Visibilité et communication pour les projets financés par l`UE

Visibilité et communication pour
les projets financés par l’UE
Foire aux questions
?
EU Neighbourhood Info Centre
An ENPI project
Édition 2013
Cette publication n’est disponible qu’au format électronique. Elle a été préparée
par le Centre d’information pour le voisinage européen, un projet financé par
l’UE. Elle ne représente pas l’opinion officielle de la CE ou des institutions de l’UE.
La CE décline toute responsabilité quant au contenu de cette publication.
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Table des matières
Introduction
4 3 questions : quelle est la différence…
3
• …entre la visibilité et la communication ?
• …entre la communication et la propagande ?
• …entre l’objectif du projet et les objectifs de communication ?
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Visibilité
Où puis-je trouver le drapeau de l’UE ?
Mon projet est cofinancé par l’UE et d’autres organisations
internationales. Quels logos dois-je utiliser et dans quel ordre ?
J’ai beaucoup de partenaires d’exécution, puis-je afficher tous les
logos à côté du drapeau de l’UE ?
Comment insérer le drapeau de l’UE ?
La CE a un logo, dois-je l’utiliser ?
Dois-je faire référence à la CE ou à l’UE ? Quel est le plus correct ?
Qu’est-ce que l’identité visuelle – dois-je créer un logo pour mon projet ?
Dois-je mentionner que l’UE finance mon projet – où insérer cette phrase ?
Dois-je insérer des éléments de visibilité de l’UE sur les photos ?
Qu’est-ce qu’une clause de non-responsabilité et comment l’utiliser ?
Où dois-je insérer cette clause de non-responsabilité ?
Y a-t-il des exceptions aux règles de visibilité de l’UE ?
Où puis-je trouver des modèles pour me guider ?
Qu’attend-on des projets bénéficiant d’un appui budgétaire ?
Existe-t-il une brève description de l’UE que je peux utiliser ?
Comment aborder la communication – s’organiser
Est-il obligatoire de communiquer et d’avoir une stratégie de communication ?
Existe-t-il un modèle de plan de communication ?
Quand dois-je préparer la stratégie de communication de mon projet ?
Avec qui puis-je discuter de mon plan de communication ?
Peut-on modifier un plan de communication une fois qu’il a été approuvé ?
Y a-t-il un budget minimum qu’un projet doit allouer à la communication ?
Faut-il avoir un responsable de la communication ?
Mon projet a-t-il besoin d’un site internet, d’une page Facebook ou autre
média social ou d’un bulletin d’information ?
Sommes-nous autorisés à bénéficier d’un soutien professionnel
et à externaliser les photos ou la rédaction ?
À quoi sert une étude de cas et est-elle obligatoire ?
Y a-t-il des règles concernant les langues ?
Coopération avec l’UE
14
•
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•
•
L’UE a-t-elle des droits d’auteur sur le matériel que nous produisons ?
L’UE doit-elle contrôler nos communiqués de presse ou publications ?
Faut-il contacter la délégation lorsqu’on organise un événement ?
Y a-t-il des règles de l’UE concernant le type d’événement à organiser,
ou le lieu, ou même ce que nous distribuons, etc.
Manuel de Communication et de Visibilité de l’UE pour les actions extérieures
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Liens utiles
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Gros plan sur les plans de communication
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Gros plan sur les études de cas
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Introduction
Tous les projets financés par l’UE ont des obligations à respecter
en matière de visibilité et de communication et l’Union est de
plus en plus stricte en la matière.
Les projets financés par l’UE ont souvent des questions sur la visibilité
et la communication. C’est pourquoi le Centre d’information pour le
voisinage européen a rédigé cette foire aux questions à partir du site
internet d’EuropeAid et d’autres questions posées lors des ateliers de
communication qu’il organise, avec les délégations de l’UE, dans les
pays partenaires.
Vous trouverez ci-dessous une série de questions avec des réponses
simples, ainsi que des lignes directrices pour en savoir plus.
Manuel de communication et de visibilité
de l’UE pour les actions extérieures
ci-après dénommé Manuel de visibilité de l’UE sur
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm
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3 questions : quelle est la différence…
...entre la visibilité et la communication ?
Lorsqu’on parle de visibilité, on fait référence aux éléments que l’on repère au premier coup
d’œil et qui indiquent que le projet ou l’activité est financé ou soutenu d’une manière ou
d’une autre par l’UE. Il s’agit d’éléments tels que le drapeau de l’UE ou la référence au fait
que le projet ou l’activité est financé par l’UE.
Par communication, on entend les efforts concertés pour atteindre votre public cible et lui
envoyer un message spécifique à l’aide des outils disponibles les plus efficaces.
Insérer le logo de l’UE sur du matériel de communication et installer le drapeau de l’UE
lors d’un événement font partie des obligations de visibilité mais ne sont pas considérés
comme des actions de communication.
Exemple : organiser une conférence de presse est une activité de communication.
Dans ce cas, la visibilité consisterait à accrocher le drapeau de l’UE derrière soi.
...entre la communication et la propagande ?
La propagande consiste à diffuser des informations, en particulier partiales ou trompeuses,
pour promouvoir ou médiatiser une cause politique ou un point de vue particulier. La
communication consiste à partager des informations correctes et factuelles que l’on peut
étayer par des faits.
En tant que projet financé par l’UE, vous ne devez pas faire de propagande mais vous
montrer transparent et promouvoir la cause pour laquelle vous œuvrez, en n’oubliant pas
de préciser le soutien que vous recevez.
...entre l’objectif du projet et les
objectifs de communication ?
L’objectif de votre projet est ce que vous essayez d’atteindre grâce à vos activités –
votre but final. Votre objectif de communication est le processus à travers lequel vous
transmettez des messages spécifiques à votre public cible afin de le mobiliser, et ce, pour
atteindre votre but final.
Exemple : L’objectif de votre projet est d’accroître l’alphabétisation dans trois zones rurales
spécifiques. Votre objectif de communication est de changer la perception des parents
dans ces zones, pour qu’ils comprennent l’importance de l’éducation et qu’ils envoient
leurs enfants à l’école.
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Visibilité
Où puis-je trouver le drapeau de l’UE ?
Le drapeau est disponible dans le Manuel de Visibilité de l’UE
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm et aussi sur le site internet d’EuropeAid
http://europa.eu/about-eu/basic-information/symbols/flag/index_fr.htm
N’oubliez pas d’inclure la mention « Le présent projet/programme est financé par l’Union
européenne » le cas échéant (voir p. 31 du manuel de visibilité de l’UE).
Le drapeau européen se compose de douze étoiles dorées formant un cercle sur un fond
bleu. Il a un code de couleur spécifique. Aucun de ces éléments ne peut être altéré de
quelque façon que ce soit. Lorsque le drapeau est inséré sur un fond coloré, il doit être
entouré d’un bord blanc.
Mon projet est cofinancé par l’UE et d’autres
organisations internationales. Quels logos
dois-je utiliser et dans quel ordre ?
Vous pouvez utiliser tous les logos et décider de leur ordre en fonction du montant dégagé
par chaque organisation. L’UE a signé un accord en matière de communication et de
visibilité avec l’ONU et la Banque mondiale, qui stipule que l’identité graphique de l’UE doit
bénéficier d’une place et d’une taille aussi proéminentes que celle du contractant ou du
partenaire d’exécution. La marche à suivre en cas de coopération avec ces organisations
internationales est expliquée en détail dans le manuel de visibilité de l’UE.
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm
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J’ai beaucoup de partenaires d’exécution,
puis-je afficher tous les logos à côté du
drapeau de l’UE ?
Le drapeau de l’UE doit être mis bien en évidence à côté des logos des autres partenaires
d’exécution. Attention : veillez à ne pas compromettre la visibilité de l’UE.
Clarification : un « partenaire d’exécution » est une partie contractuelle et seuls les
signataires du contrat ont droit à ce que leur logo soit aussi visible que le drapeau de l’UE,
quel que soit le nombre d’autres organisations impliquées dans le projet.
Comment insérer le drapeau de l’UE ?
La règle de base est qu’il doit être mis en évidence et bien visible. On doit pouvoir le
repérer facilement.
Vous trouverez des modèles de drapeau, les règles d’utilisation en fonction du support et
des précisions sur les couleurs dans le manuel de visibilité de l’UE (voir p. 31) et via les liens
ci-dessous : http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm
European
Union
European
Union
European Union
European Union
Provided by the European Union
This project
is financed
by the
EUROPEAN
UNION
Implementing partner:
CONTRACTOR
Start of the works: xx.xx.xxxx
End of the works: xx.xx.xxxx
Provided by the European Union
This school was rebuilt with the support
of the European Union
Pantone Yellow
for the stars
Project funded by the European Union
White for
the text
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La Commission européenne (CE) a un logo,
dois-je l’utiliser ?
Le logo de la CE (voir ci-dessous) est utilisé exclusivement par les représentants de la CE.
Il ne doit pas être utilisé par les projets. Vous ne devez l’utiliser que dans le cas où vous êtes
un contractant produisant du matériel au nom de la Commission (votre matériel est donc un
produit officiel de la CE). Dans un tel cas, veuillez vous référer à la charte graphique de ce logo.
La même règle s’applique aux autres institutions ou instruments de financement de l’UE.
Dois-je faire référence à la CE ou à l’UE ?
Quel est le plus correct ?
Vous devez toujours faire référence à l’UE et non à la CE. L’UE représente toutes les
institutions européennes. La CE ne représente que la Commission européenne.
Les délégations dans les pays tiers sont appelées « délégations de l’UE ».
Exemple : Si vous utilisez le drapeau de l’UE, vous devez mentionner en-dessous :
« le présent projet est financé par l’UE ».
Qu’est-ce que l’identité visuelle ?
Dois-je créer un logo pour mon projet ?
Un projet n’a pas besoin de logo. Si toutefois vous décidez d’en créer un, n’y incluez
pas le logo de l’UE (en totalité ou en partie) car c’est interdit. Montrez votre logo à votre
responsable de projet pour approbation au moment de sa conception. Au lieu d’un logo,
vous pouvez développer une identité graphique visuelle ou un thème à travers toutes
vos communications, ce qui est aussi encouragé par l’UE. Utilisez la même police et la
même taille de caractères dans chaque communiqué de presse, choisissez des couleurs
révélatrices de vos activités ou de votre lieu de travail et utilisez-les partout, écrivez
toujours le nom de votre projet avec les mêmes caractères graphiques, etc.
Exemple : Le Centre d’information pour le voisinage européen accompagne toujours
son nom d’un pont surmonté des personnes. Pour le voisinage du Sud, nous utilisons
une couleur ocre ; tandis que pour l’Est, nous utilisons du vert (voir http://www.enpi-info.eu/
index.php?lang_id=469).
Dois-je mentionner que l’UE finance mon
projet ? Où insérer cette phrase ?
Oui, il est obligatoire de mentionner : « le présent projet est financé par l’UE ».
C’est une question de transparence : vous indiquez qui vous finance et en parlez
ouvertement. Cette phrase est souvent placée sous le drapeau de l’UE. Si vous mentionnez
cette phrase dans une publication et souhaitez en dire un peu plus (par ex. que vous faite
partie d’un programme plus large), vous pouvez toujours l’insérer ailleurs (par ex. au dos ou
au verso de la couverture).
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Dois-je insérer des éléments
de visibilité de l’UE sur les photos ?
Ce n’est pas une obligation, mais c’est toujours une bonne idée du point de vue de la
visibilité. La présence de l’UE ne doit pas toujours être au premier plan, une personne
portant une casquette arborant le drapeau de l’UE suffit. Vous trouverez de nombreuses
photos libres de droits ici : http://www.enpi-info.eu/list_galleries_main.php?lang_id=469
Vous devez cependant veiller à respecter le droit d’auteur, en indiquant que la photo
appartient à l’UE (©UE).
Qu’est-ce qu’une clause de
non-responsabilité et comment l’utiliser ?
Une clause de non responsabilité est un texte standard qui doit être utilisé sur tout le
matériel produit par un projet (publications, site internet, matériel audiovisuel...).
Ce texte indique clairement que l’UE n’est pas responsable du matériel produit par un
projet. La formulation est toujours la même, mais il faut l’adapter à chaque produit
(cette publication, ce site internet, cette vidéo).
La formulation est la suivante :
« La présente publication (ou site internet, ou vidéo) a été élaborée avec l’aide de l’Union
européenne. Le contenu de la publication relève de la seule responsabilité de <nom
de l’auteur/contractant/partenaire d’exécution/organisation internationale> et ne peut
aucunement être considéré comme reflétant le point de vue de l’Union européenne. »
Où dois-je insérer cette clause
de non-responsabilité ?
Publication imprimée – la clause ne doit pas être sur la couverture. Cependant, elle doit être
mise en évidence au verso de la couverture ou au dos de la publication, en fonction de la
mise en page.
Site internet – le texte peut être affiché sur une page (par ex. avec pour titre « Mention
légale » ou « Clause de non-responsabilité »), mais le lien vers cette page doit être visible dans
l’intégralité du site. Parfois, la clause se trouve au bas de la page d’accueil, à un endroit fixe.
Matériel audiovisuel – le texte doit être placé au début ou à la fin de la transmission.
Y a-t-il des exceptions aux règles
de visibilité de l’UE ?
De manière générale, tous les projets doivent les respecter, mais il y aura toujours des
situations dans lesquelles il vaut mieux ne pas afficher de symboles de l’UE. Par exemple :
• Lorsque la situation politique ou sécuritaire oblige l’UE à faire profil bas.
• Lorsque la mention de l’UE pourrait être considérée comme de la propagande et
donc nuire à l’objectif de visibilité (par ex. programme d’actualité).
• Lorsqu’il y a un risque que la visibilité nuise à l’image de l’UE.
En cas d’inquiétude ou de doute, discutez-en avec la délégation de l’UE.
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Où puis-je trouver des modèles pour me guider ?
Le manuel de communication et de visibilité de l’UE pour les actions extérieures contient
de nombreux modèles que vous pouvez utiliser, des communiqués de presse aux bulletins
d’information, en passant par les drapeaux commémoratifs et les logos à mettre sur les
véhicules. Vous n’y trouverez pas de règles strictes, mais seulement les éléments à inclure et
quelques lignes directrices.
Exemple : Le modèle de communiqué de presse est là pour vous montrer les principaux
éléments à reprendre. Vous pouvez l’utiliser tel quel, mais vous pouvez aussi créer votre
propre modèle, en respectant les exigences de visibilité de l’UE.
PRESS RELEASE
The European Union’s XXXXXXX programme
For “Partner Country”
Town + date
All media are invited to the inauguration of the Laboratory for Quality Control of drugs on
May 15 2000 at 11.00 in Sarajevo. The reconstruction and equipment of the laboratory have
been financed by the European Commission to the tune of 2 million Euro. The works have
been performed by the NGO Lab Help.
The industrial
NEWSLETTER TITLE
development programme
for Partner Country
Activity report
Quality control of drugs is vital for the development of BiH’s domestic production and will
ensure that it conforms to European standards.
A quarterly newsletter published by xxxx — a project funded by European Union's XXXXX programme for "Partner Country"
IN
For more information, please contact:
Mr Frane Maroevic, EC press and information adviser
Mr Ivan Ivanic, project manager NGO Lab Help
FOCUS
Titel
For more information
Name
“The European Union is made up of 27 Member
Address
States who have decided to gradually link together
The European Union’s XXXXXXX programme
for “Partner Country”
their know-how, resources and destinies. Together,
Tel
during a period of enlargement of 50 years, they
Fax
have built a zone of stability, democrazy and sustain-
E-mail
able development whilst maintaining cultural diver-
Web site
sity, tolerance and individual freedoms.
Name
achievements and its values with countries and
Address
peoples beyond its borders”.
The European Union is committed to sharing its
Tel
Fax
The European Commission
E-mail
is the EU’s executive body
Industrial
Development
programme
Web site
The views expressed in this publication do not
Commission
This project is funded
by the European Union
Henim duipis nim ilit wis fillmim at ero
odolore tio odolore te vendre euguer
sectet, volore lemma feuis alit nos nim
ipsuscilla faccum deliquatum numsandit
adit ad magnit, consed molobor ercidunt
delent deliqui euisi.
Tat il utat, vero conse faccum autpatum
volortio et aut iure esequis non henibh et
lorpero od tinit, velesequate do odignis
esto erci eugiam et ullan eriusto consenibh
mer prat.
Rud et iure magna cor incidui pissim illum
zzriureros niam zzriurer autem velis dolor
iuscidui elit ulla feu faci bla acipit nim dipit,
conullaor sit num nostio consendignim
quis aci eugait acil ure vel del utet, volor
sum do delit vulputpat do dolesed dio dolor
si bla feugiat. It nulla feugue esteuguero
del eraessed magna conse el et ad
doloreet alisi bla feuis digna facipit in er.
To coreet irilissenim dolor iril exerat vel
elisit nummy num adip ero consecte faci
bla feuguerat, velissed mincinit iriure
dolortisi. Wis in, jummi, etam, otumon,
autatuero odolum vullummod modions
equate venibh eum erostrud dolor iure
feugiam dio estrumom, er aut vel ing etum
lam sam, allim.
This programme is implemented by (contractor).
necessarily reflect the views of the European
> Iquam itemno nonsequamet, quat.
Duisl dolobor percidunt, itam velisim ip
etue cor iriuscil enislim, quat. Duis nit
emmiriuscil illumum, atti, enisl it, wisisl
utpat, adiamconsent ing eui bla at ut
am, con atinam utpat.
A project implemented by
(CONTRACTOR)
Odionsendre conullamet la feugait nos
nulputpatet lum exer sequat loreet,
conummod ilim, do itim, elam, “dignisit”
numsand rerostrud magna augait at, quisci
nonsequisit.
Verostrud te dignim alit venit ip ercilla
conse tat la feum exerci tie modigna facip
et autpat illum nullam ipiscipit, velessi
blaore dolore facipit laorem volore delis
amconse quisci blam, sum ex eugiat ad
dolobore dolorero eumsan ulputat. Iriure
ea augiat nullaore dolore minci et wisit
nullaore tat, susto dit iustrud tatimm, lore
facidui psuscipsum dignim dolelenisi.
Henim duipis nim ilit wis fillmim at ero
odolore tio odolore te vendre euguer
sectet, volore lemma feuis alit nos nim
ipsuscilla faccum deliquatum numsandit
adit ad magnit, consed molobor ercidunt
delent deliqui euisi. Henim duipis nim ilit
wis fillmim at ero odolore tio odolore te
vendre euguer sectet, volore lemma feuis
alit nos nim ipsuscilla faccum deliquatum
numsandit adit ad magnit, consed molobor
ercidunt delent deliqui euis.
ipsuscilla faccum deliquatum numsandit
adit ad magnit, consed molobor ercidunt
delent deliqui euisi.
Tat il utat, vero conse faccum autpatum
volortio et aut iure esequis non henibh euis
A project implemented
alit velesequate do odignis esto erci
by the contractor
eugiam et ullbh er adiat prat.
In this issue:
Address
Tel:
Fax:
This project is funded
by the European Union
Delegation of
the European Commission
in xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Tel:
Fax:
The European Commission is the EU’s executive body.
“The European Union is made up of 27 Member States who have decided to
gradually link together their know-how, resources and destinies. Together, during a
period of enlargement of 50 years, they have built a zone of stability, democracy
and sunstainable development whilst maintaining cultural diversity, tolerance and
individual freedoms. The European Union is committed to sharing it’s achievements and its value with countries and people beyond it’s borders”.
Tat il utat, vero conse faccum autpatum
volortio et aut iure esequis non henibh et
lorpero odimm, tinit, lemma feuis alit
velesequate do odignis esto erci eugiam et
ullbh er adiat, aut iure esequis non henibh
et lorpero. Henim duipis nim ilit wis fillmim
at ero odolore tio odolore te vendre euguer
sectet, volore lemma feuis alit nos nim
The views expressed in this publication do not necessarily reflect the views of the European Commission.
Qu’attend-on des projets
bénéficiant d’un appui budgétaire ?
Dans le cas des projets d’appui budgétaire, la situation est un peu différente, car le
gouvernement qui met en œuvre le projet a aussi ses propres règles en matière de
visibilité. Cependant, on s’attend à ce que quelques éléments de base soient respectés
par le gouvernement partenaire, en tant qu’obligation, mais aussi pour favoriser la bonne
coopération.
En particulier : drapeau de l’UE et référence au financement.
Lorsqu’on exécute un programme d’appui budgétaire, il est important de veiller à ce
que l’approche et le travail de l’UE aient suffisamment de visibilité. Cela nécessite une
coopération étroite avec le gouvernement bénéficiaire et une stratégie de communication
conjointe. Il s’agit principalement de communiquer les changements.
Existe-t-il une brève description
de l’UE que je peux utiliser ?
Oui, le manuel de visibilité de l’UE contient toute une rubrique intitulée « Définitions et
messages clés généraux » (annexe 4 – p. 41). Cette section inclut des définitions de l’UE et
d’institutions telles que le Parlement européen, la Commission européenne, le Conseil, etc.
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Comment aborder la communication – s’organiser
Est-il obligatoire de communiquer
et d’avoir une stratégie de communication ?
Oui, c’est une obligation contractuelle et l’UE est de plus en plus stricte à cet égard.
Accords de financement (2007) :
Annexe I – Conditions générales
18.1 Tout projet/programme financé par la Communauté fera l’objet d’actions de
communication et d’information adéquates. Ces actions sont définies sous la responsabilité
du Bénéficiaire avec l’accord de la Commission.
18.2 Ces actions de communication et d’information doivent suivre les règles applicables
en matière de visibilité pour les actions extérieures telles que définies et publiées par la
Commission et en vigueur au moment où ces actions sont menées.
Existe-t-il un modèle de
plan de communication ?
Les directives de visibilité d’EuropeAid incluent un modèle (p. 7) que vous pouvez utiliser.
Le Centre d’information pour le voisinage européen a adapté ce modèle et l’utilise lors de
ses ateliers de communication. Un exemple complété est disponible à la fin de ce guide.
Quand dois-je préparer la stratégie
de communication de mon projet ?
Les activités de communication et de visibilité doivent toujours être prévues à l’étape de
soumission ; une stratégie de communication doit donc déjà être établie. À cette étape,
elle ne doit cependant pas être complète. Des indicateurs détaillés peuvent par exemple
être ajoutés à une étape ultérieure, lorsque le plan de communication final est soumis au
siège ou à la délégation de l’UE.
Un plan de communication complet doit cependant être inclus dans la phase de
démarrage et dans le rapport initial.
Le budget alloué à la communication doit être indiqué dans l’accord/le contrat de
financement. Il est également important de préciser qui réalisera les activités de
communication.
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10
Avec qui puis-je discuter
de mon plan de communication ?
Votre responsable de projet, soit à la délégation de l’UE soit au siège de l’UE à Bruxelles, est
responsable de votre plan de communication. Il y a toutefois d’autres personnes vers qui
votre responsable de projet peut vous orienter : le chargé de communication / l’attaché
de presse à la délégation et les directeurs de programmes de relations extérieures chez
EuropeAid.
Peut-on modifier un plan de communication
une fois qu’il a été approuvé ?
Un plan de communication n’est pas gravé dans le marbre. Il sert de feuille de route et
facilite l’organisation de vos activités de communication. Il est important d’évaluer vos
résultats (vous avez donc besoin d’indicateurs) et, si vous remarquez que certaines de vos
activités ne fonctionnent pas, vous devez les adapter. Évidemment, vous devez procéder
en étroite collaboration avec votre responsable de projet.
Y a-t-il un budget minimum qu’un
projet doit allouer à la communication ?
Le montant minimum est de 1 000 euros, il a été convenu il y a plusieurs années et fait
maintenant l’objet d’une révision. On peut donc dire qu’il n’y a pas de pourcentage
du budget recommandé, mais la part allouée à la communication doit être équilibrée.
Elle doit être suffisante pour avoir l’impact voulu, en fonction des objectifs du plan de
communication.
Le montant dépend donc fort du projet, de son champ d’action et de son budget global.
Faut-il avoir un responsable
de la communication ?
Idéalement, oui. Cependant, tous les projets ne peuvent pas se permettre d’avoir une
personne exclusivement dédiée à la communication. Dans ce cas, pour faciliter vos
efforts de communication, il est utile de désigner une personne qui sera en charge des
communications et sera impliquée dans tout le processus.
Même si vous décidez d’externaliser une activité, par ex. votre brochure de projet, il est
conseillé d’avoir quelqu’un au sein du projet qui oriente et coordonne l’ensemble du
processus.
La communication est un travail d’équipe et tout le monde doit donc contribuer à ces
efforts, en se concentrant sur les résultats.
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Mon projet a-t-il besoin d’un site internet,
d’une page Facebook ou autre média social,
ou d’un bulletin d’information ?
• Les sites internet constituent un outil de communication efficace mais ils sont
onéreux et nécessitent une maintenance régulière. Définissez le public cible et posezvous les questions suivantes : est-ce un outil pour vous aider à atteindre votre public
cible, que voulez-vous publier sur ce site, disposez-vous de photos, etc. ? Vous devez
avoir suffisamment de nouvelles à publier pour que votre site soit dynamique et vous
avez besoin d’un responsable afin de maintenir votre lectorat. Si vous voulez créer un site
internet, vous devez prévoir un budget qui tienne compte des frais de maintenance et
pas seulement de conception. Actuellement, la tendance est plutôt de créer des pages
Facebook pour les projets.
• Les médias sociaux, et en particulier Facebook et Twitter, sont deux outils assez
populaires parmi les responsables, délégations et projets de l’UE. Ils peuvent aussi vous
être utiles. Avant de prendre une décision, vous devez bien connaître les particularités de
chaque média social. Prenez aussi en compte le fait que quelqu’un devra les maintenir à
jour et qu’il s’agit d’outils assez exigeants et immédiats, ce qui signifie que vous ne pouvez
pas reporter la publication d’informations ou rester inactif pendant plusieurs jours.
• À l’époque des communications immédiates, le bulletin d’information peut sembler un
peu démodé, à moins qu’il ne soit extrêmement bien conçu, avec une belle mise en page,
un graphisme recherché, des textes brefs mais bien écrits et des photos percutantes ! Vous
trouverez un modèle de bulletin d’information dans le manuel de visibilité de l’UE, qui
inclut les principaux éléments à prendre en compte. Avant de décider de créer un bulletin
d’information, il y a plusieurs éléments à prendre en compte : qui concevra les bulletins
(imprimés ou en ligne), quelle sera leur fréquence, avez-vous suffisamment de nouvelles à
publier ou utiliserez-vous du matériel (par ex. communiqués de presse) que vous avez déjà
diffusé ?
Sommes-nous autorisés à bénéficier
d’un soutien professionnel et à
externaliser les photos ou la rédaction ?
Si l’externalisation vous permet de créer du matériel de meilleure qualité et plus accrocheur
tout en vous faisant gagner du temps, n’hésitez pas ! Gardez tout de même à l’esprit que
vous devrez décider des critères sur la base desquels vous choisirez vos sous-traitants et
qu’il faudra informer ces professionnels de vos objectifs.
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À quoi sert une étude de cas
et est-elle obligatoire ?
Les études de cas (ou récits du terrain) ont été développées par EuropeAid pour montrer
les activités financées par l’UE sur le terrain, au bénéfice des citoyens. Elles ne sont pas
obligatoires mais constituent un outil de communication efficace puisqu’elles peuvent être
utilisées par EuropeAid (voir exemples ici), chargées sur le site internet de la délégation et
utilisées par vous en totalité ou en partie.
Vous trouverez des modèles d’études de cas, avec des instructions claires et même un
calcul du nombre de caractères à la fin de cette publication.
Vous trouverez des exemples d’études de cas sur le site internet d’EuropeAid :
http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/case-studies/index_fr.htm
Y a-t-il des règles concernant les langues ?
La règle de base est que vous devez utiliser la langue comprise par votre public cible.
Si celui-ci se compose d’un grand nombre de personnes parlant une langue différente
de celle du pays (par ex. si vous comptez distribuer vos publications lors d’événements
rassemblant des journalistes (ou autres) étrangers ou si la délégation pourrait présenter et
distribuer la publication), vous pouvez utiliser une autre langue.
Si vous utilisez plusieurs langues dans une même publication, faites attention à la mise en
page : le lecteur doit repérer au premier coup d’œil la langue qui l’intéresse.
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Coopération avec l’UE
L’UE a-t-elle des droits d’auteur
sur le matériel que nous produisons ?
Oui, l’UE a des droits d’auteur sur tout ce qui est produit par un projet financé par l’UE.
Il va donc de soi que l’UE peut utiliser librement le produit (en totalité ou en partie)
sans restriction ni rétribution. En ce qui concerne les photos, le droit d’auteur doit être
mentionné.
Photo by: EPA © EU/Neighbourhood Info Centre
Photo by: EPA © EU/Neighbourhood Info Centre
En ce qui concerne la clause de non-responsabilité et pour tout autre conseil, veuillez
consulter « Le Guide du Photographe » du Centre d’information pour le voisinage
européen.
L’UE doit-elle contrôler nos
communiqués de presse ou publications ?
Oui, le matériel produit par des projets financés par l’UE doit passer par un processus de
validation, qu’il s’agisse d’un communiqué de presse, d’une publication ou même d’une
vidéo. Tout ce que vous produisez doit être signé par la personne en charge du projet
– qui vérifiera si la visibilité de l’UE est bien respectée et si le matériel n’est pas offensant,
et qui fera éventuellement des suggestions d’amélioration.
Comme ce processus peut prendre un certain temps, veillez à ce que tout soit prêt
à l’avance.
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Faut-il contacter la délégation
lorsqu’on organise un événement ?
Il est avantageux d’impliquer la délégation de l’UE car cela peut valoriser votre événement
et susciter l’intérêt des médias. En outre, la délégation peut aussi vous fournir des articles
promotionnels. Dans ce cas, contactez la délégation bien à l’avance, étant donné que
les représentants, et en particulier les chefs de délégation, ont un emploi du temps bien
chargé.
Visibilité : N’oubliez pas que le drapeau de l’UE doit figurer sur l’invitation et être visible lors
de la conférence de presse.
Y a-t-il des règles de l’UE concernant
le type d’événement à organiser, ou le lieu,
ou même ce que nous distribuons, etc.?
Il n’y a pas de règles en-dehors de celles liées à la visibilité, comme mettre le drapeau
de l’UE en évidence. Mais comme votre événement entre en concurrence avec d’autres,
essayez d’être original et de choisir un lieu qui éveillera l’intérêt et enverra un signal clair.
Vous pouvez aussi choisir du matériel promotionnel qui fait forte impression ou est utile.
Par exemple, il n’est pas toujours indispensable d’organiser vos conférences de presse dans
un hôtel, pensez aussi à des sites culturels importants.
Manuel de communication et de visibilité
de l’UE pour les actions extérieures Il décrit les exigences et les lignes directrices applicables au matériel écrit et aux
notes d’information, conférences de presse, exposés, invitations, enseignes, plaques
commémoratives et tout autre support utilisé pour mettre en évidence la participation
de l’UE. En outre, il propose des outils qui doivent permettre d’élaborer une stratégie de
communication dynamique, qui donnera une publicité adéquate aux réalisations rendues
possibles par le soutien de l’UE.
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Liens utiles
FAQ en ligne sur les communications d’EuropeAid
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/faq-where-to-find_fr.htm
Capacity4Dev
http://capacity4dev.ec.europa.eu
EU Neighbourhood Info Centre
www.enpi-info.eu
Groupes liés à la communication de l’EU Neighbourhood Info Centre sur LinkedIn
http://www.linkedin.com/groups?gid=4285753&trk=myg_ugrp_ovr
DG Comm – Identité visuelle de l’UE
http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/index_fr.htm
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Gros plan sur les plans de communication
Plan de communication
T E M P L AT E
L’original de ce plan de communication a été conçu par EuropeAid et est disponible dans les lignes directrices en
matière de visibilité pour les relations extérieures. Il a été légèrement adapté pour l’atelier de communication du
Centre d’information pour le voisinage européen.
Titre du projet
Objectif du projet
Partenaires de mise en œuvre du projet
Durée du projet
Objectifs de communication généraux
(par ex. créer des militants, changer les perceptions, attirer des donateurs, sensibiliser l’opinion publique, se montrer transparent…)
Publics cibles ventilez autant que possible
Cible A (par ex. femmes entre 35-50 ans vivant dans les villes X, Y et Z).
Cible B
Cible C
…
Cible B
Cible C
…
Cible B
Cible C
…
Objectif de communication spécifique pour chaque public cible
Cible A Messages pour chaque public cible
Cible A Outils de communication
pour chaque public cible (par ex. conférences de presse, événements, publications, site web, médias
sociaux, etc.). Un outil peut s’appliquer à plus d’un public.
Calendrier des activités
Créez un calendrier des activités (si les médias sont l’un de vos publics cibles, créez aussi un plan média).
Indicateurs:
Quantitatifs
Qualitatifs
(par ex. nombre d’articles, de participants, de publications diffusées, de visiteurs sur le site web, etc.).
(par ex. Ton et position des articles, questionnaire distribué aux participants, pages les plus visitées, etc.).
Ressources
Ressources humaines
(internes et externes)
Ressources financières
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Matrice de plan de communication Un exemple tunisien
EXEMPLE
Ci-dessous vous trouverez un exemple d’un bon plan de communication, avec quelques brèves explications
pratiques de ce qui est requis. Cet exemple se base sur un seul groupe cible et a été réalisé lors d’un atelier de
communication en Tunisie.
Titre du projet Programme pour l’emploi, la formation et l’enseignement supérieur
(Un programme de soutien budgétaire sur quatre ans impliquant quatre ministères tunisiens)
Objectif du projet
Améliorer l’accès à l’enseignement et la formation et renforcer leur qualité pour une meilleure harmonisation
avec la demande sur le marché du travail.
Partenaires de mise en œuvre du projet
Durée du projet
Objectifs de communication généraux Faire connaître les améliorations dans le secteur de l’enseignement
et de la formation. Faire connaître les éventuelles synergies entre l’enseignement, la formation et l’emploi.
Publics cibles (ventilez autant que possible, par ex. femmes entre 35-50 ans vivant dans les villes X, Y et Z).
Public A Étudiants.
Objectif de communication spécifique pour chaque public cible
Cible A Informer les étudiants de ce qu’impliquera pour eux la réforme.
Messages pour chaque public cible
Cible A Votre choix d’études est capital pour votre carrière ; parler plusieurs langues permet de décrocher un
meilleur emploi.
Outils de communication
La réforme de l’enseignement en dix points essentiels (pour aider les professeurs à l’expliquer). Implication des
entreprises locales dans les journées d’information sur les professions. Groupe Facebook pour les étudiants.
Calendrier des activités
Journées sur la réforme où les professeurs expliquent les changements aux étudiants ; journées d’information sur
les professions.Les journées d’information permettront de promouvoir la réforme auprès des médias, de prendre
des photos et de collecter des témoignages d’entreprises et d’étudiants qui pourront être utilisés dans des
publications, etc.
Indicateurs:
Quantitatifs Nombre de jours, d’étudiants atteints, de « J’aime » sur Facebook.
Qualitatifs Questionnaire interactif en ligne.
Ressources
Ressources humaines (internes et externes)
Ressources financières
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Gros plan sur les études de cas
E T U D E D E C A S PA R É TA P E S
Études de cas EuropeAid
Pour compléter une étude de cas, utilisez l’application en
ligne. Vous serez invité à entrer vos données d’enregistrement ECAS. La matrice vous demandera de compléter les
champs suivants :
Référence du projet * Numéro CRIS (ou OLAS pour les projets ACP).
Pays * Principal pays dans lequel le projet est mis en œuvre (possible de sélectionner plusieurs pays pour les
projets régionaux).
Titre Donnez un titre à votre étude de cas qui soit bref et facile à comprendre par un non-expert et incluant le
pays (le titre de l’étude de cas ne doit pas nécessairement être le titre officiel du projet). Soyez bref, simple
et évitez le jargon technique et/ou administratif de l’UE ainsi que les acronymes (max. 90 caractères).
Sous-titre Brève élaboration/clarification du titre principal si nécessaire (max. 100 caractères).
Résumé * Bref résumé du projet. Il sera utilisé dans le cadre de la publication sur internet, pour donner aux
visiteurs un aperçu du projet (max. 250 caractères).
Citation Insérez une citation d’un bénéficiaire ou d’une personne responsable du projet ; joignez une
photographie de cette personne ou d’une personne liée au projet. Les photos doivent avoir la plus haute
résolution possible et doivent faire minimum 800x600 pixels. NB : une légende est obligatoire (sinon vous
ne pouvez pas sauvegarder la photo).
Contexte Dans quel contexte le projet a-t-il été développé ? Quel est le principal problème auquel s’attaque le
projet et pourquoi ? Soyez bref et simple et évitez le jargon technique et/ou administratif de l’UE.
Objectifs Quel est le principal objectif de ce projet soutenu par l’UE et que vise-t-il ? (Max. 5 puces.)
Impact Qu’est-ce qui a été atteint, quels sont les résultats tangibles et mesurables du projet jusqu’à présent ?
(Max. 5 puces.)
Témoignage Pour rendre votre étude de cas plus concrète et intéressante, essayez de trouver une personne ou un
groupe de personnes dont la vie a été affectée par le projet. Racontez leur histoire, leur expérience dans un
court paragraphe et utilisez des photos pour l’illustrer. Ajoutez toujours une légende sous la photo.
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EXEMPLE
Faits et chiffres Les principaux faits et chiffres concernant votre projet.
Chiffres
• Identifiez le montant des contributions de la CE au projet et indiquez le pourcentage du total > par
exemple : Contribution de la CE : xxx xxx € (% du total)
• Utilisez un espace pour séparer les milliers (pas de point ou de virgule)
• Arrondissez les chiffres (ce n’est pas un rapport de comptabilité)
• Utilisez le sigle € – n’écrivez pas le mot « euros » en entier
Faits
• Indiquez les dates de début et de fin (années) du projet > exemple : durée : 4 ans (2008-2011).
• Les faits ne doivent pas être les mêmes que les « impacts » (ou au moins pas aussi détaillés).
• Si possible, identifiez les zones/régions couvertes par le projet.
• Si possible, identifiez les bénéficiaires du projet > par exemple : 5 000 familles autochtones et rurales.
Notes finales utiles Au bas de la page, insérez la mention « Pour en savoir plus », suivie de l’adresse internet
appropriée.
PDF final Vérifiez le PDF final avant de l’envoyer pour validation. Vérifiez les pages PDF créées en cliquant sur les
boutons de prévisualisation (pages 1 et 2) en haut à droite pour vous assurer que tout votre texte est visible
dans le document final. Dans le cas contraire, vous devez supprimer du texte et revérifier.
Validation L’outil électronique est doté d’un système de validation automatique qui évite les envois multiples d’emails.
1. Faites approuver votre étude de cas au niveau de la délégation avant de la valider dans le système
2. Une fois que l’étude de cas a été validée au niveau de la délégation dans le système, une notification
d’approbation est automatiquement envoyée à votre correspondant au siège
Ensuite, le correspondant va soit :
a. approuver l’étude de cas, auquel cas une notification est envoyée à l’unité de communication de la DG
Devco pour approbation finale et publication
b. la renvoyer à l’auteur avec des commentaires/suggestions de corrections
3. Une fois que l’étude de cas a été validée par le correspondant, une notification d’approbation est
automatiquement envoyée à l’unité de communication de la DG Devco.
Le contact éditorial pour la validation va :
a. approuver l’étude de cas, auquel cas une notification est envoyée à l’auteur
b. la renvoyer à l’auteur avec des commentaires/suggestions de corrections
4. Une fois que l’étude de cas a été approuvée par l’unité de communication, vous en serez averti et elle sera
publiée : sur le site web de la délégation, le site web externe de la DG Devco, dans la section multimédias,
dans les études de cas et dans le moteur de recherche des études de cas sur l’intranet.
Informations générales • présenter l’information de manière « morcelée » aide le lecteur à parcourir l’étude de
cas et lui permet de se concentrer sur ce qui l’intéresse.
• Les abréviations ne peuvent être utilisées que si le mot a été écrit en entier au moins une fois plus haut
dans le texte.
* Ces champs n’apparaissent pas dans l’étude de cas finale.
Ils sont inclus comme références et critères de recherche seulement.
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D’autres guides du Centre d’information pour le voisinage européen
pour les projets financés par l’UE sont disponibles en ligne :
Ecrire pour attirer l’attention des lecteurs
Guide pratique pour journalistes
Le guide du photographe
Manuel sur le financement européen
Le glossaire du voisinage sud
Le glossaire du partenariat oriental et de la Russie
Restez
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Un projet mis en oeuvre par
EU Neighbourhood Info Centre
An ENPI project
Le Centre d’information pour le voisinage européen (EU Neighbourhood Info Centre)
est un projet de communication régional financé par l’UE qui vise à mieux faire
connaître le partenariat entre l’UE et ses pays voisins.
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