Referat af bestyrelsesmøde d. 27/10-2014

Varde Idrætsforening
Lerpøtvej 55 – 6800 Varde
Sekretær
Ejgil Gammelgaard
Sdr. Randsigvej 34
6800 Varde
Tlf.: 2168 9428
E-mail:
gammelgaard@privat.dk
Referat fra bestyrelsesmøde mandag 27. Oktober 2014 kl. 18.00 i VIP-loungen
Deltagere:
Jørgen Nielbæk (JN)
John Meldgaard (JMN)
Anders Bærentzen (AB)
Ejgil Gammelgaard (EG)
Karina Svane (KS)
Mette Marie Madsen (MMM)
1.
Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 21.8.2014
Referat godkendt uden kommentarer.
2.
Opfølgningspunkter fra generalforsamlingen
 Konstituering
Efter generalforsamlingen har bestyrelsen konstitueret sig som følger:
Formand: Jørgen Nielbæk
Næstformand: John Meldgaard Nielsen
Kasserer: Anders Bærentzen
Sekretær: Ejgil Gammelgaard (valgt for 1 år)
Menigt medlem: Karina Svane. Tovholder for sponsorater
Menigt medlem: Mette Marie Madsen. Tovholder for arrangementer (valgt for 1 år)
 Møde med sportsudvalgene angående justering af strategikort.
Afholdes lørdag den 10. Januar 2015 kl. 09.00 – 13.00. JMN rundsender invitation.
 Organisationsændringer
Organisationsændringerne med virkning fra 1. januar 2015 er på plads for Børneafdelingen
og Kvindeafdelingen. Angående Herreafdelingen tager JN og JMN en drøftelse med de involverede.
 Indretning af Klublokale
Hvert sportsudvalg anmodes om at finde en repræsentant til et møde angående indretning af
klublokalet. Fra bestyrelsens side er JN og JMN tovholdere.
I bestyrelsen er der enighed om, at spillere bør have mulighed for at indtage en medbragt
madpakke i klublokalet. JN kontakter Jesper Brodersen desangående.
 Frivillighed
JN, MMM og KS laver udkast til, hvorledes det kan gøres mere attraktivt at være frivillig i
Varde IF.
 Webmaster:
JMN kontakter Jens Vinge og Stefan Kristiansen.
3.
Økonomi
 Kontrol af SKAT
Der mangler dokumentation for enkelte udbetalte omkostningsgodtgørelser, ellers OK.
 Elitegaming – udlodede penge
Evt. tilbagebetaling af udbetalte midler afventer tilbud på revisor godkendt regnskab samt
årsrapport.
Efterfølgende er det fremkommet, at det er tilstrækkeligt med en revisionserklæring, der
vedlægges regnskabet som tillæg. Honoraret for revisionserklæringen konverteres til et
sponsorat. Der bliver således ikke tale om tilbagebetaling af de udloddede midler.
 Kunstgræs kontingent
Bestyrelsen har drøftet Børneafdelingens forslag angående et specielt kunstgræskontingent
for vintertræning og besluttet, at 2014/15 er et forsøgsår. Ordningen evalueres inden der tages beslutning om evt. at udvide ordningen til de andre sportsudvalg.
Varde Idrætsforening
Lerpøtvej 55 – 6800 Varde
Sekretær
Ejgil Gammelgaard
Sdr. Randsigvej 34
6800 Varde
Tlf.: 2168 9428
E-mail:
gammelgaard@privat.dk
4.
Sponsorer
 OK aftalen
KS kontakter Ole Heiberg Riis med henblik på at finde en ny tovholder i Børneafdelingen.
 Vestjyllands Forsikringsselskab
EG kontakter Finn Thøgersen angående status.
 Støtteforeningen/sponsorudvalg
Intet nyt at berette.
5.
Arrangementer
 Teamauction
Den aktuelle auktion kører frem til den 28. November kl. 12.00. Omsætningen har dog været
ret beskeden, så det økonomiske afkast bliver minimal.
 Julefrokosten – ny tovholder
Det undersøges om tovholderne for Nytårsballet kunne være interesserede i at overtage efter
Lise Terp.
 Spinnings-arrangement
Arrangementet, som påtænkes gennemført i forbindelse med en 2. divisionskamp, er udsat
til foråret.
 Varde Cup sammen med IFV
Børneafdelingen har aktuelle planer om at gennemføre Varde Cup 2015 for børn. Bestyrelsen bakker op om initiativet og er enig i at det er det rigtige sted at starte. JN informerer
IFV.
6.
Sportslig
 Idrætslinjer fra 2015
Der afholdes møde med skoleudvalgsformand Per Rask Jensen den 11. november 2014 med
deltagelse af Varde Håndboldklub, Varde Badmintonklub og Varde IF. Lønomkostninger i
forbindelse med etablering og drift skal betales via offentlige midler,
 Kampfordeler (ny fra 1. januar)
EG kontakter potentielt emne.
7.
Orienteringspunkter
 Varde Kommunes Idrætsråd
Møde afholdt med Kultur- og Fritidsudvalget den 21. oktober. Udbyttet af dette første møde
var dog meget begrænset, da der primært blev udvekslet holdninger, og folk fik set hinanden
an.
 T-licens
Opbygningsarbejdet pågår, hvor JMN er tovholder på projektet.
8.
Eventuelt
 Børneattester
AB indsender ansøgninger via Politiets hjemmeside.
Varde Idrætsforening
Lerpøtvej 55 – 6800 Varde
9.
Sekretær
Ejgil Gammelgaard
Sdr. Randsigvej 34
6800 Varde
Tlf.: 2168 9428
E-mail:
gammelgaard@privat.dk
Møder
 DBU Jylland – region 4 årsmøde i Vejen onsdag den 26. November 2014.
Tilmelding senest den 10. november 2014.
 Næste bestyrelsesmøde
Tirsdag den 18.11 2014 kl. 18.00.
 Møde ang. justering af strategikort
Afholdes lørdag den 10 Januar 2015 kl. 09.00-13.00 med rundstykker og sandwiches.
 Forsinket julefrokost
Afholdes fredag den 16. januar 2015 kl. 18.00.
Ejgil Gammelgaard