Kallelse med sammanträdeshandlingar, 3 MB

Transcription

1
KALLELSE
Datum
VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN
Ev. förhinder anmäls till Mona Kjellström tfn 0150-578 14 eller
via e-post mona.kjellstrom@katrineholm.se
2015-02-18
Sammanträdande organ
Vård- och omsorgsnämnden
Tid
Torsdagen den 26 februari 2015, klockan 13.15 OBS!
Plats
Vård- och omsorgsförvaltningen, Upplandsgatan 4
Lokal: Yngaren 1 & 2
Kaffe/the & frukt serveras
Sid.
Nr Ärenden
1.
Upprop
2.
Justering av protokoll
3.
Fastställande av dagordning
4.
Aktuell information från verksamhetschefer
5.
Redovisning av delegationsbeslut, delvis sekretess
Öppet sammanträde från kl. 14 med följande ärenden
4.
Föredragande
Sid.
6.
Allmänhetens frågestund
7.
Information – Slutrapport från projektet hel-/deltid på
Lövåsgården
C Söderman
G Sandqvist
5.
8.
Information - Projektrapport Mat är liv och lust (Lövåsgården)
C Söderman
S Svensson
23.
9.
Information – KKiK och Öppna jämförelser 2014
E Hersler
E Odén
31.
J Gustafsson
P Enarsson
32.
11. Verksamhetsberättelse för vård- och omsorgsförvaltningen 2014
P Enarsson
85.
12. Uppdrag om analys och åtgärder för att säkerställa budget i
balans 2015 och framåt
P Enarsson
131.
J Gustafsson
133.
P Enarsson
139.
M Kjellström
L Eriksson
163.
10. Årsredovisning för vård- och omsorgsnämndens verksamhet år
2014
13. Redovisning av genomförd internkontroll av verksamhet samt
ekonomiska transaktioner 2014
14. Revidering av vård- och omsorgsnämndens delegationsordning
15. Revidering av dokumenthanteringsplan för vård- och
omsorgsnämnden
utkast 150226.docx
1
2
Nr Ärenden
Sid.
16. Anmälan om missförhållanden i omsorgen om äldre - Lex Sarah
(övergrepp)
L Olsson
E Hersler
197.
17. Anmälan om missförhållanden i omsorgen om äldre - Lex Sarah
(utförande av insats/insats mot enskilds vilja)
E Odén
E Hersler
202.
18. Patientsäkerhetsberättelse för vård- och omsorgsnämnden 2014
K Hagdahl
210.
19. Redovisning av betalningsansvar, avvikelser, Lex Maria-, Lex
Sarah-anmälningar, yttranden till IVO och ärenden i
patientnämnden under 2014
K Hagdahl
E Hersler
222.
20. Redovisning av inkomna domar till vård- och omsorgsnämnden
under 2014
P Carlsson
230.
21. Redovisning av verksamhet med personligt ombud 2014 samt
ansökan om statsbidrag för 2015
P Carlsson
237.
M Nilhage
246.
E Hersler
250.
24. Uppföljning av vård- och omsorgsnämndens uppdrag till
förvaltningen under 2014
M Kjellström
258.
25. Återrapport om vård- och omsorgsnämndens kvalitetspris 2014
M Kjellström
262.
22. Redovisning av tillbud och arbetsskador inom vård- och
omsorgsförvaltningen under 2014
23. Redovisning av inkomna synpunkter perioden juli-december
2014
B-M Svedenberg
26. Val av representanter i pensionärsrådet mandatperioden 20152018
264.
27. Val av fondgrupp mandatperioden 2015-2018
265.
28. Val av byggkommitté för kommande byggprojekt
mandatperioden 2015-2018
266.
29. Val av kontaktpolitiker mandatperioden 2015-2018
267.
30. Meddelanden
268.
Ulrica Truedsson
Ordförande
Av hänsyn till våra allergiker. Kom doftfri!
2
3
Kommande sammanträdesdagar år 2015
Månad
Beredning
Kl. 10-12
EU
Kl. 13.15-14.45
VON
Kl. 14
Februari
5/2
5/2
26/2
12/3, 26/3
5/3
-
9/4
16/4
Mars
April
Maj
7/5, 21/5 kl. 8-10
7/5
-
Juni
11/6
11/6
4/6
Juli
-
-
-
Augusti
13/8, 20/8
-
27/8
September
3/9, 17/9
3/9
24/9
8/10
1/10
29/10
November
5/11, 19/11
5/11
-
December
17/12
3/12
10/12*
Oktober
*Fastställande av budget. Start klockan 13
Bokslutsberedning
•
Torsdagen den 12 mars klockan 13-17 (bokslutsberedning)
Övrigt
•
•
•
Introduktionsutbildning 26 februari 2015, kl. 8.00-12.00
Introduktionsutbildning 16 april 2015, kl. 8.00-12.00
Gemensamt utbildningstillfälle med bildningsnämnden och
socialnämnden den 17 mars 2014 på e.m.
3
4
Redovisning av delegationsbeslut
Ordförandens förslag till beslut
Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbesluten.
Ärendebeskrivning
Nedan redovisas beslut som fattats med stöd av gällande delegation på nämndens
vägnar.
LSS = Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, SoL = Socialtjänstlagen
Tjänstemannabeslut
Datum, §
Beslut
Beslutande
2015-01-01--31
2015-01-01--31
2015-01-01--31
2015-01-01--31
2015-02-13, § 4
Beslut LSS/SoL funktionshinder
Beslut SoL äldreomsorg
Bostadsanpassning
Färdtjänst
Förordnande av avdelningschef för
utföraravdelningen Britt-Marie
Svedenberg att jämte egen tjänst
upprätthålla tjänsten som t.f.
förvaltningschef den 20-22 februari
2015.
Utse beslutsattestanter för 2015 på
vård- och omsorgsförvaltningen enligt
bilagd förteckning och uppdrag åt
ekonomienheter att uppdatera
förteckningen löpande under året.
Biståndshandläggare
Handläggare
Färdtjänsthandläggare
Per Enarsson,
förvaltningschef
Datum, §
Beslut
Beslutande
2014-01-29, § 2
Yttrande till Förvaltningsrätten över
Ulrica Truedsson,
överklagat beslut den 6 november 2014 ordförande enskilda
gällande personlig assistans.
utskottet
2015-02-11, § 3
Per Enarsson,
förvaltningschef
Ordförandebeslut
Utskottsbeslut
Datum, §
Beslut
Beslutande
2014-01-29, § 2
Yttrande till Förvaltningsrätten över
Ulrica Truedsson,
nämndens beslut den 6 november 2014 ordförande
gällande personlig assistans
von150226kallelse.docx
4
5
Dnr VON/2013:54-042
Handläggare: Gabriel Sandqvist
Information – Slutrapport från projektet hel/deltid på
Lövåsgården
Vård- och omsorgsnämnden lägger slutrapporten till protokollet och översänder den
till kommunstyrelsen.
Ärendebeskrivning
Under tiden oktober 2011 till april 2012 bedrevs ett kommunövergripande projekt
"Heltid en rättighet, deltid en möjlighet".
Av ekonomiska skäl beslutade kommunstyrelsen (KS 2012-04-25, § 95) att avbryta
projektet. Under projekttiden gjordes en kartläggning av tjänstgöringsgrader på vissa
förvaltningar. Projektet skapade också en ökad medvetenhet kring frågan.
I den övergripande planen med budget för åren 2014-2016 konstateras att möjlighet
för kommunens anställda att påverka sin tjänstgöringsgrad och arbetstid är en fortsatt
prioriterad fråga utifrån kommunplan 2010-2014.
Den politiska majoriteten har under 2014 tagit ett nytt tag i denna fråga.
Enligt beslut i bokslutet har 3 mnkr öronmärkts för ett pilotprojekt inom vård- och
omsorgsnämnden med målet att införa en modell som möjliggör valfrihet kring hel/deltid för all omvårdnadspersonal som arbetar på Lövåsgården.
Tidigare projekt i denna fråga har bedrivits på Igelkotten.
Förvaltningen har nu upprättat en slutrapport från projektet avseende perioden majdecember 2014.
Projektet fortsätter under 2015 med befintliga öronmärkta medel.
Ärendets handlingar
•
Slutrapport Hel-/deltidsprojektet Lövåsgården, 2015-02-11
5
6
SLUTRAPPORT
Vår beteckning
Ert datum
Er beteckning
2015-02-11
VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN
Vår handläggare
1 (17)
Datum
VON/2013:54-042
Gabriel Sandqvist, projektledare
Hel-/deltidsprojektet
Lövåsgården
Slutrapport 2014
Gabriel Sandqvist
2015-02-11
64180 Upplandsgatan 2
www.katrineholm.se
Besöksadress: Upplandsgatan 2
Telefon: 0150-570 00
Telefax: 0150-48 81 95
E-post: gabriel.sandqvist @katrineholm.se
6
Org.nummer 212000-0340
7
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
2 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
Innehållsförteckning
Bakgrund ......................................................................................................................... 3
Uppdragsmål/Delmål ...................................................................................................... 3
Tidplan ............................................................................................................................ 4
Lövåsgårdens modell ...................................................................................................... 4
Grunden till modellen ............................................................................................................. 4
Kluster ..................................................................................................................................... 5
Anställningar ........................................................................................................................... 6
Resultat under perioden .................................................................................................. 6
Kartläggning ............................................................................................................................ 6
Fördelning av utökad tid ......................................................................................................... 7
Time Care ................................................................................................................................ 7
Möjlighet till avskaffande av delade turer .............................................................................. 7
Sommarsemester .................................................................................................................... 8
Uppföljning av verksamheten ......................................................................................... 8
Fördelning av utökad tid ......................................................................................................... 8
Timmar ersatta av timvikarier i förhållande till ordinarie personal ........................................ 9
Kostnader för timvikarier ...................................................................................................... 11
Ofinansierad tid..................................................................................................................... 12
Sjukfrånvaro .......................................................................................................................... 13
Uppföljning av personalens upplevelser av projektet ................................................... 14
Budget ........................................................................................................................... 15
Kostnader för utökning på samtliga SÄBO .................................................................. 16
Sammanfattning ............................................................................................................ 17
7
8
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
3 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
Bakgrund
Under tiden oktober 2011 till april 2012 bedrevs ett kommunövergripande projekt
"Heltid en rättighet, deltid en möjlighet". Av ekonomiska skäl beslutade
kommunstyrelsen (KS/2012:233-040 § 95) att avbryta projektet. Under projekttiden
gjordes en kartläggning av tjänstgöringsgrader på vissa förvaltningar. Projektet
skapade också en ökad medvetenhet kring frågan.
I den övergripande planen med budget för åren 2014-2016 konstateras att möjlighet
för kommunens anställda att påverka sin tjänstgöringsgrad och arbetstid är en fortsatt
prioriterad fråga utifrån kommunplan 2010-2014. Den politiska majoriteten har under
2014 tagit ett nytt tag i denna fråga. Enligt beslut i bokslutet har 3 mnkr öronmärkts
för ett pilotprojekt inom vård- och omsorgsnämnden med målet att införa en modell
som möjliggör valfrihet kring hel-/deltid för all omvårdnadspersonal som arbetar på
Lövåsgården.
Tidigare projekt i denna fråga har bedrivits på Igelkotten.
Uppdragsmål/Delmål
Skapa en modell som möjliggör valfrihet kring hel-/deltid för all omvårdnadspersonal
som arbetar på Lövåsgården. Införandet skall ske maj 2014 och prövas som ett
pilotprojekt fram till och med 2014. Projektet avgränsas till att gälla för
tillsvidareanställd personal, dock ej nattpersonal. Följande punkter skall ingå i
projektet:
• Kartläggning av anställningsformer, tjänstgöringsgrader och önskemål till
förändringar i tjänstgöringsgrader på Lövåsgården.
• Utifrån kartläggningen ta fram en modell med metoder för schemaläggning och
bemanning för att hantera önskemål om hel- och deltider .
• Research - hur man har gjort i andra kommuner.
• Framtagande av tidplan för start av pilotprojektet.
• Framtagande av en kommunikationsplan innefattande information till personalen.
• Bedömning av ekonomiska konsekvenser av ett införande av modellen.
• Genomförandet av pilotprojektet.
• Plan för uppföljning av införandet av modellen.
8
9
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
4 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
Tidplan
Våren 2014
10-16
februari
17-23
februari
24 februari 2 mars
3-9 mars
10 mars
28 april
26 maj
Hösten 2014
1 september
1 september31 december
31 december
Våren 2015
31 januari
Skicka ut enkät till personalen med för att kartlägga önskemål hur de vill
jobba under 2014 samt skriftlig information om projektet.
Se över de scheman personalen går på idag.
Påbörja research.
Sammanställa enkäterna och påbörja budget.
Se över hur man kan utifrån svaren kan pussla ihop lämpliga scheman.
Framtagande av modell.
Konstruktion av nya avancerade scheman i Time Care med start 28/4.
Flytt av personal i Time Care till nya scheman.
Gå ut med information om nya scheman till personalen samt en
genomgång av hur avancerad schemaläggning fungerar.
Önskemål för scheman kan påbörjas.
Projektstart
Första utvärderingen med samtlig personal
Delrapport.
Fortlöpande utvärderingar samt förbättringsarbete.
Projektavslut.
Slutrapport.
Lövåsgårdens modell
Grunden till modellen
En grundtanke vid skapandet av den modell som vi använder på Lövåsgården har
varit att skapa så lite förändring för verksamheten som möjligt.
De som inte önskat ändra sin tjänstgöring ska inte behöva arbeta annorlunda mot vad
de tidigare gjort. Vi vill också ge brukarna en så hög kontinuitet som möjligt
samtidigt som vi är medvetna om att viss cirkulation på personal kommer att vara
nödvändig.
De som önskat utökad tid blir de som måste vara flexiblare.
Vid schemaläggningen lägger man ut sin tidigare, ordinarie tid, som vanligt. Efter det
fyller man på med sin utökade tid.
För att fördela sin utökade tid har vi skapat en prioriteringsordning.
1. Täcka upp tid för de som önskat gå ner i tjänstgöring
2. Täcka upp tid för semestrar eller annan planerad frånvaro.
3. Lägga tillgänglig tid som personalsamordning får administrera.
9
10
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
5 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
På Lövåsgården använder vi oss av två avancerade schemagrupper. En per
enhetschef.
De som önskat utöka sin tid kan på så sätt redan i planeringsstadiet av ett schema gå
in och täcka upp för eventuella semestrar eller annan planerad frånvaro inom sitt
chefsområde. Det är även här man kan lägga in den tid som täcks för personer som
önskat gå ner i tid. Den utökade tid som blir över efter det planeras in som tillgänglig
tid.
Personalen får alltså ett färdigt schema som de jobbar efter, men viss tid kan komma
att fördelas på annan avdelning.
Den tillgängliga tiden rapporteras i sin tur in till personalsamordningen. När de sedan
får in en beställning på vikarie någonstans på Lövåsgården använder de sig i första
hand av denna tid för tillsättning. Finns ingen personal med utökad tid tillgänglig går
man vidare och tillfrågar timvikarier enligt samma rutin som tidigare.
Den tid som personalen inte får tilldelad arbetas på ordinarie avdelning och blir
registrerad som ofinansierad tid. Under pilotprojektet är ett av målen att försöka få så
lite ofinansierad tid som möjligt.
Kluster
Då skillnaden mellan personal som önskar gå ner i tjänstgöring och personal som
önskar utökad tjänstgöring ofta är stor blir det mycket tid över.
Detta leder till att mycket tid kommer att förläggas i prioriteringsgrupp 3, tillgänglig
tid.
På Lövåsgården finns nio avdelningar för personalsamordningen att fördela den
tillgängliga tiden över. Tittar man på t.ex. Pantern finns det två avdelningar med
särskilt boende vilket blir ett för litet område att fördela tiden över. För att lösa en
sådan situation är ett lämpligt alternativ att slå ihop en eller flera, geografiskt
närliggande, enheter i vad vi har valt att kalla för ett kluster.
Hela Lövåsgården är under pilotprojektet ett kluster då man slagit ihop alla nio
avdelningar från två schemagrupper och två enhetschefer till ett kluster.
Ordet kommer från datorvärlden där ett datorkluster är en samling mindre kraftfulla
datorer som gemensamt klarar av att hantera en större och mer avancerad uppgift
genom att fördela ut arbetsbördan mellan varandra.
I vår verksamhet blir uppgiften att fördela ut den tillgängliga tiden.
Vikariebehovet är för litet på en enhet för att kunna matchas mot den tillgängliga tid
personalen schemalagt. Samarbetar man istället mellan flera enheter är chansen större
att någon av dem har ett behov inom samma tidsram.
Ordet är också lätt att särskilja från t.ex. områden och enheter som är ord vi redan
använder i verksamheten idag.
Om vi i det tidigare exemplet med Pantern begränsar oss till endast särskilt boende
kan t.ex. Pantern och Igelkottens boenden vara aktuella att samköra i ett kluster då de
10
11
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
6 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
ligger geografiskt nära varandra. Givetvis skulle ett kluster även kunna bestå av t.ex.
fyra särskilda boenden och ett hemtjänstområde.
Det viktiga är att hitta en balans så att det finns möjligheter att fördela den
tillgängliga tiden och samtidigt inte skapa för stora kluster. Ett lagom stort kluster ger
möjlighet till effektiv hantering av den tillgängliga tiden och ger samtidigt en så stor
kontinuitet som möjligt för både personal och brukare.
Anställningar
Personalens grundanställning behålls och tillfälliga ändringar görs under året.
De som valt att utöka sin tid får ett tillfälligt anställningsavtal med den utökade tiden
som sträcker sig fram till årsskiftet. För de som önskar gå ner i tjänstgöringsgrad
under året skrivs en ansökan om tjänstledighet för samma tidsperiod.
Resultat under perioden
Kartläggning
Under februari genomfördes en kartläggning över intresset för utökad
tjänstgöringsgrad hos all tillsvidareanställd dag och kvällspersonal från samtliga
avdelningar på Lövåsgården.
Innan projektets start uppgick antalet fasta deltidstjänster i urvalsgruppen till 32 av 73
vilket utgör ca 44 % av tjänsterna.
Sammanställningen visade att 12 av de deltidsanställda önskade utökad arbetstid
varav 9 önskade utökat upp till heltid. Detta minskar antalet deltidstjänster till ca
32%. Total önskad utökad tid uppgick till 1,82 heltidstjänster.
En person sökte tjänstledigt för totalt 0,1 heltidstjänster vilket ger en total
överanställning på 1,72 heltidstjänster.
Under projektet hade Christiinas område en genomsnittlig anställningsgrad på 90,6%
och Sandras på 89 % vilket är över den senaste genomsnittliga statistiken för Sveriges
samtliga kommuner som presenterades i november 2013 av SKL. Den genomsnittliga
anställningsgraden för en undersköterska i äldreomsorgen var då 85,3 %.
Två personal av de som önskat utökat hade vid projektstart tillfälliga utökningar
sedan tidigare och går kvar på dem. Om dessa utökningar upphört under året så skulle
de flätas in i modellen under projektets gång. Detta blev inte aktuellt då de behöll sina
tidigare utökningar under hela 2014.
11
12
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
7 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
Fördelning av utökad tid
I första hand täcktes tiden för den person som sökt tjänstledigt upp.
Då ingen vakant tid fanns tillgänglig sedan tidigare blev nästa steg att se över
möjligheten att minska mängden tid ersatt av timvikarier.
Timvikarier har i första hand använts vid tillfällig sjukfrånvaro och för att fördela den
tiden har man inlett ett samarbete med personalsamordningen som kan förlägga tiden
på annan avdelning inom Lövåsgården. I annat fall går tiden till ordinarie avdelning
eller avdelning med extra hög vårdtyngd och blir registrerad som ofinansierad tid.
I annat fall har timvikarier använts vid schemalagda semestrar eller vid utbildningar
då man inte fått schemat att gå runt på ordinarie bemanning. Vid dessa situationer kan
nu personalen enkelt schemalägga tiden på annan avdelning i förhand.
Under perioden maj – december 2013 hade man totalt ca. 3500 timmar ersatta av
timvikarier på Lövåsgården (Gustavro ej räknat då avdelningen öppnade först i
november). Ett av målen var att minska antalet timmar under samma period 2014.
Time Care
Christiina Jurvanens arbetsgrupper har sedan tidigare arbetat med avancerade
scheman i Time Care och har upplevt att det fungerat bra samt att det gett ökat
samarbetet mellan avdelningarna. Med det som grund beslutas att införa ett
gemensamt schema per enhetschef. Christiinas område ger då personalen möjlighet
att jobba över fem avdelningar och Sandras område ger möjlighet till fyra.
Möjlighet till avskaffande av delade turer
I samband med planering av nya scheman sågs även möjligheterna till avskaffandet
av delade turer över.
Avskaffandet bedömdes då olämpligt då det skulle innebära flera jobbade helger per
anställd och man redan arbetar två av fyra helger.
Under våren togs kontakt med Luleå kommun där man då såg över ett förslag från två
anställda som innebär ett visst samarbete med nattpersonalen för att minska eller helt
frångå delade turer och samtidigt inte behöva jobba fler helgpass. Då vi redan arbetar
med avancerade scheman i modellen såg detta ut att vara ett förslag som kunde vara
aktuellt att prova även här.
Under hösten kontaktades Luleå igen och det visade sig att man inte kunnat arbeta
vidare med förslaget då intresset från personalen var för lågt.
Bakgrunden till det låga intresset var att förslaget innebar att man under helgerna
påbörjade sina dagpass tidigare på morgonen samt avslutade sina kvällspass senare på
kvällen. Det innebar även förskjutningar i nattens pass under helgerna.
12
13
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
8 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
Sommarsemester
Ett mål var att under semesterperioderna få så lite tid som möjligt som tillgänglig tid.
Istället fyller man ut tid tidigare ersatt av semestervikarier och minskar på så sätt
tiden planerad på timvikarier.
Uppföljning av verksamheten
Fördelning av utökad tid
Diagrammet nedan visar hur många procent av den utökade tiden som fördelats ut på
avdelning redan i det färdiga schemat. Övrig tid är tillgänglig tid, det vill säga pass
som personalsamordningen har möjlighet att fördela ut vid tillfällig frånvaro.
Utökad tid fördelad i schema
100% 100% 100% 100%
100% 96%
74%
58%
Fördelat på schema i %
35%
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Resultatet för 2014 visar att man redan i schemaplaneringsstadiet har kunnat utnyttja
85 % av tiden till att täcka upp för semestrar, utbildningar etc. Perioderna innan
sommaren innefattade en stor mängd utbildningstid vilket gör att siffrorna bedöms
vara något högre än vad som beräknas kunna uppnås under hösten. En full täckning
under sommarperioderna (period 3 och 4) är naturlig då det istället minskats på
planerad tid ersatt av sommarvikarier.
Period 5 är troligtvis något lägre än normalt då den infaller direkt efter sommaren då
få utbildningar och semestrar är planerade.
Period 7 och 8 innefattar även de utbildningar för samtlig personal vilket gett större
möjligheter att fördela ut tiden.
Av den utökade tiden som planerats i schemat går tre av fyra pass tillbaka till
ordinarie avdelningen. Detta leder en bättre kontinuitet för brukarna då det istället för
en timvikarie kommer en ordinarie personal. Det bör tilläggas att Lövåsgården har en
13
14
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
9 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
fördel då tre avdelningar en gemensam personalstyrka vilket underlättar möjligheten
att planera tiden på egen avdelning.
Timmar ersatta av timvikarier i förhållande till ordinarie personal
Nedan följer två diagram som visar antalet timmar ersatt av timvikarier samt
ordinarie personal mellan maj och december 2013 och 2014.
För att få en rättvis bild är avdelningen Gustavsro inte med i statistiken då den
öppnades under hösten 2013. Statistiken är hämtad ur Time Pool och är baserad på de
beställningar av vikarier som lagts till personalsamordningen.
2013
900
800
700
600
500
400
Timvik
300
Ordinarie
200
100
0
14
15
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
10 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
2014
1000
900
800
700
600
500
400
Timvik
300
Ordinarie
200
100
0
Tid där ordinarie personal bokats av
personalsamordningen
140
120
100
80
60
2013
40
2014
20
0
Diagrammen visar tydligt att mängden tid ersatt av timvikarier varierat kraftigt
mellan månaderna medans antalet timmar ersatt av ordinarie personal är mer stabilt.
För 2014 är tid ersatt av ordinarie personal mycket lägre än 2013 då många av de som
valt att utöka sin tjänstgöring är samma personer som tidigare valt att jobba extra.
Under september, oktober och december är det fler bokningar för ordinarie personal
då dessa schemaperioder haft mindre tid fördelad i schemat och mer som lämnats att
fördelas av personalsamordningen.
15
16
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
11 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
Kostnader för timvikarier
Kostnader för timvikarier 2013 - 2014
1 000 000
900 000
800 000
700 000
600 000
500 000
400 000
300 000
200 000
100 000
-
2013
2014
2014 har en mycket högre kostnad för timvikarier. Mycket beror på en högre
sjukfrånvaro men också på att många utbildningar var planerade under våren. En av
dessa upptog 12 arbetstimmar per personal under april till maj.
Då man under sommaren planerat ut all extra tid i schemat hoppades man på en
mindre åtgång av timvikarier. Resultatet visar istället på en högre kostnad vilket dels
beror på att sjukfrånvaron varit mycket högre under 2014 men även att avdelningen
Gustavsro öppnades hösten 2013 vilket lett till ett större grundbehov av
semestervikarier 2014.
Hösten ser vidare höga vikariekostnader vilket hänger ihop med sjukfrånvaron. I
november sjunker sjukfrånvaron något och så även vikariekostnaderna dock inte till
nivåer under 2013. Under perioden maj till december 2013 hade ca. 3500 timmar
timvikarier bokats av personalsamordningen till Lövåsgården. Under samma period
2014 har personalsamordningen bokat ca. 5200 timmar timvikarier. En tydlig ökning
istället för den minskning man hoppats på.
16
17
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
12 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
Ofinansierad tid
Ofinansierad tid
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Varje punkt i diagrammet symboliserar antalet timmar ofinansierad tid för ett visst
datum.
Av den tid som gått till personalsamordningen har ca. 85 % gått att fördela ut.
Övriga 15 % har varit ofinansierad tid där man arbetat som extra resurs på ordinarie
avdelning. Totalt för perioden maj till december 2014 har man haft 273 timmar
tillgänglig tid.
Statistiken är hämtad från uppgifter som rapporterats in manuellt av personal som
ingår i projektet och därför kan vissa avvikelser förekomma.
Det har även framkommit från personalsamordningen att registrering av tillgänglig
tid vid ett par tillfällen varit dålig. Orsaken tros vara att det varit längre perioder då
personalen inte haft någon tillgänglig tid att rapportera in vilket lett till att man tappat
rutinen. Vid båda tillfällena har påminnelser till berörd personal avhjälpt problemet.
Felaktig eller utebliven registrering av tillgänglig tid innebär merarbete för
personalsamordningen.
17
18
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
13 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
Sjukfrånvaro
Jämförelse av sjukfrånvaro mellan 2013 och 2014.
2013
18,00%
16,00%
14,00%
12,00%
10,00%
Sandra
8,00%
6,00%
Christiina
4,00%
Snitt
2,00%
0,00%
2014
16,00%
14,00%
12,00%
10,00%
8,00%
Sandra
6,00%
Christiina
4,00%
Snitt
2,00%
0,00%
18
19
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
14 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
Jämförelse av snitt
16,00%
14,00%
12,00%
10,00%
8,00%
2013
6,00%
2014
4,00%
2,00%
0,00%
En topp under våren för både 2013 och 2014 syns tydligt. Under tidiga sommaren
2014 är sjukfrånvaron mycket hög på Christiinas enheter vilket drar upp snittet en
del. Sandras enheter är under samma period i nivå med 2013.
Ytterligare en topp ses under september för att sedan sjunka och i november är
sjukfrånvaron för första gången sedan februari under 2013 års nivåer.
Fram till november är Lövåsgårdens sjukfrånvaro i snitt 1,5 % högre än
utföraravdelningen som helhet.
Den höga sjukfrånvaron har en tydlig koppling till de höga vikariekostnaderna.
Uppföljning av personalens upplevelser av projektet
För att följa upp personalens upplevelser av projektet har man genomfört två
enkätundersökningar. Den första gjordes efter två arbetade schemaperioder. Enkäten
gav en svarsfrekvens på 33 %.
Den låga svarsfrekvensen tros dels bero på att enkäten skickades ut i snar anslutning
till semestrarna. Bakgrunden är att det anses för tidigt att göra en första utvärdering
tidigare och för sent att vänta till efter sommaren då den inte skulle hinna
sammanställas innan delrapporten.
Den andra undersökningen genomfördes i december och gav en svarsfrekvens på
42 %.
Personalen upplever som positivt att de har haft större möjligheter att påverka sitt
schema än tidigare. Man tycker däremot att det blivit besvärligare att lägga schemat.
På frågan ”Hur upplever du att schemaläggningen fungerar?” och en svarsskala från 1
till 10, där 1 motsvarar mycket dåligt och 10 motsvarar mycket bra, är medel innan
projektet 6. I den första undersökningen är medel 4 och i den andra 5. Delar man upp
19
20
SLUTRAPPORT
15 (17)
Datum
Vår beteckning
2015-02-11
VON/2013:54-042
statistiken per chefsområde är skillnaderna något större på Sandras område vilket
grundar sig i att man tidigare inte alls jobbat med avancerad schemaläggning där.
Man upplever också att det blivit svårare att tolka schemat när det är mycket personal
på samma schema.
I den första undersökningen upplever flera att stämningen i personalgruppen
påverkats negativt. Det som upplevs som negativt är att det är mer diskussioner kring
schemat i personalgrupperna och att man hade hoppats att projektet skulle ge en ökad
personaltäthet. I den andra undersökningen är det betydligt färre som upplever
stämningen upplevs som negativ. Det som påtalas som negativt är att
schemaansvariga från andra avdelningar, i och med det avancerade schemat, är med
och påverkar avdelningar utöver sin egen vilket lett till diskussioner.
Några kände en oro inför införandet av projektet men ingen har kvar den oron idag.
Mycket av oron gällde hur de som inte valde att delta skulle bli påverkade.
Bland de som önskat utöka sin tid så har alla känt sig bekväma i sitt arbete när de
jobbat på de avdelningar de varit på utöver sina ordinarie.
Av de som inte önskat utöka sin tid i samband med projektet var ca 16 % intresserade
av att prova på att jobba på någon av de andra avdelningarna i den första
undersökningen. I den andra var intresset ca 8 %.
Budget
Budget med utfall.
Post
Projektledare
Personalkostnader
Övriga kostnader
(telefoni,
förbrukningsmaterial
m.m.)
Totalt
Budget
250 000
500 000
Utfall
216 000
351 000
Differens
34 000
149 000
10 000
1 000
9 000
760 000
568 000
192 000
Tidigt i projektet gick mycket tid åt för projektledning. För att kompensera de då
något högre kostnaderna minskades tiden för projektledning under sommaren och
hösten.
Personalbudgeten är baserad på de önskemål om arbete som fastställdes vid
kartläggningen med avdrag för 0,35 anställda motsvarande den personal som önskat
utökat men inte blev aktuella under 2014.
20
21
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
16 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
I början av hösten upptäcktes det att kostnader för obekväm arbetstid endast har
belastat de ordinarie anställningarna och inte projektet. I samband med detta sågs OBkostnaderna för projektet över. Då projektets tid är fördelad på vardagar rör det sig
endast om kvälls OB. Vart tredje pass beräknas vara ett kvällspass och kostnaden blir
då ca 400 kr per månad totalt för både Christiinas och Sandras enheter. Då kostnaden
är så liten bedöms det inte nödvändigt att föra om dessa pengar då det kräver en större
mängd manuell administration för att sammanställa dessa timmar. Budgeten på 500
tkr är därför hög då det från början är räknat på en kostnad som även innefattar helg
och storhelgs OB.
En annan förklaring till att utfallet är lägre än budgeterat är att två av personalen som
ingår i projektet varit sjukskrivna var sin längre period under projekttiden.
De övriga kostnaderna avser telefoni och trycksaker.
Kostnader för utökning på samtliga SÄBO
Den totala utökningen av sysselsättningsgraden på Lövåsgården blir 3,2 % i
förhållande till ordinarie bemanning.
I och med att det startats upp nya avdelningar relativt nyligen kan det även vara så att
personalen fått sina önskemål tillgodosedda redan vid anställningen. Vi får därför
räkna med att utökningen kan vara något låg om man jämför med övriga boenden i
kommunen.
I samband med det kommunövergripande projektet 2011-2012 gjordes en större
kartläggning över hela Vård- och Omsorgsförvaltningen där intresset motsvarade en
utökning på 5 % i förehållande till ordinarie bemanning.
Om samtliga särskilda boenden ökar sin sysselsättningsgrad med
5 % motsvarar det 11,59 årsarbetare och en kostnad på 5 100 tkr per år.
Kostnaden är räknad på en genomsnittlig lön för en undersköterska på SÄBO i
Katrineholms Kommun och inkluderar inte kostnader för semestervikarier eller OBkostnader då det inte belastar den utökade tiden.
Det bör tilläggas att man borde se en minskning av vikariekostnader på de aktuella
enheterna även om resultatet för 2014 på Lövåsgården inte visar det.
Ett stort ansvars läggs på de som är schemaansvariga. Det blir deras uppgift att se till
att den utökade tiden läggs ut så effektivt som möjligt redan i
schemaplaneringsstadiet. Samtliga chefer har tidigare genomgått en ingående
utbildning i avancerad schemaläggning. Det bedöms nödvändigt för schemaansvariga
att ha samma utbildning att utgå ifrån vid schemaläggning för att kunna planera ett så
effektivt schema som möjligt. Därför bör en uppskattad utbildningskostnad på 100 tkr
räknas med i beräkningen.
Den slutgiltiga summan för ett införande på särskilt boende beräknas bli 5 200 tkr för
första året följt av en årlig kostnad på 5 100 tkr.
21
22
SLUTRAPPORT
Datum
2015-02-11
17 (17)
Vår beteckning
VON/2013:54-042
Sammanfattning
85 % av tiden har gått att fördela ut redan i schemaplaneringsstadiet vilket är över
förväntan. Bakgrunden är att en större mängd frånvaro funnits då mycket utbildningar
varit förlagda under 2014.
Kostnaden för timvikarier har varit högre under 2014 jämfört med 2013. Det beror till
största delen på att även sjukfrånvaron är högre under 2014 samt en stor frånvaro av
ordinarie personal i samband med flera utbildningar under året.
Ca. 85 % av den tillgängliga tid som lämnats till personalsamordningen har gått att
fördela ut. Det har framkommit att det varit vissa problem med registrering av tiden
vid ett par tillfällen vilket inneburit merarbete för personalsamordningen.
I det vidare arbetet med projektet under 2015 kommer möjligheterna till en
effektivare hantering av den tillgängliga tiden att ses över.
Schemaplaneringen tar längre tid än tidigare men personalen upplever att de har
större möjlighet att påverka sitt schema. Man upplever även att schemat blivit svårare
att tyda med fler personal per schemagrupp.
Kostnaderna för projektet under 2014 är lägre än vad som budgeterats för. Det beror
till stor del på att kostnader för obekväm arbetstid är lägre än vid en ordinarie
anställning då den extra tiden är utlagd på vardagarna.
En utökning på samtliga SÄBO skulle innebära en kostnad på 5 200 tkr följt av en
årlig kostnad på 5 100 tkr men ger förhoppningsvis en besparing på kostnader för
timvikarier.
Gabriel Sandqvist
Projektledare
22
23
Dnr VON/2015:19-719
Handläggare: Per Enarsson/Camilla Söderman
Information – Projektrapport Mat är liv och lust
(Lövåsgården)
Vård- och omsorgsnämnden lägger projektrapporten till protokollet.
Ärendebeskrivning
I den av kommunen antagna vision 2025 tas God mat upp som ett prioriterat område.
Vård- och omsorgsnämnden har därför tillsammans med serviceoch tekniknämnden
under föregående mandatperiod 2011-2014 genomfört flera satsningar inom
matområdet.
Förvaltningschef Per Enarsson har på uppdrag av vård- och omsorgsnämnden beställt
ett projekt hos serviceoch teknikförvaltningen samt vård- och omsorgsförvaltningen
att på tre avdelningar vid Lövåsgården pröva och utvärdera ett arbetssätt för
valmöjlighet av två lunchrättsalternativ där kocken följer med ut och serverar maten.
Projektet har också inneburit erbjuda en utökad frukostbuffé under några timmar på
morgonen.
Projektet startade den 22 augusti och avslutades den 30 november 2014. Ansvariga
för projektet har varit Camilla Wiström, avdelningschef på serviceoch
teknikförvaltningen samt Camilla Söderman, områdeschef inom vård- och
omsorgsförvaltningen.
En projektrapport, Mat är liv och lust, har nu sammanställts.
Resultatet ska ligga till grund för utveckling av matfrågor inom ramen för befintliga
resurser. Rapporten ska även användas som underlag i den långsiktiga planeringen.
•
Projektrapport Mat är liv och lust, 2015-01-19
23
24
Projektrapport
Mat är liv och lust
Datum:
2015-01-19
Dnr:
VON/2015:19-719
24
25
PROJEKTRAPPORT
2 (7)
Datum
SERVICE- OCH TEKNIKFÖRVALTNINGEN
Vård- och omsorgsförvaltningen
2015-01-19
1. Projektdirektiv
1.1 Uppdragsgivare
Uppdragsgivare är förvaltningschef Per Enarsson på Vård och
Omsorgsförvaltningen. Uppdraget är att på några av våra särskilda boenden
utvärdera ett arbetssätt för valmöjlighet av två lunchrättsalternativ där kocken
följer maten från gryta tillservering och erbjuda en utökad frukostbuffé under
några timmar på morgonen.
1.1 Roller och ansvarsfördelning
I uppdraget fördelades arbetsuppgifterna så att vårdpersonalen ombesörjde att ta
upp beställning av maten samt göra beställningar till köket. Vi lunchserveringen
var det någon vårdpersonal som var som behjälplig när maten levererades upp
till avdelningarna. Köket stod för planering av maträtter/matsedel, servering
upplägg och även presentation av maten.
Styrgruppen bestod av områdeschef, enhetschef, avdelningschef och
kostsamordnare hade huvudansvar för projektet.
2. Inledning/bakgrund
Idag finns ett stort intresse för mat och hur vår mat produceras. Kraven på
kvalité och matlagning har ökat dels från våra medborgare men även från
myndigheter såsom socialstyrelsen finns riktlinjer för den mat som tillagas och
serveras. Katrineholm kommuns ambition är att måltiderna som serveras på våra
äldreboende ska vara näringsriktiga men framförallt GODA och skall serveras
på ett trevligt sätt . Vikten av att vårdpersonal har kunskap om hur mat serveras
och vad som är tillbehör och hur man lyfter en hel måltid genom bemötande och
känsla för smak kan inte nog betonas. I nuläget har man inte längre någon som
har ett huvudansvar för avdelningsköket och man har heller inte krav på
undersköterskor och vårdbiträden ska ha en viss kompetens inom mat och
måltid.
Kökens ansvar är att laga en god och tilltalande mat som av vård personalen ska
serveras på ett tilltalande sätt. Vi kan i dag se att ett ”glapp” uppstår mellan
dessa två. Ett av många alternativ som diskuterades för att hitta en lösning på
detta var att låta kocken involveras i servering av maten på avdelning och ge
brukarna valmöjlighet av 2 olika maträtter vid bordet.
2.1 Pilotprojekt;
Arbetsmodellen utformades tillsammans med vårdpersonal, brukar och
kökspersonal. Det erbjöds två rätter till lunch som de boende kunde välja mellan
måndag till fredag. En utökning av frukosten var också en del av projektet, en
frukostbuffé skulle vara uppdukad mellan några timmar på morgonen för att
möjliggöra en ökad flexibilitet av morgonmålet och andra morgon sysslor.
Särskilda listor med vad som skulle finnas på en frukostbuffé utformades.
Man skulle även titta på möjligheterna under projektet att ha någon
huvudansvarig för måltiderna på avdelningarna.
25
26
PROJEKTRAPPORT
3 (7)
Datum
2015-01-19
2.2 Start/avslut
Projektet startade den 22:e augusti och avslutades den 30:e november.
Redovisning av projektet sker i Vård och omsorgs nämnd i februari 2015.
2.3 Syfte/Mål
Att öka kvalitén och upplevelsen av hela måltiden och medvetande göra vikten
av kompetens inom området.
3. Metod
Ett urval av vilka avdelningar som skulle vara med genomfördes på
Lövåsgårdens särskilda boende av enhetschef. Följande avdelningar ingick i
projektet, Nyäng, Hagtorp och Karlslund.
Inledningsvis startade projektet med en inspirationsdag där ”Stjärnkocken”
Christer Svantesson gästspelade både i kostverksamheten samt äldreboendets
avdelningar. Han började dagen med att vara med och laga upp två olika rätter
och ”följde med” matens väg från köket upp till avdelningen, presenterade och
serverade maten. Vårdpersonalen fick en inblick i vikten av upplägg
presentation och servering samt vikten av tillbehör etc. Stjärnkocken var
Christer Svantesson, känd bl.a. från kockarnas kamp på tv 4.
Det var två olika tillvägagångssätt för val av maträtt som provades under
projektiden. Första 1,5 månaden gjordes val av maträtt dagen innan i Aivo
kostsystem och avdelningarna fick veckomatsedel med två rätter.
Efter den perioden fick brukarna välja maträtt vid lunchbordet. Köket tillagade
då lika mycket av varje maträtt.
Kockarna kom upp på avdelningen med matvagnen och man presenterade
maträtterna som lade upp snyggt med rätta tillbehör som sedan serverades till
brukarna av personal och kock.
3.1 Resultat/utvärdering
Utvärdering har gjorts i form av dagboksanteckningar från kökets personal. Ett
mindre antal frågor har ställts till de boende av kommundietist och motsvarande
frågor har ställts till personal av områdeschef på aktuella vårdboende. Kökets
reflektioner gjordes i form av daganteckningar.
Nedan ges en sammanfattning av de olika utvärderingarna.
3.2 Sammanfattning av frågor till boende på Lövåsgården
De tillfrågade avdelningarna var: Hagtorp (10 brukare, 2 har svarat), Karlslund
(9 brukare, 3 har svarat) och Nyäng (9 brukare, 0 har svarat). Totalt antal som
svarade själva var 5 brukare .
Frågorna var öppna det vill säga inga givna svarsalternativ. Då det var många
brukare som inte kunde svara har personalen varit delaktiga och svarat för den
enskilda brukaren utifrån att man som personal känner sina brukare. Av den
anledningen finns personalens svar med i redovisning nedan.
26
27
PROJEKTRAPPORT
4 (7)
Datum
2015-01-19
1. Hur har du tyckt att det varit när kocken kommit upp och presenterat
maten på avdelningen?
Brukarna svarar: Bra
Personalen svarar: Positivt
2. Spelar det någon roll om du kan välja på två maträtter eller är du nöjd
med det som serveras?
Brukarna svarar: Tre av fem vill ha valmöjligheten medan resten tycker att det
inte spelar någon roll om de får välja eller inte.
Personalen svarar: Personalen på de tre avdelningarna verkar vara överens om
att brukarna tycker att det är jobbigt att välja, ofta glömmer bort sina val eller
ändrar sig mitt i måltiden.
3. Vad tycker du om frukosten, har du märkt av att den varit annorlunda
mot tidigare?
Brukarna svarar: Samma som förr
Personalen svarar: Karlslund och Hagtorp märkte ingen skillnad, medan Nyäng
tycker att utbudet har ökat
4. Serveras frukosten den tid du önskar äta?
Brukarna svarar: ja
Personalen svarar: ja, då frukosten serveras efter varje individs önskemål
mellan 7:30 och 11:00
För att besvara ovanstående frågor krävs det att brukarna har kvar sin analytiska
förmåga och kan minnas bakåt i tiden och har bott på Lövåsgården längre än
fyra månader. Då det är få av de aktuella brukarna som stämmer in på dessa
kriterier (framför allt de två första kriterierna) enligt avdelningspersonalen har
flera dessutom problem med att uttrycka sig eller höra vilket minskade gruppen
av tillfrågade ytterligare. Dessutom är det en del som vilade under tillfällen som
undersökningen gjordes och kunde inte vara med och svara på frågorna. Det är
därför som personalen har blivit tillfrågade och har fått hjälpa till att besvara
frågeformuläret. På Nyäng kunde ingen av brukarna tillfrågas, så där är det
endast personalen som har svarat.
3.3 Sammanfattning av vårdpersonals synpunkter av matprojektet på
Karlslund, Hagtorp och Nyäng
Innan sommaren träffade två personal och enhetschefen representanter från STF
och fick information angående projektet. Detta förmedlades vidare till övrig
personal men sen blev det semesterperioder och projektet påbörjades direkt efter
semestern och alla var inte riktigt med ”på tåget”, det fanns en osäkerhet både
bland vårdpersonal och personal från köket. De boende fick bestämma en dag
innan maten skulle komma vilken maträtt dom ville ha, vilket fungerade bra.
27
28
PROJEKTRAPPORT
5 (7)
Datum
2015-01-19
Kompetens och bemötande från köket upplever man har varit varierande och
detta gäller även hos vårdpersonalen att engagemang och bemötande varit
varierande. Något som vårdpersonalen uttryckt är att när personal från köket
serverade maten så var det mycket smakfullt upplagt på tallrikar.
Under projektet så upplever personalen att det var högre kvalitet på maten t.ex.
var fläsket stekt och det serverades egenpanerad fisk. Efter projektet upplever
personalen att de boende klagar mera på maten än innan. Man vet inte riktigt
varför, men tror kanske att brukarna då märkte skillnaden av att inte få välja och
att det kanske är en anledning och att maträttrena var lite annorlunda då
eftersom matsedeln gjordes specifikt för att passa ett tvårätterssystem.
Frukostbuffén kom aldrig i gång fullt ut. Förutsättningarna på dessa avdelningar
var inte optimala enligt personal. Man hade brukare som sov väldigt länge på
morgonen och andra hade många som valde att äta på rummet och var vana att
göra det var olika anledningar.
Några reflektioner runt de så kallade kökstjänster som finns i dag. På alla tre
avdelningar har dessa personer olika förutsättningar och anställningsformer.
Önskvärt är att utbilda både vårdpersonal men även de som har dessa tjänster för
att de ska få en större kunskap kring smakupplevelse och upplägg. Självklart vill
både jag (områdeschef) boende och personal att de boende ska få välja mellan
två rätter eftersom det var mycket uppskattat.
3.4 Sammanfattning av köket och kostasamordnares synpunkter av
matprojektet på Karlslund, Hagtorp och Nyäng.
Det har ibland varit svårt att få till att alla brukare är på plats någorlunda
samtidigt när kockarna kommer upp med maten. En av avdelningarna upplever
kökspersonalen som något rörigare än de två andra avdelningarna. Det har varit
svårt att få till en bra dialog med personal och boende där och man upplever
också att personalen inte är så engagerade.
Vissa dagar flöt det mesta på för samtliga avdelningar. Två av avdelningarna har
fungerat bättre, samarbetet med personalen har fungerat och brukarna verkar ha
uppskattat den nya ordningen. Man ser också att det blir mycket svinn när man
gått över till att laga lika mycket mat av varje rätt och låta valet ske vid bordet.
Men det blir bättre när man lärt sig vilka maträtter som det går mest av och som
uppskattas av de äldre. Frukostbuffen verkar inte ha fungerat särskilt bra på
någon av avdelningarna. Från köket erbjöds bake-off bröd till frukost men det
var aldrig något som avdelningarna beställde. Man hade också gjort en lista över
vad som skulle serveras till frukosten. Trots kökets påminnelser om att beställa
både bröd och livsmedel från listan uteblev det.
4. Reflektioner av resultat
Det finns skillnader mellan avdelningar hur man upplevt projektet men
gemensamt är att både bland brukare och personal ser man fördelar med
valmöjlighet mellan två maträtter och att få en presentation av maten verkar
berika hela måltidsupplevelsen.
I pilotprojektet som var ganska kort tidsperiod blev det en del svinn men vi vet
28
29
PROJEKTRAPPORT
6 (7)
Datum
2015-01-19
att det efter en tid går att få en ganska bra uppskattning av hur mycket mat som
krävs av varje rätt, vad som är populärt och mindre populärt vilket också skulle
påverka både kostnad och svinn positivt.
4.1 Ekonomi
Aktivitet
Målgrupp
Prel. kostnad kr
Ökade personalkostnader VOF
7000/månad
Ökade personalkostnader
STF
Ca 16 500/
månad
Kostkompetens
Faktiskt
kostnad kr
3,5 månade
0
18500/månad
Kostsamordnaren
Investeringskostnader
5000
5750
Ökade
livsmedelskostnader
Ca 5000 kr/
månad
11 000/månad
Summa
109 000 kr
29
Kommentarer
Man kom aldrig
i gång med
frukostbuffen
enligt planering,
av den anledningen inga
ökade personalkostnader.
Tid vid
måltiderna 1
timme per dag
samt tillagning
av ytterligare ett
lunchalternativ
2 timmar per
vecka planeras i
2014 projekt
klimatsmart
Serveringsutrustning på
avdelningarna
Ändring från att
man förbeställde
mat till att man
fick välja vid
bordet . Vilket
innebar att man
lagde dubbelt av
båda rätter.
30
PROJEKTRAPPORT
7 (7)
Datum
2015-01-19
Sammanlagt har det fakturerats 109 000 kr för Lövåsenprojektet det inkluderar
livsmedel, personal och serveringsutrustning till avdelningarna t.ex. kylplattor.
Projektet pågick i tre och en halv månad . Den kostnadsökning som man ser i
projektet är mertid för kockar som går upp på avdelningarna samt mertid vid
tillagning av två maträtter av ett ytterligare lunchalternativ. Inköp av större
mängd livsmedel vid tillagning av två maträtter. Det är framför allt
livsmedelskostnaden som var svår att bedöma innan.
Ett breddinförande av projektet på kommunens övriga särskilda boenden skulle
medföra en ökad kostnad men inte i den omfattning som projektet har visat då
man kan dra slutsatser av hur åtgången av olika maträtter var i projektet och
lättare anpassa inköp och tillagning utifrån den erfarenheten. Att öka
kompetensen hos personal på avdelningar som har det som kallas kökstjänster
och låta dem ta del av kockens matlagning skulle vara ett sätt att utöka deras
ansvar runt måltiden.
4.1.Diskussion
Pilotprojektet bedrevs under en kort period och att få en bra och rättvis
utvärdering är kanske inte helt optimalt på en så kort tid. Likaså är det svårt att
dra alltför stora slutsatser av brukarnas svar då det var ett mindre antal som
kunde svara. En bättre följsamhet har kanske kunnat möjliggöras genom annan
tidsplanering och en tätare kommunikation mellan ansvariga och personal.
Gällande frukostbuffen skulle man kanske fått en bättre bild av de frukostvanor
som fanns på de avdelningar man valt för att kunna planera en annan typ av
frukostbuffé eller andra tider.
I dag kan man se att det finns sjukhus som går tillbaka till ett system där man
har personal som är ansvariga för avdelningsköket och ombesörjer att
patienterna får mat och mellanmål presenterad och serverad. Man ansvarar även
för beställningar av maten och övriga livsmedel som behövs vilket bidrar till en
kvalitetssäkring av måltiden.
Att satsa på personal med kompetens som är ansvarig för avdelningsköken och
omhändertagande av maten och har ett nära samarbete med kocken och köket
kan vara en genomförbar lösning för ett breddinförande. För att inte utesluta
kocken kan man som alternativ låta besöken av kock kanske besöka avdelningen
1ggr/vecka.
Man får också beakta att kommunens äldreboenden ser olika ut, små med köket
på plats kan möjliggöra ett närmare samarbete med vårdpersonalen. Det ser vi
redan i dag.
Projektansvarig;
Camilla Wiström
Avdelningschef STF
Camilla Söderman
Områdeschef VOF
Författare;
Sara Svensson
Nutritionsansvarig dietist/enhetschef
30
31
Dnr VON/2014:10-709
Handläggare: Emma Odén
Information – KKiK och Öppna jämförelser 2014
31
32
Dnr VON/2015:10-041
Handläggare: P Enarsson/J Gustafsson
Årsredovisning för vård- och omsorgsnämndens verksamhet år 2014
1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner årsredovisning för 2014 och överlämnar
den till kommunstyrelsen.
2. Vård- och omsorgsnämnden föreslår att 6 550 tkr av investeringsbudgeten
ombudgeteras till år 2015.
Ärendebeskrivning
Vård- och omsorgsförvaltningen har upprättat årsredovisning för vård- och omsorgsnämndens verksamhet under år 2014 samt avstämning av mål och uppdragsuppfyllelse för vård- och omsorgsverksamheten.
Beräkning av avvikelse inom varje verksamhet
Vård- och omsorgsnämnden redovisar för år 2014 ett underskott med totalt –3 848
tkr, fördelat
•
•
•
– 4 516 tkr för Utföraravdelningen
– 4 381 tkr för Myndighetsavdelningen
5 049 tkr för Förvaltningsgemensamt
Summa: - 3 848 tkr
Investeringsbudgeten omfattar 11 637 tkr varav 3 354 tkr har förbrukats.
Flera stora budgetposter är påbörjade/icke påbörjade och kommer att slutföras 2015.
•
•
•
•
Brandlarm gruppbostäder (4 996 tkr kvar, behov 2015: 3 500 tkr)
Larm/trygghetslarm säbo (2 050 tkr kvar, behov 2015: 2 050 tkr)
Granheden, inventarier (700 tkr kvar, behov 2015: 700 tkr)
Flytt av aktivitetspark (300 tkr kvar, behov 2015: 300 tkr)
Totalt föreslår vård- och omsorgsförvaltningen att 6 550 tkr av investeringsbudgeten
ombudgeteras till 2015.
Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut
•
•
Vård- och omsorgsnämnden godkänner årsredovisning för 2014 och överlämnar
den till kommunstyrelsen.
Vård- och omsorgsnämnden föreslår att 6 550 tkr av investeringsbudgeten
ombudgeteras till år 2015.
•
•
•
Årsredovisning för 2014
Bilaga 1 Uppföljningsrapport tjänstemannauppdrag
Bilaga 2 Uppföljning av resultatmål/uppdrag, åtaganden och produktionsmål
32
33
Årsredovisning 2014
Handläggare: Per Enarsson, Johanna Gustafsson
Dnr: VON/2015:10-041
2015-02-16
33
34
ÅRSREDOVISNING VON 2014
2015-02-16
2 (27)
Dnr VON/2015:10-041
1 Katrineholms kommun .............................................................................................................. 3
1.1
Vision 2025 ....................................................................................................................... 3
2 Sammantagen bedömning.......................................................................................................... 4
2.1
Framtiden .......................................................................................................................... 4
3 Verksamhet - ansvarsområden och uppföljning av volymmått ................................................. 7
3.1
Vård- och omsorgsnämnden ............................................................................................. 7
4 Resurser - uppföljning av resursanvändning ............................................................................. 8
4.1
Ekonomiskt utfall enligt driftsredovisningen .................................................................... 8
4.2
Ekonomiskt utfall avseende investeringar ........................................................................ 9
4.3
Personalresurser .............................................................................................................. 10
4.4
Lokalresurser ................................................................................................................... 15
4.5
Verksamhetskostnader jämfört med andra kommuner ................................................... 16
5 Resultat - uppföljning av övergripande mål och resultatmål. .................................................. 17
5.1
Ortsutveckling ................................................................................................................. 17
5.2
Kultur och fritid .............................................................................................................. 18
5.3
Skola................................................................................................................................ 18
5.4
Omsorg och trygghet ....................................................................................................... 19
5.5
Folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet ..................................................... 23
5.6
Ekonomi och organisation .............................................................................................. 25
2
34
35
2015-02-16
3 (27)
Dnr VON/2015:10-041
1 Katrineholms kommun
1.1 Vision 2025
I Katrineholm är lust den drivande kraften för skapande och utveckling – för liv, lärande och
företagsamhet. Lust är passion, vilja, ambition. Det är också det lustfyllda – det vi lever för och
det vi lever av – mat, kärlek, arbete, gemenskap, upplevelser. Läget är rätt – rätt geografiskt och
rätt för handling och förändring.
3
35
36
2015-02-16
4 (27)
Dnr VON/2015:10-041
2 Sammantagen bedömning
Inom såväl äldreomsorgen som inom omsorgen om funktionsnedsatta produceras mer än
tidigare och vård- och omsorgsförvaltningen ser volymökningar inom flertalet verksamheter.
Denna volymökning har lett till kraftigt ökade personalkostnader, under 2014 har
personalkostnaderna ökat med 5,2 % medan budget för personalkostnader endast ökat med 2,2
%. Konsekvensanalys till följd av uppsägningen avtalet Verksamhets- och individanpassad
arbetstid från fackförbundet Kommunal visar på mindre flexibilitet i personalens scheman och
en betydande personalkostnadsökning i storlek 1-1,5mkr/år för vård- och omsorgsförvaltningen.
Behovet av så kallade dubbletter för parboende inom äldreomsorgens särskilda boenden har ökat
kraftigt. Trots att vård- och omsorgsnämnden inrättat fler dubbletter räcker dessa inte till för
närvarande.
Behovet av korttidsplatser har varit högt under ca ett års tid och vård- och omsorgsförvaltningen
tror att behovet kommer att fortsätta framgent. Planering pågår för att se över möjligheten att
öka ut antalet korttidsplatser. Väntetiden till särskilt boende har ökat under 2014 vilket påverkar
tillgången på korttidsplatser negativt då dessa måste användas akut av brukare i väntan på
ordinarie plats. En konsekvens är också att antalet betalningsansvarsdagar till Landstinget ökar.
Trots detta rapporterar brukarna fortsatt in höga siffror för brukarnöjdhet.
Flera komplicerade brukarärenden kan komma att påverka verksamheten. Samverkan pågår
mellan Vård- och omsorgsförvaltningen, Bildningsförvaltningen och Socialförvaltningen i syfte
att finna nya lösningar och arbetsmetoder. För vård- och omsorgsförvaltningen har kostnader för
boende i samband med att barn med funktionsnedsättning inte kunnat erbjudas skolgång i egna
kommunen ökat kraftigt. Det har blivit tydligt att den samverkansform som idag finns mellan
olika nämnder kring barnärenden inte är tillräcklig. En modell för handläggning och stöd är
under framarbetande.
Vård- och omsorgsförvaltningen har under året avslutat projektet om Innovativa miljöer, vilka
bland annat syftar till att ta fram tekniska förbättring i vård- och omsorgsområdet,
permanentande och utvidgning av arbetssättet planeras. Försök har även gjorts med nattillsyn
via kamera och under hösten har det planerats för en utvidgning av detta.
En projektsatsning på matmiljöer har påbörjats tillsammans med service och
teknikförvaltningen, det rör ökade valmöjligheter för när maten serveras och fler
måltidsalternativ.
En ny aktivitetspark invigdes under våren vid äldreboendet Strandgården.
Vård- och omsorgsnämnden har i början av 2015 antagit ny inriktningsplan för mandatperioden.
2.1 Framtiden
Omvärld
Riksdagen har beslutat att bristande tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning införs
som en ny form av diskriminering i diskrimineringslagen. Det nya diskrimineringsförbudet
gäller från den 1 januari 2015 inom alla samhällsområden där diskrimineringslagens övriga
regler gäller i dag, med undantag för tillhandahållande av bostäder.
Från 1 januari 2015 införs även en ny patientlag, där patientens rätt till information och
delaktighet i given vård stärks. Samtidigt förändras nuvarande Hälso- och sjukvårdslagen (HSL)
då flera delar går in i ny patientlag.
4
36
37
2015-02-16
5 (27)
Dnr VON/2015:10-041
Socialstyrelsen har under januari gått ut med pressmeddelande att bemanningsföreskrifterna
inom demensvård kommer att skjutas upp på obestämd tid. Socialstyrelsen förväntas besluta om
uppskjutandet i slutet på januari och är en följd av att regeringen inte lämnat klartecken för
införande. Tidigare har Socialstyrelsen gått med ny information om att man har för avsikt att
låta de nya träda i kraft under mars månad 2015. Sveriges kommuner och Landsting SKL
angivit att det troligen inte blir beslut om utökad bemanning på demensboenden/motsvarande
från mars 2015 som Socialstyrelsen aviserat. I stället tror SKL på ett införande tidigast januari
2016 och då med ett omarbetat förslag.
Regeringens betänkande "Rätt information på rätt plats i rätt tid SOU 14S:23" behandlar ny
sjukvårdsdatalag och en socialtjänstdatalag. Om dessa antas föreslås bland annat att sekretessen
som idag råder mellan olika nämnder i en kommun som arbetar med socialtjänst upphävs och att
nämnderna fritt får dela uppgifter mellan sig som om de varit en nämnd.
Regeringen har givit Socialstyrelsen i uppdrag att ta fram ett utbildningspaket för vård- och
omsorg gällande äldre personer utsatta för våld. Utbildningen ska rikta sig till personal inom
hemtjänst, särskilda boenden för äldre och andra aktörer som i sin verksamhet kommer i kontakt
med äldre personer. Uppdraget ska redovisas till Socialdepartementet senast den 15 januari
2015.
Vidare har SKL meddelat att de statliga satsningarna inom socialtjänstens område, bl.a. bättre
liv för sjuka, upphör helt eller bedrivs i mycket reducerad form från 1 januari 2015.
Rapporten Katrineholm 2030 – Underlag för samhällsplanering på längre sikt identifierade
trender som påverkar kommunens arbete inför år 2030. För vård- och omsorgsnämndens del
lyfts fram ett antal utmaningar på kort och lång sikt.
De äldre Katrineholmarna blir allt fler.
Katrineholms kommun kommer att behöva bygga ut sin äldreomsorg de närmaste åren för att
klara volymökningarna. Från år 2019 förväntas antalet personer, framför allt kvinnor, över 85 år
börja öka kraftigt men redan under nästa år ser vi en ökning. Vid oförändrad välfärdsambition
kommer vård- och omsorgsförvaltningen att behöva fördubbla sin budget till 2030. Ca 70 % av
förvaltningens kostnader är personalkostnader vilket betyder att personalförsörjning och
rekrytering kommer att vara en stor utmaning för att klara ökningen.
Katrineholms kommun har ett större antal äldre och funktionshindrade män och kvinnor än
riksgenomsnittet. Det beror dels på demografin med en äldre befolkning men även på att
landstinget tidigare drev ett antal institutioner för personer med funktionsnedsättning i
närområdet och att många av dessa män och kvinnor bor kvar inom kommunen. En ny
målgrupp, personer, framför allt män, med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar,
uppmärksammas mer och har i många fall rätt till omfattande stöd från kommunens olika
sektorer som skola och omsorg. Det mellankommunala LSS-utjämningssystemet visar (med två
års eftersläpning) att kommunens kostnader för insatser till funktionsnedsatta personer fortsätter
att öka och utfallet för 2014 är 47 mkr och preliminärt utfall för 2015 är den 51,5 mkr. Systemet
ersätter kommuner med hög nivå av LSS-insatser. Det är både större antal personer som får
insatser och mera omfattande insatser i Katrineholm. Ersättningen får inte genomslag till Vårdoch omsorgsnämnden och det finns med rådande styrmodell ingen koppling mellan kommunens
mottagna ersättning och utlagd budget på LSS-området.
Färre ska försörja fler.
Med en åldrande befolkning blir det relativt sett färre människor i arbetsför ålder som ska
försörja fler. Detta ställer krav på kompetensförsörjning för att säkerställa att det kommer att
5
37
38
2015-02-16
6 (27)
Dnr VON/2015:10-041
finnas personella resurser. Efterfrågan av personal inom vård- och omsorgsområdet kommer att
öka både nationellt och lokalt. Redan i dag finns vissa svårigheter kring att rekrytera
nyckelgrupper, exempelvis sjuksköterskor och nationellt rapportera vårdgymnasierna vikande
antal sökande.
Teknisk utveckling.
Samhällets individualisering, teknisk utveckling och ökad informationsmängd driver upp kraven
och förväntningarna på kvalitet, valfrihet och tillgänglighet. Individen får större möjligheter, och
krav på, att fatta egna beslut i vardagen. Detta innebär att kommunens roll som vägledare och
rådgivare måste utvecklas, inte minst till de invånare som behöver stöd i de valmöjligheter som
uppstår. Teknikutvecklingen ger nya möjligheter då människor blir mindre beroende av att
fysiskt befinna sig på samma plats. Mer avancerad vård kan ges i hemmet som en följd av detta,
vilket även är en ökad kostnad för kommunen. Den tekniska utvecklingen ställer även krav på
verksamheten att utveckla och följa riktlinjer för den teknik som används och som kan tänkas
användas i framtiden.
Äldreomsorgens fortsatta utveckling
En stor osäkerhetsfaktor i planeringsförutsättningarna har under 2014 varit hur regeringen
kommer att hantera socialstyrelsens föreskrifter om organisering av särskilda boenden och
stödet till personer med demenssjukdom. Socialstyrelsen har emellertid under januari 2015
meddelat att man kommer att dra tillbaka förslaget om bemanningsföreskrifter i äldreomsorgen
då regeringen inte givit medgivande till införande av föreskrifterna. Ingen ny tid för införande
anges. En konsekvensanalys som vård- och omsorgsnämnden låtit göra visar att ett införande
som gäller samtliga boende med demensdiagnos på särskilt boende skulle innebära
kostnadsökningar för vård- och omsorgsförvaltningen på nära 45 miljoner kronor.
Inom såväl äldreomsorg som omsorg om funktionsnedsatta produceras mer vård än budgeterat.
Trenden att fler personer än tidigare får beslut om insats förväntas fortsätta under 2015 och
ställningstagande om finansiering och ambitionsnivåer måste göras.
Under 2015 kommer en projektplan för inrättande av ett nytt särskilt boende för äldre att tas
fram i samarbete mellan Samhällsbyggnadsförvaltningen, KFAB och Vård- och
omsorgsförvaltningen. Boendet behöver vara klart senast 2019.
Vård och omsorgsförvaltningen har utrett behoven av en ytterligare gruppbostad då ett antal
ungdomar beräknas flytta hemifrån under de närmaste åren. En inventering av hur många
personer det handlar om är gjord och planeringsunderlag för ny gruppbostad är påbörjat. Under
förutsättning att erforderliga beslut fattas kan start för byggandet ske under 2015, med driftstart
under 2016.
Vård- och omsorgsnämnden har i början av 2015 antagit ny inriktningsplan för mandatperioden.
Inriktningsplanen kommer att stödja kommunplan för 2015-2018 inom vård- och
omsorgsområdet.
Nytt verksamhetssystem Treserva har i december 2014 införts på förvaltningen. Det nya
systemet ger bland annat en bättre uppföljning av insatser.
6
38
39
2015-02-16
7 (27)
Dnr VON/2015:10-041
3 Verksamhet - ansvarsområden och uppföljning av
volymmått
Vård- och omsorgsnämnden har ansvar för att fullgöra kommunens uppgifter enligt
socialtjänstlagen (2001:453) beträffande omsorgen om äldre och funktionshindrade, insatser
enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) samt hälso- och
sjukvårdsuppgifter enligt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) § 18. Det innebär att ge omsorg
och stöd till äldre personer och personer med funktionsnedsättning samt deras anhöriga. Stödet
kan bland annat ges i form av särskilt boende, hemtjänst, sysselsättning och personlig assistans
och är behovsbedömt.
3.1 Vård- och omsorgsnämnden
Volymmått
Utfall 2013
Utfall 2014
Beviljade hemtjänsttimmar per
månad
23 779 timmar/månad
Personlig assistans, beviljade
timmar per månad, egen regi
Personlig assistans, beviljade
timmar per månad, extern regi
Belagda platser på särskilt boende
355 belagda platser*
355 belagda platser*
Belagda platser på LSS-boende
123 belagda platser**
124 belagda platser**
* Totalt 367 platser ** Totalt 127 platser
3.1.1
Kommentarer till volymmått
Antalet beviljade och utförda timmar hemtjänst har ökat under året, en viss avmattning i
ökningen under årets sista månader. Fler äldre bor kvar hemma trots stora omvårdnadsbehov
vilket även påverkas av tillgången på särskilt boende.
Beläggningen på särskilt boende speglar inte verkligheten då en tom lägenhet ofta är beviljad för
en ny brukare som ännu inte flyttat in. Det är stor efterfrågan på såväl särskilt boende som på
korttidsplats.
Stort behov av ytterligare platser på LSS-boende då flera personer står i kö.
Beviljade timmar för personlig assistans har minskat något under året och trenden sedan tidigare
år är att majoriteten brukare väljer privat utförare.
7
39
40
2015-02-16
8 (27)
Dnr VON/2015:10-041
4 Resurser - uppföljning av resursanvändning
4.1 Ekonomiskt utfall enligt driftsredovisningen
Driftsredovisning
Nettoresultat, tkr
Drift
Utfall 2014
Budget 2014
Avvikelse
Myndighetsavdelning
218 044
213 663
– 4 381
Utföraravdelning
392 595
388 079
– 4 516
Förvaltningsgemensamt
2 800
7 849
5 049
Totalt
613 439
609 591
– 3 848
4.1.1
Kommentarer till driftsredovisning
Inom såväl äldreomsorgen som omsorgen om funktionsnedsatta produceras mer omsorg än
tidigare år. Vård- och omsorgsförvaltningen ser volymökningar inom ett flertal verksamheter.
Bland annat har antal beviljade timmar för hemtjänst och boendestöd stadigt ökat under året.
Fler brukare beviljas daglig verksamhet enligt LSS och beläggningen på samtliga boenden är
fortsatt hög.
Vård- och omsorgsförvaltningens resultat för 2014 är - 3 848 tkr. För att begränsa förvaltningens
underskott rådde det från 23 september och till årets slut anställnings- och övertidsstopp inom
förvaltningen.
Fler timmar utförs i hemtjänsten 2014 jämfört med 2013, ökningen är drygt 14 % på utförda
timmar, räknat på genomsnitt för respektive år. Det centrala kontot för hemtjänst visar ett
underskott på -4 259 tkr för 2014, i denna summa är hänsyn taget till momsåterbäring om
816 tkr för. Detta underskott kommer finnas med redan från början av 2015 om inte mer medel
tillförs hemtjänsten.
Den interna hemtjänsten visar ett negativt resultat på flera enheter, totalt - 3 008 tkr. Detta
underskott härrör från ökade personalkostnader framförallt på grund av stora utbildningsinsatser
under året och många korttidssjukskrivningar.
Sammantaget är förvaltningens lönekostnader under året 5,2 % högre än under 2013.
Personalkostnaderna påverkas även negativt av Kommunals uppsägning av avtalet
Verksamhets- och individanpassad arbetstid. Uppsägningen leder till minskad flexibilitet i
schemaläggningen och beräknas ge ökade kostnader om 1-1,5 mnkr/helår. Vård- och
omsorgsförvaltningen saknar även täckning för ökade löner för semestervikarier sedan flera år.
Då verksamheten inte minskar under sommaren blir detta en extra kostnad som det saknas
budget för. Ca 70 % av vård- och omsorgsförvaltningens totala budget består av
personalkostnader så dessa faktorer är betydande för det totala utfallet.
Hyreskostnader för särskilda boenden har utretts. Problemet har varit att ökade hyresintäkter,
hyresökningar från KFAB och hyreskompensationen från kommunen centralt varit separerade
system. Detta har lett till att förvaltningen i budget har för höga intäktskrav. Problemet har ökat
8
40
41
2015-02-16
9 (27)
Dnr VON/2015:10-041
under flera år men tidigare har underskottet täckts av övrigt överskott. För 2014 visar hyror på
säbo ett minusresultat om 2 361 tkr. För 2015 löses detta genom att förvaltningen får
ramförstärkning om 2 500 tkr.
Externa placeringar av barn på annan ort för skolgång medför högre kostnader än tidigare år och
det är också aktuellt med fler ärenden. Vård- och omsorgsförvaltningen har för 2014 ett totalt
underskott på -1 930 tkr för externa skolplaceringar. Även personlig assistans där brukaren valt
extern utförare visar ett stort minusresultat, -3 232 tkr. Personlig assistans där brukaren valt
kommunen som utförare visar ett positivt resultat om 290 tkr, totalt resultat för personlig
assistans -2 942 tkr.
4.2 Ekonomiskt utfall avseende investeringar
Investeringsredovisning
Nettoresultat, tkr
Investering
Utfall 2014
Budget 2014
Avvikelse
Verksamhetssystem och
TES
1 218
900
– 318
Larm
0
2 050
2 050
Lövåsgården larm
235
200
– 35
Brandlarm gruppbostäder
146
5 142
4 996
Arbetsmiljöåtgärder MYS
och UFA
565
600
35
Ny teknik
0
200
200
Person- och taklyftar och
rullstolar
187
200
13
Sängar och madrasser
232
200
– 32
Granheden
0
700
700
Specialutrustning
0
55
55
Utrustning nya lokaler
0
100
100
Inredning Igelkottens
matsal
62
100
38
Arbetstekniska hjälpmedel
0
150
150
Ny teknik, Resurscenter
45
50
5
Aktivitetspark och flytt av
aktivitetspark
600
900
300
Utrustning Rehab
64
90
26
Totalt
3 354
11 637
8 283
4.2.1
•
Kommentarer till investeringsredovisning
Implementering av nytt verksamhetssystem, Treserva, har gjorts under året. Driftstart var
1/12-2014 och systemet kommer att vidareutvecklas under 2015. Finns ett tidigare beslut på
att omdisponera investeringsbudget för TES till budget för verksamhetssystem samt att
ytterligare investeringsmedel om 674 tkr finns till förfogande. Årets utfall är 1 218 tkr och
innefattar konsultkostnader och licenskostnader.
9
41
42
2015-02-16
10 (27)
Dnr VON/2015:10-041
•
Larm på Lövåsgården har kompletterats under 2014 och fungerar nu som det ska.
•
Budget för larm/trygghetslarm innefattar samtliga larm på särskilt boende. Under 2014 har
inget behov funnits. Behov finns under 2015 att se över Norrgläntan och boendena på
landsbygden där larm installerades under 2009.
•
Investering i arbetsmiljöåtgärder innefattar framförallt höj- och sänkbara skrivbord.
•
På Strandgården har det anlagts en aktivitetspark.
•
Flytt av aktivitetspark till Stadsparken har skett under året, invigdes i juni 2014.
Återställning på Lövåsgården kommer att ske under 2015.
•
Arbetet med att byta ut brandlarmen på samtliga gruppbostäder har kommit igång. En
konsult har anlitats för inventering av befintliga larm för att kartlägga behovet.
Förfrågningsunderlag har gått ut, godkänt anbud har kommit in och kontrakt tecknades i
januari 2015. Kostnaden beräknas stanna på ca 3 500 tkr.
Ombudgetering kommer att begäras för:
•
•
•
•
Brandlarm gruppbostäder: 3 500 tkr
Larm/trygghetslarm: 2 050 tkr
Granheden: 700 tkr, nybyggnationen av Granheden är försenad och därmed även behovet av
inventarier.
Flytt av aktivitetspark: 300 tkr, för återställning av aktivitetspark på Lövåsgården.
Utfallet för investeringar visar ett positivt resultat om 8 283 tkr mot budget vilket framför allt
beror på att de stora investeringsposterna kring larm och brandlarm kommer under 2015. Vårdoch omsorgsförvaltningen kommer att ansöka om ombudgetering av 6 550 tkr till 2015.
4.3 Personalresurser
4.3.1
Personalförändringar inom förvaltningen under året
Antalet anställda var 2014-12-31 1097 tillsvidareanställda och 49 visstidsanställda, totalt 1146
personer. Därav 1005 kvinnor, motsvarande 88 %, och 141 män, motsvarande12 %.
Antalet arbetade timmar för timanställd personal har ökat under 2014 jämfört med 2013 och
beror framförallt på semestervikariernas anställningsform. Under sommaren 2013 anställdes fler
vikarier på månadslön medan de flesta vikarierna under 2014 anställdes på timmar. Höstens
anställningsstopp har också påverkat att fler vikariat inte tillsatts månadsvis. Istället har
timvikarier använts i större utsträckning i syfte att täcka bara det absoluta behovet för tillfället.
Vård och omsorgsförvaltningen har från 2013-01-01 ny ledningsorganisation. Från 1 januari
2015 minskas antalet områdeschefer i utföraravdelningen från 6 till 4 i samband med
verksamhetsförändring. Bakgrunden till justeringen i utföraravdelningens ledningsorganisation
är främst effektivare styrning av närbesläktade verksamheter och bättre resursdelning, men
förvaltningens ekonomiska obalans har också förbättrats då minst en områdeschefstjänst inte
återbesätts.
Under 2014 har det, förutom förvaltningschef, funnits 1 avdelningschef för myndighets- och
specialistavdelningen med 3 direktrapporterande områdeschefer, under en av områdescheferna
finns 2 enhetschefer och en områdeschef har två 1:e handläggare/konsulent. I
utföraravdelningen har det funnits 1 avdelningschef med 6 direktrapporterande områdeschefer
och under områdescheferna 25 enhetschefer. Vissa enhetschefer har stora personalspann, upp till
10
42
43
2015-02-16
11 (27)
Dnr VON/2015:10-041
60 personer. Vid årsskiftet var av förvaltningens 40 chefer/1:e handläggare/konsulent 37
kvinnor, motsvarande 92 %, och 3 män, motsvarande 8 %.
Mätdatum 31/12 2013
Mätdatum 31/12 2014
Antal tillsvidareanställda
1098
1097
Varav kvinnor
964
964
Varav män
134
133
Antal visstidsanställda
52
49
Varav kvinnor
41
41
Varav män
11
8
Antal årsarbetare tillsvidare och
visstid
1009,30
1006,26
Varav kvinnor
875,47
875,97
Varav män
133,83
130,29
2013
2014
Antal arbetade timmar
timanställd personal
257 927,53
322780,67
Antal årsarbetare timanställd
personal
130,27
163,02
Redovisas ej könsuppdelad på
nämndsnivå pga eventuell
identifierbar statistik
4.3.2
Personal- och chefsförsörjning under året
Personalbehov
Under 2014 har utföraravdelningen haft vissa svårigheter att rekrytera vikarier med rätt
kompetens, särskilt inom personlig assistans och hemtjänst. Under sommarperioden har det
funnits svårigheter att ersätta personal vid korttidsfrånvaro. Inom myndighet och
specialistavdelningen har det varit svårt att rekrytera sjuksköterskor, speciellt till sommaren. Ett
antal personer har rekryterats under året, som områdeschefer, enhetschefer, utredare,
projektledare, sjuksköterskor, sjukgymnaster, handläggare, undersköterskor, personliga
assistenter och trubadur.
Vård- och omsorgsförvaltningen har en hög andel personal med omvårdnadsutbildning, inom
äldreomsorgen ca 90 %. Inom omsorg till funktionsnedsatta finns inte nationella
rekommendationer för personalens kompetens utan det blir upp till huvudmannan att bedöma
rätt utbildning. Söktrycket till vårdgymnasier viker nationellt även om det ser något bättre ut i
Katrineholm. Svårigheterna att rekrytera vikarier med rätt kompetens har inneburit att
förvaltningen fått lov att anställa personal utan omvårdnadsutbildning, främst till vikariat. På
sikt är det ett hot mot att ha välutbildad personal i mötet med brukare.
11
43
44
2015-02-16
12 (27)
Dnr VON/2015:10-041
Personalens åldersammansättning
Per 2014-12-31 var medelåldern drygt 47,15 år varav 47,50 år för kvinnor och 44,69 år för män.
Kvinnor utgör 87,69 % av anställda och män 12,31 %. 177 personal är 61 år eller äldre (95
personal var 61 år och äldre 2013) och kommer inom en nära framtid att gå i pension. Vård- och
omsorgsförvaltningen har startat upp ett arbete med att ta fram strategier för att möta det ökade
rekryteringsbehovet de kommande åren.
Chefsförsörjning redovisas under nästa rubrik.
4.3.3
Chef- och ledarskap
Ny organisation
Vård- och omsorgsförvaltningen har från i januari 2013 en ny ledningsorganisation med en
myndighets- och specialistavdelning med 150 anställda, vilken hanterar myndighetsfrågor,
utredningar samt hälso- och sjukvård som ges av legitimerad personal, samt en utföraravdelning
med 950 anställda indelad i sex områden för äldreomsorg, stöd till funktionsnedsatta och
psykiatri (från 2015 4 områden). Varje område leds av en områdeschef och har ett antal enheter
vilka leds av enhetschefer. Den nya organisationen kan hantera att kommunen har flera utförare
(kommun och privata) inom vård- och omsorgsområdet. Vård- och omsorgsförvaltningen har
också inrättat särskilda utvecklings- och uppföljningsforum, vilket saknades i tidigare
organisation, i syfte att förbättra vård- och omsorg till äldre och funktionsnedsatta. Alla chefer
har fått nya uppdrag inom ramen för den nya ledningsorganisationen. Förändringen har skett
inom befintliga ekonomiska ramar.
Chefsförsörjning och kravprofiler
Inom förvaltningen finns en tydlig rekryteringsprocess och kravprofiler. Vid behov har
rekryteringsstöd hämtats från personalkontoret, exempelvis utförande av olika tester. Under året
har förvaltningen rekryterat fyra områdeschefer och ett antal enhetschefer. Flera enhetschefer
har stora underställda personalgrupper, med upp till 60 personer/chef. Möjligheterna att minska
antalet anställda/enhetschef behöver ses över.
Introduktion av nya chefer
Vid anställning av nya chefer upprättas introduktionsplaner. I dessa planer ingår bland annat
utbildning i lönesättande samtal, arbetsrätt, planerings och uppföljningssystemet Stratsys,
Kompetensportalen och andra datorprogram. I planen ingår även att de nyanställda cheferna
skall delta i "Introduktionsutbildning för nya chefer" samt tilldelas en mentor. Samtliga
nyanställda chefer ska ha deltagit i Introduktionsutbildningen inom ett år efter att de fått ett
chefsförordnande.
Chefers kompetensutveckling
I varje medarbetarsamtal med chefer diskuteras behovet av kompetensutveckling. Individuella
planer upprättas och följs upp vid kommande medarbetarsamtal. Under 2014 har
Kompetensportalen i begränsad omfattning använts vid chefers medarbetarsamtal.
Kompetenshöjande aktiviteter genomförs både för hela chefsgruppen och utifrån de individuella
behoven. Insatserna har varit både utifrån det grundläggande programmet som behovsstyrda
insatser. Flertalet chefer har deltagit i handledning både i grupp och individuellt. Minst två
gånger per år kallar förvaltningsledningen samtliga chefer/ledarlagen till dialogmöte där
möjlighet ges att diskutera aktuella frågor/teman utifrån ett ledarperspektiv. Var 4:e vecka möter
12
44
45
2015-02-16
13 (27)
Dnr VON/2015:10-041
förvaltningsledning och avdelningarnas ledningsgrupper för arbetsmöte/utbildning under året.
Förvaltningen ser mycket positivt på att så många chefer som möjligt genomgår fortbildning.
Vård- och omsorgsförvaltningen har dels egen kompetensutveckling för sina chefer dels deltar
man i kommunens kompetensutveckling för målgruppen
Avgångssamtal
Inför anställningens upphörande genomförs alltid avgångssamtal. Avgångssamtal ger viktig
information till arbetsgivaren som tas tillvara. Det kan vid dessa samtal också komma upp
viktiga aspekter som kan uttryckas först vid ett avslut.
4.3.4
Kompetenshöjande åtgärder
Vård- och omsorgsförvaltningen arbetar med att gå från erfarenhetsbaserad kunskap till
evidensbaserad kunskap. Via projektstöd från Sveriges kommuner och landsting har det under
2014 förekommit flera aktiviteter som syftar till ett mera evidensbaserat arbetssätt inom
psykiatri, äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta. En kommundoktorand har i samarbete
med Mälardalens högskola knutits till förvaltningen för att påskynda omställningsprocessen till
ny syn på kunskap. Medarbetarnas utbildning och kompetens är avgörande för en god vård.
Förvaltningen har i sin nya struktur ett utvecklingsforum inom respektive avdelning och arbetar
med fleråriga utbildningsplaner.
Kompetenshöjande åtgärder
Under 2014 har förvaltningen bland annat arbetat med större satsningar klassificeringsprojektet
ICF (International Classification of Functioning, Disability and Health), ÄBIC (äldres behov i
centrum), hälsofrämjande förhållningssätt samt införandet av nytt verksamhetssystem.
Förvaltningsledningen och områdeschefer/motsvarande inom myndighetsavdelningen och egen
hemtjänst har deltagit i Sveriges Kommuner och Landstings satsning Leda för Resultat. Varje år
tas utbildningsplaner fram för förvaltningen. Dessa grundar sig i framtidsanalys av kommande
kompetensbehov samt kompetensbehov för klara nuvarande uppdrag. Med utbildningsplanen
som underlag för respektive chef medarbetarsamtal med sina medarbetare och upprättar
tillsammans vid behov kompetensutvecklingsplan för den anställde.
En omfattande kompetensutveckling sker för förvaltningens personal. Dels ges utbildning via
reguljärt utbildningssystem som högskola och gymnasier, dels via utbildning från Viadidakt och
personalkontor, dels via länssamarbete och internutbildningar. Vård- och omsorg är en
kunskapsintensiv verksamhet som kräver att personalen kontinuerligt fortbildar sig.
På sikt, så som visats i vård- och omsorgsnämndens inriktningsplan, kommer kompetensbehovet
att förändras för vård- och omsorgsförvaltningen då fler multisjuka äldre personer kommer att
bo i särskilda boenden. Högre hälso- och sjukvårdskompetens kommer att efterfrågas bland
baspersonal och dagens omvårdnadsprogram kommer troligen inte att vara tillräckligt avancerat.
Förvaltningen för dialog med utbildare lokalt och följer vad som sker nationellt runt
utbildningsfrågor inom vård- och omsorg
Handledning
Flera arbetsgrupper och enskilda medarbetare har haft regelbunden handledning med extern
handledare.
Individuella utvecklingsplaner
I medarbetarsamtalet diskuteras behovet av kompetensutveckling och en individuell plan
upprättas och som sedan följs upp nästkommande år.
13
45
46
2015-02-16
14 (27)
Dnr VON/2015:10-041
Kompetensportalen
Arbetet med kompetensportalen har pågått under året. De flesta chefer och arbetsplatsombud har
fått utbildning. Ett tiotal förvaltningsspecifika roller är framtagna. Flertalet medarbetare inom
förvaltningen har skattat sig men ett antal grupper finns kvar - då utdelning av behörigheter till
de senare inte prioriterats från kommunens IT avdelning.
4.3.5
Arbetsmiljö och hälsa
Sjukfrånvaro
Den totala sjukfrånvaron har under året ökat något från föregående år. Under sommarmånaderna
har sjukfrånvaron sjunkit för att sedan under hösten återgå till samma nivå som under våren.
Under 2014 har mäns sjukfrånvaro legat något högre än kvinnors. Nationellt visar
försäkringskassans statistik att sjukfrånvaron för omsorgsyrken med gymnasiebakgrund ligger
något högre än för yrken som kräver längre utbildning och specialkompetens.
Arbetsmiljöarbete
Arbetsmiljöarbetet som samordnats av förvaltningens ergonom har bestått av fyra
huvudinriktningar Utbildningar, Råd och stöd, Kartläggningar och Riktlinjer/rutiner.
Checklistor kring arbetsmiljö för chefer/medarbetare ifylles och analyseras 1 ggr/år.
Vid mycket korttidsfrånvaro eller långa sjukskrivningar följer chef rehabkedjan i Adato.
Beteendevetare, naprapat eller Feelgood kan vara behjälpliga vid behov.
Hot- och våldsutbildningar har genomförts utifrån behov.
Ergonomi utbildningar har genomförts både som grundutbildning samt som en
påbyggnadsutbildning.
Hälsa
Flertalet chefsområden har haft planeringsdagar och i samband med dessa har det ofta skett en
social och/eller friskvårdande aktivitet.
Handledning erbjuds regelbundet för flertalet av grupperna inom funktionshinderområdet och
vid behov inom äldreomsorgen, samt till flera chefer.
Vård- och omsorgsarbete bedrivs året runt, dygnet runt. Flertalet personal arbetar återkommande
på kvällar, helger och nätter. Fler personal har så kallade delade turer vid helgarbete. Under del
av 2014 har projektet heltid-deltid bedrivits på Lövåsgården innebärande att personalen kunnat
välja tjänstgöringsgrad. Det har inte funnits ekonomiskt utrymme att minska delade turer.
2013
2014
Andelen (%) sjukfrånvarotimmar av
ordinarie arbetstid
8,24
8,39
Varav kvinnor
8,48
8,39
Varav män
6,67
8,41
14
46
47
2015-02-16
15 (27)
Dnr VON/2015:10-041
4.4 Lokalresurser
•
•
•
•
•
•
Total yta 60 084 kvm.
2 552 kvm ägs av externa fastighetsägare och består uteslutande av gruppbostäder och
personallägenheter.
891 kvm lägenhetsyta som ägs av KFAB och består av personallägenheter och 1
gruppbostad.
50 820 kvm fastigheter som ägs av KFAB, innefattar samtliga äldreboenden, 1 gruppbostad
samt kontoret på Drottninggatan.
5 171 kvm som ägs av KIAB, innefattar Resurscenters verksamhetslokaler och lokalerna på
Upplandsgatan.
650 kvm kommunägda lokaler, Handikappens hus. Aktivitetslokal för föreningar som får
föreningsbidrag från kommunen. Kommunen har ingen egen verksamhet i lokalen.
Under hösten 2014 har en inventering gjorts av befintliga lokaler och hur bristen på kontor kan
lösas. För tillfället är dock frågan löst bland annat genom att medarbetare på Upplandsgatan
delar rum med varandra. Det handlar i första hand om personal som arbetar deltid och därmed
inte alltid är på plats samtidigt. Lokalfrågor och eventuella omflyttningar blir en källa till
diskussioner och påverkar arbetsmiljön negativt för berörda men för tillfället har flertalet
verksamheter de lokaler som behövs.
Det finns önskemål att flytta verksamheten med personligt ombud, 2 personer, till någon av de
lokaler som Vård- och omsorgsförvaltningen förfogar över för att minska de externa
hyreskostnaderna och därmed kunna behålla nuvarande tjänstgöringsgrader utan
kostnadsökning. Personligt ombud är i behov av en fristående lokal som inte ligger i anslutning
till myndighetsgruppen.
Lövåsgården har haft stora problem under året med fel och brister efter ombyggnaden som
påverkat arbetsmiljön negativt. Fastighetsägaren arbetar kontinuerligt med att lösa dessa, bland
annat handlar det om tekniska problem med larm men även tunga och svåröppnade dörrar är ett
problem för den fysiska arbetsmiljön. Gemensamhetsutrymmen på Strandgården och
Norrgläntan är i stort behov av renovering.
Panterns demensboende försågs under året med balkonger.
Under året har arbetet påbörjats för att finna ersättningslokaler för de slitna lokalerna som
inhyser verksamheten Skogsbrynet. Troligtvis blir lösningen nybyggnation av KFAB med
inflyttning under 2016. Under hösten 2014 uppstod ett akut behov av bostad för en brukare inom
socialpsykiatrin. För att lösa behovet har ett personalutrymme på Furuliden byggts om till en
lägenhet.
Under året har lokaler i framförallt Resurscenters regi setts över. Kontakt har tagits med externa
fastighetsägare för att säga upp lokaler som inte är anpassade för verksamhetens behov.
Problemet är att långa uppsägningstider gör att det är svårt att ställa om verksamheten efter
brukarnas behov. I takt med att antalet brukare ökar så blir också behovet av att snabbt kunna
omforma verksamheten mer aktuellt. Under 2014 har byggnationen av Granheden påbörjats och
skall färdigställas under våren 2015.
15
47
48
2015-02-16
16 (27)
Dnr VON/2015:10-041
4.5 Verksamhetskostnader jämfört med andra kommuner
Vård och omsorg om äldre
Enligt Räkenskapssammandraget 2013 är Katrineholms standardkostnad -12,1 % för
äldreomsorg. Siffrorna avser kostnaden för att bedriva omsorg till äldre personer jämfört med
genomsnittskostnaden i riket med hänsyn taget till strukturella förhållanden.
Personaltätheten är lägre på särskilda boenden än riket i genomsnitt, det gäller samtliga
yrkeskategorier. De av socialstyrelsen tidigare aviserade bemanningsföreskrifterna i
demensboenden för äldre med planerat ikraftträdande 2015 har av Socialstyrelsen dragits
tillbaka på obestämd tid. Om och när föreskrifterna träder i kraft måste kommunen kraftigt
måste höja sin personaltäthet i boenden för äldre. Emellertid rapporterar brukarna fortsatt in
höga siffror för brukarnöjdhet vi brukarenkäter och Öppna jämförelser.
Kostnad för särskilt boende inom äldreomsorg, exkl. lokalkostnader, är i Katrineholm 350 549
kr/brukare, ovägt medel i riket är 689 671 kr/brukare. Eftersom den enskilt största kostnaden
inom omsorgen är personalkostnad så påverkas kostnaden av den relativt låga personaltätheten.
Kostnad för hemtjänst är i Katrineholm 302 519 kr/brukare, ovägt medel i riket är 248 127
kr/brukare. Den höga kostnaden för hemtjänst kan delvis förklaras med att kommunen har en väl
utbyggd hemtjänst som kan ge stöd till multisjuka personer som annars skulle behöva en plats
på särskilt boende, den så kallade Katrineholmsmodellen. Då det också råder kö till särskilt
boende innebär det att människor med stora hjälpbehov ibland bor kvar hemma längre med hjälp
av omfattande hemtjänstinsatser.
Vård och omsorg om personer med funktionsnedsättning
Enligt Räkenskapssammandraget 2013 är Katrineholms standardkostnad -5,2 %. Siffrorna avser
kostnaden för att bedriva omsorg till funktionsnedsatta personer jämfört med
genomsnittskostnaden i riket med hänsyn taget till strukturella förhållanden.
Katrineholms kommun har insatser till fler personer med funktionsnedsättning än
riksgenomsnittet. En förklaring till det högre antalet är att omsorg till funktionsnedsatta drevs på
flera platser inom kommunens gränser då driften fortfarande var en landstingsangelägenhet,
människorna bodde sedan kvar efter kommunalisering av verksamheten. Det mellankommunala
utjämningssystemet för LSS kompenserar till stor del kommunen för det ökade antalet brukare i
Katrineholm, det finns däremot inte en direkt koppling mellan kommunens mottagna ersättning
och den budget som tilldelas LSS-området.
Kostnad exklusive lokalkostnader för boende enligt LSS är i Katrineholm 656 583 kr/brukare,
ovägt medel i riket är 733 419 kr/brukare. Eftersom den enskilt största kostnaden inom
omsorgen är personalkostnad så påverkas kostnaden av den relativt låga personaltätheten.
16
48
49
2015-02-16
17 (27)
Dnr VON/2015:10-041
5 Resultat - uppföljning av övergripande mål och
resultatmål
5.1 Ortsutveckling
Visionen för Katrineholm 2025 är ett samhälle präglat av liv, företagsamhet och tillväxt. Det är
läge för förändring nu, för att tillvarata och utveckla de möjligheter som vårt geografiska läge
och våra vackra miljöer erbjuder.
Genom utveckling av näringslivet, stärkt handel och besöksnäring samt goda möjlig-heter
till vidareutbildning för vuxna skapas tillväxt och fler jobb. En attraktiv kommun, fortsatt
bostadsbyggande, god miljö, levande stad, kransorter och landsbygd är också viktiga
förutsättningar för ortsutveckling.
5.1.1
Väsentliga händelser
Vård- och omsorgsnämnden arbetar aktivt med att skapa innovativa miljöer inom vård- och
omsorgsverksamhet. Under våren har projektet Innovationslust, vilket drivits i samarbete med
bland andra Linköpings universitet och Katrineholms entreprenörcentrum AB (Katec), avslutats
och utvärdering har under hösten gjorts. Utvärderingen visar på värdet med att utveckla
innovativa miljöer inom vård och omsorg. Vård- och omsorgsförvaltningen planerar för en
utvidgning 2015 till fler verksamheter att använda innovativt arbetssätt. Det innovativa
arbetssättet förväntas bidra till utveckling av nya metoder/produkter inom vård- och omsorg,
förbättrad omsorg, bättre arbetsmiljö och ökad attraktivitet som arbetsgivare.
Ny teknik med nattkamera prövas inom äldreomsorgen för förbättrad nattsömn till äldre.
Planeringsunderlag för fler gruppbostäder har arbetats fram för att kunna möta behov hos
medborgarna. Vård- och omsorgsförvaltningen har deltagit i arbetat med att ta fram
underlagsrapporten Framtidens boende för äldre, vilken rapporterats till kommunstyrelsen under
våren 2014. Förvaltningen försöker på olika sätt möjliggöra för brukare att kunna vara delaktiga
i samhällslivet utifrån sina förutsättningar.
5.1.2
Resultatmål
Resultatmål
Beskrivning
Utfall 2013
Utfall
Kommentar
Medborgarna ska
ha goda
möjligheter att delta
i kommunens
utveckling
Samtliga nämnder
Målnivå: Index 46
Källa: KKiK. Index för
hur väl kommunen
möjliggör för
medborgarna att delta i
kommunens utveckling.
37
43
Medborgardialoger
anordnas kontinuerligt
inom vård- och
omsorg. En
samrådsorganisation
samt
synpunktshantering
bidrar till
medborgardialoger.
Minskad
klimatpåverkan utsläpp av
klimatpåverkande
gaser per invånare
ska minska
Samtliga nämnder och
bolag
Målnivå: Minska
Källa: SCB, RUS
nationella
emissionsdatabasen
5 182kg/inv
4
966kg/inv
Mäts ej på
förvaltningsnivå.
Förvaltningen
använder sig av
klimatvänliga fordon.
Inom tätorten går eller
cyklar personal i stor
utsträckning.
17
49
50
2015-02-16
18 (27)
Dnr VON/2015:10-041
5.2 Kultur och fritid
Visionen för Katrineholm 2025 tar fasta på kulturlivet som en viktig arena för skaparlust och
kreativitet; en viktig grund för samhällets utveckling. I Katrineholm, Sveriges Lustgård, finns
fantastiska möjligheter till en innehållsrik fritid för människor i alla åldrar.
Ett rikt kultur- och fritidsliv, där särskilt barn och ungdomar prioriteras. Stark samverkan med
föreningslivet.
5.2.1
Under våren har den sedvanliga Musikfestivalen för mogna genomförts inom äldreomsorgen.
Vård och omsorgsnämnden har under året aktivt arbetat för att utveckla former för ökad social
gemenskap och minska ensamhetsproblematik hos äldre. Bland annat har under hösten ett
projekt påbörjats att med hjälp av dator och bildskärm låta äldre cykla på platser de tidigare
besökt och berätta för medboende om sin resa.
Barn- och ungdomsverksamheten för barn med funktionsnedsättning har under 2014 genomfört
flera fritidsaktiviteter tillsammans med kultur- och turismförvaltning samt
bildningsförvaltningen.
Vård- och omsorgsnämnden har 2014 avsatt 100 tkr som en engångssumma för aktivering av
brukarna inom äldreomsorgen. Förvaltningen har bjudit in föreningar och nätverk verksamma på
särskilda boenden för att ge dem möjlighet att söka de särskilda medlen. Vård- och
omsorgsnämnden har sedan beslutat om fördelning av medlen och avrapportering av aktiviteter
sker våren 2015.
5.2.2
Resultatmål
Resultatmål
Beskrivning
Samverkan med
bildningsnämnden
och vård- och
omsorgsnämnden
för att förverkliga
målen i
Kulturplanen för
barn och unga.
Område 6 (UFA)
beskriver aktiviteter
som genomförts.
Utfall 2013
Utfall
Kommentar
50 %
Vård- och
omsorgsförvaltningen
Samverkan med
bildningsförvaltningens
och kultur och
turistförvaltningens
gemensamma
kulturplansgruppen för
barn, där det skall göras
fem aktiviteter genomförs
per år.
5.3 Skola
Barn och unga står för mycket av lusten, livsglädjen och ambitionerna i ett samhälle. Skolan
har en viktig roll i att värna den energin. Skolan ska också stödja barns inneboende lust till
lärande. Katrineholms vision 2025 visar vilket slags samhälle som vi vill skapa för våra barn
och unga.
Genom att erbjuda en god och trygg miljö ska de pedagogiska verksamheterna lägga
grunden för ett livslångt lärande och göra det möjligt för alla barn och ungdomar att nå
kunskapsmålen.
18
50
51
2015-02-16
5.3.1
19 (27)
Dnr VON/2015:10-041
En växande grupp barn med särskilda behov har uppmärksammats under 2013/2014, framförallt
barn med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Detta ställer krav på ett ökat samarbete
mellan vård- och omsorgsnämnd, socialnämnd och bildningsnämnd. Under 2014 har en
arbetsgrupp ledd av respektive förvaltningschef med målsättning att skapa bättre förutsättningar
för dessa barn. Arbetsgruppen har under året arbetat med att ta fram förbättrade
handläggningsrutiner samt stöd- och skolformer i kommunens egen regi.
5.4 Omsorg och trygghet
Vår vision är att alla i Katrineholm, oavsett vilket läge i livet vi befinner oss i, ska kunna känna
livslust. Kommunen kan bidra genom att skapa förutsättningar för trygghet, självständighet,
upplevelser och gemenskap.
De sociala trygghetssystemen ska utgå från individens behov och ge möjlighet till
självbestämmande. Människor med särskilda behov och deras anhöriga är trygga och har
förutsättningar att leva som aktiva och självständiga samhällsmedborgare.
5.4.1
Under 2014 har vård- och omsorgsnämnden sett ökade kostnader för färdtjänsten i och med
utökad avtalsuppföljning. Det är även en ökning i beställda resor. Den upphandlade färdtjänsten
har varit föremål för en del kritik och ny upphandling av beställarcentral och transportörer har
påbörjats via Sörmlands kollektivtrafikmyndighet. Nytt avtal beräknas börja gälla 1 juli 2015.
Värdighetsgarantier infördes av vård- och omsorgsnämnden under 2014 med syfte att skapa
ökad trygghet och högre livskvalitet för människor inom äldreomsorgen. Bland annat innefattar
garantierna att alla brukare inom särskilt boende ska ha möjlighet att göra en egen aktivitet varje
månad, t.ex. att gå på kafé. Kostnaderna för dessa aktiviteter är svåra att beräkna då det beror på
vilken typ av aktivitet det handlar om och ifall alla brukare väljer att utnyttja möjligheten.
Det har varit och är stor efterfrågan på korttidsplatser inom äldreomsorgen, bland annat som en
konsekvens av Trygghetsmodellen som garanterar att den gamla själv ska kunna boka en plats
på korttidsboende vid behov. Införandet av Trygghetsmodellen innebär även att den fria
avlösarservicen ökats från 10 till 20 timmar per månad under 2014. Avlösarservicen utförs av
hemtjänsten och där ser nämnden en ökning av utförda timmar för varje månad. Utvärdering av
Trygghetsmodellen visar att brukarna upplever att insatser överlag är bra. I december hade vårdoch omsorgsförvaltningen 40 betalningsdagar för personer som låg kvar på sjukhus som en följd
av platsbrist. Totalt under 2014 hade vård- och omsorgsförvaltningen 59
betalningsansvarsdagar.
Förvaltningsledningen med flera nyckelpersoner har deltagit i SKL's nationella utbildning Leda
för resultat. En hemtjänst grupp har deltagit i projektet med att förändra arbetssätt och planering
i syfte att uppnå bättre kontinuitet för brukarna. Utvärdering av projektet pågår.
Det har under året funnits behov av fler så kallade dubbletter för parboende på säbo, flera par
har fått vänta på att få en dubblett anvisad.
Biståndshandläggarna inom äldreområdet fattar sedan 2014 två beslut vid särskilt boende för
ökad rättssäkerhet, ett beslut om boende och ett beslut som anger beviljade insatser. Dessa
dubbla beslut inom äldreomsorgen leder till ökat behov av handläggarresurser. Dubbla beslut är
en del i förberedelserna av införandet av bemanningsföreskrifterna inom äldreomsorg och
19
51
52
2015-02-16
20 (27)
Dnr VON/2015:10-041
innebär högre krav på uppföljning och omprövning av tidigare fattade beslut. Varje beslut har
också en längre handläggningstid.
Kommunen har en låg sjukskötersketäthet i särskilt boende och det finns behov av en
ambulerande sjuksköterska för att minska användningen av vikarier och för att säkra upp
verksamheten.
Många äldre kände av sommarens värmebölja, vård- och omsorgsförvaltningen införskaffade
därför tillsammans med KFAB 10 flyttbara luftkonditioneringsanläggningar. Möjligheten till
luftkonditionering på särskilt boende behöver ses över inför 2015. I dagsläget har endast ett av
tio säbo fast luftkonditionering inbyggt.
Vård- och omsorgsnämnden ser en ökad belastning på larmpatrullens tjänster, vilket kan ha flera
förklaringar. Då fler gamla bor hemma istället för på särskilt boende samtidigt som landstinget
reducerar antalet tillgängliga slutenvårdsplatser innebär det att fler personer med ohälsa behöver
omsorg och omvårdnad i sitt hem – ibland akut i form av larmpatrull.
Många brukare får trygghetslarm för att kunna påkalla hjälp. Flera avvikelser har inträffade
under våren och sommaren gällande larmmottagningen för trygghetslarm och larm i särskilt
boende. Larmdatorer har inte fungerat optimalt. En larmdator har under våren bytts ut vid
särskilt boende. Kommunen står mitt uppe i ett teknikskifte och arbete pågår med att byta ut de
kvarvarande analoga trygghetslarmen till GSM-larm. Vård- och omsorgsnämnden fattade under
hösten 2014 ett inriktningsbeslut om en uppgradering av trygghetslarmen till helt digital teknik.
Larmcentralen på Igelkotten har bytts ut då det inte längre gick att uppdatera utrustningen för att
säkra funktionen. Leasing kommer att användas som finansiering av såväl larmmottagning som
trygghetslarmen för att inte riskera att investera i tekniska lösningar som inte är användbara efter
ett fåtal år.
Inom verksamheten för boendestöd har det funnits en obalans mellan behov och tillgängliga
resurser. Fler brukare har insats än det funnits personal budgeterat. Prognosen är att målgruppen
ökar och därmed kommer behoven att öka ytterligare under 2015. Under 2014 har ett par
brukare med svår psykisk ohälsa initieras av landstinget för insatser av socialpsykiatrin. Ett par
av dessa personer har behövt ha en egen personalgrupp kring sig, ett så kallat Case management
team. Arbetsmetoden är effektiv men mycket resurskrävande.
På några gruppbostäder har behovet av vakennatt istället för journatt uppmärksammats under
2014 och kommer att utredas vidare.
Det internationella klassificeringssystemet ICF (International Classification of Functioning,
Disability and Health) har använts i arbetet med brukare under 2014 i myndighetsbeslut samt i
utföraravdelningens verksamheter. ICF har främst inriktats till personer med
funktionsnedsättning men kommer nu även att omfatta äldre personer. Parallellt har vård- och
omsorgsförvaltningen gått med i den statliga satsningen att införa ÄBIC (äldres behov i
centrum) som är nära knutet till ICF.
Utvidgningen av Tallhedens korttidsboende med den nya enheten Granheden har fått sin
beräknade driftsstart framflyttad från hösten 2014 till mitten av mars 2015. Framflyttningen har
berott på förseningar i byggnation. Behovet av stöd till barn med neuropsykiatriska
funktionsnedsättningar har ökat kraftigt senaste år och i takt med att fler får de diagnoserna och
verksamheten på Granheden kommer att ha denna inriktning. Granheden kommer även att
bedriva förlängd skolbarnomsorg och korttidstillsyn enligt LSS då behovet har ökat.
Samarbetet med bildningsförvaltningen och socialförvaltningen angående skolplaceringar har
pågått under 2014. Syftet med samarbetet är att med bibehållen eller ökad kvalitet på ett
20
52
53
2015-02-16
21 (27)
Dnr VON/2015:10-041
kostnadseffektivt sätt utveckla hemmaplanslösningar och undvika externa placeringar.
Vård- och omsorgsförvaltningen har under året utrett behov för ytterligare en sammanhållen
gruppbostad. Vård- och omsorgsnämnden beslutade hösten 2014 hemställa hos
kommunstyrelsen om inrättande av ny gruppbostad. Vid inventering framkom även behov av
inrättande av en ny servicebostad de närmaste åren.
Samtliga brandlarm på gruppbostäder kommer att bytas ut för att uppfylla en högre
säkerhetsklassificering. Arbetet har påbörjats under 2014 men den största delen kommer att ske
under 2015. Detta kommer innebära ökade kostnader för underhåll och kontroll, vilket är ett
lagkrav för den säkerhetsklassificering som anses mest lämplig för denna typ av verksamhet.
Under året har ett antal Lex Sarah utredningar genomförts, ett särskilt utredningsteam har bildats
och utbildning till nyckelpersoner och alla chefer planeras under hösten. En ökning av LexSarah utredningar har kunnat noteras under 2014 och orsakerna till ökningen utreds. Det är dock
troligt att ökningen delvis kan förklaras med bättre rutiner för att upptäcka och hantera
avvikelser i verksamheten.
Arbetet med att förbereda införandet av nytt verksamhetssystem Treserva har pågått under året
och gick i drift december 2014. Systemet har levererats av dataföretaget CGI. En uppgörelse är
nådd med tidigare leverantören CSC kring för kommunen uppkomna kostnader som följd av av
att företaget inte kunde leverera sitt system på utsatt tid.
5.4.2
Resultatmål
Resultatmål
Beskrivning
Utfall 2013
Utfall
Kommentar
Personalkontinuitet
en inom
hemtjänsten ska
öka
VON
Målnivå: 12 personer
Källa: Egen mätning,
KKIK
13
13
Antal olika personal som en
hemtjänsttagare möter under
en 14-dagarsperiod.
Hemtjänsten i Katrineholms
kommun redovisar för 2014,
13 personal (målet är 12 och
medelvärdet för alla
kommuner i KKiK är 15).
Andel brukare inom
hemtjänst som är
trygga i sin bostad
VON
Målnivå: 80 %
Kompassen. Redovisas
med könsuppdelad
statistik
72 %
Andel brukare som
är ganska/mycket
nöjda med sin
hemtjänst ska öka
VON
Målnivå: 95%
Källa: KKIK. Redovisas
med könsuppdelad
statistik.
93 %
Av den nationella
brukarundersökningen och
Kompassen (2013) framgår
att brukarna känner sig
trygga hemma med
hemtjänsten.
Undersökningen Kompassen
genomförs nästa gång under
2015.
93 %
Utfall: kvinnor, 93 % män, 93
%
Handläggning enligt
metoden ÄBIC (äldres behov
i centrum) har successivt
implementeras under året.
Arbete med kontinuitet och
delaktighet har pågått under
året.
21
53
54
2015-02-16
22 (27)
Dnr VON/2015:10-041
Resultatmål
Beskrivning
Utfall 2013
Utfall
Kommentar
Väntetiden till
särskilt boende
inom
äldreomsorgen ska
minska
VON
Målnivå: 2014: 56
dagar, 2015: 55 dagar
Källa: KKiK.
Genomsnittlig väntetid
från ansökan till
erbjudande om plats.
Redovisas med
könsuppdelad statistik.
58dagar
78dagar
Väntetiden till särskilt
boende har ökat och vi
uppfyller inte uppsatt mål.
Medelvärdet för väntetid till
särskilt boende är 78 dagar,
män 78 dagar och kvinnor
77 dagar. Medianen är 64
dagar, män 66 dagar och
kvinnor 64 dagar.
37 % har väntat längre än 90
dagar.
Andel brukare inom
särskilt boende
som är trygga i sin
bostad
VON
Målnivå: 90 %
med könsuppdelad
statistik
86 %
Andel brukare som
är ganska/mycket
nöjda med sitt
särskilda boende
ska öka
VON
Målnivå: 90%
Källa: KKiK. Redovisas
med könsuppdelad
statistik.
86 %
Andel brukare inom
omsorgen till
personer med
funktionsnedsättnin
g som är trygga i
sitt boende
VON
Målnivå: 90 %
med könsuppdelad
statistik.
89 %
Arbetet med
kontaktpersoner,
genomförandeplaner,
husmöten och brukarmöten
har genomförts kontinuerligt
under året. Utifrån den
genomförda brukarenkäten
(Kompassen) har
förbättringsarbete pågått på
enheterna i området.
2015.
Andel brukare inom
omsorgen till
personer med
g som är
ganska/mycket
nöjda
VON
Målnivå: 90 %
med könsuppdelad
statistik.
74
Handläggning enligt ICF för
ökad delaktighet och
uppföljning av beslutade
insatser. Aktivt arbete med
brukarinflytande och
delaktighet.
genomförs nästa gång 2015.
Att genomföra
välkomstsamtal/ankomstsam
tal vid inflyttning till särskilt
boende kan bidra till trygghet
för brukaren. Välfungerande
team-träffar är en annan
viktig del för att ge en god
och trygg omsorg för
individen.
2015.
85 %
Utfall: kvinnor 79 %, män
98 %.
Samverkan mellan hälsooch sjukvårdspersonal,
omvårdnadspersonal och
enhetschef är viktigt för att
ge goda resultat. Resultat i
Öppna jämförelser
diskuteras på
arbetsplatsträffar för att
analysera
förbättringsområden.
22
54
55
2015-02-16
Resultatmål
Beskrivning
Utfall 2013
Andel brukare inom
omsorg till personer
med
g som varit
delaktiga i
personlig planering
avseende sin
arbetssituation
VON
Målnivå: 70 %
med könsuppdelad
statistik.
63 %
Utfall
23 (27)
Dnr VON/2015:10-041
Kommentar
genomförs under 2015.
5.5 Folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet
Katrineholms vision 2025 visar vägen mot ett samhälle där alla är lika viktiga och har lika
möjligheter. Ett tolerant och öppet förhållningssätt är grunden för jämlikhet och jämställdhet.
Genom ökad tillgänglighet och ett kontinuerligt arbete för att främja jämställdhet,
jämlikhet och integration ska kommunen verka för allas lika möjligheter och en god
folkhälsa
5.5.1
Åtgärder som bidrar till att uppfylla målen från folkhälsoutskottet "En god hälsa för alla i
Katrineholm”, framförallt möjlighet till inflytande, delaktighet och ett värdigt bemötande ska
ges och att skapa förutsättningar för fysisk aktivitet och goda levnadsvanor redovisas i detta
textavsnitt.
Vård- och omsorgsförvaltningen har tillsammans med Service- och teknikförvaltningen påbörjat
projektet Mat är liv och lust som pågått maj 2014- nov 2014 för god matupplevelse och flexibel
måltidsmiljö inom äldreomsorgen. På Lövåsgårdens avdelningar Hagtorp, Nyäng och Karlslund
prövas och utvärderas aktiviteter där kock och serveringspersonal följer med maten ut till
matgäst samt införande av frukostbuffé. Sammantaget ska arbetssättet uppmuntra till att skapa
matlust kring måltiden och ge äldre ökade valmöjligheter. En spridning av arbetssättet är
planerad till fler boenden, då arbetssättet är mera personalkrävande är en förutsättning att
ekonomiska resurser kan omfördelas. Arbetet med att öka andelen ekologiska och
närproducerade råvaror fortsätter tillsammans med serviceoch tekniknämnden.
Riskbedömning för brukare har gjorts i nationella registret Senior Alert med uppföljning utifrån
risk för undernäring. 493 st registrerade riskbedömningar. Samtliga med resultatet att risk för
undernäring konstaterats. 353 har planerad förebyggande åtgärd. Samtliga enheter inom
äldreomsorgen har uppnått målet att 90 % av brukarna ska ha erhållit en bedömning. Flera
enheter har under året infört en ny måltidsordning i syfte att minska nattfastan. Vid senaste
mätningen av nattfastan har resultatet förbättrats.
Den nya aktivitetsparken vid Strandgården invigdes innan sommaren och under våren flyttades
även aktivitetsredskap som inte passade så för äldre personer från Lövåsgården till stadsparken
och blev därigenom tillgängliga för en bredare målgrupp.
Antalet personer med funktionsnedsättning som är i behov av daglig verksamhet har åter ökat
med början hösten 2014. Den i västra länsdelen nyligen genomförda psykiatriinventeringen
visar på att personer med psykisk ohälsa har både ett dåligt utvecklat utbud av
sysselsättningsalternativ samt svag förankring på arbetsmarknaden. Vård- och
omsorgsförvaltningen deltar sedan 2013 i en lokal samverkansgrupp (LSG) med bland annat
23
55
56
2015-02-16
24 (27)
Dnr VON/2015:10-041
arbetsförmedlingen och försäkringskassan i syfte att utveckla arbete och sysselsättning för
målgrupper som behöver särskilt stöd.
Vård- och omsorgsförvaltningen genomför under 2014 en tillgänglighetsinventering. Åtgärder
med anledning av denna kommer att beslutas av vård- och omsorgsnämnden.
Vård- och omsorgsförvaltningen har deltagit i länsgemensamma projektet UPPmärksammar
barnen. Projektets syfte är en god och trygg uppväxt för barnen i Sörmland.
Under det första halvåret har förvaltningen fattat beslut om förvaltningens "Handlingsplan för en
hållbar jämställdhetsintegrering inom vård- och omsorgsförvaltningen 2014-2015".
Myndighetsfunktionen har under 2014 genomfört en studie av beslut, insatser och
handläggningstider utifrån ett genusperspektiv. Analysen av studien ligger till grund för en
förbättrad handläggning för kvinnor och män.
5.5.2
Resultatmål
Resultatmål
Beskrivning
Andelen barn och
unga som mår bra
ska öka
Samtliga
nämnder
Målnivå: Öka
Källa: Liv &
hälsa ung
Risken för
undernäring ska
minska för
äldreomsorgens
brukare i särskilt
boende. 90 % av
de som bor i
särskilt boende
oavsett driftsform
ska ha erhållit en
bedömning i Senior
alert
STN, VON
Målnivå: 90%
Källa: Det
nationella
kvalitetsregistret
Senior Alert.
Könsuppdelad
statistik ska
redovisas.
Andel brukare i
äldreomsorgen
vars nattfasta är
kortare än 13
timmar ska öka
(med hänsyn till
den enskildes
önskemål)
STN, VON
Målnivå: 60%
Källa: Det
nationella
kvalitetsregistret
Senior Alert
Utfall 2013
Utfall
Kommentar
78 %
Vid behov sker
samarbete med
bildningsförvaltningen
(skolan) och
socialförvaltningen.
Anhörigstödet har varit
ute på enheterna och
informerat om sin
verksamhet och
möjlighet till stöd.
53,9%
90 %
493 st. registrerade
riskbedömningar (324
kvinnor och 169 män).
Samtliga med
resultatet att risk för
undernäring
konstaterats. 353 har
planerad förebyggande
åtgärd (205 kvinnor
och 148 män).
41 %
54 %
Utfall: kvinnor 53,5 %,
män 56 %.
24
56
57
2015-02-16
25 (27)
Dnr VON/2015:10-041
5.6 Ekonomi och organisation
Vision 2025 handlar mer om vad vi vill uppnå än om vägen dit. Ekonomi i balans och effektiva
processer hör till den jordnära vardag som steg för steg kan bidra till att mål uppfylls.
Samtidigt behöver visionen vara en del av vårt arbetsgivarmärke; genom att ”leva” visionen får
vi engagerade medarbetare som alla kan bidra till att visionen förverkligas.
Katrineholms kommun ska vara ett föredöme som attraktiv arbetsgivare. Genom att vara
öppen, effektiv och leverera rätt service till medborgare och företag ska kommunen leva
upp till kraven på god ekonomisk hushållning.
5.6.1
Nytt verksamhetssystem Treserva gick i drift 1 december 2014. Systemet levereras av
dataföretaget CGI. Förhandlingar med tidigare dataleverantören CSC kring för kommunen
uppkomna kostnader som följd av att företaget inte kunde leverera system på utsatt tid har
avslutats med förlikning. Kommunen får delvis ersättning för sina kostnader.
Andelen medborgare som får svar på en enkel e-postfråga inom två arbetsdagar ska öka
Vård och omsorgsförvaltningen har under året arbetat med sin tillgänglighet genom tydliga
instruktioner om en hantering vid e-postmottagares frånvaro och e-postombud.
Andelen medborgare som får direkt svar på en enkel fråga vid kontakt med kommunen ska öka
Förvaltningen har ökat sin tillgänglighet bland annat via införande av telefonservicen
äldreomsorgen direkt och handikappomsorgen direkt.
Andelen medborgare som uppfattar att de får ett gott bemötande när de via telefon ställer en
enkel fråga till kommunen skall öka
Kommunen har ett värdegrundsprogram och omsorgsförvaltningen arbetat fram en
förvaltningsgemensam värdegrund som alla medarbetare ska arbeta efter.
Kommunen har god information på Katrineholm.se
Vård- och omsorgsförvaltningen ser regelbundet över informationen på öppna hemsidan. I
SKL’s granskning för 2014 får Katrineholm 100 % uppfyllelse på de frågor som rör
funktionshinderområdet.
Katrineholms kommunkoncern har engagerade medarbetare
Mäts via personalenkät i hela kommunen vart annat år. I medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar
följs medarbetares engagemang upp.
Personalens sammansättning ska i ökad grad spegla det omgivande samhället avseende kön och
etnisk mångfald
Vid rekrytering av personal beaktas vikten god spridning beträffande kön och etnisk mångfald
samtidigt som hänsyn tas vad aktuella brukare har för behov. Tyvärr svårt att få jämnare
könsfördelning bland personal då ansökningar domineras av ett kön. Olika strategier prövas ihop
med utbildare att rekrytera fler män till vård- och omsorg.
NMI avseende fysisk arbetsmiljö/personalutrymmen skall öka från 45 % till 50 % på två år.
Mäts via personalenkät. Senaste mätning december 2013 visar på en ökning av Nöjd
medarbetarindex från 45 % till 58 %. Målet är därmed uppnått. Vård- och omsorgsförvaltningen
25
57
58
2015-02-16
26 (27)
Dnr VON/2015:10-041
har under flera år arbetat med att höja den fysiska arbetsmiljön och har i budget 2014 avsatt
totalt 600 tkr för förbättrande åtgärder
Vård och omsorgsförvaltningen har nöjda medarbetare
Medarbetarenkät genomfördes december 2013 och redovisades våren 2014. Vård- och
omsorgsförvaltningen redovisar Nöjd medarbetarindex 69 (hela kommunen 67)
Kommentarer till produktionsmål under 2014
Projekt heltid ska vara en rättighet, deltid en möjlighet lades centralt ner i kommunen. Vård- och
omsorg har på Lövåsgården arbetat vidare med hel/deltids-projektet. Projektet kommer att
fortsätta tills avsatta medel är förbrukade. Bedömningen är att det kommer att fortsätta under
2015 och en bit in i 2016.
Nämnden har under 2014 avsatt en buffert på 2,6 mnkr för att möta kostnader inom nämndens
ansvarsområde, bufferten har helt förbrukats till följd av ökade kostnader inom nämndens
område.
Förvaltningen har avsatt extra medel för att arbeta med den fysiska arbetsmiljön, under 2014 har
dessa främst gått till förbättring av personalutrymmen och ergonomsikt anpassad
kontorsutrustning.
Vid årsskiftet 2014/2015 minskades antalet områden inom utföraravdelningen från sex till fyra.
Förändringen förväntas ge bättre intern samverkan mellan enheter inom respektive område och
ger en besparing då antalet områdeschefer minskats.
5.6.2
Resultatmål
Resultatmål
Beskrivning
Utfall 2013
Utfall
Kommentar
Andelen
medborgare som
får svar på en enkel
e-postfråga inom
två arbetsdagar ska
öka
Samtliga nämnder
Målnivå: Minst 78%
Källa: KKIK
93 %
74 %
E-post som kommer till
förvaltningens centrala
myndighetsbrevlådor
besvaras omgående av
registrator att de
mottagits och
överlämnats till
handläggare för svar.
Andelen
medborgare som
får ett direkt svar
på en enkel fråga
när hon/han tar
kontakt med
kommunen via
telefon ska öka
Samtliga nämnder
Källa: KKIK
45 %
45 %
Andelen
medborgare som
uppfattar att de får
ett gott bemötande
när de via telefon
ställer en enkel
fråga till kommunen
ska öka
Samtliga nämnder
Källa: KKIK
92 %
94 %
26
58
59
2015-02-16
27 (27)
Dnr VON/2015:10-041
Resultatmål
Beskrivning
Utfall 2013
Utfall
Kommentar
Kommunen har god
information på
Katrineholm.se
Samtliga nämnder
Målnivå: SKL:s
informationsindex
minst 79 %
Källa: SKL:s
webbinformationsundersökning.
KKiK.
85 %
87 %
Innehållet uppdateras
regelbundet och
systematiskt. Målet
uppfyllt.
Katrineholms
kommun har
engagerade
medarbetare
Samtliga nämnder
Målnivå: Jämfört
med andra
kommuner ska
resultatet ligga i
den översta
kvartilen
Källa:
Medarbetarenkät
Personalens
sammansättning
ska i ökad grad
spegla det
omgivande
samhället
avseende kön och
etnisk mångfald
Samtliga nämnder
Målnivå:
Skillnaderna mellan
personalens och
befolkningens
sammansättning
ska minska
Källa:
Personalstatistik,
medarbetarenkät.
SCB
Genomgång av
medarbetarenkäten har
skett i samtliga grupper
och planering finns
framåt för hur man ska
arbeta vidare med
resultatet.
11 %
Vid rekrytering framgår
att kommunen
eftersträvar mångfald.
Män och kvinnor med
olika bakgrund och
nationalitet har
rekryterats.
NMI avseende
fysisk arbetsmiljö/
personalutrymmen
skall öka från 45 %
till 50 % på två år
58 %
58 %
Medarbetarenkäten
genomfördes december
2013.
Vård- och
omsorgsförvaltning
en har nöjda
medarbetare
69 %
69 %
Medarbetarenkäten
2013.
27
59
60
BILAGA 1
1(5)
Datum
Dnr
2015-02-16
VON/2015:10-041
Bilaga 1
Tillkommande
tjänstemannauppdrag 2014
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\Årsredovisning Bilaga 1 Tillkommande tjanstemannauppdrag 2014.docx
Org.nummer
212000-0340
641 80 KATRINEHOLM
Telefon: 0150-578 14
www.katrineholm.se
Telefax: 0150-48 81 95
E-post: vard.omsorg@katrineholm.se
60
61
BILAGA 1
Datum
2015-02-16
2 (5)
Dnr
VON/2015:10-041
Bilaga 1 Tillkommande tjänstemannauppdrag
Kvalitetsutveckling utifrån ett salutogent hälsofrämjande förhållningssätt
Kvalitetsutveckling är ett område som aldrig kan ses som färdigt utvecklat. Vårdoch omsorgsnämnden beslutade att 1 januari 2013 införa nytt
kvalitetsledningsystem för vård- och omsorgsnämndens verksamheter. I
organisation finns ett tydligare ansvar för kvalitetsuppföljning via
utvecklingsgrupper och controllerforum. De hälsofrämjande aktiviteterna inom
metoderna ICF, Sapere samt ESL bidrar i stöd till personer med
funktionsnedsättning till en god folkhälsa inom målgruppen. Det salutogena
förhållningssättet inom äldreomsorgen bidrar till god folkhälsa hos äldre. Inom
äldreomsorgen har handläggning enligt ÄBIC (äldres behov i centrum) successivt
införts under 2014.
Samtliga medarbetare i utförarledet har fått utbildning i nationellt
värdegrundsarbete. Verksamheten har arbetat med goda exempel och anordnat
sociala aktiviteter. Kontaktpersonalskap har reviderats i hemtjänsten.
Verksamheten arbetar utifrån ett hälsofrämjande förhållningssätt med brukarens
individuella önskningar i fokus.
Kvalitetsregister och uppföljningar, skapa en
sammanhängande bild om vad och hur vi ska
presentera resultat . Uppdraget är en del av
internkontrollplanen.
Vård- och omsorgsnämnden beslutade att 1 januari 2013 införa nytt
kvalitetsledningsystem för vård- och omsorgsnämndens verksamheter. Vårdomsorgsförvaltningen har tagit fram riktlinjer som stöd för arbetet med
kvalitetsledningsystemet och systemet är implementerat. I organisationen finns
ett tydligare ansvar för kvalitetsuppföljning via utvecklingsgrupper och
controllerforum. Via nytt verksamhetssystem kommer uppgföljningar att kunna
utvecklas ytterligare. Controllergruppen har påbörjat ett aktivt utvecklingsarbete
som fortsätter under 2015.
61
62
BILAGA 1
Datum
2015-02-16
3 (5)
Dnr
VON/2015:10-041
Katrineholms kommuns verksamheter är, och upplevs,
tillgängliga. Uppdrag: Skall konkretiseras
En ny tillgänglighetsinventering har gjorts inom vård- och omsorgs verksamheter
och kommer att presenteras för vård- och omsorgsnämnden. Förvaltningen har
tidigare inrättat direkt-telefonnumren handikappomsorgen direkt och
äldreomsorgen direkt för ökad tillgänglighet. Tillgänglighet diskuteras på bland
annat APT. Exempel är god telefon-tillgänglighet med dagliga telefontider,
återkoppling när man blir kontaktad etc. Rörande den fysiska miljön diskuteras
samarbete med andra förvaltningar i samband med nybyggnationer av t ex
bostäder.
Att inom alla ansvarsområden ta fram könsuppdelad
statistik och göra jämställdhetsanalyser. Uppdrag:
Infogas i jämställdhetsplanen, finns annat t ex ansökan
särskilt boende
Införande av nytt verksamhetssystem blev kraftigt försenat men är i drift sedan
1/12-2014. Detta kommer att öka möjligheterna att ta ut könsuppdelad statistik.
Vissa nationella kvalitetsregister medger även att Vård- och
omsorgsförvaltningen kan ta ut könsuppdelad statistik för analys. En ny
jämställdhetsplan för 2013-2015 togs av Vård- och omsorgsnämnden i slutet av
2013. Vård och- omsorgsförvaltningen har genomfört en planeringsdag
(dialogdag) för chefer och nyckelpersoner inom förvaltningen med fokus på
genusfrågor. En handlings- och utbildningsplan för hållbar
jämställdhetsintegrering inom vård- och omsorgsförvaltningen beslutades om
under våren 2014 och tar bland annat upp jämställdhetsanlys utifrån
könsuppdelad statistik. Utöver den könsuppdelade statistik som görs för personal,
som sjukfrånvaro, redovisas också könsuppdelad statistik för ett flertal
brukarinsatser. Könsuppdelad statistik tas fram på samtliga beslut på
delegationslistan. Uppföljning av Senior Alert görs med könsuppdelad statistik.
62
63
BILAGA 1
Datum
2015-02-16
4 (5)
Dnr
VON/2015:10-041
Framtagande av riktlinjer för förvaltningens arbete
med ny teknik som är brukarnära
Område Ledning- och verksamhetsstöd har i uppdrag att ta fram strategi och
riktlinjer för förvaltningens arbete med ny teknik som är brukarnära. Detta arbete
sker i samarbete med FoU Sörmland och en arbetsgrupp finns. En först rapport av
uppdraget skedde under våren 2013. Ett antal områden har identifierats för
utveckling av ny teknik, det rör sig om kommunikationshjälpmedel, nattillsyn och
e-tjänster. Förvaltningen har under 2014 prövat med nattkamera hemma hos
totalt fem brukare med tillsynsbesök nattetid. Syftet är att kunna ersätta vissa
tillsynsbesök med kamera och därmed slippa störa brukaren i dennes sömn
samtidigt som det frigör resurser. En avrapportering till vård- och
omsorgsnämnden genomfördes under hösten 2014.
Framtagande och implementering av nya
demensriktlinjer
Vård- och omsorgsförvaltningen har utrett konsekvenserna av de av
Socialstyrelsen beslutade ny demensföreskrifterna, vilkas start först flyttats fram
till 1:a kvartalet 2015 och utvidgades till att gälla alla boende på Säbo.
Socialstyrelsen har januari 2015 meddelat att införande av demensförskrifterna
skjuts upp på obestämd tid.
Förvaltningen har med början under våren 2014 infört två separata biståndsbeslut
för särskilt boende, boende och omsorg som ett led i förberedelserna. I januari
meddelade dock Socialstyrelsen att man dragit tillbaka förslaget då regeringen
inte givit medgivande till införandet av föreskrifterna. Ingen ny tid för införandet
anges, Sveriges Kommuner och Landsting har tidigare meddelat att man tror på
ett införande tidigast i januari 2016 och då i omarbetad form. Beräkning av
effekter och kostnader enligt förslaget som är tillbakadraget visade på
kostnadsökningar för vård- och omsorgsförvaltningen på omkring 45 miljoner.
Genomlysning av barns behov av skolgång och
boende då barnet har en neuropsykiatrisk
funktionsnedsättning.
Uppdraget sker i samverkan med Socialförvaltningen och Bildningsförvaltningen.
Arbetsgruppen har inte levererat underlag förutom initiering av att vård- och
omsorgsförvaltningen kommer att delta i den så kallade VITS-gruppen där stöd
till barn med särskilda behov lyfts mellan huvudmän.
KLF har fått uppdraget utt utreda samverkansformer mellan förvaltningarna som
är involverade i samma ärenden för att skapa förutsättningar att nå fram till såväl
pricipiella som individuella lösningar.
63
64
BILAGA 1
Datum
2015-02-16
5 (5)
Dnr
VON/2015:10-041
Under 2014 kommer ytterligare en aktivitetspark
iordningsställas vid äldreboendet strandgården för att
ge fler ökad möjlighet till fysisk aktivitet och goda
levnadsvanor
Genomfört. Parken invigdes 2014-06-10 av Vård- och omsorgsnämndens
ordförande.
Under 2014 planeras projekt om höjda
tjänstgöringsgrader på Lövåsgården
Projektet som gällde för 2014 pågår och kommer att fortsätta under 2015 då det
finns projektmedel kvar. En projektrapport kommer att presenteras för nämnden i
februari 2015. Projektet startades i skarpt läge 28/4.
Värdighetsgarantier
Uppföljning av värdighetsgarantierna görs i månadsrapporten. En utvärdering av
trygghetsmodellen genomfördes under hösten 2014 och presenterades i nämnden
i oktober. Vissa av värdighetsgarantierna utvärderades närmare i den rapporten.
Varje månad följer medborgarfunktionen upp hur många beslut handläggarna
fattat om mottagningstimmar och antal personer som beviljats trygghetsplats.
Resultatet redovisas i månadsrapporten för medborgarfunktionen. Några brukare
har varit flera gånger på trygghetsplats.
64
65
BILAGA 2
1(20)
Datum
Dnr
2015-02-16
VON/2015:10-041
Bilaga 2
Uppföljning av övergripande
mål/uppdrag, resultatmål 2014
G:\Nämnden\Ärenden\Von\Blivande vonhandl\Årsredovisning Bilaga 2 Uppfoljning av overgripande mal uppd.docx
Org.nummer
641 80 KATRINEHOLM
Telefon: 0150-578 14
www.katrineholm.se
Telefax: 0150-48 81 95
65
212000-0340
66
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
2 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Uppföljning av resultatmål och åtaganden
Genom utveckling av näringslivet, stärkt handel och
besöksnäring samt goda möjligheter till vidareutbildning för vuxna skapas tillväxt och fler jobb. En
attraktiv kommun, fortsatt bostadsbyggande, god
miljö, levande stad, kransorter och landsbygd är också
viktiga förutsättningar för ortsutveckling
Ny samrådsorganisation och regelbundna medborgardialoger är verktyg för att
utveckla verksamheterna inom vård- och omsorg. Utredningen framtidens boende
för äldre i Katrineholms kommun har presenterats för Vård- och omsorgsnämnd
samt Kommunstyrelsen. Planering inför utbyggnaden av fler gruppbostäder
pågår, under hösten 2014 har nämnden fattat beslut om att föreslå
kommunstyrelsen att besluta om start av byggandet av en sammanhållen
gruppbostad. Nybyggnationen av Granheden, fler platser för korttidsvistelse inom
LSS, pågår och startar i mitten av mars 2015.
Miljöpolicyn är känd i verksamheten och miljöarbetet är ett ständigt pågående
arbete, områdena inom utföraravdelningen arbetar med källsortering, miljöbilar
används och utbildning om miljöpolicy sker vid behov på arbetsplatsträffar.
Inköp görs enligt upphandling där miljövänliga alternativ väljs så långt det är
möjligt.
För att vara en attraktiv arbetsgivare försöker förvaltningen lyfta fram fördelarna
med både Katrineholm som kommun samt diskutera vad som är viktigt för
medarbetarna för att trivas på jobbet.
Verksamhetföreträdare informerar kontinuerligt medborgarna om vilken hjälp
och stöd kommunen kan erbjuda medborgarna.
Samarbete sker med andra förvaltningar och föreningsliv för att medverka till
utveckling av mindre orter.
Resultatmål
Utfall
Målvärde
Period
Senaste kommentar
Medborgarna
ska ha goda
möjligheter att delta
i kommunens
utveckling
43
46
2014
Medborgardialoger anordnas
kontinuerligt inom vård- och
omsorg. En
samrådsorganisation samt
synpunktshantering bidrar till
medborgardialoger.
Minskad
klimatpåverkan utsläpp av
klimatpåverkande
gaser per invånare
ska minska
4 966kg/inv
2014
Mäts ej på förvaltningsnivå.
Förvaltningen använder sig
av klimatvänliga fordon. Inom
tätorten går eller cyklar
personal i stor utsträckning.
66
67
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
3 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Ett rikt kultur- och fritidsliv, där särskilt barn och
ungdomar prioriteras. Stark samverkan med
föreningslivet
Vård- och omsorgsförvaltningens kulturombud, anhörigstöd och frivilliga
anordnar olika aktiviteter på vårdboenden. Samverkan sker med andra
förvaltningar i kommunen, landstinget, kyrkan, intresseorganisationer och
studieförbund för att erbjuda de boende på kommunens särskilda boenden och
brukare inom hemtjänstens verksamhet olika aktiviteter som bidrar till ett rikt
kultur- och fritidsliv.
En upplevelsebaserad mätning vid nyttjande av aktivitetsparken vid Furuliden har
genomförts i syfte att mäta hur brukare som nyttjar aktivitetsparken upplever sin
hälsa efter att de tränat på aktivitetsparken.
Inom funktionshinderområdet sker samverkan mellan förvaltningarna genom
kulturplansgruppen för barn där det målet är att genomföra fem aktiviteter per år.
Resultatmål
Utfall
Målvärde
Samverkan med
bildningsnämnden
och vård- och
omsorgsnämnden för
att förverkliga målen i
Kulturplanen för barn
och unga.
Period
Senaste kommentar
Helår
2014
Vård- och
Samverkan med
bildningsförvaltningens och
kultur och turistförvaltningens
gemensamma
kulturplansgruppen för barn,
där det skall göras fem
aktiviteter genomförs per år.
De sociala trygghetssystemen ska utgå från individens
behov och ge möjlighet till självbestämmande för ökad
trygghet och livskvalitet
I framtidsdokumenten Case 2020 och Case 2030 finns underlag för beräkning av
det framtida behovet av vård- och omsorg. Vård- och omsorgsförvaltningen
arbetar aktivt med att kartlägga sina kompetensbehov och ta fram
kompetensutvecklingsplaner för att säkerställa kvalitén i given vård och omsorg.
Informationsmaterial kring valfrihetssystem inom hemtjänsten hålls uppdaterade
via kommunens webbplats. Brukar- och medborgardialoger genomförs
regelbundet på samtliga områden för att fånga in önskemål. På individnivå
upprättas samordnad individuell plan vid önskemål och behov för att säkerställa
stödet då flera vårdgivare är involverade.
Det internationell klassificeringssystemet ICF används inom
funktionshinderområdet och implementering inom äldreområdet har genomförts
under 2014 via närbesläktade metoden Äldres behov i centrum (ÄBIC). Den
avgiftsfria avlösningen i hemmet har utökats från 10 till 20 tim.
Inom psykiatriområdet används metoder som ESL (Ett Självständigt Liv) som
stöd för att fånga brukarens önskemål.
67
68
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
Resultatmål
Personalkontinuiteten
inom hemtjänsten
ska öka
4 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Utfall
Målvärde
Period
Senaste kommentar
13
12
2014
Antal olika personal som en
hemtjänsttagare möter under en
14-dagarsperiod. Hemtjänsten i
Katrineholms kommun redovisar
för 2014, 13 personal (målet är 12
och medelvärdet för alla
kommuner i KKiK är 15).
80%
2015
Av den nationella
brukarundersökningen och
Kompassen (2013) framgår att
brukarna känner sig trygga hemma
med hemtjänsten. Undersökningen
Kompassen genomförs nästa gång
under 2015.
Andel brukare
inom hemtjänst som
är trygga i sin bostad
Andel brukare
som är
ganska/mycket nöjda
med sin hemtjänst
ska öka
93%
95%
2014
Utfall: kvinnor, 93 % män, 93 %
Handläggning enligt metoden
ÄBIC (äldres behov i centrum) har
succesivt implementeras under
året. Arbete med kontinuitet och
delaktighet har pågått under året.
Väntetiden till
särskilt boende inom
äldreomsorgen ska
minska
78dagar
56dagar
2014
Väntetiden till särskilt boende har
ökat och vi uppfyller inte uppsatt
mål. Medelvärdet för väntetid till
särskilt boende är 78 dagar, män
78 dagar och kvinnor 77 dagar.
Medianen är 64 dagar, män 66
dagar och kvinnor 64 dagar.
37 % har väntat längre än 90
dagar.
90%
2015
Att genomföra
välkomstsamtal/ankomstsamtal vid
inflyttning till särskilt boende kan
bidra till trygghet för brukaren.
Välfungerande team-träffar är en
annan viktig del för att ge en god
och trygg omsorg för individen.
2015.
90%
2014
Utfall: kvinnor 79 %, män 98 %.
Samverkan mellan hälso- och
sjukvårdspersonal,
omvårdnadspersonal och
enhetschef är viktigt för att ge
goda resultat. Resultat i Öppna
jämförelser diskuteras på
arbetsplatsträffar för att analysera
förbättringsområden.
Andel brukare
inom särskilt boende
som är trygga i sin
bostad
Andel brukare
som är
med sitt särskilda
boende ska öka
85%
68
69
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
Resultatmål
Utfall
5 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Målvärde
Period
Senaste kommentar
Andel brukare
inom omsorgen till
personer med
funktionsnedsättning
som är trygga i sitt
boende
90%
2015
Arbetet med kontaktpersoner,
genomförandeplaner, husmöten
och brukarmöten har genomförts
kontinuerligt under året. Utifrån
den genomförda brukarenkäten
(Kompassen) har
förbättringsarbete pågått på
enheterna i området.
2015.
Andel brukare
inom omsorgen till
personer med
som är
90
2015
Handläggning enligt ICF för ökad
delaktighet och uppföljning av
beslutade insatser. Aktivt arbete
med brukarinflytande och
delaktighet.
genomförs nästa gång 2015.
Andel brukare
inom omsorg till
personer med
som varit delaktiga i
personlig planering
avseende sin
arbetssituation
80 %
2015
genomförs under 2015.
Genom ökad tillgänglighet och ett kontinuerligt arbete
för att främja jämställdhet, jämlikhet och integration
ska kommunen verka för allas lika möjligheter och en
god folkhälsa
Vård och omsorgsnämnden har antagit Jämställdhetsplan för vård- och
omsorgsförvaltningen åren 2013-2014 och Vård- och omsorgsförvaltningen har
därefter antagit en handlingsplan för en hållbar jämställdhetsintegrering inom
vård och omsorgsförvaltningen 2014-2015.
Medborgarfunktionen tar fram könsuppdelad statistik månadsvis för samtliga
beslut enl delegationslistan. Underlaget användas i arbetet som
diskussionunderlag i det fortsatta jämställdhetsarbetet.
Anhörigutbildningar och informationsträffar har delvis förlagts till kvällstid för
att bättre tillmötesgå olika målgruppers behov.
Samverkan sker med bildningsförvaltningen och kultur- och turismförvaltningen
kring barnkulturplanen och utbudet av aktiviteter för barn med
funktionsnedsättningar.
Flera satsningar kring kost och måltider genomförs inom äldreomsorgen, sedan
tidigare finns Saperemetoden "Rätten till din smak" inom omsorg till
funktionsnedsatta. Genom stöd från medarbetare till enskilda individer kan en
ökad tillgänglighet i samhällslivet ske. Riskbedömning görs i Senior Alert och
uppföljning utifrån resultat angående undernäring har gjorts.
69
70
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
6 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Äldreomsorgens områden arbetar aktivt med samarbete med skola, SFI och
arbetslinjen för att bidra till att människor kan komma ut i aktiv verksamhet.
Resultatmål
Utfall
Målvärde
Period
Senaste kommentar
Andelen barn
och unga som mår
bra ska öka
78%
65%
2014
Vid behov sker samarbete
med bildningsförvaltningen
(skolan) och
socialförvaltningen.
Anhörigstödet har varit ute
på enheterna och
informerat om sin
verksamhet och möjlighet
till stöd.
Risken för
undernäring ska
minska för
äldreomsorgens
brukare i särskilt
boende. 90 % av
de som bor i
särskilt boende
oavsett driftsform
ska ha erhållit en
bedömning i Senior
alert
90%
90%
Helår
2014
493 st registrerade
riskbedömningar (324
kvinnor och 169 män).
Samtliga med resultatet att
risk för undernäring
konstaterats. 353 har
planerad förebyggande
åtgärd (205 kvinnor och 148
män).
Andel brukare i
äldreomsorgen vars
nattfasta är kortare
än 13 timmar ska
öka (med hänsyn
till den enskildes
önskemål)
54%
60%
Helår
2014
Utfall: kvinnor 53,5 %, män
56 %.
Katrineholms kommun ska vara ett föredöme som
attraktiv arbetsgivare. Genom att vara öppen, effektiv
och leverera rätt service till medborgare och företag
ska kommunen leva upp till kraven på god ekonomisk
hushållning
Information om vilka aktiviteter och tjänster som förvaltningen erbjuder granskas
och uppdateras kontinuerligt på kommunens webbplats. Kommunen mäter
regelbundet medborgarnas upplevelse av given service. Hela förvaltningens
arbetar efter framtagen rutin för e-post och telefon samt utifrån kommunens
synpunktshantering.
En viktig del i en fungerande organisation är ett systematiskt
kvalitetsledningssystem. Att utveckla samt implementera detta är ett pågående
uppdrag.
Förebyggande arbete för att bibehålla en bra arbetsmiljö är ett ständigt pågående
arbete. Bra arbetsplatsträffar, delaktighet och möjligheter till utveckling är viktiga
bitar. Arbetsmiljön lyfts på samtliga arbetsplatsträffar och i ledarlagen och
ledningsgrupperna. Handledning ges internt/externt och stödsamtal pågår för
många grupper och/eller individuellt vid behov.
70
71
BILAGA 2
7 (20)
Datum
2015-02-16
Dnr
VON/2015:10-041
Medarbetarenkät har genomförts under hösten 2013 och resultatet redovisades i
början av 2014. Resultatet har lyfts via arbetsplatsträffar och varje område har
tagit fram utvecklingsområden att arbeta vidare med.
Resultatmål
Utfall
Målvärde
Period
Senaste kommentar
Andelen
medborgare som får
svar på en enkel epostfråga inom två
arbetsdagar ska öka
74%
78%
2014
E-post som kommer till
förvaltningens centrala
myndighetsbrevlådor
besvaras omgående av
registrator att de mottagits
och överlämnats till
handläggare för svar.
Andelen
medborgare som får ett
direkt svar på en enkel
fråga när hon/han tar
kontakt med
kommunen via telefon
ska öka
45%
60%
2014
Andelen
medborgare som
uppfattar att de får ett
gott bemötande när de
via telefon ställer en
enkel fråga till
kommunen ska öka
94%
89%
2014
Kommunen har
god information på
Katrineholm.se
87%
79%
2014
Innehållet uppdateras
regelbundet och
systematiskt. Målet uppfyllt.
Katrineholms
kommun har
engagerade
medarbetare
2015
Genomgång av
medarbetarenkäten har
skett i samtliga grupper och
planering finns framåt för
hur man ska arbeta vidare
med resultatet.
Personalens
sammansättning ska i
ökad grad spegla det
omgivande samhället
avseende kön och
etnisk mångfald
2015
Vid rekrytering framgår att
kommunen eftersträvar
mångfald. Män och kvinnor
med olika bakgrund och
nationalitet har rekryterats.
NMI avseende
fysisk arbetsmiljö/
personalutrymmen
skall öka från 45 % till
50 % på två år
58%
50%
2014
Medarbetarenkäten
2013.
Vård- och
har nöjda medarbetare
69%
75%
2014
Medarbetarenkäten
2013.
71
72
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
8 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Uppföljning produktionsmål
Ortsutveckling
Genom utveckling av näringslivet, stärkt handel och besöksnäring
samt goda möjligheter till vidareutbildning för vuxna skapas tillväxt
och fler jobb. En attraktiv kommun, fortsatt bostadsbyggande, god
miljö, levande stad, kransorter och landsbygd är också viktiga
förutsättningar för ortsutveckling.
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
Från kommunplanen:
Särskilda boenden för äldre
på mindre orter ska
bibehållas och utvecklas.
Produktionsmål:
Arbetsgruppen framtidens
äldreboende skall ha med
produktionsmålet i underlaget
Avslutad, enligt plan
Vård- och omsorgsförvaltningen har
deltagit i den av KS tillsatta
arbetsgruppen om Boendestrategier för
äldre i Katrineholms kommun. I
uppdraget har bland annat ingått att
beakta det totala behovet av platser och
utveckling av samtliga befintliga
särskilda boenden. Förvaltningen deltar
också i samverkansaktiviteter på mindre
orter beträffande den lokala
utvecklingen av orten.
Under året har representanter från
område 4 deltagit i en arbetsgrupp
tillsammans med
Samhällsbyggnadsförvaltningen och
Bygdegårdsföreningen för att se över
möjligheterna att bygga upp en ny
bygdegård i Björkvik. Verksamheten har
samarbetat med Service- och
teknikförvaltningen och satsat på att
förbättra den yttre miljön runt Vallgården
och Malmgården.
deltagit i deltagit i den av KS tillsatta
arbetsgruppen om Boendestrategier för
äldre i Katrineholms kommun. I
uppdraget har bland annat ingått att
beakta det totala behovet av platser och
utveckling av samtliga befintliga
särskilda boenden. Förvaltningen deltar
också i samverkansaktiviteter på mindre
orter beträffande den lokala
utvecklingen av orten.
Från kommunplanen:
Delning av Tallhedens
korttidsboende.
Pågår, beräknas bli
klar med avvikelse
Produktionsmål: Fortsatt
planering för utbyggnad och
delning av verksamheten
72
KS har givit KFAB i uppdrag att
upphandla utbyggnad av Tallheden.
Ursprunglig inflyttning till nytt boende
var tidigare aviserat till hösten 2014.
KFAB har meddelat flera förseningar
och byggnationen beräknas nu vara klar
i slutet av mars 2015.
73
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
9 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
Produktionsmål från
kommunplanen: Måltider som
serveras inom kommunens
olika verksamheter ska vara
goda, näringsriktiga och av
hög kvalitet samt serveras i
en tilltalande miljö med
flexibilitet i tid och
innehåll. Mäts via
brukarenkät andelen nöjda
brukare.
Samarbete sker med Service- och
teknikförvaltningen och deras dietister.
Bland annat har en ny måltidsordning
genomförts på Lövåsgården och
Strandgården. Ett matprojekt lanseras i
augusti Mat är liv och lust, tillsammans
med STF. Bland annat prövas vid tre
avdelningar på Lövåsgården
bufféfrukost och serveringspersonal
följer med maten ut till matgäst.
Projektet kommer att utvärderas inför
eventuell spridning.
Från kommunplanen:
Ambitionen är att måltiderna
ska vara klimatsmarta och
producerade med högt ställda
krav på etik och miljö.
Furuliden - ombyggnad
för korttidsboende
Ej påbörjad, beräknas
bli klar med avvikelse
Förvaltningen samarbetar med serviceoch teknikförvaltningen. Verksamheten
har kostombudsmöten, dietisterna deltar
på arbetsplatsträffar. Informations- och
utbildningsinsatser genomförs
kontinuerligt under året. Särskild
satsning på klimatsmart mat för äldre
genomförs i samarbete med STF.
I dagsläget är det oklart vilka platsbehov
som finns. En omedelbar ökning av
antalet korttidsplatser behövs men på
längre sikt behövs en utökning av
antalet säboplatser, särskilt antalet
personer med demenssjukdom fortsätter
att öka. Den av KS 2014 antagna
Boendestrategin för äldre är vägledande
i arbetet om skapa nya Säboplatser. Det
politiska uppdraget behöver förnyas
utifrån nu rådande planeringssituation.
Kultur och fritid
Ett rikt kultur- och fritidsliv, där särskilt barn och ungdomar
prioriteras. Stark samverkan med föreningslivet
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
kommunplanen: Samarbete
ska vara ett nyckelord för
kommunens
kulturverksamhet (med
föreningar, studieförbund,
mellan kommunala
förvaltningar, näringslivet,
medborgare och regioner).
Vård- och omsorgsförvaltningens
verksamheter erbjuder kulturaktiviteter
anpassade för respektive brukargrupps behov och intressen. I Stratsys
månadsuppföljning redovisas en del
av aktiviteter som erbjuds. Särskilt kan
lyftas fram: Musikfestival för mogna
har genomförts på Igelkotten. Samverkan med Kultur- och turismförvaltningen samt Barn- och ungdomsförvaltningen kring barnkulturplanen.
Samarbetet i Lokstalalrna fortskrider
inom funktionshinderområdet för att
fånga de personer som inte söker sig
till andra aktiviteter. Förvaltningen har
en väl utbyggd samverkan med
frivilligorganisationer.
73
74
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
10 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
Alla enheter inom vårdoch omsorgsförvaltningen ska
erbjuda kulturaktiviteter.
Inom verksamheterna finns
kulturombud som arbetar med olika
kulturaktiviteter. Under våren 2014
genomfördes åter Musikfestival för
mogna vid Igelkotten. Projektet
"Musik ska byggas utav glädje" har
pågått i verksamheten och sker i
samverkan med Kultur- och
Turismförvaltningen. Implementering
och genomförande av
värdighetsgarantin "Brukaren skall
erbjudas en egen aktivitet per månad
utanför boendet" pågår. I övrigt pågår
olika aktiviteter inom områdena både
på individ- och gruppnivå. Trubaduren
har fortsatt att spelat och sjunga
under hösten på vård- och
omsorgsförvaltningens vård- och
demensboendena enligt särskild
spelplan. Fritidsassistenten har även
under hösten varit delaktig i
anordnandet av träffpunkt Björkvik och
hemtjänstcafé tillsammans med
kulturombuden. Anhörigstödet
anordnar semesterdagar på Strandvik
för anhöriga och där det finns
möjlighet att ta med sin närstående.
En enhet inom omsorgen till
funktionsnedsatta har utarbetat en
metod/modell för att praktiskt arbeta
med Sapere och kulturplanen för barn
och unga i Katrineholm. Arbetet med
ICF, social dokumentation och
handlingsplanen kan där fogas
samman.
Nöjda användare av
aktivitetsparken
Ej påbörjad, beräknas
bli klar enligt plan
Mätning av nöjda användare av
aktivitetspark vid Furuliden har skett
2012 och 2013 och hösten 2014.
Under våren invigdes ytterligare en
aktivitetspark, belägen vid
Strandgården.
74
75
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
11 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Omsorg och trygghet
De sociala trygghetssystemen ska utgå från individens behov och
ge möjlighet till självbestämmande för ökad trygghet och livskvalitet
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
kommunplanen: Som brukare
ska man få styra mer av
vårdens och omsorgens
innehåll själv.
Vård- och omsorgsnämnden beslutade
2013-06-13 om en ny
samrådsorganisation som tydliggör
brukarinflytande från individnivå till
övergripande politisk nivå. Inom
utföraravdelningen arbetar man med
olika tekniker för att säkerställa
brukarinflytande så som
genomförandeplaner. Även
kontaktmannaskapet är en viktigt för att
fånga upp brukarnas behov och
säkerställa att de alltid har någon att
vända sig till. Olika metoder och
modeller används som stöd i arbetet
som ICF (internationell klassifikation för
funktionstillstånd, funktionshinder och
hälsa). Modellen är införd inom
funktionshinderområdet och införs
successivt inom hela
utföraravdelningen. Utbildningar i den
nya genomförandeplanen är en del av
utbildningen i ICF och ÄBIC som
kommer att ske under hösten 2014. En
ny utredningsmall för behovsbedömning
enligt ÄBIC (Äldres Behov i Centrum)
har tagits fram och en ny
genomförandeplan som matchar de nya
behovsbedömningarna har tagits fram.
Såväl utredningsmall som
genomförandeplan börjar användas i
samband med att nytt
verksamhetssystem tas i bruk 141201.
ESL (ett självständigt liv) är en metod
som används inom
funktionshinderområdet, främst
socialpsykiatri. Planering för att kunna
möta upp författningssamlingen SOSFS
2012:12 Ansvaret för personer med
demenssjukdom och bemanning i
särskilda boenden. Kartläggning och
samordning för att kunna arbeta
systematiskt med förbättringsarbete och
kunna möta brukarnas behov.
Utgångspunkt i arbetet är SOSFS
2011:9 Ledningssystem för systematiskt
kvalitetsarbete.
kommunplanen:
Inom hemtjänsten ska
brukaren själv kunna välja
utförare av vård- och service.
Genomfört. Kommunen har infört LOV
sedan 2011. Brukare inom hemtjänsten
kan välja på flera privata utförare eller
ha kommunen som utförare.
75
76
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
12 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
kommunplanen:
Anhörigstödet ska utvecklas
ytterligare
kommunplanen:
Brukarinflytandet och
brukarmedverkan stärks i
äldre- och handikapp-omsorg.
klar enligt plan
Andelen medverkande i personlig
planering mäts i brukarenkät vart annat
år. Resultatet från föregående enkät har
arbetats med i respektive
verksamheten.Statistik förs på antalet
genomförda arbetsplaner på daglig
verksamhet. Vård- och
omsorgsnämnden beslutade under 2013
om en ny samrådsorganisation som
tydliggör brukarinflytande från
individnivå till övergripande politisk
nivå.inom utföraravdelningen arbetar
man med olika tekniker för att
säkerställa brukarinflytande.
kommunplanen: God och
näringsriktig kost till barn och
äldre.
Sker i samverkan med dietister på
Service- och teknikförvaltningen. Flera
verksamheter rapporter att man arbetar
aktivt med kost och måltidssituationen.
För funktionshindrade personer arbetar
verksamheterna bland annat med den
så kallade Saperemetoden - rätten till
din smak. Dietisterna medverkar i
utbildnings- och informationsinsatser
och ger stöd till kostombuden i
verksamheterna. Kökschefer har deltagit
på några brukarråd. Dietisterna har
haft informationsinsatser till brukare om
näringslära och tips på recept. Under
hösten kommer projektet "Mat är liv och
lust i Katrineholm" starta upp på tre av
Lövåsgårdens avdelningar innebärande
frukostbuffé och måltidspersonal som
följer med ut på boendet för att servera
maten.
Anhörigstödet har från 1 januari 2013
gått in i en ny organisation där
målgrupperna anhöriga till äldre,
funktionshindrade och till personer med
psykisk ohälsa kan få stöd och
avlastning. Samordning mellan
anhörigstödet och personliga ombuden
för psykisk ohälsa har också skett. Vårdoch omsorgsnämnden har beslutat om
utökat antal avlastningstimmar från 10
till 20 för anhöriga. Flera anhöriga
använder den webbaserade tjänsten
Gapet för att få stöd.
76
77
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
13 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
kommunplanen: Fortsätta
satsningarna med
kompetensutveckling av
personalen 2011 och framåt.
klar enligt plan
Flera aktiviteter pågår kring
kompetensutveckling. En strukturerad
samverkan finns sedan flera år med
Mälardalens Högskola kring
sjuksköterskor. Fortbildning för
förvaltningens olika personalgrupper
sker enligt plan. De två nyinrättade
utvecklingsforumen i ny organisation har
ansvaret för kompetensutvecklingen
inom förvaltningen. Kommunen blev
2013 blivit certifierad för vård- och
omsorgscollege, vilket kommer att bidra
till kompetensutveckling av
medarbetare. Många medarbetare
erhåller extern handledning. En
doktorand från Mälardalens högskola
knyts från hösten 2014 till förvaltningen.
kommunplanen: Den dag
man behöver flytta till ett
äldreboende ska det finnas
plats.
Katrineholms Trygghetsmodell infördes
successivt under hösten 2013 och våren
2014 enligt beslut i Vård- och
omsorgsnämnden. Vård- och
omsorgsförvaltningen har tillsammans
med samhällsbyggnadsförvaltningen
och KFAB deltagit i förstudie om
framtidens boende för äldre. Nytt
uppdrag från KS 2013-06-19 § 139 om
utredning enligt förstudiens förslag.
återrapport i KS maj 2014. Arbetet syftar
till att säkerställa att behovet av platser i
äldreomsorgen är täckt för framtiden.
produktionsmål från
kommunplan: Skapa ett lokalt
Vård- och omsorgscollege
samt samverka och bedriva
utveckling kring detta. Vård
och omsorgscollege
finns.Certifiering under 2013
Lokalt vård- och omsorgscollege för
Katrineholm, Flen och Vingåker blev
certifierat i maj 2013. Omcertifiering sker
årligen Fortsatt arbete med uppsatta
mål.
kommunplanen: Vård- och
omsorgsnämnden avser att
alla vårdtagare inom särskilt
boende och hemsjukvård
skall erbjudas
läkemedelsgenomgång var
sjätte månad under
förutsättning att primärvården
ställer sig positiv till ett
samarbete. Samverkan med
Landstinget
klar enligt plan
Samarbete med landstingets och
vårdcentraler. Läkemedelsgenomgångar
sker vid behov av sjuksköterskor i
samarbete med Vårdcentralens läkare.
Arbetet följs upp av medicinskt ansvarig
sjuksköterska samt i
närvårdssamverkan.
77
78
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
14 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
kommunplanen: Barn och
vuxna med
funktionsnedsättning ska få
ett kvalificerat och
individanpassat stöd.
kommunplanen: Satsningen
på kompetensutveckling inom
handikappomsorgen ska
fullföljas.
Kompetensutveckling genomförs enligt
utbildningsplan. Medarbetarna arbetar
med att skatta sig i Kompetensportalen
och i samband med medarbetarsamtal
tas en individuell
kompetensutvecklingsplan fram där
behov föreligger. Särskilda
utbildningsinsatser för personlig
assistent planeras. Flera grupper har
fått utbildning kring speciella
funktionsnedsättningar. Handledning
pågår i flera grupper. Särskild satsning
på strategisk kompetensutveckling
planeras hösten 2014.
Anhörigstödet inom äldreoch handikappomsorgen är
av god kvalitet. Andelen som
är nöjda med anhörigstödet
ska öka.
Anhörigstödet har utvidgat sitt ansvar till
att omfatta flera anhöriggrupper.
Anhörigstödet har arbetat fram en enkät
i början av året för att kunna mäta
nöjdhet med anhörigstödet. Enkäten
delas ut till samtliga anhöriga som haft
kontakt eller deltagit på någon aktivitet
på anhörigcentralen, ex
anhörigutbildning, samtal eller
caféverksamhet. Utvärdering av
anhörigstödet klart. Det totala
medelvärdet för nöjdheten med
anhörigstödet var 4,75 av 5, där 5 är
mycket bra.
För varje brukare skall upprättas en
genomförandeplan för insatser. Planen
ska utgå från den modell och struktur
som arbetats fram på förvaltningen
utifrån ICF (internationell klassificering
av funktionshinder och hälsa). Flera
aktiviteter har skett inom
utföraravdelningen för att höja
medarbetares kompetens att stödja barn
och unga. Allt syftande till att ge
kvalificerat och individanpassat stöd.
Under våren har en uppföljning i
ombudsutbildningen Vid behov och
önskemål från brukare upprättas en
samordnad individuell plan (SIP) mellan
vårdgivare.
78
79
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
15 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
Andelen anställda inom
vård- och omsorg med
spetskompetens ska öka.
klar med avvikelse
Andelen enheter inom
äldreomsorgen som arbetar
med hälsofrämjande
förhållningssätt.
Andelen anställda inom
vård- och omsorg med
gymnasieutbildning eller
högskoleutbildning ska öka.
klar med avvikelse
Fortsatt utveckla och
behålla kompetens enligt ICF
metoden inom vård- och
Tidplan för planering av långsiktig
kompetensutvecklingsplan har
upprättats och förankrats vid
utföraravdelningens utvecklingsforum
och myndighets- och specialistavdelningens utvecklingsforum. Utvecklingsledare påbörjades under hösten 2014,
arbetet med att ta fram en långsiktig
kompetensutvecklingsplan med
omfattningen 2016, 2017-2025 för
respektive avdelning. Olika strategier för
att säkra kompetensutveckling för
högskoleutbildad personal, vilken främst
genomförs utanför förvaltningen, prövas.
Våren 2015 startade en ny högskoleutbildning för LSS-handläggare, som är
framtagen av Socialstyrelsen på
uppdrag av regeringen. Samtliga LSShandläggare har anmält intresse att
delta i utbildningen. För icke högskoleutbildad personal används i stor
utsträckning internutbildningar inom
kommunen samt KY-utbildningar.
Projektet att införa ICF (Internationell
klassifikation av funktionstillstånd,
funktionshinder och hälsa) i stödet till
äldre pågår under hela 2014. Under
våren har alla handläggare inom
äldreområdet fått intern utbildning i
arbetsmetoden ÄBIC (Äldres behov i
centrum) som bygger på en struktur av
ICF. Tillsammans med FoU Sörmland
har ett nätverk startats upp för att stärka
denna grupp även framåt. Utbildning för
övriga professioner inom förvaltningen
och genomförts under året. Ny
utredningsmall utifrån ÄBIC (Äldres
bebov i centrum) har under hösten tagits
fram. Handläggare nom äldreområdet
har också påbörjat arbetet med att testa
dessa i skarpt läge. Utbildade
processledare samt projektledare
planerar fortsatt handledning av
handläggargruppen i ett inledande
skede. Enhetschefer, Vårdpersonal
samt externa hemtjänstutförare har fått
utbildning i ÄBIC/ICF samt ny
genomförandeplan som är utformad
utifrån ÄBIC/ICF.
79
80
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
16 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet
Genom ökad tillgänglighet och ett kontinuerligt arbete för att främja
jämställdhet, jämlikhet och integration ska kommunen verka för allas
lika möjligheter och en god folkhälsa
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
kommunplan: Stärkt och
utvecklat folkhälsoarbete i
syfte att uppnå en jämlik
hälsa i äldre- och
handikappomsorgen. Projekt
hälsofrämjande
förhållningssätt inom
äldreomsorg respektive
handikappomsorg.
klar enligt plan
Hälsofrämjande förhållningssätt finns
med som strategisk satsning inom
äldre- och handikappomsorg. Inom
äldreomsorgen arbetas med ett
salutogent förhållningssätt och inom
funktionshinderområdet har man
arbetet mycket med måltidsfrågor,
bland annat via Sapereprojektet.
Särskilt projekt för hälsofrämjande
förhållningssätt inom
funktionshinderomsorg. Flera
enhetschefer har deltagit i utbildning
kring den nationella värdegrunden i
äldreomsorg och värdegrundsarbetet
pågår i flera arbetsgrupper.
Uppsökande verksamhet bedrivs
genom att SoL-handläggarna och
anhörigstödjare har erbjudit
ensamstående och makar som fyllt 80
år under 2014 ett hembesök.
kommunplan: Att inom alla
ansvarsområden ta fram
könsuppdelad statistik och
göra jämställdhetsanalyser.
Nytt verksamhetssystem
införs under året med
möjlighet att dra ut
könsuppdelad statistik för
insatser till brukare.
Jämställdhetsanalys enligt
jämställdhetsplan
Införande av nytt IT-system har
kraftigt förskjutits från initiala
införandeplanen hösten 2012 till att nu
tas i bruk december 2014. Det nya
systemet gör det möjligt att ta ut
könsuppdelad statistik. Statistiken har
fram tills nu fått tas fram manuellt. En
ny jämställdhetsplan för 2013-2015
har upprättats och beslutats av vårdoch omsorgsnämnden och en
dialogdag med tema jämställdhet har
hållits med personal i centrala
funktioner på VoF våren 2014.
Sjukfrånvaro för personal redovisas
varje månad med uppgifter fördelat på
kön vissa beslut till brukare redovisas
med könsuppdelad statistik.
Handlingsplan för en hållbar
jämställdhetsintegrering inom vård
och omsorgsförvaltningen 2014-2015
framtagen.
Utbildningsmaterial i två delar
framarbetet som alla chefer kan
använda sig av. Arbetat fram
powerpoint presentation av SKL:s
utställning "Följer du normen?"
Könsuppdelad statistik tas fram
manuellt månadsvis för samtliga
beslut enligt delegationslistan. Det är
ett för litet underlag för att kunna göra
någon jämställdhetsanalys i år men
kommer att finnas med som underlag i
det fortsatta arbetet för att kunna göra
en jämställdhetsanalys kommande år.
80
81
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
Aktiviteter
Status
17 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Senaste kommentar
Förvaltningen tar även fram
könsuppdelad statistik för antalet
dagar från ansökan till säbo till
erbjudande om plats, avgiftsfri
avlösning i hemmet, för
anhörigstödets aktiviteter färdtjänst,
riksfärdtjänst, bostadsanpassningar
och för personligt ombuds
verksamhet.
Förvaltningen har analyserat om och
varför den genomsnittliga
utredningstiden för LSS-insatser
skiljer sig mellan kvinnor och män.
kommunplanen:Integration
hanteras utifrån nämndens
inriktningsplan
klar enligt plan
Samverkan sker med bland andra
kyrkan, landstinget, andra kommuner
och studieförbund. Vård och
omsorgsförvaltningen arbetar
tillsammans med skolan/Viadidakt
med bland annat SFI, arbetslinjen och
praktikplatser. Chef och coacher för
Ung kultur har deltagit på
arbetsplatsträffar inom barn- och
ungdomsverksamheterna i område 6.
Projektet "Musik ska byggas utav
glädje" har bedrivits i samverkan med
kultur och turismförvaltningen.
Kulturombud finns för att delta i
kulturombudsorganisationen i
samverkan med BIF och Kultur och
turism. Inom barn och
ungdomsverksamheterna bedrivs ett
samarbete med bl a Friskis och
Svettis och Friluftsfrämjandet.
Enhetschef för BoU sitter med i AVB arbetsgrupp västra barn.
kommunplanen: Alla nämnder
har ansvar för att ett
folkhälsoperspektiv införlivas
inom respektive verksamhet.
kommunplanen: Alla
kommunala verksamheter
ska bidra till arbetet med
jämställdhet.
klar enligt plan
Folkhälsoperspektivet beaktas i
utformande av stödet till Vård- och
omsorgs målgrupper.
81
Införande av nytt IT-system har
kraftigt förskjutits från initiala
införandeplanen hösten 2012 till att
tas i bruk under 1 december 2014. Det
nya systemet gör det möjligt att ta ut
könsuppdelad statistik. . En ny
jämställdhetsplan för 2013-2015 har
upprättats och beslutats av vård- och
omsorgsnämnden och en dialogdag
med tema jämställdhet har hållits med
personal i centrala funktioner på VoF
våren 2014. Sjukfrånvaro för personal
redovisas varje månad med uppgifter
fördelat på kön, vissa beslut till
brukare redovisas med könsuppdelad
statistik.
Flera personal har fått utbildning i
jämställdhet på dialogdag samt på
arbetsplatsträffar. Uppföljning behöver
ske för att arbetet ska hållas levande.
Vof:s handlingsplan har tagits upp på
82
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
Aktiviteter
Status
18 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Senaste kommentar
flera APT inom förvaltningen.
Samtliga chefer inom
utföraravdelningen har fått utbildning i
jämställdhet. Områdescheferna och
deras ledarlag har besökt
jämställdhetsutställning under hösten
och diskussioner har förts inom
grupperna. Utbildning för medarbetare
planeras under 2015.
kommunplanen: Alla nämnder
har ansvar för att
tillgänglighetsperspektivet
införlivas inom respektive
politikområde. Lokaler,
utemiljöer, verksamheter och
information ska bli
tillgängligare. Förutom att ta
ansvar för den egna
verksamhetens tillgänglighet
vill vi också påverka övriga
samhälls-aktörer.
klar enligt plan
Arbetet med att informationen ska
vara tillgänglig pågår löpande.
Informationsmaterial granskas och
revideras vid omtryck. Informationen
på webben uppdateras och revideras
löpande. Språket ska alltid vara
begripligt och särskild information är
på lätt svenska. Utveckling av
ytterligare information på lätt svenska
sker kontinuerligt. Telefontillgänglighet
arbetas aktivt med och förvaltningen
har två telefonlinjer äldreomsorgen
direkt och handikappomsorgen direkt
där man alltid ska få direkt kontakt
som medborgare. Miljöer anpassas
ibland genom hjälpmedel som rehab
kan ordinera eller rekommendera.
Samverkan i samband med
nybyggnation av fastigheter har
diskuterats för att undvika onödiga
kostnader för bostadsanpassning i
efterhand. Hörslingornas funktion har
setts över. Anhörigcentralens nya
lokaler är mer fysiskt tillgängliga
jämfört med tidigare. Anhörigstödet
har tagit fram nytt
informationsmaterial. Personliga
ombud har uppdaterat sin
informationsbroschyr
.Tillgänglighetsinventering är
genomförd/pågår i flera av
utföraravdelningens områden och
kommer att presenteras i VoN våren
2015. Flera kurser har genomförts för
personal inom funktionhinderområdet.
Metodutvecklare har tagit fram
kommunikationskartor åt brukare och
arbetar tillsammans med
Resurscenters tillgänglighetsgrupp.
På Hasselbacken arbetar gruppen
med idéer och tillverkning av skyltar
med text, teckenspråk, Pictogram och
InPrintbilder för att underlätta för
brukare med olika
kommunikationssätt.
Arbetsterapeut har deltagit på möte i
samarbete med andra förvaltningar
rörande tillgänglighetsfrågor vid
nyproduktion.
Anhörigstödet har förlagt vissa
anhörigutbildningar, anhörigträffar och
informationsmöten till kvällstid för
82
83
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
Aktiviteter
Status
19 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Senaste kommentar
ökad tillgänglighet, vilket också
tillmötesgår nya målgruppers behov.
Information om telefonnumren till
handikappomsorgen direkt och
äldreomsorgen direkt används vid
generell information om hur man
kommer i kontakt med olika
företrädare inom vård- och
omsorgsförvaltningen för bättre
tillgänglighet för medborgarna. Vid det
personliga mötet informerar
handläggarna om sitt aktuella
direkttelefonnummer. BABhandläggaren samverkar med
samhällsbyggnadsförvaltningen i vissa
ärenden.
kommunplanen: Årlig
utbildning i Saperemetoden
”Rätten till din smak” för
nyanställd personal inom
handikappomsorgen samt
repetitionskurs 2013 och
2014 för att bibehålla nivån
100 procent.
Repetitionskurser sker samarbete
med dietisterna på serviceoch
teknikförvaltningen.
Utbildningsinsatser har genomförts
enligt planering.
Ekonomi och organisation
Katrineholms kommun ska vara ett föredöme som attraktiv
arbetsgivare. Genom att vara öppen, effektiv och leverera rätt
service till medborgare och företag ska kommunen leva upp till
kraven på god ekonomisk hushållning
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
Katrineholms
kommunkoncern har nöjda
medarbetare. Samtliga
nämnder och bolag Målnivå:
NMI 70 Källa:
Medarbetarenkät Resultat
senaste mätning (2010): NMI
65
Mätning via medarbetarenkät för
kommunens verksamheter har
genomförts december 2013 och
redovisades våren 2014, kommunen
totalt NMI 67, vård- och omsorgsförvaltningen NMI 69. Vård- och
omsorgsförvaltningen har utifrån
utfallet av tidigare medarbetarenkäten
avsatt särskilda medel som kan
avropas från verksamheten för
satsningar på fysisk arbetsmiljö och
flera åtgärder vidtagits för att förbättra
denna. Genomgång av medarbetarenkäten har skett på APT på samtliga
chefsnivåer.
kommunplanen: Fortsätta
avsätta medel till
nämndsintern buffert.
Vård. och omsorgsnämnden har
avsatt 2,6 mkr i buffert motsvarande
ca 0,5% av nettobudget. Bufferten har
förbrukats förbrukad vid årsslutet som
en följd av ökade kostnader inom
framförallt hemtjänst och externa
placeringar.
83
84
BILAGA 2
Datum
2015-02-16
20 (20)
Dnr
VON/2015:10-041
Aktiviteter
Status
Senaste kommentar
Höja NMI* för
förvaltningen med fortsatta
satsningar på den fysiska
arbetsmiljön. Mäts i
medarbetarenkät.Ska öka
från 45 % till 50 % på två år
avsatt särskilda medel som kan
avropas från verksamheten för
satsningar på fysisk arbetsmiljö.
Flertalet områden har redan
genomfört inventering av fysisk
arbetsmiljö och vidtagit åtgärder. Ny
medarbetarenkätundersökning har
genomförts i december 2013 och
visade ett förbättrat värde för
arbetsmiljö. Fortsatt brist på vissa
typer av lokaler som kontorsrum.
Arbetsmiljö är en stående punkt på
arbetsplatsträffar.
kommunplanen: Verka för att
förvaltningens medarbetare
känner till vad kommunens
arbetsgivarmärke står för.
Respektive chef ansvar för att egna
medarbetare fått information om givits
möjlighet att diskutera kommunens
arbetsgivarmärke. "Läge för liv och
lust" är känt hos personalen. Frågan
behöver arbetas vidare med för en
ökad tydlighet.
84
85
Dnr VON/2015:10-041
Handläggare: P Enarsson
Verksamhetsberättelse för vård- och omsorgsförvaltningen år 2014
Vård- och omsorgsnämnden godkänner förvaltningens verksamhetsberättelse.
Ärendebeskrivning
Vård- och omsorgsförvaltningen har upprättat verksamhetsberättelse för år 2014 .
•
Verksamhetsberättelse för vård- och omsorgsförvaltningen 2014
85
86
VERKSAMHETSBERÄTTELSE
1 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Vår handläggare
Per Enarsson, förvaltningschef
Johanna Gustafsson, samordnande ekonom
Verksamhetsberättelse 2014
641 80 KATRINEHOLM
www.katrineholm.se
Telefon: 0150-570 00
Telefax: 0150-48 81 95
86
Org.nummer
212000-0340
87
2 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Syftet med månadsrapporten ........................................................................ 3
Grunduppdrag och statistik .......................................................................... 4
Gemensamt ...................................................................................................... 4
Myndighets- och specialistavdelningen (MYS) ................................................. 5
Utföraravdelningen ........................................................................................... 6
Nya påverkningsfaktorer ............................................................................... 8
Gemensamt ...................................................................................................... 8
MYS ................................................................................................................. 9
Utföraravdelningen ......................................................................................... 13
Sammanfattning av väsentliga händelser .................................................. 16
Gemensamt .................................................................................................... 16
Myndighets- och specialistavdelningen (MYS) ............................................... 20
Prognos och åtgärder .................................................................................. 39
Gemensamt .................................................................................................... 39
Myndighets- och specialistavdelningen (MYS) ............................................... 42
87
88
3 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Syftet med månadsrapporten
Månadsrapportens syfte är att med några få variabler ge vård- och omsorgsnämnden
en ögonblicksbild av hur det går med vårt uppdrag enligt reglementet samt hur
brukare, personal och verksamhet mår.
Grunduppdrag och statistik avser just detta, prognos och åtgärder hur vi klarar
uppdragen ekonomiskt och vilka åtgärder som kan behöva vidtas eller har vidtagits.
Nya påverkansfaktorer och väsentliga händelser syftar till att uppfylla lagen om
kommunal redovisning där upplysning skall lämnas om:
1. sådana förhållanden som är viktiga vid bedömning av kommunens resultat eller
ställning nu och eventuellt framöver så vi kan vara förberedda dvs påverkansfaktorer
Exempel: Ny lagstiftning, annan huvudmans, eller förvaltnings förändrade uppdrag
eller organisation, det kan också gälla vår kommun som helhet. Större förändringar
som ökad eller minskad efterfrågan av våra tjänster eller tillgång på kompetent
personal är andra exempel liksom effekter av brukares olika val av utförare.
2. sådana händelser som är av väsentlig betydelse för kommunen och som inträffat
under rapportperioden eller efter dennas slut dvs väsentliga händelser
Exempel: Händelser som inträffat inom verksamheten eller i samverkan med andra.
Väsentliga händelser är också sådant som speglar vad som händer i vardagen övrigt
för brukare, personal och verksamhet i stora drag.
Status för aktiviteter syftar till att spegla den uppföljning ansvariga gör i vyn för
uppföljning av planerade aktiviteter. Nämnden vill generellt veta att vi arbetar med
våra åtaganden och uppdrag under året.
88
89
4 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Grunduppdrag och statistik
Gemensamt
2 014
Personal vof
Månad
Sjukfrånvaro % av arbetad tid för månadsanställda
Januari
8,14 % varav kvinnor 8,37 % och män 6,69 %
Februari
Mars
April
Maj
Juni
Juli
Augusti
September
Oktober
November
December
Totalt
6,96
Sjukfrånvaro för förvaltningen totalt. Följer årscykeln med lägre sjukfrånvaro under
sommarmånaderna. Då det är relativt få män anställda på förvaltningen påverkar
enstaka långtidssjukskrivningar bland män det procentuella utfallet mera.
89
90
5 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Myndighets- och specialistavdelningen (MYS)
2 014
Personal
Månad
Sjukfrånvaro %
Beviljade timmar
Hemtjänst
Annan
utförare
Kommun
Hemsjukvård
Kommun
Annan
utförare
Personlig assistent
Kommun
Annan
utförare
Januari
9,40
16 383
3 133
5 435
561
10 881
26 286
Februari
8,28
17 355
3 015
4 803
676
9 795
23 323
Mars
9,26
17 250
3 543
4 681
865
10 683
25 916
April
8,31
17 173
3 574
4 348
611
10 391
25 174
Maj
6,37
18 034
3 727
4 414
558
10 841
26 055
Juni
5,95
17 176
3 722
4 306
517
10 572
25 299
Juli
3,20
17 702
3 800
4 476
558
10 986
26 457
Augusti
6,24
18 220
3 847
4 448
505
11 035
26 201
September
8,20
17 635
3 770
4 296
516
10 690
25 261
Oktober
9,19
17 998
4 125
4 388
553
11 034
26 223
November
7,17
16 796
4 121
4 208
518
10 678
26 239
December
14,45
17 418
3 992
4 822
257
9 808
21 243
8,0
209 140
44 369
54 625
6 695
127 394
303 677
Totalt
MYS
Gemensamt
Svårigheter att få ut korrekt statistik ur verksamhetssystemet, siffror för december är
inte helt validerade, gäller framförallt personlig assistans.
Avdelningschef för myndighetsavdelningen har varit sjukskriven 25 % under 2014.
Organisationen i stort har varit utsatt för vissa påfrestningar med anledning av att det
nya ärendehanteringssystemet Treserva implementerats under 2014.
Lednings- och verksamhetsstöd
Två långtidssjukskrivna personer har kommit tillbaka under hösten.
HSV
Har under 2014 haft flera långtidssjukskrivna sjuksköterskor på hel- och deltid, samt
en långtidssjukskriven sjukgymnast.
Medborgarfunktionen
Generellt sätt har det varit låg sjukfrånvaro i medborgarfunktionen, endast enstaka
sjukdagar 2014. En medarbetare har varit långtidssjukskriven men har successivt
utökat arbetstiden från 25 % i januari för att vara åter i heltidsarbete på 100 % från
juni månad. En person var helt sjukskriven efter planerad operation i maj men åter i
heltidsarbete från midsommar. Flera medarbetare har varit korttidssjukskrivna under
oktober månad på grund av infektionssjukdomar. Ingen långtidssjukskriven.
Beträffande beviljade timmar under 2014 är den enda utläsbara trenden i tabellen att
antalet hemtjänsttimmar hos privata utförare ökat under året.
90
91
6 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Utföraravdelningen
2 014
Personal
Lediga platser
Månad
Sjukfrånvaro %
Funktionshinderområdet inom
gruppbostäder/servicebostäder
Äldreomsorg,
Särskilt boende
Januari
10,14
4
13
Februari
10,29
5
9
Mars
10,01
4
16
April
9,73
4
15
Maj
8,04
4
12
Juni
6,71
4
9
Juli
5,83
3
8
Augusti
6,66
4
12
September
8,80
2
14
Oktober
8,86
2
15
November
6,83
2
10
December
8,74
2
9
Totalt
8,35
3,3
11,8
Utföraravdelningen
Under året har antalet lediga platser inom både omsorg om funktionsnedsatta och
äldreomsorg minskat. Då inrapporterade lediga platser ofta är bokade för brukare som
ännu inte flyttat in har det under året inneburit att det minskade lediga platsantalet
hösten 2014 stundtals inneburit kö för brukare. Särskilt märkbart har det varit då
brukare inte kunnat gå vidare från korttidsboende till permanent boendeplats på säbo
eller demensboende.
Område 1
Under året har det varit ett flertal långtidssjukskrivningar som har följts upp enligt
rehabkedjan.
Korttidsfrånvaron som har varit hög, minskade något under senare delen av året.
Enhetscheferna har kontaktat medarbetare första dagen vid sjukdom. Förstadagsintyg
vid upprepad frånvaro har krävts samt kontakt med medarbetare med anledning av att
utreda anledningar till frånvaro samt att försöka hitta en lösning till återgång i arbetet.
Område 2
Sjukfrånvaron har varit hög på området under året men även hög korttidsfrånvaro som
sjönk under semesterperioden. Enhetscheferna har aktivt arbetat med
rehabiliteringsutredningar tillsammans med personalspecialister och
Försäkringskassan.
Område 4
Hittills i år har området haft en sjukfrånvaro på 7,43 %. Korttidsfrånvaron står för
cirka 45 % och långtidsfrånvaron för cirka 55 % av områdets totala sjukskrivningar.
Stabil beläggning av platser under året. Det har varit vissa lediga platser på
landsbygden som vid behov har använts som korttidsplatser.
91
92
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Område 5
Arbete pågår kontinuerligt med sjukfrånvaron.
Inga lediga platser finns för närvarande.
92
7 (45)
Datum
93
8 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Nya påverkningsfaktorer
Gemensamt
För vård- och omsorgsnämnden och vård- och omsorgsförvaltningen har funnits/finns
följande nya påverkningsfaktorer att ta hänsyn till:
Nationellt
Under 2014 har socialstyrelsen har gått ut med information om att man har för avsikt
att låta de nya bemanningsföreskrifterna inom demensvården träda i kraft 31 mars
2015. Vidare meddelade socialstyrelsen att man gjort en ny beräkning där
kommunernas merkostnader för ökad bemanning dragits bort då socialstyrelsen anser
att kommunerna redan skulle ha genomfört dessa förändringar enligt
socialtjänstlagens intentioner. Sveriges kommuner och Landsting SKL har i sin
ekonomirapport angivit att det troligen inte blir beslut om utökad bemanning på
demensboenden/motsvarande från mars 2015 som Socialstyrelsen aviserat. I stället
tror SKL på ett införande tidigast januari 2016 och då med ett omarbetat förslag. SKL
kommer under december att lämna remissvar till Socialstyrelsen om sin syn på
demensföreskrifterna och dess införande. OBSERVERA! Under januari 2015 har
Socialstyrelsen återkallat sin information om att föreskrifterna skall träda i kraft mars
2015, regeringen har inte lämnat Socialstyrelsen medgivande att införa föreskrifterna
som myndigheten planerat. Det finns inget nytt datum satt för införande.
Från1 januari 2015 införs ny patientlag, där patientens rätt till information och
delaktighet i given vård stärks. Samtidigt förändras nuvarande Hälso- och
sjukvårdslagen (HSL) då flera delar går in i ny patientlag.
Regeringens betänkande "Rätt information på rätt plats i rätt tid SOU 14S:23"
behandlar ny sjukvårdsdatalag och en socialtjänstdatalag. Om dessa antas föreslås
bland annat att sekretessen som idag råder mellan olika nämnder i en kommun som
arbetar med socialtjänst upphävs och att nämnderna fritt får dela uppgifter mellan sig
som om de varit en nämnd. Vidare föreslås att det ska råda omvänt rekvisit för
medgivande till att dela uppgifter vid nedsatt beslutsförmåga hos brukaren - betydande
att man utgår från att brukaren är gynnad av att uppgifter delas mellan huvudmän, om
ej annat meddelats av brukare eller dennes företrädare. Betänkandet är nu ute på
remiss.
Riksdagen har beslutat att bristande tillgänglighet för personer med
funktionsnedsättning införs som en ny form av diskriminering i diskrimineringslagen.
Det nya diskrimineringsförbudet gäller från den 1 januari 2015 inom alla
samhällsområden där diskrimineringslagens övriga regler gäller i dag, med undantag
för tillhandahållande av bostäder.
Regeringen har givit Socialstyrelsen i uppdrag att ta fram ett utbildningspaket om
äldre personer som utsatts för våld och som finns inom inom vård -och omsorgs
verksamheter. Utbildningen ska rikta sig till personal inom hemtjänst, särskilda
boenden för äldre och andra aktörer som i sin verksamhet kommer i kontakt med äldre
personer. Uppdraget ska redovisas till Socialdepartementet senast den 15 januari 2015.
Vidare har SKL meddelat att de statliga satsningarna inom socialtjänstens område,
bl.a. bättre liv för sjuka, upphör helt eller bedrivs i mycket reducerad form från 1
januari 2015. Anslagen från staten som fördelats via SKL till landets kommuner och
landsting minskar från 600 mnkr/år till 42 mnkr för 2015 . Arbetet med att ställa om
socialtjänsten till ett mera evidensbaserat arbetssätt kommer därför att ta längre tid.
Lokalt
93
94
9 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
En ny vård- och omsorgsnämnd tillträdde vid årsskiftet 2014/2015. Förvaltningen har
under december påbörjat planeringen för nämndens introduktion.
Inriktningsplan för nämnden under kommande mandatperiod har tagits fram. Planen
skall beslutas av nytillträdd nämnd januari 2015 och behöver följa ny kommunplan.
Arbetet med att förbereda införandet av nytt verksamhetssystem Treserva har pågått
under 2014 och gick i drift 1 december. Systemet levereras av dataföretaget CGI.
Systemet kräver inkörningsperiod och flera avvikelser och handhavandefel har
rapporterats under december månad. Förhandlingarna med tidigare dataleverantören
CSC kring för kommunen uppkomna kostnader som följd av av att företaget inte
kunde leverera system på utsatt tid har avslutats med en förlikning. Kommunen får av
CSC kompensation för stor del av sina tidigare kostnader i samband med den avbrutna
implementeringen av verksamhetssystemet.
Konsekvensanalys till följd av uppsägningen av avtalet Verksamhets- och
individanpassad arbetstid från fackförbundet Kommunal visar på mindre flexibilitet i
personalens scheman och en betydande personalkostnadsökning i storlek 1-1,5mkr/år
för vård- och omsorgsförvaltningen.
Förvaltningen har under 2014 haft flera komplicerade brukarärenden där även Soc och
BiF är parter. Det har blivit tydligt att den samverkansform som idag finns mellan
olika nämnder kring barnärenden inte är tillräckligt. Då en modell för handläggning
och stöd bara delvis etablerats planerar kommunen att ta in extern utredare för att visa
på alternativa organisatoriska vägar att stödja brukare där flera förvaltningar är
involverade.
Under början av året har det varit problem med de nyinstallerade trygghetslarmen på
Lövåsgården. Vård- och omsorgsförvaltningen fick ett föreläggande om vite från
Arbetsmiljöverket om åtgärd - hindret är nu undanröjt. Förvaltningen har haft
fortlöpande kontakt med larmleverantören och denne har nu bytt ut stor del av
larmutrustningen. Vid slutbesiktning av trygghetslarm som har installerats på fyra
boenden visade det sig att larmen på tre av boendena inte blev godkända, samtal pågår
med leverantören om åtgärder.
I januari gjordes en justering i tjänstemannastrukturen för närvårdssamverkan i länet.
Länsdelsstyrgrupperna - där Katrineholm, Flen och Vingåker utgjort en sådan grupp upphörde. Den övergripande länsstyrgruppen för närvård samt de i länsdelarna lokala
arbetsgrupperna för äldre, psykiatri, barn samt funktionsnedsättning finns kvar som
tidigare. I samverkansstrukturen skapades i stället utskott till länsstyrgruppen där
representanter för de lokal arbetsgrupperna nu ingår tillsammans med representanter
från länsstyrgruppen. Utskotten har samma inriktning som de lokala arbetsgrupperna
och förväntas ge en bättre fokusering på sakfrågor.
MYS
Gemensamt
Flera nya föreskrifter från Socialstyrelsen har trätt i kraft under 2014 eller gör det vid
årsskiftet. MYS har deltagit i Socialstyrelsens informationskonferenser om ny
bemanningsföreskrift, dokumentation samt om hot och våld i nära relationer.
Våren 2014 gav regeringen en särskild utredare i uppdrag att göra en översyn av lagen
(1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård,
förkortad betalningsansvarslagen. Syftet med översynen är att åstadkomma en god
vård där ledtiderna mellan slutenvård på sjukhus och vård och omsorg i det egna
94
95
10 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
hemmet, eller i särskilt boende, kan hållas så korta som möjligt. Onödig vistelse på
sjukhus ska så långt som möjligt undvikas för utskrivningsklara patienter. Utredaren
ska redovisa uppdraget senast den 27 februari 2015. Det är idag skillnader mellan
somatisk vård (5 dagar) och psykiatrisk vård (30 dagar). Förändringar i
betalningsansvarslagen förväntas. Ändringar har skett i Patientdatalagen som vid
planering av vård, ger vårdgivare större möjlighet att ta del av journal rörande
personer som är oförmögna att uttrycka sitt samtycke.
Från 1 oktober 2014 ändrades patientdatalagen rörande personer med nedsatt
beslutsförmåga. Det möjliggör registrering i olika kvalitetsregister samt inhämtande
av information från annan vårdgivare i system för sammanhållen journalföring. Syftet
är att förbättra vården, omhändertagandet och livskvaliteten för dessa personer.
Brukarens inställning måste dock ha klarlagts så långt det är möjligt om att denne inte
skulle motsätta sig uppgiftsbehandlingen
Handläggare för socialpsykiatri tillsammans med Medborgarchef informerar om att de
ser en ökande grupp brukare inom detta område, med en problematik som består av
både svåra psykostillstånd, personlighetsstörningar, kriminalitet och missbruk. Inte så
sällan handlar det om farliga personer och kompetensen inom kommunens
verksamheter riskerar att inte räcka till. Därtill kommer problemet med bostäder då
detta är en grupp som även riskerar hemlöshet. Samverkan med socialförvaltningen
behöver utvecklas för att lättare kunna ge bostäder till personer som inte själva kan få
eget hyreskontrakt.
Ökad efterfrågan av korttidsplatser inom äldreomsorgen har gjort att områdeschef
HSV i samverkan med områdeschefer för hemtjänst har fått i uppdrag att ta fram
förslag på hur rehabfunktioner kan förstärka hemtjänsten. Ett pilotprojekt har pågått i
hemtjänstområde Centrum.
Under året har rekrytering av ny områdeschef till Lednings- och verksamhetsstöd
skett.
Vård- och omsorgsförvaltningen har lokalbrist då det gäller kontorsarbetsplatser.
Olika alternativ har övervägts. Lokalplaneringen för den närmaste tiden framöver
kommer inte att innefatta sjuksköterskeförflyttning till Drottninggatan. Detta i enlighet
med FC:s beslut.
HSV
Från och med januari 2014 tas en avgift ut vid förskrivning av inkontinenshjälpmedel,
100 kr/förskrivning. Detta gäller personer inskrivna i hemsjukvården, undantagna är
personer boende på SÄBO samt personer på LSS- boenden.
Nytt arbetssätt bland arbetsterapeuter och sjukgymnaster är påbörjat, man jobbar ihop
i par antingen mot särskilt boende eller hemtjänst. Flera nyanställda inom dessa
personalgrupper har introducerats.
SITHS-kort kommer att krävas för inloggning i kvalitetsregister från 1 januari 2015.
Detta innebär behov för samtlig vårdpersonal att ha SITHS-kort för att kunna
registrera i Senior Alert. Arbete har skett under året för att lösa detta och det kommer
även att medföra ökade kostnader. Tyvärr har det blivit förseningar pga. svårigheter
att teckna avtal mellan IT-avdelningen och Inera. Vård- och omsorgsförvaltningen
riskerar därmed att inte få ut korten till 1 januari eftersom förvaltningen inte kunnat
slutföra beställningen.
Distansutbildningen från Mälardalens högskola för sjuksköterskor i grundutbildning
som finns i Katrineholm kommer troligtvis att försvinna. Flera möten med
Mälardalens högskola har skett för att diskutera frågan, bl.a. mellan ordförande VoN,
95
96
11 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
förvaltningschef och rektor. Högskolan anger att flera studenter inte fullföljt
distansutbildningen och att man i Sörmland vill kraftsamla på sina Campus i
Eskilstuna och Nyköping. Det är angeläget att utbildningen finns kvar/återskapas för
framtida rekryteringar, både till kommun och landstinget.
Svårigheter att rekrytera sjuksköterskor under framförallt sommarperioden påverkar
verksamheten. Situationen löses delvis tack vare pensionerade sjuksköterskor men det
är mycket skört. Läget ser dessutom allt svårare ut då bristen är stor i hela landet.
Bemanningssjuksköterska har använts vid några tillfällen men inte heller dessa firmor
kan alltid leverera personal.
Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska har uppmärksammat risker för smittspridning av
multiresistenta bakterier på SÄBO. Finns ett behov av investeringar i
diskdesinfektorer på alla SÄBO samt av förnyade hygienutbildningar.
Ny Enhetschef för rehab har under året rekryterats.
I samband med att sjuksköterskorna påbörjat återskapningen av journaler till det nya
verksamhetssystemet, Treserva, har det krävts förstärkning för att klara arbetet.
Medborgarfunktionen
Myndighet
Regeringen beslutade 19 januari 2014 att ge Socialstyrelsen i uppdrag att kartlägga
insatserna ledsagarservice, avlösarservice, korttidsvistelse samt bostad med särskild
service LSS. Socialstyrelsen ska bl.a. inhämta information om insatsernas utformning
(likheter och olikheter), kommuners riktlinjer för insatserna och riktlinjers
avgränsningar i förhållande till rättspraxis. Uppdraget ska redovisas till regeringen den
15 januari 2015.
Kommittédirektiv regeringen 2014-01-14 - En utredare ska lämna förslag till åtgärder
som främjar äldres hälsa, trygghet och självbestämmande. Behovet av insatser kan
komma att öka väsentligt, vilket förväntas medföra en samhällsekonomisk utmaning.
Uppdraget redovisades den 15 december 2015.
Den 1 januari 2015 föreslås Socialstyrelsens nya föreskrifter om dokumentation att
träda i kraft. Av remissversionen framgår förtydligande av vad en personakt ska
innehålla. Bestämmelserna i sig är inga nyheter inom myndighetsutövningen men det
är ett förtydligande i föreskrift, inte som tidigare allmänna råd. För handläggare
innebär föreskriften om och när den fastställs vissa utbildningsinsatser samt nya
rutiner om dokumentation.
Regeringen har sagt ja till en proposition som innebär att kontrollen av personer som
ska utses till gode män eller förvaltare skärps.
Regeringen aviserar i budgeten för 2015 att man vill påbörja arbetet med att göra
barnkonventionen till svensk lag.
Inspektionen för vård och omsorg, IVO, föreslår en ändring av kommunernas
rapporteringsskyldighet. IVO har utrett kommunernas skyldighet att rapportera beslut
inom socialtjänstlagen och LSS som inte verkställts inom tre månader. IVO föreslår
efter sin utredning att lagen ändras så att rapporteringsskyldigheten till IVO tas bort
till förmån för en mer riskbaserad tillsyn. Rapporteringsskyldigheten till revisorer och
kommunfullmäktige ska finnas kvar. Den särskilda avgiften ska också finnas kvar,
men med vissa förändringar. IVO föreslår bland annat att det införs schablonbelopp
som är kopplade till de olika insatserna och att dessa sätts så högt att avgifterna får en
avskräckande effekt.
Diskussion har förts i handläggargrupp-äldre angående parboendegaranti i särskilt
boende för äldre. Hur ska frågan hanteras om endast en av makar/sambor har behov?
96
97
12 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Handläggarna tror att det kommer bli en ökning av ansökningar om medboende där
endast en har behov av bistånd. Det behöver klargöras hur hyresavtal, avgifter och
platser ska hanteras. Medborgarfunktionen har initierat samverkan med verkställighet.
Ökad efterfrågan på dubbletter sen sommaren då fem stycken efterfrågades. En
handfull makepar har under hösten stått i kö till vårdboende och demensboende, där
båda är beviljade SÄBO. I ett par fall har makar erbjudits var sin lägenhet på samma
avdelning men tackat nej till sådan lösning. Förvaltningen erbjuder de som blir
ensamma att flytta till enkelrum men de flesta vill bo kvar i sin dubblett.
Förvaltningens regelverk för boende i dubblett behöver ses över.
Förvaltningsrätten har inkommit med föreläggande avseende särskild avgift. IVO har
ansökt om att VOF ska betala avgift för ej verkställt beslut avseende kontaktperson.
Handläggare har informerat om en ökning av ärenden initierade av
arbetsförmedlingen, främst personer med neuropsykiatriska diagnoser som har behov
av daglig verksamhet. LSS-handläggare inom barn- och ungdom har haft en stor
tillströmning av nya ärenden under 2014. Handläggare har också upplevt att familjer
ansöker om personlig assistans efter att ha uppmanats av arbetsförmedlingen. En
arbetslös förälder med funktionshindrade barn uppmanas söka personlig assistans och
själv bli anställd. Frågan kommer att tas i samverkan med arbetsförmedlingen i
övergripande samverkansgrupp. Brukare inom socialpsykiatrins särskilda boende har
fått avslag på ansökan om socialt kontrakt, vilket försvårar rehabiliteringen och
utslussningen efter rättspsykiatrisk öppenvård.
Handläggare inom LSS har kontaktats av vårdnadshavare som informerar om
diskussion med skolan om skolgång på Dammsdalskolan i Vingåker. Någon ansökan
om bostad med särskild service enligt 9 § 8 LSS har dock inte inkommit och någon
bekräftelse från bildningsförvaltningen har inte heller kommit. Ungdomens stora
särskilda behov är sedan tidigare känt av vår verksamhet. Statistikuppgifter från
habiliteringen i landstinget angående ökningen av genomförda utredningar inom
neuropsykiatriområdet: under 2014 fram till dags datum har 36 utredningar
genomförts varav 69% erhållit diagnos, samtliga 36 är yngre än 17 år. Siffrorna avser
alla tre kommunerna i västra länsdelen.
En ansökan om tillfällig vistelse har inkommit och det har uppmärksammats att det
inte finns rutiner kring hanteringen av dessa ärenden.
Vid genomförd aktgranskning uppmärksammas ett antal brister vilket medför att det
fortsatta kvalitetsarbetet inom medborgarfunktionen måste rikta sig till att ta fram,
fastställa och implementera nya riktlinjer och rutiner.
Hösten 2014 startar en ny högskoleutbildning för LSS-handläggare som är framtagen
av Socialstyrelsen på uppdrag av regeringen. LSS-handläggarna har diskuterat om de
ska anmäla sig till utbildningen som ger 7,5 högskolepoäng våren 2015.
LSS handläggare har fått inbjudan från FOU om nätverksträffar 2015. Träffarna är ett
led i utvecklingen av en evidensbaserad praktik inom funktionshinderområdet.
Betalningsansvar till landstinget för sammanlagt 59 dagar under 2014. I dagsläget är
det ont om korttidsplatser då flera personer uppehåller en korttidsplats i avvaktan på
ledig plats på särskilt boende. Ökat tryck på vårdplaneringsteamet, som jobbar med
landstinget och utskrivningsklara patienter, År 2013 hade de i snitt 38 vpl/mån och
jan- juli 2014 45 vpl/månad.
Anhörigstöd
Ny rapport från Socialstyrelsen "Stöd till personer som vårdar eller stödjer en
närstående. Lägesbeskrivning 2013". Det har framkommit från anhöriga att anhöriga
97
98
13 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
har svårt att veta vilka målgrupper som innefattas i anhörigstödets målgrupp när vi i
material och information använder "anhöriga till någon som är äldre, långvarigt sjuk
eller som har ett funktionshinder".
Bostadsanpassning, BAB
Överenskommelse har gjorts med KFAB som önskat en förenklad ärendegång för
mindre bostadsanpassningsåtgärder. BAB-handläggaren har ombetts av
samhällsbyggnadsförvaltningen och en privat fastighetsägare att inkomma med
synpunkter på nybyggnation, vilket har gjorts. BAB-handläggaren signalerar att
personer som har varit sjuka länge eller som inte är etablerade på arbetsmarknaden
och som har begränsad ekonomi har svårt att hitta lämpliga lägenheter att bo i. Det är
dålig tillgång på bostadsmarknaden till lägenheter som sökande till BAB har råd att
hyra, vilket gör att man ansöker om högre bidragsbelopp till bostadsanpassning av sin
befintliga lägenhet.
Utföraravdelningen
Gemensamt
Områdeschefen för område 5 (social- och neuropsykiatri) är tjänstledig från sitt
uppdrag från den 10 november och sex månader framåt för annat uppdrag i
kommunen. En områdeschef har under hösten sagt upp sig och avslutade sin
anställning vid årsskiftet. Färre områdeschefer, möjlighet till ökad samverkan mellan
liknande enheter och ett sparbeting medförde en förändrad ledningsorganisation inom
utföraravdelningen med fyra områden istället för som tidigare sex områden. Den nya
ledningsorganisationen är samverkad och träder i kraft 1 januari 2015.
Förberedelser för införande av nytt verksamhetssystem har pågått under året och
under hösten har utbildningar genomförts.
Det var under våren stora problem med trygghetslarmen på Lövåsgården, vilket nu är
åtgärdat. Skalskyddet har inte varit i funktion. Det finns fortfarande en hel del punkter
kvar att åtgärda efter ny- och ombyggnationen av Lövåsgården trots upprepade
påstötningar till KFAB. Bland annat är dörrar och garderobsdörrar tunga att öppna
vilket har medfört belastningsskador hos personalen med sjukskrivningar som följd.
Hel-/deltidsprojekt har införts på Lövåsgården i maj och kommer att fortgå även under
2015.
Larmpatrull och nattpatrull har haft en hög arbetsbelastning och extra personalresurser
har satts in. Larmmottagningen har flyttats till extern larmmottagare med start den 1
december 2014. Omprogrammering av larmen sker successivt och arbetet kommer att
fortgå under början av 2015.
Katrineholms Trygghetsmodell är nu införd med bra resultat. Det är dock fortsatt stor
efterfrågan på korttidsplatser då fler brukare aviseras för behov av stöd. Landstingets
minskade vårdplatser påverkar kommunen.
Område 1
Under januari ökade beviljad tid med flera hundra timmar i hemtjänsten. Detta
medförde svårigheter med rekrytering i början av året. I april sjönk antalet timmar
något för att sedan öka i maj. Under oktober har beviljad tid minskat på Igelkotten och
Pantern. Enhetscheferna har bemannat upp på båda ställena med månadsanställda
vikarier. Det har gett en jämnare bemanning och ökat kontinuiteten hos brukarna samt
minskat sjukskrivningarna något. Det har varit problem med TES-dosorna under året.
Vissa av dosorna har bytts ut men det har ändå inte fungerat tillfredsställande vilket
98
99
14 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
har medfört mycket manuell återrapportering.
Försäkringskassan har beslutat om förändrade regler för personlig assistans.
Beräkningsperioder ska nu finnas med på underlaget till Försäkringskassan vilket
medför ökade administrativa uppgifter.
Område 2
Katrineholms Trygghetsmodell har kommit igång i praktiken. Handledning från
paramedicinsk personal i hemtjänsten upplevs positivt. Handledningen leder i sin tur
till effektivare teamträffar med bättre fokus på aktuella brukare, genomförandeplaner
och riskbedömningar. Flera beslut om mottagningstimme i hemtjänsten har verkställts.
Dessa har fallit väl ut de gånger då transporttiderna från sjukhusen har sammanfallit
med planeringen. Antal timmar för avgiftsfri avlösning i hemmet har ökat. De nya
ersättningsnivåerna i hemtjänsten påverkar uppdraget. Fokus på att hålla ekonomin i
balans påverkar medarbetarnas upplevelse av stress.
Det har varit stor efterfrågan på poolpersonal vilket lett till mycket avslag av
beställningar för verksamheterna. Antal larm har ökat under året och larmpatrullen har
haft svårt att hantera de ökade larmen trots utökning av gruppen under 2013. På grund
av ökade väntetider hos brukarna utökades larmpatrullen ytterligare i mars månad.
Problem med larmmottagningen uppstod akut då tekniken var gammal och medförde
utökning av personal i receptionen så att inga larm skulle missas. Från december
månad är larmmottagningen överflyttad till extern larmmottagare.
Område 3
Nämnden beslutade i juni 2013 om ändrad inriktning på en av demensavdelningarna
på Norrgläntan och i januari 2014 ändrades inriktningen på en av avdelningarna mot
BPSD (beteendemässiga och psykiska symtom vid demenssjukdom). Under 2014 har
verksamheten fått tillfällig kompensation för ökad personalbemanning dag och natt.
Behovet finns att fortsätta bedriva verksamheten med denna inriktning på samma sätt
men finansieringen för 2015 är inte klar.
Strandgårdens vård- och demensboende är uppbyggt på tre våningar med 7
avdelningar (3 demensavdelningar och 4 vårdboendeavdelningar). I dag har enheten 3
nattpersonal som arbetar över 7 avdelningar. Områdeschefen rapporterar att det under
året har varit svårt att klara bemanningen och extrapersonal har satts in för att
tillgodose vårdbehovet.
Ny måltidsordning har införts i område 3.
Område 4
Nattpatrullen har sedan i somras haft en extrapatrull i tjänst varje natt för att kunna
genomföra de beslutade insatserna och behovet ser ut att kvarstå.
Tre äldreboenden har kollektivavtal med inbakat tillägg för obekväm arbetstid som
gäller för nattpersonal. Avtalet tecknades under 2009 och ersättningen skulle ha
räknats upp 2012 vilket inte har skett. Personalkontoret tar fram uppgifter på
ersättning som kommer att betalas ut retroaktivt till berörd personal.
Ny måltidsordning har införts på Furuliden och Pantern under året.
Särskilda boenden på landsbygden har haft lediga platser som har använts som
korttidsplatser under året.
Området har under året haft flera nyinflyttade brukare på demensboenden med flera
diagnoser som har inneburit att det har varit mycket oroligt på enheterna.
Enhetscheferna har behövt förstärka med extra personalresurser och flyttat någon
brukare till BPSD-enheten på Norrgläntan.
I samband med att det nya larmsystemet installerades på Igelkotten hus 4 så har
99
100
15 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
nattpersonalen fått ändra sina arbetsrutiner på grund av att larmsystemet från hus 1-3
inte integrerar med det nya systemet.
Område 5
Boendesituationen är ansträngd inom social- och neuropsykiatrin. Planering för
hemtagning av brukare pågår. KFAB har lämnat ett kostnadsförslag på en mindre
ombyggnation av lokal på Furuliden som ska användas som lägenhet för brukaren från
Skogbrynet (socialpsykiatrin).
Handlingsplanen för psykisk ohälsa är godkänd av förvaltningsledningen och
inrapporterad till SKL och Socialstyrelsen för bedömning.
Rekrytering av enhetschef till området är genomförd och den nya enhetschefen har
tillträtt.
Ett klagomål från anhörig om boendesituationen på Skogsbrynet beträffande mögel
har inkommit och utredning pågår. Planeringen för att bygga nytt boende och byta ut
Skogsbrynet har inletts och markfrågan är under utredning.
Område 6
Under 2014 har området haft brukare som inte har kunnat få sina beslut tillgodosedda
via ordinarie verksamhet. Området har gjort speciallösningar för att tillgodose
besluten vilket har inneburit extraordinära kostnader.
Området har haft högt tryck på boendeplatser under året. Verksamheten har haft
platsbrist och har därmed inte kunnat tillgodose besluten på rätt plats och i rätt tid.
Under våren 2015 kommer korttidsboendet Granheden att öppnas. Vidare har det
under året förekommit mycket hot och våld på några enheter vilket har medfört extra
personalbemanning.
Under 2015 kan det bli aktuellt med en ny brukare som har behov av
specialistutbildad personal som kan teckenspråk. Utbildningsinsatser i teckenspråk är
både långa och kostsamma och området arbetar med alternativa lösningar.
Under 2015 kommer sannolikt byggstart att ske av ny sammanhållen gruppbostad.
Vård- och omsorgsnämnden har fattat ett inriktningsbeslut och ärendet ligger hos
Kommunstyrelsen.
100
101
16 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Sammanfattning av väsentliga händelser
Gemensamt
Ökade behov av vård och omsorg: Som redovisas ytterligare under rubriken Prognos
och åtgärder så visar vård- och omsorgsförvaltningen i december månads utfall - 3,8
mnkr för helåret 2014, vilket ska jämföras med oktober då det fanns ett prognostiserat
underskott på -5,5 mnkr och augusti då underskottet prognostiserades till -9,9 mnkr.
Stor del av underskottet, 2,4 mnkr, härrör från problem med hyreskostnader/intäkter
på särskilda boenden efter att redovisningen för dessa förändrades inför 2014.
Ökningen av behoven hos brukare följer den ökning som kan följas nationellt för äldre
och funktionsnedsatta, här uppstår ett glapp mellan behov och befintliga resurser.
Vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en analys kring behovsökning samt arbetar
aktivt med vägar att hantera situationen. Då det under oktober visade sig att
lönekompensationen 2014 inte periodiserats på ett korrekt sätt från ekonomikontoret
för VoF, samt att det tillfälligt införda anställnings- och övertidsstoppet börjat ge viss
effekt, förbättrades prognosen under hösten.
Vård- och omsorgsnämnden gav vid sitt decembersammanträde vård- och
omsorgsförvaltningen i uppdrag att ta fram underlag till verksamhetsförändringar med
anledning av negativ budgetavvikelse. Redovisning beslutades att ske till VoN i
januari 2015. I samband med ny mandatperiod och att ny nämnd tillträder under
januari har ny ordförande VoN beslutat om att endast en lägesbeskrivning av arbetet
med att hantera budgetavvikelsen skall ges på nämndens januarisammanträde.
Korttidsplatser: Sedan hösten 2013 har det varit ett ansträngt läge med stort behov av
korttidsplatser inom äldreomsorgen. Förvaltningen redovisar för 2014
betalningsansvar för 59 dagar till landstinget, varav 40 tillkom under december som
en effekt av platsbrist. Analys under 2014 visar att det a) dels tillkommit fler brukare
med behov av främst demensboende, dessa brukare får ofta en korttidsplats i väntan
på ledig demensplats, b) landstingets platsminskning till följd av personalbrist ger
tidig utskrivningar från sjukhus, c) Katrineholms trygghetsmodell garanterar
avlastningsplats då personen har hemtjänst och stöd i hemmet från anhöriga - här har
efterfrågan ökat. Samtliga kommuner i länet, förutom Vingåker, rapporterar brist på
korttidsplatser.
Under året har Medborgardialog för äldreomsorgen genomförts. 75 personer kom till
Safiren. Resultatet av medborgardialogen kommer att utgöra ett av underlagen till
förvaltningens inriktningsplan för 2015-2018. I samband med medborgardialogen
lanserades matsatsningen, Mat är liv och lust . Projektet har genomförts på tre
avdelningar på Lövåsgården.
Aktivitetsparken vid Strandgården invigdes våren 2014. Sinnenas trädgård invigdes i
juni på Malmgården i Sköldinge.
Värmeböljan: 10 mobila AC-aggregat fick köpas in och fördelas över kommunens
äldreboenden. Nio (av tio) äldreboenden saknar kyla i sin ventilationsanläggning och
kan behöva kompletteras med detta till kommande år. Inspektionen för vård och
omsorg (IVO) har förhört sig om hur kommunen klarar värmeböljor för de äldre.
Nytt femårigt avtal har i januari tecknats med CGI kring nytt dokumentationssystem.
Samverkan landsting 1 Med anledning av ett barnärende under sommaren
uppmärksammades oklarheter mellan vårdgivare beträffande då egenvård av barn är
tillämpligt samt vilken instans inom landstinget som svarar för psykiatrisk
behandling/bedömning av barn. En avvikelse har lämnats till landstinget då det fanns
101
102
17 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
oklarhet i landstingets sommarorganisation om vem som ansvarade för barnets vård.
Samverkan landsting 2 Landstinget Sörmland har påbörjat ett utvecklingsarbete kring
sjukvården på Kullbergska sjukhuset och vårdcentralerna i västra länsdelen "Närvård
Sörmland". Katrineholms kommun deltar aktivt som part i vårdkedjan och ingår i
projektets styrgrupp och olika arbetsgrupper. Ett försök med vårdplanering via
bildskärm kommer att prövas i syfte att hålla ner resandet för brukare och handläggare
Samverkan Mälardalens Högskola (MDH): Diskussion har förts/förs med MDH kring
sjuksköterskeutbildningen som finns på distans i Katrineholm, landstinget har aviserat
att man vill lägga ner distansutbildningen. Vård- och omsorgsförvaltningen och
Mälardalens högskola, har under 2014 avtalat om kompetensöverföring till
förvaltningen i form av kommundoktorand.
Status för aktiviteter
Genomförda aktiviteter för 2014 finns redovisade i Stratsys under respektive
avdelning och har följt verksamhetsplan för 2014. Se under respektive avdelning.
Värdighetsgarantier
Aktiviteter
Slutdatum
Kommentar
Välkomstsamtal
2014-12-31
Enligt värdighetsgarantin så garanteras att ett
välkomstsamtal införs och i samband med
beslutet om Katrineholms trygghetsmodell så
beslutades att mottagningstimme skulle
införas. Det finns risk för sammanblandning.
Från 1 januari till och med 31 maj har
handläggarna fattat beslut om 55 stycken
mottagningstimmar. Inom utföraravdelningen
har ett antal välkomstsamtal genomförts.
Under juni månad har handläggarna fattat
beslut om 21 stycken mottagningstimmar, juli
4 st, augusti 3 st, september 22 st och i
oktober 26 stycken.
Rehabilitering i hemmet
2014-12-31
Rehabs sjukgymnaster och arbetsterapeuter
har handledning med hemtjänstpersonalen i
sitt område 30 min varje vecka (utom de
veckor som det är team-träff). Detta har
fungerat mycket bra och är enligt uppgift
uppskattat av både personal och
enhetschefer. Gäller både interna och
externa utförare. Arbetssättet ska följas upp
ytterligare i samband med utvärderingen av
trygghetsmodellen.
Arbetsterapeut och Sjukgymnast jobbar i
miniteam mot ordinärt boende där de som är
i behov av hemrehabilitering ska få det,
antingen direkt via sjukgymnast/arbetsterapeut eller via delegering till omvårdnadspersonal.
Det går idag inte att rapportera antal insatser
såsom beskrivet i värdighetsgarantin
eftersom verksamhetssystemet inte möjliggör
att dra ut dessa uppgifter, arbete med att
förtydliga detta pågår.
102
103
18 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Aktiviteter
Slutdatum
Kommentar
Kommunicering till
brukare av ändrad tid eller
försening i hemtjänst
2014-12-31
Inga förseningar över 30 minuter eller ändrad
tid i augusti månad för område 1, för område
2 finns fyra kända inrapporterade förseningar. Kommunicering av ändrad tid har
skett vid 41 tillfällen under perioden april november. Område 1 och område 2 har inga
förseningar över 30 minuter eller ändringar
av tider har inrapporterats i december.
2014-12-31
Från 1 januari till och med 30 november har
det fattats sammanlagt 76 beslut om att
bevilja trygghetsplats. Några brukare har varit
flera gånger på trygghetsplats. Det går inte
att få fram någon statistik för december
månad ur Treserva.
2014-12-31
Utföraravdelningen arbetar aktivt med att
erbjuda en aktivitet utanför boendet 1
ggr/månad. Enheterna har kommit lite olika
långt och vissa brukare avböjer. På samtliga
brukarråd ges information om
värdighetsgarantin.
Område 4 arbetar aktivt med att erbjuda en
aktivitet utanför boendet 1 ggr/månad.
Enheterna har kommit lite olika långt och
vissa brukare avböjer. På samtliga brukarråd
ges information om värdighetsgarantin.
Almgården har genomfört 15 aktiviteter under
november. För december har:
Malmgården 5 brukare som har haft aktivitet
utanför boendet.
Vallgården 5 brukare som har haft aktivitet
utanför boendet.
Almgården 10 brukare som varit på
Luciafirande i kyrkan.
Pantern 10 brukare som har varit på
Luciafirande i Tallås aulan.
Igelkotten har en enhet där samtliga erbjudits
en aktivitet utanför boendet. Exempelvis varit
på stan, biblioteket, skogspromenad, lunch
på restaurang.
Trygghetsplatser
Egen aktivitet i särskilt
boende
Framtid
Omvärld
Riksdagen har beslutat att bristande tillgänglighet för personer med
funktionsnedsättning införs som en ny form av diskriminering i diskrimineringslagen.
Det nya diskrimineringsförbudet gäller från den 1 januari 2015 inom alla
samhällsområden där diskrimineringslagens övriga regler gäller i dag, med undantag
för tillhandahållande av bostäder.
Rapporten Katrineholm 2030 – Underlag för samhällsplanering på längre sikt
identifierade trender som påverkar kommunens arbete inför år 2030. För vård- och
omsorgsnämndens del lyfts det fram ett antal utmaningar på kort och lång sikt.
103
104
19 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
De äldre Katrineholmarna blir allt fler.
Katrineholms kommun kommer att behöva bygga ut sin äldreomsorg de närmaste åren
för att klara volymökningarna. Från år 2019 förväntas antalet personer, framför allt
kvinnor över 85 år, börja öka kraftigt men redan under nästa år ser vi en ökning. Vid
oförändrad välfärdsambition kommer vård- och omsorgsförvaltningen att behöva
fördubbla sin budget till 2030. Ca 70 % av förvaltningens kostnader är
personalkostnader vilket betyder att personalförsörjning och rekrytering kommer att
vara en stor utmaning för att klara ökningen.
Katrineholms kommun har ett större antal äldre och funktionshindrade män och
kvinnor än riksgenomsnittet. Det beror dels på demografin med en äldre befolkning
men även på att landstinget tidigare drev ett antal institutioner för personer med
funktionsnedsättning i närområdet och att många av dessa män och kvinnor bor kvar
inom kommunen. En ny målgrupp, framför allt män, med neuropsykiatriska
funktionsnedsättningar, uppmärksammas mer och har i många fall rätt till omfattande
stöd från kommunens olika sektorer som skola och omsorg. Det mellankommunala
LSS-utjämningssystemet visar (med två års eftersläpning) att kommunens kostnader
för insatser till funktionsnedsatta personer fortsätter att öka och utfallet för 2014 är
47 mkr och preliminärt utfall för 2015 är den 51,5 mkr. Systemet ersätter kommuner
med hög nivå av LSS-insatser. Det är både större antal personer som får insatser och
mera omfattande insatser i Katrineholm. Ersättningen får inte genomslag till Vårdoch omsorgsnämnden och det finns med rådande styrmodell ingen koppling mellan
kommunens mottagna ersättning och utlagd budget på LSS-området.
Färre ska försörja fler.
Med en åldrande befolkning blir det relativt sett färre människor i arbetsför ålder som
ska försörja fler. Detta ställer krav på kompetensförsörjning för att säkerställa att det
kommer att finnas personella resurser. Efterfrågan av personal inom vård- och
omsorgsområdet kommer att öka både nationellt och lokalt. Redan i dag finns vissa
svårigheter kring att rekrytera nyckelgrupper, exempelvis sjuksköterskor och
nationellt rapportera vårdgymnasierna vikande antal sökande.
Teknisk utveckling.
Samhällets individualisering, teknisk utveckling och ökad informationsmängd driver
upp kraven och förväntningarna på kvalitet, valfrihet och tillgänglighet. Individen får
större möjligheter, och krav på, att fatta egna beslut i vardagen. Detta innebär att
kommunens roll som vägledare och rådgivare måste utvecklas, inte minst till de
invånare som behöver stöd i de valmöjligheter som uppstår. Teknikutvecklingen ger
nya möjligheter då människor blir mindre beroende av att fysiskt befinna sig på
samma plats. Mer avancerad vård kan ges i hemmet som en följd av detta, vilket även
är en ökad kostnad för kommunen. Den tekniska utvecklingen ställer även krav på
verksamheten att utveckla och följa riktlinjer för den teknik som används och som kan
tänkas användas i framtiden.
Äldreomsorgens fortsatta utveckling
En stor osäkerhetsfaktor i planeringsförutsättningarna har under 2014 varit hur
regeringen kommer att hantera socialstyrelsens föreskrifter om organisering av
särskilda boenden och stödet till personer med demenssjukdom. Socialstyrelsen har
emellertid under januari 2015 meddelat att man kommer att dra tillbaka förslaget om
bemanningsföreskrifter i äldreomsorgen då regeringen inte givit medgivande till
införande av föreskrifterna. Ingen ny tid för införande anges. En konsekvensanalys
som vård- och omsorgsnämnden låtit göra visar att ett införande som gäller samtliga
104
105
20 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
boende med demensdiagnos på särskilt boende skulle innebära kostnadsökningar för
vård- och omsorgsförvaltningen på nära 45 miljoner kronor.
Inom såväl äldreomsorg som omsorg om funktionsnedsatta produceras mer vård än
budgeterat. Trenden att fler personer än tidigare får beslut om insats förväntas fortsätta
under 2015 och ställningstagande om finansiering och ambitionsnivåer måste göras.
Under 2015 kommer en projektplan för inrättande av ett nytt särskilt boende för äldre
att tas fram i samarbete mellan Samhällsbyggnadsförvaltningen, KFAB och Vård- och
omsorgsförvaltningen. Boendet behöver vara klart senast 2019.
Vård och omsorgsförvaltningen har utrett behoven av en ytterligare gruppbostad då ett
antal ungdomar beräknas flytta hemifrån under de närmaste åren. En inventering av
hur många personer det handlar om är gjord och planeringsunderlag för ny
gruppbostad är påbörjat. Under förutsättning att erforderliga beslut fattas kan start för
byggandet ske under 2015, med driftstart under 2016.
Vård- och omsorgsnämnden har i början av 2015 antagit ny inriktningsplan för
mandatperioden. Inriktningsplanen kommer att stödja kommunplan för 2015-2018
inom vård- och omsorgsområdet.
Gemensamt
Alla grupper har arbetat aktivt på arbetsplatsträffar med resultatet från
Medarbetarundersökning 2013.
Planen med digitalisering av hela larmkedjan inom särskilda boenden har som ett
första steg inneburit en ny larmmottagning som driftsatts under hösten.
Kvalitetsrådet Lex Sarah har fortsatt sitt utvecklingsarbete och kommer att presentera
sammanställning över ärenden till VON i ny form. Det ska bli tydligare att aggregerat
kunna utläsa typer av missförhållanden samt vidtagna åtgärder. Nytt
uppföljningssystem är framtaget och detta ligger till grund för den nya rapporteringen.
En dialogdag riktad till alla chefer genomfördes i oktober och var mycket uppskattad
och innehöll dels info om regelsystemet, handläggning och ansvarsfördelning.
Under 2014 har Lednings och verksamhetsstöd arbetat med resultaten från
medarbetarundersökning 2013 och haft gruppövningar utifrån frågeställningarna Vad
är gott ledarskap-vad är gott medarbetarskap?
Arbetsbelastningen har för flera grupper varit tillfälligt hög i och med
införandeprocessen av Treserva. Resurser inom gruppen har omdisponerats för att
möta ökade behov inom IT- och lokalfrågeområdena. Ny områdeschef har rekryterats
och tillträdde din tjänst i början av januari.
Rapport Boendestrategi för äldre i Katrineholms kommun är färdigställd och
behandlad i KS.
Genomförd och lyckad sommarkurs för elever i åk 8, med många sökande.
Arbetet med Inriktningsplan 2015-2018 påbörjades i april och ett färdigt förslag ska
behandlas av ny VON 2015.
Konsulttjänst upphandlad för att genomföra upphandling av brandlarm rörande
funktionshinderområdet samt Socialpsykiatrin. Upphandlingen är genomförd och
tilldelningsbeslut fattat i december 2014.
Vård- och omsorgsförvaltningen har via ledningsoch verksamhetsstöd varit
representerade vid Socialstyrelsens Forum för nationellt fackspråk och nationell
105
106
21 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
informationsstruktur samt i styrgrupp och programråd för Vård- och omsorgscollege.
Lednings- och verksamhetsstöd har deltagit i FKS's (föreningen för kognitivt stöd)
inspirationsdagar kring nya forskningsrön inom ämnesområdet.
Två utredare har varit aktiva i Sörmlandsnätverket inom statistik och analys som
anordnas av FoU Sörmland. Utredare vid ledningsoch verksamhetsstöd har även
deltagit i Socialstyrelsens arbete med utveckling av urval ur klassifikationen av
socialtjänstens insatser (KSI) inom äldreomsorg och för personer med
funktionshinder. En utredare har tillsammans med FoU planerat och startat upp ett
nätverk för Äldres behov i centrum (ÄBIC) i Sörmland. Nytt arbetssätt är startat med
förberedande möten om tolkning av frågeställningar, för att stärka EC och OC i
arbetet med att besvara enkäter.
HSV
Planeringsdagar är genomförda under året för respektive arbetsgrupp med fokus på
Verksamhetsmål 2014. Dialogmöte mellan arbetsterapeuter på Kullbergska och
Rehabenheten genomförd där man bestämde sig för att ha en kontaktperson per
huvudman för smidigare informationsutbyte. Arbetet med lönekriterier för
arbetsterapeuter och sjukgymnaster är färdigt och materialet ska användas vid årets
lönesamtal.
Punktprevalensmätningar har genomförts avseende trycksår, fall och vårdrelaterade
infektioner på samtliga SÄBO och har registrerats i Senior Alert och var en
förutsättning för att vi ska erhålla prestationsbaserade medel för 2014. Vård- och
omsorgsförvaltningen har lyckats uppnå flera av målen för "Bättre liv för sjuka äldre".
Exempelvis uppnådde vi 90% riskbedömningar i Senior Alert på Särskilt boende efter
ett intensivt arbete. Möten sker också för att öka antalet riskbedömningar och
uppföljningar för hemtjänstens brukare.
Kompetensutveckling har skett vid flera tillfällen inom många områden. Bland annat
genomfördes en mycket uppskattad föreläsning om psykisk ohälsa hos äldre för
medarbetare i både MYS och UFA.
Samtliga kommunens sjuksköterskor har genomgått en 1-dagsutbildning i klinisk
bedömning. Uppföljning och fortsättning kommer att diskuteras på Kvalitetsrådet.
Fortsatt arbete rörande SIP (Samordnad Individuell Plan) och som ett led i detta har
möten hållits med distriktssköterskor och Vårdcentralens chefer och
samordningssjuksköterskor.
Träningsredskapen på Lövåsgården har under året flyttats och ska under 2015 bytas ut
till andra som är rätt anpassade för målgruppen.
Arbete med att förbättra stödet för sjuksköterskor då de ansvarar för stöd- och ledning
har pågått under året inklusive ett fortsatt arbete med revidering av stöd- och
ledningspärmen.
Sjuksköterskor på Säbo har börjat sitt kvalitetssäkringsarbete med att granska samt
förnya sina befintliga rutiner. Ett forum för de sjuksköterskor som ansvarar för
demensboende är uppstartat med demenssjuksköterska som stöd.
Distriktssköterska, områdeschef och boendesamordnare har deltagit i analysdag för
sammanhållen vård för de mest sjuka äldre i Sörmland och rapport har delgetts
styrgruppen för närvård.
106
107
22 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Representanter för länets distriktssköterskor samlades en eftermiddag i mars för
erfarenhetsutbyte av hur hemsjukvården fungerar efter skatteväxlingen. Olikheter
framkom och ett fortsatt arbete för att bland annat tydliggöra roller behövs. Tryggvegruppen i länet ansvarar för detta.
Efter uppgifter från akuten om oklarheter rörande rutin för trygghetsplatser har ett
möte hållits med närvårdskoordinator, boendesamordnare samt områdeschef för HSV
och områdeschef för Medborgarfunktionen. Det uppmärksammades bland annat att
kommunens växel inte varit rätt informerad vilket nu är åtgärdat.
Ett antal rutiner har tagits fram eller reviderats, bland annat rutinen för lyfthantering,
för basutrustning av hjälpmedel på särskilda boenden och rutin för drivaggregat.
Samråd har skett med ledning och verksamhetsstöd runt revidering av ergonomiplanen. Rehab kommer vara behjälplig i vissa delar rörande utbildning i lyftar.
Rutiner för extravak nattetid har diskuterats och färdigställts utifrån en händelse med
extern utförare.
Kvalitetsrådet för sjuksköterskor har haft 6 möten under året. Representanter för olika
sjuksköterskegrupper deltar, liksom områdeschef, MAS och enhetschef. Prioriterade
förbättringsområden uppmärksammas och rutiner förtydligas vid behov.
Både sjuksköterskor och rehab har tagit emot flertal studenter under året.
OC, EC samt representanter ur ledarlagen har deltagit i dialogdag gällande
kommunens jämställdhetsarbete.
OC och EC för rehab har avslutat utbildning i personligt ledarskap och var mycket
nöjda med denna.
OC och EC ssk och rehab deltog i utbildning gällande Egenvård i Linköping 27 maj.
Områdeschefen har även deltagit i Äldreomsorgsdagarna där temat var delaktighet.
Ett uppföljande möte kring den tvärprofessionella utbildningen gällande trycksår har
genomförts. Samtliga SÄBO har nu genomfört utbildningen. Positiva effekter
framkom, exempelvis minskat behov av magmedicin när vårdpersonal börjat ge
mellanmål-smoothies. Målsättningen är att alla hemtjänstgrupper ska ha genomgått
utbildningen till årsskiftet.
Nattsjuksköterskor har medverkat i omhändertagande av berörd personal i samband
med otäckt överfall på brukare i ordinärt boende. Händelsen har lett till ett behov av
översyn av krisledningsorganisation och hantering av psykosocial arbetsmiljö i akuta
lägen.
Avvikelse har skickats till landstinget efter att samarbetet runt ett barn med
neuropsykiatrisk diagnos inte fungerat tillfredsställande i ett akut läge. Fördröjd hjälp
ledde till onödigt lidande för brukaren. Två samverkansmöten har därefter genomförts
för att förhindra upprepning.
Arbetet med att tydliggöra begreppen runt inskrivning i hemsjukvården pågår i en
länsövergripande grupp där områdeschefen deltar. Rutiner för hur samordnade
individuella planer ska göras och samverkas diskuteras också. Rehabs roll och
samverkan med vårdcentralerna har lyfts som ett utvecklingsområde.
Arbete pågår i västra länsdelen med att ta fram ett beslutsstöd och utbildningsmaterial
för sjuksköterskor i samband med bedömning av inläggning på sjukhus. En
sjuksköterska är representant i arbetsgruppen. Målet är att undvika onödiga
sjukhusvistelser.
En utbildnings- och utvecklingssatsning planeras ske under våren 2015 rörande det
informella ledarskapet. Inbjudan har gått ut till samtliga sjuksköterskor och
rehabpersonal. Information har också skickats till utförarcheferna med önskemål om
107
108
23 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
dialog med enhetscheferna eftersom samarbete och kommunikation med dem är en
viktig bit för att nå framgång.
Möten har skett med enhetschef för korttids ihop med boendesamordnare och
områdeschef för HSV rörande begreppen växelvård och trygghetsplatser utifrån
synpunkter som framkommit i samband med utvärdering av trygghetsmodellen.
Ett länsgemensamt möte med sjukgymnaster och arbetsterapeuter i hemsjukvård har
skett under oktober i Eskilstuna. Begrepp, definitioner och gränsdragningar
diskuterades.
Rutinen för teamträffar i hemtjänsten har diskuterats mellan områdeschefer och
enhetschefer för hemtjänst, rehab och sjuksköterskor och har lett till en
reviderad/uppdaterad version.
Medborgarfunktion
Myndighet: Inom gruppbostäder finns i december fyra lediga platser, handläggare tror
dock att platserna kommer att beläggas inom kort då en person har beslut som
överlämnats till verkställighet och två utredningar om insats pågår.
Särskolan har gett signaler om en grupp ungdomar som hamnat i kriminella kretsar
med droger, näthot och mobbing och där flera kan komma att ha behov av insatser
från VoF. Fler beslut än tidigare överklagas.
Fortsatt arbete med ICF-handläggning inom äldreomsorgen. Handläggare har deltagit i
seminarium om demens.
Biståndshandläggarna har avslutat handledningen, inför 2015 planeras för ändrad
inriktning av handledningen med mer juridisk inriktning.
Inom socialpsykiatrin har handläggare aktualiserat ett ärende gällande utskrivning från
Karsudden där personen beviljats case management, boendestöd, men har svårt att få
en egen bostad.
Nya rutiner har trädde i kraft vid årsskiftet som har implementeras i verksamheten,
bland annat avgiftsfri avlösarservice, mottagningstimme och trygghetsplatser.
Träff med intresseföreningar inom LSS-området har skett där 1:e handläggare har
informerat om ett regeringsuppdrag rörande översyn av LSS-insatser samt om ny
gruppbostad.
Socialstyrelsen har bjudit in ett antal kommuner för att vara med i klassifikation av
insatser inom socialtjänsten och där har 1:e handläggare och en biståndshandläggare
deltagit för respektive område äldre och funktionshinder.
1:e handläggare och områdeschef medborgarfunktion har deltagit i webbföreläsning
om kvalitetsledningssystem och en planeringsdag har genomförts för samtliga
handläggare med temat kvalitet.
Fortsatt implementering av ÄBIC i handläggargruppen under 2014.
Handläggarna har under året påbörjat arbetet med att fatta två beslut avseende ärenden
om särskilt boende för äldre för ökad rättssäkerhet.
Under april har handledare för ÄBIC deltagit i en första träff med länets ÄBICnätverk.
Chef för medborgarfunktion och 1:e handläggare har deltagit i webbutbildning om
uppföljning av hemtjänst.
Handläggare och OC har deltagit på invigningen av psykiatriska
öppenvårdsmottagningen på Kullbergska sjukhuset.
Riktlinjerna avseende anmälan om oro rörande barn och unga enligt 14 kap 1 § SoL
och riktlinje för hur barnperspektivet har beaktats i arbetet rörande barn och ungdomar
inom vård- och omsorgsförvaltningen har uppdaterats.
108
109
24 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
All personal i anhörigstödet och SoL- och LSS handläggarna har deltagit på
föreläsningen "Mellan äldreomsorg och psykiatri".
Under oktober månad har årets LSS-statistik för utjämningssystemet lämnats in. Totalt
har 319 personer insatser enligt LSS.
Uppföljningar har gjorts på alla enskilda verksamheter där förvaltningen har
vuxenplaceringar.
En handläggare har deltagit på Psykiatrins dag i samverkan med Sörmlands
kommuner, landstinget och Mälardalens högskola I forskningens frontlinje.
Landstinget har bjudit in till utbildningsdag om utvecklingsstörning, hälsa och
åldrande. Två LSS handläggare deltog vid utbildningstillfället.
Socialstyrelsen och Länsstyrelserna har bjudit in till konferens om Socialnämnders
och vårdgivares ansvar i arbete mot våld i nära relationer.
SoL-handläggare har deltagit på äldreomsorgsdagarna.
Färdtjänst: handläggare och utredare har arbetat med en översyn av riktlinjerna. De
nya riktlinjerna gäller från den 1 juli 2014.
BAB-programmet (används av handläggare för bostadsanpassning) är uppgraderat och
ger förbättrad dokumentation, ökade möjligheter till uppföljning och stödjer nytt
arbetssätt bättre i enlighet med Boverkets rekommendationer.
Stor tillströmning av nya ärenden för bostadsanpassning. Under juni, juli och augusti
2013 inkom 60 ärenden, samma period 2014 inkom 83 st. Flertal ärenden kräver mer
arbete och är dyrare anpassningar såsom hissärenden och toaletter med tvätt- och
torkfunktion.
Anhörigstöd: Fortsatt spridning av det webbaserade anhörigstödet Gapet, ett tjugotal
personer är anslutna.
Nya kunskaper i demens och bemötande genom föreläsning av Ola Polmé där samtlig
personal i anhörigstödet deltog.
Anhörigstödet fortsätter att finnas på Hälsotorget på sjukhuset tisdagar kl. 10-12 som
en del i att nå nya anhöriga tidigt. Anhörigcafé i Julita och uppstart av anhörigcafé på
Lövåsgården under 2014.
Anhörigutbildning är igång för söner och döttrar. Utbildning har genomförts av ett
tiotal ny frivilliga till nätverken. Framtagning av enkät för att mäta nöjdhet med
anhörigstödet och förslag till riktlinjer för anhörigstöd.
Anhörigstödet har träffat alla kuratorer inom elevhälsan samt knutit flera kontakter till
särskolan och habiliteringen.
Uppstart av anhörigstödets egen facebooksida utifrån vår sociala mediastrategi.
På trygghetsboendet har man startat planeringsmöten tillsammans med de boende och
fortsätter med sociala aktiviteter och aktiviteter vid högtider.
Flera komplexa situationer med föräldrar till barn med särskilda behov.
Fortsatt stor efterfrågan på taktil massage.
Ny anhörigkonsulent började på deltid i augusti.
Antalet anhöriga inom funktionshinderområdet har ökat, fortsatt flest föräldrar till
barn och unga med NPF ,en även några nya anhöriga inom psykiatriområdet.
2 personal har deltagit på en av FUB´s Intradagar.
Startat upp grupp för demenssjuka mitt i livet och deras anhöriga.
Föreläsningskväll med Attention/tillväxten med bra diskussioner efteråt med 22
besökare.
Nationella anhörigvårdardagen, den 6 oktober, genomfördes i samverkan med
Kullbergska sjukhuset och Stroke- och Demens-föreningen på Hälsotorget.
109
110
25 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Planering och start av demensgrupp för unga demenssjuka och deras anhöriga. En
grupp med människor ”mitt i livet” med minnesproblematik har startat med träffar en
gång i veckan.
Personliga ombud (PO): Flera nya ärenden i Flen.
Socialstyrelsen är klar med uppföljningen av verksamheten med personligt ombud
”Personligt ombud för personer med psykisk funktionsnedsättning”.
Flera bra SIP:ar (samordnad vårdplanering) har genomförts, med bra planeringar som
följd och där PO deltagit som stöd för klienten.
Kultur och fritid: Träffpunkt Björkvik och hemtjänstcaféet startade i januari.
Sommarcafé på Igelkotten på onsdagar under juli månad. Sommardag har anordnats
av hemtjänsten på Perrongencafét. 77 personer deltog när "Dag för frivilliga"
genomfördes. Kulturombuden har lyckats locka många brukare till hemtjänstcaféerna
vilket minskar ensamheten.
Projektpengar är utbetalda till alla som sökt medel ur särskilda anslag för aktivering
av brukare inom äldreomsorgen
Trubaduren har avslutat sin tjänst som musiker. En ny trubadur har rekryterats på 15%
från mars månad, som kommer att spela på kommunens demens- och vårdboenden.
Musikfestival för mogna genomfördes på Igelkotten under våren 2014.
Trygghetsboendet: Sociala aktiviteter t.ex. alla hjärtans dag-frukost, gemensamma
luncher, fredagsfrukost, frågesporter och sällskapsspel har genomförts. Nämndens
ordförande Monica Johansson och områdeschefen för medborgarfunktionen har
besökt trygghetsboendet för att ta del av önskemål och tankar kring verksamheten.
MYS
Gemensamt
Avdelningschef för MYS har tillsammans med med VON:s ordförande deltagit i årets
sista ordförandemöte inom Handikappföreningarna i Katrineholm.
På utökad ledningsgrupp i december 2014, presenterades resultaten från
undersökningarna Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? 2014 och sammanställning
av vård- och omsorgsförvaltningens interna resultat för Kommunens Kvalitet i Korthet
(KKiK). Fortsatt grupparbete med analys och diskussion av resultat samt hur
förvaltningen arbetar vidare med resultaten genomfördes på gemensamt
utvecklingsforum och ska tas vidare in i ett analysseminarium under 2015.
Förvaltningen har erhållit statsbidrag för införandet av ÄBIC (Äldres Behov i
Centrum).
TES (tidsoptimeringssystem) har uppgraderats under december och under våren
kommer ett system med mobiltelefoner för registrering att införas som väntas ge
enklare och mer korrekt rapportering av utförd tid.
Nya riktlinjer för styrande dokument har tagits fram och översyn av förvaltningens
dokument pågår. Revidering av dokumenthanteringsplan pågår. Utvecklingsarbete
med förändrad detaljbudget påbörjat.
Implementering av Treserva har fortskridit under året och utbildningar har genomförts
för berörd personal.
Under 2014 har systemet med nattkamera provats hos brukare med beslut om "tillsyn
natt" och kommer att utvärderas under 2015.
VoF medverkar i ett kommunövergripande arbete med att ta fram en Landsbygdsplan.
110
111
26 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Kartläggning rörande tillgänglighet inom förvaltningens verksamheter är genomförd
och rapport är under utarbetande.
Arkiveringsgruppen arbetar med att ta fram nya rutiner för olika sorters arkivering.
HSV
Rutin för mottagningstimme vid hemgång till servicehus har tagits fram i samråd med
OC för utförare och myndighet.
Möte har hållits rörande bokning av trygghetsplatser då brukare är på akuten.
Under hösten har en utvärdering gjorts av Trygghetsmodellen genom enkäter till ett
flertal personalgrupper samt intervjuer av berörda brukare. En rapport är färdigställd
som visar på många positiva resultat men även vissa förbättringsområden.
OC och EC har tagit fram förslag på uppdrag/pilotprojekt för att minska behovet av
korttidsplats eller behovet av hemtjänst. Testområde blir Centrums hemtjänst.
Medborgarfunktionen
ICF/ÄBIC: Arbetet med att implementera arbetsmetoden ÄBIC (äldres behov i
centrum) i handläggningen hos handläggarna som arbetar mot äldre har påbörjats.
Utveckla anhörigstödet: Anhörigstödet har sett en stadig ökning det senaste året.
Uppstart av anhörigcafé på Lövåsgården på Gustavsro.
Många nya anhöriga till palliativa närstående på äldresidan.
Planering och start av demensgrupp för unga demenssjuka och deras anhöriga.
Uppstart för KFV-träffar (Katrineholm/Flen/Vingåker) för anhörigstödet med fokus på
Omsorg , trygghet och kvalitet: 1:e handläggare har genomfört aktgranskning. Under
första halvåret har totalt 105 beslut om särskilt boende inom äldreomsorgen tagits var
av 7 avslagsbeslut. Samtliga avslagsbeslut och 11 bifallsbeslut har granskats. 37 beslut
har fattats om boendestöd, av dessa avser 10 beslut helt nya ärenden, dessa har
granskats. Överlag bra resultat men förbättringsområden finns.
Alla SoL-handläggare som arbetar mot äldre, vårdplaneringsteamet och
färdtjänsthandläggaren har genomfört webbutbildningen Demens ABC för
handläggare. Utbildningen har nu följts upp tillsammans med demenssjuksköterskan.
Inom medborgarfunktionen ska enligt riktlinje en akt/kollegiegranskning ske två
gånger per år.
Färdtjänst: Nämnden beslutat om ändrade riktlinjer från 1 juli, som ligger mer i linje
med övriga kommuner i Sörmland.
BAB: Handläggaren arbetar med handläggningsprocessen och att göra tidigare beslut
enligt Boverkets rekommendationer.
Kompetensutveckling: Avtal med ny handledare för personligt ombud.
Samtliga SoL-handläggare ska delges den fortsatta planeringen för införande av två
beslut - ett beslut för särskilt boende och ett beslut om beviljade insatser.
Planeringsdag med tema kvalitet och kvalitetsledningssystem för alla handläggare i
myndighetsgruppen.
Arbetsmiljö: Genomgång av medarbetarenkäten på APT - förbättringsområden som vi
enats om att arbeta vidare med har förts in i handlingsplan. Alla medarbetare i
medborgarfunktionen har individuellt fått fylla i en blankett avseende den fysiska och
psykiska arbetsmiljön i samband med medarbetarsamtalet.
Könsuppdelad statistik tas fram månadsvis för samtliga beslut enligt delegationslistan
samt antal dagar från ansökan säbo till erbjuden plats och för avgiftsfri avlösning i
hemmet. Anhörigstödet och personligt ombud tar också fram könsuppdelad statistik.
Sammanställning av statistiken planeras att användas som diskussionsunderlag och för
111
112
27 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
att kunna göra jämställdhetsanalyser. Den genomsnittliga utredningstiden för LSSinsatser har uppmärksammats skiljer sig mellan kvinnor och män. LSS-handläggarna
har gjort en analys och resultatet anses vara att fler män än kvinnor ansöker om
insatser men även att fler män söker akuta insatser.
Kultur- och fritid: Ny trubadur anställd för att kunna erbjuda kulturaktiviteter, sång
och musik på våra demens- och vårdboenden.
Dag för frivilliga genomförd, 77 personer deltog.
Onsdagscaféer tillsammans med anhörigstödet på Lustgården har gjort succé.
Hälsofrämjande: SoL-handläggarna och anhörigskonsulent på anhörigstödet har
planerat och genomfört uppsökande förebyggande hembesök till ensamstående och
makar som fyller 80 år 2014 och som inte är beviljade några biståndsinsatser. Avtalet
med FixarMalte är förlängt.
Samverkan: Handläggare inom socialpsykiatrins område har varit på ett första
nätverksmöte i Gnesta med länets handläggare inom området. BAB-handläggaren
deltagit i utbildning anordnad av samhällsbyggnadsförvaltningen angående bl a
tillgänglighet i utomhusmiljö samt deltagit i nätverksträff i Nyköping. LSShandläggarna har deltagit i länets LSS-nätverk i Flen. Områdeschefen för
medborgarfunktionen har deltagit i nätverk för chefer inom anhörigstöd i Sverige.
Sociala medier: Anhörigstödet har startat upp en egen hemsidapå Facebook utifrån
kommunens sociala mediastrategi.
Jämställdhet: Vof:s handlingsplan har tagits upp på APT för samtliga medarbetare i
medborgarfunktionen. Fortsatt stående punkt på dagordningen på APT på myndighet
och anhörigstödet/fritidsassistenten/personligt ombud.
Trygghetsboendet: Fortsatt arbete med sociala aktiviteter. Polisen har varit och
informerat, klädvisning och spa-dag är några aktiviteter som genomförts enligt
önskemål.
Personligt ombud: Har deltagit på en nationell konferens för Personligt ombud.
Socialstyrelsen redogjorde för sin uppföljning av verksamheten med personligt
ombud.
Framtid
MYS
Gemensamt
Utforma en plan för rekrytering av personal med anledning av
"bemanningsföreskriften". Till detta arbete bör kopplas en förvaltningsövergripande
kompetens- och personalförsörjningsplan. För tillfället osäkert om och när föreskriften
införs men behovet av personal med rätt kompetens kommer att öka oavsett.
Förvaltningen behöver arbeta vidare med att hitta samförståndslösningar mellan
kommunens olika förvaltningar i gemensamma ärenden.
Förbättra och förtydliga månadsrapporteringen i såväl struktur som innehåll.
Utarbeta ett nytt fördelnings/ersättningssystem rörande personlig assistans-ersättning.
Förbättra bevakning av ny lagstiftning samt former för att i god tid planera och
genomföra implementering
Förändrad budgetering för datorkostnader p g a upprepat underskott.
Ta ett samlat grepp på boendefrågor, dels för gruppen socialpsykiatri, men även
planerade boenden inom LSS samt äldreboenden i samverkan med
Samhällsbyggnadsförvaltningen.
112
113
28 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Arbeta med att förtydliga roller och uppdrag i utredargruppen.
HSV
Fortsatt arbete planeras för de förbättringsområden som framkom i utvärderingen av
trygghetsmodellen. Det gäller bland annat den medicinska säkerheten vid korttidsvård,
kommunikation och samverkan mellan biståndshandläggare, rehab och hemtjänst,
schemaläggning för handledningstid samt möjlighet att ta mot brukare på planerad
trygghetsplats även på helger.
Fortsatt implementering av Treserva.
Utbildning i det informella ledarskapet med betoning på kommunikation.
Fortsatt arbete för att förbättra team-träffarna som idag fungerar olika bra i olika
grupper.
Ledarlagens roll och uppdrag behöver tydliggöras.
Rekrytering av sjuksköterskor är en mycket viktig fråga för framtiden.
Samverkan med landstinget rörande Närvård i Västra länsdelen.
Medborgarfunktionen
Fler komplexa ärenden inom LSS och socialpsykiatrin och även fler överklagningar.
Vissa ungdomars stora särskilda behov är sedan tidigare kända men LSS-handläggare
har fått statistikuppgifter från habiliteringen angående ökningen av genomförda
utredningar inom NP-området, fler får diagnos och många är yngre än 17 år.
Handläggarna ser en ökning av nya personer som vänder sig till vård- och
omsorgsförvaltningen för information om insatser enligt LSS. Även inom SoL på
äldresidan är fler ärenden komplexa och fler äldre har ett ökat behov av insatser.
Det finns ett ökat behov av sociala kontrakt för personer inom socialpsykiatrins
målgrupp. Det har blivit allt svårare att få hyra en bostad om man har en skuld eller
har blivit vräkt från tidigare bostad. Flera personer har rätt till boendestöd men det är
svårt att verkställa besluten om den enskilde inte har en egen bostad. Tillgången till
sociala kontrakt är en ständig diskussion mellan handläggare inom socialpsykiatrin
och handläggare på socialförvaltningen. Kommunen behöver samverka mer med och
ge stöd till KFAB och privata hyresvärdar kring personer inom socialpsykiatrins
målgrupp innan man blir vräkt från sin bostaden.
Nationell översyn av kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård kan
påverka förvaltningen.
Fler makepar önskar parboende i en dubblett på våra särskilda boenden. Under 2014
har det varit kö hela året till dubbletterna.
Bostadsanspassningshandläggaren signalerar om ökade kostnader för
bostadsanpassning då det är allt svårare att hitta lägenheter med hiss och nyproduktion
är mycket dyrare att hyra, vilket gör att personer från ekonomiskt svaga hushåll blir
"fast" i dålig lägenhet alternativt tvingas hyra "minst dåliga" lägenhet.
Utföraravdelningen
Gemensamt
Förvaltningsledningen och enhetschefer i hemtjänsten har avslutat SKL:s nationella
projekt "Leda för resultat" under våren. En enhet inom hemtjänsten har startat upp
arbete med att förbättra kontinuiteten utifrån projektet.
113
114
29 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Sensommaren blev varm vilket medförde att kylaggregat köptes in till kommunens
äldreboenden. För hemtjänsten fick vissa insatser, så som städ, minskas i omfattning
på grund av värmen.
Vård- och omsorgsförvaltningen samarbetar med dietisterna på Service- och
Teknikförvaltningen, STF. Arbetet med att minska nattfastan pågår och mätningar
görs två gånger per år. På flera särskilda boenden har en ny måltidsordning införts
bland annat i syfte att minska nattfastan. Dietisterna har gjort måltidsobservationer. På
några avdelningar på Lövåsgården (Nyäng, Hagtorp och Karlslund) har projektet "Mat
är liv och lust" genomförts för att inspirera vårdpersonal och kökspersonal. Det
handlar om att måltiden ska vara en helhet med mat, presentation och servering.
Möjlighet till bufféfrukost och att kunna välja på två rätter till lunchen. STF har också
arbetat med klimatsmart ekomat. Matprojekten har redovisats för Vård- och
omsorgsnämnden i september. Utföraravdelningen har haft flera anställningar via
Arbetslinjen.
Vård- och omsorgsnämnden har vid sitt sammanträde i juni delat ut årets kvalitetspris
till följande person och områden; Lövåsgårdens korttidsboende för arbete med
kvalitetsråd, Område 4 för utbildning och arbete med nationell värdegrund samt
undersköterskan Gun Carlstedt på Yngaregården för hennes arbete med
kvalitetsförbättrande åtgärder kopplat till brukare.
Verksamheten har besvarat och åtgärdat inkomna synpunkter och arbetat med
avvikelser under året, flera Lex Sarah-utredningar har inletts efter beslut från
avdelningschef. Anmälan från Patientnämnden har utretts av medicinskt ansvarig
sjuksköterska. Statistiken har sammanställts och rapporteras till vård- och
omsorgsnämnden. Larmpatrullen har haft en ansträngd arbetssituation under året med
anledning av ökat antal larm och avvikelser har inkommit. En extra nattpatrull har
krävts under andra halvåret 2014 för att klara uppdraget.
Lövåsgården har saknat skalskydd (automatiska lås och larm vid dörrar och fönster)
efter ombyggnationen vilket nu är åtgärdat av fastighetsägaren. Fortfarande återstår en
del åtgärder, bland annat är dörrarna i lägenheterna tunga att öppna vilket har medfört
belastningsskador hos personalen med sjukskrivningar som följd. Under våren var det
stora problem med larmen, detta är nu åtgärdat efter många turer och mycket arbete.
Vård- och omsorgsförvaltningen har fått uppdrag och finansiering till ett hel/deltidsprojekt. Under våren påbörjades hel-/deltidsprojektet på Lövåsgården med stöd
av projektledare på deltid. Projektet har muntligt rapporterats till KS och projektet
kommer att fortsätta på Lövåsgården under 2015.
En utvärdering av samrådsorganisationen har gjorts under året, på flera enheter är det
mycket väl fungerande medan det på några områden har fungerat mindre bra.
Utbildningar har genomförts utifrån kompetensutvecklingsplanen. Prioriterade
utbildningar har bland annat varit ergonomi, brandutbildning, värdegrundsutbildning,
hot och våld, hygienutbildning samt utbildning avseende psykisk ohälsa. Flera
personalgrupper har fått utbildning i klassifikationssystemet ICF och ÄBIC (äldres
behov i centrum). Arbetet med Hälsofrämjande förhållningssätt, genomförandeplaner
och ICF har fortskridit under året med regelbundna träffar för arbetsgrupper och
styrgrupper. Under hösten har det varit utbildningar och förberedelser inför införandet
av nytt verksamhetssystem; Treserva. Flera personalgrupper och chefer har haft
handledning.
Verksamheten har ett ekonomiskt underskott. Anställningsstopp- och övertidsstopp
infördes i september och kommer att gälla året ut. Dispensansökningar inkommer till
114
115
30 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
avdelningschef för bedömning. Tillsättning av vikarier sker restriktivt.
Område 1
Personlig assistans
Personlig assistans hade högsta resultatet på NMI (nöjd medarbetarindex) inom vårdoch omsorgsförvaltningen. Personlig assistans har, för första gången, haft en
informationsträff för brukare och anhöriga där 1:e handläggare deltog och informerade
och svarade på frågor. Det blev en mycket positiv respons från denna träff som
planeras att återkomma. Samtliga enheter har haft planeringsdagar. Kommunikation,
mål och uppdrag, brukarenkät och medarbetarenkät var på dagordningen. Utbildningar
har genomförts under året, bland annat ergonomi, hjärt- och lungräddning
Under året har det varit planeringsdagar för enhetschefer där medarbetarenkät och
brukarenkät har analyserats. Handlingsplan har upprättats där det har funnits
förbättringsområden. Två enhetschefer för personlig assistans har genomgått
utbildningen "Det personliga ledarskapet" samt ekonomi i personlig assistans.
I personlig assistans har synpunkt inkommit från personal att cheferna inte är
tillgängliga. När frågan ställdes på arbetsplatsträffar så ansåg majoriteten av
medarbetarna att de oftast fick tag på någon chef eller administratör. Åtgärd blev att
förtydliga att vid frånvaro finns alltid hänvisning till ersättare.
Efter julen 2013 framkom det att en brukare skänkt en större summa pengar i form av
presentkort till alla i personalgruppen. Kontakt med kommunjuristen togs och utifrån
detta har ett skriftligt förtydligande om vad som gäller utfärdats. Gåvan återlämnades
från samtliga medarbetare och löstes in i berörda affärer. Pengarna återlämnades till
brukaren i vittnes närvaro.
Hemtjänst
Arbetsmiljöverket har utfört inspektioner på flera hemtjänstenheter. De åtgärder som
hemtjänsten blev ålagda att göra efter Arbetsmiljöverkets inspektion är utförda och
godkända. En av åtgärderna var att säkerställa att alla medarbetarna kände till rutiner
vid tillbud/avvikelse. Hemtjänsten har bemannat upp med månadsanställda vikarier
vilket har gett en jämnare bemanning, ökad kontinuitet hos brukare samt minskat
sjukskrivningarna något.
Det har varit många avvikelser i hemtjänsten under året, de flesta rör
medicinavvikelser. Åtgärder som har satts in är bland annat flödesschema vid
medicingivning samt samtal med berörd personal. Under sommaren har inte alla
semestervikarier haft medicindelegering vilket har medfört ökad belastning för
ordinarie personal att utföra uppgifterna.
Det har pågått ett stort arbete med att få till struktur för användandet av
reporterdosorna till planeringsverktyget TES. Hemtjänstgrupperna fick nya/begagnade
reporterdosor. Dessa har bytts ut ett flertal gånger med samma dåliga resultat. Dosorna
levererar felaktiga eller inga uppgifter då information förs över till
planeringsverktyget TES. Detta har medfört frustration både hos chefer och
medarbetare men även hos brukare.
Område 2
Lövåsgårdens korttidsboende fick kvalitetspris för arbetet med kvalitetsråd. Ny
måltidsordning infördes på Lövåsgården under året och uppföljning från dietisternas
måltidsobservationer har gjorts. Samarbete med Anhörigcentralen pågår, de kommer
till Lövåsgården och erbjuder anhörigstöd på plats. Kulturombuden tillsammans med
hobbypersonalen har ordnat ett späckat program för gäster och boende. Hobbyn har
fått tillgång till egen lokal där olika aktiviteter genomförts. Aktiviteter på Lövåsgården
115
116
31 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
har varit kräftskiva, bio, italiensk afton, äldrekulturveckan, höstmarknad,
adventsfirande och mycket underhållning av skiftande slag. Synpunkter har inkommit
på skyltningen vid Lövåsgården, detta är åtgärdat.
En allvarlig avvikelse har inträffat på Lövåsgården, en medarbetare fick flera slag mot
huvudet av en brukare och blev sjukskriven men är åter i arbete. Åtgärder för
arbetsmiljön och säkerheten har vidtagits. Larmpatrullen har haft en ansträngd
arbetssituation under året på grund av ökade larm. Flera avvikelser rörande lång
väntetid för brukare har lett till att bemanningen utökats med 0,75 årsarbetare. En
personal har varit frikopplad i två veckor för att skriva in alla brukare med larm i det
nya larmsystemet. En brukare har blivit uppringd av en person som sagt att hen
kommer från Attendo och ska omprogrammera larmet. Brukaren polisanmälde
händelsen, och en notis/varning gick ut på Communis.
Enhetschefer och planerare i hemtjänsten har deltagit i en konferens angående TES för
erfarenhetsutbyte och ökad förståelse för hur TES används i andra kommuner. Flera
hemtjänstgrupper har blivit bestulna på cyklar under året, polisanmälan är gjord och
nya cyklar inhandlade.
Område 3
Under året har områdeschefen valt att timanställa en vikarierande enhetschef under
perioder främst för att täcka upp på Strandgården. Enhetscheferna har haft en hög
arbetsbelastning med stora enheter och stora personalspann. En enhetschef har varit
tjänstledig del av året för studier.
En ny måltidsordning har införts inom hela området och verksamheten har haft ett bra
samarbete med dietisterna som också har deltagit i informationsmöten riktade till
boende och personal. Alla enheter lagar nu frukost själva och lunch serveras tidigast
12.30 och kvällsmålet serveras 17.30. Nattfastan har minskat genom mer utspridda
tider.
Samtliga medarbetare på Norrgläntan och personal från demensenheterna på
Lövåsgården och Strandgården deltog i början på året vid en föreläsning om demens.
Föreläsningen fokuserade på hur man arbetar tillsammans med personer med
demenssjukdom.
Demenssjuksköterskan blev under början av året certifierad utbildare och har haft fyra
utbildningar för BPSD- (beteendemässiga och psykiska symtom vid demensjukdom)
administratörer. Sammanlagt har kring 50 vårdpersonal inklusive enhetschefer,
sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster utbildats under året.
Demenssjuksköterskan har även haft Demens ABC utbildningar för personalen samt
haft handledning för omvårdnadspersonal och sjuksköterskor. Hon har även haft
handledning för sjuksköterskegruppen.
I Socialstyrelsens brukarundersökning "Vad tycker de äldre om äldreomsorgen"
svarade 40-60 % av de boende i område 3.
De fem frågor där andelen positiva svar för området var högst var
* Får bra bemötande av personalen 94 %
* Tycker att det är trivsamt utomhus runt boendet 88 %
* Känner sig trygg på äldreboendet 83 %
* Känner förtroende för personalen 82 %
* Har lätt att få kontakt med personalen på äldreboendet vid behov 82 %
De frågor där andelen positiva svar för området är lägst var
* Är nöjd med de aktiviteter som erbjuds på äldreboendet 52 %
* Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar 51 %
116
117
32 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
* Har lätt att få träffa läkare vid behov 51 %
* Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål 47 %
* Besväras inte av ensamhet 28 %
Området kommer att i början på 2015 arbeta med att analysera och förbättra dessa
resultat.
Arbetsmiljöverket gjorde i början av året ett uppföljningsbesök med anledning av de
åtgärder som verksamheten var ålagd att genomföra efter Arbetsmiljöverkets besök
under november 2012, ärendet är nu avslutat.
Område 4
Vid den senaste undersökningen vad äldre tycker om äldreomsorgen så har området
ett resultat för helheten där 89 % sammantaget är nöjda med sitt äldreboende.
Malmgården och Igelkotten har resultatet 100 % sammantaget nöjda med sitt
äldreboende. För hela område 4 så svarar 100 % att de får ett bra bemötande från
personalen. För hela område 4 så svarar 99 % att de känner sig trygga på sitt
äldreboende.
Under året har det varit 20-års firande av Malmgårdens vårdboende och 50-års firande
av Almgårdens vård- och demensboende vilket var mycket uppskattat! Pantern har fått
balkonger till sina demensboenden.
Det har varit stora problem med de externa trygghetslarmen under året. Larmen läggs
successivt ut på extern larmmottagare med start den 1 december. Det har också varit
flera avvikelser på internlarmet på Igelkotten. Det är nu åtgärdat och fungerar som det
ska.
Generellt för hela område 4 så är arbetsbelastningen hög. Det har varit mycket arbete
med schemaförändringar/bemanningsfrågor ute på enheterna i samband med
övertidsstopp och anställningsstopp. Områdeschefen rapporterar att det har varit
mycket oro i vissa personalgrupper.
Vallgården, Malmgården, Yngaregården och Almgården har genomfört
utrymningsövningar tillsammans med Räddningstjänsten. Furuliden har startat upp en
Facebooksida för att hålla anhöriga och andra intresserade informerade om vad som
händer på Furuliden.
En svår händelse under sommaren kring en brukare berörde natt/nattpatrull på
Igelkotten som blev inblandade. Involverade medarbetare har fått krisstöd och
samtalsstöd. Bemanningen stärktes upp av arbetsmiljöskäl.
Det har inträffat flera avvikelser för dag-gästerna på Lustgården. Samres har kört en
brukare till fel dagverksamhet vid några tillfällen, några brukare har fått betala kontant
till färdtjänsten vilket de inte ska behöva göra. Samtliga avvikelser är inrapporterade
till Samres.
Utveckling av trädgårdarna runt Malmgården, Vallgården och Furuliden är genomförd
i samarbete med trädgårdsansvarig på STF, brukare och personal.
Musikfestival för mogna genomfördes i maj med ett stort antal besökande,
uppskattningsvis ca 2 000. Många brukare från äldreomsorgen besökte festivalen.
Ett nytt hönshus är uppbyggt på Malmgården.
Område 5
Ett klagomål har inkommit från anhörig om boendesituationen på Skogsbrynet. Den
anhörige uppger bland annat att det är mögel i lägenheten. Tid med KFAB är inbokad
för besiktning. Plan för att bygga nytt boende och ersätta Skogsbrynet är påbörjad och
markplanering pågår. En tydlig trend är att området får ärenden av mer komplex
karaktär vilket ställer högre krav på ett gott samarbete med landstinget.
117
118
33 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Område 6.
Generellt för hela området är att arbetsbelastningen är hög. Nya brukare med annan
slags problematik har medfört behov av att överanställa under perioder. Det har varit
mycket arbete med schemaförändringar/bemanningsfrågor ute på enheterna i samband
med övertidstopp och anställningsstopp. Oro i vissa personalgrupper.
Utföraravdelningen
Område 1
Utifrån uppdrag och mål har man arbetat med följande under året:
Kultur och fritid: Information om aktiviteter i kommunen har under året getts ut till
brukare och personal.
Omsorg och trygghet: Verksamheten har arbetat med delaktighet och
personalkontinuitet för att öka tryggheten hos brukarna.
Ekonomi och organisation: Arbete för att nå ekonomi i balans har skett genom att
kontrollera att alla scheman läggs utifrån beslut samt att noga överväga alternativ
innan inbeordring/övertid. Områdeschef och enhetschef har haft kontinuerliga träffar
med ekonom. Enhetschefer för personlig assistans har gått en utbildning i ekonomi.
Jämställdhet: Det har varit en heldagsutbildning där samtliga chefer har deltagit. För
att implementera det hos medarbetarna så finns jämställdhet med som en punkt på
Nöjd Medarbetarindex: Medarbetarenkät är utförd och information om resultatet har
getts till medarbetarna. Där det fanns behov av åtgärder har detta utförts.
Nöjd Brukarindex: Brukarenkäten är utförd. Analysen visade att brukarna var mer
nöjda än vad personalen bedömt. Detta har diskuterats i personalgrupperna.
Hälsofrämjande förhållningssätt: Samtlig personal inom personlig assistans har
genomgått utbildning i hälsofrämjande arbetssätt under januari månad. Under
utbildningen lades fokus på KASAM (känsla av sammanhang) och att se till
möjligheterna att ta till vara det friska hos brukarna. Varje arbetsgrupp fick tänka och
planera utifrån sin brukare och vilka hälsofrämjande insatser som skulle kunna
fungera. Hälsofrämjande förhållningssätt lades till som en stående punkt på
arbetsplatsträffar. Arbetet med hälsofrämjande mål för enheterna har fortsatt under
året med kontinuerliga träffar med arbetsgruppen.
ICF: Personlig assistans och hemtjänst har genomgått utbildningen.
Sapere: Planering för nya utbildningar och uppföljningar finns i planeringen men har
inte utförts under året.
Värdighetsgarantier: Välkomstsamtal och meddelande om förseningar till brukare i
hemtjänst utförs och redovisas under avsnittet värdighetsgarantier.
Personlig assistans har genomgått en webutbildning i psykisk ohälsa för äldre i de
grupper där det är relevant.
I området har man kontinuerligt arbetat med Senior Alert och där målet uppnåddes.
Genomförandeplaner och riskbedömningar kring arbetsmiljö har gjorts.
Utbildningar i Treserva och nya TES (planeringssystem) har varit prioriterat under
slutet av 2014.
Område 2
Ortsutveckling: Miljöpolicyn är känd i området och grupperna arbetar bland annat
med källsortering. Samtliga bilar kan anslutas till motorvärmare. Samarbete med
118
119
34 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
dietisterna om nya måltidsordningen som fungerar bra på enheterna.
Kultur och fritid: Samarbete har skett med anhörigcentral, arbetslinjen och frivilliga
nätverk. Kulturombud och Hobbyn har arbetat aktivt med aktiviteter. Fler än två
aktiviteter per vecka erbjuds på Lövåsgårdens korttidsboende. Hobbyn arbetar
vardagsnära på enheterna. Kulturvecka har genomförts. Det utförs många aktiviteter
både dagligen, veckovis och även större tillställningar på våra boenden.
Omsorg och trygghet: Arbete med kontaktpersonalskap och att denne planerar insatser
hos sin brukare så långt det går. Kontaktpersonalen schemalägger sig utifrån
brukarens behov. Brukaren är delaktig i framtagande av individuell
genomförandeplan. Hemtjänst Centrum arbetar utifrån "Leda för resultat" för att nå
målet under 13 personal/14 dagar för att förbättra kontinuiteten.
Läkemedelsgenomgångar har genomförts.
Kvalitetsutveckling utifrån ett salutogent/hälsofrämjande förhållningssätt: Arbetet
med hälsofrämjande förhållningssätt fortgår och finns som en punkt på dagordningen
på arbetsplatsträffar. I samarbete med anhörigkonsulent erbjuds anhörigstöd på plats
på Lövåsgården. Anhörigcafé är en gång per månad i Café Lövet. Anhörigcentralen är
på plats även vid andra tillfällen för att hjälpa verksamheten att tillgodose anhörigas
behov av stöd. Mål/delmål sätts i genomförandeplanerna utifrån hälsofrämjande
arbetssätt. På teamträffarna tas både genomförandeplaner och riskbedömningar i
Senior Alert upp.
Folkhälsa, jämlikhet, jämställdhet och tillgänglighet: Jämställdhetsarbete har beaktats
vid nyrekrytering. Värdegrundsutbildning genomförd. Värdegrundsfrågor har använts
som underlag för diskussion på arbetsplatsträffar. Tillgänglighetsinventering har
genomförts.
Ekonomi och organisation: Nöjda medarbetare: De grupper som har behov erbjuds
handledning. Ny dagordning för arbetsplatsträffar är skapad för större delaktighet.
Medarbetarenkäten är analyserad och förbättringsområden är identifierade.
Grundschema har skapats på en del enheter i hemtjänsten på prov. Övertids- och
anställningsstopp påverkar verksamheten med en ökad arbetsbelastning för
medarbetarna. Regelbundna uppföljningar tillsammans med ekonom.
Hel- deltidsprojekt: Projektet startade i maj på Lövåsgården.
Nationellt värdegrundsarbete: Värdegrundsledarna har utbildat samtliga medarbetare
i området.
Värdighetsgarantier: Välkomstsamtal/mottagningstimme och information om
förseningar redovisas varje månad.
Område 3
Under tiden 26 augusti till 30 november har Lövåsgårdens boende på Nyäng,
Karlslund och Hagtorp haft möjlighet att välja på två alternativ till lunch.
Lunchserveringen har skötts av personal från köket som kommit upp med matvagnen
och även presenterat maträtterna och tagit emot synpunkter på maten. Projektet
startade med att stjärnkocken Christer Svantesson besökte centralköket och där
tillagade tre alternativ till en lunch samt att han presenterade maträtterna för de
boende vid serveringen.
I snitt har det varit minst en planerad aktivitet per vardag på våra boenden.
Aktiviteterna har varit allt ifrån tidningsläsning, sittgymnastik i grupp, besök av
Svenska kyrkan, Maria kyrkan och Pingstkyrkan, dansuppvisning, körunderhållning,
klädförsäljning för de boende, manikyr, bingo, cirkel om gamla Katrineholm,
hantverkscirkel, ljuskväll, spa och promenader. Norrgläntans demensboende har under
119
120
35 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
hela året haft besök av en vårdhund vilket har varit mycket uppskattat.
Hälsofrämjande måltider där de boende är mer delaktiga planeras och karottsystem på
borden ska vara standard på alla enheter. Måltiderna har en viktig del i det
hälsofrämjande och kostombuden har fått information och utbildning i vikten av att
arbeta med smak och upplägg av mat och mellanmål.
Under mars månad hade Norrgläntan ett 20-årsjubilem med tårta och dans. En
aktivitetspark vid Strandgården invigdes i somras..
Område 4
Området har haft 33 mål/åtagande varav 29 är genomförda. Fyra mål är inte uppnådda
fullt ut och dessa är:
1. Andelen anställda inom vård och omsorg med gymnasiekompetens eller
högskolekompetens ska öka.
2. Andelen anställda inom vård och omsorg med spetskompetens ska öka.
3. Väntetiden ska minska vid inflyttning till särskilt boende.
4. Verka för att förvaltningens medarbetare känner till vad kommunens
arbetsgivarmärke står för.
Område 5
Ortsutveckling
Källsortering fortgår enligt plan.
Nya frukostrutiner har införts på ett boende.
Kultur och fritid
Några brukare från boendestödet går till Femman och är med på deras aktiviteter och
får då stöd av personal för att ta sig dit.
Under oktober genomfördes bland annat bowlingkväll, tur till badhuset, Halloween
fest, studiebesök och träning på World class, filmkväll.
Individuella aktiviteter har genomförts i form av bland annat shoppingtur, promenad,
cykeltur, besök på loppis samt sällskap till kyrkogården för att tända ljus.
Omsorg och trygghet
Inom boendestödet har man infört söndagsfika då alla som vill kan komma. Syftet är
att bryta isolering samt att brukarna ska få träna social samvaro.
Två brukare på ett av våra boenden har påbörjat en sysselsättning. "Tjej" gruppen
kring ESL (ett självständigt liv) har åter startat.
Arbetet med ICF pågår och genomförandeplaner upprättas och följs upp enligt rutin.
Folkhälsa, jämlikhet, tillgänglighet
På Femman har man infört en "hälsogrupp" som är mycket uppskattad.
Områdeschefen fick telefonsamtal från brukare som uppger att det har gett hen en
viktminskning och ett bättre självförtroende.
Område 6
ICF
Arbetet med genomförandeplanerna fortsätter. Personalen har brukarmöte där det
diskuteras och utförs arbete enligt ICF kartläggningsmaterial, tankemodellen,
begåvningsstöd, AKK (alternativ kompletterande kommunikation), observation och
intervjuer av och med brukarna är ett ständigt pågående arbete.
SAPERE
Sapereombudsträff (fortbildning) har genomförts för ombuden tillsammans med
dietist.
Hälsofrämjande förhållningssätt
Utifrån prioriteringarna på stormötet i mars har man plockat fram tre gemensamma
120
121
36 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
hälsofrämjande aktiviteter som Resurscenter ska arbeta med på olika sätt såsom
kommunikation, tid och rörelse/pausgympa för alla.
Olika enheter har utifrån sina förbättringsområden tagit fram konkreta åtgärder för att
nå målen, kommunikation, kost, motion, tiduppfattning, utveckla bildstöd, stödja
valsituationer, visuellt presentera aktiviteter, stärka självkänsla och uppskattning till
varandra. Detta är även kopplat till folkhälsopolitiska målen. Allt bygger på KASAM
(känsla av sammanhang).
Alla boendeenheter arbetar med att erbjuda en individuell aktivitet i veckan för
brukarna. Vidare erbjuds en kulturell aktivitet i veckan för alla brukare.
Nöjd medarbetar index
På chefsträff har analys av medarbetarenkäten gjorts av områdets resultat. Varje
enhetschef fortsätter arbetet på sin respektive enhet. Skyddsronder har genomförts på
olika enheter.
Social dokumentation
Alla enheter är i full gång med socialdokumentationen i de nya mallarna som är
utarbetade utifrån ICF.
Framtid
Utföraravdelningen
Gemensamt
Ledning
Utföraravdelningen går in i en förändrad ledningsorganisation vid årsskiftet vilket
innebär att det blir fyra områden istället för som tidigare sex. En områdeschef slutar
sin anställning vid årsskiftet och en områdeschef är tjänstledig för annat uppdrag i
kommunen. För områdescheferna innebär förändringen en utökning av respektive
område med en till tre enhetschefer och en större verksamhet samtidigt som enheterna
blir sammanhållna på ett bättre sätt. Flera av enhetscheferna har ett stort antal
underställda medarbetare och behovet framåt är att utöka antalet enhetschefer för att
ge förutsättningar för en bättre arbetsmiljö och ett nära ledarskap. Handledning för
chefer och övrig personal inte minst inom äldreomsorgen behöver fortsätta att utökas.
Område 1
Personlig assistans
Personalgrupperna behöver byta ut datorerna. Nya smartphones som kan användas
både till telefoni och dokumentation skulle vara en bra lösning. Social dokumentation
är en brist i personlig assistans och behöver uppdateras genom en nysatsning med
utbildning i detta även för enhetschefer. För att personlig assistans ska få en bättre
arbetsmiljö behövs en samlingslokal. Enhetschefer för personlig assistans har tankar
om att ha olika inriktningar för att specialisera sig på olika funktionshinder, barn och
vuxna.
Hemtjänst
Grundbemanningen behöver ses över med anledning av ökade volymer över tid. Det
ansträngda ekonomiska läget sätter stor press på enhetschefer och medarbetare vilket i
sin tur leder till säkerhetsfrågor för brukare. Att få ekonomi i balans i hemtjänst är en
stor utmaning som kommer att kräva strategiska planeringar och samverkan på olika
nivåer. Igelkottens hemtjänst, hus 1-3 behöver föras samman under samma område för
att verksamheten ska kunna få en ekonomi i balans.
Område 2
Området upphör vid årsskiftet och de olika enheterna fördelas på andra områden.
121
122
37 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Arbete med arbetsmiljö fortgår genom implementering av rutiner. Det är viktigt att
cheferna påtalar vikten av att rapportera tillbud och avvikelser. Fortsatt kvalitetsarbete
med ökad kontinuitet, genomförandeplaner, kontaktpersonalskap och Senior Alert.
Framtida utmaningar för Lövåsgårdens korttidsboende är hur boendet ska kunna ge
god omvårdnad gällande personer med demens. Utökas denna målgrupp, krävs mera
utbildning och högre bemanning. Utmaningar för hemtjänsten är att få en ekonomi i
balans. Det finns behov av en strategisk planering för hemtjänsten på olika nivåer.
Område 3
Hel/Deltidsprojektet
Under 2014 anställdes en projektledare för att arbeta med hel/deltidsprojekt på
Lövåsgården och projektet kommer att fortsätta även under 2015. Intresset av utökat
tid hos medarbetarna har inventerats och resultatet är jämförbart med inventeringen
för 2014.
Projekt "Mat är liv och lust"
Den 30 november avslutades projektet "Mat är liv och lust" som har pågått under
hösten 2014 på avdelningarna Nyäng, Hagtorp och Karlslund på Lövåsgården.
Frukostbuffén kommer att vara kvar men övriga delar i projektet avslutas i samband
med att projektet ska utvärderas.
BPSD (beteendemässiga och psykiska symtom vid demenssjukdom)
Nämnden beslutade i juni 2013 om ändrad inriktning på en av demensavdelningarna
på Norrgläntan. I januari 2014 ändrades inriktningen på en av avdelningarna mot
BPSD. Avdelningen har åtta boendeplatser. Under 2014 har verksamheten fått
kompensation för ökad personalbemanning dag och natt. Behovet finns att fortsätta
bedriva verksamheten med denna inriktning och på samma sätt men finansieringen för
2015 är inte klar.
Nattbemanning
Norrgläntan har en utökad nattbemanning med fyra nattpersonal på fem
demensavdelningar. För att klara uppdraget behöver denna bemanning kvarstå.
På Strandgården är det stort behov av en permanent utökning av nattpersonal. I
dagsläget har enheten tre nattpersonal på sju avdelningar, varav tre av avdelningarna
är demensenheter. Strandgårdens vård- och demensboende har tre våningsplan.
Områdeschefen rapporterar att man periodvis inte har klarat av arbetet på natten med
befintliga resurser. Extra personal har satts in nattetid på grunda av hög vårdtyngd och
för att säkerställa kvalitén i vården.
Demensföreskrifter
De nya demensföreskrifterna kommer - om och när de träder i kraft - att medföra ett
mer individuellt handläggningsförfarande kring enskilda brukare med demensdiagnos
som bor på särskilt boende. Den nya föreskriften kommer att vara kostnadspåverkande
och det påverkar framför allt nattbemanningen. Nattbemanningen är låg på flera av
våra demensavdelningar och verksamheten kommer inte att uppnå kraven fullt ut i de
kommande demensföreskrifterna. Det råder skilda förutsättningar på de olika
avdelningarna rent lokalmässigt vilket gör att behovet av personal också kan se olika
ut.
Område 4
Budget
Områdeschefen bedömer att det föreligger fortsatt behov av en extra nattpatrull vilket
inte finns med i budget för 2015. Verksamheten har de senaste sex månaderna behövt
förstärka nattpatrullen med en extrapatrull för att klara uppdraget. Det finns en oro för
122
123
38 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
att förvaltningens ekonomi för 2015 blir ansträngd och att en konsekvens blir att
medarbetarnas arbetsbelastning blir fortsatt hög även nästa år. Värdegrundsfrågor är
ett prioriterat område att arbeta vidare med.
Enhetschefer
Det finns behov av att utöka antalet enhetschefer. Enhetschefen på Igelkotten har idag
56 medarbetare och har under en längre period haft en extrapatrull med ytterligare sex
medarbetare. En enhetschef har tre olika boenden på landsbygden och cirka 60
medarbetare. Det ger inga bra förutsättningar för ett nära ledarskap.
Särskilda boenden (SÄBO)
På Almgården planeras det under 2015 och eventuellt 2016 för att bygga om totalt 16
toaletter/badrum. Byggnationen kommer att omfatta hela lägenheter och verksamheten
måste troligtvis evakueras delvis.
Demensföreskrifter
Demensföreskrifterna kommer troligen att omfatta alla personer som bor på särskilt
boende, både på vård- och demensboende.
Område 5
Skogsbrynet kommer att behöva flytta från lokaler som inte längre är ändamålsenliga
och som är i dåligt skick. Det finns ytterliga lokaler som är i dåligt skick och där
hyresvärden måste vidta åtgärder.
Fler brukare får neuropsykiatriska diagnoser och trycket på verksamheten är högt.
Områdeschefen bedömer att en ökad bemanning kommer att krävas för att kunna möta
behoven.
Under 2015 fortsätter arbetet med att planera och införa IPS i verksamheten för att på
ett bättre sätt kunna tillgodose brukarnas egna individuella önskemål om arbete på
arbetsmarknaden.
Område 6
Under våren 2015 invigs korttidsboendet Granheden. Detta kommer att innebära
mindre tryck på Tallheden som i dagsläget har många nya brukare som beviljats
insats.
Plan finns för start av bygge av en ny sammanhållen gruppbostad. Beslut väntas i
Kommunstyrelsen.
En enhet behöver konvertera tjänster från sovande natt till vaken natt. Osäkert om
detta kommer att kunna prioriteras i budget under 2015.
123
124
39 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Prognos och åtgärder
Gemensamt
Budget, prognos och utfall
BUDGET
Månad
Intäkter
UTFALL/PROGNOS
Övr
kostnader
Netto
Intäkter
Övr
kostnader
Netto
Över/
underskott
Januari
8 936
59 781
-50 845
1 651
50 049
-48 398
2 447
Februari
9 088
57 774
-48 686
14 378
59 922
-45 544
3 142
Mars
9 088
57 409
-48 321
20 667
58 944
-38 277
10 044
April
9 088
58 320
-49 232
17 165
75 634
-58 469
-9 237
Maj
9 088
59 765
-50 677
16 797
68 789
-51 992
-1 315
Juni
9 088
59 042
-49 954
13 382
68 398
-55 016
-5 062
Juli
14 184
62 867
-48 683
18 628
72 165
-53 537
-4 854
Augusti
3 992
64 877
-60 885
28 642
87 458
-58 816
2 069
September
9 088
63 082
-53 994
-1 224
53 162
-54 386
-392
Oktober
9 088
58 407
-49 319
22 767
73 361
-50 594
-1 275
November
14 208
60 317
-46 109
17 321
65 381
-48 060
-1 951
December
3 992
56 877
-52 885
27 844
78 193
-50 349
2 536
108 928
718 518
-609 590
198 018
811 456
-613 438
-3 848
Totalt
Inom såväl äldreomsorgen som omsorgen om funktionsnedsatta har det producerats
mer under 2014 än tidigare år. Förvaltningen ser volymökningar inom ett flertal
verksamheter. Bland annat ökar antal beviljade timmar för hemtjänst och boendestöd.
Fler brukare beviljas daglig verksamhet enligt LSS och beläggningen på samtliga
boenden är fortsatt hög. Vård- och omsorgsförvaltningens resultat för 2014 visar på 3 848 tkr. Under årets första månader prognostiserades ett överskott på 2 600 tkr,
vilket är detsamma som den av nämnden beslutade bufferten. Bufferten minskade
under våren för att efter 6 månader vara helt förbrukad.
Det negativa resultatet beror framför allt på fyra stora poster: ökade
personalkostnader, hyreskostnader för särskilt boende, hemtjänst och barns skolgång
och boende på annan ort.
Händelser under året:
• Ökade personalkostnader på grund av volymökningar i verksamheterna.
Personalkostnaderna har även påverkats negativt av Kommunals uppsägning av
avtalet Verksamhets- och individanpassad arbetstid. Uppsägningen leder till
minskad flexibilitet i schemaläggningen och beräknas ha gett ökade kostnader om
1-1,5 mkr under året.
124
125
•
40 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Hyreskostnader för särskilda boenden har utretts under sommaren. Problemet är
att ökade hyresintäkter, hyresökningar till KFAB och hyreskompensationen från
kommunen centralt har varit separerade system. Detta har lett till att förvaltningen
i budget har haft för höga intäktskrav men tidigare har underskottet täckts av
övrigt överskott. 2014 innebär detta - 2 361 tkr.
• Det centrala kontot för LOV visar ett minusresultat om – 4 259 tkr, i denna summa
har hänsyn tagits till momsåterbäring om 816 tkr. Den beviljade och utförda tiden
har ökat under året, utförd tid har ökat med drygt 14 % jämfört med 2013.
• Ett antal externa placeringar av brukare på annan ort i samband med skolgång
innebär höga kostnader som även är svåra för förvaltningen att påverka. Totalt
underskott - 5 162 tkr för externa placeringar och personlig assistans med extern
utförare.
• Implementeringen av det nya verksamhetssystemet har krävt mycket resurser och
stora utbildningsinsatser vilket framförallt kostat personalresurser.
Prognosen har varierat under sommaren/hösten och det berodde främst på att årets
lönekompensation inte blivit periodiserad korrekt i budgeten och därmed inte funnits
med till fullo i de prognoser som gjordes under sommaren och felet upptäcktes först
efter att delårsrapporten gjorts. Även hyrorna på särskilda boenden var länge en fråga
som antogs berodde på ett fel i hyreskompensationen varvid denna negativa påverkan
inte togs med i prognosen förrän vid delårsbokslutet då det stod klart att felet fanns i
förvaltningens budget.
En åtgärd för att begränsa underskottet har varit att det från 23 september till årets slut
varit anställnings- och övertidsstopp. Samtliga tjänster med varaktighet längre än två
veckor samt all övertid som inte varit akut har behövt godkännas av avdelningschef
via dispensansökan.
Sammantaget är förvaltningens lönekostnader under året 5,2 % högre än under 2013
medan total budget för personalkostnader ökat med 2,2 %. Personalkostnaderna
påverkas även negativt av Kommunals uppsägning av avtalet Verksamhets- och
individanpassad arbetstid. Uppsägningen leder till minskad flexibilitet i
schemaläggningen och beräknas ge ökade kostnader om 1-1,5 mkr/år. Vård- och
omsorgsförvaltningen saknar även täckning för ökade löner för semestervikarier sedan
flera år. Då verksamheten inte minskar under sommaren blir detta en extra kostnad
som det saknas budget för. Ca 70 % av vård- och omsorgsförvaltningens totala budget
består av personalkostnader så dessa faktorer är betydande för det totala utfallet.
Hyreskostnader för särskilda boenden har utretts under sommaren. Problemet är att
ökade hyresintäkter, hyresökningar från KFAB och hyreskompensationen från
kommunen centralt har varit separerade system. Detta har lett till att förvaltningen i
budget har för höga intäktskrav. Problemet har ökat under flera år men tidigare har
underskottet täckts av övrigt överskott. För 2014 innebär detta ett minus om 2 361 tkr.
Problemet löses 2015 genom att förvaltningen får ramförstärkning om 2 500 tkr.
Fler timmar har utförts i hemtjänsten under 2014 jämfört med 2013, ökningen är i
genomsnitt drygt 14 % på utförda timmar, hänsyn måste dock tas till att
dubbelbemanning redovisas som utförda timmar sedan 1/1-2014. Det centrala kontot
för hemtjänst visar ett underskott på – 4 259 tkr för 2014, i denna summa har hänsyn
tagits till momsåterbäring om 816 tkr. Detta underskott kommer finnas med redan från
början av 2015 om inte mer medel tillförs hemtjänsten. Under 2014 har i genomsnitt
82 % av brukarna valt intern utförare och 18 % av brukarna inom hemtjänst har valt
extern utförare. Den interna hemtjänstverksamheten har fortsatt svårt att anpassa
125
126
41 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
verksamheten efter gällande ekonomiska förutsättningar och flertalet enheter visar ett
negativt resultat. Totalt minus för den interna hemtjänsten - 3 008 tkr. Detta
underskott härrör delvis från ökade personalkostnader framförallt på grund av stora
utbildningsinsatser under året och en stor andel korttidssjukskrivningar.
Externa placeringar av barn på annan ort för skolgång medför högre kostnader än
tidigare år, det är också aktuellt med fler ärenden, vilket gör prognosen osäker. Vårdoch omsorgsförvaltningen visar ett totalt underskott på - 1 436 tkr för externa
placeringar.
Kostnaderna för personlig assistans har ökat under året, bland annat på grund av
Försäkringskassans hårdare bedömningar vilket i sin tur leder till ökade kostnader för
kommunen. Under 2014 visar personlig assistans ett negativt resultat om - 3 492 tkr.
Den interna verksamheten för personlig assistans visar dock ett överskott om 290 tkr.
Bostadsanpassningsbidrag visar på överskott vid årets slut om 2 167 tkr trots ett stort
antal ärenden.
Väldigt hög efterfrågan på korttidsplatser och stort behov av särskilt boende där
brukare akutplacerats på korttidsplatser. Under sommaren hade kommunen 15
betalningsansvarsdagar för medicinskt färdigbehandlade patienter. Under hösten har
behovet varit fortsatt högt men det har gått att lösa. Under december månad blev
problemet återigen omfattande vilket lett till 40 betalningsansvarsdagar endast för
december. Vård- och omsorgsförvaltningen har haft 59 betalningsansvarsdagar under
2014, vilket är en kraftig ökning jämfört med föregående år och speglar även den
efterfrågan som finns på platser på särskilt boende, total kostnad för dessa dagar
ca 224 tkr.
126
127
42 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
BUDGET
Månad
Intäkter
UTFALL/PROGNOS
Övr
kostnader
Netto
Intäkter
Övr
kostnader
Netto
Över/
underskott
Januari
585
18 249
-17 664
-95
8 735
-8 830
8 834
Februari
585
18 053
-17 468
-1 132
18 405
-19 537
-2 069
Mars
585
18 041
-17 456
773
17 719
-16 946
510
April
585
18 351
-17 766
2 378
18 027
-15 649
2 117
Maj
585
18 399
-17 814
773
18 486
-17 713
101
Juni
585
18 375
-17 790
497
19 396
-18 899
-1 109
Juli
585
18 981
-18 396
424
19 045
-18 621
-225
Augusti
585
18 531
-17 946
2 207
30 339
-28 132
-10 186
September
585
18 706
-18 121
-5 992
3 544
-9 536
8 585
Oktober
585
18 328
-17 743
7 162
26 225
-19 063
-1 320
November
585
18 809
-18 224
1 493
18 874
-17 381
843
December
585
17 863
-17 278
1 057
28 797
-27 740
-10 462
7 020
220 686
-213 666
9 545
227 592
-218 047
-4 381
Totalt
MYS
Gemensamt
Sammantaget - 4 381 tkr för 2014.
Centrala kontot för hemtjänst ligger under myndighetschef och resultatet för LOV är 4 259 tkr för 2014.
Lednings- och verksamhetsstöds budget går med ett överskott med anledning av att tf
områdeschef varit intern från verksamheten under hösten och därmed inte dragit
vikariemedel. Enheten har även haft två längre sjukskrivningar som inte ersatts med
vikarier.
HSV
Enheten visar ett litet överskott. Under året varit oklart angående hur de förändrade
hjälpmedelskostnaderna skulle påverka. Inte helt säkert ännu om kostnader framöver
för hjälpmedel då nya mindre förändringar väntar.
Medborgarfunktionen
Prognosen visade i början av året på ett underskott på -4,4 miljoner kronor på grund
av tre skolplaceringar inom LSS i skola på annan ort. Externa placeringar av barn
inom LSS på annan ort för skolgång medför höga kostnader. Verksamheten har fått
fler ärenden LSS - externa utförare och en ökad timkostnad med 5 kr/tim. 73 stycken
ärenden enligt SFB (socialförsäkringsbalken) med ökade timkostnader till
Försäkringskassan och där kommunen ersätter kostnader för de första 20 första
timmarna per vecka. Minskad intäkt då ett ärende ej är godkänt av Migrationsverket.
127
128
43 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Sammantaget visar medborgarfunktionen ett underskott på - 2 645 tkr vid årets slut.
"Köp av verksamhet" uppvisar underskott som är att hänföra till skolplaceringar,
externa LSS placeringar, SoL placeringar inom socialpsykiatrin samt ökade kostnader
för personlig assistans. MYS har fått i uppdrag att se över möjligheten till
differentierad ersättning inom personlig assistans. Prognosen för BAB
(bostadsanpassningsärenden) visar ett överskott för 2014 efter att i flera år tidigare
varit underbudgeterat.
128
129
44 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
Utföraravdelningen
BUDGET
Månad
Intäkter
UTFALL/PROGNOS
Övr
kostnader
Netto
Intäkter
Övr
kostnader
Netto
Över/
underskott
Januari
8 203
40 786
-32 583
2 089
41 073
-38 984
-6 401
Februari
8 354
38 974
-30 620
15 234
41 179
-25 945
4 675
Mars
8 354
38 622
-30 268
19 509
40 747
-21 238
9 030
April
8 354
39 217
-30 863
14 651
57 243
-42 592
-11 729
Maj
8 354
40 614
-32 260
15 692
49 806
-34 114
-1 854
Juni
8 354
39 916
-31 562
12 743
48 412
-35 669
-4 107
Juli
13 450
43 135
-29 685
18 064
52 547
-34 483
-4 798
Augusti
3 258
45 595
-42 337
25 350
56 646
-31 296
11 041
September
8 354
43 467
-35 113
4 858
49 076
-44 218
-9 105
Oktober
8 354
39 171
-30 817
15 482
46 776
-31 294
-477
November
13 475
40 599
-27 124
15 611
46 011
-30 400
-3 276
December
3 258
38 105
-34 847
26 034
48 396
-22 362
12 485
100 122
488 201
-388 079
185 317
577 912
-392 595
-4 516
Totalt
Utföraravdelningen
Gemensamt
Prognosen visar ett negativt utfall för Utföraravdelningen 2014. Område sex har haft
brukare med extraordinära lösningar för att kunna utföra beslutade insatser vilket har
varit kostnadsdrivande. Vidtagna åtgärder, framför allt prövning vid tillsättning av
vikarier, har minskat underskottet under hösten. Anställnings- och övertidsstopp har
gällt under hösten. Kostnader för trappstäd på Igelkottens och Panterns Servicehus
har inte kommit med i städavtalet och detta har rättats till inför 2015. Område 3 och 4
kommer att få kompensation för hög vårdtyngd genom utbetalning av medel från de så
kallade tomplatspengarna.
Område 1
Områdeschef och ekonom bedömer att personlig assistans kommer att ha ett överskott
vid årets slut. Även hemtjänsten beräknas gå med ett mindre överskott.
Försäkringskassan kommer inom en snar framtid att kräva detaljredovisning av
kostnaderna. Enhetscheferna för personlig assistans har, tillsammans med
ekonomerna, arbetat med att få fram kostnad per brukare. Samtliga chefer har haft
träffar med ekonom en gång per månad för att följa upp intäkter och kostnader. 740
timmar dubbelbemanning i hemtjänsten har gett intäkter under året. Alla enheter har
arbetat aktivt med bemanning för att hålla kostnaderna på en adekvat nivå kopplat till
uppdrag och intäkter.
Under sommaren fattades det intäkter i personlig assistans som senare kom in. Två
nya brukare har tillkommit i personlig assistans. Vid ett par tillfällen har personal
129
130
45 (45)
Datum
Vår beteckning
2015-02-17
VON/2015:10-041
blivit ombedda av brukares anhöriga att stanna hemma från arbetet på grund av att
brukaren är infektionskänslig och detta har medfört dubbla lönekostnader.
Område 2
Områdeschefen rapporterar att personalkostnaderna på Lövåsgården visar underskott
då kostnaden för heltidsprojektet delvis ligger i verksamheten medan intäkterna ligger
i område 3. Området har haft extravak på grund av oroliga brukare. Samtliga
medarbetare i området har gått nationell värdegrundsutbildning och ersatts av vikarier,
värdegrundshandledarna har frikopplats för planering av utbildning. Samtliga
medarbetare har utbildats i dokumentationshanteringssystemet Treserva och ÄBIC
(äldres behov i centrum) vilket har genererat extra kostnader. Hemtjänsten har haft
planerarna frikopplade och ersatta med vikarier för införandet av Treserva och TES.
Ökade personalkostnader över sommaren på grund av inbeordringar på en del enheter.
Övergripande introduktion av semestervikarier samt inskolning på enheterna ger
merkostnader i juni. Hemtjänsten har lagt mycket tid för att korrigera
återrapporteringen då många dosor inte fungerat bra - under 2015 planeras
rapportdosor att bytas mot mobiltelefoner för att öka funktionaliteten.
För poolerna har underskottet minskat något under hösten. Receptionen på Igelkotten
har haft extra personal insatt på grund av den mycket dåliga larmmottagningen. En
personal har varit frikopplad för inmatning i systemet och två för omprogrammering
av larmen för införande av nya larmsystemet. 0,75 årsarbetare extra är insatt i
larmpatrullen utöver budget på grund av flera avvikelser. Ny larmmottagning är igång
sedan december och fungerar bra.
Flera grupper har behövt handledning på grund av svåra ärenden kopplat till brukare.
Område 3
Enligt prognos kommer området att uppvisa ett minusresultat för året. Området
kommer att få viss ersättning genom utbetalning av så kallade tomplatspengar då en
avdelning på Strandgården har haft extrapersonal inne på grund av hög vårdtyngd.
Område 4
Prognosen för området är underskott vid årets slut. Sedan i somras har det behövts en
extra nattpatrull för att klara beviljade uppdrag. Det medför cirka 170 000 kr för varje
månad i extra kostnader. Nattpatrullen beräknas gå med ett underskott på vid årets
slut.
Område 5
Området prognostiserar överskott för året. En mindre summa utgör intäkter för
Innovationsprojektet och dessa pengar gäller i år, inte 2015.
Område 6
Under året har mer personal behövt arbeta än det finns täckning i budget för området.
Orsaken är ökad bemanning för att utföra beviljade insatser för brukarna samt att det
varit mycket hot och våld.
Resurscenter hade budgeterat för en intäkt 2014 som uteblev vilket har genererat ett
ekonomiskt underskott.
130
131
Dnr VON/2014:48-042
Handläggare: P Enarsson
Uppdrag om analys och åtgärder för att säkerställa
budget i balans 2015 och framåt
Vård- och omsorgsnämnden beslutar att ge vård- och omsorgsförvaltningen fortsatt
uppdrag att analysera och göra åtgärder för att säkerställa budget i balans. Större
förändringar skall rapporteras till nämnden.
Bakgrund
Vård- och omsorgsnämnden visade vid delårsuppföljningen en negativ avvikelse för
helåret 2014 på -9,9 mnkr. Vård- och omsorgsförvaltningen införde då omgående från
den 23 september så kallat anställnings- och övertidsstopp med varaktighet året ut.
Vid utgången av 2014 hade underskottet sjunkit till -3,8 mnkr*.
(* VON:s bruttobudget för 2015 är 732,9 mnkr)
Vid vård- och omsorgsnämndens sammanträde 11 december 2014 fick vård- och
omsorgsförvaltningen uppdraget från nämnden att utreda hur förvaltningen ska klara
budgeten under 2015. Bakgrunden är att kommunstyrelsen begärt att de nämnder som
visar underskott ska vidta åtgärder för att nå budgetbalans.
Uppdraget från 11 december innebar att ta fram konkreta förslag med genomförandeplaner och konsekvensanalyser för minskad verksamheten motsvarande 8 mnkr.
Förvaltningsledningen har påbörjat en genomlysning av hela verksamheten.
Vård- och omsorgsnämnden önskade vid sitt sammanträde 22 januari endast en
muntlig rapportering av förvaltningens överväganden och ville att förvaltningen
skulle arbeta vidare alternativa vägar till att uppnå budget i balans. Inga konkreta
åtgärder redovisades vid sammanträdet.
Eftersom förvaltningen har haft besparingskrav vid flera tillfällen tidigare och i
jämförelse med samma verksamhet i andra kommuner har en bra och kostnadseffektiv verksamhet är det troligt att ytterligare besparingar kan påverka tjänsteutbudets mängd och kvalitet negativt. Utgångspunkten är att brukarna ska påverkas så
lite som möjligt.
Sedan rapporteringen i vård- och omsorgsnämnden under januari har budgetposter för
2015 bearbetats. Förvaltningen har redan från 1 januari 2015 gjort en större
administrativ besparing genom att minska antalet områdeschefer i utföraravdelningen
från sex till fyra. Granhedens korttidsboende förväntas inte öppna förrän kvartal 2 och
frigör därför ett ekonomiskt utrymme för 2015. Åtgärderna bidrar till ökade
möjligheter att uppnå budgetbalans.
Uppdrag
Vård- och omsorgsförvaltningen föreslås få i uppdrag att fördjupat utreda följande
områden där större underskott redovisats för 2014 med syfte att hitta utvecklingsvägar:
131
132
•
•
•
•
•
•
Resursfördelningssystem – i dagsläget baseras resursfördelning till vård- och
omsorgsnämndens verksamhetsområde på demografi för äldre. För personer med
funktionsnedsättning saknas resursfördelningssystem. Inom både område äldre
och funktionsnedsatta finns behov av att kommunen utvecklar resursfördelningssystem.
Schemaläggning – det av kommunal under 2014 uppsagda arbetstidavtalet
påverkar möjligheterna att schemalägga personal då behovet är som störst.
Alternativa modeller för schemaläggning behöver utredas.
Hemtjänst - sedan hemtjänsten gick från verksamhet med resursfördelning utifrån
fattade beslut till verksamhet som får ersättning utifrån utförda insatser har
verksamheten visat underskott på kontot som ersättningarna fördelas från.
Underskottet har successivt minskat sedan ändringen 2011 och ligger för 2014 på
-4,3 mnkr.
Personlig assistans - en översyn initieras för att se över om rätt ersättning
utbetalas i relation till utfört arbete från assistansgivare.
Barn med särskilda behov - under hela 2014 har en genomlysning pågått med
olika arbetsgrupper från involverande förvaltningar VOF, SOC, och BIF i syfte att
utveckla vägar och metoder för bättre stöd med så kallade ”hemmaplanslösningar”.
Utöver ovanstående förväntas förvaltningen under 2015 pröva om lediga
befattningar behöver tillsättas i de fall där tjänsten inte innebär direkt
brukarkontakt.
Uppdraget skall löpande avrapporteras till VON:s presidium och större förändringar
som kan bli aktuella skall rapporteras till vård- och omsorgsnämnden.
Utöver detta får vård- och omsorgsnämnden varje månad rapport om verksamhetens
resultat där ekonomiskt utfall och analys ingår.
132
133
Dnr VON/2014:3-049
Handläggare: Johanna Gustafsson
Redovisning av genomförd internkontroll av verksamhet
samt ekonomiska transaktioner 2014 på vård- och
1.
Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av genomförd internkontroll och förslag till åtgärder.
2.
Nämnden översänder redovisningen till kommunstyrelsen och kommunens
revisorer.
Ärendebeskrivning
Nämnden beslutade vid sitt sammanträde den 30 januari 2014 att fastställa förslag till
internkontrollplan för vård- och omsorgsförvaltningen för år 2014.
En redovisning av hur de beslutade kontrollmomenten genomförts och vilka åtgärder
de lett till har nu sammanställts.
Ärendets beredning
Respektive ansvarig för kontrollmomenten har redovisat vidtagna åtgärder som
sammanställts.
Vård och omsorgsförvaltningens förslag till beslut
•
•
Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av genomförd internkontroll och förslag till åtgärder.
Nämnden översänder redovisningen till kommunstyrelsen och kommunens
revisorer.
•
Uppföljning av 2014 års internkontrollplan för vård- och omsorgsförvaltningen,
2015-02-02
133
134
1 (5)
UPPFÖLJNING
Datum
Vår beteckning
2015-02-02
VON/2014:3-049
Vår handläggare
Johanna Gustafsson, samordnande ekonom
Uppföljning av 2014 års internkontrollplan för vård- och omsorgsförvaltningen
Kontrollområde
Kontrollmoment
Kontrollansvarig
Kommentar
Åtgärder
Status
Kommentar
Hemtjänsten
Hantering av privata
medel
Samordnande
ekonom
Datum för kontroll:
Resultat: Rutinen har skickats till
berörda enhetschefer och följs av
personalen.
Hantering av
privata medel i
hemtjänsten
Avslutad,
enligt plan
2014-11-27
Riktlinje för hantering av
privata medel framtagen.
Även rutin för hur
personal ska göra när
brukare behöver hjälp
med att handla är
framtagen. Båda gäller
även verksamheten för
boendestöd.
Hemtjänsten
Granskning av
utförda/beviljade timmar
Samordnande
ekonom
Datum för kontroll: Månadsvis
Resultat:
Såväl beviljade som utförda timmar
varierar under året. Ibland händer
det att insatster har börjat utföras
men beslutet från bistånd har dröjt
vilket gör att utförda timmar har
ökat, detta stäms av med bistånd.
Inga egentliga oklarheter.
Granskning av
utförda/beviljade
timmar
Avslutad,
enligt plan
2015-01-26
Kontroll görs månadsvis.
Dubbelbemanning,
mottagningstimme,
avlösarservice och
handledning redovisas
separat. Om någon post
sticker ut tar ekonomiassistent kontakt med
aktuell utförare via
telefon för att stämma av
Hemtjänsten
Uppföljning av hur alla
utförare inom
hemtjänsten lever upp till
uppställda krav i
förfrågningsunderlaget.
Utredare i
ledningsoch
verksamhetsstöd
Datum för kontroll: maj-december
Resultat: Inga större synpunkter
utan överlag uppfyller samtliga
utförare uppställda krav enligt
Förfrågningsunderlaget.
Uppföljningsrapporten kommer att
presenteras som ett separat ärende
i nämnden.
Uppföljning av
samtliga utförare
inom hemtjänsten
Avslutad,
enligt plan
2015-01-28
134
Uppföljning har gjorts
med samtliga utförare av
hemtjänst med start i
maj.
135
1 (5)
UPPFÖLJNING
Datum
Vår beteckning
2015-02-02
VON/2014:3-049
Kontrollområde
Kontrollmoment
Kontrollansvarig
Kommentar
Arbetsmiljöarbetet
Rutiner och riktlinjer
Samordnare
arbetsmiljö
Resultat: Kvarstår. Inte påbörjad då
ansvarig för arbetsmiljöarbete varit
sjukskriven. Planering finns för att
genomföra denna under 2015.
Krisledningsorgan
isation
Anpassade till ny
organisation. Kännedom i
verksamheten om rutiner.
Sakkunnig i
säkerhetsfrågor
Särskilda
boenden äldre
och
funktionsnedsatta
Nattinspektion av
särskilda boenden
Medicinskt
ansvarig
sjuksköterska
Datum för kontroll: 16/12-2014
Avgiftshantering
Felaktig debitering till
brukare
Ekonom
Datum för kontroll: Löpande under
året
Åtgärder
Matilda Nilhage
Johanna
Gustafsson
Resultat: Under hösten 2014
genomfördes en planeringsdag med
vof's utökade krisledningsgrupp.
Rutiner och krisledningsdokument
gicks igenom. En revidering av
förvaltningens
krisledningsorganisation har
påbörjats.
Status
Kommentar
Pågår,
beräknas bli
klar med
avvikelse
Pågår,
beräknas bli
klar med
avvikelse
Resultat:Oanmäld nattillsyn på 12
enheter + nattpatrull, särskilda
boenden för äldre och
funktionsnedsatta. Resultat
presenteras av MAS på nämnden i
april.
Resultat: Inga felaktigheter
135
Avgiftshantering
Avslutad,
enligt plan
2015-01-14
Stickprov har gjorts
under året, totalt är 25
debiteringar
kontrollerade. Inga
felaktigheter upptäcktes.
136
1 (5)
UPPFÖLJNING
Datum
Vår beteckning
2015-02-02
VON/2014:3-049
Kontrollområde
Kontrollmoment
Kontrollansvarig
Kommentar
Upphandling
Kontroll av att
ramavtal/upphandlingar
följs.
Samordnande
ekonom
Datum för kontroll: mars, juni,
september, november
Åtgärder
Upphandling
Status
Kommentar
Avslutad,
enligt plan
2015-01-26
Avslutad,
enligt plan
2015-01-29
Resultat: Sammanlagt 28
granskade fakturor, 3 inköp utanför
avtal. 1 av dessa rör
specialprodukter som inte finns
inom avtal. 3 köp av resor som
attesterats av den person som har
utnyttjat resan.
Handkassor/inköp
skort
Kontroll av hantering och
förvaring av handkassor
och inköpskort.
Samordnande
ekonom
Datum för kontroll: löpande under
året
Resultat: Inköpskort används
överlag korrekt. Det som kan
anmärkas på är att inköpskort ibland
används istället för köp mot
rekvisition vilket försvårar
uppföljningen av att köp görs där
avtal finns.
Handkassor har redovisats korrekt
bortsett från en handkassa.
136
Handkassor/inköpsk
ort
Stickprov har gjorts
under året där det stämts
av om inköp gjorts med
leverantör som det finns
avtal med.
Lokal rutin för Vof
framtagen som hjälp vid
användning av
inköpskort.
Information till berörda
vad kortet får användas
till.
137
1 (5)
UPPFÖLJNING
Datum
Vår beteckning
2015-02-02
VON/2014:3-049
Kontrollområde
Kontrollmoment
Kontrollansvarig
Kommentar
Åtgärder
Status
Kommentar
Privata medel
särskilt boende
och
gruppbostäder
LSS
Kontroll att uppsatt
riktlinje kring hanteringen
av privata medel följs.
Samordnande
ekonom/enhetsch
efer utförarsidan
Datum för kontroll: löpande under
året
Privata medel
på särskilt boende
Avslutad,
enligt plan
2015-01-26
Representation
Resultat: Saknas överenskommelse
hos många brukare att personal ska
ta hand om pengar. Saknas pengar
hos några och finns för mycket hos
några. Tillämpningen av rutiner är
bristfällig.
Internkontroll ska göras av EC
årligen och skicka till ekonom, detta
har inte gjorts av samtliga EC.
Kontroll att hantering av
representation sker enligt
god redovisningssed.
Samordnad
ekonom
Datum för kontroll: mars, juni,
september, november
Återkoppling
Under 2014 har samtliga
boendes privata medel
på säbo kontrollerats av
ekonomiassistenter från
Vof.
Avslutad,
enligt plan
2015-01-30
Återkoppling om
resultatet till berörda
chefer. Uppföljning
kommer att göras under
året för att se att riktlinjer
efterföljs.
Representation
Avslutad,
enligt plan
2015-01-30
Information till berörda.
Resultat: Totalt granskat: 32 st
13 saknar både deltagarlista och
syfte
137
138
1 (5)
UPPFÖLJNING
Datum
Vår beteckning
2015-02-02
VON/2014:3-049
Kontrollområde
Kontrollmoment
Kontrollansvarig
Kommentar
Brandsäkerhetsar
betet
Uppföljning av
brandsäkerhetsrutinerna.
Sakkunning i
säkerhetsfrågor
Resultat: Uppföljning och
uppdatering av befintliga rutiner har
gjorts med positivt resultat.
Hörmiljö
Uppföljning av att rutiner
kring hörslingor följs
Sakkunning i
säkerhetsfrågor
Åtgärder
Resultat: Egenkontroller,
implementeringen av den nya
rutinen har pågått unde hösten
2014. Egenkontrollerna förväntas
ske fullt ut från och med januari
2015.
138
Handbok SBA
Status
Kommentar
Avslutad,
enligt plan
2015-01-26
Under året har "Handbok
SBA" implementerats i
verksamheten.
Säkerhetssamordnaren
har varit behjälplig vid de
flesta tillfällena då
handboken satts ihop.
Det var en bra möjlighet
att se vilka kunskaper
som finns samt att tillföra
nya.
Åtgärder för en
bättre hörmiljö
Avslutad,
enligt plan
2015-01-28
Under året har alla
hörslingor uppdaterats
så att full funkton finns.
En rutin har tagits fram
samt att en utbildning
har planerats in i februari
2015.
139
Dnr VON/2014:35-002
Handläggare: Per Enarsson
Revidering av vård- och omsorgsnämndens delegationsordning
Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna föreslagen revidering av vård- och
omsorgsnämndens delegationsordning.
Ärendebeskrivning
Vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en översyn av nu gällande delegationsordning och upprättat ett förslag till revidering. Föreslagna förändringar är markerade
med över- respektive understrykning.
Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna föreslagen revidering av vård- och
omsorgsnämndens delegationsordning.
•
Förslag till revidering av delegationsordningen, 2015-02-05
139
140
Förslag till ändringar är markerade med röd över- respektive
understruken text
Förslag till revidering av
Delegationsordning för
vård- och omsorgsnämnden
i Katrineholm gällande från
2015-01-01 2015-03-01
Datum: 2014-10-302015-02-05
Dnr VON/2014:35-002
Beslutad av vård- och omsorgsnämnden 2014-10-30, § 109
140
141
Vård- och omsorgsnämndens handling nr 26/2014
2 (2)
DELEGATIONSORDNING VON
2014-10-302015-02-05
Beslutshistorik
Antagen av vård- och omsorgsnämnden
•
2005-02-10, § 11
Reviderad av vård- och omsorgsnämnden
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
2006-04-06, § 40
2006-06-15, § 71
2007-04-12, § 67
2007-09-06, § 116
2007-12-13, § 172
2008-03-13, § 40
2008-12-11, § 159
2010-01-28, § 13
2010-12-09, § 133
2012-01-26, § 13
2012-12-06, § 138 (pga. ny organisation)
2014-06-12, § 71
2014-10-30, § 109 (upphörande av riktlinje dubbla boendekostnader)
141
VON/2014:35-002
142
3 (3)
2014-10-302015-02-05
VON/2014:35-002
Beslutshistorik................................................................................................................................ 2
Antagen av vård- och omsorgsnämnden .................................................................................. 2
Innehållsförteckning ...................................................................................................................... 3
Inledning ........................................................................................................................................ 4
Delegation .................................................................................................................................. 4
A
Sociala ärenden ...................................................................................................................... 6
1
Socialtjänstlagen (SoL) ..................................................................................................... 6
2
Anmälan om behov av god man/förvaltare ................................................................... 11
3
Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) ......................................... 12
4
Hälso- och sjukvård ........................................................................................................ 14
4.1
5
B
Verksamhetsansvar enligt hälso- och sjukvård .......................................................... 14
Kommunallagen.............................................................................................................. 14
Allmänna handlingar ........................................................................................................... 15
Ärenden om prövning av utlämnande av allmän handling, uppställande av förbehåll,
avvisning samt yttrande .......................................................................................................... 15
C
Personalärenden................................................................................................................... 16
1.
Utövande av nämndens befogenhet som arbetsgivare enligt lag och avtal.................... 16
2.
Deltagande i konferens, utbildning, studieresa, högskolestudier................................... 17
2.1
Beslut om att i tjänsten delta i konferens, utbildning eller studieresa ....................... 17
2.2
Beslut om att i tjänsten delta i konferens, utbildning eller studieresa ....................... 17
2.3
Beslut om att i tjänsten delta i gymnasie-/högskoleutbildning ................................... 17
3.
Bemanningsföretag .......................................................................................................... 18
D
Ekonomi ............................................................................................................................... 19
E
Fördelning av arbetsmiljöansvar .......................................................................................... 22
142
143
4 (4)
2014-10-302015-02-05
VON/2014:35-002
Inledning
Delegation
Kommunallagens bestämmelser om delegation innebär att beslutanderätten överförs från
vård- och omsorgsnämnden till delegaten. Beslut som fattas med stöd av delegation är
jämställt med ett av nämnden fattat beslut och kan ej ändras av nämnden eller annan delegat.
Delegation förekommer främst i de ärenden där riktlinjer lagts fast av vård- och
omsorgsnämnden. Varje beslut som ska delegeras, förs ned till den nivå, där det ur laglig och
praktisk/organisatorisk synvinkel är lämpligt att det ligger.
Ersättare för delegat
Delegationen gäller för beslutsfattare i tilldelat ärende. I delegationsförteckningen är endast den
lägsta nivån av beslutsfattare angiven. Av detta följer att beslutsfattare på högre nivåer också har
rätt att besluta i samma ärendetyp. Delegationen enligt förteckningen gäller även i därmed
jämställda ärenden (t.ex. vid lagändringar).
Förvaltningschefen ersätts vid frånvaro av tillförordnad.
Chef utföraravdelning ersätts automatisk av områdeschef för psykiatrin särskilt
boende/dagverksamhet, område 3.
Myndighets- och specialistchef ersätts automatiskt av chef medborgarfunktion.
Chef medborgarfunktion ersätts automatiskt av 1:e handläggare.
Vård- och omsorgsnämndens ordförande ersätts vid frånvaro av nämndens 1:e vice ordförande
eller 2:e vice ordförande.
Enskilda utskottets ordförande ersätts vid frånvaro av utskottets vice ordförande.
Avstå från att utöva delegationsrätten
Principiellt ska de angivna kategorierna tjänstemän utöva sin rätt att fatta beslut. En delegat
kan dock avstå från att utöva sin delegationsrätt i vissa fall. Ärendet återförs då till nämnden.
Situationer då ett ärende bör föras vidare till en högre nivå är t ex:
• ärenden av prejudicerande art
• nya, ovanliga situationer och faktorer
• stora och långvariga biståndsinsatser.
Anmälan
Enligt kommunallagen ska beslut som fattas med stöd av delegation anmälas till vård- och omsorgsnämnden. Anmälan har registrerings-, informations- och kontrollsyfte.
Undantag från anmälan finns noterade i delegationsordningen genom en markering Ej anmälan
under rubriken
Kommentar. Även om ett delegationsbeslut är undantaget anmälan till nämnden, måste besluten
finnas skriftliga. En ledamot eller annan ska när som helst kunna få ta del av aktuella
delegationsbeslut. Det är därför viktigt att besluten hålls ordnade så att de lätt hittas igen.
143
144
5 (5)
2014-10-302015-02-05
VON/2014:35-002
Beskrivning av definitioner
Definition
Betydelse
Förvaltningschef
Avdelningschef
Förvaltningschef (anställd av kommunchefen)
Chef för utföraravdelning och myndighets- och specialistavdelning
Områdeschefer, chef ledningsoch verksamhetsstöd, chef hälsooch sjukvård, chef medborgarfunktion
Enhetschef, chef sjuksköterskor, chef rehab, 1:e handläggare
Områdeschef/motsvarande
Enhetschef/motsvarande
Beskrivning av förkortningar
Förkortning
Beskrivning
AB
Allmänna bestämmelser
BAB
Lag om bostadsanpassningsbidrag m.m. (1992:1754)
BEA
Beredskapsavtal
FVL
Förvaltningslag (1986:223)
HSL
Hälso- och sjukvårdslag (1982:763)
KL
Kommunallag (1991:900)
LAS
Lag om anställningsskydd (1982:80)
FTJ
Lag om färdtjänst (1997:736)
RFTJ
Lag om riksfärdtjänst (1997:735)
LOV
Lag om valfrihetssystem
LSS
Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387)
PAN
Överenskommelse om lön och anställningsvillkor för personlig
assistent och anhörigvårdare
PSL
Patientsäkerhetslag (2010:659). Gäller från 2011-01-01
OSL
Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
PKO
Personalkontoret
SFB
Socialförsäkringsbalk (2010:110). Gäller från 2011-01-01.
SKL
Sveriges Kommuner och Landsting
SoF
Socialtjänstförordning (2001:937)
SoL
Socialtjänstlag (2001:453)
TF
Tryckfrihetsförordning (1949:105)
144
145
2015-02-05
Ärenden
Lagrum
A
Sociala ärenden
1
Socialtjänstlagen (SoL)
1.1
Ärenden rörande rätten till bistånd
1.1.1
Äldreomsorg
Delegat
VON/2014:35-002
Kommentar
Beslut om bistånd/fördelning av plats på
SoL
dagverksamhet för demenssjuka
4 kap 1 §
Beslut om bistånd/fördelning av plats på SoL
dagverksamhet
4 kap 1 §
Beslut om bistånd i form av hemtjänst,
trygghetslarm och matdistribution
SoL
4 kap 1 §
Boendesamordnare
Beslut om bistånd i form av särskilda
boenden
SoL
4 kap 1 §
Boendesamordnare
Beslut om bistånd i form av medboende
SoL
4 kap 1 C Boendesamordnare
§
SoF 2 kap,
2§
Beslut om bistånd i form av korttidsboende
SoL
4 kap 1 §
Boendesamordnare
Fördelning av plats på särskilda boende- SoL
former
4 kap 1 §
Boendesamordnare
Beslut med anledning av ansökan
gällande flyttning till särskilt boende i
annan kommun enligt 2 kap 3 § om
insatser enligt 4 kap 1 §
SoL
4 kap 1 §
Boendesamordnare
Beslut om bistånd i form av avlösarservice/ledsagarservice
SoL
4 kap 1 §
Beslut om bistånd i form av avlösarservice/ledsagarservice i samband med
hemtjänst för personer under 65 år
SoL
4 kap 1 §
Beslut om bostadsanpassningsbidrag
BAB
- upp till två basbelopp
Handläggare bostadsanpassningsbidrag
- över två basbelopp
Enskilda utskottet
- borttagning av trösklar, trätrall, engreppsblandare, timer till spis
Handläggare bostadsanpassningsbidrag
145
Kommentar [p1]: Kan tas bort då det
handlar om verkställighet. Beslutet handlar
om dagverksamhet vilket framgår i
meningen nedan.
146
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Ärenden
Lagrum
Beslut om återbetalning av erhållet
bidrag
BAB 17 § Enskilda utskottet
Beslut om tillstånd till färdtjänst
FTJ
6-9 §§
- vid avvikelse från riktlinjer
Enskilda utskottet
Beslut om att återkalla tillstånd till färdtjänst
- om förutsättningar för tillstånd inte
längre finns
FTJ
12 §
- om tillståndshavaren gjort sig skyldig FTJ
till allvarliga och upprepade över12 §
trädelser av de föreskrifter och villkor
som gäller
Beslut om tillstånd till riksfärdtjänst
Enskilda utskottet
RFTJ
4 och 7 §§ Biståndshandläggare
- vid avvikelser från riktlinjer
Enskilda utskottet
Beslut om att återkalla tillstånd till riksfärdtjänst
- om förutsättningar för tillstånd inte
längre finns
RFTJ 9 §
- om tillståndshavaren gjort sig skyldig
till allvarliga och upprepade
överträdelser av de föreskrifter som
gäller riksfärdtjänst
RFTJ 9 §
Enskilda utskottet
När delegaten är utskottet och utskottets
sammanträde ej kan avvaktas
1.1.2
Utskottets ordförande
Socialpsykiatri
Beslut om Bboendestöd/hjälp i hemmet
SoL
4 kap 1 §
LSS-handläggare
Beslut om Rehabiliteringsboende/ssärskilt SoL
LSS-handläggare
boende
4 kap 1 § §
Beslut om dagverksamhet,
Ssysselsättning/arbete
SoL
4 kap 1 §
Beslut om placering i familjevård, hem
SoL
för vård eller boende eller behandlings4 kap 1 §
hem avseende psykiskt funktionshindrade
7 (7)
LSS-handläggare
Chef myndighets- och
specialistavdelning
146
147
Ärenden
Lagrum
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Beslut om bistånd i form av
kontaktperson/kontaktfamilj samt
förordnande och entledigande av
kontaktfamilj
SoL
4 kap 1 §
LSS-handläggare
Beslut om bistånd i form av korttidsboende
SoL
4 kap 1 §
LSS-handläggare
korttidsboende
SoL
4 kap 1 §
LSS-handläggare
Beslut om bistånd i form av hemtjänst i
samband med personlig assistans
SoL
4 kap 1 §
LSS-handläggare
Beslut om bistånd i form av plats i hem
för vård eller boende, placering eller omplacering i familjehem
SoL
4 kap 1 §
Enskilda utskottet
- i fall det är fråga om stadigvarande
vård och fostran upp till fyra månader
(familjehem)
SoL
4 kap 1 §
LSS-handläggare
Övervägande om vård av unga i annat
hem än det egna fortfarande behövs
SoL
6 kap 8 §
Enskilda utskottet
Beslut om omplacering av familjehems- SoL
placerade barn när kostnaden ej går utan- 4 kap 1 §
för gällande riktlinjer
LSS-handläggare
Beslut om upphörande av placering i
familjehem
LSS-handläggare
1.1.3
Omsorg funktionshinder
SoL
4 kap 1 §
Beslut om ersättning till familjehem
(arvode och omkostnader)för barn och
ungdom enligt SKLs 1 riktlinjer
LSS-handläggare
- utöver SKLs riktlinjer
Enskilda utskottet
Beslut om bistånd i form av kontaktperson/kontaktfamilj samt förordnande
och entledigande av kontaktfamilj
SoL
4 kap 1 §
LSS-handläggare
Beslut om ersättning till kontaktfamilj
- enligt riktlinjer
LSS-handläggare
- utöver riktlinjer
Enskilda utskottet
avlösarservice/ledsagarservice
1
SoL
4 kap 1 §
8 (8)
LSS-handläggare
Sveriges Kommuner och Landsting
147
148
Ärenden
Lagrum
1.2
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Avgifter, nedsättning och jämkning av avgifter inom äldreomsorg, omsorg
funktionshinder och socialpsykiatri
Beslut om avgift
Avgiftshandläggare
Jämkning av avgift för hemtjänst, service
och omvårdnad samt boende vid avvikelse från riktlinjer
Upp till två månader chef
myndighets- och
specialistavdelning.
Över två månader enskilda
utskottet
1.3
Verkställs enligt taxa
för avgifter fastställd
av kommunfullmäktige
Ärenden om inledande och avslutande av utredning m.m.
Beslut om att inleda utredning
(barn och vuxna)
SoL
11 kap 1 §
Boendesamordnare
LSS-handläggare
Beslut om att utredning inte ska inledas
eller att inledd utredning ska läggas ned
SoL
11 kap 1 §
specialistavdelning
Beslut om att utredning inte ska föranleda SoL
någon åtgärd
11 kap 1 §
specialistavdelning
1.4
9 (9)
Överflyttande av ärenden mellan kommuner
Beslut om framställning om överflyttning SoL
av ärende till nämnd i annan kommun
2 a kap
10 §
specialistavdelning
Beslut om mottagande av ärende från
annan kommun
Enskilda utskottet
148
Begäran om överflyttning av frivilliga
insatser enligt SoL
kräver samtycke från
den enskilde.
När det gäller underårig från vårdnadshavaren.
149
Ärenden
1.5
Lagrum
1.6
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
SoL
Förvaltningschef
10 kap 2 §
och övrig
lagstiftning
Avvisande av ombud eller biträde
Avvisande av ombud eller biträde
FVL9 §
1.7
2014-06-12
Utseende av ombud i ärenden eller mål vid allmän domstol
Utse ombud för vård- och omsorgsnämnden i ärenden eller mål vid allmän
domstol eller förvaltningsdomstol
10 (10)
Enskilda utskottet
Yttrande med anledning av överklagande av delegats beslut m.m.
Prövning av att överklagande skett inom
rätt tid samt avvisande av överklagande
som inkommit för sent i ärenden som
beslutats av delegat eller vård- och
omsorgsnämnd
FVL
24 § 1 st
Delegaten i ursprungsbeslutet
Beslut huruvida omprövning av överklagat delegationsbeslut skall ske
FVL 27 §
Omprövning av beslut
FVL 27 §
Överklagande och yrkande om inhibition
när förvaltningsrätt eller kammarrätt
ändrat delegats/nämndens eller utskottets
beslut och detta beslut ursprungligen
fattats av delegat.
SoL 10 kap Delegaten i ursprungs1-2 §§
beslutet.
FVL 27 §
Andra delegater än
LSS 27 §
utskottet ska samråda med
FTJ 16 §
chef myndighets- och
BAB 18 §
specialistavdelning
KL 6 kap
33-34 §§
Avge yttrande med anledning av besvär i
ärenden enligt SoL, LSS, BAB och lag
om färdtjänst där ursprungsbeslutet fattats
av delegat
Delegaten i ursprungsbeslutet.
Andra delegater än
utskottet ska samråda med
chef myndighets- och
specialistavdelning
149
150
Ärenden
1.8
Lagrum
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Yttrande till tillsynsmyndighet i individärenden
Yttrande till tillsynsmyndighet med redogörelse över åtgärder som vidtagits för att
verkställa dom från förvaltningsrätten i
enlighet med beslut
Enskilda utskottet
Yttrande till Inspektionen för vård- och
omsorg (IVO) i ärenden där IVO utövar
tillsyn över förvaltningens verksamheter
Enskilda utskottet
Enskilda utskottets
ordförande
1.9
Anmälan om och avhjälpande av missförhållanden i omsorgen om äldre och
funktionshindrade (Lex Sarah)
Bedömning av inkommet ärende och
beslut om att inleda utredning
SoL 14 kap Avdelningschef
LSS 24 §
Ta fram beslutsunderlag till nämnd
Avdelningschef
Avge kompletterande yttrande till
Inspektionen för vård och omsorg i
ärende där nämnden redan yttrat sig
Förvaltningschef
1.10
Efter samråd med
ordföranden
Myndighetsanmälan gällande barn
Anmälan om missförhållanden gällande
barn från vård- och omsorgsnämnd till
ansvarig socialnämnd
2
11 (11)
SoL 14 kap Avdelningschef
1§
Efter samråd med
enskilda utskottets
ordförande. När
anmälan gjorts ska
detta meddelas
enskilda utskottet.
Om samråd ej kan
ske pga. brådska får
anmälan göras av
anställd som fått
kännedom om eller
misstänker att ett
barn far illa.
Anmälan om behov av god man/förvaltare
Anmälan till överförmyndaren att god
SoF 5 kap,
man eller förvaltare enligt föräldrabalken 3 §
bör förordnas för någon eller att någon
inte längre bör ha förvaltare
LSS 15 §
LSS-handläggare
Chef medborgarfunktion
LSS-handläggare
150
Anmäles ej
151
Ärenden
Lagrum
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
3
Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)
3.1
Ärenden rörande rätten till insatser
Personlig assistent eller ekonomiskt stöd
till skäliga kostnader för sådan assistans,
till den del behovet av ekonomisk stöd
inte täcks av assistansersättning enligt
lagen (1993:389) om assistansersättning
12 (12)
LSS 7 §
och
9 § 2 p.
- upp till 15 timmar per vecka
LSS-handläggare
- 16 timmar per vecka och däröver
Enskilda utskottet
- tidsbegränsat beslut upp till tio veckor i
avvaktan på försäkringskassans beslut
enligt LASS
LSS 7 §
och
9 § 2 p.
LSS-handläggare
- tillfällig utökning
LSS 7 §
och
9 § 2 p.
LSS-handläggare
Beslut om att betala ut merkostnad vid
ordinarie personlig assistents
sjukfrånvaro till privat utförare
LSS 7 §
och
9 § 2 p.
specialistavdelning
Ledsagarservice
LSS 7 §
och
9 § 3 p.
LSS-handläggare
Biträde av kontaktperson
LSS 7 §
och
9 § 4 p.
LSS-handläggare
Avlösarservice i hemmet
LSS 7 §
och
9 § 5 p.
LSS-handläggare
Korttidsvistelse utanför det egna hemmet LSS 7 §
och
9 § 6 p.
LSS-handläggare
Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år
utanför det egna hemmet i anslutning till
skoldagen samt under lov
LSS-handläggare
LSS 7 §
och
9 § 7 p.
- integrerad plats i barnomsorg
Enskilda utskottet
Boende i familjehem för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet
LSS 7 §
och
9 § 8 p.
Enskilda utskottet
Bostad med särskild service för barn och
ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet
LSS 7 §
och
9 § 8 p.
Enskilda utskottet
151
Kommentar [p2]: Överordnad har
automtiskt delegation
152
Ärenden
Lagrum
13 (13)
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Bostad med särskild service för vuxna
eller annan särskild anpassad bostad för
vuxna
LSS 7 §
och
9 § 9 p.
LSS-handläggare
Daglig verksamhet
LSS 7 §
och
9 § 10 p.
LSS-handläggare
Beslut om att utbetala assistansersättning LSS 11 §
till annan person än den som är berättigad
till insatsen
Enskilda utskottet
Beslut om återbetalning av assistansLSS 12 §
ersättning som lämnats felaktigt eller med
för högt belopp
Enskilda utskottet
Förhandsbesked om rätten till insatser
LSS
16 § 2 st
Enskilda utskottet
Beslut om att utreda behoven för enskild
på tillfälliga besök i kommunen och besluta om insatser enligt LSS
LSS
LSS-handläggare
16 § 3 st16
a§
Beslut om att ingå avtal med vårdgivare
LSS 17 §
Enskilda utskottet
EU beslutar att ingå
avtal men uppdrar
till chef för myndighetsavd. att teckna
avtal
Beslut om avgift när barn eller ungdom
LSS 19-20 LSS-handläggare
får omvårdnad i ett annat hem än det egna §, LSSförordningen 5 §,
SoF 6 kap.
2§
Beslutet är inte överklagbart.
Beslut om att anmäla behov av personlig
assistent till försäkringskassa
SFB 51
kap 3 §
LSS-handläggare
Yttrande till Försäkringskassan i samband SFB 51
med ansökan om eller prövning av assikap 21 §
stansersättning
LSS-handläggare
Beslut om att utredning inte ska inledas
eller att inledd utredning ska läggas ner
FVL 1 §
specialistavdelning
152
153
Ärenden
3.2
Lagrum
14 (14)
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Ersättning till familjehem samt särskilda kostnader vid familjehemsplacering
m.m. (enligt LSS)
Beslut om ersättning till familjehem/
avlastningshem
- enligt SKLs riktlinjer
LSS-handläggare
- utöver SKLs riktlinjer
Enskilda utskottet
4
Hälso- och sjukvård
4.1
Verksamhetsansvar enligt hälso- och sjukvård
Verksamhetschef inom hälso- och
sjukvård
4.2
SOSFS
1997:8
Förvaltningschef
Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg enligt Lex Maria
För äldreomsorgen och omsorg
funktionshinder
PSL
Medicinskt ansvarig sjuk- Muntlig rapport till
nämnden i anslutning
sköterska
till anmälan.
Årlig skriftlig rapport
till nämnden.
5
Kommunallagen
5.1
Brådskande ärenden
Beslut i frågor som är så brådskande att
nämndens avgörande inte kan avvaktas
- när ordförande ej tjänstgör
6 kap 36 §
KL
Nämndordförande
Nämndens 1:e vice ordf
Nämndens 2:e vice ordf
153
154
Ärenden
B
Lagrum
15 (15)
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Allmänna handlingar
Ärenden om prövning av utlämnande av allmän handling, uppställande
av förbehåll, avvisning samt yttrande
Myndighetens prövning av begäran att få TF 2 kap
del av allmän handling
14 §
OSL 6
kap 1-3 §§
Förvaltningschef
specialistavdelning
Chef utföraravdelning
Avvisning av för sent inkommet
överklagande.
Förvaltningschef
FVL § 24
Lämna yttranden till besvärsinstans över
överklagade beslut som fattats på
delegation
Förvaltningschef
Patientjournal inom äldreomsorg och
omsorg funktionshinder
OSL
Medicinskt ansvarig sjuk25 kap 1 § sköterska
Social journal inom äldre- och
funktionshinderområdet
OSL
26 kap 1 § specialistavdelningen
Chef utföraravdelningen
Beslut om utlämnande/ej utlämnande för
forskningsändamål
SoL12 kap
6§
Förvaltningschef
154
155
Ärenden
Lagrum
16 (16)
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
C
Personalärenden
1.
Utövande av nämndens befogenhet som arbetsgivare enligt lag
och avtal
•
Återbesättande av ordinarie tjänst
•
Anställning/förordnande, tjänstledighet
- Avdelningschef
Förvaltningschef
Samråd med presidiet
- Områdeschef/motsvarande
Avdelningschef
Ej anmälan
- Enhetschef/motsvarande
Områdeschef/motsv.
Ej anmälan
- Övrig personal
Enhetschef/motsv.
Ej anmälan
- Kontaktperson SoL och LSS
Enhetschef för
kontaktpersoner
Ej anmälan
Förvaltningschef
Samråd med nämndordförande och PKO.
•
Uppsägning och avskedande samt
avtal om avgångsvederlag eller
motsvarande
- Avdelningschef
- Övrig personal
Information
När det gäller förordnade av ersättare för förvaltningschef vid semester, sjukdom och dylikt, har
förvaltningschefen själv rätt att besluta om detta enligt kommunstyrelsens delegationsordning.
•
Uppsägning pga. arbetsbrist,
personliga skäl, avsked (vid avtal
om avgångsvederlag eller
motsvarande – se ovan)
LAS §§ 7
och 18
•
Avstängning och lön vid avstängning
AB § 10
BEA § 9
PAN § 6
•
Disciplinpåföljd
AB § 11
BEA § 10
PAN § 7
•
Frågor rörande innehav av bisyssla AB § 8
Samråd med PKO
Samråd med PKO
BEA § 7
- Avdelningschef
Förvaltningschef
Samråd med presidiet
Avdelningschef
Ej anmälan
155
156
17 (17)
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Avdelningschef
Ej anmälan
- Övrig personal
Avdelningschef
Ej anmälan
- Kontaktpersoner
Enhetschef
kontaktpersoner
Ej anmälan
Ärenden
Lagrum
2.
Deltagande i konferens, utbildning, studieresa, högskolestudier
2.1
Beslut om att i tjänsten delta i konferens, utbildning eller studieresa
•
När kostnaden överstiger 40 tkr
•
Utlandsresor upp till 40 tkr
- Förtroendevalda
Nämndordförande
- Nämndordförande
Nämndens 2:e vice
ordförande
- Förvaltningschef
Kommunchef
- Övriga
Förvaltningschef
2.2
Efter samråd med
presidiet
Beslut om att i tjänsten delta i konferens, utbildning eller studieresa
- Förtroendevalda
Nämndordförande
- Nämndordförande
Nämndens 2:e vice
ordförande
- Förvaltningschef
Kommunchef
- Avdelningschef
Förvaltningschef
Avdelningschef
Områdeschef/motsv.
Ej anmälan
- Övrig personal
Områdeschef/motsv.
Ej anmälan
2.3
Beslut om att i tjänsten delta i gymnasie-/högskoleutbildning
- Förvaltningschef
Kommunchef
- Avdelningschef
Förvaltningschef
Avdelningschef
Ej anmälan
Avdelningschef
Ej anmälan
- Övrig personal
Avdelningschef
Ej anmälan
156
157
Ärenden
3.
Lagrum
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Bemanningsföretag
Anlitande av bemanningsföretag
18 (18)
Avdelningschef
157
158
Ärenden
D
Lagrum
19 (19)
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Ekonomi
Utse beslutsattestanter
Förvaltningschef
KFS 6:10, 5 §
Aktuell förteckning
förvaras i pärm i
dokumentskåp.
Företräda vård- och omsorgsnämnden
gällande upphandling av färdtjänst- och
riksfärdtjänsttransportörer samt gemensam beställningscentral för färdtjänst och
sjukresor i länet innebärande
Upphandlingschefen
Förvaltningschef
Samråd med
vård- och omsorgsförvaltningen ska
ske.
Genomföra internkontroll av ekonomiska
transaktioner enligt kommunal redovisningslag och plan för intern kontroll
Samordnande ekonom
Ekonom
Assistent
Ej anmälan (sker i
samband med bokslutet).
Inköp av varor och tjänster för den egna
verksamheten inom fastställd budgetram
(driftansvar).
Förvaltningschef
Respektive avdelningschef, områdeschef/motsvarande och enhetschef/
motsvarande
Ej anmälan
Inköp av utrustning för den egna verksamheten enligt investeringsbudget.
Förvaltningschef
Respektive avdelningschef och områdeschef/
motsvarande
Ej anmälan
Direktupphandling av konsultinsatser o.
dyl. där beställningsbeloppet inte
överstiger gällande regler för direktupphandling
Förvaltningschef
Respektive avdelningschef i samråd med
förvaltningschef
Upphandling ska ske
affärsmässigt samt i
övrigt enligt tillämpliga delar i lagen om
offentlig upphandling.
Teckna/säga upp avtal för försäljning av
tjänster
Avdelningschef i samråd
med samordnande
ekonom
- Teckna ramavtal
- Inleda och bedriva förhandling i
tvistefrågor vad avser genomförda
upphandlingar.
- Driva tvistemål i domstol eller besluta
om förlikning med bindande verkan för
kommunen för upp till 500 tkr
Ge kollektivtrafikmyndigheten fullmakt
att företräda kommunen vid frågor
avseende färdtjänst
158
159
Ärenden
Lagrum
20 (20)
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Teckna/säga upp avtal/kontrakt som
behövs för verksamheten och som inte är
av principiell betydelse – avser ej
hyreskontrakt lokaler/bostäder (avtal
inom ramen för samordnad upphandling
skall följas)
Förvaltningschef
Respektive avdelningschef och områdeschef/
motsvarande
Får inte binda kommunen vid större
åtagande än som
ryms inom budgetram.
Ej anmälan
Teckna/säga upp externa hyreskontrakt,
lokaler/bostäder
Förvaltningschef
Respektive avdelningschef i samråd med
förvaltningschef
Ej anmälan
Teckna/säga upp andrahandskontrakt för
omsorgstagare och för brukare inom
socialpsykiatrin
Ej anmälan
Förhyrning av hjälpmedel
Enhetschef
Ej anmälan
Rättning av felaktig bokföring
Samordnande ekonom
Ekonom
Ej anmälan
- inom respektive verksamhet
Respektive avdelningsEj anmälan
chef, områdeschef/
motsvarande och
enhetschef/ motsvarande i
samråd med berörd part
Utfärda handkassa/extra handkassa
Samordnande ekonom
Ekonom
Ej anmälan
Ersättning till personal för skadade
personliga ägodelar/tillhörigheter
Samordnande ekonom
Avdelningschef
Ej anmälan
Ersättning till brukare för skadade eller
försvunna personliga ägodelar/tillhörigheter enligt försäkringsregler
Samordnande ekonom
Avdelningschef
Ej anmälan
Ersättning till brukare för försvunna
kontanter - polisanmält - understigande
5 000 kronor
Samordnande ekonom
Avdelningschef
Ej anmälan
Teckna/säga upp avtal avseende legoarbeten och tjänster inom resurscentrets
och socialpsykiatrins verksamhet
Områdeschef/enhetschef
Resurscenter respektive
Socialpsykiatri
Ej anmälan
Prissättning av legoarbete/varor och
tjänster inom resurscenters- och socialpsykiatrins verksamhet
Resurscenter respektive
Socialpsykiatri
Ej anmälan
Prissättning inom dagverksamhet och
kiosk
Resurscenter
Ej anmälan
159
160
Ärenden
Lagrum
21 (21)
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Godkänna byte av verksamhetsansvarig
hos utförare enligt Lagen om valfrihetssystem (enligt förfrågningsunderlaget
3.5.1)
Förvaltningschef
Avslag på ansökan om att bli utförare
enligt Lagen om valfrihetssystem då
sökanden inte svarar mot uppställda krav
i förfrågningsunderlaget
Förvaltningschef
Utförares uppsägning av kontrakt
Förvaltningschef
Extern representation enligt riktlinjer
Ej anmälan
Ej anmälan
- vård- och omsorgsnämnden
Nämndordförande
- vård- och omsorgsförvaltningen (inom
respektive verksamhetsområde)
Förvaltningschef
Respektive avdelningschef/motsvarande
Intern representation enligt riktlinjer
Ej anmälan
- vård- och omsorgsnämnden
Nämndordförande
- vård- och omsorgsförvaltningen
Förvaltningschef
Respektive avdelningschef, områdeschef/
motsvarande och
enhetschef/motsvarande
Utdelning ur donationsfonder för vilka
vård- och omsorgsnämnden utgör
styrelse
Fondgruppen
Ansökningar gällande föreningsbidrag
utanför det årliga upp till 10 000 kronor
Nämndordförande
Internationellt samarbete Östeuropa
Nämndordförande
160
161
Ärenden
E
Lagrum
22 (22)
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Fördelning av arbetsmiljöansvar
Arbetsgivarrollen inom vård- och omsorgsförvaltningens verksamhet utövas ytterst av vård- och omsorgsnämnden. Detta innebär att vård- och omsorgsnämnden har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön. I praktiken kan dock inte detta ansvar utövas av vård- och omsorgsnämnden. Dessa arbetsuppgifter måste alltså
delegeras till förvaltningschefen.
Skaffa sig ingående kunskap om arbetsmiljölagen, lagen om allmän försäkring,
andra författningar, regler och avtal som
rör området samt om befintlig skyddsorganisation.
ArbetsFörvaltningschef
miljölagen
Vidaredelegering
tillåten
Organisera arbetsmiljö- arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamheten
inom verksamheten
”
Förvaltningschef
Vidaredelegering
tillåten
Klargöra och delegera arbetsuppgifter till ”
underställda chefer
Förvaltningschef
Vidaredelegering
tillåten
Upprätta en plan för arbetsmiljöverksam- ”
heten i samband med framtagandet av
budgeten
Förvaltningschef
Vidaredelegering
tillåten
Tillse att verksamhetens personal fortlöpande får den information och de instruktioner som är nödvändiga för att
förebygga ohälsa och olycksfall
”
Förvaltningschef
Vidaredelegering
tillåten
Stimulera arbetsmiljöverksamheten bland ”
personalen
Förvaltningschef
Vidaredelegering
tillåten
Tillse att bestämmelserna i arbetsmiljö”
lagen, arbetsmiljöverkets författningssamlingar, arbetsmiljöförordningen, lagen
om allmän försäkring samt andra bestämmelser i avtal m.m. följs och att information och utbildning om reglerna ges
till verksamhetens personal
Förvaltningschef
Vidaredelegering
tillåten
Äska budgetmedel för nödvändiga
”
arbetsmiljöförbättringar samt arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet
inom förvaltningen
Förvaltningschef
Vidaredelegering
tillåten
Fortlöpande åtgärda akuta brister i
arbetsmiljön eller returnera frågan till
vård- och omsorgsnämnden om
förvaltningschefen saknar resurser
Förvaltningschef
Vidaredelegering
tillåten
”
161
162
Ärenden
Lagrum
23 (23)
2014-06-12
VON/2011:87-002
Delegat
Kommentar
Tillse att eventuella ingripanden (förbud ArbetsFörvaltningschef
eller förelägganden) från Arbetsmiljöver- miljölagen
ket respekteras och efterlevs
Vidaredelegering
tillåten
Tillse att arbetsmiljön och arbetsmiljö”
arbetet på lämpligt sätt dokumenteras
samt att analys/riskanalys av arbetsmiljön
genomförs i enlighet med gällande riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete
Förvaltningschef
Vidaredelegering
tillåten
Fortlöpande rapportera till vård- och
omsorgsnämnden om resultatet av
arbetsmiljöarbetet
”
Förvaltningschef
Årligen utvärdera arbetsmiljöarbetet
enligt uppdrag i det ”systematiska
arbetsmiljöarbetet” och att rapportera
detta vidare till vård och omsorgsnämnden
”
Förvaltningschef
162
163
Dnr VON/2014:54-004
Handläggare: Mona Kjellström/Lili Eriksson
Revidering av dokumenthanteringsplan för vård- och
omsorgsnämnden
1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna föreslagen revidering av
dokumenthanteringsplanen för vård- och omsorgsnämnden.
2. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från den 1 januari 2015.
Ärendebeskrivning
I gällande arkivreglemente är det fastslaget att varje myndighet ska upprätta en plan
som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Planen ska revideras vid behov.
Nu gällande dokumenthanteringsplan antogs av nämnden i december 2010.
Vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en översyn av nämndens dokumenthanteringsplan och upprättat ett förslag till revidering.
Vid översynen har förvaltningen beaktat SKL:s/Riksarkivets gallringsråd.
Syftet med en dokumenthanteringsplan är att - utifrån offentlighetsprincipen - vara ett
stöd vid återfinnande och gallring av handlingar samt ett styrmedel för
administrationen gällande dokumenthantering.
Gallring innebär att arkivets handlingar förstörs, eller att uppgifter som ingår i en
upptagning utplånas. Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som
skall gallras och vilka gallringsfrister som skall gälla.
När ställning har tagits till gallringsfrågorna har följande intressen vägts samman:
• Förvaltningens/avdelningens eget behov av information
• De juridiska kraven
• Forskningens och allmänhetens behov
Ärendets beredning
Kommunarkivarien samt ledningsgrupp, områdeschefer och assistenter har getts
möjlighet att lämna synpunkter på förslaget.
Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna föreslagen revidering av
dokumenthanteringsplanen för vård- och omsorgsnämnden.
Dokumenthanteringsplanen ska gälla från den 1 januari 2015.
•
Förslag till dokumenthanteringsplan, 2015-01-29
163
164
Förslag till
Dokumenthanteringsplan för
gällande från 2015-01-01
Datum:
Dnr:
2015-01-29
VON/2014:54-004
Handläggare:
Lili Eriksson, Mona Kjellström, Mikael Nord, Ingela Nyberg,
164
165
UTKAST
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
2015-01-29
2 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Inledning
Handlingar som förekommer hos kommuner (allmänna handlingar) är deras arkiv. Handlingar
bevaras som en del av vårt nationella kulturarv och för att tillgodose rätten till insyn, förvaltningens
behov av information och forskningens behov av källmaterial.
För att en fri och öppen debatt ska kunna äga rum, måste allmänheten ha tillgång till de handlingar
som finns hos myndigheter. Denna rätt för allmänheten att ha tillgång till allmänna handlingar
kallas i dagligt tal för offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen har i princip gällt i Sverige
ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.
Det är i offentlighets- och arkivlagstiftningens mening inte någon skillnad mellan pappersdokument
och elektroniska dokument. Dokumenthanteringsplanen är därför teknikoberoende. Beslut om
bevarande eller gallring gäller oavsett om handlingen finns på papper, som en digital fil eller t ex
som ett fotografi.
Om en allmän handling inte står med i dokumenthanteringsplanen ska den bevaras.
Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan revideras.
Dokumenthanteringsplanens upplägg
Dokumenthanteringsplanen är indelad i olika avsnitt, utifrån hur vård- och omsorgsnämnden och vård- och
omsorgsförvaltningen är organiserad.
Samma typ av dokument kan finnas med på flera ställen, eftersom olika typer av verksamheter handskas med
samma typ av dokument.
Det finns också en del allmänna avsnitt, t.ex kring administration, personal och ekonomi, som gäller för alla
verksamheter.
Vad är en allmän handling?
Reglerna om offentlighet för allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag (TF,
1949:105). De gäller oavsett vilken teknisk form en handling har. Alla sorters informationsbärare kan alltså
vara en allmän handling, till exempel pappersdokument, filmer, ljudband eller lagringsmedier för datorer
(filer).
En handling blir "allmän" antingen när någon lämnar eller skickar in den till myndigheten (inkommen
handling), eller när en myndighet själv har framställt den (upprättad handling).
Handlingen ska också finnas förvarad och tillgänglig hos myndigheten.
Rätten att ta del av allmänna handlingar har undantag. Enskilda uppgifter i handlingarna kan vara belagda
med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Vad är ett arbetsmaterial?
Arbetsmaterial är ännu inte färdigställda upprättade handlingar, minnesanteckningar, utkast eller koncept.
Sådana handlingar är inte allmänna handlingar.
Om arbetsmaterial arkiveras, justeras, på annat sätt färdigställs eller skickas till annan myndighet, blir det
genast allmän handling. Den blir därmed också offentlig om den inte omfattas av någon sekretess.
Gallring av allmänna handlingar
Att gallra en handling är att förstöra den. För att få gallra/förstöra en typ av handling krävs ett beslut från
ansvarig arkivmyndighet.
I Katrineholms kommun är kommunstyrelsen arkivmyndighet och har fastställt ett arkivreglemente. I arkivreglementet fastställs att varje nämnd/styrelse utgör en egen myndighet och därmed ansvarar för det egna
arkivet.
Varje nämnd/styrelse ska upprätta en dokumenthanteringsplan där det framgår vilka handlingar som kommer
in och upprättas samt hur dessa ska hanteras.
Det är i dokumenthanteringsplanen nämnden förtydligar vilka allmänna handlingar som ska bevaras och
vilka som ska gallras.
165
166
UTKAST
2015-01-29
3 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Om en typ av handling inte finns med i dokumenthanteringsplanen betyder det att den inte får gallras, utan
ska bevaras.
Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringsplanen kan kompletteras med denna typ av handling.
Vid inaktualitet betyder att handlingen får gallras när den inte längre behövs för arbetet.
Om det står t.ex. 10 år betyder det att det ska gå 10 år från handlingens tillkomst/sista anteckning innan
handlingen får gallras. Andra förekommande gallringsfrister är 2 år, 3 år och 5 år.
Exempel: En handling har en gallringsfrist på 10 år. Den sista noteringen i handlingen görs under år 2010.
Handlingen får inte gallras förrän 10 år har gått, alltså år 2021.
Bevaras betyder att handlingen ska finnas kvar för alltid. Endast handlingar som ska bevaras får levereras till
kommunarkivet. Den tid som anges för leverans ska följas.
Lagar som styr
Arkivbildning och gallring inom kommuner och landsting/regioner styrs i första hand av arkivlagen
(1990:782) och arkivförordningen (1991:446).
För personal- och ekonomiadministrationen i kommunen styr flera olika lagar dokumentering och bevarande
av handlingar.
För vård- och omsorgsnämndens del har också speciallagstiftningen en viss betydelse. Socialtjänstlagen
(SoL, 2001:453) bestämmer att dokumentation och gallring ska ta hänsyn till den enskilde brukarens
integritet men också till att garantera rättssäkerhet. Detsamma gäller Lagen om stöd och service till vissa
funktionshindrade (LSS, 1993:387).
I Patientdatalagen (2008:355) finns bestämmelser kring dokumentation och gallring rörande hälso- och sjukvårdsinsatser.
Rensning
Varje enskild kommunanställd som ansvarar för någon form av dokumentation är också ansvarig för sina
dokument. Det är ju den anställde som har bäst kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ett
ärende. Den anställde ansvarar för att arbetsmaterial, kladdlappar, m.m. som inte har betydelse för ett ärende,
rensas kontinuerligt. Rensning ska senast göras i samband med arkivering av handlingen/handlingar.
Rensning är en åtgärd som görs utan gallringsregler, eftersom det inte är allmänna handlingar.
Rensning innebär också att gem, häftklamrar, plastfickor och liknande tas bort.
Personakter, social journal, patientjournal
Det uppstår en mängd handlingar och dokumentation runt vård- och omsorgsnämndens brukare. Dels är det
dokumentation i beslutsfasen (nämndens eller medborgarfunktionens myndighetsutövning) och dels är det
dokumentation i verkställighetsfasen (enheternas dokumentation enligt både Socialtjänstlag, LSS och
patientjournal enligt HSL).
Det är dock hela tiden den enskilde, brukaren, som är upphovet till all dokumentation.
Dokumentationen ska ses som en helhet även om dokumentationen är separerad från varandra
Medborgarfunktionens personakter och sociala dokumentation förs separat från enheternas patientjournaler,
och levereras separat till närarkivet.
Biståndshandläggarna ansvarar för att skriva ut den sociala dokumentationen från enheterna och lägga i
personakten.
När en brukare byter verkställighet, t.ex. från hemtjänst till särskilt boende, ska dokumentationen följa med.
Det ska inte finnas kvar någon dokumentation på den enhet som avslutat sina insatser.
När en brukare flyttar från kommunen, avlider eller avsäger sig alla insatser ska den enhet som sist utfört
insatser (och därmed ha hela den samlade verkställighetsdokumentationen) ansvara för rensning, utskrifter
och gallring.
166
167
UTKAST
2015-01-29
4 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Externa utförare
Särskilda regler gäller om en brukare byter från kommunal utförare till extern utförare.
I dessa fall avslutas insatserna hos kommunens utförare och dokumentationen hanteras som om personen
flyttat eller avlidit.
Den nya utföraren har rätt att ta del av kommunens dokumentation (för god och säker vård eller ett totalt
överförande) först efter att brukaren har givit sitt skriftliga medgivande.
Dokumentation i pappersform som är journalhandling skall gallras och bevaras utifrån dokumenthanteringsplanen. Verksamhetsansvarig ser till att upprätta rutiner för arkivering till vård- och omsorgsförvaltningens
mellanarkiv enligt förvaltningens rutiner för arkivering. 1
Gallring och bevarande utifrån individurvalet födda 5, 15 och 25
Ett urval av brukarnas personakter med social dokumentation ska bevaras för framtida forskning enligt 12 §
Förordningen (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade och 7 kap. 2 §
Socialtjänstförordningen (2001:937).
Detta innebär att dokumentationen från personer som är födda den 5:e, 15:e och den 25:e varje månad ska
sparas för alltid.
Övriga personakter med social dokumentation gallras enligt denna dokumenthanteringsplan.
Detta gäller all dokumentation, både enligt Socialtjänstlagen och LSS.
Ärenden som rör ”boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som
behöver bo utanför föräldrahemmet” får inte gallras. Fram till 2005-07-01 ska samtliga LSS-ärenden
sparas.
1
Enligt Förfrågningsunderlag – Valfrihetssystem för brukare enligt lagen om valfrihet hemtjänst
167
168
UTKAST
2015-01-29
5 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Inledning ...................................................................................................................................................... 2
Dokumenthanteringsplanens upplägg ....................................................................................................... 2
Vad är en allmän handling? ...................................................................................................................... 2
Vad är ett arbetsmaterial? ......................................................................................................................... 2
Gallring av allmänna handlingar............................................................................................................... 2
Lagar som styr ...................................................................................................................................... 3
Externa utförare .................................................................................................................................... 4
Innehållsförteckning ................................................................................................................................... 5
Allmän administration (utifrån kommunövergripande anvisningsdokument - Gallring av
handlingar av tillfällig eller ringa betydelse) ............................................................................................ 7
Ej diareförd korrespondens................................................................................................................... 7
Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen ............................................................... 8
Arbetsmiljö .................................................................................................................................................. 8
Avtal, kontrakt ............................................................................................................................................ 9
Ekonomiadministration .............................................................................................................................. 9
Handlingar till diariet ............................................................................................................................... 10
Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m. .............................................................. 11
Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer)..................................... 12
Projekt ledda av den egna förvaltningen ................................................................................................ 14
PuL-administration ................................................................................................................................... 14
Sociala medier............................................................................................................................................ 15
HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt hälso- och sjukvårdslagen) ....... 16
Personakter enligt SoL inom äldreomsorg ............................................................................................. 19
Handlingar i samband med handläggning av ärende .............................................................................. 19
Handlingar under genomförandet av insatser ......................................................................................... 20
Allmän administration inom äldreomsorgen .......................................................................................... 21
Hemtjänst i ordinärt boende .................................................................................................................... 21
Särskilda boendeformer .......................................................................................................................... 22
Boendeadministration ......................................................................................................................... 22
Handlingar rörande de boende............................................................................................................ 22
Handlingar rörande verksamheten ...................................................................................................... 23
Dagverksamhet ....................................................................................................................................... 23
Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade ........................................................... 24
Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade ........................................................... 26
Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade............................................................ 28
Bostad med särskild service .................................................................................................................... 28
Familjehem/stödfamilj ............................................................................................................................ 29
Kontaktperson ......................................................................................................................................... 29
Hemtjänst ................................................................................................................................................ 30
168
169
UTKAST
2015-01-29
6 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Personlig assistans .................................................................................................................................. 31
Färdtjänst/riksfärdtjänst .......................................................................................................................... 32
Bostadsanpassning .................................................................................................................................... 32
Referenser .................................................................................................................................................. 33
Kommunala styrdokument ...................................................................................................................... 33
Lagar ....................................................................................................................................................... 33
Övriga styrande dokument ...................................................................................................................... 33
169
170
UTKAST
2015-01-29
7 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Allmän administration
(utifrån kommunövergripande anvisningsdokument - Gallring av handlingar av
tillfällig eller ringa betydelse)
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Gallringsfrist markerad med asterisk
(**) grundas på KF:s beslut Styrdokument ”Gallring av handlingar
av tillfällig eller ringa betydelse”
(Övergrip. anvisningsdok).
Ej diareförd korrespondens
Cirkulär, reklam, broschyrer
**Vid inakt
och inbjudningar
Cookiefiler, loggfiler för e-post **Vid inakt
och filer som tillfälligt lagrats
av webbläsaren.
Enkäter, och andra handlingar **Vid inakt
som utgör underlag till rapport,
eller annan sammanställning
Handlingar som har utgjort
underlag för kommunens
interna planering och
verksamhetsredovisning
Gallras när rapporten/sammanställningen är klar, såvida de inte
innehåller information som är av
värde för att förstå slutrapporten,
eller är av annat värde för
förvaltningen eller framtida
forskning
Gallras när redovisningen/ sammanställningen är klar, under
förutsättning att handlingarna
saknar vidare värde när
slutrapporten är klar.
Gallras när informationsöverföringen är klar, såvida inte
överföringen medför betydande
informationsförlust.
**Vid inakt
Handlingar vars informations- **Vid inakt
innehåll har överförts till annan
databärare. (T.ex. information
som förs över från digitalt till
analogt medium, såsom e-post
och webbsidor som skrivs ut på
papper; digital information
som kopieras eller omvandlas
till nytt filformat (konverteras);
upptagningar på telefonens
röstbrevlåda, som dokumenteras i en tjänsteanteckning.
Informationsutskick från
**Vid inakt
kommunens övriga
nämnder/förvaltningar/organ
Inkomna och upprättade
**Vid inakt
handlingar som inte föranleder
åtgärd, eller tillför sakuppgift
till ärende.
Observera att handlingar för vilka
sekretess gäller, alltid måste
diarieföras. Dessa kan gallras efter
6 månader, om anteckning om detta
noteras i diariet.
170
171
UTKAST
2015-01-29
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Register, liggare, listor och
andra handlingar som används
som verksamhetsstöd, men
som saknar varaktig betydelse
för verksamheten.
**Vid inakt
- Handling
Sortering/
förvaring
8 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Allmän administration inom vård- och omsorgsförvaltningen
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Arbetsgrupper, referensgrupp 5 år
Avvikelser, ej brukarrelaterade 10 år
(som inte registreras i verksamhetssystem)
Brukarenkäter
Vid inakt
Pärm: utredare
Resp.
handläggare
Förvaltningsbrev
5 år
Kodlåskort, kvittens
2 år efter
inakt
5 år
Pärm hos
förvaltningssekreteraren
Ekonomiassistent
Pärm hos MAS
MAS-brev
Minnesanteckning
ledningsgrupp
5 år
Ny- och ombyggnationer
särskilda boendeformer
2 år efter
inflyttning
Närvårdsskolan –
administration kring
Vid inakt
Publiceringsgodkännande
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Till närarkiv efter 2 år.
Vid kriminalitet i 10 år
När sammanställning gjorts
Pärm hos
förvaltningssekreterare
Pärm:
Fastighetsansvarig
G:/Verksamhetsutveckling
Vid beslut registreras
minnesanteckningarna
10 år
Pärm
informatör eller
hos respektive
verksamhet
Publiceringsgodkännande till
bilder/filmer som har längre
livslängd sparas så länge de är
aktuella.
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Dokumentation från
• Hygienrond
• Skyddsrond
• Brandrond
SBA tillbudsrapport
3 år
Respektive
enhetschef
1 år
Pärm säkerhetsansvarig
Original finns hos fastighetsägare
Efter projektets avslut
Arbetsmiljö
- Handling
171
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
172
UTKAST
2015-01-29
9 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Avtal, kontrakt
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Avtal/kontrakt – som direkt
Bevaras
berör verksamheten
Avtal och kontrakt –
2 år
rutinmässig karaktär, t.ex.
hyresavtal, avtal städning och
utrustningar
Hyreskontakt, besiktnings2 år
protokoll etc. för bostäder som
hyrs ut i andra hand
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Pärm i
dokumentskåp
Pärm i
dokumentskåp
10 år
Pärm i
dokumentskåp
Till kommunarkiv 10 år efter avslut
Efter att kontraktet upphör att gälla,
under förutsättning att hyresskuld
eller besiktningsanmärkning, inte
kvarstår
Ekonomiadministration
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Ansvarsförbindelser
2 år
handkassor
Ansökan och utbetalning
Bevaras
varaktig vård Migrationsverket
Assistansräkning, kopia
10 år
Avstämningar under året
2 år
Bokföringsorder/internfakturor 10 år
Bokslut/delårsrapport
Budget
Förordnande som
beslutsattestant - original
Fakturor från kunder med
följesedlar/fakturaunderlag
Bevaras
Bevaras
10 år
Fakturor till externa kunder
10 år
Internbudget
Kvitton, inköp
Bevaras
10 år
Momsredovisning
(Ludvikamoms)
Objektsplan original
10 år
5 år
10 år
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Pärm: ekonom
Dokumentakt
5 år
Pärm: Adm.
assistent pers
ass
Ekonomiassistent
Pärm: senaste
pärm i
dokumentskåp ekonom
Diarieakt
5 år
Diarieakt
5 år
Pärm:
dokumentskåp
Pärm: senaste
pärm i
dokumentskåp reception
Pärm: senaste
pärm i
Diarieakt
5 år
Pärm: hos
respektive ass
Ekonomiassistent
Pärm:
dokumentskåp
172
Registreras/diarieförs
Originalet till försäkringskassan.
Flyttas till närarkivet efter 2 år.
Flyttas till närarkiv efter 2 år
Flyttas till närarkivet efter 3 år
Flyttas till närarkiv vid inaktualitet
Till närarkiv 2 år
173
UTKAST
2015-01-29
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Redovisning av
avlastning/familjehem
Utbetalningsbesked från
Försäkringskassan (LASS)
1 år
Verifikationer/utanordningar/
handkassor
10 år
Utanordningar privata utlägg
5 år
Pärm: Assistent
MYS
Pärm adm.
Assistent pers
ass.
Pärm: senaste
pärm i
Pärm resp.
assistent
- Handling
10 år
10 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Handlingar till diariet
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Broschyrer/information som
framställts av förvaltningen
samt illustrationer i original
Delegation arbetsmiljöansvar
Bevaras
Diarieakt
5 år
Flyttas till närarkivet 3 år efter
avslut.
2 år efter
inakt
Bevaras
Pärm
dokumentskåp
Akter i
dokumentskåp
Pärm:
registrator
Pärm i
dokumentskåp
Pärm i
dokumentskåp
5 år
Flyttas till närarkivet 3 år efter
avslut.
- Handling
Diarieförda ärenden med
ärendeblad
Diarielista/postlista årsvis
Bevaras
Dispensansökningar – investeringar vid investeringsstopp
Dispensansökningar – personalärenden vid anställningsstopp
Dokumenthanteringsplan
Enkäter/statistik, svar på
externa
• Långsiktiga
• Kortsiktiga
Inkommande och utgående
skrivelser
Inkomna synpunkter
5 år
Instruktioner
Vid inakt
Kontrollrapport/ beslut/
kommunicering om
livsmedelsanläggning o tobak
Lex Sarah
Utredningar, tjänsteskrivelser,
nämndbeslut (LSS 24 e-f §§,
5 år
5 år
Bevaras
Bevaras
2 år
5 år
5 år
Bevaras
Diarieakt
Pärm i
dokumentskåp
5 år
5 år
Ex. SCB, SKL, Socialstyrelsen.
5 år
Pärm:
Registrator
Pärm i
dokumentskåp
Synpunkter registreras.
Sammanställningar görs 2 gånger/år
till nämnden. Dessa diarieförs.
Hålls ordnade på annat sätt.
Aktuell enhet
samt vissa på
Intranät
Pärm:
registrator
Diarieakt
173
5 år
174
UTKAST
2015-01-29
Aktivitet/process
- Handling
SoL 14 kap 6-7 §§)
Lex Sarah
Underlag till utredningar
(LSS 24 e §, SoL 14 kap 6 §)
Utredningar som ej leder till
Lex Sarah-anmälan
Kvalitetsgranskningar,
protokoll och utvärderingar
från fortlöpande uppföljning av
verksamheten Lex Sarahärenden
Plan för höjd beredskap/
krishanteringsplan
Systematiskt brandskyddsarbete SBA
Polisanmälningar
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
5 år
Dokumentskåp
utredare
5 år
Dokumentskåp
utredare
11 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Bevaras
Protokoll och utvärdering bevaras.
Underlag gallras efter 3 år, dock
först efter att nästföljande
granskning genomförts.
2 år
Pärm riktlinjer/
rutiner
3 år
Pärm i
dokumentskåp
Riktlinjer/rutiner i original som 5 år
publiceras på intranät/webb
Pärm i
dokumentskåp
Vid anmälningar rörande personal
skickas kopia till personalakt på
personalkontoret
Registreras ej då de hålls ordnade
på annat sätt.
Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m.
- Handling
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Ansökan om föreningsbidrag
Bevaras
Diarieakt
5 år
Beslut om föreningsbidrag
Delegationslistor – anmälda
delegationsbeslut (vid
myndighetsutövning)
Delegationsprotokoll*
Bevaras
2 år
Diarieakt
Pärm i
dokumentskåp
5 år
Bevaras
5 år
Fonder: Ansökningar,
ekonomikontorets uppgifter
om utbetalningsbara medel,
beslut om utdelning m.m.
Förenklad delgivning
Bevaras
Pärm i
dokumentskåp
Diarieakt
5 år
Vid inakt
Pärm i aktskåp
Intyg för förlorad
Vid inakt
arbetsinkomst
Kallelser med sammanträdes- 2 år
handlingar, föredragningslistor
och dagordning
Minnesanteckningar –
Bevaras
medborgardialoger/hearings,
brukarråd där kontaktpolitiker
deltar
Pärm:
nämndsekr.
Hos nämndsekr
5 år
Diarieakt
174
Ansökningar handläggs/arkiveras
av serviceoch teknikförvaltningen.
Övriga ansökningar och beslut
registreras/bevaras på VOF.
Anmäls per månad till nämnden.
Finns i verksamhetssystem.
175
UTKAST
2015-01-29
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Minnesanteckningar från
nämndens beredning
Protokoll, MBL/samverkansprotokoll*
Protokoll, vård- och
omsorgsnämnden, enskilt
utskott, fondgruppen*
5 år
- Handling
Sortering/
förvaring
Pärm nämndsekreterare
Bevaras
Pärm i
dokumentskåp
Bevaras
Pärm i dokumentskåp
Bilagor finn i
resp. diarieakt
Överläggningsprotokoll i
Bevaras
Pärm i
personalärenden*
dokumentskåp
*Alla protokoll ska skrivas på arkivbeständigt papper
12 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
5 år
5 år
5 år
I Personalpärm om VOF skrivit på,
annars original till PK
Personaladministration (* finns reglerat i kommungemensamma riktlinjer)
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Anhörigpärm
Vid inakt
Pärm assistent
Anmälan om arbetsskada,
kopia *
Vid inakt
Ergonom
Anställningsavtal, kopia *
(se även Överenskommelse/
nyanmälan timavlönad)
Vid inakt
Pärm:
personalredog.
Ansökningshandlingar från
personer som anställts av
kommunen *
Ansökningshandlingar från
personer som ej får tjänst i
kommunen *
Vid inakt
2 år
Pärm assistent
Arbetsgivarintyg, kopia
Vid inakt
Begäran om LAS-företräde *
Vid inakt
Pärm:
personalredog.
Resp omr.chef
eller dennes
assistent
Pärm:
personalredog.
Beslut från Försäkringskassan:
arbetsskada, förtidspension,
graviditetsersättning,
rehabiliteringsersättning,
sjukbidrag *
Beslut om disciplinpåföljd,
kopia *
Beslut om uppsägning *
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Varje arbetsställe förvarar pärm på
arbetsplats hos personalredogörare/motsvarande
Original till försäkringskassan.
Kopia till personalkontoret och den
anställdes huvudskyddsombud.
Upprättas i två original, ett till den
anställde och ett till personalakt på
personalkontoret. Kopia till
ansvarig chef samt facklig org.
Ansökan, betyg och
meritförteckning i original till
personalakt på personalkontoret
Sparas i 2 år för ev. överklagan.
Betygshandlingar återsändes till de
sökande (Undantag för ansökningar
via e-post). Personliga brevet sparas
2 år.
Kopia till personalakt på
personalkontoret.
Originalet till den anställde, kopia
till personalakt på personalkontoret
Original till personalakt på
personalkontoret. Kopia anställd.
175
176
UTKAST
2015-01-29
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Betyg/intyg över tjänstgöring
och utbildning, kopia *
Vid inakt
- Handling
Erbjudande om arbete vid
rehab och LAS *
Fullmakt för postöppning
Vid inakt
Sortering/
förvaring
Försäkran om tystnadsplikt och Bevaras
sekretess (sekretessförbindelse)
förtroendevalda
Individuella mål för personal
Vid inakt
Kopia till personalakt på
personalkontoret. Originalet till den
anställde
personalkontoret. Kopia anställd.
Gallras när personen slutar
2020
(VOF:s
försäkran/
sekr.bevis
före 2015)
Nämndsekreterare
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Pärm i
postrummet
Försäkran om tystnadsplikt och Bevaras
sekretess (sekretessförbindelse)
anställda
13 (33)
Till personalakt på personalkontoret.
Försäkran/sekretessbevis före år
2015 bevaras av vård- och
omsorgsförvaltningen.
Vid
lämpligt
tillfälle
Pärm: original
hos resp enhet
Intyg om arbetsförmåga *
personalkontoret
Korrespondens av tillfällig
betydelse
Ledighetsansökan, kopia *
2 år
Läkarintyg *
Gallras efter
uppvisande.
Behålls av
den anställde
Minnes- och journalanteckningar från personalsociala
ärenden *
Rehabutredning i
personalsociala ärenden *
Vid inakt
Rehabiliteringsutredning
Vid inakt
Sammanställning över
sökanden till tjänst
Bevaras med Diarieakt
undantag för
betygshandlingar
Vid inakt
Vid inakt
Pärm: personalredog
Pärm: personalredog
Ledigheter avseende barn-, studieoch tjänstledigheter över 6 månader
till personalakt på personalkontoret
Läkarintyg i original till FK.
Blankett ”Uppvisat läkarintyg” till
personalakt på personalkontoret.
Själva läkarintyget sparas EJ.
Blankett
uppvisat
läkarintyg
Pärm:
personalredog
Hos resp. chef i
avvaktan på
avslut.
Hos resp. chef i
avvaktan på
avslut.
Pärm:
Personalredog
Sjukanmälan AFA *
Till personalakt på personalkontoret
när ärendet avslutas.
Sekretesskyddas.
Original till FK. Kopia till
personalakt på personalkontoret när
ärendet avslutas. Sekretesskyddas.
Original FK. Kopia personalakt på
personalkontoret.
5 år
Original till personalkontoret f.v.b.
till AFA. Kopia sparas på
personalkontoret.
Original till personalkontoret f.v.b.
till TFA. Kopia sparas på
personalkontoret.
Original till personalkontoret.
Skadeanmälan TFA *
Skyddsombud, nyanmälan/byte
av *
176
177
UTKAST
2015-01-29
- Handling
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Tillbud (personal) original
2 år
Pärm: ergonom
Tjänstgöringsrapport m.m.
(kopior) *
Utdrag ur polisregister,
uppvisat av sökande till
tjänster för barn *
Vid inakt
Pärm:
personalredog
Pärm personalredogörare
Överenskommelse/nyanmälan
timavlönad till löneavdelningen *
Vid inakt
2 år
14 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Sammanställning redovisas årligen
till nämnden. Registreras/diarieförs.
Original till personalkontoret
Original behålls av den anställde.
Förvaltningen dokumenterar på
särskild blankett att den anställde
visat utdrag.
Original till personalkontoret för
insortering i personalakt
Pärm: Personalredog
Projekt ledda av den egna förvaltningen
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Diarieakt
5 år
Bevaras eller Diarieakt
gallras
5 år
Dokument rörande projektets
Bevaras
start, t.ex. direktiv, projektplan
med organisation, slutrapport
Övriga handlingar som
mötesprotokoll/anteckningar,
korrespondens, delrapporter
och underlag/primärdata till
slutrapport
Ansvarig projektledare ansvarar för
arkivering. Mindre projekt kan
bevaras i diarieakt, projekt med mer
omfattande dokumentation kan
hållas samman i en egen
”avdelning”, och arkivläggas som
t.ex. ”Projektets handlingar.”
Bevaras om de är av vikt för att
förstå slutrapporten, eller om de
innehåller annan information som
är av värde för förvaltningen eller
framtida forskning. Annars gallras.
PuL-administration
Baserat på Gallringsråd nr 1 Bevara eller gallra - Gallringsråd för ledningsoch stödprocesser i
kommuner, landsting och regioner
GallringsSortering/
Till
Anmärkningar
Aktivitet/process
- Handling
frist
förvaring
Anmälan av behandling av
personuppgifter till
Datainspektionen
Bevaras
Verksamhetssystem finns
anmälda i
kommungemensamt
register
Anmälan av behandling av
personuppgifter till personuppgiftsombudet
Anmälan och entledigande av
personuppgiftsombud till
Datainspektionen
Förordnande och inrättande av
personuppgiftsombud
Vid
inaktualitet
kommunarkiv
Har den personuppgiftsansvarige
utsett och anmält ett personuppgiftsombud behöver behandlingen inte
anmälas till Datainspektionen
Övriga anmälda behandlingar finns
hos personuppgiftsombud.
Ett kommungemensamt register finns
för verksamhetssystem.
Vid
inaktualitet
Bevaras
Ingår i protokoll och diarieförda
handlingar
177
178
UTKAST
2015-01-29
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Informationsmaterial till
personuppgiftsombudet från
Datainspektionen
Nämndens instruktion för
förvaltningen om behandling av
personuppgifter
Personuppgiftsbiträde, avtal med
och instruktion för
Personuppgiftsbiträde,
checklista för kontroll av
avtalsuppfyllelse t.ex. säkerhet
Registerförteckningar
Vid
inaktualitet
- Handling
Sortering/
förvaring
15 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Bevaras
Ingår i protokoll och diarieförda
handlingar
Bevaras
Registreras
Vid
inaktualitet
Bevaras
Pärm PuLombud
Personuppgiftsombudets förteckning
över personregister
Registerutdrag, begäran om samt 1 år
svar
Sociala medier
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Inlägg relevanta för
verksamheten/myndighetsutöv
andet samt svar på dessa
Kommentarer samt övriga
inlägg av ringa betydelse för
verksamheten
Bevaras
Skrivs ut och
10 år
förvaras i pärm
hos registrator
Inget raderas
manuellt utan
bevaras av
respektive
system så länge
det tillåts av
systemen
- Handling
Inaktualitet
178
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Registreras
Olämpliga inlägg skrivs ut och
registreras och raderas sedan
omedelbart på digitala medier.
Dessa registreras och hanteras
enligt inkommande/utgående
skrivelser.
179
UTKAST
2015-01-29
16 (33)
Dnr VON/2014:54-004
HSL-dokument (handlingar som uppkommer i verksamhet enligt
hälso- och sjukvårdslagen)
Baserat på SKL:s Gallringsråd 6 - Bevara eller gallra? – Råd om landstingens, regionernas och
kommunernas patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation
GallringsSortering/
Till
Anmärkningar
Aktivitet/process
- Handling
frist
Anmälningar enligt
bestämmelser om Lex Maria
Bevaras
Underlag inför anmälningar
enlig bestämmelser om Lex
Maria
Ansvarsövertagande,
läkemedelshantering
Avvikelserapporter, enskilda
patienter
10 år
Dokumentskåp
MAS
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
Dokumentskåp
MAS
Avvikelserapporter,
sammanställning/resultat av
enskilda
Beslut från Inspektionen för
vård och omsorg som rör den
egna vårdgivaren
Beslut om delegering av
medicinska arbetsuppgifter
Bevaras
Brev eller meddelande
till/från/angående patient, av
betydelse för vård och
behandling
Checklista, övriga
Bevaras
Dietjournal/kostlista
10 år
Dosrecept/läkemedelslistor
10 år
10 år
förvaring
kommunarkiv
Utredningsmaterial och anmälan
enligt Lex Maria-bestämmelser
registreras/diarieförs
10 år
Dokumenteras i verksamhetssystemet.
Enskilda rapporterade händelser
gallras efter 10 år om de granskats i
en händelse eller riskanalys, där en
sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och
resultat och som bevaras. Obs! att
gallring av enskilda avvikelserapporter inte får ske om dessa
behövs för vårdgivarens uppföljning, eller för ev. framtida utredningar i disciplin eller patientskadeärenden.
Redovisas årligen till nämnden.
Registreras/diarieförs.
Bevaras
10 år
Till närarkiv
när avslutade
Vid inakt.
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
179
Ingår i patientjournal
10 år
Egna journalkopior gallras vid
inaktualitet.
Ingår i verksamhetssystem.
Avser även beslut om ändring i
delegering och om återkallade
delegeringsbeslut
Brev eller meddelande av tillfällig
eller ringa betydelse gallras vid
inaktualitet.
Avser checklistor som t ex
"Checklista vid patientens
hemgång" o dyl.
180
UTKAST
2015-01-29
17 (33)
Dnr VON/2014:54-004
- Handling
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Epikris – slutanteckningar
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
10 år
Fallskaderapportering
Bevaras
Fotografier
10 år
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
vid årets slut
10 år
Görs numera i patientsäkerhetsregistret Senior Alert och
dokumenteras och ingår i
patientjournal.
Fotografier av betydelse för
patientjournalens innehåll och
syften ingår i patientjournal
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
10 år
Förbrukningsjournal, narkotika Bevaras
(individuell)
Förbrukningsjournal, narkotika 10 år
(förrådsadministration, akutoch buffertförråd)
Individuella vårdplaner
Bevaras
Infusions-/injektionslistor
10 år
Instruktioner för
läkemedelshantering
5 år
Kvalitetsgranskningar,
Bevaras
protokoll och utvärderingar
från fortlöpande uppföljning av
verksamheten
Laboratorielistor med svar
Bevaras
Ledningssystem/avvikelsehantering
Bevaras
Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet,
puls, blodtryck, diabetes,
vätsketillförsel, temperatur
etc., generellt
Läkemedelsbiverkning,
uppgifter om
Nyckelförteckningar till
läkemedelsförråd
Omvårdnadsanamneser och
omvårdnadsepikriser
Omvårdnadsjournal
10 år
Till närarkiv
när avslutade
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
Säkerhetssamordnare
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
10 år
10 år
10 år
Omvårdnadsmeddelanden
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
10 år
Ingår i patientjournal.
Fr.o.m. 2014-12-01 arkiveras enbart
i E-arkiv
3 år
Bevaras
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
180
10 år
Fastställda organisationsövergripande direktiv för läkemedelshanteringen registreras/diarieförs
Protokoll och utvärdering bevaras.
Underlag gallras efter 3 år, dock
först efter att nästföljande
granskning genomförts.
Handlingar som dokumenterar
vårdgivarens ledningssystem dvs.
mål, organisation, rutiner, metoder
och vårdprocesser som säkerställer
kvaliteten och patientsäkerheten.
181
UTKAST
2015-01-29
18 (33)
Dnr VON/2014:54-004
- Handling
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Patientjournal
Bevaras
Till närarkiv
när avslutade
10 år
Patientskaderegleringen (PSR), Bevaras
beslut som rör den egna
vårdgivaren
Register över medicintekniska Bevaras
produkter
Signaturförtydligandelistor
(handstilsprov)
Signeringslistor, administrerat
läkemedel
Signeringslistor sjukgymnast/
arbetsterapeut
Sondmatningsschema
Vid inakt
Träningsprogram
Bevaras
Vårdplaner (individuella/
patientrelaterade)
Överkänslighet, uppgift om
Bevaras
Överrapportering från annan
vårdgivare
Bevaras
10 år
10 år
10 år
Bevaras
Till närarkiv
vid årets slut
Till närarkiv
vid årets slut
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
Till närarkiv
när avslutade
181
Ska innehålla de uppgifter som
behövs för en god och säker vård av
patienten (patientdatalag 2008:355)
Egna journalkopior gallras vid
inaktualitet.
Inventarium för registrering av
uppgifter om medicinteknisk
utrustning, benämning, placering,
åtgärder över tid etc.
Nya uppgifter får tillföras.
Identifierar signatur och journalförare.
10 år
10 år
10 år
10 år
182
UTKAST
2015-01-29
19 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Personakter enligt SoL inom äldreomsorg
Baserat på SKL:s Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m.
Förklaring till gallringsfrist: ”5 år/Bevaras” innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 §§
SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras
handlingarna efter fem (5) år.
Handlingar i samband med handläggning av ärende
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Anmälan och beslut om
ställföreträdare/ombud(god
man/förvaltare)
Ansökan om ekonomiskt
bistånd pga. dubbla
boendekostnader samt beslut
Ansökningar från enskild om
bistånd eller service
(hemtjänst, plats i säbo m.m.)
med ev. bilagor
Avgiftsbeslut
Beslut/delgivning i enskilt
ärende om bistånd och/eller
insats
Beslut/domar i
förvaltningsdomstol
Dokumentation av planering
som rör den enskilde, t.ex.
arbetsplaner, handlingsplaner,
serviceplaner och vårdplaner
Fullmakter
Inkomna/utgående/upprättade
handlingar av betydelse i
ärendet
handlingar av tillfällig
betydelse och/eller rutinmässig
karaktär
Inkomstförsäkran (vid
avgiftsbeslut)
Kopior av hyreskontrakt,
besiktningsprotokoll etc.
Meddelande från hyresvärd
(hyresskulder, uppsägning etc.)
Meddelanden om utskrivning
från slutenvård m.m.
Registerkontroller som utgör
underlag för beslut
Registerkontroller som endast
har tillfällig betydelse
Underlag för fastställande av
5 år/Bevaras Personakt
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
- Handling
Sortering/
förvaring
Vid inakt
Personakt
1 år
Pärm avgiftshandläggare
Vid inakt
Personakt
Vid inakt
Personakt
Vid inakt
Personakt
Vid inakt
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Efter notering i personakt
5 år
Personakt
182
5 år
Ska tillföras akten i läsbar form
183
UTKAST
2015-01-29
Aktivitet/process
- Handling
avgift (avgiftsbeslut)
Utredningar i enskilt ärende
Ärendeblad, journalblad (social
dokumentation)
Överenskommelser
Överklaganden med bilagor
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
20 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
5 år
5 år
5 år
5 år
Handlingar under genomförandet av insatser
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Rapport om missförhållande/risk missförhållande
enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex
Sarah)
Arbetskort/servicekort
Avtal om handhavande av
annans medel
Genomförandeplaner,
individuella planer
Handlingar som rör
avvikelsehantering
5 år
5 år
5 år
5 år
Inflyttningssamtal
handlingar av betydelse i
ärendet
handlingar av tillfällig
betydelse och/eller rutinmässig
karaktär
Uppdrag, journalblad (social
dokumentation)
Levnadsberättelser
Vid inakt
Löpande arbetsanteckningar
Vid inakt
- Handling
5 år
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Personakt
5 år
Rapporteras som avvikelse i
verksamhetssystemet.
Rapporter/handlingar som blir del
av Lex Sarah-ärende bevaras med
ärendeakt
Dokumenteras normalt genom
journalanteckning
Personakt
5 år
5 år
5 år
Personakt
Signeringslistor för
5 år
Personakt
hemtjänstinsats
Överenskommelser om insatser 5 år/Bevaras Personakt
i särskilt boende
183
5 år
journalanteckning
När dokumentation sammanfattats i
personakt
184
UTKAST
2015-01-29
21 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Allmän administration inom äldreomsorgen
Hemtjänst i ordinärt boende
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sarah) kopior
Larmloggar
Larmrapporter med register
Vid inakt
Månadsredovisning utförda
timmar
Nyckelkvittenser till brukares
boenden
Nyckelkvittenser, personal,
enhetens nycklar
Nyckellistor, brukares nycklar,
dagliga
Planering av genomgörande av
insatser
Redovisning av ”handhavda”
medel
Register över brukares nycklar
Register över innehavare av
trygghetstelefon/larm
Servicekort/brukarkort
2 år
- Handling
Vårdtyngdsmätningar,
underlag
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
2 år
5 år
Uppgift om larmet noteras i
personakt eller annat system för
uppföljning
2 år
Efter upphörd service
2 år
Efter återlämnande
2 år
Vid inakt
Personakt
10 år
Inlåst hos
enhetschef
Vid inakt
Vid inakt
Under ständig uppdatering
När innehavet har upphört.
Vid inakt
Sista
versionen
gallras/
bevaras med
personakt
Vid inakt
Förs vid inaktualitet till resp.
personakt och följer därefter de för
dessa gällande regler om bevarande
och gallring
184
185
UTKAST
2015-01-29
22 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Särskilda boendeformer
Boendeadministration
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Boenderegister
Förteckningar över boende i de
särskilda boendeformerna
Larmloggar
Vid inakt
Vid inakt
Månadsuppföljning till
hemkommun
Nyckelkvittenser boendes
nycklar
Närvaro och frånvarorapporter
Planering av genomförande av
insatser
trygghetstelefon/larm
2 år
uppföljning
Underlag för debitering
2 år
2 år
Vid inakt
Vid inakt
När innehavet har upphört.
Vid inakt
Sista
versionen
gallras.
Bevaras med
personakt
2 år
Förs vid inaktualitet till respektive
och gallring
- Handling
Vårddagsuppgifter
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Under ständig bearbetning
2 år
5 år
Handlingar rörande de boende
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Färdtjänsbeslut
Kontaktmannaskap –
bekräftelse från anställd och
information till boende
Kvittens för
kontanter/betalkort i samband
med inköp och leverans till
brukare
Redovisning av ”handhavda”
medel (kassablad)
Tillhörighetslistor
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Tillhör brukaren och är inte allmän
handling. Vid inaktualitet åter till
brukare/dödsbo.
Vid inakt
1 år
Hos resp.
verksamhet
10 år
Inlåsta hos
enhetschef
Vid inakt
Efter kvittens
185
186
UTKAST
2015-01-29
23 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Handlingar rörande verksamheten
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sarah) kopior
Brukarenkäter, enkäter till
närstående
Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys
m.m. enligt egenkontrollprogram (kopior)
insatser
Vårdtyngdsmätningar,
underlag
Vid inakt
Vid inakt
2 år
Original registreras
- Handling
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Vid inakt
Vid inakt
Dagverksamhet
- Handling
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Deltagarlistor
Närvarorapporter
Vid inakt
2 år
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
186
187
UTKAST
2015-01-29
24 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Personakter enligt LSS inom omsorgen om funktionshindrade
Förklaring till gallringsfrist: ”5 år/Bevaras” innebär att handlingar gallras enligt föreskrift i 12 kap. 1-2 §§
SoL. Handlingar rörande personer födda den 5, 15 och 25 i varje månad bevaras. I övriga fall gallras
handlingarna efter fem (5) år.
Ärenden som rör ”boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som
behöver bo utanför föräldrahemmet” får inte gallras. Fram till 2005-07-01 ska samtliga LSS-ärenden
sparas.
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Anmälan och beslut om
ställföreträdare (god
man/förvaltare)
Ansökningar om insatser med
ev. bilagor
Beslut/delgivning om insats
Beslut/domar i
förvaltningsdomstol
arbetsplaner, individuella
planer
Fullmakter
Inkomna, utgående och
upprättade handlingar av
betydelse i ärendet (t.ex. beslut
FK m.m.)
tillfällig betydelse/eller
rutinmässig karaktär
Kallelser till möte med LSShandläggare m.m.
Kopior av räkningar från
läkare, laboratorier,
institutioner m.m. (räkningar
för undersökningar utförda på
uppdrag av handläggare)
Meddelande om utskrivning
Sammanställning över andra
insatser
Utredningar, utlåtanden
Ärendeblad, journalblad (social
dokumentation)
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
- Handling
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Vid inakt
Vid inakt
2 år
Vid inakt
Personakt
5 år
5 år
5 år
5 år
187
188
UTKAST
2015-01-29
25 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Aktivitetsschema
enligt 24 b§ LSS (Lex Sarah)
Anteckningar från
närståendesamtal
annans medel
Dokumentation om dagliga
rutiner
Fickpengsredovisning
Vid inakt
5 år
5 år
Endast vid samtal om brukaren
5 år
5 år
Genomförandeplan/individuella planer m.m.
Inflyttningssamtal
5 år
5 år
Informationsblad (fakta,
personuppgifter, sjukdomar,
vanor m.m.)
Intyg/utlåtande
Kopior av anteckningar från
annan kommun eller landsting
Korrespondens av vikt med
brukare/närstående/ställföreträ
dare/ombud
Levnadsberättelse
5 år/ bevaras Personakt
5 år
Vid inakt
5 år
5 år
5 år
Vid inakt
från sjukhus eller liknande
Observationslistor
Uppdrag/journalblad (social
dokumentation)
Vid inakt
- Handling
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Vid inakt
Efter godkännande av
brukare/närstående/ställföreträdare/
ombud
Om relevanta noteringar gjorts i
personakt
Personakt
Vid inakt
Personakt
188
journalanteckning
journalanteckning
personakt
När noteringar gjorts i personakt
5 år
189
UTKAST
2015-01-29
26 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Personakter enligt SoL inom omsorgen om funktionshindrade
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Anmälningar
Ansökningar från enskild om
bistånd eller service, med ev.
bilagor
Ansökningar till institutioner
om vård
Avgiftsbeslut
Beslut/domar i förvaltningsdomstol
arbetsplaner, handlingsplaner,
serviceplaner, vårdplaner
Fullmakter
Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse
i ärendet
Inkomstförsäkran (vid
avgiftsbeslut)
Kallelser (till möte med
handläggare m.m.)
Kopior av hyreskontakt,
besiktningsprotokoll etc.
Kopior av räkningar från
läkare, laboratorier, hem för
vård eller boende m.m. (räkningar för undersökningar
utförda på uppdrag av
socialtjänsten)
Meddelanden från hyresvärd
(hyresskulder, uppsägningar
etc.)
från sluten hälso- och sjukvård
eller liknande
Registerkontroller som utgör
underlag för beslut
Registerkontroller som endast
har tillfällig betydelse
Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling,
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
5 år
- Handling
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Vid inakt
1 år
Pärm avgiftshandläggare
Vid inakt
Vid inakt
2 år
Vid inakt
Vid inakt
Vid inakt
Vid inakt
189
5 år
Ska tillföras akten i läsbar form
190
UTKAST
2015-01-29
- Handling
Gallringsfrist
läkare
Utredningar i enskilt ärende
Ärendeblad, journalblad
Aktivitet/process
Sortering/
förvaring
27 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
5 år
5 år
5 år
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sarah)
annans medel
Fickpengsredovisning
5 år
5 år
Genomförandeplan/individuella planer m.m.
Inflyttningssamtal
5 år
5 år
betydelse
Intyg/utlåtande
Levnadsberättelse
5 år
Vid inakt
Signeringslistor för
hemtjänstinsats
Uppdrag/journalblad (social
dokumentation)
5 år
- Handling
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Vid inakt
Efter godkännande av
närstående/ställföreträdare
journalanteckning
Vid inakt
5 år
5 år
Personakt
5 år
5 år
190
journalanteckning
personakt
191
UTKAST
2015-01-29
28 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Allmän administration inom omsorgen om funktionshindrade
Bostad med särskild service
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Sarah) kopior
enligt 24 b § LSS (Lex Sarah)
kopior
Boendeenkäter, enkäter till
närstående
Dagböcker, meddelandeböcker
Vid inakt
Vid inakt
Vid inakt
Efter sammanställning
Vid inakt
Får inte innehålla uppgifter om
enskilda
- Handling
Sortering/
förvaring
Egenkontroll livsmedels2 år
hygien, rapport och kyl, frys
m.m. enligt egenkontrollprogram
Förteckningar över boende i
Vid inakt
bostad med särskild service
Hyreskontrakt, besiktnings2 år
protokoll etc. för bostäder som
tillhandahålls av kommunen
Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare
Kvittens för
brukare
Larmloggar
Vid inakt
Löneunderlag till familjehem,
avlastningshem, kontaktperson
Månadsuppföljning till
hemkommun
Nyckelkvittenser, boendes
nycklar
Närvaro- och frånvarorapporter
insatser
Redovisning av boendes
privata medel
2 år
1 år
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Efter det att kontraktet upphört att
gälla, under förutsättning att
hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår
När boende utgår ur verksamheten
Hos resp.
verksamhet
2 år
5 år
uppföljning
Pärm assistent
MYS
2 år
2 år
2 år
Vid inakt
10 år
191
192
UTKAST
2015-01-29
Dnr VON/2014:54-004
Aktivitet/process
Gallringsfrist
trygghetstelefon-/larm
Servicekort
Vid inakt
När innehavet har upphört
Vid inakt.
Sista
versionen
gallras/bevar
as med
personakt
2 år
Pärm assistent
Resurscenter
2 år
Förs vid inaktualitet till respektive
personakt och följer därefter för
dessa gälland regler om bevarande
och gallring
- Handling
Underlag och utbetalning av
habiliteringsersättning
Vårddagsuppgift
Sortering/
förvaring
29 (33)
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Familjehem/stödfamilj
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Förteckningar över barn som
vistas i familjehem eller annat
enskilt hem
Förteckningar över
familjehem/stödfamilj
Utredning och avtal om
åtagande som familjehem
(LSS)
Utredning och avtal om
åtagande som stödfamilj (LSS)
Vid inakt
När ny förteckning upprättats
Vid inakt
När ny förteckning upprättats
- Handling
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Bevaras 1
Personakt
5 år/Bevaras2
1
Samtliga personakter tillhörande
barn under 18 år måste bevaras till
dess de fyllt 18 år.
2
Efter att barnet fyllt 18 år gäller
gallringsfristen 5 år/Bevaras.
Kontaktperson
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Uppdrag som kontaktperson
5 år/Bevaras Original till
personakt hos
handläggare
2 år
Samordnare
Samordnare har kopia som gallras
vid inaktualitet.
2 år
Original till personalkontoret.
- Handling
Redovisning av
kontaktuppdrag
Personuppgift kontaktperson
Sortering/
förvaring
Samordnare
192
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
193
UTKAST
2015-01-29
30 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Hemtjänst
Aktivitet/process
Gallringsfrist
enligt 24 b § LSS (Lex Sarah)
kopior
Enkäter till hemtjänstmottagare
eller närstående
Förteckningar över
hemtjänsttagare
Kalendrar, dagböcker,
planeringsböcker
Kontakt och avtal av rutinmässig karaktär. T.ex. hyresavtal, avtal rörande städning
och utrustningar
Kvittens för
brukare
Larmloggar
Vid inakt
Vid inakt
Vid inakt
Månadsredovisning utförda
timmar
Nyckelkvittenser, personal,
enhetens nycklar
Nyckelkvittenser/kontaktbok
till hemtjänstmottagares
boenden
insatser
Redovisning av hemtjänstmottagares privata medel
Register över
hemtjänstmottagares nycklar
trygghetstelefon/-larm
2 år
- Handling
Sortering/
förvaring
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
2 år
2 år
1 år
Efter att avtalet upphört att gälla
Hos resp.
verksamhet
2 år
5 år
uppföljning
2 år
2 år
Efter upphörd service
Vid inakt
10 år
Inlåsta hos
enhetschef
Vid inakt
Under ständig uppdatering
Vid inakt
När innehavet har upphört
Vid inakt
Sista
versionen
gallras/
bevaras med
personakt
Förs vid inaktualitet till resp.
och gallring
193
194
UTKAST
2015-01-29
31 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Personlig assistans
Aktivitet/process
Gallringsfrist
Kopior på beslut från
Försäkringskassan, avtal,
räkningar
Tidsredovisning LASS till
Försäkringskassan
Utbetalningsbesked från
Försäkringskassan
2 år
- Handling
Sortering/
förvaring
2 år
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Debiteringsunderlag
2 år
194
195
UTKAST
2015-01-29
32 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Färdtjänst/riksfärdtjänst
Aktivitet/process
- Handling
Gallringsfrist
Sortering/
förvaring
Ansökningar med bilagor samt 5 år efter
beslut om färdtjänst och
inaktualitet
riksfärdtjänst
Handläggare
Register/förteckningar över
färdtjänstberättigade
Återkallelse av tillstånd
Årsstatistik
5 år
Handläggare
2 år
Bevaras
Handläggare
Handläggare
Till
Anmärkningar
kommunarkiv
Om uppgifter om färdtjänstens
volym och vilka regler som gällt i
kommunen bevaras kan materialet
gallras
Bostadsanpassning
Baserat på Riksarkivets/SKL:s Gallringsråd nr 7 Bevara eller gallra - Råd om teknisk verksamhet, mark
och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region
GallringsSortering/
Till
Anmärkningar
Aktivitet/process
- Handling
frist
förvaring
Ansökan och beslut om
bostadsanpassningsbidrag och
återställningsbidrag
10 år efter
beslutets
utgång
Personakt
Dokumentation om material
och installationer som behövs
för framtida reparationer och
underhåll
Offerter
10 år efter
beslutets
utgång
Handläggare
Vid
inaktualitet
Bevaras
Handläggare
Protokoll över beslut om
bostadsanpassningsbidrag och
återställningsbidrag
Hissregister
Statistiska sammanställningar
(rapport till Boverket)
Övrig information t.ex.
läkarintyg, åtgärdsförslag från
terapeuter
Personakt
kommunarkiv
Under förutsättning att beslutet
finns i myndighetens protokoll.
Om den sökande bor kvar i
lägenheten kan gallringsfristen
förlängas.
Enligt nämndens delegationsordning fattar handläggare beslut
upp till två basbelopp. Dessa beslut
finns ej i protokoll, men finns i
verksamhetssystem/personakt.
Protokoll bevaras enligt avsnittet
Nämndadministration, enskilda
utskottets protokoll
Handläggare
Bevaras
Handläggare
10 år efter
beslutets
utgång
Handläggare
195
196
UTKAST
2015-01-29
33 (33)
Dnr VON/2014:54-004
Referenser
Kommunala styrdokument
•
•
•
•
•
•
Arkivreglemente med tillämpningsföreskrifter, övergripande anvisningsdokument, (senast reviderad av
KF 2008-06-16, § 126)
Riktlinjer för arkivhantering, hjälpreda för kommunala myndigheter (reviderad 2014, kommunarkivet)
Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, övergripande anvisningsdokument, (antagen av
KF 199-12-13, § 280)
Dokumenthantering för personaladministration – gemensamma riktlinjer – övergripande riktlinjer för
kommunens dokumenthantering (ej daterat)
Riktlinjer för användande av sociala medier, övergripande inriktningsdokument
(KS 2010-04-28, § 91)
Förfrågningsunderlag - Valfrihetssystem för brukare enligt lagen om valfrihet Hemtjänst (senast
reviderad VON 2014-01-30, § 10)
Lagar
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
Förvaltningslagen (1986:223)
Socialtjänstlag (2001:453)
Socialtjänstförordning (2001:937)
Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade
Förordning (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade
Hälso- och sjukvårdslag (1982:763)
Lag (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m. m.
Patientdatalag (2008:355)
Arkivlag (1990:782)
Arkivförordning (1991:446)
Lag (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten
Övriga styrande dokument
•
•
•
•
Gallringsråd nr 1 Bevara eller gallra? Gallringsråd för ledningsoch stödprocesser i kommuner,
landsting och regioner (SKL/Riksarkivet, 2010)
Gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. (SKL, 2006)
Gallringsråd nr 6 Bevara eller gallra? Råd om patientjournaler och övrig vårddokumentation i
landsting/region och kommun (SKL/Riksarkivet, 2014)
Gallringsråd nr 7 Bevara eller gallra? Råd om teknisk verksamhet, mark, fastigheter samt
bostadsförsörjning hos kommuner, landsting/region (SKL/Riksarkivet, 2014)
196
197
Handläggare: (YD+HUVOHULars Olsson
Dnr VON/2015:1-709
Anmälan om missförhållanden i omsorgen om äldre - Lex
Sarah (övergrepp)
1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att tillräckliga och adekvata åtgärder är vidtagna
av förvaltningen.
2. Nämnden beslutar att det inträffade utgör risk för ett allvarligt missförhållande enligt
14 kap § 7 SoL (Lex Sarah).
3. Anmälan översändes till Inspektionen för vård och omsorg (IVO).
Ärendebeskrivning
Enligt Socialtjänstlagen, 14 kapitlet, 3 § (Lex Sarah) är alla som är verksamma inom
äldreomsorg och omsorger om funktionshindrade skyldiga att anmäla alla missförhållanden till vård- och omsorgsnämnden. Nämnden skall sedan avgöra om det
föreligger ett allvarligt missförhållande, påtaglig risk för allvarligt missförhållande,
eller enbart missförhållande (SOSFS 2011:5). I de fall nämnden bedömer att det
föreligger allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande
ska nämnden anmäla till Socialstyrelsen. Utredning ska skickas senast två månader
efter att anmälan gjorts.
Det som sagts ovan gäller på samma sätt enligt Lagen (1993:387) om stöd och service
till vissa funktionshindrade (LSS).
Vård- och omsorgsnämnden fattade den 24 februari 2012 beslut om nya rutiner för
rapportering enligt SoL och LSS – Lex Sarah. Av detta framgår bl.a. att
avdelningschef gör första bedömning av inkommen rapport om misstänkt
missförhållande, svarar för att utredning görs, beslutar om åtgärder kopplade till
händelse samt ser till att ansvarig nämnd får anmälan för ställningstagande och beslut.
Sammanfattning av händelsen
En medboende har försökt ta med AVT in till sig. Den medboende skall ha utryckt
sexuella förslag till AVT. AVT, som sitter i rullstol, blev rädd. AVT ropade på hjälp
och tryckte på sitt larm men ingen hörde detta. Personal kom till sist vilket gjorde att
händelsen kunde avbrytas. Personalen förstod dock inte vad som var på väg att hända.
AVT berättade först nästa dag för annan personal att den medboende hade gett
sexuella förslag och rullat iväg AVT mot dennes vilja.
Åtgärdsplan från utföraravdelningen
•
•
•
•
•
EC har genomfört stödjande samtal med både AVT och medboende samt erbjudit
ytterligare samtal med kontaktperson.
Ökad bemanning 16.00-19.30 från 140910 och fyra veckor framåt. Därefter
16.00-16.30. Bemanningen har haft uppdraget att finnas nära den utsatta brukaren
för att skapa trygghet.
Riskanalys upprättad 140915
Handlingsplan upprättad 140919
SSK har tillsett att medicingenomgång gjorts för den medboende
197
198
•
•
Dörrlarm hos den medboende har satts in kvällstid
Personal och AVT har upprättat överenskommelse om att personal stödjer AVT i
att låsa sin dörr när denne är själv i lägenheten.
Vidtagna och planerade åtgärder följs upp av utföraravdelningen senast 6 månader
efter beslut i vård- och omsorgsnämnden.
Bedömning
Den boende har upplevts som skrämd och skärrad dagarna efter händelsen. Extra
personal har satts in för att finnas med AVT under de tider då denne befunnit sig i
samma lokaler som den medboende. AVT har uttryckt det som skönt när den
medboende senare inte funnits kvar på boendet vilket tyder på att AVT haft det svårt
efter händelsen. Tidigare Lex Sarah utredning visar att den medboendes sexuella
beteende varit känt under lång tid utan att åtgärder i form av exempelvis riskanalys
satts in. Riskanalys hade heller inte gjorts efter den tidigare händelsen trots att drygt
fyra månader hade passerat. Det är möjligt att händelsen kunnat förhindras vid
tidigare insatta åtgärder. Det som skiljer denna händelse från den medboendes
tidigare beteende är att det tidigare aldrig varit riktat mot annan brukare utan endast
mot personal. Det är därför svårt att bedöma om händelsen hade kunnat förutses.
Händelsen bedöms som risk för ett allvarligt missförhållande. De åtgärder som satts
in efter händelsen bedöms som adekvata och tillräckliga.
•
•
•
Förvaltningen föreslår vård- och omsorgsnämnden besluta att tillräckliga och
adekvata åtgärder är vidtagna av förvaltningen.
Nämnden föreslås besluta att det inträffade utgör risk för ett allvarligt
missförhållande enligt 14 kap § 7 SoL (Lex Sarah).
Anmälan översändes till Inspektionen för vård och omsorg (IVO).
•
Vård- och omsorgsförvaltningens utredning, 2014-12-19
198
199
UTREDNING
Vår beteckning
Ert datum
Er beteckning
2014-12-19
Vår handläggare
1 (3)
Datum
Dnr VON/2015:1-709
LS 3
Lars Olsson, utredare
Utredning enligt 14 kap 3 § SoL (Lex Sarah) med
anledning av rapporterat missförhållande (övergrepp)
Bakgrund
Den 6 oktober 2014 initierade chefen för utföraravdelningen att en utredning enligt
14 kap. 6 § Socialtjänstlagen ska inledas på grund av inkommen avvikelse.
Avvikelserapporten inkom den 12 september 2014 och gäller händelse den 8
september 2014.
Metod
Utredningens resultatdel presenterar en sammanfattning av inkommen avvikelse samt
sammanfattningar av intervjuer med aktuell vårdpersonal (AVP 1-3) och enhetschef
(EC). Vidare presenteras genomgång av journalanteckningar och tidigare utredning
enligt Lex Sarah. Inkommen åtgärdsplan från utföraravdelningen återges. Utifrån
inkommet material presenteras sammanfattning av hela händelseförloppet samt en
bedömning av händelserna och de beslutade åtgärderna.
Resultat
Sammanfattning av inkommen avvikelse
Aktuell vårdtagare (AVT) har berättat att en medboende försökt ta med AVT in till
sig. Den medboende skall ha utryckt sexuella förslag till AVT. AVT, som sitter i
rullstol, blev rädd. AVT ropade på hjälp och tryckte på sitt larm men ingen hörde
detta. Personal kom till sist vilket gjorde att händelsen kunde avbrytas. Personalen
förstod dock inte vad som var på väg att hända. AVT berättade först nästa dag för
annan personal vad som hänt.
Samtal med AVP 1 den 28 oktober 2014
AVP 1 berättar att denne träffat AVT dagen efter händelsen och att AVT då berätta
om händelsen för AVP 1. Det AVP 1 framför i samtalet är vad denne uppfattat från
samtalet med AVT. AVT och den medboende hade blivit sist kvar efter middagen.
Den medboende började då köra AVT som satt i rullstol. Den medboende gav
sexuella förslag och rullade AVT mot dennes rum. Rullstolen fastnade i en
dörröppning vilket gjorde att de inte kom längre, en personal såg detta vilket gjorde
att händelsen kunde avbrytas. AVT hade inte talat om för personalen vad som hänt.
AVT hade tryckt på larmet och ropat på hjälp utan att personal hade kommit och
hjälp denne.
Utdelningsadress
64180 Katrineholm
www.katrineholm.se
Telefon: 0150-568 07
Telefax: 0150-48 81 95
199
200
UTREDNING
Datum
2014-12-19
2 (3)
Vår beteckning
Dnr VON/2015:1-709
LS 3
AVP 1 tillägger att larmet inte är av den typ att det kommer hjälp direkt.
Samtal med AVP 2 den 13 november 2014
AVP 2 var den personal som kom att avbryta händelsen. AVP 2 berättar att det hela
skedde efter en måltidssituation. Personalen hjälpte alla brukare till sina rum. Till sist
blev AVT och en medboende kvar ensamma i matsalen. När AVP 2 kom in för att
hjälpa ytterligare en brukare såg denne att en medboende försökte skjuta AVT i
rullstolen mot AVT:s rum men fastnat i något på vägen dit. AVP 2 tog över och
hjälpte AVT in på rummet. AVP 2 uppger att denne inte märkte något ovanligt i
situationen och uppger att AVT inte sagt något om det just då. AVP 2 har förstått
först efteråt vad som egentligen hände.
Samtal med AVP 3 den 18 december 2014
AVP 3 är kontaktperson till AVT. AVP 3 har erbjudit AVT stödjande samtal men
berättar att AVT sagt att denne inte vill prata mer om händelsen. AVP 3 berättar att
AVT, efter att den medboende inte längre bor kvar i boendet, tycker det känns bättre
att komma till matsalen. Under tiden den medboende bott kvar i boendet har de ätit i
samma matsal. AVT har då haft extra personal vid sin sida vid måltiderna.
Samtal med EC den 14 oktober och den 28 november 2014
EC meddelar att flera åtgärder sattes in direkt efter händelsen. Extra personal som
kunde gå vid AVT:s sida sattes in på speciellt utsatta tider under de första fyra
veckorna efter händelsen. Efter detta bedömdes läget som lugnare. Riskanalys
upprättades omgående och en handlingsplan på börjades.
EC berättar att den medboende tidigare haft ett liknande beteende gentemot personal
under en lång tid men att det aldrig tidigare varit riktat mot någon av de boende.
EC upplevde AVT som skrämd och skärrad dagarna efter händelsen. EC meddelar att
AVT bett om att anhöriga inte skall informeras om det inträffade.
Genomgång av journalanteckningar och tidigare utredning enligt Lex Sarah
AVT har tidigare inte varit utsatt för liknande händelser. Genomgång av medboendes
journalanteckningar visar att dennes sexuella beteende varit känt sedan minst två år
tillbaka. Den 6 maj 2014 finns en händelse där den medboende har gjort sexuella
närmanden mot personal. I samband med denna händelse gjordes en utredning enligt
Lex Sarah som visar på att åtgärder omkring den medboende borde satts in långt
tidigare än vad som gjorts för att bemöta beteendet på ett bättre sätt. Riskanalys
omkring den medboende var fortfarande inte upprättad vid denna händelse.
•
EC har genomfört stödjande samtal med både AVT och medboende samt erbjudit
ytterligare samtal med kontaktperson.
Utdelningsadress
64180 Katrineholm
www.katrineholm.se
Telefon: 0150-568 07
Telefax: 0150-48 81 95
200
201
UTREDNING
Datum
2014-12-19
•
•
•
•
•
•
3 (3)
Vår beteckning
Dnr VON/2015:1-709
LS 3
Ökad bemanning 16.00-19.30 från 140910 och fyra veckor framåt. Därefter
16.00-16.30. Bemanningen har haft uppdraget att finnas nära den utsatta brukaren
för att skapa trygghet.
Riskanalys upprättad 140915
Handlingsplan upprättad 140919
SSK har tillsett att medicingenomgång gjorts för den medboende
Dörrlarm hos den medboende har satts in kvällstid
Personal och AVT har upprättat överenskommelse om att personal stödjer AVT i
att låsa sin dörr när denne är själv i lägenheten.
Sammanfattning av händelsen och bedömning
En medboende har försökt ta med AVT in till sig. Den medboende skall ha utryckt
sexuella förslag till AVT. AVT, som sitter i rullstol, blev rädd. AVT ropade på hjälp
och tryckte på sitt larm men ingen hörde detta. Personal kom till sist vilket gjorde att
händelsen kunde avbrytas. Personalen förstod dock inte vad som var på väg att hända.
AVT berättade först nästa dag för annan personal att den medboende hade gett
sexuella förslag och rullat iväg AVT mot dennes vilja.
Den boende har upplevts som skrämd och skärrad dagarna efter händelsen. Extra
personal har satts in för att finnas med AVT under de tider då denne befunnit sig i
samma lokaler som den medboende. AVT har uttryckt det som skönt när den
medboende senare inte funnits kvar på boendet vilket tyder på att AVT haft det svårt
efter händelsen. Tidigare Lex Sarah utredning visar att den medboendes sexuella
beteende varit känt under lång tid utan att åtgärder i form av exempelvis riskanalys
satts in. Riskanalys hade heller inte gjorts efter den tidigare händelsen trots att drygt
fyra månader hade passerat. Det är möjligt att händelsen kunnat förhindras vid
tidigare insatta åtgärder. Det som skiljer denna händelse från den medboendes
tidigare beteende är att det tidigare aldrig varit riktat mot annan brukare utan endast
mot personal. Det är därför svårt att bedöma om händelsen hade kunnat förutses.
Händelsen bedöms som risk för ett allvarligt missförhållande. De åtgärder som satts
in efter händelsen bedöms som adekvata och tillräckliga.
Lars Olsson
Utredare
Utdelningsadress
64180 Katrineholm
www.katrineholm.se
Telefon: 0150-568 07
Telefax: 0150-48 81 95
201
202
Dnr VON/2015:1-709
Handläggare: Eva Hersler/Emma Odén
Anmälan om missförhållanden i omsorgen om äldre - Lex
Sarah (utförande av insats/insats mot enskilds vilja)
1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att tillräckliga och adekvata åtgärder är
vidtagna av förvaltningen.
2. Nämnden konstaterar att det inträffade inte utgör ett allvarligt missförhållande
enligt 14 kap § 7 SoL (Lex Sarah).
Ärendebeskrivning
Enligt Socialtjänstlagen, 14 kapitlet, 3 § (Lex Sarah) är alla som är verksamma inom
äldreomsorg och omsorger om funktionshindrade skyldiga att anmäla alla missförhållanden till vård- och omsorgsnämnden. Nämnden skall sedan avgöra om det
föreligger ett allvarligt missförhållande, påtaglig risk för allvarligt missförhållande,
eller enbart missförhållande (SOSFS 2011:5). I de fall nämnden bedömer att det
föreligger allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande
ska nämnden anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (IVO).
Det som sagts ovan gäller på samma sätt enligt Lagen (1993:387) om stöd och service
till vissa funktionshindrade (LSS).
Vård- och omsorgsnämnden fattade den 24 februari 2012 beslut om nya riktlinjer för
rapportering enligt SoL och LSS – Lex Sarah. Av dessa framgår bland annat att
avdelningschef gör första bedömning av inkommen rapport om misstänkt
missförhållande, svarar för att utredning görs, beslutar om åtgärder kopplade till
händelse samt ser till att ansvarig nämnd får anmälan för ställningstagande och beslut.
Händelsen
Avvikelse inkom 22 september 2014 och gäller brist i omsorg/tillsyn då en vårdtagare
avvek från ett demensboende i Katrineholms kommun. Händelsen inträffade den
21 september 2014 cirka klockan 14.45. Aktuell vårdtagare (AVT) avvek från
boendet utan uppsikt från personal efter att anhörig varit på besök. AVT var upprörd
när anhörig gick och fick därför gå ut i trädgården till boendet, då det brukar ha en
lugnande effekt på AVT. Efter cirka 30 minuter fick en vårdpersonal samtal från
anhörig till en annan vårdtagare att AVT setts nära järnvägsstationen. Två
vårdpersonal begav sig direkt till platsen och hittade AVT i närheten av
järnvägsstationen. AVT var arg och upprörd, och ville inte självmant följa med
tillbaka till boendet. Vårdpersonalen försökte avleda och motivera AVT att följa med
tillbaka till boendet, utan framgång. Vårdpersonalen tillkallade en annan vårdpersonal
som anlände till platsen med en rullstol för att kunna få med AVT tillbaka till
boendet. AVT befann sig vid denna tidpunkt väldigt nära kanten vid järnvägsspåret.
Personalen bedömde att situationen kunde leda till att AVT kom till skada.
Vårdpersonalen körde fram rullstolen och AVT satte sig motvilligt i rullstolen. Under
stora protester skjutsade vårdpersonalen tillbaka AVT till boendet. På boendet mötte
annan vårdpersonal upp som tog hand om AVT. AVT lugnade därefter ner sig.
202
203
Vidtagna åtgärder
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Vårdpersonal tog hand om och samtalade med AVT efter händelsen.
Enhetschef har informerat anhöriga om den inträffade händelsen.
Enhetschef har på en teamträff den 22 september 2014 med vårdpersonal,
sjuksköterska och paramedicinare diskuterat den inträffade händelsen.
En handlingsplan för hur personal ska hantera situationer om AVT blir orolig,
hotfull eller våldsam togs fram den 22 september 2014.
En handlingsplan för hur personal ska hantera situationer om AVT avviker från
boendet togs fram den 22 september 2014.
Enhetschef har på en arbetsplatsträff den 30 september 2014 med vårdpersonal
och sjuksköterska diskuterat den inträffade händelsen och vidtagna åtgärder.
En uppdatering av AVT:s genomförandeplan genomfördes den 1 oktober 2014.
En självskattning enligt BPSD genomfördes den 1 oktober 2014.
Uppdatering av AVT:s läkemedelslista har genomförts vid ett flertal tillfällen
under hösten 2014 utifrån aktuellt behov.
Det har placerats fjädrar på grinden till staketet kring trädgården till boendet så att
den går igen bättre.
Åtgärdsplanen följs upp av enhetschef och områdeschef senast 6 månader efter beslut
i vård- och omsorgsnämnden.
Bedömning
Utredningen visar att det innan den aktuella händelsen var känt bland personalen att
AVT ofta ville lämna boendet och AVT hade även vid ett tidigare tillfälle lämnat
boendet på egen hand utan uppsikt från personal. Utredningen visar att trots
vetskapen hade det inte genomförts en riskanalys kring detta och vilka situationer
som kunde föranleda att AVT blev orolig eller visade tendenser till att vilja lämna
boendet. I utredningen framkommer att AVT brukade få gå ut i trädgården till
boendet om denne var upprörd, precis som vid den aktuella händelsen, då det i
vanliga fall brukade ha en lugnande inverkan på AVT. Det hade dock inte arbetats
fram planer som tydliggjorde att personalen skulle hålla uppsikt över AVT vid de
tillfällen AVT blev orolig och visade tendenser till att vilja lämna boendet.
Samtidigt är det viktigt att uppmärksamma att insatser enligt socialtjänstlagen bygger
på frivillighet och innebär att personal inte kan vidta åtgärder mot den enskildes vilja.
Inlåsning får inte ske och personalen har ingen rätt att hindra någon från att lämna
bostaden/boendet. Om en vårdtagare vill lämna boendet och det inte går att avleda
vårdtagaren måste personalen låta vårdtagaren gå ut. Personalen kan i dessa
situationer behöva följa med vårdtagaren så att den enskilde inte går ut på egen hand.
I utredningen framkommer att i det efterföljande händelseförloppet försökte
vårdpersonalen prata lugnt med AVT och motivera AVT att följa med tillbaka till
boendet. Vårdpersonalen gjorde bedömningen att situationen som efterföljde skulle
kunna innebära att AVT kom till skada och agerade därefter.
Enligt Socialstyrelsen kan det i vård och omsorg uppstå en ”akut” situation där en
anställd vidtar åtgärder som inrymmer någon form av våld eller tvång för att avvärja
fara för liv och hälsa. Bestämmelsen om nödrätt i brottsbalken 24 kap. 4 § innebär att
den är fri från ansvar som handlar i nöd för att avvärja fara för liv och hälsa.
Handlingen måste dock vara försvarlig med hänsyn till farans beskaffenhet.
203
204
Nödrätten kan enbart användas i akuta situationer när allvarlig fara föreligger. Den får
inte användas kontinuerligt. (Socialstyrelsen 2014) I en sådan situation som inträffade
skulle den inblandade vårdpersonalen kunna åberopa nödrätten då de handlade för att
skydda vårdtagarens liv och hälsa.
Åtgärderna i inkommen åtgärdsplan från utföraravdelningen bedöms som tillräckliga
och adekvata utifrån den aktuella händelsen. Det är av vikt att genomförandeplanen,
BPSD-skattningen och handlingsplanerna som tagits fram revideras vid behov. Det är
viktigt att personalen arbetar med trygghetsskapande åtgärder så att vården och
omsorgen bidrar till att den enskilde uppnår känslan av trygghet, samt att omsorgen
anpassas efter den enskildes varierande behov. Med anledning av att AVT lämnade
boendet på egen hand utan personal i det hälsotillstånd AVT befann sig i och att den
efterföljande situationen kunde ha medfört konsekvenser för den enskildes liv och
hälsa bedöms händelsen som ett missförhållande.
•
•
Förvaltningen föreslår vård- och omsorgsnämnden besluta att tillräckliga och
adekvata åtgärder är vidtagna av förvaltningen.
Nämnden konstaterar att det inträffade inte utgör ett allvarligt missförhållande
enligt 14 kap § 7 SoL (Lex Sarah).
•
Vård- och omsorgsförvaltningens utredning, 2015-01-30
204
205
UTREDNING
Datum
2015-01-30
1 (5)
Vår beteckning
VON/2015:1-709
LS 2
Ert datum
Vår handläggare
Er beteckning
Emma Odén, utredare
Utredning enligt 14 kap. 3 § SoL (Lex Sarah) med
anledning av rapporterad brist i utförande av
insats/insats mot enskilds vilja
Bakgrund
Den 22 september 2014 initierade chef utföraravdelningen att en utredning ska
inledas på grund av inkommen avvikelse. Muntlig avvikelse inkom 22 september och
skriftlig avvikelse inkom den 25 september 2014. Avvikelsen gäller brist i omsorg/
tillsyn då en vårdtagare avvek från ett demensboende i Katrineholms kommun.
Metod
Underlaget till utredningen baseras på inkommen avvikelse, åtgärdsplan, intervjuer,
skriftlig rapport från enhetschef 22 september 2014 samt genomgång av journaler och
andra handlingar. Utredare har intervjuat enhetschef (EC) den 7 oktober 2014 och 9
december 2014 samt aktuell vårdpersonal 1, 2, 3 (AVP 1, 2, 3) den 15 oktober 2014. I
utredningens resultatdel redovisas händelseförloppet samt kompletterande
information som framkommit i utredningen. Därefter återges inkommen åtgärdsplan
från utföraravdelningen. Utredningen avslutas med en sammanfattning av händelsen
och bedömning.
Resultat
Händelseförlopp
Händelsen som beskrivs nedan bygger på underlag som framkommit vid intervjuer
och genomgång av skriftligt material. Vilka som intervjuats redovisades under
avsnittet Metod. Uppgifterna om händelsebeskrivningen har varit samstämmig.
Händelsen inträffade den 21 september 2014. Aktuell vårdtagare (AVT) avvek från
boendet cirka klockan 14.45 efter att anhörig varit på besök. När anhörig skulle gå
från boendet blev AVT upprörd då AVT inte ville att den anhörige skulle gå. AVP 1
och aktuell vårdpersonal 4 (AVP 4) lät AVT gå ut i trädgården till boendet då det
brukar ha en lugnande inverkan på AVT. Cirka 30 minuter senare kontaktas AVP 2
av anhörig till en annan vårdtagare, som meddelade att AVT setts vid
järnvägsstationen. AVP 2 kontaktade AVP 1 och de begav sig direkt till platsen. AVT
befann sig i en butik vid järnvägsstationen. AVP 2 frågade om AVT ville följa med ut
ur butiken. AVT gjorde detta, men ville inte följa med vårdpersonalen tillbaka till
boendet. Vårdpersonalen uppger att de frågade vart AVT ville gå, men AVT uppges
inte ha haft något specifikt mål. Vårdpersonalen uppger att AVT var arg och upprörd.
AVT körde vid ett flertal tillfällen rullatorn i ett staket och kastade rullatorn bland
annat mot personalen. Vårdpersonalen försökte få AVT att förflytta sig till ett mindre
641 80 KATRINEHOLM
www.katrineholm.se
Telefon: 0150-570 00
Telefax: 0150-570 08
205
206
UTREDNING
Datum
2015-01-30
2 (5)
Vår beteckning
VON/2015:1-709
LS 2
folktätt område, utan framgång. En vikarie som vid tillfället inte var i tjänst passerade
och vårdpersonalen frågade om denne kunde försöka prata med AVT och få AVT att
vilja följa med tillbaka till boendet. Detta gick inte, utan AVT var fortsatt upprörd.
AVP 1 och AVP 2 uppger att de försökte prata lugnt med AVT och när detta inte gick
tog de ett steg tillbaka för att ge AVT utrymme att lugna ner sig. AVP 1 kontaktade
AVP 3 och meddelade att de behövde en rullstol för att få med AVT tillbaka till
boendet. När AVP 3 anlände till platsen befann sig AVT väldigt nära kanten vid
järnvägsspåret. Även AVP 3 gick fram och pratade med AVT, men utan framgång.
Vårdpersonalen uppger att de inte visste vad AVT skulle göra härnäst och de
bedömde att det fanns en risk att AVT kunde skada sig. AVP 1 och AVP 2 körde
fram rullstolen och AVT satte sig motvilligt i rullstolen. Under stora protester
skjutsade vårdpersonalen tillbaka AVT till boendet. På boendet mötte AVP 4 upp,
som tog hand om och samtalade med AVT. AVT lugnade därefter ner sig.
Kompletterande information som framkommit
Under samtalet med vårdpersonalen uppges att de inte vet hur AVT lämnade boendet.
Grinden till staketet kring trädgården till boendet uppges inte alltid vara stängd.
Vårdpersonalen beskriver att den inträffade händelsen inte kändes bra, då folk pratade
och tittade åt det som inträffade. Det var en jobbig situation för AVT. Efter händelsen
och under den följande veckan var AVT besviken på AVP 1, men det uppges nu ha
blivit bra igen. Vårdpersonalen beskriver att AVT ofta vill lämna boendet och att det i
vanliga fall kan vara svårt att få AVT tillbaka till boendet om AVT och personal är
ute på ärenden eller promenader. Vidare uppges att de tidigare har kunnat avleda och
motivera AVT att gå tillbaka till boendet, men att det vid detta tillfälle inte gick.
EC uppger att en liknande händelse har inträffat förut. Vid ett tillfälle under
sommaren 2014 avvek AVT från boendet utan uppsikt från personal. Vid detta
tillfälle upptäckte vårdpersonal detta förhållandevis omgående och kunde få AVT att
självmant följa med tillbaka till boendet. Efter denna händelse vidtogs inga åtgärder.
Efter händelsen har anhöriga informerats om den inträffade händelsen. Det har
placerats fjädrar på grinden till staketet kring trädgården till boendet så att den går
igen bättre. Det är kodlås till grinden med kod i närheten. EC bedömer att liknande
händelser skulle kunna inträffa igen, men att det är viktigt att personalen arbetar för
att minska riskerna så att det inte uppstår liknande situationer. EC har på en teamträff
med vårdpersonal, sjuksköterska och paramedicinare samt på en arbetsplatsträff med
vårdpersonal och sjuksköterska diskuterat den inträffade händelsen och vidtagna/
planerade åtgärder. På mötena belystes personalens bemötande till AVT och hur
personalen kan bidra till att AVT känner känslan av trygghet. På mötet framfördes
vikten vid att vara uppmärksam på hur AVT för stunden mår samt låta vårdpersonal
ta hand om AVT som denne för tillfället fungerar bra ihop med, då det kan variera.
EC uppger att AVT:s behov av hjälp och stöd varierar varje dag.
Efter mötena har det tagits fram två handlingsplaner med steg för steg hänvisningar
hur personalen ska agera om liknande situationer inträffar. Den ena handlingsplanen
belyser hur personalen ska hantera situationer när AVT blir orolig, hotfull eller
641 80 KATRINEHOLM
www.katrineholm.se
Telefon: 0150-570 00
Telefax: 0150-570 08
206
207
UTREDNING
Datum
2015-01-30
3 (5)
Vår beteckning
VON/2015:1-709
LS 2
våldsam. Den andra handlingsplanen belyser hur personalen ska hantera situationer
om AVT avviker från boendet. Under samtalet med vårdpersonalen uppges att de
känner sig mer förberedda nu, eftersom att de har tagit fram handlingsplanerna och
diskuterat hur personalen ska agera om liknande situationer inträffar.
Under samtalet med vårdpersonalen framhålls vikten vid att ha bättre uppsikt bland
personalen på avdelningen men även från övriga avdelningar på boendet, då AVT går
emellan avdelningarna. Vidare belyser vårdpersonalen att det är viktigt att personalen
ser till att grinden till staketet är stängd. AVT brukar ofta promenera i trädgården runt
boendet. Samtidigt uttrycker vårdpersonalen att de inte kan ha uppsikt hela tiden och
vid alla tillfällen. Det uppges framförallt vara vid specifika tillfällen som personalen
måste vara extra uppmärksamma. Det uppges därför som viktigt att vårdpersonalen
arbetar förebyggande och är observant på hur AVT mår för tillfället. Vidare framhålls
det som viktigt att vårdpersonalen har bra kontakt med anhöriga.
Efter händelsen har AVT:s genomförandeplan uppdaterats för att tydliggöra hur
personalen ska bemöta AVT. Det har genomförts en personskattning enligt BPSD
(beteendemässiga och psykiska symtom vid demens). AVT:s läkemedelslista har
uppdaterats. Dokumenten finns samlade i AVT:s pärm.
Under samtalet med EC den 9 december 2014 framkommer att AVT:s allmänna
hälsotillstånd har försämrats, vilket medfört att självskattningen i BPSD och
genomförandeplanen kommer behöva revideras utifrån AVT:s aktuella behov.
Vidtagna åtgärder
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Vårdpersonal tog hand om och samtalade med AVT efter händelsen.
Enhetschef har informerat anhöriga om den inträffade händelsen.
Enhetschef har på en teamträff den 22 september 2014 med vårdpersonal,
sjuksköterska och paramedicinare diskuterat den inträffade händelsen.
En handlingsplan för hur personal ska hantera situationer om AVT blir orolig,
hotfull eller våldsam togs fram den 22 september 2014.
En handlingsplan för hur personal ska hantera situationer om AVT avviker från
boendet togs fram den 22 september 2014.
Enhetschef har på en arbetsplatsträff den 30 september 2014 med vårdpersonal
och sjuksköterska diskuterat den inträffade händelsen och vidtagna åtgärder.
En uppdatering av AVT:s genomförandeplan genomfördes den 1 oktober 2014.
En självskattning enligt BPSD genomfördes den 1 oktober 2014.
Uppdatering av AVT:s läkemedelslista har genomförts vid ett flertal tillfällen
under hösten 2014 utifrån aktuellt behov.
Det har placerats fjädrar på grinden till staketet kring trädgården till boendet så att
den går igen bättre.
Åtgärdsplanen följs upp av enhetschef och områdeschef senast sex månader efter
beslut i vård- och omsorgsnämnden.
641 80 KATRINEHOLM
www.katrineholm.se
Telefon: 0150-570 00
Telefax: 0150-570 08
207
208
UTREDNING
Datum
2015-01-30
4 (5)
Vår beteckning
VON/2015:1-709
LS 2
Sammanfattning av händelsen och bedömning
Händelsen inträffade den 21 september 2014 cirka klockan 14.45. Aktuell vårdtagare
(AVT) avvek från boendet utan uppsikt från personal efter att anhörig varit på besök.
AVT var upprörd när anhörig gick och fick därför gå ut i trädgården till boendet, då
det brukar ha en lugnande effekt på AVT. Efter cirka 30 minuter fick en vårdpersonal
samtal från anhörig till en annan vårdtagare att AVT setts nära järnvägsstationen. Två
vårdpersonal begav sig direkt till platsen och hittade AVT i närheten av
järnvägsstationen. AVT var arg och upprörd, och ville inte självmant följa med
tillbaka till boendet. Vårdpersonalen försökte avleda och motivera AVT att följa med
tillbaka till boendet, utan framgång. Vårdpersonalen tillkallade en annan vårdpersonal
som anlände till platsen med en rullstol för att kunna få med AVT tillbaka till
boendet. AVT befann sig vid denna tidpunkt väldigt nära kanten vid järnvägsspåret.
Personalen bedömde att situationen kunde leda till att AVT kom till skada.
Vårdpersonalen körde fram rullstolen och AVT satte sig motvilligt i rullstolen. Under
stora protester skjutsade vårdpersonalen tillbaka AVT till boendet. På boendet mötte
annan vårdpersonal upp som tog hand om AVT. AVT lugnade därefter ner sig.
Utredningen visar att det innan den aktuella händelsen var känt bland personalen att
AVT ofta ville lämna boendet och AVT hade även vid ett tidigare tillfälle lämnat
boendet på egen hand utan uppsikt från personal. Utredningen visar att trots
vetskapen hade det inte genomförts en riskanalys kring detta och vilka situationer
som kunde föranleda att AVT blev orolig eller visade tendenser till att vilja lämna
boendet. I utredningen framkommer att AVT brukade få gå ut i trädgården till
boendet om denne var upprörd, precis som vid den aktuella händelsen, då det i
vanliga fall brukade ha en lugnande inverkan på AVT. Det hade dock inte arbetats
fram planer som tydliggjorde att personalen skulle hålla uppsikt över AVT vid de
tillfällen AVT blev orolig och visade tendenser till att vilja lämna boendet.
Samtidigt är det viktigt att uppmärksamma att insatser enligt socialtjänstlagen bygger
på frivillighet och innebär att personal inte kan vidta åtgärder mot den enskildes vilja.
Inlåsning får inte ske och personalen har ingen rätt att hindra någon från att lämna
bostaden/boendet. Om en vårdtagare vill lämna boendet och det inte går att avleda
vårdtagaren måste personalen låta vårdtagaren gå ut. Personalen kan i dessa
situationer behöva följa med vårdtagaren så att den enskilde inte går ut på egen hand.
I utredningen framkommer att i det efterföljande händelseförloppet försökte
vårdpersonalen prata lugnt med AVT och motivera AVT att följa med tillbaka till
boendet. Vårdpersonalen gjorde bedömningen att situationen som efterföljde skulle
kunna innebära att AVT kom till skada.
Enligt Socialstyrelsen kan det i vård och omsorg uppstå en ”akut” situation där en
anställd vidtar åtgärder som inrymmer någon form av våld eller tvång för att avvärja
fara för liv och hälsa. Bestämmelsen om nödrätt i brottsbalken 24 kap. 4 § innebär att
den är fri från ansvar som handlar i nöd för att avvärja fara för liv och hälsa.
Handlingen måste dock vara försvarlig med hänsyn till farans beskaffenhet.
Nödrätten kan enbart användas i akuta situationer när allvarlig fara föreligger. Den får
inte användas kontinuerligt. (Socialstyrelsen 2014) I en sådan situation som inträffade
641 80 KATRINEHOLM
www.katrineholm.se
Telefon: 0150-570 00
Telefax: 0150-570 08
208
209
UTREDNING
Datum
2015-01-30
5 (5)
Vår beteckning
VON/2015:1-709
LS 2
skulle den inblandade vårdpersonalen kunna åberopa nödrätten då de handlade för att
skydda vårdtagarens liv och hälsa.
Åtgärderna i inkommen åtgärdsplan från utföraravdelningen bedöms som tillräckliga
och adekvata utifrån den aktuella händelsen. Det är av vikt att genomförandeplanen,
BPSD-skattningen och handlingsplanerna som tagits fram revideras vid behov. Det är
viktigt att personalen arbetar med trygghetsskapande åtgärder så att vården och
omsorgen bidrar till att den enskilde uppnår känslan av trygghet, samt att omsorgen
anpassas efter den enskildes varierande behov. Med anledning av att AVT lämnade
boendet på egen hand utan personal i det hälsotillstånd AVT befann sig i och att den
efterföljande situationen kunde ha medfört konsekvenser för den enskildes liv och
hälsa bedöms händelsen som ett missförhållande.
Emma Odén
Utredare
Referenser
•
Socialstyrelsen (2014) Lex Sarah – Handbok för tillämpningen av
bestämmelserna om Lex Sarah, Andra upplagan.
641 80 KATRINEHOLM
www.katrineholm.se
Telefon: 0150-570 00
Telefax: 0150-570 08
209
210
Dnr VON/2015:11-709
Handläggare: Katarina Hagdahl
Patientsäkerhetsberättelse för vård- och omsorgsnämnden 2014
Vård- och omsorgsnämnden godkänner patientsäkerhetsberättelsen för 2014.
Ärendebeskrivning
Den 1 januari 2011 började Patientsäkerhetslagen (2010:659) PSL att gälla.
Enligt den nya lagen skall vårdgivaren dokumentera sitt patientsäkerhetsarbete i en
patientsäkerhetsberättelse.
Vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en sammanställning av patientsäkerhetsarbetet under 2014 och har valt att redogöra för nutrition, avvikelsehantering, Senior
Alert, BPSD (beteendemässiga och psykiska symptom vid demens),
läkemedelshantering, läkemedelsgenomgångar, palliativa registret, SIP (samlad
individuell plan), teamträffar och trygghetsmodellen.
•
Patientsäkerhetsberättelse, 2015-02-13
210
211
PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE
1 (11)
Datum
Vår beteckning
2015-02-13
VON/2015:11-709
Vår handläggare
Katarina Hagdahl
Medicinskt ansvarig sjuksköterska
Patientsäkerhetsberättelse för vård- och
omsorgsnämnden 2014
Den 1 januari 2011 började patientsäkerhetslagen (2010:659) PSL att gälla. Enligt
den nya lagen skall vårdgivaren dokumentera sitt patientsäkerhetsarbete i en patientsäkerhetsberättelse.
Nedan följer en sammanställning av patientsäkerhetsarbetet under 2014.
Vi har valt att redogöra för nutrition, läkemedelshantering, läkemedelsgenomgångar,
senior Alert, Trygghetsmodellen, teamträffar, palliativa registret, avvikelsehantering,
BPSD och samlad individuell plan(SIP).
Hur patientsäkerhetsarbetet bedrivits under 2014
Nutrition
Nattfastemätning
Mätning av nattfastan har gjorts sedan 2009 och finns med som resultatmål som
kommunen har. Två gånger per år mäter man nattfastan på äldreboenden. Resultatmålet
är att andelen brukare i äldreomsorgen vars nattfasta är kortare än 13 timmar ska öka
(med hänsyn till den enskildes önskemål). Målnivå: 60 %. Sedan våren 2013 mäter man
även könsuppdelad statistik. Nattfasteformulär skickas ut till varje avdelning på boendet
eller delas ut till kostombud vid utbildningstillfällen som oftast ligger i fas med
nattfastemätningen. Även chefer för respektive boende får information och har
huvudansvaret att den genomförs och skickas in. Mätningen görs på en bestämd dag och
man registrerar tidpunkt när kvällsmål/ middag intogs och om något nattmål eller tidigt
morgonmål har intagits och om det har erbjudits men tackat nej. Man registrerar även
MNA och BMI för att få en bild av förekomst av undernäring bland de som har lång
nattfasta. Med nattfasta menas tiden mellan en dags sista mål och följande dags första
mål, det vill säga tiden under natten då en person inte äter eller dricker någonting som ger
energi (kalorier). Nattfastan bör ej överstiga 11 timmar. Man har under året genomfört ett
pilotprojekt på ett några av kommunens större äldreboenden (Furuliden , Lövåsgården ,
Strandgården , Norrgläntan och Pantern). Det har gått ut på att ändra måltidsordningen
för att få bättre spridning på måltiderna och att få en kortare nattfasta. Hittills har det givit
ett positivt resultat på nattfastans längd.
Nutritionsrådet i Sörmland genomför nattfastemätning i hela Sörmland vartannat år vilket
innebär för Katrineholms kommun att det gjorts en mätning extra utöver den ordinarie
nattfastemätningen.
Avvikelsehantering
Avvikelser registreras i verksamhetssystemet och alla medarbetare har skyldighet att
rapportera. Vård- och omsorgsförvaltningen har i ett antal år arbetat med avvikelse-
Patientsäkerhetsber 2014.docx
Postadress:
641 80 KATRINEHOLM
www.katrineholm.se
Telefon: 0150-570 00 vx
Telefax: 0150-48
211 81 95
vard.omsorg@katrineholm.se
Org.nummer
212000-0340
212
2 (11)
Datum
Vår beteckning
2015-02-13
VON/2015:11-709
hantering och framförallt synen på rapporteringen som ett förbättringsarbete.
Enhetschef och sjuksköterska drar ut och går igenom avvikelserna varje månad med
vårdpersonalen på teamträffar där åtgärder och statistik diskuteras.
Allvarliga avvikelser rapporteras direkt till enhetschef eller sjuksköterska för akut
åtgärd, de rapporterar i sin tur till områdes/avdelningschef och medicinskt ansvarig
sjuksköterska.
Händelseanalys och utredning genomförs, därefter ställningstagande om händelsen
föranleder en anmälan till Socialstyrelsen enligt lex Maria eller lex Sarah.
Kvalitetsgranskning av läkemedelshantering
Kvalitetsgranskning av läkemedelshantering genomförs enligt avtal av apotekare från
Apoteket Farmaci varje år inom äldreomsorgen och fr.o.m. 2012 vartannat år inom
Kvalitetsgranskningen genomförs av apotekare som ett kvalitetsmöte tillsammans
med vårdpersonal, ansvarig sjuksköterska och enhetschef.
Vid varje granskningstillfälle upprättas en åtgärdsplan som skickas in till apotekare
och MAS inom 14 dagar och följs sedan upp vid nästa granskningstillfälle.
Alla sjuksköterskor ansvarar för att det finns lokala skriftliga rutiner för läkemedelshanteringen som revideras varje år och rutinerna diskuteras vid granskningen. Alla
avvikelser gällande läkemedelshantering granskas och bearbetas vid teamträffar.
Läkemedelsgenomgångar
Utifrån gällande författning genomförs förenklade läkemedelsgenomgångar inom alla
våra verksamheter. Därefter beslutar läkaren om att det behövs en fördjupad läkemedelsgenomgång vilket innebär att det görs en symtomskattning, blodprover på
bland annat njurfunktions tas. En apotekare är delaktig vid en fördjupad
läkemedelsgenomgång.
Materialet sammanställs av läkare, sjuksköterska och apotekare och förändringar
genomförs. Läkemedelsgenomgångarna ligger i linje med arbetet att minska antalet
olämpliga läkemedel för äldre men även för andra patientgrupper t.ex. socialpsykiatrin.
Palliativa registret
Sjuksköterskorna har under ett antal år registrerat dödsfall i palliativa registret, för att
säkerställa kvaliteten av vården i livets slut. Ett antal kvalitetsindikatorer ska måluppfyllas och förbättras med 5 eller 10 % för att få stimulansbidrag samt att 70 % av alla
dödsfall i kommunen och landstinget ska registreras.
Teamträffar inom alla områden
Teamträffar är ett planeringsmöte kring brukare som ska ske regelbundet. Deltagare är
sjuksköterska, sjukgymnast/fysioterapeut, arbetsterapeut, vårdpersonal samt enhetschef.
Inom hemtjänsten deltar även biståndshandläggare.
Teamträffar sker inom både särskilda boenden, hemtjänst och gruppbostäder.
Patientsäkerhetsber
212
213
3 (11)
Datum
Vår beteckning
2015-02-13
VON/2015:11-709
Syftet är:
• Genomgång, uppföljning och utvärdering av medicinska och rehabiliterande
insatser hos brukare.
• Sätta realistiska, vardagsnära, smarta* mål för insatserna.
• Få en helhetssyn på brukarens situation utifrån ett hälsofrämjande förhållningssätt
som innebär att skapa gynnsamma förutsättningar för en god hälsa och se till
människans möjligheter.
*Smarta = Specifikt, Mätbart, Attraktivt, Realistiskt, Tidsbestämt och Accepterat
Trygghetsmodellen
Införandet av trygghetsmodellen januari 2014 innebär ökad vård, stöd och
rehabilitering i hemmet för brukare. En mottagningstimme har införts för personer
som kommer hem från sjukhus. Ökat stöd till närstående genom utökning av
avlösningstid från tio till 20 timmar/månad. Handledningstid för hemtjänsten har
införts för ökad kompetens och förbättrad rehabilitering. Fler demensplatser
tillskapades. Trygghetsplatser ska erbjudas vid behov.
Sammantaget är målsättningen att få en ökad kvalitet och trygghet för brukare i
ordinärt boende.
Trycksårsförebyggande utbildningar
En arbetsgrupp bestående av sjuksköterskor, arbetsterapeut,
sjukgymnast/fysioterapeut och dietist har tagit fram ett utbildningsmaterial för
vårdpersonal runt förebyggande av trycksår. Utbildningen har genomförts på
arbetsplatsträffar inom både särskilda boenden och hemtjänstgrupper.
En rutin har tagits fram för hur man ska arbeta för att förebygga trycksår.
Åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten
Nutrition
Årligen fortbildas kostombuden 2 gånger/år. Nattfasta och måltidsfördelning jobbar man
återkommande med och även att så långt som möjligt sätta individen i fokus då det gäller
måltidspridning. Utbildning och information mot chefsgrupper och sjuksköterskor om
nattfasta och konsekvenser av för lång nattfasta pågår kontinuerligt. Medverkande av
dietist på teamträffar inom särskilda boenden för att hitta riskindivider tidigare och sätta
in nutritionsåtgärder där bland annat nattfastan är en viktig del att se över.
Dokumentation sker i befintligt journalsystem. En tvärprofessionell trycksårgrupp jobbar
med att skapa rutiner runt förebyggande och omhändertagande av trycksår där har man
även med nattfastan som en vikt. En utbildning har tagits fram som sjuksköterskor,
paramedicinare och dietist genomfört ute i alla verksamheter inom särskilt boende och
hemsjukvård. Utbildningen kommer sedan att genomföras vart tredje år för att ny
personal ska få kunskap även nattpersonal får delta.
Projektet med ändrad måltidsordning för att korta ner nattfastan har i sitt
utvärderingsarbete genomfört måltidsobservationer på samtliga berörda avdelningar.
Måltidsobservationerna ger möjlighet att se på helheten runt måltiden och kan möjliggöra
förbättringsarbeten som kan stödja brukaren till ett bättre matintag och minska eller
förebygga undernäring. Projektet har avslutats men de berörda äldreboendena fortsätter
med de måltidstider man arbetat in i och med projektet. En eventuell fortsättning ska
213
214
4 (11)
Datum
Vår beteckning
2015-02-13
VON/2015:11-709
genomföras på övriga verksamheter beslut kommer att tas i nämnd under början av det
här året.
Avvikelsehantering
Hösten 2010 började vård- och omsorgsförvaltningen att riskanalysera och registrera
fall, nutrition och trycksår i nationella patientregistret Senior Alert. Arbetet har pågått
under hela 2014. En sjuksköterska och en undersköterska har arbetat 25 % med att
hjälpa till med Senior Alert under hösten. Tidigare har fallregistreringen legat inom
avvikelsesystemet. Förbättringen med Senior Alert är att alla skall få en riskanalys
gjord, åtgärder och uppföljning genomförda där det behövs.
Översyn av avvikelsehanteringen sker i ledarlag/teamträffar och avvikelser av vikt
återkopplas på arbetsplatsträffar. En del enheter har startat kvalitetsråd där avvikelser
behandlas.
Allvarliga avvikelser enligt SoL/LSS rapporteras till avdchef för utföraravdelningen
för bedömning om Lex Sarahutredning. Allvarliga avvikelser inom HSL rapporteras
till medicinskt ansvarig sjuksköterska för Lex Mariaprövning.
Enligt fastställt schema granskades alla enheter inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet under 2014. Handlingsplaner skrevs och åtgärder har vidtagits. Lokala
riktlinjer för läkemedelshantering har reviderats.
Under 2014 gjordes 453 förenklade läkemedelsgenomgångar och 21 fördjupade med
Vårdcentralen Linden.
Vårdcentralen Nävertorp genomförde 156 förenklade läkemedelsgenomgångar och 5
fördjupade.
Vår Vårdcentral gjorde 105 förenklade och 4 fördjupade läkemedelsgenomgångar.
2013 införde vi läkemedelsgenomgångar på särskilt boende inom socialpsykiatrin.
Deltog gjorde sjuksköterska, apotekare, primärvårdsläkare, läkare eller sjuksköterska
från öppenpsykiatrin och vårdpersonal.
Patienten gavs möjlighet att delta där det var möjligt.
Samlad individuell plan (SIP)
Vid utvärderingen av den kommunaliserade hemsjukvården fastställde VOHJSnämnden att det saknades samlade individuella planer för, hemsjukvårdspatienterna
vilket alla enligt avtalet skall ha.
Vid mätning 2011 befanns endast 6 % av hemsjukvårdspatienterna ha en SIP.
VOHJS-nämnden beslutade då om insatser och satte målet 20 % för år 2012 och 50 %
för år 2013 och 60% för 2014 för Sörmlands kommuner och landsting.
Hemsjukvården inom vård- och omsorgsförvaltningen gjorde 209 SIP under 2014
vilket är 43 % av patienter inskrivna i hemsjukvården.
214
215
5 (11)
Datum
Vår beteckning
2015-02-13
VON/2015:11-709
Handledningstid inom hemtjänsten
Som en del av arbetet med projektet Katrineholms trygghetsmodell, skapades planeringsmöte kring brukare i ordinärt boende. Tanken är att hemtjänstpersonal, sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast och enhetschef träffas en gång i veckan för
genomgång, uppföljning och utvärdering av brukarärenden och insatser.
Resultat som uppnåtts
Nutrition
Nattfastemätning
Tabell I 13 timmarsgränsen: Våren 2014 hade 57 % en nattfasta som var kortare än 13
timmar. Andelen hade ökat med 16 procentenheter sen mätningen hösten 2013. Det var
första gången som andelen med nattfasta mindre än 13 timmar är högre än andelen
brukare med nattfasta längre än 13 timmar. Hösten 2014 hade 54 % en nattfasta som var
kortare än 13 timmar.
Mätningarna visar att nattfastan har förkortats och därmed förbättrats i Katrineholms
kommun det senaste året.
13-timmarsgränsen
vår höst vår vår höst vår höst vår höst vår höst
2009 2009 2010 2011 2011 2012 2012 2013 2013 2014 2014
< 13 h 39% 42% 40% 42% 42% 37% 37% 44% 41% 57% 54%
> 13 h 61% 57% 60% 53% 56% 62% 59% 55% 55% 40% 43%
Tabell II Könsuppdelad statistik; Höst 2014: Av kvinnorna var det 53,5 % som har en
kortare nattfasta än 13 timmar och bland männen var siffran 56 % .Våren 2014 hade 55
% av kvinnorna en nattfasta som var kortare än 13 timmar och motsvarande siffra hos
männen var 60 %
män
kvinnor
Höst 2014
> 13 timmar
42%
43%
< 13 timmar
56%
53,5%
Antal brukare
Vår 2014
214 st
> 13 timmar
< 13 timmar
Antal brukare
122 st
37%
60%
214 st
Avvikelsehantering
215
42%
55%
121 st
216
6 (11)
Datum
Vår beteckning
2015-02-13
VON/2015:11-709
Under 2014 har 1 533 avvikelser registrerats i avvikelsesystemet enligt nedanstående
fördelning.
Typ av avvikelse
Fallregistreringar
Läkemedelshantering
Avvikelse HSL
Brist i omvårdnad/omsorg
Brist i vårdkedja
Bristande dokumentation
Övergrepp
Larm
Risk för skada eller skada
Dataavbrott
Brandlarm
Övrigt
Totalt
2010
2 019
931
52
85
65
4
64
43
35
146
12
31
3 487
2011
1 208
756
63
80
47
8
39
45
23
10
12
2 291
2012
706
69
113
46
7
35
55
142
72
46
1291
2013
793
104
158
44
13
44
32
88
33
1319
2014
830
119
253
71
11
51
77
104
17
1533
Antalet avvikelser har ökat något främst Brister i omvårdnad/omsorg som ökat från
85 år 2010 till 253 år 2014.
216
217
7 (11)
Datum
Vår beteckning
2015-02-13
VON/2015:11-709
Antalet fallregistreringar i Senior Alert redovisas nedan. Inom vård- och omsorgsförvaltningen har 534 riskbedömningar registrerats under 2014. Det är en klar förbättring
mot 2013.
217
218
8 (11)
Datum
Vår beteckning
2015-02-13
VON/2015:11-709
BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens)
Under 2014 har demenssjuksköterskan och områdeschefen för demensteamet fortsatt
med utbildning för att registrera i BPSD, enligt planen att alla demensenheter skall
kunna det. Tanken är att man registrerar och ser över vilken vård/arbetssätt som kan
lindra symptomen för personen, mediciner exkluderade. De har gjort registreringar
som gett vård- och omsorgsförvaltningen stimulansbidrag till kvalitetshöjande insatser.
Alla kommuner i Sörmland är med i BPSD-registret. Kommunerna som har varit med
längst har resultat som tyder på att arbetssättet har blivit en del av vardagen på
enheten. En kulturförändring har uppnåtts.
Bilden visar alla registreringar som görs i kommunerna. Det går inte att skilja ut säbo
från hemsjukvård och dagverksamhet.
Antal BPSD-registreringar 2014
BPSD-registreringar inom vård- och omsorgsförvaltningen 2012-2014
År
2012
2013
2014
Antal
48
141
114
Kvalitetsgranskningen har föranlett att kunskapen om läkemedelshantering har ökat.
Hygienen kring läkemedelshantering är förbättrad. Antalet avvikelser gällande läkemedelshantering har stadigt minskat från 1 163 stycken år 2008 till 793 stycken under
år 2013. Under 2014 ökade de lite till 830 och de verkar nu ligga ganska konstant på
ca 800.
Kvalitetsgranskningarna innebär att all personal är delaktiga vid granskningarna och
att många visar ett stort intresse för att säkra hanteringen. Alla enheter har upprättat
en handlingsplan med åtgärder för förbättringar.
218
219
9 (11)
Datum
Vår beteckning
2015-02-13
VON/2015:11-709
Ett nytt avtal har tecknats efter upphandling med Apoteket farmaci för kvalitetsgranskning och fortbildning i farmakologi för sjuksköterskor. Avtalet träder i kraft
den 1 juli 2015.
Under 2014 har 715 förenklade läkemedelsgenomgångar och 30 fördjupade genomförts av Vårdcentralen Linden, Vårdcentralen Nävertorp och Vår Vårdcentral enligt
läkemedelskommitténs statistik. Tyvärr är inte kodningen på vårdcentralerna gjord så
det går inte att se vilka som utförts inom den kommunala vården.
Vård- och omsorgsförvaltningen uppnådde gränsen på 70 % registreringar och fick
stimulansbidrag som skall bidra till att höja kvalitén.
Av kvalitetsindikatorerna klarade vi 5 % gränsen för förbättring av
kvalitetsindikatorer.
Målet 2014 var att minst 60 % av patienter inskrivna i hemsjukvården skulle ha en
SIP. Katrineholms kommun uppnådde 43 % vid mätningen i december 2014 vilket
motsvarar 209 stycken SIP:ar.
Teamträffar inom funktionshinderområdet
Nystartade under året. Har fungerat mycket bra. Sjuksköterskorna är väldigt nöjda
och uppger att man ser nya lösningar för brukarna genom den samlade kompetensen
när både rehab, sjuksköterskor, enhetschef och vårdpersonal träffas.
219
220
10 (11)
Datum
Vår beteckning
2015-02-13
VON/2015:11-709
Trygghetsmodellen
Antal bokade trygghetsplatser
Utvärdering av tryggetsmodellen som gjordes i september visade att det totalt finns
51 beslut om tryggghetsplats januari-augusti 2014 som använts av 27 personer. Några
brukare har varit flera gånger på en trygghetsplats. Majoriteten av besluten är
planerade tider, endast fyra är akuta placeringar.
Under sommaren var antalet platser tidvis för få och det hände att brukare fick vänta
på en planerad tid en vecka eller två. Akuta placeringar har dock alltid gått att lösa
enligt boendesamordnaren.
Handledning i hemtjänst
Sjukgymnast/fysioterapeut och arbetsterapeut handleder hemtjänstpersonal 30 min/v.
Vid utvärdering av Trygghetsmodellen uppfattades handledningstiden som positiv
och värdefull av både hemtjänstpersonal, chefer och rehabpersonal.
92% har deltagit vid handledning. 95% av vårdpersonalen beskriver den som bra eller
mycket bra. Av cheferna svarar 78% att den är bra eller mycket bra.
Synpunkter som framkommit är det är ett bra sätt att nå personal, ger bra diskussioner
och samarbete. Skapar kontinuitet i behandlingen av brukare. Det skiljer mellan
grupper hur det fungerar. Ont om tid i vissa grupper, schemaläggningen oklar.
Mottagningstimme
Totalt beviljades 83 mottagningstimmar januari-augusti 2014. De uppfattas positivt
och ger trygghet vid hemgång. Personalen får tid att ta emot och svara på frågor. Vid
svåra förflyttningar eller behov av hjälpmedel är det bra om rehab deltar, men annars
är det bättre om rehab kommer vid senare tillfälle. Kan blir rörigt för brukaren om det
är för många personal samtidigt.
Vid några tillfällen var det problem att taxi inte kom på utsatt tid.
Mål som finns för 2015
Nutrition
Nattfastemätning
Andel brukare i äldreomsorgen där nattfastan skall vara mindre än tretton timmar
skall öka. Även andelen undernärda ska minska.
Ny måltidsordning ska införas på ett flertal vårdboenden.
En ny rutin för nutrition tas fram i och med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd
om förebyggande av och behandling vid undernäring SOSFS 2014;10 som beslutades
under hösten 2014. Rutinen tas fram av dietister och medicinskt ansvarig sjuksköterska.
Avvikelsehantering
Målet är att ha en fortsatt minskning av antalet avvikelser men framförallt att arbetet
med förbättringar utifrån avvikelser fortgår.
Översyn av avvikelsehanteringen ska ske i ledarlag och avvikelser av vikt återkopplas
på arbetsplatsträffar.
En del enheter har startat kvalitetsråd där avvikelser behandlas. Det är ett arbete som
kan utvecklas.
220
221
11 (11)
Datum
Vår beteckning
2015-02-13
VON/2015:11-709
Senior Alert
Brukarna skall erbjudas riskanalys, åtgärder och uppföljning i nationella patientregistret Senior Alert.
BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symptom vid Demens)
Att fortsätta utbilda fler BPSD administratörer och fortsätta implementera arbetet i
hela området så att kunskapen finns både på vård och demensboende. Alla boende
med BPSD problematik skall följas upp minst två gånger om året i registret. Nya
medarbetare utbildas i Demens ABC.Målet är att alla enheter som arbetar med
demenssjuka skall har utbildning i BPSD.
Kvalitetsgranskning av alla enheter inom äldreomsorgen skall ske under 2015.
Läkemedelsgenomgångar skall göras systematiskt på särskilda boenden och i
samband med att en samlad individuell plan upprättas för patienter i hemsjukvården
eller att behovet uppstår. Läkemedelsgenomgångar skall även genomföras inom
socialpsykiatrin.
Att förbättra kvalitetsindikatorerna i palliativregistret
Fortsatt öka antalet SIP i hemsjukvården.
Trycksårsförebyggande
Uppföljning av arbetet med att förebygga trycksår. Mål att få in i kompetensplanen
för omvårdnadspersonalen så att det blir en fortsatt utbildning även kommande år.
Trygghetsmodellen
Följa upp förbättringsområden som framkom vid utvärderingen hösten 14.
Dokumentation
Mål utveckla omvårdnadspersonalens dokumentation inom område 3.
Strategi: Tillsätta en resurs som kvalitetsgranskar dokumentationen och återkopplar
till berörda.
Psykisk ohälsa hos äldre
Att utifrån utbildningssatsningen som gjordes under året upptäcka och förebygga
psykisk ohälsa inom område 1.
Katarina Hagdahl
221
222
Dnr VON/2014:4, 2014:36-709
Handläggare: Katarina Hagdahl
Redovisning av betalningsansvar, avvikelser, Lex Maria-,
Lex Sarah-anmälningar, yttranden till IVO och ärenden i
patientnämnden under 2014
Vård- och omsorgsnämnden lägger redovisningen till protokollet.
Ärendebeskrivning
Enligt gällande riktlinje för rapportering, utredning och anmälan enligt SoL och LSS
(Lex Sarah), ska vård- och omsorgsförvaltningen årligen redovisa en
sammanställning av samtliga anmälda missförhållanden och vidtagna åtgärder till
vård- och omsorgsnämnden. Förvaltningen har även sammanställt betalningsansvar,
avvikelser, Lex Maria-anmälningar, yttranden till Inspektionen för vård och omsorg
(IVO) och ärenden i patientnämnden under 2014.
•
Redovisning av betalningsansvar, avvikelser, Lex Maria-, Lex Sarahanmälningar, yttranden till IVO och ärenden i patientnämnden under 2014,
2015-02-05
222
223
1 (4)
TJÄNSTESKRIVELSE
Datum
Vår beteckning
2015-02-05
VON/2014:4, 2014:36-709
Vår handläggare
Ert datum
Er beteckning
Katarina Hagdahl
Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS)
Redovisning av betalningsansvar, avvikelser, Lex Maria-,
Lex Sarah/LSS-anmälningar, ärenden i patientnämnden
under 2014
Betalningsansvar till Landstinget av förbrukade vårddagar
Omsorg funktionsnedsättning
År
Antal vårddygn
2009
2010
2011
2012
2013
2014
0
85
0
0
0
0
2009
2010
2011
2012
2013
2014
1
1
17
0
1
59
Äldreomsorg
År
Antal vårddygn
Avvikelser
Under 2014 har 1533 avvikelser registrerats i avvikelsesystemet enligt nedanstående
fördelning. Dataavbrott, vissa larm och brandlarm tillkommer i slutsumman.
Typ av avvikelse
Fallregistreringar
Läkemedelshantering
Avvikelse HSL
Brist i omvårdnad/omsorg
Brist i vårdkedja
Bristande dokumentation
Övergrepp 1
Larm
Risk för skada eller skada
Dataavbrott
Brandlarm
Övrigt2
Totalt
2009
1 840
945
84
81
52
12
61
63
68
36
42
42
3 326
2010
2 019
931
52
85
65
4
64
43
35
146
12
31
3 487
2011
1 208
756
63
80
47
8
39
45
23
10
12
2 291
2012
706
69
113
46
7
35
55
142
72
46
1 291
2013
793
104
158
44
13
44
32+67
88
33
41+55
40
1 512
2014
830
119
253
71
11
51
77
104
17
1 533
1
Exempel på övergrepp: övergrepp mellan brukare, fysiskt våld, psykisk kränkning, sexuella
övergrepp, stöld och självskadande beteende.
2
Miljö och nyckelhantering
Postadress:
641 80 KATRINEHOLM
www.katrineholm.se
Telefon: 0150-570 00 vx
Telefax: 0150-48
223 81 95
vard.omsorg@katrineholm.se
Org.nummer
212000-0340
224
TJÄNSTESKRIVELSE
2 (7)
Datum
Vår beteckning
2015-02-05
VON/2014:4, 2014:36-709
Dataavbrott
Typ av problem
Antal
Kan inte logga in (data, ATS)
Ikoner på skrivbord borta
Inget svar hos support på jourtid
Kan inte läsa in princip i ATS
Kommer till Zen Expedition vid försöka att logga in på NPÖ
Kan inte logga in i Sofia Omfale
Nätverket ur funktion efter strömavbrott
Kan inte logga in i Omsorg LSS
Skrivare ur funktion
Kan ej logga in i Treserva, anv finns ej
Kan ej logga in i Treserva
Summa
8
2
1
2
1
2
1
1
1
5
20
44
Redovisning av avvikelser för brand, interna och externa trygghetslarm samt
larmmottagningen
Typ av avvikelse
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Trygghetslarm, interna samt
externa 1)
Brand 2)
Brand 3)
158
63
43
45
21
67
143
38
42
12
10
64
41
22
45
1) 87 på nya internlarmsystemet från Tunstall, 75 på våren och 11 under hösten
42 på larmmottagningen för de externa trygghetslarmen samt de externa
trygghetslarmen.
87 på nya internlarmsystemet från Tunstall, 75 på våren och 11 under hösten.
7 på ström och telefonproblem.
6 på nattfridskameran i projekt inom hemtjänsten.
5 på Norrgläntan, med det gamla internlarmsystemet.
2)
Sammanlagt 22 brandavvikelser har kommit in från verksamheten 2014. 6st på
tekniska fel. Matlagning stod för 8 larm. Vi har fått in 5 avvikelser på rökning.
Inga riktiga bränder har förekommit. 3 avvikelser har kommit in som falsklarm,
för fukt i krypgrund, på Almgården.
3)
Sammanställning på brandlarm som kommit till Räddningstjänsten via SOS
Totalt 45 larm har VSR fått, 18 från funktionshinderområdet (FHO) och 27 från
äldreomsorgen (ÄO). Av dessa är 16 matlagning för FHO och motsvarande för
ÄO är 21st. På Panterns servicehus har vi haft 5 utryckningar till samma
lägenhet. Där har installerats spisvakt för att minska problemen.
Tjskriv Avvikelser Lex
224
225
TJÄNSTESKRIVELSE
3 (7)
Datum
Vår beteckning
2015-02-05
VON/2014:4, 2014:36-709
Kommentarer
Trygghetslarm
Merparten av driftstörningarna på det nya interna larmsystemet, på Lövåsgården, var
under våren, då leverantören inte kunde hitta felet på systemet. I maj kom en lösning
som åtgärdade det mesta av problemen. Under hösten har det bara varit 11 avvikelser,
som kan hänföras till fortsatta finjusteringar av systemet.
Larmmottagning av externa trygghetslarm inom hemtjänsten, har drabbats av många
avbrott av olika slag. Utrustningen är gammal och analog vilket gjort att det inte har
gått att få tag i reservdelar eller från leverantören, som sagt upp serviceavtal.
Arbetet med en ny larmmottagning har påbörjats under december och beräknas vara
klar i slutet av januari 2015.
Några tillfälliga störningar har vi haft på nya trygghetslarm med GSM. Det har varit
t.ex. att nätleverantörens mast har varit ur funktion vid ett tillfälle.
Brand
För avvikelserna på brandlarm, är det att observera, att verksamheten har skrivit 22
avvikelser, 8 av dessa finns med på räddningstjänstens sammanställning.
Räddningstjänsten har fått 45 larm. Det brister stort i vår egen tillbudsrapportering.
Merparten av brandlarmen, som rör matlagning, inom ÄO kommer från Igelkottens
samt Panterns servicehus. Där sker mycket matlagning på egen hand av de boende.
Det förekommer även att personal orsakar larm, pga. glömt mat på spisen.
Räddningstjänsten ser ibland möjliga orsaker som de vill att vi hanterar, bl.a. dålig
ventilation. Säkerhetsansvarig på förvaltningen och enhetschef ska ta upp detta med
fastighetsägarna.
Inom funktionshinder- och psykiatriområdet arbetar verksamheten kontinuerligt på att
stödja brukarna att inte orsaka brand vid matlagning.
Räddningstjänsten ser på de larmen som ”onödig larm”, medan verksamheten ser
larmen som ett mycket bra stöd när något går fel.
Anmälningar enligt Lex Maria samt yttranden till Inspektionen för vård
och omsorg (IVO)
Lex Maria-anmälan
•
•
•
Lex Mariaanmälan gällande skada i samband med förflyttning till
transportrullstol i hemmet med hjälp av vårdpersonal. Beslut taget av IVO att
ärendet avslutas.
Lex Mariaanmälan gällande ordination, dokumentation och hantering av ett
rörelselarm till en vårdtagare på ett vårdboende. Beslut taget av IVO att ärendet
avslutas.
Lex Mariaanmälan gällande utebliven läkemedelsbehandling till följd av
bristande rutiner på korttidsboende. Rutinerna har skärpts och beslut tagits av
IVO att avsluta ärendet.
225
226
TJÄNSTESKRIVELSE
•
4 (7)
Datum
Vår beteckning
2015-02-05
VON/2014:4, 2014:36-709
Lex Mariaanmälan gällande handhavandefel av sjuksköterska vid byte av
läkemedel i en läkemedelspump. Patienten fick inte sitt läkemedel under 24
timmar. Inget beslut ännu taget av IVO.
Yttranden
•
•
•
Yttrande lämnat gällande närståendes anmälan till IVO om utebliven
insulinbehandling och bristande vård av sjuksköterska.
IVO har beslutat att avsluta ärendet med kritik.
Yttrande lämnat gällande anmälan till IVO från närstående om vanvård av en
patient på ett vårdboende samt kritik mot sjuksköterskans sätt att sköta hälsooch sjukvården. Inget beslut ännu taget av IVO.
Yttrande lämnat gällande anmälan från närstående till IVO angående fall på
korttidsboende. Inget beslut ännu taget.
Sammanställning över rapporterade/anmälda missförhållanden och vidtagna åtgärder enligt Lex Sarah under 2014
Följande redovisas en sammanställning över antal rapporterade/anmälda
missförhållanden enligt Lex Sarah inom vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde
mellan åren 2010-2014. Vidare presenteras antal rapporter som efter utredning inte
betraktats som en Lex Sarah mellan åren 2010-2014. Den rapporterade händelsen
bedöms därmed inte vara ett missförhållande utan är en brist som hanteras inom
verksamhetens avvikelsesystem.
Därefter redovisas antal rapporterade/anmälda missförhållanden enligt Lex Sarah år
2014 som berörde verksamhet inom socialtjänstlagen (SoL) eller lagen om stöd och
service till vissa funktionshindrade (LSS). Vidare återges vilken typ av
missförhållande Lex Sarah ärendena har berört, samt vilka vidtagna/planerade
åtgärder som genomförts med anledning av det inträffade år 2014.
Antal rapporterade/anmälda missförhållanden enligt Lex Sarah
2010
2011
2012
2013
Anmälan Lex Sarah – ett allvarligt
missförhållande
Anmälan Lex Sarah – en påtaglig risk
3
2
för ett allvarligt missförhållande
Rapport Lex Sarah – ett missförhållande
6
2
1
2
Rapport Lex Sarah – en påtaglig risk för
ett missförhållande
Totalt
6
2
4
4
Antal rapporter som efter utredning inte betraktas som en Lex Sarah
2010
2011
2012
2013
Rapport som inte har betraktats som en
2
1
2
1
Lex Sarah enligt SoL
Rapport som inte har betraktats som en
4
1
Lex Sarah enligt LSS
Totalt
6
1
3
1
2014
4
1
8
13
2014
3
5
8*
* Sex av åtta rapporter som efter utredning inte betraktats som Lex Sarah 2014, gällde för utredningar
som var klara under 2013.
226
227
TJÄNSTESKRIVELSE
5 (7)
Datum
Vår beteckning
2015-02-05
VON/2014:4, 2014:36-709
Antal rapporterade/anmälda missförhållanden enligt Lex Sarah
2014 (ärenden till IVO inom parantes)
Rapporterade/anmälda missförhållanden enligt SoL
Rapporterade/anmälda missförhållanden enligt LSS
Totalt
Antal
10 (5)
3 (0)
13 (5)
Antal missförhållanden fördelat efter vad ärendet avser 2014 - ett
ärende kan avse flera händelser (ärenden till IVO inom parantes)
Brister i utförande av insatser – beviljad insats felaktigt utförd/bristande
tillsyn
Brister i utförande av insatser – beviljad insats inte utförd
Brister i utförande av insatser – brister i hantering av larm
Brister i bemötande
Övergrepp – fysiska, psykiska och sexuella övergrepp
Insats mot enskilds vilja/inlåsning/tvångsåtgärder
Antal
Vidtagna och planerade åtgärder 2014 (ärenden till IVO inom
parantes)
Omgivning, bemanning Organisationsöversyn
och organisation
Bemanning
Organisation
Översyn av planeringssystem
Kommunikation och
Information till personal/anhörig/annan aktör
information
Kommunikation mellan chef, personal, brukare
Återkommande fråga på arbetsplatsträff
Utbildning och
Utbildning personal och chef
kompetens
Handledning av personal
Dokumentation,
Upprätta rutin
processer, rutiner och
Dokumentation
riktlinjer
Teknik och innovation
Larm
Hjälpmedel
Brukarens trygghet och
Upprätta/Uppdatera genomförandeplan
välbefinnande
Upprätta/uppdatera riskanalys
Trygghetsskapande åtgärder för brukare
Tillsyn
Stödsamtal med brukare
Stöd i kontakt med annan aktör
Ny kontaktperson/kontaktpersonal
Antal
6 (2)
1 (0)
3 (1)
4 (2)
2 (1)
2 (2)
9 (5)
18 (11)
14 (6)
13 (7)
5 (1)
18 (7)
Under 2014 har fyra allvarliga missförhållanden och en påtaglig risk för ett allvarligt
missförhållande anmälts till Inspektionen för vård och omsorg, IVO.
Åtta ärenden har 2014 betraktats som ett missförhållande. Antalet rapporterade och
anmälda missförhållanden har under 2014 varit fler till antalet jämfört med
föregående år. Typ av missförhållande 2014 handlar till stor del om brister i utförande
av insatser och brister i bemötande. Två av missförhållandena handlar om övergrepp.
Gällande vidtagna/planerade åtgärder 2014 består de två största kategorierna av
kommunikation och information samt brukarens trygghet och välbefinnande.
227
228
TJÄNSTESKRIVELSE
6 (7)
Datum
Vår beteckning
2015-02-05
VON/2014:4, 2014:36-709
Uppföljning av vidtagna/planerade åtgärder efter sex månader
Områdeschef ansvarar för att senast inom sex månader från det att Lex Sarah ärendet
behandlats i vård- och omsorgsnämnden, utvärdera vidtagna åtgärder. Resultatet från
utvärderingen rapporteras till kvalitetsrådet Lex Sarah som årligen följer upp inkomna
utvärderingar. Årets uppföljning baseras på inkomna utvärderingar av Lex Sarah
ärenden som behandlats i vård- och omsorgsnämnden under månaderna januari till
och med juni 2014. Uppföljningen baseras på åtta inkomna utvärderingar av Lex
Sarah ärenden.
Av de inkomna Lex Sarah utvärderingarna kan vi konstatera att merparten av de
åtgärder som angivits i åtgärdsplanen har genomförts. Anledningar till ej genomförda
åtgärder beskrivs i ett fall bero på ekonomi och tekniska förutsättningar och i ett annat
fall bero på att vårdtagaren bara varit på boendet i begränsad omfattning. Dessutom
har en risk för arbetsmiljöproblem uppmärksammats i ett ärende när det gäller
lösningen på en åtgärd. Ytterligare åtgärder har tillkommit i två ärenden. Vid
diskussion om behov av ytterligare åtgärder nämns i ett ärende svårigheten med
avvägningen mellan aktuell vårdtagares ansvar/självbestämmande/integritet och
personalens ansvar att hjälpa vårdtagaren med det personalen ser behov av.
Underlaget är än så länge för litet för att kunna se trender och mönster, och dra några
slutsatser. Kvalitetsrådet Lex Sarah kommer under 2015 att fortsätta att utveckla
arbetet med uppföljningen.
Ärenden i patientnämnden
•
•
Upplevd brist på adekvat vård samt brist på information
Synpunkt från närstående om vården skötts på ett adekvat sätt på korttidsboende
av en brukare efter en fraktur och att brukaren glidit ur sängen och toalettstolen.
Närstående upplevde att de inte fått adekvat information och slutligen visade det
sig att frakturen gått upp och brukaren fick söka vård på ortopeden där besked
gavs att inte frakturen var färsk.
Ingen utredning varför om fastern blev sämre
Skrivelse från en närstående gällande en nu avliden faster som kom till ett
vårdboende efter korttidsvistelse för rehabilitering efter arm- och axelbrott.
Brukaren försämrades under vårdtiden med viktnedgång och försämrad
njurfunktion och vårdades på sjukhus en period men fick återvända till
vårdboendet. Brukaren försämrades ytterligare och skickades åter till sjukhus
där hon avled av en hjärtinfarkt. Närstående är kritiska till den vård fastern fick
på vårdboendet samt bemötandet när de ville att brukaren skulle ha mer
nattillsyn. Anmälan har gjorts till IVO.
228
229
TJÄNSTESKRIVELSE
Vår beteckning
2015-02-05
VON/2014:4, 2014:36-709
Inspektioner utförda av Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
•
Inga inspektioner har genomförts under 2014 av Inspektionen för vård och
omsorg.
Katarina Hagdahl
229
7 (7)
Datum
230
Dnr VON/2015:6-709
Handläggare: Pia Carlsson
Redovisning av inkomna domar till vård- och omsorgsnämnden under 2014
Vård- och omsorgsnämnden beslutar att lägga redovisningen av inkomna domar
under 2014 till protokollet.
Ärendebeskrivning
Den enskilde har enligt lag rätt att överklaga de beslut som tas av vård- och
omsorgsförvaltningen. Av delegationsordningen framgår vem som har rätt att yttra
sig vid överklagan = delegaten i ursprungsbeslutet.
För att nämnden ska ha kännedom om rättspraxis i förvaltningen, har en
sammanställning gjorts av inkomna domar under året.
Domarna avser beslut fattade med stöd av följande lagar:
• Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)
• Lag om bostadsanpassningsbidrag m.m.
• Socialtjänstlagen (SoL)
• Lag om färdtjänst/riksfärdtjänst.
Samtliga domar har redovisats vid enskilda utskottets sammanträden.
•
Sammanställning av inkomna domar till vård- och omsorgsnämnden under 2014,
2015-02-11
230
231
SAMMANSTÄLLNING
DOMAR 2014
Datum
2015-02-11
VON/2015:6-709
Ert datum
Vår handläggare
1 (6)
Vår beteckning
Er beteckning
Pia Aalto, 1:e handläggare
Sammanställning av inkomna domar till vård- och omsorgsnämnden år 2014
Den enskilde har enligt lag rätt att överklaga de beslut som tas av vård- och omsorgsförvaltningen.
Beslut fattas enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), Socialtjänstlagen
(SoL), Lagen om färdtjänst och lagen om bostadsanpassningsbidrag (BAB). Domarna som
inkommit avseende insatser enligt LSS avser främst personlig assistans och enligt SoL enbart
särskilt boende.
Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)
Mål nr
1771-13
Datum
2013-12-03
Instans
Kammarrätten
1701-13
2013-12-04
Förvaltningsrätten
2671-13
2014-02-14
5842-13
2014-02-06
4309-13
2014-01-23
Ärende
Personlig assistans
enligt lagen
(1993:387) om stöd
och service till vissa
funktionshindrade
Personlig assistans
enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
Personlig assistans
enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
Personlig assistans
och avlösarservice
enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
Personlig assistans
enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
231
Domslut
Kammarrätten upphäver
förvaltningsrättens dom och
fastställer Vård- och
omsorgsnämndens beslut
Förvaltningsrätten avslår
överklagandet till förmån för
vård- och omsorgsnämnden.
Förvaltningsrätten bifaller
överklagandet. Målet
överlämnas till nämnden för
prövning av assistansens
omfattning.
232
SAMMANSTÄLLNING
DOMAR 2014
Datum
2015-02-11
Mål nr
6187-13
Datum
2014-02-26
Instans
6642-13
2014-03-10
149-14
2014-04-09
1881-14
2014-06-17
6790-13
2014-06-16
4677-14
2014-07-16
890-14
2014-07-24
Kammarrätten
Ärende
Bostad med särskild
service enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
Personlig assistans
och avlösarservice
enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
Personlig assistans
enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
(1993:387) om stöd
funktionshindrade, nu
fråga om avskrivning
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
Personlig assistans
enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
(LSS), nu fråga om
interimistiskt
förordnande
Personlig assistans
enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade,
fråga om
prövningstillstånd
232
2 (6)
Vår beteckning
VON/2015:6-709
Domslut
Målet avskrivs då sökande
återkallar överklagandet
Förvaltningsrätten skriver av
målet från vidare
handläggning
yrkandet om interimistiskt
förordnande
Kammarrätten meddelar inte
prövningstillstånd.
Förvaltningsrättens
avgörande står därför fast.
233
SAMMANSTÄLLNING
DOMAR 2014
Datum
2015-02-11
Mål nr
80-14
Datum
2014-09-24
Instans
3618-13
2014-09-12
Kammarrätten
7808-13
2014-09-29
2054-14
2014-09-29
Ärende
Personlig assistans
enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
(LSS), nu fråga om
personkretstillhörighet
Personlig assistans
enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
(LSS), nu fråga om
personkretstillhörighet
Personlig assistans
enligt lagen
(1993:387) om stöd
funktionshindrade
Korttidsboende enligt
lagen (1993:387) om
stöd och service till
vissa
funktionshindrade
3 (6)
Vår beteckning
VON/2015:6-709
Domslut
Kammarrätten ändrar
förvaltningsrättens dom.
Målet återförvisas till vårdoch omsorgsnämnden för
handläggning
Bostadsanpassning
Mål nr
5145-13
Datum
2014-02-25
879-14
2014-04-09
1145-14
2014-09-05
Instans
Ärende
Förvaltningsrätten Bostadsanpassningsbidrag
enligt lagen (1992:1574)
om
bostadsanpassningsbidrag
m.m. (BAB)
Kammarrätten
Bostadsanpassningsbidrag
om
m.m.; fråga om
prövningstillstånd
Förvaltningsrätten Bostadsanpassningsbidrag
om
m.m. (BAB)
233
Domslut
Kammarrätten meddelar inte
prövningstillstånd.
Förvaltningsrättens
avgörande står därför fast.
234
SAMMANSTÄLLNING
DOMAR 2014
Datum
2015-02-11
4 (6)
Vår beteckning
VON/2015:6-709
Färdtjänst/riksfärdtjänst
Mål nr
2617-14
Datum
2014-07-03
Instans
Ärende
Färdtjänst enligt lagen
(1997:736) om färdtjänst
Domslut
Socialtjänstlagen
Mål nr
7179-13
Datum
2013-12-12
Instans
Ärende
Bistånd i form av särskilt
boende enligt
socialtjänstlagen
(2001:453)
Domslut
7709-13
2014-03-31
1280-14
2014-05-02
2025-14
2014-07-29
4463-14
2014-09-30
Bistånd i form av
ledsagarservice enligt
socialtjänstlagen
(2001:453), SoL
Nedsättning av avgift för
bostad i särskilt boende
enligt 8 kap.
socialtjänstlagen
(2001:453), SoL
Bistånd enligt
socialtjänstlagen
(2001:453), SoL, i form av
hemtjänst
Bistånd i form av
ledsagarservice enligt
socialtjänstlagen
(2001:453)
6736-13
2014-02-10
22
4
( tidigare Regeringsrätten)
Antal personer
Förvaltningsrätten avvisar
Bistånd i form av särskilt Förvaltningsrätten avslår
boende enligt
socialtjänstlagen
(2001:453)
Antal domar 2014 (LSS och SoL)
Antal domar i Förvaltningsrätten
Antal domar i Kammarrätten
Antal domar i Högsta förvaltningsdomstolen
Förvaltningsrätten upphäver
nämndens beslut och
återförvisar målet till
nämnden för ny prövning
22
234
235
SAMMANSTÄLLNING
DOMAR 2014
Datum
2015-02-11
5 (6)
Vår beteckning
VON/2015:6-709
Antal personer och domar 2008-2014 (LSS och SoL)
I tabellen nedan redovisas antal personer och domar i de olika förvaltningsrättsliga domstolarna
(åren 2008-2014). En person kan omfattas av flera beslut i olika instanser. En dom kan avse beslut
som fattats tidigare år. Sammanställningen nedan bygger på enskilda utskottets protokoll 2014 med
inkomna domar.
Antal personer
Beslut Länsstyrelsen
Beslut
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
15
15
16
27
18
14
22
0
2
2
0
0
0
0
16
20
12
21
18
17
22
(tidigare Länsrätten)
Beslut Kammarrätt
Beslut Högsta
förvaltningsdomstolen
6
1
3
1
8
1
4
0
1
0
2
0
4
0
( tidigare Regeringsrätten)
Domar i förhållande till antal beslut
Nedan redovisas antal inkomna domar i förhållande till antal fattade beslut avseendepersonlig
assistans LSS och särskilt boende SoL. Delavslag finns inte medräknade i domarna nedan.
Antal beslut
Därav antal
avslag
Antal beslut som
överklagats
Antal ändrade
beslut
Personlig assistans LSS
2009
2010
2011
2012
2013
2014
15
11
6
0
42
15
18
6
52
5
18
9
83
18
14
2
86
19
16
2
64
9
13
2
Särskilt boende SoL
2009
2010
2011
2012
2013
2014
188
24
3
0
186
31
3
0
179
23
4
1
200
18
3
0
206
14
2
0
208
28
1
0
235
236
SAMMANSTÄLLNING
DOMAR 2014
Datum
2015-02-11
6 (6)
Vår beteckning
VON/2015:6-709
Under 2014 har 64 beslut fattats avseende personlig assistans. 29 av dessa avser merkostnad vid
ordinarie assistents sjukdom, 8 avser beslut om tillfällig utökning av redan beviljad assistans.
Majoritet av övriga beslut om assistans avser omprövning av tidigare beviljad assistans endast sex
beslut är helt nya beslut. Den enskilde ska senast tre veckor efter mottagande av ett beslut lämna
sin överklagan. Överklagan gällande beslut som fattats under slutet av ett år kan därför förskjutas
till kommande år. Förvaltningsrättens prövningstid kan ta upp till ett år efter mottagen överklagan.
Pia Carlsson
236
237
Dnr VON/2012:52-709
Handläggare: Pia Carlsson
Redovisning av verksamhet med personligt ombud 2014
samt ansökan om statsbidrag för 2015
Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisning av verksamhet med personligt
ombud för verksamhetsåret 2014 samt ansökan om statsbidrag för år 2015 och
översänder dessa till Länsstyrelsen i Södermanlands län.
Ärendebeskrivning
Vård- och omsorgsförvaltningen har tagit fram en redovisning av verksamhet med
personligt ombud för verksamhetsåret 2014.
Länsstyrelsens blankett innehåller ett antal frågor om hur verksamheten har
organiserats och vilka förutsättningar som ombuden har haft i sitt arbete.
Behörig nämnd som har ansvar för socialtjänstverksamheten ska besluta om
godkännande av redovisningen.
Förvaltningen ansöker samtidigt om statsbidrag för verksamhet med personligt
ombud för år 2015.
När ansvarig nämnd har fått del av redogörelsen och tagit ställning till ansökan,
önskar länsstyrelsen få del av nämndens protokoll.
Även Flens kommun måste fatta ett beslut om att stå bakom redovisning och ansökan
och sammanträdesprotokoll som styrker detta.
Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisning av verksamhet med personligt
ombud för verksamhetsåret 2014 samt ansökan om statsbidrag för år 2015 och
översänder dessa till Länsstyrelsen i Södermanlands län.
•
Redovisning av verksamhet med personligt ombud 2014/ansökan om statsbidrag
för 2015
237
238
238
239
239
240
240
241
241
242
242
243
243
244
244
245
245
246
Dnr VON/2015:12-739
Handläggare: M Nilhage
Redovisning av tillbud och arbetsskador inom vård- och
omsorgsförvaltningen under 2014
Vård- och omsorgsnämnden beslutar att lägga redovisningen av tillbud och arbetsskador under 2014 till protokollet.
Ärendebeskrivning
Årligen sammanställs statistik över tillbuds- och arbetsskaderapporter till vård- och
omsorgsnämnden som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Arbetsskador är arbetsolyckor eller arbetssjukdom som föranlett, eller kan antas
föranleda frånvaro eller eventuellt framtida men.
Tillbud är oönskade händelser som kunnat leda till hälsobesvär, sjukdom eller
olycksfall. Rapporterade tillbud diskuteras på arbetsplatsträffar, där förebyggande
åtgärder föreslås. Samma rutin gäller vid arbetsskada, men då rapporteras det
inträffade också till Försäkringskassan och i allvarliga fall även till
Arbetsmiljöverket.
Arbetsskador och tillbud
Totalt har 48 arbetsskadeanmälningar och 363 tillbudsrapporter inkommit under
2014. Antalet varierar mellan de olika områdena enligt bilagd statistikredovisning.
Den vanligaste orsaken till arbetsskadeanmälan är fysisk överbelastning följt av
fallolyckor. Vad beträffar tillbudsrapportering är den vanligaste orsaken hot- och
våldssituationer i arbete.
Utbildning
Anställda som kommer i kontakt med riskfyllda situationer i sitt arbete ska ha
utbildning om hur det på bästa sätt kan hantera riskerna.
Under 2014 har vård- och omsorgsförvaltningen genomfört 4 grundutbildningar i
ergonomi med 9 platser per utbildning samt en utökad satsning med 6 utbildningar i
hot- och våld med 15-20 platser per gång.
Antalet utbildningsplatser baseras på behov år från år.
Totalt sett har 34 medarbetare genomfört grundutbildning i ergonomi och 108
medarbetare utbildning i hot- och våldutbildning under året.
•
Statistik över tillbud och arbetsskador på vård- och omsorgsförvaltningen 2014,
2015-01-26
246
247
SAMMANSTÄLLNING
Datum
2015-01-26
1 (3)
VON/2015:12-739
Vår handläggare
Matilda Nilhage, processledare
Sammanställning av arbetsskador och tillbud inom
vård- och omsorgsförvaltningen under 2014
Årligen sammanställs statistik över tillbuds- och arbetsskaderapporter till vård- och
omsorgsnämnden och samverkan som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Arbetsskador är arbetsolyckor och arbetssjukdom som föranlett eller kan antas
föranleda frånvaro eller eventuellt framtida men.
Tillbud är en oönskad händelse eller situation som kunnat leda till hälsobesvär,
sjukdom eller olycksfall.
Vård- och omsorgsförvaltningen har under 2014 infört ett nytt datasystem för
registrering av tillbud och arbetsskador. På grund av detta skiljer sig kategoriseringen
för tillbud och arbetsskador åt från tidigare år.
1. Historik 2009-2014
Arbetsskador
Tillbud
2014
48
363
2013
2012
2011
2010
2009
53
47
36
64
27
345
282
292
372
299
Antalet anmälda arbetsskador och rapporterade tillbud varierar från år till år.
Under 2014 har antalet arbetsskadeanmälningar sjunkit något medan tillbudsrapporter
ökat från året innan. Sett över tid bedöms förändringen hålla sig inom den normala
variationen.
2. Fördelning per område 2014
Arbetsskador
Område 1
Område 2
Område 3
Område 4
Område 5
Område 6
1
MYS
TOTALT
1
Tillbud
7
6
4
14
3
8
52
47
26
45
13
1
48
178
7
363
Myndighets- och specialistavdelningen
247
248
SAMMANSTÄLLNING
Datum
2015-01-26
2 (3)
VON/2015:12-739
Antalet anmälda arbetsskador och tillbudsrapporter skiljer sig åt mellan de olika
områdena inom vård- och omsorgsförvaltningen. Skillnaderna kan ha flera orsaker
såsom områdenas storlek, arbetssituationens art, samt även benägenheten att anmäla.
3. Fördelning per händelse
Arbetsskador
Händelse
Fysisk överbelastning
Den skadade föll
Skadad av föremål, slog eller stötte emot
Stick och skärskada
Skadad av person, fysiskt
Hot och våld
Psykisk överbelastning
Fordonsolycka
Annan händelse
Totalt
Antal
11
9
7
6
5
3
5
1
1
48
Den vanligaste anledningen till arbetsskadeanmälan är fysisk överbelastning följt av
händelser där den skadade föll. Stick och skärskador är en kategori av arbetsskador
som funnits med även i tidigare årsredovisningar, varvid en historisk jämförelse är
möjlig. I denna jämförelse framkommer att antalet fortsatt är relativt konstant.
Stick- och skärskador 2009-2014
2014
2013
2012
2011
2010
2009
7
8
7
9
9
11
Tillbud
Händelse
Hot och våld
Annat tillbud
Belastningstillbud
Falltillbud
Slog eller stötte emot något
Psykisk överbelastning
Totalt
Antal
263
54
30
8
5
3
363
Bland de rapporterade tillbuden är hot- och våldssituationer fortsatt den vanligaste
tillbudsorsaken med nästan tio gånger fler rapporter än för belastningstillbud.
Denna kategori har även tidigare varit den största, men några exakta jämförelser med
tidigare år är svåra att göra på grund av att kategorierna i det nya systemet skiljer sig
åt från tidigare.
248
249
SAMMANSTÄLLNING
Datum
2015-01-26
3 (3)
VON/2015:12-739
Att antalet tillbudsrapporter är fler är antalet arbetsskador är positivt, då syftet med
tillbudsrapporteringen är att identifiera risk för skada, innan den inträffar.
Tillbudsrapporteringen är således en viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Chefen gör en bedömning av tillbudet och kommer med åtgärdsförslag. Rapporten
lyfts även på APT för eventuella tilläggsåtgärder följt av uppföljning och
återkoppling till arbetsgruppen.
Matilda Nilhage
Processledare
249
250
Dnr VON/2014:45-700
Handläggare: E Hersler, B-M Svedenberg
Redovisning av inkomna synpunkter perioden julidecember 2014
Ordföranden förslag till beslut
Vård- och omsorgsnämnden lägger redovisningen av inkomna synpunkter perioden
juli-december 2014 till protokollet.
Ärendebeskrivning
Enligt beslut i dåvarande socialnämnden den 13 november 2002, § 216, ska inkomna
synpunkter redovisas för nämnden två gånger per år. Perioderna ska avse januari juni och juli - december.
Redovisningen ska ske som ett särskilt ärende för att betona vikten av verksamheten.
Cheferna ska samordna sig i ett ärende som övergripande ska redovisa vilka synpunkter som kommit in under perioden och hur de åtgärdats. En särskild blankett
finns framtagen för redovisningen.
25 synpunkter har inkommit under perioden juli-december 2014 (nr 14-39 i
diarieförteckningen).
Synpunkterna är uppdelade enligt följande:
•
Sex stycken om utförande av insatser
•
Fyra stycken om personals bemötande
Tre stycken vardera om mat/matdistribution och personalbrist,
•
En vardera om aktiviteter på särskilt boende inom äldreomsorg,
kommunfordon, personalbrist vid matsituation, posthantering på äldreboende,
skyltning, administrativa rutiner inom förvaltningen, arbetsvillkor för
personal, färdtjänst och tillgång av café på äldreboende.
Statistik
Från år 2013 har förvaltningen ny organisation, varför statistiken är uppdelad utifrån
de nya avdelningarna. Siffror inom parentes avser halvår.
År
2014
2013
År
2012
2011
2010
2009
2008
2007
2006
Myndighets- och
specialistavdelning
(MYS)
Utföraravdelning
(UFA)
MYS/UFA
tillsammans
2 (5)
7
23 (6)
16
(2)
Handikappomsorg
6
1
2
2
1
3
Äldreomsorg
12
14
25
7
11
20
18
250
Övrigt VOF
1
0
1
1
2
1
Övrigt VOF
Antal
25 (13)
23
Antal
19
15
28
9
12
23
22
251
•
•
Sammanställning över inkomna synpunkter perioden juli-december 2014,
2015-01-28
Diarieförteckning över inkomna synpunkter perioden januari-december 2014,
2015-01-28
251
252
Synpunkter
Blanketter finns tillgängliga på samtliga enheter. De utlämnas också i samband med besök hos nya vårdtagare och i samband med
inflyttning på de olika boendena.
Datum: 2015-01-28
Redovisning till vård- och omsorgsnämnden
Dnr VON 2014:45 - 700
Inkomna synpunkter juli - december 2014
Område
(Föregående period, januari-juni 2014, inom parentes)
Totalt antal
(Föregående period)
2
23
0
(5)
(6)
(2)
Myndighet och specialistavdelning
(MYS)
Utföraravdelning (UFA)
Både MYS och UFA tillsammans
Övrigt vård- och
Totalt
Vilken typ av omdöme?
0
(0)
25
(13)
(Föregående period , januari-juni 2014, inom parentes)
Positivt omdöme
Negativt omdöme
Både positivt/negativt
Antal:
Antal: 25 (13)
Antal: 0 (0)
0 (0)
Sammanfattning av inkomna synpunkter
25 synpunkter har inkommit under perioden juli-december 2014.
Synpunkterna är uppdelade enligt följande. Sex stycken om utförande av insatser, fyra stycken om
personals bemötande, tre stycken vardera om mat/matdistribution och personalbrist, en vardera om
aktiviteter på särskilt boende inom äldreomsorg, kommunfordon, personalbrist vid matsituation,
posthantering på äldreboende, skyltning, administrativa rutiner inom förvaltningen, arbetsvillkor för
personal, färdtjänst och tillgång av café på äldreboende.
Vad händer efter att synpunkterna kommer in?
Allmänt: Synpunkterna registreras och kopia vidarebefordras till ansvarig chef för handläggning.
Kopia lämnas för kännedom till aktuell områdes- och avdelningschef eller förvaltningschef.
Ansvarig chef för dialog med anmälarna och lämnar en beskrivning på vilka åtgärder som vidtagits.
Kopia på svaret, på synpunkten, skickas till registrator för registrering.
Både positiva och negativa synpunkter avrapporteras därefter till personal via bl.a.
Sammanställning: Mikael Nord, 2015-01-28
Inga ärenden denna gång
……………………………….
Eva Hersler
Chef Myndighet- och
specialistavdelning
……………………………
Britt-Marie Svedenberg
Chef Utföraravdelning
252
……………………………….
Per Enarsson
Förvaltningschef
253
Sida 1 av 5
SYNPUNKTER 2014 Sammanställning och diarieförteckning
Katrineholms kommun
UFA = Utföraravdelning, MYS = Myndighets- och specialistavdelningen
Kategorier: Brukare, personal, mat, övrigt
Ansv. Chef: FC = Förvaltningschef, AVD = Avdelningschef, OC = Områdeschef, EC = Enhetschef
Dat: 2014
Senaste
dag
Enhet
Kategori
Ansv
Synpunkt
OmNr AnkAvd
Besvarat/
Anm
dat
döme chef
för svar/
åtgärdat
(FC, Avd,
Pos
handläggning den
OC, EC)
Neg
(14 arb.dgr)
Lövåsgården
Kortvård /
UFA Medborgarfunkt Personal Synpunkt gällande vård samt
/ Övrigt
planering/placering av avlastning.
1. 2013-01-15 MYS ion
Lednings- och
verksamhetsstö
Synpunkt gällande fel på inloggningssidan till
Övrigt
Bank-ID e-tjänsterna
2 2014-01-28 MYS d
3
4
Medborgarfunkt
Brukare
2014-03-03 MYS ionen
Lövåsgården
Kortvård /
Lednings- och
UFA verksamhetsstö
Brukare
2014-03-06 MYS d
5
2014-03-13 UFA Strandgården
6
Lövåsgården
2014-03-27 UFA Kortvård
Övrigt
Övrigt
Synpunkt gällande klagomål på färdtjänst.
Synpunkt gällande larm som ej fungerar
Synpunkt gällande hiss på boende
Synpunkt gällande bristfällig skyltning.
SynpounkterDiarieSammanst2014.xlsx
253
Berörda OC har svarat/förklarat utifrån
de frågeställningar som finns i
synpunkten. Åtgärder för att förbättra
insatser som fungerat mindre bra har
vidtagits samt kommunicerats med
berörda personalgrupper.
Neg
OC UFA-omr 2
/ OC
Medborgarfunkt
ion
2014-02-05 2014-01-24
Neg
OC LoV-stöd
2014-02-17 2014-01-23 avhjälpt
Neg
OC
medborgarfunk
tionen,
färdtjänsthandl
äggare
Neg
OC UFA-omr 2
/ Utredare
(larm)
Synpunkt inkommit efter att felet var
2014-03-21 2014-03-28
Synpunkten har vidarebefordrats till
Samres kundtjänst för kännedom och
statistik.
2014-03-26 2014-03-13
EC har återkopplat till
synpunktsgivaren vilka åtgärder som
vidtagits samt tackat för synpunkten.
Neg
OC UFA-omr 3
/ EC
Strandgården
2014-04-02 2014-03-14
EC har informerat/förklarat för
synpunktsgivaren vad som gäller i
aktuella frågor. Synpunktsgivaren
känner sig tillfreds med
återkopplingen.
Neg
OC UFA-omr 2
/ EC Lövåsg.
Kortvård
2014-04-16 2014-04-29 befintlig skyltning så den blir tydlig.
EC redogör för hur man kompetterat
254
Sida 2 av 5
Nr Ankdat
7
8
9
Avd Enhet
2014-03-17 MYS Hemtjänst
2014-04-16 UFA Resurscenter
Kategori
Personal Synpunkt gällande bemötande vid hembesök
Övrigt
Pantern
2014-04-22 UFA serviceboende Övrigt
Lövåsgården
10 2014-05-05 UFA vårdboende
11 2014-05-14 MYS SSK
Om- Ansv
döme chef
(FC, Avd,
Pos
OC, EC)
Neg
Synpunkt
Mat
Brukare
Medborgarfunkt
Brukare
12 2014-05-14 MYS ionen
Landsvägsg.
Övrigt
13 2014-06-26 UFA Gruppbostad
Synpunkt gällande tjänst utförd av
resurscenter
Neg
Neg
Synpunkt gällande organisation av arbete
gällande larm
Synpunkt gällande utbud av livsmedel.
Synpunkt gällande miss i medicinlista
Synpunkt gällande information vid
vårdplanering
Synpunkt gällande trädgård vid gruppbostad
254
OC UFA-omr 6
/ EC
resurscenter
Neg
OC UFA-omr 1/
EC Pantern
servicehus
Neg
OC UFA-omr 3
/ EC
Lövåsgården
Neg
OC HSL, EC
SSK
Neg
OC
medborgarfunk
tionen, 1:e LSS
handl.
Neg
OC UFA-omr 6,
EC
landsvägsgata
n
Senaste dag
Besvarat/
för svar/
åtgärdat
Anm
handläggning den
(14 arb.dgr)
2014-04-04 2014-03-31
OC MYS har skickat svar till anhörig
där det framgår att diskussion om
bemötandefrågor pågår i våra
personalgrupper fortlöpande.
2014-05-09 2014-05-06
Arbetshandledare och
habiliteringskonsulent har varit i
kontakt med synpunktsgivare för att
hitta en lösning på uppkommen
situation. Arbetshandledare har sett
över rutiner och handhavande för att
förhindra att situation uppkommer
igen.
2014-05-13 2014-05-08
OC och EC har haft kontakt med
synpunktsgivaren och förklarat vårt
arbetssätt gälland larm kontra
hemtjänst samt sett över hur
situationen kunde lösas för
synpunktsgivaren närstående.
Synpunktsgivaren är nöjd med den
snabba återkopplingen.
2014-05-23 2014-05-22
Dietist/NAD har skrivit ett svar utifrån
utbud inom aktuell
livsmedelsupphandling som EC skickat
till synpunktsgivaren.
2014-06-05 2014-06-04
Ec SSk samt MAS svarar
synpunktsgivaren vad som hänt och att
nya rutiner har skapats samt att en Lex
Maria anmälan gjorts.
2014-06-05 2014-05-22
OC medborgarfunktionen och 1:e LSS
handläggare har svarat
synpunktsgivaren och förklarat
situationen samt tagit synpunkten i
beaktning vid fortsatt arbete.
2014-07-16 2014-07-01
Synpunktsgivaren ville ej ha svar. Ec
har upprättat en handlingsplan utifrån
inkommen synpunkt.
255
Sida 3 av 5
Nr Ankdat
Avd Enhet
Lövåsgården
Furuliden
Kategori
Brukare
Övrigt
Om- Ansv
döme chef
(FC, Avd,
Pos
OC, EC)
Neg
Synpunkt
Synpunkt gällande obehag mellan brukare vid
matsituationer.
Neg
Synpunkt gällande städning på boendes rum.
Lövåsgården/k
Synpunkt gällande låg bemanning på
Personal korttidsboende
16 2014-07-05 UFA orttids
17 2014-07-10 UFA Resurscenter
Bokvägen
18 2014-07-18 UFA gruppbostad
Övrigt
Personal Synpunkt gällande personal.
Medborgarfunkt
Brukare
19 2014-07-30 MYS ionen
20 2014-07-25 UFA UFA omr 6
21 2014-08-04 UFA Larmpatrull
Lövåsgården
22 2014-08-06 UFA Kortvård
Synpunkt gällande Resurscenters café på
Lövåsgården.
Brukare
Synpunkt gällande klagomål på färdtjänst.
Synpunkt gällande brukares insatser
Neg
OC UFA-omr 3,
EC
Lövåsgården.
OC UFA-omr 4
EC Furuliden
Neg
Avd chef UFA,
EC 1 UFA-omr
2
Neg
OC UFA-omr 6
/ EC
Recurscenter
Neg
OC UFA-omr 5
/ EC 2 UFAomr 5
Neg
OC
medborgarfunk
tionen,
färdtjänsthandl
äggare
Senaste dag
Besvarat/
för svar/
åtgärdat
Anm
handläggning den
(14 arb.dgr)
EC redogör för olika åtgärder man
2014-07-21 2014-09-17 provat för att lösa problemet.
2014-07-25 2014-07-14
OC har sammanställt de lokala rutiner
för städning som finns på enheten
samt försäkrar att eventuella brister
åtgärdas.
2014-07-23 2014-07-09
Avd chef UFA kontaktar
synpunktsgivaren och förklarar
personalbemanningen.
Synpunktsgivaren nöjd med
återkopplingen.
2014-07-30 2014-07-11
EC kommer att ha synpunkterna med
sig i planering och utveckling av
verksamheten framöver.
2014-08-07 2014-08-07
OC återkopplar de åtgärder som görs
och planeras att göras inom
personalgruppen till Synpunktsgivaren.
Synpunktsgivaren är nöjd med
återkopplingen.
2014-08-19 2014-08-18
Synpunkten har vidarebefordrats till
Samres kundtjänst för hantering enligt
rutin.
EC har haft telefonkontakt med
synpunktsgivaren samt bokat in möte
med denna och andra berörda.
Neg
OC UFA-omr 6
2014-08-14 2014-08-18
Neg
OC UFA-omr 2
/ EC 4 UFAomr 2
2014-08-22 2014-09-05 aktuell personalgrupp.
Synpunkt gällande personals bemötande samt
Personal brukares insatser
Neg
OC UFA-omr 2
/ EC 1 UFAomr 2
Personal Synpunkt gällande personals bemötande
255
EC redogör för vidtagna åtgärder i
2014-08-26 2014-08-08
EC redogör för trolig orsak till aktuellt
händelseförlopp samt hur
verksamheten arbetar för att minimera
att händelsen upprepas.
256
Sida 4 av 5
Nr Ankdat
Avd Enhet
23 2014-08-13 UFA Larmpatrull
Lövåsgården
Hemtjänst
Öster, Larm25 2014-08-21 UFA och nattpatrull
Kategori
Om- Ansv
döme chef
(FC, Avd,
Pos
OC, EC)
Neg
Synpunkt
Personal Synpunkt gällande personals bemötande
Brukare
Synpunkt gällande verkställighet av brukares
insatser
Personal Synpunkt gällande arbetsvillkor.
Lednings- och
verksamhetsstö
Övrigt
26 2014-08-11 MYS d
Synpunkt gällande rutiner inom förvaltningen.
Lövåsgården
Övrigt
28 2014-08-29 UFA Hemtjänst
Synpunkt gällande omvårdnad och utförande
Personal av insatser.
29 2014-09-09 UFA Strandgården
Mat/Pers
onal
Synpunkt gällande mat samt personaltäthet.
30 2014-09-22 UFA Hemtjänst
Furuliden
UFA 32 ######### UFA Äldrevård
Synpunkt gällande bristfällig skyltning.
Personal Synpunkt gällande kommunfordon.
Mat
Övrigt
Synpunkt gällande matsedel på äldreboende.
Synpunkt gällande resurser inom
äldreomsorgen.
256
Besvarat/
för svar/
åtgärdat
Anm
handläggning den
(14 arb.dgr)
Neg
OC UFA-omr 2
/ EC 4 UFAomr 2
Neg
OC UFA-omr 2
/ EC 1 UFAomr 2
2014-09-02 2014-08-28
Neg
OC UFA-omr 2
/ EC 2 UFAomr 2
2014-09-10 2014-09-26 frågorna från synpunktsgivaren.
Neg
OC Ledningsoch
verksamhetsst
öd
2014-08-29 2014-08-22
Neg
OC UFA-omr 2
/ EC Lövåsg.
Kortvård
2014-09-19 2014-09-02 vidtas för att åtgärda problemet
Neg
OC UFA-omr 1
/ EC Igelkotten
hemtj
2014-09-18 2014-09-17 punkterna i synpunkten.
Neg
OC UFA-omr 3
/ EC
Strandgården
Neg
OC UFA-omr 1
/ EC Valla
hemtjänst
Neg
Neg
Senaste dag
OC UFA-omr4 /
EC Furuliden
Avd UFA
EC redogör för vidtagna åtgärder i
2014-09-02 2014-09-01 aktuell personalgrupp.
OC och EC har i svaret till
synpunktsgivaren redogjort för hur vi
hanterar aktuella situationer samt hur
vi kan förbättra våra rutiner.
VON ordf svarar och förklarar på
OC har svarat synpunktsgivaren och
redogort för våra rutiner och
handläggningstider.
EC redogör för vilka åtgärder som ska
EC redogör för hur man hanterar
2014-09-29 2014-12-08
OC redogör för hur man hanterar
punkterna i synpunkten utifrån de
förutsättningar man har.
2014-10-10 2014-09-30
EC redogör för vidtagna åtgärder
utifrån synpunkten samt har
återkopplat dem till synpunktsgivaren.
2014-10-31 2014-10-30
EC vidarebefordrar serviceoch
teknikförvaltningens svar på frågorna
samt eget tillägg om det som boendet
kan påverka.
#########
Synpunkten har inte åtgärdats i
synpunktshanteringen. Frågan är
riktad mot politiken och
verksamhetens del hanteras i facklig
samverkan.
257
Sida 5 av 5
Nr Ankdat
Avd Enhet
Lövåsgården
34 2014-10-13 MYS SSK
Kategori
Om- Ansv
döme chef
(FC, Avd,
Pos
OC, EC)
Neg
Synpunkt
Personal Synpunkt gällande brist på personal.
Neg
Synpunkt gällande omvårdnad och utförande
Personal av insatser.
Pantern
35 2014-10-30 UFA serviceboende Personal Synpunkt gällande personals bemötande
36 2014-11-18 UFA Strandgården
Lövåsgården
38 2014-11-25 UFA Pantern Säbo
39 2014-12-02 UFA UFA/STF kost
Övrigt
Synpunkt gällande posthantering på
äldreboende.
Personal Synpunkt gällande brist på personal.
Övrigt
Mat
Synpunkt gällande aktiviteter på särskilt
boende.
Neg
Oc Hälso- och
sjukvård
Neg
OC UFA-omr 4
/ EC Pantern
vårdboende
Neg
OC UFA-omr 3
/ EC
Strandgården
Neg
OC UFA-omr 2
/ EC 1 UFAomr 2
Neg
OC UFA-omr 4
/ EC Pantern
vårdboende
Synpunkt gällande matdistribution hemtjänst i
ordinärt boende.
Neg
257
OC UFA-omr 2
/ EC 1 UFAomr 2
Avd UFA
Senaste dag
Besvarat/
för svar/
åtgärdat
Anm
handläggning den
(14 arb.dgr)
2014-11-04 2014-10-17
Ec har haft dialog med
personalgruppen om innehållet i
synpunkten.
2014-10-31 2014-10-31
EC redogör för vidtagna åtgärder
utifrån synpunkten samt har
återkopplat dem till synpunktsgivaren
som är nöjd med det.
2014-11-19 2014-11-18
EC redogör i svaret för vilka åtgärder
som har vidtagits för att åtgärda
problemet
2014-12-08 2014-12-08
OC redogör i sitt svar till
synpunktsgivaren hur rutinerna för
posthantering är på aktuellt boende.
2014-12-09 2014-11-27
Ec har haft dialog med
personalgruppen om innehållet i
synpunkten.
2014-12-15 2014-12-12
EC svarar synpunktsgivaren hur
planerna är för aktiviteter på särskilt
boende.
2014-12-22 2014-12-11
Ass UFA redogör för hur STF kost har
haft dialog med synpunktsgivaren.
Efter dialogen var synpunktsgivaren
nöjd med hanteringen
258
Dnr VON/2015:16-009
Handläggare: Mona Kjellström
Uppföljning av vård- och omsorgsnämndens uppdrag till
förvaltningen under 2014
Vård- och omsorgsnämnden beslutar att lägga uppföljningen av nämndens uppdrag
under 2014 till protokollet.
Ärendebeskrivning
Vård- och omsorgsförvaltningen har gjort en uppföljning av de direkta uppdrag
förvaltningen fått av nämnden under 2014.
De uppdrag som getts i samband med budgetarbetet kommer att redovisas i
verksamhetsberättelsen.
•
Sammanställning – Uppföljning av vård- och omsorgsnämndens beslut 2014 – de
direkta uppdrag förvaltningen fått av nämnden.
258
259
UPPFÖLJNING AV NÄMNDENS UPPDRAG TILL FÖRVALTNINGEN 2013
Mona Kjellström, nämndsekreterare
1 (3)
2015-01-19
Uppföljning av vård- och omsorgsnämndens beslut 2014 - de direkta uppdrag förvaltningen fått
av nämnden under 2014
§ nr
Ärende
Beslut/uppdrag
Förvaltningens kommentar
Vård- och omsorgsnämnden 2014-02-27
25
Redovisning av trygghetsmätning av Fixar
Malte-verksamheten för året 2012
Nämnden uppdrar till förvaltningen att ytterligare En artikel om Fixar-Malte har varit
marknadsföra Fixar Maltes tjänster.
införd i kommunens månadsannons i
Katrineholms Kuriren som gick ut till
samtliga hushåll i kommunen.
Inför sommaren var annons införd i
Kuriren samt på webben.
Övriga informationssätt:
• Biståndshandläggarna delar ut
information vid hembesök.
• Handläggarna, sjuksköterskorna och
anhörigstödet som genomför de
förebyggande hembesöken hos 80åringar (både ensamstående och
makar) som inte har någon beviljad
biståndsinsats, informerar om vad
Fixar Malte kan utföra för tjänster
• Informationsmaterial finns på
Anhörigcentralen.
• Fixar Malte har besökt
hemtjänstcaféerna, pensionärernas
hus, hemtjänstens sommarfest samt
musikfestivalen.
259
260
§ nr
Ärende
Beslut/uppdrag
•
På trygghetsboendet informeras alla
nyinflyttade om verksamheten och
det finns information på anslagstavla.
83
Förslag om inrättande av ny gruppbostad
enligt 9 § 9 LSS
Nämnden anhåller att kommunstyrelsen ger
KFAB i uppdrag att ta fram förslag på lämplig
mark samt kostnadskalkyl för ny gruppbostad och
redovisa detta för vård- och omsorgsnämnden
snarast möjligt för slutligt beslut.
Förvaltningen håller tillsammans med
stadsarkitekterna, KFAB och
lokalresurssamordnaren på att leta
lämplig tomt/fastighet.
Kommunstyrelsens ordförande/
kommunchefen har under januari 2015
meddelat att ärendet kommer upp för
beslut på KS i februari.
108
Fördelning av medel ur särskilt anslag för
aktivering av brukare inom äldreomsorgen
Vård- och omsorgsnämnden uppdrar till
Uppdraget pågår. En återredovisning av
förvaltningen att fördela anslaget på totalt
hur anslaget använts kommer att lämnas
100 000 kronor till de sökande
till nämnden i augusti 2015.
nätverken/väntjänsten.
Aktiviteterna ska genomföras och anslaget ska tas
i anspråk senast sex månader efter nämndens
beslut.
En återredovisning av hur anslaget använts ska
lämnas till nämnden i augusti 2015.
260
261
§ nr
Ärende
Beslut/uppdrag
130
Uppdrag att utreda och ta fram underlag till
verksamhetsförändringar med anledning av
negativ budgetavvikelse
Vård- och omsorgsnämnden uppdrar till vårdMuntlig redovisning på vård- och
och omsorgsförvaltningen att redovisa förslag på omsorgsnämnden den 22 januari 2015.
åtgärder som leder till att förvaltningens
Hanteras under våren 2015.
kostnader anpassas till budget och att ett
ekonomiskt handlingsutrymme skapas för 2015
och framåt.
Vård- och omsorgsnämnden ger vård- och
omsorgsförvaltningen i uppdrag att till nämndens
sammanträde den 22 januari 2015 ta fram konkret
förslag med genomförandeplaner och
konsekvensanalyser för minskad verksamhet
motsvarande 8 mnkr.
261
262
Dnr VON/2014:37-709
Återrapport om vård- och omsorgsnämndens kvalitetspris 2014
Vård- och omsorgsnämnden lägger återrapporten om kvalitetsprisen till protokollet.
Ärendebeskrivning
Den 12 juni 2014 beslutade vård- och omsorgsnämnden att dela ut 2014 års
kvalitetspris till:
• Lövåsgårdens korttidsboende, 20 000 kronor
• Område 4, 15 000 kronor
• Gun Carlstedt, Yngaregården, 10 000 kronor.
Priset ska användas till ändamål som främjar gruppens eller individens arbete och får
i första hand användas för aktiviteter inom Katrineholms kommuns gränser (undantag
måste tydligt motiveras). Områdeschef beslutar ytterst om vad pengarna ska användas
till. Det kan vara studiebesök, utveckling i arbetet eller något som gör att man kan
stanna upp i vardagen och reflektera.
Vid genomförande av aktiviteter ska kommunens och förvaltningens värdegrund ska
gälla.
Efter genomförda aktiviteter och uppföljning lämnas en enkel skriftlig redovisning till
Återrapport om hur priset använts
Lövåsgårdens korttidsboende
Kvalitetsrådet på Lövåsgården åkte till äldreomsorgsdagarna i Stockholm den
26 november 2014.
Vi fick en kunskapspåfyllning med seminarier i bland annat värdegrund och
medbestämmande.
En mycket uppskattad dag som gav oss tid att reflektera över det goda vi redan gör i
vardagen och vad vi kan utveckla.
Område 4
Område 4 har använt sitt pris till att möjliggöra att samtliga enhetschefer och de
medarbetare som har utbildade sina kollegor i nationell värdegrund, har träffats och
stämt av vad som varit bra under året och lägga upp en strategi för det fortsatta arbetet
med värdegrundsfrågor inför 2015.
Gun Carlstedt, Yngaregården, 10 000 kronor
Rapport från studiebesök till äldreboendet Danvikshem, Nacka.
Den 12 november 2014 gjorde jag ett studiebesök för att se hur de arbetade.
Danvikshem drivs av en stiftelse som har sina rötter från Gustav Wasas tid, för 450 år
sedan. Byggnaden är K-märkt så ombyggnationer har skett med dispens men ännu
finns det toaletter som inte går att göra något åt. Danvikshem är ett stort boende med
ca 180 boende och omkring 220 utbildad personal. De har eget kök och teknisk
262
263
personal som även de har fått utbildning om demens, det är bra med tanke på att de
kanske behöver reparera något hos de boende. Det finns tre demensavdelningar och
det ordnas samtalsgrupper med dem i ett kök. De dementa blir oroliga när de kommer
dit för de vet inte om de hittar hem och om de ska betala något, så arbetsterapeuten
tyckte att det skulle vara bättre att ha någon verksamhet på den egna avdelningen.
Personalen arbetar med salutogent arbetssätt och låter de boende göra det de kan, för
att behålla det friska. Sjukgymnasten berättade att eftersom korridorerna är långa till
någon aktivitet så hade de fått gångträningen så att säga gratis. I byggnaden fanns det
även kyrka där de den dagen jag var där hade Qi Gong. Annars brukar det vara
konserter där och naturligtvis andakter. Några var aktiverade med lite snickeri där de
gjorde saker som behövdes i huset. För övrigt kunde veckoschemat se ut på följande
sätt:
• Måndag: Sittgymnastik, Måndagsgruppen i rehabs kök, Utepasset på borggården,
Högläsning i konferenssalen.
• Tisdag: Sittgymnastik på våning 1, Korsordsgrupp, Värmebehandling i
rehabsalen.
• Onsdag: Grupp med Joakim på borggården, Onsdagsgruppen, Damklubb i
rehabsalen.
• Torsdag: Grupp med Joakim på borggården, Fall och balans, kurs för de boende.
Dans i salongen.
• Fredag: Styrketräning.
Aktivitetsrummet står öppet alla dagar dygnet om. Välkommen dit för att spela spel,
pingis, wii etc.
Där fanns också ett nostalgirum med gamla saker att titta på både för de boende och
deras anhöriga som kommer på besök och vill göra något, inte bara vara på rummet.
Det fanns möjlighet att gå en datakurs och även en målerihörna som sedan hade
konstutställning.
De vanliga högtiderna firas och också de speciella dagarna ex kanelbullens dag,
ostkakans dag, Mårten Gås.
Där ordnades marknad och bilutställning på borggården. På borggården hade de
kaniner.
Jag gav en kort information om min verksamhet på Yngaregården och de tyckte det
var bra att jag kunde få omkring 12 personer av 21 att delta i min gruppverksamhet.
Informerade också att jag har enskilda träffar för de som inte önskar delta i grupp.
Jag personligen anser att Katrineholms kommun ligger i framkant genom alla
aktiviteter som våra boenden har att erbjuda.
Detta var en liten summering om min dag på Danvikshem.
Jag har även anmält mig till två kurser på Viadidakt: Photoshop – grundkurs och In
Design – grundkurs. Tänker att jag kan ha nytta av dem i jobbet när jag gör affischer
o dyl.
Björkvik 2014-11-17, Gun Carlstedt, Yngaregården
263
264
Dnr VON/2015:2-110
Val av vård- och omsorgsnämndens representanter i
pensionärsrådet mandatperioden 2015-2018
Förslag till beslut
Vård- och omsorgsnämnden väljer följande representanter i pensionärsrådet för tiden
t.o.m. den 31 december 2018:
•
•
•
Ärendebeskrivning
Enligt reglementet för pensionärsrådet ska vård- och omsorgsnämnden utse tre ledamöter i pensionärsrådet, varav två representanter från majoriteten och en från
oppositionen.
Enligt reglementet omfattas politiska ledamöter i rådet av kommunens arvodesbestämmelser för Övriga uppdrag.
Vård- och omsorgsnämnden beslutade den 22 januari 2015 att bordlägga ärendet i
avvaktan på kommunstyrelsens beslut om nytt reglemente för pensionärsrådet.
264
265
Dnr VON/2015:2-110
Val av vård- och omsorgsnämndens fondgrupp
1.
Vård- och omsorgsnämnden beslutar att till ledamöter och ersättare i vård- och
omsorgsnämndens fondgrupp för tiden t.o.m. den 31 december 2018 välja:
Ledamöter
•
•
•
•
Ersättare
•
•
2.
Till ordförande för samma period väljs
3.
De valda omfattas av kommunens arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda (KFS 6.6) för Övriga uppdrag.
Ärendebeskrivning
Enligt reglementet för vård- och omsorgsnämnden får nämnden tillsätta de utskott
som nämnden bedömer lämpliga.
Vård- och omsorgsnämnden fastställde den 22 januari 2015 utskottsorganisation för
nämnden innebärande att nämndens fondgrupp ska bestå av totalt fyra ledamöter och
två ersättare, varav två ledamöter från majoriteten och två från oppositionen samt en
ersättare från majoriteten och en från oppositionen. Ersättarna deltar endast vid
ledamots frånvaro.
265
266
Dnr VON/2015:2-110
Val av vård- och omsorgsnämndens byggkommitté för
kommande byggprojekt mandatperioden 2015-2018
1.
Vård- och omsorgsnämnden beslutar att till ledamöter och ersättare i vård- och
omsorgsnämndens byggkommitté för kommande byggprojekt för tiden t.o.m.
den 31 december 2018 välja:
Ledamöter
•
•
•
Ersättare
•
•
2.
Till ordförande för samma period väljs
3.
De valda omfattas av kommunens arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda (KFS 6.6) för Övriga uppdrag.
4.
Ersättarna har rätt att delta vid alla sammanträden.
Ärendebeskrivning
Enligt reglementet för vård- och omsorgsnämnden får nämnden tillsätta de utskott
som nämnden bedömer lämpliga.
Vård- och omsorgsnämnden fastställde den 22 januari 2015 utskottsorganisation för
nämnden innebärande att vård- och omsorgsnämndens byggkommitté för kommande
byggprojekt ska bestå totalt av tre ledamöter och två ersättare, varav två ledamöter
från majoriteten och en från oppositionen samt en ersättare från majoriteten och en
från oppositionen.
266
267
Dnr VON/2015:2-110
Val av vård- och omsorgsnämndens kontaktpolitiker
1. Vård- och omsorgsnämnden beslutar att till kontaktpolitiker för tiden t.o.m. den
31 december 2018 välja:
Område
Kontaktpolitiker
Kontaktpolitiker
Hemtjänst, område 1
Personlig assistans, område 1
Lövåsgårdens korttidsboende, område 2
Lövåsgårdens vård-/demensboende, område 2
Norrgläntans demensboende, område 2
Strandgårdens vård-/demensboende, område
2
Furulidens vårdboende, område 3
Malmgårdens vårdboende, område 3
Vallgårdens vård-/demensboende, område 3
Yngaregårdens vårdboende, område 3
Almgårdens vård-/demensboende, område 3
Panterns vård-/demensboende, område 3
Igelkottens vård-/demensboende, område 3
Social-/neuropsykiatri, område 4
Arbete/sysselsättning, område 4
Resurscenter, område 4
Barn och ungdom, område 4
LSS-bostäder, område 4
2. Sammanträdesarvode utbetalas inte ut för uppdraget men omfattas i övrigt av
kommunens arvodesbestämmelser m.m. för förtroendevalda.
Ärendebeskrivning
Vård- och omsorgsnämnden fastställde den 13 juni 2013, § 60, ny
samrådsorganisation för nämnden. För mandatperioden 2015-2018 ska två
kontaktpolitiker utses för varje område, en representant från majoriteten och en från
oppositionen. Det finns totalt 18 områden.
•
Information om samrådsorganisation inom vård- och omsorgsförvaltningen,
2015-01-13
267
268
Meddelanden
Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av meddelandena.
Inkomna skrivelser m.m.
Kommunfullmäktige
Beslut den 19 januari 2015, § 72. Tillväxt och välfärd – Kommunplan 2015-2018.
Kommunstyrelsen
Beslut den 28 januari 2015, § 17, om revidering av reglemente för pensionärsrådet.
Vård- och omsorgsnämnden ska utse tre istället två ledamöter.
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Kontrollrapport från inspektion av livsmedelsanläggning
• 16 januari 2015 för servicehuset Pantern
• 20 januari 2015 för Malmgårdens servicehus samt beslut om föreläggande –
kontroll att kylda livsmedel är +8oC eller kallare.
• 20 januari 2015 för Vallgårdens servicehus.
Inspektionen för vård och omsorg (IVO)
•
•
•
•
Beslut den 20 januari 2015 om anmälan enligt Sarah enligt Socialtjänstlagen
(SoL). Anmälan avsåg dröjsmål vid larm. IVO har avslutat ärendet.
(SoL). Anmälan avsåg händelse fall i samband med musikaktivitet. IVO har
avslutat ärendet.
(SoL). Anmälan avsåg olyckshändelse med rullstol. IVO har avslutat ärendet.
(SoL). Anmälan avsåg situation i samband med duschning samt personals
agerande. IVO har avslutat ärendet.
Sörmlands kollektivtrafikmyndighet
Har i egenskap av huvudmän, bett kommunerna och landstinget att tillsvidare
bordlägga myndighetens tidigare hemställan avseende överlåtelse av innevarande
transportörsavtal för färdtjänst och sjukresor samt avtal avseende beställningscentral
för samhällsbetalda resor.
Tack
Erik Walve har framfört sitt varma tack för uppvaktningen på 100-årsdagen.
268

Kallelse med sammanträdeshandlingar, 3 MB

Transcription

Similar documents

Anslag/Bevis

Nya vård- och omsorgsboendet Birger Jarlsgatan 91

7/2015 Uppföljning av 2014 års internkontrollplan för

och omsorgsboende.

och omsorgsnämnden från år 2016, 141 kB

04d Förslag till beslut gällande korttidsboende på Ölycke

Vård och omsorgsutbildning

2015 04 08 - Partille kommun

2015 08 12 - Partille kommun