Asiakashallintaohjelma - Suomen Rotaryn nuorisovaihto

SUOMEN NUORISOVAIHDON MONIPIIRIN ASIAKASHALLINTAOHJELMA
Ohje Rotary klubeille
Sisällys
SUOMEN NUORISOVAIHDON Monipiirin asiakashallintaohjelma…1
1. prosessi eli mitä kukin tekee (vuosivaihto)……………………….2
2. Ohjelmaan kirjautuminen…………………………………………..3
3. vuosivaihto-oppilaan hakemuksen täyttäminen…………………4
4. Oppilaan yhdistäminen perheisiin yms…………………………..6
5. Ulos kirjautuminen………………………………………………….7
PÄIVITETTYJÄ TIETOJA JA OHJEITA LÖYTYY WEB
SIVUILTA
www.ryefinland.com
KOHDASTA NV-TIIMI ja ASIAKASHALLINTAOHJELMA
20.11.2012
Suomen Rotary
Nuorisovaihdon Monipiiri
1/7
1. PROSESSI ELI MITÄ KUKIN TEKEE (VUOSIVAIHTO)
1. Oppilas lähettää Rotary klubille vapaamuotoisen A4 hakemuksen jossa kertoo
itsestää, perheestää, harrastuksistaan ja motiiveistaan lähetä vaihtoon.
2. Klubi kutsuu oppilaan valintahaastatteluun. Klubien haastattelemat oppilaat
kutsutaan piirin haastatteluun (2. Kierros). Vasta piirin vahvistettua
oppilasvalinnan voidaan oppilaalle kertoa valinnasta.
3. Oppilasvalinnan jälkeen klubin sitoumuslomake tulee lähettää piirin PJ:lle
(30.11 mennessä). Piirin PJ luo klubin “COUNSELORIN” ja antaa tälle oikeudet
ohjelmaan mikäli näitä ei ole ennestään.
2. Klubin COUNSELOR luo OB oppilaan asiakashallintaohjelmaan NEW
APPLICANT toiminteella. Samalla hän lähettää oppilaalle linkin hakemuksen
täyttämiseksi ohjelman kautta ja oppilaan ohjeen joka on erillinen dokumentti.
3. OPPILAS täyttää tietonsa asiakashallintaohjelmaan annetun ohjeen mukaan ja
saa lopuksi täytetyn hakemuksen PDF tiedostona. Vain asiakashallintaohjelmalla
täytetyt lomakkeet hyväksytään.
4. Kun hakemuksen (4 kopiota) kaikki liitteet on tehty ja täydennetty OPPILAS
VANHEMPINEEN allekirjoittaa hakemuksen kaikki kopiot (2 kohtaa kussakin)
klubin COUNSELORIN tai muun klubin edustajan läsnäollessa.
5. Klubin COUNSELOR hakee hakemukseen puuttuvat allekirjoitukset klubin
presidentiltä yms. Kuvia, oppilaan ja vanhempien kirjettä, koulunkirjettä sekä
passin kopiota ei saa unohtaa. Hakemus (3 kopiota) lähetetään piirin PJ:lle
(31.12 mennessä).
6. OB oppilaan hakemuksen saapuessa Piirin PJ:lle, hän tarkistaa OB oppilaan
tiedot (HUOM OIKEA TIIMI)sekä hakemuksen ja lisää oman allekirjoituksensa.
7. OB Lomakkeet siirtyvät KIRJEENVAIHTAJALLE joka päivittää kohdemaan
sekä linkkaa itsensä sekä HOST piirin PJ:n oppilaaseen.
8. KIRJEENVAIHTAJA sopii kohdemaan kirjeenvaihtajan kanssa vaihdosta ja
lähettää/vastaanottaa hakemukset. Kirjeenvaihtaja on yhteydessä OB
oppilaaseen ja pitää tämän ajantasalla haun editymisestä.
9. Kun KIRJEENVAIHTAJA saa IB:n paperit, hän luo ohjelmaan OPPILAAN
perustiedot ja lähettää ohjelman kautta linki IB oppilaalle joka täyttää omat
tietonsa asiakashallintajärjestelmään.
10. Kirjeenvaihtaja lähettää IB hakemuksen klubiin. COUNSELOR tarkistaa IB
oppilaan tiedot ja täyttää koulun tiedot asiakashallintaohjelmaan. Hän täydentää
Guarantee Formin ja hakee koulun hyväksynnän sekä klubin presidentin
allekirjoituksen ja toimitaa GF:n takaisin kirjeenvaihtajalle.
11. KIRJEENVAIHTAJA lähettää IB oppilaan tarvittavat kopiot lähettävälle
kirjeenvaihtajalle, sekä vastaanottaa OB oppilaan GF:n ja toimittaa sen
OPPILAALLE visa hakemusta varten.
20.11.2012
Suomen Rotary
Nuorisovaihdon Monipiiri
2/7
2. OHJELMAAN KIRJAUTUMINEN
HUOM OHJELMA TUKEE TÄLLÄ HETKELLÄ VAIN INTERNET EXPLORER
WEB SELAINTA. (toiminaallisuus ongelmia, Firefoxin, Google Chromen yms
kanssa)
Käyttötunnuksena toimii sähköpostisoite, mutta ensimmäinen salasana
lähetetään järjestelmästä. Mikäli salasana ei ole saapunut, tarkista roskaposti
hakemistosi.
Ohjelmaan kirjaudutaan osoitteessa
http://database.rotary-yep.dk
joka löytyy myös www.ryefinland.com sivuilta!
Username = käyttäjän sähköpostiosoite
Password = annettu salasana, joka on syytä käydä vaihtamassa ensimmäisen
kirjautumisen jälkeen (ohjeet jäljempänä)
Mikäli salasana on unohtunut saa uuden tilattua omaan sähköpostiinsa
painamalla ”I forgot my password”.
Käyttötunnus = username =
sähköpostiosoite
Password = salasana
Unohdin salasanan
20.11.2012
Suomen Rotary
Nuorisovaihdon Monipiiri
3/7
3. VUOSIVAIHTO-OPPILAAN HAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN
Lue tämä ohje huolellisesti ennen kuin aloitat oppilaan luomisen.
HUOMIOI että tämä ohje koskee vain Suomesta lähteviä vuosivaihto-oppilaita
toistaiseksi
Tarkista että
1. Sinulla on oppilaan nimi ja sähköpostiosoite tiedossa ja käsillä
2. Sinulla on klubin presidentin yhteystiedot tiedossa ja käsillä (tässä ohjeessa
näkyy myöhemmin mitkä tiedot tulee täyttää)
3. Lue myös oppilaan ohje, jotta tiedät mitä hänen täytyy täydentää ja näin voit
opastaa tarvittaessa
4. Informoi valittua oppilasta tulevasta ja anna hänelle OPPILAAN OHJE
Valitse vasemmasta reunasta STUDENT APPLICANT
Huomio että selaimen täytyy sallia uusien ikkunoiden avautuminen ”pop
ups allowed”.
Uusi ikkuna avautuu (kuva seuraavalla sivulla)
Ensimmäinen askel - Step1
Käytä vain OB valintaa!
Täydennä oppilaan tiedot
Sähköposti
Etunimi
Sukunimi
Täydennä klubin presidentin tiedot
Sähköposti
Koko nimi muodossa Sukunimi, Etunimi
Katuosoite
Postinumero muodossa FI-xxxxxx
Postitoimipaikka
STATE jätetään tyhjäksi
Puhelinnumerot +358yyyyyyyyy
20.11.2012
Suomen Rotary
Nuorisovaihdon Monipiiri
4/7
Aloita tästä
Kun tiedot on
kirjattu niin paina
NEXT
Kun tiedot on täydennetty, niin päästäksesi eteenpäin valitse NEXT.
Viimeinen askel - Step3.
Kun pääset tähän vaiheeseen, lähetät oppilaalle sähköpostiin linkin, jonka avulla
hän pääsee täyttämään loput tiedot.
Eli valitse SAVE AND SEND LINK TO WEB REGISTRATION
Sivun yläreunaan tulee ilmoitus kun viesti on lähtenyt “Mail sent to
VAIHTO@OPPILAS.FI”
2. Ilmoitus
kun viesti
on lähtenyt
1. Tästä lähtee
viesti oppilaalle
Oppilas ei tarvitse muuta kuin sähköpostitse lähetetyn linkin, eli häntä ei aktivoida
eikä hänelle lähetetä salasanoja!
Samainen sähköposti tulee myös linkin lähettäneen Nuorisovaihtoasiamiehen
sähköpostiin varmistukseksi. Näin voi todentaa että linkki on lähtenyt ja mikäli
20.11.2012
Suomen Rotary
Nuorisovaihdon Monipiiri
5/7
oppilas ei sitä syystä tai toisesta saa, voi ko viestin ja linkin hänelle edelleen
lähettää!
Valitse lopuksi CLOSE!
4. OPPILAAN YHDISTÄMINEN PERHEISIIN YMS
IB oppilaita on ohjeistettu itse päivittämään HOST PERHE tietonsa viimeistään
muuton yhteydessä.
Valitse HOST FAMILY vasemmalta
Tätä toiminetta voi käyttää vain oman
piirinsä oppilaisiin.
Ylös ruutuun valitaan ensiksi oppilaan
nimi.
Tämän jälkeen ruutuun HOST FAMILIES avautuvasta listasta valitaan perheen
nimi ja painetaan ADD jolloin nimi siirtyy oikeanpuoleiseen ruutuun
1
2
.
Mikäli luettelosta ei löydy HOST perheen nimeä voidaan se sinne helposti lisätä,
painamalla alareunassa olevaa tekstiä ADD NEW HOSTFAMILY
Koko ikkuna avautuu suuremmaksi ja alareunaan tulee kaavake johon voidaan
täyttää uuden isäntäperheen tiedot.
20.11.2012
Suomen Rotary
Nuorisovaihdon Monipiiri
6/7
HUOM isäntäperheen tiedot voivat olla jo järjestelmässä mutta eivät näy
listassa koska perheen ja oppilaan klubi tieto ei ole sama.
Isäntäperheissä asumisajankohta päivitetään valitsemalla MANAGE PERIODS.
Avautuvalla sivulla EDIT nappulalla perheiden nimien perässä voidaan
päivämääriä muuttaa.
Muista lopuksi painaa SAVE!
5. ULOS KIRJAUTUMINEN
5.1.1 Ohjelmasta kirjaudutaan ulos painamalla LOG OFF oikeasta yläreunasta!
20.11.2012
Suomen Rotary
Nuorisovaihdon Monipiiri
7/7