Mandanten-Info zu Tätigkeitsstätten und Reisekosten ab 01.04.2014

Brückner . Beier . Soc her . Ritt er . Steuerberater . 82402 S ees haupt
82402 Sees haupt
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www. BBS R-STB.d e
Telefo n: 088 01 /90 68 -0
Telefax: 08801/2465
Stephan Brü ckner
Dipl. Bet rie bswi rt (F H)
Steu erbe ra te r
Marco Beier
Dipl. Bet rie bswi rt (F H)
Steu erbe ra te r
Fachberater für
Internati onal es
Steuerrecht
Fachberater für
Unt erne hm ensn ach folg e
(D StV e. V. )
Rein er So cher
Dipl. Bet rie bswi rt (F H)
Steu erbe ra te r
Thomas Ri tter
Dipl. Bet rie bswi rt (F H)
Steu erbe ra te r
MANDANTENINFORMATION
zu Tätigkeitsstätten und Reisekosten ab 01.01.2014
I.
Erste Tätigkeitsstätte bei Arbeitnehmern
Erste Tätigkeitsstätte
ersetzt ab 1. Januar 2014 die regelmäßige Arbeitsstätte.
Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung
• des Arbeitgebers,
• eines verbundenen Unternehmens *neu* oder
• eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten *neu*,
z.B. beim Kunden, bei Outsourcing oder Leiharbeit,
der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.
Wie bisher kann es Arbeitnehmer geben
ohne erste Tätigkeitsstätte.
Beruflicher Einsatz außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte
ist Auswärtstätigkeit = Reisekosten.
Au swärtig e Beratungsstelle:
8 2 3 7 7 P e n z b e r g , I m T h a l 1 , D e i c h m a n n G e b ä u d e , r e c h t e r E i n g a n g , I I I . O G - T e l e f o n 0 8 8 5 6 / 8 0 3 8 6 0 , T el efax : 08856/80 3 8 6-29
B üroz ei ten: Mont ag bi s Donne rs tag: 7.3 0 Uh r - 12 .30 Uh r und 13.00 Uh r bi s 17.00 Uh r – F rei tag: 7. 30 Uh r – 12. 30 Uh r
Ban kver b in d un g :
Rai ffei s enbank s üdös tl i c her S tarnbe rger S ee eG , K to -N r. 13 307 , B LZ 701 693 31, B I C: G E NO DE F 1S S B , IB A N: DE 13 7016 9 331 000 0 0133 07
K rei s s park as s e Münc hen S ta rnber g E bers b erg, K to. -N r. 430 434 845, B LZ 702 501 50, B I C: B Y LA DE M1K MS , IB A N: DE 64 7025 0 150 043 0 4348 45
V erei ni gte S park as s en i m Ldk r . W ei l hei m i . O B , K to.-Nr . 32 159 378, B L Z 703 510 30, B I C: B Y LA DE M 1W HM, IB A N: DE 19 7035 1030 0 032 159 3 78
Bedeutung
Falls erste Tätigkeitsstätte
• Werbungskosten für Fahrten Wohnung- erste Tätigkeitsstätte
0,30 € je Entfernungskilometer und Fahrtag = Entfernungspauschale.
• Kein steuerfreier Werbungskostenersatz,
aber Lohnsteuerpauschalierung 15 v.H. möglich.
• Bei Pkw-Gestellung geldwerter Vorteil,
z.B. 0,03 v.H. des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer je Monat.
• Keine Verpflegungspauschalen.
Falls keine erste Tätigkeitsstätte
• Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe oder
pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer als Werbungskosten.
• Steuerfreie Erstattung durch Arbeitgeber möglich.
• Bei Pkw-Gestellung kein geldwerter Vorteil.
• Steuerfreie Verpflegungspauschalen.
Abwesenheit beginnt mit Verlassen der Wohnung.
Keine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers
• Häusliches Arbeitszimmer = Home-Office,
auch nicht, wenn vom Arbeitgeber gemietet,
• Fahrzeuge, Flugzeuge oder Schiffe.
Bus- oder Straßenbahndepot kann jedoch
erste Tätigkeitsstätte oder Sammelpunkt sein.
Prüfungsreihenfolge dauerhafte Zuordnung
1. Zuordnung nach arbeitsrechtlicher Festlegung.
2. Ohne eindeutige arbeitsrechtliche Festlegung
Zuordnung nach der Arbeitszeit.
3. Hat der Arbeitnehmer danach mehrere Tätigkeitsstätten,
bestimmt der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte,
z.B. durch Reisekostenabrechnungen.
4. Ohne Bestimmung durch den Arbeitgeber ist erste Tätigkeitsstätte
die mit der geringsten Entfernung zur Wohnung.
Nachweis eines abweichenden qualitativen Schwerpunkts ist nicht mehr möglich.
-2-
Vorrang der arbeitsrechtlichen Festlegung
Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung,
der der Arbeitnehmer laut arbeitsrechtlicher Festlegung
= schriftlich oder mündlich
dauerhaft zugeordnet ist:
• Arbeitnehmer muss dort zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden.
• Qualität der dort ausgeübten Tätigkeit ist unbedeutend.
• Arbeitsvertragliche Zuordnung ist zu dokumentieren,
z.B. im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag,
in dienstrechtlichen Verfügungen, Einsatzplänen oder
in der Reisekostenvergütungsordnung.
• Bei Gesellschafter-Geschäftsführern und bei Angehörigen Fremdvergleich beachten.
Erkenntnis
Arbeitgeber ist weitgehend frei in der Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte.
Ausnahmen: Angehörige und Gesellschafter-Geschäftsführer.
Beispiel 1
Vertriebsmitarbeiter Gregor ist zuständig für die Vertriebsregion Baden.
Arbeitsvertraglich ist er dauerhaft dem Firmensitz in Köln zugeordnet.
Dort soll er einmal wöchentlich an Dienstbesprechungen teilnehmen.
Erste Tätigkeitsstätte ist Köln
= unerheblich, dass Schwerpunkt der Tätigkeit das Vertriebsgebiet ist.
Dauerhaft
Arbeitsrechtliche Zuordnung
• unbefristet = bis auf weiteres,
• über 48 Monate oder
• für die Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses = auch unter 48 Monate.
Zuordnung im Vorhinein = Prognoseentscheidung.
Ändern sich die Verhältnisse, keine Rückwirkung, sondern nur neue Prognose für die Zukunft.
-3-
Beispiel 2
Manager Walter ist unbefristet bei der X-GmbH in München angestellt.
Walter wird für 3 Jahre nach Hamburg geschickt,
um die dortige Betriebsstätte der GmbH zu sanieren.
Laut Arbeitsvertrag soll Walters erste Tätigkeitsstätte in dieser Zeit in Hamburg sein.
Nach 3 Jahren ist die Sanierung noch nicht abgeschlossen.
Die Abordnung wird um 2 Jahre verlängert.
Keine erste Tätigkeitsstätte in Hamburg trotz Vereinbarung im Arbeitsvertrag,
denn Walter ist nur vorübergehend= nicht über 48 Monate
der Betriebsstätte Hamburg zugeordnet.
Beispiel 3
Petra ist bei einer Reinigungsfirma unbefristet angestellt und
soll bis auf weiteres ausschließlich beim Kunden Bruno arbeiten.
Petra hat ihre erste Tätigkeitsstätte ab 2014 beim Kunden Bruno,
da sie ohne Befristung = dauerhaft ausschließlich bei Bruno arbeiten soll.
Ohne arbeitsrechtliche Festlegung Zuordnung nach der Arbeitszeit
Erste Tätigkeitsstätte
= arbeitstäglich oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder
1/3 der Arbeitszeit.
Fallgruppen des BMF
Arbeitnehmer soll dauerhaft
• arbeitstäglich und mindestens 1/3 der Arbeitszeit
in einer Tätigkeitsstätte arbeiten,
• wöchentlich 2 volle Arbeitstage oder
1/3 der Arbeitszeit in einer Tätigkeitsstätte arbeiten oder
• arbeitstäglich weniger als 1/3 der Arbeitszeit in einer Tätigkeitsstätte arbeiten,
aber dafür dort seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben
= nicht nur Vorbereitungs-, Hilfs- oder Nebentätigkeiten.
-4-
Beispiel 4
Der unbefristet eingestellte EDV-Systemberater Dieter
soll 30 Monate in der Filiale Mannheim arbeiten.
In der Filiale Karlsruhe ist er nur zu Teambesprechungen voraussichtlich 2 x im Monat.
Der Arbeitsvertrag legt keine erste Tätigkeitsstätte fest.
Dieter hat keine erste Tätigkeitsstätte,
denn er soll weder in der Filiale Mannheim
= nicht über 48 Monate
noch in der Filiale Karlsruhe
= nicht 2 volle Arbeitstage je Arbeitswoche usw.
dauerhaft arbeiten.
Beispiel 5
Wie Beispiel 4,
Arbeitsvertrag legt keine erste Tätigkeitsstätte fest und
Dieter soll unbefristet jeweils 2 Tage in Mannheim und
3 Tage in Karlsruhe arbeiten.
Dieter ist dauerhaft beiden Filialen zugeordnet
= mindestens 2 Tage
= Arbeitgeber entscheidet, z.B. über Reisekostenabrechnung, oder
erste Tätigkeitsstätte ist die näher zur Wohnung gelegene Filiale.
Sonderfälle
• Dauerhafter Sammelpunkt,
• weiträumiges Tätigkeitsgebiet und
• Bildungseinrichtung als erste Tätigkeitsstätte.
Fahrten zu einem dauerhaften Sammelpunkt
z.B. Lkw-, Bus- oder Straßenbahndepot oder Treffpunkt
für betriebliche Sammeltransporte sind ab 2014 zu behandeln
wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte
= Entfernungspauschale, z.B. bei Bauarbeitern,
die von einem dauerhaften Sammelpunkt
zur Baustelle befördert werden.
-5-
Beispiel 6
Lkw-Fahrer holt arbeitstäglich am Betriebssitz des Arbeitgebers
den Lkw ab und führt Wartungs- und Pflegearbeiten durch
= weniger als 1/3 der Arbeitszeit.
Ohne arbeitsvertragliche Zuordnung macht allein das Abholen
sowie die Wartungs- und Pflegearbeiten = Hilfs- und Nebentätigkeiten
den Betriebssitz nicht zur ersten Tätigkeitsstätte.
Er ist jedoch ein dauerhafter Sammelpunkt,
deshalb für Fahrten zum Sammelpunkt nur Entfernungspauschale.
Da keine erste Tätigkeitsstätte,
Verpflegungspauschale ab Verlassen der Wohnung.
Weiträumiges Tätigkeitsgebiet
z.B. Zusteller, Hafen- oder Forstarbeiter,
aber nicht Vertriebsmitarbeiter, Schornsteinfeger oder mobile Pflegekräfte.
Entfernungspauschale für kürzeste Entfernung von der Wohnung
zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet.
Fahrten innerhalb des Tätigkeitsgebiets oder
Mehrkilometer zu entfernteren Zugängen
mit 0,30 € je gefahrenem Kilometer.
Verpflegungspauschalen = Reisekosten,
da keine erste Tätigkeitsstätte.
Erste Tätigkeitsstätte bei Vollzeitstudium oder vollzeitiger Bildungsmaßnahme
außerhalb eines Dienstverhältnisses.
Bildungseinrichtung ist ab 2014 erste Tätigkeitsstätte
= nur Entfernungspauschale als Werbungskosten bei Zweitstudium oder
als Sonderausgabe bei Erststudium.
Vollzeitstudium
= keine Erwerbstätigkeit über durchschnittlich 20 Wochenstunden.
Keine erste Tätigkeitsstätte haben wie bisher
• Auszubildende in ihrer Berufsschule,
auch nicht bei Blockunterricht, und
• Studenten an der dualen Hochschule
während ihrer Zeit an der Hochschule.
-6-
II. Reisekosten
Abzugsfähige Kosten bei Auswärtstätigkeit
•
•
•
•
Fahrtkosten,
Verpflegungsmehraufwendungen,
Übernachtungskosten und
Reisenebenkosten, wenn beruflich veranlasst.
Verpflegungspauschalen bis 2013
Dreistufige Staffelung:
•
6 € ab 8 Stunden Abwesenheit,
• 12 € ab 14 Stunden Abwesenheit,
• 24 € bei ganztägiger Abwesenheit.
Verpflegungspauschalen ab 2014
Zweistufige Staffelung:
• 12€
- bei eintägiger Auswärtstätigkeit
mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit,
- am An- und Abreisetag bei Auswärtstätigkeit mit Übernachtung
ohne Mindestabwesenheit,
• 24 €
- bei ganztägiger Abwesenheit.
Dreimonatsfrist bei längerfristiger Auswärtstätigkeit
Verpflegungspauschale wird nur gewährt
für die ersten 3 Monate an derselben Tätigkeitsstätte,
wenn mindestens 3 Tage je Woche dort tätig.
Beispiel
Bauarbeiter Heinz soll ab 1. März 2014 täglich für 5 Monate auf einer
Baustelle in München tätig werden.
Ab 2. Mai 2014 wird er jedoch 1 Tag pro Woche
auf einer Baustelle in Starnberg eingesetzt.
Baustelle München
Verpflegungspauschale für 3 Monate= 1. März bis 31. Mai 2014.
Baustelle Starnberg
Keine Dreimonatsfrist,
denn Heinz wird dort lediglich 1 Tag je Woche tätig
= Verpflegungspauschale unbefristet.
-7-
Neubeginn bei Unterbrechung von mindestens 4 Wochen
unabhängig vom Grund der Unterbrechung, z.B. Krankheit oder Urlaub.
Bis 2013 sind nur berufliche Unterbrechungen anzurechnen.
Neuregelung gilt auch für Auswärtstätigkeiten,
die vor dem 1. Januar 2014 begonnen haben.
Beispiel
Anton ist seit 1. Oktober 2013
an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschäftigt.
Ab 15. Dezember 2013 hat er Weihnachtsurlaub.
Vom 2. Januar bis 19. Januar 2014 ist er erkrankt.
Am 20. Januar 2014 nimmt er die Tätigkeit wieder auf.
Die Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte
wurde für mehr als 4 Wochen unterbrochen.
Deshalb Neubeginn der Dreimonatsfrist
= Verpflegungspauschale für höchstens 3 Monate
ab 20. Januar 2014.
Lohnsteuerpauschalierung für Verpflegungspauschalen
Erstattet der Arbeitgeber mehr als die steuerfreien Verpflegungspauschalen,
kann er den Mehrbetrag bis zur Höhe der Pauschalen
wie bisher mit 25 v.H. Lohnsteuer pauschalieren.
Nach Ablauf der Dreimonatsfrist gezahlte Verpflegungspauschalen können
nicht pauschaliert werden, da kein Abzug als Werbungskosten möglich.
Übernachtungskosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben
Nur tatsächliche Aufwendungen sind abzugsfähig
ohne Angemessenheitsprüfung.
Steuerfreie Erstattung durch Arbeitgeber
• Tatsächliche Aufwendungen oder
• Pauschbeträge
- Inland 20 €
- Ausland nach Land,
z.B. Tschechische Republik 97 €.
-8-
Übernachtungskosten im Inland
Bis 48 Monate ist voller Abzug oder steuerfreie Erstattung
der Übernachtungskosten möglich.
Ab dem 49. Monat der Auswärtstätigkeit Begrenzung auf
monatlich 1.000 € wie bei doppelter Haushaltsführung,
wenn an derselben Tätigkeitsstätte ab 3 Tage wöchentlich tätig
= keine Begrenzung für Auslandstätigkeit und
bei wechselnden Tätigkeitsstätten.
Neubeginn der 48-Monatsfrist
bei Unterbrechung der Auswärtstätigkeit ab 6 Monate,
unabhängig vom Unterbrechungsgrund.
Beispiel
Arbeitnehmer Hans ist ab April 2013 in der Niederlassung Berlin tätig,
ohne dass sie erste Tätigkeitsstätte wird.
Ab November 2014 arbeitet er wöchentlich 2 Tage in Hamburg.
Für Berlin beginnt die 48-Monatsfrist im April 2013.
-9-
III. Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit
Gestellung von Mahlzeiten bis 2013
Ansatz üblicher Mahlzeiten = bis 40 €,
die der Arbeitgeber anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit gewährt,
mit dem Sachbezugswert
= 1,60 € für Frühstück und
jeweils 2,93 € für Mittag- und Abendessen.
Der Sachbezugswert ist als geldwerter Vorteil zu versteuern.
Der Arbeitnehmer kann die Verpflegungspauschale als Werbungskosten abziehen,
jedoch gekürzt um steuerfreie Arbeitgebererstattungen.
Wahlrecht
Ansatz des tatsächlichen Werts statt der Sachbezugswerte
= Mahlzeitengestellung ist steuerfrei in Höhe der Verpflegungspauschale,
übersteigender Betrag ist in die 44-€-Freigrenze einzubeziehen.
Kein Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer.
Gestellung von Mahlzeiten ab 2014
Ansatz üblicher Mahlzeiten = bis 60 € mit Getränken,
die der Arbeitgeber anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit gewährt,
mit dem Sachbezugswert
= 1,63 € für Frühstück und
jeweils 3,00 € für Mittag- und Abendessen.
Sachbezugswert wird nicht mehr besteuert,
wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte,
z.B. bei eintägiger Dienstreise über 8 Stunden.
Jedoch Kürzung der Verpflegungspauschale um
• 4,80 € für Frühstück,
• 9,60 € für Mittagessen und
• 9,60 € für Abendessen.
Der Arbeitnehmer kann nur die restliche Pauschale
als Werbungskosten abziehen oder
sich vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen
= keine Verpflegungspauschale bei Gestellung aller drei Mahlzeiten.
Unübliche Mahlzeiten = über 60 €
sind stets mit dem tatsächlichen Wert als Arbeitslohn zu erfassen.
- 10 -
Zuzahlungen des Arbeitnehmers
sind vom Kürzungsbetrag abzuziehen.
Zuzahlungen über den Kürzungsbetrag hinaus
können nicht mit anderen Kürzungsbeträgen verrechnet
oder als Werbungskosten abgezogen werden.
Bescheinigungspflicht "M"
auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung,
sofern das Finanzamt für Reisekosten keine anderen Aufzeichnung
als im Lohnkonto zugelassen hat.
Beispiel 1
Arbeitnehmer Anton ist von Montag, 18 Uhr, bis Mittwoch, 19 Uhr,
auf einer Dienstreise.
Der Arbeitgeber hat für Anton in einem Hotel zwei Übernachtungen
mit Frühstück, sowie für den Dienstag Mittag- und Abendessen
gebucht und bezahlt.
2013
Bei Ansatz der Sachbezugswerte = Regelfall
geldwerter Vorteil (2 x 1,60 + 2 x 2,93 =) 9.06 €.
Verpflegungspauschalen Anton = Werbungskosten
• Montag = 6 Stunden
• Dienstag = 24 Stunden
• Mittwoch = 19 Stunden
0€
24 €
12 €
36 €
2014
Kein geldwerter Vorteil.
Verpflegungspauschalen Anton = Werbungskosten
• Montag = Anreisetag
• Dienstag keine Verpflegungspauschale,
da Kürzung um 100 v.H.
• Mittwoch =Abreisetag 12 € ./. Frühstück 4,80 € =
- 11 -
12,00 €
7,20 €
19,20 €
Beispiel 2
wie Beispiel 1, jedoch zahlt Anton für das Mittag- und Abendessen
jeweils 5 € zu.
2013
Bei Ansatz der Sachbezugswerte kein geldwerter Vorteil,
denn die Zuzahlung 10 € übersteigt die Sachbezugswerte 9,06 €.
Verpflegungspauschalen Anton (wie Beispiel1)
36 €
2014
Die Zuzahlungen mindern den Kürzungsbetrag
für Mittag- und Abendessen von jeweils 9,60 €.
Verpflegungspauschalen Anton = Werbungskosten
• Montag = Anreisetag
12,00 €
• Dienstag = Zwischentag
24,00 €
Kürzung
Frühstück
./. 4,80 €
Mittagessen (9,60 ./. 5,00 =) ./. 4,60 €
Abendessen (9,60 ./. 5,00 =) ./. 4,60 €
Verbleiben für den Zwischentag
10,00 €
• Mittwoch= Abreisetag 12 € ./.Frühstück
4,80 € =
7,20 €
29.20 €
Beispiel 3
wie Beispiel 1, jedoch erhält Anton zusätzlich zur Mahlzeitengestellung
eine steuerfreie Reisekostenerstattung für Verpflegungsmehraufwendungen
in Höhe von 19,20 €.
2013
Geldwerter Vorteil bei Ansatz der Sachbezugswerte 9,06 €.
Verpflegungspauschalen Anton (wie Beispiel 1)
./. steuerfreie Arbeitgebererstattung
= Werbungskostenabzug
36,00 €
./. 19,20 €
16,80 €
2014
Kein geldwerter Vorteil
Verpflegungspauschalen Anton (wie Beispiel 1)
./. steuerfreie Arbeitgebererstattung
= Werbungskostenabzug
- 12 -
19,20 €
./. 19,20 €
0,00 €
Teilnahme von Arbeitnehmern an Bewirtungen
ist weiterhin kein geldwerter Vorteil,
jedoch Kürzung der Verpflegungspauschalen ab 2014,
wenn der Arbeitgeber bewirtet, z. B. Geschäfts- oder Arbeitsessen.
Keine Kürzung,
wenn der Arbeitnehmer von einem Kunden eingeladen wird.
Auswärtstätigkeit mit Privatanteil
Aufteilung der Verpflegungspauschale,
soweit die Reise der privaten Lebensführung zuzurechnen ist und
Kürzung bei Mahlzeitengestellung.
Beispiel
Anton nimmt von Montag bis Mittwoch an einer vom Arbeitgeber
finanzierten Fortbildung mit Halbpension in Garmisch teil.
Vormittags erfolgt eine Fortbildung,
nachmittags finden touristische Aktivitäten statt.
Reisekosten sind zu 50 v .H. beruflich veranlasst
= Abzug nur 50 v.H.
Verpflegungspauschalen Anton =Werbungskosten
6,00 €
./. 9,60 €
0,00 €
Dienstag = Zwischentag 24 € x 50 v.H. =
./. Kürzung Frühstück
./. Kürzung Abendessen
12,00 €
./. 4,80 €
./. 9,60 €
0,00€
Mittwoch = Abreisetag 12 € x 50 v.H. =
./. Kürzung Frühstück
6,00 €
./. 4,80 €
1,20 €
Montag
= Anreisetag 12 € x 50 v. H. =
./. Kürzung Abendessen
1,20 €
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Lohnsteuerpauschalierung ab 2014
Übliche Mahlzeiten = bis 60 €,
die der Arbeitgeber anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit gewährt und
bei denen der Sachbezugswert besteuert wird
• wegen eintägiger Dienstreise bis 8 Stunden oder
• mangels Aufzeichnungen des Arbeitgebers über die Abwesenheit,
können pauschal mit 25 v.H. lohnversteuert werden.
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