Outlook für Fortgeschrittene

Transcription

Skriptum
für die modulare Grundausbildung der Verwendungsgruppen A2 und A3 und
Entlohnungsgruppen v2 und v3
GA 35
verfasst von
Friedrich Indrak
(BKA)
Bundeskanzleramt III/6, Aus- und Weiterbildung
Stand Oktober 2011
Inhaltsverzeichnis
Einleitung .............................................................................................................4
Neuerungen in Outlook 2010 ...............................................................................5
Menübänder ......................................................................................................................................... 5
Registerkarte Datei .............................................................................................................................. 6
Navigationsbereich .............................................................................................................................. 7
Aufgabenleiste ..................................................................................................................................... 7
Outlook Connector .............................................................................................................................. 8
Überblick ..............................................................................................................9
Objekte in Outlook .............................................................................................................................. 9
Ordner in Outlook ............................................................................................................................... 9
Arbeiten mit eigenen Ordnern ........................................................................................................... 11
Anpassen des Navigationsbereichs.................................................................................................... 14
Favoritenordner ................................................................................................................................. 16
Verknüpfungen .................................................................................................................................. 17
Ansichten und Druckformate definieren ........................................................................................... 18
Arbeiten mit Nachrichten (E-Mail) .....................................................................28
Senden und Empfangen von Nachrichten ......................................................................................... 28
Lesen von Nachrichten ...................................................................................................................... 29
Antworten und Weiterleiten von Nachrichten ................................................................................... 32
Eine neue Nachricht erstellen ............................................................................................................ 34
Öffentliche Nachricht erstellen.......................................................................................................... 46
Kontakte und Adressbuch ..................................................................................49
Benutzen von Kontaktordnern als Adressbuch ................................................................................. 49
Adressbuch verwenden...................................................................................................................... 50
Kontakte in der Tabellenansicht erstellen ......................................................................................... 51
Kontakte mit dem Kontaktformular erstellen .................................................................................... 51
Kontakt aus E-Mail hinzufügen......................................................................................................... 52
Kontakt weiterleiten .......................................................................................................................... 53
Kontaktgruppen verwenden .............................................................................................................. 53
Kalender .............................................................................................................56
Ansichten des Kalenders ................................................................................................................... 56
Mögliche Kalendereinträge ............................................................................................................... 58
Einen Termin erstellen ...................................................................................................................... 60
Besprechungen vereinbaren .............................................................................................................. 61
Eine Terminserie definieren .............................................................................................................. 62
Aufgaben im Kalender anzeigen ....................................................................................................... 63
Einstellungen des Kalenders anpassen .............................................................................................. 63
Aufgaben ............................................................................................................66
Aufgaben anzeigen ............................................................................................................................ 66
Eine Aufgabe erstellen ...................................................................................................................... 66
Aufgaben bearbeiten.......................................................................................................................... 68
Aufgaben zuweisen und annehmen ................................................................................................... 68
Arbeiten mit Aufgabenserien ............................................................................................................ 70
Journal und Notizen ...........................................................................................72
Verwaltungsakademie des Bundes – GA 35 – 2011
Seite 2
Das Journal benutzen......................................................................................................................... 72
Neuer Journaleintrag ......................................................................................................................... 74
Outlook Notizen verwenden .............................................................................................................. 74
Notiz einem Kontakt zuordnen.......................................................................................................... 74
Verschieben, Kopieren und Weiterleiten von Notizen ...................................................................... 75
Notizoptionen festlegen ..................................................................................................................... 75
Funktionen von Microsoft Exchange-Server ......................................................76
Verwenden und Öffnen von Ordnern anderer Personen ................................................................... 76
Automatisches Beantworten eingehender Nachrichten bei Abwesenheit ......................................... 82
Fortgeschrittene Techniken ...............................................................................83
Arbeiten mit Suchordern ................................................................................................................... 83
Organisieren von Nachrichten mittels Regeln ................................................................................... 85
Seriendruck........................................................................................................................................ 91
Mit Formularen arbeiten .................................................................................................................... 94
Konfigurieren eines E-Mail-Kontos ................................................................................................ 100
Tipps und Tricks ................................................................................................104
Rechtschreibprüfung und Autokorrektur ......................................................................................... 104
Anpassen von Desktopbenachrichtigungen ..................................................................................... 105
Archivieren von Outlook-Objekten in einer „Outlook-Datendatei“................................................ 106
Erzeugen und Verwenden von Signaturen ...................................................................................... 109
Seite 3
Einleitung
Microsoft Office Outlook 2010 ist nicht nur ein Programm zum Versenden von E-Mail-Nachrichten,
sondern es ist auch zum Verwalten von persönlichen Daten und Informationen konzipiert. Man
spricht in diesem Fall von einem Personal-Information Manager (PIM). Es erlaubt die Strukturierung
und Speicherung von Nachrichten, Kontakten, Notizen, Kalenderinformationen und ähnlichem.
Zusätzlich stellt es zahlreiche Mittel für den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit
innerhalb einer Organisation zur Verfügung.
Wenn Sie Outlook verwenden, können Sie Ihre Kalender, Ereignisse, Meetings, Kontakte und
Adressbücher verwalten. Sie können Aufgaben und To-Do-Listen erstellen und Notizen anlegen. Die
Journal-Funktion ermöglicht es Ihnen, Aktivitäten, wie z.B. das Empfangen und Versenden von
Nachrichten, oder das Öffnen von Dokumenten in anderen Office-Anwendung zu protokollieren.
Outlook unterstützt Sie außerdem bei der Behandlung von unerwünschten Werbe-Mails (Junk-EMail-Filter).
In vielen Büroumgebungen wird als Mail-Server ein Microsoft Exchange-Server eingesetzt. Auf
diesem sind die Informationen aller Outlook-Benutzer einer Organisation gespeichert, und können so
zwischen Outlook-Benutzern ausgetauscht und gemeinsam genutzt werden. Dies betrifft z.B. die
Terminplanung oder die gemeinsame Verwendung von Kontaktgruppen.
Ein weiterer Vorteil von Outlook ergibt sich aus seiner Fähigkeit, mit anderen Office-Programmen zu
kommunizieren und zu kooperieren. Die Wörterbücher und Auto-Korrektur-Funktionen werden
gemeinsam mit Microsoft Word verwendet. Die Erstellung von Serienmails kann mit Daten aus
Microsoft Word oder Microsoft Excel erfolgen. Um nur einige der möglichen Beispiele zu nennen.
Outlook stellt eine große Anzahl von Funktionen zur Verfügung und gerade in den Bereichen
Organisation und Management wird gewöhnlich nur ein Bruchteil davon verwendet. Dieses Handbuch wird Ihnen eine Reihe der vorhandenen Möglichkeiten vorstellen und Sie sollten dadurch einen
grundlegenden Überblick über die Verwendung und Konfiguration von Outlook erhalten.
Seite 4
Neuerungen in Outlook 2010
Menübänder
Die offensichtlichste Änderung in Outlook 2010 ist die Verwendung von Menübändern anstatt der
bisherigen Menüs. Die Befehle sind nun in logischen Gruppen angeordnet, die auf Registerkarten
zusammengefasst sind. Das jeweilige Menüband wird durch einen Klick auf die Registerkarte zur
Anzeige gebracht.
Der Vorteil besteht darin, dass nun zum Aufrufen einer Aktion einerseits weniger Mausklicks erforderlich sind, andererseits sind die möglichen Optionen überschaubarer und leichter zu erkennen. Ein
Nachteil ist sicherlich, dass die alten Menübefehle bereits vertraut und verinnerlicht sind und das
Arbeiten mit Menübändern sicherlich eine Umstellung bedeutet.
Prinzipiell kann man jedoch sagen, dass die Zuweisung der einzelnen Befehle zu den Menübändern
gut gelungen ist. Die jeweiligen Menüoptionen befinden sich dort, wo man sie erwartet und Outlook
2010 ist eindeutig besser strukturiert und übersichtlicher als seine Vorgänger. Mit dem Pfeil am
rechten Rand der Menüleiste können Sie das Menüband minimieren, also ausblenden, und auch
wieder zur Anzeige bringen.
Tastenkürzel
Wenn Sie die ALT-TASTE drücken, werden über den Registerkarten die entsprechenden Buchstaben
der Shortcuts angezeigt.
Sie können dann über die Tastenkombination ALT-TASTE + angezeigter Buchstabe auf die jeweilige
Registerkarte wechseln bzw. die Shortcuts der einzelnen Unterbefehle anzeigen. Diese wiederum
führen in Kombination mit der ALT-TASTE die gewünschte Aktion aus.
Eine weitere Möglichkeit, sich zwischen den Menübändern zu bewegen, besteht darin, dass Sie sich
mit dem Mauszeiger über die Menübandleiste bewegen und das Scrollrad der Maus drehen.
Seite 5
Aufrufen von Aktionen
Wenn Sie mit der linken Maustaste auf ein Symbol klicken, wird die Aktion entweder sofort ausgeführt, oder es wird ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie die für die Aktion notwendigen Daten
angeben können.
Manchmal reicht jedoch der Platz für alle Optionen nicht aus und
Sie müssen die versteckten Symbole mittels Dropdownliste zur
Anzeige bringen. In Outlook 2010 gibt es folgende Varianten:
• Bei etlichen Symbolen befindet sich an der rechten Seite ein
Abwärtspfeil. Wird dieser Pfeil angeklickt, öffnet sich die Dropdownliste.
• Seltener gibt es auch Listen, in denen nicht alle Symbole angezeigt werden. Hier können Sie
entweder mit den Auf- bzw. Abwärtspfeilen durch die Liste scrollen, oder
die gesamte Liste aufklappen, indem
Sie den überstrichenen Abwärtspfeil
verwenden.
Registerkarte Datei
Backstage-Ansicht
Die REGISTERKARTE DATEI nimmt eine Sonderrolle ein. Wenn Sie diese Registerkarte aufrufen, wird kein
Menüband angezeigt, sondern Outlook wechselt in eine spezielle Ansicht, die grundlegende
Funktionen, wie Speichern, Öffnen von Dateien, Drucken, Anzeige der Kontoinformationen, etc.
ermöglicht. In dieser Backstage-Ansicht werden auch die meisten Einstellungen zu Outlook
vorgenommen. Auch wenn Sie Ihre Konten verwalten oder Regeln und automatische Antworten
festlegen wollen, sind Sie hier richtig.
QuickSteps
Häufig verwendete Befehle können jetzt in einem
einzigen Klick zusammengefasst werden. Sie können
die standardmäßig vorhandenen QuickSteps anpassen und eigene Schaltflächen für Ihre häufig
ausgeführten Aktionen erstellen. Die QuickStepsSammlung befindet sich auf der REGISTERKARTE START und umfasst Schaltflächen für das Archivieren und
Kennzeichnen mit einem Klick, das Versenden von Nachrichten an Ihr Team und andere beliebte Befehle.
Suchtools
Die Sofortsuche ist ein komfortables Werkzeug, um Suchergebnisse einzugrenzen. Auf der kontextbezogenen REGISTERKARTE SUCHTOOLS können Sie Suchkriterien, wie Absender, Stichwörter oder andere
Informationen, z.B. das Vorhandensein von Anlagen,
angegeben. Die Sofortsuche umfasst eine Gruppe
von praktischen Filtern, mit denen Sie Ihre Suche
eingrenzen können, um die gewünschten Elemente
zu finden.
Seite 6
Navigationsbereich
Der Navigationsbereich auf der linken Seite des Outlook-Fensters kann nun auch minimiert dargestellt werden. Dazu gibt es auf der Registerkarte ANSICHT den entsprechenden
Menüpunkt NAVIGATIONSBEREICH.
Dasselbe können Sie auch erreichen, wenn Sie rechts oben im Navigationsbereichs auf den
nach links gerichteten Pfeil klicken. In der minimierten Darstellung verändert der Pfeil
seine Ausrichtung nach rechts. Nun kann durch ein neuerliches Anklicken desselben der
Navigationsbereich wieder ausgeklappt werden.
Auch in der minimierten Form lässt sich komfortabel arbeiten. Im unteren Teil der reduzierten
Navigationsleiste sind die Symbole der Hauptordner eingeblendet bzw. lassen sich mit dem
abwärts gerichteten Pfeil die weniger benutzten
Hauptordner anzeigen. So kann jederzeit zwischen
E-Mail, Kalender, etc. gewechselt werden.
Möchten Sie nun einen bestimmten Unterordner
auswählen, genügt es, mit der linken Maustaste
auf den Schriftzug Ordner zu klicken, um die entsprechende Liste aufzuklappen.
Mit der Tastenkombination ALT + F1 kann der Navigationsbereich völlig aus- und auch
wieder eingeblendet werden.
Alle Befehle und Ansichten, die unter Outlook 2003 im Navigationsbereich verfügbar waren, wurden
ins Menüband verschoben. Auch die Reihenfolge der Ordner im Postfach wurde verändert. Häufig
verwendete Ordner sind nun ganz oben angesiedelt, um den Zugriff darauf zu vereinfachen.
Aufgabenleiste
Analog verhält es sich mit der Aufgabenleiste am rechten Rand des
Outlook-Fensters. Sie wird mittels des Menüpunkts AUFGABENLEISTE auf
der Registerkarte ANSICHT aktiviert und kann ebenfalls in minimierter
Form dargestellt werden. Das erfolgt entweder durch einen Klick auf das
Pfeilsymbol in der linken oberen Ecke der Aufgabenleiste oder über den
Menüpunkt AUFGABENLEISTE auf der Registerkarte ANSICHT. Im dazugehörigen Untermenü können auch die Elemente ausgewählt werden, die
in der Aufgabenleiste angezeigt werden sollen. Standardmäßig sind alle
drei Element (Datumsnavigator, Termine und Aufgabenliste) aktiviert.
Seite 7
Outlook Connector
Im Lesebereich ist der Personenbereich hinzugekommen. Hier werden Icons für die, von der jeweils
ausgewählten Nachricht, betroffenen Personen (Absender, Adressaten) angezeigt. Über die Schaltfläche HINZUFÜGEN können Sie sich mit sozialen Netzwerken, Unternehmensnetzwerken, einschließlich
Microsoft SharePoint, Windows Live und anderen Websites von Drittanbietern verbinden.
Im minimierten Zustand ist es ein schmaler Balken am unteren Rand des Lesebereichs. Der durch
einen Klick auf das Pfeilsymbol am rechten Rand aufgeklappt wird. Ein Klick auf das jeweilige
Personen-Icon zeigt, in der darunter befindlichen Auflistung, alle mit dieser Person verbundenen
Outlook-Elemente an.
Seite 8
Überblick
Objekte in Outlook
Wenn Sie Outlook verwenden, arbeiten Sie mit einer Anzahl von verschiedenen Objekten, wie Nachrichten, Kontakten, etc. Jedes dieser Objekte ist speziell auf seine Aufgaben zugeschnitten und enthält entsprechende Eingabefelder. So enthält eine Nachricht z.B. ein Feld für die Empfängeradresse
und ein Kontakt ein Feld für die Telefonnummer.
Folgende Typen von Objekten werden in Outlook verwendet:
E-Mail-Nachricht
Eine E-Mail-Nachricht kann versendet bzw. empfangen werden.
Kalender-Eintrag
Dabei handelt es sich um Termine und Ereignisse, die im OutlookKalender eingetragen werden.
Kontakt
Namen, Adressen und Telefonnummern einer Person oder einer
Ressource.
Journal-Eintrag
Eine tagebuchartige Information über eine Person oder ein Ereignis
Aufgabe
Zu erledigende Aufgabe, einer To-Do-Liste.
Notiz
Ein elektronischer Sticker.
InfoPath-Formular
Formular für wiederkehrende Aufgaben in Outlook.
Zwei weitere Objekte sind das Bereitstellungsobjekt und die Kontaktgruppe. Kontaktgruppen werden
im Kapitel Kontakte besprochen.
Ordner in Outlook
Jedes Outlook Objekt wird in einem Ordner gespeichert. Dabei kann es sich um einen von Outlook
vorgegebenen Ordner handeln, oder Sie können einen eigenen Ordner erstellen. Diese Ordner
verhalten sich anders als jene Ordner, die Sie aus dem Windows Explorer kennen. Outlook Ordner
können in der Regel nur eine Art von Objekten beinhalten:
Posteingang
Alle Objekte, die empfangen wurden
Gesendete Objekte
Alle Objekte, die gesendet wurden
Entwürfe
E-Mail-Nachrichten, die erstellt aber noch nicht versendet wurden
Postausgang
Alle Objekte, die zur Versendung anstehen
Junk-E-Mail
Unerwünschte E-Mail-Nachrichten
Kalender
Termine und Besprechungsanfragen
Kontakte
Kontakte und Kontaktgruppen
Journal
Journaleinträge
Notizen
Notizeinträge
Aufgaben
Einträge in der Aufgabenliste
Gelöschte Objekte
Ordner und Objekte, die gelöscht wurden
Seite 9
Der oberste Ordner in Outlook weist verschiedene Bezeichnungen auf. Wenn Outlook mit einem
sogenannten Exchange-Server verbunden ist, das ist meistens am Arbeitsplatz, wird der Ordner
„Postfach“ genannt, andernfalls „Outlook Datendatei“. Durch einen Klick auf den obersten Ordner
gelangen Sie zu „Outlook Heute“. Das ist ein spezieller Ordner, den Sie selbst gestalten können, und
der ausgewählte Informationen zu E-Mails, Terminen und Aufgaben enthalten kann.
Eine weitere spezielle Art von Ordner ist der Suchordner. Darin werden jene Objekte gruppiert, die
bestimmten Anforderungen entsprechen, wie z.B. alle ungelesenen E-Mail-Nachrichten. Suchordner
werden noch detailliert besprochen.
Exchange Server
Wenn Sie in einer Büroumgebung arbeiten, ist es durchaus wahrscheinlich, dass Sie ein Postfach auf
einem Exchange-Server benutzen. Ein solches Postfach ist Teil einer Datenbank, in der alle Postfächer
Ihrer Dienststelle gehalten werden. Dadurch können Sie Objekte, wie E-Mail-Nachrichten, Kalendereinträge oder Kontakte von anderen Personen einsehen und bearbeiten, sofern sie die Berechtigung
besitzen. Das Vergleichen von Kalendern mehrerer Personen ist z.B. ein Vorteil dieser Lösung.
PST-Dateien
Im privaten Bereich steht ein Exchange-Server meistens nicht zu Verfügung: In diesem Fall werden
alle Outlook-Objekte in einer Datei mit der Endung .pst auf dem eigenen Rechner gespeichert. Eine
PST-Datei kann nur von einer Person gleichzeitig geöffnet werden und es ist nicht möglich, die
Outlook-Objekte mit anderen Personen gemeinsam zu nutzen. Der vorgegeben Name für eine PSTDatei ist Outlook.pst und Sie finden diese Datei standardmäßig im Verzeichnis
C:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Seite 10
Der Ordner Local ist vom System als versteckt gekennzeichnet. Um diesen Ordner sichtbar
zu machen, müssen Sie ein Explorer-Fenster (Arbeitsplatz) öffnen. Aus dem Menü EXTRAS
wählen Sie den Menüpunkt ORDNEROPTIONEN… und auf der Registerkarte ANSICHT markieren
Sie die Option AUSGEBLENDETE DATEIEN, ORDNER UND LAUFWERKE ANZEIGEN .
Arbeiten mit eigenen Ordnern
Erzeugen von Ordnern
Die auf Seite neun aufgezählten Ordner werden von Outlook automatisch erzeugt. Diese StandardOrdner können weder gelöscht, noch unbenannt oder verschoben werden. Es ist jedoch möglich,
eigene Ordner anzulegen.
Jeder Ordner in Outlook kann nur einen bestimmten Typ von Outlook Objekten beinhalten. Daher
werden neue Ordner nach ihrem Inhalt definiert. Es gibt folgende Ordnertypen:
Aufgabe
Kalender
E-Mail und Bereitstellung
Kontakt
InfoPath-Formular
Notiz
Journal
Von jedem Ordnertyp können beliebig viele Ordner mit beliebigen Namen erzeugt werden und es
können Ordner innerhalb anderer Ordner angelegt werden. Wird ein Objekt in einen Ordner eines
anderen Typs kopiert, ändert sich auch der Typ des Objekts. D.h. wenn Sie eine E-Mail-Nachricht in
einen Ordner vom Typ Kalender ziehen, wird ein neuer Termin erstellt. Ziehen Sie einen Kontakt in
einen Ordner vom Typ E-Mail, wird eine neue E-Mail-Nachricht erzeugt, deren Adressfeld mit den
Daten des Kontakts ausgefüllt ist.
Seite 11
Ein neuer Ordner kann auf zwei Arten erzeugt werden:
•
Entweder Sie wählen Sie auf der Registerkarte ORDNER den Befehl NEUER ORDNER aus,
2. oder Sie klicken mit der rechten Maustaste
auf einen angezeigten Ordner und verwenden den Menüpunkt NEUER ORDNER aus dem
Kontextmenü. In diesem Fall wird als Vorschlagswert ein Ordner vom selben Typ wie
der angeklickte Ordner vorgegeben. Falls
Sie einen neuen Ordner unter Kalender
erzeugen möchten, lautet der Menüpunkt
NEUER KALENDER.
In beiden Fällen erscheint das Dialogfenster NEUEN ORDNER ERSTELLEN. Es enthält drei Eingabeelemente.
•
Im Textfeld NAME geben Sie den Namen des neuen Ordners an.
•
Aus der Dropdownliste ORDNER ENTHÄLT ELEMENTE DES TYPS wählen sie den Objekttyp, den der
Ordner unterstützen soll (Aufgabe, E-Mail und Bereitstellung, Journal, Kalender. Kontakt,
oder Notiz).
•
Und schließlich markieren Sie im Listfeld ORDNER SOLL
innerhalb dessen der neue Ordner erzeugt werden soll.
ANGELEGT WERDEN UNTER
jenen Ordner,
Seite 12
Auf diese Art können auch komplexere
Ordnerstrukturen erzeugt werden.
Ein denkbares Szenario wäre z.B. die Vorbereitung auf eine 100-Jahr-Feier. Alle
diesbezüglichen Aufgaben, Kontakte und
Notizen werden in einem gemeinsamen
Ordner abgelegt.
Ändern von Ordnern
Ein Rechtsklick auf den Ordner, der verändert werden
soll, öffnet das Kontextmenü. Dort finden Sie die entsprechenden Einträge, um den ausgewählten Ordner
zu verschieben, zu kopieren, zu löschen oder umzubenennen.
Im Fall von Kopieren oder Verschieben
öffnet sich ein neues Dialogfenster ORDNER
KOPIEREN bzw. ORDNER VERSCHIEBEN. In diesem
Fenster können Sie den Zielordner auswählen, in den der Quellordner kopiert
oder verschoben werden soll.
Natürlich ist es auch möglich den Ordner mit der Maus zu verschieben (Drag and Drop). Wenn Sie den
Ordnereintrag mit gedrückter linker Maustaste ziehen, wird er verschoben, bei gleichzeitig gedrückter STRG-TASTE wird er kopiert.
Auch das Ziehen mit der gedrückten rechten Maustaste ist möglich. Nach
dem Loslassen der Maustaste erscheint ein Kontextmenü mit den Optionen
Kopieren oder Verschieben.
Das Umbenennen eines Ordners kann auch durch Markieren des Ordners und einem weiteren Mausklick auf die Markierung erfolgen. Allerdings muss zwischen den beiden Mausklicks eine Pause eingehalten werden, um nicht einen Doppelklick auszulösen.
Wenn Sie einen Ordner löschen, wird er nach Gelöschte Objekte verschoben. Er ist also noch nicht
endgültig gelöscht und kann von dort wieder herausgezogen werden. Um einen Ordner endgültig zu
löschen, müssen Sie während des Löschens die UMSCHALTTASTE gedrückt halten.
Seite 13
Anpassen des Navigationsbereichs
Die nebenstehende Darstellung zeigt die Ordnerliste, wenn im Navigationsbereich die Schaltfläche E-MAIL gewählt wurde. Im Bereich Persönliche Ordner
werden alle Ordner angezeigt, die für die Bearbeitung von E-Mails relevant
sind.
Der Navigationsbereich kann in vielerlei Hinsicht angepasst werden:
Große oder kleine Schaltflächen anzeigen
Um Große oder kleine Schaltflächen anzuzeigen positionieren Sie den Mauszeiger auf der horizontalen Teilungsleiste zwischen den Ordnern und den
Schaltflächen. Der Mauszeiger verändert
sich zu einem Doppelpfeil. Nun können
Sie die Teilungsleiste nach oben oder
unten ziehen. Je nach vorhandenem Platz
werden mehr oder weniger Schaltflächen
groß dargestellt.
Alle Schaltflächen, die keinen Platz mehr finden, werden am unteren Rand
des Bereichs als kleine Schaltflächen horizontal aufgelistet. Wenn Sie die
Teilungsleiste gänzlich nach unten ziehen, werden alle Schaltflächen als
kleine Icons dargestellt.
Schaltflächen ein- oder ausblenden
Klicken Sie am unteren Rand des Navigationsbereichs auf das Symbol
SCHALTFLÄCHEN KONFIGURIEREN .
In dem daraufhin aufklappenden Menü klicken Sie auf SCHALTFLÄCHEN HINZUFÜGEN ODER ENTFERNEN und
dann auf den Namen des Ordners der hinzugefügt oder entfernt werden soll.
Ändern der Anzeigereihenfolge der Schaltflächen
Auf dieselbe Art können Sie auch die Reihenfolge der Schaltflächen verändern.
•
Klicken Sie dazu wieder auf das Symbol
für
SCHALTFLÄCHEN KONFIGURIEREN und im Menü auf die
Schaltfläche NAVIGATIONSBEREICHSOPTIONEN .
•
Markieren Sie dann den Ordner, der neu gereiht
werden soll und klicken Sie danach auf eine der
Schaltflächen NACH OBEN oder NACH UNTEN .
Seite 14
Verschiedene Ansichten der Ordnerliste
Je nach gewählter Schaltfläche im Navigationsbereich ändert sich die Ansicht der Ordnerliste, und
passt sich den Erfordernissen des gewählten Bereichs an:
Ein- und Ausblenden der gesamten Ordnerliste
Manchmal ist es erforderlich, dass Sie sich einen Überblick über
alle vorhandenen Ordner verschaffen. Das ist insbesondere
dann von Vorteil, wenn Sie mit Outlook-Datendateien arbeiten
(siehe Abschnitt „Archivieren von Outlook-Objekten in einer
Outlook-Datendatei“) oder Postfächer von anderen Personen in
Ihrer Ordnerliste anzeigen (siehe Abschnitt „Verwenden und
Öffnen von Ordnern anderer Personen“).
Die Schaltfläche ORDNERLISTE befindet sich standardmäßig im
unteren Teil des Navigationsbereichs zwischen den Schaltflächen NOTIZEN und VERKNÜPFUNGEN . In dieser Ansicht werden alle
verfügbaren Ordner angezeigt, unabhängig davon, in welchem
Hauptordner sie sich befinden.
Beachten Sie bitte, dass in der Ansicht Ordnerliste
nicht alle Funktionen verfügbar sind. Diese Ansicht
dient in erster Linie der Übersicht. Wenn Sie konkret
mit Objekten arbeiten möchten, wählen Sie zuerst
den zugehörigen Ordner, also Email, Kalender, etc.
Seite 15
Öffnen eines weiteren Outlook Fensters
Es ist auch möglich, Ordner in
einem eigenen Outlook-Fenster
zu starten. So können Sie jeden
Aufgabenbereich getrennt anzeigen. Im Beispiel links wurde
der Kalender in einem eigenen
Fenster gestartet.
•
Klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf den Ordner,
den Sie in einem eigenen
Fenster öffnen möchten.
•
Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Menüpunkt
IN NEUEM FENSTER ÖFFNEN.
Favoritenordner
Favoritenordner beziehen sich auf Nachrichten und werden im
Navigationsbereich nur angezeigt, wenn der Ordner E-Mail ausgewählt wurde. Es handelt sich dabei um Verknüpfungen zu E-MailOrdnern. Favoritenordner werden Sie dann als nützlich empfinden,
wenn Sie viele Unterordner in verschachtelten Strukturen
verwenden.
Die Anzeige des Favoritenordners kann folgendermaßen ein- bzw.
ausgeschaltet werden:
•
•
•
Wählen Sie im Navigationsbereich den Ordner E-Mail.
Klappen Sie auf der Registerkarte ANSICHT, in der Gruppe Layout,
die Dropdownliste NAVIGATIONSBEREICH auf.
Klicken Sie anschließend auf FAVORITEN.
In der Abbildung links sehen Sie einen Favoriten, der auf einen tief
verschachtelten Ordner im Posteingang zeigt. Durch den Eintrag in
den Favoriten ist der Zugang zu diesem Ordner wesentlich vereinfacht.
Favoritenordner erzeugen
Um einen Ordner zu den Favoriten hinzuzufügen,
•
•
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner,
der zu den Favoriten hinzugefügt werden soll
und wählen aus dem Kontextmenü den Menüpunkt IN
FAVORITENORDNER ANZEIGEN
Seite 16
Ordner mittels Favoritenordner verwalten
Mittels eines Favoritenordners können die referenzierten Ordner verschoben, kopiert, umbenannt
oder gelöscht werden.
Um einen Ordner mittels Favoritenordner zu verwalten, klicken
Sie mit der rechten Maustaste darauf. Es öffnet sich ein Kontextmenü mit folgenden Menüpunkten:
•
•
•
•
ORDNER UMBENENNEN
ORDNER KOPIEREN
ORDNER VERSCHIEBEN
ORDNER LÖSCHEN
Ordner aus Favoriten entfernen
Um einen Ordner aus den Favoriten zu entfernen,
•
•
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den
entsprechenden Favoritenordner
und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Menüpunkt
AUS FAVORITEN ENTFERNEN
Vorsicht! Der Menüpunkt ORDNER LÖSCHEN löscht einen referenzierten Ordner mitsamt
seinem Inhalt. Wenn Sie einen Ordner lediglich aus den Favoriten entfernen möchten, verwenden Sie bitte den Menüpunkt AUS FAVORITEN ENTFERNEN.
Verknüpfungen
Die Anordnung der einzelnen Ordner innerhalb des Navigationsbereichs ist relativ starr. Das ist
innerhalb von projektbezogenen Szenarien oft störend. Mittels Verknüpfungen können Sie nun
Verlinkungen auf alle beliebigen Ordner, in jeder beliebigen Struktur, erzeugen. Anders als die
Favoritenordner, können Verknüpfungen nicht nur auf E-Mail-Ordner, sondern auf beliebige Arten
von Outlook-Ordnern angewendet werden.
Um Verknüpfungen anzuzeigen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche
.
Verknüpfungsgruppe
Gruppen werden benutzt, um zusammengehörige Verknüpfungen zusammenzufassen. In diesen
Gruppen können Verknüpfungen auf unterschiedlichste Ordner (E-Mail, Kontakte, Kalender, usw.)
gemeinsam abgelegt werden. Diese Vorgangsweise ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie an
einem Projekt arbeiten. Sie können so alle zu diesem Projekt gehörenden Ordner gemeinsam
anzeigen.
Um eine neue Gruppe zu erzeugen,
•
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Verknüpfungen im Navigationsbereich.
•
Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Menüpunkt
NEUE VERKNÜPFUNGSGRUPPE.
•
Geben Sie den Namen der neuen Gruppe an und
drücken Sie die ENTER-TASTE
Seite 17
Analog zu dieser Vorgangsweise kann eine Gruppe auch umbenannt oder gelöscht werden.
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und
•
wählen Sie aus dem Kontextmenü den entsprechenden Eintrag GRUPPE UMBENENNEN oder GRUPPE LÖSCHEN.
Mit Verknüpfungen arbeiten
Verknüpfungen können zu jeder Gruppe hinzugefügt, bzw. von dieser entfernt werden. Sie können
auf jeden beliebigen Outlook-Ordner verweisen.
Um eine Verknüpfung hinzuzufügen,
•
•
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die
Verknüpfungsgruppe, in der die Verknüpfung
erzeugt werden soll.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag
NEUE VERKNÜPFUNG.
•
Markieren Sie im Dialogfenster ZU NAVIGATIONSden Ordner, für den Sie eine
Verknüpfung erstellen möchten, und klicken Sie
dann auf die Schaltfläche OK .
BEREICH HINZUFÜGEN
•
Sie können jederzeit eine Verknüpfung mit der
Maus in einer anderen Gruppe verschieben.
Ansichten und Druckformate definieren
In Outlook werden für die Daten fünf Standardtypen zur Anzeige verwendet. Es handelt sich dabei
um:
Tabellenansicht
Für Nachrichten- und Aufgabenordner
Zeitskalaansicht
Für Anzeige von Journaleinträgen
Kartenansicht
Ansicht für Kontaktordner
Visitenkarte
Ansicht für Kontaktordner
Tages-/Wochen-/Monatsansicht
Ansicht in Kalenderordnern
Symbolansicht
Für Notizordner
Die Standardansichten der jeweiligen Ordner verwenden verschiedene Standardtypen. Im Nachrichtenordner werden z.B. die Ansichten Kompakt, Einzeln und Vorschau mittels Tabellen gebildet. Es
wäre jedoch auch möglich, eine Ansicht mit dem Typ Zeitskala zu erstellen.
Jeder Ordner erhält eine Reihe von Standardansichten, wenn er erzeugt wird. Wenn Sie die Art und
Weise verändern möchten, wie Outlook die Daten anzeigt, können Sie die Standardansichten verändern und neue Ansichten entwerfen.
Seite 18
Outlook Standardansichten:
Ordnertyp
Ansichten
E-Mail
Kompakt, Einzeln, Vorschau
Kalender
Kalender, Vorschau, Liste, Aktiv
Kontakte
Visitenkarte, Karte, Telefon, Liste
Aufgaben
Detailliert, Einfache Liste, Vorgangsliste, Nach Priorität, Aktiv, Erledigt, Heute,
Nächste 7 Tage, Überfällig, Zugewiesen, Serveraufgaben
Notizen
Symbol, Notizenliste, Letzte 7 Tage
Journal
Zeitskala, Eintragsliste, Telefonanrufe, Letzte 7 Tage
Um z.B. die gewünschte Ansicht für
den E-Mail Ordner auszuwählen,
gehen Sie folgendermaßen vor:
•
Wechseln Sie im Navigationsbereich zum Ordner E-Mail oder
drücken Sie die Tasten STRG+1 .
•
Klicken Sie auf die Registerkarte
ANSICHT.
•
Klicken Sie auf ANSICHT ÄNDERN
und wählen Sie eine verfügbare
Ansicht aus.
Die Standardansicht der E-Mail-Ordner ist die Ansicht Kompakt, in der sowohl die Liste der Nachrichten, als auch die Leseansicht nebeneinander dargestellt werden. Die Liste mit den Nachrichten ist
daher relativ schmal. Um möglichst viele Informationen zu einer Nachricht anzeigen zu können, wird
die Liste im Mehrzeilenmodus (Kompaktansicht) dargestellt.
Wenn Sie entweder den Lesebereich deaktivieren oder die Nachrichtenliste verbreitern, springt die
Ansicht in die normale Listendarstellung um.
Der Mehrzeilenmodus kann in jeder Ansicht aktiviert werden, und es kann auch angegeben werden,
ab wie vielen Zeichen pro Zeile der Wechsel erfolgen soll. Die genaue Vorgangsweise wird im Abschnitt „Anpassen von Ansichten“ beschrieben.
Anpassen von Ansichten
Ansichten dienen dazu, die vorhandenen Daten übersichtlich und für die jeweiligen Erfordernisse
passend darzustellen. Wenn Sie z.B. einen Überblick über alle Termine in Ihrem Kalender erhalten
wollen, die für die nächsten 3 Monate eingetragen sind, ist eine Tabellenansicht wahrscheinlich
zielführender als die Tages-Wochen-Monatsansicht. Sie können einerseits die vorhandenen Ansichten anpassen (z.B. wie Elemente angeordnet, sortiert oder gruppiert werden), andererseits besteht auch die Möglichkeit, neue Ansichten zu erzeugen.
Seite 19
Lesebereich verändern
Prinzipiell kann der Lesebereich in jeder Ansicht verwendet werden. Im E-Mail Ordner sind jedoch die
Ansichten KOMPAKT und EINZELN die einzigen, in denen der Lesebereich standardmäßig aktiviert ist.
Der Lesebereich kann rechts oder
unten angezeigt bzw. ausgeblendet
werden.
Klicken Sie dazu in der Registerkarte ANSICHT auf den Menüpunkt
LESEBEREICH.
Eine Ansicht anordnen
Die Befehle zum Anpassen oder Erzeugen von Ansichten befinden sich auf der Registerkarte ANSICHT.
Wenn Sie die angezeigten Daten einfach nur nach einem bestimmten Feld sortieren oder gruppieren
möchten, finden Sie dort den Bereich ANORDNUNG, der einen raschen Wechsel der Sortierkriterien
erlaubt. In der unten abgebildeten Grafik sehen Sie den Bereich ANORDNUNG für den E-Mail Ordner im
aufgeklappten Zustand.
Das funktioniert auch, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Spaltenkopf der Ansicht klicken.
Im Kontextmenü können Sie dann die jeweilige Spalte auswählen, nach der sortiert werden soll.
Den gleichen Effekt können Sie auch erzielen, wenn Sie in einer Tabellenansicht (z.B. die Ansicht
Vorschau im E-Mail Ordner) auf einen Spaltenkopf klicken. Die Liste wird dann nach dieser Spalte
aufsteigend sortiert. Ein nochmaliger Klick auf den Spaltenkopf sortiert die Elemente in entgegengesetzter Richtung. In der folgenden Ansicht ist auf Grund des abwärtsweisenden Pfeils ersichtlich,
dass diese Liste gerade nach der Spalte „Erhalten“ absteigend sortiert ist.
Seite 20
In jedem Outlook Hauptordner finden Sie auf der Registerkarte Ansicht einen Bereich Anordnung,
die Schaltflächen und Ihre Bedeutung können jedoch etwas verschieden sein. So werden z.B. im
Kalender in diesem Bereich die Schaltflächen für die Tages-, Arbeitswochenansicht, etc. angezeigt.
Gruppen erweitern/reduzieren
Die einzelnen Gruppen einer Ansicht können reduziert bzw. erweitert werden. Um die einzelnen Elemente auszublenden, klicken Sie auf den Pfeil in
der Gruppierungszeile.
Umgekehrt werden durch einen weiteren Klick auf
den Pfeil alle Elemente wieder angezeigt.
Es besteht zudem auch die Möglichkeit, alle Gruppen gleichzeitig zu reduzieren bzw. zu erweitern.
• Verwenden Sie dazu den Menüpunkt ERWEITERN
/REDUZIEREN der Registerkarte ANSICHT
• und in der aufklappenden Liste den jeweiligen
Eintrag.
Anpassen der Ansichtseinstellungen
Um vorgegebene oder auch selbst erzeugte Ansichten perfekt an Ihre Bedürfnisse anpassen zu
können, müssen Sie die angezeigten Spalten auswählen und verschieben können. Wahrscheinlich
werden Sie auch Filter einsetzen oder nach mehreren Kategorien gruppieren. Dabei gibt es wieder
mehrere Möglichkeiten, wie Sie vorgehen können:
Anpassen von tabellarischen Ansichten mittels Kontextmenü
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Spaltenkopf der Tabelle. In dem daraufhin angezeigten Kontextmenü werden Ihnen einige Funktionen angeboten. Der Vorteil dieser Methode ist,
dass alle Anpassungen auf der grafischen Oberfläche vorgenommen werden können. Das Hinzufügen
(bzw. Entfernen) von Spalten oder Gruppierfeldern kann durch Ziehen mit der Maus erfolgen und
wird sofort in der Tabelle angezeigt.
Seite 21
•
Anordnen nach - Öffnet das ANORDNEN NACH Untermenü und wird
auch verwendet, um Gruppierung ein- oder auszuschalten.
•
Feldauswahl - Erlaubt das Hinzufügen oder Entfernen von Feldern
zu der tabellarischen Ansicht.
•
Diese Spalte entfernen - Entfernt jene Spalte aus der tabellarischen
Ansicht, deren Spaltenkopf angeklickt wurde. Die Daten selbst
bleiben jedoch unverändert.
•
Gruppierfeld – Über dem Spaltenkopf wird ein Gruppierfeld angezeigt, das ein Gruppieren nach mehreren Spalten ermöglicht.
•
Ansichtseinstellungen… - Mit dieser Funktion können umfassende
Anpassungen einer Ansicht vorgenommen werden.
Feldauswahl
Der Menüpunkt FELDAUSWAHL aus dem Kontextmenü wird verwendet, um zusätzliche Spalten in die Ansicht aufzunehmen.
•
Ziehen Sie einen der angezeigten Feldnamen mit der Maus
zwischen jene Spaltenköpfe der Ansicht, zwischen denen die
neue Spalte platziert werden soll.
Gruppierfeld
Wenn Sie im Kontextmenü den
Menüpunkt GRUPPIERFELD wählen,
wird oberhalb der Spaltennamen
ein zusätzliches Feld eingefügt.
Sie können mit der Maus Spaltennamen in dieses Feld ziehen. Dadurch werden die Elemente nach
diesem Feld gruppiert.
Auch mehrere Spaltennamen in
das Gruppierfeld zu ziehen ist zulässig. Im konkreten Beispiel links,
wird erst nach Firma und darunter
nach Name gruppiert.
Seite 22
Ansichtseinstellungen
Noch umfangreichere Einstellungen können Sie im Dialogfenster ANSICHT ANPASSEN durchführen. Dazu
rufen Sie die Funktion Ansichtseinstellungen folgendermaßen auf:
•
Entweder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf einer Ansicht, um das
Kontextmenü zu öffnen, und wählen den Menüpunkt ANSICHTSEINSTELLUNGEN…. Falls in der
Ansicht kein Spaltenkopf vorhanden ist, z.B. Tagesansicht im Kalender, können Sie das Kontextmenü öffnen, indem Sie irgendwo in der Ansicht einen Rechtsklick ausführen.
•
Oder Sie wechseln zur Registerkarte ANSICHT und aktivieren im Bereich AKTUELLE ANSICHT, den
Menüpunkt ANSICHTSEINSTELLUNGEN.
Dieses Dialogfenster erlaubt die umfassende Anpassung einer Ansicht.
Die Optionen, die durch die Schaltflächen
FELDER… , GRUPPIEREN… , und SORTIEREN… geboten werden, stellen einen anderen Zugang zu den bereits besprochenen Möglichkeiten dar.
Spalten
Über die Schaltfläche SPALTEN… wird das
Dialogfenster SPALTEN ANZEIGEN geöffnet.
In diesem Fenster befinden sich zwei
Listen. Links die Liste aller verfügbaren
Spalten und rechts die Liste jener Spalten die in der Ansicht bereits angezeigt
werden.
Durch das Verschieben eines Spaltennamens von links nach rechts, bzw.
umgekehrt, wird die jeweilige Spalte
angezeigt oder entfernt.
Mit den Schaltflächen NACH OBEN bzw. NACH UNTEN kann die Reihenfolge der Spalten definiert werden.
Interessant ist in diesem Dialogfenster auch die oberste Option MAXIMALE ANZAHL DER ZEILEN IM
KOMPRIMIERTEN MODUS , mit der Sie festlegen können, wie viele Zeilen im Mehrzeilenmodus
angezeigt werden sollen.
Seite 23
Filtern
Die Schaltfläche FILTERN… öffnet ein
Dialogfenster, in dem Filter für die Anzeige
gesetzt werden können.
Filter schränken die Ergebnisliste ein, da nur
jene Datensätze angezeigt werden, die auch
den Filterkriterien entsprechen.
Wie Elemente gefiltert werden können, wird
im Abschnitt Suchordner bzw. im Abschnitt
E-Mail-Nachrichten besprochen.
Weitere Einstellungen
Unter WEITERE EINSTELLUNGEN können Sie das optische Erscheinungsbild der Ansicht gestalten.
Im Bereich „Spaltenüberschriften und
Zeilen“ kann die Schriftart und -größe der
Spaltenköpfe und Tabellenfelder definiert
und die Spaltenbreite auf automatisch
gesetzt werden.
Wenn Sie die Daten in einer Tabellenansicht nicht nur lesen, sondern auch bearbeiten möchten, dann
aktivieren Sie die Checkbox BEARBEITEN IN DER ZELLE ERMÖGLICHEN . Das Bearbeiten ist jedoch nicht für alle
Feldtypen möglich.
Im Abschnitt „Rasterlinien und Gruppenüberschriften“ kann ein Rahmenstil für
die Rasterlinien ausgewählt werden.
„Autovorschau“ bezieht sich auf eine Ansicht in Tabellendarstellung. Ein Teil des
Inhalts des markierten Elements wird
unter der Tabellenzeile angezeigt
In der nachstehenden Abbildung sehen Sie die Autovorschau für ungelesene Nachrichten.
Im Abschnitt „Lesebereich“ kann die Position des Lesebereichs festgelegt werden.
Die Checkbox KOPFZEILENINFORMATIONEN
AUSBLENDEN ist funktionslos.
In früheren Versionen von Outlook konnte man die Kopfzeile einer Nachricht in der Leseansicht auf
Absender und Betreff reduzieren. Diese Funktion steht in Outlook 2010 nicht mehr zur Verfügung.
Leider hat Microsoft vergessen, auch die entsprechende Checkbox zu entfernen.
Seite 24
Unter „Weitere Optionen“ können Sie
angeben, welche Zeichenanzahl unterschritten werden muss, damit die Mehrzeilenansicht („Kompakte Ansicht“) verwendet wird.
Hier kann auch festgelegt werden, dass immer die „Einzeilenansicht“ bzw. die „Kompakte Ansicht“
zur Anwendung kommen soll.
Bedingte Formatierung
Mit der Funktion BEDINGTE FORMATIERUNG lassen sich
Regeln definieren, die das Aussehen der einzelnen Elemente einer Ansicht beeinflussen. Mit dieser Funktion
können nicht nur Nachrichten, sondern alle Elemente
formatiert werden. Im Beispiel links wurde eine Regel für
eine Kalenderansicht erstellt, die allen Einträgen, die im
Betreff das Wort „Geburtstag“ enthalten, die Kategorie
„Rot“ zuordnet.
Genaueres über das Erstellen von Regeln erfahren Sie im
Abschnitt „Organisieren von Nachrichten mittels Regeln“
Spalten formatieren
SPALTEN
ermöglicht das Formatieren aller angezeigten Spalten. So
können Sie z.B. den Spaltennamen im Feld
BESCHRIFTUNG ändern, oder die Ausrichtung
anpassen.
FORMATIEREN
Ansichten verwalten
Bisher ging es ausschließlich darum, wie bestehende Ansichten verändert und angepasst werden
können. Wenn Sie jedoch eine neue Ansicht erzeugen möchten, bzw. sich einen Überblick über die
bestehenden Ansichten eines Ordners verschaffen möchten, dann müssen Sie die Funktion
„Ansichten verwalten…“ aufrufen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
• Selektieren Sie im Navigationsbereich den gewünschten Ordner.
• Wählen Sie die Registerkarte ANSICHT.
• Klappen Sie den Eintrag ANSICHT ÄNDERN in der linken oberen Ecke des
Menübandes auf.
• Wählen Sie den Menüpunkt ANSICHTEN VERWALTEN.
Seite 25
Es wird das Dialogfenster ALLE ANSICHTEN VERWALTEN geöffnet, das eine Liste aller Ansichten enthält, die
für den jeweils ausgewählten Ordner verfügbar sind. Aus dieser Liste können Sie den Namen der
Ansicht entnehmen und welcher Unterordner einer Kategorie davon betroffen ist. So kann in der
Kategorie E-Mail nur ein Ordner von der Ansicht betroffen sein (z.B. Posteingang) oder alle Ordner.
Diese Option legen Sie beim Erstellen einer neuen Ansicht fest. Schließlich ersehen Sie aus der Liste
noch um welchen Ansichtstyp es sich handelt (Tabelle, Tages-/Wochen-/Monatsansicht, Karte, etc.).
Im unteren Bereich des Dialogfensters wird die gerade in der Liste markierte Ansicht genauer
beschrieben.
Neue Ansicht erstellen
Es gibt zwei Möglichkeiten um eine neue Ansicht zu definieren:
•
•
Entweder Sie verwenden eine bereits bestehende Ansicht als Vorlage für die neue Ansicht,
oder Sie definieren eine neue Ansicht ohne Vorlage.
Eine Ansicht kopieren
Wenn Sie eine bereits vorhandene Ansicht als Vorlage
verwenden möchten, markieren Sie die gewünschte Ansicht und klicken auf die Schaltfläche KOPIEREN .
•
Im Dialogfenster ANSICHT KOPIEREN vergeben Sie dann
für die Ansicht einen neuen Namen.
•
Zudem entscheiden Sie, wann und für wen die neue
Ansicht verfügbar ist:

Die Option DIESEN ORDNER FÜR ALLE BENUTZER SICHTBAR wählen Sie dann, wenn die neue Ansicht nur in
dem jeweils aktuellen Ordner (Posteingang, Gesendete Objekte, Termine, etc.) und für alle
Benutzer von Outlook verfügbar sein soll. Alle Benutzer heißt in diesem Fall, dass alle Benutzer,
denen Sie diesen Ordner freigegeben haben, die Ansicht verwenden können.

Möchten ausschließlich Sie auf die neue Ansicht zugreifen, wählen Sie die Option DIESEN ORDNER,
NUR FÜR MICH SICHTBAR .

Die Option ALLE ORDNER DES TYPS … bedeutet, dass die neue Ansicht in allen, auch in Zukunft erstellten Ordnern dieses Typs, verfügbar sein wird.
Seite 26
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK . Das Dialogfenster ERWEITERTE ANSICHTSEINSTELLUNGEN: …
wird angezeigt. Hier können nun diverse Anpassungen der Ansicht vorgenommen werden, wie sie
bereits im Abschnitt „Anpassen der Ansichtseinstellungen“ besprochen wurde.
Eine neue Ansicht erstellen
Wollen Sie eine völlig neue Ansicht erstellen, klicken Sie
auf die Schaltfläche Neu.
•
Geben Sie im daraufhin erscheinenden Dialogfenster
NEUE ANSICHT ERSTELLEN die gewünschte Bezeichnung für
die neue Ansicht an.
•
Wählen Sie aus dem Listenfeld Ansichtstyp, um welche
Art Ansicht es sich handeln soll. Zur Verfügung stehen
die bereits beschriebenen Ansichtstypen, die jedoch
nicht in allen Fällen sinnvoll sind. So macht es z.B.
wenig Sinn, Nachrichten in Form von Adresskarten
darzustellen.
•
Definieren Sie den Sichtbarkeitsbereich unter „Kann
angewendet werden auf“. Die einzelnen Optionen
wurden bereits weiter oben beschrieben.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK . Es erscheint ebenfalls das Dialogfenster ERWEITERTE ANSICHTSEINSTELLUNGEN: ….
Seite 27
Arbeiten mit Nachrichten (E-Mail)
Senden und Empfangen von Nachrichten
Im Ordner Posteingang werden alle Nachrichten angezeigt, die Sie empfangen haben. Es ist wahrscheinlich jener Ordner, den Sie am meisten benutzen werden. Sie können ihn auch mit der Tastenkombination UMSCHALT-STRG-I aufrufen. Aus der nachstehenden Abbildung ist zu ersehen, dass das
Outlook-Fenster in drei Bereiche geteilt ist.
Der Navigationsbereich wird verwendet, um zwischen Outlookordnern zu wechseln. Er enthält eine
Gruppe von Schaltflächen, wie E-Mail, Kalender, etc. Ein Klick auf die jeweilige Schaltfläche, zeigt
darüber die zugehörigen Ordner an.
Die Ordneransicht zeigt alle Elemente des gerade ausgewählten Ordners an. In der Standardansicht
des Posteingangsordners werden alle empfangenen Nachrichten, gruppiert nach Empfangsdatum
angezeigt.
Zu jeder Nachricht werden der Betreff, der Absender und das Empfangsdatum aufgelistet. Zusätzlich
werden noch folgende Informationen, dargestellt:
•
Gruppierung der Nachrichten nach dem Datum, zu dem sie empfangen wurden: Heute, Gestern,
Dienstag, Vorige Woche, etc. Die Datumsangaben werden umso unspezifischer, je weiter Sie in
der Vergangenheit liegen.
•
Status der Nachricht. Mögliche Zustände sind: Ungelesen
Weitergeleitet
•
, Gelesen
, Beantwortet
,
.
Kategorien, die einer Nachricht zugeordnet wurden. Jede Kategorie wird durch ein farbiges
Rechteck in der jeweiligen Farbe angezeigt .
Seite 28
•
Der Kennzeichnungsstatus ist entweder eine farblose (keine Kennzeichnung) oder eine rote
Fahne.
•
Wichtigkeit der Nachricht: Hoch , Normal (kein Symbol), Niedrig .
•
Angabe über Anlagen: Falls eine Nachricht Anlagen enthält, wird eine Büroklammer
angezeigt.
Lesebereich
Der ganz rechte Bereich des Posteingangs ist der Lesebereich. Im Lesebereich wird der Inhalt der
markierten Nachricht dargestellt. So ist es möglich, eine Nachricht zu lesen ohne sie zu öffnen. Rechts
in der Statusleiste von Outlook befindet ein Zoomregler, mit dem sich die die Schriftgröße im
Lesebereich regeln lässt.
Lesen von Nachrichten
In Outlook kann eine Nachricht auf zwei Arten gelesen werden, durch Betrachten des Inhalts im Lesebereich bzw. durch Öffnen der Nachricht.
Anpassen des Lesebereichs
Standardmäßig wird der Lesebereich rechts neben der Ordneransicht
angezeigt. Es ist aber möglich, den Lesebereich unter der Ordneransicht
zu platzieren oder ganz auszublenden. Gehen Sie dazu folgendermaßen
vor:
• Aktivieren Sie die Registerkarte ANSICHT.
• Klicken Sie im Abschnitt LAYOUT auf die Dropdownliste LESEBEREICH.
• Wählen Sie aus der Liste den gewünschten Eintrag.
Interessant ist auch der Menüpunkt OPTIONEN…,
mit dem Sie das Dialogfenster Lesebereich aufrufen. Hier können Sie angeben, wann und ob
eine Nachricht als gelesen markiert werden soll,
wenn Sie nur im Lesebereich angezeigt, aber
nicht geöffnet wurde.
Ein weiteres Feature ist das „Einzeltastenlesen
mit Leertaste.
Über das Einzeltastenlesen mit der Leertaste können Sie rasch durch Ihre Nachrichten im Lesebereich
navigieren. Bei jedem Drücken der Leertaste wird im Lesebereich eine Seite weiter geblättert. Ist das
Ende einer Nachricht erreicht, wird zur nächsten Nachricht in der Nachrichtenliste gesprungen.
Seite 29
Wenn Sie die beiden Darstellungsmöglichkeiten des Lesebereichs vergleichen,
können Sie erkennen, dass bei der Darstellung unten, mehr Platz für jede Nachricht in der Ordneransicht zur Verfügung steht, aber weniger Inhalt im Lesebereich angezeigt wird.
In der Registerkarte START stehen eine Menge Aktionen zur Verfügung, die sich auf die im Lesebereich
angezeigte Nachricht beziehen.
Seite 30
Antworten
Im Abschnitt „Antworten“ befinden sich neben
den bekannten Funktionen „Antworten“, „Allen
antworten“ und „Weiterleiten“ zusätzliche
Menüpunkte:
Mit BESPRECHUNG kann auf Basis der angezeigten Nachricht ein Termin oder eine Besprechung einberufen werden. Dabei werden Betreff und Inhalt der Nachricht in die Felder Betreff und Kommentar
der Besprechung übernommen.
Unter WEITERE finden Sie die Möglichkeit, die angezeigte Nachricht als Anlage weiterzuleiten bzw. als
Textnachricht (SMS) zu versenden. Für die letztere Option müssen Sie jedoch zuerst ein entsprechendes SMS-Konto in Outlook einrichten.
QuickSteps
Für die weitere Behandlung einer Nachricht gibt es in Outlook bereits vorgefertigte QuickSteps.
QuickSteps fassen Befehle und Verfahren, die Sie
häufig verwenden, in einem einzigen Klick zusammen. Sie wurden bereits im Abschnitt „Neuerungen
in Outlook 2010“ besprochen.
Genauere Informationen zum jeweiligen Quickstepp
erhalten Sie, wenn Sie den Mauszeiger einige Zeit
über dem Menüpunkt positionieren.
Löschen
Die ersten beiden Menüpunkte im Abschnitt „Löschen“, IGNORIEREN und
AUFRÄUMEN , beziehen sich auf Nachrichten, die im Zuge von Unterhaltungen einlangen. Unter JUNK-E-MAIL können Sie angeben, ob z.B. der
Absender dieser Nachricht gesperrt werden soll. Und LÖSCHEN befördert
die Nachricht in den Ordner „Gelöschte Nachrichten“.
Kategorien
Im Abschnitt „Kategorien“ kann der Gelesen-Status einer Nachricht geändert werden. Weiters können Kategorien und eine „Kennzeichnung
zur Nachverfolgung“ zugewiesen werden. Diese Funktionen decken
sich mit jenen im Kontextmenü einer Nachricht.
Öffnen einer Nachricht
Durch einen Doppelklick, bzw. durch Rechtsklick auf die Nachricht und Auswahl des Menüpunkts
ÖFFNEN aus dem Kontextmenü, kann die Nachricht geöffnet werden. Diese Vorgangsweise ist vor
allem bei sehr großen Nachrichten hilfreich. Sie wird dann in einem eigenen Fenster angezeigt.
Die Menüoptionen die man in der Registerkarte NACHRICHT dieses Fensters vorfindet, entsprechen in
etwa denen der Registerkarte START des Hauptfensters, nur in einer etwas anderen .Anordnung.
Seite 31
Registerkarte Datei
Auf der Registerkarte DATEI können Aktionen gesetzt werden, welche die geöffnete Nachricht betreffen, bzw. können Sie die Eigenschaften dieser Nachricht verändern. So ist es möglich, eine bereits gesendete Nachricht neuerlich zu senden, bzw. zurückzurufen.
Das Zurückrufen von Nachrichten funktioniert
jedoch nur bei jenen Adressaten, deren EmailKonto sich auf einem Microsoft Exchange-Server
befindet. Für die meisten privaten E-Mail-Konten
wird ein anderer Kontotyp verwendet. Darüber
hinaus kann die Nachricht nur zurückgerufen
werden, wenn sie vom Adressaten noch nicht
gelesen wurde.
Einige Eigenschaften können auch noch verändert werden, wenn Sie die Nachricht bereits
erhalten haben:
•
•
•
•
Die Wichtigkeit der Nachricht kann auch für
empfangene Nachrichten gesetzt werden.
Sie können festlegen, ob die Nachricht bei
der automatischen Archivierung berücksichtigt werden soll.
Es ist möglich, ein Ablaufdatum nachträglich für die Nachricht festzulegen.
Sie können Kontakte oder Kategorien zuordnen.
Antworten und Weiterleiten von Nachrichten
Um auf eine Nachricht zu antworten, wählen Sie den Menüpunkt ANTWORTEN im aktuellen Fenster.
Befinden Sie sich in der Leseansicht, finden Sie diesen Menüpunkt
auf der Registerkarte START. Haben Sie die Nachricht in einem
eigenen Fenster geöffnet, aktivieren Sie die Registerkarte NACHRICHT.
Alternativ ist es in der Leseansicht auch möglich, den entsprechenden
Menüpunkt ANTWORTEN aus dem Kontextmenü zu verwenden.
Wenn die Nachricht an mehrere Adressaten direkt oder in Kopie gesendet wurde, können Sie auch
allen Adressaten antworten. Wählen Sie in diesem Fall ALLEN ANTWORTEN.
Seite 32
Im Betreff der neuen Nachricht wird am Beginn
das Kürzel AW: eingefügt. Der ursprüngliche
Nachrichtentext wird durch die wichtigsten
Kenndaten der erhaltenen Nachricht ergänzt.
Natürlich kann jedes Element der Nachricht vor
dem Senden beliebig verändert werden. Das
bezieht sich auf den Betreff, den Nachrichtentext oder die Adressaten.
Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, werden etwaige Anlagen nicht berücksichtigt.
Das ist insofern sinnvoll, als alle Adressaten die Anlagen bereits mit der Originalnachricht
erhalten haben. Natürlich steht es Ihnen frei, der Antwort beliebige Anlagen anzufügen.
Zum Weiterleiten einer Nachricht, markieren Sie diese und wählen
WEITERLEITEN aus der Registerkarte START bzw. NACHRICHT. Die Felder
„An…“ und „Cc…“ der neuen Nachricht sind leer. Die erforderlichen
Adressaten müssen hinzugefügt werden.
Alternativ können Sie auch den Menüpunkt WEITERLEITEN aus dem
Kontextmenü verwenden.
Im Betreff der neuen Nachricht wird am Beginn das Kürzel WG: eingefügt. Der ursprüngliche Nachrichtentext wird ebenfalls durch die wichtigsten Kenndaten der erhaltenen Nachricht ergänzt.
Im Großen und Ganzen ist eine weitergeleitete Nachricht einer Antwort auf eine Nachricht sehr
ähnlich. Die Anlagen der Originalnachricht werden beim Weiterleiten jedoch in die neue Nachricht
übernommen.
Sie können das Erscheinungsbild von weitergeleiteten und beantworteten Nachrichten folgendermaßen anpassen:
•
Wechseln Sie zur Registerkarte DATEI.
•
Wählen Sie den Menüpunkt
OPTIONEN.
•
Aktivieren Sie in der linken
Spalte des Dialogfensters
OUTLOOK–OPTIONEN den Eintrag E-MAIL.
•
Scrollen Sie im rechten Teil
des Dialogfensters bis zum
Abschnitt „Antworten und
Weiterleitungen“.
Seite 33
Im Abschnitt „ Antworten und Weiterleitungen“ können Sie angeben, wie der Text der ursprünglichen Nachricht angezeigt werden soll. Die Dropdownlisten BEIM ANTWORTEN AUF NACHRICHTEN bzw. BEIM
WEITERLEITEN VON NACHRICHTEN stellen Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung.
Es ist auch möglich, jeder Zeile der ursprünglichen
Nachricht ein Präfix voranzustellen, sofern es sich
um eine Nachricht im Text-Format handelt. Bei
Nachrichten im HTML- bzw. Rich-Text-Format ist
das nicht möglich.
Wählen Sie den Eintrag „Präfix vor jede Zeile der urspr. Nachricht“ aus der Dropdownliste und geben
Sie im Feld JEDER ZEILE EINER NUR-TEXT-NACHRICHT FOLGENDE ZEICHEN VORANSTELLEN das gewünschte Zeichen ein.
Eine neue Nachricht erstellen
Um eine neue Nachricht zu erstellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Sie
folgende Tastenkombinationen verwenden:
STRG+UMSCHALT+M , dabei ist es egal ob Sie gerade einen Nachrichtenordner geöffnet haben, oder
STRG+N wenn Sie sich im Ordner E-Mail befinden.
Zum anderen können Sie die Schaltfläche NEUE-E-MAILNACHRICHT auf der Registerkartei START des E-Mail-Ordners
benutzen.
Beachten Sie auch die Schaltfläche NEUE ELEMENTE . Aus der
zugehörigen Dropdownliste können Sie beliebige andere
Outlook Elemente erstellen. Sie müssen also nicht zum
Kalender wechseln, wenn Sie einen neuen Termin erstellen möchten.
Der Eintrag E-MAIL-NACHRICHT MIT enthält eine Unterliste
mit den E-Mail-Formaten. Hier können Sie auswählen, in
welchem Textformat die neue Nachricht erzeugt werden
soll. Die einzelnen Textformate werden anschließend besprochen.
Hinter dem Listenpunkt WEITERE ELEMENTE verbirgt sich
ein weiteres Untermenü mit nützlichen Objekten. Falls
Sie z.B. eine neue Outlook-Datendatei (pst) anlegen
möchten, werden Sie hier fündig.
Seite 34
Es besteht auch die Möglichkeit, eine Nachricht im
Kontakte Ordner zu erstellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, um das Kontextmenü
anzuzeigen und bewegen Sie den Mauszeiger über den
Menüpunkt ERSTELLEN. Klicken Sie im Untermenü auf
den Eintrag E-MAIL-NACHRICHT. Es wird eine neue Nachricht geöffnet, bei der das Adressfeld mit der Email
Adresse des Kontakts ausgefüllt ist.
Einstellen des Nachrichtenformats
Outlook stellt Ihnen drei Formate zur Verfügung, in denen Sie Nachrichten verschicken können:
HTML
Vorteile
Nachteile
Rich-Text (RTF)
Hypertext Markup Language ist ein Internetstandard für formatierte E-MailNachrichten und das Standardformat von Outlook.
•
•
•
Der Text kann formatiert werden (fett, unterstrichen, etc.)
Es können Bilder in die Nachricht eingefügt werden
HTML ist ein allgemeiner Standard für Web-Seiten
• HTML produziert sehr große Nachrichten
• Ältere E-Mail Programme können ev. nicht mit HTML umgehen
• HTML bietet einen möglichen Angriffspunkt für Hacker
Rich Text Format ist ein Standard von Microsoft und wird nur von Outlook
und einigen wenigen anderen E-Mail Programmen unterstützt.
Vorteile
•
•
•
•
Der Text kann formatiert werden (fett, unterstrichen, etc.)
Es können Bilder in die Nachricht eingefügt werden
Die Nachrichten sind nicht so groß, wie mit HTML
Es können auch Kontakte und Aufgaben verschickt werden
Nachteile
•
Format wird nur von Outlook und Eudora erkannt
Nur-Text
Für unformatierte E-Mails, die von allen E-Mail Programmen unterstützt
werden.
Vorteile
•
•
Kleinste Nachrichtengröße
Nicht anfällig für Virus- und Spam-Attacken
Nachteile
•
Text kann nicht formatiert werden
Wie Sie bereits gesehen haben, können Sie das Format für jede neue
Nachricht individuell einstellen. Die Voreinstellung für neue Nachrichten
ist in Outlook HTML. Sie können diese Vorgabe für alle zukünftigen
neuen Nachrichten ändern.
Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
•
Öffnen Sie die Registerkarte Datei und aktivieren Sie den Menüpunkt
OPTIONEN.
Das Dialogfenster OUTLOOK-OPTIONEN wird geöffnet.
Seite 35
•
Im linken Teil des Fensters
wird eine Liste der Bereiche
angezeigt, die konfiguriert
werden können. Wählen Sie
hier den Bereich „E-Mail“.
•
Scrollen Sie im rechten Teil
des Fensters zum Abschnitt
„Nachrichten verfassen“.
In der Dropdown-Liste NACHRICHT IN DIESEM FORMAT ERFASSEN können Sie das E-Mail-Format vorgeben, in
dem Ihre Nachrichten in Hinkunft erstellt werden sollen.
Optionen einer Nachricht
Wenn Sie eine neue Nachricht erstellen, können Sie mittels der vorhandenen Registerkarten sehr
rasch und bequem die erforderlichen Einstellungen vornehmen.
Eine bessere Übersicht über die möglichen Optionen erhalten Sie jedoch über das Dialogfenster
EIGENSCHAFTEN. Um es aufzurufen, klicken Sie einfach auf der Registerkarte OPTIONEN im Abschnitt
„Weitere Optionen“ auf das Symbol
oder verwenden Sie auf der Registerkarte DATEI die
Schaltfläche EIGENSCHAFTEN .
Das Dialogfenster ist in vier Bereiche
gegliedert:
Im Abschnitt „Einstellungen“ können
Sie die Wichtigkeit bzw. Vertraulichkeit
der Nachricht festlegen.
Unter „Sicherheit“ kann die Nachricht
signiert bzw. verschlüsselt werden.
Ob Sie über die Zustellung der Nachricht informiert werden wollen, definieren Sie unter „Abstimmungs- und
Verlaufsoptionen“. Wie Abstimmungsflächen verwendet werden, wird noch
näher beschrieben.
Seite 36
Die im Abschnitt „Übermittlungsoptionen“ zusammengefassten Optionen beziehen sich auf die Übermittlung der Nachricht bzw. wie mit der gesendeten Nachricht weiter verfahren wird:
•
Antworten senden an leitet alle Antworten auf die diese Nachricht an die im Textfeld angegebene E-Mail-Adresse um.
•
Übermittlung verzögern bis verzögert die Übermittlung der Nachricht bis zum angegebenen
Zeitpunkt. Die verzögerte Übermittlung hat jedoch keinen Einfluss auf die Angaben zu Sendedatum und Sendezeitpunkt.
•
Nachricht läuft ab nach bewirkt, dass die Nachricht in den Postfächern der Adressaten nach
Ablauf der angegeben Frist gelöscht wird. Dies betrifft natürlich nur die Nachricht selbst und
nicht allenfalls erstellte Kopien.
•
Kopie der gesendeten Nachricht speichern ist standardmäßig aktiviert. Dadurch wird die gesendete Nachricht automatisch im Ordner „Gesendete Nachrichten“ abgelegt.
•
Sie können einer Nachricht vor dem Senden Kontakte und Kategorien zuweisen. Diese Zuweisungen sind jedoch nur in Ihrem Postfach und nicht beim Empfänger sichtbar.
Abstimmungsflächen verwenden
Es ist nicht nur möglich, sich die Übermittlung und das Lesen einer Nachricht bestätigen zu lassen,
sondern Sie können auch eine neue Nachricht mit Abstimmungsschaltflächen versehen. Der Empfänger kann dann die gewünschte Schaltfläche betätigen und dadurch sofort eine Antwort auslösen.
Anzahl und Texte der Schaltflächen können frei definiert werden. Wenn Sie die Nachricht an mehrere
Adressaten senden, erhalten Sie eine Zusammenfassung darüber, welche Schaltflächen wie oft und
von wem gewählt wurden.
Zum Erstellen einer neuen Nachricht mit Abstimmungsschaltflächen gehen Sie folgendermaßen vor:
•
Erstellen Sie eine neue Nachricht.
•
Klicken Sie auf der Registerkarte OPTIONEN der neuen Nachricht auf die
Schaltfläche ABSTIMMUNGSSCHALTFL. VERWENDEN .
•
Aus der nun angezeigten Liste können Sie eine bereits vorgefertigte
Kombination aus Schaltflächen aussuchen oder Sie verwenden den
Eintrag BENUTZERDEFINIERT… um eigene Schaltflächen zu definieren.
Der Menüpunkt BENUTZERDEFINIERT… öffnet wieder das bekannte Dialogfenster EIGENSCHAFTEN. In
diesem Zusammenhang ist jedoch nur die Dropdownliste ABSTIMMUNGSSCHALTFLÄCHEN VERWENDEN
interessant.
Geben Sie nun die Beschriftungen für die Schaltflächen in das Textfeld der Dropdownliste ein
und trennen Sie die einzelnen Werte durch einen Strichpunkt. Vermeiden Sie es dabei, Leerzeichen nach den Strichpunkten zu setzen.
Verfassen Sie nun Ihre Nachricht, wobei Sie wahrscheinlich einen Kommentar bzw. eine Erklärung zu den verwendeten Schaltflächen einfügen werden und versenden Sie diese.
Seite 37
Für den Empfänger stellt sich die Nachricht folgendermaßen dar:
Im Lesemodus wird im Kopf der Nachricht ein
Balken mit der Aufschrift „Klicken Sie hier um
abzustimmen“ angezeigt Nach dem Klick öffnet
sich eine Dropdownliste mit den zur Verfügung
stehenden Optionen.
In der geöffneten Nachricht findet sich auf der
Registerkarte NACHRICHT eine zusätzliche Schaltfläche ABSTIMMEN . Ein Klick darauf öffnet ebenfalls eine Dropdownliste mit den möglichen
Antworten.
Unabhängig davon, welchen Modus Sie verwenden, wird nach Auswahl einer Option eine
neue Nachricht mit dem jeweiligen Text im
Betreff erzeugt.
Wechseln wir nun nochmals zurück zum Absender der Nachricht. Gehen wir davon aus, dass die Antworten eingetroffen sind. Die ursprünglich gesendete Nachricht hält nun alle Informationen über die
Abstimmung bereit.
Nach dem Öffnen der gesendeten Nachricht
ist die Registerkarte NACHRICHT aktiv. Im Abschnitt „Anzeigen“ befindet sich nun eine
Schaltfläche STATUS .
Nach Anklicken dieser Schaltfläche werden
die Ergebnisse der Abstimmung tabellenartig
aufgelistet. Zusätzlich wird in einem gelben
Balken ein Ergebnisüberblick angezeigt.
Versenden einer Nachricht
Jede Nachricht hat drei Adressfelder, die benutzt werden können:
•
Alle Adressaten, die Sie im AN… Feld eintragen, erhalten die Nachricht direkt.
•
Adressaten im CC… Feld erhalten die Nachricht als Kopie (Carbon Copy/Durchschlag).
•
Wenn Sie die Nachricht als Blind Carbon Copy mit BCC,,, verschicken, erhält der Adressat ebenfalls die Nachricht, die anderen Teilnehmer werden aber darüber nicht informiert.
Das BCC… Adressfeld wird standardmäßig nicht
angezeigt. Um es zu aktivieren,
•
Wählen Sie in der geöffneten neuen Nachricht die Registerkarte OPTIONEN.
•
Klicken Sie im Abschnitt „Felder anzeigen“
auf die Schaltfläche BCC .
•
Gehen Sie gleichartig vor, wenn Sie das Feld
wieder ausblenden möchten.
Seite 38
Um Adressaten im Adressfeld einzutragen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:
•
•
Sie können eine oder mehrere E-Mailadressen, durch Strichpunkt getrennt eingeben,
•
oder Sie klicken auf die Schaltfläche AN… , um das
Dialogfenster NAMEN AUSWÄHLEN zu öffnen.
•
Markieren Sie zuerst im unteren Teil des Fensters
jenes Feld (An, Cc, oder Bcc), in das der Adressat
eingetragen werden soll.
•
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste ADRESSBUCH das
gewünschte Adressbuch aus.
•
Doppelklicken Sie auf den oder die Namen in der
Liste, die Sie adressieren möchten.
Sie können aber auch einen Teil der E-Mailadresse im Adressfeld
eintragen und dann in der Registerkarte NACHRICHT im Abschnitt
„Namen“ auf die Schaltfläche NAMEN ÜBERPRÜFEN klicken. Falls Outlook die gesuchte E-Mailadresse bekannt ist, wird sie automatisch
ergänzt. Das entsprechende Tastaturkürzel dazu ist STRG + K .
Wenn das Versenden einer Nachricht nicht erfolgreich war, kann Sie relativ einfach nochmals gesendet werden. Wie dabei vorzugehen ist, ist auf Seite 32 beschrieben.
Anlagen zur Nachricht hinzufügen
Zu Nachrichten können Anlagen hinzugefügt werden. Das können Dateien oder Outlook Elemente, wie
Aufgaben, Kontakte oder andere Nachrichten sein. Sie sollten Outlook Elemente nur dann einer
Nachricht anfügen, wenn der Adressat ebenfalls Outlook verwendet, da andere E-Mail Programme
damit nicht umgehen können.
Weiters müssen Sie Ihre Nachricht im RTF (Rich Text Format) Format versenden, wenn Sie Outlook
Elemente anfügen möchten.
•
Um eine Datei anzufügen, aktivieren Sie in der
neuen Nachricht die Registerkarte EINFÜGEN oder
NACHRICHT.
•
Klicken Sie im Abschnitt „Einschließen“ auf die
Schaltfläche DATEI ANFÜGEN und wählen Sie dann
eine oder mehrere Dateien aus dem Dialogfenster DATEI EINFÜGEN aus.
•
Für ein Outlook Element, klicken Sie abhängig davon, auf welcher Registerkarte Sie sich gerade
befinden, entweder auf die Schaltfläche OUTLOOKELEMENT (Registerkarte EINFÜGEN),
•
oder klappen Sie die Dropdownliste ELEMENT ANFÜGEN auf und wählen Sie den Listenpunkt OUTLOOKELEMENT (Registerkarte NACHRICHT).
Seite 39
Es werden die Outlookordner mit ihrem Inhalt angezeigt.
Im Abschnitt Einfügen als des Dialogfensters können Sie angeben, ob das Element als Anlage versendet oder als Text in die Nachricht eingefügt wird.
E-Mail Optionen Dialog
Outlook bietet viele Einstellungsmöglichkeiten, die das Verhalten und die
Behandlung von Nachrichten betreffen. Diese sind alle auf der Registerkarte
DATEI unter OPTIONEN zusammengefasst.
In der linken Spalte des Dialogfensters OUTLOOK-OPTIONEN findet sich eine Liste
von Menüpunkten, die sich teilweise mit den Hauptordnern von Outlook
deckt. Jeder Menüpunkt korrespondiert mit einer entsprechenden Auswahl
an Optionen im rechten Teil des Fensters. Der Menüpunkt E-MAIL öffnet eine
ziemlich lange Liste von Einstellungsparametern, die alle das Verhalten und
die Behandlung von Nachrichten betreffen.
Alle Einstellungsparameter werden nach Funktionen gegliedert in Abschnitten aufgelistet. Nachstehend werden die wichtigsten Abschnitte kurz beschrieben:
Nachrichten verfassen
Der erste Abschnitt enthält Optionen, die das Verfassen von Nachrichten betreffen. So kann z.B. angegeben werden, in welchem Format standardmäßig eine neue Nachricht erstellt wird.
Seite 40
Über die Schaltfläche EDITOROPTIONEN… können Sie das Verhalten des Editors, der zum Erfassen von
neuen Nachrichten verwendet wird, beeinflussen. Das gilt für die Rechtschreibkorrektur ebenso, wie
für die Bearbeitungsoptionen, Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Text.
Achtung! Alle Einstellungen, die sie über Editoroptionen vornehmen, betreffen alle Office
Programme, also auch Word und Excel. Umgekehrt wirken sich auch alle derartigen Änderungen, die Sie in Word oder Excel durchführen auf Outlook aus.
Nachrichteneingang
Wie Outlook das Eintreffen neuer Nachrichten im Posteingang ankündigen soll, kann im Abschnitt
„Nachrichteneingang“ festgelegt werden. Die Palette reicht hier von einen „Sound wiedergeben“,
über „Mauszeiger verändern“, bis „Briefumschlagsymbol in der Taskleiste anzeigen“.
Weiters kann auch angegeben werden, ob und wie die Desktopbenachrichtigung erfolgen soll. Bei
der Desktopbenachrichtigung handelt es sich um das kleine durchscheinende Fenster, das nach dem
Eintreffen einer Nachricht einige Sekunden angezeigt wird.
Antworten und Weiterleitungen
Im Abschnitt „Antworten und Weiterleitungen“ können Sie angeben, was mit der ursprünglichen
Nachricht geschehen soll, auf die Sie .antworten, bzw. die Sie weiterleiten:
•
Ob die ursprüngliche Nachricht automatisch geschlossen werden soll, wenn sie in einem eigenen
Fenster geöffnet wurde.
Seite 41
•
Wie bzw. ob der Inhalt der ursprünglichen Nachricht in die neue Nachricht übernommen werden
soll. Dabei sind folgende Einstellungen möglich:





Ursprüngliche Nachricht nicht beifügen (nur BEIM ANTWORTEN AUF NACHRICHTEN )
Ursprüngliche Nachricht als Anlage beifügen
Text der ursprünglichen Nachricht beifügen
Text der urspr. Nachricht beifügen und einrücken
Präfix vor jede Zeile der urspr. Nachricht
Wenn der letzte Eintrag gewählt wird, wird das Textfeld JEDER ZEILE EINER NUR-TEXT-NACHRICHT FOLGENDES
ZEICHEN VORANSTELLEN: verfügbar und sie können das gewünschte Zeichen eintragen. Beachten Sie
jedoch, dass diese Funktion nur bei Nachrichten im Text-Format angewendet wird.
Sofern Sie die ursprüngliche Nachricht als Text einfügen und in diesem Text Kommentare einfügen,
können Sie diese Kommentare ebenfalls mit einem Präfix versehen. Verwenden Sie dazu das Feld
PRÄFIX FÜR KOMMENTARE .
Nachrichten speichern
Im Abschnitt „Nachrichten speichern“, können Sie unter anderem festlegen, wo und in welchem Zeitintervall noch nicht gesendete Nachrichten als Entwürfe gespeichert werden.
Nachrichten senden
Der Abschnitt „Nachrichten senden“ enthält die Dropdownlisten STANDARDSTUFE FÜR WICHTIGKEIT bzw.
STANDARDSTUFE FÜR VERTRAULICHKEIT . Die hier ausgewählten Vorgabewerte, werden beim Erzeugen einer
neuen Nachricht angewendet.
Ferner können Sie einer Nachricht auch standardmäßig ein Ablaufdatum zuordnen. Aktivieren Sie
dazu die Checkbox NACHRICHTEN NACH FOLGENDEM ZEITRAUM (TAGE) ALS ABGELAUFEN MARKIEREN: und geben Sie
einen entsprechenden Wert in das Zahlenfeld ein.
Normalerweise werden die E-Mailadressen der Nachrichtenempfänger durch Strichpunkt getrennt.
Wenn Sie die Checkbox KOMMA ALS TRENNZEICHEN FÜR MEHRERE NACHRICHTENEMPFÄNGER ZULASSEN aktiv setzen,
ist auch der Beistrich zulässig.
Über die Checkbox NAMEN AUTOMATISCH ÜBERPRÜFEN legen Sie fest, ob der Name des eingegebenen
Adressaten automatisch überprüft wird. Eine Überprüfung der eingegebenen E-Mail-Adresse kann
auch durch die Tastenkombination STRG+K ausgelöst werden.
Wenn Sie auf eine Besprechungsanfrage antworten, wird diese normalerweise aus dem Posteingang
in den Ordner „Gelöschte Objekte“ verschoben. Falls Sie das nicht möchten, deaktivieren Sie die
Checkbox BESPRECHUNGSANFRAGEN UND -BENACHRICHTIGUNGEN NACH ANTWORT AUS DEM POSTEINGANG LÖSCHEN .
Seite 42
Statt der Schaltfläche Senden können Sie auch die Tastenkombination STRG + ZEILENSCHALTUNG verwenden, wenn Sie die entsprechende Checkbox STRG+EINGABE SENDET EINE NACHRICHT aktivieren.
Sollen bei der Eingabe in ein Adressfeld bereits bekannte ähnliche Adressen vorgeschlagen werden,
können Sie das mittels der Checkbox BEIM AUSFÜLLEN DER ZEILEN „AN“, „CC“.UND „BCC“ NAMEN MITHILFE DER
AUTOVERVOLLSTÄNDIGEN-LISTE VORSCHLAGEN definieren.
Verlauf
Im ersten Punkt der Verlaufsoptionen Für alle gesendeten Nachrichten folgendes anfordern: kann
standardmäßig festgelegt werden, dass eine Übermittlungs- bzw. Lesebestätigung gewünscht wird.
Beachten Sie jedoch, dass nicht alle E-Mail-Server das Senden dieser Bestätigungen unterstützen.
Analog dazu kann im zweiten Abschnitt Für jede Nachricht, die die Anforderung einer Bestätigung
enthält: angegeben werden, wie auf die Lesebestätigungsanforderung reagiert werden soll. Lesebestätigungen können entweder automatisch gesendet, bzw. nicht gesendet werden, oder es wird
mittels Dialogfenster bei jeder diesbezüglichen Nachricht gefragt, wie vorzugehen ist.
Die restlichen vier Dialogelemente betreffen die Vorgangsweise bei Besprechungsanfragen bzw. wie
mit den Antworten auf Besprechungsanfragen verfahren wird. Sie können Besprechungsanfragen
automatisch von Outlook bearbeiten lassen. Dann erfolgt die Zu- bzw. Absage entsprechend den
frei/belegt Einträgen im Kalender. Werden diese Termine später vom Besprechungsorganisator geändert, kann ebenfalls eine automatische Aktualisierung des Termins erfolgen.
Seite 43
Ausfiltern von Werbe-Nachrichten mit dem Junk-E-Mail-Filter
Der Junk-E-Mail-Filter in Outlook ist standardmäßig aktiviert, und der Schutzgrad ist auf Niedrig festgelegt. Mit dieser Einstellung werden nur die offensichtlichsten Werbe-Nachrichten erkannt. Sie
können den Filter präziser einstellen, doch dadurch werden in einigen Fällen auch erwünschte Nachrichten entfernt. Alle vom Junk-E-Mail-Filter abgefangenen Nachrichten werden in einen speziellen
Ordner Junk-E-Mail verschoben. Sie sollten die Nachrichten im Ordner Junk-E-Mail regelmäßig
überprüfen, um sicherzustellen, dass er keine legitimen Nachrichten enthält.
Um die Einstellungen des Junk-E-Mail-Filters zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
•
Aktivieren Sie den Ordner E-Mail oder
drücken Sie die Tasten STRG + 1 .
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste
auf eine Nachricht.
•
Wählen Sie den Menüpunkt JUNK-E-MAIL
und darunter JUNK-E-MAIL-OPTIONEN….
Das Dialogfenster JUNK-E-MAIL-OPTIONEN wird geöffnet.
Im rot umrandeten Bereich können Sie den
Schutzgrad des Junk-E-Mail-Filters festlegen.
Im grün markierten Bereich haben Sie zwei
Möglichkeiten:
•
Wenn Sie die obere Checkbox markieren,
werden alle als Junk-E-Mail identifizierten
Nachrichten nicht in den Junk-E-MailOrdner verschoben, sondern sofort gelöscht.
•
Die untere Checkbox betrifft den Umgang
mit potentiell gefährlichen Hyperlinks in
Junk-E-Mails. Die Aktivierung der Checkbox bewirkt, dass in der Nachricht enthaltene Links aus Sicherheitsgründen deaktiviert werden.
Um alle Nachrichten im Ordner Junk-E-Mail zu löschen, gibt es eine schnelle Methode:
•
Stellen Sie sicher, dass der Ordner E-Mail ausgewählt
ist
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner
Junk-E-Mail
•
Wählen Sie den Menüpunkt ORDNER „JUNK-E-MAIL“
LEEREN.
Seite 44
Nachrichten als sicher oder unsicher einstufen
Abhängig davon, welche Sicherheitsstufe für den Junk-E-Mail-Filter eingestellt ist, können entweder
zu viele Nachrichten als Junk-E-Mail eingestuft werden, oder nicht alle Junk-E-Mails werden als
solche erkannt. Um hier regulierend einzugreifen, stellt Ihnen Outlook zwei Funktionen zur Verfügung:
1. Sie können definieren, dass Nachrichten von bestimmten Absendern zur Liste blockierter Absender hinzugefügt werden.
2. Sie können aber auch die fälschliche Zuweisung von Nachrichten als Junk-E-Mail korrigieren.
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail-Nachricht, um das Kontextmenü zu
öffnen.
•
Im Untermenü von Junk-E-Mail finden Sie u.a. die Menüpunkte
ABSENDER SPERREN und
ABSENDER NIE SPERREN
•
Wenn Sie Nachrichten erhalten, die
Sie eigentlich nicht erhalten möchten, sollten Sie diese nicht einfach
löschen, sondern sie zur Liste der
blockierten Absender hinzufügen,
verwenden Sie also den Menüpunkt
ABSENDER SPERREN. Dadurch landen
derartige Nachrichten in Zukunft im
Ordner Junk-E-Mail.
•
Wenn Nachrichten automatisch in
den Junk-E-Mail-Ordner verschoben
werden, obwohl sie von Ihnen nicht
als solche eingestuft werden, müssen
Sie umgekehrt vorgehen. Diese sollten Sie der Liste sicherer Absender
hinzufügen, indem Sie den Menüpunkt Absender nie sperren auswählen.
Seite 45
Öffentliche Nachricht erstellen
Outlook stellt eine Funktion bereit, die sich „Öffentliche Nachricht“ nennt. Typischerweise werden sie
in Diskussionsforen mit öffentlichen Exchange-Ordnern benutzt. Sie können Öffentliche Nachrichten
aber auch dazu benutzen, um sich selbst Notizen, Aufgaben, andere Outlook Elemente oder Dateien
zu senden.
•
•
Markieren Sie den Ordner, an den die
Öffentliche Nachricht gesendet werden soll.
Wählen Sie auf der Registerkarte
START den Menüpunkt ÖFFENTLICHE
NACHRICHT
IN DIESEM
ORDNER
BEREIT-
STELLEN.
Sie finden ihn in der Dropdownliste
NEUE ELEMENTE und darunter unter
WEITERE ELEMENTE.
Das Erscheinungsbild des Dialogfensters entspricht in etwa dem beim Erstellen einer neuen E-Mail
Nachricht. Das Feld für den Adressaten fehlt. Sie können jedoch einen Betreff angeben und OutlookElemente bzw. Dateien anfügen.
Klicken Sie abschließend die Schaltfläche ÖFFENTLICHE NACHRICHT . Die Öffentliche Nachricht wird in dem
von Ihnen zu diesem Zeitpunkt markierten Ordner abgelegt.
Arbeiten mit Übermittlungsgruppen
Eine Übermittlungsgruppe besteht aus einem oder mehreren E-Mail-Konten und enthält alle Einstellungen für das Senden und Empfangen von Nachrichten. Sie können für jede Gruppe unterschiedliche Verhaltensweisen angeben, z.B. die Häufigkeit, mit der Outlook zum Senden und
Empfangen von Nachrichten eine Verbindung zum Server herstellt, oder wie das Verhalten von
Outlook beim Verarbeiten von Nachrichten im Online- oder Offlinemodus sein soll.
Um in das Dialogfenster Übermittlungsgruppen zu gelangen, öffnen Sie die Registerkarte DATEI und
wählen dann im Menü links den Menüpunkt OPTIONEN. Im Fenster Outlook-Optionen aktivieren Sie in
der linken Spalte den Menüpunkt ERWEITERT. Scrollen Sie dann etwas nach unten, bis Sie den Abschnitt „Senden und Empfangen“ sehen.
Seite 46
Hier können Sie bereits angeben, ob bei einer bestehenden Verbindung sofort gesendet werden soll,
oder Sie selbst den Zeitpunkt des Sendens bestimmen möchten. Um speziellere Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN/EMPFANGEN , um das Fenster SENDEN-EMPFANGEN-GRUPPEN
zu öffnen. Es gibt auch eine alternative Tastenkombination für diesen relativ komplizierten Vorgang,
und zwar STRG+ALT+S .
In der nachstehenden Abbildung sehen Sie die Einstellung für Übermittlungsgruppen, wie Sie standardmäßig von Outlook angelegt werden. Es wird eine Gruppe Alle Konten erstellt, in die alle vorhandenen Konten aufgenommen werden.
•
Sie können bestimmen, ob das Senden und Empfangen von Nachrichten der zu dieser Gruppe gehörigen Konten mittels der TASTE F9 möglich sein soll. Markieren Sie in diesem Fall die
Option DIESE GRUPPE BEI DER ÜBERMITTLUNG MIT EINBEZIEHEN (F9) . Sie können diese Einstellung sowohl
für den Online- als auch für den Offline-Modus treffen.
•
Ebenso können Sie sowohl für den Online- als auch für den Offline-Modus definieren, wie oft
eine automatische Übermittlung durchgeführt werden soll. Markieren Sie dazu die Checkbox
AUTOMATISCHE ÜBERMITTLUNG ALLE ? MINUTEN und geben Sie die entsprechende Zeit in dem Feld
Minuten ein.
•
Die Checkbox AUTOMATISCHE ÜBERMITTLUNG BEIM BEENDEN DES PROGRAMMS ist anzuwählen, wenn
Outlook beim Beenden immer ein Senden und Empfangen von Nachrichten durchführen soll.
Diese Einstellung kann jedoch das Beenden von Outlook verzögern,
•
Die Schaltflächen NEU , KOPIEREN , ENTFERNEN , und UMBENENNEN beziehen sich alle auf die entsprechende Aktion im Zusammenhang mit Übermittlungsgruppen.
•
Die Schaltfläche BEARBEITEN öffnet das Dialogfenster ÜBERMITTLUNGSEINSTELLUNGEN-GRUPPENNAME
Seite 47
Die möglichen Einstellungen innerhalb dieses Dialogfensters variieren, je nach ausgewähltem Konto
in der Liste KONTEN . In der oben gezeigten Darstellung handelt es sich um ein Exchange-Server Konto.
•
Die Checkbox KONTO IN DIESER GRUPPE MIT EINBEZIEHEN , erlaubt das Hinzufügen des Kontos zu bzw.
Entfernen aus der Gruppe.
•
Im Abschnitt Kontoinformationen können Sie angeben, ob dieses Konto Nachrichten nur empfangen, nur senden, oder beides zulassen soll.
•
Welche Ordner in die Übermittlung mit einbezogen werden, kann im Abschnitt Ordneroptionen definiert werden.
•
Die Optionsschaltfläche NUR KOPFZEILEN DOWNLOADEN ist z.B. bei einem POP3-Konto verfügbar
und bewirkt, dass nur jene Daten einer Nachricht vom Server geladen werden, die in der
Ordneransicht angezeigt werden. Erst wenn Sie die Nachricht zum Lesen öffnen, wird der
gesamte Inhalt heruntergeladen. Diese Vorgangsweise spart Zeit und trägt zur Sicherheit bei.
•
Ist die Optionsschaltfläche ELEMENT SAMT ANLAGEN DOWNLOADEN markiert, wird die ganze Nachricht samt Anlagen sofort geladen.
Seite 48
Kontakte und Adressbuch
In Outlook werden Kontakte eingesetzt, um Informationen über Personen und Adressaten zu halten.
Ferner werden Kontakte in Adressbüchern verwendet. Adressbücher werden benutzt um E-MailNachrichten und Faxe zu adressieren. In Adressbüchern können aber auch andere Informationen als
Kontakte gespeichert werden.
Benutzen von Kontaktordnern als Adressbuch
Die Unterscheidung von Kontaktordner und Adressbuch ist anfänglich verwirrend, da beide dieselbe
Sache zu meinen scheinen. Es ist jedoch so, dass es sich bei einem Kontaktordner einfach um eine
Sammlung von Kontakten handelt, wogegen Adressbücher zur Adressierung von E-Mail-Nachrichten
oder Terminabsprachen dienen. Ob die Einträge eines Kontaktordners auch in einem Adressbuch verfügbar sein sollen, können Sie selbst bestimmen.
Als Quelle von Kontaktordnern kommen drei Möglichkeiten in Frage:
•
Kontaktordner - Ein Kontaktordner, nämlich Kontakte, ist in Outlook immer vorhanden. Nach
der Installation von Outlook wird dieser als Adressbuch verwendet.
•
Exchange Globale Adressliste – Bei Verwendung eines Exchange-Servers, wird meistens auch
die Globale Adressliste, alle E-Mail Kontakte einer Organisation, als Adressbuch angezeigt.
•
LDAP-Verzeichnisse (Lightweight Directory Address Protocol) – Diese Verzeichnisse sind nach
einem internationalen Standard definiert und werden von zahlreichen Firmen und öffentlichen Einrichtungen verwendet.
Sie können weitere Kontaktordner definieren und bestimmen, dass die Kontakte dieser Ordner als
zusätzliches Adressbuch angezeigt werden sollen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
•
Wählen Sie im Navigationsbereich den Ordner Kontakte
oder drücken Sie die Tastenkombination STRG + 3 .
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontaktordner, der als Adressbuch definiert werden soll.
•
Klicken Sie danach im Kontextmenü auf den Menüpunkt
EIGENSCHAFTEN….
Das Dialogfenster ORDNERNAME EIGENSCHAFTEN erscheint.
Auf der Registerkarte OUTLOOK-ADRESSBUCH
haben Sie zwei Möglichkeiten:
•
Sie können festlegen, dass dieser
Kontaktordner als Adressbuch verwendet werden soll und
•
sie können den Namen des Adressbuchs bestimmen.
Standardmäßig wird der Name des
Kontaktordners vorgeschlagen:
Seite 49
Adressbuch verwenden
Öffnen Sie das Adressbuch durch einen
Klick auf das entsprechende Icon, ganz
rechts auf der Registerkarte START.
Das Dialogfenster ADRESSBUCH wird angezeigt und in der Dropdown-Liste ADRESSBUCH ist das bevorzugte
Adressbuch ausgewählt. Im Beispiel oben ist das die „Globale Adressliste“. Im Menü DATEI finden Sie
einige nützliche Funktionen zum Verwalten des Adressbuchs:
•
Neuer Eintrag: Sie können neue Kontakte oder Kontaktgruppen (Adresslisten) zum Adressbuch
„Kontakte“ oder einem anderen Ihrer Adressbücher hinzufügen, nicht jedoch zur „Globalen
Adressliste“. Wenn Sie diesen Menüpunkt ausführen während die „Globale Adressliste“ ausgewählt ist, wird automatisch das Adressbuch Kontakte verwendet.
•
Neue Nachricht: Öffnet das Dialogfenster für NEUE NACHRICHT, in dem das Eingabefeld AN… bereits
mit den Kontaktdaten des in der Liste markierten Kontakts ausgefüllt ist.
•
Zu den Kontakten hinzufügen: Fügt den oder die in der Liste ausgewählten Kontakte zum Adress-
buch „Kontakte“ hinzu. Diese Option ist natürlich nicht verfügbar, wenn in der Dropdown-Liste
ADRESSBUCH der Ordner Kontakte selbst ausgewählt ist.
•
Löschen: Entfernt den ausgewählten Kontakt aus dem Adressbuch. Diese Funktion ist jedoch für
die „Globale Adressliste“ nicht möglich.
•
Eigenschaften: Öffnet das Dialogfenster BENUTZER – KONTAKT. Der in der Liste ausgewählte Kontakt
kann hier bearbeitet werden. Dieses Dialogfenster wird auch durch einen Doppelklick auf den
Kontakt geöffnet (siehe auch nächste Seite).
•
Suchen/Erweiterte Suche: Je nachdem welches Adressbuch in der Combobox ADRESSBUCH ausge-
wählt ist, kann nach Namen und anderen Informationen gesucht werden.
Seite 50
Kontakte in der Tabellenansicht erstellen
Das Hinzufügen von Kontakten in der Tabellenansicht stellt eine sehr einfache Methode dar.
•
Aktivieren Sie im Navigationsbereich den Ordner
Kontakte bzw. drücken Sie die Tastenkombination STRG + 3 .
•
Öffnen Sie den Kontaktordner, in dem Sie den
neuen Kontakt einfügen möchten.
•
Wechseln Sie zur Registerkarte ANSICHT und klappen Sie dort den Menüpunkt ANSICHT ÄNDERN auf.
•
Wählen Sie eine Ansicht in Tabellendarstellung,
z.B. „Telefon“.
•
Klicken Sie auf das Eingabefeld HIER KLICKEN, UM KONTAKT ZU ERSTELLEN und geben Sie den Namen des
neuen Kontakts ein.
•
Verwenden Sie die TABULATOR-TASTE um in das nächste Feld zu springen.
•
Klicken Sie auf eine leere Zeile oder drücken Sie die Taste ZEILENSCHALTUNG , um das Hinzufügen
abzuschließen.
Kontakte mit dem Kontaktformular erstellen
Das Dialogfenster KONTAKT stellt mehr Möglichkeiten bei der Erfassung von Kontakten zur Verfügung.
•
Klicken Sie auf der Registerkarte START links auf die Schaltfläche NEUER KONTAKT .
•
Das Dialogfenster UNBENANNT – KONTAKT wird angezeigt, wobei die Registerkarte
KONTAKT ausgewählt ist.
•
Geben Sie die Kontaktinformationen in die vorgesehenen Dialogfelder ein und
klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIEßEN .
Seite 51
In diesem Dialogfenster haben Sie verschiedene Möglichkeiten, detaillierte Informationen einzugeben:
•
Durch einen Klick auf die Schaltfläche NAME… wird das Dialogfenster NAMEN ÜBERPRÜFEN geöffnet.
Es erlaubt die gezielte Eingabe von Titel, Vorname, Weiterer Vorname und Nachname.
•
Um detaillierte Angaben zur Telefonnummer, wie Land/Region, Ort/Vorwahl, Ortsanschluss
oder Durchwahl anzugeben, klicken Sie auf eine der Schaltflächen GESCHÄFTLICH… , PRIVAT… , FAX
GESCHÄFTL.… oder MOBILTELEFON… und öffnen Sie das Dialogfenster TELEFONNUMMER ÜBERPRÜFEN.
•
Es gibt eine große Anzahl von Feldern, die zur Eingabe von Telefonnummern vorgesehen sind.
Die vier obengenannten werden standardmäßig angezeigt. Durch einen Klick auf den Pfeil rechts
neben den Dialogfeldern können Sie eine andere Kategorie (z.B. GESCHÄFTLICH2… ) in diesem Textfeld anzeigen.
•
Klicken Sie auf den Pfeil links von E-MAIL… um eines von drei möglichen E-Mailfeldern auszuwählen. Verwenden Sie das kleine Telefonbuch rechts, um eine E-Mailadresse aus dem Adressbuch in das Dialogfeld E-MAIL… einzufügen.
•
Über das Bildsymbol, kann das Dialogfenster KONTAKTBILD HINZUFÜGEN geöffnet werden. Das Fenster
dient zur Auswahl einer Bilddatei, die Sie dem Kontakt hinzufügen können.
Zusätzliche Informationen zum Kontakt können Sie in der Ansicht „Details“ ergänzen:
•
•
Dazu aktivieren Sie die Registerkarte KONTAKT,
und klicken im auf die Schaltfläche DETAILS .
Falls das Fenster nicht im Vollbildmodus geöffnet ist, kann bei Platzmangel
der Abschnitt „Anzeigen“ auch als Dropdownliste dargestellt werden.
Kontakt aus E-Mail hinzufügen
Es ist auch möglich, einen Kontakt direkt aus einer erhaltenen Nachricht zu erstellen:
•
Dazu öffnen Sie die erhaltene Nachricht und klicken mit der rechten Maustaste auf die E-MailAdresse des Absenders, neben „Von:“, um das Kontextmenü zu öffnen.
•
Wählen Sie den Menüpunkt ZU OUTLOOK-KONTAKTEN HINZUFÜGEN…
•
Es wird das Dialogfenster UNBEKANNTER KONTAKT
geöffnet. Das E-Mail- und das Namensfeld
sind bereits ausgefüllt.
Noch einfacher geht es jedoch, wenn Sie die
Nachricht mit der Maus aus der Ordneransicht
über den Ordner KONTAKTE ziehen und die Maustaste loslassen. Dann wird ebenfalls das Dialogfenster UNBEKANNTER KONTAKT geöffnet.
Seite 52
Kontakt weiterleiten
Sie können einen Kontakt an andere Personen auf mehrere Arten weiterleiten:
Als Outlook-Kontakt, als sogenannte Visitenkarte oder als (SMS)Textnachricht. Bei der Visitenkarte handelt es sich um ein Format, dass fast von allen E-Mail-Programmen verstanden wird. Wenn Sie also
einen Kontakt an eine Person versenden, die nicht Outlook benutzt, sollten Sie dieses Format verwenden. Das Format Textnachricht ermöglicht es, den Kontakt als SMS zu versenden. Dazu müssen
allerdings die notwendigen Voraussetzungen am Exchange-Server gegeben sein.
•
Markieren Sie den oder die Kontakte, die Sie versenden
möchten.
•
Aktivieren Sie die Registerkarte START, klappen Sie die
Dropdownliste KONTAKT WEITERLEITEN im Abschnitt „Freigeben“ auf und wählen Sie eine Option.
•
Eine neue Nachricht wird geöffnet, die den oder die
ausgewählten Kontakte als Anlagen enthält.
Kontaktgruppen verwenden
Kontaktgruppen, früher Verteilerlisten genannt, werden verwendet, um Nachrichten an Gruppen von
Personen zu versenden. Sie werden in Kontaktordnern gespeichert und sind überall dort zulässig, wo
Kontakte verwendet werden können.
Eine Kontaktgruppe erstellen
Um eine Kontaktgruppe zu erstellen sollte der Ordner Kontakte ausgewählt sein.
•
•
•
Aktivieren Sie dann die Registerkarte START
Klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE KONTAKTGRUPPE im Abschnitt
„Neu“.
Das Dialogfenster UNBENANNT – KONTAKTGRUPPE wird angezeigt.
•
Geben Sie auf der Registerkarte KONTAKTGRUPPE im Dialogfeld NAME jenen Namen an, unter dem
die Kontaktgruppe im Adressbuch geführt werden soll.
•
Um Mitglieder aus einem Adressbuch zur Kontaktgruppe hinzuzufügen, klappen Sie die Dropdownliste MITGLIEDER HINZUFÜGEN auf und klicken auf den gewünschten Kontaktordner.
Seite 53
•
Markieren Sie im Dialogfenster MITGLIEDER AUSWÄHLEN:
alle Kontakte, die Sie zur
Kontaktgruppe hinzufügen
möchten und bestätigen Sie
das mit der Schaltfläche OK .
•
Ein neues Mitglied, welches
in keinem Adressbuch vorkommt, fügen Sie mit NEUER
E-MAIL-KONTAKT hinzu.
Dadurch wird das Dialogfenster NEUES MITGLIED HINZUFÜGEN geöffnet.
•
Geben Sie die erforderlichen Informationen in
die Felder ANGEZEIGTER NAME und E-MAIL-ADRESSE
ein und betätigen Sie mit OK .
Ein Mitglied kann auch wieder aus einer Kontaktgruppe gelöscht werden:
•
Markieren Sie das Mitglied, das aus der Kontaktgruppe,
entfernt werden soll
•
und klicken Sie auf die Schaltfläche MITGLIED
ENTFERNEN .
Wenn in einem Kontakt, der Mitglied einer Kontaktgruppe ist, die E-Mail-Adresse geändert wurde,
wirkt sich das nicht automatisch in der Kontaktgruppe aus.
Sie sollten daher, vor dem Senden an eine Kontaktgruppe,
diese aktualisieren.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche JETZT AKTUALISIEREN .
Sie können auch Anmerkungen zu einer Kontaktgruppe
vornehmen,
•
indem Sie auf der Registerkarte KONTAKTGRUPPE die
Schaltfläche NOTIZEN aktivieren.
Kontaktgruppen werden in Outlook durch ein eigenes Symbol
gekennzeichnet. In einer Tabellendarstellung werden sie fett dargestellt. Um eine Kontaktgruppe in einem Adressfeld einer Nachricht
zu verwenden, gehen Sie genauso vor, wie beim Umgang mit Kontakten.
Beachten Sie auch den Abschnitt „Kommunizieren“
auf der Registerkarte START. Sie können hier einen
oder mehrere Kontakte direkt zum Versenden einer
Nachricht, dem Einberufen einer Besprechung, etc.
verwenden.
Seite 54
Anpassen der Kontaktoptionen
Mittels der Kontaktoptionen können einige Voreinstellungen getroffen werden. So lässt sich festlegen, nach welchen Kriterien die Kontakte sortiert werden, in welcher Reihenfolge das Feld Speichern
unter automatisch befüllt wird, oder ob nach Duplikaten gesucht werden soll, wenn ein neuer Kontakt
angelegt wird. Um die Kontaktoptionen zu öffnen, aktivieren Sie die Registerkarte DATEI und klicken
dann in der Spalte links auf den Menüpunkt OPTIONEN. Im Fenster OUTLOOK OPTIONEN wählen Sie den
vierten Eintrag KONTAKTE.
Geben Sie In der Dropdownliste NAMENSREIHENFOLGE
an, wie in einer Ansicht die
Kontakte gereiht werden
sollen. Dabei haben Sie die
Auswahl zwischen Vorname
und Nachname.
Dementsprechend erfolgt auch die Sortierung der Kontakte in einer Liste.
Die zweite Dropdownliste ABLAGEREIHENFOLGE gibt an, in welcher Namensreihenfolge Kontakte standardmäßig gespeichert werden. Es handelt sich dabei um das Feld „Speichern unter“ eines Kontakts.
Die Speicherung kann in einer Kombination aus Vorname, Nachname und Firma erfolgen. Das Feld
„Speichern unter“ hat ebenfalls Einfluss auf die Sortierreihenfolge.
Wenn Sie die Checkbox BEIM SPEICHERN NEUER KONTAKTE AUF DUPLIKATE ÜBERPRÜFEN aktivieren, prüft Outlook,
ob ein von Ihnen neu erfasster Kontakt bereits vorhanden ist, und bietet Ihnen Möglichkeiten an, um
den Konflikt aufzulösen.
Verknüpfen
Bis Outlook 2003 war es möglich innerhalb des Termin-, Aufgaben- oder
Kontaktformulars eine Verknüpfung auf einen oder mehrere Kontakte
einzufügen. Diese Möglichkeit ist unter Outlook 2010 standardmäßig
nicht mehr vorgesehen. Um dieses Feld wieder anzuzeigen, aktivieren Sie
die Checkbox MIT DEM AKTUELLEN ELEMENT VERKNÜPFTE KONTAKTE ANZEIGEN .
Vorgeschlagene Kontakte
Wenn Sie die Checkbox AUTOMATISCH OUTLOOK-KONTAKTE FÜR EMPFÄNGER ERSTELLEN, DIE ZU KEINEM OUTLOOKADRESSBUCH GEHÖREN anhaken, wird ein eigener Kontaktordner „Vorgeschlagene Kontakte“ erzeugt. In
diesem Ordner werden alle Adressaten von Nachrichten gespeichert, die nicht im Ordner Kontakte
vorhanden sind.
Seite 55
Kalender
Mit dem Outlook Kalender können Sie Ihre Termine, Ereignisse und Besprechungen anlegen und
verwalten. Dabei können Sie ganztägige Ereignisse genauso bearbeiten, wie wiederkehrende
Termine. Sie können mehrere Kalender einzeln oder überlagert anzeigen. Und Sie können sogar die
Aufgabenliste gemeinsam mit dem Kalender darstellen.
Ansichten des Kalenders
Datumsnavigator
Um die Kalenderansicht aufzurufen, wählen Sie im Navigationsbereich den Ordner Kalender.
Im oberen Teil des Navigationsbereichs wird der Datumsnavigator dargestellt. Der Datumsnavigator zeigt jeweils einen Monat in verkleinerter Darstellung und erleichtert das Navigieren im Kalender.
Durch Verschieben des rechten Randes des Datumsnavigators nach
rechts können auch mehrere Monate nebeneinander dargestellt werden.
Der aktuelle Tag wird, sofern er sich im angezeigten Monat befindet,
durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
Alle Tage, die in der Kalenderansicht angezeigt werden, sind farblich
hervorgehoben. Um einen Tag im Kalender auszuwählen, klicken Sie im
Datumsnavigator darauf.
Zum Anzeigen eines anderen Monats, verwenden Sie die Pfeile rechts
und links im Kopf des Navigators, oder Sie klicken auf die Monatsbeschriftung und wählen aus der aufklappenden Dropdownliste den
gewünschten Monat aus.
Wenn Sie den Mauszeiger über oder unter der Dropdownliste positionieren, werden in der Dropdownliste frühere oder spätere Monate zur
Auswahl angeboten.
Um den aktuellen Tag aufzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche HEUTE
in der Symbolleiste.
Die Schriftart des Datumsnavigators kann folgendermaßen eingestellt werden:
•
•
•
Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und markieren Sie den Menüpunkt OPTIONEN.
Klicken Sie in der linken Spalte des Dialogfensters OUTLOOK-OPTIONEN auf den Eintrag KALENDER.
Im Abschnitt „Anzeigeoptionen“ können Sie die gewünschte Schriftart angeben.
Seite 56
Kalenderansichten
Auf der rechten Seite des Outlook-Fensters werden die eigentlichen Kalenderinformationen dargestellt. Sie können über die Symbolleiste zwischen verschiedenen Kalenderansichten wählen.
•
•
•
•
•
•
Nächste 7 Tage (die nächsten 7 Tage inkl. dem aktuellen Datum)
Tagesansicht
Arbeitswoche (5 Tage ohne Wochenende)
Woche
Monat
Planungsansicht (Arbeitswoche mit horizontaler Zeitachse)
Die Darstellung der einzelnen Ansichten, können Sie an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
•
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich
des Kalenders.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Menüpunkt ANSICHTSEINSTELLUNGEN…
•
und klicken Sie im Dialogfenster ERWEITERTE ANSICHTSEINSTELLUNGEN:
KALENDER auf die Schaltfläche WEITERE EINSTELLUNGEN .
Das Dialogfenster TAGES-, WOCHEN-, UND MONATSANSICHT FORMATIEREN wird
geöffnet.
•
Hier können Sie die jeweilige Schriftart festlegen,
die in den diversen Ansichten verwendet wird.
•
Es kann für die Monatsansicht auch angegeben
werden, ob die Endzeit
eines Termins angezeigt
werden soll.
•
Die einzelnen Zeiteinheiten werden in der Tages- bzw.
Arbeitswochenansicht in Form eines Rasters dargestellt.
Dabei entspricht eine Spalte einem Tag und eine Zeile
einer vorgegebenen Zeiteinheit.
In der Dropdownliste ZEITL. AUFLÖSUNG können Sie das Intervall dieser Zeiteinheit bestimmen.
Mögliche Intervalle sind: 5, 6, 10, 15, 30 oder 60 Minuten.
•
Die restlichen beiden Checkboxen im Abschnitt „Allgemeine Einstellungen“ beziehen sich auf die
Anzeige der Termine im Navigator. Hiermit lässt sich definieren, ob Tage an denen Termine eingetragen sind im Navigator fett dargestellt, bzw. ob die Betreffzeilen der Termine im Kalender
fett hervorgehoben werden sollen.
Seite 57
Auch im Ordner Kalender, stehen Ihnen eine Reihe von vorgefertigten Ansichten zur Verfügung. Um
eine andere Ansicht zu verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT auf die Schaltfläche
ANSICHT ÄNDERN und wählen Sie eine verfügbare Ansicht aus.
Alle bisher besprochenen Darstellungen des Kalenders beziehen sich auf die Tages-/Wochen-Monatsansicht von Outlook.
Sobald Sie eine andere Darstellung wählen, werden
die Schaltflächen der Tages-/Wochen-/Monatsansicht auf der Registerkarte START nicht mehr angezeigt.
Die zusätzlichen Ansichten verwenden, mit Ausnahme von Kalender und Vorschau, alle die Tabellendarstellung und erweisen sich dann als sehr nützlich, wenn Sie eine Zusammenschau von bestimmten
Kalendereinträgen benötigen. So können Sie sich z.B. über die Ansicht „Terminserien“ alle Geburtstage anzeigen lassen. Ebenso gibt es eine Ansicht, um sich alle aktiven, also bevorstehenden, Ereignisse anzuzeigen zu lassen.
Mögliche Kalendereinträge
Um einen Kalendereintrag zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich
des Kalenders.
•
Wählen Sie aus dem Kontextmenü einen von drei möglichen
Menüpunkten NEUER TERMIN, NEUES GANZTÄGIGES EREIGNIS oder
NEUE BESPRECHUNGSANFRAGE.
•
Das entsprechende Dialogfenster wird angezeigt.
Outlook unterscheidet zwischen 3 möglichen Kalendereinträgen.
Termin
Ein Termin ist ein zeitliches Ereignis, zu dem keine anderen Teilnehmer eingeladen sind.
Seite 58
Ganztägiges
Ereignis
Ein Ganztägiges Ereignis ist ein Termin, der für den gesamten Tag anberaumt ist.
Es kann keine Uhrzeit angegeben werden.
Besprechung
Eine Besprechung ist ein Termin, zu dem andere Teilnehmer eingeladen werden.
Die eingeladenen Teilnehmer können zusagen, die Teilnahme offen lassen, oder
absagen.
Es ist sehr leicht möglich, zwischen den einzelnen Ereignistypen zu wechseln.
Um aus einem Termin eine Besprechungsanfrage zu machen, genügt es, wenn Sie in die
Registerkarte TERMINPLANUNG wechseln und dort
Teilnehmer einladen.
Ein ganztägiges Ereignis unterscheidet sich von
einem Termin dadurch, dass die Checkbox
GANZTÄGIG aktiviert ist.
Sobald sie deaktiviert wird, werden die beiden
Dropdownlisten für UHRZEIT BEGINN und UHRZEIT
ENDE wieder editierbar. Die Titelleiste ändert
sich von Ereignis auf Termin.
Seite 59
Einen Termin erstellen
Eine einfache und schnelle Art Termine zu erstellen, ergibt sich, wenn Sie die Ansicht Aktive Termine
wählen.
Klicken Sie in das Eingabefeld unter Betreff, mit der Beschriftung HIER KLICKEN, UM TERMIN ZU ERSTELLEN .
Geben Sie in die einzelnen Felder die Informationen zum Termin ein. Klicken Sie anschließend in
einen Bereich außerhalb der Eingabezeile oder drücken Sie die Taste ZEILENSCHALTUNG . Der neue
Termin wird erstellt. Sie können den Termin natürlich nachträglich, wie jeden anderen Termin,
bearbeiten.
Umfangreichere Möglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie auf der Registerkarte START die Schaltfläche
NEUER TERMIN wählen. Es wird das Dialogfenster UNBEKANNT – TERMIN/EREIGNIS geöffnet und die Registerkarte TERMIN wird angezeigt. Je nach Typ des Termins lautet der Name dieser Registerkarte auch
EREIGNIS oder EREIGNISSERIE.
Geben Sie einen Betreff und einen Ort für den Termin an.
Die Beginn- und Endzeit wird automatisch nach folgenden Kriterien erstellt:
•
Wenn Sie den Termin aus einer Tages-/Wochen-/Monatsansicht erstellen, verwendet Outlook
für BEGINNT UM die markierte Zeiteinheit. Sind mehrere, aufeinander folgende Zeiteinheiten
ausgewählt, wird die letzte markierte Zeiteinheit für ENDET AM verwendet. Ansonsten wird eine
voreingestellte Zeiteinheit als Dauer angenommen.
•
Wird der Termin aus einer tabellarischen Ansicht erzeugt, wird für BEGINNT UM die aktuelle Zeit
und FÜR ENDET AM die aktuelle Zeit plus voreingestellter Zeiteinheit vorgegeben.
Seite 60
Über die vier Dropdownlisten können Sie Tag und Zeit von Beginn und Ende des Termins bequem
einstellen.
Sie können Datum und Zeit aber auch über die Tastatur eingeben. Dabei sind auch Abkürzungen
zulässig. Wenn Sie in einem Datumsfeld die Ziffer 5 eingeben, wird automatisch der fünfte Tag des
aktuellen Monats eingetragen. Tragen Sie in einem Zeitfeld die Ziffer 6 ein, wird der Eintrag automatisch auf 06:00 ergänzt.
„Anzeigen als“ bietet Ihnen vier Möglichkeiten, wie Ihre Verfügbarkeit während
Die Schaltfläche
des Termins im Kalender dargestellt werden soll:
•
•
•
•
Frei
Mit Vorbehalt
Beschäftigt
Abwesend.
Geben Sie an, ob Sie an den Termin erinnert werden wollen. Wenn ja, sollten Sie in der Dropdown
liste
„Erinnerung“ die Vorlaufzeit definieren.
Rechts oben im Dialogfenster befindet sich die Checkbox
„Privat“. Termine als privat zu kennzeichnen, macht vor allem dann Sinn, wenn Sie anderen Personen Zugang zu Ihrem Kalender gewähren. Wenn Sie z.B. einen Arzttermin als privat kennzeichnen, sehen andere Personen zwar den
Termin als solchen, aber nicht seinen Inhalt.
Die Dropdownliste KATEGORISIEREN ermöglicht die Zuordnung einer Kategorie zum Termin. Dabei handelt es sich um dieselben Kategorien, die
auch für Nachrichten verwendet werden. Den ersten 25 Kategorien
kann eine Farbe zugeordnet werden. Der Termin wird dann im Kalender mit der entsprechenden Hintergrundfarbe dargestellt.
Besprechungen vereinbaren
Wie bereits ausgeführt, sind Besprechungen Termine, zu denen andere Personen eingeladen werden.
Zusätzlich können auch Ressourcen, wie Sitzungssäle oder Projektoren zugeteilt werden.
Wenn Sie eine Nachricht mit einer Besprechungsanfrage von jemandem erhalten, so enthält diese Nachricht eine Reihe von Schaltflächen.
Seite 61
Sie können mittels dieser Schaltflächen ZUSAGEN , MIT VORBEHALT zusagen oder ABLEHNEN . In jedem Fall wird eine Nachricht an den Besprechungsorganisator versendet. Sie haben auch die Möglichkeit,
einen Kommentar zur Besprechung abzugeben.
Wenn Sie auf die Schaltfläche ANDERE ZEIT VORSCHLAGEN klicken, wird ein entsprechendes Dialogfenster
ANDERE ZEIT VORSCHLAGEN geöffnet. Verändern Sie den Termin bzw. die Zeit der Besprechung und klicken
Sie anschließend auf die Schaltfläche ZEIT VORSCHLAGEN .
Die Schaltfläche KALENDER ruft ein Kalenderfenster auf, in dem der Tag der Besprechung angezeigt
wird.
Nachdem Sie die Teilnahme an einer Besprechung über die entsprechenden Schaltflächen zugesagt
bzw. abgelehnt haben, wird die Nachricht standardmäßig in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Das ist abhängig von der jeweiligen Optionseinstellung im Abschnitt „E-Mail“.
Wenn Sie eine Besprechungsanfrage mit der Maus über den Ordner Kalender im Navigationsbereich ziehen und loslassen, wird ebenfalls automatisch eine Nachricht mit der Zusage an den Initiator der Besprechung versendet.
Eine Terminserie definieren
Um Ereignisse zu erstellen, die sich in gleichmäßigen Abständen wiederholen, gehen Sie wie bei der
Erstellung singulärer Ereignisse vor. Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingeben haben,
klicken Sie in der Registerkarte TERMIN auf die Schaltfläche
. Das Dialogfenster TERMINSERIE wird
geöffnet.
•
Geben Sie Beginn und Ende oder Beginn
und Dauer des Termins ein.
•
Wählen Sie ein Serienmuster TÄGLICH ,
WÖCHENTLICH , MONATLICH oder JÄHRLICH .
•
Markieren Sie
Wochentage.
•
Definieren Sie den Tag, an dem die Serie
beginnen soll
•
und legen Sie fest, wie oft der Termin
wiederholt wird.
•
Mit der Schaltfläche SERIE ENTFERNEN
können Sie eine Serie wieder aufheben.
einen
oder
mehrere
Seite 62
Sobald Sie eine Terminserie definiert haben, wird im Dialogfenster UNBEKANNT – TERMIN kein
Termindatum mehr angezeigt.
Einen Termin einer Terminserie, erkennen Sie in der Kalenderansicht an seinem Symbol
.
Wenn Sie einen solchen Termin durch einen Doppelklick öffnen,
werden Sie gefragt, ob Sie nur dieses einen Termin, oder die gesamte Terminserie bearbeiten wollen. Bei geänderten Terminen
innerhalb einer Serie wird das Symbol schräg durchgestrichen
angezeigt .
Wenn Sie das Datum oder die Zeit einer gesamten Terminserie ändern, welche Ereignisse
enthält, die in der Vergangenheit liegen, dann werden auch diese Elemente geändert.
Aufgaben im Kalender anzeigen
Sie können sich am rechten Rand des Kalenders, Ihre Aufgaben
anzeigen lassen. Dabei ist es unerheblich, in welcher Ansicht Sie
sich befinden. Es handelt es sich dabei um eine zusätzliche Spalte
mit der Bezeichnung „Aufgabenleiste“.
Genauere Informationen dazu finden Sie auf Seite 7 im Abschnitt
„Neuerungen in Outlook 2010“.
Einstellungen des Kalenders anpassen
Die Einstellungsmöglichkeiten des Kalenders umfassen die standardmäßig festgelegte Vorlaufzeit für
Erinnerungen an Termine und Ereignisse, Beginn- und Endzeit des Arbeitstages, Auswahl der Arbeitstage innerhalb der Arbeitswoche und die Hintergrundfarbe des Kalenders.
Um die Kalenderoptionen aufzurufen,
•
aktivieren Sie die Registerkarte DATEI.
•
Wählen den Menüpunkt OPTIONEN….
•
In der linken Spalte des Dialogfensters OUTLOOKOPTIONEN klicken Sie auf den Eintrag KALENDER.
Seite 63
•
Im Abschnitt Arbeitszeit, können Sie
diverse Einstellungen treffen, wie Outlook Ihre Arbeitswoche anzeigen soll.
Das wirkt sich insbesondere in der
Kalenderansicht Arbeitswoche aus.
Der Abschnitt Kalenderoptionen enthält Einstellungen zum Verhalten des Kalenders.
Sie können die Zeitdauer angeben, die standardmäßig für Erinnerungen an Termine verwendet
werden soll. Ebenso können Sie festlegen, ob zu einer Besprechung eingeladene Teilnehmer eine
andere Zeit vorschlagen dürfen. Mittels der Schaltfläche FEIERTAGE HINZUFÜGEN… , können Sie Ihrem
Kalender länderspezifische Feiertage hinzufügen.
Außerdem können Sie einen zusätzlichen Kalender eines anderen Landes aktivieren. Diese Kalenderinformationen werden in der Ansicht Tages-/Wochen-/Monatsansicht oben in der Titelleiste bzw. bei
den Wochentagen angezeigt.
Die Schaltfläche FREI/GEBUCHT OPTIONEN bezieht sich auf die Sichtbarkeit von Besprechungen für andere
Teilnehmer. Wie lange im Vorhinein Ihre Frei/Gebucht Informationen angezeigt und wie oft sie
aktualisiert werden.
Über die Anzeigeoptionen kann das Aussehen des Kalenders verändert werden.
Wählen Sie aus der Dropdownliste STANDARDKALENDERFARBE eine Farbe aus, die Sie in Ihrem Kalender
verwenden möchten. Diese Einstellung bezieht sich auf die Tages-/Wochen-/Monatsansicht. Um
allen geöffneten Kalendern, auch jenen von anderen Personen bzw. Zusatzkalendern, die gewählte
Farbe zuzuweisen, aktivieren Sie die Checkbox DIESE FARBE FÜR ALLE KALENDER VERWENDEN . Eine nützliche
Funktion ist auch WOCHENNUMMERN IN DER MONATSANSICHT UND IM DATUMSNAVIGATOR ANZEIGEN , die über die
zugehörige Checkbox eingeschaltet wird.
Seite 64
Der Abschnitt Zeitzonen dient zum Einstellen der korrekten Zeitzone. Sie sollten darauf achten, dass die hier eingestellte Zeitzone mit der in der Windows-Systemsteuerung gewählten
übereinstimmt.
Sie können auch eine zusätzliche Zeitzone angeben. Die Uhrzeiten beider Zeitzonen werden dann im Kalender parallel
angezeigt.
Seite 65
Aufgaben
Aufgaben sind Tätigkeiten, die erledigt werden müssen. Aufgaben haben einen Bearbeitungsstatus,
einen Fälligkeitstermin, eine Prioritätenzuweisung und können auch anderen Personen zugeteilt
werden, sofern diese sie annehmen.
Analog zu Ereignissen können Sie auch Aufgabenserien erstellen und bewirken, dass sich Aufgaben in
regelmäßigen Abständen wiederholen, z.B. um monatlich wiederkehrende Tätigkeiten abzudecken.
Aufgaben anzeigen
Sie können Aufgaben auf zwei Arten anzeigen. Entweder indem Sie den Ordner Aufgaben im Navigationsbereich wählen oder mittels Aufgabenblock, wie es im vorigen Kapitel beschrieben wurde.
Auch der Ordner Aufgaben enthält eine Reihe
von Ansichten. Um eine andere Ansicht zu verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT
auf die Schaltfläche ANSICHT ÄNDERN und wählen
Sie eine verfügbare Ansicht aus.
Es handelt sich bei allen Ansichten um Tabellendarstellungen, bei denen Filter angewendet bzw.
Gruppierungen vorgenommen werden.
Standardmäßig wird die Ansicht Detailliert angezeigt.
Eine Aufgabe erstellen
Eine einfache und schnelle Art Aufgaben zu erstellen, ergibt sich, wenn Sie eine Ansicht wählen, in
der kein Filter angewandt wird, z.B. Detailliert.
Klicken Sie in das Eingabefeld unter Aufgabenbetreff, mit der Beschriftung HIER KLICKEN, UM AUFGABE ZU
ERSTELLEN .
Geben Sie in die einzelnen Felder die Informationen zur Aufgabe ein. Klicken Sie anschließen in einen
Bereich außerhalb der Eingabezeile oder betätigen Sie die Taste ZEILENSCHALTUNG . Die neue Aufgabe
wird erstellt.
Umfangreichere Möglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie auf der Registerkarte START die Schaltfläche
NEUE AUFGABE wählen. Es wird das Dialogfenster UNBENANNT – AUFGABE geöffnet.
Seite 66
In welchem Ordner eine Aufgabe erstellt wird, hängt davon ab, welcher Ordner zum Zeitpunkt der
Erstellung im Navigationsbereich ausgewählt ist:
•
•
Ist ein Aufgabenordner ausgewählt, wird die neue Aufgabe dort gespeichert,
wenn nicht, wird die Aufgabe im Ordner Aufgabe abgelegt.
Die meisten Dialogelemente auf der Registerkarte Aufgabe sind denen eines Ereignisses sehr ähnlich.
Sie können einen Betreff und einen ausführlichen Kommentar zu jeder Aufgabe eingeben.
Jeder Aufgabe kann ein Beginn- und ein Fälligkeitsdatum zugeordnet werden. Standardmäßig sind
diese beiden Felder beim Anlegen einer neuen Aufgabe nicht ausgefüllt.
Die Dropdownliste STATUS eröffnet folgende Möglichkeiten:
•
•
•
•
•
Nicht begonnen
In Bearbeitung
Erledigt
Wartet auf jemand anderen
Zurückgestellt
Wenn Sie im Dialogfeld % ERLEDIGT einen Wert eingeben, wird in der Dropdownliste STATUS automatisch der Wert „In Bearbeitung“ eingetragen. Umgekehrt, wenn Sie in der Dropdownliste STATUS
„Erledigt“ auswählen, wird das Dialogfeld % ERLEDIGT mit dem Wert „100%“ befüllt.
Die Dropdownliste PRIORITÄT erlaubt, analog zu Nachrichten, die Einstellungen Niedrig, Normal und
Hoch.
Durch Aktivierung der Checkbox ERINNERUNG , können Sie sich an eine Aufgabe erinnern lassen. Tragen
Sie das Datum und allenfalls die Uhrzeit für die Erinnerung ein. Die Vorgangsweise entspricht der, wie
sie auch bei Ereignissen angewandt wird.
Es ist auch möglich, eine Aufgabe als Privat zu kennzeichnen bzw. sie mit einer Priorität zu
versehen. Verwenden Sie dazu die entsprechenden Schaltflächen der Registerkarte AUFGABE.
Seite 67
Aufgaben bearbeiten
Sie sollten jede Aufgabe mit einem aussagekräftigen Betreff versehen, da dieses Kriterium in der Tabellendarstellung die einzige inhaltliche Information über die Aufgabe darstellt..
Um eine Aufgabe als Erledigt zu kennzeichnen, genügt es, sie mit der rechten Maustaste anzuklicken
und aus dem Kontextmenü den Menüpunkt ALS ERLEDIGT MARKIEREN zu wählen.
Die meisten Aufgaben haben zumindest ein Beginn- oder ein Fälligkeitsdatum. Es muss jedoch kein
Datum vergeben werden. Bei Aufgaben, die keine dieser Datumsangaben enthalten, handelt es sich
zumeist um solche, die irgendwann geschehen sollten, z.B. Schreibtisch aufräumen.
In den Feldern FÄLLIG AM und BEGINNT AM können Sie auch Kürzel eingeben:
•
•
•
•
•
•
1d – bedeutet 1 Tag von Heute
1w - 1 Woche von Heute
1m, 1y, usw.
Do – bedeutet am nächsten Donnerstag, etc.
2Fr – bedeutet am übernächsten Freitag, etc.
23 – bedeutet am 23 dieses Monats
Aufgaben zuweisen und annehmen
Aufgaben können vom Ersteller anderen Personen zugewiesen werden. Das ist nicht nur für Mitglieder von Arbeitsgruppen sehr hilfreich, sondern auch bei der Planung von gemeinsamen Vorhaben,
wie z.B. bei der Ausrichtung einer Veranstaltung.
Um einer Person eine Aufgabe zuzuweisen, gibt es mehrere Möglichkeiten:
•
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe, die
Sie zuordnen möchten.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Menüpunkt AUFGABE ZUWEISEN.
Eine weitere Möglichkeit, besteht darin,
•
die Aufgabe zu öffnen und auf der Registerkarte AUFGABE
die Schaltfläche AUFGABE ZUWEISEN zu benutzen.
Sobald Sie eine Aufgabe zugewiesen haben, öffnet sich
ein Dialogfenster. Dieses Fenster enthält alle für die Aufgabe relevanten Daten plus
einiger zusätzlicher Felder.
Seite 68
Das AN… Feld verhält sich genauso, wie beim Versenden einer E-Mail Nachricht.
Die Checkbox AKTUALISIERTE KOPIE DIESER AUFGABE IN MEINER AUFGABENLISTE SPEICHERN bewirkt, dass jede Statusänderung der Aufgabe in der Aufgabenliste dessen aktualisiert wird, der die Zuordnung veranlasst
hat. Wenn Sie die laufenden Statusänderungen nicht sehen möchten, genügt es, wenn Sie nur die
untere Checkbox STATUSBERICHT AN MICH SENDEN, SOBALD DIE AUFGABE ERLEDIGT IST anhaken. In diesem Fall
werden Sie erst verständigt, wenn die Aufgabe erledigt ist.
Sobald Ihnen jemand eine Aufgabe zugeordnet hat, erhalten Sie eine entsprechende
Nachricht. Nachdem Sie die Nachricht geöffnet haben, können Sie entweder zusagen
oder ablehnen.
In jedem Fall wird eine Nachricht, zurück an
den Adressaten gesendet. Diese können Sie
vor dem Absenden noch bearbeiten.
Sobald Sie die zugewiesene Aufgabe annehmen, erscheint Sie automatisch in Ihrer Aufgabenliste und
kann dort ebenso bearbeitet werden wie Ihre eigenen Aufgaben.
Für die Person, die die Aufgabe zugewiesen hat, stellt sich die Situation folgendermaßen dar:
Es wird eine Nachricht mit Informationen über die Aufgabe versendet, aus der ersichtlich ist, dass die
Zuordnung angenommen wurde. Wurde die Checkbox AKTUALISIERTE KOPIE DIESER AUFGABE IN MEINER AUFGABENLISTE SPEICHERN aktiviert, wird jedes Mal ein Aktualisierungsnachricht an die Person gesendet, die
die Aufgabe zugeordnet hat, wenn sich der Status der Aufgabe ändert,.
Seite 69
Sie können jederzeit einen Statusreport über die angenommene Aufgabe an andere Personen versenden:
• Dazu öffnen Sie die Aufgabe und wählen
auf der Registerkarte AUFGABE die Schaltfläche STATUSBERICHT SENDEN .
• Es wird ein entsprechendes Nachrichtenfenster geöffnet, in dem die relevanten
Daten zur Aufgabe bereits eingetragen
sind. Es muss nur noch der Adressat eingegeben werden. Zusätzlich kann eine ergänzende Mitteilung angebracht werden. Die
Vorgangsweise ist exakt dieselbe wie beim
Weiterleiten einer Nachricht.
Sobald sich der Status einer Aufgabe auf „abgeschlossen“ ändert, wird automatisch eine Nachricht an
die zuweisende Person übermittelt, sofern die entsprechende Checkbox markiert wurde. Dafür ist
kein Zutun durch den Bearbeiter der Aufgabe erforderlich.
Sollten Sie einer anderen Person, eine Aufgabe zuordnen und nachträglich nicht mehr an den Aktualisierungsmeldungen interessiert sein, können Sie die Verknüpfung lösen.
•
Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie zugeordnet haben und klikken Sie auf die Schaltfläche DETAILS .
•
Aktivieren Sie auf die Schaltfläche NICHT
STELLEN .
•
Sie werden in einem Dialogfenster darauf hingewiesen,
dass Sie keine weiteren Aktualisierungsmeldungen mehr
erhalten.
•
An den Namen der Aufgabe wird in Klammern das Wort
Kopie angefügt.
DELEGIERTE
KOPIE
ER-
Arbeiten mit Aufgabenserien
Es ist auch möglich, sich Aufgaben wiederholt vorlegen zu lassen. Dazu erstellen oder öffnen Sie eine
Aufgabe und klicken in der Registerkarte AUFGABE auf die Schaltfläche
.
Im Gegensatz zu wiederholten Terminen, wo alle Termine der Serie im Kalender dargestellt werden,
wird bei Aufgabenserien immer nur eine Aufgabe zur selben Zeit angezeigt. Wiederholte Aufgaben
können ebenfalls anderen Personen zugewiesen werden.
Seite 70
Die Vorgangsweise ist dieselbe, wie bei der Erstellung
von Terminserien.
•
Wählen Sie ein Serienmuster und geben Sie
an, über welchen Zeitraum sich die Serie erstrecken soll.
•
Klicken Sie anschließend
auf die Schaltfläche OK .
Es ist auch möglich, eine einzelne Aufgabe einer Serie zu überspringen.
Öffnen Sie in diesem Fall die Aufgabe und wählen Sie in der Registerkarte AUFGABE die Schaltfläche
AUFGABE DIESER SERIE ÜBERSPRINGEN .
Die Statusanzeige ändert sich dementsprechend:
Seite 71
Journal und Notizen
Das Journal ist eine Art elektronisches Tagebuch, um Aktivitäten verfolgen und planen zu können.
Dabei kann es sich um das Senden und Empfangen von Nachrichten, das Arbeiten in anderen OfficeAnwendungen oder das Festhalten von Telefonaten handeln.
Notizen sind das elektronische Gegenstück zu sogenannten Stickers,
also aufklebbaren Notizzetteln, die dazu verwendet werden, um
Informationen zu notieren. Sie können am Desktop beliebig platziert
werden.
Das Journal benutzen
Falls die Ordner Journal und Notizen nicht in Ihrem Navigationsbereich sichtbar sind, können Sie
diese jederzeit hinzufügen.
•
Klicken Sie auf den Pfeil rechts
unten im Navigationsbereich.
•
Wählen Sie den Menüpunkt
SCHALTFLÄCHEN HINZUFÜGEN ODER
ENTFERNEN.
•
Klicken Sie auf JOURNAL bzw.
NOTIZEN.
Wenn Sie den Journalordner das erste Mal öffnen, werden sie mit folgender Information konfrontiert:
Outlook teilt Ihnen mit, dass Sie die Journalfunktion
mittels der Schaltfläche JA einschalten können. Alle
gesendeten bzw. erhaltenen Nachrichten, der von Ihnen
noch auszuwählenden Kontakte, werden aufgezeichnet.
Ferner wird festgehalten, mit welchen Office-Dokumenten Sie wann gearbeitet haben.
Wenn Sie diese Meldung nicht jedes Mal sehen möchten, markieren Sie die Checkbox DIESE MELDUNG NICHT MEHR
ANZEIGEN .
Seite 72
Danach wird das Dialogfenster JOURNALOPTIONEN geöffnet. Zu diesem Dialogfenster gelangen Sie auch,
wenn Sie die Registerkarte DATEI aktivieren und unter OPTIONEN die Kategorie NOTIZEN UND JOURNAL
öffnen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche JOURNALOPTIONEN… .
Das Optionsfenster ist in zwei Gruppen
unterteilt.
Die Gruppe „Diese Elemente autom. eintragen“ betrifft alle Aktivitäten, die in Zusammenhang mit einem Kontakt protokolliert werden können. Das sind:
•
•
•
•
•
E-Mail-Nachricht
Besprechungsanfrage
Besprechungsabsage
Aufgabenanfrage
Antwort auf Besprechungsanfrage
•
Antwort auf Aufgabenanfrage
In der rechten Spalte können Sie angeben,
für welchen Kontakt die Einstellungen angewandt werden sollen. Die Kombination
der einzelnen Aktivitäten gilt für alle aktivierten Kontakte und kann nicht für jeden
Kontakt einzeln festgelegt werden.
Aufgezeichnet wird der Betreff der Aktivität, der Grund der Eintragung, die Startzeit und Dauer der Verarbeitung und es
wird eine Verknüpfung zum Original-Dokument erzeugt.
In der Gruppe AUCH DATEIEN EINTRAGEN VON definieren Sie, ob die Bearbeitung von bestimmten Dateien
aufgezeichnet werden soll. In der Liste werden alle installierten Office Programme angezeigt. Wenn
Sie eine Applikation markieren, werden Aktivitäten, die Sie mit diesem Programm ausführen, aufgezeichnet.
Wenn Sie z.B. Microsoft Word markieren, wird
das Erstellen bzw. Bearbeiten jedes WordDokuments im Journal protokolliert. Dies
passiert auch, wenn Outlook nicht geöffnet ist.
Aufgezeichnet werden der Pfad zum WordDokument, der Programmname, die Startzeit
und Dauer der Bearbeitung.
Sie können auch angeben, was geschehen soll, wenn Sie auf einen Journaleintrag doppelklicken.
Wählen Sie dazu in der Gruppe „Doppelklicken auf Journaleinträge“ aus, ob bei einem Doppelklick
der Journaleintrag oder gleich das Element, auf den der Journaleintrag verweist, geöffnet werden
soll.
Seite 73
Neuer Journaleintrag
Sie können auch selbst Journaleinträge erstellen:
• Öffnen Sie den Ordner Journal
und aktivieren Sie die Registerkarte START.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche
NEUER JOURNALEINTRAG .
Das Fenster UNBENANNT JOURNALEINTRAG wird geöffnet.
•
Geben Sie einen BETREFF an und wählen Sie in der Dropdownliste EINTRAGSTYP um welche Aktion
es sich handelt.
•
Mit der Schaltfläche ZEITMESSUNG STARTEN , können Sie eine Stoppuhr starten, um die Dauer einer
Aktion (z.B. Telefonanruf) zu messen.
•
Die übrigen Elemente entsprechen in etwa denen, die beim Anlegen von Ereignissen angezeigt
werden.
Outlook Notizen verwenden
Sie können neue Notizen auf mehrere Arten erzeugen.
•
Wechseln Sie zum Ordner Notizen und klicken Sie in der Registerkarte START auf die Schaltfläche
Neue Notiz.
•
Sie können auch die Tastenkombination STRG + N verwenden, wenn Sie sich im Ordner Notizen
befinden.
•
Wenn Sie ein Outlook Element (z.B. eine Nachricht oder einen Kontakt) über den Notizenordner
ziehen, wird automatisch eine Notiz über das Element angelegt.
Jede Notiz enthält in der linken oberen Ecke ein Notizsymbol.
Durch einen Klick auf dieses Symbol öffnet sich ein Kontextmenü. Hier können diverse Einstellungen getroffen werden.
Der Menüpunkt KATEGORIEN… erlaubt z.B. die Zuordnung von
Kategorien zu einer Notiz. Dadurch wird die der Kategorie zugeordnete Farbe als Hintergrundfarbe übernommen.
Notiz einem Kontakt zuordnen
Sie können Notizen auch einem Kontakt zuordnen. Sie werden dann in der Aktivitätenliste dieses
Kontakts aufgeführt.
Seite 74
•
Öffnen Sie das Kontextmenü einer Notiz und wählen Sie
den Menüpunkt KONTAKTE….
Das Dialogfenster KONTAKTE FÜR NOTIZ wird angezeigt.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche KONTAKTE… und wählen
Sie einen oder mehrere Kontakte aus.
Verschieben, Kopieren und Weiterleiten von Notizen
Sie können eine Outlook-Notiz auf Ihren Windows-Desktop kopieren oder verschieben. Sie ist dann
auch verfügbar, wenn Outlook nicht geöffnet ist.
•
Ziehen Sie dazu die Notiz mit der rechten Maustaste
auf den Desktop.
•
Nach dem Loslassen der Maus, können Sie aus dem
Kontextmenü auswählen, ob Sie die Notiz kopieren
oder verschieben möchten.
Wird die Notiz verschoben, ist sie in Outlook nicht mehr
vorhanden.
Es ist auch möglich, Notizen vom Desktop wieder zurück nach Outlook zu verschieben.
Eine Notiz kann wie jedes andere Outlook-Element weitergeleitet werden. Klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf ein Notizsymbol und wählen Sie WEITERLEITEN aus dem Kontextmenü.
Notizoptionen festlegen
So können Sie die Standardeinstellungen für Notizen festlegen:
•
Aktivieren Sie die Registerkarte DATEI
•
und öffnen Sie unter OPTIONEN die Kategorie
NOTIZEN UND JOURNAL.
Das Dialogfenster Notizoptionen wird geöffnet.
Hier haben Sie drei Möglichkeiten, Vorgabewerte für neue Notizen zu definieren:
•
Sie können die Farbe für neue Notizen vorgeben (blau, grün, rosa, gelb, weiß). Wenn Sie der
Notiz jedoch eine Kategorie zuordnen, wird die Farbe der zuletzt zugeordneten Kategorie
verwendet
•
Die standardmäßige Größe einer Notiz kann folgende Werte annehmen: klein, mittel, groß.
•
Schriftart und Größe der verwendeten Schrift sind ebenfalls wählbar.
Seite 75
Funktionen von Microsoft Exchange-Server
Verwenden und Öffnen von Ordnern anderer Personen
Für diese Funktion müssen Sie über ein E-Mail-Konto auf einem Microsoft Exchange Server verfügen.
Freigeben von Outlook-Ordnern
Sie können Ihre E-Mail-Nachrichten, den Kalender, Aufgaben, Notizen und das Journal für andere Outlook-Benutzer freigeben. Voraussetzung ist lediglich, dass beide Parteien einen Microsoft ExchangeServer in derselben Organisation verwenden.
Das Freigeben von Ordnern darf nicht mit Zugriffsrechten für Stellvertretung verwechselt werden.
Um einen Ordner freizugeben, wechseln Sie zu dem jeweiligen Hauptordner (Email, Kalender, etc.)
oder Sie verwenden die Ansicht Ordnerliste.
•
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freizugebenden Ordner, um das Kontextmenü zu öffnen und
wählen Sie den Menüpunkt EIGENSCHAFTEN.
•
Das Dialogfenster EIGENSCHAFTEN wird geöffnet.
•
Aktivieren Sie nun die Registerkarte BERECHTIGUNGEN.
Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN… .
Das Fenster BENUTZER HINZUFÜGEN wird geöffnet.
•
Markieren Sie eine oder mehrere Personen
denen Sie Berechtigungen gewähren möchten, und klicken Sie auf HINZUFÜGEN-> .
•
Anschließend verlassen Sie das Dialogfenster
mit OK .
.
•
Wählen Sie den Namen der Person in der Liste aus, und aktivieren Sie dann in der Dropdownliste
BERECHTIGUNGSSTUFE die Option Prüfer. Wenn die Person in der Lage sein soll, Elemente zu ändern,
wählen Sie Bearbeiter.
•
Detaillierter können Sie die Berechtigungen über die vorhandenen Optionsschaltflächen und
Checkboxen einstellen. Diese Elemente sind auch hilfreich, wenn Sie die tatsächlichen Berechtigungen einer Berechtigungsstufe nachvollziehen möchten.
Seite 76
Menüpunkt Freigeben
Bei allen Ordnern, die sich nicht im Postfach
befinden, also Kalender, Kontakte, Aufgaben,
etc. befindet sich im Kontextmenü auch der
Menüpunkt FREIGEBEN, der wiederum ein entsprechendes Untermenü enthält.
Interessant ist hier der Eintrag KALENDER FREIGEBEN.
Damit ist es möglich, einen Ordner zum Lesen
freizugeben (Rolle Prüfer) und diese Information gleich an die betroffene Person zu
senden.
Umgekehrt, kann man jemanden einladen,
seinerseits einen seiner Ordner zum Lesen
freizugeben. Der Betroffene hat dann in der
erhaltenen Nachricht die Möglichkeit, die
Freigabe durchzuführen, oder abzulehnen.
Freigeben von Unterordnern
Um für einen Unterordner (z.B. Zusatzkalender) Berechtigungen vergeben zu können, ist es erforderlich, dass der übergeordnete Ordner
ebenfalls freigegeben wird.
Allerdings kann die Berechtigungsstufe des übergeordneten Ordners
auf den Wert „Keine“ gesetzt werden. Dadurch wird für die berechtigte Person, nur der Inhalt des Unterordners sichtbar, nicht jedoch der
des übergeordneten Ordners.
Öffnen freigegebener Ordner
Wenn Ihnen eine andere Person einen Ordner freigegeben hat, können Sie ihn sich auf verschiedene
Arten verfügbar machen. Entweder Sie öffnen einen freigegebenen Ordner fallweise, diese Vorgangsweise wird sehr oft im Zusammenhang mit Kalendern verwendet, oder Sie fügen das Postfach einer
anderen Person Ihrem Navigationsbereich hinzu. Das werden Sie z.B. machen, wenn Sie mit freigegebenen E-Mail-Ordnern arbeiten möchten, diese können nämlich nicht fallweise geöffnet werden.
Seite 77
Ordner fallweise öffnen
Bei allen anderen Ordnertypen besteht die Möglichkeit, freigegebene Ordner zusätzlich zu den eigenen zu öffnen. Dabei ist die Vorgangsweise zwischen Kalender und den übrigen Ordnertypen etwas
verschieden. Nachstehend wird die Vorgangsweise für Kalender und Kontakte exemplarisch beschrieben.
Freigegebenen Kalender öffnen
•
Wechseln Sie zu Kalender oder drücken Sie die Tastenkombination STRG + 2 .
•
Aktivieren Sie die Registerkarte ORDNER und öffnen Sie
die Dropdownliste KALENDER ÖFFNEN .
•
Wählen Sie den Menüpunkt FREIGEGEBENEN KALENDER
ÖFFNEN.
Das Dialogfenster FREIGEGEBENEN KALENDER ÖFFNEN wird angezeigt.
•
Geben Sie im Textfeld den NAMEN jener Person ein,
deren Ordner Sie öffnen möchten.
•
Um das zu erreichen, können Sie auch mittels der
Schaltfläche NAME… ein Suchfenster öffnen, und den
Namen der gewünschten Person aus einer Adressliste
beziehen.
•
Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK .
Der gewählte Ordner, im konkreten Beispiel der freigegebene Kalender wird, sofern Sie vom Besitzer
berechtigt wurden, rechts neben Ihrem Kalender angezeigt.
Der Pfeil links oben im freigegeben Kalender erlaubt das Übereinanderlegen der beiden Kalender. So
können die Termine besser verglichen werden.
Freigegebene Kontakte öffnen
•
Wechseln Sie zu Kontakten oder drücken Sie die Tastenkombination
STRG + 3 .
•
Aktivieren Sie die Registerkarte ORDNER und klicken Sie auf die Schaltfläche FREIGEGEBENE KONTAKTE ÖFFNEN .
Das Dialogfenster FREIGEGEBENEN KONTAKTE
gewünschten Person eingeben.
ÖFFNEN
wird geöffnet und Sie können den Namen der
Wenn die entsprechenden Berechtigungen vorliegen, wird der freigegebene Kontaktordner in der
Liste „Freigegeben Kontakte“ angezeigt.
Seite 78
Postfächer anderer Personen hinzufügen
Um freigegebene E-Mail Ordner anzuzeigen, ist es erforderlich, das Postfach einer anderen Person
zum eigenen Konto hinzuzufügen. Dadurch wird bei jedem Start von Outlook das freigegebene
Postfach mit allen freigegebenen E-Mail Ordnern zusätzlich angezeigt. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
•
Aktivieren Sie die Registerkarte DATEI.
•
Öffnen Sie die Dropdownliste KONTOEINSTELLUNGEN und klicken Sie dann auf
KONTOEINSTELLUNGEN… , den ersten
Eintrag in der Liste.
Daraufhin wird das Dialogfenster KONTOEINSTELLUNGEN angezeigt. Hier können Sie
bestehende E-Mail-Konten ändern oder
neue hinzufügen.
•
Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte E-Mail ausgewählt ist.
•
Markieren Sie in der Liste das Konto
Exchange Server und klicken Sie dann
auf Schaltfläche ÄNDERN .
Sie befinden sich nun im Dialogfenster KONTO ÄNDERN. Hier finden sich Angaben über den verbundenen
Exchange-Server und Ihr Benutzerkonto. Diese Angaben sollten möglichst nicht geändert werden.
•
Klicken Sie auf die Schalfläche WEITERE EINSTELLUNGEN… ,
rechts unten im Fenster.
•
Es öffnet sich ein weiteres, nunmehr das dritte, Dialogfenster mit dem Titel MICROSOFT EXCHANGE.
•
Aktivieren Sie die Registerkarte ERWEITERT und
klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN .
Es wird das Dialogfenster POSTFACH HINZUFÜGEN angezeigt.
•
Geben Sie den
Namen der Person ein, deren Postfach Sie verbinden möchten, und klicken Sie dann zweimal auf OK .
•
Klicken Sie auf WEITER und dann danach auf
FERTIG STELLEN .
•
Schließen Sie das Dialogfenster Kontoeinstellungen.
Seite 79
Im Navigationsbereich wird nun das verbundene Postfach angezeigt. Der Inhalt des Postfachs richtet sich danach, ob bzw.
welche Berechtigungen Ihnen die Person eingeräumt hat,
deren Postfach Sie verbunden haben. Je nach Berechtigung,
die Sie für die jeweiligen Unterordner des verbundenen Postfachs besitzen, können Sie die Nachrichten in diesen Ordnern
nur lesen, oder Sie können Nachrichten bearbeiten, neue Ordner anlegen, Nachrichten verschieben, kopieren, oder löschen,
etc..
Damit die Ordner des verbundenen Postfachs im Navigationsbereich angezeigt werden, ist es unter Umständen erforderlich, dass Sie Outlook beenden und neu starten.
Zugriffsrechte für Stellvertretung
Für diese Funktion müssen Sie ebenfalls über ein E-Mail-Konto auf einem Microsoft Exchange Server
verfügen.
Die Funktion Zugriffsrechte für Stellvertretung ermöglicht es anderen Personen, in Ihrem Namen
Nachrichten zu senden und auf Nachrichten in Ihrem Posteingang zu antworten. Ihr Stellvertreter, ist
somit in der Lage, Ihr Postfach zu verwalten. Natürlich ist es nicht unerheblich, welche Aktionen ein
Stellvertreter ausüben darf, daher gibt es in Outlook sogenannte Berechtigungsstufen. Eine Berechtigungsstufe ist im eigentlichen Sinn eine Zusammenfassung mehrerer Berechtigungen, wie Sie
bereits im Abschnitt „Freigabe“ besprochen wurden.
Die Person, die die Stellvertretung erteilt, bestimmt mit welcher Berechtigungsstufe der Stellvertreter handeln kann. Sie können einem Stellvertreter die Berechtigung erteilen, Elemente in Ihren
Ordnern nur zu lesen, oder Elemente zu lesen, zu erstellen, zu ändern und zu löschen. Sie können
einem Stellvertreter die Berechtigung erteilen, in Ihrem Auftrag Nachrichten zu senden und zu
beantworten. Darüber hinaus kann der Stellvertreter in Ihrem Auftrag Besprechungen organisieren und
an Sie gerichtete Besprechungs- und Aufgabenanfragen beantworten.
Wenn Sie einer Person Zugriff auf Ihre Ordner gewähren, kann diese standardmäßig auf alle Objekte
in den Ordnern zugreifen. Hiervon ausgeschlossen sind Objekte, die als privat gekennzeichnet sind.
Um den Zugriff auf private Objekte zu gewähren, müssen Sie zusätzliche Berechtigungen erteilen.
Um eine Stellvertretung einzurichten, sind folgende Schritte erforderlich:
•
Aktivieren Sie die Registerkarte DATEI.
•
Öffnen Sie die Dropdownliste KONTOEINSTELLUNGEN und klicken Sie dann auf
ZUGRIFFSRECHTE FÜR STELLVERTRETUNG , den
zweiten Eintrag in der Liste.
•
Daraufhin wird das Dialogfenster STELLVERTRETUNGEN angezeigt.
Seite 80
•
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN… .
Ein weiteres Fenster BENUTZER
geöffnet.
HINZUFÜGEN
wird
•
Markieren Sie hier in der Liste jene Person,
die als Stellvertreter fungieren soll.
•
Klicken Sie in der Folge auf die Schaltfläche
HINZUFÜGEN -> und danach auf OK .
Das Dialogfenster BENUTZER HINZUFÜGEN wird geschlossen und stattdessen ein neues Fenster
BERECHTIGUNGEN
DER
STELLVERTRETUNG: BENUTZERNAME
angezeigt.
•
Definieren Sie in diesem Fenster die Berechtigungen für jeden einzelnen Ordner.
Sie können zwischen vier Stufen wählen:




Keine
Prüfer (Elemente lesen)
Autor (Elemente lesen und erstellen)
Bearbeiter (Elemente lesen, erstellen
und ändern)
•
Über die zusätzlichen Checkboxen können
Sie definieren, ob an Ihre Stellvertretung
eine Zusammenfassung aller Berechtigungen gesendet werden soll, bzw. ob der
Stellvertreter auch Ihre privaten Elemente
einsehen können soll.
•
Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken,
kehren Sie wieder zum Dialogfenster STELLVERTRETUNGEN zurück.
•
Beachten Sie die Optionsschaltflächen im
unteren Teil des Fensters, mit denen Sie
festlegen können, an wen an Sie gerichtete
Besprechungsanfragen bzw. Antworten auf
Besprechungsanfragen übermittelt werden
sollen.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um die
Aktion abzuschließen.
Sobald Ihr Stellvertreter in Ihrem Auftrag Nachrichten versendet oder Besprechungen organisiert,
wird der Adressat der Nachricht im Feld „Von“ auf diesen Umstand hingewiesen.
Seite 81
Automatisches Beantworten eingehender Nachrichten bei Abwesenheit
Wenn Sie bei Abwesenheit Ihre E-Mail-Nachrichten nicht überprüfen, können Sie Ihren Posteingang
mithilfe des Abwesenheits-Assistenten verwalten. Sie können eingehende Nachrichten automatisch
beantworten und Regeln, für die Zeit Ihrer Abwesenheit definieren. Und so gehen Sie vor, um diese
Funktion zu aktivieren:
•
Aktivieren die Registerkarte
DATEI und klicken Sie auf die
Schaltfläche AUTOMATISCHE
ANTWORTEN.
•
Im sich öffnenden Dialogfenster AUTOMATISCHE
ANTWORTEN markieren Sie die Optionsschaltfläche ICH BIN ZURZEIT NICHT IM HAUSE .
•
Geben Sie im Textfeld den Antworttext ein,
der an jeden Absender automatisch gesendet werden soll.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Betrachten Sie nun die Statusleiste von Outlook. Dort wird jetzt rechts die Schaltfläche AUTOMATISCHE
ANTWORTEN angezeigt Diese weist Sie einerseits darauf hin, dass die Funktion „Ich bin zur Zeit nicht im
Haus“ aktiv ist, andererseits gelangen Sie durch einen Klick auf diese Schaltfläche schnell wieder zum
Dialogfenster AUTOMATISCHE ANTWORTEN.
Zusätzlich können Sie Regeln definieren, die während Ihrer Abwesenheit angewandt werden.
•
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche REGEL HINZUFÜGEN… .
Die Vorgangsweise die beim Erstellen von Regeln anzuwenden ist, wird im Kapitel „Organisieren von
Nachrichten mittels Regeln“ noch genauer besprochen.
Um den Abwesenheitsassistenten zu beenden,
• klicken Sie in der Statusleiste auf die Schaltfläche AUTOMATISCHE ANTWORTEN .
Das Dialogfenster AUTOMATISCHE ANTWORTEN wird geöffnet:
•
Aktivieren Sie im Dialogfenster AUTOMATISCHE ANTWORTEN die Optionsschaltfläche ICH BIN ZURZEIT IM
HAUS .
Es werden keine automatischen Benachrichtigungen mehr versandt und auch die hier definierten
Regeln werden nicht mehr angewandt.
Seite 82
Fortgeschrittene Techniken
Arbeiten mit Suchordern
Suchordner werden im Zusammenhang mit Nachrichten verwendet. Ein Suchordner kann gleichzeitig
E-Mails aus verschiedenen Ordnern anzeigen. Es handelt sich dabei um einen virtuellen Ordner, der
auf Grund der angewandten Suchkriterien zusammengestellt wird.
Sie können vordefinierte oder selbst erstellte Suchordner verwenden. Beispiele für oft verwendete
Suchkriterien sind:
•
•
•
•
•
Ungelesene Nachrichten
Nachrichten mit hoher Priorität
Nachrichten, die Sie im letzten Monat erhalten haben
Nachrichten, die einer bestimmten Kategorie zugewiesen sind
Nachrichten von und für Ihren Chef
Für jeden Suchordner sind eigene Filterkriterien definiert, die angeben, welche Nachrichten anzuzeigen sind, außerdem enthält er eine Auflistung aller Ordner in denen gesucht werden soll.
Die Anzeige eines Suchordners wird nicht automatisch aktualisiert, solange der Ordner angezeigt
wird. Eine Aktualisierung kann jedoch mittels der F5-TASTE erzwungen werden.
Änderungen, die Sie an einer Nachricht im Suchordner vornehmen, verändert die originale Nachricht
nicht. Suchordner stellen lediglich eine gemeinsame Sicht auf Nachrichten dar, die den Suchkriterien
entsprechen.
Vordefinierte Suchordner
In Outlook sind 13 vordefinierte Suchordner vorhanden. Davon werden jedoch nur drei standardmäßig angezeigt:
•
•
•
Große Nachrichten
Ungelesene Nachrichten
Zur Nachverfolgung
Um einen anderen vordefinierten Suchordner anzuzeigen, verwenden Sie das Kontextmenü.
•
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste
auf Suchordner und
•
wählen Sie den Menüpunkt NEUER SUCHORDNER…
Es wird das Fenster NEUER SUCHORDNER angezeigt.
Jeder vordefinierte Suchordner hat eine Standardansicht, die nach verschiedenen Kriterien angepasst werden kann. Wählen Sie zu diesem Zweck
den Menüpunkt DIESEN SUCHORDNER ANPASSEN… aus
dem Kontextmenü des Suchordners.
Seite 83
Die Vorgangsweise wird hier am Beispiel des Suchordners Große Nachrichten erörtert.
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Suchordner, den Sie anpassen möchten.
•
Wählen Sie dann den Menüpunkt DIESEN SUCHORDNER
ANPASSEN….
Das Fenster „GROßE NACHRICHTEN“ ANPASSEN wird
angezeigt.
In diesem Fenster können Sie den Namen
des Suchordners ändern bzw. durch einen
Klick auf die Schaltfläche KRITERIEN… die
möglichen Suchkriterien anpassen.
Mit der Schaltfläche DURCHSUCHEN… können
Sie darüber hinaus angeben, welche Ordner
einbezogen werden sollen.
Im konkreten Fall können Sie angeben, wie groß
ein Ordner in Kilobyte sein muss, um als großer
Ordner qualifiziert zu sein.
Als Nächstes müssen Sie die für die Suche zu verwendenden Ordner angeben,
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN…
•
Markieren Sie alle Ordner, die Sie einbeziehen
möchten mit einem Häkchen.
Im dargestellten Beispiel ist einerseits der übergeordnete Ordner Postfach angehakt, andererseits
ist die Option Unterordner durchsuchen markiert.
Es werden daher alle Unterordner des Postfachs
einbezogen.
Auf ähnliche Art und Weise ist es auch möglich benutzerdefinierte Suchordner selbst zu erstellen. Wählen Sie in diesem Fall aus dem Kontextmenü den Menüpunkt NEUER SUCHORDNER….
Im Fenster NEUER SUCHORDNER wählen Sie den
letzten Eintrag BENUTZERDEFINIERTEN SUCHORDNER
ERSTELLEN. Im Weiteren ist so wie beim Anpassen
vordefinierter Suchordner vorzugehen.
Seite 84
Um einen Suchordner wieder zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:
•
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Suchordner,
der entfernt werden soll und
wählen Sie den Menüpunkt ORDNER LÖSCHEN.
Organisieren von Nachrichten mittels Regeln
In Outlook werden Regeln verwendet, um Aktionen auszuführen, wenn neue Nachrichten im Posteingang eintreffen, oder wenn Sie eine Nachricht versenden. In einer Regel können Sie definieren,
dass Nachrichten, abhängig vom jeweils eingetretenen Ereignis, verschoben, gelöscht oder markiert
werden. Sie können ein akustisches Signal setzen, wenn eine Nachricht einlangt bzw. eine
Benachrichtigung an ein Mobiltelefon senden.
Arbeitsweise von Regeln
In Regeln können der Absender bzw. die Adressaten einer Nachricht verwendet werden, um auf
Grund dieser Informationen bestimmte Aktionen durchzuführen. Neben vielen anderen Kriterien
können auch bestimmte Wörter im Betreff oder im Nachrichtentext als Auslöser für eine Regel
dienen.
Nachstehend einige Beispiele für mögliche Regeln:
•
•
•
•
Verschieben von Nachrichten eines bestimmten Absenders aus dem Posteingang in einen
definierten Ordner.
Markieren von Nachrichten eines bestimmten Absenders.
Senden einer SMS, wenn eine Nachricht von einer bestimmten Person eintrifft.
Einer Nachricht eine Kategorie zuweisen, die eine bestimmte Anlage besitzt, und die Nachricht zur Nachverfolgung in 7 Tagen kennzeichnen.
Regeln bestehen aus einer Folge von Schritten und können nur auf Nachrichten angewandt werden. Im
Normalfall werden nur jene Nachrichten verarbeitet, die nach Aktivierung der Regel einlangen bzw.
versendet werden. Wenn Sie jedoch eine Regel auf bereits eingelangte bzw. versendete Nachrichten
nachträglich anwenden möchten ist das auch möglich.
Erstellen einer Regel mit dem Dialog Regel erstellen
Eine Regel kann auf zwei Arten erstellt werden. Für eine einfache Regel, die z.B. Nachrichten in einen
anderen Ordner verschiebt, können Sie den Dialog Regel erstellen verwenden.
• Aktivieren Sie den Ordner E-Mail.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht, um das
Kontextmenü aufzurufen.
• Öffnen Sie nun die Dropdownliste
REGELN .
• Wählen Sie den Menüpunkt REGEL
ERSTELLEN….
Das Dialogfenster REGEL ERSTELLEN wird
geöffnet.
Seite 85
Die Checkboxen im oberen Abschnitt des Fensters geben die Bedingungen vor, die eine eingehende
Nachricht erfüllen muss. Es können eine oder mehrere Bedingungen markiert werden. Alle markierten Bedingungen müssen erfüllt sein, damit die Regel angewandt wird.
Die Von Bedingung enthält immer den
Absender jener Nachricht, die Sie beim
Öffnen des Regeldialogs markiert haben.
Wenn Sie die Checkbox anhaken, werden
alle Nachrichten von diesem Absender
berücksichtigt.
Im Feld Betreff enthält: ist der aktuelle
Nachrichtenbetreff eingetragen.
Sofern diese Checkbox markiert ist, wird die Regel auf alle Nachrichten mit diesem Wortlaut im
Betreff angewandt. Dieser Wortlaut ist nur ein Vorschlag und kann geändert werden.
Wenn eine Nachricht an mehrere Adressaten versendet wurde, können Sie einen dieser Adressaten in
der Dropdownliste auswählen. Soll die Regel nur auf Nachrichten angewendet werden, die nur an Sie
selbst übermittelt wurden, verwenden Sie NUR AN MICH GESENDET .
Mit den Checkboxen im unteren Abschnitt des Fensters wird festgelegt, welche Aktionen ausgeführt
werden sollen, wenn die Bedingungen einer Regel zutreffen. Es müssen daher eine bzw. mehrere
Optionen im Abschnitt Folgendes Ausführen aktiviert werden:
•
Es kann ein Benachrichtigungsfenster geöffnet werden, sobald eine Nachricht eintrifft, welche die
Regeln erfüllt.
•
Gleichzeitig kann ein akustisches Signal ausgegeben werden. Wählen Sie über die Schaltfläche
DURCHSUCHEN… die Tondatei aus.
•
Letztlich kann angegeben werden, ob die Nachricht in einen anderen Outlookordner verschoben
werden soll. Verwenden Sie die Schaltfläche ORDNER AUSWÄHLEN… , um den Ordner zu bestimmen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK , um die Regel zu aktivieren.
Die Schaltfläche ERWEITERTE OPTIONEN… öffnet den Regelassistenten, der anschließend besprochen wird.
Erstellen einer Regel mit dem Regel-Assistenten
Der Regel-Assistent bietet Ihnen wesentlich mehr Möglichkeiten bei der Erstellung von Regeln. Sie
können ihn auf folgende Arten aufrufen:
Erstens über die Registerkartei DATEI.
•
Aktivieren Sie dazu die Registerkarte DATEI
und klicken Sie dann auf die Schaltfläche
REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN VERWALTEN .
Das Dialogfenster REGELN
wird angezeigt.
UND
BENACHRICHTIGUNGEN
Seite 86
Zweitens über das Kontextmenü
einer Nachricht.
• Stellen Sie sicher, dass der Ordner
E-Mail aktiviert ist.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht, um das
Kontextmenü aufzurufen.
•
Öffnen Sie dann die Dropdownliste REGELN .
•
Wählen Sie den Menüpunkt REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN VERWALTEN….
Es wird wieder das Dialogfenster REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN angezeigt.
Dieses dient zum Verwalten der Regeln und
listet im unteren Teil alle erstellten Regeln auf.
Jedem Eintrag ist eine Checkbox zugeordnet,
über die eine Regel aktiviert bzw. deaktiviert
werden kann.
Um nun eine Regle zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
•
•
Aktivieren Sie die Registerkarte E-MAIL-REGELN.
und klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE REGEL… .
Zum Erstellen einer Regel kann eine vordefinierte Vorlage verwendet werden, oder Sie können
auch die erste Seite des Assistenten überspringen und die Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen frei definieren.
In folgenden Beispiel wird das Erstellen einer
Regel anhand einer Vorlage beschrieben:
•
Im Abschnitt 1.Schritt: Vorlage auswählen
markieren Sie den Eintrag NACHRICHTEN VON
EINER BESTIMMTEN
PERSON
FÜR DIE
NACHVERFOLGUNG
KENNZEICHNEN .
•
Im Abschnitt 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klicken Sie auf den Link DIE VON EINER
PERSON/ÖFFENTLICHEN GRUPPE KOMMT .
•
Selektieren Sie einen Eintrag im Dialogfenster
Regeladressen und betätigen Sie die Schaltfläche OK .
•
Klicken Sie auf den Link
NACHVERFOLGEN .
ZU DIESEM
ZEITPUNKT
Seite 87
•
In dem Dialogfenster NACHRICHT KENNZEICHNEN
wählen Sie Art und Fälligkeitszeitpunkt der
Kennzeichnung aus und klicken auf OK .
•
Die Regelbeschreibung sollte nun in etwa
so aussehen, wie links dargestellt.
•
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche FERTIG
STELLEN .
Wenn Sie ein Exchange-Konto verwenden, werden Sie darauf hingewiesen, dass es sich um eine
Regel handelt, die von Outlook auf Ihrem PC und nicht vom Exchange-Server behandelt wird. Solche
Regeln werden nur ausgeführt, wenn Outlook gestartet ist.
Nachdem Sie diese Meldung bestätigt haben, wird im Fenster REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN die neue
Regel aufgelistet.
Das nächste Beispiel zeigt eine komplexere Regel, bei deren Erstellung alle Möglichkeiten des RegelAssistenten ausgeschöpft werden. Diese Regel soll bewirken, dass alle Nachrichten, die ein bestimmtes Projekt betreffen in einen Outlook-Ordner verschoben werden.
•
Öffnen Sie den Regelassistenten, wie im vorhergehenden Beispiel beschrieben
•
und klicken Sie dann auf die Schalfläche NEUE
REGEL… .
•
Das erste Dialogfenster des Regelassistenten
wird angezeigt.
Seite 88
Es handelt sich wieder um jenes Dialogfenster, in dem die diversen Vorlagen für Regeln aufgelistet
werden. Im konkreten Beispiel soll jedoch keine Vorlage verwendet werden.
•
Klicken Sie daher auf die Schaltfläche WEITER .
Im zweiten Dialogfenster können nun eine oder
mehrere Bedingungen für die Regel ausgewählt
werden.
•
Aktivieren Sie die Checkbox
WÖRTERN IM BETREFF .
•
Klicken Sie im Abschnitt 2. Schritt auf den
Link MIT BESTIMMTEN WÖRTERN IM BETREFF .
•
Das Dialogfenster TEXT SUCHEN wird geöffnet.
•
Geben Sie im Textfeld jenen Begriff ein, nach
dem gesucht werden soll und klicken Sie auf
HINZUFÜGEN .
MIT BESTIMMTEN
Diesen Vorgang können Sie wiederholen, um
mehrere Suchbegriffe einzutragen.
•
Wenn alle gewünschten Begriffe in der Suchliste angezeigt werden, betätigen Sie mit OK .
•
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche
WEITER > .
Das Dialogfenster drei, zur Auswahl der Aktionen
wird angezeigt.
•
Markieren Sie hier die Option
ORDNER ZIELORDNER VERSCHIEBEN .
•
Klicken Sie im Abschnitt 2.Schritt auf den Link
DIESE IN DEN ZIELORDNER VERSCHIEBEN .
•
In dem sich daraufhin öffnenden Auswahlfenster werden alle Outlook Ordner angezeigt.
•
Wählen Sie den gewünschten Ordner aus
und bestätigen Sie mit OK .
•
Anschließend klicken Sie auf WEITER> , um das
Dialogfenster vier, zum Definieren der Ausnahmen zu öffnen.
DIESE IN DEN
Seite 89
Im konkreten Beispiel wird davon ausgegangen,
dass die betroffenen Nachrichten nur dann verarbeitet werden sollen, wenn sie keine Anlage
enthalten.
•
Markieren Sie daher die Checkbox
EINE ANLAGE DABEI .
•
Klicken Sie auf WEITER> , um zum fünften und
abschließenden Dialogfenster zu gelangen.
•
Im Abschnitt 1. Schritt ist bereits ein Name für
die Regel eingetragen, der automatisch aus
der Bedingung der Regel gebildet wurde. Sie
können diesen Namen natürlich überschreiben.
•
Standardmäßig wird eine Regel nur auf
Nachrichten angewandt, die nach dem
Erstellen der Regel eintreffen. Wenn Sie
jedoch die Checkbox DIESE REGEL JETZT AUF ALLE
AUßER ES IST
NACHRICHTEN ANWENDEN, DIE SICH BEREITS IM ORDNER
POSTEINGANG BEFINDEN markieren, werden auch
Nachrichten verarbeitet, die sich bereits im
Ordner Posteingang befinden.
•
Die Checkbox DIESE REGEL AKTIVIEREN ist markiert. Das ist die Voraussetzung, dass die
Regel auch angewandt wird.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN .
Beide definierten Regeln werden
nun in der Liste angeführt. Anhand der Symbole können Sie ersehen welche Art von Aktion ausgeführt wird. Es werden nur die
Regeln ausgeführt, deren Checkbox angehakt ist.
Regeln werden meistens automatisch ausgeführt, wenn eine Nachricht eintrifft bzw. versendet wird.
Sie können eine Regel jedoch auch manuell starten. Klicken Sie dazu auf den Eintrag REGELN JETZT ANWENDEN… .
Seite 90
Seriendruck
Die Seriendruck-Funktion wird verwendet, um personalisierte E-Mail-Nachrichten an E-Mail-Empfänger zu versenden. So können z.B. Nachrichten mit individueller Anrede erzeugt werden. Zum
Einmischen der Daten können die Einträge der Outlook-Kontakte, einer Excel Tabelle oder einer
Access Datenbank herangezogen werden.
Die Serienbrief-Funktion bietet folgende Funktionen:
•
•
•
•
Ein Serienbrief kann an mehrere Adressaten verschickt werden.
Dokumente können als Vorlage gespeichert und wieder verwendet werden.
In Formularfeldern können Outlook Daten verwendet werden, wie z.B. Telefon- und Faxnummern.
Die Position der Formularfelder kann frei definiert werden.
•
Um die Seriendruck–Funktion zu
starten, aktivieren Sie zuerst den
Ordner Kontakte.
•
Aktivieren Sie die Registerkarte
START.
•
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Seriendruck.
Das Dialogfenster KONTAKTE
FÜHREN wird geöffnet.
ZUSAMMEN-
Dieses Dialogfenster bezieht sich auf die im Outlook angezeigten Kontakte. Dabei ist zu berücksichtigen, dass diese Anzeige einerseits durch Filtern der Kontakte und andererseits durch die Auswahl
der verwendeten Kontaktfelder adaptiert werden kann.
Aktivieren Sie dazu die Registerkarte ANSICHT und wählen Sie aus der Dropdownliste ANSICHT ÄNDERN
den Menüpunkt ANSICHTEN VERWALTEN.
Das Dialogfenster gliedert sich in mehrere Bereiche:
Im Bereich Kontakte können Sie wählen, ob alle in der aktuellen Ansicht angezeigten Kontakte verwendet werden sollen, oder nur die beim Öffnen des Briefassistenten ausgewählten Kontakte.
Ein Kontakt besteht aus zahlreichen Kontaktfeldern (Vorname, Nachname, etc.). Im Bereich Kontaktfelder geben Sie an, ob alle zu einem Kontakt vorhandenen Kontaktfelder zu verwenden sind, oder
nur die in der aktuellen Ansicht angezeigten.
Der Bereich Dokument bietet die Möglichkeit ein neues Dokument oder eine bereits vorhandene Vorlage zu verwenden.
Unter Kontaktdaten können Sie die Kontakte als Word-Datei speichern.
Im Abschnitt Optionen kann in der Dropdownliste DOKUMENTTYP ausgewählt werden, ob ein Serienbrief, Adressetiketten, Umschläge oder ein Katalog erstellt werden soll. Die Dropdownliste ZUSAMMENFÜHRUNG AN: bietet die Möglichkeit ein neues Dokument zu erstellen oder die Ausgabe direkt an den
Drucker bzw. Outlook zu übergeben. Die letzteren beiden Optionen machen insbesondere dann Sinn,
wenn eine Vorlage verwendet wird. Für unser Beispiel wählen Sie hier die Option E-Mail.
Seite 91
Tragen Sie noch einen entsprechenden Text im Feld NACHRICHTENBETREFFZEILE ein und klicken Sie dann
auf die Schaltfläche OK . Word wird mit einem neuen Dokument geöffnet, wobei die Registerkarte
SENDUNGEN aktiv ist.
Sie können nun mit den bekannten Word-Funktionen einen Serienbrief erstellen. Variable Elemente,
die in den Outlook Kontakten gespeichert sind, wie Name, Telefonnummer, etc., können in den
Serienbrief eingefügt werden.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche SERIENDRUCKFELDER EINFÜGEN
um das zugehörige Dialogfenster zu öffnen.
•
Markieren Sie das Element in der Liste, das Sie einfügen möchten.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche EINFÜGEN .
•
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Felder, die
eingefügt werden sollen.
Alternativ können Sie auch auf den abwärtsweisenden
Pfeil der Schaltfläche SERIENDRUCKFELDER EINFÜGEN klicken, um
die Dropdownliste zu öffnen und aus dieser das einzufügende Feld auszuwählen.
Nachdem Sie den Serienbrief fertiggestellt haben, sollten Sie noch
prüfen, ob die richtigen Empfänger ausgewählt sind.
Dazu öffnen Sie die Dropdownliste EMPFÄNGER AUSWÄHLEN und klicken
auf den Eintrag AUS OUTLOOK KONTAKTEN AUSWÄHLEN .
Seite 92
Es öffnet sich das Dialogfenster KONTAKTE AUSWÄHLEN,
in dem Sie zwischen zwei Listen, „Alle Kontakte“ und
„Vorgeschlagene Kontakte“ auswählen können.
In der Liste „Vorgeschlagene Kontakte“ trifft Word
bereits eine Vorauswahl, und lässt z.B. jene Kontakte weg, die keine Email-Adresse eingetragen haben.
•
Markieren Sie nun im Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER alle Kontakte, an die der Serienbrief
versendet werden soll.
Danach können Sie mittels der Schaltfläche VORSCHAU ERGEBNISSE das endgültige Aussehen der Nachrichten nochmals überprüfen.
Als abschließenden Schritt versenden Sie nun die Nachrichten folgendermaßen:
•
Öffnen Sie auf der Registerkarte SENDUNGEN die Dropdownliste FERTIG STELLEN UND ZUSAMMENFÜHREN .
•
Klicken Sie auf den Listeintrag E-MAIL-NACHRICHTEN
SENDEN.
Im Dialogfenster SERIENDRUCK IN E-MAIL können Sie die
Seriendruckeinstellungen abschließend überprüfen und
allenfalls korrigieren.
•
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK .
Es wird an alle ausgewählten Kontakte der Brief in Form
einer E-Mail-Nachricht übermittelt.
Seite 93
Mit Formularen arbeiten
Wenn Sie wiederholt denselben Text oder dieselben Anlagen zu Ihren Nachrichten hinzufügen, dann
werden Sie Outlook Formulare zu schätzen wissen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie angepasste Outlook Formulare erstellen können.
Vorgegebene Outlook Formulare anpassen und verarbeiten
Alle Dialogfenster, die für das Erstellen von Outlook Elementen verwendet werden, basieren auf
Outlook Formularen. Insofern sind Sie mit Outlook Formularen bereits vertraut.
Erstellen einer E-Mail-Nachricht mit vorgegebenem Text
In diesem Abschnitt soll das Formular einer E-Mail-Nachricht durch einen Vertraulichkeitshinweis
ergänzt werden.
Dazu müssen Sie zuerst sicherstellen, dass die zusätzliche Registerkarte ENTWICKLERTOOLS verfügbar ist.
Diese ist nämlich nach der Installation von Outlook standardmäßig nicht sichtbar.
1. Um die Registerkarte ENTWICKLERTOOLS anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen
Bereich des Menübands.
•
Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Menüpunkt MENÜBAND ANPASSEN.
•
Aktivieren Sie im Abschnitt „Menüband anpassen“ die Checkbox ENTWICKLERTOOLS .
2. Öffnen Sie den Ordner E-Mail und erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.
•
Betätigen Sie zweimal die ENTER -Taste, um zwei
Leerzeilen zu erzeugen.
•
Geben Sie einen Text mit einem Vertraulichkeitshinweis ein.
•
Allenfalls können Sie auch auf die Registerkarte
EINFÜGEN wechseln, das Dropdownmenü SYMBOLE
öffnen und noch eine HORIZONTALE LINIE einfügen.
Seite 94
3.
Aktivieren Sie die Registerkarte ENTWICKLERTOOLS, und klicken Sie auf die Schaltfläche
DIESES FORMULAR ENTWERFEN . Das Formular wird nun im Bearbeitungsmodus angezeigt.
Das Fenster FELDAUSWAHL wird in dieser Übung nicht benötigt und kann geschlossen werden.
4. Klicken Sie nun auf die Registerkarte EIGENSCHAFTEN.
•
Geben Sie im Feld VERSION
eine Versionsnummer an.
Nach jeder Änderung des
Formulars, sollten Sie diese
Nummer hochzählen.
•
Tragen Sie eventuell im
Feld Formularnummer eine
Nummer und/oder einen
Namen für das Formular
ein.
•
Wählen Sie die Icons, mit
denen das Formular in den
diversen Darstellungen angezeigt werden soll (Listen,
etc.).
5. Veröffentlichen Sie das Formular, indem Sie auf der Registerkarte ENTWICKLERTOOLS, die Dropdownliste VERÖFFENTLICHEN aufklappen und darunter den Menüpunkt FORMULAR VERÖFFENTLICHEN wählen.
Das Dialogfenster FORMULAR VERÖFFENTLICHEN UNTER wird angezeigt.
Seite 95
•
Selektieren Sie aus der Dropdownliste SUCHEN IN den Ordner, in dem das
Formular verwendet werden soll.
•
Geben Sie unter ANGEZEIGTER NAME den
Name des Formulars an.
Das Feld FORMULARNAME und NACHRICHTENKLASSE wird automatisch befüllt.
•
Klicken Sie danach auf die Schaltfläche VERÖFFENTLICHEN
•
und schließen Sie das Nachrichtenfenster.
Abschließend erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Änderung speichern
möchten. Das ist nur dann notwendig, wenn Sie das Formular an jemand anderen weitergeben
möchten. Klicken Sie in diesem Fall auf JA .
Um das neu entworfene Formular zu verwenden, gehen Sie
folgendermaßen vor:
•
Öffnen Sie den Ordner E-Mail.
•
Aktivieren Sie die Registerkarte START und öffnen Sie die
Dropdownliste NEUE ELEMENTE .
•
Darunter öffnen Sie die Dropdownliste BENUTZERDEFINIERTE
FORMULARE .
•
Klicken Sie auf den gewünschten Formularnamen.
Ein Formular für eine neue E-Mail-Nachricht mit dem vorgegebenen Text wird geöffnet.
Erstellen einer E-Mail-Nachricht mit zusätzlichen Elementen
Im zweiten Beispiel sollen nun zusätzliche Dialogelemente in das Formular aufgenommen werden.
1. Dazu wird das Formular „Vertraulich“ im Design-Modus geöffnet.
•
Öffnen Sie das Formular Vertraulich, wie soeben beschrieben.
Eine neue Nachricht mit den Formulardaten wird erstellt.
•
•
Wechseln Sie zur Registerkarte ENTWICKLERTOOLS
und klicken Sie auf die Schaltfläche DIESES FORMULAR ENTWERFEN .
2. Das Bearbeitungsfenster für das Formular und das Dialogfenster FELDAUSWAHL werden angezeigt.
•
Aktivieren Sie die Registerkarte NACHRICHT.
Der Modus Verfasserlayout ist standardmäßig aktiv.
•
•
•
•
Klicken Sie auf den Textbereich und ziehen Sie den oberen Rand am Anfasser etwas nach
unten.
Ziehen Sie aus der Feldauswahl die Elemente Vertraulichkeit und Wichtigkeit auf das
Nachrichtenfenster über den Textbereich.
Öffnen Sie die Dropdownliste VERTRAULICHKEIT und ändern Sie den Vorgabewert auf Persönlich.
Ändern Sie den Vorgabewert von Wichtigkeit auf Hoch.
Seite 96
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte EIGENSCHAFTEN.
•
Erhöhen Sie die Versionsnummer im Feld
VERSION .
•
Markieren Sie die Checkbox ELEMENT
SCHREIBUNG SENDEN .
MIT
B E-
Dadurch wird sichergestellt, dass die neuen
Formular-Elemente an externe Adressaten
mit gesendet und so richtig angezeigt
werden können.
Falls eine Warnmeldung angezeigt wird, bestätigen Sie diese.
4. Veröffentlichen Sie das Formular neuerlich, indem Sie auf der Registerkarte ENTWICKLERTOOLS, die
Dropdownliste VERÖFFENTLICHEN aufklappen und darunter den Menüpunkt FORMULAR VERÖFFENTLICHEN wählen.
5. Wenn Sie das Formular anschließend im Designmodus schließen, werden Sie gefragt, ob Sie es
speichern möchten. Falls Sie dies mit Ja beantworten, wird eine Kopie des Formulars im Ordner
Entwürfe abgelegt und kann so an andere Outlookbenutzer versendet werden. Um das Formular
lokal zu verwenden, müssen Sie es nicht speichern, es genügt, wenn Sie es veröffentlichen.
6. Rufen Sie Ihr geändertes Formular auf der Registerkarte START über die Dropdownliste NEUE
ELEMENTE und darunter BENUTZERDEFINIERTE FORMULARE auf.
Eigenes Layout für die Leseseite eines Formulars entwerfen
Wie Sie bereits gesehen haben, können Sie, wenn ein Formular im DesignModus geöffnet ist, auf der Registerkarte Entwicklertools zwischen Verfasserund Leseansicht wechseln.
Seite 97
Das Verfasserlayout beschreibt das Aussehen eines Formulars, vor dem Versenden. Die Leseseite
stellt das Dokument so dar, wie es der Empfänger sieht. In der Leseansicht sollten also die Felder
Vertraulichkeit und Wichtigkeit nicht mehr veränderbar sein. Im nächsten Beispiel soll die Leseansicht des Formulars Vertraulich geändert werden:
1. Öffnen Sie das Formular Vertraulich und wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus, wie im vorhergehenden Beispiel beschrieben.
2. Aktivieren Sie die Registerkarte NACHRICHT und stellen Sie sicher, dass der Modus Leseansicht
aktiv ist.
• Dazu öffnen Sie die Dropdownliste SEITE
und
• klicken anschließend auf Menüpunkt LESESEITE BEARBEITEN.
3. Klicken Sie auf den Textbereich und ziehen Sie den oberen Rand am Anfasser etwas nach unten.
4. Ziehen Sie die Felder Vertraulichkeit und Wichtigkeit aus der Feldauswahl auf das Formular.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jede der zwei Dropdownlisten und wählen Sie im
Kontextmenü den Menüpunkt EIGENSCHAFTEN. Im Dialogfenster EIGENSCHAFTEN markieren Sie die
Checkbox SCHREIBGESCHÜTZT und entfernen die Markierung von der Checkbox VERTIEFT . Klicken Sie
anschließend auf OK .
5. Wechseln Sie auf die Registerkarte EIGENSCHAFTEN und ändern Sie die Versionsnummer. Veröffentlichen Sie anschließend das Formular neuerlich (Registerkarte ENTWICKLERTOOLS VERÖFFENTLICHEN
/FORMULAR VERÖFFENTLICHEN ).
6. Erzeugen Sie nun eine neue Nachricht mit dem Formular Vertraulich und füllen Sie die Felder aus.
Sie können natürlich auch die Werte in den neu hinzugefügten Dropdownlisten ändern.
7. Senden Sie das Formular an eine E-Mail-Adresse. Wechseln Sie in den Ordnern Gesendete
Objekte und öffnen Sie das soeben gesendete Formular.
Nun wird das Formular im Lesemodus angezeigt. Die hinzugefügten Dialogfelder können nicht mehr
geändert werden.
Seite 98
Verwalten und Löschen von Formularen
Wie können Sie nun die von Ihnen erstellten persönlichen Formulare verwalten und allenfalls auch
wieder löschen?
•
Öffnen Sie den Ordner E-Mail, falls er nicht bereits geöffnet ist und aktivieren Sie die Registerkarte DATEI. Klicken Sie dann im linken Menübereich auf den Menüpunkt OPTIONEN.
•
Das Dialogfenster Outlook-Optionen wird angezeigt. Wählen Sie hier im linken Teil des Fensters
den Bereich Erweitert und scrollen Sie im rechten Teil des Fensters bis zum Abschnitt Entwickler.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche BENUTZERDEFINIERTE FORMULARE .
•
In dem daraufhin geöffneten Dialogfenster OPTIONEN aktivieren Sie die Schaltfläche FORMULARE VERWALTEN… um das Dialogfenster FORMULAR-MANAGER zu öffnen.
•
Am oberen Rand des Formular-Managers
befindet sich die Schaltfläche EINRICHTEN… .
Mittels dieser gelangen Sie in das Dialogfenster BIBLIOTHEK EINRICHTEN.
•
Hier können Sie nun jenen Ordner auswählen, in dem sich die zu verwaltenden
Formulare befinden. In vorliegenden Beispiel der Ordner Posteingang.
In der linken Dropdownliste werden nun alle Formulare des gewählten Ordners angezeigt. Sie
können diese Formulare löschen oder ihren Anzeigenamen mittels der Schaltfläche EIGENSCHAFTEN…
ändern.
Seite 99
Konfigurieren eines E-Mail-Kontos
Abhängig davon, welcher E-Mail-Zugang Ihnen zur Verfügung steht,
können Sie in Outlook verschiedene Arten von E-Mail-Konten einrichten. Aktivieren Sie die Registerkarte DATEI, öffnen Sie die Dropdownliste KONTOEINSTELLUNGEN und klicken Sie auf den Eintrag KONTOEINSTELLUNGEN…. Das Dialogfenster KONTOEINSTELLUNGEN wird angezeigt.
Hier wird Ihnen auf der Registerkarte E-MAIL ermöglicht, ein bestehendes Konto zu ändern bzw. ein
neues Konto anzulegen. Die Vorgangsweise ist bei beiden Tätigkeiten sehr ähnlich. Beim Anlegen
eines neuen Kontos ist darauf zu achten, welchen Kontotyp Sie erstellen möchten. Dieser Vorgang
wird hier kurz beschrieben.
Anlegen eines neuen Kontos
Für das Anlegen eines Kontos benötigen Sie Zugangsdaten, die Ihnen Ihr Provider zur Verfügung stellen muss. Außerdem müssen Sie angeben, welchen Typ von E-Mail-Konto Sie einrichten möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
, um das Dialogfenster NEUES KONTO HINZUFÜGEN zu öffnen.
In diesem Fenster haben Sie drei Möglichkeiten ein
neues Konto anzulegen:
•
Sie können den Kontotyp automatisch erkennen
lassen, sofern das möglich ist.
•
Sie können ein Konto zum Versenden von SMSNachrichten erstellen oder
•
Ihr neues E-Mail-Konto manuell erstellen.
Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie Sie ihr Konto
manuell erstellen können:
•
Wählen Sie daher die Option SERVEREINSTELLUNGEN
ODER ZUSÄTZLICHE
SERVERTYPEN
MANUELL KONFIGURIEREN
und
•
klicken Sie dann auf WEITER -> .
Im nächsten Dialogfenster erhalten Sie nun eine Auswahl von E-Mail-Diensten, die von Outlook unterstützt werden.
Bei Heimarbeitsplätzen erhalten Sie von Ihrem Provider meistens die Zugangsdaten für einen POP3
oder IMAP Server, wogegen Sie Microsoft Exchange Server zumeist in Büroumgebungen vorfinden.
• Für dieses Beispiel markieren
Sie die Option INTERNET-E-MAIL .
• Klicken Sie dann auf die Schaltfläche WEITER -> .
Seite 100
Das daraufhin angezeigte Dialogfenster entspricht genau jenem, das auch beim Ändern eines Kontos
angezeigt wird. Bei einem neuen Konto sind lediglich die Eingabefelder noch nicht ausgefüllt. Ein
weiterer wesentlicher Unterschied ist, dass die Dropdownliste Kontotyp verfügbar, also nicht ausgegraut, ist.
Hier eine kurze Zusammenfassung über die unterschiedlichen Eigenschaften der gängigen Kontotypen und der damit verbunden E-Mail-Server:
Microsoft
Exchange
Server
Der Exchange-Server ist ein Produkt der Firma Microsoft. Er kann für umfangreiche
und vielfältige Aufgaben in von Microsoft geprägten Infrastrukturen eingesetzt
werden. So können E-Mail-Nachrichten verwaltet und gefiltert, Zeitpläne erstellt,
Termine vereinbart und Diskussionen geführt werden.
Microsoft-Exchange-Server benutzt ein Protokoll namens MAPI, welches unter anderem auch von Microsoft Outlook verwendet wird.
POP 3
Das Post Office Protocol (POP) ist ein Übertragungsprotokoll, mittels dessen man EMail-Nachrichten von einem E-Mail-Server abholen kann.
Eine ständige Verbindung zum Mailserver besteht bei POP3 nicht. Die Verbindung
zum Server wird bei Bedarf aufgebaut und danach wieder beendet.
POP3 ist in der Funktionalität beschränkt und erlaubt nur das Auflisten, Abholen und
Löschen von E-Mail-Nachrichten.
IMAP
Die Abkürzung IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Das Protokoll IMAP
erlaubt den Zugriff auf und die Verwaltung von empfangenen E-Mail-Nachrichten.
Im Gegensatz zum weiter verbreiteten POP3-Protokoll verbleiben die E-Mail-Nachrichten in der Regel auf dem IMAP-Server und werden nur bei Bedarf zum Benutzer
übertragen.
IMAP wurde mit dem Ziel entworfen, den Zugriff auf Mailboxen und Nachrichten so
bereitzustellen, als befänden sich diese auf dem lokalen Rechner.
http
Ein HTTP-Konto wird für Dienste benutzt, wie sie von Yahoo, Hotmail oder MSN bereitgestellt werden. Die Funktionalität ist relativ eingeschränkt.
Zusätzliche
Servertypen
„Zusätzliche Servertypen“ unterstützt die Protokolle anderer E-Mail-Server, wie z.B.
Lotus Notes.
Ändern eines vorhandenen Kontos
Im Folgenden wird das Ändern eines Microsoft Exchange Server Kontos und eines POP3 Kontos beschrieben, da diese am häufigsten vorkommen.
Exchange Server
Öffnen Sie wieder das Dialogfenster KONTOEINSTELLUNGEN, wie im vorigen Abschnitt beschrieben,
markieren Sie das Konto vom Typ Microsoft Exchange und klicken Sie auf die Schaltfläche ÄNDERN .
.
Seite 101
In der Liste sehen Sie beim oberen Eintrag, neben dem Typ Exchange, in Klammern die
Angabe „standardmäßig von diesem Konto senden“. Um ein Konto als Standardkonto
.
festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche
Das Dialogfenster KONTOS ÄNDERN enthält im Wesentlichen drei Angaben. Den verwendeten ExchangeServer, den Benutzernamen, das ist meistens jener Name mit dem Sie in Ihrer Büroumgebung in das
System einsteigen und die Angabe, ob Sie den Exchange-Cache-Modus verwenden wollen.
•
Führen Sie die erforderlichen
Änderungen durch, bzw. tragen
Sie die Daten ein, die Sie von
Ihrem Systembetreuer erhalten
haben.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche
WEITER-> .
Sie gelangen wieder zur Auflistung
aller Konten.
Wenn Sie die Checkbox EXCHANGE-CACHE-MODUS VERWENDEN markieren, wird eine Kopie Ihres Postfachs
auf Ihrem Computer gespeichert. So haben Sie schnellen Zugriff auf Ihre Daten. Die Kopie wird regelmäßig über den Server aktualisiert, auf dem Microsoft Exchange ausgeführt wird.
Zusätzlich können Sie einstellen,
ob eine Nachricht vollständig lokal
gespeichert werden soll oder nur
die Kopfzeile:
• Aktivieren Sie dazu die Registerkarte SENDEN/EMPFANGEN und
öffnen Sie die Dropdownliste
Downloadeinstellungen.
POP3 Server
Wenn Sie ein POP3- Konto in der
Liste markieren und ÄNDERN aufrufen, öffnet sich das Dialogfenster
KONTO ÄNDERN mit folgendem Inhalt:
Die erforderlichen Informationen
zum Ausfüllen der Dialogfelder
erhalten Sie von Ihrem Provider.
Wenn Sie die Daten eingetragen
haben, können Sie Ihre Einstellungen mittels der Schaltfläche KONTOEINSTELLUNGEN TESTEN
überprüfen.
Wenn grüne Häkchen angezeigt
werden, ist der Test positiv,.
Seite 102
Über die Schaltfläche WEITERE EINSTELLUNGEN… gelangen Sie in das Dialogfenster INTERNET E-MAIL-EINSTELLUNGEN. Hier können noch genauere Angaben getroffen werden. Dies betrifft sowohl die Verbindungsdaten, als auch Informationen darüber, wie lange Nachrichten am Server verfügbar sein
sollen.
•
Aktivieren Sie die Registerkarte ALLGEMEIN.
•
Tragen Sie im Abschnitt E-Mail-Konto
einen passenden Namen für Ihr Konto ein.
Dieser Name kann von Ihnen frei gewählt
werden und dient zur Übersicht über die
jeweiligen Konten.
Auf der Registerkarte ERWEITERT haben Sie im Abschnitt Übermittlung die Möglichkeit, zu definieren,
wie mit den Nachrichten umgegangen wird, wenn Sie von Server abgeholt wurden. Das ist insbesondere dann interessant, wenn mehrere Personen das gleiche Konto benutzen bzw. Outlook auf
mehreren Rechnern verwendet wird.
Prinzipiell werden alle Nachrichten auf dem POP3 Server
gelöscht, nachdem Sie abgefragt wurden. Um dieses
Standardverhalten zu ändern, gehen Sie folgendermaßen
vor:
•
Rufen Sie die Registerkarte ERWEITERT auf.
•
Wenn die Nachrichten nicht sofort gelöscht werden
sollen, markieren Sie die Checkbox KOPIE ALLER NACHRICHTEN AUF DEM SERVER BELASSEN .
Sie können in der Folge angeben, wann in diesem Fall die Nachrichten endgültig zu löschen sind.
Entweder Sie definieren einen Zeitraum, oder geben an, dass die Nachrichten dann am Server zu
entfernen sind, wenn Sie sie im Outlook endgültig gelöscht wurden.
Wenn Sie KOPIE ALLER NACHRICHTEN AUF DEM SERVER BELASSEN markieren, aber keine weiteren Angaben
machen, werden die Nachrichten nach Überschreiten einer bestimmten Zeitdauer bzw. Überschreiten Ihres verfügbaren Kontingents am Server, vom E-Mail-Provider automatisch gelöscht.
Seite 103
Tipps und Tricks
Rechtschreibprüfung und Autokorrektur
Die Wörterbücher für die Rechtschreibprüfung und die Autokorrektureinträge werden von Outlook
und Word gemeinsam verwendet. Jede Änderung, die Sie in einem der beiden Programme vornehmen, wirkt sich im anderen ebenfalls aus.
Im Gegensatz zur Rechtschreibprüfung, die als fehlerhaft erkannte Wörter optisch hervorhebt,
werden bei der Autokorrektur falsch geschrieben Wörter oder Abkürzungen sofort ersetzt. Outlook
bedient sich dazu einer Liste von Korrekturvorschlägen, die bearbeitet werden kann.
Sie können die Regeln für Rechtschreibprüfung bzw. die Autokorrektur folgendermaßen bearbeiten:
•
Aktivieren Sie die Registerkarte DATEI und klicken Sie in der linken Spalte auf den Menüpunkt
OPTIONEN….
•
Wählen Sie die Optionengruppe Sprache und aktivieren Sie in der Liste BEARBEITUNGSSPRACHE , die
Wörterbücher, die verwendet werden sollen.
•
Zeigen Sie nun die E-Mail-Optionen an
und klicken Sie im Abschnitt Nachrichten
verfassen auf die Schaltfläche RECHTSCHREIBUNG UND AUTOKORREKTUR .
Das Dialogfenster EDITOROPTIONEN wird angezeigt.
•
Unter Dokumentprüfung befindet sich im
unteren Bereich des Fensters der Abschnitt Bei der Rechtschreibkorrektur in
Outlook. Hier können allgemeine Regeln
für die Rechtschreibprüfung festgelegt
werden.
•
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche AUTOKORREKTUR-OPTIONEN… , um das
Dialogfenster AUTOKORREKTUR zu öffnen.
Seite 104
• Markieren Sie auf der Registerkarte AUTOKORREKTUR die Checkboxen für jene Funktionen, die Sie verwenden möchten.
• Für die Optionen ZWEI GROßBUCHSTABEN AM
WORTANFANG ERSETZEN und JEDEN SATZ MIT EINEM
GROßBUCHSTABEN BEGINNEN , können Sie Ausnahmen definieren.
• Geben Sie im Textfeld ERSETZEN eine Abkürzung oder einen falsch geschriebenen Ausdruck. ein und im Feld DURCH die korrekte
Entsprechung. Klicken Sie dann auf die
Schaltfläche HINZUFÜGEN .
Alle Wörter in der Liste werden während der Eingabe automatisch ersetzt, sofern im Dialogfenster
EDITOROPTIONEN die Checkbox WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN markiert ist.
Sollte eine automatische Korrektur unerwünscht sein, kann Sie nachträglich wieder rückgängig gemacht werden:
•
Bewegen Sie den Mauszeiger über das korrigierte Wort, bis darunter ein kleiner blauer
Balken erscheint.
•
Bewegen Sie den Mauszeiger über diesen
blauen Balken und klicken Sie auf den Pfeil
um das Menü zu öffnen.
•
Klicken Sie auf den Menüpunkt RÜCKGÄNGIG:
AKTION.
Anpassen von Desktopbenachrichtigungen
Bei einer Desktopbenachrichtigung handelt es sich um eine Meldung, die kurzfristig auf dem Desktop
angezeigt wird, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht, eine Besprechungsanfrage oder eine Aufgabenanfrage erhalten. Sie werden auf diese Art über das Einlangen einer neuen Nachricht informiert und
können mittels Klick auf die Meldung die Nachricht unmittelbar öffnen. Außerdem stellt das
Benachrichtigungsfenster noch weitere Funktionen zur Verfügung:
Ein Klick auf das Fähnchen bewirkt, dass die Nachricht zur
Nachverfolgung gekennzeichnet wird.
Mit dem Durchgestrichen-Symbol für, wird die Nachricht
sofort in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben.
Das Verhalten und das Erscheinungsbild von Desktopbenachrichtigungen kann auf folgende Weise angepasst werden:
•
Öffnen Sie wieder die Outlookoptionen über die Registerkarte DATEI.
•
Wählen Sie die E-Mail-Optionen und scrollen Sie zum Abschnitt Nachrichteneingang.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche DESKTOPBENACHRICHTIGUNGSEINSTELLUNGEN… .
Seite 105
Das Dialogfenster DESKTOPBENACHRICHTIGUNGSEINSTELLUNGEN wird geöffnet.
• Stellen Sie mit den Schiebereglern die Anzeigedauer
bzw. die Transparenz der Benachrichtigungsfenster ein.
Sie können auch festlegen, an welcher Stelle am Desktop
die Benachrichtigung erscheinen soll:
• Klicken Sie auf die Schaltfläche VORSCHAU . Auf dem
Desktop wird eine Desktopbenachrichtigung als Beispiel angezeigt.
• Ziehen Sie die Desktopbenachrichtigung an die gewünschte Stelle.
Archivieren von Outlook-Objekten in einer „Outlook-Datendatei“
Da auf einem E-Mail-Server nur beschränkt Kapazität zur Verfügung steht, ist die Größe eines
Postfachs limitiert. Sie müssen daher von Zeit zu Zeit Objekte löschen, um wieder Platz zu schaffen.
Das Problem dabei ist, dass Sie diese Objekte meistens nicht verlieren möchten. Dazu bietet sich die
Möglichkeit an, Outlook-Objekte in eine Outlook-Datendatei auszulagern. Diese Datei befindet sich
auf Ihrem Rechner und kann dort auch gesichert werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
•
Aktivieren Sie die Registerkarte START.
•
Klicken Sie auf die Dropdownliste NEUE
ELEMENTE und darunter auf WEITERE ELEMENTE .
•
Wählen Sie nun den Menüpunkt OUTLOOK-DATENDATEI.
Das Dialogfenster OUTLOOK-DATENDATEI ERSTELLEN ODER ÖFFNEN wird angezeigt.
•
Geben Sie im Dialogfenster OUTLOOK
DATENDATEI ERSTELLEN ODER ÖFFNEN einen
Namen für die neue Datei an (z.B.
archiv_2011.pst).
•
Wählen Sie einen Speicherpfad aus
und klicken Sie auf OK .
Die neue Outlook Datendatei wird nun im
Navigationsbereich von Outlook angezeigt.
Seite 106
Der angezeigte Name entspricht dem Dateinamen ohne die
Endung .pst, kann jedoch geändert werden.
•
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Outlook
Datendatei, um das Kontextmenü zu öffnen.
•
Wählen Sie den Menüpunkt DATENDATEIEIGENSCHAFTEN
•
Das Dialogfenster [OUTLOOK DATENDATEINAME] EIGENSCHAFTEN wird angezeigt. Klicken Sie hier auf die
Schaltfläche ERWEITERT… .
Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster OUTLOOK
DATENDATEI.
•
Geben Sie im Textfeld NAME jene Bezeichnung
ein, mit der der Ordner im Outlook angezeigt
werden soll.
•
Wenn Sie zusätzlich ein Kennwort angeben,
kann der Ordner in Outlook nur nach Kennworteingabe geöffnet werden.
•
Mittels der Schaltfläche JETZT KOMPRIMIEREN ist es
möglich, die Größe des Ordners reduzieren.
•
Klicken Sie abschließend auf OK .
Natürlich können Sie auch eine bereits vorhandene Outlook Datendatei öffnen:
•
Aktivieren Sie dazu die Registerkarte DATEI.
•
Klicken Sie im Menü in der linken Spalte auf
ÖFFNEN und dann auf die Schaltfläche OUTLOOK-DATENDATEI ÖFFNEN .
Das Dialogfenster OUTLOOK DATENDATEI ÖFFNEN… erscheint.
•
Wählen Sie den gewünschten Ordner und
doppelklicken Sie auf die gewünschte PSTDatei.
Jede Outlook-Datendatei enthält nach dem Anlegen bereits die Unterordner Gelöschte Objekte und
Suchordner.
Abhängig davon, welche Outlook-Objekte Sie archivieren wollen, fügen Sie nun weitere Unterordner
hinzu:
Seite 107
•
Klicken Sie im Navigationsbereich mit
der rechten Maustaste auf die Outlook Datendatei.
•
Wählen Sie NEUER ORDNER… aus dem
Kontextmenü.
Das Dialogfenster NEUEN ORDNER
wird aufgerufen.
ERSTELLEN
•
Geben Sie im Textfeld NAME eine
Bezeichnung für den Unterordner ein
(z.B. Posteingang).
•
Wählen Sie aus der Dropdownliste
ORDNER ENTHÄLT ELEMENTE DES TYPS den
passenden Typ.
Da es sich in diesem Fall um einen Ordner handelt, in dem
Nachrichten gespeichert werden sollen, wählen Sie den Eintrag „E-Mail und Bereitstellung“ aus.
•
Vergessen Sie nicht, im Bereich Ordner soll angelegt
werden unter, den vorgesehenen Ordner zu markieren.
Klicken Sie auf OK .
Sie können Ordner für E-Mail-Nachrichten, Kontakte, Notizen,
etc., in beliebiger Reihenfolge anlegen.
Die Sichtbarkeit der angelegten Ordner ist jedoch davon abhängig, welcher Ordner im Navigationsbereich ausgewählt
wurde.
Ordner vom Typ E-Mail und Bereitstellung werden nur angezeigt, wenn E-Mail aktiv ist, Ordner vom Typ Kontakt nur wenn
Kontakte gewählt ist, usw.
Damit alle Ordner einer Outlook Datendatei gleichzeitig angezeigt werden, müssen Sie in die Darstellung Ordnerliste wechseln.
Nachdem Sie nun die entsprechende Ordnerstruktur angelegt haben, können Sie alle Elemente, die
Sie archivieren möchten, in Ihre Outlook-Datendatei verschieben.
Um z.B. Nachrichten aus dem Ordner Posteingang in den Persönlichen Ordner zu verschieben,
markieren Sie diese und ziehen Sie sie mit der Maus über den entsprechenden Unterordner der
Outlook-Datendatei.
Wenn Sie die STRG-TASTE während des Ziehens mit der Maus gedrückt halten, werden die Elemente
kopiert und nicht verschoben.
Seite 108
Beim Verschieben werden die Objekte
auf dem Exchange-Server gelöscht und
lokal auf Ihrem Rechner in der OutlookDatei gespeichert.
Es empfiehlt sich, die Outlook-Datei (mit
der Endung pst) entsprechend zu sichern.
Erzeugen und Verwenden von Signaturen
Eine E-Mail-Signatur wird, wie die Unterschrift unter einen Brief, am Ende der E-Mail-Nachricht angefügt. Signaturen können unterschiedliche Funktionen erfüllen und je nach Art der Korrespondenz
unterschiedlichen angelegt werden.
Die Grußformel am Ende einer Nachricht stellt wohl das häufigste Element der Signatur dar. Zusätzlich zur Verabschiedungsformel kann Ihre Signatur weitere Informationen umfassen:
• Ihren Namen
• Ihre Position
• Geschäftliche Postadresse und Telefonnummer
• Ihre E-Mail-Adresse
• Websiteadresse
• Eine Grafik oder ein Foto
Sie können, abhängig vom Typ der Nachricht, jeweils eine andere Signatur verwenden.
Erstellen einer E-Mail-Signatur
So können Sie eine neue E-Mail-Signatur erstellen:
• Aktivieren Sie die Registerkarte DATEI und wählen Sie den Menüpunkt OPTIONEN.
• In den E-Mail-Optionen klicken Sie auf die Schaltfläche SIGNATUREN .
Das Dialogfenster SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER wird geöffnet.
•
Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU .
•
Geben Sie einen sprechenden Namen
für die Signatur ein.
•
Klicken Sie auf OK .
Der Name der neuen Signatur wird nun in
der Liste SIGNATUR ZUM BEARBEITEN AUSWÄHLEN
angezeigt.
Seite 109
•
Im unteren Teil des Fensters können Sie
nun den Text der Signatur eingeben und
gestalten.
•
Danach klicken Sie auf die Schaltfläche
SPEICHERN .
•
Möchten Sie die gesamte Signatur entfernen, klicken Sie auf LÖSCHEN .
•
Ebenso können Sie der Signatur mit
UMBENENNEN einen anderen Namen zuweisen.
Festlegen einer Standard-Signatur
Die erste Signatur, die Sie auf diese Art erzeugen, wird automatisch bei allen neuen
Nachrichten eingefügt.
•
Sie können jedoch selbst für jedes EMail-Konto festlegen, ob bzw. welche
Signatur verwendet werden soll. Sehen
Sie sich dazu die rechte Seite des Dialogfensters SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER an.
•
Wählen Sie im Abschnitt Standardsignatur
auswählen das Email-Konto aus, für das
Sie die Signatur festlegen möchten.
•
Selektieren Sie aus der Dropdownliste
NEUE NACHRICHTEN den Namen der gewünschten Signatur oder den Eintrag (ohne).
•
Gehen Sie ebenso bei der Dropdownliste
ANTWORTEN/WEITERLEITUNGEN , vor.
Selektiver Einsatz von Signaturen
Wenn Sie eine neue Nachricht erstellen, können Sie eine gespeicherte Signatur auf folgende Art
einfügen:
•
Erzeugen Sie eine neue Nachricht.
•
Aktivieren Sie die Registerkarte EINFÜGEN.
•
Öffnen Sie die Dropdownliste SIGNATUR und wählen Sie
aus der Liste die gewünschte Signatur.
•
Eine in der neuen Nachricht allenfalls bereits vorhandene Signatur, wird durch die neue gewählte Signatur
ersetzt
Über den Listpunkt SIGNATUREN… gelangen Sie ebenfalls in das Dialogfenster SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER.
Sie können sich dort den Wortlaut der Signatur vor dem Einfügen ansehen, bzw. noch weitere Änderungen vornehmen.
Seite 110

Outlook für Fortgeschrittene

Transcription

Similar documents

PDF-Version - freiesMagazin

E-Commerce

INHALT - Education Group GmbH

Microsoft Outlook 2010 Produkthandbuch

Seite 1 von 39 Outlook 2010 Auf einzelne Ordner zugreifen 1

Funktionsliste

Installieren von Foxit Enterprise Reader

Acer s10 handheld Manual

FileMaker Pro Tutorial

E-Mail-Benachrichtigung konfigurieren