Brukerveiledning eFaktura filforsendelse (pdf)

Brukerhåndbok for fakturatjenesten
Versjon 1.9
06.11.2013
Side 1 av 32
Innholdsfortegnelse
1.1
1.2
1.3
HÅNDBOKEN OG IMPLEMENTASJONSGUIDER ...................................................................................................................... 4
OMFANG - PRODUKTBESKRIVELSE ..................................................................................................................................... 4
FORRETNINGSMODELL OG UTVEKSLINGSMULIGHETER....................................................................................................... 4
2
BEGREPSDEFINISJONER ................................................................................................................................................... 5
3
ADRESSERINGSBEGREPER FOR BEDRIFTER ............................................................................................................. 6
4
FAKTURAFORMATENE ...................................................................................................................................................... 6
4.1
KONTROLL MOT FORMAT SCHEMA ..................................................................................................................................... 6
4.2
VEDLEGG ........................................................................................................................................................................... 7
4.3
VALIDERING OG DUPLIKATKONTROLL AV FAKTURAFIL...................................................................................................... 7
4.3.1 Kontroll av filnavn ........................................................................................................................................................ 7
4.3.2 Kontroll på fakturanivå ................................................................................................................................................. 7
4.4
KVITTERINGER ................................................................................................................................................................... 8
4.4.1 Forsendelsesrapport ..................................................................................................................................................... 8
4.4.2 Nivå 1 kvittering ............................................................................................................................................................ 9
4.4.3 Nivå 2 kvittering ............................................................................................................................................................ 9
4.4.4 Nivå 3 kvittering .......................................................................................................................................................... 10
5
DIVERSE RUNDT EHF FORMATET ................................................................................................................................ 10
5.1
5.2
5.3
5.4
6
FACTORING ......................................................................................................................................................................... 12
6.1
6.2
6.3
7
GENERELT FOR INNSENDING AV EHF FIL ......................................................................................................................... 10
PRINT MED EHF-FORMATET............................................................................................................................................. 10
SEND EFAKTURA B2C I EHF-FORMATET ......................................................................................................................... 11
GENERELT OM EHF KVITTERINGER.................................................................................................................................. 11
GENERELT OM FACTORING .............................................................................................................................................. 12
FACTORING OG E2B-FORMATET ....................................................................................................................................... 12
FACTORING OG EHF-FORMATET ...................................................................................................................................... 12
AKSESSPUNKT .................................................................................................................................................................... 13
7.1
AKSESSPUNKT/PEPPOL INFRASTRUKTUR ....................................................................................................................... 13
7.2
AVVIKSHÅNDTERING ....................................................................................................................................................... 13
7.2.1 Avvikshåndtering med e-post til EHF mottaker .......................................................................................................... 15
8
FUNKSJONER I FAKTURATJENESTEN ........................................................................................................................ 15
8.1
INNLOGGING .................................................................................................................................................................... 16
8.1.1 Innlogging direkte til fakturatjenesten (url) ................................................................................................................ 16
8.1.2 Innlogging via Nettbank bedrift .................................................................................................................................. 16
8.2
ADMINISTRASJON ............................................................................................................................................................. 17
8.2.1 Administrere brukere med tilgang til fakturatjenesten ................................................................................................ 17
8.2.2 Valg av organisasjon .................................................................................................................................................. 17
8.2.3 Brukeradministrasjon .................................................................................................................................................. 18
8.2.4 Kundeavtale ................................................................................................................................................................ 19
8.3
MOTTA EFAKTURA BEDRIFT I NETTBANK BEDRIFT .......................................................................................................... 19
8.4
VELKOMSTSIDEN I NETTBANKEN MED MOTTATTE FAKTURAER ........................................................................................ 19
8.4.1 Skjermbilde ved inngang ............................................................................................................................................. 20
8.4.2 Skjermbilde med lenke til fakturaen i Registrer betaling ............................................................................................ 20
8.5
FAKTURERE...................................................................................................................................................................... 21
8.5.1 Hvordan finne mottakere............................................................................................................................................. 21
8.5.2 Registrer en faktura .................................................................................................................................................... 23
8.5.3 Se sendte fakturaer ...................................................................................................................................................... 24
8.5.4 Se avviste fakturaer ..................................................................................................................................................... 25
8.6
ARKIV .............................................................................................................................................................................. 25
8.6.1 PDF i arkiv ................................................................................................................................................................. 25
8.6.2 Søkekriterier ................................................................................................................................................................ 26
9
FAKTURAHOTELL OG VISNING AV FAKTURADETALJER (EFAKTURA B2C) ................................................. 26
10
FILKOMMUNIKASJON DIREKTE TIL NETS ............................................................................................................... 26
11
TILKNYTTEDE TJENESTER I FAKTURATJENESTEN .............................................................................................. 27
Side 2 av 32
11.1
LANGTIDSARKIV .............................................................................................................................................................. 27
11.2
FAKTURAPRINT ................................................................................................................................................................ 27
11.3
FAKTURASKANNING ......................................................................................................................................................... 27
11.3.1
Forberedelse til skanning ....................................................................................................................................... 28
11.3.2
Skanning ................................................................................................................................................................. 28
12
IMPLEMENTERING AV NY BEDRIFT............................................................................................................................ 29
12.1
UTSTEDERPROSESSEN ...................................................................................................................................................... 29
12.1.1
Steg 1 - Bekrefte kontaktinfo ................................................................................................................................... 29
12.1.2
Steg 2 – Test av format ........................................................................................................................................... 29
12.1.3
Steg 3 - Avtale testtid med Nets .............................................................................................................................. 29
12.1.4
Steg 4 - Teste med Nets ........................................................................................................................................... 30
12.1.5
Steg 5 – Produksjonssetting .................................................................................................................................... 30
12.2
MOTTAKERPROSESSEN ..................................................................................................................................................... 31
13
PRODUKSJON ...................................................................................................................................................................... 31
13.1
13.2
13.3
13.4
14
AVTALEINNGÅELSE .......................................................................................................................................................... 31
REGISTRERING AV AVTALEN ............................................................................................................................................ 32
DRIFTSMØNSTER .............................................................................................................................................................. 32
KUNDESERVICE ................................................................................................................................................................ 32
AVSLUTNING AV TJENESTEN ........................................................................................................................................ 32
Side 3 av 32
1.1 Håndboken og implementasjonsguider
Denne håndboken er gjeldende for alle bedrifter som avtaler en fakturatjeneste med SpareBank1 og som
bruker tjenestene. En del informasjon gjelder direkte for eFaktura Privat (B2C) og har sammenheng med at
en bedrift kan sende en fakturafil som splittes hos bankens leverandør til de ulike elementene eFaktura
B2B, eFaktura B2C og print.
Håndboken er både en kortfattet produktbeskrivelse av SpareBank1’s fakturatjenester samt
løsningsbeskrivelser for bl.a. kommunikasjon og validering. Det nevnes også ulike tilleggsopsjoner som en
bedrift kan velge å ta i bruk.
BSK implementasjonsguide for e2b eFaktura format v.3.3 er et supplement til denne brukerhåndboken og
finnes på www.bsk.no. BSK implementasjonsguide gir også en del veiledende retningslinjer for bruk av
format og for utveksling.
SpareBank1 benytter Nets som samarbeidspartner og leverandør for SpareBank1-bankenes
fakturatjenester.
I brukerhåndboken brukes eFaktura og elektronisk faktura om hverandre med samme betydning.
1.2 Omfang - produktbeskrivelse
Det er mulig å kombinere fakturatjenester med tilknyttede tjenester som Fakturaskanning, Fakturaprint og
Langtidsarkiv (10 år). Disse tjenestene leveres sampakket med bankens egne tjenester direkte av Nets.
Bedriften inngår en egen avtale med Nets for tilknytning og bruk av tilknyttede tjenester.
Fakturaportalen har et enkelt webgrensesnitt og hjelpetekster er lagt inn i spørsmålstegnet øverst til høyre i
hvert skjermbilde.
1.3 Forretningsmodell og utvekslingsmuligheter
Banker med konsesjon i Norge har etablert felles grunnlag for eFaktura som kundetjeneste. Dette omfatter
både faktura fra bedrift til privatpersoner (B2C) og mellom bedrifter (B2B). Den operasjonelle
infrastrukturen som bankene har felles, er avtaledatabaser og koblingspunkt med definerte standarder på
utveksling og formater. BSK (Bankenes standardiseringskontor) ivaretar standardiseringsarbeidet på vegne
av alle bankene, se også www.bsk.no.
I bankenes samarbeid, som ofte benevnes ”banknettverket”, er det også en felles nettside
www.elektroniskfaktura.no samt at det for eFaktura Privat (B2C) brukes nettsiden www.efaktura.com.
Bankkunder med en avtale om eFaktura B2B kan sende eFaktura til bedriftskunder og andre virksomheter
som har en avtale om mottak av eFaktura med en bank eller som er tilknyttet aksesspunkt. En
fakturamottaker med en bankavtale om tjenesten vil automatisk kunne motta eFaktura fra alle
fakturautstedere tilknyttet andre banker og kan etter avtale også motta gjennom aksesspunkt.
Banken er tilknyttet PEPPOL nettverket via etablert aksesspunkt i Nets. Fakturamottakere kan velge å bli
registrert i ELMA som er Norges nasjonale adresseregister i PEPPOL nettverket for å motta elektronisk
faktura fra alle fakturautstedere tilknyttet andre aksesspunkt i nettverket.
Banken regulerer ikke det kommersielle forholdet mellom leverandør og kunde. Banken forutsetter at
utveksling av elektronisk faktura avtales direkte mellom partene.
Banken videresender fakturainformasjonen uendret. Ved en eventuell nødvendig konvertering mellom
fakturaformater (når avsender og mottaker benytter ulike formater), vil det være en risiko for at noe
fakturainformasjon forsvinner.
Side 4 av 32
2 Begrepsdefinisjoner
eFaktura Privat
Eksisterende bankfelles eFaktura tjeneste, som benyttes av bedrifter
og privatpersoner. Benevnes ofte som eFaktura B2C.
eFaktura B2B
eFaktura tjeneste i Norge, som benyttes av bedrifter ved utveksling
av elektroniske fakturaer.
eFaktura
En elektronisk faktura
Fakturautsteder
En bedrift er knyttet opp mot bankens eFaktura tjeneste, der
bedriften sender inn elektroniske fakturaer til bankens eFaktura
B2B/B2C tjeneste for videre distribusjon (både elektronisk og på
papir).
Fakturamottaker
En bedrift som er knyttet opp mot bankens eFaktura B2B tjeneste,
og som ønsker å motta fakturaer elektronisk fra sine leverandører.
Forbruker
En privatkunde som i dag mottar fakturaer fra
bedrifter/organisasjoner/offentlige institusjoner.
Fakturaarkiv
En tjeneste som håndterer elektronisk mottak, lagring og
presentasjon av fakturadetaljer. Hovedfunksjon til fakturaarkivet er å
arkivere fakturahistorikken for fakturautsteder og fakturamottaker, og
gjøre denne tilgjengelig ved hjelp av søke- og filtreringsfunksjoner
Fakturahotell
Arkiv av faktura og samtidig en tjeneste som håndterer elektronisk
mottak, lagring og presentasjon av fakturadetaljer.
Arkiv
En tjeneste som både er obligatorisk og fritt tilgjengelig korttidsarkiv
samt 10 års langtidsarkiv av faktura i pdf-format.
Enett/GIS
filpostkasse i Nets
Aksesspunkt
Aksesspunkt er en transportformidler av filer fra en utsteder til en mottaker.
Aksesspunktet må innordne seg etter retningslinjene gitt av EU-prosjektet PEPPOL
og den regionale myndighet (DIFI).
Service Metadata Provider, adresseregister for å finne hvilket aksesspunkt en
mottaker tilhører. I Norge kalles registeret ELMA og utvikles og driftes av DIFI.
SMP
SML
Service Metadata Locator, europeisk tjeneste for å finne hvilken tjeneste provider en
bestemt mottaker har. Utvikles og driftes av EU
Dokument (type)
Dokumenter som kan formidles i infrastrukturen. Under denne avtalen er det
tilrettelagt for EHF-faktura, kreditnota og purring, samt PEPPOL BIS-faktura.
PEPPOL BIS
Format basert på UBL 2.0 definert av CEN. Benyttes av utenlandske utstedere.
Side 5 av 32
3
Adresseringsbegreper for bedrifter
Fakturautstedere og -mottakere vil bli registrert i bankenes avtalebase. Bankene har sidestilt eFakturaID og
organisasjonsnummer som adresseringsbegrep. eFakturaID er nødvendig ved elektronisk formidling til
utlandet.
Organisasjonsnummer:
Staten krever adressering med organisasjonsnummer og dette må alltid oppgis med faktura til statlig
mottaker (organisasjonsnummer oppgis i PartyID som et alternativ til eFakturaID(BIC-IBAN)).
eFakturaID:
eFaktura Id består av
 BIC nummer (Bank Identier Code)
 IBAN nummer (International Bank Account Number)
4 Fakturaformatene
eFaktura B2B tjenesten har implementert støtte for følgende standard fakturaformater:
 e2b versjon 3.2/3.3/3.4 inkl. konvertering til EHF
 Elektronisk handels format – EHF 2.0
 EHF med mulighet for url-lenke til arkiv i tillegg til embedded vedleggsløsning
 Agressoformat – for eFaktura B2C
I tillegg er det muligheter for kundetilpassede formater.
For fakturautsteder
Som fakturautsteder må bedriften velge hvilket av disse filformatene som bedriften skal benytte. Dette er et
viktig punkt som fakturautsteder må avklare med sin programvareleverandør. Uansett hvilket format som
velges, vil utsteder kunne sende inn sine fakturaer elektronisk på fil for validering og distribusjon til
bedriftens fakturamottakere.
For fakturamottaker
Fakturamottakere velger hvilket filformat som skal benyttes for å håndtere mottak av elektroniske fakturaer.
Dette må stemme med det (de) formater som bedriftens programvareleverandør har tilrettelagt, for hvis
bedriften skal benytte integrerte løsninger.
For bedrifter som er både fakturautsteder/-mottaker
For disse bedriftene gjelder det samme som beskrevet ovenfor. Bedriften velger selv hvilket format de
ønsker å sende ut/motta elektroniske fakturaer på. Bedriften kan ha ulike format for henholdsvis utgående
og innkommende fakturaer.
4.1 Kontroll mot format schema
Alle filer som kommer inn til bankens leverandør Nets og som distribueres fra Nets, sjekkes mot sitt format
schema. Det oppfordres til å laste ned siste versjon av implementeringsguide før implementeringsarbeidet
starter.
Utsteders filer skal være testet ok mot schema før fil kan sendes inn til test. Dette kan også inngå som del
av test- og implementeringsprosessen.
Side 6 av 32
4.2 Vedlegg
Det er mulighet for fakturautsteder å sende vedlegg til faktura som distribueres til fakturamottaker i avtalt
format mellom bedrifter tilknyttet banker i Nets.
Vedleggsalternativer i løsningen er:
 faktura med tilhørende vedleggsformat
 embedded, dvs. innbakt i fakturafil
 url med lenke til arkiv
 pdf fra arkiv(gjelder kun fakturamottaker og krever egen avtale)
Vedlegg blir viruskontrollert og avvist dersom virus oppdages. Fakturaen vil bli behandlet selv om vedlegg
avvises. Vedlegget kan ha maks størrelse på 200MB.
Detaljer om bruk av vedlegg er ytterligere beskrevet i appendix til bankenes felles implementasjonsguide,
som kan lastes ned fra www.elektroniskfaktura.no eller www.bsk.no
4.3 Validering og duplikatkontroll av fakturafil
Validering og duplikatkontroll har en viktig funksjon for å sikre kvaliteten på distribusjon av fakturaer. Disse
funksjonene er implementert i eFaktura B2B på fakturanivå. Fakturautsteder vil kun motta feilmeldinger
dersom feil avdekkes under validering og duplikatkontroll.
Dersom fakturanummer blir gjenbrukt i nytt kalenderår, kan man inngå avtale om duplikatkontroll kun
innenfor ett kalenderår. Alle innsendte fakturaer vil dermed bare bli sjekket for duplikat mot fakturaer fra
samme år.
Duplikatkontroll kan avvike for tredjepart når det gjelder å utstede like fakturanummer-serier pr klient.
4.3.1 Kontroll av filnavn
Når en fakturautsteder sender inn en fakturafil til eFaktura B2B tjenesten, så vil denne kontrolleres på
filnavn. Dersom utsteder har sendt inn en fil pålydende samme navn som en tidligere innsendt fil, vil den
nye filen avvises. Det genereres en kvitteringsfil som gjøres tilgjengelig for fakturautsteder og som refererer
til opprinnelig mottatt filnavn.
Kvitteringer er tilgjengelig i 25 virkedager. Oppbygging av filnavn avtales ved test.
4.3.2 Kontroll på fakturanivå
Duplikat kontrollen på fakturanivå baserer seg på at 5 spesifikke felter i fakturaen valideres. Disse er:





Fakturautsteders organisasjonsnummer
fakturautsteders IBAN
Fakturanummer
Fakturatype
Fakturastatus (original, purring, kopi, kreditnota eller eFaktura m/AvtaleGiro)
Forutsatt at man finner en eksisterende faktura (fra første kjøring) med likt organisasjonsummer og
fakturanr., så er den kontrollerte faktura et duplikat når den er:



En vanlig faktura som ikke er en kopi
En kreditnota som ikke er en kopi
En purring og første eksisterende faktura er en kreditnota
Side 7 av 32
Faktura som er merket med kopi eller test vil ikke bli behandlet som et duplikat.
Dersom duplikatkontrollen avdekker feil, vil fakturafilen avvises, kvitteringsmelding genereres og gjøres
tilgjengelig for fakturautsteder i bankens kundeportal. Dersom fakturanummer blir gjenbrukt i nytt
kalenderår, kan man inngå avtale om duplikatkontroll innenfor ett kalenderår, se eget felt i avtaleskjema.
4.4 Kvitteringer
Alle kvitteringene fra en mottatt fakturafil, vil bli samlet og returnert i en samlet kvitteringsfil. Hvis bankens
leverandør Nets mottar 2 filer fra samme utsteder vil denne dermed motta 2 kvitteringsfiler selv om disse to
filene er sendt inn til Nets nesten samtidig.
Det vil kun sendes én feilkvittering per faktura, men denne kan inneholde flere meldinger avhengig av hva
som er validert feil. Feilene sorteres i følgende hierarki:
1. Validering 1: skjemavalidering. Er det en skjemafeil, vil de 2 neste valideringene ikke
gjennomføres. Da vil altså kun skjemafeilen rapporteres.
2. Validering 2: Mandatory felter og noe validering av innhold i felter. Er det feil på validering 2 vil
alle feil på validering 2 rapporteres. Validering 3 vil ikke gjennomføres.
3. Validering 3: Utsjekk avtaler. Er det feil på denne valideringen, vil den relevante meldingen angis.
Er det flere feil knyttet til avtale vil alle disse gis.
Hierarkiet innebærer at hvis det finnes en feil på validering 1 og 3 vil kun feilen på det høyeste nivået
oppdages. Hvis det imidlertid finnes flere feil i validering 1, vil alle disse bli rapportert.
4.4.1 Forsendelsesrapport
I tillegg til xml-kvittering er det mulig å motta en forsendelsesrapport pr e-post. Den vil ha en referanse til
innsendt fakturafil, oppsummere behandling av fakturaene og ev inneholde et vedlegg i excel over avviste
fakturaer. Bedriften oppgir på ”Registreringsskjema for elektronisk fakturatjeneste” hvem som skal motta
rapporten.
Eksempel på tekst i e-post:
-----Original Message----From: noreply@bbs.no [mailto:noreply@bbs.no]
Sent: 8. september 2011 14:24
To: post@bedriften.no
Subject: Filforsendelse 1234567 (ref 1_677511)
Forsendelse Rapport
Forsendelseid, deres ref:
1234567
Forsendelseid, vår ref:
8912345
Innlest dato/tid:
04.09.2009 11:26
Antall fakturaer totalt:
1
Kanal
B2B
Antall fakturaer til denne kanalen
1
Antall godkjente fakturaer:
0
Antall avviste fakturaer:
1
Antall eFaktura B2B videresendt til annen utvekslingssentral: 0
Eventuelle avviste fakturaer er spesifisert med feilårsak i vedlagt excel fil. Ved antall linjer over 65 000 vil rapporten
fordeles over flere arkfaner.
Side 8 av 32
4.4.2 Nivå 1 kvittering
Formatene har definert 2.nivå-kvitteringer, dvs. kvittering pr faktura. Kvitteringen er en bekreftelse på at
forsendelsen/filen er mottatt og at mottaker har overtatt ansvaret for forsendelsen/filen. På bakgrunn av
dette er det definert en generell 1. nivå kvittering som benyttes for alle formater og filer som er sendt inn via
enett/GIS. Filer som sender inn via bankens kundeportal, vil pt ikke få noen 1. Nivå kvittering.
Kvitteringen bekrefter at fakturafilen er mottatt og vil bli behandlet i henhold til den avtalen som er inngått
med utsteder. Det sendes 1 kvittering pr mottatt fil. Kvitteringen sendes umiddelbart etter at filen er mottatt
og lest i mottakssystemet for eFaktura B2B.
Kvitteringen vil utebli hvis en teknisk feil har oppstått mellom fakturautsteder/datamottaker og enett/GIS,
slik at bankens leverandør Nets ikke har mottatt filen eller hvis det oppstår en feil mellom enett/GIS og
mottakssystemet for eFaktura B2B. Det anbefales at bedriften har et program eller en rutine for å
kontrollere at antall kvitteringer mottatt er lik antall filer avsendt.
Kvitteringen inneholder følgende element:
 interchangeId. En verdi som settes i Nets.
 fileName. Filnavnet som filen har når mottakssystemet for eFaktura B2B tjenesten mottar fil.
 size. Antall bytes.
 receivedTime. Dato og klokkeslett for når mottakssystemet for eFaktura B2B tjenesten
mottok fil.
 sender. enett/GIS brukernavn tildelt av Nets.
4.4.3 Nivå 2 kvittering
Fakturautsteder eller dennes dataavsender får alltid kvittering og må sjekke om denne kun bekrefter at
mottatte fakturaer er ok eller om det er en kvittering som har en feilmelding. Kvitteringsløsningen tar
utgangspunkt i standard dokumentasjon av kvitteringsløsning for e2b 3.3 – se www.e2b.no.
Løsningen totalt sett er beskrevet i standard dokumentasjonen. Beskrivelsen under begrenser seg til
spesifikke valg bankene gjennom BSK har gjort i forholdt til den generelle løsningen.
Oppbygging:
I hht dokumentasjonen for e2b 3.3 kan en kvittering bestå av en
 Utveksling (interchange)
 Konvolutt (envelope)
 Kvitteringsmelding (ApplicationResponse)
 kvittering (DocumentResponse)
Bankenes løsning benytter ikke konvolutt, Kvitteringsfilen inneholder en
o utveksling
o kvitteringsmelding som angir antall kvitteringsdokumenter
o Kvittering pr innsendt faktura som angir om fakturaen er validert ok eller ikke (antallet er lik antall
fakturaer som ble mottatt i filen).
Hvis bankens leverandør Nets ikke kan lese filen og dermed verken kan telle antall fakturaer i filen eller
validere disse, vil kvitteringen bestå av en kvitteringsmelding og en kvittering. I kvitteringsmeldingen vil
antall fakturaer bli oppgitt til 1. Kvitteringen vil inneholde en kvittering, men vil ikke angi mottaker, avsender
eller fakturanummer. Navnet på fila inn vil bli angitt som referanse til hva det kvitteres for.
Side 9 av 32
4.4.4 Nivå 3 kvittering
Hvis fakturaen går til en bank som har en annen teknisk leverandør enn utstederbanken, vil fakturautsteder
først få en 2.nivå kvittering som sier at fakturaen er ok behandlet her og sendt videre. Da vil responskoden
være 02.
Når så fakturaen er ferdig validert hos mottaker-sentralen og utstederbanken har fått kvittering, vil denne
videresendes til utsteder i en kvittering med samme oppbygging som beskrevet i kap 5.4.2. (response code
01 eller 99). Hvis fakturaen er validert feil, vil feilteksten være identisk med den utstederbanken har fått fra
mottakersentralen.
5 Diverse rundt EHF formatet
5.1 Generelt for innsending av EHF fil
EHF formatet krever i utgangspunktet innsending av en faktura per fil. For å redusere antall forsendelser og
kvitteringer kan Nets ta i mot zippet fil, dvs fil som inneholder flere fakturaer, kreditnotaer eller purringer.
Det vil returneres en elektronisk kvittering og evt. en forsendelsesrapport på e-post per innsendt fil dersom
dette er ønskelig. Se kap. 4.4.1.
Funksjonaliteten kan også benyttes for EHF til eFaktura B2B.
5.2 Print med EHF-formatet
I løsningen er det implementert EHF med støtte for print av faktura, kreditnota og purring. Følgende tagger
må benyttes for å kunne ta i bruk funksjonaliteten tilknyttet print:
Functional e2b code
Descriptio EHF
ity
n
Colorprint <Ref>
Default
<cac:AdditionalDocumentReference>
<Code>Color</C value B/W.
<cbc:ID>Color</cbc:ID>
ode>
<Text>true</Text
<cbc:DocumentType>true</cbc:Document
>
Type>
</Ref>
</cac:AdditionalDocumentReference>
Simplex/D
uplex
Porto
<Ref>
<Code>Duplex</
Code>
<Text>true</Text
>
</Ref>
<Ref>
<Code>Porto</C
ode>
<Text>B</Text>
</Ref>
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>Duplex</cbc:ID>
<cbc:DocumentType>true</cbc:Document
Type>
</cac:AdditionalDocumentReference>
Note: Inside
<InvoiceHe
ader>.
To possible
values –
<A> or <B>
indicating
type of post.
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>Porto</cbc:ID>
<cbc:DocumentType>A</cbc:DocumentTy
pe>
</cac:AdditionalDocumentReference>
I tillegg til tagger tilknyttet print må naturligvis annen relevant informasjon i EHF filen være utfylt.
Side 10 av 32
5.3 Send eFaktura B2C i EHF-formatet
Fakturautstedere som sender fakturafil direkte til bankens underleverandør Nets kan benytte EHF formatet
til å formidle faktura til privatperson i nettbank. EHF må inkludere den informasjonen som er påkrevd i en
B2C faktura. Mulighet for å sende eFaktura B2C er inkludert i EHF 2.0.
Følgende tagger må benyttes for å kunne ta i bruk dette:
Functionality
Description
EHF
agreementRef Kode som benyttes av
<cac:AdditionalDocumentReference>
utsteder for å identifisere
<cbc:ID>agreementRef</cbc:ID>
kunden (forbruker)
<cbc:DocumentType>1234</cbc:DocumentT
DocumentType=
ype>
efakturareferanse
</cac:AdditionalDocumentReference>
netsInvoiceEx
ternalUrl
Link til faktura i
fakturautsteder sitt
fakturahotell dersom utsteder
ikke benytter Nets
fakturahotell.
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID> netsInvoiceExternalUrl
</cbc:ID>
<cbc:DocumentType>http://eksternurl.url.no
</cbc:DocumentType>
</cac:AdditionalDocumentReference>
PaymentType
Benyttes dersom det er
kombinasjon av B2C og
Avtalegiro.
Alternativ som kan brukes:
INV11 = eFaktura B2C
INV17 = eFaktura B2C i
kombinasjon med Avtalegiro
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID> PaymentType
</cbc:ID>
<cbc:DocumentType>INV11</cbc:Document
Type>
</cac:AdditionalDocumentReference>
5.4 Generelt om EHF kvitteringer
DIFI har pr april 2013 ikke innført kvittering på innsendt EHF fakturafil.
Banken har derfor valgt å innføre en kvittering for å kvalitetssikre filutvekslingen med fakturautsteder eller
dennes dataavsender.
Kvittering på EHF formatet er basert på UBL 2.0 og kvitteringen er også hentet fra dette formatet. Det
sendes kvittering for både avviste og godkjente dokumenter.
Vi bruker verdier hentet fra ResponseCode i BII CodeList, som er et vedlegg til EHF
implementeringsveilederen fra DIFI:
DocumentTypeCode:1 Document approved
DocumentTypeCode:2 Document rejected
DocumentTypeCode:3 Document ID already exists
Tagget i fil:
<ResponseCode xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents2">3</ResponseCode>
<Description xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents2">Document ID already exists</Description>
<Description> vil inneholde Document rejected: + avvisningstekst. Disse avvisningstekstene kan brukes for
alle formater de er ikke EHF spesifikke.
Avvisningstekster oppgis fra Nets i testfasen.
Fakturaen kvitteringen gjelder identifiseres ved
<cac:DocumentReference> <cbc:ID>TOSL108</cbc:ID>, som er fakturanummeret.
For dokumenter som sendes til aksesspunkt vil det ikke kvitteres etter distribusjon fra Nets da det ikke er
innført kvitteringer mellom aksesspunkt, som gjør det mulig å forfølge dokumentet til endepunktet.
Side 11 av 32
6 Factoring
6.1 Generelt om Factoring
I løsningen er det nå implementert standardfunksjonalitet for at fakturautsteder kan benytte seg av factoring
aktøren i formatene e2b 3.3 og EHF.
Det presiseres at det er utsteder angitt under Factoring (e2b) eller PayeeParty (EHF) som har avtaleforhold
til Nets og at det er opplysninger om denne som må ligge som aktør under disse. Resten av formatene må
inneholde verdier som når man ikke benytter seg av factoring.
6.2 Factoring og e2b-formatet
Utstedere som benytter e2b 3.3 formatet må benytte Factoring aktøren.
Factoring aktøren har følgende plassering:
Invoice/InvoiceHeader
<Factoring>
<PartyId schemeId="ORGNR" schemeName="Organisasjonsnummer">861869962</PartyId>
<Name>Gothia</Name>
<x>verdi</x>
<y>verdi</y>
</Factoring>
Inkassovarsler kan ikke sendes elektronisk og må derfor merkes særskilt. Dette gjøres på følgende måte:
Invoice/InvoiceHeader/
<Ref>
<Code> nets_Routingrule</Code>
<Text>Print</Text>
</Ref>
Aktøren som utsteder krever inn fordringen på vegne av legges i Invoice/InvoiceHeader/Supplier.
For mer informasjon om Factoring i e2b henvises det til dokumentasjonen på www.e2b.no
6.3 Factoring og EHF-formatet
Utstedere som benytter EHF formatet må benytte PayeeParty aktøren.
Denne har følgende plassering:
Invoice/
<cac:PayeeParty>
<cac:PartyIdentification>
<cbc:ID schemeID="GLN" schemeAgencyID="9">098740918237</cbc:ID>
</cac:PartyIdentification>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>Gothia </cbc:Name>
</cac:PartyName>
<cac:PartyLegalEntity>
<cbc:CompanyID schemeID="UK:CH"
schemeAgencyID="ZZZ">6411982340</cbc:CompanyID>
</cac:PartyLegalEntity>
</cac:PayeeParty>
Inkassovarsler kan ikke sendes elektronisk og må derfor merkes særskilt.
Dette gjøres på følgende måte:
Invoice/
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>nets_Routingrule</cbc:ID>
<cbc:DocumentType>Print</cbc:DocumentType>
</cac:AdditionalDocumentReference >
Aktøren som utsteder krever inn fordringen på vegne av legges i Invoice/AccountingSupplierParty
Side 12 av 32
7 Aksesspunkt
7.1 Aksesspunkt/PEPPOL infrastruktur
Et aksesspunkt er en formidler av elektroniske dokumenter, og kan sammenlignes med et elektronisk
postkontor. Utstedere og mottakere av elektroniske fakturaer må selv inngå avtale med aksesspunktene.
Nets er aksesspunkt på vegne av SpareBank1 og vil sende og motta dokumenter i PEPPOL infrastruktur.
Det tilbys ikke testing med mottaker i PEPPOL infrastruktur.
Slik fungerer det:
1. Leverandøren sender elektronisk faktura på EHF til aksesspunkt 1, som leverandøren har avtale med.
2. Aksesspunkt 1 slår opp i registeret over fakturamottakere og finner ut at mottakeren av fakturaen har
avtale med aksesspunkt 2.
3. Aksesspunkt 1 sender faktura til aksesspunkt 2
4. Aksesspunkt 2 sender faktura elektronisk til kjøper.
Illustrasjon:
7.2 Avvikshåndtering
Infrastrukturen har i prinsippet ingen negative kvitteringer, slik at alt som mottas må godtas og formidles
videre til mottakers postkasse.

Mottakere som er registrert i ELMA (SMP) må kunne håndtere både BIS og EHF format, dvs faktura
både fra utsteder utenfor(BIS) og innenfor Norge (EHF). En faktura i BIS format vil kunne avvike fra
påkrevde felter i EHF, men må likevel kunne mottas til behandling.

I PEPPOL infrastruktur er det ikke tillatt for mottakers aksesspunkt å avvise mottatt dokument.
Bankens aksesspunkt vil distribuere mottatt dokument i avtalt postkasse til mottaker, som må
behandle dokumentet manuelt eller ta kontakt med utsteder.

Endringer av opplysninger i ELMA, f.eks. ny dokumenttype, varsles Banken via avtalt epostadresse. Alle eksisterende kunder i B2B må inngå spesifikk avtale om å motta fra PEPPOL.
Side 13 av 32
Banken sørger for innmelding i ELMA.

Dersom mottakers aksesspunkt er nede vil Bankens aksesspunkt sende dokumentet en gang pr
time i tre påfølgende døgn, og vil deretter kvittere og settes til status avvist dersom dokumentet ikke
kan formidles.

Dersom ELMA(statens offentlig mottakerregister for eFaktura Bedrift) ikke er tilgjengelig, vil
kvittering for mottatt forsendelse sendes først når ELMA er tilgjengelig igjen.
Mer informasjon om DIFI, Aksesspunkt og e-faktura krav kan hentes fra www.anskaffelser.no
Side 14 av 32
7.2.1 Avvikshåndtering med e-post til EHF mottaker
Som mottaker fra PEPPOL infrastruktur er mottaker pliktig til å behandle den fil som er mottatt, enten den
er lesbar eller ikke iht EHF. Nets som aksesspunkt har laget en løsning der mottaker kan få en e-post når
det mottas en ugyldig fil i mottakers filpostkasse, slik at mottaker kan kontakte utsteder for resending av
dokumenter. E-posten vil inneholde informasjon om avsenders organisasjonsnummer, tidspunkt for mottak
og årsak til at fil er ugyldig.
Eksempel:
Mottaker av e-post i bedriften skal oppgis i Registreringsskjema for eFaktura B2B som sendes til Nets,
invoice-support-no@nets.eu.
8 Funksjoner i fakturatjenesten
Fakturatjenestene inneholder funksjonalitet for å lage og sende enkeltfaktura, mottak av enkeltfaktura i
nettbanken, tilgang til arkiv og administrasjon av brukere. Fakturatjenesten har følgende hovedmeny:
 Administrasjon
o Roller og rettighetskontroll/styring
 Søkemulighet for å finne eksisterende mottakere og nye leverandører
 Arkiv
o Obligatorisk 16 måneders arkiv i 16 måneder fritt tilgjengelig
o Valgfritt 10 års elektronisk fakturaarkiv for inngående og utgående fakturaer i hht
regnskapslovgivning (tilleggstjeneste)
Fakturaportalen kan leveres som en frittstående modul. I tillegg er fakturaportalen integrert i Nettbank
bedrift, slik at alle bedriftskunder i Sparebank 1 enkelt har tilgang til fakturatjenesten.
Bedriften avtaler hvilke tjenester som er aktuelle for sin virksomhet, se mer under avtaleinngåelse.
Identifisering, tilgang og rettigheter styres ved bruk av BankID. Alle fakturaer sendes kryptert.
Side 15 av 32
8.1 Innlogging
Alle brukere må ha en godkjent BankID for å kunne logge seg inn i fakturatjenesten. Her kan
PersonBankID og AnsattBankID kan brukes (BankID på mobil blir implementert fra september 2013).
Bedriften må ha en administrator som koordinerer innmelding og vedlikehold av brukertilgang.
Det er to muligheter for innlogging til tjenesten, enten ved at bedriften har fått tilgang til en url med
fakturatjenesten eller direkte gjennom menyvalg i nettbank bedrift.
8.1.1 Innlogging direkte til fakturatjenesten (url)
Se under bankens hjemmeside og Bedrift. Der legges lenke til fakturatjenesten under Snarveier eller Logg
inn. Banken kan også sende lenke direkte til bedriften.
8.1.2 Innlogging via Nettbank bedrift
Bildet under viser flik med Fakturatjenester i nettbankens menylinje, der kunden kan gå inn blant
annet for å lage og sende fakturaer enkeltvis samt benytte øvrige fakturatjenester som arkivet.
Samtidig viser tjenesten Motta eFaktura bedrift, der bedrifter kan motta fakturaer enkeltvis samt
benytte betalingsfunksjonaliteten i nettbanken.
Først velges Fakturatjenesten fra nettbanken:
Etter innlogging fremkommer forside for fakturatjenesten i nytt bilde. Forsiden viser hvilke bedrifter
brukeren har tilgang til. Eksempel skjermbilde ”Fakturatjenester”:
Side 16 av 32
8.2 Administrasjon
8.2.1 Administrere brukere med tilgang til fakturatjenesten
Bedriftens administrator går inn under Administrasjon for å gi både seg selv og andre nødvendige
rettigheter. Administrasjonsansvarlig i bedriften må meldes inn som overordnet administrator. Navn, e-post
og personnummer påføres bankens avtale- og registreringsskjema. Rollene i fakturatjenesten er innsyn,
registrer, admin og sperret. En bruker kan inneha flere roller samt ha tilgang til å registrere faktura på
vegne av flere bedrifter. Alle brukere må ha en gyldig BankID.
8.2.2 Valg av organisasjon
Dersom bruker har tilgang til flere bedrifter vil det i første bilde fremkomme en oversikt over alle
tilgjengelige bedrifter. For behandling av fakturafil, registrering av enkeltfaktura eller spørring i arkiv må
man velge bedrift for å komme videre.
Eksempel skjermbilde ”Velg bedrift”:
Side 17 av 32
Dersom tidligere registrerte fakturaer er avvist vil det gis et varsel i første side etter valg av organisasjon.
8.2.3 Brukeradministrasjon
Administrator benytter portalen til å legge inn nye brukere, endre roller for eksisterende brukere eller slette
brukere som ikke lenger skal ha tilgang.
Eksempel skjermbilde ”Brukeradministrasjon”:
For å vise brukers tilganger, endre eller slett bruker før musepeker over et av ikonene i skjermbildet.
Side 18 av 32
8.2.4 Kundeavtale
I dette skjermbilde kan bedriften se hvilken informasjon som er registrert i eFaktura avtalen. Endringer må
meldes til banken.
Eksempel:
8.3 Motta eFaktura Bedrift i Nettbank bedrift
Bedriften kan også motta alle sine fakturaer elektronisk i nettbank bedrift. Der vises fakturaene enkeltvis og
de kan også betales direkte via denne funksjonen.
8.4 Velkomstsiden i nettbanken med mottatte fakturaer
Side 19 av 32
8.4.1 Skjermbilde ved inngang
8.4.2 Skjermbilde med lenke til fakturaen i Registrer betaling
Side 20 av 32
8.5 Fakturere
Bedriften benytter tjenesten til å lage og sende fakturaer enkeltvis. Fakturaer kan sendes til bedrifter,
offentlige kunder og til privatkunder. Alle privatkunder vil i dag motta fakturaene som printede fakturaer i
vanlig post.
Faktura kan lages både i norsk og utenlandsk valuta.
Avtalen etableres automatisk første gang bedriften registrerer og sender en faktura dvs. ved første gangs
bruk. Priser for tjenesten står i bankens prisliste og er en del av avtaleaksepten. Lenke til avtalevilkår finnes
nederst i alle skjermbilder i portalen.
Menyvalg «Fakturere» inneholder skjermbilde for å registrere en faktura, se sendte fakturaer og se avviste
fakturaer. Registrering av faktura er tilpasset krav til staten og påkrevde felter vil fremkomme i fakturamal
ved valg av mottakertype ”bedrift/statlig”. Påkrevde felter er merket med *.
I skjermbildene finnes det hjelpetekster bak tegnet ?.
8.5.1 Hvordan finne mottakere
Nye fakturamottaker kan lagres i et eget mottakerregister og ønsket mottaker kan senere velges fra
oversikten. Informasjon om mottaker vil vises automatisk i skjermbildet neste gang man velger å lage en
faktura til kjent mottaker. Det er også mulig å mellomlagre sist påbegynte faktura ved å klikke på ”Lagre
påbegynt faktura”. Senere hentes faktura opp igjen ved å klikke på ”Hent påbegynt faktura” og man
fortsetter registreringen.
Side 21 av 32
For å finne andre mottakere i eFaktura B2B tjenesten kan man søke i feltet «Mottaker søk». Tast inn navn
på mottaker og forslag til bedrifter vil fremkomme i en oversikt. Klikk på ønsket bedrift og informasjon om
mottaker fylles inn. Fullfør faktureringen ved å fylle ut påkrevde felter og varelinjer(se mer i kap.8.5.2) :
Om ønskelig kan bedriften laste ned oppdatert oversikt over alle mottakere av eFaktura B2B i
banknettverket. En oversikt i excel kan hentes ved å klikke på «Eksporter alle avtaler» og lastes ned til
ønsket område:
Side 22 av 32
8.5.2 Registrer en faktura
Registrering av faktura skjer stegvis. Klikk på steg 1 «Fakturadetaljer» og velg hvilken mottakertype og
fakturatype fakturaen skal sendes til. Klikk videre på steg 2 «Avsender» og velg betalingskonto til faktura. I
steg 3 «Mottaker» registreres minimum påkrevde felter for å lage en gyldig faktura til mottaker.
Eksempel steg 3 i skjermbilde ”Registrer en faktura” til bedrift/statlig mottaker:
I steg 5 «Artikler» registreres ønsket antall varelinjer:
Når detaljer om fakturaen er ferdig registrert kan usteder laste opp et vedlegg som sendes med fakturaen til
mottaker.
Når fakturaen er ferdig utfylt velger man ”Neste steg” og får opp et nytt skjermbilde som viser den
registrerte fakturaen. Ved feil eller mangelfull utfylling vil en melding gi beskrivelse av hvilket felt som er feil
eller mangler informasjon.
Side 23 av 32
Informasjonen i ferdig registrert faktura verifiseres av bruker og bekreftes ved å klikke på ”Send faktura”.
Eksempel:
8.5.3 Se sendte fakturaer
Etter registrering av enkeltfaktura kan man hente ut en oversikt over sendte faktura. Fakturaen legges ut
fortløpende fra nyeste dato og kan ikke søkes på i dette bildet. Detaljert søk på faktura gjøres i arkiv. Dette
skjermbilde kan brukes dersom man vil benytte tidligere sendt faktura som mal for en ny.
Eksempel skjermbilde ”Se sendte fakturaer”:
Side 24 av 32
8.5.4 Se avviste fakturaer
Avviste fakturaer listes opp i eget skjermbilde og må korrigeres og eventuelt sendes på nytt.
8.6 Arkiv
Fakturautsteder og fakturamottaker har mulighet for å se sine sendte og mottatte fakturaer ved bruk av
arkivtjenesten. Hver enkelt faktura vil automatisk bli lagret i 16 måneder. Det er mulig å velge fakturahotell i
pdf-format eller html-format etter avtale med banken. Tjenesten støtter 16 måneders arkiv for:
 Inngående faktura
 Utgående faktura
8.6.1 PDF i arkiv
Ved mottak av xml genererer Nets en visningsfaktura i PDF format til arkiv, basert på en mal for hver av
formatene EHF og e2b. Malene har faste felter og kolonner som ikke dekker alle felter fra mottatt faktura,
kreditnota eller purring og som normalt presenteres på 1-2 sider.
For å kunne presentere fakturaen i sin helhet vises utskrift av mottatt xml fra utsteder ved at det i kolonne 1
vises felt fra xml og i kolonne 2 vises innhold i felt. Tomme felt i xml vises ikke.
Kun side 1 og ev side 2 går til print dersom mottaker ikke kan motta faktura elektronisk. Øvrig info fra xml
legges i arkiv og kan hentes ut ved behov.
Dersom utsteder har avtalt egne maler med Nets er det disse som vil bli arkivert.
Side 25 av 32
8.6.2 Søkekriterier
Søkekriteriene er en oversikt over alle fakturaer, der siste sendte faktura ligger øverst i oversikten. Det gis
muligheter for søk i detaljer på forfallsdato, fakturadato, fakturanummer, tjenste, ut-kanal faktura er
distribuert i og fakturatype.
Eksempel på søkekriterier i arkiv:
Banken tilbyr langtidsarkiv der fakturaene lages i pdf-format i 10 år i pdf-format.
Korttidsarkiv og langtidsarkivet er identisk med de samme søkekriterier. Det er kun lagringstiden som
endres. Det kan ta noe lengre tid for å hente opp langtidslagrede fakturaer.
9 Fakturahotell og visning av fakturadetaljer (eFaktura B2C)
Fakturahotell er arkivet der fakturadetaljene for eFaktura b2c (til privatpersoner) lagres, slik at disse kan
fremvises for forbruker (privatkunder) og bedriftens kunder som benytter nettbank. Fakturautsteder velger
selv hvilket fakturahotell som skal benyttes. Dette er en egen avtale mellom bedriften og fakturahotellet.
eFaktura B2B løsningen innholder et korttidsarkiv (16 måneder) der fakturaene arkiveres i pdf-format, se
eget kapitel. Fakturautsteder får fri tilgang til korttidsarkivet. En fakturautsteder kan velge å benytte dette
arkivet som fakturahotell også for eFaktura B2C tjenesten. En forutsetning for harmonisering av
filforsendelse for eFaktura B2B og eFaktura B2C er at fakturautsteder benytter bankens korttidsarkiv (eller
Bankenes Fakturahotell) for eFaktura B2C.
Banken tilbyr langtidsarkiv (10 år) som en tilknyttet tjeneste både for eFaktura B2B og eFaktura B2C.
10 Filkommunikasjon direkte til Nets
Filtjenestene kan integreres direkte i bedriftens programvare for inn- og utgående fakturaer.
Bedriften eller dennes medhjelper kan da sende eller hente fakturafiler for fakturatjenesten direkte til/fra
bankens leverandør Nets via enett/GIS eller velge alternative kommunikasjonsløsninger. Fakturautsteder/mottaker må klarlegge hvilken kommunikasjonsløsning som ønskes for eventuell direkte kommunikasjon
med Nets. Bedriften kan velge mellom en fast linje (FTP) eller oppringt linje (HTTPS).
Side 26 av 32
Hvis bedriften har avtalt tilknytning via enett/GIS og allerede er tilknyttet Nets gjennom enett/GIS (FTP eller
https), vil bedriften kunne gjenbruke denne kommunikasjonsløsningen.
11 Tilknyttede tjenester i fakturatjenesten
Fakturatjenesten gir muligheter for å kombinere tilknyttede tjenester som fakturamottaker og/eller -utsteder
kan velge etter sine behov. Disse er:



Langtidsarkiv av faktura i 10 år
Print av faktura til fakturamottaker som ikke kan motta fakturafil
Skanning av faktura
11.1 Langtidsarkiv
Ved kjøp av tilknyttet tjeneste - Langtidsarkiv vil bedriften ha tilgang til sine fakturaer i 10 år. Arkivet støtter
alle formelle krav i hht. Norsk regnskapslovgivning. Både inn- og utgående fakturaer vil bli lagret i arkivet,
inkludert eventuelt skannede fakturaer. Faktura lagres i pdf-format.
Fakturaene vises under funksjonen for ”Arkiv” i fakturatjenesten.
11.2 Fakturaprint
Ved kjøp av tilknyttet tjeneste Fakturaprint vil bedriften kunne få printet sine fakturaer i Nets når mottaker
ikke kan håndtere fakturaer elektronisk via eFaktura B2B.
Fakturautsteder sender inn sine fakturaer elektronisk på fil slik at de blir skrevet ut, lagt i konvolutter og
deretter sendt med porto til fakturamottaker. Tjenesten Fakturaprint leveres enten som en enkel
standardløsning eller en mer kundetilpasset løsning. Standard løsning innebærer valg av en fakturamal
som er tilpasset et generelt behov for informasjon på fakturaen, mens kundetilpasset er en spesifikk mal for
en bedrift som ønsker en faktura med særpreg. I tillegg skilles løsningene på eksempelvis valg av
konvolutt, logo i farger eller sort/hvitt og utsendelse med A- eller B-post.
For fakturaer som kommer i retur, tilbyr Nets både fysisk og elektronisk behandling. Fysisk returpost
innebærer retur av de fysiske konvoluttene i en samlekonvolutt. Ved elektronisk returpost sendes det en
elektronisk melding med informasjon om konvolutten som er returnert, konvolutten blir deretter makulert.
Fakturaer som skal distribueres elektronisk eller postalt kan sendes inn i samme filforsendelse. Dette gir
fakturautsteder muligheten til å nå ut til alle sine kunder uavhengig av om de har nettbank (eFaktura B2C),
eller ønsker å motta fakturaene sine postalt.
11.3 Fakturaskanning
Ved kjøp av tilknyttet tjeneste - Fakturaskanning vil bedriften få skannet og tolket papirbasert faktura og vil
motta disse på fil for fakturabehandling i egne systemer.
Bedriften får en egen postadresse til Nets for alle sine inngående leverandørfakturaer. Dersom kunden
ønsker en annen løsning for leveranse av fakturaer til Nets må dette avtales direkte med Nets.
Daglig mottas post til Nets som vil håndtere sortering og preparering av fakturaene før datafangst. Rutinen
for fakturaer vil være som følger:
Konvolutter mottas, åpnes og innholdet klargjøres for maskinell behandling.
Annen post enn fakturaer som ikke skal behandles, makuleres eller returbehandles etter fastlagte rutiner og
avtaler, dette gjelder gjerne reklame og administrativ post.
Side 27 av 32
11.3.1
Forberedelse til skanning
Faktura og vedlegg klargjøres for skanning i den rekkefølge de mottas.
Ødelagte fakturaer og vedlegg repareres dersom dette er mulig og legges til skanning. Faktura skannes og
påføres arkivnøkler og fakturainformasjon på image og fil overføres til kunde. Filen gjenfinnes under
funksjonen for ”Inngående faktura” i fakturatjenesten.
11.3.2
Skanning
I produksjon blir en side skannet, datafanget og tolket ut ifra de feltene som avtales.
Nets har i sin løsning for inngående fakturaer en basis pakke for felter som skal tolkes. I tillegg til denne
kan det legges til ytterligere felter etter avtale.
Basispakke for fakturaskanning:
Felt
Kommentar
Kontonummer
Konto til utsteder
Fakturanummer
Hvis fakturanummer ikke finnes legges fakturadato i
dette feltet
Utstedelsesdato
Hvis det ikke finnes registreres ”dagens dato”
Forfallsdato
Kunde velger antall dager som registreres hvis denne
ikke finnes.
Beløp
Settes til 0,- dersom det mangler. Settes til – hvis det er
kreditnota
KID-nummer
Organisasjonsnumm Registrerer 999999999 hvis det ikke finnes.
er
Fakturatype
Original / purring / kredit
Registreres som Original dersom ikke systemet tolker
det som noe annet.
Merverdi avgift
Settes som 0 eller % som er på faktura
Det er i tillegg mulig å bestille ekstra felter dersom man har behov for skanning av ytterligere felter.
Ekstrafelter som kan bestilles pr faktura:
Felt
Prosjektnummer
Referanse
Ordrenummer
Selskapskode
Valuta
Beløp
Forklaring
Deres referanse
Avtales på forhånd og har faste verdier. Stort sett ved flere
selskap eller juridiske enheter
Settes til NOK dersom dette ikke finnes.
Settes til 0,- dersom det mangler
Fakturaer lagres hos Nets i 30 dager, etter denne tiden makuleres de.
Dersom kunden ønsker å lagre fakturaene lenger enn 30 dager eller ønsker fakturaene returnert må det
avtales særskilt. Kontakt banken for nærmere informasjon.
Side 28 av 32
12 Implementering av ny bedrift
12.1 Utstederprosessen
Skissen under viser de fem stegene i implementeringsprosessen for utstedere.
12.1.1
Steg 1 - Bekrefte kontaktinfo
De eller den som er registrert som teknisk og administrativ kontaktpersoner vil motta en e-post (banken er
på kopi) med en link til et skjema hvor vi ønsker at den registrerte informasjonen blir bekreftet (eller endret,
om det er informasjon som ikke er korrekt).
Dette er informasjon om hvem som er teknisk, samt administrativ kontaktperson, hvilken
programleverandør din bedrift benytter seg av, samt hvilket format din bedrift skal benytte. Ønsket
produksjonsdato bes også registrert.
12.1.2
Steg 2 – Test av format
Når kunde har bekreftet kontaktinformasjonen vil kunden innen kort tid motta en e-post med link til
Testportalen for å preteste fakturafil. Ved å klikke på linken kommer kunden direkte inn i portalen.
Selve pretesten er enkel og det eneste kunde trenger å gjøre er å velge hvilken fakturatype (faktura eller
kreditnota) som skal testes, og så laste opp filen.
Merk: viktig at de som skal benytte E2B 3.3 formatet også legger til rette for påkrevde EHF felt i E2B filen dette for å kunne sende til en mottaker som kun mottar på EHF formatet.
Filen valideres som gyldig
Når kunden har pretestet både faktura og kreditnota, og de valideres som gyldige, kan kunden bestille
testtid hos Nets (steg 3). Så snart Nets mottar resultatet vil de innen kort tid motta en e-post med forslag til
testperiode (testuke).
Filen valideres ugyldig
Hvis filen feiler, vil kunden få en beskjed om hva som er feil. Alle feil må rettes før filen lastes opp på nytt.
Kvalifiseringskravet er at både faktura og kreditnota er testet ok før kunden går videre til steg 3. Hvis
kunden ikke har lagt til rette for kreditnota, anbefaler vi på det sterkeste at kunden gjør dette før pretesten
startes.
12.1.3
Steg 3 - Avtale testtid med Nets
Så snart Nets mottar kundes vellykkede pretestresultat, vil kunden innen kort tid motta en e-post med
forslag til testperiode (testuke) med Nets. Det kan forventes å få testuke i løpet av 3-4 uker.
Side 29 av 32
Svarfrist på tilbudt testuke er 3 virkedager. Ved manglende tilbakemelding frafaller tilbudt testuke. Hvis en
slik situasjon skulle oppstå anbefaler vi kunden å ta kontakt med Nets.
I perioden fra testtid er avtalt og test skal starte må kommunikasjonsløsningen settes opp. Dette er en rask
og lite tidskrevende aktivitet, men det er en samhandling mellom utsteder og Nets. Informasjon om hvordan
SFTP settes opp vil bli sendt til utsteder.
Når utsteder og Nets har avtalt testuke, samt filkommunikasjonen er satt opp, er vi kommet til steg 4. En
test, via valgt kommunikasjonsløsning (oftest SFTP), skal gjennomføres i et samarbeid mellom utsteder og
Nets.
12.1.4
Steg 4 - Teste med Nets
Vi har nå kommet til selve testen, som utføres i et samarbeid mellom utsteder og Nets i den avtalte
testuken.
Hovedsakelig går denne testen ut på å teste (kvalitetssikre) hele filflyten (som om det var i produksjon,
men i et testmiljø) fra utsteder via oppsatt filkommunikasjon og til Nets. Se testplanen nedenfor, den gir
en oversikt over tidsfrister og overordnet de aktivitetene som skal gjennomføres i den tildelte testuken.
Testplan
12.1.5
Steg 5 – Produksjonssetting
Når Nets har godkjent den gjennomførte testen (steg 4), ønsker Nets en snarlig tilbakemelding
(godkjenning) fra utsteder (kunden). I henhold til planen er fristen for kunden å godkjenne testen (via e-post
og/eller skjema) innen fredag kl. 12 i testuken. Dette for at Nets skal ha nok tid til å kunne sette kunden i
produksjon den samme dagen. Nets vil da informere utsteder om nytt filnavn og filpostkasse, som skal
brukes i produksjon. Så snart Nets har satt kunden i produksjon er hele gjennomføringsprosessen
ferdig/utført.
Nets (Implementation & Customer Service teamet) vil følge opp utsteders første fil i produksjon.
Side 30 av 32
12.2 Mottakerprosessen
Dag 1 – 7
a. Nets Implementering og Customer Service (I&CS) registrerer mottakeravtalen i Nets systemer.
b. I&CS sender e-post til mottaker (med en eksempel fil på det formatet kunden skal benytte) og ber
kunden ta kontakt så snart filen er lest inn ok i kundens system.
c. Kunden tar kontakt med I&CS – fil er lest inn ok
d. Kommunikasjon settes opp og I&CS legger ut fil
e. Kunde (mottaker) bekrefter fil lest inn ok (via SFTP) – I&CS produksjonssetter kunde
f. Kunden har ikke tatt kontakt, I&CS purrer ved å ringe mottakeren
Dag 8
g. Hvis kunden ikke svarer sender I&CS purre e-post (med bank på kopi)
Dag 15
h. Kunden har fortsatt ikke svart på henvendelsene fra Nets, I&CS purrer for 2. og siste gang ved å
ringe. Hvis I&CS ikke får tak i vedkommende sendes en e-post til mottaker (med bank på kopi).
Dag 25
i. Kunden har fortsatt ikke tatt kontakt, e-post sendes til banken. Nets følger ikke opp caset mer.
13 Produksjon
Når testene er gjennomført og godkjent kan fakturautsteder/-mottaker settes i produksjon. Fakturautsteder/mottaker følges opp inntil første kjøring i produksjon er gjennomført, med hensikt å sikre kvaliteten på
tjenesten gjennom alle ledd i verdikjeden (inklusive valgte tilknyttede tjenester i eFaktura B2B). Det er
derfor viktig at fakturautsteder/-mottaker informerer Nets om når første produksjonskjøring er planlagt.
Nets er ansvarlig for at test er gjennomført i forhold til gjeldende krav for igangsetting av eFaktura B2B.
13.1 Avtaleinngåelse
Avtale om elektronisk fakturaformidling inngås mellom bedrift og banken. Avtaleskjema og - vilkår for
fakturatjenesten overleveres av banken. Vilkår er også tilgjengelig i fakturaportalen. Merk at for kunder med
forhåndsetablert tilgang til fakturaportalen, tjenesten Lag og send enkeltfaktura og korttidsarkiv, vil vilkår
betraktes som akseptert når tjenesten benyttes første gang (dvs. når den første fakturaen sendes). De
tilknyttede tjenestene (print, skanning og langtidsarkiv) er tjenester som formidles av banken og der
avtaleforholdet vil være mellom bedriften og bankens underleverandør Nets.
De kommersielle vilkårene for bruk av tjenesten avtales med banken. Dette innebærer også eventuelle
spesielle kundekrav som for eksempel valideringskrav i forhold til valgt format. Det er egne avtalevilkår for
tjenesten eFaktura Privat (B2C) tjeneste.
Side 31 av 32
13.2 Registrering av avtalen
Banken oversender avtalen på avtalt måte til Nets. Kontaktpunkt i Nets er invoice support. Skjema sendes
til invoice-support-no@nets.eu.
Når Nets har mottatt avtaleskjema fra banken, vil implementeringsprosessen starte.
13.3 Driftsmønster
Innkommende filer vil bli behandlet 2 ganger i timen og kvitteringer på eventuelle feil vil bli distribuert
umiddelbart etter prosessering.
Distribusjon av faktura til utsteder eller mottaker vil skje en gang pr time.
Print og distribusjon av papirfakturaer vil skje senest 48 timer etter mottatt fil.
Overføring til eFaktura B2C samordnes slik at mottatte eFaktura B2C transaksjoner vil bli tilgjengeliggjort i
nettbanken samme dag.
Skannet faktura mottatt til kl. 09.00 vil være tilgjengelig på fil kl.1900.
13.4 Kundeservice
Bankens kundeservice skal ivareta alle henvendelser fra fakturautsteder og -mottaker, som gjelder feil,
driftsstans eller mangler på tjenesten.
Bankens kundeservice skal også være behjelpelig med å svare på henvendelser angående funksjonalitet i
tjenesten. Se kontaktinformasjon til banken i nettbanken eller på bankens nettsider.
14 Avslutning av tjenesten
Dersom en fakturautsteder/-mottaker ønsker å avslutte bruk av eFaktura B2B tjenesten, må bedriften ta
kontakt med sin bank. Banken informerer dette videre til Nets som fjerner kunden fra avtaleregisteret.
Forretningsmessige forhold knyttet til en oppsigelse er regulert i avtalevilkår mellom banken og
fakturautsteder/-mottaker.
Dersom fakturautsteder/-mottaker benytter eFaktura Privat tjenesten gjelder eksisterende regelverk i
eFaktura Privat avtalen mellom banken og bedriften. Samtidig må de krav og føringer, som gjelder for
eFaktura Privat tjenesten oppfylles før avtalen kan avsluttes.
Side 32 av 32