Eventmanual

1) Hvordan udvikler og planlægger jeg en event?
Projektledelse. Event-agentens opgave
Grundelementerne i et projekt
Som event-agent står du overfor en spændende udfordring, når
Du overvejer at igangsætte en event. Der er mange overvejelser
at gøre og undersøge, mange kontakter at skabe, og mange
opgaver at udføre. Udvikling og afvikling af events kan derved
sammenlignes med et større eller mindre projekt, hvor du er projektlederen.
Grundelementerne i et projekt: projektledelse, interessenter, omgivelser,
ressourcer & projektopgaven.
Inspiration fra:
Riis & Mikkelsen, 2007
Grundbog i
projektledelse, POVEDO,
kapitel 1.
Som event-agent er din opgave, at lede processen og have et konstant overblik
over projektets interessenter, omgivelser, ressourcer og projektopgaven
Et projekt i konstant forandring
Uanset hvor lang tidshorisont dit projekt har, er det aldrig en forudsigelig proces,
der er nem at planlægge. Ændrer blot ét af grundelementerne sig, fx at du har
færre økonomiske ressourcer end først antaget, da ændrer dit projekt sig også.
Derfor er det vigtigt, at du som event-agent har fingeren på pulsen, og konstant
holder øje med ændringer i dit projekts grundelementerne.
Projektets dilemma omkring planlægning
Som event arrangør står du overfor dilemmaet, at skulle planlægge dit projekt i
en verden der konstant er uforudsigelig! Dine beslutningers betydning falder, i
takt med at du får mere viden om dit projekt! Så selvom planlægning er en
nødvendighed, vil man samtidig kunne påstå, at planlægning ikke er muligt!
Dette skyldes, at dine fremtidige handlinger netop afhænger af dine tidligere
handlinger.
Planlægning
Refleksion som en del af din planlægning
Da en proces er uforudsigelig, og da dine fremtidige handlinger afhænger af
tidligere handlinger, er det vigtigt at du i din planlægning afsætter tid til løbende
analyse, refleksion og evaluering forud for og efter dine projekthandlinger.
”Spiral model of the
softwar process”
Sommerville, 2006
Det findes ingen retningslinjer for, hvordan du bør gøre. Så om du vælger
systematisk at nedskrive og anvende modeller, eller om du blot vælger at gøre
dig nogle tanker om det er op til dig. Det er vigtigste er, at du gør det! Nedenfor
findes nogle forslag til, hvordan du kan arbejde med analyser, refleksioner og
evalueringer.
Klik dig videre på dette link (link til model over ændringsstyring), hvis du vil
have en model til at håndtere ændringer i dit event. Her findes også en udførlig
beskrivelse af analysens formål, brug, fremgangsmåde og begrænsninger.
http://www.projektstatus.dk/projektledelse/Projektlederen%20som%20kaptaj
n/aendringsstyring.pdf
Analyser, undersøgelser og evalueringer
Kulturanalyse
Om kulturens indflydelse på udvikling af en event
Dagligt indgår vi hver især i forskellige kulturer eller livsstile,
fx i skolen, på arbejdet, i fitnesscentret, i biografen eller med
vores familie. Ligesom vi dagligt er med til at skabe ny kultur,
når vi skaber ændringer i en hverdag sammen med andre
mennesker. Ser man bredt på ordet ”kultur”, da findes kultur over alt.
Derved bliver viden om kultur altafgørende, når du vil ud med budskabet om
netop din event, da den er med til at forandre din og andres kultur. Men som
event-agent er det vigtigt, at du holder for øje, at ikke blot du, men også andre
har en strategi, når de vil ud med en fortælling, om din event. Eksempelvis kan
opfattelsen af et ringridning variere afhængigt af hvem du spørger. Rytteren der
aktivt deltager i en ridderturnering, opfatter sandsynligvis begivenheden på en
anden måde end tilskueren der passivt deltager som tilskuer, eller er kommet for
at feste med vennerne og drikke øl.
Reflekter derfor over, om der kan være deltagere af din event, som vil kunne
opfatte og opføre sig anderledes, end du har planlagt! Og evaluer over, hvilke
konsekvenser det vil have for din event! Jo mere åben du udvikler din event, for
deltagere fra forskellige kulturer; jo færre dårlige konsekvenser vil der opstå
under afviklingen af din event!
Nedenstående link kan du bruge til at analysere din strategi til at komme ud
med fortællingen om din event. Ligesom de kan bruges til at undersøge, hvilke
strategier deltagere af din event muligvis vil anvende, så du kan udvikle en event,
der passer til de deltagere og de kulturer, og den fortælling, din event
omhandler.
Klik dig videre på dette link (link til interesseanalyse), hvis du vil have en
model til at lave en interessentanalyse over din event. Her findes også en udførlig
beskrivelse af analysens formål, brug, fremgangsmåde og begrænsninger.
http://www.projektstatus.dk/projektledelse/Hvem%20skal%20bruge%20resul
tatet%20(3)/Interessentanalyse.pdf
Stedsanalyse –
Om steders betydning for udvikling af en event
Der føres mange diskussioner om, hvad der gør et sted til et sted. Et er dog
sikkert, ethvert sted er unikt. Derfor bør man altid udvikle noget til det
specifikke sted, når du udvikler en event.
En ide til at analysere et sted, i forhold til din event, kan være, at skelne mellem
et steds hårde og bløde værdier. Hårde værdier udgør arkitektur og infrastruktur,
fx et bibliotek eller en bro. Bløde værdier udgør menneskelig værdi og identitet,
dvs. måden borgerne lever på. Eksempelvis har mennesker der bor tæt på havet,
ofte større interesse for, og erfaring med, sejlads end dem der bor langt fra havet.
Når du vil udvikle en event, kan du tage udgangspunkt i overvejelser af både
stedets fysiske elementer, og det kulturelle og sociale liv der leves på stedet.
(Thackara)
Nogle opfatter steder som i konstant forandring. Ud fra dette perspektiv, er et
sted ikke noget i sig selv. Stedet bliver kun noget i kraft af den konstante
aktivitet, og omtale, der foregår på, og af, stedet. Med andre ord, kan steder ikke
opfattes som unikke, blot ud fra én enkelt historisk hændelse. Steder indeholder
mange betydninger, og kan forandres over tid, og derved kan du forandre et sted
med din event. Som eventarrangør kan du være med til at gøre det kulturelle og
sociale liv på et sted mere meningsgivende. (Massey)
Når du udvikle en event kan du overveje, hvilke betydninger din event kan have i
forhold til stedet hvor den skal afvikles. I forhold til markeringen af 1864 er det
budskab man gerne vil ud med, at godt nok har vi en fælles fortid, der var præget
af konflikt, men også en fælles fremtid, hvor vi bruges historien som et
springbræt til udvikling.
Om medier og teknologis betydning for steder
Digitale teknologier og medier har også stor betydning for, hvordan vi opfatter
og bruger steder i dag. Et eksempel på dette er flash-mobs, der er en planlagt
event eller happening, hvor en gruppe af mennesker samles pludseligt på et
offentligt sted, for at udføre en fælles, usædvanlig og morsom handling. Oftest
foregår planlægningen af en flash-mob på internettet, fx gennem Facebook.
Flash-mobs har typisk et budskab, for at det ikke blot er en tilfældig og ligegyldig
event eller happening. En af de ubredte flash-mobs er ”Freeze”, hvor alle de
samlede deltagere står helt stille i et par minutter, for herefter at gå hver til sit.
”Freeze” har et indirekte budskab om den fortravlede hverdag, og om at stoppe
op, og tage den med ro.
Se en video af en flash-mob på Central Station, New York.
(upload af/link til You-Tube video kaldet ”Frozen Grand Central”)
Flash-mobs virker oftest spontane på tilskuerne. Og et af formålene med flashmobs er da også, at deltagerne ønsker at overraske udenforstående tilskuere.
Ligesom det er, at deltagerne ønsker at indgå i et kortvarigt fællesskab med de
andre deltagere, som de ikke kender i forvejen. Flash-mobs er desuden et
eksempel på, hvordan du ved brug af få ressourcer, medier og teknologi, kan
planlægge en mindre, kortvarig og spontan event.
Tage beslutninger og igangsætte en kreativ udviklingsproces
Fælles visioner
Der kan være mange formål med udvikling af en event. Når man
starter et projekt er det imidlertid vigtigt, at alle der deltager i
udvikling og afvikling, har en fælles forståelse og vision for
projektets hovedformål. Har du ikke allerede fastlagt et formål,
kan det være en god idé at bruge tid på dette sammen med de
mennesker du inddrager i udviklingen af din event. Overvej i fællesskab hvilke
formål eventen skal have. Det kan være en god hjælp, at opdele i hoved- og
delformål, for at finde ud af hvilke der er de vigtigste.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------For at finde frem til eventens formål og delformål kan du/I stille spørgsmålet:
Hvorfor er der et ønske om denne event?
Svar: Fordi der er et behov for at…….?
Hvad produktet skal være, for at leve op til formålene, er jo givet……!
Hvad skal der leveres for at leve op til formålene?
Svar: En event, naturligvis.
Og når det skal afklares, hvordan formålene kan nås, kan du/I stille spørgsmålet:
Hvordan kan jeg/vi i praksis opnå formålene?
Svar: Behovet for denne event kan dækkes, ved at…….?
-------------------------------------------------------------------------------------------------------Klik dig videre på dette link (link til målhierarki), hvis du vil have en model til
at lave en hierarki over målene i din event. Her findes også en udførlig
beskrivelse af analysens formål, brug, fremgangsmåde og begrænsninger.
http://www.projektstatus.dk/projektledelse/maalsaetningen/maalhierakiet.pdf
Et eksempel kan være Eccos vent ”Walkathon”, hvor hovedformålet er at
indsamle penge til forskellige støtteprogrammer for mennesker og dyr.
Deltagelse i denne velgørenhed foregår ved at Ecco donerer et bestemt
pengebeløb for hver kilometer deltagerne går.
Delformålene i dette projekt kan være mange, heriblandt behovet for at:
1. At styrke borgere i at dyrke motion.
2. At styrke fællesskabsfølelsen blandt borgere.
3. At styrke Ecco’s brand som en virksomhed der tager et socialt ansvar.
Ecco har med ”Walkathon” nået delformålene der er skitseret, ved at
1. Lave en fælles motionsdag.
2. Lave et offentligt arrangement, hvor alle borgere kan deltage.
3. Lave et koncept, hvor brugerne igennem aktiv deltagelse kan bidrage til,
at Ecco donerer penge til forskellige støtteprogrammer.
Idéudvikling og inddragelse af projektdeltagere og interessenter
Selvom du føler, at du har overblik over projektets formål og hvordan du vil nå
dem, er det altid godt at inddrage andre i målsætning og udvikling. Dette skyldes
blandt andet, at man ofte kan have en tendens til at lægge sig for hurtigt fast på
én løsningsmodel. Inddrag derfor gerne interessenter og projektdeltagerne, når
du laver målsætninger og idéudvikling, de vil kunne bidrage til at se projektet og
dets muligheder fra andre vinkler end du.
En anden væsentligt årsag, til at inddrage projektdeltagere og interessenter
under idéudvikling, er, at disse får en mulighed for tidligt i eventudviklingen at
tage ejerskab i projektet. Under udvikling og afvikling af din event vil der
sandsynligvis være et behov for, at der er nogle hænder til at hjælpe dig. Det er
derfor vigtigt, at de andre deltagere føler, at de er en del af projektet. Dette kan
de fx gøre, ved at bidrage med deres idéer til udvikling af eventen.
Når du inddrager interessenter, kan det være en god idé, at bruge post-its eller
papirlapper som man kan skrive og flytte rundt på. Fordelene ved dette er, at det
er nemt forståeligt, og at mange kan deltage i idéudviklingen på én gang.
Derudover kan papirsedler klistres på plancher, som kan gemmes til senere
ændringer, eller til at kommunikere om projektet til andre interessenter, fx
investorer i dit projekt.
Klik dig ind på www.innovationsguiden.dk, hvis du under udviklingen af din
event har brug for flere og bedre idéer.
- Jeg har brug for flere og bedre idéer
- Jeg savner inspiration
Hjemmesiden kan give dig nogle værktøjer til idéudvikling, og inddragelse af
projektdeltagere under idéudvikling, og hvorfor værktøjerne er gode at anvende.
Ligesom den giver eksempler på, hvordan andre har brugt værktøjerne i deres
projekter.
(www.innovationsguiden.dk er udviklet i samarbejde mellem: mind-lab.dk,
Beskæftigelsesministeriet, Skatteministeriet, Økonomi- og Erhvevsministeriet)
Udvikling af events ved inddragelse af brugere
Når du som event-agent begynder at udvikle en event kan du sammenligne dine
handlinger med en designers handlinger. Du designer til menneskers liv, og
ændrer derved deres liv. I udviklingen af din event er brugere, de kommende
deltagere af din event. Afhængigt af hvilken event du vil designe, kan du inddrage
forskellige brugergrupper, for at sikre dig at du designer en event der passer til
deres behov. Et eksempel kan være, at du vil udvikle en event til børnefamilier,
men at du ikke selv har børn. I dette tilfælde vil børnefamilierne sandsynligvis
have nogle særlige behov, under afviklingen af din event, som du ikke selv er
opmærksom på, men som de kan gøre dig opmærksom på.
Der er mange måder at inddrage brugere på, under udviklingen af din event, og
det er vigtigt at pointere, at der ikke findes nogle løsninger til, hvordan du skal
gøre. Endnu en gang handler det om, at du som event-agent må afgøre hvilke
ressourcer du har til rådighed. Eksempler på ressourcer under udvikling kan fx
være, hvor meget tid du har afsat til dette, og hvor mange mennesker du har til at
hjælpe dig med at afvikle arrangementer (workshops) til udviklingen.
Det er helt op til dig, hvor meget tid du vil afsætte til dine undersøgelser og
eksperimenter med brugere. Det er imidlertid væsentligt, at udviklingsfasen kan
være altafgørende for, om afviklingen af din event bliver en succes eller en
fiasko! Derudover er denne fase typisk ikke krævende i forhold til økonomiske
ressourcer, fx koster det dig ikke mange økonomiske ressourcer, at lave
undersøgelser ved din hjemmecomputer (desk-research). Afvikler du derimod
en event, der bliver en fiasko fordi du ikke har taget højde for dine brugeres
behov, da kan din event komme til at blive en kæmpe økonomisk byrde!
Klik dig ind på www.innovationsguiden.dk, hvis du under udviklingen af din
event vil involvere brugere. Her finder du fx øvelsen ”Sønderjysk kaffebord”.
- Jeg skal involvere brugere
Hjemmesiden kan give dig nogle værktøjer til, hvordan du kan inddrage brugere
under idéudvikling, og hvorfor værktøjerne er gode at anvende. Ligesom den
giver eksempler på, hvordan andre har brugt værktøjerne i deres projekter.
(www.innovationsguiden.dk er udviklet i samarbejde mellem: mind-lab.dk,
Beskæftigelsesministeriet, Skatteministeriet, Økonomi- og Erhvevsministeriet)
En event – og hvad en event kan indeholde
Der er aldrig to events der er ens. De er altid forskellige fra tidligere og andre
events. Der findes heller ingen opskrift eller facitliste til udvikling af en event,
men der findes forskellige kilder som kan give dig inspiration, når du vil udvikle
en event.
Event-DNA
Christian Have, kommunikationsdirektør, kommer med et bud på, hvad der gør
en event til en event, og hvad der gør det til en speciel event.
Ifølge ham består en events dna af ni ”kvaliteter”
- Eventen skal være unik
- Eventen skal være historisk
- Eventen skal være uforudsigelig
- Eventen skal have stjernekvalitet
- Eventen skal involvere publikum
- Eventen skal være historiefortællende
- Eventen skal være medievenlig
- Eventen skal være identitetsskabende
Have, Christian, 2004.
Synlighed er eksistens –
Kunstens og kulturens PR
og kommunikation.
Idéen bag modellen er, at kombinationen af ”kvaliteter” i en event altid vil være
forskellige, og at det er det der adskiller events fra hinanden.
Klik dig ind på www.eventmanualen.dk, for at læse og se videoer, hvor Christian
Have uddyber sine tanker om en events dna. Siden kan desuden give dig
yderligere inspiration til udvikling af events.