H A N D B U C H

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H A N D B U C H

HANDBUCH
Stand 2.12.2014
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INHALTSÜBERSICHT:
1. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN UND EINSTELLUNGEN......................................................... 5
2. INSTALLATION........................................................................................................................ 15
3. DATENSICHERUNG ................................................................................................................ 20
4. VERKNÜPFUNGEN ERSTELLEN AM DESKTOP ................................................................... 21
5. REGISTRIERUNG UND ERSTE SCHRITTE ............................................................................ 24
6. EINRICHTEN DER BUCHHALTUNG ....................................................................................... 26
7. ORGANISATION DER BELEGE .............................................................................................. 47
8. DIE SYMBOLLEISTE .............................................................................................................. 59
9. BELEGERFASSUNG ............................................................................................................... 60
10. NEUE ZEILEN ANFÜGEN.................................................................................................... 69
11. ZEILEN LÖSCHEN................................................................................................................. 70
12. UMSATZSTEUER-RECHNER ................................................................................................ 71
13. UMSATZSTEUER-RECHNER FÜR GEMISCHTEN STEUERSATZ....................................... 72
14. SPLIT-BUCHUNGEN ............................................................................................................. 75
15. SPESENVERTEILER ............................................................................................................. 82
16. BEWIRTUNG.......................................................................................................................... 83
17. ANZEIGE-MODI UND AUSDRUCK...................................................................................... 85
18. DATENTRANSFER ZUR STEUERKANZLEI ......................................................................... 86
19. VERSIONSINFO..................................................................................................................... 90
20. SACHKONTEN....................................................................................................................... 91
21. PERSONENKONTEN UND OFFENE POSTEN ..................................................................... 98
22. UMSATZSTEUERÜBERSICHT .............................................................................................. 99
23. SALDENLISTE ..................................................................................................................... 104
24. EIN- UND AUSGÄNGE ÜBERSICHT ................................................................................. 108
25. FREMDWÄHRUNGSRECHNER .......................................................................................... 109
26. REISEKOSTEN UND DIÄTEN ............................................................................................. 110
27. FAHRTENBUCH .................................................................................................................. 118
28. WELTZEIT............................................................................................................................ 120
29. FAKTUREN .......................................................................................................................... 121
30. JAHRESWECHSEL.............................................................................................................. 125
31. SUPPORT ............................................................................................................................ 126
32. DEINSTALLATION............................................................................................................... 127
33. FEHLERBEHANDLUNG ...................................................................................................... 128
ANHANG A : APPLE - MACINTOSH SYSTEME ....................................................................... 131
ANHANG B : SPEZIELLE BELEGKREISE................................................................................ 134
2
© www.simplesoft.at
ANHANG C : ANLAGEVERZEICHNIS....................................................................................... 135
ANHANG D : BELEGKREISE ABSCHLIESSEN ....................................................................... 138
ANHANG E : JAHRESABSCHLUSS BEIM E/A-RECHNER ...................................................... 139
E1.) REISEAUFWAND ............................................................................................................... 141
E2.) PKW UND KILOMETERGELDER....................................................................................... 142
E3.) EIGENVERBRAUCH / PRIVATANTEIL / WERBEGESCHENKE ....................................... 142
E4.) WARENEINSATZ, WERBUNG UND SCHWUND BEI HANDELSWAREN ODER
GASTRONOMIE......................................................................................................................... 145
E5.) ABGRENZUNGEN.............................................................................................................. 147
E6.) ABSCHREIBUNGEN .......................................................................................................... 148
E7.) BETRIEBSAUSGABEN- UND VORSTEUERPAUSCHALIERUNG .................................... 149
E8.) STEUERLICHE BEGÜNSTIGUNGEN / GEWINNFREIBETRAG ........................................ 150
E9.) VERLUSTVORTRAG.......................................................................................................... 153
E10.) GEWINNVERTEILUNG AUF 3 JAHRE BEI KÜNSTLER UND SCHRIFTSTELLER......... 153
E11.) WERBUNGSKOSTEN (BEI NICHTSELBSTÄNDIGER TÄTIGKEIT)................................ 154
ABSETZUNG FÜR ABNUTZUNG (AFA) ................................................................................... 154
ARBEITSESSEN ........................................................................................................................ 154
ARBEITSKLEIDUNG ................................................................................................................. 154
ARBEITSMATERIAL.................................................................................................................. 154
ARBEITSZIMMER ...................................................................................................................... 155
AUS- UND FORTBILDUNGSKOSTEN ...................................................................................... 155
BERUFSFÖRDERUNGSBEITRÄGE.......................................................................................... 155
FACHLITERATUR...................................................................................................................... 157
FAHRTKOSTEN......................................................................................................................... 157
FEHLGELDER ........................................................................................................................... 157
FÜHRERSCHEIN ....................................................................................................................... 157
NÄCHTIGUNGSGELDER .......................................................................................................... 158
PENDLERPAUSCHALE............................................................................................................. 158
PROZESSKOSTEN.................................................................................................................... 158
RÜCKZAHLUNG VON AUS- UND FORTBILDUNGSKOSTEN ................................................. 158
STRAFEN................................................................................................................................... 158
STRAFEN SIND GRUNDSÄTZLICH NICHT VON DER STEUER ABSETZBAR. ...................... 158
TAGGELDER / NÄCHTIGUNGSGELDER ................................................................................. 158
TELEFON/INTERNETKOSTEN.................................................................................................. 158
UMZUGSKOSTEN ..................................................................................................................... 158
E12.) SONDERAUSGABEN....................................................................................................... 159
E13.) AUßERGEWÖHNLICHE BELASTUNGEN ....................................................................... 163
E14.) WEITERE BEGÜNSTIGUNGEN FÜR KINDER................................................................. 174
E15. STEUERSPAR-CHECKLISTE ........................................................................................... 175
3
Willkommen zur
SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG !
Mit der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG können
Sie Ihre Belege selbständig erfassen und somit einen
wesentlichen Anteil der buchhalterischen Arbeit
selbst erledigen.
Dieser erste Teil Ihrer Unterlagen, das allgemeine
HANDBUCH möchte Sie mit der grundsätzlichen
Bedienung des Programms vertraut machen.
Wenn Sie zusätzlich auch die KONTIERUNG der
einzelnen Geschäftsfälle übernehmen - also ob ein
Beleg zum Mietaufwand oder zum Büromaterial
zuzuordnen ist -, erhalten Sie im zweiten Teil eine
Übersicht über die wichtigsten Buchungssätze.
Einnahmen-Ausgabenrechner buchen alle Belege
erst bei Zahlung. Wenn Sie jedoch eine doppelte
Buchhaltung führen, sind die Eingangs- und
Ausgangsrechnungen zusätzlich in einem eigenen
Belegkreis zu buchen. Mehr dazu erfahren Sie im
dritten Teil EIN-AUSGANGSRECHNUNGEN.
Für Einnahmen-Ausgabenrechner ist dieser dritte Teil
wie gesagt ohne Bedeutung.
Der Großteil unserer Kunden hatte zuvor keinerlei Erfahrung mit Buchhaltung und
konnte dank der simplen Bedienung und der zahlreichen Automatismen innerhalb
kürzester Zeit die Buchungen erfassen.
TIPP: für den schnellen Einstieg lesen
Sie bitte zumindest die Kapitel 1, 3
und 5 bis 16.
(Für den Schnelleinstieg werden Sie
am Ende von Kapitel 1 auf Kapitel 3
verwiesen usw…)
Wir wünschen Ihnen ein erfreuliches
Arbeiten !
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1. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN UND EINSTELLUNGEN
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Die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG benötigt ein unter Windows* installiertes Microsoft Excel
ab der Version 8.0 (=Excel 97).
Sie können natürlich auch Excel 2000, Excel XP (2002), Excel 2003, Excel 2007 und 2010 oder
eine spätere Version verwenden.
Auch englischsprachige Versionen werden unterstützt.
*Für Apple / Macintosh-Systeme siehe bitte Anhang A.
Excel 97 hat einen etwas geringfügigeren Befehlswortschatz, weshalb das Eröffnungsfenster beim
Starten nicht angezeigt werden kann. Abgesehen davon ist die volle Funktionalität gegeben.
TIPP: Im Kapitel 19 VERSIONSINFO erfahren Sie, wie Sie Ihre Excelversion feststellen können.
Die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG ist mit VBA- Programmcode hinterlegt und benötigt
diesen auch für die volle Funktionalität.
Innerhalb der Excel-Sicherheitseinstellung kann das Ausführen von VBA-Code deaktiviert sein, um
PC-schädlichen Code zu verhindern.
Die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG ist natürlich frei von schädlichem Code und Sie können
daher die Ausführung des VBA-Codes erlauben.
Dazu kann es notwendig sein, dass Sie die Sicherheitseinstellungen von EXCEL ändern.
Auf den folgenden Seiten ist das Einstellen der Sicherheitseinstellungen für alle unterstützten
Excelversionen beschrieben.
Nachdem Sie Ihre Version auf den nachfolgenden Seiten gefunden und eingestellt haben, lesen
Sie bitte noch ab Unterkapitel 1.5 weiter.
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1.1 SICHERHEITSSTUFE IN EXCEL 2000 BIS 2003
Gehen Sie in Excel 2000 und Excel 2003 im Menü EXTRAS auf das Untermenü MAKRO und dort
auf den Punkt SICHERHEIT.
Es öffnet sich das Fenster mit der Sicherheitsstufe
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Bei der mittleren Sicherheitsstufe werden Sie bei jedem Öffnen der VORLAGEN gefragt, ob Sie
VBA-Makros erlauben wollen oder nicht. Wenn Sie auch andere Exceldateien erhalten, deren
Sicher-heit fragwürdig ist und Sie kein Antivirenprogramm haben, kann dies die richtige Einstellung
sein, weil Sie bei jeder Exceldatei gefragt werden, ob Sie VBA-Makros zulassen wollen.
Die niedrige Sicherheitsstufe hat den Vorteil, dass Sie nicht bei jedem Start der SIMPLE
FINANZBUCHHALTUNG neu bestätigen müssen, dass Sie den VBA-Code zulassen wollen.
Diese Einstellung sollten Sie allerdings nur wählen, wenn Sie keine fremden, unsicheren
Exceldateien erhalten oder ein aktuelles Antivirenprogramm installiert haben.
1.2 SICHERHEITSSTUFE BEI EXCEL 97
unter Excel 97 aktivieren Sie die niedrige Sicherheitsstufe, indem Sie im Menü EXTRAS OPTIONEN - im Register ALLGEMEIN das Häkchen bei MAKROVIRUS-SCHUTZ entfernen:
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1.3 SICHERHEITSEINSTELLUNGEN IN EXCEL 2007
Um in Excel 2007 die Sicherheitseinstellungen richtig zu setzen, sodass der VBA-Code des
Programms ausgeführt werden kann, folgen Sie bitte diesen Schritten:
Öffnen Sie in Excel 2007 über den neuen Office-Startknopf das nebenstehende Menü und wählen
darin unten die Funktion Excel-Optionen.
Dort wählen Sie bitte den Bereich Vertrauensstellungscenter und klicken dann weiter auf die
Einstellungen dafür:
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Wechseln Sie nun zu den Einstellungen für Makros und setzen Sie die Optionsschaltfläche auf
"Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren" oder wählen Sie "Alle Makros aktivieren", wenn
Sie keine anderen Exceldateien von fremden Personen erhalten.
Was ist der Unterschied zwischen diesen beiden Einstellungen ?
Die Option "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren" bedeutet, dass Excel jedes Mal,
wenn es die Buchhaltungssoftware öffnet, den Programmcode darin deaktiviert (sperrt). Sie
erhalten dann unterhalb der Menüleiste den Hinweis, dass alle Makros gesperrt sind - und erst
wenn Sie auf den Button "Inhalt aktivieren" klicken, funktioniert der Programmcode der Vorlage:
Wenn Sie eine gute Antiviren-Software am Rechner haben oder keine Exceldateien von fremden
Personen erhalten, können Sie auch die Einstellung "Alle Makros aktivieren" anklicken. Dies
bedeutet, dass die Buchhaltungssoftware immer sofort nach dem Öffnen, ohne weitere Schritte
aktiv ist und verwendet werden kann.
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Hinweis:
Es gab vereinzelt Excel 2007-Versionen, bei denen durch ein fehlendes Excel-Update die
Funktionen in der SIMPLEFIBU-Menüleiste nicht ansprechbar waren, wenn man hier in den
Sicherheitseinstellungen die Option "Alle Makros aktivieren" wählte. Sollte dies auch bei Ihnen der
Fall sein, wählen Sie bitte die Option "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren", damit alles
reibungsfrei funktioniert.
Wenn Sie die Option "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren" wählten, aktivieren Sie bitte
im Bereich "Statusleiste", dass gesperrte Inhalte angezeigt werden sollen.
Haben Sie eingestellt, dass "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktiviert" werden, müssen Sie bei
jedem Start der Buchhaltungsdatei die enthaltenen Makros noch manuell aktivieren. Je nach
Excelversion klicken Sie dazu entweder auf ein sich öffnendes Fenster oder auf die schon vorhin
erwähnte Hinweisleiste:
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Einige Excel-Versionen zeigen den gesperrten Programmcode auch mit einer etwas anderen
Hinweisleiste an und Sie können darin über den Button Optionen den Programmcode aktivieren:
DIE NEUE MENÜLEISTE
1.4 SICHERHEITSEINSTELLUNGEN IN EXCEL 2010 bzw. Excel 2013
Die Logik der Sicherheitseinstellungen ist in Excel 2010 und 2013 gleich, wie hier zuvor für Excel
2007 beschrieben. Nur das Öffnen des Sicherheitscenters erfolgt minimal anders:
Klicken Sie zuerst auf den Menüpunkt DATEI
und wählen darin die Funktion OPTIONEN:
Im Bereich Sicherheitscenter können Sie dann
die Einstellungen dafür hier öffnen.
Wie schon bei den Einstellungen von Excel 2007 beschrieben empfehlen
wir Ihnen die Option "Alle Makros aktivieren" für den Fall, dass Sie eine
Antivirensoftware verwenden oder keine Exceldateien von fremden Personen verwenden.
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1.5 Navigation und Menüleisten
Die einzelnen Tabellenblätter in Excel wählen Sie bitte hier über die Blattregisterkarten aus:
PROGRAMM-MENÜLEISTE
Bis zur Version Excel 2003 befindet sich die neue Symbolleiste für die Buchhaltung im unteren
Bildschirmbereich.
Ab Excel 2007 befindet sich aus Excel-internen Gründen die neue Symbolleiste hingegen oben
und muss durch einen Klick auf den Menüpunkt Add-Ins sichtbar gemacht werden.
Diesen Menüpunkt müssen Sie bei jedem Start einmal anklicken, damit die Symbolleiste sichtbar
wird.
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1.6 HINWEIS FÜR DAS SPEICHERN
Die Buchhaltungssoftware enthält rund 200 Tabellenblätter (von denen die Mehrheit die meiste
Zeit über ausgeblendet ist und nur bei Bedarf eingeblendet wird). Wenn Sie die Datei speichern
kann es daher je nach Rechnerleistung bis zu 50 Sekunden dauern, bis die Datei gespeichert ist.
1.7 AUTOWIEDERHERSTELLEN-SPEICHERN
Wenn Sie eine Excelversion XP (2002) oder neuer haben, wird Ihr Excel die Buchhaltungsdatei
alle 10 Minuten automatisch speichern, um im Falle eines Stromverlustes möglichst wenig Daten
zu verlieren.
Während dieses automatischen Speichern - das aus oben genannten Grund bis zu 50 Sekunden
dauern kann - erscheint die Excel-Anwendung wie "tot", da sie weder reagiert noch irgendeinen
Hinweis auf dieses automatische Speichern anzeigt.
Für ein flüssiges Arbeiten empfehlen wir daher den Speicherrhythmus auf eine höhere Zeitspanne
- z.B. 60 Minuten zu setzen, da Stromausfälle ja nun doch sehr selten vorkommen.
LÖSUNG FÜR EXCEL 2003
a.) VERLÄNGERN DES SPEICHERRHYTHMUS
Im Excel-eigenen Menü EXTRAS klicken Sie auf den Menüpunkt OPTIONEN. Im sich öffnenden
Fenster wählen Sie die Registerkarte "SPEICHERN". Dort können Sie die Zeit z.B. auf 60 oder 90
Minuten einstellen.
b.) DEAKTIVIEREN DER AUTOWIEDERHERSTELLENFUNKTION IN EXCEL 2003
Wenn Sie Excel's Inaktivität durch dieses Autospeichern ganz abstellen möchten, können Sie die
Autowiederherstellen-Funktion auch deaktivieren, indem Sie das Häkchen entfernen hier.
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LÖSUNG FÜR EXCEL 2007 UND 2010
Öffnen Sie wie schon vorhin bei den Sicherheits-Einstellungen beschrieben, die Exceloptionen.
In Excel 2010 geht das über das Menü DATEI und in Excel 2007 über den bunten OfficeStartbutton. Wählen Sie dort den Button "Excel-Optionen".
Wechseln Sie nun in das Register SPEICHERN.
Dort können Sie den Zeitrhythmus auf z.B. 60 Minuten einstellen oder das AutowiederherstellenSpeichern auch ganz deaktivieren, indem Sie das Häkchen hier entfernen.
Für den Schnelleinstieg lesen Sie nun bitte direkt weiter bei Kapitel 3.
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2. INSTALLATION
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2. INSTALLATION
Sie erhalten von uns die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG üblicherweise als Setup-Routine
per E-Mail, die auch die nachfolgenden 3 Handbücher automatisch installiert:
1.) dieses allgemeine Handbuch hier,
2.) das Kontierungs-Handbuch und
3.) das Ein/Ausgangsrechnung-Handbuch für die doppelte Buchhaltung
Durch Öffnen der KASSABANK-SETUP-Datei starten Sie die Installation der
FINANZBUCHHALTUNG :
SIMPLE
Im ersten Fenster wird empfohlen, dass Sie vor der Installation alle anderen
Anwendungen geschlossen haben sollten.
Nach dem Klick auf WEITER erhalten Sie unseren Hinweis auf die Lizenzvereinbarung:
Wenn Sie dieser zustimmen, wählen Sie
den Punkt
ICH AKZEPTIERE DIE VEREINBARUNG
und klicken auf Weiter.
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2. INSTALLATION
Das nächste Fenster schlägt Ihnen als
Installations-Ordner auf der Festplatte C den
Unterordner KASSABANK vor.
Sie können diesen Pfad natürlich nach
eigenen Wünschen abändern, aber es wird
empfohlen den vorgeschlagenen Pfad für die
Installation von Updates beizubehalten.
Anschließend klicken Sie bitte auf Weiter.
In nächsten Fenster wird der Ordnername
eingestellt, in den Ihre Verknüpfungen erzeugt
werden im START-Menü (dieses ist erreichbar
über die START-Taste unten links auf Ihrem
Bildschirm und öffnet sich über den
Menübereich "Alle Programme").
Sie können den voreingestellten Ordner
belassen wie er ist oder ihn auch nach Ihren
Wünschen ändern:
Anschließend klicken Sie auf WEITER.
Das nachfolgende Fenster weist Sie darauf
hin, dass alle Einstellungen erfolgreich
gemacht wurden und nun das eigentliche
Kopieren der Vorlagen auf Ihren PC erfolgen
kann. Klicken Sie dazu auf WEITER.
Wenn Sie die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG bereits früher einmal installiert
haben und nun ein Update einspielen, erhalten
Sie nebenstehendes Fenster. Sie sollten es
nur dann mit JA abklicken, wenn Sie sicher
sind, dass Sie die vorige Buchhaltungsversion
bereits an anderer Stelle gespeichert haben.
Ansonsten gehen Sie einfach 2 Fenster
Installationsverzeichnis statt C:\KASSABANK
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zurück
und
wählen
ein
anderes
2. INSTALLATION
Im nächsten Fenster erhalten Sie noch ein paar wichtige Infos für den Einstieg.
Anschließend ist die Installation fertig gestellt.
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17
2. INSTALLATION
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ARBEITEN MIT DEN VERKNÜPFUNGEN AM DESKTOP
Nach erfolgreicher Installation sind die Verknüpfungen Ihrer Buchhaltung direkt auf dem Desktop
zu finden - das ist jener Bildschirm, der nach dem Start des Rechners sichtbar ist.
Verknüpfungen sind NICHT die eigentlichen Dateien - sondern dienen nur zum Öffnen einer Datei.
Sie erkennen eine Verknüpfung an dem kleinen schwarzen Pfeil unten links beim Symbol.
Verknüpfungen enthalten selbst keinerlei Daten, sondern verweisen nur auf die Originaldateien im
Installationsordner. Beim Versenden der Datei an uns verwenden Sie daher nicht die Verknüpfung
der Buchhaltungs-Datei, sondern die Originaldatei aus dem Installationsordner:
Sie sehen auf Ihrem Desktop das gelbe Ordner-Symbol
KASSABANK, mit dem Sie direkt zum Ordner mit der
Original-Buchhaltungsdatei gelangen.
Für das Sichern, Versenden oder Zippen Ihrer Buchhaltungsdatei klicken Sie daher immer zuerst auf dieses
Symbol und verwenden die Datei "Buchhaltung.xls", die
sich im öffnenden Ordnerfenster befindet.
STARTEN DER BUCHHALTUNG
Die Buchhaltung selbst öffnen Sie durch einen Mausklick auf das Symbol BUCHHALTUNG am
Desktop.
MEHRFACHE INSTALLATION DER BUCHHALTUNG
Wenn Sie die Buchhaltung ein zweites Mal auf den selben Rechner installieren wollen - etwa, weil
Sie eine zweite Buchhaltung erfassen möchten oder Sie mehr als 5 Bankkonten haben - dann
gehen Sie folgendermaßen vor:
Nachdem Sie die erste Buchhaltung - wie in diesem
Kapitel beschrieben - installiert haben, benennen
Sie bitte die beiden Symbole BUCHHALTUNG und
KASSABANK direkt am Desktop um. Machen Sie
dazu einen rechten Mausklick direkt auf das
Symbol und wählen UMBENENNEN:
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2. INSTALLATION
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Geben Sie den beiden Symbolen einen beliebigen anderen, für Sie aussagekräftigen Namen - zB
Buchhaltung Geschäftszweig XY …
Führen Sie anschließend das Setup erneut durch; (eventuell erhalten Sie von uns für die zweite
Buchhaltung eine eigene Buchhaltungvorlage mit etwas anderen Einstellungen / Sachkonten).
Beim Fenster für den Installationsort geben Sie nun
einen anderen Unterordner an als bei der ersten
Installation. Erfolgte Ihre erste Installation etwa in
den vorgegebenen Ordner C:\KASSABANK,
können Sie die zweite Buchhaltung in den Ordner
C:\KASSABANK2 installieren.
Wenn anschließend der Pfad für die Installation
der Symbole im Startordner abgefragt wird, geben
Sie auch hier einen von der ersten Installation
abweichenden Namen an - z.B. SIMPLE FIBU 2.
Nach erfolgter Installation befinden sich auf dem Desktop die Symbole für diese zweite
Buchhaltung mit den Namen KASSABANK und BUCHHALTUNG. Eventuell möchten Sie auch
diese beiden Symbole wie oben beschrieben umbenennen auf einen aussagekräftigeren Namen.
WENN SIE NUR DIE EXCELDATEI UND DIE HANDBÜCHER ERHALTEN
Eventuell erhalten Sie die Handbücher und die Exceldatei nur direkt oder gezippt ohne
Installationsroutine.
In diesem Fall speichern Sie einfach alle Dateien in einen gemeinsamen Ordner Ihrer Wahl.
Wenn Sie möchten, können Sie noch Verknüpfungen selber erzeugen, wie es im Kapitel 4
beschrieben ist. Dies ist aber nicht unbedingt notwendig, sondern nur für das schnellere Starten
direkt vom Desktop weg hilfreich.
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3. DATENSICHERUNG
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3. DATENSICHERUNG
Um einen Verlust Ihrer Daten zu vermeiden, sollten Sie in regelmäßigen Abständen eine
Sicherung Ihrer Daten erwägen. Im Normalfall reicht eine monatliche Sicherung, die allerdings
entfallen kann, falls Sie uns Ihre Daten monatlich zukommen lassen.
Bei größerem Datenumfang ist eine wöchentliche Sicherung überlegenswert. Diese
Datensicherung erfolgt üblicherweise auf einen USB-Stick. Da die Buchhaltungsdatei nie größer
als maximal 10-15 Megabyte groß wird, passt sie auf JEDEN handelsüblichen USB-Stick, selbst
wenn er nur 256 Megabyte Speicherplatz hat.
Alternativ kann man die Buchhaltung auch auf eine externe Festplatte kopieren oder auf CD-/
DVD-Medien brennen.
Die gesamten Buchhaltungsdaten befinden sich in der Exceldatei BUCHHALTUNG.XLS
Machen Sie bitte eine Kopie dieser einen Datei auf dem gewünschten Datenträger. Bitte beachten
Sie dabei, dass Sie wirklich die eigentliche Excel-Datei kopieren und nicht eine etwaige
Verknüpfung auf dem Desktop (siehe auch Kapitel 2).
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie die Exceldatei und nicht nur die Verknüpfung sichern, öffnen
Sie die Buchhaltung auf gewohnte Weise in Excel und speichern Sie die Datei direkt in Excel auf
dem Sicherungsdatenträger, z.B. auf den USB-Stick. Anschließend schließen Sie Excel wieder.
Achten Sie beim nächsten Weiterbuchen, dass Sie nicht irrtümlich die Sicherungskopie auf dem
USB-Stick öffnen, sondern die eigentliche Datei auf Ihrem PC.
Durch Sicherungskopien entstehen ja immer mehrere Versionen der Buchhaltung:
- die eigentliche Exceldatei auf dem PC, in der Sie buchen
- und mit der Zeit eine oder mehrere Sicherungskopien.
Buchen sollten Sie aber nur in der Version am PC und nicht in den Sicherungskopien - denn bei
einem Arbeiten in verschiedenen Versionen werden Sie irgendwann nicht mehr wissen in welcher
Version der aktuellste Buchungsstand ist.
Für den Schnelleinstieg lesen Sie bitte direkt weiter im Kapitel 5.
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4. VERKNÜPFUNGEN ERSTELLEN AM DESKTOP
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Viele Anwender legen sich Verknüpfungen für häufig verwendete Programme direkt auf den
Desktop - jenem Bildschirm, der nach dem Einschalten des PC's sichtbar ist.
Falls Sie die Vorlagen der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG mittels Installations-Routine
installiert haben, sind diese Verknüpfungen automatisch erstellt worden.
Manuelles Erzeugen der BUCHHALTUNG-Verknüpfungen
Für den Fall, dass Sie die Verknüpfungen manuell erstellen möchten, etwa weil die Verknüpfungen
am Desktop irrtümlich gelöscht worden sind, können Sie die nachfolgenden Anweisungen
verwenden:
o
Gehen Sie in den Ordner mit der Vorlage - im Normalfall ist der korrekte Ordnerpfad:
C:\KASSABANK. Um dorthin zu gelangen klicken Sie auf dem Desktop auf das Symbol
Arbeitsplatz; eventuell finden Sie Ihren Arbeitsplatz auch durch das Drücken auf die
START-Taste unten links auf Ihrem Bildschirm. Im Arbeitsplatz klicken Sie auf die
Festplatte C. Dort sollte sich der Unterordner "KASSABANK" befinden. Öffnen Sie diesen
mit einem Doppelklick.
o
Klicken Sie mit der RECHTEN Maustaste auf die Datei "BUCHHALTUNG.XLS" und wählen
im erscheinenden Menü den Punkt "VERKNÜPFUNG ERSTELLEN".
o
Dadurch entsteht eine Verknüpfung Ihrer Vorlage, die Sie am kleinen Dreieck links
unterhalb des Dateisymbols erkennen –
(ev.heißt sie auch „Verknüpfung mit Buchhaltung“)
o
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Ist Ihre Ordneransicht anders eingestellt, sieht Ihre Darstellung eventuell auch so aus aber wieder erkennen Sie am kleinen Dreieck links unten die neu erstellte Verknüpfung:
22
o Machen Sie auf diese Verknüpfung einen RECHTEN Mausklick und wählen im
o
o
o
o
erscheinenden Kontextmenü den Punkt "AUSSCHNEIDEN".
Minimieren Sie nun das Ordnerfenster oder schieben es zur Seite, sodass Ihr Desktop
sichtbar wird.
Machen Sie einen RECHTEN Mausklick auf eine freie Stelle des Desktops und wählen Sie
im erscheinenden Kontextmenü den Punkt "EINFÜGEN".
Nun sollte die Verknüpfung mit dem kleinen Pfeil links unten direkt auf Ihrem Desktop zu
sehen sein.
Mit einem rechten Mausklick auf eine erzeugte Verknüpfung und anschließendem Wählen
des Punktes "UMBENENNEN" können Sie den Namen der Verknüpfung ändern - z.B. den
Namen von "VERKNÜPFUNG MIT BUCHHALTUNG" umbenennen auf "BUCHHALTUNG".
TIPP: Das Wesen einer Verknüpfung ist, dass sie KEINERLEI Daten enthält, sondern nur auf die
eigentliche Datei verweist und daher zum Öffnen dieser Datei dient. Sie können eine Verknüpfung
daher jederzeit verschieben oder auch löschen ohne dass die eigentliche Datei verändert oder
gelöscht wird.
WICHTIG: für die Datensicherung oder wenn Sie Ihre Daten per Mail oder Diskette an uns senden
möchten, ist es wichtig, dass Sie nicht die Verknüpfung, sondern die eigentlichen Dateien
verwenden. Diese befinden sich - bei normaler Installation - auf der Festplatte C, im Unterordner
"KASSABANK".
MAXIMIEREN DES BUCHHALUNGSFENSTERS
Windows startet alle Anwendung prinzipiell nicht in maximaler Fenster-Größe, sondern in der
Größe der letzten Einstellung.
Sie können aber jedem Programm zuweisen, dass es IMMER maximiert gestartet wird. Dazu
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol der Verknüpfung - in unserem Fall auf das
Symbol BUCHHALTUNGS auf Ihrem Desktop und wählen im erscheinenden Menü den Punkt
EIGENSCHAFTEN:
Im sich öffnenden Fenster wählen Sie beim Punkt
AUSFÜHREN: MAXIMIERT und bestätigen diese
Einstellung mit der OK-Taste.
In Zukunft wird Ihre Buchhaltung immer mit einem
größtmöglichen Fenster starten.
22
23
Erzeugen der Verknüpfungen FÜR DEN SIMPLE-FIBU - ORDNER
Es macht Sinn eine Verknüpfung vom eben erwähnten Unterordner "SIMPLE-FIBU" direkt auf
Ihren Desktop zu legen. Bei Installation von CD-ROM bzw. SETUP-Datei wird dies automatisch
erledigt.
Möchten Sie aus irgendeinem Grund diese Verknüpfung zu einem späteren Zeitpunkt manuell
erzeugen, folgen Sie nachfolgenden Schritten:



23
Klicken Sie auf das Symbol Arbeitsplatz (ev. über den START-Knopf unten links am Bildschirm
erreichbar) und dort auf die Festplatte C. Hier sollten Sie den Unterordner "KASSABANK"
finden.
Mit einem rechten Mausklick direkt auf diesen Ordner können Sie eine Verknüpfung erzeugen:
Anschließend verschieben Sie die erzeugte Verknüpfung auf
den Desktop, wie oben bei der BUCHHALTUNG-Vorlage
beschrieben.
5. REGISTRIERUNG UND ERSTE SCHRITTE
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Mit einem Mausklick auf das Symbol "BUCHHALTUNG"
am Desktop öffnen Sie die Buchhaltungs-Datei:
Beim allerersten Start werden Sie um die
Eingabe eines Lizenzschlüssels gebeten:
Für eine Demoversion, die zeitlich auf 60 Tage beschränkt ist und ansonsten den vollen
Funktionsumfang besitzt, übernehmen Sie den voreingestellten Lizenzschlüssel "demo" mit der
OK-Taste.
Den Lizenzschlüssel für die Vollversion erfahren Sie beim Kauf direkt bei uns: www.simplesoft.at .
Anschließend zeigt das Programm bei jedem Start für ein paar Sekunden das Start-Fenster:
Es werden bei jedem Programmstart sämtliche Formeln und Zellbezüge in den BuchungsTabellenblättern wiederhergestellt für den Fall, dass sie irrtümlich gelöscht oder überschrieben
worden sind. Der Fortschritt dieser Wiederherstellung ist am wandernden grünen Balken
erkennbar.
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HINWEIS: unter Excel 97 unterbleibt die Anzeige des Start-Fensters. Sie erkennen das Tätigsein
des Programms daran, dass Sie keine Zelle anwählen können und noch keine neue Symbolleiste
sichtbar ist. Diese wichtige Wiederherstellung bei jedem Start dauert meist nur wenige Sekunden.
Anschließend sehen Sie das erste Arbeitsblatt Ihrer Buchhaltungs-Vorlage. In aller Regel wird dies
das Jännerblatt der Kassa sein:
Hier ist die
erste
Eingabezeile
für die
einzelnen
Buchungen.
WICHTIG: bitte ändern Sie
die Tabellennamen NICHT
Hier können Sie
durch die
einzelnen
Tabellenblätter
klicken: die Jänner-Tabellen
der Kassa und der Bank.
Weiters sehen Sie hier die neue Symbolleiste, die im Kapitel 8 näher besprochen wird. (Ab Excel
2007 muss einmal oben rechts auf das Menü ADDINS geclickt werden, um die Leiste zu sehen.)
An dieser Stelle möchten wir Ihnen nur noch kurz die Funktion ZOOM vorstellen:
Über die
-Taste können Sie zwischen zwei Zoomstufen hin- und herschalten.
Die erste Stufe zeigt Ihnen den
wesentlichen Ausschnitt, der für die
Erfassung der Belege notwendig ist. Der
Vorteil dieser Ansicht besteht darin,
dass alle Zeichen größer angezeigt
werden:
Die zweite Stufe zeigt zusätzlich die
Umsatzsteuer.
(Falls
in
den
Einstellungen
die
Kostenrechnung
aktiviert ist, kommt eine weitere Spalte
für die Kostenstelle hinzu.)
TIPP: manuelles, stufenweises Zoomen in allen Tabellen funktioniert mit den Tasten
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6. EINRICHTEN DER BUCHHALTUNG
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WICHTIG: Bevor Sie zu buchen beginnen, sollten Sie - wie nachfolgend im Unterpunkt 6.27
beschrieben - den Kontostand Ihres Bankkontos eingeben. Bei einer doppelten Buchhaltung muss
auch ein Kassastand eingeben werden - nicht jedoch bei einer Einnahmen-Ausgabenrechnung.
Falls Sie ohnedies am Beginn der betrieblichen Tätigkeit zu buchen 0beginnen, werden der
Bankkonto- und der Kassastand ohnedies mit Null beginnen und Sie müssen nichts einstellen.
Die Einstellungen für Ihre Buchhaltung befinden sich in einem Tabellenblatt, das im Normalfall
ausgeblendet ist. Um es einzublenden, wählen Sie bitte in der neuen Symbolleiste den Punkt
EXTRA und dort den Unterpunkt EINSTELLUNGEN:
Es öffnet sich das Tabellenblatt EINSTELLUNGEN, in dem Sie einiges anpassen können.
WICHTIG: Sie sehen unter dem Namen des Tabellenblattes ein Kontrollkästchen für die Option
"NICHT AUTOMATISCH AUSBLENDEN".
Sobald Sie auf ein anderes Tabellenblatt wechseln, wird das Tabellenblatt EINSTELLUNGEN
automatisch geschlossen. Da die Vorlage ca. 200 Tabellenblätter besitzt, werden die meisten von
Ihnen automatisch ausgeblendet, sobald Sie sie verlassen um die Übersichtlichkeit zu erhöhen
Möchten Sie dieses automatische Ausblenden bei einem Tabellenblatt deaktivieren, setzen Sie
das betreffende Häkchen auf das Kontrollkästchen "NICHT AUTOMATISCH AUSBLENDEN".
Wir haben bereits alle notwendigen Parameter korrekt eingestellt und Sie können die
meisten Einstellungen hier überspringen. Wir empfehlen Ihnen jedoch jene
nachfolgenden Punkte hier im Kapitel 6 zu lesen, die mit dem Tipp-Symbol versehen
sind. Besonders hilfreich wird für Sie sein:
- die automatische Auftrennung von Buchungen auf verschiedene Aufwandkonten (s. Punkt 6.30),
- die automatische Ausbuchung von Privatanteilen (Punkt 6.41),
- das Verwenden von automatischen Buchungstexten (Punkt 6.42),
- das Anlegen von vollautomatischen Buchungen (Punkt 6.47) und
- das automatische Vortragen der Belegnummer und des Buchungsdatums (6.49).
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Im Folgenden werden alle Einstellungen erklärt - vor allem die Felder, bei denen Sie das TIPPSymbol sehen, sind für Sie wichtig.
Wichtig: Nur die weißen Felder dürfen direkt beschrieben werden. Anders gefärbte Zellen können
nur über die eigens dafür angelegten Knöpfe eingestellt werden, indem Sie mit der Maus direkt
darauf klicken.
Tasten mit grünem Text dienen als EIN- und AUSSCHALTER. So können etwa im unteren Bild
bei den Belegkreisen mit den grünen Tasten KASSA, BANK etc die einzelnen Belegkreise mit
derselben Taste ein- und auch wieder ausgeschaltet werden. Am o erkennen Sie, dass ein
Schalter eingeschalten ist. Fehlt ein o, so ist die entsprechende Funktion nicht aktiv.
Tasten mit rotem Text sind Auswahlschalter: sobald ein Auswahlschalter gedrückt wird, werden
die anderen Wahlschalter im selben Bereich automatisch deaktiviert. Im unteren Bild kann man
etwa den Bereich ABGABE nur entweder auf monatlich, auf Quartal oder auf jährlich stellen.
6.0 UPDATE AUS ALTER VORLAGE: Sollten Sie eines Tages ein Update selber einspielen,
können Sie hier auswählen, welche Daten aus der bisherigen Buchhaltung in die neue
Vorlagenversion kopiert werden sollen. Die voreingestellten Werte sind ohnedies die besten:
6.1 BELEGKREISE: Hier können Sie zusätzliche Belegkreise aktivieren, etwa wenn Sie mehrere
Bankkonten haben oder Ihre Jahresabschlussbuchungen selber buchen wollen. Für einen neuen
Belegkreis klicken Sie einfach auf eine Taste, unter der noch kein blauer Ring ist.
Blaue Ringe (o) bedeuten, dass der betreffende Belegkreis bereits aktiviert ist. Würden Sie auf
eine Taste mit o darunter klicken, würde der betreffende Belegkreis deaktiviert werden. Achtung:
beim Deaktivieren eines Belegkreises werden alle Buchungen darin gelöscht.
6.2 ABGABE: für den Fall, dass Sie Ihre Buchhaltungsdaten an einen Steuerberater schicken, der
ebenfalls BMD verwendet, kann man hier einstellen, ob die Buchhaltung monatlich, vierteljährlich
oder jährlich an den Steuerberater geschickt wird.
Einzige Auswirkung: für die Übernahme wird entsprechend gleich der betreffende Zeitraum
vorgeschlagen. (Ansonsten müsste der Steuerberater die Häkchen für den Import nur kurz bei sich
anhaken.)
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6.3 KASSA ODER BARGELDVERRECHNUNG:
Hier wird eingestellt, ob es sich bei Ihnen um eine echte Kassa handelt, bei der entsprechend auch
der Kassastand auf ein Kassaminus kontrolliert werden muss, oder um eine Bargeldverrechnung.
Dieser Parameter hat eine rein informative und sonst keinerlei Auswirkung: beim ersten Start der
Buchhaltung erhält der User eine Info, ob er eine echte Kassa hat oder eine Bargeldverrechnung,
weil sich einige Inhalte dieses Handbuches hier darauf beziehen. Die Kassaminuskontrolle wird in
einem eigenen Parameter geregelt.
6.4 DATEI GEZIPPT MAILEN: Dieser Parameter war früher wichtig, als es noch die langsame
Internetverbindung via Modem gab. Wenn man die Buchhaltungsdaten über Modem per E-Mail
versandte, dann machte es Sinn, dass man die Buchhaltungsdaten vor dem Versenden
komprimierte - auch ZIPPEN genannt. Dieser kaum noch vorkommende Vorgang wird im Kapitel
18 DATENTRANSFER detailliert beschrieben. Entsprechend ist heute die Einstellung dieses
Parameters unwichtig.
6.5 FORMELRESET BEI START: Wenn Sie die Excelbuchhaltung öffnen, werden alle Formeln in
den Buchungstabellen wiederhergestellt, falls sie irrtümlich gelöscht worden sind. Die Anwendung
zeigt den Fortschritt dieses Formelresets durch den grünen Balken im Begrüßungsfenster an:
Falls Sie diesen Formelreset beim Start des Programms nicht wünschen, können Sie ihn hier
deaktivieren.
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6.6 ANZEIGE DER UMSATZSTEUER UND VORSTEUER: Hier wird eingestellt, ob Sie in den
Buchhaltungstabellen die Umsatzsteuer bzw Vorsteuer angezeigt haben möchten oder nicht.
Wenn Sie die Anzeige ausblenden, hat dies für die Kalkulation keine weitere Bedeutung:
Umsatzsteuer und Vorsteuer werden korrekt berechnet, aber eben nicht angezeigt.
Wenn Sie Umsatzsteuer befreit sind, macht es Sinn die Anzeige der USt und VSt mit NEIN zu
deaktivieren.
6.7 DOPPELTE BUCHHALTUNG - E/A-RECHNUNG: Dies ist wieder ein reines Informationsfeld
und hat keinerlei Auswirkung außer, dass der User beim ersten Start der Vorlage darauf
hingewiesen wird, dass seine Vorlage für die betreffende Gewinnermittlungsart eingerichtet ist.
6.8 AUTOMATISCHER ZEILENVORSCHUB: Nach dem Drücken der Entertaste springt ein
normales Excel immer weiter nach rechts. Wenn Sie möchten, dass Excel am Ende eines
Eingabebereichs automatisch an den Anfang der nächsten Zeile springt, aktivieren Sie dieses
Kontrollkästchen.
6.9 KOSTENSTELLEN + KOSTENTRÄGER: Wenn Sie eine Kostenrechnung führen wollen und
die einzelnen Aufwendungen auf verschiedene Kostenstellen verteilen wollen, dann aktivieren Sie
dies bitte hier:
Dadurch wird in allen Buchungstabellen eine zusätzliche Spalte ganz rechts eingeblendet, in der
Sie Kostenstellen und Kostenträger erfassen können. Gerade wenn Ihre Buchungen beim
Steuerberater in eine professionelle Kostenrechnungssoftware wie BMD überspielt werden,
können anschließend hervorragende Kostenrechnungs-Auswertungen gemacht werden.
6.10 FIRMENNAME: In diesem Feld wird der Name Ihrer Firma eingegeben. Anfangs steht hier
das Wort "BUCHHALTUNG". Ihre Eingabe ist völlig freiwillig und wird in allen Buchhaltungstabellen
automatisch übernommen. Geben Sie etwa Ihren Namen ein:
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6.11 KASSAMINUS ERLAUBEN: Bei einer echten Kassa, kann man in diesem Feld einstellen, ob
ein Kassaminus möglich sein soll oder nicht. Da im Normalfall bei einer echten Kassa ein
Kassaminus nicht erlaubt ist, sollten Sie den Parameter auf NEIN lassen.
Bei einer Bargeldverrechnung (wie es bei der Einnahmen-Ausgabenrechnung der Standard ist) ist
ein Kassaminus kein Problem, weil man nicht verpflichtet ist eine echte Kassa zu führen.
Entsprechend ist bei einer Bargeldverrechnung der Parameter deaktiviert und schwarz:
Mehr zum Thema echte Kassa und Bargeldverrechnung finden Sie im nächsten Kapitel 7.
6.12 E-MAIL ADRESSE KANZLEI ÄNDERN: Wenn Sie Ihre Buchhaltung regelmäßig an einen
Steuerberater mailen, können Sie hier eine E-Mail-Adresse hinterlegen. Durch Klick auf die
EMAIL-Taste
in der neuen Symbolleiste, können Sie so automatisch neue E-Mails an die
Steuerkanzlei öffnen. Und falls Sie Microsoft Outlook haben, wird die E-Mail sogar automatisch als
Anhang in die E-Mail eingefügt:
In Excel ist es schwierig eine
Zelle mit einer E-Mail-Adresse direkt zu ändern. Darum
verwenden Sie bitte immer den Button zum Ändern hier.
6.13 AKTUELLES JAHR: In diesem Feld wird das aktuelle Jahr einmal für die gesamte
Buchhaltung und alle Tabellen eingestellt. Beim Jahreswechsel (siehe Kapitel 30) wird das neue
Jahr automatisch hier eingetragen.
6.14 EXCELVERSION ÄLTER ALS EXCEL 2003: Hier wird automatisch Ihre Excelversion
angezeigt, wenn sie älter als Excel 2003 ist.
Diese Information ist für uns wichtig, falls es zu Programmfehlern kommt, da gerade Excel 97 und
2000 programminterne Schwachstellen und Fehler aufweisen.
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6.15 VBA-FEHLER ANZEIGEN: Der nachfolgende Parameter wird von uns auf den empfohlenen
Wert JA eingestellt und ist im Normalfall nicht zu ändern. Im Kapitel 33 FEHLERBEHANDLUNG
wird auf diese VBA-Option noch genauer eingegangen, wann es Sinn machen kann die VBAFehleranzeige zu deaktivieren.
6.16 KONTAKTADRESSEN: In diesen beiden Feldern kann man die Erreichbarkeit für
allgemeine, sachliche Fragen hinterlegen, sowie den Kontakt bei bedienungstechnischen Fragen.
Allgemeine Fragen wird man in der Regel an den Steuerberater richten.
6.17 VORSTEUERABZUG BEI BEWIRTUNG:
Für Kleinunternehmer und andere Umsatzsteuer befreite Unternehmer wie Ärzte etc., stellt man
hier einmal ein, dass ein Vorsteuerabzug bei Geschäftsessen nicht möglich ist.
6.18 DATENEXPORT: Die Funktion Datenexport ist erst beim Übernehmen der Buchhaltung beim
Steuerberater von Bedeutung. In seltenen Ausnahmefällen verwehren Virenscanner automatisch
erstellte Dateien und der Steuerberater kann dann den Export auf MANUELL umstellen.
6.19 BILDSCHIRMAUFLÖSUNG: In diesem Feld können Sie Ihre Bildschirmauflösung einstellen.
Diese wird im Normalfall 1024 x 768 oder mehr sein. Auch bei größeren Auflösungen wählen
Sie bitte "1024 x 768".
Wenn Sie jedoch nur eine Bildschirmauflösung von 800 x 640 haben, werden Sie etwa bei
Splittbuchungen (siehe Kapitel 14 SPLITTBUCHUNGEN) nicht das gesamte Formular sehen.
Wechseln Sie dann bitte hier auf 800 x 640.
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6.20 BETRIEBSSYSTEM: Die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG läuft am besten auf einem
Windows-PC, da Excel auf MAC OS Systemen zum Teil anderen Programmcode hat.
Eine einfache Einnahmen-Ausgabenrechnung lässt sich aber auch unter MAC OS erfassen. Mehr
Details dazu erfahren Sie im Anhang A - APPLE-MACINTOSH.
6.21 KLIENTENNUMMER: Das nachfolgende Feld Klientennummer ist nur dann wichtig, wenn Sie
die Daten an einen Steuerberater schicken, der BMD verwendet und Ihre Buchhaltungsdaten in
einen bestimmten Speicherpfad automatisch speichern lassen möchten.
Aber auch wenn hier keine korrekte Klientennummer eingegeben ist, funktioniert der Datenexport
problemlos - es wird nur nicht gleich der richtige Speicherpfad vorgeschlagen, sondern muss
manuell ausgewählt werden.
6.22 BEWIRTUNG: Geschäftsessen sind in Österreich nur zur hälfte steuerlich absetzbar, weshalb
man ein Geschäftsessen jeweils zu 50% auf zwei Konten auftrennt.
Wenn Sie mit dem automatischen Geschäftsessenverteiler (auch Bewirtungsspesenverteiler
genannt) arbeiten wollen, müssen hier die beiden richtigen Sachkonten eingestellt sein.
Mehr zu diesem Bewirtungsspesenverteiler erfahren Sie im Kapitel 16.
6.23 AUTOZOOM: Die Buchhaltungssoftware kann beim Start jedes Tabellenblatt automatisch auf
Ihre Bildschirmbreite zoomen, wenn Sie das hier aktivieren.
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6.24 ANZAHL SACHKONTOSTELLEN: Die Stelligkeit der Sachkonten können Sie hier eingeben.
Der Standard ist 4-stellig.
Nur in seltenen Ausnahmefällen - etwa wenn Ihr Steuerberater nur einen 5-stelligen
Sachkontorahmen verwendet - wird man die Stellen auf 5 setzen.
Wichtig ist die korrekte Stelligkeit der Sachkonten vor allem für die Saldenliste und die
Umsatzsteuererklärung.
6.25 AFA IN SALDENLISTE: Wenn Sie Ihr Anlageverzeichnis direkt hier in der SIMPLEFIBUBuchhaltung führen, können Sie die Abschreibung (auch Afa genannt) automatisch in der
Saldenliste berücksichtigen lassen.
Wenn Sie kein Anlageverzeichnis hier in der Buchhaltung erfassen, aber dennoch die ungefähre
Abschreibung in der Saldenliste berücksichtigen lassen wollen, können Sie den Parameter auf hier
auf MANUELL stellen. Anschließend gehen Sie in die Tabelle SALDO und geben dort in der Zelle
F9 den jährlichen Afa-Betrag ein. Für die Ermittlung / Schätzung des ungefähren Jahres-AfaBetrages können Sie gerne Ihren Steuerberater fragen.
6.26 BELEGKREISE: In den Zeilen 12-16 werden Ihre zu buchenden Belegkreise eingestellt.
In der Zeile 13 ist das Buchungssymbol. (Dies ist nur relevant, wenn Ihre Daten beim
Steuerberater in seine Buchhaltungssoftware BMD übernommen werden).
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In der Zeile 14 steht der Name eines jeden Belegkreises: neben der Kassa und der Bank (und den
Eingangs- und Ausgangsrechnungen) gibt es noch vier weitere, mögliche Belegkreise, die Sie für
weitere Bankkonten, für Kreditkarten, für Losungsverbuchungen, Umbuchungen oder
Jahresabschlussbuchungen verwenden können.
In Zeile 14 stellen Sie den Namen des betreffenden Belegkreises ein, wie er in den
Buchungstabellen in der obersten Zeile angezeigt werden soll. Gerade wenn Sie mehrere Banken
haben, werden Sie vielleicht die Bankbezeichnungen umändern wollen. Statt BANK1 und BANK2
werden Sie
- bei verschiedenen Bankinstituten lieber den Banknamen eingeben wollen: statt BANK1 und
BANK2 schreiben Sie hier z.B. PSK und BAWAG hinein
- bei gleichem Bankinstitut wählen Sie lieber die Bankkontonummer - oder den Banknamen und
die letzten drei Stellen der Kontonummer: BA-CA -567
Wenn es sich um einen Kredit handelt, können Sie auch das Wort KREDIT hier verwenden. Wenn
Sie eine Kreditkarte als eigenen Belegkreis buchen, können Sie hier den Namen der
Kreditkartenfirma eintragen.
Wählen Sie die Namen für die Belegkreise höchstens so lange, dass sie in der Zelle noch korrekt
sichtbar sind, denn dann werden sie auch in den Tabellen korrekt angezeigt:
Weiße Felder für nicht benötigte Belegkreise können Sie belassen oder löschen.
In der Zeile 15 sind die Gegenkontonummern für die Belegkreise einzugeben. Wenn Sie Ihre
Buchhaltung an einen Steuerberater schicken, sollten Sie Änderungen bei den
Gegenkontonummern nur in Absprache mit dem Steuerberater machen.
6.27 ANFANGSSALDEN / VORJAHRESSALDEN: In der Zeile 16 werden die Anfangssalden zum
Beginn Ihres Buchens eingetragen. Wenn Sie ganz zu Beginn der betrieblichen Tätigkeit zu
buchen beginnen, werden die Salden ohnedies alle mit Null beginnen - sowohl in der Kassa als
auch in der Bank.
Wenn es jedoch bereits aus der Zeit vor Ihrer Erfassung der Buchhaltung einen Kassasaldo in
einer echten Kassa gab oder einen Banksaldo auf dem Bankkonto, dann tragen Sie diese bitte hier
ein:
Wenn Sie mit dem 1.Jänner zu buchen beginnen, werden hier die Endsalden der Bankkonten und
der Kassa vom 31.12 des Vorjahres als Anfangssaldo eingegeben. Starten Sie mit dem Buchen
jedoch z.B. am 1.Juli, geben Sie entsprechend den Endsaldo vom 30.6 ein.
Beim Jahreswechsel trägt die Buchhaltung die Salden des alten Jahres automatisch korrekt vor.
Bei einer Bargeldverrechnung wird jedoch nie ein Saldo fortgeführt
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6.28 VERSION: Im Versionsfeld sieht man, wie aktuell die Version ist, da sie immer das Datum der
letzten Änderung enthält.
Diese Versionsinfo sehen Sie ohnedies bei jedem Start der Buchhaltung im Begrüßungsfenster mit
dem grünen Balken ganz unten:
Wenn Ihre Software älter als 2 Jahre ist, sollten Sie mit uns Kontakt aufnehmen, ob nicht ein
Update für Sie sinnvoll wäre. Gerade wenn Sie Umsatzsteuerpflichtig sind, gibt es beinahe jährlich
Änderungen in der Umsatzsteuer, die wir auch in der Software einprogrammieren und die Sie vor
allem auch dann benötigen, wenn Sie selber die Umsatzsteuervoranmeldung machen.
6.29 SPEICHERPFADE: Die nachfolgenden Felder enthalten Infos über den Speicherpfad in der
Steuerkanzlei, falls Ihre Buchhaltungsdaten dort in die BMD-Software des Steuerberaters
eingespielt werden. Ansonsten haben diese Felder keinerlei Bedeutung.
6.30 SPESENVERTEILER: Nur für den Fall, dass Sie regelmäßig Rechnungen haben, die
Bestandteile für verschiedene Buchhaltungskonten enthalten, kann das Einrichten des
Spesenverteilers sinnvoll sein.
Typisches Anwendungsbeispiel ist die klassische METRO-Rechnung eines Gastwirtes, der seinen
gemischten Einkauf von Lebensmitteln und Getränken regelmäßig auf dieselben
Buchhaltungskonten "LEBENSMITTEL - GETRÄNKE - KAFFEE - BÜROMATERIAL - …" aufteilen
möchte.
Ein allgemeiner Spesenverteiler ist schon zu Beginn bei Ihnen eingerichtet:
35
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Sie sehen jedoch rechts davon, dass Sie insgesamt bis zu 7 Spesenverteiler einrichten können.
Wenn Sie diese zusätzlichen Spesenverteiler verwenden wollen, müssen Sie dies hier durch ein
Kreuz in diesem Kontrollkästchen aktivieren:
Jeder Spesenverteiler hat 2x5 Zeilen zu je drei Feldern mit dem Sie pro Verteiler bis zu 10 Konten
anlegen können:

In das Feld Konto tragen Sie bitte die Kontonummer ein, die
Sie am besten direkt aus der Sachkontentabelle
übernehmen. (Die Sachkontentabelle SK können Sie über
das Menü Extra einblenden, falls Sie nicht ohnedies schon
eingeblendet ist.)

In das Feld VSt% können Sie einen Vorsteuervorschlag für dieses Konto hinterlegen. Wenn
Sie Umsatzsteuer befreit ist, werden Sie hier immer 0 eingeben. Wenn Sie den
Vorsteuerabzug haben, werden Sie bei Büromaterial oder Reinigungsmaterial z.B.
eigentlich immer 20 % Vorsteuer buchen können und sich daher bei diesen Konten hier
auch 20 % einstellen. Die hier eingetragenen Steuersätze sind bei der Splittbuchung
ohnedies nur Vorschläge, die dann beim laufenden Buchen problemlos geändert werden
können.
Buchungstextvorschlag: in diese dritte Zelle können Sie einen Buchungstextvorschlag
eintragen. Viele nehmen in der Regel nur die Bezeichnung des eigentlichen Sachkontos,
weil beim Buchen von z.B. Büromaterial es reicht, wenn auch der Buchungstext nur
Büromaterial lautet.

Gerne richten wir bei Bedarf auch mit Ihnen gemeinsam einen solchen Spesenverteiler - am
besten gemeinsam über Telefon - ein. Das dauert nur wenige Minuten.
6.31 FAKTUREN: Im nächsten Teil können Sie Einstellungen treffen, falls Sie Ihre
Ausgangsrechnungen direkt mit der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG erstellen wollen.
Da das Aussehen der Ausgangsrechnungen von Ihnen nach Belieben geändert werden kann,
können Sie hier einstellen:
o
o
36
welches die oberste Zelle für die Empfänger-Adresse ist
und in welcher
Zelle die Rechnungsnummer enthalten ist
37
Ebenso geben Sie bitte die Zellen an, in der die Kundennummer, das Rechnungsdatum und die
Zelle mit dem Bruttobetrag in Ihrer Faktur stehen. Diese Angaben müssen für alle
Ausgangsrechnungen und Gutschriften gleich sein, wenn Sie die Fakturen automatisch verbuchen
lassen wollen.
Dann ist es auch sinnvoll, das Einfügen der Kundennummer in der Faktur zu aktivieren, damit sie
auf der Rechnung angedruckt wird und beim automatischen Buchen - falls Sie mit dieser Funktion
arbeiten - auch automatisch mit übernommen werden kann.
Oben
rechts
können
Sie
zwischen
EINZELNEN
KUNDENKONTEN
und
dem
KUNDENSAMMELKONTO wählen, wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen automatisch buchen
wollen. (Siehe auch Punkt 6.36 hier in dieser Anleitung.)
Diese Funktion gibt es nur bei der doppelten Buchhaltung, da bei der
Einnahmen/Ausgabenrechnung keine Ausgangsrechnungen und keine Kundenkonten gebucht
werden, sondern ausschließlich die Zahlung direkt in der Kassa oder Bank gebucht werden.
Wenn Sie eine doppelte Buchhaltung haben und Ihre Ausgangsrechnungen automatisch
verbuchen lassen wollen, werden Sie diese in der Regel auf einzelne Kundenkonten buchen
lassen, damit die offenen Postenverwaltung direkt anzeigt, welche Kunden noch offene
Rechnungen haben.
Nur wenn Sie SEHR VIELE Kunden haben (mehrere Hunderte oder gar Tausende) werden Sie
vielleicht lieber mit einem gemeinsamen Kundensammelkonto arbeiten. Dies ist ohnedies im
dritten Handbuch EIN-/AUSGANGSRECHNUNG beschrieben.
So Sie die Zelleninhalte der Fakturen nicht verschieben, (z.B. das Datum in eine andere Zelle als
es in der aktuellen Vorlage ist), brauchen Sie keine Änderungen hier eintragen. Falls Sie Ihre
Fakturen ändern möchten, macht es Sinn bei allen Fakturenvarianten die Änderungen gleich zu
machen.
Mehr dazu finden Sie im Kapitel 29 über die Fakturen beschrieben.
6.32 LIEFERSCHEIN UND ANGEBOT: Dieselben Daten können Sie für den Lieferschein und die
Angebot-Vorlage eingeben. Diese Einstellungen sind vor allem dann notwendig, wenn Sie den
Lieferschein oder das Angebot automatisch in die Fakturen übernehmen wollen.
Wenn Sie im Layout des Lieferscheins und des Angebotes nichts ändern, sind die Einstellungen
hier ohnedies bereits korrekt.
37
38
6.33 FELDER FÜR NEUE PERSONENKONTEN: Hier stellt man ein, welche Daten Sie für
Kunden- und Lieferantenkonten angeben möchten.
Bei einer einfachen Einnahmen-Ausgabenrechnung sind diese Einstellungen für Sie nur wichtig,

wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen direkt über die Buchhaltungssoftware erstellen
möchten. Aktivieren Sie dann die Zellen NAME, STRASSE, PLZ, ORT, STAAT und UIDKUNDEN-EU.

Erstellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen auf andere Art und Weise, können Sie die
Einstellungen so belassen wie sie sind, da Sie keine Auswirkungen für Sie haben.
Bei einer doppelten Buchhaltung ist es ebenfalls von Bedeutung,

ob Sie Ihre Ausgangsrechnungen mit der Buchhaltungssoftware erstellen. Aktivieren Sie
auch hier die Zellen NAME, STRASSE, PLZ, ORT, STAAT und UID-KUNDEN-EU. Sie
werden dann bei jedem Anlegen eines neuen Kundenkontos nach diesen Daten des
Kunden gefragt.

Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen nicht über die Buchhaltungssoftware erstellen, reicht
es, wenn Sie NAME, STAAT und UID-KUNDEN-EU aktiviert haben.
6.34 ADRESSBUCH: Neben der Kundenkontoverwaltung, die für die doppelte Buchhaltung
verwendet wird für die Verbuchung der Ausgangsrechnungen, gibt es auch noch das Adressbuch,
welches auch bei der Einnahmen-Ausgabenrechnung verwendet werden kann.
Im Adressbuch wird nicht die Verbuchung, sondern die ERSTELLUNG von Ausgangsrechnungen
gesteuert. Die Einstellungen für das Adressbuch steuern die Kundenadressverwaltung in der
Tabelle "ADRESSEN". Diese Tabelle können Sie über das Menü FAKTUR aufrufen:
Die Daten des Adressbuches werden nur für das automatische Befüllen Ihrer
Ausgangsrechnungen verwendet, wenn Sie diese in der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG hier
erstellen wollen.
Wenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen ohnedies anderweitig erstellen, haben diese Einstellungen
hier keine Relevanz für Sie.
38
39
Sie werden ersucht das Anlegen neuer Kunden im jeweils anderen Teil aktiviert zu lassen:


Dies bedeutet, dass sobald Sie einen neuen Kunden in der Tabelle KD (Kundenkonten) oder
direkt beim Buchen anlegen, dieser automatisch auch im Adressbuch angelegt wird.
Hier wird aktiviert, dass Kunden, die Sie im Adressbuch anlegen, automatisch auch in der
Kunden-Tabelle KD angelegt werden.
Stellen Sie im rechten Bereich oben ein, ob Sie beim Anlegen von neuen Kunden auch die übrigen
Adressdaten (Telefon, Fax, Ansprechperson…) abgefragt werden wollen oder nicht. Notwendig ist
dies ausschließlich nur dann, wenn Sie diese Kundendaten hier in der SIMPLE
FINANZBUCHHALTUNG verwalten wollen.
Wenn Sie in Ihren Fakturen ein zweites Namensfeld (etwa für Texte wie "z.Hd. von Frau …")
andrucken möchten, so aktivieren Sie dies bitte hier.
Im unteren Bereich können Sie einstellen, ob Sie beim Buchen der Zahlungen der Eingangs- und
Ausgangsrechnungen (meist in der Bank) automatisch alle offenen Rechnungen des betreffenden
Lieferanten bzw. Kunden sehen wollen, damit Sie die Zahlung gleich mit der ursprünglichen
Rechnung verknüpfen können. (Nur dann scheint die betreffende Rechnung in der Liste mit den
offenen Rechnungen (auch Offenen Posten-Verwaltung genannt) nicht mehr auf.
6.35 LIEFERSCHEIN=>FAKTUR: Wenn Sie die Rechnungsdaten des Lieferscheinformulars oder
des Angebotsformulars hier in der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG automatisch in das
Ausgangsrechnungsformular übernehmen wollen, können Sie hier einstellen, welche Zellen des
Lieferscheins bzw. des Angebots wohin in die Ausgangsrechnung kopiert werden sollen.
Für die nachfolgenden Einstellungen sollten Sie mit der Excel-Zell-Adressierung vertraut sein:
die oberste linke Zelle etwa hat die Adresse A1. Wie Sie sehen, zeigt Excel ohnedies für jede
angewählte Zelle die Adresse oben links an.
Im folgenden Teil können Sie einzelne Zellen eintragen, die Sie bei der automatischen Übernahme
vom Lieferschein bzw. von der Faktur in die Fakturen übertragen lassen möchten. Wenn Sie die
Vorlagen in der derzeitigen Form belassen, ist bereits eingestellt, dass die Kundendaten, die Art
der Lieferung / Leistung - und beim Angebot auch die Preise in die Faktur übernommen werden.
Mehr dazu
Kapitel
FAKTUREN.
39
im
29
40
6.36 FIXKONTEN
Für eine Einnahmen-Ausgabenrechnung ist dieser Parameter unwichtig.
Wenn Sie eine doppelte Buchhaltung haben und auf Kunden und Lieferantenkonten buchen,
werden Sie in der Regel für jeden Kunden und für jeden Lieferanten ein eigenes Konto anlegen,
um die Übersicht über die noch offenen Rechnungen (auch offene Posten genannt) haben.
Wenn Sie z.B. jedoch extrem viele Kunden haben und die offenen Rechnungen anders
kontrollieren, können Sie auch alle Kunden auf ein gemeinsames Kundenkonto buchen. Dieses
gemeinsame Kundenkonto muss dann hier hinterlegt werden. Gleiches gilt für die
Eingangsrechnungen. Es ist wichtig, dass beide allgemeinen Personenkonten auch in der
Sachkontentabelle vorhanden sind.
Mehr dazu im dritten Handbuch EIN-AUSGANGSRECHNUNGEN für doppelte Buchhaltung.
6.37 SKONTOKONTEN
Nur bei einer doppelten Buchhaltung werden Skonti nicht schon beim Verbuchen der Rechnung,
sondern erst bei der Buchung der Zahlung berücksichtigt.
Damit die SIMPLEFIBU-Software diese automatisch verbuchen kann, müssen hier für alle
Umsatzsteuerarten die entsprechenden Skonto-Sachkonten eingetragen werden. Kommt eine
spezielle Umsatzsteuerart bei Ihnen nicht vor, kann die betreffende Zelle auch leer gelassen
werden.
All diese Skontokonten müssen - falls die entsprechende Umsatzsteuerart bei Ihnen vorkommen
kann - auch in der Sachkontentabelle vorhanden sein.
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6.38 UMSATZSTEUERKONTEN FÜR DIREKTES BEBUCHEN
Nur extrem selten kommt es vor, dass Sie das Vorsteuerkonto direkt bebuchen müssen: eigentlich
nur im sehr seltenen Fall, dass eine Versicherung eine Vorsteuer für einen gedeckten
Versicherungsfall an Sie weiterverrechnet.
Etwas häufiger kommt eine besondere Form der Vorsteuer - die Einfuhrumsatzsteuer vor: etwa
wenn Sie für einen Import aus dem Ausland Einfuhrumsatzsteuer z.B. an den Spediteur oder an
das Zollamt bezahlen.
Falls diese Fälle bei Ihnen vorkommen, müssen die beiden Konten hier eingetragen werden und
auch in der Sachkontentabelle vorhanden sein.
Nur dann können Sie in der UVA richtig ausgewiesen werden.
6.39 IST-VERSTEUERUNG KUNDENZAHLUNGEN BEI DOPPELTER BUCHHALTUNG
Nur in ganz wenigen Ausnahmefällen (z.B. bei Steuerberatern) fällt bei einer doppelten
Buchhaltung erst bei der Zahlung der Kunden die Umsatzsteuerzahllast an das Finanzamt.
Damit dieser spezielle Fall auch wirklich im Datenexport beim Einspielen einer Kassa / Bank in die
BMD-Software richtig übergeben wird, muss dies hier aktiviert werden.
6.40 EINGABE VON NICHT ANGELEGTEN PERSONENKONTEN ERLAUBEN
In der Regel werden die Sachkonten, Kundenkonten und Lieferantenkonten in der
Buchhaltungssoftware angelegt sein und bei jeder Eingabe eines solchen Kontos während des
Buchens wird überprüft, ob das betreffende Konto auch wirklich angelegt ist in der Kunden- bzw.
der Lieferanten-Tabelle.
In einigen Fällen, wo man z.B. nur die Kassa in der SIMPLEFIBU buchen möchte und nicht immer
den
gesamten Kontenstamm in der SIMPLEFIBU mitwarten möchte, wird man diese
Kontenüberprüfung vielleicht deaktivieren wollen.
6.41 PRIVATANTEIL AUTOMATISCH BUCHEN
Immer wieder gibt es Aufwendungen, bei denen zum Teil eine private Nutzung enthalten ist: etwa
beim Telefon, bei der Wohnungsmiete mit Arbeitszimmer, bei PKW-Aufwendungen etc.
Wenn Sie diesen Privatanteil gleich bei jeder Buchung automatisch berücksichtigen, benötigen Sie
keine Korrekturbuchungen am Jahresende und müssen auch keine zuviel abgezogene Vorsteuer
ans Finanzamt zurückzahlen.
41
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Wenn Sie möchten, dass die SIMPLEFIBU-Software diesen Privatanteil bereits beim Buchen
automatisch berücksichtigt, legen Sie sich für diese Aufwandsarten jeweils eigene Sachkonten an
und tragen in der SACHKONTEN-Tabelle "SK" in der Spalte K die jeweiligen Privatanteil-Prozent
ein.
Um diese Privatanteile zu warten, wechseln Sie bitte in die SK-Tabelle
(wenn Sie nicht eingeblendet ist, können Sie sie über das Menü EXTRA
einblenden.)
Wenn Sie z.B. für Ihren Telefonaufwand einen 50%-igen Privataufwand automatisch ausbuchen
lassen wollen, scrollen Sie zur Zeile mit dem Telefonkonto 7370 und tragen in der Spalte K den
Prozentsatz des privaten Anteils ein:
Bei jeder Buchung auf ein solches Konto wird automatisch eine zweite Buchung mit dem
Privatanteil gebucht.
Wenn Sie denselben Aufwand auch ohne Privatanteil haben (z.B. Festnetztelefon mit Privatanteil /
Handy ohne Privatanteil), legen Sie sich einfach ein separates, zweites Aufwandkonto an und
hinterlegen dort keine Privatanteil-Prozent hier in der Tabelle SK.
Diese automatische Privatanteilbuchung können Sie übrigens hier in der Tabelle SK über dieses
Häkchen ganz ausschalten bzw. aktvieren:
"Drittel"-Anteile geben Sie bitte mit 4 Kommastellen ein: 66,6666 oder 33,3333.
Für weitere Infos zur Sachkontentabelle siehe auch Kapitel 20.
Wechseln Sie nun zurück in die Tabelle EINSTELLUNGEN, um hier das Konto für die
Privatanteilbuchung einzustellen:
Das Konto, auf das der Privatanteil ausgebucht werden soll - in der Regel in der gewinn-neutralen
Klasse 9 - tragen Sie in der Tabelle EINSTELLUNGEN In der Zeile 71 ein.
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6.42 BUCHUNGSTEXTZELLE AUTOMATISCH VERLASSEN
In der Sachkontentabelle können in der Spalte E Buchungstexte hinterlegt werden, die beim
Buchen automatisch als Buchungstext übernommen werden. Mit diesem Häkchen hier in der
Sachkonten-Tabelle SK können Sie diese Funktion auch ganz deaktivieren.
Bei Konten, wo in der Spalte E kein automatischer Buchungstext hinterlegt ist, wird beim Buchen
natürlich nichts übernommen.
Zurück in der Tabelle EINSTELLUNGEN können Sie in der Zeile 71 einstellen, ob die Software
beim Einfügen von automatischem Buchungstext anschließend die Markierung in der
Buchungstextzeile belassen soll, sodass Sie den Text (etwa mit der F2-Taste) sofort ändern /
ergänzen können, oder ob die Software gleich weiterspringen soll in die nächste Buchungszeile:
6.43 KEINE ÜBERPRÜFUNG BEIM EXPORT VON SACHKONTEN
Wenn Ihre Buchungen beim Steuerberater in dessen BMD-Software eingespielt werden, überprüft
die Software standardmäßig, ob auch nur Sachkonten verwendet wurden, die in der SIMPLEFIBU
angelegt sind, um sicher zu stellen, dass nicht durch Tippfehler ein nicht existierendes Konto
eingegeben wurde.
Im seltenen Fall, dass beim Steuerberater jemand Sachkonten eingeben möchte bei den
Buchungen, die er aber nicht in der Sachkontentabelle SK anlegen möchte, kann er hier für den
Export diese Sachkontenüberprüfung deaktivieren.
6.44 KEINERLEI ÜBERPRÜFUNG BEIM EXPORT
Standardmäßig überprüft die Software beim Export der Buchungen in die BMD-Software Ihres
Steuerberaters,
- ob bei jedem Buchungssatz ein Konto eingegeben worden ist,
- ob nur existierende Konten eingegeben worden sind,
- ob die Steuerprozent der Erlös-Buchung nicht vom Steuersatz abweichen, der in der
Sachkontentabelle SK beim Sachkonto hinterlegt ist
Diese Überprüfung kann - etwa bei einem wiederholten Exportlauf - hier deaktiviert werden.
43
44
6.45 KEINE PRÜFUNG BEI ERLÖSEN DER STEUERPROZENT
Bei Erlöskonten ist es aus Gründen der UVA wichtig, dass man immer die Erlöse auf das richtige
Erlöskonto bucht, das den richtigen USt-Prozentsatz und die richtige USt-Art hat.
Man darf also keinen 10%-Erlös auf ein 20%-Erlös-Konto buchen - und einen Inland-Erlös nicht auf
ein Konto für EU-Lieferungen.
Standard ist, dass die SIMPLEFIBU-Software bei jeder Erlösbuchung kontrolliert, ob der gebuchte
Steuerprozentsatz auch tatsächlich mit dem Prozentsatz übereinstimmt, der in der
Sachkontentabelle SK beim betreffenden Erlöskonto hinterlegt ist.
Eine Deaktivierung dieser Überprüfung ist nicht ratsam, aber kann hier erfolgen.
6.46 IN UVA BEI UNÜBLICHEN UST-PROZENTEN WARNEN
In der Regel kommt Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer nur bei Buchungen auf die Konten zwischen
4000 und 8999 und bei den dreistelligen Konten im Anlagevermögen vor.
Bei Buchungen in den Klassen 2, 3 und 9 - oder bei Buchungen direkt auf das Vorsteuerkonto
2500 kommt beim Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ein Warnhinweis, da diese
Fälle nur sehr selten vorkommen. Wenn Sie bei Ihnen jedoch vorkommen, können Sie hier diesen
Hinweis deaktivieren
6.47 WIEDERKEHRENDE AUTOMATIKBUCHUNGEN
Manche Buchungen fallen regelmäßig wiederkehrend an, z.B. monatliche Miete oder die
vierteljährliche Einkommensteuervorauszahlung.
Immer dann wenn der Betrag und das Aufwandkonto gleich ist, können Sie sich eine
Automatikbuchung mit automatischem Buchungstext anlegen. (Wenn die Software nach einer
Automatikbuchungen noch auf der Buchungstextzeile bleiben soll, damit Sie sie anpassen können,
entfernen Sie das Häkchen, das in Punkt 6.42 beschrieben ist.)
Diese Automatik-Buchungen werden in der Tabelle "AUTO" - über
den Menüpunkt AUTOMATIKBUCHUNGEN im Menü EXTRA
einblendbar - einmalig angelegt und bei Bedarf dort auch angepasst,
falls sich z.B. der Betrag ändert.
Es können 36 Automatik-Buchungsblöcke
Buchungszeilen angelegt werden.
zu
je
maximal
5
In der Regel wird eine Automatikbuchung nur aus einer Buchung bestehen - z.B. eine
Versicherungsrate. Wenn Sie mehrere Versicherungen in der Bank immer zugleich zahlen, können
Sie aber auch bis zu 5 Versicherungszahlungen zu einer Automatikbuchung zusammenfassen.
44
45
Ein anderes Beispiel sind die monatlich gleichen Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter. Bis zu 5
Mitarbeiter können Sie mit einem Automatikbuchungsblock auf einmal buchen lassen. Wenn Sie
mehr Mitarbeiter haben, legen Sie einfach weitere Automatikbuchungen an.
Hier in der Tabelle "AUTO" können Sie die Automatikbuchungen auch gänzlich deaktivieren.
Die Automatikbuchungen werden beim Buchen - nach der Erfassung von Belegnummer und
Belegdatum - mit der F5-Taste aufgerufen.
Es öffnet sich eine Übersicht über alle angelegten Automatikbuchungen, wo man die gewünschte
Buchung entweder mit der Maus anklickt oder die entsprechende Taste des AutomatikbuchungsKürzels auf der Tastatur drückt - z.B die A-Taste:
Dieses jeweilige Kürzel ist in der Spalte A in der Tabelle AUTO und darf NICHT geändert werden.
In der Spalte B gibt man jeweils in der obersten Zelle einen aussagekräftigen Titel für die
Automatikbuchung ein, der im Auswahlfenster beim Buchen auch angezeigt wird.
In der größeren Zelle darunter kann ein freiwilliger Infotext zu dieser Automatikbuchung verfasst
werden.
In der Spalte C können bis zu 5 Sachkonten eingegeben werden - in der Regel werden es
Aufwandkonten sein, aber auch alle anderen Konten (z.B. Kreditkonto oder Finanzamt) sind
möglich. Es folgen dann der Betrag (Einnahme oder Ausgabe), eventuell ein Steuersatz und nur in
Ausnahmefällen - bei gemischtem Steuersatz (siehe Kapitel 13) - auch ein Nettobetrag.
In der letzten Spalte wird ein Buchungstext für diese automatische Buchungen verfasst.
TIPP: legen Sie die Automatikbuchungen jeweils bei einer leicht zu merkenden Abkürzung ein: z.B.
Miete unter der Abkürzung M oder Strom unter S. Ändern Sie die vorgeschlagenen
Kurzbezeichnungen nach Belieben.
45
46
6.48 EINRICHTEN DER BANKKONTEN
In den Jänner-Tabellen der Banken kann man einmal für das gesamte Jahr die Kontendaten
KONTONUMMER und BANKLEITZAHL eingeben:
6.49 EINRICHTEN DER AUTOMATISCHEN BELEGNUMMERIERUNG UND DATIERUNG
In der JÄNNER-Tabelle eines jeden Buchungssymboles (Kassa / Bank / ER / AR …) kann die
automatische Beleg-Nummerierung und der automatische Beleg-Datumsvorschlag aktiviert werden
in der Spalte A:
Es wird dann nach jeder Buchung in der nächsten Buchungszeile automatisch die Belegnummer
und / oder auch das Belegdatum ausgefüllt.
Zusätzlich können Sie über das Kontrollkästchen BELEG+ aktivieren dass bei der
Belegnummerierung die Nummerierung automatisch erhöht wird, was in der Kassa, bei den ERs
und ARs in der Regel sinnvoll ist.
In den Folgemonaten Februar bis Dezember können Sie mit der Plus-Taste in der Belegzelle (A9)
die nächste Belegnummer holen.
Die Minus-Taste kann eine automatisch erzeugte Belegnummer am Ende des Buchungsmonats
entfernen. Dies muss aber nicht gemacht werden, da dies von der Vorlage ohnedies regelmäßig
automatisch auch gemacht wird.
Diese automatische Belegnummervergabe und Datumsvergabe wird im Kapitel "9 Belegerfassung"
noch genauer erklärt.
Für den Schnelleinstieg lesen Sie nun bitte direkt weiter bei Kapitel 7.
46
7. ORGANISATION DER BELEGE
47
Da verschiedene Arten von Buchhaltungspflichten zu unterscheiden sind, ist es für Sie wichtig zu
wissen, wie Ihre Buchhaltung eingerichtet ist
o ob als doppelte Buchhaltung * oder als einfache Einnahmen-Ausgabenrechnung
o und ob Ihre Bargeldbewegungen als eine echte Kassa oder als einfache
Bargeldverrechnung erfasst werden
Wählen Sie im Menü E X T R A den Punkt VERSIONSINFO, um
diese beiden wichtigen Informationen zu erhalten.
Eine doppelte Buchhaltung ist ab 2010
1.) bei Kapitalgesellschaften zu führen (GmbH, AG),
2.) auch bei Personengesellschaften, bei denen kein unbeschränkt haftender
Gesellschafter
eine
natürliche
Person
ist,
also
sogenannte
verdeckte
Kapitalgesellschaften, vor allem die GmbH u.Co.KG, aber auch OEG, die nur aus
Kapitalgesellschaften besteht oder
3.) wenn der Umsatz in zwei aufeinander folgenden Jahren beide Male 700.000,- € (oder
einmalig 1.000.000 €) übersteigt. Ausgenommen sind die Freien Berufe, Land- und
Forstwirte und Unternehmer mit Einkünften aus dem Überschuss der Einnahmen über die
Werbungskosten (z.B. Vermietung und Verpachtung) - für diese gilt keine Umsatzgrenze.
Der wesentliche Unterschied ist, dass


bei einer doppelten Buchhaltung eine Rechnung mit dem Datum ihrer Ausstellung
(Rechnungsdatum) und ein zweites Mal bei Ihrer Bezahlung gebucht wird und
bei einer Einnahmen-Ausgabenrechnung werden Rechnungen nur einmal mit dem Datum
der Zahlung der Rechnung gebucht.
Wichtig: Falls Sie eine doppelte Buchhaltung führen, brauchen Sie dieses Kapitel 7 hier erst ab
dem Punkt 7.5 LOSUNGSERMITTLUNG NEU AB 1.1.2007 zu lesen. Weiters lesen Sie bitte das
"EIN-AUSGANGSRECHNUNGEN"-Handbuch, das nur für doppelte Buchhaltung relevant ist.
GRUNDSÄTZLICHES
Einer der wichtigsten Grundsätze in der Buchhaltung ist, dass es keine Buchung ohne einen Beleg
geben darf. Darum ist eine sorgfältige Organisation Ihrer Belege sehr wichtig.
Ebenso wichtig ist auch, dass Sie alle Ihre Belege mit einer, das ganze Jahr durchlaufenden
Nummer versehen. Der erste Beleg im Jahr erhält die Nummer 1, der zweite die Nummer 2 ... Im
darauffolgenden Jahr können Sie wieder mit der Belegnummer 1 beginnen.
Dabei ist es nicht zulässig eine Belegnummer doppelt zu vergeben oder auszulassen. Auch darf
nicht mit Unternummern wie "1.1" oder "1a" gearbeitet werden.
Bei Bankauszügen entfällt diese Nummerierung, da diese automatisch mit einer fortlaufenden
Auszugsnummer versehen sind.
Es hat sich bewährt, die Belege zu lochen und nach Datum sortiert in einen Ordner zu heften. Ein
für das Lochen zu kleiner Beleg kann auf ein größeres, leeres Blatt Papier geheftet werden.
Die Sortierrichtung können Sie frei wählen. In der Praxis hat es sich bewährt, wenn man die
ältesten Belege im Ordner hinten hat und die neuen einfach nur vorne jeweils dazugibt.
47
48
7.1. BELEGE IN EINER ECHTEN KASSA
(Wenn Sie eine Bargeldverrechnung haben, überspringen Sie diesen Abschnitt.)
Wenn es eine echte Kassa gibt, sind die Anforderungen an die Belege-Organisation größer als bei
einer reinen Bargeldverwaltung. Oberste Regel ist, dass es kein Kassaminus geben darf, da man
bekanntlich nie mehr Geld aus einer Kassa entnehmen kann, als diese zuvor enthalten hat.
Wir empfehlen, dass Sie die Belege einer echten Kassa täglich nummerieren und den Kassastand
regelmäßig mit dem Kassastand der Buchhaltung überprüfen.
Die Nummerierung der Belege erfolgt in der Reihenfolge, wie diese "kassa-wirksam" geworden
sind, es also zu einem Kassaeingang bzw -ausgang gekommen ist. Dies ist üblicherweise am
selben Tag, da der Beleg ausgestellt bzw erhalten wird. Es kann jedoch Ausnahmen geben:
o
BSP 1: Ein Lieferant hat seine Rechnung am 7. Jänner ausgestellt und Sie Ihnen zusammen
mit einem Zahlschein geschickt. Am 13. Jänner entnehmen Sie genau diesen Betrag aus Ihrer
Kassa und begleichen die Rechnung mittels des Zahlscheines bar bei einer Bank.
Wenn die Rechnung auch vom 7. Jänner ist, so wurde sie doch erst am 13. Jänner "kassawirksam". Schreiben Sie daher auf den Beleg zum ursprünglichen Rechnungsdatum dazu
"bezahlt am 13.Jänner" und buchen Sie diesen Beleg auch mit dem Datum 13.Jänner.
o
BSP 2: es kann auch vorkommen, dass bereits Geld aus Ihrer Kassa ausgeht, ohne dass Sie
eine Rechnung dazu haben. Zum Beispiel kassiert ein Lieferant den monatlichen Betrag und
verspricht die dazu gehörige Rechnung noch am selben Tag per Post zu schicken.
In diesem Fall fertigen Sie von Hand einen "Zwischenbeleg" an, geben diesem die nächste
fortlaufende Nummer und vermerken weiters, worum es sich bei der Zahlung gehandelt hat, mit
welchem Datum und in welcher Höhe diese Zahlung aus der Kassa ausgegangen ist.
Wenn Sie dann ein paar Tage später die Originalrechnung erhalten, tauschen Sie den
Zwischenbeleg mit der Originalrechnung aus und übertragen die fortlaufende Nummer des
Zwischenbelegs auf die Originalrechnung.
Sollte die Rechnung auch noch mit einem anderen Datum ausgestellt sein als Ihr
Zwischenbeleg, so notieren Sie bitte zum Datum auf der Rechnung einen Vermerk "bezahlt am
..." und das Datum, an dem das Geld aus der Kassa ausging.
Sollte sich bei der Verbuchung ein Kassaminus ergeben, so kann dies nur toleriert werden, wenn
dieses Kassaminus noch am selben Tag durch einen Kassaeingang wieder behoben wird. Bei
einer Außenprüfung / Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann in diesem Fall argumentiert
werden, dass die Belege desselben Tages in falscher Reihenfolge nummeriert wurden.
Ansonsten muss ein Kassaminus mittels Eigenerlag in die Kassa behoben werden. Geben Sie
dazu einen ausreichenden Betrag in die Kassa, um das Kassaminus abzudecken und fertigen
einen Eigenbeleg an. Dazu reicht es handschriftlich auf einem Blatt Papier zu vermerken: "Private
Einlage in die Kassa" mit Datum, Betrag, fortlaufender Belegnummer und Ihrer Unterschrift. Oder
Sie möchten die Vorlage "KASSABELEG" verwenden, die Sie im Menü "FAKTUR" finden.
Stammt die Einlage aus Ihrem Privatvermögen, buchen Sie sie auf das Konto "9000 Privat" bzw.
ev. auf ein eigens für Sie eingerichtetes Verrechnungskonto. Sollte das Geld von einem Bankkonto
stammen, das Sie auch buchen, verwenden Sie bitte das Konto "2885 Barverkehr mit
Geldinstituten". Buchen Sie in der Kasse den Eingang auf 2885 und beim Buchen der Bank
buchen Sie dort denselben Betrag erneut als Ausgabe erneut auf 2885.
48
49
Die Anzeige eines Kassaminus erkennen Sie an der roten Warnmeldung "KASSAMINUS". Durch
welche Buchung das Kassaminus verursacht wurde, sehen Sie am roten Kassastand:
Gleiche Belege desselben Tages können zusammengefasst werden. Wenn Sie z.B. mehrere
Fahrscheine oder Taxiabrechnungen vom selben Tag haben, so klammern Sie diese
zusammengehörenden Belege einfach zusammen und vergeben Ihnen eine gemeinsame
Belegnummer. Notieren Sie zusätzlich die Summe der Beträge der einzelnen Belege auf dem
obersten Beleg.
TIPP: Machen Sie regelmäßig einen KASSASTAND-CHECK mit dem Formular
zum Zählen von Scheinen und Münzen - erreichbar über das Menü ANZEIGE.
7.2. BELEGE EINER BARGELDVERRECHNUNG
Bei einer Bargeldverrechnung, wie sie bei einer Einnahmen-/Ausgabenrechnung möglich ist, sind
die Anforderungen etwas weniger umfangreich als bei einer echten Kassa.
Da eine Bargeldverrechnung in der Regel für die Erfassung privat ausgelegter Beträge für
betriebliche Ausgaben dient, kommt es häufig zu einem Überhang der privaten Auslagen
gegenüber den Einnahmen, der im Kassabuch zu roten, negativen Kassastandsbeträgen führt wie
ein Kassaminus. Dieses stellt jedoch kein Problem dar.
7.3. BELEGE DER BANK
Im Gegensatz zur Kassa, kommt es in der Bank regelmäßig dazu, dass ein und dieselbe
Belegnummer mehrfach vergeben wird. Wenn auf einem Bankauszug mehrere
Kontenbewegungen sind, erhalten diese als Belegnummer die jeweils gleiche Auszugsnummer.
Bitte übernehmen Sie nur die Auszugnummer und nicht zusätzlich die Blattnummer. (BSP: Auszug
7 hat drei Blätter und damit die Nummern 7/1 7/2 und 7/3 - nehmen Sie nur Belegnummer 7.)
Wenn Sie tägliche Bankauszüge erhalten und verbuchen, reicht es, wenn Sie als Datum das
Datum des Auszuges nehmen. Bei größeren Abständen ist es empfehlenswert, dass Sie als
Datum das Valuta-Datum der einzelnen Buchung nehmen - dies ist am Kontoauszug meist in der
Spalte WERT ersichtlich.
Wenn am Monatsbeginn ein Datum noch aus dem Vormonat ist und Sie uns die Buchhaltung des
Vormonats schon übermittelt haben, nehmen Sie für diese Buchung als Datum den Ersten des
aktuellen Monats.
Kontrollieren Sie am Ende der Eingabe eines Kontoauszuges, ob der
Auszug-Endsaldo mit dem Saldo in der Buchhaltung übereinstimmt.
49
50
7.4. BUCHUNGEN OHNE BELEG
Von der vorhin erwähnten Regel "keine Buchungen ohne Beleg" gibt es nur zwei Ausnahmen:
Eigenbeleg
Eigenbelege werden nur als Nachweis anerkannt, wenn nach der Natur der Ausgabe (auswärtige
Telefonate, Trinkgeld) kein Beleg erhältlich ist. Aus dem Eigenbeleg müssen Datum, Betrag und
Zahlungsgrund ersichtlich sein. Der Zahlungsempfänger ist soweit möglich anzuführen. Auch wenn
Sie aus einer echten Kassa Geld entnehmen und auf das Bankkonto einzahlen oder umgekehrt
Geld für die Kassa von der Bank abheben, machen Sie in beiden Fällen einen Eigenbeleg - etwa
mit dem Vermerk "Einzahlung Kassa an Bank" bzw "Barabhebung Bank an Kassa".
Fertigen Sie den Eigenbeleg an (handschriftlich oder über die Vorlage KASSABELEG im Menü
FAKTUR) und vergeben diesem wie einem normalen Beleg eine fortlaufende Nummer.
Tageslosungen
Wenn Sie für Ihre Einnahmen separate Aufzeichnungen führen, z.B. einen Tageslosungsbogen, so
darf ausnahmsweise die Belegnummernvergabe bei der Verbuchung dieser Tageseinnahmen
entfallen, da es ja keinen eigenen Beleg für jeden Tag gibt.
Buchen Sie tageweise die Losungen in der Buchhaltung ein:
Nachdem Sie die normalen Belege eines Tages eingegeben haben, übernehmen Sie
anschließend noch die Einnahmen des betreffenden Tages. Die Vergabe einer Belegnummer kann
in diesem Fall ausnahmsweise entfallen.
Der nächste normale Beleg wird dann weiternummeriert ohne eine Belegnummer auszulassen
durch die Tageslosung.
7.5 KORREKTE AUFZEICHNUNG IHRER EINNAHMEN
Durch das ab 1. Jänner 2007 wirksame Betrugsbekämpfungsgesetz wird seitens der
Finanzbehörde verlangt, dass eine tagesaktuelle Erfassung der Umsätze - auch bei
Einnahmen/Ausgabenrechnern - sichergestellt wird.
Die Bestimmungen sehen vor, dass Bareinnahmen und Barausgaben nicht mehr - wie früher „täglich in geeigneter Weise festgehalten“ werden, sondern sie „täglich einzeln festgehalten“
werden müssen.
Sie sind daher verpflichtet alle Ihre Einnahmen einzeln und zeitnah - daher noch am selben Tag aufzuzeichnen.
Die geeignetsten Möglichkeiten dafür sind
a) Ausgangsrechnungen mit einer lückenlosen fortlaufenden Rechnungsnummer
b) Kassaausgangsbelege (Paragons), die Sie am besten
mit
einer
bereits
angedruckten,
fortlaufenden
Rechnungsnummer kaufen oder manuell durchgehend
nummerieren
50
51
c) Sie können auch handschriftlich ein Kassabuch führen
oder alternativ die Einnahmen gleich hier in der SIMPLEFIBU erfassen.
Wenn Sie ausschließlich die SIMPLE-FIBU verwenden
für die Aufzeichnung Ihrer Einnahmen, ist es wichtig,
dass Sie die zeitnahe und unveränderte Erfassung Ihrer
Einnahmen damit dokumentieren, dass Sie den
betreffenden Monat gleich nach der Verbuchung
"abschließen". (Siehe Anhang D - Belegkreise
abschließen.)
Um ganz auf Nummer sicher zu gehen, können Sie zudem das betreffende Buchhaltungsblatt hier
in der SIMPLE-FIBU als PDF-Datei (mit einem kostenlosen PDF-Drucker-Programm) ausdrucken
und diese PDF-Datei auf Ihrem PC speichern. Durch das Dateidatum der PDF-Datei
dokumentieren Sie, wann Sie die Aufzeichnungen gemacht haben und dass Sie sie anschließend
nicht mehr geändert haben (weil PDF-Dateien keine Änderung erlauben).
d) Gerade in der Gastronomie sind immer noch Strichlisten oder Kassa-Abrechnungssysteme im
Einsatz. Achten Sie bei der Verwendung von Kassa-Abrechnungssystemen darauf, dass Sie einen
elektronischen Export der erfassten Einnahmen ermöglichen, da das Finanzamt unter Umständen
diesen von Ihnen anfordert. Reine Papierstreifen solcher Kassensysteme reichen nicht aus.
Weitere Möglichkeiten der Einnahmen-Ermittlung und Aufzeichnung finden Sie auf nachfolgenden
Seiten beschrieben.
Wenn Sie ohnedies eine der soeben aufgezählten 3 Methoden für die Erfassung all Ihrer
Einnahmen verwenden, können Sie die restlichen Seiten überspringen und für den Schnelleinstieg
direkt im Kapitel 8 weiterlesen.
51
52
7.5.1 BARBEWEGUNGSVERORDNUNG UND VEREINFACHTE LOSUNGSERMITTLUNG
Die Barbewegungsverordnung lässt in definierten Fällen vereinfachte Aufzeichnungen - die
Losungsermittlung durch Kassasturz - zu.
Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt dann nicht und man kann die Tageslosung mittels Kassasturz
ermitteln: bei diesem werden die Bareinnahmen eines Tages durch Saldierung des gezählten Endund Anfangsbestandes unter Berücksichtigung von Ausgaben, Einlagen und Entnahmen ermittelt:
Endbestand der Kassa
- Anfangbestand der Kassa
+ Ausgaben
+ Entnahmen
- Einlagen_______________
= Einnahmen des Tages
Die Verordnung legt jedoch fest, dass dieser Kassasturz spätestens zu Beginn des nächsten
Arbeitstages zu erfolgen hat.
Nach der Barbewegungs-Verordnung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht unter folgenden
Voraussetzungen nicht und es kann der Kassasturz angewendet werden:
1. Umsatz bis € 150.000,-- für den einzelnen Betrieb pro Wirtschaftsjahr
Wenn die Umsatzgrenze von € 150.000,-- in zwei unmittelbar vorangegangenen Wirtschaftsjahren
nicht überschritten wurde, kann die Losungsermittlung vereinfacht erfolgen.
Hinweis:
 bei dieser Umsatzgrenze wird der Nettoumsatz (ohne Umsatzsteuer) herangezogen

bei Rumpfwirtschaftsjahren, wie bei unterjährigem Betriebsbeginn, wird die Grenze durch
Hochrechnung des Umsatzes ermittelt

bei Betriebsübergang sind die vorangegangenen Wirtschaftsjahre des Übergebers
heranzuziehen
Wird die Umsatzgrenze überschritten, sind Einzelaufzeichnungen ab Beginn des zweitfolgenden
Wirtschaftsjahres zu führen.
Toleranzgrenze:
Das einmalige Überschreiten der Umsatzgrenze um nicht mehr als 15% innerhalb eines
Zeitraumes von drei Wirtschaftsjahren führt nicht zur Einzelaufzeichnungspflicht.
2. Unabhängig von der Umsatzgrenze ist die Losungsermittlung durch Kassasturz zulässig
bei Verkäufen an öffentlich zugängigen Orten
Dies sind Umsätze von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder
anderen öffentlichen Orten, die jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen
Räumlichkeiten ausgeführt werden.
Unter „öffentlichen Orten“ sind allgemein zugängliche Wege, Straßen, Plätze oder andere Orte
zu verstehen, die nicht auf einen bestimmten Personenkreis beschränkt sind. Beschränkungen zB.
in Form von Eintrittsgebühren, sind dann unschädlich, wenn jedermann Zutritt gewährt wird.
52
53
Zu den fest umschlossenen Räumlichkeiten zählt das BMF auch fahrbare Räumlichkeiten, wie
Verkaufsbusse, Verkaufsstände auf Schiffen, Schiffsrestaurants, Verkauf in Flugzeugen... und
auch Taxis.
Taxilenker müssen daher ebenfalls Einzelaufzeichnungen führen, wenn die Umsatzgrenze von €
150.000,-- überschritten wird.
Das BMF verweist auf die Aufzeichnungsmöglichkeiten mittels Mikrokassa oder Taxameter (mit
Aufzeichnungen der Bareinnahmen), aber auch auf händische Aufschreibung der eingenommenen
Beträge, nummeriert in chronologischer Reihenfolge je Taxischicht.
Beispielshalber führt das BMF für die umsatzunabhängige Ausnahme Eis- und Maroniverkäufer
an, die im Freien nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ihre Produkte
verkaufen. Für den Gassenverkauf vor Eissalons oder Verkäufen in „Schanigärten“ soll diese
umsatzunabhängige Ausnahme nicht gelten, da diese in Verbindung mit fest umschlossenen
Räumlichkeiten stehen.
Hinweis: Eine Losungsermittlung durch Kassasturz ist dann nicht zulässig, wenn ohnehin die
einzelnen Bareingänge so aufgezeichnet werden, dass die Tageslosung ermittelt werden kann.
7.5.2 EINZELAUFZEICHNUNGEN
Zeitlicher Anwendungsbereich
Betriebe, die schon bisher Einzelaufzeichnungen geführt haben und die Umsatzgrenze von €
150.000,-- im Wirtschaftsjahr 2006 überschritten haben, müssen weiterhin Einzelaufzeichnungen
führen. Sie können die vereinfachte Losungsermittlung 2007 und 2008 nicht nutzen.
Unternehmer, die in den Jahren 2005 und 2006 mehr als € 150.000,-- erzielt haben und bisher
keine Einzelaufzeichnungen der Bareinnahmen geführt haben, müssen ab dem 2008 beginnenden
Wirtschaftsjahr auf Einzelaufzeichnung umstellen.
Wie können Einzelaufzeichnungen geführt werden?
Das BMF normiert keine Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Registrierkassensysteme.
Es bleibt dem Unternehmer überlassen, wie er Barbewegungen aufzeichnet. Beispielshalber
erwähnt das BMF in seinen Informationen Aufzeichnungen im Wege von Paragondurchschriften,
händische Aufschreibungen, Registrierkassenstreifen von mechanischen Registrierkassen,
Losungsblätter, Strichlisten oder auch elektronische Kassensysteme.
Es muss in jedem Fall gesichert sein, dass die Tageseinnahmen durch Summenbildung der
einzelnen, chronologisch erfassten Geschäftsfälle ermittelt werden.
BSP 1: Strichliste:
Strichlisten müssen sich auf die Barbeträge beziehen und diese geschäftsfallbezogen darstellen.
Für jeden einzelnen Geschäftsfall (der zu einem Bareingang geführt hat) muss also
nachvollziehbar sein, aus welchen Teilbeträgen er sich zusammensetzt.
Aus der Strichliste muss das Datum, der Bezug zu einem Geschäftsfall, der Einzelpreis je Artikel
bzw. Dienstleistung und die Anzahl der vereinnahmten Artikel oder Dienstleistungen hervorgehen.
53
54
Die Aufzeichnung wird in Tabellenform
vorgenommen werden, wo zB für jeden
Geschäftsfall (Bareingang) eine eigene
Zeile vorgesehen ist. Die Artikel finden
sich nach Preisen geordnet in den
einzelnen Spalten, wobei für jeden
Bareingang durch Mengenangabe /
Anzahl der Striche die Anzahl der
verkauften
Artikel
bzw.
Dienstleistungen angeführt wird.
Datum
Ware A
Ware B
Ware C
DL X
DL Y
€3
€ 5,50
€8
€ 2,20
€ 15,90
23.01.2007
III
I
23.01.2007
24.01.2007 …
24.01.2007
IIIII
…
Eingang
I
32,9
IIIII
…
38,5
…
…
…
BSP 2 Einzelne Aufzeichnungen aller Beträge
Es genügen auch händische Aufzeichnungen der einzelnen, eingenommen Beträge, wenn die
chronologischer Reihenfolge eingehalten wird.
Diese Bareingänge sind täglich und einzeln aufzuzeichnen.
In der Gastronomie wird die Tischabrechnung – bei Bonierung der einzelnen Tische – als
Einzeleingang gesehen. Allerdings halten Sie dann bitte auch den Zeitpunkt der Einnahme fest.
Alle Aufzeichnungen sind so zu führen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb
angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können. Dabei sollen
sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Das bedeutet, dass alle Geschäftsunterlagen aufzuheben sind. Das sind nicht nur diverse Belege,
sondern auch alle Zettel/Notizen, die Sie oder Ihre Mitarbeiter geschrieben haben. Dazu gehört
aber auch der Kalender mit Ihren Terminen, alle Schmierzettel anlässlich einer Inventuraufnahme,
Bons in der Gastronomie etc.
Wenn Sie bei den Grundaufzeichnungen Datenträger verwenden, muss gesichert sein, dass
Eintragungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht
mehr ersichtlich ist.
Eine einmal durchgeführte Eintragung soll daher nicht mehr verändert werden können bzw muss
die Veränderung sichtbar sein und auch der ursprüngliche Betrag ersichtlich sein. (Das gilt
übrigens auch für Unternehmer mit Umsatz kleiner als die 150.000 und die von der
Einzelaufzeichnung befreit sind und mittels Kassasturz Ihre Losung ermitteln.)
Wenn Sie bei der Führung von Aufzeichnungen Geräte mit elektronischem Speicher verwenden,
muss gesichert sein, dass die Daten bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist auch digital verfügbar
sind.
Die meisten elektronischen Registrierkassen speichern die Daten auch intern. Daher müssen
diese Daten extern gespeichert werden können um sie im Falle einer Prüfung auf einem
Speichermedium (Diskette, CD etc) der Finanzbehörde übergeben zu können.
Die Verwendung von elektrischen Geräten mit internem Speicher ohne Datenexportfunktion stellt
zwar keinen Mangel von wesentlichem Umfang dar und ermöglicht der Abgabenbehörde keine
Schätzungsbefugnis, dennoch raten wir nicht zu diesen Geräten. (Siehe SWK 12/07 S.433)
Tischrechner (mit ausgedrucktem Papierstreifen) und ähnliche elektronische Rechenmaschinen
ohne internen Speicher, können jedoch problemlos verwendet werden.
54
55
7.5.3 VERBUCHUNG DER LOSUNG MITTELS SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG
Dem Finanzamt geht es darum, dass die ursprünglichen Grundaufzeichnungen alle ihre Umsätze
EINZELN, DER REIHE NACH, LÜCKENLOS und ZEITNAH (also noch am selben Tag) festhält.
Fall 1 handschriftliche Grundaufzeichnungen
Sie können Ihre Grundaufzeichnungen handschriftlich führen - etwa mittels Paragonbüchern,
Losungsblättern, Strichlisten etc - aber auch die Ergebnisse rein mechanischer Registrierkassen
oder Tischrechner, die einen Papierstreifen auswerfen gehören hier her - nicht jedoch
elektronische Registrierkassen. Achten Sie nur darauf, dass Sie alle Umsätze EINZELN, DER
REIHE NACH, LÜCKENLOS und ZEITNAH erfassen.
Wenn Sie solche handschriftlichen Grundaufzeichnungen haben, erfassen Sie diese Umsätze
ganz normal in der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG. Es reicht sogar, wenn Sie die Umsätze
in Summe einmal am Ende des Monats buchen, da zum Nachweis der einzelnen,
chronologischen,
lückenlosen
und
zeitnahen
Erfassung
Ihre
handschriftlichen
Grundaufzeichnungen herangezogen werden können.
Falls Sie die Buchhaltung monatlich oder vierteljährlich an Ihre Steuerkanzlei schicken, damit sie
diese in deren Buchhaltungssoftware einspielen, brauchen Sie keine weiteren Schritte beachten.
Falls Sie die Buchhaltungsdaten jedoch während des gesamten Jahres alleine pflegen, empfiehlt
es sich monatlich die Kassabuchungsblätter und die Bankbuchungsblätter der SIMPLE
FINANZBUCHHALTUNG auszudrucken und mit Datum und Unterschrift zu versehen.
Fall 2 elektronische Registrierkassa
Wird für die Grundaufzeichnungen eine elektronische Registrierkasse verwendet, so muss diese
die Daten in digitaler Form zur Verfügung stellen können, da durch das
Betrugsbekämpfungsgesetz vorgeschrieben ist, dass elektronisch erfasste Umsatz-Daten dem
Finanzamt auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden müssen. Achten Sie daher
darauf, ob Ihre elektronische Registrierkassa in der Lage ist ihre Daten extern zu speichern.
Wenn Sie dies kann, sichern Sie diese Daten extern bevor Sie diese Daten im Speicher der
Registrierkassa löschen.
Durch diese gesicherten Daten haben Sie alle Grundaufzeichnungspflichten erfüllt und Sie können
die Tageseinnahmen problemlos in der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG eingeben.
Fall 3 keine handschriftlichen und keine elektronischen Grundaufzeichnungen mittels
Registrierkassa
Falls Sie keine handschriftlichen Grundaufzeichnungen haben und auch keine elektronische
Registrierkassa, die in der Lage ist die Daten extern zu speichern, können Sie Ihre Losungen auch
mittels der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG erfassen.
Wählen Sie dazu im Menü FAKTUR die Funktion LOSUNG und gelangen dadurch in ein eigenes
Tabellenblatt für die Losungserfassung. Vor der Anwendung muss diese Tabelle entsprechend
Ihrer Umsatzarten einmal mit den richtigen Buchhaltungskonten und Steuersätzen eingerichtet
werden. Treten Sie in diesem Fall bitte unbedingt mit uns in Verbindung.
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56
Anschließend können Sie für jeweils einen Tag Ihre Einnahmen mittels der Losungs-Tabelle
erfassen.
Wichtig ist, dass Sie Ihre Umsätze chronologisch - also zeitlich in der richtigen Reihenfolge sortiert
- und einzeln erfassen.
Was bedeutet einzelne Erfassung ? Dies bedeutet, dass jeder einzelne Bareingang erfasst werden
muss, jedoch nicht, dass alle einzelnen Produkte und Dienstleistungen, die zu diesem Bareingang
geführt haben, gesondert verzeichnet werden müssen.
Bezahlt ein Kunde also zB mehrere Waren auf einmal, müssen diese nicht alle einzeln erfasst
werden.
Verlangt der Kunde jedoch eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigen soll, müssen Sie
sehr wohl die einzelnen Teile auf der Rechnung aufgliedern.
Gerade aus umsatzsteuerlichen Gründen ist es immer ratsam, dass Sie jeden einzelnen
Bareingang zumindest nach Erlösarten aufteilen.
BSP: Einzelne Kunden in einem Gastronomiebetrieb abrechnen
Wenn Sie einen Gastronomiebetrieb führen und der erste Kunde zahlt 2 Vorspeisen á 3,--, 1
Hauptspeise zu 7,50, 1 alkoholfreies Getränk zu 2,60 und zwei Bier á 2,20, so erfassen Sie
zumindest 3 Teilbeträge des vom Kunden bezahlten Gesamtbetrages:
1.) Speisen: Die Summe der 2 Vorspeisen und der Hauptspeise von € 13,50 wird in die
Spalte SPEISEN eingetragen.
2.) Das alkoholfreie Getränk um € 2,60 wird in die Spalte für ALKOHOLFR.GETRÄNKE
eingetragen.
3.) Die beiden Bier um € 4,40 werden in der Spalte Bier erfasst
Die nächsten Kunden erfassen Sie ebenfalls einzeln direkt in den Zeilen darunter.
(Die Spalte TISCH lassen Sie in diesem Fall der Einzelkundenabrechnung leer.)
56
57
BSP: Tische in einer Gastronomie abrechnen
Werden in der Gastronomie nicht die Kunden einzeln, sondern jeweils ein gesamter Tisch
abgerechnet, kann die Tischabrechnung als Einzeleingang betrachtet werden. Wieder empfiehlt
sich eine Auftrennung nach Erlöskonten aus umsatzsteuerlichen Gründen. Bei der
Tischabrechnung benennen Sie bitte die Spalte KUNDE um auf Uhrzeit und halten den Zeitpunkt
der Bareinnahme fest. Diese Zeitpunkterfassung ist nur bei Tischabrechnung notwendig:
Sie sollten die Tageslosung möglichst noch am selben Tag
Betrugsbekämpfungsgesetz eine "zeitnahe", tägliche Erfassung vorschreibt.
erfassen,
da
das
Nachdem Sie einen Tag erfasst haben, können Sie Ihn automatisch in Ihre Buchhaltung
übernehmen.
Im Falle einer Einnahmen-Ausgabenrechnung werden Sie die Losung in der Regel direkt in den
Kassa-Tabellen verbuchen. Bei einer doppelten Buchhaltung empfiehlt es sich die Tageslosung
eventuell in einem eigenen Belegkreis "Losung" zu buchen, (Details dazu besprechen Sie bitte
gerne mit uns oder Ihrem Steuerberater.)
Das Buchen der Tageslosung erfolgt automatisch, indem Sie zuerst in das richtige Tabellenblatt
gehen - in unserem
Beispiel oben etwa in die Tabelle "KASSA-JAN" - und indem Sie dann im
Menü FAKTUR die
Funktion BUCHEN wählen.
57
58
DOKUMENTATION DER ZEITNAHEN UND UNVERÄNDERTEN ERFASSUNG
Das Betrugsbekämpfungsgesetz schreibt vor,


dass Sie Ihre Umsätze täglich, einzeln und chronologisch erfassen und
dass Sie im Falle elektronischer Medien die zeitnahe und anschließend unveränderte
Erfassung dokumentieren können.
Wenn
Sie
keine
handschriftlichen
Aufzeichnungen
und
kein
elektronisches
Registrierkassensystem verwenden, das die Daten auf externen Speicherdatenträgern archiviert,
empfehlen wir Ihnen unbedingt den täglichen Losungsbogen nicht nur zu verbuchen, sondern auch
1. diesen Losungsbogen täglich auszudrucken und handschriftlich mit Datum des Ausdrucks
und Ihrer Unterschrift zu versehen
2. sollten Sie diesen Losungsbogen ebenfalls als PDF-Datei ausdrucken und diese PDF-Datei
auf Ihrem PC speichern. (Diese PDF-Dateien sind ebenso auch zu archivieren und 7 Jahre
aufzuheben !) Beim Speichern einer PDF-Datei, erhält diese automatisch von Ihrem PC
einen Datums- und Zeitpunkt- Dateistempel, mit dem Sie ebenfalls beweisen können, dass
Sie ihre Losung zeitnah erfasst haben.
Für das erzeugen von PDF-Dateien benötigen Sie ein PDF-Druck-Programm wie etwa den
PDF-Creator, den Sie gerne kostenlos von unserer Seite www.simplesoft.at im Bereich
FREEWARE / ALLGEMEIN herunterladen können.
Wenn Sie jedoch handschriftliche Grundaufzeichnungen haben, kann dieser Vorgang des
Ausdruckens auf Papier und als PDF-Datei wie gesagt entfallen.
Nachdem Sie den Losungsbogen eines Tages gebucht, ausgedruckt und auch als PDF-Datei
archiviert haben, können Sie ihn nun für den nächsten Tag vorbereiten:
Sie können mit der Taste ALLES LEEREN die Tabelle für die Erfassung eines neuen Tages
vorbereiten. Tragen Sie weiters oben rechts bitte auch das korrekte Datum ein.
TIPP: In der Losungstabelle können Sie mit der Taste
neue Leerzeilen einfügen, falls Sie
zwischen bereits beschriebenen Zeilen noch eine neue Zeile benötigen.
58
8. DIE SYMBOLLEISTE
59
8. DIE SYMBOLLEISTE
Wenn Sie die BUCHHALTUNG-Vorlage öffnen, wird Ihrem Excel eine neue Symbolleiste
hinzugefügt. Bis Excel 2003 ist die neue Symbolleiste unten am Bildschirm, ab Excel 2007 befindet
sich diese oben rechts im Excelregister Add-Ins:
Die drei Menüpunkte rechts in der Symbolleiste - ANZEIGE, FAKTUR und E X T R A sind Untermenüs mit weiteren Programmfunktionen.
Die Funktion
werden Sie bei einer Einnahmen-Ausgabenrechnung nicht benötigen.
Wenn Sie oder Ihre Kunden einen Skonto ausnützen, buchen Sie einfach den um den Skonto
reduzierten Betrag.
Bei einer doppelten Buchhaltung wie bei einer GMBH oder AG werden die Eingangsrechnungen
und Ausgangsrechnungen als eigener Belegkreis gebucht und dann wird diese Taste SKONTO
benötigt. Mehr dazu im 3. Handbuch "EIN- AUSGANGSRECHNUNGEN" in den Kapiteln 5 und 6.
TIPP: Sollten die Symbolleiste einmal aus dem sichtbaren Fensterteil verschwinden, speichern Sie
die Datei, schließen und öffnen Sie sie erneut.
An dieser Stelle möchten wir Ihnen noch folgende 2 Funktionen vorstellen, die Sie im Untermenü
E X T R A finden können:
Üblicherweise ist Excel so eingestellt, dass wenn Sie die ENTER-Taste betätigen, der Zellcursor
nach unten weiter springt. Nun ist es gerade bei der Eingabe von Belegen zweckmäßig, dass der
Zellcursor nach rechts weiter springt. Diese Zellsprungrichtung wird von der Buchhaltungssoftware
automatisch eingestellt. Wenn Sie jedoch einmal eine spaltenweise Bearbeitung wünschen - etwa
um alle Sachkonten nachträglich auszufüllen - dann können Sie auf die Zellsprungrichtung abwärts
wechseln.
HINWEIS: die Funktion BMD-EXPORT im Untermenü E X T R A ist für Sie ohne Bedeutung und
kommt erst bei uns oder Ihrem Steuerberater zur Anwendung, wenn Ihre vorerfassten Buchungen
für die Buchhaltungssoftware umformatiert und exportiert werden.
Alle übrigen Funktionen finden Sie in den nächsten Kapiteln beschrieben.
59
9. BELEGERFASSUNG
60
9. BELEGERFASSUNG
Nachdem Sie die Belege aufsteigend nach Datum sortiert und nummeriert haben, können Sie
diese in Ihre KASSA - bzw BANK -Tabellen eingeben.
Ein generelles Prinzip zieht sich durch die gesamte Belegerfassung durch, dass Sie Eingaben
ausschließlich in weiße Felder tätigen. Alle farblichen Felder werden automatisch kalkuliert und
dürfen nicht überschrieben werden.
(Falls dies doch einmal passiert, dass Sie einer farblichen markierten Zelle z.B. eine Formel
überschreiben oder löschen, so wird dies beim nächsten Start der Vorlage automatisch repariert
und Sie können auch ohne Neustart der Vorlage schon weiterbuchen.)
Die Eingabe der KASSA-Belege ist völlig ident mit der Eingabe in der BANK. Auf den einzigen
Unterschied, dass in der BANK dieselbe Belegnummer mehrfach auftreten darf im Gegensatz zum
KASSABUCH, wurde schon im Kapitel 7 hingewiesen.
BSP 1:
Der erste Geschäftsfall im Jahr ist, dass Sie bei Ihrem Trafikanten am 3. Jänner eine
Wochenfahrkarte kaufen und diese bar aus der Kassa zahlen:
Sollten Sie beim Trafikanten keinen eigenen Beleg für den Kauf dieser Wochenkarte erhalten
haben, nehmen Sie die Wochenkarte selbst als Beleg und nummerieren diese mit der
Belegnummer 1.
Für den Vorsteuerabzug ist es notwendig, dass auf einem Beleg bzw einer Rechnung folgende
Rechnungsmerkmale enthalten sind:
o
o
o
o
o
das Datum (hier 3. Jänner),
der Name des leistenden Unternehmers (=Rechnungsaussteller, hier: Wiener Linien),
die Art der Leistung (Wochenkarte),
der Bruttobetrag (€ 12,50)
und der Mehrwertsteuersatz (10%)
WICHTIG: Die Vorsteuer* darf - durch Eingabe des Steuerprozentsatzes in der Spalte
STEUERSATZ - nur dann gebucht werden, wenn auf der Rechnung auch wirklich eine
Umsatzsteuer enthalten ist und wenn man zum Vorsteuerabzug berechtigt ist; dazu gleich mehr.
* Vorsteuer nennt man die von Ihnen bezahlte Umsatzsteuer (früher auch Mehrwertsteuer
genannt), die Sie über den Vorsteuerabzug vom Finanzamt wieder zurückerhalten.
60
9. BELEGERFASSUNG
Bei Rechnungsbeträgen über 400 € brutto muss ein Beleg ZUSÄTZLICH
Rechnungsmerkmale enthalten (darunter ist es eine Kleinbetragsrechnung):
o
o
o
o
o
o
o
o
61
folgende
eine fortlaufende Rechnungsnummer
Adresse des liefernden / leistenden Unternehmers (=Rechnungsaussteller)
die UID-Nummer des liefernden / leistenden Unternehmers (=Rechnungsaussteller):
zB "ATU123456789"
den Namen und die Anschrift des Kunden (=Rechnungsempfänger)
das Entgelt - das ist der Nettobetrag
und den Umsatzsteuerbetrag
ab 1.7.2006 ist auf Rechnungen (an Firmenkunden), die den Bruttobetrag von € 10.000
übersteigen, auch die UID-Nr. des Empfängers anzugeben
auch Rechnungen, bei denen es zu einem Übergang der Steuerschuld kommt (wie Bauleistungen innerhalb Österreichs oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, sonstigen
Leistungen und Werklieferungen innerhalb der EU), oder wenn der Rechnungsbetrag über
€ 10.0000 ist, müssen die UID-Nr. des Empfängers enthalten - mehr dazu im 2.Handbuch
"KONTIERUNG" im Kapitel SONDERFÄLLE.
Die Eingabe des Belegs im KASSABUCH erfolgt folgendermaßen:
o
Die Belegnummer dieses Beleges - die 1 - schreiben Sie in das erste Feld.
o
Im DATUM-Feld geben Sie nur die Zahl 3 ein und bestätigen diese mit der ENTER-Taste.
Automatisch wird Ihre Eingabe ins Datumformat 3.Jän umgewandelt.
Sollten Sie irrtümlich das Datum ganz eingeben, also "3.Jän" statt nur der Zahl 3
erhalten Sie als Anzeige ######## (siehe Abb. rechts) - Sie beheben
dies ganz einfach, indem Sie das DATUM-Feld erneut korrekt eingeben.
o
Das EINNAHME-Feld können Sie ohne Eingabe direkt mit der ENTER-Taste überspringen,
da es sich beim Kauf der Wochenkarte ja nicht um eine KASSA-EINNAHME, sondern um
eine AUSGABE handelt.
o
Im Feld AUSGABE geben Sie bitte IMMER den Bruttobetrag ein - hier € 12,50. (Selbiges
gilt - im Falle einer EINNAHME - auch für das EINNAHME-Feld: es wird immer der
Bruttobetrag eingegeben.)
TIPP: wenn Sie mehrere gleiche Belege, wie im Kapitel 7 beschrieben, zusammenfassen,
können Sie die Beträge direkt im Betragfeld zusammenzählen lassen, wenn Ihre Eingabe
mit einem "=" Zeichen beginnt: z.B. "= 2,50 + 3,50"
o
o
Das Feld "STAND" ist nicht auszufüllen - vielmehr ermittelt es automatisch den aktuellen
Kassastand bzw Bankkontostand. Sollten Sie einmal irrtümlich ein farblich hinterlegtes Feld
überschreiben - zB die Felder STAND, NETTO, USt, VSt - so macht dies nichts, da beim
nächsten Öffnen der Vorlage alle Formeln, mit der die farbigen Felder hinterlegt sind,
wiederhergestellt werden. Sie können aber alternativ dazu auch auf
klicken.
Das Feld KONTO dient zur Eingabe des Buchhaltungskontos. Ob Sie dieses Feld ausfüllen
oder nicht, bleibt Ihnen überlassen. Prinzipiell macht es Sinn beim Einführungsgespräch
zusammen mit Ihrer Ansprechperson bei Ihrer Steuerkanzlei abzuklären, ob Sie eine
Kontierung selbst vornehmen möchten oder dies von der Kanzlei erledigen lassen.
Falls Sie die Kontierung selber machen, finden Sie im 2. Handbuch "KONTIERUNG" eine
Zusammenfassung der wichtigsten Geschäftsfälle und der dazugehörigen Buchhaltungskonten.
61
9. BELEGERFASSUNG
62
Sollten Sie bei einem Beleg unschlüssig sein, lassen Sie das Kontofeld einfach frei und schreiben
bitte einen sehr aussagekräftigen Text dazu, worum es bei dem Geschäftsfall ging.
Eine Liste der wichtigsten Sachkonten finden Sie im Tabellenblatt "SK" .
Sie können auf diese Sachkonten-Liste direkt zugreifen, indem Sie die Taste
"SACHKONTO" anklicken oder auf der Tastatur die F4-Taste drücken.
Es
öffnet
sich
eine
Auswahlliste, in der Sie das
betreffende Konto auswählen
können: durch Mausklick oder
manuelle Eingabe mit der
Tastatur.
TIPP: Die ESC-Taste (auf der
Tastatur ganz oben links)
schließt jedes Auswahlfenster
in der SIMPLEFIBU, falls Sie
die Auswahl abbrechen wollen.
Im unseren konkreten Fall der
Wochenkarte wählen wir das
Konto "7350
Fahrtkosten
Unternehmer" oder das Konto
"7330
Reiseauswand
Unternehmer"
Sie klicken dieses Konto an und das betreffende Konto wird automatisch in das Feld KONTO
übernommen. Gewisse Konten sind mit einem fixem Steuersatz hinterlegt - so zB ist davon
auszugehen, dass eine Telefonrechnung in Österreich immer einem Steuersatz von 20 %
unterliegt.
Sollte Ihr ausgewähltes Konto mit so einem fixen Steuersatz hinterlegt sein, wird automatisch der
betreffende Steuersatz mit übernommen.
Im Falle des Kontos 7350 geben Sie den Steuersatz von 10% noch manuell ein, indem Sie die
Zahl "10" eintippen und die ENTER-Taste drücken. Ihre Eingabe "10" wird automatisch
umgewandelt in "10 %".
Sollten Sie irrtümlich das "%" mit eingegeben haben, kalkuliert Excel und wandelt Ihre Eingabe von
"10 %" um in "0,1 %". Durch eine erneute Eingabe der Zahl "10" ohne "%"-Zeichen, ist dies leicht
zu korrigieren.
62
9. BELEGERFASSUNG
63
Hinweis: ein Steuersatz von 0 % muss nicht eingegeben werden - lassen Sie die Zelle gerne leer.
Wenn ein Sachkonto mit einem fixen Steuersatz von 0% hinterlegt ist, wird beim Einfügen dieses
Sachkontos automatisch "0%" eingefügt. Ob nun "0%" oder eine leere Zelle - beides hat dieselbe
Bedeutung.
Das farbige Nettofeld weist Ihnen automatisch den entsteuerten Nettobetrag aus und Sie können
über dieses Feld einfach hinweggehen.
Abschließend folgt noch das Feld "BESCHREIBUNG", in das Sie jeweils einen aussagekräftigen
Text zum Beleg eingeben: hier "Wochenkarte Wiener Linien".
Anschließend sieht Ihre erste Eingabezeile so aus:
Zusätzlich sehen Sie hier den Namen Ihres eingegebenen Kontos.
KOSTENRECHNUNG
Für den Fall, dass Sie Ihre Geschäftsfälle auch vorbereitend für eine Kostenrechnung erfassen
möchten, gibt es die Möglichkeit bei jedem Beleg eine eigene Kostenstelle einzugeben.
Dazu wird im Tabellenblatt "EINSTELLUNGEN" die Option der Kostenrechnung aktiviert und in
den 12. Monatstabellen erscheint dann eine zusätzliche Spalte für die Kostenstellen.
WICHTIG: im Falle einer doppelten Buchhaltung, bei der die Eingangsrechnungen und
Ausgangsrechnungen über eigene Personenkonten geführt werden, wird die KOST-Spalte bei den
Zahlungen automatisch mit der OP-Nummer für das Abstatten verwendet. Dies ist jedoch kein
Problem, da bei Zahlungen ohnedies keine Eingabe von Kostenstellen notwendig ist.
63
64
9. BELEGERFASSUNG
BELEGE MIT PRIVATEM ANTEIL
Generell werden Sie versuchen private und betriebliche Ausgaben zu trennen und auf getrennten
Rechnungen ausweisen zu lassen.
Sollte es einmal der Fall sein, dass auf einer Rechnung auch ein privater Teil enthalten ist (z.B. ein
privates Getränk bei einer Tankrechnung):
o
bei einer Bargeldverwaltung setzen Sie den privaten Teil in Klammer, notieren "p(rivat)" dazu
und schreiben unter den Bruttobetrag den um den Privatanteil verminderten Betrag.
Bsp: Die Tankrechnung macht gesamt Brutto € 43,50 aus. Die Preis für das Getränk ist brutto
€ 3,50. Sie schreiben den verminderten Betrag 40 auf den Beleg und verbuchen auch nur 40 €.
o
bei einer echten Kassa muss der private Teil über eine Splittbuchung (siehe Kapitel 14) auf das
Konto 9000 Privat gebucht werden.
(Bei einer KG, KEG, OEG, OHG, AG o. GMBH gibt es kein Buchhaltungskonto 9000 Privat private Ausgaben von Gesellschaftern werden auf eigene Gesellschafter-Verrechnungskonten
gebucht, die in der Klasse 2, 3 oder 9 sind).
Enthält eine einzelne Ausgabe einen privaten Anteil - etwa wenn Sie Ihr Handy zu 50% privat nutzen und
daher nur 50% als Aufwand buchen dürfen, können Sie entweder mit der automatischen PrivatanteilAusbuchung arbeiten, die im Kapitel 6. 41 beschrieben ist - oder Sie buchen gleich nur 50% vom Betrag ein
STEUERBEFREITE UNTERNEHMER
Manche Unternehmer sind - seitens der Umsatzsteuer - steuerbefreit. Dazu gehören
o
Kleinunternehmer mit einem Jahres-Umsatz
bis 30.000 €
o
Ärzte
o
Zahntechniker
o
Psychotherapeuten
o
Physiotherapeuten
o
Hebammen
o
...
Bei diesen ist bei der gesamten Belegerfassung keine Umsatzsteuer zu berücksichtigen und im
Feld "Steuersatz" NIE etwas einzugeben. Die Programmfunktionen "USt-Rechner" und "St-88Rechner" sind dann ohne Bedeutung.
Steuerbefreite Unternehmer dürfen sich die auf erhaltenen Rechnungen ausgewiesene Vorsteuer
nicht vom Finanzamt zurückholen über den Vorsteuerabzug - (dafür bleibt diese Vorsteuer jedoch
als Aufwand und vermindert den Gewinn und damit die Einkommensteuer).
Steuerbefreite Unternehmen müssen aber ihre eigenen Umsätze auch nicht der Umsatzsteuer
unterwerfen und weisen daher auf ihren Ausgangsrechnungen auch keine Umsatzsteuer aus.
Ausnahme: bei Ärzten kann es z.B. bisweilen vorkommen, dass gewisse Umsätze dennoch der
Umsatzsteuer unterliegen. Erstellt ein Arzt z.B. ein Gutachten über ein Medikament oder ein
Gutachten für Invaliditätspensionen, für Haftungsfragen oder ärztliche Kunstfehler, so ist dieses
Gutachten nicht steuerbefreit und muss mit 20 % versteuert werden. Für Ärzte gibt es daher auf
unserer Homepage www.simplesoft.at im Bereich ARZT eine eigene Steuerinfo zum kostenlosen
Download.
Für Rückfragen diesbezüglich stehen wir Ihnen auch gerne zur Verfügung.
64
9. BELEGERFASSUNG
65
VORSTEUERABZUGSVERBOTE
Für alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einem betrieblichen PKW stehen - wie etwa die
Anschaffung, Service, Reifenwechsel, Zusatzanschaffungen wie Dachträger, Treibstoff,
Autobahnvignette, Garagenmiete ... - darf keine Vorsteuer abgezogen werden. Bei der
Verbuchung solcher Belege ist daher ein Steuersatz von 0 einzugeben, selbst wenn auf der
eigentlichen Rechnung ein Steuersatz ausgewiesen ist.
Ausnahme: wenn es ein Vorsteuerabzug berechtigter Fiskal-LKW ist oder es sich beim
Unternehmen um eine Fahrschule, einen KFZ-Händler, ein Taxiunternehmen oder einen
Botendienst handelt, dann darf eine Vorsteuer sehr wohl berücksichtigt werden.
Wichtig: Ausländische Umsatzsteuer - unabhängig ob aus einem EU-Land (z.B. die deutschen 16
% MWSt) oder aus einem Drittland (= Nicht-EU-Land / Ausland) - darf nicht berücksichtigt werden.
Als Steuersatz ist in diesen Fällen nichts einzugeben. Sollten sich hohe Vorsteuerbeträge aus
anderen Ländern ergeben, gibt es die Möglichkeit im betreffenden Land einen Antrag auf
Umsatzsteuervergütung zu stellen. Für diesbezügliche Anfragen stehen wir oder Ihr Steuerberater
Ihnen gerne zur Verfügung.
KORREKTUREN VON EINGABEN
Durch die Begleitung Ihrer Eingaben durch das Programm - zB die automatischen Ergänzungen,
der automatische Zellsprung, das Mitwachsen der Buchungszeilen ... - ist das gewohnte
Rückgängigmachen von Eingaben über die RÜCKGÄNGIG-TASTE
leider nicht möglich.
Geben Sie im Bedarfsfall eine Eingabe bitte erneut ein.
SPEICHERN DER BUCHHALTUNG
Vor dem Schließen der Buchhaltung wird meist ein Speichern sinnvoll sein. Excel fragt ohnedies
bei jedem Schließen automatisch nach, falls zuvor noch nicht gespeichert wurde.
In aller Regel können Sie die Buchhaltung auf gewohntem Weg abspeichern - etwa über den
Menüpunkt SPEICHERN im Menü DATEI.
Sie finden eine alternative Speichermöglichkeit rechts in der neuen Symbolleiste:
Gerade wenn Sie Excel 97* verwenden, kann diese Speichermöglichkeit für Sie einfacher sein, da
Sie beim herkömmlichen Speichervorgang immer auf den Versionsunterschied hingewiesen und
gefragt werden, ob Sie damit einverstanden sind. Beim alternativen Speichern über das
Diskettensymbol (neben dem roten Kreuz) wird dieser Hinweis unterdrückt.
Da beim Speichern rund 200 der zum Großteil ausgeblendeten Tabellen gespeichert werden,
dauert der Vorgang abhängig von Ihrer Rechnerleistung 30-60 Sekunden.
65
9. BELEGERFASSUNG
66
SPEZIALFALL INNERGEMEINSCHAFTLICHER ERWERB UND REVERSE-CHARGE
Wenn Sie aus der EU Waren beziehen (=innergemeinschaftlicher Erwerb) fällt die sogenannte
Erwerbsteuer an, welche im Normalfall* sofort als Vorsteuer wieder abgezogen werden kann.
Unter dem Strich fällt daher keine Steuerlast an.
Ganz ähnliches gilt, wenn Sie aus der EU sonstige Leistungen beziehen. Hier kommt es zu einem
Übergang der Steuerschuld (auch Reverse Charge genannt), der über den gleichzeitigen
Vorsteuerabzug erneut zu einem steuerlich neutralen Nullsummenspiel ausgeglichen wird.
Die genaue Verbuchung und wie die entsprechenden Rechnungen an Sie auszusehen haben,
können Sie im Kontierungs-Handbuch nachlesen.
Hier sei nur kurz erwähnt, wie sich diese beiden eher seltenen Sonderfälle in der Buchungszeile
bemerkbar machen. Wenn Sie das korrekte Erwerb- oder Fremdleistung EU Reverse-ChargeKonto wählen, wird in der Prozentspalte H der entsprechende Steuerprozentsatz (meist 20%)
angezeigt. Die Spalten L und M dienen nur zur Kontrolle normaler österreichischer Umsatzsteuer
und Vorsteuer. Bei der normalen USt und der normalen VSt sind diese Beträge ja auf der
Rechnung enthalten und können mittels der Spalten L und M kontrolliert werden.
Beim innergemeinschaftlichen Erwerb und bei den sonstigen Leistungen aus der EU gibt es auf
den Rechnungen keine ausgewiesene Umsatzsteuer / Vorsteuer, weshalb die Kontrollfunktion der
Spalten L und M nicht genutzt werden kann. Zudem müsste die Umsatzsteuer und die Vorsteuer
anders berechnet werden, da die Erwerbsteuer zum Rechnungsbetrag hinzugezählt werden muss
und nicht im Rechnungsbetrag enthalten ist wie z.B. eine normale Umsatzsteuer oder Vorsteuer.
Da der zeitliche Aufwand die Erwerbsteuer und die gleichzeitige Vorsteuer in den Spalten L und M
korrekt anzuzeigen für Sie sehr hoch wäre (bei jedem Start der Buchhaltung werden ja alle
Formeln korrigiert und man müsste bei jeder Buchung das Konto überprüfen und gegebenfalls eine
Formel für die Erwerbsteuer in den Spalten L und M hinterlegen - nur mit dem Ergebnis, dass es
auf den Rechnungen ohnedies keinen Betrag gibt, den man damit kontrollieren könnte ... - darum
haben wir uns entschlossen die Spalten L und M für den innergemeinschaftlichen Erwerb und die
Reverse Charge-Fälle nicht anzupassen. Es wird zwar ein Vorsteuerbetrag ausgewiesen, doch
wird dieser wie eine normale österreichische VSt berechnet. Negieren Sie daher bitte beim
innergemeinschaftlichen Erwerb und bei Reverse-Charge-Fällen die Werte in den Spalten L + M.
Die Erwerbsteuer und die Umsatzsteuer in Reverse Charge-Fällen sowie die dazugehörigen
Vorsteuern werden beim Ermitteln der UVA natürlich korrekt berechnet und in der UVA auch
korrekt ausgewiesen. Wir überlegen in einer neuen Version die Prozentspalte zukünftig mit E20
bzw. R20-Anzeigen zu befüllen und die Spalten L und M dann komplett leer zu machen bei
innergemeinschaftlichen Erwerben und bei Reverse Charge-Fällen.
Wenn Sie die Berechnung von Erwerbsteuer und Reverse Charge-Fällen kennenlernen und
überprüfen wollen, gehen Sie bitte in ein neues, noch leeres Monat und machen nur eine
Testbuchung - z.B. einen innergemeinschaftlichem Erwerb über 100 € - und werten dann die UVA
aus, um direkt in der UVA die Erwerbsteuer und die Vorsteuer aus dem Erwerb zu sehen.
66
9. BELEGERFASSUNG
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AKTIVEREN DER AUTOMATISCHEN NUMMERIERUNG UND DATUMSEINGABE
Wenn Sie möchten, können Sie - für jeden Belegkreis unabhängig einstellbar - jeweils in der
JÄNNER-Tabelle des betreffenden Belegkreises die automatische Belegnummerierung und den
automatischen Datumsvorschlag aktivieren:
Das Häkchen im Kontrollkästchen BelegNr. aktiviert die automatische Belegnummer-Vergabe für
den aktuellen Belegkreis; setzen Sie dieses Häkchen in der Jännertabelle der Kassa, so werden
bei allen Buchungen in der Kassa automatisch die Belegnummern vorgeschlagen.
Das Häkchen im Kontrollkästchen Beleg+ aktiviert zusätzlich die automatische Erhöhung der
Belegnummer. Jeder neue Buchungszeile erhält damit automatisch eine um Eins erhöhte
Belegnummer.
Die automatische Belegnummererhöhung macht vor allem bei der Kassa Sinn und - so Sie eine
doppelte Buchhaltung führen - bei den Eingangs- und Ausgangsrechnungen. In der Bank werden
Sie vermutlich auf die automatische Belegnummererhöhung verzichten und nur die automatische
Belegnummerierung aktivieren. Denn oft wird dieselbe Auszugsnummer eines Kontoauszuges
viele Buchungen haben, die jeweils als Belegnummer die gleiche Auszugsnummer haben. Sobald
Sie den nächsten Kontoauszug zu buchen beginnen, korrigieren Sie einmal die vom Programm
vorgeschlagene Belegnummer des letzten Auszuges.
Wenn Sie auch das Häkchen im Feld Datum setzen, wird auch das Datum der letzten Buchung
automatisch bei der nächsten Buchung vorgeschlagen. Dies macht Sinn, wenn Sie überwiegend
mehrere Belege am gleichen Tag haben - oder wenn Sie die Buchungen eines
Bankkontoauszuges nicht mit dem Valutadatum, sondern mit dem Belegsauszugsdatum buchen.
Mit der +-Taste in jeder Tabelle können Sie die nächste Belegnummer am Beginn einer Buchungstabelle einfügen lassen. Es wird automatisch in den Vormonaten nach der letzten Buchung
gesucht und deren Belegnummer hier in der aktuellen Tabelle - um eins erhöht - eingetragen.
Wenn Sie am Ende des Buchens eines Monats eine unnötige Belegnummer / Belegdatum in der
letzten Zeile automatisch vorgetragen haben, können Sie diese mit der Minus-Taste löschen.
Dies ist aber nicht wirklich notwendig, da bei jedem Öffnen der Vorlage, bei jeder UVA- oder
Saldenlistenerstellung und bei jedem Datenexport diese nicht benötigten Zellen ohnedies
automatisch gelöscht werden
TIPP: um beim Buchen einer langen Buchungsmonats-Tabelle rasch zur ersten Buchung zu
kommen, drücken Sie die POS1-Taste oberhalb der Pfeiltasten auf der Tastatur. Die ENDE-Taste
springt jeweils zur letzten Zeile.
67
9. BELEGERFASSUNG
68
SUCHEN VON BETRÄGEN UND RECHNUNGEN
Bisweilen möchten Sie vielleicht einen gewissen Betrag / eine Rechnung in Ihrer Buchhaltung
suchen. Ein Lieferant von Ihnen etwa behauptet nach Monaten, dass noch eine Rechnung offen
ist, von der Sie sicher sind, dass Sie sie bezahlt haben.
Wenn Sie eine doppelte Buchhaltung haben, können Sie im Tabellenblatt Lieferanten den
betreffenden Lieferanten anklicken und sich mit der Taste OP-LISTE alle Rechnungen und
Zahlungen anzeigen lassen.
Falls Sie aber eine Einnahmen-Ausgabenrechnung führen, werden die einzelnen Lieferanten ja
nicht getrennt erfasst, sondern alle zusammen entweder in der Kasse bzw in der Bank gebucht.
Möchten Sie nun die betreffende Rechnung und deren Bezahlung suchen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
Zuerst blenden Sie alle Buchhaltungstabellenblätter ein,
indem Sie in der neuen Symbolleiste unten auf das
Menü ANZEIGE klicken und über den Untermenüpunkt
WEITERE BELEGKREISE die Funktion ALLES
anwählen.
Dadurch werden alle Monate angezeigt, von allen
Banken, der Kassa … - Excel kann nämlich nur Beträge
von eingeblendeten Tabellen finden. Üblicherweise sind
ja die nicht benötigten Monate stets ausgeblendet.
Nun wählen Sie oben links im Excel eigenen Menü
BEARBEITEN den Punkt SUCHEN.
Im sich öffnenden Fenster aktivieren Sie die Funktion OPTIONEN, sodass Sie folgendes (oder je
nach Excel-Version ähnliches) Fenster sehen.
Geben
Sie
den
Betrag
(ohne
Tausendertrennzeichen)
ein
und
aktivieren die Suche in der gesamten
ARBEITSMAPPE und dass in den
FORMELN gesucht werden soll und
dass der GESAMTE ZELLINHALT
verglichen wird.
Wählen Sie nun die Taste WEITERSUCHEN und falls der Betrag in irgendeinem der
Tabellenblätter gefunden wird, springt Excel automatisch zu dieser Zelle.
Wenn Sie die Namen von Kunden und Lieferanten jeweils mit in den Buchungstext hineinnehmen,
können Sie dementsprechend auch nach diesen Namen suchen.
Eine andere Möglichkeit Rechnungsbeträge zu finden ist, wenn man direkt auf dem
Buchhaltungskonto nachsieht. Möchte man etwa die Rechnung an den Installateur überprüfen,
wählt man in der Saldenliste das Konto 7210 INSTANDHALTUNG und wählt anschließend die
Taste KONTOÜBERSICHT. Dadurch werden alle Zahlungen auf diesem Konto angezeigt.
68
10. NEUE ZEILEN ANFÜGEN
69
10. NEUE ZEILEN ANFÜGEN
Bei der normalen Belegerfassung brauchen Sie sich nicht um neue Zeilen kümmern. Sobald Sie in
die Belegnummer-Zelle der letzten, leeren Zeile kommen, wird automatisch eine neue leere Zeile
erstellt.
Dennoch kann es in seltenen Fällen vorkommen, dass Sie eine neue Zeile mitten in Ihren bereits
erfassten Buchungszeilen benötigen. Wenn Sie z.B. vergessen haben einen Beleg zu erfassen:
Wie Sie sehen wurde in diesem Fall vergessen den Beleg 2 zu erfassen.
Um eine Zeile zwischen den Belegen 1 und 3 einzufügen, setzen Sie die Feldmarkierung irgendwo
in die Zeile des Belegs 1. Welches Feld Sie dabei wählen (hier das EINNAHME-Feld) ist unwichtig.
Wenn Sie nun in der Menüleiste auf das Symbol
klicken, wird automatisch
zwischen die Zeilen der Belege 1 und 3 eine leere Zeile eingefügt:
Wundern Sie sich nicht, wenn danach Ihre Vorlage diese Kalkulationsfragen anzeigt:
Sobald Sie die neue, leere Zeile mit Inhalt füllen, werden auch die übrigen Werte wieder korrekt
berechnet.
69
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12. UMSATZTEUER-RECHNER
11. ZEILEN LÖSCHEN
Wenn Sie eine Zeile löschen möchten, ist es sinnvoll mit dieser Funktion
Symbolleiste zu arbeiten.
der
Denn wenn Sie auf die in Excel sonst übliche Weise eine Zeile löschen, würden dadurch Zellbezüge
verschoben und Kalkulationsformeln nicht mehr stimmen. Dies wäre nicht weiters schlimm, denn
wie schon zuvor erwähnt, werden bei jedem Start der Datei alle Bezüge und Formeln ohnedies
wiederhergestellt. Dennoch empfehlen wir Zeilen immer mit der Taste
zu entfernen:
Es ist wichtig, dass Sie vor dem Löschen den Zellcursor in die richtige Zeile setzen. Klicken Sie
dazu einfach auf irgendeine Zelle in der Zeile, die Sie löschen möchten.
Wenn Sie anschließend auf das Symbol
klicken, wird die betreffende Zeile grün
hinterlegt und Sie erhalten noch eine Sicherheitsabfrage, ob Sie diese Zeile wirklich löschen
möchten, da dieser Arbeitsschritt nicht rückgängig gemacht werden kann:
Sollten Sie eine Zeile irrtümlich gelöscht haben, können Sie nur mit der Funktion
an der betreffenden Stelle eine neue Zeile einfügen und diese erneut eingeben. Hatten Sie vor
dem Löschen Ihre Vorlage gespeichert, können Sie auf gewohnten Weg auch auf diese vorige
Sicherung zurückgreifen, indem Sie die Vorlage schließen OHNE zu speichern und anschließend
wieder erneut öffnen. Vorsicht: Dabei gehen jedoch alle Änderungen und Eingaben, die Sie nach
dem letzten Speichern gemacht haben, verloren !
Wenn Sie mehrere Zeilen löschen möchten, so sollte dies einzeln geschehen, da nur dann die
Zellbezüge und Kalkulationsformeln korrekt mitgeändert werden.
Wenn Sie die Eingaben eines ganzen Monats löschen wollen, können Sie mit gehaltener linker
Maustaste auch alle Zeilen ab der Zeile 10 abwärts markieren und anschließen die ENTF-Taste
drücken (rechts neben der ENTER-Taste):
Anschließend führen Sie eine Formel-Reparatur mit der Menütaste
unten ganz aus.
70
in der neuen Symbolleiste
12. UMSATZTEUER-RECHNER
71
12. UMSATZSTEUER-RECHNER
Im Menu FAKTUR finden Sie den allgemeinen USt-Rechner - nicht zu verwechseln mit dem
Steuerrechner "ST88" für den gemischten Steuersatz, der im nächsten Kapitel vorgestellt wird.
Der hier besprochene
-Rechner hilft Ihnen zur Umrechnung eines Betrages von brutto auf
netto und umgekehrt. Wenn Sie von der Umsatzsteuer befreit sind, benötigen Sie den Rechner
natürlich nicht und Sie können dieses Kapitel überspringen.
Bei den meisten Fällen werden Sie gar keinen USt-Rechner benötigen, weil auf einer üblichen
Rechnung ohnedies der Bruttobetrag und der Steuersatz angegeben sind und Sie für die Eingabe
nicht mehr benötigen.
Sollte auf einer Rechnung einmal der entsprechende Betrag Netto sein, so können Sie den
dazugehörigen Bruttobetrag mittels des
-Rechners ermitteln.
Nach dem Anklicken des Symbols öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Betrag
eingeben:
Im unteren Teil des Fensters wird Ihr eingegebener Betrag auf verschiedenste Weise interpretiert.
Der erste
Brutto 12
zusätzlich
von 10 %
Bereich geht davon aus, dass Ihre Eingabe ein BRUTTO-Betrag ist und wandelt Ihre
€ in den Nettobetrag und den dazugehörigen Steuerbetrag um. Dabei wird noch
unterschieden zwischen 10 % und 20 %: zB sind 12 € BRUTTO bei einem Steuersatz
NETTO € 10,91 und enthalten eine STEUER von € 1,09.
Der zweite Bereich interpretiert Ihre Eingabe als einen NETTO-Betrag.
Der dritte Bereich nimmt an, dass Sie einen STEUER-Betrag eingegeben haben und zeigt die
dazugehörigen BRUTTO und NETTO-Beträge an.
TIPP: Sie können im Eingabefeld auch Rechenoperationen durchführen, zB mehrere Beträge
aufsummieren: 1,20 + 2,10 + 3
Im Gegensatz zu normalen Excelfeldern müssen Sie kein
beginnendes "="-Zeichen eingeben.
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13. UMSATZTEUER-RECHNER FÜR GEMISCHTEN STEUERSATZ
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13. UMSATZSTEUER-RECHNER FÜR GEMISCHTEN
STEUERSATZ
Immer wieder kann es auch vorkommen, dass Sie Beträge mit gemischtem Steuersatz zu
verbuchen haben. (Wenn Sie von der Umsatzsteuer befreit sind können Sie dieses Kapitel
überspringen.)
BSP 1: Sie haben in einer Buchhandlung ein Fachbuch und ein Wörterbuch auf CD-Rom gekauft.
Das Fachbuch unterliegt einem Steuersatz von 10 %, das Wörterbuch auf CD-Rom jedoch einem
Steuersatz von 20 %.
Der Rechnungsbeleg weist den Bruttobetrag des Fachbuches mit "11 € inkl 10%" aus und den
Bruttobetrag der CD-Rom mit "24 € inkl 20%". Auch der Bruttobetrag ist korrekt mit 35 €
ausgewiesen.
Bei der Verbuchung dieses Beleges ergibt sich das Problem, dass Sie keinen einheitlichen
Steuersatz eingeben können, da ein Teil der 35 € mit 20 % und der andere Teil mit 10 %
versteuert ist.
Wann immer ein gemischter Steuersatz zur Anwendung kommt (wie hier die 10% und 20%, aber
auch 0 % oder 12 % sind möglich), geben Sie in das Steuersatzfeld den Wert "88" ein. Dadurch
erkennt das Programm, dass es sich um einen gemischten Steuersatz handelt.
Und an dieser Stelle kommt es zur einzigen Ausnahme von der Regel, dass man nur in weiße
Zellen Eingaben tätigen soll:
Das Programm fordert Sie auf, dass es noch Ihre EINGABE im Nettobetrag-Feld benötigt. Nur in
diesem Fall kommt es vor, dass Sie einen Wert in eine farbige Zelle eingeben. (Denn bei einem
gemischten Steuersatz ist es für das Programm unmöglich den Nettobetrag zu kalkulieren.)
Falls der Nettobetrag auf der Rechnung ausgewiesen ist, können Sie diesen direkt eingeben.
Gerade maschinell erzeugte Belege weisen meistens den Steuerbetrag und den Nettobetrag aus.
Geben Sie in das gelbe NETTO-Feld den Betrag 30 ein und fügen Sie zuletzt noch den Belegtext
ein:
72
73
Bei handschriftlich ausgefüllten Kassabelegen wird der Nettobetrag häufig nicht ausgewiesen und
der Nettobetrag ist selber zu ermitteln.
Gerade in diesem Fall können Sie den
-Rechner verwenden.
Angenommen auf der Rechnung der Buchhandlung aus dem vorigen Beispiels ist der Nettobetrag
nicht ausgewiesen.
Um den USt-88-Rechner verwenden zu können, muss zuerst ein Bruttobetrag eingegeben sein
und der Zellcursor irgendwo in der aktuellen Zeile stehen - wie z.B. hier im Steuersatzfeld
Nach dem Klicken auf
öffnet sich der USt-Rechner.
In der Annahme, dass es nur sehr selten einen 0%-Anteil gibt, ist dieser Teil bereits mit einem
Betrag von 0 € vorausgefüllt. Im Bedarfsfall kann dies natürlich geändert werden.
Sie füllen jetzt noch eines der 4 anderen Felder aus, z.B. das Bruttobetragsfeld des 10%-Anteiles
und der Rest wird automatisch kalkuliert.
Mit der RESET-Taste können Sie alle Beträge löschen und erneut eingeben und die ABBRUCHTaste schließt den USt-Rechner ohne weitere Folgen.
Wenn Sie jedoch auf ÜBERNAHME klicken, werden das Steuersatz- und das Nettobetrag-Feld
automatisch ausgefüllt:
TIPP: sollten Sie auf einer Rechnung mehrere Beträge mit dem gleichen Steuersatz haben, so
können Sie diese direkt innerhalb des USt-Rechners als Addition eingeben: 2,12 + 3,14 …
73
74
Der Rechnungsaussteller ist verpflichtet die zur Anwendung kommenden Umsatzsteuersätze
auszuweisen, da nur dann der Empfänger der Rechnung die Vorsteuer geltend machen kann.
Sollten Sie eine Rechnung von einem österreichischen Unternehmer ohne Umsatzsteuer erhalten,
die jedoch Umsatzsteuer enthalten müsste, entfällt durch das Fehlen der Steuer auf der Rechnung
das Recht auf den Vorsteuerabzug. Bestehen Sie daher auf eine korrekt ausgestellte Rechnung.
In der nachfolgenden Tabelle haben Sie eine Übersicht über die üblichen Steuersätze:
0 % - Steuerbefreiungen
10 % - Ermäßigter Steuersatz
o
Umsätze v. Kreditinstituten o
(Kreditzinsen,Kontospesen)
o
Umsätze mit Wertpapieren
o
Umsätze des Postwesens
o
(Briefmarken,Paketversand)
o
Umsätze von Grundstücken
o
o
o
o
o
Vermietung u-. Verpachtung
von Grundstücken und
Geschäftslokalen (Option
o
auf 20% besteht jedoch)
Umsätze v. Versicherungen o
(inkl.Versicherungsvertreter)
o
Kautionen
Umsätze von Ärzten,
Dentisten, Psycho- u.
Physiotherapeuten
o
o
Umsätze Kleinunternehmen
o
Ausfuhrlieferungen (EU und
o
Drittländer)
o
grenzberschreitende
Beförderung in Drittländer
von Gegenständen
o
o
Lebensmittel, Früchtetee,
o
Milch, Leitungswasser (nicht
alle anderen Getränke,
Kaffee und Schwarztee)
Zeitschriften, Bücher, Karten
bei allen anderen Umsätzen
innerhalb Österreichs
kommt der
Normalsteuersatz von 20 %
zur Anwendung
Personenbeförderung
(Fahrscheine,
Taxirechnungen,
Zugfahrkarten)
Blumen und andere
Pflanzen
Holz (Brennholz ….)
Tiere und Tierprodukte
(Federn, Felle,
Bienenwachs…)
Vermietung f. Wohnzwecke o
und Beherbergung (z.B.
Nächtigung bei
Geschäftsreisen)
12 % - Normalsteuersatz
beim Abhofverkauf von
Wein
Museeneintritte (Konzerte,
Kino)
o
Münzen und Medaillen
o
Umsätze aus der Tätigkeit
von Künstlern
grenzüberschreit. Personenbeförderung in Drittländer
o
mit Schiff und Flugzeug
o
Förderungen (AWS…)
20 % - Normalsteuersatz
Antiquitäten älter 100 Jahre
Umsätze von Kranken- und
Pflegeanstalten
Wichtig: Ausländische Mehrwertsteuer - unabhängig ob aus einem EU-Land oder Drittland - darf
beim Buchen nicht berücksichtigt werden. Als Steuersatz ist nichts oder 0 einzugeben. Sollten sich
hohe Vorsteuerbeträge aus anderen Ländern ergeben, gibt es die Möglichkeit im betreffenden
Land einen Antrag auf Umsatzsteuervergütung zu stellen. Für diesbezügliche Anfragen stehen wir
74
14. SPLIT-BUCHUNGEN
75
14. SPLIT-BUCHUNGEN
Immer wieder kann es vorkommen, dass auf einer Rechnung mehrere Positionen aufscheinen, die
buchhalterisch auf verschiedene Konten gehören.
Sie kaufen zum Beispiel in einem Bürofachmarkt am 28. Jänner
o
o
o
einen kleinen Tischrechner um brutto €
ein Kopiergerät DANON Desk 2000i um brutto €
5000 Blatt Kopierpapier um brutto €
Bruttobetrag inkl. 20% MWSt €
180,00
880,00
40,00
1.100,00
Der Tischrechner mit seinem Wert kleiner als Netto 400 € ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut
(GWG) und kommt auf das Buchhaltungskonto 680 GWG Betriebs- u. Geschäftsausstattung.
Das Kopiergerät hat einen Wert größer Netto 400 € und gehört daher zum Anlagevermögen, das
über mehrere Jahre abgeschrieben wird. Es kommt auf das Buchhaltungskonto 620
Büromaschinen und EDV-Anlagen.
Das Kopierpapier ist ein klassisches Verbrauchsmaterial und kommt direkt auf das Aufwandkonto
7515 Büromaterial und Drucksorten.
Wenn Sie uns Ihre Belege monatlich gemeinsam mit der Buchhaltungsdatei zukommen lassen, so
können wir für Sie die Auftrennung der drei Belegpositionen vornehmen (=Splitbuchung) und Sie
buchen ganz einfach nur folgendes:
Wenn die Belege jedoch bei Ihnen verbleiben und Sie uns nur die Buchhaltungsdatei senden,
obliegt es Ihnen die Aufteilung dieser drei Positionen vorzunehmen.
Mittels der Programmfunktion
ist dies jedoch einfach zu bewerkstelligen.
Sie beginnen damit, dass Sie für den betreffenden Beleg die Belegnummer, das Datum und den
Bruttobetrag der Ausgabe eingeben:
Hinweis: Einen Steuersatz brauchen Sie bei einer Splittbuchung an dieser Stelle noch nicht
eingeben.
Als nächstes klicken Sie auf das Symbol
Zelle in dieser Buchungszeile stehen.
75
. Der Zellcursor muss dazu in irgendeiner
14. SPLIT-BUCHUNGEN
76
Es öffnet sich
folgendes Fenster:
(Sollte das Formular nicht
vollständig sichtbar sein,
ändern Sie in den
Einstellungen (s. Kap. 6)
die
Auflösung
auf
800x640)
Jede der drei Positionen auf der Rechnung wird in einer eigenen Zeile in diesem Eingabefenster
gebucht.
Mit welcher der 3 Anschaffungen Sie beginnen ist völlig gleichgültig; nehmen wir z.B. den
Tischrechner. Wenn Sie die Kontierung machen möchten, steht Ihnen wieder die Liste der
Sachkonten zur Verfügung. Sollten Sie das Konto bereits auswendig wissen, können Sie es auch
direkt über die Tastatur eingeben: 680. In das Feld Steuersatz geben Sie 20 ein.
Wichtig: Verwenden Sie zur Eingabe von Beträgen abschließend immer die ENTER-Taste und
klicken Sie nicht nur mit der Maus in die nächste Zelle.
Nun kommen die zwei Felder BRUTTO und NETTO. Sie können sich aussuchen, in welches Feld
Sie die Eingabe machen möchten. Auf manchen Rechnungen sind die einzelnen Positionen brutto
und auf anderen wieder netto angeführt. Da es sich in unserem Bsp. um einen Bruttobetrag
handelt, geben wir für den Tischrechner in das BRUTTO-Feld die 180 € ein.
Hinweis: gäbe es auf der Rechnung noch eine zweite Position (z.B. ein Handy um 200 €), die
ebenso wie der Tischrechner ein geringwertiges Wirtschaftsgut darstellt, so können Sie diese
beiden natürlich zusammenfassen und im Betragsfeld die beiden Beträge als "180+200" eingeben.
Als Buchungstext schreiben Sie dann bitte "Tischrechner + Handy".
Das automatisch berechnete NETTO-Feld können Sie mit ENTER übernehmen. Auch das
STEUER-Betragsfeld wird automatisch berechnet und kann mit ENTER übernommen werden.
Im Feld BUCHUNGSTEXT geben Sie noch die Bezeichnung der betreffenden Rechnungsposition
ein: Tischrechner.
Damit ist Ihre erste Eingabezeile fertig und Sie sehen, dass noch 920 € zu verbuchen sind.
76
14. SPLIT-BUCHUNGEN
77
Die zweite Buchungszeile geben Sie ebenso wie die erste ein - das Buchhaltungskonto für das
Kopiergerät lautet 620 Büromaschinen u. EDV-Anlagen.
Wichtig: bitte geben Sie gerade bei Anschaffungen des Anlagevermögens (KFZ, Maschinen,
Geräte ...) eine möglichst genaue Bezeichnung (Kopiergerät), die Herstellerfirma (Danon) und die
gesamte Produktkennung (Desk 2000i) an.
Wenn Sie im Betragsfeld der letzten Buchungszeile sind, können Sie mit der Taste REST den
restlichen Betrag, die 40 €, entweder direkt übernehmen oder Sie geben sie manuell ein.
Nach der Eingabe der letzten Zeile erscheint die FERTIG-Taste, wenn wirklich der gesamte Betrag
aufgeteilt wurde.
Mit der ABBRUCH-Taste wird der Splittbuchungsvorgang abgebrochen. Wenn Sie jedoch die
Splittbuchung übernehmen wollen, klicken Sie auf FERTIG und das Tabellenblatt sieht
anschließend so aus:
Sie sehen die von Ihnen zuvor eingegebenen drei Buchungszeilen. Im Feld Beschreibung wird im
Kassabuch vor jedem eigentlichen Buchungstext der Hinweis "Splittb.:" eingefügt. Dies ist deshalb
notwendig, weil es im Kassabuch eigentlich jede Belegnummer nur einmal geben darf. Hier aber
scheint die Belegnummer 7 dreimal auf. Durch den Hinweis wird dokumentiert, dass dies durch
eine Splittbuchung verursacht wurde und sich die drei Zeilen auf denselben Beleg beziehen.
Hinweis: Sie können eine Buchung auch splitten, nachdem Sie sie eingegeben haben und bereits
andere Buchungszeilen erstellt worden sind. Klicken Sie einfach auf irgendeine Zelle dieser
Buchungszeile, die Sie splitten wollen und wählen anschließend
.
.
TIPP: In der Bank müssen Sie keine Splittbuchungen machen. Buchen Sie einfach jeden Betrag
(z.B. bei einer Sammelüberweisung) als eigene Buchungszeile.
77
14. SPLIT-BUCHUNGEN
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Splittbuchungen mit gemischtem Steuersatz
In seltenen Fällen kann es sein, dass Sie bei einer Splittbuchung mehrere Positionen mit
verschiedenem Steuersatz auf ein Konto zusammenfassen. Käme im obigen Beispiel z.B. noch
hinzu, dass Sie zusätzlich ein Fachbuch um brutto € 11 mit 10% Umsatzsteuer und ein Wörterbuch
auf CD-Rom um brutto € 24 mit 20 % gekauft hätten, so würden diese beiden Positionen
zusammen auf das Konto 7620 Fachliteratur gehen, wie es auch in Kapitel 13 bereits besprochen
wurde.
Die Eingabe im Splittbuchungsfenster erfolgt dann völlig ident, wie es im Kapitel 13
UMSATZSTEUER-RECHNER FÜR GEMISCHTEN STEUERSATZ besprochen wurde. Wieder
geben Sie als Steuersatz "88" ein.
Dann gibt man den Bruttobetrag von 35 und den Nettobetrag von 30 ein. Der Steuerbetrag wird
wieder automatisch ermittelt.
Innerhalb des Splittbuchungsfensters steht Ihnen der USt-Rechner nicht zur Verfügung und im
ohnedies sehr seltenen Bedarfsfall ermitteln Sie den Nettobetrag und die Steuer am besten indem
Sie den USt-88-Rechner starten BEVOR Sie das Splittbuchungsfenster öffnen. Eine andere
Variante wäre es die Positionen mit verschiedenem Steuersatz jeweils als eine eigene
Splitbuchungszeile einzugeben und dabei jeweils das gleiche Konto zu verwenden.
Splittbuchungen mit rückverrechnetem Anteil
Klassisches Beispiel dafür ist die Abrechnung eines Getränkelieferanten in der Gastronomie. Zum
einen liefert er Ihnen verschiedene Getränke, zum anderen nimmt er leere Flaschen und Fässer auch Umschließungen genannt - wieder retour.
Wenn nun die zurückgenommenen Umschließungen den Wert der gelieferten Umschließungen
übersteigen, so ergibt sich eine Gutschrift, die auf der Abrechnung als negativer Betrag aufscheint:
BSP:
o
o
o
78
Alkoholfreie Getränke brutto €
Fassbier brutto €
Saldo Umschließungen brutto €
GESAMT BRUTTO inkl 20 % USt
120,00
180,00
- 24,00
276,00
79
14. SPLIT-BUCHUNGEN
Diesen Beleg geben Sie als Splittbuchung ein, indem Sie zuerst die Belegnummer, das Datum und
den Bruttogesamtbetrag von 276 € eingeben:
Anschließend öffnen Sie das Splittbuchungsfenster und geben die 3 Rechnungspositionen ein:
Wie Sie sehen, sind zwar alle Beträge korrekt eingegeben, aber sowohl an der fehlenden
"FERTIG"-Taste als auch an der Anzeige des Rests erkennen Sie, dass der Gesamtbetrag noch
nicht korrekt aufgeteilt wurde.
Das Problem liegt an den Umschließungen und dem Umstand, dass sie in diesem Fall kein
Aufwand, sondern quasi eine "Gutschrift", sprich eine Aufwandminderung darstellen, da der
Lieferant mehr Umschließungen zurückerhalten hat als er geliefert hat.
Theoretisch könnte man die 24 € als Minusbetrag eingeben. Die buchhalterisch schönere Lösung
ist, dass man das Aufwandkonto der Umschließungen (5410) nicht im Soll bebucht, wie es bei
einem Aufwandkonto üblicherweise der Fall ist, sondern im Haben. Dazu klicken Sie einfach auf
die SOLL-Taste in der Zeile der Umschließungen und schon stimmt die Buchung:
Die SOLL-Taste
wurde
damit
umgeschaltet und
zeigt nun an, dass
das Konto 5410 im
HABEN bebucht
wird.
79
14. SPLIT-BUCHUNGEN
80
Korrektur einer Splittbuchung
Sollten Sie einmal eine Splittbuchung korrigieren wollen, nachdem Sie sie mit der FERRTIG-Taste
bereits übernommen haben, so ändern Sie kleinere Korrekturen wie Datum, Belegnummer,
Buchungstext, Betrag, Steuerbetrag oder Steuersatz direkt in der Monatstabelle.
Ein erneutes Öffnen einer bereits erzeugten Splittbuchung ist nicht möglich.
Sollten Sie eine Splittbuchung dennoch erneut eingeben wollen mittels des Splittbuchungsfensters,
löschen Sie einfach zuerst alle Zeilen MIT AUSNAHME der ersten Zeile. Dann füllen Sie diese
Zeile wieder korrekt aus wie zu Beginn der Splittbuchung und geben auch den gesamten
Bruttobetrag wieder ein.
Damit befindet sich die Vorlage im selben Zustand wie vor dem Öffnen des Splittbuchungsfensters.
Nun können Sie die Splittbuchung erneut eingeben wie gewohnt.
Auf mehr als 10 Konten aufsplitten
Das Splitbuchungsfenster erlaubt eine Auftrennung auf 10 Sachkonten.
Im sehr seltenen Fall, dass Sie einen Beleg auf mehr als 10 Sachkonten auftrennen möchten
gehen Sie folgendermaßen vor.
In den ersten 9 Zeilen des Splitbuchungsfensters trennen Sie die Beträge für die ersten 9
Sachkonten auf.
In der 10. Zeile fügen Sie kein Sachkonto aus, sondern klicken einfach nur auf die REST-Taste,
sodass der noch ausstehende Restbetrag automatisch in die Zeile eingefügt wird:
Anschließend wählen Sie die FERTIG-Taste
80
14. SPLIT-BUCHUNGEN
81
Sie erhalten in der Buchhaltung nun die folgenden 10 Buchungszeilen - deren letzte den restlichen
Betrag jedoch noch kein Sachkonto erhält:
Klicken Sie einfach erneut auf das SPLIT-Buchungssymbol
Betrag auf die übrigen Sachkonten auf.
81
und teilen den restlichen
15. SPESENVERTEILER
82
15. SPESENVERTEILER
Manchmal kommt es vor, dass die Rechnungen, die Sie zu splitten haben, immer auf die gleichen
Buchhaltungskonten aufzuteilen sind: z.B. der Metroeinkauf oder die BürocenterMietabrechnungen, die immer dieselben Sachkonten Miete, Telefon, Garage etc benötigt.
Damit Sie nicht jedes Mal dieselben Konten eingeben müssen, können Sie einen von sieben so
genannten Spesenverteiler verwenden.
Dazu werden einmal im Tabellenblatt "EINSTELLUNG" 10 Konten frei nach Ihrer Wahl eingestellt.
Dies kann z.B. so aussehen:
Die genaue Einrichtung ist im Kapitel 6.30 beschrieben.
Wenn Sie nun eine Rechnung mittels des Spesenverteilers aufsplitten wollen, klicken Sie einfach
auf das Symbol
Nun öffnet sich das bereits bekannte Splittbuchungsfenster - mit dem Unterschied, dass die 10
Konten bereits voreingestellt sind:
Diese voreingestellten Konten sind
natürlich nicht zwingend und können
von Ihnen im Bedarfsfall geändert
werden.
Konten, die Sie nicht benötigen,
überspringen Sie einfach, indem Sie
keinen Betrag ausfüllen und durch die
betreffende Zeile mit der ENTER-Taste
wandern.
Ebenfalls ist es möglich, dass Sie
beabsichtigte Zeilen direkt mit der
Maus anklicken.
Die restliche Bedienung verläuft völlig
ident wie eine normale Splittbuchung.
82
16. BEWIRTUNG
83
16. BEWIRTUNG
Ein Sonderfall der Splittbuchung stellt die so genannte Geschäftsfreundebewirtung dar. Dabei
handelt es sich um Geschäftsessen mit einem Geschäftspartner. Für die steuerliche Anerkennung
ist es notwendig, dass das Geschäftsessen überwiegend betrieblich veranlasst ist, also in direktem
Zusammenhang mit dem Abschluss eines Geschäftes steht:
o
o
o
o
o
Essen zur Geschäftsanbahnung
Arbeitsessen vor Geschäftsabschluss
Essen anlässlich von Besprechungen in den Betriebsräumen
Klienteninformations-Essen
hausinterne Seminare und Betriebseröffnungen
In diesen Fällen besteht eine 50%-ige Abzugsmöglichkeit als Betriebsausgabe und ein 100%-iger
Vorsteuerabzug.
Ansonsten wird von der Finanzbehörde unterstellt, dass Essenseinladungen der Repräsentation
dienen. Und Repräsentationsaufwendungen sind nicht abzugsfähig – weder als Betriebsausgabe
noch als Vorsteuer.
TIPP: Vermerken Sie auf der Rückseite jedes Geschäftsessen-Belegs die Teilnehmer des Essens
und den konkreten Zweck der Besprechung.
Die Verbuchung eines Geschäftsessens in Österreich, das obige Kriterien erfüllt, erfolgt
folgendermaßen:
BSP: Die Essensrechnung vom 31.1 enthält Speisen im Wert von Brutto € 22 und Getränke im
Wert von Brutto € 48. Zusätzlich wurde ein Trinkgeld von € 5 vergeben, das auch auf dem Beleg
vermerkt ist. Der Gesamtbetrag ist also € 75.
Wie bei einer normalen Splittbuchung beginnen Sie mit der Eingabe von Belegnummer, Datum
und dem Bruttobetrag der Rechnung:
Anschließend klicken Sie auf das Symbol
.
Im sich öffnenden Fenster tragen Sie als erstes das Trinkgeld ein.
Anschließend geben Sie entweder die Summe der Speisen - oder die Summe der Getränke ein. Je
nachdem, ob die Speisen / Getränke auf der Rechnung brutto oder netto angegeben sind,
verwenden Sie dafür das entsprechende Brutto- oder Nettofeld.
Manchmal weist ein Essensbeleg die Summe der Speisen und die Summe der Getränke nicht
getrennt aus. In diesem Fall nehmen Sie eine der beiden Gruppe (Speisen oder Getränke) optimalerweise die anzahlmäßig geringere - und geben die Beträge dieser Gruppe jeweils mit
einem + dazwischen ein, z.B. "10 + 15 + 2,50".
83
16. BEWIRTUNG
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Nach dem Bestätigen mit der ENTER-Taste sollte das Fenster des Bewirtungsspesenverteilers so
aussehen:
Fügen Sie zuletzt noch einen Buchungstext für das Geschäftsessen ein und bestätigen Sie Ihre
Eingabe mit der FERTIG-Taste.
Anschließend erhalten Sie die folgenden Buchungszeilen in Ihrer Monatstabelle:
Wie Sie sehen, werden zwei Buchungszeilen gebildet - eine für den abzugsfähigen Teil und eine
für den nicht abzugsfähigen Teil, der auch das Trinkgeld enthält. Es wird von beiden Teilen die
gesamte Vorsteuer abgezogen.
BEWIRTUNG OHNE VORSTEUERABZUG
X
Bei einer Bewirtung, die nicht in Österreich erfolgte, ist kein Vorsteuerabzug möglich - da vom
Finanzamt ja nur österreichisches Vorsteuer erstattet wird und nicht ausländische. Ebenso vom
Vorsteuerabzug ausgenommen sind umsatzsteuerbefreite Unternehmer, wie sie im Kapitel 9
beschrieben sind (Kleinunternehmer, Ärzte, Therapeuten …)
In diesen Fällen ist im Bewirtungspesenverteiler das Häkchen bei "KEIN
VORSTEUERABZUG" zu aktivieren. Ein Vorteil in diesem Fall ist, dass die Aufteilung in Speisen
und Getränke entfallen kann. Geben Sie gerne Essen und Getränke in Summe ein - egal ob bei
den Speisen oder bei den Getränken. Nur das Trinkgeld muss als eigene Position eingegeben
werden.
Sollten Sie irrtümlich vergessen haben das Häkchen zu setzen und daher in den beiden
Buchungszeilen im Steuersatzfeld "88" stehen, löschen Sie einfach in beiden Zeilen manuell diese
Zahl 88.
HINWEIS: für den Schnelleinstieg lesen Sie abschließend eventuell noch das Kapitel 33, um
sicherzustellen, dass Ihr Excel mit den neuesten Updates versehen ist und daher stabil läuft.
84
17. ANZEIGE-MODI UND AUSDRUCK
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17. ANZEIGE-MODI UND AUSDRUCK
Es gibt viele Möglichkeiten wie Sie Ihre monatlichen Buchungstabellen anzeigen lassen. Aus
Gründen der Übersichtlichkeit hat sich bewährt im Menü ANZEIGE den betreffenden Monat oder
den gewünschten Belegkreis (Kassa / Bank...) auszuwählen.
Im Untermenü WEITERE BELEGKREISE
finden Sie die restlichen Belegkreise
AUSDRUCK VON TABELLENBLÄTTERN
Sollten Sie einmal einen Ausdruck eines Tabellenblattes benötigen, z.B. wenn Sie Ihre
Ausgangsrechnungen direkt mit der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG erledigen, können Sie
für jedes Tabellenblatt das gewünschte Ausdruckformat einstellen.
Dazu klicken Sie im Menü E X T R A auf das Untermenü DRUCKFORMAT und wählen ein Format
Ihrer Wahl. Sie erhalten anschließend ein Vorschaubild über den Ausdruck.
85
18. DATENTRANSFER ZUR KANZLEI
86
18. DATENTRANSFER ZUR STEUERKANZLEI
Zeitraum der Übermittlung
1. MONATLICH: Bisweilen werden Buchhaltungen monatlich geführt und die betreffenden
Daten an einen Steuerberater übermittelt. Gerade in den ersten Monaten empfiehlt es sich,
dass Sie ihm neben den Daten auch die Belege des betreffenden Monats zukommen
lassen. Alternativ können auch wir gerne einen Buchhaltungscheck für Sie machen.
Die Fälligkeit der Umsatzsteuer an das Finanzamt für ein Monat ist am 15. des
übernächsten Monats. So ist z.B. die Umsatzsteuerzahllast des Monats Jänner am 15.
März fällig.
Ein Steuerberater wird Sie wahrscheinlich bitten ihm Ihre Daten und Belege innerhalb von 3
Wochen nach Monatsende zukommen zu lassen - also für den Monat Jänner bis ca.
20.Februar. Es bleiben somit noch 3 weitere Wochen
1. für die Überarbeitung und Übernahme Ihrer Buchhaltung in die Kanzlei-Software
2. für die Ermittlung einer eventuellen Umsatzsteuerzahllast,
3. für die Mitteilung an Sie, welcher Betrag an das Finanzamt zu bezahlen ist
4. und für die anschließenden Bezahlung, die bis spätestens 15.März erfolgen muss.
2. JÄHRLICH: Für unecht steuerbefreite Unternehmer (Vorjahresumsatz bis 22.000 € oder
freie Berufe) reicht es jedoch, wenn Sie dem Steuerberater Ihre Daten und Belege einmal
jährlich zukommen lassen.
3. VIERTELJÄHRLICH: Hat ein unecht steuerbefreiter Kleinunternehmer auf die
Steuerbefreiung verzichtet und auf Regelbesteuerung optiert, gilt als Zeitraum für die
Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) das Quartal. In diesem Fall werden Sie Ihre Daten und
Belege dem Steuerberater nur viermal jährlich zukommen lassen - für das erste Quartal
"Jänner - März" möglichst innerhalb der ersten 3 Wochen des Monats April, da mit 15. Mai
eine eventuelle Umsatzsteuerzahllast zu begleichen ist.
WICHTIG: Nachdem Sie Ihre Buchhaltungsdaten vollständig eingegeben haben, speichern Sie
diese bitte bevor Sie diese an uns oder den Steuerberater schicken. Denn nur wenn Sie die Datei
speichern, werden wir Ihre Eingaben auch vollständig erhalten. Beim Versenden via E-Mail-Taste
wird ohnedies automatisch zuvor gespeichert.
Wahl des Dateiformats
Prinzipiell werden die Daten der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG als normale Excel-Datei
gespeichert. In der Regel wird die Datei nicht größer als 5-7 Megabyte groß sein, was für den
Versand via E-Mail kein Problem darstellt.
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Als Alternative kann man eine Excel-Datei aber auch mit einem eigenen Programm komprimieren auch zippen genannt - und die Datei damit auf knapp ein Viertel der ursprünglichen Größe
verkleinern.
Für welche Dateivariante Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen überlassen.
Unsere Empfehlung lautet:
Das platzsparende, schnelle ZIP-Format verwenden Sie optimalerweise dann, wenn Sie Ihre
Daten mittels
o
E-Mail über ein normales Modem oder auf
o
Diskette senden.
Das normale Excel-Format ist völlig ausreichend, wenn Sie Ihre Daten mittels
o
E-Mail über Breitband-Internettechnik (ADSL / Kabel),
o
USB-Stick oder
o
wiederbeschreibbarer CD-Rom versenden.
Wichtig: Falls Sie Ihre Daten mailen wollen, wird einmal im Tabellenblatt "EINSTELLUNGEN"
festgelegt, ob Sie uns die BUCHHALTUNG - Datei normal oder gezippt zukommen lassen
wollen:
Um Ihre BUCHHALTUNG in das ZIP-Format umwandeln zu können, benötigen Sie zuerst ein
ZIP-Programm. Es gibt bereits verschiedene kostenlose Zip-Programme aus dem Internet und Sie
können eines Ihrer Wahl verwenden. Für die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG können Sie
sich aus dem Internet das kostenlose Programm 7ZIP herunterladen (einfach über Google
suchen).
Erstellen einer ZIP-Datei
Für den Fall, dass Sie das platzsparende ZIP-Format verwenden wollen, müssen Sie die
BUCHHALTUNG - Datei in das ZIP-Format konvertieren, bevor Sie die Daten per E-Mail
versenden bzw auf Diskette speichern.
Wichtig dabei ist, dass Sie die Originaldatei verwenden und nicht die Verknüpfung.
Verknüpfungen sind am kleinen Pfeil rechts unten erkennbar:
Ihre Originaldateien befinden sich bei normaler Installation
auf der Festplatte C, im Unterordner "KASSABANK". Bei
der Installation wird ein Symbol für das direkte Öffnen
dieses Ordners auf dem Desktop - dem Startbildschirm abgelegt.
Doppelklicken Sie auf dieses Symbol:
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TIPP: Sollten Sie kein Ordner-Symbol auf Ihrem Desktop finden, lesen Sie bitte im
Kapitel 4 nach, wie Sie dieses selbst erzeugen können.
Nun sollten Sie im folgenden Ordner sein mit Ihrer originalen Buchhaltungsdatei:
Dort machen Sie auf die Datei BUCHHALTUNG einen rechten Mausklick und wählen im
erscheinenden Kontextmenü den Punkt "KOMPRIMIEREN":
Es gibt zusätzlich die Möglichkeit eine ZIP-Datei mit einem Kennwort zu sichern, aber im
Normalfall reicht das normale KOMPRIMIEREN.
WICHTIG: der Vorgang des ZIPPENS ist jedes Mal zu wiederholen, wenn Sie uns Ihre Daten
schicken wollen und sich der Inhalt Ihrer Datei geändert hat,. Wenn Sie z.B. Ihre
Buchhaltungsdaten monatlich an uns schicken, erstellen Sie jedes Monat nach Abschluss der
Buchungen eine ZIP-Datei von dieser Buchhaltungsdatei, die Sie uns dann zukommen lassen.
Wenn es aus dem Vormonat bereits eine
existierende ZIP-Datei gibt, werden Sie folgende
Anfrage erhalten, die Sie mit JA abklicken
können:
Daten-Transfer
Der eigentliche Daten-Transfer kann nun
o
o
über Diskette oder anderes Speichermedium (USB-Stick / wiederbeschreibbare CD-Rom)
oder via E-Mail erfolgen.
Für den Versand via E-Mail gibt es seitens der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG
Programmfunktion für den Fall, dass Sie Outlook als E-Mail-Programm verwenden.
eine
Dazu klicken Sie direkt in der BUCHHALTUNG auf das Symbol
Um sicherzustellen, dass Ihre letzten Eingaben auch sicher berücksichtig werden, wird die Datei
automatisch gespeichert:
88
89
Anschließend öffnet sich eine neue Mail. Diese ist bereits korrekt adressiert und mit der (ev.
gezippten) Datei im Anhang versehen. Als Betreff wird Ihr Firmenname eingefügt. Sie können
direkt auf SENDEN klicken.
HINWEIS: Falls Sie als E-Mail-Programm nicht Outlook sondern ein anderes E-Mail-Programm
haben, wie etwa Outlook Express etc., dann wird ebenfalls eine neue Mail geöffnet und richtig
adressiert - aber leider ist es programmtechnisch nicht möglich die zu versendende Datei
automatisch als Dateianhang einzufügen.
Sie können das aber manuell ganz einfach selbst machen, indem Sie über das Symbol
EINFÜGEN aus Ihrem Ordner mit der Buchhaltungsdatei die entsprechende Datei als
Dateianlage auswählen und in die Mail einfügen.
KASSABANK
Wichtig: Nach dem Absenden der Buchhaltung können Sie im betreffenden Monat später nichts
mehr dazu buchen ! Sollten dennoch verspätet ein Beleg auftauchen, bitten wir Sie, mit uns
Kontakt aufzunehmen. In aller Regel kann man gerade Belege einer Bargeldverrechnung
problemlos in den nächsten Monat hinein nehmen.
89
19. EXCEL-VERSIONSINFO
90
19. VERSIONSINFO
In diesem Handbuch wurde auf die kleinen Unterschiede zwischen Excel 97 und den
nachfolgenden Excelversionen bereits hingewiesen. Excel97 weist folgende Einschränkungen auf:
o
Beim Starten der Buchhaltung gibt es keinen Eröffnungsbildschirm
o
Beim Aktivieren der Saldenliste gibt es keinen Bitte-Warten-Hinweis
o
Beim Drücken der Email-Taste gibt es keinen Hinweis, dass zuvor noch gespeichert wird
Abgesehen davon ist auch unter Excel 97 die volle Funktionalität gegeben.
Wenn Sie überprüfen wollen, welche Excelversionen Sie besitzen, wählen Sie im Menü E X T R A
den Punkt VERSIONSINFO
Weiters erfahren Sie im sich öffnenden Fenster,
o
ob es sich um eine einfache Einnahmen-Ausgabenrechnung oder eine doppelte
Buchhaltung handelt,
o
ob Sie buchhalterisch eine echte Kassa oder eine Bargeldverrechnung führen und
o
welche Vorlagenversion Sie verwenden.
Mehr zum Thema Kassa, Bargeldverrechnung, Einnahmen-Ausgabenrechnung und doppelte
Buchhaltung können Sie im Kapitel "7 Organisation der Belege" nachlesen.
90
20. SACHKONTEN
91
20. SACHKONTEN
Bei einer Buchhaltung werden alle Geschäftsfälle auf Konten erfasst. Bei einer EINNAHMENAUSGABENRECHNUNG werden dies immer nur Sachkonten sein. Dazu gehören die
o
BESTANDESKONTEN: Anlagevermögen, Kassa, Bank …
o
ERLÖSKONTEN: Erlöse Handelswaren, Leistungserlöse …
o
AUFWANDKONTEN: Einkauf Handelswaren, Einkauf Material, Telefon, Strom …
Im Falle einer DOPPELTEN BUCHHALTUNG, wie Sie etwa bei Kapitalgesellschaften oder ab
einem gewissen Jahresumsatz (2010: 700.000 €) vorgeschrieben ist, werden Eingangs- und
Ausgangsrechnungen nicht direkt in der Kassa oder Bank, sondern als eigener Belegkreis geführt.
Die dafür notwendigen Konten heißen auch Personenkonten und werden unterteilt in
KUNDENKONTEN und LIEFERANTENKONTEN. Bei der EINNAHMEN-AUSGABENRECHNUNG
werden Sie die Funktionen KUNDE und LIEFERANT zum Einfügen eines Personenkontos nicht
benötigen:
Sollten Sie jedoch eine DOPPELTE BUCHHALTUNG mit eigenen Belegkreisen Eingangs- und
Ausgangsrechnungen haben, finden Sie im 3.Handbuch - dem "EINGANGS- UND
AUSGANGSRECHNUNGEN HANDBUCH" - nähere Informationen dazu. Für Fragen stehen wir
Die Verwendung der Taste
wurde im Kapitel 9 bereits besprochen.
Zur Frage, auf welches Konto ein bestimmter Geschäftsfall gebucht gehört, können Sie die
wichtigsten Geschäftsfälle im 2. Handbuch - dem "KONTIERUNGS HANDBUCH" - nachlesen.
Wenn Sie kein passendes Konto finden oder nicht sicher sind, welchem Sachkonto ein
Geschäftsfall zuzuordnen ist, lassen Sie das Kontofeld einfach frei und geben Sie stattdessen
einen sehr aussagekräftigen Text in das Feld BESCHREIBUNG.
Eine Übersicht über die derzeit in Ihrer Buchhaltung eingerichteten Sachkonten finden Sie im
Tabellenblatt "SK".
Dieses können Sie einblenden über die Funktion SACHKONTEN im Menü EXTRA:
91
20. SACHKONTEN
92
Die Sachkonten und die dazugehörigen Steuercodes sind bei Ihrer Buchhaltung schon korrekt
eingerichtet und im Normalfall werden Sie die Tabelle SK mit den SACHKONTEN gar nicht
benötigen. Das Einrichten neuer Sachkonten werden wir im Bedarfsfall gerne mit Ihnen
gemeinsam machen. Dies dauert über Telefon weniger als eine Minute.
Was Sie jedoch in der Tabelle SK gemäß Ihren Wünschen anpassen können, ist die Reihenfolge,
in der die Sachkonten angezeigt werden. Üblicherweise werden diese sortiert nach den
Kontenklassen, wie sie auch im Handbuch KONTIERUNG besprochen werden. Eventuell ist Ihnen
jedoch eine alphabetische Nummerierung lieber. Zum Wechseln zwischen den beiden
Reihenfolgen klicken Sie bitte auf die Taste 123ABC:
EINRICHTEN NEUER SACHKONTEN AUS DEM STANDARDKONTENRAHMEN
Sollte für Sie ein neues Sachkonto notwendig werden, richtet man dies üblicherweise immer über
einen der beiden Standardkontenrahmen ein. Dazu geht man in der Sachkontentabelle entweder
in den kleinen kompakten SIMPLE-STANDARD und wählt sich ein Konto aus über die Taste
KONTO AUS SIMPLE-STADARD EINZELN LADEN - oder man greift auf den gesamten
Standardkontenrahmen mit der Taste KONTO AUS GESAMT-KONTORAHMEN LADEN zu.
Nun sucht man das betreffende Konto aus, klickt es irgendwo in der Zeile an und wählt KONTO IN
SACHKONTENLISTE ÜBERNEHMEN
MANUELLES EINRICHTEN NEUER SACHKONTEN
Soll ein Konto eingerichtet werden, das NICHT im Standardkontenrahmen vorhanden ist, geht man
folgendermaßen vor.
Bsp: es soll das Konto 5312 Handelswareneinkauf 12 % eingerichtet werden.
Öffnen Sie die Sachkontenliste SK
wandern Sie diese hinab bis Sie zum Konto kommen, dessen Kontonummer gerade noch
niedriger ist - in unserem Fall das Konto 5310
o klicken Sie dieses an und wählen anschließend die Funktion
Nun haben Sie eine neue, leere Zeile direkt nach dem Konto 5310
o
o
92
20. SACHKONTEN
93
Füllen Sie diese mit
o
o
o
der neuen Kontonummer 5312
der Bezeichnung "Handelswaren-Einkauf 12 %"
und dem Steuersatz 12 - für die 12 % * aus
(* 12 % Umsatzsteuer kommt beim Abhofverkauf von Wein zur Geltung.)
Damit haben Sie Ihr neues Sachkonto korrekt eingerichtet:
AUSDRUCK DER SACHKONTEN-LISTE
Eventuell wollen Sie die Sachkontenliste ausdrucken, um sich etwa die häufigsten Sachkonten mit
Leuchtstift zu unterstreichen. Mit der Zeit wird es Ihnen vielleicht zu mühsam beim Buchen das
Sachkonto mit der SACHKONTO-Taste einzufügen und Sie möchten die Sachkonten manuell
eingeben. Als Kontierungshilfe kann dazu eine ausgedruckte Sachkontenliste praktisch sein.
Um die Sachkontenliste auszudrucken wählen Sie im Tabellenblatt SK die Taste DRUCKEN:
Die übersichtlichere Tabelle können Sie mit der Taste DRUCKEN ausdrucken.
AUTOMATISCHER BUCHUNGSTEXT
Ab der Version 2010 haben Sie die Möglichkeit hier in der Tabelle SK mit den Sachkonten in der
Spalte E einen automatischen Buchungstext je einzelnem Konto zu hinterlegen. Bei Buchungen
auf ein Konto, wo hier ein Buchungstext hinterlegt ist, wird automatisch dieser Text vorgeschlagen.
In der Zelle E9 in der Sachkontentabelle können Sie den automatischen Buchungstext auch
deaktivieren.
93
20. SACHKONTEN
94
BESCHREIBUNG ALLER FUNKTIONEN DER SACHKONTENLISTE
Damit wird die Reihenfolge der Sachkontensortierung gewechselt:
- Sie können die Konten nach der Kontonummer sortieren, was den Vorteil hat, dass ähnliche
Konten (Erlöse, Anlagevermögen, Personalaufwand, sonstiger Aufwand) nebeneinander sind.
- Sie können die Konten aber auch nach dem Kontonamen sortieren lassen.
Dies ist ein Wechselschalter: jedesmal wenn Sie auf diese Taste drücken, wird die Sortierung
umgedreht.
Falls Ihre Buchhaltung bereits beim Steuerberater in der
Software BMD besteht, können die Sachkonten des Steuerberaters hier direkt importiert werden.
Über die INFO ZUM... - Taste können Importhinweise eingeblendet werden.
Umgekehrt können die Sachkonten natürlich auch von
der SIMPLE-FIBU Software nach BMD exportiert werden, um sie dort einzuspielen.
Damit können Sie eine kompakte Liste mit all Ihren Sachkonten ausdrucken als
Kontierungshilfe beim Buchen.
Wenn Sie ein/e Umsatzsteuer befreite/r Unternehmer/In sind, werden Sie
alle Ihre Buchungen mit 0% Umsatzsteuer buchen. Mit dieser Taste werden ALLE Sachkonten fix
mit dem Steuersatz 0% hinterlegt. Dies hat den Vorteil, dass Sie beim Buchen das
Steuerprozentfeld automatisch immer gleich mit Null ausgefüllt haben und immer über dieses Feld
springen.
Wichtig: wenn Sie eventuell doch ein Konto mit Umsatzsteuer benötigen - z.B. wenn Sie als Arzt
eine Umsatzsteuer pflichtige Leistung wie Vorträge erbringen - dann müssen Sie anschließend
sicherstellen, dass Sie ein solches Konto in der Sachkontentabelle haben und dort in der Spalte F
mit dem Steuercode 1 steht und in der Spalte G mit dem Steuersatz der richtige Steuerprozentsatz
eingetragen ist - das ist in der Regel der Normalsteuersatz von 20.
94
20. SACHKONTEN
95
Achtung: mit dieser Taste werden alle bestehenden Konten gelöscht und
auf den SIMPLE-FIBU-Standardkontenrahmen zurückgesetzt. In der Regel wird es besser sein
- manuell nicht benötigte Konten zu löschen: dafür klicken Sie auf irgendeine Zelle in der Zeile mit
dem betreffenden Konto und klicken dann auf die
-Taste in der SIMPLE-FIBUSymbolleiste.
- neue Konten aus dem SIMPLE-FIBU-Standardkontenrahmen laden Sie sich über die
nachfolgend beschriebene Taste
Damit
wechseln
Sie
in
den
SIMPLE-FIBUStandardkontenrahmen und können sich einzelne Konten direkt von dort laden. Der genaue
Vorgang wurde ohnedies bereits in diesem Kapitel 20 bei der Neuanlage von Konten hier
besprochen.
Damit wechselt man in den sehr umfangreichen allgemeinen
Gesamt-Kontorahmen (mit rund 1000 Buchhaltungskonten) und kann sich dort neue Konten
anlegen. Dies wird man in der Regel dann tun, wenn man ein betreffendes Spezialkonto nicht im
SIMPLE-FIBU-Standardkontenrahmen gefunden hat.
Diese Funktion ist nur ganz zu Beginn beim allerersten Einrichten
der Buchhaltung notwendig. Ausgehend vom vollständigen SIMPLE-FIBU-Standardkontenplan
werden über einzelne Fragen, die man mit JA oder NEIN abklickt, die nicht benötigten Konten
gelöscht.
Die obige Taste "Lösche unnötige Standard-Konten" greift auf eine
Fragen- und Kontoliste zu, die im Normalfall ausgeblendet ist. Hier können Personen, die
regelmäßig die SIMPLE-FIBU-Software für andere einrichten, die Fragen und Konten der
Standard-Konten-Löschung einstellen.
Die ?-Taste blendet einen kurzen Infotext zur Spalte "KURZNAME" ein. Mit
dem Häkchen im Kontrollkästchen aktivieren Sie die Funktion, dass Sie beim Buchen im
Sachkontofeld statt der Kontonummer auch das Kontokürzel (z.B. tel für das Konto
Telefonaufwand) eingeben können.
95
20. SACHKONTEN
96
Die +/- Taste im Feld STEURCODE blendet die Infozeile zu den Steuercodes
ein. Diese wird nur benötigt, wenn Sie ein völlig neues Sachkonto anlegen und selber die
Kontenbezeichnung und die Umsatzsteuer hinterlegen müssen.
Die eingeblendete Infozeile gibt die Hinweise, welcher Wert in der Spalte STEUERCODE für das
betreffende neue Konto eingegeben werden muss und welche Wert eventuell in die Spalte UVAKENNZEICHEN kommt:
Die Neuanlage von Konten ist eine recht wichtige Angelegenheit und Sie sollten neue Konten
daher möglichst immer aus dem SIMPLE-FIBU-STANDARDKONTENRAHMEN oder aus dem
allgemeinen GESAMT-KONTENRAHMEN anlegen, weil hier die Steuercodes und UVAKennzeichen schon korrekt sind.
Neue Aufwandkonten, die keine oder nur österreichische Vorsteuer aufweisen können Sie
natürlich problemlos völlig selbständig neu anlegen, weil bei diesen keine Steuercodes und keine
Steuerprozente zu hinterlegen sind.
Aufwandkonten mit besonderer Umsatzsteuerart (z.B. Einkauf von Waren oder Leistungen aus
EU-Ländern) oder neue Erlöskonten mit Umsatzsteuer pflichtigen Erlösen sollten Sie zumindest
beim ersten Mal gemeinsam mit uns oder Ihrem Steuerberater anlegen, damit sichergestellt ist,
dass die Werte für die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) auch wirklich korrekt ermittelt werden.
96
20. SACHKONTEN
97
BESCHREIBUNG ALLER SPALTEN DER SACHKONTENLISTE
Hier
ist
die
Kontonummer des
Sachkontos
Hier kann ein Kurzname für
das Sachkonto eingegeben
werden, das beim Buchen
statt
der
Kontonummer
eingegeben werden kann
Hier befindet sich die
Steuerformular-Kennzahl,
die
festlegt
wo
das
betreffende Konto in der
Steuererklärung
aufscheint
Der
hier
hinterlegte
Steuersatz wird beim
Buchen
automatisch
übernommen.
Bei
Erlöskonten darf der
hier
hinterlegte
Steuersatz beim Buchen
nicht geändert werden,
da sonst die UVA nicht
stimmt
Der Name
Sachkontos
des
Falls
Ihre
Buchhaltung
beim Steuerberater in die
Software
BMD
übernommen
wird,
müssen die BMD-internen
Steuercodes
exportiert
werden. Diese werden von
der SIMPLE-FIBU-Software
automatisch hier generiert
Das
UVA-Kennzeichen
ist nur bei einigen
wenigen
Sachkonten
notwendig für die UVA
(siehe
auch
vorige
Seite)
Der
hier
eingetragene
Buchungstext
wird
beim
Buchen automatisch übernommen
Hier wird der Steuercode des
Sachkontos eingegeben - er ist
wichtig für die UVA
Wenn
Sie
bei
einem
Aufwand-Konto möchten,
dass bei Buchungen auf
dieses Konto automatisch
ein
Privatanteil
ausgebucht wird, dann
können
Sie
hier
den
Prozentsatz des privaten
Teils eintragen (mehr dazu
im Kapitel 6.41)
In
dieser
Spalte
wird
festgelegt,
ob
ein
Aufwandkonto trotz Anwendung der Pauschalierung
zusätzlich von der Steuer abgesetzt werden kann.
Beim betreffenden Aufwandkonto befindet sich dann
ein A in dieser Spalte.
Die Erlöse müssen ohnedies komplett auch bei
Anwendung der Pauschalierung angesetzt werden.
Sie haben ein E hier in dieser Spalte. Mehr dazu im
Anhang E beim Unterpunkt 7.
97
21. PERSONENKONTEN UND OFFENE POSTEN
98
21. PERSONENKONTEN UND OFFENE POSTEN
Wie im Kapitel 20 schon besprochen werden Sie bei einer EINNAHMEN-AUSGABENRECHNUNG
die Personenkonten - das sind die Konten der Lieferanten und Kunden - nicht benötigt, da Sie die
betreffenden Rechnungen bei deren Zahlung immer gleich direkt in der Kassa bzw. in der Bank
buchen.
Daher sind die folgenden Menüpunkte im Untermenü E X T R A für Sie dann nicht notwendig:
Im Falle einer DOPPELTEN BUCHHALTUNGEN, wie sie bei einer GMBH / AG oder Unternehmen
mit einem Vorjahresumsatz von über 400.000 € vorgeschrieben ist, werden die Eingangs- und
Ausgangsrechnungen über eigene Belegkreise auf die verschiedenen Personenkonten gebucht
und nur dann werden Sie die obigen Funktionen benötigen.
Weiterführende Informationen finden Sie im dritten Handbuch, dem "EINGANGS- UND
AUSGANGSRECHNUNGEN HANDBUCH" im Kapitel 8 OFFENE POSTEN.
98
22. UMSATZSTEUERÜBERSICHT
99
Im Menü EXTRA können Sie mit dem Button UMSATZSTEUERVORANMELDUNG die
UMSATZSTEUER ÜBERSICHT in der Tabelle UVA einblenden.
Bis zu einer Umsatzgrenze von 100.000 € (ab 2011 wird diese Grenze auf 30.000 € verringert
werden), reicht es, wenn Sie Ihre Umsatzsteuer über die Zahlung melden. Sie füllen einfach einen
Zahlschein an das Finanzamt mit Ihrer Steuernummer aus und schreiben als Verwendungszweck
für z.B. die Umsatzsteuer für den Monat Jänner 2010 den Text "U 01/2010" auf den Zahlschein.
Mit Ihrer Zahlung und dem Verwendungszweck-Text gilt Ihre Umsatzsteuer als gemeldet und
bezahlt und Sie müssen weiter nichts machen.
Bei Umsätzen über 100.000 € (bzw. ab 2011 ab 30.000 € Umsatz) müssen Sie die Umsatzsteuer
detailliert über die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt melden.
Ab 2011 gibt es jedoch die Erleichterung, dass bis zu einem Umsatz von € 100.000 diese UVA nur
mehr vierteiljährlich zu erfolgen hat. Zudem muss man ab 2011 erst ab € 30.000 eine
Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben. (Derzeit ist das bereits ab € 7.500 verpflichtend.)
Ab 2011 gibt es daher nur noch bei Unternehmern, die weniger als 30.000 € Umsatz haben und
die auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichten, die Möglichkeit ohne UVA nur mittels Zahlung die
Umsatzsteuer zu melden. Dafür dürfen alle bis zu einem Umsatz bis 100.000 € die UVA
vierteljährlich machen.
(Einschub: Falls Sie Waren in die EU an EU-Unternehmer liefern oder Dienstleistungen an EUUnternehmer erbringen müssen Sie zudem eine zusammenfassende Meldung machen. Wenn Sie
zudem Dienstleistungen außerhalb von Österreich erbringen oder beziehen und diese bestimmte
Grenzwerte übersteigen - in der Regel 50.000 btw 200.000 € müssen Sie zudem eine Meldung der
grenzüberschreitenden Dienstleistungen machen. Mehr dazu erfahren Sie bei Ihrem Steuerberater
oder gerne auch bei uns.)
Die Umsatzsteuervoranmeldung (kurz UVA) können Sie problemlos und schnell über Internet und
dem Internetportal des Finanzministeriums (FinanzOnline genannt) in wenigen Minuten erledigen.
Sie müssen einmalig einen kostenlosen FinanzOnline-Zugang bei Ihrem Finanzamt beantragen;
falls Sie keine Mitarbeiter angestellt haben, geht dies direkt über das Internet - ansonsten
sprechen Sie bitte persönlich beim Finanzamt vor und nehmen einen Lichtbildausweis mit.
Wenn Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung selber machen, erhalten Sie in der SIMPLEFIBU eine
detaillierte Auflistung aller zu meldenden, steuerrelevanten Beträge.
Wählen Sie zuerst den betreffenden Monat aus - bzw wenn Sie als Kleinunternehmer mit einem
Jahresumsatz unter 30.000 € nur zu einer quartalsmäßigen Abgabe verpflichtet sind, das
entsprechende Quartal an und klicken dann auf die Taste UVA.
99
100
Im grünen Feld oben links sehen Sie, bis wann Sie die UVA für diesen Monat an das Finanzamt zu
melden und eine eventuelle Zahllast zu überweisen haben.
100
101
Am einfachsten erledigen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung direkt über das Internet. Für nähere
Informationen besuchen Sie folgenden Link: https://www.bmf.gv.at/EGovernment/FinanzOnline/_start.htm
In der Buchhaltungssoftware sind die wesentlichen Felder einer UVA angeführt und Ihre Aufgabe
ist es alle GELBEN FELDER, DIE EINEN INHALT HABEN in das UVA-Formular bzw. auf der
Finanzonline-Seite zu übertragen.
Zum Finden des entsprechenden Feldes im Formular orientiert man sich am besten an den so
genannten UVA-Kennzahlen, die jeweils links vom betreffenden Feld stehen und die in der
Buchhaltungsvorlage gleich sind wie im Formular.
In sehr seltenen Fällen kann es zu ROTEN, NEGATIVEN BETRÄGEN kommen und in diesem Fall
tragen Sie bitte auch ein Minus auch in die UVA ein.
VERPFLICHTUNG ZUR UMSATSTEUER-VORANMELDUNG (UVA)
Zur Meldung der Umsatzsteuer sind alle UnternehmerInnen verpflichtet, die im vergangenen Jahr
mehr als EUR 100.000.- umgesetzt haben (ab 2011 liegt dieser Betrag bei 30.000 €).
Grundsätzlich ist die Meldung monatlich zu machen. Ausnahme: hat ein Kleinunternehmer mit
einem Umsatz < 30.000 € auf seine unechte Umsatzsteuer-Befreiung verzichtet, muss er seine
Umsatzsteuer nur vierteljährlich dem Finanzamt melden. Ab 2011 gilt die Möglichkeit der nur
vierteljährlichen UVA bis zu einem Umsatz von € 100.000.
2010 gilt noch: Ist der Vorjahresumsatz weniger als EUR 100.000,- reicht es die Umsatzsteuer
monatlich pünktlich bis zum 15. des übernächsten Monats zu zahlen. Die Meldung erfolgt also
über die Zahlung. Bitte vermerken Sie am Zahlschein für welchen Monat die Umsatzsteuer ist.
Ausnahmen
KleinunternehmerInnen und UnternehmerInnen, die ausschließlich steuerbefreite Umsätze (gemäß
§ 6 Abs 1 Z 7 bis 28 UStG) tätigen, bleibt die UVA ebenfalls erspart. Zu dieser Gruppe zählen
beispielsweise Ärzte, Zahntechniker, Versicherungsvertreter, Tagesmütter oder Privatlehrer an
öffentlichen Schulen. Befreit sind sie aber nur, wenn sich nicht aus einer anderen selbstständigen
Tätigkeit oder aus anderen Gründen für den jeweiligen Voranmeldungszeitraum eine
Vorauszahlung oder ein Überschuss ergibt.
Ein umsatzsteuerbefreiter Unternehmer, der 2002 mehr als EUR 100.000,- umgesetzt hat, muss
jedoch dann eine UVA einreichen, wenn er im Voranmeldungszeitraum neben seinen
steuerbefreiten Umsätzen auch steuerpflichtige Umsätze tätigt (z.B. als Fachvortragender,
Schriftsteller, Vermieter) oder wenn er innergemeinschaftliche Erwerbe über der Erwerbsschwelle
durchführt (z.B. ein Arzt importiert um EUR 15.000,- medizinisches Gerät aus Deutschland).
EINSTIEG BEI FINANZ-ONLINE
Wenn Sie beim Finanzamt ein Finanz-Online Login beantragen, erhalten Sie insgesamt 3
Zugangsdaten:
1.) Teilnehmer-Identifikation
2.) Benutzer-Identifikation
3.) PIN
Gehen Sie im Internet zur Startseite von Finanzonline unter folgendem Link:
https://finanzonline.bmf.gv.at
Dort loggen Sie sich bitte ein mit Ihren drei Zugangsdaten, die Sie - unter Berücksichtigung von
Groß- und Kleinschreibung eingeben. (Eventuell wird ein großes O (wie Otto) mit der Zahl Null
verwechselt - daher versuchen Sie es eventuell erneut.)
101
102
Wenn der LOGIN klappt, kommen Sie beim ersten Mal einmalig automatisch zu einer Seite, wo Sie
einen Supervisor-Benutzer anlegen können.
Diesem geben Sie einen Namen - etwa Ihren eigenen Zunamen und Vornamen.
Dann können Sie die Benutzer-Identifikation und den PIN für Ihren Finanzonlinezugang ändern.
Geben Sie statt der beiden zugesandten Daten, zwei neue, eventuell einfachere Ihrer Wahl ein.
Wichtig: diese Daten müssen beide 8-12 stellig sein. Möglich ist es auch zweimal dasselbe
einzugeben: zB meier 123.
Eventuell möchten Sie bei diesen beiden Daten nur Kleinbuchstaben verwenden - da gerade der
PIN beim Eingeben NICHT angezeigt wird.
Der neue PIN wird daher auch zweimal abgefragt und Sie geben daher bitte zweimal dieselbe
Zeichenfolge ein.
Zuletzt müssen Sie diese Seite abschließen, indem Sie ganz unten noch einmal Ihren
URSPRÜNGLICHEN Pin eingeben - also den, den Sie vom Finanzamt zugeschickt bekommen
haben.
Anschließend können Sie bereits direkt mit Finanzonline arbeiten.
Bei zukünftigen LOGINS geben Sie neben
1. der Teilnehmer-Identifikation, die Sie vom Finanzamt zugeschickt bekommen haben, als
2. Benutzer-Identifikation die neue, von Ihnen eingestellte
Benutzeridentifikation und als
3. PIN ebenfalls nun den neuen, von Ihnen eingestellten PIN ein
MELDEN DER UVA
Wenn Sie sich beim FINANZONLINE angemeldet und eingeloggt haben, können Sie mit dem Link
UMSATZSTEUERVORANMELDUNG Ihre UVA-Daten online ans Finanzamt melden. Klicken Sie
dazu auf den entsprechenden Link:
102
103
Auf der Folgeseite setzen Sie das
Optionswahlfeld
bei
UMSATZSTEUERVORANMELDUNG
und geben weiters das Jahr und den zu
meldenden Monat ein.
Nun kommen Sie zur Seite, wo Sie die
eigentlichen UVA-Daten eingeben können:
Im Bereich LIEFERUNGEN, SONSTIGE
LEISTUNGEN
UND
EIGENVERBRAUCH
können Sie mittels der BEARBEITEN Taste die
erste Seite der UVA-Tabelle bzw des UVAFormulars eingeben.
Wenn die UVA-Tabelle Beträge beim
innergemeinschaftlichen
Erwerb
ausweist
(Kennzahlen 070 bis 073), dann geben Sie
diese HIER ein:
Die Werte für Ihre Vorsteuer können
Sie HIER eingeben:
Mit der Funktion VORBERECHNUNG
können Sie anschließend überprüfen,
ob Sie alle Daten richtig eingegeben
haben. Denn das Ergebnis bei
FINANZ-ONLINE muss gleich sein wie
das Ergebnis der UVA-Tabelle:
Ganz zuletzt können Sie Ihre Daten
nun an das Finanzamt übermitteln mit
der Funktion ERKLÄRUNG PRÜFEN:
Auf dem abschließenden Blatt setzen Sie das Häkchen, dass
Sie die Daten korrekt ausgefüllt haben und mit der Taste
ERKLÄRUNG SENDEN werden die Daten entgültig an das
Finanzamt gesendet.
103
23. SALDENLISTE
104
23. SALDENLISTE
Wenn Sie bei der Verbuchung Ihrer Belege bereits die Kontierung vornehmen, zeigt Ihnen die
Saldenliste die Summen auf Ihren Sachkonten an und ermöglicht eine einfache Erfolgsrechnung.
Sobald Sie das Tabellenblatt für die Saldenliste aktivieren über die Funktion
im
Menü EXTRA, öffnet sich die SALDENLISTE. Um die aktuellen Werte für die Saldenliste aus der
Buchhaltung auszulesen, klicken Sie auf die Taste AKTUALISIEREN.
Es erscheint dann das folgende Fenster, das Sie darauf hinweist, dass die entsprechenden Daten
erst aus den verschiedenen Buchhaltungstabellen des ganzen Jahres ausgelesen werden:
HINWEIS: unter Excel97 ist es nicht möglich diese Einblendung zu
realisieren - dafür erhalten Sie am Ende der Datenaktualisierung
einen eigenen Hinweis.
In oberen Bereich der Saldenliste erhalten Sie eine einfache Erfolgsübersicht, die die Summe Ihrer
Erlöse mit Ihren Aufwendungen vergleicht und einen vorläufigen Erfolg ausgibt. Darunter sehen
Sie die Summe der verschiedenen Sachkontensalden
Wenn Sie nicht das gesamte Jahr auswerten möchten, sondern nur einzelne Monate oder
Perioden (zB die Sommermonate), so können Sie hier einstellen von welchem Monat bis zu
welchem Monat Sie die Auswertung wünschen.
104
23. SALDENLISTE
105
Wenn Sie Dienstnehmer haben werden Sie bisweilen den eigentlichen Lohnaufwand gar nicht
buchen, sondern nur die Zahlungen an die Dienstnehmer, an das Finanzamt, die
Gebietskrankenkasse und an die Gemeinde auf die entsprechenden Verrechnungskonten in der
Kontenklasse 3.
Um dennoch den Lohnaufwand in der vorläufigen Erfolgsermittlung berücksichtigen zu können,
geben Sie einfach die monatliche Bruttolohnsumme (das ist die Summe der Bruttomonatslöhne
bzw -gehälter) in das entsprechende Feld ein:
13. und 14. Gehalt und Lohnnebenkosten werden
automatisch miteinkalkuliert.
Ebenso können Sie auch den Aufwand der jährlichen Abschreibung (Afa) miteinkalkulieren lassen,
indem Sie den Wert der jährlichen Afa hier eintragen. Wie hoch Ihre durchschnittliche, jährliche Afa
ist, erfahren Sie direkt bei Ihrem Steuerberater.
Sie können aber auch Ihr Anlagevermögen direkt in der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG
selbst erfassen und den exakten Wert der jährlichen Abschreibung aus der Tabelle "AVZ" hier
berücksichtigen lassen.
Gehen Sie dazu einmal in den EINSTELLUNGEN (im Menü EXTRA
erreichbar) in die Zelle J11 und aktivieren die Afa in der Saldenliste
AUS AFZ:
Wie Sie Ihr Anlagevermögen in der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG selbst erfassen,
erfahren Sie im Anhang C ANLAGEVERZEICHNIS.
ÜBERSICHT EINES EINZELNEN SACHKONTOS
Nachdem Sie ein beliebiges Sachkonto irgendwo in seiner Zeile in der Saldenliste angeklickt
haben, können Sie sich über die
-Taste das betreffende Konto anzeigen lassen:
Sie erhalten eine Übersicht, wie sich der aktuelle Kontensaldo zusammensetzt:
105
106
23. SALDENLISTE
FUNKTIONEN FÜR DEN JAHRESABSCHLUSS UND DIE STEUERERKLÄRUNG
Im oberen, rechten Bereich der Saldenliste gibt es einige
Funktionen für das Jahresende.
Wenn Sie Ihr Anlagevermögen in der AVZ-Tabelle erfassen,
ermittelt diese automatisch die jährliche Abschreibung (auch
Afa genannt - Absetzung für Abnutzung).
Wenn Sie möchten, kann diese Abschreibung direkt hier in
der Saldenliste eingerechnet werden in das hier
eingetragene Konto.
Mit der Taste "Afa ... einrechnen" hier, wird die Summe der
Abschreibung des aktuellen Jahres hier in der Saldenliste
beim betreffendem Afa-Konto (in der Regel wird dies das
Konto 7000 sein) abgezogen.
Bei jedem neuen Aufbereiten der Saldenliste, wird diese
Einrechnung natürlich wieder überschrieben.
Sie erkennen an dieser Zeile hier, ob die Abschreibung aktuell in der Saldenliste eingerechnet ist
oder nicht.
Diese Zelle hier zeigt die Summe der aktuellen Jahres-Afa aus der AVZ-Tabelle an.
Die Anlageverzeichnis-Tabelle AVZ können Sie über diese Taste hier direkt öffnen.
Über die Taste ESt + SVA kommen Sie in die Vorschau der voraussichtlichen Einkommensteuerund Sozialversicherungszahlung für das aktuelle Jahr. Sie können hier auch eingeben, ob Sie eine
gewerbliche oder eine selbständige Tätigkeit haben.
Die Taste E1 a/b Steuererklärung nun blendet
Einkommensteuererklärung ein. Möglich sind sowohl
die
Vorausberechnung
für
die
- die Steuererklärung E1a für die normale betriebliche Einkunftsart der Einzelunternehmer
- als auch die Steuererklärung E1b für die Einkunftsart der Vermietung und Verpachtung.
Wenn Sie Ihre Steuererklärung am Jahresende selber machen wollen, ist es ichtig ist, dass Sie die
Punkte des Anhangs "E Jahresabschluss beim E/A-Rechner" hier in der Anleitung berücksichtigen,
bevor Sie die Steuererklärung machen.
Anschließend können Sie hier zum Steuerformular wechseln über die Taste E1a/b Steuererklärung
hier.
106
23. SALDENLISTE
107
Wenn Sie noch nie eine Steuererklärung gemacht haben, können wir dies beim ersten Mal gerne
gemeinsam mit Ihnen machen. In der Regel werden für diese 3-5 Stunden einmalig 300 € netto
anfallen und wir erklären Ihnen alles, wie Sie
- Ihren Jahresabschluss mit den notwendigen Abschlussbuchungen selber machen können
- wie Sie hier in der SIMPLE-FIBU das Anlageverzeichnis führen und für die
Steuererklärung aufbereiten
- wie Sie anschließend die Steuererklärung hier in der SIMPLE-FIBU auswerten und
- abschließend bei Finanzonline eingeben.
In den Folgejahren können Sie die Steuererklärungen dann vollständig selber machen, da wir alle
wichtigen Schritte und Infos für Sie parallel notieren und mit Bildschirmfotos dokumentieren und
Ihnen die fertige Anleitung für Ihren speziellen Fall mitgeben werden.
Wenn Sie die Steuererklärung eingeblendet haben können Sie über die Taste "Steuerformular
berechnen" die Buchhaltung für die Steuererklärung aufbereiten lassen. Wieder wird unterschieden
zwischen einer normalen Veranlagung mit tatsächlichen Aufwendungen und der Pauschalierung:
Die roten Zeilen sind nur bei der doppelten Buchhaltung notwendig und kommen eher selten vor.
An dieser Stelle unser dringender Hinweis, dass Sie im Falle einer doppelten Buchhaltung die
Steuererklärung besser von einem Steuerberater machen lassen sollten, da hier die Theorie
wesentlich komplexer als bei der Einnahmen-Ausgabenrechnung ist.
Die grünen Zeilen kommen nur bei Einkunftsart Vermietung und Verpachtung vor.
107
24. EIN- UND AUSGÄNGE ÜBERSICHT
108
24. EIN- UND AUSGÄNGE ÜBERSICHT
Die Übersicht der EIN- UND AUSGÄNGE erreichen Sie über folgenden Punkt im Untermenü
EXTRA:
Ähnlich der Saldenliste erhalten Sie auch bei der Übersicht der Ein- und Ausgänge eine Summe
über alle Ihre Geldein- und -ausgänge in der Kassa und Bank. Im Falle einer doppelten
Buchhaltung, bekommen Sie zusätzlich die Summen der Eingangsrechnungen und
Ausgangsrechnungen angezeigt.
Wieder werden die Eingänge mit den Ausgängen saldiert und ein Ergebnis angezeigt:
Im GESAMT-Bereich sehen Sie die Summe all Ihrer Geldbewegungen. In unserem Fall zeigt die
EINGANG-AUSGANG ÜBERSICHT ein gleiches Ergebnis wie die Saldenliste, aber in einigen
Fällen wird das Ergebnis anders sein:
Während die Saldenliste für die Ergebnisberechnung nur die Erlös- und Aufwandkonten
berücksichtigt, werden bei der EINGANG-AUSGANG ÜBERSICHT auch Zahlungen wie
Kreditraten, Anzahlungen, Kautionen, Steuerzahlungen, aber auch der Kauf einer neuen Maschine
mitberücksichtigt. Dies sind alles Zahlungen, die steuerlich nicht - bzw im Fall der Maschine über
die Abschreibung nur teilweise - als Aufwand anerkannt sind.
Die EINGANG-AUSGANG ÜBERSICHT versucht auch diese Zahlungsvorgänge zu
berücksichtigen und ergibt daher etwas weniger ein Bild des Betriebserfolges als viel mehr den der
Zahlungsflüsse.
Um sich nicht zu sehr von der Erfolgsrechnung wegzubewegen, werden die Zahlungsflüsse jedoch
um die Umsatzsteuer- und Vorsteuer korrigiert und nur netto angezeigt, da diese ja nur
Durchläufer bei Ihnen sind.
108
25. FREMDWÄHRUNGSRECHNER
25. FREMDWÄHRUNGSRECHNER
Den Fremdwährungsrechner starten Sie über folgenden Punkt im Untermenü E X T R A:
Sie geben einmal für die
gewünschte Währung
einen Kurs
ein und können
anschließend zwischen
dieser Währung und dem €
Beträge
umrechnen.
Im unteren Blattteil finden
Sie mehrere Internetlinks,
um die aktuellen Tageskurse
zu
den
verschiedenen
Währungen zu erhalten.
Klicken Sie einfach direkt auf
diese
Links,
um
die
betreffende Seite zu öffnen.
109
109
26. REISEKOSTEN UND DIÄTEN
110
Im Menü E X T R A befindet sich das Untermenü REISEN. Darin finden Sie eine
Reisekostenabrechnungen mit den dazugehörigen Pauschalsätzen (=Diäten), ein Fahrtenbuch und
einen Weltzeitrechner.
ALLGEMEINES ZU REISENKOSTEN
Prinzipiell lassen sich die Aufwendungen für eine Reise - sei es nun eine Dienstreise eines
Dienstnehmers oder eine Geschäftsreise des Unternehmers selbst - in folgende 4 Kategorien
einteilen:
o
o
o
o
Verpflegungsmehraufwand: das sind Ausgaben für Essen und Trinken
Nächtigungsaufwand: Ausgaben für ein Quartier im Falle einer Übernachtung
Fahrtkosten: Ausgaben für die zurückgelegte Wegstrecke
Sonstiger Reiseaufwand: Barauslagen für Maut, Parkscheine, Eintritte …
Weiters muss man unterscheiden, ob es sich um eine Geschäftsreise des Unternehmers oder um
die Dienstreise eines Dienstnehmers handelt.
Im Nachfolgenden wird von Reisen im Inland ausgegangen - im abschließenden Teil des Kapitels
wird auch noch auf Auslandsreisen eingegangen.
26.1 GESCHÄFTSREISE DES UNTERNEHMERS
Eine betrieblich veranlasste Reise liegt vor,
o
wenn sich ein Unternehmer aus betrieblichen Gründen mehr als 25 km * vom Mittelpunkt
seiner Tätigkeit (Betriebsstätte) entfernt und
o
eine Reisedauer von mehr als drei Stunden vorliegt und
o
- bezüglich des Verpflegungsmehraufwandes ** - soweit kein weiterer Mittelpunkt der
Tätigkeit begründet wird.
* Bei der Berechnung der Entfernung ist von der kürzesten zumutbaren Wegstrecke auszugehen
(= kürzeste Straßenkilometerdistanz) und nicht nach der Luftlinie.
** Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es die Einschränkung, dass dieser - in Österreich max.
bis zur Höhe von € 26,40 - nur abgegolten werden kann, solange 1.) kein weiterer Mittelpunkt der
Tätigkeit begründet wird und 2.) für die pauschale Abgeltung mindestens eine Nächtigung anfällt***
*** Derzeit wird dies aber nur bei Berufungsverfahren so gehandhabt - da diese Regelung in den
EST-Richtlinien (noch) nicht umgesetzt ist, wird es bei einer Betriebsprüfung zur Zeit auch
durchgehen, wenn man pauschale Tagsätze OHNE eine angefallene Übernachtung ansetzt.
110
111
Wann wird ein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet ?
Dies trifft dann zu, wenn der Aufenthalt an einem Ort über eine kurze Anfangsphase hinausgeht
und zum Mittelpunkt der Tätigkeit wird. Ab diesem Zeitpunkt ist anzunehmen, dass keine
zusätzlichen Betriebsausgaben für Mehrverpflegung vorliegen.
Daher können auch Unternehmer nur dann Tagesgelder als Betriebsausgaben absetzen, wenn
kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.
Wann entsteht ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit? Die Begründung eines weiteren Mittelpunktes
der Tätigkeit ist anzunehmen, wenn sich die Dienstverrichtung auf einen anderen Einsatzort
durchgehend oder wiederkehrend über einen längeren Zeitraum erstreckt. Als Einsatzort gilt
grundsätzlich die politische Gemeinde.
Von einem längeren Zeitraum ist in folgenden Fällen auszugehen:
o
Der Steuerpflichtige wird an einem Einsatzort durchgehend tätig und die Anfangsphase von
5 Tagen wird überschritten. Erfolgt innerhalb von 6 Kalendermonaten kein Einsatz an
diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit der Berechnung der „Anfangsphase“ von 5 Tagen
neu zu beginnen.
o
Der Steuerpflichtige wird an einem Einsatzort regelmäßig wiederkehrend (mindestens
einmal wöchentlich) tätig und die Anfangsphase von 5 Tagen wird überschritten. Erfolgt
innerhalb von 6 Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit
der Berechnung der „Anfangsphase“ von 5 Tagen neu zu beginnen.
o
Der Steuerpflichtige wird an einem Einsatzort wiederkehrend aber nicht regelmäßig tätig
und überschreitet eine Anfangsphase von 15 Tagen im Kalenderjahr. Die Anfangsphase
von 15 Tagen steht pro Kalenderjahr zu.
ERFASSUNG UND VERBUCHUNG DER 4 AUFWANDSARTEN BEI EINER GESCHÄFTSREISE
Verpflegungsmehraufwand: Ein Unternehmer darf sich den Verpflegungsmehraufwand nur
pauschal mit einem Taggeld von maximal € 26, 40 abgelten lassen, sofern sie mindestens 3 h
dauert und ihn mind. 25 km von seiner Betriebsstätte weit wegführt und wenn mindestens eine
Übernachtung anfällt (siehe auch Fußnote *** eine Seite zuvor). Die Höhe des Taggeldes hängt
von der Dauer der Dienstreise ab: pro Stunde dürfen 2,20 € angesetzt werden. Bei einer Dauer
von über 11 Stunden, dürfen 12 x € 2,20 also die gesamten € 26, 40 angesetzt werden.
In der Reisekostenabrechnung tragen Sie in der Spalte Tagsatz den Tagsatz des betreffenden
Staates ein - in Österreich ist dies 26,40 - und in der Spalte pauschal geben Sie das
entsprechende Taggeld ein. Wenn Ihre
Reise etwa 9 h und 35 min gedauert hat, sind das
aufgerundet 10 h - mal 2,20 € ein Taggeld von 22,-- €.
Die Buchung des Taggeldes erfolgt beim Unternehmer auf 7xxx Diäten Unternehmer. Wenn die
Geschäftsreise im Inland angefallen ist, dürfen zusätzlich 10% Vorsteuer eingetragen werden.
TIPP: Die Tagsätze für Reisen ins Ausland erfahren Sie über die Funktion
111
112
Nächtigungsaufwand: Voraussetzung ist das Vorliegen einer tatsächlichen Nächtigung, die mit
Aufwendungen verbunden ist. Wenn Sie eine Hotelrechnung für die Nächtigung haben, wird diese
als Aufwand gebucht. Ist bei der Übernachtung ein Frühstück mit abgerechnet, so darf dieses
ebenfalls als Aufwand zusammen mit der Nächtigung gebucht werden.
Haben Sie keine Hotelrechnung - etwa weil Übernachtung bei Bekannten - sind pauschale Kosten
von € 15,- pro Nacht absetzbar. Eine Limitierung wie bei den Taggeldern besteht NICHT. / (Die
Pauschalbeträge für das Ausland erfahren Sie über das Menü EXTRA - REISEN - DIÄTEN)
Den Nächtigungsaufwand tragen Sie in der Reisekosten-Tabelle entweder nach pauschalen
Sätzen (wenn Sie keine Rechnung haben) oder nach Beleg (Hotelrechnung) ein.
Bsp eine Geschäftsreise im Inland dauert 3 Tage. In Österreich beträgt der Nachtigungstarif 15,-und bei 2 Nächtigungen ergibt dies einen gesamten Nächtigungspauschalbetrag von 30,--
Wenn Sie jedoch Hotelrechnungen für diese Geschäftsreise haben, geben Sie hier den Betrag der
Hotelrechnung und keinen Pauschalbetrag ein. Auch bei Reisen ins Ausland können die
Aufwendungen entweder über ein pauschales Nächtigungsgeld oder über Hotel-Belege
abgerechnet werden.
Die Verbuchung von pauschalen Nächtigungsgeldern erfolgt auf dem Konto 7xxx Diäten
Unternehmer und wieder dürfen im Inland 10 % VSt angesetzt werden.
Hotelrechnungen werden hingegen auf dem Konto 7xxx Diäten Unternehmer gebucht - bei
Inlandsreisen wieder unter Berücksichtigung von 10 % VSt.
TIPP: Die Sätze für die Nächtigung im Ausland erfahren Sie über die Funktion
Fahrtkosten:
Verwendet der Unternehmer ein Kraftfahrzeug, das zum Betriebsvermögen gehört, für betriebliche
Fahrten, so kann er sämtliche damit im Zusammenhang stehende Kosten als Betriebsausgaben
geltend machen, wenn sie durch Belege nachgewiesen werden. Der Ansatz eines Kilometergeldes
ist nicht zulässig. Wird ein solches Kraftfahrzeug auch für Privatfahrten verwendet, ist ein
entsprechender Privatanteil auszuscheiden. Diesen Privatanteil ermittelt man am besten über ein
Fahrtenbuch. Es reicht die rein betrieblichen Kilometer zu erfassen und die privaten Kilometer als
Differenz zu den im Jahr gesamt gefahrenen Kilometer zu errechnen. (Dazu ist der KM-Stand am
Jahresanfang und am Jahresende heranzuziehen)
Ein Kraftfahrzeug ist dem Betriebsvermögen zuzurechnen, wenn es zu mehr als 50% für betriebliche Zwecke verwendet wird; ein nur gelegentlich betrieblich verwendetes Kraftfahrzeug zählt
nicht zum Betriebsvermögen. (Details siehe Handbuch Kontierung Klasse 0 Anlagevermögen)
Unternehmer, deren Kraftfahrzeug nicht zum Betriebsvermögen sondern zum privaten Bereich
zählt, können das Kilometergeld als Betriebsausgaben für betrieblich bedingte Fahrten geltend
machen. Die Strecke vom privaten Wohnsitz zur Firma oder zu einem Kunden gilt bereits als
betrieblich bedingte Fahrt. Vorsicht: Kilometergeld für mehr als 10.000 betrieblich gefahrene
Kilometer sind in aller Regel unüblich, da ja mindestens ebenso viel private Kilometer gefahren
werden müssen, damit der PKW nicht ins Betriebsvermögen gehört. Kann man die
entsprechenden privaten Kilometer glaubhaft machen, kann man für bis zu 30.000 km KM-Geld
berechnen.
112
113
Der Anspruch auf Geltendmachung von Fahrtkosten besteht unabhängig vom Anspruch auf
Tagesgelder; auch bei Begründung eines weiteren Mittelpunktes der Tätigkeit können die
Fahrtkosten weiterhin geltend gemacht werden.
Voraussetzung für die Geltendmachung von Kilometergeld ist, dass ein Fahrtenbuch geführt wird,
aus dem Datum, Kilometerstand am Beginn und Ende jeder betrieblichen Fahrt, Kilometeranzahl,
Ausgangs- und Zielpunkt und Zweck jeder einzelnen Fahrt zu entnehmen sind. Der Nachweis ist
aber auch durch entsprechend exakt geführte Reisekostenabrechnungen möglich.
Die Finanzverwaltung anerkennt KM-Gelder nur für 30.000 gefahrene km pro Jahr. Bei beruflichen
Fahrten von mehr als 30.000 km pro Jahr. werden entweder maximal die KM-Gelder für 30.000 km
anerkannt oder die gesamten nachgewiesenen tatsächlichen Kosten.
Bei den Fahrtkosten des Unternehmers sind also folgende 3 Fälle zu unterscheiden:
1. Fährt der Unternehmer mit dem PKW, der sich im Betriebsvermögen des Unternehmens
befindet, werden alle Belege für Tanken, Maut, Parken … ganz normal gebucht und
brauchen nicht in die Reisekostenabrechnung aufgenommen werden.
2. Fährt der Unternehmer mit dem PKW, der sich in seinem Privatvermögen besitzt, kann er
ab 2009 das amtliche Kilometergeld von € 0,42 pro Kilometer ansetzen, wenn er darüber
Aufzeichnungen führt, entweder in Form eines Fahrtenbuches (siehe Kapitel 27
FAHRTENBUCH) oder anderer genauer Aufzeichnungen.
3. Benutzt der Unternehmer öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn, Taxi, Flugzeug oder
einen Miet-PKW so werden die Reisekosten nach Beleg abgerechnet.
Der Eintrag in die Reisekostenabrechnung erfolgt :
o
beim Kilometergeld in der Spalte KFZ-km
o
bei öffentlichen Verkehrsmitteln in der Spalte BARAUSLAGEN
Die Verbuchung des Kilometergeldes erfolgt auf dem Konto 7xxx Kilometergeld Unternehmer
und Belege von öffentlichen Verkehrsmitteln bucht man auf das Konto 7xxx Fahrtkosten
Unternehmer; im Fall von öffentlichen Verkehrsmitteln im Inland kann auch die Vorsteuer von
10% berücksichtigt werden.
WICHTIG: mit dem amtlichen Kilometergeld sind sämtliche Aufwendungen des PKW's aus dem
Privatvermögen abgegolten und es dürfen keine weiteren Kosten für Reparatur, Tanken, Maut,
Vignette etc verrechnet werden.
Sonstiger Reiseaufwand: Sonstige Aufwendungen wie Eintritte auf Messen etc werden ebenso in
der Spalte BARAUSLAGEN eingetragen und die Verbuchung erfolgt auf dem Konto 7xxx
Unternehmer Reiseaufwand. Im Inland darf wieder eine ev. Vorsteuer berücksichtigt werden.
Beispiel:
Beginn einer Geschäftsreise am ersten Tag um 7:00 Uhr; Ende der Dienstreise am 2. Tag um
14:00 Uhr; die Kosten für Nächtigung inkl. Frühstück werden mit € 55,-- (inkl. 10% USt) mittels
Hotelrechnung nachgewiesen.
absetzbare
VorsteuerReisekosten
abzug
1. Tag: Taggeld für 24 Std.=
26,40
2,40
2. Tag: Taggeld für 8 Std.(= 8/12 von 26,40)=
17,60
1,60
nachgewiesene Nächtigungskosten
55,-5,-gesamt
99,-9,--
113
114
26.2 DIENSTREISE EINES DIENSTNEHMERS
Eine Dienstreise liegt vor wenn:
o
Dienstnehmer über Auftrag des Dienstgebers ihren üblichen Dienstort (Büro, Betriebsstätte,
Werksgelände, Lager, etc.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlassen
(1.Tatbestand) oder
o
wenn der Dienstnehmer soweit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz)
arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann (2. Tatbestand).
Unzumutbar ist die Rückkehr jedenfalls bei einer Entfernung von 120 km.
Reisekosten von Dienstnehmern müssen im Lohnkontojournal des Dienstnehmers aufscheinen –
daher sind sie bitte der lohnverrechnenden Stelle monatlich zu melden.
Details zur Dienstreise
o
Dienstreise nach dem 1. Tatbestand: Tagesgelder können auf Grund des
Verpflegungsmehraufwandes solange steuerfrei gewährt werden, als kein weiterer
Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.
Ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht
- bei durchgehender sowie regelmäßig wiederkehrender Tätigkeit (mindestens 1x
pro Woche) am gleichen Einsatzort (=politische Gemeinde) nach den ersten 5 Tagen
- bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach den
ersten 15 Tagen (pro Kalenderjahr).
Die ab dem 6. bzw. 16. Tag bezahlten Tagesgelder sind lohnsteuerpflichtig !
Wird ein Einsatzort 6 Monate lang nicht besucht, beginnt die Zählung der 5 bzw 15 Tage
erneut.
o
Dienstreise nach dem 2. Tatbestand: Tagesgelder können für einen Zeitraum von 6
Monaten an ein und demselben Ort steuerfrei gewährt werden. Ab dem 7. Monat gezahlte
Tages- und Nächtigungsgelder sind steuerpflichtig. Bei einem Wechsel des Arbeitsortes
(d.h. in eine andere politische Gemeinde; in Wien: in einen anderen Gemeindebezirk)
beginnt eine neue 6-Monats-Frist zu laufen.
o
Dienstreise nach einer lohngestaltenden Vorschrift: Unter einer lohngestaltenden
Vorschrift versteht man insbesondere:
- gesetzliche Vorschriften
- Dienst- oder Besoldungsordnung
- Kollektivvertrag oder
- Bestimmte gesetzlich geregelte Betriebsvereinbarungen
Sieht eine lohngestaltende Vorschrift (Kollektivvertrag) Tagesgelder vor, bleiben diese
ohne zeitliche Beschränkung, auch bei Begründung eines weiteren Mittelpunktes der
Tätigkeit, steuerfrei. Steuerfrei bleiben die Tagesgelder aber nur in Höhe jener Beträge, auf
die der Arbeitnehmer aufgrund der lohngestaltenden Vorschrift Anspruch hat (höchstens
jedoch € 26,40).
114
115
Verpflegungsmehraufwand: Der Verpflegungsmehraufwand eines Dienstnehmers kann entweder
o
wie beim Unternehmer pauschal mit je 2,20 je Stunde und max. 26,40 € pro Tag
o
oder durch nachgewiesene Belege für die Verpflegung (Essensrechnungen) angesetzt
werden.
Eingetragen werden diese in die Reisekostenabrechnung auf die gleiche Weise wie beim
Unternehmer und gebucht werden sie auf das Konto 7xxx Diäten Mitarbeiter.
In allen Fällen kann eine Vorsteuer bei Inlandsreisen in der Höhe von 10% berücksichtigt werden.
Nächtigungskosten: Auch diese können wie beim Unternehmer entweder
o
nach pauschalen Nächtigungstarifen oder
o
nach Beleg abgerechnet werden.
Das pauschale Nächtigungsgeld beträgt in Österreich 15,-- €. Die Pauschalbeträge für
Auslandsreisen finden Sie über die Funktion
im Menü EXTRA - REISEN
Eingetragen werden die Nächtigungskosten in der Reisekostenabrechnung wieder gleich wie beim
Unternehmer. Die Verbuchung erfolgt wie beim Verpflegungsmehraufwand auf das Konto 7xxx
Diäten Mitarbeiter.
Eine Vorsteuer bei Inlandsreisen in Höhe von 10% ist in allen Fällen wiederum zu berücksichtigt.
Fahrtkosten: Die Fahrtkosten eines Dienstnehmers bei einer Dienstreise können abgerechnet
werden
o
bei Verwendung
Parkscheine)
eines
Firmen-PKW's
direkt
nach
Beleg
(Tankrechnung,
o
bei Verwendung eines Privat-PKW's mittels Kilometergeld von € 0,42 je Kilometer (ein
Ansatz von € 0,38 bei Dienstnehmern ist auch zulässig) - Grenze: maximal 30.000 km im
Jahr
o
bei Verwendung von öffentlichen Verkehrmittelns mittels Beleg.
Wenn Sie die Reisekostenabrechnung der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG
verwenden wollen, so tragen Sie die Belege für den auf der Dienstreise
verwendeten Firmen-PKW bzw für die öffentlichen Verkehrsmittel in die Spalte
BARAUSLAGEN ein.
Kilometergelder für den privaten PKW des Mitarbeiters werden durch die
Eintragung in der Spalte KFZ-km berechnet.
115
Maut,
116
Die Verbuchung der Abrechnung nach Belegen erfolgt auf das Konto 7xxx Diäten Mitarbeiter.
Eine Vorsteuer darf nur bei Belegen der öffentlichen Verkehrsmitteln berücksichtigt werden oder
wenn es sich beim Firmen-PKW um einen vorsteuerabzugberechtigten Fiskal-LKW handelt.
Die Verbuchung von Kilometergeld erfolgt auf das Konto 7xxx Kilometergeld Mitarbeiter
Eine Vorsteuer darf bei Kilometergeld NICHT berücksichtigt werden.
SPEICHERN UND AUSDRUCKEN DER REISEKOSTENABRECHNUNG
Sie können für jede Geschäftsreise (bzw Dienstreise) eine eigene Reisekostenabrechnung
ausfüllen oder aber auch die Reisekosten von mehreren Reisen eines Monats auf einmal
eintragen.
Die Reisekostenabrechnung kann auch ausgedruckt werden, wobei die Taste SPEICHERN und
das Kontrollkästchen "NICHT AUTOMATISCH AUSBLENDEN" nicht ausgedruckt werden.
Die Taste
direkt im Blatt Reisekostenabrechnung ermöglicht es Ihnen die
aktuelle Reisekostenabrechnung als einzelnes Tabellenblatt abzuspeichern.
Datum und Reiseziel werden automatisch als Dateinamen vorgeschlagen.
116
117
AUSLANDSREISEN
Sie
werden
prinzipiell
genauso
wie
Inlandsreisen
abgerechnet.
Wird
der
Verpflegungsmehraufwand jedoch über pauschale Taggelder (Diäten / Tagsätze) abgerechnet,
muss folgendes berücksichtigt werden:
o Auslandsreisen sind immer gemischte Reisen: es gibt einen Inlandsteil bis zur Grenze
(Flughafen) für den pro Stunde € 2,20 angesetzt werden und einen Teil im Ausland, für den
es für jedes Land einen eigenen Pauschalsatz gibt (siehe Menü EXTRA / REISEN /
DIÄTEN)
o
bis Ende 2007 musste man im Ausland nach der 24-h-Regelung und mit Tagesdritteln
rechnen. Dank höchstgerichtlicher Entscheidung KANN man nun auch bei Auslandsreisen
nach der Kalendertagmethode rechnen und mit den von den Inlandsreisen bekannten
Zwölfteln. Prinzipiell gilt aber wieder: die Reise ins Ausland muss länger als 3 h dauern.
Dann stehen einem für jede Stunde ein Zwölftel des Auslandtagessatzes zu. Ab 11,5
Stunden steht einem der gesamte Auslandstagessatz zu.
Durchfahrtszeiten durch ein Land (ohne geschäftlichem Aufenthalt) werden als Zeit für das
eigentliche (Aus-)Land gerechnet.
Beispiel 1: Ein Linzer Unternehmer fährt einen Tag geschäftlich nach München
Beginn der Dienstreise:
Grenzübertritt bei Hinfahrt:
Grenzübertritt bei Rückfahrt:
Ende der Dienstreise:
7 Uhr
9 Uhr
19 Uhr
21 Uhr
2 Stunden
10 Stunden
2 Stunden
Taggeld für Deutschland = 35,30 Euro
1.
Gesamtreisezeit = 14 Stunden
2.
abgegoltene Auslandsreisezeit 9 Uhr bis 19 Uhr = 10 Stunden, das sind
10/12 von 35,30 und somit € 29,42
3.
4 Stunden Inlandsreisezeit = 2,20 x 4 = 8,80
Summe= € 38,22
Neuer Tätigkeitsmittelpunkt bei Auslandsreisen
Bei Reisen ins Ausland gilt der am Anfang des Kapitels beschriebene Sachverhalt eines
neuen Mittelpunkts der Tätigkeit mit der Besonderheit, dass ab der Begründung eines
weiteren Mittelpunktes in einer im Ausland gelegenen Gemeinde - also nach dem 5.
oder 15. Arbeitstag - bei den Tagesgeldern stets die Differenz zwischen dem
Auslandsreisekostensatz und dem Inlands-Taggeldsatz
als
Werbungskosten
(Betriebsausgaben) anzuerkennen ist. Dieser Differenzbetrag kann jedoch für eine
unbegrenzte Dauer abgesetzt werden.
Beispiel 3: Ein Linzer Unternehmer hält sich durchgehend (dienstlich) 10 Tage in
München auf. Für die ersten 5 Tage ist der volle Auslandssatz von € 35,30 täglich, für
die restlichen 5 Tage nur der Differenzbetrag von € 8,90 pro Tag (€ 35,30 minus dem
Inlandssatz von € 26,40) als Betriebsausgabe anzuerkennen.
117
27. FAHRTENBUCH
118
27. FAHRTENBUCH
Wird ein Firmen-PKW vom
Unternehmer oder Dienstnehmer
ausschließlich betrieblich benutzt,
ist kein Fahrtenbuch notwendig.
Fahrtenbuch beim
Dienstnehmer
Das Führen eines Fahrtenbuches ist dann notwendig, wenn ein Dienstnehmer mit dem FirmenPKW auch private Fahrten unternehmen darf, diese aber weniger als 500 km im Monat sind. Für
die Privatnutzung unter 500 km gibt es bei Dienstnehmern den begünstigten Sachbezugswert von
0,75% der Anschaffungskosten pro Monat, (statt sonst 1,5 %). Allerdings müssen diese max. 500
km durch ein lückenloses Fahrtenbuch (=betriebliche und private Kilometer) dokumentiert werden.
Fahrtenbuch beim Unternehmer
Die 2. Anwendung des Fahrtenbuchs liegt bei PKW's, die der Unternehmer selbst nutzt. Es werden
folgende Fälle unterschieden, bei denen jeweils ein Fahrtenbuch geführt werden muss:
o
Ein KFZ des Unternehmers zählt dann zum Betriebsvermögen, wenn es im Eigentum des
Unternehmers steht und zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird. Es werden die
tatsächlichen Kosten (Reparatur, Tanken, Versicherung …) in die Buchhaltung
übernommen und ein Privatanteil wird wieder herausgerechnet. Zur Berechnung des
Privatanteils ist ein Fahrtenbuch notwendig, in dem zumindest die betrieblich gefahrenen
Kilometer erfasst werden. Die privaten Kilometer ergeben sich als Differenz dazu.
o
Beträgt die betriebliche Nutzung genau oder weniger als 50%, hat der Unternehmer die
Wahl. Er kann entweder


wie oben beschrieben die tatsächlichen Kosten verbuchen und einen Privatanteil
einmal jährlich ausscheiden lassen - es muss ein Fahrtenbuch mit den
betrieblich gefahrenen Kilometern geführt werden
oder er kann das amtliche Kilometergeld von € 0,42 für die betrieblich
gefahrenen Kilometer bis max. 30.000 km ansetzen - diese sind im Fahrtenbuch
aufzuzeichnen.
WICHTIG: mit dem Kilometergeld sind alle Aufwendungen abgegolten: Garagierung, Parkgebühren, Vignette, Maut. Lediglich Unfallkosten auf betrieblichen Fahrten sind zusätzlich absetzbar.
Die Strecke vom privaten Wohnsitz in die Firma oder zu einem Kunden zählt beim
Unternehmer als betriebliche Fahrt ! Privat gefahrene Kilometer müssen beim Unternehmer
nicht erfasst werden.
Das Ausfüllen von Hersteller, Modell, Baujahr, KM-Stand und der Service ist freiwillig. Der
Kalkulationsteil für die Anschaffung (Anschaffungswert, Leasingrate …) kann von Ihnen ausgefüllt
werden, wenn der PKW Betriebsvermögen ist. Die eigentlichen wichtigen Eintragungen erfolgen ab
Zeile 20. Ausgefüllt werden dabei nur die gelben Zellen - die blauen werden automatisch ermittelt.
Das Eintragen in die Spalten GETANKT, TANK-Rg und Fahrzeit ist freiwillig und kann
unterbleiben. Die Zelle DATUM-ANKUNFT ist nur notwendig, wenn die Fahrt über die Nacht war.
118
27. FAHRTENBUCH
119
Sicherung des Fahrtenbuches
Wenn Sie Ihr Fahrtenbuch am PC als Exceltabelle führen, empfiehlt es sich monatlich das
Fahrtenbuch als neue PDF-Datei zu speichern und das Fahrtenbuch nicht nur ausschließlich in
Excel zu führen. (Einen kostenlosen PDF-Drucker können Sie von unserer Homepage
www.simplesoft.at im Bereich FREEWARE / ALLGEMEINES herunterladen.)
Denn bei elektronisch erfassten Fahrtenbüchern verlangt das Finanzamt eine Sicherstellung, dass
die Daten zeitnah eingegeben und nicht nachträglich verändert wurden. Durch das Datum der
PDF-Datei, welches beim Speichern automatisch in den Dateieigenschaften gespeichert wird,
können Sie dokumentieren, dass Sie Ihr Fahrtenbuch regelmäßig und zeitgerecht erfasst haben.
Speichern Sie daher Ihr Fahrtenbuch am besten monatlich einmal - jeweils mit einem neuem
Namen (etwa "Fahrtenbuch 2007-01", "Fahrtenbuch 2007-02" ..) Fahrtenbuchdaten aus früheren
Monaten müssen nicht gelöscht werden. Es reicht einmal jährlich eine neue Tabelle zu beginnen.
Streitfall aus der Praxis:
Ein Geschäftsführer, der seinen Firmen-Pkw auch privat nutzen durfte, führte sein Fahrtenbuch mit dem MS
Excel Programm. Die Finanzverwaltung vertrat den Standpunkt, dass ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch
nicht ordnungsgemäß sei, da mit diesem Programm zu einem späteren Zeitpunkt Veränderungen
vorgenommen werden könnten, ohne dass Reichweite und Umfang der Veränderungen dokumentiert und
offen gelegt werden.
Die Finanzverwaltung stützt sich auf zwei Urteile des deutschen Bundesfinanzhofes, der urteilte, dass mit
Excel geführte Fahrtenbücher aufgrund der späten, nicht nachweisbaren Veränderungsmöglichkeiten nicht
ordnungsgemäß seinen (BFH 16.11.2005, vI R 64/04 BstBl II 2006, 410 und BFH 9.11.2005, vi R 27/05,
BStBI II 2006, 408).
Das Finanzamt nahm zu den im - Excel geführten - Fahrtenbuch ausgewiesenen privat gefahrenen
Kilometern eine 30%-ige Zuschätzung vor, kam damit auf eine Jahresprivatfahrleistung von über 6.000 km
und verweigerte die Anerkennung des halben Sachbezugs.
Der Geschäftsführer konterte ua mit dem Hinweis, dass die Ausführungen des deutschen Höchstgerichts an
der Realität einer modernen EDV-orientierten Wirtschaft vorbeigingen.
Die Entscheidung des UFS
In seiner Entscheidung vom 22. Juni 2007, GZ. RV/0676-I/06 erteilte der UFS Innsbruck der
Rechtsansicht der Finanzverwaltung eine Abfuhr.
Seine Leitsätze:
„Ein mit MS Excel geführtes Fahrtenbuch Ist zwar formell nicht ordnungsgemäß, da die Software die
Möglichkeit eröffnet, den bereits erfassten Datenbestand im nachhinein abzuändern, wobei der
ursprüngliche Bestand und die erfolgten Änderungen nicht mehr nachvollziehbar sind. Dies berechtigt für sich
alleine aber noch nicht zu einer Änderung des Anteils der privat veranlassten Fahrten (Hinzuschätzung
von 30 % mit der Folge der Verweigerung der Halbierung des Pkw-Sachbezugs)."
Hinweise für die Praxis
1.) Ausschließlich in Excel geführte Fahrtenbücher sind formell nicht ordnungsgemäß. Der Grund: Die
mögliche nachträgliche, „spurenlose" Datenveränderung. Erzeugen Sie daher monatlich bitte eine PDF-Datei.
2.) Formell nicht ordnungsgemäß heißt aber nicht automatisch auch, dass das Fahrtenbuch inhaltlich
unrichtig ist.
3.) Als Nachweise dafür, dass die Privatfahrten nicht mehr als 6.000 km im Jahr betrugen, kommen neben
dem Fahrtenbuch auch andere Beweismittel in Betracht, (vwgh 26.3.2003, 2001/13/0092).
4.) Ist insgesamt die Privatfahrkilometeranzahl unter Berücksichtigung aller vorhandenen Beweismittel
plausibel
und kann die Finanzbehörde nicht
schlüssig
darlegen,
dass
nachträglich
Datenveränderungen vorgenommen wurden, dann sind die im - formell nicht ordnungsgemäßen Fahrtenbuch ausgewiesen, privat gefahrene Kilometer anzuerkennen.
119
28. WELTZEIT
120
28. WELTZEIT
Mit der Funktion
erhalten Sie eine Übersicht über die aktuelle Uhrzeit in den
wichtigsten Städten der Erde. Dafür ist es notwendig, dass die Uhrzeit auf Ihrem PC korrekt
eingestellt ist.
120
29. FAKTUREN
121
29. FAKTUREN
Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Ausgangsrechnungen bzw Ausgangsgutschriften, direkt über
die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG erledigen.
Einer der Vorteile ist, dass Sie bei einer doppelten Buchhaltung die Ausgangsrechnungen
automatisch verbuchen lassen können. (Bei einer Einnahmen-Ausgabenrechnung ist dies nicht
möglich, da dort die Ausgangsrechnungen nicht als eigener Belegkreis verbucht werden.)
Um ein Angebot für Ihren Kunden zu kalkulieren, können Sie zwischen zwei verschiedenen
Varianten wählen - Sie finden beide Tabellen im Menü FAKTUR.:
ANGEBOTSKALKULATION
Mit der normalen Angebotskalkulation können Sie
einen Verkaufspreis kalkulieren, der sich aus
Materialkosten, Lohnkosten und deren Zuschlägen
zusammensetzt.
HANDELSWAREN-KALKULATION
Ausgehend vom Lieferanten-Verkaufspreis
über den Selbstkostenpreis können Sie
einen Kassaverkaufspreis (ohne Skonto
und Rabatt) und einen Listenverkaufspreis
(inklusive Skonto und Rabatt) kalkulieren.
Alle Änderungen werden von Ihnen in den
hellgrünen Feldern gemacht.
Auch eine retrograde Kalkulation, von
einem gewünschten Listenverkaufspreis
abwärts zum Lieferanten-Verkaufspreis ist
möglich.
121
29. FAKTUREN
122
ANGEBOT
Das eigentliche Angebot erfolgt dann in einer eigenen
Vorlage, die Sie über das Menü Faktur erreichen.
LIEFERSCHEIN
Gleiches gilt auch für den Lieferschein.
Passen Sie gerne das Aussehen vom Lieferschein und
Angebot nach Ihren eigenen Wünschen an - vielleicht
möchten Sie auch ein Logo einfügen.
Wenn Sie eine Faktur (Ausgangsrechnung oder Gutschrift) geöffnet haben, können Sie

mit der Funktion ANGEBOT => FAKTUR das aktuell ausgefüllte Angebot in die angezeigte
Faktur übertragen. Dazu ist es notwendig, dass die zu übertragenden Zellen korrekt in der
Tabelle EINSTELLUNGEN angegeben sind. (Siehe Kapitel 6 EINSTELLUNGEN Punkt 6.17)

Ebenso kann mit der Funktion LIEFERSCHEIN => FAKTUR der ausgefüllte Lieferschein in die
angezeigte Faktur übernommen werden.
DRUCKEN
Mit den 4 Punkten im Menü DRUCKFORMAT können Sie für jede Faktur, aber auch für den
Lieferschein und das Angebot (wie auch für jede andere Tabelle) das Druckformat einstellen:
FAKTUREN UND GUTSCHRIFTEN
Öffnen Sie im Menu FAKTUR die betreffende benötigte
Rechnungsvorlage, je nachdem, ob es sich um eine
Ausgangsrechnung oder um eine Gutschrift handelt. Für
die Wahl der Faktur lesen Sie bitte im Handbuch
KONTIERUNG
im
abschließenden
Kapitel
SONDERFÄLLE den Teil VERKAUF durch.
Für Kunden aus Österreich, aber auch für PRIVATPERSONEN aus der EU verwenden Sie die
AUSGANGSRECHNUNG ÖSTERREICH. Für innergemeinschaftliche Lieferungen an
Unternehmer aus der EU ist die Vorlage AUSGANGSRECHNUNG EU-IGL gedacht. Die Vorlage
AUSGANGSRECHNUNG AUSLAND ist für alle Kunden aus einem Drittland (Nicht-EU-Land)
vorgesehen. Die REVERSE CHARGE - Vorlage ist für Rechnungen, wo es zu einem Übergang
der Steuerschuld kommt, siehe im Handbuch KONTIERUNG Kapitel SONDERFÄLLE-VERKAUF.
Im Fall von Gutschriften haben Sie dieselben vier Varianten als eigene Vorlagen.
122
29. FAKTUREN
123
In den Fakturen, im Lieferschein und im Angebot, finden Sie folgende 2 Symbole:
Mit dem Briefsymbol können Sie die Daten eines Kunden aus der
Adressverwaltung einfügen. Und mit der Diskette können Sie die aktuelle Faktur
als einzelne Tabelle speichern.
Im Falle eines Ausdruckes, werden diese beiden Symbole natürlich nicht mit
ausgedruckt.
ANPASSEN DER FAKTUREN
Sicherlich möchten Sie die Fakturen nach Ihren eigenen Vorstellungen anpassen.
Es macht Sinn, wenn Sie das Aussehen der Ausgangsrechnungen wie auch der Gutschriften
gleichmäßig ändern, da das Einfügen der Kundendaten, aber auch das automatische Buchen von
gleichen Vorlagen ausgeht. Gerade die Kundendaten, das Datum, die Rechnungsnummer und der
Bruttobetrag sollten in allen Vorlagen in derselben Zelle sein.
Natürlich können Sie Schriftgrößen, Farben, aber auch die Zellen ändern, WO sich die Daten
befinden. Das Rechnungsdatum kann z.B. in einer ganz anderen Zelle sein. Wenn Sie mit Kuvert
mit Klarsichtfenster arbeiten, wollen Sie wahrscheinlich die Kundenadresse im linken Bereich etc.
Ändern Sie nach Fertigstellung der Faktur auch die anderen Fakturen, die Sie benötigen, gleich
um und stellen im Tabellenblatt EINSTELLUNGEN die Zellen ein, wo sich die Adresse, das
Rechnungsdatum, die Kundennummer und der Bruttobetrag befinden.
Sollte nach der Änderung des Layouts Ihrer Rechnung beim Ausdruck nicht mehr die gesamte
Rechnung auf einem A4-Blatt erscheinen - etwa, weil Sie eine zusätzliche Spalte verwenden - so
wählen Sie eine der 4 Möglichkeiten im Menü FAKTUR und dort im Untermenü DRUCKFORMAT.
Bezüglich der Rechnungsnummer-Vergabe ist zu beachten, dass diese fortlaufend aufsteigend ist
- auch über die Jahre - und zwar unabhängig vom Rechnungsempfänger-Land. Wenn es die erste
Rechnung für einen österreichischen Unternehmer ist, erhält sie die Rechnungsnummer 1-2005.
Geht die zweite Rechnung an einen ausländischen Unternehmer, erhält sie fortlaufend die
Nummer 2-2005. (Auch die Kurzform 1-05, 2-05 … ist möglich.)
Mit dem Jahreswechsel können Sie gerne wieder mit der Rechnungsnummer 1 beginnen allerdings erhöht sich der zweite Teil der Rechnungsnummer - die Jahreszahl. Die
Rechnungsnummer im nächsten Jahr lauten also: 1-2006, 2-2006, 3-2006.
Sie können die Jahreszahl auch gerne ganz weglassen und Ihre Rechnungen nur aufsteigend mit
1, 2, 3, 4, … nummerieren. In diesem Fall dürfen Sie jedoch am Jahresende nicht wieder von
vorne beginnen, sondern lassen die Rechnungsnummer immer höher steigen. Diese Vorschrift ist
für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers notwendig.
Gutschriften (Stornorechungen) erhalten Ihre Rechnungsnummer zusammen mit den
Ausgangsrechnungen. Hat eine Ausgangsrechnung die Nummer 12-05 und folgt eine Gutschrift,
so hat diese die Nummer 13-05.
KASSABELEG
Im Falle einer echten Kassa brauchen Sie - wie im
Kapitel 7 schon besprochen - manchmal einen
Eigenbeleg: für Trinkgelder, Bareinlagen, Barentnahmen,
Einzahlungen auf das Bankkkonto oder Einlagen von
Bankbehebungen in die Kassa. Verwenden Sie dafür die
Vorlage KASSABELEG.
123
29. FAKTUREN
124
DER UMSATZSTEUER-RECHNER
Der UST-Rechner ist im Kapitel 12 näher beschrieben.
BUCHEN DER FAKTUR
Wenn im Tabellenblatt EINSTELLUNGEN (siehe Kap. 6 EINSTELLUNGEN 6.14) die Zelladressen
der Daten Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundennummer und Bruttobetrag korrekt
eingestellt sind, können Sie die Faktur mit der Taste BUCHEN automatisch verbuchen lassen.
Es wird dabei die Faktur mit Datum, Rechnungsnummer, Betrag und Bruttobetrag verbucht und
Sie brauchen nur noch das richtige Erlöskonto auszuwählen. Wenn in den EINSTELLUNGEN das
Einfügen der Kundennummer in der Faktur aktiviert ist (s.Kapitel 6.14) wird auch das korrekte
Kundenkonto für das Buchen vorgeschlagen, wenn die Kundennummer in der Faktur enthalten ist.
ADRESSVERWALTUNG
Sie finden auch eine kleine Adressverwaltung, in der Sie die Adressdaten Ihrer Kunden verwalten
können und diese dann in die jeweilige Faktur einfügen können.
Um einen neuen Kunden hinzuzufügen, gibt es zwei Wege.
Wenn Sie eine doppelte Buchhaltung führen und Kundenkonten haben, können Sie in den
Einstellungen (siehe Kapitel 6.16) festlegen, dass neue Kundendaten beim Buchen (bzw beim
Anlegen im Tabellenblatt KD) automatisch auch in der Adressverwaltung angelegt werden.
Wenn Sie keine Kundenkonten bebuchen, legen Sie neue Kunden über die Taste "NEUER
KUNDE" direkt hier in der Adressverwaltung an. Abhängig von der Einstellung im Tabellenblatt
"EINSTELLUNGEN" - Zeilen 33 und 36 - werden Sie um die verschiedenen Kundendaten gefragt:
Name, Straße, Ort …
In der ersten Spalte wird automatisch eine Kundennummer generiert: die beginnende 2 steht für
Kunde - die nächsten beiden Ziffern stehen für den Anfangsbuchstaben des Namens (A=01,
B=02)… und die restlichen drei Buchstaben geben an, der wievielte Kunde innerhalb desselben
Anfangsbuchstaben jemand ist. Diese Art der Nummerierung hat den Vorteil, dass wenn Sie Ihre
Buchhaltung eines Tages auf Kundenkonten umstellen, dass die Kundennummer zugleich die
Kontennummer sein wird.
TIPP: In der Adressverwaltung funktioniert die ZOOM-Taste zum Hin- und Herschalten zwischen
den Adressdaten und den Sonstigen Daten.
124
30. JAHRESWECHSEL
125
30. JAHRESWECHSEL
Am Ende eines Jahres benötigt man für das neue Jahr eine neue, leere Vorlage.
Die Vorgangsweise ist ganz einfach die, dass die Datei des zu Ende kommenden Jahres in den
Unterordner "VORJAHRE" verschoben wird und eine neue, leere Datei für das kommende, neue
Jahr angelegt wird.
WICHTIG: Machen Sie bitte eine Sicherungskopie der Buchhaltung vor dem Ausführen des
Jahreswechsels: entweder indem Sie die Buchhaltung an den Steuerberater mailen, oder an sich
selbst mailen oder einfach ein Kopie der Buchhaltungsdatei irgendwo auf den PC kopieren. Sie
können alternativ auch die Buchhaltung ZIPPEN oder auf einen USB-Stick kopieren.
Dann können Sie den Jahreswechsel durchführen.
Drücken Sie dazu im Menü EXTRA die Taste
Der Jahreswechsel beginnt mit einer automatischen Erstellung der Saldenliste, damit die Salden
der Bestandeskonten in die Saldenliste des nächsten Jahres übernommen werden können.
Anschließend öffnet sich das sich folgende Hinweisfenster:
Beim Jahreswechsel werden
o
alle Buchhaltungsdaten in der neuen Vorlage gelöscht,
o
im Falle einer echten Kassa und in der Bank werden die Jahressalden übernommen
o
die Jahreszahl um eins erhöht
o
und bei den Personenkonten (Lieferanten und Kunden), so die Eingangs- und
Ausgangsrechnungen in eigenen Belegkreisen verbucht werden, die betreffenden Salden
übernommen.
Nach erfolgtem Jahreswechsel
erscheint folgendes Hinweisfenster:
125
31. SUPPORT
126
31. SUPPORT
Wenn Sie auf das Symbol
klicken, öffnet sich ein Fenster, das Ihnen die Kontaktmöglichkeiten
Ihrer Ansprechpersonen anzeigt:
Zusätzlich wird im Hintergrund ein Formelreset
durchgeführt, der alle Formeln und Zellbezüge
wiederherstellt. Das Ende dieses Vorgangs wird in
diesem Feld angezeigt.
Über die Schaltflächen HANDBUCH, KONTIERUNG
und
EIN-/AUSGANGS-RG
können
Sie
die
betreffenden Handbücher öffnen, so diese installiert
worden sind. Dies funktioniert allerdings erst,
nachdem der Formelreset abgeschlossen ist.
Die
Schaltfläche
SCHLIESSEN
dient
zum
SCHLIESSEN dieses Fensters. Sie funktioniert
ebenfalls erst, wenn die Wiederherstellung beendet
ist und Sie nebenstehenden, grünen Text "DATENRESET ABGESCHLOSSEN" sehen.
126
32. DEINSTALLATION
127
32. DEINSTALLATION
Falls Sie die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG mittels SETUP-Programm installiert haben,
können Sie die Deinstallation auf zwei Arten durchführen.
WICHTIG: Bei einer Deinstallation werden alle Handbücher gelöscht, nicht jedoch Ihre eigentliche
Buchhaltungsdatei.
Zum Deinstallieren klicken Sie auf
das Symbol DEINSTALLATION,
das im Startordner angelegt
wurde. (Startknopf - Programme SIMPLEFIBU - Deinstallation):
Oder Sie deinstallieren das Programm über die SOFTWARE-Steuerung Ihres Betriebssystems.
Klicken Sie auf den START-Knopf unten links auf Ihrem Bildschirm und wählen die
SYSTEMSTEUERUNG.
Innerhalb der SYSTEMSTEUERUNG wählen Sie die Funktion SOFTWARE an. Sie erhalten alle
installierten Programme in einer Programmliste angezeigt. Klicken Sie auf den Eintrag "SIMPLE
FINANZBUCHHALTUNG " und anschließend auf "ENTFERNEN":
Wenn
Sie
die
SIMPLE
FINANZ-
wirklich
löschen
wollen, klicken Sie im folgenden Fenster
auf JA:
BUCHHALTUNG
MANUELLE DEINSTALLATION
Wenn Sie die Buchhaltung manuell installiert haben, können Sie diese im Bedarfsfall nur manuell
entfernen: Dazu öffnen Sie das Symbol Arbeitsplatz (ev. über den START-Knopf unten links am
Bildschirm) und klicken auf die Festplatte C. Mit einem Rechtsklick auf den Unterordner
KASSABANK und dem Wählen des Kontextmenüpunktes LÖSCHEN werden alle
KASSA
BANK DATEIEN endgültig gelöscht.
127
ANHANG A : APPLE - MACINTOSH SYSTEME
128
33. FEHLERBEHANDLUNG
Die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG wurde auf verschiedenen Rechnern, Windows- und
Excel-Versionen getestet. Dennoch ist es möglich, dass bei Ihnen ein uns unbekannter Fehler
auftritt. Zu unterscheiden sind
1.) Excel interne "harmlose" Fehler, dass etwa eine gewünschte Funktion NICHT
durchgeführt wird.
BSP: Unter Excel 97 ohne Installation des Service-Packs (siehe nächste Seite)
funktioniert das Speichern über das Diskettensymbol in der neuen Symbolleiste
nicht. Sobald Sie das Service Paket von Microsoft installieren, ist dieser Excel
interne Fehler behoben.
2.) Excel interne "schwere" Fehler, die zu einem Absturz der Excel-Anwendung führen.
Das Programm reagiert länger als eine Minute nicht (nicht zu verwechseln mit dem auf der
nächsten Seite beschriebenen Autowiederherstellen-Speichern-Problem) und muss
geschlossen werden (eventuell mit der Tastenkombination STRG-ALT-ENTF und im
TASKMANAGER die Anwendung manuell mit TASK BEENDEN schließen). Daten, die Sie
seit dem letzten Speichern eingegeben haben, gehen unter Umständen verloren. Häufig
jedoch wird beim Schließen über den Tastmanager noch einmal von Excel nachgefragt, ob
Sie die Datei erst noch speichern möchten - antworten Sie dann mit JA).
Diese internen schweren Fehler haben wir vorwiegend unter Excel 97 und Excel 2000
beobachtet. Excel XP bzw Excel 2003 liefen so gut wie fehlerfrei.
Für alle Versionen gilt, dass die allermeisten dieser schweren Fehler über die Installation
der entsprechenden Service Pakete behoben werden können.
3.) KASSABANK ausgelöste Fehler durch den Programmcode der KASSA BANK Vorlage. Wenn der Programmcode einen Befehl enthält, den Ihre Excelversion so nicht
abarbeiten kann, werden Sie das folgende Fenster enthalten, mit einer jeweils variierenden
Fehlernummer und Fehlermeldung.
Klicken Sie einfach auf Beenden, um das
Fehlerfenster zu schließen und versuchen
Sie den Vorgang erneut.
Bei erneutem Auftreten des Fehlers, kann
ein Speichern und Schließen und neues
Öffnen der Buchhaltung den Fehler
eventuell beheben.
In vielen Fällen können auch hier die Fehlerquellen ausgeschaltet werden, wenn Sie die
aktuellen Microsoft Service Pakete installieren, mit denen Microsoft seine Excel-Versionen
wartet und Excel interne Fehler behebt.
128
129
MICROSOFT SERVICE PAKETE (SERVICE PACKS)
Generell empfehlen wir Ihnen dringend für Ihr Excel bzw Ihre Office-Programme die aktuellen
Updates (so genannte SERVICE PAKETE bzw SERVICE PACKS) der Firma Microsoft zu
installieren, um die Excel eigene Stabilität zu gewährleisten.
Der Großteil der vorhin beschriebenen Fehlermeldungen wird damit behoben.
Im Excel eigenen Menü "?" können Sie über den Menüpunkt "INFO" Ihre aktuelle Excel-Version
abrufen. Endet die Versionsbezeichnung mit "SP 1" bedeutet dies, dass Sie bereits das Service
Pack 1 installiert haben.
In vielen Fällen gibt es jedoch mehr als nur ein Service Paket.
Unter folgendem Link können Sie die aktuellen Updates und Service Pakete herunterladen:
http://office.microsoft.com/de-de/officeupdate/
Im Nachfolgenden die Links zur genauen Beschreibung der Service Packs auf der Microsoft
Homepage:
OFFICE 2003
SP2 inkl SP1
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=57e27a97-2db6-4654-9db6ec7d5b4dd867&displaylang=de
OFFICE XP
SP3 inkl SP2 und 1
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=85AF7BFD-6F69-4289-8BD1EB966BCDFB5E&displaylang=de
OFFICE 2000
SP3 inkl SP2 und 1
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=5C011C70-47D0-4306-9FA48E92D36332FE&displaylang=de
OFFICE 97
SR2b (inkl 2a)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=BEFD7842-602E-42B0-89D26BE39F1167C1&displaylang=de
SR 1
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=3D702F0B-4DA8-4FB280E4-CCFB8D3C1D0B&displaylang=de
129
130
1. HILFE DURCH DIE FUNKTION
Wie eingangs erwähnt werden bei jedem Start der Buchhaltungsdatei alle Symbolleisten,
Zellbezüge, Formatierungen und Kalkulationsformeln neu wiederhergestellt - erkennbar am grünen
Balken, der im Eröffnungsschirm von links nach rechts wandert. Sie können denselben Vorgang
jedoch auch manuell auslösen.

Wenn Ihnen das Aussehen einer Buchhaltungstabelle seltsam vorkommt - etwa nach
dem manuellen Löschen von Tabellenbereichen

oder wenn das automatische Erzeugen neuer Zeilen nicht mehr funktioniert

wenn Ihr Zellcursor am Ende einer Zeile nicht mehr automatisch in die neue Zeile
springt, obwohl Sie dies in den Einstellungen aktiviert haben
so wählen Sie die Taste
Dadurch werden - wie im Kapitel 31 SUPPORT beschrieben - die Symbolleiste und alle
Tabellenbezüge und Formeln wiederhergestellt.
Sollte dadurch das Problem noch immer nicht behoben sein, können Sie die Datei durch neues
Öffnen noch umfangreicher wiederherstellen lassen. Sollten Sie seit dem letzten Speichern Daten
eingegeben haben, speichern Sie die Datei natürlich bevor Sie sie neu öffnen.
Bei wiederkehrenden Fehlermeldungen kontaktieren Sie uns bitte. Es ist dann möglich die EXCELinterne VBA-Fehlerbehandlung auszuschalten (im Tabellenblatt EINSTELLUNGEN) und das
Monat noch fertig zu buchen. Wir werden versuchen den Fehler zu finden und die Ursache zu
beheben.
BEKANNTE PROBLEME
"NICHT GENÜGEND ARBEITSSPEICHER FÜR ANZEIGE"-Fehler
Bei alten Versionen von Excel kann es in seltenen Ausnahmefällen zu einer Fehlermeldung
"NICHT GENÜGEND SPEICHER FÜR ANZEIGE" kommen.
Durch ein aktuelles Excel-Update der Firma Microsoft kann diese Fehlermeldung behoben werden.
(Eine kurzfristige Lösung: es reicht die Tabelle kurz zu wechseln und wieder zurückzukehren und
normal weiter zu buchen.)
LAUFZEITFEHLER BEIM MITWACHSEN DER TABELLE
Bei einigen Excel-2000-Versionen kam es in seltenen Fällen vor, dass beim automatischen
Mitwachsen der Tabelle (wenn Sie in der letzten Zeile sind und eine neue, leere Zeile erstellt wird),
ein Laufzeitfehler auftritt. Auch hier könnte ein aktuelles Microsoft-Update Abhilfe schaffen.
Sie haben aber auch die Möglichkeit neue Zeilen für das Buchen manuell zu erzeugen, indem Sie
am Beginn des Buchens in einem Tabellenblatt (Kassa, Bank…) im Menü "EXTRA" auf "NEUE
ZEILEN ANFÜGEN" wählen und die Anzahl der Zeilen eingeben, die Sie etwa benötigen werden.
130
131
Auf einem Apple - Macintosh Rechner läuft die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG nur sehr
eingeschränkt. Da die Verarbeitung des VBA-Programmcodes unter dem Betriebssystem Mac OS
aus Inkompatibilitätsgründen nicht möglich ist, kann die Vorlage nur als normale Exceltabelle
verwendet werden ohne die zusätzlichen Funktionen.
Die Verwendung der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG macht auf einem Apple-Rechner daher
nur bei einer einfachen Einnahmen - Ausgabenrechnung Sinn.
Der wesentlichste Unterschied beim Buchen ist, dass Sie die Buchhaltungskonten (auch
Sachkonten genannt) manuell eingegeben müssen. Dazu schicken wir Ihnen gerne eine Liste mit
Ihren Sachkonten zu.
SPLITTBUCHUNGEN
Splittbuchungen (s. Kapitel 14) müssen manuell als einzelne Zeilen gebucht werden.
Angenommen Sie haben EINE Rechnung vom 21.Jänner eines Bürofachmarktes und haben
Kopierpapier um brutto 72 € (netto € 60 + 20 % USt € 12) und einen Steuerfachbuch um € 22
(netto € 20 + 10 % USt € 2) gekauft. Der Gesamtbetrag der Rechnung macht € 94 aus. Da es der
17. Beleg im Jahr ist, hat er die Belegnummer 17.
Üblicherweise buchen Sie in der Kassa einen Beleg immer nur mittels einer Buchungszeile. Doch
dieser Beleg enthalt Positionen, die auf verschiedene Buchhaltungskonten gehören: das
Kopierpapier auf 7515 BÜROMATERIAL und das Sachbuch auf das Konto 7620
FACHLITERATUR.
Da der Beleg auf zwei Buchhaltungskonten geht, wird er in zwei Buchungszeilen gebucht.
Buchen des Kopierpapiers:
Die Belegnummer ist 17 - das Buchungsdatum ist der 21. - die Ausgabe beträgt 72 € - das
Buchhaltungskonto lautet 7515 - der Steuersatz ist 20 - und in das Feld BESCHREIBUNG geben
Sie ein: Splitb: Kopierpapier. Vor dem eigentlichen Buchungstext (Kopierpapier) haben Sie die
Abkürzung Splitb: eingefügt. Fügen Sie bei Splittbuchungen bitte IMMER diesen Text am Beginn
des Buchungstextes ein, damit die Splittbuchung als solche erkennbar ist. Im Falle einer
Überprüfung durch das Finanzamt ist dies deshalb wichtig, da ein Beleg üblicherweise nur eine
Buchungszeile braucht und gerade in der Kassa das mehrmalige Verwenden derselben
Belegnummer erklärt werden muss.
Buchen des Sachbuches:
Die Belegnummer ist wieder 17 - das Buchungsdatum ist erneut der 21. - die Ausgabe beträgt 22 €
- das Buchhaltungskonto lautet 7620 - der Steuersatz ist 10 - und in das Feld BESCHREIBUNG
geben Sie ein: Splitb: Steuerfachbuch.
GESCHÄFTSESSEN
131
132
Wenn Sie Geschäftsfreunde zu einem Geschäftsessen einladen (s. dieses Handbuch Kapitel 16)
buchen Sie den gesamten Betrag auf das Konto 7676. Gebucht wird dies als Buchung mit
gemischtem Steuersatz, wie es im Kapitel 13 beschrieben ist. Wir werden im Zuge des
Jahresabschlusses dann einmal die notwendige Umbuchung durchführen, (da nur die Hälfte
gewinnmindernd als Aufwand anerkannt ist).
BSP: Der 18. Beleg im Jahr ist die Essensrechnung vom 31.1. Er enthält Speisen im Wert von
Brutto € 22 (= Netto € 20 + USt € 2) und Getränke im Wert von Brutto € 48 (=Netto € 40 + USt € 8).
Der Gesamtbetrag ist also € 70.
Hier handelt es sich um eine Buchung mit gemischtem Steuersatz, wie es im Kapitel 13
beschrieben ist. Sie können in die Zelle mit dem Steuersatz weder 10 % noch 20 % eingeben, da
ja beide Prozentsätze gleichzeitig zur Anwendung kommen. Wie im Kapitel 13 beschrieben,
müssen Sie die Summe der Umsatzsteuer errechnen: € 2 + € 8 = 10. Der Bruttobetrag von € 70
minus Steuerbetrag von € 10 ergibt einen Nettobetrag von € 60.
Nun geben Sie als Belegnummer 18. ein - als Datum den 31. - als Bruttobetrag im Feld AUSGANG
die € 70 - als Sachkonto das Konto 7676 - und als Steuersatz die Zahl 88, die für einen
gemischten Steuersatz steht. Ausnahmsweise dürfen Sie bei einem gemischten Steuersatz in die
gelbe Netto-Spalte einen Betrag einfügen - (dies bitte NUR bei gemischten Steuersatz machen) und geben hier den Betrag € 60 ein. (In jedem anderen Fall wird der Nettobetrag ja automatisch
von Excel kalkuliert.)
Nun geben Sie noch einen Buchungstext ein
Geschäftspartners: Geschäftsessen mit Hr./Fr. XY
-
optimalerweise
mit
Nennung
des
EINSCHRÄNKUNGEN
Der Funktionsumfang unter Mac OS ist wiegesagt sehr eingeschränkt und die Extrafunktionen wie
Kundenadressdatenbank, Saldenliste, Umsatzsteuerübersicht … sind nicht möglich.
Dennoch können Sie Ihre Belege vollständig eingeben und wir oder Ihr Steuerberater werden Ihre
Buchhaltungsdaten in die eigene Software einspielen. Aufbauend darauf sind dann alle weiteren
Möglichkeiten gegeben: Auswertungen, Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss …
Wichtig: Die gelben Spalten E und I in den Buchungstabellen sind mit Formeln hinterlegt. Sie
werden ersucht diese nicht zu überschreiben oder zu löschen. (Die Ausnahme bei Buchungen mit
gemischten Steuersatz wird in Kapitel 13 beschrieben.)
ZELLSPRUNGRICHTUNG
Nach dem Drücken der ENTER-Taste, springt die Zellmarkierung weiter - zumeist nach unten. Für
die Erfassung der Buchhaltung möchten Sie aber ein Weiterspringen nach rechts. Bitte ändern Sie
die Sprungrichtung oben im Excel eigenen Menü EXTRAS - Menüpunkt OPTIONEN - Register
BEARBEITEN im Wahlfeld "MARKIERUNG NACH DEM DRÜCKEN DER EINGABETASTE
VERSCHIEBEN".
132
133
MANUELLES ERZEUGEN VON LEERZEILEN
Da unter MAC OS kein automatisches "Mitwachsen" der Vorlage realisierbar ist, ist jedes
Buchhaltungsblatt mit rund 100 Buchungszeilen angelegt. Damit wird man in den allermeisten
Fällen auskommen.
Wenn Sie einmal dennoch eine Leerzeile benötigen, kopieren Sie eine (oder mehrere) leere, letzte
Zeile, indem Sie einen rechten Mausclick auf die Zeilennummer der betreffenden Zeile klicken - im
folgenden Beispiel auf die Zahl 120. Dadurch wird die Zeile markiert und Sie erhalten folgendes
Kontextmenü:
Wenn Sie mehrere leere Zeilen gleichzeitig kopieren wollen, fahren Sie mit gehaltener linker
Maustaste über mehrere Zeilennummern (zb 110-120) und klicken anschließend auf eine der
markierten Zeilennummern (zB auf 120) mit der rechten Maustaste.
Im oben angezeigten Kontextmenü klicken Sie auf den Befehl KOPIEREN.
Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle A in der ersten neuen, noch völlig
weißen Zeile - in diesem Beispiel ist das die Zelle A in der Zeile 121. Im erscheinenden
Kontextmenü wählen Sie den Punkt KOPIERTE ZELLEN EINFÜGEN.
133
ANHANG B : SPEZIELLE BELEGKREISE
134
ANHANG B : SPEZIELLE BELEGKREISE
Üblicherweise wird man - neben der KASSA - nur ein oder mehrere BANKKONTEN bzw
KREDITKARTEN erfassen. In den EINSTELLUNGEN (Kapitel 6) wird beschrieben, wie man dafür
den Belegkreis BANK sowie die BELEGKREISE 2-5 verwendet:
Sie können jedoch die Belegkreise
2 bis 5 nicht nur als weitere
Banken, sondern auch als etwas
anderes definieren. Im neben
stehenden Beispiel sehen Sie zwei
solcher Belegkreise:
LOSUNG
und UMBUCHUNGEN.
LOSUNGEN
Wenn Sie Ihre täglichen Losungen nicht mit üblichen Kassabelegen erfassen sondern zB auf
eigenen Losungsbögen oder in Form von anderen Aufzeichnungen, so kann es aus Gründen der
Übersichtlichkeit Sinn machen, dass Sie Ihre Losungen als eigenen Belegkreis erfassen.
Losungen benötigen keine fortlaufende Nummer und es werden nur das Datum, die Einnahme und
das richtige Erlöskonto ausgewählt. Der entsprechende Steuersatz wird automatisch ausgefüllt,
wenn er bei den entsprechenden Sachkonten richtig hinterlegt ist. Als Buchungstext reicht das
Wort LOSUNG.
Sie können die Losungen aber ebenso (wie im Kapitel 7 beschrieben beim Unterpunkt
TAGESLOSUNGEN) direkt in der Kassa erfassen.
UMBUCHUNGEN
Wenn Sie einen regelmäßigen Bedarf an wiederkehrenden Umbuchungen haben, so besprechen
wir gerne mit Ihnen beim ersten Mal die entsprechende Vorgehensweise. Jede Umbuchung muss
dabei in zwei Buchungszeilen erfasst werden: in der ersten Buchungszeile wird das Konto gewählt,
von dem ein Betrag weggebucht werden soll und in der zweiten Zeile bebucht man das neue
Konto.
134
ANHANG C - ANLAGEVERZEICHNIS
135
ANHANG C : ANLAGEVERZEICHNIS
EINLEITUNG
Mit dem Anlageverzeichnis können Sie Ihr Anlagevermögen erfassen, ebenso deren Abgänge und
Nutzungsdauer und die entsprechenden Abschreibungen und Buchwerte kalkulieren.
Die gesetzlich vorgeschriebenen Halbjahresabschreibungen (wenn Sie ein Anlagegut nach dem
30.6 eines Jahres anschaffen - oder ein Anlagegut vor dem 1.7 ausscheidet) werden natürlich
korrekt berücksichtig.
Anlagevermögen sind Wirtschaftsgüter, die prinzipiell dazu bestimmt sind dauernd bzw
längerfristig (zumindest länger als 1 Jahr) in Ihrem Unternehmen zu sein (siehe nachfolgende
Beispiele bei der Nutzungsdauer).
Kein Anlagevermögen sind entsprechend: Vorräte von Handelsware, Material, Rohstoffe,
Büromaterial, Reinigungsmittel oder Ausgaben für die INSTANDHALTUNG (=Austausch
Glühbirnen, Batterien, Sicherungen, Wartung von Geräten, Austausch von Autoreifen, ...)
BEDIENUNG
Sie werden ersucht, nur in weißen Feldern Einträge zu machen, da die gefärbten Zellen
Berechnungsformeln enthalten. Tragen Sie als erstes das aktuelle Jahr in der Zelle G8 ein.
Tragen Sie die Anlagengüter der Reihe nach ein, wie Sie sie gekauft haben: vergeben Sie jeweils
eine neue, aufsteigende, laufende Nummer und tragen Sie - wenn gewünscht - auch eine
Sachkontonummer ein, der das Anlagegut zuzuordnen ist.
Dann geben Sie noch folgende Daten für jedes Wirtschaftgut ein:

das Datum der Inbetriebnahme des Anlagegutes (das wird meist das Rechnungsdatum sein)

den Anschaffungswert * des Anlagegutes: dies ist der Nettobetrag, wenn Sie zum
Vorsteuerabzug berechtigt sind - ansonsten nehmen Sie den Bruttobetrag

dann geben Sie zuletzt noch die voraussichtliche Nutzungsdauer ein.
Vergessen Sie bitte nicht, dass bei den Anschaffungskosten auch die Anschaffungsnebenkosten
zu berücksichtigen sind: bei einem Grundstückskauf müssen die Grunderwerbsteuer und die
Ausgaben für den Notar zum Grundstückswert hinzugerechnet werden, beim Kauf einer Maschine
eventuelle Ausgaben für den Zoll, Transport, Aufbau und Anschluss der Maschine usw.
Das Abgangsdatum geben Sie erst in dem Jahr ein, wenn das Anlagegut ausscheidet.
NUTZUNGSDAUER
Manche Vermögensgegenstände verlieren mit den Jahren üblicherweise ihren Wert nicht und
werden daher auch nicht über eine Nutzungsdauer abgeschrieben: zB Grund und Boden,
Beteiligungen, Konzessionen, Wertpapiere, unbefristete Patente und Lizenzen. Geben Sie bei
diesen daher bitte KEINE Nutzungsdauer ein.
135
136
Bei allen anderen Wirtschaftsgütern, die durch die Benutzung an Wert verlieren, geben Sie die
voraussichtliche Nutzungsdauer ein. Allerdings schreibt der Gesetzgeber eine gewöhnliche
Mindestnutzungsdauer vor für die verschiedenen Gegenstände, die in aller Regel nicht
unterschritten werden darf.
Sie sollten sich daher beim Eintragen der Nutzungsdauer an folgende Richtwerte einhalten. Diese
sind MINDEST-Nutzungsdauern; Sie können daher gerne längere Nutzungsdauern ansetzen,
wenn Sie davon ausgehen, dass der Gegenstand länger genutzt werden wird:


Gebäude, die unmittelbar zur betrieblichen Leistungserstellung zu zählen sind
(Produktionshalle, Lager, Verkauf …): 33,3 Jahre
Gebäude für andere betriebliche Zwecke (Verwaltung oder Wohnzwecke eigener
Dienstnehmer): 50 Jahre
Gebäude, die zu Wohnzwecken an Fremde vermietet werden: 66,7 Jahre
Gebäude, die zu betrieblichen Zwecken vermietet werden: 25 Jahre
Gebäude allg: wenn es ein Gutachten gibt, können Gebäude auch kürzer abgeschrieben
werden
Hallen in Leichtbauweise: 14 Jahre
Garagen: 30 Jahre



Gebäudeinbauten (Küche / Bäder / Werkstatt / Heizung ...): 10 Jahre
Gaststätteneinbauten: 7 Jahre
Büroeinrichtung (Möbel - Kästen …) 7-10 Jahre

Alarmanlagen: 8 Jahre



Homepage und Software: 3 Jahre
PC: 4 Jahre
Handy: 4 Jahre





Maschinen: 7-10 Jahre
Kleinmaschinen (Stichsäge / Bohrmaschine): 5 Jahre
Werkzeuge: 2-4 Jahre
Elektrogeräte (Audioanlagen / Video / Kopierer / Spülmaschine / Fotoapparat / Telefon /
FAX / Registrierkasse): 5 Jahre
Klimaanlagen / Kühlschränke: 8 Jahre



PKW allgemein: 8 Jahre
PKW von Fahrschulen / Taxiunternehmen: 5 Jahre
LKW: 5-7 Jahre
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GERINGWERTIGE WIRTSCHAFTSGÜTER (GWG)
Geringwertige Wirtschaftsgüter sind Anlagevermögen mit einem Wert bis maximal 400 € netto bzw
brutto 480 €.
Geringwertige Wirtschaftsgüter müssen bei einer Einnahmen-Ausgabenrechnung nicht im
Anlagevermögen erfasst werden. Bei einer doppelten Buchhaltung reicht es den Gesamtbetrag der
GWG des betreffenden Jahres in der Tabelle einzutragen - als Bezeichnung wählen Sie zB GWG
2008. Als Nutzungsdauer geben Sie 1 Jahr ein und als Zugangsdatum den 1.1 (auch wenn die
verschiedenen GWGs erst während dem Jahr gekauft wurden) und als Abgangsdatum den 31.12.
136
137
HANDHABUNG
Es ist nicht möglich Daten für ein Jahr einzugeben und anschließend die Tabelle für ein Vorjahr
auszuwerten. Wenn Sie zB einen Zugang eines Wirtschaftsgutes im Jahr 2008 buchen, können
Sie keine völlig korrekte Auswertung mehr für die Jahre 2007, 2006 ... machen.
Ebenso wenig können Sie nach dem Eingeben eines Abgangsdatums aus dem Jahr 2009 keine
korrekten Auswertungen mehr für frühere Jahre 2008, 2007 etc machen.
Es werden zwar noch die Werte der einzelnen Wirtschaftsgüter richtig angezeigt, deren Datum vor
oder im aktuell eingestellten Jahr liegen - aber bei Anlagegütern, die ein Datum eines späteren
Jahres beinhalten, kann es zu Fehler kommen und auch die Gesamtsummen stimmen nicht.
Prinzipiell raten wir daher, dass Sie nach Erstellen des Anlageverzeichnisses für ein Jahr, dieses
als eigene Datei mit dem Namen zB Anlageverzeichnis 2007 speichern.
Für das Jahr 2008 ergänzen Sie diese Datei mit den Anlagezugängen und Abgängen für 2008 und
anschließend speichern Sie die Datei unter einem neuen Namen zB Anlageverzeichnis 2008
ANSICHTEN
Mit der Taste DETAIL AN / AUS in der Zelle B8 können Sie die zusätzlichen Berechnungsspalten
ein und wieder ausblenden. Diese zusätzlichen Berechnungsspalten arbeiten automatisch für die
Berechnung der Hauptspalten und können daher stets ausgeblendet bleiben.
AUSWERTUNG EINZELNER KONTEN
Wenn Sie die Abschreibungen selber buchen, benötigen Sie in aller Regel die
Abschreibungssummen der einzelnen Konten. Dazu wurde ein Autofilter in der Zeile 17 gesetzt.
Hier können Sie in der Telle B17 über das Auswahldreieck ein einzelnes Sachkonto anwählen,
sodass nur mehr dieses angezeigt wird und alle anderen Konten vorübergehend ausgeblendet
werden. In der Zeile 119 erhalten Sie dann die Summe der Beträge des aktuell angezeigten
Kontos.
Bei der Einnahmen/Ausgabenrechnung kann die Abschreibung freiwillig gebucht werden.
Alternativ gibt es aber hier in der SIMPLEFIBU die Möglichkeit, die Abschreibung direkt nur in der
Saldenliste automatisch abziehen zu lassen. Voraussetzung ist, dass das AVZ hier geführt wird.
Mehr dazu im Anhang E - JAHRESABSCHLUSS.
137
31. SUPPORT
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ANHANG D : BELEGKREISE ABSCHLIESSEN
Mit den neuen Aufzeichnungspflichten ab 2007 und der damit einhergehenden Dokumentation der
zeitnahen, unveränderten Erfassung ergeben sich dann Anforderungen an Ihre
Buchhaltungssoftware, wenn Sie keine anderweitigen Grundaufzeichnungen haben und Ihre
Geschäfte ausschließlich mittels Software erfassen.
Wenn Sie also keine handschriftlichen Erlösaufzeichnungen haben und keine
Kassensystemausdrucke, sondern Sie Ihre Einnahmen ausschließlich hier in der SIMPLEFIBUBUCHHALTUNG erfassen, gilt die SIMPLEFIBU-BUCHHALTUNG als Ihre Grundaufzeichnung.
Wenn Sie die Buchhaltung jedoch regelmäßig (jedes Monat oder einmal im Quartal) zum
Steuerberater schicken, damit dieser bei sich einspielt, kann die eingespielte Buchhaltung beim
Steuerberater die Zeitnahheit und unveränderte Erfassung dokumentieren. In beiden Fällen - wenn
Sie andere Grundaufzeichnungen haben oder die Daten regelmäßig an den Steuerberater
schicken - müssen Sie die nachfolgenden Arbeitsschritte NICHT berücksichtigen.
Wenn Sie aber während des Jahres die Buchhaltung alleine erfassen und keine anderen
Grundaufzeichnungen haben als nur die SIMPLEFIBU-BUCHHALTUNG, dann müssen Sie die
zeitnahe und unveränderte, buchhalterischen Erfassung auf folgende Weise dokumentieren:
Nachdem Sie einen Monat fertig gebucht haben, schließen Sie diesen Monat als fertig gebucht ab.
Wählen Sie dazu - während Sie in einem Tabellenblatt des entsprechenden Monats sind - im Menü
ANZEIGE den Punkt AKTUELLES MONAT ABSCHLIESSEN. Alle Tabellen in diesem Monat
(Kassa, Bank etc) werden als fertig gebucht abgeschlossen und dabei der Schreibschutz der
Tabellen gesetzt, sodass sie nachträglich nicht mehr geändert werden können.
Zudem wird in allen Tabellen in der Zelle C4 ein Hinweis gesetzt, dass dieser Monat fertig gebucht
ist. Dieser Hinweis enthält auch das Datum, an dem Sie das Monat abgeschlossen haben.
Wenn Sie möchten, können Sie die Tabellenblätter eines Monats auch einzeln abschließen.
Verwenden Sie dazu im Menü ANZEIGE den Punkt AKTUELLE TABELLE ABSCHLIESSEN.
Theoretisch gibt es im Menü ANZEIGE im Untermenü BELEGKREIS ÖFFNEN auch eine
Funktion, um die gesamte Buchhaltung auf einmal zu schließen.
Wenn Sie eine Tabelle (Monat) zu früh abgeschlossen haben und noch etwas nachbuchen
müssen, können Sie über das Untermenü BELEGKREIS ÖFFNEN im Menü ANZEIGE die
betreffende Tabelle (Monat) noch einmal öffnen. Nach dem Ergänzen schließen Sie sie wieder ab.
Im Menü BELEGKREIS ÖFFNEN finden Sie weiters die Funktion MANIPULATIONS-CHECK.
Um dem Finanzamt im Bedarfsfall nachweisen zu können, dass die Daten des Abschließens eines
Buchungsmonats und der entsprechenden Buchungstabellen, nicht manipuliert worden sind,
können Sie diese Funktion ausführen.
Denn an nicht manipulierbarer Stelle in nicht einblendbaren Tabellenbereichen wird das jeweilige
Datum des Abschlusses einer Buchungstabelle ebenfalls protokolliert und dieses versteckte Datum
wird mit dem angezeigten Datum in den Zellen E4 der Buchungstabellen verglichen und auf
Unregelmäßigkeiten hingewiesen.
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ANHANG E - JAHRESABSCHLUSS
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ANHANG E : JAHRESABSCHLUSS BEIM E/A-Rechner
Prinzipiell kann man gerade bei der einfachen Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung
den Jahresabschluss und die Steuererklärungen selber machen.
Sonderfall doppelte Buchhaltung
Auch bei Einzelunternehmern, die eine doppelte Buchhaltung führen, kann man den
Jahresabschluss und die Steuererklärungen E1a und E1b selber hier in der Vorlage machen.
Da es bei der doppelten Buchhaltung jedoch wichtig ist - im Gegensatz zur Einnahmen-/AusgabenRechnung - die Kontensalden der Bestandeskonten (das sind die Klassen 0-3 und die Klasse 9)
über die Jahresgrenze vorzutragen, muss man die Endsalden des alten Jahres im nächsten Jahr
zu Beginn als Eröffnungssaldo einbuchen.
Wenn Sie eine doppelte Buchhaltung vollständig mit der SIMPLEFIBU buchen und auch den
Jahresabschluss selber machen und daher die Kontensalden ins nächste Jahr vortragen müssen,
setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung (www.simplesoft.at) und wir helfen Ihnen gerne dabei.
Generell empfehlen wir bei doppelten Buchhaltungen einen Steuerberater zu konsultieren, der für
Sie den Jahresabschluss und die Steuererklärungen macht, da die steuerliche Situation und der
Jahresabschluss doch deutlich komplexer ist als bei der Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung.
Sie können mit der SIMPLEFIBU den gesamten Buchhaltungsaufwand abdecken und auch schon
den größten Teil der Jahresabschlussbuchungen machen und den letzten Rest kostengünstig vom
Steuerberater erledigen lassen.
Jahresabschluss bei der Einnahmen-/Ausgabenrechnung
Bei der E/A-Rechnung muss beim Jahreswechsel keinerlei Kontosaldo vorgetragen werden ins
neue Jahr, wie es bei der doppelten Buchhaltung der Fall ist. Nur die Endsalden in der Bank und in
einer eventuellen echten Kassa werden von der Vorlage automatisch beim Jahreswechsel (siehe
Kapitel 30) übernommen.
Das zu versteuernde Ergebnis errechnet sich immer nur jeweils aus den Kontensalden der
Kontenklasse 4 (Erlöse) und der Kontenklasse 5-8 (Aufwendungen). Alle Buchungen auf die
übrigen Konten habe keine Auswirkung für das Jahresergebnis und die Versteuerung.
Einzig die Konten der Klasse 0 (Anlagevermögen) wirken sich indirekt über die Abschreibung
(meist auf dem Buchhaltungskonto "7000 Abschreibung") auf das zu versteuernde Ergebnis aus.
Wenn Sie das beim Jahresabschluss häufigste Thema "Eigenverbrauch / Privatanteil" bereits
während des Jahres in der Buchhaltung korrekt berücksichtigen (siehe Kapitel 6.22), werden in den
meisten Fällen nicht mehr als 5 Abschlussbuchungen notwendig sein. Anschließend können Sie
direkt die Buchhaltung für die Steuererklärungen aufbereiten lassen.
Im Nachfolgenden werden die Werte für das Veranlagungsjahr 2010 angeführt. Um in folgenden
Jahren möglichst aktuelle Zahlen zu erhalten, können Sie diese ganz einfach mit
Internetsuchmaschinen finden.
Gerne helfen wir Ihnen im ersten Jahr den Jahresabschluss selber zu erstellen und die
Steuererklärungen selber einzureichen. Im Folgejahr benötigen Sie meist keine Hilfe mehr.
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Durchführen der Jahresabschluss-Buchungen
Bei einer Einnahmen-/Ausgabenrechnung gibt es in der Regel keine echte Kassa (siehe Kapitel 7.1
und 7.2) und Sie führen dann in den monatlichen Kassatabellen nur eine so genannte
Bargeldverrechnung, deren laufender Buchungssaldo in den meisten Fällen negativ ist, da Sie in
der "Kassa" (Bargeldverrechnung) vielleicht vorwiegend Aufwendungen und nur selten Erlöse
buchen werden, da viele Kunden per Überweisung zahlen.
Sie können bei einer Bargeldverrechnung (wenn es also keine echte Kassa gibt) die
Abschlussbuchungen am Ende des Jahres nach den normalen Dezemberbuchungen gleich direkt
anschließend in der Tabelle "KASSA-DEZ" machen.
Wenn Sie jedoch
- keine Kassa-Tabellen gebucht haben, weil alle Ihre Zahlungen nur über ein Bankkonto gehen
- oder wenn Sie eine echte Kassa gebucht haben, weil Sie den Kassastand kontrollieren möchten,
blenden Sie sich bitte in der Tabelle EINSTELLUNGEN (Menü Extra) in der Zeile 2 einen neuen
Belegkreis für die Abschlussbuchungen ein. Nehmen Sie dazu einen freien Belegkreis: frei ist ein
Belegkreis dann, wenn unter seiner Schaltfläche kein "o" steht.
Bei der Standardvorlage ist das Gegenkonto für den Belegkreis 5 bereits mit dem richtigen
Gegenkonto 9999 für die Jahresabschlussbuchungen hinterlegt und wir empfehlen Ihnen daher
den Belegkreis 5 zu aktvieren.
Sie werden nach einem Klick auf die "Belegkreis 5"-Taste vom Programm gebeten beim Kreis 5 in
der Zeile 15 das korrekte Gegenkonto einzustellen.
Da hier ohnedies schon das korrekte Gegenkonto 9999 eingestellt ist, brauchen Sie bei dieser
Frage nichts mehr weiter hier in den Einstellungen zu ändern und Sie können direkt in der
Dezembertabelle des Belegkreises 5 die Abschlussbuchungen machen.
(Falls Sie die Tabelle "BK-DEZ-5" nicht sehen, klicken Sie im Menü ANZEIGE auf DEZEMBER.)
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Bei allen nachfolgend beschriebenen Themen für den Jahresabschluss, bedenken Sie bitte
Folgendes: alle Hinweise bezüglich Vorsteuer und Umsatzsteuer sind für Sie nur dann wichtig,
wenn Sie Vorsteuer abzugsberechtigt sind und bei der Verbuchung von Aufwendungen die Spalte
H mit Steuerprozenten buchen.
Wenn Sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen (weil Sie steuerbefreit oder KleinunternehmerIn
sind) sind für Sie in den folgenden Ausführungen die Bruttobeträge immer gleich den
Nettobeträgen ohne dass Sie von netto auf brutto umrechnen müssen und bei den Abschlussbuchungen nehmen Sie immer Konten mit 0% Umsatzsteuer und geben nie Steuerprozent ein.
E1.) Reiseaufwand
Eventuellen Reiseaufwand (Geschäftsreisen / Dienstreisen von Mitarbeitern), der mit Belegen
einhergeht (Fahrscheine, Flugtickets, Taxi, Hotelrechnungen, Konferenzgebühren, Eintritte,
Geschäftsessen…) werden Sie schon laufend in der Buchhaltung erfasst haben.
Gerade die Reiseaufwendungen ohne Beleg - die im Kapitel 26 besprochenen Taggelder und
Nächtigungsgelder, die Sie in der Simplefibu während des Jahres in der Reisekostentabelle
erfassen können - oder auch die nachfolgend besprochenen Kilometergelder (siehe Kapitel 27)
werden am einfachsten in Summe einmal jährlich eingebucht.
Es muss dabei zu keinem Zahlungsfluss kommen, etwa indem Sie die Reisekosten von der Bank
abheben würden. Es reicht, wenn Sie den Aufwand als Jahresabschlussbuchung auf das
betreffende Aufwandkonto buchen.
Wir unterscheiden zwischen
a. Geschäftsreisen des Unternehmers selbst
- Taggelder und Nächtigungsgelder werden auf das Konto 7340 Diäten und Tagsätze Unternehmer
gebucht (Achtung: von den österreichischen Reisen können Sie sich zusätzlich 10 % Vorsteuer
holen, falls Sie vorsteuerabzugberechtigt sind)
- Kilometer siehe nächster Unterpunkt 2. PKW und Kilometergeld
b. Geschäftsreisen von Angestellten / Dienstnehmern
- Taggelder und Nächtigungsgelder buchen Sie auf das Konto 7345 Diäten und Tagsätze
Mitarbeiter (bei inländischen Reisen wieder mit 10 % Vorsteuer)
- Kilometergelder von Dienstnehmern können auf das gleiche Konto 7345 gebucht werden.
Das kann dann z.B. so aussehen:
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E2.) PKW und Kilometergelder
Wie im Kontierungshandbuch beim Konto 630 PKW im 1.Kapitel "Klasse 0" beschrieben, kann
- ein PKW im Firmenvermögen sein und alle Aufwendungen (Anschaffung, Tanken, Service,
Versicherung) werden in der Buchhaltung erfasst und am Jahresende wird die private Nutzung
dieses "Firmen-PKWs" als Eigenverbrauch gebucht (siehe nächster Unterpunkt 3)
- ein PKW kann aber auch im Privatvermögen bleiben und Sie buchen am Jahresende das
Kilometergeld für die betrieblich gefahrenen Kilometer ein (und keinerlei weiteren PKWAufwendungen außer Unfallkosten bei betrieblichen Fahrten, da mit dem Kilometergeld jeglicher
Aufwand abgegolten ist)
Wie im Kapitel 27 Fahrtenbuch hier beschrieben müssen Sie bei gemischter Nutzung eines PKW's
(der also sowohl für betriebliche als auch für private Fahrten genutzt wird) ein Fahrtenbuch führen.
Wenn der PKW im Betriebsvermögen ist, wird am Jahresende einmal die private Nutzung als
Eigenverbrauch gebucht (siehe nächster Unterpunkt).
Wenn der PKW im Privatvermögen bleibt, buchen Sie am Jahresende einmal für jeden betrieblich
gefahrenen Kilometer das amtliche Kilometergeld. Dieses beträgt im Jahr 2010 0,42 € pro
Kilometer. (Aktuelle Kilometergelder finden Sie immer sofort z.B. auf Google, wenn Sie z.B.
"Kilometergeld Österreich 2011" eingeben.)
Buchen Sie das Kilometergeld bei den Jahresabschlussbuchungen auf das Konto 7325
Kilometergelder Unternehmer (immer OHNE Vorsteuer).
Wie bei allen Jahresabschlussbuchungen wird in der Regel keinerlei Zahlungsfluss stattfinden.
Dadurch, dass Sie auf ein Aufwandkonto buchen, wird Ihr steuerliches Ergebnis verringert und Sie
zahlen entsprechend weniger Einkommensteuer.
E3.) Eigenverbrauch / Privatanteil / Werbegeschenke
Eigenverbrauch buchen Sie immer dann, wenn etwas, das in der Buchhaltung auf ein
Aufwandkonto (daher Kontenklasse 5-7) gebucht wurde, nicht für die Unternehmung sondern von
Ihnen privat genutzt wurde.
Die Höhe der privaten Nutzung sollte möglichst genau dem tatsächlichen Umfang entsprechen.
Beim PKW wird dies über genaue Aufzeichnung der betrieblichen und der privaten Kilometer
ermittelt. Bei zahlreichen anderen Aufwendungen wird man eher möglichst genau schätzen.
3a. den Privatanteil bei der Buchhaltung gleich laufend berücksichtigen
Wie im Kapitel 6.22 beschrieben können Sie bei allen Aufwandskonten in der Sachkontentabelle
die Prozent des Privatanteiles beim betreffenden Aufwand hinterlegen, sodass der Privatanteil
schon beim laufen Buchen immer berücksichtigt wird und Sie jetzt hier beim Jahresabschluss
nichts mehr zu machen haben.
Diese Variante ist die deutlich bessere, weil es dadurch zu keiner Vorsteuerkorrektur kommt und
Sie die unter folgendem Punkt b. beschriebene Privatanteilbuchung nicht machen müssen.
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143
3b. den Privatanteil erst am Jahresende berücksichtigen
Wenn Sie den Privatanteil bei der laufenden Buchhaltung noch nicht berücksichtigt haben, rechnen
Sie die Summe der Ausgaben für den betreffenden Aufwand aus und berechnen davon dann die
Betragshöhe gemäß dem Privatanteil.
Bsp. PKW: befindet sich Ihr PKW im Betriebsvermögen, werden Sie während des Jahres alle
PKW-Aufwendungen in voller Höhe in der Buchhaltung gebucht haben. Summieren Sie all diese
PKW-Aufwendungen wie: PKW-Tanken, PKW-Versicherung, PKW-Parkscheine, PKW-Reparatur,
PKW-Garagenmiete, PKW-Autobahnvignette, jährliche PKW-ABSCHREIBUNG aus dem AVZ …
Wenn Sie ohnedies mit eigenen PKW-Aufwandkonten arbeiten, können Sie die Summen dieser
PKW-Aufwandskonten direkt in der Saldenliste aufsummieren. (Die Höhe der Abschreibung des
PKWs sehen Sie direkt im Anlageverzeichnis in der Tabelle AVZ nach.)
Waren Ihre gesamten Jahreskilometer 10.000 und die privaten Kilometer betrugen 2.000, so ergibt
dies einen Privatanteil von 20%. Wenn die Summe Ihrer PKW-Aufwendungen z.B. 5.000 € waren,
müssen Sie 20% davon - also 1.000 € - als Privatanteil ausbuchen.
Sie machen eine einzige Buchung auf dem Konto 4900 Erlöse Eigenverbrauch 0% mit dem Betrag
1000. Da dies als Erlös gebucht wird, reduziert sich Ihr zuvor gebuchter Aufwand von € 5.000 auf
nur mehr 4.000 €, was genau dem tatsächlichen betrieblichen Aufwand entspricht.
Da ein normaler PKW keine Vorsteuer beim Buchen der Aufwendungen erlaubt, müssen wir beim
Eigenverbrauch ebenfalls keine Umsatzsteuer buchen. (Sonderfall Fiskal-LKW: dabei werden Sie
Aufwendungen mit 20% Vorsteuer haben (Tanken, Service) und Aufwendungen mit 0%
(Versicherungen). In diesem Fall machen Sie 2 Aufwand-Summen und 2 Buchungen: eine auf das
Konto 4900 Erlöse Eigenverbrauch 0% und eine auf 4920 Erlöse Eigenverbrauch 20%. Wurde
beim Kauf des Wagens zusätzlich die gesamte Vorsteuer abgezogen, muss diese nun
anteilsmäßig korrigiert werden. Rufen Sie uns bitte an und wir helfen Ihnen bei der Berechnung.)
Bsp. Telefon: Wenn Sie jedoch bei einem Aufwand - z.B. Telefon - immer 20 % Vorsteuer gebucht
haben (indem Sie in den Monats-Buchungstabellen in der Spalte H "Steuer-Prozent" immer 20 %
stehen haben) - muss nun der Privatanteil ebenfalls mit Umsatzsteuer gebucht werden, um die
zuvor irrtümlich zu hoch einbehaltene Vorsteuer zu korrigieren.
Dabei ist zu unterscheiden, ob Sie die Aufwandsumme aus den Bruttobeträgen ermitteln (etwa
indem Sie die Summe der Telefonrechnungen bilden) oder aus den Nettobeträgen (indem Sie in
der Saldenliste den Betrag des betreffenden Aufwandkontos nehmen). Den Bruttobetrag nehmen
Sie für die Abschlussbuchung direkt - einen Nettobetrag rechnen Sie erst auf Brutto zurück:
- ein 10 % Netto-Auwandsbetrag wird mal 1,1 gerechnet: netto € 100 sind brutto € 110
- ein 20 % Netto-Aufwandsbetrag wird mal 1,2 gerechnet: netto € 100 sind brutto € 120
Anschließend berechnen Sie den Privatanteil von diesem Bruttobetrag und buchen ihn ein.
Bsp. Bruttobetrag: Die Summe Ihrer Telefonrechnungen sei brutto 600 € und Sie haben einen
Privatanteil von 20 %. Sie buchen 20 % von den 600, daher 120 € auf das Konto 4920 Erlöse
Eigenverbrauch 20 %. Wir benötigen das 20%-Eigenverbrauchskonto, weil der ursprüngliche
Telefonaufwand auch mit 20 % Vorsteuer gebucht wurde.
Bsp. Nettobetrag: Sie haben einen Gastronomiebetrieb und kaufen regelmäßig Lebensmittel mit
10% Vorsteuer ein. Den privaten Verzehr dieser Lebensmittel schätzen Sie auf 1 % ein. In der
Saldenliste sehen Sie beim Konto 5410 Einkauf Küche 10% am Jahresende die NettoBetragssumme 5.000 €. Da es sich in der Saldenliste - wenn Sie Vorsteuer abziehen - immer um
einen Nettobetrag handelt, müssen Sie ihn zuerst auf einen Bruttobetrag gemäß obiger Formel
hochrechnen: 5.000 mal 1,1 ergibt einen Bruttobetrag von € 5.500. Davon errechnen Sie 1%: das
sind 55 €. Diese buchen Sie nun auf das Konto 4910 Erlöse Eigenverbrauch 10%.
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144
3c. Typische Beispiele des nachträglich gebuchten Privatanteils
- das berufliche Handy wird auch privat genutzt: wenn Sie einen Festnetzanschluss und ein
Handy haben, kann man in der Regel einen der beiden Aufwendungen voll in die Buchhaltung
hinein nehmen, wenn man den anderen beim Buchen ganz weglässt. Ansonsten schätzen Sie bitte
die private Nutzung. Da beim Telefonaufwand in der Regel 20% Vorsteuer gebucht wurden,
müssen Sie den Privatanteil auf das Konto 4920 Erlöse Eigenverbrauch 20% buchen.
Wenn Sie diesen Privatanteil noch nicht automatisch bei der laufenden Buchhaltung berücksichtigt
haben - siehe vorigen Unterpunkt 3a. - machen Sie einfach am Jahresende eine
Abschlussbuchung, die z.B. so aussehen kann:
- wenn der PKW, der sich im Firmenvermögen befindet, auch privat gefahren wird. (Ein Beispiel für
den PKW-Privatanteil finden Sie bei vorigem Unterpunkt b.)
- der Laptop / PC oder ein anderes Anlagevermögen (Maschinen / Geräte…) Ihrer
Unternehmung wird auch privat genutzt. Bei der Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung empfehlen wir,
dass Sie den Kauf (und auch eventuelle nachfolgende Ausgaben für Wartung / Reparatur /
Verbrauchsmaterial wie Druckerpatronen etc) gleich nur prozentuell in der Höhe der betrieblichen
Nutzung einbuchen.
BSP der Firmendrucker wird zu 20 % auch privat genutzt. Machen Sie beim Buchen des Kaufs
eine Splittbuchung und buchen nur 80% des Kaufpreises (mit Vorsteuerabzug) auf das
Anlagevermögenkonto in der Klasse 0 und buchen die restlichen 20% (ohne Vorsteuerabzug) auf
das Konto 9000 Privat.
In der Anlageverzeichnistabelle hier in der SIMPLEFIBU (erreichbar über das Menü EXTRA) tragen
Sie als Anschaffungswert nur die 80% vom Nettopreis ein. Für die laufenden Aufwendungen legen
Sie in der Sachkontentabelle ein Aufwandkonto in der Klasse 7 an mit dem Namen
"Druckerwartung und Verbrauchsmaterial" und hinterlegen dort einen Privatanteil von 20%.
- Entnahmen von in der Klasse 5 gebuchten Handelswaren, Material, Lebensmitteln…:
BSP: Sie haben von den gehandelten Handelswaren 2 % selbst entnommen (wir empfehlen
dringend bei Handelswaren die privaten Entnahmen nicht zu schätzen sondern exakt
aufzuzeichnen). In der Saldenliste sehen Sie den Nettoaufwand auf dem Konto 5020 Einkauf
Handelsware 20% von 10.000 €. Vor dem Privatanteil-Rechnen müssen Sie den Nettoaufwand der
Saldenliste immer auf den Bruttoaufwand hochrechnen: netto 10.000 € bei 20%-Aufwand mal 1,2
ergibt 12.000 € Bruttoaufwand. 2% davon sind € 240 und Sie buchen diese auf das Konto 4920
Erlöse Eigenverbrauch 20%.
(Wenn Sie die privat entnommenen Handelswaren wie hier empfohlen detailliert einzeln
aufzeichnen, halten Sie jeweils die Brutto-Beträge der einzelnen Entnahmen fest und buchen die
Summe dieser entnommenen Brutto-Beträge am Jahresende auf das Konto 4920.)
- Mitarbeiter des Unternehmens sind für Sie privat tätig. Angenommen die in Ihrer Firma
arbeitende Reinigungskraft arbeitet ab und zu auch bei Ihnen zu Hause. Die monatliche
Arbeitszeit betrage 160 Stunden und die Reinigungskraft hat 40 Stunden während des gesamten
Jahres für Sie privat gearbeitet. 160 Monatsstunden mal 12 Monate ergeben 1920
Gesamtjahresstunden. 40 Stunden davon sind 2,083 %. Lassen Sie sich von Ihrer
Lohnverrechnung den gesamten Jahresaufwand dieser Reinigungskraft ermitteln (inklusive aller
Lohnnebenkosten) und buchen Sie 2,083 % davon auf das Konto 4900 Erlöse Eigenverbrauch 0%
- Werbegeschenke: wir empfehlen Ihnen keine Werbegeschenke über € 40 zu machen, da bei
größeren Werbegeschenken eine Eigenverbrauchsbesteuerung zu erfolgen hat, wenn für diese
Werbegeschenke Vorsteuer abgezogen wurde beim Einkauf. Möchten Sie ein Geschenk über € 40
machen, schenken Sie bitte Gutscheine, da dann keine Eigenverbrauchsbesteuerung vorliegt.
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E4.) Wareneinsatz, Werbung und Schwund bei Handelswaren oder
Gastronomie
Bei allen Unternehmungen, wo sich die Erlöse direkt durch den Einkauf von zugrunde liegenden
Aufwendungen ergeben, wird das Finanzamt im Falle einer Überprüfung die zu erwartenden Erlöse
mit den tatsächlichen Erlösen vergleichen. Typische Branchen sind der Handel, die Gastronomie,
Branchen mit verrechneten Mitarbeiterstunden etc.
Das Finanzamt sieht sich Ihren "Einkauf" an und rechnet mit einem branchenüblichen Faktor auf
die zu erwartenden "SOLL-Erlöse" hoch. Kaufen Sie in der Gastronomie z.B. für 100€ Kaffee ein,
erwartet das Finanzamt Kaffeeerlöse von ca.1000 €. Weichen Ihre tatsächlichen Erlöse davon
wesentlich ab, werden Sie einen Erklärungsbedarf haben, weil das Finanzamt rasch
"Schwarzumsätze" vermutet.
Wie kann es zu Differenzen kommen zwischen den zu erwartenden und den tatsächlichen
Umsätzen - und wie können diese buchhalterisch behoben werden.
4a. Privater Verbrauch: in der Gastronomie wird üblicherweise beim Lebensmitteleinkauf ein
Aufschlag von 160 % angenommen. Waren Ihre Netto-Einkäufe z.B. 1.000 €, erwartet das
Finanzamt einen Nettoerlös von ca. € 2.600
Wenn Sie jedoch von diesen € 1.000 Lebensmittel-Nettoeinkauf 200 € selber verzehrt haben,
sollten Sie diese "Privatentnahme" unbedingt vom Lebensmitteleinkaufskonto "5410 Einkauf Küche
10%" wegbuchen und einen Eigenverbrauch buchen. Erstens wird dadurch eine zuvor zu hoch
abgezogene Vorsteuer korrigiert und zweitens wird der Saldo am Lebensmittelaufwandkonto 5410
um 200 € reduziert auf € 800 und das Finanzamt erwartet nur noch einen Soll-Erlös von € 2080.
Sie buchen diesen privaten Verbrauch von Netto-Warenwert 200 am besten mit folgenden 3
Buchungen:
- zuerst müssen Sie den Eigenverbrauch von € 220 buchen wie schon beim vorigen Unterpunkt 3b.
besprochen auf das Konto 4910 Erlöse Eigenverbrauch 10%. (Warum 220 € ? Wie immer muss
der Netto-Betrag für die Eigenverbrauchsbuchung auf den Brutto-Betrag umgerechnet werden siehe vorigen Unterpunkt 3b - und netto € 200 bei 10% Umsatzsteuer sind brutto € 220)
- das Lebensmittel-Einkaufskonto 5410 entlasten wir, indem wir die private Entnahme umbuchen
auf ein neutrales Aufwandkonto. Buchen Sie eine Abschlussbuchung mit einer Einnahme von €200
auf dem Konto 5410 OHNE DABEI UMSATZSTEUERPROZENT einzugeben, da es sich um einen
reinen Aufwand-Kontotransfer handelt und wir die Vorsteuer schon mit der vorigen Buchung
korrigiert
haben.
Anschließend
buchen
Sie
denselben
Betrag
wieder
OHNE
UMSATZSTEUERPROZENT als Ausgabe z.B. auf das neutrale Aufwandskonto 7500
Unser Beispiel sieht so aus:
Mit der ersten Buchung wird der zu hoch gebuchte Lebensmittelaufwand für das Jahresergebnis
und für die Vorsteuer korrigiert. Mit den nachfolgenden beiden Buchungen wird diese private
Lebensmittelentnahme für die Umsatzprüfkalkulation des Finanzamtes auf ein prüfneutrales
Aufwandkonto verschoben.
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146
4b. Warenmuster / Werbegeschenke / kostenlose Einladungen:
Sie können natürlich Handelswaren, die Sie auf das Handelswaren-Einkaufkonto in der Klasse 5
gebucht haben, an Kunden als Werbegeschenk oder als Warenmuster kostenlos verschenken.
Dieser verschenkte Anteil sollte natürlich in einem nachvollziehbaren Ausmaß sein und das
Finanzamt wird kaum glauben, dass man 20 % oder mehr von seinen Einkäufen verschenkt.
Im Falle einer Gastronomie werden Gäste oft z.B. auf Getränke eingeladen. Der Einkauf dieser
Getränke wurde auf das normale Getränke-Einkaufkonto in der Klasse 5 gebucht.
Dadurch befinden sich nun ein Einkauf auf dem Aufwandskonto, der nicht zu einem Umsatz geführt
hat. Da das Finanzamt jedoch den Kontosaldo des Einkauf-Kontos für die Umsatzverprobung
(Aufschlagskalkulation) heranziehen wird, müssen wir dieses Einkaufskonto um die verschenkten
Aufwendungen bereinigen.
Dies tun wir genauso wie im vorigen Beispiel, indem wir den Netto-Einkaufswert dieser
verschenkten Einkäufe auf ein "prüfungs-neutrales" Aufwandkonto umbuchen.
Im Gegensatz zum vorigen Beispiel der privaten Entnahme muss aber kein Eigenverbrauch
gebucht werden, da Geschenke für Ihre Kunden steuerlich absetzbar sind (und private Entnahmen
nicht).
Sie brauchen daher bei Geschenken an Kunden nur die beiden Aufwandskonten-Umbuchungen:
- wie im vorigen Beispiel wird der Nettobetrag € 200 OHNE UMSATZSTEUERPROZENT zuerst als
Einnahme auf dem ursprünglichen Einkaufs-Aufwandskonto gebucht (bei verschenktem Wein wäre
dies z.B. das Konto 5411 Einkauf Wein) und dann erneut ohne Umsatzsteuerprozent als Ausgabe
auf dem neutralen Konto 7500:
4c. Schwund
Wareneinkäufe können auch dann nicht zu Erlösen führen, wenn sie verderben oder aus anderen
Gründen verloren gegangen sind (Diebstahl / Schadensfall …).
Auch in diesem Fall wird der Netto-Einkaufswert jeweils ohne Umsatzsteuer-Prozent auf ein
prüfungsneutrales Aufwandkonto umgebucht werden: zuerst als Einnahme auf das ursprüngliche
Einkaufskonto und dann als Ausgabe etwa auf das Konto 7800 Schadensfälle. Das kann so
aussehen:
4d. Aufbau des Lagerstandes
Wenn Sie z.B. Ende Dezember noch eine große Menge Handelsware einkaufen, wird auch dieser
Einkauf im aktuellen Jahr nicht oder kaum mehr zu Umsätzen führen. In diesem Fall müssen Sie
keinerlei Buchung machen, aber Sie sollten sich eine Notiz machen für den Fall einer Überprüfung
für das Finanzamt, um den Sachverhalt leicht erklären zu können
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E5.) Abgrenzungen
Abgrenzungen sind Zahlungen, die nicht für Leistungen des aktuellen Jahres sondern für ein
früheres oder für ein zukünftiges Jahr sind. Abgrenzungen sind in der Regel nur bei der doppelten
Buchhaltung notwendig (siehe Handbuch EIN-AUSGANGSRECHNUNGEN Kapitel 7).
Bei nachfolgenden Fällen muss jedoch auch der Einnahmen-Ausgaben-Rechner abgrenzen,
(wobei Beträge unter 100 € sicherlich nicht relevant und zu vernachlässigen sind, da
Abgrenzungen ja nicht zu einer Veränderung der Steuerbelastung, sondern nur zu einer
Verschiebung ins andere Jahr führen):
5a. Wenn sich eine Zahlung nicht auf das aktuelle Jahr bezieht, sondern erst auf das übernächste
Jahr: Beispiel wäre, dass jemand für Sie im Jahr 2012 eine Homepage machen wird, aber schon
im aktuellen Jahr 2010 eine Anzahlung verlangt. Dieser Fall wird nur sehr selten eintreten.
In diesem Fall buchen Sie diese Zahlung im Jahr 2010 bitte auf ein erfolgsneutrales Konto - etwa
auf das Konto 9000 Privat. Wenn der Einkauf Vorsteuer enthält und Sie zum Vorsteuerabzug
berechtigt sind, buchen Sie ausnahmsweise auf dem Konto 9000 mit Steuerprozenten.
Machen Sie sich bitte eine Notiz für den Jahresabschluss 2012 und buchen im Jahr 2012 eine
Abschlussbuchung in genau derselben Höhe auf das betreffende Aufwandkonto - dann jedoch
OHNE Umsatzsteuerprozente einzugeben, da Sie sich die Vorsteuer ja schon im aktuellen Jahr
geholt haben.
5b. Wenn monatlich wiederkehrende Zahlungen innerhalb der ersten 15 Tage des neuen Jahres
auftreten, die eigentlich im alten Jahr einen Aufwand darstellten: Beispiel wäre das
Dezembergehalt eines Mitarbeiters, wenn es erst Anfang Jänner ausgezahlt wird, oder die
Dezembermiete, Bankzinsen, Versicherungsprämien oder eine hohe Telefonrechnung für den
Dezember, die erst im Jänner gezahlt wird.
In diesem Fall buchen Sie im Dezember des alten Jahres eine Abschlussbuchung auf dem
betreffenden Aufwandkonto - jedoch OHNE Steuerprozent einzugeben.
In der Buchhaltung im neuen Jahr buchen Sie im Jänner die Zahlung dieses Aufwands auf das
erfolgsneutrale Konto 9000 Privat. Wenn der Aufwand mit Umsatzsteuer war und Sie Vorsteuerabzugsberechtigt sind, buchen Sie ausnahmsweise auf dem Konto 9000 mit UmsatzsteuerProzenten.
147
148
E6.) Abschreibungen
Anlagevermögen (Gebäude / Einrichtung / Geräte / Fuhrpark…) dürfen nicht im Jahr der
Anschaffung zur Gänze von der Steuer abgesetzt werden (es sei denn Sie übersteigen die
Geringwertigkeitsgrenze von brutto € 480 nicht). Vielmehr muss der Anschaffungspreis über die
Jahre der Nutzungsdauer verteilt als Abschreibung (auch AfA genannt - Absetzung für Abnutzung)
abgesetzt werden.
BSP: ein PKW mit einem Anschaffungspreis von 24.000 € muss zwingend auf 8 Jahre
abgeschrieben werden. Jährlich werden daher 3.000 € als Aufwand abgeschrieben.
Ihr Anlagevermögen erfassen Sie direkt in der Tabelle "AVZ" (siehe hier im Skriptum Anhang C AnlageVerZeichnis). Aktivieren Sie bitte in der Tabelle "EINSTELLUNGEN" in der Zelle L11, dass
Sie die Abschreibung in der Saldenliste über die AVZ-Tabelle berücksichtigen möchten.
(Wer seinen Jahresabschluss vom Steuerberater machen lässt und daher gar kein AVZ erfasst,
aber der dennoch die Abschreibung in der Saldenliste sehen möchte, kann in den Einstellungen in
der Zelle J11 die manuelle Erfassung der gesamten Jahres-Abschreibung aktivieren und deren
Betrag in der Saldenliste in der Zelle F8 eintragen. Siehe auch Kapitel 23 Saldenliste.)
Sobald Sie Ihr Anlagevermögen in der AVZ-Tabelle korrekt erfasst haben, sehen Sie in der
Saldenliste in der Zelle O4 den Gesamtbetrag der Abschreibung des aktuellen Jahres. Dieser
Gesamtbetrag wird auch bereits automatisch in Betriebsergebniskalkulation in der Zelle C6
berücksichtigt. (Wichtig: achten Sie beim Jahresabschluss unbedingt darauf, dass die SaldenlistePeriode vom Monat 1 - 12 eingestellt ist !)
Wenn Sie in der Zelle O3 das korrekte Konto 7000 für die Abschreibung eingeben, können Sie hier
mit der Taste "Abschreibung aus AVZ bei E/A-Rechnern hier in AfA-Konto einrechnen" die
Gesamt-Abschreibung aus der AVZ-Tabelle automatisch in der Saldenliste einrechnen lassen.
Da bei jedem Aktualisieren der Saldenliste das Konto 7000 Abschreibungen in der Saldenliste
zurückgesetzt wird, müssen Sie für die Berücksichtigung der Abschreibung in der Saldenliste nach
jeder Aktualisierung der Saldenliste die Abschreibung mit dieser Taste "Abschreibung aus AVZ
bei E/A-Rg, einrechnen" einrechnen lassen. Ob die Abschreibung aktuell eingerechnet ist oder
nicht sehen Sie in der Zelle O5.
Beim Jahresabschluss klicken Sie daher, wenn Sie die Saldenliste, das Jahresergebnis und die
Steuerberechnung korrekt sehen wollen, immer zuerst auf die Taste "AKTUALISIEREN" und dann
auf die Taste " Abschreibung aus AVZ bei E/A-Rg, einrechnen".
148
149
E7.) Betriebsausgaben- und Vorsteuerpauschalierung
Pauschalierungen - also die pauschale Ermittlung des Ergebnisses ohne tatsächlich gezahlte Aufwendungen
zu addieren - gibt es sowohl im Bereich der Gewinnermittlung als auch bei der Vorsteuer (so Sie Vorsteuer
abzugsberechtigt sind). Der Gewinn kann pauschal errechnet werden indem für die Betriebsausgaben bzw.
die Werbungs-kosten bestimmte Pauschalierungsregelungen vorgesehen sind. Die nachfolgenden Infos sind
zum Stand 2010 und Sie können auf Google jederzeit neue Werte für zukünftige Jahre finden.
7a. Gesetzliche Basispauschalierung
Die Betriebsausgabenpauschale bei freiberuflichen und gewerblichen Einkünften beträgt 12% (höchstens €
26.400,–) vom Umsatz und vermindert sich auf 6% (höchstens € 13.200,–) bei kaufmännischer/technischer
Beratung (z.B. wesentlich beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer und Aufsichtsräte), schriftstellerischer,
vortragender, wissenschaftlicher, unterrichtender oder erzieherischer Tätigkeit.
Zusätzlich dürfen noch Ausgaben für Waren, Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, Löhne
samt Nebenkosten, Fremdleistungen (Steuerberater…), SV-Pflichtbeiträge (sowie Umsatzsteuer bei
Verrechnung nach dem Bruttosystem) abgesetzt werden. Es darf keine Pflicht zur doppelten Buchhaltung
bestehen und diese auch nicht freiwillig geführt werden. Der Umsatz darf im Vorjahr € 220.000,– nicht
überstiegen haben*. Auch für freie Dienst- und Werkverträge ist diese Pauschalierung möglich. Mit der
Pauschale sind die übrigen Ausgaben wie Miete, Strom, Instandhaltung, Telefon, Büromaterial,
Abschreibung, PKW, Werbung… abgegolten.
(* Gemäß der Entscheidung GZ 2008/15/0200 vom 25.10.2011 des VwGH gilt im ersten Jahr der
Betriebseröffnung KEINE Umsatzgrenze, da sich der Gesetzestext auf das Vorjahr bezieht; im ersten Jahr
des Betriebes darf die Pauschalierung daher auch bei Umsätzen > 220.000,- angesetzt werden - nur die
Umsatzgrenze für die Pflicht zur doppelten Buchhaltung dürfen natürlich nicht überstiegen werden.)
7b. Vorsteuerpauschale
Liegen die Voraussetzungen für die Gewinnpauschalierung vor, kann die Vorsteuer in der Höhe von 1,8%
des Gesamtumsatzes (ausgenommen Hilfsgeschäfte) ermittelt werden und zwar bis höchstens € 3.960,–.
Daneben kann Vorsteuer von Investitionen, die € 1.100,– übersteigen, sowie aus den Kosten für Waren,
Rohstoffen, Halberzeugnissen, Hilfsstoffen und Zutaten sowie Fremdlöhnen geltend gemacht werden.
Beiden Pauschalierungsformen sind gemeinsam, dass die Einnahmen in der tatsächlichen Höhe anzusetzen
sind und im Falle des Rückganges zur tatsächlichen Ermittlung der Ausgaben und Vorsteuern, erst nach 5
Jahren die Pauschalierung wieder zulässig ist. Die Gewinn- bzw. Vorsteuerpauschalierung kann ohne
wechselseitige Bindung in Anspruch genommen werden.
Wenn Sie mehrere betriebliche Einkünfte haben, können Sie die Pauschalen für jede betriebliche Einkunft
unabhängig von den anderen betrieblichen Einkünften wählen.
Sinn macht die Pauschalierungen dann, wenn Sie kaum sonstigen Aufwand haben wie Miete, Abschreibung,
Büromaterial, KFZ, Reiseaufwand, Telefon, Instandhaltung da das Pauschale Ihren zu versteuernden
Gewinn geringer macht als die tatsächlichen Aufwendungen.
Wenn Sie während des Jahres nicht sicher ist, ob für Sie die Pauschalierung günstiger ist oder nicht,
erfassen Sie freiwillig Ihre Einnahmen-Ausgabenrechnung und vergleichen am Jahresende die tatsächlichen
Aufwendungen (Betriebsausgaben) mit den pauschal ermittelten Betriebsausgaben. Wenn die pauschal
ermittelten Betriebsausgaben größer sind, tragen Sie diese in der Steuererklärung ein und lassen die damit
abgegoltenen Aufwendungen in der Steuererklärung weg. Siehe hier Unterpunkt a., wo beschrieben ist,
welche zusätzlichen Aufwendungen Sie trotz des Betriebsausgabenpauschales absetzen können.
Wenn Sie für Folgejahre bereits wissen, dass die Betriebsausgabepauschale für Sie günstiger ist, müssen
Sie die damit abgegoltenen Aufwendungen nicht mehr buchen. Sie buchen immer alle Umsätze und nur jene
Aufwendungen, die durch das Pauschale nicht abgegolten sind (siehe 7a).
Wichtig: die Anwendung einer Pauschale muss in der Steuererklärung E1a extra angekreuzt werden im
Kästchen „Basispauschalierung gem. § 17 Abs. 1“.
7c. Weitere Pauschalen
Zusätzlich zu den 2 bisher genannten Pauschalen gibt es für viele Branchen wie etwa Gaststätten,
Gemischtwarenhandel, Vertreter, Künstler, Schriftsteller, Landwirte … eigene Pauschalen für die
Einkommen- und die Umsatzsteuer. Am besten Sie suchen im Internet nach dem Begriff
Branchenpauschalierung, um die jeweilig aktuellen Richtsätze für Ihre Branche zu finden.
149
150
E8.) Steuerliche Begünstigungen / Gewinnfreibetrag
Es gibt neben der Pauschalierung weitere steuerlicher Begünstigungen:
8a. Freibeträge und Prämien für
- Forschungsfreibetrag von 25% bzw. 35% für die Entwicklung und Verbesserung
volkswirtschaftlich wertvoller Erfindungen. Alternativ 25% für experimentelle Forschung
und (wissenschaftliche) Entwicklungen. Seit 2005 ist auch die in Auftrag gegebene
Forschung und experimentelle Entwicklung für Aufwendungen i.H.v. max. € 100.000 pro
Jahr bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen begünstigt. Für die beiden letzteren kann
alternativ auch eine Forschungsprämie i.H.v. 8% in Anspruch genommen werden.
- Dienstnehmerfortbildung (auch für interne Fortbildung): Der Bildungsfreibetrag beträgt
20% der Aufwendungen in externe und innerbetriebliche Aus- und Fortbildungsmaßnahmen. Achtung: Pauschale Höchstgrenze für innerbetriebliche Aufwendungen von
€ 2.000 je Kalendertag!
Die Bildungsprämie kann man alternativ zum Bildungsfreibetrag beanspruchen, jedoch nur
für Aufwendungen in externe Aus- und Fortbildung. Sie beträgt 6%-und ist steuerfrei.
- Lehrlingsausbildungsprämien : Für
bis
zum
27.
6.
2008
begründete
Lehrverhältnisse beträgt diese Prämie € 1.000 pro Lehrling für jedes Jahr, in dem das
Lehrverhältnis bestanden hat. Das Lehrverhältnis muss aber nach der Probezeit in ein
definitives Lehrverhältnis übergehen.
Für ab dem 28. 6. 2008 eingegangene Lehrverhältnisse gilt die neue Lehrlingsförderung,
die von den Lehrlingsstellen der Wirtschaftskammer abgewickelt wird.
8b. Gewinnfreibetrag:
Der durch die Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen (Erträgen) und Betriebsausgaben
(Aufwendungen) ermittelte Gewinn ist in der Regel noch nicht der endgültige zu versteuernde
Gewinn. Als "letzte" Betriebsausgabe kann nämlich noch ein Gewinnfreibetrag von bis zu
13 Prozent des (vorläufig ermittelten) Gewinnes abgezogen werden. Im Einzelnen besteht der
Gewinnfreibetrag aus

dem Grundfreibetrag (max. für Gewinn bis 30.000 Euro; Grundfreibetrag daher bis
3.900 Euro); dieser wird ohne Investitionserfordernis berücksichtigt. Der Grundfreibetrag
steht – auch bei mehreren Betrieben – nur einmal für Gewinne bis 30.000 Euro zu.

dem investitionsbedingten Gewinnfreibetrag (soweit Gewinne über 30.000 Euro; dieser
muss (wie der bisherige Freibetrag für investierte Gewinne) durch Investitionen in
begünstigte Wirtschaftsgüter gedeckt werden.
Der Gewinnfreibetrag steht bis einschließlich des Jahres 2012 bis zu einem Höchstausmaß von
100.000 Euro zu, bei 13 Prozent entspricht dies einem Gewinn von 769.230 Euro. In den Jahren
2013 bis 2016 ist er vorübergehend staffelweise reduziert und beträgt für:

Gewinne bis zu 175.000 Euro: 13 Prozent

die nächsten 175.000 Euro: 7 Prozent

die nächsten 230.000 Euro: 4,5 Prozent
Für Gewinne über 580.000 Euro steht kein Gewinnfreibetrag mehr zu. Der maximale
Gewinnfreibetrag beträgt nach dieser Staffelung in den Jahren 2013 bis 2016 somit 45.350 Euro.
BEISPIEL Im Wirtschaftsjahr 2012 wurden folgende Investitionen in begünstigte Wirtschaftsgüter
(WG) getätigt bzw. folgende Gewinne erzielt (Beträge in Euro):
150
151
Fall 1
Fall 2
Fall 3
Fall 4
Gewinn vor GFB
40.000
-30.000
20.000
1.200.000
davon 13 Prozent
5.200
0
2.600
156.0001), 2)
Grundfreibetrag
3.900
0
2.600
3.9002)
Investitionen begünstigte WG
6.000
20.000
1.500
135.000
investitionsbedingter GFB
1.300
0
0
96.1002)
GFB gesamt
5.200
0
2.600
100.0002)
Gewinn endgültig
34.800
-30.000
17.400
1.100.0002)
1) Übersteigt das Höchstausmaß von 100.000 Euro.
2) In den Jahren 2013 bis 2016 wäre der Grundfreibetrag unverändert 3.900 Euro, der gesamte
Gewinnfreibetrag aber mit 45.350 Euro limitiert. Der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag würde
somit nur mit 41.450 Euro zustehen.
HINWEIS Der Grundfreibetrag steht auch bei Inanspruchnahme einer Pauschalierung (unabhängig
von der Rechtsgrundlage der Pauschalierung) zu. Der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag kann
hingegen bei Inanspruchnahme einer Pauschalierung nicht beansprucht werden.
Beträgt der Gewinn mehr als 30.000 Euro, kann innerhalb des Höchstbetrages (siehe oben) der
investitionsbedingte Gewinnfreibetrag geltend gemacht werden. Hier ist jedoch Voraussetzung,
dass begünstigte Wirtschaftsgüter angeschafft oder hergestellt werden. Der investitionsbedingten
Gewinnfreibetrag steht dann in Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten dieser
Wirtschaftsgüter zu. Er ist im Jahr der Anschaffung oder Herstellung geltend zu machen.
HINWEIS Im Effekt werden dadurch im Investitionsjahr sofort bis zu 100 Prozent der
Anschaffungs- oder Herstellungskosten abgeschrieben, ohne dass dadurch für körperliche
Wirtschaftsgüter die Absetzung für Abnutzung berührt wird. Diese steht unabhängig davon
daneben zu..
Vom Gewinnfreibetrag ausgenommen sind Gewinne aus der Betriebsveräußerung oder der
Betriebsaufgabe (Veräußerungsgewinne).
Begünstigte Wirtschaftsgüter für den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag sind:

Körperliche, abnutzbare Anlagegüter mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von
mindestens vier Jahren. Darunter können auch Gebäude fallen. Für angeschaffte Gebäude
ist jedoch der Ausschluss von gebrauchten Wirtschaftsgütern zu beachten.

Wohnbauanleihen gemäß § 10 Abs. 3 Z 2 Einkommensteuergesetz, wenn sie ab der
Anschaffung mindestens 4 Jahre dem Betrieb (durch Aufnahme in ein zu führendes
Verzeichnis) gewidmet werden.
Nicht begünstigt bleiben insbesondere:

Pkw und Kombi, ausgenommen Fahrschulfahrzeuge und Taxis

Gebrauchte Wirtschaftsgüter

Sofort abgesetzte geringwertige Wirtschaftsgüter
151
152
Nachversteuerung, Ersatzbeschaffung
Scheiden Wirtschaftsgüter, für die ein Freibetrag in Anspruch genommen worden ist, vor Ablauf
einer Behaltefrist von vier Jahren (Fristenberechnung von Tag zu Tag) aus dem
Betriebsvermögen aus, hat grundsätzlich eine Nachversteuerung des in Anspruch genommenen
Freibetrages zu erfolgen. Gleiches gilt bei dauerhafter Verbringung ins Ausland (ausgenommen
bei entgeltlicher Überlassung im EU/EWR-Raum). Übersteigen die Investitionen in begünstigte
Wirtschaftsgüter 13 Prozent des über 30.000 Euro hinausgehenden Gewinnes, ist es daher
wichtig, jene Wirtschaftsgüter genau zu verzeichnen, die zur Deckung des investitionsbedingten
Gewinnfreibetrages (ganz oder teilweise herangezogen werden.
Bei Wertpapieren unterbleibt eine Nachversteuerung, wenn im Jahr des Ausscheidens (der
Verbringung) eine sogenannte "Ersatzbeschaffung" durch abnutzbare Anlagegüter innerhalb
desselben Kalenderjahres erfolgt. In diesem Fall kommt es für die Ermittlung der Behaltefrist zu
einer Zusammenrechnung der Besitzzeiten, d.h. die bisherige Behaltefrist läuft beim
ersatzbeschafften Wirtschaftsgut weiter ("Fehlzeiten" innerhalb eines Jahres hemmen den
Fristenlauf).
Bei vorzeitigem Ausscheiden begünstigter abnutzbarer Anlagegüter ist eine Ersatzbeschaffung
nicht möglich. Eine Nachversteuerung unterbleibt hier nur bei Ausscheiden durch höhere Gewalt
oder einen behördlichen Eingriff.
HINWEIS Als "höhere Gewalt" gilt grundsätzlich jedes Ausscheiden des Wirtschaftsgutes gegen
den Willen der Unternehmerin/des Unternehmers (z.B. Zerstörung, Diebstahl, aber auch schlichtes
"Kaputtwerden").
Im Falle der Übertragung eines Betriebes wird die Nachversteuerungsverpflichtung auf die
Rechtsnachfolgerin/den Rechtsnachfolger überbunden (sofern die "nachversteuerungshängigen"
Wirtschaftsgüter mitübertragen werden). Die Behaltefrist läuft dann bei ihr/ihm weiter. Von der
unentgeltlichen Rechtsnachfolgerin/dem unentgeltlichen Rechtsnachfolger getätigte Investitionen
können nur ihren/seinen Gewinn im Wege eines investitionsbedingten GFB schmälern, nicht auch
jenen der Überträgerin/des Überträgers. Wird der Betrieb aufgegeben und werden die
begünstigten Wirtschaftsgüter vor Ablauf der Behaltefrist entnommen, erfolgt eine
Nachversteuerung, und zwar zu Gunsten des (in der Regel begünstigten) Veräußerungsgewinns
(§ 24 Einkommensteuergesetz).
Geltendmachung
Der Freibetrag ist in der Steuererklärung getrennt nach körperlichen Wirtschaftsgütern und
Wertpapieren auszuweisen. Bei körperlichen Wirtschaftsgütern ist die Inanspruchnahme des
Freibetrages im Anlageverzeichnis zu dokumentieren; bei Wertpapieren ist ein gesondertes
Verzeichnis zu führen, in das die Wertpapiere, für die der Freibetrag in Anspruch genommen
wurde, einzutragen sind.
NEU: Investitionen in Gebäude und Mieterinvestitionen (zB Adaptierungskosten für ein gemietetes
Büro) sind ab 2010 begünstigt (Voraussetzung: Beginn der Bauausführung nach dem 31.12.2008).
8c. Begünstigung für nicht entnommene Gewinne
Diese Begünstigung läuft mit 2009 aus und kann ab 2010 nicht mehr genutzt werden.
152
153
E9.) Verlustvortrag
Verluste werden bei Vorhandensein anderer Einkünfte in der Regel immer mit diesen
gegengerechnet und damit ausgeglichen. Hatten Sie im Vorjahr einen Verlust aus einer
selbständigen Tätigkeit und waren parallel dazu in einer nichtselbständig Tätigkeit (Dienstnehmer),
wurde der Verlust in der Regel bereits mit der Einkunft aus dem Dienstverhältnis gegengerechnet.
Für diesen sogenannten vertikalen Verlustausgleich gibt es nur wenige Ausnahmen (wenn der
Unternehmensschwerpunkt im Verwalten von unkörperlichen Wirtschaftsgütern wie Lizenzen,
Autorenwerke, Beteiligungen, Forderungen etc oder in der gewerblichen Vermietung von
Wirtschaftsgütern wie etwa Leasinggesellschaften liegt.)
Verluste, die wegen mangelnder anderer Einkünfte nicht gegengerechnet werden können oder
wegen den obigen seltenen Ausnahmen nicht gegengerechnet werden dürfen, können in die
Folgejahre übernommen werden (vorgetragen werden). Der Vortrag ist allerdings maximal für 3
Jahre möglich, danach verfällt ein Verlust; (Ausnahme: Anlaufverluste der ersten 3 Jahre bei E/ARechnern, die vor 2007 entstanden sind, bleiben unbeschränkt vortragsfähig).
Die Verluste aus den letzten 3 Jahren können maximal bis zur Grenze von 75% des aktuellen
Jahresgewinnes gegengerechnet werden und als Sonderausgabe abgesetzt werden.
Was durch diese 75%-Grenze an Verlusten nicht verwertet wird, kann im nächsten Jahr unter
Beachtung der zwei Regeln (max. aus den letzten 3 Jahren / max. 75%) berücksichtigt werden.
E10.) Gewinnverteilung auf 3 Jahre bei Künstler und Schriftsteller
§37 / 9 EStG erlaubt bei Künstlern und Schriftstellern auf Antrag positive Einkünfte des aktuellen
Jahres auf das aktuelle Jahr und die beiden Jahre davor aufzuteilen, da es in diesen Berufen
immer wieder zu unregelmäßigen Einkünften kommt, die so über mehrere Jahre geglättet besteuert
werden können. Nicht möglich ist diese Begünstigung bei Vortragenden, Models etc … - die
Erstellung von Schriftwerken für eigene Vorträge (Vortragsunterlagen) machen die vortragende
Tätigkeit zu keiner schriftstellerischen Tätigkeit.
Achtung der Antrag ist für das betreffende Jahr unwiderruflich und es kommt zu einer etwaigen
Wiederaufnahme der steuerlichen Verfahren für die beiden Vorjahre. Durch die steuerliche
Verteilung kommt es in der Regel auch zu einer Minderung der Bemessungsgrundlage für die
Sozialversicherung.
Alternativ können Künstler, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, für
Betriebsausgaben und Vorsteuern Durchschnittssätze von 12% der Umsätze, maximal
jedoch 8.725 € jährlich absetzen.
153
154
E11.) Werbungskosten (bei nichtselbständiger Tätigkeit)
Werbungskosten sind Aufwendungen oder Ausgaben, die zur Erwerbung, Sicherung oder
Erhaltung der Einnahmen (des beruflichen Einkommens) dienen und nicht die private
Lebensführung betreffen. Werbungskosten können im Gegensatz zu den Sonderausgaben in jeder
beliebigen Höhe geltend gemacht werden. Diese Ausgaben müssen dem Finanzamt mit
Rechnungen, Zahlungsbelegen o.ä. nachgewiesen werden.
Werbungskostenpauschale
Für Werbungskosten wird bei der Steuerberechnung durch den Arbeitgeber automatisch ein Betrag
von 132 € berücksichtigt, d.h. nur wenn man mehr als diesen Betrag geltend machen kann, wirkt es
sich steuermildernd aus.
Das Wichtigste: Belege sammeln ! Sammeln Sie bitte die Belege über das gesamte Jahr und
legen sie vielleicht bereits nach Sachgruppen getrennt zusammen.
Sammeln Sie lieber mehr Belege als zuwenig. Nicht benötigte Belege kann man später immer noch
wegwerfen. Nicht eindeutige Angaben auf den Belegen wie "Sachbuch" ergänzen Sie bitte auf der
Rückseite mit der genauen Bezeichnung des Titels.
Was muss ein Beleg enthalten?




Name und Anschrift des Verkäufers.
Name und Anschrift des Käufers (erst bei Rechnungen über 400.- €).
Datum des Kaufes.
Genaue Menge, Art und Bezeichnung der Ware.
ABC der Werbungskosten:
Absetzung für Abnutzung (AfA)
Werkzeuge und Arbeitsmittel (PC etc), die bis zu 400 € kosten, können in dem Kalenderjahr
abgesetzt werden, in dem sie angeschafft wurden. Sind die Anschaffungskosten höher als 400 €,
können sie nur verteilt über die gewöhnliche Nutzungsdauer abgesetzt werden (AfA).
Erfolgt die Anschaffung nach dem 30. Juni des betreffenden Jahres, so kann für das erste Jahr nur
die halbe AfA abgesetzt werden.
PC: es ist ein Privatanteil von 40 % abzuziehen. Eine niedrigere private Nutzung ist von Ihnen
nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Zusätzlich zum Computer (= PC, Bildschirm und
Tastatur) sind auch die erforderlichen Ausgaben für die notwendige Software, CD’S, DVD’s,
Drucker, Handbücher, Papier, Maus, Scanner, usw., absetzbar.
Arbeitsessen
nur, wenn sie im Rahmen einer Dienstbesprechung stattfinden. Es kann nur 50% des Betrages
geltend gemacht werden.
Arbeitskleidung
nur wenn es sich um typische Berufsbekleidung oder Schutzbekleidung handelt, nicht jedoch
Bekleidung, die üblicherweise auch außerhalb der Berufsausübung getragen werden kann. Die
Reinigung der Kleidung kann nur dann abgesetzt werden, wenn sie außer Haus erfolgt und Sie
dafür Rechnungen haben.
Arbeitsmaterial
voll absetzbar (Schreibmaterial, Papier, Hefter, Klebstoff....) z.B. wenn für Fortbildung gebraucht
154
155
Arbeitszimmer
Da bei einem Dienstverhältnis der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit (daher: mehr als 50% der
Arbeitszeit) fast immer in den Räumen des Dienstgebers ist, sind Arbeitszimmer bei
Dienstnehmern fast nie absetzbar. Ausnahme: Heimarbeitsplätze. Auf Grund der
Beschäftigungsnatur können auch Lehrer, Politiker, Richter, Vortragende, Dirigenten und
Freiberufler mit auswärtiger Betriebsstätte (Kanzlei, Ordi, Labor, Fotostudio, Therapieraum...) kein
Arbeitszimmer absetzen.
Ist Ihr Arbeitszimmer dem Grunde nach abzugsfähig, da sie mehr als 50% ihrer Arbeitszeit darin
verbringen, dann können Sie folgende Kosten bei der Veranlagung geltend machen: anteilige
Mietkosten, anteilige Anschaffungskosten bei Eigenheimen und Eigentumswohnungen, anteilige
Betriebskosten wie Strom, Heizung, Müll, Internet, Telefon.
Aus- und Fortbildungskosten
sind dann voll absetzbar, wenn sie mit dem aktuell ausgeübten Beruf in direktem Zusammenhang
stehen oder im sehr nahe verwandten Bereich* angesiedelt sind. EDV-Kurse, Sprachkurse, Kosten
für Studium (Studiengebühren / Sachbücher…), Fachhochschulen und Akademien.
* Verwandter Bereich: Ein Fleischhauer macht eine Ausbildung zum Koch, eine Friseurin zur
Kosmetikerin, ein Dachdecker zum Spengler, ein Elektrotechniker zum EDV-Techniker, eine
Restaurantfachfrau zur Tourismusmanagerin.
Absetzbar sind nicht nur die Kosten für die Ausbildung selbst (Seminarkosten, Büromaterial),
sondern auch die Fahrtkosten, die Reisekosten, und die Nächtigungskosten.
Spezialfall Sprachkurse: Erwerben Sie aufgrund der Erfordernisse im ausgeübten oder verwandten
Beruf Sprachkenntnisse allgemeiner Natur (z.B. Grundkenntnisse für eine Tätigkeit als Kellner,
Sekretärin, Telefonistin, Verkäufer), liegen abzugsfähige Aus- und Fortbildungskosten vor.
Sprachkurse im Ausland werden nur dann steuermindernd berücksichtigt, soweit der (nahezu)
ausschließliche berufliche Bezug erkennbar ist. Dazu gehören die lehrgangsmäßige Organisation,
die Ausrichtung von Programm und Durchführung ausschließlich auf die Teilnehmer ihrer
Berufsgruppe.
Sprachkurse können aber auch Teil von Umschulungskursen sein (siehe nächster Punkt).
Umschulungskosten
Hierbei handelt es sich um Kosten, die nicht mit dem aktuell ausgeübten Beruf im Zusammenhang
stehen, aber das Ziel haben einen anderen Beruf zukünftig auszuüben.
Wichtig: die Umschulungsmaßnahmen müssen so umfassend sein, dass sie einen Einstieg in den
neuen Beruf erlauben. Aufwendungen für einzelne Kurse oder Kursmodule für eine nicht verwandte
beruflichte Tätigkeit sind daher nicht abzugsfähig.
Sie müssen im Jahr des Absetzens der Umschulungskosten beschäftigt sein, zumindest fallweise.
Und sie müssen glaubhaft machen, dass sie tatsächlich vorhaben die Umschulung beruflich
anzuwenden. Eine hobbymäßige Verwertung der Ausbildung reicht nicht aus. Scheitert die
tatsächliche Ausübung des angestrebten Berufes, weil Sie z.B. keinen Arbeitsplatz finden, liegen
trotzdem abzugsfähige Werbungskosten vor.
Berufsförderungsbeiträge
Gewerkschaftsbeiträge: Voll absetzbar (wird nicht in Pauschale eingerechnet) - In einer eigenen
Spalte des Antragsformulars einzutragen. Wenn der Gewerkschaftsbeitrag direkt vom Dienstgeber
abgezogen wird, ist er bereits berücksichtigt und braucht nicht extra angegeben zu werden.
155
156
Betriebsratsumlagen
Die Betriebsratsumlage wird zwar im Zuge der Personalverrechnung von der Firma einbehalten,
wirkt sich aber da noch nicht steuermindernd aus. Bei der ANV können Sie die Betriebsratsumlage
jedoch steuermindernd geltend machen, indem sie die Beträge, die monatlich einbehalten wurden,
unter „Sonstige Werbungskosten“ eintragen.
Familienheimfahrten und Kosten für doppelte Haushaltsführung
Arbeiten Sie so weit weg von Ihrem Familienwohnsitz, dass Sie nicht täglich heimfahren können,
können Sie die Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung und für Familienheimfahrten als
Werbungskosten geltend machen. Als Familienwohnsitz gilt dabei jener Ort, an dem Sie mit Ihrem
Ehepartner oder Lebensgefährten einen gemeinsamen Hausstand unterhalten, der den Mittelpunkt
Ihrer Lebensinteressen bildet.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

Der Beschäftigungsort ist so weit vom Familienwohnsitz entfernt, dass eine tägliche Rückkehr
nicht zugemutet werden kann (jedenfalls ab einer Entfernung von 120 km, bei Begründung
auch darunter - etwa mehr als 2 h Fahrzeit pro Strecke).

Die Verlegung des Familienwohnsitzes in die Nähe des Beschäftigungsortes muss aus einem
der folgenden Gründe unzumutbar sein:
o
(Ehe)Partner ist am Familienwohnsitz berufstätig und verdient mehr als 2.200 € jährlich.
o
Sie üben eine zweite Berufstätigkeit in der Nähe des Familienwohnsitzes aus.
o
Wenn von vorneherein mit Gewissheit anzunehmen ist, dass die auswärtige Tätigkeit mit
vier bis 5 Jahren befristet ist.
o
Es ist jederzeit eine berufliche Versetzung an einen anderen Ort möglich (z.B. bei
Bauarbeitern, Leiharbeitern).
o
Am Familienwohnsitz im gemeinsamen Haushalt wohnen unterhaltsberechtigte und
betreuungsbedürftige Kinder, und eine Mitübersiedlung Ihrer ganzen Familie ist aus
wirtschaftlichen Gründen unzumutbar.
o
Sonstige schwerwiegende Gründe sprechen gegen eine Wohnsitzverlegung (z.B.
Pflegebedürftigkeit von im Haushalt lebenden Angehörigen).
Ist die Verlegung des Familienwohnsitzes aus einem der obigen Gründe unzumutbar, so können
Sie die Kosten für die doppelte Haushaltsführung auf Dauer von der Steuer abschreiben.
Liegen obige Voraussetzungen jedoch nicht vor, können die Kosten für eine beruflich veranlasste
Gründung eines zweiten Haushalts am Beschäftigungsort vorübergehend geltend gemacht
werden. Für Verheiratete oder in Lebensgemeinschaft Lebende wird ein Zeitraum von 2 Jahren**,
für Alleinstehende ein Zeitraum von 6 Monaten* anerkannt.
* Einem ledigen Arbeitnehmer wird zugemutet, dass dieser etwa nach einem halben Jahr seinen
Wohnsitz in die Nähe des Arbeitsortes verlegt.
** Bei einem Verheirateten beträgt dieser Zeitraum zwei Jahre. Im Einzelfall kann dieser Zeitraum,
wenn wichtige Gründe vorliegen, durchaus länger sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn
es sich um einen befristeten Dienstvertrag handelt bzw. wenn auf Grund der Pflege eines im
gemeinsamen Haushalt lebenden nahen Angehörigen die Verlegung des Familienwohnsitzes nicht
zugemutet werden kann. Das Gehalt des Ehegatten am Familienwohnsicht muss eine Grenze von
mindestens 2200 € betragen.
156
157
Eine Familienheimfahrt (steuerlich max. 1x pro Woche hin und retour) ist die Fahrt vom Wohnsitz
am Arbeitsort zum Wohnort der Familie. Sind wöchentliche bzw. monatliche Familienheimfahrten
auf Grund der Entfernung (zB Ausland) völlig unüblich, kann nur eine geringere Anzahl an
Familienheimfahrten geltend gemacht werden.
Absetzbare Aufwendungen:
• Wohnungskosten (Miete, Betriebskosten, Strom, Gas, usw.) einschließlich der erforderlichen
Einrichtungsgegenstände für die Wohnung (max. 2.200 monatlich)
• Kosten eines Hotelzimmers (max. 2.200 € monatlich)
• Für Familienheimfahrten gilt folgende Regelung: Absetzbar sind hier die tatsächlich entstandenen
Fahrtkosten (Kilometergeld bei Verwendung des eigenen KFZ, Bahn, Bus, Flug). Allerdings sind
die Fahrtkosten jedoch mit dem Höchstbetrag des großen Pendlerpauschales € 3.672 bzw. € 306
pro angefangenem Monat begrenzt. Hier die Werte der großen Pendlerpauschale:
Vom Arbeitgeber steuerfrei ausbezahlte Ersätze sind davon abzuziehen. Vor allem bei Alleinstehenden ist darauf zu achten, ob auch tatsächlich zusätzliche Kosten anfallen. Kosten für
doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten können dann nicht geltend gemacht werden,
wenn im Heimatort keine eigene Wohnung vorhanden ist (z.B. kostenlose Wohnung bei Eltern).
Fachliteratur
voll absetzbar (Fachzeitschriften, Fachsoftware, Fachbücher)
Fahrtkosten
voll absetzbar im Zuge von Aus- und Fortbildungen, Dienstzuteilungen, Dienstbesprechungen,
Familienheimfahrten, außer wenn der Dienstgeber einen Fahrtkostenersatz zahlt.
Wird ein Ersatz von weniger als das amtliche Kilometergeld (0,36 €/km) durch den Dienstgeber
bezahlt (er ersetzt zB nur die Kosten für die Benützung eines öffentlichen Verkehrsmittels, aber
man fährt mit dem privaten PKW), kann man die Differenz absetzen.
Führen Sie dazu ein Fahrtenbuch mit folgenden Angaben: Datum, Uhrzeit, Kilometerstand bei
Abfahrt/Ankunft, Ort der Abfahrt/Ankunft.
Fehlgelder
Kassenfehlbeträge, die der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber ersetzen muss, sind Werbungskosten.
Führerschein
Besteht ein Zusammenhang mit der von Ihnen ausgeübten (verwandten) Tätigkeit sind Kosten für
den Erwerb eines Führerscheins für LKW, LKW mit Anhänger oder Autobus von der Steuer
absetzbar. Hinweis: Die Kosten zur Erlangung des PKW-Führerscheins sind nicht absetzbar!
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Nächtigungsgelder
für Dienstreisen (inkl. Fortbildungen) voll absetzbar (ohne Nachweis 15 €). Der Kostenersatz durch
den Dienstgeber ist jedoch abzuziehen. (Üblicherweise werden Kosten für die Nächtigung durch
den Dienstgeber voll übernommen. Nächtigungsgebühr kann anfallen, wenn Hotelzimmer weniger
als 15 € kostet, in diesem Fall die Differenz abzugsfähig, oder ein Teil der Kosten ist selbst zu
bezahlen (hier ist ein Beleg erforderlich).
Pendlerpauschale
ist nur dann absetzbar, wenn sie noch nicht vom Dienstgeber berücksichtigt ist. Die Eintragung
erfolgt im Antragsformular in einer eigenen Spalte. Überprüfen Sie Ihren Anspruch, es kann sich
lohnen (ab 20 km einfache Wegstrecke haben Sie sicher einen Anspruch). Bei Antrag beim
Dienstgeber erfolgt der Abzug laufend und wird dann in der Steuererklärung nicht mehr extra
angeführt.
Prozesskosten in Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit sind absetzbar
Rückzahlung von Aus- und Fortbildungskosten
Müssen Sie anlässlich der Beendigung Ihres Dienstverhältnisses Kosten für vom Arbeitgeber
bezahlte Aus- und Fortbildung zurück bezahlen, können Sie den Aufwand als Werbungskosten
geltend machen.
Strafen sind grundsätzlich nicht von der Steuer absetzbar.
Einzige Ausnahme: Sie erhalten eine Geldstrafe, die in ursächlichem Zusammenhang mit Ihrer
Berufstätigkeit steht und Sie können nachweisen, dass die Strafe vom Verschulden unabhängig
angefallen ist oder auf ein nur geringes Verschulden zurückzuführen ist. Bsp: Bei einer
Ladetätigkeit parken Sie vorschriftswidrig - diese Geldstrafe können Sie absetzen.
Taggelder / Nächtigungsgelder
Taggelder sind voll absetzbar (je Stunde 2,20 €; je vollen Tag = 12 Stunden 26,40 €), wenn sie im
Zuge einer Dienstreise/Schulung usw. anfallen
Wenn Sie also für Seminare etc eine Dienstreise machen, führen Sie bitte Aufzeichnungen darüber
mit Datum - Abreiseuhrzeit - Zielort - Uhrzeit der Rückkehr.
Wenn Sie zusätzlich irgendwo übernachten, steht Ihnen das Nächtigungsgeld zu.
Telefon/Internetkosten
im Ausmaß der beruflichen Nutzung absetzbar eigene Schätzung: anteilsmäßig
Umzugskosten
sind voll absetzbar bei beruflicher Veranlassung:
• Umzug beim erstmaligen Antritt eines Dienstverhältnisses
• Umzug beim Wechsel des Dienstgebers
• Umzug im Falle einer dauernden Versetzung durch den gegenwärtigen Dienstgeber
• Umzug zur Vermeidung eines unzumutbar langen Arbeitsweges
Trifft einer der oben aufgezählten Fälle auf Sie zu, dann können Sie die Ausgaben zur Erlangung
der Wohnung am Dienstort (Inserate, Vermittlungsprovisionen, usw.) und Kosten für den Transport
des Hausrates absetzen. Voraussetzung für die Absetzbarkeit von Umzugskosten ist allerdings die
Aufgabe des bisherigen Wohnsitzes!
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E12.) SONDERAUSGABEN
Sonderausgaben teilen sich in drei Gruppen
- solche die unbeschränkt absetzbar sind,
- solche die einzeln bis zu einer gewissen Höhe
- und solche, die zusammen genommen nur bis zu einem gewissen Höchstbetrag absetzbar sind.
Letztere werden auch TOPFSONDERAUSGABEN genannt.
Hinzu kommt bei diesen
Topfsonderausgaben, dass von ihnen nur ein Viertel die Steuerbemessungsgrundlage vermindert,
während die zwei anderen Sonderausgabenarten die Bemessungsgrundlage zur Gänze
vermindern.
Sonderausgaben können auch dann abgesetzt werden, wenn sie für die Ehefrau oder für Kinder
geleistet werden, für die man Familienbeihilfe bezieht. Sonderausgaben, die der Ehepartner nicht
geltend macht, kann der Partner, der die Arbeitnehmerveranlagung macht, bei ihm geltend mache.
In der Regel empfiehlt es sich Sonderausgaben immer bei dem Partner anzusetzen, der in der
höheren Steuerprogressionsstufe ist, da dann die Lohnsteuerrückzahlung höher ist. Bei den
Topfsonderausgaben gibt man diese nur dann beim Partner hinein, wenn dadurch der
Maximalbetrag nicht überschritten wird.
A.) OHNE HÖCHSTBETRAG UNBESCHRÄNKT UND VOLL ABZUGSFÄHIG
Dazu zählen der Nachkauf von Versicherungszeiten in der gesetzlichen Pensionsversicherung,
Beiträge zur freiwilligen Weiterversicherung in der gesetzlichen Pensionsversicherung, bestimmte
Renten (Versorgungsrenten, Schadensersatzrenten - nicht: Unterhaltsrenten - Kaufpreisrenten
erst: wenn der Wert der Gegenleistung überstiegen wird) und dauernde Lasten, sowie
Steuerberatungskosten, sofern sie nicht Betriebsausgaben sind. Auch pauschalierte
Steuerpflichtige können Steuerberatungskosten als Sonderausgaben absetzen.
B.) EINZELN NUR BIS BESTIMMTE HÖHE ABER VOLL ABZUGSFÄHIG
Die Kirchensteuer (max. 200 €, ab 2012: € 400) oder Spenden an begünstigte Institutionen bis
max. 10% der Einkünfte des vorigen Jahres.
Verluste aus Vorjahren, soweit durch ordnungsgemäße Buchhaltung erfasst (ab 2007 auch bei
Einnahmen-Ausgabenrechnung für Verluste der letzten 3 Jahre) können auch in das aktuelle Jahr
übernommen und abgezogen werden - allerdings gilt die Vortragsgrenze von 75%, was bedeutet,
dass Vorjahresverluste maximal 75% der Einkünfte des aktuellen Jahres reduzieren dürfen. Was
an Verlusten übrig bleibt, kann ihn folgende Jahre mit übernommen werden.
C.) GEMEINSAM BIS ZU HÖCHSTBEITRAG UND AUF 1 VIERTEL BESCHRÄNKT ABZUGSFÄHIG
Die nachfolgenden Topf-Sonderausgaben werden zusammengerechnet und sind nur zu einem
Viertel des Höchstbetrages von € 2.920,- abzugsfähig, maximal also € 730,-. Dieser Höchstbeitrag
erhöht sich um weitere € 2.920,-, wenn ein Alleinverdiener- bzw. Alleinerzieherabsetzbetrag
zusteht und um weitere € 1.460,- ab 3 Kindern.
Für die "Topfsonderausgaben" besteht zudem eine Einschleifregelung. Ab einem Gesamtbetrag
der Einkünfte von € 36.400,- werden die Sonderausgaben gekürzt bis diese ab € 60.000,- zur
Gänze unberücksichtigt bleiben.
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1. Beiträge zu freiwilligen Personenversicherungen (Kranken-, Unfall-, Pensions-,
Lebensversicherung) wenn das Versicherungsunternehmen den Sitz im Inland hat.
Sachversicherungen (KFZ / Haushalt…) sind keine Sonderausgaben.
Sonderfall Lebensversicherung: keine Einschränkung bei Ablebensversicherungen - aber bei
Lebensversicherung auf den Erlebensfall (Kapitalversicherung), die seit 1996 abgeschlossen
wurden, sind nur Sonderausgabe, wenn es eine reine Rentenversicherung ist - sprich die
Versicherungsleistung in Form einer lebenslangen Rente erfolgt.
Freiwillige Höherversicherung in der Pensionsversicherung und Arbeitnehmer-Beiträge zu
Pensionskassen sind nur dann möglich, wenn Sie keine staatliche Prämie für die Zukunftsvorsorge
in Anspruch genommen haben.
2. Ausgaben für die Anschaffung von Genuss-Scheinen und für die Erstanschaffung junger
Aktien von Aktiengesellschaften. Die Genuss-Scheine oder jungen Aktien müssen bei einem
inländischen Kreditinstitut
- gegen sofortige volle Zahlung der Anschaffungskosten der Genuss-Scheine oder des
Ausgabebetrages der jungen Aktien erworben und
- durch mindestens zehn Jahre ab der Anschaffung hinterlegt werden.
3. Wohnraumschaffung / -sanierung
Darunter fallen
i) Mindestens achtjährig gebundene Beträge, die vom Wohnungswerber zur Schaffung von
Wohnraum an Bauträger geleistet werden. (Bauträger sind meist gemeinnützige Bau-, Wohnungsund Siedlungsvereinigungen /-genossenschaften).
Werden die Beträge vor Ablauf von acht Jahren seit Vertragsabschluss zurückgezahlt, kommt es
zu einer Nachversteuerung. Geht die Wohnung ins Eigentum des Wohnungswerbers über oder
werden die rückgezahlten Beträge wieder für Wohnraumschaffung oder -sanierung verwendet,
unterbleibt die Nachversteuerung.
ii) Beträge, die zur Errichtung von Eigenheimen oder Eigentumswohnungen verausgabt
werden. Eigenheim ist ein Wohnhaus im Inland mit nicht mehr als zwei Wohnungen, wenn
mindestens zwei Drittel des Gebäudes Wohnzwecken (Beheizbarkeit) dienen: ein Gartenhaus
oder ein Badebungalow ist kein Eigenheim.
Das Eigenheim kann auch im Eigentum mehrerer Personen stehen. Das Eigenheim kann auch auf
fremdem Grund und Boden sein. Auch die Aufwendungen für den Erwerb von Grundstücken zur
Schaffung von Eigenheimen oder Eigentumswohnungen sind abzugsfähig. Nicht abgesetzt werden
kann der Ankauf einer bereits fertig gestellten (errichteten) Eigentumswohnung.
Was zählt zu den Errichtungskosten eines Eigenheimes?
Zu den Errichtungskosten gehören die Grundstückskosten und alle Baumaßnahmen:
- Grundstückskosten einschließlich Maklerkosten sowie die Aufschließungskosten
- Planungskosten (Baumeister, Architekt)
- Anschlusskosten an ein öffentliches Versorgungsnetz (Kanal, Wasser, Gas, Strom)
- Kosten der Bauausführung (Baumeisterarbeiten, Elektroinstallation, Dachdeckung etc.)
- Kosten für den Ankauf von Baumaterial (Schotter, Zement, Fliesen etc.)
- Kosten der Umzäunung
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Keine Sonderausgaben sind hingegen:
- Kosten der Wohnungseinrichtung (z. B. Teppiche, Möbel, Einbauküche, Wandvertäfelung)
- Kosten der Gartengestaltung
- Kosten für vom Eigenheim getrennte Bauten (z. B. Garage oder Sauna neben dem Haus)
Wer den Kauf eines Grundstückes als Sonderausgabe geltend macht, muss innerhalb von fünf
Jahren zu bauen beginnen. Der Grunderwerb nach der Errichtung des Eigenheimes ist keine
Sonderausgabe.
Als Sonderausgaben für die Schaffung von Wohnraum können in der Regel nur die bis zur
Fertigstellung (Erteilung der Benützungsbewilligung) des Eigenheimes anfallenden Kosten und die
darauf entfallenden Darlehensrückzahlungen inkl. Zinsen geltend gemacht werden.
Werden in der Benützungsbewilligung weitere Auflagen erteilt (z. B. Verputz der Fassade), so
zählen diese Aufwendungen noch zu den begünstigten Errichtungskosten.
Sonderausgaben kann der Eigentümer oder Miteigentümer geltend machen. Wenn die Eltern
Eigentümer des Eigenheimes sind, dann können die Kinder, die sich an der Errichtung beteiligen,
aber keine Miteigentümer sind, keine Sonderausgaben hiefür geltend machen.
Begünstigt ist die Errichtung (auch eines Fertigteilhauses), nicht aber der Ankauf eines fertigen
Eigenheimes. Erwirbt jemand einen Rohbau, dann sind zwar die Anschaffungskosten des Rohbaus
keine Sonderausgaben, wohl aber die weiteren Kosten der Baumaßnahmen.
iii) Ausgaben zur Sanierung von Wohnraum, wenn die Sanierung über unmittelbaren Auftrag
des Steuerpflichtigen durch einen befugten Unternehmer durchgeführt worden ist, und zwar
- Instandsetzungsaufwendungen einschließlich Aufwendungen für energiesparende Maßnahmen, wenn diese Aufwendungen den Nutzungswert des Wohnraumes wesentlich
erhöhen oder den Zeitraum seiner Nutzung wesentlich verlängern oder
- Herstellungsaufwendungen.
Aufwendungen zur Sanierung von Wohnraum können sowohl vom Eigentümer, als auch
beispielsweise vom Mieter geltend gemacht werden, wenn die Sanierung vom Mieter (und
nicht vom Vermieter) in Auftrag gegeben worden sind
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Sanierungungsmaßnahmen sind etwa:
- Austausch aller Fenster samt Rahmen
- Austausch aller Türen samt Türstock
- Austausch von Zwischendecken
- Austausch von Unterböden
- Austausch einzelner Fenster bei Verbesserung des Lärmschutzes oder zur Minderung
des Energieverbrauches
- Austausch der Eingangstür bei Verbesserung des Einbruchsschutzes oder zur Minderung
des Energieverbrauches
- Austausch von Heizungsanlagen (verbesserte Heizleistung, bessere Bedienbarkeit)
- Austausch der Elektro-, Gas-, Wasser und Heizungsinstallationen
- Einbau von Wärmepumpen, Solar- und Wärmerückgewinnungsanlagen
- Umstellung auf Fernwärmeversorgung
- Maßnahmen zur Verminderung des Energieverlustes oder -verbrauches
- Nachträglicher Anschluss an Versorgungsnetze (beispielsweise an die Wasser-, Kanal-,
Strom- o. Gasversorgung). Darunter fallen sowohl die Aufwendungen für das Herstellen
des Anschlusses als auch die Anschlussgebühren. Die Kosten eines Telefonanschlusses
sind nicht absetzbar.
Herstellungsmaßnahmen sind insbesondere:
- Zusammenlegen von Wohnungen
- Einbau von Zentralheizungen und Aufzugsanlagen
- Einbau von Badezimmern und Toilettenanlagen
- Versetzen von Türen, Fenstern und Zwischenwänden
Nicht absetzbar sind beispielsweise:
-Laufende Wartungsarbeiten, Ausbessern des Verputzes, Ausmalen und Tapezieren von
Räumen, Austausch einer beschädigten Fensterscheibe
-Materialrechnungen bei Selbstmontage
-Über die Miete weiterverrechnete Sanierungskosten
-Aufwendungen für eine Luxusausstattung
-Kosten für die Einrichtung (Möbelstücke, Einbauküche)
Wird die Errichtung oder Sanierung von Wohnraum fremdfinanziert, sind die Rückzahlungen
(inkl. der bezahlten Zinsen) als Sonderausgaben absetzbar.
Rückzahlungen von Darlehen, die für die Schaffung oder für die Sanierung von Wohnraum
aufgenommen wurden, sowie Zinsen für derartige Darlehen sind ebenfalls Sonderausgaben.
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E13.) Außergewöhnliche Belastungen
Diese müssen außergewöhnlich sein (also bei der Mehrheit der Steuerpflichtigen üblicherweise
NICHT auftreten) und zwangsläufig, also nicht freiwillig getätigt werden.
Sind die Kosten auf Grund eines freiwilligen oder schuldhaften Verhaltens (z.B. Alkoholisierung)
entstanden, so fehlt den Aufwendungen das Merkmal der Zwangsläufigkeit!
a.) in Voller Höhe absetzbar ohne Selbstbehalt sind:
Katastrophenschäden
Aufwendungen für die Beseitigung von Katastrophen (Mur, Lawine, Hochwasser…) in Höhe der
Ersatzbeschaffung. Man benötigt eine Bestätigung durch die Gemeinde.
Eigene körperliche o. geistige Behinderung oder die des Partners oder erheblich behinderte
Kinder
Aufwendungen, soweit sie über die nachfolgend genannten pauschal gewährten Begünstigungen
oder Geldleistungen (Pflegegeld, Pflegezulage, Blindenzulage) hinausgehen
b.) durch Pauschalbetrag absetzbar ohne Selbstbehalt
Pauschale Jahresfreibeträge bei Minderung der Erwerbsunfähigkeit
Sie stehen nur zu, wenn keine Pflege bedingte Geldleistung bezogen wird.
Behinderungsgrad
Diätkosten bei Minderung der Erwerbsfähigkeit um mind 25%
Unter Krankheitskosten fallen auch Kosten einer speziellen
Diätverpflegung auf Grund einer Krankheit. Abgesetzt werden
können entweder die rechts stehenden Pauschalen - oder die
tatsächlichen Aufwendungen, die allerdings mit Belegen
nachgewiesen werden müssen.
Beträgt die Minderung der Erwerbsfähigkeit weniger als 25 %,
wandern die Diätkosten (Pauschalen oder tatsächliche
Aufwendung) in die nachfolgende dritte Gruppe c. der
außergewöhnlichen Belastungen MIT Selbstbehalt.
Mehraufwendungen für ein erheblich behindertes Kind
für das erhöhte Familienbeihilfe gewährt wird (monatlich € 262,-)
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164
Aufwendungen für eigene körperliche oder geistige Behinderung oder die des (Ehe)Partners
Aufwendungen für Kinderbetreuung für Kinder bis 10 Jahre
bis max. € 2.300,- pro Kind und Kalenderjahr
Ausbildungskosten für auswärtige Berufsausbildung der Kinder
Für Kinder kann ein Pauschalbetrag von monatlich € 110,- als außergewöhnliche Belastung
geltend gemacht werden, wenn im Einzugsbereich des Wohnortes (80km bei Studenten, 25 km für
Schüler und Lehrlinge) keine Ausbildungsmöglichkeit besteht. Berufsbedingte Aus-, Fortbildungsund Umschulungskosten können als Betriebs- bzw. Werbungskosten geltend gemacht werden.
c.) absetzbar MIT Selbstbehalt
1. Diätkosten bei Minderung der Erwerbsfähigkeit weniger als 25%
2. Ausbildungskosten für auswärtige Berufsausbildung von Kindern in Privatschulen
3. Prozesskosten (Prozess weder selbst ausgelöst noch eigene Schuldigsprechung)
4. Krankheitskosten (auch für Partner/Kinder) die nicht von einer Versicherung bezahlt
werden:
o Arzt- und Krankenhaushonorare;
o Kosten für Medikamente (auch homöopathische Präparate), Rezeptgebühren,
Behandlungsbeiträge (einschließlich Akupunktur und Psychotherapie), - nicht jedoch Kosten
für künstliche Befruchtung
o Aufwendungen für Heilbehelfe (Gehbehelfe, Rollstuhl, Hörgeräte usw.);
o Kosten für den Zahnersatz bzw. der Zahnbehandlung (z. B. Zahnprothese, Krone,
Brücke), Kosten für Sehbehelfe (Brille, Kontaktlinsen !)
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o Entbindungskosten (Kosten für Sonderklasse aber nur, wenn medizinisch indiziert)
o Kur- und Therapiekosten
o Fahrtkosten zum Arzt oder ins Spital
o für Gehbehinderungen gibt es einen Freibetrag von € 153 pro Monat, falls ein Privat-KFZ
für sie adaptiert werden muss - falls kein Privat-KFZ und Gehbehinderung mindestens 50 %
=> Taxirechungen bis € 153 als außergewöhnliche Belastung.
Zu beachten ist bei dieser Gruppe von außergewöhnlichen Belastungen, dass es einen
Selbstbehalt gibt, der sich nach Höhe des Einkommens nach Abzug der Sonderausgaben richtet:
- bis Einkommen € 7300:
6%,
- bis Einkommen € 14.600: 8%,
- bis Einkommen € 36.400: 10 %,
- bei Einkommen darüber:
12 %
Der Selbstbehalt reduziert sich bei Alleinverdiener- o. Alleinerzieher-Absetzbetrag um 1 % und
auch pro Kind um 1%.
Der Selbstbehalt wird jedoch seitens des Finanzamtes automatisch ermittelt. Selber abgezogen
werden müssen jedoch Kostenersätze, die von Dritten gewährt werden, etwa Kostenersätze von
Versicherungen.
Alphabetische Übersicht der häufigsten außergewöhnlichen Belastungen
Alters- oder Pflegeheim
Die Kosten für die Unterbringung in einem Alters- oder Pflegeheim stellen nur dann eine
außergewöhnliche Belastung dar, wenn diese aufgrund von Krankheit, Pflege- oder besonderer
Betreuungsbedürftigkeit entstehen.
Hinweis:
Bei Bezug von Pflegegeld ab der Stufe 1 ist jedenfalls von einer Pflegebedürftigkeit auszugehen.
Die Unterbringung in einem Altersaußergewöhnliche Belastung dar.
oder
Pflegeheim
aus
Altersgründen
stellt
keine
Trägt die im Heim untergebrachte Person die Kosten selbst und verfügt sie über keinen
eigenen Haushalt, so ist der steuerlich abzugsfähige Betrag um eine Haushaltsersparnis in Höhe
von € 156,96 monatlich für ersparte Verpflegungskosten zu kürzen.
Reicht das Einkommen einschließlich des Pflegegeldes der pflegebedürftigen Person nicht aus,
können unterhaltsverpflichtete Personen bzw. nahe Angehörige (Lebensgefährtin oder
Lebensgefährte) ihre Aufwendungen als außergewöhnliche Belastung geltend machen, wobei ein
Selbstbehalt abzuziehen ist. Eine Kürzung der Aufwendungen um eine Haushaltsersparnis für
Verpflegungskosten hat in diesem Fall zu unterbleiben.
Bezahlt ein Unterhaltsverpflichteter die Pflegeheimkosten und besteht ein konkreter vertraglicher
Zusammenhang zwischen der Belastung mit den Pflegekosten und einer Vermögensübertragung
(z.B. Übertragung eines Hauses), liegt insoweit keine außergewöhnliche Belastung vor.
Wird Pflegegeld bezogen, so ist von einer mindestens 25%igen Erwerbsminderung auszugehen.
Das Ausmaß der Behinderung muss in diesen Fällen nicht gesondert nachgewiesen werden. Die
Pflegeheimkosten werden daher ohne Abzug eines Selbstbehaltes anerkannt.
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Häusliche Betreuung
So wie bei der Heimbetreuung sind auch die Kosten für häusliche Betreuung ab Bezug von
Pflegegeld der Pflegestufe 1 als außergewöhnliche Belastung abzugsfähig (Kosten für
Pflegepersonal, Aufwendungen für Vermittlungsorganisationen, Pflegemittel). Erhaltene steuerfreie
Zuschüsse (z.B. Pflegegeld, Zuschuss zu Betreuungskosten) sind abzuziehen.
Die gekürzten Aufwendungen können vom Betreuten oder vom alleinverdienenden Ehepartner
ohne Abzug eines Selbstbehaltes als außergewöhnliche Belastung geltend gemacht werden.
Zusätzlich können Sie Kosten der Heilbehandlung absetzen: Arztkosten, Medikamente, Hilfsmittel.
Auswärtige Berufsausbildung
Besteht im Einzugsgebiet des Wohnortes (in der Regel mehr als 80 km) keine entsprechende
Ausbildungsmöglichkeit für ein Kind oder beträgt die Fahrzeit vom Wohnort zum Ausbildungsort
bei Benützung des günstigsten öffentlichen Verkehrsmittels mehr als eine Stunde, so können die
Kosten der Berufsausbildung mit monatlich € 110,- pauschal berücksichtigt werden.
Der Pauschbetrag steht pro angefangenem Kalendermonat der Berufsausbildung zu.
Beispiel:
Die Berufsschule beginnt am 21.11. und dauert bis zum 16.12. eines Jahres. Der Anspruch auf
den Pauschbetrag besteht für 2 Monate.
Er steht auch während der Schul- und Studienferien zu und es sind damit sämtliche Kosten (inkl.
Internatskosten) abgedeckt. Ein Selbstbehalt ist nicht zu berücksichtigen. Höhere tatsächliche
Kosten können nicht geltend gemacht werden.
Voraussetzung für die Gewährung einer außergewöhnlichen Belastung in diesem
Zusammenhang ist ein zielstrebiges Bemühen, das Ausbildungsziel zu erreichen und die
vorgeschriebenen Prüfungen abzulegen.
Bei Schülern und Lehrlingen stellt der Besuch eines mehr als 25 Kilometer vom Wohnort
entfernten Internats eine auswärtige Berufsausbildung dar, sofern es keine näher gelegene
Ausbildungsstätte gibt.
Hinweis:
Die Gewährung des Freibetrages ist nicht gekoppelt an den Bezug der Familienbeihilfe, sodass bei
ernsthaftem Betreiben der Ausbildung der Pauschbetrag auch nach Ablauf des
Familienbeihilfenanspruchs zusteht.
Begräbniskosten
Grundsätzlich sind die Begräbniskosten aus dem vorhandenen Nachlass zu bestreiten. Reicht
dieses Vermögen aus, werden die Begräbniskosten von der Finanzverwaltung nicht als
außergewöhnliche Belastung anerkannt
Reicht der vorhandene Nachlass (bewertet zum Verkehrswert) nicht aus, sind die Erben zur
Deckung der Begräbniskosten berufen und diese Kosten stellen eine außergewöhnliche Belastung
dar.
Anerkannt werden die Kosten für ein einfaches Begräbnis mit höchstens € 4.000,- (ab 2007; bis
2006 maximal € 3.000,-) sowie die Aufwendungen für die Errichtung eines Grabdenkmales
ebenfalls mit höchstens € 4.000,- (ab 2007; bis 2006 maximal € 3.000,-).
Höhere Kosten müssten vor allem hinsichtlich der „Zwangsläufigkeit" nachgewiesen werden (z.B.
Überführungskosten, besondere Vorschriften hinsichtlich der Gestaltung des Grabmales).
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Zuschüsse (z.B. Versicherungsleistungen) sind von den tatsächlich anfallenden Begräbniskosten
abzuziehen.
Blumen und Kränze sind Teil der Begräbniskosten; nicht als außergewöhnliche Belastung
absetzbar sind die Kosten der Trauerkleidung, die Kosten der Bewirtung der Trauergäste und die
Grabpflege.
Behinderungen in eigener Person bzw. des (Ehe-)Partners
Hat ein Steuerpflichtiger Aufwendungen
• durch eine eigene körperliche oder geistige Behinderung oder
• bei Anspruch auf den Alleinverdienerabsetzbetrag durch die Behinderung des (Ehe-) Partners
so wird das Einkommen um folgende Pauschalbeträge ohne Berücksichtigung
Selbstbehaltes vermindert, sofern der Grad der Behinderung mindestens 25% beträgt:
Grad der Behinderung
25 % bis 34 %
35 % bis 44 %
45 % bis 54 %
55 % bis 64 %
65 % bis 74 %
75 % bis 84 %
85 % bis 94 %
ab 95 %
eines
Jahresfreibetrag
€ 75,€ 99,€ 243,€ 294,€ 363,€ 435,€ 507,€ 726,-
Das Ausmaß der Behinderung ist auf Verlangen des Finanzamtes durch eine amtliche
Bescheinigung der folgenden Stellen nachzuweisen:
•
Landeshauptmann bei Empfängern einer Opferrente
•
Sozialversicherungsträger bei Berufskrankheiten oder Berufsunfällen v.Arbeitnehmern
•
Bundesamt für Soziales und Behindertenwesen in allen übrigen Fällen.
Der entsprechende Nachweis kann durch einen Behindertenpass bzw. einen abschlägigen
Bescheid, aus dem der Grad der Behinderung ersichtlich ist, erfolgen. Der Behindertenpass wird
vom Bundesamt für Soziales und Behindertenwesen ausgestellt.
Hinweis: Die bis 2004 vom Amtsarzt ausgestellten Bescheinigungen gelten weiterhin.
Wird ganzjährig Pflegegeld (Blindenzulage, Blindengeld, Pflege- oder Blindenbeihilfe) bezogen, so
steht der Pauschalbetrag nicht zu.
Aufwendungen für nicht regelmäßig anfallende Hilfsmittel (z.B. Rollstuhl, behindertengerechte
Adaptierung der Wohnung, Hörgerät, etc.) können zusätzlich ohne Kürzung um einen
Selbstbehalt angesetzt werden.
Neben dem Pauschbetrag können auch Kosten einer Heilbehandlung ohne Berücksichtigung
eines Selbstbehaltes geltend gemacht werden, soweit diese mit der Behinderung in
Zusammenhang stehen (Arzt- und Krankenhauskosten, Kur- und Therapiekosten, Kosten für
Medikamente).
Resultiert aus der Behinderung auch die Notwendigkeit einer Diätverpflegung, so kann auch der
Pauschbetrag für Diätverpflegung zusätzlich beansprucht werden.
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Hinweis:
Wahlweise können anstelle der Pauschbeträge auch die tatsächlichen mit der Behinderung in
Zusammenhang stehenden Kosten geltend gemacht werden.
Unabhängig von obigen Pauschbeträgen können gehbehinderte Personen, die infolge ihrer
Gehbehinderung ein eigenes Fahrzeug benötigen, einen Freibetrag in Höhe von € 153,monatlich absetzen, darüber hinaus können unter diesem Titel keine Mehraufwendungen geltend
gemacht werden. Personen mit einem mindestens 50%igen Grad der Behinderung ohne eigenes
KFZ können tatsächliche Taxikosten bis zu maximal € 153,- monatlich geltend machen.
Die Gehbehinderung ist gegenüber der Finanzbehörde auf Verlangen durch ein entsprechendes
Dokument nachzuweisen (z.B.
Behindertenpass mit der Feststellung der Gehbehinderung, Befreiungsbescheid von der
motorbezogenen Versicherungssteuer, Ausweis gem. § 29b der Straßenverkehrsordnung).
Behinderungen von Kindern
Im Zusammenhang mit behinderten Kindern steht ab einer 50%igen Behinderung anstelle der
oben angeführten Freibeträge ein monatlicher Pauschbetrag von € 262,- zu, sofern kein
Pflegegeld bezogen wird.
Aufwendungen für Behindertenhilfsmittel (Rollstuhl, behindertengerechte Adaptierung der
Wohnung, etc.) und Kosten für eine Behindertenschule oder -werkstätte
können zusätzlich geltend gemacht werden.
Bei Bezug von Pflegegeld für das behinderte Kind ist der monatliche Freibetrag von € 262,- um
das erhaltene Pflegegeld zu kürzen. Die oben angeführten jährlichen Freibeträge nach dem Grad
der Behinderung stehen nicht zu.
Unabhängig vom Pflegegeldbezug können die tatsächlichen Kosten für nicht regelmäßig
anfallende Aufwendungen betreffend Hilfsmittel und die Kosten der Heilbehandlung geltend
gemacht werden.
Bürgschaft
Die Inanspruchnahme aus einer Bürgschaft, die zugunsten eines nahen Angehörigen
übernommen wurde, stellt grundsätzlich keine außergewöhnliche Belastung dar.
Nur ausnahmsweise liegt eine außergewöhnliche Belastung vor, wenn die Bürgschaft im
Zusammenhang mit Belastungen eines unterhaltsberechtigten nahen Angehörigen steht, die
auch beim Steuerpflichtigen selbst eine außergewöhnliche Belastung darstellen würden. Das
Finanzamt entscheidet darüber individuell.
Diätverpflegung
Für die nachfolgenden Krankheiten, die durch eine ärztliche Bestätigung nachzuweisen sind,
werden für Diätverpflegung folgende Pauschalbeträge monatlich als außergewöhnliche Belastung
anerkannt.
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Werden höhere Beträge beansprucht, sind die Aufwendungen mit Belegen nachzuweisen.
Führen die erwähnten Erkrankungen zu einer Erwerbsminderung von weniger als 25%, ist von
den tatsächlichen Aufwendungen ein Selbstbehalt abzuziehen.
Führen sie zu einer Erwerbsminderung von 25% oder mehr, unterbleibt der Abzug eines
Selbstbehaltes.
Geburt
Die Kosten der Geburt in der Sonderklasse stellen dann eine außergewöhnliche Belastung dar,
wenn triftige medizinische Gründe (konkrete Gefahr von Komplikationen medizinischer Art) eine
Betreuung durch einen eigenen Arzt erforderlich machen und die Aufwendungen nicht durch
Kostenersätze (Versicherung) gedeckt sind. Wünsche, Vorstellungen und Befürchtungen allgemeiner Art reichen nicht aus.
Haushaltshilfe
Sofern und soweit Aufwendungen Ausfluss der im Gesetz allgemein verankerten Verpflichtung der
Eltern zur Beaufsichtigung ihres Kleinkindes sind, liegt der geradezu typische Fall einer lediglich
„gewöhnlichen" Belastung vor.
Die Beschäftigung einer Haushaltshilfe im Haushalt von Ehegatten kann nur dann zu einer
außergewöhnlichen Belastung führen, wenn kein Ehegatte in der Lage ist, die notwendige
Betreuung der Kinder sowie die Führung des Haushaltes zu übernehmen.
Dies kann der Fall sein, wenn
• beide Ehegatten aus Gründen einer sonstigen Existenzgefährdung der Familie zum
Unterhalt beitragen müssen oder
• der nicht berufstätige Ehegatte seinen Aufgaben, den Haushalt zu führen bzw. die Kinder zu
betreuen, ohne Gefährdung seiner Gesundheit nicht nachkommen kann.
Bei einem höheren Familieneinkommen ist die Beschäftigung einer Haushaltshilfe nicht
außergewöhnlich. Eine große Kinderzahl allein reicht für die Annahme einer Zwangsläufigkeit nicht
aus.
Diese Grundsätze gelten sinngemäß bei Vorliegen einer eheähnlichen Gemeinschaft und bei
allein stehenden Personen. Die Beschäftigung einer Haushaltshilfe kann bei allein stehenden
Personen nur dann zu einer außergewöhnlichen Belastung führen, wenn
• die allein stehende Person mit Kind einer Berufstätigkeit nachgehen muss, weil sie für sich
keine oder keine ausreichende Unterhaltsleistung erhält
•
und ein zwangsläufiges Erfordernis der Kinderbetreuung besteht oder
• die allein stehende Person wegen Krankheit/Pflegebedürftigkeit einer ständigen Betreuung
bedarf.
Solche Aufwendungen sind um öffentliche Zuschüsse (z.B. Pflegegeld, Blindengeld) zu kürzen.
Heiratsausstattung
Leistungen eines Heiratsgutes bzw. einer Heiratsausstattung stellen keine außergewöhnliche
Belastung dar.
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Hochwasser- und Katastrophenschäden
Darunter fallen unvorhersehbare Schadensereignisse größeren Umfangs, die für den
Steuerpflichtigen eine unabwendbare Vermögenseinbuße nach sich ziehen.
Ereignisse, die sich als - wenn auch außergewöhnliche - Folge eines potentiellen Risikos oder
einer potentiellen Betriebsgefahr darstellen, welche der Steuerpflichtige durch seine freie
Willensentscheidung in Kauf nimmt, sind vom Begriff des „Katastrophenschadens" jedenfalls nicht
umfasst.
Die Anerkennung von Kosten zur Beseitigung von Katastrophenschäden als außergewöhnliche
Belastung kommt daher nur nach Naturkatastrophen, insbesondere bei Hochwasser-, Erdrutsch-,
Vermurungs-, Lawinen-und Sturmschäden sowie bei Schäden durch Flächenbrand,
Strahleneinwirkung, Erdbeben, Felssturz oder Steinschlag, in Betracht.
Ein bloßer Vermögensschaden stellt noch keine außergewöhnliche Belastung dar.
Erst die Kosten zur Beseitigung des Vermögensschadens können steuerlich abgesetzt werden.
In Betracht kommen dabei
•
Kosten für die Beseitigung der unmittelbaren Katastrophenfolgen (z.B. Beseitigung
von Wasser- und Schlammresten, Beseitigung von Sperrmüll, Raumtrocknung sowie
Mauerentfeuchtung)
•
Kosten für die Reparatur und Sanierung der durch die Katastrophe beschädigten, aber
weiterhin nutzbaren Vermögenswerte (z.B. Ersatz des Fußbodens oder Ausmalen von Räumen
im Zusammenhang mit weiterhin nutzbaren Wohnhäusern)
•
Kosten für die Ersatzbeschaffung von durch Katastrophen zerstörter Vermögenswerte (z.B. Neuanschaffung von Einrichtungsgegenständen, erforderlicher Neubau eines
Wohngebäudes, Neuanschaffung eines PKW).
Steuerliche Berücksichtigung als außergewöhnliche Belastung finden diese Aufwendungen nur
insofern, als die Schäden nicht durch eine Versicherung oder durch öffentliche Mittel
(Katastrophenfonds) gedeckt sind.
Die Erbringung eigener Arbeitsleistung ist mangels eines Kostenaufwandes steuerlich nicht zu
berücksichtigen. Ebenso wenig sind Aufwendungen zwecks Abwehr künftiger Katastrophen - wie
z.B. die Errichtung einer Stützmauer - als außergewöhnliche Belastung absetzbar.
Kinderbetreuungskosten
Ab der Veranlagung 2009 sind Aufwendungen für die Kinderbetreuung als außergewöhnliche
Belastung ohne Selbstbehalt abziehbar. Das zu betreuende Kind darf zu Beginn des jeweiligen
Kalenderjahres das zehnte Lebensjahr nicht vollendet haben und muss sich ständig in Österreich,
im EU/EWR-Raum oder der Schweiz aufhalten.
Die Betreuung muss durch öffentliche oder private institutionelle Kinderbetreuungseinrichtungen
(z.B. Kindergärten, Kinderkrippen, Kindertagesheime) oder durch pädagogisch qualifizierte
Personen (z.B. ausgebildete Tagesmütter) erfolgen. Private institutionelle Kinderbetreuungseinrichtungen müssen den diesbezüglichen landesgesetzlichen Vorschriften entsprechen.
Nur die Kosten für die Kinderbetreuung können berücksichtigt werden. Kosten für Verpflegung
oder das reine Schulgeld für Privatschulen sind nicht abzugsfähig.
Pro Kind und Kalenderjahr können maximal € 2.300,- abgesetzt werden. Diese Kosten müssen
unmittelbar an die Kinderbetreuungseinrichtung bzw. die vergleichbar tätige Einzelperson bezahlt
worden sein.
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Kosten, für die vom Arbeitgeber ein steuerfreier Zuschuss geleistet wird, sind nicht als
außergewöhnliche Belastung abziehbar. Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse kürzen aber nicht den
Betrag von bis zu € 2.300,-jährlich, wenn Kinderbetreuungskosten in dieser Höhe selbst
getragenen werden.
Die Geltendmachung erfolgt im Rahmen der Einkommensteuer- bzw. Arbeitnehmerveranlagung
durch jenen Elternteil, der die Kosten tatsächlich trägt.
Der/Die Steuerpflichtige muss die Höhe der Betreuungskosten unter Zuordnung der Sozialversicherungsnummer oder der Kennnummer der europäischen Krankenversicherung des
Kindes in der Steuererklärung bekannt geben.
Kleidung
Kosten für die Kleidung sind nicht abzugsfähige Lebenshaltungskosten. Eine außergewöhnliche
Belastung ist auch nicht gegeben bei Steuerpflichtigen mit besonderen Körpermaßen (z.B.
Longini).
Eine außergewöhnliche Belastung liegt jedoch vor, wenn die Anschaffung krankheitsbedingt
erforderlich ist (z.B. orthopädische Schuhe).
Krankheitskosten
Es muss nachweislich eine Krankheit vorliegen. Die Behandlung muss in direktem Zusammenhang
mit der Krankheit stehen und eine taugliche Maßnahme zur Linderung oder Heilung darstellen.
Unter Krankheit ist eine gesundheitliche Beeinträchtigung zu verstehen, die eine Heilbehandlung
bzw. Heilbetreuung erfordert.
Nicht abzugsfähig sind daher Aufwendungen für die Vorbeugung von Krankheiten sowie der
Erhaltung der Gesundheit oder Verhütungsmittel.
Liegt eine Krankheit vor, sind Aufwendungen, die der Heilung, Besserung oder Erträglichmachung einer Krankheit dienen, als außergewöhnliche Belastung zu berücksichtigen.
Es ist dabei nicht zu prüfen, ob die Krankheit aus eigener Schuld verursacht worden ist (z.B.
Alkoholismus, Rauschgift).
Aufwendungen für Behandlungsleistungen durch nichtärztliches Personal (Physiotherapeuten)
werden nur dann als außergewöhnliche Belastung anerkannt, wenn diese Leistungen ärztlich
verschrieben oder von der Sozialversicherungsanstalt zumindest teilweise ersetzt werden.
Behandlungskosten, die durch von im Ausland anerkannten Heilpraktikern durchgeführten
Behandlungen erwachsen, stellen eine außergewöhnliche Belastung dar.
Erfolgt eine Behandlung durch eine Person, die nach den jeweiligen nationalen Rechtsvorschriften
nicht zur Heilbehandlung befugt ist, kann das als außergewöhnliche Belastung anerkannt werden,
wenn durch ärztliches Gutachten nachgewiesen wird, dass die Behandlung aus medizinischen
Gründen zur Heilung oder Linderung einer Krankheit erforderlich ist.
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Zu den Krankheitskosten zählen:
• Arzt- und Krankenhaushonorare, (nicht hingegen der Besuch bei Geist- und Wunderheilern
sowie Pilgerfahrten)
• Aufwendungen für Medikamente (einschließlich medizinisch verordneter homöopathischer
Präparate), Rezeptgebühr und Behandlungsbeitrag (auch Akupunktur- und Psychotherapiekosten),
soweit sie der Steuerpflichtige selbst zu tragen hat
• Aufwendungen für Heilbehelfe (Zahnersatz, Sehbehelf, Hörgeräte, Prothesen, Gehbehelfe,
Bruchbänder, weiters krankheitsbedingte Spezialbetten)
•
Fahrtkosten für Fahrten zum Arzt bzw. ins Spital
•
Kosten für die im Spital untergebrachte Begleitperson bei Spitalsaufenthalt eines Kindes
• Aufwendungen für Ferngespräche mit der Familie bei längerem Krankenhausaufenthalt, soweit
sie das übliche Ausmaß nicht überschreiten.
Fallen höhere Aufwendungen an als jene, die von der gesetzlichen Krankenversicherung getragen
werden, so ist dennoch eine außergewöhnliche Belastung gegeben, wenn medizinische Gründe
(z.B. erwartete medizinische Komplikationen, paradontale Gründe bei Zahnersatz: Gold statt Amalgam) für eine weitergehende medizinische Behandlung sprechen.
Von den angefallenen Aufwendungen sind abzuziehen:
•
Kostenersätze, die aus gesetzlichen Krankenversicherungen geleistet werden
•
Kostenersätze von freiwilligen Krankenzusatzversicherungen oder Unfallversicherungen
•
Beim Krankenhausaufenthalt: eine Haushaltsersparnis in Höhe von € 156,96 monatlich
für Verpflegungskosten (8/10 des Sachbezugswertes für volle freie Station in Höhe von €
196,20)
Hat der Steuerpflichtige Anspruch auf einen Behindertenfreibetrag gem. Punkt 2.4. (sofern der
Grad der Behinderung mindestens 25% beträgt), so sind zu unterscheiden:
• Krankheitskosten, die mit der Behinderung in Zusammenhang stehen (z.B. Aufwendungen
für Bewegungstherapie eines Gehbehinderten), können grundsätzlich nicht neben dem Freibetrag geltend gemacht werden.
Ausnahme:
Nicht regelmäßig anfallende Aufwendungen für Hilfsmittel (Rollstuhl, Hörgerät etc.) sowie
Kosten der Heilbehandlung sind zusätzlich abzugsfähig.
Sollen die höheren tatsächlich angefallenen Krankheitskosten Berücksichtigung finden, so
müssen diese mit Beleg nachgewiesen werden.
• Krankheitskosten, die mit der Behinderung nicht in Zusammenhang stehen (z.B. Zahnersatz
eines Blinden), können nach Abzug des Selbstbehaltes unabhängig vom Behindertenfreibetrag
abgezogen werden.
Kostenersätze und eine monatliche Haushaltsersparnis von € 196,20 sind abzuziehen.
Nicht abzugsfähig sind
Erholungsreise zukommt.
Aufwendungen,
denen
schwerpunktmäßig
der
Charakter
einer
Hinweis: Kurkosten wegen einer mindestens 25%igen Behinderung gelten als Heilbehandlung
und sind ohne Selbstbehalt zu berücksichtigen.
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Kurkosten
Kurkosten stellen nur dann eine steuerlich zu berücksichtigende außergewöhnliche Belastung dar,
wenn der Kuraufenthalt unmittelbar im Zusammenhang mit einer Krankheit steht, aus
medizinischen Gründen nachweislich notwendig ist und unter ärztlicher Begleitung und Aufsicht
erfolgt.
Abzugsfähig sind dabei Aufenthaltskosten, Kosten für die medizinische Betreuung und Kurmittel
sowie die Fahrtkosten zum und vom Kurort.
Schulden - Schuldzinsen
Ausgaben für die Tilgung von Schulden können nur dann außergewöhnliche Belastung sein, wenn
der Schuldgrund ein außergewöhnlicher und zwangsläufiger ist. Es muss also die Begründung
des Schuldverhältnisses bereits zwangsläufig sein.
Entsteht diese Schuld durch ein aufgenommenes Darlehen und stellt diese Schuldaufnahme eine
außergewöhnliche Belastung dar, dann können die entsprechenden Rückzahlungsbeträge
zusammen mit den allenfalls zu leistenden Schuldzinsen als außergewöhnliche Belastung geltend
gemacht werden (z.B. Kreditaufnahme zur Bezahlung einer Operation).
Strafen
Da im Zusammenhang mit Strafen ein schuldhaftes Verhalten zu unterstellen ist, können diese
Aufwendungen nicht steuermindernd abgesetzt werden.
Unterhaltsleistungen
Nur jene Unterhaltsleistungen sind abzugsfähig, die zur Deckung von Aufwendungen führen, die
beim Empfänger selbst eine außergewöhnliche Belastung wären (z.B. bezahlte
Krankheitskosten für Angehörige, oder solche für die Beseitigung von Katastrophenschäden von
einkommensschwachen Angehörigen).
Keine außergewöhnliche Belastung sind z.B.:
•
•
•
•
•
Unterhaltsleistungen an den geschiedenen Ehegatten (auch bei Wiederverehelichung)
Unterhaltsleistungen an Kinder aus geschiedenen Ehen
Unterhaltsleistungen an uneheliche Kinder
Unterhaltsleistungen an mittellose Angehörige
Kosten für einvernehmliche Ehescheidungen gem. § 55a Ehegesetz.
Zahnregulierung
Die Kosten hiefür sind Krankheitskosten und demnach eine außergewöhnliche Belastung.
Bei Vorliegen triftiger medizinischer Gründe steht mangels Ersatz der Krankenkasse dem Abzug
als außergewöhnliche Belastung nichts entgegen.
Werden zahntechnische Arbeiten nur aus kosmetischen oder beruflichen Gründen durchgeführt
und sind solche Maßnahmen medizinisch nicht geboten, handelt es sich um Kosten der
Lebensführung, die nicht als außergewöhnliche Belastung zu berücksichtigen sind.
173
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E14.) Weitere Begünstigungen für Kinder
Unterhaltsabsetzbetrag
Betrag: monatlich 29,20 € für das erste Kind, 43,80 € für das zweite Kind und jeweils 58,40 € für
das dritte und jedes weitere alimentierte Kind. Anspruch für Alimentierende
Infos: Alimentierender ist, wer für ein nicht haushaltszugehöriges Kind – für das weder ihm noch
seinem mit ihm im selben Haushalt lebenden (Ehe-)Partner Familienbeihilfe gewährt wird –
nachweislich den gesetzlichen Unterhalt (Alimente) leistet.
Im Unterschied zum Kinderabsetzbetrag wirkt sich der Unterhaltsabsetzbetrag erst im Nachhinein
bei der Arbeitnehmerveranlagung (Formular L 1) aus.
Der volle Unterhaltsabsetzbetrag steht nur dann zu, wenn der gesetzlichen Unterhaltsverpflichtung
in vollem Umfang entsprochen wurde. Wurden Alimente nur teilweise bezahlt, wird der
Unterhaltsabsetzbetrag entsprechend gekürzt.
Für volljährige Kinder, für die dem getrennt lebenden Elternteil keine Familienbeihilfe ausbezahlt
wird, steht kein Unterhaltsabsetzbetrag zu.
Für im Ausland lebende Kinder gelten die gleichen Bedingungen!
Die Leistung des gesetzlichen Unterhalts (Alimente) ist keine außergewöhnliche Belastung. Die
Kosten für Kinder werden durch den Kinderabsetzbetrag oder den Unterhaltsabsetzbetrag
berücksichtigt. Außergewöhnliche Belastungen liegen dann vor, wenn für den
Unterhaltsberechtigten Kosten übernommen werden, die für sich gesehen eine außergewöhnliche
Belastung darstellen, wie etwa Krankheitskosten für ein Kind (z. B. Brille oder Zahnregulierung).
Bei Alimentationszahlungen müssen diese Kosten aber zusätzlich geleistet werden.
Mehrkindzuschlag:
er steht einem zu, wenn Familienbeihilfe für mind. 3 Kinder bezogen wurden und
1.) man > 6 Monate ohne dem Partner lebt oder
2.) wenn man zusammen mit Partner lebt und das Familieneinkommen des Vorjahrs
(Summe beider Partner) das 12-fache der Höchstbeitragsgrundlage zur SV (§ 45 ASVG),
also € 55.00 nicht übersteigt
Grundlage ist das steuerpflichtige Einkommen => Werbungskosten, Sonderausgaben und
außergewöhnl. Belastungenh werden zuvor abgezogen
Höhe: € 36,40 pro Monat bei 3 Kindern - für jedes weitere Kind nochmals jeweils 36,40 Beantragt kann es nur vom Familienbeihilfenbezieher werden, außer er hat selbst kein zu
versteuerndes Einkommen => er kann zu Gunsten des Partners verzichten
Zuverdienstgrenzen für Familienbeihilfe und Kinderbetreuungsgeld
Die Grenze bei Bezug von Familienbeihilfe liegt 2010 bei über 18jährigen Kindern bei € 9.000-.
Überschreitet das Jahreseinkommen des Kindes diesen Betrag, führt es zum Verlust der Familienbeihilfe.
Beim Kinderbetreuungsgeld beträgt die Zuverdienstgrenze € 16.200,- (Bei nicht ganzjähriger Anstellung
erfolgt eine Umrechnung der bezogenen Beträge auf das ganze Jahr).
174
175
E15. Steuerspar-Checkliste
Bereich
Begünstigung
Selbständige Tätigkeit
Typische Aufwendungen allgemein
(Basispauschalierung) oder für bestimmte
Berufe bzw. Branchen (z.B. Gaststätten,
Gemischtwarenhandel, Vertreter, Künstler,
Schriftsteller, Landwirte)
Pauschalierung von Betriebsausgaben und Vorsteuer
Vereinfachungen für Kleinunternehmer
Gewinnermittlung durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Umsatzsteuerbefreiung (bis 30.000 € Jahresumsatz)
Betrieblich veranlasste Ausgaben
Betriebsausgaben
Umsatzsteuer von Ausgaben
Vorsteuerabzug
Allgemeine Begünstigungen
Gewinnfreibetrag
Tarifbegünstigungen
Dienstverhältnis zu Arbeitgeber
Fahrten zur Arbeitsstätte
Pendlerpauschale
Fahrten im Dienst
Reisekostenersätze (Fahrtkosten, Tagesgelder,
Nächtigungsgelder) für Dienstreisen
Überstunden
10 steuerfreie Überstundenzuschläge monatlich
Steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit
Arbeitsbedingungen
Steuerfreie Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen
Soziale Incentives
Steuerfreie Bezüge
Aufwendungen im Zusammenhang mit der Berufstätigkeit
Vorstellungsgespräch, Jobsuche
Werbungskosten
Aus- und Fortbildung
Werbungskosten
Typische Berufsaufwendungen (z.B.
Journalisten, Schauspieler, Vertreter,
Politiker)
Pauschalierte Werbungskosten
Vom Arbeitgeber (teilweise) nicht ersetzte
Kosten
Werbungskosten (z.B. Reisekosten, Telefonkosten)
Fahrten zum Arbeitsort
Pendlerpauschale bei i.d.R. täglichen Fahren (bei Arbeitgeber oder
bei Veranlagung)
Werbungskoksten für tatsächliche Fahrtkosten sowie
Aufwendungen für Zweitwohnung bei auf Grund der Entfernung
notwendiger doppelter Haushaltsführung
Arbeitsmittel (Computer, Handy, Auto
u.s.w.)
175
Werbungskosten
176
Familienstand
Alleinverdiener
Alleinverdienerabsetzbetrag
Alleinerzieher
Alleinerzieherabsetzbetrag
Kinder
Im Haushalt
Familienbeihilfe
Kinderabsetzbetrag
Kinderfreibetrag
Mit Unterhaltsverpflichtung
Unterhaltsabsetzbetrag
Kinderfreibetrag
Unterhaltskosten als außergewöhnliche Belastung, wenn kein
Anspruch auf Unterhaltsabsetzbetrag und Kinder außerhalb des
EWR
Drei oder mehr Kinder
Mehrkindzuschlag für Familieneinkommen bis 55.000 €
Betreuungskosten
Kinderbetreuungsgeld für Betreuungsleistung der Eltern
Außergewöhnliche Belastung für Kinder bis zehn Jahre (behinderte
Kinder bis 16 Jahre) ohne Selbstbehalt für externe Betreuung
Ausbildung
Außergewöhnliche Belastung, wenn Schule, Universität oder
Lehrstelle außerhalb des Einzugsbereiches
Behinderte Kinder
Erhöhte Familienbeihilfe
Außergewöhnliche Belastung ohne Selbstbehalt
Krankheit, Zahnbehandlung
Außergewöhnliche Belastung mit Selbstbehalt
Private Aufwendungen
Versicherungsprämien (Kranken-, Unfall-,
Lebensversicherung)
Sonderausgaben (innerhalb des sog. Sonderausgabentopfes)
Wohnraumschaffung (Eigentumswohnung,
Eigenheim)
Wohnraumsanierung
Genussscheine und junge Aktien
Kirchenbeiträge bis 200 € ab 2012:400€
Sonderausgaben
Nachkauf von Versicherungszeiten
Sonderausgaben (ohne Höchstbetragsbeschränkung)
Katastrophenschäden
Außergewöhnliche Belastung ohne Selbstbehalt
Begräbniskosten
Gesundheit
Arzt, Krankenhaus, Medikamente
Kurkosten
Zahnarzt, Zahnersatz
Diätverpflegung
Außerg.Belast.m.Selbstbeh. (bei Behinderung ohne Selbstbehalt)
Behinderung (ab 25 %)
Pauschale Freibeträge oder außerg.Belast. ohne Selbstbehalt
Alters- und Pflegeheim
Außerg.Belast. ohne Selbstbehalt (wenn Pflegegeldbezug)
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H A N D B U C H

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