Anforderungen an Umsatzsteuerrechnungen im Vereinigten

Servicebereich Steuern / Merkblatt
Stand: April 2015
Anforderungen an Umsatzsteuerrechnungen im Vereinigten Königreich
Rechnungen über Lieferungen und sonstige Leistungen müssen im Vereinigten Königreich besondere Anforderungen
erfüllen. Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung liegt auch im Interesse des Rechnungsempfängers, weil die
Berechtigung zum Vorsteuerabzug von der Einhaltung der nachfolgend beschriebenen Anforderungen abhängig ist.
1. Grundlegende Rechnungsanforderungen im Vereinigten Königreich
a) Formale Anforderungen an Umsatzsteuerrechnungen (VAT invoices)
Übersteigt ein Brutto-Rechnungsbetrag den Wert von 250 GBP, muss eine ordnungsgemäße Umsatzsteuerrechnung die
folgenden Angaben enthalten:

vollständiger (Firmen-)Name, Adresse und britische Umsatzsteuernummer des Rechnungsausstellers

vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

fortlaufende Rechnungsnummer (invoice number)

Ausstellungsdatum der Rechnung (invoice date)

Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung (tax point)

Eine Beschreibung, aus der Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der
sonstigen Leistung sowie der Nettopreis pro Einheit der Lieferung bzw. der Leistung hervorgeht. Hierbei kann die
ausgewiesene Währung frei gewählt werden.

bei Entgeltminderung der Prozentsatz oder Wert, z.B. Skonto oder Rabatt (discount)

Gesamt-Nettobetrag der Rechnung (net invoice amount)

Gesamt-Umsatzsteuerbetrag in GBP mit Angabe des Umsatzsteuersatzes (20%, 5% bzw. 0%)

Soweit aus dem Vereinigten Königreich steuerfreie inngemeinschaftliche Lieferungen ausgeführt werden oder
das „Reverse Charge“ Verfahren Anwendung findet, ist dies auf der Rechnung zu vermerken.
Rechnungshinweis für innergemeinschaftliche Lieferungen aus dem Vereinigten Königreich in andere EUStaaten: “Zero-rated intra-EC supply of goods”
Rechnungshinweis für Leistungen, für die das britische “Reverse Charge” Verfahren Anwendung findet:
„Reverse Charge Procedure applies“
Die Umsatzsteueridentifikationsnummer, unter der der Empfänger auftritt, ist auf der Rechnung zu vermerken
Bei der Ausführung von Lieferungen und Leistungen kann im Vereinigten Königreich der Ausweis verschiedener
Umsatzsteuersätze (20%, 5% bzw. 0%) erforderlich sein. In diesem Fall muss für jeden Steuersatz der
Umsatzsteuerbetrag in britischer Währung GBP gesondert ausgewiesen werden. Soweit die Leistung von der
Umsatzsteuer befreit ist oder der Steuersatz 0% beträgt, ist der Grund hierfür auf der Rechnung zu vermerken.
Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Umsatzsteuerrechnung ist in Abschnitt 5 dieses Merkblattes abgebildet.
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Unterschreitet ein Brutto-Rechnungsbetrag den Wert von 250 GBP, so muss diese Rechnung (sog. less detailed
VAT invoice) lediglich die folgenden Angaben enthalten:

vollständiger (Firmen-)Name, Adresse und britische Umsatzsteuernummer des Rechnungsausstellers

fortlaufende Rechnungsnummer (invoice number)

Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung (tax point)

Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung

anzuwendender Umsatzsteuersatz (20%, 5% bzw. 0%)

für jeden ausgewiesenen Steuersatz das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe
b) Rechnungsstellung in Fremdwährungen und Sprache
Rechnungen, die in einer Fremdwährung (z.B. in Euro) ausgestellt werden, müssen zumindest den GesamtUmsatzsteuerbetrag auf der Rechnung in der britischen Währung GBP zusätzlich anzeigen. Alle anderen in der Rechnung
aufgeführten Beträge können in einer fremden Währung angegeben werden.
Die Wechselkurse für die Umrechnung des Umsatzsteuerbetrags in GBP können britischen Tageszeitungen entnommen
werden. Alternativ kann der Kurs der Europäischen Zentralbank oder der offizielle monatliche Umsatzsteuer-Umrechnungs
kurs der britischen Finanzbehörde HM Revenue & Customs (HMRC) verwendet werden.
Die Quelle des Umrechnungskurses sollte immer angegeben werden.
Rechnungen können in jeder Sprache ausgestellt werden. Die Finanzbehörde behält sich jedoch vor, Übersetzungen der
Rechnungen zu verlangen. Die Übersetzungen müssen innerhalb von 30 Tagen vorgelegt werden können.
c) Skontogewährung
Rechtslage bis zum 31. März 2015
Das britische Umsatzsteuerrecht sieht bei Gewährung eines Abzugs für fristgerechte Zahlung bislang ein Verfahren vor,
das nicht mit der deutschen Skontoregelung vergleichbar ist. Wird ein Abzug für fristgerechte Zahlung in Aussicht gestellt
(discount for prompt payment), so muss dieser Abzug bereits vorab als Rabatt aus der Kalkulation der Rechnung
hervorgehen.
Die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer ergibt sich in diesem Fall aus dem um den Rabatt
geminderten Nettobetrag der Rechnung. Die um den Rabatt geminderte Umsatzsteuer wird unabhängig davon geschuldet,
ob der Kunde den Rabatt tatsächlich in Anspruch nimmt. Der Umsatzsteuerausweis muss in diesem Fall nicht berichtigt
werden. Wird dem Kunden eine Ratenzahlung gewährt, findet diese Regelung allerdings keine Anwendung.
Rechtslage ab dem 1. April 2015
Ab dem 1. April 2015 ist auf der Rechnung der nicht skontierte Nettobetrag zuzüglich Umsatzsteuer auszuweisen. Der
Leistende schuldet also zunächst den höheren, nicht skontierten Umsatzsteuerbetrag. Um die Inanspruchnahme eines
angebotenen Skonto richtig abzubilden, bestehen zwei Möglichkeiten:
Eine Möglichkeit besteht darin, dass der Leistende eine ordnungsgemäße Gutschrift über den jeweils in Anspruch
genommen Skontobetrag einschließlich Umsatzsteuer ausstellt. Bitte beachten Sie hierbei die Anforderungen an
ordnungsgemäße Gutschriften, siehe Abschnitte 2 und 5.
Die andere Möglichkeit besteht darin, auf der Rechnung die genauen Bedingungen für die Gewährung des Skonto
anzugeben (Prozentsatz und Angabe der Zahlfrist, innerhalb der der Skonto gewährt wird). Zusätzlich ist der
Leistungsempfänger darauf hinzuweisen, dass keine Gutschrift ausgestellt wird und dass Vorsteuer nur anteilig auf die
tatsächlich geleistete Zahlung geltend gemacht werden darf. Optional können darüber hinaus der skontierte Nettobetrag
und der skontierte Umsatzsteuerbetrag sowie der skontierte Bruttobetrag auf der Rechnung ausgewiesen werden.
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Der Leistende muss die Rechnung mit den entsprechenden Angaben sowie einen Nachweis über den skontierten
Zahlungseingang (z.B. Kontoauszug) nachhalten, um die Minderung des Leistungsumfangs und die hierauf entfallende
Umsatzsteuer belegen zu können.
Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Rechnung mit Gewährung eines Skontos unter Berücksichtigung der neuen
Rechtslage finden Sie in Abschnitt 5.
d) Elektronische Übermittlung von Rechnungen und Aufbewahrungsfrist
Mit den zum 1. Januar 2013 in Kraft getretenen Vereinfachungsregelungen zur Ausstellung von Umsatzsteuerrechnungen
wird die elektronisch übermittelte Rechnung der herkömmlichen Papierrechnung gleichgestellt. Dies hat zur Folge, dass
bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung keine elektronische Signatur mehr verwendet werden muss. Die
Versendung einer elektronischen Rechnung kann z.B. als PDF-Datei per E-Mail erfolgen, ohne dass besondere
technische Voraussetzungen vom Versender oder Empfänger zu beachten sind. Als Nachweis, dass eine Rechnung auf
elektronischem Weg übermittelt wurde, gilt in diesem Fall die E-Mail, die mit der Rechnung bereitgehalten werden sollte.
Alle ausgestellten bzw. empfangenen Rechnungen müssen für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt auch
für die Speicherung von elektronisch erstellten Rechnungen.
2. Anforderungen an Gutschriften (Credit Notes) und Lastschriften (Debit Notes)
Gutschriften bzw. Lastschriften müssen ergänzend bzw. abweichend von den im Abschnitt 1 dargestellten
Rechnungsanforderungen folgende zusätzliche Angaben enthalten:

Grund für die Gutschrift bzw. Lastschrift (z.B. grundsätzlicher Fehler bei der Rechnungsstellung, Gewährung
eines zusätzlichen Preisnachlasses, retournierte Ware, sonstige Reduzierung der Lieferung oder Leistung)

die Bezeichnung „Credit Note“ bzw. „Debit Note“ und die Nummer der Gutschrift bzw. Lastschrift sowie
Rechnungsnummer und Datum der zugrunde liegenden Rechnung der Gutschrift bzw. Lastschrift
Hierbei ist zu beachten, dass die Gutschrift bzw. Lastschrift innerhalb eines Monats nach Entdeckung des Fehlers oder
der Vereinbarung beider Parteien über die Minderung der zugrunde liegenden Rechnung auszustellen ist. Wird die
Gutschrift in Euro ausgestellt, muss der Umrechnungskurs der zugrundeliegenden Rechnung verwendet werden.
Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Gutschrift ist in Abschnitt 4 des Merkblatts abgebildet.
Wenn beide Parteien zustimmen, kann der Rechnungsempfänger eine „Debit Note“ an den Leistenden über die Minderung
ausstellen, wobei die o.g. Anforderungen erfüllt werden müssen.
3. Entstehung der Umsatzsteuer (Tax Point)
Bei der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich grundsätzlich mit
der Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung. Sofern die Rechnungsstellung innerhalb von 14 Tagen nach
Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung erfolgt ist, entsteht die Steuer mit dem Rechnungsdatum.
Beispiel: Die A-GmbH schuldet der B-GmbH die schlüsselfertige Lieferung und Errichtung einer Biogasanlage in
Manchester. Vertraglich ist vereinbart, dass der Gesamtbetrag von 5.000.000,00 GBP mit Abnahme der Anlage am
31.12.2014 fällig wird. Am 10.01.2015 schreibt die A-GmbH der B-GmbH eine Umsatzsteuerrechnung. Der Zeitpunkt der
Entstehung der Steuerschuld wäre das Abnahmedatum (31.12.2014), verschiebt sich aber auf das Rechnungsdatum
(10.01.2015). Besteuerungszeitpunkt ist mithin Januar 2015. Zur Umrechnung in Pfund Sterling ist der Umrechnungskurs
für Januar 2015 zu verwenden. Die Monatskurse der britischen Finanzbehörde HM Revenue & Customs (HMRC) sind
unter folgendem Link abrufbar:
https://www.gov.uk/government/collections/exchange-rates-for-customs-and-vat.
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Bei Anzahlungen oder Abschlagszahlungen, die ohne Rechnungserteilung vorgenommen werden, entsteht die
Umsatzsteuer bereits dann, wenn der Anzahlungsbetrag bzw. Abschlagsbetrag beim Leistenden eingeht. Wurde über die
Anzahlung bzw. den Abschlag eine Rechnung erstellt, so entsteht die Umsatzsteuer mit Rechnungsstellung oder
Vereinnahmung des Entgeltes, je nachdem welcher Tatbestand zuerst eingetreten ist.
Zu beachten ist, dass im Baugewerbe weitere Regelungen im Hinblick auf Rechnungsstellung, Steuersatz und
Besteuerungszeitpunkt zu beachten sind, die wir gerne für den jeweiligen Einzelfall besprechen.
4. Abzugsfähigkeit von Vorsteuerbeträgen
Grundsätzlich sind Vorsteuerbeträge im Vereinigten Königreich nur abzugsfähig, wenn die Ausgabe betrieblich veranlasst
ist. Ausnahmen für den uneingeschränkten Vorsteuerabzug bestehen z.B. für die folgenden Sachverhalte:
Die Bewirtung von Geschäftskunden im Vereinigten Königreich ist grundsätzlich nicht abzugsfähig. Bewirtungs- und
Übernachtungskosten von Arbeitnehmern im üblichen Rahmen sind hingegen abzugsfähig. Hier wird grundsätzlich zu
einer Einzelfallprüfung geraten.
Fahrzeugkosten, wie z.B. Treibstoff- und Reparaturkosten, sind nur voll abzugsfähig, wenn die private Verwendung des
Fahrzeugs, auch durch Arbeitnehmer, ausgeschlossen ist. Vorsteuerbeträge aus der Anschaffung von Fahrzeugen sind
grundsätzlich nur abzugsfähig, wenn eine private Nutzung des Fahrzeugs über die gesamte Nutzungsdauer
ausgeschlossen ist.
Geschenke an Geschäftskunden berechtigen grundsätzlich zum Vorsteuerabzug, wenn eine deutlich erkennbare
betriebliche Veranlassung dafür besteht. Übersteigen Sachgeschenke an Geschäftskunden den Wert von 50 GBP
(inklusive britischer Umsatzsteuer) je Kunde innerhalb von zwölf Monaten, werden die Geschenke als unentgeltliche
Wertabgabe mit dem Wiederbeschaffungswert der Umsatzsteuerbesteuerung unterworfen. Geschenke an Arbeitnehmer
im üblichen Rahmen sind hingegen grundsätzlich abzugsfähig.
Eine Berichtigung des Vorsteuerabzugs ist vorzunehmen, wenn die geltend gemachte Vorsteuer sechs Monate nach
Leistungserbringung oder Fälligkeitsdatum (je nachdem welches Ereignis später eingetreten ist) nicht entrichtet worden ist.
Bitte beachten Sie, dass es Ihre Pflicht ist, uns zu benachrichtigen, wenn eine Zahlung innerhalb der genannten sechs
Monate nicht erfolgt.
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5. Beispiele für ordnungsgemäße Ausgangsrechnungen und Gutschriften im Vereinigten Königreich
a) Rechnung für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs
<Name und Adresse des Rechnungsempfängers>
<Name und Adresse des Rechnungsausstellers>
<britische VAT-Nummer des Rechnungsausstellers>
Rechnung (Invoice)
Rechnungsnummer: 123456789
Rechnungsdatum: 10.11.2014
Menge
15
10
Leistungsdatum: 05.11.2014
Ort der Leistung: London/UK
Leistungsbeschreibung
xxxxxx Preis pro Einheit: 200,00 €
xxxxxx Preis pro Einheit: 100,00 €
Nettobetrag
3.000,00 €
1.000,00 €
Nettobetrag
VAT (20%)
Bruttobetrag
Steuersatz
20%
20%
4.000,00 €
800,00 €
4.800,00 €
Wechselkurs von HM Revenue & Customs November 2014: 1 GBP = 1,2673 €
VAT in Pfund Sterling: 631,26 GBP
b) Rechnung für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs mit Gewährung eines Skonto (Rechtslage
ab dem 1. April 2015)
<Name und Adresse des Rechnungsempfängers>
<Name und Adresse des Rechnungsausstellers>
<britische VAT-Nummer des Rechnungsausstellers>
Rechnung (Invoice)
Rechnungsnummer: 234567890
Rechnungsdatum: 10.04.2015
Menge
15
10
Leistungsdatum: 05.04.2015
Ort der Leistung: London/UK
Leistungsbeschreibung
xxxxxx Preis pro Einheit: 200,00 €
xxxxxx Preis pro Einheit: 100,00 €
Nettobetrag
3.000,00 €
1.000,00 €
Steuersatz
20%
20%
Bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen wird ein Skontoabzug in Höhe von 5% gewährt. Es wird keine Gutschrift ausgestellt.
Der Leistungsempfänger darf bei Inanspruchnahme des Skonto Vorsteuer nur anteilig auf den tatsächlich gezahlten
Betrag geltend machen.
Optionale Angabe
Gesamt-Nettobetrag
VAT (20%)
4.000,00 €
800,00 €
Bruttobetrag
4.800,00 €
Nettobetrag bei Zahlung innerhalb
von 30 Tagen
VAT (20%) bei Zahlung innerhalb
von 30 Tagen
Bruttobetrag bei Zahlung innerhalb
von 30 Tagen
3.600,00 €
720,00 €
4.320,00 €
Seite 5
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Wechselkurs von HM Revenue & Customs April 2015: 1 GBP = 1,xxxx €
VAT in Pfund Sterling: xxx,xx GBP
c) Gutschrift für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs
<Name und Adresse des Rechnungsempfängers>
<Name und Adresse des Rechnungsausstellers>
<britische VAT-Nummer des Rechnungsausstellers>
Gutschrift (Credit Note)
Gutschriftsnummer: 567890
Ausstellungsdatum der Gutschrift: 28.12.2014
Bezug zur Rechnungsnummer 12345 vom 10.11.2014
Grund für die Gutschrift: z.B. retournierte Ware
Menge
1
Beschreibung
XXXX
Nettobetrag
1.000,00 €
Gesamt-Nettobetrag
VAT (20%)
Bruttobetrag der Gutschrift
Steuersatz
20%
1.000,00 €
200,00 €
1.200,00 €
Wechselkurs von HM Revenue & Customs November 2014: 1 GBP = 1,2673 €
VAT in Pfund Sterling: 157,82 GBP
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d) Beispiel für eine Schlussrechnung im Vereinigten Königreich
<Name und Adresse des Rechnungsempfängers>
<Name und Adresse des Rechnungsausstellers>
<britische VAT-Nummer des Rechnungsausstellers>
Schlussrechnung (Final Invoice)
Rechnungsnummer: 125
Rechnungsdatum: 15.09.2014
Leistungsdatum: 10.09.2014
Ort der Leistung: Manchester/UK
Objekt: Name des Objekts bzw. Objekt-Nr.
Ausgeführte Leistungen
Leistungsbeschreibung
Bau einer Lagerhalle
Projektsumme
€ 1.000.000,00
abzüglich Teilbetragsrechnungen
1. Teilbetragsrechnung Nr. 123 vom 05.07.2014
2. Teilbetragsrechnung Nr. 124 vom 05.08.2014
Summe der Teilbetragsrechnungen
Nettobetrag
€ 300.000,00
€ 450.000,00
€ 750.000,00
Gesamtbetrag der Schlussrechnung
Nettobetrag
VAT (20,0%)
Bruttobetrag
€ 250.000,00
€ 50.000,00
€ 300.000,00
Wechselkurs von HM Revenue & Customs September 2014: 1 GBP = 1,2528 €
VAT in Pfund Sterling: 39.910,60 GBP
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