Arbetsbeskrivning för Redaktör och Redaktionen för

Arbetsbeskrivning för Redaktör och Redaktionen för SWEA Magazine
SWEA Magazine, dvs. SWEAs medlemstidning i Singapore, kommer ut med två nummer om året - i
maj samt i början av december. Hur varje redaktion väljer att sinsemellan dela upp arbetet
bestämmer man själv, men det är redaktören som har det övergripande ansvaret för tidningen.
Det är också lämpligt att utse någon som har huvudansvar för annonsförsäljning respektive layout
inom (eller utom) redaktionen. Även en korrekturansvarig är bra att utse. Vi införde 2014 en
redaktionssekreterare som bland annat har till uppgift att läsa redaktionsmailen och sköta vissa
sysslor.
Redaktörens uppgifter
-
Kalla till redaktionsmöten och leda dessa.
Representera SWEA Magazine i SWEAs styrelse och vid styrelsemötena informera om hur
arbetet fortskrider när det gäller artiklar, annonsförsäljning etc.
Planera innehållet i tidningen, dvs. bestämma slutligt urval av artiklar (i nära samarbete
med övriga redaktionen), antalet sidor, placering av artiklar och annonser (i nära samarbete
med layoutansvarig).
Begära in offert från tryckeriet i god tid före tryckning. Eller delegera till layoutansvarig som
senare bokar tryckdatum.
Göra en övergripande budget för varje nummer. Tidningen ska så långt som möjligt bära
sina egna kostnad vilket betyder att tryck- samt utskickskostnader inte bör överstiga
annonsintäkterna.
Hålla kontakt med skribenterna.
Läsa och godkänna alla texter. Justera/diskutera förändring då det behövs.
Se till så att ansvarig utgivare (dvs. ordföranden för SWEA Singapore) får läsa samtliga
texter för godkännande innan tryck. Eventuellt på layoutad pdf.
Se till att tidningen distribueras så snart som möjligt efter tryck. Kontakta medlemsansvarig
för att få färdigskrivna adressetiketter.
Uppgifter för annonsansvarig
-
I god tid ta kontakt med trogna annonsörer (mallar för utskick, format, priser finns).
I samarbete med redaktion/SWEAs sponsorgrupp försöka hitta och knyta till sig nya (och
nygamla) annonsörer.
Skicka orderbekräftelse vid bokning (advertisment acknowledgement, mall finns).
Kontrollera att det färdiga annonsmaterialet är korrekt när det kommer in (rätt filformat,
storlek etc.). Ta hjälp av layout-teamet om det behövs.
Skicka statusrapporter till redaktionen inför styrelsemöten (mall finns).
Fakturera annonsörer i samband med att tidningen går i tryck eller strax innan. Ge 30
dagars betalningstid. Ta reda på individuellt om annonsören behöver fakturan i original
eller om det går bra via email.
Redovisa till kassören om hur mycket annonser som sålts in och till vilka (mall finns). Skicka
alla fakturakopior i pdf till kassören via email.
-
Ha kontakt med kassören angående betalningar och gör påminnelser om det behövs.
Kassören skickar sedan kvitto till annonsören efter att fakturan betalts.
När tidningen är tryckt skickas tidningen tillsammans med ett tack-brev till annonsörerna
(ett förslag finns)
Uppgifter för layoutansvarig
-
-
I samarbete med redaktören ansvara för slutlig utformning av tidningen vilket inbegriper
bildval, rubriksättning, redigering/layout av sidorna etc. Vi jobbar med InDesign och det
finns en grundmall för tidningen (som naturligtvis bara är en utgångspunkt för den egna
kreativiteten).
De senaste numren har vi gjort 92 sidor. Vi går helst inte under 88 sidor för att kunna ha
nuvarande häftning.
Allmänt
Tidningens innehåll
Hur man väljer ut artiklar till de olika numren är helt upp till tidningsteamet samt förstås den
ansvariga utgivaren som alltid är SWEAs ordförande. En självklar utgångspunkt är naturligtvis vad
som kan tänkas vara intressant och relevant för Sweor i Singapore.
Dock skall följande alltid finnas med i tidningen;
- information om vad SWEA är och står för
- styrelseinformation
- ordförandens rader
- SWEAs internationella kontaktlista med namn och emailadresser till den internationella
styrelsen och samtliga lokalavdelningar.
I övrigt: tänk gärna i tema eller ha ett tema som återkommande artikelserie.
Vi brukar nu ha avdelningarna:
- Upplev Singapore (Artiklar om platser eller företeelser i Singapore t.ex. Singapores
skyltdjungel, Fågelsångsklubben, Sweornas bästa turisttips, reportage eller faktatexter om
lokala högtider/ceremonier, personlig krönika om livet här, Mina kvarter osv.)
- Arbete & Personlig Utveckling (intervju med Swea/ Sweor i Singapore som gör något
intressant, t.ex. arbete eller hobby).
- Nyheter (nyhetsnotiser om Singapore och Sverige som kan vara av intresse för
målgruppen).
- SWEA (SWEA-aktiviteter, tex senaste festen och anslagstavlan med många bilder och korta
texter. Många foton, variera vem som är på bild. Matlag, Nya Sweor samt Hemvändarna som
skriver och fotograferar själv.)
- Resor (Resereportage som görs av olika Sweor, oftast på uppmaning från redaktionen som
hört talas om deras resa.)
Redaktionen har stor frihet att planera/diskutera vilka artiklar man vill ha i nästa nummer och
sedan jobba utifrån detta. De flesta artiklarna och notiserna skriver redaktionsmedlemmarna själva,
men man kan också ragga texter från andra Sweor som kan tänkas bidra med intressanta artiklar.
Ibland kan även icke Sweor vara av intresse för att lämna artiklar, om ämnet känns angeläget.
Någon ersättning utgår inte. SWEA Magazine är en tidning för och av Sweor.
Be också aktivt medlemmarna att fotografera för tidningen. SWEA Magazine är i stor utsträckning
en bildburen tidning, så försök att ha med mycket foton och försök också att få variation i bilderna,
kanske särskilt när det gäller vilka som syns på bild. När det gäller texter/foton från SWEAs
aktiviteter är det bra att ha nära kontakt med programgruppen för att få veta vad som är på gång.
Redigering & Layout
Artiklarna skall korrekturläsas och hålla en så hög språklig nivå som möjligt eftersom ett av SWEAs
syften är att värna det svenska språket. Försök gärna skriva intresseväckande rubriker och
ingresser, det hjälper läsaren in i texten. Tänk också på att en kort, men tät text, kan säga minst lika
mycket som en längre, pratig. Avgör från fall till fall i hur stor utsträckning inkomna texter behöver
redigeras, och genomför alltid redigeringen i samförstånd med artikelförfattaren.
När man korrekturläst allt material är det dags att göra layout (efter den görs ytterligare en
korrekturrunda). Tag även gärna hjälp av Sweor utanför redaktionen för korrekturläsning. Vi
arbetar i InDesign och Photoshop vilket är standard för de flesta tryckerier. Om det är något som
känns oklart när det gäller redigeringen, kontakta gärna tryckeriet för att kolla ev. tekniska
specifikationer.
Utskick
Tidningen skall postas till alla våra medlemmar (såvida SWEA inte har ett stort arrangemang, som
exempelvis jul- eller vårlunch, där vi kan handräcka till många och sedan skicka resten).
Medlemsansvarig hjälper till med färdigskrivna etiketter.
Köp följande:
- Stora kuvert C4 för tidningen
- Små tackkort med kuvert till annonsörerna
- Lokala frimärken
- Utrikes frimärken, glöm inte blå ”air mail”
Tidningen skickas till:
- Alla medlemmar i Singapore
- Alla medlemmar som flyttat, men betalat avgift samt meddelat ny adress
- Alla som bidragit till tidningen, inkl. de som bor på annan ort
- Alla annonsörer tillsammans med faktura och tackkort
- Varje nummer skickas i några ex till samtliga avdelningsordföranden i region Asien.
- En gång per år (höst) görs utskick enligt SWEAs regler. Tidningen skall då skickas till alla
regionsordföranden inom SWEA samt SWEA Internationals ordförande och vice ordförande,
SWEAs grundare Agneta Nilsson, SWEA-kansliet i San Diego, redaktören för SWEA Forum
samt till den sammankallande i PR-kommittén.
Tidningar delas ut till följande svenska institutioner och företag i Singapore:
- Svenska ambassaden 50 ex (eller så många de är villiga att ta, bra "lager")
- Svenska kyrkan 25-50 ex
- De större SVENSKA annonsörerna får 5-10 tidningar vardera. De små utländska får bara ett
referensexemplar vardera.
- Mäklare Monica Berglund får cirka 20 att dela ut till möjliga nya medlemmar.
- Ikano / IKEA brukar få 10
- SBAS brukar få 5 ex
Fyll gärna på hos dem efter hand.
Förslag på tidslinje för redaktionsarbetet:
-
1 februari/1 september: Dra ihop första redaktionsmöte, spåna innehåll och kontakta
möjliga skribenter/fotografer. Under de närmaste månaderna: boka in cirka ett
redaktionsmöte i månaden.
15 mars/oktober: Begär in offert från tryckeriet
25 mars/25 oktober: Börja med layout. Alla texter ska ha korrekturlästs av minst en person,
helst två, innan layout.
30 mars/30 oktober: Deadline artiklar/ foto/ annonsbokningar.
15 april/15 november (senast): Deadline färdigt annonsmaterial
15 april/15 november: Boka tryckdatum (prel) med tryckeriet
15 april/november: Korrekturläs, korrekturläs - helst färdiga sidor i pdf
15 april/15 november: Skicka texter/tidning (helst pdf) till ordföranden för
läsning/godkännande
5 maj /25 november (c:a): Tryckning - kolla datum för vår/jullunch med programgruppen
för att bestämma datum exakt. Glöm inte kolla med tryckeriet hur deras kapacitet ser ut räkna med minst 5 arbetsdagar hos dem.
Vårlunchen/Jullunchen: Tidningen delas ut till deltagarna, resten skickas asap
Uppdaterad maj 2015 Maria Sehlin Zederfeldt