360° Kontraktstyring giver gevinst og øget kvalitet hos Styrelsen for

360° Kontraktstyring giver gevinst og øget kvalitet hos
Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme
Målet var at få overblik over alle eksisterende
kontrakter. I næste omgang ønsker Styrelsen for
Produkt:
Branche:
Public 360°
Stat
Slotte og Kulturejendomme (SLKE) at optimere
udbyttet af kontrakterne og opsamle erfaringer,
der kan bruges til at forbedre kvaliteten af nye
kontrakter, som skal indgås.
Det mål vil SLKE nå ved at anvende standardiserede paradigmer og processer til at indgå nye kontrakter. De bliver systemunderstøttet af standardkontraktmodulet i Public 360°.
Software Innovations modul til kontraktstyring er en udvidelse af den eksisterende Public 360° esdh-løsning.
Indkøb af varer og tjenesteydelser er et stort udgiftsområde
for styrelsen. En optimering og effektivisering af indkøbene
skal bidrage til, at styrelsen løbende får endnu mere ud af
sine penge og ad den vej samtidig også kan opfylde de
økonomiske rammer og mål, som SLKE er pålagt på linje
med andre offentlige institutioner.
Opgaven med at skabe overblik over kontrakter er forankret
i SLKEs centrale udbuds- og indkøbsfunktion, der fungerer
som servicefunktion for de decentrale enheder. Det nye kontraktstyringsmodul er nøglen til at skabe overblik over, hvilke
kontrakter der er indgået, hvilke vilkår der gælder, hvilke
forhold der løbende skal følges op på, aftalte priser, og hvad
leverandørerne har forpligtet sig til at levere. Overblikket vil
give enhederne en nemmere adgang til at udnytte aftalerne.
Samtidig kan udbuds- og indkøbsfunktionen lettere følge
med i, om aftalerne dækker de forskellige behov, eller om der
er ydelser, som ikke er efterspurgt i praksis. Den viden kan
styrelsen udnytte til at forbedre kvaliteten i kommende aftaler
og sikre, at styrelsen får valuta for sine penge.
-Valget faldt på 360° Kontraktstyring fra Software Innovation,
fordi det løser vores behov for at få samlet kontrakterne et
sted i organisationen og tilmed er integreret i vores esdh-system, siger økonomichef Rasmus Darling, SLKE og fortsætter:
Det tiltaler os, at der er tale om en standardløsning.
Alternativet var at udvikle en løsning, som måske nok
kunne udvikles til vores behov, men som både ville blive
dyrere og mere usikker, og som ville kræve en ny inte-
Fra venstre: Vibeke Boesgaard Brønde,
Kristina Witt Vejle, og Rasmus Darling
Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme
(SLKE) under Kulturministeriet har ansvar for
at drive og vedligeholde en række af Danmarks vigtigste slotte, museer, haver og andre
kulturejendomme.
Et af styrelsens mål er at effektivisere driften
ved at standardisere og derved frigøre kræfter
til at varetage kerneopgaver.
Samlet indkøber SLKE varer og tjenesteydelser for over 300 millioner kroner årligt. De
skal derfor håndtere et stort antal kontrakter med
leverandørerne. Navnligt de større kontrakter
indgås med bistand fra den centrale Udbudsog indkøbsfunktion. For eksempel rammekontrakter, men mange mindre aftaler bliver
indgået af de enkelte enheder, der har det
daglige ansvar for at passe bygninger, anlæg
mm. blandt andet ved indkøb af maskiner eller
tjenesteydelser.
Dermed opstår der et stort problem med at
have overblik over de enkelte aftaler, deres indhold og styre dem. Men også med at følge op
og vurdere kvaliteten af de enkelte aftaler.
Alle disse kontrakter skal fremover styres ved
hjælp af Public 360° Kontraktstyring.
gration til vores 360° esdh-løsning. Perspektivet i Software
Innovations kontraktstyringsmodul var og er derfor meget
tillokkende.
Rasmus Darling, økonomichef, SLKE
Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme har
godt 220 medarbejdere.
360° Kontraktstyring giver gevinst og øget kvalitet hos
Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme
-For medarbejderne minder arbejdsgangene om Public 360°,
som de kender, siger specialkonsulent Kristina Witt Vejle, der
er ansvarlig for styrelsens udbud. Hun tilføjer:
-Løsningen skal støtte og lette det daglige arbejde. Men de
skal vænne sig til nogle nye funktioner, og de skal bruge de
paradigmer til nye kontrakter, vi lægger ind i systemet. Opbygningen i Public 360° vil guide brugerne frem til det rigtige
kontraktparadigme, alt efter hvilken type anskaffelse det
drejer sig om. Det er en hjælp til at leve op til de nye krav om
at bruge bestemte paradigmer.
-Vi skal sikre compliance på den gode måde. Vilkår og priser
på en række indkøbsområder vil ligge i systemet, og Public
360° giver de enkelte enheder en nem adgang til at se dem
og sikre, at de betaler de aftalte priser.
-For nogle vil det opleves som en centralisering. Det er
det også i en vis grad, fordi vi samler kontrakterne. Men
vi vil sælge systemet på, at det er en hjælp og aflastning.
Medarbejderne får lettere ved at leve op til kravene, og det vil
forbedre deres økonomi.
-Vi vil tillige gerne væk fra at operere i leverandørernes kontraktparadigmer, der ikke nødvendigvis tilgodeser vores interesser. Tidligere har de decentrale enheder brugt forholdsmæssig meget tid på de forskellige aftaler og efterlyst hjælp
til at få nogle bedre kontrakter. De kan nu se de kontrakter,
der er indgået af andre enheder og anvende dem, eller anvende de standardbestemmelser og paradigmer vi lægger
ind.
Risikostyring næste skridt
-Et samlet overblik er første skridt, siger kontraktjurist Vibeke
Boesgaard Brøndel og fortsætter:
-Dernæst skal vi sikre, at enhederne bruger kontrakterne
som det værktøj, de er. Kontraktstyringsmodulet skal fortælle
enhederne, hvad der er deres ansvar, hvornår de skal følge
op på leverandøren osv. Betaler vi for ydelser og muligheder,
som vi ikke benytter os af?
Det giver besparelser og gevinster at have styr på
kontrakterne.
Vibeke Boesgaard Brøndel, kontraktjurist, SLKE
-De kan desuden let se, om de får de ydelser, der er aftalt.
-360° kontraktstyringsmodulet skal samtidig være et evalueringsværktøj. Enhederne kan evaluere leverandørerne ud fra
fem spørgsmål, som giver et billede af, hvordan leverandøren
performer. Vi lægger evalueringerne i 360° kontraktstyringsmodulet sammen med de øvrige kontraktdokumenter. På den måde kan alle få et samlet overblik
over kontrakten, gennemførte aktiviteter og vurderinger af
leverandøren.
360° Kontraktstyring vil være i fuld drift i slutningen af 2013.
Når nye kontrakter bliver oprettet, vil de ligge i mapper, og alle
dokumenter bliver automatisk journaliseret og tilgængelige i
Public 360°.
Arbejdet med det nye system har været delt i tre faser. De
to første er godt i gang. Dels med at udarbejde nye paradigmer til brug for kontrakter, dels at indsamle og placere
de kontrakter, som er indgået gennem årene. Sidste fase
handler om at implementere selve IT-løsningen og vænne medarbejderne til at bruge 360° kontraktstyringsmodulet.
Software Innovation er med sine 300 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele
dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige
informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde.
Software Innovation A/S | Kongevejen 400 C | 2840 Holte | +45 45 58 88 88 | www.software-innovation.dk