Skabelon til udarbejdelse af dagsorden og referat

16. juni 2015
Bestyrelsesmøde
REFERAT
Møde den 26. marts 2015 kl. 18.00 - 21.00
Sted: Hegnshusene 9A – 2700 Brønshøj
Indkaldte:
Mette, Frimestervej - Maria, FH - Søren, særligt udpeget - Vege, BH - Morten, BH - Christina, FH - Preben,
FH - Karina, Klub - Ole, Tina, TR – Palle, leder
Afbud:
Fraværende:
Gæst:
Referent:
1.
Ole Silberg
Godkendelse af dagsorden
Indstilling til beslutning:
Nærværende dagsorden danner grundlag for dette møde.
Beslutning: GODKENDT
2.
Godkendelse af referat fra sidste
ordinære møde
(Bilag 1)
Beskrivelse:
Referat vedhæftet som bilag
Indstilling:
At bestyrelsen godkender referatet
Det blev nævnt der er tavshedspligt i bestyrelsen.
Beslutning: GODKENDT
3.
Velkommen til nye
bestyrelsesmedlemmer samt
konstituering.
Beskrivelse:
Efter et valg skal bestyrelsen konstituere sig ved førstkommende møde.
Louise har trukket sig, og Christina er inde i bestyrelsen.
Nu sidder der 5 forældrerepræsentanter i bestyrelsen som der skal, og der er 2
medarbejderrepræsentanter, som vedtægterne også foreskriver.
Indstilling til beslutning:
At bestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand.
Beslutning:
Vi udpegede Søren Buss til særligt medlem af bestyrelsen.
Mette Hviid blev valgt til formand, og Søren Buss til næstformand.
4.
Personalestatus
a.
b.
c.
d.
Opsigelser
Nyansættelser
Sygefraværsstatistik
Omsorgssamtaler
Beskrivelse:
Der gives en mundlig status på pkt. a-d
Indstilling:
At orienteringen tages til efterretning
16-06-2015
1
Ole orienterede om de nye sygepolitikker der er indført i Kbh. kommune, som
går ind og ændrer på vores sygeprocenter.
Vi forventer at kunne vise en sygefraværsstatistik efter ny optællingssystem
senest på næste bestyrelsesmøde.
Man er usikker på om det er nødvendigt at fremvise budgetopfølgninger og
lønsimuleringer med navne på alle ansatte, hvor man kan se hvad den enkelte
får i løn.
Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
5.
Budgetopfølgning 2015
Beskrivelse:
Mette/Ole fremlagde de fremsendte økonomioversigter fra Børneringen.
(Bilag 2+3)
Ole omdelte papirer og gav status på hvor langt vi er med vores interne
budgetter, som mangler en del grundtal endnu (sociale kompensationsmidler,
gårdmandstimer mv).
Der blev spurgt ind til enkelte poster, men det er svært at stole på tallene på så
tidligt et tidspunkt af året og medlemsskabet af BR.
Vi har en god mavefornemmelse af BRs administration generelt, og ser
fortrøstningsfuldt frem til at få regnskaber og budgetter kan give et godt overblik
efterhånden som det bliver tilrettet vores samlede og afdelingernes behov.
Indstilling:
At bestyrelsen tager budgetopfølgningen til efterretning
Beslutning:
Bestyrelsen ønsker sig periode budget fremover.
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
6.
Meddelelser fra lederen:
a.
Fritidsreformen
(Bilag 4-6)
b.
TR
c.
Valg af AMR
d.
Trivselsundersøgelse
Beskrivelse:
a. Fritidshjemmene bliver gjort selvejede under Præstekær.
Fritidsklubben bliver en del af et større Fritidscenter, som skal være under én
leder og dække et stort område.
Ungdomsklubberne er endnu ikke tænkt ind i den ny struktur, men vi forventer
de lægges sammen med fritidsklubbernes organisering.
b.
c.
d.
TR – Tina er ny tr og har haft nok at se til på den front siden hun tiltrådte
Valg af AMR var sat på dagsordenen på sidste fælles personalemøde, men
ingen meldte sig denne gang.
Kun 8 ud af 26 havde udfyldt spørgeskemaundersøgelsen.
Undersøgelsen pegede på udfordringer i ledelsesniveauet.
Vi kigger på undersøgelsen, og vil også vægte psykisk arbejdsmiljø i den
kommende tid.
Tina fortalte om det nyligt overståede glimrende AMR2 kursus, hvor der blev
lavet APV for vores institution. Det er planen at der arbejdes med de
psykiske arbejdsmiljø på næste fælles personalemøde.
Indstilling:
De afgivne meddelelser tages til efterretning
Beslutning:
Det blev kommenteret at det er rigtigt vigtigt at arbejde videre med APV og
Trivselsundersøgelser i institutionen.
Orienteringen blev taget til efterretning.
16-06-2015
2
8.
Udløb af lejekontrakten på
Holstrupgård
Beskrivelse:
Jf. beslutning fra sidste møde har der været afholdt informationsmøde med
Gårdens forældre.
Der har været kontakt til forvaltningen, som har skudt en udmelding vedr. køb af
ejendommen til ultimo marts.
Der har været fremvisning af ejendommen til Børneringens direktør, som i
udgangspunktet syntes at det var et spændende projekt at involvere sig i som
paraplyorganisation. Dog er de store vedligeholdelsesudgifter en barriere for et
køb fra deres side. Sagen er dog ikke lukket helt i denne sammenhæng.
Da ophørsdatoen snart oprinder skal der tages stilling til den videre proces.
Bestyrelsen mener det er urimeligt for børn, forældre og personale, at man ikke
ved der skal ske om 2½ måned, og ønsker en snarlig afklaring, eventuelt endnu
en midlertidig forlængelse af lejekontrakten.
Indstilling:
Lederen indstiller at bestyrelsen drøfter og beslutter hvem der kontaktes ifm.
afklaring på Holstrupgårds fremtid, herunder Naturstyrelsen samt Københavns
Kommune.
Beslutning:
Bestyrelsen har hårdt brug for en afklaring.
Palle tager kontakt til Skov- og Naturstyrelsen mhp at presse på for en afklaring
så hurtigt som muligt.
Palle og/eller Jesper opfordres til en snarlig udmelding, om ikke andet, så bare at
der ikke er noget nyt.
9.
Institutionslederens udfordringer
a.
b.
c.
Struktur
Ledelse
Styring
Beskrivelse:
Punktet blev drøftet på side møde med udgangspunkt i udfordringer omkring
krav og forventninger til ledelsespersoner, generelt i institutionen.
Efterfølgende har leder, med de enkelte afdelingsledere, drøftet hvilke
udfordringer der, i deres respektive afdelinger har været observeret.
Dette har medført et ønske fra mindst én afdelingsleder om at få udarbejdet en
funktionsbeskrivelse.
De konfrontationer enkelte drøftelser har medført, har fra et institutionsleders
perspektiv, tydeliggjort et udtalt behov fra leders side, om at stramme op på den
kontrol der burde have været med mellemlederniveauet.
Bestyrelsen anmodes derfor om, at lægge nogle minimumsrammer, som
institutionslederen kan agere efter. Eksempelvis kunne et element i rammen
være at leder bør indføre skemalagte arbejdstider for mellemlederne. (Blot ét
eksempel).
a.
b.
c.
Palle har opdaget han har brug for nogle kontrolparametre for at fange og
være obs på afdelingernes virke.
Der er behov for at der laves funktionsbeskrivelser på afdelingslederne,
noget som også medarbejderne har efterspurgt i MED
Det blev også drøftet afdelingsledernes egen arbejdstidstilrettelæggelse, om
det skal være helt frit eller det skal skemalægges af Palle, eller man skal
bede dem lave egne vagtskemaer som så skal overholdes.
Bestyrelsen stillede spørgsmål til om afdelingslederne overholder de
forpligtelser de har til nyhedsbreve mv.
Lang debat om afdelingslederes arbejdsopgaver, fleksibilitet og albuerum.
Men enighed om at funktionsbeskrivelser er nødvendige.
Indstilling:
16-06-2015
3
At lederens indstilling drøftes og tages til efterretning
Beslutning:
Der skal laves funktionsbeskrivelser og drøftes arbejdsvilkår, som de selv er med
til at forme. Palle udarbejder et udkast til disse.
10.
Strukturændring på ledelsesniveau
(Bilag 7)
Beskrivelse:
Vi har været ekstremt hårdt ramt af sygdom i den forgangne periode. Dette har
desværre også været tilfældet på ledelsesniveau. Sammen med andre
udfordringer har det været nødvendigt, at se på om en ny ledelsesstruktur kunne
imødekomme en tydeligere og bedre kompetenceudnyttelse til fordel for alle
afdelinger.
Forslaget (læs bilag 7) har været drøftet på et netop afholdt lederteammøde, og
alle tilstedeværende har godkendt forslaget til strukturændringen.
Ligeledes har institutionens tillidsrepræsentant været taget med i dialog omkring
udfordringerne.
Der blev spurgt ind til om Jespers fravær dækkes ind, og det gør det af Debbie,
og ligeledes for Charlotte på Frimestervej i den udstrækning Jesper ikke kan være
der.
Indstilling:
At strukturændringen på ledelsesniveau tages til efterretning.
Beslutning:
Det foreslåede skriv om strukturændring, hvor Jesper skal være afdelingsleder
for både Gråden og Frimestervej og Charlotte for frit og fritidsklub – blev
godkendt, og man ser frem til de bliver kørt i stilling og pædagogikken og
stabiliteten kommer i højsædet.
11.
Eventuelt
Beskrivelse:
Maria: Nye forældre spørger hvad der skal ske 4. maj – hvordan tages de imod.
Der bør sendes program ud til de nye…
Er der åben 1. maj… osv – en masse info skal ud.
Indstilling:
Beslutning:
Der skal information ud til de kommende forældre, både hvordan de tages imod,
plan og program for den første tid, info om åbningstider ifm forestående særlige
dage, fx 1. maj, Kr. Himmelfart og Grundlovsdag.
12.
Beskrivelse:
13.
14.
16-06-2015
4