten hinaus
einbringt, spricht man von Stückdeckungsbeitrag.
Um diese Kennzahlen errechnen zu können, müssen Sie wissen, welchen Anteil fixe und variable Kosten bei der Produktion
bzw. bei der Erbringung einer Dienstleistung haben. Fixkosten sind die Kosten, die gleich bleiben, egal wie viel Sie produzieren bzw. wie häufig Sie eine Dienstleistung erbringen. Variable Kosten hingegen sind abhängig von der Produktionsmenge
bzw. Anzahl der erbrachten Dienstleistungen. Für einen Bäcker gehören also Ladenmiete sowie Kosten für das fest angestellte
Personal zu den fixen Kosten, die Ausgaben für die Zutaten und Aushilfskräfte aber zu den variablen Kosten.
Den Deckungsbeitrag für ein Produkt bzw. eine Dienstleistung finden Sie heraus, indem Sie die variablen Kosten, die das Produkt bzw. die Dienstleistung verursacht, vom Umsatz, der mit dem Produkt bzw. der Dienstleistung erzielt wird, abziehen. Für
das Beispiel der Bäckerei bedeutet das: Wenn die Brötchen für je 0,50 Euro verkauft werden und jedes Brötchen variable
Kosten in Höhe von 0,25 Euro verursacht, liegt der Stückdeckungsbeitrag auch bei 0,25 Euro. Da der Bäcker monatlich 3.000
Brötchen verkauft, erzielt er damit jeden Monat einen Deckungsbeitrag von 750,00 Euro.
Torten gibt es in der Bäckerei für 10,00 Euro. Die variablen Kosten für die Torten belaufen sich auf 4,00 Euro. Der Stückdeckungsbeitrag von 6,00 Euro pro Torte ist also deutlich höher als der Stückdeckungsbeitrag der Brötchen. Aber: Die Torten
bringen dem Bäcker lediglich einen Deckungsbeitrag von 240 Euro, denn er verkauft im Monat nur 40 Stück. Die Produktion
von Brötchen lohnt sich also allemal. Steigt jedoch die Nachfrage nach Brötchen und nach Torten, und der Bäcker hat nur noch
begrenzte Kapazitäten, spricht der Stückdeckungsbeitrag dafür, dass er sich auf die Torten konzentrieren sollte. Dabei muss
der Bäcker sich aber auch überlegen, welches Wachstumspotential er im Absatz beider Produkte sieht, und diese Prognose in
seine Entscheidung mit einfließen lassen.
Generell gilt: Ein Produkt bzw. eine Dienstleistung ist erst dann aus dem Angebot zu streichen, wenn die Umsatzerlöse (pro
Stück) nicht mehr die variablen Kosten decken, d.h. das Produkt/die Dienstleistung einen negativen Deckungsbeitrag erzielt
und somit nicht mehr zur Deckung der fixen Kosten beiträgt.
Wenn Sie verschiedene Produkte oder Dienstleistungen anbieten, kann sich ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte
Dienstleistung allerdings bereits rentieren, wenn der damit erzielte Umsatz geringer ist als die Gesamtkosten in Ihrem
Unternehmen - Sie insgesamt also den Break-Even-Point noch nicht erreicht haben. Wichtig ist nur, dass der Deckungsbeitrag
positiv ausfällt. Auch wenn ein Produkt/eine Dienstleistung einen geringen Deckungsbeitrag aufweist, kann es lohnenswert
sein, es im Portfolio zu belassen - es deckt dann zwar nicht die alle fixen Kosten, leistet aber einen Beitrag dazu. Haben Sie
freie Kapazitäten, sollten Sie jenes Produkt am meisten produzieren bzw. jene Dienstleistung verstärkt anbieten, das bzw. die
den höchsten Deckungsbeitrag leistet.
Bei einem Deckungsbeitrag von Null erwirtschaften Sie mit Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung gerade die variablen Kosten,
die verursacht werden. In diesem Fall haben Sie die absolute Preisuntergrenze erreicht. Da immer auch fixe Kosten anfallen,
können Sie diese Preisuntergrenze nur kurzfristig halten oder müssen mit anderen Produkten ausreichende Deckungsbeiträge erzielen. Denn eines ist klar: Je höher die Deckungsbeiträge ausfallen, desto höher wird Ihr Gewinn.“
Quelle: www.softwarepaket.de (www): Newsletter 7/2006
Einfache und mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung
Wenn Sie im Internet weiter lesen, werden Sie merken, dass es je nach Branche unterschiedliche
Ansätze für die DB-Interpretation gibt. Das führt dann auch zu mehrstufigen Berechnungen.
127
Sinn dieses Handbuchs ist es nicht, diese Beratung durchzuführen. Deshalb finden Sie nachfolgend
nun lediglich die Erklärung der Rechenwege. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie inhaltlich beraten
werden möchten.
Unterschiedliche Artikelarten
Da work4all in unterschiedlichen Branchen eingesetzt wird, ist es wichtig, die Basisbegriffe korrekt zu
unterscheiden. Dies gilt besonders für die unterschiedlichen Artikelarten:
Beim Anlegen des Artikels lassen sich normale Artikel, Dienstleistungsartikel, Stücklisten und einige
Zusatzvarianten mehr unterscheiden. Außerdem kann der Artikel Zusatzoptionen (wie etwa eine
Kalkulation oder die Option Fremdleistung) haben, was die Interpretation der DB-Berechnung
beeinflusst.
Damit Sie es jedoch nicht allzu schwer haben, werden alle Artikelarten (außer den kalkulatorischen)
letztendlich über die Einheit definiert. Haben Sie „min“ als Einheit definiert, nimmt die DBBerechnung an, es handelt sich um Minuten. Tragen Sie „Tg.“ ein, sind es ebenfalls Zeiten, in diesem
Falle Tage.
Zwei Artikelarten sind dabei besonderer Natur:
-
Stücklisten beinhalten möglicherweise sehr unterschiedliche Formen von Kosten und
-
Kalkulatorische Artikel bestehen per Definition aus Lohn und Material.
Kalkulationen.
Kalkulatorische Artikel
Hier ein Beispiel für einen kalkulatorischen Artikel, wie er in der Regel bei Handwerkern definiert ist:
Der Handwerker hat in diesem Fall Material-Kosten von € 4.200,-, er braucht 80 h (= 4.800 min), um
die Montage durchzuführen. Auf das Material wird ein Zuschlag von 20% kalkuliert, jede Minute wird
mit 0,69 € (= € 41,- je h) kalkuliert.
Der oben beschriebene kalkulatorische Beispiel-Artikel wird nun innerhalb eines Angebots oder einer
Kalkulation verwendet. Jeweils mit der Menge 1, damit das Ganze gut nachvollziehbar bleibt. Hier
zunächst der kalkulatorische Artikel innerhalb der Positionsansicht:
128
Diese Werte führen in der Deckungs-Beitragsberechnung (Registerkarte Auswertung) zu folgender
Darstellung:
Hierzu nun diverse Erläuterungen:
-
-
-
Die Trennung zwischen Lohn und Material erfolgt über die definierten Werte der Artikel oder der
Eingaben in den Positionen.
Es handelt sich beim Lohn immer um Minuten. Der Minutenpreis entspricht dem Verkaufspreis.
Über die Schaltfläche min-Kosten erfassen lässt sich auch für die Kosten ein entsprechender Wert
hinterlegen (alternativ auch im Artikel).
Alle variablen Kosten werden in der ersten Spalte Deckungsbeitrag vom erzielten Auftragswert
abgezogen. Das ergibt zunächst einen wertmäßigen Gesamt-Deckungsbeitrag in Höhe von
€ 924,00 €. Dieser Auftrag trägt also mit dieser Summe zur Deckung der fixen Kosten bei.
Pro Stunde ergibt das eine Deckung von € 11,55. Haben Sie Sollwerte definiert (Klick auf die
Schaltfläche in der Kopfleiste), werden Ist- und Soll-DB in Beziehung gesetzt und farblich
gekennzeichnet: Grün ist im Soll, Rot darunter. Der Soll-Auftragswert ergibt sich aus dieser
Modellberechnung und kann in der Zielpreisberechnung (siehe separates Kapitel) dann
entsprechend übertragen werden.
Stücklisten
Mit Hilfe unseres Stücklisten-Moduls lassen sich diese Kombi-Artikel noch komplexer gestalten. Bei
kalkulatorischen Artikeln ist der Verkaufsartikel aus zwei Komponenten definiert, bei Stücklisten aus
beliebig vielen. Und jede einzelne Komponente ist in sich kalkulierbar.
Hier ein entsprechendes Beispiel, dass durch eine Fremdleistung eines Subunternehmers ergänzt
wurde:
129
Übertragen Sie diese Stückliste nun in ein Angebot, ergibt sich (bei Auflösungsform 5) folgende
Darstellung innerhalb der Positionen:
Beim Ausdruck bleiben die Komponenten natürlich unsichtbar, der Kunde sieht nur die erste Zeile.
Die DB-Berechnung zeigt folgende Darstellung:
Hier wiederum die entsprechenden Erläuterungen:
-
-
Die Materialkosten entstammen nun der separaten Position.
Gleiches gilt für die Lohnkosten. Es wurden auch Stunden definiert, keine Minuten. Damit lässt
sich dann in der separaten Kostenerfassung einfacher rechnen (diese kennt nur Stunden, keine
Minuten).
Es kam eine neue Zeile hinzu, die Fremdleistungen. Diese Kostenart sollte ja in jedem Fall separat
betrachtet werden, da man hier keine Fehler durch Mehrarbeit „ausbügeln“ kann.
Deckungsbeitragsrechnung mit „normalen“ Artikeln
Auch wenn Sie sich nicht mit diesen komplizierten Kalkulationen und Stücklisten befassen möchten,
werden die erfassten Positionen detailliert ausgewertet:
-
Achten Sie beim Erfassen der Positionen auf die Einheiten. „Tg.“, „Tag“, „Tage“, „h“, „Std.“,
„min“ werden als Zeiteinheiten interpretiert.
Pflegen Sie den Einkaufspreis, haben Sie auch die Kosten.
Es gibt leider keine Möglichkeit, einen Artikel als Fremdleistung zu markieren. Sie benötigen
hierfür zu mindestens einen Muster-Artikel, den Sie dann immer wieder überschreiben.
Natürlich können Sie auch über diese Art und Weise mit Aufschlägen arbeiten, das spielt keine
Rolle.
130
Abrufaufträge und Kontrakte
Abrufaufträge (der Kontrakt ist die vertragliche Seite hierzu) werden in der Warenwirtschaft benutzt,
um einen Beschaffungs- oder Lieferauftrag mit fester Gültigkeit und fester Dauer zu definieren.
Hierbei sind uns viele Varianten begegnet bis hin zum Abrufauftrag bei Dienstleistern („50 Tage
Beratung gekauft, 30 Tage geliefert“). In diesem Kapitel werden generelle Möglichkeiten mit
work4all beschrieben. Bitte klären Sie Sonderfälle ggf. mit unserer Beratung.
Voraussetzungen
Um die nachfolgend beschriebenen Funktionen zu nutzen, benötigen Sie neben unserem ERP-Produkt
auch die Projektverwaltung. Das Projekt ist das Bindeglied für all die kaufmännischen Dokumente des
Abrufauftrags.
Eine etwas einfachere Variante ist noch über die Rückstandsverwaltung möglich, allerdings nicht mit
dem gleichen Komfort.
Beispiel-Kontrakt
Nehmen wir folgendes an: Sie liefern (und fertigen) Scharniere in unterschiedlichen Varianten. Ihr
Kunde WEBATO schließt mit Ihnen zu Jahresbeginn einen Kontrakt über je 40.000 Stück von zwei
Scharnieren zu festen Konditionen ab. Der Abruf der Teilmengen geschieht variabel.
Der Ursprungsauftrag und das dazugehörige Projekt
Ist der Ursprungsauftrag „im Sack“, tun Sie bitte folgendes:
-
-
-
(Natürlich müssen die Artikel angelegt sein.)
Sie legen ein Projekt an. Der Name des Projektes ist beliebig, es bietet sich aber natürlich die
Kontraktnummer oder sogar die AB-Nummer an. Vielleicht auch eine lesbare Bezeichnung inkl.
Kundenname („WEBATO Abruf 2013“)
Sie legen einen Auftrag (AB) an, benennen diesen sinnvoll (z.B. „Basisauftrag“) und ordnen das
Projekt zu. Sie legen genau zwei Positionen mit den jeweiligen Mengen an:
Sie ordnen die Vertragsdokumente dem Projekt zu.
Die warenwirtschaftliche Ansicht im Projekt
Die bislang eingepflegten Daten lassen sich im Schreibtisch des Projekts komfortabel einsehen. Sie
sehen alle Dokumente und können per Klick das Dokument aufrufen. Dazu gehört evtl. auch das
gescannte Vertragsdokument des Kunden.
Wechseln Sie in die Projektmappe, steht Ihnen eine eigene Registerkarte zur Ansicht der
warenwirtschaftlichen Details zur Verfügung. Diese heißt in Kurzform ERP.
131
So stellt sich der Abrufauftrag mit seinem Basisauftrag dort dar:
Jeder einzelne Artikel des Abrufauftrags ist als einzelne Zeile aufgeführt. Die Kopfzeile (grau) zeigt
die Gesamtmenge, die Zeile unterhalb zeigt die Details des Auftrags.
Mögliche Einstellungen
Die Einstellungen in der Kopfleiste:
-
Mit Hilfe der Schaltfläche Spalten ein-/ausblenden haken Sie die warenwirtschaftlichen Objekte an,
die bei Ihnen im Fokus stehen. Nicht jede Firma benötigt eine Ansicht auf die Bestellungen oder
die Wareneingänge – deshalb sind diese beiden Klassen zum Beispiel ursprünglich ausgeschaltet:
-
Anzeige: Schalten Sie über diese Option die gewünschte Variante der Zeilenbeschriftung ein
(die dritte Option benötigt mehr Platz).
-
Excel: Selbstverständlich lassen sich alle Informationen per Klick nach Excel exportieren.
Kunde ruft Mengen ab
Nun ruft Ihr Kunde 10.000 Stück des ersten Abrufartikels und 5.000 des zweiten Artikels ab. Wie
gewohnt legen Sie die Kommunikation (die E-Mail des Kunden) im Projekt ab, vielleicht auch das
gescannte kaufmännische Dokument (Bestellung) des Kunden. Ihnen stehen nun zwei Möglichkeiten
des Buchungsverhaltens zur Verfügung:
132
Variante A
-
-
Sie erfassen einen weiteren Auftrag, benennen diesen wieder „sprechend“ (z.B. „Abruf per Fax
vom 12.06.“) und tragen die Mengen ein. Am einfachsten ist es, wenn Sie den Basisauftrag
verdoppeln und die Mengen im gewandelten Auftrag ändern.
Um nun in der Übersicht nicht zu viele Scharniere zu sehen, geben Sie im Ursprungsauftrag die
entsprechenden Mengen zusätzlich mit Minus-Mengen ein (nutzen Sie die Notizfelder, um das
Abrufdatum zu vermerken) oder reduzieren die Ursprungsmenge (nicht so gut, da nicht nachvollziehbar).
Variante B
-
Sie erfassen direkt einen Lieferschein und tragen die Bestelldaten des Kunden in den Kopf ein. In
diesem Fall müssen Sie im Auftrag nichts tun, da es ja nicht zu einer Reduktion der Auftragsmengen kommt. Allerdings ist der Lieferschein nun bereits (ungebucht) erstellt, was vielleicht
etwas verwirrend ist für so manchen Anwender.
Unserer Meinung nach ist Variante A am sinnvollsten, da alles sehr gut nachvollziehbar ist:
Wir haben mit Hilfe von Überschriften zusätzlich für Klarheit gesorgt.
Lieferung, Bestellung und Rechnungsstellung
Die weiteren Schritte verlaufen im Prinzip gleich: Sie wandeln den Abrufauftrag in einen Lieferschein,
später dann in die Rechnung. Anpassungen der Menge sind möglich (und vielleicht auch „normal“,
falls Sie selbst fertigen und so ggf. Ausschussware produzieren).
Das Buchen des Lieferscheins wird in der späteren Darstellung nicht beachtet, so lassen sich auch
Dienstleistungen oder Streckengeschäfte (Ware geht gar nicht durch Ihr Lager) entsprechend
verwalten.
Die warenwirtschaftliche Ansicht im Projekt
Die abgelaufenen Vorgänge führen nun innerhalb der Projektmappe zur folgenden Darstellung:
133
-
Artikel 1780e führt eine Gesamtmenge im Auftrag von 40.000 Stück auf. Der reduzierte Basisauftrag hat noch eine Restmenge von 30.000, der erste Abruf im Juni betrug 10.000 Stück.
Geliefert wurden am 18.06. 10.102 Stück, also etwas mehr als bestellt.
Diese Menge wurde am 20.06. auch abgerechnet.
Wie diese Mengenänderung sind auch einige andere Sonderfälle durch die Darstellung transparent.
So etwa die Lieferung eines Ersatzartikels entgegen dem ursprünglich bestellten oder die Lieferung
weiterer – nicht beauftragten Artikel – innerhalb einer Lieferung im Abruf-Projekt:
134
Rabatte
Mit der aktuellsten Version von work4all ermöglichen wir bis zu 4 Rabatte in den Positionen sowie die
dazugehörenden Rabattvorschläge.
Einstellung
Im Standard ist lediglich ein Rabattvorschlag im Kunden möglich, auch in den Positionen ist nur eine
Spalte für Rabatt (Rab %) sichtbar. Um die zusätzlichen Rabatte zu aktivieren müssen die Rabatte in
den Generellen Einstellungen ergänzt werden.
Öffnen Sie dazu die Generellen Einstellungen und fügen Sie unter Werte – Aktueller Mandant eine neue
Zeile hinzu. Im Feld Variablenname geben Sie Rabatt 2 ein, als Textwert geben Sie einen Namen für
den Rabatt ein. Wenn Sie als Variablenname Rabatt 1 können Sie den ersten Rabatt umbenennen.
Für die weiteren Rabatte 3 und 4 gehen Sie einfach genauso vor.
Berechnungen in den Positionen
In den Positionen werden die Rabatte nun nacheinander vom Einzelpreis abgezogen.
Bei einem Einzelpreis von z.B. 100 € und 4 Rabatten mit 2%, 3%, 2% und 5% ergibt sich ein
Gesamtbetrag von
100 € * ((100-2)/100) * ((100-3)/100) * ((100-4)/100) * ((100-5)/100) = 86,69 €
Hier ein Beispiel:
Die Einstellungen:
Führen zu den folgenden Feldern in der Kundenmaske:
Und zu diesen neuen Spalten in den Positionen:
Achtung!
Bitte beachten Sie, dass die von uns ausgelieferten Standard-Reports nur den ersten Rabatt ausweisen.
Ihre Reports müssen daher ggf. angepasst werden!
135
Zielpreisberechnung
Die Zielpreisberechnung ist nicht zu verwechseln mit der Zielkostenrechnung. Es geht lediglich um das
Setzen eines festen Zielpreises für mehrere Positionen, z.B. in einem Angebot.
Hierfür ein Beispiel:
Ihrem Angebot liegt eine Kalkulation mit einem ermittelten Verkaufspreis von € 10.210,- zugrunde.
In einem Verhandlungsgespräch „drückt“ Sie Ihr Kunde auf die runde Summe von € 10.000,-.
Über eine separate Minusposition von € 210,- lässt sich dieser Preis darstellen, allerdings sind dann die
Roherträge der einzelnen Positionen nicht mehr korrekt. Deshalb bietet Ihnen work4all drei Varianten
der Darstellung an.
Aufruf der Zielpreisberechnung
Die Zielpreisberechnung ist in allen ERP-Dokumentarten möglich. Sie finden die benötigten Schaltflächen innerhalb der Positions-Auflistung:
Variante 1: Veränderung der Einzelpreise
Variante 2: Veränderung der Rabatte
Diese Variante ist besser nachzuvollziehen und berücksichtigt auch Ihre klassische Rohertragsberechnung. Der Kunde sieht die ermittelten Rabatte.
Es kann eventuell zu kleineren Rundungsproblemen kommen, dies ist jedoch nicht zu verhindern.
Wurden bereits Rabatte vergeben, werden diese beim Neuberechnen zunächst eliminiert und dann
neu ermittelt.
136
Zielpreisberechnung
Variante 3: Hinzufügen einer Rabattposition
In dieser Variante wird eine sog. Rabattposition eingefügt und mit einem Minuspreis hinterlegt.
Damit „treffen“ Sie auf jeden Fall die runde Zahl und Ihr Kunde sieht auch seinen Rabatt.
Allerdings stimmt Ihre Rohertragsberechnung auf Artikelebene nicht mehr.
Bitte beachten Sie:
Sind in den Positionen Artikel mit Faktorberechnung enthalten, also Faktor ungleich 1, ist die
Zielpreisberechnung nicht möglich.
Mit Klick auf die Option öffnet sich ein Fenster, indem Sie Ihren Zielpreis eingeben können.
Die erste Variante verändert innerhalb der Positionen den Einzelpreis. Es wird prozentual vom
Gesamtwert ein Faktor ermittelt und mit den alten Einzelpreisen multipliziert.
Beachten Sie:
Die ursprünglich eingegebenen Preise sind anschließend nicht mehr wiederherzustellen (es sei denn,
diese befinden sich in ihren Artikel-Preisen).
Es gibt keinerlei Vermerke (Wer hat das wann geändert? Warum dieser Preis?) über die neuen Preise.
Bitte schreiben Sie ggf. hierzu einen nachweisbaren Kommentar in die Notiz.
Der Kunde sieht auch nichts von seinem Glück … es ist ja kein Rabatt vermerkt.
Also: Bitte überprüfen Sie das Ergebnis dieser Aktion.
137
Belegrabatte und Belegzuschläge
In diesem Infoblatt erhalten Sie ein komfortables Hilfswerkzeug zum Erstellen von Belegrabatten und
–zuschlägen. Mit wenigen Klicks lässt sich eine Zusatzposition in ein Angebot oder eine Rechnung
bringen, die im Unterschied zum Positionsrabatt alle Rabatte gesammelt zeigt.
Das ist praktisch, eventuell aber auch kontraproduktiv (zum Beispiel wegen der dadurch etwas
ungenauen Statistik).
So geht‘s
Der Vorgang ist innerhalb der Positionen (in allen Auftragsformen) angesiedelt – wechseln Sie bitte in
diese Maske. Im Kopfbereich klicken Sie die Schaltfläche mit dem Prozentsymbol an:
Unterhalb der bereits bekannten Zielpreisberechnung erscheinen ab Version 10.5 zwei neue Einträge:
-
Der prozentuale Belegrabatt, der zunächst eine Gesamtsumme aller Positionen bildet und
anschließend auf diesen Wert einen prozentualen Aufschlag bildet.
Und das Gegenstück – den Belegzuschlag, der in diversen Branchen zur Berechnung von
Aufschlägen benutzt wird.
Beachten Sie bitte: möchten Sie einen pauschalen Rabatt (also keinen prozentualen) erstellen, so tun
Sie dies über eine manuelle Position und ändern einfach den Gesamtpreis ins Minus. Der hier
erwähnte automatische Eintrag wird immer wieder neu berechnet und eignet sich deshalb nicht für
pauschale Einträge.
Einfügen des Belegrabatts
Natürlich sollten Sie zunächst die zu rabattierenden Positionen selbst erfassen. Klicken Sie
anschließend wahlweise den Rabatt oder den Zuschlag. Bei der ersten Benutzung erscheint folgende
Meldung:
Dieser Wert ist ein Vorschlag, er lässt sich natürlich ändern. Auch anschließend noch. work4all legt
einen Artikel mit diesem Rabattwert und textlichen Voreinstellungen an. Auch hierüber gibt es einen
Hinweis:
138
Belegrabatte und Belegzuschläge
Der angelegte Artikel hat im Beispielfall einen Faktor von -0,05 und einen Vorschlagstext, der wie
folgt aussieht:
Sie erkennen im Langtext zwei Platzhalter, die work4all später durch die echten Werte ersetzt.
Selbstverständlich können Sie diesen Artikel ändern, wenn Ihnen die Vorschläge nicht passen. Es ist
auch möglich, mehrere dieser Beleg-Rabattartikel anzulegen. Ergänzen Sie in diesem Fall die
Kurzbezeichnung, lassen Sie jedoch bitte den Anfang (belegrabatt) stehen, damit das weiterhin
funktioniert.
Die Belegrabatte können Sie dann anschließend auch über die Artikelliste auswählen:
Durch die Verknüpfung mit dem Artikel gibt es einige Vorteile:
-
Die klassische Mehrsprachigkeit der Artikel wird genutzt.
Die kaufmännischen Dinge (Erlöskonten etc.) sind vorhanden.
Die Statistik funktioniert.
Die tatsächliche Berechnung erfolgt über den Faktor der Position, der auch jederzeit manuell
verändert werden kann. In allen Fällen kümmert sich work4all selbst um den Langtext:
Einschränkungen
Pro Angebot (oder Auftrag etc.) kann nur jeweils ein Belegrabatt eingefügt werden, die Rabatte
können also nicht hintereinander berechnet werden. Es ist auch nicht möglich, mehrere
Mehrwertsteuersätze damit zu verwalten. In diesen Fällen müssen Sie leider weiterhin von Hand
rechnen.
Bei der gemeinsamen Benutzung von Zu- und Abschlägen berechnen sich beide Werte auf den 100-%Nettowert des Belegs.
139
Stücklistenkalkulation
Stücklisten in work4all können unabhängig von den Stammdaten in der Angebotsphase individuell
kalkuliert werden. Diese Kalkulation wird im Folgenden erläutert. Für den grundlegenden Umgang
mit Stücklisten lesen Sie bitte das entsprechende Handbuchkapitel.
Auflösungsformen
Wenn Sie Stücklisten in Ihren Belegen verwenden gibt es verschiedene Varianten wie Sie mit den
Stücklisten umgehen können.
Nur wenn Sie die Variante 5 oder 6 wählen können Sie die Stückliste anschließen noch kalkulieren, bei
allen anderen Varianten wird der Verkaufspreis aus den Artikelstammdaten herangezogen. Diesen
können Sie natürlich ändern, aber nicht über die Komponenten kalkulieren.
Anzeige der aufgelösten Stückliste
Wenn Sie die Auflösungsform 5 oder 6 gewählt haben wird die Stückliste in den Positionen aufgelöst.
D.h. Sie erhalten eine „Kopfzeile“ mit der Beschreibung des Stücklistenartikels. Im Zeilenkopf ist ein
Plus abgebildet, über einen Klick auf den Zeilenkopf wird die Stückliste erweitert, Sie sehen dann die
Komponenten der Stückliste unter der Kopfzeile.
Die Komponenten der Stückliste sind grau hinterlegt.
Kalkulation der Mengen
Für die Kalkulation der Mengen gibt es zwei relevante Spalten.
Menge
In der Spalte Menge steht immer die Gesamtmenge der Stückliste bzw. der
Komponente. Die Menge können Sie nur beim Kopf der Stückliste ändern.
Menge SL
In dieser Spalte steht die Menge der Komponente pro Stückliste. Ist eine Komponente
mehrfach in einer Stückliste enthalten steht hier die Anzahl pro Stückliste, in der
Spalte Menge steht Gesamtmenge der Komponente (Menge SL * Menge der Stückliste)
Hier ein Beispiel um diesen Zusammenhang zu verdeutlichen:
140
Stücklistenkalkulation
Sie bieten zwei Tische an, die jeweils aus einer Platte und vier Beinen bestehen. In der Spalte Menge SL
stehen die Mengen pro Stückliste, in der Spalte Menge sehen Sie die Gesamtmengen der Positionen.
Die Werte in Spalte Menge können Sie nur im Stücklistenkopf ändern, die Werte bei Menge SL nur bei
den Komponenten.
Preiskalkulation
Die Kalkulation der Preise ist auf den ersten Blick etwas verwirrend, da die Summen in den einzelnen
Spalten nicht zwingend zu den Werten der Komponenten passen. Daher werden hier die
verschiedenen Berechnungen aufgeführt.
Gesamtpreis einer Komponente
Menge * Einzelpreis (Tischbein: 8 * 1100 = 8800)
Einzelpreis der Stückliste
Menge SL * Einzelpreis abzgl. Rabatt aller Komponenten
(Tischplatte 1 * 1100 + Tischbeine 4 * 1100 = 5500)
Gesamtpreis der Stückliste
Menge * Einzelpreis der Stückliste abzgl. Rabatt
(Tisch: 2 * 5500 = 11000)
Gesamt-EK-Preis einer Komponente
Menge der Komponente * EK-Preis
EK-Preis der Stückliste
Menge SL * EK-Preis aller Komponenten
Gesamt-EK der Stückliste
Menge * EK-Preis
Festpreis
Es kann nun sein, dass Sie im Angebot die Kosten für Ihre Stückliste kalkulieren möchten, der
Verkaufspreis sich aber nicht abhängig von den Kosten ändern soll (Sie möchten den Tisch immer für
10.999 € verkaufen).
Dafür haben Sie die Möglichkeit die Verkaufspreise einer Stückliste als Festpreis zu setzen. Öffnen Sie
dazu die Stückliste, wechseln Sie auf die Registerkarte Preise und setzen Sie den Haken Festpreis bei der
entsprechenden Preisgruppe.
In Ihrem Angebot werden die Komponenten mit dem Begriff Festpreis in der Spalte StattGPreis
eingefügt. Jede Komponente, die einen beliebigen Eintrag in der Spalte StattGPreis hat, ist von der
Kalkulation der Stückliste ausgenommen!
Weitere Kalkulationsmöglichkeiten
Neben den oben beschriebenen Kalkulationsmöglichkeiten können Sie die Einzelpreise der einzelnen
Komponenten auch über eine Zuschlag aus dem EK berechnen lassen.
Achtung!
Eine Kalkulation über Lohnminuten ist bei einer kalkulierten Stückliste nicht möglich!
Wenn Sie diese Kalkulation benötigen beachten Sie bitte das Handbuchkapitel
Deckungsbeitragsrechnung.
141
Lieferscheine
Mit einer Warensendung können unter Umständen diverse Papiere erforderlich sein. Neben dem
normalen Lieferschein können dies z.B. Frachtpapiere, Zollpapiere, Frachtempfangsbestätigungen,
Papiere für die Spedition u.v.m. sein.
All diese Formulare können mit Hilfe von Crystal Reports erstellt und als Lieferschein in
work4all eingebunden werden.
Lieferscheine werden genauso erstellt wie Angebote und Aufträge. Aus diesem Grund gehen wir in
diesem Kapitel nur auf die Unterschiede zwischen Angebots- und Lieferscheinmaske ein. Für
detailliertere Beschreibungen über das Erstellen eines Lieferscheins, lesen Sie am besten zuerst das
Kapitel „Angebote“.
Sollte dem Lieferschein ein Angebot oder ein Auftrag vorausgegangen sein, empfehlen wir Ihnen in
diesem Fall eine Umwandlung, wie im ersten Abschnitt beschrieben.
Umwandeln eines Angebots/Auftrags in einen Lieferschein
Auf dem Schreibtisch legen Sie die ERP-Fenster am besten alle auf eine Ebene, damit Sie die Umwandlungsfunktion per Drag&Drop nutzen können. Anschließend ziehen Sie das Angebot bzw. den Auftrag einfach ins Lieferschein-Fenster und bestätigen die folgende Frage.
Ebenfalls können Sie umwandeln, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Angebot bzw. den
Auftrag klicken und Ihr Ziel über das Menü auswählen:
Erstellen eines neuen Lieferscheins
Klicken Sie im Schreibtisch bei dem Infofenster Lieferscheine auf das Plus:
Nun öffnet sich die Eingabemaske für den neuen Lieferschein:
Wie bereits erwähnt, unterscheiden sich die Masken für Angebote und Lieferscheine fast gar nicht.
Die einzigen Unterschiede bei der Erstellung werden Ihnen hier nun aufgelistet und erläutert:
-
Das Feld Gültigkeitsdauer hat im Lieferschein keine Bedeutung.
142
Lieferscheine
-
Im Gegensatz zum Angebot ist beim Lieferschein nicht die Haupt- sondern die Lieferadresse
ausschlaggebend für das Formular. Im Lieferschein wird die angegebene Lieferadresse auf das
Lieferscheinformular gedruckt:
-
Ein letzter wichtiger Unterschied zwischen Angebots- und Lieferscheinerstellung liegt im
Buchungsvorgang. Wenn Sie Artikelbestände pflegen wollen, so ist dies ein wichtiger Punkt. Mit
jedem Ausgangslieferschein mindert sich Ihr Lagerbestand. Dieses sollte natürlich auch so
abgebildet werden.
Abgesehen von den oben erwähnten Punkten gibt es keine weiteren Unterschiede zwischen
Angebots- und Lieferscheinmaske.
Beim Erstellen oder Öffnen eines neuen Lieferscheins gelangen Sie zunächst immer in die Registerkarte Allgemeines. Füllen Sie möglichst viele Felder, und arbeiten Sie sich durch die restlichen
Registerkarten. Alle weiteren Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Angebote.
Drucken eines Lieferscheins
Haben Sie soweit alle nötigen Felder ausgefüllt und die Positionen auf der Registerkarte hinzugefügt,
drucken Sie den neu erstellen Lieferschein oben links über das Datei-Menü.
Wählen Sie dann das passende Lieferschein-Formular aus. Der Lieferschein wird auf dem Bildschirm
angezeigt und kann gedruckt oder via E-Mail versendet werden.
entnehmen Sie bitte den Kapitel ERP Dokumente drucken.
Mit Rechtsklick auf einen Lieferschein stehen Ihnen die oberen Funktionen zur Verfügung. Für
detaillierte Informationen lesen Sie bitte die entsprechenden Kapitel.
Ändern eines Lieferscheins
Um einen bestehenden Lieferschein zu ändern, rufen Sie zunächst wieder den Kunden auf, dessen
Lieferschein bearbeitet werden soll. Anschließend klicken Sie im Infofenster Lieferscheine doppelt auf
das zu bearbeitende Objekt.
143
Lieferscheine
Auch aus der Lieferschein-Liste kann der Lieferschein mit einem Doppelklick geöffnet werden.
Löschen eines Lieferscheins
Lieferscheine werden in der Lieferschein-Liste gelöscht werden, die Sie mit einem Klick auf das Wort
Lieferscheine innerhalb des Infofensters öffnen. Anschließend löschen Sie über das Symbol.
Lieferscheinliste
Mit der Lieferscheinliste ermöglicht work4all Ihnen eine Gesamtübersicht über alle bereits erstellten
Lieferscheine. Rufen Sie die Liste aus dem Kundenschreibtisch heraus auf, wird die Liste automatisch
auf alle Lieferscheine des aktuell aufgerufenen Kunden gefiltert. Natürlich kann dieser Filter ganz
einfach entfernt oder durch einen weiteren Filter weiter eingeschränkt werden. Für weitere
Informationen lesen Sie bitte das Kapitel ERP-Listen.
144
Eingangslieferscheine
Eingangslieferscheine werden im Prinzip genauso erstellt wie Angebote. Aus diesem Grund gehen wir
in diesem Kapitel nur auf die Unterschiede zwischen Angebots- und Eingangslieferscheinmaske ein.
Für detailliertere Beschreibungen lesen Sie am besten zuerst das Kapitel Angebote.
Sollte dem Eingangslieferschein ein Bedarf/Bestellung vorausgegangen sein, empfehlen wir Ihnen in
diesem Fall eine Umwandlung, wie im ersten Abschnitt beschrieben.
Umwandeln in einen Eingangslieferschein
Auf dem Schreibtisch legen Sie die ERP-Fenster am besten alle auf eine Ebene, damit Sie die Umwandlungsfunktion per Drag&Drop nutzen können. Anschließend ziehen Sie die Bestellung einfach ins
Eingangslieferschein-Fenster. Je nach Einstellung öffnet sich der Eingangslieferschein sofort. Ebenfalls
können Sie umwandeln, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Bedarf bzw. die Bestellung
klicken und Ihr Ziel über das Menü auswählen:
Erstellen eines neuen Eingangslieferscheins
Klicken Sie im Schreibtisch bei dem Infofenster Eingangslieferscheine auf das Plus:
Nun öffnet sich die Eingabemaske für den neuen Eingangslieferschein:
145
Es erscheint eine Maske mit den folgenden Einstellungsmöglichkeiten:
Im linken Bereich der ersten Teilmaske finden Sie die Beschriftung des Eingangslieferscheins sowie die Zuordnung zu den
primären Stammdaten:
-
Das Projekt – sofern Sie die Projektverwaltung nutzen – lässt
sich durch Klick auf den Namen zuordnen.
Die Kostenstelle – sofern sie Kostenstellen haben – lässt sich
durch Klick auf den Namen zuordnen.
Gleiches gilt für den Lieferanten und den Ansprechpartner
des Lieferanten. Selbstverständlich wird der auf dem
Desktop ausgewählte Lieferant voreingestellt.
Mit Rechtsklick auf Projekt oder Kostenstelle können Sie diese
Zuordnungen zum Pflichtfeld für Eingangslieferscheine machen.
Außerdem haben Sie unter Projekt die Möglichkeit die
Vorgangszuordnung zu aktivieren und die Kostenstelle
automatisch aus dem zugeordneten Projekt zu übernehmen.
Der Eingangslieferschein erhält wie üblich eine neue fortlaufende Nummer aus dem zugeordneten Nummernkreis
(einstellbar unter Generelle Einstellungen).
Das Datum und Währung können Sie in den beiden nächsten
Feldern eintragen. Nach dem Speichern ist die Währung nicht
mehr änderbar.
Ordnen Sie Personen/Benutzer entsprechend Ihrer Rolle zu.
Das eigene Zeichen richtet sich dann auch nach der ausgewählten Person. Das zweite Feld kann zur Übertragung der
Daten des Dokuments des Lieferanten benutzt werden.
Tragen Sie hier die Lieferscheinnummer ein und das Lieferdatum
können Sie in die nächste Zeile eintragen.
Registerkarte Positionen
Die Registerkarte Positionen unterscheidet sich nur unwesentlich von anderen ERP-Dokumenten.
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Angebote.
146
Hier nur die wichtigen Unterschiede in der Maske:
Es existiert in work4all nur eine einzige Möglichkeit
Wareneingänge zu buchen: über den Eingangslieferschein.
Dieser ist aktuell auf Lieferanten- und Kundenseite zu
erstellen. Die Möglichkeit des Buchens für Kunden – also
die Waren-Rückgabe – ist möglich.
Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel
Lagerverwaltung in diesem Handbuch.
Mit Rechtsklick auf einen Artikel öffnen sich weitere
Funktionen.
Die markierten Zeilen beziehen sich speziell auch den
Eingangslieferschein.
Hier lassen sich die EK-Preise im Artikel aktualisieren.
Haben Sie im Artikel EK-Preise hinterlegt und diese
manuell im Eingangslieferschein geändert. Wird der EKPreis des Lieferanten im Artikel über diese Schaltflächen
aktualisiert oder neu angelegt.
Ändern oder Löschen eines Eingangslieferscheins
Um einen bestehenden Eingangslieferschein zu ändern, rufen Sie zunächst wieder den Lieferanten
auf, dessen Eingangslieferschein bearbeitet werden soll. Anschließend klicken Sie im Infofenster
Eingangslieferscheine doppelt auf das zu bearbeitende Objekt.
Auch aus der Eingangslieferschein-Liste kann das Dokument mit einem Doppelklick geöffnet werden.
Eingangslieferscheine werden in der Liste gelöscht werden, die Sie mit einem Klick auf das Wort
Eingangslieferscheine innerhalb des Infofensters öffnen. Anschließend löschen Sie über das Symbol.
Eingangslieferscheinliste
Mit der Eingangslieferscheinliste ermöglicht work4all Ihnen eine Gesamtübersicht über alle bereits
erstellten Eingangslieferscheine. Rufen Sie die Liste aus dem Lieferantenschreibtisch heraus auf, wird
die Liste automatisch auf alle Eingangslieferscheine des aktuell aufgerufenen Lieferanten gefiltert.
Natürlich kann dieser Filter ganz einfach entfernt oder durch einen weiteren Filter weiter
eingeschränkt werden. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel ERP-Listen.
Wenn Sie im Infofenster mit der rechten Maustaste auf einen der Einträge klicken, bieten sich weitere
nützliche Funktionen.
147
Beschriftung von ERP Dokumenten
Dieses Thema beschäftigt sich mit ERP-Dokumenten (also Angeboten, Aufträgen etc.) und deren
Beschriftung in E-Mails oder beim Export. Dies ist besonders dann wichtig, wenn Sie (mit deutscher
Oberfläche) einen fremdsprachlichen Kunden ansprechen: Das Wort „Angebot 201000“ als Name des
Anhangs einer E-Mail ist dann fremd und sollte angepasst werden.
Bevor Sie ein Angebot, eine Rechnung etc. ausdrucken, wird diese normalerweise im Vorschau-Fenster
angezeigt. Soll dieses Dokument als PDF-Datei an eine E-Mail angehängt oder als Datei exportiert
werden, gibt work4all einen Dateinamen vor.
Das Problem
Sie schreiben mit deutscher Oberfläche ein Angebot an einen Kunden, der Englisch spricht. Das Formular ist angepasst, es steht also Offer 2010000 im Titel. Möchten Sie das Angebot jedoch als E-Mail
senden, heißt der Anhang im Standard Angebot 2010000.
Lösung 1: Manuelle Änderung der Beschriftung
Innerhalb der Druckmaske erscheint beim Exportieren und beim Versenden eines ERP Dokuments als
E-Mail folgendes Feld:
Ändern Sie den Begriff manuell ab, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen.
Die Namenserweiterung wird beim Exportieren (abhängig vom jeweiligen Typ, z.B. pdf) noch
angehängt. Dabei werden ungültige Sonderzeichen (z.B. ein /) durch einen Unterstrich ersetzt.
Beispiel:
Die Datei Angebot 1008/2012 wird zu Angebot 1008_2012
Lösung 2: Definition von Objektbegriffen
Auch ohne Kenntnisse in Crystal-Report können Sie als Administrator die Begriffe ändern. Klicken Sie
hierfür auf den Begriff Dateiname/Bezeichnung:
148
Beschriftung von ERP Dokumenten
Sie wechseln zu einer Listenansicht der Generellen Einstellungen. Hier haben Sie für jede Sprache (auch
die ursprüngliche) die Möglichkeit, die Texte abzuändern.
Tragen Sie beliebige Texte für die unterschiedlichen (deutschen) ERP-Dokumentnamen ein. Wählen
Sie bitte jeweils die Zielsprache durch Klick auf die Schaltfläche in der vierten Spalte. Es ist dabei sogar
möglich, die Vorgabe für den deutschen Text zu ändern (also etwa Auftragsbestätigung anstatt
Auftrag).
Lösung 3: Veränderte Vorgabe für den Dateinamen über Crystal-Report
Wenn Sie im Report selbst eine Formel mit dem Namen Titel definieren, wird work4all diesen Titel
anstatt des vorgegebenen Titels verwenden. Dabei ist es aktuell jedoch nicht möglich, Formeln
auszuwerten (z.B. eine individuelle Formatierung der Angebotsnummer). Deshalb wird die Nummer
an den Begriff angehängt.
Die Einstellung in Crystal-Report überschreibt die Einstellung der Generellen Einstellungen.
149
Drucken von ERP Dokumenten
work4all bietet zwei Möglichkeiten, die erstellten Angebote, Lieferscheine, Rechnungen,
Auftragsbestätigungen und Gutschriften zu Papier zu bringen:
1.
Über sog. Reports, die beliebige, individuelle Formate für kaufmännische Dokumente
zulassen. Hierfür benötigt man eine Lizenz des Reportgenerators CrystalReport und
entsprechende Kenntnisse im Umgang mit dieser Software. Aus diesem Grund werden die
Reports meist durch uns erstellt.
2.
Über Microsoft Word. Dies klingt einfach, ist es aber leider nicht unbedingt. Außerdem hat
man den Nachteil, dass Dinge wie Überträge nicht möglich sind und außerdem jedes Mal eine
Datei erstellt wird.
Wir liefern work4all mit einem kompletten Crystal-Report-Formularsatz aus. Diese Standard-Formulare
sind gut durchdacht und bieten bis hin zur Mehrsprachigkeit allen erdenklichen Komfort. Meist muss
nur noch das Firmenlogo integriert werden, um diese nutzen zu können.
Aufruf der Vorschau
Innerhalb der ERP-Masken (Angebot, Lieferschein etc.)
klicken Sie auf die Registerkarte Datei und anschließend
auf den Namen des Reports, um die Vorschau des Reports
zu öffnen. Ggf. veränderte Daten werden dabei
gespeichert.
150
Bevor Sie den Auftrag tatsächlich drucken oder es als PDF versenden, erlaubt Ihnen diese Vorschau
(ohne Papierverbrauch), die erfassten Positionen etc. zu kontrollieren.
Das Dokument ausdrucken
Zum Drucken klicken Sie auf diese Schaltfläche.
Folgende möglichen Druckeinstellungen sind verfügbar:
Standardmäßig werden alle Seiten gedruckt. Schalten Sie um auf Einzelne
Seiten, erscheint ein Eingabefeld zur Einschränkung.
Anzahl der gewünschten Kopien
Ihr Windows Standarddrucker ist voreingestellt.
Es ist möglich, bestimmte Reports mit einem Drucker und den passenden
Schächten „fest zu verheiraten“. Sprechen Sie mit unserem Support, wenn
Sie Ihren Drucker entsprechend einrichten möchten. In diesem Fall ist das
Umschalten nicht mehr möglich.
Möglicherweise erscheint dieser Abschnitt bei Ihnen nicht. Dann sind im
aufgerufenen Report keine Optionen vordefiniert.
Die drei Beispiele zeigen Ihnen, was man individuell vordefinieren kann,
um Varianten von Ausdrucken zu erstellen. Am besten versteht man das
an der Option Ohne Logo: Ist diese Schaltfläche aktiv, verschwindet das
Logo in der Ansicht und auch auf dem Ausdruck. So kann man je nach
Bedarf entweder auf Firmenpapier (ohne Logo) oder auf weißem Papier
(mit Logo) drucken.
Diese Symbole dienen zum Blättern innerhalb der Vorschau (erste/letzte
Seite sowie Seite vor/zurück).
Zoom: Ziehen Sie am Schieberegler unten rechts, oder stellen Sie die
gewünschte Stufe über das Symbol ein.
Ein Dokument faxen
Das Thema „Faxen mit dem Computer“ ist ein technisches Thema. Man benötigt (genau wie zur Integration der Telefonanlage) eine Fax-Software und ggf. einen entsprechenden Treiber. David von Tobit
Software ist z.B. eine solche Software, aber auch für Microsoft Exchange sind Lösungen verfügbar.
151
Mit Hilfe einer solchen Lösung ist der Fax-Vorgang annähernd der gleiche wie der des Druckens: Sie
stellen einfach den Faxdrucker ein. Ist alles richtig konfiguriert, nimmt sich work4all die richtige
Faxnummer. Sprechen Sie mit uns, wenn Sie hierzu Beratung wünschen!
Ein Dokument als E-Mail versenden
Im oberen Bereich der Maske lässt sich die Ausgabeform des Reports ändern:
Wählen Sie E-Mail, schalten sich alle Dinge weg, die mit dem Ausdruck auf Papier zu tun haben.
Lediglich das Ausgabeformat und der Dateiname sind nun wählbar (PDF ist voreingestellt).
Sie können direkt in der Vorschaumaske auch eine E-Mail-Vorlage auswählen.
Klicken Sie dazu auf das Auswahlfeld im oberen Bereich, und
wählen Sie eine E-Mail-Vorlage.
Um eine E-Mail-Vorlage zu bearbeiten oder
Standardvorlagen für Ihre ERP-Dokumente festzulegen,
klicken Sie auf das Zuordnen-Feld.
Es öffnet sich die Maske zum Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen:
152
Um eine Vorlage zur Standardvorlage für eine bestimmte Auftragsform zu
machen, wählen Sie Sie auf der linken Seite Ihre E-Mail-Vorlage aus.
Weitere Informationen zum Anlegen von E-Mail-Vorlagen lesen Sie bitte das Kapitel Signaturen und
E-Mail-Vorlagen im CRM Handbuch.
Klicken Sie zum Senden der E-Mail auf die Schaltfläche Jetzt mailen. Die bekannte E-Mail-Maske
erscheint. Kunde sowie Ansprechpartner sind voreingestellt, und das Angebot ist als PDF der E-Mail
angehängt.
Ein Dokument exportieren
Auch hierbei wird eine Datei erstellt. Es erscheint allerdings ein Dialog zum Speichern des Dokuments
an einem beliebigen Ort.
Ein Dokument zur Sammelmappe hinzufügen
Wählen Sie die Option Sammelmappe, um das Dokument im eingestellten Format zur Sammelmappe
hinzuzufügen. Die Sammelmappe ist sinnvoll, um mehrere Dokumente aus work4all gesammelt einem
Kunden zu übermitteln. Lesen Sie ggf. das separate Kapitel zum Thema Sammelmappe.
Aus dem Schreibtisch heraus drucken
Die Infofenster auf dem Schreibtisch bieten ebenfalls die Möglichkeit, das Dokument in der Vorschau
anzeigen zu lassen und anschließend zu drucken, zu exportieren etc. Klicken Sie hierfür die jeweilige
Zeile mittels rechter Maustaste an um das nachfolgende Menü zu öffnen und legen Sie den
Mauszeiger auf das Drucken-Menü:
Neue Reports erstellen
Sprechen Sie mit uns, wenn die Standard-Formulare geändert werden sollen oder weitere Formulare
innerhalb der ERP-Welt benötigt werden. Man benötigt zum Erstellen von Formularen den Reportgenerator CrystalReport.
Idealerweise kopieren Sie eines unserer Standardformulare und ändern darin die gewünschten Merkmale. So lassen sich neue/abgeänderte Reports ins Programm integrieren:
153
Rufen Sie aus dem Schreibtisch heraus den Menüpunkt Extras -> Administration -> Verwaltung von
Reports und Excel-Auswertungen auf.
Es erscheint folgende Vorschau:
-
Im linken Bildschirmbereich wählen Sie die jeweilige Auftragsart aus (z.B. Angebote).
Im mittleren, oberen Bereich erscheinen vordefinierte Formulare für die Einzelansicht (also z.B.
ein einzelnes Angebot).
Im mittleren, unteren Bereich erscheinen vordefinierte Formulare für die Listenansicht (also der
Ausdruck aller Angebote als Liste).
Mit Rechtsklick auf einen Report können Sie diesen öffnen.
Es ist jeweils eine Bezeichnung und ein Dateiname für den Report vorhanden, außerdem einige technische Einstellungen bezüglich des Druckerschachts etc.
Von hier aus können Sie auch für die einzelnen Reports individuelle Druckeinstellungen vornehmen.
Wählen Sie im oberen Bereich einen Report an und klicken Sie auf die Schaltfläche Druckoptionen:
Nun wählen Sie noch Drucker und Schächte für die erste und die nachfolgenden Seiten aus:
154
Kopie-Einstellungen für ERP Dokumente
In einigen Fällen ist es nötig z.B. eine Rechnung mehrfach auszudrucken. Zum Beispiel wenn ein
Kunde einer Einkaufsgemeinschaft angehört und man dieser zusätzlich eine Kopie der Rechnung
zuschicken möchte. Da aber nicht alle Kunden einer Einkaufsgemeinschaft angehören, muss man die
Anzahl der Kopien bei jeder Adresse individuell einstellen können.
Anzahl der Kopien für eine Adresse einstellen
Um die Anzahl der Kopien für den Druck eines ERP-Dokumentes in einer Adresse festzulegen müssen
Sie die Adresse zum Bearbeiten öffnen. Wechseln Sie nun in die Registerkarte ERP. Hier haben Sie
einen Bereich Anzahl der Kopien beim Drucken.
Klicken Sie am Ende der Zeile auf das Plus um eine Einstellung vorzunehmen.
Wählen Sie oben den Report für den die Einstellung gelten soll. Darunter geben Sie die Anzahl der
Kopien an die beim Drucken standardmäßig vorgegeben werden sollen. Speichern Sie am Ende die
Einstellung mit Speichern und schließen oben links.
Auswirkung
Wenn Sie nun diesen Report drucken, wird die Anzahl der Kopien im Druck auf den zuvor gesetzten
Wert voreingestellt.
155
ERP Dokumente mit Unterschrift versehen
In Zeiten von Papier stellte sich bei manchen Vorgängen folgende Frage nicht: „Wie kann ich eine
Unterschrift unter ein elektronisches Dokument setzen?“ Nun aber, wo Angebote, Lieferscheine und
sogar Rechnungen per PDF zum Kunden gelangen, ist die Frage akut.
In diesem Kapitel erklären wir eine mögliche Lösung, allerdings mit einer festen Kombination von
Zusatzkomponenten. Andere Geräte/Treiber sind denkbar, müssen dann aber in Eigenregie ähnlich
angebunden werden.
Hardware-Voraussetzungen
Sie benötigen zunächst ein Gerät zur Erfassung von Unterschriften. Hier eine Reihe von Varianten:
-
Geräte mit Display
Geräte ohne Display
Interaktive Stift-Displays
Tablet-PCs
Die nachfolgenden Erklärungen beziehen sich auf ein WACOM STU 300 mit Display. Der Kaufpreis des
Geräts beträgt etwa 150,- €. Das Tablet wird seitens des Herstellers ohne Treiber ausgeliefert.
Software-Voraussetzungen
Sie benötigen außerdem eine Software zur Implementierung der Unterschrift in das Dokument (meist
PDF). Wir nutzen SignDoc von Softpro www.signplus.com. Diese Software kostet ebenfalls ca. 150,- €,
es existieren auch Kombipakete. Bei der Installation auf 64-bit-Rechnern hakt die Standard-Installation
(Stand: 22-07-2011). Bei uns half folgendes: Datei tablet.ini mit Inhalt FirstWT=SP_WspDrv ins Programmverzeichnis C:\Program Files (x86)\SOFTPRO\SignDoc kopieren.
SignDoc installiert einen Druckertreiber, der beim Drucken den gewünschten Prozess startet.
156
ERP Dokumente mit Unterschrift versehen
Integration
Anhand eines Anwendungsbeispiels erklären wir den Vorgang.
Ihr technischer Außendienst erstellt vor Ort mittels Laptop Lieferscheine. Hier führt er sowohl seine
Eigenleistungen (also Stunden) als auch verbrauchte Materialien (Ersatzteile etc.) als Positionen auf.
Der Kunde soll zum Abschluss der Arbeit den Lieferschein unterschreiben.
Es muss kein Drucker existieren, um den Vorgang durchzuführen. Allerdings hätte ein mobiler
Drucker den Vorteil, dass auch der Kunde im Anschluss an seine Unterschrift ein Exemplar erhält.
Gehen Sie bitte wie folgt vor:
1.
Lieferschein erstellen und Druck-Vorschau öffnen. Wenn der SignDoc-Drucker als Standarddrucker eingestellt ist, gehen Sie nicht über die Vorschau, sondern drucken sofort.
2.
Im Vorschau-Fenster wählen Sie den SignDoc-Drucker als Ausgabe.
3.
Klicken Sie nun auf Jetzt drucken.
Die Sign-Doc-Software öffnet sich.
Falls Sie mit einer anderen Hardware-/Unterschriftensoftware arbeiten, ist es auch denkbar, dass Sie
nicht über den Druckertreiber, sondern die direkte work4all-PDF-Schnittstelle, arbeiten. In diesem Fall
exportieren Sie das Dokument und arbeiten dann in der Datei weiter (es gibt z.B. Lösungen für .docDateien)
SignDoc
SignDoc erstellt eine .pdf-Datei und legt Sie in einem Standard-Verzeichnis ab. So haben Sie die
Unterschrift des Kunden später auch als Nachweis abgespeichert. Fügen Sie nun ein Unterschrift-Feld
ein und lassen Sie den Kunden die Unterschrift leisten. Speichern Sie die erstellte Datei bitte ab.
Das Ergebnis:
157
Freigabe von ERP Dokumenten
Dieses Handbuch-Kapitel befasst sich mit einem rein organisatorischen Thema: dem Genehmigen bzw.
Freigeben von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Bedarfsmeldungen
und Bestellungen. Dies ergänzt das Kapitel zur Genehmigung von Eingangsrechnungen, das ähnlich
verläuft.
Vertrags-Relevanz
Im „Papier-Ablauf“ spricht man in diesem Zusammenhang zwar gerne von der „Unterschriftsberechtigung“ und so läuft der Vorgang meist auch ab: Ein Angebot oder eine Bestellung darf das Haus
erst verlassen, wenn zwei Unterschriften geleistet wurden.
Aber dies ist eine interne Sache und letztlich nicht unbedingt vertragsrelevant. Bitte verstehen Sie
diese work4all-Funktionalität also nicht vertraglich, sondern organisatorisch. Sprechen Sie im anderen
Fall mit Ihrem Vertrags-Anwalt, um sich beraten zu lassen.
Einrichtung
In der Standard-Installation werden Sie von der integrierten Freigabe-Funktion nichts bemerken.
Wenn Sie das Recht haben, ein Angebot zu erstellen, können Sie es auch ausdrucken oder dem
Kunden zuschicken. Dies ändert sich, wenn Sie die folgenden beiden Einstellungen ändern:
-
Die Freigabe-Logik des jeweiligen ERP-Objekts
Die Freigabe-Rechte der Benutzer
Wie zu erwarten sind beide Einstellungen nur für den Administrator verfügbar.
Die Einrichtung der Freigabe-Logik
Bitte rufen Sie im Schreibtisch unter Extras -> Administration -> Sonstige -> Freigabe von ERPDokumenten die gleichnamige Einrichtungs-Funktion auf:
Für jedes der sechs ERP-Objekte lässt sich die Anzahl der benötigten Freigaben einzeln bestimmen.
Damit Sie im laufenden Betrieb mit dem Workflow beginnen können und nicht rückwirkend hunderte
Angebote etc. freigeben müssen (die möglicherweise schon längst das Haus verlassen haben), lässt sich
im rechten Bereich ein Referenzdatum/Startdatum definieren. Außerdem können Sie einstellen, ab
welchem Netto-Wert die Genehmigung erteilt werden muss.
Speichern Sie die Werte und kehren Sie zum Schreibtisch zurück.
158
Die Einrichtung der Rechte
Die Benutzer-Rechte werden an anderer Stelle erklärt. Zur Nutzung der Freigabe wurde für jedes ERPObjekt ein neues Recht hinzugefügt, das Sie nun entsprechend setzen: Unter Extras-> Rechte gelangen
sie in die Rechtevergabe.
In der Regel werden natürlich nur wenige Benutzer dieses Recht haben, meist ist es auch an eine
Abteilungshierarchie gebunden.
Die Erteilung der Freigabe
Hat man das Rechte zur Freigabe eines einzelnen oder mehrerer ERP-Objekte, so erweitert sich das
Anzeigeobjekt zur Genehmigung von Eingangsrechnungen und zur Erteilung von Freigaben auf
folgende Art und Weise:
Sie sehen also jederzeit, welche Angebote etc. auf eine oder mehrere Freigaben warten. Dabei wird
das Referenz-Datum natürlich berücksichtigt. Klicken Sie auf einer der Zeilen, öffnet sich die FreigabeMaske, klicken Sie auf den roten Eintrag, geschieht dies ebenfalls.
Die Freigabe wird etwas mehr hervorgehoben, da ja Ihr Kollege in der Regel „brennend“ darauf
wartet, sein Angebot freigegeben zu bekommen. Die Eingangsrechnungen haben ja da schon etwas
mehr Zeit .
Nun zur Maske der Freigaben:
159
Sie sehen eine Liste der freizugebenden Objekte sowie pro Zeile unterschiedliche Details, wie etwa die
Positionen.
Hier die Beschreibung der einzelnen Funktionalitäten:
Aus dieser Maske heraus lassen sich alle einzelnen Freigabe-Objekte
einsehen und bearbeiten.
Mit Hilfe dieser Schaltfläche führen Sie die Freigabe durch. Dabei können
Sie einen Kommentar eingeben. Haben Sie die Freigabe bereits erteilt,
erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Aufrufen und Bearbeiten des Dokuments.
Über die Excel-Schaltfläche erhalten Sie die Liste der freizugebenden
Objekte in Excel.
Ein- und Ausschalten des Detail-Bereichs der Positionen.
Erstellt eine Aufgabe an einen Kollegen, wenn Sie das ERP-Dokument
freigegeben haben.
Ab Version 10.7 lassen sich nicht nur die freizugebenden Objekte
einsehen, sondern auch die bereits erfolgten Freigaben.
Schalten Sie um auf „Freigabe erfolgt“, erscheinen weitere mögliche
Filteroptionen:
Im linken Bereich erhalten Sie zur ausgewählten Zeile der Liste diverse
Informationen. Hier: EK, VK und Rohertrag.
Und im unteren Bereich: Hinweise über bereits erfolgte Freigaben, sofern
mehr als eine Freigabe notwendig ist.
160
Auf der linken Seite werden Ihnen Ihre Reports angezeigt, um das
ausgewählte Objekt in der Vorschau anzuzeigen. Auch ExcelVerknüpfungen sind an dieser Stelle möglich, um zum Beispiel eine
interne Auswertung (Deckungsbeitrag o. Ä.) einzusehen.
Falls ein Kommentar zur Freigabe eingetragen wurde, kann man ihn
durch Doppelklick hier einsehen.
Der Effekt der Freigabe
Der Effekt ist recht simpel: Angebot, Bestellung oder Lieferschein können zwar erstellt, aber nicht
ausgedruckt, gemailt oder exportiert werden. Die Druckmaske sieht im nicht freigegebenen Fall
folgendermaßen aus:
161
Ab Version 10.7 lässt zusätzlich folgende Variante über eine Report-Anpassung definieren:
Diese Variante hat den Vorteil, dass der Anwender das Angebot (etc.) als Entwurf ausdrucken kann.
Für Report-„Fachleute“: fügen Sie bitte eine neue Formel „@Entwurf“ mit Inhalt „0“ ins Formular ein.
Verknüpfen Sie es mit dem Störer und blenden Sie diesen ein, wenn die Formel „-1“ beinhaltet.
Fertig. Um den Rest kümmert sich work4all. Ist keine Formel vorhanden, wird die erste Variante
gewählt (kein Ausdruck möglich).
162
Status von ERP-Dokumenten
Im nachfolgenden Kapitel werden zwei grundsätzliche Varianten von Status beschrieben:
-
Vordefinierte Status von uns und
-
Frei verfügbare Status, denen Sie selbst einen Namen und eine Bedeutung geben können.
Die zweite Variante klingt zunächst sehr positiv – ist sie aber nicht in allen Fällen: die simple Benennung eines Auftrags in „Teilmengen ausgeliefert“ führt leider nicht automatisch dazu, dass dies von
work4all auch entsprechend verwaltet wird.
Versuchen Sie also immer zuerst den von uns vordefinierten Weg zu gehen, bevor Sie sich dazu
entschließen, einen freien eigenen Status zu implementieren.
Vordefinierte Status
Für die unterschiedlichen ERP Dokumente Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Bestellung
existieren mehrere feste Status-Definitionen. Manche davon treffen auf alle Dokumente zu, andere
nur für einzelne.
Hier der aktuelle Stand fester Status:
Angebot
Auftrag
Lieferschein
Rechnung/Gutschrift
Bestellung
Bedarf
Eingangsrechnung
-
Eingefroren
Eingefroren und abgeschlossen
Eingefroren
Eingefroren
Ins Rechnungsausgangsbuch übernommen
Eingefroren
Eingefroren
Genehmigt
Bedeutung und Darstellung der vordefinierten Status
Eingefroren
Der Status Eingefroren wird in work4all durch graue Schrift dargestellt. Ein
eingefrorener Auftrag oder ein eingefrorenes Angebot kann nicht weiter
bearbeitet werden.
Dies ist dann wichtig, wenn es darum geht, das Dokument auch intern
„dokumentenecht“ zu markieren: Sie müssen wissen, in welchem Zustand
das Angebot an den Kunden ging oder die Auftragsbestätigung ausgedruckt wurde.
Eingefroren und
abgeschlossen
In der Regel kombiniert man die beiden Zustände Eingefroren und Abgeschlossen: Wenn Sie ein Objekt abschließen, frieren Sie es auch ein. Wenn
Sie jedoch „nur“ einfrieren, ist der Abschluss eventuell noch nicht geschehen, z.B. beim teilweise ausgelieferten Auftrag, den Sie nicht mehr verändern dürfen, der aber noch nicht abgeschlossen ist.
163
Status von ERP Dokumenten
Ins
Rechnungsausgangsbuch übernommen
Bei Rechnungen ist es umso wichtiger, die Dokumenten-Echtheit zu wahren.
Würden Sie Ihre Rechnungen mit einer Textverarbeitung schreiben, könnte
niemand mit Bestimmtheit sagen, welchen Rechnungsausdruck der Kunde
erhalten hat. Deshalb gibt es für Rechnungen zusätzlich den Status der
Übernahme ins Ausgangsbuch, die normalerweise beim Drucken des
Dokumentes gesetzt wird.
Rechte für die vordefinierten Status
Das Setzen der gerade beschriebenen Status kann organisatorisch durch entsprechende Rechte unterstützt werden. Der Mitarbeiter, der das Recht zum Bearbeiten z.B. eines Auftrags hat, darf es auch
einfrieren oder abschließen. Zusätzlich existiert ein Recht zum „Auftauen“ – also zum Stornieren der
jeweiligen Aktion.
Freie Status
Mit all den beschriebenen logischen Einschränkungen machen manchmal auch freie Status Sinn. Es
sind pro ERP Auftragsart maximal fünf freie Status verfügbar. Als Administrator legen Sie diese
manuell unter den Generellen Einstellungen im Schreibtisch an.
Wechseln Sie zu den Tabellen und dort im ERP-Bereich zum Eintrag Auftragsstati. Die Tabelle im
rechten Bereich beinhaltet bereits die notwendigen fünf Zeilen, die Sie nun beliebig benennen
können:
Die Begriffe erscheinen dann innerhalb der jeweiligen Auftragsform unter Sonstiges:
Innerhalb der ERP Listen sind die Status-Spalten einblendbar und können ebenfalls gefiltert werden:
In Kombination mit der Excel-Schaltfläche ist dies eine sehr einfache aber zweckmäßige Möglichkeit,
z.B. eine Liste aller Wartungsrechnungen zu automatisieren.
164
Dateinamen für ERP Export-Dateien
In diesem Kapitel geht es um den Namen der Exportdatei (z.B. eines Angebots). Dieser Name kann
vom Administrator auf unterschiedliche Art und Weise beeinflusst werden, auch für andere Sprachen.
Vorschau von ERP-Dokumenten
Bevor Sie ein Angebot, eine Rechnung etc. ausdrucken, wird diese normalerweise im Vorschau-Fenster
angezeigt. Soll dieses Dokument als PDF-Datei an eine E-Mail angehängt oder als Datei exportiert
werden, gibt work4all einen Dateinamen vor. Dieser erscheint in der Vorschau-Maske und kann
manuell abgeändert werden:
Die Namenserweiterung wird beim Exportieren (abhängig vom jeweiligen Typ, z.B. pdf) noch
angehängt. Dabei werden ungültige Sonderzeichen (z.B. ein /) durch einen Unterstrich ersetzt.
Beispiel: Die Datei Angebot 1008/2012 wird zu Angebot 1008_2012
Veränderte Vorgabe für den Dateinamen über Crystal-Report
Wenn Sie im Report selbst eine Formel mit dem Namen Titel definieren, wird work4all diesen Titel
anstatt des vorgegebenen Titels verwenden. Dabei ist es aktuell jedoch nicht möglich, Formeln
auszuwerten (z.B. eine individuelle Formatierung der Angebotsnummer). Deshalb wird die Nummer
an den Begriff angehängt.
Veränderte Vorgabe für den Dateinamen über Einstellung
Auch ohne Kenntnisse in Crystal-Report können Sie als Administrator die Begriffe ändern. Klicken Sie
hierfür auf den Begriff Dateiname/Bezeichnung:
Sie gelangen zu einer Listenansicht in den Generellen Einstellungen. Hier haben Sie für jede Sprache
(auch die ursprüngliche) die Möglichkeit, die Texte abzuändern.
165
ERP Listen
Der Begriff „ERP Listen“ ist etwas erklärungsbedürftig: Gemeint ist der Umgang mit Angebots-,
Auftrags-, Lieferschein, Rechnungs- und Bestell-Listen. All diese Objekte werden standardmäßig in den
Infofenstern auf dem Kunden-, Lieferanten- oder Projektschreibtisch gezeigt und sind dann auf diese
Klasse gefiltert. In diesen kleinen Fenstern lassen sich natürlich nur wenige Informationen zeigen.
Über die erweiterte Listenansicht haben Sie die Möglichkeit, andere Filter und
Darstellungsmöglichkeiten zu nutzen.
Aufruf der Listen
Alle Infofenster lassen sich per Klick auf den Namen des
jeweiligen Fensters zur „großen“ Liste vergrößern:
Es erscheint die ERP-Listenansicht, die zunächst die
gleichen Datensätze zeigt, wie es auch der Schreibtisch
tut.
Eine weitere Möglichkeit die Liste zu öffnen haben Sie über den leeren Schreibtisch.
Klicken Sie im leeren Schreibtisch die rechte Maustaste:
Mit Klick auf eine Zeile öffnet sich die jeweilige Liste. Über den
leeren Schreibtisch öffnet sich die Liste immer ohne
Kundenfilter.
166
ERP Listen
Die ERP-Listenansicht
Wie auch in anderen Listen, zeigt der Bildschirm mit entsprechenden Funktionen:
-
Im oberen Bereich die Schaltflächen mit Funktionen und Filtermöglichkeiten.
Im mittleren Bereich die Listenansicht mit unterschiedlichsten Spalten
Im unteren Bereich eine Vorschau des aktuell markierten Datensatzes.
Funktionen der Registerkarte
Die Maske lässt sich sowohl über diese Schaltfläche als auch über das X in
der oberen rechten Ecke schließen.
Wechsel zu demjenigen Kunden, dessen Angebot in der Liste markiert
ist.
Über den grünen Button aktualisieren Sie die Liste.
Hier die Schaltflächen zur Bearbeitung des aktuellen ERP Dokuments.
Neu: Neues Angebot erstellen
Öffnen: Öffnen des markierten Angebotes
Verdoppeln: Markiertes Angebot verdoppeln
Löschen: Löschen des markierten Angebotes.
Beachten Sie bitte, dass auch mehrere Zeilen mit einem Befehl gelöscht
werden können!
Selbstverständlich berücksichtigt work4all an dieser Stelle die gesetzten
Benutzerrechte! Ist eine Aktion für den aktuellen Benutzer nicht erlaubt,
ist die Schaltfläche ausgegraut.
Hinweis für Löschvorgänge von Rechnungen:
Es ist nicht möglich, eine Rechnung zu löschen, die sich bereits im
Rechnungsausgangsbuch befindet. Sie erhalten in diesem Fall eine
Meldung.
167
ERP Listen
Löschen von Daten
Das Löschen von Daten lässt sich nicht rückgängig machen. Lesen Sie
bitte Systemmeldungen und Warnhinweise sorgfältig, bevor Sie den
Löschvorgang bestätigen. Das Zurückspielen der Daten aus
Datensicherungen kann sehr aufwändig werden. Ihr Administrator ist
dafür verantwortlich, dass regelmäßig Datensicherungen durchgeführt
werden.
Spalten ein-/ausblenden:
Abhängig von der jeweiligen Objektart (Angebot, Auftrag etc.) erscheint
eine Auswahl von möglichen Spalten für die Liste.
Diese Einstellung merkt sich unser Programm für den jeweiligen
Arbeitsplatz.
Status der markierten ERP-Dokumente ändern.
Excel-Export der Artikelliste
Mit dem Sammelaktionsassistenten können Sie einfach und schnell viele
ERP-Objekte als Dateien exportieren oder als Anhang per E-Mail
versenden. Lesen Sie hierzu das Kapitel Sammelaktionsassistent.
Filtern nach Zeitraum:
Klicken Sie einen der Einträge an, um nur einen Teil der Gesamtdaten zu
sehen (z. B. nur die Angebote der letzten 30 Tage).
Bei Zeitraum von/bis können Sie einen Wunschzeitraum eintragen.
Um zur Gesamtdarstellung zurückzukehren klicken Sie auf Alle.
Statusfilter:
Neben den standardisierten logischen Filtern bietet work4all die
Möglichkeit, freie Filter für eine Objektart zu definieren und an dieser
Stelle zu setzen. Lesen Sie auch das separate Kapitel zu freien
Statusfiltern im Handbuch.
168
ERP Listen
Logische Filter:
Um Ihnen bei manchen kaufmännischen Standardvorgängen behilflich
zu sein, haben wir Standardfilter definiert, die – je nach Objektart – zur
Verfügung stehen. Hier die aktuell verfügbaren:
-
Nicht abgeschlossene Angebote/Aufträge etc,
Das Merkmal abgeschlossen begegnet Ihnen oft in
work4all Wir haben die Bedeutung des Begriffes offengelassen
und somit sollten Sie für Ihre Firma eine feste Bedeutung je
Objektart definieren bzw. kommunizieren. Abgeschlossene
Angebote etwa sind in der Regel die Angebote, die zum Auftrag
umgewandelt wurden oder bei denen der Kunde abgesagt hat.
Abgeschlossene Aufträge sind Aufträge, die entweder komplett
geliefert wurden oder die abgerechnet wurden – hier kommt es
auf Ihre Branche/Einsatzbereiche an.
Bitte fragen Sie nach unserer Beratung, wenn Sie sich in diesen
Fällen unsicher sind.
-
Abgeschlossene Angebote/Aufträge etc.
Siehe Beschreibung oben.
-
Rechnungen mit fehlender Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch
Die Übernahme der Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch
markiert die Unveränderbarkeit des Dokuments. Die Rechnung
wurde in dieser Form zum Dokument und wurde dem Kunden
so zugeschickt. Da work4all aufgrund des möglichen
Probedrucks nicht ahnen kann, wann eine Rechnung diesen
Status erhielt, müssen Sie diesen Status zum Beispiel beim
Drucken setzen.
In manchen Firmen ist es üblich, dass diese Übernahme durch die
Buchhaltung geschieht: Mit Hilfe des Filters ist es also einfach
möglich, die neuen Rechnungen der Kollegen herauszufinden.
Personenfilter:
Beim Öffnen der Maske ist der Personenfilter gesetzt. Hier lassen sich die
Angebote nach den verschiedenen Mitarbeiter filtern.
Im oberen rechten Teil der Maske befindet sich der Kunden-/Lieferantenfilter. Wenn Sie aus der Kundenmaske die Angebotsliste öffnen,
erscheinen nur die Angebote des jeweiligen Kunden. Sie können den
Kundenfilter aber auch entfernen, und es erscheinen alle Angebote.
Über die Eingabe .p +Suchbegriff können Sie auch nach Positionen der
ERP-Objekte suchen.
Beachten Sie, dass sich die gesetzten Filter addieren. Da der Aufruf der Maske in der Regel über einen
aktuellen Kunden geschieht, bewirkt der erste Klick auf einen Eintrag einen „doppelten“ Filter.
169
ERP Listen
Weiter Funktionen der Symbolleiste
Markieren Sie einen oder mehrere Einträge in Ihrer Liste. Mit der Schaltfläche können Sie diese
Einträge in andere ERP-Dokumente umwandeln. Alle markierten Einträge werden in ein neues ERPDokument gewandelt. Bei der Option Einzelumwandlung werden die Einträge nicht zu einem
einzelnen Dokument zusammengefasst, sondern es wird pro Eintrag ein neues ERP-Dokument erstellt.
Befinden Sie sich in der Rechnungsliste können Sie Ihre Rechnung oder auch mehrere markierte
Rechnungen von hier aus ins Rechnungsausgangsbuch übernehmen.
In den unterschiedlichen ERP-Listen finden Sie unter diesem Button weitere, der jeweiligen Liste
entsprechende Funktionen.
Die Liste
Die gezeigte Liste ist wie bereits erwähnt nach unterschiedlichsten Kriterien filterbar. Beim Öffnen der
Maske ist dabei in der Regel der Kunden- oder Lieferantenfilter gesetzt.
Die Sortierung geschieht nach Datum aufsteigend, lässt sich jedoch durch einfachen Klick auf die
gewünschte Spalte aufsteigend (erster Klick) oder absteigend (weiterer Klick) bewerkstelligen. Danach
erscheint im Spaltenkopf ein kleines Sortierungssymbol:
Über die Liste ist es auch möglich die Beschriftung und/oder die Projektzuordnung anzupassen.
Mit Rechtsklick auf eine Zeile können Sie haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten:
Projektzuordnung
170
ERP Listen
Sie können ein oder mehrere ERP-Objekte markieren und einem Projekt zuordnen. Es werden Ihnen
Ihre letzten ausgewählten Projekte vorgeschlagen. Über Auswahl… kommen Sie aber auch in der Liste
und können von dort ein Projekt wählen.
In der Liste können Sie dann direkt die Projektzuordnung erkennen.
Beschriftung ändern
Die Beschriftung lässt sich immer nur für ein ERP-Dokument anpassen. Wenn Sie die Maus über diese
Option halten erscheint automatisch die Notiz, die Sie dort direkt ändern können.
Mit ENTER bestätigen Sie Ihr Änderung und die neue Notiz wird übernommen.
Ausdruck über die Liste
Sie können in der Liste mehrere ERP-Dokumente markieren und über das Datei-Menü mit einem
Druckbefehl ausdrucken. In der Druckvorschau werden die Dokumente seitenweise aneinandergereiht. Mit den bekannten Pfeiltasten können Sie die Druckvorschau seitenweise kontrollieren:
Suche in ERP-Listen
In dem Suchfeld oben rechts in den ERP-Listen können Sie nach einem bestimmten Kunden bzw.
Lieferanten suchen. Wenn Sie die Liste aus dem Kunden- oder Lieferantenschreibtisch öffnen, ist
dieser Suchfilter automatisch aktiv und kann über das x entfernt werden.
Darüber hinaus stehen folgende Suchmöglichkeiten zur Verfügung:
.P
Geben Sie den Suchbegriff mit dem Präfix .P ein, werden die Positionen der ERP-Dokumente
nach diesem Begriff durchsucht und die Ausgabeliste entsprechend eingeschränkt.
*
Mit einem vorangestellten Sternchen durchsuchen Sie die Betitelungen (Notiz/Bemerkung)
der ERP-Dokumente nach dem gewünschten Begriff.
171
Sammelaktionsassistent
Mit dem Sammelaktionsassistenten können Sie einfach und schnell viele ERP-Objekte als Dateien
exportieren oder als Anhang per E-Mail versenden.
ERP-Listen
Rufen Sie eine beliebige ERP-Liste auf, z. B. per rechtem Mausklick im leeren work4all Schreibtisch
oder über das entsprechende Infofenster.
Markieren Sie die gewünschten ERP-Dokumente und klicken Sie anschließend im
Kopfbereich der Liste auf diese Schaltfläche für den Sammeldruck.
Der Sammelaktionsassistent wird nun gestartet. Klicken Sie bitte auf Weiter.
Sie können zwischen zwei Optionen auswählen:
-
Sammelaktion für den Datei-Export
Sammelaktion für den E-Mailversand
172
Sammelaktion für einen Datei-Export
Die markierten ERP-Dokumente werden als Dateien in dem gewünschten Verzeichnis abgelegt.
Format
Hier wählen Sie das Dateiformat für den Export aus …
Report
… und die gewünschte Reportvorlage.
Dateiname
Sie können die Dateinamen gestalten.
Folgende Platzhalter steht Ihnen dabei zur Verfügung:
[Notiz]
[Nr]
[Datum]
[Kundenname]
[KundenNr]
Pfad
Notiz/Bemerkung des ERP-Dokumentes
Nummer des ERP-Dokumentes
Datum des ERP-Dokumentes
Zugehöriger Kunden- bzw. Lieferantenname
Zugehörige Kunden- bzw. Lieferantennummer
Speicherort für die Export-Dateien
173
Die Einstellungen werden gespeichert, klicken Sie bitte auf Weiter.
Sie sehen zur Kontrolle alle markierten ERP-Objekte und klicken anschließend auf Fertigstellen.
Bei erfolgreicher Erstellung der Export-Dateien erhalten Sie die Meldung:
Die Dateien finden Sie im vorgegebenen Verzeichnis:
Sammelaktion für den E-Mailversand
Alle markierten ERP-Dokumente werden einzeln per E-Mail versendet. Das ERP-Dokument wird zum
Anhang der E-Mail und zusätzlich in dem vorgegebenen Verzeichnis abgelegt.
174
Die Felder sind identisch wie beim Datei-Export, nur zwei weitere Informationen werden benötigt:
Vorlage
Wählen Sie die gewünschte E-Mailvorlage aus.
Betreff
Wie bei dem Dateinamen können Sie auch den Betreff der E-Mails gestalten.
Die Platzhalter sind identisch (siehe oben).
Automatischer Mailversand
Bitte beachten Sie: der E-Mailversand verläuft im Hintergrund. Sie haben nicht mehr die Möglichkeit
die E-Mails einzeln zu bearbeiten. Bitte gestalten Sie die Vorlage entsprechend. Textmarken werden
dabei gefüllt.
Wir empfehlen Ihnen, Outlook offline zu schalten. Dann können Sie die Mails im Postausgang prüfen
und ggf. löschen, bevor die Mails im Online-Modus dann gesendet werden.
175
Klicken Sie auf Fertigstellen.
Im unteren Bildschirmteil können Sie den Fortschritt des Versands erkennen:
Zum Abschluss des Versands erhalten Sie ein Protokoll:
Fehlender oder ausgeschiedener Ansprechpartner
ERP-Dokumente ohne zugeordneten Ansprechpartner oder mit Zuordnung zu einem mittlerweile
ausgeschiedenen Ansprechpartner werden mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,“ an die
allgemeine Mailadresse der Firma verschickt.
176
Wartungsobjekte
Wartungsverträge und die Verwaltung von periodisch auftretenden Dienstleistungen sind das Thema
unseres Wartungsmoduls.
Für welche Anwendungsbereiche ist das Wartungsmodul sinnvoll?
Hier eine Auswahl von Branchen, die dieses Modul einsetzen:
-
Handwerker wie Heizungsbauer, Sanitärfirmen, etc., die mit ihren Kunden Wartungsverträge abschließen und abrechnen
Softwarefirmen wie wir es sind, die klassische Software-Wartungsverträge in Verbindung mit dem
Kauf der Software anbieten
Servicedienstleister für unterschiedlichste Dinge wie Feuerlöscher, Brandschutzanlagen, etc., die in
bestimmten Abständen gewartet werden müssen
Internet-Dienstleister, die Verträge über entsprechende Dienstleistungen (z.B. das Hosting) mit
Ihren Kunden abschließen und monatlich abrechnen
Aus dem Wartungsvertrag können wahlweise Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen generiert
werden. Es ist möglich, für einen Kunden mehrere Wartungsverträge zu verwalten.
Zum Begriff Wartungsobjekt:
Auf den nachfolgenden Seiten ist das Wartungsobjekt das Basisobjekt der Verwaltung. Dieses Wartungsobjekt ist je nach Einsatz
-
der Software-Wartungsvertrag
die Webseite, die monatlich abgerechnet wird
das Haus, in dem der Feuerlöscher angebracht ist, usw.
Aufruf und Integration
Das Wartungsmodul ist im Auftrags- und Rechnungswesens zu finden:
Des Weiteren finden Sie eine Infozeile im Stammdatenbereich des Kunden auf dem Schreibtisch, sofern in der Konfiguration eingeblendet:
177
Wartungsobjekte
Durch Klick auf das Wort Wartungsvertrag gelangen Sie in die Liste aller Wartungsobjekte gefiltert auf
den aktuellen Kunden. Durch Klick auf den Namen des Objektes gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske. Hat ein Kunde mehrere Wartungsobjekte, verzweigt work4all immer zur Liste.
Ein neues Wartungsobjekt anlegen
Aus der Liste der Wartungsobjekte erstellen Sie über das Plus-Symbol ein neues Wartungsobjekt.
Die Details zu den einzelnen Bereichen der Maske:
Die Zuordnung zu einer Auftragsbestätigung:
Sie können Ihrem Wartungsvertrag einen Auftrag zuordnen. Mit
Klick auf die Schaltfläche können Sie einen Auftrag wählen, die
Zuordnung wieder entfernen oder den Auftrag aus der
Wartungsmaske öffnen.
Die Zuordnung zum Kunden:
Im einfachsten Fall gibt es nur eine einzige Zuordnung zum Kunden: Der Vertrag wurde mit dem Kunden A geschlossen, die
Lieferung der Leistung erfolgt ebenfalls an diesen Kunden und
die Abrechnung auch.
Ein komplizierterer Fall ist am einfachsten anhand eines Beispiels
aus unserer Arbeitswelt darstellbar:
Über die Pfeile blenden Sie die
Adressen ein oder aus.
Ein Vertriebspartner verkauft work4all, der Endkunde ist jemand
anderes, die Lieferung der jährlichen Updates geht an ein
Rechenzentrum, und abgerechnet wird wiederum mit dem
Vertriebspartner.
Beide Varianten sind gut abzubilden, allerdings müssen Sie darauf achten, dass Ihre Formulare (z.B. der Lieferschein) auch entsprechend angepasst werden.
Vorgehensweise:
Nach der Neuanlage erscheint zunächst der aktuelle Kunde vom
Schreibtisch in allen vier Adress-Zuordnungen. Klicken Sie z.B.
auf das Wort Rechnungsadresse, erscheint die KundenAuswahlliste, aus der Sie wie gewohnt auswählen.
Anschließend lässt sich auch der einzelne Ansprechpartner durch
Klick zuordnen.
Wenn Sie Ihrem Wartungsvertrag ein Projekt zuordnen, wird die
Abrechnung ebenfalls dem entsprechenden Projekt zugeordnet.
Nummer
Die Wartungsverträge erhalten automatisch eine laufende Nummer. Diese wird erst beim Speichern vergeben, vorher steht dort
das Zeichen # als Platzhalter.
178
Wartungsobjekte
Jedes Wartungsobjekt benötigt einen Namen. Das wäre bei den
erwähnten Beispielen möglicherweise die verwaltete Webseite
(www.work4all.de) oder die Seriennummer des Wartungsobjekts.
Seriennummer ist ein alphanummerisches Feld, das Sie
individuell nutzen können. Mit Klick auf das Wort können Sie
die Bezeichnung ändern.
Die Art des Vertrags:
Möglicherweise ist es sinnvoll, unterschiedliche Vertragsarten
zuzuordnen. Klicken Sie dafür auf die Zuordnen-Schaltfläche.
Diese Vertragsarten lassen sich vom Administrator über die Liste
verwalten.
Vertragsgruppen:
Eine zweite Kategorisierung bildet die Möglichkeit der Zuordnung einer Gruppe. Innerhalb der Liste lässt sich damit eine
schnelle Ordnung herstellen.
Falls Sie nur eine Kategorisierung benötigen, sollten Sie die
Gruppen den Arten vorziehen, da sich innerhalb der Gruppen
schneller Änderungen per Drag&Drop vornehmen lassen.
Die Vertragsnummer ist ein alphanumerisches Feld, in dem Sie
die Nummer des Vertrags eintragen, falls es sowas in Ihrer Organisation gibt. work4all schlägt keine Nummer vor, Sie müssen
sich um die Zuordnung selbst kümmern. Mit Rechtklick auf das
Wort können Sie dieses Feld zum Pflichtfeld machen.
Vertragsbeginn und Vertragsende:
Die beiden Felder sprechen für sich, nur eine Besonderheit ist
erwähnenswert: Bei Langfristverträgen, die sich jährlich verlängern, lassen Sie das Vertragsende offen. Im späteren Text
wird der Gebrauch des Zusatzfeldes Nächste Abrechnung zur
Steuerung dieser Besonderheit erklärt.
Kündigungsdatum:
Kommt es nun zur Kündigung, ergänzen Sie zwei Angaben:
das Kündigungsdatum und das Vertragsende.
179
Wartungsobjekte
Rhythmus:
Mit Hilfe dieser Auswahlliste geben Sie den Rhythmus der Abrechnung vor. Die erste Abrechnung wird durch das nachfolgende Datumsfeld Nächste Abrechnung vorgegeben.
Das Datumsfeld Nächste Abrechnung ist das zentrale Feld zur
Steuerung der automatisierten Abrechnung.
Auch als visuelle Hilfe in der Liste aller Wartungsobjekte ist das
Feld hilfreich.
Der Gesamtbetrag errechnet sich aus der Summen der Einzelpreise (ohne Berücksichtigung der Mengenangaben)
Wichtiger Hinweis für die Anzeige des Gesamtbetrages:
Falls Sie Komponenten ändern, kann in diesem Feld evtl.
kurzzeitig ein falscher Wert stehen. Beim Speichern der
Komponenten wird der Wert jedoch entsprechend aktualisiert.
Alle Wartungsverträge lassen sich mit einem abweichenden
Zahlungsziel (zu dem des Kunden) definieren.
Tragen Sie hier die Zahlungskonditionen ein. Sie können bei der
Abrechnung bestimmten, welche Zahlungskonditionen für die
Abo-Rechnung genutzt werden sollen.
Im Notizfeld können Sie alles Mögliche eintragen, was der Benutzer zu dem Wartungsvertrag oder zur
Abrechnung wissen muss.
Komponenten verwalten
Die Verwaltung der Wartungsverträge über die bislang beschriebene Logik ist bereits an sich abgeschlossen, auch in Verbindung mit Abo-Rechnungen (siehe nächstes Kapitel). Zusätzlich bietet
work4all die Möglichkeit, die Komponenten der Wartungsobjekte zu verwalten. Mit Komponenten
sind natürlich Artikel gemeint.
Konkret: „Welche Module/Artikel hat der Kunde wann gekauft?“ oder „Welche Artikel werden
regelmäßig, z.B. jeden Monat abgerechnet?“.
Hier die Registerkarte Komponenten innerhalb der Wartungsmaske:
180
Wartungsobjekte
Die Auflistung der Komponenten
und die Artikelliste
work4all zeigt Ihnen im oberen Bereich die zugeordneten
Modulen bzw. Komponenten, unten die Artikel.
Durch Doppelklick „rutscht“ eine Zeile nach oben. Anschließend
lassen sich alle Werte manuell ändern, z.B. der Preis oder die
Wartungskosten pro Jahr. Als Datum wird das aktuelle Tagesdatum eingesetzt. Erfassen Sie Altdaten, sollten Sie dieses
natürlich ändern.
Für die Zuordnung zu den Artikeln/Modulen/Produkten gilt: es
wird nur die erste Zuordnung zum Artikel gespeichert. Für
Aktualisierungen, z.B. bei neuen Preisen, sind Sie selbst verantwortlich.
Die Bedienung der Artikelliste geschieht wie aus anderen Masken gewohnt: Klicken Sie links auf eine Gruppe, werden nur die
Artikel gezeigt, die sich in der jeweiligen Gruppe befinden. Eine
Suche innerhalb der Artikel ist an dieser Stelle nicht möglich.
Hier können Sie Ihre Standard-Abrechnungsart einstellen. Beim
Einfügen neuer Komponenten wird diese automatisch
übernommen.
Blenden Sie mit Spaltenkonfiguration beliebig Spalten ein und
aus.
In der Spalte Abo-Rechnung stehen verschiedene Preis-Arten zur
Auswahl: Einzel-Preis rechnet den Betrag aus der Spalte E-Preis
ab, Wartungspreis den Betrag aus der Spalte W-Preis.
Siehe hierzu auch Abschnitt Varianten für Wartungsobjekte.
In der ersten Zeile der Modulauflistung finden Sie zwei Summenwerte, die sich automatisch durch eine Formel errechnen.
Löschen einer Komponente: Dies geschieht nicht sofort, sondern
erst beim Speichern/Verlassen der Maske.
181
Wartungsobjekte
Lesen Sie hierzu bitte das gleichnamige Kapitel im Administrator Handbuch.
Dokument(e) zuordnen
Mit diesen Schaltflächen können Sie ein Dokument zuordnen bzw. ein zugeordnetes
Dokument wieder entfernen.
Der Wartungsvertrag ist – wie es der Name sagt – natürlich auch ein vertragliches Dokument, das Sie
mit Ihrem Kunden abschließen. Ihre eigene Kopie, unterschrieben vom Kunden, lässt sich hier als
Dokument in work4all hinterlegen:
Alle notwendigen Funktionen zur Zuordnung des Vertragsdokuments oder zum direkten Scannen sind
an anderer Stelle in unseren Handbüchern erklärt.
Protokoll
Hier werden alle Änderungen des Wartungsobjektes mitgeschrieben.
Die Wartungsliste
Eine Gesamtübersicht Ihrer Verträge/Wartungsobjekte finden Sie im ERP-Bereich.
182
Wartungsobjekte
Es erscheint eine Liste, deren Erscheinung und Bedienung den sonstigen Listen entspricht:
Aktualisierung:
Manchmal ist ein manuelles Aktualisieren der Liste erforderlich.
Diese Standardfunktionen sind sicher selbsterklärend.
Beachten Sie bitte auch hier, dass der Löschvorgang nicht
rückgängig gemacht werden kann.
Unsere Wartungsobjekte haben eine Schnittstelle zum Labeldrucker, um etwa den Wartungszeitraum oder die Vertragsnummer auf ein Etikett Ihrer Wahl zu drucken.
Lesen Sie für Anpassungen ggf. unser gesondertes Infoblatt oder
nehmen Sie mit unserem Support Kontakt auf, wenn Sie nähere
Informationen zu diesen individuellen Einstellungen benötigen.
Zu den Wartungsobjekten sind viele Felder verfügbar. Standardmäßig sind nicht alle eingeblendet, über die Spaltenkonfiguration
können Sie ein- oder ausblenden.
Export der sichtbaren Spalten nach Excel.
Diese beiden Sonderfunktionen werden nur in Absprache mit dem
Hersteller verwendet und sind nur in Ausnahmefällen verfügbar.
Gemeinsames Abrechnungsdatum:
Diese Administrator-Funktion erlaubt, alle markierten Verträge
mit einem Befehl durch das gleiche Abrechnungsdatum zu ersetzen.
Achtung:
Der Befehl ist nicht rückgängig zu machen!
Gruppenpflege:
Wie bei allen Stammdaten-Objekten, lassen sich auch die Wartungsobjekte individuell organisieren. Welche Lösung in Ihrem
Fall sinnvoll ist, können Sie gerne mit unserem Support besprechen. Als Beispiel sehen Sie links unsere eigene Ordnungsstruktur
abgebildet. Hierzu einige Bemerkungen:
-
Wir haben eine mehrstufige Struktur.
Die Standard-Jahresrechnungen finden sich bei uns in
„Monats“-Ordnern. Man kann deutlich die kommenden
Abrechnungen erkennen, auch zum Monatsende.
183
Wartungsobjekte
-
Besondere Abrechnungsmodi wurden bei uns in besonderen
Ordnern abgelegt (z.B. Abrechnung „Halbjährlich“).
Filtern von Wartungsobjekten:
Es existieren neben den Standard-Filtermöglichkeiten (Gruppe
und Schnellsuche) zwei zusätzliche Filtermöglichkeiten:
-
-
Art: Dieses Zusatzfeld ist ähnlich wie die Gruppe zur
Unterscheidung von unterschiedlichen Wartungsobjekt-Arten
geeignet. In unserem Fall sind es z.B. Verträge mit Endkunden
in Abgrenzung zu Verträgen mit Vertriebspartnern.
Abrechnung: Hier wird auf überfällige Abrechnungen gefiltert.
Kunde: Filtert alle Wartungsobjekte dieses Kunden.
Neben diesen beiden Filtern funktioniert auch die Schnellsuche.
Nächste Abrechnung und Farben innerhalb der Tabelle:
Eine einfache Möglichkeit der Gruppierung/Sortierung bietet auch
das Feld Nächste Abrechnung. Klicken Sie auf den Spaltenkopf,
werden alle Wartungsverträge zeitlich sortiert.
Das ist eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit zu den Gruppen, die
ja ggf. die gleiche Information bieten. Außerdem werden alle
Zeilen farbig rot markiert, wenn die nächste Abrechnung schon
fällig ist. Um diese Spalte ein- bzw. auszublenden, benutzen Sie
das gleichnamige Symbol in der Spaltenkonfiguration.
Detailansicht:
Setzen Sie diese Option, erscheinen im unteren Bereich der Liste
die Komponenten des markierten Wartungsvertrags.
Verknüpfung zum Modul Abo-Rechnungen:
Das Wartungsmodul ist mit den Abo-Rechnungen verknüpft.
Lesen Sie hierzu das Kapitel Abo-Rechnungen im Handbuch.
Varianten für Wartungsobjekte
Die verschiedenen Varianten für die Wartungsobjekte beeinflussen die Optionen, die später beim
Erstellen der Abo-Rechnungen zur Auswahl stehen. Wir empfehlen, sich einheitlich für eine
184
Wartungsobjekte
Variante entscheiden. Die dazu gehörigen Optionen (rot markiert) der Abo-Abrechnung können nur
vom Administrator voreingestellt werden.
Variante 1: Anzahl berücksichtigen
In der Abo-Rechnung wird aus den Komponenten des Wartungsvertrages die Anzahl mit dem Einzelpreis multipliziert. Die Preis-Art im Wartungsvertrag ist Einzel-Preis.
Variante 2: Wartungspreis durch die Anzahl dividieren
Der im Wartungsobjekt eingetragene W-Preis wird durch die Anzahl der Komponente dividiert.
Variante 3: Rhythmus berücksichtigen und dividieren
In der Abo-Rechnung wird der Wartungspreis durch den Rhythmus dividiert, z.B. wenn die Jahresgebühren quartalsweise in Rechnung gestellt werden. Die Preis-Art im Wartungsvertrag ist dann
Wartungs-Preis. Bei der Abo-Abrechnung wird die Option Rhythmus berücksichtigen/dividieren
ausgewählt.
Variante 4: Rhythmus berücksichtigen / multiplizieren
Wenn Monatsgebühren zum Beispiel jährlich abgerechnet werden sollen nutzen Sie diese Funktion. In
diesem Fall wird der Abrechnungspreis dann mit 12 multipliziert.
Weitere Informationen dazu entnehmen Sie dem Kapitel Abo-Rechnungen.
Varianten für Wartungsobjekte
Die verschiedenen Varianten für die Wartungsobjekte beeinflussen die Optionen, die später beim
Erstellen der Abo-Rechnungen zur Auswahl stehen. Wir empfehlen, sich einheitlich für Variante 1
oder für Variante 2 zu entscheiden. Die dazu gehörigen Optionen (rot markiert) der Abo-Abrechnung
können nur vom Administrator voreingestellt werden.
185
Abo-Rechnungen
Abo-Rechnungen (auch „wiederkehrende“ Rechnungen genannt) sind nur in Verbindung mit unseren
Wartungsobjekten möglich (siehe vorheriges Kapitel).
Anwendungsbeispiele:
-
Handwerker mir Wartungsverträgen,
Abrechnung von Internet-Hosting-Verträgen,
Software-Wartungsverträge usw.
In diesem Kapitel wird generell von Abo-Rechnungen gesprochen, allerdings ist das Verfahren auch
für Abo-Aufträge oder Abo-Lieferscheine geeignet. Benötigen Sie also „wiederkehrende“ Lieferscheine, so gehen Sie identisch vor.
Wartungsobjekte
An anderer Stelle des Handbuchs wird der Umgang mit Wartungsobjekten erklärt. Wichtig für AboRechnungen ist das Feld Nächste Abrechnung in der Wartungsmaske:
Dieses Feld steuert innerhalb der Liste der Wartungsobjekte die farbliche Anzeige der Zeile:
Sie sehen also anhand der roten Farbe auf einen Blick, welche Abrechnungen überfällig sind.
Zusätzlich lässt sich die Liste auch auf diese Zeilen filtern. Klicken Sie hierfür das Auswahlfeld
Abrechnung an und dort die Option Rechnung überfällig.
Für die Abrechnung nutzen Sie folgende Schaltfläche:
Abo-Abrechnung
Zielsetzung ist die automatisierte Erstellung von Rechnungen (oder Lieferscheinen, Aufträgen) aufgrund von voreingestellten Objektdaten.
Zwei Anwendungsbeispiele:
-
Eine Firma, die Feuerlöscher und Brandmeldeanlagen periodisch wartet. Hier werden monatlich
Aufträge generiert, die Service-Mitarbeiter fahren dann mit dem Wartungsschein zum Ort der
Wartung, tun ihre Arbeit, notieren ggf. verbrauchtes Material, reichen diesen handschriftlichen
Zettel beim Innendienst ein. Dieser erstellt die Abrechnung als Einzelvorgang.
-
Zweites Beispiel sind wir (die Firma poin.t GmbH in Köln) selbst: Jeden Monat erstellen wir die
Jahres- oder Monatsrechnung für den abgeschlossenen Wartungsvertrag im Sammelverfahren.
186
Abo-Rechnungen
Und so geht das Ganze:
Wechseln Sie zur Liste der Wartungsobjekte und starten Sie den Vorgang über die
grüne Schaltfläche.
Die Maske für die Einstellungen zur Abo-Abrechnung erscheint:
Hier die Erklärungen zu den unterschiedlichen Einstellungen:
Es sind zwei unterschiedliche Auswahllisten möglich:
Alle markierten: Bei dieser Option markieren Sie bereits in der
vorausgehenden Liste der Wartungsobjekte alle gewünschten
„Teilnehmer“ der Aktion. Dabei gehen Sie wie in Windows üblich
vor (Strg, Shift etc.).
Alle fälligen bis: In diesem Fall ist die vorhergehende Markierung
nicht nötig. Es werden alle nicht abgerechneten Verträge/
Objekte bis zum nebenstehenden Datum berücksichtigt. Die
Anzahl der entstehenden Rechnungen wird angezeigt.
Obwohl der Vorgang „Abo-Rechnungen“ heißt, sind auch
Angebote, Aufträge und Lieferscheine bei der Erstellung möglich.
Das oben erwähnte Beispiel der Wartungsfirma für Feuerlöscher
erklärt inhaltlich die Notwendigkeit:
Es werden ggf. Aufträge benötigt, die erst nach erfolgter
Leistung in die Rechnungen gewandelt werden.
Das Datum der zu erstellenden Rechnungen. Wenn Sie diese
vordatieren möchten: Denken Sie bitte an die Nummernkreise,
die dann eventuell unlogische monatliche Brüche aufweisen.
187
Abo-Rechnungen
Über diese Optionen lassen sich Informationen aus dem
Wartungsobjekt in den Kopftext der Rechnung schreiben und
sind so für den Empfänger der Rechnung sichtbar.
Selbstverständlich lassen sich weitere Informationen aus den
Daten über den Report-Generator integrieren.
Der interne Text wird in der Notiz der Rechnung und somit auch
im Infofenster angezeigt.
Wählen Sie die Informationen aus, die für sich wichtig sind, um
die Rechnung im Infofenster oder in der Liste wieder zu finden.
Wenn Sie möchten, dass die Kopf- und Schlusstexte aus dem
Stammdaten des Kunden in die Abo-Rechnung übernommen
werden, machen Sie hier den Haken.
Wählen Sie, ob Sie die Zahlungskonditionen aus dem
Wartungsvertrag oder aus den Stammdaten des Kunden
übernehmen, oder ggf. separate Zahlungskonditionen festlegen
möchten.
Ist der Haken nicht gesetzt, wird das nächste Abrechnungsdatum
des Wartungsvertrages nicht berechnet.
Die Option Anzahl berücksichtigen setzt für die Rechnungspositionen die Anzahl und der E-Preis wird mit der Anzahl multipliziert.
Bei W-Preis durch Anzahl dividieren, wird der Wartungspreis durch
die Anzahl der Komponenten geteilt.
Wenn Sie den Rhythmus berücksichtigen, wird der Wartungspreis
entsprechend dem Abrechnungsrhythmus dividiert oder
multipliziert. Wenn Sie beispielsweise den Wartungspreis für ein
Jahr eingetragen haben, aber monatlich abrechnen möchten wird
hier der Preis mit 12 (Monate) geteilt oder umgekehrt.
Die rot geschriebenen Optionen kann nur der Administrator
vorgeben. Bitte lesen Sie hierzu auch das Kapitel Wartungsobjekte.
Achtung:
Die beschriebenen Varianten sind vielfältig und komplex. Bitte
probieren Sie dies anhand von einem Test-Wartungsobjekt aus,
bevor Sie den tatsächlichen Wartungslauf das erste Mal
durchführen!
188
Abo-Rechnungen
Abo-Abrechnung ausführen
Klicken Sie nun auf die abgebildete Schaltfläche, werden die Rechnungen erstellt und das Datum der
nächsten Abrechnung wird hochgesetzt. Im Infofenster wird die Rechnung mit dem Zeitraum
beschriftet, sodass Sie schnell feststellen können, welche Zeiträume bereits abgerechnet wurden.
Beim Erstellen der Rechnung werden die Einstellungen des Wartungsobjekts (diese finden Sie in der
Maske Wartungsobjekt in der Registerkarte Allgemeines sowie Komponenten) berücksichtigt.
Die wichtigste Einstellung ist der Rhythmus der Abrechnung. Diese erhöht bei erfolgter Abrechnung das Datum
der Nächsten Abrechnung.
Selbstverständlich lässt sich das Datum auch manuell
abändern.
Bei den Komponenten haben Sie in der Spalte Abo-Rechnung unterschiedlichste Gestaltungsmöglichkeiten:
-
-
In der Spalte Abo-Rechnung definieren Sie, ob diese
Komponente überhaupt und wie als Position in die
Rechnung fließt.
E-Preis zeigt den normalen Preis der Leistung.
W-Preis zeigt den Wartungspreis der Leistung. In der
Regel ein Prozentsatz des Einzelpreises.
Ohne Preis zeigt lediglich den Text sowie die Anzahl.
Nein führt dazu, dass die Leistung gar nicht in der
Rechnung erscheint.
Lesen Sie hierzu auch den Abschnitt Varianten für
Wartungsobjekte im Kapitel Wartungsobjekte.
Abo-Rechnungen im Voraus erstellen
Seit Version 10.5 ist es auch möglich Abo-Rechnungen vor dem Fälligkeitsdatum zu erstellen. Die
Rechnungen können bis zu zwei Monate im Voraus erstellt werden.
Wenn Sie Ihre Wartungsobjekte monatlich abrechnen, beachten Sie bitte, dass nicht zwei
Abrechnungstermine des gleichen Wartungsobjektes in einem Abo-Lauf abgerechnet werden können.
Beispiel:
Sie haben monatlich abrechenbare Wartungsobjekte die zum 15.2. fällig sind und Sie möchten Ende
Januar die Abo-Rechnungen erstellen.
Das Feld „Nächste Abrechnung“ im Wartungsobjekt wird nach jedem Abo-Lauf automatisch einen
Monat hochgesetzt, also auf den 15.03.
Die Abo-Abrechnung darf jetzt den 14.3. nicht überschreiten, da work4all nicht zwei Abo-Rechnungen
auf einmal erstellt. Somit würde die Rechnung, die zum 15.3 fällig wäre, nicht erstellt und gerät somit
leichter in Vergessenheit.
189
Abo-Rechnungen
Alle anderen Abrechnungsrhythmen stellen kein Problem dar, da der Abrechnungszeitraum immer
zwei Monate überschreitet und somit keine zwei Abrechnungszyklen in einem Lauf abgerechnet
werden können.
Druck und Versand der Abo-Rechnungen
Nach der Ausführung der Abo-Abrechnung erscheinen die erstellten Rechnungen (oder sonstigen ERPDokumente) beim Kunden im passenden Infofenster und in der zugehörigen ERP-Liste. Mit Hilfe der
Liste können Sie alle markierten Dokumente ausdrucken und in das Rechnungsausgangsbuch
übernehmen. Lesen Sie hierzu das Kapitel ERP-Listen.
Dieses Pfeilsymbol im Kopfbereich der Rechnungsliste öffnet den Sammelaktionsassistenten:
Darüber lassen sich mit einer einzigen Aktion viele Rechnungen exportieren oder als E-Mail
versenden. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel Sammelaktionsassistent.
190
Größentabellen – am Beispiel Bekleidungsbranche
In einigen Branchen (wie etwa dem Vertrieb von Kleidungsstücken) spielen Größentabellen im
Auftragsprozess eine Rolle. Das gleiche T-Shirt ist unterschiedlichen Größen (evtl. auch Farben)
lieferbar, der Preis bleibt dabei normalerweise gleich.
Die Verwaltung solcher Auftragsmengen wird in diesem Infoblatt beschrieben.
Voreinstellungen der möglichen Größen
Zunächst einmal legen Sie unter Generellen Einstellungen das oder die Größenraster an. In der Regel
(beim Verkauf von Oberteilen etwa) sind das mehrere, bei Schuhen etc. ebenfalls. Sie sind dabei frei,
auch ausländische Größen beliebig zu verwalten (wobei es unter den Größentabellen keine Beziehungen gibt).
Beispiele für Raster in Größentabellen
Wechseln Sie innerhalb der Generellen Einstellungen zu den Tabellen und dort zu den Größentabellen.
Tragen Sie zunächst die Namen der Tabellen selbst ein. Wechseln Sie anschließend die Markierung im
Tabellenbaum links auf die nun erscheinenden Untergruppen:
Sie tragen nacheinander die einzelnen Namen der Unterteilungen ein. Im obigen Beispiel also XS, L, M
etc. Der Index stellt die Reihenfolge der einzelnen Unterteilungen untereinander dar, beginnend ab 0.
Einen Artikel einer Größentabelle zuordnen
Innerhalb der Artikelmaske ordnen Sie eine der erfassten Tabellen zu. Das entsprechende Feld befindet sich in der Teilmaske Sonstiges:
191
Größentabellen – am Beispiel Bekleidungsbranche
Den Artikel im Auftrag buchen
Im Auftrag bzw. Angebot etc. fügen Sie den Artikel wie gewohnt ein. Die eingefügte Zeile zeigt
jedoch im Unterschied zu „normalen“ Artikeln im Zeilenkopf ein Plus-Symbol (zugeklappt) oder
Minus-Symbol (aufgeklappt) an:
Per Klick auf das Symbol klappen Sie die Größentabelle auf oder zu.
Im aufgeklappten Zustand tragen Sie dann die Unter-Mengen ein – diese werden sofort zur GesamtAnzahl zusammengezählt. Der Gesamtpreis wird somit auch automatisch neu berechnet.
Mittels rechter Maustaste lassen sich alle auf- oder zugeklappten Größentabellen in ihrem Zustand
verändern.
Reports
Bitte beachten Sie, dass Ihre Standard-Reports die Untertabellen nicht anzeigen. Gerne erstellen wir
jedoch für Sie entsprechend erweiterte Formulare.
192
Erweiterungen für den Groß-Digitaldruck
work4all wird als Branchenlösung in diversen Groß-Digitaldruckereien eingesetzt. Dabei wird unser
Produkt im Wesentlichen mit seinen Standardfunktionen genutzt.
Darüber hinaus gibt es einige Besonderheiten im Bereich der Auftragsabwicklung und Kalkulation, die
wir durch einige spezielle Erweiterungen unterstützen. Nachfolgend wird die Handhabung erklärt.
Artikelgruppen
Zunächst einmal kümmern Sie sich vermutlich um den Artikelstamm und dort speziell um die
Gruppensystematik. Hier ein Beispiel aus Ihrer Branche:
Selbstverständlich bleibt es Ihnen überlassen, wie Sie das gliedern, hier dennoch ein paar Tipps:
-
Gliedern Sie nicht zu tief, Sie müssen sonst zu viel „klicken“.
Gliedern Sie einheitlich (also wie oben zu sehen z.B. immer zwei Ebenen tief)
Setzen Sie evtl. Zahlen vor die Begriffe, diese prägen sich mit der Zeit ein (“die 2-er Gruppe“)
Ein einfacher Artikel als Beispiel
Um die Einstellungen im Bereich der Artikel zu erläutern, hier zunächst ein Beispielartikel.
-
Werbebanner PVC
wetterfest, UV-beständig
420 cm x 120 cm
UV-Druck 320 dpi
Verarbeitung: Rundum gesäumt und geöst alle 50 cm
1 Stück (und damit auch nur 1 Motiv)
Definition der Komponenten
Auch bei diesem einfachen Beispiel handelt es sich nicht nur um einen Artikel, sondern um eine sog.
Stückliste, die sich aus mehreren Komponenten zusammensetzt. Hier die resultierenden Komponenten:
Komponente 1
Das Rohmaterial des Banners, also wetterfestes PVC (auf Rolle).
Komponente 2
Die Ösen. Die Anzahl ergibt sich aus der Länge der Kanten geteilt durch die
Schrittweite.
193
Komponente 3
Der UV-Druck, also das Nutzen der Druckmaschine und des Mitarbeiters an
der Maschine (kalkulatorisch). Eventuell ist diese Komponente auch in
Komponente 1 kalkulatorisch und textlich („Druck auf PVC“) enthalten.
Legen Sie entsprechend alle drei Artikel einzeln an. Dabei berücksichtigen Sie Ihre Einheiten (cm² oder
m² sowie Stück). Wechseln Sie dann bitte zur Teilmaske Sonstiges und definieren Sie dort die Berechnungslogik der jeweiligen Komponente:
Hier die einzelnen Varianten:
Keine …
Es findet keine Berechnung statt.
Mengenberechnung,
nach Fläche
work4all berechnet die Menge abhängig von der Menge. In diesem Fall
wird das Faktor-Feld eingeblendet, was die entsprechende Umrechnung
beeinflusst.
Mengenberechnung,
nach Umfang
dto. nach Umfang (also alle vier Seiten)
Mengenberechnung,
nach Breite
dto. nach Breite (nur 1 mal)
Mengenberechnung,
nach Länge
dto. nach Länge (nur 1 mal)
Mengenberechnung,
nach 2 x Breite
Mengenberechnung nach Breite (mal 2 für beide breiten Seiten)
Mengenberechnung,
nach 2 x Länge
Mengenberechnung nach Länge (mal 2 für beide langen Seiten)
Der Berechnungsfaktor
Im oben beschriebenen Beispiel benötigt man alle 50 cm eine Öse („2 Stück je m“). In diesem Fall an
allen vier Seiten. Dies wird folgendermaßen eingestellt:
Bitte beachten Sie, dass Sie auch für den Flächenartikel (in diesem Fall also die PVC-Plane) die
Mengenberechnung einschalten müssen. In diesem Fall nach Fläche und mit dem Faktor 1:
194
Die Stückliste und ihre Komponenten
Aus dem „einfachen Artikel“ wird nun eine Stückliste mit Komponenten. Die Tabelle der
Komponenten innerhalb der Stückliste pflegen Sie wie folgt:
Standardmäßig wird die Berechnungslogik des jeweiligen Artikels benutzt. Möglicherweise jedoch
muss dies hier geändert werden (da ja jeder einzelne Stückliste einer anderen Berechnung folgen
kann). Im abgebildeten Bespiel berechnen sich die beiden ersten Komponenten nach Fläche, die Ösen
werden nach Umfang („2 Stück je laufendem Meter“) berechnet.
Das Motiv und die Berechnung des Aufmaßes
Nun sind alle Stammdaten vordefiniert und der tatsächliche Auftrag mit den individuellen Maßen
kann erfasst werden. Hierfür doppelklicken Sie die Stückliste innerhalb des Auftrags. Wählen Sie bitte
die Auflösungsvariante 5 (ausführlicher Langtext) oder 6 (kein ausführlicher Langtext):
Die Stückliste wird als Position eingefügt, die Komponenten werden wie Positionen (aber untergeordnet) aufgeführt:
Die eingeblendeten Spalten sehen bei Ihnen eventuell etwas anders aus, lassen sich aber mit Hilfe der
Spaltenkonfiguration (Schaltfläche im Kopfbereich) wie abgebildet darstellen. Beachten Sie bitte die
zusätzliche Mengenspalte K-Menge (für kalkulatorische Menge).
Beim Einfügen kennt work4all die Motivlage/Aufmaße ja noch nicht, deshalb wird alles mit der
ursprünglichen Stücklistenanzahl (= 1) berechnet. Klicken Sie nun in der ersten nicht beschrifteten
Spalte auf die Schaltfläche. Es erscheint die Detailmaske der Position. Dort wechseln Sie bitte zur
Teilmaske Aufmaße:
195
Es erscheint eine (leere) Tabelle, in der Sie die einzelnen Motive und Aufmaße eingeben können
(durch Klick auf das Plus in der oberen rechten Ecke). Im abgebildeten Beispiel sind es zwei Motive mit
jeweils einem Banner (2x2 m und 2x3 m). Zusammen ergibt sich also eine Gesamtfläche von 10 qm und
ein Gesamt-Umfang (für die Berechnung der Ösen) von 10 laufenden Metern (bei 2 Ösen je m also 36
benötigte Ösen rundum).
Speichern Sie nun die Zusammenstellung, wird die Menge aller Komponenten der Stückliste neu
berechnet, sofern eine automatische Mengenberechnung definiert wurde. Aufgrund der Mengenberechnung wird natürlich auch der Preis der gesamten Stückliste neu errechnet.
Darstellung im Auftrag oder im Angebot
Die nachfolgende Darstellung innerhalb des Angebots ist ein Vorschlag für den Detailbereich der
Positionen. Natürlich sind andere Varianten denkbar, durch den Reportgenerator von Crystal Report
ist man da flexibel:
196
GAEB Schnittstelle
Der GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) fördert die Nutzung der Datenverarbeitung im Bauwesen mithilfe sogenannter GAEB-Dateien. Diese GAEB-Dateien sind vergleichbar mit
Ausschreibungen und können in work4all als Angebote importiert werden.
Aufrufen des Import-Assistenten
Sie öffnen den Kunden, der die GAEB-Ausschreibung ausgerufen hat, auf Ihrem Schreibtisch. Klicken
Sie auf das markierte Plus und wählen Sie den Befehl GAEB-Import.
Nun öffnet sich der Import-Assistent, und Sie müssen die gewünschte GAEB-Datei nur noch auswählen.
Das Angebot wird dabei automatisch dem auf dem Schreibtisch geöffneten Kunden zugeordnet.
Beachten Sie jedoch, dass work4all nur .x83-Dateiformate verwendet, also GAEB-Dateiformate müssen
gegebenenfalls konvertiert werden.
197
UPS Worldship Schnittstelle
Um die notwendigen Etiketten für den Paket-Versand per UPS zu erstellen, mussten Sie bisher in
Ihrem UPS-Worlship die Lieferscheindaten noch einmal erfassen. Mit unserem Zusatzmodul UPS-Export
wird diese Aufgabe automatisch erledigt. Über die halb- oder vollautomatische Import Funktion von
UPS-Worldship können Sie die von work4all erstellten Dateien einlesen und direkt verarbeiten.
Export von Lieferscheinen
Sofern Sie das UPS-Export Modul erfolgreich in work4all aktiviert haben, können Sie Ihren ersten
Lieferschein exportieren. Öffnen Sie dazu in work4all einen vorhandenen Lieferschein oder erstellen
Sie einen neuen. Nachdem Sie alle erforderlichen Felder gefüllt haben, klicken Sie in der linken Leiste
auf die Schaltfläche Datei. Um nun in die UPS-Exportmaske zu gelangen, gehen Sie mit Ihrem
Mauszeiger auf Schnittstellen und wählen dort UPS Worldship.
Im nächsten Schritt öffnet sich das Exportfenster für UPS. Hier tragen Sie bitte die Informationen zu
Ihrer Sendung ein. Nachdem Sie die Informationen eingetragen haben, wählen Sie ein
Übergabeverzeichnis aus, wo die neu erzeugte Datei erstellt und gespeichert werden soll. Um den
Export zu bestätigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Übergabe starten.
Hinweis:
Das Übergabeverzeichnis in work4all sollte dem Auto-Import-Verzeichnis von UPS-Worldship gleich
sein.
Nach dem erfolgreichen Export befindet sich die .XML-Datei unter dem von Ihnen angegebenen Pfad.
Die Bezeichnung der Datei ist die Nummer des aktuellen Lieferscheins.
198
UPS Worldship Schnittstelle

In UPS Worldship klicken Sie bitte zuerst auf die Registerkarte Datenimport/ -export und
wählen dann den Punkt, automatischer XML-Import .
 Im Popup Automatischer XML-Import legen Sie zuerst mit einem Klick auf die Schaltfläche
Durchsuchen ein Verzeichnis fest, in dem die Export-Dateien aus work4all abgelegt werden.
Dort wird UPS Worldship in regelmäßigen Abständen nach neuen Dateien suchen und diese
importieren.
Zusätzlich geben Sie bitte einen weiteren Pfad angeben, wo eine Protokolldatei von den zu
importierten Lieferscheinen von UPS Worldship erstellt wird.
Nachdem Sie mit allen Eingaben fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Start.
Nun sucht UPS Worldship in dem von Ihnen angegebenen Ordner nach .XML Dateien und
druckt die Etikette aus.
199
DPD DELISprint Schnittstelle
Um die notwendigen Etiketten für den Paket-Versand per DPD zu erstellen, mussten Sie bisher in
Ihrem DELISprint die Lieferscheindaten noch einmal erfassen. Mit unserem Zusatzmodul DPD-Export
wird diese Aufgabe automatisch erledigt. Über die halb- oder vollautomatische Import Funktion von
DELISprint können Sie die von work4all erstellten Dateien einlesen und direkt verarbeiten.
Export von Lieferscheinen
Sofern Sie das DPD-Export Modul erfolgreich in work4all aktiviert haben, können Sie Ihren ersten
Lieferschein exportieren. Öffnen Sie dazu in work4all einen vorhandenen Lieferschein oder erstellen
Sie einen neuen. Nachdem Sie alle erforderlichen Felder gefüllt haben, klicken Sie in der linken Leiste
auf die Schaltfläche Datei. Um nun in die DPD-Exportmaske zu gelangen, gehen Sie mit Ihrem
Mauszeiger auf die Schaltfläche Schnittstellen und wählen dort DPD DELISprint.
Im nächsten Schritt öffnet sich das Exportfenster für DPD. Hier tragen Sie bitte die Informationen zu
Ihrer Sendung ein. Nachdem Sie die Informationen eingetragen haben, wählen Sie ein Übergabeverzeichnis aus, wo die neu erzeugte Datei erstellt und gespeichert werden soll. Um den Export zu bestätigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Übergabe starten.
Hinweis:
Das Übergabeverzeichnis in work4all sollte dasselbe sein, wie das für den Auto-Import von DPD.
Nach dem erfolgreichen Export, befindet sich die Text-Datei unter dem von Ihnen angegebenen Pfad.
Die Bezeichnung der Datei ist die Nummer des aktuellen Lieferscheins.
200
Konfiguration von DPD DELISprint

In DPD DELISprint klicken Sie bitte zuerst auf die Registerkarte Konfiguration und wählen dann
den gleichnamigen Menüpunkt.
Wählen Sie in der sich öffnenden Maske den letzten Reiter Zyklischer Schnittstellen Import.
Dort setzen Sie bitte den Haken und klicken auf die Schaltfläche Konfiguration.
Im Popup Konfiguration Zyklischer Schnittstellenimport legen Sie zuerst mit einem Klick auf
die Ordner-Schaltfläche ein Verzeichnis fest, in dem die Export-Dateien aus work4all abgelegt
werden sollen. Dort wird DPD DELISprint in regelmäßigen Abständen nach neuen Dateien
suchen und diese importieren.

Dateiformat: Falls Sie dort das
work4all-Dateiimportformat noch nicht
festgelegt haben und somit ja auch nicht
auswählen können, klicken Sie auf die
Schaltfläche Neu. Dort wählen Sie bitte die
unten aufgelisteten Felder in dieser
Reihenfolge aus:
-
201
Versandart
Name
Anrede
Zu Händen
Adresse 1
Land
PLZ
Stadt
Tel.
Gewicht(Kg)
Anzahl Pakete
Referenz1
Diese Voreinstellungen speichern Sie mit
OK.

In der Maske lassen sich noch weitere Einstellungen wie z.B. die Aktivierung eines
Protokolls oder das Zeitintervall des Imports vornehmen. Außerdem konfigurieren Sie hier die Import-Art.
Halbautomatisch bedeutet, dass Sie die
exportierten Dateien in dem von Ihnen
angegebenen Verzeichnispfad nach DPD
DELISprint importieren, ohne dass automatisch ein Label gedruckt wird.
Beim vollautomatischen Import hingegen
werden die exportierten Dateien ebenfalls
nach DELISprint importiert, aber direkt
gedruckt.

Testen Sie Ihre Einstellungen mit einem
Klick auf die Schaltfläche Test.
Sind alle Einstellungen getroffen,
speichern Sie wieder mit OK.
Hinweis:
Halbautomatisch bedeutet, dass Sie die exportierten Dateien im dem angegebenen Verzeichnispfad
nach DELISprint importieren, ohne dass automatisch ein Label gedruckt wird. Beim vollautomatischen
Import werden die Exportierten Dateien ebenfalls nach DELISprint importiert, aber direkt gedruckt.
202
MyDPD Business Schnittstelle
Über die MyDPD Business Schnittstelle bietet work4all eine direkte Schnittstelle zum Lieferdienst DPD
ohne die Zusatzsoftware DELISprint.
Aufruf der Schnittstelle
Öffnen Sie einen beliebigen Lieferschein und klicken Sie links oben auf Datei. Unter dem Menüpunkt
Schnittstellen finden Sie die MyDPD Schnittstelle.
Erstellen von Abholaufträgen
Wenn Sie die MyDPD Business Schnittstelle starte sehen Sie folgende Maske:
203
MyDPD Business Schnittstelle
Die Angaben für Absender, Empfänger und Kontaktperson werden aus dem Lieferschein übernommen,
können hier aber noch geändert werden. Als Versanddatum wird der Liefertermin des Lieferscheins
übernommen. Das Gewicht müssen Sie selbst eintragen. Beachten Sie, dass das Maximalgewicht bei
31,5 kg liegt (Stand Juni 2015).
Klicken Sie auf den Button Einstellungen um Ihre Cloud User ID und den Token einzugeben.
Aktivieren Sie die Schaltfläche Testzugang nur wenn Sie Testen möchten. Dann werden die
Abholaufträge an einen Testserver von DPD gesendet.
Haben Sie alle Angaben korrekt eingetragen, klicken Sie auf Sendung erstellen um den Abholauftrag
verbindlich an DPD zu senden. Bei erfolgreicher Übertragung wird automatisch das Label zum
Drucken geöffnet. Das selbe Label wird automatisch in die Anhänge des ERP Dokumentes
hinzugefügt. Wiederholen Sie den Vorgang wenn Sie mehrere Pakete verschicken möchten.
204
DHL Schnittstelle - Intraship
Mit Hilfe der DHL Schnittstelle können Sie Paketsendungen für DHL direkt aus einem Lieferschein
heraus in Auftrag geben. Nach Erstellung der Sendung erhalten Sie die Paketmarke als PDF und
können diese einfach ausdrucken.
Vorrausetzungen
Um die DHL Schnittstelle nutzen zu können, benötigen Sie einen DHL Geschäftskundenzugang, sowie
einen aktiven Intraship Login. Welche Vorrausetzungen Sie dafür erfüllen müssen erfahren Sie im
Geschäftskundenportal von DHL (www.dhl-geschaeftskundenportal.de).
Eine DHL Sendung erstellen
Eine DHL Sendung erstellen Sie in work4all immer aus einem Lieferschein heraus. Klicken Sie dafür am
oberen linken Bildschirmrand zunächst auf den Reiter Datei -> Schnittstellen. Anschließend wählen Sie
DHL aus.
Es erscheint eine Maske, in der Sie nun die Daten für die DHL Sendung eintragen können.
HINWEIS:
Bitte beachten Sie, dass alle Sendungen die Sie in work4all anlegen, direkt an DHL übermittelt werden
und dabei Kosten durch DHL entstehen!
205
Absender
Empfänger
Die Absenderdaten werden automatisch entsprechend der in work4all
hinterlegten (Mandanten-)Daten gefüllt. Möchten Sie einen anderen Absender
eintragen, ändern Sie diese einfach ab.
Bei einer neuen Sendung, werden hier automatisch die Daten aus der
Lieferadresse des Lieferscheins eingetragen.
Achten Sie beim Land darauf, dass Sie die korrekte 2-Stellige Länderkennung
eintragen (ISO 3166-1 alpha-2 (http://de.wikipedia.org/wiki/ISO-3166-1Kodierliste)
Kontaktperson
Diese Kontaktdaten werden benötigt, um den Empfänger bei
Zustellungsproblemen zu kontaktieren.
Lieferdatum
Das Datum, an dem das Paket versendet werden soll.
Paketmaße
Die Maße des Paketes.
Maße und Gewicht sind nur bei internationalen Sendungen wichtig. Handelt es
sich um einen Versand innerhalb Deutschlands, werden Standardwerte
hinterlegt.
Sendungsnotiz
Eine einfache Notiz die für diese Sendung.
Nachdem Sie alle Daten hinterlegt und geprüft haben, klicken Sie auf die
Schaltfläche Sendung erstellen im oberen linken Bereich.
Die Daten werden nun an DHL Intraship übermittelt. Sieht die DHL Schnittstelle
die eingegebenen Werte als korrekt an, erhalten Sie eine entsprechende
Meldung und die Sendung taucht im unteren Übersichtsbereich auf.
Nach der Sendungserstellung, wird das erzeugte PDF als Anhang im Lieferschein gespeichert.
Hinweis:
•
Die Eingabefelder werden nach dem Erstellen einer Sendung nicht geleert. Sie können also
ohne viel Aufwand eine weitere Sendung anlegen. Ein erneuter Klick auf Sendung
erstellen, erstellt sofort eine weitere Sendung.
•
Aktuell können nur Sendungen, für nationale Standard-Pakete erzeugt werden.
Liste der Sendungen
Im unteren Bereich der Maske sehen Sie die Liste der DHL Sendungen, die bereits zu dem
ausgewählten Lieferschein angelegt wurden. Die Optionen im Menü der Maske werden aktiv, sobald
Sie eine Sendung in der Liste auswählen.
Löschen
Löscht die entsprechende Sendung.
Dies ist nur möglich, wenn DHL das Löschen der Sendung noch zulässt.
Sendungen die bereits versendet wurden, können z.B. nicht mehr
gelöscht werden. Sie erhalten eine entsprechende Meldung.
206
Benachrichtigung
Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet eine E-Mail an den Kunden der
Lieferadresse des Lieferscheins. Die E-Mail enthält automatisch einen
oder mehrere Links zu der Sendungsnachverfolgung von DHL.
Benachrichtigung
Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet eine E-Mail an den Kunden der
Lieferadresse des Lieferscheins. Die E-Mail enthält automatisch einen
oder mehrere Links zu der Sendungsnachverfolgung von DHL.
Label herunterladen
Laden Sie hier das Label als PDF herunter, um dieses auszudrucken und
auf das Paket zu kleben.
Das PDF wird bei einem Klick in Ihrem Standard Browser geöffnet!
Sendungsnachverfolgung
Mit Hilfe dieser Schaltfläche rufen Sie die Website zur Nachverfolgung
von DHL-Paketen mit der Sendungsnummer der ausgewählten Sendung
auf.
Beachten Sie bitte, dass die Paketnachverfolgung erst aktiv wird, wenn
DHL die Sendung tatsächlich übernommen hat. Laut DHL passiert dies
spätestens nachdem das Paket abgeholt wird.
Einrichtung
Um die DHL Schnittstelle nutzen zu können, müssen Sie zunächst einige Einstellungen vornehmen.
Gehen Sie dazu in einem beliebigen Lieferschein und öffnen Sie die DHL-Sendungsmaske.
Als work4all Administrator sehen Sie im Menü nun eine Schaltfläche Einstellungen. Klicken Sie auf diese
Schaltfläche um die Einstellungsmaske zu öffnen.
Intraship-Benutzername
Intraship-Passwort
Der Benutzername und das Passwort des Intraship-Benutzers. Sie finden
die Daten auf der Intraship Seite von DHL (www.intraship.de).
Bei den Intraship Benutzerdaten handelt es sich NICHT um den Login
für das Geschäftskundenportal von DHL. Klicken Sie im
Geschäftskundenportal oben links im Menü auf Versenden.
Anschließend werden Sie auf die Intraship Seite weitergeleitet. Dort
wiederum können Sie im Bereich Stammdatenverwaltung ->
Benutzerverwaltung die Anmeldedaten für Intraship finden.
DHL Abrechnungsnummer
Tragen Sie hier die DHL Abrechnungsnummer ein. Sie finden diese im
Geschäftskunden-Portal von DHL unter Verwalten ->
Stammdatenübersicht. Achten Sie darauf, dass die Abrechnungsnummer
exakt im gleichen Format eingetragen wird, wie im
Geschäftskundenportal angezeigt.
207
Webshop-Schnittstelle
Unsere Webshop-Schnittstelle dient zum Import von Kunden-Bestellungen aus Ihrem Webshop
in Form von Aufträgen nach work4all. Dabei wird der Kunde ggf. angelegt.
Wir haben uns bewusst für eine halbautomatische Schnittstelle entschieden, die einen Sachbearbeiter auf der einen Seite des Vorgangs verlangt. So ist sichergestellt, dass Fehleingaben auf
Seiten des Webshops nicht sofort zu fehlerhaften Lieferungen etc. führen.
Die Webshop-Schnittstelle ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul und nicht im Standardumfang
enthalten. Da es sich hierbei um eine XML-Schnittstelle handelt, kann diese Funktion auch für
den Import anderer XML-Dateien nach work4all angepasst werden, z.B. für Provisionsabrechnungen von Zwischenhändlern.
Infos zur Übergabedatei und zum Procedere
Wir selbst (poin.t GmbH, Köln) bieten keinen Webshop an. Dies regeln Sie also mit Ihrem InternetSeitengestalter oder –betreiber. In der Regel wird ein Standard-Webshop eingesetzt, der bereits
Export-Schnittstellen aufweist.
Die Übergabedatei an work4all muss im .xml-Format erstellt werden und als E-Mail-Anhang an einen
Sachbearbeiter oder ein gemeinsam genutztes Postfach gesendet werden. Die XML-Datei muss mit
folgenden Buchstaben beginnen, damit sie als Übergabedatei erkannt wird:
w4a_xml_
Die darauffolgenden Zeichen können von Ihnen beliebig gewählt werden.
Integration
Erhalten Sie eine Bestell-E-Mail aus dem Shop, ziehen Sie diese wie gewohnt auf den Schreibtisch von
work4all (Drag-Drop). Die Maske zum Zuordnen von E-Mails erscheint.
Aufgrund der Benennung des Anhangs zeigt work4all ein weiteres Zuordnungssymbol:
208
Klicken Sie, um zum Schnittstellendialog zu gelangen.
Manueller Import
Aus dem Desktop heraus lässt sich die Schnittstelle ebenfalls aufrufen. Klicken Sie hierfür das Fenster
Angebote oder das Fenster Aufträge per Rechtsklick an:
Der Import-Vorgang für XML-Dateien kann nun auch hier gestartet werden. Es erscheint zunächst ein
Datei-Auswahldialog (den Pfad merkt sich work4all), anschließend dann der Schnittstellen-Dialog.
Beim manuellen Import ist es (gegenüber der Import-Variante per E-Mail) möglich, die Übernahmedatei im Anschluss an den Vorgang zu löschen. Nutzen Sie hierfür folgende Einstellung:
Der Schnittstellen-Dialog
Nun erscheint die XML-Datei in „aufgearbeiteter“ Form – also auf für Sie als Laien lesbar:
209
Kundendaten
Im oberen Bereich zunächst die Kundendaten mit den einzelnen Feldern. Dabei unterscheidet
work4all drei unterschiedliche Fälle:
A
Der Kunde wird aufgrund der
in der XML-Datei enthaltenen
Kundennummer gefunden.
Dieser Fall ist klar: work4all kann den Kunden zuordnen.
B
Es ist keine Kundennummer
angegeben und der
Dubletten-Check findet eine
(ähnliche) Adresse.
Sie müssen nun manuell entscheiden, ob diese Adresse dem
Kunden entspricht:
C
Es wird weder eine Dublette
gefunden, noch wurde eine
Kundennummer übergeben.
Auch dieser Fall ist klar: Sie legen den Kunden per Klick auf die
Schaltfläche an:
D
Sie entscheiden sich, die
Kundenadresse manuell
zuzuordnen.
Möglicherweise schaffen Sie es nicht, die Kundennummern in
ihrem work4all System mit denen aus dem Webshop identisch
zu halten. Vielleicht melden sich manche Kunden auch anonym
oder unter einer weiteren Kundennummer im Webshop an. Dies
kann auch ganz bewusst geschehen, weil der Kunde seine
gesamten Kundendaten dort nicht preisgeben möchte.
Aus diesem Grund können Sie als Sachbearbeiter den
gefundenen (oder auch nicht gefundenen) Kunden manuell
überschreiben oder zuordnen. Nutzen Sie hierfür die
nachfolgende Schaltfläche:
Beachten Sie:
Beim Anlegen des Kunden spielt sicher die Zahlungsart eine große Rolle. In der Übergabedatei lässt
sich dies gut automatisieren. Allerdings müssen die Zahlungsarten im Vorfeld in work4all mit exakt
gleicher Schreibweise angelegt werden.
Lieferadresse
Es ist möglich, eine abweichende Lieferadresse zu übergeben. Ist dies der Fall, wird diese angezeigt.
Die abweichende Lieferadresse (Zeile 1 bis Zeile 6) führt im Datenbestand nicht zu einer weiteren
Kontaktadresse, sondern ist nur im Auftrag hinterlegt.
Auftragsdaten
210
Die allgemeinen Auftragsdaten sind in der Regel auf Automatik eingestellt: Nummer, Datum etc. Für
die Zahlungsart lässt sich in den Auftragsdaten eine Abweichung zu den Stammdaten des Kunden
definieren.
Bestellpositionen
Bei den Bestellpositionen ist eine zwingende Zuordnung zu den Artikeln vorgegeben. Findet work4all
die Artikelnummer nicht, kann die Position nicht angelegt werden. Sie sehen dies an der farblichen
Markierung:
Den Vorgang starten
Der Vorgang geschieht in zwei Schritten:
1.
2.
Zunächst legen Sie den Kunden an (wenn nicht gefunden)
Danach den Auftrag. Dieser wird im Anschluss an den Vorgang dann auch aufgerufen und
kann dann manuell nachbearbeitet oder ausgedruckt werden.
Haben Sie Schritt 1 nicht durchgeführt, ist die Auftragsanlage nicht möglich.
Fehlerhafte XML-Daten
Sollten im xml-Format Fehler vorhanden sein (zum Beispiel aufgrund der Codierung), erscheint eine
gut verständliche Fehlerbeschreibung, die Sie an Ihren Webshop-Verantwortlichen weiterleiten
können:
Die fehlerhafte Zeile ist in der Regel blau markiert.
211
Nutzung der XML-Schnittstelle zum Import von Eingangsrechnungen
Als weitere Importart steht ab Version 10.4 auch der Import von Eingangsrechnungen per XML zur
Verfügung. Zwei Anwendungsbeispiele:
-
Für die Vermittlung von Produkten erhalten Zwischenhändler Provisionen. Die Ermittlung der
Provision erfolgt durch eine Software auf dem Webserver. Diese Provisionsabrechnung wird
als XML-Datei in work4all importiert und dort zur Eingangsrechnung. Die weitere Bearbeitung erfolgt wie bei Eingangsrechnungen.
-
Reisekostenabrechnungen werden aus einem Fremdsystem wie Eingangsrechnungen
importiert.
Import der XML-Datei
Rufen Sie den Lieferanten (im ersten Beispiel ist dies der Provisionär) im Schreibtisch auf und klicken
mit der rechten Maustaste in das Infofenster Eingangsrechnungen:
Wählen Sie über diesen Weg Importieren => XML-Datei aus und anschließend das gewünschte XMLDokument auf Ihrem Rechner. Der Import wird mit folgender Rückmeldung bestätigt:
Die passende Eingangsrechnung für die Provisionsabrechnung erscheint nun im Infofenster:
Das PDF-Dokument zur Provisionsabrechnung wird automatisch zugeordnet, wenn es an gleicher
Stelle auf Ihrem Rechner liegt wie die XML-Datei und den gleichen Dateinamen hat.
Die weitere Bearbeitung erfolgt analog zu „gewöhnlichen“ Eingangsrechnungen.
Kreditoren-Nummer
Die Eingangsrechnung wird anhand der Lieferantennummer (=Kreditoren-Nummer) zugeordnet.
Diese Nummern müssen in work4all und der Web-Anwendung identisch sein.
Lieferant fehlt
Wurde der Lieferant in work4all noch gar nicht erfasst, kann dies beim Import geschehen. Klicken Sie
dazu bei einem beliebigen anderen Lieferanten mit der rechten Maus in das Infofenster
Eingangsrechnungen und führen den Import wie oben beschrieben aus. Dann erscheint folgende
Rückmeldung:
212
Bestätigen Sie mit Ok, werden die Stammdaten des Lieferanten und die Eingangsrechnung angelegt.
Bankverbindung fehlt
Fehlt nur die Bankverbindung in den Stammdaten des Lieferanten/Provisionärs, pflegen Sie die Daten
bitte erst bevor Sie den Import der XML-Datei durchführen. Andernfalls wird der Import abgebrochen
und es erscheint diese Meldung:
Anhang:
Beschreibung des Aufbaus der XML-Datei anhand eines Beispiels:
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>
Die Codierung der XML-Datei muss korrekt
sein, sonst kommt es zu Fehlern.
<w4a_XML>
Das Stamm-Element
<KUNDE>
<PRIVATADRESSE>JA</PRIVATADRESSE>
JA für Privatkunde, alle anderen Inhalte für
NEIN
<NAME1>HANNI und FANNI</NAME1>
Erste Firmenzeile, bei Privatpersonen der
Nachname
<NAME2>GmbH und Co. KG</NAME2>
Zweite Firmenzeile, bei Privatpersonen der
Vorname
<NAME3></NAME3>
Dritte Firmenzeile
<KUNDENNUMMER>35623</KUNDENNUMMER>
Kundennummer kann entfallen, dann wird
automatisch eine neue Nummer gesucht
<ZAHLUNGSART>Bankeinzug</ZAHLUNGSART>
Die Zahlungsarten müssen mit identischer
Schreibweise in work4all angelegt werden.
<KONTONUMMER>1234567890</KONTONUMMER>
Es wird eine Bankverbindung in work4all
<BLZ>37050198</BLZ>
angelegt und dem Kunden in den
<KONTOINHABER>Hanni und Fanni</KONTOINHABER>
Stammdaten zugeordnet.
<IBAN></IBAN>
<BIC></BIC>
<BANK>Sparkasse Köln-Bonn</BANK>
<STRASSE>Quietschweg 12</STRASSE>
<STAAT>D</STAAT>
<PLZ>50858</PLZ>
213
<ORT>Köln</ORT>
<TEL>0221-32434-0</TEL>
<FAX>0221-32434-12</FAX>
<VORNAME>Hanni</VORNAME>
Ansprechpartner-Daten (nur in Verbindung
<NACHNAME>Banani</NACHNAME>
mit einer Firmenadresse möglich)
<ANREDE>Frau</ANREDE>
<AP_EMAIL>Hanni.Banani@hanni.de</AP_EMAIL>
</KUNDE>
<LIEFERADRESSE>
Beginn der (abweichenden) Lieferadresse
<LIEFERADRESSE1>Beispielzeile 1</LIEFERADRESSE1>
<LIEFERADRESSE2>Beispielzeile 2</LIEFERADRESSE2>
Kann bis Zeile 6 fortgeführt werden
</LIEFERADRESSE>
<AUFTRAG>
Beginn der Auftrags-Kopfdaten
<AUFTRAGSDATUM>01.04.2012</AUFTRAGSDATUM>
Auftragsdatum, leer lassen für Automatik
<AUFTRAGSNUMMER>1234567</AUFTRAGSNUMMER>
Auftragsnummer, leer lassen für Automatik
<BELEGNUMMER>1234567</BELEGNUMMER>
Rechnungsnummer etc. bei anderen
Auftragsformen als Auftrag
<NUMMERNAUTOMATIK>NEIN</NUMMERNAUTOMATIK>
Positionsnummern automatisch
nummerieren, JA für vorgegebene
Nummern
<ZAHLUNGSART>Bankeinzug</ZAHLUNGSART>
Zahlungsart, leer für Kunden-Stammdaten
<BESCHREIBUNG></BESCHREIBUNG>
Interne Beschreibung, leer für Automatik
<KOPFTEXT></KOPFTEXT>
Kopftext (sichtbar in Auftrag)
<FUSSTEXT></FUSSTEXT>
Fusstext (sichtbar in Auftrag)
<KOPFTEXTRTF></KOPFTEXTRTF>
Formatierter Kopftext (alternativ zum nicht
formatierten Kopftext)
<FUSSTEXTRTF></FUSSTEXTRTF>
Formatierter Fußtext (alternativ zum nicht
formatierten Fußtext)
<POSITIONEN>
<AUFTRAGPOS>
Beginn erste Position
<ART></Art>
Art:
TITEL
TEXT
TITELSUMME
ÜBERSCHRIFT
ZWISCHENSUMME
Oder leer lassen für normalen Artikel
<ARTIKELNUMMER>S01</ARTIKELNUMMER>
<POSNUMMER>1</POSNUMMER>
<EINHEIT>1</EINHEIT>
Bei vorhandenem Artikel kommen diese
Daten aus dem Artikel
<LANGTEXT>Das ist Langtext\nZeile2</LANGTEXT>
Dto. … \n für Zeilenumbruch
<INTERNERTEXT>Technische Beschreibung …</INTERNERTEXT>
Ein interner Text für die Produktion oder
ein sonstiger Text für eine
Detailbeschreibung etc.
214
<MENGE>1</MENGE>
<VKPREISEINZEL>10,98</VKPREISEINZEL>
VK-Preis
<EKPREISEINZEL>7,22</EKPREISEINZEL>
EK-Preis
<POSRABATTPROZENT>0</POSRABATTPROZENT>
</AUFTRAGPOS>
usw.
</POSITIONEN>
</AUFTRAG>
</w4a_XML>
Schließen des Stamm-Elements
215
Vorgangs-Nachverfolgung
Der Begriff des Vorgangs begegnet Ihnen in work4all möglicherweise öfter: Vorgänge sind bereits im
Bereich der Projekte verfügbar.
Hier geht es jedoch um einen warenwirtschaftlichen Vorgang, also etwas völlig Anderes. Dieser
Vorgang bildet ein gemeinsames Merkmal, um unterschiedliche Positionen miteinander zu verketten.
So lassen sich Fragen beantworten wie „Was wurde aus den 4 bestellten Fahrradhelmen aus Auftrag
140001 von Kunde X?“. Aber auch als Dienstleister ist dieses Verfahren anwendbar, z.B.: „Was wurde
aus den 4 Schulungstagen aus Auftrag 140004?“
Ausgangslage und Beispiel
In den folgenden Erläuterungen werden diese Artikel im Zentrum des Geschehens stehen:
Innerhalb der Positionen ist ein neues Feld hinzugekommen – bitte schalten Sie es sich im Auftrag und
eventuell auch in anderen Auftragsformen (Angebot usw.) ein:
Vorgangsnummern
work4all kümmert sich selbständig um die Vergabe der Vorgangsnummern. Dies geschieht nach
folgenden Regeln:
1.
2.
3.
4.
Basis ist das [Auftragsnummer].[Laufende Nummer] also z.B. 140001.01
Vorgangsnummern werden nur in neuen Aufträgen und/oder neuen Bestellungen erstellt.
Der zweite Teil der Vorgangsnummer ist nicht unbedingt identisch mit der Positionsnummer.
Dies schließt sich logisch aus, da man ja z.B. Positionen verschieben oder löschen kann.
Die Vorgangsnummer wird erst beim Speichern des Auftrags vergeben. Vorher stehen dort als
Platzhalter drei Raute-Zeichen ###
216
Und nach dem Speichern sieht dies dann folgendermaßen aus:
5.
Die Vorgangsnummern können manuell verändert werden. Dies kann auch noch im Nachhinein geschehen. Dadurch wird dann manuell die Verknüpfung zwischen zwei Positionen
geschaffen. Bei der Eingabe der manuellen Nummern schlägt work4all die bereits vorhandenen Nummern vor:
6.
Bei Stücklisten wird eine weitere Ebene in den Nummern eingesetzt. Beispiel:
140001.002.01 bedeutet: Auftrag 140001, Position 05 (= Stücklistenkopf 3.1), Unterposition 01
Manuelle Vorgangsnummern
Normalerweise werden Sie diese Vorgangsnummern in Ihrer Automatik bestehen lassen. Sie sind ja
auch gut durchschaubar. Manchmal jedoch bringen manuelle Nummern Ordnung in ein Thema.
Hierfür ein Beispiel:
Sie haben mit Ihrem Kunden einen Jahres-Abrufauftrag vereinbart und führen diesen unter einer
besonderen Vertrags-Nummer. Der Kunde ruft periodisch Mengen ab, am Ende des Jahres wird das
Saldo nachgewiesen.
Hier können Sie diese Vertragsnummer anstatt der automatischen Vorgangsnummer einsetzen, um
deckungsgleich vorzugehen. Eventuell vergeben Sie diese Nummer sogar für das Projekt, um auch alle
Dokumente und CRM-Objekte unter der gleichen Nummer verwalten zu können.
217
Wandlungen
Die Wandlungen der einzelnen Auftragsformen berücksichtigen folgende Regeln:
1.
2.
3.
4.
Die Wandlung vom Angebot (oder anderen Objekten) zum Auftrag ist inhaltlich gleich zu
einem neuen Auftrag – also auch neue Vorgangsnummern.
Das Verdoppeln eines Auftrag ebenfalls: neue Vorgangsnummern.
Das Erstellen aller Folgeobjekte (Lieferschein, Rechnung usw. aber auch: Bestellung)
übernimmt die Vorgangsnummern aus dem Auftrag.
Das Erstellen einer neuen Bestellung ist ebenfalls die Initialzündung für neue Nummern.
Die Vorgangs-Nachverfolgung
Durch das Erben von Vorgangs-Informationen ist work4all nun in der Lage, ausführliche Informationen zu einzelnen oder mehreren Aufträgen sowie Bestellungen und der Frage „Was ist aus den
Vorgängen geworden?“ zu liefern.
Starten Sie die Nachverfolgung aus der Kundenebene heraus, lässt sich ein Bezug zu den Aufträgen
stellen. Ansonsten zu den Bestellungen. Der Aufruf der Nachverfolgung geschieht durch Rechtsklick
im leeren Schreibtisch (alle Vorgänge mit Ursprung Auftrag/Bestellung) oder durch Rechtsklick bei
einem einzelnen Auftrag/Bestellung:
Die nachfolgende Maske erscheint:
Zunächst Hinweise zu den wichtigsten Details:
Vorgang1
Vorgang2
Vorgang3
Die automatische Vergabe der Vorgangsnummern führt zu drei möglichen
Stufen von Vorgangsnummern:
-
dem Auftrag als Vorgang1
der Position als Vorgang2
und der Stücklisten-Unterposition als Vorgang3
218
Um diese einzelnen Ebenen komfortabel zu gruppieren und filtern (s.u.), werden sie in drei einzelnen Spalten gezeigt. Falls Sie nicht mit Stücklisten
arbeiten, schalten Sie sich diese Spalte einfach aus (Spalten ein-/ausblenden).
Die Vorgangs-Nachverfolgung kann in zwei unterschiedlichen Modi angezeigt
werden:
1.
Im AutoSummen-Modus (dieser ist auf dem oben gezeigten Bildschirmausschnitt zu sehen), bei dem (ausgehend vom Auftrag oder von der
Bestellung) pro Vorgang nur genau eine Zeile angezeigt wird. Im angezeigten Beispiel ist das pro Positionszeile jeweils eine Zeile. Anzahl und
Preise werden summiert mit einem einzigen Wert gezeigt.
Beispiel: Im Vorgang 140001.02 sind 12 Fahrradhelme beauftragt, berechnet und geliefert wurden jedoch erst 5 Stück.
2.
Im Detail-Modus werden alle einzelnen Belege zu den Vorgängen
gezeigt. Das sieht dann so aus:
Spalten ein-/ausblenden:
Über das Ihnen bereits bekannte Symbol lassen sich unterschiedlichste Spalten
aus- und einblenden. Für den Autosummen-Modus sind jedoch nicht alle
Spalten verfügbar.
Die #-Spalten sind Mengen-Spalten, die €-Spalten stellen die (rabattierten)
Gesamtpreise der Positionen dar.
219
Gruppieren
Diese Funktion ist zurzeit noch nicht implementiert.
Filtern
Sicher kennen Sie aus Excel die Möglichkeit des Kopf-Filterns von Spalten. Auch in work4all ist dies
möglich – klicken Sie auf das nach unten zeigende Dreieck eines der Spaltenköpfe. Folgender Dialog
erscheint:
Für die unterschiedlichen Feldtypen (Datum, Zahl, Text) erscheinen jeweils andere Dialoge, deren
Bedienung wie in Excel funktioniert. Leider sind die Dialoge aktuell nur in Englisch verfügbar.
Filtert man über diesen Weg, werden anschließend nur die Zeilen gezeigt, die dem ausgewählten
Filter entsprechen. Das Dreieck im Spaltenkopf ändert seine Farbe in rot, um dies anzuzeigen.
Hier zwei weitere Möglichkeiten des Filterns:
Da Sie vermutlich meistens auf Vorgänge filtern,
haben wir diese auf rechter Maustaste vorbereitet.
Filter auf Zeitraum
Alle angezeigten Aufträge (oder Bestellungen) werden
auf den oben rechts angezeigten Zeitraum
eingegrenzt.
220
Auftrags-Eingrenzung
Zusätzlich zum Datumsfilter lassen sich die Aufträge und Bestellungen über die OptionsSchaltflächen auf offene/alle/einzelne eingrenzen.
Der Einzel-Auftragsfilter erscheint nur dann, wenn Sie aus dem Schreibtisch heraus bereits
gefiltert haben.
Eine weitere Möglichkeit der Auftrags-Eingrenzung haben Sie durch Aufklappen der Leiste
im linken Bereich: Es erscheint eine Tabelle mit allen einzelnen Aufträgen des gewählten
Zeitraums, ggf. nur der offenen. In einer kleinen Zusammenfassung sehen Sie Kunde,
Datum etc.
Per Klick auf die jeweilige Zeile wird die einzelne Zeile gefiltert im rechten Bereich gezeigt.
Möchten Sie wieder zu allen Datensätzen wechseln, klicken Sie das Symbol „Filter löschen“
in der Menüleiste an:
Notizen zu Vorgängen
Zu jedem Vorgang und jeder Vorgangsebene können Sie über die rechte Maustaste eine Notiz
hinterlegen. Es erscheint folgender Dialog:
Wozu nutzt man Notizen?
Das abgebildete Beispiel macht den denkbaren Ablauf klar: Sie kontrollieren in periodischen Abständen die noch offenen Aufträge: warum sind diese noch nicht abgeschlossen? Fehlt Ware? Wurden
Dienstleistungen noch nicht durchgeführt?
So schleppen Sie also vermutlich immer wieder einige „alte Kandidaten“ (wie bei den offenen Posten)
mit sich herum, und durch die Notizen sehen Sie den Grund der Verzögerung sehr schnell:
221
Ampelfarben
In der summierten Liste werden die Summenfelder für die Mengen der Lieferscheine/Rechnungen und
die Gesamtpreise der Rechnung farbig angezeigt:
ROT bedeutet dabei: Auftragsmenge unterschritten
GRÜN bedeutet: Auftragsmenge erreicht
Auch dies ist als Hilfe gedacht, um in der Übersicht aller Aufträge „besser durchzublicken“. Mit einem
Blick erkennen Sie, wo noch etwas zu tun ist (fehlende Abrechnung, fehlende Lieferung etc.)
222
Import Positionen
In vielen Bereichen kann es Sinn machen, Positionen z.B. eines Angebots zu importieren:
-
In der Baubranche ist es üblich Leistungsverzeichnisse in Excel zu erstellen.
-
Ihr Lieferant stellt Ihnen die gelieferte Ware in einer Excel-Liste zur Verfügung.
-
Sie möchten das Ergebnis Ihrer eigenen Angebotskalkulation als Positionen in ein Angebot
importieren.
Für all diese Fälle können Sie ab sofort den Import der Positionen nutzen.
Import starten
Der Import funktioniert in jeder Auftragsform. Legen Sie z.B. ein Angebot wie gewohnt an, und
wechseln Sie auf die Registerkarte Positionen.
Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Excel und wählen Import.
Import Assistent
Es erscheint der Assistent für den Import der Positionen, auf der Willkommensseite klicken Sie
zunächst auf Weiter.
Auf der zweiten Seite wählen Sie die Excel-Datei aus, die die zu importierenden Daten enthält:
Nach Auswahl der Daten zeigt work4all Ihnen eine Vorschau der zu importierenden Daten. Ordnen
Sie in der Vorschau die Spalten zu. Nur Spalten mit einer Überschrift werden importiert.
223
Import Positionen
Folgende Spalten stehen zur Verfügung:
Anzahl
Anzahl der Position.
Artikelnummer,
Herstellernummer
Über eine dieser Nummern erfolgt die Zuordnung der Position zu Ihrem
Artikelstamm.
Langtext
Langtext der Position.
Kurztext
Kurztext der Position.
Interner Text
Interner Text der Position.
Breite, Höhe, Länge,
Gewicht
Dimensionen des Artikels werden über einzelne Spalten importiert.
Einheit
Einheit der Position.
E Preis, Einzelpreis,
Mwst, Rabatt
Preisinformationen der Position: Der Gesamtpreis kann nicht importiert
werden, er wird immer berechnet.
In der Spalte Mwst wird der Prozentsatz importiert, nicht aber der MwstBetrag.
Faktor
Der Faktor wird bei der Berechnung des Gesamtpreises berücksichtigt.
Positionsart
Sie können Titelpositionen importieren. Steht in dieser Spalte „T“ oder
„-“ wird die Position als Titel eingefügt. Ist die Spalte leer wird eine normale Artikelposition importiert.
Positionsnummer
Die Positionsnummer der Position. Wird die Spalte nicht importiert werden
die Positionen automatisch nummeriert.
Positionsnummer oder
Titelbezeichnung
Bei einigen Importdateien gibt es eine Spalte, die entweder die Positionsnummer oder bei Titelpositionen die Bezeichnung des Titels enthält.
Nach der Zuordnung der Spalten klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen, um den Import zu
starten.
Zuordnung zu Artikelstammdaten
Der Import legt die Daten aus der Excel-Liste immer als Position an. Die Artikelstammdaten werden
dabei nicht geändert. Allerdings können die Positionen an die im Artikelstamm hinterlegten Artikel
gebunden werden.
Die Zuordnung erfolgt dabei wahlweise über Ihre Artikelnummer oder über die Herstellernummer.
224
Import Positionen
Über diese Auswahlliste wählen Sie aus, wie die
Zuordnung zu Ihrem Artikelstamm erfolgen soll.
Markieren Sie diese Option, wenn Sie im Excel-Import
leere Artikelposition erlauben möchten.
Bei importierten Positionen, die an einen Artikel gebunden sind, werden evtl. fehlende Informationen
aus dem Artikelstamm ergänzt. Haben Sie z.B. die Einheit nicht in Ihrer Excel-Liste wird die Einheit aus
den Artikeldaten ergänzt.
225
Stücklisten-Komponentenimport (XML)
Mitunter sind manche Stücklisten sehr umfangreich und enthalten viele Komponenten. Gerade
produzierende Betriebe haben dafür häufig eigene Programme zur Konstruktion Ihrer Produkte.
Mit dem Stücklisten-Komponentenimport ist es nun möglich die Komponentenliste einer Stückliste
mithilfe einer XML Datei zu importieren.
Die XML-Datei
Die XML-Datei für den Import der Komponenten hat ein denkbar einfaches Format:
<Komponente>
<Nummer>123</Nummer>
<Menge>1</Menge>
</Komponente>
Es gibt nur eine Kontenart Komponente welche zwei Eigenschaften hat: Nummer und Menge.
Wiederholen Sie diesen Block für jede Komponente der Stückliste.
Der Import
Zum Importieren öffnen Sie einfach eine beliebige bestehende oder eine neue Stückliste und
wechseln Sie in die Registerkarte Komponenten. Ziehen Sie nun die XML Datei per Drag-Drop in den
oberen Bereich, in welchem die in dieser Stückliste befindlichen Komponenten angezeigt werden.
Achtung:
Sollten bereits Komponenten dieser Stückliste zugeordnet sein, werden diese gelöscht! Der Import
überschreibt immer die aktuelle Komponentenliste und fügt nicht unten an!
226
227
3. BESTELLWESEN / LAGERVERWALTUNG
Bedarfsanforderung
Das Stiefkind der Organisation ist in vielen Firmen die Kostenplanung. Die Anschaffung wird mit dem
Chef abgesprochen und genehmigt, vielleicht gibt es eine förmliche Bestellung, irgendwann kommt
die Eingangsrechnung.
In großen Firmen ist das Ganze dagegen förmlicher geregelt und kann oft mit dem Satz zusammengefasst werden: „Ohne Bestellung keine Eingangsrechnung“. So werden dann auch Anschaffungen
und Planungen über das Bestellwesen geregelt.
Wir haben unsere Anwendung in dieser Hinsicht ein wenig an die Anforderungen großer Unternehmen angepasst.
Das Ergebnis sind die sog. Bedarfsanforderungen. Dieses Instrument erleichtert die Kostenplanung
und dient auch für Anfragen an Ihre Lieferanten als Ursprungsobjekt.
Was ist Bedarf? Was ist eine Bedarfsanforderung?
Aus kaufmännischer Sicht ist ein Bedarf zunächst nicht kosten- aber planungswirksam: Sie haben das
Geld ja noch nicht ausgegeben und könnten die Ausgabe noch stoppen.
In diesem Zusammenhang einige Hinweise:
Unterscheiden Sie gedanklich zwischen kurzfristigen und langfristigen Bedarfsmeldungen. Letztendlich sollten Sie jedoch das gesamte Geschäftsjahr im Blick behalten und monatlich verifizieren. Ein
übliches Verfahren in vielen Unternehmen: Im November wird das nächste Jahr geplant, monatlich
werden alle Anschaffungen überprüft und kurzfristig werden aus Bedarfsmeldungen Bestellungen.
Erstellen einer Bedarfsanforderung
Im Vorfeld der Anschaffung werden die Bedarfsanforderungen meist noch keinem Lieferanten zugeordnet. Oft kennt man den endgültigen Lieferanten ja noch nicht. Um aber die Anforderung wieder
zu finden, ordnen Sie den Vorgang der eigenen Firma zu. Es ist Ihnen überlassen, das organisatorisch
etwas zu differenzieren, z.B. die einzelnen Abteilungen als separate Lieferanten anzulegen.
Wählen Sie einen Lieferanten aus, und klicken Sie wie gewohnt auf
das Plus im Infofenster Bedarf.
228
Bedarfsanforderung
Der Lieferant sind ggfs. zunächst Sie selbst, später tauschen Sie die Adresse dann aus.
Eine Projekt- und Kostenstellen-Zuordnung ist möglich und für Ihre Planungen sicher auch sinnvoll.
Beim Ausfüllen der Maske gehen Sie vor wie bei anderen Auftragsmasken.
Beim Erstellen oder Öffnen einer Bedarfsanforderung gelangen Sie zunächst immer in die Registerkarte Allgemeines. Füllen Sie hier möglichst viele Felder, und arbeiten Sie sich anschließend durch die
restlichen Registerkarten. Bestenfalls sollten die Registerkarten von vorne bis hinten gefüllt werden.
Alle weiteren Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Angebote.
Um den Lieferanten hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus. Sie
gelangen in die Lieferantenliste und können einen neuen
Lieferanten auswählen.
Der Bedarf wird bei allen gewählten Lieferanten gespeichert.
Um einen Lieferanten zu entfernen oder einen anderen
Ansprechpartner zu wählen, klicken Sie mit rechts auf den
Ansprechpartner.
Der Liefertermin beschreibt den Tag, an dem die Ware/Leistung
eingehen soll.
Nach Bedarf können Sie auch, mit einem Klick auf das Wort,
die Beschriftung ändern und das Feld zum Pflichtfeld
generieren.
Genehmigung von Bedarfsanforderungen
Beachten Sie bei der Genehmigung von Bedarfsanforderungen die Einrichtung der Freigabe-Logik und
die dazugehörigen Benutzerrechte. Lesen Sie dazu die gleichnamigen Kapitel.
Haben Sie kein Recht zur Genehmigung, ist das Kästchen ausgegraut:
Ist das Recht zur Freigabe von Bedarfsanforderungen gegeben, so erweitert sich das Anzeigeobjekt
zur Genehmigung von Eingangsrechnungen auf folgende Art und Weise:
Mit Klick auf Offene Freigaben für Bedarfsanforderungen öffnet sich die Liste:
229
Bedarfsanforderung
Von hier aus können Sie die offenen Bedarfsanforderungen freigeben, bearbeiten usw.
Sind die Bedarfsanforderungen genehmigt, können Sie dann ausgedruckt, gemailt oder exportiert
werden.
Ändern oder Löschen einer Bedarfsanforderung
Um eine bestehende Bedarfsanforderung zu ändern oder zu löschen, rufen Sie zunächst wieder den
Lieferanten auf, dessen Bedarfsanforderung bearbeitet werden soll.
Zum Bearbeiten klicken Sie im Infofenster Bedarf auf das zu bearbeitende Objekt. Befinden Sie sich
gerade in der Bedarfsliste, klicken Sie dort ebenfalls mit einem Doppelklick den Bedarf, um diesen zu
bearbeiten.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie die Bedarfsanforderung mit einem Klick auf die
Schaltfläche Speichern und schließen.
Bedarfsanforderungen können ausschließlich in der Liste gelöscht werden. Öffnen Sie die Bedarfsliste
mit einem Klick auf das Wort Bedarf innerhalb des Infofensters.
Anschließend wählen Sie das zu löschende Dokument in der Liste und entfernen es.
Weitere Informationen über die Bedarfsliste finden Sie im Kapitel ERP-Listen.
Weitere Funktionen im Infofenster Bedarf
Mit Rechtsklick auf einen Eintrag stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung.
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte die dazugehörigen Kapitel.
230
Bedarfsanforderung
Drucken oder mailen von Bedarfsanforderungen
Beim Drucken einer Bedarfsanforderung handelt es sich in der Regel um das Formular Preisanfrage,
evtl. auch das interne Dokumente (das dann in der Regel auch Bedarfsanforderung heißt).
Durch die Zuordnung zu mehreren Lieferanten erstellt work4all automatisch mehrere DruckvorschauFenster – genauso viele, wie Lieferanten zugeordnet sind:
Das gleiche Verhalten geschieht auch aus dem Schreibtisch heraus, obwohl Sie vielleicht bei einem
einzelnen Lieferanten sind. Das Vorschau-Fenster wird zur Sicherheit immer angezeigt.
Umwandeln von Bedarfsanforderungen in Bestellungen
Haben Sie bei mehreren Lieferanten den Preis für eine Ware angefragt, steht vermutlich am Ende des
Vorgangs die Wandlung der Anfrage in eine tatsächliche Bestellung. Da mehrere Lieferanten
hinterlegt sind, ist die Wandlung durch Drag-Drop im Schreibtisch nicht möglich. Bitte klicken Sie
zunächst die umzuwandelnde Bedarfsanforderung mit rechter Maustaste an:
Es erscheinen alle vorgesehenen Lieferanten – Sie klicken den Gewinner an. Anschließend erscheint
der Ihnen aus dem Wandlungsvorgang Auftrag->Bestellung bekannte Assistent, der Ihnen durch den
weiteren Vorgang hilft.
231
Bestellungen
Nachdem der Lieferant ein Angebot erstellt hat, wird in der Regel eine Bestellung an selbigen gesendet um ihm die Annahme des Angebotes verbindlich zu bestätigen.
Das Erstellen der Bestellung unterscheidet sich kaum von der Angebotserstellung. Dieses Kapitel
beschäftigt sich mit den Abweichungen zur Angebotserstellung. Sollten Sie eine detailliertere Beschreibung benötigen, so lesen Sie zuerst bitte das Kapitel Angebote.
Sollte der Bestellung eine Anfrage oder vielleicht sogar ein Angebot an einen Kunden vorausgegangen sein, empfehlen wir Ihnen in diesem Fall eine Umwandlung.
Erstellen einer Bestellung
Rufen Sie im Schreibtisch zunächst den Lieferanten auf, der die Bestellung erhalten soll.
Klicken Sie im Infofenster Bestellung auf das Plus.
Die Eingabemaske für die neue Bestellung:
232
Bestellungen
Das Erfassen einer Bestellung entspricht dem Erfassen eines Angebots. Die Masken unterscheiden sich
minimal:
-
Statt der Gültigkeitsdauer gibt es in der Bestellung einen Liefertermin, welches dem
Wareneingangsdatum entspricht:
-
Die individuellen Auftrags-Status können Ihren Einstellungen entsprechend von den Status in der
Angebotsmaske abweichen. Dieses Feld finden Sie in der Registerkarte Sonstiges:
-
In der Bestellung werden die im Artikel hinterlegten Einkaufspreise verwendet.
Drucken einer Bestellung
Haben Sie soweit alle nötigen Felder ausgefüllt und die Positionen innerhalb der Registerkarte
Positionen hinzugefügt, können Sie Ihre neu erstellte Bestellung drucken.
Klicken Sie bitte oben links innerhalb der Bestellmaske auf die Registerkarte Datei.
Es öffnet sich das work4all Menü. Wählen Sie hier bitte das Bestellformular per Mausklick:
Anschließend wird Ihre Bestellung dem Formular entsprechend auf dem Bildschirm angezeigt und
kann gedruckt oder via E-Mail versendet werden:
233
Bestellungen
Weitere Informationen zum Drucken, Versenden oder Exportieren von Auftragsformularen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Drucken von ERP-Dokumenten.
Ändern einer Bestellung
Öffnen Sie Ihre bestehende Bestellung mit einem Doppelklick. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor, und
speichern Sie die Bestellung mit einem Klick auf Speichern und schließen.
Löschen einer Bestellung
Wie alle ERP-Formulare können Bestellungen ausschließlich in der Bestellliste gelöscht werden. Öffnen
Sie die Liste also mit einem Klick auf das Wort Bestellung innerhalb des Infofensters.
Anschließend wählen Sie die zu löschende Bestellung und entfernen sie mit Löschen-Symbol.
Bestellliste
Mit der Bestellliste verhält es sich wie mit der Angebotsliste. Weitere Informationen zu den ERP-Listen
entnehmen Sie bitte dem gleichnamigen Kapitel.
Mit Rechtsklick auf eine Bestellung stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung.
Für detaillierte Informationen lesen Sie bitte die entsprechenden Kapitel.
234
Bestellungen
Umwandeln einer Bestellung in einen Eingangslieferschein
Klicken Sie die betreffende Bestellung im Infofenster mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie
Umwandeln in… -> Eingangslieferschein:
Im gleichnamigen Infofenster erscheint der neu erstellte Eingangslieferschein, den Sie wie gewohnt
bearbeiten können. Die Einstellungen sowie die Positionen der vorangegangenen Bestellung sind im
Eingangslieferschein entsprechend übernommen.
Sie können die Bestellung auch einfach per Drag&Drop in das Infofenster Eingangslieferscheine ziehen.
Das Verhalten ist dasselbe.
Umwandeln einer Bestellung in eine Eingangsrechnung
Das Umwandeln von Bestellungen in eine Eingangsrechnung funktioniert an dieser Stelle etwas anders als die übliche Umwandlung der Auftragsarten (Angebot, Auftrag…). Sie erstellen eine neue
Eingangsrechnung und ordnen die entsprechende(n) Bestellung(en) dieser Eingangsrechnung zu:
Da Lieferanten in der Praxis häufig mehrere Bestellungen in einer Eingangsrechnung zusammenfassen, können sie in work4all mehrere Bestellungen in eine Eingangsrechnung übernehmen. Mit
Klick auf die Zuordnen-Schalfläche öffnet sich folgende Maske:
235
Bestellungen
Markieren Sie die zu übernehmenden Bestellungen, indem Sie ein Häkchen vor die entsprechende
Zeile setzen.
Im oberen Bereich der Maske können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen:
Übernommen Objekte abschließen: Nach Übernahme der Bestellungen
werden diese abgeschlossen.
Buchungsdaten übernehmen: Die Werte der Bestellung werden in die
Eingangsrechnung übernommen.
Ein Klick auf die Schaltfläche Auswählen übernimmt die ausgewählten Daten in Ihre Eingangsrechnung.
Die Möglichkeit über Drag&Drop von Bestellung zu Eingangsrechnung funktioniert an dieser Stelle
auch. Die detaillierten Einstellungen können Sie dabei jedoch nicht vornehmen und es kann immer
nur eine Bestellung per Drag&Drop zu den Eingangsrechnungen übernommen werden.
236
Automatisches Bestellwesen
Im warenwirtschaftlichen Bereich ist der Bestellvorgang in den meisten Firmen ein komplexer Prozess.
Will man den Bestellvorgang automatisieren, kann man grob zwischen zwei Fällen unterscheiden:
-
Bestellen zum Auffüllen des Lagers
-
Bestellen zum Erfüllen von Aufträgen
Den ersten Fall deckt unser automatisiertes Bestellwesen mit Stand 2013 nicht ab. Den zweiten Fall
können Sie (ab Version 10.4) mit unserem Zusatzmodul sehr gut lösen, auch in Verbindung mit
Stücklisten.
Artikel und Stücklisten
Da es ja branchenneutral in diesem Infoblatt um Artikel und Stücklisten unterschiedlichster Art geht,
werden folgende abstrahierte Artikel benutzt:
Die drei „normalen“ Artikel sind jeweils einem oder mehreren Lieferanten zugeordnet, jeder Artikel
hat einen Standard-Lieferanten.
Die drei Stücklisten sind unterschiedlich aufgebaut:
-
Stückliste 1 beinhaltet zwei normale Artikel, jeweils mit Menge 5
Stückliste 2 beinhaltet ebenfalls zwei normale Artikel, zusätzlich jedoch eine Stückliste.
Stückliste 3 beinhaltet nur Stücklisten.
Wenn Sie das Infoblatt inhaltlich nachvollziehen möchten und mit Stücklisten arbeiten, sollten Sie
diese Artikel und Stücklisten auch genauso anlegen.
Aufträge
Alle nachfolgenden Erklärungen funktionieren nur in Zusammenhang mit der Nutzung unseres
Auftragswesens. Im einfachsten Fall sind dies normale Artikel. Komplizierter wird es, wenn sich
Stücklisten in den Aufträgen befinden.
Möchten Sie in Verbindung mit Kundenaufträgen auch Lagerbestände über die Bestellautomatik
auffüllen, so legen Sie diese ggf. als interne Aufträge hierfür an.
Die Beispieldaten für Aufträge sind folgendermaßen angelegt worden:
237
Auch hier können Sie den Erklärungen besser folgen, wenn Sie Ihre Daten identisch halten. Bei
Stücklisten ist immer die Auflösungsform 6 gewählt worden.
Aufruf des automatischen Bestellwesens
Der Aufruf des automatischen Bestellwesens erfolgt aus der Auftragsliste heraus über diese
Schaltfläche.
Beachten Sie bitte, dass Sie auf Wunsch auch nur für markierte Aufträge Bestellungen auslösen
können. In diesem Fall markieren Sie die Aufträge, die berücksichtigt werden sollen. Über unsere
freien Status lässt sich diese Arbeitsweise sinnvoll unterstützen, indem Sie vorher auf einen gewünschten Status filtern (z.B. Produktionsaufträge).
Die Maske des automatischen Bestellwesens
Nach Aufruf der Maske sind die Tabellen zunächst nicht gefüllt. Klicken Sie bitte auf das Symbol für
die Aktualisierung, so erscheint die folgende Maske:
Erklärungen zum tatsächlichen Bestellvorgang (große
Schaltfläche) folgen später.
Das Symbol mit dem Doppelpfeil aktualisiert die Daten.
work4all berücksichtigt im Ursprungszustand (erste Option) alle
noch nicht bestellten Artikel aus offenen Aufträgen. Beim
Bestellen wird diese Eigenschaft dann verändert, sodass danach
zunächst nichts mehr offen ist.
Die zweite Option kümmert sich nicht um diese
Bestelleigenschaft, sondern schlägt alle Artikel aus offenen
Aufträgen vor. Diese Variante ist sicher selten und nur bei
Nachbestellungen sinnvoll.
Die dritte Option bietet sich dort an, wo mehrere Personen sich
um unterschiedliche Aufträge kümmern. Dabei markieren Sie
238
zunächst die betroffenen Aufträge und führen dann den
Vorgang durch.
Beachten Sie bitte, dass nachträgliche Änderungen an Aufträgen
nicht zu neuen Bestellvorschlägen führen. Der Auftrag gilt durch
die erfolgte Bestellung als komplett bestellt.
Der Standard-Bestellvorschlag ist die gesamte Auftragsmenge.
Als Variante bieten wir die Auftragsmenge minus Lagermenge
an.
Für beide Tabellen auf der linken Seite steht der Export nach
Excel zur Verfügung. Klicken Sie, erscheint das Untermenü …
Für beide Tabellen besteht die Möglichkeit des Ein- und Ausblendens von Spalten.
Filtern Sie hier ggfls. noch nach einem Lieferdatum.
Die Tabelle mit den Bestellvorschlägen
Die obere Tabelle im linken Bereich zeigt alle aus den Aufträgen resultierenden Artikel mit der
Gesamtmenge der enthaltenen Artikel. Stücklisten werden dabei aufgelöst, auch auf den unteren
Ebenen, eine Stückliste ist in einer anderen enthalten.
Folgende Felder der Tabelle lassen sich ändern bzw. beinhalten Zusatzfunktionen:
Die Vorschlagsmenge lässt sich beliebig verändern. Nur Nullwerte führen
dazu, dass nichts bestellt wird. Hilfreich für die manuelle Ermittlung des
Bestellwerts ist die Detailanzeige des Artikels und seiner Bewegungsdaten auf
der rechten Seite.
Der Lieferant wird aus den Standard-Einstellungen des Einkaufs
vorgeschlagen, also nicht aus den Aufträgen. Wenn Sie dies ändern möchten
oder wenn kein Standard-Lieferant für diesen Artikel vordefiniert ist,
schreiben Sie einfach in die Lieferantenspalte.
Andere Varianten der Auswahl eines Lieferanten folgen später.
Der Einkaufspreis stammt ebenfalls aus dem vordefinierten Standard-Lieferanten-Einkaufspreis. Der Wert lässt sich manuell ändern.
Alle Spalten lassen sich auf- oder absteigend sortieren: Klicken Sie einfach im rechten Bereich des Spaltenkopfs.
Klicken Sie eine einzelne Zeile mit rechts an, erscheint ein Untermenü:
239
Einkaufspreise
Vorgeschlagen werden alle verfügbaren Einkaufspreise mit Lieferantenname. Per
Klick wird beides in die markierte Zeile übernommen.
Möchten Sie einen der Einkaufspreise verändern, tun Sie dies über die Funktion
Einkaufspreis bearbeiten. Es erscheint die Ihnen bekannte Maske.
Speichern
Haben Sie die Werte in der Tabelle manuell gepflegt oder verändert, lassen sich
diese per Klick
-
Entweder als Einkaufspreis speichern oder
Als Standard-Einkaufspreis speichern.
Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn Sie während des Bestellvorgangs gleich Ihre
Einkaufspreise in den Stammdaten pflegen möchten.
Die Detailansicht des einzelnen Artikels
Auf der rechten Seite werden für jede Artikelzeile detaillierte Informationen angezeigt. Diese Ansicht
steht Ihnen auch in der Artikelliste sowie innerhalb der Positionen eines Auftrags zur Verfügung und
wird an anderer Stelle des Handbuchs ausführlich erklärt.
Die einzelnen Zeilen mit den Einkaufspreisen gibt es auch hier:
Doppelklicken Sie eine einzelne, werden Preis und Lieferant in
die aktuelle Bestellzeile übertragen. Zusätzlich lässt sich auch
der Letzte EK per Doppelklick ins Bestellvorschlagswesen
übernehmen.
Andere Informationen der Detailansicht sind informell zur
Ermittlung der Bestellmenge oder des Lieferanten gedacht.
In der Kopfleiste rufen Sie die unterschiedlichen Informationstabellen auf. Bitte lesen Sie ggf. auch hierzu das separate
Infoblatt.
Artikel als Bestandteil einer Stückliste
Ist ein Artikel in einer oder mehreren Stücklisten enthalten und eventuell sogar tief
verschachtelt, ist die Nachvollziehbarkeit des Vorkommens und der resultierenden
Gesamtmenge recht schwierig. Hilfreich hierfür ist diese kleine Schaltfläche innerhalb der
Detailauswertung. Das Ergebnis des Klicks auf diese Schaltfläche:
240
work4all zeigt Ihnen den Nachweis aller Stücklisten, die diesen Artikel beinhalten.
Der Nachweis der Auftragspositionen
Die untere Tabelle im linken Bildschirmbereich zeigt Ihnen alle Vorkommen des markierten Artikels
innerhalb von Aufträgen. Im oben abgebildeten Beispiel (Artikel 2 ist markiert) erscheint folgende
Tabelle:
Durch das Auflösen der Stückliste sind die Artikel-Positionen eines Auftrags ggf. etwas zerstückelt,
was aber so gewünscht ist. Auch in dieser Tabelle lassen sich die einzelnen Spalten per Klick auf die
Kopfleiste sortieren.
Bei Stücklisten ist in der Bemerkungs-Spalte ein Hinweis auf den „Verursacher“ des Bestellvorgangs zu
erkennen.
Der Doppelklick auf eine einzelne Zeile öffnet den Auftrag.
Der Bestellvorgang
Sind Sie mit den Vorarbeiten fertig, klicken Sie die große Schaltfläche in der Kopfleiste an. work4all
fragt noch einmal nach, denn der Vorgang kann danach weder abgebrochen noch rückgängig
gemacht werden. Anschließend werden alle Bestellungen erstellt. Diese sind auch einheitlich
beschriftet, damit Sie den Überblick behalten:
241
Automatisierung des Bestellprozesses für einzelne Aufträge
„Automatisiertes Bestellwesen“ trifft den Inhalt dieses Kapitels nicht ganz, aber fast: Es geht um die
Vereinfachung einiger Schritte im Bestellwesen, sofern einige Voraussetzungen vorliegen:
-
Sie haben eine recht feste Verknüpfung zwischen Artikeln und deren Lieferanten oder sind es
gewohnt, diese Verknüpfung beim Auftrag oder beim Angebot einmalig zu definieren.
-
Dies kann auch bei Dienstleistern der Fall sein, die manche Dinge immer wieder beim
gleichen Sub-Unternehmer in Auftrag geben.
Der warenwirtschaftliche Fall des Bestellens beim „günstigsten Lieferanten“ oder aufgrund von
Mindermengen etc. ist also nicht gemeint.
Umfeld
Der nachfolgend beschriebene Prozess klappt auch ohne Artikel oder sogar mit Muster-Artikeln, also
Platzhaltern. Der Vorteil beim Benutzen von Artikeln ist die bereits bestehende Zuordnung zum
Lieferanten, die Sie dann nicht immer wieder innerhalb der Positionen machen müssen. Außerdem ist
die Einkaufs-Preisdefinition in diesen Fällen natürlich vorhanden und führt bei der Position des
Auftrags zu korrekten Roherträgen und bei der Bestellung zu korrekten Einkaufspreisen.
Da work4all mehrere Lieferanten pro Artikel erlaubt, gilt dies nur für den Standard-Lieferant:
Im abgebildeten Beispiel ist die Firma Müller & Partner der Standard-Lieferant.
Falls Sie in diesem Beispiel mehrere Lieferanten wechselnd beauftragen und nicht sehr viele Leistungen verwaltet werden, sollten Sie ggf. für jeden einzelnen einen Artikel anlegen und diesen im Kurztext auch so benennen (Planungstag Müller & Partner), um im Angebot/Auftrag dann nur noch per
Doppelklick auswählen zu müssen.
Angebote und Aufträge als Basis der Bestellung
Mit den vorhandenen Artikeln legen Sie nun beim Kunden das Angebot oder den Auftrag
(= Auftragsbestätigung) an. Nur diese beiden ERP-Dokumentformen erlauben die automatisierte
Umwandlung an einzelne Lieferanten.
Schalten Sie sich (falls nicht bereits erfolgt) die Spalte Lieferant innerhalb der Positionen ein:
242
Automatisierung des Bestellprozesses für eigene Aufträge
Das Verhalten ist nun folgendes:
-
Bei Artikeln, die einen festen Lieferanten haben (Standard-Lieferant), erscheint dieser Lieferant
automatisch in der Spalte. Auch der EK-Preis wird vorgeschlagen.
Bei allen anderen Artikeln definieren Sie den Lieferanten manuell: Tippen Sie innerhalb der
Spalte den ersten Buchstaben, erscheint eine Liste zur Auswahl.
Für das Angebot oder den Auftrag ergibt sich im Ausdruck normalerweise keine Veränderung. Es
handelt sich um interne Daten, die erst beim nächsten Schritt – der Bestellung – eine Rolle spielen.
Die automatisierte Bestellung an einzelne Lieferanten
Im Schreibtisch von work4all klicken Sie mit rechter Maustaste das Ursprungs-Angebot oder den
Ursprungs-Auftrag an:
Für die Umwandlung zur Bestellung werden Ihnen entweder die einzelnen involvierten Lieferanten
oder aber die Option zur Gesamt-Umwandlung an einen einzigen Lieferanten angeboten.
Fertig! Sie können mit wenigen Klicks Ihre gesamte Bestellwelt für kleine und große Aufträge mit
vielen Positionen effektiv organisieren.
243
Lagerverwaltung
In diesem Kapitel erfahren Sie mehr über Lagerorte, Bestände sowie das Aus- und Einbuchen von Artikeln. Das Kapitel berücksichtigt die möglichen Varianten, einige Zusatzkapitel zu Spezialthemen wie
etwa Konsignationslager außerdem sind verfügbar.
Bitte beachten Sie einige Grundregeln der Organisation:
Ein korrekter Lagerwert hängt mit einer guten Organisation zusammen. Nehmen Ihre Mitarbeiter die
Produkte im Moment einfach aus dem Regal, kann Ihnen die Software auch nicht helfen.
Vergeben Sie Rechte. In diesem Fall lieber wenige. Je mehr Mitarbeiter auf den Buchungsvorgang zugreifen können, desto eher wird Ihr Lagerbestand nicht stimmen.
Wenn Sie work4all neu einführen: Die Einführung der Lagerverwaltung ist nie das erste Thema in
diesem Projekt.
Lagerorte verwalten
Lagerorte werden innerhalb der Generellen Einstellungen unter Tabellen erfasst:
Standardmäßig ist ein Lagerort vordefiniert, dieser ist auch Ihr sog. Hauptlager. Zu den Lagerorten
folgende Bemerkungen:
-
-
Legen Sie nicht „ohne Not“ mehrere Lagerorte an. Der Buchungsvorgang wird komplizierter und
manche Automatismen verschwinden, wenn sich Ware in mehreren Lagern befindet.
Natürlich lassen sich manche Prozesse über Lagerorte und entsprechende Namen auch nach ISONormen gut verwalten („Prüflager“). Aber das macht die Sache wiederum komplizierter.
Konsignationslager sind Lagerorte, die an einen Kunden, ggf. auch einen Lieferanten gebunden
sind. Die Ware gehört jedoch dem Finanzamt gegenüber Ihnen. Im verfügbaren Lagerbestand
werden diese Lagerorte nicht gezählt.
Das „Verstecken“ eines Lagerortes versetzt Sie in die Lage, einen Lagerort in der Auswahl für den
Benutzer beim Buchungsvorgang zu unterdrücken.
Das Hauptlager ist das, das beim Buchen (Einbuchen oder Ausbuchen) vorgeschlagen wird.
Innerhalb der Tabelle lassen sich Änderungen durch einfaches Überschreiben vornehmen. Zum
Neuanlegen eines Lagerorts befüllen Sie die letzte Zeile, die mit dem Sternchen im Zeilenkopf.
Einen Lagerort löschen Sie durch Markieren und anschließendes Drücken der ENTF-Taste.
Bedenken Sie jedoch, dass manche Listen dann Lücken im Nachweis des Lagerortes aufweisen.
Prüfen Sie in jedem Fall den Lagerbestand. Bestände müssen vor dem Löschen des Lagerortes auf
andere Lagerorte umgebucht werden (siehe Kapitel Lagerumbuchung).
244
Lagerverwaltung
Mindestbestand und Meldebestand
Innerhalb der Artikelmaske unter der Registerkarte Lager lassen sich drei Zusatzfelder mit den
entsprechenden Informationen zum Mindestbestand, Meldebestand und Sollbestand belegen:
Hier die Definitionen zu diesen beiden Begriffen aus Wikipedia:
„Der Mindestbestand ist der Lagerbestand, der nicht unterschritten werden darf, um die Produktion/
Lieferung auch in Notfällen aufrechterhalten zu können. Bei Erreichen des Meldebestandes durch
Entnahmen aus dem Lagerbestand wird bei der automatischen Disposition eine Meldung an den
Einkauf zur Auffüllung des Lagers - durch eine Bestellung - ausgelöst. Der Meldebestand bestimmt
somit den fälligen Bedarfszeitpunkt.“
Der Sollbestand definiert einen maximalen Lagerbestand, der nicht überschritten werden soll.
In work4all gibt es im Moment keine Automatik bezüglich des Einkaufs, wenn Mindest- oder
Meldebestand unterschritten werden. Allerdings sind entsprechende Listen verfügbar, anhand derer
Sie sich für Ihre Bestellungen orientieren können.
Unterschiedliche Artikelarten und unterschiedliches Buchungsverhalten
Im Kapitel Artikelverwaltung werden die unterschiedlichen Artikelarten beschrieben. In Bezug auf das
Buchungsverhalten des Lagers dazu einige Bemerkungen:
-
Dienstleistungsartikel können nicht aus- oder eingebucht werden. Das ist unlogisch und geht also
-
Normale Artikel werden mit einer Menge X ein- oder ausgebucht. Innerhalb der Teilmaske Lager in
auch nicht.
der Artikelmaske lässt sich dabei noch einstellen, ob ein Artikel ein Lagerartikel ist oder nicht:
Seriennummernartikel werden direkt beim Einbuchen ins Lager erfasst. Seriennummern dienen
-
-
hauptsächlich der eindeutigen Identifikation eines Produktes. Eine Automatik ist beim Buchen der
Seriennummer nur schwer möglich, Sie müssen die Seriennummer in jedem Fall auswählen. Die
Nutzung von Barcodes oder RFID kann in diesem Fall jedoch helfen.
Chargenartikel unterscheiden sich von Seriennummern durch die Anzahl (Seriennummern haben
hier immer eine 1) und evtl. durch das Datum des Verfalls, das je Charge individuell verwaltet
werden kann. Dies kennt man insbesondere in der Medizintechnik oder bei Lebensmitteln. Zur
Verwaltung von Chargen benötigen Sie unser gleichnamiges Modul.
Stücklisten: Der Warenein- und –ausgang von Stücklisten ist in mehreren Varianten möglich,
geschieht meistens auf der Ebene der Komponente. An dieser Stelle sei auf unsere große PPSErweiterung für Fertigungsbetriebe hingewiesen, die den Weg von der Komponenten-Stückliste
zum fertigen Teil in einem Schritt mit einer komfortablen Kombi-Buchung unterstützt.
245
Lagerverwaltung
Es existiert in work4all nur eine einzige Möglichkeit Wareneingänge zu buchen: über den Eingangslieferschein. Dieser ist aktuell auf Lieferanten- und Kundenseite zu erstellen. Die Möglichkeit des
Buchens für Kunden – also die Waren-Rückgabe – ist möglich.
Wechseln Sie zum Lieferanten/Kunden und legen Sie den Eingangslieferschein mit Klick auf‘s Plus an:
Es erscheint eine Maske mit den folgenden Einstellungsmöglichkeiten:
Im linken Bereich der ersten Teilmaske finden Sie die Beschriftung des Eingangslieferscheins sowie die Zuordnung zu den
primären Stammdaten:
-
Das Projekt – sofern Sie die Projektverwaltung nutzen – lässt
sich durch Klick auf den Namen zuordnen.
Die Kostenstelle – sofern sie Kostenstellen haben – lässt sich
durch Klick auf den Namen zuordnen.
Gleiches gilt für den Lieferanten und den Ansprechpartner
des Lieferanten. Selbstverständlich wird der auf dem
Desktop ausgewählte Lieferant voreingestellt.
Mit Rechtsklick auf Projekt oder Kostenstelle können Sie diese
Zuordnungen zum Pflichtfeld für Eingangslieferscheine machen.
Außerdem haben Sie unter Projekt die Möglichkeit die
Vorgangszuordnung zu aktivieren und die Kostenstelle
automatisch aus dem zugeordneten Projekt zu übernehmen.
Der Eingangslieferschein erhält wie üblich eine neue fortlaufende Nummer aus dem zugeordneten Nummernkreis
(einstellbar unter Generelle Einstellungen).
Das Datum und Währung können Sie in den beiden nächsten
Feldern eintragen. Nach dem Speichern ist die Währung nicht
mehr änderbar.
Ordnen Sie Personen/Benutzer entsprechend Ihrer Rolle zu.
Das eigene Zeichen richtet sich dann auch nach der ausgewählten Person. Das zweite Feld kann zur Übertragung der
Daten des Dokuments des Lieferanten benutzt werden.
Tragen Sie hier die Lieferscheinnummer ein und das Lieferdatum
können Sie in die nächste Zeile eintragen.
246
Lagerverwaltung
Wenn Sie im Infofenster mit der rechten Maustaste auf einen der Einträge klicken, bieten sich weitere
nützliche Funktionen.
Buchung des Wareneingangs
Wechseln Sie nun im Eingangslieferschein in die Registerkarte Positionen und klicken Sie anschließend
auf die Schaltfläche Lagerbuchung.
Der grüne Punkt in der Spalte Gebucht signalisiert, dass die Position bereits komplett eingebucht
wurde. Anschließend erscheint folgende Maske:
Hier können Sie auswählen, ob die Einbuchung manuell oder automatisch durchgeführt werden soll.
Ausführliche Erklärungen zu den einzelnen Auswahlmöglichkeiten können Sie dem oberen Bild
entnehmen.
247
Lagerverwaltung
Sollte Sie Manuelle Buchung wählen oder eine automatische Buchung durch fehlende Lager nicht
erfolgreich sein, öffnet sich folgende Maske:
Wählen Sie zunächst die Lager, die Sie in der Buchungsmaske einblenden möchten.
Sie ändern die Anzahl/Menge in die Buchungsmenge. Die farbigen Punkte vor den Positionen zeigen
Ihnen - wie bei einer Ampel – den Zustand der Buchung der einzelnen Position an:
Rot für nicht eingebuchte Positionen
Orange für nur teilweise eingebuchte Positionen
Grün für komplett eingebuchte Positionen
Mit Rechtsklick auf eine Position können Sie sich alternativ die Artikelnummern oder den Langtext
Anzeigen lassen.
Starten Sie den Buchungsvorgang mit Speichen und Schließen.
Jede zu buchende Position ist erneut aufgeführt und wird einzeln gebucht. Für jede Artikelart ist der
Vorgang etwas unterschiedlich:
Normale Artikel
Beim Buchen von normalen Artikeln tragen Sie die
auszubuchende Menge in die Tabelle ein. Sie können die
Buchungsmenge natürlich splitten und den Wareneingang in
unterschiedliche Lager buchen.
248
Lagerverwaltung
Seriennummern
Beim Buchen von Seriennummern arbeiten Sie über die
Schaltflächen im Kopf der Maske. Beim Hinzufügen (Neu) und
Bearbeiten der Seriennummer erscheint folgende Maske:
Die Seriennummer geben Sie manuell oder per Barcode ein. Die
Länge des Feldes kann ggf. verändert werden, wenn Sie sehr
lange Nummern verwalten müssen. Die Anzahl ist automatisch
auf 1 festgelegt, kann aber manuell geändert werden. Die
letzte eingetragene Nummer wird dann einfach hochgezählt.
Ist die letzte Stelle ein Buchstabe werden die Zahlen
angehangen.
Das Lager wird auf das Standardlager voreingestellt.
Die Bemerkung ist hilfreich für Kommentare – wie etwa eine
sichtbare Beschädigung an einem Gerät, die Sie bei der
Eingangskontrolle feststellen.
Schließen Sie die Eingabe durch mit Speichern und Schließen ab.
Schnellbuchung:
Bei Seriennummern steht Ihnen außerdem eine Schnellbuchung
zur Verfügung. Geben Sie dazu in der Buchungsmaske im Feld
Schnellbuchung die Seriennummer ein und bestätigen Sie diese
mit der Eingabetaste. Die Seriennummer wird angelegt,
Lagerort ist das Standardlager des Artikels, oder, falls dort
keines hinterlegt ist, das Hauptlager.
Die Schnellbuchung können Sie auch über einen
Barcodescanner durchführen!
Chargen
Auch bei Chargen benutzen Sie die Schaltflächen zur Eingabe.
Dort können Sie dann Chargennummer und Menge eintragen.
Hinweis:
Für alle Varianten gilt: Sie erfassen genauso viele Artikel, wie Sie in der Ursprungsliste (den Positionen) festgelegt haben.
249
Lagerverwaltung
Vorschlagsliste für Lagerorte
Wenn Sie nur mit wenigen (oder einem) Lagerorten arbeiten, sind die nachfolgenden Hinweise für Sie
nicht wichtig. Haben Sie Ihre Lagerorte jedoch auf Ihre Prozesse abgestimmt (z.B. ein Prüflager) oder
verwalten Sie sehr viele Lagerorte in Verbindung mit einer Regal-Logik etc., ist das Filtern der Lagerorte beim Einbuchen eine komfortable Lösung. Nutzen Sie hierfür die Auswahlbox in der Kopfleiste:
Alle Lagerorte
Es werden alle Lager angezeigt.
Standard-Lager
In der Artikelmaske lässt sich für jeden Artikel ein Standard-Lager definieren, es
ist nur ein einziges. Dieses wird vorgeschlagen.
Haupt-Lager
Dieses Haupt-Lager Ihrer Firma stellen Sie unter den Generellen Einstellungen ein.
Lager mit
Bestand
Es werden nur diejenigen Lager vorgeschlagen, die einen positiven Bestand für
diesen Artikel aufweist.
Lager ohne
Bestand
Es werden nur diejenigen Lager vorgeschlagen, die einen Null-Bestand für diesen
Artikel aufweisen.
Haupt-Lager und Standard-Lager schlagen beim ersten Aufruf den Soll-Buchungsbestand vor.
Abschließen der Buchung
Beim Verlassen der Buchungsmaske erscheint ggf. folgende Frage:
Dies betrifft die Positionen, deren Anforderungsmenge exakt der Buchungsmenge entspricht. Antworten Sie mit Ja, sind die entsprechenden Positionen gebucht und nicht mehr änderbar.
Work4all kennzeichnet diesen Zustand mit einem roten/grünen Punkt in der ersten Spalte:
250
Lagerverwaltung
Bestandsübersicht innerhalb der Artikelliste
Innerhalb der Artikelliste lassen sich detaillierte Informationen zum Bestand abrufen.
Bitte aktivieren Sie hierfür das Häkchen in der Kopfleiste, und es erscheinen im
unteren Bereich der Liste die gewünschten Informationen:
Bestand
Der Gesamtbestand aller Lagerarten, auch Konsignationslager. Keine Berücksichtigung von Bestellungen, Rückständen oder Reservierungen.
Verfügbar
Der Gesamtbestand minus Konsignation minus Liefer-Rückstand und Reservierungen.
Konsignation
Warenbestand auf allen Konsignationslagern, also Lagerorten beim Kunden/
Lieferanten.
Bestellt
Summe der offenen/nicht abgeschlossenen Bestellungen für aktuellen Artikel.
Bestell-Rückstand
Die Summe aller in Rückstand genommenen Bestell-Positionen. Wie viele
Artikel wurden bestellt aber noch nicht geliefert. Das Rückstandsverfahren
arbeitet im Gegensatz zur reinen Bestell-Informationen nicht Dokumentensondern Positions-orientiert.
Liefer-Rückstand
Die sog. Backorders Ihrer Kunden: Wie viele Artikel wurden von Ihrem
Kunden bestellt, sind aber noch nicht geliefert.
Bestandsübersicht und Waren-Bewegungsübersicht innerhalb der Artikelmaske
Innerhalb der Artikelmaske lassen sich detaillierte Informationen zum Bestand und zu den damit verbundenen Warenein- und –ausgängen abrufen. Sie finden diese Informationen in der Registerkarte
Lager:
251
Lagerverwaltung
Standardlisten und individuelles Reporting
Neben diesen vorbereiteten Möglichkeiten des Nachweises von Buchungen lassen sich über den
Report-Generator Crystal Report beliebige Auswertungen erstellen. Solche Reports sind auch
standardmäßig ins Programm integriert und können auf Wunsch von uns oder Ihnen selbst mit
weiteren Spalten oder Informationen erweitert werden.
Klicken Sie innerhalb der Artikelliste oben links auf die Registerkarte Datei, und es erscheinen die
vorinstallierten Reports.
Der Report wird auf die aktuellen Daten bezogen. Haben Sie also nur eine bestimmte Artikelgruppe
ausgewählt, wird die Liste für diese Artikelgruppe gedruckt bzw. zunächst als Vorschau gezeigt. Hier
als Beispiel die Liste Bestände/ Mindestbestände:
252
Lagerverwaltung
Die Maske mit der Vorschau beinhaltet alle Funktionalitäten unserer Druckvorschau: Tatsächlicher
Druck, PDF-E-Mail an Kunden oder Kollegen, Export in beliebige Dateiformate und Nutzung innerhalb
der Sammelmappe. Bitte lesen Sie für weitere Informationen das entsprechende Kapitel.
Buchung des Warenausgangs
Das Buchen des Warenausgangs ist standardmäßig nur über eine einzige Maske möglich: den
Lieferschein. Dieser Lieferschein erscheint normalerweise als Infofenster nur auf Kundenseite, Ihr
Administrator kann es auch auf Lieferantenseite erstellen falls erforderlich, z.B. für WarenRücksendungen.
Erstellen Sie den Lieferschein wie gewohnt oder lesen Sie das Kapitel im Handbuch. In diesem
Abschnitt folgen lediglich Informationen bezüglich der Lager-Buchhaltung. Und so buchen Sie:
Klicken Sie zunächst im Lieferschien auf die Schaltfläche Lagerbuchung:
Es erscheint die Maske Ausbuchung aus Lager
Dort sehen Sie im linken Bereich alle Positionen mit den Soll-Mengen für die Buchung. Durch
Rechtsklick auf einen Artikel können Sie entscheiden, ob Sie den Artikelnamen oder die Artikelnummer
einblenden möchten.
Klicken Sie die einzelnen Zeilen an, erscheint im mittleren Bereich der Maske je nach Artikelart das
Ausbuchungsfeld:
253
Lagerverwaltung
Normale Artikel
work4all führt alle Lager mit Bestand auf und zeigt Bestand, Mindestbestand
und Einheit. Tragen Sie die Buchungsmenge bitte manuell ein!
Seriennummern
Bei Seriennummern-Artikeln werden wiederum alle Lagerorte mit Bestand
angezeigt. Jede Seriennummer bildet eine einzelne Zeile.
Klicken Sie entsprechend der Soll-Menge die einzelnen Seriennummern an.
Schnellbuchung:
Bei Seriennummer können Sie die Schnellbuchung nutzen. Geben Sie dazu die
Seriennummer im Feld „Schnellbuchung“ ein, und bestätigen Sie diese durch die
Eingabetaste. Die Seriennummer wird automatisch zur Buchung markiert.
Die Schnellbuchung können Sie auch über einen Barcodescanner durchführen!
Chargen
Im Unterschied zu Seriennummern ist bei Chargennummern die Angabe der
Menge notwendig. Tragen Sie die Anzahl entsprechend der Soll-Menge ein.
Anschließend starten Sie den Buchungsvorgang über Speichern und schließen. Die Anzeige der
Positionen ändert sich auf grün. Gebuchte Positionen sind nun nicht mehr änderbar und ausgegraut.
Lagerbuchung rückgängig machen
Nach dem Speichern kann die Lagerbuchung nicht mehr rückgängig gemacht werden. Korrigieren Sie
fehlerhafte Buchungen über Gegenbuchungen in Eingangslieferscheinen bzw. Lieferscheinen.
254
Lagerverwaltung
Automatische Ausgangsbuchung
In einigen Fällen ist es möglich, ohne Buchungsmaske automatische Buchungen vorzunehmen. Hierfür
müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
-
Es handelt sich nicht um einen Seriennummern-Artikel oder Chargennummern-Artikel. Möglich
sind also nur sog. „normale Artikel“ mit der Zusatzoption „Lagerartikel“.
Es muss entsprechend der angeforderten Menge genügend Lagerbestand verfügbar sein.
Dieser Bestand muss sich in einem einzigen Lager befinden.
Buchung des Warenausgangs aus der Rechnung
Wie oben bereits erwähnt, ist das Buchen des Warenausgangs standardmäßig nur aus dem Lieferschein möglich. Über eine Einstellung kann Ihnen Ihr Administrator jedoch auch die Buchung aus der
Rechnung heraus ermöglichen. Dies ist dann sinnvoll, wenn z.B. viele Kleinteile direkt ohne Lieferschein abgerechnet werden und somit das Rechnungsformular als Lieferdokument dient.
Um die Buchung aus der Rechnung heraus zu ermöglichen, setzen Sie bitte in den Generellen
Einstellungen den folgenden Schalter:
Bitte beachten Sie folgende Einschränkungen/Hinweise:
1.
2.
3.
Unsere Reports (z.B. „Liste Warenausgänge“) berücksichtigen diesen Fall nicht. Sie benötigen
evtl. also kleinere Änderungen in den Listen.
Gleiches gilt für den Standard-Nachweis in der Artikelmaske.
Bitte lösen Sie organisatorisch das mögliche Problem der Doppelbuchung (in der Rechnung und im
Lieferschein). work4all wird dies nicht bemerken!
255
Lagerumbuchung
Die Lagerumbuchung ist ein Vorgang, der für interne Prozesse eine wichtige Rolle spielen kann. So
kann man etwa ein Sperrlager definieren, in das man Ware umbucht, die nicht mehr verkauft werden
soll. Oder ein Demolager soll die beim Kunden befindliche Demoware von der im Hause befindlichen
abgrenzen.
Auch Prüfprozesse (ISO/Wareneingang/Prüflager) lassen sich über eine Umbuchung steuern.
Beachten Sie jedoch bitte, dass die Umbuchung (eventuell) zwei Nachteile in sich birgt:
-
Hat man Ware in mehreren Lagern, ist ein automatisches Ausbuchen vielleicht nicht mehr
möglich, etwa über einen Barcode.
-
Der Nachweis von mehreren Buchungsarten (Warenein –und ausgang, Umbuchungen) ist ein
wenig schlechter zu führen als der Nachweis von Wareneingang und -ausgang.
Maske für die Lagerumbuchung
Um eine Umbuchung für einen Artikel durchzuführen rufen Sie die Artikelliste auf und wählen den
entsprechenden Artikel aus. Nun finden Sie im oberen Bereich der Artikelliste das Symbol Umbuchung.
Diese wird aktiviert sobald Sie einen Lagerartikel ausgewählt haben.
Lagerumbuchung durchführen
Mit einem Klick auf die oben erwähnte Schaltfläche öffnet sich ein kleiner Assistent, mit dem Sie
Schritt für Schritt die Umbuchung durchführen können.
Wählen Sie im ersten Schritt ein Lager als Quelle aus. Bei der Auswahl erkennen Sie am grünen Punkt
vor den Lagern, welches einen Bestand dieses Artikels aufweist. Anschließend geben Sie im Feld
Umbuchungsmenge die umzubuchende Menge an.
256
Lagerumbuchung
Handelt es sich bei dem gewählten Artikel um einen Seriennummer- oder Chargen Artikel, eine
Auswahl der in dem gewählten Lagerort zur Verfügung stehenden Seriennummern oder Chargen.
Wählen Sie dann die Seriennummer oder Charge aus, die Sie aus diesem Lager umbuchen möchten.
Seriennummernartikel lassen sich nur einzeln umbuchen. Bei Chargen können Sie eine bestimmte
Menge eintragen.
Im nächsten Schritt wird ein Lagerort als Ziel der Umbuchung gewählt.
Im dritten und letzten Schritt sehen Sie die Zusammenfassung Ihrer Umbuchung.
Bitte kontrollieren Sie die Angaben, bevor Sie die Umbuchung mit einem Klick auf die Schaltfläche
Fertigstellen durchführen.
Übersicht aller Umbuchungen
In der Artikelliste finden Sie im oberen Bereich die Schaltfläche Umbuchungen. Ein Klick auf diese
Schaltfläche zeigt eine Liste aller Umbuchungsvorgänge des gewählten Artikels auf. Handelt es sich
dabei um einen Seriennummern oder Chargen-Artikel, wird zusätzlich die umgebuchte Seriennummer
oder Chargennummer angezeigt.
257
Lagerbewertung
Zum Bewerten eines Lagerartikels gibt es verschiedene Möglichkeiten. Dies hängt nicht nur damit
zusammen, dass Sie den Artikel möglicherweise zu verschiedenen Preisen eingekauft haben (Handelsbetriebe), sondern evtl. auch damit in welchem Produktionsstadium sich der Artikel befindet
(Produktionsbetrieb).
Eine neue Lagerbewertung anlegen
Um eine neue Lagerbewertung anzulegen oder eine bestehende zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:
Der Aufruf des Moduls ist innerhalb der ERP-Welt als Untermenü des Auftrags- und Rechnungswesens
im Kundenbereich zu finden:
Und wählen Sie anschließend im Bereich Lager den Menüpunkt Lagerbewertung aus.
Es erscheint nun die Lagerbewertungsmaske.
Wählen Sie zunächst rechts die Bewertungsarten aus, nach
dem die ausgewählten Artikel bewertet werden sollen.
Die obere Bewertungsart ist die erste Wahl. Falls bei dieser
Bewertungsart aber der Wert 0,00 € herauskommen sollte,
kommt die 2. Bewertungsart als Alternative ins Spiel.
Klicken Sie dann links, um die Artikel auszuwählen, welche
bewertet werden sollen.
258
Lagerbewertung
Beim Klick öffnet sich die Artikelliste. Markieren Sie die
Artikel, die Sie bewerten möchten, und klicken Sie dann
oben links auf Schließen.
Klicken Sie hier, um Artikel, die sich unten in der Liste für
diese Lagerbewertung befinden, wieder zu entfernen.
Wählen Sie hier das Lager aus, das für die Bewertung
benutzt werden soll.
Klicken Sie hier um die Liste nach Excel zu exportieren.
Zeitraumeinstellung für die Spalte Lagerausgang: es werden
nur Ausgangslieferscheine aus diesem Zeitraum berücksichtigt.
Wichtiger Hinweis:
Die Lagerbewertung ist immer eine Momentauswertung. Das bedeutet: work4all speichert Ihre
aktuelle Bewertungsauswahl nicht! Wenn Sie die Maske schließen und erneut öffnen, fangen Sie
wieder von vorne an.
Ein Wort zur Spalte Lagerausgang
Beim Lagerausgang (manche nennen es auch Lagerabgang) werden alle Ausgangslieferscheine des
Lieferanten berücksichtigt, den Sie evtl. ausgewählt haben UND alle Warenausgänge, die sich in
Produktionsaufträgen befinden, wenn man das entsprechende work4all Modul besitzt. Natürlich
werden nur Lagerausgänge in dem gewählten Zeitraum hinzugezogen.
259
Lagerinventur
Eine Lagerinventur besteht in der Regel aus drei Schritten. Zunächst wählt man die zu zählenden
Artikel aus und druckt eine Liste. Dann zählt man die Artikel im Lager und trägt dies in die Liste ein.
Zuletzt überträgt man die gezählten Werte in seine Warenwirtschaft und korrigiert so die Bestände.
Eine neue Langerinventur anlegen
Das Modul ist innerhalb als Untermenü der Registerkarte ERP zu finden. Wählen Sie anschließend im
Bereich Lager den Menüpunkt Lagerinventur aus.
Es erscheint nun die Lagerinventurliste.
Die Symbole Neu, Öffnen, Umbenennen und Löschen dienen dazu, Ihre Lagerinventuren zu verwalten
und erklären sich genauso von selbst wie die Schaltfläche Excel-Export auf der rechten Seite.
In der Mitte der Funktionsleiste können Sie nach Monaten filtern oder alle bisher angelegten Lagerinventuren anzeigen lassen.
Klicken Sie auf Neu um eine neue Lagerinventur anzulegen. Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie mit OK.
Die Lagerinventurmaske
Wählen Sie zunächst rechts das Lager aus, in welchem Sie Artikel
zählen möchten.
Beim Klick auf Artikel auswählen öffnet sich die Artikelliste. Über
Doppelklick wird der Artikel übernommen.
Tipp:
Eine ganze Artikelgruppe wählen Sie in der Ordnerstruktur, oder Sie
klicken einen der Artikel in der Liste an und drücken dann Strg + A.
Hinweis:
Beim Auswählen der Artikel werden Dienstleistungs- und NichtLager-Artikel automatisch herausgefiltert. Seriennummern- und
Chargenartikel können ebenfalls nicht berücksichtigt werden.
260
Lagerinventur
Klicken Sie hier, um Artikel, die sich unten in der Liste für diese
Inventur befinden, wieder zu entfernen.
Auswahl eines Lieferanten, auf dem die Korrekturbuchungen
erfolgen sollen. (s.u.)
Klicken Sie hier, um die Liste nach Excel zu exportieren.
Klicken Sie oben links auf die Registerkarte Datei, um die Artikel die in
dieser Inventur sind, auf einem Report auszudrucken. Hier werden
dieselben Reports gezeigt, die auch in der normalen Artikelliste
gezeigt werden.
Zum Korrigieren der Bestände klicken Sie auf Lagerdifferenzen buchen,
wenn Sie alle Zählungen eingetragen haben.
Wozu dient der „Lieferant für Inventurbuchungen“?
Nachdem Sie alle Artikel im Lager gezählt und die Bestände in work4all eingetragen haben, sollen die
Bestände der Artikel aktualisiert werden. Um die Mehr- oder Minderbestände zu korrigieren erzeugt
work4all einen Eingangslieferschein für Bestanderhöhungen und zusätzlich einen
Ausgangslieferschein für Bestandsminderungen. Diese werden dann mit den jeweiligen Artikel
gefüllt, je nachdem ob ihr Bestand erhöht (EL) oder verringert (L) werden muss.
Diese beiden Lieferscheine dienen dann auch in der Artikelbestandshistorie als Nachweis für die
Inventur.
Sie sollten sich also für die Lagerinventur einen Lieferanten anlegen, der dann auch Lagerinventur
heißt. So können Sie später in der Artikelbestandshistorie sehen, welche Bestandsänderungen durch
die Inventur erfolgten.
Es gibt hier zwei empfohlene Konzepte für die Benennung/Nutzung der Lieferanten.
1.
2.
Legen Sie einen Lieferanten an der Lagerinventur heißt, und nutzen Sie diesen für alle
Inventuren die Sie anlegen
Legen Sie für jedes Jahr einen Lieferanten an und benennen Sie ihn so Lagerinventur XXXX
und ersetzen Sie XXXX durch das Jahr.
Mit dieser Variante sehen Sie in der Artikelbestandshistorie immer, in welchem Jahr die Inventur
erfolgte.
261
Lagerinventur
Beispielhafte Vorgehensweise zur Durchführung einer Lagerinventur
1.
Legen Sie einen Lieferanten für die Inventurbuchungen an.
2.
Legen Sie dann eine neue Lagerinventur an, und geben Sie ihr einen sinnvollen Namen.
3.
Wählen Sie den Lieferanten für die Inventurbuchungen aus.
4.
Wählen Sie anschließend das Lager aus, in dem Sie Artikel zählen möchten (rechts).
Klicken Sie dann auf Artikel auswählen (links) um die Artikel auszuwählen, die Sie zählen
möchten. Die Artikel werden daraufhin in die Liste übernommen:
5.
Nun haben Sie die Option, die Liste nach Excel zu exportieren oder über das Datei-Menü eine
Liste zu drucken. Diese Liste geben Sie nun dem „Zähler“, also dem Lageristen, der die Inventur
im Lager durchführt.
Hinweis:
Die Liste wird immer nach der Artikelnummer sortiert. Wenn Sie die Liste nach Nummer sortiert
rausgeben, ist es später leichter, die gezählten Werte zu übertragen.
262
Lagerinventur
6.
Wenn Sie die Liste vom „Zähler“ zurückbekommen, übertragen Sie die Werte in die Spalte
Gezählter Lagerbestand.
Per Drag&Drop können Sie die bearbeitete Excel-Liste wieder in deie Lagerinventur
importieren. Die Felder werden dann aktualisiert. Für eine korrekte Zuordnung benötigen die
Artikel Artikelnummern.
7.
Haben Sie alle Werte übertragen und überprüft, klicken Sie als letzten Schritt auf die Schaltfläche Lagerdifferenzen buchen.
Es wird nun bei dem ausgewählten Lieferanten für die Inventurbuchungen ein neuer Ausgangslieferschein erstellt, um Artikel zu korrigieren deren Bestand zu hoch war. Gleichzeitig
wird ein Eingangslieferschein erzeugt, um Artikel zu korrigieren deren Bestand zu niedrig war.
Die Lagerinventur ist ab diesem Zeitpunkt Gebucht und kann nicht mehr geändert werden. Sie
können Sie aber weiterhin öffnen, ansehen und ausdrucken.
263
Lieferrückstände / Backorders
Die Begriffe „Lieferrückstand“ oder „Backorder“ sind Standardbegriffe aus der Warenwirtschaft:
-
Kundenseite: Gemeint ist der Mengenunterschied zwischen beauftragter und gelieferter Ware.
-
Lieferantenseite. Gemeint ist der Mengenunterschied zwischen bestellter und gelieferter Ware.
In beiden Fällen geht es darum: „Was hat der Kunde noch zu kriegen? Was fehlt uns noch?“
Ausgangssituation
Hier die Ausgangssituation im Artikel-Bereich für das nachfolgende Beispiel:
Dazu direkt die wichtige Bemerkung: Bestände haben mit Rückständen im ursprünglichen Sinne gar
nichts zu tun. Es ist deshalb auch bei Dienstleistern möglich, diesen Vorgang abzubilden: Kunde kauft
7 Tage Dienstleistung, davon wurden erst 4 geleistet.
Rückstände aufbauen
work4all baut den Lieferrückstand in dem Moment auf, in dem die Position des Auftrags (Auftragsbestätigung) oder der Bestellung in die Datenbank geschrieben wird. Der Rückstand entspricht der
beauftragten oder bestellten Menge. Er kann im Dokument manuell geändert werden.
Die Spalte Rückstand ist standardmäßig im Auftrag nicht eingeblendet, lässt sich auf Wunsch über die
Spaltenkonfiguration einblenden. Da Sie aber die Rückstände nicht über die Aufträge selbst, sondern
über die Rückstandsliste beobachten und verwalten, ist das Einblenden auch bei laufenden Aufträgen
eher sinnlos.
Rückstände werden auch durch Verdoppeln eines Auftrags oder durch Umwandeln, z.B. Angebot in
Auftrag aufgebaut. Hier nun also die Situation in der Auftragsbestätigung:
Das Ändern des Rückstands ist in der Auftragsbestätigung nicht möglich. Ändern Sie die Anzahl,
ändert sich automatisch der Rückstand. Auch beim Wandeln, z.B. aus dem Angebot, baut sich der
Rückstand in identischer Menge auf.
Rückstände auflösen
Wird ein Auftrag oder eine Bestellung abgeschlossen, verschwinden alle offenen Lieferrückstände
automatisch. Ansonsten verschwinden die Lieferrückstände durch das korrekte Liefern in Form eines
Lieferscheins oder eines Eingangslieferscheins. Dabei muss folgende Regel berücksichtigt werden:
264
Beachten Sie: Die Lieferung muss durch eine Umwandlung geschehen!
Entweder durch Klick auf den jeweiligen Auftrag -> rechte Maustaste -> Umwandeln in Lieferschein
oder durch Drag-Drop vom Auftrag zum Lieferschein.
Es reicht also nicht aus, eine ausstehende Lieferung durch Neuerstellen eines Lieferscheins zu
bewerkstelligen. Der Bezug zum Ursprungsauftrag muss durch Wandlung geschehen.
Hier die Beispiel-Darstellung eines entsprechenden Vorgangs
Angebot über 20 Artikel A.

Drag-Drop dieses Angebots in Auftrag

Nun ist ein Rückstand von 20 Artikel A
entstanden.
Drag-Drop des Auftrags in Lieferschein.

Der Rückstand ist wieder abgebaut worden.
Es sei denn, Sie ändern die Liefermengen
(nächster Abschnitt).
Differenz zwischen Auftrags- und Liefermenge
Wird die Ware nicht komplett geliefert oder in mehreren Lieferungen, verwaltet work4all die
ausstehende Restmenge. Im nächsten Abschnitt wird die Übersicht über die Rückstände gezeigt, aber
auch innerhalb der ERP-Masken Auftrag und Lieferschein lässt sich der Rückstand ohne weiteres verwalten.
Gehen Sie wie folgt vor:
Angebot über 20 Artikel A.

Drag-Drop dieses Angebots in Auftrag

Nun ist ein Rückstand von 20 Artikel A
entstanden.
Drag-Drop des Auftrags in Lieferschein.

Der Rückstand ist intern abgebaut worden.
Ändern der Liefermenge in 15

Ein Rückstand von 5 wird wieder aufgebaut.
Erneutes Drag-Drop des
Ursprungsauftrags in neuen Lieferschein

Es wird eine Liefer-Position von 5 aufgebaut. Der
Rückstand ist abgebaut.
Zusammenhang mit Lager
Es gibt keinen Zusammenhang mit dem Lager bzw. dem Buchen. Die Rückstandsauflösung ist unabhängig vom Buchen!
Nur Rückstandspositionen umwandeln
Der Effekt, dass beim Wandeln vom Auftrag in einen Lieferschein nur die Positionen umgewandelt
werden, bei denen ein Rückstand besteht, ist standardmäßig eingeschaltet. Möchten Sie dieses Verhalten nicht nutzen, so entfernen Sie die Markierung an folgender Stelle (rechte Maustaste):
265
Beispiel:
Ein Kunde bestellt bei Ihnen 10 Positionen. Davon sind zurzeit aber nur 2 lieferbar. Sie möchten dem
Kunden die zwei Positionen direkt liefern und die restlichen dann zu einem späteren Zeitpunkt.
Hier ist es dann nicht möglich den gesamten Auftrag in einen Lieferschein umzuwandeln, da Sie ja nur
zwei Positionen liefern können.
In der Rückstandsliste machen Sie aus den zwei Positionen einen Lieferschein, in dem Sie die Rückstände markieren und auf Lieferschein erstellen klicken.
Die restlichen 8 Positionen können Sie dann über den Auftrag in einen Lieferschein wandeln, indem
Sie die Option Beim Umwandeln von Auftrag in Lieferschein nur Rückstandspositionen umwandeln anhaken. Es werden nur die Positionen des Auftrags umgewandelt die noch in der Rückstandsliste vorhanden sind.
Übersicht über Rückstände
Die Rückstände werden Ihnen innerhalb der Artikelverwaltung komfortabel aufgelistet. Wechseln Sie
hierfür innerhalb der Liste auf die zweite Registerkarte:
266
Hier die einzelnen Funktionen der Liste:
Anzeige/Filter:
Grundsätzlich kann man zwischen den Rückständen der
Kunden und den Rückständen der Lieferanten hin- und
herschalten.
Beide Listen zeigen dann zusätzlich die Namen aller
„betroffenen“ Kunden/Lieferanten an, und es lässt sich
entsprechend filtern.
Sonstiges:
-
-
Die Spalten der Tabelle kann man aus- oder einschalten.
In Excel-Export ist mit einem Klick möglich.
Die Detail-Anzeige wie in der Artikelliste funktioniert
auch hier. Gleiches gilt auch für den Filter der Gruppenanzeige links.
Die beiden Optionen (automatische Lagerbuchung und
Einzeldokumente) sind im Moment nicht aktiv und für
eine zukünftige Version reserviert.
Rückstand entfernen:
Diese Funktion entfernt den Rückstand aus dem Ursprungsauftrag. Manuell können Sie den Rückstand dort wieder eintragen, wenn Sie möchten.
Lieferscheine erstellen:
Dies ist die wohl wichtigste Funktion dieser Maske: Automatisch werden alle Rückstände aufgelöst und (bei Kunden)
Lieferscheine erstellt oder (bei Lieferanten) Eingangslieferscheine.
Doppelklick in Spalte Rückstand
Doppelklicken Sie auf die Rückstandsmenge, wird der Wert
in die Liefermenge eingesetzt.
Rückstandsauflösung über neue Lieferscheine
(im Moment nur für Kunden-Rückstände möglich)
Als Alternative zur Rückstandsauflösung über die Liste (s.o.) ist auch eine direkte Form der Rückstandsauflösung über einen neuen Lieferschein möglich. Das ist z.B. dann sinnvoll, wenn sowieso eine Lieferung ansteht oder wenn die Rückstandsliste nur als Erinnerungsliste benutzt wird.
Innerhalb der Positionen wird Ihnen hierfür eine Umschaltmöglichkeit zu den Rückständen angeboten:
267
Schalten Sie um, erscheinen nur noch die Artikel, die sich für den aktuellen Kunden in Rückstand
befinden. Da ggf. der gleiche Artikel in mehreren Aufträgen rückständig ist, kann es dabei auch zu
mehreren Zeilen des gleichen Artikels kommen. Dabei werden Ihnen jedoch jeweils die Auftragsnummer und das Auftragsdatum zu Identifizierung angezeigt.
Diese beiden Informationen fließen auch automatisch in den Langtext der Position.
Bitte beachten Sie bei dieser Form der Rückstandsauflösung:
-
-
Zunächst fügt work4all die gesamte Anzahl des Rückstands ein. Sie können diese Anzahl ändern,
was im Auftrag zum Aufbau eines (Teil)-Rückstandes führt. Dies geschieht allerdings erst beim
Speichern des Lieferscheins.
Somit kann die Anzeige der Rest-Rückstände in der Artikelliste „täuschen“.
Auch beim Löschen von Lieferpositionen wird der Rückstand erst beim Speichern aufgefüllt.
Wird ein ganzer Lieferschein gelöscht, werden ebenfalls die Rückstände wieder aufgebaut, sofern
der Ursprungsauftrag noch nicht abgeschlossen ist.
268
Reservierungen
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie sie Bestände von Artikeln reservieren können, um einen Rückstand
dem Kunden gegenüber zu vermeiden. Reservierungen werden immer über Kundenaufträge erfasst,
die Reservierung wird beim Ausbuchen der Ware automatisch aufgehoben.
Reservierung erstellen
Um einen Artikel zu reservieren legen Sie einen Auftrag bei dem Kunden an, für den die Ware
reserviert werden soll und fügen Sie die zu reservierenden Artikel als Positionen ein.
Bei „einfachen“ Artikeln wird eine Menge reserviert, bei Seriennummer und Chargen jeweils ein
bestimmter Artikel.
Klicken Sie zum Reservieren auf die Schaltfläche Reservierung.
In der folgenden Maske sehen Sie links die zu reservierenden Artikel. Klicken Sie die Artikel der Reihe
nach an und tragen Sie in der Spalte Reservierungsmenge die zu reservierende Menge ein.
Zum Speichern der Reservierung klicken Sie oben links auf Speichern und schließen.
Bei Artikeln mit Seriennummer oder Chargen werden Ihnen hier die einzelnen Geräte bzw. Chargen
angezeigt.
Übersicht Reservierungen
In der Artikelliste können Sie sich die Spalte Reserviert einblenden, über die Sie die Menge der
Reservierungen einsehen können.
Im Artikel selbst finden Sie unter der Registerkarte Lager eine detaillierte Ansicht der Reservierungen
eines Artikels.
269
Reservierungen
Reservierungen manuell auflösen
Wenn Sie Reservierungen manuell auflösen möchten weil z.B. der Kunde seine Bestellung storniert
hat, öffnen Sie den Auftrag über den Sie reserviert haben, klicken auf die Schaltfläche Reservierung
und tragen als Reservierungsmenge 0 ein. Um eine Reservierung wieder frei zu geben, können Sie
auch den Auftragsstatus auf eingefroren und abgeschlossen setzen. In beiden Fällen wird die
Reservierung aufgehoben.
Reservierungen automatisch auflösen
Um die Reservierungen automatisch aufzulösen, gehen Sie einfach den normalen Weg eines Auftrags
in work4all. Wandeln Sie den Auftrag in einen Lieferschein, und buchen Sie dort den Warenausgang.
Die Reservierung wird dabei automatisch aufgelöst.
Für genauere Informationen zum Buchen lesen Sie bitte das entsprechende Kapitel.
270
Geräteverwaltung
Die Geräteverwaltung dient zur Verwaltung Ihrer Seriennummern. Eine Seriennummer ist eine Zahl,
die genau einmal existiert und den Zweck hat, eine Identifizierung und Nachverfolgung jedes Einzelstücks eines Artikels zu ermöglichen (z.B. eines Geräts). Über die Geräteverwaltung haben Sie immer
einen Überblick über die Historie jeder einzelnen Seriennummer.
Seriennummernartikel anlegen
Um für Ihre Artikel Seriennummern anzulegen, müssen Sie den Artikel als Seriennummernartikel kennzeichnen.
Gehen Sie dazu in die Artikelmaske und machen Sie das Häkchen bei Seriennummernartikel im Bereich
Organisation in der ersten Registerkarte.
Da Seriennummern über die Lagerbuchung gepflegt werden, müssen Sie Ihren Artikel noch als Lagerartikel markieren. Gehen Sie in die Registerkarte Lager und setzen Sie das entsprechende Häkchen.
Seriennummer einbuchen
Seriennummern werden beim Einbuchen des Wareneingangs erfasst. Sie können in work4all nur über
den Eingangslieferschein Wareneingänge buchen.
Erstellen Sie also einen neuen Eingangslieferschein und fügen Sie in die Registerkarte Positionen Ihren
Artikel ein für den Sie Seriennummern einbuchen möchten.
Klicken Sie anschließend auf Lagerbuchung, um die Seriennummern zu erfassen.
Es erscheint eine Maske in der Sie zwischen automatischer und manueller Buchung wählen können.
Da beim Erfassen von Seriennummern keine automatische Buchung möglich ist, wird Ihnen unabhängig Ihrer Einstellungen die Maske für die manuelle Buchung angezeigt.
271
Geräteverwaltung
Auf der linken Seite finden Sie Ihren Artikel. Markieren Sie den Artikel, den Sie einbuchen möchten.
Handelt es sich um einen Seriennummernartikel, können die Optionen zum Erfassen von Seriennummern angeklickt werden.
Um einen neue Seriennummer zu erfassen, klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche:
Die Seriennummer geben Sie manuell oder per Barcode ein. Die Länge des Feldes kann ggf. verändert
werden, wenn Sie sehr lange Nummern verwalten müssen.
Erfassen Sie so viele Seriennummern, wie in der Menge des Eingangslieferscheins angegeben ist. Das
Lager wird auf das Standardlager des Artikels voreingestellt, kann aber bei Bedarf geändert werden.
Die Bemerkung ist hilfreich für Kommentare, wie etwa eine sichtbare Beschädigung an einem Gerät,
die Sie bei der Eingangskontrolle feststellen.
Schließen Sie die Eingabe durch Klick auf die Schaltfläche Speichern und Schließen ab.
Mehrere Seriennummern auf einmal einbuchen
Sie können auch mehrere Seriennummern auf einmal einbuchen, wenn die Seriennummern
fortlaufend sind. Möchten Sie beispielsweise 5 Stück eines Seriennummernartikels einbuchen, klicken
Sie in der Buchungsmaske bei Anzahl auf die gewünschte Zahl. Mit Doppelklick wird automatisch die
Anzahl angezeigt die im Eingangslieferschein eingetragen ist.
272
Geräteverwaltung
Klicken Sie auf speichern und schließen und es werden automatisch 5 Seriennummern erstellt.
Dabei wird ab der letzten eingegebenen Zahl hochgezählt.
Endet Ihre Seriennummer nicht mit einer Zahl wird die Zahl 1 angehangen und von dort aus
hochgezählt.
Schnellbuchung:
Bei Seriennummern steht Ihnen außerdem eine Schnellbuchung zur Verfügung. Geben Sie dazu in der
Buchungsmaske im Feld Schnellbuchung die Seriennummer ein, und bestätigen Sie diese mit der
Eingabetaste. Die Seriennummer wird angelegt, Lagerort ist das Standardlager des Artikels, oder, falls
dort keines hinterlegt ist, das Hauptlager. Die Schnellbuchung können Sie auch über einen
Barcodescanner durchführen!
Ausbuchen von Seriennummern
Das Ausbuchen erfolgt über den Lieferschein. Erstellen Sie den Lieferschein wie gewohnt, oder lesen
Sie das entsprechende Kapitel im Handbuch. Um einen Seriennummernartikel auszubuchen, klicken
Sie in der Registerkarte Positionen auf Lagerbuchung.
Es erscheint die Maske der Lagerausbuchung, in der alle erfassten Seriennummern des Artikels sortiert
nach Lagerorten angezeigt werden.
273
Geräteverwaltung
Klicken Sie entsprechend der Soll-Menge die einzelnen Seriennummern an die Sie ausbuchen möchten, und beenden Sie den Vorgang mit Speichern und schließen.
Weitere Informationen erhalten Sie im Kapitel Lagerverwaltung.
Die Geräteverwaltung
Der Aufruf des Moduls ist innerhalb der ERP-Welt als Untermenü des Auftrags- und Rechnungswesens
zu finden. Wählen Sie anschließend im Bereich Kunden den Menüpunkt Geräteverwaltung aus.
Es öffnet sich die Liste der Geräteverwaltung:
274
Geräteverwaltung
In der Liste werden Ihnen alle erfassten Seriennummern angezeigt. Je nach Spaltenkonfiguration
sehen Sie sofort die Artikelzugehörigkeit, Lagerort oder Garantiezeit jedes Artikels.
Über Neu können Sie Altgeräte erfassen.
Über Öffnen oder Doppelklick auf eine Spalte öffnet sich die Maske zur
Übersicht und Bearbeitung des Gerätes.
-
Detailansicht ein- oder –ausblenden
Export der Liste nach Excel
Heben Sie die Zeilenbeschränkung auf, wenn Sie alle Geräte sehen
möchten.
Filtern Sie die Liste nach bestimmten Lagerorten.
Hier stehen Ihnen verschiedene Suchfunktionen zur Verfügung.
Die Detailansicht
In der Detailansicht werden Ihnen wichtige Informationen zu jeder Seriennummer angezeigt. Beim
Wechsel der Spalte aktualisiert sich die Ansicht sofort.
275
Geräteverwaltung
Geräteübersicht öffnen und bearbeiten
Machen Sie einen Doppelklick auf eine Zeile oder klicken Sie auf Öffnen, um sich die Geräteübersicht
anzeigen zu lassen.
Auf der linken Seite werden der dazugehörige Artikel und der Kunde
angezeigt, dem der Artikel zuletzt geliefert worden ist.
Exportieren Sie den Verlauf der Seriennummern nach Excel.
Sie haben ein Gerät an einen Kunden geliefert. Dieser möchte den
Artikel aufgrund von Mängeln oder anderen Gründen reklamieren. Mit
einem Klick auf Rücknahme erscheint das Eingabefeld Lagerort in der
Maske. Nachdem Sie einen Lagerort ausgewählt haben, können Sie die
Schaltfläche Wareneingang buchen anklicken. Es wird automatisch ein
Eingangslieferschein beim Kunden erstellt und die Ware eingebucht.
Bearbeiten Sie Reparaturanfragen Ihrer Kunden können Sie über die
nebenstehende Schaltfläche einen Reparaturauftrag erstellen.
Der Auftrag wird automatisch bei dem Kunden angelegt, bei dem sich
der Artikel gerade befindet.
Der Seriennummernartikel wird beim Erstellen direkt in die Positionen
übertragen, und in der Notiz wird auf den Reparaturauftrag und den
Artikel verwiesen.
276
Geräteverwaltung
Um eine Seriennummer zu ändern, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
Das Seriennummernfeld wird rot hinterlegt und kann bearbeitet
werden. Sie können noch eine Bemerkung hinzufügen, die z. B. den
Grund Ihrer Änderung beinhaltet.
Im mittleren Bereich werden allgemeine Informationen und der Verlauf der Seriennummer angezeigt:
Die Seriennummer wird beim Einbuchen des Artikels festgelegt.
Die Garantiezeit wird hier eingetragen. Bei Reklamation
können Sie sofort sehen, ob es sich noch um eine kostenlose
oder kostenpflichtige Reparatur handelt.
Die Notiz wird bei Rücknahme und Änderung der Seriennummer selbstständig gefüllt, kann aber jederzeit manuell
überschrieben werden.
Verlauf
Im Verlauf sehen Sie alle Aktivitäten und Vorgänge, die mit dem Artikel getätigt wurden.
Er bietet eine einfache Artikelverfolgung, und Sie sehen auf einen Blick alle Daten, die mit einem
konkreten Einzelstück getätigt worden sind. Jeder Schritt der Seriennummer wird chronologisch
aufgelistet.
Ein- und Ausgangslieferscheine werden nach dem Buchungsvorgang der Seriennummer im Verlauf
angezeigt.
Bei Rücknahmen wird ein Eingangslieferschein beim Kunden erstellt. Dieser wird in der Bemerkung
mit Rücknahme gekennzeichnet.
Reparaturaufträge und Änderungen der Seriennummer werden ebenfalls im Verlaufsprotokoll ange-
zeigt.
277
Geräteverwaltung
Altgeräte erfassen
Mit Klick auf Neu in der Geräteverwaltungsliste haben Sie die Möglichkeit nachträglich Seriennummernartikel zu erfassen. Sie haben z. B. vor work4all bereits Geräte an Kunden geliefert, oder Sie
bekommen einen Reparaturauftrag für einen Seriennummernartikel, können Sie diesen hier erfassen.
Nach Klick auf Neu öffnet sich die Artikelliste. Nach Auswahl des Artikels öffnet sich folgende Maske:
Ordnen Sie nun den Kunden zu, bei dem sich der Artikel befindet, und tragen Sie die Seriennummer,
ggf. auch Garantiezeit und eine Notiz ein. Nach Speichern und schließen wird automatisch ein Lieferschein bei dem zugeordneten Kunden erstellt. Das Belegdatum wird zum Erstelldatum des Lieferscheins. Dieser dient der reinen Dokumentation und wird demnach nicht gebucht. Der Lieferschein
wird folgendermaßen im Infofenster angezeigt.
Die neu erfassten Seriennummern stehen dann ebenfalls in der Geräteverwaltungsliste zur Verfügung
und können dementsprechend bearbeitet werden.
278
Konsignationslager
Konsignation ist ein Begriff aus der Materialwirtschaft. Sie lagern Ihre Ware direkt beim Kunden, der
Kunde ist Ihr Konsignationslager. Entnimmt Ihr Kunde Ware aus seinem Lager, wird diese Entnahme
Ihnen gemeldet, die Ware wird dem Kunden berechnet.
Sie können in work4all bereits im Auftrag bestimmen, dass der Vorgang auf ein Konsignationslager
gebucht wird. Beim Lieferschein wird die Ware dadurch automatisch um- statt ausgebucht, bei
Berechnung der Ware an der Kunden müssen Sie lediglich noch den Lagerbestand korrigieren.
Konsignationslager auswählen
Bei Konsignationsaufträgen oder Lieferscheinen wählen Sie in der Registerkarte Allgemeines das Lager
aus. Ist für den aktuellen Kunden noch kein Konsignationslager angelegt können Sie direkt aus dem
Vorgang ein Konsignationslager anlegen.
Wählen Sie dazu im Auswahlmenü den Punkt Neues Konsignationslager anlegen, nach Auswahl eines
Kunden wird das Lager angelegt und direkt ausgewählt.
Für einen normalen Auftrag/Lieferschein ohne Konsignation wählen Sie den Punkt Standardauftrag
bzw. Standardlieferschein.
Sobald eine Position im Lieferschein gebucht wurde, kann das Konsignationslager für diesen Vorgang
nicht mehr gewechselt werden!
Über den Menüpunkt Lagerorte bearbeiten öffnen Sie die Generellen Einstellungen, dort können Sie die
Lagerorte bearbeiten. Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie Administrator sind.
Lagerbuchung
Der Vorgang der Warenausbuchung bei der Konsignation ist der gleiche wie beim Ausbuchen von
regulären Lieferscheinen. Klicken Sie im Lieferschein in der Registerkarte Positionen auf die
Schaltfläche Lagerbuchung und buchen Sie die Ware wie gewohnt aus. Bitte beachten Sie das
entsprechende Handbuchkapitel.
Durch den Vorgang wird die Ware umgebucht, der Bestand auf dem ursprünglichen Lagerort wird
reduziert, der Bestand auf dem Konsignationslager erhöht.
279
Konsignationslager
Übersicht Konsignationslager
Um eine Übersicht Ihrer Warenbestände auf Ihren Konsignationslagern zu erhalten nutzen Sie den
Standardreport, der mit der Installation von work4all bei Ihnen installiert wird.
Öffnen Sie dazu die Artikelliste, klicken Sie in der Menüleiste auf Datei und wählen Sie den Punkt
Bestände nach Lagerort aus.
Alternativ dazu können Sie auch eine individuelle Auswertung über Excel nutzen. Ein Beispiel dafür
können Sie in den Report-Einstellungen einrichten, öffnen Sie dazu die Report-Einstellungen, klicken in
der Menüleiste auf die Schaltfläche Beispiele installieren:
Nach der Einrichtung finden Sie in der Artikelliste im Menü Datei die installierte Beispiel-ExcelAuswertung.
Abrechnung
Wenn die Ware im Konsignationslager nun von Ihrem Kunden verkauft wird, müssen Sie zum einen
den Lagerbestand im Konsignationslager korrigieren und natürlich die Rechnung erstellen.
Um den Warenbestand zu korrigieren erstellen Sie einen normalen Lieferschein an den Kunden.
Sollten Sie den Endkunden kennen können Sie diesen direkt als Lieferadresse einfügen.
Aus dem Lieferschein heraus führen Sie nun die Lagerbuchung durch und buchen die verkaufte
Menge aus dem Konsignationslager aus.
Aus diesem Lieferschein wandeln Sie im nächsten Schritt Ihre Rechnung.
Rückbuchung nicht verkaufter Ware
Wird die Ware von Ihrem Kunden zurückgesendet muss der Bestand vom Konsignationslager wieder
auf Ihr Lager umgebucht werden.
Nutzen Sie dazu die Lagerumbuchung in der Artikelliste. Bitte lesen Sie dazu das entsprechende
Handbuchkapitel.
280
281
4. RECHNUNGSWESEN
Rechnungen und Gutschriften
Rechnungen werden genauso erstellt wie Angebote, Aufträge und Lieferscheine. Aus diesem Grund
gehen wir in diesem Infoblatt vordergründig auf die Besonderheiten der Rechnungsmaske ein. Für
detailliertere Beschreibungen über das Erstellen eines ERP-Dokumentes nehmen Sie sich bitte
zusätzlich das Kapitel „Angebote“ zur Hand.
Falls es bereits eine entsprechende Auftragsform (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, etc.)
gibt, können Sie diese einfach umwandeln. Ziehen Sie das entsprechende ERP-Dokument dazu aus
dem Infofenster heraus in das gewünschte Ziel-Infofenster.
Erstellen einer Rechnung
Klicken Sie im Schreibtisch bei dem Infofenster Rechnungen auf das Plus:
Nun öffnet sich die Eingabemaske für die neue Rechnung:
Wie in der Einleitung erwähnt, unterscheiden sich die Masken für die Erstellung von Angeboten und
Rechnungen fast gar nicht. Nur die Unterschiede werden nachfolgend aufgelistet und erläutert:
Statt der Gültigkeitsdauer gibt es in der Rechnung das Buchungsdatum, welches dem Datum entspricht,
an dem die Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch übertragen wird:
282
Die individuellen Rechnungs-Status innerhalb der Registerkarte Sonstiges können Ihren Einstellungen
entsprechend von den Status in der Angebotsmaske abweichen:
Im Gegensatz zum Angebot ist bei der Rechnung nicht die Haupt- sondern die Rechnungsadresse
ausschlaggebend für das Formular. In der Rechnung wird die angegebene Rechnungsadresse als
Empfängeradresse auf das Rechnungsformular gedruckt:
Sollte der Rechnungsadresse noch keine Kundennummer zugeordnet sein, so bekommen Sie
spätestens beim Übertrag ins Rechnungsausgangsbuch eine Meldung, dass zunächst eine
Kundennummer vergeben werden muss. Sollten Sie mit der automatischen Vergabe von Kundennummern arbeiten, genügt ein Klick auf OK, und es wird eine entsprechende Kundennummer vergeben. Nutzen Sie die automatische Nummernvergabe nicht, muss die entsprechende Kundennummer
manuell vergeben werden.
Ein letzter wichtiger Unterschied zwischen Angebots- und Rechnungserstellung liegt bei der Übernahme der Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch. Lesen Sie hierzu bitte den Abschnitt Übernahme ins
Rechnungsausgangsbuch. Im Rechnungsausgangsbuch erscheint die Rechnung unter dem Kunden, den
Sie bei Rechnungsadresse ausgewählt haben. Im Infofenster wird Sie jedoch beim Kunden angezeigt.
Sobald eine Rechnung geschrieben und ins Rechnungsausgangsbuch übernommen wurde, können Sie
die offenen Beträge im Stammdatenbereich des Kunden sehen.
Mit Klick auf den Betrag kommen Sie ins Rechnungsausgangsbuch.
Abgesehen von den oben erwähnten Punkten gibt es keine weiteren Unterschiede zwischen
Angebots- und Rechnungsmaske.
Beim Erstellen oder Öffnen einer neuen Rechnung gelangen Sie zunächst in die Registerkarte
Allgemeines. Füllen Sie dort möglichst viele Felder, und arbeiten Sie sich anschließend durch die
283
restlichen Registerkarten. Im Grunde sollten die Registerkarten von vorne bis hinten durchgearbeitet
sein.
Alle weiteren Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel Angebote erstellen.
Erstellen einer Gutschrift
Eine Gutschrift wird in work4all wie eine Rechnung mit Minus-Beträgen behandelt. Um eine
Gutschrift zu erstellen, schreiben Sie also eine Rechnung und setzen die Anzahl innerhalb der
Positionen ins Minus:
Das Rechnungsformular erkennt selbstständig, dass es sich um eine Gutschrift handelt und ersetzt
beim Ausdruck die Überschrift Rechnung durch die Überschrift Gutschrift bzw. Rechnungskorrektur.
Im Infofenster erkennen Sie eine Gutschrift an dem G neben der Gutschriftsnummer und am Tooltipp.
Klicken Sie auf eine Rechnung/Gutschrift, und es wird eine kurze Info angezeigt:
Im Rechnungsausgangsbuch erkennen Sie eine Gutschrift am Minusbetrag:
284
Drucken einer Rechnung/Gutschrift
Haben Sie soweit alle nötigen Felder ausgefüllt und die Positionen innerhalb der
Registerkarte Positionen hinzugefügt, drucken Sie die neu erstelle Rechnung, indem
Sie oben links innerhalb der Auftragsmaske auf diese Schaltfläche klicken.
Anschließend öffnet sich das work4all-Menü. Wählen Sie hier bitte das entsprechende
Rechnungsformular:
Nun wird Ihre Rechnung dem Formular entsprechend auf dem Bildschirm angezeigt und kann
gedruckt oder per E-Mail versendet werden:
Setzen Sie im linken Bereich der Druckvorschau unter Optionen den Haken bei Übernahme Rechnungsausgangsbuch, so wird die Rechnung/Gutschrift mit dem Klick auf die Schaltfläche Jetzt drucken oder
ins Rechnungsausgangsbuch übernommen.
Auch beim Versenden der Rechnung per E-Mail steht Ihnen der Haken für die Übernahme ins
Rechnungsausgangsbuch zur Verfügung. Beim Klick auf Jetzt mailen wird die Rechnung ins
Rechnungsbuch übernommen.
285
Gleichzeitig steht Ihnen dann die Belegansicht der Rechnung zur Verfügung.
entnehmen Sie bitte den Kapitel ERP Dokumente drucken, faxen, mailen und exportieren.
Automatisches Ausziffern von Gutschriften
Ab Version 10.7 können Gutschriften, die aus einer Rechnung gewandelt wurden, direkt bei der
Übernahme in das Rechnungsausgangsbuch ausgeziffert werden. Beantworten Sie diese
Systemmeldung dann mit Ja:
Die Gutschrift wird anschließend als bezahlt gekennzeichnet und somit im Infofenster und im
Rechnungsausgangsbuch durchgestrichen:
Der gutgeschriebene Betrag wird in der zugehörigen Rechnung als Teilbetrag in der Zahlungsmaske
eingetragen, in der Notiz erscheint ein Hinweis auf die Nummer der verrechneten Gutschrift und der
verbleibende Restbetrag bleibt im Rechnungsausgangsbuch offen:
286
Ändern einer Rechnung/Gutschrift
Um eine bestehende Rechnung oder Gutschrift zu ändern, rufen Sie zunächst wieder den Kunden auf,
dessen Rechnung bearbeitet werden soll. Anschließend klicken Sie im Infofenster Rechnungen doppelt
auf das zu bearbeitende Objekt. Befinden Sie sich gerade in der Rechnungsliste, klicken Sie dort
ebenfalls doppelt auf die Rechnung, um sie zu bearbeiten.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor, und speichern Sie die Rechnung mit Speichern und schließen.
Bitte beachten Sie, dass Rechnungen, die sich bereits im Rechnungsausgangsbuch befinden, nicht
mehr geändert werden können. Mit der Übernahme einer Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch
wird die Rechnung in work4all so fixiert, dass sie weder gelöscht noch bearbeitet werden kann, weil
sie sich in der Regel bereits auf dem Weg zum Kunden befinden sollte.
Löschen einer Rechnung/Gutschrift
Genauso wie die anderen Auftragsarten werden Rechnungen innerhalb der Rechnungsliste gelöscht.
Öffnen Sie also die Liste mit einem Klick auf das Wort Rechnung innerhalb des Infofensters.
Anschließend wählen Sie die zu löschende Rechnung in der Liste und entfernen diese mit Hilfe der
Schaltfläche Löschen.
Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden und sollte nur angewandt werden, um
zeitnah Anwenderfehler zu korrigieren. In allen anderen Fällen werden fehlerhafte Rechnungen über
Rechnungskorrekturen bzw. Gutschriften korrigiert.
Rechnungen, die sich bereits im Rechnungsausgangsbuch befinden, können nicht mehr gelöscht
werden. Mit der Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch wird die Rechnung so geschützt, dass sie
weder gelöscht noch bearbeitet werden kann, weil sie sich in der Regel bereits auf dem Weg zum
Kunden befinden sollte.
Rechnungsliste
Mit der Rechnungsliste ermöglicht work4all Ihnen eine Gesamtübersicht über alle bereits erstellten
Rechnungen und Gutschriften.
Rufen Sie die Rechnungsliste aus dem Kundenschreibtisch auf, wird die Liste automatisch auf alle
Rechnungen und Gutschriften des aktuell aufgerufenen Kunden gefiltert. Natürlich kann dieser Filter
ganz einfach entfernt oder durch einen weiteren Filter weiter eingeschränkt werden.
Über das Symbol Umwandeln in stehen Ihnen verschiedene Umwandlungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Beim Umwandeln in eine andere Auftragsart und bei der
Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch können Sie eine
oder mehrere Rechnungen markieren und die Funktion
durchführen.
287
Dieses Pfeilsymbol öffnet den Sammelaktionsassistenten.
Darüber lassen sich mit einer einzigen Aktion viele
Rechnungen exportieren oder als E-Mail versenden. Lesen
Sie dazu das Kapitel Sammelaktionsassistent.
Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch
Neben der Druckoption zur Übernahme der Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch gibt es eine
weitere (manuelle) Variante.
Klicken Sie innerhalb der Rechnungsmaske auf dieses Symbol. Anschließend wird die
Rechnung manuell ins Rechnungsausgangsbuch übernommen.
Die Rechnung kann nun nicht mehr bearbeitet werden und ist festgeschrieben.
Bei dieser Variante wird jedoch nicht das PDF der Rechnung erstellt.
Weitere Informationen zum Rechnungsausgangsbuch und zum Bezahlen von Rechnungen entnehmen
Sie bitte dem jeweiligen Kapitel.
Weitere Funktionen im Infofenster Rechnungen
Mit Rechtsklick auf eine Rechnung stehen die unten angezeigten Funktionen zur Verfügung.
Für weitere Informationen lesen Sie bitte die entsprechenden Kapitel.
288
Das Rechnungsausgangsbuch beinhaltet alle Rechnungen und Gutschriften, die bereits an den Kunden
versendet und dementsprechend ins Rechnungsausgangsbuch übernommen wurden. Es dient u.a. zur
Überwachung der offenen Posten. Mit Hilfe diverser Selektionsmöglichkeiten kann das Rechnungsausgangsbuch nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden.
Die Eigenschaften des Rechnungsausgangsbuchs unterscheiden sich von der normalen Rechnungsliste,
die Sie über das Infofenster erreichen. Umgang und Funktionalität werden in diesem Kapitel erläutert.
Aufruf des Rechnungsausgangsbuchs
Im ERP-Bereich Auftrags- und Rechnungswesen finden Sie das Rechnungsausgangsbuch. Über F12
können Sie das Rechnungsausgangsbuch aus allen Bereichen in work4all direkt öffnen.
Funktionalität des Rechnungsausgangsbuchs
289
Neben der Rechnungsnummer, dem Datum und der Rechnungsbezeichnung wird für die markierte Rechnung auch der Kunde auf der linken
Seite dargestellt.
Sollten Sie einen Ausdruck der Rechnung gemacht und gleichzeitig die
Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch übergeben haben, wird Ihnen
das passende PDF hier angezeigt.
Anhand der Ampel sehen Sie, ob die Rechnung bereits bezahlt ist
(grün), fällig und noch offen ist (rot) oder offen, aber noch nicht fällig
ist (grau).
Aktualisieren der Anzeige nach einer Änderung.
Den Gesamtbetrag oder auch Teilbeträge der Rechnung buchen.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird für den aktuell markierten
Kunden ein Kontoauszug zur Zahlungserinnerung erstellt (insofern
dieser Report eingerichtet wurde).
Umsätze abholen: work4all ermöglicht das Abholen von Kontoauszügen. Dies ist nur mit dem Modul Online-Banking möglich. Näheres
dazu finden Sie im gleichnamigen Kapitel.
Löschen einer markierten Rechnung, die noch nicht bezahlt ist.
Spalten ein- oder ausblenden.
Kontakt anrufen.
Liste in Excel exportieren.
Zahlungsbuchungen ohne Rückfrage vornehmen.
Buchungsdetails auf der linken Bildschirmseite anzeigen lassen.
Buchhaltungssperre
Markieren Sie eine Rechnung in der Liste und klicken Sie auf das
nebenstehende Symbol, um die Rechnung für die Buchhaltung zu
sperren. Gesperrte Rechnungen werden weder beim Mahnlauf noch
im Zahlungslauf DTA/SEPA berücksichtigt. In der Liste können Sie sich
auch die Spalte mit dem entsprechenden Häkchen anzeigen lassen.
290
Hier können Sie die Liste nach einem bestimmten Zeitraum filtern.
Weitere Filtermöglichkeiten.
Filtern Sie Ihr Rechnungsausgangsbuch nach Kostenstellen oder nach
weiteren Einschränkungen wie z.B. der Mahnstufe.
Legen Sie das Sachkonto der Bank und das Datum für die Schnellzahlung fest. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche, werden alle
markierten offenen Posten komplett ausgebucht.
Über die Schnellsuche können Sie nach Kunden, nach der Notiz oder
der Rechnungsnummer suchen. Wenn Sie mehrere Rechnungen suchen
können Sie die Nummer auch von XXXX – XXXX eingeben. Dann
werden alle Nummern aus dem Nummernkreis angezeigt.
Im unteren Bereich der Liste sehen Sie die Gesamtwerte für die dargestellten Rechnungen.
Hier haben Sie einen Überblick über den Gesamtbetrag aller offenen
und aller fälligen Rechnungen.
Zeigt den Gesamtbetrag gefiltert nach Mahnstufen und Zeitraum.
Lesen Sie dazu das Kapitel Mahnwesen.
Zahlungsvorgänge verwalten
Im Listenbereich werden Ihre Rechnungen folgendermaßen abgebildet:
291
-
Rot markierte Zeilen zeigen Rechnungen, die fällig sind aber noch nicht bezahlt wurden.
Schwarze Rechnungen sind noch nicht fällig und wurden auch noch nicht bezahlt.
Durchgestrichene graue Zeilen bedeuten, dass die Rechnung bezahlt wurde.
Mit Doppelklick auf eine Zeile öffnet sich folgende Maske:
Hier können Sie Details der Rechnung einsehen, Änderungen sind jedoch nicht mehr möglich.
Wenn ein Kunde seine offene Rechnung beglichen hat, gibt es zwei Möglichkeiten, den Offenen
Posten aufzulösen.
Variante 1: Über die Zahlungsmaske
Markieren Sie die gewünschte Rechnung, und klicken Sie auf die Zahlungsmaske im
oberen Symbolbereich.
Im oberen Bereich können Sie die Zahlung manuell vornehmen. Hier können Sie ggfs. Teilzahlungen
eintragen und die dazugehörigen Buchhaltungskonten auswählen. Jeder Summeneintrag wird vom
offenen Betrag im unteren Bereich subtrahiert. Dieser sollte am Ende Ihres Eintrages Null sein.
Über die Buchungshilfe können Sie den offenen Betrag mit einem Klick auf Jetzt buchen auflösen.
Die Zahlungsmaske lässt sich auch direkt aus dem Infofenster der Rechnungen öffnen.
292
Diese Option steht natürlich nur zur Verfügung, wenn sich die Rechnung im Rechnungsausgangsbuch
befindet.
Variante 2: Schnell-Zahlung
Über die Schnell-Zahlung können Sie eine oder mehrere Rechnungen direkt ausbuchen.
Dazu markieren Sie die Rechnungen, die Sie ausbuchen möchten. Legen Sie das Sachkonto der Bank
und das Datum fest, und klicken Sie auf das grüne Symbol, um die Schnell-Zahlung zu starten.
Nach dem Bestätigen werden alle markierten offenen Posten ausgebucht.
Achtung:
Verwechseln Sie das Rechnungsausgangsbuch bitte nicht mit der Rechnungsliste . Die
Rechnungsliste können Sie per rechten Mausklick im leeren Schreibtisch oder über das Infofenster
beim Kunden aufrufen. Weitere Informationen lesen Sie bitte im entsprechenden Kapitel.
293
Teil- und Abschlagsrechnungen
In diesem Kapitel erhalten Sie Erklärungen zu mehreren unterschiedlichen Verfahren und Begriffen:
Teilzahlungsrechnung, Teilrechnung, Abschlagsrechnung, Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung.
Um die Begrifflichkeiten nicht allzu kompliziert zu behandeln, sprechen wir im Folgenden nur noch
von folgendem:
-
Teilrechnung und Abschlagsrechnung
-
Schlussrechnung
Eine klärende Unterhaltung mit Ihrem Steuerberater ist in diesem Zusammenhang sicher hilfreich und
kann zu geringen Abweichungen der Formularwünsche führen. Im Wesentlichen wird man immer auf
§13 I Nr. 1a 4 des UStG. Bezug nehmen. Für die Baubranche gibt es ergänzende Regelungen.
Teilrechnung und Abschlagsrechnung
Die Teilrechnung berechnet bei einem Werk den
bereits abgeleisteten Teil. Es handelt sich dabei
um die ordnungsgemäße Rechnungslegung
über eine oder mehrere Einzelpositionen, die
bereits vollständig erbracht wurden.
Umsatzsteuer:
Die Teilrechnung und ist regulär Umsatzsteuerfällig. Grundsätzlich entsteht die Pflicht zur
Abfuhr der Umsatzsteuer nach dem Ablauf des
Anmeldezeitraums, in dem die Leistung
erbracht wurde. Teilrechnungen werden also
umsatzsteuermäßig wie Schlussrechnungen
behandelt.
Die Abschlagsrechnung (auch Anzahlung
genannt) berechnet pauschal oder prozentual
einen Teilbetrag. Sie wird besonders im Hinblick
auf das Vertragsrecht anders behandelt: das
Werk ist ja noch nicht erbracht, deshalb beginnt
auch noch keine Gewährleistung.
Umsatzsteuer:
Die Abschlagsrechnung wird umsatzsteuerlich
anders behandelt. Wenn Sie eine Abschlagsrechnung erstellen, fällt darauf bereits am Ende
desjenigen Voranmeldezeitraums Umsatzsteuer
an, in dem Sie das Entgelt eingenommen haben.
Voraussetzungen für korrekte Buchhaltung
Abschlagsrechnungen (in diesem Fall: Anzahlungen) werden im Normalfall nicht direkt auf das
Erlöskonto gebucht. Stattdessen werden Anzahlungskonten genutzt. Um Ihre Abschlagsrechnungen
korrekt zu verbuchen, müssen Sie in work4all zu Ihren Erlöskonten das dazugehörige Anzahlungskonto eintragen.
Öffnen Sie dazu die Fibu-Konten in den Generellen Einstellungen, und ergänzen Sie das Anzahlungskonto in der entsprechenden Spalte.
Wenn Sie nun in einer Teil-/Abschlagsrechnung einen Artikel mit dem Erlöskonto nutzen, wird automatisch das Anzahlungskonto verwendet. Bei der Verrechnung von Anzahlungen wird dieses Konto
automatisch wieder entlastet, die Schlussrechnung belastet das jeweilige Erlöskonto.
294
Erstellen einer Teil-/Abschlagsrechnung
Sie erstellen die Teil-/Abschlagsrechnung genau wie eine normale Rechnung. D. h. Sie können die
Rechnung über + neu anlegen oder z. B. durch Wandlung des Auftrags erstellen.
Beim Anlegen der Rechnung müssen Sie die Art der Rechnung auf Teilrechnung umstellen.
Bei der Änderung der Art werden Sie gefragt, ob die Sachkonten der Positionen automatisch
geändert werden sollen. Antworten Sie mit Ja, wenn Sie mit Anzahlungskonten arbeiten (s. o.).
Nun gibt es verschiedene Varianten, wie Sie Ihre Teil- bzw. Abschlagsrechnung stellen können.
1.
2.
3.
Sie zeigen dem Kunden lediglich eine Position, wenn Sie z. B. feste Teilzahlungen vertraglich
vereinbart haben.
Sie berechnen die Positionen des Auftrags je nach Fortschritt.
Sie berechnen einen prozentualen Anteil von jeder Position.
Alle Varianten bilden Sie über die Positionen ab.
Bei Variante 1 fügen Sie manuell eine leere Position ein, die Sie entsprechend beschriften. Alternativ
können Sie sich für diese Variante auch einen Dummy-Artikel anlegen.
Bei Variante 2 übernehmen Sie die Positionen aus dem Auftrag und ändern die Mengen der einzelnen
Positionen.
Für eine prozentuale Abrechnung (Variante 3) tragen Sie bei den Positionen in der Spalte Faktor z. B.
0,3 für 30% ein. Der Gesamtpreis wird dadurch verringert, die Anzahl bleibt aber erhalten.
Die Rechnung wird nun wie gewohnt dem Kunden geschickt, ins Rechnungsausgangsbuch
übernommen und ist damit ein offener Posten.
Schlussrechnung
Die Schlussrechnung werden Sie im Normalfall aus der Auftragsbestätigung wandeln. Die Positionen
des Auftrags sind dadurch komplett in der Rechnung enthalten. Beim Anlegen der Rechnung müssen
Sie die Art der Rechnung auf Schlussrechnung umstellen. Fügen Sie für die bessere Übersicht nun eine
Zwischensumme nach den Auftragspositionen ein.
Danach fügen Sie die bisherigen Teil-/Abschlagsrechnungen als Abzugsposition ein. Wechseln Sie dazu
im unteren Bereich der Artikelauswahl auf die Liste der Teilrechnungen.
295
Sie erhalten eine Auflistung aller Teil-/Abschlagsrechnungen des aktuellen Kunden, die noch nicht mit
einer Schlussrechnung verrechnet wurden. Wählen Sie per Doppelklick die Rechnungen aus. Je Teilrechnung wird eine Position mit dem Rechnungsbetrag als Abzug erstellt.
Ab Version 10.7 kann eine Teilrechnung unterschiedliche Erlöskonten, Kostenstellen oder Mehrwertsteuersätze enthalten. Deshalb ändert sich die Darstellung beim Abzug von Teilrechnungen.
Teilrechnungen werden dann wie eine Stückliste dargestellt:
Und sind über das + vor der Positionsnummer aufklappbar:
Eine Teilrechnung besteht aus mehreren Komponenten, wenn in den Positionen der Teilrechnung
unterschiedliche Kostenstellen, Erlöskonten oder Mehrwertsteuersätze enthalten waren. Wenn eine
Teilrechnung teilweise gutgeschrieben wurde, ist der gutgeschriebene Betrag automatisch eine
Komponente (im Plus). Voraussetzung hierfür ist, dass die Gutschrift aus der Teilrechnung gewandelt
wurde.
Weitere Teil-/Abschlagsrechnungen
Auf die oben beschriebene Art können Sie natürlich beliebig viele Teil-/Abschlagsrechnungen
erstellen. Bei Abschlagsrechnungen ist es üblich, den Fortschritt komplett in der Rechnung
aufzuführen. In diesem Fall müssen Sie die bisher erfolgten Abschlagsrechnungen abziehen, um den
korrekten Gesamtbetrag zu erhalten.
Dazu erstellen Sie die Teil-/Abschlagsrechnung wie oben beschrieben und fügen wie bei Schlussrechnungen die bisher erfolgten Teil-/Abschlagsrechnungen hinzu.
Die Teil-/Abschlagsrechnungen stehen für die Verrechnung zur Verfügung bis sie mit einer Schlussrechnung verrechnet wurden.
296
Artikel für die Abrechnung von Teilrechnungen
Um eine korrekte Auswertung zu ermöglichen, wird beim ersten Einfügen einer Teil-/Abschlagsrechnung in eine Schlussrechnung automatisch ein Artikel angelegt. Der Artikel hat die Kurzbezeichnung Statistikartikel für Abrechnung von Teilrechnungen. Der Langtext des Artikels lautet
standardmäßig Abzüglich Teilrechnung [Nummer] vom [Datum].
Dieser Artikel wird nun für jede weitere Verrechnung von Teil-/Abschlagsrechnungen verwendet.
Dabei wird [Nummer] durch die jeweilige Auftragsnummer, [Datum] durch das Auftragsdatum ersetzt.
Über diesen Artikel können Sie eigene individuelle Texte für Ihre Rechnungen definieren. Ändern Sie
einfach den Langtext des Artikels, bei jeder weiteren Verrechnung wird Ihre Textvorlage verwendet.
Außerdem können Sie hier auch Texte in Fremdsprachen hinterlegen. Die Textmarken [Nummer] und
[Datum] werden auch bei Fremdsprachen ersetzt.
Beispiel einer Berechnung
Ein Beispiel für die Abschlagrechnungen eines Auftrags mit 2 Positionen über jeweils 1000 € netto.
Abschlagsrechnung 1, Abrechnung 25%:
Position
Betrag
Buchung
Position 1
1000 € * Faktor 0,25 = 250 €
Anzahlungskonto
Position 2
1000 € * Faktor 0,25 = 250 €
Anzahlungskonto
Summe
500 €
-
Abschlagsrechnung 2, Abrechnung 50% abzgl. Teilrechnung 1:
Position
Betrag
Buchung
Position 1
1000 € * Faktor 0,5 = 500 €
Anzahlungskonto
Position 2
1000 € * Faktor 0,5 = 500 €
Anzahlungskonto
Position 3 (Abzug der Abschlagsrechnung 1)
-500 €
Anzahlungskonto
Summe
500 €
-
Schlussrechnung, komplette Abrechnung abzgl. Abschlagsrechnungen:
Position
Betrag
Buchung
Position 1
1000 €
Erlöskonto
Position 2
1000 €
Erlöskonto
-500 €
Anzahlungskonto
-500 €
Anzahlungskonto
Summe
1000 €
-
297
Proforma-Rechnungen
Eine sehr gute Erklärung des Begriffs liefert Wikipedia:
„Die Proforma-Rechnung (engl. pro forma invoice) ist ein Beleg, der den Empfänger jedoch
nicht zur Zahlung auffordert.
Sie wird beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung darzulegen, und dient
dann steuerlichen Zwecken. Dies ermöglicht bei Auslandsgeschäften, Ware kostenlos an den
Empfänger zu liefern, die Zollerhebung bleibt dabei unberührt. Der Zoll legt den für die
Ware tatsächlich gezahlten Preis zu Grunde. Es ist in diesem Fall nicht möglich, im Nachhinein
eine gewöhnliche Rechnung auszustellen.“(Quelle: Wikipedia, September 2011)
In diesem Kapitel erklären wir, wie man eine Proforma-Rechnung mit work4all erstellen kann. Der
Ausdruck ist entweder mit einer Report-Vorlage möglich oder über den Export nach Word.
Report
Fallen bei Ihnen oft Proforma-Rechnungen an (etwa bei Auslandsgeschäften oder bei kostenlosen
Warensendungen), sollten Sie sich ein Formular hierfür erstellen (lassen). Dieses Formular wird wie
üblich in Crystal Report erstellt. Beachten Sie bitte, dass das Formular nicht an die echten Rechnungen
geknüpft wird, sondern an Aufträge oder Lieferscheine.
Vereinfacht gesagt: Sie erstellen eine Auftragsbestätigung und drucken daraus eine Rechnung aus –
lediglich das Wort Auftragsbestätigung wird durch das Wort Rechnung ersetzt. In der Druckvorschau
zum Auftrag erscheinen dann beide Belegarten zur Auswahl:
Durch die Anbindung an die Aufträge lösen Sie das Problem des Offenen Postens, der bei den
Rechnungen entstehen würde. Auch eine Lücke in Ihren Rechnungsnummern entsteht so nicht.
Export nach Microsoft Word
Im Vorschaufenster der Reports gibt es eine Option Export nach Word. Nutzen Sie diese Möglichkeit,
wenn die Proforma-Rechnung eher eine Ausnahme darstellt oder das entsprechende Formular nicht
vorhanden ist.
Der Export (hier aus der Auftragsbestätigung heraus) liefert Ihnen eine
Word-Datei, in der Sie das Wort Auftragsbestätigung manuell durch das
Wort Rechnung austauschen. Natürlich sind ggf. weitere Korrekturen nötig
(Kopf-/Schlusstext etc).
298
Provision im Einzelbeleg-Verfahren
In diesem Kapitel geht es nicht um das, was man gemeinhin als Provisionsabrechnung bezeichnet, sondern um die Wandlung einer Ausgangsrechnung zur Provisionsabrechnung. Es handelt
sich also um eine Einzelabrechnung und nicht um die klassische Liste, die man für einen
Vertriebsmitarbeiter erstellt.
Hier drei Beispiele:
-
(Variante 1) Sie sind ein Seminarhaus und erstellen für Ihre Dozenten (dieser ist ein
Lieferant) pro Ausgangsrechnung auch den Abrechnungsbeleg, der in Ihrer Buchhaltung dann eine Eingangsrechnung wird.
-
(Variante 1) Sie vertreiben ein Haushaltsgerät und erstellen pro Verkauf an den Endkunden auch sofort die Provisionsabrechnung an den Vermittler (auch er ist ein Lieferant).
-
(Variante 2) Sie sind Hersteller einer Software, die auch über Vertriebspartner verkauft
wird. Kommt es zum Verkauf an einen Endkunden, erhält Ihr Vertriebspartner eine Provisionsgutschrift (eine Gutschrift im eigentlichen Sinne, also erlösmindernd).
Variante 1: Provisions-Abrechnung für Lieferanten
Der erste Fall: Sie möchten für den Lieferanten (den Dozenten im folgenden Beispiel) einen Beleg
produzieren und diesen als eigene Eingangsrechnung verbuchen.
Legen Sie bitte zunächst die Ausgangsrechnung an den Kunden an. Bei den Stammdaten berücksichtigen Sie bitte folgendes:
Artikel
Der Artikel sollte provisionsfähig sein:
Kunden
Der Kunde sollte dem Provisionär zugeordnet sein:
Bei dem erwähnten Beispiel ist diese Zuordnung vermutlich unüblich, da ja ggf. immer
wieder ein anderer Dozent schult. Bei einer Vertreter-Zuordnung oder einer
Zuordnung zu einem Vertriebspartner ist die feste Zuordnung aber sinnvoll.
Nun erstellen Sie wie gewohnt die Ausgangsrechnung an den Endkunden. Wurden die Stammdaten
richtig zugeordnet, müssen Sie sich um nichts weiter kümmern, die Provisionsberechnung geschieht im
Hintergrund.
Ansonsten greifen Sie manuell in diesen Vorgang ein: Wechseln Sie zur Positionsmaske. Dort dann zur
Registerkarte Provision:
Sie sehen in diesem Fall die Vorberechnung der Provision laut Stammdaten. Änderungen sind in
vielfältiger Weise möglich:
299
-
Der Provisionssatz kann verändert werden. Dabei ändert sich dann natürlich die Summe.
Der Wert kann direkt eingetragen werden („Pauschal 100,- € Provision“), womit der Prozentsatz automatisch genullt wird.
Es kann ein weiterer Provisionär über das kleine Plus-Zeichen oben rechts hinzugefügt
werden.
Die Zeile kann manuell entfernt werden.
Es können auch Minus-Positionen hinzugefügt werden, der Provisionär beteiligt sich an
einem Kundenrabatt.
Aufgrund dieser Daten kann nun ein Report die Daten zur Abrechnung nutzen. Dieser Report muss
installiert/erstellt werden, er ist nicht standardmäßig in Ihrer Installation enthalten. Hier ein Beispiel:
Im Vorschaufenster kann die Abrechnung komfortabel per E-Mail dem Dozenten zugeschickt werden.
Für die interne Verwaltung gehen Sie noch einen Schritt weiter: Sie wandeln die Ausgangsrechnung
mit dieser Provisionsabrechnung zu einer Eingangsrechnung an Sie selbst. Dabei wird das Dokument
der Eingangsrechnung als PDF zugeordnet. So gehen Sie vor:
Klicken Sie die Rechnung im Desktop mit rechter Maustaste an, wählen Sie die Umwandlung zur
Gutschrift und anschließend Provisionsgutschrift.
Der Umwandlungs-Assistent erscheint. Wählen Sie in der zweiten Teilmaske diese Option:
Es erscheinen nun Einstellungen mit folgender Bedeutung:
Stellen Sie hier bitte das Formular ein. Ihnen werden per
Klick alle für Rechnungen möglichen Formulare gezeigt.
Klicken Sie auf Anzeigen!, falls Sie nun dem Provisionär
seine Rechnung als Beleg per E-Mail zukommen lassen
möchten.
300
Das Kostenkonto wird bei der folgenden Buchung der
Eingangsrechnung benutzt (z.B. Provisionen).
Das Dokument-Datum wird als Belegdatum der Eingangsrechnung im Buchungssatz benutzt.
Es werden alle mit der Ausgangsrechnung verbundenen
Provisions-Empfänger aufgeführt. Sie können einzelne
Empfänger deaktivieren, wenn Sie den Vorgang nur für
einen Empfänger durchführen möchten.
Klicken Sie hier, um den Vorgang zu starten.
Die Eingangsrechnung(en) werden erstellt, das PDF-Dokument wird angehängt und anschließend die
Maske verlassen.
Danach wechselt work4all zum (letzten) involvierten Lieferanten. Per Doppelklick können Sie nun zur
Eingangsrechnung wechseln oder diese ggf. direkt per Rechtsklick und Online-Banking bezahlen.
Variante 2: Provisions-Gutschrift für Kunden
Der zweite Fall ist eigentlich gar kein Provisions-Fall: Sie möchten für einen Vertriebspartner eine
Gutschrift für die Vermittlung eines Kunden schreiben. Dabei beziehen Sie sich auf eine Ausgangsrechnung und geben hierzu eine Tipp-Provision.
Die einfachste Lösung: Sie bitten Ihren Vertriebspartner, Ihnen eine Rechnung zu schreiben, also einen
Kostenbeleg. Das hat den Vorteil, dass Sie alle steuerlichen Nachweise korrekt führen (z.B. die Umsatzsteuer-ID des Partners). Der Beleg wird dann natürlich wiederum kreditorisch, also auf der Lieferantenseite verbucht.
In einigen Fällen (besonders bei sehr vielen Vertriebspartnern, die auch gleichzeitig noch Kunde sind)
ist deshalb die debitorische Variante gewünscht, um nicht alle Adressen doppelt führen zu müssen.
Gleichzeitig führt der debitorische Beleg zu einer Erlösminderung, was gewollt sein kann oder auch
nicht (mehr oder weniger Umsatz … ).
So gehen Sie vor:
Erstellen Sie wie gewohnt den Ursprungsbeleg an den Endkunden. Nutzen Sie die unterste
Nebenadresse („Nebenadresse 3“) in der Rechnung zur Zuordnung des Vertriebspartners. Diese
Nebenadresse ist nicht vorkonfiguriert, sondern mit Unbenutzt betitelt, was sich ändern lässt:
Starten Sie anschließend den Assistenten per rechter Maustaste … Umwandeln … Gutschrift …
Provisionsgutschrift. Wählen Sie in der zweiten Teilmaske die folgende Option:
Die nachfolgende Teilmaske erlaubt zunächst eine grundsätzliche Veränderung der Detailtiefe
der Provisionsgutschrift:
301
Im ersten Fall werden alle Positionen der Ursprungsrechnung wiederholt, im zweiten Fall
werden alle Positionen zu einer einzigen zusammengefasst. Hierbei lässt sich dann auch ein
spezieller Artikel für die Statistik und die entstehenden Texte auswählen.
Standardmäßig erscheint die zugeordnete Nebenadresse 3 (s.o.).
Durch Klick lässt sich ein anderer Adressat für die Gutschrift
auswählen.
Der (zunächst einheitliche) Provisions-Satz für das neue Dokument. Da ja eine Gutschrift erstellt wird, lässt sich der dann je
Position noch anpassen.
Fertig! Schließen Sie den Vorgang ab, wechselt work4all zum Provisionsempfänger (also dem Kunden)
auf dem Desktop. Rufen Sie das neu erstellte Dokument (Rechnung/Gutschrift) per Doppelklick auf.
Alles in allem handelt es sich hier um eine ganz normale Gutschrift. Die Lieferanschrift wurde mit der
Endkundenadresse versehen, damit der Vertriebspartner entsprechend informiert ist. Es ist eine einzige Besonderheit zu beachten: Die Positionen sind alle im Feld Faktor manipuliert worden. Aus einem
Provisionssatz 25 % etwa wird ein Faktor -0,25. Der Gesamtpreis wird also mit 0,25 multipliziert und
führt somit für den Provisionsempfänger zum richtigen Wert.
Natürlich lässt sich das im Formular ggf. anders (z.B. mit positiven Werten) darstellen, wenn Sie
möchten. Rechnerisch aber ist alles richtig:
-
Sie mindern Ihre Erlöse auf den richtigen Erlöskonten.
Die Statistik (Kunde und Artikel) ist richtig.
302
Steuerbarkeit und nachträgliche Erlöskontenzuordnung von
Ausgangsrechnungen
Die Übernahme von Rechnungen in die Buchhaltung (Datev etc.) scheitert immer wieder an
organisatorischen Problemen:
-
Das Erlöskonto der enthaltenen Artikel ist nicht zugeordnet, da der Artikel-Ersteller sich in diesem
Thema natürlich nicht auskennt.
Die Buchhaltung schafft es nicht, alle Artikel nachträglich zu kontieren.
Die Steuerbarkeit des Belegs ist unklar, weil die Gesetze für Normalsterbliche schwer zu verstehen
sind und sich auch immer wieder ändern.
Wir haben uns deshalb zu diesem Thema „etwas überlegt“. 
Rechnungen schreiben
Man könnte das ganze Problem lösen, wenn eine Buchhaltungs-Fachkraft die Rechnungen schreiben
würde. Das Problem dabei liegt auf der Hand: Diese Person kennt das Projekt nicht so gut wie der
Sachbearbeiter und wird deshalb andere Probleme verursachen. Außerdem würde Ihre Liquidität
vermutlich ein wenig darunter leiden.
Also: Der jeweilige Projektleiter oder Sachbearbeiter schreibt weiterhin die Rechnungen. So schnell
wie möglich und nötig …
Das Versenden der Rechnung und die Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch
Hier nun der entscheidende Kniff: Der Sachbearbeiter erstellt die Rechnung, druckt sie ggf. auch zum
Überprüfen oder zur Weitergabe an die Buchhaltung aus. Jedoch versendet er sie nicht und übernimmt sie auch nicht ins Rechnungsausgangsbuch.
Dies ist nun die Aufgabe der Buchhaltung!
Liste der Rechnungen, die nicht im Ausgangsbuch sind
Jede Firma hat vermutlich ein Interesse daran, dass Ausgangsrechnungen möglichst schnell geschrieben und versendet werden, um so die Liquidität zu fördern.
Für den Verantwortlichen aus dem Bereich Buchhaltung gilt also: Jeden Tag einmal in die Liste der
nicht abgeschlossenen Rechnungen schauen und die Vorgänge abschließen. Am einfachsten ist dies
aus dem leeren Schreibtisch heraus (rechte Maustaste Rechnungen), anschließend in der Rechnungsliste folgenden Filter setzen:
303
Steuerbarkeit und nachträgliche Erlöskontenzuordnung von
Ausgangsrechnungen
Markieren Sie eine Rechnung, und starten Sie unsere Korrekturmaske mit diesem Symbol:
„Der letzte Schritt“
Es erscheint die Maske, mit deren Hilfe Sie in einem Schritt sowohl die Steuerbarkeit als auch das
Erlöskonto einheitlich klären können:
Steuerbarkeit
Wählen Sie einen einheitlichen Steuersatz für alle Positionen der Rechnung. Sollte
sich die Rechnung schon im Rechnungsausgangsbuch befinden, ist es nicht möglich.
Leistungsort
Das Steuergesetz, das die Steuerbarkeit begründet, wird etwas uneinheitlich interpretiert. Wenn Sie aus diesem Grunde auf dem Ausdruck der Rechnung den
Leistungsort vermerken möchten und sich dieser nicht im sonstigen Text befindet,
können Sie das in dieser Maske befindliche Feld benutzen.
Bitte lassen Sie sich das Feld dann auch in den Ausdruck bzw. den Report einsetzen.
Erlöskonto
Kann hier mit einem Befehl für alle Positionen „gleichgeschaltet“ werden.
Bitte beachten Sie, dass es einen möglichen Zusammenhang zwischen der Steuerbarkeit und diesem Erlöskonto gibt.
304
Mahnwesen
Wir bieten Ihnen ein Mahnwesen in zwei Varianten an:
-
Zahlungserinnerungen, die auf einem Dokument alle Offenen Posten/Fälligkeiten eines Kunden
anzeigen
und das erweiterte Mahnwesen, das in diesem Handbuchkapitel beschrieben wird.
Beide Varianten arbeiten mit Reports.
Die notwendigen Einstellungen
Bevor Sie einen ersten Mahnlauf durchführen, wechseln Sie bitte zunächst in die Generellen
Einstellungen, um Mahnfristen und Mahntexte zu definieren. Die entsprechenden Einstellungen
finden Sie im Tabellen-Bereich:
Für maximal drei Mahnstufen lassen sich ein Kopf- und ein Fußtext sowie die Fristverlängerung und
eine Gebühr definieren. Über den Sprachcode werden fremdsprachliche Mahnungen gesteuert. Sie
benötigen hierfür den internen Code der jeweiligen Sprache, z.B. 13 für Englisch.
Aufruf des Mahnwesens
Wählen Sie im ERP-Menü unter Auftrags- und Rechnungswesen das Mahnwesen:
Die Liste, die nach dem Aufruf erscheint, zeigt die Mahnläufe des aktuellen Monats:
305
Mahnwesen
Über die Schaltflächen im Kopfbereich lassen sich auch ältere Mahnläufe nachverfolgen. Es ist sinnvoll,
eine gewisse Periodik in die Mahnläufe zu bringen: „Jede Woche freitags“ wäre eine solche Regel.
Dies ist auch deshalb notwendig, um die neuen Fristen, die durch das Mahnen entstehen („bitte
zahlen Sie bis zum …“) selbst einzuhalten.
Ein neuer Mahnlauf
Erstellen Sie nun durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche einen neuen Mahnlauf:
Die Liste der offenen Posten erscheint:
Im Kopfbereich finden Sie folgende Funktionen:
Sobald Sie einzelne Zeilen anklicken (Spalte Auswahl), ist das Speichern
des Mahnlaufs möglich.
Gezeigt werden standardmäßig alle fälligen bis zum aktuellen Tag. Das
lässt sich komfortabel durch Klick auf diese beiden Schaltflächen
verändern.
Beachten Sie dabei bitte folgende Grundregel: Wenn Sie beginnen,
periodische Mahnläufe zu erstellen, sollten Sie nicht mehr allzu viel
306
Mahnwesen
überlegen, sondern dann auch wirklich alle fälligen bis zum Tag X
berücksichtigen. Es sei denn, die Forderung verzögert sich durch ProjektProbleme.
Die Auflistung der anderen Zustände („alle bis Mahnstufe n“) dient in
der Regel zum Abgleich Ihrer Daten mit denen des Steuerberaters.
Ruft die Generellen Einstellungen auf … s.o.
Alle sichtbaren Daten werden nach Excel exportiert.
Mit den Schaltflächen können Sie mehrere Zeilen auf einmal für die
Auswahl markieren. Markieren Sie dafür die Zeilen die für den Mahnlauf
ausgewählt werden sollen. Es können einzelne Zeilen oder mit Strg+A
alle Zeilen auf einmal markiert werden.
Klicken Sie dann auf Auswahl markieren oder Auswahl entfernen, um die
Häkchen zu setzen oder wieder zu entfernen. Dieselbe Auswirkung hat
ein Klick auf die Leertaste. Für die markierten Zeilen werden die
Häkchen gesetzt oder wieder entfernt.
Durchführen des Mahnlaufs
Klicken Sie nun bitte alle Rechnungen an, die gemahnt werden sollen. Das sind beim ersten Mal
vermutlich viele durch die Fristverlängerung und die aufgrund der Mahnung hoffentlich pünktlich
zahlenden Kunden, wird das dann im Laufe der Zeit weniger.
Schließen Sie den Mahnlauf ab, wird dem Mahnlauf ein Titel gegeben:
Anschließend reduzieren sich die Zeilen auf die soeben angeklickten. Starten Sie den Ausdruck der
Mahnungen mit einem Klick auf das Druckersymbol:
307
Mahnwesen
Sie benötigen zur Durchführung des Mahnlaufs einen Report, erstellt
mit Crystal Report. In der Regel wird dieser im Rahmen der Einführung von work4all eingebunden. Der Ausdruck erfolgt über den
Standard-Report s038.rpt.
Wie gewohnt erscheint die Vorschau-Maske, aus der Sie den Ausdruck starten können. Klicken Sie nur
dann auf E-Mail, wenn alle Belege auch an einen Adressaten gerichtet sind!
Wichtiger Hinweis
Das Durchführen eines Mahnlaufs kann nicht rückgängig gemacht werden. Ein Zurücksetzen der
Mahnstufen ist ebenfalls nicht möglich. Auch das Löschen eines kompletten Mahnlaufs ist
unwiderruflich.
Drucken, faxen, mailen
work4all beherrscht nur das Drucken von Mahnungen, nicht den Wechsel zwischen Ausdruck, Fax und
E-Mail.
308
Eingangsrechnungen erfassen und scannen
Rechnungseingänge werden in vielen Unternehmen buchhalterisch erfasst. Hat niemand im Unternehmen Buchhaltungskenntnisse, führt man meist lediglich eine Liste, um Eingang und Zahlung zu
kontrollieren.
work4all kann sich um alles kümmern: die organisatorische Verwaltung (Ablage etc.), die buchhalterische Erfassung bis hin zur Zahlung. Wenn Sie keine buchhalterische Erfassung benötigen, können Sie diese Daten auch weglassen, haben aber dennoch mehr als mit einer Excel-Liste:
-
Mehrere Mitarbeiter können Zugriff auf die Daten haben.
Die Zuordnung zu Projekten ist möglich.
Gescannte Dokumente können zugeordnet werden.
Umwandlung von Bestellung in Rechnungseingang
Genehmigungsverfahren u.v.m.
Eingangsrechnung erfassen
Um Ihre Eingangsrechnungen zu erfassen, rufen Sie bitte zunächst den Lieferanten auf und klicken
auf das
im Infofenster Eingangsrechnungen.
Ihrer Rechnung wird automatisch eine Eingangsnummer vergeben. Diese wird auch im linken Bereich
angezeigt zusammen mit dem Erfasser und dem Erstellungsdatum. Weitere Informationen im linken
Bereich:
Kreditor
Buchhalterischer Ausdruck für Lieferant, also der Rechnungsteller.
Durch Anklicken des Wortes Kreditor öffnet sich die Lieferantenliste,
aus der Sie bei Bedarf einen anderen Lieferanten wählen können.
Mit Klick auf das markierte Feld öffnet sich die Lieferantenmaske.
309
Summen
Netto-, MwSt- und Brutto-Beträge.
Mwst.
Ausgewiesene MwSt-Sätze und –Beträge.
Dokument
Hier sehen Sie die zugeordnete Eingangsrechnung als PDF oder
TIFF. Falls noch kein Bild vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit,
an Ort und Stelle zu scannen, und zwar über das nebenstehende
Zuordnen-Symbol.
Mehr Infos dazu lesen Sie bitte im Kapitel Dokumente zuordnen und
scannen.
Allgemeines
Automatische Nummerierung der Eingangsrechnungen über festgelegte Nummernkreise (Pflichtfeld).
Datum, das auf der Rechnung angegeben ist.
Rechnungsnummer, die auf der Eingangsrechnung angegeben ist.
Geben Sie hier die Zahlungsart an. Diese können Sie in den
Generellen Einstellungen – Tabellen – Zahlungsarten pflegen.
Ist die Bankverbindung des Lieferanten (Lieferantenmaske - ERP) eingetragen, kann diese hier ausgewählt werden. Die StandardBankverbindung wird automatisch vorgeschlagen. Zum Bearbeiten
der Bankverbindung benutzen Sie die 3 Pünktchen. Außerdem
können Sie vorgeben, dass bei fehlenden Bankverbindungen ein
Hinweis erscheint.
Je nach Bearbeitungs- oder Genehmigungsstand der Rechnung können unterschiedliche Status erforderlich sein, die individuell in den
Generellen Einstellungen angelegt werden können. Die Liste der Eingangsrechnungen lässt sich nach diesem Status filtern.
Mit Klick auf das Wort lässt sich die Bezeichnung des Feldes ändern.
Währung, in der die Rechnung gestellt ist.
Wählt man eine Fremdwährung aus, wird der in den Generellen Einstellungen hinterlegte, aktuelle Umrechnungskurs angezeigt.
Der für die Genehmigung der Rechnung zuständige Mitarbeiter.
310
Wenn die Rechnung vom Sachbearbeiter „abgesegnet“ wurde oder
beim nachträglichen Erfassen bereits bezahlt ist.
Mit Hilfe dieses Schalters kann die Rechnung vor ungewollter Zahlung geschützt werden.
Freies Feld zur eigenen Konfiguration:
Unsere Standardfelder lassen sich durch ein individuelles Ja/Nein-Feld
ergänzen. Beispiel:
Sie benötigen eine monatliche Meldung zur Künstler-Sozialkasse. Hier
sollen nur die angeklickten Eingangsrechnungen aufgeführt werden.
Benennen Sie also in diesem Fall das angezeigte Feld in „KünstlerSozialkasse“ um, und erstellen Sie entweder einen entsprechenden
Report oder eine Excel-Datei, die dieses Feld mit anzeigt.
Im Textfeld darunter geben Sie Ihrer Rechnung einen eindeutigen Betreff, der auf dem Schreibtisch im Infofenster Eingangsrechnungen für
Jedermann/-frau sichtbar ist.
Zuordnungen
Liegt zu der Rechnung eine Bestellung vor, können Sie diese über das
Zuordnungssymbol auswählen und bei Bedarf wieder entfernen.
Wandeln Sie die Bestellung per Drag & Drop zur Eingangsrechnung,
wird die Nummer der Bestellung automatisch angezeigt.
Geplantes Lieferdatum.
Existiert zur Rechnung ein Lieferschein, kann dieser ebenfalls über
das Zuordnungssymbol ausgewählt oder bei Bedarf entfernt werden.
Tatsächliches Lieferdatum.
Buchung/ Fälligkeit/
Skonto
Das Datum sollte in demjenigen Monat liegen, in dem die Eingangsrechnung gebucht werden soll.
Bitte beachten Sie folgendes: Das Datum der Rechnung oder das
Eingangsdatum haben mit dem Buchungsdatum nichts (oder nicht
unbedingt etwas) zu tun. Eine Eingangsrechnung lässt sich durchaus
auf Dezember 2015 buchen, obwohl sie im Januar erfasst wird (und
vielleicht sogar geschrieben wurde). Deshalb wird das
Buchungsdatum nur durch manuelle Veränderung geändert.
Beim nächsten Öffnen der Maske bleibt dieses Datum auch bewusst
erhalten. So haben Sie die Möglichkeit, einen Stapel Rechnungen
311
„auf Dezember zu buchen“, dann das Buchungsdatum zu ändern
und dann „den Januar zu buchen“.
Unter Buchhaltern nennt man dieses Datum „Vorlauf“ und es wird
oft einheitlich auf den Ultimo eines Monats gesetzt.
Eingangsdatum der Rechnung
Ist auf Ihrer Rechnung ein Zahlungsziel in Tagen angegeben, z.B.
zahlbar in 14 Tagen, tragen Sie bitte eine „14“ ein. Das Datum wird
automatisch hoch gesetzt. Ist die Fälligkeit mit einem Datum angegeben, z.B. zahlbar bis zum 27.02., geben Sie das Datum ein, und die
Tage werden automatisch ausgefüllt.
Wird Skonto gewährt, geben Sie entweder die entsprechenden Tage
oder das Datum und den Skonto %-Satz ein. Der sich daraus
ergebende Betrag wird automatisch errechnet, sobald Sie im
nächsten Schritt den Rechnungsbetrag eingegeben haben.
Buchungen
Netto-Betrag der Eingangsrechnung.
Wird entsprechend des hinterlegten %-Satzes automatisch ausgerechnet und
eingesetzt.
Wird automatisch berechnet und ausgefüllt. Wenn Sie nur den Bruttobetrag
kennen und eingeben, wird der Nettobetrag automatisch berechnet.
MwSt-Prozentsatz.
Steuerschlüssel, passend zum MwSt-Satz.
Kostenstelle: Tippen Sie einfach die Nummer ein, und es öffnet sich nach den
ersten Zeichen automatisch eine Liste mit Vorschlägen, aus denen Sie
auswählen können.
Projektzuordnung: Tippen Sie die Projektnummer ein, und es öffnet sich nach
den ersten Zeichen eine Liste mit Vorschlägen zur Auswahl.
312
Projektzuordnung: Oder Sie tippen die ersten Zeichen der
Projektbezeichnung, dann steht die sog. Autocomplete-Liste zur Verfügung.
Zuordnung des Fibu-Kontos: Tippen Sie einfach die Nummer des Kostenkontos,
und es öffnet sich eine Liste mit Vorschlägen zur Auswahl.
Zuordnung des Fibu-Kontos: Oder Sie geben die Bezeichnung des
Kostenkontos ein. Auch hier steht die Autocomplete-Liste zur Verfügung.
Alternativ können Sie den Buchungen auch Kostengruppen zuordnen. Diese
legen Sie in den Generellen Einstellungen - ERP-Tabellen individuell fest. Dann
können Sie im Projekt-Datenblatt die Fremdleistungen nach Kostengruppen
auswerten.
Zuordnung von Bestellungen oder Eingangslieferscheinen
Klicken Sie zur Auswahl der Bestellung bzw. des Eingangslieferscheins auf das Zuordnungssymbol,
erscheint folgende Auswahlmaske:
Setzen Sie hier das Häkchen für die Übernahme der Bestellung bzw.
des Eingangslieferscheins.
Über das Drop Down Menü können Sie zu einem anderen Lieferanten
wechseln oder sich die Bestellungen (bzw. Eingangslieferscheine) von
allen Lieferanten anzeigen lassen.
Filtern Sie über den Drop Down Pfeil nur auf offene Bestellungen
bzw. Eingangslieferscheine.
313
Nutzen Sie diese komfortablen Voreinstellungen, damit alle übernommenen Bestellungen bzw. Eingangslieferscheine automatisch
abgeschlossen (durchgestrichen) werden oder die Beträge für die Buchungen der Eingangsrechnung übernommen werden.
Scannen und Zuordnen der Original-Rechnung
Damit in Ihrer Buchhaltung alles seine Ordnung hat, können Sie Ihre Original-Rechnungen per Scan
erfassen und direkt der Eingangsrechnung und damit logischerweise auch dem Lieferanten zuordnen.
Dafür schauen Sie bitte nochmals auf den linken Bereich der Maske:
Hier sehen Sie die zugeordnete Eingangsrechnung als PDF oder Miniaturansicht. Falls noch gar kein
Bild vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit, an Ort und Stelle zu scannen oder aber die entsprechende Datei per Drag&Drop einfach aus einem Verzeichnis oder einer E-Mail zuzuordnen.
Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Dokumente zuordnen und scannen.
Vorlagen für Eingangsrechnungen
Handelt es sich bei Ihrer Eingangsrechnung um eine monatlich wiederkehrende Rechnung mit gleichem Betrag, können Sie diese nach der Eingabe vor Speichern und schließen als Vorlage speichern.
Beim nächsten Mal laden Sie die entsprechende Vorlage und aktualisieren nur die Daten, die sich
geändert haben (z.B. Rechnungsdatum und –nummer).
Über Bearbeiten können Sie die Vorlagenbezeichnung ändern oder eine Vorlage löschen.
Wie bei allen Vorgängen schließen Sie auch diesen mit Speichern und schließen ab.
314
Weitere Beleg-Arten
Im der Kopfzeile stehen weitere Arten von Eingangsrechnungen zur Auswahl:
Der Kassenbeleg wird aus Gründen der Kompatibilität aus früheren Versionen noch angezeigt, hat
aber in aktuellen Versionen keine Bedeutung mehr. Mittels Proforma-Beleg können Sie auch ohne
Beleg Kosten auf ein bestimmtes Projekt buchen. Die Art Reisekostenabrechnung ist markiert, wenn
die Eingangsrechnung aus einer Reisekostenabrechnung heraus gewandelt wurde.
Weitere Funktionen im Infofenster Eingangsrechnungen
Mit Rechtsklick auf eine Eingangsrechnung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Die ersten beiden Funktionen sind selbsterklärend. Die Zahlungsmaske wird im Kapitel Rechnungseingangsbuch erläutert, das Online-Banking im gleichnamigen Kapitel. Die Belegansicht öffnet mit
einem Klick das PDF zur Eingangsrechnung.
Notizen auf PDF-Dokumenten
Hat man eine Eingangsrechnung elektronisch verfügbar, liegt der Wunsch nahe, Beschriftungen direkt
auf dem Dokument machen zu können. Doch das gestaltet sich schwierig (man kann ja PDF-Dokumente nicht verändern) und entspricht dann auch nicht mehr dem Wunsch nach Dokumentenechtheit.
Aber es gibt inzwischen eine schöne Lösung für dieses Thema und wir machen deshalb an dieser Stelle
ein wenig Werbung für das folgende Fremdtool: http://www.pdf-xchange.de/
Dieses Produkt öffnet anstatt des Adobe PDF-Viewers Ihre PDF-Dokumente, lässt aber im Gegensatz
zum Original Beschriftungen, Anmerkungen, Stempel etc. zu. Das Produkt ist als Freeware-Version
verfügbar und auch in der erweiterten kostenpflichtigen Version sehr preiswert.
315
Genehmigung von Eingangsrechnungen
Dieses Kapitel beschreibt einen Vorgang, der in den meisten Firmen vorkommt: die Genehmigung von
Eingangsrechnungen. Dies kann von unterschiedlichen Personen erfolgen (nur der Chef genehmigt,
die Sachbearbeiter genehmigen) und es kann auf unterschiedliche Art und Weise geschehen (Eingangsrechnungen werden kopiert und weitergeben, Mitarbeiter zeichnen auf dem Dokument ab
etc.).
Wir schlagen Ihnen mit work4all ein Standardverfahren vor, das Ihnen sicher gefällt: Es ist logisch und
nutzt die Vorteile elektronischer Dokumente sowie der nachvollziehbaren Freigabe.
Die Genehmigung
Eingangsrechnungen werden in der Regel zentral erfasst. Der Erfassungsvorgang ist in einem separaten Kapitel beschrieben. An dieser Stelle weisen wir jedoch auf zwei einzelne Felder der Eingabemaske hin:
Der Erfasser ordnet die Eingangsrechnung einem verantwortlichen Mitarbeiter zu, der anschließend
für die Genehmigung zuständig ist. Diese Genehmigung sieht man innerhalb der Eingabemaske.
Wurde die Eingangsrechnung über einen Bestellvorgang umgewandelt, ist der verantwortliche Sachbearbeiter in der Regel bekannt. Ansonsten ordnet der Erfasser eine Person zu.
Die Buchhaltungssperre
Soll eine Eingangsrechnung vor dem Zahlen geschützt werden, lässt sich dies ebenfalls innerhalb der
Eingabemaske tun. Dies ist dann nützlich, wenn zwar die sachliche Genehmigung erfolgen kann, die
Rechnung aber aus anderen Gründen nicht bezahlt werden soll.
Klicken Sie also die Option Sperre Buchhaltung, um diese zu setzen. Sie hat keinen Einfluss auf den
Genehmigungsprozess, sondern nur auf den Zahlungsprozess. Dort ist die Spalte Sperre dann rot, und
die Rechnung lässt sich nicht anhaken.
Die Erinnerung an die Genehmigung
Innerhalb des Schreibtischs wird der Mitarbeiter an die zu genehmigenden Eingangsrechnungen
erinnert:
316
Falls die Genehmigungszeile nicht erscheint, schalten Sie sich diese über die Konfigurations-Schaltfläche ein. Klicken Sie auf den Eintrag, gelangen Sie direkt in die Liste, in der die Genehmigung
stattfindet.
Die Liste der Genehmigungen
Hier die Details der Funktionen und der Ansichtsmöglichkeiten:
Mit Hilfe dieser Schaltflächen wird die Genehmigung erteilt oder
auch wieder entzogen. Die Funktionen sind auch auf der rechten
Maustaste verfügbar. Dort finden Sie auch eine Einstellmöglichkeit,
um vor dem Verändern des Status ggf. noch einmal eine Rückfrage
zu erhalten.
Neu angelegte Rechnungen erscheinen als Offen in der Liste. Wenn
Sie noch Informationen z.B. über die Lieferung benötigen, setzen Sie
den Status auf In Bearbeitung.
Jede Eingangsrechnung oder jede Genehmigung/Sperrung kann
kommentiert werden. Die vorhandenen Kommentare bleiben erhalten – der neue Kommentar wird angehängt. Die Kommentare erscheinen im linken Bereich der Liste.
Falls Sie die Rechnung nicht alleine genehmigen können, setzen Sie
den Status auf In Bearbeitung, und leiten Sie die zu genehmigende
Rechnung an einen Mitarbeiter weiter.
Dazu müssen Sie einen Kommentar eingeben, Rechnungen können
nicht unkommentiert weitergegeben werden.
Im Kontextmenü der Stern-Schaltfläche können Sie einen Favoriten
festlegen. Beim Klick auf den Stern wird die Eingangsrechnung
automatisch an diesen Kollegen weiter geleitet.
So öffnet sich die Maske: Es erscheinen alle nicht genehmigten Eingangsrechnungen.
Schalten Sie auf diese Einstellung, um all Ihre genehmigten Eingangsrechnungen zu sehen. Sie können so z.B. einem anfragenden Lieferanten sehr gut Auskunft geben, ob er in den nächsten Tagen mit
Geld rechnen kann.
Benötigen Sie eine Information über ausstehende Gutschriften öffnen Sie hierüber die Liste.
317
Standardmäßig sehen Sie Ihre eigenen Daten. Durch Klick auf Alle
lassen sich alle zu genehmigenden Eingangsrechnungen bzw. alle
bereits genehmigten (aber nicht bezahlte) Eingangsrechnungen
auflisten.
Mit Doppelklick oder über die erste Schaltfläche können Sie die
markierte Eingangsrechnung öffnen.
Klicken Sie auf die zweite Schaltfläche, um andere Mitarbeiter zu
informieren oder auch Informationen zu der zu genehmigenden
Rechnung anzufordern.
Über die erste Schaltfläche öffnen Sie den Abwesenheitsassistent.
Hier können Sie eintragen wenn Sie nicht erreichbar sind. Beim
Weiterleiten einer Eingangsrechnung sehen Sie dann in der Liste
welcher Kollege hier etwas eingetragen hat und somit nicht
verfügbar ist.
Den Excel-Export starten Sie über das Excel-Symbol.
Möchten Sie mit dem Lieferanten sprechen, können Sie dies bei eingerichteter Telefonie-Schnittstelle über die nebenstehende Schaltfläche sehr einfach tun.
Hier können Sie die Spalten der Liste ein- und ausblenden.
Mit Rechtsklick auf eine zu genehmigende Eingangsrechnung können Sie auch hier den Status ändern oder die Eingangsrechnung
öffnen.
Fremdleistungen zuordnen: Lesen Sie dazu das Kapitel Zuordnung
und Auswertung von Fremdleistungen.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten.
318
Die Detailansicht der Eingangsrechnung
Auf der linken Seite des Bildschirms wird die aktuell markierte Eingangsrechnung etwas detaillierter gezeigt. Sie sehen den Lieferanten (Buchhalter sprechen vom „Kreditor“), dessen Nummer und
auch die Kommentare zur Genehmigung.
Unterhalb der Detailinformationen sehen Sie die Eingangsrechnung
als Scan, falls die Buchhaltung das Dokument zur Verfügung gestellt
hat. Per Doppelklick lässt sich das PDF-Dokument öffnen.
Notizen auf PDF-Dokumenten
Hat man eine Eingangsrechnung elektronisch verfügbar, liegt der Wunsch nahe, Beschriftungen direkt
auf dem Dokument machen zu können. Doch das gestaltet sich schwierig, man kann ja PDF-Dokumente nicht verändern. Es entspricht dann auch nicht mehr dem Wunsch nach Dokumentenechtheit.
Für dieses Thema gibt es inzwischen eine schöne Lösung, daher machen wir an dieser Stelle ein wenig
Werbung für das folgende Fremdprodukt:
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Statt des Adobe PDF-Viewers öffnet es Ihre PDF-Dokumente, lässt dann aber im Gegensatz zum Original Beschriftungen, Anmerkungen, Stempel etc. zu. Das Produkt ist als Freeware-Version verfügbar
und auch in der erweiterten kostenpflichtigen Version sehr preiswert.
Wenn Sie das Dokument bearbeiten/speichern möchten, klicken Sie bitte auf die folgende Schaltfläche
im Vorschau-Fenster:
319
Das Rechnungseingangsbuch zeigt den Status aller Eingangsrechnungen und –gutschriften und dient
u.a. zur Kontrolle Ihrer Außenstände bei Lieferanten. So behalten Sie jederzeit alle offenen Eingangsrechnungen im Blick, sehen wann welche Rechnung fällig ist oder ob Sie ggf. durch eine frühere Zahlung Skonto in Anspruch nehmen können.
Sobald eine Eingangsrechnung erfasst wurde, wird sie im Rechnungseingangsbuch sichtbar.
Aufruf des Rechnungseingangsbuchs
Klicken Sie auf die Registerkarte ERP. Im Bereich Auftrags- und Rechnungswesen finden Sie das Rechnungseingangsbuch. Mit einem Klick auf das Wort öffnet sich die Maske. Außerdem lässt sich die Liste
über das Infofenster Eingangsrechnungen in der Lieferantenebene öffnen. Mit F11 können Sie das
Rechnungseingangsbuch aus allen Bereichen in work4all direkt öffnen.
Funktionalität des Rechnungseingangsbuches
320
Unterhalb der Nummer, dem Ersteller und dem Datum der Eingangsrechnung wird der Lieferant/Kreditor der markierten Eingangsrechnung angezeigt.
Sollten Sie der Eingangsrechnung ein Dokument (z.B. Scan als PDF)
zugeordnet haben, wird auch das hier angezeigt und kann bei Bedarf
per Doppelklick geöffnet werden.
Anhand der Ampelfunktion sehen Sie, ob die Rechnung bereits bezahlt (grün), fällig (rot) oder noch offen und nicht fällig (grau) ist.
Mit Rechtsklick in die Liste können Sie die verschiedenen Arten der
Eingangsrechnungen ein- und ausblenden.
Wählen Sie Option Offene Posten ohne Filter, werden Ihnen nur
offene Eingangsrechnungen anzeigt. Unabhängig von den oben
eingestellten Filtern.
Aktualisieren der Anzeige nach einer Änderung.
Sie haben die Möglichkeit, aus dieser Darstellung heraus neue Eingangsrechnungen zu erstellen. Wir empfehlen jedoch, dies im Infofenster des jeweiligen Lieferanten oder projektbezogen zu tun!
Öffnen Sie eine markierte Rechnung entweder durch einen Klick auf
diese Schaltfläche oder durch einen Doppelklick auf die gewünschte
Rechnung.
Den Gesamtbetrag oder auch Teilbeträge der Rechnung buchen.
Umsätze abholen: work4all ermöglicht das Abholen von Kontoauszügen. Dies ist nur mit dem Modul Online-Banking möglich. Näheres dazu finden Sie im gleichnamigen Kapitel.
Einzelüberweisung: Das Erstellen einer Überweisung für eine
Eingangsrechnung ist nur mit dem Modul Online-Banking möglich.
Löschen einer markierten Rechnung, die noch nicht bezahlt ist.
Spalten ein- oder ausblenden.
Kontakt anrufen.
Liste in Excel exportieren.
321
Zahlungsbuchungen ohne Rückfrage vornehmen.
Hier können Sie die Liste nach einem bestimmten Zeitraum filtern.
Weitere Filtermöglichkeiten.
Filtern Sie Ihr Rechnungseingangsbuch nach Kostenstellen, dem Status oder nach weiteren Einschränkungen wie z.B. der Mahnstufe.
Legen Sie das Sachkonto der Bank und das Buchungsdatum für die
Schnell-Zahlung fest. Per Klick auf die grüne Schaltfläche werden alle
markierten offenen Posten ausgebucht.
Im unteren Bereich der Liste sehen Sie die Gesamtwerte für die dargestellten Eingangsrechnungen.
Hier haben Sie einen Überblick über den Gesamtbetrag aller offenen
und aller fälligen Eingangsrechnungen.
Zahlungsvorgänge verwalten
Im Listenbereich werden Ihre Rechnungen folgendermaßen abgebildet:
-
Rot markierte Zeilen zeigen Rechnungen, die fällig sind, aber noch nicht bezahlt wurden.
Schwarze Rechnungen sind noch nicht fällig und wurden auch noch nicht bezahlt.
Durchgestrichene graue Zeilen bedeuten, dass die Rechnung bezahlt wurde.
Mit Doppelklick auf eine Zeile öffnet sich die Maske der Eingangsrechnung. So lange die Rechnung
nicht ausgebucht wurde, können Sie noch Änderungen vornehmen. Ist die Rechnung jedoch bezahlt
und in der Liste durchgestrichen, sind alle relevanten Felder ausgegraut und Änderungen nicht mehr
möglich.
322
Haben Sie eine Rechnung bei Ihrem Lieferanten beglichen, gibt es zwei Möglichkeiten, Ihre Offenen
Posten aufzulösen.
Variante 1: Über die Zahlungsmaske
Markieren Sie die gewünschte Rechnung, und klicken Sie auf die Zahlungsmaske
im oberen Symbolbereich.
Anschließend öffnet sich folgende Maske:
Im oberen Bereich können Sie die Zahlung manuell vornehmen. Hier können Sie ggfs. Teilzahlungen
eintragen und die dazugehörigen Buchhaltungskonten auswählen. Jeder Summeneintrag wird vom
offenen Betrag im unteren Bereich subtrahiert. Dieser sollte am Ende Ihres Eintrages Null sein.
Über die Buchungshilfe können Sie den offenen Betrag mit einem Klick auf Jetzt buchen auflösen.
Skonto-Beträge werden ggf. berechnet und ebenfalls gegengebucht.
Die Zahlungsmaske lässt sich auch direkt über das Infofenster für Eingangsrechnungen öffnen.
323
Variante 2: Schnell-Zahlung
Über die Schnell-Zahlung können Sie eine oder mehrere Rechnungen direkt ausbuchen. Dazu markieren Sie die gewünschten Rechnungen, legen das Sachkonto der Bank und das Datum fest und klicken
auf das grüne Symbol für die Schnell-Zahlung.
Nach dem Bestätigen werden alle markierten offenen Posten ausgebucht.
324
Zahlungstermine verwalten
Das in diesem Kapitel behandelte Thema hat sehr unterschiedliche Ausprägungen:
-
Das Ergebnis der Pflege dieser Zahlungstermine gibt es sowohl bei Kunden-Aufträgen als
auch bei Lieferanten-Bestellungen.
-
Das Thema kann in allen Dokumenten eine Rolle spielen, muss es aber nicht zwangsläufig
(z.B. im Angebot).
-
Das Ergebnis der Pflege dieser Daten ist im einfachsten Fall der Ausdruck auf dem Formular
(„Zahlung innerhalb von 30 Tagen netto.“). Ein weiteres Ergebnis sind Zahlungspläne bzw.
Liquiditätsübersichten sowie ggf. Erinnerungen, damit Sie nicht vergessen, eine Teilrechnung
zu schreiben.
Aufruf der Maske zur Pflege der Zahlungsdaten
In der Auftragsmaske und…
… in der Bestellungsmaske bieten Ihnen das Symbol auf der ersten Registerkarte
Zugriff auf die folgende Maske:
So gehen Sie vor, wenn Sie die Zahlungen des Kunden (z.B. bei einem Auftrag) oder die eigenen
Zahlungen (bei einer Bestellung) planen oder manuell eintragen möchten:
Die Netto-Brutto-Thematik hat in dieser Maske eine große Relevanz: Bei Ihren Eintragungen arbeiten Sie natürlich mit NettoWerten. Wenn Sie jedoch an die spätere Liquiditätsauswertung
denken, spielt der Bruttowert die entscheidende Rolle.
Deshalb werden beide Zahlen gezeigt und verarbeitet.
325
Der Mwst.-Satz wird je nach Einstellung automatisch eingetragen,
kann jedoch auch hier manuell geändert werden.
Beim Erstellen der Zahlungsterminen wird das Konto automatisch
den Terminen zugwiesen.
Die Verteilung der Gesamtsumme kann in unterschiedlichen Varianten erfolgen:
Bei manueller Aufteilung wird die 100%-Summe anteilig
beginnend ab Tag X auf Monate oder Quartale verteilt. Entspricht
der Datumsrhythmus nicht Ihrer Vorgabe, können Sie den
Vorschlag anschließend manuell abändern. In der Automatik sind
maximal vier Teilzahlungen vorgesehen, das lässt sich aber manuell
erweitern.
Wenn Sie den Gesamtbetrag in Raten aufteilen, werden maximal
12 Teilzahlungen auf Monate oder Quartale in gleicher Splittung
aufgeteilt.
Die Option Nach Teilrechnungslogik erscheint wenn Sie im Auftrag
eine Teilrechnungslogik ausgewählt haben. Dies ist von Vorteil,
wenn Sie ohne weitere Einstellungen eine bestimmte Rechnungslogik verwenden wollen. Beim Klick auf Zahlungstermine erstellen
wird automatisch diese Logik benutzt.
Die Einstellungen dazu können Sie in den Generellen Einstellungen
vornehmen.
Bei manueller Aufteilung benutzen Sie die Felder unter Splitten
zum Eintragen der Prozentwerte. Der Gesamtwert sollte natürlich
100% erreichen … 
Mit diesem Tag beginnt der automatische Monats- oder Quartalsrhythmus.
Und mit Klicken dieser Schaltfläche beginnt die Aufteilung.
Achtung:
Alle vorhandenen Zahlungsziele werden vorher gelöscht!
Die Tabelle Vorgesehene Zahlungstermine wird aufgrund der Aufteilungslogik erstellt. Sie können die Werte (Beträge, Datumsfelder,
Bemerkungen) beliebig ändern. Allerdings muss die Summe der
vorgesehenen Zahlungen beim Verlassen der Maske der Gesamtsumme entsprechen.
326
Mit Klick auf das erste graue Kästchen können Sie Ihren Zahlungsterminen die Rechnung bzw. Eingangsrechnung zuordnen, mit der
Sie die Zahlung abgerechnet haben. Um die Zuordnung rückgängig
zu machen, klicken Sie auf nicht abgerechnet oder wählen über die
Liste eine andere Rechnungsnummer aus.
Über das letzte graue Kästchen ordnen Sie Ihren Zahlungsterminen
ein Buchhaltungskonto zu.
Einfügen einer leeren Zeile bei den vorgesehenen
Zahlungsterminen
Terminüberwachung
Im unteren Bereich der Maske können Sie sich über einen Termin oder eine Aufgabe erinnern lassen.
Dies bietet sich an, wenn die vorgesehenen Zahlungstermine im Auftrag oder in der Bestellung
verwaltet werden und zu mehreren Rechnungen führen und wenn man an diese Teilzahlungsbelege
erinnert werden möchte.
Wählen Sie die gewünschte Option aus, ordnen den Mitarbeiter zu und setzen das Datum der Erinnerung n Tage vor dem vereinbarten Zahlungstermin. Der Text der Erinnerung wird automatisch generiert (Kundenname, Ursprungsbeleg etc.), die Beschriftung des Termins können Sie im Textfeld selbst
festlegen:
Wenn Sie sich gar nicht um diese Dinge kümmern möchten,…
… dann klicken Sie einfach nie auf die Schaltfläche Umsatzplan bzw. Kostenplan. work4all kümmert
sich dann im Hintergrund um die Eintragungen in die Zahlungsliste. Pro Dokument wird in diesem Fall
nur ein einziger Eintrag erstellt. Der Zahlungstermin wird mit dem Datum des Liefertermins
synchronisiert. Die entsprechenden Auswertungen (z.B. Liquiditätsübersicht) funktionieren so
ebenfalls. Um diese Funktion zu aktivieren müssen Sie einen Eintrag in den Generellen Einstellungen
vornehmen. Sprechen Sie uns gern darauf an.
Wechseln Sie dennoch in die Zahlungsmaske, finden Sie dort den automatischen Eintrag wieder.
327
Dokumente zuordnen und scannen
work4all bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Dokument aus verschiedenen Quellen an diverse Objekte
(Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Artikel, …) anzuhängen – vergleichbar mit einem
Dateianhang bei einer E-Mail.
Aufrufen der Maske
In allen Masken, in denen Sie die Möglichkeit haben, ein Dokument an ein Objekt zu heften, finden
Sie auf der linken Seite im Informationsbereich das Symbol Datei zuordnen. Nehmen wir als Beispiel
die Eingangsrechnungen. Führen Sie dort einen Doppelklick auf eine Eingangsrechnung aus:
Es gibt zwei Möglichkeiten ein Dokument zuzuordnen:
-
Drag & Drop
Klick auf die Schaltfläche Datei zuordnen
Drag & Drop
Ziehen Sie die anzuhängende Datei mit beliebigem Dateiformat von Ihrem Windows-Desktop auf die
freie Fläche unterhalb des Schriftzuges Dokument. Lassen Sie hier die Datei fallen, und es wird eine
Vorschau der Datei angezeigt.
328
Zuordnen bzw. Scannen des Dokumentes
Klicken Sie auf das Symbol Datei zuordnen.
Es öffnet sich folgende Maske:
Art der Zuordnung:
-
Auswählen
Klicken Sie auf Auswählen. Es erscheint nun ein Dateiauswahl-Dialog, in dem Sie wie gewohnt
eine Datei auswählen können.
-
Scannen:
Wenn Sie einen Scanner an Ihrem PC angeschlossen haben, können Sie diesen ebenfalls als Quelle
verwenden. Klicken Sie einfach auf Scannen. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie Ihren
Scanner auswählen. Der Scanvorgang startet.
-
Dokument per Drag & Drop zuordnen:
Ziehen Sie einfach eine Datei aus einem Windows-Fenster oder dem Windows-Explorer über die
Taskleiste auf die freie Fläche unter Vorschau, und lassen Sie die Maus dann wieder los.
Optionen und Einstellungen
Mehrere Bilddateien können Sie zu einem PDF zusammenführen. Markieren Sie die Dateien im linken Bereich, und klicken Sie auf diese Schaltfläche. Das Zusammenführen von mehreren PDF-Dateien ist nicht möglich.
Zum Löschen markieren Sie die Datei im linken Bildschirmbereich und
klicken dann auf das Symbol.
Ändern des Scan-Formats
Mit dieser Option, können Sie vor dem Scanvorgang ggfs. ScannerEinstellungen vornehmen.
Mit dem Werkzeug-Symbol lässt sich der Dokumenteneinzug aktivieren
bzw. deaktivieren.
329
Stellen Sie hier ein, dass ab einer bestimmten Dateigröße ein
Warnhinweis erscheinen soll, damit Ihre Datenbank nicht unnötig groß
wird.
Schließen Sie die Dokument-Zuordnung mit Speichern und schließen ab.
Anzeige & Vorschau
Nachdem Sie ein oder mehrere Dokumente zugeordnet haben, erscheint eine entsprechende Vorschau. Per Doppelklick auf die Vorschau können Sie das Dokument öffnen. Dabei wird das gerade
angezeigte Dokument über Windows geöffnet.
Handelt es sich bei dem Dokument um eine Microsoft Office Datei (Word, Excel,…) oder z.B. ein PDF,
sehen Sie statt der Dokumenten-Vorschau nur das entsprechende Symbol. Auch hier können Sie die
Datei mit einem Doppelklick öffnen.
330
DATEV-Schnittstelle Rechnungswesen
work4all bietet keine komplette Finanzbuchhaltung mit Lohnbuchhaltung und Monatsabschlüssen.
Sie haben mit unserem Programm jedoch folgende Möglichkeiten im Bereich der Buchhaltung:
-
Kreditoren- und Debitoren- Kontenbeschriftungen
Buchen der Erlösbuchungen (Ausgangsrechnungen)
Buchen der Eingangsrechnungen
Offene Posten im Bereich Debitoren und Kreditoren
Zahlungsaus- und -eingänge
Diese Daten können im DATEV- Format exportiert und somit in eine andere Finanzbuchhaltung importiert werden. Dabei kann nicht nur das DATEV-Buchhaltungsprogramm angesprochen werden,
sondern jedes Programm, das dieses Format importieren kann.
Unsere Schnittstelle kann entweder ohne jegliche Auswertung erworben werden oder aber mit umfangreichen Auswertungen im betriebswirtschaftlichen Umfeld.
Zur Nutzung der DATEV-Schnittstelle sind meist diverse Dinge vorzubereiten. Ein Gespräch mit Ihrem
Steuerberater und auch ein Telefonat mit unserem Support sind üblich.
Da die meisten gängigen Fibu-Programme eine DATEV-Importschnittstelle aufweisen, lassen sich die
Schnittstellen-Dateien auch dort importieren.
Kreditoren- und Debitorennummern
Sie sollten natürlich die gleichen Kunden- und Lieferantennummern benutzen, die auch Ihr Steuerberater oder Ihre Buchhaltung verwendet. Diese Nummern druckt man bei Ausgangsrechnungen auch
auf den Beleg, bei Eingangsrechnungen schreibt man die Nummer von Hand auf den Beleg, auch
dann, wenn Sie die Schnittstelle nicht nutzen. Wie kann man nun Deckungsgleichheit bei den Nummern beim Steuerberater und in work4all erreichen?
work4all vergibt beim Neuanlegen sofort eine Nummer aus dem entsprechenden Nummernkreis
(10000-69999 bei Kunden 70000-99999 bei Lieferanten). Dieses Verhalten kann man ändern, z.B. wenn
man viele Interessenten in die Datenbank einträgt und diese keine Nummer haben sollen. Öffnen Sie
einen beliebigen Kunden und klicken auf die Feldbezeichnung Kundennummer. Dort können Sie festlegen, ab welchem kaufmännischen Dokument die Kundennummer vergeben werden soll:
Gleiches gilt für die Vergabe der Lieferantennummern.
Nummernkreise
Die Nummernkreise pflegen Sie ebenfalls unter Generelle Einstellungen, wobei ein Start- und ein Endwert eingegeben werden muss.
331
„Halt“ ruft jetzt möglicherweise Ihr Steuerberater, „wir brauchen für den Buchstaben A einen Nummernkreis 10.100 bis 10.200, für B…“. Wir empfehlen das jedoch nicht, denn aus unserer Sicht ist die
Systematik innerhalb der Nummern problematisch:
Ist das „Autohaus Müller“ ein A- oder ein M-Kandidat? Oder sogar ein F (wie „Firma Autohaus
Müller“)? Glauben Sie uns: Jeder neue Mitarbeiter muss instruiert werden! Sie werden ohne Not
Dubletten produzieren.
Sie haben viel Abstimmungsaufwand, wenn das Kind erst in den Brunnen gefallen ist, und eine
Nummer, die bei Ihnen eine andere ist als beim Steuerberater.
Der Kontenrahmen
Innerhalb der Generellen Einstellungen unter Tabellen > Fibu-Konten lassen sich alle unterschiedlichen
Konten anlegen. Dabei werden folgende Kontenarten unterschieden:
Bei den Konten können Sie neben der Nummer und einer Bezeichnung noch angeben
-
welchem Steuerschlüssel das Konto zugeordnet ist. Bei Eingangsrechnungen, die auf dieses Konto
gebucht werden, können Sie nur diesen Steuerschlüssel nutzen.
dass ein Konto deaktiviert ist.
dass ein Konto ein Automatikkonto ist. Bei Automatikkonten wird der Steuerschlüssel beim
Datev-Export nicht mit übergeben, da das Konto in der FiBu automatisch gesteuert wird.
Nicht alle Kontenarten spielen in unserem Programm eine Rolle, hier nur die programm-relevanten
Bedeutungen:
Finanz- und Privatkonten
Hier werden Ihre Banken gepflegt. Im DATEV-Kontenrahmen meist Konten ab Nummer 1200.
Sachkonten
Kostenkonten für die Eingangsrechnungen.
Erlöskonten
Erlöskonten für die Rechnungsausgänge.
Skonto- Eingangskonto
Zum automatischen Buchen von Skonto ein Muss- Feld: Das Konto für
erhaltenen Skonti- Beträge (also das Geld, was Sie durch Abzug von Eingangsrechnungen „erwirtschaften“).
Skonto- Ausgangskonto
Ebenfalls ein Muss-Feld: Die gewährten Skonti (also das Geld, das man
Ihnen vom Rechnungsbetrag abzieht).
332
Sie brauchen nur die Konten anzulegen, die Sie buchen, nicht den gesamten Kontenrahmen. Hiervon
raten wir Ihnen ab, denn dann dauert die Listenauswahl innerhalb von work4all etwas länger.
Der Steuerschlüssel steht für die Buchungsautomatik der Mehrwertsteuer. Bei Automatikkonten wird
der Steuerschlüssel nicht mit an das Fibu-Programm übergeben.
Erlöskonten
Erlöskonten dienen dem Splitten Ihrer Umsätze. Im DATEV-Kontenrahmen sind das meist die Konten
8400, 8401, etc. Diese heißen dann oft Erlöse Inland 19% oder Erlöse EG MwSt.-frei.
Haben Sie schon in der Vergangenheit detaillierte Umsatzsteuer-Auswertungen geführt, gibt es
vielleicht eine ganze Reihe von Erlöskonten, die auf Ihre Umsatzarten abgestimmt sind („Erlöse
Maschinenverkauf 19%“). Das Erlöskonto ist dabei immer mit dem MwSt.-Satz verbunden.
Alternativ hierzu sind die Erlöse möglicherweise auf die Kunden abgestimmt, ein Großkunde hat
vielleicht ein eigenes Erlöskonto (“Erlöse Daimler“) oder aber ein Land („Erlöse Ungarn“).
Beide Verfahren lassen sich in work4all gut abbilden.
Erlöskonten in Artikeln
In den Artikel-Stammdaten, Registerkarte Sonstiges lassen sich drei unterschiedliche Erlöskonten für
Inland, EU-Länder und Nicht-EU-Ländern zuordnen:
In der Kunden-Maske definieren Sie zunächst die steuerliche Ordnung:
In den angesprochenen Fällen werden die Artikel so gebucht, wie es sich aus dieser Logik ergibt (Erlöskonto Inland, EU oder Non- EU).
Ergebnis:
Sie schreiben Rechnungen, und automatisch werden im Hintergrund die Erlöskonten für die jeweilige
Position richtig verbucht. Bei der Übergabe in das Rechnungsausgangsbuch wird pro Erlöskonto jeweils ein Buchungssatz geschrieben.
Sachkonten/Kostenkonten in Bestellungen
Auf der Kostenseite spricht man von Sachkonten. Sind diese in den Generellen Einstellungen angelegt,
kann innerhalb des Artikels im Register Sonstiges eine Zuordnung geschehen.
333
Schreiben Sie eine Bestellung, wird das zugeordnete Kostenkonto in die Positionen übernommen.
Ergebnis:
Sie schreiben Bestellungen, und automatisch werden im Hintergrund die Kostenkonten für die jeweilige Position richtig verbucht. Bei der Übergabe in die Eingangsrechnung wird pro Kostenkonto jeweils ein Buchungssatz geschrieben.
Sachkonten/Kostenkonten in Eingangsrechnungen
Es ist nicht zwingend notwendig, dass vor Erstellen der Eingangsrechnung eine Bestellung verbucht
wird. Falls Sie die Eingangsrechnung manuell erfassen und keine Zuordnung zu einer Bestellung
hinterlegen, müssen Sie die Kostenkonten manuell buchen. Das Ergebnis ist das Gleiche.
Ergebnis:
Sie haben Eingangsrechnungen mit entsprechenden Kostensätzen manuell verbucht.
Einrichtung
Bevor Sie den monatlichen Export von Buchungsdaten durchführen, müssen einige Mandantendaten
gepflegt werden. Dies tun Sie als Administrator innerhalb des Schreibtischs unter Extras-Einrichtung ->
Firmendaten:
Der (monatliche) DATEV-Export
Nun kann es losgehen. Rufen Sie die Export-Maske über das ERP-Menü auf:
334
Begriffe/Module
Die Benennung der Schnittstelle war bislang „Datev-Schnittstelle“, nun heißt es beim Aufruf „FibuExport“. Die Datev-Schnittstelle ist eine einzelne Variante sowie ein einzelnes Modul. Im Einzelnen
gibt es mittlerweile folgende Fibu-Schnittstellen (und damit „Module“):
Datev
Fibunet
Simba
Lexware
Varial
Falls „Ihre“ gekaufte Schnittstelle nicht erscheint, sprechen Sie bitte mit unserem Support – Sie
benötigen ggf. eine neue Seriennummer.
Die notwendigen Einstellungen werden nachfolgend in Tabellenform erklärt:
Schritt 1:
Der Export-Vorgang läuft in zwei Schritten ab: zunächst die Ansicht
am Bildschirm, danach der tatsächliche Export.
Über die nebenstehende Schaltfläche lässt sich der Anzeigevorgang
jederzeit wiederholen, wenn einzelne Einstellungen geändert werden.
Schritt 2:
Starten des Exports in eine Datei. Prüfen Sie bitte zunächst die
möglichen Einstellungen in der gleichnamigen Registerkarte.
Beim Exportieren werden von work4all verschiedene Verfahren
unterstützt:
DAMO:
Dieses Verfahren konvertiert die Exportdateien mit Hilfe eines
Zusatzprogramms („DAMO32.EXE“) in sog. Postversand-Dateien.
Diese Software muss sich im work4all Unterverzeichnis \Export
befinden.
Hier die notwendigen Dateien:
Bei fehlenden Dateien, wenden Sie sich bitte an unseren Support!
ASCII: Alternative zum DAMO-Verfahren, hierbei werden ASCII-
Dateien erstellt, die dann über den Datev ASCII-Import eingelesen
werden.
335
Buchungsmerkmal setzen:
Beim Exportieren kann auf Wunsch jede Buchungszeile mit einem
Merkmal versehen werden. Beim nächsten Durchlauf für den gleichen Zeitraum werden dann nur noch neue Buchungszeilen exportiert.
Über einen Wiederholungslauf lassen sich die markierten Zeilen
ggf. erneut exportieren.
In der Regel werden DATEV-Daten immer monatsweise exportiert,
eventuell auch in kürzeren Zeiträumen (Woche/Tag). Alle notwendigen Einstellungen können Sie hier vornehmen.
Die Vorschau-Ergebnisse können auf Wunsch in eine Excel-Datei
exportiert werden.
Buchen Sie außerdem auf Kostenstellen, können Sie hier auf einzelne Kostenstellen filtern.
Der Export kann für unterschiedliche Daten der Buchungswelt
geschehen. Viele unserer Kunden exportieren lediglich die Ausgangsrechnungen sowie die dazugehörenden Debitorendaten
nach DATEV. Die Buchungen der Eingangsrechnungen machen
viele Firmen dagegen nicht selbst, sondern werden durch den
Steuerberater erledigt.
Zahlungsein- und –ausgänge sind möglich, jedoch vom Buchhalter
meist nicht erwünscht, da dies den Vorgang „Bank buchen“ erschwert (wegen fehlender Überprüfungswerte).
Aber selbstverständlich sind alle aufgeführten Varianten auch
kombiniert möglich.
Weitere nicht allzu oft benötigte Einstellungen finden Sie im
zweiten Bildschirm unter der Registerkarte Einstellungen.
Beim Filtern der Daten wird normalerweise auf das Buchungsdatum gefiltert – daraus entsteht ein sog. Vorlauf für den
Buchungsmonat.
Aktivieren Sie diese Option wenn Sie für die Buchhaltung Gegenund Debitorenkonto tauschen möchten.
336
Das Gegenkonto für Zahlungen benötigen Sie für den Export der
Zahlungsdaten. Es kann ein klassisches Bankkonto oder aber ein
Zwischenkonto sein.
Die beiden Belegfelder des Export-Datensatzes können so gefüllt
werden, wie Sie es für Ihre Buchungsdaten benötigen.
Folgende Feldinhalte sind möglich:
-
Eigene Rechnungsnummer
Fälligkeitsdatum
Rechnungsnummer des Lieferanten
Vorschau des Exports
Aktualisieren Sie nun die Vorschau, werden Ihnen alle Buchungssätze der Bewegungsdaten im ersten
Tabellenblatt angezeigt. Die Stammdaten sehen Sie im zweiten Tabellenblatt. Wie in Excel gewohnt,
lässt sich dies am unteren Bildschirmrand umschalten:
Dateien in die DATEV-Software einlesen
Starten Sie den DAMO-Exportvorgang, erscheinen am Bildschirm eine oder mehrere Protokolldateien:
eine für die Bewegungsdaten und eine für die Stammdaten:
337
Sie sehen die Anzahl der exportierten bzw. konvertierten Datensätze, und eventuell sehen Sie
auch fehlerhafte Zeilen, denen Sie dann (evtl. mit unserer Hilfe) nachgehen müssen.
Editor
Zum Öffnen der Protokolldateien wählen Sie ein Editor-Programm aus, das auf Ihrem Rechner
installiert ist.
Die Exportdateien für die Bewegungsdaten liegen im Ausgabe-Ordner unterhalb \Datev.
Datev
Die Datev-Einstellungen wurden erweitert:
-
Wir unterscheiden (aktuell) zwischen den beiden Varianten ASCII/CSV (also mit Excel lesbar)
und Damo (auch Postversanddateien genannt).
-
Im CSV-Verfahren werden die Dateien nun sprechend benannt („Debitoren.csv“,
„Kreditoren.csv“, „Ausgangsrechnungen.csv“ usw.)
-
Die entstehenden Dateien werden im Anschluss an die Erstellung automatisch gezippt und
mit einem sinnvollen Dateinamen archiviert. Z. Bsp.:
18943 99 POSTVERSAND 01.07.2015 bis 31.07.2015
Dabei steht die erste Zahl für die Beraternummer, die zweite für die Mandantennummer
beim Steuerberater. Durch die zusätzliche Zeitraum-Benennung haben Sie eine automatische
Historie.
-
Auf Wunsch kann work4all die entstandenen Dateien auch automatisch löschen. Dies ist
standardmäßig auch eingestellt:
Ändern Sie bitte diese Einstellung, wenn das Löschen zu Problemen führt.
-
work4all überprüft die Umsatzsteuer-ID-Nummer auf die wichtigsten Merkmale (Buchstaben
am Anfang, keine Sonderzeichen etc.) und korrigiert dieses Feld auch (geschieht ebenfalls in
der Kundenmaske)
Beachten Sie bitte auch das separate Infoblatt zum Thema „Import von Zahlungsdaten aus Datev“.
Diese neue Funktionalität steht allen Lizenznehmern unserer Datev-Schnittstelle ab Version 10.6 zur
Verfügung.
338
DATEV-Schnittstelle zu Lohn und Gehalt
Neben dem FiBu-DATEV-Export bietet work4all nun auch den Export zu DATEV „Lohn und Gehalt“.
Sie müssen Ihre Daten also nicht mehr doppelt (in work4all und DATEV) anlegen. Es reicht, die Daten
in work4all einzupflegen und die Urlaubsverwaltung zu nutzen. Am Ende eines jeden Monats
übertragen Sie die Arbeits- und Ausfallzeiten ganz einfach „per Knopfdruck“ an DATEV.
Bitte berücksichtigen Sie, dass diese Schnittstelle nicht für Akkordarbeit sondern für Festgehaltsarbeitsplätze vorgesehen ist weil (unabhängig von weiteren Einträgen) immer der volle Arbeitstag
übertragen wird.
Voraussetzungen für die Ausfallübergabe an Datev
Voraussetzung für die Nutzung des DATEV-Exports sind folgende Dinge:
1.
Die Mitarbeiternummern müssen in den Stammdaten analog zur DATEV -Mitarbeiternummer
gepflegt sein:
Sollte eine(r) Ihrer Mitarbeiter(innen) zur Monatsmitte von Teilzeit zu Vollzeit wechseln, muss
zwangsläufig für die neue Beschäftigungsart eine abweichende Mitarbeiternummer
vergeben werden. Dies können Sie für diesen einen Monat manuell in der Auswertung des
Urlaubskalenders tun, indem Sie die bestehende Nummer für den entsprechenden Zeitraum
(z.B. 15.-30.) einfach überschreiben.
Sollten Sie zur Mitte des Monats einen neuen Mitarbeiter beschäftigen, wird in der
Auswertung trotzdem der gesamte Monat ausgegeben. Hier können Sie die ersten 14 Tage
einfach aus der Auswertung entfernen (Handhabung wie Excel).
2.
Für jeden Mitarbeiter müssten die Sollstunden pro Tag hinterlegt werden, da sie 1:1 in die
Auswertungen einfließen. Die Sollstunden werden später an DATEV übergeben, nicht die
tatsächlich gestempelten oder eingetragenen Zeiten:
339
Steuerdatei:
Exportdatei (eigentliche Liste):
Die erste Zeile gibt Beraternummer, Mandantennummer und Datum aus. Beraternummer und
Mandantennummer werden aus den Firmendaten ausgelesen (Extras – Einrichtung – Firmendaten):
Die Daten dieser beiden Dateien können Sie nun in DATEV einlesen.
Bitte hinterlegen Sie die Sollzeit in Minuten an (z.B. 8 Stunden = 480 Minuten).
3.
Die Ausfallschlüssel müssen in den Generellen Einstellungen hinterlegt sein
(siehe auch Kapitel Urlaubskalender)
340
Ausfallzeiten anlegen / pflegen
Die Pflege von Sonderurlaub und Sonderkrankheit geschieht über den Urlaubskalender. Wie genau
Sie vorgehen, entnehmen Sie bitte dem Kapitel Urlaubskalender - Sonderurlaub/Sonderkrankheit.
Export nach DATEV „Lohn und Gehalt“
Um die Arbeits- und Ausfallzeiten an DATEV zu übergeben, wechseln Sie bitte in den Urlaubskalender
und wählen die Registerkarte Fibu-Export:
Hier werden die Arbeitsstunden der Mitarbeiter gelistet. Wählen Sie den entsprechenden Zeitraum
aus, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Datev-Export.
Wählen Sie nun einen Speicherort für die DATEV-Datei und klicken Sie auf OK.
Durch den DATEV-Export wurden zwei Dateien erstellt. Die Datev.ini (Steuerdatei) und die eigentliche
Export-Datei, welche genau die gleichen Daten beinhaltet, wie die Auswertung im Urlaubskalender
(getrennt durch ein Semikolon).
341
Kostenstellen, Erlös und Kostenkonten
Kostenstellen sind nach Wikipedia „der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung“. Die
Kostenstelle hat die Aufgabe, die Kosten einer einzelnen Abteilung (über diesen Begriff kann man
wiederum diskutieren – er steht exemplarisch für eine Einheit eines Unternehmens) zu sammeln und
nachzuweisen. Der Kostenstelle gegenüber steht das Profitcenter, das die Erlöse der einzelnen Abteilung ermittelt.
Da beides (Kosten und Erlöse) einer Abteilung gerne zusammen ausgewertet werden, unterscheiden
wir in work4all nicht zwischen Profitcenter und Kostenstelle und benutzen den Kostenstellen-Begriff
auch auf der Erlösseite. Für reine Kostenstellen (zum Beispiel die Verwaltung, die in der Regel keine
Rechnungen schreibt), ergeben sich bei diesen Auswertungen dann lediglich keine Erlöse.
Wann legt man Kostenstellen an?
Die Frage ist zugegebenermaßen ein wenig ketzerisch: In unserer Beratungstätigkeit sind uns oft
Unternehmer begegnet, die in diesem Bereich „einigen Unsinn veranstalteten“. Deshalb an dieser
Stelle einige ungebetene Tipps, die Sie daher gerne überlesen dürfen:
-
-
Es spricht nichts dagegen, ohne Kostenstellen zu arbeiten. Wenn Sie bislang keine gebraucht
haben, müssen Sie wegen work4all keine anlegen! Ziehen Sie sich durch Kostenstellen keine
„organisatorische Zwangsjacke“ an. Überorganisation ist die sinnloseste Form von Organisation.
Es ist wohl so: Damit Kostenstellen sinnvoll sind, muss das Unternehmen ein gewisse Größe haben
und unterschiedliche Geschäftsbereiche sollten klar erkennbar sein.
Beraten Sie sich mit Ihrem Steuerberater (wenn dieser die Rolle des Unternehmensberaters für Sie
darstellt), welche Kostenstellen für Sie unternehmerisch Sinn machen. Klären Sie die Unterschiede
zu den Erlöskonten und Kostenträgern (s.u.).
Auch wir (poin.t GmbH, Köln) haben lange Jahre sinnlose Verwaltungsdinge getan und entsprechende
Kostenstellen („electronic media“) geführt. Dass es in diesem Bereich weder Kosten noch Erlöse gab,
hätte ein Blinder mit Krückstock gesehen … Auch die Kostenstelle „Schulung“ war neben der Kostenstelle „Produktverkauf“ kontraproduktiv, da die Schulung ja immer auf der gleichen Rechnung ausgewiesen wurde wie der Lizenzverkauf. Konsequenz: Seit vielen Jahren gibt es nur noch zwei Kostenstellen: work4all und Sonstiges.
Also: „Where‘s the beef?“, sagen die Amerikaner. Wo ist der Nutzen?
Ein aus unserer Sicht sinnvolles Beispiel:
Die Firma poin.t GmbH verkauft, entwickelt und implementiert seit 1990 bundesweit ein Softwareprodukt. Im Erlösbereich dreht sich alles um dieses Produkt, es bleibt also bei diesem einen Profitcenter. Im Kostenbereich ist es ähnlich, die üblichen Gemeinkosten müssen nicht durch eine entsprechende Kostenstelle nachgewiesen werden, da hierfür die Kostenkonten da sind.
Nun kommt das Jahr 2013: Die Firma poin.t gründet eine Zweigniederlassung in Berlin und eine in
München. Beide Niederlassungen verursachen Kosten in ähnlichen Bereichen wie die Zentrale in Köln,
die Erlöse werden ebenfalls deckungsgleich in allen Erlösarten (Softwareverkauf, Schulung, etc.)
erzielt. Die Zeit für entsprechende Kostenstellen/Profitcenter ist da!
Erlöskonten
Es wurde im letzten Abschnitt ja bereits erwähnt, dass neben den Profitcentern die Erlöskonten für
das Controlling sinnvoll sind. Erlöskonten heißen im Kontenplan der Datev „8400 Erlöse 19%“ oder
342
ähnlich. Sie sind also mit einem Steuersatz zwingend verbunden. Wenn Sie also weltweit Ihre Produkte verkaufen, haben Sie normalerweise mindestens 3 Erlöskonten, und zwar für Verkäufe in
Deutschland, EU-Länder und Non-EU-Länder.
Wenn es so ist, haben Sie dem Finanzminister seine Schuldigkeit getan, und Ihr Steuerberater hat
beim Buchen der Ausgangsrechnungen auch leichtes Spiel. Der gesamte Umsatz wandert meist auf ein
einzelnes Konto.
Das andere Extrem:
Sie haben bei Ihrer Geschäftsgründung alle möglichen Erlösarten mit Ihrem Steuerberater besprochen,
er hat im Detail viele Erlöskonten (ggf. mal drei wegen Ausland …) angelegt, und monatlich liefern
Sie zu jeder Rechnung noch ein Buchungsblatt mit dem entsprechenden Splitting mit, da der Steuerberater sich ja inhaltlich nicht auskennt.
Das ist mühsam und aufwendig, gelegentlich auch fehler- oder lückenhaft, und im Laufe der Jahre
stimmt das System auch oft nicht mehr und kann nur zum Jahreswechsel angepasst werden.
Deshalb:
Versuchen Sie ein halbwegs einfaches Erlöskontensystem zu finden und es in work4all an die Artikel
zu binden. Damit geschieht dann ein automatisches Splitting der Ausgangsrechnung nach den
entsprechenden Konten. Dieses Splitting kann man entweder auf der Rechnungskopie ausdrucken
oder es durch die Datev-Schnittstelle automatisch monatlich übergeben (Kapitel Schnittstelle Datev).
Die Ansicht für den Ausdruck des Buchungsstempels auf der Kopie der Ausgangsrechnung:
Über das Anlegen der Konten informiert Sie das Kapitel FiBu-Konten pflegen.
Kostenkonten
Kostenkonten (auch „Sachkonten“ genannt) sind das Pendant der Erlöskonten auf der Kostenseite.
Ein Beispiel ist bei uns das Kostenkonto „420 Büroeinrichtungen“. Die Buchungen in work4all sind
immer belegorientiert, es lassen sich also z.B. keine Umbuchungen vornehmen – dies müssen Sie direkt
in Ihrer FiBu tun.
Belege bei den Kosten sind immer die Eingangsrechnungen. Bitte lesen Sie das entsprechende Kapitel
im Handbuch.
Standard-Kontenrahmen SKR03 und SKR04
Die Datev stellt unterschiedlichste Standard-Kontenrahmen zur Verfügung. Je nach Branche oder Ausrichtung sind diese dann anders gestaltet. Auf Wunsch stellen auch wir diesen Standard-Kontenrahmen innerhalb von work4all bereit. Bitte sprechen Sie bei Bedarf gern mit unserem Support!
Nicht immer ist die komplette Übernahme aller ca. 800 Standard-Konten sinnvoll: Da wir ja nur belegorientiert Vorbuchungen durchführen, benötigen wir nur die benutzten für Sie relevanten Konten auf
der Kosten- und Erlösseite. Innerhalb des Programms führt die Liste aller Konten oft zu Unsicherheit –
die Bedienung wird nicht einfacher sondern schwieriger.
343
Kostenstellen anlegen
Als Administrator haben Sie Zugang zu den Generellen Einstellungen. Hier finden Sie unter Allgemeines
die Kostenstellen. Außerdem ist über das ERP-Menü ein direkter Zugang zu dieser Erfassungstabelle
möglich:
Es erscheint eine Tabelle mit folgenden Feldern:
Nummer
Sie benötigen zur Übergabe an die FiBu (z.B. die Datev) auf jeden Fall eine Nummer. In der Regel sind diese dort 4-stellig.
Bezeichnung
Die Bezeichnung ist frei wählbar.
Letzte
Nummer
Die Nummernvergabe von Rechnungen etc. geschieht in work4all normalerweise
über den Nummernkreis, und zwar über alle Kostenstellen hinweg. Bei Bedarf
können die Nummernkreise innerhalb der einzelnen Kostenstellen vergeben und
über dieses Feld eingegrenzt werden. Sollte dies erforderlich sein, wenden Sie sich
bitte an unseren Support.
Zusatz
Zusatzfeld fürs Reporting (z.B. für einen Buchstaben, der jeder Rechnungsnummer
vorangesetzt wird)
Deaktiviert
Es ist zwar möglich, Kostenstellen zu löschen, dies sollte jedoch nur dann geschehen, wenn keine Kosten oder Erlöse gebucht wurden oder der Nachweis nicht
mehr wichtig ist, z.B. wenn Ihre Buchhaltung diese Funktion übernimmt.
Die bessere Lösung ist das Deaktivieren der Kostenstelle. Sie kann dann auch nicht
mehr benutzt werden.
Kostenstellen zuordnen
In folgenden Auftragsformen lässt sich auf Dokumentebene eine Kostenstelle zuordnen:
-
Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift
Bestellung und Bedarfsanforderung
Produktionsauftrag
344
Zuordnung durch Klick auf das Wort Kostenstellen.
Diese Zuordnung führt zu folgendem Effekt: Alle vorhandenen Positionen des Dokuments werden
einzeln der Kostenstelle zugeordnet. Neue Positionen werden ebenfalls einheitlich der Kostenstelle
zugeordnet. Ändern Sie eine Kostenstelle innerhalb der Position, berührt das nicht die anderen
Positionen. Die unterschiedliche Zuordnung führt zu einem optischen Hinweis im Auswahlfeld.
Bei Eingangsrechnungen gibt es keine Zuordnung des Dokuments zur Kostenstelle. Jede einzelne
Buchungsposition wird einer Kostenstelle zugeordnet.
Bei Projekten wiederum ähnelt die Zuordnung der in Aufträgen: Das gesamte Projekt ist der Kostenstelle direkt zugeordnet. Bitte sprechen Sie mit uns, falls dies nicht Ihrer kaufmännischen Organisation
entspricht und es Ihnen damit unlogisch erscheint, z.B. wenn Sie Rechnungen für unterschiedliche
Kostenstellen innerhalb eines Projekts schreiben.
Kostenstellen innerhalb des Rechnungsausgangs- und -eingangsbuches
Die erfolgten Zuordnungen erlauben innerhalb des Rechnungsausgangsbuchs und des Rechnungseingangsbuchs ggf. eine Filterung. Die Einschränkung bezieht sich dabei auf die oben beschriebene
Problematik der Zuordnung auf Positions- oder Buchungsebene.
Haben Sie jedoch alle Aus- und Eingangsrechnungen komplett zugeordnet, lässt sich der Filter im
Kopfbereich der beiden Listen nutzen:
Kostenstellen-Statistik und -Controlling
Bitte lesen Sie die jeweiligen Kapitel zu diesen Themen.
345
Fibu-Konten pflegen
An drei Stellen unseres Programmes begegnen Ihnen Fibu-Konten:
-
beim Erfassen von Eingangsrechnungen
beim Buchen von Ausgangsrechnungen
beim Buchen der Zahlungen für Ein- und Ausgangsrechnungen
In diesem Kapitel erhalten Sie ein wenig Basiswissen über die Kontenbereiche sowie Informationen
zum Pflegen der Fibu-Konten.
Kontenbereiche
Unser Programm hält sich ja an vielen Stellen an die Vorgaben der DATEV, so auch im Wesentlichen in
den Kontenbereichen. Hier die Standard-Kontenbereiche, die über die Art des Fibu-Kontos Auskunft
geben:
-
Abgrenzungskonten
Anlage- und Kapitalkonten
Bestände an Erzeugnissen
Betriebliche Aufwendungen
Erlöskonten
Finanz- und Privatkonten
Sachkonten
Skonto-Ausgangskonto
Skonto-Eingangskonto
Vortragskonten/Statistische Konten
Die Konten werden dann selektiv nur noch an den Stellen gezeigt, wo sie Sinn machen:
-
Erlöskonten sind mit den Artikeln verknüpft und werden nur auf der Erlösseite (also etwa in Rechnungen) gezeigt.
Finanz- und Privatkonten dienen der Steuerung des Zahlungsverkehrs und erscheinen somit in der
Zahlungsmaske von Rechnungsein- und –ausgängen.
Gleiches gilt für die beiden Skonto-Kontenarten (diese Kontenbereiche kennt die DATEV übrigens
so nicht, wir benötigen die Zuordnungen jedoch für die Buchungsautomatik).
Im Bereich der Buchung von Kosten sind außer den Finanz- und Privatkonten, den Skonto-Konten
und den Erlöskonten alle anderen Konten zugelassen.
Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) werden an dieser Stelle nicht gepflegt, sondern in den
Nummernkreisen.
Aufruf der Kontenmaske
Mit entsprechenden Benutzerrechten lässt sich die Maske zur Pflege der Fibu-Konten an zwei Stellen
im work4all Schreibtisch starten:
Aus dem Datei-Menü oben links starten Sie die Generellen Einstellungen,
wechseln dann zu den Tabellen und dort innerhalb des ERP-Bereichs zu
den Fibu-Konten.
346
Fibu-Konten pflegen
Im separaten ERP-Menü finden Sie die Konten unter Stammdaten. Sie
landen dann sofort beim richtigen Unterpunkt der Generellen
Einstellungen.
Die Felder
Nachfolgend die wichtigsten Eigenschaften zur Handhabung der verfügbaren Felder:
Nummer
Konten-Nummer: Benutzen Sie den DATEV-Kontenrahmen SKR03 oder SKR04,
spielt die Anzahl der Stellen in der Kontennummer ggf. eine Rolle. Selbstverständlich sollten Sie jedes Konto nur einmal definieren.
Name
Die Kontenbeschriftung, die Sie in der Regel identisch mit der Beschriftung Ihrer
Buchhaltung führen. Sollte die Länge des dahinterliegenden Datenbankfeldes
nicht ausreichen, lässt sich die Länge verändern.
Um in den Änderungsmodus eines Feldes zu wechseln, tippen Sie entweder einfach los oder führen einen Doppelklick in die Zelle aus.
Art
Sie klicken auf die Schaltfläche rechts neben der Bezeichnung, um die Art des
Kontos zu definieren. Im Abschnitt Kontenbereiche werden diese erläutert.
Steuerschlüssel
Die zur Bestimmung der Vorsteuer/Umsatzsteuer vordefinierten Steuerschlüssel.
Für die Steuerschlüssel gibt es eine eigene Tabelle in den Generellen
Einstellungen.
Deaktiviert
Setzen Sie das Häkchen, um ein Konto aus der laufenden Buchungsliste verschwinden zu lassen. Bei Auswertungen erscheint das Konto ggf. dennoch. So
können Konten der Vorjahre komfortabel verwaltet werden. Das Löschen von
Fibu-Konten ist nicht möglich.
Automatikkonto
Automatikkonten sind in der Regel Brutto-Konten, die die Vorsteuer selbst
„managen“. So kann es nicht zu Cent-Differenzen kommen.
Anzahlungskonto
Wenn Sie Teil- und Schlussrechnungen über work4all erstellen, ordnen Sie hier
den Erlöskonten die Anzahlungskonten zu. Dann werden die Erlöse bis zur
endgültigen Schlussrechnung auf die Anzahlungskonten gebucht und erst
danach auf die eigentlichen Erlöskonten umgebucht (s. Kapitel
Anzahlungsrechnungen).
347
Fibu-Konten pflegen
Neue Konten anlegen und speichern
Um ein neues Konto anzulegen, blättern Sie bis zum Ende der Liste und legen in der Sternchen-Zeile
die Werte an:
Anschließend klicken Sie in eine beliebige andere Zeile. Der Eintrag wird beim Schließen der
Generellen Einstellungen gespeichert. Eine Abbrechen-Taste gibt es in dieser Maske nicht. Die
Änderungen werden mit dem Neustart des Programms aktiv.
348
Kassenbuch
Das Kassenbuch wird in fast jeder Firma unseres Landes geführt, manche Firmen verwalten auch
mehrere Kassenbücher. Dies geschieht monatlich, die zugehörigen Belege (Tankquittungen etc.)
werden meist auf einzelne Blätter geklebt und durchnummeriert.
In Bezug auf die Kasse gibt es seitens des Finanzamts einige Regeln und Pflichten, wie etwa die
Grundregel „Die Kasse darf nie ins Minus gelangen“.
Mit work4all lassen sich die Belege komfortabel erfassen, und somit ist dann auch dieser Teil der
Verwaltungsarbeit von einer Excel-Liste in die Datenbank transferiert.
Aufruf des Kassenbuchs
Innerhalb des ERP-Menüs finden Sie im Auftrags- und Rechnungswesen den gewünschten Unterpunkt.
Das Kassenbuch lässt sich auch über die Tastenkombination STRG + B („B“ für Bar-Kasse) aufrufen.
Anlegen der Kassen-Stammdaten
Bevor sich Belege buchen lassen, muss zunächst die Kasse selbst angelegt werden. Dieser Vorgang
kann nicht rückgängig gemacht werden, daher bitte nicht zum Testen benutzen. Klicken Sie in der
Maske auf die große Schaltfläche links oben:
Es erscheinen die entsprechenden Felder für die Bezeichnung (bitte wählen Sie einen kurzen Namen),
das Datum des Buchungsbeginns, die Währung (aktuell nur EUR möglich) und den Anfangsbestand:
349
Kassenbuch
Achtung!
Es ist nicht möglich, diese Daten nachträglich noch einmal zu ändern.
Speichern Sie anschließend die Kassen-Stammdaten. Der Name der Kasse wird auf die große Schaltfläche geschrieben. Damit erkennen Sie auch bei der Nutzung mehrerer Kassen, in welche Barkasse Sie
aktuell buchen.
Die zuletzt benutzte Kasse erscheint auch beim nächsten Aufruf der Maske.
Monat auswählen
Bitte wählen Sie zunächst den Monat, in dem die Belege erfasst werden sollen.
Bank-Auszahlungen buchen
Nun können Sie mit der Buchung von Belegen beginnen. Meist steht am Anfang des Vorgangs in der
Regel die Bankauszahlung (Sie holen Geld von der Bank). Hierfür klicken Sie auf die Neu-Schaltfläche
und anschließend auf den zweiten Menüpunkt:
Da Sie in der Regel viele Belege buchen, lohnt es sich sicher sich die Tasten für die wenigen
Funktionen einzuprägen:
-
F2 für einen normalen Ausgabe-Beleg
F3 für das Einzahlen von Geld in die Kasse
F10 für das Speichern der einzelnen Buchung
Nun also die Bankauszahlung. Es erscheinen im oberen Listenbereich die Eingabefelder in Form einer
Tabelle:
Der Beleg wird automatisch nummeriert. Die Nummer lässt sich manuell ändern, falls Sie ein anderes
System bevorzugen. Daneben sehen Sie die Spalten für die Bezeichnung sowie den Betrag der Bankauszahlung. Tragen Sie die Werte ein und speichern Sie die Zeile anschließend über F10 oder Klick auf
die Schaltfläche unterhalb der Tabelle.
Die gebuchte Zeile wird in die untere Tabelle übertragen.
350
Kassenbuch
Kategorien
Die beiden Spalten im Erfassungsbereich sind zwei freie Kategorien-Spalten. Hier
lassen sich Informationen komfortabel kategorisieren, ähnlich wie mit Buchungskonten (die Sie natürlich alternativ dafür benutzen können).
Beispiele hierfür sind „PKW“ etc.
Die beiden Spalten weisen die Eigenschaft „Autocomplete“ auf, zeigen also eine
Liste der bislang eingetragenen Texte.
Kostenkonto, Kostenstelle und Projekt
Diese drei Zusatzklassen sind verfügbar, jedoch standardmäßig nicht eingeschaltet. Bitte blenden Sie
sich die Spalten über die Schaltfläche Spalten ein-/ausblenden bei Bedarf ein. Diese Spalten weisen die
Eigenschaft „Autocomplete“ auf, zeigen also eine Liste der verfügbaren Konten bzw. Projekte.
Falls Sie einen Report (gegliedert z.B. nach den Projekten) benötigen, ist dies individuell über den
Reportgenerator möglich.
Belege buchen
Für Belege verfahren Sie fast identisch wie bei der Bankauszahlung: Klick auf Neu, dann den ersten
Menüpunkt (oder F2). Anschließend die Einträge in die Erfassungszeile. Nun tragen Sie die Beträge
natürlich in die Spalte Ausgabe ein.
Die Belegnummerierung fährt bei der begonnenen Nummerierung fort.
Mehrfachbelege
Erhalten Sie vom Mitarbeiter eine Belegsammlung, die in der Kasse unter einer Nummer erscheinen
soll, so ist auch dies möglich. Erfassen Sie bitte wie gewohnt den ersten Beleg. Nun speichern Sie den
Beleg jedoch nicht, sondern drücken ein weiteres Mal F2. Es erscheint eine zweite Zeile zur gleichen
Belegnummer. Dies führen Sie beliebig oft fort und speichern zum Schluss mit F10.
Buchungen ändern
Per Doppelklick auf eine Buchungszeile in der unteren Tabelle wird diese in den oberen Bereich
übertragen. Sie können Änderungen vornehmen und anschließend die geänderte Buchung erneut
speichern.
351
Kassenbuch
Weitere Erläuterungen
Hierfür markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken die
Löschen-Schaltfläche. Handelt es sich um einen Mehrfachbeleg,
werden alle Belege mit der gleichen Nummer gelöscht.
Dieser Vorgang nummeriert alle Belege chronologisch neu durch.
Für Mehrfachbelege …
… ist das nicht möglich, da diese ja ggf. unterschiedliche Datumswerte aufweisen. Sie müssten in diesem Fall manuell neu
nummerieren.
Navigation:
Die Kasse ist immer einem Buchungsmonat zugeordnet. Navigieren
Sie vor- oder rückwärts, wenn Sie Belege für einen anderen Monat
einsehen, ändern oder erfassen möchten.
Sie können auch hier direkt Aufgaben anlegen, z.B. zum Geld holen.
Über das Drop Down Menü lassen sich Spalten ein- bzw. ausblenden.
Excel-Export:
Die Buchungstabelle kann mit einem Klick exportiert werden.
Der Übertrag aus dem letzten Monat bzw. der Anfangsbestand der
Kasse im ersten Monat.
Im unteren Bereich werden Plus und Minus getrennt ausgewiesen
und der Kassenbestand wird aus Übertrag, Summe der Einnahmen
und Summe der Ausgaben errechnet.
Ausdruck des Kassenbuchs
Wie gewohnt befindet sich das Formular zum Ausdruck in der Registerkarte Datei:
Sollte kein Formular erscheinen, so ist die Crystal-Report-Vorlage nicht vorhanden oder wurde nicht in
den Reporteinstellungen hinterlegt. Sprechen Sie dann bitte mit Ihrem Administrator oder mit unserem Support.
Der Ausdruck kann mit Hilfe des Reportgenerators selbstverständlich an Ihre Wünsche angepasst
werden.
352
Reisekostenabrechnung
Der Gesetzgeber bzw. das Finanzamt verlangt bei Reisekostenabrechnungen die Einhaltung strikter
Regeln. Das ist so vielfältig, dass es hierfür spezielle Programme mit Abrechnungssätzen, Verbindungen zu Firmenfahrzeugen etc. gibt.
So kompliziert haben wir es nicht gemacht. Unsere Reisekostenabrechnung beinhaltet die einfachen
Dinge für 90 % aller Abrechnungen, übernimmt die Daten jedoch dann direkt als vorerfasste Reisekostenabrechnung in die Eingangsrechnungen.
Das Modul ist für den Reisenden selbst verfügbar – erleichtert also die Abläufe erheblich. Die Reisekostenabrechnung ist ein Zusatzmodul und nicht im Standardumfang enthalten.
Mitarbeiter/Lieferant
Der Reisende ist zwar in der Regel ein Mitarbeiter, aber aus Sicht der Kosten ist er ein Lieferant. Er
liefert „eine Reise“, daher erfassen Sie ihn einerseits als Mitarbeiter und andererseits mit seiner Privatanschrift als Lieferant. Verknüpfen Sie anschließend die beiden Datensätze innerhalb der Mitarbeitermaske:
Termine als Basis der Reisekosten
Wir haben Ihnen die Arbeit leichtgemacht, damit Sie unser Programm auch umfassend benutzen. 
Konkret: Aus einem Termin kann man eine Reise generieren, ohne viel nach zu erfassen. Folgende
Empfehlungen gelten in diesem Zusammenhang:
-
Verknüpfen Sie die Termine unbedingt mit dem besuchten Kunden oder dem besuchten Lieferanten.
Nutzen Sie das automatische Generieren der Kurzbezeichnung:
-
Über diese Automatik stellen Sie sicher, dass alle Termine einheitlich formatiert werden und der
Kundenname auch in der Kurzbezeichnung erscheint. Dieser Text wird dann zum Titel Ihrer Reise.
Tragen Sie die Termine vollständig ein (Ort, Uhrzeiten etc.).
353
-
Unterscheiden Sie über den Status der Termine z.B. die Inhouse-Termine von den Vor-Ort-Terminen. So finden Sie die relevanten Termine in der Liste schneller.
Eine neue Reisekostenabrechnung über den Terminkalender erstellen
Diese Methode ist bei guten Termindaten sicher die schnellste. Sie wechseln zum Kalender, markieren
den Termin (ist auch für Kollegen möglich) und klicken dann auf das Flugzeug-Symbol in der
Kopfleiste:
Wurde zum ausgewählten Termin bereits eine Reisekostenabrechnung erstellt, erkennen Sie das am
gleichen Flugzeug-Symbol innerhalb des Termins:
Eine neue Reisekostenabrechnung über die Terminliste erstellen
Der Autor dieser Zeilen zählt sich in puncto Reisekostenabrechnung eher zu den faulen Menschen –
im Extremfall also nur eine einzige Abrechnung im ganzen Jahr. In dieser Konstellation ist es wichtig,
rückwirkend den Überblick zu behalten:
„Wo war ich am 22. Juni? Und wie lange?“
Eventuell hilft Ihnen bei diesen Fragen die Liste der Reisen mehr als der monatliche Terminkalender.
Führen Sie einen Rechtsklick auf dem leeren Schreibtisch aus, und rufen Sie die Terminliste auf.
In den ersten beiden Spalten der Liste finden Sie Informationen zum Abrechnungsstatus sowie zur
Dauer der Termine. Das blaue Symbol zeigt, dass dieser Termin bereits abgerechnet wurde.
Auch hier finden Sie in der Kopfleiste das Symbol für die Reisekosten-Funktionen:
Mit einem Klick können Sie auf alle eigenen Termine ohne Reisekostenabrechnung filtern. Nutzen Sie
zusätzlich den Filter Art im Kopfbereich der Liste, um z.B. nur die Vor-Ort-Termine zu sehen.
Ein kleines Problem ist dabei im Moment nicht zu beheben: Besteht eine einzelne Reise (= Reisekostenabrechnung) aus mehreren Terminen, so ist das Symbol nur dem ersten Termin zugeordnet.
Mittelfristig wird es hier eine Erweiterung geben.
354
Eine neue Reisekostenabrechnung über den Lieferanten-Schreibtisch erstellen
Falls Sie im Schreibtisch bei aufgerufenem Lieferanten das Infofenster Reisekostenabrechnung nicht
finden, hat das entweder mit fehlenden Modul zu tun, oder das Fenster ist ausgeblendet bzw. noch
nicht eingerichtet. Im letzten Fall wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator!
Ist das Fenster zu sehen, so legen Sie wie gewohnt eine neue Reisekostenabrechnung über das PlusSymbol an. In diesem Fall ist die Abrechnung mit keinem Termin verknüpft.
Art der Reisekostenabrechnung
work4all bietet Ihnen zwei Varianten von Abrechnungen:
-
die Standard-Abrechnung in Verbindung mit einer Reise
und die Abrechnung von Belegen ohne Reise.
Beide Varianten lassen sich bei der Neuerstellung innerhalb der Maske über die Kopfleiste schalten:
Die Standard-Reisekostenabrechnung
Hier die Informationen zu den einzelnen Feldern und Funktionen im Register:
Funktionen der Kopfleiste
Beim Speichern werden Sie gefragt, ob Sie den Status der Abrechnung von
vorerfasst auf abgeschlossen ändern möchten. Ist die Abrechnung abgeschlossen, kann sie von der Buchhaltung als Eingangsrechnung gebucht
werden. Für Sie selbst ist die Abrechnung danach nicht mehr änderbar.
355
Diese Standard-Funktion ist wie in anderen Masken nutzbar.
Der Beleg durchwandert mehrere Status: zunächst die Vorerfassung, dann
der Abschluss der Vorerfassung, dann die Buchung seitens der Buchhaltung.
Solange der Beleg nicht gebucht ist, kann man den Status auch noch zurücksetzen und somit Änderungen durchführen.
Allgemeines und Zuordnungen
Leistungsdatum
Das Datum wird automatisch gesetzt. Beim Anlegen der Reisedaten wird das
Leistungsdatum auf den Ultimo (letzter Tag) des Monats gesetzt. So lassen
sich später alle Kosten eines Monats komfortabel zusammen ausdrucken. Sie
können das Leistungsdatum natürlich auch manuell verändern.
Nummer
Die laufende Nummer der Reisekostenabrechnung
Erfasser
Ihr Name
Reisezweck
Der Reisezweck erscheint im Infofenster auf dem Schreibtisch. Er wird ggf.
aus dem Termin automatisch generiert.
Reisender
Der Lieferant/Mitarbeiter
Kostenträger/Projekt
Die Zuordnung zum Projekt
Projektvorgang
Falls Sie Ihre Projekte in einzelne Vorgänge unterteilen, lässt sich dies hier
zuordnen.
Reisedaten
Kontaktbericht
Wählen Sie eventuell hier einen dem Kunden zugeordneten Kontaktbericht
bzw. Besuchsbericht aus.
Land/Ort
Das bereiste Land hat Einfluss auf die Abrechnungssätze.
Beispiel: In der Schweiz erhalten Sie bei einer Abwesenheit von 24 Stunden
42 €, in Deutschland 24 €. Diese Sätze sind in den Generellen Einstellungen
bei den Angaben für die Länder hinterlegt und ggf. dort änderbar.
Der Ort erscheint später auch auf dem Ausdruck, ist also ggf. wichtig für den
Nachweis der Fahrt bzw. der Anzahl der km.
Bedarfsanforderung
Im Vorfeld der Reise kann eine entsprechende Genehmigung über eine
Bedarfsanforderung geschehen. Hier finden Sie die Zuordnung.
Kostenstelle
Ordnen Sie hier ggf. eine Kostenstelle zu.
Reisebeginn/-ende
Diese Datumsfelder werden bei der Übernahme aus einem Termin vorgeschlagen, sind aber natürlich selten richtig eingestellt. Wann die Reise beginnt und wann sie endet, das entscheidet evtl. ein Stau. Pflegen Sie die tatsächlichen Werte für Datum und Uhrzeit bitte manuell. Die Aufteilung in
Tage und Stunden sowie die Kategorisierung bei den Verpflegungsmehraufwendungen erfolgt dann automatisch.
356
Reisedaten
Anhand der gerade eingegebenen Daten wird die zweite Registerkarte so weit möglich automatisch
ausgefüllt. Hierzu einige Erklärungen, obwohl wir natürlich keine steuerberatende Funktion
einnehmen können:
Übernachtungskosten:
Geben Sie die Anzahl der
Übernachtungen und den
Bruttopreis ein.
Fahrtkosten:
Die Kosten für das Bahn- oder
Flug-Ticket bzw. den Mietwagen.
Bei Fahrten mit dem eigenen
PKW tragen Sie die Anzahl der
gefahrenen km ein. Die kmPauschalen pflegen Sie als
Administrator in den Generellen
Einstellungen unter Werte:
-
Reisekosten, Preis km
Reisekosten, Preis km
Mitfahrer
Verpflegungsmehraufwendungen:
Aufgrund der Reisedaten im
Register Allgemeines werden die
Verpflegungspauschalen
automatisch berechnet. Bei
Anzahl Frühstück tragen Sie ein,
wie oft Sie im Hotel gefrühstückt
haben. Dann wird der gesetzlich
vorgeschriebene Abzugsbetrag
automatisch errechnet.
Nebenkosten:
Für maximal drei Belege können
hier die Bruttowerte eingegeben
werden. Möchten Sie weitere
Belege erfassen, lässt sich das
über die Funktion Belege ohne
Reise regeln, z.B. Tankbelege
vom Firmenfahrzeug, ParkGebühren.
Sachbezug:
Hierbei handelt es sich um einen
Abzug aufgrund eines
gewährten Sachbezugs an den
Reisenden, z.B. die Einladung
zum Abendessen.
357
Reisekosten-Übersicht
Auf dem Schreibtisch rufen Sie die Übersicht der Reisekosten-Abrechnungen auf. Klicken Sie dazu
beim jeweiligen Lieferanten auf das Wort Reisekostenabrechnung.
Die Liste weist die Ihnen bekannten Funktionen (Neu, Öffnen, Löschen etc.) in der Kopfleiste auf.
Auch das Filtern auf einzelne Mitarbeiter/Lieferanten sowie Zeiträume ist möglich.
Die Schriftfarbe der einzelnen Zeilen ist in der Fußleiste erklärt. Hierbei ist es natürlich auch möglich,
nur mit den ersten beiden Zuständen zu arbeiten, sofern die Buchhaltung nicht ins Thema eingebunden ist. Nutzen Sie dazu den Filter Status im Kopfbereich der Liste.
Über die grüne Schaltfläche Abrechnung können Sie markierte Reisekostenabrechnungen zu einer
Eingangsrechnung umwandeln. Der Reisekostenkurzbericht wird automatisch als .pdf zur
Eingangsrechnung hinzugefügt. Bei Klick auf den Button Abrechnung stehen Ihnen verschiedene
Optionen zur Verfügung:
Einzelabrechnung
Wandelt aus einer Reisekostenabrechnung auch jeweils eine
Eingangsrechnung.
Sammelabrechnung
Wandelt aus mehreren markierten Reisekostenabrechnungen eine
Eingangsrechnung.
Eingangsrechnung nach
der Wandlung öffnen
Öffnet die Eingangsrechnung nach dem Wandeln.
Lieferant für Abrechnung
auswählen
Sie können einen anderen Lieferanten auswählen, als der
Reisekostenabrechnung zugeordnet ist.
358
Ausdruck von Listen/Berichten
Der Ausdruck erfolgt über Crystal Report Formulare. Hier liefern wir zwei unterschiedliche Basisformulare aus, die sich beliebig verändern/erweitern lassen:
-
das Reisekostenbericht Formular für eine einzelne Reise und zusätzlich
den sog. Reisekosten-Kurzbericht als Übersicht aller Reisen eines Mitarbeiters in einem bestimmten
Zeitraum
Tragen Sie die Reports bitte unter Extras > Administration > Verwaltung von Reports und ExcelAuswertungen im Unterpunkt Reisekostenabrechnung wie folgt ein:
Damit erscheinen diese Druckvorlagen in der Liste der Reisekostenabrechnungen oben links im DateiMenü:
Beim Aufruf der Reports werden Sie aufgefordert, den gewünschten Zeitraum vorzugeben:
Beispiel für Kurzbericht:
359
Beispiel für Reisekostenbericht:
360
Online-Banking
Vielleicht nutzen Sie bereits die seit Jahren integrierte DTA-Schnittstelle von work4all Diese
erlaubt das Erstellen von Datenträger-Austausch-Dateien, mit deren Hilfe Sie Zahlungen,
Überweisungen und Lastschriften erstellen können.
Neu sind nun folgende Funktionen:
-
Das Holen von Kontoauszügen (man nennt es in der Bank-Sprache „Umsätze“) und das
damit verbundene Ausziffern der Offenen Posten, d.h. die Zahlungen werden verbucht.
-
Das komfortable Zahlen von einzelnen Eingangsrechnungen.
HBCI und FinTS
„Homebanking Computer Interface (HBCI) ist ein offener Standard für den Bereich Electronic Banking
und Kundenselbstbedienung. Er wurde von verschiedenen Bankengruppen in Deutschland entwickelt
und vom Zentralen Kreditausschuss beschlossen. HBCI ist eine standardisierte Schnittstelle für das
Homebanking. Dabei werden Übertragungsprotokolle, Nachrichtenformate und Sicherheitsverfahren
definiert.“
Quelle: Wikipedia
FinTS ist die Weiterentwicklung von HBCI mit entsprechender Verbesserung der Sicherheitsmerkmale.
Wir unterstützen in work4all beide Standards.
Konkret …
Sie sprechen mit Ihrer Bank (oder Ihren Banken) und lassen sich für HBCI/FinTS freischalten. Sie erhalten entsprechende Schreiben und schließlich ein von dieser Bank empfohlenes oder von Ihnen gewünschtes Verfahren. Hier die derzeit aktuellen Varianten:
-
RSA-Schlüsselmedium: Auf einem USB-Stick (Beispiel) wird eine Schlüsseldatei erzeugt und bei
-
RSA-Chipkarte: Ähnliches Verfahren, aber alles befindet sich auf der Chipkarte. Sie benötigen
-
PIN/TAN
jedem Zugriff abgefragt.
das zusätzliche Lesegerät.
Wir setzen bei den nachfolgenden Erklärungen voraus, dass diese technische Einrichtung in Abstimmung mit Ihrer Bank und Ihrem Systemverwalter geschehen ist. Unser Support kann in diesen Dingen
nur oberflächlich beraten.
Integration
Unser Online-Banking integriert sich an unterschiedlichen Stellen des Programms:
-
Bei offenen Eingangsrechnungen lässt sich diese einzelne Rechnung vom Schreibtisch aus zur
Zahlung aufrufen (rechte Maustaste auf der zu zahlenden Zeile).
Gleiches gilt für das Rechnungseingangsbuch. Hier steht eine zusätzliche Schaltfläche zur Verfügung.
Der Aufruf der Maske zum Ausziffern von offenen Posten lässt sich ebenfalls über die Schaltfläche des Rechnungsein- oder –ausgangsbuchs aufrufen. Als Kurztaste im Schreibtisch lässt
sich STRG-O anwenden (O für Online-Banking) und außerdem im ERP-Menü.
361
Online Banking
Ausziffern von Offenen Posten
Dieses Thema ist seit vielen Jahren ein viel diskutiertes, was im Wesentlichen daran liegt, dass hier oft
Redundanzen in der Arbeit und der Datenspeicherung auftreten:
Die Bankauszüge werden meist mit Hilfe der Fibu (z.B. Datev) eingelesen und verbucht. Dies führt
aber dazu, dass work4all von diesen Zahlungseingängen nichts weiß. Eine Schnittstelle vom
Buchhaltungsprogramm zum ERP ist logisch schwierig und wurde deshalb von uns auch nicht umgesetzt. Die Schnittstelle zur Buchhaltung ist zwar vorhanden, in diesem Fall aber vom Buchhalter meist
nicht gewünscht (der Vorgang „Bank buchen“ wird unterbrochen).
So blieb meist kein anderer Weg als eine doppelten Buchung: in work4all und in der Buchhaltungssoftware.
Mit Hilfe des Online-Zugangs von work4all ist diese doppelte Buchung nun um einiges einfacher: Die
meisten Buchungen werden automatisch erkannt und ausgeziffert.
Starten Sie nun den Vorgang aus dem Rechnungsbuch oder mit Hilfe der Tasten STRG-O im Desktop.
Um den Vorgang fortzusetzen, benötigen Sie zunächst die Zugangsdaten Ihrer Bank. Auf der linken
Seite der Maske erscheinen später alle von Ihnen verwalteten Konten (ggf. auch Ihre privaten) – man
spricht in diesem Zusammenhang von Bankkontakten. Ein Bankkontakt kann dabei auch mehrere
Konten beinhalten.
Klicken Sie auf den Link Konten verwalten um den Dialog zu öffnen:
362
Online Banking
Die nachfolgenden Schritte sind selbsterklärend, wenn Sie die entsprechenden Zugangs-Dokumente
der Bank oder das entsprechende Zusatzgerät zur Hand haben:
Starten Sie den Vorgang des Einrichtens eines neuen Kontakts.
Wählen Sie das PIN/TAN-Verfahren.
Geben Sie 30060601 als BLZ ein.
Die Kontonummer lautet 0001956434. Erscheint die Frage
nach der Internet-Seite, geben Sie folgende Seite an:
https://hbcibanking.apobank.de/onlinebankingapo/loginDemoFormAction.do
Das TAN-Listen-Verfahren ist Standard.
Geben Sie nun dem Zugang einen sprechenden Namen.
Fertig. Diesen Demozugang können Sie unbedenklich benutzen, um die weiteren Funktionen zu
testen. Es geschieht keine Transaktion, keine Angst. Auch Umsatzdaten können abgeholt werden.
Wenn Sie nach einer TAN gefragt werden, geben Sie eine beliebige 5-stellige Zahl ein.
Umsätze holen
In der Kopfleiste lässt sich der Zeitraum für die zu holenden Umsätze einstellen. Die Voreinstellung
lautet auf die letzten 7 Tage.
Anschließend können Sie den eigentlichen Vorgang starten, dabei erscheint ggf. ein Sicherheitsdialog,
der Ihre PIN abfragt. Dann erscheinen in der Tabelle alle Umsätze des ausgewählten Zeitraums:
363
Online Banking
Hier einige Erklärungen zu den Daten:
-
-
Es gibt negative (rote) und positive (schwarze) Buchungen. Bei den späteren Zuordnungen
nehmen wir an, dass es sich um sog. kreditorische (Lieferantenrechnung wurde bezahlt) und
debitorische (Kunde hat bezahlt) Buchungen handelt. Genaueres sagt der Textschlüssel aus.
Der Empfänger/Absender sowie der Verwendungszweck ist ein mehrzeiliges Feld, deshalb
lässt sich die Zeilendarstellung 1-, 2- oder 3-stellig voreinstellen.
Die weiteren Spalten im rechten Bereich („Vorschlag“) spielen erst nach dem nächsten
Arbeitsschritt eine Rolle.
Umsätze automatisch analysieren
Klicken Sie nun zunächst auf die Schaltfläche Umsätze analysieren, um die gewünschte automatische
Zuordnung zu erreichen. Der Vorgang kann etwas dauern, der Fortschritt wird Ihnen jedoch dabei
angezeigt. Nach folgenden Regeln geschieht die automatische Zuordnung:
-
-
Wichtigstes Merkmal ist der gezahlte Betrag. work4all versucht einen Offenen Posten in der
exakten Höhe zu finden.
Bei gezahlten Ausgangsrechnungen versucht das Programm, die Rechnungsnummer im
Verwendungszweck zu finden. Stimmen diese beiden Dinge überein, wird der Vorschlag
gezeigt.
Bei von Ihnen gezahlten Eingangsrechnungen wird ebenfalls nach der Summe verglichen,
anschließend wird jedoch das (unsichtbare) Bankkonto mit den eigenen Daten verglichen.
Erfolgte die Zahlung über work4all, ist das ein sehr sicherer Weg. Auch über andere
Zahlungswege (z.B. die Zahlung über das Web-Interface der Bank) wird das gleiche Ergebnis
zeigen.
Andere Vergleiche finden nicht statt (Kundennummer etc.), allerdings können Sie anschließend
manuell in den Vorgang eingreifen. Das Ergebnis zeigt sich in grün, wenn Vorschläge gefunden
wurden:
364
Online Banking
Umsätze manuell zuordnen
Nicht alle Zeilen werden automatisch Ihr Deckelchen finden, und manchmal möchten sie ggf. auch
einzelne Zeilen aus der Automatik entfernen. Deshalb greifen Sie nun manuell in den Vorgang ein.
Klicken Sie in eine einzelne Zeile.
Vor dem Feld Vorschlag erscheint eine kleine graue Schaltfläche. Klicken Sie diese an, öffnet sich eine
Liste mit möglichen „Kandidaten“ zu diesem Datensatz:
Es werden alle Offenen Posten gezeigt, für die dieser Betrag eine Teilzahlung darstellen könnte. Da
man (z.B. bei Mietzahlungen) durchaus von 12 Teilzahlungen ausgehen kann, werden alle Beträge bis
zum 12-fachen der gezahlten Summe gezeigt. Die Beträge sind nach Summe absteigend sortiert,
damit Sie sich schnell zurechtfinden.
Zur Übernahme einer einzelnen Zeile wählen Sie per Mausklick aus. Befindet sich die Summe dabei im
3-%-Skontobereich, fragt work4all Sie, ob der Restbetrag automatisch als Skonto verbucht werden
soll:
Ansonsten handelt es sich um eine Teilsumme des Gesamtbetrags.
Auszifferungen speichern
Haben Sie alle Einträge kontrolliert und ggf. manuell Korrekturen oder Ergänzungen vorgenommen,
schließen sie den Vorgang über die Schaltfläche Auszifferungen speichern ab. Es wird noch einmal
gefragt, aber der Vorgang kann anschließend nicht mehr rückgängig gemacht werden!
365
Online Banking
Sonstige kleine Hilfen
Haben Sie Ihre Kreditoren- und Debitoren-Buchhaltung getrennt, lassen
sich die Daten auch entsprechend in work4all getrennt bearbeiten.
Filtern Sie zu diesem Zweck auf aus- oder eingehende Beträge.
Möchten Sie nach dem automatischen Buchungsvorgang einzelne Zeilen
kontrollieren, so blenden Sie die bereits gebuchten Positionen aus.
Alle Spalten haben eine manuelle Sortierfunktion, wenn Sie oben rechts
entsprechend klicken.
p
Einzelüberweisungen
Neben dem Ausziffern von Offenen Posten lassen sich über das work4all Online-Banking komfortabel
Einzelüberweisungen durchführen. Der Aufruf der Überweisung geschieht entweder aus der
Rechnungsliste (Rechnungseingangsbuch) oder aus dem Schreibtisch heraus (rechte Maustaste auf
einer offenen Eingangsrechnung).
Das Überweisungsformular entspricht in etwa den Papierformularen, die Sie von Hand auf der Bank
ausfüllen können. Es sind zwei unterschiedliche Formulare verfügbar:
366
Online Banking
-
-
Überweisung/Zahlschein: Dieses altbekannte Formular wird vermutlich ab Herbst 2015 durch
das SEPA-Überweisungsformular ersetzt. Es ist nur innerdeutsch zu benutzen und funktioniert
mit Kontonummer und Bankleitzahl.
SEPA-Überweisung: Hier werden anstatt Kontonummer und Bankleitzahl nun IBAN- und BICNummern benutzt.
Die Daten für diese Formularunterschiede werden aus den Stammdaten des Lieferanten gezogen. Sie
können vor dem Ausführen der Überweisung zwischen den Überweisungsarten umschalten. Fehlen
Bankverbindungsdaten, so lassen diese sich durch Klick auf den Link
ergänzen oder ändern. Wurden mehrere Bankverbindungen für den ausgewählten Lieferanten hinterlegt, lässt sich die Bankverbindung durch Klick auf diesen Link ändern.
Der Verwendungszweck hat je nach Überweisungsart unterschiedliche Längen, in SEPA 140 Zeichen.
Darüber hinaus kann der Inhalt der beiden Zeilen im Kopf der Maske eingestellt werden. Es sind
mehrere unterschiedliche Varianten kombinierbar:
Bitte beachten Sie, dass SEPA nicht alle Zeichen (zum Beispiel auch nicht das €-Zeichen) zulässt,
deshalb sehen die tatsächlichen Kontoauszüge später ggf. etwas merkwürdig aus. Auch die
Zeilenumbrüche sind nicht in SEPA übermittelbar, was zu weiterem Buchstabensalat führt.
Freigaben, Sperren und Beschränkungen
In der Kopfleiste erscheint eventuell ein Hinweis, dass die Eingangsrechnung noch nicht genehmigt
wurde oder das sie gesperrt ist. Hier die aktuellen Sperrvarianten:
Buchhaltungssperre
Wird aktiviert, wenn Sie in der Eingangsrechnung genau diesen Schalter
setzen. Eine Überweisung ist dann nicht möglich, die Buchhaltungssperre
muss zunächst entfernt werden.
Freigabe
Die fehlende Freigabe führt lediglich zu einem Hinweis, hält den
Vorgang aber nicht auf.
Zahlungsart
Bei den beiden Zahlungsarten Lastschrift und Bankeinzug (diese müssen
genau so heißen, damit das funktioniert) ist eine Ausführung der
Überweisung ebenfalls nicht möglich.
Zahlungslauf
Befindet sich die Eingangsrechnung in einem Zahlungslauf (also DTA), ist
es ebenfalls nicht möglich, eine Einzelüberweisung zu tätigen.
Sie (der Administrator) können manuell eine hausinterne Sperrsumme
festlegen. Klicken Sie auf das Symbol, um diesen Wert festzulegen.
367
Online Banking
Die Einzelüberweisung ausführen
Sind alle Daten im Formular korrekt, klicken Sie die Schaltfläche Ausführen an. Je nach Sicherheitseinstellung werden Sie nun nach einer TAN gefragt. Viele andere Varianten sind inzwischen auf dem
Markt. Wir verweisen an dieser Stelle auf die Beratung Ihres Bankinstituts.
Die Zahlung kann nach Rückfrage nun auch zur Auszifferung des Offenen Postens führen. Möchten
Sie Ihre Zahlungen lt. Kontoauszug ausziffern, warten Sie bitte die Buchung auf den Umsätzen ab,
und verfahren Sie, wie am Anfang des Kapitels beschrieben.
368
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer überprüfen
Machen Sie mit ausländischen Firmen Geschäfte, kann es Ihnen passieren, dass diese Firma im Sinne
der Umsatzsteuer nicht ganz korrekt vorgeht. Davor sollten Sie sich schützen, und eine
rechtsverbindliche Auskunft über das Bundeszentralamt für Steuern einfordern.
Dies geht mit work4all mit einem einzigen Klick. Am nächsten Tag erhalten Sie Post vom Amt.
Die Erklärung aus Wikipedia
„Ob eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gültig ist, kann durch das MwStInformationsaustauschsystem (MIAS) der Europäischen Kommission geprüft werden.[2] Bei Zweifeln
an der Gültigkeit einer Umsatzsteueridentifikationsnummer ist eine qualifizierte Anfrage an das
Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu stellen, das bestätigt, ob die
Umsatzsteueridentifikationsnummer gültig ist und dem angegebenen Unternehmer zuzuordnen
ist.[3] Es gibt auch die Möglichkeit, sich mehrere Umsatzsteueridentifikationsnummern in einer
Anfrage bestätigen zu lassen. Es ist jedoch darauf zu achten, dass diese Angebote von privaten,
teilweise nicht eindeutig identifizierbaren Anbietern stammen.[4] Die deutsche Rechtsprechung hat
bisher nur Fälle zum Vertrauensschutz bei innergemeinschaftlichen Lieferungen zu entscheiden
gehabt, bei denen eine Bestätigung des Bundeszentralamt für Steuern vorlag.[5]“
So geht‘s
Um mit work4all eine USt-IdNr. Zu überprüfen, müssen Sie diese natürlich zunächst eingeben. Klicken
Sie anschließend auf das Symbol mit dem Bundesadler.
Ihre Anfrage wird nun online überprüft und Sie erhalten auch sofort eine Rückmeldung. Zum Beispiel:
Post vom Tiger
Am nächsten Tag erhalten Sie Post vom Bundeszentralamt für Steuern. Die Anfragen werden
tageweise gesammelt, also maximal ein Brief pro Tag. Es entstehen keine Kosten.
Hier ein Beispiel für ein solches Schreiben:
369
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer überprüfen
Idealerweise gibt es in diesem Schreiben viermal A.
370
Zahlungsläufe für SEPA-Sammler Version 2
Da work4all eine „lebendes“ Stück Software ist, ist es ständiger Veränderung unterworfen, d.h.
Programmteile werden überarbeitet und angepasst. In manchen Fällen muss man aber reinen Tisch
machen und programmiert einen Programmteil neu. So wie in dem Fall des „SEPA-Moduls“. Hier
haben diverse gesetzliche Änderungen dazu geführt das die bisherige Version des Moduls durch ein
neues abgelöst wird. Um Brüche in bestehenden Arbeitsabläufen zu vermeiden, stehen eine gewisse
Zeit beide Module (das alte und das neue) zur Verfügung.
SEPA Sammelüberweisungen sind der Nachfolger der alten DTA-Schnittstelle zwischen Firmen und
Banken. Beide Schnittstellen dienen dazu gesammelte Überweisungen/Lastschrifteinzüge an Ihre Bank
zu übermitteln. Mit unserem Modul haben Sie außerdem die Möglichkeit einzelne Rechnungen für
die Überweisung zu sperren und alle Rechnungen innerhalb eines „Sammlers“ per Klick als „Bezahlt“
zu kennzeichnen. Das Genehmigungsverfahren von Eingangsrechnungen ist ebenfalls in das Modul
integriert.
Das neue SEPA/DTA2 Modul aktivieren
Öffnen Sie über die Schaltfläche Datei die Persönlichen Einstellungen und aktivieren Sie das Häkchen
SEPA/DTA2 nutzen.
Das Konzept
Um gesammelte Überweisungen/Lastschrifteinzüge an Ihre Bank zu übermitteln (z.B. Online oder über
ein Banking-Software) erstellen Sie zunächst einen sogenannten Zahlungslauf mit allen Rechnungen
die man übermitteln möchte. Anschließend kann man aus diesem Zahlungslauf eine Übergabedatei
(XML) erstellen die man an die Bank übermittelt. Ist man 2-3 Tage später anhand des Kontoauszuges
sicher dass die Übermittlung erfolgreich war bucht man per Knopfdruck alle Rechnungen des
Zahlungslaufes, d.h. sie werden als bezahlt gekennzeichnet.
Einen Zahlungslauf erstellen
Klicken Sie im Schreibtisch von work4all auf die Registerkarte ERP/QS. Klicken Sie nun unten links auf
Auftrags- und Rechnungswesen.
Hier müssen Sie sich nun für eine Variante entscheiden:
SEPA/DTA Kunden
Lastschrifteinzug von Kunden-Ausgangsrechnungen
SEPA/DTA Lieferanten
Überweisen von Lieferanten-Eingangsrechnungen
371
Klicken Sie eine von beiden Optionen an öffnet sich die Liste der Zahlungsläufe:
Die Buttons im Detail:
Erstellt einen neuen Zahlungslauf um eine SEPA-Sammler-Datei zu erzeugen.
Deaktiviert. Wird bei SEPA/DTA2 nicht unterstützt.
Deaktiviert. Wird bei SEPA/DTA2 nicht unterstützt.
Hier können Sie sich Alle Zahlungsläufe oder nur einen Monat anzeigen lassen.
Die Monatsauswahl hat nur Auswirkungen wenn Sie den Zeitraum auf einen
Monat eingegrenzt haben.
Öffnet einen bestehenden Zahlungslauf, dies geht auch per Doppelklick auf die
Zeile.
Benennt Sie einen Zahlungslauf um
Löscht einen Zahlungslauf. Dies ist nur möglich solange der Zahlungslauf noch
nicht gebucht ist.
Außerdem ist ein Export nach Excel möglich.
372
Einen Zahlungslauf bearbeiten und eine Exportdatei erstellen
Die folgenden Erläuterungen beziehen sich auf das Überweisen von Eingangsrechnungen an
Lieferanten. Besonderheiten welche beim Lastschrifteinzug von Ausgangsrechnung an Kunden gelten,
werden gesondert angesprochen. Die Vorgehensweise, d.h. die Bedienung der Zahlungslaufmaske ist
in beiden Fällen fast gleich.
Erstellen Sie einen neuen Zahlungslauf.
Die Vorgehensweise:
-
Wählen Sie zunächst die Rechnungen aus die Sie in dem Zahlungslauf überweisen/einziehen
möchten indem Sie in der Spalte „Auswahl“ ein Häkchen setzen. Sie können nur Rechnungen
auswählen, deren Ampeln in den ersten 3 bzw. 4 Spalten grün sind. Ist eine Ampel rot, verrät
Ihnen die gelbe Legende was das Problem ist.
Wichtiger Tipp:
Das häufigste Problem ist eine rote Ampel in der Spalte „B“ (Bankverbindung). Achten Sie
bitte bei der Eingabe der Bankverbindung darauf keine Leer- oder Sonderzeichen in der
IBAN/BIC zu benutzen. Achten Sie außerdem darauf, dass der Kunde/Lieferant eine StandardBankverbindung hat. Die Bankverbindung wird dann beim Erstellen der Rechnung
automatisch zugeordnet. Ordnen sie ansonsten die Bankverbindung manuell zu!
-
Danach wird der Zahlungslauf mit der Schaltfläche oben links gespeichert
Wichtige Hinweise:
1.
Nach dem Speichern eines Zahlungslaufes können Sie keine Rechnungen mehr
hinzufügen oder entfernen.
2.
Beim Speichern des Zahlungslaufes werden alle Bankverbindungen geprüft und das
Speichern wird nur dann vollzogen wenn alle Bankverbindungen korrekt sind.
Die Buttons im Detail:
Schließt den Zahlungslauf ab. Danach können Sie keine weiteren
Rechnungen zu dem Lauf entfernen oder hinzufügen. Das Löschen von
abgeschlossenen Zahlungsläufen ist möglich solange sie nicht gebucht sind.
Hier können Sie die Rechnungen filtern.
Oben können Sie die Rechnungen auf bestimmte Zahlungsarten filtern.
Unten haben Sie einen Fälligkeitsfilter, damit nur Rechnungen angezeigt
werden welche bis zu einem bestimmten Datum fällig sind.
373
Hier können Sie das Genehmigungsverfahren aktivieren/deaktivieren. Diese
Einstellung gilt nur für Eingangsrechnungen. Wenn Sie das
Genehmigungsverfahren deaktivieren können Sie auch nicht genehmigte
Eingangsrechnungen auswählen. Die Ampel-Spalte „G“ verschwindet dann.
Das bekannten ein-/ausblenden von Spalten.
Hakt alle Rechnungen an deren Ampeln komplett grün sind.
(Eine Eingabehilfe, damit sie nicht alle Rechnungen einzeln anhaken
müssen)
Die Buttonleiste des Zahlungslaufes ändert sich nun nach dem Speichern:
-
Kontrollieren Sie die Rechnungen jetzt nochmals auf die Einstellungen in den Skonto-Spalten.
Aktivieren Sie das Skonto ggf. wenn Sie es ziehen möchten.
-
Kontrollieren Sie nun die Export-Einstellungen. Klicken Sie dazu auf den Button Export und
dann auf Speicherort und Bankkontakt (Details, siehe unten)
-
Klicken Sie um Anschluss erneut auf Export und wählen Sie zwischen den Optionen Datei
erstellen mit Protokoll und Datei erstellen ohne Protokoll um die Exportdatei zu erzeugen
Tipp:
Kommt es beim Erstellen der Datei zu einer Fehlermeldung ist dies meist auf eine
Falscheingabe zurückzuführen. Häufige Problemstellungen:
1.
Leer- oder Sonderzeichen bei der Bankverbindung (Kontonummer / BLZ / IBAN / BIC).
Damit ist auch die eigene Bankverbindung unter Speicherort und Bankkontakt gemeint.
2.
Nicht zugeordnete Bankverbindung in der Rechnung bzw. keine
Standardbankverbindung bei der Adresse.
3.
Pfad- oder Dateiname in den Einstellungen vergessen
4.
Eine Gutschrift führt zu einem negativen Überweisungsbetrag
-
Übertragen / Lesen Sie die Exportdatei nun Online oder in Ihrem Banking-Software ein.
-
Warten Sie nun 2-3 Tage bis Sie auf dem Kontoauszug sehen dass die Rechnungsbeträge
wirklich ab-/eingegangen sind, bevor Sie die Rechnungen ausziffern
374
Die Buttons der Zahlungslaufmaske im Detail:
Schließt den Zahlungslauf ab. Danach können Sie keine weiteren
Rechnungen zu dem Lauf entfernen oder hinzufügen. Das Löschen von
abgeschlossenen Zahlungsläufen ist möglich solange sie nicht gebucht sind.
Öffnet die Maske für die eigenen Einstellungen. (s.u.)
Erstellt die Exportdatei in dem Ordner/Pfad den Sie unter den Einstellungen
angegeben haben.
Bucht alle Rechnungen des Zahlungslaufes. Dazu wird für jede Rechnung
eine Zahlung eingetragen. Das Datum der Zahlung legen Sie links neben
dem Button fest. Das Konto auf das die Zahlung gebucht
Steuert die Zusammenfassungslogik. Es gibt 3 Varianten:
1.
Sammeltransaktionen
Hat ein Kunde/Lieferant mehrere Rechnungen werden diese addiert
und in einer Überweisung zusammengefasst. Auch Gutschriften
werden gegengerechnet. Achten sie darauf, dass durch das
Gegenrechnen von Gutschriften kein negativer Betrag entsteht.
Dies würde zu einer Fehlermeldung führen.
2.
Einzeltransaktionen
Jede Rechnung wird einzeln überwiesen. Gutschriften sind hier
nicht möglich, weil ein negativer Betrag beim überweisen/einziehen
nicht akzeptiert werden (Fehlermeldung).
3.
Einstellung aus Adresse übernehmen
Hier werden zunächst alle Rechnungen zusammengefasst. Sie
können aber in den Zahlungskonditionen (Stammdaten) einzelner
Lieferanten einstellen das deren Rechnungen nicht
zusammengefasst werden sollen.
Hier können Sie die Rechnungen filtern.
Oben haben Sie einen Fälligkeitsfilter, damit nur Rechnungen angezeigt
werden welche bis zu einem bestimmten Datum fällig sind.
Unten können Sie die Rechnungen auf bestimmte Zahlungsarten filtern.
375
Hier können Sie das Genehmigungsverfahren aktivieren/deaktivieren. Diese
Einstellung gilt nur für Eingangsrechnungen. Wenn Sie das
Genehmigungsverfahren deaktivieren können Sie auch nicht genehmigte
Eingangsrechnungen auswählen. Die Ampel-Spalte „G“ verschwindet dann.
Das bekannten ein-/ausblenden von Spalten.
Aktivieren Sie diesen Button wenn beim Erstellen (3) der Exportdatei ein
Word-Protokoll erzeugt werden soll. Der Button ist aktiviert wenn er einen
orangenen Hintergrund hat.
Hakt alle Rechnungen an deren Ampeln komplett grün sind.
(Eine Eingabehilfe, damit sie nicht alle Rechnungen einzeln anhaken
müssen)
Die Einstellungen
Wählen Sie oben einen Pfad aus und vergessen Sie nicht rechts daneben einen Dateinamen
einzugeben. Unten geben Sie Ihre eigene Bankverbindung ein. Das SEPA Format rechts oben enthält
viele ältere SEPA Dateiformate. Das aktuellste Format ist „ZKA_PAIN_001_003_03“ (Stand 03.09.2014).
Die SEPA Gläubiger ID, welche Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen müssen, hat nur beim
Lastschrifteinzug von Ausgangsrechnungen eine Relevanz.
Skonto
Wenn Sie eine Eingangsrechnung überweisen, haben Sie evtl. Anspruch auf Skonto.
376
Um diesen beim Erstellen der DTA/DTAZV Datei und dem Bezahlen der Eingangsrechnungen zu
berücksichtigen, setzen Sie in der Spalte Skonto ein Häkchen:
Die Spalte Skonto % zeigt den in der Eingangsrechnung hinterlegten Skonto-Prozentsatz an, der
Skonto-Betrag in € wird in der nächsten Spalte ausgewiesen. In der Spalte Skontokonto wird automatisch das Skonto-Ausgangskonto zugeordnet. Dies wird dann später auch beim Bezahlen bzw.
Ausbuchen der Eingangsrechnung verwendet.
377
ZUGFeRD-Schnittstelle
ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) regelt den
einheitlichen Austausch von elektronischen Rechnungsinformationen. Mit diesem Format können
Rechnungen zwischen Unternehmen schnell, komfortabel und einfach ausgetauscht werden. Mit Hilfe
des Zusatzmoduls übernimmt work4all diesen Vorgang direkt während des E-Mail-Versands für Sie.
Die notwendigen Einstellungen
Um die Rechnungsdaten über ZUGFeRD an Ihren Kunden übermitteln zu können, nehmen Sie bitte
folgende Einstellungen vor:
-
Ihre Firmendaten sollten vollständig gepflegt sein.
-
Tragen Sie das Land nach ISO 3166-1 alpha-2 Standard ein. Eine vollständige Liste der
Ländercodes finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/ISO-3166-1-Kodierliste
-
Pflegen Sie auch bitte Ihre UstID.
Achtung:
Diese Einstellungen müssen auch für all Ihre Kundendaten übernommen werden.
Aufruf der ZUGFeRD-Schnittstelle
Die Rechnung mit dem eingebundenen ZUGFeRD-XML wird automatisch erstellt. Sobald Sie eine
Rechnung per E-Mail versenden wird das PDF wird wie gewohnt an die E-Mail angehangen.
Durch die Übernahme der Rechnung in das Rechnungsausgangsbuch wird die XML-Datei in das
Archiv-PDF eingebunden.
Validierung der Daten
Vor der Erstellung des neuen ZUGFeRD-PDFs werden die notwendigen Einstellungen (s. o.) geprüft.
Bei Auffälligkeiten wird der Benutzer über ein Protokoll informiert.
Hinweis: Die Rechnung kann erst erstellt werden, wenn der Benutzer die Auffälligkeiten des
Protokolls abgearbeitet hat.
378
Import Zahlungsdaten aus Datev
Ein Export der Zahlungsdaten aus Datev ist nicht möglich, Sie haben aber die Möglichkeit die offenen
Posten aus Datev zu exportieren.
Über diesen Weg ist ein Abgleich mit work4all möglich, work4all prüft die exportierten offenen
Posten und gleicht diese mit den offenen Posten in work4all ab.
Export der Offenen Posten aus Datev
Zunächst benötigen Sie den Export der offenen Posten aus Datev, starten Sie dazu in Datev den ASCIIExport. Dort wählen Sie den Export der offenen Posten und legen ein neues Exportformat an. In
diesem Beispiel heißt das Format OPWork.
Klicken Sie links auf den Punkt Einstellungen und setzen Sie die Einstellungen wie auf dem folgenden
Bild.
379
Als letztes muss die Feldauswahl für das Exportformat definiert werden, klicken Sie dazu links auf den
Punkt Feldauswahl. Wählen Sie aus den verfügbaren Feldern die Felder wie im folgenden Bild gezeigt.
Die Konfiguration des Exports ist damit abgeschlossen, klicken Sie auf Exportieren um den Export
durchzuführen.
380
Import der Zahlungsdaten in work4all
Starten Sie den Import in work4all über den die Ebene ERP/QS, ein Assistent erscheint, der Sie durch
den Prozess leitet.
Klicken Sie Weiter auf der ersten Seite des Assistenten.
381
Im zweiten Schritt wählen Sie bitte die Datei, die Sie vorher aus Datev exportiert haben. Wählen Sie
bitte das Konto auf das die Zahlungen gebucht werden sollen.
Außerdem können Sie noch bestimmen welche Rechnungen beim Import berücksichtigt werden
sollen. Wählen Sie den Stichtag so, dass Rechnungen, die Sie noch nicht nach Datev übergeben haben,
nicht berücksichtigt werden.
Hinweis: Beachten Sie, dass Rechnungen, die Sie noch nicht nach Datev übergeben haben, in Datev
nicht als offen geführt werden. Daher werden diese Rechnungen in work4all dann auch direkt auf
bezahlt gesetzt!
Zusätzlich haben Sie noch die Option, Rechnungen auszuschließen, die noch nicht an Datev
übergeben wurden (Buchungsmerkmal beim Export).
Klicken Sie nun auf Import starten um den Vorgang zu starten.
Zahlungen die beim Import erstellt werden, erhalten als Notiz den Vermerk „Abgleich offene Posten“
mit Datum/Uhrzeit des Imports.
382
383
5. STATISTIK UND AUSWERTUNGEN
Statistik und Standardauswertungen
Nutzen Sie das ERP von work4all, stehen Ihnen eine Reihe von statistischen Auswertungen zur
Verfügung, die in diesem Kapitel beschrieben werden.
Aufruf der Statistik
Der Aufruf der Statistik geschieht innerhalb des Schreibtischs durch Klick
auf das Statistik-Symbol bei Sonstige.
Zusätzlich bieten wir auch eine Möglichkeit, die Statistik unabhängig von work4all zu installieren.
Dann können Sie diese sehr schnell über ein Symbol auf Ihrem Windows-Desktop starten.
Mögliche Auswertungen
work4all ERP sieht aktuell verschiedenste Auswertungen mit vielfältigen Optionen vor.
Ihre Liste weicht je nach Versions- und Modulstand ggf. ab. In diesem Kapitel werden einige ERPAuswertungen inhaltlich detailliert erklärt.
Im Bereich ERP haben Sie eine Auswahl von den folgenden Statistiken:
384
Zeitraumfilter
Nachdem Sie die gewünschte Auswertung aufgerufen haben, erscheint bei einigen Auswertungen
eine zusätzliche Möglichkeit, nach Zeitraum zu filtern:
Voreingestellt ist das aktuelle Geschäftsjahr.
Je nach Statistik können per Klick auf das Drop Down Menü einen
anderen Zeitraum auswählen und anschließend mit den
Pfeiltasten um jeweils ein Jahr/Monat/Woche/Tag vor- oder
zurückblättern.
Funktionen:
Aktualisieren: Die Auswertung wird zunächst voreingestellt und
erst nach Klick auf diese Schaltfläche gestartet.
Export der Statistik in eine Excel-Tabelle
Zoom: Ziehen Sie den Schieberegler mit der Maus nach rechts oder
links, um den Zoomfaktor zu erhöhen oder zu verkleinern.
Import
Arbeiten Sie mit unserer Warenwirtschaft (ERP-Modul), stehen Ihnen die statistischen Daten automatisch zur Verfügung. Standardmäßig wird nur das ausgewertet, was sich im Rechnungsausgangsbuch befindet.
Nutzen Sie lediglich unser CRM-Modul, können Sie ERP-Daten für statistische Zwecke auch aus Fremdsystemen importieren. Wählen Sie im Register Import die gewünschte Importart und wählen die passende Excel-Datei aus. Anschließend starten Sie den Import über den grünen Pfeil.
Zum Anbinden von Fremdsystemen sprechen Sie uns bitte an!
Filter
Standardmäßig werden in der Statistik alle Kunden und alle Produkte berücksichtigt. In der
Registerkarte Filter können Sie auf eine bestimmte Auswahl an Kunden- und/oder Artikelgruppen
filtern. Nach dem Aktualisieren der Statistik werden nur noch diese Gruppen berücksichtigt.
Rohdaten
Eine spezielle Form der Auswertung steht Ihnen über die Registerkarte Rohdaten zur Verfügung. All
Ihre Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen stehen Ihnen sowohl als Ganzes (die sog.
385
Kopfdaten) als auch mit den dazugehörigen Positionen zur Verfügung. Die einzelnen Spalten lassen
sich komfortabel aus- und einblenden und filtern.
Diese Form der Auswertung ist dazu gedacht, eigene Reports (z.B. in Excel) auf unsere Daten aufzusetzen. Lesen Sie bitte das separate Infoblatt zu diesem Sonderthema.
Umsatzübersicht Kunden (Standard)
Beschreibung
Die Umsatzübersicht ist am einfachsten zu verstehen. Sie
zeigt pro Kunde eine Zeile und von jedem Kunden
spaltenweise die 12 Monatswerte (netto). Per Klick auf den
Namen des Kunden erscheint eine Detailansicht, die in
einer separaten Registerkarteangezeigt wird (s. auch
Kundenblatt):
Die Kunden lassen sich aus dieser Liste aufgrund eines entsprechenden Umsatz in eine spezielle Kundengruppe
verschieben oder eine entsprechende Kategorie zuordnen.
Markieren Sie die entsprechenden Kunden, und per
Rechtsklick können Sie die Gruppenpflege öffnen und die
Zielgruppe auswählen. Nach Klick auf OK werden alle markierten Kunden in die neue Gruppe verschoben. Ebenso
lassen sich die Kategorien zuordnen. Sie können auch
mehrere Kunden gleichzeitig verschieben. Schalten Sie
dafür die Mehrfachmarkierung ein.
Falls Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr haben, können Sie diese Einstellung als Administrator in
den Generellen Einstellungen vornehmen.
386
Umsatzübersicht Kunden (Land-Kunde-Produkt)
Beschreibung
Diese Variante der Umsatzübersicht führt nacheinander die einzelnen Kunden
sortiert nach Ländern auf und zeigt die verkauften Artikel je Kunde in den einzelnen Monaten. Es wird für jeden Monat sowohl der Umsatz als auch die verkaufte
Menge gezeigt.
Zeitraum
Die Auswertung berücksichtigt den eingestellten Zeitraum. Dabei ist ein ganzes
Jahr oder auch ein kürzerer Zeitraum möglich (Quartal, Monat etc.)
Filtern Sie die Umsatzübersicht
Standardmäßig werden alle Produkte/Artikel und alle Kunden berücksichtigt. Über die Registerkarte
Filter lassen sich einzelne Kundengruppen und einzelne Produktgruppen gezielt auswerten, was
natürlich auch die Geschwindigkeit erhöht.
Umsatzübersicht Kunden (Land-Kunde-Produkt - rollierend)
Eine rollierende statistische Auswertung hilft dabei, monatliche Schwankungen durch einen kleinen
Trick auszugleichen: Es werden zwar zwölf Monate dargestellt, aber jeder einzelne wird durch den
Mittelwert von zwölf Monaten errechnet. Der Zeitstrahl wandert dabei zwölfmal genau um einen
Monat nach vorne.
Selbst ein Null-Umsatz in einem Monat würde so durch den Mittelwert nivelliert und rechnerisch
glattgebügelt.
387
Die Auflistung zeigt die Artikel gegliedert nach Artikelgruppen. Filter sind (wie bei der letzten
Auswertung) auch hier möglich.
Umsatzübersicht (nach Erlöskonto)
Erlöskonten haben selbstverständlich etwas mit Buchhaltung zu tun!
Jeder Artikel kann einem (oder abhängig vom Verkaufsland mehreren) Erlöskonten zugeordnet werden und führt beim Verkauf zu einem entsprechenden Umsatz auf diesem Konto. Nutzen Sie die
Datev-Schnittstelle, lassen sich die Umsätze dort auf den gebuchten Konten einsehen/auswerten.
Die oben gezeigte Auswertung gibt Ihnen also ggf. die gleichen Werte aus wie Ihr monatlicher BAB.
Umsatzübersicht nach Kundengruppe/Artikelgruppe
Hier sehen Sie zunächst alle Kundengruppen und innerhalb der Kundengruppe die Artikelgruppen.
Diese werden jeweils pro Kundengruppe wiederholt.
388
Die Auswertung zeigt die verkauften Mengen und die Umsatzzahlen. Falls Sie einen Filter definiert
haben, wird dieser berücksichtigt.
Rechnungs-Journal
Alle statistischen Werte aus dem Bereich ERP hängen mit tatsächlichen Rechnungen und den dahinterstehenden Positionen zusammen. Diese Zahlen entstehen durch das Schreiben der Rechnung mit
work4all oder durch Import der Werte (siehe entsprechender Abschnitt in diesem Kapitel).
Als Außendienstler ist es wünschenswert, die gestellten Rechnungen („… für mein Gebiet“) separat
einsehen zu können. Dies lässt sich mit Hilfe des Rechnungs-Journals tun. Filtern Sie dazu auf die
gewünschten Kundengruppen.
Klicken Sie auf eine Rechnungsnummer, gelangen Sie zur Detailübersicht dieser Rechnung. Mit Hilfe
der Aktualisieren-Schaltfläche erscheint wieder das gesamte Rechnungsjournal.
Kundenblatt
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Bei dieser Auswertung steht ein einzelner Kunde im Mittelpunkt. Sie sehen die Umsatzentwicklung
der letzten Jahre und Monate sowie die Favoriten des aktuellen Geschäftsjahres.
Um einen Kunden auszuwählen, klicken Sie im Menübereich innerhalb der Auswertung auf Auswahl
bzw. den Namen des aktuell angezeigten Kunden.
Die Umsatzübersicht eines einzelnen Kunden wird Ihnen auch im Stammdatenbereich angezeigt.
Mit Klick auf den Betrag gelangen Sie in die Auswertung Kundendatenblatt.
Aufruf aus der Umsatzübersicht Kunden
Die gleiche Auswertung lässt sich ganz einfach auch aus der Jahresübersicht der Kunden per Klick auf
den gewünschten Kunden aufrufen.
Umsatzübersicht Artikel (Standard)
Wie bei der Kunden-Umsatzübersicht werden auch hier alle Artikel (nach Umsatz sortiert) in einer
Jahresauswertung dargestellt. Andere Zeiträume sind möglich.
Per Klick auf die beiden Pfeiltasten „wandern“ Sie im eingestellten Zeitraum nach vorne oder zurück
(also bei der Jahreseinstellung um ein Jahr nach vorne/zurück, bei der Monatseinstellung um einen
Monat vor/zurück):
390
Umsatzübersicht Artikel (Produktgruppe-Produkt)
Diese Auswertung geht nacheinander alle Produktgruppen durch und führt die dazugehörigen Artikel
auf. Der Zeitraum ist wie immer variabel, das Filtern von einzelnen Gruppen ist möglich.
Umsatzübersicht Artikel (Produktgruppe-Produkt - rollierend)
Wie bei den Kunden-Umsatzstatistiken gibt es auch hier eine rollierende Variante über Monate
hinweg.
Im oben abgebildeten Beispiel sehen Sie beim ersten Artikel, wie ein tatsächlicher Umsatz in einem
Monat zu einem immer identischen Wert in den „Nachbarmonaten“ führt. Saisonale oder monatliche
Effekte sind also nahezu ausgeschlossen.
391
Umsatzübersicht Artikel (nach Erlöskonten)
Die gleiche Auswertung existiert auch auf der Kundenseite, sie ist dort nach Kundengruppen gegliedert. Lesen Sie bitte die Hinweise an dieser Stelle zur Logik der Erlöskonten.
Komplexe Erlöskonten
In unserer Beratung haben wir viele Kunden kennengelernt, die ein sehr komplexes ErlöskontenSystem aufgebaut haben. Das ist organisatorisch kompliziert (es muss ggf. alles auch so gebucht
werden!) und vielleicht unnötig: Alle Informationen stehen Ihnen ja nun in work4all z.B. auch über
die Artikelgruppen zur Verfügung.
Umsatz nach Artikelgruppe/Kundengruppe
Diese Auswertung entspricht der Darstellung innerhalb der Kundenauswertungen: Dort wurde zunächst nach Kundengruppe und anschließend nach Artikelgruppe gegliedert. Hier ist es umgekehrt:
zunächst die Artikelgruppe, dann jeweils alle Kundengruppen mit Mengen- und Wertumsatz.
392
Periodenvergleich
Unter dem Stichwort „Periodenvergleich“ wurden drei Auswertungen vordefiniert:
Als Periode wird jeweils zunächst das aktuelle Geschäftsjahr mit dem Vorjahr verglichen (Umsatz und
Menge), außerdem eine beliebige Periode (z.B. die ersten drei Monate des Kalenderjahres und die
gleichen Monate im Vorjahr).
Den Zeitraum für die gewünschte Periode definieren Sie im Kopfbereich der Statistik:
work4all merkt sich den zuletzt angewendeten Zeitraumfilter.
Hier ein Beispiel für den Periodenvergleich Kunden (Land – Kunde – Produkt):
Diese Variante des Periodenvergleichs führt die statistischen Daten folgendermaßen auf:
-
Zunächst das Land, sortiert nach Länderkennzeichen.
Dann jeden einzelnen Kunden (in alphabetischer Reihenfolge)
Für jeden Kunden werden die verkauften Produkte mit Umsatz und Menge für die gewählte Periode
und die beiden Geschäftsjahre gezeigt.
393
Beispiel für den Periodenvergleich Artikel nach Produktgruppe – Produkt – Kunde:
Zu guter Letzt noch ein Beispiel für Artikel nach Produktgruppe – Produkt:
Diese Variante des Periodenvergleichs führt die Kunden nicht einzeln auf.
Maximale Zeilenanzahl
Da diese Listen sehr aufwändig sind, wurde eine maximale Zeilenanzahl mit 10.000 Zeilen
vordefiniert. Schränken Sie die Darstellung evtl. mit Filtern (einzelne Kundengruppe, einzelne
Artikelgruppen, Zeitraum) ein, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Chargen (2 Varianten)
Als Charge bezeichnet man die eindeutige Information eines Artikels über eine spezielle Nummerierung und ein Datum („Verfallsdatum“), die auch im Nachhinein den Rückschluss erlaubt, wann z. B.
etwas produziert wurde. Dies ist meist im nachweispflichtigen Medizintechnik-Sektor gefordert.
Hierzu stehen zwei Auswertungen zur Verfügung:
-
Auflistung nach Kunden
Auflistung nach Produkten
Es handelt sich auch bei dieser Liste um Massendaten – schränken Sie die Liste ggf. durch Filter ein.
394
Modulumfang
Chargen-Informationen stehen Ihnen nur bei gleichzeitiger Nutzung unserer Warenwirtschaft zur
Verfügung. Es ist nicht möglich, diese Daten zu importieren.
Umsatzübersicht Lieferanten
Diese Auswertung ist optisch identisch mit der Umsatzübersicht der Kunden: pro Lieferant eine Zeile
mit den Monatswerten. Die Daten stammen aus der Warenwirtschaft. Es sind Ihre gebuchten/erfassten
Eingangsrechnungen. Es ist nicht möglich, diese Daten über die Importschnittstelle zu importieren.
395
Firmenumsatz Jahresübersicht
Hier sehen Sie Ihre Gesamt-Umsätze, zeilenweise gegliedert nach den einzelnen Jahren und
spaltenweise nach den Monaten.
Sie finden Ihre gewünschte Auswertung nicht?
Statistiken und Auswertungen sind so individuell wie unsere Kunden und deren Geschäft.
Bitte sprechen Sie mit uns über passende Auswertungen für Ihr Unternehmen!
Sonstige Auswertungen
Unter Sonstige finden Sie noch diverse andere Auswertungen nach Kontenarten und Kostenstellen.
Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Fibukonten und Kostenstellen auswerten.
396
Statistik Intrastat / Intrahandel
Der Intrahandel stellt den Warenverkehr innerhalb des Europäischen Binnenmarkts dar und wird im
Rahmen der Außenhandelsstatistik erfasst. Die Erfassung erfolgt getrennt nach Eingang (Import) und
Versendung (Export).
Für Wirtschaftsbeteiligte gibt es die Pflicht, den Intrahandel an das Statistische Bundesamt zu melden
(sogenannte Instrastat-Meldung).
Der Export der Intrastat-Datei erfolgt über die work4all –Statistik.
Weitere Informationen zum Thema Intrastat/Intrahandel finden Sie im Internet unter
www.destatis.de/jetspeed/portal/cms/Sites/destatis/Internet/DE/Navigation/IntraExtrahandel/Intrahand
el/Intrahandel
Aufruf der Statistik
Der Aufruf der ERP-Statistiken geschieht innerhalb des Schreibtischs durch Klick auf das StatistikSymbol unter Sonstige.
Zusätzlich bieten wir auch eine Möglichkeit, die Statistik unabhängig von work4all zu installieren. Sie
können diese dann sehr schnell über ein Icon auf Ihrem Windows-Desktop starten.
Auswählen der Intrastat / Intrahandel-Statistik
Wählen Sie im ERP-Bereich der Statistik aus dem Drop-Down-Menü den Punkt Import/Export. Sie finden
diesen Punkt in der Rubrik Artikel.
Sie finden nun in der Menüleiste einen neuen Bereich mit dem Namen Intrastat. In diesem Bereich
befindet sich ein Symbol mit der Beschriftung Einstellungen.
Es öffnet sich ein Eingabefenster, das Sie auffordert, das Präfix für die Intrastat-Datei einzugeben.
Sollten Sie bereits einen Intrastat-Lauf durchgeführt und dort bereits ein Präfix eingegeben haben,
wird dieses im Eingabefeld vorgeschlagen.
397
Statistik Intrastat / Intrahandel
Sie können Ihre Intrastat-Exportdatei mit Daten aus drei Varianten befüllen:
Wählen Sie die Option Import, werden alle Daten aller importierten Artikel verwendet. Beim Export
nach Lieferschein werden nur die Artikel verwendet, die Verwendung finden in Lieferscheinen, beim
Export nach Rechnungen werden alle in Rechnungen verwendeten Artikel berücksichtigt.
Wenn Sie exemplarisch Export nach Rechnungen wählen, wird die Statistiktabelle bei Ihnen einen
ähnlichen Inhalt haben.
Klicken Sie oben rechts auf Export starten, so wird Ihnen folgender Dialog zum Speichern angezeigt:
Der Dateiname setzt sich zusammen aus dem von Ihnen gewählten Präfix, der Datumseingrenzung
(Datum von und Datum bis) sowie der aktuellen Uhrzeit. Diese XML-Datei wird nach einem Mausklick
auf Speichern im von Ihnen gewählten Verzeichnis abgelegt. Weitere Informationen zum Aufbau der
Datei entnehmen Sie bitte der Intrastat/Intrahandel-Dokumentation.
398
Fixwerte pflegen
Der Begriff „Fixwerte“ ist nicht besonders schön und in Wikipedia auch bislang unbekannt. Gemeint
ist die Obermenge von fixen Kosten und fixen Einnahmen. Beispiele bei den Fixkosten sind gut nachvollziehbar (die Miete oder Versicherungskosten, Löhne- und Gehälter etc.), aber auch bei den Erlösen
sind Fixwerte in der monatlichen BWA zu finden (z. B. Zinsen auf Festgeld).
Warum braucht work4all diese Zahlen?
Da work4all im Controlling nur auf Belegwerte (Eingangsrechnungen, Bestellungen, Rechnungen etc.)
zugreift, fehlen diese Zahlen in der monatlichen BWA. Über die Fixwerte lässt sich das Problem lösen.
In diesem Kapitel wird die Pflege der Werte beschrieben.
Aufruf der Maske für Fixwerte
Wählen Sie bitte zunächst aus dem Desktop, Schaltfläche etc. das Controlling aus:
Hier finden Sie den Unterpunkt Fixwerte pflegen. Es ist auch ein entsprechendes Recht für Unternehmenscontrolling im Bereich ERP - Rechnungswesen vorhanden.
Fixwerte pflegen
Normalerweise werden die fixen Jahreswerte planerisch im November/Dezember auf der Basis des
letzten Jahres erstellt. Damit hat man zu Beginn des Geschäftsjahres dann den Überblick über die
festen Kosten (ggf. Erlöse) des angehenden Jahres. Hier die Ansicht:
399
Fixwerte pflegen
Folgende Funktionen sind verfügbar:
Die beiden Schaltflächen erlauben das Anlegen neuer Zeilen in der
Kosten- und in der Erlöstabelle.
Beachten Sie bitte, dass jede Zeile in jedem Geschäftsjahr zunächst
einmal eingeblendet ist, unabhängig von erfolgten Einträgen. Dies hat
natürlich auch den schönen Effekt, dass Sie sich in den Folgejahren an
die zu planenden Kosten erinnern.
In einer zukünftigen Version ist auch an das Kopieren von Werten aus
dem Vorjahr gedacht.
Die fixen Kosten und Erlöse sind in zwei unterschiedlichen Tabellen im
unteren Bereich abgebildet.
Um eine Kosten- oder Erlöszeile zu löschen, markieren Sie diese
zunächst durch Klick in ein beliebiges Feld.
Das Löschen der Zeile führt zum Löschen aller Werte dieser Kostenoder Erlösart!
Sie können eine komplette Kosten- oder Erlöskontozeilen markieren
und über die nebenstehenden Schaltflächen für das nächste Jahr
verdoppeln.
Der Zeitraum ist standardmäßig das aktuelle Geschäftsjahr. Sie können
über die grünen Pfeile ein Jahr vor- oder zurückblättern. Haben Sie die
Daten im Bereich der Tabelle geändert, müssen Sie zunächst speichern,
bevor das Wechseln des Zeitraums möglich ist.
Die Breite der Spalten im unteren Bereich kann durch diese Schaltflächen geändert werden.
Beim Export nach Excel werden zwei separate Tabellen erstellt.
Neben der Bezeichnung des Wertes lässt sich auch das entsprechende
Buchhaltungskonto pflegen. Normalerweise ist das der richtige Weg,
eventuell sind allerdings planerisch auch zusammengefasste Werte
sinnvoll, dann entfällt dieses Konto.
Markieren Sie hier, wenn es sich um Nettowerte handelt. Für die
Liquiditätsplanung werden die Bruttowerte kalkuliert, in der Gewinnund Verlustrechnung die Nettowerte berücksichtigt.
400
Fixwerte pflegen
Hier können Sie bestimmen ob die von Ihnen eingetragenen Fixwerte
in der GuV und/ oder und der Liquidität angezeigt werden sollen.
Wiederkehrende Werte
Viele Fixkosten/-erlöse wiederholen sich monatlich. Um nicht zwölfmal den gleichen Wert eintragen
zu müssen, können Sie ähnlich wie in Excel einen eingegebenen Wert auf alle anderen Spalten durch
Drag&Drop übertragen.
Fassen Sie die untere rechte Ecke der eingegebenen Zelle und ziehen diese weiter nach rechts:
1
2
401
Gewinn- und Verlustrechnung
Kosten- und Umsatzplanung resultieren in work4all in einer übersichtlichen GuV (Gewinn- und
Verlustrechnung). Diese zeigt jedoch nicht nur Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen), sondern
auch vorausschauend Bestellungen, Aufträge, Umsatzplanwerte und abhängig vom Modulumfang
Abo-Rechnungen.
Zur besseren Nachvollziehbarkeit erfahren Sie in diesem Handbuchkapitel eine solche Planung von
„Null auf Hundert“.
Aufruf der Auswertung und Einstellungen
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist Bestandteil unserer Lösung „ERP office professional“ und im
Desktop unter etc. zu finden:
Die Auswertung hat einige Zusatzoptionen, die standardmäßig nicht eingeschaltet sind. Die nachfolgenden Erklärungen gehen davon aus, dass alle Optionen gesetzt sind:
Ausgangslage
Es wird eine leere Datenbank ohne jegliche Belege benutzt, um den Datenfluss und die Auswertung
nachvollziehbar zu erklären. Rufen Sie die GuV auf, ist diese zunächst leer:
402
Ausgangsrechnungen
Das ist der einfachste Fall: Sie schreiben eine Ausgangsrechnung (in diesem Fall € 10.000,- auf Erlöskonto 8400), übernehmen diese ins Rechnungsausgangsbuch und sehen im Bereich der Umsatzplanung nun die Nettowerte im entsprechenden Monat und in der entsprechenden Erlöszeile:
Eingangsrechnungen
Das ist ähnlich einfach nachzuvollziehen: Sie erfassen eine Eingangsrechnung (in diesem Fall € 20.000,auf Kostenkonto 4801) und sehen im Bereich der Kosten die Nettowerte im entsprechenden Monat
und in der entsprechenden Kostenzeile:
Im Bereich des Saldos sieht es demnach schlecht aus: Sie haben mehr Geld ausgegeben als
eingenommen.
403
Umsatzplanung (Aufträge)
Die Lage für die nächsten Monate kann sich verbessern, wenn Aufträge in Sicht sind. Im Beispiel wird
nun ein Auftrag über € 30.000,- für den Juni eingetragen. Dabei gilt das „ankommende Lieferdatum“
in der ersten Teilmaske der Auftragsbestätigung:
Wartungsverträge
Wenn Sie Wartungsverträge pflegen, können Sie sich diese auch in der GuV anzeigen lassen. Die AboVerträge werden in der Liste nach Abrechnungsrhythmus sortiert. In den Optionen können Sie noch
einstellen, ob die Wartungsbeträge durch den Rhythmus dividiert werden sollen oder nicht.
Den Kunden-Aufträgen stehen in der Regel auch Lieferanten-Bestellungen gegenüber. Diese erscheinen im roten Teil der Auswertung und haben wiederum das geplante Liefer-/Leistungsdatum als Basis
(hier: eine Bestellung über € 5.000,- für den Juli):
404
Umsatz- und Kostenplanung nach Umsatzplan
Die bislang beschriebenen Vorgänge funktionieren gut und schön, sofern ein gesamter Auftrag oder
eine Bestellung fix für einen Termin geplant wird. Splittet sich dieser Auftrag jedoch in einzelne Abschlagsrechnungen, funktioniert dies so nicht mehr.
Um dennoch zu Ihrem Ziel zu kommen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Tragen Sie in der Registerkarte Datei unter Generelle Einstellungen -> Werte folgenden neuen Schlüssel
ein:
Zwingende Umsatzplanung
Wert1: -1
Zwingende Kostenplanung
Wert1: -1
Nun beachtet work4all die Umsatzplanung, und die geforderten Werte werden abgefragt. Die
nachfolgende Meldung ist eine von mehreren, die in diesem Zusammenhang stehen:
Zum Splitten von Umsätzen ist die nachfolgende Maske, die Sie aus dem Auftrag heraus aufrufen
können, vorgesehen:
405
Bitte lesen Sie das Handbuchkapitel Zahlungstermine verwalten zur weiteren Information. Im abgebildeten Beispiel wurden € 30.000,- in drei Teilzahlungen verwaltet. Das Ergebnis für die GuV ist hierbei
folgendes:
Wurde die erste Teilrechnung geschrieben, muss diese manuell ausgeziffert werden, was ebenfalls
innerhalb der Umsatzplan-Maske möglich ist:
z
Detail-Ansichten innerhalb der GuV
Im Bereich der Erlöse ist eine Detailansicht für jede einzelne Zeile möglich. Klicken Sie hierfür auf die
Schaltfläche im ersten Feld. Es erscheint dann eine weitere Auswertung als Tabellenblatt, das Ihnen
die aktuelle Zeile einzeln nachweist:
1.
406
2.
3.
407
Liquiditätsplanung
Innerhalb des Controllings gibt es die Möglichkeit der Liquiditätsplanung für das jeweils folgende
Jahr. Das Thema ist recht komplex, obwohl Wikipedia aktuell (Stand: August 2011) nur eine einzige
Zeile dazu schreibt:
Ein Liquiditätsplan ist ein Teilbudget des Finanzplans, der alle ein- und ausgehenden Zahlungsströme
des Gesamtbudgets innerhalb der betreffenden Budgetperiode zusammenfasst und die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens sicherstellen soll. Im Gegensatz zum Kapitalbedarfsplan ist der Liquiditätsplan eine kurzfristige Planung für Zahlungsströme mit einem Prognosezeitraum von weniger als
einem Jahr.
Damit Sie die Zahlen verstehen, wird dieser Liquiditätsplan im Folgenden detailliert aufgebaut.
Start der Auswertung
Wählen Sie bitte zunächst aus dem Desktop, Unterpunkt etc. das Unternehmenscontrolling aus.
Über die Tastenkombination STRG-Umschalttaste-U sind Sie schnell in der Maske, falls Sie das tagtäglich tun.
Optionen des Liquiditätsplans
Der Liquiditätsplan „schaut“ zeitlich immer genau ein Jahr nach vorne. Je weiter er nach vorne schaut,
desto ungenauer wird die Vorausschau allerdings. Es sind mehrere Optionen möglich, die die Werte
der Liquiditätsauswertung beeinflussen:
Nähere Hinweise zu den Einstellungen an späterer Stelle, hier eine kurze Erklärung der Optionen:
408
Liquiditätsplanung
Standard
Aktuell gibt es nur diese Standard-Variante für die Liquiditätsplanung.
Aufträge/Umsatzplan
Diese Option erlaubt, geplante Aufträge in der Liquidität zu
berücksichtigen.
Bestellwerte/Kostenplan
Mit Hilfe dieser Option werden auch geplante Kosten, die über
eine Bestellung abgewickelt wurden, berücksichtigt.
Bedarfsanforderungen
Bedarfsanforderungen können als Vorstufe der Bestellung in den
Liquiditätsplan integriert werden.
Fixwerte
Mit dieser Option werden Mieten, Gehälter etc. berücksichtigt,
Kosten und Erlöse sind möglich. Lesen Sie dazu das Kapitel!
Auftragsdetails anzeigen
Die ersten drei Spalten der Tabelle lassen sich mit Details der involvierten Bestellungen, Aufträge etc. füllen, wenn diese Option
gesetzt ist.
Einstellungen
Kontostand und Kontokorrent
Bitte erfassen Sie grundsätzlich den aktuellen Kontostand (Saldo aller Bankkonten), um aufgrund
dieses Wertes alle weiteren Zahlen zu errechnen. Für die Planung können Sie außerdem Ihren
Kontokorrent angeben. Dieser wird als separate Zeile aufgeführt, damit Sie auch unabhängig von
diesem Wert und den damit verbundenen Kosten planen können.
Nach der Eingabe der beiden Werte (Kontostand 100.000,- € und Kontokorrent 200.000,- €) ergibt sich
(Start Mai 2013) folgender Liquiditätsplan:
Offene Posten von Kunden
Das ist einfach zu verstehen: Sie schreiben dem Kunden IGENTA eine Rechnung über € 10.000,- und
finden nach Übergabe der Rechnung ins Rechnungsausgangsbuch diesen Betrag in der Liquiditätsvorschau:
409
Liquiditätsplanung
Selbstverständlich wird der Bruttobetrag veranschlagt, also 11.900,- €. Durch das Zahlungsziel
(30 Tage) wird die Annahme der Zahlung in den Folgemonat verschoben. work4all sieht grundsätzlich
einmal das Gute im Kunden, nimmt also an, dass er pünktlich lt. Zahlungsziel zahlt. Tut er das nicht
(ist die Zeile also fällig), wird als neu erwartetes Zahlungsziel der aktuelle Monat angenommen.
Anzeige der zugehörigen Offenen Posten im Einzelnen:
Im unteren Bereich der Tabelle werden die einzelnen Bestandteile des Liquiditätsplans noch einmal im
Detail aufgeführt. Links neben jedem Abschnitt finden Sie ein Plus-Zeichen, das per Klick diesen
Bereich aufklappt. Sie finden dann z.B. jeden einzelnen Offenen Posten mit Kundenname, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und aktuell erwartetem Zahlungsdatum (wir nehmen immer das MonatsUltimo an).
Der Detailbereich und die Zeilen-Symbole
Im unteren Bereich werden die Zahlen der oberen Übersicht im Detail nachgewiesen.
Dieser Detailbereich ist beim Aktualisieren zunächst immer zugeklappt.
Zum Auf- und Zuklappen von Bereichen der Tabelle dienen die Symbole links neben der
Tabelle. Das Minus-Zeichen erlaubt das Verbergen von Zeilen, das Plus-Zeichen öffnet
alles wieder. Dabei zeigt dann eine Linie den Bereich an.
Die Köpfe der Zeilen zeigen ebenfalls Plus- und Minuszeichen sowie eventuell sogar
beides in einem. Hiermit gibt Ihnen work4all Hinweise auf die Art der Zeilen: Wird die
Zahl zur Liquidität hinzugezählt (Erlöse), wird sie abgezogen (Kosten), oder ist es eine
Summenzeile mit beiden Möglichkeiten (+/-).
Vorsteuer/Umsatzsteuer
Ist im Bruttobetrag Umsatzsteuer enthalten, muss diese ja mit zeitlichem Abstand ans Finanzamt
abgeführt werden. Dies wird in der Zeile Vorsteuer/Umsatzsteuer aufgeführt und führt zum entsprechenden Abzug in der Zeile Kontostand/Liquidität:
410
Liquiditätsplanung
Offene Posten Lieferanten
Korrespondierend zu den eingehenden Zahlungen werden auf der Lieferantenseite entsprechende
negative Zahlungen errechnet. Bei der Vorsteuer umgekehrt, denn Sie erhalten ja Geld vom Finanzamt zurück. Das sieht dann – bei einer im Mai erfassten (maßgeblich für Vorsteuerabzug) Eingangsrechnung von € 500,- mit Zahlungsziel Juli – folgendermaßen aus:
Optional: Aufträge mit Umsatzplanung
Die erste optionale Betrachtung bezieht sich auf die geplanten Aufträge. Bitte lesen Sie die Erklärungen zur verbindlichen Kosten- und Umsatzplanung im Kapitel Zahlungstermine verwalten. Berücksichtigen Sie die dort vorgegebenen Regeln, werden sowohl auf Kosten-, als auch auf Erlösseite Ihre
Aufträge und Bestellungen grundsätzlich mit Datumswerten für die Zahlung versehen.
Hier zunächst das einfache Beispiel für die Liquidität: Ein Kunden-Auftrag mit einer Auftragssumme
von € 40.000,-, geplantes Liefer-/Leistungsdatum Juli, Zahlungsziel („erwartet“) August:
411
Liquiditätsplanung
Anschließend ein komplizierterer Fall: Auftragssumme 40.000,-, zahlbar in drei
Raten 40/30/30 zum Juli/August/September. Sie pflegen die Werte im Umsatzplan,
aufrufbar innerhalb des Auftrags bei Allgemeines im Kopfbereich:
Lesen Sie bitte auch das Kapitel zum Thema Zahlungstermine verwalten, in dem dies detailliert
beschrieben wird. Das Ergebnis der Teilzahlungen stellt sich in der Liquiditätsvorschau wie folgt dar:
Im Summen-/Saldenbereich erhalten Sie summierte Werte, im Detailbereich einzelne Zeilen je
Teilzahlung. Auch hier wird wieder das Zahlungsziel des Auftrags berücksichtigt.
Wird die erste Teilrechnung geschrieben, müssen Sie diese mit der geplanten Teilzahlung aus dem
Auftrag verrechnen. Das tun Sie in der Teilmaske Umsatzplanung, hier ordnen Sie die erstellte
Rechnung der Zeile zu:
In der Liquiditätsvorschau verschwindet nun die geplante Teilzahlung, hierfür erscheint die Rechnung
mit der entsprechenden Fälligkeit als Offener Posten:
412
Liquiditätsplanung
Optional: Bestellwerte/Kostenplan
Auch diese geplanten Kosten lassen sich in der Liquiditätsvorschau einblenden. Wie bei Aufträgen
sollten Sie auch hier den verbindlichen Kostenplan einschalten, damit die Mitarbeiter nicht an den
Planungen vorbei „einkaufen“ können (denn das ist ja letztlich die Bestellung).
Wichtig ist hierbei wiederum das geplante Lieferdatum, aus dem sich das Datum der voraussichtlichen
Eingangsrechnung ergibt. Teilzahlungen lassen sich – wie bei den Erlösen - auch hier abbilden.
Optional: Bedarfswerte
Die Bedarfsmeldung ist sozusagen „die hohe Kunst der Kostenplanung“. Der Unterschied zur Bestellung ist folgender: das Kosten-Kind ist noch nicht in den Brunnen gefallen, man kann die Kosten noch
abwenden.
Beispiel: die Anschaffung von Investitionsgütern für die einzelnen Mitarbeiter. Diese melden zunächst
den Bedarf für einen neuen Laptop an, anschließend läuft das Genehmigungsverfahren. In diesem
Zeitraum lässt sich die Liquidität simulieren („Können wir die Anschaffung bezahlen?“), anschließend
erfolgt die Bestellung und damit die verbindliche Kostenplanung, sofern das Lieferdatum feststeht.
Optional: Fixwerte
Auch zum Thema Fixwerte gibt es ein separates Kapitel im Handbuch. Zusammengefasst handelt es
sich um Fixkosten (Miete, Löhne/Gehälter etc.) und fixe Erlöse (z. B. Zinsen). Diese Kosten und Erträge
sind ja nicht durch Belege (Eingangsrechnungen etc.) nachgewiesen, die Werte würden Ihnen also
normalerweise fehlen.
Durch die Erfassung der Fixwerte stellt sich das Ganze nun aber folgendermaßen dar:
Die negativen Werte sind Fixkosten, die positiven stellen fixe Erlöse dar – in diesem Fall
Zinseinnahmen. Der Summensaldo erscheint wie gewohnt im oberen Bereich der Tabelle.
413
Liquiditätsplanung
Optional: Vorsteuer/Umsatzsteuer
Noch mal kurz zur Erinnerung: Vorsteuer ist die (Mehrwert-)Steuer, die man vom Finanzamt erhält,
wenn man etwas einkauft. Umsatzsteuer ist die Steuer, die man abführen muss, wenn man etwas
verkauft und die Mehrwertsteuer ausweist.
In beiden Fällen geschieht die Rückvergütung bzw. die Zahlung ans Finanzamt zeitversetzt zum 10.
des Folgemonats auf die Erklärung (die wiederum zum 10. des Folgemonats auf den Ein- oder Verkauf
eingereicht wird). Hier gibt es jedoch Abweichungen/Ausnahmen, insbesondere folgende: als Unternehmen kann man einen Antrag auf Dauerfristverlängerung für die Abgabe der Erklärung geben. Das
ist auch so üblich. Tut man dies nicht, wird die Umsatzsteuer bereits im Folgemonat auf das Buchungsdatum fällig. In unserer Auswertung gehen wir davon aus, dass diese Dauerfristverlängerung besteht.
Ebenfalls gehen wir davon aus, dass Vorsteuer-/Umsatzsteuer nach den sog. vereinbarten Entgelten
berechnet werden (und nicht nach den vereinnahmten Werten).
Diese Zahlen werden in der Liquiditätsvorschau folgendermaßen dargestellt:
Im abgebildeten Fall wird die Umsatzsteuer der im Juli geschriebenen Rechnung im September fällig.
414
Forecast, Variante 1
Variante 1: Wir bieten mehrere Varianten der Forecast-Ermittlung an. Beide gehen von unterschiedlichen Voraussetzungen der Organisation/Branche aus. In diesem Fall werden die Prognosezahlen sehr nah an den Umsatzzahlen des letzten Jahres ermittelt. Dabei bewegt man sich als
„Prognostiker“ auf der Kundenebene. Man überlegt sich im Prinzip also: „Welchen Umsatz habe
ich im letzten Jahr mit Kunde X. gemacht, welchen werde ich vermutlich in diesem Jahr (oder
Saison) machen?“
Wir selbst waren oft Zeuge eines Umstrukturierungsprozesses deutscher Firmen. Grund dieser Maßnahmen war oft der Aufkauf durch ein amerikanisches Unternehmen. Eine der ersten Direktiven war
ein verändertes Controlling. In diesem Fall wurden die Vertriebsmitarbeiter aufgefordert, Prognosen
für zukünftige Umsätze abzugeben. Dabei orientierte man sich dann praktischerweise an den Zahlen
des letzten Jahres und zählte 5 Prozentpunkte hinzu. Der neue Geschäftsführer machte aus 5 Prozentpunkten 7 und übermittelte dies dann nach USA, zurück kam der geprüfte Forecast mit 12 Prozent
Vorgabe.
„Puh“ sagten die deutschen Vertriebler und setzten sich in den A6 …
Voraussetzungen zur Nutzung
Unser Forecast-Modul benötigt folgende Voraussetzungen, um korrekt zu arbeiten:
-
Das Modul ist nicht im Standardumfang der Paketlösungen enthalten. Sie müssen es erwerben.
Sie brauchen einen Artikelstamm und Artikelkategorien – bitte lesen Sie ggf. auch das Infoblatt zu den Kategorien.
Sie benötigen idealerweise Vergleichszahlen aus Vorjahren.
Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen Benutzer von work4all sein.
Die Kunden sollten in Kundengruppen eingeteilt sein.
Und – zu guter Letzt: Sie müssen auch in der kaufmännischen Verwaltung mit Projekten arbeiten. Diese Einschränkung gilt vorläufig, wird in einer Weiterentwicklung evtl. nicht mehr
benötigt.
Beispiel:
In den nachfolgenden Erklärungen verwenden wir Daten aus der Modebranche. Das fiktive
Beispiel beschreibt eine Firma, die unterschiedliche Labels an Modehäuser weitervertreibt. Dabei
werden sehr unterschiedliche Artikel durch Artikelkategorien zu gemeinsamen Gruppen
zusammengefasst. Hier einige Artikel mit Zuordnung:
415
Sie vertreiben zwei Hosen der Firma
NORDPAK.
Zusätzlich gibt es noch Hosen des Herstellers
TEACS.
Über gemeinsame Kategorien lassen sich
diese Artikel gemeinsam auswerten und im
Forecast verbinden. Die nebenstehenden
Felder finden Sie in der Artikelmaske.
Für die einzelnen Verkaufsphasen existieren Projekte. Im Bereich des Vertriebs von ModeKollektionen sind das drei oder vier pro Jahr, ggf. je Lieferant. Im Beispiel verwenden wir die
Projekte Fall 2012 (als Vergleichsprojekt) und Spring 2013 (als tatsächlicher Forecast).
Aufruf des Moduls
Starten Sie das Forecast-Modul über folgende Menüfolge:
Diesen Aufruf können Sie über Rechte absichern. Es erscheint die Forecast-Übersicht – beim ersten
Start ist diese natürlich leer. Legen Sie bitte als erstes einen neuen Forecast an.
Einen neuen Forecast anlegen
Sie können sich den Forecast für einen einzelnen Verkäufer, eine einzelne Aktion oder eine Produktgruppe als separates Objekt anlegen. Hierfür legen Sie jeweils eine eindeutige Bezeichnung fest, oder
Sie benutzen die Namensautomatik über die Projekte. In der nachfolgenden Maske wurde zunächst
das Projekt ausgewählt, alle anderen Felder (einschl. der Bezeichnung) füllen sich automatisch:
-
Der verantwortliche Leiter sind zunächst Sie.
Der Status ist zunächst offen.
Beginn und Ende werden aus den Projektdaten generiert.
Ordnen Sie nun bitte noch das Vergleichsprojekt
416
Im unteren Bereich legen Sie dann die Zuordnungen fest, alle drei Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie
bitte auf den Begriff Ohne, um die Zuordnung durchzuführen:
-
Der Kundenfilter kann z.B. ein Gebiet oder ein Land sein.
Der Artikelfilter stammt aus den Zuordnungen des Artikels zu seiner Kategorie.
Der Mitarbeiterfilter stellt die Beziehung der Vertriebsleute zu den Kunden dar.
Fertig! Speichern Sie nun Ihre Eingaben und kehren Sie zur Forecast-Liste zurück.
Die Forecast-Liste
Haben Sie einen aktuellen Forecast ausgewählt, sieht die Liste folgendermaßen aus:
417
Sie sehen alle Kunden, die aufgrund der Kundengruppe gefiltert wurden. Jeder Kunde bildet eine
einzelne Zeile und zeigt:
-
-
Für das Vergleichsprojekt die Ist-Zahlen je Kategorie (in diesem Fall also für Hosen und
Schuhe getrennt). Diese Zahlen resultieren aus geschriebenen Aufträgen. Im oben abgebildeten Beispiel gibt es einen Verkauf von € 12.099 in der Artikelkategorie Hosen.
Gleiches gilt für das eigentliche Projekt des Forecasts (rechte Seite). Bei Beginn der Aktion
sind die Ist-Zahlen leer, im Verlauf des Verkaufs erhöhen sie sich.
Im mittleren Bereich bildet work4all den eigentlichen Forecast-Bereich ab. Hier tragen die
Kollegen die erwarteten Daten ein.
Erfassen des Planzahlen
Vor Verkaufsstart bzw. Start der Periode (dies kann auch ein ganzes Jahr sein) sollen Ihre Vertriebsmitarbeiter nun Ihre Planzahlen ermitteln. Hierfür starten Sie das Forecast-Modul und geben die
erwarteten Werte je Kunde ein.
Dabei stehen zwei Hilfsfunktionen zur Verfügung:
Die Funktion Soll=Ist setzt alle eigenen Werte für das aktuelle Projekt (bzw. den aktuellen Forecast)
identisch mit denen des Vergleichsprojekts.
Achtung! Dabei werden alle anderen, manuell eingegebenen Werte, zunächst gelöscht.
Die Funktion Erhöhung erlaubt anschließend die Erhöhung der Werte um einen prozentualen Wert.
418
Variante 2: Wir bieten aktuell zwei Varianten der Forecast-Ermittlung an. Beide gehen von unterschiedlichen Voraussetzungen der Organisation/Branche aus. Variante 2 bewegt sich nicht (wie
Variante 1) auf der Kundenebene, sondern maximal auf der der Ebene eines Vertriebsmitarbeiters.
Ideal geeignet sind Firmen, die ein Investitionsgut vertreiben (langer Vertriebsprozess) und eine
entsprechende Vertriebsorganisation hierfür vorweisen.
Das hier behandelte Thema ist recht kompliziert, da es sich intensiv in die Ablauforganisation einordnet und zudem modellartig wirkt. Grob zusammengefasst: Das Ganze funktioniert nicht, wenn die
Kollegen nicht mitmachen und wenn die Grundvoraussetzungen nicht da sind oder eingehalten
werden.
Bitte lesen Sie ggf. auch das Infoblatt zu Variante 1 sowie den Verkaufschancen, um den
Gesamtzusammenhang zu verstehen.
Voraussetzungen zur Nutzung
Unser Forecast-Modul benötigt folgende Voraussetzungen, um korrekt zu arbeiten:
-
Das Modul ist nicht im Standardumfang der Paketlösungen enthalten.
Sie benötigen idealerweise Vergleichszahlen aus Vorjahren.
Ihre Vertriebsmitarbeiter müssen Benutzer von work4all sein.
Sie benötigen Ist-Zahlen (Auftragszahlen und/oder Rechnungswerte).
Beispiel:
Sie sind ein Technologieunternehmen und entwickeln für Ihre Kunden Lösungen in der Robotertechnik (Anlagen zur Automation). In Ihrem Unternehmen sind neben der Geschäftsführung
(Controlling) sieben Personen im Vertrieb tätig. Diese Mitarbeiter haben jeweils Verantwortung für
einen eigenen Kundenkreis und deren Projekte. Verkaufschancen werden intensiv genutzt.
Aufruf und Rechte
Die Nutzung des Forecast-Moduls (in beiden Varianten) ist mit zwei Rechten verknüpft, die Sie unter
den ERP-Rechten finden:
Das erste Recht ordnen Sie den Vertriebsmitarbeitern zu, das zweite ist das der Verwaltung bzw.
Geschäftsführung.
Der Aufruf von Variante 2 der Forecast-Verwaltung und Auswertung ist in die Statistik integriert.
Starten Sie diese über das Ihnen bekannte Symbol auf dem Schreibtisch, und wechseln Sie
anschließend bitte zu den CRM-Auswertungen. Dort finden Sie auch die Forecast-Analyse:
419
Die Wasserfall-Ansicht
Aktualisieren Sie bitte sofort einmal die Ansicht. Es wird eine Tabelle ähnlich der nachfolgenden
erscheinen:
Die oben abgebildete Darstellung nennt sich in der betriebswirtschaftlichen Theorie „WasserfallDarstellung des Forecasts“. Hier zunächst Informationen zu den wichtigsten Bestandteilen:
1
Die Auswertung kann sowohl für einzelne Vertriebsmitarbeiter als auch für die Gesamtfirma
erstellt werden.
2
Zur Information werden die bewerteten Verkaufschancen eingeblendet.
3
Die Treppe/der Wasserfall stellt die Ist-Zahlen bis zum Ultimo des abgelaufenen Monats dar:
entweder die Auftragswerte oder die Rechnungszahlen.
4
Im unteren Bereich finden Sie neben einigen Summenwerten auch den sog. „RollingForecast“ (erste Zeile).
5
Rolling-Forecast: Im blauen Bereich sehen Sie die Ist-Zahlen (kumuliert), im gelben die
hochgerechneten Planzahlen.
Da in der Beispieltabelle noch keine Planzahlen erfasst wurden, ist der gelbe Bereich (überwiegend)
leer.
Was sagt die Beispielgrafik aus?
Damit Sie die Grafik verstehen, hier die (bislang mögliche) Aussage:
Es ist Mitte Mai des Jahres 2013. Das dargestellte Unternehmen hat bis zum 30. April einen
Gesamtumsatz von € 573.644,- gemacht. Der März war dabei am umsatzstärksten.
420
Erfassen des Forecasts
Nun kommt es zum (manuellen) Erfassungsvorgang. Dabei spielt die zeitliche Komponente natürliche
eine wichtige Rolle: Normalerweise erfasst man den Forecast vorher. Es ist aber zu vermuten, dass
auch Sie gerne irgendwann (mitten im Jahr nach dem Erwerb von work4all) „loslegen“ möchten. In
diesem Fall werden dann ggf. auch die Werte der bereits vergangenen Monate erfasst. So verfahren
wir nun auch in den Beispieldaten. Dabei klären Sie bitte zunächst die Frage, wer die Plandaten
eingibt, und ob Ihre Gesamt-Planwerte manuell erfasst werden oder durch die Summe der Planwerte
der einzelnen Vertriebsmitarbeiter zustande kommen. Dies wählen Sie im oberen Bereich aus:
Es gibt dabei zwei Möglichkeiten:
1.
2.
Firmen-Forecast: Hier geben Sie für die gesamte Firma pro Monat eine Zahl ein.
Einzelner Mitarbeiter: Hier gibt jeder Vertriebsmitarbeiter „seine“ Prognose (ebenfalls eine
Zahl pro Monat) ein, die Summe dieser Zahlen bildet den Gesamtwert der Firma („Alle
Mitarbeiter, konsolidiert“). In dieser Variante ist bei der Gesamtansicht keine Eingabe
möglich.
Erfassungs-Zeiträume
Die obere, blaue Zeile, dient zur Erfassung des Jahres-Forecasts. Vermutlich werden Sie also zum
Jahresende darum bitten, den Forecast des kommenden Jahres zu erfassen. Es sind damit genau zwölf
Werte in den blauen Zellen zu erfassen:
Aktualisieren Sie anschließend bitte die Ansicht, dann erscheint folgende Gesamtdarstellung:
421
Sie sehen nun im gelben Treppen-Keil die Wiederholung der Jahresplanung, die Logik dieser
Übertragung wird später erklärt.
Es ist Mitte Mai des Jahres 2013. Das dargestellte Unternehmen hat bis zum 30. April einen
Gesamtumsatz von € 573.644,- gemacht. Geplant waren einheitlich 150.000,- je Monat. Durch die
schwachen Umsätze im Februar und März entsteht seit März ein Minus gegenüber dem Jahressoll.
Bei gleichbleibender Planung wird dies zum Jahresabschluss auch so bleiben (Minus € 47.948,-)
Korrekturen der Planwerte im Verlauf des Jahres
Controlling ist selten Selbstzweck. Größtes Ziel sollte immer eine Verhaltensänderung der Beteiligten
sein oder zumindest eine Frühwarn-Logik hervorrufen. Deshalb bietet die Wasserfall-Darstellung
genau diese Möglichkeit: Mit zunehmender Dauer wird Ihre Planung immer valider und sicherer. So
gehen Sie vor:
-
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Planungen monatlich zu überprüfen. „Schaffe ich meine
ursprünglichen Zielsetzungen?“ „Sollte ich die Jahresplanung nicht nach unten korrigieren?“
Innerhalb der Tabelle soll jedoch nicht die ursprüngliche Planung „gekillert“ werden (ich
habe mir den Begriff von meiner Tochter geborgt; aber er sagt genau das aus, was gemeint
ist ). Tragen Sie deshalb zum Monatsende Januar in die entsprechende Zeile alle neuen
Werte mit aktuellem Kenntnisstand ein. Das sind nun natürlich nur noch elf.
Es ist Mitte Mai des Jahres 2013. Das dargestellte Unternehmen hat bis zum 30.04. einen Gesamtumsatz von € 573.644,- gemacht. Geplant waren zunächst einheitlich 150.000,- je Monat. Der
Januar war sehr umsatzstark, deshalb erhöhte der Verantwortliche noch einmal die Monatswerte
auf 250 T€ (bzw. 200 T€ für die Folgemonate). Durch die sehr schwachen Umsätze im Februar
entstand Panik, und die Werte wurden nun auf einheitliche 100 T€ angepasst. Die angepasste
Planung läuft damit (mit Stand Ende April 2013) auf ein Minus von ca. 40 T€ hinaus.
Natürlich ist das ein großes Hin und Her in unserem Beispiel. Eine solche Sprunghaftigkeit in den
Prognosen disqualifiziert sicher diese Person. Aber auch dies ist ja Ziel des Ganzen: In einer ExcelTabelle würde dieser Vertriebsmitarbeiter/Planer nicht auffallen, in work4all schon.
Dies hängt mit der Möglichkeit zusammen, die Eingabe-Zeiträume zu sperren.
Der Rolling-Forecast
Im unteren Bereich der Tabelle finden Sie einige Summenzeilen. Die Oberste ist auch direkt die
Wichtigste: der sog. „Rolling-Forecast“ (RF). Hier die Theorie, die sich dahinter verbirgt:
Planzahlen sind oft schon Makulatur, bevor es „losgeht“. Ein Monat im Geschäftsjahr ist vergangen,
und man merkt bereits, dass man die Zahlen nicht schafft oder übererfüllt. Die Excel-Tabelle aus
Dezember muss also angepasst werden, sonst ist sie sinnlos. Deshalb bedient man sich des rollierenden
Elements in der Planungstabelle: Der Ist-Bereich liefert tatsächliche Zahlen, nur der Plan-Bereich geht
422
auf die Prognosezahlen zurück. Beides zusammen wird mit zunehmender Dauer immer besser bis hin
zum Jahresabschluss mit ausschließlichen Ist-Zahlen.
So stellt sich dies in unserer Beispielansicht dar:
Der blaue Balken stellt die summierten Ist-Werte dar, die gelben Zahlen sind die Planwerte (man
spricht in diesem Zusammenhang oft auch vom „Budget“).
Kumulationen und Differenzen
Als Hilfe für Ihre Analyse werden die Soll- und Ist-Zahlen im unteren Bereich der Ansicht summiert und
laufend zusammengezählt. Bei der Ursprungsplanung steigt so der erwartete Jahresumsatz auf
1,8 Mio, bei der revidierten Planung auf 1,4 Mio.
Die Differenzen zur Planung (Ursprung und revidiert) werden in den letzten beiden Zeilen gezeigt.
Ein roter Wert bedeutet, dass das Ziel unterschritten wurde, in diesem Fall jeweils auf die Kumulation
bezogen. Hier ist es natürlich von großer Bedeutung, auf welche Zahlen Sie den Bezug bilden. Wir
bieten Ihnen zwei Möglichkeiten: zu Auftragswerten und zu Rechnungswerten:
In beiden Fällen gilt das Datum des Dokuments. Das Splitten der Umsätze nach Vertriebsmitarbeitern
ist über die Verantwortlichkeit (im Auftrag und in der Rechnung) möglich:
423
Zuordnung und Auswertung von Fremdleistungen
Dieses Infoblatt behandelt einen Aspekt des Controllings, der fast ausschließlich bei Dienstleistern
Anwendung findet: Die Zuordnung von Fremdleistungen zu Auftragsdaten/Projekten und die
dazugehörenden Auswertungen.
Insbesondere im Agenturbereich ist dies ein wichtiges Thema, deshalb bedienen wir uns auch eines
Beispiels aus dieser Branche.
Beispielszenario
Anhand eines Anwendungsbeispiels erklären wir den Vorgang:
Sie sind eine Agentur und führen für Ihre Kunden unterschiedlichste Full-Service-Tätigkeiten durch.
Ihre Leistungen sind ausschließlich Fremd- und Eigenleistungen, die Fremdleistungen sind im Artikelstamm entsprechend gekennzeichnet und werden auch buchhalterisch anders gebucht.
Ihr Kunde WMB hat eine große Abendveranstaltung bei Ihnen beauftragt. Sie kümmern sich selbst
(Eigenleistungen) um die Organisation, das Catering übernimmt ein Subunternehmer (Fremdleistungen). Auch das Highlight des Abends (Lady Gaga singt finnische Chansons) ist natürlich keine
Eigenleistung, sondern endet in einer Eingangsrechnung.
Belege
Im System gibt es ein Projekt „WMB Abendveranstaltung“, einen dazugehörigen Auftrag und (zum
jetzigen Zeitpunkt) zwei Eingangsrechnungen. Der Auftrag beinhaltet folgende Positionen:
Sie sehen, dass auch die Kalkulation im Auftrag steckt: die EK-Preise mit den Aufschlägen. Da diese
Aufschläge im Agenturbereich in der Regel offen kommuniziert werden, kann man die Belege an den
Kunden weiterreichen. Dies gilt natürlich nur für Fremdleistungen.
Für die Eingangsrechnungen gilt Folgendes:
-
-
Idealerweise sind die Eingangsrechnungen durch Bestellungen vordefiniert. Aber auch bei der
direkten Erfassung der Eingangsrechnung lässt sich die Projektzuordnung manuell vornehmen.
In unserem Beispielfall wurden die beiden Eingangsrechnungen von der Buchhaltung mit
Gesamtbetrag erfasst. Die Kosten wurden den richtigen Kostenkonten und darüber hinaus dem
Projekt zugeordnet.
Die Eingangsrechnungen wurden dem jeweiligen Projektleiter zur Genehmigung zugeordnet.
424
Zuordnen und Auswerten von Fremdleistungen
Zuordnung von Kosten zu Auftragspositionen
Buchhalterisch findet also normalerweise nur eine Zuordnung zum Projekt statt, nicht zum Auftrag. In
den meisten Fällen ist dies vom Buchhalter (der ja ggf. sogar ein Externer ist) auch nicht zu leisten.
Schon die Projektzuordnung kann kompliziert sein, z. B. dann, wenn der Lieferant die Projektnummer
nicht vermerkt.
work4all bietet dem Anwender an drei Stellen die Möglichkeit, die Fremdleistungskosten dem
Auftrag zuzuordnen:
In der Projektebene über den €-Button in der Kopfleiste des
Desktops. Ist ein aktuelles Projekt ausgewählt, filtert work4all
anschließend auf den oder die Aufträge dieses Projekts.
Ist kein Projekt ausgewählt, tun Sie dies dann anschließend.
Im Desktop, auf rechter Maustaste des Auftrags.
Anschließend ist die Maske gefiltert auf diesen einen Auftrag.
Und schließlich innerhalb des Genehmigungsvorgangs, ebenfalls
auf rechter Maustaste.
In allen drei Fällen landen Sie in folgender Maske:
425
Die Maske ist neben der Menüleiste aufgeteilt in drei Bildschirmbereiche:
-
1
Bereich 1 zeigt jeweils genau einen Auftrag
Bereich 2 zeigt den sog. Pool. Hier finden Sie die Kostenbelege, die zuzuordnen sind.
Und im rechten Bildschirmbereich findet sich die Vorschau auf eine einzelne Eingangsrechnung.
Der Auftragsbereich
Die beiden zentralen Bereiche wurden mit Zahlen versehen, damit die Zuordnung zu den Einstellungen in der Menüleiste klar ist. Im ersten Bereich finden Sie alle Positionen des Auftrags. In der Menüleiste stellen Sie ein, welche Aufträge Sie sehen möchten, wobei immer nur ein Auftrag gleichzeitig
angezeigt werden kann.
In der Menüleiste wählen Sie dies aus:
Anzeige aller Aufträge aus Projekt
In der Regel gibt es pro Projekt nur einen Auftrag. Aber
besonders bei großen Projekten empfehlen wir, Auftragsabweichungen oder –ergänzungen durch Zusatzaufträge im
gleichen Projekt zu regeln.
Mit der gewählten Einstellung Anzeige aller Aufträge aus
Projekt ist dies der Fall: Im unteren Bereich können Sie per
Klick auf die Auftragsnummer zwischen den Aufträgen
wechseln:
Anzeige aller offenen Aufträge
Grundsätzlich lässt sich das gesamte Thema Zuordnung von
Fremdleistungen zu Aufträgen auch ganz ohne Projekte regeln,
was aber eher ungewöhnlich und unpraktisch ist.
In diesen Fällen bietet sich die zweite Option an.
Auswahl …
Unterhalb der Trennlinie lässt sich das Projekt wählen. Die
Favoritenliste des Desktops erscheint hier ebenfalls.
Die Tabelle selbst zeigt die Positionen des Auftrags, allerdings erweitert um die Zuordnungsmöglichkeit zu Kosteneinträgen. Markieren Sie die passende Auftragsposition und wählen im unteren
Bildschirmteil die zugehörige Eingangsrechnung per Doppelklick aus. Anschließend erscheinen die
Auftragspositionen mit den zugeordneten Fremdkosten:
426
In diesem Fall sind es genau die beiden Eingangsrechnungen, die im Vorhinein dem Projekt zugeordnet wurden. Hier wird der gesamte Netto-Betrag der Position zugeordnet (z. B. € 2.456,-). Sie können
diesen Betrag jedoch manuell überschreiben, wenn nur ein Teil dieser Position zugebucht werden soll.
Haben Sie nur einen Teilbetrag zugeordnet und wählen diese Eingangsrechnung ein weiteres Mal an,
wird automatisch der Restbetrag eingefügt.
Zuordnung wieder entfernen
Um die Zuordnung wieder zu entfernen, schreiben Sie bitte eine 0 ins Feld Zugeordnet im oberen
Maskenteil 1. Beim Schließen der Maske oder beim Aktualisieren (Klick auf Doppelpfeil-Symbol) wird
das Löschen der Zuordnung gespeichert.
Alternativ können Sie die Kostenzuordnung auch per rechtem Mausklick entfernen.
Filtern auf einzelne Lieferanten
Bei längeren Aufträgen und entsprechend vielen Positionen hilft Ihnen das Filtern auf einzelne Lieferanten. Dabei wird nicht zwischen geplanten und tatsächlichen Lieferanten unterschieden. So gehen
Sie vor:
Klicken Sie in der Kopfleiste der Tabelle auf das Filter-Symbol bei
Lieferant. Aktivieren Sie anschließend einen einzelnen Lieferanten –
work4all zeigt Ihnen dann nur die Positionen mit Bezug zu diesem
Lieferanten.
Möchten Sie den Filter wieder aufheben, klicken Sie ein weiteres Mal
auf das Symbol und anschließend auf Alle.
Mehrere Zuordnungen für eine einzelne Position
Sollen mehreren Eingangsrechnungen auf eine Auftrags-Position gebucht werden, markieren Sie bitte
zunächst die entsprechende Position. Klicken Sie dann auf die Plus-Schaltfläche im oberen rechten
Bereich der Tabelle. Es erscheint eine weitere Zeile, die Sie nun beliebig mit Kosten bebuchen können:
427
Kommentare
Um zu einzelnen Buchungen Kommentare schreiben zu können, bieten wir Ihnen ein entsprechendes
Feld an. Tragen Sie zum Beispiel den Grund ein, warum die Rechnung höher ausfiel als die Planzahlen.
Bearbeiten des Auftrags
Es ist ggf. gewünscht, schnell zum Auftrag selbst zu wechseln, um etwas nachzuschauen oder eventuell auch Daten zu ändern. Klicken Sie hierfür auf die entsprechende Schaltfläche im Menübereich:
Sie benötigen hierfür natürlich entsprechende Rechte. Bitte aktualisieren Sie ggf. die Positionen,
wenn Sie diese parallele Bearbeitung benutzen.
Eine besondere Änderung/Ergänzung des Auftrags lässt sich über die zweite Schaltfläche in diesem
Bereich erzielen:
Dies fügt eine interne Kostenposition ein. Diese internen Positionen (im Auftrag rot dargestellt)
werden auf der AB nicht ausgedruckt und dienen als Kostensammler oder –kalkulator von Zuschlägen,
Overheads, Pauschalen etc.
Dies ist auch die Notlösung, wenn ungeplante Kosten gebucht werden sollen, die zwar im Soll-/IstVergleich erscheinen, aber nicht geplant waren.
2
Der Pool
Im Pool finden Sie grundsätzlich nur Eingangsrechnungen. Welche Eingangsrechnungen hier
erscheinen, entscheiden Sie durch Einstellungen im Menübereich neben der 2:
Entweder sehen Sie im Pool die Rechnungen, die Ihnen zum
Genehmigen zugeordnet wurden oder die des aktuellen
Projekts.
Oder Sie sehen alle Eingangsrechnungen, denen „noch etwas
fehlt“.
Über den Zeitraumfilter legen Sie fest, welcher Zeitraum für die
Anzeige der Eingangsrechnungen gilt.
Der Pool der Eingangsrechnungen kann auf Wunsch auf
Nur Offene gefiltert werden. Es werden dann nur solche
Rechnungen gezeigt, bei denen noch Restbeträge offen sind
(oder bei denen „überbucht“ wurde).
428
Diese Einstellungen merkt sich unser Programm, beim Öffnen der Maske erscheint also immer der
zuletzt gewählte Pool.
Bereits zugeordnete Eingangsrechnungen werden rot markiert. Eingangsrechnungen ohne
Kostenzuordnung erkennen Sie an der grünen Farbe.
Filtern auf einzelne Lieferanten
Wie in der Auftragsansicht kann auch hier auf einen einzelnen Lieferanten gefiltert werden.
Die Vorschau
Im rechten Bereich gibt es die Möglichkeit, sich den Scan bzw. das zugeordnete PDF zu einer
einzelnen Eingangsrechnung in der Vorschau anzusehen. Bei jedem Zeilenwechsel in der oberen oder
unteren Tabelle wird Ihnen die mögliche Vorschau in der Kopfleiste per Nummer angezeigt:
Klicken Sie auf die Nummer, erscheint diese Rechnung in einem separaten Vorschaufenster, das Sie
über Windows verwalten. Sie können es z. B. auf einen separaten Bildschirm ziehen.
Die Vorschau im rechten Bildschirmbereich wird erst erstellt, wenn Sie auf das Symbol zum Aktualisieren klicken:
Archivieren
Für folgenden Vorgang lässt sich die Schaltfläche zum Archivieren sinnvoll nutzen:
Sie ordnen dem Auftrag alle Fremdleistungsbelege zu. Mit Ihrem Kunden wurde vereinbart, dass Sie
diese Kosten zuzüglich einer Handling-Pauschale von 7 Prozent gegen Nachweis durchreichen. Um
dies elektronisch zu steuern, klicken Sie nun auf die Funktion Archivieren. work4all kopiert alle mit
dem Auftrag verbundenen Eingangsrechnungen (also meistens .pdf) in einen komprimierten ZIPOrdner.
Die Kostenübersicht
Die gezeigten Funktionen erlauben Ihnen eine komfortable Verwaltung aller externen Kostenbelege
zu einem Auftrag. Um diese Ist-Kosten in einer Übersicht mit den geplanten Kosten (also der Kalkulation) vergleichen zu können, finden Sie in der Auftrags-Positionsübersicht im unteren Bereich neben
den Spalten-Summen (also z. B. der Summe aller Kostenzuordnungen) auch eine zweite Registerkarte,
die genau diese Aufgabe hat:
429
Die Kostenübersicht aktiviert die besprochene Ansicht:
Plan-EK
Geplanter Einkaufspreis inkl. Rabatten für die einzelne Position.
Ist-EK
Tatsächlicher Einkaufspreis zum aktuellen Zeitpunkt.
Rohertrag
Differenz zwischen Erlösen und Kosten („Handelsspanne“).
Rohertrag %
Prozentzahl, die sich daraus ergibt.
Abweichung
Differenz zwischen den geplanten Kosten und den tatsächlichen.
Abweichung %
Abweichung als Prozentzahl.
Über die Excel-Schaltfläche lassen sich sowohl die Auftragspositionen als auch die Auswertung
exportieren und anders darstellen.
430
Fibukonten und Kostenstellen auswerten
Ab Version 10.5 enthält unsere Standard-Statistik auch diverse Auswertungen für Erlös-, Kosten- und
Finanzkonten sowie mehrere Varianten von Kostenstellenauswertungen. Da diese Auswertungen
teilweise auch mit entsprechenden organisatorischen Abläufen einhergehen, wird dies in diesem
Infoblatt etwas ausführlicher erklärt.
Aufruf
Die in diesem Kapitel genannten Auswertungen werden alle über die Standard-Statistik aufgerufen
und hängen auch von den Rechten damit zusammen. Sie benötigen unsere Version ERP Office
professional:
Rufen Sie anschließend den Bereich Sonstige auf. Es stehen Ihnen aktuell sechs Auswertungen zur
Verfügung:
Bitte beachten Sie für alle Auswertungen, dass die Option Rechnungsausgangsbuch berücksichtigen
möglich ist und eventuell unterschiedliche Ergebnisse liefert.
Erlöskonten-Auswertungen
Diese Auswertung zeigt die Werte für das aktuelle Wirtschaftsjahr in einer Monatsübersicht:
431
Wo kommen die Erlöskonten her?
Sie geben zunächst in Generelle Einstellungen diese Konten ein und verknüpfen diese anschließend für
die einzelnen Artikel unter Sonstiges:
Damit wird jeder Artikel automatisch innerhalb der Positionen dem entsprechenden Erlöskonto
zugeordnet. Bei der Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch wird für jedes angesprochene
Erlöskonto ein Datensatz erstellt – dieser geht dann auch so in Ihre Fibu-Schnittstelle.
Bei sehr dynamischen Artikelstämmen kann dies alles eine nicht zu unterschätzende organisatorische
Hürde darstellen. Täglich entstehen neue Artikel (diese legt ein Sachbearbeiter an, der sich mit
Konten nicht auskennt) und diesen neuen Artikeln fehlt die entsprechende Zuordnung. Nutzen Sie
ggf. hierfür die Standardeinstellung unter Generelle Einstellungen -> Werte, um zu mindestens einmal
den Standardwert vor zu belegen:
Eine weitere Hilfe ist die Zeile „Ohne Kontenzuordnung“ in der Auswertung, die Ihnen die nicht
gebuchten Zeilen ausweist. Außerdem warnt Sie work4all bei der Übergabe ans
Rechnungsausgangsbuch, falls einzelne Zeilen nicht mit einem Erlöskonto versehen wurden.
Detail-Ansicht
Jede Zeile der Auswertung kann per Doppelklick im Einzelnen nachgewiesen werden. Anschließend
erscheint eine weitere Tabellenansicht, wie Sie es von Excel gewohnt sind:
Auch für die problematischen Zeilen ohne Kontenzuordnung funktioniert dies. So lassen sich diese
einfach identifizieren und ggf. im Nachhinein ändern.
Kostenkonten-Auswertungen
Die zweite Auswertung bezieht sich auf die sogenannten Kostenkonten und bezieht damit
ausschließlich Rechnungseingänge ein. Auch hier sind wiederum die Buchungen ohne
Kontenzuordnung sichtbar, damit Sie über die Gesamtsumme eventuell einen Abgleich mit der
Buchhaltung vornehmen können.
432
Hier ein sehr transparentes Beispiel aus unserem eigenen Kontenplan:
In Zeile 14 sehen Sie ein Firmen-Fahrzeug, das zum Kostenkonto wurde. Im Juli und August fielen
Kosten an, per Doppelklick werden diese im Einzelnen nachgewiesen:
Zahlungsbuchungen
Diese beiden Auswertungen sind (buchhalterisch) etwas ungewöhnlich, sie weisen alle Zahlungsausund –eingänge monatlich nach:
Der Doppelklick (zum Beispiel auf die Zeile Ohne Kontenzuordnung) weist die einzelnen
Zahlungseingänge aus:
Kostenstellen, Erlöse
Vom organisatorischen Ablauf und von der Bedeutung des Begriffes Kostenstellen ist die Auswertung
der Kostenstellen die komplizierteste. Sozusagen die Mutter aller Auswertungen. Einige Beispiele, die
dies klar machen:
-
Sie machen eine Niederlassung zur Kostenstelle. Alle Erlöse und alle Kosten sollen den einzelnen
Niederlassungen zugeordnet werden. Im Erlösfall (eine Rechnung) ist das Ganze einfach, die
gesamte Rechnung gehört zur entsprechenden Kostenstelle (eigentlich wäre der Begriff
Profitcenter an dieser Stelle schöner).
433
-
-
Sie machen einzelne Produktgruppen (Schulung, Warenverkauf …) zur Kostenstelle. In diesem Fall
ist es nötig, den Gesamtbetrag der Rechnung positionsweise zu splitten. Dies geschieht über die
Artikel-Kostenstellenzuordnung dann automatisch, wenn der Artikel richtig zugeordnet wurde.
Sie möchten Niederlassungen und Produktgruppen kombinieren (Stuttgart verkauft Schulung).
Nun wird die Automatik richtig schwierig, Sie werden möglicherweise viele Zeilen einzeln
zuordnen.
Um Ihnen auch bei schwieriger Konstellation die Auswertungsautomatik zu ermöglichen, bieten wir
mehrere Varianten der Kostenstellen-Auswertung an:
Beachten Sie bitte auch hier die Kombination mit der Option [Rechnungsausgangsbuch
berücksichtigen], die auch hier unterschiedliche Ergebnisse bringen kann. Im Einzelnen gibt es
folgende Unterscheidungsmerkmale:
Kostenstelle aus Rechnung
Maßgeblich ist die Zuordnung der Rechnung auf der obersten
Ebene:
Kostenstelle aus Positionen
Maßgeblich ist die Zuordnung der Positionen. Schalten Sie sich
am besten die Kostenstellen-Spalte ein.
Kostenstellen aus Artikel
Hier gilt die Kostenstelle, die sich „hinter“ der Position,
verknüpft durch den zugehörigen Artikel, verbirgt. Diese
Option bietet die Chance, die Artikel im gesamten
durchzuarbeiten und fehlende Buchungen in den Positionen so
im Nachhinein zu „korrigieren“.
Kostenstellen aus Splitting
Diese Option entspricht am ehesten den Zahlen der
Buchhaltung, da im Moment der Übergabe ans
Rechnungsausgangsbuch die Werte gesplittet festgeschrieben
werden.
Kostenstellen, Kosten
Hier ist das Ganze einfacher: alle Buchungen wurden ja innerhalb der Maske für Eingangsrechnungen
erfasst und sind transparent
434
ERP_Umschlag_23mmRücken_Layout 1 20.11.2015 10:12 Seite 1
Tastenkürzel und Symbole
Handbuch
Kleine Helfer und wichtige Funktionen auf einen Blick
ERP
F2
Liste Kunden
Adresse in Google Maps aufrufen
F3
Liste Lieferanten
Aktionsassistent
F4
Liste Projekte
Aktion starten
F5
Aktualisieren
Daten auf eigene filtern
F6
Liste Textbausteine
Infoblätter
F7
Liste Artikel
Journal
F8
Liste Mitarbeiter
Kalender
F9
Kalender
Kundenliste
F10
Journal
Kunden öffnen
F11
Neuen Kunden anlegen
F12
Schreibtischdaten aktualisieren
ESC
Schreibtisch leeren
Schreibtisch leeren
STRG + K
Ebene Kunden
STRG + L
Ebene Lieferanten
Statistik
STRG + P
Ebene Projekte
Telefonwahl starten
STRG + E
Ebene ERP
Telefonwahl beenden
STRG + F
Ebene Firma
Zauberhand
STRG + R
Verwaltung von Reports/Excel-Auswertungen
STRG + W
Wartungsliste
STRG + 1
Ebene 1
STRG + 2
Ebene 2
*M0003*
work4all GmbH
Max-Planck-Str. 6-8 · 50858 Köln
Tel. +49 (0) 2234 - 6903 - 0
Fax +49 (0) 2234 - 6903 - 299
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