Forsendelse af breve med Doc2Mail - kort

Forsendelse af breve med Doc2Mail
Introduktion
Med Doc2Mail kan du aflevere dokumenter fra dine alm. programmer direkte til modtageres digitale
postkasse eller til KMD’s printerservice. Printerservice søger for at printe, kuvertere og sende dokumenter
til modtager.
Doc2Mail fungerer som printer og er nem at bruge. Det vil sige at du vælger Doc2Mail fra din Windowsprogram på samme måde, som når du vælger en printer. Alle brugere i Struer Kommune har adgang til
Doc2Mail.
Dialogvinduet
Overordnet beskrivelse af funktioner i Doc2Mail: Forsendelse, Forsendelsesliste, Gemte bilag og Om
Doc2Mail.
1. Forsendelse: vinduet viser forsendelsen som er i gang
Definition af værdierne for hvordan
forsendelsen skal håndteres.
Information om igangværende
forsendelse, porto omkostning samt
evt. bilag.
2. Forsendelsesliste
3. Gemte bilag
4. Om Doc2Mail
Området ”Bilagsbakke” viser
bilag som er mulig at vedhæfte
forsendelsen.
Udskrivning med Doc2Mail
Når du er færdig med dokumentet og den er klar til afsendelsen, vælger du Doc2Mail :
1. Vælg ”Udskriv” og udpeg ”doc2mail” som din printer
2. Doc2Mail starter
3. I øverste område vælger du hvordan dokumentet skal udskrives. I Struer Kommune kan vi vælge
følgende:
a. Alm brev duplex S/H – dvs. alm. papir, udskriv på begge sider i sort/hvid
b. Alm brev simplex S/H – dvs. alm. papir, udskriv kun på en side i sort/hvid
c. Duplex farve – dvs. udskrift på begge sider i farve
d. Simplex farve – dvs. udskrift kun på en side i farve
4. Der er forvalg at brevet skal leveres på følgende måde: ”Forsøg først digital post, ellers KMDprint”.
Det betyder at systemet vil så vidt mulig aflevere forsendelsen digitalt, hvis ikke muligt vil den blive
printet, kuverteret og afsendt af KMD printercentral. Ved print viol brevet sendes som ”B- Post”
5. Adressering af forsendelsen ske ved indtastningen af CPR eller CVR nummer. Doc2Mail fortager
automatisk kontrol af indtastede oplysninger. Hvis modtager er tilmeldt digital post vil dette kunne
ses som grøn logo ”Digital Post” – samtidig vil man kunne se den direkte omkostning forbundet med
forsendelsen. ”Tilføj returadresse” – påfører returadressen på forsendelser som bliver sendt med
PostDanmark.
Dokumenttitel er foruddefineret, men kan ændres (maksimum 50 positioner). Titlen ses af modtager.
Modtager kan ikke svare på forsendelsen ved at klikke på ”Svar”. Grunden til manglende mulighed for
svar er at korrespondancetråd følger ikke med svaret, dvs. det vil ikke kunne ses, hvad modtager
svarer på.
6. Nederste del af dialogvinduet viser at brevet kan sendes digitalt eller om der skal betales porto.
7. Tilknytning af bilag sker ved anvendelsen af ”plus” tegn i bilagsbakken. Ved klik åbnes Stifinder og
man kan udpege de bilag/filer som man vil vedlægge brevet. Man tilknytter bilag til forsendelsen ved
at klikke på den grønne pil som peger mod venstre.
8. Man kan altid se hvad der sendes og hvordan det ser ud, ved at klikke på ”Vis forsendelse”.
Krav til brev skabeloner
I SBSYS er brevskabeloner, som nedarver standard design fra standardskabeloner, tilrettet, så de passer til
vinduet i den specielle KMD kuvert.
Oprettes breve i MS Word skal du være opmærksom på målene. Skabelonen kan ses på nedenstående
figur. På ovenstående billede kan ses at modtager er anført korrekt. Dette indikeres af den blå figur
omkring modtager.
Forsendelse og forsendelsesliste
Efter hver forsendelse vil man få oplyst forsendelses ID, som er unikt for hver forsendelse. Alle forsendelser
vil blive listet i kronologisk rækkefølge og kan søges i.
Gemte bilag
Du kan etablere eget bilag arkiv. Arkivet er anvendelig hvis du råder over mange bilag som tilknyttes
jævnligt. Husk at ved digitale forsendelser kan du anvende linkede dokumenter/sider i sted for at vedlæge
flere bilag. Dette kan anvendes ved henvisning til lovstof ( link til lovgivningen) eller til andre steder på
nettet som borgere/virksomheder har adgang til. OBS! Ikke til KOM IN.
Masserforsendelser – brevfletning
Skal der sendes samme brev til mange forskelige modtager, er det muligt at anvende brevfletning. Dette
sparrer tid og penge.
KMD har oprettet en udførlig vejledning, den kan du læse ved at klikke på titlen ”Brugervejledningen til
Doc2Mail. Version 3.3”
For vejledning kontakt Mal Nygaard, mal@struer.dk .