Meldingsløftets presentasjon til legekontor i Midt-Norge

Elektroniske
henvisninger og røntgenrekvisisjoner
til sykehus i HMN fra legekontor
som bruker Winmed 2x
Meldingsløftkoordinator St. Olav Rut Naversen
og praksiskonsulent Lasse Folkvord
i samarbeid med Meldingsløftet HMN
30. Okt 2011
St. Olavs Meldingsløftgruppe
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Meldingsløftkoordinator/EPJ-rådgiver Rut Naversen, St. Olav
EPJ-konsulent Trond Kjølås, St. Olav
EPJ-konsulent Jane Wik, St. Olav
PAS-konsulent Nina Heggem Brandsegg, St. Olav
IT-koordinator lab medisinsk biokjemi, Marianne Lehtonen
IT-koordinator lab medisinsk mikrobiologi, Frode Width Gran
IT-leder lab/farmakologi, Ludvig Johannessen
PACS-RIS-koordinator Kjell-Åge Tingstad, HMN
Praksiskonsulent Meldingsløftet/Lasse Folkvord
spesialist i allmennmedisin, Vikhammer legekontor
Prosjektleder Elin-k Trine Hansen, Trondheim kommune
Prosjektleder Bente Bredholt, HEMIT
Viktig
•
E-meldinger TIL sykehusene i HMN
– E-henvisning til kliniske avdelinger
– E-røntgenrekvisisjon til bildediagnostiske avdelinger
– Eget prosjekt for rekvirering av laboratorieprøver
•
•
•
E-meldinger FRA sykehusene i HMN
–
–
–
Epikriser fra innleggelser og polikliniske kontakter
Røntgensvar
Laboratoriesvar for
•
•
Helse Sør-Øst skal pilotere modul for elektronisk rekvirering av laboratorieprøver
HMN har opsjon > men ingen anskaffelse i 2011-2012
Medisinsk biokjemi, immunologi, mikrobiologi og farmakologi
Parallell papirforsendelse avvikles begge veier
–
Men først når vi vet at ansvar og rutiner ved legekontoret er på plass
Innhold
•
•
•
•
•
•
Henvisning og røntgenrekvisisjon
Henvisningsadresser
Oppfølging av kvitteringsmeldinger
(applikasjonskvitteringer)
Forutsetninger for avvikling av papir for
henvisninger, brev og epikriser
Laboratoriesvar
Hvor får legekontoret hjelp?
– Om brukerstøtte fra leverandører og sykehusene
Velg Den gode henvisning for å sende elektronisk
Den gode henvisning s. 1
Den gode henvisning s. 2
Henvisninger: Adressering
•
Velg Sykehus EDI
– Elektroniske adresser til sykehus
•
Velg KITH versjon 1.0
Henvisninger og røntgenrekvisisjoner
•
Papir sendes i tillegg fortsatt for
– Vedlegg
•
•
•
Sendes per post
Husk referanse til vedlegg i e-henvisningen
Husk referanse til sendt e-henvisning på vedlegg
– Purringer
• Benytt oppgitt telefonnummer til aktuelt
henvisningsmottak
–
Finnes lett tilgjengelig i adresseregisteret for Sykehus EDI
• Send purring per post inntil vi får
forespørselsmelding mellom legekontor og sykehus
Inntil det er avtalt papirløs henvisning
•
Send papirhenvisning parallelt
– Merk papirhenvisning ”Sendt elektronisk”
Adresseregisteret har telefonnummer til inntakskontorene
Slik finner du elektronisk radiologirekvisisjon
Slik fyller du ut for å sende elektronisk
Henvisningsadresser
•
Bruk adressene slik de er satt opp fra
foretakene
– De publiserte henvisningsadressene er koblet
–
opp mot henvisningsmottak ved avdelingene
Ikke lag nye adresser innen Sykehus EDI
uten nærmere avtale med
• Leverandør av eget EPJ-system eller
• HEMIT
Meldingsutveksling mellom 2 EPJ systemer
Figur hentet fra Kravdokument Elektronisk Meldingsutveksling
Oppfølging av mottatte og sendte meldinger
•
Legekontoret må utnevne minimum en ansvarlig for
å følge opp mottatte og sendte meldinger
–
2 leger i kontorfellesskapet bør sette seg godt inn i dette
•
•
For å sikre forsvarlige rutiner
Ha god kjennskap til
–
–
–
•
DIPS Communicator
WinMed Connect
2 sekretærer må kjenne programvaren og være operative i
oppfølging av meldinger som feiler
Legekontoret må etablere rutiner for daglig oppfølging av
sendte og mottatte meldinger
– Også i ferieperioder
– Hvis Dips communicator ikke har kjørt meldingsutveksling på 4
dager blir det vanskeligere å overvåke for sykehuset
•
Sykehuset får da ikke tilbakemelding om suksess, feil pasient eller
feil lege
Oppfølging av Utboksen (Communicator)
•
Kvitteringsmeldinger i Utboksen
•
Rød
avvist
ikke mottatt
vanligste årsak: feil meldingsformat
•
•
Gul
sendt
venter på tilbakemelding
•
Grønn
akseptert
bekreftet mottatt
Kvitteringsmeldingene kommer vanligvis raskt
fra sykehuset
– Hvis grønn kvitteringsmelding ikke er mottatt
•
•
Sjekk meldingstrafikk til / fra sykehus og andre
elektroniske kommunikasjonspartnere
Hvis det ikke kommer meldinger fra St. Olav, sjekk med
HEMIT kundeservice
Kvitteringsmeldingene i Utboksen
– Dere kan sortere kolonnene slik at den viser
kvitteringsmeldinger som skal følges opp øverst
•
•
Klikk på kolonneoverskriften for status for kvitteringer
Da ligger de meldingene som skal følges opp øverst
Kvitteringsmeldingene i Utboksen
•
Husk
– I lange perioder går alt bra, og det er lett å slappe av
–
•
på kontrollene
Men feil skjer plutselig – trafikken stopper opp osv
Juridisk ansvar hos avsender
– Legekontoret har ansvaret inntil den sendte meldingen har
fått status for at den er akseptert hos mottaker, dvs grønn
Avvikling av papir for sendte meldinger
•
Avtale om å avvikle papir
– Avtalen inngås med meldingsløftkoordinator ved
–
–
–
–
•
nærmeste sykehus i HMN
Avtalen omfatter alle leger ved legekontoret
Avtalen omfatter alle sykehus i HMN
Konkret dato skal avtales
Parallell papirutskrift avvikles samtidig for
•
•
•
•
E-henvisning
Røntgenhenvisning
Epikriser
Laboratoriesvar
NB! Alltid utskrift av henvisning ved ø-hjelp
– Informasjonen må følge pasienten ved ø-hjelp
Oppfølging av innkommende meldinger
•
Innboks
– Ved overensstemmelse mellom pasient og lege i
melding og legekontorets fagsystem:
•
Meldingen går rett inn i fagsystemet og får grønn status i
innboksen. Suksessmelding går tilbake til sykehuset
– Dersom det ikke er overensstemmelse mellom pasient
og lege i meldingen, men en av dem er kjent i
fagsystemet:
•
Meldingen må behandles manuelt i Winmed Connect for
at sykehuset skal få tilbakemelding i form av suksess
(dere har tatt inn meldingen manuelt) eller avvist (dere
har avvist meldingen manuelt)
– Dersom verken pasient eller lege i meldingen finnes i
fagsystemet ved legekontoret
•
Det sendes feilmelding umiddelbart til sykehuset
Behandling av meldinger i Winmed Connect
•
Avviste meldinger må gjennomgås daglig
– enten gjøres manuell kobling til pasient eller lege slik
–
•
at de kommer inn i fagsystemet
eller meldes som avvist til avsender hvis denne har
gjort feil
Hvis Dips communicator ikke har kjørt
meldingsutveksling på 4 dager blir det
vanskeligere å overvåke for sykehuset
– Sykehuset får da ikke tilbakemelding om suksess,
feil pasient eller feil lege
Innkommende meldinger må overvåkes i Connect
•
•
•
Ikonet til venstre på hver linje indikerer status på hver melding.
En hake betyr at meldingen har gått inn i journalsystemet
Gule, oransje og røde prikker krever manuell oppfølging
Håndtering av meldinger som ikke går rett inn i EPJ
•
Gul prikk: Ukjent pasient i EPJ (lege kjent)
Noen årsaker til at pasienten ikke er kjent i EPJ
•
Pasienten har ikke fullstendig fødselsnummer
– Nyfødte > ddmmåå MORS ETTERNAVN, …*MORS
–
•
FORNAVN
Asylsøkere
Pasientlista i legekontorets EPJ er ikke oppdatert
– Fastlegedisketten må kjøres så raskt som mulig
månedlig
•
Avsender har valgt rett lege men i feil rolle
– Eksempel: Dokumentet sendes til fastlegerolle eller
helsestasjonsrolle i stedet for legevaktsrolle
Håndtering av meldinger som ikke går rett inn i EPJ
•
Oransje prikk: Ukjent lege (kjent pasient)
Noen årsaker til at legen ikke er kjent i EPJ
– Lege har sluttet
– Ny lege er ikke registrert
–
MERK!
Hvis legen står som kopimottaker
•
Meldingen til kopimottakere kan bli liggende i Winmed
Connect, selv om både pasient og lege finnes i EPJsystemet
Håndtering av meldinger som ikke går rett inn i EPJ
Før arbeidsdagen avsluttes ...
Pkt.1 Alt kommet inn – er tatt hånd om
Før arbeidsdagen avsluttes …
Pkt.2 Alt sendt ut – er vel framme
Laboratoriesvar – tips om import og visning
•
Svar som er numeriske
– presenteres best i Labarket
– Vise kommentarer
•
•
Viktig å ha riktig oppsett av Winmed Connect for legekontoret
Utføres av dataansvarlig i Connect – se veiledning
Tekstlige laboratoriesvar
– Kopier inn tekstlige svar for eksempel mikrobiologisvar, inn i
–
–
journalen som tekstnotat
Da vises alle kommentarer
Det er enklere å gjenfinne og gjenbruke tekst ved å søke
etter Mikrobiologi-notatet i stedet for å lete i tidslinja i
Labarket
Hvordan følger sykehusene opp e-meldinger?
•
Mottatte meldinger
– Henvisningene går rett inn i inntakskontorets EPJ-postkasse
hvis det er fullstendig fødselsnummer
–
•
Sendte meldinger
– Hvert sykehus overvåker og følger opp sendte meldinger
–
•
Hvis personnummer mangler, havner e-henvisningen hos
Pasientjournalarkivet som importerer meldingen manuelt i riktig
journal (eventuelt oppretter journal) og videresender til riktig
henvisningsmottak
daglig av dedikert personell ved laboratorier, røntgen og
sekretærtjenester
Sjekk brukerstøtteplakaten du har fått for aktuelle
telefonnumre til ditt sykehus
Sykehusets sjekkliste sikrer trygg avvikling av papir
Avvikling av papir for meldinger fra sykehusene i HMN
•
Ikke alle dokumenter kan sendes elektronisk
– Noen dokumenter er ennå ikke klargjort for elektronisk
forsendelse
•
Andre dokumenttyper enn epikriser
–
–
•
•
Brev fra annet fagpersonell f eks
Vedlegg til epikrise som ikke kan sendes elektronisk
Skannes/journalføres/arkiveres av legekontoret
I en kort overgangsperiode vil dokumenter som
ble opprettet før papiravviklingen ble
gjennomført, komme på papir også
Ansvar - oppsummering
•
Legekontoret
– Utnevne kontaktpersoner som bindeledd mellom legekontoret
–
–
–
•
og helseforetaket
Følge opp sendte og mottatte meldinger
Melde fra om leger som slutter/begynner til HEMIT
Oppdatere endringer i NHN-adresseregister fortløpende, og
føre opp e-postadresse for legekontoret
Sørge for opplæring av nye leger/sekretærer
Oppdatere pasientlistene
–
–
Sykehuset
– Følge opp sendte og mottatte meldinger
– Sørge for gode rutiner for riktig adressering
– Oppdatere fastlege i pasientjournalene ved endring
Melde adresseendring
•
Hvor?
– NHN-adresseregister
•
•
•
http://www.nhn.no/tjenester/NHN-Adresseregister
kundesenter@nhn.no
Tlf 02017
– HEMIT
•
•
•
kundesenter@hemit.no
Tlf 03612
Når?
– noen slutter
– noen begynner
•
Nødvendig informasjon er Navn, HPR-nummer, legekontor
Brukerstøtte
•
Brukerstøtte HEMIT
– Tlf 03612 (kl 07-20)
•
Meld fra når man
–
–
–
ikke mottar kvitteringsmelding
mottar påfallende få / ingen innkommende meldinger
får mange avviste kvitteringsmeldinger (sjekk at riktig
meldingsformat er brukt først)
– e-post kundesenter@hemit.no
•
•
ved adresseendring
Brukerstøtte CompuGroup Medical
(tidl. Profdoc):
– kundesenter@compugroupmedical.no
– Tlf 815 69 069 (kl 08-17)
Ved problem med eget journalsystem
•
•
Bruk og oppsett av programvare
–
Winmed, Winmed Connect, Dips Communicator
Oppdatering av adresser og pasientlister
Brukerstøtte
•
Brukerstøtte St. Olavs Hospital
– Henvisninger og epikriser
•
Om innhold/oppfølging av henvisninger
–
•
Om innholdet i epikriser
–
–
•
Bruk telefonnummer oppgitt i adresseregisteret under sykehus EDI
Aktuell avdeling pasienten er skrevet ut fra
Se egen telefonliste over aktuelle avdelinger på Fastlegesiden vår
Om problem vedr mottatte/manglende epikriser
–
Felles skrive- og oppfølgingstjeneste tlf 994 29 203
– Laboratoriesvar mangler
•
Servicetorget tlf 72 57 32 00 (kl 08:00 – 15:00)
– Røntgenrekvisisjon/-svar mangler
•
Timebestillingen tlf 72 82 53 30 (kl 08:00 – 15:00)
Nyttige lenker (1)
•
Brukerhåndbøker CompuGroup Medical (tidl. ProfDoc)
– http://support.compugroupmedical.no/ManualCatalog.aspx?id=4
•
•
Communicator
–
http://support.compugroupmedical.no/Download.ashx?id=457
Winmed Connect
–
http://support.compugroupmedical.no/Download.ashx?id=458
•
Side for nedlastning av siste versjon av programvare
– http://support.compugroupmedical.no/UpgradeCatalog.aspx?id=5
•
Sjekkliste for avvikling av papir
–
•
http://www.helsedirektoratet.no/publikasjoner/rapporter/avvikling
St. Olavs fastlegeside
http://www.stolav.no/no/Fagfolk/Samhandling/Fastlege/
Nyttige lenker (2):
•
•
•
NHN-adresseregister
– http://www.nhn.no/tjenester/NHN-Adresseregister
Meldingsløftet – Helsedirektoratet
– http://www.helsedirektoratet.no/samspill/meldingslofte
t/
NFAs referansegruppe for EPJ og samhandling
– http://www.refepj.no/