Kommissorium- 2. udgave : Udvikling og planlægning af pleje i

Kommissorium- 2. udgave :
Udvikling og planlægning af pleje i Rønde og plejeboliger til demente i
Kolind
Baggrund
Sektorplanen for Ældreområdet i Syddjurs Kommune skaber grundlag for organisering, prioritering og udvikling af
fremtidens ældre – og sundhedsområde i Syddjurs kommune. Byrådet vedtog i 2011 et principprogram (bilag 1) for
den samlede udvikling af området, herunder plan for udbygning af ældre – og plejeboliger.
Af principprogrammet fremgår det, at planen for udbygning af kommunens plejeboliger skal tage afsæt i
nedenstående udviklingsmål:
1.
2.
3.
4.
5.
Fremtidigt plejeboligbyggeri tager afsæt i kommunes overordnede værdigrundlag.
Plejeboligkapaciteten udvides, således at borgere med behov for plejebolig sikres tryghed om et kvalificeret
tilbud inden for maximalt få måneders ventetid.
At plejeboligerne samles i større enheder med henblik på at optimere driftsøkonomien.
At borgere med svær demens og eventuelle medfølgende forstyrrelser i adfærd sikres et målrettet botilbud,
både hvad angår permanente boliger, pladser til midlertidigt ophold samt dagtilbud.
At tilrettelæggelsen af tilbud til borgere med svære demenslidelser, samles i én enhed med henblik på at
sikre borgeren en kvalificeret omsorg og pleje, der baserer sig på den nyeste viden inden for
demensområdet.
Udbygningsplanens plejeboliger er yderligere beskrevet i en Plejebolighandlingsplan (bilag 2), sidst opdateret og
godkendt på udvalgsmøde i juni 2013. Planen definerer behov, rækkefølge samt anlægsbudgettering for gradvis
udbygning af 5 større plejecentre i kommunen. I første fase er plejecentret i Søhusparken udvidet til 110 boliger med
samtidige nedlæggelse af 16 plejeboliger på Vesterled i Tirstrup.
Dette kommissorium omfatter udbygningsplanen for ældre – og plejeboliger med tilhørende centerfaciliteter i Rønde
og demensboliger med centerfaciliteter i Kolind. Jf. Plejebolighandlingsplanen skal der opføres 10 ældreboliger og 110
plejeboliger med tilhørende centerfaciliteter. Samtidig udtages 23 plejeboliger af drift. (1 demensafsnit på
Rosengården og Lindebo i Mørke)
Da det oprindelige kommissorium af 25. februar 2014 blev godkendt blev sektorplanen, principprogrammet, og
plejebolighandlingsplanen også godkendt som grundlag for den videre initiering af projektet.
Efter godkendelsen af det oprindelige kommissorium er det besluttet, at flytte demensboligdelen til Kolind således, at
hele demensområdet samles ved Frejasvænge med en samlet kapacitet på ca. 40 demensboliger med tilhørende
centerfaciliteter.
Med beslutningen om placering af demensboligerne i Kolind, vil den samlede udbygning i Rønde være med 40 pleje–
og ældreboliger - 42 plejeboliger mod Vester Fasanvej bevares.
1
Placeringen af demensboligerne i Kolind åbner samtidig muligheden for at sælge en del af grunden i Rønde til en
2
almennyttig boligorganisation (f.eks. DjursBo) og lade dem opføre 25 – 35 seniorboliger på hver ca. 90 m i 2 - 3
punkthuse.
Planer og visioner knyttet til projektet
Vision for pleje- og ældrebolig projektet som en integreret del af Rønde by og udvidelse af Frejasvænge i Kolind
Boligerne til de ældre og de tilhørende faciliteter ønskes at fremstå som en integreret del af det samlede bymiljø i
Rønde i overensstemmelse med det plan- og udviklingsgrundlag som Kommuneplan 2013 beskriver. (Bilag 3)
http://syddjurs.odeum.com/dk/kommuneplan/kommuneplan.htm
Demensboligerne med tilhørende faciliteter ønskes opført i et plan med gode afskærmede udenomsarealer
Vision for demens- og plejeboligbyggeriet i henhold til kommunens værdigrundlag
Åbenhed: I forbindelse med planlægningen af plejeboliger har pårørendeorganisationer været inddraget i
sektorplanens fase 1-2-3. Endvidere skal borgerinddragelse og medarbejderinddragelse sikres i forarbejdet til
plejebolighandleplanen.
Kvalitet: Plejeboliger skal bygges, således de udgør en hensigtsmæssig ramme for plejeindsatsen. Der reflekteres i
planlægningsfasen og videndeles med andre kommuner, der har etableret nye demens- og plejeboligcentre.
Udvikling: Nytænkning og innovation tænkes med i byggeriet. Nytænkning i form af nye teknologier, men også
nytænkning i opgavevaretagelsen. Fokuspunkter fra projektet Trivsel Innovation Tilfredshed og Handling 1 bør indgå i
det fremadrettede arbejde.
Respekt: Boliger skal etableres med respekt for det enkelte menneske. Boligen er borgerens private hjem, hvilket
boligerne skal bære præg af. Samtidigt er boligerne en arbejdsplads og rammerne skal etableres også med henblik på
medarbejdernes trivsel.
Projektformål
•
•
•
At realisere plejebolighandlingsplanen
At udvikle og integrere et fremtidssikret og velfungerende byggeri i Rønde by
At sikre gode rammer for et samlet demenscenter i Kolind
Projektets produkter
•
•
•
Analyser
Lokalplan
Byggeprojekt
2
Projektets faser
•
•
•
•
•
•
Projektgrundlag (nærværende dokument inkl. bilag)
Projektforberedelse
Arkitektkonkurrence og byggeprogram
Lokalplan
Projektering og udbud
Byggefase
I nedenstående afsnit uddybes indholdet i projektets faser
Fase: Projektforberedelse
1. Projektets organisering
Politisk beslutningsprocedure under hele projektet:
Direktion, Udvalget for Sundhed og Ældre (SÆ), Økonomiudvalget (ØK) & Byrådet (BR)
Behandling af forslag til lokalplan:
Udvalget for Plan, udvikling og kultur (PUK), Økonomiudvalget (ØK) & Byrådet (BR)
Styregruppe for projektet:
Chefen for Sundhed og Ældre er ansvarlig for projektets fremdrift og den politiske sagsbehandling i
udvalget for Sundhed og Ældre. Chefen for Sundhed og Ældre er styregruppens formand.
Chefen for Plan, Udvikling og Kultur er ansvarlig for lokalplanens fremdrift og den politiske
sagsbehandling i udvalget for Plan, udvikling og kultur.
Chefen for Veje og Ejendomme er ansvarlig for arkitektkonkurrence, efterfølgende byggeprojekt samt
projektledelse.
Projektleder:
Projektlederen er ansvarlig for projektets fremdrift. Projektlederen er tilknyttet Team Ejendomme
som intern ressource. Projektlederen refererer til styregruppen særligt styregruppeformanden og
varetager via sin rolle i projektorganisationen opgaverne: kommunikation*, tidsplanstyring,
ændringsstyring, risikostyring, økonomistyring. Til projektlederen knyttes diverse ressourcepersoner.
Projektgruppe:
Medarbejdere fra sundhed og ældre, ejendomsadministrationen, Team Ejendomme, økonomi og
planafdelingen. Projektgruppens medlemmer er individuelt ansvarlige for at konkrete opgaver løses i
de respektive afdelinger. Projektlederen uddelegerer og koordinerer opgaver og er ansvarlig for, at
projektets produkter leveres indenfor de fastsatte tidsfrister.
3
Ekstern konsulent bistand:
Indhentes ad hoc
*Der udarbejdes særskilt kommunikationsplan for den borgerrettede kommunikation, som har fokus på såvel
information, som inddragelse i udviklingsprocessen omkring boligerne og områdets indretning. Ansvaret for
kommunikationsplanen ligger hos projektledelsen i samarbejde med kommunens Plan- & Udviklingsafdeling.
2. Videns indsamling
Der udarbejdes 3 analyser A1, A2 og A3 forud for planlægnings- og byggeprojektet:
A1: En analyse, hvor øvrige tilstedeværende institutioners behov kortlægges. Formålet med analysen er at danne
grundlag for udarbejdelse af konkurrenceprogram og lokalplan. Analysen omfatter andre tilstedeværende kommunale
institutioner inden for området bestående af matr.nr. 1o,1k og 1m (2el, 2ik)/ adresserne: Vestre Fasanvej 31,
Vagtelvej 3, Vagtelvej 1a-f, Hovedgaden 73 og Hovedgaden 77 – 79. (Bilag 4)
A1 omfatter også analyse af behov for erstatningsbyggeri til øvrige aktiviteter. Denne del af analysen kan resultere i
udarbejdelse af særskilt sag til direktion om nødvendigt budget og evt. politisk behandling**
** Relevante afdelingschefer, områdeledere og afdelingsledere med ansvar for aktiviteter i området inddrages i
arbejdet.
A2: En analyse af fremtidens behov for demens- pleje- og ældreboliger. Formålet med analysen er validering af
demografiske data.
A3: En analyse af finansieringsmuligheder for byggeprojektet (OPP, boligforening, kommunen bygger selv). Analysen
skal medtage eventuelle økonomiske bindinger på allerede eksisterende byggeri på arealet. Analysen skal beskrive tid
og procedure i forhold til støttet byggeri. Formålet med analysen er valg af den mest egnede finansieringsmodel.
A3 – I forbindelse med beslutningen om flytning af demensafsnittet til Kolind blev det, på baggrund af en delanalyse
fra KUBEN-management, samtidigt besluttet at kommunen bygger selv.
3. Udarbejdelse af konkurrenceprogram og byggeprogram:
På baggrund af de 3 analyser udarbejdes et program til en arkitektkonkurrence for pleje- og ældreboligerne i Rønde og
et byggeprogram for rådgiverudbud af plejeboliger til demente i Kolind.
I forbindelse med offentliggørelse af masterplanen for Rønde midtby vil der blive orienteret om de nye planer for
området omkring det tidligere rådhus i Rønde.
Fase: Arkitektkonkurrence, byggeprogram og rådgiver udbud:
Grundet projektets og dermed også rådgiverhonorarets størrelse afvikles konkurrencen og udbud af rådgiverydelse
som et EU-udbud iht. til udbudsdirektivet.
Arkitektkonkurrencen har særligt fokus på den overordnede disponering af bebyggelsen, landskabsbearbejdning, parealer, bebyggelsesprocenter og disponering af de enkelte boliger. Detailindretning vil som en del af den
4
efterfølgende projektering skulle indarbejdes i projektet med udgangspunkt i den nyeste forskning på ældre og
plejebolig området. Dog vil der i konkurrenceprogrammet skulle opsættes overordnede mål for velfærdsteknologi,
disponering, etc. Ligeledes skal overordnede mål og visioner fra ovenstående planer og analyser indarbejdes.
Fase: Lokalplan:
2
Området i Rønde udgør inkl. alle matrikler inkl. 12.169 m .
Der skal udarbejdes ny lokalplan for området, der giver mulighed for opførelsen af bl.a. pleje- og ældreboliger.
Områdets mulige bebyggelse:
En del af den eksisterende bebyggelse er allerede i dag i to etager. Øvrige områder i Rønde Midtby er planlagt til
bebyggelse i 5 etager. Ny bebyggelse vil mod nord, øst og vest være omgivet af privat boligbebyggelse i én etage. Det
vil inden for lovgivningen være muligt at arbejde med en bebyggelsesprocent for området på mellem 100-120 % *
Nuværende gennemsnitlige bebyggelsesprocent på grunden er 70 % jvf. BBR.
2
Området i Kolind udgør ca. 11.000 m . Kommunen ejer tilstødende matrikler hvilket giver mulighed for at øge det
samlede areal.
Der skal ligeledes udarbejdes en ny lokalplan for dette område og det forventes at processen for de to lokalplaner kan
ske sideløbende.
I henhold til lovgivningen vedr. kommuneplanlægning skal lokalplanforslaget fremlægges i 8 ugers høring. Det
forventes, at der i forbindelse med høringen afholdes borgermøde, hvor lokalplanforslaget præsenteres for
fremmødte borgere.
*Vil kunne rumme plejebolighandlingsplanens krav om ældre- og plejeboliger med tilhørende servicearealer +
hjemmepleje, sygepleje, center for aktivitet og træning og eksisterende køkken mv.
Fase: Projektering og udbud:
De to projekter i henholdsvis Rønde og Kolind udbydes som to separate projekter. Grundet projekternes og dermed
også entreprenørudgifternes størrelse, skal udbuddet ske i henhold til EU-direktivet.
Det anbefales at de vindende arkitektfirmaer står for projektering og udbud af projektet, da erfaring viser at
overdragelse af projekter mellem konkurrence/skitsefasen og projekteringsfasen medfører tab at fremdrift/tid og
penge. Et firma der overtager et andet firmas projekt vil være tilbøjeligt til enten at ønske en række ændringer til
projektet eller fraskrive sig ansvar for beslutninger taget af det tidligere firma.
Det anbefales at demensafsnittet i Kolind udbydes i hoved- eller totalentreprise.
Tidsplan:
Fase: Byggeprojekt:
I henhold til Syddjurs Kommunes anlægsprogram for 2014 og overslagsårene skal byggeriet opføres i 2016 - 2018.
Byggeprojektet følger derfor nedenstående overordnede tidsplan:
Sep. okt. 2016
Sep. dec. 2016
Permanent og midlertidig genhusning af nuværende
beboere iværksættes.
Udbud
5
Nov. 2016
Dec. 2016 –
jan. 2017
Medio 2018
Rydning af grund
Byggestart
Indflytning
Tidsplan
Aktivitet
Indhold
Deadline
Behandlet
Ansvar
Kommissorium
Udarbejdelse og
vedtagelse
februar 2014
marts 2014
Projektorganisation
Dannelse af
projektorganisation
(PO) med minimum en
styregruppeformand
(SF)og en projektleder
(PL)
En analyse, hvor øvrige
tilstedeværende
institutioners behov
kortlægges
(Interviews) *
Samle data om behov
for erstatningsbyggeri
til øvrige aktiviteter.
Evt. forberede sag til
Direktion om
nødvendigt budget og
evt. politisk
behandling*
Analyse af fremtidens
krav til ældre/plejeboligbyggeri
En analyse af
finasieringsmuligheder
for byggeprojektet
april 2014
maj 2014
Team ejendomme
(TE) + Chef for
Ældre og Sundhed
Chef for Ældre og
Sundhed (SF)
oktober 2014
marts 2015
PO
oktober 2014
marts 2015
PO
oktober 2014
marts 2015
PO
feb. 2015
april 2015
april 2015
juni 2015
PO
juni 2015
okt. 2015
TE**
juni 2015
okt. 2015
A1
A2
A3
Godkendelse af
analyser A1 -2 -3
Konkurrence
program
Arkitektkonkurrence
Byggeprogram
Kolind
Udarbejdelse af
konkurrenceprogram /
byggeprogram inkl.
offentlig information
Afholdelse af
arkitektkonkurrence
EU-Udbud
Udarbejdelse af
byggeprogram og
udbud af
rådgiverydelsen
6
Lokalplan –
igangsætning for
Rønde og Kolind
Lokalplanforslagene
Lokalplanforslagene offentlig høring
Lokalplanforslagene
Lokalplanerne,
endelig
Lokalplanerne
Projektering af
forprojekter
Byggetilladelse
Detailprojektering og
Udbud
Genhusning
Nedbrydning
Byggeri
På baggrund af valgt
projekt udarbejdes
igangsætningssag
Udarbejde
lokalplanforslag inkl.
sag
Høring
nov. 2015
nov. 2015
Plan**
nov. 2015
feb. 2016
Plan**
marts 2016
april 2016
Plan**
Bearbejde høringssvar
Lokalplan til endelig
vedtagelse
Offentliggørelse
De vindende
arkitektfirmaer
projekterer byggeriet
Byggesagsbehandling
maj 2016
juni 2016
juni 2016
aug. 2016
Plan**
Plan**
sept. 2016
maj 2016
okt. 2016
september
2016
Plan**
TE**
august 2016
Byggeri**
Færdigprojektering og
EU-udbud
Permanent og
midlertidig genhusning
Nedrivning og
klargøring af grund
Opførelse
sep. 2016
september
2016
dec. 2016
oktober 2016
Sundhed & Ældre**
december
2016
medio 2018
TE**
september
2016
november
2016
jan. 2017
TE**
TE**
**TE, Byggeri, Plan samt Sundhed & Ældre refererer under hele forløbet til PO der står for en overordnede
koordinering og fremdrift af projektet.
Tidsplan - Politisk behandling og høring
Aktivitet
Indhold
Aflevering
frist
Behandlet
Ansvar
Dir, SÆ, ØK, BR
Behandling af
kommissorium
Marts / april
2014
Chef for
Sundhed og
Ældre
DIR. SÆ. ØK. BR
Behandling af revideret
kommissorium
Dir: 12.03 /
18.03
SÆ: 24.03 /
02.04
ØK: 10.04
Byråd: 26.04
april 2015
april 2015
Dir, SÆ, ØK, BR
Evt. behandling af kortlagte
behov, hvis de ikke er en
del af det aktuelle budget.
Beslutning om omfang af
byggeriet.
Godkende oplæg til
konkurrenceprogram og
dommerkomite til
arkitektkonkurrence for
Rønde
april 2015
maj 2015
PO
juni 2015
august 2015
PO
DI, SÆ, ØK, BR
7
DI,SÆ,ØK, BR
PUK
Godkende byggeprogram
for demensboliger i Kolind
Orientering om valg af
vinderprojekt for Rønde
Igangsætning af lokalplaner
nov. 2015
dec. 2015
okt. 2015
nov.2015
PO
nov. 2015
nov. 2015
PO
PUK, ØK & BR
Forslag til lokalplaner
marts 2016
april 2016
PO
PUK, ØU & BR
juni 2016
august 2016
PO
SÆ, BR
Plan endelig behandling af
lokalplaner
1. spadestik / nedbrydning
PO
SÆ, BR
Indvielser
november
2016
juni 2018
DI, SÆ, ØK, BR
PO
Økonomi
Rammebevilling for støttet byggeri, kommunens anlægsbudget 2014-2018 (kvalitetsfondsmidler), grundkapital i form
af byggegrunde.
Ref.: lerii - rev.sda/ansm/hmt
25.03.2015
8