docPotilasasiakirjojen tietosuojaohje
download 
Report Transcription
Potilasasiakirjojen tietosuojaohje
Kauniaisten kaupunki – sosiaali- ja terveystoimi Potilasasiakirjojen tietosuojaohje Ehdotus sosiaali- ja terveyslautakunnalle 21.4.2015 1 Sisällysluettelo 1 JOHDANTO .................................................................................................................................................................. 4 2 POTILASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA SALASSAPITO ................................................................... 4 2.1 Potilasasiakirjojen käyttötarkoitus ja merkitys ........................................................................................................... 4 2.2 Potilasrekisterit ............................................................................................................................................................ 5 2.3 Potilasasiakirjojen salassapito ja vaitiolovelvollisuus ................................................................................................. 5 2.4. Potilastietojen käsittely ilman potilaan tunnistetietoja ................................................................................................ 6 3 POTILASASIAKIRJOJEN LAATIMINEN .................................................................................................................. 6 3.1 Potilasasiakirjojen laatimista koskevat yleiset periaatteet ja ohjeet ............................................................................. 6 3.2 Potilasrekisteristä erillään pidettävät asiakirjat ........................................................................................................... 8 4 POTILASTIETOJEN KÄYTTÖ ................................................................................................................................... 8 4.1. Potilastietojen käyttöoikeudet ..................................................................................................................................... 8 4.1.1 Potilastietojen käyttöoikeus hoitosuhteen perusteella ........................................................................................... 9 4.1.2 Potilastietojen käyttöoikeus muun asiallisen yhteyden perusteella ....................................................................... 9 4.2 Potilastietojen käyttöoikeus sairaanhoidollisissa palveluyksiköissä .......................................................................... 10 4.3 Potilastietojen käyttöoikeus sisäisissä konsultaatioissa ............................................................................................. 10 4.4 Seulontarekisterien tietojen käyttöoikeus .................................................................................................................. 10 4.5 Kotihoidon asiakasrekisterin tietojen käyttöoikeus ................................................................................................... 10 4.6 Potilastietojen käyttö opetuksessa .............................................................................................................................. 11 4.7 Potilastietojen käyttö tutkimuksessa .......................................................................................................................... 11 4.8 Potilastietojen käyttö toiminnan kehittämisessä ja hallinnointitehtävissä ................................................................. 11 5 POTILASASIAKIRJOJEN LUOVUTUS ................................................................................................................... 12 5.1 Yleistä luovuttamisesta .............................................................................................................................................. 12 5.2 Yhteinen potilastietorekisteri ja arkisto ..................................................................................................................... 13 5.3 Kanta-palvelut (Kansallinen terveysarkisto) .............................................................................................................. 14 5.3.1 Yleistä Kanta-palveluista .................................................................................................................................... 14 5.3.2 Tiedonhallintapalvelu ......................................................................................................................................... 14 5.4 Potilasasiakirjojen luovuttaminen potilaan hoidon ja siihen liittyvien tehtävien toteuttamiseksi.............................. 15 5.4.1 Luovutus kirjallisella suostumuksella ................................................................................................................. 15 5.4.2 Luovutus suullisella tai asiayhteydestä ilmenevällä suostumuksella .................................................................. 15 5.4.3 Potilasasiakirjojen luovuttaminen ilman potilaan suostumusta poikkeustilanteissa ........................................... 16 5.4.4 Alaikäisen potilaan asema tietoja luovutettaessa ................................................................................................ 17 5.4.5 Potilasasiakirjojen luovutus aluetietojärjestelmää käyttäen ................................................................................ 17 5.4.6 Potilasasiakirjojen luovutus Kanta-palveluita käyttäen ...................................................................................... 18 5.4 Potilasasiakirjojen luovutus ilman potilaan suostumusta ........................................................................................... 19 5.4.1 Viranomaiset, joiden tutkittavaksi potilas voi saattaa hoitoaan koskevan asiansa ......................................... 19 5.4.2 Vakuutuslaitokset ja vakuutusoikeus .................................................................................................................. 19 5.4.3 Kansaneläkelaitos ............................................................................................................................................... 20 5.4.4 Muut viranomaiset tai yhteisöt, joille on pyydettäessä annettava tietoja ............................................................ 20 5.4.5 Sosiaalihuollon viranomaiset ......................................................................................................................... 20 5.4.6 Holhousviranomainen ......................................................................................................................................... 21 5.4.7 Edunvalvontavaltuutus ........................................................................................................................................ 21 5.4.8 Terveydenhuollon valtakunnalliset ja alueelliset henkilörekisterit ..................................................................... 22 5.5 Tietojen luovutus oppilaitoksille................................................................................................................................ 23 5.6 Tietojen luovutus potilaan omaisille ja läheisille ....................................................................................................... 24 2 5.7 Tietojen luovuttaminen poliisille ja tuomioistuimelle................................................................................................ 24 5.7.1 Tietojen luovuttaminen esitutkintaa varten ......................................................................................................... 25 5.7.2 Lapseen kohdistuneen seksuaalirikoksen selvittäminen ..................................................................................... 25 5.7.3 Tiedonsaantioikeus (pyynnöstä) kuolemansyyn selvittäminen ........................................................................... 25 5.7.4 Tiedonsaantioikeus (pyynnöstä) lupa-asioissa .................................................................................................... 26 5.7.5 Ilmoitusvelvollisuus poliisille ajokyvyn heikkenemisestä .................................................................................. 26 5.7.6 Ilmoitusvelvollisuus poliisille ampuma-aseluvan peruuttamisesta ..................................................................... 26 5.7.7 Ilmoitusvelvollisuus törkeistä tekeillä olevista rikoksista ................................................................................... 26 5.7.8 Todistaminen oikeudenkäynnissä ....................................................................................................................... 27 5.8 Laskutukseen liittyvä potilastietojen luovutus ........................................................................................................... 27 5.8.1 Potilasmaksujen laskutus ja perintä .................................................................................................................... 27 5.8.2 Maksukatto ja tietojen kerääminen ................................................................................................................ 27 5.8.3 Kuntalaskutus ...................................................................................................................................................... 28 5.9 Asianosaisen oikeus potilasasiakirjojen saantiin ....................................................................................................... 28 5.10 Tietojen luovuttaminen pakkotilanteessa ................................................................................................................. 28 5.10.1 Vainajan tietojen luovuttaminen ....................................................................................................................... 29 5.10.2 Vainajan elämänaikaiset potilasasiakirjat ......................................................................................................... 29 5.10.3 Vainajan kuolemansyyn selvittäminen ............................................................................................................. 30 5.11 Tietojen luovuttaminen ulkomaille .......................................................................................................................... 30 6 POTILAAN OIKEUDET TIETOIHIN JA TERVEYSKESKUKSEN VELVOITTEET ............................................ 31 6.1 Potilaan informointi hänen tietojensa käsittelystä ...................................................................................................... 31 6.2 Potilaan tarkastusoikeus ............................................................................................................................................. 32 6.3 Tarkastusoikeuden toteuttaminen .............................................................................................................................. 33 6.3.1 Tarkastuspyyntö .................................................................................................................................................. 33 6.3.2 Tarkastuspyynnön käsittely ja tietojen anto ........................................................................................................ 33 6.3.3 Tarkastusoikeuden epäämistä koskeva päätös .................................................................................................... 35 6.3.4 Tarkastusoikeutta koskevat merkinnät ja maksut ................................. Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 6.4 Tarkastusoikeuden ja julkisuuslaissa säädetyn tiedonsaantioikeuden suhde ............................................................. 35 6.5 Potilasrekisterin virheellisen tiedon korjaaminen ...................................................................................................... 36 6.5.1 Menettelytavat virheellisen tiedon korjaamisessa ............................................................................................... 36 6.5.2 Potilaan esittämä vaatimus tiedon korjaamisesta ................................................................................................ 37 6.5.3 Potilastietojen korjaamisen epääminen ............................................................................................................... 38 6.6 Potilaan yhteystietojen salaaminen tämän pyynnöstä/turvakielto .............................................................................. 38 7 POTILASREKISTERIN KÄYTÖNVALVONTA ...................................................................................................... 39 7.1 Potilasrekisterien käytönvalvontaa koskevat säädökset ............................................................................................. 39 7.2 Potilasrekisterien käytönvalvonnan menettelytavat ................................................................................................... 39 7.2.1 Lokitietojen tarkastusten vireillepano ja tarkastus .............................................................................................. 40 7.2.2 Tarkastuksen tuloksena epäily väärinkäytöksestä ............................................................................................... 41 7.2.3 Asian ratkaisu ja toimenpiteet ............................................................................................................................. 42 7.2.4 Raportointi potilasrekisterin käytön valvonnasta ................................................................................................ 43 7.2.5 Potilaan tiedonsaantioikeus lokitietoihin ............................................................................................................ 43 8 POTILASASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN ........................................ 44 9 SEURAAMUKSET TIETOSUOJASÄÄNNÖSTEN RIKKOMISESTA ...................................................................... 44 10 LISÄTIETOJEN ANTAJA ............................................................................................................................................ 46 3 1 JOHDANTO Tässä asiakirjassa annetaan Kauniaisten kaupungin potilasasiakirjojen käsittelyä koskevat tietosuojaohjeet. Ohje on tarkoitettu kaikille terveydenhuollon ammattihenkilöille sekä muille työntekijöille, joiden työtehtäviin potilasasiakirjojen käsittely kuuluu. Potilasasiakirjojen käsittelyllä tarkoitetaan potilastietojen keräämistä, tallettamista, käyttöä, luovuttamista, muuttamista, poistamista, säilyttämistä ja hävittämistä sekä mahdollisia muita potilastietoihin kohdistuvia toimenpiteitä. Ohjeet koskevat sekä sähköisiä että paperisia tai muunlaisia potilasasiakirjoja. Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista valtuudettomalta ja henkilöä vahingoittavalta käsittelemiseltä. Tietosuojaan kuuluvat näin ollen yksityisten henkilöiden yksityisyyden suoja sekä sitä turvaavat oikeudet ja edut henkilötietoja käsiteltäessä. Tietoturvalla tarkoitetaan sellaisia hallinnollisia ja teknisiä toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan tietojen asianmukainen käsittely ja tietosuojan toteutuminen. Toimenpiteet kohdistuvat ennen kaikkea tietojen, tietojärjestelmien ja palveluiden luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden turvaamiseen. Rekisterihallinnolla tarkoitetaan rekisterinpitoa koskevan päätöksen- teon määrittelyä ja henkilötietolaista johtuvien tehtävien hoidon järjestämistä. Kuntayhtymällä rekisterinpitäjänä on velvollisuus huolehtia tietojen suojaamisesta ja laadusta niin, että tahattomat muutokset ja oikeudeton käyttö eivät ole mahdollisia. Hoitotilanteissa ja -toiminnoissa syntyvistä tiedoista vastaa kuitenkin se henkilö, joka on vastuussa itse hoitotilanteesta 2 POTILASASIAKIRJOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA SALASSAPITO 2.1 Potilasasiakirjojen käyttötarkoitus ja merkitys Potilasasiakirjoilla tarkoitetaan potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, laadittuja tai saapuneita asiakirjoja tai teknisiä tallenteita, jotka sisältävät hänen terveydentilaansa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja. Jokaisella terveydenhuollon ammattihenkilöllä antaessaan terveyden- ja sairaanhoidon palveluja on velvollisuus laatia potilasasiakirjat. Potilasasiakirjojen ensisijaisena tehtävänä on palvella potilaan terveyden edistämistä, hoidon suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa sekä edistää hoidon jatkuvuutta. Potilasasiakirjatietoja käytetään toissijaisesti myös toiminnan suunnitteluun ja seurantaan, hallinnointitehtäviin sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin. Hallinnointitehtäviin sisältyy esimiesten oikeus valvoa potilas4 asiakirjamerkintöjen avulla ammattihenkilöiden asianmukaisuutta ja palvelujen laatua. toiminnan Potilasasiakirjamerkinnöillä on lisäksi tärkeä tehtävä sekä terveydenhuollon ammattihenkilön että potilaan oikeusturvan toteutumisessa käsiteltäessä mm. potilaan muistutuksia, kanteluita, potilasvahinkoasioita ja asiakasmaksuihin kohdistuvia vaatimuksia. 2.2 Potilasrekisterit Potilasasiakirjat kuuluvat loogisiin rekisterikokonaisuuksiin niiden käyttötarkoituksen perusteella. Samaan henkilörekisteriin kuuluvat kaikki ne rekisterinpitäjän hallussa olevat potilasta koskevat tiedot, joita käytetään samaan käyttötarkoitukseen riippumatta tietojen tallennustavasta. Terveyskeskuksen, vuodeosaston, suun terveydenhuollon, vanhainkotien, kotihoidon ja asumispalveluyksiköiden potilasasiakirjarekisteri muodostuu siten eri tietojärjestelmien (ns. osarekistereiden) kokonaisuudesta ja manuaalisesti ylläpidettävistä sairauskertomuksista. Terveydenhuoltolain (1326/2010) 9 § mukaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon potilasasiakirjat muodostavat terveydenhuollon yhteisen potilastietorekisterin. Yhteisen potilastietorekisterin rekisterinpitäjänä ovat kaikki rekisteriin liittyneet terveydenhuollon toimintayksiköt niiden omien potilasasiakirjojen osalta 2.3 Potilasasiakirjojen salassapito ja vaitiolovelvollisuus Potilasasiakirjat ovat salassa pidettäviä (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 §). Niitä saa käyttää vain rekisterin käyttötarkoituksen mukaisiin tehtäviin. Työtehtävissä saatuja salassa pidettäviä tietoja ei saa antaa laittomasti sivullisille. Potilasasiakirjojen salassapitovelvoite (asiakirjasalaisuus) ja vaitiolovelvollisuus ovat lähes toisensa kattavia. Vaitiolovelvollisuus on kuitenkin asiakirjan salassapitovelvollisuutta laajempi. Se koskee myös sellaista työtehtävissä saatua potilasta koskevaa tietoa, jota ei välttämättä ole tallennettu potilasasiakirjoihin. Myös tällaiset potilaaseen liittyvät tiedot tai havainnot ovat vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvia eikä niitä saa paljastaa sivullisille Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus koskee jokaista, joka työssään sosiaali- ja terveystoimen palveluksessa tai sen tehtäviä suorittaessaan saa tai on saanut tehtävänsä perusteella tietoja potilaasta tai potilaan terveydentilasta. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus koskee siten terveydenhuollon ammattihenkilöiden lisäksi toimialalla toimivia siviilipalvelusmiehiä, terveydenhuollon harjoittelijoita ja opiskelijoita, toimialalla vapaaehtoistyötä tekeviä, hallinto-, talous- ja huoltotehtävissä toimivia sekä myös luottamushenkilöitä. Se koskee myös henkilöitä, jotka toimeksiantosopimuksen perusteella tuottavat sosiaali- ja terveystoimelle palveluja tämän lu5 kuun. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus säilyy senkin jälkeen, kun toiminta tai tehtävän hoitaminen toimialalla on päättynyt. Sivullisella tarkoitetaan muita kuin asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvia henkilöitä. Sivullisia ovat esimerkiksi: · kaikki organisaation samassa työyksikössäkin työskentelevät terveydenhuollon ammattihenkilöt, muut työntekijät ja opiskelijat, jos he eivät osallistu potilaan hoitoon tai heidän työtehtäviinsä ei kuulu potilaan tietojen käsittely. · potilaan omaiset ja läheiset, ellei potilas ole antanut kirjallista suostumusta tietojensa antoon (poikkeustilanteet ks. luku 5.3.3). · toiset potilaat ja vierailijat. Työyksiköiden esimiesten vastuulla on huolehtia potilastietojen käsittelystä työpaikalla ja työtilojen järjestelyistä niin, ettei tietoja joudu luvattomasti sivullisille. Potilaskeskustelut tulee toteuttaa potilaan yksityisyyttä kunnioittaen siten kuin potilaan kanssa on sovittu. Toisten potilaiden tai vierailijoiden ei tule ilman potilaan suostumusta saada tietoonsa potilaan terveydentilaa koskevia tietoja. 2.4. Potilastietojen käsittely ilman potilaan tunnistetietoja Jos potilastietoja käsitellään ilman henkilötunnisteita (henkilön nimen, syntymäajan tai henkilötunnuksen lisäksi myös muut henkilökohtaiset tiedot, joista henkilö voidaan yksilöidä) siten, etteivät käsiteltävät tiedot ole mitenkään liitettävissä tiettyyn potilaaseen, niin tällöin kyse ei ole henkilötietojen käsittelystä eivätkä nämä tiedot kuulu salassapidon piiriin. Potilasasiakirjojen tietosuojaohjetta ei sovelleta tällaisten tietojen käsittelyyn. Potilastietoja käsitellään ilman tunnistetietoja esim. konsultoitaessa toista terveydenhuollon asiantuntijaa asiaperusteisesti, jolloin konsultaatiopyynnöt ja -vastaukset voidaan tehdä myös suojaamatonta sähköpostia käyttäen. Vastaavasti potilastietoja voidaan käyttää opetustilanteissa ilman henkilötunnisteita. 3 POTILASASIAKIRJOJEN LAATIMINEN 3.1 Potilasasiakirjojen laatimista koskevat yleiset periaatteet ja ohjeet Sosiaali- ja terveysministeriön antama asetus potilasasiakirjoista (298/2009), tuli voimaan 1.8.2009. Siinä täydennetään nykyistä potilasasiakirja-asetusta lähinnä asiakastietojen sähköisen käsittelyn laista johtuvilla muutoksilla, jotta sähköisten asiakirjojen käsittely on mahdollista toteuttaa valtakunnallisesti keskitettyjen palvelujen avulla. Asetuksen sähköisten potilasasiakirjojen käsit6 telyä koskevia säännöksiä sovelletaan 1.4.2011 lähtien tai sitä ennen siitä ajankohdasta lukien, kun kunta/kaupunki on siirtynyt valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjäksi. Suomen Kuntaliitto on lisäksi julkaissut oppaita potilasasiakirjojen rakenteesta, sisällöstä ja laatimisesta. Terveydenhuollon valtakunnalliset sähköiset palvelut perustuvat keskitettyyn potilastiedon säilytys- ja välityspalveluun sekä laissa säädettyyn liittymisvelvollisuuteen (159/2007 § 15). Potilastiedon arkisto on aktiivisesti käytettävä potilastiedon varasto, joka samalla toimii keskitettynä potilastiedon pitkäaikaisarkistona. Arkistosta saatavia asiakirjoja ja tietoja tulee voida katsoa ja hyödyntää samalla tavalla kuin käyttäjä käyttää omassa potilastietojärjestelmässään olevia tietoja. Potilastiedon arkisto otetaan käyttöön vaiheittain. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista (165/2012, vaiheistusasetus) määrittelee, mitä tietosisältöjä arkistoon aletaan tallentaa eri vaiheissa. Potilasasiakirjojen laadintaa koskevat myös henkilötietolaissa säädetyt yleiset henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet. (523/1999) Potilastietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa. Kirjattavien tietojen tulee olla potilasasiakirjojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia. Kaikki hoidon kannalta tarpeelliset tiedot kirjataan potilasasiakirjoihin, vaikka potilas kieltäisikin niiden merkitsemisen. Potilaan hoitoon osallistuva terveydenhuollon ammattihenkilö vastaa tekemiensä merkintöjen oikeellisuudesta ja virheettömyydestä. Merkintöjen tulee olla selkeitä ja ymmärrettäviä. Potilasasiakirjaan merkitään tietojen lähde, jos kirjattava tieto ei perustu ammattihenkilön omiin tutkimushavaintoihin. Ensisijaisesti tiedot kerätään ja kysytään potilaalta itseltään. Muita henkilöitä kuin potilasta itseään koskevia tietoja merkitään potilasasiakirjoihin vain, jos tiedot ovat potilaan hoidon kannalta välttämättömiä. Merkintöjen yhteyteen kirjataan tietojen lähde. Niissä hoitotilanteissa, joissa on tarpeen kirjata muun henkilön itsestään tai omasta elämäntilanteestaan kertomia yksityiskohtaisia arkaluonteisia tietoja, nämä tiedot kirjataan potilaan palvelutapahtuman asiakirjoihin kuulu- vaan erilliseen asiakirjaan. Sosiaali- ja terveysministeriön antaman potilasasiakirjojen laatimista koskevan oppaan (2012) mukaan potilasasiakirjojen tulee sisältää tarpeelliset ja laajuudeltaan riittävät tiedot potilaan neuvonnan ja hoidon suunnittelemiseksi ja niihin liittyvien tavoitteiden asettamiseksi sekä hoidon toteuttamiseksi ja toteuttamisen seuraamiseksi. Potilaskertomuksessa on oltava potilaan perustiedot, esimerkiksi potilaan nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot, ja siihen tulee tehdä merkinnät jokaisesta potilaan palvelutapahtumasta. Näistä tiedoista tulee käydä ilmi tulosyy, esitiedot, nykytila, havainnot, tutkimustulokset, ongelmat, taudinmääritys tai terveysriski, johtopäätökset, hoidon suunnittelu, toteutus ja seuranta, sairauden kulku sekä loppuarvio. 7 Potilaskertomus on laadittava noudattaen kansallisia ohjeita ja koodistoja, kuten kansallisia näkymiä, otsikoita ja koodistopalvelimella vahvistettuja erilaisia luokituksia. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on julkaissut rakenteisen kirjaamisen oppaita (2014), joissa ohjeistetaan valtakunnallisesti yhtenäisten rakenteisten potilastietojen kirjaamista. Kaikki potilasasiakirjat ja potilastiedot, jotka laaditaan ja joita käytetään potilaan hoidon eri vaiheissa, kuuluvat potilaskertomukseen. 3.2 Potilasrekisteristä erillään pidettävät asiakirjat Potilasrekisteriin kuuluvat vain sen käyttötarkoituksen mukaiset asiakirjat eli potilaan terveyden edistämistä sekä hoidon suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa koskevat asiakirjat. Muussa tarkoituksessa laaditut asiakirjat on pidettävä erillään potilasrekisteristä. Tällaisia asiakirjoja ovat mm: · potilaan tarkastusoikeutta koskevat asiakirjat muistutus-, kantelu- ja potilasvahinkoasiaan liittyvät asiakirjat · poliisin ja vankeinhoitoviranomaisten virka-apupyynnöt ja siihen liittyvät lausuntoasiakirjat · potilasmaksujen perintää koskevat merkinnät ja asiakirjat Potilaan tai hänen omaisensa tekemään muistutukseen, kanteluun ja potilasvahinkoasiaan liittyviä tietoja saa kirjata potilasasiakirjoihin vain silloin ja siltä osin kuin tiedot ovat tarpeellisia hoidon kannalta, mutta itse asiakirjat on säilytettävä erillisinä. Sama koskee poliisin ja vankein- hoitoviranomaisten virkaapupyyntöjä. 4 POTILASTIETOJEN KÄYTTÖ Potilastietojen käytöllä tarkoitetaan potilasrekisteriin merkittäviksi kerättyjen tai siihen talletettujen henkilötietojen käyttämistä terveyskeskuksen (= rekisterinpitäjä) omassa toiminnassa. 4.1. Potilastietojen käyttöoikeudet Potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat saavat käsitellä potilasasiakirjoja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa sitä edellyttävät. Terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevien käyttöoikeudet potilasasiakirjoihin sisältyviin tietoihin tulee määritellä yksityiskohtaisesti. Jokaiselle työntekijälle annetaan työtehtäviensä mukaiset käyttöoikeudet potilastietojärjestelmään/-järjestelmiin. Työntekijällä on oikeus käyttää potilastietojärjestelmää vain työtehtäviensä hoitamiseen. Tietojen käyttö muuhun tarkoitukseen (esim. uteliaisuus toisten tietoihin, omien tietojen katselu, väestörekisteristä nimi- ja osoitetietojen hakeminen omiin tarkoituksiin) on ehdottomasti kielletty 8 4.1.1 Potilastietojen käyttöoikeus hoitosuhteen perusteella Potilaan neuvontaan ja hoitoon sekä niihin liittyviin tehtäviin osallistuvat työntekijät saavat käyttää terveyskeskuksen potilasrekisterissä oleville tietoja ja asiakirjoja ilman potilaan kirjallista suostumusta vain, kun potilaalla on voimassa oleva hoitosuhde ao. hoitoyksikköön. Väestövastuun olemassaolo ei sinänsä anna oikeutta käyttää alueen asukkaiden tietoja. Vastaavasti potilaan väestötietoja saa katsella ja käyttää vain kun käyttäjällä on hoitosuhde tai muu asiallinen yhteys potilaaseen ja hänen työtehtävänsä edellyttävät näiden tietojen käyttöä. Muussa tarkoituksessa tehty väestötietojen katselu tai muuttaminen (ml. omat ja perheenjäsenten tiedot) on tietosuojarikkomus ja siten rangaistava teko. · · · · Hoitosuhde syntyy, kun potilaan hoidon tarvetta arvioidaan hänen yhteydenottonsa johdosta potilaalle on tehty ajanvaraus tai hoidonvaraus terveyskeskuksen yksikköön potilas ilmoittautuu ilman ajanvarausta vastaanotolle tai poliklinikalle tai hänet sisään kirjoitetaan sairaalaan tai hänet kirjataan kotihoidon asiakkaaksi henkilö hakee todistusta terveydentilastaan jonkun etuuden saamiseksi. Hoitosuhde päättyy, kun potilaan käynti vastaanotolla on päättynyt eikä uutta aikaa ole varattu tai uusia tutkimuksia määrätty tai avohoitojakso poliklinikalla on päättynyt tai potilas on kirjattu ulos sairaalan vuodeosastolta tai kotihoidon asiakkuus on päättynyt. Hoitosuhteen aikana potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot ovat hoitoon osallistuvien käytettävissä heidän työtehtäviensä mukaisesti rajattuina. Kun hoitosuhde terveyskeskuksessa on päättynyt, tietoja voidaan käsitellä rajoitetun ajan niin, että kaikki tarvittavat potilasasiakirjamerkinnät on tehty. 4.1.2 Potilastietojen käyttöoikeus muun asiallisen yhteyden perusteella Hoitosuhteen lisäksi oikeus tarvittavien potilastietojen käyttöön syntyy kulloisenkin tehtävän perusteella muun asiallisen yhteyden kautta mm. silloin kun: · · · · potilas ottaa yhteyttä puhelimitse tai tietoverkon välityksellä hoitopaikkaansa ja tiedustelee neuvontaan tai hoitoon liittyviä asioitaan lähete on saapunut ja se on rekisteröity järjestelmään. Hoitosuhde syntyy vasta, kun lääkäri tekee päätöksen potilaan ottamisesta lähetteen perusteella poliklinikalle tai sairaalaan. hoidon kesto on avoin (pitkäaikaiset seurantapotilaat) potilas on merkitty kirjoilla olijaksi neuvolapalveluihin tai koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon 9 · asiakkaalle/potilaalle tehdään kotihoidon palvelujen tarpeen arviointiviranomainen pyytää lausuntoa esim. potilaan muistutus-, kantelu- ja valitusasioissa tai selvityspyyntöä potilasvahinkoasiassa 4.2 Potilastietojen käyttöoikeus sairaanhoidollisissa palveluyksiköissä Sairaanhoidolliset palveluyksiköt (kuten laboratorio, kuvantaminen, patologia) saavat potilaasta käyttöönsä vain palvelun antamiseen tarvittavat tiedot, jotka annetaan yleensä tutkimus- tai palvelupyynnössä. Mikäli vastauksen/lausunnon antaminen edellyttää tarkempia tietoja, nämä tiedot annetaan eri pyynnöstä. Kauniaisten kaupunki ostaa laboratorio- ja kuvantamispalvelut HUS:n toimintayksiköltä (HUSLAB, HUS-Röntgen) lukuun ottamatta hammashuollon kuvantamistutkimuksia, jotka ostetaan Pantomosta. Tehtyjen sopimusten perusteella HUS:n toimintayksikkö on laboratorio- ja kuvantamispalveluista muodostuvien potilastietojen rekisterinpitäjä, ja vastaa siten pääasiallisesti rekisterinpitäjän tehtävistä. Kauniaisten kaupunki saa käyttöönsä tilaamiensa laboratoriotutkimusten vastaukset ja lausunnot tulkintoineen sekä tilaamansa röntgenkuvat ja niistä laaditut lausunnot. 4.3 Potilastietojen käyttöoikeus sisäisissä konsultaatioissa Toimialan sisäisissä konsultaatioissa sekä konsultaatiopyynnön laatijalla että konsultaatiovastauksen antajalla on samat oikeudet käyttää potilasrekisterissä olevia tietoja konsultaation toteuttamiseen. Terveyskeskuksen konsultoidessa potilaan tunnistetietoja käyttäen toisessa toimintayksikössä toimivaa ammattihenkilöä, kyseessä on tietojen luovutus (ks. luku 5). 4.4 Seulontarekisterien tietojen käyttöoikeus Yksityiset palveluntuottajat tuottavat Kauniaisten kaupungin lukuun sekä rintarauhasen syövän että kohdun kaulaosan syövän seulontatutkimukset. Kaupunki on seulontarekisterien rekisterinpitäjä. Seulontarekisteriin tallennettuja tietoja voidaan käyttää terveyskeskuksessa potilaan hoidon suunnittelussa, toteuttamisessa ja seurannassa vain, jos potilas tulee seulontatutkimuksen perusteella sinne hoitoon. Muu käyttö edellyttää potilaan kirjallista suostumusta. 4.5 Kotihoidon asiakasrekisterin tietojen käyttöoikeus 10 Terveydenhuollon lääkäreillä ja muilla terveydenhuollon ammattihenkilöillä on oikeus käyttää tarvitsemiaan kotihoidon asiakkaan terveyttä ja sairautta koskevia tietoja ja myös muita kotihoidossa syntyneitä tietoja silloin, kun asiakkaalla on hoitosuhde tai muu asiallinen yhteys terveyskeskukseen. Vastaavasti kotihoidon työntekijöillä on oikeus käyttää tarvitsemiaan terveyskeskuksen potilasrekisterin tietoja, kun asiakas on kotihoidossa. 4.6 Potilastietojen käyttö opetuksessa Terveydenhuollon tehtäviin kuuluvissa terveydenhoitohenkilökunnan koulutus- ja opetustilanteissa opiskelijat voivat käyttää terveys- ja sairauskertomustietoja opiskelijaohjauksesta vastaavan viran- tai toimenhaltijan valvomana. Terveydenhuollon opiskelijat ovat vaitiolo- ja salassapitovelvollisia potilaslain (785/1992) 13 §:n ja julkisuuslain (621/1999) 23–24 §:n perusteella. Oppilaitosten kanssa tehtäviin sopimuksiin tulee tehdä maininta opiskelijoiden vaitiolo- ja salassapitovelvollisuudesta. Potilaan hoitoon osallistuvat terveydenhuollon opiskelijat saavat tehdä merkintöjä potilasasiakirjoihin toimiessaan terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (559/1994) 2 §:n 3 momentin mukaisesti terveyskeskuksessa laillistetun ammattihenkilön tehtävässä. Merkinnän tehneen nimi ja asema kirjataan tai kirjautuu potilastietoihin. Muiden opiskelijoiden tekemät merkinnät hyväksyy heidän esimiehensä tai ohjaajansa tai kyseiseen tehtävään valtuutettu henkilö. Jos potilas ei suostu olemaan opetuksen kohteena, ei myöskään häntä koskevia asiakirjoja saa käyttää opetuksessa. 4.7 Potilastietojen käyttö tutkimuksessa Potilasasiakirjoihin perustuvaa tieteellistä ja muuta tutkimustyötä voivat tehdä terveyskeskuksen palveluksessa olevat viran- ja toimenhaltijat tai ulkopuoliset tutkijat. Tutkimusluvan myöntämisestä päättää sosiaali- ja terveysjohtaja. 4.8 Potilastietojen käyttö toiminnan kehittämisessä ja hallinnointitehtävissä Potilasrekistereistä kerätään tietoa oman toiminnan johtamista, suunnittelua, tilastointia ja arviointia varten. Tiedot kerätään ja niitä käytetään tilastollisesti ilman potilaan tunnistetietoja. Kehittämishankkeissa, joissa on tarkoitus käyttää salassa pidettäviä potilastietoja, toimitaan edellä kohdassa 6 kuvatun tutkimuslupakäytännön mukaisesti. 11 5 POTILASASIAKIRJOJEN LUOVUTUS 5.1 Yleistä luovuttamisesta Tietojen luovutuksella tarkoitetaan henkilötietojen antamista muuhun kuin rekisterin käyttötarkoituksen mukaiseen käyttöön kaupungin (= rekisterinpitäjä) omassa toiminnassa. Kauniaisten kaupunkiin nähden ulkopuolisia ovat esim. seuraavat tahot: · muut terveyskeskukset · valtion mielisairaalat ja muut vastaavat terveydenhuollon palvelu- ja tuottavat toimintayksiköt · yksityisen terveydenhuollon toimintayksiköt tai itsenäiset terveydenhuollon ammattihenkilöt · muut viranomaiset · potilaan omaiset ja läheiset · ulkopuoliset tutkijat ja terveyskeskuksen palveluksessa olevat omaa tutkimustyötään tekevät työntekijät. Tietojen luovutuksesta on kyse myös silloin, kun tietoja luovutetaan toimialalla eri käyttötarkoituksiin perustettujen rekistereiden välillä (ks. luku 2.2 Potilasrekisterit ). Potilasta hoitava henkilökunta voi käyttää yhteisessä potilastietorekisterissä olevia hoidon kannalta tarpeellisia potilastietoja ilman potilaan suostumusta. Käyttö edellyttää kuitenkin, että potilasta on informoitu yhteisen potilastietorekisterin käytöstä ja mahdollisuudesta kieltää potilastietojen yhteiskäyttö. Potilastietojen luovuttaminen edellyttää pääsääntöisesti potilaan suostumusta tai laissa säädettyä oikeutta tietojen saantiin ilman potilaan suostumusta. Tietojen luovuttajalla on vastuu luovutuksen laillisuudesta. Luovuttajan velvollisuutena on varmistua myös siitä, että erilaisissa teknisissä luovutustavoissa henkilötietolain huolellisuus- ja suojaamis- velvoitteet täyttyvät niin, ettei tietoja joudu sivullisille. Kaupungin ulkopuolisille käyttäjille potilasasiakirjat luovutetaan tilanteesta riippuen joko sähköisesti (esim. toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tehdyt lähetteet tai potilastietojen luovutus aluetietojärjestelmää tai valtakunnallista eArkistoa käyttäen) tai alkuperäisistä asiakirjoista otettuina kopioina, atk-tulosteina tai lausuntoina. Manuaaliset asiakirjat luovutetaan alkuperäisinä vain siinä tapauksessa, että luovutuksen saaja, jolla on siihen oikeus, pyytää asiakirjoja nimenomaan alkuperäisinä. Vain luovutustarkoituksen kannalta välttämättömät tiedot luovutetaan. Potilasasiakirjoihin tehdään merkintä niihin sisältyvien tietojen luovutuksesta. Merkinnästä tulee käydä ilmi - kuka luovutti tiedot mitä tietoja luovutettiin luovutusaika kenelle tiedot luovutettiin luovutuksen peruste (potilaan tai asiakkaan kirjallinen, suullinen tai asiayhteydestä ilmenevä suostumus vai lakiin perustuva luovutus). 12 Potilasasiakirjoihin tehdään merkintä myös siinä tapauksessa, että potilas tai alaikäinen potilas, joka kykenee päättämään hoidostaan, on kieltänyt tietojensa luovuttamisen. Terveyskeskuksen omien yksiköiden kesken potilasasiakirjoja voidaan lähettää tarvittaessa telefaksia käyttäen. Tällöin on etukäteen puhelimitse ilmoitettava vastaanottavalle tietojen saantiin oikeuttavalle työntekijälle tulossa olevasta lähetyksestä. Vastaanottajan velvollisuutena on ilmoituksen saatuaan huolehtia siitä, ettei lähetys joudu ulkopuolisten käsiin. Terveyskeskuksen ulkopuolelle potilasasiakirjoja ei saa lähettää telefaksilla kriittisiä tapauksia lukuun ottamatta. Salassa pidettäviä tietoja ei saa toimittaa suojaamattoman sähköpostin tai Internetin välityksellä. Jos potilas ottaa yhteyttä ja välittää tietojaan sähköpostitse, hänelle vastataan miten häneen otetaan yhteyttä tai miten hänen tulee toisella tapaa toimia. Puhelimitse tietoja voidaan luovuttaa terveydenhuollon toimintayksiköiden kesken vain kiireellisissä (ks. kohta 5.9) verrattavissa tapauksissa yleensä vain lääkärin välityksellä tai lääkärin antamien ohjeiden mukaisesti. Tällöinkin luovutuksen oikeudellisten edellytysten tulee täyttyä (ks. luku 5.4). Tietoja pyytävä henkilö tulee tunnistaa tietojen saantiin oikeutetuksi. Jos soittajalla on selkeä asiayhteys tietojen saantiin eikä ole syytä epäillä väärinkäytöstä, voidaan soittaja katsoa tunnistetuksi. Mikäli syntyy epäilys tietojen pyytäjän henkilöllisyydestä, tietoja ei tule luovuttaa. Potilaan omaiselle tai muulle läheiselle tietoja voidaan terveydenhuollon ammattihenkilön harkitsemassa laajuudessa antaa puhelimitse, ellei potilas ole tätä kieltänyt tai kyse on poikkeustilanteista, joissa omaisella tai läheisellä on oikeus saada tietoja potilaasta ilman tämän suostumusta (ks. luku 5.4.3). 5.2 Yhteinen potilastietorekisteri ja arkisto Terveydenhuoltolaissa säädetään, että saman sairaanhoitopiirin alueella toimivien perusterveydenhuollon (terveyskeskusten) ja erikoissairaanhoidon (keskussairaalan) potilasrekisterit ja potilasasiakirja-arkistot muodostavat yhteisen potilastietorekisterin. Potilastiedot voivat olla paperilla tai tietojärjestelmissä ja käyttö voi kohdistua myös ennen 1.5.2011 syntyneisiin tietoihin. Yhteisen potilasrekisterin tietojen käyttö ja luovutustenhallinta voidaan toteuttaa valtakunnallisten sähköisten palveluiden avulla. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän ja sen jäsen- kuntien (myöhemmin HUS:n toiminta-alue) yhteisen potilastietorekisterin muodostavat seuraavien julkisen terveydenhuollon organisaatioiden potilastiedot (potilasasiakirjat): · Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä sekä · sairaanhoitopiirin jäsenkunnat Askola, Espoo, Hanko, Helsinki, Hyvinkää, Järvenpää, Kauniainen, Kerava, Kirkkonummi, Lapinjärvi, Loviisa, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Porvoo, Raasepori, Sipoo, Tuusula ja Vantaa. 13 Lisäksi yhteiseen potilastietorekisteriin kuuluu Lohjan sosiaali- ja terveydenhoitoalue LOST (Lohja, Siuntio, Inkoo ja Karjalohja) ja perusturvakuntayhtymä Karviainen (Karkkila, Nummi-Pusula ja Vihti). Yhteiseen potilastietorekisteriin kuuluu myös HUS:n jäsenkuntien terveydenhuoltolain (1326/2010) 18 §:n mukaisesti järjestämä työterveyshuolto. Potilas voi halutessaan kieltää potilastietojensa luovuttamisen kokonaan toisessa HUS:n toiminta-alueen potilastietorekisteriin kuuluvassa toimintayksikössä ja muille terveydenhuollon toimintayksiköille. Kielto on voimassa toistaiseksi ja sen voi peruuttaa milloin tahansa. Kiellon rajaamia potilastietoja ei saa käyttää edes hätätilanteessa. Potilas voi kuitenkin tehdä erikseen hoitotahdon, jossa hän sallii myös kiellon tarkoittamien potilastietojen luovutuksen esimerkiksi silloin kun hän on tajuton ja tarvitsee välitöntä hoitoa. 5.3 Kanta-palvelut (Kansallinen terveysarkisto) 5.3.1 Yleistä Kanta-palveluista Kansalliseksi Terveysarkistoksi (Kanta) nimitetään terveydenhuollon, apteekkien ja kansalaisten valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluita. Palveluihin kuuluvat Potilastiedon arkisto, sähköinen resepti, tiedonhallintapalvelu ja Omakanta-palvelu (kansalaisille toteutettu web-palvelu). Kauniainen liittyi sähköisen lääkemääräyksen käyttäjäksi vuonna 2012. Kansalliseen Potilastiedon arkistoon Kauniainen liittyy keväällä 2015 siten, että potilaskertomusjärjestelmästä (Mediatri) siirretään potilastietoja kansalliseen sähköiseen arkistoon. Ensimmäisessä vaiheessa arkistoon tallennetaan potilaskertomuksen näkymät (ns. jatkuva erikoisalan sairauskertomus ja ammatilliset jatkuvat lehdet), riskitiedot sekä kooste lääkitystiedoista. 5.3.2 Tiedonhallintapalvelu Kansallisen terveysarkiston tiedonhallintapalveluun tallennetaan potilaan: informointi Terveydenhuoltolain 9 § mukaisesta yhteisrekisteristä informointi kansallisesta potilastiedon arkistosta suostumus tietojen luovuttamiseen potilastiedon arkiston kautta yhteisrekisterin ja potilastiedon arkiston tietojen luovutuskiellot Kauniainen liittyy tiedonhallintapalveluun potilastiedon arkistoon liittyessään. Terveydenhuoltolain mukaiset informoinnit ja kiellot tallennetaan Navitas aluetietojärjestelmään, josta ne välittyvät kansalliseen tiedonhallintapalveluun. Jos potilas muuttaa kieltojaan esim. terveyskeskuskäynnillä tai omatoimisesti Omakanta-palvelun kautta, saadaan Navitaksen kautta esille aina ajan tasalla oleva tieto, koska kaikki kieltoja koskevat tallennukset tehdään kansalliseen 14 tiedonhallintapalveluun ja haetaan sieltä eri toimintayksiköiden potilastietojärjestelmiin. Potilastiedon arkistoon liittymisen jälkeen Navitaksen kautta hallinnoidaan myös potilastiedon arkiston informointi, suostumus- ja kieltomerkintöjä. 5.4 Potilasasiakirjojen luovuttaminen potilaan hoidon ja siihen liittyvien tehtävien toteuttamiseksi 5.4.1 Luovutus kirjallisella suostumuksella Potilasasiakirjoja voidaan luovuttaa sivullisille pääsääntöisesti vain potilaan kirjallisella suostumuksella. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu, jolla rekisteröity (potilas) hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Lähtökohtana on, että potilaan tulee olla tietoinen, mitä tietoja hänestä luovutetaan, mihin niitä luovutetaan ja mihin tarkoitukseen luovutuksen saaja niitä käyttää. Nämä kriteerit eivät täyty, jos potilaalta pyydetään heti hoitoon hakeutuessaan lupa luovuttaa tulevia tietoja niitä myöhemmin tarvitseville. Yleissuostumusta ei saa potilaalta pyytää. Suostumuksesta tulee käydä ilmi yksilöidysti kuka tietoja luovuttaa, kenelle tietoja luovutetaan, mitä tietoja luovutetaan, mitä käyttötarkoitusta varten, päivämäärä ja potilaan tai hänen huoltajansa tai hänen muun laillisen edustajansa allekirjoitus. Terveyskeskuksessa käytetään potilastietojen luovuttamiseen toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle sekä potilastietojen hankkimiseen toiselta terveydenhuollon toimintayksiköltä suostumus- tai kieltolomaketta, joka on saatavissa intranetin lomakevalikosta. Potilaan antama suostumus on voimassa toistaiseksi, jollei suostumuksesta muuta ilmene. Potilaalla on milloin tahansa oikeus muuttaa tai peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen muutos tai peruuttaminen tulee voimaan välittömästi, mutta se ei luonnollisestikaan koske jo luovutettuja tietoja. 5.4.2 Luovutus suullisella tai asiayhteydestä ilmenevällä suostumuksella Potilaan kirjallisesta suostumuksesta poiketen tarpeellisia potilastietoja saadaan luovuttaa potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammatti- henkilölle potilaan tai hänen laillisen edustajansa suullisella suostumuksella tai asiayhteydestä muuten ilmenevän suostumuksen perusteella (esim. tehtäessä konsultaatiopyyntö tai lähete jatkohoitoon). Myös yhteenveto annetusta hoidosta saadaan luovuttaa potilaan hoitoon lähettäneelle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle ja potilaan hoidosta vastaavaksi lääkäriksi mahdollisesti ni15 metylle lääkärille potilaan suullisella tai asiayhteydestä ilmenevällä suostumuksella. Asiayhteydestä ilmenevä suostumus tarkoittaa muuta kuin kirjallista tai suullista suostumusta, jonka potilas on antanut vapaaehtoisesti tietoisena tietojen luovuttamisesta, luovutuksensaajasta, luovutettavista tiedoista sekä luovutettavien tietojen käyttötarkoituksesta ja luovuttamisen merkityksestä. Päännyökkäys tai muu hyväksyvä ele voidaan katsoa asiayhteydestä ilmeneväksi suostumukseksi, jos potilaalla on esim. kielellisiä vaikeuksia ilmaista itseään. Ohjattaessa potilas terveyskeskuksesta lähetteellä hoitoon HUS:iin tai muuhun terveydenhuollon toimintayksikköön lähettävä lääkäri luovuttaa potilaan suostumuksella kaikki jatkohoidon toteuttamisen kannalta tarpeelliseksi arvioimansa tiedot/asiakirjat. Jos potilas kieltää jatkohoidon ja sen järjestämisen kannalta merkityksellisten tietojen luovuttamisen, lääkärin tulee keskustella hänen kanssaan tietojen merkityksestä jatkohoidolle. Potilaalle tulee myös selvittää, että hänen katsotaan kieltäytyneen jatkohoitoon lähettämisestä, jos tarvittavia tietoja ei voida luovuttaa. Jos keskustelun tuloksena päädytään siihen, että lähetettä ei voida tehdä, potilasta on mahdollisuuksien mukaan hoidettava yhteisymmärryksessä hänen kanssaan muulla lääketieteellisesti hyväksyttävällä tavalla. Jos potilas kieltäytyy tutkimuksesta tai hoidosta kuten jatkohoitoon lähettämisestä, kieltäytymisestä tulee tehdä luotettavalla tavalla vahvistettu merkintä potilasasiakirjoihin. 5.4.3 Potilasasiakirjojen luovuttaminen ilman potilaan suostumusta poikkeustilanteissa Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa luovuttaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. Laillisella edustajalla tulee olla toimivalta edustaa potilasta tämänkaltaisissa henkilökohtaisissa asioissa. Merkintä potilaan edunvalvojasta tehdään potilasasiakirjoihin vain, kun asiasta on tehty tuomioistuimen tai holhousviranomaisen päätös. Laillinen edustaja voi olla esim. vajaavaltaiselle määrätty edunvalvoja tai edunvalvontavaltuutettu. Jos potilaalla ei ole laillista edustajaa eikä hänellä ole mielenterveyden häiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Välttämättömät tiedot voidaan myös luovuttaa, kun suostumusta ei voida saada potilaan tajuttomuuden tai vastaavan syyn vuoksi. Ilman potilaan suostumusta voidaan potilaan lailliselle edustajalle, lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen luovuttaa potilasta ja hänen terveydentilaansa koskevia tietoja seuraavissa tilanteissa: 16 · jos täysi-ikäinen potilas ei mielenterveydenhäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun syyn vuoksi pysty (esim. pitkäaikainen tajuttomuus tai vanhuudenheikkous) päättämään hoidostaan, potilaan laillista edustajaa taikka lähiomaista tai muuta läheistä on ennen tärkeän hoitopäätöksen tekemistä kuultava sen selvittämiseksi, millainen hoito parhaiten vastaisi potilaan tahtoa. Potilas on tällöin joko pysyvästi tai pidemmän aikaa tosiasiallisesti kykenemätön käyttämään itsemääräämisoikeuttaan. Ko. henkilöllä on kuulemista ja suostumuksen antamista varten oikeus saada tarpeelliset tiedot potilaan terveydentilasta. · tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen voidaan luovuttaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä. 5.4.4 Alaikäisen potilaan asema tietoja luovutettaessa Alaikäistä, joka ikänsä ja kehitystasonsa perusteella kykenee päättämään hoidostaan, on hoidettava yhteisymmärryksensä hänen kanssaan. Tällöin hänellä on oikeus myös kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai lailliselle edustajalleen sekä muille ulkopuolisille tahoille. Alaikäisen kyky itse päättää hoidostaan ja oikeudesta kieltää terveydentilaansa koskevien asiakirjojen luovuttamisesta jää lääkärin ja muun terveydenhuollon ammattihenkilön arvioitavaksi. Jos alaikäinen ei kykene päättämään hoidostaan, häntä on hoidettava yhteisymmärryksessä hänen huoltajansa tai laillisen edustajansa kanssa. Jos lapsi on otettu sosiaalilautakunnan huostaan, lautakunta voi päättää tietojen luovuttamisesta ja antaa siihen suostumuksen vain siinä tapauksessa, että lapsen huostaanoton syynä on ollut nimenomaan sairaanhoidon järjestämisen tarve. Muussa tapauksessa suostumuksen antaa huostaan otosta huolimatta lapsen huoltaja. Laki suojaa alaikäistä potilasta myös siten, että hänen huoltajillaan ei ole oikeutta kieltää hoitoa, jota tarvitaan alaikäisen potilaan henkeä tai terveyttä uhkaavan vaaran torjumiseksi. 5.4.5 Potilasasiakirjojen luovutus aluetietojärjestelmää käyttäen Laki sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta (ns. makropilottilaki 811/22.9.2000) antaa mahdollisuuden luovuttaa potilastietoja sähköisesti alueellisen viitetietokannan avulla. HUS:n hallinnoimaan alueelliseen viitetietokantaan (Navitas) terveydenhuollon toimintayksiköt vievät potilaiden hoitotapahtumista ja röntgentutkimuksista muodostetut viitteet, joiden perusteella käyttäjät saavat muissa terveydenhuollon toimintayksiköissä syntyneitä potilastietoja/-asiakirjo- ja käyttöönsä. Sekä viitteiden että toisen toimintayksikön potilastietojen katselu (tietojen luovutus) edellyttää potilaan tai tämän laillisen edustajan 17 kirjallista suostumusta. Suostumus tallennetaan sähköisenä aluetietojärjestelmään ja sen tuloste potilaan allekirjoittamana tallennetaan potilaan sairauskertomuskansioon. Potilaalle annetaan myös suostumuksesta tuloste hänen niin halutessaan. Aluetietojärjestelmästä tulostetaan potilaalle viitetietojen katselun yhteydessä informointilomake, josta käy ilmi aluetietojärjestelmän käyttötarkoitus ja sisältö. Lomake löytyy Navitaksen internet-sivulta. Aluetietojärjestelmän viitetietoja voidaan luovuttaa potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi tai toteuttamiseksi myös silloin, jos potilaalla ei ole mielenterveydenhäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa taikka jos suostumusta ei saada potilaan tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi. Tieto viitetietojen sekä potilastietojen luovuttamisesta tällä perusteella tulee kirjata aluetietojärjestelmään. Potilasta tulee informoida luovutuksesta heti kun/jos se on mahdollista. 5.4.6 Potilasasiakirjojen luovutus Kanta-palveluita käyttäen Potilasta tulee informoida Potilastiedon arkistopalvelusta. Potilasta informoidaan antamalla potilaalle Kelan Potilastiedon arkistosta kertova esite ja informointimerkintä tallennetaan Navitasaluetietojärjestelmän kautta tiedonhallintapalveluun. Tieto informoinnista näkyy potilaskansiossa. Potilaalta pyydetään käynnin yhteydessä suostumus siihen, että hänen potilastietojaan voidaan luovuttaa Potilastiedon arkiston kautta, mikäli suostumusta ei ole. Uusi suostumus tallennetaan Navitas-aluetietojärjestelmän kautta tiedonhallintapalveluun. Potilas voi myös peruuttaa aikaisemmin antamansa suostumuksen. Suostumuksen peruutus tallennetaan Navitasaluetietojärjestelmään. Potilaalla on oikeus rajoittaa tietojensa luovutusta Potilastiedon arkistosta. Luovutuskieltoja voidaan asettaa rekisterinpitäjätasolla, osarekisteritasolla ja palvelutapahtumatasolla. Luovutuskiellot kirjataan Navitas-aluetietojärjestelmän kautta tiedonhallintapalveluun. Muokkaa luovutuskieltoja -toiminnon kautta voidaan valita rekisterinpitäjittäin ja osarekistereittäin ne yksiköt/rekisterit, joiden tietojen luovuttamisen potilas haluaa kieltää. Palvelutapahtumakohtaiset kiellot tallennetaan valitsemalla palvelutapahtumalistauksesta kiellettävät palvelutapahtumat. Kieltoa tallennettaessa potilaalle on kerrottava luovutuskiellon ehdottomuudesta ja erikseen varmistettava, voidaanko luovutuskiellon alaiset tiedot luovuttaa kuitenkin hätätilanteessa (esim. tajuttomuus). Mikäli potilas tähän suostuu, kirjataan Potilasvaltuutukset kohtaan myös hätätilanteessa tapahtuvaa luovutusta koskeva tieto. 18 5.4 Potilasasiakirjojen luovutus ilman potilaan suostumusta 5.4.1 Viranomaiset, joiden tutkittavaksi potilas voi saattaa hoitoaan koskevan asiansa Viranomaisia, joille potilas saattaa kannella tai valittaa tai joilta hän voi hakea korvausta, ovat mm: · · · · · · · · · · Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto (Valvira) potilasvakuutuskeskus potilasvahinkolautakunta aluehallintovirasto (AVI) hallinto-oikeudet sosiaali- ja terveysministeriö oikeuskansleri eduskunnan oikeusasiamies oikeuslääkäri tietosuojavaltuutettu Lisäksi potilaan kantelu voi olla osoitettu kaupungin omalle organisaatiolle kuten sosiaali- ja terveyslautakunnalle tai kaupunginhallitukselle. Tietojen luovuttaminen edellä mainituille viranomaisille edellyttää kirjallista, yksilöityä pyyntöä. Potilasasiakirjat luovutetaan pääsääntöisesti lausuntoina ja potilasasiakirjajäljenteinä, pyynnöstä kuitenkin alkuperäisinä siinä laajuudessa kuin mistä kyseisessä valituksessa tai kantelussa on kysymys. Mikäli viranomainen on nimenomaisesti vaatinut potilasasiakirjat alkuperäisinä, paperiset potilasasiakirjat kopioidaan ja sivut numeroidaan ennen alkuperäisen kertomuksen lähettämistä. Kopiot säilytetään potilaskansiossa, kunnes alkuperäiset asiakirjat on palautettu. Sähköisestä sairauskertomuksesta tulostetaan ne asiakirjat, jotka eivät ole alkuperäisinä potilaskertomuskansiossa. 5.4.2 Vakuutuslaitokset ja vakuutusoikeus Kaupunki on velvollinen pyynnöstä antamaan tapaturmavakuutuslaissa ja liikennevakuutuslaissa tarkoitetulle vakuutuslaitokselle sekä muutoksenhakuelimelle maksutta kaikki hallussaan olevat vakuutus- ja korvausasian ratkaisuun vaikuttavat tiedot. Sama koskee työnantajaa ja työpaikkaterveydenhuollosta vastaavaa lääkäriä, jolla on tämän toimensa perusteella hallussaan vahingoittuneen terveydentilaa koskevaa aineistoa. Tapaturmavakuutuslaitokselle, tapaturmavakuutuslaitosten liitolle ja muutoksenhakuelimelle tiedot on annettava pyytäjän yksilöimässä muodossa joko kertomuskopioina tai lausuntoina tai niiden yhdistelmänä. Vakuutuslaitos on velvollinen maksamaan kohtuullisen palkkion ko. asiassa annetusta lääkärinlausunnosta terveyskeskukselle. Lausunnon antanut lääkäri saa lausunnosta korvauksen virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti. Kopioista ei oteta maksua. 19 Tietojen antamisesta vastaa ensisijaisesti se lääkäri, jonka hoidossa potilas on viimeksi ollut tai jonka toimintaa pyydetyt tiedot koskevat. Johtava lääkäri päättää tietojen luovuttamisesta siinä tapauksessa, että em. lääkäriltä tietoja ei syystä tai toisesta voida saada. Muille kuin tapaturmavakuutuslain mukaista asiaa käsitteleville tiedot annetaan joko E-lausuntoina tai lääkärin harkinnan mukaan sairauskertomuksesta toimitettavalla kopiolla. Kaikissa tapauksissa on huolehdittava siitä, ettei kyseiseen tarkoitukseen kuulumattomia tietoja luovuteta. 5.4.3 Kansaneläkelaitos Kansaneläkelaitosta koskevassa lainsäädännössä on lukuisia säännöksiä kansaneläkelaitoksen tietojensaantioikeudesta (mm. kansaneläkelaki, sairausvakuutuslaki). Kansaneläkelaitoksen tarvitsemat tiedot liittyvät yleensä Kela-etuuksien myöntämiseen ja siihen liittyvään päätöksentekoon. Terveyskeskuksella on velvollisuus pyynnöstä luovuttaa kansaneläkelaitokselle sen tarvitsemat tiedot. 5.4.4 Muut viranomaiset tai yhteisöt, joille on pyydettäessä annettava tietoja Potilasasiakirjatietojen luovutusoikeus tai -velvollisuus alla oleville viranomaisille tai yhteisöille perustuu erityislainsäädäntöön ja kysymys on yleensä selvitettävänä olevasta etuudesta tai velvollisuudesta. Tällaisia viranomaisia ovat mm: · Valtiokonttori · eläkelaitokset, eläketurvakeskus · sosiaaliturvan eri muutoksenhakuelimet (mm. sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta, työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta) Eläkelaitoksilla ja eläketurvakeskuksella on lakisääteisen eläkkeen maksamista varten oikeus saada pyynnöstä tarvitsemansa salassa pidettävät terveydenhuollon tiedot. Tietopyynnössä tulee ilmetä säännös, minkä nojalla salassa pidettäviä tietoja pyydetään. 5.4.5 Sosiaalihuollon viranomaiset i) Sosiaalihuollon viranomaisten tiedonsaantioikeus pyynnöstä Terveyskeskuksen terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia antamaan sosiaalihuollon viranomaiselle sen pyynnöstä maksutta ja salassapitosäännösten estämättä hallussaan olevat sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien 20 toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä viranomaiselle annettujen tietojen tarkistamista varten. Sosiaalihuollon tehtäviä, joissa voidaan tarvita terveydenhuollon tietoja, ovat mm. vanhus- ja vammaispalvelut, kehitysvammahuollon, päihde- huollon ja lastensuojelun palvelut. Esimerkkeinä voidaan mainita lastensuojelulain mukaiset sosiaaliviranomaisen toimenpiteet lapsen lastensuojelutarpeen selvittämiseksi ja huostaan ottamiseksi tai lastenvalvojan oikeus saada isyyden selvittämiseksi tarpeelliset lääketieteelliset selvitykset sen estämättä, mitä lääkärin ja sairaanhoitohenkilökunnan salassapitovelvollisuudesta on säädetty. Sosiaalihuollon viranomaisen on yksilöitävä ja perusteltava tietopyyntönsä. ii) Lastensuojeluilmoitus sosiaalihuollon viranomaisille Kaupungin palveluksessa tai luottamustoimessa olevat henkilöt ovat velvollisia viipymättä ilmoittamaan salassapitosäännösten estämättä kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle eli käytännössä kaupungin sosiaalipalveluille, jos he tehtävissään ovat saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää lastensuojelun tarpeen selvittämistä. Lastensuojeluilmoitus voidaan tehdä joko suullisesti tai kirjallisesti. Potilasasiakirjoihin tehdään merkintä lastensuojeluilmoituksen tekemisestä perusteluineen. Lähtökohtaisesti merkintä tehdään lapsen potilas- asiakirjoihin. Kun asia liittyy huoltajan hoitoon, merkintä tehdään huoltajan potilasasiakirjoihin. 5.4.6 Holhousviranomainen Valtion oikeusaputoimistolla on holhousviranomaisena oikeus saada holhousasioita ratkaistessaan salassa pidettäviä tietoja. Mm. terveydenhuollon toimintayksiköt ja terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat salassapitosäännösten estämättä velvollisia pyynnöstä antamaan holhousviranomaiselle ja tuomioistuimelle holhousasiassa ne tiedot ja selvitykset, jotka ovat tarpeen vireillä olevan asian ratkaisemiseksi. Holhousviranomainen tai tuomioistuin voi pyytää terveydenhuollon toimielimeltä maksutta lausunnon, jos selvityksen saaminen asianomaisen olosuhteista on tarpeen holhoustoimilaissa tarkoitetussa asiassa. Holhoustoimesta annetun lain (442/1999) 91 §:n mukaan jokainen, joka on saanut tiedon edunvalvonnan tarpeessa ilmeisesti olevasta henkilöstä, voi vaitiolovelvollisuuden estämättä ilmoittaa asiasta holhousviranomaiselle (valtion oikeusaputoimisto). Terveydenhuollon ammattihenkilö voi siten ilmoittaa oikeustoimistolle, jos hän havaitsee, että potilas on sairautensa tai heikentyneen terveydentilansa vuoksi kykenemätön huolehtimaan itseään tai varallisuuttaan koskevista asioista. 5.4.7 Edunvalvontavaltuutus 21 Edunvalvontavaltuutuksella tarkoitetaan valtuutusta, jonka valtuuttaja on määrännyt tulemaan voimaan siinä tapauksessa, että hän tulee sairauden, henkisen toiminnan häiriintymisen, heikentyneen terveydentilan tai muun vastaavan syyn vuoksi kykenemättömäksi huolehtimaan asioistaan. Valtuutettu voi olla vain luonnollinen henkilö. Edunvalvontavaltuutuksella valtuutettu voidaan oikeuttaa edustamaan valtuuttajaa tämän omaisuutta koskevissa ja muissa taloudellisissa asioissa. Valtuutettu voidaan oikeuttaa edustamaan valtuuttajaa myös sellaisissa tämän henkilöä koskevissa asioissa kuten terveyden- ja sairaanhoitoon liittyvissä asioissa, joiden merkitystä valtuuttaja ei kykene ymmärtämään sillä hetkellä, jolloin valtuutusta on käytettävä. Edunvalvontavaltuutus tulee voimaan, kun holhousviranomainen (valtion oikeusaputoimisto) on sen hakemuksesta vahvistanut. Ennen kuin edunvalvontavaltuutus vahvistetaan, valtuutetulla on oikeus saada pyynnöstä terveyskeskukselta tai terveydenhuollon ammattihenkilöltä salassapitosäännösten estämättä ne tiedot ja selvitykset, jotka ovat tarpeen sen selvittämiseksi, onko valtuuttaja tullut kykenemättömäksi huolehtimaan niistä asioista, joita valtuutus koskee. Kun holhousviranomainen on vahvistanut valtuutuksen, valtuutetulla on valtuutusta koskevissa asioissa oikeus saada ne tiedot, joihin valtuuttajalla itsellään on oikeus. Valtuutettu voisi toimia esim. potilaan edustajana tietoja luovutettaessa potilaan suostumuksella, mikäli oikeus tähän käy ilmi valtuutuksen sisällöstä. Edunvalvontavaltuutus on kevyempi ja joustavampi vaihtoehto vuodesta 1999 lähtien voimassa olleelle edunvalvonnalle. Edunvalvontavaltuutuksen avulla henkilö voi itse ennakoida mahdollista toimintakyvyttömyyttään ja valtuuttaa valitsemansa henkilön huolehtimaan asioistaan sitten, kun oma toimintakyky ei enää riitä. Terveyskeskus ja terveydenhuollon ammattihenkilö on velvollinen pyynnöstä antamaan holhousviranomaiselle ja tuomioistuimelle salassapitosäännösten estämättä ne tiedot ja selvitykset, jotka ovat tarpeen vireillä olevan edunvalvontavaltuutusta koskevan asian ratkaisemiseksi. Lausunnon antamisesta ei peritä maksua. 5.4.8 Terveydenhuollon valtakunnalliset ja alueelliset henkilörekisterit Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) ja Lääkealan turvallisuusja kehittämiskeskus Fimea ovat oikeutettuja niille säädettyjen tilastointi-, suunnittelu-, tutkimus- ja valvontatehtävien hoitamiseksi pitämään terveydenhuollon valtakunnallisia henkilörekistereitä. Näitä rekistereitä ovat: - hoitoilmoitusrekisteri (Hilmo) syntyneiden lasten rekisteri huumausaineseurantarekisteri lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri 22 - syöpärekisteri epämuodostumarekisteri näkövammarekisteri implanttirekisteri Terveydenhuollon viranomaiset ja laitokset ja terveydenhuoltohenkilöstöön kuuluvat ovat velvollisia salassapitovelvollisuuden estämättä antamaan em. terveydenhuollon valtakunnallisiin henkilörekistereihin talletettavat tiedot hallussaan olevista asiakirjoista ja rekistereistä. Lääkärin ja hammaslääkärin on ilmoitettava epäilemästään tai toteamastaan yleisvaarallisesta tai ilmoitettavasta tartuntatautitapauksesta (tartuntatauti-ilmoitus) asianomaisen terveyskeskuksen ja sairaanhoito- piirin tartuntataudeista vastaavalle lääkärille. HUS:n tartuntataudeista vastaava lääkäri ilmoittaa saamansa tiedot edelleen THL:n valtakunnalliseen tartuntatautirekisteriin. HUS ylläpitää ilmoitusten perusteella alueellista tartuntatautirekisteriä, joka käytännössä muodostuu enintään 2 vuotta säilytettävistä tartuntatauti-ilmoituslomakkeista. Tartuntatauti-ilmoituksen tietoja ei saa kopioida tai siirtää terveyskeskuksen tai sairaanhoitopiirin potilasrekisteriin talletettaviksi. 5.5 Tietojen luovutus oppilaitoksille Peruskoulua, lukiota ja ammattikoulutusta (ei kuitenkaan ammattikorkeakouluja, korkeakouluja ja yliopistoja) koskeviin lakeihin on kirjattu samansisältöiset säännökset tietojen luovutuksesta oppilaitoksen ja oppilashuollon kesken. Oppilashuolto sisältää koulutai opiskeluterveydenhuollon ja muun oppilashuollon palvelut. Kouluterveydenhuoltoon kuuluu myös suun terveydenhuolto. Koulun rehtori, opettajat, koulunkäyntiavustajat, koulu- tai opiskeluterveydenhuollosta sekä muusta oppilashuollosta vastaavat henkilöt saavat salassapitovelvollisuuden estämättä antaa toisilleen sekä koulutuksesta vastaaville viranomaisille opetuksen tai opiskelun asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. Tarvittaessa pitää pystyä perustelemaan, miksi luovutettu tieto on katsottu tarpeelliseksi opetuksen järjestämisessä. Rekisteröidyn itsemääräämisoikeus ja henkilötietojen käsittelyn avoimuus huomioon ottaen on suositeltavaa, että potilaan/hänen huoltajiensa kanssa pyritään sopimaan siitä, mitä oppilasta koskevia potilas- tietoja koulun on tarpeellista saada opetuksen järjestämiseksi. Koulun oppilashuoltoryhmän käsitellessä yksittäistä oppilasta koskevia salassa pidettäviä asioita, ryhmässä voivat olla vain edellä luetellut henkilöt. Esimerkiksi sosiaalitoimen ja perheneuvolan henkilöstön läsnäolo voi perustua vain oppilaan tai tämän huoltajan suostumukseen tai erityislakiin sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista. Koulu- tai opiskeluterveydenhuollon lääkäri ja terveydenhoitaja vastaavat omalta osaltaan siitä, mitä tietoja he oppilashuoltoryhmässä tai muuten em. oppilashuollon henkilöille kertovat. Tiedon 23 luovutus voi tapahtua suullisesti joko oma-aloitteisesti tai ryhmän muiden jäsenten esille ottamana. Tarvittaessa terveydenhoitaja konsultoi koulu- tai opiskeluterveydenhuollon lääkäriä tai vastaavaa lääkäriä oppilaan sairautta koskevien tietojen luovuttamisessa. Oppilashuoltoryhmässä pidetään yleensä muistiota tai pöytäkirjaa esillä olleista asioista. Yksittäisen oppilaan asiassa voidaan kirjata lähinnä asian vireille panija, aihe sekä päätetyt jatkotoimenpiteet ja kenen selvitettäväksi asia on oppilashuoltoryhmässä annettu. Tarkemmat kirjaukset tehdään asiaa hoitavan asiakasrekisteriin (terveyskeskuksen potilasrekisteriin tai koulun ylläpitämään ao. asiakasrekisteriin). Potilasasiakirjoja ei luovuteta oppilashuoltoryhmän käyttöön. Oppilashuoltoa koskevat asiakirjat ovat salassa pidettäviä julkisuuslain (621/1999) 24 §:n 30 kohdan mukaan. Hyvään tiedonhallintatapaan kuuluu, että oppilashuoltoryhmässä käsitellään salassa pidettävien tietojen merkitsemistapa ja näiden tietojen säilyttäminen niin, etteivät tiedot joudu missään tilanteessa sivullisten käyttöön. Muu kuin edellä esitetty potilastietojen luovuttaminen oppilaitokselle edellyttää aina oppilaan tai tämän huoltajan kirjallista suostumusta. Tietoja luovutetaan pääsääntöisesti vain kirjallisen pyynnön perusteella. Pyyntö osoitetaan tai siirretään sille yksikölle, jossa pyydettävät tiedot ovat sen toiminnan tuloksena syntyneet tai sen tehtävien johdosta sinne toimitetut. Koulu- tai opiskeluterveydenhuolto voi pyynnön perusteella luovuttaa omia laatimiaan asiakirjoja tai pyytämiään konsultaatio- vastauksia ja lausuntoja. Tietoja luovuttava yksikkö vastaa siitä, että vain pyynnön syyn mukaiset välttämättömät tiedot luovutetaan. 5.6 Tietojen luovutus potilaan omaisille ja läheisille Potilaan omaiset ja läheiset ovat potilaan tietoihin nähden sivullisia ja heille voidaan pääsääntöisesti luovuttaa potilastietoja vain potilaan kirjallisella suostumuksella. Kirjallisesta suostumuksesta tehdään merkintä potilasrekisteriin yleensä hoitosuhteen alkaessa. Poikkeustilanteet tietojen luovuttamisesta ilman potilaan suostumusta on käsitelty luvussa 5.4.3. Potilas voi pyytää salattavaksi tiedon sairaalassa olostaan läheisiltään ja muilta sivullisilta. Tieto tulee viedä tietojärjestelmään niin, että osastolla puhelinpalvelua hoitavat eivät tietoa paljasta (esim. osastolla olevien potilaiden näytöllä ao. potilaan kohdalla salassapitomerkintä). Keskitetyille neuvontapisteille ei välity tietoa potilaasta. 5.7 Tietojen luovuttaminen poliisille ja tuomioistuimelle Yleisesti voidaan todeta, että poliisi on tavallisen sivullisen asemassa tietojen pyytäjänä. Terveydenhuoltohenkilöstön on ensi sijassa pidettävä silmällä potilaan etua, mutta pyrittävä kuitenkin 24 auttamaan järjestyksen pidosta vastaavia viranomaisia niin, ettei tarpeettomasti vaikeuteta poliisin työtä. On myös tilanteita, joita voidaan pitää pakkotilan luonteisina, jolloin suurempi intressi estää rikoksen jatkuminen syrjäyttää vaitiolovelvollisuuden. Esimerkiksi selvästi juopuneen henkilön matkan jatkuminen autoa ajaen tulee voida keskeyttää käytettävissä olevin keinoin tarvittaessa poliisin apuun turvautuen (pakkotila; ks. kohta 5.9). Alla olevissa luvuissa on esitetty tilanteet, joissa poliisilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus salassa pidettäviin tietoihin tai terveyden- huollon ammattihenkilöllä on velvollisuus luovuttaa salassa pidettäviä tietoja poliisille. 5.7.1 Tietojen luovuttaminen esitutkintaa varten Poliisin tiedonsaantioikeudesta on säädetty mm. poliisilaissa (872/2011). Poliisilla on oikeus saada viranomaiselta virkatehtävän suorittamiseksi tarpeelliset tiedot ja asiakirjat maksutta ja salassapitovelvollisuuden estämättä, jollei sellaisen tiedon tai asiakirjan antamista poliisille tai tietojen käyttöä todisteena ole laissa kielletty tai rajoitettu. Terveydenhuollon salassapitovelvollisuuden alainen henkilö, joka oikeudenkäymiskaaren mukaan voidaan velvoittaa todistamaan salassa pidettävästä asiasta (kts jäljempänä Todistaminen oikeudenkäynnissä), on oikeutettu todistamaan (antamaan salassa pidettäviä tietoja) myös esitutkinnassa. Sama koskee myös poliisin tekemiä alustavia puhutteluja rikoksen selvittämiseksi. Poliisilla on oikeus saada virkatehtävän suorittamiseksi tarpeelliset tiedot ja asiakirjat maksutta. 5.7.2 Lapseen kohdistuneen seksuaalirikoksen selvittäminen Sairaanhoitopiirin kuntayhtymän on huolehdittava poliisin, syyttäjän tai tuomioistuimen pyynnöstä terveydenhuollossa tehtävä tutkimus epäillyn lapseen kohdistuneen seksuaalirikoksen selvittämiseksi ja haitan arvioimiseksi. Tätä varten sairaanhoitopiiriin perustetulla tutkimusyksiköllä on oikeus salassapitosäännösten estämättä pyynnöstä saada mm. terveyden- ja sairaanhoitotointa harjoittavalta yhteisöltä ja toimintayksiköltä sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä maksutta hallussaan olevat lasta koskevat tiedot ja selvitykset, jotka ovat välttämättömiä tutkimuksen tekemiseksi. HUS:n tutkimusyksikkönä toimii lasten oikeuspsykiatrian osaamiskeskus, jolle kaupunki on velvollinen pyynnöstä luovuttamaan lasta koskevat tutkimukseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka ovat välttämättömiä tutkimuksen suorittamiseksi. Tietojen luovutus koskee vain lapsen tietoja, ei hänen sukulaisiaan tai epäiltyä. 5.7.3 Tiedonsaantioikeus (pyynnöstä) kuolemansyyn selvittäminen Poliisilla on laaja oikeus saada tietoja henkilön kuolemansyyn selvittämistä koskevissa asioissa (ks. jäljempänä kohta 5.10.2). 25 Lääkäri on velvollinen pyynnöstä ilmoittamaan tiedossaan olevat kuolemansyyn selvittämiseksi tarpeelliset seikat poliisille tai muulle tutkintaviranomaiselle 5.7.4 Tiedonsaantioikeus (pyynnöstä) lupa-asioissa Ajo-oikeuden, ampuma-aseluvan tai muun sellaisen luvan voimassa- oloajan harkitsemiseksi poliisilla on oikeus saada perustellusta pyynnöstä luvanhaltijan terveydentilaan, päihteiden käyttöön tai väkivaltaiseen käyttäytymiseen liittyviä tietoja salassapitovelvollisuuden estämättä, jos on syytä epäillä, että luvanhaltija ei enää täytä luvan saannin edellytyksiä. 5.7.5 Ilmoitusvelvollisuus poliisille ajokyvyn heikkenemisestä Lääkärillä on salassapitovelvollisuuden estämättä ilmoitusvelvollisuus poliisille, mikäli lääkäri toteaa ajokorttiluvan hakijan tai ajooikeuden haltijan terveydentilan muuten kuin tilapäisesti heikentyneen siten, ettei hän enää täytä ajokorttiluvan myöntämisen edellytyksenä olevia terveysvaatimuksia. Ennen kuin ilmoitus poliisille tehdään, lääkärin on kerrottava potilaalle velvollisuudestaan ilmoituksen tekemiseen ja hänen terveydentilansa vaikutuksesta ajokykyyn. Poliisille annettavassa ilmoituksessa annetaan ainoastaan tieto siitä, 1) että ilmoituksen kohteena oleva henkilö ei täytä ajokorttiluvalle asetettuja terveysvaatimuksia ja 2) mitä lisätoimenpiteitä lääkäri ehdottaa terveydentilan tai siitä ajokykyyn aiheutuvien vaikutusten tarkemmaksi selvittämiseksi. STM on antanut 13.8.2007 päivitetyt lääkärin ilmoitusvelvollisuutta ajo- terveysasioissa koskevat soveltamisohjeet. 5.7.6 Ilmoitusvelvollisuus poliisille ampuma-aseluvan peruuttamisesta Sisäasiainministeriö on 29.9.2008 ohjeistanut (SM:n ohje Dno/2008/1009) ampuma-aseiden hallussapitolupien antamisesta ja peruuttamisesta. Poliisin oikeutta tietojen saantiin salassapitosäännösten estämättä on lisätty henkilön terveystietojen osalta 13.6.2011 voimaan tulleella ampuma-aselailla. Lääkärillä on velvollisuus ja muulla terveydenhuollon ammattihenkilöllä oikeus salassapitosäännösten estämättä tehdä poliisille ilmoitus henkilöstä, jonka hän potilastietojen ja henkilön tapaamisen perusteella katsoo perustellusta syystä olevan terveydentilansa takia sopimaton pitämään hallussaan ampumaasetta. Ilmoitusmenettelystä säädetään tarkemmin valtioneuvoston asetuksella. 5.7.7 Ilmoitusvelvollisuus törkeistä tekeillä olevista rikoksista 26 Joka tietää esim. törkeän lapsen seksuaalisen hyväksikäytön, murhan, tapon, surman, törkeän pahoinpitelyn, ryöstön, törkeän terveyden vaarantamisen tai törkeän huumausainerikoksen olevan hankkeilla eikä ajoissa, kun rikos vielä olisi ollut estettävissä, anna siitä tietoa viranomaiselle tai sille, jota vaara uhkaa, on tuomittava, jos rikos tai sen rangaistava yritys tapahtuu, törkeän rikoksen ilmoittamatta jättämisestä sakkoon tai vankeuteen enintään kuudeksi kuukaudeksi. Kenellä tahansa on edellä tarkoitetussa tilanteessa velvollisuus tehdä ilmoitus lähinnä poliisille. Säännöksen katsotaan poistavan myös terveydenhuollon salassapitovelvollisuuden. Ilmoitusvelvollisuus ei koske jo tehtyjä rikoksia. 5.7.8 Todistaminen oikeudenkäynnissä Terveydenhuollon salassapitovelvollisuuden alainen henkilö on velvollinen todistamaan salassa pidettävistä asioista oikeudenkäynnissä, jos virallinen syyttäjä ajaa syytettä rikoksesta, rikoksen yrityksestä tai osallisuudesta rikokseen, josta säädetty ankarin rangaistus on vähintään 6 vuotta vankeutta. Terveyskeskuksen ammattihenkilöt ovat velvollisia todistamistarkoituksessa luovuttamaan potilaskertomustietoja tuomioistuimille silloin, kun kyseessä on em. törkeätä rikosta koskeva oikeudenkäynti, ja asian käsittely edellyttää terveys- ja sairauskertomustietojen saantia. 5.8 Laskutukseen liittyvä potilastietojen luovutus 5.8.1 Potilasmaksujen laskutus ja perintä Potilaiden hoitoon liittyvistä laskuista ja niiden perinnästä muodostuu oma taloushallinnon henkilötietorekisteri. Potilasmaksujen laskutusta hoitavan yksikön työntekijöillä on oikeus saada käyttöönsä vain maksujen määräytymistä koskevat potilashallinnolliset tiedot. Potilaslaskuissa ja postilähetyksissä on tietosuoja otettava huomioon. Mikäli alaikäinen on pätevästi voinut kieltää potilastietojensa luovuttamisen esim. huoltajilleen, on myös lasku hoidosta lähetettävä hänen nimellään tai käytettävä mahdollisuuksien mukaan käteislaskutusta. Potilaalta tai yhteisöltä perittäviin maksuihin liittyviä tietoja voidaan luovuttaa perinnän toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa joko perintää hoitavalle yksityiselle perintäliikkeelle tai ulosottoviranomaiselle julkisuuslain (621/1999) 26 §:n nojalla. 5.8.2 Maksukatto ja tietojen kerääminen Asiakasmaksujen maksukaton toteuttamiseksi kaupunki voi kerätä tietoja suoritetuista asiakasmaksuista. Maksuja koskevien tietojen kerääminen muista terveydenhuollon toimintayksiköistä Kauniaisten kaupungille edellyttää potilaan kirjallista suostumusta (kysees27 sä tietojen luovutus). Sama koskee myös tietojen luovutusta sosiaalitoimen- tai muista yksiköistä. 5.8.3 Kuntalaskutus Kuntalaskutusta toteutettaessa on otettava huomioon potilaan tietosuojan toteutuminen ja toisaalta kunnan asianosaisasema laskun maksajana. Pääperiaatteena laskutuksessa on, että potilaan henkilökohtaiset tiedot ovat mahdollisimman pienen henkilöpiirin tiedossa. Kunnalla on oikeus maksuvelvollisuutensa tarkistamiseksi ainoastaan niihin salassa pidettäviin tietoihin, jotka vaikuttavat kunnan maksuosuuden määräytymiseen. 5.9 Asianosaisen oikeus potilasasiakirjojen saantiin Asianosaisella on oikeus saada salassa pidettävästä asiakirjasta tieto, mikäli hän on hakijana, valittajana tai muuna asianosaisena asiassa, joka koskee hänen etuaan, oikeuttaan tai velvollisuuttaan ja mikäli asiakirja voi tai on voinut vaikuttaa asian käsittelyyn. Esimerkkinä henkilön oikeudesta asianosaisena asiakirjoihin voidaan mainita lapsen pahoinpitely, josta ao. henkilöä syytetään. Jos lapsen potilasasiakirjamerkintöjä on käytetty syytteen pohjana, epäillyllä on oikeus tutustua potilasasiakirjoihin. Kuitenkin osia kertomuksesta (kuten ilmiantajan nimi) voidaan peittää. Samoin huoltoriidan osapuolilla on oikeus saada terveydenhuollon asiakirjoissa olevia tietoja lapsista tai riidan toisesta osapuolesta, jos tiedoilla on merkitystä huoltoriidan ratkaisussa. Asianosaisen tiedonsaantioikeutta koskevat säännökset voivat tulla sovellettaviksi potilasasiakirjoihin myös silloin, kun potilasasiakirjatietojen saantiin valtuutettu henkilö pyytää potilasasiakirjoja hoitovirhettä koskevan asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Potilaan itseään koskevien rekisteritietojen pyytäminen käsitellään jäljempänä luvussa 6.2. Asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei kuitenkaan ole oikeutta asiakirjaan tai siinä olevaan tietoon, jos tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeätä yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua (esim. lastensuojelutoimenpiteitä vaativan asian esille tuoja on lähiomainen). Jos asiakirja kuuluu riita- tai rikosasian oikeudenkäyntiaineistoon, sen antamista asianosaiselle ei voida rajoittaa kuin todistajan tai rikosilmoituksen tai lastensuojeluilmoituksen tekijän yhteystietojen osalta, mikäli em. henkilön turvallisuus vaarantuisi tiedon antamisen johdosta. 5.10 Tietojen luovuttaminen pakkotilanteessa Rikoslain 4 luvun 5 §:ssä on säännös pakkotilasta: Oikeudellisesti suojattua etua uhkaavan välittömän ja pakottavan vaaran torjumi28 seksi tarpeellinen teko on pakkotilatekona sallittu, jos teko on kokonaisuutena arvioiden puolustettava, kun otetaan huomioon pelastettavan edun ja teolle aiheutetun vahingon ja haitan laatu ja suuruus, vaaran alkuperä ja muut olosuhteet. Pakotilassa voidaan poiketa salassapitovelvollisuudesta, mikäli jokin huomattava etu voidaan pelastaa ilmaisemalla muutoin salassa pidettävä vähempiarvoinen etu eli salassa pidettävä tieto. Tapauskohtaiseston arvioitava, milloin kyseinen tilanne on käsillä. Esim. jos joudutaan ilmaisemaan pelkästään, että henkilö on käynyt terveyskeskuksessa tai tämä käy muutoin ilmi ja ilmoituksella estetään todennäköisesti juopuneen kuljettajan aiheuttama liikenneonnettomuus, voidaan ilmoitus poliisille tehdä. 5.10.1 Vainajan tietojen luovuttaminen Salassapitovelvollisuus ja yksityisyyden suojan tarve säilyy potilaan kuoleman jälkeenkin. Potilaslaissa ja kuoleman syyn selvittämisestä annetussa laissa on säännökset kuolleen henkilön potilastietojen luovuttamisesta 5.10.2 Vainajan elämänaikaiset potilasasiakirjat Kuolleen henkilön potilasasiakirjatietoja voidaan perustellusta kirjallisesta hakemuksesta antaa sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien selvittämiseksi tai toteuttamiseksi. Luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen. Tietojen saamiseen tulee olla objektiivisesti perusteltavissa oleva ja olennaisena pidettävä intressi. Pelkkä tiedonhalu ei riitä perusteeksi Tietojen luovuttaminen voi lain perustelujen mukaan tulla kyseeseen esimerkiksi, jos vainajan lähiomainen haluaa selvittää, liittyykö vainajan kuolemaa edeltäneeseen hoitoon hoitovirhe, tai jos tietoja tarvitaan vainajan eläessään tekemän testamentin tai muun oikeustoimen pätevyyden selvittämiseksi. Luovutus saattaa tulla kyseeseen myös silloin, kun vainajan sukulainen haluaa selvittää vainajan eläessään sairastaman periytyvän sairauden ilmenemisriskiä. Tietojen luovutus ei sinänsä edellytä sukulaisuutta vainajaan, vaikka useimmissa käytännön tilanteissa tietoja tarvitseva on vainajan lähiomainen tai muu sukulainen. Tietoja luovutetaan rajoitetusti vain siinä määrin kuin se on kyseisen käyttötarkoituksen kannalta välttämätöntä. Tietoja voidaan luovuttaa vain kirjallisen pyynnön perusteella ja siitä on käytävä ilmi perusteet tiedon saamiselle. Tiedot annetaan yleensä jäljenteinä, mutta pyynnön perusteluista riippuen myös lausunnon muodossa. Jos esimerkiksi lähiomainen haluaa selvittää, voisiko vainajan sairaus nykyisen lääketieteellisen tiedon mukaan periytyä, lääkäri voi antaa pyytäjälle tiedot lausunnon muodossa. Tässä yhteydessä on myös huomattava, että terveydenhuollon viranomaisen salassa pidettäviksi säädetyt potilasasiakirjat tule29 vat julkisiksi 50 vuoden kuluttua sen kuolemasta, jota asiakirjat koskevat tai ellei tästä ole tietoa, 100 vuoden kuluttua asiakirjan valmistumisesta. 5.10.3 Vainajan kuolemansyyn selvittäminen Kuolemansyyn selvittämistä koskevat asiakirjat ovat salassa pidettäviä. Näitä asiakirjoja ovat esim. kuolintodistus, patologin lausunto tai ruumiinavauspöytäkirja. Kuolemansyyn selvittämistä koskeviin asiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan salassapitovelvoitteen estämättä antaa: 1. tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus, 2. sille, jonka hakemuksesta tai suostumuksella kuolemansyyn selvittämiseksi tarpeellinen toimenpide on suoritettu, 3. vainajan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen, 4. vakuutus- tai eläkelaitokselle, jos luovuttamiseen on perusteltu tarve etuuden saamista koskevan hakemuksen käsittelemiseksi. Kun tiedon pyytäjänä on vainajan omainen tai muu yksityishenkilö, on pyrittävä siihen, että tiedot kertoo ensisijaisesti potilasta hoitanut lääkäri henkilökohtaisesti. Asiakirjoista annetaan kuolintodistus ja patologin lausunto ja vain vaadittaessa laaja ruumiinavaus. Lääketieteellinen ruumiinavaus voidaan toimittaa, jos se on yleisen terveyden- ja sairaanhoidon kannalta tarpeellinen. Lisäksi vainajan lähimmän omaisen tai vainajalle muuten läheisen henkilön hakemuksesta lääketieteellinen ruumiinavaus on toimitettava, mikäli se voi tapahtua vaikeuttamatta terveyskeskuksen muuta toimintaa. Poliisi tekee tutkinnan oikeuslääketieteellisen kuolemansyyn selvittämisen tarpeellisuudesta. Lääkärin on avustettava tarvittaessa poliisia ja poliisilla on laaja oikeus saada asian selvittämisessä tarvittavia terveydenhuollon salassa pidettäviä tietoja. 5.11 Tietojen luovuttaminen ulkomaille Henkilötietoja voi siirtää EU:n jäsenvaltioon tai Euroopan talousalueeseen (ETA) kuuluvaan maahan samoilla perusteilla kuin tietoja saa Suomessa luovuttaa tai antaa muutoin käsiteltäviksi. Tietoja luovutettaessa on huolehdittava siitä, että tietojen vastaanottajalla on oikeus luovutettavien tietojen käsittelyyn ja varmistettava, että vastaanottaja noudattaa tarpeellisilta osin myös kansallisia tietosuojasäännöksiä. Näistä luovutuksista/tietojen siirroista ei tarvitse ilmoittaa tietosuojavaltuutetulle. EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle henkilötietoja voidaan siirtää ainoastaan, jos kyseisessä maassa taataan riittävä tietosuojan taso. Tieto- suojan tason riittävyyden asianomaisessa kolmannessa 30 maassa arvioi kussakin tapauksessa rekisterinpitäjän lisäksi myös tietosuojavaltuutettu, jolle rekisterinpitäjän on ilmoitettava toteutettavasta henkilötietojen siirrosta. Ilmoitusvelvollisuutta tietosuojavaltuutetulle ei ole, jos komissio on päätöksellään todennut, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso. Komission päätökset ovat jäsenvaltioita velvoittavia. Kiellosta siirtää tietoja sellaiseen kolmanteen maahan, jonka tietosuojataso ei ole riittävä, on säädetty poikkeuksia. Tietoja voidaan siirtää mm. jos rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon tai jos siirto on tarpeen rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi tai jos siirto tapahtuu EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen. Mallisopimuslausekkeet ovat saatavissa tietosuojavaltuutetun Internet -sivuilta osoitteesta www.tietosuoja.fi. Jos henkilö hakeutuu hoitoon ulkomailla, niin häntä koskevia hoidon kannalta tarpeellisia potilastietoja voidaan luovuttaa hoitavalle yksikölle potilaan kirjallisella, yksiselitteisellä suostumuksella. Myös Suomessa aiemmin hoitoa saaneen matkailijan potilastietoja voidaan siirtää sellaiseen tietosuojatasoltaan riittämättömäksi todettuun kolmanteen maahan asianomaisen suostumuksella, jos kyseessä on tämän kiireellinen hoito onnettomuuden tai vakavan sairastumisen vuoksi. 6 POTILAAN OIKEUDET TIETOIHIN JA TERVEYSKESKUKSEN VELVOITTEET 6.1 Potilaan informointi hänen tietojensa käsittelystä Rekisterinpitäjälle on säädetty aktiivinen velvollisuus informoida rekisteröityä tämän tietojen käsittelystä. Tiedot on annettava eräitä poikkeuksia lukuun ottamatta henkilötietoja kerättäessä ja talletettaessa tai, jos tiedot hankitaan muualta kuin rekisteröidyltä itseltään ja tietoja on tarkoitus luovuttaa, viimeistään silloin kun tietoja ensi kerran luovutetaan. Potilasta informoidaan hänen henkilötietojensa käsittelystä hoitosuhteen alkaessa joko suullisesti tai kirjallisella tiedotteella. Vajaavaltaisen potilaan, joka ei itse kykene päättämään hoidostaan, informointi annetaan hänen huoltajalleen tai lailliselle edustajalleen. Ennen suostumuksen antamista terveydenhuollossa kerrotaan potilaalle valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista, arkistointipalveluun tallennetuista tiedoista ja niiden käyttömahdollisuuksista sekä mahdollisuudesta rajoittaa tietojen luovutusta. Kun potilaalle on annettu informaatio yhteisrekisterin käytöstä, hänen potilastietonsa ovat käytettävissä sairaanhoitopiirin yhteisrekisterin sisällä eri rekisterinpitäjien tai toimintayksiköiden välillä ilman erillistä suostumusta. yhteisrekisterin informointien ja kieltojen hallinnointiin käytetään tiedonhallintapalvelua, minkä myötä potilaalle avautuu mahdollisuus itsenäisesti hallita näitä Omakannassa. Suostu31 muksen tai kiellon tai niiden peruutuksen voi tehdä siis terveydenhuollon palvelujen antajan luona tai Omakanta-nettipalvelussa. Kun potilas on saanut tiedot häntä koskevien potilasrekisteritietojen käsittelystä, ei informointivelvoitetta enää ole hänen tullessaan uudestaan hoitoon. Tieto potilaalle annetusta informaatiosta kirjataan potilasrekisteriin. 6.2 Potilaan tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä pääsääntöisesti oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja terveyskeskuksen henkilörekisteriin on talletettu tai ettei henkilörekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Potilaalla on siten tarkastusoikeus terveydentilaansa ja sairauttansa koskeviin tietoihin. Potilaan tulee esittää tarkastusoikeuden käyttämistä koskeva pyyntö omiin potilasasiakirjoihinsa lääkärille tai muulle terveydenhuollon ammattihenkilölle, joka huolehtii tietojen hankkimisesta ja antaa tiedon rekisterin sisällöstä. Yksilöity pyyntö voidaan tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Lapsen huoltajalla on oikeus tarkastaa henkilötietolain nojalla alaikäisen potilasrekisteritiedot. Jos alaikäinen ikäänsä ja kehitystasoonsa sekä asian laatuun nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on lähtökohtaisesti oikeus tarkastaa itseään koskevat hoidon yhteydessä syntyneet potilasrekisteritiedot. Yleistä puhevaltaa määrittävien säännösten perusteella viisitoista vuotta täyttäneellä alaikäisellä ja hänen huoltajallaan tai muulla laillisella edustajallaan on kummallakin oikeus erikseen käyttää puhevaltaa tarkastusoikeutta koskevassa asiassa, joten ainakin viisitoistavuotiaalla on tarkastusoikeus. Jos hoidostaan päättämään kykenevä, 15 vuotta nuorempikin, alaikäinen kieltää terveydentilaansa ja hoitoaan koskevien tietojen antamisen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen, ei tällä ole myöskään tarkastusoikeutta alaikäisen tietoihin. Täysi-ikäisellä vajaavaltaisella potilaalla on oikeus tarkastaa potilastietonsa, jos hän kykenee ymmärtämään asian merkityksen. Edunvalvojalla ei ole tarkastusoikeutta vajaavaltaisen potilaan (päämiehen) potilasrekisteritietoihin, ellei tarkastusoikeuden käyttö sisälly edunvalvojalle annettuun määräykseen. Pääsääntönä oleva tarkastusoikeus ei kuitenkaan ole ehdoton. Tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Jos vain osa tiedoista jää tämän perusteella tarkastusoikeuden ulkopuolelle, potilaalla on oikeus saada tietää muut hänestä talletetut tiedot. Potilaan tiedonsaantioikeus sinänsä ulottuu kaikkiin potilasrekistereihin tai niiden osarekistereihin, joita käytetään potilaan hoidon järjestämiseen ja hoitoon. Potilaalla ei kuitenkaan ole tarkastusoi32 keutta rekistereihin, joita käytetään yksinomaan historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten. Näiden rekisterien käyttöön ei liity potilasta välittömästi koskevaa päätöksentekoa eivätkä ne siten vaaranna potilaan oikeusturvaa. i) Laajennettu tarkastusoikeus Sosiaali- ja terveydenhuollon saumattoman palveluketjun kokeilusta annetussa laissa (makropilottilaki) asiakkaalle/potilaalle on annettu henkilötietolakia laajempi tarkastusoikeus omiin tietoihinsa. Sen mukaan asiakkaalla/potilaalla on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada tietää, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia, mainitussa laissa tarkoitettuja viitetietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asiakas/potilas edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisteriä koskevat tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Makropilottilaki on voimassa 31.8.2015 saakka. Laki on erityissäännös henkilötietolakiin nähden. 6.3 Tarkastusoikeuden toteuttaminen 6.3.1 Tarkastuspyyntö Potilas voi esittää tarkastuspyynnön potilasrekisterissä oleviin tietoihinsa laatimalla joko vapaamuotoisen asiakirjan tai käyttämällä terveyskeskuksen lomaketta Rekisteritietojen tarkastuspyyntö, joka on saatavissa intranetissa kohdasta lomakkeet kaupungin www-sivuilta. Jos potilas esittää henkilökohtaisen käynnin yhteydessä pyynnön tarkastaa henkilötietonsa, häntä ohjataan täyttämään rekisteritietojen tarkastuspyyntölomake. Tarkastuspyynnölle ei tarvitse esittää perusteluja. 6.3.2 Tarkastuspyynnön käsittely ja tietojen anto Potilaan tarkastusoikeuden toteuttaa pääsääntöisesti se tulosyksikkö tai vastuualue, jolle potilas on kirjallisen pyynnön esittänyt ja jossa pyyntöä koskevat tiedot ovat syntyneet. Tarkastuspyynnöt ohjataan johtavan lääkärin nimeämälle viran- tai toimenhaltijalle/ nimeämille viran- tai toimenhaltijoille. Jos pyyntö koskee tulosyksikköjen asiakirjoja, tarkastusoikeuden toteuttaa johtavan lääkärin nimeämä viran- tai toimenhaltija. Jos pyyntö koskee eri tulosyksiköissä syntyneitä potilasasiakirjoja tai toimintansa lopettaneita erikoissairaanhoidon tai muita yksiköitä, tarkastuspyynnön toteuttaa johtava lääkäri. Tarkastuksen toteuttaja vastaa tarkastuksen piiriin kuuluvien potilastietojen kokoamisesta. Hyvä tapa on toteuttaa tarkastusoikeus potilaan henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, jolloin potilaan henkilöllisyys voidaan varmistaa ja potilasta hoitava/hoitanut lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö voi tarvittavassa laajuudessa selvittää potilaalle 33 asiakirjojen tietosisältöä ja sen merkitystä sekä arvioida potilaan kanssa keskusteltuaan miten pitkältä ajalta asiakirjakopioita annetaan. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen, mutta tarkastustilaisuuteen voi tuoda avustajan tarvittaessa. Tiedot annetaan potilaalle viivytyksettä ja ymmärrettävässä muodossa. Tietoja annettaessa on varmistuttava siitä, ettei tässä yhteydessä paljasteta asiakirjoihin mahdollisesti sisältyvien muidehenkilöiden tietoja siten, että näiden oikeudet vaarantuisivat. Potilasasiakirjoihin kirjatut omaiselta saadut tiedot saattavat olla sellaisia, joita ei voi omaisen suojaamiseksi antaa potilaan tietoon (esim. perheterapiassa perheen muiden jäsenten antamat tai heitä koskevat tiedot). Näitä tietoja ei potilaalle näytetä eikä myöskään kopioida. Potilaalle annetaan hänen pyytämistään asiakirjoista jäljennökset. Potilaalla ei kuitenkaan ole oikeutta saada psykologin testimateriaalista (testauspöytäkirjat) kopioida, vaikka hänellä on oikeus tutustua niihin terveyskeskuksen tiloissa. Sen sijaan psykologin lausunnosta potilaalle annetaan kopio. Potilaalla ei myöskään ole tutustumisoikeuden lisäksi oikeutta saada videotallenteista jäljennöksiä, koska tietoja ei voida tuottaa kirjallisessa muodossa. Valokuvista potilaalla on oikeus saada valokopiojäljennös. Digitaalisista röntgenkuvista ja valokuvista, jotka ovat tulostettavissa uudelleen, potilaalla on niin halutessaan oikeus saada kopiot, mutta digitaalisessa muodossa terveyskeskuksella ei ole velvoitetta näitä tietoja antaa. Kirjeitse annettavat potilasrekisteriä koskevat tiedot ja potilasasiakirjat lähetetään kirjattuina pyynnön allekirjoittajan nimellä ja osoitteella. Yllä oleva menettelytapa koskee myös terveyskeskuksen omaa henkilökuntaa heidän käyttäessä tarkastusoikeuttaan omiin potilastietoihinsa. i) Laajennetun tarkastusoikeuden käyttö Kun potilaan tarkastuspyyntö koskee aluetietojärjestelmän (Navitas) viitetietojen tarkastamista, niin johtava lääkäri tai hänen nimeämänsä viran- tai toimenhaltija toimittaa lokitietojen tarkastuspyynnön järjestelmätoimittajalle kirjeitse osoitteeseen: Elisa Oyj Asiakaspalveluratkaisut Navitas HelpDesk PL 30 00061 Elisa Elisa Oyj toimittaa lokitietoja pyytäneelle raportin, josta ilmenee tietoja katsoneiden nimet ja henkilötunnukset, rooli (missä terveyden- huollon toimintayksiköissä tietoja katsoneet ovat toimineet) sekä 1. onko tietojen katselu perustunut potilaan suostumukseen 2. onko kyseessä ollut tietojen katselu terveyskeskuksen HUS:stä tilaamiin röntgentutkimuksiin 34 3. onko tietojen katselu perustunut suostumuksesta poikkeavaan katseluun. Lokitiedoista ilmenevien Kauniaisten kaupungin käyttäjien osalta tulee tarkistaa, onko käyttäjillä ollut voimassa oleva hoitosuhde potilaaseen sekä onko lokitiedoista ilmenevät suostumukset allekirjoitettu. Potilaalle toimitetaan hänen pyytämänsä lokitiedot. Jos lokitietojen tarkastamisen yhteydessä syntyy epäily tietojen väärin- käytöstä, lokitietoja selvittänyt on velvollinen ryhtymään jatkotoimenpiteisiin (ks. luku 7.2.2 Tarkastuksen tuloksena epäily väärinkäytöksestä) 6.3.3 Tarkastusoikeuden epäämistä koskeva päätös Jos terveyskeskus kieltäytyy antamasta potilaan pyytämiä tietoja, siitä on annettava kirjallinen päätös. Päätöksen tekee johtava lääkäri. Päätöksessä on mainittava myös syyt tarkastusoikeuden epäämiseen. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että terveys- keskus ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut kirjallista vastausta potilaalle. Potilas voi saattaa kielteisen päätöksen valtakunnallisen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa terveyskeskukselle määräyksen tämän perusteella potilaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 6.4 Tarkastusoikeuden ja julkisuuslaissa säädetyn tiedonsaantioikeuden suhde Henkilötietolaissa säädetyn potilaan tarkastusoikeuden lisäksi on voimassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetyt tiedonsaantioikeudet. Jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevista viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista. Nämä ovat rinnakkaisia oikeuksia, jotka eivät sulje pois toisiaan. Molempia oikeuksia koskevat samat tietojen saantia koskevat rajoitukset. Käytännössä saattaa syntyä epäselvyyttä, mitä oikeudellista perustetta potilas käyttää tai haluaa käyttää pyytäessään saada asiakirjat itselleen. Näissä tilanteissa pyyntöä käsittelevän viranhaltijan/toimihenkilön tulee pyrkiä selvittämään, mitä tarkoitusta varten potilas tietoja pyytää ja tarvittaessa neuvoa pyytäjää tiedonsaantivaihtoehtojen eroista. Pääasiallisina eroina henkilötietolain mukaiseen tarkastusoikeuteen että: - julkisuuslain nojalla potilas voi antaa toimeksiannon asiamiehelle tietojen saantiin. Asiamiestä koskee tällöin julkisuuslain salassapitovelvoite ja hyväksikäyttökielto - julkisuuslain mukaisesta tiedonsaannista terveyskeskus voi periä maksun potilaalle annettavista asiakirjojen kopioista tai tulosteista 35 - julkisuuslain ja henkilötietolain tiedonsaantioikeuden epäämistä koskevat muutoksenhakumenettelyt poikkeavat toisistaan. Julkisuuslain (621/1999) 12 §:n nojalla annettuun kielteiseen päätökseen asianosaisjulkisuuden perusteella haetaan muutosta hallinto-oikeudelta ja tarkastusoikeutta koskevaan kielteiseen päätökseen tietosuoja- valtuutetulta. Tietosuojavaltuutetun velvoittavasta päätöksestä voi valittaa hallinto-oikeuteen. 6.5 Potilasrekisterin virheellisen tiedon korjaaminen Potilasrekisterissä oleva käsittelyn käyttötarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Organisaation on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan. Terveyskeskuksen on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle se on luovuttanut tai jolta terveyskeskus on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa. 6.5.1 Menettelytavat virheellisen tiedon korjaamisessa Potilasrekisteriin merkitty tieto on korjattava, kun · ammattihenkilö havaitsee virheellisen kirjauksen tai väärälle potilaalle tehdyn asiakirjan tai · potilas vaatii oikeutetusti häntä koskevan merkinnän korjausta tai poistamista. Potilasasiakirjojen virheelliset merkinnät saattavat johtaa vääriin hoito- päätöksiin, joten havaittu virhe on korjattava ensi tilassa. Korjauksen tai poiston toteuttaa lähtökohtaisesti alkuperäisen merkinnän tehnyt henkilö. Jos tämä ei ole mahdollista esim. pitkän poissaolon tai työsuhteen päättymisen vuoksi, korjauksesta vastaa ao. tulosyksikön johtaja tai hänen määräämänsä henkilö/henkilötiedot. Potilasasiakirjamerkintöjen korjaaminen tai tarpeettoman tiedon poistaminen tehdään siten, että korjatun merkinnän lisäksi myös alkuperäinen merkintä jää talteen ja on luettavissa mahdollisia myöhemmin tehtäviä tarkistuksia varten. Atk-järjestelmässä asiakirjasta tuotetaan uusi versio ja entinen asiakirja siirretään taustaarkistoon erilleen hoitokäytöstä. Korjauksen yhteyteen merkitään korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste. Jos potilasasiakirjasta poistetaan potilaan vaatimuksesta potilaan hoidon kannalta tarpeeton tieto, korjauksen yhteyteen tehdään merkintä poistosta, sen tekijästä ja poistamisajankohdasta. Manuaalisiin asiakirjoihin korjaukset tehdään yliviivaamalla korjattava tieto ja asiakirjaan tekstin loppuun kirjoitetaan korjattu tieto vastaavine korjausta ja sen tekijää koskevine merkintöineen. 36 Virheellisten merkintöjen tai asiakirjojen oikaisuista on ilmoitettava sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle ne on luovutettu. Jos esim. terveyskeskuksen lähettämässä sähköisessä lähetteessä on virheellistä tietoa tai lähete on tehty väärälle potilaalle, niin siitä on ilmoitettava vastaanottavalle yksikölle ja pyydettävä poistamaan virheellinen lähete sen tietojärjestelmästä. Jos terveysasema havaitsee vastaanottamassaan sähköisessä hoitopalautteessa virheen, niin se ottaa lähettäneeseen yksikköön yhteyttä ja pyytää kirjallista ilmoitusta hoitopalautteen korjaamisesta/poistamisesta. HUS lähettää uuden korjatun hoitopalautteen. Sama koskee terveysaseman ulkopuolelta tilattuja laboratorio- tutkimuksia ja röntgenlausuntoja. Toisen rekisterinpitäjän ilmoittamien virheellisten tietojen poistoista terveyskeskuksen potilasrekisteristä vastaa tietojärjestelmän vastuuhenkilö. 6.5.2 Potilaan esittämä vaatimus tiedon korjaamisesta Potilaan vaatiessa potilasasiakirjamerkintöjensä korjaamista terveyskeskuksen potilasasiakirjoihin, merkinnät tehnyt terveydenhuollon ammattihenkilö ja viimekädessä tulosyksikön johtaja tai hänen määräämänsä henkilö arvioi, ovatko tiedot hoidon kannalta tarpeellisia ja onko perusteita niiden korjaamiseen tai poistamiseen. Terveydenhuollon ammattihenkilön perusteltuja hoitoon liittyviä merkintöjä ja johtopäätöksiä ei tule muuttaa, vaikka potilas itse olisikin niistä eri mieltä. Annettua lääkärinlausuntoa ei voi myöskään jälkikäteen muuttaa henkilötietolain mukaisena tiedonkorjaamisasiana. Lääkäri voi halutessaan kirjoittaa uuden lääkärinlausunnon. Potilaan perustellusta vaatimuksesta virhe on kuitenkin aina oikaistava ja hoidon kannalta tarpeettomat tiedot poistettava luvussa 6.5.1 esitetyllä tavalla. Jos potilaan ja terveydenhuollon ammattihenkilön välille syntyy erimielisyys esim. potilaan itsensä antamista tiedoista ja niiden kirjaamisesta tai hoidon kulusta, voidaan potilasrekisteriin liittää myös potilaan antama oma käsitys tapahtumien kulusta. Potilas esittää tiedon korjaamisvaatimuksen kirjallisesti joko vapaamuotoisesti laaditulla asiakirjalla tai käyttäen rekisteritietoja koskevaa Virheen korjaamisvaatimuslomaketta, joka on saatavissa MISTÄ ON SAATAVISSA VAI PITÄÄKÖ TEHDÄ? Potilasta pyydetään yksilöimään korjattavat tai poistettavat tiedot ja esittämään mikäli mahdollista sanatarkasti korvaava teksti. Potilas voi antaa korjausvaatimuksen myös asiamiehen tehtäväksi antamalla tälle yksilöidyn valtakirjan. Potilaan esittäessä suullisen pyynnön hänen tietojensa korjaamisesta häntä ohjataan tekemään pyyntö kirjallisesti, jotta pyyntö tulee tehdyksi riittävästi yksilöitynä. Jos kyseessä on selkeä yksinkertainen virhe, niin myös suullisesti esitetty tiedon korjaamisvaatimus on riittävä. 37 6.5.3 Potilastietojen korjaamisen epääminen Jos merkinnän tehnyt terveydenhuollon ammattihenkilö tai tulosyksikön johtaja tai hänen määräämänsä henkilö ei joltain osin hyväksy potilaan vaatimusta virheellisen tiedon korjauksesta, on siitä annettava potilaalle kirjallinen ratkaisu ilman potilaan erillistä pyyntöä. Siinä on mainittava virheenoikaisua pyytävän nimi, rekisterinpitäjä, rekisteri ja sen käyttötarkoitus, kuvaus oikaistavaksi vaadituista tiedoista, esitettävä syyt vaatimuksen epäämiseen sekä mainittava valitusviranomainen, jolle potilas voi halutessaan saattaa asian käsiteltäväksi. Kieltäytymistodistuksen allekirjoittaa johtava lääkäri Potilas voi halutessaan saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ilman määräaikaa. Tietosuojavaltuutetun toimivaltaan ei kuitenkaan kuulu arvioida lääketieteellisen tiedon esim. diagnoosin oikeellisuutta tai onko lääkäri ammatillisesti arvioiden menetellyt asianmukaisesti arvioidessaan potilaan terveydentilaa. Näissä tilanteissa potilasta voidaan ohjata tekemään kirjallinen muistutus tai ohjata potilasta saattamaan asia Sosiaali- ja terveysalan lupaja valvontaviraston tai Etelä-Suomen aluehallintoviraston käsittelyyn. 6.6 Potilaan yhteystietojen salaaminen tämän pyynnöstä/turvakielto Henkilö voi pyytää henkilörekisterin rekisterinpitäjää pitämään salassa hänen puhelinnumeronsa, ilmoitetun salaisen puhelinnumeron, tiedon matkaviestimen sijaintipaikasta, kotikunnan, osoitteen, tilapäisen asuinpaikan ja muut yhteystiedot, mikäli hänellä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Muita yhteystietoja voi olla esim. lasten kouluja koskevat tiedot. Perusteltu syy on esim. voimassa oleva lähestymiskielto. Salassapitokielto ei estä tarvittavien yhteystietojen antamista toiselle viranomaiselle sen tehtävien hoitamiseksi. Myös asianosainen saat taa pyytää tällaisia tietoja, jolloin tietojen antamisharkinnassa tulee ottaa huomioon, onko tietojen antaminen vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua. Esim. huoltajuusriidassa kieltoa voidaan soveltaa huoltajuusriidan toiseen osapuoleen. Hänelle ei anneta toisen osapuolen salattuja yhteystietoja, vaikka hän asianosaisena voikin saada muita kyseistä henkilöä koskevia salassa pidettäviä, pyytäjän etuihin ja oikeuksiin vaikuttavia tietoja. Potilas voi pyytää henkilötietojensa salassapitoa henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai lähettämällä kirjallisen perustellun pyynnön. Kirjalliset pyynnöt ohjataan hoitoyksikössä nimetylle turvakiellon merkitsemiseen oikeutetulle, joka kirjaa potilasrekisteriin myös perustelun turvakiellolle. Merkintä yhteystietojen salassa pidosta tulee tehdä potilasrekistereihin potilaan yhteystietoja koskeville näytöille ja tarvittaessa myös manuaalisiin henkilötietolomakkeisiin. Luovutettaviin asiakirjoihin on tehtävä salassapitoa koske38 va merkintä ja suullisesti tietoja annettaessa ilmoitettava salassapidosta. Julkisuuslain mukaisen rekisterinpitäjäkohtaisen salassapidon lisäksi maistraatti voi henkilön pyynnöstä määrätä hänen osoitetietonsa ns. turvakieltoon, jos henkilöllä on perusteltua syytä epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Potilaan osoitetiedot eivät tällöin päivity väestötietojärjestelmästä terveydenhuollon rekistereihin. Asianmukaista on ohjata potilas ottamaan yhteyttä maistraattiin, jotta hän saa turvakiellon niihin järjestelmiin, jotka päivittyvät maistraatin ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä. 7 POTILASREKISTERIN KÄYTÖNVALVONTA 7.1 Potilasrekisterien käytönvalvontaa koskevat säädökset Henkilötietolaki velvoittaa rekisterinpitäjää toteuttamaan tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä koskevassa laissa (159/2007) säädetään asiakastietojen käyttö- ja luovutuslokirekistereistä. Lokirekistereihin tallentuvien tietojen avulla on tarkoitus valvoa, että potilaita koskevia tietoja käsitellään terveyskeskuksen antamien ohjeiden, määräysten ja lain mukaisesti. Lokirekistereihin tallentuvista tiedoista ilmenee, keiden potilaiden tietoja potilasrekisteriin käyttöoikeuden saanut terveydenhuollon ammattihenkilö tai muu henkilö on käsitellyt ja milloin tietoja on käytetty. Lokia saavat käyttää vain ne henkilöt, joiden tehtäviin kuuluu vastata tietosuojasta tai seurata tietosuojan toteutumista. 7.2 Potilasrekisterien käytönvalvonnan menettelytavat Terveyskeskuksen potilasasiakirjojen käytöstä (tietojen katselu ja tallentaminen) kirjautuu käyttäjäkohtaisesti tiedot lokirekisteriin. Tietojen luovutusta koskevat tiedot tietojen luovuttaja kirjaa erikseen potilasasiakirjoihin. Terveyskeskus toteuttaa käytönvalvontaa · oma-aloitteisesti tekemillään pistokoeluontoisilla tarkastuksilla · oma-aloitteisesti kohdentaen valvonnan tiettyihin potilasryhmiin · yksikön pyynnöstä väärinkäytöksiä epäiltäessä · potilaan/kansalaisen pyynnöstä. Pistokoeluontoisissa tarkastuksissa käyttäjät valitaan eri yksiköistä satunnaisotoksina siten, että eri ammatti- ja käyttäjäryhmät ovat ta39 sapuolisesti edustettuina ml. pääkäyttäjät ja järjestelmien ylläpitäjät. Pisto- koeluontoisia tarkastuksia voidaan kohdistaa myös satunnaisesti valittujen potilaiden lokitietoihin. Terveyskeskuksen oma-aloitteisesti tekemä kohdennettu valvonta suunnataan niihin potilaisiin, joiden potilastietojen oletetaan herättävän erityistä mielenkiintoa ja uhka väärinkäytöksille on siten olemassa. Näitä potilasryhmiä ovat mm. julkisuuden henkilöt ja terveyskeskuksen oma henkilöstö. Lisäksi valvonta toteutetaan aina potilaan/kansalaisen pyynnöstä tai yksikön pyynnöstä väärinkäytöksiä epäiltäessä. Potilasrekisterien käyttöä valvovia toimijoita ovat: · tietosuojavastaava · pääkäyttäjät · tulosaluepäälliköt 7.2.1 Lokitietojen tarkastusten vireillepano ja tarkastus i) Pistokoeluontoiset lokitietojen tarkastukset Tietosuojavastaava käynnistää pistokoeluontoiset lokitietojen rutiinitarkastukset säännöllisin väliajoin kuitenkin vähintään neljännesvuosittain lähettämällä potilasrekisterin tai sen osarekisterien/tietojärjestelmien vastuuhenkilöille (omistajille) tarkastusten käynnistämistä koskevan toimeksiannon. Vastuuhenkilö tuottaa tarvittavat lokitiedot. Vastuuhenkilö tarkastaa lokitiedot käyttäen tarvittaessa apuna potilasrekisterin ajanvaraustietoja, vastaanottajan päiväohjelmatietoja, osaston potilaat -listauksia ja mahdollisia muita potilasasiakirjatietoja, joista voidaan päätellä käytön tai tietojen luovutuksen asianmukaisuus. Tietosuojavastaava voi olla mukana tietojen tarkastuksessa. Jos tarkastuksessa ei ilmene asiatonta tietojenkäyttöä, asian käsittely päättyy. Jos lokitiedoista ilmenee käyttäjä tai käyttäjiä, jolla/joilla ei ole tarkastuksen perusteella osoitettavissa hoitosuhdetta tai muuta asiallista yhteyttä potilaan tietoihin, vastuuhenkilö pyytää käyttäjän esimieheltä lisätietoja ja selvityksiä käytöstä. Jos käyttäjällä on ollut tietojen käyttöön perusteltu syy, joka ilmenee yksikön käytössä olevista muista asiakirjoista tai merkinnöistä, niin esimies antaa tästä vastuuhenkilölle kirjallisen käytön syytä koskevan selvityksen ja asian käsittely päättyy. Mikäli tietojen käyttäjä on yksiköstä, johon potilaalla ei ole ollut missään vaiheessa hoitosuhdetta eikä todennäköisesti muutakaan asiallista yhteyttä, tarkastuksen tuloksena on epäily väärinkäytöksestä ja esimies käynnistää kuulemistilaisuuden kohdassa 7.2.2 esitetyllä tavalla. ii) Kohdennetut tarkastukset Jos yksikössä on hoidettavana kohdennetun tarkastuksen piiriin kuuluva potilas, niin yksiköllä on velvollisuus tehdä hoidon kestäessä tai päätyttyä aloite ja pyytää potilaan lokitietojen tarkastamis40 ta vastuuhenkilöltä. Tietosuojavastaava voi tehdä myös toimeksiannon vastuuhenkilölle. Asian käsittely päättyy, jos tarkastuksessa ei ilmene väärinkäytöksiä. Muussa tapauksessa toimitaan kuten pistokoeluontoisissa tarkastuksissa. iii) Työyksikössä syntynyt epäily potilastietojen epäasiallisesta käsittelystä Kun työyksikössä syntyy epäily terveyskeskuksen toimen- tai viranhaltijan syyllistymisestä tietosuojarikkomukseen, siitä ilmoitetaan tietosuojavastaavalle. Ilmoittajana voi olla kuka tahansa terveyskeskuksen työntekijä. Ilmoittajalta pyydetään mahdollisimman tarkat tiedot ja perustelut mahdollisesta tietosuojarikkomuksesta. Tietosuojavastaava pyytää potilasrekisterin/tietojärjestelmän vastuuhenkilöä tarkistamaan epäiltyä koskevat lokitiedot. Epäselvissä tapauksissa vastuuhenkilö pyytää työntekijän esimieheltä lisätietoja. Jos tarkastuksessa ei ilmene väärinkäytöstä, asian käsittely päättyy ja tietosuojavastaava ilmoittaa tarkastuksen tuloksen epäilyn esittäjälle sekä esimiehelle siinä tapauksessa, että häneltä on pyydetty lisätietoja. Muussa tapauksessa toimitaan kuten pistokoeluontoisissa tarkastuksissa iv) Potilaan esittämä pyyntö lokitietojen tarkastamisesta Potilas tai tämän puolesta huoltaja tai edunvalvoja voi esittää lokitietojen tarkastamista koskevan pyynnön joko suullisesti tai kirjallisesti. Jos pyyntö esitetään suullisesti, potilasta ohjataan tekemään lokitietojen tarkastamispyyntö kirjallisena ja esittämään siinä myös perustelut mahdolliselle tietojen väärinkäyttöepäilylle. Kaikki kirjalliset pyynnöt toimitetaan tietosuojavastaavalle, joka pyytää ao. potilasrekisterin/tietojärjestelmän vastuuhenkilöä tarkastamaan lokitiedot. Jos lokitietojen tarkastuksessa ja esimiehiltä mahdollisesti pyydetyissä lisäselvityksissä ei ilmene asiatonta käyttöä, tietosuojavastaava lähettää tietoja pyytäneelle hänen tietojensa käyttöä koskevan selvityksen. Siitä ilmenee mitkä ammattiryhmät ja mistä yksiköistä ovat tietoja käyttäneet ja mikä on ollut käytön peruste. Kopio selvityksestä arkistoidaan. Sitä ei kuitenkaan liitetä potilaskertomukseen. Jos tarkastuksen tuloksena syntyy epäily väärinkäytöksistä, niin ao. käyttäjän esimies/käyttäjien esimiehet ryhtyvät selvittämään asiaa kohdassa 7.2.2 esitetyllä tavalla. 7.2.2 Tarkastuksen tuloksena epäily väärinkäytöksestä Jos luvussa 7.2.1. kuvatuissa lokitietojen tarkastuksissa ei ole osoitettavissa hoitosuhdetta tai muuta asiallista yhteyttä tietojen käyttöön, tietosuojavastaava lähettää väärinkäytösepäilyä koskevan tarkastuksen tuloksen johtavalle lääkärille (ellei vastuuhenkilö itse ole johtava lääkäri) sekä työntekijän esimiehelle jatkotoimenpiteitä varten. Sosiaali- ja terveysjohtajalle lähetetään väärinkäytösepäily tiedoksi joka tapauksessa, vaikka hän ei valmistele potilaalle annettavaa vastausta. 41 Esimiehen on ryhdyttävä heti selvittämään asiaa. Hän antaa työntekijälle tai viranhaltijalle kirjallisen selostuksen siitä, mihin tämän epäillään syyllistyneen ja järjestää hänelle kuulemistilaisuuden. Kirjallisen selostuksen liitteeksi toimitetaan lokitiedoista ote, johon on merkitty ne tietojen käsittelytapahtumat, joiden perusteella epäillään tietosuojarikko- musta ja johon työntekijältä tai viranhaltijalta vaaditaan selitystä. Samassa yhteydessä hänelle ilmoitetaan, että hän voi ottaa kuulemistilaisuuteen mukaan luottamusmiehen tai muun avustajan/todistajan. Kuulemistilaisuudessa ovat läsnä epäillyn esimies, työntekijä tai viran- haltija ja hänen pyytämänä luottamusmies tai muu avustaja. Tarvittaessa mukana voi olla myös henkilöstöpäällikkö. Kuulemistilaisuudesta laaditaan muistio. Vuokratyöntekijöiden osalta pyydetään ensin selitys väärinkäytösepäilystä ko. työntekijältä. Mikäli selitys ei poista epäilyä, ilmoitetaan asiasta vuokratyönantajalle toimenpiteisiin ryhtymistä varten. Samalla tulee ottaa kantaa siihen, otetaanko ko. työntekijä enää jatkossa työhön terveyskeskukseen ja ilmoittaa tämä vuokraajalle. 7.2.3 Asian ratkaisu ja toimenpiteet Kuulemistilaisuuden jälkeen tehdään ratkaisu, onko epäilty syyllistynyt tietosuojarikkomukseen. Potilastietojen käsittelyä koskevien säännösten ja terveyskeskuksen ohjeiden vastaisesta tahallisesta käytöstä seuraa yleensä kirjallinen varoitus, jonka antaa sosiaalija terveysjohtaja tai muu alempi työntekijän palvelukseen ottanut henkilö. Mikäli potilaan pyynnöstä tehdyssä selvityksessä käy ilmi säännösten vastainen tietojen käsittely, kurinpitoasian käsitellyt esimies laatii arkistoon kirjallisen selvityksen, josta käy ilmi myös työnantajan käynnistämät kurinpitotoimet. Johtava lääkäri valmistelee potilaalle kirjallisen vastauksen, jonka allekirjoittaa sosiaalija terveysjohtaja. Potilas voi päätöksen nojalla ryhtyä tarpeellisiksi katsomiinsa toimenpiteisiin esim. tekemällä tutkimuspyynnön (rikosilmoituksen) poliisille (ks. luku 7.2.5). Terveyskeskuksen oma-aloitteisesti käynnistämissä sisäisissä tarkastuksissa esille tullut tietosuojarikkomus ilmoitetaan potilaalle tapauskohtaista harkintaa käyttäen. Harkinnassa otetaan huomioon teon ja sen tekijän raskauttavat puolet ja lieventävät seikat sekä mahdollisesti potilaalle aiheutunut vahinko. Jos rikkomus on niin merkityksellinen, ettei työntekijälle tai viranhaltijalle annettua työnantajan kurinpitomenettelyä (suullinen huomautus, kirjallinen varoitus tai palvelussuhteen irtisanominen tai purkaminen) voi- da pitää riittävänä, työnantaja voi omalta osaltaan saattaa asian poliisin tutkittavaksi. Esim. laajamittaisesta naapurien tietojen katselusta voidaan tehdä tutkintapyyntö. Samoin esim. omassa toiminnassa paljastuneesta omien tietojen muuttamisesta hyötymistarkoituksessa voidaan tehdä tutkintapyyntö poliisille. 42 Jos työntekijä ei ole väärinkäytöksen paljastuttua enää organisaation palveluksessa, ei kuulemistilaisuutta siihen liittyvine menettelyineen voida käynnistää. Toimenpiteeksi jää tällöin vain asian ilmoittaminen väärinkäytöksen kohteelle, jos hän on ollut tietojen pyytäjänä. Hän voi harkintansa mukaan käynnistää poliisitutkinnan. Myös työnantaja voi harkintansa mukaan ilmoittaa tietosuojarikoksen poliisille. Kurinpitoon johtaneista tapauksista tulee lopputulos toimittaa tiedoksi tietosuojavastaavalle. 7.2.4 Raportointi potilasrekisterin käytön valvonnasta Pääkäyttäjät tuottavat kaikki valvonnan toteuttamiseen tarvittavat lokitiedot. Kaikista käynnistetyistä tarkastuksista ja niiden tulostuksista vastuuhenkilö kirjaa tiedot ylläpitämäänsä tarkastusrekisteriin ja toimittaa jokaisesta tarkastustapahtumasta ja sen tuloksista yhteenvedon tietosuojavastaavalle ellei tämä ole mukana tarkastuksissa. Samoin selvitettäväksi lähetettyjen väärinkäytösepäilyjen tulokset toimitetaan tiedoksi tietosuojavastaavalle. Tietosuojavastaava laatii pääkäyttäjien lähettämistä raporteista yhteenvedon toimialan johtoryhmän käsittelyyn sekä vuosittaisen yhteenvetoraportin. Raporteissa esitetään eriteltyinä kaikki käynnistetyt lokitietojen tarkastukset sekä niistä erikseen kurinpitomenettelyihin johtaneet tapaukset ilman henkilötunnisteita. 7.2.5 Potilaan tiedonsaantioikeus lokitietoihin Potilas ei voi käyttää tarkastusoikeuttaan lokitietoihin, sillä henkilötieto- lain mukainen tarkastusoikeus on vain niillä henkilöillä, joita koskevia tietoja lokiin tallentuu. Sen sijaan potilas, jonka eduksi lokijärjestelmä on luotu, voi olla oikeutettu saamaan tietoonsa sen, kuka häntä koskevia tietoja on käsitellyt julkisuuslain asianosaiselle kuuluvan tiedon- saantioikeuden nojalla. Lokitiedot annetaan yleensä aina, jos potilaalla on perusteltu syy epäillä henkilötietolain mukaista rikkomusta tietojensa käsittelyssä. Potilas ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja muuhun kuin alkuperäiseen tarkoitukseen. Koska lokitietojen antaminen vaatii tapauskohtaista harkintaa, päätöksen lokitietojen antamisesta potilaalle tekee tulosaluepäällikkö tai sosiaali- ja terveysjohtaja, jos lokitiedoissa on kahden tai useamman osaston käyttäjätietoja. Päätös on tehtävä viimeistään kahden viikon kuluttua siitä, kun tietopyyntö on osoitettu tai tietyissä poikkeustapauksissa viimeistään kuukauden kuluttua. Kielteinen päätös annetaan tiedoksi muutoksenhakuosoituksineen. Muutosta päätökseen haetaan hallinto-oikeudelta. Potilaalla on myös mahdollisuus saattaa asia tietosuojavaltuutetun tai poliisin tutkittavaksi. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköistä käsittelyä koskevassa laissa (9.2.2007/159) on säännökset potilaan oikeu43 desta loki- tietoihin. Lain 18 §:n perusteella asiakkaalla on oikeus saada asiakas- tietojensa käsittelyyn liittyvien oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten kirjallisesta pyynnöstä viivytyksettä lokirekisterin perusteella maksutta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen perus- te. Asiakkaalla on vastaava oikeus saada Kansaneläkelaitokselta tieto 14 a §:ssä tarkoitettuun potilaan tiedonhallintapalveluun tallennettujen ja sen kautta näytettävien tietojen luovuttamisesta. Asiakkaalla ei kuitenkaan ole oikeutta saada lokitietoja, jos lokitietojen luovuttajan tiedossa on, että lokitietojen antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Myöskään kahta vuotta vanhempia lokitietoja ei ole oikeutta saada, jollei siihen ole erityistä syytä. Asiakas ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja edelleen muuhun tarkoitukseen. Jos asiakas pyytää toistamiseen saman ajanjakson lokitietoja, palvelujen antaja tai Kansaneläkelaitos voi periä lokitietojen antamisesta kohtuullisen korvauksen, joka ei saa ylittää tiedon antamisesta aiheutuvia välittömiä kustannuksia. Pääsystä lokitietoihin 19 §:ssä tarkoitetun katseluyhteyden avulla ei kuitenkaan saa periä erillistä maksua. Jos asiakas katsoo, että hänen asiakastietojaan on käytetty tai luovutettu ilman riittäviä perusteita, tietoja käyttäneen tai tietoja saaneen palvelujen antajan tai Kansaneläkelaitoksen tulee antaa asiakkaalle pyynnöstä selvitys tietojen käytön tai luovuttamisen perusteista. 8 POTILASASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Sosiaali- ja terveysministeriön 30.3.2009 antamassa asetuksessa potilasasiakirjoista (298/2009) on toimintaohjeet mm. potilasasiakirjojen säilyttämisaikoihin. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistointia koskevia säädöksiä ja arkistonmuodostussuunnitelmaa. Salassapidettäviä ja suojattavia tulosteita ei saa laittaa roskakoriin vaan ne on silputtava, kun niiden käyttötarve loppuu. 9 SEURAAMUKSET TIETOSUOJASÄÄNNÖSTEN RIKKOMISESTA Tietosuojasäännösten rikkomista koskevat rangaistussäännökset sisältyvät pääsääntöisesti rikoslakiin ja henkilötietolakiin. Rikosnimikkeitä voivat olla: 44 - Virkasalaisuuden rikkominen - Tuottamuksellinen virkasalaisuuden rikkominen Edellä mainitut rikokset ovat virallisen syytteen alaisia, joten syyttäjä voi nostaa syytteen vaikka asianomistaja ei vaadikaan syytteen nostamista. - Henkilörekisteririkos - Henkilörekisteririkkomus Ilmoituksen tietosuojarikoksesta ja -rikkomuksesta voi tehdä asianomainen henkilö itse tai myös rekisterinpitäjä (työnantaja). Kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa ja työsopimuslaissa on lisäksi säädetty toimenpiteistä, joihin työnantajan tulee ryhtyä, jos työntekijä tai viranhaltija laiminlyö palvelussuhteeseen liittyviä velvollisuuksia tai rikkoo niitä. Toimenpiteitä ovat: Palvelussuhteen irtisanominen ja purkaminen Viranhaltija voidaan irtisanoa, jos siihen on asiallinen ja painava viranhaltijasta johtuva syy. Syynä voidaan pitää laista tai määräyksistä johtuvien, virkasuhteeseen olennaisesti vaikuttavien velvoitteiden vakavaa rikkomista tai laiminlyöntiä. Samoin edellytyksin virkasuhde voidaan myös purkaa, jos rikkomus tai laiminlyönti on niin vakava, että työnantajalta ei voida kohtuudella edellyttää virkasuhteen jatkamista edes irtisanomisajan pituista aikaa. Työsopimuslaissa on vastaavat säännökset työntekijöiden osalta. · Suullinen huomautus ja kirjallinen varoitus Salassapitosäännösten rikkomisesta voidaan henkilölle antaa lievempänä seuraamuksena suullinen huomautus tai kirjallinen varoitus. Vahingonkorvausvelvollisuus Siitä riippumatta onko salassapitovelvollisuuden rikkoja asetettu syytteeseen, loukatulla henkilöllä on oikeus vaatia vahingonkorvausta. Kysymykseen tulee ainakin vahingonkorvauslain mukainen korvaus henkisestä kärsimyksestä tai seurauksista riippuen muusta vahingosta. Vahingonkorvaus voi olla tuntuvasti suurempi kuin rikoksesta mahdollisesti seuraava sakko. Lisäksi syyllisen maksettavaksi tulevat oikeuden- käyntikulut voivat olla huomattavat. Henkilötietolain mukaan rekisterinpitäjä on velvollinen korvaamaan sen taloudellisen ja muun vahingon, joka on aiheutunut rekisteröidylle tai muulle henkilölle henkilötietolain vastaisesta henkilötietojen käsittelystä. Vahingonkorvauslain mukaan rekisterinpitäjä (työnantaja) voi vaatia vahingon aiheuttajalta maksamansa korvauksen, mikäli 45 säännösten rikkojan menettely on ollut lievää tuottamusta törkeämpää. 10 LISÄTIETOJEN ANTAJA Potilasasiakirjojen tietosuojaohjetta koskevia lisätietoja antaa tietosuojavastaava. 46
