Abrechnung (CO)

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Abrechnung (CO)
Release 4.6C
Abrechnung (CO)
SAP AG
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April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Symbole
Symbol
Bedeutung
Achtung
Beispiel
Empfehlung
Hinweis
Syntax
Tip
April 2001
3
Abrechnung (CO)
SAP AG
Inhalt
Abrechnung (CO) ................................................................................................5
Abrechnungssender/-empfänger ................................................................................................. 6
Abrechnungsvorschrift ................................................................................................................. 8
Aufteilungsregel ............................................................................................................................ 9
Abrechnungsparameter .............................................................................................................. 12
Abrechnungshierarchie .............................................................................................................. 15
Abrechnungsvorschrift anlegen ................................................................................................ 18
Automatische Generierung von Abrechnungsvorschriften.................................................... 19
Abrechnungsvorschriftsliste...................................................................................................... 20
Abrechnungsverfahren ............................................................................................................... 21
Abrechnungsbeleg ...................................................................................................................... 22
Abrechnung durchführen ........................................................................................................... 23
Währungen im Controlling.......................................................................................................... 26
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April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Abrechnung (CO)
Abrechnung (CO)
Einsatzmöglichkeiten
Innerhalb der verschiedenen SAP-Komponenten wird die Abrechnung betriebswirtschaftlicher
Objekte nach einer einheitlichen Abrechnungslogik behandelt:
Bei der Abrechnung werden die auf einem betriebswirtschaftlichen Objekt angefallenen Planoder Istkosten ganz oder teilweise an einen oder mehrere Empfänger weiterverrechnet. Hierbei
werden automatisch entsprechende Gegenbuchungen zur Entlastung des Senderobjektes
erzeugt. Die einmal auf einem Senderobjekt kontierten Belastungsbuchungen bleiben auch nach
der Abrechnung an einen Empfänger bestehen (und sind somit anzeigbar). Die abgerechneten
Kosten werden auf dem jeweiligen Empfängerobjekt fortgeschrieben und im Berichtswesen
ausgewiesen.
Die Abrechnung erfolgt parallel in allen Bewertungen mit Ausnahme der Abrechnung
an Anlage und Ergebnisobjekt. Für die Abrechnung an Anlage zieht das System den
Betrag heran, der in der legalen Bewertung geführt ist. Für die Abrechnung an
Ergebnisobjekt zieht es die führende Bewertung heran. Der Auftrag wird in allen
Bewertungen mit diesem Betrag belastet wie die folgende Abbildung zeigt.
IM
Investitionsauftrag
L 50.K (40.-)
P (60.-)
Abrechnung
an Anlage
AA
Bewertungsbereiche
Währ.typ Bereich
50.50.50.-
01
11
21
01
31
32
Eine Einzelpostenabrechnung auf eine Anlage ist nur möglich, falls die legale
Bewertung die führende Bewertung ist.
Weitere Informationen zur Abrechnung von Investitionsmaßnahmen finden Sie in der SAPBibliothek unter Rechnungswesen → IM-Investitionsmanagement → Investitionsmaßnahmen
(Aufträge/Projekte) → Abrechnung von Investitionsmaßnahmen [Extern].
April 2001
5
Abrechnung (CO)
SAP AG
Abrechnungssender/-empfänger
Abrechnungssender/-empfänger
Abrechnungssender (alphabetisch)
Auftragsposition
Bemerkungen über Abrechnungsempfänger
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
sowie Material
CO-Fertigungsauftrag
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
sowie Material
Fertigungsauftrag
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
sowie Material
Immobilienobjekte [Extern] (WE, GE, GR,
ME, MV)
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
Innenauftrag
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
Instandhaltungsauftrag
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
Investitionsauftrag
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
Kostenträger
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
Kundenauftrag Einzelfertigung
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
Netzplankopf
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
Netzplanvorgang
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
Projekt
Alle gemäß Tabelle
Abrechnungsempfänger
Abrechnungsempfänger (alphabetisch)
Bemerkungen über Abrechnungssender
Anlage
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
Aufträge
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
Auftragsposition
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
Ergebnisobjekt
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
Geschäftsprozeß
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
Immobilienobjekte [Extern]
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
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April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Abrechnungssender/-empfänger
Kostenstelle
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
Kostenträger
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
Kundenauftragsposition
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
Netzplan
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
PSP-Element
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
Sachkonto
Alle gemäß Tabelle Abrechnungssender
Erlöse können nur an erlösführende Objekte (Kundenauftrag,
Fakturierungselemente, Innenaufträge mit Erlösen, Ergebnisobjekte) oder
Sachkonten abgerechnet werden.
In Fällen, in denen kein Erlös auf einem erlösführenden Sender (Kundenauftrag,
Fakturierungselement oder Auftrag mit Erlösen) gebucht wird, z.B. wenn ein
Kundenauftrag zum Garantiefall wird, kann der Sender auch an Kostenstelle,
Geschäftsprozeß oder Anlage abgerechnet werden. Um Kosten und Erlöse
abrechnen zu können, müssen Sie gegebenenfalls getrennte Ursprungsschemata für
Kosten und Erlöse anlegen.
Eine mehrstufige Abrechnung ist in diesen Fällen nicht möglich, da die Information,
daß ein Erlös gebucht wurde, nicht weitergereicht wird.
April 2001
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Abrechnung (CO)
SAP AG
Abrechnungsvorschrift
Abrechnungsvorschrift
Definition
Legt fest, welche Anteile der Kosten auf einem Sender an welche(n) Empfänger abgerechnet
werden sollen.
Verwendung
Um die Istkosten eines Senderobjektes abzurechnen, müssen Sie eine Abrechnungsvorschrift
anlegen. Die Abrechnungsvorschrift umfaßt die Aufteilungsregeln für ein Senderobjekt.
Für einige Senderobjekte legt das System die Abrechnungsvorschrift automatisch
an.
Siehe auch:
Aufteilungsregel [Seite 9]
Struktur
Die Abrechnungsvorschrift umfaßt
•
eine oder mehrere Aufteilungsregel
•
die Abrechnungsparameter [Seite 12] für ein Senderobjekt.
Siehe auch:
Abrechnungsvorschrift anlegen [Seite 18]
Abrechnungsvorschriftsliste [Seite 20]
Bisher mußten Sie für Innenaufträge die Abrechnungsvorschrift manuell pflegen.
Jetzt ist es auch möglich, daß das System Abrechnungsvorschriften für
Innenaufträge automatisch generiert [Seite 19].
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April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Aufteilungsregel
Aufteilungsregel
Definition
Bestandteil einer Abrechnungsvorschrift [Extern], der für einen Abrechnungssender festlegt,
•
an welchen Abrechnungsempfänger abgerechnet wird.
•
welcher Teil der Kosten abgerechnet wird.
•
wann abgerechnet wird.
Typischerweise gibt es pro Empfänger eine Aufteilungsregel.
Verwendung
Um Objekte der SAP-Komponente Controlling (CO) abrechnen zu können, muß jede
Abrechnungsvorschrift mindestens eine Aufteilungsregel haben.
Die Abrechnungsvorschrift muß vor der ersten Abrechnung des Senderobjektes definiert sein.
Nachträgliche Änderungen sind nur eingeschränkt möglich.
Bei manchen Senderobjekten, z. B. Netzplänen erzeugt das System automatische
Aufteilungsregeln. Die Regeln für die Abrechnung an Material werden immer automatisch
erzeugt und können nicht manuell eingegeben werden.
Beispielsweise bei der Abrechnung eines Fertigungsauftrages für einen selbst erzeugten
Lagerartikel an das Lager.
Struktur
Abrechnungsempfänger
Eine Abrechnung kann an ein oder mehrere Empfängerobjekte erfolgen. Für jeden
Abrechnungsempfänger müssen Sie eine Aufteilungsregel definieren. Statistische Empfänger
(Auftrag oder PSP-Element) werden zusätzlich zu echten Empfängern bebucht, aber nicht mit
Istkosten belastet.
Sie können jeweils an folgende statistische Empfänger zusätzlich abrechnen:
Echter Empfänger
Kostenstelle
Auftrag
PSP-Element
Sachkonto
-
-
-
Kostenstelle
-
x
x
Auftrag
x
-
x
PSP-Element
x
x
-
Anlage
-
-
-
Netzplan/-vorgang
x
x
x
Ergebnisobjekt
x
x
x
Kundenauftragsposition
x
x
x
Kostenträger
x
x
x
April 2001
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Abrechnung (CO)
SAP AG
Aufteilungsregel
Geschäftsprozeß
x
x
x
Immobilienobjekte [Extern]
x
x
x
Abrechnungsanteil
Hier legen Sie die Prozentsätze bzw. Äquivalenzziffern fest, nach denen die angefallenen
Kosten auf die einzelnen Abrechnungsempfänger verteilt werden.
Sie können auch feste Beträge abrechnen. Voraussetzung dafür ist, daß bereits Kosten
angefallen sind.
•
Sie können pro Periode einen festen Betrag abrechnen. Dabei kann es vorkommen, daß
mehr abgerechnet wird als an Kosten auf dem Objekt vorhanden sind. Deshalb sollte
Ihre Abrechnungsvorschrift zusätzlich auch Prozentregeln enthalten.
Wenn Sie die Prozentprüfung nicht aufrufen, erfolgt beim Sichern der
Abrechnungsvorschrift eine automatische Prozentprüfung.
•
Sie können einen Betrag als Obergrenze für alle Abrechnungen dieses Senders
angeben. In der jeweiligen Periode rechnet das System maximal die auf dem Sender
vorhanden Kosten ab. Der Sender kann keinen negativen Saldo bekommen.
Abrechnungsart
Im System sind folgende Abrechnungsarten definiert:
•
Periodische Abrechnung (PER):
Diese Abrechnungsart [Extern] dient der periodengerechten Abrechnung von Kosten. Es
werden also nur die Kosten der Abrechnungsperiode berücksichtigt.
•
Gesamtabrechnung [Extern] (GES):
Bei der Gesamtabrechnung werden alle bisher nicht abgerechneten Kosten aller
bisherigen Perioden, die bis zur Abrechnungsperiode auf einem Senderobjekt angefallen
sind, abgerechnet. Diese Abrechnungsart erlaubt nur für primäre Kostenarten die
Abrechnung von Mengen.
Bei einer Gesamtabrechnung kann mehr oder weniger als der Auftragssaldo
abgerechnet werden, wenn
–
für den Sender Aufteilungsregeln mit Betrag gepflegt sind und
–
es keine GES-Regeln mit Prozentsatz oder Äquivalenzziffer gibt.
Im Rahmen des Investitionsmanagements gibt es außerdem folgende Abrechnungsarten:
•
Aktivierung auf Anlage im Bau (AIB):
Diese Abrechnungsart dient der periodischen Abrechnung von Investitionsmaßnahmen
an Anlage-im-Bau. Diese Abrechnungsart wird vom System automatisch generiert.
Investitionsmaßnahmen sind Projekte oder Aufträge, die der Abwicklung einer
Sachinvestition dienen und die aufgrund ihres Umfangs und des Anteils an
Eigenleistungen nicht als Direktaktivierung in das Anlagevermögen gebucht werden
können.
•
10
Vorabrechnung [Extern] (VOR):
April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Aufteilungsregel
Die Vorabrechnung ermöglicht es, auf Investitonsmaßnahmen gebuchte Belastungen vor
der periodischen Abrechnung auf eine Anlage im Bau auf CO-Empfänger abzurechnen.
Die Vorabrechnung bestimmter Einzelposten ist insbesondere dann sinnvoll, wenn
bestimmte Nebenkosten einer Investition zwar auf eine Investitionsmaßnahme kontiert
aber nicht aktiviert werden sollen. Dies ist unter Umständen notwendig, damit die
Gesamtkosten der Maßnahme im Controlling überwacht werden können.
Weitere Informationen über die Abrechnung von Investitionsmaßnahmen finden Sie in
der SAP-Bibliothek unter Rechnungswesen → IM - Investitionsmanagement [Extern].
•
Einzelpostenabrechnung Anlage im Bau (EPA):
Diese Abrechnungsart dient der Einzelpostenabrechnung von einzelpostengeführten
Anlagen im Bau. Sie wird vom System automatisch gesetzt (nicht für
Investitionsmaßnahmen).
Gültigkeitsdauer
Mit Hilfe der Eingabefelder Gültig ab/Gültig bis können Sie die Gültigkeitsdauer einer
Aufteilungsregel zeitlich begrenzen. Die Gültig bis-Periode ist die einzige Angabe, die Sie nach
dem Benutzen einer Aufteilungsregel noch ändern können. Sie können die Aufteilungsregel
maximal bis zur Periode der letzten Benutzung ändern.
Siehe auch:
Abrechnungsvorschrift anlegen [Seite 18]
Beispiel: Ablösen einer vorhandenen durch eine neue Aufteilungsregel
Sie haben eine Abrechnungsvorschrift korrigiert, geändert oder festgelegt, bei der die auf einem
Senderobjekt gesammelten Kosten periodisch jeweils zu 50% an die Kostenstelle Einkauf und
die Kostenstelle Vertrieb abgerechnet werden. Ab 1/1/99 möchten Sie den bisherigen Empfänger
Vertrieb durch Fuhrpark ersetzen. Hierzu setzen Sie die Gültig bis-Periode der Abrechnungsregel
auf 12/31/98 zurück.
April 2001
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Abrechnung (CO)
SAP AG
Abrechnungsparameter
Abrechnungsparameter
Die Abrechnung wird über verschiedene Parameter gesteuert. Dazu gehören:
•
Abrechnungsprofil [Extern]
•
Verrechnungsschema [Extern]
•
Ergebnisschema [Extern]
•
Ursprungsschema [Extern]
Wie Sie die verschiedenen Parameter anlegen, ist im Einführungsleitfaden (IMG) des
Senderobjektes beschrieben.
Abrechnungsprofil
Das Abrechnungsprofil wird aufgrund der Voreinstellungen im Customizing vorgeschlagen. Bei
Innenaufträgen z.B. wird das Abrechnungsprofil aus der Auftragsart übernommen. Zu jeder
Abrechnungsvorschrift muß es ein Abrechnungsprofil geben.
Im Abrechnungsprofil wird folgendes festgelegt:
•
Erlaubte Empfänger
Hier können Sie festlegen, an welche Empfänger abgerechnet werden darf. Sie können
z.B. für Gemeinkostenaufträge festlegen, daß an Kostenstellen, an Aufträge, aber nicht
an Anlagen abgerechnet werden darf.
•
Belegart für buchhaltungs- bzw. bilanzrelevante Abrechnungen
•
Maximale Anzahl der Aufteilungsregel [Extern]n
•
Residenzzeit der Abrechnungsbelege
•
Festlegung, ob die Angabe des Abrechnungsanteils in Prozent und/oder
Äquivalenzziffern erlaubt ist oder ob Kosten nach Beträgen abgerechnet werden können.
•
Festlegung, ob bei periodischer Abrechnung die Summe der Abrechnungsprozentsätze
100% ergeben muß oder ob die Summe auch weniger als 100% betragen darf, also ein
Senderobjekt nicht vollständig abgerechnet werden muß.
•
Festlegung, ob Abweichungen an die kalkulatorische Ergebnisrechnung weitergeleitet
werden sollen.
•
Vorschlagswerte, die beim Anlegen der Abrechnungsvorschrift übernommen werden:
•
Verrechnungsschema
Im Verrechnungsschema fassen Sie die primären und sekundären Kostenarten,
unter denen Belastungen auf den Senderobjekten gebucht werden, zu Gruppen
zusammen. Pro Gruppe legen Sie fest, ob bei der Abrechnung an einen bestimmten
Empfängertyp kostenartengerecht oder mit einer Abrechnungskostenart abgerechnet
werden soll.
Abrechnungskostenarten werden z.B. verwendet, um
12
−
den Zweck (z. B. Reparatur, Wartung, …) des Auftrags zu dokumentieren
−
das Datenvolumen zu reduzieren (Zusammenfassung mehrerer
Belastungskostenarten unter einer Abrechnungskostenart).
April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Abrechnungsparameter
•
Ergebnisschema
Das Ergebnisschema wird nur für eine Abrechnung an die Ergebnisrechnung
benötigt.
Die unter einer Kostenart oder Kostenartengruppe angefallenen fixen und variablen
Kosten können Sie dabei unterschiedlichen Wertfeldern des Ergebnisbereichs
zuweisen.
•
Kontierungsvorschlag
Damit können Sie beispielsweise erreichen, daß beim Erfassen der
Abrechnungsvorschrift direkt in das Bild für die Erfassung einer
Empfängerkostenstelle verzweigt wird. Als Kontierungsvorschlag müßte der
Empfängertyp Kostenstelle hinterlegt werden.
•
Ursprungsschema
Im Ursprungsschema fassen Sie die primären und sekundären Kostenarten, unter
denen Belastungen auf den Senderobjekten gebucht werden, zu Zuordnungen
zusammen. Beim Erfassen einer Aufteilungsregel können Sie pro Zuordnung einen
anderen Empfänger angeben. Dadurch können Sie z.B. Primärkosten nach anderen
Regeln abrechnen als sekundäre Kosten.
Bei der Abrechnung an Sachkonto oder Anlage wird eine weitere manuell in der
Aufteilungsregel angegebene Kontierung bei der Abrechnung nicht berücksichtigt.
•
Festlegungen für die Abrechnung von Istkosten bzw. Kosten des Umsatzes
•
vollständig abzurechnen
Beim Versuch, das Objekt abzuschließen bzw. die Löschvormerkung zu setzen,
kommt eine Fehlermeldung, falls der Saldo des Objekts nicht null ist.
•
können abgerechnet werden
Die Istkosten können abgerechnet werden, müssen aber nicht. Beim Versuch, das
Objekt abzuschließen bzw. die Löschvormerkung zu setzen, kommt eine
Warnmeldung, falls der Saldo des Objekts nicht null ist.
•
nicht abzurechnen
Die Istkosten des Objekts werden nicht abgerechnet, auch wenn die Abrechnung
explizit für das Objekt angestoßen wird. WiP und Abweichungen können aber
abgerechnet werden. Beim Schließen bzw. beim Setzen der Löschvormerkung
kommt keine Meldung, wenn der Saldo des Objekts nicht null ist.
Die Kostenstelle Fertigung nimmt die Leistung der Kostenstelle Werkstatt über einen
Reparaturauftrag in Anspruch. Für die Übernahme der Kosten gilt:
Alle Materialkosten werden vollständig von der Kostenstelle Fertigung übernommen.
Der Marktpreis für solche Reparaturstunden beträgt EUR 50 und die Reparatur
dauert üblicherweise maximal 5 Stunden. Daher übernimmt die Kostenstelle
Fertigung die Lohnkosten bis zu einem Betrag von EUR 250.
Sonstige Kosten übernimmt die Kostenstelle Werkstatt.
April 2001
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Abrechnung (CO)
SAP AG
Abrechnungsparameter
Sie legen das Ursprungsschema Reparaturen an und definieren Zuordnungen mit je
einer Kostenartengruppe
•
für Materialkosten
•
für Reparaturstunden
In der Abrechnungsvorschrift des Reparaturauftrags tragen Sie das
Ursprungsschema Reparatur ein und definieren folgende Aufteilungsregeln
Materialkosten rechnen Sie zu 100% an die Kostenstelle Fertigung ab
Reparaturstunden rechnen Sie mit einem Betrag von EUR 250 an die Kostenstelle
Fertigung ab
Wenn alle Kostenarten nach gleichen Regeln abgerechnet werden sollen, benötigen
Sie kein Ursprungsschema.
Aktivitäten
Die Abrechnungsparameter ändern Sie in der Stammdatenpflege des Objekts, indem Sie
AbrechnVorschr → Springen → Abrechnungsparameter wählen.
14
April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Abrechnungshierarchie
Abrechnungshierarchie
Verwendung
In einem Abrechnungslauf kann es vorkommen, daß ein abrechnendes Objekt Kosten an einen
Abrechnungsempfänger weiterleitet, der im gleichen Abrechnungslauf ebenfalls abgerechnet
wird.
Sie haben Innenaufträge für Reparatur- bzw. Wartungskosten sowie für jede
Maschine und jede Ihrer Anlagen. Um für Ihre Anlagen Informationen über alle
Teilaufträge verdichtet zu erhalten, rechnen Sie in einem Abrechnungslauf Ihre
Innenaufträge mit Reparatur- bzw. Wartungskosten an die Aufträge ab, die die
Kosten der entsprechenden Maschinen sammeln. Und diese Aufträge rechnen Sie
an die Innenaufträge ab, die die Kosten für Ihre Anlagen sammeln.
Damit alle abrechnenden Objekte nach dem Abrechnungslauf vollständig abgerechnet sind,
müssen die Objekte in der richtigen Reihenfolge abgerechnet werden. Es darf keine Objekte
geben, die abgerechnet werden und in dem gleichen Abrechnungslauf später Kosten von einem
anderen Objekt empfangen. Die später empfangenen Kosten würden in diesem Abrechnungslauf
dann nicht mehr abgerechnet werden. Hierzu ermittelt das System eine Abrechnungshierarchie.
Funktionsumfang
Das System ermittelt aufgrund der Einträge in den Abrechnungsvorschriften automatisch die
Bearbeitungsreihenfolge der Abrechnungsobjekte, so daß alle Objekte vollständig abgerechnet
werden können. Dabei vergibt es für jedes Objekt eine Hierarchienummer zwischen 0 und 999.
Die Objekte mit der höchsten Nummer werden als erstes abgerechnet, die mit der niedrigsten als
letztes.
April 2001
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Abrechnung (CO)
SAP AG
Abrechnungshierarchie
Reparaturauftrag
Hierarchie 100
Kosten …
Abrechnung 651 000 20.000,-
Wartungsauftrag
Hierarchie 100
Auftrag: Turbine
Hierarchie 050
651 000 Reparatur
652 000 Wartung
Auftrag: Kraftwerk
Hierarchie 000
Kosten …
Abrechnung 652 000 1.000,-
Reparatur
Wartung
Reparaturauftrag
Hierarchie 100
Kosten …
Abrechnung 651 000 20.000,-
Auftrag: Kühlung
Hierarchie 050
651 000 Reparatur
Beipielsweise haben Reparatur- bzw. Wartungsaufträge die Hierarchienummer 100,
Aufträge für eine Turbine bzw. die Kühlung die Hierarchienummer 050 und der
Auftrag für Ihr Kraftwerk die Hierarchienummer 000. Entsprechend rechnet das
System zuerst die Reparatur- und Wartungskosten an die Turbine bzw. Kühlung ab
und anschließend diese Aufträge an das Kraftwerk.
Sollten Sie nämlich die Aufträge für die Turbine bzw. die Kühlung als erstes
abrechnen, würden diese Aufträge danach noch Kosten von den Reparatur- bzw.
Wartungsaufträgen empfangen. Diese Kosten würden in diesem Abrechnungslauf
nicht mehr abgerechnet werden.
Ist es dem System für einen Abrechnungslauf nicht möglich, eine Abrechnungshierarchie zu
ermitteln, mit der alle Abrechnungsobjekte vollständig abgerechnet werden, gibt es eine
entsprechende Meldung aus. Insbesondere für diesen Fall haben Sie die Möglichkeit, Ihren
Abrechnungsobjekten manuell eine Hierarchienummer mitzugeben. So können Sie bestimmen,
welche Objekte in einem Abrechnungslauf zuerst abgerechnet werden und ggf. später mit Kosten
aus demselben Abrechnungslauf belastet werden. In diesem Fall sollten Sie die Abrechnung
mehrfach starten, bis alle Objekte vollends abgerechnet sind.
16
April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Abrechnungshierarchie
Aktivitäten
Eine Übersicht über die Abrechnungshierarchie erhalten Sie in der Stammdatenpflege des
Objekts, indem Sie AbrechnVorschr → AbrechnVorschrift → Abrechn.Hierarchie wählen.
April 2001
17
Abrechnung (CO)
SAP AG
Abrechnungsvorschrift anlegen
Abrechnungsvorschrift anlegen
Bisher mußten Sie für Innenaufträge die Abrechnungsvorschrift manuell pflegen. Jetzt ist es auch
möglich, daß das System Abrechnungsvorschriften für Innenaufträge automatisch generiert
[Seite 19].
Vorgehensweise
1. Wählen Sie in der Stammdatenpflege des jeweiligen Senderobjektes AbrechnVorschr.
Sie gelangen auf das Bild Abrechnungsvorschrift pflegen: Übersicht.
Wenn Sie im Customizing des Objekts im Abrechnungsprofil [Extern] einen
Kontierungsvorschlag hinterlegt haben, werden die bestehenden Aufteilungsregeln
angezeigt. Abrechnungsempfänger ist die Objektart, die im Abrechnungsprofil als
Kontierungsvorschlag hinterlegt wurde.
Abrechnungsprofile pflegen Sie im Customizing des Senderobjekts unter Controlling
→ Innenaufträge → Istbuchungen → Abrechnung → Abrechnungsprofile pflegen
[Extern].
2. Wählen Sie Bearbeiten → Neue Regel oder geben Sie die Werte direkt ein.
Geben Sie an, wie die Kosten des Senderobjektes auf die verschiedenen
Abrechnungsempfänger abgerechnet werden sollen:
•
prozentual
•
nach Äquivalenzziffern
Bei Aufteilungsregeln der gleichen Abrechnungsart (periodisch oder gesamt) muß
der Anteil einheitlich entweder nach Prozentwerten oder Äquivalenzziffern bestimmt
werden.
Geben Sie die Abrechnungsart [Extern] pro Aufteilungsregel an.
Die Abrechnungsart wird in Abhängigkeit vom Empfänger vorgeschlagen, z.B. PER
für Kostenstelle, GES für Anlage. Sie können den Vorschlagswert überschreiben. Mit
dem Sichern des Senderobjektes sichern Sie auch die Abrechnungsvorschrift.
Siehe auch:
Aufteilungsregel [Seite 9]
18
April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Automatische Generierung von Abrechnungsvorschriften
Automatische Generierung von
Abrechnungsvorschriften
Vorgehen
Damit das System für einen Innenauftrag automatisch eine Abrechnungsvorschrift erzeugt,
müssen Sie dem Auftrag zuerst eine Strategiefolge zuordnen. Im Customizing können Sie sich
von SAP vordefinierte Strategiefolgen anzeigen lassen und ggf. eigene Strategiefolgen anlegen.
Diese Strategiefolge ordnen Sie dann einer Auftragsart zu. Damit erhalten alle später angelegten
Aufträge zu dieser Auftragsart diese Strategiefolge. Sie können aber auch nachträglich in den
Stammdaten der Aufträge die Strategiefolge manuell pflegen. Zusätzlich müssen Sie im
Customizing pro Auftragsart explizit angeben, zu welchem Zeitpunkt die Generierung stattfinden
soll und wie das Änderungsverhalten einer solchen Regel ist.
Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter Controlling →
Innenaufträge → Istbuchungen → Abrechnung → Automatische Generierung von
Abrechnungsvorschriften [Extern].
April 2001
19
Abrechnung (CO)
SAP AG
Abrechnungsvorschriftsliste
Abrechnungsvorschriftsliste
Funktionsumfang
Es ist möglich, sich für eine beliebige Anzahl von Sendern eine Liste von
Abrechnungsvorschriften [Seite 8] anzeigen zu lassen. Sie können über Abrechnungsparameter
und Abrechnungsempfänger selektieren.
Folgende Reports stehen Ihnen dafür zur Verfügung:
•
RKASERULES
Sie selektieren hier über die Felder der Abrechnungsvorschrift. Das System zeigt alle Sender
beliebiger Objektart an, die diesen Kriterien entsprechen.
•
RKASERULES_OR
Sie selektieren nur Innenaufträge, Instandhaltungsaufträge und Serviceaufträge. Sie müssen
eine Selektionsvariante für Innenaufträge angeben und können außerdem optional noch über
Felder aus der Abrechnungsvorschrift selektieren.
•
RKASERULES_PR
Sie selektieren nur Projekte (PSP-Elemente, Netzpläne, Aufträge). Sie müssen eine
Selektionsvariante für Projekte angeben und können außerdem optional noch über Felder
aus der Abrechnungsvorschrit selektieren.
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April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Abrechnungsverfahren
Abrechnungsverfahren
Verwendung
Für fast alle Senderobjekte gibt es eine Einzel- und eine Sammelabrechnung.
Die Einzelabrechnung nutzen Sie, wenn Sie für einen Sender das Ergebnis der Abrechnung
genauer analysieren wollen.
Mit der Sammelabrechnung können Sie viele Sender verarbeiten. Sie wird in der Regel im
Rahmen des Periodenabschlusses genutzt, um die Abrechnung im Hintergrund zu starten.
Sie können Abrechnungen simulieren (Testlauf) oder als Echtlauf starten. Für bestimmte Objekte
können Sie die Abrechnung im Hintergrund laufen lassen oder die Abrechnungsergebnisse vom
System in einer detaillierten Liste ausweisen lassen.
Voraussetzung
Wurde die Abrechnung bereits für spätere Perioden ausgeführt, müssen diese Abrechnungen
erst storniert werden.
Wiederholte Abrechnungen in einer Periode sind nur möglich, wenn die Abrechnungsbelege
[Seite 22] noch nicht archiviert wurden.
Wenn Sie in einer Periode wiederholt abrechnen, werden jeweils nur die Buchungen
berücksichtigt, die nach der letzten Abrechnung vorgenommen wurden. Dies gilt auch für den
Fall, daß Sie so eine Abrechnung in eine spätere Periode buchen.
Funktionsumfang
Sie können die Abrechnung einer Periode jederzeit wiederholen, z.B. weil nachträglich noch
Buchungen in diese Periode vorgenommen wurden.
Ebenso haben Sie die Möglichkeit, Abrechnungen statt in der Abrechnungsperiode in einer
späteren Buchungsperiode vorzunehmen. Dies ist dann sinnvoll, wenn die Abrechnungsperiode
bereits für die Buchungsperiode gesperrt ist, aber noch nicht alle Kosten der
Abrechnungsperiode abgerechnet sind. Die Abrechnung muß jedoch im aktuellen Geschäftsjahr
erfolgen.
Stornieren von Abrechnungen
Die Abrechnung kann sowohl bei der Einzel- als auch bei der Sammelabrechnung storniert
werden. Dabei wird pro Sender die jeweils letzte Abrechnung storniert. Wurde ein Sender in
einer Periode mehrfach abgerechnet, muß auch mehrfach storniert werden. Es wird zunächst die
letzte Abrechnung der Periode storniert, beim nächsten Lauf die vorletzte usw.
Wenn Sie in einer Periode die Abrechnung einer vorhergehenden Periode stornieren wollen,
müssen Sie zuerst die späteren Abrechnungen stornieren.
Wenn Sie z.B. in Periode 6 die Abrechnung der Periode 4 stornieren wollen, müssen Sie
zuerst die Abrechnungen der Perioden 6 und 5 stornieren.
April 2001
21
Abrechnung (CO)
SAP AG
Abrechnungsbeleg
Abrechnungsbeleg
Definition
Mittel, um eine Abrechnung im System eindeutig zu identifizieren. Dies wird dadurch erreicht,
daß bei jeder Abrechnung eines Senderobjektes ein Abrechnungsbeleg erzeugt und unter einer
eigenen Nummer abgespeichert wird.
Verwendung
Der Abrechnungsbeleg ist notwendige Voraussetzung für die Stornierung von Abrechnungen.
In den Einstellungen des Senderobjektes werden für die Abrechnungsbelege Nummernkreise
definiert.
Wenn die Abrechnung verschiedener Kostenrechnungskreise parallel laufen soll
(z.B. am gleichen Tag), ist es für die Performance besser, wenn pro
Kostenrechnungskreis ein Nummernkreisintervall vorhanden ist. Definieren Sie
deshalb für die Abrechnungsbelege getrennter Kostenrechnungskreise getrennte
Nummernkreisintervalle.
Die Abrechnungsbelege nehmen zusätzlichen Speicherplatz in Anspruch.
Archivieren Sie daher die Abrechnungsbelege, nachdem eine Buchungsperiode im
Controlling (CO) und im Rechnungswesen (FI) endgültig gegen Buchungen gesperrt
ist. Bei der Festlegung der Residenzzeit im Abrechnungsprofil sollten Sie auf jeden
Fall eine Sicherheitsfrist einhalten.
Integration
Außer dem Abrechnungsbeleg werden für den buchhaltungsrelevanten Teil der Abrechnung ein
Buchhaltungsbeleg [Extern] und für den rein kostenrechnungsrelevanten Teil ein
Kostenrechnungsbeleg [Extern] erzeugt.
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April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Abrechnung durchführen
Abrechnung durchführen
Voraussetzungen
Nachdem Sie eine Abrechnungsvorschrift erfaßt haben, Istkosten auf den Senderobjekten
angefallen und die senderspezifischen Voraussetzungen für eine Abrechnung erfüllt sind, können
Sie die angefallenen Kosten abgerechnen.
Sie können eine Einzel- oder eine Sammelbearbeitung starten.
Welche Selektionsmöglichkeiten Sie für die Sendertypen haben, entnehmen Sie der
Dokumentation des jeweiligen Senderobjekts.
Die senderspezifischen Voraussetzungen, die für die Abrechnung erfüllt sein müssen,
entnehmen Sie bitte ebenfalls der entsprechenden Dokumentation.
Vorgehensweise
1. Wählen Sie im Menü des abzurechnenden Objektes Abrechnung.
2. Machen Sie entsprechende Eingaben
•
für den Auftrag, wenn sie sich in der Einzelbearbeitung befinden.
•
für die Selektionsvariante, wenn Sie sich in der Sammelbearbeitung befinden.
Im Gegensatz zur Umlage kann die Abrechnung nicht über Geschäftsjahresgrenzen
hinweg erfolgen.
Aus Buchungsperiode und Geschäftsjahr ermittelt das System automatisch das
Buchungsdatum. Das Buchungsdatum ist der letzte Tag der Buchungsperiode. Es ist
kein Eingabefeld, erscheint aber zum Beispiel auf den Abrechnungsbelegen.
•
Bezugsdatum
Das Bezugsdatum ist das Wertstellungsdatum für die Anlagenbuchhaltung. Es kann
im Einstiegsbild der Abrechnung eingegeben oder aus der Abrechnungsvorschrift
des Senders oder der Empfängeranlage abgeleitet werden. Dieses Feld erscheint
z.B. bei der Abrechnung von Fertigungsaufträgen nicht.
•
Verarbeitungsart
Für die Abrechnung sind drei Verarbeitungsarten definiert:
•
Automatisch
Alle Aufteilungsregeln eines Senders werden selektiert. Folgende Besonderheiten
sind zu beachten:
Wenn ein Sender nur Aufteilungsregeln mit der Abrechnungsart PER hat, werden
nur die Kosten der Abrechnungsperiode selektiert und abgerechnet.
Wenn ein Sender sowohl Aufteilungsregeln mit der Abrechnungsart PER (PERRegeln) als auch Aufteilungsregeln mit der Abrechnungsart GES (GES-Regeln) hat,
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Abrechnung (CO)
SAP AG
Abrechnung durchführen
werden zuerst die PER-Regeln auf die Kosten der Abrechnungsperiode angewendet.
Sind danach noch Kosten übrig, werden die GES-Regeln benutzt.
Ein Fertigungsauftrag mit einer GES-Regel an Material wird erst dann abgerechnet,
wenn er endgeliefert ist. Vorher kann aber Ware in Arbeit an die Finanzbuchhaltung
überführt werden, wenn Ware in Arbeit für den Auftrag ermittelt wurde
(Auftragsabgrenzung).
Bei Investitionsmaßnahmen werden GES-Regeln erst dann angewendet, wenn die
Maßnahme technisch abgeschlossen ist (vgl. Teilaktivierung). Die Abrechnung an
die Anlage(n) im Bau erfolgt aber immer, unabhängig vom Status.
•
Periodisch
Alle Aufteilungsregeln mit der Abrechnungsart PER und AIB werden selektiert. PERRegeln werden zuerst angewendet. Bei Investitionsmaßnahmen erfolgt danach eine
Abrechnung an die Anlage(n) im Bau.
•
Teilaktivierung
Diese Verarbeitungsart ist zu verwenden, wenn eine technisch noch nicht
abgeschlossene Investitionsmaßnahme teilaktiviert werden soll, d.h. wenn ein Teil
der Gesamtkosten an fertige Anlagen abgerechnet werden soll.
Ergebnis
Abrechnungsprotokoll
Das Abrechnungsprotokoll besteht im wesentlichen aus drei Teilen:
•
Grundliste
In der Grundliste der Sammelbearbeitung wird das Ergebnis der Abrechnung, z.B. die
Anzahl der Nachrichten, angezeigt. In einer Statistik werden die verarbeiteten Sender
nach folgenden Kategorien aufgelistet:
Kategorie
Anzahl der Sender
Vollständig abgerechnet
, die ordnungsgemäß abgerechnet wurden.
Vollständig storniert
, die vollständig storniert wurden.
Nicht zu stornieren
, die bereits vollständig storniert sind.
Saldo Null
, die bereits abgerechnet wurden oder die keinen, Bestand
(Istkosten) führen.
Eröffnet/Abgeschlossen
, die sich im Systemstatus Eröffnet oder Abgeschlossen
befinden.
Gegen Abrechnung gesperrt
, für die eine Abrechnung nicht vorgesehen ist. Eine
Stornierung ist damit ebenfalls nicht möglich.
In Bearbeitung
, die in Bearbeitung sind. Ein Sender ist in Bearbeitung, wenn
ein Benutzer zum Zeitpunkt der Abrechnung die
Abrechnungsvorschrift des Senders ändert.
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April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Abrechnung durchführen
Unvollständig abgerechnet
, die unvollständig abgerechnet wurden. Eine Abrechnung ist
unvollständig, wenn ein Objekt, nachdem es bereits
abgerechnet worden ist, im gleichen Abrechnungslauf durch
einen anderen Sender erneut belastet wird.
Fehlerhaft
Anzahl der Sender, für die ein Fehler aufgetreten ist. Das
sind z. B. Senderobjekte, die sich Systemstatus Freigegeben
befinden, für die aber keine Abrechnungsvorschrift angelegt
wurde.
•
Nachrichten
Die bei der Abrechnung ausgegebenen Nachrichten können Sie über die Funktion
Nachrichten anzeigen. Bei Hintergrundverarbeitung werden die Nachrichten in das
Abrechnungsprotokoll ausgegeben.
•
Detailliste
Eine Detailliste wird nur dann ausgegeben, wenn die entsprechende Option im
Einstiegsbild der Abrechnung gewählt wurde. Sie können die Detailliste über die
Funktion Detailliste anzeigen. Bei Hintergrundverarbeitung wird die Detailliste
gegebenenfalls in das Abrechnungsprotokoll ausgegeben.
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Abrechnung (CO)
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Währungen im Controlling
Währungen im Controlling
Verwendung
Innerhalb des Controllings können verschiedene Währungen geführt werden.
Funktionsumfang
Innerhalb des Controllings können folgende Währungen geführt werden:
•
Kostenrechnungskreiswährung [Extern]
In dieser Währung wird die Kostenrechnung durchgeführt. Sie wird bei der Definition des
Kostenrechnungskreises aufgrund des Kennzeichens der Zuordnungssteuerung und des
Währungstyps festgelegt.
(Siehe Festlegen der Kostenrechnungskreiswährung [Extern])
•
Objektwährung [Extern]
Jedes Controlling-Objekt (z.B. Kostenstelle, Innenauftrag) verfügt über eine spezifische
Objektwährung, die im Stammsatz definiert ist. Beim Anlegen eines Controlling-Objektes
wird die Währung des Buchungskreises, dem das Objekt zugeordnet ist, als
Objektwährung vorgeschlagen. Eine andere Objektwährung darf nur dann vereinbart
werden, wenn die Kostenrechnungskreiswährung mit der Buchungskreiswährung
übereinstimmt. Es gibt sowohl eine Objektwährung des Senders, als auch eine
Objektwährung des Empfängers.
•
Transaktionswährung [Extern]
Die Transaktionswährung ist die Währung, in der die Belege im Controlling gebucht
werden. Die Transaktionswährung kann von der Kostenrechnungskreiswährung und der
Objektwährung abweichen. Das System kann aufgrund des vordefinierten Kurses
automatisch Umrechnungen vornehmen.
Istdaten rechnet das System immer zum Mittelkurs (Kurstyp M) um. Den Kurstyp
hinterlegen Sie für die jeweilige Währung.
Für Plandaten können Sie in der Version einen alternativen Kurstyp angeben.
Alle drei Währungen werden sowohl in den Summensätzen als auch in den Einzelposten
gespeichert. So können Sie im Informationssystem Auswertungen in den unterschiedlichen
Währungen vornehmen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie zuvor definiert haben, daß für den
entsprechenden Kostenrechnungskreis alle Währungen fortgeschrieben werden (siehe:
Kostenrechnungskreis pflegen [Extern]).
Die Transaktionswährung sei USD, die Kostenrechnungskreiswährung sei EUR, die
Objektwährung sei SFR. Die Umrechnung erfolgt in folgenden Schritten:
1.) von Transaktionswährung in Kostenrechnungskreiswährung (USD → EUR)
2.) von Kostenrechnungskreiswährung in Objektwährung (EUR → SFR)
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April 2001
SAP AG
Abrechnung (CO)
Währungen im Controlling
Innerhalb des Controllings können bei buchungskreisübergreifender Kostenrechnung zusätzlich
folgende Währungen als Kostenrechnungskreiswährung relevant sein:
Hauswährung:
Die Hauswährung ist die Währung eines Buchungskreises (Landeswährung), in der die lokalen
Bücher im externen Rechnungswesen geführt werden.
Für jeden Buchungskreis können ein oder zwei Parallelwährungen (= 2. und 3. Hauswährung)
vereinbart werden, die in den Belegen gespeichert und in der Hauptbuchhaltung parallel zur
Hauswährung fortgeschrieben werden.
Konzernwährung:
Die Konzernwährung ist die Währung, in welcher der Konzernabschluß erfolgt.
Die Konzernwährung kann als Parallelwährung (= zusätzliche Hauswährung) für einen
Buchungskreis vereinbart werden.
Hartwährung:
Die Hartwährung ist eine landesspezifische Zweitwährung, die in Hochinflationsländern
verwendet wird. Die Hartwährung kann als Parallelwährung (= zusätzliche Hauswährung) für
einen Buchungskreis vereinbart werden. Die Hartwährung muß im Detailbild des Landes
angegeben werden, für das sie gelten soll.
Indexwährung:
Die Indexwährung ist eine landesspezifische, fiktive Währung, die in einigen
Hochinflationsländern für Steuermeldungen vorgeschrieben wird. Die Indexwährung kann als
Parallelwährung (= zusätzliche Hauswährung) für einen Buchungskreis vereinbart werden. Die
Indexwährung muß im Detailbild des Landes angegeben werden, für das sie gelten soll.
Gesellschaftswährung:
Die Gesellschaftswährung ist die Währung, die für eine Konzerngesellschaft verwendet wird. Im
Controlling können Gesellschaften beliebig gewählt werden, um Divisionen, Produktgruppen oder
Regionen zu repräsentieren.
Die Gesellschaftswährung kann als Parallelwährung (= zusätzliche Hauswährung) für einen
Buchungskreis vereinbart werden. Die Gesellschaftswährung muß im Detailbild der Gesellschaft
hinterlegt sein, für die sie gelten soll.
Zur Definition von Parallelwährungen lesen Sie im Einführungsleitfaden (IMG) unter
Finanzwesen → Grundeinstellungen Finanzwesen → Buchungskreis → Parallelwährungen →
Zusätzliche Hauswährungen definieren [Extern].
Siehe auch:
Beispiel: Währungen im Controlling [Extern]
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