Baxaltas globala uppförandekod

Transcription

Vår gnista av integritet
Baxaltas globala uppförandekod
Avsnittets titel
1
Innehåll
Brev från VD
03
Våra värderingar och beteenden
04
Baxalta-gnistans löfte
07
Översikt över bolaget
08
I. Våra intressenter/med passion för
att förbättra liv
IV. Vår värld/samarbete med omvärlden
15 Översikt
36 Miljö, hälsa och säkerhet
16 Relationer med hälso- och sjukvården
37 Leverantörer
17 Förbud mot korruption
38 Efterlevnad inom handeln
18 Rättvis konkurrens och antitrust
40Affärsintelligens
19 Datasekretess
41
Lämplig hantering av ”insiderinformation” och handel
med värdepapper
II. Våra behandlingar/sträva efter innovation
35 Översikt
21 Översikt
42 Kommunikation med media och Investerare
Ramverk för efterlevnadsbeslut
22 Bioetik
43 Public Affairs och politisk aktivitet
09
23 Att skydda patienter och tillverka kvalitetsprodukter
45 Att lämna information till statliga myndigheter
Vårt effektiva efterlevnadsprograms
beståndsdelar
24 Annonsering och reklam
V. Ta upp problem och göra det som är rätt/
Hjälplinjen
10
III. Vårt bolag/inspirerade team
Allmänna förväntningar
28 Översikt
VI. Verktyg och resurser
12
29 Anställningspraxis
49
Viktigaste förväntningarna
30Intressekonflikter
VII. Efterlevnadskontroll på Baxalta
13
31 Anställdas gåvor och representation
51
33 Korrekta affärshandlingar
Avslutande ord
25 Baxaltas tillgångar och egendom
47
53
Baxaltas globala uppförandekod:
Innehåll
2
Brev från VD
Bästa kollegor på Baxalta!
Vårt arbete på Baxalta och vårt sätt att utföra
det har stor betydelse för många människor
runt om i världen. Att ge service till patienterna
är det som inspirerar oss. Vi har en passion för
att förbättra deras liv och känner att det är ett
privilegium att kunna göra skillnad för dem. Vid
sidan av detta privilegium innebär vårt arbete
också ett ansvar för att utföra det med högsta
tänkbara standard vad gäller etik och integritet.
Att uppnå en sådan standard är inte bara bra för
de personer vi ger service till, utan det är också
bra för vår affärsverksamhet.
Vår uppförandekod på Baxalta klargör våra
normer och ger oss vägledning i vårt dagliga
arbete när vi navigerar i den alltmer komplexa
globala hälso- och sjukvården. I koden hittar
du praktiska råd för att säkerställa att vi följer
alla tillämpliga lagar, statliga föreskrifter och
regulatoriska krav. Koden är en viktig del av våra
värderingar på Baxalta och löftet bakom Baxaltagnistan. Våra värderingar och beteenden
återspeglar våra innersta övertygelser, vad vi
står för som företag och hur dessa framgår i
våra handlingar. Löftet bakom Baxalta-gnistan
omfattar vårt åtagande om hur vi ska ge service
till våra patienter, de samhällen där vi verkar runt
om i världen och varandra. Tillsammans skapar
koden, värderingarna, beteendena och löftet en
grund för vårt bolag, och är grogrunden för vår
framgång, nu och långt in i framtiden.
Brev från VD
Som en viktig del av vårt åtagande gentemot
de personer vi ger service till och varandra
måste alla Baxalta-anställda, leverantörer och
andra affärspartners läsa uppförandekoden
och acceptera att följa den. Som en del av vårt
övergripande efterlevnadsprogram och som ett
komplement till vår uppförandekod har vi även
verktyg och resurser som du kan använda dig
av för att ta reda på mer om vad god efterlevnad
innebär och rapportera eventuella problem
eller bekymmer. Jag vill uppmuntra dig till att
upptäcka allt vad dessa resurser och verktyg
har att erbjuda samt att vara noga med att ta
upp eventuella frågor du kan ha.
När vi strävar efter det extraordinära, arbetar
tillsammans och bedriver vår verksamhet
med högsta standard vad gäller integritet, då
uppfyller vi vårt företags löfte och gör det
möjligt för patienter att ha stora drömmar
och leva sina liv fullt ut. Tack för allt du gör varje
dag för våra patienter och våra samhällen runt
om i världen.
Med vänliga hälsningar,
Ludwig N. Hantson, Ph.D.
VD, Baxalta
3
När vi strävar efter det
extraordinära, arbetar
tillsammans och bedriver
vår verksamhet med
högsta standard vad gäller
integritet, då uppfyller vi
vårt företags löfte och gör
det möjligt för patienter att
ha stora drömmar och leva
sina liv fullt ut.
Strävan efter innovation
Våra värderingar och
beteenden återspeglar
våra innersta
övertygelser, vad vi står
för som företag och
de definierar
våra handlingar
Passion för att
förbättra liv
Med patienterna
i centrum
Samarbete med
omvärlden
Värderingar
och
beteenden
Se möjligheterna
Inspirerade team
4
Få människor och team
att växa
Skapa goda
prestationer
Våra värderingar och beteenden (forts.)
Passion för att
förbättra liv
• P
atienterna står i centrum
för allt vi gör.
• V
i har åtagit oss att
förstå deras behov och
skapa viktiga resurser,
stöd och banbrytande
behandlingsmetoder för
patienter och vårdgivare
i hela världen.
Strävan efter
innovation
• A
tt förbättra patienternas
liv är det som driver oss
att ständigt utforska och
skapa innovationer.
• T
illsammans ger
vi vetenskapen liv
och strävar efter
det extraordinära.
• V
i tar väl avvägda
risker för att förvandla
dagens utmaningar
till morgondagens
genombrott.
5
Inspirerade
team
• V
i utvecklas genom att
arbeta i mångsidiga,
högpresterande team.
• V
i skapar möjligheter
och håller varandra
ansvariga för att uppfylla
våra åtaganden.
• V
i är lättrörliga och strävar
efter högsta kvalitet i allt
vi gör.
• V
i arbetar för att få in allas
unika bidrag och tror på att
det finns mer kraft i ”vi”
än i ”jag”.
Samarbete
med omvärlden
• V
i söker proaktivt överallt,
både inom vår bransch och
i omvärlden, efter nya sätt
att tänka och arbeta.
• S
om världsmedborgare
uppskattar vi förändring
och söker efter olika
perspektiv och partnerskap
som kan vara till nytta för
patienterna och ha en
positiv inverkan på världen.
Våra värderingar och beteenden (forts.)
Med
patienterna
i centrum
• V
i är talesmän för våra
patienter och sätter alltid
dem i centrum för allt vi gör.
• V
i försöker ständigt att
lyssna på och förstå våra
patienter och de personer
som tar hand om dem
på deras livsväg.
• V
i använder olika insikter
för att skapa en meningsfull
och positiv skillnad i
våra patienters liv.
Se möjligheterna
• V
i uppskattar djärva och
annorlunda idéer som
kommer från kollegor
och från omvärlden.
• V
i skapar en trygg
miljö där innovativt och
genomtänkt risktagande
uppmuntras och belönas.
• V
i är lättrörliga och
har en lärande attityd,
så att vi snabbare
kan nå banbrytande
innovationer.
6
Få människor
och team
att växa
• V
i har en passion för
personlig utveckling
och arbetar aktivt för att
locka till oss och inspirera
enastående människor
och team.
• V
i bygger upp, skapar
möjligheter och hjälper till
att få fram högpresterande
team som uppnår
extraordinära resultat.
• V
i skapar en miljö där vi
har mod att vara oss själva,
tala öppet och ta till oss
mångfalden omkring oss.
Skapa goda
prestationer
• V
i håller oss själva och
varandra ansvariga för att
hålla högsta standard vad
gäller prestationer, etik
och integritet.
• V
i förenklar det komplicerade
och gör det lätt för människor
och team att lyckas.
• V
i bedriver vår verksamhet
som om vi själva ägde den,
med fokus, disciplin och
en ständig strävan efter att
skapa värde för våra patienter,
medarbetare och aktieägare.
Att ge service till patienterna är det som inspirerar oss, och vi har en passion för att
förbättra deras liv.
Oavsett vad vi gör eller var vi arbetar strävar vi alla efter högsta kvalitet för patienter, vårdare och
hälsovårdspersonal. Vi försöker förstå deras livsväg. Genom våra insikter kommer vi att skapa
banbrytande behandlingsmetoder och personanpassad service.
Vi ser en värld av oändliga möjligheter där vår fantasi får inspiration och kraft genom ett syfte.
Vi uppskattar djärva och annorlunda idéer från varandra och från omvärlden.
Vi bygger upp och skapar möjligheter för lättrörliga, högpresterande team där vi kan vara oss själva.
Vi håller oss själva och varandra ansvariga för att hålla högsta standard vad gäller etik, integritet
och prestationer. Vi tar oss tid att fira våra framgångar.
Det är det som är gnistan på Baxalta. Det är så vi ger service med både hjärta och hjärna. Det är så
vi skapar en meningsfull skillnad, så att våra patienter kan ha stora drömmar och leva livet fullt ut.
På Baxalta är ditt liv vår inspiration.
7
Att agera med integritet och
göra affärer på rätt sätt är
avgörande för alla aspekter
av vår verksamhet. Detta
främjar vårt rykte som
global ledare inom
hälso- och sjukvården.
Baxalta Incorporated är ett globalt ledande
biofarmaceutiskt företag som utvecklar,
tillverkar och saluför behandlingar för
sällsynta och kroniska tillstånd inom
hematologi, onkologi och immunologi.
Baxaltas breda och mångsidiga sortiment
inkluderar bioläkemedel med nya mekanismer
och avancerade teknikplattformar som
exempelvis genterapi. Baxaltas globala
centrum för innovationer och forskning och
utveckling ligger i Cambridge, Massachusetts.
Baxalta startades 2015 efter en avskiljning
från Baxter International och har ett arv inom
bioläkemedel som sträcker sig över årtionden.
Baxaltas behandlingar finns i över 100 länder,
och bolaget bedriver avancerad biologisk
tillverkningsverksamhet på 12 anläggningar,
bland annat rekombinant produktion
8
och plasmafraktionering med den allra
senaste tekniken. Baxalta har sitt huvudkontor
i norra Illinois och har 16 000 anställda runt
om i världen.
För oss som mångsidigt globalt
bioläkemedelsföretag ger den typ av
verksamhet vi bedriver en ökad känsla av att
vår verksamhet har ett syfte. Vi har förmånen
att arbeta i en bransch där de produkter vi
tillverkar har en genomgripande inverkan
på människors liv. Det är lika viktigt hur vi
bedriver vår verksamhet. Att agera med
integritet och göra affärer på rätt sätt är
avgörande för alla aspekter av vår verksamhet.
Detta främjar vårt rykte som global ledare
inom hälso- och sjukvården.
Ramverk för efterlevnadsbeslut – 3P-testet
Använd det enkla 3P-testet nedan som ett verktyg för beslutsfattande och interaktioner. Frågorna i 3P-testet om
syfte (”purpose”), perception och process kan hjälpa dig att avgöra om resultatet kommer att bli positivt eller inte.
1
Syfte
(Purpose)
• Varför gör du det?
• Är det legitimt?
Perception
•Hur skulle en negativ
tidningsartikel se ut?
• Vad skulle patienterna tycka?
Process
•Är dokumentationen transparent?
•Har korrekt Baxalta-process följts?
•Har rätt Baxalta-experter konsulterats?
Positivt resultat
Ramverk för efterlevnadsbeslut
9
ur Global Code of Conduct
Vårt effektiva efterlevnadsprograms beståndsdelar
acinia justo sed dolor rutrum vehicula. Aliquam tristique
placerat pretium. Lobortis ut, sagittis eget velit.
Efterlevnad
Vår globala
uppförandekod
Etik
Integritet
10
Efterlevnad
Etik
Integritet
Efterlevnad är grunden för beteenden för att
undvika juridiska sanktioner, men handlar
om mycket mer än så. Efterlevnad handlar
om att följa ett ramverk med fastställda
riktlinjer, bestämmelser och lagar, samt att
uppfylla branschens och de yrkesmässiga
beteendemässiga förväntningarna.
Etik är de moraliska principer och värderingar
som styr hur en enskild person beter sig.
Samma principer som styr en enskild individs
åtgärder kan även tillämpas på ett företag.
Integritet är ett begrepp som beskriver på
vilket sätt vi får saker och ting gjorda.
Efterlevnad definierar en aktivitetsbaserad
standard och ett förväntat beteende hos
de anställda, och skapar därmed en
problemlösande kultur och en miljö av tillit
där innovation och prestationer uppmuntras
och belönas.
Med hjälp av dessa gemensamma principer
och genom att organisationens medlemmar
har ett gemensamt beteende kommer
efterlevnaden att ta oss till ännu högre
nivåer av framgång.
Etik är vår främsta form av självreglering, och
den får oss att bete oss konsekvent och med
ett etiskt medvetande från det ena beslutet till
det andra – att göra det som är rätt, eller att
göra affärer på rätt sätt.
För en organisation handlar det om ett
kollektivt åtagande om ett antal ideal som
förkroppsligas av den organisationen och
gäller lika för alla.
11
Integritet är ett uppförande som baseras
på en grund av etik och efterlevnad.
Integritet uppnås genom att vi tillämpar
våra etiska principer och vårt åtagande om
efterlevnad på vår beslutsfattningsprocess
och i slutänden i vårt beteende.
Integritet är en drivkraft inom vårt företag som
får våra handlingar att överensstämma med
våra ord, så att vi levererar det vi har lovat.
Tillsammans skapar personer som handlar
på ett etiskt sunt sätt en ökad känsla av tillit
och syfte, vilket stödjer vårt rykte som ett av
världens bästa företag – och stärker det ryktet
inför morgondagen.
Baxaltas goda rykte skapas genom enskilda anställdas
affärsbeteende. Varje interaktion med våra intressenter
är en möjlighet för oss att visa att vi gör affärer på ett
etiskt och laglydigt sätt, och uppnår resultat på rätt
sätt. Baxaltas goda rykte om kvalitet och integritet och
den positiva bild som uppstår genom våra handlingar
hjälper till att bygga upp tillit hos patienter, kunder och
de samhällen vi ger service till.
Varje anställd, chef och tjänsteman och direktör på
Baxalta måste sträva efter att agera på ett rättvist
sätt gentemot våra kunder, leverantörer, konkurrenter
och varandra. Vi tolererar inte en affärspraxis med
manipulation, förtigande, missbruk av information,
förvrängning av väsentliga fakta eller andra
otillbörliga metoder.
Vi har satt upp egna förväntningar vad gäller beteende
för att uppnå resultat på rätt sätt. Vi grundar inte våra
normer och vår praxis på konkurrenternas aktivitet, och
ändrar inte våra förväntningar för att andra beter sig på
ett annat sätt. Vi gör inte heller avkall på våra normer
för att uppnå ekonomiska eller andra mål.
Vi är alla ansvariga för att känna till och följa gällande
lagar, förordningar, normer, riktlinjer och rutiner som
styr vårt arbete, och dessa kan komma att förändras
över tid. Baxaltas anställda som inte följer gällande
lagar, regler, förordningar, normer, riktlinjer och rutiner
kan komma att bli föremål för olika disciplinära åtgärder,
inklusive uppsägning.
Att göra affärer på rätt sätt är allas jobb på Baxalta.
12
Medarbetarnas ansvar
• Att förstå och följa alla de normer i uppförandekoden som gäller för ditt
arbete på Baxalta
• Att göra affärer på rätt sätt, i linje med Baxaltas riktlinjer och rättskrav
• Att stödja ett etiskt beteende och skydda Baxaltas goda rykte genom
att aktivt stödja uppförandekoden, våra riktlinjer och rutiner
• Att ta kontakt med dina resurser vid frågor
• Att rapportera eventuella problem eller misstänkta efterlevnadsbrott
genom Hjälplinjen för etik och efterlevnad eller via tillgängliga resurser
• Att samarbeta fullständigt och ärligt vid utredningar av ett påstått
felaktigt beteende eller brott mot uppförandekoden eller Baxaltas riktlinjer
och rutiner.
Chefers ytterligare ansvar
• Att inspirera dem du interagerar med att ta ansvar för efterlevnad och göra
affärer på rätt sätt
• Att skapa en öppen miljö som uppmuntrar till dialog och debatt samt stöd,
så att människor vågar ta upp efterlevnadsfrågor eller problem utan risk
för repressalier
• Att vara väl införstådd med de efterlevnadsrisker som är specifika
för din affärsverksamhet och hantera dem på ett proaktivt sätt
• Att sätta upp efterlevnadsmål för dig själv och ditt team.
Integritet och efterlevnad
Baxaltas anställda måste uppnå resultat på rätt sätt, och göra affärer i enlighet med Baxaltas riktlinjer och rättskrav.
Efterlevnad är allas ansvar på Baxalta.
Öppen kommunikation
Baxaltas anställda måste uppmuntra till en öppen, ärlig och heltäckande debatt om alla frågor som rör efterlevnaden
av riktlinjer eller rättskrav.
Ta upp frågor
Baxaltas anställda måste ta upp frågor och lösa problem som rör efterlevnad av riktlinjerna eller av rättskrav när
sådana uppkommer.
Rapportera överträdelser
Baxaltas anställda måste i god tid rapportera upplevda brott mot riktlinjerna eller rättskraven. Detta kan göras via Hjälplinjen
för etik och efterlevnad, Etik- och efterlevnadsteamet, ledningen, juridik-, ekonomi- eller personalavdelningen.
Samarbete
Baxaltas anställda måste hjälpa till fullt ut och på ett transparent sätt med varje utredning, efterlevnadsbedömning eller
intern utredning med uppriktig, korrekt och fullständig information.
Förbud mot repressalier
Baxaltas anställda får aldrig straffa eller hämnas på någon för att denne i god tro ställt frågor eller tagit upp problem gällande
efterlevnaden av riktlinjerna eller rättskraven.
13
I. Våra intressenter
En passion för att förbättra liv
Del I: Översikt
På Baxalta har vi en passion för att förbättra
liv. Men hur vi arbetar för att ge service till
våra intressenter är lika viktigt som vad vi
gör. Genom att arbeta på rätt sätt varje dag
kan vi uppnå extraordinära resultat och ha
en positiv inverkan på världen.
Våra intressenter
15
Relationer med hälso- och sjukvården
Baxaltas relationer med hälso- och sjukvården (inklusive vårdpersonal, hälsovårdsorganisationer, patienter,
patientorganisationer, statliga tjänstemän och betalare) är strikt reglerade och tillämpas i hela världen.
De regler som styr utbetalningen eller tillhandahållandet av någonting av värde, t.ex. gåvor, måltider, representation, arvoden,
sponsrade resor, bidrag eller annat, är invecklade och kan skilja sig från land till land. Konsekvenserna av att inte följa dessa
regler kan leda till betydande monetära påföljder och ibland även brottspåföljder för Baxalta och enskilda individer. Det är
därför viktigt att du förstår och följer alla tillämpliga regler.
Baxalta har tagit fram specifika globala riktlinjer och processer som styr våra interaktioner med hälso- och sjukvården i hela
världen. I den utsträckning vissa länder har strängare krav än Baxalta måste även dessa följas. Varje betalning eller förmån
som ges till en medlem av hälso- och sjukvården måste uppfylla Baxaltas riktlinjer och ha fått alla godkännanden som krävs
i det land där medlemmen av hälso- och sjukvården bor och/eller bedriver medicinsk verksamhet.
I allmänhet måste varje betalning till eller förmån för en medlem av hälso- och sjukvården uppfylla följande krav:
• Alla betalningar måste noggrant dokumenteras och ske öppet
• Betalningar får aldrig vara direkt eller indirekt kopplade till försäljning eller andra beslut som påverkar företaget eller
användas som muta, belöning, lockbete eller incitament för försäljning
• Betalningarna måste avse lagliga tjänster eller göras för att stödja laglig forskning eller utbildning som är av värde för
Baxalta eller det vetenskapliga samfundet i stort, samt
• Baxalta betalar inte mer än ett rimligt marknadsvärde för tjänster eller mer än nödvändigt för att stödja klinisk eller
medicinsk utbildning och forskning.
Avtal med statliga myndigheter
Baxalta-anställda som är involverade i försäljning till statliga organisationer är också ansvariga för att säkerställa efterlevnad
av de särskilda lagar och förordningar för statlig försäljning som gäller i många delar av världen. Kontakta juridikavdelningen
vid all försäljning till och avtal med statliga myndigheter.
Våra intressenter
16
Förbud mot korruption
De rättsliga kraven i varje land där Baxalta gör affärer förbjuder otillbörliga betalningar till statliga tjänstemän. I många delar
av världen inbegriper uttrycket statstjänstemän även vårdpersonal som t.ex. läkare och sjukhusadministratörer som arbetar
inom den offentliga sektorn.
Baxaltas anställda är förbjudna att direkt eller indirekt betala något av värde till en statstjänsteman i syfte att:
• Vinna eller behålla kunder eller för att otillbörligt påverka en handling eller beslut av någon statstjänsteman,
politiskt parti, kandidat till en politisk post eller tjänsteman i en offentlig internationell organisation
• Skaffa sig en otillbörlig fördel
• Olagligt påverka åtgärder från någon individ, kund, företag eller ombud.
Korrekt bokföring
Alla Baxaltas tjänstemän, anställda, entreprenörer och agenter måste föra noggranna och tydliga register som återspeglar
faktiska transaktioner och betalningar i överensstämmelse med Baxaltas system för interna redovisningskontroller.
Kontrakt med tredje part
Baxalta uppfyller ofta sina skyldigheter gentemot patienter genom partnerskap med en tredje part, såsom agenter,
ombud, fristående entreprenörer, konsulter, distributörer och leverantörer. För att skydda Baxaltas förtroendefulla
relationer med våra intressenter måste Baxalta-anställda som väljer och övervakar en tredje parts relationer göra följande:
•
•
•
•
Genomföra adekvata kontroller av den tredje parten för att säkerställa att den är seriös och kvalificerad
Dokumentera relationer med en tredje part skriftligen och se till att alla transaktioner sker öppet
Kontrollera att Baxalta betalar inte mer än marknadsvärdet för produkter eller tjänster
Se till att en tredje part inte anlitas för att bedriva verksamhet på uppdrag av Baxalta som Baxalta-anställda skulle vara
förbjudna att utföra direkt, och
• Följa Baxaltas riktlinjer för kontrakt med tredje part.
Våra intressenter
17
Rättvis konkurrens och antitrust
Kommunikation med konkurrenter
Dela inte följande med konkurrenter:
• Konfidentiell information inklusive pris, försäljning, marknadsföring, kostnader,
FoU eller leveransinformation
• Avtalsvillkor med någon kund, leverantör eller återförsäljare
• Anbud, offerter, prisförslag, upphandlingar eller svar på RFP:er och anbudsförfrågningar
från kunder och myndigheter
• Huruvida Baxalta avstår från – eller kan komma att avstå från – att göra affärer med någon kund,
leverantör eller återförsäljare.
Baxalta tror på fri och
rättvis konkurrens. Vi säljer
våra produkter baserat
på kvalitet, effektivitet
och pris.
Kommunikation med kunder och distributörer
Kommunicera inte med kunder och distributörer om följande:
• Huruvida Baxalta kan komma att avstå från att göra affärer med en konkurrent till
en kund/distributör
• Specifika priser som Baxalta tar ut från en kunds konkurrent.
Vissa säljmetoder kan vara olagliga
• Paketpriser: Att kräva att kunder ska köpa en produkt som villkor för att de ska få köpa en annan
produkt, eller rabattera en produkt vid köp av eller åtagande att köpa ett paket med produkter
• Lägsta återförsäljningspris: Att komma överens med en kund/distributör om det lägsta
försäljningspris som denne får ta ut för en Baxalta-produkt de köper
• Exklusiva kontrakt: Att teckna exklusiva återförsäljnings- eller distributionskontrakt
med kunder/distributörer.
Eventuella frågor ska ställas till juridikavdelningen.
Våra intressenter
18
Datasekretess
Baxalta behandlar våra kunders, patienters och anställdas information med sekretess.
Nedan finns några exempel på sådan information som kan innehas av Baxalta:
•
•
•
•
•
•
Personnummer
Marknadsinformation
Patientinformation
Information om klinisk prövning
Information om anställda
Information om biverkningar
Frågor att tänka igenom
Tänk på följande innan du samlar
in eller lämnar ut kunders, patienters
eller anställdas personuppgifter:
För att skydda kundernas, patienternas och de anställdas information måste de
Baxalta-anställda:
• Vara medvetna om personlig information i det område där de arbetar
• Förstå de rättsliga och avtalsmässiga begränsningarna för användning av informationen
• Samla in, använda och lämna ut informationen i enlighet med alla tillämpliga lagar och
förordningar om dataskydd
• Dela informationen med andra anställda endast när detta krävs för att de ska kunna göra
sitt jobb, och endast efter godkännande från juridikavdelningen
• Korrekt lagra eller transportera informationen (t.ex. kryptera, lösenordsskydda eller
förvara den i låst område) samt
• Omedelbart rapportera obehörig användning, avslöjande eller förlust av informationen
för sin närmsta chef, IT eller Hjälplinjen för etik och efterlevnad.
Våra intressenter
19
Betraktas informationen jag vill
använda eller lämna ut som personlig
information om en kund, patient
eller anställd?
Om så är fallet, begränsar Baxaltas
interna riktlinjer, externa lagar eller
affärskontrakt användningen eller
utlämnandet av denna information?
Behöver den person eller enhet
som begär denna information den
för att utföra sitt arbete åt Baxalta?
Har informationen försvunnit,
stulits eller på annat sätt använts
på ett otillåtet sätt?
II.Våra behandlingar
Sträva efter innovation
Del II: Översikt
På Baxalta skapar vi innovativa
behandlingar utan att kompromissa
med kraven på precision i vårt arbete
och kvaliteten på våra produkter.
Riktiga människor räknar med att våra
livräddande behandlingar ska ha hög
kvalitet och finnas tillgängliga. Vi har
detta i fokus och glömmer aldrig vårt
ansvar för och åtagande om hög kvalitet
på allt vi gör.
Våra behandlingar
21
Bioetik
Forskning som bedrivs av Baxalta eller under ledning av/med stöd av Baxalta måste:
Baxalta inser att vi noga
måste överväga riskerna
och fördelarna för
patienterna och samhället
innan vi fattar beslut om att
kommersialisera en produkt
eller behandling.
Våra behandlingar
• Följa gällande lagar, förordningar och vedertagna etiska och yrkesmässiga normer
• Skydda liv, hälsa, sekretess och värdighet för dem som deltar i kliniska prövningar
• I möjligaste mån minimera användningen av djur i vår forskning och stödja
samvetsgrann och högkvalitativ användning av djur i forskningen när inget annat
tillfredsställande vetenskapligt alternativ finns
• Skydda miljön och bevara den globala biologiska mångfalden, samt främja ett
långsiktigt tänkande inom alla områden.
Vårt åtagande om bioetik omfattar även arbete som utförs under ledning
av Baxalta av externa organisationer för uppdragsforskning, konsulter och
tredjepartsleverantörer.
22
Att skydda patienter och tillverka kvalitetsprodukter
Att leverera säkra och effektiva livsuppehållande produkter till patienterna är det
viktigaste i vårt arbete. Baxaltas rykte grundar sig på vår förmåga att konsekvent
erbjuda marknaden kvalitetsprodukter. För att vi ska behålla våra kunders
förtroende förväntas varje Baxalta-anställd visa en kompromisslös strävan
efter kvalitet.
Som Baxalta-anställda måste vi:
•
•
•
•
Leverera kvalitetstjänster som följer Baxalta-koncernens kvalitetssystem
Agera som förkämpar för produktkvalitet och kvalitetssystem
Fullfölja våra åtaganden gentemot myndigheterna
Omedelbart ta upp kvalitetsfrågor med vår chef och/eller lämplig
kvalitetsansvarig personal
• Rapportera alla produktklagomål, oavsett källa, till
produktövervakningsavdelningen inom en arbetsdag
• Rapportera alla biverkningar, oavsett källa, till Läkemedelssäkerhet
inom en arbetsdag, och
• Fullt ut förstå, vara utbildade i och följa vår avdelnings rutiner
för verksamheten (Standard Operating Procedures, SOP:er).
Våra behandlingar
23
Baxaltas goda rykte
grundar sig på vår förmåga
att konsekvent erbjuda
kvalitetsprodukter till
patienter och den globala
hälso- och sjukvården.
Det finns resurser att tillgå när det gäller
produktkvalitet och läkemedelssäkerhet:
Global läkemedelssäkerhet, telefon:
1-800-999-1785
Fax: 1-800-874-7528
eller e-post: DrugSafety@Baxalta.com
Reklam och annonsering
Våra kunder kan vara säkra på Baxaltas trovärdighet eftersom vi har åtagit oss att ärligt och noggrant
beskriva våra produkter och tjänster.
Annonsering och konkurrenter
Baxaltas anställda får inte orättvist kritisera en konkurrents produkter eller tjänster. Jämförelser mellan olika
produkters säkerhet och effektivitet får inte göras utan lämpliga kliniska data som stödjer de påståenden
som görs, och de måste godkännas via våra processer innan de används för första gången. I vissa länder är
det förbjudet att kommentera en konkurrent och deras produkter eller tjänster. I sådana situationer måste
man vara särskilt försiktig, för att säkerställa efterlevnaden.
Reklam
Allt marknadsföringsmaterial och alla marknadsföringsaktiviteter på Baxalta, inklusive annonser,
litteratur och offentliga påståenden om produkter och tjänster, måste överensstämma med den godkända
produktmärkningen, godkännas innan de används för första gången och ge en balanserad bild av risker
och fördelar. Materialen måste stödjas av lämpliga vetenskapliga bevis och får inte innehålla falsk eller
vilseledande information.
Förbud mot reklam utanför etiketten
Baxaltas anställda är förbjudna att göra reklam för produkter innan dessa godkänts eller för
ett användningsområde som inte har godkänts av behöriga tillsynsmyndigheter. Vi marknadsför
endast våra produkter enligt etiketten, baserat på godkänd förskrivningsinformation.
Våra behandlingar
24
Baxaltas tillgångar och egendom
Immateriella rättigheter och konfidentiell information
Baxaltas anställda
måste bevara och
skydda Baxaltas fysiska
egendom och immateriella
rättigheter och finansiella
tillgångar.
Baxaltas immateriella rättigheter och konfidentiella information är värdefulla tillgångar.
Medarbetarna måste vidta alla lämpliga åtgärder för att optimera värdet på och/eller skydda
sekretessen för dessa tillgångar.
Till exempel måste de anställda skydda sekretessen för innovationer som Baxalta kommer att söka
eller söker patentskydd för, bolagets planer avseende dess användning av varu- eller servicemärken
samt strategier för upphovsrättsskyddat material. För att skydda Baxaltas rättigheter måste
affärshemligheter bevakas och skyddas noga .
Konfidentiell information får inte delas utanför Baxalta utan ett sekretessavtal som godkänts av
juridikavdelningen. Sekretesskraven gäller även efter att du slutat på Baxalta.
Baxaltas ekonomiinformation är konfidentiell och får inte delas utanför företaget utan godkännande.
Icke-auktoriserat avslöjande av Baxaltas konfidentiella information, oavsett om detta skett
oavsiktligen eller inte, ska omedelbart rapporteras till juridikavdelningen.
Produkter
Du måste skydda, lagra och transportera produkter på det sätt som din avdelning kräver.
Våra behandlingar
25
Baxaltas tillgångar och egendom (forts.)
Fysisk egendom och lager
Lokaler och utrustning måste vara väl underhållna och på lämpligt sätt skyddas mot stöld och
missbruk. Baxaltas egendom får endast användas för företagets verksamhet, såvida inte annat
har godkänts på högre ledningsnivå.
Baxaltas anställda
måste bevara och
skydda Baxaltas fysiska
egendom och immateriella
rättigheter och finansiella
tillgångar.
Användning av mobila enheter, elektroniska medier, Internet och e-post
Det finns många verktyg som är viktiga för vår globala verksamhet, bland annat mobila enheter,
elektroniska medier, Internet, e-post m.m. Baxaltas anställda är skyldiga att skydda dessa verktyg.
Var särskilt noga med att skydda konfidentiell affärsinformation och mobila enheter som bärbara
datorer, externa hårddiskar, diskar och liknande:
•
•
•
•
•
•
Kryptera eller lösenordsskydda data efter vad som krävs i Baxaltas riktlinjer
Håll mobila enheter på dig eller lås dem när du reser
Skydda Baxaltas konfidentiella information och elektroniska medier
Följ lokala dataskyddslagar
Använd dessa verktyg främst för affärsändamål. Personlig användning tillåts endast i enstaka fall
Använd dessa verktyg i enlighet med Baxaltas riktlinjer för användning av elektroniska medier.
Baxaltas bevakar elektronisk kommunikation i enlighet med gällande lagar. Baxaltas globala uppförandekod:
Våra behandlingar
26
III. Vårt företag
Inspirerade team
Del III: Översikt
På Baxalta ger vi varandra möjlighet till
och håller varandra ansvariga gentemot
högsta standard vad gäller kvalitet och
integritet i allt vi gör. När vi strävar efter
och uppnår en sådan nivå bygger vi vidare
på vårt goda rykte och förtjänar på så
sätt förtroende hos våra patienter, kunder
och de samhällen runt om i världen
som vi ger service till. Vår mångfald är
en grundstyrka och vårt engagemang
i världen omkring oss ger bränsle till
våra framgångar.
Vårt företag
28
Anställningspraxis
En av Baxaltas största styrkor är våra mångsidiga, högpresterande team. Vi ger varandra möjlighet till och håller
varandra ansvariga för att leverera det vi åtagit oss, och måste alltid behandla varandra med värdighet och respekt.
Mångfald och icke-diskriminering
Baxalta hittar och anställer anställda med hög kunskapsnivå och motivation, oavsett kön, ålder, ras, religion, nationellt ursprung,
sexuell läggning, könsidentitet eller -uttryck, skyddad status som krigsveteran eller funktionsnedsättning. På Baxalta tolererar
vi inga former av diskriminering.
Trakasserier
Baxalta erbjuder en trygg arbetsplats för alla. Verbala eller fysiska trakasserier och hotelser tolereras inte.
Droger och alkohol
Baxaltas anställda får inte inneha, använda eller sälja narkotika i Baxaltas lokaler eller utföra sitt arbete under påverkan
av alkohol eller narkotika. Baxalta kan kräva att anställda drogtestas för att säkerställa att arbetsplatsen är drogfri.
Minsta anställningsålder
I de flesta fall måste fast heltidsanställda vara 18 år eller äldre. Baxalta tillverkar och distribuerar inte produkter genom
påtvingat eller kontraktsreglerat barnarbete.
Brott mot dessa normer ska omedelbart rapporteras till den anställdes chef, personalavdelningen, etik- och efterlevnad
eller en medlem av företagsledningen.
Vårt företag
29
Intressekonflikter
De anställda måste arbeta objektivt och
effektivt för Baxalta. Detta betyder att en
anställds privata intressen inte får störa eller
ens verka störa Baxaltas intressen.
Det finns ett antal olika former
av intressekonflikter:
• Ekonomiska intressekonflikter – kan
uppstå när du eller en anhörig har
ekonomiska intressen, ett jobb hos eller en
position i styrelsen för någon av Baxaltas
konkurrenter, leverantörer, distributörer
eller återförsäljare.
En ekonomisk intressekonflikt kan föreligga
när du eller en anhörig direkt eller indirekt
har en ”betydande ekonomisk investering”
i ett företag som konkurrerar, gör affärer
eller försöker göra affärer med Baxalta.
En ”betydande ekonomisk investering”
föreligger om:
–– Den anställda eller anhöriga äger mer
än 1 % av det utestående kapitalet
i ett företag, och/eller
–– Investeringen utgör mer än 5 %
av den anställdas eller den anhörigas
totala tillgångar.
• Intressekonflikter som rör personliga
relationer – kan uppstå när en person som
är en familjemedlem, sambo eller som
du har en annan nära personlig relation
med arbetar på din avdelning eller i din
Vårt företag
ledningsgrupp. Berätta om relationen för
din chef så att det kan avgöras om det
föreligger en konflikt, och vad som i så fall
ska göras åt det.
• Tidsmässiga intressekonflikter – kan
uppstå när du är engagerad i ett annat
jobb eller ett eget företag, som kan
inverka negativt på dina skyldigheter
gentemot Baxalta.
• Intressekonflikter som rör
bolagsmöjligheter – kan uppstå när du
utnyttjar personliga möjligheter baserade
på information som du erhållit genom
Baxalta. Anställda får inte personligen
utnyttja möjligheter som upptäcks eller
skapas genom användning av Baxaltas
egendom, information eller position.
Anställda får inte konkurrera med Baxalta,
och är i allmänhet skyldiga att främja
Baxaltas legitima intressen när tillfälle ges.
I alla dessa situationer, eller om det är oklart
om det föreligger en intressekonflikt, måste
Baxaltas anställda berätta om eventuella
uppenbara eller faktiska konflikter till sin
chef eller etik- och efterlevnadsteamet. När
Baxaltas ledning eller etik och efterlevnad
godkänner en uppenbar eller faktisk
intressekonflikt måste detta beslut
om godkännande dokumenteras enligt
Baxaltas riktlinjer.
30
Är du eller någon familjemedlem
ekonomiskt knuten till, eller
äger, driver eller arbetar du åt en
leverantör, konsult, distributör
eller annan tredje part som gör,
har gjort eller försöker göra affärer
med Baxalta?
Arbetar någon annan som du har
en nära relation till åt en leverantör,
konsult, distributör eller annan tredje
part som gör, har gjort eller försöker
göra affärer med Baxalta?
Har du eller någon familjemedlem
ett betydande ekonomiskt intresse
i eller arbetar du åt en konkurrent
till Baxalta?
Om du svarat ”ja” på någon
av ovanstående frågor kan en
intressekonflikt föreligga som måste
rapporteras, diskuteras med din
chef eller etik- och efterlevnad samt
dokumenteras på lämpligt sätt.
Anställdas gåvor och representation
Vad du får ta emot
I många kulturer är
utbytet av små gåvor och
representation självklart
när man gör affärer. Att
ge eller ta emot olämpliga
gåvor och bli bjuden på
representation kan skada
Baxaltas verksamhet och
rykte och kan till och med
vara olagligt.
Vårt företag
Att ta emot gåvor eller bli bjuden på representation måste ha samband med Baxaltas
verksamhet. Att ta emot blygsamma gåvor, bjudas på representation eller liknande är i
allmänhet tillåtet om gåvan eller representationen bidrar till att förbättra affärsmässiga och
politiska relationer eller samhällsrelationer. Baxaltas anställda får ta emot enklare måltider,
representation eller små gåvor så länge dessa inte ges under beslutsprocessen inför ett
inköp eller kontrakt och inte påverkar beslutsfattandet om huruvida man ska gå vidare med
ett kontrakt.
Under vissa omständigheter får Baxaltas anställda ta emot företagspresenter av stort värde
för att följa lokal praxis, vilket är acceptabelt förutsatt att gåvan blir Baxaltas egendom genom
korrekt redovisning och disposition. Kontakta etik- och efterlevnadsteamet om du har några
frågor rörande en sådan gåvas lämplighet.
Vad du inte får ta emot
• Betalda extravaganta utflykter på fritiden, resor eller logi vid av leverantörer
sponsrade evenemang
• Biljetter till sportevenemang eller artistuppträdanden där givaren inte är närvarande
• ”Priser” som sponsras av ett kommersiellt företag
• Gåvor som värderas till ett belopp som du inte skulle kunna återgälda till ett lika värde
enligt Baxaltas riktlinjer
• Gåvor från potentiella leverantörer eller återförsäljare som Baxalta inte redan samarbetar
med eller gåvor från leverantörer eller återförsäljare under förhandlingar om ett
ursprungligt eller förnyat kontrakt med Baxalta.
31
Anställdas gåvor och representation (forts.)
Dessutom får Baxaltas anställda inte försöka få gåvor eller be leverantörer eller andra
affärskontakter att stödja välgörande ändamål.
I många kulturer är
utbytet av små gåvor och
representation självklart
när man gör affärer. Att
ge eller ta emot olämpliga
gåvor och bli bjuden på
representation kan skada
Baxaltas verksamhet och
rykte och kan till och med
vara olagligt.
Vad du får ge
I vår bransch finns det särskilda regler som styr vår möjlighet att tillhandahålla gåvor eller
något av värde – t.ex. måltider, representation och gratisprodukter – till läkare, sjukhusanställda,
affärspartners och statstjänstepersoner. Alla sådana aktiviteter regleras av Relationer med
vårdpersonal och vårdorganisationer samt Förbud mot korruption i avsnittet ”Våra intressenter”
i denna kod.
Vid utbyte av gåvor och representation med andra medarbetare som inte är statsanställda
måste Baxaltas anställda:
•
•
•
•
•
•
•
•
Följa lokala lagar, förordningar eller strängare riktlinjer inom affärsenheten eller regionen
Se till att gåvorna är smakfulla
Se till att gåvorna har ett rimligt värde enligt vad som är brukligt
Följa den mottagande enhetens riktlinjer för gåvor
Inte utbyta kontanter, presentkort eller motsvarigheter till kontanter
Undvika att ge intryck av att ge eller ta emot en muta eller olaglig provision
Undvika pinsamheter och agera som om allmänheten kan se utbytet
Undvika att äventyra förmågan eller intrycket av att kunna fatta beslut som ligger
i Baxaltas bästa intresse.
Gåvor får aldrig ges eller tas emot som en muta, provision eller belöning för affärer.
Vårt företag
32
Korrekt affärsdokumentation
Många intressenter i och utanför Baxalta förlitar sig på integriteten i våra affärshandlingar. Felaktiga poster utsätter bolaget
för juridiska risker och hotar vår konkurrensförmåga.
Baxaltas anställda måste tydligt registrera information korrekt och fullständigt, i enlighet med Baxaltas krav. Originaldata
(resultat av en ursprunglig observation och aktivitet) måste registreras precis som de först observerades och får inte
avrundas (utanför specifikationerna), gissas eller ändras på något sätt.
Särskild försiktighet bör iakttas med följande poster, oavsett om det är på papper eller i elektroniskt format:
•
•
•
•
Ekonomiinformation, inklusive bokslut, bokföring och stödjande detaljinformation
Tillverknings- och forskningsdokumentation, inklusive produktionsdata, kvalitetsrapporter och forskningstestresultat
Handlingar som registrerats hos eller krävs av myndigheter
Andra affärsrelaterade poster, inklusive tidrapporter och affärsutgifter.
Dokumentationshantering
Register behövs för att driva vår verksamhet. Regelbunden borttagning av dokumentation som inte längre behövs förbättrar
vår verksamhet.
För att sköta dokumentationen måste varje anställd göra följande:
• Sköta dokumentation i enlighet med gällande riktlinjer för dokumentationshantering eller kvalitetssystem för sin
verksamhet, region eller funktion
• Granska dokument under sin kontroll åt minst årligen för att kontrollera att nödvändiga dokument finns och att onödig
dokumentation inte skapas eller sparas, samt
• Bevara alla dokument som rör pågående eller förväntade rättsprocesser och statliga utredningar.
Vårt företag
33
IV.Vår värld
Samarbete med omvärlden
Del IV: Översikt
Baxaltas teammedlemmar bor, arbetar
och engagerar sig i ett stort antal olika
intressenter i olika länder runt om i
världen. Vi arbetar alla tillsammans i
ett antal olika kulturer och med olika
perspektiv för att skapa en meningsfull
skillnad i våra samhällen runt om i världen.
Vår värld
35
Miljö, hälsa och säkerhet
Baxalta strävar efter att vara en global ledare inom miljö, hälsa och säkerhet (EHS). Våra EHS-riktlinjer har
tagits fram för att:
• Skydda anställda, våra grannar och miljön
• Hantera EHS-frågor, inklusive efterlevnad av våra regler, genom att använda de mest beprövade
ledningsnormerna och -systemen
• Vara sparsamma med resurser, minska kostnaderna och minimera negativa EHS-effekter och risker som
kan vara förknippade med våra produkter, tjänster och verksamheter, och
• Främja praxis och samhällen med ett långsiktigt tänkande på alla områden.
Vi måste förstå och följa alla tillämpliga EHS-krav från Baxalta och myndigheterna. Vi måste arbeta på ett
sätt som garanterar vår personliga och våra medarbetares säkerhet. Alla olyckshändelser, akutsituationer
eller misstänkt bristande efterlevnad av rättskraven eller riktlinjerna måste omedelbart rapporteras till din
chef eller etik och efterlevnad och åtgärdas.
Vår värld
36
Leverantörer
Baxalta förlitar sig på sitt leverantörsnätverk för att tillhandahålla kvalitetsprodukter och -tjänster för våra
kunder. Det är viktigt att alla Baxalta-leverantörer delar vår strävan att bedriva affärer på rätt sätt.
När vi anlitar eller gör affärer med en leverantör måste Baxaltas anställda:
•
•
•
•
Tydligt definiera kraven och ägna sig åt rättvis och öppen konkurrens enligt den globala inköpspolicyn
Se till att leverantörerna har ett gott rykte och är kvalificerade
Se till att anlitandet av en leverantör inte skapar en faktisk intressekonflikt eller ger intryck av detta
Utvärdera och godkänna leverantörerna innan material, komponenter, produkter eller tjänster köps in
från dem, i enlighet med Baxaltas kvalitetsnorm för leverantörer, globala inköpspolicy och andra krav
• Införliva i eventuella skriftliga avtal Baxaltas normer för etik och efterlevnad för leverantörer, eller
leverantörens egna normer för etik och efterlevnad om dessa uppfyller Baxaltas förväntningar, och
• Erhålla godkännande från bolagskommunikationsavdelningen före ett offentligt tillkännagivande
av en affärspartner.
Vår värld
37
Affärsefterlevnad
Baxalta har åtagit sig att följa tillämpliga handelsregler, inklusive export- och
importkontroller. Brott mot dessa lagar äventyrar Baxaltas förmåga att ge service
till sina kunder och utsätter även Baxalta för betydande böter och andra påföljder.
Handelsreglerna är invecklade. De anställda måste följa Baxaltas riktlinjer för
internationell handel och uppmuntras att ta upp regulatoriska frågor med etik- och
efterlevnadsteamet.
Exempel på viktiga bestämmelser som måste följas är t.ex.:
Sanktioner
USA har infört sanktioner och handelsbegränsningar för ett antal länder.
För uppdateringar om amerikanska sanktioner mot länder och andra sanktioner,
se sanktionsprogramlistan från US Department of Treasury Office of Foreign
Asset Control (amerikanskt organ för kontroll av utländska tillgångar)
på http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/Pages/default.aspx
eller kontakta etik- och efterlevnadsteamet.
Nekade parter
Vi är förbjudna att göra affärer med vissa individer, grupper eller organisationer
som har brutit mot lagar om handelsefterlevnad, betraktas som terrorister, stödjer
terrorism, narkotikahandlare m.fl.
Alla importerade varor måste klassificeras korrekt och tilldelas korrekta
tulltaxenummer i syfte att bestämma en lämplig tullavgift.
Vår värld
38
Innebär transaktionen transport
av produkten till, eller att vi bedriver
verksamhet eller delar teknik
med, individer eller organisationer
i handelsbegränsade eller
förbjudna länder?
Känner jag till någon
handelstransaktion som kan
innebära avtal om att delta i en
bojkottaktivitet eller en begäran
om bojkottrelaterad information?
Känner jag till någon
handelstransaktion som kan innebära
felaktig dokumentation, inklusive
felaktiga klassificeringsbesked eller
dokumentation av felaktigt värde ?
Om ditt svar är ”ja” på någon av
ovanstående frågor, diskutera problemet
med en medlem av den internationella
handels- och tullgruppen eller etik- och
efterlevnadsteamet.
Affärsefterlevnad
Förbjudna aktiviteter
Vi är förbjudna att genomföra transaktioner med ”slutanvändare” som kan vara inblandade
i utveckling av kemiska eller biologiska vapen, ballistiska missiler eller känslig
kärnkraftsrelaterad verksamhet i vissa länder.
Anti-bojkottrestriktioner
Vi är förbjudna att stödja Arabförbundets bojkott av Israel.
Restriktionsbelagda produkter och tekniker
Baxalta behöver exportlicens för vissa produkter, programvara och teknik även när dessa
levereras till rätt kund i ett land med vilket vi har goda relationer, för fredlig användning.
Överföring av tekniska data till utländska medborgare, däribland Baxalta-anställda som
bor i USA, anses utgöra export.
Klassificering av varor
Alla importerade varor måste klassificeras korrekt och tilldelas korrekta tulltaxenummer
i syfte att bestämma en lämplig tullavgift.
Värdering
Det är förbjudet att undervärdera varor i kommersiella dokument i syfte att
minska tullavgiften.
Vår värld
39
Är jag orolig för att en besökare som
kommer till min anläggning eller mitt
kontor kommer från ett begränsat/
förbjudet land eller finns med på en
lista över nekade parter?
Väcker transaktionen misstanke eller
”röd flagg” om att slutdestinationen
inte är vad dokumenten uppger?
Innehåller leveransen t.ex. elektrisk
utrustning för ett land som använder
110 volt, medan destinationen på
dokumenten använder 220 volt?
Om ditt svar är ”ja” på någon av
ovanstående frågor, diskutera problemet
med en medlem av den internationella
handels- och tullgruppen eller etik- och
efterlevnadsteamet.
Affärsinformation
Information är avgörande i den globala, snabbrörliga miljö där vi bedriver
verksamhet. Baxalta har åtagit sig att genomföra den omvärldsbevakning
som behövs för driften av och framgången för vår verksamhet på ett sätt
som är både lagligt och etiskt.
Baxaltas anställda och agenter får inte äventyra vår integritet i jakten på
affärsinformation genom att delta i någon av följande typer av verksamhet:
• Bedrägeri eller felaktiga utfästelser
• Inkräktande tekniker som olagligt intrång
• Användning av gåvor, mutor eller övertalning för att få fram
konfidentiell information
• Begäran om eller acceptans av information som skyddas av lagar
om affärshemligheter
• Brott mot legitima sekretessavtal
• Att utnyttja tredje part för att utföra aktiviteter som är förbjudna
för Baxalta-anställda.
Vår värld
40
Baxalta-anställda deltar ofta på
mässor för att hålla sig à jour med
branschtrenderna. När du deltar i denna
typ av evenemang finns det några
grundregler att tänka på:
Baxalta-anställda måste alltid bära
namnbrickor som korrekt beskriver
den anställdes koppling till Baxalta.
Baxalta-anställda får inte skaffa sig
information på mässor genom någon
typ av vilseledande eller bedrägeri.
Baxalta-anställda får inte utan tillstånd
komma in på privata områden eller
områden till vilka inbjudan krävs.
Lämplig hantering av ”insiderinformation”
och handel med värdepapper
Baxalta offentliggör regelbundet viktig information om bolaget. Denna information bör vara fullständig, rättvisande, korrekt,
aktuell och begriplig.
Tills Baxalta har offentliggjort viktig information om företaget måste de anställda hålla den konfidentiell och får inte använda
den för egen vinning. Det är ett brott mot amerikansk lag att köpa eller sälja Baxalta-aktier på grundval av betydelsefull,
men icke-offentlig information.
I sitt arbete kan Baxalta-anställda också komma att ta emot betydelsefull icke-offentlig information om andra företag.
Anställda måste också hålla denna information konfidentiell och får inte handla med aktier i andra bolag, baserat
på denna information.
Vissa anställda, som regelbundet har tillgång till betydelsefull, icke-offentlig information, kan vara föremål för kvartalsvisa
handelsförbud eller skyldighet att i förväg få sina värdepappersaffärer godkända av juridikavdelningen. De anställda
är i allmänhet också förbjudna att vidta vissa aggressiva åtgärder eller ägna sig åt spekulation i Baxaltas aktier. Sådana
skyldigheter – och mer information om handel i allmänhet – finns i Baxaltas riktlinjer för värdepappershandel.
Vad är ”betydelsefull information”?
Betydelsefull information är information som personer som investerar i värdepapper skulle betrakta som viktig. Mer exakt är
information betydelsefull om den röjs, rimligen skulle kunna påverka priset på ett företags värdepapper eller rimligen skulle
kunna betraktas som betydelsefull av en investerare vid beslut om köp eller försäljning av företagets värdepapper (eller på
annat sätt påverka investerarens beteende på marknaden).
Exempel på information som kan vara betydelsefull är t.ex.:
•
•
•
•
Förvärv eller avyttring av verksamheter, produktsortiment eller teknologier
Nya produkter, forskning eller kliniska initiativ
Ekonomiska resultat och trender
Viktig regelmässig, rättsprocesslig eller avtalsmässig utveckling.
Vår värld
41
Kommunikation med media och investerare
Kontakter med media
Endast officiella talespersoner som utsetts av avdelningen för global
kommunikation eller nationell kommunikation har rätt att tala med media.
Om du blir kontaktad av media ska du vänligt avstå från att svara,
ta kontaktuppgifterna och hänvisa medias begäran till
kommunikationsavdelningen (nationell eller global).
Kontakter med investerare
Endast officiellt godkända talespersoner har rätt att tala med investerare.
Om du blir kontaktad av en investerare, hänvisa personen till Investor Relations.
Offentliga tal
Om du har blivit inbjuden att tala vid en konferens, se till att få godkännande
att tala av din Vice President/företagsledare. Även om du blir inbjuden som
expert måste du tänka på att varje åsikt du framför kan påverka bolagets rykte.
Ditt tal ska handla om ditt expertområde och du måste redan från början säga
att du talar i egen person och inte som företrädare för Baxalta, såvida inte
koncernens kommunikationsavdelning har godkänt detta. Kontakta bolagets
kommunikationsavdelning för att få tillgång till godkända koncernbudskap
om bolaget.
Vår värld
42
Innan du talar med medier eller
finansvärlden, eller vid evenemang där
de kommer att vara närvarande, ställ
dig följande frågor:
Har du fått tillstånd att tala
för Baxalta av antingen bolagets
kommunikationsavdelning
eller avdelningen för bolagets
investerarrelationer?
Om du svarat ”ja” på ovanstående,
besvara även följande frågor:
Har du studerat Baxaltas
riktlinjer för att tala med medier
och finansvärlden?
Är den information du planerar
att lämna redan offentlig?
Fråga din chef eller bolagets
kommunikationsavdelning
om du är osäker.
Om svaret på någon av ovanstående
frågor är ”nej” måste du skaffa tillstånd
från bolagets kommunikationsavdelning
eller avdelningen för bolagets
investerarrelationer för att få
offentliggöra informationen.
Offentliga angelägenheter och politisk aktivitet
Reglerna för deltagande i den politiska processen skiljer sig mycket från land till land, är
invecklade och innebär ofta stora påföljder vid brott. I allmänhet ska all sådan verksamhet
genomföras av Baxaltas team för patienter, innovation och riktlinjer (PIP).
Globala regler om lobbying
Baxalta ägnar sig
regelbundet åt lämpliga
politiska aktiviteter runt om
i världen, såsom lobbying
om lagstiftning och råd
gällande administrativa
bestämmelser, för att
främja bolagets intressen
och de patienter vi tjänar.
Oavsett var du befinner dig är du skyldig att först samråda med din PIP-representant
och samordna alla ansträngningar för att påverka ett regeringsbeslut om:
• Lagstiftning och bestämmelser
• Anbud, kontrakt och bidrag
• Eventuella andra frågor som Baxalta har intresse av, med undantag
för begäran om information, inspektioner, undersökningar och stämningar.
Globala regler om politiska bidrag
Oavsett var du befinner dig, är du skyldig att samråda och samordna med din regionala ledning,
PIP-teamet och en representant för juridikavdelningen, innan du på uppdrag av Baxalta bidrar
med pengar till en politisk kampanj, ett politiskt parti eller till ett evenemang eller en enhet som
leds av en statlig tjänsteman.
Globala regler om gåvor till statstjänstemän
Oavsett var du befinner dig är Baxaltas policy för gåvor till statstjänstemän restriktiv.
Du måste konsultera och följa Baxaltas riktlinjer för samverkan med hälso- och sjukvården
samt anti-korruption.
Vår värld
43
Offentliga angelägenheter och politisk aktivitet (forts.)
Övriga regler för politisk aktivitet i USA
Baxalta ägnar sig
regelbundet åt lämpliga
politiska aktiviteter runt om
i världen, såsom lobbying
om lagstiftning och råd
gällande administrativa
bestämmelser, för att
främja bolagets intressen
och de patienter vi tjänar.
Vår värld
• Federal och statlig lobbying: All lobbying måste samordnas av PIP-teamet.
• Politiska bidrag från företag: Baxalta får i allmänhet inte lämna bidrag i form av pengar eller
in natura-bidrag till federala kandidater eller deras kampanjer, utom genom BaxaltaPAC
• Politiska bidrag från företag: Över 20 delstater förbjuder Baxalta att lämna företagsbidrag
till politiska partier eller kandidater. Bidrag till statliga eller lokala kandidater eller andra
politiska kampanjer måste godkännas av PIP-teamet.
• Resor, gåvor och måltider: Baxaltas möjlighet att ge gåvor eller betala resekostnader
för politiker, deras personal och politiska kandidater är extremt begränsad, och all sådan
aktivitet måste godkännas av PIP-teamet.
Personlig politisk aktivitet
Baxalta uppmuntrar sina anställda att personligen engagera sig i politisk aktivitet så som
de själva vill, förutsatt att:
• Deras verksamhet är rent personlig och inte sker på uppdrag av Baxalta
• Bidrag till statliga politiska kampanjer på direktörsnivå och högre först ska godkännas
av PIP-teamet för att säkerställa efterlevnad av nya delstatliga lagar
• Att Baxaltas anläggningar inte används, samt
• Att aktiviteterna inte står i konflikt med ansvarsområdena i arbetet.
44
Att lämna information till myndigheter
Baxaltas verksamhet
är starkt reglerad och
myndigheter begär ofta
information av oss. Vi
kommer att samarbeta med
berättigade begäranden
om information genom
lämpliga kanaler.
Vår värld
• Alla rutinmässiga förfrågningar från en statlig myndighet ska
rapporteras till den jurist som ansvarar för divisionen eller funktionen,
om inte juridikavdelningen har kommit överens om att ett annat
företag eller en annan funktion ensam kan hantera den typen av frågor.
• Alla stämningar, domstolsbeslut och önskemål om depositioner,
vittnesmål, intervjuer eller dokument måste rapporteras för den jurist
som ansvarar för divisionen eller funktionen, som i sin tur måste
rapportera saken för högste ansvarige jurist för rättstvister.
• Varje uppkommen begäran om att inspektera Baxaltas anläggningar
eller utföra en husrannsakan måste omedelbart vidarebefordras
till juristen på din division eller funktion, som i sin tur kommer att
rapportera ärendet för högste ansvarige jurist för rättstvister.
Du måste lämna tillträde när det krävs i lokal lagstiftning.
• Alla förfrågningar från den amerikanska federala kongressen måste
rapporteras till chefsjuristens kontor för lämplig hantering.
45
V.
Att ta upp problem
och göra det
rätta/Hjälplinjen
Del V: Att ta upp problem och göra det rätta/Hjälplinjen
I Baxaltas invecklade och hårt reglerade miljö kan det vara svårt att fatta rätt beslut. Ibland
kan du behöva råd eller hjälp för att lösa ett problem. Du uppmuntras att söka information
eller vägledning om våra normer för etik och efterlevnad.
Baxalta uppmuntrar till öppen diskussion om frågor och funderingar för att undvika
olämpligt beslutsfattande eller åtgärder som potentiellt kan utgöra överträdelse av dessa
normer. Baxaltas anställda är skyldiga att ta upp misstänkta brott mot de normer som
rör Baxaltas ekonomiska angelägenheter, redovisning, revision, korruption, bedrägeri eller
andra allvarliga problem, där bolagets intressen eller våra medarbetares moraliska eller
fysiska integritet eller tillgångar står på spel.
Vi uppmuntrar de anställda att som ett första steg kontakta den lokala ledningen
eller etik- och efterlevnadsteamet för att få hjälp med problem.
Vi uppmuntrar alla
anställda att som ett första
steg kontakta den lokala
ledningen eller etik- och
efterlevnadsteamet för att
få hjälp med problem.
Baxalta upprätthåller en repressaliefri miljö, vilket gör det tryggt för anställda
och andra intressenter att ta upp frågor om etik och efterlevnad i god tro.
Denna icke-vedergällningspolicy stöds aktivt av Baxaltas ledning och efterföljs noga.
Hjälplinjen för etik och efterlevnad
För att nå hjälplinjen för etik och
efterlevnad, gå till:
Representanterna på hjälplinjen för etik och efterlevnad är tillgängliga dygnet runt, sju
dagar i veckan, för att ge dig råd på nästan alla språk. Du kan lämna en rapport på nätet
eller ringa det avgiftsfria numret för ditt land som anges på webbplatsen.
• www.baxalta.com/compliance
för att skicka in en anmälan
När du använder hjälplinjen för etik och efterlevnad kommer den berörda personens
identitet att behandlas konfidentiellt och delas med ett begränsat antal personer som
måste känna till den eller som ansvarar för att hantera rapporter och utredningar. Din
personliga information kommer att förvaras och användas i enlighet med Baxaltas globala
riktlinjer för datasekretess samt datasekretesslagarna. Rapporter kan göras anonymt.
Att använda dessa resurser i din beslutsprocess kommer att hjälpa oss att bibehålla
Baxaltas rykte som ett ansvarsfullt, ledande företag vars anställda respekteras för sina
prestationer och integritet.
Att ta upp problem och göra det rätta/Hjälplinjen
47
• Telefonnummer i USA:
+1-844-294-5419
• Internationellt
telefonnummer phone: se
www.baxalta.com/compliance
för ditt lands avgiftsfria nummer
VI. V
erktyg och resurser
Del VI: Verktyg och resurser
Som en del av Baxaltas övergripande efterlevnadsprogram och
som ett komplement till Baxaltas globala uppförandekod finns
det olika verktyg och resurser för att få mer information om god
efterlevnad och hur man rapporterar problem eller bekymmer.
Viktiga kontakter
Kontakta:
• Din handledare, chef eller avdelningschef
• Funktionella experter som juridikavdelningen, personalavdelningen, kvalitetsavdelningen etc.
• Etik- och efterlevnadsteamet
• Intranätplatsen Etik och efterlevnad
• CRO:s kontaktinformation: Corporate.Responsibility.Office@baxalta.com
• Hjälplinjen för etik och efterlevnad: www.baxalta.com/compliance
Verktyg och resurser
49
VII.Efterlevnadskontroll
på Baxalta
Del VII: Efterlevnadskontroll på Baxalta
Baxaltas styrelse, kommittén för kvalitet och efterlevnad samt avdelningen
för bolagsansvar (Corporate Responsibility Office, CRO)
CRO ansvarar för
att kommunicera
Baxaltas normer för
etik och efterlevnad
och ge vägledning
och utbildning till
de anställda.
Efterlevnadskontroll på Baxalta
Baxaltas styrelse inser vikten av att ha en stark organisatorisk grund som stödjer en etisk miljö
och hjälper oss att uppnå resultat på rätt sätt.
Styrelsens kommitté för kvalitet och efterlevnad har till uppgift att se till att Baxalta arbetar med
integritet, har ett effektivt efterlevnadsprogram och fungerar som en socialt ansvarsfull medlem
av vår globala gemenskap.
CRO ansvarar för att meddela Baxaltas normer för etik och efterlevnad, ge vägledning och
utbildning till anställda och styrelseledamöter, upprätthålla flera kanaler för medarbetare att
rapportera problem och övervaka efterlevnaden. CRO är underställd kommittén för kvalitet och
efterlevnad samt rapporterar ekonomiska frågor till styrelsens revisionsutskott.
Eventuella undantag från Baxaltas uppförandekod för ledande befattningshavare eller
medlemmar av styrelsen kan endast göras av kommittén för kvalitet och efterlevnad och måste
godkännas av hela styrelsen. Varje undantag måste omedelbart meddelas aktieägarna i enlighet
med gällande lag och börsreglerna.
51
Del VII: Efterlevnadskontroll på Baxalta (forts.)
Efterlevnadskommittéer för ett land/kluster
CRO ansvarar för
att kommunicera
Baxaltas normer för
etik och efterlevnad
och ge vägledning
och utbildning till
de anställda.
Efterlevnadskontroll på Baxalta
Baxalta har efterlevnadskommittéer i hela världen. Dessa kommittéer, som leds
av affärsverksamheten, ansvarar för:
•
•
•
•
Att genomföra efterlevnadsprogrammet
Att förstärka ägandet och ansvaret för efterlevnad
Att se till att etik och efterlevnad beaktas i bolagets strategier och verksamhet
Se till att efterlevnad blir en konkurrensfördel
Baxaltas etik- och efterlevnadsteam
Etik- och efterlevnadsteamet implementerar efterlevnad inom hela organisationen. För
representanter för olika divisioner och geografiska områden har etik- och efterlevnadsteamet
ansvaret för att ta fram riktlinjer om efterlevnad, ge utbildning, göra utvärderingar av
efterlevnaden, övervaka, ge råd och genomföra undersökningar. Etik- och efterlevnadsteamet
finns alltid tillgängligt för att svara på frågor, diskutera problem och bekymmer och hjälpa dig att
navigera i kraven i Baxaltas riktlinjer.
52
Avslutande ord
De normer och stödjande riktlinjer som finns i detta dokument kan
komma att förändras från tid till annan, och det går inte att ta upp
varje situation som kan uppstå. Baxaltas anställda är ansvariga för att
känna till och följa gällande lagar, förordningar, normer, riktlinjer och
rutiner som styr vårt arbete. Kontakta angivna efterlevnadsresurser
om du har frågor.
Den senaste versionen av detta dokument finns på webbplatsen för
etik och efterlevnad på Baxaltas intranät.
Detta dokument är inte ett anställningsavtal mellan Baxalta och
dess anställda.
Avslutande ord
53

Baxaltas globala uppförandekod

Transcription

Similar documents

Crack the Code - Hållbart leverantörsarbete

VÄLKOMMEN IN I EN HÅLLBAR VÄRLD!

deltagarlista_fortbildningsdagarna2015-10

HÅLLBARHETSPOLICY

ATEA UPPFÖRANDEKOD

Försvarsmaktens värdegrund och uppförandekod

Resultat Grön IT Index 2012

Charlotte Roos Värdegrundsarbete i praktiken.pdf