FileMaker Pro Tutorial

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FileMaker Pro 12
®
Lehrgang
© 2007-2012 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten.
FileMaker, Inc. 
5201 Patrick Henry Drive
Santa Clara, California 95054, USA
FileMaker und Bento sind Marken von FileMaker, Inc., eingetragen in den USA und anderen Ländern. Das Dateiordner-Logo
und das Bento-Logo sind Marken von FileMaker, Inc. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer.
Die FileMaker-Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Sie dürfen diese Dokumentation ohne schriftliche
Genehmigung von FileMaker weder vervielfältigen noch verteilen. Diese Dokumentation darf ausschließlich mit einer
gültigen, lizenzierten Kopie der FileMaker-Software verwendet werden.
Alle in den Beispielen erwähnten Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs sind rein fiktiv und jegliche Ähnlichkeit mit
bestehenden Personen, Firmen, E-Mail-Adressen und URLs ist rein zufällig. Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise
finden Sie im entsprechenden Dokument, das mit der Software geliefert wurde. Die Erwähnung von Produkten und URLs
Dritter dient nur zur Information und stellt keine Empfehlung dar. FileMaker, Inc. übernimmt keine Verantwortung für die
Leistung dieser Produkte.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter www.filemaker.de.
Edition: 01
Inhalt
Lektion 1
FileMaker Pro-Grundlagen
Einleitung
Speicherort der Beispieldatei
Datenbankkonzepte
Was ist eine Datenbank?
Wozu werden Datenbanken verwendet?
Wie ist eine Datenbank aufgebaut?
Wie werden Felddaten angezeigt?
Erläuterung der FileMaker Pro-Modi
Weitere Informationen
Lektion 2
Blättern in Daten
Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen
Unterschiedliche Darstellung von Daten
Anzeigen eines anderen Layouts
Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen
Übersicht der Statussymbolleiste und der Layoutleiste
Funktion der Schaltflächen der Statussymbolleiste
Anpassung der Statussymbolleiste
Sichern einer Kopie der Beispieldatei
Lektion 3
Suchen und Sortieren von Datensätzen
Verwenden der Schnellsuche zum Durchsuchen einer Datenbank
Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld
Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren bestimmten Feldern
Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen
Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen
Gezieltes Suchen
Speichern einer Suchabfrage zur späteren Verwendung
Suchen von Datensätzen mithilfe einer gespeicherten Suche
Sortieren der Ergebnismenge
Hinzufügen eines neuen Datensatzes in der Listenansicht
Lektion 4
Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen
Erstellen einer einfachen Datenbank
Erläuterung von Feldern
Erstellen einer Datenbank
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Eingeben von Daten in die Datenbank
Erstellen des ersten Datensatzes
Erstellen eines weiteren Datensatzes
Kopieren von Daten durch Drag and Drop
Ändern von Daten in einem Datensatz
Eingeben von Daten in der Formularansicht
Datensatz löschen
Datei in ein Containerfeld einfügen
Lektion 5
Anpassen der Bildschirmanzeige
Erläuterung von Layouts und Tabellen
Allgemeine Hinweise
Übersicht der Layoutwerkzeuge und des Inspektors
Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds
Auswählen und Ändern der Größe eines Felds
Verschieben eines Felds
Hinzufügen eines Felds
Hinzufügen eines Registerfelds
Anzeigen einer Zahl als Währung
Ändern von Textgröße und -farbe
Hinzufügen einer Grafik in das Layout
Lektion 6
Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen
Erstellen einer Liste mit Spalten
Erstellen von Adressetiketten
Erläuterung von Etikettenlayouts
Erstellen eines Etikettenlayouts
Erstellen eines Serienbriefs
Serienbrieflayouts
Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts
Einfügen des Firmennamens in den Brief
Einfügen des Briefschlusses
Lektion 7
Vereinfachen der Dateneingabe
Eingeben von Daten mit Wertelisten
Definieren einer Werteliste
Zuweisen einer Werteliste zu einem Feld und Anzeigen der Liste als Optionsfeld
Erzeugen von Werten mit einem Formelfeld
Erstellen eines Formelfelds
Überprüfen der Formel
Automatisches Eingeben einer fortlaufenden Nummer
Erstellen eines Felds für fortlaufende Nummern
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Lektion 8
Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts
Ausführen einer Aufgabe mit einer Taste
Erstellen der Taste
Durchführen einer Reihe von Aufgaben mit einem Script
Erläuterung von Scripts
Erstellen eines Scripts zur Anzeige des Etikettenlayouts in der Seitenansicht
Zuweisen einer Taste zu einem Script
Umbenennen der Taste
Überprüfen der Taste
Lektion 9
Erstellen und Ausführen von Berichten
Statistikberichte
Erstellen dynamischer Berichte in der Tabellenansicht
Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht
Im Bericht nicht benötigte Daten ausblenden
Gruppieren und Sortieren von Daten und Definieren eines Statistikfelds
Beschriften gruppierter Daten und Entfernen doppelter Datenwerte
Verwenden eines Assistenten für die Erstellung eines Berichts mit gruppierten 
Daten und Summen
Layouts für Zwischenergebnisberichte
Erstellen eines Zwischenergebnisberichts mit Summen
Speichern und Senden eines Berichts als PDF
Lektion 10
Daten in Diagrammen
Erstellen eines Kreisdiagramms
Lektion 11
Erstellen relationaler Datenbanken
Anzeigen eines Bezugsdatensatzes in einer Datei
Definieren einer Beziehung zu einer anderen Datei
Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz
Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen
Erstellen eines Ausschnitts zum Anzeigen übereinstimmender Datensätze
Hinzufügen der Felder und Formatieren des Ausschnitts
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Lektion 12
Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten
Gemeinsame Nutzung von Daten
Aktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing
Öffnen einer Remote-Datei
Deaktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing
Erläuterungen zum Datenaustausch
Speichern und Senden von Daten
Unterstützte Dateiformate für Import und Export
Über das Importieren von Daten
Importieren von Daten in die Beispieldatei
Lektion 13
Datenschutz in FileMaker Pro
Erstellen eines Kontos und Passworts
Über Konten
Erstellen einer Berechtigung
Über Berechtigungen
Erstellen einer eigenen Berechtigung
Lektion 14
Sichern Ihrer Datenbanken
Sichern Ihrer Datenbank
Zeitpunkt der Sicherung
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Lektion 1 
Willkommen zum FileMaker® Pro Lehrgang. Hier erfahren Sie, wie Sie mit FileMaker Pro
Informationen verwalten können.
Dieser Lehrgang erläutert, wie Sie mit FileMaker Pro folgende Vorgänge durchführen können:
1
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1
1
Suchen und Sortieren von Informationen
1
1
1
1
Erstellen und Eingeben von Datensätzen in eine einfache Datenbank
Erstellen von Formeln, Tasten und Scripts
Grafische Anzeige von Daten in einem Diagramm
Anlegen von Beziehungen zwischen FileMaker Pro-Datenbanktabellen
Gemeinsame Nutzung von Dateien mit anderen Benutzern in Ihrem Netzwerk oder über das
Internet
1 Schützen von Informationen in Ihrer Datenbank durch die Vergabe von Benutzerkonten und
Berechtigungen sowie das Sichern Ihrer Datenbanken
Dieser Lehrgang dauert ca. fünf Stunden und kann in einer oder mehreren kürzeren Sitzungen
durchgeführt werden.
Einleitung
In diesen Lektionen werden die Funktionen von FileMaker Pro anhand der Kundendatenbank des
fiktiven Unternehmens „Lieblingsbäckerei“ erläutert. Hier können Kunden einen Jahresbeitrag
bezahlen, um eine Ermäßigung auf jede Bestellung zu erhalten. Lieblingsbäckerei verwendet
FileMaker Pro, um Namen, Adressen und den Anmeldestatus für das Ermäßigungsprogramm
nachzuverfolgen und Beschriftungen und Serienbriefe für den Kundenkontakt zu erstellen.
Sie müssen die Lektionen nacheinander durcharbeiten, da die nachfolgenden Lektionen auf dem
Wissen aus vorangehenden Lektionen aufbauen. Die Beispieldatei, an der Sie arbeiten, wird in
den Lektionen weiter aufgebaut.
In diesem Lehrgang wird vorausgesetzt, dass Sie mit dem Betriebssystem Ihres Computers
vertraut sind. Das Öffnen von Dateien und die Suche nach Ordnern sowie weitere Aktivitäten, die
gewisse Kenntnisse des verwendeten Betriebssystems erfordern, sind wesentlicher Bestandteil
für die erfolgreiche Durchführung dieses Lehrgangs.
Das Arbeiten mit FileMaker Pro ist die effektivste Möglichkeit, den Umgang mit der Anwendung zu
erlernen. Daher enthält jede Lektion praxisnahe Aktivitäten, die Sie Schritt für Schritt durch Menüs,
Bildschirme und Vorgänge führen.
Lektion 1 | FileMaker Pro-Grundlagen
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Die in diesem Lehrgang enthaltene Datei soll die Funktionen von FileMaker Pro veranschaulichen
und eignet sich möglicherweise nicht als Vorlage für zukünftige Entwicklungen. FileMaker Pro
enthält auch Starter-Lösungen. Um in FileMaker Pro eine Datenbank mithilfe einer Starter-Lösung
zu erstellen, wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Neu von Starter-Lösung.
Hinweis Bei einigen Prozeduren wird ein Kontextmenü verwendet. Um ein Kontextmenü
anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste bzw. klicken Sie bei gedrückter Control-Taste
auf ein Objekt oder in einen Bereich, um eine Liste mit Befehlen zu sehen. Sie können die
Systemsteuerung (Windows) bzw. Systemeinstellungen (Mac OS) verwenden, um Ihre Maus, Ihr
Trackpad oder Ihr Eingabegerät zu konfigurieren. Zum Beispiel können Sie eine sekundäre Taste
an einer Maus oder eine sekundäre Klickfunktion an einem Trackpad einrichten.
Um Feedback zu diesem Handbuch zu senden, rufen Sie folgende Website auf: 
http://www.filemaker.com/company/documentation_feedback.html.
Speicherort der Beispieldatei
Die Beispieldatei enthält Daten von Lieblingsbäckerei. In ihr können Sie die Anlage von
Datenbankelementen üben, die in den einzelnen Lektionen beschrieben werden. Wenn Sie
wieder von vorne beginnen müssen, ersetzen Sie die vorhandene Beispieldatei durch eine neue
Kopie. Wenn die Beispieldatei installiert wurde, befindet sie sich in:
FileMaker Pro 12/Deutsch Extras/Lehrgang
ODER
FileMaker Pro 12 Advanced/Deutsch Extras/Lehrgang
Sie können die Beispieldatei auch von der FileMaker-Website herunterladen: 
http://www.filemaker.com/documentation.
Datenbankkonzepte
Was ist eine Datenbank?
In einer Datenbank werden Informationen organisiert und analysiert. Wahrscheinlich haben Sie in
letzter Zeit sogar mit Datenbanken gearbeitet, ohne es bemerkt zu haben. Hinter einem
Terminkalender, einer Teileliste und sogar Ihrem persönlichen Adressbuch verbergen sich
Datenbanken.
Wozu werden Datenbanken verwendet?
Das Speichern von Informationen in einer Datenbankdatei bietet viele Vorteile. In einer Datenbank
werden Informationen nicht nur abgelegt, sondern können auch auf verschiedenste Weise
organisiert und analysiert werden. Mit einer Datenbank können Sie beispielsweise Informationen
für Berichte gruppieren, Informationen für Adressetiketten sortieren, Ihr Inventar erfassen oder
eine bestimmte Rechnung schnell suchen.
Computergestützte Datenbanken bieten außerdem zusätzliche Vorteile gegenüber der
traditionellen Datenverwaltung: Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit, Präzision und die Möglichkeit,
sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.
Wie ist eine Datenbank aufgebaut?
Eine Datenbankdatei enthält eine oder mehrere Tabellen. Tabellen speichern Datensätze. Ein
Datensatz besteht aus einer Reihe von Feldern.
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Angenommen, Ihr Adressbuch ist eine FileMaker Pro-Datenbankdatei. Jeder Eintrag im Adressbuch
entspricht einem Datensatz in einer Adressbuch-Tabelle. Jeder Datensatz enthält Informationen wie
Name, Adresse, Ort usw. Jeder Teil dieser Informationen – Name, Adresse und Ort – wird in einem
eigenen Feld gespeichert.
Wie werden Felddaten angezeigt?
FileMaker Pro zeigt Felder in Layouts an. Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und
zeigt Datensätze aus der Tabelle an.
Stellen Sie sich vor, dass Ihre Datenbank zusätzlich zur Tabelle „Adressbuch“ eine Tabelle
„Aufgaben“ enthält. Ein Layout basierend auf der Tabelle „Adressbuch“ zeigt Felder und
Datensätze aus der Tabelle „Adressbuch“ an. Ein Layout basierend auf der Tabelle „Aufgaben“
zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle „Aufgaben“ an.
FileMaker Pro ist eine plattformübergreifende Anwendung. Dateien, die auf einem Mac erstellt
werden, können in FileMaker Pro auf einem Computer unter Windows und umgekehrt geöffnet
werden. Sie können auch FileMaker Go verwenden, um FileMaker Pro-Dateien auf einem iPad oder
iPhone anzuzeigen, oder auch einen Webbrowser, um Dateien anzuzeigen, die im Web veröffentlicht
wurden.
Im Gegensatz zu Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen speichert
FileMaker Pro Ihre Arbeit automatisch. Sie sollten daher jeden Schritt sorgfältig abwägen, wenn
Sie umfassende Änderungen an Dateien vornehmen, insbesondere beim Löschen von
Datensätzen. Einmal gelöscht Datensätze werden unwiderruflich aus der Datenbank entfernt.
Wie später in Lektion 14 gezeigt wird, sollten Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Dateien
erstellen. Sollten Dateien verloren gehen oder beschädigt werden oder Datensätze versehentlich
gelöscht werden, können Ihnen Sicherungskopien viele Stunden unnötiger Arbeit ersparen.
Erläuterung der FileMaker Pro-Modi
In FileMaker Pro können Sie in einem von vier Modi arbeiten:
1 Im Blätternmodus geben Sie Daten ein und zeigen Datensätze an.
1 Im Suchenmodus suchen Sie nach Datensätzen oder Gruppen von Datensätzen.
1 Im Layoutmodus geben Sie an, wie Daten auf dem Bildschirm oder beim Drucken angezeigt
werden.
1 Im Seitenansichtsmodus werden Ihre Seiten so angezeigt, wie sie gedruckt werden.
Wenn eine Datenbank geöffnet ist, können Sie von einem Modus in den anderen wechseln, indem
Sie entweder das Menü „Ansicht“, die Schaltflächen in der Statussymbolleiste und der
Layoutleiste oder das Modus-Einblendmenü unten im Programmfenster verwenden.
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Verwenden Sie die
Schaltflächen in der
Statussymbolleiste und
der Layoutleiste, um die
Modi zu wechseln
Verwenden Sie das ModusEinblendmenü, um Modi
umzuschalten
Weitere Informationen über die Grundlagen von FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 1 und 2 des
FileMaker Pro Benutzerhandbuchs.
Umfassende Informationen zu Vorgehensweisen und Konzepten finden Sie auch in der
FileMaker Pro Hilfe. Wählen Sie für den Zugriff auf die FileMaker Pro Hilfe Hilfe > FileMaker Pro
Hilfe.
Um auf das FileMaker Ressourcencenter im Web zuzugreifen, wählen Sie Hilfe >
Ressourcencenter.
Lektion 2 
Blättern in Daten
Im Blätternmodus können Sie Daten anzeigen, eingeben oder ändern. Dies ist die einfachste Art, in
Ihrer Datenbank zu arbeiten.
Diese Lektion beinhaltet:
1
1
1
1
Öffnen einer Datenbank, die bereits Daten enthält
Wechseln zwischen Datensätzen
Anzeigen von Daten mit verschiedenen Layouts
Unterschiede zwischen Formularansicht, Listenansicht und Tabellenansicht
1 Übersicht der Statussymbolleiste
1 Speichern einer Kopie der Datenbank
Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen
So öffnen Sie die Beispieldatenbank:
1. Öffnen Sie den Ordner „Lehrgang“ auf Ihrer Festplatte. Den Speicherort des Lehrgangsordners
finden Sie unter „Speicherort der Beispieldatei“ auf Seite 8.
2. Öffnen Sie die Datei Beispiel.fmp12.
1 Die Datenbank befindet sich im Blätternmodus. FileMaker Pro öffnet eine Datenbank
standardmäßig im Blätternmodus.
1 Die Statussymbolleiste zeigt an, dass es 29 Datensätze in der Beispieldatenbank gibt.
Der erste Datensatz wird angezeigt.
Lektion 2 | Blättern in Daten
12
Aktuell angezeigter Datensatz
Anzahl der Datensätze insgesamt
Buchsymbol,
Regler
Das ModusEinblendmenü zeigt den
aktuellen Modus an.
3. Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchsymbols, um vorwärts zu blättern, und auf die linke
Seite, um rückwärts zu blättern (jeweils um einen Datensatz).
4. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach vorne, indem Sie den Schieberegler nach rechts
ziehen. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach hinten, indem Sie den Schieberegler nach
links ziehen.
Sie können auch auf die Nummer des aktuellen Datensatzes klicken, die gewünschte
Datensatznummer eingeben und dann die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter
(Mac OS) drücken, um zu einem bestimmten Datensatz in der Datenbank zu wechseln.
Tipp Das Menü Datensätze enthält auch Befehle für das Bewegen zwischen Datensätzen.
Wählen Sie Datensätze > Gehe zu Datensatz und wählen Sie Nächste(r/s), Vorherige(r/s)
oder Gehe zu.
Unterschiedliche Darstellung von Daten
Obwohl Sie Daten nur einmal in FileMaker Pro eingeben, können Sie sie auf vielfältige Weise
verwenden. Mit Layouts können Sie einige oder alle Ihrer Felder anzeigen lassen.
Da es nicht notwendig ist, in jedem Layout alle Felder anzeigen zu lassen, stellen Layouts ein
leistungsstarkes Werkzeug dar. Mit ihrer Hilfe haben Sie die Möglichkeit, nur mit den für eine
bestimmte Aufgabe benötigten Daten zu arbeiten bzw. diese auszudrucken.
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Steffen Williams
Trautweinstr. 17
80666 München
Sehr geehrter Herr Williams,
Telefonliste
Juanita Alvarez
Michelle Cannon
Andre Common
Marie Durand
Jean Durand
William Johnson
John Lee
Patrick Murphy
Le Nguyen
Kentaro Ogawa
Mary Smith
John Smith
Sophie Tang
Steve Williams
Betty Wilson
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555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
Vielen Dank für Ihre Bestellung bei
Lieblingsbäckerei. Wir wissen dies zu
schätzen und werden Ihnen gern zu Diensten
sein.
Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns
einfach an – wir stehen Ihnen jederzeit zur
Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
John Lee
Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen
Anzeigen eines anderen Layouts
Um einige Layoutversionen anzuzeigen, verwenden Sie die gerade geöffnete Datei.
1. Klicken Sie auf das Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste. Es erscheint eine Liste mit den
für diese Datei verfügbaren Layouts.
LayoutEinblendmenü
Das Häkchen neben dem Dateneingabe-Layout zeigt Ihr aktuelles Layout an. Das
Dateneingabe-Layout zeigt alle Felder der Tabelle „Kunden“.
Felder
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2. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Kundentypliste.
Dieses Layout zeigt jeden Datensatz als eine Zeile in einer Liste mit Spalten an. Beachten Sie,
dass das Layout „Kundentypliste“ nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout enthält,
obwohl keine Daten aus der Datenbank entfernt wurden. Da sich in diesem Layout jedoch
weniger Felder befinden, werden einige Daten lediglich nicht angezeigt. Es wurden jedoch
keine Daten aus der Datenbank entfernt.
Das Layout „Kundentypliste“ zeigt nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout an
3. Kehren Sie nun über das Layout-Einblendmenü zum Dateneingabe-Layout zurück Sämtliche
Daten sind noch vorhanden.
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Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen
Sie können Ihre Layouts auf drei verschiedene Arten anzeigen: als Formular, Liste oder Tabelle.
1 In der Formularansicht zeigt Ihr aktuelles Layout jeweils einen Datensatz an.
1 In der Listenansicht wird Ihr aktuelles Layout als Liste dargestellt, in der die Datensätze
aufeinander folgend angezeigt werden.
1 In der Tabellenansicht werden mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt.
Im Allgemeinen kann bei Layouts zwischen Formular-, Tabellen- und Listenansicht gewechselt
werden, während sich die Datenbank im Blätternmodus befindet.
Formularansicht
Tabellenansicht
Listenansicht
Das Layout „Kundentypliste“ als Formular, als Tabelle und schließlich als Liste
Wechseln Sie in einem Layout zwischen Formular-, Tabellen- und Listenansicht, um die Unterschiede
zu verdeutlichen.
1. Wechseln Sie in der Beispieldatei zum Layout „Kundentypliste“. Daraufhin werden mehrere
Datensätze in Form einer Liste angezeigt.
2. Klicken Sie auf Formularansicht.
in der Layoutleiste.
Es wird ein einzelner Datensatz im gleichen Layout angezeigt. Lediglich die Ansichtsoption
wurde geändert.
3. Klicken Sie auf Tabellenansicht
Mit der Funktion „Als Tabelle anzeigen“ können mehrere Datensätze gleichzeitig in einem
Raster angezeigt werden.
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4. Klicken Sie auf Listenansicht
zurückzukehren.
in der Layoutleiste, um in die Listenansicht
Scrollen Sie nach unten, um mehr Datensätze in der Listenansicht anzuzeigen.
Übersicht der Statussymbolleiste und der Layoutleiste
Über die Statussymbolleiste oben im FileMaker Pro-Fenster haben Sie schnellen Zugriff auf
FileMaker Pro-Menübefehle, die Sie häufig verwenden. Die Standardschaltflächen in der
Symbolleiste variieren je nach aktuellem Modus. Sie können Schaltflächen in jedem Modus
hinzufügen und entfernen, um die Statussymbolleiste anzupassen. Die Layoutleiste unter der
Statussymbolleiste hilft Ihnen, schnell zwischen Layouts und Ansichten umzuschalten. Andere
Steuerelemente der Layoutleiste variieren je nach aktuellem Modus.
Statussymbolleiste
Layoutleiste
Statussymbolleiste und Layoutleiste im Blätternmodus
Funktion der Schaltflächen der Statussymbolleiste
1 Bewegen Sie den Mauszeiger über die Schaltflächen der Statussymbolleiste.
Für jede Schaltfläche wird eine QuickInfo angezeigt, die ihre Verwendung beschreibt.
Anpassung der Statussymbolleiste
Sie können die Statussymbolleiste unverändert einsetzen oder Schaltflächen hinzufügen und
entfernen.
So fügen Sie der Statussymbolleiste eine Schaltfläche hinzu:
1. Wählen Sie Ansicht > Statussymbolleiste anpassen.
2. Sie haben folgende Möglichkeiten:
1 Windows: Wählen Sie im Dialogfeld das Register Befehle.
1 Mac OS: Fahren Sie mit Schritt 3 fort.
3. Ziehen Sie Drucken aus der Befehleliste (Windows) bzw. dem Dialogfeld (Mac OS) in die
Statussymbolleiste.
So entfernen Sie eine Schaltfläche aus der Statussymbolleiste:
1 Ziehen Sie die Schaltfläche Sortieren aus der Statussymbolleiste in das Dialogfeld.
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Um die Symbolleiste auf ihre Standardschaltflächen zurückzusetzen:
1 Windows: Wählen Sie im Register die Option Symbolleisten die Option
Statussymbolleiste, klicken Sie auf Zurücksetzen und dann auf OK.
1 Mac OS: Ziehen Sie das Standard-Schaltflächenset im unteren Bereich des Dialogfelds in
die Statussymbolleiste.
Die Schaltfläche Drucken wird entfernt und die Schaltfläche Sortieren wiederhergestellt.
2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig stellen (Windows) oder Fertig (Mac OS) im
Dialogfeld.
Sichern einer Kopie der Beispieldatei
In den nächsten Lektionen werden Sie eine Kopie der Beispieldatei verwenden.
So sichern Sie eine Kopie der Beispieldatei:
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern unter.
2. Wählen Sie den Lehrgangsordner als den Speicherort für die Kopie.
Beispiel Kopie.fmp12 wird automatisch als Dateiname angegeben.
3. Klicken Sie auf Speichern.
4. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Originalbeispieldatei, indem Sie
Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen.
In dieser Lektion haben Sie eine Datenbank geöffnet, Datensätze durchblättert, zwischen Layouts
gewechselt, den Unterschied zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht kennengelernt und
sich eine Übersicht über Statussymbolleiste und Layoutleiste verschafft. Zudem haben Sie eine
Kopie einer Datenbank erstellt, die Daten enthält. Weitere Informationen zum Blättern in
FileMaker Pro-Daten finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.
Lektion 3 
Suchen und Sortieren von Datensätzen
Ihre Datenbank ist eine Ansammlung von Datensätzen. Manchmal arbeiten Sie mit allen
Datensätzen der Datenbank, beispielsweise um einen Jahreskatalog an jeden Kunden zu
versenden. Häufig arbeiten Sie jedoch mit einer Untermenge Ihrer Datenbank, z. B. Personen
in einem bestimmten Ort oder Datensätze in einem bestimmten Datenbereich.
Dieser Vorgang, bei dem nach Datensätzen gesucht wird, die bestimmte Kriterien erfüllen, heißt
bei FileMaker Pro Datensätze suchen. Wenn Sie die Datensätze gefunden haben, mit denen Sie
arbeiten möchten, können Sie ihre Reihenfolge ändern, indem Sie sie sortieren. Datensätze
können in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert werden.
1 Verwenden des Blätternmodus für die Suchen von Datensätzen mit:
1 übereinstimmenden Daten in einem beliebigen Feld mithilfe der Schnellsuche
1 übereinstimmenden Daten in einem einzelnen Feld
1 Verwenden des Suchenmodus für folgende Aktivitäten:
1 Suchen von Datensätzen mit übereinstimmenden Daten in mehreren bestimmten Feldern
1 Suchen von Datensätzen, die mit einem Datenbereich übereinstimmen
1 Gezieltes Suchen durch Ausschluss von Datensätzen
1 Speichern und Ändern einer Suchabfrage und Verwendung der neuen Abfrage, um
verschiedene Datensätze zu finden
1 Sortieren von Datensätzen in aufsteigender Reihenfolge (A bis Z) und Hinzufügen eines neuen
Datensatzes in sortierter Reihenfolge
Hinweis Stellen Sie sicher, dass Sie vor Beginn dieser Lektion über die Datei „Beispiel
Kopie.fmp12“ verfügen. In Lektion 2 finden Sie Informationen für den Zugriff auf den
Lehrgangsordner und das Erstellen einer Kopie von Beispiel.fmp12.
Verwenden der Schnellsuche zum Durchsuchen einer Datenbank
Die Schnellsuche ist eine einfache Möglichkeit, um alle Felder im aktuellen Layout zu durchsuchen.
Suchen Sie nach allen Datensätzen für Kunden mit dem Namen John, die in Großbritannien leben.
1. Öffnen Sie „Beispiel Kopie.fmp12“ im Lehrgangsordner.
Die Datenbank befindet sich im Blätternmodus und „Dateneingabe“ ist das aktive Layout.
Mit der Schnellsuche können Sie nach gleichem Text suchen, der sich in unterschiedlichen
Feldern in einer Datenbank befindet.
2. Geben Sie John Großbritannien in das Suchtextfeld der Schnellsuche in der oberen
rechten Ecke der Statussymbolleiste ein.
Geben Sie hier den Text ein, nach dem gesucht werden soll.
Wenn Sie das Suchfeld nicht sehen, verbreitern Sie das FileMaker Pro-Fenster.
Lektion 3 | Suchen und Sortieren von Datensätzen
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3. Drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).
Das Ergebnis unserer Schnellsuche ist die Ergebnismenge. Das Kreisdiagramm in der
Statussymbolleiste zeigt die Ergebnismenge als Teil aller Datensätze in der Datenbank an.
Anzahl der Datensätze in der Ergebnismenge
Kreisdiagramm
Anzahl der Datensätze in der Datenbank
4. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um die zwei Datensätze in der
Ergebnismenge anzuzeigen.
Bei Ihrer Schnellsuche wurden Datensätze für John Lee (Feld „Vorname“) aus St. Johns Circle
(Feld „Adresse Privat 1“) in Großbritannien (Feld „Land“) und William Johnson (Feld „Nachname“)
aus Großbritannien (Feld „Land“) gefunden, nicht jedoch John Smith, dessen Datensatz den Text
„Großbritannien“ in keinem Feld enthält. Diese Art der Suche wird häufig als UND-Suche
bezeichnet, da Datensätze die Wörter „John“ und „Großbritannien“ enthalten müssen.
Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld
Sie können ein Kontextmenü verwenden, um nach übereinstimmenden Daten in einem
bestimmten Feld zu suchen. Suchen Sie nun nach allen Kunden, die in New York City leben.
1. Klicken Sie auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste, um alle Datensätze in der
Ergebnismenge wiederherzustellen.
Das Kreisdiagramm zeigt erneut, dass die Ergebnismenge 29 Datensätze enthält.
Hinweis Es ist nicht notwendig, vor Beginn einer Suche die Option Alle zeigen auszuwählen,
da FileMaker Pro Datensätze immer in der gesamten Datenbank sucht.
2. Ziehen Sie den Schieberegler nach links, um den ersten Datensatz in der Datenbank anzuzeigen
(Mary Smith aus den USA).
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows) auf das Feld „Ort“ bzw. Ctrl-klicken Sie (Mac
OS) darauf.
4. Wählen Sie Übereinstimmende Datensätze suchen aus dem Kontextmenü.
„Übereinstimmende Datensätze
suchen“ auswählen
20
Ihre Suchabfrage gibt Datensätze der vier Kunden zurück, die in New York wohnen. Das
Kreisdiagramm zeigt, dass die Ergebnismenge nun vier Datensätze enthält.
Anzahl der Datensätze in dieser Ergebnismenge
5. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um jeden der vier gefundenen
Datensätze anzuzeigen.
Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren bestimmten Feldern
Sie können auch nach Datensätzen suchen, die mit mehreren Kriterien übereinstimmen, z.
B. Kunden, die in den USA leben und gleichzeitig Neukunden sind.
Hier erstellen Sie erneut eine UND-Suche. Um im Suchenmodus eine UND-Suche durchzuführen,
geben Sie jedes Suchkriterium direkt in das entsprechende Feld ein.
So suchen Sie nach allen Kunden, die sowohl in den USA wohnen als auch Neukunden sind:
1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Suchen.
FileMaker Pro wechselt in den Suchenmodus. Im Suchenmodus erstellen Sie eine
Suchabfrage unter Verwendung der Felder, die so markiert sind: . Geben Sie die
Suchkriterien direkt in die Felder der Abfrage ein.
2. Geben Sie USA in das Feld „Land“ ein.
3. Geben Sie im Feld „Kundentyp“ Neu ein.
4. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Ergebnismenge suchen.
Ihre Suchabfrage gibt zwei gefundene Datensätze für die zwei Neukunden mit Wohnsitz in den
USA zurück.
Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen
Manchmal müssen Datensätze gesucht werden, die innerhalb eines Felds mehr als einem
Kriterium entsprechen. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise alle Kunden gesucht werden sollen,
die entweder in New York oder in London leben. Diese Art der Suche wird gewöhnlich als ODERSuche bezeichnet, da die gefundenen Datensätze einem beliebigen der angegebenen
Suchkriterien entsprechen
Um in FileMaker Pro eine ODER-Suche durchzuführen, müssen Sie mehrere Suchabfragen
verwenden.
1 Geben Sie das erste Suchkriterium in das entsprechende Feld der ersten Suchabfrage ein.
1 Erstellen Sie eine zweite Suchabfrage und geben Sie das zweite Suchkriterium in das gleiche
Feld ein.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Ergebnismenge suchen klicken, sucht FileMaker Pro alle
Datensätze, die einem beliebigen der eingegebenen Suchkriterien entsprechen.
So suchen Sie nach allen Kunden, die in New York oder London wohnen:
1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Suchen.
2. Geben Sie New York in das Feld „Ort“ ein.
21
3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neue Abfrage.
Beachten Sie, dass in der Statussymbolleiste aktuell zwei Abfragen angezeigt werden.
Anzahl der Suchabfragen
4. Geben Sie in das Feld „Ort“ der zweiten Abfrage London ein
5. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Ergebnismenge suchen.
Ihre Suchabfrage gibt sechs gefundene Datensätze für die sechs Kunden zurück, die entweder
in New York oder London wohnen.
Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld
entsprechen
Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die innerhalb eines Felds einem
Kriterienbereich entsprechen. Beispielsweise soll nach allen Datensätzen gesucht werden, die
in den Zeitraum eines Monats fallen, oder nach allen Rechnungen mit Rechnungsnummern
zwischen 500 und 1000.
Um diese Art von Suche in FileMaker Pro durchzuführen, verwenden Sie in Ihrer Suchabfrage ein
spezielles Bereichssymbol, um die unteren und oberen Grenzen Ihres Suchkriteriums festzulegen.
So suchen Sie nach allen Kunden, die ihren Jahresbeitrag zwischen dem 1. Januar 2011 und dem
30. Juni 2011 gezahlt haben:
1. Klicken Sie auf Suchen.
2. Geben Sie in das Feld „Datum Bezahlt“ das Datum 1.1.2011 ein.
Hinweis FileMaker Pro verwendet das in Ihren Systemeinstellungen angegebene
Datumsformat, so dass das angezeigte und eingegebene Datum sich von dem in diesem
Lehrgang gezeigten Format unterscheiden kann.
3. Klicken Sie in der Layoutleiste auf Operatoren und wählen Sie Bereich aus der Liste.
Bereich wählen
Tipp Alternativ können Sie jeden Operator aus dem Menü direkt in das Suchfeld eingeben.
Ihre Suchabfrage sollte nun 1.1.2011... im Feld „Datum Bezahlt“ enthalten.
22
4. Geben Sie unmittelbar nach dem Auslassungszeichen (...) 30.6.2011 ein.
5. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen.
Ihre Suchabfrage gibt sechs Datensätze zurück, d. h., sechs Kunden haben ihren Beitrag
innerhalb der ersten sechs Monate des Jahres 2011 bezahlt.
Gezieltes Suchen
Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die einem bestimmten Kriterium
entsprechen und gleichzeitig ein anderes Kriterium ausschließen. (Das ist der Fall, wenn
beispielsweise nach allen Datensätzen gesucht wird, die in einem bestimmten Jahr außer in
einem bestimmten Monat hinzugefügt wurden, oder bei der Suche nach allen Mitgliedern, die
zwar in den USA, aber nicht in der Stadt New York leben.) Diese Art von Suche kann durchgeführt
werden, indem man mehrere Suchabfragen kombiniert und bestimmte Datensätze ausschließt.
Da FileMaker Pro mehrere Suchabfragen in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie erstellt wurden,
können auf diese Weise sehr spezifische und abgestufte Suchvorgänge erstellt werden. Beim
Ausschluss von Datensätzen in einem Suchvorgang werden die Datensätze nicht aus der
Datenbank gelöscht.
So finden Sie Datensätze von allen Kunden, die ihre Gebühren 2011 bezahlt haben, wobei
diejenigen, die im März gezahlt haben, ausgelassen werden:
1. Klicken Sie auf Suchen.
2. Geben Sie in das Feld „Datum Bezahlt“ 2011 ein.
3. Klicken Sie auf Neue Abfrage. Beachten Sie, dass die Symbolstatusleiste anzeigt, dass dies
die zweite Suchabfrage in dieser Datenbanksuche ist.
4. Klicken Sie auf Ausschließen in der Layoutleiste, damit FileMaker Pro keine Datensätze in die
Ergebnismenge aufnimmt, die den Kriterien dieser zweiten Suchabfrage entsprechen.
Klicken Sie auf „Ausschließen“
5. Geben Sie in das Feld „Datum Bezahlt“ das Datum 1.3.2011 ein.
6. Klicken Sie auf Operatoren und wählen Sie dann Bereich aus der Liste.
7. Geben Sie nach dem Auslassungszeichen 31.3.2011 in das Feld „Datum Bezahlt“ ein, um
Kunden auszuschließen, die im Monat März gezahlt haben.
8. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen.
Ihre Suche ergibt 11 Datensätze für 11 Kunden, die ihre Gebühren 2011 bezahlt haben. Die
Kunden, die im März bezahlt haben, werden nicht berücksichtigt.
23
Speichern einer Suchabfrage zur späteren Verwendung
Wenn Sie eine komplexe Suchabfrage erstellen, die Sie wiederholt verwenden möchten, können Sie
sie als gespeicherte Suche speichern. Sie können die Suchabfrage dann wieder schnell und einfach
aus dem Blättern- oder Suchenmodus heraus aufrufen.
So speichern Sie Ihre letzte Suchabfrage:
1 Windows: Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts von der Schaltfläche Suchen und wählen
Sie Aktuelle Suche speichern.
1 Mac OS: Klicken und halten Sie die Schaltfläche Suchen und wählen Sie dann Aktuelle
Suche speichern.
Ihre letzte Suchabfrage wird im Dialogfeld „Optionen für die gespeicherte Suche angeben“
angezeigt.
Die Suchabfrage wird als
Standardname der
gespeicherten Suche
angezeigt.
2. Geben Sie als Name Gebühren 2011 bezahlt ohne März ein und klicken Sie auf
Speichern.
Suchen von Datensätzen mithilfe einer gespeicherten Suche
So führen Sie eine gespeicherte Suchabfrage aus:
1. Klicken Sie im Blätternmodus auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste.
Das Kreisdiagramm in der Statussymbolleiste zeigt wieder die Gesamtzahl an Datensätzen in der
Beispieldatei an.
1 Windows: Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts von der Schaltfläche Suchen und
wählen Sie unter Gespeicherte Suchen Gebühren 2011 bezahlt ohne März.
1 Mac OS: Klicken und halten Sie die Schaltfläche Suchen und wählen Sie unter
Gespeicherte Suchen Gebühren 2011 bezahlt ohne März.
Erneut werden nur die 11 Datensätze angezeigt, die den Kriterien der gespeicherten Suche
entsprechen.
24
Sortieren der Ergebnismenge
Nachdem Sie eine Ergebnismenge mit Datensätzen gefunden haben, möchten Sie diese
möglicherweise noch sortieren. Vielleicht möchten Sie die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge
anzeigen oder sie nach Aktualität sortieren lassen.
So sortieren Sie die Datensätze nach den Nachnamen der Kunden in alphabetischer Reihenfolge:
1. Klicken Sie in der Layoutleiste auf das Layout-Einblendmenü und wählen Sie Kundentypliste
aus.
Auswählen der Kundentypliste
Das Layout „Kundentypliste“ wird angezeigt. In diesem Layout lässt sich das Ergebnis der
Sortierung besser erkennen. Der schwarze Balken links vom Datensatz für Mary Smith zeigt
an, dass es sich um den aktuellen Datensatz in der Ergebnismenge handelt.
Aktueller Datensatz
2. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Sortieren.
Das Dialogfeld „Datensätze sortieren“ wird angezeigt.
3. Sollten in der Spalte „Sortierfolge“ rechts im Dialogfeld bereits Felder angezeigt werden, klicken
Sie auf Alles löschen.
4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder links Nachname aus und klicken Sie auf Kopieren.
Symbol mit Angabe der
Sortierrichtung
Sobald ein Feld
ausgewählt wurde,
werden Optionen für die
Sortierrichtung aktiviert.
Das Symbol der Sortierrichtung rechts vom Feld „Nachname“ steigt von links nach rechts an.
Das bedeutet, dass die Daten in aufsteigender Reihenfolge (von A bis Z) angeordnet werden,
wenn die Datenbank nach diesem Feld sortiert wird.
25
5. Klicken Sie auf Sortieren.
Die Namen in der Kundentypliste sind nun alphabetisch nach Nachnamen angeordnet. Der
aktuelle Datensatz ist weiterhin Mary Smith. Dieser Datensatz wird an seine sortierte Stelle in
der Liste bewegt.
Hinzufügen eines neuen Datensatzes in der Listenansicht
Nachdem Sie eine Ergebnismenge sortiert haben, zeigt FileMaker Pro neue Datensätze, die Sie
hinzufügen, in der richtigen Stelle in der Sortierfolge an, wenn Sie jeden Datensatz in der
Datenbank bestätigen (speichern).
So fügen Sie einen Datensatz hinzu und sehen, wie er automatisch sortiert wird:
1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz.
Sie sehen einen leeren Datensatz im Layout „Kundentypliste“.
Hinweis Je nach Größe Ihres FileMaker Pro-Fensters müssen Sie eventuell nach unten
scrollen, um den leeren Datensatz zu sehen.
2. Geben Sie für Vorname Connel, für Nachname Jordan, für Firma DEF GmbH. und für
Kundentyp Neu ein.
3. Klicken Sie außerhalb des Felds Kundentyp, um den neuen Datensatz in die Datenbank
zu übernehmen.
Der neue Datensatz wird alphabetisch nach Nachname in die Liste einsortiert.
4. Wählen Sie Datensätze > Unsortiert.
Datensätze kehren in die Reihenfolge zurück, in der sie sich vor der Sortierung der Ergebnismenge
befunden haben, und der von Ihnen hinzugefügte Datensatz wird unten in der Liste angezeigt. Das
ist die Reihenfolge, in der die Datensätze in der Datenbank gespeichert sind.
Tipp Wenn Sie nicht möchten, dass die Reihenfolge beim Hinzufügen oder Bearbeiten von
Datensätzen geändert wird, heben Sie die Markierung von Datensätze in Sortierreihenfolge
behalten im Dialogfeld „Datensätze sortieren“ auf.
5. Wählen Sie den Datensatz für Connel Jordan, wenn er nicht bereits ausgewählt ist.
6. Klicken Sie auf Datensatz löschen in der Statussymbolleiste und dann auf Löschen,
um diesen Datensatz aus der Beispieldatei zu entfernen.
7. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw.
Ablage (Mac OS) > Schließen wählen.
Sie haben Datensätze aufgrund einer Reihe von Kriterien gefunden, Ihre Suchen eingeschränkt,
indem Sie spezifische Datensätze ausschließen, und Sie haben gelernt, Suchabfragen zu speichern.
Zusätzlich haben Sie das Ergebnis Ihrer letzten Suche sortiert und einen neuen Datensatz in der
sortierten Reihenfolge hinzugefügt. Weitere Informationen zum Suchen und Sortieren von
Datensätzen in FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.
Lektion 4 
Erstellen einer Datenbank und Eingeben von
Datensätzen
In den vorhergehenden Lektionen wurde die Verwendung einer einfachen Datenbank mit
bestehenden Daten erläutert. In dieser Lektion werden Sie eine eigene Datei erstellen und
Datensätze hinzufügen.
1
1
1
1
1
1
1
Definieren von Feldern für verschiedene Arten von Daten
Erstellen von Datensätzen
Eingeben von Daten
Ändern von Daten
Löschen von Datensätzen
Einfügen von Daten in ein Containerfeld
Erläuterung von Feldern
Für jede gewünschte Datenkategorie wird ein eigenes Feld erstellt, z. B. Vorname oder Ort. Um
Daten korrekt suchen, sortieren, berechnen und anzeigen zu können, sollte der Feldtyp mit der
Art Daten übereinstimmen, die das Feld enthält (Text, Zahl, Datum usw.). In späteren Lektionen
erhalten Sie Informationen zu anderen Feldtypen.
Erstellen einer Datenbank
1. Führen Sie in FileMaker Pro einen der folgenden Schritte aus:
1 Wenn Sie das Fenster „FileMaker-Direktstart“ sehen, klicken Sie auf Neue Datenbank erstellen.
1 Wenn Sie das Fenster „FileMaker-Direktstart“ nicht sehen, wählen Sie im Menü Datei >
Neue Datenbank erstellen.
2. Wechseln Sie in den Lehrgangsordner und legen Sie ihn als Speicherort für diese Datei fest.
3. Geben Sie den Dateinamen MeineDatei.fmp12 ein und klicken Sie auf Speichern.
Die Datei wird im Blätternmodus in der Tabellenansicht geöffnet. Sie erstellen jetzt Felder.
4. Klicken Sie auf Feld erstellen.
Hier klicken, um ein
Feld zu erstellen
5. Geben Sie Vorname ein.
Lektion 4 | Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen
27
6. Klicken Sie auf + rechts neben dem Feld Vorname.
Klicken, um ein weiteres Feld zu erstellen
7. Geben Sie Nachname ein.
8. Klicken Sie auf + und geben Sie Gebühr Bezahlt ein.
9. Klicken Sie auf + und geben Sie Datum Bezahlt ein.
10. Klicken Sie auf + und geben Sie Container ein.
Sie haben fünf Felder in Ihrer Datenbank erstellt.
Feldbeschriftungen werden in der Tabellenansicht als Spaltenüberschrift angezeigt
Felder, die in der Tabellenansicht erstellt werden, sind standardmäßig Textfelder. Jetzt ändern
Sie den Feldtyp von einigen der Felder, die Sie erstellt haben.
11. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Gebühr Bezahlt, bis der
Abwärtspfeil
angezeigt wird. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Feld >
Feldtyp > Zahl aus.
Verwenden Sie den Abwärtspfeil, um das Kontextmenü anzuzeigen
Wählen Sie den
Feldtyp „Zahl“
aus
12. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Datum Bezahlt und klicken Sie auf
den Abwärtspfeil. Wählen Sie Feld > Feldtyp > Datum aus. Klicken Sie auf OK, um das
Standarddatumsformat in FileMaker Pro zu übernehmen.
13. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Container und klicken Sie auf den
Abwärtspfeil. Wählen Sie Feld > Feldtyp > Container aus.
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Eingeben von Daten in die Datenbank
Jetzt können Sie Daten in MeineDatei.fmp12 eingeben.
Erstellen des ersten Datensatzes
1. Klicken Sie unterhalb der Spaltenüberschrift Vorname.
In der Tabelle wird eine neue Zeile angezeigt. Dies ist ein neuer, leerer Datensatz in der
Datenbank.
Diese Hervorhebung zeigt den
aktuellen Datensatz in der
Tabellenansicht an.
Geben Sie die Daten hier ein.
2. Geben Sie Jane ein.
3. Drücken Sie die Tabulatortaste, um in das Feld Nachname zu gelangen.
Hinweis Während Sie arbeiten, speichert FileMaker Pro Ihre Änderungen automatisch.
4. Geben Sie in das Feld Nachname den Namen Doe ein.
5. Drücken Sie die Tabulatortaste und geben Sie unter Gebühr Bezahlt den Wert 25 ein.
In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Zahlenfelder so formatiert werden, dass sie
Währungen anzeigen.
6. Drücken Sie die Tabulatortaste und geben Sie unter Datum Bezahlt den Wert 11.11.2011 ein.
Lassen Sie das Feld Container leer.
Erstellen eines weiteren Datensatzes
1. Klicken Sie in der Zeile unterhalb von Jane in das Feld Vorname, um einen neuen Datensatz
zu erstellen.
Tipp Sie können auch auf Neuer Datensatz in der Statussymbolleiste klicken, um einen
neuen Datensatz zu erstellen.
2. Genau wie bei dem Datensatz für Jane Doe geben Sie nun auch Daten für Antoine Dubois
ein, der am 2.2.2011 den Betrag 75 Euro eingezahlt hat.
Ihre Datenbank enthält nun zwei Datensätze.
Kopieren von Daten durch Drag and Drop
1. Klicken Sie in die nächste Zeile und geben Sie einen Vornamen und Nachnamen Ihrer Wahl ein.
2. Wählen Sie 75 im Feld Gebühr Bezahlt in Datensatz 2.
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3. Ziehen Sie den ausgewählten Text in das Feld Gebühr Bezahlt in Datensatz 3 und lassen Sie
die Maustaste los.
Hinweis Wenn Sie den Text nicht ziehen können, könnte Drag & Drop in FileMaker Pro
deaktiviert sein. Um Drag & Drop einzuschalten, wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen
(Windows) bzw. FileMaker Pro > Voreinstellungen (Mac OS). Wählen Sie unter Allgemein
die Option Textauswahl mit Drag & Drop, klicken Sie auf OK und wiederholen Sie dann die
Schritte 2 und 3.
4. Wählen Sie 02.02.2011 in Datensatz 2 aus und ziehen Sie es in das Feld Datum Bezahlt in
Datensatz 3.
Ändern von Daten in einem Datensatz
Nehmen wir an, dass Jane Doe 75 Euro anstatt 25 Euro bezahlt hat. Sie können den Eintrag ganz
einfach korrigieren.
1. Klicken Sie in dem Datensatz für Jane Doe auf den Bereich rechts von der 2, drücken Sie die
Rücktaste (Windows) oder die Löschtaste (Mac OS) und geben Sie 7 ein.
2. Klicken Sie außerhalb des Felds, um diese Änderung in der Datenbank zu bestätigen.
Eingeben von Daten in der Formularansicht
Sie können Daten auch in der Formular- und Listenansicht eingeben.
.
2. Wählen Sie im zuletzt von Ihnen erstellten Datensatz die Daten im Feld Nachname und geben
Sie einen anderen Namen ein.
3. Klicken Sie außerhalb des Felds, um die Änderung zu bestätigen.
Datensatz löschen
.
2. Wählen Sie den zuletzt von Ihnen erstellten Datensatz aus, indem Sie auf ein beliebiges Feld
in dem Datensatz klicken.
3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Datensatz löschen.
4. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Löschen.
Der Statusbereich zeigt, dass nur zwei Datensätze in der Datenbank verbleiben.
Datei in ein Containerfeld einfügen
In einem Containerfeld können Fotos, Filme, von Ihnen aufgezeichneter Ton und Dokumente wie
Microsoft Word- und Excel-Dateien sowie PDF-Dateien abgelegt werden.
1. Wählen Sie das Containerfeld im ersten Datensatz aus.
2. Wählen Sie Einfügen > Datei.
30
3. Wählen Sie die Datei logo.png im Lehrgangsordner.
4. Klicken Sie auf Öffnen (Windows) bzw. Einfügen (Mac OS).
Der PNG-Dateiname und das Symbol
werden im Containerfeld angezeigt
Wenn Sie eine Datei einfügen, zeigt FileMaker Pro das Symbol und den Namen der Datei im
Containerfeld an, aber nicht den eigentlichen Inhalt der Datei.
In dieser Lektion haben Sie eine einfache Datenbank erstellt und Felder definiert und dann Datensätze
hinzugefügt, geändert und gelöscht und Daten zwischen Datensätzen kopiert. Weitere Informationen
finden Sie in den Kapiteln 2 und 3 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch. Die Eingabe von Daten in
unterschiedliche Feldtypen und mithilfe unterschiedlicher Methoden lernen Sie in Lektion 7. Weitere
Informationen finden Sie in den Kapiteln 2 und 5 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.
Lektion 5 
Anpassen der Bildschirmanzeige
Sie können das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch Hinzufügen von Grafiken und anderen
Effekten verbessern.
1
1
1
1
1
1
1
Festlegen der Bildschirmansicht durch Layouts
Verändern der Größe, Hinzufügen und Verschieben von Feldern
Anzeigen von Werten in Zahlenfeldern als Währung
Ändern von Textgröße, -stil und -farbe
Hinzufügen von Grafiken
Weitere Möglichkeiten zur Anpassung eines Layouts
Erläuterung von Layouts und Tabellen
Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Wenn
Ihre Datei nur eine Tabelle enthält, basieren alle Layouts in Ihrer Datei auf dieser Tabelle. Wenn
Ihre Datei mehr als eine Tabelle enthält, müssen Sie bei Erstellung des Layouts angeben, welche
Tabelle Ihr Layout verwendet. Diese Einstellung können Sie später bei Bedarf anpassen.
Die Tabelle, die Sie als Basis für Ihr Layout auswählen, ist wichtig, denn sie legt fest, welche
Felder und Datensätze für die Verwendung in diesem Layout verfügbar sind. Felder und
Datensätze, die nicht in der aktuellen Tabelle ausgewählt sind, können dennoch verwendet
werden, allerdings muss über Beziehungen auf sie zugegriffen werden. Mehr über Beziehungen
erfahren Sie in Lektion 11, „Erstellen relationaler Datenbanken“.
Allgemeine Hinweise
Layouts werden im Layoutmodus erstellt. Ein Layout kann beliebige Kombinationen von Feldern,
Text und Grafiken enthalten. Das Erscheinungsbild von Objekten und Text in einem Layout hängt
vom Präsentationsstil des Layouts ab. Sie geben einen Präsentationsstil an, wenn Sie ein Layout
erstellen, und können ihn später bei Bedarf ändern. Sie können außerdem die Art der Anzeige
einzelner Elemente in einem Layout (z. B. Objekte und Text) sowie das Erscheinungsbild von
Daten in Zahlen- oder Datumsfeldern ändern. Zum Beispiel können Sie für ein Zahlenfeld
festlegen, dass ein Währungssymbol angezeigt wird, oder für ein Datumsfeld angeben, dass der
Tag der Woche zusammen mit Tag, Monat und Jahr angezeigt wird.
Übersicht der Layoutwerkzeuge und des Inspektors
1. Öffnen Sie „Beispiel Kopie.fmp12“ im Lehrgangsordner.
Tipp Da Sie die Datei „Beispiel Kopie.fmp12“ in Lektion 3 geöffnet haben, können Sie im
Menü Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Letzte öffnen wählen und dann die Datei aus
der Liste der zuletzt geöffneten Dateien wählen, um sie in den folgenden Lektionen zu öffnen.
2. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste das Layout Dateneingabe aus, wenn
es nicht bereits ausgewählt ist.
Lektion 5 | Anpassen der Bildschirmanzeige
32
3. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wählen Sie ein beliebiges Feld aus.
Die Statussymbolleiste zeigt Werkzeuge für die Gestaltung von Layouts an. Wenn Sie die
Layoutwerkzeuge nicht sehen, verbreitern Sie das FileMaker Pro-Fenster.
Anzahl von Layouts in dieser Datei
Layoutwerkzeuge
Inpektor und Formatierungsleiste ein- oder ausblenden
4. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Statussymbolleiste und die Layoutleiste, um sich mit den
Layoutwerkzeugen vertraut zu machen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Inspektor
in der Layoutleiste, um den Inspektor zu öffnen.
Für viele Formatierungsaufgaben im Layoutmodus verwenden Sie den Inspektor. Der Inspektor ist
ein Werkzeug, mit dessen Hilfe Sie die Einstellungen für Objekte anzeigen und bearbeiten können.
Alle Änderungen, die Sie im Layoutmodus vornehmen, beeinflussen lediglich die Darstellung der
Daten. Die Daten selbst bleiben so bestehen, wie sie eingegeben wurden.
Auf ein Register klicken, um
weitere Einstellungen anzuzeigen
Verwenden des Registers
„Darstellung“, um Text und
Objektstile zu kopieren und
einzufügen sowie um Objekte,
Zeilen und Text zu formatieren
33
Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds
Auswählen und Ändern der Größe eines Felds
1. Klicken Sie auf das Feld Vorname in dem Layout, um es auszuwählen.
Klicken Sie, um das Feld auszuwählen
Den Aktivpunkt wählen und
ihn ziehen, um die Größe zu
ändern
2. Ziehen Sie den Aktivpunkt auf der rechten Seite des Felds nach links, um das Feld zu
verkleinern. Es sollte jedoch noch genug Platz für den längsten Vornamen bieten, den Sie in
die Datei eingeben möchten.
Blaue dynamische Hilfslinien werden im Layout angezeigt. Wenn Sie Objekte in einem Layout
verschieben, ausrichten oder ihre Größe ändern, können Sie diese Objekte mithilfe von
dynamischen Hilfslinien genauer erstellen und bearbeiten.
Jedes Feld enthält ein Symbol , das anzeigt, ob das Feld für die Schnellsuche aktiviert wurde.
Die Farbe des Symbols gibt die geschätzte Leistung bei der Suche nach diesem Feld wieder.
Sie können das Schnellsuche-Symbol ausblenden, indem Sie Ansicht > Einblenden >
Schnellsuche wählen.
3. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen, um die
Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen.
4. Verwenden Sie das Buch in der Statussymbolleiste im Blätternmodus, um zwischen den
Datensätzen zu wechseln.
Zeigt das Feld nicht alle Namen vollständig an, kehren Sie in den Layoutmodus zurück und
vergrößern Sie das Feld.
5. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4
für den Nachnamen.
Verschieben eines Felds
1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste, klicken Sie dann in das Feld Nachname
und ziehen Sie es in den Bereich rechts neben dem Feld Vorname.
Sie können den Text im Feld „Vorname“ mithilfe der dynamischen Hilfslinien ausrichten.
Tipps
1 Wenn Sie versehentlich das falsche Feld oder das Registerfeld verschieben, wählen Sie
Bearbeiten > Rückgängig Verschieben, um die Änderung zurückzunehmen.
1 Sie können zudem die Lineale und das Gitter, das Register „Position“ des Inspektors und die
Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur verwenden, um Objekte auszurichten.
2. Ziehen Sie nun die Feldbeschriftung Nachname über das Feld Nachname.
34
3. Ziehen Sie anschließend die Feldbeschriftung Vorname über das Feld Vorname.
4. Richten Sie die Feldbeschriftungen Vorname und Nachname aufeinander und auf ihre
jeweiligen Felder aus.
5. Wählen Sie die Beschriftungen und Felder (wahlweise mit gedrückter Umschalttaste) aus und
verwenden Sie anschließend die Pfeiltasten, um die Objekte näher an das Feld Adresse Privat 1
heranzurücken.
Ihr Layout sollte etwa so wie im Folgenden aussehen, wenn Sie fertig sind.
Tipp Wenn Sie bei der Gestaltung von Layouts Fehler machen, können Sie auf Zurücksetzen
in der Layoutleiste klicken, um ungespeicherte Änderungen zu verwerfen und neu zu beginnen.
6. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen in der
Layoutleiste, um die Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen.
Hinzufügen eines Felds
Wenn ein Feld in einer Tabelle definiert wurde, können Sie es in einem beliebigen Layout
anzeigen lassen, das auf dieser Tabelle basiert. In der Beispieldatenbank gibt es definierte Felder,
die nicht in diesem Layout vorhanden sind. Eines dieser Felder werden Sie nun hinzufügen.
Hinweis Sie können auch Bezugsfelder anderer Tabellen in Ihren Layouts platzieren. Dies wird in
Lektion 11 erläutert.
1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste.
2. Klicken Sie auf das Feldwerkzeug
unter dem Feld Datum Bezahlt.
in der Statussymbolleiste und ziehen Sie das neue Feld
Feldwerk
3. Wählen Sie im Dialogfeld „Feld angeben“ Kunde seit. Stellen Sie sicher, dass
Feldbeschriftung erstellen ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf OK.
Das Feld Kunde seit wird im Layout angezeigt.
4. Ändern Sie die Größe des neuen Felds, indem Sie einen rechten Aktivpunkt so ziehen, dass das
Feld die gleiche Größe bekommt wie das Feld Datum Bezahlt.
35
5. Wählen Sie die Feldbeschriftung aus und ändern Sie bei Bedarf ihre Größe, um die gesamte
Beschriftung anzuzeigen.
Hinweis Sie müssen unter Umständen die Ausrichtung des Beschriftungstexts anpassen.
6. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen, um das neue
Feld und die Feldbeschriftung im Blätternmodus zu sehen.
7. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz.
Sie sehen das aktuelle Datum im Feld Kunde Seit im neuen Datensatz. Das aktuelle Datum
wird in jedem nachfolgenden neuen Datensatz in das Feld Kunde Seit eingegeben.
8. Klicken Sie auf Datensatz löschen und dann auf Löschen, um den leeren Datensatz aus der
Datei zu löschen.
2. Wählen Sie das Register Kontaktinfo aus, um das Registerfeld auszuwählen.
Aktivpunkte werden um das gesamte Feld herum angezeigt.
3. Wählen Sie Format > Registersteuerelement-Einstellung.
4. Geben Sie im Dialogfeld „Registersteuerelement-Einstellung“ Bezahlstatus für
Registername ein.
5. Klicken Sie auf Erstellen und dann auf OK.
Das neue Register wird rechts neben dem Register Kontaktinfo angezeigt.
6. Klicken Sie auf einen Bereich außerhalb des Registersteuerelements, um es abzuwählen.
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7. Wählen Sie die Felder Firma, Kundentyp, Gebühr Bezahlt, Datum Bezahlt und Kunde Seit
sowie ihre Beschriftungen mit gedrückter Umschalttaste aus.
8. Wählen Sie Bearbeiten > Ausschneiden.
9. Klicken Sie auf das Register „Bezahlstatus“.
10. Wählen Sie Bearbeiten > Einfügen.
11. Ziehen Sie die ausgewählten Felder und Beschriftungen an eine Position oben im Registerfeld.
12. Klicken Sie auf Layout speichern und dann auf Layout verlassen in der Statussymbolleiste,
um die Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen.
Anzeigen einer Zahl als Währung
Sie können eine Zahl als Währung anzeigen lassen, obwohl nur die Zahl in das Feld eingegeben
wurde. Formatierungen beeinflussen lediglich die Art, in der Daten angezeigt werden. Die Daten
selbst werden nicht verändert.
37
2. Wählen Sie im Registerfeld „Bezahlstatus“ das Feld Gebühr Bezahlt. (Wählen Sie das Feld
und nicht die Feldbeschriftung aus.)
bereits geöffnet ist.
in der Layoutleiste, wenn der Inspektor nicht
4. Klicken Sie auf Daten.
Klicken Sie auf „Daten“
5. Klicken Sie unten im Inspektor unter Datenformatierung auf Zahl
Format die Option Währung.
und wählen Sie für
6. Klicken Sie auf Layout speichern, anschließend auf Layout verlassen und dann auf das
Register Bezahlstatus, um die formatierten Daten im Feld Gebühr Bezahlt anzuzeigen.
Ändern von Textgröße und -farbe
1. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste und wählen Sie das Auswahlwerkzeug
in der Statussymbolleiste aus.
2. Klicken Sie auf die Überschrift Lieblingsbäckerei Rabattprogramm, um den Textblock
auszuwählen.
3. Klicken Sie im Inspektor auf Darstellung.
4. Geben Sie unter Text die Zahl 25 für die Schriftgröße ein, klicken Sie auf die Schaltfläche
„Kursiv“ und wählen Sie „Weiß“ als Farbe aus.
Geben Sie 25 als „Größe“ ein
Wählen Sie „Weiß“ als Farbe
Wählen Sie „Kursiv“
aus.
5. Ziehen Sie bei ausgewähltem Textblock der Überschrift den linken Aktivpunkt des Textblocks
bei Bedarf nach links, um den gesamten Text der Überschrift in der neuen großen Schriftart
anzuzeigen.
6. Ziehen Sie den rechten Aktivposten des Textblocks bei Bedarf nach links, damit der Textblock
der Überschrift nicht über den Überschriftsbereich hinausläuft.
38
Hinzufügen einer Grafik in das Layout
Als Nächstes werden Sie neben dem Namen der Bäckerei ein Logo einfügen.
1. Klicken Sie in den linken Bereich des Überschriftstexts.
Hier soll das Logo der Bäckerei platziert werden.
2. Wählen Sie Einfügen > Bild.
3. Öffnen Sie den Ordner „Lehrgang“.
4. Stellen Sie sicher, dass alle Dateitypen angezeigt werden. Wählen Sie die Datei logo.png aus.
5. Klicken Sie auf Öffnen (Windows) bzw. Einfügen (Mac OS).
6. Ziehen Sie das Logo mithilfe der dynamischen Hilfslinien, um es auf den Text in der Überschrift
auszurichten.
7. Klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um das fertige Layout zu
sehen.
In dieser Lektion haben Sie erfahren, wie Sie das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch
Verwendung von Registerfeldern, Grafiken, Spezialtext, Formatierung von Feldern und
geschicktes Platzieren von Objekten in Layouts verbessern können. In Lektion 10 werden Sie
lernen, wie Sie einem Layout ein Diagramm hinzufügen.
Es gibt noch viele andere Arten, das Erscheinungsbild von Feldern und Layouts anzupassen.
Beispielsweise können Sie nach der Erstellung eines Layouts folgende Vorgänge ausführen:
1 Linien oder Kästchen zum Hervorheben oder Abgrenzen von Daten verwenden
1 Einzelnen Feldern Rollbalken hinzufügen
Weitere Informationen zum Gestalten und Erstellen von Layouts finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.
Lektion 6 
Erstellen von Listen, Adressetiketten und
Serienbriefen
Sie können sehr leicht Layouts erstellen, um Daten auf unterschiedliche Weise anzeigen und
drucken zu lassen.
Diese Lektion beinhaltet die Erstellung folgender Elemente:
1 Listen mit Datensätzen
1 Adressetiketten
1 Serienbriefe
Erstellen einer Liste mit Spalten
Eine Liste mit Spalten zeigt gleichzeitig mehrere Datensätze an. Jede Reihe entspricht einem
Datensatz. Jede Spalte besteht aus einer Datenkategorie wie z. B. Nachname oder
Telefonnummer.
1. Öffnen Sie „Beispiel Kopie.fmp12“.
3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neues Layout/Neuer Bericht.
4. Geben Sie als Layoutname Kundenliste ein.
5. Wählen Sie Listenansicht als Typ für das neue Layout und klicken Sie auf Weiter.
6. Doppelklicken Sie auf jedes der folgenden Felder:
1 Nachname
1 Vorname
1 Firma
1 Kundentyp
Diese Felder werden in die Liste der Layoutfelder verschoben.
Lektion 6 | Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen
40
Die Reihenfolge, in der Sie die Felder auswählen, gibt die Reihenfolge vor, in der sie in der Liste
angezeigt werden.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Klicken Sie auf Weiter, um die Datensätze in ihrer ursprünglichen Reihenfolge zu belassen.
9. Wählen Sie in der Liste der Layout-Präsentationsstile unter FileMaker Millennium Kühl braun
aus (sofern nicht bereits ausgewählt) und klicken Sie auf Weiter.
10. Klicken Sie in den folgenden zwei Fenstern jeweils auf Weiter, um die Standardwerte zu
akzeptieren.
11. Klicken Sie auf Fertigstellen.
Die Daten aus allen Datensätzen der Felder Nachname, Vorname, Firma und Kundentyp
werden im Layout „Kundenliste“ angezeigt. Das vollständige Layout wird in der Listenansicht
im Blätternmodus angezeigt. Beachten Sie, dass das eben erstellte Layout im LayoutEinblendmenü angezeigt wird.
Hinweis Wenn der Text einer Spaltenüberschrift abgeschnitten angezeigt wird, klicken Sie auf
Layout bearbeiten in der Layoutleiste, wählen dann die Beschriftung der Spaltenüberschrift
aus und ziehen die Aktivposten des Textfelds, um den gesamten Beschriftungstext
anzuzeigen. Speichern Sie das Layout und kehren Sie in den Blätternmodus zurück.
Erläuterung von Etikettenlayouts
Etikettenlayouts verwenden Platzhalter. Platzhalter passen sich in ihrer Größe den Daten an,
damit diese in das Feld passen, und belegen bei leeren Feldern keinen Platz. Platzhalter werden
nur zur Anzeige und beim Drucken verwendet. In Platzhalter können keine Daten eingegeben
werden.
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Erstellen eines Etikettenlayouts
In diesem Abschnitt verwenden Sie den Assistenten für neue Layouts/neue Berichte zum
1 Erstellen eines Etikettenlayouts und
1 Auswählen von Feldern für die Etiketten.
Erstellen des Etikettenlayouts
2. Klicken Sie auf Neues Layout/Neuer Bericht.
3. Geben Sie als Layoutname Etiketten ein.
4. Blättern Sie in Wählen Sie einen Layouttyp nach unten und wählen Sie Etiketten.
6. Wählen Sie aus der Liste Etikettenmaße für den Eintrag Avery 5160 aus, wenn er nicht bereits
ausgewählt ist.
Auswählen der Felder, die auf den Etiketten erscheinen sollen
1. Doppelklicken Sie in der Liste auf Vorname.
<<Vorname>> wird im Bereich Etiketteninhalt angezeigt. Spitze Klammern um den
Feldnamen zeigen an, dass es sich um einen Platzhalter handelt und auf Etiketten Daten (in
diesem Fall der Vorname im Datensatz) anstelle des Platzhaltertexts „Vorname“ erscheinen.
Die Einfügemarke im Textfeld Etiketteninhalt blinkt.
2. Geben Sie nach <<Vorname>> ein Leerzeichen ein.
3. Doppelklicken Sie in der Liste auf Nachname.
4. Drücken Sie nach <<Nachname>> die Eingabetaste.
Die Einfügemarke wechselt in die nächste Zeile.
42
5. Doppelklicken Sie in der Liste auf Adresse Privat 1 und drücken Sie anschließend die
Eingabetaste.
6. Doppelklicken Sie in der Liste auf Adresse Privat 2 und drücken Sie anschließend die
Eingabetaste.
7. Doppelklicken Sie in der Liste auf Ort.
8. Geben Sie zuerst ein Komma und dann ein Leerzeichen ein.
9. Doppelklicken Sie in der Liste auf Land.
Ihr Etikett sollte nun folgendermaßen aussehen:
11. Wählen Sie Im Seitenansichtsmodus anzeigen und klicken Sie dann auf Fertigstellen.
Es wird eine Seite mit Etiketten im Seitenansichtsmodus angezeigt, wie sie gedruckt werden.
Beachten Sie, dass nicht alle Datensätze die gleiche Anzahl an Textzeilen aufweisen. Bei
Datensätzen mit 4-zeiliger Adresse werden alle Zeilen angezeigt. In Datensätzen mit nur drei
Zeilen wird die vierte, leere Zeile ausgeschlossen, so dass sich keine leeren Zeilen in den
Etiketten befinden.
12. Wenn Sie mit der Anzeige des Etikettenlayouts fertig sind, klicken Sie auf Seitenansicht
verlassen in der Layoutleiste, um in den Layoutmodus zurückzukehren.
Erstellen eines Serienbriefs
Serienbrieflayouts
Ein Formbrief in FileMaker Pro ist einfach ein Layout, das Text enthält. Für diesen Brief werden
Sie Platzhalter aufnehmen, damit die entsprechenden Firmendaten für Adresse und Anrede sowie
der Firmenname im Brieftext angezeigt werden. Eine Grafik symbolisiert das Logo der Bäckerei.
43
Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts
Sie sollten sich noch im Layoutmodus befinden.
2. Geben Sie als Layoutname Begrüßungsanschreiben ein.
3. Wählen Sie für den neuen Layouttyp Leeres Layout aus.
Da dieser Brief weder Kopf- noch Fußbereich verwendet, löschen Sie diese jetzt.
5. Klicken Sie im Layout auf den Bereichsnamen Kopfbereich und drücken Sie anschließend die
Rücktaste (Windows) bzw. die Löschtaste (Mac OS).
Tipp Layoutbereichsnamen werden standardmäßig vertikal angezeigt. Wenn Sie vertikale
Bereichsnamen nicht lesen können, können Sie den Auswahlpfeil auf Beschriftungen
bewegen, um QuickInfos anzuzeigen.
Sie können auch auf die Bereichsbeschriftung
im unteren linken Bereich des FileMakerFensters klicken, um zwischen vertikalen und horizontalen Bereichsnamen umzuschalten.
6. Klicken Sie auf den Bereichsnamen Fußbereich und drücken Sie anschließend die Rücktaste
bzw. die Löschtaste.
7. Stellen Sie sicher, dass die Maßeinheit für die Lineale Zentimeter ist. Klicken Sie auf die obere
linke Ecke des Lineals, bis dort cm für Zentimeter angezeigt wird (und nicht in für Zoll oder pt
für Punkte).
8. Platzieren Sie den Zeiger über die Datenbereichsgrenze und ziehen Sie die Grenze mithilfe
des vertikalen Lineals ca. 28 cm nach unten.
Wenn Sie die Maustaste loslassen, sollten Sie die Seitenbegrenzung sehen. Wenn Sie die
Seitenbegrenzung nicht sehen, ziehen Sie die Datenbereichsgrenze noch etwas weiter nach
unten.
Seitenbegrenzung
9. Ziehen Sie nun die Datenbereichsgrenze bis kurz über die Seitenbegrenzung.
Die Linie der Seitenbegrenzung ist nicht mehr sichtbar. Durch das Ziehen der
Datenbereichsgrenze über die Seitenbegrenzung wird Ihr Serienbrief auf eine Seite begrenzt.
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10. Verwenden Sie bei Bedarf die Bildlaufleiste unten am Bildschirm, um nach rechts zu rollen,
bis Sie eine stark gepunktete Linie entlang der rechten Seite sehen. Das ist die rechte
Seitenbegrenzung. Ihr Brief wird innerhalb dieser Begrenzungen erstellt.
11. Gehen Sie bei Bedarf mithilfe des Rollbalkens im Dokument wieder zurück auf die linke Seite.
12. Gehen Sie bei Bedarf an den Anfang des Layouts.
Erstellen des Textes
Sie werden nun einen Textblock mit einem Rand von 4 cm an jeder Seite erstellen.
1. Wählen Sie das Textwerkzeug
2. Ziehen Sie in dem Layout mithilfe der vertikalen und horizontalen Lineale ein Rechteck, das,
wie durch die Linien der Seitenbegrenzung vorgegeben, etwa 5 cm vom oberen linken Rand
aus beginnt und etwa 5 cm vor dem unteren rechten Rand endet.
Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird auf dem horizontalen Lineal die Breite des Textblocks
angezeigt. Die Einfügemarke blinkt im oberen linken Bereich des Textfelds. Sie können den
Formbrief in dem Textblock eingeben.
Eingeben der Adresse
1. Wählen Sie Einfügen > Platzhalter.
2. Wählen Sie in der Liste Vorname aus und klicken Sie auf OK.
3. Geben Sie ein Leerzeichen ein.
4. Wählen Sie Einfügen > Platzhalter.
5. Wählen Sie in der Liste Nachname aus und klicken Sie auf OK.
6. Drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS).
7. Fügen Sie auch für Adresse Privat, Ort und Land Platzhalter hinzu und achten Sie dabei auf die
korrekte Eingabe von Leerzeichen, neuen Zeilen und Satzzeichen.
Verfassen des Briefs
1. Drücken Sie zweimal die Eingabetaste, um nach der Adresse zwei Leerzeilen zu erstellen.
2. Beginnen Sie mit der Anrede: Geben Sie Sehr geehrte(r)und ein Leerzeichen ein.
3. Fügen Sie für Vor- und Nachnamen Platzhalter ein und trennen Sie sie durch ein Leerzeichen.
In Ihren eigenen Briefen können Sie für professionellere Anredeformeln auch mehr als zwei
Felder verwenden (z. B. ein zusätzliches Titelfeld).
4. Geben Sie ein Komma und zwei Absatzzeichen ein.
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5. Geben Sie folgenden Brieftext ein:
die Lieblingsbäckerei heißt Sie und Ihre Firma, die <<Firma>>,
in unserem Unternehmen.
willkommen
Wir freuen uns auf gute Geschäfte mit Ihnen und hoffen, dass Sie mit unseren
Produkten und Leistungen zufrieden sind.
Wenn Sie ein Wort falsch schreiben, wird eine rote Linie unterhalb des Worts angezeigt. Um
die Echtzeitprüfung in dieser Datei auszuschalten, wählen Sie Datei > Dateioptionen. Klicken
Sie im Dialogfeld „Dateioptionen“ auf das Register Rechtschreibung. Deaktivieren Sie
Fragwürdige Wörter durch speziellen Unterstrich markieren.
Deaktivieren Sie diese
Option, um das
Unterstreichen falsch
geschriebener Wörter
auszuschalten
Wenn ein Feld wahrscheinlich Wörter (wie Namen) enthalten wird, die die Rechtschreibprüfung
vermutlich als fehlerhaft markieren wird, können Sie die Rechtschreibprüfung für bestimmte
Felder ausschalten. Informationen über das Ausschalten der Rechtschreibprüfung in bestimmten
Feldern in einer Datei finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.
Einfügen des Firmennamens in den Brief
1. Klicken Sie im ersten Absatz hinter das Wort Firma.
2. Geben Sie ein Komma und ein Leerzeichen ein.
3. Fügen Sie für den Firmennamen des Kunden einen Platzhalter ein.
4. Geben Sie ein weiteres Komma ein.
Einfügen des Briefschlusses
1. Klicken Sie an das Ende des Textes und geben Sie zwei Absatzzeichen ein.
2. Geben Sie Mit freundlichen Grüßen und anschließend vier Leerzeilen ein.
3. Geben Sie John Jones ein.
4. Fügen Sie einen Zeilenumbruch ein und geben Sie dann Vorsitzender ein.
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5. Klicken Sie auf Layout speichern und dann auf Layout verlassen in der Layoutleiste, um
Ihren personalisierten Brief druckfertig für jeden Datensatz in der Datenbank anzuzeigen.
Hinweis Der Datensatz, der in Ihrem Fenster angezeigt wird, kann sich von dem hier
gezeigten unterscheiden, wenn Sie mit der Beispieldatei experimentiert haben.
6. Blättern Sie durch einige Datensätze, um zu sehen, wie die Platzhalter aktualisiert werden.
Unter “Hinzufügen einer Grafik in das Layout“ auf Seite 38 erfahren Sie, wie Sie dem Briefkopf
ein Logo hinzufügen.
In dieser Lektion haben Sie Layouts für Listen, Etiketten und Serienbriefe erstellt. Sie können
FileMaker Pro verwenden, um so viele Layouts wie gewünscht zu erstellen, um Informationen
Ihren Vorstellungen entsprechend zu organisieren. Sie erfahren mehr über das Erstellen von
Layouts in Lektion 9 und in Kapitel 3 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs. Informationen über
das Ausschalten der Rechtschreibprüfung in bestimmten Feldern in einer Datei finden Sie in der
FileMaker Pro Hilfe.
Lektion 7 
Vereinfachen der Dateneingabe
Sie können die Art der Dateneingabe in FileMaker Pro vereinfachen und die Genauigkeit erhöhen,
indem Sie Wertelisten, Formelfelder oder automatische Eingabefunktionen für Daten verwenden.
1 Hilfestellung durch Wertelisten bei der Dateneingabe
1 Erstellen und Überprüfen einer Formel
1 Verwenden der automatischen Eingabeoptionen eines Felds zur automatischen Dateneingabe
Eingeben von Daten mit Wertelisten
Wertelisten ermöglichen Ihnen die Auswahl des gewünschten Datenwerts aus Bildlauflisten,
Einblendmenüs, Kontrollkästchen oder Optionsfeldern. Diese Listen können vordefinierte Werte
enthalten oder auf Grundlage von Werten in einem bestimmten Feld dynamisch aufgebaut werden.
Wertelisten stellen eine effiziente Art zur Eingabe häufig verwendeter Werte in Ihre Datenbank dar.
Eine Werteliste mit vordefinierten Werten, angezeigt als Optionsfelder
Definieren einer Werteliste
In dieser Übung erstellen Sie eine Werteliste namens „Kundentyp“. In einem späteren Schritt
verwenden Sie diese Werteliste „Kundentyp“, um dem Feld „Kundentyp“ Werte zuzuordnen.
3. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Wertelisten.
4. Klicken Sie auf Neu.
5. Geben Sie als Name für die neue Werteliste Kundentyp ein.
6. Klicken Sie in das Textfeld Spezialwerte verwenden und geben Sie Neu und Bestand jeweils
in eine eigene Zeile ein.
Lektion 7 | Vereinfachen der Dateneingabe
48
7. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Werteliste bearbeiten“ zu schließen.
8. Klicken Sie auf OK.
Zuweisen einer Werteliste zu einem Feld und Anzeigen der Liste als Optionsfeld
2. Klicken Sie auf das Register Bezahlstatus.
3. Wählen Sie das Feld Kundentyp aus.
bereits geöffnet ist.
, um den Inspektor zu öffnen, wenn er nicht
5. Wählen Sie Daten aus. Wählen Sie unter Feld für Steuerelementstil Optionsfelder aus.
6. Wählen Sie für Werte von die Werteliste Kundentyp aus.
Das ist die Werteliste, die Sie im vorherigen Abschnitt definiert haben.
Klicken Sie auf „Daten“
Wählen Sie
„Optionsfelder“
Wählen Sie die Werteliste
„Kundentyp“
Optionsfelder und Werte aus der Werteliste „Kundentyp“ werden im Feld „Kundentyp“ angezeigt.
Das Feld „Kundentyp“ als
Optionsfeld formatiert
7. Klicken Sie auf Layout speichern, anschließend auf Layout verlassen und dann auf das
Register Bezahlstatus, um die Optionsfelder im Blätternmodus anzuzeigen.
49
Erzeugen von Werten mit einem Formelfeld
Wenn Sie mit FileMaker Pro Berechnungen durchführen möchten, z. B. um ausstehende Steuern
oder Beiträge zu bestimmen, verwenden Sie hierzu ein Formelfeld. Formelfelder gehören zu den
Feldtypen von FileMaker Pro. Mit FileMaker Pro können Sie sowohl einfache als auch komplexe
Berechnungen durchführen.
Die Formel arbeitet mit Werten aus dem aktuellen Datensatz oder aus Bezugsdatensätzen.
Es können Werte aus allen Feldtypen verwendet werden. Sie können Formeln verwenden, um
Textwerte (z. B. eine Verbindung der Inhalte der Felder „Vorname“ und „Nachname“ zu einem Feld
mit vollständigem Namen), Datums- und Uhrzeitangaben sowie den Inhalt von Containerfeldern
auszugeben.
Erstellen eines Formelfelds
Kunden von Lieblingsbäckerei können einen Jahresbeitrag bezahlen und erhalten dadurch bei
jedem Kauf eine Ermäßigung von 15 %. Für Neukunden beträgt die Gebühr 200 €, für
Bestandskunden dagegen 100 €. Auf Grundlage des Kundentyps gibt die folgende Formel den
Jahresbeitrag zurück.
Es können verschiedene Formeln verwendet werden, die alle zu einem korrekten Ergebnis führen.
Die folgende Methode verwendet eine Wenn-Anweisung, um die Daten im Feld „Kundentyp“ mit
einer der Kundentyp zu vergleichen. Die Formel gibt eines von zwei Ergebnissen aus.
2. Wählen Sie das Register Bezahlstatus, falls es nicht bereits ausgewählt wurde.
3. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank.
4. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Felder, falls es nicht bereits
ausgewählt ist.
5. Geben Sie unter Feldname Jahresgebühr ein.
6. Klicken Sie bei Typ auf Formel, um das Feld als Formelfeld zu definieren.
Jahresgebühr unter
Feldname eingeben
Formel unter Typ auswählen
7. Klicken Sie auf Erstellen.
Das Dialogfeld „Formel angeben“ wird geöffnet.
50
8. Blättern Sie durch die Funktionsliste rechts im Dialogfeld „Formel angeben“, bis Sie folgende
Formel finden: Wenn (Bedingung ; ErgebnisWennWahr ; ErgebnisWennFalsch).
Doppelklicken Sie auf diese Funktion, um sie im großen Textfeld unten anzuzeigen.
Diese Formel besteht aus drei Teilen: einer Bedingung, einem Ergebnis für den Fall, dass die
Bedingung wahr ist (Ergebnis 1), und einem Ergebnis für den Fall, dass die Bedingung falsch
ist (Ergebnis 2). Die Platzhalter Bedingung, ErgebnisWennWahr und ErgebnisWennFalsch
müssen Sie durch die eigentlichen Komponenten der Formel ersetzen.
Feldliste
Funktionsliste
Ersetzen Sie
diese Platzhalter
um Ihre Formel
zu erstellen
Überprüfen Sie den Datentyp, der von der
Formel ausgegeben werden soll.
9. Wählen Sie den Platzhaltertext Test und geben Sie Folgendes ein:
Kundentyp = „Bestand“
10. Wählen Sie den Platzhaltertext ErgebnisEins aus und geben Sie 100 ein.
11. Wählen Sie den Platzhaltertext ErgebnisZwei aus und geben Sie 200 ein.
12. Vergewissern Sie sich, dass der Ergebnistyp auf Zahl eingestellt ist.
Die vollständige
Formel
Zahl wählen
51
Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, vergewissern Sie sich, dass alle Leer- und
Satzzeichen mit der oben angegebenen Formel übereinstimmen.
14. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld „Datenbank verwalten“ zu schließen.
Das Feld Jahresgebühr wird unten im Layout unter dem Register „Bezahlstatus“ angezeigt. Je
nach Größe Ihres Bildschirms müssen Sie eventuell nach unten blättern, um es anzuzeigen.
15. Wählen Sie das Feld Jahresbeitrag aus und klicken Sie bei gedrückter Umschalttaste auf die
Beschriftung. Ziehen Sie sie unter das Feld Kunde seit, um sie mit den anderen Feldern
darüber auszurichten.
Die Formel ist nun vollständig. Werden nun Daten in das Feld „Kundentyp“ eingegeben, vergleicht
FileMaker Pro diese mit dem Wort, auf das sie überprüft werden sollen („Bestand“). Der Test gibt
die Bedingung als wahr zurück, wenn Daten in dem Feld mit diesem Wort übereinstimmen, und
die Formel gibt dann Ihr erstes Ergebnis zurück (100). Gibt es keine Übereinstimmung der Daten,
gilt der Test als falsch und das zweite Ergebnis (200) wird ausgegeben.
Überprüfen der Formel
So stellen Sie fest, ob Ihre Formel funktioniert:
1. Klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um in den Blätternmodus zu
wechseln.
2. Klicken Sie auf das Register Bezahlstatus.
3. Ändern Sie den Wert im Feld „Kundentyp“ von Neu zu Bestand.
Achten Sie auf das Ergebnis des Felds „Jahresgebühr“ – es ändert sich mit der Änderung des
Kundentyps.
Automatisches Eingeben einer fortlaufenden Nummer
In FileMaker Pro können Sie beim Erstellen eines neuen Datensatzes bestimmte Datentypen
automatisch eingeben, z. B. gleichmäßig ansteigende Zahlen.
Erstellen eines Felds für fortlaufende Nummern
3. Klicken Sie im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ auf das Register Felder, falls es nicht bereits
ausgewählt ist.
4. Geben Sie als Feldname Kundennummer ein.
5. Wählen Sie den Feldtyp Zahl aus.
6. Klicken Sie auf Erstellen.
7. Klicken Sie auf Optionen.
52
8. Wählen Sie Fortlaufende Nummer auf dem Register Automatische Eingabe. In dieser
Übung müssen Sie die Angaben unter Erzeugen, Nächster Wert und Intervall nicht ändern.
Aktivieren Sie
„Fortlaufende
Nummer“
9. Klicken Sie auf OK und erneut auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
Das neue Feld wird unten im Layout angezeigt. Eventuell müssen Sie nach unten blättern, um
es anzuzeigen.
10. Ziehen Sie das Feld und die Feldbeschriftung auf das Register Bezahlstatus, um sie mit den
anderen Feldern und Beschriftungen auszurichten.
11. Klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um in den Blätternmodus zu
wechseln.
12. Klicken Sie auf die Registerkarte Bezahlstatus.
13. Testen Sie Ihre neue Feldeingabeoption, indem Sie mehrmals auf Neuer Datensatz in der
Statussymbolleiste klicken. Wenn Sie einen neuen Datensatz erstellen, wird der Wert im Feld
„Kundennummer“ jeweils um 1 erhöht.
14. Löschen Sie alle Datensätze, die Sie in der Datenbank erstellt haben.
In dieser Lektion haben Sie erfahren, wie sich die Eingabe von Daten durch Definieren und
Formatieren von Wertelisten, Formelfeldern und automatisch eingegebenen fortlaufenden
Nummern vereinfachen lässt. Weitere Informationen zu Formelfeldern und automatischen
Eingabeoptionen für Felder sowie zum Definieren und Formatieren von Wertelisten finden Sie in
der FileMaker Pro Hilfe.
Lektion 8 
Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und
Scripts
In FileMaker Pro können Sie viele Datenbankaufgaben durch Tasten und Scripts automatisieren.
Mit diesen leistungsstarken Funktionen können Sie viel Zeit sparen, indem Sie eine ganze Reihe
von Vorgängen durch einen einzigen Mausklick ausführen.
1 Erstellen und Verwenden einer Taste für die Ausführung einer Aufgabe
1 Erstellen und Ausführen eines einfachen Scripts zum Ausführen einer Aufgabe mit mehreren
Arbeitsschritten
1 Verwenden einer Taste zum Ausführen eines Scripts
Ausführen einer Aufgabe mit einer Taste
Eine Taste ist ein Objekt in einem Layout, auf das Sie klicken können, um viele FileMaker ProBefehle auszuführen. Sie können zum Beispiel eine Taste erstellen, um in Ihrer Datenbank
zwischen den Layouts zu wechseln.
Erstellen der Taste
4. Wählen Sie das Tastenwerkzeug
.
5. Zeichnen Sie die Taste oben im Layout.
Platzieren Sie die Taste hier.
6. Wählen Sie im Dialogfeld „Tasteneinstellung“ unter Navigation den Befehl Gehe zu Layout
aus der Liste.
7. Wählen Sie im Bereich Optionen unter Angeben die Option Layout.
Lektion 8 | Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts
54
8. Wählen Sie im Dialogfeld „Layout angeben“ Kundentypliste und klicken Sie auf OK.
Der Name des angegebenen
Layouts wird im Dialogfeld
„Tasteneinstellung“ angezeigt
9. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
Die Einfügemarke ist in der Mitte der Taste.
10. Geben Sie Kundentypliste ein, um die Taste zu benennen.
11. Klicken Sie außerhalb der Taste.
Sie müssen unter Umständen die Taste auswählen und ihre Größe ändern, um den Text
anzuzeigen, Objekte in den Kopfbereich verschieben oder die rechte Kante des Layouts nach
rechts ziehen, um das Layout zu vergrößern, damit alles innerhalb der Seitenbegrenzung
angezeigt werden kann.
12. Um Ihre Taste zu testen, klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um
in den Blätternmodus zu wechseln, und klicken Sie auf die Taste.
Daraufhin wird das Layout Kundentypliste angezeigt.
Tipp Sie können über das Menü Ansicht > Tasten einblenden im Layoutmodus ein
auf Tastenobjekten im Layoutmodus anzeigen.
Tastensymbol
Durchführen einer Reihe von Aufgaben mit einem Script
Wie gerade erläutert wurde, können Sie mit einer Taste einen einzelnen Befehl ausführen.
Verwenden Sie ein Script, um in FileMaker Pro eine Reihe von Befehlen auszuführen.
Erläuterung von Scripts
Mit einem Script können Sie eine Reihe von Anweisungen zusammenfassen, die von FileMaker Pro
ausgeführt werden sollen. Sie können mit Scripts, wie mit einer Taste, die meisten Menübefehle in
FileMaker Pro automatisieren. Weiterhin können Sie so Befehle integrieren, die in Menüs von
FileMaker Pro nicht enthalten sind. Mit einfachen Scripts können Sie eine einzelne Aufgabe
ausführen. In komplexen Scripts können Elemente (z. B. Benutzerkommentar und Steuerung) mit
Programmierungselementen (z. B. Verzweigungen und Schleifen) kombiniert werden, um
leistungsstarke und dynamische Anweisungssets zu erstellen.
Erstellen eines Scripts zur Anzeige des Etikettenlayouts in der Seitenansicht
1. Wählen Sie Scripts > Scripts verwalten.
2. Klicken Sie auf Neu
, um ein neues Script zu erstellen.
55
3. Geben Sie in das Feld Scriptname den Text Druckansicht Etiketten ein.
4. Scrollen Sie in der Liste links nach unten, wählen Sie unter Navigation den Scriptschritt Gehe zu
Layout aus und klicken Sie dann auf die Taste Verschieben. (Sie können Scriptschritte
ebenfalls auswählen und verschieben, indem Sie auf sie doppelklicken.)
5. Wählen Sie im Bereich „Scriptschrittoptionen“ unter Angeben die Option Layout aus, wählen
Sie dann das Layout Etiketten und klicken Sie auf OK.
6. Wählen Sie den Scriptschritt Seitenansichtsmodus aktivieren aus der Liste links aus und
verschieben Sie ihn in Ihr Script.
Das fertige
Script
7. Schließen Sie das Dialogfeld „Script bearbeiten“, klicken Sie auf Speichern und schließen Sie
dann das Dialogfeld „Scripts verwalten“.
8. So führen Sie das gerade erstellte Script aus: Wählen Sie Scripts > Druckansicht Etiketten.
FileMaker Pro zeigt das Layout „Etiketten“ an und wechselt in den Seitenansichtsmodus.
Zuweisen einer Taste zu einem Script
Während Tasten im Allgemeinen sehr benutzerfreundlich sind, stellen Scripts die
leistungsstärkeren Funktionen dar, mit denen sich viele Menübefehle in einem einzigen Vorgang
zusammenfassen und ausführen lassen. Sie profitieren von den Vorteilen beider Funktionen,
wenn Sie zum Ausführen eines Scripts eine Taste verwenden.
So weisen Sie dem gerade erstellten Script eine Taste zu:
1. Wählen Sie Dateneingabe aus dem Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste.
2. Klicken Sie auf Seitenansicht verlassen und dann Layout bearbeiten in der Layoutleiste.
3. Klicken Sie auf die Taste Gehe zu Kundentypliste, die Sie bereits in dieser Lektion erstellt
haben, und wählen Sie Format > Tasteneinstellung.
4. Wählen Sie im Dialogfeld „Tasteneinstellung“ oben in der Liste auf der linken Seite den
Scriptbefehl Script ausführen aus.
56
Wählen Sie
„Script
ausführen“.
5. Klicken Sie im Bereich Optionen unter Aktuelles Script auf Angeben. Wählen Sie in der Liste
der verfügbaren Scripts Druckansicht Etiketten aus und klicken Sie auf OK.
6. Die restlichen Standardeinstellungen bleiben unverändert. Klicken Sie auf OK.
Umbenennen der Taste
1. Wählen Sie das Textwerkzeug
2. Klicken Sie einmal auf die Taste. Die Einfügemarke wird angezeigt.
3. Wählen Sie den Tastentext und geben Sie Druckansicht Etiketten ein, um diese Taste
umzubenennen.
Sie müssen unter Umständen die Taste auswählen und ihre Größe ändern, um den Text
anzuzeigen, Objekte in den Kopfbereich verschieben oder die rechte Kante des Layouts nach
rechts ziehen, um das Layout zu vergrößern, damit alles innerhalb der Seitenbegrenzung
angezeigt werden kann.
Überprüfen der Taste
1. Klicken Sie auf Layout speichern und dann auf Layout verlassen, um in den Blätternmodus
zu wechseln, und testen Sie dann Ihre Taste, indem Sie darauf klicken.
Durch Klicken auf die Taste wird das Script ausgeführt. Das Script öffnet das Layout „Etiketten“
im Seitenansichtsmodus.
In dieser Lektion haben Sie Tasten und Scripts erstellt und diese beiden Funktionen miteinander
kombiniert. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.
Lektion 9 
Den Prozess des Ladens und Anordnens von Daten aus einer Datenbank nennt man
Berichterstellung. Berichte helfen Ihnen, Daten in Gruppen zu organisieren und anzuzeigen.
1 Erstellen dynamischer Berichte in der Tabellenansicht
1 Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen mithilfe des Assistenten für neue
Layouts/neue Berichte
1 Speichern eines Berichts als PDF und Versenden als E-Mail-Anlage
Statistikberichte
Ergebnisberichte stellen alle Ihre Daten dar, wobei die Daten nicht in kleinere Gruppen aufgeteilt
werden. Zwischenergebnisberichte, die auch als Berichte mit gruppierten Daten bezeichnet
werden, teilen die Daten anhand von einem oder mehreren Feldern in Kategorien ein. Sie können
die Daten so hierarchisch gruppieren. Sie können anschließend die Zwischensumme, den
Mittelwert oder die Anzahl der gruppierten Daten bestimmen.
Ein Statistikfeld ist ein Feldtyp, den Sie bei der Definition von Feldern in der Tabellenansicht, im
Assistenten für neue Layouts/neue Berichte und im Dialogfeld „Datenbank verwalten“ wählen
können. Mithilfe von Statistikfeldern können Sie Berechnungen für alle gefundenen Datensätze
durchführen. Normalerweise verwenden Sie Statistikfelder, um die Summe von Daten aus
verschiedenen Datensätzen zu ermitteln.
Erstellen dynamischer Berichte in der Tabellenansicht
Dynamische Berichte in der Tabellenansicht ist eine schnelle Möglichkeit, um Statistikdaten zu
formatieren und darzustellen. Hier erstellen Sie einen Kurzbericht, der Folgendes enthält:
1 den von jedem Kunden gezahlten Jahresbeitrag
1 Zwischensummen der von jeder Firma gezahlten Beiträge
1 eine Endsumme der von allen drei Firmen eingenommenen Beiträge
Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht
3. Klicken Sie im Blätternmodus auf Tabellenansicht.
Felder aus dem Layout „Dateneingabe“ werden als Spaltenüberschriften in der Tabellenansicht
angezeigt.
Lektion 9 | Erstellen und Ausführen von Berichten
58
Im Bericht nicht benötigte Daten ausblenden
Standardmäßig zeigt die Tabellenansicht alle Felder im aktuellen Layout an. Sie können nicht
gewünschte Felder in diesem Bericht ausblenden. Wenn Sie Felder in der Tabellenansicht
ausblenden, werden weder Daten noch Felddefinitionen aus dem Layout oder der Datenbank
entfernt.
1. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine beliebige Spaltenüberschrift, bis der Abwärtspfeil
angezeigt wird. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil und wählen Sie dann Tabellenansicht >
Ändern im Kontextmenü.
2. Deaktivieren Sie im Dialogfeld „Tabellenansicht ändern“ die Optionen für alle Felder mit
Ausnahme von Firma, Vorname, Nachname und Gebühr Bezahlt.
Deaktivieren Sie die Optionen
für die Felder, die Sie in der
Tabellenansicht ausblenden
möchten
Die Spalten in der Tabellenansicht werden ausgeblendet, wenn Sie die Optionen deaktivieren.
Gruppieren und Sortieren von Daten und Definieren eines Statistikfelds
1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Firma und klicken Sie auf den
Abwärtspfeil. Wählen Sie im Kontextmenü Nachgestellte Gruppe nach Firma hinzufügen aus.
Die Datensätze werden neu geordnet und nach Firma gruppiert. Wenn Sie eine vorangestellte
oder nachgestellte Gruppe in der Tabellenansicht hinzufügen, sortiert FileMaker Pro die
Datensätze automatisch in alphabetischer Reihenfolge (a-z) nach dem Gruppenfeld. Felder,
nach denen Sie gruppieren, werden als Gruppierfelder bezeichnet. In diesem Fall ist das Feld
„Firma“ das Gruppierfeld.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Gebühr Bezahlt und klicken Sie auf
den Abwärtspfeil. Wählen Sie Nachgestellte Zwischensummen und dann Summe
(Einnahme Jahresgebühren) im Kontextmenü aus.
Die Zwischensummen werden in der Spalte „Gebühr Bezahlt“ nach jeder Firmengruppierung
angezeigt.
Hinweis Wenn die Zwischensummen in der Spalte „Gebühr Bezahlt“ nicht angezeigt werden,
ziehen Sie die Spaltenüberschrift Gebühr Bezahlt, um sie zu verbreitern.
59
3. Bewegen Sie den Mauszeiger erneut über die Spaltenüberschrift Firma und klicken Sie auf den
Abwärtspfeil. Wählen Sie im Kontextmenü Nachgestelltes Gesamtergebnis hinzufügen aus.
Hinweis Sie müssen unter Umständen nach unten scrollen, um das nachgestellte
Gesamtergebnis anzuzeigen.
Beschriften gruppierter Daten und Entfernen doppelter Datenwerte
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste oder bei gedrückter Strg-Taste auf die nachgestellte
Ergebniszeile (nicht auf die nachgestellte Zeile für das Gesamtergebnis). Wählen Sie
Gruppenfeld hinzufügen (Firma) aus dem Kontextmenü aus, um den Firmennamen für jede
Gruppe anzuzeigen.
Mit der rechten
Maustaste oder bei
gedrückter Strg-Taste
auf die Ergebniszeile
klicken
„Gruppenfeld hinzufügen
(Firma)“ wählen
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschrift Firma und klicken Sie auf den
Abwärtspfeil. Wählen Sie Feld > Feld ausblenden, um die wiederholten Firmendaten in der
Spalte „Firma“ auszublenden.
Die für das Feld „Firma“ erstellte Beschriftung bleibt in der Tabellenansicht, um das
Gruppenfeld zu identifizieren.
Ihr fertiger Bericht enthält Folgendes:
1 die von jedem Kunden gezahlte Gebühr,
1 Zwischensummen der Gebühreneinnahmen nach Firma,
1 eine Endsumme von Gebühreneinnahmen aller Firmen.
60
Die Zwischensummen
basieren auf den
Firmengruppierungen
Endsumme
Damit dieser Bericht in der Tabellenansicht richtig dargestellt wird, müssen die Daten nach
Firma sortiert sein.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine beliebige Spaltenüberschrift und klicken Sie auf den
Abwärtspfeil. Wählen Sie Tabellenansicht > Zurücksetzen und klicken Sie auf Ja, um die
dynamischen Berichtseinstellungen zu löschen und alle Felder aus dem Layout
„Dateneingabe“ anzuzeigen.
Verwenden eines Assistenten für die Erstellung eines Berichts mit
gruppierten Daten und Summen
Sie können mithilfe des Assistenten für neue Layouts/neue Berichte einen Bericht in einem
eigenen Layout erstellen. Wenn Sie Berichte in dem Assistenten erstellen, haben Sie die
Möglichkeit, ein Script zu erstellen, das den Bericht erneut ausführt, um die angezeigten Daten zu
aktualisieren.
Layouts für Zwischenergebnisberichte
Ein Layout, das einen Bericht mit gruppierten Daten enthält, erfordert eine Reihe von Elementen,
um ordnungsgemäß zu arbeiten.
Layouts für Zwischenergebnisse enthalten:
1 einen Bereich für Zwischenergebnisse im Berichtlayout für jede Detailebene, die Sie
aufschlüsseln möchten,
1 ein Feld oder mehrere Felder zur Gruppierung von Datensätzen durch Gruppierfelder,
61
1 Datensätze, die nach diesen Schlüsselfeldern sortiert werden. Dies geschieht in der
Reihenfolge, in der die Bereiche für Zwischenergebnisse in Ihrem Berichtlayout angezeigt
werden.
1 einen Gesamtergebnisbereich,
1 eines oder mehrere Statistikfelder für die Anzeige von Summen, Mittelwerten oder Anzahlen.
In dieser Übung erstellen Sie einen Bericht, der Zwischensummen für jede Kategorie und eine
Endsumme für den gesamten Bericht enthält. Der Zwischenergebnisbericht, den Sie erstellen
werden, ermöglicht Folgendes:
1 Gruppieren der Kunden nach Kundentyp,
1 Bilden einer Zwischensumme der für jeden Kundentyp eingenommenen Beiträge,
1 Bilden der Endsumme aller Beiträge.
Diese Strukturen werden automatisch vom Assistenten für neue Layouts/neue Berichte erstellt
und die Einstellungen werden vorgenommen.
Erstellen eines Zwischenergebnisberichts mit Summen
So erstellen Sie den „Jahresgebührenbericht“:
Layout bearbeiten in der Layoutleiste.
in der Layoutleiste und klicken Sie dann auf
3. Geben Sie als Layoutname Jahresgebührenbericht ein.
4. Wählen Sie für den neuen Layouttyp Bericht aus.
62
5. Wählen Sie Mit Zwischensummen und Mit Endsummen, wenn diese nicht bereits
ausgewählt sind.
Achten Sie darauf, wie sich die Berichtvorschau im Assistenten ändert, damit Sie eine
Vorstellung bekommen, wie Ihr Bericht mit den aktuellen Einstellungen aussehen wird.
Die Berichtvorschau
aktualisiert sich, wenn Sie
einen Layouttyp wählen
„Mit Zwischensummen“
und „Mit Endsummen“
aktivieren
Auswählen der im Bericht verwendeten Felder
1. Wählen Sie das Feld „Kundentyp“, das als erstes Feld in diesem Bericht verwendet werden soll,
um es in die Liste Felder im Layout/Bericht zu verschieben.
2. Markieren und verschieben Sie das Feld „Nachname“.
3. Markieren und verschieben Sie das Feld „Vorname“.
4. Markieren und verschieben Sie das Feld Gebühr Bezahlt.
6. Sie wollen die Datensätze nach dem Kundentyp anordnen, verschieben Sie daher dieses Feld in
die Liste Berichtkategorien.
63
7. Deaktivieren Sie die Option Kundentyp.
„Kundentyp“ wird nur einmal in jeder Gruppierung angezeigt, wie aus der Berichtvorschau im
Assistenten ersichtlich.
Deaktivieren Sie
„Kundentyp“, um
wiederholte Werte im
Bericht auszublenden
9. Verschieben Sie das Feld „Nachname“ in die Liste Sortierfolge.
Dadurch werden die Datensätze in jeder Gruppe von Kundentyp alphabetisch nach den
Nachnamen der Kunden sortiert. Beachten Sie, dass das Gruppierfeld „Kundentyp“
automatisch oben in der Liste Sortierfolge angezeigt wird. FileMaker Pro gruppiert Datensätze
nach dieser Kategorie, bevor Daten sortiert werden.
Angeben von Zwischen- und Endsummen
Im „Jahresgebührenbericht“ können Sie Zwischensummen der Beiträge für jeden Kundentyp
(Neu und Bestand) und die Endsumme der Beiträge beider Gruppen am Ende des Berichts
anzeigen. Hierzu müssen Sie im Assistenten für neue Layouts/neue Berichte Statistikfelder für
Zwischen- und Endsumme angeben.
In diesem Fall verwenden Sie das Statistikfeld „Einnahme Jahresgebühren“. Dieses Feld wurde
bereits in der Beispieldatei definiert. Das Feld „Einnahme Jahresgebühren“ bildet die Summe der
Beiträge im Feld „Gebühr Bezahlt“.
1. Klicken Sie unter Statistikfeld auf Angeben und wählen Sie Einnahme Jahresgebühren aus
der Liste der verfügbaren Felder. Klicken Sie dann auf OK.
64
2. Verwenden Sie für Kategorie zusammenfassen nach den Standardwert von Kundentyp.
3. Verwenden Sie für Zwischensummenposition den Standardwert Unter Datensatzgruppe.
4. Klicken Sie auf Zwischensumme hinzufügen. So wird FileMaker Pro angewiesen, eine
Zwischensumme der gezahlten Jahresbeiträge unter jeder Mitgliedschaftskategorie zu
berechnen.
6. Klicken Sie unter Statistikfeld auf Angeben und wählen Sie Einnahme Jahresgebühren aus
der Liste der verfügbaren Felder. Klicken Sie dann auf OK.
So wird FileMaker Pro angewiesen, das Feld „Einnahme Jahresgebühren“ als Endsumme zu
verwenden.
7. Klicken Sie auf Endsumme hinzufügen. So wird FileMaker Pro angewiesen, eine Endsumme
der Jahresgebühren zu erstellen.
Wählen eines Präsentationsstils und Erstellen von Kopf- und Fußbereich
1. Wählen Sie unter Klassisch, Warm aus.
Im Assistenten wird eine Vorschau des Präsentationsstils angezeigt. Der Präsentationsstil gibt
die Textgröße, die Farbe und den Stil des fertigen Berichts vor und wendet nur das aktuelle
Layout und nicht alle Layouts in der Datenbank an.
65
3. Wählen Sie im Bereich „Kopfzeile“ für Oben Mitte die Option Großer Spezialtext.
4. Geben Sie als Kopfbereich des Berichts Jahresgebührenbericht ein und klicken Sie
anschließend auf OK.
5. Wählen Sie im Bereich „Fußbereich“ für Unten Mitte die Option Seitennummer, um auf jeder
Seite des Berichts unten eine Seitennummer anzuzeigen.
Erstellen eines Scripts zur erneuten Ausführung dieses Berichts
1. Klicken Sie auf Script erstellen.
2. Verändern Sie den angezeigten Scriptnamen nicht und klicken Sie auf Weiter.
3. Klicken Sie auf Bericht im Blätternmodus anzeigen, wenn dies nicht bereits ausgewählt ist.
66
Sie sehen den vollständigen Bericht in der Listenansicht. Für jeden Kundentyp wird eine
Zwischensumme der eingenommenen Beiträge gebildet. Ganz unten im Bericht befindet sich
die Endsumme aller Beiträge.
Hinweis Je nach Ihren Versuchen in früheren Lektionen sieht Ihr fertiger Bericht eventuell
anders aus als im folgenden Bild.
Dieser Bericht gruppiert
Daten nach dem Feld
„Kundentyp“, das auch
Gruppierfeld genannt wird
Zwischensummen
Die aktuelle Seitennummer
ersetzt den Platzhalter im
Seitenansichtsmodus und
wird beim Druck des
Berichts angezeigt
Endsumme
Löschen eines Datensatzes, um aktualisierte Statistikwerte anzuzeigen
Wenn Sie in der Listen- oder Tabellenansicht im Blätternmodus arbeiten, aktualisiert FileMaker Pro
automatisch die Statistikwerte, wenn Datenwerte hinzugefügt werden oder sich ändern.
So löschen Sie einen Datensatz und sehen, wie sich die Statistikwerte dynamisch ändern:
67
1. Wählen Sie den Datensatz für Gerard LeFranc aus.
Wählen Sie den
Datensatz für
Gerard LeFranc aus
2. Klicken Sie auf Datensatz löschen und dann Löschen.
Die Zwischensumme für neue Kunden und die Endsumme zeigen aktualisierte Werte.
Speichern und Senden eines Berichts als PDF
Nachdem Sie einen Bericht ausgeführt haben, können Sie ihn als PDF speichern und als E-MailAnlage versenden.
1. Wählen Sie Datei > Datensätze speichern/senden unter > PDF.
2. Wählen Sie den Lehrgangsordner als den Speicherort für die Datei.
3. Geben Sie im Dialogfeld Datensätze als PDF speichern unter Dateiname (Windows) bzw.
Sichern unter (Mac OS) Jahresgebührenbericht ein.
4. Wählen Sie für Speichern die Option Alle aufgerufenen Datensätze.
5. Wählen Sie Erstellung einer E-Mail mit Datei als Anlage.
FileMaker Pro erstellt die PDF-Datei und gibt sie an Ihr E-Mail-Programm weiter. Die PDF wird
als Anlage in einer E-Mail-Nachricht angezeigt, die Sie adressieren und versenden können. Sie
können auf den Dateianhang in Ihrem E-Mail-Fenster doppelklicken, um den Bericht als PDF
anzusehen.
Hinweis Wenn Sie einen webbasierten E-Mail-Client verwenden, wählen Sie bei Schritt 5 die
Option Erstellung einer E-Mail mit Datei als Anlage nicht aus. Erstellen Sie eine E-MailNachricht in Ihrem E-Mail-Client, hängen Sie die Berichtsdatei im PDF-Format manuell an und
senden Sie anschließend die Nachricht.
7. Nach Beendigung dieser Lektion löschen Sie die E-Mail-Nachricht und schließen Sie die
Beispieldatei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen.
In dieser Lektion haben Sie Berichte mit gruppierten Daten und Summen in der Tabellenansicht
und mit dem Assistenten für neue Layouts/neue Berichte erstellt. Ferner haben Sie einen Bericht
als PDF gespeichert, um ihn als E-Mail-Anlage zu versenden. Weitere Informationen zum
Erstellen von Berichten finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.
Lektion 10 
Daten in Diagrammen
FileMaker Pro hilft Ihnen dabei, Daten in Säulen-, Balken-, Positiv-/Negativ-, Linien-, Flächen-,
Streuungs-, Blasen- oder Kreisdiagrammen grafisch zu vergleichen und gegenüberzustellen.
Sie können:
1 ein Schnelldiagramm im Blätternmodus erstellen und anschließend ausdrucken oder auf ein
neues Layout setzen.
1 das Diagrammwerkzeug
im Layoutmodus verwenden, um ein Diagramm einem neuen oder
vorhandenen Layout hinzuzufügen.
In dieser Lektion erstellen Sie ein Schnelldiagramm, mit dem Beitragszahlungen der
Firmenkunden von Lieblingsbäckerei verglichen werden.
Erstellen eines Kreisdiagramms
Kreisdiagramme sind gut geeignet, um die prozentualen Anteile eines Ganzen anzuzeigen.
4. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte Firma, klicken Sie auf den Abwärtspfeil und
wählen Sie Aufsteigend sortieren aus.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte Gebühr Bezahlt, klicken Sie auf den
Abwärtspfeil und wählen Sie Diagramm > Gebühr Bezahlt nach Firma aus.
Eine Vorschau des Diagramms wird im Dialogfeld „Diagrammeinstellung“ angezeigt.
In FileMaker Pro können
Schnelldiagrammeinstellun
gen angegeben werden
Säulendiagramme werden standardmäßig in der Diagrammvorschau angezeigt. Sie können
den Diagrammtyp ändern und weitere Einstellungen im Diagramm-Inspektor rechts
vornehmen.
Lektion 10 | Daten in Diagrammen
69
6. Geben Sie unter Titel im Diagramm-Inspektor Einnahmen nach Firma ein.
7. Wählen Sie unter Typ die Option Kreis aus.
Die Diagrammvorschau wird aktualisiert und zeigt nun den neuen Titel und den Diagrammtyp an.
8. Wählen Sie unter Optionen die Optionen Werte auf Diagramm anzeigen und Prozentwerte aus.
9. Klicken Sie auf Als Layout speichern und anschließend auf OK.
Das fertiggestellte Diagramm wird im Blätternmodus angezeigt.
Hinweise
1 Sie können im Layout-Einblendmenü ein Layout auswählen, das ein Schnelldiagramm
enthält, um es zu einem späteren Zeitpunkt anzuzeigen.
1 Um ein Diagramm zu bearbeiten, wechseln Sie in den Layoutmodus und doppelklicken auf
das Diagramm.
Sie haben ein Kreisdiagramm erstellt, in dem ausgewertete Daten aus der aktuellen
Ergebnismenge angezeigt werden. Weitere Informationen über Daten in Diagrammen finden Sie
in Kapitel 3 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs und in der FileMaker Pro Hilfe.
Lektion 11 
Erstellen relationaler Datenbanken
Mit relationalen Datenbanken können Sie problemlos Bezugsdaten anzeigen und die
Dateneingabe optimieren. Sie geben die Daten einmal ein und können sie anschließend in
Bezugstabellen oder -dateien anzeigen und verwenden.
1
1
1
1
Arbeitsweise relationaler Datenbanken
Definieren einer Beziehung
Die Beispieldatei in dieser Lektion verwendet zwei Tabellen:
1 eine Tabelle Kunden mit Datensätzen für einzelne Kunden von Lieblingsbäckerei
1 eine Tabelle Firmen mit Datensätzen für Firmen, in denen diese Kunden angestellt sind Jede
Firma hat mehrere Mitarbeiter (Kunden von Lieblingsbäckerei).
Anzeigen eines Bezugsdatensatzes in einer Datei
Definieren einer Beziehung zu einer anderen Datei
Die Datei enthält die Tabellen, aber nicht die Beziehungsstruktur. Sie werden jetzt die Struktur
aufbauen.
3. Klicken Sie auf das Register Beziehungen.
Das Beziehungsdiagramm wird angezeigt. Das Beziehungsdiagramm zeigt alle Tabellen in der
aktuellen Datei.
Wenn Sie im Beziehungsdiagramm mit Tabellen arbeiten, verwenden Sie sie, um mit ihrer Hilfe
die Ansicht Ihrer Daten im Layout zu organisieren. Jede Instanz (oder jedes Auftreten) einer
Tabelle im Beziehungsdiagramm repräsentiert eine separate Sicht auf Ihre Daten. Wenn Sie
eine Beziehung zwischen zwei Tabellen erstellen, machen Sie die in einer der Tabellen
gespeicherten Daten der anderen Tabelle entsprechend den Abgleichsfeldern und den für die
Beziehung festgelegten Kriterien zugänglich.
4. Klicken Sie in der Tabelle „Kunden“ auf das Feld „Firma“ und ziehen Sie eine Linie zum Feld
„Firma“ in der Tabelle „Firmen“.
Das Feld „Firma“ ist also das Abgleichsfeld.
Lektion 11 | Erstellen relationaler Datenbanken
71
5. Lassen Sie die Maustaste los. Die von Ihnen erstelle Beziehung wird angezeigt.
Diese Beziehung basiert auf übereinstimmenden Daten im Feld „Firma“ in beiden Tabellen.
Datensätze stehen in einer Beziehung zueinander, wenn die Daten im Feld „Firma“ einer
Tabelle den Daten im Feld „Firma“ der anderen Tabelle entsprechen.
6. Klicken Sie auf OK, um die Beziehung zu speichern.
Nachdem Sie die Beziehung definiert haben, können Sie ein Layout so verändern, dass es Daten
unter Verwendung dieser Beziehung anzeigt. In diesem Fall soll die Firmenadresse angezeigt
werden.
1. Wählen Sie Firmenkontoinformation aus dem Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste.
3. Ziehen Sie unter Verwendung des Feldwerkzeugs
Layout.
in der Statussymbolleiste ein Feld in das
Das Dialogfeld „Feld angeben“ zeigt eine Liste der Felder in dieser Tabelle an.
4. Klicken Sie auf Aktuelle Tabelle („Kunden“) und wählen Sie die Tabelle Firmen aus der Liste.
Jetzt wird eine Liste der Felder in der Bezugstabelle „Firmen“ angezeigt. Die Doppelpunkte (::)
vor jedem Feldnamen zeigen an, dass diese Felder Bezugsfelder sind, d. h., sie sind nicht in
der Tabelle „Kunden“ definiert, in der Sie gerade arbeiten. Diese Bezugsfelder zeigen Daten
aus der Bezugsdatei an.
5. Wählen Sie ::Firmenadresse.
6. Wählen Sie Feldbeschriftung erstellen (wenn nicht bereits ausgewählt) und klicken Sie dann
auf OK.
7. Wiederholen Sie die Schritte 3-6 für ::Ort und ::Land.
8. Verschieben Sie die Felder, falls notwendig, und passen Sie die Größe an, sodass die Felder
groß genug sind, um alle in ihnen enthaltenen Daten anzuzeigen. Wenn Sie fertig sind, sollten
die Felder so aussehen:
9. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen in der
Layoutleiste, um in den Blätternmodus zurückzukehren.
72
10. Klicken Sie auf das Buch in der Statussymbolleiste, um zwischen den Datensätzen zu
wechseln, bis die Änderung des Firmennamens angezeigt wird.
Das Layout „Firmenkontoinformationen“ beruht zwar auf der Tabelle „Kunden“, aber Sie
können wegen der zuvor in dieser Lektion eingerichteten Beziehung Adressen aus der Tabelle
„Firmen“ anzeigen.
Beziehungen sind bidirektional. Die Beziehung zwischen den Tabellen „Kunden“ und „Firmen“
zeigt Daten (Firmenadressen) aus der Tabelle „Firmen“ an. Als Nächstes werden Sie die gleiche
Beziehung verwenden, um Daten (Kundennamen) aus der Tabelle „Kunden“ anzuzeigen.
Erstellen eines Ausschnitts zum Anzeigen übereinstimmender Datensätze
Sie können einen Ausschnitt in ein Layout einfügen, um Daten aus Bezugsfeldern anzuzeigen.
1. Wählen Sie das Layout Firmen aus dem Layout-Einblendmenü.
Bevor Sie Daten aus Bezugsdatensätzen anzeigen können, müssen Sie eine Beziehung
definieren. Jetzt werden Sie die Beziehung zu der Tabelle „Kunden“ verwenden, die Sie bereits
in dieser Lektion definiert haben, aber die Beziehung muss geändert werden, damit die
Erstellung von Datensätzen in einer Bezugstabelle zugelassen wird.
2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Datenbank und klicken
Sie auf das Register Beziehungen, wenn es nicht bereits ausgewählt ist.
3. Doppelklicken Sie im Beziehungsdiagramm auf den relationalen Operator
Dialogfeld „Beziehung bearbeiten“ anzuzeigen.
, um das
4. Wählen Sie unten im Dialogfeld unter Kunden die Option Erstellung von Datensätzen in
dieser Tabelle über diese Beziehung zulassen. So können Sie der Kundentypliste einen
Namen hinzufügen.
Aktivieren
Sie diese
Option.
5. Klicken Sie auf OK und erneut auf OK, um das Dialogfeld „Datenbank verwalten“ zu schließen.
73
6. Verwenden Sie das Buchsymbol oder den Schieberegler in der Statussymbolleiste, um bei
Bedarf zum ersten Firmendatensatz (ABC GmbH) zu wechseln.
8. Wählen Sie das Ausschnittwerkzeug
in der Statussymbolleiste aus und ziehen Sie ein
Rechteck im Layout für die Liste der Namen auf.
9. Wählen Sie im Dialogfeld „Ausschnitteinstellung“ die Tabelle Kunden unter
Bezugsdatensätze zeigen von aus.
10. Aktivieren Sie Vertikaler Rollbalken.
11. Geben Sie in Anzahl der Zeilen die Zahl 4 ein.
Hinzufügen der Felder und Formatieren des Ausschnitts
1. Markieren Sie im Dialogfeld „Felder zu Ausschnitt hinzufügen“ das Feld Vorname und
verschieben Sie es in die Liste Aufgenommene Felder.
2. Markieren und verschieben Sie das Feld ::Nachname.
4. Verwenden Sie das Textwerkzeug
in der Statussymbolleiste und erstellen Sie
Feldbeschriftungen über den Feldern Vorname und Nachname im Ausschnitt.
Wenn Sie fertig sind, sollte der Ausschnitt so aussehen:
5. Klicken Sie auf Layout speichern und dann Layout verlassen, um die Liste der Kunden in
jeder Firma anzuzeigen.
Hinweis Je nach Ihren Versuchen in früheren Lektionen kann Ihr Ausschnitt anders als der
nachfolgende abgebildete aussehen.
Der Ausschnitt zeigt
eine Kundenliste aus
der Bezugstabelle an
74
6. Testen Sie die neue Struktur: Geben Sie den Namen eines neuen Kunden der
ABC-Unternehmen ein.
Klicken Sie hier, um für
diese Firma einen
neuen Kunden
einzugeben
7. Wählen Sie Dateneingabe aus dem Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste, um den neuen
Datensatz anzuzeigen.
Wenn Sie den neuen Kunden hinzufügen, erstellt die Beziehung automatisch einen Datensatz
für diesen Kunden in der Tabelle „Kunden“. Klicken Sie auf das Register Bezahlstatus des
neuen Datensatzes. Der Firmenname „ABC-Unternehmen“ wird automatisch in das
Abgleichsfeld eingegeben, da der Name dem Ausschnitt des Datensatzes „ABC-Unternehmen“
hinzugefügt wurde.
8. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen wählen.
Sie haben gelernt, wie einfache Beziehungen verwendet und erstellt werden. Dieser Lehrgang
beinhaltet lediglich Grundlagen. Beim Aufbau eines relationalen Datenbanksystems müssen viele
weitere Punkte berücksichtigt werden. Lesen Sie Kapitel 4 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch
und die Informationen zu Beziehungen in der FileMaker Pro Hilfe, bevor Sie Beziehungen in Ihren
eigenen Dateien verwenden.
Lektion 12 
Gemeinsame Nutzung und Austausch von
Daten
Sie können Daten mit FileMaker Pro und FileMaker Server über ein Netzwerk oder mit Instant
Web Publishing über das Internet gemeinsam verwenden. Sie können Daten auch per Import in
FileMaker Pro-Dateien aus anderen Anwendungen oder per Export von FileMaker Pro-Dateien in
andere Anwendungen gemeinsam nutzen.
1 Aktivierung von Netzwerk-Sharing für FileMaker Pro-Dateien
1 Importieren von Daten in eine FileMaker Pro-Datei
Gemeinsame Nutzung von Daten
Sie können FileMaker Pro-Datenbanken in Ihrem Netzwerk mithilfe von FileMaker Network
Sharing gemeinsam nutzen, wodurch bis zu neun Benutzer von FileMaker Pro oder FileMaker Go
gleichzeitig auf dieselbe Datenbank zugreifen und sie verwenden können. Wenn Sie Dateien mit
mehr als 9 gleichzeitigen Benutzern im Netzwerk verwenden müssen, können Sie
FileMaker Server verwenden, der größeren Netzwerkdurchsatz, mehr Sicherheit und mehr
Benutzern gleichzeitigen Zugriff auf eine Datei bietet.
Mithilfe von Instant Web Publishing können Sie FileMaker Pro-Layouts als Web-Seiten
veröffentlichen und damit jedem Benutzer mit einem Webbrowser in Ihrem Intranet (oder im Internet)
den Zugriff auf Ihre FileMaker Pro-Datenbanken erlauben.
Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen austauschen,
indem Sie Daten importieren und exportieren. Beispielsweise können Sie Daten importieren, die
sich in einer anderen Datenbank oder einer Tabellenkalkulation befinden, oder Adressdaten
exportieren, um personalisierte Serienbriefe mit einer Textverarbeitung zu erstellen. Wenn Sie
Daten im- oder exportieren, werden die Daten in die Zieldatei kopiert und nicht gemeinsam von
den Anwendungen verwendet.
Aktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing
Wenn Ihr Computer an ein Netzwerk angeschlossen ist, können Sie und andere FileMaker ProBenutzer gleichzeitig dieselbe Datenbank verwenden.
Wichtig Ihre FileMaker Pro-Lizenzvereinbarung erlaubt die gleichzeitige Nutzung des
Programms in einem Netzwerk nur dann, wenn Sie eine Lizenz für jeden einzelnen Computer
erworben haben, auf dem FileMaker Pro installiert ist. Dieselbe Software-Lizenz darf nicht auf
verschiedenen Computern gemeinsam benutzt werden.
Der erste Anwender, der eine gemeinsam benutzte Datei öffnet, ist der Host. Jeder Benutzer, der
auf die bereitgestellte Datei zugreift oder sie öffnet, ist ein Client.
Lektion 12 | Gemeinsame Nutzung und Austausch von Daten
76
Der Host öffnet die Datei
Clients bauen Verbindungen zur gemeinsam benutzten Datei auf
Wenn eine gemeinsam benutzte Datei geöffnet ist, können Host und Clients auf dieselben
Informationen zugreifen und alle Änderungen an der Datei werden im Fenster jedes Benutzers
angezeigt.
Änderungen, die einer der Benutzer an den Daten, Scripts oder Layouts vornimmt, werden in der
gemeinsamen Datei gespeichert. Eine gemeinsam benutzte Datei wird auf der Platte gespeichert,
auf der sich die Datei befindet.
Sortierfolgen, Suchabfragen, Importfeldfolge, Exportfeldfolge und Druckeinstellungen sind spezifisch
für die einzelnen Benutzer.
So aktivieren Sie FileMaker-Netzwerk-Sharing:
Hinweis Um den Sharing-Status in Ihren eigenen Dateien zu aktivieren oder zu ändern,
müssen Sie sie mit einem Konto öffnen, das über das Zugriffsrecht Erweiterte Zugriffsrechte
verwalten verfügt. Informationen über Konten, Passwörter und Berechtigungen finden Sie in
Lektion 13.
2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Sharing > FileMaker-Netzwerk.
3. Klicken Sie im Dialogfeld „FileMaker-Netzwerkeinstellungen“ unter Netzwerk-Sharing auf Ein.
Die TCP/IP-Adresse Ihres Systems wird unterhalb der Netzwerk-Sharing-Steuerelemente
angezeigt.
77
„Ein“ auswählen, um
Netzwerkfreigabe zu
aktivieren
Beispiel Kopie.fmp12 ist
in der Liste ausgewählt.
Stufe des Netzwerkzugriffs für „Beispiel Kopie.fmp12“ wählen
4. Wählen Sie für Netzwerkzugriff auf die Datei die Option Alle Benutzer.
Hinweis Windows: Eventuell erhalten Sie eine Sicherheitswarnung des Betriebssystems,
wenn Sie Netzwerk-Sharing in FileMaker Pro aktivieren.
„Beispiel Kopie“ wird jetzt auf Ihrem Computer bereitgestellt. Sie müssen diese Datei geöffnet
lassen, damit sie Benutzern in Ihrem Netzwerk zur Verfügung steht.
Öffnen einer Remote-Datei
Eine Datei wird als remote bezeichnet, wenn sie auf einem anderen Computer im Netzwerk
gespeichert ist. Nachdem ein Host eine gemeinsam benutzte Datei in FileMaker Pro geöffnet hat,
können bis zu neun Benutzer eine Verbindung zu der Remote-Datei als Client aufbauen.
So öffnen Sie eine Remote-Datei:
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Remote öffnen.
2. Wählen Sie für Anzeige Lokale Hosts, um eine Liste der Hosts anzuzeigen.
Hinweis Wenn sich Ihr Computer nicht in einem Netzwerk befindet oder wenn zurzeit keine
FileMaker Pro-Dateien bereitgestellt werden, werden im Dialogfeld „Remote-Datei öffnen“
keine Dateien angezeigt.
78
Wählen, um eine Liste
der Hosts anzuzeigen
Wählen Sie den
Computer, der die zu
öffnende Datei
bereitstellt
Um die Liste einzuschränken,
geben Sie einige Buchstaben
des Dateinamens ein, nach
dem Sie suchen
Die zu öffnende Datei
auswählen
Oder geben Sie den
Netzwerkpfad der zu
öffnenden Datei ein
3. Wählen Sie einen Host und dann die zu öffnende Datei.
4. Klicken Sie auf Öffnen.
Abhängig von der Einrichtung des Datei-Sharings auf dem Host müssen Sie möglicherweise
den Kontonamen, das Passwort und den Domänennamen (nur Windows) eingeben, um die
Remote-Datei zu öffnen.
5. Schließen Sie eventuell geöffnete Remote-Dateien.
Deaktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing
So deaktivieren Sie FileMaker-Netzwerk-Sharing von Beispiel Kopie:
1. Wählen Sie in der Datei „Beispiel Kopie .fmp12 Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) >
Sharing > FileMaker-Netzwerk.
2. Wählen Sie im Dialogfeld „FileMaker-Netzwerkeinstellungen“ die Datei „Beispiel Kopie.fmp12“
aus der Liste Aktuell geöffnete Dateien.
3. Klicken Sie bei Netzwerkzugriff auf Datei auf Keine Benutzer.
4. Um die Netzwerkfreigabe aller Dateien zu deaktivieren, klicken Sie bei Netzwerk-Sharing auf
Aus.
„Beispiel Kopie“ wird nicht länger auf Ihrem Computer bereitgestellt.
Erläuterungen zum Datenaustausch
Sie können Informationen zwischen FileMaker Pro und anderen Programmen austauschen,
indem Sie Daten importieren und exportieren. Sie können:
1 Daten in eine bestehende FileMaker Pro-Datei importieren, entweder in eine neue oder eine
bestehende Tabelle
1 Daten mit ODBC-Datenquellen gemeinsam nutzen und aus diesen importieren
1 Daten aus anderen Programmen in neue FileMaker Pro-Dateien umwandeln
1 Daten zur Verwendung in anderen Programmen exportieren.
79
Speichern und Senden von Daten
Sie können FileMaker Pro-Daten als Microsoft Excel-Datei oder als PDFspeichern. So können Sie
Ihre Daten an Benutzer weitergeben, die nicht über FileMaker Pro verfügen. Mit FileMaker Pro
können Sie die Excel-Datei bzw. die PDF per E-Mail versenden, wenn Sie sie speichern. Sie
können zudem Scripts erstellen, um Datensätze als Excel- oder PDF zu speichern/senden.
FileMaker Pro kann E-Mail-Nachrichten an einen oder mehrere Empfänger senden. Sie können
Empfänger, den Nachrichtenbetreff usw. manuell eingeben oder Sie können Werte aus Feldern
oder Berechnungen verwenden.Sie können auch Scripts erstellen, um E-Mails zu senden oder
einen Snapshot-Link für Ihre Datenbank zu senden, der eine Ergebnismenge erfasst und sie für
einen anderen Benutzer anzeigt.
Unterstützte Dateiformate für Import und Export
Die meisten Anwendungen speichern Daten in ihrem eigenen Dateiformat, die meisten können
jedoch Informationen über Zwischenformate austauschen. Zum Beispiel kann FileMaker Pro
Dateien in den Formaten Microsoft Excel, TAB (durch Tabulatoren getrennter Text), CSV (durch
Kommata getrennte Werte) und XML sowie in anderen Formaten importieren und/oder exportieren.
Wenn Sie Daten mit einem anderen Programm austauschen möchten, prüfen Sie die
Dokumentation, die mit dem Programm geliefert wurde, um ein gemeinsames
zwischengeschaltetes Dateiformat zu bestimmen, das sowohl FileMaker Pro als auch das andere
Programm unterstützt.
Hinweis Die meisten Dateiformate importieren oder exportieren keine Formateinstellungen wie
Schrift, Größe, Stil und Farbe.
Über das Importieren von Daten
Es gibt verschiedene Arten, Daten in eine bestehende Datei zu importieren. Sie können:
1
1
1
1
einer bestehenden Tabelle neue Datensätze hinzufügen.
eine neue Tabelle aus importierten Daten erstellen.
vorhandene Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren.
übereinstimmende Datensätze in einer bestehenden Tabelle aktualisieren.
Wichtig Bestimmte Importoptionen, die vorhandene und passende Datensätze aktualisieren,
überschreiben beide während des Importvorgangs vorhandene Daten. Das kann nicht rückgängig
gemacht werden. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern unter,
um eine Sicherungskopie der Datei zu erstellen, bevor Sie einen Import durchführen, der
Datensätze aktualisiert.
Die Datei, aus der Sie Daten importieren, ist die Quelle. Die Datei, in die Sie Daten importieren,
ist das Ziel.
Importieren von Daten in die Beispieldatei
1. Wählen Sie in Beispiel Kopie.fmp12 im Layout-Einblendmenü das Layout Dateneingabe aus,
wenn es nicht bereits ausgewählt ist.
2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Datensätze importieren> Datei.
80
3. Wählen Sie für Dateityp (Windows) bzw. Format (Mac OS) die Option Alle Dateien (Windows)
bzw. Alle verfügbaren (Mac OS) und dann MeineDatei.fmp12 im Ordner „Lehrgang“.
MeineDatei.fmp12 ist die Datei, die Sie in Lektion 4 erstellt haben und die Quelldatei für diese
Datenimportübung.
4. Klicken Sie auf Öffnen.
Das Dialogfeld „Zuordnung der Importfelder“ wird angezeigt.
5. Wählen Sie für Ziel die Option Aktuelle Tabelle („Kunden“).
6. Wählen Sie für Importaktion die Option Neue Datensätze hinzufügen.
7. Stellen Sie sicher, dass sich das Feld Vorname in Quellfelder in der gleichen Zeile befindet
wie das Feld Vorname in Zielfelder.
Sie können die Zielfelder nach oben und unten in der Liste bewegen, indem Sie den
Schieberegler verwenden. Platzieren Sie den Zeiger über den Doppelpfeil, um den
Schieberegler zu aktivieren.
8. Wiederholen Sie Schritt 7 für Nachname.
9. Stellen Sie sicher, dass ein
wird.
zwischen den Feldern Vorname und Nachname angezeigt
Wenn Sie keinen
zwischen den passenden Feldern sehen, klicken Sie auf
oder
(Mac OS), um die Einstellung zu ändern.
(Windows)
Die verbleibenden Felder sollten
(Windows) oder
(Mac OS) zwischen ihnen haben. Die
Daten in diesen Feldern werden nicht in die Zieldatei importiert.
Pfeile zeigen, dass Daten in die Felder
rechts importiert werden
Quelldatei, aus der
importiert wird
Felder in der
Quelldatei
Zieldatei, in die die Daten
importiert werden
Felder in der Zieldatei
Importaktion
10. Klicken Sie auf Importieren.
11. Wählen Sie im Dialogfeld „Importoptionen“ die gewünschten Optionen und klicken Sie auf
Importieren.
81
12. Klicken Sie im Dialogfeld „Importzusammenfassung“ dann auf OK.
Datensätze in MeineDatei.fmp12, die Vornamen und Nachnamen enthalten, werden der Datei
„Beispiel Kopie.fmp12“ hinzugefügt. Die aktuelle Ergebnismenge enthält die neu importierten
Datensätze. Blättern Sie durch die neuen Datensätze, um die importierten Daten zu überprüfen.
Klicken Sie auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste, um alle Datensätze in der Datei
anzuzeigen.
13. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Beispieldatei, indem Sie Datei (Windows)
bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen.
Sie haben gelernt, Datei-Sharing mit FileMaker Pro zu aktivieren und Daten in eine
FileMaker Pro-Datei zu importieren. Weitere Informationen über das Sharing und das Importieren
von Daten in FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 5 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch und in der
FileMaker Pro Hilfe. Informationen über das Veröffentlichen von Datenbanken im Web finden Sie
im Handbuch FileMaker Instant Web Publishing.
Lektion 13 
Datenschutz in FileMaker Pro
Zwar bietet Ihr Betriebssystem Sicherheitsfunktionen für Dateien, Sie sollten jedoch die Konten
und Berechtigungen von FileMaker Pro verwenden, um Ihre Daten zu schützen. In FileMaker Pro
schränken Sie ein, welche Benutzer auf eine Datei zugreifen können, wenn Sie Dateien durch
Konten und Passwörter schützen. Der von Benutzern eingegebene Kontoname und das Passwort
bestimmen, welche Berechtigung verwendet wird. Die Berechtigungen beschränken die
Möglichkeiten des Benutzers in der Datei.
1 Funktionsweise von Konten, Passwörtern und Berechtigungen zum Schutz Ihrer Daten
1 Erstellung von Konten, Passwörtern und Berechtigungen
Erstellen eines Kontos und Passworts
Über Konten
Konten authentifizieren Benutzer, die versuchen, eine geschützte Datei zu öffnen. Ein Konto
besteht aus einem Kontonamen und in der Regel einem Passwort. Konten können für einzelne
Benutzer oder für eine Gruppe von Benutzern, zum Beispiel ein Konto „Marketing“, eingerichtet
werden. Gemeinsame Konten empfehlen sich, wenn Sie weniger Konten führen wollen und der
Zugriff von Einzelpersonen auf die Datenbankdatei nicht nachvollzogen werden muss. Es ist
jedoch sicherer, viele Konten zu erstellen, als wenn sich mehrere Benutzer ein Konto teilen.
Passwörter unterscheiden Groß-/Kleinschreibung, Kontennamen nicht.
Wenn Sie eine Datenbank erstellen, werden zwei vordefinierte Konten (Admin und Gast) angelegt
und es stehen drei vordefinierte Berechtigungen („Voller Zugriff“, „Nur Dateneingabe“ und „Nur
Lesezugriff“) zur Verfügung.
Das Admin-Konto hat kein Passwort und verfügt über die Berechtigung für vollen Zugriff, die den
Zugriff auf sämtlichen Inhalt der Datei gestattet. Das Gastkonto gestattet Benutzern das Öffnen einer
Datei, ohne Kontoinformationen anzugeben, hat kein Passwort und besitzt nur Leseberechtigung.
Vordefinierte
Konten
Benutzerdefinierte
Konten
Passwörter und Zugriffsrechte für vordefinierte Konten können geändert werden.
Lektion 13 | Datenschutz in FileMaker Pro
83
So erstellen Sie ein Konto und ein Passwort:
2. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit.
3. Klicken Sie im Register Konten auf Neu.
4. Wählen Sie für Konto wird authentifiziert über die Option FileMaker.
5. Geben Sie für Kontoname den Namen Le Nguyen ein.
6. Geben Sie für Passwort lgusen ein
Hinweis Aus Sicherheitsgründen werden Passwörter nie in FileMaker Pro in Klartext angezeigt.
Notieren Sie sich immer die Passwörter, die Sie bei der Einrichtung von Konten eingeben, und
geben Sie die Passwörter dann den entsprechenden Benutzern. Bewahren Sie Passwörter an
einem sicheren Platz auf für den Fall, dass sie vergessen werden, und damit sie nicht gestohlen
werden können.
7. Wählen Sie Benutzer muss Passwort bei nächster Anmeldung ändern.
In den meisten Fällen sollte ein Konto, das mehrere Benutzer gemeinsam verwenden, bei der
ersten Anmeldung keine Passwortänderung verlangen. Stattdessen sollten Sie ein Passwort
festlegen und es allen Benutzern mitteilen, die es benötigen. Auch sollte die Berechtigung für
ein gemeinsames Konto keine Passwortänderungen erlauben, da sonst ein Benutzer das
Passwort ändern und alle anderen Benutzer „aussperren“ könnte.
8. Wählen Sie für Kontostatus die Option Aktiv.
9. Wählen Sie für Berechtigungen die Option [Nur Lesezugriff].
10. Geben Sie für Beschreibung Kundendienst ein.
Geben Sie
Einstellungen für
dieses Konto ein.
Das neue Konto wird zusammen mit den Gast- und Admin-Konten aufgeführt.
Eine Warnung informiert Sie, dass das Admin-Konto in der Beispieldatei nicht
passwortgeschützt ist. Sie müssen diese Einstellung bestätigen, bevor FileMaker Pro Sie
fortfahren lässt.
13. Klicken Sie auf Zulassen, um die Warnung zu schließen.
Das Fenster „Anmeldung mit vollem Zugriff bestätigen“ wird angezeigt.
84
14. Geben Sie Admin für Voller Zugriff ein, lassen Sie Passwort leer und klicken Sie dann auf
OK.
Hinweis Schützen Sie das Admin-Konto in Dateien, die Sie erstellen, aus Sicherheitsgründen
stets durch ein Passwort.
Erstellen einer Berechtigung
Über Berechtigungen
Berechtigungen geben eine Zugriffsebene für eine Datenbankdatei an. Zusätzlich bietet
FileMaker Pro erweiterte Zugriffsrechte, die die Sharing-Optionen für Dateien festlegen.
Vordefinierte Berechtigungen
Jede neue Datenbankdatei enthält drei vordefinierte Berechtigungen:
1 „Voller Zugriff“ gestattet den Zugriff auf und die Änderung von allen Elementen in der Datei.
1 „Nur Dateneingabe“ gestattet nur die Anzeige und Eingabe von Daten.
1 „Nur Lesezugriff“ gestattet die Anzeige, aber nicht das Ändern von Daten.
In jeder Datenbank muss es mindestens ein Konto mit vollem Zugriff geben. Aus
Sicherheitsgründen sollte dieses Konto ein Passwort besitzen. Sie können vordefinierte
Berechtigungen weder ändern noch löschen, Sie können nur ihre erweiterten Zugriffsrechte
aktivieren oder deaktivieren. Aber Sie können vordefinierte Berechtigungen duplizieren und die
Kopie ändern, um sie anderweitig einzusetzen.
Vordefinierte
Berechtigungen
Eigene Berechtigungen
Vordefinierte Berechtigungen in FileMaker Pro bieten gemeinsame Typen des Datenzugriffs, mit
benutzerdefinierten Berechtigungen können Sie den Zugriff auf bestimmte Aspekte einer
Datenbank wie die Anzeige bestimmter Layouts, die Verfügbarkeit bestimmter Menüs oder die
Möglichkeit des Druckens beschränken.
Erweiterte Zugriffsrechte
Erweiterte Zugriffsrechte bestimmen die Optionen zur gemeinsamen Datenbenutzung, die eine
Berechtigung erlaubt, z. B. ob Benutzer eine gemeinsam benutzte Datei öffnen oder eine Datenbank
in einem Webbrowser anzeigen können.
85
Erstellen einer eigenen Berechtigung
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen setzt zu bestimmten Jahreszeiten Zeitarbeiter ein. Diese
Mitarbeiter benötigen Zugriff auf Ihre Daten, Sie wollen aber nicht, dass Zeitarbeiter Informationen
in Ihrer Datenbank ausdrucken oder exportieren können. Sie können eine bestimmte
Berechtigung für Zeitarbeiter erstellen, die das Drucken oder Exportieren von Daten nicht zulässt.
1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Sicherheit.
2. Klicken Sie auf das Register Berechtigungen.
3. Wählen Sie die Berechtigung [Nur Dateneingabe] und klicken Sie dann auf Duplizieren.
Nur Dateneingabe Kopie ist ausgewählt.
4. Klicken Sie auf Bearbeiten.
5. Geben Sie für Berechtigungenname Aushilfen ein.
6. Geben Sie für Beschreibung Kein Druck oder Export von Daten ein.
7. Deaktivieren Sie Drucken und Exportieren.
Deaktivieren Sie
„Drucken“ und
„Exportieren“
Erweiterte
Berechtigungseinstellungen
werden hier angezeigt
Zeitarbeiter wird in der Berechtigungsliste angezeigt. Sie können diese Berechtigung für ein
oder mehrere Konten verwenden.
10. Klicken Sie auf Zulassen, um die Warnung zu schließen.
Das Fenster „Anmeldung mit vollem Zugriff bestätigen“ wird angezeigt.
11. Geben Sie Admin für Voller Zugriff ein, lassen Sie Passwort leer und klicken Sie dann auf OK.
12. Wenn Sie diese Lektion abgeschlossen haben, beenden Sie FileMaker Pro, um alle
geöffneten Dateien zu schließen.
Sie haben gelernt, wie Sie Konten und Passwörter erstellen und Berechtigungen zuweisen. Sie
haben zudem gelernt, wie Sie eigene Berechtigungen erstellen und wie Sie sie für Ihre Zwecke
verwenden können. Weitere Informationen über den Schutz Ihrer Datenbanken mit Konten,
Passwörtern und Berechtigungen finden Sie in Kapitel 6 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs
und in der FileMaker Pro Hilfe.
Lektion 14 
Sichern Ihrer Datenbanken
Ein Stromausfall, Probleme mit der Festplatte und andere unerwartete Computerprobleme
können immer und überall auftreten. Um dem Verlust von Daten vorzubeugen, sichern Sie in
regelmäßigen Abständen alle wichtigen Dokumente auf Ihrem Computer, einschließlich Ihrer
Datenbanken.
1 Wie und wann Sie Ihre Datenbank sichern sollten
1 Wo Sie Informationen zu weiteren Möglichkeiten erhalten, Ihre Dateien zu schützen
Sichern Ihrer Datenbank
Es gibt viele Arten, eine Datei zu sichern. Dies ist nur eine davon.
1. Bestimmen Sie die Größe der Datenbank.
Windows: Klicken Sie in Explorer mit der rechten Maustaste auf das Dateisymbol und wählen
Sie Eigenschaften und dann Allgemein.
Mac OS: Klicken Sie im Finder auf das Symbol der Datei und wählen Sie Datei (Windows) bzw.
Ablage (Mac OS) > Informationen.
2. Wählen Sie eine Festplatte oder einen Datenträger, wo Ihre Kopie gesichert werden soll.
3. Öffnen Sie die Datenbank, von der Sie eine Sicherheitskopie erstellen möchten.
4. Wählen Sie in FileMaker Pro Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern
unter.
Akzeptieren Sie den Standarddateinamen
für die Kopie oder ändern Sie den Namen
Wählen Sie Festplatte und
Ordner, in dem die Kopie
gespeichert werden soll.
speichern wollen
Wählen Sie die Kopie dieser Datei
Wichtig Sichern Sie die Datenbank beim nächsten Mal auf eine/n andere/n
Festplatte/Datenträger. Überschreiben Sie beim Erstellen einer Sicherheitskopie nie die einzige
oder aktuellste Kopie Ihrer Datei. Sie sollten stets über verschiedene Sicherheitskopien verfügen.
Lektion 14 | Sichern Ihrer Datenbanken
87
Zeitpunkt der Sicherung
Sie sollten eine Sicherung erstellen:
1 so oft wie nötig, um sicherzugehen, dass Sie Ihre gesamten Daten im Notfall wiederherstellen
können.
1 bevor Sie umfassende oder unwiderrufliche Änderungen an Ihrer Datenbank vornehmen, wie
z. B. das Löschen von Datensätzen, das Löschen eines Felds oder das Ersetzen von Daten
mithilfe der Funktion „Importieren“ oder „Ersetzen“.
Denken Sie daran: Es nimmt weitaus weniger Zeit in Anspruch, eine Sicherheitskopie einer Datei
zu erstellen, als verloren gegangene oder beschädigte Dateien gänzlich neu zu erstellen.
In dieser Lektion wurde Ihnen eine Möglichkeit gezeigt, Ihre Datenbank zu sichern. Weitere
Methoden zu Vorbeugung und Vorgehensweise bei Problemen mit Ihren Dateien oder der
Wiederherstellung von beschädigten Dateien finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe.

FileMaker Pro Tutorial

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