Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad

1 (1)
TJÄNSTESKRIVELSE
Sociala nämndernas förvaltning
Annelie Pettersson - at942
E-post: annelie2.pettersson@vasteras.se
Kopia till
2015-04-15
Dnr: 2015/104-NF-010
Nämnden för personer med funktionsnedsättning
Kommunstyrelsen
Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad
Förslag till beslut
Nämnden för personer med funktionsnedsättning godkänner förvaltningens
förslag till yttrande och överlämnar det till kommunstyrelsen.
Ärendebeskrivning
Stadsledningskontoret har arbetat fram ett förslag till riktlinje för
ärendeprocessen i Västerås stad. Eftersom riktlinjen berör samtliga
nämnder/styrelser har nämnden för personer med funktionsnedsättning fått
tillfälle att inkomma med synpunkter på förslaget. Sociala nämndernas
förvaltning är med i stadens processledningsgrupp för ärendehantering där
riktlinjen har behandlats och har på ett tidigt skede haft möjlighet att komma
med synpunkter. Förvaltningen har inga ytterligare synpunkter på riktlinjen
för ärendeprocessen. Förvaltningen vill dock poängtera vikten av att
ärendehanteringen kräver tydliga rutiner för snabb hantering i hela
ärendekedjan av framförallt externa remisser där det även krävs en hantering
av nämnderna.
Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 15 april 2015 lagt fram
förslag till beslut.
Bilagor
Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad
Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad
Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad
Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad
Skickad av: Maria Bly - bb716
REMISS
1 (1)
Diarienr
Kommunstyrelsen
2015-03-24
2015/158-KS-004
Remiss
Ärende
Riktlinje för stadens ärendeprocess
Före Kommunstyrelsens beslut om remittering har dokumentet behandlats i
stadens processledningsgrupp för ärendeprocessen och i stadsledningskontorets
ledningsgrupp.
Vänd dig till stadsledningskontorets kansli, Claes Danielsson eller Karin
Sandborgh Taylor med eventuella frågor kring remissen.
Claes Danielsson: 39 11 32
Karin Sandborgh Taylor: 39 26 59
Remitterat till
Stadens samtliga nämnder och styrelser
Svar senast
Yttrandet ska vara Kommunstyrelsen tillhanda senast den 6/5 2015
Skickas digitalt till stadsledningskontoret@vasteras.se
Med vänlig hälsning
Anethe Mannerhagen
Kanslichef
ID: p_14_150324 Remissbrev riktlinje
2014-09-10
Beskrivning av Västerås stads process för handlingar och
ärenden
Mottaga inkommen
En handling kan inkomma till staden på flera olika vis. I detta avseende är
handling en informationsbärare, t ex e-post, fax, sms, papperspost, kommentarer
i sociala medier osv.
Bedöma
I en första bedömning kan t ex reklam och icke direktadresserad post gallras.
Sedan kontrolleras att handlingen har kommit till rätt mottagare. Feladresserad
post vidarebefordras till rätt mottagare. Pappershandlingar ankomststämplas.
Registrera
Handlingen registreras i enlighet med stadens fastslagna rutiner.
Upprätta
Aktivitet som resulterar i dokumentation av verksamheten, t ex besök,
telefonsamtal eller delegeringsbeslut som resulterar i ett e-postmeddelande,
tjänsteanteckning eller tjänsteskrivelse.
Åtgärda och avsluta
Om det bedöms att händelsen inte ska registreras, t.ex. en rutinartad förfrågan,
åtgärdas händelsen och avslutas.
Handlägga
En ansvarig handläggare gör en grov tidsplanering för hur och när ärendet ska
hanteras/besvaras och om det krävs en politisk hantering.
Åtgärda
Om ärendet inte kräver politisk hantering åtgärdar handläggaren ärendet enligt
stadens/förvaltningens fastslagna rutiner. Det är handläggarens ansvar att
dokumentera, registrera och kommunicera hanteringen av sitt ärende.
Bereda
Om ärendet kräver politisk hantering är handläggaren ansvarig för att genomföra
en faktainsamling/utredning. Handläggaren skriver beslutsunderlag till de
förtroendevalda.
Distribuera och publicera
Nämndsekreterare skapar föredragningslista som distribueras till de
förtroendevalda samt publiceras på vasteras.se (ej PuL och sekretess).
Sammanträda
VÄSTERÅS STAD
2014-09-10
Under sammanträdet ansvarar handläggaren för att föredra sitt ärende muntligt.
Nämndsekreteraren dokumenterar närvaro och för protokoll. Protokollet
justeras.
Expediera
När protokollet har justeras expedieras protokollsutdrag till berörda och
protokollet publiceras på vasteras.se (ej PuL och sekretess). Anslagsbevis anslås
på stadens anslagstavla.
Åtgärda
Krävs ytterligare åtgärd efter sammanträdet överlägger handläggare,
nämndsekreterare och registrator för att fatta gemensamt beslut.
Färdigställa
Handläggare beslutar tillsammans med chef/registrator om det krävs fortsatt
handläggning i ärendet eller om ärendet kan avslutas.
Gallra
Registrator/nämndsekreterare kontrollerar att gallring kan genomföras i enlighet
med Västerås stads beslut om gallring.
Bevara
Handläggaren meddelar att ärendet är klart för arkivering. Registrator eller
nämndsekreterare avslutar ärendet.
Diarienr XXXXXXX
nternati
Riktlinje för
ärendeprocessen i
Västerås stad
Beslutad av kommunstyrelsen 2015-xx-xx
program
policy
handlingsplan
riktlinje
Riktlinje för
ärendeprocessen
program
uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen
av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad
policy
uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad
handlingsplan
anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen
och fastställda mål på olika nivåer i organisationen
riktlinje
säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande
i koncernen Västerås stad
Riktlinje för
ärendeprocessen
Riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad
Inledning
Innehållet i denna riktlinje ska bidra till att säkerställa ett riktigt agerande och en
god kvalitet i ärendeprocessen inom Västerås stad.
Till grund för riktlinjerna finns Policy för ärendeprocessen i Västerås stad. Praktiskt
stöd finns i handbok för ärendeprocessen samt i de instruktioner som finns kopplade
till ärendesystemet.
Enligt policyn ska ärendeprocessen stödja stadens invånare, medarbetar och
förtroendevalda med bästa möjliga kvalitet med tanke på öppenhet, tillgänglighet
och begriplighet samt att uppfylla gällande lagstiftning inom området.
Policyn omfattar värdeområdena:
-
Rättssäkert arbetssätt, förbättrad insyn, hållbar information
Ökad tillgänglighet och effektivitet i ärendehanteringen
Enhetlighet i mallar och tydligt språk
Riktlinjen ska bidra till att uppnå målen genom att ansvar och roller i ärendeprocessen definieras tillsammans med de instruktioner för handläggning av
dokument och handlingar som finns. På så sätt uppnås ett enhetligt arbetssätt som
bidrar till en rättssäker ärendeprocess. IT-stödets mallar ska utvecklas för att nå
enhetlighet i hela staden. Stöd finns för ett tydligt språk genom en handbok med
skrivhandledning.
Ett väl anpassat och hållbart IT-stöd i processen kan underlätta för medborgarna att
ta del av allmänna handlingar.
Denna riktlinje är fastställd av kommunstyrelsen 2015-xx-xx och kan revideras av
processägaren. Revideringar återrapporteras till kommunstyrelsen.
Omfattning
Riktlinjen gäller för samtliga nämnder/styrelser och förvaltningar i Västerås stad.
I de fall nämnderna/styrelserna har verksamhetsspecifika ärenden/ärendeprocesser
ansvarar förvaltningarna för att ta fram riktlinjer för hur dessa ska hanteras.
3
Riktlinje för
ärendeprocessen
Lagar och styrdokument för ärendeprocessen
Ärendeprocessen styrs av en rad lagar, förordningar och styrdokument. Några av de
viktigaste lagarna är:
-
Tryckfrihetsförordningen, TF
Offentlighets- och sekretesslagen, OSL
Kommunallagen, KL
Förvaltningslagen, FL
Personuppgiftslagen, PUL
Arkivlagen, AL
Lagarna finns på www.lagrummet.se.
Bland styrdokumenten kan nämnas:
-
Kommunfullmäktiges arbetsordning
Nämndernas reglementen
Nämndernas delegationsordningar
Nämndernas redovisningar av allmän handling
Riktlinjer för e-post i Västerås stad
Taxa för allmänna handlingar
Begrepp
I ärendeprocessen används många begrepp. Dessa beskrivs i Ordlista för
registrering och nämndhantering, som ingår i handbok för ärendeprocessen.
Ansvar och roller i ärendeprocessen
Processägaren ansvarar för att leda, styra, samordna och utveckla processen så att
den på ett effektivt och rättssäkert sätt stödjer stadens centrala dokument- och
ärendehantering. Processägaren har till sitt stöd en processledningsgrupp.
Processägaren arbetar på uppdrag av och ska rapportera till stadsdirektören.
Processägaren är ytterst ansvarig för denna riktlinje samt för handboken.
Processledare ansvarar för att leda, samordna och utveckla processen så att den
utförs på ett enhetligt, effektivt och rättsäkert sätt inom staden, genom att stödja
registratorer och nämndsekreterare i arbetet. Processledare ansvarar även för att
riktlinje och handbok hålls uppdaterade.
Ärendecontrollern ansvarar för att initiera och genomföra granskning och kontroll
av att beslutad ärendeprocess efterlevs i nämnder/styrelser och för att utifrån
uppföljningen initiera förbättringsåtgärder i processen.
Processledare och ärendecontroller ansvarar för nätverket för registratorer och
nämndsekreterare.
4
Riktlinje för
ärendeprocessen
Övriga roller i ärendeprocessen
Huvudregistratorn ansvarar för att övergripande samordna registratorsfrågorna i
staden och stödja övriga registratorer.
Registratorer ansvarar för att administrera handlingar och ärenden utifrån
offentlighetsprincipen samt arkivering inom respektive förvaltning.
Stadssekreterarna ansvarar för nämndadministrationen för kommunstyrelse och
kommunfullmäktige samt för att samordna frågor kring nämndadministrationen i
staden och för att stödja stadens nämndsekreterare.
Nämndsekreterare ansvarar för nämndadministrationen inom respektive
förvaltning.
Handläggare ansvarar för att ärenden bereds, skrivs fram i beslutade mallar och
hanteras enligt riktlinjer och dokument i ärendeprocessen.
Chefer ansvarar för att riktlinjerna följs inom verksamheten.
Uppföljning och kontroll
Processägaren ansvarar för granskning och kontroll av ärendeprocessen. Detta är en
del av processens internkontroll. Att utföra kontroller innebär att granska hela
ärendeprocessen och kontrollera registrering och hantering av informationen i det
IT-stöd som används för det centrala diariet. Kontroller kan t.ex. göras genom
stickprov eller för en avgränsad tidsperiod, för en viss handlingstyp eller ärendetyp.
Kontroller ska göras av bl.a. ärendemeningar, klassificering och gallringsdatum.
Även löpande åtgärder som utförs av respektive informationsägare/ansvarig
myndighet ska kontrolleras, såsom att beslutad gallring utförs, att filer som hör till
ärenden har rätt kvalitet (t.ex. bildupplösning) och filformat.
Kontroll och granskning ska utföras årligen inom varje ärendeserie för att
upprätthålla kvaliteten på registrering i ärendeprocessen. Resultatet och eventuella
åtgärder ska redovisas för processägaren. Beroende av resultatet så kan detta
innebära krav på korrigering eller andra ingripanden från processägaren ställd till
informationsägaren/ansvarig myndighet.
Ärendeprocessen
Ärendeprocessen kan schematiskt beskrivas i fyra steg:
1.
2.
3.
4.
Ta emot och registrera handling och/eller skapa ärende.
Handlägga, åtgärda och eventuellt besluta.
Bereda och sammanträda i förekommande fall.
Avsluta.
De fyra stegen är nedbrutna i ytterligare steg. Den fullständiga processen redovisas i
bilaga 1. Till själva processen finns även förklarande dokument kopplade.
5
Riktlinje för
ärendeprocessen
Grunder och principer för registrering
En viktig grund för offentlig verksamhet är offentlighetsprincipen. Med stöd av den
kan allmänheten begära att få ta del av allmänna handlingar. Handlingar ska därför
hanteras så att allmänheten kan ta del av de handlingar som är offentliga.
Enligt OSL ska det för varje handling som registreras framgå:
-
Datum då handlingen inkom eller upprättades
Diarienummer eller annan beteckning
Avsändare eller mottagare
Handlingsmening, det vill säga kort beskrivning av vad handlingen rör
Vissa handlingar som registreras ger upphov till ärenden. I dessa fall ska en
ärendemening anges. Ärendemeningen ska så väl som möjligt täcka ärendets
huvudsakliga innehåll.
Genom diariet kan handlingar återsökas och ett ärendes gång under handläggning
överblickas.
För att underlätta sökbarheten ska ärenden även klassificeras.
En förteckning över inkomna och utgående handlingar publiceras veckovis på
Västerås stads webbplats, så kallad postlista. Postlista ska finnas tillgänglig på
webbplatsen en månad efter publiceringsdatum.
Instruktioner för registrering av allmänna handlingar återfinns i handbok för
ärendeprocessen.
Beredning och handläggning
Handläggare ansvarar för att tilldelade ärenden handläggs på lämpligt sätt. I många
fall kan ärenden avslutas utan att tas upp till behandling i nämnd.
I de fall ärenden ska gå vidare till nämnd ansvarar handläggaren i samråd med
närmaste chef för att beslutsunderlag tas fram inför den politiska beredningen.
Ärendeprocessens IT-stöd ska i största möjliga utsträckning användas för samtliga
handlingar i ett ärende.
Tjänsteskrivelse
Handläggaren ska upprätta en tjänsteskrivelse med förslag till beslut. Tjänsteskrivelsen ska skrivas med ett enkelt och begripligt språk.
Tjänsteskrivelsens ska innehålla en ärendebeskrivning. Ärendebeskrivning ska
minst innehålla en kort beskrivning av ärendet och skäl till varför ärendet kommer
upp vid sammanträdet.
Beredningar
För tjänstemannaberedningar och politiska beredningar upprättas schema med
6
Riktlinje för
ärendeprocessen
tidplan för när handlingar ska lämnas in. Tiderna som anges för när handlingar ska
vara klara måste följas. Detta är avgörande för en effektiv ärendehantering och god
arbetsmiljö.
Handläggaren ansvarar för att göra de korrigeringar i beslutsunderlaget som
beslutas under beredningens gång. Handläggaren ansvarar också för att
nämndsekreteraren får kännedom om vilka handlingar som ska skickas ut till
nämnden.
Nämndadministration
Stadssekreterarna respektive nämndsekreteraren utför största delen av arbetet med
nämndadministrationen och ansvarar bl.a. för att handlingar skickas ut i rätt tid.
Kallelse, föredragningslista och sammanträdeshandlingar
Med kallelse avses en handling eller ett meddelande som på lämpligt sätt skickas till
nämndens ledamöter och ersättare, som anger tid och plats för sammanträdet.
Föredragningslistan anger vilka ärenden som ska behandlas på sammanträdet, och
sammanträdeshandlingarna utgör det beslutsunderlag som handläggaren tagit fram
inför behandlingen i nämnd.
Ordföranden för nämnden ansvarar för innehållet i kallelsen och för föredragningslistan samt formellt också för vilka sammanträdeshandlingar som ska bifogas
föredragningslistan.
Nämndsekreteraren ansvarar för utskick av handlingar, vilket sker vid tidpunkt som
regleras i nämndens reglemente. Ambitionen är att utskicket till alla nämnder ska
ske digitalt.
Nämnden/styrelsen ska publicera föredragningslista och lämpliga sammanträdeshandlingar till ärenden som behandlas under den öppna delen av
sammanträdet på Västerås stads webbplats. Kommunfullmäktiges och
kommunstyrelsens handlingar ska finnas webbplatsen i två år och övriga
nämnders/styrelsers handlingar ska finnas på webbplatsen i ett år.
Nämndsekreteraren meddelar i god tid de handläggare som ska finnas tillgängliga
vid sammanträdet för frågor eller för att föredra ärenden.
Sammanträdet
En nämnd får, enligt KL 6 kap 19a §, besluta att nämndens sammanträden ska vara
offentliga, om fullmäktige har medgett det. Kommunfullmäktige i Västerås beslutade den 8 mars 2007 att medge samtliga nämnder, förutom revisionen, möjlighet
att besluta om offentliga/öppna sammanträden.
Enligt bestämmelsen i kommunallagen ska ärenden som avser myndighetsutövning
och ärenden i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess alltid
behandlas inom stängda dörrar/inom den slutna delen. Fullmäktige har i sitt beslut
dessutom angett att ärenden som behandlas vid offentliga sammanträden ska vara
sådana som slutligen avgörs av nämnden själv och inte sådana ärenden som
nämnden bereder för avgörande i till exempel kommunfullmäktige.
7
Riktlinje för
ärendeprocessen
Av föredragningslistan ska tydligt framgå vilka ärenden som behandlas på den
öppna respektive på den slutna delen av sammanträdet. För att förenkla för
allmänheten är det lämpligt att hålla den öppna delen av sammanträdet först.
Protokoll
Ordföranden ansvarar för innehållet i protokollet. Protokoll ska skrivas i IT-stödet
för ärendeprocessen.
Sammanträdesprotokollet ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdet.
Efter att protokollet justerats, ska justeringen tillkännages på kommunens
anslagstavla. Detta ska ske inom två dagar efter justering. Eftersom överklagandetiden för beslut som överklagas genom laglighetsprövning är tre veckor
från det att justeringen tillkännages på anslagstavlan, ska anslaget tas ned först
sedan tre veckor löpt från den dag anslaget sattes upp.
Protokollet publiceras på Västerås stads webbplats. Kommunfullmäktiges och
kommunstyrelsens protokoll ska finnas på webbplatsen i två år från publicering och
övriga nämnders/styrelsers protokoll ska finnas på webbplatsen i ett år.
Efter sammanträdet expedieras besluten genom att nämndsekreteraren skickar
protokollsutdrag och, i förekommande fall, övriga handlingar till de personer eller
instanser som berörs av de olika besluten. Handläggaren ska informera
nämndsekreteraren/stadssekreteraren om till vilka personer och instanser
protokollsutdrag och övriga handlingar ska skickas.
Anvisningar för protokollet finns i handbok för ärendeprocessen.
Avslutning och arkivering
Handläggaren ansvarar för att ärenden avslutas och för att ärendet rensas från
handlingar som inte ska bevaras, i samråd med registrator.
Registrator gör en kontroll av att ärendet är fullständigt och att handlingar är
sparade i rätt filformat.
Arkivering
Samtliga registrerade ärenden/handlingar i Västerås stad arkiveras elektroniskt.
Det finns vissa undantag, t.ex. handlingar som kräver ett egenhändigt
undertecknande eller som på grund av format måste bevaras i fysisk form. För
att säkerställa kvalitet i arkiveringsuttagen finns en rutin som beskriver både hur
registrering och kontroller av registreringar ska genomföras i handbok för
ärendeprocessen.
Handlingar som ska bevaras i fysisk form förvaras samlat på brandsäkert sätt tills
de, tidigast efter tre år, kan överlämnas till stadsarkivet.
För överlämnande av fysiska handlingar ska stadsarkivets instruktion ”Redovisa,
ordna och förteckna allmänna handlingar” följas.
8
Riktlinje för
ärendeprocessen
Överlämnande av registrerade elektroniska handlingar i IT-stödet för ärendeprocessen görs av objektledare.
Ärendetyper
Flera olika typer av ärenden hanteras inom ärendeprocessen. För nedanstående
ärendetyper finns speciella instruktioner som beskrivs i handbok för
ärendeprocessen.
För en del av instruktionerna finns också ett aktivitetsschema.
-
Motioner
Nämndinitiativ
Interpellationer och frågor
Remisser
Uppdrag och återrapportering av uppdrag
Anmälningsärenden
Delegationsbeslut
Valärenden
Laglighetsprövning
Handläggning av detaljplaner i kommunfullmäktige
Budget
9
Riktlinje för
ärendeprocessen
Motioner
Enligt kommunallagen får ledamöter i fullmäktige väcka motioner. En motion är ett
skriftligt förslag från en eller flera ledamöter. Ersättare får endast väcka en motion
under ett sammanträde då de tjänstgör.
Motionen kan lämnas in till stadsledningskontoret eller under ett sammanträde i
kommunfullmäktige. Motionen anmäls vid fullmäktigesammanträde och remitteras
till kommunstyrelsen.
Kommunstyrelsen bereder motionen. I de fall yttranden behövs remitterar
stadsledningskontorets kanslichef på delegation motionen till berörda
nämnder/styrelser. Kanslichefen utser handläggare av motionen i samråd med
stadsledningskontorets ärendeberedning.
Nämnderna som motionerna remitterats till ska yttra sig över innehållet i motionen,
men inte ge något förslag till beslut. Nämndens svar ska omfatta protokollsutdrag,
tjänsteskrivelse och eventuell utredning. Stadsledningskontoret ska väga samman de
eventuella yttranden som kommit in och formulera förslag till beslut. Beslutet kan
formuleras på tre olika sätt – motionen bifalls eller avslås eller föranleder ingen
ytterligare åtgärd.
En motion ska enligt kommunallagen beredas så att beslut kan fattas inom ett år
från det att motionen väckts. Stadsledningskontoret ansvarar för att motioner bereds
så att beslut normalt kan fattas inom sex månader, dock senast inom tolv månader.
Två gånger per år, i april och oktober, ska en förteckning över motioner som inte är
slutbehandlade redovisas i kommunfullmäktige. Av förteckningen ska framgå
eventuella remissinstanser och inkomna yttranden samt uppgift om vad som
framkommit i beredningen. För motioner som är äldre än ett år ska skälet till detta
anges samt när fullmäktige kan förväntas få motionen för behandling.
Mer information finns i Promemoria angående motioner samt Rutin för att
säkerställa att motioner bereds inom 6-12 månader. Dokumenten finns kopplade till
Handbok för ärendeprocessen.
Nämndinitiativ
Enligt kommunallagen får ledamöter i nämnder väcka ärenden i nämnderna. De
kallas nämndinitiativ och kan väckas av enskild ledamot eller flera ledamöter
tillsammans. Av protokollet ska framgå vilka som väckt nämndinitiativet och de
måste vara tjänstgörande vid det sammanträde då ärendet väcks.
Ett nämndinitiativ kan lämnas in före ett sammanträde eller under ett sammanträde.
För att ett ärende ska anses väckt måste ledamoten/ledamöterna lyfta ärendet på ett
sammanträde, lämpligtvis under ”Övriga frågor”, efter anmälan i början av
sammanträdet.
Nämndinitiativet lyfts därefter vid nästkommande beredningsutskott, om nämnden
har ett sådant, för diskussion om hur initiativet bör behandlas mot bakgrund av
förvaltningens beredning. Vid nästkommande sammanträde i nämnden tas initiativet
10
Riktlinje för
ärendeprocessen
upp för beslut om hur det ska behandlas. Förvaltningen lämnar ett förslag till beslut
om behandlingen av initiativet. Ett nämndinitiativ kan bifallas, lämnas utan åtgärd,
behandlas inom ramen för redan pågående ärende eller avslås.
I rutinen för hantering av nämndinitiativ, som är kopplad till handbok för
ärendeprocessen, finns exempel på motiveringar av beslut.
Interpellationer och frågor
En interpellation är en skriftlig fråga som ställs av enskilda ledamöter i kommunfullmäktige och behandlas vid ett fullmäktigemöte. En ersättare som tjänstgör som
ledamot vid ett sammanträde får lämna in en interpellation under sammanträdet.
Interpellationen ska ha ett bestämt innehåll, vara försedd med motivering och
behandla kommunens verksamhetsområde och vara en fråga av större intresse.
Interpellationer får inte avse ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild.
En interpellation bereds av förtroendevalda som också utformar ett skriftligt svar
som redovisas i fullmäktige.
Fullmäktigeledamöter får också ställa skriftliga frågor. Frågorna är avsedda för att
inhämta sakupplysningar. På frågorna ges enbart muntliga svar i fullmäktige.
Remisser
Det finns två olika typer av remisser; extern remiss och intern remiss.
Extern remiss
Externa remisser kommer från andra myndigheter, såsom departement, länsstyrelsen , men även från olika organisationer, som vill ha kommunens yttrande.
Svarstid anges i remissen och utifrån den tidpunkt då svaret ska lämnas till den
remitterande myndigheten/organisationen, planeras ärendet in till lämpligt
kommunstyrelsesammanträde. Ibland kan förlängd svarstid begäras för att
kommunstyrelsen ska ha möjlighet att fatta beslut om att besvara remissen.
Alla externa remisser ska besvaras av kommunstyrelsen. Remissen diarieförs av
stadsledningskontoret. Kanslichefen utser handläggare av motionen och avgör om
yttrande behövs från andra nämnder i samråd med stadsledningskontorets ärendeberedning.
Handläggaren ansvarar för att skriva fram ett sammanvägt yttrande för beredning
och beslut i kommunstyrelsen. Riktlinjer för hur en remiss från departement ska
besvaras finns i regeringskansliets skrift ”Svara på remiss – hur och varför”. Det
slutliga yttrandet ska undertecknas skriftligen av kommunstyrelsens ordförande och
stadsdirektören innan det skickas till aktuell myndighet.
Intern remiss
Intern remiss innebär att en remiss skickas från kommunstyrelsen. Remiss behövs
ibland för ärenden som t ex omfattar program, policydokument och handlingsplaner. Remissen skickas från kommunstyrelsen till aktuella nämnder/styrelser och
till andra myndigheter eller organisationer. Ansvaret för att skicka remisser från
11
Riktlinje för
ärendeprocessen
kommunstyrelsen ankommer enligt huvudregeln på stadsledningskontorets kansli.
Ansvarig handläggare ansvara för att meddela kansliet till vem eller vilka remissen
ska skickas.
En sammanfattning av yttranden bifogas när det aktuella ärendet ska behandlas av
kommunsstyrelsen.
Revisorernas granskningsrapporter
De förtroendevalda revisorerna har till uppgift att granska att kommunens
verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt
tillfredsställande sätt, att räkenskaperna är rättvisande och att den befintliga
kontrollen inom nämnderna är tillräcklig.
Revisorernas redovisar sina granskningar av verksamheter i granskningsrapporter
rapporter som kan omfatta en eller flera nämnder/styrelser. Rapporterna ställs alltid
till kommunstyrelsen för yttrande, men kan också skickas till annan nämnd/styrelse,
ibland för yttrande och ibland för kännedom. Nämnderna skickar sina yttranden
både till revisorerna och till kommunstyrelsen som bereder yttrande till
kommunfullmäktige.
Fullmäktige lägger rapporterna till handlingarna men kan också fatta beslut
om att vidta åtgärder med anledning av rapporten och yttrandenas innehåll.
Uppdrag och återrapportering av uppdrag
I samband med behandling av ärenden, framför allt motioner, kan uppdrag lämnas
till kommunstyrelsen och andra nämnder. Uppdrag kan även lämnas i samband med
behandling av andra typer av ärenden, t.ex. nämndinitiativ. Beslutet ska innefatta
tidsangivelse för när uppdraget ska återrapporteras.
Uppdragen registreras som nya ärenden med en rubrik om vad uppdraget omfattar. I
ärendet noteras också beslutstexten från aktuellt protokoll. Uppdragen ska återrapporteras till den nämnd/styrelse som lämnat uppdraget.
Två gånger per år ska en förteckning över uppdrag redovisas i kommunsstyrelsen,
mars och september, respektive i kommunfullmäktige, april och oktober. Av
förteckningen ska framgå uppdragens status. Vissa uppdrag redovisas genom en
rapport i kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige.
Uppdrag kan avslutas först när en redovisning gjorts i aktuell nämnd/styrelse eller i
förteckningen över uppdrag.
Anmälningsärenden
En förteckning över inkommande handlingar som är av intresse för
nämndens/styrelsens verksamhet eller påverkar nämndens verksamhetsområde ska
anmälas till nämnden/styrelsen. I de flesta fall är det postlistan som anmäls och
intressanta handlingar tas med till nämndsammanträdet.
12
Riktlinje för
ärendeprocessen
Delegationsbeslut
Av respektive nämnds delegationsordning ska framgå i vilka ärenden som
beslutsrätten delegerats och till vilken funktion. Alla beslut som fattats på
delegation enligt kommunallagen måste anmälas till den ansvariga
nämnden/styrelsen. Besluten kan överklagas genom laglighetsprövning enligt
kommunallagen. Överklagandetiden (tre veckor) räknas från den dag som
justeringen av protokollet från nämndsammanträdet anslås på kommunens
anslagstavla. Om beslutet inte anmäls vinner det inte laga kraft.
Det finns inga gemensamma rutiner eller mallar för hur delegationsbeslut ska
anmälas. Förteckningar kan komma från olika verksamhetssystem. Närmare rutiner
bestäms av varje nämnd för sig.
Ordförandebeslut
Ordföranden i nämnden kan fatta beslut i ärenden på nämndens vägnar, som är så
brådskande, att närmast kommande sammanträde inte kan avvaktas.
Ordförandebeslut ska vara skriftliga och skrivas under av ordföranden.
Ordförandebeslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde.
Valärenden
Kommunfullmäktige väljer vid mandatperiodens början ledamöter och ersättare till
nämnder/styrelser, kommunalförbund, kommunala bolag och vissa övriga organ.
Kommunstyrelsen väljer till vissa uppdrag. När en ledamot eller ersättare avsäger
sig sitt uppdrag måste kommunfullmäktige göra ett fyllnadsval för den återstående
tiden av mandatperioden.
För ledamöter och ersättare i fullmäktige gäller att avsägelsen behandlas och
beviljas av kommunfullmäktige. Länsstyrelsen utser därefter ny ledamot eller
ersättare för återstående tid av mandatperioden.
Nämndemän i Västmanlands tingsrätt ska avsäga sig sitt uppdrag hos tingsrätten
som beviljar avsägelsen. Tingsrätten meddelar sedan kommunen att ny nämndeman
behöver väljas.
Laglighetsprövning
Laglighetsprövning innebär ett överklagande av ett kommunalt beslut. Laglighetsprövning är ett slags medborgartalan som syftar till att säkra att den kommunala
självstyrelsen utövas på rätt sätt. Endast kommunmedlemmar får överklaga och
besluten kan endast angripas på de grunder som anges i KL. Ett besluts laglighet
kan prövas och det beslut som prövas kan upphävas. Något annat beslut kan inte
sättas i det överklagade beslutets ställe. Laglighetsprövningen ska ske inom tre
veckor från det att beslutet anslagits på kommunens anslagstavla.
En laglighetsprövning ska ges in till förvaltningsrätten och inte till den
nämnd/styrelse som har fattat beslutet. Om laglighetsprövningen inkommer till
kommunen ska den genast skickas till förvaltningsrätten. Om förvaltningsrätten tar
upp målet till prövning, kommer ett föreläggande att svara på laglighetsprövningen
att komma från förvaltningsrätten.
13
Riktlinje för
ärendeprocessen
Laglighetsprövningen ska handläggas av den nämnd/styrelse som fattat det
överklagade beslutet.
Förvaltningsbesvär
Förvaltningsbesvär är överklagande av beslut som har karaktären av myndighetsutövning, t.ex. beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen, beslut som fattas med stöd
av plan- och bygglagen (2010:900) eller beslut som rör elever enligt skollagen
(2010:800). Förvaltningsbesvär kännetecknas av att endast den som beslutet rör kan
överklaga beslutet och ett bifall till klagandens talan kan leda till att den myndighet
som prövar det överklagade beslutet sätter ett annat och nytt beslut i det överklagade beslutets ställe.
Förvaltningsbesvär skickas till den nämnd som fattat beslutet, men överklagandet
ska adresseras till den myndighet som ska pröva det överklagade beslutet.
Överklagandetiden för beslut som överklagas med förvaltningsbesvär är tre veckor
från den dag den som beslutet gäller tagit del av beslutet. Den som beslutet gäller
kan få del av beslutet på olika sätt.
När ett överklagande av ett beslut som överklagas genom förvaltningsbesvär
inkommit, ska ansvarig handläggare dels bedöma om överklagandet inkommit i rätt
tid, dvs. inom den stipulerade överklagandefristen och dels överväga om beslutet
ska omprövas med anledning av vad som framkommer i överklagandet. Om
handläggaren finner att omprövning av beslutet inte ska ske och att överklagandet
inkommit i rätt tid, ska handläggaren formulera det i en skrivelse till den myndighet
som ska pröva överklagandet. Härefter ska skrivelsen och överklagandet samt
beslutsunderlaget skickas omedelbart till den myndighet som ska pröva överklagandet. Handläggaren ansvarar för att rätt handlingar skickas.
Om handläggaren finner att omprövning ska ske ska det nya beslutet fattas av
handläggaren, utskottet eller nämnden, beroende på vart det ursprungliga beslutet
fattades.
Om ett överklagande inkommit för sent, dvs. när den stipulerade överklagandefristen löpt ut, ska nämnden fatta beslut om att överklagandet inkommit för sent.
Beslut om att ett överklagande inkommit för sent kan delegeras.
Handläggning av detaljplaner i kommunfullmäktige
Vid hantering av detaljplaner som ska beslutas i kommunfullmäktige behövs
samarbete och kommunikation mellan stadsledningskontoret och stadsbyggnadskontoret. Stadsbyggnadskontoret meddelar sakägarna när de olika stegen i
processen tas, när handlingar skickas ut och när protokollet har justerats. Sakägarna
har rätt att överklaga beslutet.
Budget
Den process som resulterar i kommunens samlade budgetdokument samt
uppföljningen av den beskrivs i dokumentet ”Västerås stads styrmodell”.
14
Riktlinje för
ärendeprocessen
15
XXXX  721 87 Västerås
Telefon 021-39 00 00  www.vasteras.se
1 (1)
TJÄNSTESKRIVELSE
Stadsledningskontoret
Chefsjuristen Lena Grapp
E-post: lena.grapp@vasteras.se
2015-02-19
Dnr: 2015/158-KS-004
Kopia till
Samtliga nämnder/styrelser
Kommunstyrelsen
Beslut – remittering av riktlinje för ärendeprocessen i Västerås
stad
Förslag till beslut
1. Förslag till riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad remitteras till
samtliga nämnder/styrelser.
Ärendebeskrivning
Stadsledningskontoret har arbetat fram ett förslag till riktlinje för
ärendeprocessen i Västerås stad. Eftersom riktlinjen berör samtliga
nämnder/styrelser anser stadsledningskontoret att dessa bör beredas tillfälle
att inkomma med synpunkter på förslaget.
Bilagor
1. Förslag till riktlinje för ärendeprocessen i Västerås stad
Skickad av: Lena Grapp - KLG03