Bewerbungsunterlagen zum „ECM-Award 2014“

Bewerbungsunterlagen zum
„ECM-Award 2014“
Kategorie: „ECM-Lösung des Jahres 2014“
Bitte beachten Sie: Sie müssen sich bei der Einreichung der Lösung entscheiden, für welches
Produkt Sie die Einreichung vornehmen. Pro ECM-Lösungsanbieter kann nur ein Antrag in dieser
Kategorie eingereicht werden. Beachten Sie, dass es hier um kein einzelnes Kundenprojekt geht,
sondern um eine Software-/Hardware-Lösung/Business Paket aus Ihrem Portfolio, die zum Beispiel
für einen Business Case oder mit einem konkreten Zusatznutzen für Anwender oder unter Einsatz
neuester Technologien entwickelt wurde.
Einreicher des Projekts ist ein Software-Hersteller, der ein entsprechendes ECM-Lösungspaket, produkt, -modul bzw. Suite (nachstehend kurz „ECM-Lösung“ genannt) innerhalb der vergangenen
zwei Jahre entwickelt hat und das als hochinnovativ anzusehen ist. Die Beurteilung erfolgt über eine
Fachjury aus IT-Experten, CIOs und Vertretern der Wissenschaft. Die ausgefüllten TeilnahmeUnterlagen und Beilagen sind an die Mailadresse
ecm-award@pentadoc.com
zu senden.
Die Einreichungsunterlagen sind bis zum 30.09.2014 einzureichen.
Einreichender ECM-Lösungsanbieter
Name ECM-Lösungsanbieter
M-Files Corporation
Einzureichende ECM-Lösung
1. Bezeichnung der ECM-Lösung
Name/Titel für das einzureichende Software-/Hardwarepaket/Modul. Dieser Name/Titel dient der deutlichen Kennung der ECMLösung und wird automatisch der Einreichung zugeordnet, auch in den Veröffentlichungen.
M-Files DMS 10.0
2. Entwicklungszeitraum
Wann haben Sie mit der Entwicklung der ECM-Lösung begonnen, wann wurde diese abgeschlossen?
Die Entwicklung von M-Files DMS 1.0 begann im Jahr 2002 und wurde in 2005 auf den Markt
gebracht. Aktuell bringt M-Files eine Major-Version seiner ECM-Lösung pro Jahr heraus. M-Files
11.0 wird Ende des 1. Quartals 2015 erscheinen.
3. Produktverantwortlicher beim ECM-Lösungsanbieter
Wer war für das Entwicklungs-Projekt verantwortlich?
Mika Javanainen ist als Leiter des M-Files Produktmanagement-Teams verantwortlich für das
Produktportfolio, langfristige Roadmaps und die weltweite Preisgestaltung. Als Senior Director
der M-Files Product Management Abteilung leitet Mika die M-Files Product Manager und arbeitet
eng mit der Produktentwicklung sowie der Marketingabteilung zusammen, um die ECM-Lösung
von M-Files stetig weiterzuentwickeln, neue Produkte zu konzipieren und neue Features
einzuführen. Mika verfügt über langjährige Erfahrung im weltweiten ECM-Markt und ist
maßgeblich mitverantwortlich für die herausragende Technologieplattform, die M-Files DMS
10.0 seinen Nutzern bietet.
4. Unternehmensdaten
Bitte geben Sie weiterführende Daten zum Unternehmen an, in dem diese ECM-Lösung entwickelt wurde (Unternehmenszweck,
Angebot, eventuell Kennzahlen).
·
·
·
·
·
·
·
Gründungsjahr: 1989
ECM-Lösung mit M-Files DMS im Portfolio seit 2005
Firmensitz in Tampere, Finnland
Weitere Standorte in Deutschland (Ratingen), Schweden (Solna) und in den USA
(Dallas, TX)
250 Mitarbeiter
360 Partner weltweit (25 Partner in D/A/CH, 13 Partner in Deutschland)
Umsatz in 2013: 12,6 Mio. EUR
©PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt
Tel. +49 (0)69 97503-482, Fax +49 (0)69 97503-200, www.pentadoc.com
Seite 2/7
5. Lösungsbeschreibung
Beschreiben Sie hier die eingereichte ECM-Lösung im Überblick (max. 4.000 Zeichen inkl. Leerzeichen).
Die dynamischen Content-Management-Lösungen von M-Files spalten den ECM-Markt durch die
Veränderung der Art und Weise, wie Unternehmen Informationen verwalten, sichern und teilen.
M-Files verfügt über einen neuen und einzigartigen Ansatz, der anhand von Metadaten
Unternehmens-Content nach WAS etwas ist anstelle von WO etwas sich befindet, organisiert.
Zahlreiche Unternehmen, vom KMU zur Enterprise, in über 100 Ländern setzen M-Files entweder
in der On-Premise-Variante, in der Cloud oder in einer hybriden Umgebung ein, um die eigene
Produktivität und Qualität zu steigern und industrie- und branchenspezifische Standards und
Regularien konform einzuhalten.
Bei M-Files handelt es sich um ein komplettes Enterprise Content Management (ECM) System,
welches eine flexible Plattform bietet, um die weitreichenden Geschäftsanforderungen in
unterschiedlichen Branchen zu erfüllen. Die Funktionsfähigkeiten von M-Files enthalten:
· Dokumenten-Management & Library Services
· Records Management und Digital Asset Management
· Bildverarbeitungsanwendungen
· Access Control Management
· Ausgereifte Suchfunktionalitäten
· Metadaten-Management
· Workflow & BPM-Verwaltung
· Anbindung an externe Datenbanken und Systeme (wie z.B. MS Dynamics, SAP, Intrexx
und andere Systeme wie SalesForce)
· Collaboration / Social Content
· Email-Benachrichtigungen
· Veröffentlichung von Unternehmens-Content via Intranet und Extranet
· Anbindung an SharePoint für Abteilungsseiten mit Kalender-, Blog- und Wikifunktionen
und Diskussionsforen, all das wird mit dem Unternehmens-Content in M-Files verlinkt
· Windows Client, Web Access, and Mobile Access (iPhone, iPad, Android, Windows Phone
usw.)
· Email-Verwaltung und -archivierung (POP3, IMAP, Exchange)
Suche, Navigation und “Dynamische Ansichten”
Im Vergleich zu traditionellen, ordnerbasierten ECM-Lösungen, bieten die metadaten-basierten
Such- und Navigationsfähigkeiten dem Nutzer von M-Files eine einfachere und bessere
Möglichkeit, Content anhand von "Dynamischen Ansichten" herauszufiltern. Auf diese Weise kann
ein einzelnes Dokument selbst an unterschiedlichen Standorten sofort ausfindig gemacht
werden, ohne auf Duplikate zu stoßen.
Verwaltung von Berechtigungen und Kontrolle des Zugriffs
Im Gegensatz zu traditionellen ECM-Systemen mit einem strengen Sicherheitsmodell basierend
auf Ordnern und entsprechenden Berechtigungseinstellungen, verwaltet und kontrolliert M-Files
diese Informationen über die eigentlichen Metadaten. Dieser Ansatz ermöglicht ein dynamisches
verwalten von Änderungen in Berechtigungen von Dokumenten, und dies sofort und
automatisch.
Workflow Management
Mit dem M-Files Workflow-Feature können standartisierte Routineaufgaben innerhalb eines
©PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt
Tel. +49 (0)69 97503-482, Fax +49 (0)69 97503-200, www.pentadoc.com
Seite 3/7
Unternehmens automatisiert und über ein Aufgabenmanagement dem entsprechenden
Mitarbeiter zugeordnet werden - und das ohne Programmierkenntnisse. Bei der Erstellung einer
neuen Aufgabe, wird die Information und Verantwortung dem zuständigen Mitarbeiter
zugewiesen. Workflows innerhalb von M-Files können beispielsweise eingeleitet werden, um
Verträge zu genehmigen, Eingangsrechnungen zuzuweisen, Bewerbungen zu bearbeiten und für
unzählige andere Anwendungsfälle.
Replikation und Langzeitarchivierung
Selbst die Replikation von Dokumentenverwaltungen ist in M-Files metadatenbasiert. Die
Archivierung von Content in M-Files erfolgt ebenfalls über die Vergabe von Metadaten, so dass
anstatt einer Archivierung in entsprechende Ordner auf einem externen Speicherort dynamische
Archivierungsregeln erstellt werden können, um zu kontrollieren, welche Dokumente und
Informationen archiviert werden (z.B. alle Dokumente klassifiziert als Rechnungen, älter als 3
Jahre).
6. Video / Screenshots über Ihre eingereichte ECM-Lösung
Damit sich die Jury ein umfassendes Bild Ihrer ECM-Lösung machen kann, haben Sie auch die Möglichkeit, neben der
Kurzbeschreibung ein Video einzureichen. Sollten Sie kein Video einreichen bitten wir Sie zumindest einige Screenshots
einzureichen, damit sich die Jury ein besseres Bild von der Lösung machen kann.
Anforderungen an das Video:
Länge:
max. 2 Minuten
Format:
möglichst hohe Auflösung (720p), flash-Codec am besten H.264,
Container AVI, MOV oder m4v
Inhalt:
Screenshots bzw. Screencams,
einige Sätze des Produktverantwortlichen,
Darstellung der Kreativität Ihrer ECM-Lösung,
was macht Ihre ECM-Lösung so innovativ und außergewöhnlich?
Videos
Allgemeine Übersicht über M-Files (Englisch, 4:24 Minuten, YouTube):
M-Files: A Fresh Approach to Enterprise Information Management
Dokumente finden in M-Files (Deutsch, 1:53 Minuten, MOV):
Suchen in M-Files
©PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt
Tel. +49 (0)69 97503-482, Fax +49 (0)69 97503-200, www.pentadoc.com
Seite 4/7
7. Warum sollte Ihre ECM-Lösung den ECM-Award 2014 erhalten?
Beschreiben Sie hier warum ihre ECM-Lösung einen ECM-Award erhalten sollte! Was macht ihr Projekt so innovativ, kreativ und
außergewöhnlich? Was sind die Alleinstellungsmerkmale?
Content dynamisch organisieren durch "was" etwas ist anstelle von "wo" es sich befindet
Obwohl viele andere ECM-Anbieter ebenfalls Metadaten einsetzen, wird der eigentliche Content
häufig jedoch in Filestrukturen oder an festen Speicherorten abgelegt. In M-Files hat Content
weder einen festen Speicherort noch eine feste Ordnerstruktur. Kunden können den
entsprechenden Content über "dynamische Ansichten" mit "virtuellen Ordnern" darstellen, die
sich aus Metadaten-Eigenschaften von Dokumenten und anderen Objekten zusammenstellen. Auf
diese Weise kann ein einziges Dokument über unterschiedliche Wege an unterschiedlichen
Standorten oder "virtuellen Ordnern" ohne Duplikate "gefunden" werden. Ein Angebot kann zum
Beispiel in einer dynamischen Ansicht folgendermaßen dargestellt werden: alle Angebote,
Angebote nach Jahr und Monat, Dokumente nach Kunde, zuletzt geöffnete Dokumente oder
Markus Mustermanns Dokumente. Durch diesen Ansatz mit "Ordnern", oder besser "virtuellen
Ordnern", zeigt sich die Dynamik der ECM-Lösung von M-Files. Die Vorteile für den Nutzer sind
vielfältig und erlauben es, Dokumente mit gutem Gewissen "irgendwo" zu speichern, ohne sich
intensive Gedanken darüber machen zu müssen, M-Files kümmert sich darum.
Die metadaten-gesteuerte Navigation in M-Files (z.B. Dynamische Ansichten) löst ein
hartnäckiges Problem traditioneller Ordner-basierter Ansätze, die begrenzte Funktionalitäten
liefern in Bezug auf den Speicherort und das Ermitteln von Kopien von Dokumenten, die in
anderen Ordnern abgelegt wurden. M-Files löst dieses Problem durch die dynamischen ContentFilter, egal wann und wo es notwendig ist.
Die Definition einer "Ansicht" in M-Files besteht aus einem Filter, der festlegt was Content ist,
und diesen entsprechend darstellt oder in virtuellen Ordnern klassifiziert.
M-Files gibt es als On-Premise- und Cloud-Version. Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal ist die
Übereinstimmung an Produktfeatures, die es sowohl On-Premise als auch in der Cloud gibt. Mit
anderen Worten: alle Kern- und weiterführenden ECM-Features sind identisch in der OnPremise- und in der Cloud-Umgebung. Kunden können auch beide Umgebungen miteinander
kombinieren und eine ECM-Lösung entwerfen,bei der Daten teilweise in der Cloud und teilweise
On-Premise hinter einer Firewall gehostet werden. Diese hybride Architektur ermöglicht dem
Kunden seine IT-Wartungs- und Speicherkosten zu optimieren.
Eine M-Files Cloud Vault als Dokumentenverwaltung ist die erste ECM-Lösung, die vollständig auf
Windows Azure läuft und dadurch Unternehmen die Vorteile der zuverlässigen Cloud-basierten
Plattform von Microsoft ermöglicht, und das in weltweit operierenden Rechenzentren. Mit dem
Windows Azure Virtual Network kann eine M-Files Cloud Vault an eine On-Premise-Domain eines
Kunden angeschlossen werden, und gleichzeitig Single-Sign-on über Active Directory
ermöglichen und eine sichere Verbindung von der Cloud Quelle zu Business Systemen wie ERP
und CRM herstellen. Das daraus resultierende “Hybrid”-Model unterstützt eine flexible
Rechnerumgebung und ermöglicht es Unternehmen, Investionen flexibler zu gestalten.
©PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt
Tel. +49 (0)69 97503-482, Fax +49 (0)69 97503-200, www.pentadoc.com
Seite 5/7
Was möchten Sie uns abschließend mitteilen?
Weitere Anmerkungen zur eingereichten ECM-Lösung
In den letzten 18 Monaten wuchs das Geschäftsumfeld von M-Files rasant an. Der Umsatz von MFiles in 2013 stieg um mehr als 40% im Vergleich zum Vorjahr an, was zu einer Sechs-JahresWachstumsrate von über 1.100% führte. Die Anzahl an verkauften M-Files Lizenzen in 2013 stieg
um über 45% im Vergleich zu 2012 an. Zusätzlich wuchs auch das Geschäft von M-Files mit seinen
Cloud-basierten ECM-Lösungen: über 50% Zuwachs bei Cloud-Kunden und mehr als 60% Zuwachs
an Cloud-basiertem Umsatz in 2013 im Vergleich zu 2012. Das Partnernetzwerk von M-Files
expandierte 2013 um fast 80% im Vergleich zu 2012: aktuell gibt es 340 Partner in über 70
Ländern, wobei über 110% Umsatzwachstum über Partner in 2014 im Vergleich zu 2013 zu
erwarten ist. Tausende Organisationen in über 100 Ländern weltweit verwalten und bearbeiten
ihre Dokumente und ihren Content mit M-Files ECM.
Unser schnelles Wachstum zeigt den steigenden Anspruch von Unternehmen an eine ECM-Lösung
wie von M-Files, die im Vergleich zu komplexen und unhandlichen Lösungen von traditionellen
ECM-Anbietern dynamisch und flexibel einsetzbar ist.
Weitere nennenswerte M-Files Errungenschaften und Meilensteine in den vergangenen 18
Monaten:
· In 2013 schloss M-Files eine Series A Finanzierung in Höhe von 7,7 Mio US$ ab, geleitet
durch DFJ Esprit und Finnish Industry Investment.
· M-Files erhielt die ISO 9001:2008 Zertifizierung für Design, Entwicklung, Lieferung und
Unterstützung seiner Enterprise Content Management Software und entsprechenden
Dienstleistungen.
· M-Files auf Platz 402. der Deloitte Technology Fast 500 EMEA 2013 und 22. der Finland
Deloitte Technology Fast 50 gelistet.
· M-Files wurde als Arbeitgeber des Jahres 2013 durch die Tammerkoski Handelskammer in
Finnland ausgezeichnet.
· Das dritte Jahr in Folge wurde M-Files in Gartner's Magic Quadrant for ECM 2014
ausgezeichnet
· M-Files wurde als einer der einflussreichsten ECM-Anbieter im Forrester Research 2013
ECM Wave Report namentlich erwähnt.
· M-Files wurde auf der KMWorld-Liste als eines der 100 bedeutensten Unternehmen im
Bereich Knowledge-Management für das Jahr 2013 benannt.
©PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt
Tel. +49 (0)69 97503-482, Fax +49 (0)69 97503-200, www.pentadoc.com
Seite 6/7
Datum: 06.10.2014
Christian Habenstein
________________________________________
Name/Unterschrift ECM-Anbieter
Mit unserer Unterschrift nehmen wir die Teilnahmebedingungen für den ECM-Award 2014 an.
Bitte senden Sie die Einreichungsunterlagen bis zum 30.09.2014 an:
PENTADOC AG
Herrn Maximilian Gantner
Mobil +49 172 7427 497
E-Mail ecm-award@pentadoc.com
www.ecm-award.com
Herzlichen Dank für Ihre Einreichung. Selbstverständlich informieren wir Sie über die erfolgreiche
Annahme und Vollständigkeit der Unterlagen.
©PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt
Tel. +49 (0)69 97503-482, Fax +49 (0)69 97503-200, www.pentadoc.com
Seite 7/7