12 04 Kommunikationsstrategi i Järfälla kommun

TJÄNSTESKRIVELSE
1 (4)
2015-09-24
Kommunstyrelsen
Dnr Kst 2015/380
Kommunikationsstrategi för Järfälla kommun
Förslag till beslut
Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen och
kommunfullmäktige
1.
Kommunikationsstrategi för Järfällakommun fastställs att gälla till 2020
Ärendet i korthet
Kommunens nuvarande kommunikationsstrategi gällde fram till 2014-12-31. Den
nuvarande e-strategin gäller fortfarande men målen var tidssatta till 2012 och det
finns inga nya mål beslutade. Dessa strategier föreslås bilda ramen för en ny
gemensam strategi för kommunens kommunikation. Kommunstyrelseförvaltningen
föreslår att kommunikationsstrategi för Järfälla kommun fastställs att gälla till 2020.
Handlingar
1. Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-09-24
2. Kommunikationsstrategi för Järfälla kommun, 2015-09-23
Bakgrund
Kommunens kommunikationsstrategi gällde fram till 2014-12-31. E-strategin gäller
fortfarande men målen var tidssatta till 2012 och några nya mål är inte beslutade.
Dessa strategier föreslås bilda ramen för en ny gemensam strategi för
kommunikation. I strategin utvecklas också formerna för hur servicecenter skapar
nytta i förvaltningarnas service- och verksamhetsutveckling och servicecenters
uppdrag i enlighet med uppdrag till kommundirektören i KS november 2013. Syftet
med kommunikationsstrategin är att bidra till ökad delaktighet och dialog, öppenhet
och enkelhet samt digitalisering och mobilitet.
Analys
Den nya kommunikationsstrategin har underrubriken från information till
kommunikation och utgår från följande fokusområden: delaktighet och dialog,
öppenhet och enkelhet och digitalisering och mobilitet.
Kommunstyrelseförvaltningen
Administrativa avdelningen Sekretariatet
Kristofer Duarte, Kommunsekreterare
Telefon: 08-580 285 94 (direkt)
Fax:
Besöksadress: Vasaplatsen 11, 2 tr, Jakobsberg
Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA
Telefon växel: 08-580 285 00
E-post: Webbplats: www.jarfalla.se
Organisationsnummer: 212000-0043 Plusgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2015-09-24
2 (4)
Delaktighet och dialog
Medborgarnas delaktighet och inflytande har blivit en allt viktigare fråga.
Det handlar bland annat om tillit till kommunen som samhällsaktör och
förutsättningar för hållbarhet. Medborgarna ska ges god möjlighet att bidra till
utvecklingen av Järfälla kommun genom dialog och medskapande.
Kommunen ska leverera sina tjänster i enlighet med lagar, förordningar och politiska
beslut. Det ska ske med hög tillgänglighet och ett gott bemötande och med en
tydlighet i kommunikationen, på ett kompetent, effektivt och rättssäkert sätt.
Kommunen bör i större utsträckning utgå från medborgarnas behov i
kommunikationen och stärka förutsättningar för dem att ge information och
synpunkter på kommunens verksamhet. God kommunikation bidrar ofta till högre
upplevd kvalitet i verksamheten.
Järfälla kommun behöver vara där medborgarna är. Kommunen har använt sociala
medier som kontaktytor under några år och allt fler medborgare följer Järfälla
kommun och delar informationen med andra. Idag används bland annat Facebook,
Twitter och Linkedin. Kommunens kommunikation i sociala medier ska utvecklas
och intensifieras.
Öppenhet och enkelhet
Kommunen har en tydlig serviceskyldighet enligt förvaltningslagen och i språklagen
står det att språket ska vara begripligt. Kommunikationen ska utgå från mottagarens
villkor, vår information ska vara klarspråksanpassad och kontakterna ska vara enkla
och logiska för användarna.
Kommunens gemensamma servicecenter hade cirka 240 000 kontakter via telefon,
e-post och besök under 2014. Denna information anlyseras löpande så att den kan
användas för fortsatt utveckling och effektivisering av förvaltningarnas tjänster och
verksamhet. Om vi förstår kommuninvånarna och företagens drivkrafter så kan vi
också skapa enkla bra tjänster och verktyg för att engagera dem. På så sätt kan
kommunens interna arbetsprocesser förenklas och kommunikationen med
medborgare och företag förtydligas. Tydlig kommunikation är tidseffektiv både för
kommunen och för de som använder kommunens tjänster.
I enlighet med EU:s PSI-direktiv ska kommunen arbeta med öppen data.
I korthet innebär öppen data att information från offentliga organisationer ska finnas
tillgänglig för vem som helst att använda, återanvända och distribuera utan andra
förbehåll än källangivelse och vidarelicensiering.
I interkommunikationsundersökningen som presenterades 2014 framkom bland annat
önskemål om bättre sökbarhet på kommunens intranät och mer kommunikation
mellan enheter och förvaltningar. Arbetet med ett utveckla ett nytt intranät är därför
påbörjat under 2015. Intranätet utgör den gemensamma plattformen för kommunens
medarbetare och kommunens interna kommunikation.
2015-09-24
3 (4)
Digitalisering och mobilitet
Den snabba digitaliseringen och ökad mobilitet kommer att förändra kommunens
arbetssätt och tjänster på många sätt och ställer förändrade krav på medarbetarnas
kompetens. Det handlar bland annat om e-förvaltning, e-hälsa, elevers lärande och
digitala medborgardialoger. SKL har tagit fram en strategi för e-samhället och staten
har fastställt en digital agenda. Den nya kommunikationsstrategin tar sin
utgångspunkt i dessa nationella strategier.
I strategin beskrivs att kommunens webbplats och e-tjänster utgör första linjen i
kommunikationen med medborgarna, företagen och andra kontaktsökande.
Webbplatsen är tillgänglig alla dagar dygnet runt vilket ger en hög tillgänglighet
eftersom medborgarna och företagen då kan få svar och uträtta sina ärenden på tider
de själva bestämmer. Informationen och verksamhetssystem som nås via
webbplatsen ska vara anpassade till datorer, läsplattor och mobiltelefoner.
Webbplatsen ska också tillgänglighetssäkras enligt WCAG 2.0 vilket är en
internationell standard. Under 2015har en ny e-tjänstplattform upphandlats och den
kommer att användas för att utveckla kommunens externa e-tjänster och självervice.
Den kommer också att användas internt för att ge chefer och verksamheter optimalt
stöd.
Uppföljning av strategin
Uppföljning och genomförande av kommunikationsstrategins fokusområden sker
bland annat genom att förvaltningarna årligen ska ta fram digitala agendor och
handlingsplaner. De används bland annat för att kommunen gemensamt ska kunna
möta förvaltningarnas önskemål och behov vad gäller val av teknik, stöd och support
med mera.
Kommunstyrelseförvaltningen föreslås också genom servicecenter att i nära
samverkan med fackförvaltningarna arbeta för att skapa bättre och effektivare
arbetsprocesser och tydligare kommunikation och därigenom bidra till ökad nytta.
Det sker både utåt genom förstärkning av webbplatsens information och
tillgänglighet, dels inåt genom att förenkla kommunens interna arbetsprocesser.
Avgränsningar
De flesta möten och kontakter mellan medarbetare och medborgarna sker i
verksamheterna. Där utgör varje möte och bemötandet ett ”sanningens ögonblick”
som avgör hur man uppfattar Järfälla kommun. Detta handlar ytterst om kommunens
värdegrund och ingår som en del i det pågående arbetet med att uppdatera
kommunens vision. Visionsarbetet har också bäring på kommunens attraktivitet som
arbetsgivare.
2015-09-24
4 (4)
Ekonomiska konsekvenser
I kommunens investeringsbudget för 2016 föreslås att 1 300 000 kronor avsätts för
arbete med kommunikationsstrategins fokusområden. För 2017 föreslås att 3 000 000
kronor avsätts för kommunikationsstrategin.
Slutsatser
Kommunikationsstrategin fastställs att gälla till 2020.
Christina Rapp Lundahl
Kommundirektör
Mats O Johansson
Kommunikationsdirektör
Expedieras till
Kommunfullmäktige
Akten