הנהלת חשבונות שטראוס

‫מדריך משתמש‬
‫הנהלת חשבונות‬
‫שטראוס‬
‫פניות לשירות לקוחות יש לשלוח לכתובת‪:‬‬
‫‪support@nipendo.com‬‬
‫מסמך כניסה למערכת‬
‫שינוי שפה‬
‫‪ .1‬הזן את שם האתר‬
‫‪ .2‬הזן את שם המשתמש‬
‫‪ .3‬הזן סיסמה ראשונית‬
‫‪ .4‬לחץ כניסה‬
‫יש להקפיד על אותיות קטנות‪/‬גדולות ולהימנע מרווחים מיותרים‬
‫בכניסה ראשונה למערכת תתבקש לעדכן את פרטיך האישיים‬
‫בחר שם משתמש באנגלית‬
‫הזן כתובת מייל לקבלת התראות מערכת‬
‫הקלד שוב את הסיסמא שבחרת‬
‫בחר סיסמאת כניסה חדשה‬
‫בסיום לחץ על "עדכן"‬
‫על הסיסמא להכיל ‪ 6‬תוים ומעלה‪ ,‬שילוב של אותיות באגלית וספרות בלבד‪.‬‬
‫מסך חשבוניות נכנסות‬
‫במסך זה ניתן לצפות בפרטי החשבוניות שנשלחו על ידי הספקים לפורטל ולבצע חתכי חיפוש על פי פרמטרים לבחירתכם‪.‬‬
‫ניתן לייצא את פרטי החשבוניות לקובץ בפורמט ‪\ Excel‬‬
‫להוריד את קבצי החשבוניות ישירות למחשב‬
‫‪ .2‬לחיצה כפולה על‬
‫שורת החשבונית תציג‬
‫את מסך החשבונית‬
‫‪ .1‬לחץ על "חשבוניות נכנסות"‬
‫על הספק לעקוב אחר סטטוס החשבונית בפורטל‬
‫מסך חשבוניות יוצאות – מאפייני חיפוש‬
‫קיימות מספר אפשרויות חיפוש במסך זה‪:‬‬
‫לחיפוש על פי מילת מפתח הקלד‬
‫בשדה שאילתה ולחץ "חיפוש"‬
‫ניתן להרחיב את טווח החיפוש‬
‫בסקאלת ציר הזמן‬
‫לביצוע חיפוש ממוקד יותר‬
‫לחץ "חיפוש מתקדם"‬
‫חלון חיפוש מתקדם‬
‫בחלונית "חיפוש מתקדם" ניתן לבצע חיפוש ממוקד על פי הקריטריונים המוצגים להלן‪:‬‬
‫לביצוע פעולת חיפוש‬
‫יש ללחוץ על "חפש"‬
‫למחיקת חתך החיפוש וחזרה‬
‫לערכי ברירת מחדל לחץ "איפוס"‬
‫* שימו לב – בחלק משדות‬
‫החיפוש ניתן לבצע בחירה מרובה‬
‫שים לב‪ ,‬חשבונית אשר נמצאת בארכיון‪ ,‬לא תופיע בחיפוש ברירת המחדל ויש‬
‫לשנות את סטטוס הארכיון ל"ארכיון" או ל"הכל" על מנת לראות אותה‪.‬‬
‫חלון חיפוש מתקדם‬
‫* שימו לב – בחלק משדות החיפוש ניתן לבצע בחירה מרובה של ערכים‪:‬‬
‫בדיקת חשבונית ספק‪:‬‬
‫בהשוואת בין תמונת חשבונית לנתוני החשבונית יש להקפיד על התאמה בנקודות הבאות‪:‬‬
‫‪ .1‬סכום סופי )הפרש ברמה של אגורות אינו מצביע על אי התאמה(‬
‫‪ .2‬כיתוב "מקור" על החשבונית או חשבונית העתק שנסרקה עם חותמת "נאמן למקור"‪.‬‬
‫‪ .3‬שם הספק‬
‫‪ .4‬תאריך מדויק‬
‫‪ .5‬מספר חשבונית מדוייק‪.‬‬
‫במקרים שקיימת אי התאמה יש לדחות את החשבונית ולציין את סיבת הדחייה‪.‬‬
‫אפשרויות הצגת מסך החשבונית‬
‫לעדכון חשבונית לחץ על כפתור " שנה סטטוס חשבונית"‬
‫שינוי סטטוס חשבונית‪:‬‬
‫לאחר לחיצה על כפתור "שנה סטטוס חשבונית" יופיע החלון הבא‬
‫בו יהיה עלייך לבחור את הסטטוס הרלוונטי לאותה חשבונית‪.‬‬
‫לחיצה על החץ בשדה "סטטוס‬
‫חדש" ובחירת הסטטוס‪.‬‬
‫במקרה של דחיית חשבונית יהיה עלייך‬
‫לעדכן את סיבת הדחייה על מנת שהספק‬
‫יוכל לתקן את הנעשה‬
‫סטטוסים רלוונטים‪:‬‬
‫נקלטה – במקרה בו החשבונית תקינה וקלטתן אותה למערכת‬
‫המידע שלכן‪.‬‬
‫אושרה – במקרה והחשבונית אושרה והועברה לתשלום‪.‬‬
‫נדחתה – במקרה בו זיהיתם בעיה כלשהי בנתוני החשבונית או‬
‫סיבה עסקית לדחיית החשבונית‪ .‬בשדה "פירוט" יש לציין במלל‬
‫את סיבת הדחייה ואת שם מנהלת החשבונות שביצעה את הדחייה‪.‬‬
‫מסך חשבונית‪ -‬צרופות‬
‫במסך זה ניתן לראות נספחים שהספק הוסיף לחשבונית‪ ,‬ע"פ דרישות לקוח‪.‬‬
‫סמל האטב מסמל כי בחשבונית זו קיים נספח‬
‫לצפייה בקובץ היכנס לחשבונית ללשונית "צרופות"‬
‫לצפייה בנספח קיים לחץ‬
‫פעמיים במקש השמאלי‬
‫בעכבר על הצרופה הרלווטית‬
‫הוספת הערה לספק‬
‫הינך יכול לשלוח הערה לספק על החשבונית הרלוונטית‪.‬‬
‫להוספת הערה‬
‫לחשבונית לחץ‬
‫" הוסף הערה"‬
‫המשך הוספת הערות לחשבונית‪:‬‬
‫לאחר לחיצה על כפתור "הוסף הערה"‪ ,‬יופיע חלון נוסף‪.‬‬
‫‪ .1‬עלייך להקליד את הערה הרלוונטית לחשבונית‬
‫• על מנת להגדיר את ההערה כפרטית אליה תתאפשר גישה אך ורק לנמענים‪,‬‬
‫יש לסמן ‪V‬בריבוע שמימין לכיתוב "הערה פרטית"‪ ,‬במידה ולא סומן ‪V‬‬
‫במשבצת זו כל משתמשי הפורטל יוכלו לקרוא את ההערה במידה ויכנסו למסך‬
‫הצעת המחיר‪.‬‬
‫‪ .2‬בכדי לעדכן את שמו של הגורם שיקבל את ההערה עליך‬
‫לבחור את שמו מתוך רשימת משתמשי הלקוח בטבלה‬
‫השמאלית במסך‪ ,‬ע"י סימון המשתמש ב‪.V-‬‬
‫‪ .4‬בסיום לחיצה על כפתור הוספת הערה‪.‬‬
‫צפייה בהערה‬
‫לצפייה בהערות יש להיכנס ללשונית "הערות"‪ .‬הערות נכנסות הן הערות שהספק שלח אלייך הוערות‬
‫יוצאות הן הערות שמשתמש שטראוס עידכן בהערה‬