xpert – informacijski sistem za upravljanje gradbenih projektov

XPERT – INFORMACIJSKI SISTEM ZA UPRAVLJANJE GRADBENIH PROJEKTOV
asist. mag. Bojan Strah, univ. dipl. inž. grad.
e-naslov: bojan.strah@fgg.uni-lj.si
Jurij Velkavrh, univ. dipl. mat.
e-naslov: jurij.velkavrh@fgg.uni-lj.si
asist. dr. Aleksander Srdič, univ. dipl. inž. grad.
vsi UL Fakulteta za gradbeništvo in geodezijo, Jamova 2, 1000 Ljubljana
e-naslov: aleksander.srdic@fgg.uni-lj.si
Samo Pleterski, univ. dipl. inž. grad.
AXIS d.o.o., Tehnološki park 19, 1000 Ljubljana
e-naslov: samo.pleterski@axis.si
Ivan Rus, univ. dipl. inž. grad.
e-naslov: ivan.rus@sct.si
Jernej Nučič, univ. dipl. inž. grad.
oba SCT d.d., Slovenska cesta 56, 1000 Ljubljana
e-naslov: jernej.nucic@sct.si
Povzetek
XPERT je projektni informacijski sistem za upravljanje in obvladovanje gradbenih projektov.
Namenjen je podpori izvajanju poslovno-tehničnih procesov v fazi priprave na gradnjo in same
gradnje ter pokriva vrzel med poslovnimi, dokumentnimi in tehničnimi CAD programskimi rešitvami.
Z njegovo uporabo odpravljamo vrsto ovir v poslovanju gradbenih podjetij in omogočamo uspešno
obvladovanje kompleksnih, časovno omejenih in finančno zahtevnih gradbenih projektov. Sistem, ki
ga predstavljamo, ni le evidenčno orodje, temveč celovita informacijska rešitev, saj njegova uporaba
omogoča pravilne tehnološke, organizacijske in finančne odločitve ter hkrati zagotavlja
transparentnost poslovanja.
Abstract
XPERT – information system for construction project management
XPERT is information system for construction project management and controlling. It is intended to
support the implementation of business-technical processes in the construction preparation and
construction itself and covers the gap between business, document management and technical CAD
software solutions. System eliminates many obstacles in the construction company business and
provides effective management of complex, time-bound and financially-complex construction
projects. Presented system is not only a registration tool, but also a comprehensive information
solution that enables the use of proper technology, organizational and financial decisions, while
ensuring transparency of operations.
Ključne besede
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
1
gradbeništvo, gradbena informatika, projektni informacijski sistem, upravljanje gradbenih projektov,
gradbena kalkulacija, gradbeno planiranje, stroškovni inženiring
Key words
construction, construction informatics, project information system, construction project
management, construction estimating, construction planning, cost engineering
1.
UVOD
Stanje v gradbeništvu
Gradbeništvo je tehnična stroka, ki se ukvarja s projektiranjem, statičnimi in dinamičnimi
izračuni, izgradnjo, vzdrževanjem, sanacijo in končno porušitvijo grajenih objektov
[Wikipedia]. Panoga gradbeništva je tipično storitvena dejavnost in ena izmed panog, ki
najbolj kaže, koliko država ali gospodarstvo vlagata v infrastrukturo.
Gradbeništvo je zaradi gospodarske krize in posledično znižanja naročil ter zaostrenih
finančnih razmer na trgu v zadnjih letih utrpelo zmanjšanje gradbenih aktivnosti in s tem
dokaj velike posledice. V obdobju pred vsesplošno gospodarsko krizo je bila rast gradbeniške
panoge izredno visoka in je s tem veliko prispevala tudi k gospodarski rasti. Delež
gradbeništva v BDP-ju je za leto 2008 znašal 7,3 odstotka, v letu 2009 pa je bil že opazen
padec na 6,9 odstotka. Poleg tega sta stanji gradbeništva in celotnega gospodarstva v
precejšnji povezavi, saj so na gradbeništvo vezane tudi številne druge pomembne panoge.
Po sedmih zaporednih letih rasti, ki je bila na področju gradbenih del še posebej izrazita med
letoma 2006 in 2008, je slovensko gradbeništvo leta 2009 doživelo velik padec. Rezultati so
bili negativni za vse tri glavne segmente gradbene industrije. Celotno število gradbenih
dejavnosti se je zmanjšalo za 20 %, gradbena dela na nestanovanjskih objektih so upadla za
skoraj 25 %, gradbena dela na stanovanjskih objektih za 20 %, gradbena dela na nizkih
gradnjah pa za 18 %. Leta 2009 so nizke gradnje obsegale približno 50 % vseh gradbenih del,
stanovanjski objekti približno 16,5 %, nestanovanjski objekti pa približno 33,5 %. Tudi v letu
2010 je bil prisoten velik upad na področju gradbenih dejavnosti, in sicer za 25 % v vseh treh
segmentih gradbene industrije. To pomeni, da je konec leta 2010 obseg gradbene dejavnosti
že skoraj dosegel stopnjo iz leta 2005, to je stopnjo pred izrazitim povečanjem investicij. *8]
Poslovanje v gradbeništvu
V gradbeništvu nastopajo tako velika kot srednja in mala podjetja. Največ je malih, ki so
specializirana za posamezne aktivnosti. Velika in srednja podjetja pa poleg lastnih dejavnosti
za izvedbo ali najemajo podizvajalce za opravljanje nekaterih specializiranih storitev ali se
združujejo kot soizvajalci v konzorcije. Podjetja v gradbeništvu se ukvarjajo z različnimi
projekti, ki jih je potrebno izvesti v določenem času, v okviru predvidenih stroškov in v
zahtevani kakovosti. Gradnja večine objektov predstavlja obsežna in kompleksna dela, kar
zahteva usklajevanje velikega števila aktivnosti in virov. Poleg tega pa projekti pogosto
potekajo istočasno in tako dodatno povzročajo težave na področju upravljanja projektov.
Ekonomika gradbenih projektov je v prvi vrsti domena stroke, saj so poznavanje in izbor
tehnologije gradnje ter razumevanje potencialnih tveganj in njihovih finančnih posledic
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
2
ključnega pomena pri zasnovi, planiranju in sami izvedbi gradnje. Problematika pa se kaže v
obvladovanju informacij, ki narašča z obsegom projektov, številom projektov, velikostjo
projektnih skupin in skupnim številom vseh udeležencev na projektih.
Zaradi sočasnega izvajanja procesov v različnih fazah in različnih stopnjah zahtevnosti so
enoznačne informacije, enovit sistem poročanja ter kakovostne analize realizacije ključnega
pomena pri določanju prioritet in odločitvah na vseh nivojih upravljanja gradbenih projektov
in vodenja posameznega podjetja. Poleg sistematizacije poslovnih procesov so ključne
usmeritve tudi hkratno delo, neposredna komunikacija več uporabnikov znotraj projektne
skupine in sodelovanje med posameznimi projektnimi skupinami znotraj istega okolja. Vse
skupaj pa nakazuje potrebo po elektronskem sodelovanju uporabnikov v različnih procesih v
istem dokumentu v istem časovnem obdobju.
Problem
Kadar gradbena podjetja posameznih projektov ne spremljajo celostno, nimajo pregleda nad
stanjem in uspešnostjo projektov. Tako vodilni kadri kot ostali udeleženci na projektih
največkrat nimajo ali pa ne uporabljajo orodij, s katerimi bi lahko uspešno upravljali s
projektom od njegove ideje do njegovega zaključka, obvladovali spremembe ob izvajanju in
nadzorovali vse akterje ter vire. Predvsem pri večjih poslovnih sistemih v gradbeništvu se
zaradi kompleksnosti in interdisciplinarnosti procesov brez učinkovite informacijske podpore
ne zmore več obvladovati projektov in dosegati želenih finančnih učinkov.
Večina gradbenih podjetij uporablja različna informacijska orodja skozi posamezne faze
gradnje (koncipiranje, konstruiranje/projektiranje, priprava na gradnjo, izvedba), ki jim
lajšajo načrtovanje in spremljanje procesa gradnje. Ta orodja zaradi specifičnosti področja ali
okolja večinoma niso povezljiva med seboj, podatki v njih so vidni samo zaposlenim, ki
aktivno sodelujejo na projektu in pogosto niso niti ustrezno zaščiteni pred nepooblaščenim
dostopom in morebitno izgubo podatkov. Posledično se srečujejo z nepreglednostjo nad
podatki, nezmožnostjo avtomatiziranega prenosa podatkov med rešitvami in vprašljivo
kakovostjo ter varnostjo posameznih podatkov. Rezultat je slabo obvladovanje projektov, kar
je najpogostejši dejavnik za neuspešno doseganje ciljev projektov in v končni fazi slabo
poslovanje gradbenih podjetij.
Ideja
Projekti, ki jih izvajajo gradbena podjetja, postajajo vedno bolj kompleksni, podjetja izvajajo
vse več projektov hkrati in zaradi obsega del vanje vključujejo številne podizvajalce in
dobavitelje. To samo po sebi še ne povzroča težav. Težave povzroča neustrezno vodenje teh
projektov oz. to, da projekti niso celostno vodeni skozi celotni proces gradnje. Spremembe,
ki so edina »stalnica« v gradbeništvu, ključno vplivajo na dosego ciljev posameznega
projekta, zato se je pokazala potreba po drugačnem pristopu k obvladovanju gradbenih
projektov. Ker gradbena podjetja stremijo k čim večji učinkovitosti in s tem povezani
konkurenčni prednosti, lahko to dosežejo predvsem s pomočjo boljšega upravljanja tj.
planiranja, vodenja in kontroliranja projektov. Na področju upravljanja pa se pojavlja
praznina na področju informacijske podpore. Za boljši pregled in nadzor nad projekti ter s
tem višjo učinkovitost poslovanja in znatno znižanje verjetnosti napak je torej nujno uvajanje
celovite informacijske podpore za upravljanje in obvladovanje gradbenih projektov, ki naj v
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
3
končni fazi zagotovi optimizacijo poslovanja in posledično veča konkurenčno prednost
gradbenih podjetij.
Ideja je torej izgradnja celovitega informacijskega sistema, ki naj omogoča celostno
upravljanje in obvladovanje posameznega ali več kompleksnih gradbenih projektov hkrati;
torej sistema, ki naj združuje vse potrebne funkcionalnosti za obvladovanje ključnih faz
gradbenega procesa; konstruiranje, priprava na gradnjo in gradnja. Nudi naj popolno
podporo in omogoča ukrepanje tako izvajalskim procesom kot poslovno-finančnim funkcijam
podjetja. Sistem, ki v vsakem trenutku omogoča pregled stanja, analize vprašljivih področji in
ukrepanje tako operativnim udeležencem kot vodilnim zaposlenim. Udeleženci morajo imeti
pregled nad stanjem projektov, možnost obvladovanja sprememb ob izvajanju ter nadzor
nad podizvajalci. Za dosego celovitosti naj omogoča povezovanje s poslovnimi, projektnimi in
dokumentnimi sistemi.
Idejo smo realizirali in jo poimenovali XPERT (Planning, Evalutation, Realization, Timing).
2.
XPERT
Splošno
XPERT je inovativen informacijski sistem za upravljanje in obvladovanje gradbenih projektov.
Celovita rešitev je idealna za gradbena podjetja, ki istočasno izvajajo aktivnosti na različnih,
zapletenih in z vidika virov obsežnih projektih. Sistem omogoča celostno podporo
posameznemu gradbenemu projektu in portfelju projektov. Poleg celovite podpore skozi
gradbeni proces sta njegovi pomembni lastnosti tudi povezljivost z drugimi poslovnimi (ERP)
in dokumentnimi sistemi, ki jih gradbena podjetja trenutno uporabljajo pri svojem
poslovanju, ter sistem uporabniških računov. Obe lastnosti sta pomembni zaradi nemotene
vpeljave sistema v poslovni proces podjetij, možnosti uporabe pri najrazličnejših projektih in
določanja uporabniških pravic ter s tem povezanega vpogleda v posamezne vsebine.
XPERT je visoko zmogljiv sistem, ki predstavlja novost na slovenskem trgu podpornih
sistemov v gradbeni panogi. Analiza javno dostopnih virov o sorodnih sistemih v tujini pa
kaže, da je sistem XPERT velik doprinos na področju informacijske podpore upravljanju in
obvladovanju gradbenih projektov tudi v mednarodnem okolju. Odlikujejo ga številne
funkcionalnosti skozi vse faze gradbenega procesa – konstruiranja, priprave na gradnjo in
gradnje same ter skozi vse aktivnosti poročanja. XPERT je preverjena rešitev za vse vrste
večjih gradbenih projektov, ki se je razvila in dopolnjevala s pomočjo preko 150 aktivnih
uporabnikov sistema, ki so rešitev uporabljali na več kot 60 večjih gradbenih projektih.
Faze gradbenega projekta in položaj XPERT
Obvladovanje faz in vlogo rešitve znotraj gradbenega podjetja v povezavi z osnovnimi procesi
in s tem v odnosu do ostalih informacijskih rešitev najlažje orišemo v naslednji shemi:
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
4
Slika 1: Shema XPERT podpore procesom v posameznih fazah gradbenega projekta
Ker je učinkovitost informacijskega sistema ključnega pomena za obvladovanje projektov ter
posledično za obvladovanje ogromnega števila med seboj povezanih podatkov, aktivnosti in
virov, je popolnoma jasno, da morata biti zagotovljena tudi učinkovit vhod podatkov v sistem
in učinkovit izhod podatkov iz sistema. Človek kot edini pametni element v postopku
izvajanja procesa upravljanja (poleg strojne in programske opreme) ne more prevzeti
odgovornosti za obvladovanje velikega števila podatkov, pa naj bo njegovo odločanje še tako
intuitivno, natančno in utemeljeno z leti izkušenj. Zato mora celoten proces stremeti k temu,
da informacijski sistem prevzame obdelavo in analiziranje velikega števila podatkov, na
uporabnika pa preloži odgovornost za natančen vnos podatkov in seveda za odločanje; ob
upoštevanju najpogostejših razlogov za stečaj gradbenih podjetij in rešitev, ki jih za te
razloge ponuja razvit sistem (tabela 1), je to še toliko bolj razvidno.
6 najpogostejših razlogov za stečaj v gradbeništvu
RAZLOG
REŠITEV XPERT
Omogoča natančno načrtovanje, sledenje in
porabo materiala in ostalih virov.
1. Neurejen sistem materialnega poslovanja.
2. Odsotnost spremljanja stroškov in denarnega toka
za projekte in družbo kot celoto ali nezmožnost
pravilnega odločanja na podlagi podatkov o
poslovanju.
3. Izvajanje del preko pogodbenih okvirov z
investitorjem.
4. Prekomerna poraba mehanizacije
organizacija dela z mehanizacijo.
–
slaba
5. Slab nadzor nad delom podizvajalcev.
6. Slabe ali napačne kalkulativne osnove ob
Zagotavlja verodostojno planiranje, spremljanje in
simulacijo stroškov projekta ali celotnega portfelja
projektov podjetja skozi vse faze gradbenega
procesa.
XPERT že pri načrtovanju opredeli omejitve,
izhajajoč iz pogodbe, in preko sistema več/manj
ter dodatnih del (aneksi) opozarja odstopanja od
pogodbenih vrednosti.
Preko gradbenih kalkulaciji in terminskega
planiranja virov mehanizacije nudi optimalno
organizacijo in porabo mehanizacije.
Sistem celostno povezuje tudi vse podizvajalce, ki
morajo redno poročati o napredku izvedenih del v
skladu s cilji.
Vgrajeno ima napredno orodje za izdelavo
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
5
prevzemanju posla.
gradbenih kalkulacij na podlagi standardnih opisov
del in postavk, kar znatno zmanjša napačno oceno
potrebnih virov.
Tabela 1: Najpogostejši razlogi za stečaj gradbenega podjetja, Vir: Standard & Poor’s 2006, vzorec rešitev
10.000 gradbenih družb v EU in ZDA za obdobje 1997 – 2005;
Kot je razvidno, rešitev XPERT skozi odpravljanje najpogostejših razlogov za težave gradbenih
podjetij celovito obdeluje velike količine podatkov in preko njih omogoča ažurno obveščanje
uporabnika tako o ključnih projektnih in finančnih informacijah kot tudi o vseh kritičnih
situacijah znotraj projektov ali podjetja kot celote. Hkrati pa z razbremenitvijo uporabnikov
omogoča, da se ti usmerijo v zagotovitev pravilnih vhodnih podatkov (materialni šifrant,
kalkulativne osnove) in pravilno odločanje (sodelovanje s podizvajalci, planiranje, pravilna
kalkulacija).
3.
ZAKAJ XPERT
Sistem XPERT kot celota ali pa kot orodje za obvladovanje posameznega segmenta delovanja
gradbenega podjetja vsebuje številne rešitve, med katerimi navajamo le nekaj ključnih.
Delitev gradbenega projekta na faze, module ter dokumente
Generalne faze gradbenega projekta, ki jih pokriva XPERT, so izdelava popisa del, priprava
ponudbe in spremljava izvedbe. Vsaka od teh faz ustvarja določene t. i. dokumente; popis
del, ponudba, pogodba, plan, naročila, situacije in uspešnost, ki jih upravljajo uporabniki v
vlogi projektanta, ponudnika, izvajalca ali planerja.
Slika 2: Shematična relacija faz gradbenega procesa, modulov in dokumentov
V projekt je možno vnesti poljubno število osnovnih dokumentov – popisov del in s popisom
povezanih ponudb ter kasneje pogodb. Vsaka ponudba oziroma pogodba ima sistemsko
podprtih več funkcionalnosti, ki se kažejo v posameznih dokumentih. Preko povezav na
osnovni dokument pa sistem skrbi za konsistentnost podatkov.
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
6
Skupinsko delo
Eno izmed temeljnih izhodišč pri zasnovi novega sistema, tj. skupinsko delo, je bilo
predvideno kot ključno predvsem za fazo izvedbe. Izkazala pa se je kot izjemna dodana
vrednost tudi v fazi izdelave ponudbe, predvsem na projektih, kjer gradbeno podjetje poleg
nalog izvajalca prevzame tudi nalogi koncipiranja in projektiranja. Slednji namreč zahtevata
veliko usklajevanja znotraj projektne skupine, ki jo sestavljajo projektanti, popisovalci del,
kalkulanti, tehnologi ter komercialisti za posamezna področja. V kolikor vsi člani projektne
skupine za delo ne uporabljajo enotnega vira podatkov, se ob časovnem pritisku delo v
skupini lahko izkaže kot izredno neproduktivno. Enotna baza podatkov in skrben sistem
pravic, ki je vgrajen v XPERT, pa omogoča kontrolirano skupinsko delo.
Obvladovanje projektov s kompleksno strukturo
Interne delitve del
Projekti imajo lahko poljubno interno organizacijsko delitev. Za vsak sklop del znotraj
projekta se lahko posebej določijo posebne pravice uporabnikov, izdelujejo terminski plani,
pripravljajo gradbene mesečne situacije ali pa se meri uspešnost. Projekt z eno pogodbo se
lahko do investitorja interno deli na sklope (npr. tuneli, trasa in objekti), ti sklopi pa dalje na
svoje smiselne podsklope (npr. objekti na sedem pogodbenih objektov, od katerih pa ima en
objekt še dva svoja podizvajalska sklopa). Projekt se je tako razbil na obvladljive enote, pri
čemer povezava na osnovno pogodbo do investitorja ostane in omogoča vso korespondenco
z nadzorom, npr. izdajanje skupne gradbene mesečne situacije.
Delitev del na Joint Venture (JV) partnerje
Poseben primer organizacije delitve projekta predstavljajo projekti, kjer sodeluje več
soizvajalcev, t. i. partnerjev. To so pravnoformalno gledano posebne soizvajalske pogodbe, ki
se sistemsko gledano obravnavajo na enak način kot pogodbe z enim izvajalcem. Pri tem
načinu organizacije projekta ima vsak od partnerjev celotno strukturo pogodbenega popisa
del, količine posameznih postavk po partnerjih pa se računajo glede na delitveno tabelo. Za
vsakega partnerja se vodijo svoje obračunske situacije (v nadaljevanju situacije), ki so
povezane z osnovno pogodbo do investitorja, pri čemer se na skupni situaciji količine
partnerjev samodejno seštevajo. Tak način vodenja projekta zagotavlja v nadaljevanju
podatke tudi za namen garancij (dejanski deleži izvedbe po partnerjih) in evidenco referenc
po posameznih partnerjih. Funkcionalnost delitvene tabele omogoča hitro prilagajanje in
analize variant v fazi ponudbe, v fazi izvedbe pa tudi prilaganje dejanskemu stanju izvedbe
projekta.
Podizvajalska dela
Vsaka ponudba ima lahko neomejeno število ponudnikov podizvajalskih storitev. V fazi
pogodbe pa se le izbrane podponudbe pretvorijo v podpogodbe. Omogočena in zaželena je
tudi spremljava podizvajalcev po situacijah za njihova dela. Na tak način zagotovimo
transparentnost poslovanja podizvajalskih del. Sistem predstavlja močno analitično orodje za
spremljavo po posameznih podizvajalcih, prikazovanje razlike v ceni, dinamiko obračunov
ipd.
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
7
Integracija z orodji za operativno planiranje
Neposredna povezava z MS Project Server
Z dvosmerno povezavo z MS Project Server smo uvedli učinkovito in celovito orodje za
terminsko planiranje projektov in v projektu predvidenih virov. Rešitev se je izkazala za
pravilno, saj smo že uveljavljeno okolje (MS Project) integrirali s sistemom XPERT. Pri tem ni
bilo potrebno razvijati in uvajati nove rešitve in s tem dodatno obremenjevati samega
razvoja sistema. Dodatni razlog za odločitev je dejstvo, da je MS Project postal nepisan
standard za medsebojno usklajevanje planov med naročnikom in izvajalcem.
Poleg povezovanja s celotno logiko MS Project smo s prehodom na MS Project Server
pridobili tudi povezavo na zelo uporabno okolje MS Share Point Server.
Slika 3: Integracija XPERT in MS Project za namen planiranja
Povezava na Tilos
Kljub vsem omenjenim prednostim planiranja v MS Project se pri določenih tipih gradbenih
projektov MS Project ne izkaže kot dovolj učinkovito orodje. Predvsem na daljših linijskih
projektih (večina infrastrukturnih projektov kot so ceste, železnice, komunalni vodi,
plinovodi, daljši viadukti in tuneli) nam tovrstno planiranje ne nudi dovolj nazorne predstave
o stanju izvedbe projekta. Za tak tip projektov je primernejša t. i. tehnika linearnega
planiranja (v gradbeništvu poznana tudi kot tehnika ortogonalnega planiranja), ki omogoča
pregled nad zaporedjem izvajanja dejavnosti po lokaciji. Med različnimi programskimi
rešitvami smo izbrali program Tilos 6 podjetja Linear project GmbH. Prednost povezave
XPERT – Tilos je v tem, da celotno kalkulacijo, izdelano v XPERT okolju, istočasno analiziramo
v programu za linearno planiranje in tako optimiziramo plan ter kalkulacijo. Omenjeni način
je lahko tudi dokaj učinkovito vizualno orodje, kar nam je v veliko pomoč tudi pri dejanski
izvedbi in dogovorih na terenu.
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
8
Slika 4: Linearno planiranje – primer plana za izvedbo linijske infrastrukture
Obračunavanje del
Obračunavanje gradbenih projektov se praviloma izvaja z dokumentom, imenovanim
gradbena mesečna situacija, kjer so prikazane pogodbene količine in cene ter dejansko
izvedene in potrjene kumulativne ter mesečne količine. Na podlagi zadnje kumulativne
vrednosti in predhodno obračunanih zneskov se izračuna vrednost mesečne fakture.
Postopek je standarden in kot tak ne prinaša nič novega. Novost, ki jo sistem omogoča, je
celovita rešitev za obračunavanje v vseh projektnih odnosih; podizvajalci, soizvajalci, interne
delitve.
Vse situacije po partnerjih so med seboj povezane in omogočajo prenos podatkov med
seboj. Za vnos podatkov pri partnerjih, ki niso neposredno vključeni v sistem, so omogočeni
posebni Uvozi/Izvozi preko standardiziranih in kontroliranih datotek v formatu MS Excel.
Analitično orodje za spremljavo izvajanja in uspešnosti projektov
Sistem za obračunavanje hkrati služi tudi za izračunavanje prislužene vrednosti projekta po
metodi EVM (Earned Value Method – Metoda prislužene vrednosti). Zelo pomembno pri tem
je, da za samo, sicer dokaj kompleksno metodo, ne potrebujemo dodatnega dela, hkrati pa
je verodostojnost podatkov pri tem zelo visoka. Kljub temu, da se z analizo prislužene
vrednosti večinoma spremljajo stroški in roki, je možno spremljati katero koli količino
(proizvodne ure, m3 betona, kg jekla itd.).
Slika 5: EVMS – primer S krivulje in Kiviatovega diagrama
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
9
Povezava XPERT ↔ Poslovni sistem:
Spremljanja projektov brez točnih in ažurnih podatkov o dejansko porabljenih sredstvih ne
moremo izvajati. V ta namen je narejen vmesnik, ki omogoča navezavo na poljuben poslovni
informacijski sistem (poslovni sistem v matičnem podjetju, poslovni sistem projekta v tujini
itd.) v smislu prenosa poslovnega stanja projekta v XPERT.
Sinhronizacija dokumentov med projektnim in poslovnim sistemom
Za integralno informacijsko okolje je značilno, da v njem ne prihaja do podvajanj pri vnosih
podatkov na posameznih podsistemih. S tem se zagotavlja enoličnost podatkov. V ta namen
so bili izdelani kompleksni postopki sinhronizacij dokumentov, ki zagotavljajo enoličnost
podatkov v različnih sistemih. V nekaterih primerih se namreč v dokumentih prepletajo vloge
nadrejenih (takšnih, v katere se podatki vnašajo) in podrejenih (takšnih, ki podatke samo
berejo). Vmesnik za izmenjavo podatkov je narejen za naslednje dokumente; ponudbe,
pogodbe, naročila in situacije. Stanje je osnova za izračun uspešnosti in spremljave projektov
po metodi EVM.
Matični podatki – osnova za delo
Pomemben korak pri uvajanju sistema XPERT je integracija t. i. matičnih podatkov.
Poenostavljeno lahko rečemo, da so matični podatki tisti šifranti, ki jih uporabljajo vsi sistemi
v podjetju in katerih enotnost je osnovni pogoj za prenos podatkov iz enega v drugi sistem.
Poleg enostavnih: merske enote, poslovni partnerji, kadrovska evidenca ipd. pa je potrebno
zgraditi tudi vsebinsko bolj zahtevne ključne šifrante: kalkulativni viri ter materialna sredstva.
Zaradi obsežnosti ključnih šifrantov in stalne želje po osveževanju podatkov se pojavlja ideja
o organizaciji posebnega »projekta« v okviru slovenskega gradbeništva s ciljem
standardizacije šifrantov gradbenih materialov, polizdelkov, izdelkov in storitev, ki jih bodo
lahko uporabljala tako izvajalska gradbena podjetja kot tudi proizvajalci in dobavitelji.
Poleg matičnih podatkov je za enostavno delo na sistemu potrebna tudi baza normativov in
standardnih tehnologij, ki pa zaradi novega informacijski sistema na tem področju odpira
povsem nove dimenzije pri njihovem sestavljanju in dokumentiranju. Glavne funkcionalnosti
baze so:
 vsaka entiteta ima drevesni in mrežni pogled,
 možnost shranjevanja slik k posameznim zapisom,
 možnost povezave podatkovnih zapisov z internetnimi viri s podrobnejšimi informacijami,
 podpora poljubnim parametrom v normativih in tehnologijah – na podlagi vrednosti
vnesenih parametrov se preko algoritma izračunajo končne vrednosti normativov.
Povzetek prednosti ali dodane vrednosti rešitve XPERT
Na kratko lahko opisane rešitve kot prednosti in dodano vrednost povzamemo takole:
celovita informacijska rešitev, najnovejša tehnologija, vgrajen sistem uporabniških pravic za
dostop do dokumentov glede na fazo projekta, povezljivost z zunanjimi sistemi (poslovni,
dokumentni, projektni), obvladovanje enega projekta ali portfelja projektov, uporabnost za
kompleksne projekte, specifične funkcionalnosti za posamezna področja (kalkulacije,
komerciala, vodstvo ...), vzpostavitve t. i. baze znanja (normativi, standardi, podpora
parametrom), specializirana vertikalna rešitev za področje gradbeništva, standardizacija
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
10
delovnih procesov, postopkov in komunikacije, pregleden in funkcionalno uporaben
uporabniški vmesnik, inovativna rešitev na področju vodenja gradbenih projektov, odprtost
sistema za nadaljnji razvoj ...
4. Komu je XPERT namenjen
Sistem XPERT nudi najboljše rezultate in največjo dodano vrednost gradbenim in inženiring
podjetjem, ki imajo čim višje število zaposlenih oziroma čim višje število tehničnega kadra
(inženirjev, ekonomistov ...) in delujejo na različnih, čim bolj zapletenih projektih hkrati. Pri
tem izhajamo iz dejstva, da so bolj zapleteni gradbeni projekti, dražji in omogočajo višje
prihodke podjetju, ki jih izvaja ter večje prihranke skozi uporabo sistema. Na podlagi
omenjenih dejstev smo ciljna podjetja razdelili na velika in srednja gradbena izvajalska ter
inženiring podjetja.
Ne glede na obliko, velikost ali organiziranost podjetja je sistem namenjen naslednjim tipom
uporabnikov: vodstvo podjetja, projektno vodstvo, vodja projekta/vodja gradbišča/vodja
del, tehnolog/kalkulant/planer, komerciala in obračunski.
5.
ZAKLJUČEK
Dosedanje pomanjkanje celovite informacijske rešitve na področju projektnega vodenja v
slovenskem gradbeništvu je sililo udeležence projektov, da si je vsak po svoje (bolj ali manj
uspešno) izdelal sistem, po katerem je vodil, spremljal in meril uspešnost svojega dela.
Stereotip, da se v gradbeništvu ne da narediti celovite informacijske rešitve, ki bo povsem
integralno in še vedno dovolj prilagodljivo pokrivala izvedbeno fazo projektov, je še vedno
prisoten. Posledično posamezniki izkazujejo dvome v informacijsko podporo in zato ne
vlagajo dovolj svojega potenciala v informacijsko izobraževanje ali pa prepustijo, da se
projekti spremljajo vzporedno »po starem in po novem«.
Z informacijsko rešitvijo XPERT smo podrli omenjeni stereotip in omogočili gradbenim
podjetjem, da z uvedbo v prispevku opisane rešitve na enostaven in pregleden način vodijo
ali bolje rečeno celovito upravljajo svoje projekte. Z uvajanjem novega informacijskega
sistema nudimo podporo tehnološkim in poslovnim odločitvam ter hkrati zagotavljamo
transparentnost vodenja infrastrukturnih projektov, ki predstavlja temelj uspešnega
finančnega poslovanja podjetja.
Ponovimo, da problematika obvladovanja informacij narašča z obsegom projektov, velikostjo
projektne skupine in skupnega števila vseh udeležencev na projektih. Zaradi sočasnega
izvajanja različno zahtevnih projektov, ki so lahko hkrati še v različnih izvedbenih fazah, delijo
pa si skupne vire, so enoznačnost informacij, enovit sistem poročanja ter analiza realizacije
ključnega pomena pri določanju prioritet in odločitev tako projektnih vodij kot vodstva
podjetja. Na tržišču sicer obstajajo določene projektno informacijske rešitve za podporo
upravljanju gradbenih projektov, žal pa je celovita analiza njihovega delovanja in
funkcionalnosti pokazala nekatere njihove osnovne pomanjkljivosti. Vse to so razlogi, zaradi
katerih smo se odločili za razvoj celovitega projektnega informacijskega sistema XPERT.
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
11
VIRI IN LITERATURA
[1] RUS, Ivan: Razvoj projektnega informacijskega sistema v SCT 1. del, Tehnični informator SCT št. 66, 12/06,
SCT d. d.
[2] RUS, Ivan: Razvoj projektnega informacijskega sistema v SCT 2. del. Modul PONUDBA, Tehnični informator
SCT št. 67, 03/07, SCT d. d
[3] RUS, Ivan, STRAH, Bojan: Razvoj projektnega informacijskega sistema v SCT 3. del. Modul IZVEDBA,
Tehnični informator SCT št. 72, 11/08, SCT d. d
[4] TROHA, Mirko, RUS, Ivan: Prenova šifrantov, Tehnični informator SCT št. 72, 11/08, SCT d. d
[5] NUČIČ, Jernej, RUS, Ivan: Tilos – orodje za linearno planiranje, Tehnični informator SCT št. 75, 03/10, SCT d.
d.
[6] RUS, Ivan, NUČIČ, Jernej, SRDIČ, Aleksander, STRAH, Bojan, VELKAVRH Jurij, GLAVAN, Primož, PLETERSKI,
Samo: Uvajanje projektnega informacijskega sistema PRINS v SCT d.d., Projektni forum – Projekti in
projektni menedžment v vlogi reševanja globalnih sprememb gospodarske krize, Velenje, 2010, str. 229252.
[7] RUS, Ivan, NUČIČ, Jernej, SRDIČ, Aleksander, STRAH, Bojan, VELKAVRH Jurij, GLAVAN, Primož, PLETERSKI,
Samo: Uvajanje integrirane informacijske rešitve za vodenje gradbenih projektov, 10. slovenski kongres o
cestah in prometu – Zbornik referatov 2, Portorož, 2010, str. 1100-1109.
[8] Združenje delodajalcev Slovenije: Prestrukturiranje v gradbeništvu – kako bolje napovedati prihodnje
trende, Publikacija, Ljubljana, november 2010.
[9] SRIDA, Velimir, TREVEN, Sonja in PAVLIČ, Mile: Informacijski sistemi. Ljubljana: Gospodarski vestnik 1995,
str.274.
[10] PMBOK® Guide A guide to the Project Management Body of Knowledge 2000 Project Management
Institute 2004
[11] ICB IPMA Competence Baseline version 3.0 International Project Management Association junij 2006
[12] Predhodni sistem vodenja projektov v sistemu SCT d. d. (WPKO, PIS, OPM)
[13] Ahuja H., Dozzi S. P., Abourizk S. M. :«Project Management -Techniques in Planning and Controlling
Construction Projects«, 1994
[14] Hegazy T., »Computer based Construction project management«, 2003
[15] Ward M.: »The Capture and Integration of Construction Site Data«, 2004
Dnevi slovenske informatike 2011, Portorož, 18. - 20. april 2011
12