Evolution Broschyr

Information Management made simple
Genom fullständigt stöd för dokument­hantering
tillsammans med inbyggd ärendehantering
och nämndadministration erbjuds ett komplett
informationsstöd som påtagligt underlättar det dagliga arbetet.
Mattias Jansson, produktansvarig, EssVision
evolution – ärende- och dokumenthantering
Evolution är systemet som främjar organiserad information hos offent­liga och privata verksamheter. Med Evolution erbjuder EssVision
ett helt nytt koncept för ärende- och dokumenthantering. Genom ett
nytt tankesätt får du som användare bättre möjlighet att överblicka och arbeta med verksamhetens gemensamma informations- och dokumentmängd. Välkommen till Evolution.
Evolution – enkelt och kraftfullt
Gemensamt arbete skapar fördelar
Användbarhet i fokus
Integration med andra system
Evolution stödjer gemensamt arbete med
möjligheter att dela dokumentation och
mappar, ”checka in och ut” dokument samt
möjligheter att skicka meddelanden inom
och utanför systemet. Evolution blir verksamhetens gemensamma informations- och
dokumenthanteringsplats.
Evolution är utvecklat för att ha en låg
inl­är­ningströskel och en god och intuitiv
in­teraktion, detta underlättar handhavande
och främjar igenkännande framför ihåg­
kommande.
Evolution är uppbyggt på ny teknik och
moderna standarder i en tjänsteorienterad
arkitektur med exempelvis Web Services. Det underlättar integration med andra verksamhetssystem, koppling till e-tjänster och
publicering av information på Intranät och
Internet.
Ett system – ingen inloggning
Åtkomst till Evolution kan erbjudas utan
aktiv inloggning, är du inloggad på din dator
loggas du även in i systemet utan att behöva
ange lösenord.
Stöd anpassat till verksamheten
Varje verksamhet har sina unika behov. Dessa
kan Evolution stödja genom anpassning av
tillgängliga informationsfält samt möjlig­
heter att strukturera arbetsprocesser för hur
handlingar ska färdigställas, skickas vidare,
bevakningsrutiner etc.
Evolution – en djupdykning i funktionerna
Informationstjänster
Medborgar­
portal
(inhämtning)
Informationstjänster
(publicering)
Internt administrativt stöd
Behörigheter
Dokumenthantering
En strukturerad dokumenthantering är satt
i fokus. Stor vikt har lagts vid att säkerställa
att alla arbetar med och tar del av originaldokument samt att systemet ska tillåta flexibel återsökning. Användaren ges möjlig­het
att arbeta med sitt material enskilt men kan
när som helst göra dokumentinformationen gemensam. Via arbets­mappar bjuder
användaren in användare eller grupper när
så behövs.
Behovet av att strukturera information är
individuellt. Evolution löser detta genom
att erbjuda möjlig­heter till parallella mappstrukturer. Strukturer som görs tillgängliga
för bestämda delar av organisationen, där
doku­ment presenteras utan att skapa kopior.
Intelligenta mallar
Ett homogent dokumentutseende och tydlig grafisk profil är viktiga delar i organisa­
tioners informationshantering. Evolution
stödjer fördefinierade mallar samt syn­
kro­niserar information mellan dokument
och system. Intelligenta mallar kan även
användas utanför systemet. Dessa synkroniseras automatiskt när de senare sparas in i
Evolution. Allt användaren behöver göra är
att kontrollera att informationen är korrekt.
Versionshantering
Evolution hanterar in- och utcheckning av
dokument och erbjuder där­igenom möjlig­
heter att skapa revisioner och versioner,
dess­utom tydliggörs vem som arbetar med
ett dokument. Tidigare versioner presen­
te­ras i versionsstödet och det finns även
möjlig­­het att återgå till tidigare version.
Syste­met har även funktioner för att fastställa versioner av dokument som ”godkända” eller ”gällande” under definierade
tidsperioder.
Evolution erbjuder möjligheten att kontrollera och styra användares åtkomst till olika
delar av systemet och dess innehåll. Detta
sker genom tilldelning av rättigheter som
sätts samman till roller. Rättigheter styr
exempelvis i vilken utsträckning en användare tillåts skapa och modifiera dokument
i systemets olika delar och reglerar även
hanteringen av ärenden. Med hjälp av
behörigheter styrs åtkomst till individuella
dokument, mappar och ärenden.
Mina
sidor
e-formulär
e-id
Synpunktshantering
Diarium
Ärendehantering
Scanning
E-post
Dokumenthantering
Publicering
Intranät
Bevarande
e-arkiv
Workflow
Möteshantering
FMS
Ärendehantering
Kommunikation och uppföljning
Genom funktionalitet för bevakningar och
meddelanden erbjuder Evolution kraftfullt
processtöd för verksamheten. Bevakningar
ger bland annat möjlighet att kontrollera
deadlines samt säkerställa att berörda parter får in­formation om ett dokument vid en
given tidpunkt. Meddelanden möjliggör direkta referenser till dokument och ärenden i
Publicering
webb
systemet men kan även skapas helt fristående. Evolu­tion hanterar meddelanden mellan
användare såväl som systemmedde­lan­den
(aviseringar) om exempelvis till­delade ärenden eller dokument. Alla meddelanden och
bevakningar är möjliga att konfigurera för
att gå ut via e-post likväl som att hanteras
internt i systemet.
Evolution erbjuder ett väl utbyggt stöd för
distribution av dokument. Genom att skapa
distributionsomgångar blir återanvändning av information möjlig. Med distribution avses såväl enskilda som grupper av
dokument och riktar sig till utpekade eller
grupperade mottagare. Dessa nås via ett
adressregister eller genom direktinmatning.
Ärendehanteringsstödet i Evolution hjälper
till att strukturera, hålla samman och unikt
identifiera dokumentation och handlingar
som berör samma ämne. Ärendehante­ringen
skräddarsys för att passa organisatio­nens
behov, bland annat skapas passande uppsättningar av informationsfält och ärende­
typer för verksamheten som ska stödjas.
Evolution – kvalitet i varje leverans
EssVision utgår ifrån ett kundorienterat angreppssätt med tydlig närvaro i sina arbets­
processer. I varje projekt läggs stor vikt vid
att arbeta enligt processer som involverar
kunden för att förstå dennes behov och
verksamhet. Därigenom skapar vi en god
kultur för delaktighet och samarbete. Tillsammans med kunden planerar och beskriver vi de aktiviteter som skapar ett hållbart
projektklimat med fullständig transparens i
arbetsflödet. Genom att använda olika samarbetsformer med väl beskrivna roller och
kontaktytor, samtidigt som vi arbetar med
en tydlig struktur, skapas goda förutsättningar för att driva projekt framåt och skapa
engagemang.
EssVision följer en genomarbetad in­
förande­­plan inom ramen för utvecklings­
arbeten och implementation gällande
företagets produkter. Den fasindelade
införandeplanen innehåller aktiviteter för
såväl utredning och konfigurering, som för
kontinuerlig kunskaps­överföring kopplad
till systemet. Syftet med aktiviteterna kring
utrednings- och kunskapsöverföringen är
att ge goda förutsättningar för projektleveransen att fungera tillsammans med
de organisationsprocesser och roller som
berörs i sin helhet.
Evolution är utvecklat för
.NET Framework 3.5 och kan installeras på följande plattformar:
Operativsystem Server
• Windows Server 2008 R2
• Windows Server 2008
• Windows 2003 Server
Operativsystem Klienter
• Windows 7
• Windows Vista
• Windows XP
Databashanterare
• Microsoft SQL Server 2008
• Microsoft SQL Server 2005
Essvision – om företaget
EssVision (grundat 1989) är ett privatägt bolag med hög kompetens
och stort kunnande inom system och tjänster för informations- och
dokumenthantering. Med egen produktutveckling kan EssVision
erbjuda marknadens modernaste system och lösningar för
informations­hanterting. EssVision arbetar med att utveckla
och leverera lösningar inom Enterprise Content Management
(ECM) till företag, myndigheter och organisationer för
hantering av information genom hela dess livscykel.
Produktion: Modulmedia Sverige AB +46 8 556 950 01
EssVision AB
Våra kontor
Box 72
183 22 Sigtuna
Ledning och Ekonomi
Stora gatan 46
Sigtuna
Tel: +46 (0)8 595 134 00
Fax: +46 (0)8 595 134 99
Epost: info@essvision.se
Hemsida: www.essvision.se
Utveckling, marknad och konsulttjänster
Nybohovsgränd 20
Stockholm