Prosedyre XN-QA-P06 Risk management i tilbud, kontrakt

Prosedyre
XN-QA-P06 Risk management i tilbud, kontrakt og prosjektgjennomføring
Referanser:
Hensikt:
Hensikten med denne prosedyren er å beskrive obligatoriske krav til styring av aktiviteter og ansvar knyttet til prosjektrisiko/ muligheter gjennom hele prosjektperioden –
fra mottak av tilbudsdokumenter til avslutning av kontrakten.
Prosedyren skal også benyttes i forbindelse med inngåelse av rammeavtaler, oppkjøp, utleie, etc.
Ansvar:
Kredittsjekk:
CFO er ansvarlig for at kredittsjekk blir utført som beskrevet i denne prosedyren, og registrering av utførte kredittsjekker i etablert register.
Risikovurdering:
Avdelingsleder er ansvarlig for at det blir utført risikovurdering som beskrevet i denne prosedyren, og registrering av utførte risikovurderinger, i etablert register.
Kredittsjekk:
Kredittsjekk skal utføres i forkant av tilbud og kontraktsinngåelse, i henhold til dette avsnittet.

Alle nye kunder kredittsjekkes

Alle kunder sjekkes minimum hver 12. måned.

Kunder med forventet omsetning på over NOK 3 000 000 pr år settes på overvåkning.
Resultatet av kredittsjekken regnes om til prosent av toppscore, og vurderes på følgende måte:

Dersom estimert kontraktsum er mindre enn NOK 100 000, og ratingprosenten er 35 eller mindre skal risikovurdering settes til min. 8, og
risikoreduserende tiltak skal vurderes.

Dersom estimert kontraktssum er mellom NOK 100 000 og 1 000 000, og ratingprosenten er 35 eller mindre, regnes det som en risikokunde/ prosjekt,
og scoren i risikovurderingsskjemaet skal ikke settes lavere enn12


Dersom estimert kontraktsum er over NOK 1 000 000, og ratingsummen er 35 eller mindre, kreves bankgaranti eller forhåndsbetaling.

Dersom ratingsummen er mellom 35 og 50 innføres risikoreduserende tiltak.

Dersom ratingsummen er over 50 vurderes risikoreduserende tiltak.
Dersom en kunde faller under minimumsgrensene i løpet av prosjektperioden skal det utføres en ny vurdering og skriftlig risikovurdering.
Utførte kredittsjekker skal arkiveres i et sentralt register og i prosjektmappe.
Nr. XN-QA-P06 // Tittel: Risk management i tilbud, kontrakt og prosjektgjennomføring // Dato/Rev.: 04.06.12/3 // Ansvarlig: CFO
ESTIMERT KONTRAKTSUM I NOK
RATINGPROSENT
0- 100´
100´- 1000´
1000´→
0- 35 %
Risikovurdering settes til min. 8.
Risikoreduserende tiltak skal vurderes.
Risikovurdering settes til min. 12.
Risikoreduserende tiltak innføres.
Krever bankgaranti eller forhåndsbetaling.
35- 50 %
OK
Risikovurdering settes til min. 8.
Risikoreduserende tiltak skal vurderes.
Risikovurdering settes til min. 12.
Risikoreduserende tiltak innføres.
50- 100 %
OK
OK
Risikovurdering settes til min. 8.
Risikoreduserende tiltak skal vurderes.
Risikovurdering:
Kriteriene i dette avsnittet beskriver når risikovurdering skal utføres.

Det gjøres separate risikovurderinger:

I forkant av tilbudet

I forkant av kontraktskriving

Ved oppstart av prosjekt

Sjekklistene som er vedlagt denne prosedyren skal brukes i vurderingen

Hvilke risikovurderinger som er påkrevd avgjøres av kontraktsummen, og grensene er som følger:
1.
Ved beregning av estimert kontraktssum skal det inkluderes et påslag på 2% for å ta høyde for eventuelle reklamasjoner.
2.
Ved estimert kontraktsum mindre enn NOK 100 000 er det ikke påkrevd med risikovurdering, forutsatt at ratingprosenten fra kredittsjekken er høyere enn 35.
Ved lavere rating skal det gjøres risikovurdering før tilbud.
3.
Ved estimert kontraktsum fra NOK 100 000 til 500 000 skal det gjøres en risikovurdering av tilbudet før det sendes.
4.
Ved estimert kontraktsum fra NOK 500 000 til 1 000 000, skal det gjøres en risikovurdering av både tilbudet og kontrakten, før den signeres. I tillegg skal det
gjøres risikovurdering i forkant av prosjekt, dersom en av følgende forutsetninger gjelder:
a.
Forespørselen gjelder en ny kunde
b.
Forespørselen gjelder en utenlandsk kunde
c.
Forespørselen gjelder et multidisiplinprosjekt
d.
Forespørselen gjelder et prosjekt utenfor Norge
5.
Ved estimert kontraktsum over NOK 1 000 000 skal det alltid gjøres en risikovurdering av alle tre fasene i prosessen.
6.
For kontrakter med varighet over 12 måneder skal det gjøres en årlig revisjon av risikovurderingen for prosjektgjennomføring, innen utløpet av den 12.
måneden.
7.
Punktene ovenfor er vist i matriseform under:
PROSJEKT
TILBUD
Kontraktsum:
Mindre enn 100 000
Kontraktsum:
100 000 til 500 000
Kontraktsum:
500 000 til 1 000 000
Kontraktsum:
Større enn 1 000 000
KONTRAKT
GJENNOMFØRING
KOMMENTAR
*Dersom under 35
X*
X
X
X
X*
X
X
X
*Dersom en av forutsetningene a-d under punkt 3
gjelder
Nr. XN-QA-P06 // Tittel: Risk management i tilbud, kontrakt og prosjektgjennomføring // Dato/Rev.: 04.06.12/3 // Ansvarlig: CFO
Godkjenning av tilbud og kontrakt:

Tilbud og kontrakt med estimert verdi inntil NOK 500 000 godkjennes av Prosjektleder

Tilbud og kontrakt med estimert verdi fra NOK 500 000 til 1 000 000 skal godkjennes av Prosjektleder pluss en kompetent medarbeider

Tilbud og kontrakt med estimert verdi fra NOK 1 000 000 til 3 900 000 skal godkjennes av Prosjektleder pluss én Managing Director, som er
Administrerende Direktør, Leder Bygg eller Leder Industri.

Tilbud og kontrakt med estimert verdi fra NOK 3 900 000 til 11 700 000 skal godkjennes av to Managing Directors.

Tilbud og kontrakt med estimert verdi over NOK 11 700 000 skal godkjennes av styret.

Tilbud og kontrakt med estimert varighet over 3 år, skal alltid godkjennes av styret (husk at det kan ta tid å få godkjennelse fra styret).
GODKJENNES AV:
Prosjektleder
NOK
0-500´
ESTIMERT STØRRELSE PÅ TILBUD OG KONTRAKT:
NOK
500´- 1 000´
NOK
1 000´- 3 900´
NOK
3 900´- 11 700´
Prosjektleder + en
Prosjektleder + Én
To Managing
kompetent medarb.
Managing Director
Directors
Styret
X
X
X
X
NOK
11 700´→
Varighet over 3
år
Nr. XN-QA-P06 // Tittel: Risk management i tilbud, kontrakt og prosjektgjennomføring // Dato/Rev.: 04.06.12/3 // Ansvarlig: CFO
X
X