Hankintaohje - Etelä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

Hankintaohje
Hallitus 22.1.2015
1 YLEISTÄ
Etelä-Savon sairaanhoitopiirin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista
(348/2007) sitä täydentävää asetusta (614/2007) sekä kuntalakia (365/1995). Etelä-Savon
sairaanhoitopiirissä noudatettavat hankintaohjeet koostuvat tästä ohjeesta ja Suomen Kuntaliiton julkaisusta ”Kuntien yleiset hankintaohjeet 2010”. Kuntaliiton yleisissä hankintaohjeissa on
kuvattu kattavasti kunnallisissa hankinnoissa lain perusteella noudatettavat yleiset periaatteet
ja menettelytavat.
Tässä hankintaohjeessa ohjeistetaan Kuntaliiton yleisiä ohjeita täydentäen ne menettelytavat
joita sovelletaan Etelä-Savon sairaanhoitopiirin kaikissa hankinnoissa.
Sairaanhoitopiirin talousohjeessa on kirjattu seuraavasti:

tulosyksikköjen on noudatettava kaikessa toiminnassaan tarkoituksenmukaista säästäväisyyttä

tulosyksikön johtajan tulee seurata yksikkönsä hyväksyttyjen määrärahojen riittävyyttä ja
valvottava, ettei vahvistetussa talousarviossa myönnettyjä määrärahoja ylitetä.
Sairaanhoitopiirin hallituksen toimintaohjeessa toiminnan ja talouden ohjausta ja johtamista
varten on kirjattu seuraavasti:
 kullakin tulosyksiköllä/useamman tulosyksikön muodostamalla ryhmällä on vastuullinen
vetäjä, jonka nimeää toimialajohtaja ja jonka tehtävänä on johtaa tulosyksikkönsä toimintaa
ja taloutta toimialajohdon ja tulosalueen johdon antamien ohjeiden mukaisesti.
Hankintaohjeen noudattamisen valvonta kuuluu normaaliin esimiestyöhön.
2 MÄÄRITELMIÄ
Tässä ohjeessa


hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden tai palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa tai urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan.
tilaamisella tarkoitetaan tilauksia kilpailutetulta sopimustoimittajalta tai kilpailutetun sopimustoimittajan puuttuessa (arvoltaan vähäisissä hankinnoissa) tilaavan yksikön johdon hyväksymältä toimittajalta erikseen määritellyn euromäärän tai talousarvion puitteissa.
3 HANKINTOJEN JAKAUTUMINEN JA KYNNYSARVOT
Julkiset hankinnat jakaantuvat hankintalain mukaisesti taloudellisen arvonsa perusteella kolmeen ryhmään:



Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat
Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat
EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat
Tätä ohjetta sovelletaan kaikkiin edellä mainittuihin hankintoihin.
Hankintalain soveltamisalaan kuuluvat kansallisen kynnysarvon ja EU-kynnysarvon ylittävät
hankinnat. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalainsäädäntöä ja näitä
ohjeita.
1 (6)
Hankintaohje
Hallitus 22.1.2015
Hankinnan ennakoitu arvo perustuu markkinaselvityksen perusteella tehtyyn arvioon ja arvoa
laskettaessa perusteena on koko sopimuskauden aikana tehtävien hankintojen arvonlisäveroton yhteisarvo.
Hankinnat tehdään toiminnan tehokkuuden kannalta tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina
(tuote- ja palveluryhmät). Sopimuskauden pituus määritellään toiminnan luonne ja hankinnan
toistuvuus huomioiden tarkoituksenmukaiseksi.
Kansalliset kynnysarvot (Hankintalain 15 §)
Hankintalaji
Tavara- ja palveluhankinnat
Käyttöoikeussopimukset
Liitteen B (ryhmä 25) terveydenhoito- ja
sosiaalipalvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana
Rakennusurakat
Käyttöoikeusurakat
Suunnittelukilpailut
EU-kynnysarvot (Hankintalain 16 §)
Hankintalaji
Tavarahankinnat ja palveluhankinnat
Rakennusurakat
Käyttöoikeusurakat
Suunnittelukilpailut
Kynnysarvo (euroa)
30 000
30 000
100 000
150 000
150 000
30 000
Kynnysarvo (euroa)
207 000
5 186 000
5 186 000
207 000
3.1. Suorahankinta
Hankinta ilman kilpailua eli suorahankinta on mahdollista kansallisen kynnysarvon alittavissa
eli ns. pienhankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista.
Suorahankinta on mahdollista esimerkiksi silloin kun hankittavaa tavaraa tai palvelua ei ole
muualta saatavissa tai huolto-, varaosa- tai muut tekniset syyt vaativat tietynlaisen tavaran tai
palvelun hankintaa.
Suorahankintaa voi käyttää, kun kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireellinen hankinta. Tällöin on oltava erittäin hyvät perusteet hankinnalle. Suorahankinnan yläraja on 2.000 € (alv 0
%). Hankinnan arvon ollessa 2001-5000 € (alv 0 %) on tehtävä hintatiedustelu esim. sähköpostilla useammalta kuin yhdeltä toimittajalta ennen tilausta. Hankinta suoritetaan tällöin ilman
tarjouspyyntöä eikä tarjouskilpailua järjestetä.
4 TARJOUSKILPAILUJEN HOITAMINEN JA TEHTÄVIEN VASTUUNJAKO
Sairaanhoitopiiri on ostanut IS-Hankinta Oy:n osakkeen (hallituksen päätös 28.8.2014 § 92).
IS-Hankinta Oy toimii KYS-ERVA-alueella erilaisten hankintojen kilpailuttajana ja sopimuskumppanina. Sairaanhoitopiirillä on oikeus ja mahdollisuus liittyä IS-Hankinta Oy:n kilpailutuksiin ja hankintasopimuksiin tai käynnistää hankinnan kilpailuttaminen erikseen toimeksiantolomakkeella. Sairaanhoitopiirillä on myös mahdollisuus liittyä KL-Kuntahankinnat Oy:n sekä
KYS-ERVA-alueen yhteishankintoihin ja hankintasopimuksiin.
Sairaanhoitopiirin hankintapalvelut huolehtivat hankinnan arvosta riippumatta sairaanhoitopiirin
hankintojen kilpailuttamisesta yhteistyössä hankkivan yksikön kanssa niissä tilanteissa, joissa
ei ole liitytty mihinkään yhteishankintaan edellä mainittujen organisaatioiden kanssa.
2 (6)
Hankintaohje
Hallitus 22.1.2015
4.1 Hankintapalvelun tehtävät
Hankintapalvelut vastaavat
- yhteistyöstä muiden hankintaorganisaatioiden kanssa
- julkisten hankintojen lain tuntemuksesta ja noudattamisesta tarjouskilpailuissa
- tarjouspyynnön laatimisesta
- hankinnasta ilmoittamisesta (HILMA)
- hankintamenettelyn valinnasta
- tarjousten käsittelystä (vastaanotto, avaukset ja avauspöytäkirjat)
- hankintapäätöksen valmistelusta
- tilauksen tekemisestä (irtaimisto, kalusto, lääkinnälliset laitteet, investoinnit)
- hankintasopimuksen laadinnasta
- yli 5.000 € (alv 0 %) suuruisen hankinnan päätösvalmistelusta Dynasty-järjestelmään
- kaluston ja lääkinnällisten laitteiden tilausluettelon ylläpitämisestä
- tilaamiensa tuotteiden laskujen asiatarkastuksesta ja hyväksynnästä
- OSTI -materiaalitilausjärjestelmän käyttöoikeuksista ja käyttäjätunnuksien antamisesta
Hankintapäätöksen allekirjoittaa toimivaltainen viranomainen. Päätöksestä tiedotetaan asianosaisille muutoksenhakuohjeineen.
Hankintapalvelut laativat aikataulun valtuuston vuosittain hyväksymän talousarvion mukaisten
laitteiden hankinnasta yhteistyössä hankkivan yksikön kanssa.
Rakennusinvestointien hankinta-aikataulu laaditaan yhdessä teknisten palvelujen kanssa.
Hankintapalvelut voi keskeyttää hankinnan julkisten hankintojen lain puitteissa. Mikäli hankinta
keskeytetään, niin tästä on annettava asianosaisille kirjallinen perusteltu päätös ja tieto siitä,
kuinka oikeusturvakeinot on käytettävissä.
4.2 Hankkivan yksikön tehtävät
4.2.1 Hankinnan valmistelu
Ennen varsinaisen hankintaprosessin käynnistämistä hankkivan yksikön on varmistuttava käytettävissä olevista määrärahoista ja selvitettävä hankinnan tarpeellisuus sekä ennakoitu arvo.
Hankintoja on kahdenlaisia; käyttötaloudesta tehtävät hankinnat ja investointihankinnat.
Käyttötaloushankinnat:
- kulutustavaroiden, kalusteiden, alle 10.000 euroa maksavien laitteiden ja palveluhankintojen määrärahavaraukset tehdään yksikön budjettiin (käyttötalous)
- tarvittavat ohjelmistot/lisenssit, työasemat (kannettavat ja pöytäkoneet) ja tulostimet
sekä monitoimilaitteet hankitaan keskitetysti tietohallintopalvelujen kautta
- mobiilityöpisteet (kiertokärryt) hankitaan keskitetysti hankintapalvelujen kautta
Investointihankinnat
- yli 10.000 euroa maksavat laitehankinnat, sovellushankinnat ja rakentamishankkeet
luokitellaan investointihankinnoiksi, joiden rahoitus hoidetaan investointimäärärahojen
kautta tulosalueiden tekemien esitysten ja hallituksen/valtuuston tekemän päätöksen
pohjalta
- Hankkiva yksikkö tekee kilpailutuspyynnön hankintapalveluille. Pyyntö on tehtävä riittävän ajoissa:
- kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta vähintään 3 kk ennen suunniteltua hankinta-ajankohtaa (sovelletaan myös kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin)
3 (6)
Hankintaohje
Hallitus 22.1.2015
-
EU-kynnysarvon ylittävä hankinta vähintään 6 kk ennen suunniteltua hankintaajankohtaa
Teknisten palvelujen vuosisopimusten laatimisesta ja neuvotteluista vastaa teknisten palvelujen tulosalue.
4.2.2 Tarjouspyynnön asiasisältö
Tarjouspyynnön laadinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista.
Hankkivan yksikön asiantuntijat vastaavat tarjouspyynnön sisällöllisistä määrittelyistä. Hankkiva yksikkö määrittelee tarjouspyynnössä esitettävät, tuotetta koskevat vähimmäisvaatimukset
sekä toivottavat lisäarvoa tuovat ominaisuudet yhdessä hankintapalvelujen kanssa.
Mikäli harkittavaksi tulee leasing-rahoituksen käyttö, on se tuotava esiin tarjouspyynnön valmistelun yhteydessä.
Lääkintälaitteiden hankinnoissa on tarjouspyyntöä laadittaessa otettava yhteyttä teknisten palvelujen huoltoon (lääkintälaitehuolto) sekä tietohallintopalveluihin tarjouspyynnön teknisen ja
huollollisen vaatimusmäärittelyn riittävyyden varmistamiseksi.
4.2.3. Hankintaesitys ja -päätös
Hankintapäätöstä tehtäessä hankkivan yksikön esityksen on perustuttava tarjouspyynnössä
mainittuihin valintaperusteisiin ja erittelyihin.
4.2.4 Lahjoitusvaroin suoritettavat hankinnat
Mikäli lahjoittaja on selkeästi ilmoittanut lahjoitusvarojen käyttötarkoituksen, niin lahjoittajan
tahto toteutetaan. Näissäkin tapauksissa yksiköt tekevät kuitenkin hankinta-aloitteen hankintapalveluille tämän ohjeen mukaisesti.
5 PÄIVITTÄISTOIMINTOJEN HOITAMINEN JA TEHTÄVIEN VASTUUNJAKO
Materiaalipalvelut huolehtivat tarvittavien sovittujen tuotteiden varastoinnista, tilaamisesta ja
toimittamisesta yksiköihin. Varastoinnin apuna on WebMarela -varastonhallintaohjelma.
5.1 Laitteiden ja tarvikkeiden ottaminen koekäyttöön
Koekäyttöön otettaessa on tehtävä suunnitelma ja aikataulutus koekäytöstä sekä sovittava
koekäytön vastuuhenkilö. Koekäyttöä varten on laadittu kaavake ”Koekäyttösuunnitelma”.
Koekäyttösuunnitelma löytyy Intranetin kohdasta ”Ohjeet” ja se on täytettävä jokaisesta koekäytöstä.
5.2. Kulutustarvikkeet, niiden tilaaminen ja laskujen käsittely
Sairaanhoitopiirin materiaaliyksiköstä tilattavat tuotteet on jaoteltu kolmeen osa-alueeseen:
 hoitotarvikkeet
 toimistotarvikkeet
 muut tarvikkeet
4 (6)
Hankintaohje
Hallitus 22.1.2015
5.2.1 Hoitotarvikkeet
Keskussairaalan osastoilla on varastoja, joihin materiaalipalvelut ja tarvikkeita käyttävä yksikkö
ovat sopineet ylläpidettävät tuotteet. Materiaalipalvelut huolehtivat siitä, että sovittuja tuotteita
on jatkuvasti yksikössä saatavilla. Kyseisiin varastoihin yksiköt eivät tee tilauksia, vaan materiaalipalvelut huolehtivat varastoista ns. hyllytyspalveluna.
Hyllytyspalvelun ulkopuoliset hoitotarvikkeet yksiköt tilaavat OSTI Materiaalitilaukset tilausjärjestelmän kautta. Hoitotarvikkeet kilpailutetaan ja niitä hankitaan kilpailun voittaneelta
sopimuskumppanilta.
Kaikki yksiköiden tarvitsemat hoitotarvikkeet eivät ole varastonhallintaohjelmassa. Kyseessä
on joko harvoin tarvittava tuote tai yhden yksikön käyttämä tuote. Mikäli tarvittava hoitotarvike
ei löydy tilausjärjestelmästä, niin tilaus on tehtävä sähköpostitse osoitteeseen
materiaaliyksikko@esshp.fi. Tilaus on tehtävä yksiselitteisesti määriteltynä sisältäen seuraavat
tiedot:
 tilattava tuote,
 valmistajan tuotenumero (REF-koodi),
 tilaajan nimi, puhelinnumero, yksikkö ja kustannuspaikka
Mikäli tilaus ei ole edellä mainitun mukainen, tilaus palautetaan tilanneeseen yksikköön.
Materiaalipalvelut ja tilaava yksikkö sopivat yhdessä siitä, että lisätäänkö tuote varastotuotteeksi vai tilaako yksikkö tuotteet suoraan toimittajalta. Yksiköiden tulee ilmoittaa materiaalipalveluihin mahdolliset käytöstä poistettavat tuotteet.
5.2.2 Toimistotarvikkeet
Keskussairaalan ja Moision sairaalan käytävillä on toimistotarvikekaappeja, joihin on sovittu
ylläpidettävät tuotteet. Tuotteet tulevat kaappeihin hyllytyspalveluna. Materiaalipalvelut huolehtivat siitä, että sovittuja tuotteita on jatkuvasti kaapeissa saatavilla. Kaappien toimistotarvikkeet
ovat koko henkilöstön käytössä riippumatta kaappien sijainnista.
Mikäli tarvittava toimistotarvike ei löydy toimistotarvikekaapista, niin tilaus tehdään toimittajan
sähköisestä katalogista. Yksikköjen lähiesimiehet ovat määrittäneet jokaiselle yksikölle toimistotarviketilauksista vastaavat henkilöt. Toimistotarvikkeiden hankintaa koskevia tilauksia ei tule
lähettää materiaalipalveluille.
5.2.3 Muut tarvikkeet
Mikäli tarvittava ”muu” tarvike ei löydy OSTI-materiaalitilausjärjestelmästä tai toimistotarvikekatalogista, niin tilauksen tekee joku yksikön lähiesimiehen määrittäneistä henkilöistä (samat kuin
toimistotarvikkeissa). Tilaus on tehtävä sähköpostitse osoitteeseen
materiaaliyksikko@esshp.fi. Tilaus on tehtävä yksiselitteisesti määriteltynä sisältäen seuraavat
tiedot:
 tilattava tuote
 valmistajan nimi, mahdollinen tuotekoodi
 tilaajan nimi, puhelinnumero, yksikkö ja kustannuspaikka
Mikäli tilaus ei ole edellä mainitun mukainen, tilaus palautetaan tilanneeseen yksikköön.
Erilaisten ”kodinkoneiden” hankinnat (esim. kahvinkeitin, vedenkeitin, mikroaaltouuni, jääkaappi, pesukoneet ym.) menevät keskitetysti hankintapalvelujen kautta.
5 (6)
Hankintaohje
Hallitus 22.1.2015
5.2.4. Tilaus ja laskutus
Yksiköillä on mahdollisuus tilata tuotteita myös suoraan toimittajilta, mikäli kyseessä on arvoltaan vähäinen hankinta ja jos tarvike ei löydy OSTI-materiaalitilausjärjestelmästä tai toimistotarvikekatalogista. Suoraan toimittajilta tilattaessa on noudatettava hankintaohjeen kohtaa 8.
Suoratilauksiin on merkittävä tilaajan nimi, yksikkö ja kustannuspaikka. Hankintapalvelujen
laatima Excel-tilauslomakepohja on saatavilla sähköisenä hankintapalveluista.
Yksiköt voivat käyttää tavaroiden suorahankinnoissa myös First Card-luottokorttia esimerkiksi
verkkokaupoissa.
Tilaava yksikkö huolehtii omien suoratilauksiensa käsittelystä, laskujen asiatarkastuksesta ja
hyväksynnästä. Materiaalipalveluiden kautta tehtyjen tilausten laskut eivät kierrä tilaavalla yksiköllä hyväksyttävinä.
6 YMPÄRISTÖNÄKÖKULMAN HUOMIOIMINEN HANKINNOISSA
Hankintoja suoritettaessa otetaan mahdollisimman kattavasti huomioon hankinnan ympäristövaikutukset. Hankittavan tuotteen tai palvelun valintaperusteita määriteltäessä sovelletaan
elinkaariajattelua ja pyritään suosimaan ympäristöä säästäviä vaihtoehtoja. Tällöin valintaperusteissa voidaan painottaa esim. tuotteiden kestävyyttä, korjauspalveluita ja vähän jätteitä
tuottavia vaihtoehtoja.
7 LEASING-RAHOITUKSEN KÄYTTÖ
Leasing-rahoitusta on verrattava omarahoitukseen ja rahoitusmallien vertailulaskelmat on esitettävä hankinnan elinkaareen suhteutettuna.
Leasing-rahoituksen käyttämisestä on aina tehtävä erillinen päätös, jonka tekee kehitysjohtaja.
8 ERINÄISET MUUT MÄÄRÄYKSET
Muilta kuin sopimustoimittajilta ostaminen on kielletty. Suorahankinta on ainoastaan mahdollista ns. pienhankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista (ks. kohta 3.1).
Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja
hallintolaissa. Esteellisyyden toteamisesta vastaa henkilö itse. Esteellisenä toimiminen hankintaprosessissa on menettely- ja virkavirhe ja se voi johtaa hankinnan kumoutumiseen muutoksenhaussa.
9 LISÄTIETOA
Yleistä hankintoihin liittyvää tietoa löydät mm. seuraavilta verkkosivuilta:
Ajantasainen lainsäädäntö: https://www.finlex.fi/
Kuntien yleiset hankintaohjeet: www.kunnat.net
Julkisten hankintojen neuvontayksikkö: www.hankinnat.fi
Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014):
http://www.hankinnat.fi/fi/malleja-ja-lainsaadantoa/yleisia-sopimusehtoja/jyse-2014-ehdot
Julkiset hankintailmoitukset: http://www.hankintailmoitukset.fi
6 (6)