Revisor hos Deloitte, John Menå, der har stor erfaring med events

Revisor hos Deloitte, John Menå, der har stor erfaring med events, giver et bud på, hvordan
mod økonomiske
problemer,
hvor man skal begynde og hvem, man skal alliere sig med.
man sikrer
sig
"Økonomien er en utrolig vigtig del af en event, og der findes mange eksempler p§, hvor galt det kan g§. S§ kan man
vælge at sige, 'n§, hvad s§, det er, hvad der sker', men det handler om, at hvis vi vil tiltrække for eksempel
internationale kunstnere, s§ er vi nødt til at have orden i økonomien", siger John Menå fra Deloitte. Pointen er, at en
professionel event ikke blot handler om at have en god ide og professionelle medvirkende. Det professionelle ligger
også i, at der fra start til slut er styring på økonomien, så alle involverede er tilfredse og trygge i forløbet: "Sponsorer
og tilskudsgivere er jo ikke interesserede i at lægge navn til fiaskoer~ siger John Menå.
Budgettet
er et økonomisk
styringsværktøj
Det grundlæggende økonomiske værktøj i en event er budgettet. Et budget er i princippet et velfunderet estimat af,
hvilke indtægter og udgifter man forventer at have i forbindelse med en event, hvordan de forventes indtjent og
dækket, og hvem der bærer det økonomiske ansvar: "Budgetter er jo i sagens natur uforudsigelige, hvor man prøver
at regne p§ nogle konsekvenser ud fra nogle forskellige forudsætninger", siger John Menå. Et budget er altså et
værktøj, som skal bruges til at dokumentere og styre at eventen bliver en økonomisk succes for alle involverede.
Budgettet skal lægges tidligt i forløbet, så økonomien i eventen er afklaret fra begyndelsen. Ofte vil det give sig selv,
da man for at skaffe samarbejdspartnere,
sponsorer eller offentlige tilskud vil blive bedt om at præsentere et budget.
Når ideen er på plads, er budgettet derfor det logiske næste skridt, der sikrer et endeligt 'go' for projektet.
Risikovurdering
Det at lægge et budget er ofte et spørgsmål om at forholde sig til forskellige scenarier og på den måde vurdere
risikoen i projektet. En professionel tilgang er, at vurdere risikoen for de enkelte udgiftsposter -hvor stort kan de
svinge, hvad vil der ske, og hvad vil man så gøre? så ved man, hvad det er for en risiko man bevæger sig ud i og har
et indtryk af 'worst case' og 'best case scenario': "Det vigtigste er at have overblikket p§ forh§nd, s§ man har et
beslutningsgrundlag,
s§ man kan belyse alle ender og kanter af projektet. S§ fSr man heller ikke s§ store
overraskelser undervejs, selvom tingene skulle g§ anderledes, end man havde forventet", forklarer John Men~.
I planlægningsfasen kan det derfor være en god ide at kalkulere med en bred vifte af scenarier og vurdere, hvilke risici
man kan løbe, og hvordan man vil håndtere det, hvis tingene går anderledes, end man forventede.
,
Man vil kunne justere budgettet i takt med, at man får konkret viden om, hvor mange billetter man har solgt i forsalg,
hvor stor udgiften til de medvirkende er, hvor meget det koster at leje det sted, eventen afholdes og så videre. Men
grundlæggende vil det være en fordel at have så stort overblik over de forskellige indtægter og udgifter fra
begyndelsen:
"Noget, der typisk sker, er, at alt for mange af indtægterne er variable og skal komme under forløbet. Hvis man læner
sig for meget op ad dem, s§ er risikoen, at der ikke kommer s§ mange tilskuere eller abonnenter, som man havde
regnet med, og s§ kan et i øvrigt godt arrangement falde p§ det", siger John Menå. Han foreslår, at man er 90 procent
gennem planlægningen af eventen, før man indgår aftaler med artister, leverandører, lokaler og så videre som vil
binde en økonomisk. på den måde er det muligt at sikre, at afviklingen af eventen holder sig indenfor budgettet:
"Ellers kan man simpelthen risikere, at man ikke kan fS afviklet projektet, fordi man ikke kan betale kreditorerne, eller
at man bagefter st§r med et underskud, som man skal finde ud af, hvem der kan dække", siger John Menå.
Find eksperter
En god m~de at komme godt fra start kan være at finde en revisor, som har erfaring med at styre økonomien i events.
Events har som regel en anden økonomisk karakter end andre revisionsopgaver,
fordi man blandt andet skal vide,
hvordan man vurderer de forskellige risici. Man kan derfor få god brug for de erfaringer, som revisoren har fra andre
events.
Det er også vigtigt, at finde en revisor, som går aktivt ind i processen og stiller kritiske spørgsmål til projektet snarere
end blot at acceptere arrangørens budget. At have en god økonomisk sparringspartner vil desuden hjælpe til at
indgyde troværdighed over for samarbejdspartnere,
sponsorer og så videre.
Efter eventen
En stor del af arbejdet med økonomien ligger faktisk efter eventen. Her er det vigtigt, at man får afsluttet projektet
godt, så man er sikker på, at alle indtægter og udgifter er medtaget. Det handler også om at få lavet en god
evaluering og opfølgning på projektet, så man kan præsentere samarbejdspartnere
m.fl. for resultater og
erfaringsopsamling
fra projektet. Og det kræver ofte, at man husker at tænke disse elementer ind undervejs i
projektet.
Revisor hos Deloitte, John Menå, der har stor erfaring med events, giver et bud på, hvordan
mod økonomiske
problemer,
hvor man skal begynde og hvem, man skal alliere sig med.
man sikrer
sig
"Økonomien er en utrolig vigtig del af en event, og der findes mange eksempler p§, hvor galt det kan g§. S§ kan man
vælge at sige, 'n§, hvad s§, det er, hvad der sker', men det handler om, at hvis vi vil tiltrække for eksempel
internationale kunstnere, s§ er vi nødt til at have orden i økonomien", siger John Menå fra Deloitte. Pointen er, at en
professionel event ikke blot handler om at have en god ide og professionelle medvirkende. Det professionelle ligger
også i, at der fra start til slut er styring på økonomien, så alle involverede er tilfredse og trygge i forløbet: "Sponsorer
og tilskudsgivere er jo ikke interesserede i at lægge navn til fiaskoer~ siger John Menå.
Budgettet
er et økonomisk
styringsværktøj
Det grundlæggende økonomiske værktøj i en event er budgettet. Et budget er i princippet et velfunderet estimat af,
hvilke indtægter og udgifter man forventer at have i forbindelse med en event, hvordan de forventes indtjent og
dækket, og hvem der bærer det økonomiske ansvar: "Budgetter er jo i sagens natur uforudsigelige, hvor man prøver
at regne p§ nogle konsekvenser ud fra nogle forskellige forudsætninger", siger John Menå. Et budget er altså et
værktøj, som skal bruges til at dokumentere og styre at eventen bliver en økonomisk succes for alle involverede.
Budgettet skal lægges tidligt i forløbet, så økonomien i eventen er afklaret fra begyndelsen. Ofte vil det give sig selv,
da man for at skaffe samarbejdspartnere,
sponsorer eller offentlige tilskud vil blive bedt om at præsentere et budget.
Når ideen er på plads, er budgettet derfor det logiske næste skridt, der sikrer et endeligt 'go' for projektet.
Risikovurdering
Det at lægge et budget er ofte et spørgsmål om at forholde sig til forskellige scenarier og på den måde vurdere
risikoen i projektet. En professionel tilgang er, at vurdere risikoen for de enkelte udgiftsposter -hvor stort kan de
svinge, hvad vil der ske, og hvad vil man så gøre? så ved man, hvad det er for en risiko man bevæger sig ud i og har
et indtryk af 'worst case' og 'best case scenario': HOet vigtigste er at have overblikket p§ forh§nd, s§ man har et
beslutningsgrundlag,
s§ man kan belyse alle ender og kanter af projektet. S§ f§r man heller ikke s§ store
overraskelser undervejs, selvom tingene skulle g§ anderledes, end man havde forventet", forklarer John Menå.
I planlægningsfasen kan det derfor være en god ide at kalkulere med en bred vifte af scenarier og vurdere, hvilke risici
man kan løbe, og hvordan man vil håndtere det, hvis tingene går anderledes, end man forventede.
,
Man vil kunne justere budgettet i takt med, at man får konkret viden om, hvor mange billetter man har solgt i forsalg,
hvor stor udgiften til de medvirkende er, hvor meget det koster at leje det sted, eventen afholdes og så videre. Men
grundlæggende vil det være en fordel at have så stort overblik over de forskellige indtægter og udgifter fra
begyndelsen:
"Noget, der typisk sker, er, at alt for mange af indtægterne er variable og skal komme under forløbet. Hvis man læner
sig for meget op ad dem, s§ er risikoen, at der ikke kommer s§ mange tilskuere eller abonnenter, som man havde
regnet med, og s§ kan et i øvrigt godt arrangement falde p§ det", siger John Menå. Han foreslår, at man er 90 procent
gennem planlægningen af eventen, før man indgår aftaler med artister, leverandører, lokaler og så videre som vil
binde en økonomisk. på den måde er det muligt at sikre, at afviklingen af eventen holder sig indenfor budgettet:
"Ellers kan man simpelthen risikere, at man ikke kan ffl afviklet projektet, fordi man ikke kan betale kreditorerne, eller
at man bagefter st§r med et underskud, som man skal finde ud af, hvem der kan dække", siger John Menå.
Find eksperter
En god måde at komme godt fra start kan være at finde en revisor, som har erfaring med at styre økonomien i events.
Events har som regel en anden økonomisk karakter end andre revisionsopgaver, fordi man blandt andet skal vide,
hvordan man vurderer de forskellige risici. Man kan derfor få god brug for de erfaringer, som revisoren har fra andre
events.
Det er også vigtigt, at finde en revisor, som går aktivt ind i processen og stiller kritiske spørgsmål til projektet snarere
end blot at acceptere arrangørens budget. At have en god økonomisk sparringspartner vil desuden hjælpe til at
indgyde troværdighed over for samarbejdspartnere,
sponsorer og så videre.
Efter eventen
En stor del af arbejdet med økonomien ligger faktisk efter eventen. Her er det vigtigt, at man får afsluttet projektet
godt, så man er sikker på, at alle indtægter og udgifter er medtaget. Det handler også om at få lavet en god
evaluering og opfølgning på projektet, så man kan præsentere samarbejdspartnere
m.fl. for resultater og
erfaringsopsamling
fra projektet. Og det kræver ofte, at man husker at tænke disse elementer ind undervejs i
projektet.