Vejledning til ansøgning

Vejledning ved ansøgning til Den ordinære Pulje
under Region Sjællands Sundhedsvidenskabelige Forskningsfond
Elektronisk ansøgningsskema
Du skal benytte fondens elektroniske ansøgningsskema, som du finder via linket
https://x.regionsjaelland.dk/sites/AFP . Dette kræver, at du er logget på regionens netværk med dit Region
Sjælland log-in og adgangskode. Du kan også udfylde ansøgningen hjemmefra – i så fald skal du benytte
log-in ”regsj\brugernavn” for at få oprettet en ekstern adgang.
HUSK at åbne det rigtige
ansøgningsskema
I det elektroniske ansøgningssystem skal du udfylde ansøgningsskemaet og vedhæfte en pdf-fil med alle
dine bilag samlet som én enkelt fil. Du skal navngive din pdf-fil med dit fulde navn – for eksempel ”Hans
Hansen.pdf”. Når du har vedhæftet filen og gemt ansøgningen, vil en ny linje ”Vedhæftede filer” og filens
titel blive synlig nederst på ansøgningssiden.
Godkendelse fra sygehusledelsen
Du skal ikke selv sende din ansøgning til godkendelse hos din lokale sygehusledelse. Det sker helt
automatisk herfra, og sygehusledelsen godkender ansøgningerne elektronisk i samme system.
1
Ansøgningsskemaet trin-for-trin
Fulde navn – her anfører du hele dit navn (inklusive mellemnavne).
Hvis du som hovedvejleder ansøger på vegne af ph.d.-kandidat, skal navn og CV på kandidaten fremgå af
bilagslisten! Der kan ikke søges om løn til ph.d.-kandidaten.
OBS! Stud.med.’er kan godt indgå i projektgruppen, men kan ikke stå som projektansvarlig hovedansøger.
Køn – kryds af, om du er mand eller kvinde. Dette er alene til statistisk brug i forhold til fordeling af
forskningsmidler.
Uddannelse – markér din uddannelsesbaggrund (mulighed for mere end ét kryds)
Stilling – her anfører du din stillingsbetegnelse.
Region Sjælland e-mail – vi skal bruge din e-mail adresse ved behov for eventuel kontakt ved
tvivlsspørgsmål samt ved udsendelse af svarbreve.
Afdeling (ansættelsessted) – anfør den afdeling, du er ansat på. Vær opmærksom på, at du får skrevet
selve overafdelingens navn og ikke nødvendigvis kun specialets afsnitsbetegnelse, skriv fx ”Medicinsk
Afdeling” og ikke kun ”lungemedicinsk afsnit”.
Sygehus/område (ansættelsessted) – markér, hvor du er ansat blandt de listede muligheder.
Hvis du markerer området ”øvrige”, skriv da venligst udførligt hvor du er ansat i feltet ”Afdeling
(ansættelsessted)” ovenfor.
Afdelingsledelsens brugernavne fra Outlook – anfør din afdelingsledelses brugernavne fra Outlook, så vi
kan kontakte dem, hvis der opstår behov samt ved udsendelse af svarbreve. Skriv enten brugernavne i
feltet og klik på ikonet med fluebenet eller også kan du finde dem via adressebogen til højre for feltet
Øvrige projektdeltagere – angiv fulde navn, stilling, ansættelsessted (fx både afdeling og sygehus) for
samtlige medlemmer af arbejdsgruppen.
Øvrige projektdeltagere – angiv navn, stilling og ansættelsessted for samtlige medlemmer af
arbejdsgruppen, fx ”Hans Hansen, overlæge, Anæstesiologisk Afdeling, Rigshospitalet”.
Speciale/forskningsområde – markér dit forskningsområde blandt de listede muligheder.
Projekttitel – anfør projektets titel (max 20 ord!).
2
Projektets metode – markér, hvilken metode projektet anvender.
Projektets begyndelsestidspunkt – vælg den forventede dato via kalenderfunktionen til højre for feltet.
Projektets afslutningstidspunkt – vælg den forventede dato via kalenderfunktionen til højre for feltet.
Projektets samlede budget – anfør totalbeløbet for projektets samlede budget (eksempelvis 1.123.456,00).
Ansøgt beløb total – anfør det totale beløb, der søges om i denne ansøgningsrunde. Bemærk, at du skal
søge om mindst 25.000 kr.
Specificer delbeløb: Løn til ansøgers medarbejdere – anfør beløb, hvis du søger om løn til ”underordnede”
medarbejdere i projektet – det vil sige laboranter, sekretærer, sygeplejersker og lignende. Der kan ikke
søges til ansøgers egen løn eller løn til ph.d.-kandidat!
Specificer delbeløb: Apparatur – anfør beløb, hvis du søger midler til indkøb af apparatur.
Specificer delbeløb: Andet – anfør beløb, hvis du søger til andet end det ovenfor anførte. Det kan for
eksempel være deltagelse i kongresser, diverse drift af projektet, publicering m.v.
Anden tildelt støtte – anfør beløb og årstal, hvis du tidligere har modtaget støtte til projektet fra Region
Sjællands Sundhedsvidenskabelige Forskningsfond (RSSF) eller andre fonde/puljer.
Progressionsrapport – hvis du tidligere har modtaget støtte fra RSSF, skal du her skrive en kort
progressionsrapport (max 10 linjer), hvori du redegør for projektets fremdrift. Mangler denne, vil
ansøgningen ikke blive behandlet.
Godkendelse Videnskabsetisk Komité – angiv om projektet er anmeldt, godkendt eller om godkendelse er
”ikke relevant”. Husk, at dokumentation for anmeldelse eller godkendelse skal indgå som bilag.
Godkendelse Datatilsynet - angiv om projektet er anmeldt, godkendt eller om godkendelse er ”ikke
relevant”. Husk, at dokumentation for anmeldelse eller godkendelse skal indgå som bilag.
Godkendelse Sundhedsstyrelsen - angiv om projektet er anmeldt, godkendt eller om godkendelse er ”ikke
relevant”. Husk, at dokumentation for anmeldelse eller godkendelse skal indgå som bilag.
3
Plan for formidling og publicering – Angiv, hvordan og hvor resultaterne på forhånd planlægges
afrapporteret (for eksempel tidsskrifter, konferencer, afdelingsmøder med videre). Angiv konkrete titler på
tidsskrifter og tilbagevendende konferencer og vælg medier, som det er realistisk at afrapportere
resultaterne i.
Forskningsområde – markér, hvilke(t) af fondens særligt prioriterede forskningsområder, dit projekt
omhandler (sæt X ved én eller flere valgmuligheder)
Bilag vedlagt – markér, hvilke bilag du vedlægger din ansøgning (bruges som huskeliste, da alle de nævnte
bilag er påkrævede). Du skal samle dine bilag i én samlet pdf-fil, som du vedhæfter selve
ansøgningsskemaet (se side 1 i denne vejledning). OBS! Er bilagene ikke samlet i én fil, vil du få
administrativt afslag på din ansøgning.
Din ansøgning skal have følgende bilag med for at komme i betragtning:
1) Kort projektprotokol/projektbeskrivelse – max 5 A4 sider excl. referencer (1 A4 side = 2400 tegn).
Ved vurderingen lægges der stor vægt på, at projektet er metodologisk og statistisk veltilrettelagt
og velbeskrevet.
2) Lægmandsresumé – max 1 A4 side - resuméet spiller en central rolle ved vurderingen og skal være
umiddelbart forståeligt uden brug af vanskelige fagudtryk.
3) Kopi af interne og/eller eksterne aftaler om projektets gennemførelse – herunder
afdelingsledelsens accept af, at projektet finder sted på afdelingen.
4) Anmeldelser/godkendelser – hvis godkendelser fra Videnskabsetisk Komité, Datatilsynet og/eller
Sundhedsstyrelsen er en forudsætning for at gennemføre projektet, skal du vedlægge enten
dokumentation for anmeldelse eller opnået godkendelse.
5) Budget – detaljeret og gennemskueligt budget for det ansøgte beløb samt for hele projektet – inkl.
tydelig markering, hvis der søges om lønmidler.
6) Ansøgers CV – max 2 A4 sider. CVet bør følge nedenstående punkter:
a. Uddannelse
b. Erhvervserfaring (ansættelser)
c. Forskningserfaring
d. Ledelseserfaring
e. Undervisning og supervision
f. Andre forskningshverv (fx tidsskrifter, selskaber, priser mv.)
g. Medlemskaber af komitéer, råd mv.
h. Nuværende og tidligere forskningsbevillinger
i. 10 udvalgte og mest relevante publikationer
7) Evt. vedlagte udtalelser og anbefalinger – som hovedregel vil udtalelser og anbefalinger udefra
blive tillagt meget begrænset vægt sammenlignet med kvaliteten af projektbeskrivelsen.
4
Gem og Send – du har nu lavet hele din ansøgning og gemmer og sender din ansøgning ved at klikke på
knappen ”Gem og Send” til højre under det netop udfyldt skema.
Er din ansøgning korrekt udfyldt og gemt, vil du nu få vist en oversigt over dine gemte og sendte
ansøgninger.
Du kan redigere i din ansøgning helt frem til ansøgningsfristen – se mere under FAQ sidst i denne
vejledning.
Din ansøgning vil ikke blive læst, før ansøgningsfristen er nået, selvom den bliver sendt, når du gemmer
den.
Hvis du mod forventning ikke automatisk få vist oversigten over dine gemte og sendte ansøgninger, er det
fordi der er en fejl i dine indtastninger. Prøv at scrolle op i ansøgningsskemaet og se, om der er røde
bemærkninger til dine indtastninger. Er dette tilfældet, skal du rette det pågældende felt og derefter
gemme og sende igen.
5
FAQ
Kan jeg gemme min ansøgning og redigere i den?
Ja! Du kan gemme det udfyldte skema og den vedhæftede pdf-fil med bilag ved at trykke på diskette-ikonet
(Gem) øverst i venstre hjørne under fanebladet Rediger. Dog skal obligatoriske felter være foreløbigt
udfyldt (fx med et X), før du kan gemme din ansøgning. Du behøver altså ikke lave hele din ansøgning på én
gang.
Når din ansøgning er blevet gemt, vil du modtage en kvitteringsmail, der også indeholder en vejledning til,
hvordan du kan genåbne og redigere din ansøgning. Du modtager kun kvitteringsmailen første gang, du
gemmer og sender din ansøgning. Du kan redigere din ansøgning helt frem til ansøgningsfristen – husk at
gemme efter hver redigering! Din ansøgning vil ikke blive læst, før ansøgningsfristen er nået.
Kan jeg printe min ansøgning?
Ja! Du kan printe dit udfyldte ansøgningsskema ved at trykke på print-ikonet øverst oppe under fanebladet
Rediger.
Hvordan sender jeg min ansøgning?
Når du er færdig med din ansøgning, sender du den ved at klikke på ”Gem og send” nederst på
ansøgningssiden.
Kan jeg søge via mail?
Nej! Ansøgninger fremsendt på papir eller via mail vil ikke komme i betragtning.
6
Kan jeg eftersende bilag?
Nej! Eftersendte bilag vil ikke indgå i bedømmelsen af ansøgningen. Du kan redigere i din ansøgning helt
frem til ansøgningsfristen og dermed også rette i dine bilag. HUSK, at dine bilag skal være samlet i én pdffil, så du kun vedhæfter én samlet fil til din ansøgning – ellers vil du få administrativt afslag på din
ansøgning.
Modtager jeg en kvittering, når jeg har sendt min ansøgning?
Ja! Du vil modtage en kvittering, når du har klikket på ”Gem og send”, hvor det fremgår, at din ansøgning er
modtaget i Den Regionale Forskningsenhed. Af kvitteringen vil det desuden fremgå, hvornår du kan
forvente svar på din ansøgning. Du får kun denne kvittering første gang, du gemmer og sender din
ansøgning – ikke, hvis du senere går ind og redigerer i ansøgningen.
Kan jeg gå ind og se min gemte ansøgning?
Ja! I kvitteringsmailen vil du modtage et link til en oversigt over dine gemte og sendte ansøgninger.
Ønsker du at redigere i din ansøgning, skal du blot klikke på ”rediger-ikonet” med papir og blyant til venstre
for ansøgningen for at komme ind og rette i din ansøgning.
Hvis du ved en fejl er kommet til at oprette mere end én ansøgning til det samme projekt, skal du klikke i
boksen til venstre ud for ansøgningen og derefter klikke på ”slet emne” i værktøjslinjen øverst på siden.
Hvor kan jeg få hjælp?
Hvis du har spørgsmål til ansøgning eller udfyldelse af ansøgningsskemaet, så ring til Den Regionale
Forskningsenhed på telefon 47 32 19 10 eller send en mail til reg.forsk@regionsjaelland.dk
7