Kommunbidragsväxling för objektet Dokument

Malmö stad
1 (2)
Stadskontoret
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-02-10
Vår referens
Karin Ringman Ingvarsson
Kanslichef
karin.ringman-ingvarsson@malmo.se
Kommunbidragsväxling för objektet Dokument- och ärendehantering
STK-2015-140
Sammanfattning
Förvaltningsorganisationen för objektet Dokument- och ärendehantering startade sin verksamhet 1.7.2014 och finansieras genom att kostnaderna fördelas på samtliga förvaltningar solidariskt.
Från och med 2015 har styrgruppen tagit beslut om att samma fördelningsmodell som finns i
Malmö stad för fördelning av telefoni och IT-kostnader dvs. antalet anställda per förvaltning året
före innevarande år ska utgöra fördelningsnyckeln.
Att övergå till en ny fördelningsmodell för år 2015 innebär att en kommunbidragsväxling
dvs.ramjustering av samtliga förvaltningars kostnader behöver genomföras. Kostnadsfördelningen sker inom befintlig budgetram, inga ytterligare medel äskas.
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslås besluta
att justera kommunbidraget för objektet Dokument- och ärendehantering 2015 enligt föreliggande förslag och vad som redovisas i ärendet
Beslutsunderlag


G-Kommunbidragsväxling för objektet dokument -och ärendehantering
fördelningsnyckel förv org 2015
Beslutsplanering
KS Arbetsutskott 2015-02-16
Kommunstyrelsen 2015-03-03
Ärendet
SIGNERAD
2015-02-12
Projektet Medverka har varit finansierat genom kommunbidrag och särskilda projektpengar. För
förvaltningsorganisationen gjordes ett förslag till finansieringsmodell som byggde på ett antal
kriterier: Nyckeln byggde på en fast kostnad (30 % av totalbeloppet/18), en kostnad per användare (40 % av totalbeloppet) och en kostnad per ärende (30 % av totalbeloppet). Denna modell
har använts för år 2014 och utgår bl.a. från antalet anställda 2013.
I samband med budget för 2015 som är förvaltningsorganisationens första år var kostnaderna
något oklara och fördelade på olika kostnadsställen med finansiering via kommunbidrag eller
projektmedel.
Förvaltningsorganisationen finansieras genom att kostnaderna fördelas på samtliga förvaltningar
solidariskt. Från och med 2015 har styrgruppen tagit beslut om att samma fördelningsmodell
som finns för telefoni och IT-kostnader dvs. antalet anställda per förvaltning året före inneva-
2 (2)
rande år ska utgöra fördelningsnyckeln.
Att övergå till en ny finansieringsmodell för år 2015 innebär en ramjustering av samtliga förvaltningars kostnader. De totala kostnaderna för förvaltningarna är +/- 0 men innebär att förvaltningarna får betala efter antalet anställda. I ärendet finns redovisat förslag till fördelning .
I budget för 2015 ingår en finansiering från stadskontoret med ca 1 milj kronor för att täcka
förvaltningsorganisationens ökade kostnader mellan åren 2014 och 2015.
Ansvariga
Per-Erik Ebbeståhl Avdelningschef
Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör
Underlag till fördelningsnyckel för kostnader för objektet Dokument
och ärendehantering - kommunbidragsväxling
Bakgrund
Under år 2014 har projektet Medverka avslutats och systemet Platina och dess nya arbetsrutiner
för ärende- och dokumenthantering införts på samtliga förvaltningar i Malmö stad.
Projektet har varit indelat i dels ett utvecklings-/införande-projekt och dels i en förvaltningsfas
vid införandet av alla förvaltningar utom Miljöförvaltningen. Driftsättningen har pågått i tre år.
Förvaltningsfas utan driftsättningsdel för hela staden började 2014-07-01.
Förvaltningsorganisationen består av systemförvaltare, processförvaltare och
systemadministratör.
Förvaltningsobjektet omfattar följande system:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Platina (ärende- och dokumenthantering)
DocuLive (gammalt ärende- och dokumenthantering)
Netpublicator (digitala sammanträden)
Förtroendemannaregister (Ej Mandat)
Anslag för anslagsbevis
Mandat (gammalt förtroendemannaregister)
Voteringssystem för kommunfullmäktige
Förvaltningsobjektet syftar till att stödja objektverksamheten – ärendeprocessen - för att den ska
kunna hantera dokument och ärenden. Objektet består bl a av följande aktiviteter:
-
Dokument- och ärendehantering
Processer/verksamhetsaktiviteter
Handlägga ärenden till nämnd
Producera kallelse och protokoll
Registrera allmänna handlingar
Hantering av handlingar som inte hanteras i andra verksamhetssystem
Planering av politiska möten
Sökning av allmänna handlingar
Producera beslutsunderlag
Tillhandahålla handlingar till de förtroendevalda
Tillhandahålla handlingar till prenumeranter
Under 2014 har finansiering av verksamheten skett delvis genom kommunbidrag från olika
kostnadsställen inom stadskontoret, projektanslag och solidariskt fördelade kostnader för
samtliga förvaltningar. Den totala kostnadsbilden för förvaltningsorganisationen har vuxit fram
under hösten 2014.
Under 2014 har supportfunktionen utökats eftersom antalet användare och supportfrågor ökat.
Nu finns det mer än 2000 st användare i systemet.
Inför budgetarbetet 2015 analyserades samtliga kostnader som tillhör objektet och det framkom
då att en del kostnader var ofinansierade. Totalt saknades 1 milj kronor. I stadskontorets budget
för 2015 finns reserverat 1 milj kronor för att täcka detta behov och som ska växlas ut i
finansieringsmodellen.
Beräkningsunderlag för kostnaderna av objektet dokument &
ärende, 2015
Specifikation
Platina underhåll
Platina - teknisk support och användarsupport
Platina – förvaltningsledning
Platina Ärendesök
PDF converter under håll
Marval-ärendehantering för supportfrågor
IT-drift Platina
Utvecklingsmedel Platina
Platina
Netpublicator underhåll – fast kostnad i 12 mån (3999 kr/mån)
Netpublicator – rörlig kostnad – antal användare baserat på 1500 anv
Netpublicator – AppCenter – 1000 kr/mån
Netpublicator – Sekretess – fast kostnad + rörlig kostnad
Netpublicator - Platina integration
Netpublicator
Platina Förtroendemannaregister
HR Förtroendemannaregister
Förtroendemannaregister
Mandat drift o e-Arkiv
Doculive drift
Doculive e-arkiv
Doculive
Hantering av anslag av protokoll
Voteringssystem
Förvaltningsorganisation, 3,5 förvaltare
Summa, årskostnad 2015
292 194
222 663
308 427
100 000
45 000
36 290
331 569
1 254 270
47 988
175 000
12 000
9 000
100 000
100 000
100 000
100 000
38 000
100 000
70 000
2 037 919
5 480 320
Kostnaderna för förvaltningsorganisationen har under 2014 varit oklara då kostnaderna fördelat
sig på ett flertal kostnadsställen och finansiering har varit både kommunbidrag och projektmedel.
För 2015 har budgetarbetet utgått från att tydliggöra samtliga kostnader för 2015 och att
solidariskt dela dem mellan samtliga förvaltningar. Kostnaderna har identifierats och tydliggjorts
och modellen för fördelning av dessa har reviderats.
Förutom tydliggörande av kostnaderna har en del förändringar av kostnaderna skett. Under 2014
har ett nytt förtroendemannaregister utvecklats, nya rutiner för anslag av protokoll samt
ärendesök för samtliga anställda skapats och driftkostnaden för dessa har inte tidigare varit
budgeterat. Under 2015 kommer det gamla dokument- och ärendehanteringen Doculive att Earkiveras liksom det gamla förtroendemannaregistret vilket är nya och engångskostnader för
2015. Indexuppräkning av konsultkostnader och köpta tjänster har också bidragit till
kostnadsökningar. För 2015 beräknas kostnaderna öka för förvaltningsorganisationen med ca 1
milj kronor till följd av ovanstående orsaker. Dessa kostnadsökningar finansieras av stadskontoret
för 2015.
Förvaltningsobjektets aktiviteter - verksamhet
I tabellen nedan preciseras förvaltningsobjektets övergripande aktiviteter.
Aktivitet
Definition/Exempel
Förvaltningsstyrning
Avser åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att
uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjektet.
-
Användarstöd
Avser såväl reaktiva som proaktiva åtgärder i syfte att stödja användare och öka
deras kunskap om förvaltningsobjekten.
-
Konfigurations och
ändringshantering
ta fram och besluta om förvaltningsplan
följa upp förvaltningsplan och förvaltningsarbetet
teckna och bevaka avtal
prioritera ärenden
planera och fördela arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen
upprätta riktlinjer för systemadministration
upprätta riktlinjer för systematiska kvalitetskontroller för
ärendeprocessen (arbetssätt och innehåll)
besvara frågor och ta emot felanmälan från användare
uppdatera användardokumentation
utbilda användargrupper
behörighetsadministrera
Avser åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som
initierats i förvaltningsobjekt och dess omvärld.
-
systematiskt inhämta ändringsförslag
utreda och förankra
utreda specialanpassningar
genomföra kostnadsanalys för ändringar
genomföra nyttoanalys för ändringar
IT-drift och underhåll
Utveckla och förvalta
arbetsprocesser inom
dokument och
ärendehantering
(Ärendeprocessen)
genomföra och testa ändringar
releaseplanera
driftsättning
Avser åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur och IT
komponenter i syfte att göra dem tillgängliga för användare (ansvarar för att
det sker, men utföraren kan vara någon annan)
-
behörighetshantering
felsöka och problemhantera
dimensionering
ta backup
övervaka
följa upp
kapacitetsplanera
-
Upprätta riktlinjer för den kommungemensamma ärendeprocessen
(ärendehandbok)
Systematisera inhämtning av verksamhetskunskap inom dokumentoch ärendehantering
Systematiskt utveckla ärendeprocessen genom utredning och
förankring tillsammans med verksamheten
-
Finansieringsmodell - fördelningsnyckel
Projektet Medverka har varit finansierat genom kommunbidrag och särskilda projektpengar. För
förvaltningsorganisationen gjordes ett förslag till finansieringsmodell som byggde på ett antal
kriterier: Nyckeln byggde på en fast kostnad (30 % av totalbeloppet/18), en kostnad per
användare (40 % av totalbeloppet) och en kostnad per ärende (30 % av totalbeloppet). Denna
modell har använts för år 2014 och utgår bl.a. från antalet anställda 2013.
Förvaltningsorganisationen finansieras genom att kostnaderna fördelas på samtliga förvaltningar
solidariskt. Från och med 2015 har styrgruppen förordat att samma fördelningsmodell som finns
för telefoni och IT-kostnader dvs. antalet anställda per förvaltning året före innevarande år ska
utgöra fördelningsnyckeln. Styrgruppen har gjort sitt ställningstagande om fördelningsmodell
utifrån att det ska vara enkelt att förstå modellen och att följa en redan fungerande modell för
kommungemensamma funktioner.
Att övergå till en ny finansieringsmodell för år 2015 innebär en ramjustering av samtliga
förvaltningars kostnader. De ökade kostnaderna för 2015 finansieras av stadskontoret. För
förvaltningarna innebär det ingen ökad/minskad kostnad utan en justering av ram som efter
inbördes justeringar slutar på 0.
Förslag till fördelningsnyckeln för 2015:
Budget/
fördelning
2014
Förvaltning
003 Stadsrevisionen
007 Fastighetskontoret
008 Stadsbyggnadskontoret
012 Serviceförvaltningen
030 Gatukontoret
040 Fritidsförvaltningen
074 Miljöförvaltningen
102 Stadskontoret
102 Stadskontorets, finansiering
141 Kulturförvaltningen
150 Sociala resursförvaltningen
151 Stadsområde Norr
152 Stadsområde Öster
153 Stadsområde Söder
154 Stadsområde Väster
155 Stadsområde Innerstaden
170 Gymnasie och Arb. Vux. förv.
171 Grundskoleförvaltningen
85 784
193 125
245 272
408 611
201 747
212 200
339 569
234 263
172 Förskoleförvaltningen
SUMMA
Fördelningsnyckel per anställd
Förvaltningskostnad dokument och
ärende 2015
Budget/ ny
fördelningsmodell
för 2015
Diff. 2014/2015,
förslag till förändrad
kommunbidragsfördelning
Ny modell
Antal
anställda
2014
-83 000
-176 000
-203 000
-170 000
-152 000
-164 000
-309 000
-178 000
1 042 000
-250 000
308 000
70 000
47 000
-85 000
75 000
159 000
92 000
499 000
12
90
218
1245
261
250
160
296
326 014
195 237
117 061
173 724
275 992
232 749
143 372
289 198
382 041
2 000
17 000
42 000
239 000
50 000
48 000
31 000
57 000
1 042 000
76 000
503 000
187 000
220 000
191 000
308 000
303 000
382 000
881 000
382 041
902 000
520 000
4705
4 438 000
5 481 000
0
23 151
192,00 kr
5 481 000
Differensen mellan år 2014 och 2015 på grund av den nya fördelningsnyckeln bör ske genom
kommunbidragsväxling dvs justering av kommunbidraget för respektive förvaltning.
Malmö 2015-01-30
Karin R Ingvarsson
399
2624
974
1149
998
1606
1579
1991
4594