Vejledning til oprettelse af spørgeskemaer i SurveyXact til digitale

Vejledning til oprettelse af spørgeskemaer i SurveyXact til
digitale patientindkaldelser
SKABELONER
Når du opretter digitale spørgeskemaer i SurveyXact skal du tage udgangspunkt i den designskabelon,
der er udarbejdet til patientskemaer i Region Midtjylland. Der er oprettet to skabeloner: én med de
mest anvendte prædefinerede spørgsmål og én kun med en start- og en slutside. I har alle adgang til
disse skabeloner i SurveyXact, når I trykker på 'Opret måling'.
Skabelonerne hedder hhv.:
Du kan frit vælge, hvilken af disse to, der passer bedst til den undersøgelse, du skal i gang med at
lave. Derefter kan du frit tilføje og/eller slette spørgsmål, så det kommer til at indeholde præcis de
spørgsmål, du ønsker.
Bemærk
Layoutet i skabelonerne er designet af en grafiker hos RegMidt, og skal følges for alle
skemaer vedrørende digitale patientindkaldelser. Undgå derfor at ændre på layoutet i dine
skemaer.
OPRETTELSE AF SPØRGESKEMA
Spørgsmål tilføjes, slettes og ændres enten i Smart Designeren eller Avanceret Designer.
Kopierer du spørgsmålsformuleringer fra f.eks. et Word dokument, er det en god idé først at kopiere
det ind i NotePad og derfra videre ind i SurveyXact. Dermed nulstilles alle tekstformateringer, så vi
sikrer, at skrifttype, skriftstørrelse osv. følger de layoutmæssige retningslinjer, der er defineret og lagt
ind i skabelonerne for RegMidt spørgeskemaer i SurveyXact.
Mens du opretter de skema, er det en god idé løbende at teste, hvordan patienten vil se
spørgeskemaet. Det gøres ved nederst på siden under Spørgeskemafanen at åbne et
testindtastningsvindue (uden baggrundsoplysninger).
1
Når et spørgeskema er færdigoprettet, mangler der kun to ting, før skemaet er klar til udsendelse via
Doc2Mail:
1) Definere hvem der skal modtage en notifikationsmail hver gang en patient har gennemført en
besvarelse af det pågældende spørgeskema
2) Kopiere links til hhv. papir- og digitale indkaldelsesbreve ind i MidtEPJ/BookPlan, hvor
indkaldelsesbrev og spørgeskema flettes sammen med øvrige bilag og kontaktinformationer på
den enkelte patient
Herunder følger en nærmere forklaring af disse to processer.
OPRETTELSE AF NOTIFIKATIONSMAIL
En notifikationsmail sendes til rette vedkommende, når SurveyXact har registreret, at en ny
besvarelse er gennemført af en patient. I notifikationsmailen vil der være et link til at downloade en
PDF med patientens besvarelse. På nuværende tidspunkt skal denne PDF manuelt åbnes og arkiveres i
MidtEPJ. Der arbejdes dog på en løsning, hvor patientbesvarelser automatisk vil blive arkiveret i
MidtEPJ på Region Midtjyllands servere.
Oprettelse af notifikationsmailen i SurveyXact skal gøres på to forskellige måder, afhængigt af om der
er én eller flere, der skal modtage en mail med patientens besvarelse, når patienten har gennemført
et spørgeskema.
Én modtager
Under fanebladet Spørgeskema vælges 'Avanceret' (underfanen Avanceret, ikke Avanceret Designer) /
'Notifikationer' / 'Besvarelse afsluttet' / 'Rediger'.
Beskrivelsen kan ændres, men kan også sagtens blive stående som "Besvarelse afsluttet".
2
'Send en notifikationsmail, når' skal blive stående som "false".
Mogens' mail skal bevares som modtager. Derudover skal den person, der skal forholde sig til
patientbesvarelserne tilføjes som modtager. Det gøres ved at vælge 'Tilføj modtager' / 'Anden
modtager' og skrive den pågældende e-mailadresse.
Notifikationsmailen kan redigeres, hvis det ønskes. Det er dog vigtigt at linket "Hent PDF" indgår i
mailen, da det er det, der refererer til patientens besvarelse.
3
To eller flere modtagere
Har man et skema, som deles mellem flere afdelinger, kan det være nyttigt, at notifikationsmailen kan
sendes til flere forskellige personer. Modtageradressen skal derfor opsættes dynamisk.
Bonusinformation
Hver afdeling har sin egen brevskabelon i BookPlan. BookPlan sender informationer om en patient til
SurveyXact, som bliver gemt i skemaets baggrundsvariable. Disse informationer er bl.a. Navn, CPRnummer, Afdeling, osv.
Udover de variable, der er defineret i skemaskabelonerne i SurveyXact, er det muligt selv at definere
yderligere baggrundsvariable i en måling. Disse variable skal tilføjes sidst i url'en i metadataene i
BookPlan. Et eksempel på dette vises senere.
I RegMidt skabelonen i SurveyXact er der oprettet 5 ekstra variable i baggrundsskemaet, der kan
aktiveres, hvis der skal oprettes flere mailadresser på personer/afdelingspostkasser, som
notifikationsmailen skal sendes til, når en patient har besvaret et skema. Disse har variabelnavnene:
"modtag1", "modtag2", "modtag3", "modtag4", "modtag5".
Skal der oprettes flere end 5 forskellige modtagere til notifikationsmailen, kan en af de 5 eksisterende
variable kopieres i baggrundsskemaet. Husk i så fald at omdøbe Variabelnavnet til "modtag6" osv.
Oprettelsen af notifikationsmailen til flere modtagere starter på samme måde som ved oprettelse af
én notifikationsmail-modtager; vælg 'Avanceret' / 'Notifikationer' / 'Besvarelse afsluttet' / 'Rediger'.
Beskrivelsen kan ændres, men kan også sagtens blive stående som "Besvarelse afsluttet".
'Send en notifikationsmail, når' skal blive stående som "false".
Mogens' mail skal bevares som modtager. Herfra er processen anderledes end for én modtager.
Udover Mogens' mail vælges 'Tilføj modtager' og 'Et spørgsmål indeholder modtagerens emailadresse'.
4
Hold musen over den lille trekant ved siden af 'Vælg variablen som indeholder e-mailadressen' og
vælg 'background' og 'modtag1'. Denne refererer til variablen i baggrundsskemaet, og det er hertil at
modtagerens mailadresse senere bliver koblet på. Sidstnævnte sker dog først i forbindelse med
metadataopbygningen i BookPlan. Her aktiveres muligheden blot.
På samme måde tilføjes en modtager 2 osv. afhængigt af, hvor mange forskellige
modtagerpostkasser, der skal oprettes for det pågældende spørgeskema.
Notifikationsmailen kan redigeres, hvis det ønskes. Det er dog vigtigt at linket "Hent PDF" indgår i
mailen, da det er det, der refererer til patientens besvarelse.
5
INTERAKTION MELLEM SURVEYXACT OG BOOKPLAN
Næste skridt er at kopiere links fra SurveyXact til MidtEPJ/BookPlan, så patientinformationerne derfra
kan flettes sammen med spørgeskemaet.
Til hvert spørgeskema i SurveyXact findes to unikke links til indkaldelsesbreve: ét til besvarelser på
papir og ét til besvarelser digitalt. Forskellen på de to er:
-
-
Papir: på papirversionens første side henvises til det papirskema, der findes på de
efterfølgende sider. Derudover er en unik webadresse samt en unik QR-kode, så respondenten
kan vælge at svare digitalt. Papirbrevet printes fra PDF-format og sendes ud med posten.
Digital: brevet til digital besvarelse indeholder kun et unikt link til digital besvarelse. Brevet
sendes til patientens personlige digitale postkasse.
De to links findes i SurveyXact under fanen 'Dataindsamling'. Vælg herefter 'Distribution' /
'Selvoprettelse' (slå selvoprettelse til) / 'Brevskabelon'.
De to links skal nu kopieres ind i en skabelon i BookPlan, hvor de sammensættes med de øvrige bilag,
en patient skal modtage. Det kræver blot, at alle bilag er angivet i indkaldelsesbrevets metadata i
BookPlan. Herefter ”printes” det hele til Doc2Mail, der udsender alle bilag samlet - enten i et fysisk
brev eller til personens digitale postkasse.
Denne overordnede proces er skitseret i modellen her:
6
INDSÆT METADATA I BOOKPLAN
Så snart de to links forlader SurveyXact, er de udenfor Rambølls ansvarsområde. Dette afsnit er lavet
som et forsøg på at holde hele processen samlet. Der tages dog forbehold for forklaring og ændringer,
der foregår i MidtEPJ/BookPlan/Doc2Mail. Her kan der i stedet refereres til RegMidts intranetside om
Digitale indkaldelsesbreve:
http://intra.rm.dk/it/digital+forvaltning/digital+post/indkaldelsesbreve/vejledning+til+ops%c3%a6tni
ng+af+indkaldelsesbreve
En direkte vejledning til opsætning af brevskabeloner, så de passer til Doc2Mail findes her – se punkt
5 side 9 for at gå direkte til afsnittet vedrørende SurveyXact:
http://intra.rm.dk/files/IT/Digital%20forvaltning/Vejledninger%20Digital%20Post/Opsætning%20af%
20skabeloner.doc
Find brevskabelon i BookPlan
De to links fra SurveyXact skal indsættes samme sted i metadata opbygningen i MidtEPJ/BookPlan.
Start med at logge på MidtEPJ. Vælg 'Booking' / 'Bookingmodul' og vælg din afdeling.
7
Vælg 'Opgaver' og find Brevskabelonerne.
8
Åbn Brevskabeloner ved at klikke på knappen med tre prikker.
Vælg brevskabelon og klik på 'Ret'. Brevet åbner sig nu i OpenOffice.
Gå til metadata-siden.
Herfra er processen forskellig afhængig af, om der allerede er indsat metadata i brevskabelonen eller
ej. Hvis der ikke er indsat metadata i brevskabelonen, skal det oprettes.
9
Indsæt metadata i brevskabelon (pkt. 2)
Indsæt Sideskift sidst i brevskabelonen. Brug CTRL+RETUR. Herved dannes en ny, tom side.
Kopiér nedenstående tekst ind på den tomme, sidste side i brevskabelonen. Brug CTRL+C og CTRL+V.
-------------------------------------------------Denne side fjernes ved udskrift til Doc2Mail.
_Doc2Mail_metadata_
{
”addreturnaddress”:”False”,
”overskrift”:”Indkaldelsesbrev fra [Afd_navn]”,
”accept”:"1”,
“cpr”:”[Pt_cpr]”,
“destination”:”EBOKSKMDPRINT”,
“mailpriority”:”B”,
”showreceipt”:”1”,
”responsetype”:”2”,
}
---------------------------------------------------Bemærk, at teksten rummer flettefelter, der passer til BookPlan. Eksempler kan være:
Linjen med "overskrift" er den tekst, der kommer til at stå i emnefeltet, når patienten modtager
mailen i sin digitale postkasse. Bemærk her, at teksten efter kolon, indrammet i anførselstegn
(markeret med gråt ovenfor) har en begrænsning på 64 karakterer. Står der mere end 64 karakterer,
vil de sidste tegn ikke komme med. Det er derfor vigtigt, at tjekke dette, hvis du anvender flettefeltet
[Afd_navn]. Alternativt kan du i stedet skrive afdelingsnavnet manuelt. Er afdelingsnavnet meget
langt kan du også ændre i teksten "Indkaldelsesbrev fra".
Du har nu indsat metadata i brevskabelonen.
10
Du bør nu kontrollere formatet på metadata, da der er krav til disse:
-
-
Filnavne og andre metadata må højst fylde én linje. Den enkelte kode-værdi må ikke rumme
linjebrud. Du skal derfor ændre skrifttypen til lille font, efter du har skrevet en metadataværdi,
f.eks. ”overskrift”, hvis der er risiko for et linjebrud i teksten. Doc2Mail kan tolke små typer.
Anførselstegn ”” eller komma , må ikke indgå i værdierne. Disse tegn er en del af syntaksen
(skrivemåden) for metadata.
Værdien til koden Overskrift må ikke være på mere end 64 tegn, uanset skrifttype, heller ikke
efter at flettekoden er erstattet med afdelingens navn
Tilpas metadata, så de passer til indkaldelsesbrevet. De enkelte koder kan tilpasses til afdelingens
behov i forhold til en bestemt skabelon. Eksempelvis kan man bestemme, at en bestemt type af
indkaldelsesbrev normalt skal sendes som A-post, ved at ændre koden mailpriority.
Der er tale om default-værdier, som sekretæren kan ændre i det enkelte brev. Jo bedre koderne
passer til daglig praksis på afdelingen, jo færre ændringer skal sekretæren lave.
De forskellige koder kan have de værdier, som fremgår af følgende oversigt:
11
Opsæt svarpostkasser via metadata (pkt. 3)
Det er Region Midtjyllands politik, at borgeren skal kunne besvare digital post direkte fra eBoks. Vi
kan ikke forvente, at borgeren modtager digitale breve, hvis han ikke også kan svare digitalt.
Standard-opsætningen af Doc2Mail giver hvert hospital en svarpostkasse i eBoks, som er kædet til en
hovedpostkasse i Region Midtjyllands post-system (Outlook). Alle hospitalets afdelinger deles om
denne svarpostkasse. Den som administrerer hovedpostkassen sørger for, at svaret fra borgeren
kommer frem til den rette modtager.
Det svarer til Responsetype = 2 i metadata, jvf. oversigten ovenfor.
Du kan ændre denne standard-svarpostkasse i Doc2Mail dialogen, men kun til andre hospitalers
standard-postkasser, og det giver næppe mening.
Brugervalgt svar betyder, at en afdeling kan styre borgernes svar direkte til en Outlook-postkasse
(funktionspostkasse), som afdelingen selv administrerer. Brugervalgt svar kræver, at
Regionssekretariatet

opretter afdelingens svarpostkasse i eBoks, samt ét eller flere emner, der er knyttet til denne
postkasse,

kobler denne eBoks-postkasse til en Region Midtjylland-Outlook postkasse, og

sender postkasseID og emneID til afdelingen
Herefter skal afdelingen indsætte følgende koder i metadata i de relevante brevskabeloner:
”responsetype”:”3”,
”responseaddress”:”e-Boks postkasse id”,
”responsesubject”:”e-Boks emne id”,
Disse tre linjer skal erstatte Responsetype = 2
Når borgeren besvarer brevet, går svaret i afdelingens Outlook-postkasse via eBoks-postkassen.
PostkasseID er knyttet til hospitaler/afdelinger. Du kan kun bruge et postkasseID, som er tilknyttet
det hospital, hvor du arbejder, i relation til Doc2Mail.
Linjen ’Certifikatfil’ under fanebladet ”Om Doc2Mail” i Doc2Mail-dialogen viser, hvor Doc2Mail har dig
registreret som bruger.
Bemærk
En afdeling i Horsens kan kun vælge postkasseID, som er knyttet til Hospitalsenheden
Horsens.
Hvis Doc2Mail returnerer ”fejlkode 2212” skyldes det, at brevskabelonen rummer en
postkasseID, som ikke er gyldig dér, hvor brugeren arbejder.
12
Eksempel En bruger i Region Midtjyllands administration får ”fejlkode 2212”, hvis han tester en
brevskabelon med postkasseID fra Psykiatrien.
Postkasse-id og emne-id for hospitaler/afdelinger
i Region Midtjylland kan ses på
http://www.intranet.rm.dk/files/IT/Digital%20for
valtning/Vejledninger%20Digital%20Post/Svarpo
stkasser_RM.xls
Kontakt Regionssekretariatet (Rune Bram
Sørensen), hvis der skal oprettes flere
postkasser eller -emner.
Indsæt bilag som metadata i brevskabelonen (pkt. 4)
I Doc2Mail kan du tilknytte faste bilag til indkaldelsesbrevet. Så behøver du ikke trække bilag ind i
brevet fra Windows Stifinder, hver gang det sendes. Det kræver blot, at bilagene er angivet i brevets
metadata.
Hvis der ikke er indsat metadata i brevskabelonen, skal metadata oprettes som beskrevet tidligere.
Indsæt de bilag, som skal tilknyttes
Man kan angive, at et bilag skal sendes i enten papir- eller digitale breve - eller i alle breve.
Der er nogle krav til skrivemåden, når man registrerer bilag i metadata:
-
-
Hvert bilag må kun fylde én linje. Teksten må ikke rumme linjebrud. Hvis filnavne eller
webadresser er for lange, må man omformatere til en lille font. 1-2 punkt anbefales til lange
web-adresser. Det er den eneste måde at undgå linjebrud i teksten. Man skriver naturligvis
med normal font, når man opretter metadata. Når metadata er oprettet korrekt, skal man
ændre fonten til 1-2 punkt.
Kun ét bilag pr linje
Hver linje (bilag) afsluttes med komma ,
Backslash \ i filnavne skal altid skrives som \\
13
Metadata kan se således ud, når man har registreret både stamkoder og bilagskoder:
-----------------------------------------Denne side fjernes ved udskrift til Doc2Mail.
_Doc2Mail_metadata_
{
”addreturnaddress”:”false”,
”overskrift”:”Indkaldelsesbrev fra [Afd_navn]”,
”accept”:"1”,
“cpr”:”[Pt_cpr]”,
“destination”:”EBOKSKMDPRINT”,
”form”: ”alm brev”,
“mailpriority”:”b”,
”showreceipt”:”1”,
“printbilag”:”N:\\afdK\\indk_bilag\\generel_patient-info_RH_Randers.pdf”,
”bilag”:”http://www.auh.dk/om+auh/afdelinger/%c3%b8jenafdeling+j/kort”,
”printbilag”:”http://e-dok.rm.dk/e-dok/e_700317.NSF/vLookupUpload/ATTACH-RMAP-96DKS6/$FILE/Børnekatarakt-1.pdf”,
”printbilag”:”http://pif.venteinfo.dk/subPage_patientinfo_v2.aspx?lang=da&pifaction=pifwait_v2_ascx&typeid=38&supergroup=500&region=1&ID=625#bar”,
”printbilag”:”https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.CoreRespondentPrintServicePaper?c=Q82FFGW91692&afd_navn=[Afd_Navn]&afd_hos=[Afd_Hospital]&cpr=[Pt_cpr]&pt_navn=[Pt_N avn]&opg_bre=[Opg_Brevtekst]&mode_d=[Mode_dato]&aft_id=[Aftale_id]”,
”digitalbilag”:”https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.CoreRespondentPrintServiceDigital?c=Q82FFGW91692&afd_navn=[Afd_Navn]&afd_hos=[Afd_Hospital]&cpr=[Pt_cpr]&pt_navn=[Pt_Navn]&opg_bre=[Opg_Brevtekst]&mode_d=[Mode_dato]&aft_id=[Aftale_id]”,
}
------------------------------------------------
Bemærk
Det har været nødvendigt at ændre de sidste 2 linjer til lille font (1 punkt) for at undgå
linjebrud i teksten.
Bemærk
Man skriver naturligvis med normal font, når man opretter metadata. Når metadata er
oprettet korrekt, skal man ændre fonten til 1 punkt for at fjerne evt. linjebrud.
Bemærk
Du kan kontrollere dine metadata ved at printe brevskabelonen til Doc2Mail. Der kommer
fejlmeddelelser, så længe dine metadata ikke er i orden.
Når der ikke kommer fejlmeddelelser, kan du klikke på ”Vis Forsendelse” og se den
færdige brevskabelon, inkl de bilag som der er linket til i metadata.
Du skal undlade at klikke på SEND-knappen!
14
Alternativ skrivemåde for bilag
Du kan skrive lange bilagsnavne på en alternativ måde, der tillader linjeskift, og samtidigt giver
mulighed for en bilagstitel, der vises for borgeren i eBoks
Den alternative skrivemåde (syntaks) er følgende:
”bilag”:{
”titel”:”bilagets titel”,
”placering”:[
”URL-del1”,
”URL-del2”,
”URL-del3”,
]},
Metadata-værdien er sammensat af bilagets titel og URL.
Titel og URL skal skrives mellem ”tuborg-parentes” { }
URL-delen kan deles over flere linjer, når linjerne skrives mellem ”skarp parentes” [ ] . Du skal ikke
bruge skarp parentes, hvis URL’en ikke deles over flere linjer.
URL kan deles på vilkårlige steder.
Hver URL-del sættes i citationstegn ” ” og afsluttes med komma ,
Hver ”tuborg-parentes-slut” i metadata-værdier over flere linjer skal efterfølges af komma , .
Eksempel ”digitalbilag”:{
”titel”: ”Oplysningsskema digitalt”,
”placering”:[
”https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.Cor”,
”eRespondentPrintServiceDigital?c=1HYAASDT3P1N&afd_navn=[Afd_Navn]&afd_ho”,
”s=[Afd_Hospital]&cpr=[Pt_cpr]&pt_navn=[Pt_Navn]&opg_bre=[Op”,
”g_Brevtekst]&mode_d=[Mode_dato]&aft_id=[Aftal”,
”e_id]&not_mod=hehort@rm.dk”,
]},
Vedlæg spørgeskemaer fra SurveyXact (pkt. 5)
SurveyXact danner som nævnt to web-adresser for hvert spørgeskema. Disse skal nu tilkobles
metadata i BookPlan.
-
Papir: den ene webadresse indsættes i metadata med koden ”printbilag”: Den udløser et
papir-spørgeskema, der skal sendes til patienten sammen med indkaldelsesbrevet.
Digital: den anden web-adresse indsættes i metadata med koden ”digitalbilag”: Hvis patienten
får digital indkaldelse, trækker systemet et ark med et link til patientens digitale
spørgeskema.
15
Web-adressen fra SurveyXact rummer en række flettekoder. De bliver erstattet med patient-cpr,
navn, afdelingsnavn og andre data, når indkaldelsesbrevet dannes. Det sker automatisk, men betyder
at metadatalinjen bliver forlænget i det enkelte brev, sammenlignet med længden af den samme linje
i skabelonen.
Vigtig info:
1. Ligesom før er det vigtigt at metadata med flettekoder bliver formateret med lille font
(skriftstørrelse 1-2), så de ikke fylder mere end én linje, når flettefelter erstattes med data.
2. Links til printbilag skal ombrydes med Enter – husk at gøre det i et ord så du kan se at der
ikke bliver tilføjet eller fjernet et ekstra mellemrum eller bogstav.
3. Hver linje SKAL starte og slutte med anførselstegn og afsluttes med komma: ”…………..”,
4. Ombryd linjerne så der er god plads til margen i højre side. Hvis margen bliver mindre vil
linjerne mindskes og derved risikeres at de sidste ” og komma flyttes – linket bliver da
ødelagt.
De to links fra SurveyXact kopieres hver for sig ind i metadataskabelonen.
Her er det vigtigt at bemærke, at der er forskel på linkets afslutning afhængig af, om der er én eller
flere, der skal modtage en notifikationsmail, når en patient afslutter en besvarelse.
Én notifikationsmail-modtager
Er der kun én modtagermail, og denne er sat op under Notifikationsmail i SurveyXact, skal der ikke
gøres noget videre ved linket. Det kopieres blot ind efter metadata skabelonen i BookPlan.
Det færdige metadata kan dermed ende med at se således ud (SurveyXact-integrationen er markeret
med gråt):
----------------------------------------------------Denne side fjernes ved udskrift til Doc2Mail.
_Doc2Mail_metadata_
{
”addreturnaddress”:”False”,
”overskrift”:”Indkaldelsesbrev fra [Afd_navn]”,
”accept”:"1”,
“cpr”:”[Pt_cpr]”,
“destination”:”EBOKSKMDPRINT”,
“mailpriority”:”B”,
”showreceipt”:”1”,
”responsetype”:”2”,
”printbilag”:{
”titel”: ”Oplysningsskema”,
”placering”:[
”https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.CoreRespo”,
16
”ndentPrintServicePaper?c=1HYAASDT3P1N&afd_navn=[Afd_Navn]&afd_hos=[Af”,
”d_Hospital]&cpr=[Pt_cpr]&pt_navn=[Pt_Navn]&opg_bre=[Opg_Brev”,
”tekst]&mode_d=[Mode_dato]&aft_id=[Aftale_id]”
]},
”digitalbilag”:{
”titel”: ”Oplysningsskema digitalt”,
”placering”:[
”https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus”,
”.web.pages.CoreRespondentPrintServiceDigital?c=1HYAASDT3P1N&afd_navn=[Afd_Navn]&afd_”,
”hos=[Afd_Hospital]&cpr=[Pt_cpr]&pt_navn=[Pt_Navn]&opg_bre=[Opg_Brev”,
”tekst]&mode_d=[Mode_dato]&aft_id=[Aftale_id]”
]}
}
-------------------------------------------------------
To eller flere notifikationsmail-modtagere
Er der to eller flere forskellige e-mailmodtagere til notifikationsmailen, skal denne information tilføjes
sidst i de to links fra SurveyXact.
Husk at flere modtagermail-variable skal være aktiveret under 'Notifikationsmails' i SurveyXact, for at
disse kan tilføjes i metadata og en sammenfletning af informationerne kan ske i forbindelse med
udsendelse til patienterne.
Efter linket tilføjes "&" efterfulgt af variabelnavnet "modtag1" og "=" og mailadressen. Eksempelvis:
&modtag1=d2m.kir@horsens.rm.dk
Det kan dermed ende med at se således ud (SurveyXact-integrationen er markeret med gråt og email-tilføjelsen er markeret med gult):
--------------------------------------------------------Denne side fjernes ved udskrift til Doc2Mail.
_Doc2Mail_metadata_
{
”addreturnaddress”:”False”,
”overskrift”:”Indkaldelsesbrev fra [Afd_navn]”,
”accept”:"1”,
“cpr”:”[Pt_cpr]”,
“destination”:”EBOKSKMDPRINT”,
“mailpriority”:”B”,
”showreceipt”:”1”,
”responsetype”:”2”,
”printbilag”:{
17
”titel”: ”Oplysningsskema”,
”placering”:[
”https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.CoreRespo”,
”ndentPrintServicePaper?c=1HYAASDT3P1N&afd_navn=[Afd_Navn]&afd_hos=[Af”,
”d_Hospital]&cpr=[Pt_cpr]&pt_navn=[Pt_Navn]&opg_bre=[Opg_Brev”,
”tekst]&mode_d=[Mode_dato]&aft_id=[Aftale_id]&modtag1=d2m.kir@horsens.rm.dk&modtag2=d2m.
han@horsens.rm.dk”
]},
”digitalbilag”:{
”titel”: ”Oplysningsskema digitalt”,
”placering”:[
”https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus”,
”.web.pages.CoreRespondentPrintServiceDigital?c=1HYAASDT3P1N&afd_navn=[Afd_Navn]&afd_”,
”hos=[Afd_Hospital]&cpr=[Pt_cpr]&pt_navn=[Pt_Navn]&opg_bre=[Opg_Brev”,
”tekst]&mode_d=[Mode_dato]&aft_id=[Aftale_id]&modtag1=d2m.kir@horsens.rm.dk&modtag2=d2m.
han@horsens.rm.dk”
]}
}
-----------------------------------------------------På tilsvarende vis tilføjes mere metadata med tilhørende links med nye e-mailadresser, hvis der er
flere modtagere.
Når du er færdig med at sætte dine metadata ind i brevet klikker du på ’Gem’ og lukker brevet.
Brevskabelonen er nu klar til at kunne sendes til patienten via Doc2Mail.
Kontrollér formatet på metadata (pkt. 6)
Når du har dannet metadata i en brevskabelon, kan du altid teste ved at printe/sende skabelonen til
Doc2Mail. Så længe du får fejlmeddelelser, er der noget galt, og så må du undersøge dine metadata.
Du skal læse de fejlmeddelelser, som Doc2Mail leverer. De antyder som regel, hvad der er galt.
18
Fejlmeddelelse i Doc2Mail-dialogen.
Læg mærke til fejlteksten, som kommer, når du fører markøren over titlen på det bilag, som giver
problemer. Ikonet til venstre for bilagstitlen rummer også information, når du fører musen over.
Du skal huske følgende regler:

Værdidelen i en metadatalinje må ikke gå over flere linjer. Linjebrud giver fejlmeddelelse,
medmindre du bruger alternativ skrivemåde, jvf. afsnit 0 ovenfor.
Du skal derfor ændre skrifttypen i metadata-værdien til lille font, hvis der er risiko for et
linjebrud i teksten.
Doc2Mail kan ”læse” teksten, uanset hvilken font der er brugt.

Anførselstegn ”” er en del af skrivemåden (syntaksen) for metadata og må ikke indgå i en
værdi i metadata.
Du må f.eks. ikke skrive
”overskrift”:”Indkaldelse til ”koloskopi” på kirurgisk afdeling”;

Overskriftteksten må ikke være på mere end 64 tegn, heller ikke efter at flettekoden er
erstattet med f.eks. et afdelingsnavn. Tekst ud over 64 tegn bliver ikke vist i eBoks’ indbakke.

Alle metadata-linjer skal afsluttes med komma.

Alle metadata skal samles på én side. Du kan evt. mindske linjeafstanden, hvis det kniber med
pladsen
Metadata med bilag rummer de fleste fejlkilder, fordi der er mange krav til syntaksen. Hertil kommer
at der kan gemme sig formateringskoder i teksten, der udløser fejl i Doc2Mail. Derfor er det en god
idé at fjerne hyperlink og anden formatering i metadata, hvis Doc2Mail returnerer fejl.
19
Eksempel på fejltekst fra Doc2Mail
JSON er det sprog, som metadata skrives i
Du får info om, på hvilken linje i metadata fejlen ligger. Du starter med ”_Doc2Mail_metadata_”, når
du tæller linjer. Tomme linjer tæller med.
Bemærk
Du skal være opmærksom på, at dine kolleger, som bruger skabelonen i det daglige, efter
at du har testet den, også kan få fejl.
Det kan f.eks. ske, hvis en metadata linje bliver for lang, efter at flettefelter er erstattet
med rigtig tekst.
I den situation må du tilbage til brevskabelonen og formatere til lille font eller dele
metadata over flere linjer, som det er beskrevet i afsnit 0.
Returadresse i breve til fjernprint (pkt. 7)
Breve til fjernprint skal have en returadresse, fordi der bruges standardkuverter uden påtrykt
returadresse. Det er krav fra PostDanmark.
Returadressen skal anbringes umiddelbart over modtageradressen, som det er vist i figuren på side
21. Det kan ske på to måder:
Brevskabelon
Returadressen skrives i brevskabelonen på det rigtige sted på siden. Det svarer til
addreturnadress = false i metadata
Denne metode anbefales og er standard på de fleste hospitaler, fordi det er
hensigtsmæssigt at koble returadressen til brevskabelonen.
20
Placering af modtageradresse og returadresse i breve til fjernprint. Placeringen er bestemt af de
rudekuverter som benyttes i Grafisk Service.
Desuden skal brevet respektere de angivelser af margin m.v. som er vist. Det skyldes at der skal
være plads til stregkoder, som styrer print og kuvertering. De sikrer, at der f.eks. ikke kommer to
breve i samme kuvert.
Doc2Mail
Doc2Mail indsætter automatisk afsenderadresse.
Det svarer til addreturnadress = true i metadata.
Du kan selv definere returadressen i opsætning af Doc2Mail på din pc.
Vælg START/AlleProgrammer/KMD/Doc2Mail/Konfigurer og angiv den ønskede
returadresse.
Bemærk: Returadressen er fælles for alle brugere af pågældende pc og for alle
breve der sendes fra pc’en.
21
UDSENDELSE VIA DOC2MAIL
Med mindre andet er angivet skal Afleveringsstedet stå som "Forsøg først e-Boks ellers KMDprint".
Doc2Mail sørger nu for at distribuere indkaldelsesbrevet til patienten – enten digitalt, hvis patienten
har en digital postkasse, og ellers via sneglepost.
22