Präsentation

Dokumenten-Management und
Enterprise Content Management
Prof. Dr. Martin Michelson
Übersicht
1. Charakteristika, Aufgaben, Ziele
2. Funktionen / Dokumentzyklus
3. Standards und Rechtliches
4. Der Markt
5. Workflow-Management
6. Einführung eines DMS / ECM-Systems
Charakteristika, Ziele, Aufgaben
Dokumenten-Management und Enterprise Content Management
Es geht im Prinzip um das Gleiche
Enterprise Content Management erweitert die Sicht: Es steht für
ein umfassendes Konzept der Zusammenführung, Verwaltung
und Bereitstellung aller relevanten Informationen im Unternehmen
zur Einbindung in Geschäftsprozesse
ECM integriert Anwendungen des Dokumenten- und
Workflowmanagement, der Archivierung, des ContentManagement
ECM dient letztlich einem umfassenden Wissensmanagement
Enterprise Content Management
umfasst
WorkflowManagement
DokumentenManagement
Wissensmanagement
Archivierung
Content
Management
Dokumente…
Bildquelle: Adruni Ishan Pentadoc AG
Ausgangssituation
Ablage
kosten- und platzintensive Speicherung
viele Kopien
(Originale gehen verloren)
Informationsaustausch
lange Transport- und Liegezeiten
Management
keine Laufweg- und Zeitüberwachung
niedrige Informationsverfügbarkeit
Bearbeitung
sequentiell, fehleranfällig,
zeitintensiv
Mitarbeiter verwenden
zuviel Zeit auf Suchen
Ausgangssituation
wichtige Dokumente und Unterlagen verteilen sich in Unternehmen auf
eine Vielzahl von Ablagen:
• Zentralarchiv mit Papierakten
• Archiv-Lösungen verschiedener Abteilungen
• Dateiablagen auf PCs
• E-Mail-Systeme
• Content Management Systeme
• ERP Systeme
• Vielzahl an unterschiedlichen Benutzeroberflächen und
Funktionen
• Problem der Archivierung von aufbewahrungswürdigen und
gesetzeskonform aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
Dokumenten-Management/Enterprise Content Management: Charakteristika
Alle computergestützte Verfahren und Instrumente zum Verwalten,
Steuern und elektronischen Austausch von dokumentenbasierten
Informationen
Umfaßt den gesamten Prozeß der Erstellung, Bearbeitung,
Archivierung, Distribution und des Retrievals von Dokumenten
als Informationsträger
Dokumenten-Management/Enterprise Content Management: Charakteristika
Zielt auf Steigerung von Produktivität vernetzter betrieblicher
Abläufe und der gezielteren Informationsversorgung der Mitarbeiter
Unterstützung von Geschäftsprozessen: Automatisierung von
Standardabläufen
===> Informationen sollen einfacher und flexibler
generiert, organisiert, verteilt und archiviert werden
können.
Anforderungen
Elektronisches Verwalten, Speichern, Suchen, Verteilen von
strukturierter und unstrukturierter Informationen, Vermeidung von
Medienbrüchen
Integration unterschiedlicher Informationstypen (Text, Daten,
Grafik, Video, Audio, HTML) und Trägermedien
(Papierdokumente, Mikroformen, digitale Datenbestände) aus
unterschiedlichen Quellen und Softwareapplikationen unter einem
Zugriffsmodus
Integration interner und externer Informationen in eine einheitliche
Anwendungsumgebung
datenbankgestützte Metadatenverwaltung
Anforderungen
Reduzierung der Suchzeiten, Beschleunigung der Entscheidungs- und
Arbeitsprozesse
Raumeinsparung, Zeiteinsparung
===> Kosteneinsparung
Dezentralisierung der Arbeitsabläufe, Entwicklung neuer
Kooperationsformen
Transparenz der Prozesse
Anforderungen
Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten
Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagen)
Anforderungen
Quelle: BARC ECM Survey
Das Umfeld von Dokumenten-Management
Götzer u.a.: Dokumenten-Management
Komponenten eines DMS
Scanner
Optische Jukebox
Retrieval
Dokumenten-Server
Erfassungsplatz
Datenbank-Server
Arbeitsplätze/Clients
Output-Server
Web-Server
Fax
Fax
Drucker
LAN/WAN
Viewer
Nutzerschnittstellen
Nutzerschnittstellen
Web-Client
65%
66%
Desktop-Client
61%
52%
33%
38%
Explorer-Integration
Portal
25%
37%
Über das führende
Fremdsystem
(ERP, CRM, PPS)
Office-Client
21%
32%
16%
20%
Bestehende ECM-Projekte
Geplante ECM-Projekte
Quelle: BARC GmbH
DMS als Basis / integriert in
unternehmensweite(r) Informationssysteme
DMS /ECM als Basis / integriert in unternehmensweite(r)
Informationssysteme
Integration / Austausch Office-Anwendungen, ERP Systeme,
ECM-Systeme
Web-basierte Lösungen auf Nutzer- und auf Bearbeitungsebene
Verfügbarkeit und Austausch aller Informationen über das
Unternehmensnetzwerk
E-Business: Einbindung von Kunden und Partnern in Prozesse,
Zugriffsmöglichkeiten auf Informationen
DMS auch als Content-Management- und Portallösungen
Beispiel: Unterstützung des Kundenbetreuungsprozesses
Kundenanfrage
nein
neu?
ja
Adresse erfassen
Wünsche erfassen
Archivzugriff
Statuszugriff
Änderung eingeben
Antwort geben
Notiz anbringen
Formular vorausfüllen
Prospekt verschicken
Brief
nein
Termin?
Gespräch beenden
ja
Wiedervorlag
Funktionen / Dokumentzyklus
AIIM Modell
(Association for Information and Image
Management)
Funktionen / Dokumentenzyklus
Dokument
Erfassung
Indexieren
Archivierung
Administration
Bereitstellung
Retrieval
Erfassung
Quellen (Beispiele)
Papierdokumente
Office-Dateien
Faxe
E-Mails
Multimedia-Dateien
Webseiten
Übernahmen aus Anwendungen (Office, ERP, FiBu, XML
etc.)
DMS / ECMS
Erfassung
Erkennen von Informationen auf Papier
Barcode
QR Code
OMR Optical Mark Recognition
OCR Optical Character Recognition
ICR Intelligent Character Recognition
HCR Handprint Character Recognition
Indexieren
Aufbau einer separaten Datenbank mit den Metadaten der
Dokumente
Hinterlegen von Klassifikationen, Thesauri,
Schlagwortlisten
Manuelle Indexierung, Automatische Indexierung, Metadaten
durch Benutzer vergeben und/oder automatisch erzeugt
Volltextindex
Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten
Herausforderung für das Indexieren und das Retrieval: Beispiel
Bilddokument
Archivierung
Sicherheit
¾ Datensicherheit
(redundante Speicherung)
¾ Datenschutz / Zugriffsschutz (unbefugten Zugriff verhindern)
¾ Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, Revisionsschutz,
Aufbewahrungspflicht/-frist
¾ Besondere Herausforderung: E-Mail Archivierung
Archivierung
Speichermedien
¾ CD
¾ DVD
¾ UDO (Ultra Density Optical)
¾ RAID (Redundant Array of independant Discs)
¾ WORM (Write once, read multible)
¾ Festplatte
¾ Jukebox
¾ NAS (Network Attached Storage)
Archivierung
Originalformate
¾ HTML
¾ XML
¾ PDF
¾ DOC
¾ RTF
¾ TIFF
¾ GIF
¾ JPG
¾ MPEG
¾ MP3
¾ WAV
¾ EML
¾ …….
Archivierung
Speicherformate
¾ Originalformate
¾ TIFF
¾ JPEG 2000
¾ PDF
¾ PDF/X
¾ PDF/A
¾ ….
PDF 1.7, PDF/X und PDF/A sind ISO-zertifiziert (ISO 32000, ISO 19005).
PDF/X dient zum Austausch von Druckvorlagen in der graph. Industrie
Empfohlener Standard für revisonssichere Langzeitarchivierung ist PDF/A
Retrieval / Navigation / Enterprise Search
Quelle: xfriend.de
Retrieval / Navigation / Enterprise Search
Klare Unterschiede zu öffentlichen Suchmaschinen
Quellen: Unterschiedlichste Datenquellen und
Anwendungen, strukturierte und nicht strukturierte
Inhalte
Suche über alle Systeme im Unternehmen (DMS, ERP, CMS,
Intranet, E-Mail etc.)
Suche in der Metadatenbank,
Suche mit Hilfe von vorgegebenen Suchbegriffen
(Klassifikation, Thesaurus, Schlagwortliste
Intelligente Wörterbücher, Fuzzy Techniken
Freie Suche im Volltext
Retrieval / Navigation / Enterprise Search
Suchtreffer: Ranking wird nach eigen zu definierenden
Kriterien bestimmt (Index, Metadaten, Profil des Nutzers)
Durch Benutzer erstellbare Profile
Darstellung inhaltlicher Zusammenhänge, semantische Ansätze
Verweise auf mögliche andere Themenbereiche
Zugriff: I.d.R: Zugriff auf Dokumente entsprechend
Berechtigung
Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten
Retrieval / Navigation / Enterprise Search
Beispiele
IntraFind
Hakia Enterprise Search
Google Search Appliance
xfriend
Bereitstellung
Nutzeroberfläche: Proprietär und Web-Browser
Bearbeitung
Druck
Export, z.B. in CMS
Weiterleitung, z.B. per E-Mail
Administration
Bearbeitungszuordnung
Rechte- / Zugriffsverwaltung
Benutzereinstellungen, Anpassung der Oberfläche
Weiterleitung
Statistische Auswertungen
-
Datenträgerbelegung
- Zugriffshäufigkeit auf Datenträger, Dokumente,
Dokumentarten, Schlagworte etc.
Standards und Rechtliches
Records Management
Was ist Records Management?
Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente
und systematische Kontrolle und Durchführung
der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung,
Nutzung und Aussonderung von Schriftgut,
einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und
Aufbewahrung von Nachweisen und
Informationen über Geschäftsabläufe
und Transaktionen in Form von Akten.
ISO 15489
Bild: whitefoot-forward.com
Records Management
Viele Dokumente
Einige Records
Wenige ArchivObjekte
Quelle: U. Kampffmeyer
Records Management
Erstellung, Verwaltung und Archivierung von
geschäftsrelevanten bzw. aufbewahrungspflichtigen
Dokumenten
Damit hat es vor allem ein Organisationskomponente
Besondere Anforderungen an die revisionssichere
Langzeitarchivierung….
…sowie an die geordnete und nachweisbare Löschung von
Informationen
Beachtung gesetzlicher Vorschriften
Rechtliche Vorschriften und Standards
Moreq – (Model Requirements for the Management of
Electronic Documents and Records):
Europäischer De Facto Standard zur elektronischen Dokumenten-,
Archiv- und Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung.
Regelmäßige Weiterentwicklung im IDA-Programm der Europäischen
Union (Interchange of Data Between Administrations)
Derzeit Moreq 2010
Rechtliche Vorschriften und Standards
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit
(Domea-neu) (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung
im IT-gestützten Geschäftsgang):
In Deutschland gültige Richtlinien elektronischen Dokumenten-, Archivund Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung.
Löste 2012 das bisherige DOMEA-Konzept (DOkumentenManagement
und Elektronische Archivierung ab
Das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" unterstützt Behörden dabei,
aus dem großen Angebot die für sie passenden Verfahren auszuwählen und erfolgreich in
die Praxis umzusetzen. Elektronische Verwaltungsarbeit im Sinne dieses Konzepts
umfasst die elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen
Langzeitspeicherung und Aussonderung sowie die elektronische Prozessunterstützung
durch:
- elektronische Vorgangsbearbeitung,
- elektronische Zusammenarbeit und
- Fachverfahren.
Rechtliche Vorschriften und Standards
Nestor Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung:
Entwicklung von Standards für die digitale Langzeitarchivierung für
öffentliche Kultur- und Bildungseinrichtungen wie Bibliotheken, Museen,
Archive, Hochschulen
Datensicherheit
Merksätze des VOI:
Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden
Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken
wiederauffindbar sein
Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können
Bei Veränderungen muss der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt
werden können
Elektronische Archive sind so anzulegen, dass eine Migration auf neue
Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne
Informationsverlust möglich ist
Rechtliche Vorschriften
Digital geführte Daten müssen…
revisions- und fälschungssicher gespeichert werden
mit den Originalen inhaltlich und ggf. bildlich übereinstimmen
während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein
innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden
bei datenschutzrechtlichen Daten gesperrt bzw. nach Sperrzeit
gelöscht werden
Rechtliche Vorschriften
unter anderem…
HGB – Handelsgesetzbuch
§ 238 ff.: Anforderungen an das Führen von Handelsbüchern
„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine
Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“
Rechtliche Vorschriften und Standards
HGB – Handelsgesetzbuch
§ 257: Anforderungen an Aufbewahrung der Geschäfts- und
Handelskorrespondenz (auch E-Mails).
„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet
aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse,
Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse,
Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern
(Buchungsbelege).[…]
Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind 10 Jahre, die sonstigen in
Absatz 1 aufgeführten Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren.
Rechtliche Vorschriften und Standards
HGB – Handelsgesetzbuch
§ 261: Vorlegung von Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern
„Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem
Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf
seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind,
um die Unterlagen lesbar zu machen; soweit erforderlich, hat er die Unterlagen
auf seine Kosten auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen.“
Rechtliche Vorschriften und Standards
GoBS - Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
Regelungen und Konkretisierung der Vorschriften des
Handelsgesetzbuches bezüglich elektronischer Dokumente
„Die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst
erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung 1977
(A0) auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung
einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht. […]“
„Die Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchführung ist grundsätzlich nach
den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die einer manuell erstellten Buchführung.“
Rechtliche Vorschriften und Standards
GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums
Konkretisierung bestimmter Steuergesetze (z.B. Umsatzsteuer zur digitalen
Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen)
„Nach § 147 Abs. 6 AO (Abgabenordnung) ist der Finanzbehörde das Recht
eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte
Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese neue
Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung.
[….]“
„Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für
die Besteuerung von Bedeutung sind (steuerlich relevante Daten).
Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der
Lohnbuchhaltung sind danach für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten.
Soweit sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems
steuerlich relevante Daten befinden, sind sie durch den Steuerpflichtigen nach
Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu
qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten.“
Rechtliche Vorschriften und Standards
Sarbanes-Oxley Act (US-Bundesgesetz 2002)
Dieses Gesetz ist relevant für Firmen, die den Kapitalmarkt in der USA in
Anspruch nehmen / deren Wertpapiere an amerikanischen Börsen
gehandelt werden. Es regelt die Verlässlichkeit der Berichterstattung,
insbesondere der veröffentlichten Finanzdaten
Rechtliche Vorschriften und Standards
Beispiel E-Mails
E-Mail-Aufkommen steigt jährlich um 35%
87% der Unternehmen senden oder erhalten Kundenanfragen per EMail
- Angebote (82%)
- Bestellungen (60%)
- Rechnungen (43%)
- Verträge (43%)
Quelle: „Herausforderungen und Trends im E-Mail Management“, BearingPoint
Seit 2002: GDPdU verlangt Aufbewahrung steurrelevanter -Mails
Seit 2007: HGB regelt Umgang mit Geschäftsbriefen „gleichviel in
welcher Form“
Æ E-Mail-Management notwendig
Der Markt
Anbieter DMS / ECM-Systeme
Verwirrende Vielfalt
Unterschiedliche
Begrifflichkeiten
Unübersichtlichkeit
des Marktes
Größere
DMS / ECM-Systeme
Wichtige Anbieter
Marktakteure
IBM / Filenet (ibm.com/software/data/content-management/)
Microsoft (Sharepoint) (sharepoint.microsoft.com/de-de
EMC / Documentum (emc.com)
Oracle (Stellent) (oracle.com/de)
Open Text ECM Suite (opentext.com/2/global/solutions.htm)
Saperion (saperion.com)
Kleinere
DMS / ECM-Systeme
Wichtige Anbieter
Marktakteure
ELO (elo.com)
SER (ser.de)
Windream (windream.de)
Saperion (Saperion.com)
d.velop (d.3) (d-velop.de)
Easy (easy.de/)
Dr. Doc (drdoc.de)
Optimal Systems (optimal-Systems.de)
Gartner Magic Quadrant ECM
Beispiel: d.velop d3
Quelle: d.velop.de
Beispiel ELO Office
Open Source Angebote
Marktuntersuchungen
Kundenzufriedenheitsmonitor
Quelle: Pentadoc AG
ECM Allianz Deutschland
Sieben deutsche Hersteller von ECM haben 2009 die „ECM Allianz Deutschland“
gegründet und als Interessengemeinschaft „ECM jetzt!“eine gemeinsame
Dachkampagne gestartet. Ziel ist, Bedeutung von Enterprise Content Management
Software für Unternehmen und Organisationen aller Branchen bewusster zu machen
und auf ihre strategische Bedeutung hinzuweisen.
Dazu gehören:
d.velop
Easy
Saperion
SER
ELO
Optimal Systems
Windream
Workflow-Management
Funktions- vs. Prozessorientierte Sicht
Unternehmen
Vertrieb
Produktion
Entwicklung
Funktionsorientierte Sicht
Controlling
Rechnungswesen
Fokus auf funktionale Bereiche
Unternehmen
Prozessorientierte
Sicht
Fokus auf
Geschäftsprozesse
Erwerb
Vertrieb
Produktion
Entwicklung
Controlling
Rechnungswesen
Objekte sind
geliefert
Workflow-Management: Definition
Automatisierung von Prozessen oder Arbeitsabläufen, in denen
Dokumente, Informationen oder Aufgaben unter der Verwendung
von bestimmten Regeln oder Verfahren von einem Teilnehmer zum
anderen geleitet werden..
Workflow Management Coalition (WfMC)
d.h.:
¾ Betrachtung des gesamten Geschäftsprozesses
¾ Aktive Steuerung entlang der Prozesskette
¾ Aktive Überwachung der einzelnen Schritte
¾ Workflow Management wird häufig auch als
Business Prozess Management bezeichnet
Workflow-Management-System: Definition
Workflow
Arbeitsfluß
Management
Organisieren, Planen
System
a) Zusammenspiel
System
b) IT-Werkzeug
Æ Prozessmanagement
Workflow Management Coalition (WfMC)
• Internationale non-profit-Organisation
• Gründung durch führende Unternehmen der Info.-Technologie
• Entwicklung einer Standard-Terminologie
• Entwicklung eines einheitlichen Ansatzes zur Definition von
Workflow Systemen
• Entwicklung eines Standard Referenz Modells für die
modulare Architektur
• Agieren als Schnittstelle zwischen Herstellern und Anwendern
Aufgaben von Workflow-Management
Geschäftsprozesse systematisieren
Verringerung der Durchlaufzeiten
Aufgaben auf Arbeitsträger eindeutig
zuordnen
Vermeidung von Fehlleitung oder
Verlorengehen von Vorgängen
Arbeitsschritte steuern
Erhöhung der Produktivität
Prozesslaufzeiten beschleunigen
Verringerung der Durchlaufzeiten
Transparenz der Geschäftsprozesse
Erhöhung der Reaktionsfähigkeit
der MA durch Wissen
Arbeitslasten erkennen,
MAKapazitäten optimieren
Verbesserung der Fehlerquote,
Qualitätssteigerung, Qualitätssicherung
Aufzeichnung betriebsrelevanter Daten
zur Prozessverbesserung
Entlastung der Mitarbeiter von
Routinetätigkeiten
Bereitstellung von Informationen
über den Abwicklungsstand
Entlastung der MA von Nachforschungen,
Recherche, Kontrolltätigkeiten, Status
Vorgangstypen
Formalisierbarkeit
Formalisierbarkeit
Auftretensart
Auftretensart
Auftretenshäufigkeit
Auftretenshäufigkeit
Fest
Fest strukturierte
strukturierte
Vorgänge
Vorgänge
Regelmäßig/Zyklisch
Regelmäßig/Zyklisch
Regelmäßig
Regelmäßig
Teilstrukturierte
Teilstrukturierte
Vorgänge
Vorgänge
Häufiges
Häufiges Auftreten,
Auftreten,
Start
Start nicht
nicht Strukturierbar
Strukturierbar
Öfter
Öfter
Unstrukturierte
Unstrukturierte
Vorgänge
Vorgänge
einmalige
einmalige Workflows
Workflows
Einmalig
Einmalig
Der
ür fest
Der Einsatz
Einsatz von
von WMS
WMS eignet
eignet sich
sich vorwiegend
vorwiegend ffür
fest-- und
und teilstrukturierten
teilstrukturierten
Vorg
änge
Vorgänge
Beispiele
Weiteres….
Fest
Fest strukturierte
strukturierte
Vorgänge
Vorgänge
Teilstrukturierte
Teilstrukturierte
Vorgänge
Vorgänge
Unstrukturierte
Unstrukturierte
Vorgänge
Vorgänge
Urlaubsanträge
Urlaubsanträge
…..
…..
Reisekostenabrechnung
Reisekostenabrechnung
…..
…..
Kreditvergabe
Kreditvergabe
…..
…..
Schadensabwicklung
Schadensabwicklung
…..
…..
Komplexe
Komplexe Dokumente
Dokumente
…..
…..
Marketingstrategien
Marketingstrategien
…..
…..
Funktionen von Workflow-Systemen
Modellierung der Vorgänge, Abläufe und Zuständigkeiten auf
Basis der hinterlegten Organisations- und Ressourcedaten
Automatisierte Steuerung von Abläufen, Informationen und
Dokumenten, Unterstützung der Vorgangsbearbeitung
Information und Kontrolle über laufende oder abgeschlossene
Vorgänge
Wiedervorlage nicht abgeschlossener Vorgänge
Workflow-Systeme speichern die Prozessinformationen als
eigene Objekte
Bestimmung der Elemente zur Abwicklung von Geschäftsprozessen
Aufgaben und Aufgabenabläufe
Rollen (z.B. Befragungskoordinator) und Personen
Werkzeuge (z.B. Formulare, Anwendungssoftware)
Daten, Dokumente, Informationsquellen
Fachliche Abhängigkeiten (z.B. Freigabe ab 5.000 €)
zeitlicher Rahmen des Prozesses oder einzelner Vorgänge
Automatisierte Unterstützung
z.B.
Ablageverwaltung
Weiterleitung von Dokumenten
Erstellung und Verwaltung von Verteilerlisten
Vertretungs- und Zuständigkeitsregelungen
Termin- und Fristüberwachung
dem Überblick über den Bearbeitungsstatus und der Historie der
Arbeitsschritte von dokumentenbasierten Vorgängen
Bestellungen mit oder ohne Genehmigung
Workflow-Schema und Workflow-Instanz
Beispiel Bestellung eines Laptops
Komponenten von Workflow-Systemen
Modellierungswerkzeug
Modellierungswerkzeug
Graphischer
Graphischer Designer
Designer zur
zur Visualisierung
Visualisierung
der
Prozesse
der Prozesse
Runtime/Ausführungssystem
Runtime/Ausführungssystem
Benutzersystem
Benutzersystem zur
zur Abwicklung
Abwicklung der
der
Geschäftsvorfälle
Geschäftsvorfälle
Schnittstellen
Schnittstellen
Schnittstellen
Schnittstellen zum
zum Aufrufen
Aufrufen von
von
Anwendungsprogrammen
Anwendungsprogrammen
Datenbank/Informationssystem
Datenbank/Informationssystem
Bereitstellung
Bereitstellung der
der im
im Geschäftsprozess
Geschäftsprozess
benötigten
benötigten Informationen
Informationen
Überwachung/Steuerung
Überwachung/Steuerung
Kontrolle
Kontrolle und
und Steuerung
Steuerung des
des Systems
Systems
und
der
Prozesse
im
Produktivbetrieb
und der Prozesse im Produktivbetrieb
Workflow
System
Ebenen
Workflowsysteme sind proaktive Systeme, die den
Arbeitsfluß zwischen Teilnehmern anhand eines
(vordefinierten) Ablaufs steuern
Mitarbeiter
Start
Stop
Prozeß
Anwendungen
Informationsquellen
Dokumente
Daten
Grafischer Designer: Beispiel WorkflowXpert.net
Ebenen
Workflowsysteme sind proaktive Systeme, die den
Arbeitsfluß zwischen Teilnehmern anhand eines
(vordefinierten) Ablaufs steuern
Mitarbeiter
Start
Stop
Prozeß
Anwendungen
Informationsquellen
Dokumente
Daten
Aufgabenbereiche
EntwicklungsEntwicklungsumgebung
umgebung
Organisator
Aufbauorganisation
Prozeßdesign
Aktivitätendesign
Integration
Optimierung
Laufzeitumgebung
Laufzeitumgebung
Supervisor
Mitarbeiter
Aktivitätenmanagement
• Auswahl
• Unterbrechen
• Wiederaufnehmen
• Weitergabe
• dyn. Redefinition
Engine
Verwaltung/Kontrolle
Services
Netzwerk
Schnittstellen
Synchronisierung
Priorisierung
Tracking
Monitoring
Warnungen
EPK – Ereignisgesteuerte Prozessketten
Ereignis
Informations-,
Material- oder
Ressourcenobjekt
Funktion
Informations-und
Materialfluss
und, oder,
verknüpfen,
auslösen
Ressourcen- /
organisatorische
Einheitenzuordnung
Kontrollfluss
Prozesskette
Organisatorische
Einheit
EPK-Objekte: Verknüpfungen
Ereignis1
Input 1
Input 2
Funktion
Org. Einheit
Output
XOR
Ereignis 2
Ereignis 3
Ereignis 4
EPK-Objekte: Beispiel Wareneingangsbearbeitung
Ware ist eingetroffen
Bestellung
Lieferschein
Ware prüfen
Wareneingangsstelle
Prüfergebnis
XOR
Ware ist
freigegeben
Ware ist
gesperrt
Fertigung
Fertigung
Ware wurde
abgelehnt
QualitätsQualitätssicherung
sicherung
Beispiel: Lieferantenrechnung
Quelle: Karl Gemünden
Bauunternehmung
Quelle: Karl Gemünden
Bauunternehmung
Beispiel: Graphical Workflow Designer bei RJS
Nutzen und Vorteile von Workflow-Systemen
Vernetzung von Prozessen, an denen mehrere Personen
beteiligt sind
Verkürzung von Dokumentdurchlauf- und Liegezeiten
Dynamische Verwaltung von Dokumenten
Transparenz, Verantwortlichkeit, Nachvollziehbarkeit bei
Prozessen
Überblick für alle Beteiligten über Stand und Fortgang
Unterstützung der Zusammenarbeit der Mitarbeiter
Besserer Kundenservice
Nachteile von Workflow-Systemen
Hohe Abhängigkeit von Technologie und Netzwerk
Hoher Aufwand, Komplexität der Organisation
Reduktion informeller und persönlicher Kontakte
Verlagerung von MA-Wissen in Systeme
Vernachlässigung der Personen zugunsten der Prozesse
Überwachung der Mitarbeiter
Beispiele Workflow-Systeme
IBM MQSeries Workflow
IBM Lotus Domino Workflow (Domino Erweiterung)
SAP Business Workflow
COI-BusinessFlow
MS Sharepoint (Workflow-Modul)
Process Maker
Einführung eines DMS /ECM-Systems
Gründe für die Beschaffung von DMS-Lösungen
Reaktion auf Mitbewerber ca. 2%
Technologie - Test ca. 4%
Regelmäßige Arbeitsüberlastung ca. 4%
Steigerung des Umsatzes ca. 7%
Ersatzbeschaffung ca. 9%
Raumkostenreduktion ca. 9%
Höhere Sicherheit für Dokumente ca. 11%
Vorteile im Wettbewerb ca. 13%
Verbesserte Kontrolle und Führung ca. 18%
Personalkostenreduktion ca. 24%
Höhere Produktivität ca. 42%
Verbesserter Zugriff ca. 44%
10
20
30
40
50
Prozent der Nennungen
Quelle: U. Kampffmeyer
Anforderungen an DMS / ECM
Quelle: BARC ECM Survey
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Definition der Ziele und der zu erreichenden Ergebnisse
Platzersparnis, zentrale/dezentrale Archivierung, Kostenreduktion, besserer
Zugriff auf benötigte Information, Optimierung der Infrastruktur etc.
Welche organisatorischen Verbesserungen sind zu erreichen?
Wie sieht das zu erwartende Nutzenpotential aus?
Untersuchung der organisat. und techn. Machbarkeit
Feststellen der betroffenen Unternehmensbereiche
Ermittlung der zu erwartenden Investitionssumme
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Projektplanung und -initialisierung
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Projektplanung und -initialisierung
Einsatz einer Projektgruppe
verschiedene Bereiche (IT , Organisation, Fachbereiche)
Festlegung der Projektorganisation
Verteilung der Zuständigkeiten, Termin- und Aktivitätenplanung, Definition der
Projektphasen, Ressourcenplanung
Definition der Randbedingungen
DV-Infrastruktur, organistaorische Abläufe
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Ist-Analyse
Projektplanung und -initialisierung
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Ist-Analyse
Dokumentenbestände, Dokumententypen, Dokumentenflüsse
Mengengerüst
Ermittlung bisheriger Ablage- und Indexierverfahren
Geschäftsprozesse / Wertschöpfungsprozesse
Kommunikationsformen
Technische Infrastruktur
Schwachstellenanalyse
Ermittlung von Schwachstellen in der Ablauforganisation
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Sollkonzept
Ist-Analyse
Projektplanung und -initialisierung
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Soll-Konzept
Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation entsprechend
der Zielsetzung
Feststellen der durch einen DMS-Einsatz wegfallenden und
hinzukommenden Aufgaben
Organisatorische und technische Konzeption des Systems
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Kosten- und Nutzen-Vergleich
Einschätzung des ROI
Aufstellen eines Kriterienkataloges
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Systemauswahl
Sollkonzept
Ist-Analyse
Projektplanung und -initialisierung
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Systemauswahl
Markterhebung
Ausschreibung (Longlist)
Prüfung der Angebote, Vergleich mit Kriterienkatalog
Eingrenzung der geeigneten Anbieter(Shortlist)
Systemdemonstration und -test
Nutzwertanalyse auch der nicht quantifizierbaren Aspekte
Anbieterauswahl
Erstellung eines Feinpflichtenheftes
Beschreibung des Systems unter organisatorischen techn. und fachl. Aspekten
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Pilotprojekt
Systemauswahl
Sollkonzept
Ist-Analyse
Projektplanung und -initialisierung
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Pilotprojekt
Implementierung in geeigneter Abteilung, deren Aufgaben
repräsentativ für das Unternehmen sind
Durchführung von Tests in organisatorischer und technischer
Hinsicht
Erstellung der Feinkonzeption, Adjustierung des Systems
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Schrittweise Einführung
Pilotprojekt
Systemauswahl
Sollkonzept
Ist-Analyse
Projektplanung und -initialisierung
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Schrittweise Einführung
Umsetzung der in der Pilotphase gemachten Erfahrungen
Installation des DMS, ggf. Integration in bestehende
Anwendungslandschaft
Anpassung auf unterschiedliche Unternehmensbereiche und
-bedürfnisse
Schulung der Mitarbeiter
Systemabnahme
Ständige Erfolgskontrollen
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Schrittweise Einführung
Pilotprojekt
Unternehmensweiter Betrieb
Systemauswahl
Sollkonzept
Ist-Analyse
Projektplanung und -initialisierung
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Schrittweise Einführung
Pilotprojekt
Unternehmensweiter Betrieb
Systemauswahl
Sollkonzept
Ist-Analyse
Projektplanung und -initialisierung
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse