verksamhetsplan, Kommunstyrelsen, förvaltning 102

Malmö stad
1 (2)
Stadskontoret
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-03-25
Vår referens
Kristina Ågren
Planeringssekreterare
kristina.agren@malmo.se
Nämndsbudget 2015 - verksamhetsplan, Kommunstyrelsen, förvaltning
102
STK-2015-405
Sammanfattning
Malmö stad riktlinjer för ekonomisk styrning anger att varje nämnd ska upprätta en budget för
nämndens verksamheter. Budget ska innehålla nämndsmål, plan för verksamheten och redovisning av hur tilldelade ekonomiska ramar ska användas. Föreliggande ärende omfattar plan för
verksamheten.
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslås besluta
att enligt i ärendet upprättat förslag fastställa Nämndsbudget 2015 – verksamhetplan, förvaltning 102.
Beslutsunderlag
•
•
Nämndbudget 2015, verksamhetsplan, stadskontoret, förvaltning 102
G-Tjänsteskrivelse, Kommunstyrelsen 1 april, Nämndsbudget - verksamhetplan, kommunstyrelsen förvaltning 102
Beslutsplanering
KS Arbetsutskott 2015-03-30
Kommunstyrelsen 2015-04-01
Ärendet
Under 2015 kommer stadskontoret fortsatt att prioritera arbete som rör anpassning till en förändrad demografi och ökad befolkning, hållbar tillväxt och stadsutveckling, social hållbarhet,
utbildning och arbete, regionalt samarbete samt arbete runt styrning, ledning och uppföljning.
Dessutom kommer utveckling av arbetet inom det nybildade koncernbolaget Malmö stadshus
AB att prioriteras, liksom utvecklingen av ett kontaktcenter i Malmö stad.
Arbetet med jämställdhetsintegrering, antidiskriminering och nationella minoriteter kommer att
vara fortsatt priorieterat 2015. Internt på förvaltningen prioriteras bl.a. arbete med att anpassa
stadskontorets lokaler till moderna arbetsformer samt utveckling och kvalitetsäkring av ärendeberedningsprocessen.
Ansvariga
SIGNERAD
2015-03-25
Per-Erik Ebbeståhl Avdelningschef
Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör
2 (2)
Nämndsbudget - Verksamhetsplan
2015
Kommunstyrelsen, förvaltning 102
Sammanfattning
Verksamhet
Under 2015 kommer stadskontoret fortsatt att prioritera arbete som rör anpassning till en förändrad demografi och ökad befolkning, hållbar tillväxt och stadsutveckling, social hållbarhet,
utbildning och arbete, regionalt samarbete samt arbete runt styrning, ledning och uppföljning.
Dessutom kommer utveckling av arbetet inom det nybildade koncernbolaget Malmö stadshus
AB att prioriteras, liksom utvecklingen av ett kontaktcenter för Malmö stad.
Arbetet med jämställdhetsintegrering, antidiskriminering och nationella minoriteter kommer
att vara fortsatt priorieterat 2015.
Internt på förvaltningen prioriteras bl.a. arbete med att anpassa stadskontorets lokaler till moderna arbetsformer samt utveckling och kvalitetsäkring av ärendeberedningsprocessen.
Kommunstyrelsen, Nämndsbudget 2015
2(7)
Nämndens ansvar
Kommunstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av kommunens angelägenheter och har
uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Kommunstyrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana företag, aktiebolag m.fl. som anges i 3 kap och 18§§ i
kommunallagen.
Stadskontorets uppgift är att stödja kommunstyrelsen i dess uppdrag. Det betyder bl.a. att
säkra att kommunfullmäktiges beslut genomförs och att, för kommunstyrelsen räkning, samordna och ha uppsikt över verksamhet bedriven i hela Malmö stad. Det innebär att säkra effektiv användning av Malmö stads resurser och samordning av projekt och ärenden som involverar flera nämnder och/eller förvaltningar och bolag.
Kommunstyrelsen, Nämndsbudget 2015
3(7)
1 Planering av verksamheten
Planering av verksamhet
Inför arbetet med verksamhetsplanför 2015 har målkedjan tydliggjorts. Med ekonomi- styr- och
ledningssystemet Stratsys som hjälpmedel, är det möjligt att på ett visuellt sätt följa den röda tråden från kommunfullmäktiges visionära mål, via nämndsmål och förvaltningens åtaganden, till
konkreta aktiviteter i verksamheten. Detta skapar goda förutsättningar att styra verksamheten
gentemot de mål som ska uppnås.
Arbetet med att utveckla kommunstyrelsens verksamhetsplan 2015 präglades av parallella processer, då såväl nämndsmål som förvaltningens åtagande formulerades samtidigt. Detta var inte optimalt då förvaltningarna främst riktade sina aktiviteter mot kommunfullmäktiges mål och inte
styrde mot kommunstyrelsens mer konkreta mål.
Demografi
Malmö stads befolkning har ökat kraftigt de senaste åren och befolkningsstrukturen har förändrats, bl.a. har andelen barn i befolkningen ökat. Denna ökning förväntas fortsätta. Behovet av
utbyggd samhällsservice, främst för den pedagogiska verksamheten, är stort och stadskontoret
ansvarar för att olika behov och intressen blir belysta och vägda då staden byggs ut.
Den pågående förändringen i demografi medför förändrade behov i staden. En utmaning för lång
tid framöver är att omprioritera och anpassa verksamheten inom bl.a. områdena personalförsörjning, kompetensutveckling, utbyggnads- och ombyggnadsbehov.
Hållbar tillväxt och stadsutveckling
Med en befolkningsutveckling på över 5 000 nya malmöbor varje år, behöver bostadsbyggandet
öka. Under flera år har det byggts för få bostäder, vilket har bidragit till trångboddhet, hemlöshet
och svag tillväxt. Krafttag behövs för att öka byggandet och begränsa hemlösheteten.
Under 2015 inleds förhandlingarna med staten runt Storstadspaket för Malmö med omkringliggande
kommuner. Förhandlingarna har föregåtts av planering och prioriteringar. Förhandlingarna rör
gemensam finansiering av infrastruktursatsningar som i sin tur kommer att genererar ökat bostadsbyggande i Malmö och i kommunerna runt staden.
Social hållbarhet
Under 2015 kommer det arbete som Kommission för ett socialt hållbart Malmö påbörjade att vara fortsatt prioriterat. Bland de påbörjade utredningsuppdragen kommer några att omsättas i praktiskt
genomförande under året. Insatser för att utveckla sociala investeringar, i enlighet med kommunfullmäktiges uppdrag, och arbete för att utveckla långsiktigt hållbara kunskapsallianser kommer
att prioriteras.
Staten ansvarar för asyl- och flyktingmottagningen, men verksamheten har stor påverkan på landets kommuner. Därför är det viktigt att utveckla samarbete mellan kommuner, statliga myndigheter och andra intressenter för asyl- och flyktingmottagande, bl.a. avseende samordning, hållbart
och tryggt boende, förutsägbara ersättningssystem och individuellt anpassade etableringsinsatser.
Inom vård- och omsorgsverksamheten kommer ett utredningsarbete runt bl.a. kvalitet, tillgänglighet, likvärdighet, ansvarsfrågor att påbörjas under 2015.
Jämställdhetsintegrering
Implementering av Utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering kommer att fortsätta under 2015 och
Kommunstyrelsen, Nämndsbudget 2015
4(7)
pågå till 2020. Arbetets fokus är att bygga hållbara system för ökad jämställdheten.
Stadskontoret stödjer det malmöövergripande arbetet bl.a. genom att resurser avsätts för utbildning, samordning, uppföljning och processtöd till förvaltningarna. Erfarenheter från Malmö stad
arbete sprids intern i Malmö stad och externt i till intressenter i och utanför Malmö.
För närvarande genomförs en jämställdhetsanalys av stadskontorets interna arbete. Analysen planeras vara klar vid halvårsskiftet 2015 och mot bakgrund av analysens resultat kommer förslag till
åtgärder att presenteras.
Antidiskriminering
Kommunfullmäktige antog hösten 2014 Strategiska utvecklingsplan för arbetet mot diskriminering i
Malmö stad. Syftet med planen är att synliggöra och motverka diskriminering samt arbeta för ett
inkluderande och öppet samhälle.
Arbetet med att göra utvecklingsplanen känd hos malmöborna och stödja verksamhet i förvaltningarna kommer att fortsätta under 2015. Det sker bl.a. genom utbildningsinsatser, seminarieverksamhet, projektstöd för utvecklingsinsatser samt samarbetet inom Malmö stad och med
andra intressenter i Malmö.
Stadskontorets interna arbete synliggörs i Handlingsplan för jämställdhet och Mångfald.
Nationella minoriteter
Arbetet med att tillgodose de nationella minoriteternas rättigheter fortsätter under året. Fokus
läggs på att, i nära dialog med representanter för de minoriteterna, utarbeta förslag till styrdokument för kommunens arbete med att tillgodose målgruppernas rättigheter.
I februari 2015 blev Malmö ett finskt förvaltningsområde. Det innebär att Malmö stad med hjälp
av medel från staten, vid efterfrågan, ska kunna erbjuda förskole- och äldreomsorg helt eller delvis på finska till personer med sverigefinsk bakgrund. Företrädare för Malmö stad ska också, vid
möte med sverigefinska Malmöbor, använda finska som språk om detta är ett önskemål. Formerna för hur detta i praktiken ska genomföras, ska utvecklas i dialog med målgruppen.
Arbetet inom ramen för pilotkommun för romsk inkludering 2012-2015 pågår.
Utbildning och arbete
I Malmö uppbär i genomsnitt 10 000 hushåll/månad försörjningsstöd. Kostnaderna för staden är
stora och under 2015 kommer aktiva åtgärder vidtas för att minska antalet bidragsberoende att
genomföras. Insatserna inom områdena utbildning och sysselsättning är särskilt prioriterade.
Trots att Malmö är en tillväxtmotor för regionen är arbetslösheten fortfarande alltför hög. Stadskontoret kommer därför att fortsätta det aktiva arbetet med hållbar och attraktiv stadsutveckling.
Också inom ramen för detta arbete är insatserna för att öka sysselsättningsgraden i staden och
anställningsbarheten och utbildningsnivån bland malmöborna prioriterade.
Regionalt samarbete
Det är angeläget att fortsätta att stärka samarbetet med andra kommuner, Region Skåne och
andra intressenter i Öresundsregionen. Ett särskilt handlingsprogram finns för samarbetet med
Köpenhamn. Även för samarbetet inom MalmöLundregionen finns det en särskild handlingsplan. Malmö stad kommer att verka för att utvecklingsmöjligheterna både i Malmö och tillsammans med samarbetskommuner tas till vara.
Kommunstyrelsen, Nämndsbudget 2015
5(7)
Malmö stad och Region Skåne ser under 2015 närmare på samarbetet kring hemsjukvården och
på samarbetet med Region Skånes utvecklingsbolag.
Styrning, ledning och uppföljning
Stadskontoret fortsätter även under 2015 med särskilda styr- och ledningsgrupper för att öka
förvaltningarnas deltagande i kommunstyrelsens och stadskontorets utvecklingsfrågor. Under
2015 återfinns följande styr- och ledningsgrupper; Ledarutveckling/Arbetsgivarfrågor, Investeringar, Lokalförsörjning, Socialt hållbar utveckling, eSamhälle/Medborgarservice, Kommuntjänster, Malmö i omvärlden samt Styr- och ledningssystem.
Stadskontoret leder och deltar i arbetet kring en förvaltningsövergripande organisation för styrning, ledning och utveckling med mål. Arbetet innefattar utveckling av former för uppföljning
och analys, framtagande av gemensam struktur för nämndsbudget samt en gemensam arbetsprocess för budget och uppföljning.
Under året implementeras Stratsys, ett ledningssystem till stöd i arbetet med bland annat budget
och uppföljning.
Stadskontoret leder och deltar i det projekt som syftar till att utveckla Malmö stads interna kontroll. Under året kommer metodstöd att utvecklas och organisation för arbetet att beslutas.
Under 2015 ska stadskontoret utveckla en process för den interna verksamhetsplaneringen och
uppföljningen på stadskontoret. I den ska stadskontorets samlade insatser inom de prioriterade
områdena fokuseras.
Koncernbolag
Kommunfullmäktige beslutade i december om bildandet av ett holdingbolag, Malmö stadshus AB.
Under 2015 kommer bolaget att etableras och rutiner för rapportering, styrning och uppföljning
ska under året utvecklas. Koncernbolaget upprättar egen verksamhetsplan och budget för 2015.
Vidare kommer bolaget att erhålla tjänster från stadskontoret för sin verksamhet.
Ekonomi
Under våren 2015 påbörjas den planerade upphandlingen av ett nytt ekonomisystem med en behovskartläggning. Själva upphandlingen planeras till i slutet av 2015 och implementeringen kommer att pågå under 2016.
Under året kommer arbetsmetodik att utarbetas för upphandlingsprocessen. En av ambitionerna
är att visa hur politiska hänsyn beaktas vid upphandling.
Stadskontoret kommer att leda ett projekt som rör investeringsstyrning och exploateringsekonomi och under 2015 ska resurser för arbetet att avsättas och en projektledare att utses.
Stadskontoret leder arbetet med att utveckla en modell för komponentavskrivning. Berörda förvaltningar deltar.
Kommunikation
Under 2015 prioriteras följande områden ur ett kommunikationsperspektiv:
•
•
•
Kontaktcenter
Kommunikations- och varumärkesplattform
Ny strategi för IT
Kommunstyrelsen, Nämndsbudget 2015
6(7)
•
•
•
Bredbandsutbyggnad
Traditionella och sociala medier: strategi och inriktning
Ledarkommunikation
Kontaktcenter
Under 2015 kommer stadskontoret att leverera utredningen om ett kontaktcenter i Malmö stad.
Syftet med ett center är att skapa en naturlig och enkel väg in i Malmö stad för malmöbon. Kontaktcentret ska erbjuda information, vägledning, rådgivning och service via flera olika kanaler som
till exempel webb, chatt, telefon, e-post, e-tjänster och möten.
Lokalutveckling
Under 2014 påbörjades en översyn av stadskontorets lokaler och hur de används. Arbetet fortsätter under 2015 och ambitionen är att lokalerna ska stödja ambitionerna i visionen för stadskontoret. Det innebär att lokalerna behöver moderniseras för att fungera i förhållande till dagens och
framtidens arbetsformer, samtidigt som arbetsmiljökraven uppfylls. De nybildade avdelningarna
ska samlokaliseras i möjligaste mån.
Ärendeberedning
Under 2015 genomförs ett projekt för att samordna och kvalitetssäkra ärendeberedningsprocessen. Projektet syftar till att väl underbyggda beslutsunderlag levereade i rätt tid, ska ge stadskontorets beredningar, utskott, nämnd och kommunfullmäktige förutsättningar att fatta väl underbyggda beslut.
Verksamhetplanering
Under 2015 ska stadskontoret utveckla den interna processen att integrera budget och verksamhet till en nämndsbudget och utveckla en egen organisation för verksamhetplanering och uppföljning i den egna förvaltningen.
Kommunstyrelsen, Nämndsbudget 2015
7(7)