Beredskapsplan Haraldsplass diakonale høgskole (pdf)

Dokumentnavn
Beredskapsplan
Haraldsplass diakonale
høgskole høgskole
Nivå Versjon
2
3
Status
Godkjent av styret.
Revidert 17.12.2012
Godkjent dato
17.12.2012
Side
Side 1 av 8
BEREDSKAPSPLAN
FOR
HARALDSPLASS DIAKONALE
HØGSKOLE AS
K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc
1
Dokumentnavn
Beredskapsplan
Haraldsplass diakonale
høgskole høgskole
Nivå Versjon
2
3
Status
Godkjent av styret.
Revidert 17.12.2012
Godkjent dato
17.12.2012
Side
Side 2 av 8
Beredskapsplan Haraldsplass diakonale høgskole
Innhold
1. Innledning……………………………………………………………………
s. 3
2. Beredskapsplanens virkeområder……………………………………………
s. 3
3. Faser i beredskapsarbeidet………………………………………………….
s. 3
4. Varsling og innkalling………………………………………………………
s. 4
5. Organisering…………………………………………………………………
s. 5
6. Informasjon………………………………………………………………….
s. 6
7. Arealer til bruk i krisesituasjoner……………………………………………
s. 6
8. Eksterne ressurser……………………………………………………………
s. 7
9. Varslingsliste………………………………………………………………… s. 8
1. INNLEDNING
K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc
2
Dokumentnavn
Beredskapsplan
Haraldsplass diakonale
høgskole høgskole
Nivå Versjon
2
3
Status
Godkjent av styret.
Revidert 17.12.2012
Godkjent dato
17.12.2012
Side
Side 3 av 8
Formål med beredskapsplanen:
• Denne planen skal være en operativ plan for krisehåndtering ved Haraldsplass
diakonale høgskole og skape tilstrekkelig trygghet til å håndtere en slik situasjon på
best mulig måte.
• Beredskapsplanen skal være lett tilgjengelig både på K-området og på høyskolens
nettsider.
• Beredskapsplanen skal beskrive ansvarsforhold, organisering, rutiner for varsling, og
informasjonshåndtering.
• Driftssjef har ansvar for ajourhold av planen.
2. BEREDSKAPSPLANENS VIRKEOMRÅDER
Denne planen iverksettes blant annet ved:
Større ulykker og naturkatastrofer
• Ulykke hvor det er personskader og/ eller dødsfall hvor ansatte og/ eller studenter ved
Haraldsplass diakonale høgskole er involvert (for eksempel flystyrt, trafikkulykke,
leteaksjon).
Hendelser som påvirker ansatte/ studenter følelsesmessig
• Plutselig dødsfall/ ulykke
Brann eller eksplosjon
• Større materiell skade
• Følelsesmessig påkjenning for de som er involvert
Uforutsett begivenhet som vil ha stor betydning for Haraldsplass diakonale høgskole:
• Begivenhet som medfører stor pågang fra media
• Alvorlige strafferettslige forhold og hvor politiet er koblet inn
3. FASER I BEREDSKAPSARBEIDET
Foreberedelsesfasen er fasen før en eventuell situasjon oppstår.
I denne fasen skal følgende være klarlagt
- oppdaterte telefonlister over ansatte / studenter og deres pårørende. Oppdaterte lister
finnes til enhver tid i Personalarkivet og i det studieadministrative systemet (FS).
Ansvar: Administrasjon- og utdanningsleder
- Oversikt over reisevirksomhet både blant ansatte og studenter.
Ansvar for studenter: Internasjonal koordinator/Studieledere.
Ansvar for ansatte: Personalansvarlig.
Studenter/ansatte har selv ansvar for at dette er oppdatert til enhver tid.
- Oversikt over telefonkapasitet
- Ansvarsområdene for den enkelte i ledelsen og den enkelte ansatte
K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc
3
Dokumentnavn
Beredskapsplan
Haraldsplass diakonale
høgskole høgskole
Nivå Versjon
2
3
Status
Godkjent av styret.
Revidert 17.12.2012
Godkjent dato
17.12.2012
Side
Side 4 av 8
- Varslingsrutiner for Haraldsplass diakonale høgskole
- Beredskapsplan for ulykker/ kriser
Akuttfasen: En krisesituasjon har oppstått eller er i ferd med å oppstå.
- Beredskapsplanen trer i kraft med etablering av beredskapsgruppe og varslingsrutiner.
Bearbeidelsesfasen: Den akutte fasen er over.
- Følge opp rammet/ pårørende i den grad det er naturlig inntil et år etter hendelsen
(merkedager, årsdag etc.)
- Sette i verk tiltak overfor ansatte/ studenter (minnegudstjeneste, besøk på ulykkessted,
andre former for bearbeiding).
Evalueringsfasen: Tidsperioden etter bearbeidelse og overgang til ny forberedelse.
- Analysere og vurdere håndteringen av hendelsen for på best mulig måte være rustet
ved eventuelle senere hendelse.
4. VARSLING OG INNKALLING
Alle ansatte/ studenter har et ansvar for å ta initiativ overfor høyskolen hvis en finner det
nødvendig, eller det kommer signaler fra media eller andre som tilsier at en krise har
inntruffet.
Regler for varsling ved alvorlig hendelse
• Ansatte/ studenter som oppdager en mulig krisesituasjon skal varsle:
- Brann:
110
- Politi:
112
- Ambulanse: 113
•
Varsling ut over politi/ ambulanse/ brannvesen skal foregå i følgende rekkefølge:
- Rektor
- Administrasjon- og utdanningsleder
- Driftssjef
- Studieleder BiS
- aktuelle departement og myndigheter (se. punkt 8, side 7).
•
Etter denne første varsling beslutter rektor om beredskapsplanen skal iverksettes og
beredskapsgruppen (se punkt 5) samles.
•
I noen tilfeller er situasjonen så uklar at ledelsen bør møtes for å vurdere videre
krisehåndtering og om beredskapsplanen skal iverksettes.
•
Varsling av sykdom/ ulykker/ dødsfall er helsevesen/ politi sin oppgave. Vi bør bistå i
den grad det er naturlig.
Innkallingsprioritet
K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc
4
Dokumentnavn
Beredskapsplan
Haraldsplass diakonale
høgskole høgskole
Nivå Versjon
2
3
Status
Godkjent av styret.
Revidert 17.12.2012
Godkjent dato
17.12.2012
Side
Side 5 av 8
Ved en krise hvor situasjonen er uoversiktlig både med hensyn til hendelsesforløp og omfang,
kan følgende personer innkalles ut over beredskapsgruppen:
•
•
•
•
•
•
Direktør for stiftelsen
Vaktmester (ansvar for alle praktiske ting knyttet til tiltak som iverksettes, herunder
klargjøring av areal samt sørge for tilgang på mat og drikke).
Renholdsleder (dersom det er behov for ytterligere praktisk bistand/ vaktbytte med
vaktmester).
Konsulent: Bistår administrasjon- og utdanningsleder i administrative oppgaver
Resepsjonist med ansvar for å besvare og organisere telefonhenvendelser.
Dersom gruppen må suppleres med flere på grunn av pågang på telefon innkalles i
prioritert rekkefølge; konsulenter studieadministrasjon, øvrig lærerstab.
5. ORGANISERING
Beredskapsgruppe
I en krisesituasjon etableres det en beredskapsgruppe ved Haraldsplass diakonale høgskole
bestående av
• Rektor (leder)
• Administrasjon- og utdanningsleder
• Driftssjef
• Studieleder BiS
• Gruppen kan suppleres etter behov, for eksempel med styreleder, markedssjef og
studieledere.
Hovedmål for beredskapsgruppen
Målet er å bringe forholdene raskest mulig tilbake til normalsituasjonen.
Det betyr:
• Bidra med informasjon til media og pårørende.
• Gi omsorg og støtte til involverte og pårørende.
• Opprettholde tillit og omdømme til høyskolen.
Beredskapsgruppens arbeidsoppgaver
Beredskapsgruppen skal fungere som en lokal ”redningssentral” for høgskolen med følgende
operative oppgaver:
• Kontakt og samordning i forhold til brannvesen, politi og helsevesen/ ambulanse/
legevakt
• Samarbeide med lokal beredskap/ kriseteam i Bergen.
• Samordning internt
• Kontakt med involverte departement
• Informasjonsoppgaver internt og eksternt
• Vurdering av behov for å innkalle psykisk og fysisk støtteapparat i forhold til krisens
nivå.
K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc
5
Dokumentnavn
Beredskapsplan
Haraldsplass diakonale
høgskole høgskole
•
Nivå Versjon
2
3
Status
Godkjent av styret.
Revidert 17.12.2012
Godkjent dato
17.12.2012
Side
Side 6 av 8
Vurdere tiltak for pårørende.
Beredskapsgruppens ansvarsområder/ fullmakter
• Rektor: Ledelse av beredskapsgruppen, koordinering, kontakt med myndigheter og
kontakt med media. Fullmakt til å iverksette høgskolens beredskapsplan og bestemme
omfanget av tiltakene.
•
Administrasjon- og utdanningsleder: Skaffe informasjon fra situasjonen og kartlegge
behov for tiltak mot pårørende og involverte. Har ansvar for at alle telefon- og
pårørendelister er oppdatert, både for ansatte og studenter. Har fullmakt til å vurdere
hvem som bør varsles i respektive avdelinger. Innkalling av personell avgjøres i
beredskapsgruppen.
•
Driftssjef: Skaffe oppdatert informasjon om kontaktpunkter både for involverte og
pårørende, samt iverksette administrative tiltak. Driftssjef har ansvar for å sette opp en
liste som sikrer alle tilstrekkelig hvile og mat/drikke, og kan kontakte eventuelle
støttepersoner.
•
Studieleder BiS: Samarbeide med administrasjon- og utdanningsleder i utøvelsen av
tiltak overfor pårørende og involverte.
•
Markedssjef: Være rådgiver, ressursperson og i noen grad utøver i forbindelse med
kontakt med presse og myndigheter. Markedssjef er ansvarlig for at web-siden er
oppdatert til enhver tid.
6. INFORMASJON
Generelt
Informasjon er avgjørende i en krisesituasjon, både til involverte, pårørende og samfunn.
Dette skal ha høy prioritet.
Erfaring ved større ulykker viser at medias fokus begynner med hendelsesforløpet, så følger
de involverte, dernest hvordan støtteapparatet fungerer/ har fungert.
Informasjon til pårørende
• Ved dødsfall/ ulykker er det politi/ helsevesen som har informasjonsansvaret. Politi/
helsevesen (gjerne i samråd med ledelsen) avgjør hvordan andre pårørende varsles.
• I noen tilfeller kan det være aktuelt å samle en gruppe pårørende. Dette bør i en tidlig
fase være unntak og skjer kun i samråd med kriseteamet i Bergen. Administrasjon- og
utdanningsleder har oppgave å forestå den praktiske organiseringen av en slik samling.
K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc
6
Dokumentnavn
Beredskapsplan
Haraldsplass diakonale
høgskole høgskole
Nivå Versjon
2
3
Status
Godkjent av styret.
Revidert 17.12.2012
Godkjent dato
17.12.2012
Side
Side 7 av 8
Informasjon til media – allmennheten
• Markedssjef i samarbeid med ledelsen koordinerer all informasjon til media.
• Dersom det er en større ulykke og pågang fra presse er stor, kan det bli aktuelt å
etablere et pressesenter i studentenes datarom i 3. etasje. Driftssjef har ansvar for å
sørge for internettilgang for journalister.
7. AREALER TIL BRUK I KRISESITUASJONER
•
•
•
•
•
•
Beredskapsgruppen benytter møterommet i 3. etasje.
Tre av kontorene i administrasjonen blir telefonkontor.
Studentenes datarom i 3. etasje blir presserom med tilgang til internett.
Pressekonferanser skjer i auditoriet.
Øvelsesposten i 3. etasje blir hvilerom for beredskapsgruppe og støttepersonell
Kantine blir eventuelt samlingssted for studenter/ ansatte.
8. EKSTERNE KONTAKTER
Ved hendelser i utlandet er det naturlig med følgende kontakt:
• Utenriksdepartementet
Besøksadresse: 7. juni-plassen/ Victoria Terrasse
Postadresse:Postboks 8114 Dep.N-0032 OSLO
E-post:post@mfa.no
Telefon:22 24 36 00
Telefaks:22 24 95 80/81
Web-side: http://odin.dep.no/ud/norsk/kontakt/bn.html. Her finnes
kontaktpunkter og hjemmesider til en rekke utenriksstasjoner.
•
Kunnskapsdepartementet
Akersg. 44 (Y-blokken)
Postboks 8119 Dep
0032 Oslo
Telefon: 22 24 90 90
Telefaks: 22 24 78 52, 22 24 95 44
E-post: postmottak@ufd.dep.no
Internett: http://odin.dep.no/ufd/
•
Sjømannskirken-Norsk kirke i utlandet
Høgskolen har en 24 timers telefonberedskap som gjelder verden over, og høgskolen
har egen beredskapsavtale med organisasjonen:
Telefon + (47) 95 11 91 81 (Beredskapstelefon)
Web-side: www.sjomannskirken.no Her finnes også direkte
kontaktpunkter til en rekke av utestasjonene verden over.
Ved hendelser i Norge skal følgende kontaktes:
• Politi: 112
• Kunnskapsdepartementet (se kontaktpunkter over).
K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc
7
Dokumentnavn
Beredskapsplan
Haraldsplass diakonale
høgskole høgskole
Nivå Versjon
2
3
Status
Godkjent av styret.
Revidert 17.12.2012
Godkjent dato
17.12.2012
Side
Side 8 av 8
9. VARSLINGSLISTE (prioritert rekkefølge etter behov)
Navn
Anne Kari Hersvik
Aarstad (rektor)
Ingrid O. Torsteinson
(adm.- og utd.leder)
Haakon Georg Moe
(driftssjef)
Margareth Haukom
(studieleder BiS)
Geir Johannessen
(markedssjef)
Jørn-Henning Theis
(direktør Bergen Diakonissehjem)
Inger Bjørkhaug
(konsulent)
Greta Halseth
(konsulent)
Susann Angell Næss
(resepsjonsmedarbeider)
Einar Hønsi
(vaktmester)
Ingunn Haukås
(renholdsleder)
Adresse
Østre Ole Brinchs
veg 27, 5232 Paradis
Nattlandsrinden 77,
5098 Bergen
Vindharpeveien 4d,
5237 Rådal
Tjørnhaugen 187
5152 Bønes
Veslefrikkveien 64,
5142 Fyllingsdalen
Myntevikvegen 131,
5258 Blomsterdalen
Skarefjellet 37,
5174 Mathopen
Storåsen 27,
5132 Nyborg
Cort Piil-Smauet 6,
5005 Bergen
Fanahammeren 52,
5244 Fana
Steinestøveien 380,
5111 Breistein
Telefon kontor Telefon privat
+47 55 97 96 23 +47 55 92 92 08
Mobiltelefon
+47 920 12 171
+47 55 97 96 24 +47 55 28 98 55
+47 951 03 430
+47 55 97 96 25 +47 55 12 48 05
+47 957 48 671
+47 55 97 96 84 +47 55 12 30 04
+47 472 92 244
+47 55 97 96 20
+47 906 40 887
+47 55 97 96 01 +47 55 01 74 25
+47 934 55 560
+47 55 97 96 66 +47 55 93 08 85
+47 913 12127
+47 55 97 96 86
+47 913 13 203
+47 55 97 96 30
+47 938 42 222
+47 915 85 757
+47 992 49 394
+47 913 40 763
Oppfølgingspunkter:
- Undersøke med SBD og HDS om mulig telefon- og romkapasitet når høyskolen
ikke kan benyttes
- Diskutere videre: I hvilken grad skal vi varsle foreldre til studenter som blir sendt på
sykehus pga. skade?
- Driftssjefs ansvarsområder?
- Finne ut av kontaktinfo til ”Kriseteam Bergen”
- Vurdere å gjennomføre kurs i ”grunnleggende beredskapsledelse”
- Vurdere kurs for rektor i ”medietrening”
- Vurdere trening i pårørende- personalhåndtering
- Planlegge ”papirøvelse” 2. hvert år ut fra det mest sannsynlige scenario;
skadet/forulykket student i utlandet.
K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc
Ansv.
HGM
IOT
IOT/HGM
HGM
IOT
IOT
IOT
IOT
8