Benutzerhandbuch estateOffice - Immowelt

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Benutzerhandbuch
Stand 10 / 2016
www.immowelt-software.de
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Herausgeber:
Immowelt AG
Nordostpark 3-5
D-90411 Nürnberg
Printed in Germany
30071642
Inhalt
Kapitel 1: Erste Schritte
9
1.1 Systemvoraussetzungen
10
1.1.1 Hardware-Voraussetzungen
10
1.1.1.1 Datenstruktur
1.1.1.2 Microsoft Windows Terminal Server
10
11
1.1.2 Software-Voraussetzungen
11
1.2 Installation
13
1.2.1 Installation auf einem Einzelplatz-System
1.2.1.1 Voraussetzungen
1.2.1.2 Installationsschritte
13
13
13
1.2.2 Installation in einem Netzwerk
15
1.2.2.1 Server
1.2.2.2 Client
1.2.2.3 MS-Windows Terminal Server
15
16
17
1.3 Programmstart und Anmeldung
18
1.3.1 Benutzeranmeldung
1.3.2 Der Startbildschirm "Home"
18
18
1.3.2.1 Kacheln
1.3.2.2 Widgets
1.3.2.3 Elemente hinzufügen
20
21
24
1.4 Die Benutzeroberfläche von estateOffice
1.4.1 Registerkarten
1.4.2 Registerkarten-Elemente
25
26
27
1.4.2.1 Navigationsleiste
1.4.2.2 Baumstruktur
1.4.2.3 Datenbereich
1.4.2.4 Favoritenleiste
27
28
28
28
1.4.3 Registerkarten anordnen und gruppieren
1.4.4 Kontextmenüs
1.4.5 Symbolleiste
1.4.6 Menüleiste
29
30
30
31
1.4.6.1 Extras
1.4.6.2 Hilfe
31
32
1.4.7 easySearch
1.4.8 Wörterbuch
34
34
1.5 Die Anwendungsmodule im Überblick
36
1.5.2 Das Modul "Adressen"
1.5.3 Das Modul "Objekte"
1.5.4 Das Modul "Planer"
1.5.5 Das Modul "Auswertung"
1.5.6 Das Modul "Vorlagen"
1.5.7 Das Modul "System"
1.5.8 Das Modul "Tools"
1.5.9 Das Modul "eBlog-Manager"
36
36
37
38
38
39
39
39
40
Kapitel 2: Systemeinstellungen
41
2.1 Allgemeine Grundeinstellungen festlegen
2.1.1 Startseite
2.1.2 Speicherpfade
2.1.3 Briefpapiere
43
43
44
45
-3-
2.1.4 Ereignisprotokoll
2.1.5 Druckprotokoll
2.1.6 Listen
2.1.7 Pflichtfelder
2.1.8 Gesperrte Felder
2.1.9 Änderungshistorie
2.1.10 Gebietsdatenbank
2.1.11 Kartenanbieter
2.1.12 Konvertierung von Feldtypen
2.1.13 Papierkorb
2.1.14 easySearch
2.1.15 Gesichertes Exposé
46
47
48
49
50
51
51
52
52
53
54
55
2.2 Verwaltungs-Funktionen
58
2.2.1 Benutzer
58
2.2.1.1 Einen neuen Benutzer anlegen
2.2.1.2 Benutzerdefinition bearbeiten
2.2.1.3 Einen Benutzer löschen
2.2.1.4 Einen Benutzer ausblenden
2.2.1.5 Feste Felder eines Benutzers kopieren
60
60
60
61
61
2.2.2 Gruppen
61
2.2.2.1 Neue Gruppe anlegen
2.2.2.2 Funktions- und Datenrechte einer Gruppe verwalten
2.2.2.3 Benutzerzuordnung einer Gruppe ändern
2.2.2.4 Gruppe löschen
2.2.3 Berechtigungen konfigurieren und verwalten
2.2.3.1 Funktionsrechte
2.2.3.2 Datenrechte
2.2.3.3 Rechte auf Benutzerebene
2.2.3.4 Rechte auf Gruppenebene
2.2.3.5 Objektbezogene Rechte
2.2.3.6 Rollenzuweisung
2.2.3.7 Regeln und Prioritäten
63
64
64
64
65
65
65
65
67
68
68
69
2.2.4 Profile und Einstellungen
69
2.2.4.1 Neues Benutzerprofil anlegen
2.2.4.2 Einstellungen zu Benutzerprofil hinzufügen
2.2.4.3 Einstellungen eines Profils oder Benutzers löschen
2.2.4.4 Benutzerprofil löschen
2.2.4.5 Profil oder Profileinstellungen einem Benutzer zuweisen
2.2.5 Rollen
70
71
71
72
72
72
2.2.5.1 Neue Rolle definieren
2.2.5.2 Rolle bearbeiten
2.2.5.3 Rolle umbenennen oder löschen
74
74
75
2.2.6 Filialen
75
2.2.6.1 Neue Filiale anlegen
2.2.6.2 Filiale löschen
2.2.6.3 Filiale bearbeiten
76
77
77
2.2.7 E-Mail-Konten
2.2.8 Automatisches Programmupdate
2.2.9 Globale Ordner
77
79
80
2.3 Einstellungen für Aktionen
82
2.3.1 Allgemein
2.3.2 Zusätzliche Felder für Aktivitäten
2.3.3 Feldanordnung Aktivitäten
2.3.4 Listen
82
84
86
86
2.4 Einstellungen für Verbindungen
88
2.4.1 Listenfelder für Verbindungen
88
-4-
2.5 Konfiguration für die Übertragung an Internetbörsen
2.5.1 Einrichten einer Internetbörsen-Konfiguration
2.5.1.1 Auswahl der Börse und Schnittstelle und Konfiguration der Datenkommunikation
2.5.1.2 Konfiguration der zu übertragenden Felder und Daten
2.5.1.3 Feldzuordnungen zwischen Objektprofil-Konfigurationen kopieren
2.5.1.4 Börsenkonfiguration vollständig oder teilweise kopieren
2.5.1.5 Aktualisierung der Konfiguration zu übertragender Felder und Daten
2.5.2 Einrichten einer automatischen Internetbörsen-Übertragung
2.5.2.1 Überprüfen und Starten des Dienstes
2.5.2.2 Festlegen des Internet-Export-Zeitplans
2.5.2.3 Festlegen der zu exportierenden Börsen
2.6 estateCockpit-Einstellungen
2.7 FileCloud-Einstellungen
90
91
91
94
98
99
99
100
100
101
101
103
105
Kapitel 3: Objektmanager
106
3.1 Einrichten und Anpassen des Objektmanagers
3.1.1 Allgemein
108
108
3.1.1.1 Einstellungen für Objektbilder
112
3.1.2 Kurzsuche
3.1.3 Flächen
3.1.4 Zusätzliche Felder für Objekte
3.1.5 Objektprofile
114
116
117
120
3.1.5.1 Benutzerdefinierte Formularansicht erstellen, exportieren oder importieren
3.1.6 Statistik
3.1.7 KML-Kartenansicht
3.1.8 Listen
121
124
124
125
3.2 Suchfunktionen des Objektmanagers
128
3.2.1 Kurzsuche
3.2.2 Detailsuche
3.2.3 Ablagen
128
131
134
3.2.3.1 Bestehende Ablagen verwenden
3.2.3.2 Neue Ablage erstellen
3.2.3.3 Ablage kopieren oder löschen
135
137
138
3.3 Objekte erfassen
139
3.3.1 Vorüberlegungen zur Objekterfassung
3.3.2 Objekt erfassen
139
140
3.4 Interessenten suchen und Angebote erstellen
3.4.1 Angebotserstellung, Schritt 1: Interessenten suchen
3.4.2 Angebotserstellung, Schritt 2: Versandart festlegen
3.4.3 Angebotserstellung, Schritt 3: Vorlagen und Dokumente zusammenführen
3.4.4 Angebotserstellung, Schritt 4: Dokumente generieren
3.4.5 Angebotserstellung, Schritt 5: Nachweis erstellen und speichern
3.5 Aktionsbefehle des Objektmanagers
144
145
147
149
153
155
157
3.5.1 Angebote nachbearbeiten
3.5.2 Korrespondenz erstellen
3.5.3 Termin vereinbaren
3.5.4 Aufgabe erstellen
3.5.5 Aktivität anlegen
3.5.6 Bilder hinzufügen
157
159
161
163
164
165
3.6 Objekte verwalten und im Internet vermarkten
3.6.1 Objekte in der Profilansicht bearbeiten
3.6.2 Umgebungskarte
3.6.3 Bilder verwalten
166
166
168
170
-5-
3.6.4 Exposés verwalten
3.6.5 Aktivitäten zu Objekten verwalten
3.6.6 Verbindungen von Objekten verwalten
3.6.7 Angebote zu Objekten verwalten
3.6.8 Dokumente zu Objekten verwalten
3.6.9 Termine und Aufgaben zu Objekten verwalten
3.6.10 Muster-Anforderungen zu Objekten
3.6.11 Objektbereitstellung und -export
3.6.12 Journal zu Objekten
3.6.12.1 Objektstatistiken
172
175
177
181
181
183
185
186
191
192
3.6.13 Die Immowelt-Objektstatistiken
3.6.14 Preisstatistiken
3.6.15 Objektänderungshistorie
194
196
197
Kapitel 4: Adressmanager
199
4.1 Einrichten und Anpassen des Adressmanagers
4.1.1 Allgemein
4.1.2 Kurzsuche
4.1.3 Zusätzliche Felder für Firmen
4.1.4 Zusätzliche Felder für Personen
4.1.5 Zusätzliche Felder für Anforderungen
4.1.6 Felderanordnung Firmen
4.1.7 Felderanordnung Personen
4.1.8 Feldanordnung Anforderungen
4.1.9 Anforderungsprofile
4.1.10 Automatische Anforderungen
4.1.11 Listen
201
201
204
206
209
212
212
213
214
215
217
218
4.2 Suchfunktionen des Adressmanagers
220
4.2.1 Kurzsuche
4.2.2 Detailsuche
4.2.3 Ablagen
220
224
227
229
231
232
4.3 Adressen, Anforderungen und Verbindungen anlegen
4.3.1 Verschiedene Arten von Adressen erfassen
4.3.1.1 Neue Privatadresse erfassen
4.3.1.2 Neue Firmenadresse erfassen
4.3.1.3 Neue Firmenadresse mit Ansprechpartner erfassen
4.3.2 Immobiliengesuche erfassen
4.3.3 Sprache bei einer Adresse hinterlegen
233
233
242
243
244
245
247
4.4 Passende Objekte suchen und Angebote erstellen
4.4.1 Angebotserstellung, Schritt 1: Objekte suchen
4.4.5 Angebotserstellung, Schritt 5: Nachweis erstellen
4.5 Aktionsbefehle des Adressmanagers
249
250
253
254
258
260
263
4.5.2 Ansprechpartner anlegen
263
264
265
268
270
-6-
4.5.7 Adress-Verbindungen herstellen
271
272
4.6 Adressen verwalten
276
4.6.1 Adressen in der Detaildaten-Ansicht bearbeiten
4.6.2 Adressen in der Übersicht-Darstellung verwalten
4.6.3 Aktivitäten zu Adressen
4.6.4 Angebote zu Adressen
4.6.5 Verbindungen von Adressen
4.6.6 Immobiliengesuche verwalten
4.6.7 Dokumente zu Adressen verwalten
4.6.8 Termine und Aufgaben zu Adressen
4.6.9 Journal zu Adressen
4.6.10 Adressänderungshistorie
Kapitel 5: Planer
276
280
283
285
286
289
292
293
295
296
297
5.1 Aufgaben, Termine und Notizen verwalten
5.1.1 Übersicht
5.1.2 Aufgaben im Planer verwalten
5.1.3 Termine im Planer verwalten
5.1.4 Terminoptionen
5.1.5 Notizen verwalten
5.1.6 Gruppenplaner
298
298
303
305
308
310
311
5.2 Neue Aufgaben, Termine und Notizen anlegen
5.2.1 Termine vereinbaren
5.2.2 Aufgaben erstellen
5.2.3 Notizen erstellen
314
314
315
317
5.3 Datenabgleich mit Outlook
318
5.3.1 Einstellungen
5.3.2 Manueller Abgleich
5.3.3 Integration mit MS Exchange Server
318
322
323
Kapitel 6: Auswertungen
329
6.1 Aktivitäten-Auswertungen
330
6.1.1 Allgemeine Aktivitäten-Auswertungen
6.1.2 Spezielle Aktivitäten-Auswertungen
330
331
6.2 Globale Suche mit kombinierten Datenelementen
6.2.1 Neue globale Suchabfrage erstellen
6.2.2 Gespeicherte globale Abfragen ausführen
6.3 Immowelt-Auswertungen
334
334
336
338
6.3.1 Neueste Gesuche
6.3.2 Preisstatistik
6.3.3 Nachfragestatistik
6.3.4 Objektstatistik
338
338
338
340
6.4 estateCockpit
341
Kapitel 7: Dokumentvorlagen und eBlog
342
7.1 Verwalten von Dokumentvorlagen
343
7.1.1 Neue Dokumentvorlagen erstellen
7.1.2 Importieren von Dokumentvorlagen
7.1.3 Verwalten der globalen Ordner
344
348
348
-7-
7.2 Verwalten des eBlogs
350
7.2.1 eBlog-Artikel erstellen
7.2.2 Objekt- und Adresslinks in eBlog-Beiträgen
Kapitel 8: Datenbank-Tools
351
353
354
8.1 Allgemein
355
8.1.1 Telefonanlagen-Optionen einstellen
8.1.2 Rechteübertragung
8.1.3 Geo Auswertung
8.1.4 Datenmanager
8.1.5 Papierkorb
355
356
357
360
362
8.2 Dubletten
365
8.2.1 Dubletten bereinigen
8.2.2 Gesamt-Dublettencheck
365
366
8.3 Internet
370
8.3.1 Internetübertragung von Immobilienangeboten
8.3.2 Internetbörsenmanager
8.3.3 Internethistorie
8.4 Import
370
373
379
380
8.4.1 Objektanfragen-Import
8.4.2 Adressimport
8.4.4 FileCloud-Zugriffsimport
380
382
396
397
8.5 Marketing
399
8.5.1 Marketing-Vorgang erstellen
8.5.2 Schritt 1: Anforderungssuche
8.5.3 Schritt 2: Adressauswahl
8.5.4 Schritt 3: Vorbereitung
8.5.5 Schritt 4: Vorschau
8.5.6 Schritt 5: Fertigstellen
8.5.7 Marketing-Monitor
399
400
401
402
404
405
406
8.6 FileCloud-Exposés
408
Kapitel 9: Zusätzliche Funktionen
409
9.1 Outlook Add-In
9.2 E-Mail-Tracking
410
415
Anhang
418
Index
420
-8-
Dieses Kapitel behandelt folgende Themen:
10
10
11
1.2 Installation
13
13
15
18
18
18
25
1.4.4 Kontextmenüs
1.4.5 Symbolleiste
1.4.6 Menüleiste
1.4.7 easySearch
1.4.8 Wörterbuch
26
27
29
30
30
31
34
34
36
36
36
37
38
38
39
39
39
40
-9-
Im Folgenden werden die Systemvoraussetzungen für den Einsatz von estateOffice aufgeführt. Bei
den Hardwarekomponenten handelt es sich um Empfehlungen, basierend auf Erfahrungswerten. Die
Dimensionierung der erforderlichen Hardware ist von zusätzlich eingesetzten Software-Komponenten und nur unter Betrachtung der kompletten IT-Infrastruktur möglich. Sollten Sie hierzu Fragen haben, helfen Ihnen unsere Mitarbeiter gerne jederzeit weiter.
Um einwandfrei mit estateOffice arbeiten zu können, muss Ihr PC die folgenden, minimalen Hardwarevoraussetzungen erfüllen:
Client/Server
Anforderung
Client1:
• Intel Core-Prozessor oder vgl. mit 1,6 GHz
(mehr empfohlen)
• mindestens 4 GB Arbeitsspeicher (mehr
empfohlen)
• mindestens 2 GB freier Festplattenspeicher
• Bildschirmauflösung mindestens 1024 x
768 (höher empfohlen)
• Benutzerdefinierte Textgröße max. 125%
(100% empfohlen)
Server:
• Intel Core-Prozessor oder vgl. mit 1,6 GHz
(Datenbankserver für Microsoft SQL- und File-
(mehr empfohlen)
• ab ca. 10 User mind. aktueller Dual/Quad-
server, weitere Information für Windows
Core Xeon Prozessor empfohlen
• Mindestens 8 GB Arbeitsspeicher (von
Terminalserver beachten)
Datenbankgröße und Anzahl der User
abhängig, 64-bit Betriebssystem empfohlen)
• Festplattengröße ist von der Anzahl und
Größe der abgelegten Dateien abhängig
• Es wird ein dedizierter SQL-Server empfohlen (keine weiteren Dienste)
1
Bitte beachten Sie die speziellen Anforderungen beim Einsatz der estateOffice Laptopkommunikation.
1.1.1.1 Datenstruktur
Alle über estateOffice verwalteten Dateien werden in einem Dateisystem abgelegt. Hierfür muss eine
Freigabe mit den entsprechenden Rechten für alle Anwender eingerichtet werden. Die Verbindung
sollte über einen UNC-Pfad hergestellt werden.
- 10 -
In der SQL Datenbank wird eine Referenz auf die Dateien gespeichert. Das Dateisystem kann bei
einer Netzwerk-Installation auf dem Netzwerk-Datenbankserver betrieben werden. Dies ist aber nicht
zwingend erforderlich.
Der Speicherbedarf hängt von der Anzahl der Datensätze und dort hinterlegten Dateien (Bilder,
Exposés, Word-Korrespondenzen, E-Mails, …) ab. Ein entscheidender Faktor ist dabei die Größe der
Bilddateien und die Anzahl der beim Objekt hinterlegten Bilder. Weiterhin müssen Grafiken in Korrespondenz- oder E-Mail-Vorlagen berücksichtigt werden. Diese Bilder sind in den jeweils hinterlegten
Dokumenten gespeichert.
1.1.1.2 Microsoft Windows Terminal Server
Die Software estateOffice kann auch auf einem Windows Terminal Server 2008 oder 2012 der Firma
Microsoft eingesetzt werden. Die Dimensionierung der Hard- und Software des Servers hängt von der
Anzahl der gleichzeitig verbundenen Anwender und allen auf dem Server installierten und verwendeten Programmen ab. Pro Benutzer wird circa ein Gigabyte Arbeitsspeicher empfohlen. Dies ist
jedoch stark von dem jeweiligen Nutzungsverhalten der einzelnen Anwender und weiteren aktiven
Programmen abhängig. Die Microsoft SQL Datenbank sollte dabei nicht auf dem gleichen Server
installiert sein. Wir empfehlen den Einsatz eines dedizierten Servers für den Windows Terminal Dienst.
Bei Bedarf kann auch ein gemischter Zugriff auf die Datenbank von lokal installierten Clients und Windows Terminal Clients erfolgen. Für den Einsatz auf einem Windows Terminal Server ist eine Volumenlizenzierung von estateOffice notwendig. Wir helfen Ihnen gerne bei Fragen zu Hard- und
Software weiter. Vereinbaren Sie einfach einen telefonischen Termin mit unseren Ansprechpartnern
unter +49 911 520 25-30
Um einwandfrei mit estateOffice arbeiten zu können, muss Ihr PC die folgenden, minimalen Softwarevoraussetzungen erfüllen.
Software
Voraussetzung
Betriebssysteme:
• Microsoft Windows Vista, 7, 8, 10
• Microsoft Windows Server1 2008 / 2012
• Microsoft .NET-Framework 4.5.2
Netzwerk:
• MS Windows Netzwerk
(Workgroup / Domain Windows 2008 oder
2012 Server)
• Microsoft Word2 Version 2010, 2013,
Textsystem:
2016
• Microsoft Outlook2 2010, 2013, 2016 (mit
E-Mail-System:
Outlook.pst oder MS-Exchange-Server)
Datenbanksystem:
• Microsoft SQL-Server 2008, 2012, 2014
(alle Versionen, aktuelles Servicepack empfohlen)
- 11 -
Software
Voraussetzung
Weitere unterstützte
• Microsoft Excel2, Powerpoint3 Version
Produkte:
2010, 2013, 2016
• Adobe Acrobat PDF-Writer Version 6.0,
7.0, 8.0, 9.0, X
• PDF-Factory (unterstützte Versionen auf
Anfrage)
• Microsoft Word-PDF ab Version 2010
• FinePrint (unterstützte Versionen auf
Anfrage)
• Klicktel 2012 / 2013 (weitere Versionen auf
Anfrage)
• Tobit FaxWare ab Version 6.0
• TAPI2.0
1
Bei der Installation der Software auf einem Serverbetriebssystem ist eine Volumenlizenz von estateOffice erforderlich.
2
Bei einer Netzwerkinstallation müssen die Versionen Microsoft Word, Excel und Powerpoint auf allen Arbeitsplätzen identisch
sein. Die Unterstützung von Microsoft Office 2010, 2013 und 2016 betrifft nur 32bit-Editionen.
- 12 -
1.2 Installation
In den nachfolgenden Abschnitten finden Sie eine ausführliche Beschreibung zu der Installation auf
einem einzelnen Arbeitsplatz und in einem Netzwerk. Hier wird die Datenbank auf einem Server und
das Programm auf einem oder mehreren Arbeitsplätzen installiert.
Das Programm estateOffice wird prinzipiell immer auf dem lokalen Client installiert (außer bei Windows Terminal Server). Bei einer Netzwerkinstallation werden auf dem Server keine Komponenten
von estateOffice installiert, sondern lediglich die Datenbank angelegt bzw. ein Datenbankbackup eingespielt.
Bei Bedarf können auch die Datenbank (MS-SQL) und das Datenverzeichnis auf unterschiedlichen Servern abgelegt werden.
Dieser Abschnitt behandelt folgende Themen:
13
13
13
15
1.2.2.1 Server
1.2.2.2 Client
15
16
17
Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie die Installation durchführen, wenn die SQL-Server Datenbank
und estateOffice lokal auf einem Einzelplatz-System bzw. einer Client-Workstation in einem Netzwerk
ausgeführt werden sollen.
Zur Installation werden Administrations- bzw. Installationsrechte benötigt. Schließen Sie alle geöffneten Anwendungen, insbesondere Microsoft Outlook, da für dieses Programm ein Add-In installiert
wird. Starten Sie gegebenenfalls den PC vor der Installation neu.
1. Nach dem Einlegen der CD beginnt die Installation automatisch
oder kann manuell durch die Datei setup.exe gestartet werden.
Abb. 1-1: Die Datei Setup.exe im Windows-Explorer.
- 13 -
1.2 Installation
2. Wählen Sie für die Installation von estateOffice inkl. eines MS-SQLServers als Installationstyp Komplett. Bei Verwendung eines
bereits vorhandenen MS-SQL-Servers nutzen Sie stattdessen die
Option Einfach. Anschließend folgen Sie den Installationsanweisungen.
Abb. 1-2: Für die Installation stehen
verschiedene Installationstypen zur
Auswahl.
Je nach Betriebssystem werden Komponenten installiert, durch die
ein Systemneustart erforderlich sein kann. Anschließend wird abhängig vom Installationstyp - die Installation des MS-SQL-Servers und der Anwendung estateOffice durchgeführt.
Abb. 1-3: Die Installation wird
durchgeführt.
3. Nach erfolgreicher Installation schließen Sie diese ab und starten
die Anwendung durch die Verknüpfung estateOffice auf Ihrem
Desktop oder im Startmenü.
Abb. 1-4: estateOffice wurde erfolgreich installiert.
4. Es erscheint eine Meldung zum Herstellen der Datenbank-Verbindung. Bestätigen Sie diese mit Weiter oder wählen Sie einen
bereits vorhandenen MS-SQL-Server.
In letzterem Fall erscheint anschließend eine Abfrage zur Eingabe
bzw. Bestätigung des Dokumentenverzeichnisses.
Klicken Sie im nächsten Fenster auf Datenbank in die Kon-
Abb. 1-5: Wählen Sie eine Datenbank aus.
figurationsdatei eintragen und bestätigen die folgende Meldung mit Ja.
Hinweis: Im Dokumentenverzeichnis (standardmäßig C:\Programdata\estateOfficeData)
werden alle über estateOffice zugeordneten Dateien (Bilder, Exposés, Korrespondenzen,..)
abgelegt. Dieses Verzeichnis muss deshalb in eine Datensicherung mit einbezogen werden.
- 14 -
5. Nach der Durchführung der einzelnen Aktionen kann die Anwendung durch Eingabe der folgenden Anmeldedaten gestartet werden.
Benutzername: Supervisor
Passwort: m2000
Hinweis: Sollten Sie die Installation auf einem PC mit einer installierten Version von Makler 2000
durchführen, erscheint ein Hinweis zur Datenübernahme. Beachten Sie bitte die Vorgehensweise
bzw. fragen Sie uns nach den verschiedenen Möglichkeiten.
Bei einer Netzwerkinstallation werden die Datenbank (MS-SQL) und das Datenverzeichnis auf einem
Server abgelegt. Die Installation des Programms erfolgt jeweils auf den lokalen Clients.
1.2.2.1 Server
Die Installation des Microsoft SQL-Servers kann entweder durch die mitgelieferte Installationsdatei
estatePrerequisites (beinhaltet ab Windows Vista die Auswahl zwischen LocalDB oder SQL-Server in
der Express-Variante) oder manuell (andere von uns unterstützte Microsoft SQL-Server Varianten)
erfolgen. Beachten Sie dazu die Systemvoraussetzungen. Wir empfehlen einen dedizierten SQL-Server. Für weitere Informationen bezüglich der Microsoft SQL-Server-Varianten (Express, Standard,
usw.), deren Einschränkungen und eventuell dafür benötigten Lizenzen wenden Sie sich bitte an
Microsoft oder für eine Beratung an Ihren EDV-Betreuer.
Starten Sie die Installation des mitgelieferten SQL-Servers über die Datei setup.exe. Wählen Sie den
Installationstyp Komplett und befolgen Sie die Installationsanweisungen. Falls estateOffice nicht auf
dem Server installiert werden soll, entfernen Sie die Option estateOffice installieren.
Durch die Installation wird eine Datenbankinstanz mit dem Namen "Immowelt" erzeugt. Für den
Authentifizierungsmodus wird Gemischter Modus ausgewählt und der folgende SQL Benutzer angelegt:
Benutzer: sa
Passwort: estateSQLpw2010
Diese Zugangsdaten werden bei der Herstellung der Datenbankverbindung vom Client über das
Datenbank-Tool benötigt (Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung).
Für die Ablage der Dateien, die über estateOffice zugeordnet werden, muss ein Verzeichnis mit Vollzugriff für alle estateOffice-Benutzer angelegt und freigegeben werden. Der Zugriff für die Benutzer
sollte über einen UNC-Pfad erfolgen.
Hinweis: Dieses Verzeichnis wird einmalig beim Anlegen der Datenbank ausgewählt und ist
dadurch für alle Benutzer, die mit dieser Datenbank verbunden werden festgelegt. Beachten Sie
auch, dass dieses Verzeichnis bei einer Datensicherung berücksichtigt werden muss.
- 15 -
1.2 Installation
1.2.2.2 Client
Zur Installation werden Administrations- bzw. Installationsrechte benötigt. Schließen Sie alle geöffneten Anwendungen, insbesondere Microsoft Outlook, da hierfür ein Add-In installiert wird. Starten
Sie ggf. den PC vor der Installation neu.
Schritt 1
Die Installation von estateOffice wird durch die Datei setup.exe gestartet.
Schritt 2
Folgen Sie den Installationsanweisungen und installieren Sie beim Einsatz von Microsoft Outlook das
Add-In mit (Standardeinstellung).
Schritt 3
Nach der Installation wird die Anwendung durch die Verknüpfung
estateOffice gestartet. Es erscheint eine Meldung zum Herstellen der
Datenbankverbindung.
Wählen Sie die manuelle Methode und geben Sie im folgenden Fenster den Server, die Authentifizierung und die Datenbank ein.
Abb. 1-6: Stellen Sie die Verbindung zur
Datenbank her oder legen Sie eine neue
Datenbank an.
Schritt 3a
Datenbank wählen: Neu anlegen (Verwenden Sie diese Option, wenn eine neue, leere Datenbank erzeugt
werden soll.) Klicken Sie danach auf Weiter. Im nächsten Fenster können Sie den Datenbanknamen
ändern. Klicken Sie dann auf Erstellen. Eine leere Datenbank wird angelegt.
Es erscheint ein Fenster, in dem der Dokumentpfad eingetragen werden muss. Geben Sie hier den
UNC-Pfad des vorher freigegebenen Datenpfades ein.
Bestätigen Sie anschließend die Meldung zum Aktualisieren der Konfigurationsdatei und estateOffice
Start mit Ja.
Schritt 3b
Datenbank wählen: Vorhandene Datenbank auswählen (Verwenden Sie diese Option, wenn ein weiterer Client eingerichtet und eine bereits bestehende Datenbank verwendet werden soll.)
Wählen Sie die gewünschte Datenbank aus der Liste und klicken auf Weiter.
Abb. 1-7: Authentifizierung mittels
Supervisor-Passwort
Im nächsten Fenster geben Sie das Supervisor-Passwort von estateOffice ein (Standard: m2000) und
bestätigen danach durch den Button OK.
- 16 -
Klicken Sie im folgenden Fenster auf den Button Datenbank in die
Konfigurationsdatei eintragen.
Bestätigen Sie anschließend die Meldung zum Start von estateOffice.
Abb. 1-8: Das estateOffice-DatenbankTool
Hinweis: Sollten Sie die Meldung mit Ja bestätigt haben und das Fenster ist bereits geschlossen,
können Sie das Programm estateProDBTool.exe aus dem Programmverzeichnis von estateOffice
auch manuell starten, um beispielsweise das Dokumentenverzeichnis zu ändern.
Anschließend erscheint die Benutzeranmeldung von estateOffice.
Melden Sie sich mit Ihren eventuell bereits vorhandenen Daten an.
Bei leeren Datenbanken verwenden Sie folgenden Standardbenutzer:
Benutzername: Supervisor
Passwort: m2000
Abb. 1-9: Die Anmeldemaske von
estateOffice
Die Installation von estateOffice auf einem Windows Terminal Server unterscheidet sich von der Client-Installation in einem wesentlichen Punkt.
Das Setup muss über den Punkt Systemsteuerung - Anwendung auf dem Remotedesktopserver
installieren (Programm hinzufügen) ausgewählt und gestartet werden. Sämtliche Microsoft OutlookDienste müssen vor Beginn der Installation beendet werden. Die Datenbank bzw. der MS-SQL-Server
und der Windows Terminal Server sollten nicht zusammen auf einem Server betrieben werden.
Beachten Sie, dass für den Betrieb von estateOffice auf einem Windows Terminal Server eine Volumenlizenzierung notwendig ist.
- 17 -
Zum Starten von estateOffice doppelklicken Sie auf das estateOffice-Symbol auf Ihrem
Desktop.
Alternativ können Sie estateOffice auch über das Windows-Startmenü öffnen:
1. Öffnen Sie das Windows Startmenü, indem Sie auf die Schaltfläche Start klicken.
2. Zeigen Sie auf Alle Programme.
3. Klicken Sie in der angezeigten Liste auf estateOffice.
Nach dem Starten von estateOffice erscheint das Dialogfeld Anmeldung. Geben Sie hier Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
Beim ersten Aufruf von estateOffice müssen Sie sich mit den folgenden, standardmäßig vorgegebenen Benutzerinformationen anmelden:
Benutzer: Supervisor
Passwort: m2000
Abb. 1-10: Das Dialogfeld Anmeldung
Wir empfehlen, direkt nach dem ersten Anmelden einen persönlichen Benutzernamen und ein eigenes Passwort festzulegen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Benutzerverwaltungs-Funktionen in Kapitel 3, estateOffice einrichten und anpassen.
Hinweis: Beachten Sie beim Eingeben der Anmelde-Informationen, dass zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. Nach erfolgreicher Anmeldung wird der Startbildschirm von estateOffice angezeigt. Bevor Sie mit der produktiven Arbeit beginnen, sollten Sie sich zunächst mit der
Benutzeroberfläche von estateOffice vertraut machen und anschließend Ihre persönliche Arbeitsumgebung einrichten
Dieser Bildschirm ist das Hauptfenster von estateOffice, welches direkt nach dem Programmstart
angezeigt wird. Von hier aus öffnen Sie über die zugehörigen Kacheln die Anwendungsmodule für die
einzelnen Aufgabenbereiche Ihres Arbeitsablaufs. Im Hauptfenster wird im oberen Bereich die Registerkarte Home angezeigt, auf der die neue Suchfunktion easySearch, die Benutzermodule (Kacheln),
Widgets und die Infoleiste zusammengefasst sind.
- 18 -
Abb. 1-11: Der Homescreen von estateOffice
Die einzelnen Module des Startbereichs im Überblick:
1
Element
Erläuterung
Registerkarte
Zeigt Ihnen, in welcher Maske innerhalb von estateOffice Sie sich derzeit befinden
2
easySearch
Die neue Suchfunktion findet nicht nur Adressen und Objekte, sondern lässt sich auch individuell anpassen.
3
Kacheln
Über diese Elemente rufen Sie die jeweiligen Programmfunktionen
auf.
4
Informations-Widgets
Darstellung verschiedenster Informationen auf einen Blick
5
eBlog-Widgets
Dient der Anzeige interner und externer Seiten und RSS-Feeds.
6
Vertikale Scrollleiste
Mittels dieser Leiste navigieren Sie zwischen ein- und ausgeblendeten Teilen des Bildschirms hin und her.
7
Benutzerinformationen Hier sind neben dem Firmenlogo auch Ihr Benutzername, Ihre Kontaktdaten, Datum und aktuelle Uhrzeit angegeben.
8
Links
Gibt Ihnen die Möglichkeit ein Feedback zu estateOffice zu senden,
die Hilfe aufzurufen oder eine Fernwartungs-Sitzung mit dem Support zu starten.
9
Elemente hinzufügen
Öffnet ein Fenster, mit dem sich zusätzliche Kacheln und Widgets einfügen lassen.
10
News-Widget
Ist permanent am linken Bildschirmrand platziert und blendet bei
Bedarf die neusten Informationen zu estateOffice ein.
- 19 -
1.3.2.1 Kacheln
Sämtliche Anwendungsmodule von estateOffice lassen sich über die Kacheln auf dem Startbildschirm
aufrufen. Dabei wird zwischen Hauptkacheln und Schnellzugriffskacheln unterschieden. Die Schnellzugriffskacheln sind Untermodule der jeweiligen Hauptkacheln und stellen einzelne, häufig benutzte
Sonderfunktionen dar. Um die Zugehörigkeit zur jeweiligen Hauptkachel darzustellen und somit eine
bessere Übersicht zu gewährleisten, stimmen die Farbe der Haupt- und deren jeweiliger Schnellzugriffskacheln überein.
Änderung der Kachelgrößen
Sie können für jede Kachel eine individuelle Größe einstellen, um die Oberfläche optimal an Ihre Bedürfnisse
anzupassen. Beachten Sie dabei, dass dem
Startbereich von estateOffice ein vordefiniertes Raster zugrunde liegt. Wir empAbb. 1-12: Verschiedene Kachelgrößen: 2 x 1 (links) gegen 1 x 1 (rechts)
fehlen, für häufig benutzte Module eine
Kachelgröße von 2x1 Feldern zu verwenden. Weniger oder gar nicht genutzte Module können Sie hingegen mit einer Größe von 1x1 Feldern benutzen oder auch ganz ausblenden.
Um die Größe der gewünschten Kachel zu ändern, führen Sie auf dieser einen Rechtsklick aus. Je nach
aktuellem Umfang der Schaltfläche stehen Ihnen im Kontextmenü die Optionen Vergrößern oder Verkleinern zur Verfügung. Mittels Entfernen löschen Sie die Kachel vom Homescreen.
Organisation der Kacheln
Neben den bereits genannten Möglichkeiten (Einfügen und Entfernen, sowie Größenänderung) der
Kachel-Organisation können Sie die Schaltflächen auch nach Belieben gruppieren und verschieben.
Eine neue Gruppe anlegen
Möchten Sie beispielsweise eine neue Gruppe von Kacheln erstellen,
so klicken Sie die erste Kachel, die Bestandteil der neuen Gruppe werden soll, mit der linken Maustaste an und halten Sie sie gedrückt.
Nun ziehen Sie sie nach rechts oder links, bis ein Bereich des Homescreens hellgrau eingefärbt wird.
- 20 -
Lassen Sie die linke Maustaste nun los. Die Kachel Tools wird in den
hellgrauen Bereich eingefügt. Die bisherigen Folge-Schaltflächen Internetbörsenmanager und Objektanfragenimport rutschen in
Folge automatisch auf die bisherige Position der Tools . Die bisher
direkt rechts an diese Kacheln angrenzenden News-Widgets werden
hingegen weiter nach rechts verschoben. Auf diese Weise ist eine neue Gruppe entstanden, die Sie
nun einfach mittels Drag & Drop mit weiteren Kacheln befüllen können. Die eigenständige Gruppe
erkennen Sie an den breiteren Abständen links und rechts neben den Tools.
Sortieren der Kacheln
Derselbe Drag & Drop-Mechanismus, der Ihnen beim Erstellen einer neuen Gruppe hilft, kommt auch
bei der Sortierung der Schaltflächen zum Einsatz. Halten und ziehen Sie die Kacheln so wie oben
beschrieben und lassen Sie sie einfach auf der gewünschten Position wieder los. Ist diese bereits von
einer anderen Kachel belegt, so rutschen diese und alle folgenden Kacheln weiter nach unten. Auf
diese Weise haben Sie die für Sie wichtigsten Funktionen schnell an prominenten Positionen untergebracht und profitieren so von einem verbesserten Workflow.
1.3.2.2 Widgets
Widgets bieten die Möglichkeit, Informationen frei auf der Startseite zu platzieren. Sämtliche Container verfügen über die Option, die Farbe innerhalb des definierten Schemas anzupassen. Darüber
hinaus finden Sie bei einigen Elementen auch weiterführende Einstellungen, die von der jeweiligen
Funktion abhängen.
Popup-Elemente
In den meisten Fällen enthalten die Informationscontainer deutlich mehr Informationen, als aufgrund des Platzangebotes anzeigbar ist. Daher lässt sich jedes Widget auch als vergrößerte PopupDarstellung aufrufen. Klicken Sie hierzu auf die Überschrift des entsprechenden Containers.
Abb. 1-13: Widget in normaler Darstellung und als vergrößerte Popup-Version
Innerhalb dieses Fensters können Sie mit dem Mausrad zu weiter unten liegenden Beiträgen navigieren. Mit einem Linksklick auf einen Eintrag öffnen Sie die zugehörige Maske. Ein Linksklick außerhalb des Popup-Bereichs schließt dieses Fensters wieder.
- 21 -
Größe der Informationscontainer
Besonders wichtige Widgets sollten Sie, genügend Platz auf Ihrem Monitor vorausgesetzt, vergrößert
anzeigen lassen, um mehr Informationen zu erhalten. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste
auf das betreffende Element und wählen Sie im Kontextmenü vergrößern. Wiederholen Sie diesen
Vorgang gegebenenfalls. Folgende Größeneinheiten stehen Ihnen zur Verfügung:
1x2
2x2
3x2
Abb. 1-14: Widgets in den verschiedenen Darstellungsgrößen.
Beachten Sie, dass die oben gezeigten Einheiten nur für Widgets gelten. RSS-Feeds und eBlog-Container bieten ausschließlich die Möglichkeit zwischen 2x2 und 3x2 Kacheleinheiten zu wählen.
Informations-Widgets
Prinzipiell handelt es sich bei diesen Widgets um Informationscontainer, die in Listenform aufbereitete Kurzansichten zu einzelnen Hauptthemen darstellen. Die Zugehörigkeit der Widgets zum
jeweiligen Thema wird in der Standardeinstellungen durch die Verwendung der gleichen Farben kenntlich gemacht. Folgende Liste zeigt die Abhängigkeiten auf:
Hauptthema
Adressen
Objekte
Widget
•
•
•
•
•
•
•
Zuletzt bearbeitete Adressen
Zuletzt bearbeitete Interessenten
Zuletzt geöffnete Adressen
Zuletzt geöffnete Interessenten
Zuletzt erfasste Adressen
Favoriten Adressen
Letzte Aktivitäten
•
•
•
•
Zuletzt bearbeitete Objekte
Zuletzt geöffnete Objekte
Zuletzt erfasste Objekte
Favoriten Objekte
• Kalender
• Geburtstage
Planer
Neueste Gesuche
Auswertung
- 22 -
Hauptthema
Widget
Objektanfragen
Tools
Datenbestand
System
eBlog-Container und RSS-Feeds
Neben den regulären Widgets, die Funktionen von estateOffice in Listenform abbilden, können noch
zwei weitere Arten von Informationscontainern eingeblendet werden: eBlog-Beiträge und RSS-Feeds.
Beide unterscheiden sich äußerlich lediglich in der Farbgebung, welche aber individuell anpassbar ist. Der Unterschied zwischen diesen
beiden Widget-Varianten liegt in den dargestellten Inhalten. RSSFeeds blenden eine Übersicht aus externen Webquellen ein, beiAbb. 1-15: RSS-Feeds und eBlog-Beiträge
spielsweise die News von Spiegel Online oder Kicker. Sie müssen lediglich den RSS-Feed in den Einstellungen des jeweiligen Widgets
hinterlegen.
Die Widget-Variante eBlog-Beiträge erfordert mehr Eigenleistung. Diese ist dazu gedacht, Mitarbeitern gezielt Informationen zugänglich zu machen. Sie können beispielsweise über neue Objekte
informieren, Unternehmensmitteilungen veröffentlichen und vieles mehr. Beiträge dieser Art verfassen Sie im eBlog-Manager.
estateCockpit-Widgets
Die estateCockpit-Widgets repräsentieren die wichtigsten Kennzahlen
Ihres Unternehmens auf dem Homescreen. Jede Kennzahl verfügt
dabei über ein eigenes Widget. Auf diesem lassen sich die wichtigsten
Informationen in Form von Statistik-Grafiken übersichtlich und
prägnant in den Mittelpunkt rücken. Eine erste Auswahl von
estateCockpit-Elementen finden Sie bereits vordefiniert in den aktivierbaren Homescreen-Elementen.
Darüber hinaus nutzen Sie die Informationselemente auch unter Auswertungen - estateCockpit. Innerhalb des hier hinterlegten Dashboards platzieren und ordnen Sie die Elemente nach Belieben. Sie
erreichen das Dashboard auch direkt vom Homescreen aus über die
Abb. 1-16: estateCockpit-Widgets auf
dem Homescreen
Kachel estateCockpit.
Beachten Sie, dass vor Nutzung der estateCockpit-Elemente zunächst grundlegende Systemkonfigurationen vorzunehmen sind. Sie finden diese Optionen unter System - estateCockpit
- 23 -
1.3.2.3 Elemente hinzufügen
Das Hinzufügen von Elementen auf den Home Screen erfolgt über die Galerie, die Sie über das "+"Symbol in der rechten oberen Ecke des Homescreens erreichen. Hier wählen Sie die gewünschten Elemente mit der linken Maustaste aus. Die Kacheln und Widgets werden generell hinter den bereits auf
dem Startbildschirm existierenden Elementen eingefügt und können im Anschluss an die gewünschte
Position verschoben werden.
Abb. 1-17: Über das Plus-Symbol lässt sich die Galerie zum Hinzufügen von Elementen öffnen.
- 24 -
1.4 Die Benutzeroberfläche
von estateOffice
Die Gestaltung der estateOffice-Benutzeroberfläche richtet sich nach den neuesten Entwicklungen
und Standards für Windows-Programme und Internet-Anwendungen. So orientieren sich die Menüund Symbolleiste beispielsweise im Hinblick auf Optik und Funktion an aktuellen Internet-Browsern.
Gleiches gilt auch für die Darstellung der Anwendungsmodule, die in jeweils eigenen Registerkarten
(Tabs) angezeigt werden.
Die weitere Unterteilung der Module ist ebenfalls auf eine größtmögliche Benutzerfreundlichkeit ausgelegt: Der Hauptinhalt befindet sich in einem großen Fenster in der Mitte der Anwendung, umrahmt
von der Navigationsleiste (links) und der Anzeige der Favoriten (rechts). Die erweiterte Funktionalität
der Symbolleiste ermöglicht darüber hinaus eine Programmsteuerung ähnlich wie bei einem InternetBrowser: Der Benutzer kann mit Pfeil-Schaltflächen einen oder mehrere Schritte zurück und wieder
vorwärts durch den Anwendungsverlauf navigieren.
Abb. 1-18: Die Arbeitsoberfläche von estateOffice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Menüleiste
Symbolleiste
easySearch
Registerleiste
Navigationsleiste
Datenbereich
Favoritenleiste
- 25 -
Alle estateOffice-Anwendungsmodule und Modulansichten werden in Form von Registerkarten dargestellt. Der Registerkarten-Reiter enthält das Symbol des zugehörigen Moduls, den Namen der aktuellen Modulansicht und ein Kreuzsymbol. Durch Klicken auf den Namen der Modulansicht wird eine
Registerkarte aktiv im Vordergrund angezeigt und durch Klicken auf das Kreuz wird sie geschlossen.
Abb. 1-19: Eine typische estateOffice-Registerkarte mit Navigationsleiste und Datenbereich, in dem die Profilansicht des selektierten Objekts angezeigt wird.
Einige Module können mehrfach geöffnet werden. Dann wird für jede weitere Modulansicht eine
eigene, neue Registerkarte angezeigt. Wenn mehrere Module oder Ansichten gleichzeitig geöffnet
sind bilden sie eine Registerkartenleiste, und der Benutzer kann durch Klicken auf die RegisterkartenReiter schnell zwischen den Modulen und Modulansichten wechseln. Am rechten Rand der Registerkartenleiste befindet sich ein Pfeilsymbol. Durch Anklicken des Pfeils wird ein Dropdown-Menü mit
der Liste aller geöffneten Registerkarten aufgeklappt. Hier können Sie auswählen, welche Registerkarte aktiv im Vordergrund angezeigt werden soll.
Die estateOffice-Registerkarten bestehen aus mehreren Bereichen. Auf der linken Seite befindet sich
die Navigationsleiste, während die zentrale Fläche für den Datenbereich reserviert ist. Jede Registerkarte besitzt am oberen Rand eine Titelzeile mit der Bezeichnung des Moduls oder der Modulansicht bzw. Registerkartenseite.
Bei einigen Modulansichten werden in der Titelzeile zusätzlich die Hierarchie-Ebenen des Aufgabenbereichs als Hyperlinks angezeigt, und der Benutzer kann durch Anklicken eines Links direkt zur
entsprechenden Ansicht bzw. Registerkarte wechseln.
- 26 -
Abb. 1-20: Titelzeile mit Navigation zu weiteren Registerkarten
Die Registerkarten der estateOffice-Anwendungsmodule bestehen aus folgenden Komponenten:
1.4.2.1 Navigationsleiste
Die Navigationsleiste besteht aus Befehlen, die in Dropdown-Menüs
gruppiert sind. Im Gegensatz zu allgemeinen Menüs enthält die Navigationsleiste nur Befehle, die im aktuellen Kontext sinnvoll sind und
auf den Aufgabenbereich des aktuellen Anwendungsmoduls angewendet werden können. Jedes Dropdown-Menü in der Navigationsleiste hat eine Titelzeile mit dem Namen der Befehlsgruppe.
Über das Doppelpfeil-Symbol rechts in der Gruppen-Titelzeile kann
die Dropdown-Liste der Menübefehle auf- und zugeklappt werden. In
der rechten oberen Ecke befindet sich darüber hinaus ein kleines Heftzweckensymbol. Über dieses kann die Navigationsleiste komplett ausgeblendet werden. Um die Navigationsleiste bei Bedarf wieder
sichtbar zu machen genügt es, den Mauszeiger an den linken Bildschirmrand zu bewegen. Ein erneuter Klick auf die Heftzwecke fixiert
die Leiste wieder an der gewohnten Position.
Navigationsleiste anpassen
Nicht jeder Nutzer von estateOffice benötigt alle Elemente der Navigationsleiste. Um die Übersicht zu erhöhen, lassen sich einzelne Elemente bei Bedarf ausblenden. Öffnen Sie das Fenster Navigation
anpassen, indem Sie einen Rechtsklick auf die Navigationsleiste
machen und aus dem Kontextmenü die Option Navigationsleiste
anpassen wählen.
Hier lassen sich durch einfaches Setzen oder Entfernen der Häkchen
Menüpunkte ein- und ausblenden.
Außerdem ist es möglich, die Reihenfolge der Befehlsgruppen zu
ändern, indem Sie die gewünschte
Gruppe markieren und diese über die Abb. 1-21: Die Navigationsleiste lässt
Pfeile in der Mitte des Fensters nach oben oder unten schieben.
- 27 -
sich schnell und einfach anpassen.
1.4.2.2 Baumstruktur
Auf einigen Registerkarten wird im linken Abschnitt des Datenbereichs eine Baumstruktur bzw. strukturierte Liste angezeigt,
die Felder- oder Objektnamen enthält.
Abb. 1-22: Datenbankfelder-Liste als Baumstruktur
1.4.2.3 Datenbereich
Das Erscheinungsbild des Datenbereichs auf den Registerkarten ist variabel. Abhängig von der jeweiligen Modulansicht werden im Datenbereich unterschiedliche Inhalte angezeigt, beispielsweise ein Formular mit den Detaildaten eines Objekts oder einer Adresse, eine Listenansicht von Objekten bzw.
Adressen oder auch Aktivitäten, Aufgaben, Termine und Systemeinstellungen.
1.4.2.4 Favoritenleiste
Am rechten Bildschirmrand befindet sich die Favoritenleiste, die einen
Schnellzugriff auf besonders häufig genutzte Datensätze ermöglicht.
Sie können hier Objekte oder Adressen ablegen, sowie eigene Ordner
definieren, die wiederum Datensätze enthalten. Außerdem steht in
der Favoritenleiste auch ein Verlaufswerkzeug zur Verfügung, das
eine zeitliche Übersicht der zuletzt geöffneten Elemente beinhaltet.
Abb. 1-23: Die Favoritenleiste bietet
schnellen Zugriff auf häufig genutzte
Adressen und Objekte.
Ebenso wie die Navigationsleiste lässt sich auch die Favoritenleiste bei Bedarf automatisch ausblenden.
- 28 -
Wenn mehrere Registerkarten geöffnet sind, können sie vertikal oder horizontal auf dem Bildschirm
angeordnet und gruppiert werden.
Abb. 1-24: Gruppierte Registerkarten
Führen Sie einen Rechtsklick auf dem Registerkarten-Reiter aus, um das Kontextmenü mit den Befehlen zum Anordnen und Gruppieren einzublenden. Es stehen folgende Befehle zur Auswahl:
Befehl
Beschreibung
Neue horizontale
Die ausgewählte Registerkarte wird unterhalb aller anderen geöffneten
Gruppe anlegen
Registerkarten angeordnet und aktiviert.
Neue vertikale
Die ausgewählte Registerkarte wird neben allen anderen geöffneten Regis-
Gruppe anlegen
terkarten angeordnet und aktiviert.
Schließen
Dieser Befehl schließt die momentan aktive Registerkarte.
Alle schließen
Dieser Befehl schließt alle geöffneten Registerkarten.
Alle schließen außer
Alle Registerkarten werden geschlossen, ausgenommen die im Vor-
Aktive
dergrund aktive.
Wenn Sie auf dem Registerkarten-Reiter einer vorher gruppierten Registerkarte rechtsklicken, enthält
das eingeblendete Dropdown-Menü Befehle zum Verschieben in die vorherige oder nächste Gruppe
(zusätzlich zu den Befehlen zum Schließen).
- 29 -
1.4.4 Kontextmenüs
In fast allen Anwendungssituationen lässt sich durch Rechtsklick ein Kontextmenü einblenden. Kontextmenüs werden direkt unter der Position des Mauszeigers angezeigt, damit die Maus möglichst
wenig bewegt werden muss. Im Gegensatz zu normalen Menüs enthalten Kontextmenüs nur Befehle,
die in der jeweiligen Situation für das aktuelle Element bzw. die aktuelle Aufgabe sinnvoll sind.
Abb. 1-25: Bildschirmausschnitte mit verschiedenen Kontextmenüs für: Funktionsbefehle; Formularfeld-Optionen;
Kriterien-Bedingungsauswahl (von links nach rechts).
Mit einem Rechtsklick auf der freien Fläche des Datenbereichs wird ein Kontextmenü geöffnet, das
dem Benutzer verschiedene Funktionsbefehle zum aktuellen Aufgabenkontext anbietet. Wenn Sie
dagegen einen Rechtsklick auf einem bestimmten Element im Datenbereich ausführen, z. B. einem
Feld oder Suchkriterium, enthält das angezeigte Kontextmenü Optionen zu diesem Element.
1.4.5 Symbolleiste
Die Symbolleiste enthält Schaltflächen mit Dropdown-Menüs für den Schnellzugriff auf alle Module
und die wichtigsten Bearbeitungsbefehle. Am Anfang der Symbolleiste finden Sie Prinzipiell das Symbol Home, mit dem Sie auf den Startbildschirm zurück wechseln. Das zugehörige Dropdown-Menü
enthält darüber hinaus die Möglichkeit zum direkten Aufrufen sämtlicher Hauptmodule von estateOffice.
Abb. 1-26: Die Symbolleiste von estateOffice.
Mit den Pfeil-Schaltflächen Zurück und Vorwärts kann der Benutzer einen oder mehrere Schritte
zurück und wieder vorwärts durch den Anwendungsverlauf navigieren. Mit der Schaltfläche
Drucken wird entweder direkt das Dialogfeld "Drucken" aufgerufen oder ein vorgeschaltetes Auswahl-Dialogfeld angezeigt.
Beim Öffnen eines neuen Moduls ändert sich die Darstellung der Symbolleiste und es werden weitere
modulspezifische Schaltflächen angezeigt.
Auf einigen Schaltflächen sind Dropdown-Menüs integriert, die durch Anklicken des Pfeils rechts
neben dem Schaltflächensymbol aufgeklappt werden.
- 30 -
1. Das Dropdown-Menü auf der Schaltfläche Home enthält Befehle zum Aufrufen der verschiedenen Anwendungsmodule. Da die Module Objekte und Adressen mehrfach geöffnet werden können, ist zusätzlich der Befehl Neues Fenster verfügbar. Durch Auswahl dieses Befehls
wird eine weitere Ansicht desselben Moduls auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
2. Die Dropdown-Menüs auf den Schaltflächen Zurück und Vorwärts zeigen den Verlauf der
zuletzt ausgeführten Aktionen bzw. die Namen der zuletzt geöffneten Modulansichten an.
3. Das Dropdown-Menü auf der Schaltfläche Drucken enthält abhängig von der jeweiligen Modulansicht unterschiedliche Einträge, entweder für die Art der Druckausgabe (Word oder PDF)
oder für die Auswahl des Elements, das gedruckt werden soll.
4. Das Dropdown-Menü Neu enthält eine Auswahlliste der Elemente, die mit diesem Befehl
erstellt werden können. Welche Elemente hier angezeigt werden, ist vom jeweiligen Modul und
Aufgabenbereich abhängig.
1.4.6 Menüleiste
Die Menüleiste am oberen Rand des estateOffice-Bildschirms enthält in Abhängigkeit des jeweils
geöffneten Moduls Befehle zum Öffnen, Speichern, Bearbeiten und Drucken der aktuell geöffneten
Elemente sowie zum Beenden von estateOffice.
In vielen Anwendungssituationen werden zusätzliche Menüs in der Menüleiste angezeigt. Sie enthalten Einträge für die jeweiligen Aktionen und Optionen des aktuellen Aufgabenbereichs.
1.4.6.1 Extras
Neben den anwendungsspezifischen Menüeinträgen beinhaltet die
Rubrik Extras grundsätzlich die Option Programmeinstellungen.
In diesem Fenster können Sie folgende Einstellungen kontrollieren
und ändern:
Abb. 1-27: Das Fenster Programmeinstellungen.
Element/Option Beschreibung
Anmeldedaten
Hier können Sie Ihr Passwort für estateOffice ändern.
für estateOffice
Anmeldedaten
Hier können Sie Ihre Zugangsdaten für Immowelt.de hinterlegen. Diese werden
für Meine Immo-
beispielsweise beim Abruf der Objekt-Statistiken benötigt. Da der Immowelt-
- 31 -
welt
Account in der Regel unternehmensweit genutzt wird, können die Anmeldedaten durch Setzen des Hakens auch von allen anderen Benutzern verwendet werden.
System & Utilities
Mit diesen Einstellungen wird die Erzeugung von PDF-Dokumenten, beispielsweise von Exposés, beeinflusst. Neben dem bevorzugten Programm zur
Generierung der Dokumente können Sie hier auch die Nutzung von FinePrintEinstellungen forcieren, sowie MS Word-basierte Textmarken erstellen und auf
Wunsch ISO 19005-1-kompatible Dateien erzeugen.
Hinweis: Wenn Sie die Funktion Gesichertes Exposé verwenden möchten, müssen Sie den Haken bei ISO 19005-1-kompatibel entfernen.
Erscheinungsbild
Zur Anpassung des Erscheinungsbildes von estateOffice stehen Ihnen die Varianten Weiß, Hellgrau und Dunkelgrau zur Verfügung. Über Setzen, bzw. Entfernen des Hakens Beschriftung ... blenden Sie eine Erklärung der
Piktogramme in der Symbolleiste ein und aus.
1.4.6.2 Hilfe
Außer den Extras beinhaltet die Menüleiste immer das Menü Hilfe, mit
dem kontextbezogene Hilfeinformationen angefordert werden können. Hier stehen Ihnen folgende Menüpunkte zur Verfügung:
Abb. 1-28: Das Hilfe-Menü.
Update suchen
Ein Klick auf diesen Menüpunkt überprüft, ob eine neue Version von
estateOffice zum Download bereit steht. Ist dies der Fall, wird das
Fenster Download und Installation von Updates eingeblendet. In diesem finden Sie neben den Versions-Informationen zum entsprechenden Update auch eine Schaltfläche, über welche die neue Version direkt heruntergeladen
und installiert werden kann. Beachten Sie, dass bei Benutzer unter System - Verwaltung explizit der
Haken bei berechtigt für Download von Updates gesetzt sein muss, um die Funktion nutzen zu können.
Hilfe anzeigen
Über diese Option rufen Sie die interne Hilfefunktion von estateOffice auf. Im Wesentlichen entspricht der Inhalt des Fensters dem
Inhalt dieses Handbuchs. Sie erreichen die Hilfefunktion auch über
den Tastendruck F1.
- 32 -
Fernwartung
Bei Fragen zu estateOffice können sich unsere Support-Mitarbeiter auf Ihren PC aufschalten, um Sie
bei der Lösung zu unterstützen. Hierzu ist es oftmals erforderlich, dass eine Teamviewer-Sitzung gestartet wird. Der Link Fernwartung sorgt automatisch für den lokalen Download dazu verwendeten
Software Teamviewer.
Fragen und Antworten
Auf unserer Webseite finden Sie etliche häufig gestellte Fragen und
die dazugehörigen Antworten rund um estateOffice. Neben hilfreichen Tipps werden hier auch konkrete Probleme behandelt, die
unseren Kunden im Umgang mit estateOffice aufgefallen sind.
Praxis-Tipps
Auch dieser Link führt Sie auf unsere Webseite support.immowelt.de, diesmal allerdings in den Bereich
Praxis-Tipps. Hier finden Sie umfangreiche und klar verständliche Tutorials zu ausgewählten Themen,
die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit mit estateOffice und anderen, ausgewählten Programmen unterstützen.
Immowelt YouTube-Kanal
Zum Thema Immowelt finden Sie Videos im Internet. Auf dem Videoportal YouTube sind diese Filme übersichtlich hinterlegt. Sie finden
hier nicht nur Videos der Immowelt, sondern auch multimediale Stadtteil-Portraits die Sie in Ihre Präsentationen und Immobilienanzeigen
einbinden können. Praktische Tipps rund um die Themen Bauen und
Wohnen runden das Videoangebot ab.
Lizenzierung
Um estateOffice nutzen zu können, müssen Sie die Software
zunächst lizenzieren. Den entsprechenden Key finden Sie als sechsstellige Zeichenkombination auf Ihrem Lieferschein. Dieses Fenster
nutzen Sie auch, wenn Sie Zusatzprodukte wie beispielsweise die Laptop-Kommunikation nachträglich erwerben und entsprechend lizenzieren wollen.
- 33 -
Info
Hier finden Sie die Versions- und Statusinformationen von estateOffice. Über einen Link im unteren Bereich des Fensters werden darüber
hinaus umfangreiche Informationen zur verwendeten Hard- und Software eingeblendet.
Darüber hinaus finden Sie hier auch die Anzahl der an der Software
angemeldeten Benutzer. Klicken Sie auf den Link Anzahl aktuelle Sitzungen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie nicht nur Vorund Nachnamen der Mitarbeiter, sondern auch den zugehörigen Windows-Benutzer- und Rechnernamen und die Filiale angezeigt bekommen.
1.4.7 easySearch
Bei der easySearch handelt es sich um die Suchfunktion von estateOffice, mit der Sie schnell und einfach Adressen und Objekte finden. Im Unterschied zu den jeweiligen Kurzsuchen, die Sie mit den entsprechenden Kacheln starten, lässt sich die easySearch individuell anpassen, um immer das beste
Suchergebnis zu gewährleisten. Darüber hinaus findet die phonetischer Suche auch ähnlich klingende, aber unterschiedlich geschriebene Begriffe. Beispielsweise findet eine Suche nach "Meier"
auch "Maier" und "Mayer".
Auf dem Startbildschirm finden Sie die easySearch mittig zwischen der Registerleiste und den Kacheln
platziert. In den jeweiligen Modulmasken ist die Suchfunktion hingegen jeweils in der rechten oberen
Ecke zu finden.
1.4.8 Wörterbuch
Für jeden Benutzer von estateOffice ist ein eigenes Wörterbuch hinterlegt. In dieses können einzelne,
vom Programm als fehlerhaft markierte Wörter dauerhaft übernommen werden.
Wenn ein eingegebener Text von estateOffice als fehlerhaft erkannt wurde (rote Schlangenlinie unterhalb des Wortes), kann über das Kontextmenü die Option Hinzufügen zum Wörterbuch genutzt werden. Der betreffende Text wird im Wörterbuch hinterlegt und damit in die Liste der
Korrekturvorschläge aufgenommen.
Um das angelegte Wörterbuch auch anderen Anwendern zur Verfügung zu stellen, kann es in deren
Benutzerprofile übertragen werden. Wechseln Sie hierzu in die Systemeinstellungen und dort zu Verwaltung - Benutzer. Anschließend wählen Sie Bearbeiten in der Menüleiste und klicken dort auf Feldinhalte übertragen. Suchen Sie nun im linken Fenster nach dem Eintrag "Wörterbuch" und markieren
Sie im rechten Bereich den Benutzer, an welchen Sie das Wörterbuch übertragen möchten. Mittels
Übernehmen starten Sie den Übertragungsvorgang.
- 34 -
Die Inhalte des Wörterbuchs sind in einer .DICT-Datei im Ordner Woerterbuecher abgelegt. Sie finden
diesen im estateOffice-Dokumentenverzeichnis des jeweiligen Benutzers. Um die .dict-Datei zu öffnen bzw. zu bearbeiten verwenden SIe den Windows- oder einen vergleichbaren Editor. So können
Sie Daten aus eventuell bereits vorhandenen Wörterbüchern mittels Copy & Paste in estateOffice
übernehmen. Beachten Sie dabei, dass pro Zeile nur ein Wort eingetragen werden darf.
- 35 -
In den folgenden Abschnitten erhalten Sie einen Überblick über die estateOffice-Anwendungsmodule
und ihre Funktionsbereiche.
Dieser Bildschirm ist das Hauptfenster von estateOffice, das direkt nach dem Programmstart angezeigt wird. Von hier aus öffnen Sie über die Kacheln die Anwendungsmodule für die einzelnen Aufgabenbereiche Ihres Arbeitsablaufs. Im Hauptfenster wird unterhalb des Menübereichs die
Registerkarte Home angezeigt, auf der easySearch, Datenbereich und die Infoleiste zusammengefasst sind.
In der easySearch finden Sie schnell und einfach die für Sie relevanten Objekte und Adressen. Der
intelligente und anpassbare Suchalgorithmus sorgt dafür, dass Sie nur die Informationen erhalten, die
Sie wirklich benötigen.
Der Datenbereich des Startbildschirms zeigt die Kacheln an, über die Sie die Anwendungsmodule starten. Darüber hinaus finden Sie hier auch Widgets, über die Sie tagesaktuelle Informationen erhalten,
oder neueste Marktberichte oder Nachrichten aus sozialen Netzwerken mit Ihren Kollegen im Unternehmen austauschen können.
In der Infoleiste sehen Sie direkt nach dem Starten von estateOffice auf einen Blick Ihren Benutzernamen, Ihre Kontaktdaten, Datum und Uhrzeit sowie den Namen Ihrer Gruppe bzw. Unternehmensfiliale nebst zugehörigem Logo. Darüber hinaus finden Sie am rechten Rand die
Hilfefunktion, sowie eine Möglichkeit, Ihre Meinung zu estateOffice an die Immowelt zu übertragen.
Abb. 1-29: Die Infoleiste in estateOffice
Dieses Modul ist der Adressmanager von estateOffice, mit dem Sie Ihre Adressdatenbank verwalten.
Alle Adressen zu Immobilienangeboten und -gesuchen werden nach Adresstyp (Eigentümer, Mieter,
Interessent usw.) kategorisiert in der Datenbank gespeichert.
Für die Adressensuche stehen zwei Standard-Suchfunktionen zur Verfügung: Kurzsuche und Detailsuche. Über die Kurzsuche-Funktion lassen sich schnelle Suchabfragen mit reduziertem Kriterienumfang definieren, während die Detailsuche für komplexe Datenbankabfragen mit maximaler
Ergebnis-Passgenauigkeit konzipiert ist. Ausgewählte Objekte und Adressen, die sich sonst nicht mit
einer einzelnen Suche filtern lassen, können in gesonderten Ablagen gespeichert werden.
Mit den Funktionen des Adressmanagers führen Sie auch Ihren Arbeitsablauf für Immobiliengesuche
aus. Für die Erfassung und Kategorisierung von Gesuchen und Objektanfragen werden zunächst klassifizierte Muster-Beschreibungen erstellt und als "Anforderungsprofile" gespeichert. Sie können dif-
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ferenzierte Anforderungsprofile für alle Arten privater und gewerblicher Immobiliengesuche anlegen
und anschließend für die Erfassung von Gesuchen und Anfragen sowie bei der Angebotserstellung
verwenden.
Die Angebotserstellung wird durch einen Assistenten vereinfacht, sodass der gesamte Ablauf von
einer Registerkarte aus erledigt werden kann. Zu jedem Angebot können Exposés mit Bildern, Lageplänen usw. sowie Dokumente, z. B. Verträge, in verschiedenen Formaten hinterlegt werden. Sie können eine Auswahl von Objekten gleichzeitig mehreren Interessenten anbieten und die Angebote
entweder via E-Mail, als Fax oder per Post versenden. Für jedes Angebot wird automatisch ein Nachweis erstellt. Eine Journalfunktion sorgt dafür, dass Sie jederzeit einen Überblick über alle bisher aufgezeichneten Aktivitäten, Aufgaben und Termine haben.
Mit dem Adressmanager werden alle Immobiliengesuche und die eingehenden Anfragen für offerierte
Objekte bearbeitet. Der Adressmanager stellt umfangreiche Funktionen für alle Aktivitäten der Immobilienvermarktung zur Verfügung und ist eng mit den übrigen Anwendungsmodulen sowie mit externen Office-Produkten integriert.
Sie können vom estateOffice-Adressmanager aus direkt auf Microsoft Word, Outlook und Powerpoint zugreifen und diese Anwendungen für das Kunden- und Kontaktmanagement sowie bei der
Erstellung von Angeboten, Dokumenten und Mailings nutzen. Für betriebswirtschaftliche Auswertungen ist außerdem ein Export von estateOffice-Daten nach Excel möglich.
Mit den Funktionen des Adressmanagers sind sämtliche unternehmensinternen und externen
Geschäftsbeziehungen transparent und übersichtlich darstellbar.
Die Funktionen des Moduls Adressen und ihre Verwendung werden im Kapitel Arbeiten mit dem
Adressmanager ausführlich beschrieben.
Dieses Modul ist der Objektmanager von estateOffice, mit dem Sie Ihre Immobilienobjekte erfassen,
verwalten und vermarkten. Beim Erfassen von Objekten erhalten Sie Unterstützung durch den
estateOffice-Objektassistenten, der Sie durch die einzelnen Arbeitsschritte führt.
Mit den Maskendesigner-Funktionen von estateOffice lassen sich detaillierte, individuelle Formulare
für die Beschreibung von Immobilienobjekten gestalten, die als Objektprofile gespeichert und im
Objektmanager anschließend zur Erfassung von Objekten verwendet werden. Der Maskendesigner
stellt Ihnen eine umfangreiche Auswahl vordefinierter Felder zur Beschreibung der Eigenschaften und
Vertriebsoptionen zur Verfügung, die Sie durch benutzerdefinierte Kriterienfelder entsprechend Ihren
Anforderungen ergänzen können.
Der Objektmanager bietet zwei Standard-Suchfunktionen für die Abfrage der estateOffice-Datenbank: Über die Kurzsuche-Funktion lassen sich schnelle Suchabfragen mit reduziertem Kriterienumfang definieren, während die Detailsuche für komplexe Datenbankabfragen mit maximaler
Ergebnis-Passgenauigkeit konzipiert ist. Ausgewählte Objekte und Adressen, die sich sonst nicht mit
einer einzelnen Suche filtern lassen, können in gesonderten Ablagen gespeichert werden.
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Verschiedene Bearbeitungsansichten helfen Ihnen bei der Organisation Ihres Objektportfolios, und
mit den Filterfunktionen werden passende Objekte auf einen Blick erkennbar. Die Angebotserstellung
wird zusätzlich durch einen Angebotsassistenten vereinfacht. Zu jedem Angebot können Exposés mit
Bildern, Lageplänen usw. sowie Dokumente, z. B. Verträge, in verschiedenen Formaten hinterlegt werden. Sie können eine Auswahl von Objekten gleichzeitig mehreren Kunden anbieten und die Angebote entweder via E-Mail, als Fax oder per Post versenden. Zu jedem Angebot wird automatisch ein
Nachweis erstellt. Eine Journalfunktion sorgt dafür, dass Sie jederzeit einen Überblick über alle bisher
aufgezeichneten Aktivitäten, Aufgaben und Termine haben.
Der Objektmanager bietet vielseitige Funktionen für alle Aktivitäten der Objektvermarktung. Mit dem
Objektmanager können Sie Ihre Objekte auch für die Vermarktung auf Internetportalen bereitstellen.
Dabei lassen sich alle Angebote in unterschiedlichen Formaten auf verschiedenen Immobilienportalen
veröffentlichen.
Der workflow-orientierte Aufbau des Objektmanagers sorgt für einen nahtlosen Übergang in andere
Aufgabenbereiche und Module, z. B. zur Nachweisführung, Aktivitätenplanung und statistischen Auswertung. Über Schnittstellen zu externen Anwendungsprogrammen, die beim Ausführen bestimmter
Arbeitsschritte automatisch aufgerufen werden, haben Sie direkten Zugriff auf Ihre vertraute OfficeProduktumgebung. Sie können vom estateOffice-Objektmanager aus direkt auf Microsoft Word, Outlook und Powerpoint zugreifen und diese Anwendungen für das Kunden- und Kontaktmanagement
sowie bei der Erstellung von Angeboten, Dokumenten und Mailings nutzen.
Die Funktionen des Moduls Objekte und ihre Verwendung werden im Kapitel Arbeiten mit dem Objektmanager ausführlich beschrieben.
Dieses Modul ist der Termin- und Aktivitätsmanager von estateOffice und ermöglicht die Verknüpfung von Terminen, Aktivitäten und Aufgaben mit Adressen und Objekten. Auf den Übersichtsseiten des Planers werden alle Termine, Aktivitäten und Aufgaben eines Benutzers dargestellt,
die entweder direkt im Planer oder mit dem Objekt- und Adressmanager angelegt wurden. In den verschiedenen Modulansichten des Planers sind Ansprechpartner sofort ersichtlich und Angebote, Mailings und Telefonate jederzeit nachvollziehbar.
Über die Schnittstelle zu Microsoft Outlook lassen sich alle Kontakte, Termine und Aufgaben schnell
und verlässlich synchronisieren. Der Planer verfügt über ein Wiedervorlagensystem, verteilt Einzel-,
Serien- und Gruppenaufgaben und -termine und ermöglicht die Erstellung von Gruppen- und Aktivitätsplänen. In Arbeitsumgebungen mit Microsoft Exchange Server können die erweiterten estateOffice-Funktionen zur Outlook-Synchronisation genutzt werden. Dadurch lassen sich Termine
automatisch und sofort in die Outlook-Kalender anderer Benutzer eintragen.
Die Funktionen des Moduls Planer und ihre Verwendung werden im Kapitel Arbeiten mit dem Planer
ausführlich beschrieben.
Mit dem Modul Auswertung können Sie statistische Auswertungen nach Aktivitäten erstellen und globale Suchabfragen mit beliebigen Kombinationen von Datenbankinhalten ausführen. Alle Auswertungen sind direkt den jeweiligen Objekten oder Adressen zuweisbar. Diese Funktionen
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ermöglichen Ihnen beispielsweise, die entstandenen Kosten für Aktivitäten und Aufträge zu ermitteln
und als Pivot-Tabellen nach Microsoft Excel zu exportieren.
Mit der Globalsuche lassen sich komplexe Datenbankabfragen generieren, die nach der Ausführung
für spätere Wiederverwendung gespeichert werden können und damit benutzerdefinierte Datenbank-Sichten zur Verfügung stellen. Globale Suchabfragen ermöglichen auch die Extraktion von
Daten für Mailings und andere Vertriebsaktionen.
Die Funktionen des Moduls Auswertung und ihre Verwendung werden im Kapitel Statistische Auswertungen ausführlich beschrieben.
Diese Modul ist der Dokumentenmanager von estateOffice. Hier erstellen und verwalten Sie Vorlagen
für alle Arten von Dokumenten, die Sie in Ihrem täglichen Workflow benötigen. Sie können formatierte Vorlagen für Anschreiben, Exposés mit Flächentabellen, Bildern und Grundrissen sowie Präsentationen und E-Mail-Anschreiben anlegen und mit estateOffice-Datenbankfeldern befüllen. Mit
den verfügbaren Vorlagenkategorien für Listen lassen sich schnell und einfach Berichte zu Aktivitäten,
Nachweisen, Terminen und Aufgaben erstellen. Die Funktionen des Moduls Vorlagen und ihre Verwendung werden im Kapitel Dokumentvorlagen und eBlog ausführlich beschrieben.
Mit den Funktionen dieses Moduls legen Sie die Einstellungen für alle Bereiche Ihrer estateOfficeArbeitsumgebung fest: Allgemeine Grundeinstellungen, Benutzer-Stammdaten, Benutzer-, Gruppenund Filialverwaltung, Benutzerprofile und Rollen sowie Vorgaben für Formulare und Listen. In diesem
Anwendungsmodul werden außerdem alle Objekt- und Anforderungsprofile erstellt und verwaltet.
estateOffice ermöglicht unter Anderem die Zuweisung von Berechtigungen auf Benutzer- und Gruppenebene sowie Betreuerzuordnungen für einzelne Objekte, Adressen und Aktivitäten. Die gesamte
Unternehmensorganisation ist abgebildet, dabei ist jeder Benutzer Gruppen oder Filialen zugeordnet.
Übergeordnete Zugriffsrechte werden transparent dargestellt. Zusätzlich kann zwischen unsichtbaren Daten, reinen Lese- oder auch Bearbeitungsrechten differenziert werden. Im Systemmodul können auch benutzerdefinierte Datenbankfelder angelegt und zusätzliche Elemente für alle Arten von
Listen definiert werden. Im Bereich Internet des Systemmoduls konfigurieren Sie die Schnittstellen zu
Internetportalen, auf denen Immobilienangebote veröffentlicht werden sollen.
Die Funktionen des Moduls System und ihre Verwendung werden im Kapitel estateOffice einrichten
und anpassen ausführlich beschrieben.
Dieses Modul vereint Funktionen für den Zugriff auf verschiedene externe Schnittstellen und Dienstprogramme mit Befehlen zur Datenbank-Bereinigung und -Verwaltung.
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Über die Schaltfläche TAPI wird der Konfigurationsdialog des TAPI-Treibers (falls vorhanden) geöffnet,
um die Telefonanlagen-Fernsteuerung einzurichten. Zur Pflege Ihrer estateOffice-Datenbank stehen
Funktionen für die Einzel- und Gesamt-Duplikatsprüfung von Datensätzen zur Verfügung. Mit dem
Befehl Benutzerverwaltung lässt sich die Zuordnung von Datenbankinhalten zu Benutzern, Gruppen
oder Filialen ändern. Dabei besteht die Möglichkeit, sämtliche Inhalte nach Kategorien aufgeschlüsselt
neu zuzuordnen.
Im Bereich Internetübertragung wird die Übertragung von Immobilienangeboten an Internetportale
durchgeführt. Dabei bietet ein Börsenmanager-Tool Unterstützung zur Verwaltung der verschiedenen Börsen.
Mit dem Datenmanager-Tool kann der Benutzer Supervisor im Rahmen einer Massenbearbeitung die
Feldinhalte von selektierten Objekten und Adressen ersetzen oder löschen. Das Modul bietet auch
spezielle Funktionen für den Import von Objektanfragen und für den Massenimport von externen
Adressbeständen, die in anderen Datenbank-, Tabellenkalkulations- oder Textformaten vorliegen.
Die Funktionen des Moduls Tools und ihre Verwendung werden im Kapitel Datenbank-Tools ausführlich beschrieben.
Das eBlog bietet Ihnen eine ideale unternehmensinterne Kommunikationsplattform, um neueste
Marktberichte, tagesaktuelle Informationen, Nachrichten aus sozialen Netzwerken oder allgemeine
Termine mit Kollegen auszutauschen. Sie können nicht nur eigene eBlog-Artikel verfassen und veröffentlichen, sondern auch Artikel Ihrer Kollegen kommentieren.
Zu jedem eBlog-Artikel lassen sich Bilder und Dateien hinzufügen sowie Stichworte (Tags) und Webadressen als Hyperlinks einbinden.
Alle eBlog-Artikel sind in Rubriken bzw. Kategorien organisiert, die einzeln abonnierbar sind. Sie haben
auch die Möglichkeit, neue Kategorien anzulegen und externe Blogs oder RSS-Feeds zu abonnieren.
Bei jedem Programmstart von estateOffice werden alle abonnierten eBlog-Kategorien aktualisiert auf
dem Startbildschirm angezeigt.
Die Funktionen des Moduls eBlog und ihre Verwendung werden im Kapitel Dokumentvorlagen und
eBlog ausführlich beschrieben.
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43
2.1.1 Startseite
2.1.2 Speicherpfade
2.1.3 Briefpapiere
2.1.6 Listen
2.1.7 Pflichtfelder
2.1.13 Papierkorb
2.1.14 easySearch
43
44
45
46
47
48
49
50
51
51
52
52
53
54
55
58
2.2.1 Benutzer
2.2.2 Gruppen
2.2.5 Rollen
2.2.6 Filialen
2.2.7 E-Mail-Konten
58
61
65
69
72
75
77
79
80
82
2.3.1 Allgemein
2.3.4 Listen
82
84
86
86
88
88
2.5.2 Einrichten einer automatischen Internetbörsen-Übertragung
90
91
100
103
105
estateOffice bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten, die gesamte Anwendungsumgebung für die
Anforderungen Ihres Unternehmens und Arbeitsablaufs einzurichten und anzupassen. Sie können
nicht nur allgemeine Grundeinstellungen und anwendungsweit gültige Vorgaben festlegen, sondern
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auch einzelne Module und Funktionen benutzer- und workflow-spezifisch anpassen. Sämtliche Funktionen und Befehle zum Einrichten und Anpassen von estateOffice finden Sie im Systemmodul. Als
neuer Benutzer sollten Sie zuerst Ihre Benutzerstammdaten und die estateOffice-Grundeinstellungen
festlegen, bevor Sie die Anwendung produktiv einsetzen. Falls estateOffice bereits in Ihrem Unternehmen installiert ist, sollten Sie auch gleich zu Beginn alle Benutzerverwaltungs-Einstellungen überprüfen und nach Bedarf anpassen.
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Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie mit den Befehlen und Funktionen des Systemmoduls
die allgemeinen Grundeinstellungen von estateOffice festlegen. Dazu öffnen Sie das Systemmodul,
entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder über die Kachel
System auf dem Startbildschirm, und verwenden die Befehle der Gruppe Allgemein aus der Navigationsleiste, um die im Folgenden beschriebenen Registerkarten anzuzeigen.
2.1.1 Startseite
Mit den Funktionen und Optionen auf dieser Registerkarte können Sie verschiedene modulübergreifende Grundeinstellungen für estateOffice festlegen. Folgende Optionen sind hier verfügbar:
Element/Option
Beschreibung
MwSt.
Hier geben Sie den MwSt.-Satz für Bruttopreise ein. Vorgabe ist 19%.
Basis-Währungscode
Hier legen Sie den Währungscode für Felder mit Preisangaben fest.
Rechtschreibprüfung
Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird während der Eingabe in Formularfeldern eine Rechtschreibprüfung durchgeführt.
Word-Format
Hier geben Sie an, welche Version von Microsoft Word installiert ist.
Abstand von Feldern in
Hier lässt sich der Spalten- und Zeilenabstand von Formularfeldern an
...
die Bildschirmgröße und -auflösung anpassen.
Felder in manuell ...
Ermöglicht die automatische oder manuelle Anordnung von Feldern.
Geburtstage
Fügt dem Homescreen ein Geburtstags-Widget hinzu
Favoriten und Verlauf
Steuert die Anzeige der Favoriten- und Verlaufsleiste in den Modulmasken
E-Mail-Tracking erlauben
Aktiviert die Nachverfolgung von E-Mails zu Marketing-Zwecken.
Spezialanpassungen
Diese Option ermöglicht kundenspezifische Produktanpassungen, die
in Absprache mit dem Support von Immowelt vorgenommen werden
können.
Doc- - PDF Konvertierung Diese Option gibt an, ob ein Programm zur Konvertierung von WordDokumenten in das PDF-Format verfügbar ist.
PDF-Viewer
Diese Option gibt an, ob ein PDF-Viewer verfügbar ist.
Nutzungsstatistik auto-
Sendet anonymisierte Nutzungsstatistiken zur Verbesserung von
matisch ...
estateOffice
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Element/Option
Beschreibung
Telefonanwahl in Tele-
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird in Telefonnummern-
fonfeldern anbieten
Formularfeldern das Symbol für die Telefonwahl angezeigt. Durch Klicken auf das Telefonsymbol wird ein Dialogfeld für die Telefonwahl eingeblendet.
Allgemeine Ruf-
Wenn Sie diesen Link anklicken wird ein Dialogfeld eingeblendet, in dem
nummernausnahmen ...
Sie Rufnummern festlegen können, die vom TAPI-Tool gesondert behandelt werden sollen.
Bilder im Doku-
Legt die maximale Größe fest, bis zu der Bilder angezeigt werden.
mentenordner
Firmenlogo
Legt das Firmenlogo für Hauptfenster und Formulare fest.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Einstellungen zu übernehmen. In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind neben Abbrechen zusätzlich folgende Schaltflächen verfügbar:
Drucken.
Druckt die Systemeinstellungen-Liste.
Logdateien über-
Öffnet ein Fenster, mit dem Sie die estateOffice-Logdateien an Immowelt über-
tragen
tragen und anschließend löschen können..
2.1.2 Speicherpfade
Auf dieser Registerkarte können Sie die Speicherpfade für Daten, Dokumente, Objektbilder sowie
eBlog-Bilder und -Dateien anzeigen und ändern. Die bei der Programminstallation automatisch festgelegten Standardvorgaben sollten Sie nur ändern, wenn Sie über entsprechende Berechtigungen
und Datenbankkenntnisse verfügen.
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Abb. 2-1: Die Registerkarte Pfadeinstellungen
Zum Ändern eines Pfads klicken Sie auf die jeweilige Schaltfläche Durchsuchen... und öffnen damit
das Dialogfeld Ordner suchen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern oder wählen den Befehl
Speichern im Menü Datei, damit Ihre Einstellungen übernommen werden.
2.1.3 Briefpapiere
Auf dieser Registerkarte können Sie Briefpapiere zusammenstellen, die aus einer oder mehreren Bilddateien bestehen. Wenn Sie später bei der Erstellung von Dokumenten ein Briefpapier verwenden,
werden die Bilddateien auf der Hintergrundebene des Dokuments eingebettet, sobald es im PDF-Format gedruckt bzw. ausgegeben wird.
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Abb. 2-2: Die Registerkarte Briefpapiere
Klicken Sie in den Bereichen Erste Seite und Folgeseiten auf die Durchsuchen-Schaltfläche des Felds
Dateiname und wählen Sie im eingeblendeten Dialogfeld "Öffnen" die Bilddateien aus.
In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Neues Brief-
Setzt den Cursor in das Feld Bezeichnung zur Eingabe des Namens für das neue
papier
Briefpapier.
Briefpapier
Löscht das in der Liste Bezeichnung gewählte Briefpapier.
löschen
Die Fläche einer Briefpapier-Bilddatei muss dem Seitenformat des Dokuments entsprechen, für das
es vorgesehen ist. Wenn Sie z. B. ein DIN-A4-Dokument ins PDF-Format konvertieren, sollte das
gewählte Briefpapier(-Bild) ebenfalls DIN-A4-Größe haben.
Damit die hier definierten Briefpapiere verwendet werden können, müssen diese im Systemmodul
unter Verwaltung - Benutzer - Dokumente den jeweiligen Dokumentgruppen eines Benutzers zugewiesen werden. Anschließend kann der Benutzer im Systemmodul mit der Einstellung Objekte - Allgemein - Briefpapierauswahl festlegen, wie die Briefpapierauswahl gehandhabt werden soll.
Auf dieser Registerkarte wird das estateOffice-Ereignisprotokoll angezeigt und verwaltet.
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Abb. 2-3: Die Registerkarte Ereignisprotokoll
Mit den Kontrollkästchen im linken Abschnitt des Datenbereichs legen Sie fest, welche Ereignistypen
ins Protokoll aufgenommen werden sollen, und im Feld oberhalb der Ereignisliste stellen Sie ein, wie
viele Protokolleinträge angezeigt werden sollen. Um das Ereignisprotokoll nach einer bestimmten
Spalte zu sortieren, verschieben Sie den Titel der gewünschten Sortierspalte in den Bereich oberhalb
der Liste. Durch Anklicken des Pfeilsymbols, das rechts im Spaltentitel angezeigt wird, können Sie die
Sortierreihenfolge der Spalte umkehren.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern oder wählen Sie den Befehl Speichern im
Menü Datei, damit Ihre Einstellungen übernommen werden.
Auf dieser Registerkarte wird das estateOffice-Druckprotokoll angezeigt und verwaltet. Sie können
die Funktion bei Bedarf im Ereignisprotokoll deaktivieren bzw aktivieren.
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Abb. 2-4: Die Registerkarte Druckprotokoll
Die Auflistung in dieser Registerkarte umfasst Ihren kompletten Dokumentenausgang. Dabei kann es
sich beispielsweise um E-Mails, Excel- oder Word-Exporte oder um Ausdrucke auf Papier handeln. Um
das Druckprotokoll nach einer bestimmten Spalte zu sortieren, verschieben Sie den Titel der
gewünschten Sortierspalte in den Bereich oberhalb der Liste. Durch Anklicken des Pfeilsymbols, das
rechts im Spaltentitel angezeigt wird, können Sie die Sortierreihenfolge der Spalte umkehren.
Klicken Sie bei mehreren markierten Einträgen in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Markierung
löschen um diese zu entfernen oder wählen Sie den Befehl Gesamtes Protokoll löschen um den Verlauf zu leeren.
2.1.6 Listen
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Elemente für folgende Dropdown-Listen fest:
1.
2.
3.
4.
5.
Dokument-Gruppen
Dokument-Kategorien
eBlog-Kategorien
Länder
Umrechnungskurse
Mit den hier vorgenommenen Einstellungen definieren Sie, welche Auswahlmöglichkeiten der Benutzer in diesen Dropdown-Listen hat, die in verschiedenen Anwendungsmodulen verwendet werden. Klicken Sie in der Listenauswahl im linken Abschnitt des Datenbereichs auf den Namen der DropdownListe, die Sie bearbeiten möchten. Daraufhin wird im rechten Abschnitt eine Tabelle mit allen zugehörigen Listenelementen angezeigt.
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Wenn Sie das Kontrollkästchen Interne IDs anzeigen aktivieren, wird vor den Anzeigetexten eine Tabellenspalte mit internen Kennungen eingeblendet. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die Tabelle
nach dieser Spalte sortiert. Wenn Sie auf das Pfeilsymbol rechts im Spaltentitel klicken, wird die Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt und die Tabelle entsprechend umsortiert.
Zum Hinzufügen eines Listenelements klicken Sie auf das Sternsymbol in der untersten Tabellenzeile
und geben dahinter die Bezeichnung für den neuen Eintrag ein. Drücken Sie die Eingabetaste, um den
Vorgang abzuschließen.
Zum Löschen eines Elements klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Tabellenzeile und im daraufhin eingeblendeten Kontextmenü auf Eintrag löschen. Anschließend wird eine
Bestätigungsmeldung angezeigt und Sie können den Vorgang anwenden oder abbrechen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern oder wählen Sie den Befehl Speichern im Menü Datei,
um Ihre Einstellungen zu übernehmen.
Diese Dropdown-Listen werden in folgenden Anwendungsmodulen bzw. -situationen verwendet:
Dropdown-Liste
Beschreibung
Dokument-Grup-
Diese Dropdown-Liste wird im Modul "Vorlagen" zur Auswahl einer Doku-
pen
mentgruppe angezeigt.
Dokument-Kate-
Diese Dropdown-Liste wird im Modul "Vorlagen" zur Auswahl einer Vorlagen-
gorien
Kategorie angezeigt.
eBlog-Kategorien
Die Liste der im Modul "eBlog" zur Auswahl stehenden Kategorien von eBlogArtikeln.
Länder
Die Länderliste steht als Dropdown-Liste Land bei der Adresserfassung im
Adressmanager zur Verfügung.
Umrechnungskurse Auf Basis dieser Umrechnungskurse wird die festgelegte Suchwährung intern
umgerechnet.
2.1.7 Pflichtfelder
Auf dieser Registerkarte legen Sie fest, in welchen estateOffice-Formularfeldern der Benutzer einen
Eintrag machen muss, damit der Datensatz gespeichert werden kann.
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Abb. 2-5: Die Registerkarte Pflichtfelder
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält eine Liste aller aktuell definierten Formularfelder. Auch
benutzerdefinierte Felder sind in dieser Liste aufgeführt. Mit der Option Sortiermethode können Sie
einstellen, ob diese Liste hierarchisch strukturiert oder flach dargestellt wird. Bei hierarchischer Darstellung klicken Sie auf die Pfeilsymbole, um die Detailebenen anzuzeigen. Über die Filter-Option können Sie die Anzeige einer Teilmenge der Liste filtern.
Vor jedem Feldnamen steht ein Kontrollkästchen, mit dem der Pflichtstatus festgelegt wird. Wenn Sie
das Kontrollkästchen aktivieren, wird es als Pflichtfeld festgelegt. Ist das Kontrollkästchen deaktiviert,
bleibt eine Eingabe in diesem Feld optional.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern oder wählen Sie den Befehl Speichern im
Menü Datei, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.
Bestimmte Felder in Adressen und Objekten lassen sich gegen nicht gewünschte Änderungen
schützen. Zu diesem Zweck haben Sie die Option,
die entsprechenden Felder zu sperren. Eine Bearbeitung dieser "Nicht nach Erfassung änderbaren
Felder" ist dann nicht mehr möglich.
Die Sperre kann nur von Personen aktiviert oder
deaktiviert werden, die entweder mit SupervisorRechten ausgestattet sind oder über das Funktionsrecht Gesperrte Felder bearbeiten verfügen. Abb. 2-6: Die Registerkarte Gesperrte Felder
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Anhand dieses Features können Sie jederzeit
nachvollziehen wann welche Daten von welchem
Benutzer geändert wurden.
Die zu archivierenden Daten können Sie selbst
definieren. Dieser Service steht für folgende
Bereiche zur Verfügung:
• Personen (inkl. Kontakte, Kriterien)
• Firmen (inkl. Kontakte, Kriterien)
• Objekte (inkl. Verkauf, Vermietung, Flächen, Kriterien)
• Anforderungen (inkl. Kriterien)
• Aktivitäten (inkl. Kriterien)
Abb. 2-7: Die Registerkarte Änderungshistorie
Das zugehörige Log finden Sie grundsätzlich unter Extras - Änderungshistorie im jeweils geöffneten
Programmteil.
Die Gebietsdatenbank enthält Informationen zu den Orten der Adressen und Objekte in estateOffice.
Abb. 2-8: Die Registerkarte Gebietsdatenbank
Der erste Bereich Orts- und Positionsdaten legt fest, für welche deutschsprachigen Länder die
Gebietsdatenbank zur Verfügung stehen soll. Wählen Sie hier nur die Länder aus, für die Ihnen tatsächlich Adress- und Objektdaten zur Verfügung stehen. Hierdurch vermeiden Sie die Anzeige von
Dubletten aufgrund gleicher Postleitzahl.
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Im zweiten Bereich Zuordnung bei Dateneingabe wird hingegen festgelegt was passiert, wenn Sie in
estateOffice Ortsdaten eingeben, beispielsweise bei der Erfassung einer neuen Adresse. Die Option
Automatische Ergänzung des passenden Gebietes sorgt dafür, dass nach Befüllen eines Feldes — beispielsweise der Postleitzahl — die übrigen zugehörigen Felder wie Ort und Land automatisch ergänzt
werden.
Sollte hier keine exakte Zuordnung beispielsweise des Ortes möglich sein, sorgt die zweite Option der
Dateneingabe dafür, dass sich das Fenster für die Gebietsauswahl öffnet. Hier können Sie die richtigen Daten mit ein paar wenigen Mausklicks zuordnen.
Auf dieser Registerkarte werden die Kartenanbieter angezeigt und verwaltet.
Abb. 2-9: Die Optionen der Registerkarte Kartenanbieter
Über diese Optionen wählen Sie einen Anbieter für externes Kartenmaterial und damit für die Internetseite die aufgerufen wird, wenn Sie auf das entsprechende Symbol in den Programmmodulen
Adressen oder Objekte klicken. Sie finden dieses Symbol unterhalb des estateOffice-Logos im oberen
rechten Teil des Programms. Um einen Kartenanbieter festzulegen, wählen Sie diesen aus der Liste
am linken Rand aus und betätigen anschließend die Schaltflächen Standard und Speichern. Anschließend ist ein Neustart von estateOffice erforderlich.
Optional haben Sie die Möglichkeit, eigene Startparameter für den gewählten Kartenanbieter zu hinterlegen. Von dieser Option sollten Sie aber nur als erfahrener Anwender Gebrauch machen.
Sie können bestimmte Felder in Felder mit einem anderen Feldtypen konvertieren. Folgende Typkonvertierungen sind in Abhängigkeit des vorhandenen Feldtyps möglich:
•
•
•
•
•
Ganzzahl zu Zahl
Zahl zu Ganzzahl
Auswahlbox zu Freitext mit Auswahlbox
Auswahlbox zu Auswahlliste
Text zu Text lang
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• Zahl zu Währung
• Währung zu Zahl
Abb. 2-10: Das Tool Feldtypenkonvertierung
Geben Sie zunächst links das ursprüngliche Feld und die betreffende Bezeichnung ein. In der rechten
Spalte benötigen Sie eine neue Bezeichnung und den neuen Feldtyp für das zu erstellende Feld. Die
gewählten Einträge in den Drop-Down-Menüs beeinflussen die Auswahlmöglichkeiten der folgenden
Einträge. Die Wahl der Quelle schränkt also die Anzahl der vorhandenen Bezeichnungen ein, der
gewählten Bezeichnung ist im Anschluss ein bestimmter Feldtyp zugeordnet.
Klicken Sie anschließend auf das Lupen-Piktogramm in der Symbolleiste. Hierüber sehen Sie, ob die
Konvertierung erfolgreich sein wird. Es wird nur ein Kopie der Datensätze erzeugt.
Ist der Test erfolgreich verlaufen, können Sie die eigentliche Konvertierung über das Start-Icon in der
Symbolleiste beginnen. Die entsprechende Datensätze werden nun in die neu erstellten Felder übertragen.
Je nach Umfang der Konvertierung sehen Sie nun kurz einen Fortschrittsbalken. Anschließend wird
das Ergebnis angezeigt. Überprüfen Sie unbedingt, ob in der Spalte Ergebnis überall der Wert "OK" hinterlegt ist. So ist sichergestellt, dass die Konvertierung einwandfrei funktioniert hat.
2.1.13 Papierkorb
Auf dieser Registerkarte werden die Optionen des estateOffice-Papierkorbs angezeigt und verwaltet.
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Abb. 2-11: Die Registerkarte Papierkorb
Zunächst legen Sie hier fest, welche Aktion beim Löschen von Dokumenten durchgeführt werden soll.
Wir empfehlen die Auswahl von Immer in den Papierkorb verschieben, damit Sie gelöschte Dokumente im Bedarfsfall wiederherstellen können. Die Wahl der Option Immer komplett entfernen sorgt
hingegen dafür, dass gelöschte Dokumente wirklich entfernt werden und damit nicht wiederhergestellt können.
Aus diesem Grund sind die Optionen des Speicherungszeitraums bei der Wahl von Immer komplett
entfernen nicht verfügbar. Entscheiden Sie sich hingegen für die Nutzung der Papierkorb-Funktion,
können Sie Ihre Dokumente je nach Konfiguration bis zu einer Dauer von einem Jahr wieder aus dem
Papierkorb zurückholen.
2.1.14 easySearch
Die Suchfunktion easySearch beschleunigt die Suche nach Adressen, Objekten, Firmen und Personen.
Dank der eingebauten Phonetik werden Ihnen beispielsweise bei der Suche nach dem Namen Meier
auch alternative Schreibweisen wie Maier und Meyer angezeigt.
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Abb. 2-12: Die Optionen der Registerkarte easySearch
Die Reihenfolge der Ergebnisse richtet sich nach internen Relevanzkriterien, die manuell festgelegt
werden können. So ist es beispielsweise möglich, häufig kontaktierte Kunden stärker zu gewichten.
Nutzer mit entsprechenden Berechtigungen können die Relevanz der Suchkriterien individuell einstellen. Natürlich können Sie jederzeit den systemdefinierten Standard wiederherstellen.
Haben Sie Änderungen an der Gewichtung der Kriterien vorgenommen, so müssen Sie den Index neu
erstellen lassen, um die geänderten Trefferwahrscheinlichkeiten neu bewerten zu lassen. Klicken Sie
hierzu auf die Schaltfläche Erstellen. Alternativ können Sie den Index auch täglich neu zu einer festen
Uhrzeit auf einem bestimmten PC erstellen lassen. Hierzu ist es jedoch erforderlich, dass der InternetExport-Dienst von estateOffice aktiv ist. Überprüfen Sie daher gegebenenfalls dessen Status. Sie finden den Service bei den Windows-Diensten unter dem Namen "estateProInternetExport".
Bei der Angebotserstellung haben Sie — einen aktiven Servicevertrag vorausgesetzt — die Möglichkeit, Ihren Kunden ein passwortgeschütztes Exposé zukommen zu lassen. Erst wenn der Kunde
auf einer von der Immowelt AG bereitgestellte Webseite die Widerrufsbelehrung gelesen und den vorzeitigen Vertragsbeginn akzeptiert hat, erhält er auf der selben Seite das Passwort zum Öffnen des
Exposés. Folgendes Diagramm verdeutlicht den Ablauf:
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Abb. 2-13: Der Ablauf der Erstellung und des Versands des gesicherten Exposés
Um das gesicherte Exposé nutzen zu können, müssen Sie einmalig die Basiskonfiguration vornehmen:
Abb. 2-14: Die Registerkarte Gesichertes Exposé
Aktivieren Sie die Option im Programmteil System unter Allgemein - Gesichertes Exposé. Der hier hinterlegte Text zur Widerrufsbelehrung wird im weiteren Verlauf auch auf der zugehörigen Webseite
erscheinen. Tragen Sie daher an den mit Platzhaltern versehenen Stellen Ihre Unternehmensdaten
ein.Falls Sie unter System - Allgemein ein Firmenlogo hinterlegt haben, können Sie dies durch setzen
des Hakens automatisch in Ihre Widerrufsbelehrungen einbinden lassen.
Beachten Sie auch unbedingt den in der oberen rechten Ecke verlinkten Hinweis, der wichtige Informationen zur Speicherung der hinterlegten Daten beinhaltet. Zusätzlich können Sie den beim Angebotsvorgang hinterlegten Betreuer per E-Mail informieren lassen, wenn der Interessent die
Widerrufsbelehrung akzeptiert hat.
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AGB und Geldwäschegesetz
Zusätzlich können Sie Ihre Kunden auf diesem Weg über AGB und Geldwäschegesetz informieren.
Hinterlegen Sie dazu die grundlegenden Texte in estateOffice und aktivieren Sie wenn gewünscht die
zugehörigen Optionen. Ihre Kunden müssen dann nicht nur die Kenntnisnahme der Widerrufsbelehrung bestätigen, sondern optional auch AGB und Informationen zum Geldwäschegesetz.
Erst dann wird der Download-Link zum entsprechenden Exposé angezeigt.
Unter den Registern Widerrufsbelehrung, Geldwäschegesetz und Allgemeine Geschäftsbedingungen
hinterlegen Sie die gewünschten Texte und setzen die Haken zur Aktivierung der jeweiligen Option.
Bei den AGB legen Sie außerdem fest, ob lediglich der Text angezeigt werde soll, oder Ihre Kunden die
AGB ebenfalls akzeptieren müssen. In diesem Fall setzen Sie einen Haken bei Pflichtfeld und hinterlegen einen entsprechenden Bestätigungstext.
Hinweis: Wenn Sie Änderungen an den hier hinterlegten Texten vornehmen, müssen Sie Ihre
Änderungen im Anschluss über die jeweiligen Icons in der Symbolleiste speichern und mittels "Einstellungen hochladen" neu auf die Internetseite zu Widerrufsbelehrung übertragen.
Um sicher zu stellen, dass Ihre Kunden das Passwort für das gesicherte Exposé erhalten, fügen Sie das
zugehörigen Seriendruckfeld {Feld:WiderrufsbelehrungLink} in die gewünschte E-Mail-Vorlage
im Vorlagenmanager ein. Dieser Link führt den Interessenten auf die Internetseite zur Widerrufsbelehrung. Sie sollten noch einen erklärenden Hinweistext vor diesen Link setzen, der den Kunden insbesondere darüber informiert, dass er hierüber an das Passwort für das gesicherte Exposé
gelangt.
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die allgemeinen Grundeinstellungen von estateOffice festlegen. Dazu öffnen Sie das Systemmodul,
entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder über die Kachel
System auf dem Startbildschirm, und verwenden die Befehle der Gruppe Verwaltung aus der Navigationsleiste, um die im Folgenden beschriebenen Registerkarten anzuzeigen.
2.2.1 Benutzer
Auf dieser Registerkarte legen Sie neue estateOffice-Benutzer an und verwalten oder löschen vorhandene Benutzer.
Abb. 2-15: Die Registerkarte Benutzer
Wählen Sie in der Benutzerliste im linken Abschnitt des Datenbereichs einen Benutzer, damit seine
Daten auf den Subregistern im rechten Abschnitt angezeigt werden. Im Bereich Kurzinfo sind die elementaren Stammdaten zusammengefasst. Der Abschnitt darunter enthält eine Leiste mit sechs
Subregistern für Stammdaten-Details und weitere Funktionsbereiche der Benutzerverwaltung.
Die Registerkarte Benutzer enthält folgende Elemente und Optionen:
Element/Option
Beschreibung
Benutzerliste
Die Liste aller estateOffice-Benutzer. Klicken Sie auf einen Namen, um die
Einstellungen des Benutzers anzuzeigen und zu bearbeiten.
Kurzinfo
In diesem Bereich geben Sie folgende Stammdaten ein: Anrede, Titel, Vor-
- 58 -
Element/Option
Beschreibung
und Nachname, Benutzername, Passwort, Filiale und Namenskürzel. Im
Kontrollkästchen Aktiv legen Sie den Benutzerstatus fest.
Details
Auf dieser Subregisterkarte geben Sie weitere Stammdaten-Details ein und
legen die Gruppenzugehörigkeit, das Benutzerprofil und den SupervisorStatus fest. Bei einer Netzwerkinstallation geben Sie hier auch die Windows-Domäne und den Windows-Benutzer an. Für die Integration mit Outlook tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Das entsprechende Eingabefeld hat
entweder den Namen Sync E-Mail (bei Verwendung von POP3- oder IMAPKonten) oder Outlook Account (wenn Sie ein Microsoft Exchange Server
Konto verwenden). Für die Kollaboration mit der estateOffice Mobile Version können Sie Ihre Smartphone-Kennung im Feld Smartphone ID eingeben.
Gruppenzugehörigkeit Auf dieser Subregisterkarte wird die Filial- bzw. Gruppenzugehörigkeit von
Benutzern angezeigt und geändert. Wenn Sie auf eine Gruppe rechtsklicken, wird das Kontextmenü eingeblendet und Sie können eine weitere
Gruppe zuordnen oder die Gruppenzuordnung löschen. Durch Doppelklicken auf einen Gruppennamen springen Sie direkt zur Gruppendefinition auf der Registerkarte "Gruppen".
Dokumente
Auf dieser Subregisterkarte wählen Sie die Standard-Briefpapiere für
Anschreiben, Exposés, Kaufverträge und Rechnungen. In den enthaltenen
Dropdown-Listen stehen alle Briefpapiere zur Auswahl, die im Systemmodul unter Allgemein - Briefpapiere definiert wurden.
Funktionsrechte
Auf dieser Subregisterkarte legen Sie die Rechte für Funktionen fest. Wenn
Sie das Kontrollkästchen vor einem Element aktivieren, erhält der Benutzer
das Zugriffsrecht für die jeweilige Funktion. Wenn Sie das Kontrollkästchen
deaktivieren, wird dem Benutzer das Zugriffsrecht entzogen. Ein blau
gefülltes Kontrollkästchen bedeutet, dass die Rechte für die jeweilige Funktion noch nicht definiert wurden.
Datenrechte
Auf dieser Subregisterkarte legen Sie die Zugriffsrechte für Daten fest.
Wenn Sie das Kontrollkästchen vor einem Element aktivieren, erhält der
Benutzer das Zugriffsrecht für diese Daten. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird dem Benutzer das Zugriffsrecht entzogen.
Ein blau gefülltes Kontrollkästchen bedeutet, dass die Rechte für die jeweiligen Daten noch nicht definiert wurden.
Die Elemente und Optionen der Registerkarte Benutzer .
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Neuer Benutzer
Zeigt ein neues, leeres Formular für die Eingabe der Benutzerdaten an und
setzt den Cursor in das erste Feld, Anrede.
Benutzer löschen
Löscht den in der Benutzerliste gewählten Benutzer.
Hinweis: Nach der Erstinstallation von estateOffice existiert zunächst nur der Benutzer "Supervisor". In dieser Situation sollten Sie als erstes ein eigenes Benutzerkonto anlegen und ein neues
Passwort definieren.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie die Benutzerverwaltung durchführen.
2.2.1.1 Einen neuen Benutzer anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung - Benutzer.
2. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf der Benutzerliste das Kontextmenü und wählen Sie
Neuen Benutzer anlegen oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neuer Benutzer.
3. Geben Sie im Abschnitt Kurzinfo die Benutzer-Stammdaten ein und markieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv.
4. Geben Sie auf den Subregistern alle weiteren Stammdaten-Details ein und legen Sie die benutzerspezifischen Einstellungen für Objekte, Gruppenzugehörigkeit, Dokumente, Funktions- und
Datenrechte fest. (Eine Liste dieser Optionen finden Sie weiter oben in diesem Abschnitt.)
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit die Daten und Einstellungen für den neuen
Benutzer gespeichert werden.
2.2.1.2 Benutzerdefinition bearbeiten
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung - Benutzer.
2. Wählen Sie in der Benutzerliste den Namen des Benutzers, dessen Einstellungen Sie bearbeiten
möchten.
3. Führen Sie die gewünschten Änderungen mit den Funktionen und Optionen durch, die auf dieser Registerkarte und den enthaltenen Subregistern angeboten werden. (Eine Liste dieser
Benutzerverwaltungs-Optionen finden Sie weiter oben.)
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Änderungen übernommen werden.
2.2.1.3 Einen Benutzer löschen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung - Benutzer,
um die Registerkarte Benutzer anzuzeigen.
2. Wählen Sie in der Benutzerliste den Namen des zu löschenden Benutzers.
3. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie Benutzer löschen oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Benutzer löschen.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Aktion angewendet wird.
- 60 -
2.2.1.4 Einen Benutzer ausblenden
2. Wählen Sie in der Benutzerliste den Namen des auszublendenden Benutzers.
3. Klicken Sie unter Kurzinfo in das Feld Nachname und stellen Sie dem Nachnamen die in den
zugehörigen Systemeinstellungen festgelegte Zeichenfolge voran. Diese muss mit der Buchstabenkombination "zz" beginnen. Alternativ entfernen Sie den Haken bei der Option Aktiv
neben dem Benutzernamen. Hierdurch wird die Eingabe der o.g. Zeichenfolge automatisch
vom System vorgenommen.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Aktion angewendet wird. Wiederholen
Sie die Schritte 1. bis 4. ggf. für weitere Benutzer.
5. Über die Option Ansicht - Benutzer ausblenden in der Menüleiste wird die Anzeige der gekennzeichneten Benutzer deaktiviert.
6. Der Benutzer wird in der Benutzerliste ausgeblendet. Um ausgeblendete Benutzer wieder einzublenden wählen Sie in der Menüleiste Ansicht - Ausgeblendete Benutzer einblenden.
2.2.1.5 Feste Felder eines Benutzers kopieren
Sie können die bei einem Benutzer vorhandenen Felder inklusive der entsprechenden Inhalte mit
wenigen Mausklicks auf einen oder mehrere andere Benutzer übertragen. Auf diese Weise müssen Sie
die Profilanpassungen (beispielsweise eine Adressänderung nach Umzug) nicht für jeden Mitarbeiter
einzeln vornehmen.
2. Markieren Sie den Benutzer, dessen Daten Sie kopieren möchten.
3. Wählen Sie in der Menüleiste unter Bearbeiten die Option Feldinhalte übertragen. Das Fenster
Einstellungen übertragen öffnet sich.
4. Wählen Sie im linken Teilbereich aus, welche Felder einem anderen Benutzer zugeordnet werden sollen. Die betreffende(n) Person(en) legen Sie auf der rechten Seite fest.
5. Um mehrere Einträge zu selektieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die linke
Maustaste benutzen.
6. Ein Klick auf Übernehmen startet den Kopiervorgang.
2.2.2 Gruppen
Mit den Funktionen auf dieser Registerkarte verwalten Sie die estateOffice-Benutzergruppen.
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Abb. 2-16: Die Registerkarte Gruppen.
Der linke Abschnitt des Datenbereichs enthält die Liste der bestehenden Benutzergruppen. Rechts
sind drei Subregister zusammengefasst, mit denen die Benutzer, Funktionsrechte und Datenrechte
einer Gruppe festgelegt werden.
Berücksichtigen und prüfen Sie bei der Rechtevergabe die Einstellungen für Benutzerrechte, objektbezogene Rechte und die durch Rollenzuweisung definierten Rechte, um eine konsistente Rechteverwaltung zu gewährleisten. Eine ausführliche Beschreibung des Rechterverwaltungs-Modells von
estateOffice finden Sie im vorherigen Abschnitt Berechtigungen konfigurieren und verwalten.
Die Registerkarte Gruppen enthält folgende Elemente und Optionen:
Option
Beschreibung
Benutzer-Grup-
Diese Liste zeigt die Namen aller estateOffice-Benutzergruppen an. Klicken Sie
pen
auf einen Gruppennamen, um die Einstellungen der Gruppe anzuzeigen oder zu
bearbeiten.
Gruppenname
In diesem Feld wird der Name der aktuell in der Gruppenliste gewählten Gruppe
angezeigt. Beim Anlegen einer neuen Benutzergruppe geben Sie hier den Namen
für die neue Gruppe ein.
Zugeordnete
Auf dieser Subregisterkarte werden die Namen aller Benutzer angezeigt, die der
Benutzer
aktuell in der Gruppenliste gewählten Gruppe zugeordnet sind. Beim Anlegen
einer neuen Benutzergruppe wird der Bereich automatisch geleert. Nach
Abschluss des Vorgangs werden die zugeordneten Benutzer der neuen Gruppe
angezeigt.
Funktionsrechte Auf dieser Subregisterkarte legen Sie die Gruppen-Zugriffsrechte für Funktionen
fest. Wenn Sie ein Kontrollkästchen vor einem Element aktivieren, erhält die
- 62 -
Option
Beschreibung
Gruppe Zugriff auf diesen Funktionsbereich. Wenn Sie das Kontrollkästchen
deaktivieren, wird der Gruppe das Zugriffsrecht entzogen. Ein blau gefülltes Kontrollkästchen bedeutet, dass die Rechte für die jeweilige Funktion noch nicht definiert wurden. Weitere Informationen zu Gruppen-Funktionsrechten finden Sie in
der Beschreibung Funktions- und Datenrechte einer Gruppe verwalten.
Datenrechte
Auf dieser Subregisterkarte legen Sie die Gruppen-Zugriffsrechte für Daten fest.
Öffnen Sie die Detailebenen der angezeigten hierarchischen Liste mit einem Klick
auf das Pluszeichen vor jeder Hauptebene. Wenn Sie in der Detail-Matrix ein Kontrollkästchen aktivieren, erhält die Gruppe das jeweilige Datenzugriffsrecht.
Wenn Sie ein Kontrollkästchen deaktivieren, wird das Zugriffsrecht entzogen. Ein
blau gefülltes Kontrollkästchen bedeutet, dass die Rechte für die jeweiligen
Daten noch nicht definiert wurden. Weitere Informationen zur Gruppen-Datenrechten finden Sie in der Beschreibung Funktions- und Datenrechte einer Gruppe
verwalten.
Option
Beschreibung
Neue Gruppe
Startet den Vorgang und platziert den Cursor im Feld Gruppenname.
Gruppe löschen Löscht die in der Gruppenliste gewählte Gruppe (nach Bestätigung).
Speichern
Speichert die vorgenommen Einstellungen.
Abbrechen
Bricht den aktuellen Vorgang ab.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Benutzergruppen anlegen, verwalten
und löschen.
2.2.2.1 Neue Gruppe anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung - Gruppen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neue Gruppe. Sie können diesen Befehl auch im Kontextmenü
wählen, das mit einem Rechtsklick auf die Liste Benutzer-Gruppen eingeblendet wird.
3. Geben Sie im Feld Gruppenname die Bezeichnung für die neue Gruppe ein. Der Gruppenname
darf aus Buchstaben und Ziffern bestehen und muss mit einem Buchstaben beginnen.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der freien Fläche des Subregisters Zugeordnete Benutzer und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Weiteren Benutzer zuordnen.
5. Wählen Sie im nun angezeigten Dialogfeld einen oder mehrere Benutzer für die neue Gruppe. Um
mehrere Benutzer auf einmal auszuwählen halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die
Namen nacheinander anklicken. Klicken Sie anschließend auf OK, um Ihre Auswahl zu übernehmen und das Dialogfeld zu schließen.
6. Öffnen Sie nacheinander die Subregister Funktionsrechte und Datenrechte und aktivieren bzw.
deaktivieren Sie die einzelnen Kontrollkästchen um detailliert festzulegen, auf welche Funktionen
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und Daten die Benutzer der neuen Gruppe zugreifen dürfen.
(Eine Liste dieser Optionen finden Sie weiter oben in diesem Abschnitt.)
7. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
2.2.2.2 Funktions- und Datenrechte einer Gruppe verwalten
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung - Gruppen.
2. Wählen Sie in der Liste Benutzer-Gruppen eine Gruppe zur Bearbeitung aus.
3. Öffnen Sie das Subregister Funktionsrechte und nehmen Sie die Einstellungen an den Funktionsrechten der Gruppe vor. Öffnen Sie das Subregister Datenrechte und nehmen Sie die Einstellungen an den Datenrechten vor. (Die Optionen auf diesen Subregistern und ihre
Verwendung werden weiter oben beschrieben.)
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern.
2.2.2.3 Benutzerzuordnung einer Gruppe ändern
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung - Gruppen, um
die Registerkarte "Gruppen" anzuzeigen.
2. Wählen Sie in der Liste Benutzer-Gruppen die Gruppe aus, deren Benutzerzuordnung Sie ändern
wollen. Daraufhin wird auf dem Subregister Zugeordnete Benutzer eine Liste aller aktuellen
Benutzer der Gruppe angezeigt.
3. Zum Löschen einer Zuordnung wählen Sie einen oder mehrere Benutzernamen in der Liste, öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Benutzerzuordnung löschen. Beantworten Sie die anschließende Bestätigungsmeldung, um den Vorgang abzuschließen.
4. Zum Hinzufügen neuer Benutzer öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü, klicken auf
Weiteren Benutzer zuordnen und wählen im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen oder mehrere Benutzernamen.
5. Schließen Sie das Dialogfeld und klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
Hinweis: Wenn Sie auf dem Subregister Zugeordnete Benutzer einen Namen gewählt haben und
mit einem Rechtsklick das Kontextmenü öffnen, enthält es außer den Befehlen zum Erstellen und
Löschen von Benutzerzuordnungen auch den Eintrag Zum Benutzer springen. Mit diesem Befehl
können vor dem Ändern einer Zuordnung die aktuellen Einstellungen des gewählten Benutzers
eingesehen werden.
2.2.2.4 Gruppe löschen
1.
2.
3.
4.
Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung - Gruppen.
Wählen Sie in der Liste Benutzer-Gruppen die Gruppe aus, die Sie löschen möchten.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Gruppe löschen.
Klicken Sie der daraufhin angezeigten Bestätigungsmeldung auf Ja, um die Aktion auszuführen.
- 64 -
Die folgenden Abschnitte beschreiben das Rechteverwaltungsmodell von estateOffice und erläutern
Berechtigungseinstellungen, die in der Systemverwaltung und an verschiedenen anderen Stellen in
den Modulen von estateOffice vorgenommen werden können. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten der allgemeinen Rechtevergabe: über den Benutzer und/oder die Gruppe. Dabei werden
Funktions- und Datenrechte unterschieden. Mit der Definition und Zuweisung von Rollen lassen sich
außerdem die standardmäßig zugeteilten Rechte festlegen, die ein Benutzer bei der Zuordnung als
Betreuer eines Objekts, einer Adresse, Aktivität oder Anforderung für dieses Element und einige zugehörige Daten erhält.
2.2.3.1 Funktionsrechte
Funktionsrechte gestatten oder verweigern den allgemeinen Zugriff auf bestimmte Funktionen. Sie
sind auf Benutzer- und Gruppenebene konfigurierbar. Die effektiven Funktionsrechte ergeben sich
aus den Berechtigungen der Gruppe, denen der Benutzer zugeordnet ist, und seinen eigenen Rechten. Daher sollten Gruppen- und Benutzerrechte auf Konsistenz geprüft werden. Für viele Datensätze, z. B. Objektdatensätze, können darüber hinaus spezifische Rechte konfiguriert werden, die
gegebenfalls den Funktionszugriff bei bestimmten Datensätzen einschränken.
2.2.3.2 Datenrechte
Datenrechte legen detaillierte Berechtigungen für die Erstellung, den Zugriff, die Bearbeitung und die
Rechteverwaltung in einzelnen Datenbereichen festlegen. Allgemeine Datenrechte können auf Benutzer-, Gruppen- und Filialebene eingestellt werden. Für viele Datensätze, z. B. Objektdatensätze, sind
darüber hinaus spezifische Datenrechte konfigurierbar, die gegebenfalls den Datenbereichszugriff bei
bestimmten Datensätzen regeln. Datenrechte für Objekte können zusätzlich vertriebsart-spezifisch
konfiguriert werden.
2.2.3.3 Rechte auf Benutzerebene
Benutzerrechte werden im Systemmodul unter Verwaltung - Benutzer konfiguriert. Die Registerkarte
Benutzer enthält dazu die beiden Subregister Funktionsrechte und Datenrechte. Die Einstellungen
werden mit einem Raster aus Kontrollkästchen dargestellt und geändert. Die Kontrollkästchen können drei Zustände mit folgender Bedeutung annehmen:
Abb. 2-17: Options-Einstellungen und ihre Auswirkung bei der Benutzer-/Gruppenrechtekonfiguration.
Die effektiven Benutzerrechte ergeben sich wie folgt:
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Auf dem Subregister Funktionsrechte werden die effektiven Benutzerrechte als Kombination von
Benutzer- und Gruppenrechten jeweils für einzelne Programmmodule sowie Funktionsbereiche und
deren Details festgelegt:
Abb. 2-18: Das Subregister Funktionsrechte auf der Registerkarte zur Benutzerrechte-Konfiguration.
Auf dem Subregister Datenrechte lassen sich die Berechtigungen auf die Daten verschiedener Funktionsbereiche jeweils für den aktuellen Benutzer, die eigene Gruppe und Filiale sowie für fremde
Benutzergruppen und Filialen konfigurieren (sofern die entsprechenden Supervisor-Rechte vorhanden sind). Dabei wird zwischen Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten, Löschen und Verwalten von Daten unterschieden. Die Rechte-Einstellungen werden mit einem Raster aus
Kontrollkästchen dargestellt und geändert.
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Abb. 2-19: Das Subregister Datenrechte auf der Registerkarte zur Benutzerrechte-Konfiguration.
2.2.3.4 Rechte auf Gruppenebene
Gruppenrechte werden im Systemmodul unter Verwaltung - Gruppen konfiguriert. Die Registerkarte
Gruppen enthält dazu die beiden Subregister Funktionsrechte und Datenrechte. Die Einstellungen
werden wie bei den Benutzerrechten mit einem Kontrollkästchen-Raster dargestellt und geändert.
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2.2.3.5 Objektbezogene Rechte
Der Benutzer, der ein Objekt oder eine Adresse
anlegt, wird automatisch als Besitzer der Daten
eingetragen und verfügt damit über sämtliche
Berechtigungen zur Bearbeitung und Verwaltung
(im Rahmen seiner Benutzer- und Gruppenrechte). Diese Zuordnung ist nachträglich
änderbar. Objektbezogene Rechte werden über
das Fenster Objektspezifische Einstellungen konfiguriert. Es wird mit dem Menübefehl Datei Objekteinstellungen in der Profilansicht eines
Abb. 2-20: Das Fenster Objektspezifische Einstellungen im Objektmanager.
Objekts geöffnet.
Über das Listenfeld Rechtezuordung in diesem
Fenster lässt sich ein Dialogfeld einblenden, das
die Festlegung detaillierter Rechte für einzelne
Benutzer, Gruppen und Filialen auf Rollenbasis
ermöglicht.
Für Adressen, Aktivitäten und Anforderungen bietet das Dialogfeld Rechte bearbeiten die Möglichkeit der Benutzer-, Gruppen- und
Filialzuordnung als Betreuer (auf Basis von Rollen). Es wird durch einen Rechtsklick auf das
Betreuerfeld in der Detailansicht des jeweiligen
Elements geöffnet. Bei Objekten erfolgt in diesem Dialogfeld nur die Benutzerzuordnung.
Abb. 2-21: Rechtekonfiguration für ein Objekt mit
Rollenzuweisung über das Objekteinstellungen-Fenster.
2.2.3.6 Rollenzuweisung
Rollen werden im Systemmodul unter Verwaltung - Rollen definiert. Dabei werden Rechte für einzelne Datenkategorien und detaillierte Berechtigungsstufen für jede Kategorie festgelegt. Eine Benutzerrolle bezieht sich immer auf einzelne Objekte, Adressen, Anforderungen oder Aktivitäten und wird
Benutzern, Gruppen und Filialen über die Objekteinstellungen oder mit dem Dialogfeld Rechte bear-
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beiten zugewiesen. Die nachträgliche Bearbeitung einer Rollendefinition im Systemmodul kann Änderungen der Zugriffsrechte für einzelne Objekte, Adressen, Aktivitäten und Anforderungen nach sich
ziehen.
2.2.3.7 Regeln und Prioritäten
Folgende Regeln und Prioritäten sind bei der Berechtigungsvergabe zu beachten:
1. Solange eine Berechtigung nicht definiert ist, gilt sie als weder erteilt noch entzogen.
2. Nur ein estateOffice-Supervisor kann allgemeine Benutzer- und Grupperechte konfigurieren.
3. Ein entzogenes Recht gilt übergreifend.
(D. h., wenn eine Berechtigung auf Benutzerebene entzogen wird, ist die Einstellung auf Gruppenebene nicht relevant, und wenn eine Berechtigung auf Gruppenebene entzogen wird, ist die
Einstellung auf Benutzerebene nicht relevant.)
4. Funktionsrechte habe Vorrang vor Datenrechten.
(D. h., wenn die Rechte auf bestimmte Funktionen nicht definiert oder entzogen wurden, sind die
allgemeinen Datenrechte auf Benutzer- oder Gruppenebene nicht wirksam.)
5. Beim Anlegen eines Objekts, einer Adresse, Anforderung oder Aktivität wird der aktuelle Benutzer
automatisch Besitzer des Datensatzes und bestimmter zugehöriger Elemente. Der Datenbesitzer
kann bei entsprechender Berechtigung jederzeit geändert werden.
6. Bei nachträglicher Zuordnung als Betreuer können allgemeine Funktions- und Datenrechte für
den jeweiligen Datensatz einschränkt sein.
(D. h., wenn Sie als Betreuer eines Objekts, einer Adresse, einer Aktivität oder Anforderung zugeordnet werden, sind Ihre Berechtigungen durch die dabei zugewiesene Benutzerrolle möglicherweise auf bestimmte Bearbeitungsfunktionen und Datenelemente beschränkt.)
Auf dieser Registerkarte erstellen und verwalten Sie Benutzerprofile. Ein Benutzerprofil besteht aus
einer Konfiguration von Anwendungseinstellungen und allgemeinen Funktionsrechten, die an die
Anforderungen des Benutzers angepasst ist und als benanntes Profil gespeichert wird. Dies ermöglicht es, ein individuelles Präferenzmodell für jeden Benutzer einzurichten und darüber hinaus anderen Benutzern fertig konfigurierte Einstellungs-Sets zuzuweisen.
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Abb. 2-22: Die Registerkarte Profile & Einstellungen
Der Datenbereich dieser Registerkarte ist in drei Abschnitte gegliedert. Im linken und rechten
Abschnitt wird eine Liste der Profile oder Benutzer angezeigt, je nachdem, welche Optionsschaltfläche
im zugehörigen Kopfbereich aktiviert ist. Der Inhalt des mittleren Abschnitts ist abhängig von der im
linken Kopfbereich aktivierten Option: Wenn im linken Abschnitt Profile aktiviert ist, enthält der mittlere Abschnitt eine Liste der Einstellungen des aktuell gewählten Profils. Ist im linken Abschnitt Benutzer aktiviert, enthält der mittlere Abschnitt eine Liste der Einstellungen des aktuell gewählten
Benutzers. Mit den Schaltflächen zwischen dem mittleren und rechten Abschnitt kopieren oder
löschen Sie Einstellungen eines Profils oder Benutzers. In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind
folgende zusätzliche Schaltflächen verfügbar:
Option
Beschreibung
Neues Profil
Öffnet ein Dialogfeld zur Eingabe des Profilnamens.
Profil löschen Löscht das in der Liste Profile gewählte Profil.
Speichern
Speichert die vorgenommen Einstellungen.
Abbrechen
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Benutzerprofile anlegen, bearbeiten,
zuweisen und löschen.
2.2.4.1 Neues Benutzerprofil anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung - Profile & Einstellungen.
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2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neues Profil. Alternativ können Sie mit einem
Rechtsklick in der Liste Profile das Kontextmenü öffnen und den Befehl Neues Profil anlegen wählen. Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen für das neue Profil ein und klicken Sie auf OK. Damit haben Sie ein neues, leeres Profil angelegt. Verwenden Sie nun ein bereits
vorhandenes Benutzerprofil oder individuelle Einstellungen eines Benutzers als Konfigurationsvorlage.
3. Wenn Sie ein Profil als Vorlage verwenden wollen, aktivieren Sie jetzt im linken Abschnitt des
Datenbereichs die Optionsschaltfläche Profile und wählen in der angezeigten Profileliste ein Profil
aus. Falls Sie jedoch individuelle Einstellungen eines anderen Benutzers als Vorlage verwenden
wollen, aktivieren Sie dort die Optionsschaltfläche Benutzer und wählen in der angezeigten Benutzerliste einen Namen aus. Im mittleren Abschnitt des Datenbereichs werden je nach aktivierter
Option entweder Profil- oder Benutzereinstellungen angezeigt.
4. Selektieren Sie in der Liste Einstellungen diejenigen Elemente, die in das neue Profil übernommen
werden sollen. Um mehrere Elemente gleichzeitig zu selektieren halten Sie die Strg-Taste
gedrückt, während Sie die Elemente nacheinander anklicken. Klicken Sie anschließend auf die
Schaltfläche Auswahl kopieren. Wenn Sie alle Einstellungen übernehmen wollen, klicken Sie auf
Alle kopieren.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern. (Das neu angelegte Profil ist erst nach einem Programm-Neustart in der Systemverwaltung verfügbar.)
2.2.4.2 Einstellungen zu Benutzerprofil hinzufügen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Verwaltung - Profile &
Einstellungen.
2. Aktivieren Sie im rechten Abschnitt des Datenbereichs die Optionsschaltfläche Profile und wählen
Sie den Namen des Profils, zu dem Sie Einstellungen hinzufügen möchten.
3. Aktivieren Sie im linken Abschnitt des Datenbereichs die Optionsschaltfläche Profile, wenn Sie Einstellungen eines benannten Profils hinzufügen wollen. Aktivieren Sie Benutzer, wenn Sie individuelle Einstellungen eines Benutzers hinzufügen möchten. Wählen Sie den Namen des Profils
oder Benutzers in der daraufhin angezeigten Profil- bzw. Benutzerliste.
4. Selektieren Sie in der Liste Einstellungen diejenigen Elemente, die in das Benutzerprofil übernommen werden sollen. Um mehrere Elemente gleichzeitig zu selektieren halten Sie die Strg-Taste
gedrückt, während Sie die Elemente nacheinander anklicken. Klicken Sie anschließend auf Auswahl kopieren. Sofern alle Einstellungen aus der Liste hinzugefügt werden sollen, klicken Sie auf
Alle kopieren.
2.2.4.3 Einstellungen eines Profils oder Benutzers löschen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung - Profile & Einstellungen.
2. Aktivieren Sie im linken Abschnitt des Datenbereichs die Optionsschaltfläche Profile, wenn Sie Einstellungen eines Profils löschen wollen. Sollen Einstellungen eines Benutzers gelöscht werden, aktivieren Sie Benutzer. Wählen Sie den Namen des Profils oder Benutzers in der daraufhin
angezeigten Profil- bzw. Benutzerliste.
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3. Selektieren Sie in der Liste Einstellungen alle Elemente, die Sie löschen wollen. Um mehrere Elemente gleichzeitig zu selektieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die Elemente
nacheinander anklicken. Klicken Sie auf Auswahl löschen und in der daraufhin angezeigten Bestätigungsmeldung auf Ja, damit die Aktion ausgeführt wird.
2.2.4.4 Benutzerprofil löschen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Verwaltung - Profile &
Einstellungen.
2. Aktivieren Sie im linken Abschnitt des Datenbereichs die Optionsschaltfläche Profile und wählen
Sie in der angezeigten Liste den Namen des Profils, das gelöscht werden soll.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Profil löschen und anschließend auf Speichern.
2.2.4.5 Profil oder Profileinstellungen einem Benutzer zuweisen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und klicken Sie
in der Navigationsleiste auf Verwaltung - Profile & Einstellungen.
2. Aktivieren Sie im rechten Abschnitt des Datenbereichs die Optionsschaltfläche
Benutzer und wählen Sie den Namen des
Benutzers, dem Sie Einstellungen zuweisen
möchten.
3. Wenn Sie ein gesamtes Profil oder Einstellungen aus einem benannten Profil zuweisen wollen, aktivieren Sie jetzt im linken
Abschnitt des Datenbereichs die Opti-
Abb. 2-23: Profil oder Einstellungen einem anderen Benutzer
zuweisen.
onsschaltfläche Profile und wählen in der angezeigten Profileliste ein Profil aus. Sollen jedoch individuelle Einstellungen eines anderen Benutzers übernommen werden, aktivieren Sie dort die
Optionsschaltfläche Benutzer und wählen in der angezeigten Benutzerliste einen Benutzernamen
aus.
4. Selektieren Sie in der Liste Einstellungen alle Elemente, die für den rechts gewählten Benutzer
übernommen werden sollen. Um mehrere Elemente gleichzeitig auszuwählen halten Sie die StrgTaste gedrückt, während Sie die Elemente nacheinander anklicken. Klicken Sie anschließend auf
die Schaltfläche Auswahl kopieren. Sollen alle Einstellungen eines Benutzers oder ein gesamtes
Profil zugewiesen werden, klicken Sie auf Alle kopieren.
2.2.5 Rollen
Auf dieser Registerkarte definieren Sie Benutzerrollen. Dabei werden Rechte für einzelne Datenkategorien und detaillierte Berechtigungsstufen für jede Kategorie festgelegt. Eine Benutzerrolle
bezieht sich immer auf einzelne Objekte, Adressen, Aktivitäten oder Anforderungen. Sie wird bei der
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Betreuerzuordnung mit dem Dialogfeld "Rechte bearbeiten" zugewiesen. Die nachträgliche Bearbeitung einer Rollendefinition im Systemmodul kann Änderungen der Zugriffsrechte auf die jeweiligen Datensätze nach sich ziehen.
Abb. 2-24: Die Registerkarte Rollen.
Mit den Schiebereglern im rechten Abschnitt legen Sie folgende Rechte fest:
Zugriffsrecht Beschreibung
Verweigern
Kein Zugriffsrecht auf die Datensätze, Existenz unsichtbar.
Keins
Kein Zugriffsrecht auf die Datensätze, Existenz sichtbar.
Anzeigen
Nur das Anzeigen der Datensätze ist gestattet.
Ändern
Die Datensätze können angezeigt und geändert werden.
Löschen
Die Datensätze können angezeigt, geändert und gelöscht werden.
Zugriffsrechte auf der Registerkarte Rollen.
Diese Rechte können jeweils für folgende Datensatz-Kategorien vergeben werden:
Datensatz-Kategorie
Beschreibung
Adressen
Alle Datensätze der Adress-Tabelle estateOffice-Datenbank.
Objekte
Alle Datensätze der Objekt-Tabelle estateOffice-Datenbank.
Objekte / Verkauf
Alle Datensätze der Objekt-Tabelle mit der Vertriebsart "Verkauf".
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Datensatz-Kategorie
Beschreibung
Objekte / Vermietung
Alle Datensätze der Objekt-Tabelle mit der Vertriebsart "Vermietung"
Anforderungen an Objekte Alle Datensätze der Objekt-Tabelle, die Anforderungen enthalten.
Aktivitäten
Alle Datensätze, die sich auf Aktivitäten beziehen.
Datensatz-Kategorien auf der Registerkarte Rollen
Die Anwendung der hier definierten Rollen geschieht folgendermaßen: Für Adressen, Aktivitäten und
Anforderungen bietet das Dialogfeld "Rechte bearbeiten" die Möglichkeit der Benutzer- Gruppenund Filialzuordnung als Betreuer auf Basis von Rollen. Es wird durch Rechtsklick auf dem Feld
Betreuer in der Detailansicht des jeweiligen Elements geöffnet. Bei Objekten erfolgt in diesem Dialog
nur eine Benutzerzuordnung, während eine Benutzer-, Gruppen- und Filialzuordnung mit dem Fenster Objektspezifische Einstellungen vorgenommen wird.
Option
Beschreibung
Neu
Öffnet ein Dialogfeld zur Eingabe des Namens für die neue Rolle.
Löschen
Löscht die in der Liste Rollen gewählte Rolle.
Speichern
Speichert die festgelegten Definitionen.
Abbrechen Bricht den aktuellen Vorgang ab.
Die folgenden Anleitungen beschreiben, wie Sie Rollen definieren, bearbeiten und löschen.
2.2.5.1 Neue Rolle definieren
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung - Rollen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu. Alternativ können Sie mit einem
Rechtsklick im freien Bereich der Liste Rollen das Kontextmenü öffnen und den Befehl
Neu wählen.
3. Geben Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld eine Bezeichnung für die neue Rolle ein und klicken Sie auf OK. Daraufhin wird die neue Rolle in der Liste Rollen angezeigt und zur Bearbeitung
ausgewählt.
4. Legen Sie mit den Schiebereglern die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensatz-Kategorien fest.
2.2.5.2 Rolle bearbeiten
2. Wählen Sie in der Liste Rollen den Namen der Rolle, die Sie bearbeiten wollen, und verwenden Sie
die Schieberegler, um die eingestellten Rechte für einzelne Datensatz-Kategorien zu ändern.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit die Änderungen an der Rollendefinition übernommen werden.
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2.2.5.3 Rolle umbenennen oder löschen
2. Wählen Sie in der Liste Rollen den Namen der Rolle, die Sie umbenennen oder löschen wollen.
3. Zum Umbenennen der selektierten Rolle öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü, wählen den Befehl Umbenennen und geben im daraufhin eingeblendeten Dialogfeld den neuen Rollennamen ein. Schließen Sie das Dialogfeld und klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern,
damit die Änderungen übernommen werden.
4. Zum Löschen der selektierten Rolle klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche
Löschen oder öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen dort den Befehl
Löschen.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit die Aktion angewendet wird.
2.2.6 Filialen
Mit den Verwaltungsfunktionen auf dieser Registerkarte können Sie die Filialstruktur Ihres Unternehmens in der estateOffice-Arbeitsumgebung abbilden. Die Beschreibung einer Filiale umfasst
außer den Stammdaten auch Angaben zu Filial-Betreuern, verwendeten Standard-Dokumenten und
Nummernkreisen.
Abb. 2-25: Die Registerkarte Filialen.
Im linken Abschnitt des Datenbereichs ist die Liste der bereits eingerichteten Filialen dargestellt.
Wenn eine Filiale ausgewählt ist, werden im oberen rechten Abschnitt die Filialstammdaten und darunter auf zwei Subregistern die Angaben zu Filial-Betreuern, Dokumenten und Nummernkreisen angezeigt.
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In Verbindung mit den Funktionen zur Benutzerverwaltung und Gruppenverwaltung können Sie den
Mitarbeitern einer Filiale detailliert Funktions- und Datenrechte sowie Einstellungen für Dokumente
zuweisen, die ihren Positionen im Unternehmen entsprechen. Diese Funktionen von estateOffice helfen Ihnen dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren und Zuständigkeiten unternehmensweit eindeutig zu
regeln.
Option
Beschreibung
Neue Filiale
Startet den Vorgang und platziert den Cursor im Feld Filialenname.
Filiale löschen Löscht die in der Liste Filialen gewählte Filiale.
Speichern
Speichert die vorgenommenen Einstellungen
Abbrechen
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Filialen anlegen, bearbeiten und
löschen.
2.2.6.1 Neue Filiale anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Verwaltung - Filialen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Filiale oder öffnen Sie mit einem
Rechtsklick auf der freien Fläche der Liste Filialen das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl
Neue Filiale anlegen. Daraufhin wird der Cursor im Feld Filialenname platziert.
3. Geben Sie die Bezeichnung für die neue Filiale ein und navigieren Sie mit der Tab-Taste durch die
weiteren Felder des Bereichs Filiale, um die Adresse, Telefon-/Faxnummer, Kontaktperson und Filialgruppe festzulegen. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Speichern, damit die Basisinformationen der neuen Filiale für die Ausführung der weiteren Schritte zur Verfügung stehen.
4. Legen Sie als nächstes einen oder mehrere Betreuer für die neue Filiale fest: Öffnen Sie im Systemmodul mit dem Befehl Verwaltung - Benutzer die Registerkarte "Benutzer", markieren Sie in der
Benutzerliste den Namen eines Benutzers und wählen Sie in der Dropdown-Liste Filiale den
Namen der neuen Filiale. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Speichern, um die Einstellung zu übernehmen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden weiteren Betreuer, den Sie für
die Filiale festlegen wollen.
5. Kehren Sie zur Registerkarte System - Verwaltung - Filialen zurück und klicken Sie im Datenbereich auf Dokumente & Nummernvergabe.
6. Wählen Sie in den Dropdown-Listen des Bereichs Standard-Briefpapiere die Filial-Briefpapiere für
Anschreiben, Exposés, Kaufverträge und Rechnungen aus. Es stehen hier nur Briefpapiere
zur Auswahl, die vorher im Systemmodul unter Allgemein - Briefpapiere erstellt wurden.
7. Geben Sie im Bereich Automatische Nummernvergabe eine Filial-Kennung für die Präfix-Komponente von Objekt- und Adressnummern ein, die beim Anlegen neuer Objekte und Adressen in
dieser Filiale verwendet werden sollen.
8. Zum Ändern der vorgegebenen Startwerte für die Objekt- und Adress-Nummerierung klicken Sie
im Bereich Automatische Nummernvergabe auf die jeweilige Schaltfläche Ändern und geben im
daraufhin angezeigten Dialogfeld den gewünschten Startwert ein. Klicken Sie auf OK, um das Dia-
- 76 -
logfeld zu schließen und Ihre Einstellungen zu übernehmen.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern.
2.2.6.2 Filiale löschen
2. Wählen Sie in der Liste "Filialen" den Namen der Filiale, die Sie löschen wollen, und klicken Sie in
der Symbolleiste auf Filiale löschen. Alternativ können Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü öffnen und den Befehl Filiale löschen wählen.
3. Beantworten Sie die daraufhin angezeigte Bestätigungsmeldung mit Ja, um den Vorgang abzuschließen.
2.2.6.3 Filiale bearbeiten
2. Markieren Sie in der Liste "Filialen" den Namen der Filiale, deren Einstellungen Sie bearbeiten
möchten.
3. Führen Sie Ihre Änderungen im Bereich Filiale und auf den Subregistern entsprechend der
Beschreibung "Filiale anlegen" durch.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen anzuwenden.
2.2.7 E-Mail-Konten
Auf dieser Registerkarte hinterlegen Sie die Zugangsdaten für verschiedene E-Mail-Konten und legen
die grundlegenden Einstellungen für deren Benutzung fest. Die hier hinterlegten Einstellungen werden für den direkten E-Mail-Versand ohne MS-Outlook innerhalb von estateOffice genutzt. Hierzu
gehören beispielsweise estateMobile, Marketing-Vorgang oder auch die SMTP-Einstellungen beim Angebotsvorgang.
Wählen Sie zur Konfiguration in der Navigationsleiste des Systemmoduls den Befehl Verwaltung - EMail-Konten.
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Abb. 2-26: Die Registerkarte E-Mail-Konten mit bereits hinterlegten Zugangsdaten.
Um ein neues E-Mail-Konto zu erstellen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Neues Konto oder klicken
mit der rechten Maustaste in die Übersicht der E-Mail-Konten im linken Seitenbereich und wählen den
Befehl Neues Konto anlegen aus dem Kontextmenü.
Anschließend konfigurieren Sie das hinzugefügte E-Mail-Konto, indem Sie zunächst Namen, E-MailAdresse und die Server-Daten in die dafür vorgesehenen Felder eintragen. Die benötigten Daten für
den Posteingangs- und Postausgangsserver erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider.
Zuletzt tragen Sie Ihren Benutzerdaten und Ihr Passwort ein und testen die Einstellungen über die entsprechend beschriftete Schaltfläche.
Kontozugriff für Benutzer anlegen
Unterhalb der Konto-Einstellungen finden Sie das Feld Berechtigte Benutzer. Bewegen Sie den Mauszeiger in die untere Rechte dieses Feldes und klicken Sie auf das erscheinende Plus-Symbol.
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In dem nun erscheinenden Auswahldialog markieren Sie die Benutzer,
die Zugriff auf das E-Mail-Konto erhalten sollen. Mittels gedrückter
Strg-, bzw. Shift- und linker Maustaste lassen sich mehrere Benutzer auf einmal auswählen. Klicken Sie anschließend auf Übernehmen
und speichern Sie die Konfiguration des E-Mail-Kontos über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste.
Abb. 2-27: Berechtigte Benutzer zum EMail-Konto hinzufügen.
Hinweis: Wenn Sie an dieser Stelle zusätzliche Benutzer hinzufügen, erhalten diese auch einen
zusätzlichen SMTP-Zugang. Beim Versand von E-Mails müssen diese Benutzer daher immer den
jeweils korrekten SMTP-Zugang wählen.
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Bugfixes und Service-Releases vollautomatisch via
Internet in estateOffice integrieren zu lassen.
Abb. 2-28: Die Registerkarte Programmupdate
Die Intervalle, in denen nach neuen Versionen gesucht wird, können Sie dabei selbst bestimmen.
Natürlich steht Ihnen aber auch die Möglichkeit offen, Updates erst einmal nur herunterzuladen und
später manuell zu installieren.
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass diese Funktion ausschließlich Kunden mit gültigem Servicevertrag zur Verfügung steht. Das automatische Programmupdate gilt nur für die o.g. Updates. Major Releases (größere Produktupdates) sind hiervon ausdrücklich ausgenommen.
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Um die Funktion nutzen zu können, muss in der
Benutzerliste unter System - Verwaltung - Benutzer die Optionen zur Update-Berechtigung vergeben werden. Sie finden die zugehörige
Checkbox am unteren Ende der Detailansicht. Set- Abb. 2-29: Die Option zur Download-Berechtigung in der Benutzen Sie den Haken und speichern Sie die Ände-
zerverwaltung
rungen.
Sie können das Update entweder manuell ausführen, indem Sie unter Hilfe auf Update suchen
klicken, oder Sie lassen die Suche automatisch in
einem frei wählbaren Intervall laufen. Über die
Schaltfläche Verfügbarkeit prüfen suchen Sie hingegen nach einer bereits vorhandenen Installationsdatei im Netzwerk.
Abb. 2-30: Download der neuen Installationsdatei
In diesem Fall - entsprechende Berechtigung zum
Update vorausgesetzt - werden Sie beim Start
von estateOffice darüber informiert, dass eine
neue Version zum Download bereit steht. Wenn
Sie in einem Netzwerk arbeiten, erhalten die übrigen Benutzer, bzw. Arbeitsplätze nach dem Download des Updates einen Hinweis, dass im
Abb. 2-31: Hinweisfenster zur Verfügbarkeit von Updates
Netzwerk eine neue Version zur Verfügung steht und installiert werden kann.
Je nach Größe des zur Verfügung stehenden
Updates und der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung kann es nun einige Minuten dauern, bis der Download abgeschlossen wird. Sie
können nach Beendigung des Downloads auf
Installieren klicken, um das Setup direkt zu starAbb. 2-32: Das heruntergeladene Update wird installiert.
ten. Alternativ brechen Sie den Vorgang ab und
führen die Installation zu einem späteren Zeit-
punkt durch. Die heruntergeladenen Setup-Dateien finden Sie in Ihrem Datenverzeichnis im neuen
Verzeichnis SoftwareUpdate.
Hinweis: Falls Sie in Ihrem Unternehmen einen Terminalserver verwenden, empfehlen wir statt
des automatischen Updates nach wie vor die Verwendung der manuellen Installation.
Einige Dateien wie beispielsweise AGB oder Firmenbroschüren werden grundsätzlich in allen Angeboten verwendet. estateOffice unterstützt Dokumente, die unabhängig von einzelnen Adressen oder
Objekten in globalen Ordnern abgelegt werden können. Damit kann von jeder Stelle in estateOffice,
an der die Dateien benötigt werden, auf diese zugegriffen werden.
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Um auf die globalen Ordner zugreifen zu können,
sind entsprechende Berechtigungen erforderlich.
Setzen Sie diese in den Datenrechten unter System - Verwaltung - Gruppen (bzw. Benutzer).
Anschließend erstellen Sie unter System - Verwaltung - Globale Ordner die gewünschten Ordner oder passen bereits Vorhandene bei Bedarf
Abb. 2-33: Die Registerkarte zur Verwaltung der globalen Ordner
an. Vergeben Sie dazu beim jeweiligen Ordner
den gewünschten Namen und öffnen Sie die Pfadauswahl über die zugehörige Schaltfläche. Über das
Fenster Ordner suchen navigieren Sie zum entsprechenden Verzeichnis bzw. erstellen bei Bedarf ein
Neues. Empfehlenswert ist beispielsweise die Anlage von Ordnern für verschiedene Dokumenttypen
(Bilder, AGB, etc). Um einen globalen Ordner löschen zu können, dürfen sich in diesem keine Dateien
befinden.
Die Verwaltung der globalen Ordner erfolgt über den Programmteil Vorlagen unter Dokumente - Globale Ordner.
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Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie Voreinstellungen für Aktionen festlegen, die im
estateOffice-Arbeitsablauf ausgeführt werden. Dazu öffnen Sie das Systemmodul, entweder über das
Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder die Kachel System auf dem Homescreen. Verwenden Sie die Befehle der Gruppe Aktionen aus der Navigationsleiste, um die verschiedenen Registerkarten anzuzeigen.
2.3.1 Allgemein
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Aktions-Optionen für die Integration mit Microsoft Outlook fest,
wählen die Standard-Aktionen für Aktivitäten und stellen die E-Mail-Optionen ein.
Abb. 2-34: Die Registerkarte Allgemein in der Gruppe Aktionen des Systemmoduls.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält sechs Abschnitte:
Abschnitt
Funktion
Outlook Add-In Optionen
Mit den Dropdown-Listen bestimmen Sie, welche estateOffice-Aktivität und Kategorie standardmäßig einer E-Mail zugeordnet werden soll,
die mit Microsoft-Outlook empfangen oder
gesendet wird.
Standard-Aktionen für Aktivitäten
In den Dropdown-Listen bestimmen Sie, wie
estateOffice-Aktionen mit Aktivitäten vorbelegt
werden.
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Abschnitt
Funktion
Sonstige E-Mail-Optionen
In den Dropdown-Listen wählen Sie, ob estateOffice das Empfangsdatum einer E-Mail von Microsoft Outlook übernehmen soll und wie lang der
in estateOffice übernommene E-Mail-Text sein
darf.
Aktivitätenerstellung bei Angebot & Marketing-
Über die Auswahllisten legen Sie fest, welche Akti-
Vorgang
vitäten, Aufgaben und Termine bei Erstellung
eines neuen Angebotes oder Marketing-Vorgangs erzeugt werden sollen.
Hierbei können Sie aus folgenden Optionen wählen:
1. Nur Multiaktivitäten:
Die Adressen des Angebotsvorgangs werden in einer Aktivität zusammengefasst.
Vorteil: Reduzierter Speicherplatzbedarf.
2. Nur Einzelaktivitäten:
Für jede Adresse des Angebotsvorgangs
wird eine eigene Aktivität angelegt. Vorteil: Aktivitäten lassen sich einzeln bearbeiten.
3. Individuell - Standard Multi:
Wie "Nur Multiaktivitäten", allerdings mit
optionaler Speicherung als Einzelaktivität
am Ende des Angebotsvorgangs.
4. Individuell - Standard Einzel:
Wie "Nur Einzelaktivitäten", allerdings mit
optionaler Speicherung als Multiaktivität
am Ende des Angebotsvorgangs.
Benutzerdeaktivierung
Die Führende Kennzeichnung legt fest, welche
Zeichen dem Nachnamen eines Benutzers automatisch vorangestellt werden, um diesen aus der
Benutzerliste in den Systemeinstellungen auszublenden.
Aktivitätenliste
Hier beschränken Sie die maximal mögliche
Anzeige von Adress- und Objektverknüpfungen.
Eine geringere Anzahl angezeigter Elemente kann
sich positiv auf die Performance Ihres Systems
auswirken.
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Mit den Funktionen und Optionen auf dieser Registerkarte erstellen Sie eigene Felder für die Beschreibung von benutzerdefinierten Aktivitäten, die Sie in Ihrem Arbeitsablauf ausführen wollen.
Abb. 2-35: Die Registerkarte Zusätzliche Felder für Aktivitäten in der Gruppe Aktionen des Systemmoduls.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält im linken Abschnitt eine Liste aller bereits vorhandenen
benutzerdefinierten Felder für Aktivitäten. Wenn Sie ein Feld auswählen, werden im rechten Abschnitt
die zugehörigen Feldattribute angezeigt. Sie können die erweiterten Optionen und zusätzlichen Angaben des Felds nachträglich ändern, nicht jedoch die Definition.
Die Symbolleiste dieser Modulansicht enthält folgende zusätzliche Schaltflächen:
Schaltfläche
Funktion
Neues Kriterium
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird in der Felderliste Neues Eingabefeld angezeigt und der Cursor im Feld Bezeichnung des Abschnitts Definition platziert.
Auswahl löschen
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um ein vorhandenes Feld zu löschen, nachdem Sie es in der Liste ausgewählt haben.
Drucken
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie eine
Übersichts- oder Detailliste der Zusatzfelder im PDF-Format speichern.
Abbrechen
Mit der folgenden schrittweisen Anleitung definieren Sie ein zusätzliches Feld für Aktivitäten.
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen - Zusätzl.
Felder für Aktivitäten.
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2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neues Kriterium und geben Sie im Feld Bezeichnung des
Abschnitts Definition einen Namen für das Feld ein.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Typ einen Feldtyp. Abhängig vom gewählten Typ müssen Sie im Bereich Zusätzliche Angaben weitere Spezifikationen für das Feld angeben. (Eine
Liste der verfügbaren Feldtypen und erforderlichen Zusatzangaben finden Sie weiter
unten in diesem Abschnitt).
4. Bewegen Sie die Maus über das Auswahlfeld Erweitert. Öffnen Sie durch Klicken Sie auf
den grünen Punkt rechts unten im Auswahlfeld das Auswahl-Dialogfeld und wählen Sie
dort die Aktivitäten, bei denen das neue Zusatzfeld verfügbar sein soll. Sie können mehrere Aktivitäten auf einmal selektieren indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten, während
Sie die Elemente nacheinander anklicken.
Folgende Feldtypen sind für Aktivitäten-Zusatzfelder verfügbar:
Feldtyp
Erforderliche Zusatzangaben
Text (max. 255 Zeichen)
Feldlänge des alphanumerischen Felds
Zahl
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Datum
-
Auswahlbox
Liste alphanumerischer Elemente
Freitext mit Auswahlbox
Auswahlliste
Auswahlliste (hier-
Gruppierte Liste alphanumerischer Elemente
archisch)
Optionen
Optionsschaltflächen-Beschriftungen
Zahlen von/bis
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Beschriftung der Steuerungselemente
Datum von/bis
Beschriftungen der Steuerungselemente
Text (lang)
Anzahl sichtbarer Zeilen
Checkbox
-
Währung
Feldinhalt berechnen: Ja/Nein
Währung von/bis
Gebiet
-
Gebiete
-
Ganze Zahl
Ganze Zahlen von/bis
Tausendertrennzeichen-Anzeige; Beschriftung der Steue-
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Feldtyp
rungselemente
Monat/Jahr
-
math. Bruch
-
Mit den Befehlen und Funktionen auf dieser Registerkarte können Sie die Anordnung der Felder bearbeiten, die Sie für die Ansichtsformulare von Aktivitäten erstellt haben.
Zur Verfügung stehende Optionen und Arbeitsabläufe entsprechen im Wesentlichen denen der Registerkarte Felderanordnung Personen.
Die so hinzugefügten Felder lassen sich anschließend über die Schaltfläche Benutzerdefinierte Ansicht
in die gewünschte Form bringen. Näheres hierzu finden Sie unter Designer für benutzerdefinierte
Ansicht.
2.3.4 Listen
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Listenelemente für Dropdown-Listen und Auswahlfelder fest,
die im Objekt- und Adressmanager sowie im Planer auf den Formularen für Aktivitäten, Aufgaben und
Termine enthalten sind. Einige dieser Listenfelder werden auch für den Datenabgleich mit Outlook
benutzt.
Abb. 2-36: Die Registerkarte Listen in der Gruppe Aktionen des Systemmoduls.
Mit den hier vorgenommenen Einstellungen definieren Sie, welche Auswahlmöglichkeiten dem Benutzer in den folgenden Listenfeldern angeboten werden:
• Aktionen für Aktivitäten
• Aktivitätenquellen
• Ressourcen für Terminplanung
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• Anzeigearten für Terminplanung
• Aktionsarten für Aufgaben
Klicken Sie in der Listenauswahl im linken Abschnitt des Datenbereichs auf den Namen des Listenfelds, das Sie bearbeiten möchten. Daraufhin wird im rechten Abschnitt eine Tabelle aller Elemente
des gewählten Felds samt Attributen angezeigt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Interne IDs
anzeigen aktivieren, wird vor den Anzeigetexten der Elemente eine Tabellenspalte mit internen Kennungen eingeblendet. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die Tabelle nach dieser Spalte sortiert.
Wenn Sie auf das Pfeilsymbol rechts im Spaltentitel klicken, wird die Sortierreihenfolge der Spalte
umgekehrt und die Tabelle entsprechend umsortiert.
und geben dahinter die Bezeichnung für den neuen Eintrag ein. Drücken Sie zum Abschluss des Vorgangs die Eingabetaste.
Zum Löschen eines Elements klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Tabellenzeile und im daraufhin eingeblendeten Kontextmenü auf Eintrag löschen.
Mit den Kontrollkästchen in der rechten Tabellenspalte bestimmen Sie für jedes einzelne Element, ob
es angezeigt wird, wenn Sie die Dropdown-Liste im Arbeitsablauf anwenden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn das nebenstehende Element zur Auswahl stehen soll bzw. deaktivieren Sie das
Kontrollkästchen, damit es "versteckt" wird.
Bei einigen dieser Listenfelder können Sie folgende zusätzliche Attribute für die Elemente festlegen:
Attribute für Aktionen für Aktivitäten
Beim Listenfeld Aktionen für Aktivitäten können Sie für jedes Element bzw. jede definierte Aktion
Standardkosten festlegen. Dazu klicken Sie in der Tabellenzeile des Listenelements auf die Spalte Standardkosten und geben den Kostenfaktor ein.
Attribute für Anzeigearten für Terminplanung
Beim Listenfeld Anzeigearten für Terminplanung können Sie für jedes Element bzw. jede Termin-Prioritätsstufe eine Anzeigefarbe wählen. Dazu klicken Sie in der Tabellenzeile des Listenelements auf die
Spalte Farbe und wählen einen Farbton aus.
Attribute für Aktionsarten für Aufgaben
Beim Listenfeld Aktionsarten für Aufgaben können Sie für jedes Element eine Anzeigefarbe und eine
Aktivität wählen. Klicken Sie in der Tabellenzeile des Listenelements auf die Spalte Farbe, um einen
Farbton auszuwählen und auf die Spalte Aktivitätenart, zur Auswahl einer Aktivität.
damit Ihre Einstellungen übernommen werden.
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Der folgende Abschnitt zeigt, wie Sie im Systemmodul die Listenelemente für Dropdown-Listen festlegen, mit denen Attribute von Verbindungen zwischen Objekten und Adressen beschrieben werden.
Öffnen Sie das Systemmodul entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder die Kachel System auf dem Homescreen. Wählen Sie in der Navigationsleiste Verbindungen - Listen.
Auf dieser Registerkarte legen Sie fest, welche Auswahlmöglichkeiten dem Benutzer in den Dropdown-Listen Verbindungsart, Beziehung und Status angeboten werden. Diese Dropdown-Listen werden auf den Formularen des Objekt- und Adressmanagers verwendet und beschreiben die Art der
Verbindungen zwischen einem Objekt und einer Adresse und den Auftrags-Status eines Objekts bzw.
einer Kundenadresse. Sie können neue Listenelemente hinzufügen und vorhandene Elemente zur
Auswahl stellen, verstecken oder löschen.
Abb. 2-37: Die Registerkarte Listen in der Gruppe Verbindungen des Systemmoduls.
Klicken Sie in der Listenauswahl im linken Abschnitt des Datenbereichs auf den Namen der Dropdown-Liste, die Sie bearbeiten möchten. Daraufhin wird im rechten Abschnitt eine Tabelle mit allen
vorhandenen Elementen des Listenfelds angezeigt.
Bei der Liste Typen können Sie in der Spalte Beziehung für jede Verbindungsart als Beziehungsvorgabe Mieter oder Anbieter festlegen.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Interne IDs anzeigen aktivieren, wird vor den Anzeigetexten eine Tabellenspalte mit internen Kennungen eingeblendet. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die Tabelle
nach dieser Spalte sortiert. Wenn Sie auf das Pfeilsymbol rechts im Spaltentitel klicken, wird die Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt und die Tabelle entsprechend umsortiert.
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Zum Hinzufügen eines neues Listenelements klicken Sie auf das Sternsymbol in der untersten Tabellenzeile und geben dahinter die Bezeichnung für den neuen Eintrag ein. Wählen Sie in der DropdownListe der Spalte Art die Verbindungsart ("Objekt zu Adresse" oder "Adresse zu Objekt").
es angezeigt wird, wenn Sie die Dropdown-Liste im Arbeitsablauf anwenden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, falls das nebenstehende Element im Listenfeld zur Auswahl stehen soll bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit es "versteckt" wird.
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2.5 Konfiguration für die Übertragung an
Internetbörsen
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie im Systemmodul die Übertragung von Immobilienangeboten an Internetbörsen oder Ihre Firmen-Website vorkonfigurieren. Diese Konfiguration
ist einmalig erforderlich, bevor Sie in estateOffice Objekte für die Vermarktung im Internet bereitstellen und dorthin exportieren können. Die Objektbereitstellung und der Börsenexport einzelner
Objekte wird dann mit den Internet-Funktionen des Objektmanagers durchgeführt, und die Internetübertragung von Objektportfolios erfolgt mit den entsprechenden Funktionen des Moduls Tools.
Für die Konfiguration der Internetbörsen öffnen Sie das Systemmodul - entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder die Kachel System auf dem Homescreen.
Klicken Sie dort in der Navigationsleiste auf Internet - Börsen, um die Registerkarte "Internetbörsen"
anzuzeigen.
Auf dieser Registerkarte können Sie neue Börsen-Konfigurationen einrichten und Vorhandene für die
Übertragung auswählen oder bearbeiten.
Die Hauptebene dieser Registerkarte enthält folgende Elemente und Optionen:
Internetbörsen
Wenn bereits Internetbörsen konfiguriert wurden, können Sie in dieser Liste
eine Börse auswählen, um die Konfiguration zu bearbeiten.
Name
In diesem Feld wird der Name der aktuell gewählten Börse angezeigt und der
Name für eine neue Börse eingegeben.
Anbieternr.
Hier tragen Sie die Anbieternummer ein, unter der Sie auf der Börse registriert
sind.
Anfragen E-Mail
In diesem Feld tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Objektanfragen gesendet werden sollen.
Anfragen-CC
Hier tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, an die eine Kopie der Objektanfragen
gesendet werden soll.
Erweiterte Optio-
Mit dieser Option wird die Zuordnung von externer Anbieternummer und inter-
nen
nen Gruppen/Filialen festlegt.
Übertragung
Mit den Optionen auf dieser Subregisterkarte konfigurieren Sie die Datenübertragungs-Schnittstelle für eine Börse.
Konfiguration
Auf dieser Subregisterkarte wählen Sie Objektprofile und konfigurieren die
Pflichtfelder-Zuordnung bzw. -Befüllung mit festen Werten.
Kontingent
Tragen Sie hier die in Ihrem Vertrag enthaltene, maximale Anzahl der zu übertragenden Objekte ein.
Deaktiviert
Die Internetkonfigurationen des entsprechenden Portals werden in sämtlichen
- 90 -
Übertragungsmodulen und Dialogen ausgeblendet, bleiben aber trotzdem
erhalten.
Bilder auto-
Hiermit übernehmen Sie die in den Systemeinstellungen vorgenommenen Ände-
matisch anpassen rungen wie Logo und Wasserzeichen für die betreffende Börse.
Wenn bereits Internetbörsen-Konfigurationen vorhanden sind und Sie nur eine Konfiguration
löschen möchten, selektieren Sie ihren Namen in der Liste Internetbörsen und klicken in der Symbolleiste auf Börse entfernen. Zum Bearbeiten einer Konfiguration selektieren Sie einen Namen in der
Liste und ändern die Einstellungen entsprechend der Beschreibung zum Einrichten einer neuen Konfiguration.
Folgenden Arbeitsschritte werden zur Einrichtung einer neuen Konfiguration ausgeführt:
2.5.1.1 Auswahl der Börse und Schnittstelle und Konfiguration der Datenkommunikation
2.5.1.3 Feldzuordnungen zwischen Objektprofil-Konfigurationen kopieren
2.5.1.5 Aktualisierung der Konfiguration zu übertragender Felder und Daten
91
94
98
99
99
2.5.1.1 Auswahl der Börse und Schnittstelle und Konfiguration der
Datenkommunikation
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Systemmoduls den Befehl Internet - Börsen und klicken Sie
auf den Reiter des Subregisters Übertragung.
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Abb. 2-38: Die Registerkarte Internetbörsen mit aktiviertem Subregister Übertragung.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neue Börse und geben Sie im Feld Name die Bezeichnung der
neuen Börse ein. Füllen Sie anschließend die Felder Anbieternr., Anfragen E-Mail und AnfragenCC aus.
Wenn die Filialen Ihres Unternehmens separate Anbieternummern haben, klicken Sie auf den Link
Erweiterte Optionen einblenden und geben die Nummern in der Liste hinter den Filialnamen ein.
Wählen Sie anschließend das Schnittstellenformat in der Dropdown-Liste Format.
Beim Erstellen einer neuen Konfiguration können Sie nun auf Vorhandene zurückgreifen, indem Sie
deren Einstellungen kopieren. Dies ist nur möglich, wenn die Schnittstellenformate kompatibel sind.
Zum Kopieren einer Konfiguration klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren von, wählen eine Börse im
daraufhin angezeigten Fenster und klicken auf OK, um den Kopiervorgang zu starten. Sofern estateOffice den Vorgang erfolgreich ausführen kann, erscheint anschließend eine Bestätigungsmeldung,
andernfalls wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.
Wenn Sie keine Kopie erstellen, konfigurieren Sie die Optionen auf diesem Subregister mit den Informationen, die Sie von der Börse und Ihrem Administrator erhalten haben. Klicken Sie anschließend
auf Verbindung testen, um festzustellen, ob die Online-Verbindung funktioniert.
Hinweis: Für die korrekte Einstellung der Übertragungs-Schnittstelle werden sowohl Format- und
Benutzerkonto-Informationen von der Börse benötigt als auch Informationen über das Netzwerk
und die Online-Verbindung des Rechners, auf dem estateOffice installiert ist. Wenden Sie sich an
Ihren Systemadministrator, wenn Sie nicht sicher sind, wie die Datenübertragung konfiguriert werden muss.
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Erweiterte Börsenkonfiguration
Unter Erweiterte Konfiguration finden Sie zusätzliche Optionen für die Übertragung Ihrer Objekte an
verschiedene Börsen. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor der jeweiligen Kategorie, um die zugehörigen Optionen einzublenden. Die hier zu verwendenden Daten erhalten Sie vom jeweiligen Portalbetreiber bzw. Ihrem Systembetreuer.
Folgende Subregister stehen Ihnen unter Erweiterte Konfiguration zur Verfügung:
FTP
Die meisten Börsen unterstützen die Übertragung der Objektdaten per FTP-Zugriff als Standard. Die
zu verwendenden Optionen werden aktiviert, sobald Sie den Haken in das Kästchen Direkter FTPUpload zur Börse möglich setzen. Tragen Sie hier die Daten ein, die Sie vom Portalbetreiber erhalten
haben. Klicken Sie anschließend auf den Button Verbindung testen um sicherzustellen, dass künftige
Übertragungen erfolgreich sind.
FTP erweitert
Die Optionen dieses Subregisters sind direkt an die FTP-Optionen (s. o.) gekoppelt und werden erst
bei deren Aktivierung freigegeben.
Befehl/Option Funktion
Name der ZIP-
Für die Übertragung an die jeweilige Börse wird eine ZIP-Datei erzeugt, um mög-
Datei
lichst wenig Datenvolumen für die Übertragung zu verbrauchen. Diese Datei
kann optional mit einem Zeitstempel (Timestamp) und einer laufenden Nummer
versehen werden.
Name der XML-
Zusätzlich zur o. g. ZIP-Datei ist für die Übertragung auch eine XML-Datei erfor-
Datei
derlich. Auch bei dieser können Sie optional einen Zeitstempel generieren lassen.
Adaptierte
Setzen Sie hier den Haken, wenn Sie Ihr Objekt an die Börse immobilien.net über-
XML-Variante
tragen wollen.
...
Anhänge in
Unter Umständen müssen für die Übertragung der Datei per FTP Anhänge in die
Datei ein-
Datei eingebettet werden. In der Regel benötigen Sie diese Funktion aber nicht.
betten.
Wir empfehlen daher, die Option zu deaktivieren.
IS24 REST-API
Dieses Subregister dient ausschließlich der Übertragungseinrichtung der REST-API für Immobilienscout24. Daher muss auch eine entsprechende Börse mit den zugehörigen Einstellungen konfiguriert sein. Hierbei ist in erster Linie zu beachten, dass die Zugangsdaten bereits korrekt
eingetragen wurden und unter Format die Einstellung "IS24Immo REST 1.0" hinterlegt ist.
Proxy
Wenn in Ihrem Unternehmen ein Proxy-Server existiert, der unter Umständen die Zugriffe von
estateOffice auf das Internet verhindert, können hier die notwendigen Daten eingegeben werden, um
estateOffice die Übertragung zu ermöglichen.
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Damit Ihre Objektangebote auf einer Börse korrekt präsentiert werden, müssen die Angebotsdaten
bzw. die Inhalte der estateOffice-Datenbankfelder vollständig und im richtigen Format in der BörsenDatenbank eingetragen werden. Dies wird durch die standardisierte Datenbank-Schnittstelle
"OpenImmo" gewährleistet. Die meisten Börsen unterstützen diese Schnittstelle, verwenden jedoch
eventuell verschiedene Versionen und eigene Erweiterungen.
Jedes Schnittstellenformat umfasst ein standardisiertes Set von Pflichtfeldern und optionalen Feldern. Bei Börsen, die eine OpenImmo-Schnittstelle verwenden, werden diese weiter differenziert nach
Vertriebsart, Nutzungsart und Objektart. Auch die estateOffice-Datenbankfelder sind in Pflichtfelder
und optionale Felder gegliedert, wobei die primäre Differenzierung hier nach Objektprofilen erfolgt.
Die Zusammenstellung der zu übertragenden estateOffice-Felder wird daher auf Basis von Objektprofilen vorgenommen, d. h. für jedes Objektprofil müssen Sie ein eigenes Set von Feldern konfigurieren. Es besteht aus Pflichtfeldern und optionalen Feldern des jeweiligen Profils. Ihre
benutzerdefinierten Felder können Sie ebenfalls übertragen, indem Sie diese entweder optionalen
Schnittstellen-Feldern zuordnen oder benutzerdefinierte Schnittstellenfelder verwenden.
Um die Zuordnung zwischen den Feldern der Schnittstelle und den Feldern von estateOffice zu
erleichtern, sind die Namen der estateOffice-Pflichtfelder meist identisch mit den Namen der Schnittstellen-Pflichtfelder. Bei optionalen und benutzerdefinierten estateOffice-Feldern muss der Anwender jedoch darauf achten, ein passendes Schnittstellenfeld zuzuordnen.
Grundsätzlich können Sie bei der Konfiguration entweder jedem Schnittstellenfeld ein estateOfficeFeld zuordnen oder ein Schnittstellenfeld mit einem oder mehreren festen Werten befüllen.
Hinweis: Verwechseln Sie nicht Schnittstellen-Pflichtfelder mit estateOffice-Pflichtfeldern. Schnittstellen-Pflichtfelder sind nicht notwendigerweise identisch mit den Pflichtfeldern Ihres estateOffice-Objektprofils.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Systemmoduls den Befehl Internet - Börsen und klicken Sie
auf den Reiter des Subregisters Konfiguration Objekte.
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Abb. 2-39: Die Registerkarte Internetbörsen mit aktiviertem Subregister Konfiguration Objekte.
Selektieren Sie in der Dropdown-Liste Objektprofil das Profil, für das Sie die Konfiguration festlegen
wollen. Öffnen Sie dann mit einem Rechtsklick im Tabellenbereich das Kontextmenü und wählen Sie
den Befehl Alles erweitern, damit die Detailebenen der Felder-Tabelle angezeigt werden.
Verwenden Sie die Dropdown-Listen und Optionen in der Filterzeile oberhalb der Liste, um die
Anzeige im Tabellenbereich zu steuern:
Dropdown-
Beschreibung
Liste/Option
Feld
Wählen Sie in dieser Dropdown-Liste die Option OpenImmo Bezeichnung, wenn
die Börse diesen Standard verwendet.
nach...filtern
Lassen Sie dieses Textfeld zunächst leer, um alle Felder sequentiell anzuzeigen.
Wenn Sie später die Zuordnung bzw. feste Werte einzelner Felder überprüfen wollen, können Sie hier die Feldbezeichnung eingeben, um die Anzeige zu filtern.
Ansicht
Wählen Sie zunächst die Option Nur Pflichtfelder, damit nur die rot gekennzeichneten Pflichtfelder angezeigt werden. Nach erfolgter Zuordnung der Pflichtfelder können Sie z. B. Nur nicht zugeordnete Pflichtfelder wählen, um zu prüfen,
ob erforderliche Einträge fehlen.
Spalten
Mit den Kontrollkästchen in dieser Dropdown-Liste können Sie die Anzeige der
Tabellenspalten Zuordnung und Fester Wert ein- bzw. ausschalten. Zu Beginn der
Bearbeitung sollten beide Kontrollkästchen aktiviert sein.
Nachdem Sie die Anzeige erweitert und den Ansichts-Filter auf Nur Pflichtfelder eingestellt haben, werden nur die Schnittstellen-Pflichtfelder für das gewählte Objektprofil tabellarisch dargestellt.
Führen Sie die folgenden Schritte zunächst für alle Pflichtfelder aus.
- 95 -
Klicken Sie auf die Schaltfläche
hinter dem jeweiligen Schnittstellenfeld, um das Zuordnungsfenster zu öffnen. Wenn Sie dem Feld einen festen Wert zuordnen wollen, aktivieren Sie hier die
Optionsschaltfläche Fester Wert. Je nach Art des gewählten Felds kann entweder im Textfeld Objektfeld der gewünschte Wert direkt eingetragen oder aus einer Dropdown-Liste ein fester Wert gewählt
werden.
Abb. 2-40: Direkte Auswahl eines festen Werts (links)
Abb. 2-41: Auswahl eines festen Werts aus einer Dropdown-Liste möglicher Werte (rechts).
Wenn Sie dem Schnittstellenfeld ein estateOffice-Feld zuordnen wollen, aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Zuordnung und klicken auf die Schaltfläche
felder eingeblendet.
Abb. 2-42: Zuordnung eines estateOffice-Felds mit variablem Inhalt.
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. Daraufhin wird das Fenster Objekt-
Suchen Sie mit der Filterzeile im Fenster Objektfelder nach dem Feld, das zugeordnet werden soll. Klicken Sie auf den Feldnamen und anschließend auf OK, um die Zuordnung auszuführen. Wenn das
gewählte estateOffice-Feld nur einen möglichen Wert hat, wird die Zuordnung direkt ausgeführt und
das Fenster geschlossen.
Handelt es sich um ein Feld mit mehreren möglichen Werten, wird ein weiteres Zuordnungsfenster
geöffnet, das je nach Art des Felds verschiedene Inhalte hat.
Bei einigen Feldern enthält es eine Tabelle, in der
links die Werte des estateOffice-Felds und rechts
Dropdown-Listen mit den möglichen Werten des
Börsenfelds angezeigt werden. In diesem Fall
wählen Sie in den Dropdown-Listen die zutreffenden Einträge und klicken auf OK, um die
Zuordnung zu übernehmen. Wenn das Fenster
eine Auswahlliste möglicher Werte mit Kontrollkästchen enthält, aktivieren Sie die Kontrollkästchen der zutreffenden Einträge.
Abb. 2-43: Zuordnung eines estateOffice-Feldes, das eine feste
Auswahl mehrerer möglicher Werte bietet.
Hinweis: Sie können einem Textfeld mehrere Objektfelder zuordnen. Als Separator wird standardmäßig der Zeilenumbruch verwendet. Sie können jedoch beispielsweise auch "-", "+" oder "&"
als Trennzeichen verwenden.
Nachdem Sie die Zuordnungen für alle Pflichtfelder durchgeführt haben, wechseln Sie mit der Filterzeile die Ansicht. Lassen Sie zunächst alle nicht zugeordneten Pflichtfelder anzeigen, um die Vollständigkeit der Pflichtfeld-Zuordnungen zu prüfen. Stellen Sie die Ansicht dann auf Alle Felder ein,
damit auch alle optionalen Felder angezeigt werden. Nehmen Sie die Zuordnungen zwischen optionalen Schnittstellenfeldern und den optionalen und benutzerdefinierten estateOffice-Feldern Ihres
Objektprofils entsprechend der vorangegangenen Beschreibung vor.
Zuordnungen zwischen optionalen Schnittstellenfeldern und estateOffice-Feldern werden Sie in
jedem Fall für Bildansichten, Grundrisse und Lagepläne festlegen, die in der Börsen-Präsentation
Ihrer Angebote erscheinen sollen.
Zur Zuordnung von Bildern, Exposés und Dokumenten erweitern Sie den Abschnitt Anhänge der
Schnittstellenfelder-Tabelle und klicken auf die Schaltfläche hinter dem Abschnitt-Titel. Wählen Sie
dann im eingeblendeten Fenster die Art des Anhangs und klicken Sie auf OK.
- 97 -
Abb. 2-44: Zuordnung von Anhängen - Fenster zur Auswahl des Anhangtyps.
Wählen Sie im nächsten Fenster eine Datei aus oder legen Sie eine Zuordnung fest.
Zum Abschluss der Konfiguration ändern Sie die
Ansicht auf Nur zugeordnete Felder und überprüfen, ob alle insgesamt geplanten Felder zugeordnet sind. Ergänzen Sie eventuell fehlende
Feldzuordnungen und klicken Sie anschließend in
der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Konfiguration zu sichern.
Abb. 2-45: Zuordnung des Anhang-Typs über die indizierte Liste
der Anhänge.
2.5.1.3 Feldzuordnungen zwischen Objektprofil-Konfigurationen
kopieren
Sie können ausgewählte Feldzuordnungen, die Sie für ein bestimmtes Objektprofil erstellt haben, von
einer Börsenkonfiguration kopieren, damit Sie identische Zuordnungen nicht doppelt vornehmen
müssen. Dazu öffnen Sie zunächst im Subregister Konfiguration das Objektprofil, aus dem Zuordnungen übernommen werden sollen. Dann ändern Sie die Ansicht auf Nur zugeordnete Felder.
Öffnen Sie nun mit einem Rechtsklick auf die Schaltfläche
hinter einer zu kopierenden Feldzuordnung das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl Feldzuordnung kopieren auf... Daraufhin
wird das Fenster Einzelne Felder auf Konfigurationen übertragen angezeigt. Verwenden Sie die Filterfunktion im Titelbereich dieses Fensters, um die Listenanzeige zugeordneter Felder zu steuern.
- 98 -
Aktivieren Sie nun das Kontrollkästchen vor jedem Feld in der Liste, dessen Zuordnung Sie kopieren
möchten. Als Nächstes aktivieren Sie im unteren Fensterabschnitt das Kontrollkästchen vor dem
Namen der Konfiguration, in welche die Zuordnung kopiert werden soll. Klicken Sie auf OK, um den
Vorgang auszuführen und das Fenster zu schließen.
Sie können eine gesamte Konfiguration oder ein Felder-Set, das für ein bestimmtes Objektprofil
zusammengestellt wurde, auf eine andere Konfiguration mit der gleichen Vertriebsart übertragen. Dieses Verfahren bietet den Vorteil, dass Sie bereits erprobte Einstellungen übernehmen können und nur
noch Anpassungen vornehmen müssen, um zusätzliche Felder zuzuordnen oder nicht benötigte
Zuordnungen zu entfernen.
Wählen Sie zunächst im Subregister Konfiguration ein Objektprofil. Klicken Sie auf die Dropdownliste
rechts davon und selektieren Sie Kopieren auf Felder oder Kopieren auf Profile. Es wird ein Fenster eingeblendet, in dem Sie einzelne Felder bzw. ein Profil als Ziel für die Kopie bestimmen können. Klicken
Sie auf die Schaltfläche Kopieren von... und wählen Sie im eingeblendeten Fenster "Konfiguration
kopieren" die Quell-Konfiguration, aus der einzelne bzw. alle Felder kopiert werden sollen. Klicken Sie
anschließend auf die Schaltfläche Objektkonfigurationen aktualisieren, um die Aktion anzuwenden.
2.5.1.5 Aktualisierung der Konfiguration zu übertragender Felder
und Daten
Nachdem Sie Änderungen an der Felderkonfiguration und -zuordnung vorgenommen haben, gelten
diese standardmäßig nur für Objekte, die Sie zukünftig für die Übertragung an die Börse einstellen.
Wenn Ihre Änderungen auch auf Objekte angewendet werden sollen, die schon bereitgestellt oder
übertragen wurden, müssen Sie die Konfiguration für diese Objekte explizit aktualisieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Objektkonfigurationen aktualisieren im unteren Fensterabschnitt des
Subregisters Konfiguration. Daraufhin wird das Fenster "Änderung Börsenkonfiguration" geöffnet.
Das Fenster enthält eine Liste aller Objekte, die
bereits mit der aktiven globalen Börsenkonfiguration an die jeweilige Internetbörse
übertragen oder zumindest für die Übertragung
bereitgestellt wurden (vor der aktuellen Änderung). Bei der nächsten Übertragung dieser
Objekte werden die soeben vorgenommenen
Änderungen nur angewendet, wenn Sie dies expliAbb. 2-46: Aktualisierung der Objektkonfigurationen nach Änderung der Börsenkonfiguration.
zit bestätigen. Markieren Sie das Kontrollkästchen vor jedem Objekt, auf das die
zuletzt vorgenommenen Änderungen an der globalen Börsenkonfiguration angewendet werden sollen.
Wenn auch solche Objekte aktualisiert werden sollen, für die Sie eine individuelle Börsenkonfiguration
zusammengestellt haben, müssen Sie die Option Auch individuelle Konfigurationen
- 99 -
aktualisieren oberhalb der Objektliste aktivieren. Für alle nicht markierten Objekte wird bei der nächsten Übertragung erneut die ursprünglich verwendete globale oder ggf. individuelle Konfiguration verwendet.
2.5.2 Einrichten einer automatischen InternetbörsenÜbertragung
Sie können Ihre Börsenübertragungen auch automatisch durchführen lassen. Die Aktualisierung
erfolgt dann ohne weiteres Zutun in konfigurierbaren Intervallen oder nach einem festgelegten Zeitplan. Sie finden die hierfür benötigten Einstellungen unter System - Internet - Export-Zeitpläne. Setzen Sie zunächst den Haken bei Automatischer Export aktiviert.
Abb. 2-47: Der automatische Internet-Export mit sämtlichen Konfigurationsfenstern.
Folgenden Arbeitsschritte werden zur Einrichtung einer neuen Konfiguration ausgeführt:
1. Überprüfen und Starten des Dienstes
2. Festlegen des Internet-Export-Zeitplans
3. Zuordnung einzelner Börsen zum Internet-Export-Zeitplan
2.5.2.1 Überprüfen und Starten des Dienstes
Überprüfen Sie zunächst, ob der benötigte Dienst "estateOffice Service" ausgeführt wird. In diesem
Fall erscheint beim Service-Status im oberen Teil des Datenbereichs die Meldung „Aktiv – OK“.
- 100 -
Starten Sie andernfalls den Service manuell. Hierzu finden Sie in der
Menüleiste die Schaltfläche Service konfigurieren. Bestätigen Sie nach
dem Start gegebenenfalls die Meldung der Windows-Benutzerkontensteuerung.
Falls mehrere Anwender an dem System arbeiten, melden Sie als Windows-Benutzer mit Rechten für das Datenverzeichnis an. Klicken SIe
Abb. 2-48: Der estateOffice-Service
anschließend auf die Schaltfläche Starten.
2.5.2.2 Festlegen des Internet-Export-Zeitplans
Wählen Sie die Option Neu in der Symbolleiste, um das Konfigurationsfenster des zu erstellenden Zeitplans einzublenden.
Hier legen Sie die gewünschten Einstellungen
bezüglich Datum und Uhrzeit der Übertragungen
fest. Füllen Sie die E-Mail-Adressfelder sowie das
Feld für den Rechnernamen und setzen Sie den
Haken bei Zeitplan aktiv. Abb. 2-49: Konfiguration des Zeitplans.
2.5.2.3 Festlegen der zu exportierenden Börsen
Betätigen Sie innerhalb des Fensters Internetexport-Zeitplan die Schaltfläche Börsenauswahl um festzulegen, auf welche Börsen Ihre Objekte automatisch übertragen werden sollen.
In der Börsenauswahl werden nur die Börsen aufgeführt, die im Vorfeld hinzugefügt und konfiguriert wurden. Setzen Sie die entsprechenden
Haken bei den Börsen, auf die Ihre Objekte automatisch übertragen wollen. Hier deaktivierte Börsen werden in die Übertragung nicht mit
Abb. 2-50: Einstellungsmöglichkeiten für die zu übertragenden
Börsen.
einbezogen. Aktivieren Sie außerdem je nach
Wunsch die folgenden Optionen:
Option
Beschreibung
Börse
Hier wird der Name der Börse angezeigt, zu der exportiert wird.
Upload
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit die Übertragung zur Börse direkt
nach dem Schließen dieses Fensters ausgeführt wird. Die Option ist nur auswählbar, sofern in der globalen Börsenkonfiguration ein FTP-Server für den
- 101 -
Option
Beschreibung
Upload eingetragen und aktiviert wurde. Wenn das Kontrollkästchen nicht markiert oder grau dargestellt ist, findet anschließend kein direkter Export an die
Börse statt, sondern die Angebotsdaten werden in einem ZIP verpackt und
lokal gespeichert.
Modus
Wenn Sie auf diese Spalte klicken, wird ein Dropdown-Feld ange-zeigt in dem
Sie wählen können, ob ein Voll- oder Teilabgleich durchgeführt werden soll. Bei
einem Vollabgleich werden die neu ausgewählten Objekte auf die Börse übertragen und gleichzeitig alle bisher dort eingestellten Objekte gelöscht. Bei
einem Teilabgleich werden die ausgewählten (neuen oder geänderten) Objekte
an die Börse übertragen, ohne den Status der übrigen bereits dort vorhandenen Objekte zu ändern.
Exportpfad öff-
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird nach Starten des Exports ein
nen
Fenster eingeblendet das anzeigt, in welchem Pfad die ZIP-Datei mit den Exportdaten abgelegt ist. Diese Option ist nur auswählbar, wenn der direkte Upload
nicht aktiviert wurde.
Datum letzte
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nach erfolgtem Export das Über-
Übertragung
tragungsdatum auf der Registerkarte "Internetübertragung" aktualisiert wer-
aktualisieren
den soll.
Gelöschte
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn alle Objekte, die durch einen Voll-
Objekte aus Über- oder Teilabgleich auf der Börse gelöscht werden, auch aus der Übertragungsliste neh- tragungsliste entfernt werden sollen.
men
Die so vorgenommenen Einstellungen sind nach Speicherung gültig. Sie können, die oben genannte
Aktivierung vorausgesetzt, die automatische Synchronisation nun nutzen.
- 102 -
In diesem Abschnitt legen Sie die notwendigen Einstellungen für die Anzeige der estateCockpit-Elemente fest.
Wählen Sie unter System - estateCockpit - Allgemein zunächst, ob Benutzer zusätzlich zu den im System definierten Kennzahlen auch alle Standardkennzahlen verwenden dürfen. Mit gesetztem Haken
sind Benutzer in der Lage, auf dem Homescreen beliebige Kennzahlen hinzuzufügen und zu bearbeiten. Da Mitarbeiter je nach Konfiguration hierüber unter Umständen auch Zugriff auf sensible
Unternehmensdaten erlangen können, sollten Sie sich des Umfangs dieser Funktion bewusst sein.
Fall 1: Selbstständiger Immobilienprofi
Arbeiten Sie allein oder mit nur wenigen Mitarbeitern, die ebenfalls Zugriff auf die estateCockpitDaten haben sollen, empfehlen wir die Aktivierung der Option "Unbeschränkte Freigabe für alle
Benutzer" über den Haken. Hiermit legen Sie fest, dass alle Benutzer Kennzahlen auf dem Homescreen hinzufügen und editieren können.
Fall 2: Größeres Unternehmen
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Angestellten Zugriff auf alle Kennzahlen erhalten, sollten Sie den o.
g. Haken nicht setzen. Somit hat (vorerst) nur der Supervisor Zugriff auf die estateCockpit-Kennzahlen. Dieser kann nun eigene Kennzahlen definieren und mit entsprechenden Berechtigungen analog zu Adressen / Objekten etc. versehen.
So definieren Sie Kennzahlen
Öffnen Sie die Einstellungen unter System estateCockpit - Einstellungen Hier legen Sie die
gewünschten Kennzahlen für Ihr Unternehmen
fest. Wählen Sie in der Menüleiste Neu und im folgenden Fenster die gewünschte Kennzahl.
Anschließend vergeben Sie einen Namen, gegebenenfalls eine Beschreibung der Kennzahl und
entscheiden, in wie weit die Kennzahl anpassbar
sein soll. Fügen Sie dann noch die gewünschten
Abb. 2-51: Auswahl einer vordefinierten estateCockpit-Kennzahl
Gruppen bzw. Benutzer hinzu.
Als letzte Vorbereitung wählen Sie in den Kennzahleneinstellungen den gewünschten Diagrammtyp
aus. Möchten Sie den Titel für das zugehörige Widget auf dem Homescreen ändern, klicken Sie bei
den Kennzahleneinstellungen auf Anpassen und tragen den gewünschten Titel ein.
Beachten Sie bei den estateCockpit-Einrichtung auch die Berechtigungen für die Verwendung von
estateCockpit unter System - Verwaltung - Gruppen (Benutzer) - Datenrechte. Ändern Sie gegebenenfalls die entsprechenden Rechte für einzelne Benutzer oder Gruppen.
Hinweis: Über die Einstellungen in den jeweiligen Kennzahlen lässt sich die Anzeige auf unterschiedlichen Unternehmensebenen (Unternehmens-, Filial-, Benutzerebene) steuern. Hierzu müssen die entsprechenden Gruppen bzw. Benutzer über die notwendigen Rechte verfügen.
- 103 -
Nachdem Sie die notwendigen Einstellungen vorgenommen haben, können Sie die estateCockpitKacheln auf dem Homescreen bzw. in den Auswertungen nutzen.
- 104 -
Um die Funktionen der immowelt FileCloud nutzen zu können, setzen
Sie zunächst den Haken bei "FileCloud-Funktionalität". Soll bei erfolgtem Download eines FileCloud-Exposes eine Aktivität erstellt werden,
setzen Sie auch den folgenden Haken.
Nun können Sie festlegen, was bei Aktualisierung bzw. Löschung
Abb. 2-52: Aktivierung der immowelt
FileCloud-Funktion
eines Exposés mit der bereits bestehenden Version passieren soll. Um versehentlichen Überschreibungen bzw. Löschungen von Exposés vorzubeugen empfehlen wir, zumindest in der Anfangsphase die Optionen auf den Wert "Nachfragen" festzulegen.
Darüber hinaus sind spezielle Funktionsrechte erforderlich, um die immowelt File-Cloud-Verwaltung
unter Tools anzeigen zu können. Setzen Sie diese Funktionsrechte unter System - Verwaltung - Benutzer bzw. Gruppen für die gewünschten Anwender und Benutzergruppen. Hier muss die Berechtigung
"FileCloud anzeigen" innerhalb von Tools aktiv sein.
Um eine Aktionsart für die automatisch generierte Aktivität beim FileCloud- Download zuzuordnen,
erstellen Sie diese zunächst (beispielsweise FileCloud- Dateizugriff) unter System - Aktionen - Listen.
Anschließend stellen Sie im System unter Aktionen - Allgemein - Aktion bei FileCloud-Download die
vorher festgelegte Aktionsart ein.
- 105 -
3.1.1 Allgemein
3.1.2 Kurzsuche
3.1.3 Flächen
3.1.5 Objektprofile
3.1.6 Statistik
3.1.8 Listen
108
108
114
116
117
120
124
124
125
128
3.2.1 Kurzsuche
3.2.2 Detailsuche
3.2.3 Ablagen
128
131
134
139
3.4.5 Angebotserstellung, Schritt 5: Nachweis erstellen und speichern
139
140
144
145
147
149
153
155
157
157
159
161
163
164
165
166
166
168
170
172
175
177
181
181
183
185
186
191
- 106 -
194
196
197
Mit dem estateOffice-Objektmanager erfassen, verwalten und vermarkten Sie Ihre Immobilienobjekte. Der Objektmanager ist ein zentrales Modul von estateOffice, das auch einige Funktionen der anderen Anwendungsmodule benutzt. Hier starten Sie Ihren Arbeitsablauf für
Immobilienangebote mit dem Anlegen neuer Objekte. Dafür erfassen Sie zunächst eine detaillierte
und klassifizierte Beschreibung aller Objektdaten (Typ, Lage, Größe usw.) und ordnen die zugehörigen
Adressen und Dokumente zu.
Nachdem Sie Ihre Objekt- und Adressdatenbank mit Daten befüllt haben, verwenden Sie die Aktionsbefehle des Objektmanagers, um nach Interessenten zu suchen, Angebote zu erstellen und Ihre
weiteren Aktivitäten für den Maklerauftrag zu planen. Neben Funktionen für die herkömmlichen Vertriebswege bietet der estateOffice-Objektmanager auch Optionen für die Internet-Vermarktung von
Immobilien.
Sie starten den Objektmanager entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der
Symbolleiste oder die Kachel Objekte auf dem Homescreen. Dieser enthält auch Kacheln für den direkten Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Funktionen des Objektmanagers, Neues Objekt erfassen und Interessenten suchen. Sie können weitere Instanzen des Objektmanagers aufrufen, um
mehrere Objekte gleichzeitig anzuzeigen und zu bearbeiten. Dafür enthält das Dropdown-Menü
Home in der Symbolleiste den Befehl Objekte / Neues Fenster. Durch Auswahl dieses Befehls wird
eine weitere Modulansicht des Objektmanagers auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
Nach dem Aufrufen des Objektmanagers stehen zunächst nur vier Befehle in der Navigationsleiste
zur Auswahl: Kurzsuche, Detailsuche, Ablagen und Objekt erfassen. Die Gesamtauswahl aller Befehle
und Funktionen wird erst angezeigt, nachdem Sie mit den Suchfunktionen ein Objekt ausgewählt
haben oder mit dem Befehl Objekt erfassen eine Modulansicht zum Anlegen eines Objekts geöffnet
haben.
Die Navigationsleiste des Objektmanagers ist in drei Befehlsgruppen gegliedert:
Befehlsgruppe Beschreibung
Objekte suchen
Enthält die Befehle zum Aufrufen der Suchfunktionen (Kurzsuche, Detailsuche
und Ablagen).
Aktionen
Enthält alle Befehle für die Aktionen des angebotsseitigen Arbeitsablaufs der
Maklertätigkeit (Objekterfassung, Angebotserstellung und -nachbearbeitung,
Organisation von Aktivitäten, Aufgaben und Terminen sowie Korrespondenzerstellung).
Objekt
Enthält die Befehle zur Bearbeitung und Verwaltung von Objekten.
- 107 -
3.1 Einrichten und Anpassen
des Objektmanagers
den estateOffice-Objektmanager einrichten und anpassen. Dazu öffnen Sie das Systemmodul, entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder die Kachel System
auf dem Homescreen. Verwenden Sie die Befehle der Gruppe Objekte aus der Navigationsleiste zum
Anzeigen der verschiedenen Registerkarten.
3.1.1 Allgemein
Auf dieser Registerkarte legen Sie allgemeine Einstellungen und Vorgaben für das Modul Objekte fest.
Abb. 3-1: Die Registerkarte Allgemein in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Der Datenbereich dieser Registerkarte ist in folgende Abschnitte unterteilt:
Abschnitt
Funktion/Beschreibung
Objektnummer
Einstellungen zur Vergabe von Objektnummern
Dokumente
Grundeinstellungen für zu generierende Dokumente
Sonstiges
Konfiguration diverser Objekt-relevanter Einstellungen
Angebotserstellung
Grundeinstellungen für Verfahren bei Angebotserstellung
- 108 -
Abschnitt
Börsenexport
Einstellungen für die Übertragung zu Internetbörsen
Objektbilder
Einstellungen für Bearbeitung und Behandlung von Objektbildern
Die einzelnen Abschnitte enthalten folgende Elemente und Optionen:
Elemente und Optionen des Abschnitts Objektnummer
Eindeutig
Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens legen Sie fest, dass jede Objektnummer nur einmal vergeben werden kann.
Automatische Ver- Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die Objektnummern bei
gabe
der Objekterfassung automatisch vergeben.
Regulärer Aus-
In diesem Eingabefeld legen Sie den Bereich gültiger Zeichen für die Kom-
druck
ponenten von Objektnummern fest.
Startwert Objekt-
Um den vorgegebenen Objektnummern-Startwert zu ändern, klicken Sie auf
nummern
die Schaltfläche Ändern und geben im daraufhin eingeblendeten Dialogfeld
einen neuen Startwert ein.
Stellenanzahl min- Geben Sie in diesem numerischen Eingabefeld die mit führenden Nullen ausdestens
genullte Mindest-Stellenanzahl für Objektnummern ein.
Änderbar
In dieser Dropdown-Liste legen Sie fest, ob Objektnummern immer, nie oder
nur für neue Objekte individuell geändert werden dürfen.
Elemente und Optionen des Abschnitts Dokumente
Element/Option
Beschreibung
Bei Daten-
Mit dieser Option legen Sie fest, ob alle einem Objekt zugeordneten Doku-
änderung...
mente und Exposés bei einer Datenänderung am Objekt aktualisiert werden
sollen: Wenn Sie Aktualisieren wählen, werden die Dokumente und Exposés
bei jeder Änderung automatisch aktualisiert. Wählen Sie Nicht aktualisieren,
werden Objektänderungen nicht in den Dokumenten reflektiert. Bei Auswahl
von Benutzer fragen wird ein Dialog eingeblendet, sobald wegen einer Objektdaten-Änderung zugeordnete Dokumente aktualisiert werden müssen.
Größter Index für
Maximale Anzahl Bilder, die pro Bildansicht (einstellbar unter Listen) bei
SB-Bilder
einem Objekt hinterlegt werden können.
- 109 -
Element/Option
Beschreibung
Briefpapierauswahl In dieser Dropdown-Liste legen Sie fest, ob die Briefpapierauswahl auf Basis
einer Voreinstellung erfolgen soll. Wenn Sie Automatisch wählen, wird automatisch das voreingestellte Briefpapier verwendet. Wenn Sie flexibel wählen,
wird im Subregister Dokumente ein zusätzliches Feld zur Auswahl des Briefpapiers angezeigt. Mit der Einstellung Kein legen Sie fest, dass kein Briefpapier
verwendet wird.
Elemente und Optionen des Abschnitts Sonstiges
Element/Option
Beschreibung
Preisänderungen
Wenn Sie das Kontrollkästchen Kommentieren aktivieren, wird bei Preisänderungen ein Dialogfeld eingeblendet und der Grund für die Preisänderung
erfragt.
Objektbenennung Hier wählen Sie aus, welches Format der Objektbenennung generell verwendet
werden soll.
Objektverwaltung
Wenn Sie den Haken bei der Option Eigentümer anzeigen setzen, wird der
Eigentümer als Anbieter auf der Übersichtsseite des Objekts aufgeführt.
Kriterium für Ein-
Wenn das hier ausgewählte Kriterium im Objektprofil vorhanden ist, wird die
wohnerzahl
Einwohnerzahl aus der Gebietsdatenbank übernommen und angezeigt.
Anzeige von Kar-
Zeigt bei Aktivierung den Inhalt gefüllter Felder an, die nicht mehr im Objekt-
teikarten ... erlau-
profil enthalten sind.
ben
Elemente und Optionen des Abschnitts Angebotserstellung
Element/Option
Beschreibung
Bevorzugte Ver-
In dieser Dropdown-Liste wählen Sie aus, welche Versandarten stan-
sandarten
dardmäßig bei der Angebotserstellung verwendet werden sollen.
Bev. Versand
Aktivieren Sie diese Option, damit die bevorzugten Versandarten bei der
Angebotserstellung automatisch berücksichtigt werden.
Fax-Versand
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie die Fax-Software "Tobit"
für den Angebotsversand einsetzen.
Aufgabe erstellen
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn beim Speichern der Nachweisdaten nach dem Angebotsversand automatisch eine Aufgabe erstellt
werden soll.
- 110 -
Element/Option
Beschreibung
Aufgabe fällig in
Wenn Sie die Option Aufgabe erstellen aktiviert haben, können Sie hier die
Tagen
Art und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe auswählen.
Exposés
Sie die Option Nach Aktualisierung fragen aktiviert haben wird Ihnen angeboten, alle Exposés neu zu erzeugen oder zu aktualisieren.
Sammel-PDF-Name
Mit diesem Ausdruck legen Sie fest, welchen Dateinamen die final zusammengestellte Auswahl an Exposés haben soll.
Nachweisspeicherung Durch aktivieren dieser Option wird nach Versand eines Angebots grundsätzlich der zugehörige Nachweis gespeichert.
Exposébenennung
Mit diesem Formatierungs-Ausdruck legen Sie fest, wie der Dateiname des
PDF-Exposés beim Angebotsversand per E-Mail erzeugt werden soll. Die
möglichen Komponenten und die einzugebenden Kennungen werden
unterhalb des Eingabefelds angezeigt.
Briefkorrespondenz-
Mit diesem Formatierungs-Ausdruck legen Sie fest, wie der Dateiname der
Benennung
Briefkorrespondenz erzeugt werden soll. Die möglichen Komponenten und
die einzugebenden Kennungen werden unterhalb des Eingabefelds angezeigt.
Elemente und Optionen des Abschnitts Börsenexport
Bei Daten-
Durch Aktivierung dieser Option wird nach jeder Objektbearbeitung (vor dem
änderung: immer
Speichern von Änderungen) eine Abfrage eingeblendet, ob die Änderungen an
Börsenexport vor- die Börsen exportiert werden sollen. Ist die Option nicht aktiviert, wird jedes
schlagen
bearbeitete Objekt beim nächsten Börsenexport als geändert angezeigt und
übertragen.
Beim Ändern des
Hier legen Sie fest, wie sich die Änderung des Objektstatus (in den Profildaten
Objektstatus von
eines Objekts) auf den Börsenexport auswirkt: Wenn diese Option markiert ist
aktiv auf inaktiv:
und ein Objekt mit einem anderen Status als Aktiv gespeichert wird, erscheint
Löschungen
eine Abfrage, ob das Objekt aus den Internetbörsen entfernt werden soll.
exportieren
Überlange Texte
Die verschiedenen Eingabefelder auf diversen Börsen unterliegen meist einer
...
Zeichenbeschränkung. Mit der Option Automatisch abschneiden werden zu
lange Texte ohne weiteres Zutun auf die erlaubte Länge gekürzt und es wird
eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben.
Archiv
Bei Aktivierung dieser Option werden alle Exporte bis auf die drei Aktuellsten
automatisch aus dem Archiv gelöscht.
- 111 -
Elemente und Optionen des Abschnitts Objektbilder
Element/Option
Beschreibung
Dialog anzeigen
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird nach dem Einfügen eines Objektbilds
ein Dialogfeld mit Bearbeitungsoptionen angezeigt.
Bildansicht
Hier legen Sie die maximalen Maße (in Pixel) für Objektbilder fest.
Einstellungen
Öffnet die Einstellungen des Dialogfensters "Bild bearbeiten" für den automatischen Import von Grafiken.
Internetübertragung Öffnet die Einstellungen des Dialogfensters "Bild bearbeiten" für den automatischen Internetexport.
Anzahl Platzhalter
Einstellung der Platzhalter-Grafiken in der Drag&Drop-Anordnung des
Objektbilder-Moduls
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Speichern, damit Ihre Einstellungen angewendet
werden.
3.1.1.1 Einstellungen für Objektbilder
In diesem Fenster legen Sie Einstellungen und Vorgaben für den Import und Export für Objektbilder
fest. Der Inhalt des Fensters ist für beide Verfahren identisch. Entscheidend ist aber von welcher
Stelle in den Allgemeinen Grundeinstellungen für Objekte es aufgerufen wird. Über den Link Bildanpassung werden Einstellungen für die Bilder hinterlegt, die Sie von externer Quelle in estateOffice hinterlegen. Der Link Automatische Bildanpassung... sorgt hingegen für die Bildeinstellungen beim
Übertragen an die verschiedenen Internetbörsen.
- 112 -
Abb. 3-2: Das Fenster Bild bearbeiten für den Import und Export von Objektbildern.
Die einzelnen Abschnitte des Bereichs Bearbeiten enthalten folgende Elemente und Optionen:
Elemente und Optionen des Abschnitts Anpassen
Element/Option
Beschreibung
Breite
Legt die Breite der Bilder fest.
Höhe
Legt die Höhe der Bilder fest.
Drehen
Dreht die Bilder um 90 Grad gegen oder im Uhrzeigersinn.
Format über-
Die aktuell eingestellten Optionen werden beim Speichern auf das nächste Bild
nehmen
übertragen.
Elemente und Optionen des Abschnitts Beschriftung
Element/OptionBeschreibung
Schriftart
Legt die Schriftart der Bilder fest.
Schriftgröße
Legt die Schriftgröße der Bilder fest.
Schriftfarbe
Legt die Schriftfarbe der Bilder fest.
Hintergrundfarbe Legt die Hintergrundfarbe der Bilder fest.
Kopfzeile
Legt die Kopfzeile der Bilder fest.
Fußzeile
Legt die Fußzeile der Bilder fest.
- 113 -
Elemente und Optionen des Abschnitts Logo
Logo auswählen
Ermöglicht das Hinzufügen eines eigenen Firmenlogos über einen Datei öffnenDialog.
Position
Auswahl einer von sechs vordefinierten Positionen (über oder unter dem Bild mit
Links / Mitte / Rechts)
Größe
Skalierung der Logo-Größe in Schritten von 10 Prozent.
Elemente und Optionen des Abschnitts Wasserzeichen
Wasserzeichen aus-
Ermöglicht das Hinzufügen eines eigenen Wasserzeichens über einen Datei
wählen
öffnen-Dialog.
Position
Auswahl einer von neun vordefinierten Positionen (oben, unten, mittig des
Bildes mit Links / Mitte / Rechts)
Größe
Skalierung der Grafik-Größe in Schritten von 10 Prozent.
Transparenz
Skalierung der Grafik-Transparenz in Schritten von 10 Prozent.
Farbauswahl für
Zusätzliche Transparenz-Einstellungen für RGBA-Dateien.
Alpha-Kanal
Um die Gestaltung der Bilder weiter zu beeinflussen, stehen Ihnen unter Rahmen einige Vorlagen für
Bilderrahmen zur Verfügung. Diese ermöglichen die Auswahl aus einigen vordefinierten Rahmentypen und deren Feinjustierung in Bezug auf Rahmendicke und Rahmenfarbe. Beachten Sie, dass
diese beiden Feinjustierungen vom gewählten Rahmentyp abhängig sind und nicht für alle Rahmentypen zur Verfügung stehen.
3.1.2 Kurzsuche
Auf dieser Registerkarte können Sie das Formular für die Kurzsuche-Funktion des Objektmanagers an
Ihre Anforderungen anpassen, indem Sie das Standardformular bearbeiten.
- 114 -
Abb. 3-3: Die Die Registerkarte Kurzsuche in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Im linken Abschnitt des Datenbereichs wird eine strukturierte Liste der verfügbaren Suchkriterien
angezeigt und im rechten Abschnitt die Entwurfsansicht des Kurzsuche-Formulars mit den standardmäßig vorgegebenen Feldern.
Beim Erstellen des Formulars können Sie alle festen Felder von estateOffice als Suchkriterien auswählen und sämtliche benutzerdefinierten Felder, die Sie im Systemmodul in der Gruppe Objekte
unter Zusätzl. Felder für Objekte sowie unter Zusätzl. Felder für Verkauf und Zusätzl. Felder für Vermietung angelegt haben.
Diese Formularansicht wird verwendet, wenn Sie kein individuelles Suchformular für die Kurzsuche
definiert haben.
Die zusammengestellten Suchkriterien-Felder sind standardmäßig UND-verknüpft, d. h. die Ergebnisse einer Suchabfrage mit diesem Formular müssen alle angegebenen Kriterien erfüllen.
Kurzsuche-Formular anpassen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekte - Kurzsuche.
2. Klicken Sie in der Liste Suchkriterien auf das Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe, damit die
Detailebene mit den einzelnen Feldern angezeigt wird. Zum Einfügen eines Felds in das Suchformular verschieben Sie es mit Drag & Drop aus der Liste an die vorgesehene Formularposition oder wählen es mit einem Doppelklick in der Liste aus, damit es unter bzw.
rechts neben dem vorherigen Feld im Formular eingefügt wird.
3. Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben für das Feld erforderlich sind, wird automatisch ein
Dialogfeld eingeblendet. Geben Sie die angeforderten Angaben ein und klicken Sie auf OK. (Bei
vielen Feldtypen - z. B. Text, Bedingung - und bei Feldern mit Mehrfachauswahl oder Dropdown-Listen können weitere Angaben zu den Suchbedingungen erforderlich sein. Eventuell
müssen Sie eine Elementeliste und die Verknüpfung der Elemente angeben oder Bedingungen/Operatoren für logische und Zeichenketten-Vergleiche festlegen.
Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für alle Felder, die Sie in das Formular übernehmen wollen.
- 115 -
4. Wenn Sie die Anordnung eines Felds nachträglich ändern möchten, klicken Sie die Feldbeschriftung an und verschieben es mit Drag & Drop an die gewünschte Position.
5. Um ein eingefügtes Feld wieder aus dem Formular zu entfernen, öffnen Sie mit einem
Rechtsklick auf die Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen.
6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Entwurf des Kurzsuche-Formulars abgeschlossen haben.
Wenn Sie das Standardformular für die Objekte-Kurzsuche wiederherstellen möchten, klicken Sie in
der Symbolleiste auf die Schaltfläche Standard laden.
3.1.3 Flächen
Mit den Funktionen und Optionen auf dieser Registerkarte definieren Sie die Flächenkategorien und
legen die Anzeigeoptionen sowie die Voreinstellungen für Flächen und Flächensummierungen bei
Objekten fest.
Abb. 3-4: Die Registerkarte Flächen in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Der obere Abschnitt des Datenbereichs enthält eine Liste aller bereits definierten Flächenkategorien.
Im unteren Abschnitt sind die Flächen- und Anzeigeoptionen und die Einstellungen für automatische
Flächensummierungen zusammengefasst.
Mit den verfügbaren Funktionen und Optionen können Sie differenzierte Berechnungs- und AnzeigeEinstellungen für Flächen festlegen, die die verschiedenen Strukturebenen, Flächenkategorien und
Vertriebsarten von Objekten berücksichtigen.
Alle hier vorgenommenen Einstellungen betreffen die gesamte Anwendungsinstallation. Die hier definierten Flächenkategorien und ihre Einstellungen stehen anschließend bei der Erstellung neuer Objektprofile zur Verfügung und können für alle Vertriebsarten verwendet werden.
Die einzelnen Abschnitte der Registerkarte enthalten folgende Elemente und Optionen:
- 116 -
Elemente und Optionen des Abschnitts Definition und Sichtbarkeit
Flächen
Die Liste aller bereits definierten Flächenkategorien.
Anzeigetext
Diese Spalte enthält die Namen der Flächenkategorien. Klicken Sie auf das
Sternsymbol in der letzten Listenzeile und vergeben Sie einen Namen, um eine
neue Flächenkategorie zu definieren.
Elemente und Optionen des Abschnitts Flächenoptionen
Standardwerte
Mit diesen Optionen legen Sie fest, ob folgende Felder bei der Flächenerfassung
für neue Objekte
verfügbar sind:
Flächen aufteilbar Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, sind bei der Flächenerfassung
zwei Felder Teilbar min (m²) und Teilbar max (m²) verfügbar.
m²-Preis von/bis
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, dann sind bei der Flächenerfassung zwei Zusatzfelder m²-Preis (min) und m²-Preis (max) verfügbar.
Ist das Kontrollkästchen deaktiviert, steht nur ein Feld m²-Preis zur Verfügung.
Elemente und Optionen des Abschnitts Anzeigeoptionen
Element/Option
Beschreibung
Verfügbare Flä-
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn alle Teilflächen von Objekten
chen in
angezeigt werden sollen, die zum Verkauf angeboten werden.
Verkauf
Verfügbare Flä-
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn alle Teilflächen von Objekten
chen in Ver-
angezeigt werden sollen, die zur Vermietung angeboten werden.
mietung
Mit den Funktionen und Optionen der Registerkarte Zusätzl. Felder für Objekte, erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für die jeweiligen Objektprofile, d. h. diese Felder werden in den Formularen zur
Objekterfassung verwendet.
- 117 -
Abb. 3-5: Die Registerkarte Zusätzliche Felder für Objekte in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Der Aufbau dieser Registerkarten ist identisch. Der Datenbereich enthält im linken Abschnitt eine hierarchische Liste aller benutzerdefinierten Felder und Feldgruppen. Mit den Optionsschaltflächen Gruppiert und Flach können Sie einstellen, ob sämtliche Felder in alphabetischer Reihenfolge sortiert
dargestellt werden sollen oder nur Feldgruppen. Bei gruppierter Darstellung öffnen Sie die Detailebene einer Gruppe, indem Sie auf das Pfeilsymbol vor dem Gruppentitel klicken.
Wenn Sie ein bereits vorhandenes Feld auswählen, werden im rechten Abschnitt alle Feldattribute
angezeigt und Sie können im Bereich Definition die Gruppenzugehörigkeit des Felds nachträglich
ändern. Nach Auswahl einer bereits vorhandenen Gruppe werden im rechten Abschnitt alle zugehörigen Angaben angezeigt und Sie können im Bereich Definition die Bezeichnung der Gruppe
ändern.
Schaltfläche Funktion
Neue Gruppe
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden im Abschnitt Definition die Steuerungselemente für die Felddefinition angezeigt und der Cursor wird im Feld Bezeichnung platziert.
Neues Kri-
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Cursor im Feld Bezeichnung des
terium
Abschnitts Definition platziert.
Auswahl
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die gewählte Gruppe oder das gewählte Feld
löschen
zu löschen.
Drucken
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie eine Übersichts- oder Detailliste der Zusatzfelder im PDF-Format speichern.
Abbrechen
- 118 -
Die folgenden Anleitungen beschreiben, wie Sie Zusatzfelder für Objekte drucken, löschen oder definieren.
Liste der benutzerdefinierten Felder drucken
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekte - Zusätzl. Felder
für Objekte.bzw. Objekte - Zusätzl. Felder für Vermietung oder Objekte - Zusätzl. Felder für
Verkauf, um die entsprechende Registerkarte anzuzeigen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Drucken und wählen im Dropdown-Menü
Einfache Liste oder Detaillierte Liste, je nachdem, ob die zusätzlichen Angaben zu Feldern ebenfalls gedruckt werden sollen oder nicht.
3. Geben Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld einen Namen für die Liste ein, wählen Sie
das Ausgabeformat und den Speicherort und klicken Sie auf Speichern.
Zusatz-Feld oder -Gruppe für Objekte, Vermietung oder Verkauf löschen
für Objekte, bzw. Objekte - Zusätzl. Felder für Vermietung oder Objekte - Zusätzl. Felder für
2. Wählen Sie in der Felder- und Gruppenliste ein Element (Gruppe oder Feld) und klicken Sie in
der Symbolleiste auf Auswahl löschen. Es wird eine Warnmeldung angezeigt, die Sie darauf hinweist, dass durch diese Aktion alle mit der gewählten Feldgruppe bzw. dem gewählten Feld verbundenen Daten in der estateOffice-Datenbank unwiderruflich gelöscht werden.
3. Bestätigen Sie die Warnmeldung mit Ja, wenn der Löschvorgang endgültig ausgeführt werden
soll, oder klicken Sie auf Nein, damit die Aktion abgebrochen wird.
Zusatz-Feld oder -Gruppe für Objekte, Vermietung oder Verkauf definieren
für Objekte, bzw. Objekte - Zusätzl. Felder für Vermietung oder Objekte - Zusätzl. Felder für
2. Wenn noch keine Gruppe vorhanden ist oder Sie eine neue Gruppe anlegen wollen, klicken Sie
in der Symbolleiste auf Neue Gruppe oder auf die Schaltfläche Neue Gruppe unterhalb der Felder- und Gruppenliste. Geben Sie anschließend im Feld Bezeichnung einen Namen für die neue
Gruppe ein und klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neues Kriterium.
4. Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für das neue Feld ein und wählen Sie in den Dropdown-Listen den Feldtyp und die Gruppe für das Feld. Abhängig vom gewählten Feldtyp müssen Sie im Bereich Zusätzliche Angaben weitere Spezifikationen festlegen. (Eine Liste der
verfügbaren Feldtypen und erforderlichen Zusatzangaben finden Sie weiter unten in diesem
Abschnitt).
5. Legen Sie erforderlichen Spezifikationen fest und klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
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Folgende Feldtypen sind für benutzerdefinierte Felder verfügbar:
Feldtyp
Zahl
Datum
-
Auswahlbox
Auswahlliste
Auswahlliste (hier-
archisch)
Optionen
Zahlen von/bis
Datum von/bis
Text (lang)
Checkbox
-
Währung
Währung von/bis
Gebiet
-
Gebiete
-
Ganze Zahl
Monat/Jahr
-
math. Bruch
-
3.1.5 Objektprofile
Mit den Funktionen auf dieser Registerkarte erstellen und verwalten Sie Objektprofile. Ein Objektprofil besteht aus Formularseiten für die detaillierte und klassifizierte Beschreibung von Objekten. Es
wird als benanntes Element in der Datenbank gespeichert und im Objektmanager als
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Erfassungsformular beim Anlegen von Objekten verwendet. Mit estateOffice können Sie benutzerdefinierte Objektprofil-Formulare entwerfen, kopieren, exportieren und importieren. Außerdem
können Sie zu jedem Objektprofil eine HTML-Ansicht für die Präsentationsdarstellung von Objekten
erstellen.
Abb. 3-6: Die Registerkarte Objektprofile in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Die Erstellung eines Objektprofils umfasst eine Reihe von Schritten, für deren Ausführung mehrere
Registerkarten angezeigt werden. Sie enthalten unterschiedliche Datenbereichs- und Strukturansichten.
Beim Öffnen der Registerkarte "Objektprofile" wird im Datenbereich zunächst eine Liste der bereits
vorhandenen Profile angezeigt. In der Dropdown-Liste am oberen Rand des Datenbereichs können
Sie wählen, ob alle Objektprofile aufgelistet werden sollen oder nur solche für eine bestimmte Vertriebsart.
Zum Bearbeiten eines vorhandenen Profils wählen Sie es in der Liste der Objektprofile per Doppelklick aus oder klicken auf den Namen und dann in der Symbolleiste auf Profil öffnen. Um ein Profil
zu kopieren, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste. Hier haben Sie mittels
Karteikarte kopieren auch die Möglichkeit, eine Karteikarte auf eine andere Vertriebsart zu kopieren.
Zur Bearbeitung eines Profils gehen Sie prinzipiell wie bei der Definition eines neuen Profils vor.
3.1.5.1 Benutzerdefinierte Formularansicht erstellen, exportieren
oder importieren
Nachdem Sie eine Formularseite zusammengestellt haben, können Sie mit dem Formulardesigner das
Layout bearbeiten, um die Darstellung für verschiedene Benutzer bzw. Bildschirmarbeitsplätze zu
optimieren bzw. an unterschiedliche Monitorauflösungen anzupassen. Sie können einzelne Formularansichten auch im XML-Format exportieren oder gespeicherte Ansichten importieren.
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Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Ansicht, um das Fenster Designer für
benutzerdefinierte Ansicht zu öffnen.
Abb. 3-7: Das Fenster Designer für benutzerdefinierte Ansicht.
Im oberen Abschnitt des Designerfensters wird das aktuelle Formular auf einer Rasterfläche angezeigt. Der untere Abschnitt, Allgemeine Designereinstellungen & Eigenschaften zum markierten Feld,
enthält folgende Elemente und Optionen:
Anordnungsgitter
Mit diesen Steuerungselementen stellen Sie den Rasterpunkt-Abstand ein.
Gitter einblenden
Mit dieser Option schalten Sie die Anzeige des Rasters ein bzw. aus.
Monitorhilfslinien
Aktivieren Sie das jeweilige Kontrollkästchen für die Monitorauflösung des
in etwa für
Arbeitsplatzes, an dem das Formular angezeigt werden soll.
Ausgewähltes
Zeigt an, welches Feld aktuell zur Bearbeitung ausgewählt ist.
Feld
Position
Hier wird die Position des aktuell ausgewählten Formularfelds (in Pixel-Einheiten) angezeigt.
Höhe, Breite
Hier wird die Höhe und Breite des aktuell ausgewählten Formularfelds (in PixelEinheiten) angezeigt.
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Standardgröße
Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird das aktuell ausgewählte Formularfeld
auf die feldtypische Standardgröße zurückgesetzt.
Automatisch
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden alle Felder so angeordnet, dass
anordnen
die aktuelle Breite des Designerfensters voll genutzt wird.
Ansicht als XML
Wenn Sie auf die Schaltfläche Exportieren klicken, wird ein Dialogfeld ein-
Exportieren
geblendet und Sie können den Formularentwurf im XML-Format in die Zwischenablage kopieren oder als Datei speichern.
Ansicht als XML
Wenn Sie auf die Schaltfläche Importieren klicken, wird ein Dialogfeld ein-
Importieren
geblendet und Sie können ein als Datei gespeichertes Profilformular in das Designerfenster oder in die Zwischenablage laden.
Löschen
Mit dieser Schaltfläche löschen Sie die gesamte benutzerdefinierte Ansicht,
nicht jedoch das zugrunde liegende Formular.
OK
Schließt das Formulardesigner-Fenster geschlossen und speichert das Layout.
Abbrechen
Schließt das Formulardesigner-Fenster ohne Speicherung.
Für die Bearbeitung des Formularlayouts wählen Sie zunächst die passende Hilfslinien-Anzeige, indem
sie das entsprechende Kontrollkästchen der Option Monitorhilfslinien in etwa für aktivieren.
Zum Ändern der Größe oder Position eines Felds wählen Sie es durch Anklicken der Feldbeschriftung
aus. Verwenden Sie dann die Griffpunkte, um die Höhe und Breite zu justieren.
Zum Verschieben klicken Sie die Feldbeschriftung an und bewegen es bei gedrückter Maustaste an die
gewünschte Formularposition. Sobald Sie die Maustaste loslassen, rastet das Feld mit der linken oberen Ecke am nächsten Rasterpunkt ein. Wenn Sie beim Verschieben die Alt-Taste gedrückt halten, wird
das Feld ohne Ausrichtung am Raster frei positioniert.
Die grau unterlegte Zahl vor jedem Feld zeigt die Reihenfolge an, in der die Felder den Eingabefokus
erhalten, wenn Sie mit der Tabulatortaste durch das fertige Formular navigieren. Diese Reihenfolge ist
durch die Anordnung der Felder bei der Formulardefiniton festgelegt.
Die Option Automatisch anordnen bietet eine einfache Möglichkeit, das Layout automatisch anzupassen: Platzieren Sie den Mauszeiger an der rechten unteren Rahmenecke des Designerfensters, ziehen Sie das Fenster auf die gewünschte Breite und klicken Sie auf Automatisch anordnen. Dadurch
werden alle Felder so angeordnet, dass die aktuelle Breite des Fensters voll genutzt wird.
Wenn Sie das Layoutbearbeitung abgeschlossen haben klicken Sie auf OK, um die Formularansicht zu
speichern und das Designerfenster zu schließen.
Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Speichern, damit die benutzerdefinierte Ansicht mit
dem Objektprofil gesichert wird.
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3.1.6 Statistik
Mit den Funktionen auf dieser Registerkarte erstellen Sie bei Bedarf zusätzliche Objektstatistiken, die
Sie unter estateOffice im Programmteil Objekte aufrufen.
So erstellen Sie eine neue Objektstatistik
Klicken Sie zunächst auf das Symbol Neue Objektstatistik in der Symbolleiste bzw. wählen Sie den entsprechenden Befehl im Kontextmenü. Alternativ können Sie eine bereits angelegte Statistik auch über
Symbolleiste oder Kontextmenü kopieren. Die neue Statistik wird anschließend in der Übersicht im
oberen Teil der Registerkarte eingeblendet.
Sobald die neue Statistik dort ausgewählt wurde, sind die vormals ausgegrauten Felder zur Bearbeitung freigegeben. Legen Sie nun einen aussagekräftigen Titel und den gewünschten Diagrammtyp
fest. Letzterer erwartet eine bestimmte Kombination von SQL-Daten. Diese tragen Sie in das darunter
liegende Feld ein. Bei der SQL-Abfrage handelt es sich um die Kernfunktionalität der Objektstatistik,
auf deren Datenbasis die zugehörige Statistik generiert wird.
Hinweis: Beachten Sie, dass die Eingabe der SQL-Abfrage profunde SQL-Kentnisse und ein grundsätzliches Verständnis der eingebundenen Datenbank erfordert. Sollten Sie eine zusätzliche
Objektstatistik benötigen, hilft Ihnen unser Support gerne weiter.
Nachdem Sie die gewünschte Statistik erstellt haben, speichern Sie Ihre Eingaben über Symbolleiste
bzw. Kontextmenü. Die Statistik steht Ihnen nun im Dropdown-Menü unter estateOffice im Programmteil Objekte zur Verfügung.
Unter dieser Registerkarte finden Sie die Einstellungen zur Einbindung
von KML-Karten (komprimierte Daten mit geographischen und zusätzlichen Informationen, in diesem Fall Google Maps). Diese lassen sich
während des Angebotsvorgangs sowohl von einer Adresse, als auch
von einem Objekt aus verwenden.
Abb. 3-8: Die Einstellungsoptionen für
KML-Karten.
Folgende Elemente stehen Ihnen unter Allgemein zur Auswahl:
Option
Funktion
Objektbenennung
Steuern Sie über die Dropdown-Liste am rechten Rand, mit welchen Informationen Ihr Objekt auf der KML-Karte dargestellt werden soll.
Firmenlogo für
Über die Symbole am rechten Rand fügen Sie ein Firmenlogo hinzu bzw. kön-
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Option
Funktion
KML-Karten
nen dieses wieder entfernen.
Firmenlogo auf
Setzen Sie den Haken, um das o. g. Firmenlogo auf KML-Karten zu ver-
KML-Karten ein-
wenden.
binden
Benutzerdefinierter Lassen Sie dieses Eingabefeld leer, wenn Sie Google-Maps als Voreinstellung
KML-Link
behalten möchten. Um einen anderen Kartenanbieter zu wählen, tragen Sie
hingegen den entsprechenden Link ein, den Sie vom gewünschten Anbieter
erhalten.
Unter den Optionen zur Gestaltung des Marker-Tooltips finden Sie Standard und Benutzerdefinierte
Vorlage zur Auswahl. Je nach getroffener Auswahl ändern sich die zur Verfügung stehenden Optionen. So werden bei Aktivierung der Benutzerdefinierten Vorlage sämtliche Einstellungsmöglichkeiten
mit Ausnahme der Feldauswahl ausgegraut. Statt dessen erfolgt die Einblendung eines BeschreibungTextfeldes, in dem Sie Ihre eigene Vorlage inklusive der gewünschten Felder hinterlegen können.
Bei Aktivierung der Option Standard stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Option
Funktion
Adressdaten im
Aktiviert die Darstellung der in estateOffice hinterlegten Adressdaten im Tooltip.
Tooltip anzeigen
Kaufpreis/Miete Aktiviert die Darstellung der in estateOffice hinterlegten Kauf- oder Mietpreise im
im Tooltip anzei- Tooltip.
gen
Flächen im Tool- Aktiviert die Darstellung der in estateOffice hinterlegten Flächen im Tooltip.
tip anzeigen
Link zum
Über den Radiobutton Immowelt wird der Link zur Präsentation Ihres Objekts
Exposé ein-
auf immowelt.de hinterlegt. Soll der Link hingegen auf eine andere Börse oder
binden
Ihre eigene Homepage verweisen, müssen Sie die Option Eigener Link wählen. Im
Anschluss kann der hinterlegte Hyperlink nach Bedarf angepasst werden.
3.1.8 Listen
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Listenelemente für Dropdown-Listen und Auswahlfelder fest,
die auf den Formularen des Objektmanagers verwendet werden.
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Abb. 3-9: Die Registerkarte Listen in der Gruppe Objekte des Systemmoduls.
Mit den hier vorgenommenen Einstellungen definieren Sie, welche Auswahlmöglichkeiten dem Benutzer in den folgenden Listenfeldern angeboten werden:
•
•
•
•
•
Auftrags-Arten
Bearbeitungs-Stati
Bild-Ansichten
Exposé-Arten
Immobilien-Arten
•
•
•
•
Infrastrukturen
Kategorien
Lagequalitäten
Objektausschluss-Gründe
•
•
•
•
Preisänderungs-Gründe
Provisions-Arten
Status für Nachweisdaten
Zustände
Wählen Sie in der Listenauswahl im linken Abschnitt des Datenbereichs das zu bearbeitenden Listenfeld. Daraufhin wird im rechten Abschnitt eine Tabelle mit allen Elementen des gewählten Listenfelds angezeigt.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Interne IDs anzeigen aktivieren, wird vor den Anzeigetexten eine Tabellenspalte mit den internen Kennungen eingeblendet. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die
Tabelle nach dieser Spalte sortiert. Wenn Sie auf das Pfeilsymbol rechts im Spaltentitel klicken, wird
die Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt und die gesamte Tabelle entsprechend sortiert.
und geben dahinter die Bezeichnung für den neuen Eintrag ein. Drücken Sie die Eingabetaste, um den
Vorgang abzuschließen.
es angezeigt wird, wenn Sie das Listenfeld im Arbeitsablauf anwenden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, falls das nebenstehende Element im Listenfeld zur Auswahl stehen soll bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit es "versteckt" wird.
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3.2.1 Kurzsuche
Mit dieser Suchfunktion können Sie Objekte schnell finden und zur Bearbeitung öffnen. Die Kurzsuche eignet sich auch, um eine tabellarische Übersicht von Objekten zu erhalten, die ein allgemeines
Kriterium erfüllen, beispielsweise eine Liste aller Objekte, die Sie betreuen.
Die Kurzsuche-Funktion des Objektmanagers bietet Ihnen die Möglichkeit zur schnellen Suche über
die gesamte Datenbank, ohne eine detaillierte Datenbankabfrage definieren zu müssen. Stattdessen
verwenden Sie ein vereinfachtes Suchformular, das Sie im Systemmodul entsprechend Ihren Anforderungen vorkonfigurieren und bei Bedarf im Objektmanager anpassen können. Zum Aufrufen der
Kurzsuche wählen Sie in der Navigationsleiste Objekte suchen - Kurzsuche. Wenn Sie das Formular
noch nicht im Systemmodul konfiguriert haben, wird zunächst das Standardformular angezeigt.
Abb. 3-10: Die Registerkarte zur Objekt-Kurzsuche mit dem Fenster zur Konfiguration des Suchformulars.
Geben Sie ein oder mehrere Kriterien ein und klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen oder drücken
Sie die Eingabetaste, um die Suche zu starten. Eine Kurzsuche ist auch ohne Eingabe von Suchkriterien
möglich. Drücken Sie einfach die Eingabetaste oder klicken in der Symbolleiste auf Suchen, direkt
nachdem Sie die Registerkarte "Kurzsuche" geöffnet haben. Als Ergebnis erhalten Sie eine
tabellarische Übersicht aller Objekte, für die Sie mindestens das Anzeige-Zugriffsrecht besitzen.
Die Suchergebnis-Tabelle lässt sich beliebig strukturieren und sortieren. Um die Spaltenreihenfolge zu
ändern, drücken und halten Sie die Maustaste über einem Spaltentitel und verschieben ihn an die
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gewünschte Tabellenposition. Durch Anklicken eines Spaltentitels wird die Tabelle nach dieser Spalte
sortiert. Mit dem Menübefehl Extras - Liste definieren können Sie außerdem die Felderliste (Spalten),
gruppierte Darstellung und weitere Optionen für das Suchergebnis festlegen.
Anzahl der der Aktivitäten der dargestellten Objekte begrenzen
Für Objektlisten können Sie über die Menüleiste einstellen, wie viele Aktivitäten bei den jeweiligen
Objekten angezeigt werden sollen. Eine Begrenzung der dargestellten Einträge kann bei großen Datenmengen zu einer Steigerung der Performance führen. In der Menüleiste wählen Sie über Ansicht Anzahl angezeigter Aktivitäten wie viele Aktivitäten zu den Objekten eingeblendet werden sollen.
Diese Wahl wirkt sich auf den gesamten Programmteil aus. Lassen Sie also beispielsweise bei einer
Suche die ersten 50 Einträge einblenden, so gilt diese Änderung permanent für diesen Programmteil.
Andere Programmteile sind von der Änderung nicht betroffen.
Auswahl der Objekte
Nachdem Sie einen Suchvorgang ausgeführt haben und das Ergebnis angezeigt wird, stehen in der
Navigationsleiste alle weiteren Befehle und Funktionen des Objektmanagers zur Auswahl. Legen Sie
zunächst fest, welche Aktion grundsätzlich beim Öffnen von Objekten ausgeführt werden soll. Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Extras - Aktion beim Öffnen - Bearbeiten, damit beim Öffnen
eines Objekts die Profilansicht zum Bearbeiten angezeigt wird. Wenn Sie die frei definierbare Übersichts-darstellung zu einem Objekt erhalten wollen, wählen Sie Extras - Aktion beim Öffnen - Detailansicht. Um mehrere Objekte gleichzeitig zu öffnen halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, während
Sie die Objekte in der Suchergebnis-Tabelle nacheinander anklicken. Dann führen Sie einen
Rechtsklick auf einem Objekteintrag aus und wählen einen Befehl aus dem Kontextmenü. Folgende
Befehle zum Öffnen und Bearbeiten stehen im Kontextmenü zur Auswahl:
Kontextmenü- Beschreibung
Befehl
Öffnen
Öffnet das ausgewählte Objekt in der voreingestellten Ansicht.
Auswahl öffnen
Öffnet alle selektierten Objekte auf einer Registerkarte in der voreingestellten
Ansicht. Mit den Pfeil-Schaltflächen in der Symbolleiste können Sie durch die
gewählten Objekte blättern.
Auswahl in Tabs
Öffnet jedes selektierte Objekte auf einer eigenen Registerkarte.
öffnen
Ablage erstellen
Dieses Submenü enthält zwei Befehle. Mit dem Befehl Neue Ablage wird füe alle
selektierten Objekte eine neue Ablage angezeigt, und der Befehl Anfügen
an öffnet ein Fenster zur Auswahl einer bestehenden Ablage, um die selektierten
Objekte dort hinzuzufügen.
Aktivität erstel-
Führt den Befehl Aktivität anlegen für das selektierte Objekt aus.
len
Aktivität für die
Führt den Befehl Aktivität anlegen für alle gewählten Objekte aus.
Auswahl erstellen
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Befehl
Alles markieren
Selektiert alle Objekte in der Suchergebnis-Tabelle.
Markierung auf-
De-selektiert alle Objekte in der Suchergebnis-Tabelle.
heben
Liste defi-
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), grup-
nieren...
pierte Darstellung und weitere Optionen für die Suchergebnis-Tabelle festlegen
können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Suchergebnisse ein bzw. aus.
ein/aus
Die folgende schrittweise Anleitung zeigt, wie Sie Suchkriterien für die Kurzsuche-Funktion des Objektmanagers individuell zusammenzustellen.
Kurzsuche-Formular im Objektmanager konfigurieren:
1. Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Extras - Suchfelder definieren. Daraufhin wird das
Fenster "Suche konfigurieren" eingeblendet, das im linken Abschnitt eine hierarchische Liste
der verfügbaren Suchkriterien enthält und im rechten Abschnitt die Entwurfsansicht des Kurzsuche-Formulars. Klicken Sie in der Liste Suchkriterien auf das Pluszeichen vor den Kriteriengruppen, um die Detailebenen mit allen verfügbaren Feldern anzuzeigen.
2. Um ein Feld in das Suchformular zu übernehmen, verschieben Sie es mit Drag & Drop aus der
Liste an die vorgesehene Formularposition oder wählen es mit einem Doppelklick in der Liste
aus, damit es unter bzw. rechts neben dem vorherigen Feld im Formular eingefügt wird.
3. Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben unbedingt erforderlich sind (z. B. bei einem Feld mit
Mehrfachauswahl oder Dropdown-Liste), wird automatisch ein Dialogfeld eingeblendet. Geben
Sie die angeforderten Angaben ein und klicken Sie auf OK. Bei einigen Feldtypen haben Sie
auch die Möglichkeit, die Verknüpfung der Elemente oder Operatoren für logische und Zeichenketten-Vergleiche festzulegen. Öffnen Sie nach dem Einfügen mit einem Rechtsklick auf
die Feldbeschriftung das Kontextmenü, um die Optionen für Verknüpfungs- und Vergleichsbedingungen anzuzeigen und auszuwählen.
5. Um ein Feld wieder aus dem Formular zu entfernen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die
Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen. Wenn Sie alle Formularfelder entfernen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Liste leeren.
6. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie das Kurzsuche-Formular konfiguriert haben.
Alle zusammengestellten Suchkriterien-Felder sind standardmäßig UND-verknüpft, d. h. die Ergebnisse einer Suchabfrage mit diesem Formular müssen ALLE eingegebenen Kriterien erfüllen.
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Das hier definierte Kurzsuche-Formular bleibt für weitere Suchvorgänge erhalten, bis Sie im Dialogfeld
"Suche konfigurieren" auf die Schaltflächen Liste leeren und Standard laden klicken. Dann wird wieder
das Formular verwendet, das Sie im Systemmodul für die Objekte-Kurzsuche vorkonfiguriert haben.
Sie können die Ergebnis-Datensätze einer Kurzsuche in verschiedenen Formaten nach Excel oder
Powerpoint exportieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Export in der Symbolleiste und legen
Sie die spezifischen Export-Formate und -Einstellungen in den daraufhin angezeigten Fenstern fest.
3.2.2 Detailsuche
Diese Suchfunktion verwenden Sie, um Ihr Immobilien-Portfolio gezielt nach Objekten zu durchsuchen, die eine spezielle Kombination von Merkmalen bzw. Kriterien erfüllen. Bei einer Detailsuche
können Sie auch Ausschlussbedingungen definieren um festzulegen, ob ein Objektmerkmal zutreffen
muss, zutreffen darf oder nicht zutreffen darf.
Mit der Detailsuche-Funktion des Objektmanagers können Sie komplexe Datenbankabfragen rein
grafisch per "Ziehen und Loslassen" definieren und für spätere Wiederverwendung speichern. Sie
benötigen keine Kenntnisse einer Datenbank-Abfragesprache und der internen Struktur der
zugrunde liegenden Datenbank. Stattdessen verwenden Sie den grafischen Abfragedesigner von
estateOffice, der Ihnen übersichtliche Formular-Layouts für den Zugriff auf Datenbankinhalte bietet.
Zum Aufrufen der Detailsuche wählen Sie in der Navigationsleiste Objekte suchen - Detailsuche.
Abb. 3-11: Die Registerkarte zur Detailsuche nach Objekten mit zusammengestelltem Suchformular.
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Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält im linken Abschnitt die beiden Subregister ObjektDetailsuchen und Suchkriterien und im rechten Abschnitt die Entwurfsfläche für das Abfrageformular.
Definieren einer Detailsuche-Abfrage
Sie beginnen die Definition einer neuen Abfrage, indem Sie in der Symbolleiste auf Neue
Abfrage klicken und anschließend auf den Reiter des Subregisters Suchkriterien. Es enthält eine gruppierte Liste aller Felder, die als Abfragekriterien verfügbar sind. Klicken Sie auf das Pluszeichen vor den
Feldgruppen, damit die Detailebenen mit den einzelnen Feldern angezeigt werden.
Um ein Feld als Abfragekriterium zu verwenden, verschieben Sie es mit Drag & Drop aus der Liste
nach rechts auf die Formular-Entwurfsfläche oder wählen es mit einem Doppelklick in der Liste aus,
damit es unter bzw. rechts neben dem vorherigen Feld im Abfrageformular eingefügt wird.
Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben unbedingt erforderlich sind (z. B. bei einem Feld mit Mehrfachauswahl oder Dropdown-Liste), wird automatisch ein Dialogfeld eingeblendet. Bei einigen Feldtypen haben Sie auch die Möglichkeit, die Verknüpfung der Elemente oder Operatoren für logische
und Zeichenketten-Vergleiche festzulegen. Öffnen Sie nach dem Einfügen mit einem Rechtsklick auf
die Feldbeschriftung das Kontextmenü, um die Optionen für Verknüpfungs- und Vergleichsbedingungen anzuzeigen und auszuwählen.
Vor jedem eingefügten Feld steht ein Kontrollkästchen, das bestimmt, ob das Feld als Abfragekriterium ausgewertet wird oder nicht. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wird das Feld bei
der nächsten Abfrageausführung als Kriterium benutzt, andernfalls nicht. Außerdem steht vor jedem
eingefügten Feld ein vertikaler Farbbalken, mit dem Sie die Ausschlussbedingung für dieses Kriterium
festlegen. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf den Farbbalken das Kontextmenü und wählen Sie, ob
das Abfragekriterium zutreffen muss, zutreffen darf oder nicht zutreffen darf. Anschließend wird der
Farbbalken grün (muss), gelb (kann) oder orange (darf nicht) angezeigt und reflektiert damit die
gewählte Bedingung.
Zum Löschen eines Felds aus dem Formular öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die Feldbeschriftung
das Kontextmenü und wählen Entfernen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie
alle gewünschten Abfragekriterien und Bedingungen festgelegt haben. Sie werden aufgefordert, die
Abfrage zu benennen. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf OK. Danach wird die Abfrage im
Subregister Objekt-Detailsuchen angezeigt und steht für spätere Wiederverwendung zur Verfügung.
Ausführen einer Objekt-Detailsuche
Klicken Sie im Datenbereich der Registerkarte Detailsuche auf das Subregister ObjektDetailsuchen und wählen Sie eine Abfrage aus. Aktivieren Sie auf dem Abfrageformular das Kontrollkästchen vor jedem Kriterium, das ausgewertet werden soll. Um die Ausschlussbedingung eines
Kriteriums zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zugehörigen Farbbalken und wählen die gewünschte Option aus dem Kontextmenü. Geben Sie die Werte für jedes Abfragekriterium
ein. Bei allen Mehrfachauswahl-Feldern können Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld einen Auswahldialog zur Selektion von Feldwerten einblenden.
Zum Starten der Datenbankabfrage drücken Sie die Eingabetaste oder klicken in der Symbolleiste auf
Suchen. Je nach Komplexität der Abfrage und Größe der Ergebnismenge kann die Anzeige des Suchergebnisses einige Sekunden dauern.
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Auswahl der Objekte
Nachdem Sie einen Suchvorgang ausgeführt haben und das Ergebnis angezeigt wird, stehen in der
Navigationsleiste alle weiteren Befehle und Funktionen für die Objektbearbeitung zur Auswahl. Jetzt
haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten, ein oder mehrere Objekte zu öffnen. Wenn Sie mehrere
Objekte gleichzeitig öffnen wollen, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, während Sie die Objekte in
Suchergebnis-Tabelle nacheinander anklicken.
Führen Sie einen Rechtsklick in der Tabelle aus und wählen Sie einen Befehl aus dem Kontextmenü.
Folgende Befehle zum Öffnen und Bearbeiten stehen im Kontextmenü zur Auswahl:
Befehl
Öffnen
Öffnet das zuletzt ausgewählte Objekt in Profilansicht.
Auswahl öffnen
Öffnet alle selektierten Objekte auf einer Registerkarte in der Profilansicht. In der
Symbolleiste werden zusätzliche Schaltflächen angezeigt, mit denen Sie durch die
ausgewählten Objekte blättern können.
Auswahl in Tabs
Öffnet jedes der selektierten Objekte auf einer eigenen Registerkarte in der Pro-
öffnen
filansicht.
Ablage erstellen
Dieses Submenü enthält zwei Befehle. Mit dem Befehl Neue Ablage werden alle
selektierten Objekte in einer neuen Ablage auf der Registerkarte "Ablage" angezeigt, und der Befehl Anfügen an öffnet ein Fenster zur Auswahl einer vorhandenen Ablage, um die selektierten Objekte dort hinzuzufügen.
Aktivität erstel-
Führt den Befehl Aktivität anlegen für das selektierte Objekt aus.
len
Aktivität für die
Führt den Befehl Aktivität anlegen für alle gewählten Objekte aus.
Auswahl erstellen
Alles markieren
Markierung auf-
heben
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld Listendefinition, in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Suchergebnis-Tabelle festlegen
können.
Gruppieren
an/aus
Die Suchergebnis-Tabelle lässt sich beliebig strukturieren und sortieren. Um die Spaltenreihenfolge zu
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gewünschte Tabellenposition. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die Tabelle nach dieser Spalte
sortiert. Nochmaliges Klicken auf den Spaltentitel bewirkt, dass die Sortierreihenfolge der Spalte
umgekehrt und die gesamte Tabelle entsprechend neu sortiert wird.
3.2.3 Ablagen
Mit dieser Funktion können Sie ausgewählte Objekten und Adressen zusammenstellen, die sich sonst
nicht mit einem einzelnen Suchvorgang filtern lassen, und diese in benannten Ablagen speichern.
In einer Ablage sind Objekte und Adressen mit sämtlichen zugehörigen Aktivitäten, Verbindungen und
Anforderungen aufgelistet. Sie können mehrere Ablagen zusammenstellen, um für verschiedene Makleraufträge alle jeweils relevanten Objekte und Adressen im schnellen Zugriff zu haben. Ablagen ersparen viele Einzel-Suchvorgänge über die gesamte Datenbank und beschleunigen den gesamten
Workflow, indem sie eine Übersichtsdarstellung des Kontexts zu den enthaltenen Elementen liefern.
Neue Aktionen mit den zusammengestellten Objekten und Adressen können schnell gemeinsam ausgeführt und die zugehörigen Elemente direkt angezeigt oder bearbeitet werden.
Zum Aufrufen der Ablage-Funktion wählen Sie in der den Navigationsleiste des Objektmanagers den
Befehl Objekte suchen - Ablagen.
Abb. 3-12: Die Registerkarte Ablagen mit der Liste bestehender Ablagen.
Nach dem Öffnen der Registerkarte enthält der Datenbereich Listen der bereits vorhandenen
Ablagen, die Objekte und Adressen, nur Adressen oder nur Objekte enthalten. Falls der aktuelle Benutzer noch keine Ablagen erstellt hat, wird rechts oben im Datenbereich ausschließlich das Dropdownfeld zur Benutzerauswahl angezeigt. Hier können Sie einen anderen Benutzer auswählen, um
dessen Ablagen anzuzeigen.
In der Symbolleiste dieser Modulansicht sind nach dem Öffnen einer Ablage folgende zusätzliche
Schaltflächen verfügbar:
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Schaltfläche Beschreibung
Neu
Öffnet ein Dialogfeld zum Erstellen und Benennen einer neuen Ablage.
Öffnen
Zeigt ein Dialogfeld zum Auswählen und Öffnen bereits gespeicherter Ablagen an.
Suchen
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Objekte oder Adressen für die aktive Ablage
zu suchen und einzufügen. Je nachdem, welches Subregister im oberen Abschnitt
des Datenbereichs aktiviert ist, wird das Fenster mit dem Formular für die Kurzsuche nach Adressen bzw. Objekten angezeigt. Die Ausführung einer Kurzsuche
wird hier (Link) beschrieben.
Speichern
Wenn Sie im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche den Befehl Ablage
speichern wählen, wird ein Dialogfeld zum Benennen und Speichern der aktuell
geöffneten Ablage angezeigt. Mit dem Befehl Speichern unter können Sie die aktive
Ablage unter einem anderen Namen bzw. als Kopie speichern.
Löschen
löschen wählen, wird die aktuell aktive Ablage gelöscht. Mit dem Befehl Einträge
löschen werden die aktuell selektierten Einträge aus der Ablage gelöscht.
Druck
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie die aktive
Ablage entweder als Word- oder als PDF-Dokument ausgeben.
Export
Ablage nach Excel oder Powerpoint exportieren.
Nachdem Sie in der Navigationsleiste den Befehl Ablagen gewählt haben, doppelklicken Sie in der daraufhin angezeigten Liste vorhandener Ablagen auf einen Namen. Die gewählte Ablage wird geöffnet
und im oberen Abschnitt des Datenbereichs werden auf den Subregistern Adressen und Objekte die
darin gespeicherten Adressen und Objekte tabellarisch aufgeführt.
Wenn Sie ein oder mehrere Adressen bzw. Objekte selektieren, werden die zugehörigen Aktivitäten,
Verbindungen und (bei Adressen) Anforderungen auf den Subregistern des unteren Abschnitts tabellarisch aufgelistet.
Zum Hinzufügen weiterer Objekte oder Adressen klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen oder öffnen mit einem Rechtsklick auf dem Subregister Adressen bzw. Objekte das Kontextmenü und wählen
dort den Befehl Suchen. Dadurch wird das Kurzsuche-Fenster zur Ausführung einer neuen Datenbank-Suchabfrage geöffnet. Um bereits enthaltene Adressen bzw. Objekte zu bearbeiten, selektieren
Sie diese in der Tabelle der aktiven Ablage und verwenden die Schaltflächen in der Symbolleiste oder
die Befehle des Kontextmenüs.
Zum Löschen von Ablage-Inhalten markieren Sie die Elemente in der tabellarischen Adress- bzw.
Objektliste, öffnen das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Löschen und wählen den
Befehl Einträge löschen.
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Wenn Sie vorhandene Aktivitäten, Verbindungen oder Anforderungen zu Adressen bzw. Objekten zu
bearbeiten wollen, selektieren Sie zunächst im oberen Fensterabschnitt ein Objekt bzw. eine Adresse.
Dann aktivieren Sie im unteren Abschnitt das entsprechende Subregister Aktivitäten,
Verbindungen oder Anforderungen, führen einen Rechtsklick auf einem Element aus und wählen im
Kontextmenü den gewünschten Befehl. Falls noch keine Aktivität, Verbindung oder Anforderung zum
gewählten Element vorhanden ist und neu erstellt werden soll, aktivieren Sie das entsprechende
Subregister, öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen den gewünschten Befehl.
Sie können die Inhalte einer Ablage auch in verschiedenen Formaten nach Excel oder Powerpoint
exportieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Export in der Symbolleiste und legen Sie die spezifischen Exportformate und -einstellungen in den daraufhin angezeigten Fenstern fest.
Abb. 3-13: Eine Ablage mit Adressliste und Aktivitäten zu Adressen.
Für die Erstellung und Bearbeitung von Ablagen sind außer den Schaltflächen in der Symbolleiste
auch entsprechende Befehle in der Menüleiste verfügbar. Die einzelnen Fensterabschnitte und Subregister bieten zudem jeweils spezifische Kontextmenüs. Wenn Sie im Subregister "Adressen" oder
"Objekte" ein Element selektieren und einen Rechtsklick ausführen, enthält das Kontextmenü folgende Befehle:
Befehl
Eintrag öffnen
Öffnet den selektierten Eintrag in der Profilansicht.
Auswahl in Tabs
Öffnet jeden der selektierten Einträge auf einer eigenen Registerkarte in der Pro-
öffnen
filansicht.
Suchen
Öffnet das Kurzsuche-Fenster für einen neuen Suchvorgang nach Adressen oder
Objekten.
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Befehl
Kopieren
Kopiert ein oder mehrere selektierte Ablage-Elemente in die Zwischenablage.
Einfügen
Fügt den Inhalt der Zwischenablage in die aktive Ablage ein.
Löschen
Löscht ein oder mehrere Ablage-Elemente aus der aktiven Ablage.
Aktivität erstel-
Führt den Befehl Aktivität anlegen für das zuletzt selektierte Ablage-Element aus.
len
Aktivität für die
Führt den Befehl Aktivität anlegen für alle gewählten Elemente aus.
Auswahl erstellen
Telefonwahl
Dieser nur für Adressen verfügbare Befehl öffnet das Dialogfeld zur direkten Telefonnummern-Anwahl des selektierten Eintrags.
Alles markieren
Selektiert alle Elemente in der Ablage.
Markierung auf-
De-selektiert alle Elemente in der Ablage.
heben
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Ablage-Tabelle festlegen können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Ablage-Tabelle ein bzw. aus.
an/aus
Wenn Sie dagegen im Subregister "Aktivitäten", "Verbindungen" oder "Anforderungen" ein Element
selektieren und rechtsklicken, enthält das Kontextmenü passende Befehle zur Bearbeitung und Neuerstellung von Aktivitäten bzw. Verbindungen oder Anforderungen.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie eine Ablage erstellen, kopieren oder
löschen.
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Objekte suchen - Ablagen.
2. Aktivieren Sie im oberen Abschnitt des Datenbereichs entweder das Subregister Adressen oder
Objekte, je nachdem, welchen Elementtyp Sie zuerst einfügen möchten.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Suchen. Daraufhin wird das Fenster "Objekt
suchen" bzw. "Adressen suchen" eingeblendet.
5. Führen Sie eine Kurzsuche aus, um Adressen bzw. Objekte für die Ablage zu finden. Übernehmen Sie die gefundenen Elemente durch Auswahl in der Suchergebnisliste und schließen
Sie das Kurzsuche-Fenster.
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6. Wiederholen Sie bei Bedarf die Kurzsuche, wenn Sie einen anderen Elementtyp suchen oder
weitere Elemente mit anderen Suchkriterien finden und zur Ablage hinzufügen möchten. Übernehmen Sie die gefundenen Elemente wiederum durch Auswahl in der Suchergebnisliste und
schließen Sie das Kurzsuche-Fenster.
7. Zusätzlich können Sie Objekte oder Adressen, die bereits in der Zwischenablage gespeichert
sind, mit dem Menübefehl Bearbeiten - Einfügen oder dem Kontextmenü-Befehl Einfügen
direkt in die neue Ablage übernehmen.
8. Nachdem Sie alle gesuchten Elemente in die Ablage eingefügt haben, öffnen Sie das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Speichern und wählen den Befehl Ablage speichern.
9. Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen für die neue Ablage ein und klicken Sie auf OK, damit die Ablage in der Datenbank gesichert wird.
1. Selektieren Sie in der angezeigten Liste die Ablage, die Sie kopieren oder löschen möchten.
2. Um die Ablage zu kopieren öffnen Sie das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche
Speichern und wählen den Befehl Ablage speichern unter. Geben Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld einen Namen für die Kopie ein und klicken Sie auf OK.
3. Zum Löschen der Ablage öffnen das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche
Löschen und wählen den Befehl Ablage löschen. Bestätigen Sie die daraufhin angezeigte Meldung, um den Vorgang auszuführen.
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Mit dem estateOffice-Objektmanager werden Immobilienobjekte entweder für die Vertriebsart "Vermietung" oder "Verkauf" angelegt. Die dabei verwendeten Erfassungsformulare sind als Objektprofile
in der Datenbank gespeichert und können über das Systemmodul bearbeitet werden.
Um entscheiden zu können, wie Sie beim Anlegen von neuen Objekten am besten vorgehen und welche Merkmale und Optionseinstellungen von estateOffice zu berücksichtigen sind, sollten Sie
einige Vorüberlegungen zu den wichtigsten Anforderungen Ihrer Makler-/Objektaufträge anstellen.
Abb. 3-14: Auswahl der Vertriebsart.
Bevor Sie mit der Objekterfassung beginnen, sollten Sie prüfen, ob im Systemmodul Voreinstellungen
für Ihre geschäftlichen Anforderungen erforderlich bzw. sinnvoll sind. Solche Voreinstellungen können die Objektprofile betreffen (z. B. Pflichtfelder-Festlegung, Definition zusätzlicher Felder, AuswahllistenElemente und Flächen) oder die Optionen zur Objektverwaltung und Angebotserstellung.
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie diese grundlegenden Merkmale in estateOffice implementiert sind.
Allgemeine Einstellungen für Objekte
Diese Einstellungen werden im Systemmodul mit dem Befehl Objekte - Allgemein definiert. Auf der
entsprechenden Registerkarte können Sie die Verwaltung von Objektnummern, von Dokumenten
und Bildern zu Objekten sowie Funktionen für die Angebotserstellung (z. B. Versandarten) anpassen.
Vertriebsarten und Objektprofile
Beim Erfassen von Objekten wählen Sie zuerst die Vertriebsart und damit das Standard-Objektprofil.
Die in estateOffice vordefinierten Objektprofile enthalten bereits sämtliche allgemein erforderlichen
Felder für eine detaillierte Beschreibung der Merkmale und Kriterien von Immobilienobjekten.
estateOffice bietet jedoch die Möglichkeit, weitere Feldelemente und eigene Felder zu definieren und
die vorgegebenen Formulare damit zu erweitern.
Objektprofil Beschreibung
Verkauf
Das Standardprofil für Objekte, die zum Verkauf angeboten werden.
Vermietung
Das Standardprofil für Objekte, die zur Vermietung angeboten werden.
Zusätzliche Felder
Mit dem Befehl Zusätzl. Felder für Objekte können Sie im Systemmodul benutzerdefinierte Felder für
die Standard-Objektprofile erstellen. Diese Felder werden dauerhaft in der Datenbank gespeichert
und stehen zukünftig allen Benutzern für die Erfassung neuer Objekte zur Verfügung.
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Elemente für Auswahlfelder und Dropdown-Listen
Mit den estateOffice-Systemeinstellungen können Sie zusätzliche, eigene Elemente für alle festen und
benutzerdefinierten Auswahlfelder und Dropdown-Listen anlegen und außerdem bestimmen, welche
Elemente in den Listen und Feldern bei der Objekterfassung zur Auswahl stehen sollen. Diese Einstellungen werden im Systemmodul mit dem Befehl Objekte - Listen (für feste Felder) und mit den
Befehlen Objekte - Zusätzl. Felder... (für benutzerdefinierte Felder) vorgenommen.
Flächen
Die Flächen bzw. Datenbankfelder für die Flächentabelle werden im Systemmodul mit dem Befehl
Objekte - Flächen definiert. Beim Objektprofil wird festgelegt, welche Flächen für ein Objekt angezeigt
werden sollen. Die Fläche Gesamt stellt die gesamte existierende Fläche eines Objekts dar. Der hier
eingetragene Wert wird standardmäßig in die Flächenfelder Verfügbar und Teilbar übernommen und
kann dort geändert werden.
Objektspezifische Einstellungen
Bevor Sie ein neues Objekt anlegen ist es sinnvoll zu planen, welche Berechtigungen andere Benutzer
hierfür erhalten sollen. Zusätzlich zur allgemeinen Berechtigungskonfiguration auf Benutzer- und
Gruppenebene bietet estateOffice die Möglichkeit, differenzierte Objektberechtigungen festzulegen:
Sie können Zugriffsrechte pro Objekt erteilen und dabei festlegen, ob ein Benutzer den Datensatz
anzeigen, aktualisieren und löschen darf. Objektbezogene Berechtigungen lassen sich bei der Objekterfassung mit dem Dialogfeld Objektspezifische Einstellungen definieren, das über den Menübefehl
Datei - Objekteinstellungen geöffnet wird. Alle Objektberechtigungen und Betreuer-Zuweisungen
sind nachträglich änderbar.
Im Dialogfeld Objektspezifische Einstellungen können Sie auch die bei Preisangaben verwendete Währung einstellen.
Öffnen Sie den Objektmanager über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste
und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen - Objekt erfassen. Alternativ können Sie die Kachel
Neues Objekt erfassen auf dem Homescreen wählen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste ein passendes Objektprofil für die Vertriebsart des Objekts. Daraufhin wird die Profilansicht auf einer neuen Registerkarte angezeigt:
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Abb. 3-15: Die Registerkarte zur Projekterfassung ohne Assistent.
Rechts neben den Detaildaten-Subregistern werden die Optionen zur Vertriebsart angezeigt. Hier
legen Sie den Objektstatus, die Objektnummer sowie die Objektbetreuer fest und wählen weitere
Optionen, die vom gewählten Objektprofil abhängen. Der untere Teil des Formulars enthält die
Tabelle für Flächendefinitionen. Der Aufbau dieser Tabelle und die Eingabemöglichkeiten sind von
den Objekteinstellungen für Flächen und von der Vertriebsart.
In dieser Registerkartenansicht enthält die Menüleiste folgende zusätzlichen Befehle:
Objektbearbeitungsbefehle im Menü Datei
Element/Option
Beschreibung
Neu
Mit diesem Befehl starten Sie das Anlegen eines neuen Objekts.
Speichern
Speichert das aktuell bearbeitete Objekt.
Abbrechen
Bricht die Bearbeitung des aktuellen Objekts ab und schließt es.
Objekteinstellungen Öffnet ein Dialogfeld, in dem die Basiswährung und die Objektberechtigungen eingestellt werden können
Objekt kopieren
Kopiert das aktuell geöffnete Objekt..
Objekt löschen
Löscht das aktuell geöffnete Objekt.
Drucken
Öffnet das Dialogfeld "Druck Liste Objekte" mit verschiedenen Druck-Optionen und den Zusatzoptionen Aktivitäten/Aufgaben zum Objekt drucken.
Beenden
Bricht die Bearbeitung des aktuellen Objekts ab und schließt estateOffice.
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Objektbearbeitungsbefehle im Menü Ansicht
Element/Option
Beschreibung
Automatische Anord-
Mit diesem Befehl werden die Objektfelder unabhängig vom eingestellten
nung erzwingen
Objektprofil der Reihe nach angeordnet.
Objektbearbeitungsbefehle im Menü Extras
Element/Option
Beschreibung
Info Bearbeitung
Öffnet ein Fenster mit folgenden Informationen zum Objekt: Letzte
Aktion, Erstellungsdatum und -uhrzeit, Ersteller inkl. Filiale, Datum und
Uhrzeit der letzten Änderung und letzter Bearbeiter inkl. Filiale.
Preisänderungs-Pro-
Öffnet ein Fenster mit der tabellarischen Übersicht aller Preise des aktuell
tokoll
gewählten Objekts und Zusatzinformationen wie Datum, Bearbeiter,
Pfad, Grund, Alter Betrag, Neuer Betrag, Objektname.
Änderungshistorie
Öffnet ein Fenster mit der tabellarischen Übersicht aller Änderungen des
aktuell gewählten Objekts und Zusatzinformationen wie Benutzer, Zeitpunkt und Feld.
PLZ-Auskunft
Öffnet das Fenster der Postleitzahlen-Datenbank zur Auswahl bzw. Übernahme Postleitzahl für die Objektadresse.
Gebietsauswahl Öffnet das Fenster der Gebietsdatenbank
Georeferenzierung
Öffnet das Georeferenzierung-Fenster, das eine Umgebungskarte mit
entsprechender Markierung des Objekt-Standorts beinhaltet.
Programmeinstellungen Öffnet das Programmeinstellungen-Fenster zum Eintrag der Anmeldedaten für estateOffice und Meine Immowelt. Darüber hinaus können
hier auch PDF- und Druckoptionen, sowie das Erscheinungsbild von
estateOffice angepasst werden.
Wählen Sie zuerst in der Menüleiste den Befehl Datei - Objekteinstellungen, um das Dialogfeld zur
Festlegung objektspezifischer Einstellungen zu öffnen, das folgende Optionen bietet:
Basiswährung
Mit dieser Option können Sie die verwendete Basiswährung für das Objekt später nachträglich ändern und alle Preise umrechnen.
Rechtezuordnung In dieser Auswahlliste wird der aktuelle Objektrechte-Besitzer angezeigt. Platzieren Sie die Maus in der rechten unteren Ecke des Felds und klicken Sie auf
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das graue Plus-Symbol, um den Dialog Rechte bearbeiten zu öffnen und die
Objektberechtigungen einzustellen.
Füllen Sie das Erfassungsformular beginnend mit der Subregisterkarte Objekt aus. Alle Pflichtfelder
für unbedingt erforderliche Eingaben sind rot unterlegt. Beim Eingeben der Adressdaten steht Ihnen
die automatische Postleitzahlen- bzw. Ortsnamenergänzung zur Verfügung. Mit einem Rechtsklick
auf dem Feld Gebiet wird das Kontextmenü geöffnet und Sie können durch Auswahl des Befehls
Gebiet auswählen das Fenster der Gebietsdatenbank öffnen.
Geben Sie alle weiteren gewünschten Objekt-Detaildaten auf den entsprechenden Subregistern ein
und legen Sie im Abschnitt für die Vertriebsinfos Kauf- bzw. Mietpreise sowie die weiteren Vertriebsoptionen fest. Tragen Sie anschließend in der Flächentabelle alle benötigten Flächenwerte ein.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie die Objektbeschreibung abgeschlossen
haben.
Zur späteren Weiterbearbeitung des Objekts verwenden Sie den Befehl Objekt - Objektdaten in der
Navigationsleiste des Objektmanagers.
Wenn Sie für ein neu angelegtes und gespeichertes Objekt eine andere Vertriebsart festlegen wollen,
müssen Sie das Objekt kopieren, denn eine nachträgliche Änderung der Vertriebsart ist nicht zulässig.
Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Datei - Objekt kopieren, nachdem Sie das Objekt gespeichert
haben. Im daraufhin eingeblendeten Dialogfeld können Sie verschiedene Kopier-Optionen festlegen
und auch eine andere Vertriebsart wählen.
Nachdem Sie ein Objekt angelegt haben, bestehen verschiedene Möglichkeiten den Arbeitsablauf fortzusetzen. Im nächsten Schritt können Sie z. B. Exposés und weitere Dokumente hinzufügen oder
zuerst die Verbindungen mit Adressen definieren, bevor Sie Interessenten suchen und ein Angebot
erstellen. Sie können aber auch direkt die Internet-Vermarktung des Objekts starten.
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3.4 Interessenten suchen und Angebote
erstellen
Die estateOffice-Funktionen zur Angebotserstellung sind in einem vordefinierten Workflow zusammengefasst, sodass Sie alle Bearbeitungsschritte von einer Registerkarte aus steuern können.
Starten Sie zunächst den Objektmanager über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der
Symbolleiste oder über die Kachel auf dem Homescreen. Verwenden Sie die Kurz- und Detailsuchefunktionen oder eine Ablage zur Auswahl des Immobilienobjekts, das Sie anbieten wollen. Selektieren Sie das Objekt und wählen Sie den Befehl Interessenten suchen in der Navigationsleiste.
Daraufhin wird die Registerkarte "Angebotserstellung" angezeigt.
Abb. 3-16: Die Registerkarte Angebotserstellung mit dem Subregister Suche nach Adressen.
Diese Registerkarte enthält im Datenbereich fünf Subregister für die einzelnen Schritte der Angebotserstellung. Am unteren Bildschirmrand sind mehrere Schaltflächen integriert. Mit der Schaltfläche Angebotsvorgang speichern können Sie den Zwischenstand einer Angebotserstellung jederzeit
sichern, um den Vorgang später fortzusetzen.
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird das Dialogfeld "Neue Aufgabe erstellen" eingeblendet.
Dort können Sie die Angebots-Weiterbearbeitung als neue Aufgabe speichern und den aktuellen
Erstellungsvorgang abbrechen. In diesem Fall öffnen Sie zur späteren Weiterbearbeitung das Modul
"Planer", selektieren in der Übersicht die zugehörige Aufgabe und wählen in der Symbolleiste den
Befehl Erledigen - Angebot weiterbearbeiten. Dadurch wird automatisch der Objektmanager gestartet
und das Angebot im zuletzt gespeicherten Bearbeitungszustand wiederhergestellt.
Mit den beiden Schaltflächen Weiter und Zurück navigieren Sie zum nächsten bzw. vorherigen Schritt
der Angebotserstellung.
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Vorgang spei-
Öffnet das Dialogfeld Neue Aufgabe erstellen zur Erstellung einer Aufgabe für die
chern
Angebots-Fortsetzung und speichert den Angebotsvorgang im aktuellen Bearbeitungsstand.
Vorgang
Löscht den gesamten Angebotsvorgang.
löschen
Zurück
Mit dieser Schaltfläche navigieren Sie rückwärts durch die Schritte der Angebotserstellung.
Weiter
Mit dieser Schaltfläche navigieren Sie vorwärts zum nächsten Schritt der Angebotserstellung und aktivieren das zugehörige Subregister.
Die Angebotserstellung ist in fünf Arbeitsschritte gegliedert:
Interessenten suchen
Versandarten festlegen
Vorlagen und Dokumente zusammenführen
Dokumente generieren und zusammenstellen
Angebot versenden, speichern und Nachweis erstellen
Zur Ausführung des ersten Schritts ist das Subregister Suche nach Adressen aktiviert. Es stehen verschiedene Methoden (Anforderungssuche, Kurzsuche, Import und Ablage) zur Verfügung, um Interessenten für ein Angebot zu finden. Sie können diese Methoden nacheinander ausführen und aus
den Suchergebnissen eine Auswahl von Adressen zusammenstellen, an die Sie Ihre Offerte richten wollen. Durch Klicken auf die Schaltfläche Suchansicht wird die Darstellung dieser Subregisterkarte auf
Detailanzeige der Suchergebnisse umgeschaltet.
Nachdem Sie mit dem Befehl Interessenten suchen die Registerkarte zur Angebotserstellung geöffnet
haben, startet die Suche standardmäßig mit der ersten Suchmethode - der Anforderungssuche.
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Abb. 3-17: Angebotserstellung, Schritt 1 - Suche nach Adressen mit erweiterter Kriterienauswahl.
Dazu ist die Optionsschaltfläche Anforderungssuche links oben auf dem Subregister bereits aktiviert.
Wählen Sie in der Anforderungsliste die zu erfüllenden Kriterien. Die Kriterien des Objekts, soweit vorher definiert, sind bereits eingetragen. Ergänzen Sie bei Bedarf Werte in den numerischen Feldern
bzw. wählen Sie Elemente für Felder. (Felder mit Mehrfachauswahl erkennen Sie am Plus-Symbol
rechts unten im Feld, der erscheint, wenn die Maus über das Feld bewegt wird.) Bei allen Mehrfachauswahl-Feldern können Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld einen Auswahldialog zur Selektion von Feldelementen einblenden.
Öffnen Sie anschließend mit einem Rechtsklick auf die Feldbeschriftung vor jedem Feld das Kontextmenü und legen Sie die jeweilige Verknüpfungsbedingung fest.
Vor jedem Suchfeld steht ein Kontrollkästchen. Ist es aktiviert, wird das Feld als Kriterium benutzt,
andernfalls nicht. Klicken Sie am unteren Rand des Suchformulars auf das Erweiterungssymbol (Pluszeichen) vor Anforderungsfilter, wenn Sie zusätzliche Suchfilter-Bedingungen festlegen wollen.
Sie haben auch die Möglichkeit, weitere Objekt- oder Adresskriterien hinzuzufügen. Diese finden Sie
auf den beiden Registerkarten neben dem Suchergebnis im rechten Teil des Datenbereichs. Einzelne
Kriterien werden durch Drag & Drop in das Anforderungsformular eingefügt. Wenn Sie im Abschnitt
Auswahl Adresskriterien auf den Namen einer gespeicherten Suche doppelklicken, werden alle enthaltenen Kriterien an die vorhandenen angehängt. Diese Aktion gilt nur für den aktuellen Anforderungs-Suchvorgang.
Um die Anforderungssuche auszuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Jetzt werden im rechten Abschnitt des Subregisters drei Listen angezeigt. Die erste Liste enthält die in der estateOfficeDatenbank gefundenen Gesuche (Anforderungen), auf welche die Kriterien des anzubietenden
Objekts (innerhalb festgelegter Toleranzwerte) zutreffen. Wenn Sie dort ein Gesuch markieren, werden in der Liste Anforderungsdetails die zugehörigen Kriterien und Werte angezeigt. Doppelklicken
Sie nun in der Suchergebnis-Liste auf jede Adresse, an die Sie das Angebot richten wollen. Diese wird
in die Liste Auswahl rechts unten übernommen.
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Möchten Sie Ihr Angebot zusätzlich an Adressen richten, für die kein passendes Anforderungsprofil
vorliegt, können Sie die weiteren Methoden für die Suche nach Interessenten verwenden:
Kurzsuche
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Kurzsuche links oben auf dem Subregister. Verwenden Sie das
eingeblendete Formular wie bei der Standard-Kurzsuche. Übernehmen Sie geeignete Suchergebnisse
wie oben beschrieben in die Auswahlliste zur Angebotserstellung.
Import
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Import links oben auf dem Subregister. Dadurch werden auf
der Subregisterkarte drei Optionen (Hyperlinks) eingeblendet, mit denen Sie Angebots-Adressaten
aus Nachweisen anderer Angebote oder aus Aufgaben hinzufügen können.
Ablage
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Ablage. Daraufhin wird eine Liste aller Ablagen des aktuellen
Benutzers angezeigt. (Sie können im Dropdown-Menü einen anderen Benutzer wählen). Doppelklicken Sie auf den Namen einer Ablage, um die enthaltenen Adressen in Ihr Angebot zu übernehmen.
Zum Entfernen eines Eintrags aus der Liste der gewählten Objekte öffnen Sie mit einem Rechtsklick
auf den jeweiligen Objektnamen das Kontextmenü und wählen den Befehl Entfernen. Nachdem Sie
die Adressen für Ihr Immobilienangebot zusammengestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und setzen die Angebotserstellung mit der Festlegung der Versandart fort.
Überprüfung und Bearbeitung der Adressaten-Liste
Sobald Sie eine Adresse für Ihr Angebot auswählen, prüft estateOffice automatisch, ob das Angebotsobjekt dem Adressaten bereits früher offeriert wurde. Falls ja, wird ein Dialogfeld eingeblendet.
Dort können Sie entscheiden, ob Sie die Adresse trotzdem in die Auswahl aufnehmen möchten, und
außerdem festlegen, ob bei weiteren derartigen Fällen ebenso verfahren werden soll. Zum Entfernen
eines Eintrags aus der Liste der gewählten Angebots-Adressaten öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf
die jeweilige Adresse das Kontextmenü und wählen den Befehl Entfernen.
Darüber hinaus können Sie bei einer hier angezeigten Adresse das Kontextmenü öffnen und einen
"Weiteren Ansprechpartner der Firma aufnehmen".
Nachdem Sie alle Adressaten für Ihr Immobilienangebot zusammengestellt haben, klicken Sie auf die
Schaltfläche Weiter und setzen die Angebotserstellung mit der Festlegung der Versandart fort.
Zur Ausführung dieses Schritts wird das Subregister Versandart aktiviert. - 147 -
Abb. 3-18: Angebotserstellung, Schritt 2 - Versandarten festlegen.
Im linken Abschnitt stehen drei Optionsschaltflächen für Standard-Versandarten zur Auswahl: Brief,
Fax und E-Mail. Außerdem sind Kontrollkästchen und Links für folgende Optionen verfügbar:
Option/Link Funktion
Weitere
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird im unteren Abschnitt das Subre-
Objekte
gister Weitere Objekte eingeblendet. Klicken Sie auf Objekte suchen und verwenden
anbieten
Sie das eingeblendete Fenster der Objekt-Kurzsuche, um Objekte zu finden und in
Ihr Angebot zu übernehmen.
Experten-
Klicken Sie auf diesen Link, wenn Sie das Angebot auf mehrere Arten versenden wol-
Optionen
len. Im Subregister Versandart können Sie anschließend für jeden Adressaten individuelle Einstellungen festlegen.
Individuelle
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird im unteren Abschnitt das Subre-
Versandart
gister Versandauswahl eingeblendet. Die Versandart kann für jeden Adressaten
separat eingestellt werden. Die Auswahlmöglichkeiten sind auch von den ExpertenOptionen und den verfügbaren Adressdetails abhängig.
Konfigurieren Sie die Versandarten für jeden Adressaten und klicken Sie auf Weiter.
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Zur Ausführung dieses Schritts wird das Subregister Vorlagen aktiviert. Hier legen Sie fest, welche
Dokumente Ihrem Angebot beigefügt werden sollen, und wählen die zu verwendenden Text- und Layoutvorlagen.
Abb. 3-19: Angebotserstellung, Schritt 3 - Dokumente und Vorlagen zusammenführen.
Im oberen Abschnitt des Subregisters sind folgenden Elemente und Optionen verfügbar:
Element/Option
Beschreibung
Anschreiben mit
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot aus einem Anschreiben plus
Exposé
Exposé bestehen soll.
Nur Anschreiben
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot nur aus einem Anschreiben
bestehen soll.
Nur Exposés
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot nur aus einem Exposé bestehen soll.
Anschreiben mit
Wählen Sie diese Option, wenn dem Angebot ein in der immowelt FileCloud
FileCloud-Exposés
abgelegtes Exposé hinzugefügt werden soll.
Zielsprache
Wählen Sie über dieses Dropdown-Menü gegebenenfalls eine andere Sprache als die Standardsprache (Deutsch) aus. Beachten Sie dazu die erforderlichen Voraussetzungen.
Anschreiben
Wählen Sie in dieser Dropdown-Liste eine Textvorlage für das Anschreiben.
Im Systemmodul können Sie eigene Vorlagen hinzufügen, die Sie vorher im
Modul "Vorlagen" erstellt haben. Wenn Sie auf die Schaltfläche hinter der
Dropdown-Liste klicken, wird eine Kopie der Originalvorlage geöffnet und
kann für dieses Angebot angepasst werden.
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Element/Option
Beschreibung
E-Mail-Vorlage
In dieser Dropdown-Liste können Sie eine Vorlage für das E-Mail-Anschreiben wählen. Im Systemmodul können Sie eigene Vorlagen hinzufügen, die
Sie vorher im Modul "Vorlagen" erstellt haben. Wenn Sie auf die Schaltfläche
hinter der Dropdown-Liste klicken, wird eine Kopie der Vorlage geöffnet
und kann für dieses Angebot angepasst werden.
Dokumentoptionen
Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird das Dialogfeld "Optionen zur Dokumenterstellung" eingeblendet, in dem Sie weitere Einstellungen zum Generieren der Angebotsdokumente festlegen und als Standardeinstellung für
alle Angebote speichern können.
Aktivitätsbetreuer
Bei der Angebots- und Korrespondenzerstellung können vor der Generierung des Dokuments mehrere Aktivitätsbetreuer festgelegt werden. Hierdurch wird es ermöglicht, dass bei der Aktivität andere Betreuer als beim
Angebot eingetragen und die entsprechenden Seriendruckfelder genutzt
werden können.
Gesicherte Exposés
Aktivieren Sie diese Option um die die Funktion „Gesichertes Exposé“ für
Ihre Angebote zu verwenden. Je nach gesetzter Funktion in den zugehörigen Systemeinstellungen werden dem Kunden auf der generierten Seite
zur Akzeptierung der Widerrufsbelehrung folgende Elemente angezeigt:
• Checkboxen zum Akzeptieren der Widerrufsbelehrung
• Informationen zum Geldwäschegesetz
• Radiobuttons zum Geldwäschegesetz und Eingabemöglichkeit für die
Personalausweisnummer
• Allgemeine Geschäftsbedingungen
• Checkbox zum Akzeptieren der AGB
Bestätigungs-E-Mail
Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse des Betreuers ein, der informiert werden
an:
soll, wenn der Interessent die Widerrufsbelehrung akzeptiert hat. Dieses Eingabefeld erscheint nur dann, wenn zuvor die Option E-Mail-Bestätigung an
Betreuer erlauben in den Systemeinstellungen aktiviert wurde.
Druckereinstellungen Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird das Dialogfeld "Drucker-Einstellungen" eingeblendet, in dem Sie das Ausgabeformat für Angebotsdokumente festlegen. Es enthält auch Optionen zur Auswahl des
Druckerschachts und zum Wechseln des Windows-Standard-Druckers.
Berücksichtigen Sie, dass von einem Wechsel des Standard-Druckers auch
andere Windows-Anwendungen betroffen sind.
Überprüfen Sie die Listen Exposés und Dokumente und Dateien im unteren Abschnitt des Subregisters, nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben.
In dieser Liste sind alle Angebots-Objekte mit den zugehörigen Dokumenten aufgeführt. Falls für ein
Objekt keine Dokumente vorhanden sind, enthält die Liste nur den Objektnamen sowie die Adresse
und es kann nur ein Anschreiben für das Objekt generiert werden.
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Verwendung der globalen Ordner
Sie können die in den globalen Ordnern hinterlegten Dateien auch für Ihre Angebote nutzen. Wählen Sie
hierzu unter Dokumente und Dateien die gewünschten Dateien einfach per anhaken aus. In diesem
Bereich finden Sie alle im System hinterlegten globalen Ordner und die darin befindlichen Dokumente. Falls Sie in den Voreinstellungen bereits Standard-Anhänge festgelegt haben, sind diese nun
automatisch mit einem Haken versehen.
Verwendung von FileCloud-Exposés
Durch die Einbindung der online gespeicherten FileCloud-Exposés wird der Angebotsvorgang deutlich
beschleunigt. Sie wählen hierzu die Option "Anschreiben mit FileCloud-Exposés"und anschließend das
gewünschte Dokument in der Liste im unteren Teil des Datenbereichs. Hier werden grundsätzlich nur
die aktuellsten Versionen der vorliegenden Exposés dargestellt, sollte ein Dokument in mehreren Varianten vorliegen.
Wenn Sie FileCloud-Exposés ohne Widerrufsbelehrungen versenden wollen, ist dies natürlich ebenfalls möglich. Wählen Sie zu diesem Zweck bei der Erstellung der Vorlagen das Feld den jeweils passenden Exposé-Link aus. Ergänzen Sie beispielsweise Ihre Angebotsvorlage um folgende Filter:
Der Einsatz dieses Code-Snippets erzeugt nebenstehende Ausgabe (Schriftformatierungen nicht
berücksichtigt). Beachten Sie, dass das o.g. Codebeispiel nur verwendet werden kann, wenn Sie
genau ein Exposé pro Objekt verschicken möchten. Für mehrere Exposés pro Objekt muss eine
entsprechende Vorlage mit weiteren angepassten
Seriendruckfeldern pro Exposé-Art erstellt werden.
Abb. 3-20: Beispiel für einen Link zum FileCloud-Exposé
Kartenmaterial
Um Ihren Kunden weitere Informationen zu Ihren Angeboten zukommen zu lassen, binden Sie Kartenmaterial in Ihre Korrespondenz ein. Hierfür stehen Ihnen die Karten verschiedener Anbieter zur
Einbindung in Ihre Angebote zur Verfügung.
Kartenmaterial erzeugen
Auf den Karten, die Sie über diesen Link erzeugen wird die Lage des Objekts dargestellt. Über den
Schieberegler oben links lässt sich der Kartenausschnitt vergrößern und verkleinern. In der rechten
oberen Ecke steht Ihnen ein Dropdown-Menü zur Verfügung über das Sie den Typ der eingeblendeten Karte bestimmen.
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Abb. 3-21: Darstellung mit OpenStreetMap und Auswahl der Marker-Symbole.
Darüber hinaus lassen sich mit den Schaltflächen am unteren Rand des Bildschirms die Markersymbole ändern, eine Legende ein- und ausblenden und das Kartenbild in die Zwischenablage übernehmen. Mittels Übernehmen fügen Sie die Karte in Ihre Korrespondenz ein.
Google Maps Link erzeugen
Neben dem Kartenmaterial anderer Anbieter stehen Ihnen auch Google Maps-Karten zur Einbindung in Ihre Angebote zur Verfügung. Auf
diesen wird nicht nur die Lage des Objekts dargestellt, sondern Sie können in einer Infobox
auch weiterführende Informationen wie beispielsweise den Kaufpreis oder einen Link auf das
zugehörige Exposé anzeigen lassen.
Nach einem Klick auf die Verknüpfung Google
Abb. 3-22: Weiterführende Informationen in Google Maps.
Maps Link erzeugen können Sie das Erscheinungsbild der zu generierenden Karte und die zusätzlich
einzublendenden Informationen auswählen. Ein Klick auf Übernehmen speichert die Vorgaben.
Den Link zu dieser Vorlage können Sie als Seriendruckfeld in Ihrer Vorlage hinterlegen. Fügen Sie an
geeigneter Stelle den zugehörigen Code {Feld:GoogleMapsKmlLink} ein und fahren Sie mit der Angebotserstellung wie gewohnt fort. Ihre Kunden erhalten nun die reguläre Angebotsmail, ergänzt um
den Hyperlink zu Google Maps. Bei Klick auf diesen Link öffnet sich ein Browserfenster mit der entsprechenden Kartendarstellung. Auf dieser werden die von Ihnen ausgewählten, weiterführenden
Informationen eingeblendet.
Bei Nutzung der Widerrufsbelehrung sollte der so erzeugte Link nicht verwendet werden, um nicht
bereits im Vorfeld die zum Objekt gehörenden Informationen für den Interessenten sichtbar zu
machen. Stattdessen wird der Link zusammen mit dem Exposé-Passwort auf der entsprechenden
Internetseite angezeigt, nachdem der Interessent die Widerrufsbelehrung bestätigt hat.
Um das gesicherte Exposé zu verwenden, aktivieren Sie die Checkbox neben den Druckeinstellungen
und hinterlegen Sie eine Mailadresse, an die Bestätigungsnachricht erfolgen soll.
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Wenn Dokumente vorhanden sind und Sie eine der Optionsschaltflächen Anschreiben mit
Exposé oder Nur Exposés aktiviert haben, wird vor dem Objektnamen ein Erweiterungssymbol (Pluszeichen) angezeigt. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die Liste der Dokumente einzublenden.
Bei E-Mail-Versand ist auch eine Option zum Anfügen von Datei-Anhängen verfügbar. Auf der ObjektDetailebene wird die aktuelle Druckoption und die Exposé-Art angegeben. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Drucken, wenn das Exposé-Dokument gedruckt werden soll.
Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Angebotsdokumente zusammengestellt und die Druckeinstellungen festgelegt haben.
Nachdem Sie zum Abschluss des vorherigen Schritts auf Weiter geklickt haben, wird das Subregister
Dokumente aktiviert und die Erzeugung der Angebotsdokumente startet automatisch. Dabei zeigt
ein Statusbalken den Fortschritt der Dokumenterstellung an.
Abb. 3-23: Angebotserstellung, Schritt 4 - Dokumente generieren.
Je nach Anzahl der Objekte, Dokumente und Adressaten Ihres Angebots kann dieser Vorgang einige
Sekunden dauern. Anschließend wird eine tabellarische Übersicht aller angebotenen Objekte und der
zugehörigen Dokumente angezeigt.
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Zum Einstellen der Felder-/Spaltenanzeige der Übersichtsliste öffnen Sie mit einem Rechtsklick das
Kontextmenü und wählen den Befehl Liste definieren. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können
Sie die Felderauswahl individuell zusammenstellen und damit als Profilstandard für zukünftige Angebote speichern.
Wenn Sie auf eine Objektzeile doppelklicken, wird das zugehörige Dokument in dem Programm zur
Bearbeitung geöffnet, mit dem es erstellt wurde. An diesem Punkt haben Sie noch Gelegenheit, jedes
Dokument zu bearbeiten und als neue Version zu speichern, bevor das Angebot ausgesendet wird.
Diese und weitere Aktionen können Sie auch mit dem Kontextmenü aufrufen, das folgende Befehle
enthält:
Befehl
Beschreibung
Öffnen
Wenn Sie diesen Befehl wählen, wird das aktuell in der Liste selektierte Dokument in
dem Programm zur Bearbeitung geöffnet, mit dem es erstellt wurde.
Alle ver-
Wählen Sie diesen Befehl, um Exposés und Anschreiben neu zu generieren, die nicht
alteten neu
mehr aktuell sind. Der Befehl ist nur auswählbar, wenn veraltete Dokumente vor-
erstellen
liegen.
Neu erstel-
Wählen Sie diese Option, um ein in der Liste selektiertes Dokument neu zu gene-
len
rieren.
Liste defi-
Dieser Befehl öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste, grup-
nieren...
pierte Darstellung und weitere Optionen für die Dokumenteliste festlegen können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Suchergebnisse ein bzw. aus. Bei gruppierter
Darstellung können Sie die Spaltenköpfe zum Umsortieren der Liste verwenden.
Mit dem Kontrollkästchen rechts unten auf der Registerkarte können Sie außerdem festlegen, ob die
Angebotsdokumente vor dem Druck bzw. Versand auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Ihre
Einstellung bleibt für zukünftige Angebotsvorgänge gültig, bis sie an dieser Stelle geändert wird.
Klicken Sie auf Drucken/Versenden, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen und geprüft haben,
ob alle benötigten Dokumente erstellt wurden.
Falls Sie für einige Interessenten und Dokumente E-Mail- oder Fax-Versand gewählt haben, werden
die Dokumente (bei entsprechender Voreinstellung) jetzt automatisch an Ihre Office-Anwendungen
übergeben und ausgesendet. Bei E-Mail-Versand wir je nach gewählter Option zum direkten Versand
entweder das E-Mail-Fenster angezeigt oder die E-Mail direkt verschickt. Dabei werden Dateianhänge
automatisch an die
E-Mail angehängt. Alle Fax-Aussendungen werden an Tobit übergeben und automatisch versendet.
E-Mails werden im lokalen Outlook-Ordner "Gesendete Objekte" abgelegt und, über eine Aktivität verknüpft, als Kopie in estateOffice gespeichert. MS-Word-Dokumente werden unter dem vorgegebenen
Namen bei der automatisch erzeugten Aktivität gespeichert. (Ändern Sie den Dateinnamen deshalb
nicht ab.) FAX-Dokumente werden im MS-Word-Format gespeichert und im FAX-Center unter "Gesendete Objekte" abgelegt.
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Alle Anschreiben in Briefform und sämtliche Exposés sind jetzt in Ihrem Ordner "Eigene Dateien" versandfertig abgelegt. (Dies gilt nur für die Standardeinstellung, d. h. sofern nicht im Systemmodul ein
anderer Ordner für die Speicherung der Dokumente konfiguriert wurde.)
und speichern
Nach dem Ausführen des Befehls Drucken/Versenden wird automatisch das Subregister Nachweis
geöffnet.
Abb. 3-24: Angebotserstellung, Schritt 5 - Nachweiserstellung und Formular für Wiedervorlage-Aufgabe.
In den Feldern dieser Modulansicht sind folgende Angaben für den Nachweis bereits eingetragen:
•
•
•
•
Angebotsart
Betreuer
Datum und Uhrzeit
Der Standardtext Angebot erstellt
Verwenden Sie die weiteren Optionen auf diesem Subregister, um den Angebotsnachweis zu komplettieren. Folgende Elemente stehen zur Auswahl:
Angebotsart
Geben Sie in dieser Dropdown-Liste an, welche Art von Angebot erstellt wurde.
Folgende Optionen sind möglich: E-Mail, Persönlich, Schriftlich, SMS, Telefax
und Telefon.
Aktion
Wählen Sie in dieser Dropdown-Liste eine Aktion, z. B. Exposé versandt, um die
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Arbeitsschritte für Folgeaktivitäten zu definieren.
Betreuer
Datum/Uhrzeit
Hier ist der aktuelle Betreuer eingetragen, der nach Rechtsklicken auf dem Auswahlfeld mit dem Dialogfeld "Rechte bearbeiten" geändert werden kann.
Die Werte in diesen Feldern werden vom System übernommen und sind unveränderlich.
Kosten
Tragen Sie hier die Kosten für den Angebotsvorgang ein.
Quelle
Wenn Sie das Angebot auf Basis einer Anfrage erstellt haben, können Sie hier
angeben, wie der Interessent auf Sie aufmerksam geworden ist.
Text
Sie können den vorgegebenen Standardtext mit eigenen Anmerkungen ergänzen.
Wiedervorlage
Aktivieren Sie eine der Optionsschaltflächen als Termin oder als Aufgabe, um
erstellen
einen Termin oder eine Aufgabe für die Wiedervorlage des Angebots zu erfassen. Sobald Sie eine dieser Optionen aktivieren, wird das entsprechende Eingabeformular angezeigt (siehe Hinweis weiter unten).
Letzten Kontakt
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das Feld Letzter Kontakt bei allen Adres-
bei Adresse aktua- saten des Angebots auf das aktuelle Datum gesetzt.
lisieren
Falls Sie eine der Wiedervorlage-Optionen aktiviert haben, wird im unteren Abschnitt des Subregisters
ein entsprechendes Formular zur Termin- bzw. Aufgabenerfassung angezeigt. Eine detaillierte
Beschreibung dieser Formulare finden Sie unter "Termin vereinbaren" und im Kapitel "Arbeiten mit
dem Planer".
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Angebotserstellung abzuschließen und den Nachweis zu speichern.
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Mit den Funktionen auf dieser Registerkarte aktualisieren Sie den Status von Immobilienangeboten.
Sie können weitere Termine, Aufgaben und Aktivitäten erfassen, neu hinzugekommene Kontakte und
Dokumente zuordnen oder einfach die Status-Einstufung ändern.
Wenn Sie sich im Objektmanager befinden und den Angebotsstatus eines bereits geöffneten Objekts
aktualisieren möchten, wählen Sie in der Navigationsleiste direkt den Befehl Angebote nachbearbeiten. Andernfalls starten Sie den Objektmanager, führen eine Kurzsuche aus und öffnen in der
Suchergebnisliste das Objekt, dessen Angebotsstatus Sie aktualisieren möchten. Wählen Sie dann den
Befehl Angebote nachbearbeiten, um die Registerkarte "Angebotsnachbearbeitung" anzuzeigen.
Abb. 3-25: Die Registerkarte Angebotsnachbearbeitung im Objektmanager.
Der Datenbereich enthält im oberen Abschnitt eine tabellarische Liste der Angebotsaktivitäten zum
gewählten Objekt. Falls noch keine entsprechende Aktivität vorliegt, ist die Liste leer und es sind keine
weiteren Optionen verfügbar.
Wenn Sie einen Angebotsvorgang selektieren und in der Dropdown-Liste Neuer Status den Status
ändern, werden die vier Abschnitte Zuordnungen, Aktivität, Dokumente und Termin eingeblendet. Es
kann eine Anmerkung eingetragen werden, die in den Aktivitätstext übernommen wird. Der neue Status und die Anmerkung werden beim Angebot hinterlegt. Bei der Änderung des Objektstatus
erscheint eine Abfrage, ob das Objekt aus den Internetbörsen entfernt werden soll, falls diese Option
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im Systemmodul unter Objekte - Allgemein im Abschnitt Börsenexport aktiviert wurde. Sie können
auch mehrere Angebote selektieren und bearbeiten. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol (Pluszeichen) vor den Abschnitten, um die enthaltenen Optionen anzuzeigen.
Abschnitt Zuordnungen
In diesem Abschnitt werden die Adressen und Objekte des gewählten Angebots aufgelistet. Durch
Anklicken des Hyperlinks Adressen oder Objekte können Sie das Fenster zur Adress- bzw. Objektsuche öffnen und weitere Adressen/Objekte hinzufügen.
Abschnitt Aktivität
In diesem Abschnitt wird das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität angezeigt. Nachdem Sie in
der Dropdown-Liste Aktion eine Aktivität gewählt haben, können Sie Betreuer zuordnen, die Kosten
eintragen, eine Beschreibung hinzufügen und diese Daten als Aktivitätsnachweis speichern. Weitere
Details finden Sie in der Beschreibung der Funktion "Aktivität anlegen".
Abschnitt Dokumente
Hier wird das Formular zum Erstellen neuer Korrespondenz angezeigt. Sie können entweder mittels
Drag & Drop vorhandene Dokumente zur aktuell gewählten Aktivität hinzufügen oder mit den Links
Word-Dokument, E-Mail und Datei(en) neue Dokumente erstellen. Weitere Details finden Sie in der
Beschreibung der Funktion "Korrespondenz erstellen".
Abschnitt Termin
In diesem Abschnitt wird das Formular zur Erstellung eines neuen Termins bzw. Erstellen einer neuen
Aufgabe angezeigt, je nachdem, welche Optionsschaltfläche Sie aktivieren. Wenn Sie die Optionsschaltfläche Termin aktivieren, enthält dieser Abschnitt die drei Subregister Terminplanung
(Anzeige des Terminkalenders), Infos (Termindetails) und Status (Besprechungseinladungen). Durch
Aktivierung der Option Aufgabe wird ein Bereich mit den Feldern/Optionen für Aufgabendetails angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in den Beschreibungen der Funktionen "Termin vereinbaren"
und "Aufgabe erstellen".
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Angebotsstatus aktualisiert haben.
Hinweis: Abhängig von der Bildschirmauflösung Ihres Monitors sind eventuell nicht alle Bereiche
gleichzeitig sichtbar. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um alle Inhalte einzusehen.
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Mit dieser Aktion erstellen Sie neue Dokumente zu einem Objekt. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen - Korrespondenz erstellen, nachdem Sie ein Objekt selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin wird die Registerkarte Korrespondenz angezeigt.
Abb. 3-26: Registerkarte Korrespondenz vor (oben) und nach (unten) dem Hinzufügen von Dokumenten.
Der Datenbereich enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Dokumente, Aktivität und Termin. Die
Anzeige des Abschnitts Dokumente ist bereits erweitert und Sie können entweder mittels Drag &
Drop vorhandene Dokumente hinzufügen oder mit den Links Word-Dokument, E-Mail und Datei(en)
neue Dokumente erstellen bzw. zuordnen.
Wenn Sie ein neues Dokument oder eine Datei zugeordnet haben, können Sie über das DropdownMenü der Symbolleisten-Schaltfläche Folge auch eine Folgeaktivität, Folgeaufgabe oder einen Folgetermin generieren. Nach dem Anlegen neuer Korrespondenz lassen sich alle Informationen durch
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Anklicken der Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren. Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der Objektbetreuer eingetragen.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie neue Dokumente zu einem Objekt hinzufügen.
Neue Textdokument-Korrespondenz erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte Korrespondenz anzuzeigen.
2. Wenn dem Dokument auch ein Adresse zugeordnet werden soll, wählen Sie im Abschnitt
Zuordnungen einen oder mehrere Adressen für das neue Dokument. (Falls noch keine Adressen zugeordnet sind, klicken Sie auf Adressen, um die gewünschten Adressen zu finden.)
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link Word-Dokument. Daraufhin wird das Dialogfeld "Neues Word-Dokument" eingeblendet.
4. Geben Sie im Feld Titel einen Namen für das neue Dokument ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste Kategorie die gewünschte Dokumentkategorie sowie in der Dropdown-Liste Vorlage eine Dokumentvorlage. Wenn Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der DropdownListe Vorlagen klicken, wird die ausgewählte Vorlage zur Bearbeitung in MS Word geöffnet.
5. Wählen Sie unter Ein Dokument... eine der Optionsschaltflächen für den/die Adressaten und
klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. Je nach gewählter Adressat-Option werden
ein oder mehrere neue Dokumente generiert und in MS Word zur Bearbeitung geöffnet.
6. Bearbeiten Sie das/die geöffnete(n) Word-Dokument(e). Da Adresse(n), Absender, Anrede und
Grußformel bereits eingetragen sind, können Sie direkt Ihren Text schreiben. Anschließend
speichern Sie das/die Dokument(e) innerhalb von MS Word. Die Dokumentablage erfolgt im
Standard-Dokumentenverzeichnis bzw. unter dem Pfad, den Sie im Systemmodul für estateOffice-Dokumente konfiguriert haben.
7. Verwenden Sie die Druckbefehle von MS Word, um ein oder mehrere geöffnete Dokumente zu
drucken. Abhängig vom gewählten Ausgabeformat werden weitere Fenster angezeigt. Die
Druckausgabe erfolgt auf dem voreingestellten Drucker.
8. Nachdem Sie MS Word beendet haben und die Registerkarte "Korrespondenz" wieder im Vordergrund angezeigt wird, enthält die Dokumente-Übersicht den Namen des neuen Dokuments. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre neue Korrespondenz zu sichern.
Neue E-Mail-Korrespondenz erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte "Korrespondenz" anzuzeigen.
2. Wählen Sie im Abschnitt Zuordnungen einen oder mehrere Adressaten für das neue Dokument. Klicken Sie auf Adressen, um mit der Kurzsuche-Funktion neue Adressen hinzuzufügen.
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link E-Mail. Daraufhin wird das Dialogfeld "Neue
E-Mail" eingeblendet. Der E-Mail-Adressat ist hier bereits eingetragen.
4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Vorlage eine E-Mail-Vorlage. Bei Auswahl einer Vorlage im
HTML-Format muss Outlook bereits geöffnet sein, sonst wird der Vorgang abgebrochen. In der
Dropdown-Liste Kategorie ist bereits ein passender Eintrag vorgegeben, den Sie bei Bedarf
ändern können. Wenn Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste Vorlagen klicken, wird die ausgewählte Vorlage zur Bearbeitung geöffnet.
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5. Fall Sie Dateien an die E-Mail anhängen möchten, klicken Sie auf das Erweiterungssymbol vor
dem Abschnitt Dokumente an die E-Mail anhängen. Markieren Sie in der eingeblendeten Liste
ein oder mehrere Dokumente, die Sie bereits als Korrespondenz zum gewählten Objekt erstellt
haben, oder setzen Sie einen Haken bei den gewünschten Dokumenten aus einem globalen Ordner.
6. Klicken Sie auf OK, um die E-Mail mit dem aktuellen Inhalt der Seriendruckfelder zur Kontrolle
zu öffnen oder auf Direkt versenden, wenn die E-Mail sofort versendet werden soll. Vor dem
Versand muss MS Outlook geöffnet sein, sonst kann der Vorgang nicht fortgesetzt werden.
7. Nachdem die E-Mail gespeichert oder versendet wurde und die Registerkarte "Korrespondenz"
wieder im Vordergrund angezeigt wird, enthält die Dokumente-Übersicht den Namen der
neuen E-Mail. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Korrespondenz zu sichern.
Datei als neue Korrespondenz zuordnen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen Korrespondenz erstellen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link Datei(en). Daraufhin wird der DateiauswahlDialog angezeigt. Suchen Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf Öffnen. Nun wird das
Dialogfeld "Neue Datei zuordnen" eingeblendet und das Feld Titel enthält den Namen der ausgewählten Datei.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kategorie eine passende Dokumentkategorie, vergeben Sie
einen Dateinamen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen In das Dokumentenverzeichnis
kopieren, damit andere Benutzer auch auf die Datei zugreifen können. Schließen Sie den Vorgang durch Klicken auf OK ab. Danach wird die Registerkarte "Korrespondenz" wieder im Vordergrund angezeigt und die Dokumenteliste enthält den Namen der neuen Datei.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Korrespondenz zugeordnet wird.
Mit dieser Aktion erstellen Sie einen neuen Termin zu einem Objekt. Wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen - Termin vereinbaren, nachdem Sie ein Objekt ausgewählt oder geöffnet
haben. Daraufhin wird die Registerkarte "Terminvereinbarung" angezeigt.
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Abb. 3-27: Termindetailansicht und Kalenderansicht auf der Registerkarte Terminvereinbarung.
Der Datenbereich enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Termin, Dokumente und Aktivität. Die
Anzeige des Abschnitts Termin ist erweitert und enthält die drei Subregister Infos, Terminplanung
und Status. Außerdem ist die Optionsschaltfläche Termin bereits aktiviert, sodass Sie direkt die
Details für den neuen Termin eingeben können. Beim Erzeugen eines neuen Termins lassen sich alle
Informationen durch Anklicken der Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in einer EMail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren. Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook
geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der Objektbetreuer eingetragen.
Detaillierte Informationen zu verfügbaren Terminoptionen finden Sie im Kapitel "Arbeiten mit dem
Planer" unter Verwendung von Terminoptionen.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie einen neuen Termin zum gewählten Objektauftrag hinzufügen.
Einen neuen Termin erfassen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Aktionen Termin vereinbaren.
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2. Verwenden Sie bei Bedarf die Optionen im Abschnitt Zuordnungen, wenn Sie die verbundenen
Adressen und Objekte ändern oder ihre Detailansichten überprüfen möchten.
3. Geben Sie im linken Abschnitt des Subregisters Infos die Anfangszeit und das geplante Ende
des Termins ein und aktivieren Sie die gewünschten Optionen für Erinnerungsfunktion, Wichtigkeit und Serientermin.
4. Geben Sie auf der rechten Seite im Feld Betreff einen Termintitel und im Feld Text eine
Beschreibung des Besprechungsthemas ein.
5. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld Teilnehmer das Dialogfeld "Auswahl Teilnehmer" und wählen Sie die Besprechungsteilnehmer.
6. Wählen Sie optional Ressourcen, z. B. einen Besprechungsraum. Führen Sie dazu einen
Rechtsklick auf dem Feld Ressourcen aus und treffen Sie im eingeblendeten Dialogfeld "Auswahl Ressourcen" eine Auswahl. (Die Liste der hier verfügbaren Ressourcen können Sie im
Systemmodul erweitern.)
7. Klicken Sie im linken Abschnitt auf den Subregister-Reiter Terminplanung, um den Kalender
anzuzeigen und die Eintragung des neuen Termins zu überprüfen.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen, damit der neue Termin übernommen und die Registerkarte geschlossen wird.
Mit dieser Aktion erstellen Sie eine neue Aufgabe zu einem Objekt. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen - Aufgabe erstellen, nachdem Sie ein Objekt ausgewählt oder geöffnet haben. Daraufhin
wird die Registerkarte "Aufgabe" angezeigt.
Abb. 3-28: Die Registerkarten-Ansicht für die Erstellung einer neuen Aufgabe.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Termin/Aufgabe,
Dokumente und Aktivität. Die Anzeige des Abschnitts Termin/Aufgabe ist erweitert und die Optionsschaltfläche Aufgabe bereits aktiviert, sodass Sie direkt mit der Eingabe der Aufgabendetails beginnen können. Beim Erzeugen einer neuen Aufgabe lassen sich alle Informationen durch Anklicken der
Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und
Partner zu informieren. Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der Objektbetreuer eingetragen.
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Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie eine neue Aufgabe zum ausgewählten Objekt
hinzufügen.
Neue Aufgabe erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen - Aufgabe erstellen, um die Registerkarte Aufgabe anzuzeigen.
3. Geben Sie im Feld Betreff einen Titel für die Aufgabe ein.
4. Geben Sie im Feld Fällig am: ein, wann die Aufgabe erledigt werden muss.
5. Legen Sie in der Dropdown-Liste die Priorität der Aufgabe fest und aktivieren Sie die gewünschten Optionen für Serientermin, Erinnerungsfunktion und E-Mail-Benachrichtigung.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zuständig den Benutzer, der für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich ist.
7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktionsart eine Aktivität.
8. Falls eine detaillierte Beschreibung der auszuführenden Aktion erforderlich ist, klicken Sie auf
den Link Mehr Text und tragen im daraufhin angezeigten Textfeld die auszuführenden Schritte
ein.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen, damit die neue Aufgabe übernommen und die Registerkarte geschlossen wird.
Mit dieser Funktion legen Sie eine neue Aktivität zu einem Objekt an. Wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen - Aktivität anlegen, nachdem Sie ein Objekt ausgewählt oder geöffnet haben.
Daraufhin wird die Registerkarte "Aktivität" angezeigt.
Abb. 3-29: Die Registerkarte für die Erstellung neuer Aktivitäten zu einem Objekt.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Aktivität, Dokumente und Termin/Aufgabe. Die Anzeige des Abschnitts Aktivität ist bereits erweitert, sodass Sie
direkt mit der Eingabe der Aktivitätsdetails beginnen können. Beim Erzeugen einer neuen Aktivität
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lassen sich alle Informationen durch Anklicken der Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per EMail direkt in einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren. Es wird eine neue
Nachricht in MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der Objektbetreuer eingetragen..
Die folgende schrittweise Anleitung beschreiben, wie Sie eine neue Aktivität für das ausgewählte
Objekt anlegen.
Neue Aktivität anlegen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen Aktivität anlegen, um die Registerkarte "Aktivität" anzuzeigen.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktion eine Aktivität aus. Falls Sie im Systemmodul benutzerdefinierte Zusatzfelder für Aktivitäten angelegt haben, wird evtl. ein neues Subregister
Zusatz auf dem Formular eingefügt. Die hier angebotenen Optionen sind von Ihrer individuellen Konfiguration abhängig, die Sie im Systemmodul vorgenommen haben.
4. Als Verantwortlicher für die neue Aktivität ist standardmäßig der aktuelle Benutzer vorgegeben. Soll diese Zuordnung geändert werden, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem
Feld Betreuer das Dialogfeld "Rechte bearbeiten". Hier können Sie einen anderen Betreuer
bzw. eine andere Filiale und/oder Gruppe auswählen.
5. Legen Sie in den darauf folgenden Feldern das Datum und die Uhrzeit für die Ausführung der
Aktivität fest.
6. Geben Sie, falls erforderlich, im Feld Kosten den Kostenfaktor für die Aktivität ein und wählen
Sie in der Dropdown-Liste Quelle ggf. das Marketing-Medium.
7. Aktivieren Sie bei Bedarf die Optionen zur Nachweiserstellung und zur Aktualisierung des letzten Kontaktdatums. Im Textfeld auf dem rechten Formularabschnitt können Sie zusätzlich
eine individuelle Beschreibung der Aktivität eintragen.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen.
Mit dieser Aktion fügen Sie Bilder zu einem Objekt hinzu. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Aktionen - Bilder hinzufügen. Daraufhin wird das "Datei öffnen"-Dialogfeld angezeigt. Suchen Sie das
gewünschte Bild und klicken Sie auf OK, um es auszuwählen. Sobald Sie ein neues Bild einfügen, wird
die Bilderübersicht des Objekts mit einer Bildvorschau und Dateiinformationen eingeblendet. Wählen
Sie in der Dropdown-Liste Ansicht eine Ansicht-Kategorie und im Feld Index die fortlaufende Indexnummer für das neue Bild.
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Für die Weiterbearbeitung und Verwaltung von Objekten verwenden Sie die Befehle der Gruppe
Objekt in der Navigationsleiste. Diese Gruppe enthält auch den Befehl Internet, mit dem Sie einzelne
Objekte für die Vermarktung auf Internetbörsen bereitstellen und exportieren können. Die folgenden
Abschnitte enthalten eine ausführliche Beschreibung dieser Befehle und Funktionen.
Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Objekt - Objektdaten, nachdem Sie ein Objekt selektiert oder geöffnet haben.
Abb. 3-30: Die Objektdaten-Profilansicht zur Weiterbearbeitung eines Objekts.
Auf der angezeigten Registerkarte werden die Detaildaten des gewählten Objekt dargestellt. Diese
Standard-Objektansicht eignet sich am besten als Ausgangspunkt für objektbezogene Arbeitsschritte,
wenn dabei alle Objekt-Profildetails sichtbar sein sollen.
Mit den Befehlen der Navigationsleiste lassen sich objektbezogene Aktivitäten, Aufgaben und Termine anlegen und einzelne Objektangebote auf Internetportale übertragen.
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Durch Rechtsklicken auf die Anbieterinformation können Sie direkt zur verbundenen Adresse springen oder das Telefonwahlfenster öffnen, um den Anbieter anzurufen. Außerdem lassen sich in dieser
Ansicht Objektdaten bearbeiten, neue Unterobjekte hinzufügen oder vorhandene löschen. Über dem
Profilformular wird die Art der Profilansicht angezeigt: Flächenaufteilung, Verkauf oder Vermietung.
Falls mehrere Vertriebsarten angelegt wurden, können Sie durch Klicken auf diese Schaltflächen zwischen den Vertriebsart-Ansichten wechseln.
Der untere Teil des Formulars enthält die Tabelle für Flächendefinitionen. Der Aufbau dieser Tabelle
und die Eingabemöglichkeiten sind vom Objektprofil abhängig, das im Objektbaum gewählt wird.
Nachdem Sie die Registerkarte mit der Profilansicht eines Objekts geöffnet haben, stehen in der
Menüleiste folgende Befehle zur Bearbeitung des Objekts zur Verfügung:
Befehle im Menü Datei
Menübefehl
Neu
Mit diesem Befehl starten Sie das Anlegen eines neuen Objekts.
Speichern
Speichert das aktuell bearbeitete Objekts.
Abbrechen
Bricht die Bearbeitung des aktuellen Objekts ab und schließt es.
Objekteinstellungen Öffnen ein Dialogfeld, in dem die Basiswährung und die objektspezifischen
Zugriffsrechte eingestellt werden können.
Objekt kopieren
Kopiert das aktuell geöffnete Objekt in die Zwischenablage.
Objekt löschen
Löscht das aktuell geöffnete Objekt.
Drucken
Öffnet das "Drucken"-Dialogfeld mit folgenden Optionen: Objektliste drucken (hier können Vorlagen gewählt werden, die im Modul "Vorlagen" erstellt
wurden), und Aktivitäten/Aufgaben zum Objekt drucken. Die Listen werden
vor dem Drucken in Microsoft Word angezeigt.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass ein Objekt nur dann gelöscht werden kann, wenn dessen Internetbereitstellung beendet ist. Dies gilt auch für eventuell vorhandene Unterobjekte. Übertragen
Sie in diesem Fall erst eine Löschung an sämtliche betreffende Börsen. Anschließend kann das
Objekt über den Löschen-Befehl im Menü Datei entfernt werden.
Befehle im Menü Ansicht
Menübefehl
Automatische Anord-
Mit diesem Befehl werden die Objektfelder unabhängig vom eingestellten
nung erzwingen
Objektprofil der Reihe nach angeordnet.
Befehle im Menü Extras
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Menübefehl
Info Bearbeitung
Öffnet ein Fenster mit folgenden Informationen zum Objekt: Letzte
Aktion, Erstellungsdatum und -uhrzeit, Ersteller inkl. Filiale, Datum und
Uhrzeit der letzten Änderung und letzter Bearbeiter inkl. Filiale.
Preisänderungs-Pro-
Öffnet ein Fenster mit der tabellarischen Übersicht aller Preise des aktuell
tokoll
gewählten Objekts und Administrations-Informationen.
Änderungshistorie
Öffnet ein Fenster mit der tabellarischen Übersicht aller Änderungen des
aktuell gewählten Objekts und Zusatzinformationen wie Benutzer, Zeitpunkt und Feld.
PLZ-Auskunft
Öffnet das Fenster der Postleitzahlen-Datenbank.
Gebietsauswahl
Öffnet das Fenster der Gebietsdatenbank.
Georeferenzierung
Öffnet das Georeferenzierung-Fenster, das eine Umgebungskarte mit
entsprechender Markierung des Objekt-Standorts beinhaltet.
Programmeinstellungen Öffnet das Programmeinstellungen-Fenster zum Eintrag der Anmeldedaten für estateOffice und Meine Immowelt. Darüber hinaus können
hier auch PDF- und Druckoptionen, sowie das Erscheinungsbild von
estateOffice angepasst werden.
Vorhandene Objekte in der Profilansicht bearbeiten
Zur Bearbeitung eines Objekts klicken Sie im Objektbaum auf den Objektnamen und wählen rechts
oben im Datenbereich die gewünschte Profilansicht. (Nur wenn verschiedene Vertriebsarten definiert
wurden, können Sie die Ansicht wechseln.) Geben Sie in den Subregistern, der Flächentabelle und im
Abschnitt Vertriebsinfos die neuen bzw. zu ändernden Daten ein. Sie können für jedes Objekt eine
zusätzlichen Verkaufs- oder Vermietungs-Datensatz anlegen, wenn bisher nur eine bzw. keine Vertriebsart vorhanden ist. Um eine weitere Vertriebsart zuzuweisen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick
auf dem Objekt in der Baumstruktur das Kontextmenü, wählen Verkauf anlegen bzw. Vermietung
anlegen und geben die entsprechenden Detaildaten, Vertriebsinformationen und Flächenwerte ein.
Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Änderungen übernommen werden.
Die Umgebungskarte zeigt das derzeit geöffnete Objekt auf einer OpenStreetMaps-Karte an. Wählen
Sie in der Navigationsleiste den Befehl Objekt - Umgebungskarte, nachdem Sie ein Objekt selektiert
oder geöffnet haben.
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Abb. 3-31: Aktuell gewähltes Objekt (grüner Pin) auf der Umgebungskarte.
Oberhalb des Kartenausschnitts stehen Ihnen folgende Bedienelemente zur Verfügung:
Zoom-Werkzeug
Derselbe Effekt wie mit dem Mausrad kann auch mit dem Schieberegler, bzw den beiden Lupen-Symbolen in der oberen linken Ecke
des Fensters erzielt werden. Hierbei wird der Fixpunkt des Zooms grundsätzlich in der Kartenmitte
platziert.
Karten-Auswahl
Neben der Standard-Karte von Open Street Map stehen auch eine Verkehrs- und eine Radfahrerkarte zur Verfügung. Mit Auswahl einer
anderen Karte ändert sich neben der Darstellung auch der Typ der enthaltenen Symbole und Informationen.
Gesetzte Pins lassen sich mit der Maus mittels klicken und halten verschieben. Darüber hinaus bietet Ihnen das Kontextmenü folgende
Möglichkeiten:
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Befehl
Pins
Entfernt sämtliche Markierungen von der Karte
löschen
Pin set-
Ein neue Markierung wird an der Mausposition, an der das Kontextmenü aufgerufen
zen
wurde hinzugefügt. Das Symbol kann über Marker wählen abgeändert werden.
Pin mit
Wählen Sie im Untermenü, welchen Tooltip Sie für das neue Symbol verwenden möch-
ToolTip
ten. Mittels Objekt-Adresse wird der Titel des Objekts angezeigt. Karten-Adresse hin-
setzen
gegen blendet die zugehörige Koordinaten der Symbol-Position ein.
Marker
Hiermit blenden Sie das Fenster Marker-Symbol wählen ein. Das gewählte Icon ersetzt
wählen
alle derzeit vorhandenen Symbole auf der Karte.
Standard- Über diese Option rufen Sie ebenfalls das Fenster Marker-Symbol wählen auf, legen
Marker
jetzt allerdings durch Drag&Drop in den unteren Fensterbereich das Standard-Symbol
ändern
für neue Pins fest. Wählen Sie anschließend in der Menüleiste die Option Speichern,
damit Ihre Änderungen übernommen werden.
In der Menüleiste der Umgebungskarte stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Option
Neu laden
Lädt den Kartenausschnitt neu und platziert die Markierung wieder an der ursprünglichen Position, falls diese im Vorfeld verschoben wurde.
Speichern
Fügt den aktuell gewählten Kartenausschnitt als PNG-Datei zu den Objektbildern
hinzu. Beim Speichern kann ein frei wählbarer Name sowie eine Bildkategorie vergeben werden. Alternativ lassen Sie die Umgebungskarte über die Option Karten hinzufügen im Kontektmenü der Bildverwaltung generieren.
Abbrechen Bricht die Bearbeitung der Umgebungskart ab und öffnet die zuvor aktive Modulansicht.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Objektmanagers den Befehl Objekt - Bilder/Video-Links, nachdem Sie ein Objekt selektiert oder geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine
Übersicht aller Bilder, die für das selektierte Objekt hinterlegt wurden. Sie können vorhandene Bilder
bearbeiten und verwalten, neue Bilder hinzufügen oder vorhandene entfernen.
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Abb. 3-32: Die Registerkarte für die Verwaltung der Bilder zu einem Objekt.
Sobald Sie in der Liste der bereits vorhandenen Bilder ein Element selektieren, werden im rechten
Abschnitt des Datenbereichs die zugehörigen Detailinformationen angezeigt: Bildname, Ansicht-Kategorie und Indexnummer (änderbar), sowie Erfassungsdatum, Bildgröße in KBytes und in Pixel. Wenn
das gewählte Bild (bzw. die Ansicht und der Indexwert) bereits in einer Börsenkonfiguration enthalten
ist, steht das Kontrollkästchen Internetfreigabe zur Verfügung, mit dem Sie die Freigabe bestätigen
oder widerrufen können. Durch Anklicken des Links Details zu den einzelnen Internetbörsen wird ein
Dialogfeld geöffnet, das detaillierte Informationen zur Übertragung des gewählten Bilds auf den eingerichteten Internetbörsen anzeigt.
Zum Anzeigen einer vergrößerte Bildansicht aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bildvorschau rechts
unten auf der Registerkarte. Durch Klicken auf die Schaltfläche Vollbild erhalten Sie eine Originalgrößen-Bildansicht in einem separaten Fenster. (Das Vollbild-Fenster wird durch Drücken der
ESC-Taste oder Klicken auf das Schließfeld des Fensters wieder geschlossen).
Zum Hinzufügen eines neuen Bilds klicken Sie in der Symbolleiste auf Hinzufügen. Daraufhin wird das
"Datei öffnen"-Dialogfeld angezeigt. Sofern Sie einen TWAIN-kompatiblen Scanner angeschlossen
haben, ist in der Symbolleiste das Scanner-Symbol aktiviert. Klicken Sie auf das Symbol, wenn Sie ein
neues Bild einscannen möchten. Sie können Bilder auch mit Drag & Drop aus dem Windows-Explorer
direkt auf diese estateOffice-Registerkarte verschieben. Auf diese Weise lassen sich auch mehrere
selektierte Bilder gleichzeitig übernehmen. Zum Löschen einer Bildzuordnung markieren Sie das Bild
in der Bilderliste und klicken in der Symbolleiste auf Löschen.
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Darüber hinaus lassen sich auch die in den Dokumentenordnern des Objekts vorhandenen und die in
den globalen Ordnern hinterlegten Dateien an dieser Stelle hinzufügen. Ziehen Sie die gewünschten Bilder einfach mittels Drag & Drop in den Übersichtsbereich.
Legen Sie die Details für ein neues Bild fest, indem Sie im Feld Bezeichnung einen Namen vergeben
und in den Dropdown-Feldern Ansicht und Index eine Ansichtskategorie sowie den nächsten freien
Indexwert wählen. Berücksichtigen Sie dabei die durch Ihre Börsenkonfigurationen vorgegebene
Struktur der Objektpräsentation.
Im Kontextmenü stehen folgende Befehle zur Auswahl:
Befehl/Option Beschreibung
Öffnen
Zeigt das gewählte Bild in einem neuen Fenster an.
Öffnen mit
Zeigt ein Dialogfeld zur Auswahl einer Bildbearbeitungssoftware an und öffnet
das gewählte Bild mit diesem Programm.
Hinzufügen
Zeigt das "Datei öffnen"-Dialogfeld zur Auswahl eines neuen Bilds an.
Ändern
Zeigt das "Datei öffnen"-Dialogfeld zur Auswahl eines Bilds an, dass das gewählte
Bild ersetzen soll.
Bearbeiten
Öffnet ein Fenster, in dem Sie die Bildgröße und -ansicht bearbeiten können.
Kopieren
Kopiert das aktuell gewählte Bild in die Zwischenablage.
Einfügen
Fügt ein in die Zwischenablage kopiertes Bild beim gewählten Objekt ein.
Löschen
Löscht das aktuell gewählte Bild nach Bestätigungsaufforderung.
Ansicht
In diesem Submenü können Sie die Optionen zur Darstellung der Bilderliste wählen.
Alle Bilder, die Sie hinzufügen, werden als Kopie hinterlegt und bearbeitet. Das Original wird nicht verschoben und bleibt unverändert.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie Änderungen an der Bilderzuordnung eines
Objekts vorgenommen haben.
Zur Verwaltung von Exposés zu einem Objekt führen Sie eine Kurzsuche aus, selektieren das Objekt in
der Suchergebnisliste und wählen in der Navigationsleiste Objekt - Exposés. Mit den Funktionen und
Optionen auf dieser Registerkarte können Sie neue Exposés (aus Vorlagen) erstellen und vorhandene
Exposés zuordnen, aktualisieren, archivieren, neu generieren oder als PDF betrachten.
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Abb. 3-33: Die Registerkarte zur Exposé-Verwaltung mit einem in MS-Word geöffneten Exposé.
Der Datenbereich enthält rechts neben dem Objektbaum eine Übersichts-Liste aller Exposés, die dem
aktuell im Objektbaum gewählten Objekt zugeordnet wurden. Weiter unten befinden sich fünf Links
für verschiedene Verwaltungsbefehle (die auch im Kontextmenü verfügbar sind). Wenn dem aktuellen im Objektbaum gewählten Objekt noch kein Exposé zugeordnet wurde, starten Sie die Exposéverwaltung, indem Sie zunächst ein neues Exposé aus einer Vorlage erstellen oder ein bereits
vorbereitetes Exposé zuordnen. Falls schon Exposés zugeordnet sind, selektieren Sie ein Exposés in
der Übersichts-Liste, um die Verwaltungs- und Bearbeitungsoptionen auf der Registerkarte zu aktivieren.
Die Symbolleiste dieser Modulansicht enthält die zusätzlichen Schaltflächen Neues Exposé, Exposé
zuordnen, Exposé öffnen, Eigenschaften, Exposé löschen und Upload in FileCloud. Deren Funktionalität ist identisch mit den entsprechenden Befehlen im Kontextmenü.
Das Kontextmenü zu dieser Registerkarte bietet folgende Befehle und Optionen:
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Neu
Öffnet das Dialogfeld "Neues Exposé anlegen". Wählen Sie eine Exposéart, eine
Vorlage und die gewünschten Druckoptionen. Klicken Sie auf OK, um das neue
Exposé anzulegen und in MS Word zu öffnen.
Zuordnen
Zeigt das Dialogfeld "Öffnen" an, in dem Sie ein vorbereitetes Dokument als
Exposé auswählen können. Standardmäßig sind Exposés im estateOffice-Ordner
unter /Dokumente/ Exposés/ gespeichert.
Drucken
Öffnet Dokument und Druckoptionen in Microsoft Word.
Öffnen
Öffnet das in der Liste gewählte Exposé in Microsoft Word.
Felder aktua-
Aktualisiert die als aktualisierbar gekennzeichneten Felder des gewählten
lisieren
Exposés. Wenn zwischenzeitlich keine Objektdaten geändert wurden, erfolgt
keine Aktion.
Neu generieren
Generiert das Exposé komplett neu. Dabei werden alle Felder mit den neuen
Daten überschrieben.
PDF zum
Öffnet ein Dateiauswahl-Fenster zum Anhängen zusätzlicher PDF-Dateien an das
Exposé zuord-
markierte Exposé.
nen
Archivieren
Archiviert das gewählte Exposé im PDF-Format, sofern ein PDF-Printer installiert
ist. Andernfalls wird das Exposé als Word-Dokument archiviert.
PDF öffnen
Öffnet das gewählte Exposé mit dem PDF-Viewer.
Historie öffnen
Öffnet ein Fenster mit der Liste aller archivierten Exposé-Versionen.
Upload in
Speichert das markierte Exposé in Ihrem immowelt FileCloud-Account.
FileCloud
FileCloud-Ver-
Öffnet die immowelt FileCloud-Verwaltung im Programmteil Tools.
waltung öffnen
Löschen
Löscht das gewählte Exposé nach Bestätigungsaufforderung.
Ansicht
In diesem Submenü können Sie die Dateiansicht-Optionen für die tabellarische
Liste der Exposés einstellen.
Eigenschaften
Öffnet ein Dialogfeld mit Angaben zu Exposéart, verwendeter Vorlage und den
gewählten Druckoptionen.
In der Exposé-Verwaltung müssen Sie Exposés nur dann aktualisieren, wenn Sie die automatische
Aktualisierungsanfrage nach einer Objektbearbeitung (an anderer Stelle) abgelehnt haben.
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Sie können die in den globalen Ordnern hinterlegten Dateien auch für
Ihre Exposés nutzen. Wählen Sie hierzu über das Kontextmenü die
Eigenschaften des gewünschten Exposés und klicken Sie auf das PlusSymbol vor Zuordnung weiterer PDF-Dateien. In diesem Bereich finden Sie alle im System hinterlegten globalen Ordner und die darin
befindlichen Dokumente. Ziehen Sie diese mittels Drag & Drop in den
für die Zuordnung vorgesehenen Bereich.
Abb. 3-34: Zuordnen eines Dokuments
aus den globalen Ordnern
Zur Verwaltung Ihrer Aktivitäten zu einem Objekt klicken Sie in der Navigationsleiste des Objektmanagers auf Objekt - Aktivitäten, nachdem Sie das Objekt geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte können Sie vorhandene Aktivitäten bearbeiten, neue Folgeaktivitäten, Folgeaufgaben oder termine hinzufügen und direkt die Bearbeitungsansicht aller zugeordneten Dokumente, Objekte und
Adressen öffnen.
Abb. 3-35: Die Registerkarte für die Verwaltung der Aktivitäten zu Objekten.
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Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält rechts neben dem Objektbaum eine tabellarische Übersicht aller Aktivitäten zum aktuell gewählten Objekt. Unterhalb der Liste sind die Gesamtkosten der
Aktivitäten angegeben. Mit der Filterliste im Tabellenkopf können Sie die Aktivitäten-Übersicht nach
Betreuer, Vertriebsart, Aktion usw. filtern. Die Anzeige der Filterliste und die Auswahl der Filterkriterien legen Sie mit den entsprechenden Befehlen im Kontextmenü fest.
Sind bisher keine Aktivitäten zum gewählten Objekt vorhanden und Sie möchten eine neue Aktivität
erstellen, klicken in der Symbolleiste auf Neu. Daraufhin wird die Registerkarte zum Anlegen einer
neuen Aktivität geöffnet.
Andernfalls selektieren Sie eine Aktivität und öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü, um
einen der folgenden Befehle auszuführen:
Öffnen
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Aktivität.
Zugeordnete
Durch Klick auf das gewünschte Dokument in der Auswahl wird dieses mit der
Dokumente
zugehörigen externen Anwendung geöffnet.
Sprung zur
Öffnet die zugehörige Adresse in einer neuen Registerkarte, falls noch keine
Adresse
Adress-Registerkarte geöffnet wurde. Um die Adresse zusätzlich zu einem bereits
aktiven Tab zu öffnen, halten Sie bei Klick auf "Sprung zur Adresse" die Shift-Taste
gedrückt.
Sprung zur
Öffnet die zugehörige Anforderung in einer neuen Registerkarte.
Anforderung
Telefonwahl
Wenn zur gewählten Adresse eine oder mehrere Telefonnummern hinterlegt sind,
wird bei Auswahl dieses Befehls das Dialogfeld zur
Telefonnummern-Anwahl geöffnet und Sie können - sofern die TAPISchnittstelle
konfiguriert ist - direkt eine Nummer anwählen.
Journal für Ein-
Öffnet das Journal für die erste markierte Aktivität.
zelaktivität
Folgeaktivität
Öffnet die Registerkarte "Aktivität" zum Erstellen einer Folgeaktivität für die aktu-
erstellen
ell gewählte Aktivität. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Folgetermin
Öffnet die Registerkarte "Termin" zum Erfassen eines neuen Termins für den aktu-
erstellen
ell gewählten Termin. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Der neue Termin wird automatisch in die Terminübersicht des Moduls "Planer"
übernommen.
Folgeaufgabe
Öffnet die Registerkarte "Aufgabe" zum Erstellen einer neuen Aufgabe für die
erstellen
aktuell selektierte Aufgabe. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen. Anschließend wird sie in der Aufgabenübersicht des Moduls "Planer"
eingetragen.
Neue Aktivität
Öffnet die Registerkarte "Aktivität" zum Erfassen einer neuen Aktivität für die
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erfassen
gewählte Adresse.
Filterleiste anzei- Schaltet die Anzeige der Filterliste ein bzw. aus.
gen
Löschen
Löscht die aktuell gewählte Aktivität.
Alles markieren
Markiert alle Aktivitäten in der Suchergebnis-Tabelle.
Markierungen
Entfernt die Markierungen aller Aktivitäten in der Suchergebnis-Tabelle.
aufheben
Listendruck
Druckt die markierten Aktivitäten als Liste aus.
Vollbildansicht
Öffnet die gesamte Liste in einem neuen Fenster als Vollbildansicht.
öffnen
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Aktivitäten-Übersicht festlegen
können.
Gruppieren
Schaltet die Gruppierung der Aktivitäten-Übersicht ein bzw. aus.
Anzahl der dargestellten Aktivitäten begrenzen
Für Aktivitätslisten können Sie über die Menüleiste einstellen, wie viele Aktivitäten angezeigt werden
sollen. Eine Begrenzung der dargestellten Einträge kann bei großen Datenmengen zu einer Steigerung
der Performance führen. In der Menüleiste wählen Sie über Ansicht - Anzahl Datensätze anzeigen wie
viele Aktivitäten eingeblendet werden sollen.
Diese Wahl wirkt sich auf den gesamten Programmteil aus. Lassen Sie also beispielsweise bei einem
Objekt die letzten 50 Einträge einblenden, so gilt diese Änderung auch für alle übrigen Objekte.
Bearbeitungsinformationen anzeigen
Über diese Option erhalten Sie Informationen darüber, wer den entsprechenden Datensatz wann
geändert hat. Sie rufen die Anzeige auf, indem Sie in der Menüleiste über Extras den Punkt Info Bearbeitung wählen.
Wählen in der Navigationsleiste Objekt>Verbindungen, nachdem Sie ein oder mehrere Objekte selektiert oder geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller zugehörigen Verbindungen und können diese bearbeiten, löschen oder neue Verbindungen anlegen.
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Abb. 3-36: Die Registerkarte zur Verwaltung der Verbindungen von Objekten.
Der Datenbereich dieser Registerkarte rechts neben dem Objektbaum eine tabellarische Übersicht
aller Verbindungen, die zum aktuell in der Baumstruktur gewählten Objekt angelegt wurde. Mit der Filterliste im Tabellenkopf können Sie die Übersicht nach Verbindungen zu Adressen, anderen Objekten
und nach Verbindungsart filtern. (Evtl. müssen Sie die Anzeige der Filterliste erst im Kontextmenü aktivieren).
Verbindungsdetails anzeigen
Um die Details einer Verbindung anzuzeigen doppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Liste. Daraufhin wird das Formular mit der Verbindungsdefinition geöffnet. Wenn Sie eine neue Verbindung erfassen möchten, klicken in der Symbolleiste auf Neu. Damit wird das leere Formular zum Anlegen einer
neuen Verbindung angezeigt.
Telefonwahl
Um einen Ansprechpartner telefonisch zu kontaktieren öffnen Sie das Kontextmenü bei der gewählten Verbindung und klicken auf die Option Anruf bei. Ihr System muss hierzu die TAPI-Funktionalität
unterstützen.
Verbindung bearbeiten
Zum Bearbeiten einer bestehenden Verbindung markieren Sie in der Baumstruktur ein Objekt und
selektieren in der Übersichts-Liste eine Verbindung. Dann öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und verwenden einen der folgenden dort angebotenen Befehle:
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Neue Ver-
Öffnet das Formular zum Erfassen einer neuen Verbindung.
bindung erfassen
Aktivität erzeu-
Öffnet das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität mit Verknüpfung zur
gen
Adresse.
Öffnen
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Verbindung.
Sprung zu
Öffnet den Adressmanager mit der Detailansicht der verbundenen Adresse.
[Adresse]
Filterliste anzei-
Schaltet die Anzeige der Filterliste ein bzw. aus.
gen
Liste defi-
nieren...
pierte Darstellung und weitere Optionen für die Aktivitäten-Übersicht festlegen
können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Verbindungen-Übersichtsliste ein bzw.
aus.
Nachweisliste
Öffnet das Fenster zur Erstellung einer Aktivitäten-Nachweisliste für den Eigen-
für Eigen-
tümer des gewählten Objekts.
tümer...
Löschen
Löscht die aktuell gewählte Verbindung.
Mit der folgenden schrittweisen Anleitungen legen Sie eine neue Verbindung an.
Neue Verbindung im Objektmanager anlegen
1. Öffnen Sie im Objektmanager Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekt - Verbindungen, um die Registerkarte "Verbindungen" anzuzeigen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu oder wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl
Neue Verbindung erfassen. Daraufhin wird das Formular zur Erfassung einer neuen Verbindung angezeigt.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Verbindungsart den Typ (Eigentümer, Käufer usw.) der
Adresse aus, die mit dem Objekt verbunden werden soll.
4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Beziehung die Art der Adressbeziehung (Anbieter oder Mieter) aus.
5. Klicken Sie auf Auswählen links neben dem Feld Adresse oder öffnen Sie mit einem Rechtsklick
auf diesem Feld das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl Adresse suchen. Daraufhin wird
das Fenster "Adresse suchen" eingeblendet.
6. Führen Sie eine Adresssuche aus und klicken Sie auf OK, um die Adresse zu übernehmen und
das Fenster zu schließen.
7. Ändern Sie ggf. den vorgegebenen Status und tragen Sie eine Bemerkung ein.
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8. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol vor Provision, wenn Sie die Provisionsvereinbarung für
den Auftrag/Kunden hier eingeben wollen. Verwenden Sie die angebotenen Optionsfelder.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit die Verbindung übernommen wird, und klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Zurück, um zur Registerkarte mit der Übersichtsliste aller Verbindungen zurückzukehren.
Mit der folgenden schrittweisen Anleitung erstellen Sie eine Aktivitäten-Nachweisliste.
Aktivitäten-Nachweisliste im Objektmanager erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekt - Verbindungen.
2. Selektieren Sie in der Übersichts-Liste eine Verbindung und wählen Sie aus dem Kontextmenü
den Befehl Nachweisliste für Eigentümer. Daraufhin wird das Fenster "Nachweisliste für Eigentümer" geöffnet. Im oberen Abschnitt werden Name und Adresse des Eigentümers und des
Objekts angezeigt. Der untere Abschnitt besteht aus vier Subregistern für die Optionen der
Nachweiserstellung.
3. Wählen Sie im ersten Subregister im Aktionen-Auswahlfeld die durchgeführten Aktivitäten,
legen Sie einen Zeitraum fest und klicken Sie auf Weiter, um das nächste Subregister Optionen
zu aktivieren.
4. Wählen Sie eine vorhandene Word-Vorlage für das Nachweisdokument oder klicken Sie auf
Neu, um eine neue Vorlage mit Word zu erstellen. Legen Sie anschließend die zeitliche Sortierung der Aktionen fest und klicken Sie auf Weiter, um das nächste Subregister zu aktivieren.
5. Wählen Sie die gewünschten Optionen für den Druck und Versand der Nachweisliste.
Hinweis: Wenn Sie E-Mail-Versand wählen, muss MS Outlook geöffnet sein. Zusätzlich können Sie
eine Aktivität anlegen. Klicken Sie anschließend auf Fertigstellen.
6. Daraufhin wird das Subregister
Erstellen geöffnet und ein Fenster mit der
Anfrage eingeblendet, ob das Druckdatum
nach dem Erstellen der Liste aktualisiert
werden soll. Nachdem Sie die Anfrage
beantwortet haben, wird die Liste erzeugt,
in Microsoft Word angezeigt sowie
gedruckt und versendet, falls Sie die entAbb. 3-37: Das Fenster zur Erstellung einer Nachweisliste für den
sprechenden Optionen gewählt haben.
7. Speichern Sie die Nachweisliste und schlie- Eigentümer.
ßen Sie Word, um zum Fenster "Nachweisliste für Eigentümer" zurückzukehren.
8. Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster "Nachweisliste für Eigentümer" zu schließen und zur
Registerkarte "Verbindungen" zurückzukehren.
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Wählen in der Navigationsleiste Objekt - Angebote, nachdem Sie ein Objekt selektiert oder geöffnet
haben. Auf dieser Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller zugehörigen Angebote. Sie können
die Detailansichten von Angeboten oder die Profilansicht zugeordneter Adressen oder des Objekts
aufrufen und eine Angebots-Nachweisliste drucken.
Abb. 3-38: Die Registerkarte für die Verwaltung der Angebote zu Objekten.
Wählen Sie im Objektbaum ein Objekt, um alle dazu erstellten Angebote aufzulisten. Aktivieren Sie
das Kontrollkästchen Angebote untergeordneter Objekte anzeigen oberhalb der Tabelle, wenn auch
diese einzubezogen werden sollen. Durch Anklicken der Schaltfläche Details einblenden unterhalb der
Tabelle werden die Details selektierter Angebote eingeblendet.
Zum Drucken einer Angebots-Nachweisliste klicken Sie in der Symbolleiste auf Drucken und wählen
die gewünschten Optionen im daraufhin eingeblendeten Dialogfeld. Hier können Sie auch eine Dokumentvorlage auswählen, sofern diese vorher im Modul "Vorlagen" unter Angebotslisten erstellt oder
importiert wurde. Die Nachweisliste kann nur gedruckt und nicht bearbeitet werden, daher erscheint
nach dem automatischen Öffnen in Word direkt das Drucken-Dialogfeld.
Mit den Befehlen im Kontextmenü können Sie direkt zur Detailansicht des Objekts oder der verbundenen Adresse eines Angebots springen.
Wählen Sie in der Navigationsleiste Objekt - Dokumente, nachdem Sie ein Objekt im Objektmanager
selektiert oder geöffnet haben. Es werden sämtliche Dokumente aufgeführt, die Sie bei der Angebotsund Korrespondenzerstellung oder mit den Verwaltungsbefehlen für Exposés und Dokumente hinzugefügt haben. In dieser Modulansicht können Sie Dokumente und Dateien zur Bearbeitung öffnen
oder löschen, neue Dokumente/Dateien zuordnen, Dokumente einscannen oder die Zuordnungskategorie von Dokumenten und Dateien ändern.
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Abb. 3-39: Die Registerkarte für die Verwaltung der Dokumente zu Objekten.
Wenn Sie ein Dokument in der Übersichtstabelle selektieren, werden darunter im ersten Register die
jeweiligen Attribut-Details angezeigt. Die Registerkarte Dokumentenordner ermöglicht darüber hinaus einen schnellen Zugriff auf Dateien, die nicht in estateOffice gespeichert sind.
Mit der Filterliste im Tabellenkopf der Übersichtsliste lassen sich alle Einträge nach Stichworten, Dokument-Kategorien, Zuordnungstyp usw. filtern. Durch Klicken auf das Filtersymbol hinter einem Spaltennamen wird eine Dropdown-Liste eingeblendet, in der Sie weitere Filterbedingungen wählen
können.
Verwenden Sie die Schaltflächen in der Symbolleiste oder die Befehle aus dem Kontextmenü zur Verwaltung der zugehörigen Dokumente. Im Kontextmenü stehen folgende Befehle zur Auswahl:
Neues Doku-
Zeigt das "Datei öffnen"-Dialogfeld zur Auswahl eines neuen Dokuments an.
ment zuordnen
Neues Doku-
Öffnet ein Fenster zum Starten des Scan-Vorgangs. Dieser Befehl ist nur aus-
ment scannen
wählbar, wenn Sie ein TWAIN-kompatibles Gerät zum Scannen eingerichtet
haben.
Öffnen
Öffnet das aktuell gewählte Dokument zur Bearbeitung mit dem verknüpften
Programm.
Löschen
Löscht das aktuell gewählte Dokument (nach Bestätigungsaufforderung).
Eigenschaften
Öffnet ein Fenster, in dem Sie die Zuordnungskategorie des aktuell gewählten
Dokuments ändern können.
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Übersichtsliste festlegen können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Übersichtsliste ein bzw. aus.
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In der Symbolleiste sind folgende zusätzlichen Schaltflächen verfügbar:
Schaltfläche
Beschreibung
Zuordnen
Scannen
Öffnet ein Fenster zum Starten des Scan-Vorgangs.
Öffnen
Öffnet das aktuell gewählte Dokument zur Bearbeitung mit dem verknüpften Programm.
Eigenschaften Blendet ein Fenster ein, in dem der Titel des gewählten Dokuments angezeigt wird
und die Dokument-Kategorie geändert werden kann.
Klicken Sie in der Navigationsleiste des Objektmanagers auf Objekt - Termine & Aufgaben, nachdem
Sie ein Objekt selektiert oder geöffnet haben. Wählen Sie dann im Objektbaum ein Objekt. Auf der
angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller zugeordneten Termine und Aufgaben und
können diese zur Bearbeitung öffnen, neue Termine und Aufgaben erstellen sowie Folgetermine, -aufgaben oder --aktivitäten erfassen.
Abb. 3-40: Die Registerkarte für die Verwaltung von Terminen und Aufgaben zu Objekten.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält tabellarische Listen der Termine und Aufgaben, die
zum aktuell in der Baumstruktur gewählten Objekt erstellt wurden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Termine aller untergeordneten Objekte anzeigen oberhalb der Tabelle, wenn auch diese
einzubezogen werden sollen. Wenn Sie auf das Filtersymbol hinter einem Tabellen-Spaltentitel klicken
wird eine Dropdown-Liste eingeblendet, in der Sie Filterbedingungen für die Spalte festlegen können.
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Zur Bearbeitung eines Termins oder einer Aufgabe selektieren Sie das Element in der jeweiligen Übersichtsliste und verwenden die Schaltflächen in der Symbolleiste oder die Befehle aus dem Kontextmenü.
Weitere Informationen zu den verfügbaren Terminoptionen finden Sie im Kapitel "Arbeiten mit dem
Planer" unter Verwendung von Terminoptionen.
Mit den Funktionen zur Termin- bzw. Aufgabenerstellung auf dieser Registerkarte wird dieselbe Modulansicht geöffnet wie durch Auswahl der Aktionsbefehle Termin vereinbaren und Aufgabe erstellen in
der Navigationsleiste, und die Vorgehensweise entspricht den Beschreibungen für diese Aktionsbefehle.
Befehl/Option
Beschreibung
Neuen Termin
Je nachdem, auf welcher Übersichtsliste Sie einen Rechtsklick ausführen, ent-
erfassen/
hält das Kontextmenü entweder den Befehl Neuen Termin erfassen oder Neue
Neue Aufgabe
Aufgabe erfassen. Entsprechend wird entweder das Formular zur Erfassung
erfassen
eines neuen Termins oder einer neuen Aufgabe geöffnet, sobald Sie einen dieser Befehle wählen.
Als "Erledigt" mar- Setzt die hinterlegte Aufgabe auf den Status "Erledigt"
kieren
Als "Erledigt" mar- Setzt die hinterlegte Aufgabe auf den Status "Erledigt" und generiert eine zugekieren und Akti-
hörige Aktivität.
vität erstellen
Angebotsvorgang Führt einen gespeicherten Angebotsvorgang an der zuletzt genutzten Stelle weiweiterbearbeiten
ter.
Folgeaktivität
Öffnet das Formular zur Erfassung einer Folgeaktivität für die gewählte Akti-
erfassen
vität. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Folgetermin erfas- Öffnet ein Formular zum Erstellen eines Folgetermins für den gewählten Tersen
min. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Folgeaufgabe
Öffnet das Formular zur Erfassung einer Folgeaufgabe für die gewählte Auf-
erfassen
gabe. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Öffnen im Planer
Öffnet die Detailansicht des gewählten Termins bzw. der gewählten Aufgabe im
Planer-Modul.
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten),
gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Übersichtslisten festlegen
können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Übersichtslisten ein bzw. aus.
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Mit dieser estateOffice-Funktion können Sie zu jedem Objekt ein Muster-Gesuch erstellen. Die Funktion wird verwendet, um für jede Anfrage, die aufgrund einer Offerte eingeht, ein Gesuch ("Anforderung") zu erzeugen, das auf ausgewählten Kriterien des nachgefragten Objekts basiert. Wählen Sie
in der Navigationsleiste des Objektmanagers Objekt - Anforderungen, nachdem Sie ein Objekt selektiert oder geöffnet haben.
Abb. 3-41: Das Formular zur Erstellung einer Muster-Anforderung für ein Objekt.
Wenn Sie auf dieser Registerkarte ein Objekt im Objektbaum selektieren, wird das Formular der zugehörigen Muster-Anforderung angezeigt, sofern bereits vorhanden. Andernfalls erscheint der Hinweis,
dass noch keine Anforderung beim Objekt hinterlegt ist.
Die Muster-Anforderung wird aus den Profildaten des selektierten Objekts erstellt. Sie wird verwendet, um in der Datenbank eine kriterienbasierte Zuordnung zwischen einer Offerte und einer
Anfrage herzustellen.
Beispiel: Angenommen, Sie erhalten eine Anfrage für ein Objekt, das Sie auf einer Internetbörse angeboten haben. Die Anfrage geht per E-Mail ein, und Sie speichern die Adresse des Interessenten im
Adressmanager. Standardmäßig werden Sie schon bei der Adressspeicherung nach der Folgeaktion
gefragt und können mit der Option Automatische Erfassung der Anforderung vom Objekt die Verbindung zum nachgefragten Objekt herstellen. Alternativ wählen Sie nach dem Speichern der Adresse
ohne direkte Folgeaktion im Adressmanager den Befehl Anforderung - Neu - Neu vom Objekt und ver-
- 185 -
wenden die Muster-Anforderung des nachgefragten Objekts, um sie bei der Anfrage in der Datenbank
zu speichern - und damit die Verbindung zwischen der neuen Adresse und dem nachgefragten Objekt
in der Datenbank herzustellen.
Muster-Anforderung für ein Objekt erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Objekt - Anforderungen.
2. Selektieren Sie im Objektbaum ein Objekt und klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu. Daraufhin wird das Formular für die Muster-Anforderung auf Basis des Anforderungsprofils für die
Vertriebsart des Objekts angezeigt. Alle Felder, die bei der Objekterfassung ausgefüllt wurden,
haben bereits einen Eintrag.
3. Füllen Sie bei Bedarf die leeren Kriterienfelder des Formulars aus. Felder mit Mehrfachauswahl
erkennen Sie am grünen Punkt rechts unten im Feld, der eingeblendet wird, wenn Sie die Maus
darüber platzieren. Bei allen Mehrfachauswahl-Feldern können Sie mit einem Rechtsklick einen
Auswahldialog zur Selektion von Feldelementen einblenden.
4. Vor jedem Feld steht ein vertikaler Farbbalken, mit dem Sie die Ausschlussbedingung für dieses
Kriterium festlegen. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf den Farbbalken das Kontextmenü
und wählen Sie, ob das Anforderungskriterium zutreffen muss, zutreffen darf oder nicht zutreffen darf. Anschließend wird der Farbbalken grün (muss), gelb (kann) oder orange (darf nicht)
angezeigt und reflektiert damit die gewählte Bedingung.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie alle gewünschten Kriterien und
Bedingungen festgelegt haben.
Zum Löschen einer Muster-Anforderung klicken in der Symbolleiste auf Löschen, sobald die Registerkarte mit dem Anforderungsformular angezeigt wird.
Mit den Internet-Funktionen des Objektmanagers stellen Sie Ihre Objektangebote für die Vermarktung auf Immobilienbörsen bereit. Außerdem können hier einzelne Objekte direkt auf mehrere
ausgewählte Börsen exportiert werden, nachdem letzte Änderungen vorgenommen worden sind.
Hinweis: Für die Internetübertragung Ihres gesamten Objektportfolios oder ausgewählter
Objekte sollten Sie die Funktionen zur Internetübertragung im Modul "Tools" verwenden. Dort
werden die Übertragungsdetails Ihrer Objektportfolios für alle Börsen dargestellt und können
bearbeitet werden.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Objektmanagers Objekt - Internet, nachdem Sie ein Objekt
selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin wird die Registerkarte "Objektbereitstellung" angezeigt.
- 186 -
Abb. 3-42: Die Registerkarte Objektbereitstellung.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält rechts neben dem Objektbaum eine Liste der vorkonfigurierten Börsen und Hyperlinks zum Anzeigen der Übertragungshistorie.
Wählen Sie im Objektbaum ein Objekt, das Sie auf einer oder mehreren Börsen anbieten möchten.
Markieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Namen der gewünschten Börse(n), um es zur Übertragung auf die Börse(n) bereitzustellen. Falls für eine gewählte Börse noch keine Konfiguration hinterlegt wurde, die Pflichtfeldzuordnung für das aktuelle Objekt unvollständig ist oder einige Felder
unzulässige Werte enthalten, wird ein Hinweis angezeigt. Sie können den Vorgang erst fortsetzen,
nachdem Sie die Fehler überprüft und berichtigt haben.
Sollte beim Setzen der Freigabe-Markierung ein Hinweis erscheinen, dass nicht alle Pflichtfelder zugeordnet sind, können Sie durch die weiter unten beschriebene individuelle Konfiguration den fehlenden Eintrag hinzufügen.
Wenn Sie auf den Link Übertragungshistorie für
Börse... hinter dem Borsennamen klicken, wird
das Fenster mit der Historie des Objekts für die
gewählte Börse angezeigt. In diesem Fenster können Sie prüfen, wann das Objekt zuletzt bereitgestellt oder exportiert wurde und welcher
Benutzer den Vorgang ausgeführt hat.
Sobald Sie auf der Registerkarte "Objektbereitstellung" die Freigabe-Markierung bei
einem Börsennamen setzen, wird unterhalb der
Kontrollkästchen-Liste für diese Börse ein InfoAbb. 3-43: Die Übertragungshistorie.
Abschnitt angezeigt. Im Abschnitt-Titel ist neben
dem Börsennamen das Datum der letzten Übertragung und der letzten Änderung angegeben. Klicken
Sie auf den Doppelpfeil am Anfang des Abschnitt-Titels, um die Anzeige zu erweitern und die Börsendetails einzusehen.
- 187 -
Jeder Börsen-Abschnitt enthält eine tabellarische Liste der konfigurierten Felder und Zuordnungen.
Hier können Sie eine individuelle Börsenkonfiguration definieren, indem Sie Ergänzungen und Korrekturen an der Übertragungskonfiguration für das Objekt vornehmen.
Abb. 3-44: Individuelle Objektkonfiguration bei Bereitstellung (hier für die Immowelt-Erweiterung).
Individuelle Konfiguration für den aktuellen Export eines Objekts
Angenommen, Sie möchten eine neue, weitere Foto-Ansicht zur Präsentation des Objekts hinzufügen,
die noch nicht in den Objekt-Profildaten enthalten ist. Klicken Sie auf den Doppelpfeil am Anfang des
Info-Abschnitts der jeweiligen Börse, um die Anzeige zu erweitern und die Börsendetails einzusehen.
Dann stellen Sie in der Filterzeile die Ansicht auf Nur Objektfelder ein, erweitern die Anzeige der einzelnen Tabellenabschnitte und suchen den Abschnitt Anhänge.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche hinter dem Abschnitt-Titel Anhänge. Dadurch wird eine neue Zeile
Eintrag...Noch nicht definiert am Ende des Abschnitts Anhänge eingefügt. Blättern Sie zu dieser
neuen Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Zeilentitel. Nun wird ein Fenster eingeblendet, mit dem Sie das neue Bild auswählen können.
Wenn Sie beispielsweise auf der Börse einen anderen Kauf- oder Mietpreis eintragen möchten als den
im Objektprofil hinterlegten, suchen Sie in der Felderliste des Tabellenabschnitts Preise das entsprechende Preisfeld (bzw. filtern die Anzeige durch Eingabe des Feldnamens im Feld filtern:), ändern
die Feldzuordnung auf Fester Wert und geben den gewünschten Preis direkt ein.
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Abb. 3-45: Individuelle Übertragungs-Konfiguration - Zuordnung eines festen Werts.
Diese Vorgehensweise zur nachträglichen individuellen Konfiguration eines Objekts können Sie entsprechend für weitere Felder durchführen. Eine ausführliche Beschreibung der SchnittstellenfelderKonfiguration und Zuordnung von Werten finden Sie im Kapitel estateOffice einrichten und anpassen
unter Einrichten einer Internetbörsen-Konfiguration.
Börsenexport eines einzelnen Objekts im Objektmanager
Zum direkten Exportieren eines einzelnes Objekts
auf eine oder mehrere Börsen markieren Sie die
gewünschten Börsen, selektieren Sie das Objekt
im Objektbaum und klicken in der Symbolleiste
auf Börsenexport. Bestätigen Sie die Abfrage, ob
die Objektänderungen an die Börsen übertragen
werden sollen. Daraufhin wird ein Dialogfeld eingeblendet, in dem Sie die Exportparameter festlegen und den Vorgang starten können.
Abb. 3-46: Dialogfeld zum Börsenexport eines einzelnen Objekts.
Falls eine direkte Ausführung des Uploads nicht möglich ist, werden die Exportdaten in einer ZIPDatei verpackt gespeichert und es erscheint je nach gewählter Einstellung ein Fenster mit Details zu
dieser Aktion.
Wenn die Definition des zu exportierenden Objekts fehlerhaft ist, z. B. weil Pflichtfeld-Angaben fehlen
oder ein Feldinhalt nicht korrekt formatiert ist, erscheint ein entsprechender Warnhinweis und der
Exportvorgang wird abgebrochen.
- 189 -
Hinweis: Beim Börsenexport werden die Daten lediglich an den jeweiligen Empfänger (z. B. via
FTP an ein Immobilienportal) übertragen. Eine Gewähr für die Entgegennahme und Weiterverarbeitung der Daten beim Empfänger kann jedoch nicht übernommen werden. Daher ist
nach jeder Übertragung (Export) von Daten die korrekte Verarbeitung und Darstellung der Angebotsdaten beim Empfänger zu überprüfen.
Im Dialogfeld "Börsenexport" wird für jede Börse eine Tabellenzeile mit folgenden Optionen angezeigt:
Spalte/Option Beschreibung
Übertragen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit das Objekt an die nachstehende Börse
exportiert wird bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn keine Übertragung an diese Börse stattfinden soll.
Börse
Der Name der Börse, an die exportiert wird.
Status
Zeigt den aktuellen Status des Objekts vor dem Export an.
Upload
Diese Option ist nur verfügbar, sofern in der Börsenkonfiguration (im Systemmodul) eine direkte Übertragung an einen FTP-Server konfiguriert und aktiviert
wurde. Wenn die Option aktiviert ist, werden die Objektdaten direkt an die jeweilige Börse übertragen, andernfalls werden die Daten in einem ZIP-Archiv verpackt
und lokal gespeichert.
Letzte Über-
Das Datum der letzten Übertragung des Objekts an die jeweilige Börse.
tragung
Verzeichnis öff-
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird nach einem Export ohne
nen
Upload ein Fenster geöffnet, das Informationen zur Speicherung des ZIP-Archivs
mit den Exportdaten enthält.
Vorschau für Börsenexporte
Mit der Vorschaufunktion für Ihre Börsenexporte können Sie sich vor der Übertragung an die jeweiligen Portale anzeigen lassen, welche Daten und Anhänge in Ihrer Anzeige enthalten sind. Die Darstellung erfolgt in einer HTML-Ansicht, wahlweise in estateOffice oder einem separaten BrowserFenster.
Um die Vorschau zu nutzen, öffnen Sie zunächst das gewünschte Objekt. Anschließend wählen
Sie in der Navigationsleiste unter Objekt den Eintrag Internet. Hier nehmen Sie alle relevanten
Einträge für die Börsenübertragung vor. Nach Abschluss der Konfiguration können Sie in der Symbolleiste über den Button Vorschau von übertragenen Daten begutachten, mit welchen Informationen Ihr Objekt in der jeweiligen Börse dargestellt wird.
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Die Einträge der Vorschau sind von den zugeordneten Feldern der Börsenkonfiguration
abhängig. Sollten Sie Informationen in der Vorschau vermissen, so schließen Sie das Fenster
und überprüfen Sie die jeweilige Börsenkonfiguration.
Im oberen Bereich der Vorschau finden Sie ein
Dropdown-Menü, über das Sie die Anzeige der
verschiedenen Börsen auswählen können. Beachten Sie, dass nur zuvor aktivierte Börsen in die-
Abb. 3-47: Vorschau zum Börsenexport eines einzelnen Objekts.
sem Menü erscheinen. Über die Bedienelemente
im unteren Teil der Vorschau können Sie sich die
Informationen beispielsweise alternativ in Ihrem Standard-Browser anzeigen lassen oder die enthaltenen Informationen ausdrucken. Ein Klick auf OK schließt die Vorschau.
Hinweis: Die Börsenvorschau gibt keinen Ausblick auf die spätere grafische Gestaltung Ihres
Immobilienangebots. Das Layout Ihrer Anzeige ist vom jeweiligen Portal vorgegeben und daher
von Börse zu Börse verschieden. Die Vorschau stellt also ausschließlich eine Möglichkeit dar, die
zu übertragenden Daten vor der Übertragung auf Korrektheit und Vollständigkeit zu überprüfen.
Mit der Journal-Funktion erhalten Sie einen Überblick über alle bisher aufgezeichneten Termine, Aktivitäten und Aufgaben zu einem Objekt. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Objektmanagers
Objekt - Journal, nachdem Sie ein Objekt selektiert oder geöffnet haben.
Die gezeigte Tabellenansicht lässt sich durch Anklicken eines Spaltentitels nach der jeweiligen Spalte
sortieren. Außerdem kann über den Befehl Liste definieren festgelegt werden, welche Spalten bzw.
Felder in der Tabelle erscheinen sollen.
- 191 -
Abb. 3-48: Das Journal mit der Liste aller Termine, Aktivitäten und Aufgaben zu einem Objekt.
Mit einem Doppelklick auf eine Aktivität wird die Detailansicht angezeigt. Durch Doppelklicken auf
einen Termin- oder Aufgaben-Eintrag wird die Detailansicht des Elements im Planer-Modul geöffnet.
Wenn Sie mit einem Rechtsklick über einem Tabellenelement das Kontextmenü öffnen, stehen dort
Befehle zum Erstellen einer Folgeaktivität, einer Folgeaufgabe und eines Folgetermins zur Verfügung.
3.6.12.1 Objektstatistiken
Die grafischen Objektstatistiken ermöglichen ein effizientes Controlling der Objekte per Knopfdruck.
Die Statistiken und dazugehörigen Einstellungen stehen standardmäßig bei allen Objekten zur Verfügung, können aber auch nur für ein bestimmtes Objekt gespeichert werden. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Objektmanagers Objekt - Objektstatistik - estateOffice, nachdem Sie ein Objekt
selektiert oder geöffnet haben.
- 192 -
Abb. 3-49: Das Modul Objektstatistik mit geöffneter Vorschau einer Beispiel-Objektstatistik.
Um eine neue Statistik generieren zu lassen, klicken Sie in der Symbolleiste auf den Pfeil neben der
Schaltfläche Neu. Hier stehen Ihnen per Dropdown-Menü verschiedene Statistiken zur Verfügung:
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Aktivitäten pro Betreuer oder Ersteller
Aktivitäten pro Kalenderwoche
Aktivitätsaktionen
Aktivitätskosten
Aktivitätsquellen
Angebote / Nachweise
Angebotsstatus
Angebotsvorgangsübersicht
Preisänderungshistorie
Übertragungshistorie kompakt
Für jede Statistik kann aus verschiedenen Diagrammtypen die gewünschte Anzeigeform ausgewählt
werden. Hierfür stehen verschiedene Diagramm-Typen zur Verfügung
Verfügbare Optionen
Zu jeder Statistik stehen Ihnen allgemeine Optionen zur Verfügung, über die Sie die jeweilige Darstellung individuell anpassen können:
Option
Beschreibung
Freigabe
Um die generierte Objektstatistik an die Nachweisliste für den Eigentümer
anhängen zu können, muss dieser Haken gesetzt sein.
Titel
Titel der gewählten Statistik. Kann bei Bedarf geändert werden.
- 193 -
Option
Beschreibung
Beschreibung
Beschreibung zur Funktion der jeweiligen Statistik.
Kopfzeile
In diesem Feld können Sie eine Beschriftung für die Kopfzeile der Statistik hinterlegen.
Fußzeile
In diesem Feld können Sie eine Beschriftung für die Fußzeile der Statistik hinterlegen.
Datensätze unter
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die zugehörigen Daten-
Diagramm anzei-
sätze unterhalb des Diagramms eingeblendet.
gen
Hintergrundfarbe Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine Hintergrundfarbe für die zu generierende Grafik aus.
Diagrammtyp
Hierüber legen Sie den zu generierenden Diagrammtyp fest. Jede Statistik-Art
stellt bestimmte Diagrammtypen zur Verfügung. Welche das sind, wird im jeweiligen Abschnitt der entsprechenden Statistik-Arten erläutert.
Notizen ein-
Nach Aktivierung dieses Kästchens können Sie im darunter liegenden Feld
blenden
eigene Notizen hinzufügen.
Darüber hinaus finden Sie zu jeder Statistik unter der Registerkarte Spezifische Optionen noch einmal
spezielle Einstellungen, die je nach Statistik-Art variieren können. Diese werden daher in den jeweiligen Abschnitten näher behandelt. Die Registerkarte Vorschau zeigt schließlich die zu erwartende
Ansicht der jeweiligen Statistik. Erst wenn Sie diese Vorschau geöffnet haben, stehen Ihnen in der Symbolleiste die zugehörigen Ausgabe-Befehle zur Verfügung:
Befehl
Beschreibung
Statistik
Um die Statistik per E-Mail zu versenden, muss ein Outlook-Konto in estateOffice ein-
per E-Mail
gerichtet und hinterlegt sein. Die Statistik kann an mehrere hinterlegte Adressen
geschickt und die Betreffzeile individuell angepasst werden. Darüber hinaus ist die
Auswahl der gewünschten E-Mail-Vorlage möglich.
Drucken
Gibt die generierte Statistik auf dem gewünschten Drucker aus.
Als PDF
Erlaubt die Speicherung der generierten Statistik als PDF-Dokument.
speichern
Exportieren Überführt die generierte Statistik in eine neue Datei. Sie können zwischen den Formaten Excel und csv wählen.
Über die Immowelt-Objektstatistik erhalten Sie verschiedene Informationen zu einer bestimmten
Immobilie. Diese Daten lassen sich sowohl zur eigenen Information, als auch zur Argumentation Ihren
Kunden gegenüber nutzen. Folgende Daten stehen sowohl als grafische Auswertung, wie auch in
- 194 -
tabellarischer Form zur Verfügung:
•
•
•
•
Exposéaufrufe
Objektviews
Kontaktanfragen
Klickrate in Prozent
So arbeiten Sie mit der Objektstatistik
Um die Auswertung aufzurufen stehen Ihnen mehrere Varianten zur Verfügung:
• Hauptkachel Auswertung, dann Objektstatistik in der Navigationsleiste
• Schnellzugriffskachel Objektstatistik
• Hauptkachel Objekte, dann Objektstatistik - immowelt.de in der Navigationsleiste
Während Sie bei den ersten beiden Varianten
eine Übersicht sämtlicher verfügbaren Objekte
erhalten und diese für die Anzeige detaillierter Statistiken aufrufen müssen, steht Ihnen die Auswertung bei der letzten Möglichkeit direkt zur
Verfügung. Ausgehend vom jeweils markierten
Objekt führt Sie ein Klick auf Objektstatistik in die
nebenstehende Maskenansicht.
Abb. 3-50: Die Objektstatistik im Programmteil Objekte
Hier finden Sie die oben bereits genannten grafischen Anzeigen. Über den Scrollbalken am rechten
Rand navigieren Sie zu weiteren Statistik-Elementen. Die Darstellung erfolgt dabei in Form einer Balkenmatrix. Die einzelnen Statistiken im Überblick:
Objektviews
Häufigkeit, mit der Ihre Immobilienanzeige für
Immobiliensuchende sichtbar in einer Ergebnisliste angezeigt wurde.
Abb. 3-51: Die grafische Darstellung der Objektviews
Exposéaufrufe
- 195 -
So oft wurde die Einzelansicht (das Exposé) Ihrer
Immobilienanzeige aufgerufen.
Abb. 3-52: Die grafische Darstellung der Exposéaufrufe
Klickrate
Dieser Prozentwert besagt, wie häufig das Exposé
Ihrer Immobilienanzeige aufgerufen wurde, wenn
diese im Suchergebnis zu sehen war. Das hilft
Ihnen, die Attraktivität Ihrer Immobilienanzeige
einzuschätzen.
Abb. 3-53: Die grafische Darstellung der Klickrate
Kontaktanfragen
So oft wurde Ihre Telefonnummer abgerufen
bzw. das Kontaktformular abgesendet, um mit
Ihnen bezüglich einer Immobilienanzeige Kontakt
aufzunehmen.
Abb. 3-54: Die grafische Darstellung der Kontaktanfragen
Zusätzlich erhalten Sie die Daten, auf denen die grafische Anzeige der Statistiken beruht, auch in tabellarischer Form.
Statistiken exportieren
Die mittels der Nachfragestatistik erzeugten Datensätze lassen sich selbstverständlich auch außerhalb von estateOfficeweiterverarbeiten. Nutzen Sie hierzu die Exportoptionen [5], die Ihnen in der
Menüleiste zur Verfügung stehen. Sie wählen hier zwischen
•
•
•
•
Ausgabe der Statistik auf einem Drucker
Speichern als PDF
Versand per E-Mail
Export als Excel-Dokument (xls, xlsx und xml)
Die Preisstatistik zeigt die Preisentwicklung nach bestimmten Kriterien wie beispielsweise Region,
Objekte oder Fläche an. So verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über die Wertentwicklung ausgewählter Immobilien und haben zusätzliche Argumentationshilfen Ihrem Kunden gegenüber an der
Hand. Als Immobilienarten stehen Ihnen hier Wohnung, Haus oder Grundstück zur Verfügung.
Um zur Anzeige der Preisstatistik zu gelangen, stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
- 196 -
• Aufruf über den Link Preisstatistik in der Navigationsleiste bei Objekt
• Aufruf über die Kachel Preisstatistik auf dem Home Screen
• Aufruf über den Link Preisstatistik in der linken Navigationsleiste bei Auswertung
Während die erste Option sich direkt auf das ausgewählte Objekt bezieht, handelt es sich bei der zweiten und dritten Option um eine allgemeine Suche. Sie starten bei der ersten Nutzung der Funktion
mit einer leeren Übersicht. Folgeaufrufe zeigen dann immer die Ergebnisse der Abfrage an.
Starten Sie eine neue Abfrage zunächst, indem Sie die gewünschten Suchparameter festlegen [1]. Der
eigentliche Suchvorgang wird dann über Daten ermitteln, bzw. Aktualisieren in der Symbolleiste gestartet. Anschließend werden die Ergebnisse der Abfrage eingeblendet: Neben einigen allgemeinen Statistiken [2] erhalten Sie auch eine grafische Auswertung des Preisverlaufs der letzten Monate[3].
Deren Auswertung beruht auf den Werten der Tabelle [4], die Sie unter der Grafik finden. Hier finden
Sie neben den Durchschnittspreisen der jeweiligen Monate auch die Trends des Preisverlaufs. So können Sie beispielsweise auf einen Blick erkennen, ob die Akquise in einem bestimmten Gebiet rentabel
ist.
Nachdem Sie die Daten ermittelt haben, stehen Ihnen neben der grafischen Anzeige mehrere Optionen für den Export zur Verfügung. Sie können die Statistik beispielsweise direkt per E-Mail übermitteln, als PDF speichern oder ausdrucken.
Mit dieser Funktion lassen Sie sich sämtliche Änderungen an dem gewählten Objekt anzeigen. Klicken
Sie in der Menüleiste auf Extras - Änderungshistorie, nachdem Sie ein Objekt geöffnet haben.
- 197 -
Die in dieser Übersicht angezeigten Felder legen
Sie zuvor in den Systemeinstellungen fest. Über
das Eingabefeld Filter können Sie jederzeit nach
Feldinhalten suchen und die Anzeige der Einträge
übersichtlicher gestalten.
Abb. 3-55: Die Anzeige der Objektänderungshistorie.
- 198 -
201
4.1.1 Allgemein
4.1.2 Kurzsuche
4.1.11 Listen
201
204
206
209
212
212
213
214
215
217
218
220
4.2.1 Kurzsuche
4.2.2 Detailsuche
4.2.3 Ablagen
220
224
227
233
233
245
247
249
250
253
254
258
260
263
263
264
265
268
270
271
272
276
- 199 -
276
280
283
285
286
289
292
293
295
296
Im Adressmanager befüllen und verwalten Sie Ihre Adressdatenbank. Alle Adressen zu Immobilienangeboten und -gesuchen werden nach Adresstyp (Eigentümer, Mieter, Interessent usw.) kategorisiert in der Datenbank gespeichert.
Mit den Befehlen und Funktionen des Adressmanagers starten Sie auch Ihren Arbeitsablauf für Immobiliengesuche. Nach Erfassung der Adressen erstellen Sie detaillierte und klassifizierte Beschreibungen
der Gesuche und speichern diese als "Anforderungen". Dabei ermöglicht Ihnen die vielseitige Funktionalität des estateOffice-Adressmanagers, differenzierte Anforderungsprofile für die verschiedenen
Vertriebsarten anzulegen.
Nachdem Sie Ihre Adressdatenbank befüllt und Anforderungsprofile erstellt haben, können Sie die
Datenbank nach passenden Objekten durchsuchen, Angebote erstellen und Ihre weiteren Aktivitäten
organisieren. Mit dem estateOffice-Adressmanager bearbeiten Sie auch alle eingehenden Anfragen
für offerierte Objekte. Die intelligente Datenbanksuche und weitere Sonderfunktionen des estateOffice-Adressmanagers, z. B. die Gebietsdatenbank, unterstützen Sie bei der Suche nach geeigneten
Objekten für Interessenten und der systematischen Vertriebsrecherche.
Sie starten den Adressmanager entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der
Symbolleiste oder die Kachel Adressen auf dem Homescreen. Dieser enthält auch Kacheln für den
direkten Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Funktionen des Adressmanagers, Neue Adresse
anlegen und Objekte anbieten. Sie können mehrere Instanzen des Adressmanagers aufrufen, um
mehrere Adressen und Anforderungen gleichzeitig anzuzeigen und zu bearbeiten. Dazu enthält das
Dropdown-Menü Home in der Symbolleiste den Befehl Adressen / Neues Fenster. Durch Auswahl dieses Befehls wird eine weitere Modulansicht des Adressmanagers auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
Nach dem Aufrufen des Adressmanagers stehen zunächst nur vier Befehle in der Navigationsleiste
zur Auswahl: Kurzsuche, Detailsuche, Ablagen und Adresse erfassen. Die Gesamtauswahl aller Befehle
und Funktionen wird erst angezeigt, nachdem Sie mit den Suchfunktionen eine Adresse ausgewählt
oder mit dem Befehl Adresse erfassen eine Modulansicht zum Anlegen einer Adresse geöffnet haben.
Die Navigationsleiste ist in drei Befehlsgruppen gegliedert:
Befehlsgruppe Beschreibung
Adresse suchen
Enthält die Befehle zum Aufrufen der Suchfunktionen (Kurzsuche, Detailsuche
und Ablagen).
Aktionen
Enthält die Befehle zum Befüllen der Adressdatenbank und für die Aktionen des
nachfrageseitigen Arbeitsablaufs der Maklertätigkeit (Immobiliengesuche erfassen, passende Objekte finden, Anfragen bearbeiten, Objekte anbieten, Angebotserstellung und -nachbearbeitung, Organisation von Aktivitäten, Aufgaben
und Terminen sowie Korrespondenzerstellung.)
Adresse
Enthält die Befehle zur Bearbeitung und Verwaltung von Adressen und allen zugehörigen Elementen wie Angeboten, Anforderungen, Aktivitäten usw.
- 200 -
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie mit den Funktionen und Befehlen des Systemmoduls der
estateOffice-Adressmanager eingerichtet und angepasst wird. Dazu öffnen Sie das Systemmodul, entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder die Kachel System
auf dem Homescreen, und verwenden die Befehle der Gruppe Adressen aus der Navigationsleiste,
um die verschiedenen Registerkarten anzuzeigen.
4.1.1 Allgemein
Auf dieser Registerkarte legen Sie allgemeine Einstellungen und Vorgabewerte für den Adressmanager
fest.
Abb. 4-1: Die Die Registerkarte Allgemein in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Der Datenbereich ist in sieben Abschnitte unterteilt:
•
•
•
•
•
•
Adressnummern
Dublettencheck
Automatische Datenübernahme bei Adressen
Postanschrift
Briefanrede
Sonstiges
• Firma
Die einzelnen Abschnitte enthalten die im Folgenden beschriebenen Elemente und Optionen.
- 201 -
Elemente und Optionen des Abschnitts Adressnummern
Automatische Ver- Mit dem Kontrollkästchen Aktiv können Sie die automatische Nummerierung
gabe
aktivieren bzw. deaktivieren.
Startwert Adress-
Zum Ändern des vorgegebenen Adressnummern-Startwerts klicken Sie auf die
nummern
Schaltfläche Ändern und geben im daraufhin eingeblendeten Dialogfeld einen
neuen Startwert ein.
Hierarchisch
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn den Adressnummern von Ansprechpartnern die Adressnummer der zugehörigen Firma vorangestellt werden soll.
Stellenanzahl min- Geben Sie in diesem numerischen Eingabefeld die ausgenullte Mindest-Steldestens
lenanzahl für Adressnummern ein.
Änderbar
Mit dieser Option legen Sie fest, ob Adressnummern entweder immer, nie oder
nur bei neuen Adressen individuell änderbar sein sollen.
Hierarchie-Trenn-
Hier legen Sie das Trennzeichen zwischen Firmen- und Ansprechpartner-Kom-
zeichen
ponente einer Adressnummer fest. Diese Einstellung ist nur wirksam, wenn die
Option Hierarchisch aktiviert wurde.
Elemente und Optionen des Abschnitts Dublettencheck
Automatische Prü- Mit dieser Option bestimmen Sie, ob bzw. wann eine automatische Duplifung
katprüfung von Adressen erfolgt: Beim Speichern einer neuen Adresse, nach
Änderung relevanter Adressfelder oder nie.
Elemente und Optionen des Abschnitts
Automatische Datenübernahme bei Adressen
Element/Option
Beschreibung
Übernahmeoptionen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn diese Adressdaten der Firma in
für Ortsdaten wie
die Ansprechpartner-Adresse übernommen werden sollen bzw. deak-
Straße, Ort und
tivieren Sie es, um diese Daten separat festlegen zu können.
Gebiet bei Adressänderungen
Firma - - Ansprechpartner
Übernahmeoptionen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Kontaktdaten der Firma in
für Telefon, Fax, E-
die Ansprechpartner-Adresse übernommen werden sollen bzw. deak-
Mail, Internet bei
tivieren Sie es, um diese Daten separat festlegen zu können.
neuen Adressen
- 202 -
Element/Option
Beschreibung
Firma - - Ansprechpartner
Ansprechpartner - -
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Kontaktdaten des Ansprech-
Firma
partners in die Firmenadresse übernommen werden sollen bzw. deaktivieren Sie es, um diese Daten separat festlegen zu können. (Diese Option
betrifft das Erfassungsformular "Firma mit Ansprechpartner".)
Elemente und Optionen des Abschnitts Postanschrift
Element/Option
Beschreibung
Leerzeile zwischen
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird beim Drucken der Adressen-
Name und Straße
Postanschrift eine zusätzliche Leerzeile zwischen Name und Straße eingefügt.
Leerzeile zwischen
Straße und
Postanschrift eine zusätzliche Leerzeile zwischen Straße und PLZ/Ort ein-
PLZ/Ort
gefügt.
Land unterhalb
von PLZ/Ort
Postanschrift unterhalb der Zeile mit Postleitzahl und Ort das Land eingefügt.
Elemente und Optionen des Abschnitts Briefanrede
Element/Option
Beschreibung
Satzzeichen am Ende
Hier geben Sie das Satzzeichen ein, das standardmäßig die Briefanrede-
der Briefanrede
Formel abschließen soll.
Partner Briefanrede
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, beginnt die zweite Briefanrede-Zeile auch mit einem Großbuchstaben.
Elemente und Optionen des Abschnitts Sonstiges
PLZ/Ortsauswahl
Mit diesem Kontrollkästchen wird die automatische Adressergänzung aktiviert
bzw. deaktiviert. Ist die automatische Ergänzung aktiviert, versucht estateOffice die Postleitzahl zu ergänzen sobald Sie einen Ortsnamen eingeben, bzw.
den Ortsnamen zu ergänzen, wenn Sie eine Postleitzahl eingeben. Bei deaktivierter Adressergänzung wird das Fenster "Postleitzahl-Auskunft" geöffnet,
sobald Sie während der Adresserfassung einen Eintrag in einem der Felder
PLZ oder Ort vornehmen.
Gebietssuche
Mit diesem Kontrollkästchen wird die automatische Gebietsergänzung aktiviert
bzw. deaktiviert. Ist die automatische Ergänzung aktiviert, versucht estateOffice das Gebiet zu ergänzen, sobald Sie einen Ortsnamen oder eine Postleitzahl
eingeben. Bei deaktivierter Gebietsergänzung wird das Fenster der Gebietsdatenbank eingeblendet, sobald Sie bei der Adresserfassung einen Eintrag im
- 203 -
Feld Gebiet vornehmen.
Gebietssuche-Aus- Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird das Fenster der Gebietswahldialog
datenbank eingeblendet, falls die automatische Gebietsergänzung keine Zuordnung herstellen kann.
Telefonnummern
In dieser Dropdown-Liste legen Sie fest, wie Telefonnummern-Eingaben formatiert werden sollen.
Vorwahl-Vor-
In dieser Dropdown-Liste legen Sie fest, ob und wie bei Telefonnummern-Ein-
schlag
gaben die Landes- und Ortsvorwahl-Komponenten automatisch ergänzt werden sollen.
Im letzten Abschnitt, Firma, können Sie eine Standard-Briefanrede eingeben, die für alle Anschreiben
an Firmenadressen ohne Ansprechpartner verwendet wird.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Einstellungen übernommen werden. Eine
Bestätigungsmeldung weist Sie darauf hin, dass alle auf dieser Registerkarte vorgenommenen Einstellungen die gesamte Installation betreffen. Klicken Sie auf Ja, wenn Ihre Einstellungen gespeichert
werden sollen, auf Nein, um alle Eingaben zu verwerfen, oder auf Abbrechen, damit Sie Ihre Einstellungen noch einmal überprüfen können.
4.1.2 Kurzsuche
Auf dieser Registerkarte können Sie das Formular für die Kurzsuche-Funktion des Adressmanagers an
Ihre Anforderungen anpassen.
- 204 -
Abb. 4-2: Die Registerkarte Kurzsuche in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Im linken Abschnitt des Datenbereichs wird eine hierarchische Liste der verfügbaren Suchkriterien
angezeigt und im rechten Abschnitt die Entwurfsansicht des Kurzsuche-Formulars mit den standardmäßig vorgegebenen Feldern. Beim Erstellen des Formulars können Sie alle festen estateOfficeFelder als Suchkriterien auswählen und zusätzlich sämtliche benutzerdefinierten Felder, die Sie bereits
im Systemmodul unter Adressen - Zusätzliche Felder für Firmen und unter Adressen - Zusätzliche Felder für Personen angelegt haben.
Diese Formularansicht wird verwendet, wenn Sie kein individuelles Suchformular für die Kurzsuche
zusammengestellt haben.
Die hier zusammengestellten Suchkriterien-Felder sind standardmäßig UND-verknüpft, d. h. die
Ergebnisse einer Suchabfrage mit diesem Formular müssen alle angegebenen Kriterien erfüllen.
Kurzsuche-Formular anpassen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Adressen - Kurzsuche.
2. Klicken Sie in der Liste Suchkriterien auf das Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe, um die
Detailebene mit den einzelnen Feldern anzuzeigen. Verschieben Sie die gewünschten Felder
mit Drag & Drop aus der Liste an die vorgesehene Formularposition oder wählen Sie die Felder
mit einem Doppelklick aus, damit sie unter- bzw. nebeneinander im Formular eingefügt werden.
3. Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben für ein Feld erforderlich sind, wird automatisch ein
Dialogfeld eingeblendet. Geben Sie die angeforderten Angaben ein und klicken Sie auf OK. (Bei
bestimmten Feldtypen - z. B. Text, Bedingung - und bei Dropdown-Listen können weitere Angaben zu den Suchbedingungen erforderlich sein. Eventuell müssen Sie eine Elementeliste und
- 205 -
die Verknüpfung der Elemente oder Bedingungen/Operatoren für logische und ZeichenkettenVergleiche festlegen.)
4. Zur nachträglichen Änderung der Anordnung eines Felds klicken Sie die Feldbeschriftung an
und verschieben es mit Drag & Drop an die gewünschte Position.
5. Um ein eingefügtes Feld wieder aus dem Formular zu entfernen öffnen Sie mit einem
6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Entwurf des Kurzsuche-Formulars abgeschlossen haben.
7. Möchten Sie das Standardformular für die Adressen-Kurzsuche wiederherstellen, klicken Sie in
der Symbolleiste auf die Schaltfläche Standard laden.
Mit den Funktionen und Optionen auf dieser Registerkarte erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für
Firmenadressen, die in den Erfassungs-, Such- und Ansichtsformularen des Adressmanagers verwendet werden können.
Abb. 4-3: Die Registerkarte Zusätzliche Felder für Firmen in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Die hier angelegten Felder werden dauerhaft in der estateOffice-Datenbank gespeichert. Bevor sie bei
der Adresserfassung und -anzeige verwendet werden können, müssen die Felder unter System Adressen - Felderanordnung Firma in ein Adressformular eingefügt werden. Beim Entwurf von Formularen sind diese Zusatzfelder in der Feldliste daran erkennbar, dass hinter dem Feldnamen "(F)"
angezeigt wird.
- 206 -
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält im linken Abschnitt eine hierarchische Liste aller bereits
vorhandenen benutzerdefinierten Felder und Feldgruppen. Wenn Sie ein Element auswählen, wird im
rechten Abschnitt die zugehörige Felddefinition angezeigt und Sie können in der Dropdown-Liste
Gruppe die Gruppenzuordnung des Felds ändern.
Neue Gruppe
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden im Abschnitt Definition die Steuerungslemente für die Felddefinition angezeigt und der Cursor wird im Feld Bezeichnung platziert.
Neues Kri-
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird in der Felder- und Gruppenliste ein
terium
neuer Eintrag Neue Gruppe angezeigt und der Cursor im Feld Bezeichnung des
Auswahl
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die gewählte Gruppe oder das gewählte Feld
löschen
zu löschen.
Drucken
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie eine Übersichts- oder Detailliste der Zusatzfelder ausdrucken oder im PDF-Format speichern.
Abbrechen
Alle in der Symbolleiste verfügbaren Befehle sind auch im Menü Datei der Menüleiste enthalten.
Die folgenden Anleitungen beschreiben, wie Sie Zusatzfelder für Firmenadressen definieren, drucken
und löschen.
Benutzerdefiniertes Firmenadressen-Feld anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und wählen Sie in der Navigationsleiste Adressen - Zusätzliche
Felder für Firmen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neues Kriterium. (Wenn Sie eine neue Gruppe für das Feld
anlegen wollen, klicken Sie vorher in der Symbolleiste auf Neue Gruppe und geben im Feld
Bezeichnung einen Namen für die neue Gruppe ein.)
verfügbaren Feldtypen und erforderlichen Zusatzangaben finden Sie weiter unten).
4. Legen Sie die erforderlichen Spezifikationen fest und klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Speichern.
Folgende Feldtypen sind für benutzerdefinierte Firmenadressen-Felder verfügbar:
Feldtyp
Zahl
- 207 -
Feldtyp
Datum
-
Auswahlbox
Auswahlliste
Auswahlliste (hier-
archisch)
Optionen
Zahlen von/bis
Datum von/bis
Text (lang)
Checkbox
-
Währung
Währung von/bis
Gebiet
-
Gebiete
-
Ganze Zahl
Monat/Jahr
-
math. Bruch
-
Sie können eine Liste der Firmenadressen-Zusatzfelder drucken, indem Sie in der Symbolleiste auf
Drucken klicken und im Dropdown-Menü Einfache Liste oder Detaillierte Liste wählen, je nachdem, ob
die zusätzlichen Angaben zu Feldern ebenfalls gedruckt werden sollen oder nicht. Geben Sie im
anschließend angezeigten Dialogfeld einen Namen für die Liste ein, wählen Sie das Ausgabeformat
und den Speicherort und klicken Sie auf Speichern.
Um ein Zusatzfeld oder eine Gruppe zu löschen, wählen Sie das Element in der Felder- und Gruppenliste und klicken in der Symbolleiste auf Auswahl löschen. Es wird eine Warnmeldung angezeigt,
die darauf hinweist, dass durch diese Aktion alle mit der gewählten Feldgruppe bzw. dem gewählten
Feld verbundenen Daten in der estateOffice-Datenbank unwiderruflich gelöscht werden.
- 208 -
Mit den Funktionen und Optionen auf dieser Registerkarte erstellen Sie benutzerdefinierte Felder für
Personenadressen, die in den Erfassungs-, Such- und Ansichtsformularen des Adressmanagers verwendet werden können.
Abb. 4-4: Die Registerkarte Zusätzliche Felder für Personen in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Die hier angelegten Felder werden dauerhaft in der estateOffice-Datenbank gespeichert. Bevor sie bei
der Adresserfassung und -anzeige verwendet werden können, müssen die Felder über System - Adressen - Felderanordnung Person in ein Adressformular eingefügt werden. Beim Entwurf von Formularen sind diese Zusatzfelder in der Feldliste daran erkennbar, dass hinter dem Feldnamen "(P)"
angezeigt wird.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält im linken Abschnitt eine hierarchische Liste aller bereits
vorhandenen Felder und Feldgruppen. Wenn Sie ein Feld auswählen, werden im rechten Abschnitt
alle zugehörigen Angaben angezeigt, und Sie können im Bereich Definition die Gruppenzugehörigkeit
des Felds nachträglich ändern.
- 209 -
Neue Gruppe
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden im Abschnitt Definition die Steuerungselemente für die Felddefinition angezeigt und der Cursor wird im Feld Bezeichnung platziert.
Neues Kri-
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird in der Felder- und Gruppenliste ein
terium
neuer Eintrag Neue Gruppe angezeigt. Der Cursor wird im Feld Bezeichnung des
Auswahl
Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird die gewählte Gruppe oder das gewählte
löschen
Feld gelöscht.
Drucken
Mit den Befehlen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche kann eine Übersichtsoder Detailliste der Zusatzfelder ausgedruckt oder im PDF-Format gespeichert werden.
Abbrechen
Alle in der Symbolleiste verfügbaren Befehle sind auch im Menü Datei der Menüleiste enthalten.
Die folgenden Anleitungen beschreiben, wie Sie Zusatzfelder für Personenadressen definieren, drucken und löschen.
Benutzerdefiniertes Personenadressen-Feld anlegen
1. Öffnen Sie das Systemmodul und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Adressen - Zusätzl.
Felder für Firmen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neues Kriterium. (Wenn Sie eine neue Gruppe für das Feld
anlegen wollen, klicken Sie vorher in der Symbolleiste auf Neue Gruppe und geben im Feld
Bezeichnung einen Namen für die neue Gruppe ein.)
verfügbaren Feldtypen und erforderlichen Zusatzangaben finden Sie weiter unten in diesem
Abschnitt).
4. Legen Sie erforderlichen Spezifikationen fest und klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
Liste der benutzerdefinierten Personenadressen-Felder drucken
1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Drucken und wählen im Dropdown-Menü
Einfache Liste oder Detaillierte Liste, je nachdem, ob die zusätzlichen Angaben zu Feldern ebenfalls gedruckt werden sollen oder nicht.
2. Geben Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld einen Namen für die Liste ein, wählen Sie
das Ausgabeformat und den Speicherort und klicken Sie auf Speichern.
Benutzerdefiniertes Personenadressen-Feld löschen
der Symbolleiste auf Auswahl löschen. Es wird eine Warnmeldung angezeigt, die darauf
- 210 -
hinweist, dass durch diese Aktion alle mit der gewählten Feldgruppe bzw. dem gewählten Feld
verbundenen Daten in der estateOffice-Datenbank unwiederbringlich gelöscht werden.
der Symbolleiste auf Auswahl löschen. Es wird eine Warnmeldung angezeigt, die darauf hinweist, dass durch diese Aktion alle mit der gewählten Feldgruppe bzw. dem gewählten Feld verbundenen Daten in der estateOffice-Datenbank unwiederbringlich gelöscht werden.
3. Bestätigen Sie die Warnmeldung mit Ja, um den Löschvorgang auszuführen, oder klicken Sie
auf Nein, wenn die Aktion abgebrochen werden soll.
Für Personenadressen-Zusatzfelder sind folgende Feldtypen verfügbar:
Feldtyp
Zahl
Datum
-
Auswahlbox
Auswahlliste
Auswahlliste (hier-
archisch)
Optionen
Zahlen von/bis
Datum von/bis
Text (lang)
Checkbox
-
Währung
Währung von/bis
Gebiet
-
Gebiete
-
Ganze Zahl
Monat/Jahr
-
math. Bruch
-
- 211 -
Mit den Funktionen und Optionen auf dieser Registerkarte erstellen Sie nicht objektbezogene, zusätzlich benötigte Felder für Anforderungen, beispielsweise für die Zuordnung von Prioritäten.
Durch Änderungen beeinflussen Sie die Darstellung der angezeigten Elemente in der Anforderungsmaske im Programmteil Adressen.
Zur Verfügung stehende Optionen und Arbeitsabläufe entsprechen im Wesentlichen denen der Registerkarte "Zusätzliche Felder für Personen" auf Seite 209.
Mit den Befehlen und Funktionen auf dieser Registerkarte können Sie das Zusatzfelder-Formular für
Firmenadressen bearbeiten, das als Subregister auf den Erfassungs- und Ansichtsformularen des
Adressmanagers angezeigt wird. Außerdem können Sie weitere Formular-Subregister hinzufügen.
Abb. 4-5: Die Registerkarte Feldanordnung Firma in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Im linken Abschnitt des Datenbereichs wird die hierarchische Felderliste angezeigt und im rechten
Abschnitt die Entwurfsansicht des Formulars. In der Felderliste stehen außer den festen Feldern auch
alle benutzerdefinierten Felder zur Auswahl, die bereits im Systemmodul unter Adressen - Zusätzl. Felder für Firmen angelegt wurden.
Mit der folgenden schrittweisen Anleitung bearbeiten Sie das Formular für Firmen-Zusatzfelder.
Formular für benutzerdefinierte Firmenadressen-Felder bearbeiten
1. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Felder auf das Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe, um die
Detailebene mit den einzelnen Feldern anzuzeigen. Wählen Sie ein Element und bewegen Sie es
mit Drag & Drop an die gewünschte Formularposition auf dem Subregister Zusatz.
- 212 -
Wiederholen Sie diesen Schritt für jedes weitere Feld, das hinzugefügt werden soll.
2. Wenn Sie die Anordnung eines Felds nachträglich ändern möchten, klicken Sie die Beschriftung
des Felds an und verschieben es mit Drag & Drop an die gewünschte Formularposition.
3. Zum Entfernen eines eingefügten Feld aus dem Formular öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf
die Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Formularentwurf abgeschlossen haben.
Durch Rechtsklicken auf dem Registerkarten-Reiter eines Zusatzformulars öffnet sich ein Kontextmenü. Mit den enthaltenen Befehle können Sie weitere Formular-Subregister hinzufügen, ein Vorhandenes umbenennen oder entfernen.
Ansicht.
Mit den Befehlen und Funktionen auf dieser Registerkarte können Sie die Formular-Subregister mit
benutzerefinierten Feldern bearbeiten, die Sie für die Erfassungs- und Ansichtsformulare von Personenadressen erstellt haben. Außerdem können Sie weitere Formular-Subregister hinzufügen.
Abb. 4-6: Die Registerkarte Feldanordnung Personen in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Im linken Abschnitt des Datenbereichs wird eine hierarchische Felderliste angezeigt und im rechten
Abschnitt die Formular-Entwurfsansicht. In der Felderliste stehen außer den festen Feldern auch alle
benutzerdefinierten Felder zur Auswahl, die bereits im Systemmodul unter Adressen - Zusätzl. Felder
für Personen angelegt wurden.
Mit der folgenden schrittweisen Anleitung bearbeiten Sie das Formular für Personen-Zusatzfelder.
- 213 -
Formular für benutzerdefinierte Personenadressen-Felder entwerfen
1. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Felder auf das Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe, um die
Detailebene mit den einzelnen Feldern anzuzeigen. Wählen Sie ein Element aus der Liste und
bewegen Sie es mit Drag & Drop an die gewünschte Formularposition auf dem Subregister Kriterien. Während Sie ein Feld bei gedrückter Maustaste über das Formular bewegen, zeigt ein
roter Balken an, wo die momentane Einfügeposition ist.
2. Um die Anordnung eines Felds nachträglich zu ändern klicken Sie die Beschriftung des Felds an
und verschieben es mit Drag & Drop an die gewünschte Formularposition.
3. Zum Entfernen eines eingefügten Feld aus dem Formular öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf
die Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen.
4. Wiederholen Sie die bisherigen Schritte für jedes weitere Feld, das hinzugefügt werden soll.
5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Formularentwurf abgeschlossen haben.
In der Menüleiste dieser Modulansicht enthält das Menü Datei folgende zusätzlichen Befehle:
Befehl
Funktion
Neue Karteikarte
Erstellt ein neues, leeres Formular-Subregister für das Personenadressen-
einfügen
Hauptformular.
Karteikarte umbe-
Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie das aktuell gewählte Formular-Subregister
nennen
umbenennen können.
Karteikarte ent-
Löscht das aktuell gewählte Formular-Subregister.
fernen
Diese Befehle sind auch im Kontextmenü verfügbar, das Sie mit einem Rechtsklick auf dem Reiter
einer Subregisterkarte öffnen können.
Ansicht.
Mit den Befehlen und Funktionen auf dieser Registerkarte können Sie die Anordnung der Felder bearbeiten, die Sie für die Ansichtsformulare von Anforderungen erstellt haben.
Zur Verfügung stehende Optionen und Arbeitsabläufe entsprechen im Wesentlichen denen der Registerkarte Felderanordnung Personen.
Ansicht.
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Auf dieser Registerkarte erstellen und verwalten Sie Formulare, die im Adressmanager zur Erfassung
von Anforderungen verwendet werden. Eine Anforderung bezeichnet in estateOffice die detaillierte
und klassifizierte Beschreibung des Immobiliengesuchs eines Interessenten. Damit Sie für die Erfassung der verschiedenen Arten von Gesuchen Formulare mit den gewünschten Feldern zur Verfügung
haben, können Sie diese entsprechend Ihren Vorstellungen entwerfen.
Auch bei der Angebotserstellung werden alle Immobiliengesuche auf Basis dieser Formulare dargestellt. Außerdem können Sie zu jedem Objekt, das Sie anbieten, eine Muster-Anforderung auf Basis
dieser Formulare anlegen, die zur Beschreibung von Objektanfragen verwendet wird.
Abb. 4-7: Die Die Registerkarte Anforderungsprofile in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Der linke Abschnitt des Datenbereichs enthält eine hierarchische Liste aller verfügbaren Kriterien. Im
rechten Abschnitt wird die Entwurfsansicht des Profilformulars angezeigt. In der Kriterienliste stehen
außer den festen Feldern auch alle benutzerdefinierten Felder zur Auswahl, die angelegt wurden. Die
Dropdown-Liste am oberen Rand der Registerkarte enthält die verfügbaren Anforderungsprofile.
Rechts neben der Dropdown-Liste wird der Vertriebstyp des aktuell gewählten Profils angezeigt (Verkauf oder Vermietung).
Die Symbolleiste dieser Modulansicht enthält folgende zusätzliche Schaltflächen:
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Schaltfläche
Funktion
Neues Profil
Mit dieser Schaltfläche starten Sie die Erstellung eines neuen Profils.
Kopieren
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das aktuell angezeigte Profil zu kopieren.
Profil umbe-
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das aktuell angezeigte Profil unter einem
nennen
anderen Namen zu speichern.
Profil löschen
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das aktuell angezeigte Profil gelöscht.
Speichern
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das aktuell angezeigte Profil gespeichert.
Abbrechen
Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird der letzte Bearbeitungsschritt widerrufen.
Die folgende schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Anforderungsprofile erstellen, bearbeiten, kopieren, umbenennen und löschen.
Anforderungsprofil erstellen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Systemmoduls Adressen - Anforderungsprofile.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neues Profil und geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld den Namen für das neue Profil ein. Wählen Sie in der Dropdown-Liste den Vertriebstyp
(Verkauf oder Vermietung) und klicken Sie auf OK.
3. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Kriterien auf das Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe,
damit die Anzeige erweitert und alle Detailebenen mit den einzelnen Feldern angezeigt werden.
Klicken Sie auf die Optionsschaltfläche Flach oberhalb der Liste, wenn die Felder aller Gruppen
in alphabetischer Reihenfolge angezeigt werden sollen. Wählen Sie ein Feld aus der Liste und
verschieben Sie es mit Drag & Drop an die vorgesehene Position auf der Formular-Entwurfsfläche Zusammenstellung.
4. Sollten beim Einfügen zusätzliche Angaben für das Feld erforderlich sein, wird automatisch ein
Dialogfeld eingeblendet.
5. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste hinter jedem eingefügten Feld und legen Sie die Ausschlussbedingung für das Kriterium fest (Muss, Kann, oder Darf nicht). Wenn es sich um ein
Feld mit Auswahlliste handelt, klicken Sie mit der rechten Maustaste die Feldbeschriftung an
und legen die logische Verknüpfung der Listenelemente fest (Und, Oder, Leer).
6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für alle Felder, die in das Anforderungsprofil eingefügt werden sollen.
7. Wenn Sie die Feldanordnung eines Felds nachträglich ändern wollen, klicken Sie die Feldbeschrif-tung an und verschieben das Feld mit Drag & Drop an die gewünschte Position. Während Sie das Feld bei gedrückter Maustaste über das Formular bewegen zeigt ein roter Balken
an, wo die momentane Einfügeposition ist.
8. Um ein eingefügtes Feld wieder aus dem Formular zu entfernen, öffnen Sie mit einem
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9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Anforderungsprofil zusammengestellt haben.
Anforderungsprofil bearbeiten, kopieren, umbenennen oder löschen
1. Klicken Sie in der Navigationsleiste des Systemmoduls auf Adressen - Anforderungsprofile.
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste am oberen Rand des Datenbereichs den Namen des Anforderungsprofils, das Sie bearbeiten, kopieren, umbenennen oder löschen wollen.
3. Wenn Sie das gewählte Profil kopieren möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf Kopieren,
geben im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen für das Profil ein und klicken auf OK.
4. Wenn Sie das gewählte Profil umbenennen möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf Profil
umbenennen, geben im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen neuen Namen ein und klicken
auf OK.
5. Um das gewählte Profil zu löschen klicken Sie in der Symbolleiste auf Profil löschen und im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf Ja.
6. Zur Bearbeitung des gewählten Anforderungsprofils klicken Sie in der Liste Verfügbare Kriterien auf das Pluszeichen vor einer Kriteriengruppe, damit die Detailebene mit den einzelnen
Feldern angezeigt wird. Klicken Sie auf die Optionsschaltfläche Flach oberhalb der Liste, wenn
die Felder aller Gruppen in alphabetischer Reihenfolge angezeigt werden sollen.
7. Zum Hinzufügen eines Felds wählen Sie es aus der Liste Verfügbare Kriterien und verschieben
es mit Drag & Drop an die vorgesehene Position auf der Entwurfsfläche Zusammenstellung.
Sollten beim Einfügen zusätzliche Angaben für das Feld erforderlich sein, wird automatisch ein
Dialogfeld eingeblendet. Legen Sie die angeforderten Spezifikationen fest und klicken Sie auf
OK. Klicken Sie anschließend auf die Dropdown-Liste hinter dem eingefügten Feld und legen
Sie die Ausschlussbedingung für das Kriterium fest (Muss, Kann, oder Darf nicht). Wiederholen
Sie Schritt 7 für jedes Feld, das hinzugefügt werden soll.
8. Zum Entfernen eines Feld aus dem Anforderungsprofil öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die
Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen den Befehl Entfernen.
9. Nachdem Sie ein vorhandenes Anforderungsprofil geändert oder umbenannt haben, klicken
Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Änderungen übernommen werden.
Mit den Optionen auf dieser Registerkarte legen Sie Kriterien und Toleranzbereiche für Anforderungsprofile fest. Diese werden bei der automatischen Anforderungs-Erzeugung verwendet.
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Abb. 4-8: Die Die Registerkarte Automatische Anforderungen in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Die Dropdown-Liste am oberen Rand des Datenbereichs enthält eine Liste aller vorhandenen Anforderungsprofile. Unterhalb davon wird die Feldertabelle des aktuell gewählten Profils angezeigt. Die
linke Tabellenspalte enthält vor jedem Feldnamen ein Kontrollkästchen, mit dem Sie festlegen, ob das
Feld bei der automatischen Erzeugung von Anforderungen übernommen werden soll oder nicht. In
den beiden nachfolgenden Tabellenspalten wird der Toleranzbereich angezeigt. Mit dem Kontrollkästchen in der letzten Spalte geben Sie an, ob es sich bei den Toleranzwerten um Prozentangaben handelt oder nicht.
Rechts neben der Tabelle geben Sie die Toleranzwerte für Flächen und Preise ein und legen im Bereich
Gebiete fest, ob und wie das ursprüngliche Gebietskriterium des Anforderungsprofils übernommen
werden soll. Die hier festgelegten Kriterien und Toleranzbereiche werden für Muster-Anforderungen
beim Objekt und für den Objektanfragen-Import verwendet.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit die definierten Parameter für die automatische
Erzeugung von Anforderungen in das gewählte Anforderungsprofil übernommen werden.
4.1.11 Listen
Auf dieser Registerkarte legen Sie die Elemente der Listenfelder und Dropdown-Listen fest, die auf
den Formularen des Adressmanagers angezeigt werden.
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Abb. 4-9: Die Registerkarte Listen in der Gruppe Adressen des Systemmoduls.
Mit den hier vorgenommenen Einstellungen definieren Sie, welche Auswahlmöglichkeiten dem Benutzer in den Dropdown-Listen/Listenfeldern angeboten werden, die auf festen Feldern basieren.
Folgende Listenfelder sind verfügbar:
•
•
•
•
•
•
•
•
Status
Adresstypen
Kontakttypen
Briefanreden
Funktionen
Anreden
Branchen
Sprachen
Klicken Sie in der Listenauswahl im linken Abschnitt des Datenbereichs auf die Bezeichnung des Listenfelds, das Sie bearbeiten möchten. Daraufhin wird im rechten Abschnitt eine Tabelle aller bereits
definierten Listenelemente angezeigt.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Interne IDs anzeigen aktivieren, wird vor den Anzeigetexten eine Tabellenspalte mit den internen Kennungen eingeblendet. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die
Tabelle nach dieser Spalte sortiert.
Zum Hinzufügen eines neuen Elements klicken Sie auf das Sternsymbol in der untersten Zeile der Listenelemente und geben dahinter die Bezeichnung für den neuen Eintrag ein. Drücken Sie die Eingabetaste, um den Vorgang abzuschließen. Zum Löschen eines Elements öffnen Sie mit einem
Rechtsklick auf die entsprechende Zeile das Kontextmenü und wählen den Befehl Eintrag löschen. Es
wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt und Sie können den Vorgang bestätigen oder abbrechen.
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4.2.1 Kurzsuche
Mit dieser Suchfunktion können Sie Kunden- und Kontaktadressen schnell finden und zur Verwendung oder Bearbeitung öffnen. Die Kurzsuche eignet sich auch, um eine tabellarische Übersicht
von Adressen zu erhalten, die ein allgemeines Kriterium erfüllen, beispielsweise eine Liste aller Kunden, die Sie betreuen.
Die Kurzsuche-Funktion des Adressmanagers bietet Ihnen die Möglichkeit zur schnellen Suche über
die gesamte Datenbank, ohne eine detaillierte Datenbankabfrage definieren zu müssen. Stattdessen
verwenden Sie ein vereinfachtes Suchformular, das Sie im Systemmodul entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen vorkonfigurieren und im Adressmanager anpassen können.
Zum Aufrufen der Kurzsuche wählen Sie in der Navigationsleiste Adresse suchen - Kurzsuche. Wenn
Sie das Kurzsuche-Formular noch nicht im Systemmodul angepasst haben, wird zunächst das Standardformular angezeigt.
Abb. 4-10: Die Registerkarte Kurzsuche mit dem Fenster zur Bearbeitung des Suchformulars.
Geben Sie ein oder mehrere Kriterien ein, z. B. einen Vor- und Nachnamen, und klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen oder drücken Sie die Eingabetaste. Eine Kurzsuche ist auch ohne Eingabe von
Suchkriterien möglich. Drücken Sie einfach die Eingabetaste oder klicken in der Symbolleiste auf
Suchen, direkt nachdem Sie die Registerkarte "Kurzsuche" geöffnet haben. In diesem Fall erhalten Sie
als Ergebnis eine tabellarische Übersicht aller Adressen, für die Sie mindestens das Anzeige-Zugriffsrecht besitzen.
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Unterhalb des Kurzsuche-Formulars stehen Optionen zur Strukturierung bzw. Anpassung der Anzeige
zur Verfügung. Folgende Möglichkeiten sind an dieser Stelle auswählbar:
Schaltfläche
Funktion
Standard
Die reguläre Ansicht blendet alle Suchergebnisse ohne Berücksichtigung
der Firmen-Zugehörigkeit ein.
bei Firmen nur Haupt-
Diese Ansicht blendet Firmen-Ansprechpartner aus, wenn es sich bei die-
ansprechpartner
sen nicht um den Hauptansprechpartner des Unternehmens handelt. Privatadressen werden weiterhin angezeigt.
nur Firmen gruppiert
Bei dieser Anzeigeform werden zunächst ausschließlich die Firmen ange-
anzeigen
zeigt. Über das Plus-Symbol vor dem Firmennamen können alle zugehörigen Ansprechpartner eingeblendet werden. Privatadressen werden
bei dieser Anzeige ausgeblendet.
Die Suchergebnistabelle lässt sich beliebig strukturieren und sortieren. Zum Ändern der Spaltenreihenfolge drücken und halten Sie die Maustaste über einem Spaltentitel und verschieben ihn an
die gewünschte Tabellenposition. Dabei zeigen zwei rote Pfeile die aktuelle Einfügeposition an. Durch
Klicken auf einen Spaltentitel wird die Tabelle nach dieser Spalte sortiert. Wenn Sie erneut auf den
Spaltentitel klicken, wird die Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt. Mit dem Menübefehl Extras Liste definieren können Sie außerdem die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere
Optionen für das Suchergebnis festlegen.
Anzahl der der Aktivitäten der dargestellten Adressen begrenzen
Für Adresslisten können Sie über die Menüleiste einstellen, wie viele Aktivitäten bei den jeweiligen
Adressen angezeigt werden sollen. Eine Begrenzung der dargestellten Einträge kann bei großen Datenmengen zu einer Steigerung der Performance führen. In der Menüleiste wählen Sie über Ansicht Anzahl angezeigter Aktivitäten wie viele Aktivitäten zu den Adressen eingeblendet werden sollen
Suche die ersten 50 Einträge einblenden, so gilt diese Änderung permanent für diesen Programmteil.
Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Extras - Aktion beim Öffnen - Detailansicht, wenn Sie beim
Öffnen die frei definierbare Übersichtsdarstellung aller Aktivitäten, Anforderungen und Verbindungen zu einer Adresse erhalten wollen, oder Extras - Aktion beim Öffnen - Bearbeiten, damit
beim Öffnen einer Adresse das Adressformular angezeigt wird.
Wenn Sie mehrere Adressen gleichzeitig öffnen wollen, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, während Sie die Adressen in der Suchergebnis-Tabelle nacheinander anklicken. Dann führen Sie einen
Rechtsklick auf einem Adress-Eintrag aus und wählen einen Befehl in der Menüleiste, der Symbolleiste
oder aus dem Kontextmenü.
Die Symbolleiste enthält außer den Standard-Schaltflächen folgende zusätzliche Befehls-Schaltflächen:
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Objekte
Öffnet die Registerkarte zur Angebotserstellung.
anbieten
Export
Öffnet ein Dialogfeld mit dem Sie die gewählten Adressdaten in entweder als TextDatensatz oder als Pivot-Diagramm nach Excel exportieren können.
Druck
Mit den Optionen im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche können Sie eine Adressliste entweder als Word- oder PDF-Dokument ausgeben. Für die Ausgabe als WordDokument wird ein Dialogfeld mit Zusatzoptionen angezeigt. Hier können Sie festlegen, ob zu jeder Adresse alle zugehörigen Verträge, Verbindungen, Aktivitäten, Aufgaben und Anforderungen aufgeführt werden sollen.
Folgende Befehle zum Öffnen und Bearbeiten stehen im Kontextmenü zur Auswahl:
Befehl
Öffnen
Öffnet die zuletzt ausgewählte Adresse in der Detailansicht.
Auswahl öffnen
Öffnet alle selektierten Adressen auf einer Registerkarte in der Detailansicht. In
der Symbolleiste werden zusätzliche Schaltflächen angezeigt, mit denen Sie durch
die ausgewählten Adressen blättern können.
Auswahl in Tabs
Öffnet jede der selektierten Adressen auf einer eigenen Registerkarte in der
öffnen
Detailansicht.
Ablage erstellen
Erstellt eine neue Ablage oder fügt die Adresse zu einer bestehenden Ablage
hinzu.
Aktivität erstel-
Führt den Aktionsbefehl Aktivität anlegen für die zuletzt selektierte Adresse aus.
len
Aktivität für die
Führt den Aktionsbefehl Aktivität anlegen für alle gewählten Adressen aus.
Auswahl erstellen
Telefonwahl
Wenn zur gewählten Adresse eine oder mehrere Telefonnummern hinterlegt
sind, wird bei Auswahl dieses Befehls das Dialogfeld zur TelefonnummernAnwahl geöffnet und Sie können - sofern die TAPI-Schnittstelle konfiguriert ist direkt eine Nummer anwählen.
Zu Favoriten
Fügt die markierte Adresse zur Favoritenliste hinzu.
hinzufügen
Marketing-Vor-
Erstellt einen neuen Marketing-Vorgang für die markierten Adressen.
gang für die Auswahl erstellen
In Geo-Aus-
Startet die Geo-Auswertung für die markierten Adressen.
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Befehl
wertung übernehmen
Datenübergabe
Nach der Adressauswahl können Sie mit diesem Befehl die Adressdaten als Kon-
nach
takt(e) nach MS-Outlook exportieren. Der Befehl ist nur verfügbar, wenn im
Outlook
Modul "Planer" die Einstellungen für Outlook entsprechend konfiguriert sind und
Outlook geöffnet ist.
Listendruck
Druckt die markierten Adressen als Liste aus.
Alles markieren
Selektiert alle Adressen in der Suchergebnis-Tabelle.
Markierung auf-
De-selektiert alle Adressen in der Suchergebnis-Tabelle.
heben
Kopieren
Überträgt die markierten Datensätze in die Zwischenablage
Ansicht Such-
Über diese Auswahl kann die Darstellung des Suchergebnisses festgelegt werden.
ergebnis
Zur Auswahl stehen die Optionen Liste, Adresskarten und Visitenkarten.
Liste defi-
nieren...
können.
Gruppieren
ein/aus
Die folgende schrittweise Anleitung zeigt, wie Sie Suchkriterien für die Kurzsuche-Funktion des Adressmanagers individuell zusammenzustellen.
Kurzsuche-Formular im Adressmanager konfigurieren:
1. Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Extras - Suchfelder definieren. Daraufhin wird das
Fenster "Suche konfigurieren" eingeblendet, das im linken Abschnitt eine hierarchische Liste
der verfügbaren Suchkriterien enthält und im rechten Abschnitt die Entwurfsansicht des Kurzsuche-Formulars. Klicken Sie in der Liste Suchkriterien auf das Pluszeichen vor den Kriteriengruppen, um die Detailebenen mit allen verfügbaren Feldern anzuzeigen.
2. Um ein Feld in das Suchformular zu übernehmen, verschieben Sie es mit Drag & Drop aus der
Liste an die vorgesehene Formularposition oder wählen es mit einem Doppelklick in der Liste
aus, damit es unter bzw. rechts neben dem vorherigen Feld im Formular eingefügt wird.
3. Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben für das Feld erforderlich sind, wird automatisch ein
Dialogfeld eingeblendet. Geben Sie die angeforderten Angaben ein und klicken Sie auf OK. Bei
einigen Feldtypen haben Sie auch die Möglichkeit, die Verknüpfung der Elemente oder Operatoren für logische und Zeichenketten-Vergleiche festzulegen. Öffnen Sie nach dem Einfügen
mit einem Rechtsklick auf die Feldbeschriftung das Kontextmenü, um die Optionen für Verknüpfungs- und Vergleichsbedingungen anzuzeigen und auszuwählen.
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5. Um ein Feld wieder aus dem Formular zu entfernen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die
Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen. Wenn Sie alle Formularfelder entfernen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Liste leeren.
6. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie das Kurzsuche-Formular konfiguriert haben.
Alle zusammengestellten Suchkriterien-Felder sind standardmäßig UND-verknüpft, d. h. die Ergebnisse einer Suchabfrage mit diesem Formular müssen ALLE eingegebenen Kriterien erfüllen.
Das hier definierte Kurzsuche-Formular bleibt für weitere Suchvorgänge erhalten, bis Sie im Dialogfeld
"Suche konfigurieren" auf die Schaltflächen Liste leeren und Standard laden klicken. Dann wird wieder
das Formular verwendet, das im Systemmodul für die Adress-Kurzsuche vorkonfiguriert wurde.
Sie können die Ergebnis-Datensätze einer Kurzsuche auch in verschiedenen Formaten nach Excel oder
Powerpoint exportieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Export in der Symbolleiste und legen
Sie die spezifischen Export-Formate und -Einstellungen in den daraufhin angezeigten Fenstern fest.
4.2.2 Detailsuche
Diese Suchfunktion verwenden Sie, um Ihre Adressdatenbank gezielt nach Adressen zu durchsuchen,
die eine spezielle Kombination von Merkmalen bzw. Kriterien erfüllen. Bei einer Detailsuche können
Sie auch Ausschlussbedingungen definieren um festzulegen, ob ein Adressmerkmal zutreffen muss,
zutreffen darf oder nicht zutreffen darf.
Mit der Detailsuche-Funktion des Adressmanagers können Sie komplexe Datenbankabfragen rein
grafisch per "Drag&Drop" definieren und für spätere Wiederverwendung speichern. Es sind keine
Kenntnisse einer Datenbank-Abfragesprache und der internen Struktur der zugrunde liegenden
Datenbank erforderlich. Stattdessen verwenden Sie den grafischen Abfragedesigner von estateOffice,
der Ihnen übersichtliche Formular-Layouts für den Zugriff auf Datenbankinhalte bietet.
Zum Aufrufen der Detailsuche wählen Sie in der Navigationsleiste Adresse suchen - Detailsuche.
Wenn noch keine Suchabfragen gespeichert sind, wird zunächst die folgende Ansicht angezeigt.
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Abb. 4-11: Adress-Detailsuche mit Suchabfragen-Definitionsansicht.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält im linken Abschnitt die beiden Subregister AdressDetailsuchen und Suchkriterien und im rechten Abschnitt die Entwurfsfläche für das Abfrageformular.
Definieren einer Detailsuche-Abfrage:
Sie beginnen die Definition einer neuen Abfrage, indem Sie in der Symbolleiste auf Neue
Abfrage klicken und anschließend auf den Reiter des Subregisters Suchkriterien. Es enthält eine gruppierte Liste aller Felder, die als Abfragekriterien verfügbar sind. Klicken Sie auf das Pluszeichen vor den
Feldgruppen, damit die Detailebenen mit den einzelnen Feldern angezeigt werden.
Um ein Feld als Abfragekriterium zu verwenden, verschieben Sie es mit Drag & Drop aus der Liste
nach rechts auf die Formular-Entwurfsfläche oder wählen es mit einem Doppelklick in der Liste aus,
damit es unter bzw. rechts neben dem vorherigen Feld im Abfrageformular eingefügt wird. Falls beim
Einfügen zusätzliche Angaben für das Feld erforderlich sind, wird automatisch ein Dialogfeld eingeblendet. Geben Sie die angeforderten Angaben ein und klicken Sie auf OK. Bei einigen Feldtypen
haben Sie auch die Möglichkeit, die Verknüpfung der Elemente oder Operatoren für logische und Zeichenketten-Vergleiche festzulegen. Öffnen Sie nach dem Einfügen mit einem Rechtsklick auf die Feldbeschriftung das Kontextmenü, um die Optionen für Verknüpfungs- und Vergleichsbedingungen
anzuzeigen und auszuwählen. Das Kontextmenü enthält auch einen Befehl zum Entfernen eines
Felds.
Vor jedem eingefügten Feld steht ein Kontrollkästchen, das bestimmt, ob das Feld als Abfragekriterium ausgewertet wird oder nicht. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wird das Feld bei
der nächsten Abfrageausführung als Kriterium benutzt, andernfalls nicht.
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Außerdem steht vor jedem eingefügten Feld ein vertikaler Farbbalken, mit dem Sie die Ausschlussbedingung für dieses Kriterium festlegen. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf den Farbbalken das Kontextmenü und wählen Sie, ob das Abfragekriterium zutreffen muss, zutreffen darf
oder nicht zutreffen darf. Anschließend wird der Farbbalken grün (muss), gelb (kann) oder orange
(darf nicht) angezeigt und reflektiert damit die gewählte Bedingung.
Um ein Feld wieder aus dem Formular zu entfernen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die Feldbeschriftung das Kontextmenü und wählen Entfernen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern,
nachdem Sie alle gewünschten Abfragekriterien und Bedingungen festgelegt haben. Sie werden aufgefordert, die Abfrage zu benennen. Danach wird die Abfrage im Subregister Adress-Detailsuchen
angezeigt und steht für spätere Wiederverwendung zur Verfügung.
Ausführen einer Adress-Detailsuche:
Klicken Sie im Datenbereich der Registerkarte "Detailsuche" auf das Subregister AdressDetailsuchen und wählen Sie eine Abfrage aus. Aktivieren Sie auf dem Abfrageformular das Kontrollkästchen vor jedem Kriterium, das bei der Abfrageausführung benutzt werden soll. Um die Ausschlussbedingung eines Kriteriums zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den
zugehörigen Farbbalken und wählen die gewünschte Option aus dem Kontextmenü.
Zum Starten der Datenbankabfrage drücken Sie die Eingabetaste oder klicken in der Symbolleiste auf
Suchen. Je nach Komplexität der Abfrage und Größe der Ergebnismenge kann die Anzeige des Suchergebnisses einige Sekunden dauern. Nachdem Sie einen Suchvorgang ausgeführt haben und das
Ergebnis angezeigt wird, stehen in der Navigationsleiste alle weiteren Befehle und Funktionen des
Adressmanagers zur Auswahl. Jetzt haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten, eine oder mehrere Adressen zu öffnen.
Wenn Sie mehrere Adressen gleichzeitig öffnen wollen, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, während Sie die Adressen in Suchergebnis-Tabelle nacheinander anklicken. Führen Sie einen Rechtsklick in
der Tabelle aus und wählen Sie einen Befehl aus dem Kontextmenü. Folgende Befehle zum Öffnen
und Bearbeiten stehen im Kontextmenü zur Auswahl:
Kontextmenü-Befehl
Beschreibung
Öffnen
Öffnet die zuletzt ausgewählte Adresse in der Detailansicht.
Auswahl öffnen
Öffnet alle selektierten Adressen auf einer Registerkarte in der
Detailansicht. In der Symbolleiste werden zusätzliche Schaltflächen angezeigt, mit denen Sie durch die ausgewählten Adressen blättern können.
Auswahl in Tabs öffnen
Öffnet jede der selektierten Adressen auf einer eigenen Registerkarte in der Detailansicht.
Aktivität erstellen
Führt den Befehl Aktivität anlegen für die zuletzt selektierte
Adresse aus.
Aktivität für die Auswahl erstel-
Führt den Befehl Aktivität anlegen aus und ordnet die gewählten
len
Adressen zu.
Telefonwahl
Wenn zu der gewählten Adresse eine oder mehrere Tele-
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Kontextmenü-Befehl
Beschreibung
fonnummern vorliegen, wird das Dialogfeld zur Telefon-Anwahl
eingeblendet.
Alles markieren
Markierung aufheben
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste
(Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die
Suchergebnis-Tabelle festlegen können.
Gruppieren an/aus
Schaltet die gruppierte Darstellung der Suchergebnisse ein bzw.
aus.
Die Suchergebnistabelle lässt sich beliebig strukturieren und sortieren. Um die Spaltenreihenfolge zu
gewünschte Tabellenposition. Dabei zeigen zwei rote Pfeile die aktuelle Einfügeposition an. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird die Tabelle nach dieser Spalte sortiert. Nochmaliges Klicken auf den
Spaltentitel bewirkt, dass die Sortierreihenfolge der Spalte umgekehrt wird.
4.2.3 Ablagen
Mit dieser Funktion können Sie Adressen und Objekten auswählen, die sich sonst nicht mit einem einzelnen Suchvorgang filtern lassen, und diese in benannten Ablagen speichern.
In einer Ablage sind Adressen und Objekte mit sämtlichen zugehörigen Aktivitäten, Verbindungen und
Anforderungen aufgelistet. Sie können mehrere Ablagen zusammenstellen, um für verschiedene Makleraufträge alle jeweils relevanten Adressen und Objekte im schnellen Zugriff zu haben. Ablagen ersparen viele Einzel-Suchvorgänge über die gesamte Datenbank und beschleunigen den gesamten
Workflow, indem sie eine Übersichtsdarstellung des Kontexts zu den enthaltenen Elementen liefern.
Neue Aktionen mit den zusammengestellten Adressen und Objekten können schnell gemeinsam ausgeführt und die zugehörigen Elemente direkt angezeigt oder bearbeitet werden.
Zum Aufrufen der Ablage-Funktion wählen Sie in der den Navigationsleiste des Adressmanagers den
Befehl Adressen suchen - Ablagen.
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Abb. 4-12: Die Registerkarte Ablagen mit der Liste bestehender Ablagen.
Nach dem Öffnen der Registerkarte enthält der Datenbereich Listen der bereits bestehenden
Ablagen, die Objekte und Adressen, nur Adressen oder nur Objekte enthalten. Falls der aktuelle Benutzer noch keine Ablagen erstellt hat, wird rechts oben im Datenbereich ausschließlich das Dropdownfeld zur Benutzerauswahl angezeigt. Hier können Sie einen anderen Benutzer auswählen, um
dessen Ablagen anzuzeigen. Auf die Ablagen anderer Benutzer kann nur zugegriffen werden, sofern
entsprechende Berechtigungen vorliegen.
Neu
Öffnen
Zeigt ein Dialogfeld zum Auswählen und Öffnen bereits gespeicherter Ablagen an.
Suchen
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Adressen oder Objekte für die aktive Ablage
zu suchen und einzufügen. Je nachdem, welches Subregister im oberen Abschnitt
des Datenbereichs aktiviert ist, wird das Fenster mit dem Formular für die Kurzsuche nach Adressen bzw. Objekten angezeigt. Die Ausführung einer Kurzsuche
wird hier (Link) beschrieben.
Speichern
speichern wählen, wird ein Dialogfeld zum Benennen und Speichern der aktuell
geöffneten Ablage angezeigt. Mit dem Befehl Speichern unter können Sie die aktive
Ablage unter einem anderen Namen bzw. als Kopie speichern.
Löschen
löschen wählen, wird die aktuell aktive Ablage gelöscht. Mit dem Befehl Einträge
löschen werden die aktuell selektierten Einträge aus der Ablage gelöscht.
Druck
Ablage entweder als Word- oder als PDF-Dokument ausgeben.
Export
Ablage nach Excel und Powerpoint exportieren.
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Nachdem Sie in der Navigationsleiste den Befehl Ablagen gewählt haben, doppelklicken Sie in der daraufhin angezeigten Liste vorhandener Ablagen auf einen Namen. Die gewählte Ablage wird geöffnet
und im oberen Abschnitt des Datenbereichs werden auf den Subregistern Adressen und Objekte die
darin enthaltenen Adressen und Objekte tabellarisch aufgeführt.
Wenn Sie ein oder mehrere Adressen bzw. Objekte selektieren, werden die zugehörigen Aktivitäten,
Verbindungen und (bei Adressen) Anforderungen auf den Subregistern des unteren Abschnitts tabellarisch aufgelistet.
Zum Hinzufügen weiterer Adressen bzw. Objekte klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen oder öffnen mit einem Rechtsklick auf dem Subregister Adressen bzw. Objekte das Kontextmenü und wählen
dort den Befehl Suchen. Dadurch wird das Kurzsuche-Fenster zur Ausführung einer neuen Datenbank-Suchabfrage geöffnet. Um bereits enthaltene Adressen bzw. Objekte zu bearbeiten, selektieren
Sie diese in der Tabelle der aktiven Ablage und verwenden die Schaltflächen in der Symbolleiste oder
die Befehle des Kontextmenüs.
Zum Löschen von Ablage-Inhalten markieren Sie die Elemente in der Adress- bzw. Objektliste, öffnen
das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Löschen und wählen den Befehl Einträge
löschen.
Wenn Sie vorhandene Aktivitäten, Verbindungen oder Anforderungen zu Adressen bzw. Objekten zu
bearbeiten wollen, selektieren Sie zunächst im oberen Fensterabschnitt ein Objekt bzw. eine Adresse.
Dann aktivieren Sie im unteren Abschnitt das entsprechende Subregister Aktivitäten,
Verbindungen oder Anforderungen, führen einen Rechtsklick auf einem Element aus und wählen im
Kontextmenü den gewünschten Befehl. Falls noch keine Aktivität, Verbindung oder Anforderung zu
der gewählten Adresse bzw. dem Objekt vorhanden ist und neu erstellt werden soll, aktivieren Sie das
entsprechende Subregister, öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen den
gewünschten Befehl.
Sie können die Inhalte einer Ablage auch in verschiedenen Formaten nach Excel oder Powerpoint
exportieren. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Export in der Symbolleiste und legen Sie die spezifischen Export-Formate und -Einstellungen in den daraufhin angezeigten Fenstern fest.
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Abb. 4-13: Die Ablage-Registerkarte mit Adressliste.
Für die Erstellung und Bearbeitung von Ablagen stehen außer den Schaltflächen in der Symbolleiste
auch entsprechende Befehle in der Menüleiste zur Verfügung. Außerdem bieten die unterschiedlichen Fensterabschnitte und Subregister jeweils spezifische Kontextmenüs. Wenn Sie im Subregister "Adressen" oder "Objekte" ein Element selektieren und einen Rechtsklick ausführen, enthält das
Kontextmenü folgende Befehle:
Befehl
Suchen
Öffnet das Kurzsuche-Fenster für einen neuen Suchvorgang nach Adressen oder
Objekten.
Kopieren
Kopiert ein oder mehrere selektierte Ablage-Elemente in die Zwischenablage.
Einfügen
Fügt den Inhalt der Zwischenablage in die aktive Ablage ein.
Löschen
Löscht ein oder mehrere gewählte Ablage-Elemente aus der aktiven Ablage.
Aktivität erstel-
Führt den Befehl Aktivität anlegen für das zuletzt selektierte Ablage-Element aus.
len
Aktivität für die
Führt den Befehl Aktivität anlegen für alle gewählten Elemente aus.
Auswahl erstellen
Telefonwahl
Dieser nur für Adressen verfügbare Befehl öffnet das Dialogfeld zur direkten Telefonnummern-Anwahl des selektierten Eintrags.
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Befehl
Alles markieren
Selektiert alle Elemente in der Ablage.
Markierung auf-
De-selektiert alle Elemente in der Ablage.
heben
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Ablage-Tabelle festlegen können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Ablage-Tabelle ein bzw. aus.
an/aus
Wenn Sie dagegen im Subregister "Aktivitäten", "Verbindungen" oder "Anforderungen" ein Element
selektieren und rechtsklicken, enthält das Kontextmenü passende Befehle zur Bearbeitung und Neuerstellung von Aktivitäten bzw. Verbindungen oder Anforderungen.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie eine Ablage erstellen, kopieren oder
löschen.
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Adressen suchen - Ablagen.
2. Aktivieren Sie im oberen Abschnitt des Datenbereichs entweder das Subregister Adressen oder
Objekte, je nachdem, welchen Elementtyp Sie zuerst einfügen möchten.
3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Suchen. Daraufhin wird das Fenster "Adressen suchen" bzw. "Objekt suchen" eingeblendet.
5. Führen Sie eine Kurzsuche aus, um Adressen bzw. Objekte für die Ablage zu finden. Übernehmen Sie die gefundenen Elemente durch Auswahl in der Suchergebnisliste und schließen
Sie das Kurzsuche-Fenster.
6. Wiederholen Sie bei Bedarf die Kurzsuche, wenn Sie einen anderen Elementtyp suchen oder
weitere Elemente mit anderen Suchkriterien finden und zur Ablage hinzufügen möchten. Übernehmen Sie die gefundenen Elemente wiederum durch Auswahl in der Suchergebnisliste und
schließen Sie das Kurzsuche-Fenster.
7. Zusätzlich können Sie Adressen oder Objekte, die bereits in der Zwischenablage gespeichert
sind, mit dem Menübefehl Bearbeiten - Einfügen oder dem Kontextmenü-Befehl Einfügen
direkt in die neue Ablage übernehmen.
8. Nachdem Sie alle gesuchten Elemente in die Ablage eingefügt haben, öffnen Sie das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Speichern und wählen den Befehl Ablage speichern.
9. Geben Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld einen Namen für die neue Ablage ein und klicken Sie auf OK, damit die Ablage in der Datenbank gesichert wird.
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1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Befehl Adressen suchen - Ablagen und selektieren
Sie in der daraufhin angezeigten Liste die Ablage, die Sie kopieren oder löschen möchten.
2. Um die Ablage zu kopieren öffnen Sie das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche
Speichern und wählen den Befehl Ablage speichern unter. Geben Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld einen Namen für die Kopie ein und klicken Sie auf OK.
3. Zum Löschen der Ablage öffnen das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche
Löschen und wählen den Befehl Ablage löschen. Bestätigen Sie die daraufhin angezeigte Meldung, um den Vorgang auszuführen.
- 232 -
Im Adressmanager starten Sie die Bearbeitung eines Maklerauftrags mit der Adresserfassung. Dabei
berücksichtigt estateOffice die möglichen Arten von Adressen und Aufträgen und bietet im Anschluss
an die Erfassung Optionen für den nahtlosen Übergang zum nächsten Workflow-Arbeitsschritt an.
Für die Vermarktung von Objekten erfassen Sie die zugehörigen Anbieter-Adressen (Eigentümer, Vermieter usw.) und stellen anschließend die Objekt-Verbindungen her. (Voraussetzung ist, dass Sie die
Objektbeschreibungen bereits im Objektmanager angelegt haben.) Bei Kunden bzw. Interessenten,
die eine Immobilie suchen, erfassen Sie die Adressen und können dann direkt die Immobiliengesuche
("Anforderungen") erstellen. Wenn Sie Anfragen zu offerierten Objekten erhalten, können Sie nach
der Adresserfassung oder dem Objektanfragen-Import direkt ein Angebot erstellen.
Falls Sie Objekte auf Internetbörsen angeboten haben und eine elektronische Anfrage (E-MailAnfrage) eingeht, wird die Interessentenadresse automatisch über den Objektanfragen-Import
erfasst und Sie können die Bearbeitung mit der Angebotserstellung fortsetzen.
Alle sonstigen Adressen, die Sie im Zusammenhang mit der Maklertätigkeit erfassen (z. B. Notar, Tippgeber und weitere Kontakte), speichern Sie zunächst ohne direkte Folgeaktion.
Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie Adressen erfassen und eine passende Folgeaktion auswählen.
Adresstyp/Beziehung
Folgeaktion
Objektanbieter
Verbindung zum Objekt herstellen
(Eigentümer, Vermieter)
Interessent/
Immobiliengesuch erfassen
Immobiliengesuch
Interessent/
Immobiliengesuch auf Basis der Profil-/Vertriebsdaten vom Objekt erfas-
Anfrage für Objekt
sen
Öffnen Sie den Adressmanager über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste
und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen - Adresse erfassen. Alternativ können Sie die Kachel
Neue Adresse anlegen auf dem Homescreen nutzen. Selektieren Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld die Art der Adresse: Privatadresse, Firma, oder Firma mit Ansprechpartner. Klicken Sie auf OK,
um die Registerkarte "Adresse" anzuzeigen.
- 233 -
Abb. 4-14: Die Registerkarte zur Adresserfassung.
Auf dieser Registerkarte wird je nach gewählter Art der Adresse das Adressdaten-Formular für die
Erfassung einer Privat- oder Firmenadresse angezeigt. Welche Felder das (außer den Standardfeldern)
das Formular enthält und wie die Funktionen zur Adressergänzung (Postleitzahlenauskunft, Gebietsauswahl, Telefonvorwahl) eingesetzt werden, hängt von den Adressmanager-Voreinstellungen ab, die
im Systemmodul konfiguriert wurden.
Beim Speichern einer Adresse zeigt estateOffice standardmäßig ein Dialogfeld mit verschiedenen
Optionen für den nächsten Arbeitsschritt an. Sie können Ihren Arbeitsablauf entweder direkt mit dem
Erfassen eines Immobiliengesuchs fortsetzen, im nächsten Schritt die Verbindungen zu dieser Adresse
definieren oder den Vorgang ohne eine Folgeaktion beenden.
Wenn die Registerkarte zur Adresserfassung angezeigt wird, enthält die Menüleiste folgende zusätzliche Befehle und Optionen:
Befehle im Menü Datei
Menübefehl Funktion/Beschreibung
Neu
Zeigt eines neues, leeres Formular zur Erfassung einer Adresse an.
Speichern
Speichert die aktuell bearbeitete Adresse.
Abbrechen
Bricht die Adresserfassung ab, schließt die Registerkarte und zeigt wieder das
Adress-Kurzsucheformular an.
Löschen
Löscht die aktuell geöffnete Adresse.
- 234 -
Menübefehl Funktion/Beschreibung
Kopie erstel-
Nur bei Privatadresse.
len
Drucken
Öffnet das Dialogfeld zur Druckausgabe einer Adressliste.
Befehle im Menü Bearbeiten
Menübefehl
Datenübergabe
Öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl der Daten des Adressformulars, die in der Zwi-
in Zwi-
schenablage gespeichert werden sollen.
schenablage
Datenübergabe
Öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl der Daten aus der Zwischenablage, die im
aus Zwi-
Adressformular gespeichert werden sollen. Der Befehl ist nur bei Firmenadressen
schenablage
verfügbar.
Adressdaten
Dieser Befehl ist nur bei Ansprechpartner- und Privatadressen verfügbar und
importieren
ermöglicht den Import von Adressdaten aus der Zwischenablage oder einer
aus...
VCard-Datei (*.vcf).
Firma erzeugen
Nach einer Sicherheitsabfrage wird die private Adresse in eine Firmenadresse
überführt und Sie können die notwendigen Zusatzeinträge vornehmen. Die bisherige Adresse wird dabei mit allen Aktivitäten, Verbindungen, etc. als Hauptansprechpartner der Firmenadresse hinterlegt.
Befehle im Menü Ansicht
Menübefehl
Freie Kriterien
Wenn Ihr Adressformular eine große Anzahl benutzerdefinierter Felder enthält
mehrspaltig
und Sie diese Option aktivieren, werden die freien Felder in mehreren Spalten
anzeigen
nebeneinander angeordnet.
Detailbereich
Teilt den Datenbereich horizontal und zeigt eine tabellarische Liste aller Akti-
anzeigen
vitäten, Verbindungen und Anforderungen zur Adresse an.
Befehle im Menü Extras
- 235 -
Menübefehl
Info Bearbeitung
Öffnet ein Fenster mit Informationen zur Bearbeitung des aktuellen
Adress-Datensatzes.
PLZ-Auskunft
Öffnet das Fenster der PLZ-Auskunft.
Dublettencheck
Öffnet das Fenster "Dublettencheck", mit dem Sie prüfen können, ob
die aktuell angezeigte Adresse möglicherweise bereits in der estateOffice-Datenbank enthalten ist.
Telefonwahl
Öffnet das Fenster zur Telefonnummern-Anwahl.
Adressänderungshistorie Öffnet ein Fenster mit der gesamten Änderungshistorie der aktuellen
Adresse.
Datenübergabe nach
Sobald die Adresse gespeichert wurde, können Sie die Adressdaten als
Outlook
Kontakt nach MS-Outlook exportieren. Zur Ausführung des Befehls müssen die Outlook-Einstellungen im Modul "Planer" entsprechend konfiguriert und Outlook muss geöffnet sein. Der Befehl ist nur bei Privatund Ansprechpartner-Adressen verfügbar.
Optionen
Öffnet ein Fenster, in dem Sie festlegen, welche Aktion standardmäßig
im Anschluss an die Erfassung einer neuen Adresse ausgeführt werden
soll. Die Verfügbarkeit dieser Option ist von Ihren Voreinstellungen im
Systemmodul abhängig.
Viele dieser Befehle können Sie auch in der Symbolleiste wählen. Das Dropdown-Menü der Symbolschaltfläche Neu enthält außerdem folgende Befehle für die Adresserfassung:
Dropdownmenü- Funktion/Beschreibung
Befehl
Neue Pri-
Zeigt ein neues Formular zur Erfassung einer Privatadresse an.
vatadresse
Neue Firma
Zeigt ein neues Formular zur Erfassung einer Firmenadresse an.
Neue Firma mit
Zeigt ein neues Formular zur Erfassung einer Firmenadresse mit Ansprech-
Ansprechpartner
partner-Daten an.
Neuer Ansprech-
Zur Ausführung dieser Funktion muss eine Firmenadresse geöffnet sein. Es
partner
wird eines neues Formular mit bereits eingetragener Firmenadresse und leeren
Feldern für die Ansprechpartner-Daten angezeigt.
Bevor Sie die Erfassung von Adressen starten, sollten Sie auch die estateOffice-Sonderfunktionen für
die Adresserfassung kennen lernen.
- 236 -
Verwendung der Postleitzahlen-Auskunft
Bei der Adresserfassung haben Sie verschiedene
Möglichkeiten, die Postleitzahlen-Auskunft einzusetzen, je nachdem, mit welchen Elementen
der Anschrift Sie die Erfassung beginnen.
Standardmäßig wird zunächst das Land, die
Straße und Hausnummer sowie der Ort einer
Adresse eingegeben. Tragen Sie den Namensteil
"Straße" am besten in abgekürztem Format ein,
d. h. als "Str.". Klicken Sie anschließend auf einem
der Felder PLZ oder PLZ-Postf., um das Fenster
"Postleitzahlen-Auskunft" zu öffnen. Abhängig
von Ihren Voreinstellungen im Systemmodul wird
das Fenster der PLZ-Auskunft automatisch eingeblendet, sobald die Einfügemarke in ein
Anschrift-Adressfeld gesetzt wird.
Abb. 4-15: Das Fenster Postleitzahlen-Auskunft.
Das Fenster der Postleitzahlen-Auskunft enthält folgende Elemente und Optionen:
Ortsname
In diesem Feld wird der Ortsname angezeigt, den Sie im Adressformular eingetragen haben. Sie können den Eintrag an dieser Stelle nachträglich ändern,
um eine Liste gleichnamiger Straßen für einen anderen Ort anzuzeigen. Falls Sie
bezüglich der Schreibweise des Ortsnamens unsicher sind, geben Sie nur den
exakt bekannten Namensteil ein. Drücken Sie die Eingabetaste, nachdem Sie
eine Änderung in diesem Feld vorgenommen haben. Dann werden in der Ortsliste alle Orte aufgeführt, die den eingegebenen Namen tragen bzw. Namensteil
enthalten.
Straßenname
In diesem Feld wird der Straßenname angezeigt, den Sie im Adressformular eingetragen haben. Sie können den Eintrag an dieser Stelle nachträglich ändern,
um eine andere Straßenauswahl für den angegebenen Ort anzuzeigen. Falls Sie
bezüglich der Schreibweise des Straßennamens unsicher sind, geben Sie nur
den exakt bekannten Namensteil ein. Drücken Sie die Eingabetaste, nachdem
Sie eine Änderung in diesem Feld vorgenommen haben. Daraufhin wird die
Liste aktualisiert und es werden alle Straßen angezeigt, die den eingegebenen
Namen tragen bzw. den Namensteil enthalten.
- 237 -
Liste der Orte
In der ersten Tabellenspalte werden alle Orte mit dem im Adressformular (bzw.
im PLZ-Fenster) eingegebenen Ortsnamen(steil) angezeigt und in der zweiten
Spalte die zugehörigen Postleitzahlen. Falls mehrere Ortsnamen zur Auswahl
stehen, selektieren Sie einen Namen, um die Liste der zugehörigen Straßen zu
aktualisieren. Wenn der Ort nur eine Postleitzahl hat, doppelklicken Sie auf den
Namen, damit die Postleitzahl in das Adressformular übernommen und das
PLZ-Fenster geschlossen wird.
Liste der Straßen
In der ersten Spalte dieser Tabelle werden alle Straßen mit dem im Adressformular (bzw. im PLZ-Fenster) eingegebenen Namen angezeigt, die sich im
gewählten Ort befinden. In der zweiten und dritten Spalte werden Hausnummernbereiche angezeigt, wenn eine Straße sich über mehrere Postleitzahlen erstreckt. In der vierten Spalte sind die zugehörigen Postleitzahlen
aufgeführt. Falls mehrere Straßennamen oder verschiedene Postleitzahlen zur
Auswahl stehen, doppelklicken Sie in der Liste auf den gewünschten Eintrag,
um ihn in das Adressformular zu übernehmen und das Fenster zu schließen.
Wenn Sie bei der Adresserfassung bezüglich der Ortsnamen- oder Straßennamen-Schreibweise unsicher sind, reicht auch die Eingabe von Namensteilen oder nur die Eingabe eines Orts- oder Straßennamens aus, um mit der Postleitzahlen-Auskunft die Adresse zu ergänzen. Klicken Sie auf einem
der Felder PLZ oder PLZ-Postf., um das Fenster "Postleitzahlen-Auskunft" zu öffnen, nachdem Sie die
exakt bekannten Adresselemente eingegeben haben.
Verwendung der Gebietsdatenbank
Die Gebietsdatenbank stellt wichtige Kontextinformationen zu den Standard-Adressdaten bereit.
Dazu zählen: Stadtteil, Landkreis, Bundesland, Einwohnerzahl, Kfz-Kennzeichen und Postleitzahlen.
Sobald Sie eine Adresse einem Gebiet bzw. Ort zugeordnet haben, stehen diese Gebietsdaten als Kriterien für Datenbankabfragen zur Verfügung und ermöglichen Ihnen, die Suche nach Objekten und
Interessenten weiter zu optimieren und wesentlich passgenauere Angebote zu erstellen. Die Gebietsdatenbank liefert Ihnen wertvolle Informationen, die Sie auch bei der allgemeinen Vertriebsrecherche
einsetzen können.
- 238 -
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Gebietsdatenbank bei der Adresserfassung zu verwenden. Unabhängig von der Vorgehensweise
und Reihenfolge bei der Dateneingabe können
Sie das Fenster der Gebietsdatenbank jederzeit
öffnen, indem Sie im Adressformular einen
Rechtsklick auf dem Feld Gebiet ausführen und
im Kontextmenü den Befehl Gebiet
wählen selektieren.
Standardmäßig wird die Gebietsdatenbank bei
der Adresserfassung verwendet, nachdem die
Adresselemente Straße, Postleitzahl oder
Ort eingetragen sind. Klicken Sie nach dem Eingeben eines oder mehrerer dieser Elemente auf
einem der Felder PLZ-Postf. oder Gebiet, um das
Fenster "Gebiet Auswahl" zu öffnen. In einigen
Situationen wird das Fenster der Gebiets-
Abb. 4-16: Das Gebietsdatenbank-Fenster
mit aktiviertem Subregister Ortsauswahl.
datenbank auch automatisch geöffnet. Das Fenster enthält fünf Subregisterkarten mit folgenden
Funktionen und Optionen:
Subregister Ortsauswahl
Diese Subregisterkarte enthält eine internationale Länderliste aller Kontinente. Sämtliche internationalen Listeneinträge bestehen ausschließlich aus Ländernamen und dienen zur Orientierung bei
der Ländersuche. Nur für Deutschland, Österreich und die Schweiz sind alle Bundesländer, Kantone,
Regionen usw. bis zur Ortsteil-Ebene enthalten.
Entsprechend lässt sich die Baumstruktur-Anzeige durch Klicken auf die Pfeilsymbole erweitern: international bis auf Länderebene und für Deutschland, Österreich und die Schweiz bis auf die Detailebene sämtlicher Ortsteile. Um den Namen eines Orts/Ortsteils in das Feld Gebiet des
Adressformulars zu übernehmen, doppelklicken Sie auf den Listeneintrag oder wählen ihn aus und klicken auf die Schaltfläche Übernehmen.
Zum schnelleren Auffinden von Einträgen kann die Listenanzeige auf ausgewählte Gebiete bzw. untergeordnete Gebietsebenen beschränkt werden. Dazu markieren Sie eine Ebene bzw. einen Eintrag in
der Baumstruktur, klicken Sie auf den Link Anzeige ab und im daraufhin angezeigten Fenster "Gebietsauswahl Einschränkung" auf die Schaltfläche Auswahl übernehmen. Diese Voreinstellung bleibt für
die Anzeige der Gebietsdatenbank erhalten, bis Sie im Fenster "Gebietsauswahl Einschränkung" wieder gelöscht wird. Durch Deaktivieren des Kontrollkästchens hinter dem Link kann jederzeit wieder
die vollständige Liste angezeigt werden.
Die Listenanzeige lässt sich auch mit dem Feld Filter und den zugehörigen Filtersymbol-Schaltflächen
steuern. Dazu geben Sie im Feld Filter einen Gebietsnamen ein und klicken auf die linke FiltersymbolSchaltfläche. Zum Löschen der Filterbedingung klicken Sie auf die rechte Filtersymbol-Schaltfläche.
- 239 -
Subregister Ortssuche
Auf dieser Subregisterkarte können Sie nach Ortsnamen, Postleitzahlen und Kfz-Kennzeichen oder
einer Kombination dieser Merkmale suchen. In der Suchergebnisliste werden Datensätze mit folgenden Feldern (Spalten) angezeigt: Name, Postleitzahl(en), Landkreis, Bundesland und Einwohnerzahl. Um den Namen eines Orts/Ortsteils in das Feld Gebiet des Adressformulars zu
übernehmen, doppelklicken Sie auf den Listeneintrag oder selektieren ihn und klicken auf die Schaltfläche Übernehmen.
Wenn Sie einige der angebotenen Kontextinformationen (z. B. Bundesland und Einwohnerzahl) in
Ihre Adressdaten übernehmen und als Kriterien verwenden wollen, müssen Sie zuerst im Systemmodul entsprechende Zusatzfelder für das Adressformular definieren und die Informationen dann
manuell aus dem Fenster der Gebietsdatenbank übertragen.
Das Subregister "Ortssuche" enthält folgende Elemente und Optionen:
Ortsname
Geben Sie in diesem Feld einen Ortsnamen ein. Es wird eine Liste aller Orte dieses Namens in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit den entsprechenden Kontextinformationen angezeigt.
PLZ
Geben Sie in diesem Feld die PLZ eines Orts ein. Es wird der Name des Ortes mit
den entsprechenden Kontextinformationen angezeigt.
KFZ-Kennzeichen
Geben Sie in diesem Feld ein Kfz-Kennzeichen ein, um den zugehörigen Ort
bzw. Landkreis zu bestimmen. Es wird eine Liste aller Orte in Deutschland angezeigt, die in diesem Kfz-Kennzeichen-Bereich liegen, inkl. der entsprechenden
Kontextinformationen.
Vergleichen (Orte) In dieser Dropdown-Liste legen Sie fest, wie ein Zeichenketten-Vergleich bei der
Ortsnamensuche ausgeführt werden soll. Wenn Sie z. B. kleinere Orte im
Umland einer Großstadt wie Berlin finden möchten, geben Sie als Ortsname
"Berlin" ein und wählen die Option Ende des Ortes. Dann werden alle Orte "...bei Berlin" gefunden.
Suchergebnis
Diese Liste enthält für jeden gefundenen Ort eine Zeile bzw. einen Datensatz
mit den Feldern Name, PLZs, Landkreis, Bundesland und Einwohnerzahl. Durch
Doppelklicken auf eine Zeile wird der Ortsname in das Adressformularfeld
Gebiet übernommen und das Fenster der Gebietsdatenbank geschlossen.
Schließen
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Fenster der Gebietsdatenbank ohne
Datenübernahme zu schließen.
- 240 -
Subregister Definierte Gruppen
Diese Subregisterkarte bietet die Möglichkeit, Gruppen von Ortsnamen zu definieren. Beim nächsten
Öffnen der Gebietsdatenbank wird auf der Registerkarte "Ortssuche" ein Gebietslisten-Ausschnitt mit
den Orten der aktuell gewählten Gruppe angezeigt. Mit dieser Funktion können Sie die Suche in der
Gebietsdatenbank wesentlich beschleunigen, indem Sie Suchvorgänge über dieses Subregister ausführen.
Zum Anlegen einer neuen Gruppe klicken Sie auf Neue Gruppe erzeugen und geben im eingeblendeten Fenster einen Gruppennamen ein. Daraufhin wird eine zweite Instanz der Gebietsdatenbank geöffnet. Erweitern Sie die Listenanzeige und markieren Sie alle Orte in Deutschland,
Österreich oder der Schweiz, die in die neue Gebietsgruppe übernommen werden sollen. Klicken Sie
auf die Schaltfläche Aufnehmen und anschließend auf Übernehmen. Jetzt wird die neue Gruppe mit
den enthaltenen Orten im ersten Fenster der Gebietsdatenbank angezeigt. Klicken Sie hier erneut auf
Übernehmen, damit die Einstellung angewendet und das Fenster der Gebietsdatenbank geschlossen
wird.
Beim nächsten Öffnen der Gebietsdatenbank werden auf dem Register Ortsauswahl zuerst die Orte
der gewählten Gruppe angezeigt. Zur Übernahme eines Orts-/Ortsteilnamens in das Feld Gebiet des
Adressformulars doppelklicken Sie auf den Listeneintrag oder wählen ihn aus und klicken auf die
Schaltfläche Übernehmen.
Nach dem Anlegen einer oder mehrerer Gebietsgruppen können Sie die Ortssuche und Namensübernahme in das Adressformular vereinfachen, indem Sie das Fenster der Gebietsdatenbank öffnen
und direkt zum Subregister Definierte Gruppen wechseln. Dort markieren Sie eine Gruppe, wählen in
der Liste Zugeordnete Orte den gewünschten Ort und klicken auf die Schaltfläche Übernehmen. Der
gewählte Ortsname wird im Feld Gebiet des Adressformulars eingetragen und das Fenster der
Gebietsdatenbank geschlossen.
Zum Löschen einer Gruppe markieren Sie den Namen in der Gruppenliste und klicken auf die Schaltfläche Markierte Gruppe löschen.
Subregister Ortssuche nach Einwohnerzahl
Auf dieser Subregisterkarte können Sie Orte in Deutschland, Österreich und der Schweiz nach Größe
bzw. Einwohnerzahl sortiert anzeigen und Orte suchen, deren Einwohnerzahl in einem bestimmten
Bereich liegt. Dazu geben Sie in den Feldern Einwohnerzahl (min.) und Einwohnerzahl (max.) jeweils
einen Grenzwert ein und klicken auf Suchen. Daraufhin werden in der Suchergebnisliste Datensätze
aller Orte angezeigt, deren Einwohnerzahl im angegebenen Größenbereich liegt. Jeder Datensatz
besteht aus dem Ortsnamen, der Einwohnerzahl und den zugehörigen Postleitzahlen. Um den
Namen eines Orts/Ortsteils in das Feld Gebiet des Adressformulars zu übernehmen, doppelklicken Sie
auf den Listeneintrag oder wählen ihn aus und klicken auf die Schaltfläche Übernehmen.
- 241 -
Verwendung der Telefonvorwahl-Ergänzung
Die Adressformularfelder für Telefonnummern enthalten eine Schaltfläche zur automatischen Ergänzung der Vorwahl-Komponenten. Zum Eintragen einer Telefon- oder Telefaxnummer klicken Sie im
Anschluss an die Eingabe der Adresse auf die Schaltflächen mit dem Telefonsymbol. Dadurch wird
automatisch die passende Länder- und Ortsvorwahl zu der Adress-Anschrift eingetragen und Sie können die Rufnummern ergänzen. Nachdem diese Felder gefüllt sind, werden die Telefonsymbole nicht
mehr grau, sondern schwarz dargestellt. Wenn der Benutzer später ein Telefonsymbol anklickt, wird
das Fenster zur Rufnummern-Anwahl eingeblendet, und bei entsprechender Software-Konfiguration
kann die jeweilige Rufnummer automatisch angewählt werden.
Adressfeld-Sonderfunktionen für E-Mail und Internet
Nach der Eintragung einer E-Mail-Adresse wird diese in einen Hyperlink konvertiert. Wenn der Benutzer später das Briefsymbol rechts im E-Mail-Feld anklickt, wird automatisch MS-Word geöffnet, das
Formular zur Erstellung einer neuen E-Mail angezeigt und die gewählte E-Mail-Adresse im EmpfängerFeld eingetragen. Außerdem werden in Word unterhalb der Symbolleisten drei estateOffice-Schaltflächen angezeigt.
Nach dem Eintragen einer Internet-Adresse wird diese ebenfalls in einen Hyperlink konvertiert. Wenn
der Benutzer später das Globussymbol rechts im Internet-Adressfeld anklickt, wird automatisch der
Internet-Browser gestartet und die Website mit der angegebenen Adresse geöffnet.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Adressen erfassen.
4.3.1.1 Neue Privatadresse erfassen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen - Adresse
anlegen. Alternativ können Sie die Kachel Neue Adresse auf dem Homescreen verwenden. Aktivieren Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld die Option Privatadresse und klicken Sie auf
OK.
2. Füllen Sie das Adressformular sequentiell aus, um die Adressergänzungsfunktionen optimal
nutzen zu können. Tragen Sie zunächst im obersten Abschnitt die Namensangaben ein. Die
Briefanrede wird daraufhin (entsprechend der Konfiguration im Systemmodul) automatisch
ergänzt, kann aber manuell geändert werden.
3. Tragen Sie danach die Straße und Hausnummer ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste
Land das Land aus. Geben Sie die Elemente Postleitzahl und Ort ein. Abhängig von der Reihenfolge und Vollständigkeit Ihrer Eingaben werden automatisch die Fenster der Postleitzahlen-Auskunft und Gebietsdatenbank geöffnet. Verwenden Sie diese Funktionen wie in
den vorherigen Abschnitten beschrieben.
4. Führen Sie einen Rechtsklick auf dem Feld Gebiet aus, falls dieses Feld noch leer sein sollte oder
die Eintragung nicht detailliert genug ist (d. h. keinen Ortsteil angibt). Öffnen Sie über das eingeblendete Kontextmenü die Gebietsdatenbank, wählen Sie den Ortsteil und suchen Sie ggf.
die Postleitzahl.
5. Füllen Sie die Felder für Telefonnummern, E-Mail- und Internet-Adresse aus. Nutzen Sie dabei
die automatischen Ergänzungsfunktionen wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben.
- 242 -
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Anschrift die entsprechenden Elemente und ihre Reihenfolge für den Briefkopf. Tragen Sie das Erstkontaktdatum ein, wählen Sie die zuständigen
Betreuer und die Filiale und vergeben Sie eine Adressnummer.
7. Füllen Sie jetzt das Subregister Kriterien rechts auf dem Adressformular aus. Wählen Sie zuerst
im Feld Adresstyp aus, welche Geschäftsbeziehung zu der Adresse besteht. Die Zusammenstellung der weiteren enthaltenen Felder ist unterschiedlich, da es sich um benutzerdefinierte Felder handelt, die im Systemmodul individuell konfiguriert werden.
8. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Sprache (falls eingerichtet und notwendig) die Sprache des
Adressinhabers aus. Hierdurch werden die bei der Adresse hinterlegten und neu generierten
Dokumente bei einem Angebotsvorgang automatisch in der richtigen Sprachvariante angehängt.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Adressformular ausgefüllt
haben. Daraufhin wird standardmäßig ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie bestimmen können,
welche Aktion im Anschluss ausgeführt werden soll.
4.3.1.2 Neue Firmenadresse erfassen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen - Adresse
anlegen. Alternativ können Sie die Kachel Neue Adresse auf dem Homescreen verwenden. Aktivieren Sie im anschließend angezeigten Dialogfeld die Option Firma und klicken Sie auf OK.
nutzen zu können. Tragen Sie zunächst im obersten Abschnitt den Firmennamen ein.
die Eintragung nicht detailliert genug ist (d. h. keinen Ortsteil angibt). Öffnen Sie über das daraufhin eingeblendete Kontextmenü die Gebietsdatenbank, wählen Sie den Ortsteil und suchen
Sie ggf. die Postleitzahl.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Anschrift die entsprechenden Elemente und ihre Reihenfolge für den Briefkopf.
7. Wählen Sie rechts oben auf dem Formular die zuständigen Betreuer und die zuständige Filiale
und vergeben Sie eine Adressnummer. Die Briefanrede wird (entsprechend der Konfiguration
im Systemmodul) automatisch ergänzt, kann aber manuell geändert werden.
8. Füllen Sie jetzt das Subregister Zusatz rechts auf dem Adressformular aus. Wählen Sie zuerst
9. Wenn Sie einen Ansprechpartner hinzufügen wollen, klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche
Ansprechpartner erfassen. Andernfalls klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern. Daraufhin
wird standardmäßig ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie bestimmen können, welche Aktion im
Anschluss ausgeführt werden soll. Haben Sie die Adresse zu einem Immobiliengesuch erfasst,
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wählen Sie eine der Folgeaktionen zur Anforderungserfassung. Andernfalls wählen Sie die
Option für die Erstellung der Verbindung zu einem Objekt.
4.3.1.3 Neue Firmenadresse mit Ansprechpartner erfassen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen - Adresse erfassen. Alternativ können Sie die Kachel Neue Adresse auf dem Homescreen verwenden. Aktivieren Sie
im anschließend angezeigten Dialogfeld die Option Firma mit Ansprechpartner und klicken Sie
auf OK. Der Ansprechpartner, den Sie direkt mit der mit der Firmenadresse erfassen, wird automatisch als Hauptansprechpartner eingestuft.
nutzen zu können. Tragen Sie zunächst im obersten Abschnitt die Namensdetails des Ansprechpartners ein und darunter den Firmennamen und die Abteilung.
die Eintragung nicht detailliert genug ist (d. h. keinen Ortsteil angibt). Öffnen Sie über das daraufhin eingeblendete Kontextmenü die Gebietsdatenbank, wählen Sie den Ortsteil und suchen
Sie ggf. die Postleitzahl.
Wenn Sie weitere Kontakte hinzufügen möchten, führen Sie auf dem nachfolgenden Feld Weitere Kontakte einen Rechtsklick aus, wählen den Kontextmenübefehl Neu und geben im
anschließend eingeblendeten Dialogfeld die Kontaktdaten ein.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Anschrift die entsprechenden Elemente und ihre Reihenfolge für den Briefkopf. Tragen Sie das Erstkontaktdatum ein, wählen Sie die zuständigen
Betreuer und die Filiale und vergeben Sie eine Adressnummer.
7. Füllen Sie jetzt das Subregister Kriterien rechts auf dem Adressformular aus. Wählen Sie zuerst
8. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Sprache (falls eingerichtet und notwendig) die Sprache des
Adressinhabers aus. Hierdurch werden die bei der Adresse hinterlegten und neu generierten
Dokumente bei einem Angebotsvorgang automatisch in der richtigen Sprachvariante angehängt.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Adressformular ausgefüllt
haben. Daraufhin wird standardmäßig ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie wählen können, welche Aktion im Anschluss ausgeführt werden soll. Wenn Sie die Adresse zu einem Immobiliengesuch erfasst haben, wählen Sie eine der Folgeaktionen zur Anforderungserfassung.
Andernfalls wählen Sie die Option für die Erstellung der Verbindung zu einem Objekt.
- 244 -
Die Erfassung eines Immobiliengesuchs - in
estateOffice als "Anforderung" bezeichnet - lässt
sich am einfachsten direkt im Anschluss an die
Erfassung einer Interessentenadresse durchführen. Jedesmal, wenn eine Adresse angelegt
Abb. 4-17: Das Dialogfeld Anforderung erfassen/Verbindung herstellen.
und gespeichert wird, zeigt estateOffice standardmäßig ein Dialogfeld an, in dem Sie zwi-
schen verschiedenen Optionen zur anschließenden Anforderungserstellung wählen können. Um ein
Immobiliengesuch unabhängig von der Adresserfassung zu erfassen, verwenden Sie den Befehl Aktionen - Anforderung erfassen in der Navigationsleiste, nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben.
Wenn Sie mit dem Befehl in der Navigationsleiste das Dialogfeld "Anforderung erfassen/Verbindung
herstellen" öffnen, stehen folgende Optionen zur Erfassung eines Immobiliengesuchs zur Auswahl:
Adresstyp
Interessent/Immobiliengesuch
Anforderungs-Aktion
Leeres Formular zur Erfassung einer Anforderung
(Wählen Sie diese Option, um das Immobiliengesuch unabhängig
von einem Objekt, Muster-Anforderungen oder automatischen
erfassten Anforderungen zu erstellen)
Interessent/
Anfrage
Automatische Erfassung der Anforderung vom Objekt
(Wählen Sie diese Option, wenn die Adresse aufgrund einer
Anfrage für ein angebotenes Objekt erfasst wurde oder wenn Sie
Profil-/Vertriebsdaten eines Objekts übernehmen wollen.)
Automatische Erfassung der Anforderung mit weiterem
Sprung zum Angebot
(Wählen Sie diese Option, wenn die Adresse aufgrund einer
Anfrage für ein angebotenes Objekt erfasst wurde oder wenn Sie
Profil-/Vertriebsdaten eines Objekts übernehmen und direkt ein
Angebot erstellen wollen.)
Bei Auswahl der Option Leeres Formular zur Erfassung einer Anforderung entspricht die weitere Vorgehensweise der Beschreibung "Neue Anforderung erfassen". Bei Auswahl einer der beiden Optionen
Automatische Erfassung der Anforderung vom Objekt entspricht die Vorgehensweise der Beschreibung "Neue Anforderung erfassen (mit Übernahme von Profil-/Vertriebsdaten eines Objekts)". In beiden Fällen wird die Anforderungserfassung direkt gestartet, ohne dass Befehle in der
Navigationsleiste gewählt werden müssen, d. h. der erste Schritt der folgenden Anleitungen ist obsolet.
- 245 -
Abb. 4-18: Die Registerkarte zur Erfassung eines Immobiliengesuchs (hier mit Übernahme der Objektdaten).
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben die Erfassung von Immobiliengesuchen.
Neue Anforderung erfassen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen - Anforderung
erfassen, nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben.
2. Tragen Sie im Feld Stichworte eine klassifizierende Beschreibung des Gesuchs ein (z. B. "Reihenhaus zur Miete") und wählen Sie in der Dropdown-Liste Anforderungspofil ein passendes
Profil. Daraufhin wird im rechten Abschnitt das Anforderungsformular angezeigt.
3. Füllen Sie zunächst die administrativen Felder Status, Betreuer und Erfassungsdatum aus bzw.
ändern/ergänzen Sie die vorhandenen Einträge. Beschreiben Sie die vom Kunden gewünschten
Eigenschaften der gesuchten Immobilie dann im rechten Abschnitt
Kriterienzusammenstellung.
4. Tragen Sie in den numerischen Feldern die gewünschten Werte ein.
5. Bei jedem Listenfeld öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld das Kontextmenü und
selektieren im angezeigten Auswahldialog die Feldelemente (Listenfelder erkennen Sie am grünen Punkt rechts unten im Feld, der eingeblendet wird, wenn Sie die Maus darüber platzieren.)
Zur Übernahme mehrerer Elemente halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie die Elemente im Auswahldialog nacheinander anklicken. Legen Sie dann die Verknüpfungsbedingung
für die selektierten Feldelemente fest, indem Sie mit einem Rechtsklick auf die Feldbeschriftung das Kontextmenü öffnen und die entsprechende Option wählen.
6. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Farbbalken vor jedem Kriterien-Feld das Kontextmenü und wählen Sie die Ausschlussbedingung, d. h. ob das Kriterium zutreffen muss,
- 246 -
zutreffen darf oder nicht zutreffen darf. Anschließend wird der Farbbalken grün (muss), gelb
(kann) oder orange (darf nicht) angezeigt und reflektiert damit die gewählte Bedingung.
7. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Anforderungsformular ausgefüllt haben. Wenn Sie anschließend nach Objekten für den Kunden suchen, wird die hier definierte Gesuchbeschreibung zugrunde gelegt, um passende Objekte in der Datenbank zu
finden.
Zum Entfernen von Kriterieneinträgen klicken Sie die Feldbeschriftung an und wählen im Kontextmenü den Befehl Leer. Wenn Sie wieder Einträge zulassen wollen, wählen Sie im Kontextmenü
den Befehl Und.
Neue Anforderung erfassen
(mit Übernahme von Profil-/Vertriebsdaten eines Objekts)
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen - Anforderung
erfassen, nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben.
2. Wählen Sie anschließend aus dem Dropdown-Menü der Schaltfläche Neu (Symbolleiste) den
Befehl Neue vom Objekt. Daraufhin wird das Fenster "Objektauswahl" mit dem Formular zur
Objektsuche angezeigt.
3. Suchen Sie das angefragte Objekt und selektieren Sie es durch Doppelklicken in der Suchergebnisliste, damit die Muster-Anforderung (d. h. die ausgewählten Profil-/Vertriebsdaten)
des Objekts für das Gesuch übernommen werden. Die Profildaten werden auch ohne vorhandene Muster-Anforderung übernommen, sofern Sie dem Anforderungsprofil vorher im
Systemmodul eine Definition für die automatische Anforderungserstellung zugeordnet haben.
4. Tragen Sie im Feld Stichworte eine Beschreibung des Gesuchs ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste Anforderungsprofil das passende Profil zur Vertriebsart. Wenn Sie Profil-/Vertriebsdaten automatisch übernehmen wollen, müssen Sie ein entsprechendes
Anforderungsprofil wählen (siehe vorheriger Schritt). Im rechten Abschnitt des Datenbereichs
wird daraufhin das Anforderungsformular mit den Profil-/Vertriebsdaten des Objekts gefüllt,
die entweder aus der Muster-Anforderung übernommen oder automatisch definiert wurden.
5. Füllen Sie die administrativen Felder Status, Betreuer und Erfassungsdatum aus bzw. ändern
Sie die vorhandenen Einträge. Ergänzen Sie bei ggf. die im rechten Abschnitt Kriterienzusammenstellung vom Objekt übernommenen Profilkriterien.
6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Anforderungsformular ausgefüllt haben. Wenn Sie anschließend ein Angebot erstellen oder ein ähnliches Objekt für den
Interessenten finden wollen, wird die hier definierte Gesuchsbeschreibung bzw. "Anforderung"
für die Datenbanksuche verwendet.
Sie können aus dem Angebots-Wizard heraus automatisch Anschreiben und Exposés in verschiedenen Sprachversionen versenden lassen. Dies wird durch individuell einstellbare Sprachen bei
Adressen, Vorlagen und Dokumenten ermöglicht.
Um dieses Feature nutzen zu können, müssen bei vom Standard (Deutsch) abweichenden Adressen
die entsprechenden Sprachen hinterlegt sein. Hierfür finden Sie das Feld Sprache in den Systemeinstellungen unter Adressen - Feldanordnung Personen - Feste Felder, das Sie zunächst zum
Adressprofil hinzufügen. Darüber hinaus ist es auch erforderlich, dass Sie unter Adressen - Listen eine
- 247 -
Liste sämtlicher zur Verfügung stehender Sprachen anlegen. Schlussendlich müssen Sie im Vorfeld die
betreffenden Vorlagen bzw. Dokumente in den gewünschten Sprachversionen in estateOffice hinterlegen, indem Sie in den Eigenschaften der betreffenden Vorlage die gewünschte Sprachversion hinterlegen.
Wenn Sie einer Adresse die gewünschte Sprache zugeordnet haben und die jeweiligen Vorlagen vorhanden sind, müssen Sie beim Angebotsvorgang noch für die jeweilige Sprache einstellen, welche
Dokumente, Vorlagen und Exposés genutzt werden sollen. Hierzu wählen Sie die gewünschte Zielsprache aus dem Dropdown-Menü und legen für diese Anschreiben, E-Mail-Vorlage, Exposé und ggf.
weitere Dokumente und Dateien fest. Künftig wird für den betreffenden Kunden beim Angebotsvorgang automatisch die zutreffende Sprachversion der Vorlage ausgewählt.
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Die estateOffice-Funktionen zur Angebotserstellung sind in einem vordefinierten Workflow zusammengefasst, sodass Sie alle Bearbeitungsschritte von einer Registerkarte aus steuern können.
Starten Sie zunächst den Adressmanager über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der
Symbolleiste oder über die Kachel auf dem Homescreen. Verwenden Sie die Kurz- und Detailsuchefunktionen oder eine Ablage zur Auswahl der Personen oder Firmen, denen Sie ein oder mehrere Objekte anbieten wollen. Selektieren Sie die Adressen und wählen Sie den Befehl Aktionen Objekte anbieten in der Navigationsleiste. Falls für eine ausgewählte Adresse entweder noch kein
Anforderungsprofil vorhanden ist oder mehrere Anforderungsprofile definiert wurden, erscheint
zunächst ein Fenster zur Auswahl eines Profils. Anschließend wird die Registerkarte "Angebotserstellung" angezeigt.
Abb. 4-19: Die Registerkarte Angebotserstellung mit Formular zur Objektsuche und einem Suchergebnis.
Diese Registerkarte enthält im Datenbereich fünf Subregister für die einzelnen Schritte der Angebotserstellung. Am unteren Bildschirmrand sind mehrere Schaltflächen integriert. Mit der Schaltfläche Angebotsvorgang speichern können Sie den Zwischenstand einer Angebotserstellung jederzeit
sichern, um den Vorgang später fortzusetzen.
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird das Dialogfeld Neue Aufgabe erstellen eingeblendet. Dort
können Sie die Angebots-Weiterbearbeitung als neue Aufgabe speichern und den aktuellen Erstellungsvorgang abbrechen. In diesem Fall öffnen Sie zur späteren Weiterbearbeitung das Modul Planer,
selektieren in der Übersicht die zugehörige Aufgabe und wählen in der Symbolleiste den Befehl Erledigen - Angebot weiterbearbeiten. Dadurch wird automatisch der Adressmanager gestartet und das
Angebot im zuletzt gespeicherten Bearbeitungszustand wiederhergestellt.
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Mit den beiden Schaltflächen Weiter und Zurück navigieren Sie zum nächsten bzw. vorherigen Schritt
der Angebotserstellung.
Vorgang spei-
Öffnet das Dialogfeld "Neue Aufgabe erstellen" zur Erstellung einer Aufgabe für die
chern
Angebots-Fortsetzung und speichert den Angebotsvorgang im aktuellen Bearbeitungsstand.
Vorgang
Löscht den gesamten Angebotsvorgang.
löschen
Zurück
Mit dieser Schaltfläche navigieren Sie rückwärts durch die Schritte der Angebotserstellung.
Weiter
Mit dieser Schaltfläche navigieren Sie vorwärts zum nächsten Schritt der Angebotserstellung und aktivieren das entsprechende Subregister.
Die Angebotserstellung ist in fünf Arbeitsschritte gegliedert:
Suche nach passenden Objekten
Versandarten festlegen
Vorlagen und Dokumente zusammenführen
Dokumente generieren und zusammenstellen
Angebot versenden, speichern und Nachweis erstellen
Zur Ausführung des ersten Schritts ist das Subregister Suche nach Objekten aktiviert. Es stehen verschiedene Methoden (Anforderungssuche, Kurzsuche, Import und Ablage) zur Verfügung, um Interessenten für ein Angebot zu finden. Sie können diese Methoden nacheinander ausführen und aus
den Suchergebnissen eine Auswahl von Objekten zusammenstellen, die angeboten werden sollen.
Durch Klicken auf die Schaltfläche Suchansicht wird die Darstellung dieser Subregisterkarte auf Detailanzeige der Suchergebnisse umgeschaltet.
Nachdem Sie mit dem Befehl Objekte anbieten die Registerkarte zur Angebotserstellung geöffnet
haben, startet die Suche standardmäßig mit der ersten Suchmethode - der Anforderungssuche.
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Abb. 4-20: Suche nach Objekten per Anforderungssuche, hier mit eingeblendeter Kriterienauswahl.
Dazu ist die Optionsschaltfläche Anforderungssuche links oben auf dem Subregister bereits aktiviert.
Wählen Sie in der Anforderungsliste die zu erfüllenden Kriterien. Die Kriterien des Objekts, soweit vorher definiert, sind bereits eingetragen. Ergänzen Sie bei Bedarf Werte in den numerischen Feldern
bzw. wählen Sie Elemente für Felder. (Felder mit Mehrfachauswahl erkennen Sie am Plus-Symbol
rechts unten im Feld, der erscheint, wenn die Maus über das Feld bewegt wird.) Bei allen Mehrfachauswahl-Feldern können Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld einen Auswahldialog zur Selektion von Feldelementen einblenden.
Vor jedem Suchfeld steht ein Kontrollkästchen. Ist es aktiviert, wird das Feld als Kriterium benutzt,
andernfalls nicht. Klicken Sie am unteren Rand des Suchformulars auf das Erweiterungssymbol (Pluszeichen) vor Anforderungsfilter, wenn Sie zusätzliche Suchfilter-Bedingungen festlegen wollen.
Sie haben auch die Möglichkeit, weitere Objektkriterien hinzuzufügen. Diese finden Sie auf der Registerkarte neben dem Suchergebnis im rechten Teil des Datenbereichs. Einzelne Kriterien werden durch
Drag & Drop in das Anforderungsformular eingefügt.
Um die Anforderungssuche auszuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Jetzt werden im rechten Abschnitt des Subregisters drei Listen angezeigt. Die erste Liste enthält die in der estateOfficeDatenbank gefundenen Objekte (Anforderungen), auf welche die Kriterien des Unteressenten (innerhalb festgelegter Toleranzwerte) zutreffen. Wenn Sie dort ein Objekt markieren, werden in der Liste
Anforderungsdetails die zugehörigen Kriterien und Werte angezeigt. Doppelklicken Sie nun in der
Suchergebnis-Liste auf jedes Objekt, das Sie in das Angebot integrieren wollen. Diese werden in die
Liste Auswahl rechts unten übernommen.
Möchten Sie in Ihr Angebot zusätzlich Objekte aufnehmen, für die kein passendes Anforderungsprofil
vorliegt, können Sie die weiteren Methoden für die Suche nach Objekten verwenden:
Kurzsuche
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Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Kurzsuche links oben auf dem Subregister. Verwenden Sie das
eingeblendete Formular wie bei der Standard-Kurzsuche. Übernehmen Sie geeignete Suchergebnisse
wie oben beschrieben in die Auswahlliste zur Angebotserstellung.
Import
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Import links oben auf dem Subregister. Dadurch werden drei
Optionen (Hyperlinks) eingeblendet, mit denen Sie Objekte aus Nachweisen anderer Angebote oder
aus Aufgaben hinzufügen können.
Ablage
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Ablage. Daraufhin wird eine Liste aller Ablagen des aktuellen
Benutzers angezeigt. (Sie können im Dropdown-Menü einen anderen Benutzer wählen.) Doppelklicken Sie auf den Namen einer Ablage, um die enthaltenen Objekte in Ihr Angebot zu übernehmen.
Suchergebnisse in die Ausschlussliste aufnehmen
Diese Liste der Suchergebnisse lässt sich über das Kontextmenü und Klick auf Liste definieren um weitere Spalten ergänzen. Setzen Sie die Haken bei Ausschlussgrund und Ausschlusskommentar, um die
entsprechenden Spalten künftig direkt in der Ergebnisübersicht anzeigen zu lassen.
Das Kontextmenü bietet darüber hinaus noch weitere Möglichkeiten zur Einbindung
von Ausschlussgründen: Sie können beispielsweise die Ausschlussliste direkt anzeiAbb. 4-21: Anlegen
von Ausschluss-Einträgen
gen lassen oder ein Objekt In die Ausschlussliste eintragen. Wenn Sie die zweite
Option wählen, öffnet sich ein neues Fenster Ausschlusslisteneinträge anlegen. Hier
wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Ausschlussgrund und tragen optional
noch einen Kommentar mit weiteren Hintergrundinformationen ein.
Darüber hinaus lassen sich Objekte, die Sie in die
Ausschlussliste aufgenommen haben, über den
entsprechenden Button nachträglich wieder von
dieser entfernen. Auch die Änderung des Ausschlussgrundes für mehrere markierte Objekte ist
möglich. Hierzu markieren Sie die gewünschten
Objekte, klicken auf Markiertes Objekt bearbeiten
und wählen den gewünschten Grund aus. Beachten Sie hierbei aber, dass dieses Menüfenster
zusätzlich über Checkboxen verfügt, die standardmäßig nicht gefüllt sind. Erst wenn Sie den
Abb. 4-22: Bearbeiten von Objektausschluss-Gründen
Haken beim Ausschlussgrund setzen werden Ihre
Änderungen übernommen.
Neben dem Aufruf aus dem Angebotswizard heraus können Sie die Ausschlussliste auch über die
Anforderungen im Programmteil Adressen öffnen. Sie finden die zugehörige Option in der Menüleiste
unter Extras - Ausschlussliste.
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Einträge aus der Ergebnisliste entfernen
Zum Entfernen eines Eintrags aus der Liste der gewählten Objekte öffnen Sie mit einem Rechtsklick
auf den jeweiligen Objektnamen das Kontextmenü und wählen den Befehl Entfernen. Nachdem Sie
die Objekte für Ihr Immobilienangebot zusammengestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und setzen die Angebotserstellung mit der Festlegung der Versandart fort.
Zur Ausführung dieses Schritts wird das Subregister Versandart aktiviert.
Abb. 4-23: Angebotserstellung, Schritt 2 - Versandarten festlegen.
Im linken Abschnitt stehen drei Optionsschaltflächen für Standard-Versandarten zur Auswahl: Brief,
Fax und E-Mail. Außerdem sind Kontrollkästchen und Links für folgende Optionen verfügbar:
Weiteren
Durch Aktivierung dieses Kontrollkästchens wird im unteren Abschnitt das Subre-
Empfängern
gister Weitere Empfänger eingeblendet. Klicken Sie auf Adressen suchen, damit das
anbieten
Fenster "Adressauswahl" mit dem Formular zur Adresssuche angezeigt wird. Hier
können Sie weitere Interessenten suchen, um ihnen die gewählten Objekte anzubieten.
Darüber hinaus können Sie bei einer hier hinterlegten Adresse das Kontextmenü öffnen und einen "Weiteren Ansprechpartner der Firma hinzufügen".
Experten-
Klicken Sie auf diesen Link, wenn Sie das Angebot auf mehrere Arten versenden wol-
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Optionen
len. Im Subregister Versandart können Sie anschließend individuelle EInstellungen
für jeden Adressaten festlegen.
Individuelle
Durch Aktivierung dieses Kontrollkästchens wird im unteren Abschnitt das Subre-
Versandart
gister Versandauswahl eingeblendet. Hier kann die Versandart für jeden einzelnen
Adressaten eingestellt werden. Die Auswahlmöglichkeiten sind auch von den Experten-Optionen und den verfügbaren Adressdetails abhängig.
Konfigurieren Sie die Versandarten für jeden Adressaten und klicken Sie auf Weiter.
Zur Ausführung dieses Schritts wird das Subregister Vorlagen aktiviert. Hier legen Sie fest, welche
Dokumente Ihrem Angebot beigefügt werden sollen, und wählen die zu verwendenden Text- und Layoutvorlagen.
Abb. 4-24: Angebotserstellung, Schritt 3 - Dokumente und Vorlagen zusammenführen.
Im oberen Abschnitt des Subregisters sind folgenden Elemente und Optionen verfügbar:
Element/Option
Beschreibung
Anschreiben mit
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot aus einem Anschreiben plus
Exposé
Exposé bestehen soll.
Nur Anschreiben
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot nur aus einem Anschreiben
bestehen soll.
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Element/Option
Beschreibung
Nur Exposés
Wählen Sie diese Option, wenn das Angebot nur aus einem Exposé bestehen soll.
Anschreiben mit
Wählen Sie diese Option, wenn dem Angebot ein in der immowelt FileCloud
FileCloud-Exposés
abgelegtes Exposé hinzugefügt werden soll.
Zielsprache
Wählen Sie über dieses Dropdown-Menü gegebenenfalls eine andere Sprache als die Standardsprache (Deutsch) aus. Beachten Sie dazu die erforderlichen Voraussetzungen.
Anschreiben
Wählen Sie in dieser Dropdown-Liste eine Textvorlage für das Anschreiben.
Im Systemmodul können Sie eigene Vorlagen hinzufügen, die Sie vorher im
Modul "Vorlagen" erstellt haben. Wenn Sie auf die Schaltfläche hinter der
Dropdown-Liste klicken, wird eine Kopie der Originalvorlage geöffnet und
E-Mail-Vorlage
In dieser Dropdown-Liste können Sie eine Vorlage für das E-Mail-Anschreiben wählen. Im Systemmodul können Sie eigene Vorlagen hinzufügen, die
Sie vorher im Modul "Vorlagen" erstellt haben. Wenn Sie auf die Schaltfläche
hinter der Dropdown-Liste klicken, wird eine Kopie der Vorlage geöffnet
und kann für dieses Angebot angepasst werden.
Dokumentoptionen
Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird das Dialogfeld "Optionen zur Dokumenterstellung" eingeblendet, in dem Sie weitere Einstellungen zum Generieren der Angebotsdokumente festlegen und als Standardeinstellung für
alle Angebote speichern können.
Aktivitätsbetreuer
Bei der Angebots- und Korrespondenzerstellung können vor der Generierung des Dokuments mehrere Aktivitätsbetreuer festgelegt werden. Hierdurch wird es ermöglicht, dass bei der Aktivität andere Betreuer als beim
Angebot eingetragen und die entsprechenden Seriendruckfelder genutzt
werden können.
Gesicherte Exposés
Aktivieren Sie diese Option um die die Funktion „Gesichertes Exposé“ für
Ihre Angebote zu verwenden. Je nach gesetzter Funktion in den zugehörigen Systemeinstellungen werden dem Kunden auf der generierten Seite
zur Akzeptierung der Widerrufsbelehrung folgende Elemente angezeigt:
• Checkboxen zum Akzeptieren der Widerrufsbelehrung
• Informationen zum Geldwäschegesetz
• Radiobuttons zum Geldwäschegesetz und Eingabemöglichkeit für die
Personalausweisnummer
• Allgemeine Geschäftsbedingungen
• Checkbox zum Akzeptieren der AGB
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Element/Option
Beschreibung
Bestätigungs-E-Mail
Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse des Betreuers ein, der informiert werden
an:
soll, wenn der Interessent die Widerrufsbelehrung akzeptiert hat. Dieses Eingabefeld erscheint nur dann, wenn zuvor die Option E-Mail-Bestätigung an
Betreuer erlauben in den Systemeinstellungen aktiviert wurde.
Druckereinstellungen Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird das Dialogfeld "Drucker-Einstellungen" eingeblendet, in dem Sie das Ausgabeformat für Angebotsdokumente festlegen. Es enthält auch Optionen zur Auswahl des
Druckerschachts und zum Wechseln des Windows-Standard-Druckers.
Berücksichtigen Sie, dass von einem Wechsel des Standard-Druckers auch
andere Windows-Anwendungen betroffen sind.
Überprüfen Sie die Listen Exposés und Dokumente und Dateien im unteren Abschnitt des Subregisters, nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben.
In dieser Liste sind alle Angebots-Objekte mit den zugehörigen Dokumenten aufgeführt. Falls für ein
Objekt keine Dokumente vorhanden sind, enthält die Liste nur den Objektnamen sowie die Adresse
und es kann nur ein Anschreiben für das Objekt generiert werden.
Sie können die in den globalen Ordnern hinterlegten Dateien auch für Ihre Angebote nutzen. Wählen Sie
hierzu unter Dokumente und Dateien die gewünschten Dateien einfach per anhaken aus. In diesem
Bereich finden Sie alle im System hinterlegten globalen Ordner und die darin befindlichen Dokumente. Falls Sie in den Voreinstellungen bereits Standard-Anhänge festgelegt haben, sind diese nun
automatisch mit einem Haken versehen.
Verwendung von FileCloud-Exposés
Durch die Einbindung der online gespeicherten FileCloud-Exposés wird der Angebotsvorgang deutlich
beschleunigt. Sie wählen hierzu die Option "Anschreiben mit FileCloud-Exposés"und anschließend das
gewünschte Dokument in der Liste im unteren Teil des Datenbereichs. Hier werden grundsätzlich nur
die aktuellsten Versionen der vorliegenden Exposés dargestellt, sollte ein Dokument in mehreren Varianten vorliegen.
Wenn Sie FileCloud-Exposés ohne Widerrufsbelehrungen versenden wollen, ist dies natürlich ebenfalls möglich. Wählen Sie zu diesem Zweck bei der Erstellung der Vorlagen das Feld den jeweils passenden Exposé-Link aus. Ergänzen Sie beispielsweise Ihre Angebotsvorlage um folgende Filter:
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Der Einsatz dieses Code-Snippets erzeugt nebenstehende Ausgabe (Schriftformatierungen nicht
berücksichtigt). Beachten Sie, dass das o.g. Codebeispiel nur verwendet werden kann, wenn Sie
genau ein Exposé pro Objekt verschicken möchten. Für mehrere Exposés pro Objekt muss eine
entsprechende Vorlage mit weiteren angepassten
Seriendruckfeldern pro Exposé-Art erstellt werden.
Abb. 4-25: Beispiel für einen Link zum FileCloud-Exposé
Kartenmaterial
Um Ihren Kunden weitere Informationen zu Ihren Angeboten zukommen zu lassen, binden Sie Kartenmaterial in Ihre Korrespondenz ein. Hierfür stehen Ihnen die Karten verschiedener Anbieter zur
Einbindung in Ihre Angebote zur Verfügung.
Kartenmaterial erzeugen
Auf den Karten, die Sie über diesen Link erzeugen wird die Lage des Objekts dargestellt. Über den
Schieberegler oben links lässt sich der Kartenausschnitt vergrößern und verkleinern. In der rechten
oberen Ecke steht Ihnen ein Dropdown-Menü zur Verfügung über das Sie den Typ der eingeblendeten Karte bestimmen.
Abb. 4-26: Darstellung mit OpenStreetMap und Auswahl der Marker-Symbole.
Darüber hinaus lassen sich mit den Schaltflächen am unteren Rand des Bildschirms die Markersymbole ändern, eine Legende ein- und ausblenden und das Kartenbild in die Zwischenablage übernehmen. Mittels Übernehmen fügen Sie die Karte in Ihre Korrespondenz ein.
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Google Maps Link erzeugen
Neben dem Kartenmaterial anderer Anbieter stehen Ihnen auch Google Maps-Karten zur Einbindung in Ihre Angebote zur Verfügung. Auf
diesen wird nicht nur die Lage des Objekts dargestellt, sondern Sie können in einer Infobox
auch weiterführende Informationen wie beispielsweise den Kaufpreis oder einen Link auf das
zugehörige Exposé anzeigen lassen.
Nach einem Klick auf die Verknüpfung Google
Maps Link erzeugen können Sie das Erschei-
Abb. 4-27: Weiterführende Informationen in Google Maps.
nungsbild der zu generierenden Karte und die zusätzlich einzublendenden Informationen auswählen.
Ein Klick auf Übernehmen speichert die Vorgaben.
Den Link zu dieser Vorlage können Sie als Seriendruckfeld in Ihrer Vorlage hinterlegen. Fügen Sie an
geeigneter Stelle den zugehörigen Code {Feld:GoogleMapsKmlLink} ein und fahren Sie mit der Angebotserstellung wie gewohnt fort. Ihre Kunden erhalten nun die reguläre Angebotsmail, ergänzt um
den Hyperlink zu Google Maps. Bei Klick auf diesen Link öffnet sich ein Browserfenster mit der entsprechenden Kartendarstellung. Auf dieser werden die von Ihnen ausgewählten, weiterführenden
Informationen eingeblendet.
Bei Nutzung der Widerrufsbelehrung sollte der so erzeugte Link nicht verwendet werden, um nicht
bereits im Vorfeld die zum Objekt gehörenden Informationen für den Interessenten sichtbar zu
machen. Stattdessen wird der Link zusammen mit dem Exposé-Passwort auf der entsprechenden
Internetseite angezeigt, nachdem der Interessent die Widerrufsbelehrung bestätigt hat.
Um das gesicherte Exposé zu verwenden, aktivieren Sie die Checkbox neben den Druckeinstellungen
und hinterlegen Sie eine Mailadresse, an die Bestätigungsnachricht erfolgen soll.
Wenn Dokumente vorhanden sind und Sie eine der Optionsschaltflächen Anschreiben mit
Exposé oder Nur Exposés aktiviert haben, wird vor dem Objektnamen ein Erweiterungssymbol (Pluszeichen) angezeigt. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die Liste der Dokumente einzublenden.
Bei E-Mail-Versand ist auch eine Option zum Anfügen von Datei-Anhängen verfügbar. Auf der ObjektDetailebene wird die aktuelle Druckoption und die Exposé-Art angegeben. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Drucken, wenn das Exposé-Dokument gedruckt werden soll.
Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Angebotsdokumente zusammengestellt und die Druckeinstellungen festgelegt haben.
Nachdem Sie zum Abschluss des vorherigen Schritts auf Weiter geklickt haben, wird das Subregister
Dokumente aktiviert und die Erzeugung der Angebotsdokumente startet automatisch. Dabei zeigt
ein Statusbalken den Fortschritt der Dokumenterstellung an.
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Abb. 4-28: Angebotserstellung, Schritt 4 - Dokumente generieren.
Je nach Anzahl der Adressaten, Objekte und Dokumente Ihres Angebots kann dieser Vorgang einige
Sekunden dauern. Anschließend wird eine tabellarische Übersicht aller Angebots-Empfänger und der
zugehörigen Dokumente angezeigt.
Zum Einstellen der Felder-/Spaltenanzeige der Übersichtsliste öffnen Sie mit einem Rechtsklick das
Kontextmenü und wählen den Befehl Liste definieren. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können
Sie die Felderauswahl individuell zusammenstellen und als Profilstandard für zukünftige Angebote
speichern. Dieses Dialogfeld enthält auch Optionen zum Einfärben und Filtern von Zeilen und zum
Wiederherstellen der Standard-Listenansicht.
Wenn Sie auf einer Objektzeile doppelklicken, wird das zugehörige Dokument in dem Programm zur
Bearbeitung geöffnet, mit dem es erstellt wurde. An diesem Punkt haben Sie noch Gelegenheit, jedes
Dokument zu bearbeiten und als neue Version zu speichern, bevor das Angebot ausgesendet wird.
Diese und weitere Aktionen können Sie auch mit dem Kontextmenü aufrufen, das folgende Befehle
enthält:
Befehl
Beschreibung
Öffnen
Wenn Sie diesen Befehl wählen, wird das aktuell in der Liste selektierte Dokument in
dem Programm zur Bearbeitung geöffnet, mit dem es erstellt wurde.
Alle ver-
Wählen Sie diesen Befehl, um Exposés und Anschreiben neu zu generieren, die nicht
alteten neu
mehr aktuell sind. Der Befehl ist nur auswählbar, wenn veraltete Dokumente vor-
erstellen
liegen.
Neu erstel-
Wählen Sie diese Option, um ein in der Liste selektiertes Dokument neu zu gene-
len
rieren.
- 259 -
Befehl
Beschreibung
Liste defi-
Dieser Befehl öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste, grup-
nieren...
pierte Darstellung und weitere Optionen für die Objektdokument-Liste festlegen können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Suchergebnisse ein bzw. aus. Bei gruppierter
Darstellung können Sie die Spaltenköpfe zum Umsortieren der Liste verwenden.
Mit dem Kontrollkästchen rechts unten auf der Registerkarte können Sie außerdem festlegen, ob die
Angebotsdokumente vor dem Druck bzw. Versand auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Ihre
Einstellung bleibt für zukünftige Angebotsvorgänge gültig, bis sie an dieser Stelle geändert wird.
Klicken Sie auf Drucken/Versenden, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen und geprüft haben,
ob alle benötigten Dokumente erstellt wurden.
Wenn Sie für einige Interessenten und Dokumente E-Mail- oder Fax-Versand gewählt haben, werden
die Dokumente (bei entsprechender Konfiguration) jetzt automatisch an Ihre Office-Anwendungen
übergeben und ausgesendet. Bei E-Mail-Versand wird je nach gewählter Option zum direkten Versand
entweder das E-Mail-Fenster angezeigt oder die E-Mail direkt verschickt. Dateianhänge werden dabei
automatisch an die E-Mail angehängt. Alle Fax-Aussendungen werden an Tobit übergeben und automatisch versendet.
E-Mails werden im lokalen Outlook-Ordner "Gesendete Objekte" abgelegt und, über eine Aktivität verknüpft, als Kopie in estateOffice gespeichert. MS-Word-Dokumente werden unter dem vorgegebenen
Namen bei der automatisch erzeugten Aktivität gespeichert. (Ändern Sie den Dateinnamen deshalb
nicht ab.) FAX-Dokumente werden im MS-Word-Format gespeichert und im FAX-Center unter "Gesendete Objekte" abgelegt.
Alle Anschreiben in Briefform und sämtliche Exposés sind jetzt in Ihrem Ordner "Eigene Dateien" versandfertig abgelegt. (Dies gilt nur für die Standardeinstellung, sofern Sie nicht im Systemmodul einen
anderen Ordner für die Speicherung Ihrer Dokumente konfiguriert haben.)
Nach Ausführen des Befehls Drucken/Versenden wird automatisch das Subregister Nachweis geöffnet.
- 260 -
Abb. 4-29: Angebotserstellung, Schritt 5 - Nachweiserstellung und Formular für Wiedervorlage-Aufgabe.
In den Feldern dieser Modulansicht sind bereits folgende Angaben für den Nachweis eingetragen:
•
•
•
•
Angebotsart
Betreuer
Datum und Uhrzeit
Der Standardtext "Angebot erstellt"
Angebotsart
Geben Sie in dieser Dropdown-Liste an, welche Art von Angebot erstellt wurde.
Folgende Optionen sind möglich: E-Mail, Persönlich, Schriftlich, Telefax und Telefon.
Aktion
Betreuer
Datum/Uhrzeit
Hier ist der aktuelle Betreuer eingetragen, der nach Rechtsklicken auf dem Auswahlfeld im Dialogfeld "Rechte bearbeiten" geändert werden kann.
Kosten
Quelle
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Text
Sie können den vorgegebenen Standardtext mit eigenen Anmerkungen ergänzen.
Wiedervorlage
erstellen
Letzten Kontakt
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das Feld Letzter Kontakt bei allen Adres-
bei Adresse aktua- saten des Angebots auf das aktuelle Datum gesetzt.
lisieren
Beschreibung dieser Formulare und der verfügbaren Optionen finden Sie in diesem Kapitel unter "Termin vereinbaren" und "Aufgabe erstellen" sowie im Kapitel "Arbeiten mit dem Planer" unter "Verwendung von Terminoptionen".
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Mit den Funktionen auf dieser Registerkarte aktualisieren Sie den Status von Immobilienangeboten.
Sie können weitere Termine, Aufgaben und Aktivitäten erfassen, neu hinzugekommene Kontakte und
Dokumente zuordnen oder einfach die Status-Einstufung ändern.
Öffnen Sie im Adressmanager die Adresse, deren zugehörige Angebote Sie aktualisieren möchten.
Wählen Sie dann in der Navigationsleiste den Befehl Aktionen - Angebote nachbearbeiten, um die
Registerkarte "Angebotsnachbearbeitung" anzuzeigen. Der Befehl ist nur verfügbar, wenn eine Personen- oder Ansprechpartner-Adresse gewählt wird.
Abb. 4-30: Die Registerkarte Angebotsnachbearbeitung im Adressmanager.
Der Datenbereich enthält im oberen Abschnitt eine tabellarische Liste der Angebotsaktivitäten zur
gewählten Adresse. Falls noch keine entsprechende Aktivität vorliegt, ist die Liste leer und es sind
keine weiteren Optionen verfügbar.
Wenn Sie einen Angebotsvorgang selektieren und in der Dropdown-Liste Neuer Status den Status
ändern, werden die vier Abschnitte Zuordnungen, Aktivität, Dokumente und Termin eingeblendet. Es
kann eine Anmerkung eingetragen werden, die in den Aktivitätstext übernommen wird. Der neue Status und die Anmerkung werden beim Angebot hinterlegt. Sie können auch mehrere Angebote selektieren und bearbeiten. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol (Pluszeichen) vor den Abschnitten, um
die enthaltenen Optionen anzuzeigen.
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Abschnitt Zuordnungen
In diesem Abschnitt werden die Adressen und Objekte des gewählten Angebots aufgelistet. Durch
Anklicken des Hyperlinks Adressen oder Objekte können Sie das Fenster zur Adress- bzw. Objektsuche öffnen und weitere Adressen/Objekte hinzufügen.
Abschnitt Aktivität
In diesem Abschnitt wird das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität angezeigt. Nachdem Sie in
der Dropdown-Liste Aktion eine Aktivität gewählt haben, können Sie Betreuer zuordnen, die Kosten
eintragen, eine Beschreibung hinzufügen und diese Daten als Aktivitätsnachweis speichern. Weitere
Details finden Sie in der Beschreibung der Funktion Aktivität anlegen.
Abschnitt Dokumente
Hier wird das Formular zum Erstellen neuer Korrespondenz angezeigt. Sie können entweder mittels
Drag & Drop vorhandene Dokumente zur aktuell gewählten Aktivität hinzufügen oder mit den Links
Word-Dokument, E-Mail und Datei(en) neue Dokumente erstellen. Weitere Details finden Sie in der
Beschreibung der Funktion Korrespondenz erstellen.
Abschnitt Termin
In diesem Abschnitt wird das Formular zum Erstellen eines neuen Termins bzw. einer neuen Aufgabe
angezeigt, je nachdem, welche Optionsschaltfläche Sie aktivieren. Wenn Sie die Optionsschaltfläche
Termin aktivieren, enthält dieser Abschnitt die drei Bereiche Terminplanung (Anzeige des Terminkalenders), Infos (Termindetails) und Status (Besprechungsanfrage-Status). Durch Aktivierung der
Option Aufgabe wird ein Bereich mit den Feldern/Optionen für Aufgabendetails angezeigt. Weitere
Details finden Sie in den Beschreibungen der Funktionen Termin vereinbaren und Aufgabe erstellen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Angebotsstatus aktualisiert haben.
Hinweis: Abhängig von der Bildschirmauflösung Ihres Monitors sind eventuell nicht alle Bereiche
gleichzeitig sichtbar. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um alle Inhalte einzusehen.
Mit dieser Aktion legen Sie einen neuen Ansprechpartner zu einer Firmenadresse an. Wählen Sie in der
Navigationsleiste Aktionen - Ansprechpartner anlegen, nachdem Sie eine Firmendresse ausgewählt
oder geöffnet haben. Daraufhin wird die Registerkarte "Adresse" angezeigt.
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Abb. 4-31: Die Registerkarte zum Hinzufügen eines Ansprechpartners zu einer Firmenadresse.
Auf dieser Registerkarte wird das Adressdaten-Formular der gewählten Firmenadresse angezeigt. Der
Firmenname ist bereits eingetragen und abhängig von den Voreinstellungen, die Sie im Systemmodul
vorgenommen haben, sind folgende Felder bereits belegt:
• Ortsdaten: Straße, Ort, Gebiet
• Kontaktdaten: Telefon, Fax, E-Mail, Internet
Tragen Sie im Personendaten-Abschnitt den Namen und die Anrede des Ansprechpartners ein und füllen Sie die weiteren Formularfelder entsprechend der allgemeinen Beschreibung zur Adresserfassung
und der schrittweisen Anleitung zur Erfassung von Firmenadressen aus.
Hinweis: Sie können an allen Stellen mit Personenverknüpfung - also beispielsweise bei Schritt 2
der Angebotserstellung - schnell und komfortabel weitere Ansprechpartner der selben Firma hinzufügen. Öffnen Sie an der entsprechenden Stelle einfach ein Kontextmenü und wählen Sie die
Option Weiteren Ansprechpartner der Firma hinzufügen.
Mit dieser Aktion erstellen Sie neue Dokumente zu einer Adresse. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen - Korrespondenz erstellen, nachdem Sie eine Adresse selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin wird die Registerkarte "Korrespondenz" angezeigt.
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Abb. 4-32: Die Registerkarte Korrespondenz vor und nach dem Hinzufügen eines Dokuments.
Der Datenbereich enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Dokumente, Aktivität und Termin. Die
Anzeige des Abschnitts Dokumente ist bereits erweitert und Sie können entweder mittels Drag &
Drop vorhandene Dokumente hinzufügen oder mit den Links Word-Dokument, E-Mail und Datei
(en) neue Dokumente erstellen bzw. zuordnen. Sobald Sie ein Dokument zugeordnet haben, können
Sie durch Rechtsklicken auf den Dokumentnamen das Kontextmenü öffnen und mit den enthaltenen
Befehlen das Dokument zur Bearbeitung öffnen sowie die Zuordnung ändern oder löschen.
Wenn Sie ein Dokument oder eine Datei neu zugeordnet haben, lässt sich über das Dropdown-Menü
der Symbolleisten-Schaltfläche Folge auch eine Folgeaktivität, eine Folgeaufgabe oder ein Folgetermin
generieren. Bei jeder neuen Korrespondenz-Aktion können Sie alle Informationen durch Anklicken
der Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail in einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren. Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der Adressbetreuer eingetragen.
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Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie neue Dokumente zu einer Adresse hinzufügen.
Neue Textdokument-Korrespondenz zu einer Adresse erstellen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte "Korrespondenz" anzuzeigen.
2. Wenn dem Dokument auch ein Adresse zugeordnet werden soll, wählen Sie im Abschnitt
Zuordnungen einen oder mehrere Adressen für das neue Dokument. (Falls noch keine Adressen zugeordnet sind, klicken Sie auf Adressen, um mit der Kurzsuche-Funktion die gewünschten Adressen zu finden.)
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link Word-Dokument. Daraufhin wird das Dialogfeld "Neues Word-Dokument" eingeblendet.
4. Geben Sie im Feld Titel einen Namen für das neue Dokument ein, wählen Sie in der DropdownListe Kategorie die gewünschte Dokumentkategorie und in der Dropdown-Liste Vorlage eine
Dokumentvorlage. Wenn Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste Vorlagen klicken, wird die ausgewählte Vorlage zur Bearbeitung in MS Word geöffnet.
5. Wählen Sie unter Ein Dokument... eine der Optionsschaltflächen für den/die Adressaten und
klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. Je nach gewählter Adressat-Option werden
ein oder mehrere neue Dokumente generiert und in MS Word zur Bearbeitung geöffnet.
6. Bearbeiten Sie das/die geöffnete(n) Word-Dokument(e). Da Adresse(n), Absender, Anrede und
Grußformel bereits eingetragen sind, können Sie direkt Ihren Text schreiben. Anschließend
speichern Sie das/die Dokument(e) innerhalb von MS Word. Die Dokumentablage erfolgt im
Standard-Dokumentenverzeichnis bzw. unter dem Pfad, den Sie im Systemmodul für estateOffice-Dokumente konfiguriert haben.
7. Verwenden Sie die Druckbefehle von MS Word, um ein oder mehrere geöffnete Dokumente zu
drucken. Abhängig vom gewählten Ausgabeformat werden weitere Fenster angezeigt. Die
Druckausgabe erfolgt auf dem voreingestellten Drucker.
8. Nachdem Sie MS Word beendet haben und die Registerkarte "Korrespondenz" wieder im Vordergrund angezeigt wird, enthält die Dokumente-Übersicht den Namen des neuen Dokuments. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre neue Korrespondenz gesichert
wird.
Neue E-Mail-Korrespondenz erstellen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte "Korrespondenz" anzuzeigen.
2. Wählen Sie im Abschnitt Zuordnungen einen oder mehrere Objekte für das neue Dokument.
Klicken Sie auf Objekte, um mit der Kurzsuche-Funktion neue Objekte hinzuzufügen.
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link E-Mail. Daraufhin wird das Dialogfeld "Neue
E-Mail" eingeblendet. Der E-Mail-Adressat ist hier bereits eingetragen.
4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Vorlage eine E-Mail-Vorlage. Bei Auswahl einer Vorlage im
HTML-Format muss Outlook bereits geöffnet sein, sonst wird der Vorgang abgebrochen. In der
Dropdown-Liste Kategorie ist bereits ein passender Eintrag vorgegeben, den Sie bei Bedarf
ändern können. Wenn Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste Vorlagen klicken, wird die ausgewählte Vorlage zur Bearbeitung geöffnet.
5. Fall Sie Dateien an die E-Mail anhängen möchten, klicken Sie auf das Erweiterungssymbol vor
dem Abschnitt Dokumente an die E-Mail anhängen. Markieren Sie in der eingeblendeten Liste
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ein oder mehrere Dokumente, die Sie bereits als Korrespondenz zum gewählten Objekt erstellt
haben, oder setzen Sie einen Haken bei den gewünschten Dokumenten aus einem globalen Ordner.
6. Klicken Sie auf OK, um die E-Mail mit dem aktuellen Inhalt der Seriendruckfelder zur Kontrolle
zu öffnen oder auf Direkt versenden, wenn die E-Mail sofort versendet werden soll. Vor dem
Versand muss MS Outlook geöffnet sein, sonst erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis
und der Vorgang kann nicht fortgesetzt werden.
7. Nachdem die E-Mail gespeichert oder versendet wurde und die Registerkarte "Korrespondenz"
wieder im Vordergrund angezeigt wird, enthält die Dokumente-Übersicht den Namen der
neuen E-Mail. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Korrespondenz zu sichern.
Datei als neue Korrespondenz zuordnen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen Korrespondenz erstellen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link Datei(en). Daraufhin wird der DateiauswahlDialog angezeigt. Suchen Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf Öffnen. Nun wird das
Dialogfeld "Neue Datei zuordnen" eingeblendet und das Feld Titel enthält den Namen der ausgewählten Datei.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kategorie eine passende Dokumentkategorie, vergeben Sie
einen Dateinamen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen In das Dokumentenverzeichnis
kopieren, damit andere Benutzer auch auf die Datei zugreifen können. Schließen Sie den Vorgang durch Klicken auf OK ab. Danach wird die Registerkarte "Korrespondenz" wieder im Vordergrund angezeigt und die Dokumenteliste enthält den Namen der neuen Datei.
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und schließen, damit Ihre Korrespondenz zugeordnet wird.
Mit dieser Aktion erstellen Sie neue Termine zu einer Adresse. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen - Termin vereinbaren, nachdem Sie eine Adresse selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin
wird die Registerkarte "Terminvereinbarung" angezeigt.
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Abb. 4-33: Die Registerkarte Terminvereinbarung im Adressmanager.
Der Datenbereich besteht aus den vier Abschnitten Zuordnungen, Termin, Dokumente und Aktivität.
Die Anzeige des Abschnitts Termin ist bereits erweitert und enthält die drei Subregister Infos, Terminplanung.und Status. Außerdem ist die Optionsschaltfläche Termin schon aktiviert, sodass Sie
direkt die Details für den neuen Termin eingeben können. Beim Anlegen eines neuen Termins lassen
sich alle Informationen durch Anklicken der Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in
einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren. Es wird eine neue Nachricht in MSOutlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der Adressbetreuer eingetragen.
Detaillierte Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie im Kapitel "Arbeiten mit dem Planer" unter Verwendung von Terminoptionen.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie einen neuen Termin zur gewählten Adresse hinzufügen.
Neuen Termin erfassen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen >
Termin vereinbaren.
des Termins ein und aktivieren Sie die gewünschten Optionen für Erinnerungsfunktion, Dringlichkeit und Serientermin.
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6. Wählen Sie optional Ressourcen, z. B. einen Besprechungsraum. Führen Sie dazu einen
Rechtsklick auf dem Feld Ressourcen aus und treffen Sie im eingeblendeten Dialogfeld "Auswahl Ressourcen" eine Auswahl. (Die Liste der hier verfügbaren Ressourcen können Sie im
Systemmodul erweitern.)
7. Klicken Sie im linken Abschnitt auf den Subregister-Reiter Terminplanung, um den Kalender
anzuzeigen und die Eintragung des neuen Termins zu überprüfen.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen, damit der neue Termin übernommen und die Registerkarte geschlossen wird.
Mit dieser Funktion legen Sie eine Aktivität zu einer Adresse an. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen - Aktivität anlegen, nachdem Sie eine Adresse selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin
wird die Registerkarte "Aktivität" angezeigt.
Abb. 4-34: Die Registerkarten-Ansicht für die Erstellung einer neuen Aktivität zu einer Adresse.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Aktivität, Dokumente und Termin/Aufgabe. Die Anzeige des Abschnitts Aktivität ist bereits erweitert, sodass Sie
direkt mit der Eingabe der Aktivitätsdetails beginnen können. Beim Anlegen einer neuen Aktivität lassen sich alle Informationen durch Anklicken der Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail direkt
in einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren. Es wird eine neue Nachricht in
MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der Adressbetreuer eingetragen. Nach dem
Speichern und Schließen der Aktivität wird die Aktivitätenübersicht geöffnet und Sie können mit der
Symbolleisten-Schaltfläche Folge erstellen zusätzlich eine Folgeaktivität anlegen.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreiben, wie Sie eine neue Aktivität für die ausgewählte
Adresse anlegen.
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Neue Aktivität anlegen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen Aktivität anlegen.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Aktion eine Aktivität aus. Falls Sie im Systemmodul benutzerdefinierte Zusatzfelder für Aktivitäten angelegt haben, wird evtl. ein neues Subregister
Zusatz auf dem Formular eingefügt. Die hier angebotenen Optionen sind von Ihrer individuellen Konfiguration abhängig, die Sie im Systemmodul vorgenommen haben.
4. Als Verantwortlicher für die neue Aktivität ist standardmäßig der aktuelle Benutzer vorgegeben. Soll diese Zuordnung geändert werden, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem
Feld Betreuer das Dialogfeld "Rechte bearbeiten". Hier können Sie einen anderen Betreuer
bzw. eine andere Filiale und/oder Gruppe auswählen.
5. Legen Sie in den darauf folgenden Feldern das Datum und die Uhrzeit für die Ausführung der
Aktivität fest.
6. Geben Sie, falls erforderlich, im Feld Kosten den Kostenfaktor für die Aktivität ein und wählen
Sie in der Dropdown-Liste Quelle ggf. das Marketing-Medium.
7. Aktivieren Sie bei Bedarf die Optionen zur Nachweiserstellung und zur Aktualisierung des letzten Kontaktdatums. Im Textfeld auf dem rechten Formularabschnitt können Sie zusätzlich
eine individuelle Beschreibung der Aktivität eintragen.
Mit dieser Aktion erstellen Sie eine neue Aufgabe zu einer Adresse. Wählen Sie in der Navigationsleiste
Aktionen - Aufgabe erstellen, nachdem Sie eine Adresse selektiert oder geöffnet haben. Daraufhin
wird die Registerkarte "Aufgabe" angezeigt.
Abb. 4-35: Die Registerkarten-Ansicht für die Erstellung einer neuen Aufgabe.
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Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält die vier Abschnitte Zuordnungen, Termin/Aufgabe,
Dokumente und Aktivität. Die Anzeige des Abschnitts Termin/Aufgabe ist erweitert und die Optionsschaltfläche Aufgabe bereits aktiviert, sodass Sie direkt mit der Eingabe der Aufgabendetails beginnen können.
Beim Anlegen einer neuen Aufgabe lassen sich alle Informationen durch Anklicken der SymbolleistenSchaltfläche Aktivität per E-Mail direkt in einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu informieren. Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der
Adressbetreuer eingetragen.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie eine neue Aufgabe zur ausgewählten Adresse
hinzufügen.
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen Aufgabe erstellen.
5. Legen Sie in der Dropdown-Liste Priorität die Dringlichkeit der Aufgabe fest und aktivieren Sie
die gewünschten Optionen für Serientermin, Erinnerungsfunktion und E-Mail-Benachrichtigung.
ein.
9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen, damit die neue Aufgabe übernommen und die Registerkarte geschlossen wird.
Die Verbindungen zwischen Adressen und Objekten oder mehreren Adressen können Sie am einfachsten direkt im Anschluss an die Adresserfassung herstellen. Nach dem Speichern einer Adresse
zeigt estateOffice ein Dialogfeld zur Auswahl der Folgeaktion an. Wenn Sie dort die Option Verbindung herstellen selektieren, werden Sie direkt zur dieser Funktion weitergeleitet.
Um eine neue Adressverbindung unabhängig von der Adresserfassung anzulegen verwenden Sie den
Befehl Aktionen - Verbindung erstellen in der Navigationsleiste, nachdem Sie eine Adresse ausgewählt
oder geöffnet haben. In beiden Fällen wird die folgende Registerkarte geöffnet.
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Abb. 4-36: Die Registerkarte zum Herstellen von Adressverbindungen.
Die daraufhin angezeigte Registerkarte enthält die beiden Abschnitte Verbindungsdefinition und
Details sowie den Abschnitt Provision, in dem Sie Provisionskonditionen eingeben können. Die Symbolleiste dieser Modulansicht enthält eine Schaltfläche, mit der Sie direkt im Anschluss an die Verbindungserfassung eine Aktivität anlegen oder Mietvertragsdaten erfassen können.
Wenn Sie mit der Dropdownliste Beziehung eine Kundenbeziehung festlegen, wird die Adresse
anschließend in den Vertriebsinformationen auf Objekt-Formularen angezeigt. Dies ermöglicht einen
direkten Sprung vom Objekt zur Adresse und die direkte Telefonwahl.
In der Dropdown-Liste Verbindungsarten stehen standardmäßig folgende Optionen zur Auswahl:
Art der Verbindung
Kategorie
Eigentümer
Objekt
Käufer
Objekt
Mieter
Objekt
Notar
Adresse
Partner
Adresse
Tippgeber Adresse
Adresse
Tippgeber Objekt
Objekt
Vermieter
Objekt
Vormieter
Objekt
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Sie können im Systemmodul zusätzliche Einträge für diese Liste definieren, wenn im Geschäftsablauf
Ihrer Firma weitere Arten von Adressen verwendet werden.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Adressverbindungen herstellen. Wenn
Sie diese Aktionen direkt im Anschluss an die Adresserfassung ausführen, ist keine Befehlsauswahl in
der Aufgaben- oder Symbolleiste nötig um den Vorgang zu starten, d. h. der erste Schritt der folgenden Anleitungen entfällt.
Neue Verbindung zwischen Adressen herstellen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen - Verbindung
erstellen, nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben. Daraufhin wird die Registerkarte "Verbindung" angezeigt.
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Verbindungsart einen der Einträge mit Personen-Symbol.
Das nachfolgende Textanzeigefeld erhält nun die Beschriftung Adresse.
3. Klicken Sie auf den Link auswählen, um das Fenster zur Adresssuche einzublenden.
4. Geben Sie den Namen der gesuchten Person ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
5. Doppelklicken Sie in der Suchergebnisliste auf den gefundenen Namen, um ihn in das Auswahlfeld Adresse zu übernehmen.
6. Legen Sie in der Dropdown-Liste Status den aktuellen Adress-Status fest und tragen Sie im
nachfolgenden Feld ggf. eine Bemerkung ein.
7. Wenn es sich bei der Ausgangsadresse um einen Kunden mit Provisionsvertrag handelt, klicken
Sie auf das Pluszeichen vor dem Abschnitt Provision, um das Formular zur Eingabe von Provisionsdetails anzuzeigen. Wählen Sie in den dort enthaltenen Dropdown-Listen die Provisionsart sowie den Provisions- und Mehrwertsteuersatz und tragen Sie bei Bedarf eine
Anmerkung zu den Vertragskonditionen ein.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben. Falls
Sie direkt anschließend eine Aktivität anlegen wollen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Aktivität anlegen.
Neue Verbindung zwischen Adresse und Objekt herstellen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Aktionen - Verbindung
erstellen, nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben. Daraufhin wird die Registerkarte "Verbindung" angezeigt.
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Verbindungsart einen der Einträge mit Haus-Symbol. Das
nachfolgende Textanzeigefeld erhält nun die Beschriftung Objekt.
3. Klicken Sie auf den Link auswählen, um das Fenster zur Objektsuche einzublenden.
4. Geben Sie die Objektnummer oder ein anderes spezifisches Kriterium des gesuchten Objekts
ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen.
5. Doppelklicken Sie in der Suchergebnisliste auf das gefundene Objekt, um die Objektadresse in
das Auswahlfeld Objekt zu übernehmen.
6. Legen Sie in der Dropdown-Liste Status den aktuellen Objektstatus fest und tragen Sie im nachfolgenden Feld ggf. eine Bemerkung ein.
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7. Wenn es sich bei der Ausgangsadresse um einen Kunden mit Provisionsvertrag handelt, klicken
Sie auf das Pluszeichen vor dem Abschnitt Provision, damit das Formular zur Eingabe von Provisionsdetails angezeigt wird. Wählen Sie in den dort enthaltenen Dropdown-Listen die Provisionsart sowie den Provisions- und Mehrwertsteuersatz und tragen Sie bei Bedarf eine
Anmerkung zu den Vertragskonditionen ein.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben. Falls
Sie direkt anschließend eine Aktivität oder Mietvertrags-Daten zu dem verbundenen Objekt
anlegen wollen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Aktivität anlegen bzw. Mietvertrag anlegen.
9. Wenn Sie die hier angelegten Verbindungen später ändern oder löschen möchten, wählen Sie
in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Adresse - Verbindungen, nachdem Sie
eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben.
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Für die Weiterbearbeitung und Verwaltung von Adressen verwenden Sie die Befehle der Gruppe
Adresse in der Navigationsleiste. Diese Gruppe enthält auch Befehle, mit denen Sie die Angebote,
Anforderungen und Dokumente sowie Aktivitäten, Termine und Aufgaben zu Adressen verwalten.
Die folgenden Abschnitte enthalten eine ausführliche Beschreibung dieser Befehle und Funktionen.
Zur Weiterbearbeitung einer Adresse nach der Erfassung führen Sie im Adressmanager eine Kurzsuche aus, selektieren die Adresse in der Suchergebnisliste und wählen in der Navigationsleiste
Adresse - Adressdaten. Alternativ können Sie in der Suchergebnisliste auf eine Adresse doppelklicken.
Abb. 4-37: Die Registerkarte zur Verwaltung einer Adresse in der Detaildaten-Ansicht.
Auf dieser Registerkarte wird das Detaildaten-Formular der gewählten Adresse angezeigt und Sie können diese bearbeiten, neue Adressen oder Ansprechpartner hinzufügen oder bestehende löschen.
Eine Liste der verfügbaren Menü- und Symbolleisten-Optionen finden Sie in der Beschreibung zur
Adresserfassung.
Ansprechpartner-Liste
Bei Firmenadressen mit mehreren Ansprechpartnern enthält die Registerkarte im unteren Abschnitt
eine Ansprechpartner-Liste. Wenn Sie auf einem Namen doppelklicken, wird das zugehörige Adressformular geöffnet. Bei einem Einfachklick und anschließendem Rechtsklick wird das Kontextmenü
geöffnet, das folgende Befehle enthält:
- 276 -
Befehl/Option
Beschreibung
Sprung zum Ansprech-
Öffnet das Detaildaten-Formular der gewählten Ansprechpartner-
partner
Adresse.
Als Haupt-
Mit diesem Befehl wird der gewählte Ansprechpartner als Haupt-
ansprechpartner fest-
ansprechpartner festgelegt.
legen
Neuen Ansprech-
Öffnet ein neues, leeres Formular zur Ansprechpartner-Erfassung für die
partner
aktuell gewählte Tochter- oder Mutterfirma.
erfassen
Bestehenden
Öffnet das Fenster der Adress-Kurzsuche zur Auswahl eines neuen
Ansprechpartner
Ansprechpartners.
zuordnen
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Ansprechpartner-Liste festlegen können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Ansprechpartner-Liste ein bzw.
aus.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie Ihre Ansprechpartner-Einstellungen vorgenommen haben.
Unternehmensstrukturen mit Firmenadressen abbilden
Wenn Sie eine Firmenadresse in der Detailansicht öffnen, werden im Registerkarten-Titelbereich die
Hierarchie-Ebenen der Adresse als Hyperlinks ("Breadcrumb-Zeile") angezeigt.
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Abb. 4-38: Firmenadresse mit Unternehmensstruktur.
Bei einer Einzelfirma ist anfänglich nur ein Hyperlink vorhanden, falls noch kein Ansprechpartner
erfasst wurde. Sobald ein Ansprechpartner oder eine Mutter-/Tochterfirma existiert und damit mehrere verknüpfte Adressen vorhanden sind, besteht die Breadcrumb-Zeile aus mehreren Einträgen.
Durch Klicken auf einen Link in der Breadcrumb-Zeile wird die Detaildaten-Darstellung der verknüpften Adresse angezeigt. Die Darstellung des Datenbereichs ändert sich und unterhalb der Firmenadresse wird die Firmenhierarchie und eine Liste der Ansprechpartner eingeblendet.
Mit zwei Kontrollkästchen lässt sich die Anzeige der Firmenhierarchie und die Anzeige von Ansprechpartnern untergeordneter Firmen aktivieren bzw. deaktivieren.
Mit der Firmenhierarchie-Option und der Ansprechpartner-Liste können Sie die Struktur großer Unternehmen bzw. Konzerne inklusive der zuständigen Ansprechpartner als Adress-Baumstruktur darstellen. Dadurch werden Beziehungen zwischen Mutter-/Tochterfirmen und den jeweiligen
Ansprechpartnern auf einen Blick erkennbar und der Benutzer kann direkt zu den richtigen Adressen
und Ansprechpartnern wechseln.
Firmenhierarchie
Wenn die Anzeige der Firmenhierarchie aktiviert ist, können Sie in der Baumstruktur auf einen Eintrag
klicken, um die Adressdetails einer Mutter-/Tochterfirma und eine Liste der zugehörigen Ansprechpartner anzuzeigen. Durch Rechtsklicken auf der freien Fläche des Abschnitts Firmenhierarchie wird
das Kontextmenü mit folgenden Befehlen eingeblendet:
- 278 -
Tochterfirma
Öffnet das Fenster der Adress-Kurzsuche zur Auswahl einer Adresse bzw. Firma,
zuordnen
die der in der Hierarchie gewählten Firma als Tochterfirma zugeordnet werden
soll.
Tochterfirma
Öffnet ein neues, leeres Formular zur Erfassung einer Firmenadresse als Toch-
erfassen
terfirma der in der Hierarchie gewählten Firma.
Mutterfirma
Öffnet das Fenster der Adress-Kurzsuche zur Auswahl einer Adresse bzw. Firma,
zuordnen
die der in der Hierarchie gewählten Firma als Mutterfirma zugeordnet werden
soll.
Mutterfirma
Öffnet ein neues, leeres Formular zur Erfassung einer Firmenadresse als Mut-
erfassen
terfirma der in der Hierarchie gewählten Firma.
Aus Hierarchie
Entfernt die aktuell in der Baumstruktur gewählte Firma aus der Hierarchie.
entfernen
Achten Sie darauf, vor Auswahl eines Kontextmenü-Befehls die richtige Tochter-/Mutterfirma in der
Firmenhierarchie zu wählen.
Alle Elemente bzw. Adressen in der Firmenhierarchie-Baumstruktur können Sie nachträglich per Drag
& Drop verschieben, um die Beziehungen von Mutter- und Tochterfirmen eines Konzerns korrekt
abzubilden (Konzernspinne).
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie Ihre Firmenhierarchie-Einstellungen vorgenommen haben.
Filteroptionen
Prinzipiell können Sie sämtliche Feldinhalte der Detaildaten-Ansicht in der Adress-Kurzsuche verwenden. So bietet Ihnen unter Anderem die Option Letzter Kontakt die Möglichkeit, Firmen nach dem
Zeitpunkt der letzten Kommunikation mit dem Unternehmen, bzw. dessen Ansprechpartnern anzuzeigen. Lassen Sie also beispielsweise einem Interessenten ein Angebot zukommen, wird das Feld Letzter Kontakt mit dem entsprechenden Datum und der Uhrzeit aktualisiert. Sie können diesen Eintrag
gezielt für Auswertungen und Marketing-Aktionen verwenden um beispielsweise Kunden, zu denen
seit längerer Zeit kein Kontakt mehr bestand, mit neuen Informationen zu versorgen.
Die Option Sperre bei einer Firma dient einem anderen Filterzweck: Wenn Sie hier den Haken bei
einem Unternehmen setzen, wird dieses inklusive der zugehörigen Ansprechpartner und Anforderungen bei Suchanfragen nicht berücksichtigt. Sie erhalten eine diesbezügliche Meldung, wenn Sie
nach Aktivierung der Sperre die Änderungen speichern.
- 279 -
Datenübergabe in die Zwischenablage
Um Adressdaten in die Zwischenablage zu übernehmen öffnen Sie die jeweilige Adresse und wählen
unter Bearbeiten die Option Datenübergabe in die Zwischenablage. Die Felder, Kategorien und Unterkategorien sind jeweils alphabetisch sortiert, lassen aber auch eine benutzerdefinierte Spaltenreihenfolge und Sortierung zu.Wählen Sie die gewünschten Felder per Anhaken aus. Alternativ
lassen sich Felder über die Buttons "Alle auswählen" und "Markierung löschen" global aus- und abwählen.
Nachdem Sie alle gewünschten Felder markiert haben, können Sie die Auswahl zur nochmaligen Verwendung speichern. Abschließend erfolgt das Kopieren in die Zwischenablage über den zugehörigen
Button. Zur Auswahl steht der Export als Text- oder XML-basierter Datensatz.
Zum Verwalten einer Adresse mit allen zugehörigen Aktivitäten, Anforderungen, Verbindungen und
Ansprechpartnern wählen Sie in der Navigationsleiste Adresse - Übersicht, nachdem Sie die Adresse
selektiert oder geöffnet haben.
Abb. 4-39: Übersichtdarstellung einer Adresse mit zugehörigen Aktivitäten, Objekten, Kosten usw.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält unterhalb der Adressdaten weitere Abschnitte, in
denen alle zugehörigen Aktivitäten, Anforderungen, Verbindungen und (bei Firmenadressen) alle
Ansprechpartner aufgeführt sind.
In jedem Abschnitt können Sie mit einem Rechtsklick auf einen Eintrag bzw. eine Tabellenzeile das
Kontextmenü öffnen und Befehle zur Bearbeitung des jeweiligen Elements wählen. Folgende Kontextmenü-Befehle stehen in den verschiedenen Abschnitten zur Auswahl:
- 280 -
Kontextmenü-Befehle im Abschnitt Aktivitäten
Öffnen
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Aktivität zur weiteren Bearbeitung. Die Ansicht und alle verfügbaren Optionen entsprechen der Beschreibung Aktivität anlegen in der Navigationsleiste.
Zugeordnete
Falls Dokumente zur gewählten Aktivität vorhanden sind, können Sie im Sub-
Dokumente öff- menü ausgewählt und zur Bearbeitung geöffnet werden.
nen
Löschen
Löscht die gewählte Aktivität nach Bestätigungsanfrage.
Filterliste anzei-
Blendet über der Aktivitätenliste eine Filterliste mit Dropdown-Listen zur Fil-
gen
terung nach Betreuer, Aktion und Vertriebsart ein.
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Aktivitätenliste festlegen können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Aktivitätenliste ein bzw. aus.
Kontextmenü-Befehle im Abschnitt Anforderungen
Neu
Öffnet das Formular zur Erfassung einer neuen Anforderung. Dieser Befehl entspricht dem Aktionsbefehl Anforderung erfassen in der Navigationsleiste.
Neue vom
Öffnet das Fenster zur Objekt-Kurzsuche. Wenn Sie ein Objekt ausgewählt haben,
Objekt
wird das Formular zur Erfassung einer neuen Anforderung auf Basis der MusterAnforderung vom Objekt geöffnet. Dieser Befehl entspricht dem Aktionsbefehl
Anforderung erfassen - Neue vom Objekt in der Navigationsleiste.
Öffnen
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Anforderung zur weiteren
Bearbeitung. Die Ansicht und alle verfügbaren Optionen entsprechen der
Beschreibung des Aktionsbefehls Anforderung erfassen.
Filterliste anzei-
Blendet über der Anforderungen-Liste eine Filterliste mit Dropdown-Listen zur Fil-
gen
terung nach Betreuer und Ersteller oder nach aktiven Anforderungen ein.
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Anforderungenliste festlegen
können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Anforderungen-Liste ein bzw. aus.
Löschen
Löscht die gewählte Anforderung nach Bestätigungsanfrage.
- 281 -
Kontextmenü-Befehle im Abschnitt Verbindungen
Aktivität erzeu-
Öffnet das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität für die selektierte ver-
gen
bundene Adresse. Dieser Befehl entspricht dem Aktionsbefehl Aktivität anlegen
in der Navigationsleiste.
Öffnen
Öffnet die Definition der selektierten Verbindung. Dieser Befehl entspricht dem
Aktionsbefehl Verbindung erstellen in der Aufgabenleiste.
Filterliste anzei-
Zeigt oberhalb der Verbindungen-Liste eine Filterliste mit Optionen zur Filterung
gen
des Verbindungstyps (Verbindungen zu Allen, Adressen oder Objekten) an sowie
eine Dropdown-Liste zur Filterung nach Verbindungsart.
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Verbindungen-Liste festlegen
können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Verbindungen-Liste ein bzw. aus.
Löschen
Löscht die gewählte Verbindung nach Bestätigungsanfrage.
Kontextmenü-Befehle im Abschnitt Ansprechpartner
Sprung zum
Öffnet das Detaildaten-Formular der gewählten Adresse. Dieser Befehl entspricht
Ansprech-
dem Aktionsbefehl Adresse - Adressdaten in der Navigationsleiste.
partner
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Ansprechpartner-Liste festlegen
können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Ansprechpartner-Liste ein bzw. aus.
Mit den Menübefehlen Kriterienausgabe für Firmen definieren und Kriterienausgabe für Personen
definieren im Menü Extras können Sie einstellen, welche Adresskriterien im ersten Abschnitt dieser
Registerkarte angezeigt werden sollen.
Wenn Sie eine Firmenadresse in der Übersicht-Darstellung öffnen, werden im Registerkarten-Titelbereich die Hierarchie-Ebenen der Adresse als Hyperlinks ("Breadcrumb-Zeile") angezeigt. Bei einer Einzelfirma ist anfänglich nur ein Hyperlink vorhanden, solange noch kein Ansprechpartner erfasst
wurde.
- 282 -
Sobald ein Ansprechpartner oder eine Mutter-/Tochterfirma existiert und damit mehrere verknüpfte
Adressen vorhanden sind, besteht die Breadcrumb-Zeile aus mehreren Einträgen. Durch Klicken auf
einen Link wird das Detaildaten-Formular der verknüpften Adresse angezeigt. Um wieder zur Übersicht-Darstellung zurückzukehren, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Zurück.
Zum Verwalten von Aktivitäten zu einer Adresse wählen Sie in der Navigationsleiste des Adressmanagers den Befehl Adresse - Aktivitäten, nachdem Sie die Adresse ausgewählt oder geöffnet
haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller bisher erfassten Aktivitäten
zu einer Adresse. Sie können vorhandene Aktivitäten bearbeiten sowie neue Folgeaktivitäten, Folgeaufgaben oder Folgetermine hinzufügen und direkt die Bearbeitungs- bzw. Profilansichten aller
zugeordneten Dokumente, Adressen und Objekte öffnen.
Abb. 4-40: Die Registerkarte für die Verwaltung der Aktivitäten zu einer Adresse.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält eine tabellarische Übersicht aller Aktivitäten, die zur
gewählten Adresse angelegt wurden. Mit der Filterliste im Tabellenkopf können Sie die AktivitätenÜbersicht nach Datum, Betreuer, Aktion usw. filtern. Die Auswahl der Felder/Spalten sowie die
Anzeige der Filterliste und Auswahl der Filterkriterien legen Sie mit den Befehlen im Kontextmenü
fest.
Unterhalb der Liste sind die Gesamtkosten der angezeigten Aktivitäten angegeben. Wenn bisher
keine Aktivitäten zur gewählten Adresse vorhanden sind und Sie eine neue Aktivität erfassen möchten, klicken in der Symbolleiste auf Neu. Dann wird die Registerkarte zum Anlegen einer neuen Akti-
- 283 -
vität geöffnet. Über die Symbolleisten-Schaltfläche Folge erstellen können Sie zur aktuell selektierten
Aktivität eine Folgeaktivität, Folgeaufgabe oder einen Folgetermin erstellen. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Um die Änderungshistorie zu einer bestimmten Aktivität anzuzeigen, wählen Sie den Befehl Extras Änderungshistorie in der Menüleiste.
Zur Bearbeitung selektieren Sie eine Aktivität, öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und
führen einen der folgenden Befehle aus:
Öffnen
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Aktivität.
Zugeordnete
Dieses Submenü enthält einen Eintrag für jedes zugeordnete Dokument der aktu-
Dokumente
ellen Adresse. Wenn Sie ein Dokument auswählen, wird es in der verknüpften
Anwendung zur Bearbeitung geöffnet.
Sprung zum
Öffnet das zugehörige Objekt in einer neuen Registerkarte.
Objekt
Telefonwahl
Wenn zur gewählten Adresse eine oder mehrere Telefonnummern hinterlegt sind,
wird bei Auswahl dieses Befehls das Dialogfeld zur
Telefonnummern-Anwahl geöffnet und Sie können - sofern die TAPISchnittstelle
konfiguriert ist - direkt eine Nummer anwählen.
Journal für Ein-
Öffnet das Journal für die erste markierte Aktivität.
zelaktivität
Folgeaktivität
Öffnet die Registerkarte "Aktivität" zum Erstellen einer Folgeaktivität für die aktu-
erstellen
ell gewählte Aktivität. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Folgetermin
Öffnet die Registerkarte "Termin" zum Erfassen eines neuen Termins für den aktu-
erstellen
ell gewählten Termin. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen.
Der neue Termin wird automatisch in die Terminübersicht des Moduls "Planer"
übernommen.
Folgeaufgabe
Öffnet die Registerkarte "Aufgabe" zum Erstellen einer neuen Aufgabe für die
erstellen
aktuell selektierte Aufgabe. Die Zuordnungen (Adresse/Objekt) werden übernommen. Anschließend wird sie in der Aufgabenübersicht des Moduls "Planer"
eingetragen.
Neue Aktivität
erfassen
gewählte Adresse.
Filterleiste anzei- Schaltet die Anzeige der Filterliste ein bzw. aus.
gen
Löschen
Alles markieren
Selektiert alle Aktivitäten in der Suchergebnis-Tabelle.
- 284 -
Markierungen
De-selektiert alle Aktivitäten in der Suchergebnis-Tabelle.
aufheben
Listendruck
Druckt die markierten Aktivitäten als Liste aus.
Vollbildansicht
öffnen
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Aktivitäten-Übersicht festlegen
können.
Gruppieren
Schaltet die Gruppierung der Aktivitäten-Übersicht ein bzw. aus.
Die Symbolleiste zu dieser Registerkarte enthält zwei zusätzliche Befehle:
Befehl
Beschreibung
Neu
gewählte Adresse.
Folge erstel-
Startet die Erstellung einer Folgeaktivität, einer Folgeaufgabe oder eines Fol-
len
getermins.
Anzahl der dargestellten Aktivitäten begrenzen
Für Aktivitätslisten können Sie über die Menüleiste einstellen, wie viele Aktivitäten angezeigt werden
sollen. Eine Begrenzung der dargestellten Einträge kann bei großen Datenmengen zu einer Steigerung
der Performance führen. In der Menüleiste wählen Sie über Ansicht - Anzahl Datensätze anzeigen wie
viele Aktivitäten eingeblendet werden sollen.
Adresse die letzten 50 Einträge einblenden, so gilt diese Änderung auch für alle übrigen Adressen.
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Adresse - Angebote, nachdem Sie eine Adresse selektiert oder
geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine tabellarische Übersicht aller bisher erstellten Angebote zu einer Adresse und können die Detailansichten von Angeboten und die Profilansichten von zugeordneten Objekten aufrufen sowie eine Angebots-Nachweisliste drucken.
- 285 -
Abb. 4-41: Die Registerkarte für die Verwaltung der Angebote zu einer Adresse.
Wenn Sie ein Angebot auswählen und auf die Schaltfläche Details einblenden unterhalb der Liste klicken, werden die Angebotsdetails eingeblendet. Zum Drucken klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Drucken und wählen die gewünschten Optionen im daraufhin eingeblendeten Dialogfeld. Hier können Sie auch eine Dokumentvorlage auswählen, sofern diese vorher im Modul "Vorlagen" unter Angebotslisten erstellt oder importiert wurde. Die Angebots-Nachweisliste kann nur
gedruckt und nicht bearbeitet werden, daher erscheint nach dem Öffnen in Word direkt das DruckenDialogfeld.
Mit den Befehlen im Kontextmenü können Sie direkt zur Detaildaten-Ansicht einer gewählten Adresse
und Profilansicht eines angebotenen Objekts springen.
Wählen in der Navigationsleiste den Befehl Adresse - Verbindungen, nachdem Sie eine Adresse selektiert oder geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Verbindungen zu anderen Adressen und Objekten und können vorhandene Verbindungen bearbeiten
oder neue anlegen.
- 286 -
Abb. 4-42: Die Registerkarte für die Verwaltung der Verbindungen einer Adresse.
Mit der Filterliste im Tabellenkopf können Sie die tabellarische Übersicht nach Verbindungsart, Status,
Adressen usw. filtern. Die angezeigten Felder/Spalten sowie die Anzeige der Filterliste und Auswahl
der Filterkriterien legen Sie mit den entsprechenden Befehlen im Kontextmenü fest.
Für die Erfassung einer neuen Verbindung klicken in der Symbolleiste auf Neu. Daraufhin wird ein leeres Formular zum Anlegen einer neuen Verbindung angezeigt. Eine detaillierte Darstellung des Vorgangs finden Sie in der Beschreibung des Aktionsbefehls Verbindung erstellen.
Verbindungsdetails anzeigen
Zum Anzeigen der Details einer gewählten Verbindung markieren Sie eine Verbindung in der Übersichts-Liste und klicken in der Symbolleiste auf Öffnen. Um einen Aktivitätennachweis für den Eigentümer zu erstellen, selektieren Sie in der Übersichts-Liste die Verbindung zur Eigentümer-Adresse und
wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Nachweisliste für Eigentümer.
Telefonwahl
Um einen Ansprechpartner telefonisch zu kontaktieren öffnen Sie das Kontextmenü bei der gewählten Verbindung und klicken auf die Option Anruf bei. Ihr System muss hierzu die TAPI-Funktionalität
unterstützen.
Verbindung bearbeiten
Wenn Sie eine vorhandene Verbindung bearbeiten möchten, selektieren Sie diese in der ÜbersichtsListe, öffnen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und führen einen der folgenden Befehle aus:
- 287 -
Neue Ver-
Öffnet das Formular zur Erfassung einer neuen Verbindung.
bindung erfassen
Aktivität erzeu-
Öffnet das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität zur aktuell gewählten
gen
Adresse mit Verbindung zum Objekt.
Öffnen
Öffnet das Formular mit den Details der gewählten Verbindung.
Sprung zu
Für jedes Objekt, das zur gewählten Verbindung vorliegt, enthält das Kon-
[Objekt]
textmenü eine Instanz dieses Befehls. Wenn Sie ein Objekt auswählen, wird es im
Objektmanager in der Profilansicht geöffnet.
Sprung zu
Für jede Adresse, die zur gewählten Verbindung vorliegt, enthält das Kon-
[Adresse]
textmenü eine Instanz dieses Befehls. Wenn Sie eine Adresse auswählen, wird sie
im Adressmanager in der Detailansicht geöffnet.
Filterliste anzei-
Schaltet die Anzeige der Filterliste im Tabellenkopf ein bzw. aus.
gen
Liste defi-
nieren...
pierte Darstellung und weitere Optionen für die Verbindungen-Übersicht festlegen können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Verbindungen-Übersicht ein bzw. aus.
Nachweisliste
Öffnet das Fenster zur Erstellung einer Aktivitäten-Nachweisliste für den Eigen-
für Eigen-
tümer des gewählten verbundenen Objekts.
tümer...
Löschen
Löscht die aktuell gewählte Verbindung.
Hinweis: Abhängig vom Typ der gewählten Verbindung sind im Kontextmenü verschiedene spezifische Befehle enthalten.
Mit der folgenden schrittweisen Anleitung erstellen Sie eine Aktivitäten-Nachweisliste.
- 288 -
Nachweisliste im Adressmanager erstellen
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse
und wählen Sie in der Navigationsleiste
Adresse - Verbindungen.
2. Selektieren Sie in der Übersichts-Liste eine
Verbindung und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Nachweisliste für Eigentümer. Daraufhin wird das Fenster
"Nachweisliste für Eigentümer" geöffnet.
3. Im oberen Abschnitt dieses Fensters werden
der Name und die Adresse des Eigentümers
und des Objekts angezeigt. Der untere
Abschnitt besteht aus vier Subregistern für
die Optionen der Nachweiserstellung. Wählen
Sie im ersten Subregister aus dem Aktionen-
Abb. 4-43: Das Fenster zur Erstellung einer Nachweisliste für den
Eigentümer eines Objekts.
Auswahlfeld die durchgeführten Aktivitäten,
legen Sie einen Zeitraum fest und klicken Sie
auf Weiter, um das nächste Subregister, Optionen Erstellung, zu aktivieren.
4. Wählen Sie eine vorhandene Word-Vorlage für das Nachweisdokument oder klicken Sie auf Neu,
um eine neue Vorlage mit Microsoft Word zu erstellen. Legen Sie anschließend die zeitliche Sortierung der Aktionen fest und klicken Sie auf Weiter, um das nächste Subregister zu aktivieren.
5. Wählen Sie die gewünschten Optionen für den Druck und Versand der Nachweisliste. (Hinweis:
Wenn Sie E-Mail-Versand wählen, muss MS Outlook geöffnet sein.) Zusätzlich können Sie eine Aktivität anlegen. Klicken Sie anschließend auf Fertigstellen.
6. Daraufhin wird das Subregister Erstellen geöffnet und ein Fenster mit der Anfrage eingeblendet,
ob das Druckdatum nach dem Erstellen der Liste aktualisiert werden soll. Nachdem Sie die
Anfrage beantwortet haben, wird die Liste erzeugt, in Microsoft Word angezeigt sowie gedruckt
und versendet, falls Sie die entsprechenden Optionen gewählt haben.
7. Speichern Sie die Nachweisliste und schließen Sie Word, um zum Fenster "Nachweisliste für Eigentümer" zurückzukehren.
8. Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster "Nachweisliste für Eigentümer" zu schließen und zur
Registerkarte "Verbindungen" zurückzukehren.
Zur Verwaltung von Immobiliengesuchen eines Interessenten klicken Sie in der Navigationsleiste auf
Adresse - Anforderungen, nachdem Sie die Adresse ausgewählt oder geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine tabellarische Übersicht der Anforderungen bzw. Gesuche und
können vorhandene Anforderungen bearbeiten, neue anlegen oder direkt zur Angebotserstellung für
ein Gesuch wechseln.
- 289 -
Abb. 4-44: Die Registerkarte für die Verwaltung der Anforderungen/Gesuche eines Interessenten.
Mit der Filterliste im Tabellenkopf lässt sich die Übersicht nach Stichwort, Anforderungsprofil,
Betreuer usw. filtern. Die angezeigten Felder/Spalten sowie die Anzeige der Filterliste und Auswahl der
Filterkriterien legen Sie mit den entsprechenden Befehlen im Kontextmenü fest.
Wenn Sie in der Übersichtsliste eine Anforderung markieren, werden im unteren Abschnitt des Datenbereichs die Anforderungsdetails angezeigt. Zum Anzeigen des Profilformulars einer Anforderung
doppelklicken Sie in der Übersichts-Liste auf den entsprechenden Eintrag.
Anforderungen erstellen und bearbeiten
Mit den Schaltflächen in der Symbolleiste können Sie vorhandene Anforderungen öffnen, neue erstellen, zur Angebotserstellung wechseln und Aktivitäten anzeigen oder neu anlegen.
Diese Optionen sind auch im Kontextmenü verfügbar, das folgende Befehle enthält:
Neue Anfor-
Öffnet das Formular zur Erfassung einer neuen Anforderung. Dieser Befehl ent-
derung
spricht dem Aktionsbefehl Anforderung erfassen in der Navigationsleiste.
Neu vom
Öffnet das Formular zur Erfassung einer Anforderung auf Basis der Muster-Anfor-
Objekt
derung bei einem Objekt. Dieser Befehl entspricht dem Aktionsbefehl Anforderung erfassen - Neu vom Objekt in der Navigationsleiste.
- 290 -
Kopieren
Mit den Optionen dieses Submenüs können Sie eine Anforderung innerhalb der
Übersichtsliste kopieren, die Kopie in einer anderen Adresse erstellen oder die
Anforderung zu einer anderen Adresse verschieben. Wenn Sie eine der letzten beiden Optionen wählen, wird das Fenster der Adress-Kurzsuche zur Auswahl der Zieladresse eingeblendet.
Öffnen
Öffnet die gewählte Anforderung in der Profilansicht. Die anschließend verfügbaren Optionen und die Vorgehensweise zur Bearbeitung finden Sie in der
Beschreibung des Aktionsbefehls Anforderung erfassen.
Objekte anbie-
Öffnet das Formular zur Angebotserstellung. Dieser Befehl entspricht dem Akti-
ten
onsbefehl Objekte anbieten in der Navigationsleiste.
Aktivität anle-
Öffnet das Formular zum Anlegen einer neuen Aktivität für das selektierte
gen
Gesuch. Dieser Befehl entspricht dem Aktionsbefehl Aktivität anlegen in der Navigationsleiste.
Filterliste anzei-
Schaltet die Anzeige der Filterliste im Tabellenkopf ein bzw. aus.
gen
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Verbindungen-Übersicht festlegen können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Anforderungen-Übersichtsliste ein bzw.
aus.
Löschen
Löscht die gewählte Anforderung nach Bestätigungsanfrage.
Zusätzliche Optionen
Abgesehen von den Befehlen des Kontextmenüs finden Sie in der Menüleiste unter Extras folgende
Optionen:
Befehl/Option
Beschreibung
Ausschlussliste
Öffnet die Objektausschlussliste. Objekte können aus dieser Liste entfernt
oder die Ausschluss-Gründe bearbeitet werden.
Änderungshistorie Öffnet ein Fenster mit der gesamten Änderungshistorie der aktuellen Anforderung.
Info Bearbeitung
Öffnet ein Fenster mit folgenden Informationen zum Objekt: Letzte Aktion,
Erstellungsdatum und -Uhrzeit, Ersteller inkl. Filiale, Datum und Uhrzeit der letzten Änderung und letzter Bearbeiter inkl. Filiale.
- 291 -
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Adresse - Dokumente, nachdem Sie eine Adresse ausgewählt
oder geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Dokumente,
die der gewählten Adresse zugeordnet sind. Hier können Sie Dokumente zur Bearbeitung öffnen
oder löschen, neue Dokumente zuordnen oder die Zuordnungskategorie von Dokumenten ändern.
Abb. 4-45: Die Registerkarte für die Verwaltung der Dokumente zu einer Adresse mit einem in MS Word geöffneten Exposé.
Wenn Sie ein Dokument in der Übersichtstabelle selektieren, werden darunter im ersten Register die
jeweiligen Attribut-Details angezeigt. Die Registerkarte Dokumentenordner ermöglicht darüber hinaus einen schnellen Zugriff auf Dateien, die nicht in estateOffice gespeichert sind.
Mit der Filterliste im Tabellenkopf der Übersichtsliste lassen sich alle Einträge nach Stichworten, Dokument-Kategorien, Zuordnungstyp usw. filtern. Durch Klicken auf das Filtersymbol hinter einem Spaltennamen wird eine Dropdown-Liste eingeblendet, in der Sie weitere Filterbedingungen wählen
können.
Verwenden Sie die Schaltflächen in der Symbolleiste oder die Befehle aus dem Kontextmenü zur Verwaltung der zugehörigen Dokumente. Im Kontextmenü stehen folgende Befehle zur Auswahl:
Neues Doku-
ment zuordnen
Neues Doku-
Öffnet ein Fenster zum Starten des Scan-Vorgangs. Dieser Befehl ist nur aus-
- 292 -
ment scannen
wählbar, wenn ein Twain-kompatibles Gerät zum Scannen eingerichtet wurde.
Öffnen
Öffnet das aktuell gewählte Dokument mit dem verknüpften Programm zur Bearbeitung.
Löschen
Löscht das aktuell gewählte Dokument (nach Bestätigungsaufforderung).
Eigenschaften
Öffnet ein Fenster, in dem Sie die Zuordnungskategorie des aktuell gewählten
Dokuments ändern können.
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Übersichtsliste festlegen können.
Gruppieren
In der Symbolleiste sind folgende zusätzlichen Schaltflächen verfügbar:
Schaltfläche
Beschreibung
Zuordnen
Scannen
Öffnet ein Fenster zum Starten des Scan-Vorgangs.
Öffnen
Öffnet das aktuell gewählte Dokument zur Bearbeitung (je nach Dokumenttyp z.
B. in MS Word oder Powerpoint).
Eigenschaften Blendet ein Fenster ein, in dem der Titel des gewählten Dokuments angezeigt wird
und die Dokument-Kategorie geändert werden kann.
Selektieren Sie in der Übersichtsliste eine Adresse und verwenden Sie die Schaltflächen in der Symbolleiste oder die Befehle aus dem Kontextmenü zur Verwaltung der zugehörigen Dokumente.
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Adresse - Termine & Aufgaben, nachdem Sie eine Adresse ausgewählt oder geöffnet haben. Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Termine und Aufgaben zur gewählten Adresse und können diese zur Bearbeitung öffnen, neue Termine
und Aufgaben erstellen sowie Folgetermine, -aufgaben oder -aktivitäten erfassen.
- 293 -
Abb. 4-46: Die Registerkarte für die Verwaltung der Termine und Aufgaben zu einer Adresse.
Der Datenbereich enthält zwei Übersichtslisten der Termine und Aufgaben, die zur gewählten Adresse
vereinbart bzw. erstellt wurden. Wählen Sie einen Termin bzw. eine Aufgabe und verwenden Sie die
Befehle aus dem Kontextmenü, um das Element zur Bearbeitung zu öffnen. Wenn Sie auf einen Eintrag in der Übersicht doppelklicken, wird der Termin bzw. die Aufgabe im Terminplaner geöffnet. Verwenden Sie die Schaltflächen in der Symbolleiste, wenn Sie einen neuen Termin vereinbaren oder eine
neue Aufgabe anlegen wollen.
Verwenden Sie die Schaltflächen in der Symbolleiste, um einen neuen Termin zu vereinbaren oder
eine neue Aufgabe anzulegen.
Befehl/Option
Beschreibung
Neuen Termin
Je nachdem, auf welcher Übersichtsliste Sie einen Rechtsklick ausführen, ent-
erfassen/
hält das Kontextmenü entweder den Befehl Neuen Termin erfassen oder Neue
Neue Aufgabe
Aufgabe erfassen. Entsprechend wird entweder das Formular zur Erfassung
erfassen
eines neuen Termins oder einer neuen Aufgabe geöffnet.
Als "Erledigt" mar- Setzt die hinterlegte Aufgabe auf den Status "Erledigt"
kieren
Als "Erledigt" mar- Setzt die hinterlegte Aufgabe auf den Status "Erledigt" und generiert eine zugekieren und Akti-
hörige Aktivität.
vität erstellen
Angebotsvorgang Führt einen gespeicherten Angebotsvorgang an der zuletzt genutzten Stelle weiweiterbearbeiten
ter.
- 294 -
Befehl/Option
Beschreibung
Folgeaktivität
Öffnet das Formular zur Erstellung einer Folgeaktivität für die gewählte Akti-
erfassen
vität.
Folgeaufgabe
Öffnet das Formular zur Erstellung einer Folgeaufgabe für die gewählte Auf-
erfassen
gabe.
Folgetermin erfas- Öffnet ein Formular zum Erstellen eines Folgetermins für den gewählten Tersen
min.
Öffnen im Planer
Öffnet die Detailansicht des gewählten Termins bzw. der gewählten Aufgabe im
Terminplaner.
Liste definieren
gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Übersichtslisten festlegen
können
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Darstellung der Übersichtslisten ein bzw. aus.
Mit der Filterliste im Tabellenkopf der beiden Listen können alle Einträge nach verschiedenen Kriterien
gefiltert werden.
Mit der Journal-Funktion erhalten Sie eine Übersicht aller bisher aufgezeichneten Termine, Aktivitäten
und Aufgaben zu einer Adresse. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Adresse - Journal, nachdem Sie
eine Adresse geöffnet haben. Die Tabellenansicht lässt sich durch Anklicken eines Spaltentitels nach
der jeweiligen Spalte sortieren. Außerdem kann über den Befehl Liste definieren im Kontextmenü festgelegt werden, welche Spalten bzw. Felder in der Tabelle erscheinen sollen.
- 295 -
Abb. 4-47: Das Journal zu einer Adresse mit der Liste aller Aktivitäten, Aufgaben und Termine.
Durch Doppelklicken auf einem Aktivitätseintrag wird die Detailansicht angezeigt. Durch Doppelklicken auf einem Termin- oder Aufgaben-Eintrag wird die Detailansicht des Elements im PlanerModul geöffnet. Wenn Sie durch Rechtsklicken über einem Tabellenelement das Kontextmenü öffnen, stehen dort Befehle zum Erzeugen einer Folgeaktivität, einer Folgeaufgabe und eines Folgetermins zur Verfügung.
Mit dieser Funktion lassen Sie sich sämtliche Änderungen an der gewählten Adresse anzeigen. Klicken
Sie in der Menüleiste auf Extras - Adressänderungshistorie, nachdem Sie eine Adresse geöffnet
haben.
Die in dieser Übersicht angezeigten Felder legen
Sie zuvor in den Systemeinstellungen fest. Über
das Eingabefeld Filter können Sie jederzeit nach
Feldinhalten suchen und die Anzeige der Einträge
übersichtlicher gestalten.
Abb. 4-48: Die Anzeige der Adressänderungshistorie.
- 296 -
Kapitel 5: Planer
Kapitel 5: Planer
5.1.1 Übersicht
5.1.6 Gruppenplaner
298
298
303
305
308
310
311
314
314
315
317
318
5.3.1 Einstellungen
318
322
323
Mit dem Planer organisieren Sie Ihre Termine, Aufgaben und Notizen. In diesem Modul konfigurieren
Sie auch die Synchronisation mit Microsoft Outlook und können einen manuellen Abgleich aller Elemente durchführen. Darüber hinaus bietet der Planer Funktionen für Gruppenzeitpläne. Sie starten
den Planer entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder über
die Kachel Planer auf dem Homescreen. Dieser enthält auch Kacheln für den direkten Zugriff auf die
Planerübersicht aller Termine, Aufgaben und Notizen.
- 297 -
5.1.1 Übersicht
Nach dem Starten des Moduls "Planer" wird zunächst die Planerübersicht mit allen Terminen des aktuellen Datums sowie sämtlichen Einladungen, Aufgaben und Notizen dargestellt.
Abb. 5-1: Die Planer-Übersicht.
Die Planer-Übersicht wird standardmäßig für den aktuellen Benutzer angezeigt. Sie können auch die
Übersicht eines anderen Benutzers anzeigen lassen (wenn Sie über entsprechende Zugriffsrechte verfügen). Dazu öffnen Sie die Dropdown-Liste Benutzer rechts oben auf der Übersicht und wählen
einen Benutzernamen. Mit dem Menübefehl Ansicht – Planeroptionen lässt sich die Übersicht durch
verschiedene Optionen wie Einschränkung der Aufgaben-Anzeige, Sortierung, sowie Einstellung des
Erinnerungsintervalls usw. modifizieren.
Alle Einträge auf dieser Registerkarte bestehen aus Hyperlinks. Überfällige Aufgaben werden in roter
Schrift dargestellt. Durch Anklicken eines Eintrags wird der Termin bzw. die Aufgabe oder Notiz in der
Detailansicht geöffnet. Um nach der Bearbeitung wieder zur Übersicht zurückzukehren, klicken Sie in
der Navigationsleiste auf Übersicht – Allgemein.
- 298 -
Kapitel 5: Planer
Grundlegende Planeroptionen
Um die Basiseinstellungen vorzunehmen, öffnen
Sie in der Menüleiste den Punkt Ansicht und klicken Sie auf Planeroptionen. Hier stehen Ihnen,
unterteilt in die verschiedenen Anwendungsbereiche des Planers, folgende Optionen
zur Verfügung.
Abb. 5-2: Die Optionen des Planers.
Kalenderoptionen
Die folgenden Einstellungen wirken sich direkt auf die globale Ansicht Ihres Terminkalenders und die
grundlegende Erinnerungsfunktion aus. Die Anzeige der einzelnen Termine können Sie hingegen mit
den Darstellungsoptionen beeinflussen.
Option
Beschreibung
Erinnerungen für
Hier können Sie die Erinnerungen für anstehende Termine und Aufgaben
Termine und Auf-
komplett abschalten.
gaben deaktivieren
Standarderinnerung Ist die Erinnerungsfunktion nicht deaktiviert, erhalten Sie rechtzeitig vor
Ihrem jeweiligen Termin eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm eingeblendet. Haken Sie das Optionsfeld Standarderinnerung an und wählen Sie
aus dem nebenstehenden Dropdown-Menü aus, wie viele Minuten, Stunden
oder sogar Tage und Wochen das Erinnerungsfenster vor einem Termin
erscheinen soll. Dies ist eine globale Voreinstellung, die grundsätzlich für alle
Termine greift. Die hier festgelegte Zeit erscheint also automatisch unter Erinnerung, wenn Sie einen neuen Termin erstellen. Sie können die Zeit für die
Erinnerung des einzelnen Termins aber nach wie vor individuell ändern. - 299 -
Option
Beschreibung
Zeiteinteilung
Mit dieser Option legen Sie fest, wie detailliert Ihr Kalender bei der Tages- und
Wochenübersicht dargestellt wird. Haben Sie beispielsweise viele kurze Termine oder müssen Sie diese minutengenau planen, so empfehlen wir die Einstellung einer möglichst kleinen Zeiteinheit (beispielsweise 5 Minuten).
Müssen Sie hingegen häufig längere Termine wahrnehmen, so wählen Sie 30
oder sechzig Minuten für die Darstellung der Übersicht.
KW Anzeige
Bei Aktivierung dieser Option finden Sie die Anzeige in der Monatsansicht
links neben den jeweiligen Zeilen. In den übrigen Ansichten haben Sie diese
Anzeige nicht. Hier können Sie sich jedoch mit dem Datumsnavigator leicht
einen Überblick verschaffen. Sie finden diese Mini-Kalenderanzeige in der
rechten oberen Ecke Ihres Terminplaners. Auch hier werden die Kalenderwochen links von der eigentlichen Datumsanzeige eingeblendet.
Anzeige der Aufgaben
Option
Beschreibung
In der Auf-
Mit diesen Optionen beeinflussen Sie, welche Informationen in der Aufgabenliste
gabenliste
dargestellt werden. Sie können sich entweder alle existierenden Aufgaben oder nur
anzeigen
die Aufgaben des heutigen Tages anzeigen lassen. Wählen Sie letztere Option, steht
Ihnen noch eine weitere Checkbox zur Verfügung. Mit dieser bestimmen Sie, ob
auch Aufgaben angezeigt werden sollen, für die kein Fälligkeitsdatum vergeben
wurde.
- 300 -
Kapitel 5: Planer
Sortierung
Option
Beschreibung
Aufgaben Die unter diesem Bereich zur Verfügung stehenden Schalter dienen ebenfalls der
sortieren
Anzeige der Aufgaben. In diesem Fall geht es aber um deren Sortierung. Sie haben die
nach
Möglichkeit, Ihre Aufgaben nach einem zweistufigen System zu sortieren, indem Sie
unter Aufgabenliste sortieren nach das erstere Kriterium und unter anschließend nach
das zweite Kriterium wählen.
Folgende Sortierkriterien stehen Ihnen zur Verfügung:
•
•
•
•
Alphabet
Fälligkeitsdatum
Erstellzeit
Priorität
Sie können Ihre Aufgaben also beispielsweise nach Fälligkeitsdatum und innerhalb dieser Anzeige nach Priorität sortieren lassen. Selbstverständlich können Sie innerhalb dieser Sortierung auch noch auswählen, ob die Anzeige in auf- oder absteigend erfolgen
soll.
Notizen
Für die Sortierung der Notizen ist ausschließlich eine alphabetische Reihenfolge vor-
sortieren
gesehen.
nach
Alphabet
Arbeitszeit
Option
Beschreibung
Arbeitszeit
Unter diesem Eintrag legen Sie die Darstellung des Kalenders im Hinblick auf Ihre
Arbeitszeit fest. Sie stellen zunächst die Uhrzeiten ein, während derer Sie regulär
arbeiten, also beispielsweise 8 Uhr bis 17 Uhr. Die so ausgewählten Flächen werden
in Ihrem Kalender weiß dargestellt.
Arbeitswoche Hier legen Sie per anhaken der Checkboxen fest, an welchen Tagen Sie arbeiten. Die
so ausgewählten Flächen werden in Ihrem Kalender weiß dargestellt.
Erster
Die Option Erster Wochentag regelt den Beginn der Zählung der Kalenderwochen.
Wochentag
Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Beginnt am ersten Januar
Die erste Kalenderwoche ist diejenige, in welcher der erste Januar liegt, unabhängig von der Anzahl der Tage dieser Woche.
Erste volle Woche
Die erste Kalenderwoche ist diejenige mit sieben Wochentagen.
Erste 4-Tage-Woche
Die erste Kalenderwoche ist diejenige, welche über mindestens vier Wochentage verfügt.
- 301 -
Termindarstellung anpassen
Option
Beschreibung
Hintergrund Diese Option dient der Definition einer Farbe für den Hintergrund eines Termins. Sie
können einen RGB-Farbcode in das Textfeld eingeben oder die gewünschte Farbe
aus einer Farbpalette auswählen.
Rahmen
Diese Option dient der Definition einer Farbe für den Rahmen eines Termins. Sie können einen RGB-Farbcode in das Textfeld eingeben oder die gewünschte Farbe aus
einer Farbpalette auswählen.
Schrift
Diese Option dient der Definition einer Farbe für die Schrift eines Termins. Sie können einen RGB-Farbcode in das Textfeld eingeben oder die gewünschte Farbe aus
einer Farbpalette auswählen. So steigern Sie nach einer Anpassung des Hintergrundes die Lesbarkeit der Termineinträge. Sollte dies noch nicht ausreichen, können Sie entweder den Hintergrund nochmals anpassen, oder Sie verwenden die
Checkbox Termintext fett anzeigen. Kontrollieren Sie im Anschluss nochmals die Lesbarkeit über die Vorschau und korrigieren Sie gegebenenfalls die Einstellungen.
Vorschau
Die kleine Vorschau-Darstellung zeigt Ihnen direkt die Auswirkungen der an Hintergrund, Rahmen und Schrift vorgenommenen Änderungen an. So sehen Sie direkt,
ob Layout und Lesbarkeit Ihren Vorstellungen entsprechen.
Standard-
Wenn Sie mit den vorgenommenen Einstellungen nicht zufrieden sind, laden Sie die
Darstellung
Werkseinstellungen, indem Sie auf den Button Standard-Darstellung klicken und die
Konfiguration von neuem beginnen.
Die Elemente der Registerkarte "Übersicht"
Mit den Navigationsleisten-Befehlen der Gruppe Übersicht verwalten Sie alle Termine und Aufgaben,
die Sie im Objekt- und Adressmanager oder im Planer erstellt haben. Zum Anlegen neuer Termine, Aufgaben und Notizen können Sie entweder die Schaltflächen in der Symbolleiste, die Aktionsbefehle in
der Navigationsleiste oder die entsprechenden Befehle in der Menüleiste verwenden. Die Menüleiste
enthält auch Befehle zur Anzeige des Erinnerungsfensters und Einstellung des Erinnerungs-Intervalls.
Alle im Planer erstellten Termine und Aufgaben werden bei entsprechender Konfiguration sofort
(wenn Outlook aktiv ist) oder beim nächsten Start von Outlook automatisch nach Outlook exportiert.
Zum Löschen eines Termins oder einer Notiz öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Element das
Kontextmenü und wählen den Befehl Löschen. Wenn Sie über einer Aufgabe rechtsklicken, stehen folgende Befehle zur Auswahl:
- 302 -
Kapitel 5: Planer
Kontextmenü-Befehl
Beschreibung
Öffnen
Öffnet die gewählte Aufgabe zur Bearbeitung in der Detailansicht.
Sprung zum Objekt
Öffnet das zugehörige Objekt in einer neuen Registerkarte.
Sprung zur Adresse
Öffnet die zugehörige Adresse in einer neuen Registerkarte.
Telefonwahl
Bietet die Telefonanwahl der hinterlegten Adressen via TAPI an.
Zugehöriges Angebot
Öffnet die zugehörige Angebotsnachbearbeitung in einer neuen Regis-
nachbearbeiten
terkarte.
Als "erledigt" markieren
Ändert den Status der Aufgabe in "erledigt".
Als "erledigt" markieren
Ändert den Status der Aufgabe in "erledigt" und öffnet die Registerkarte
und Aktivität erstellen
zum Erstellen einer Folgeaktivität.
Verschieben
Öffnet ein neues Fenster "Aufgaben verschieben", in dem Fälligkeitsdatum und zuständiger Betreuer neu vergeben werden können.
Folge erfassen
Bietet die Möglichkeit, eine folgende Aufgabe, Aktivität oder einen Folgetermin zu erfassen.
Löschen
Löscht die Aufgabe unwiderruflich.
Löschen und Aktivität
Löscht die Aufgabe unwiderruflich und öffnet die Registerkarte zum
erstellen
Erstellen einer Aktivität.
Aufgaben, die Sie als erledigt markiert haben, bleiben in der Übersichtsliste erhalten, werden aber
durchgestrichen dargestellt. Um den Status einer Aufgabe wieder auf "unerledigt" zu ändern, öffnen
Sie diese in der Detailansicht. Dann wählen Sie aus dem Dropdownmenü der Symbolleisten-Schaltfläche Erledigen den Befehl Erledigt aufheben. Die meisten dieser Befehle sind auch in der Menüleiste
verfügbar. Hier stehen außerdem Befehle zum Drucken von Terminen, Aufgaben und Notizen sowie
Optionen für die Erinnerungsfunktion zur Verfügung.
Wichtig: Bei der Arbeit mit dem Planer ist es in vielen Situationen notwendig, dass Microsoft Outlook
im Hintergrund aktiv ist. Überprüfen Sie daher direkt nach dem Aufrufen des Planers in der WindowsTaskleiste, ob Outlook geöffnet ist.
Alle neu erstellten Aufgaben werden bei entsprechender Konfiguration sofort (wenn Outlook aktiv ist)
oder beim nächsten Start von Outlook automatisch nach Outlook exportiert.
Wählen Sie in der Navigationsleiste Übersicht - Aufgaben, nachdem Sie den Planer geöffnet haben.
Auf der angezeigten Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht aller Aufgaben und können diese sortieren und durchsuchen, zur Bearbeitung öffnen oder zu den verbundenen Adressen und Objekten
springen.
- 303 -
Abb. 5-3: Die Aufgaben-Übersicht im Planer.
Die Aufgaben-Übersichtsliste wird standardmäßig für den aktuellen Benutzer angezeigt. Wenn Sie
über entsprechende Funktions- und Datenrechte verfügen, können Sie auch die Aufgaben anderer
Benutzer anzeigen lassen. Dazu öffnen Sie die Dropdown-Liste Benutzer rechts oben auf der Übersicht und wählen einen Benutzernamen.
Mit dem Dropdown-Listen oberhalb der Übersichtsliste können Sie alle Aufgaben nach verschiedenen
Kriterien filtern. Die Suchfunktion ermöglicht Ihnen, Aufgaben nach einem Begriff oder einer beliebigen Zeichenkette zu durchsuchen. Mit dem Befehl Liste definieren aus dem Kontextmenü lässt sich
Auswahl der Spalten für die Übersichtsliste individuell zusammenstellen. Wenn Sie eine Aufgabe markieren, werden die Details unterhalb der Liste eingeblendet (dazu muss das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen oberhalb der Liste aktiviert sein).
Doppelklicken Sie auf eine Aufgabe, um sie zur Bearbeitung zu öffnen oder ihren Status zu ändern.
Alternativ können Sie eine Aufgabe in der Übersicht anklicken, mit einem Rechtsklick das Kontextmenü öffnen und einen der folgenden Befehle wählen:
Kontextmenü-
Beschreibung
Befehl
Neue Aufgabe
Öffnet die Modulansicht zur Erstellung einer neuen Aufgabe.
Drucken
Öffnet das Dialogfeld "Listendruck", in dem Sie eine Druckvorlage auswählen
und die Aktivitätenliste der Aufgabe drucken können.
Öffnen
Öffnet die gewählte Aufgabe in der Bearbeitungsansicht.
Sprung zum
Wenn Sie in diesem Submenü ein verbundenes Objekt wählen, wird es im Objekt-
- 304 -
Kapitel 5: Planer
Kontextmenü-
Beschreibung
Befehl
Objekt
manager in der Profilansicht geöffnet.
Sprung zur
Wenn Sie in diesem Submenü eine verbundene Adresse wählen, wird sie im
Adresse
Adressmanager in der Detailansicht geöffnet.
Telefonwahl
Öffnet das Fenster "Telefon-Nummer Anwahl"
Zugehöriges
Öffnet das zugehörige Angebot im Objektmanager in der Ansicht zur Ange-
Angebot nach-
botsnachbearbeitung, sofern die Aufgabe als gespeichertes Angebot markiert
bearbeiten
ist.
Angebot wei-
Führt einen gespeicherten Angebotsvorgang an der zuletzt genutzten Stelle wei-
terbearbeiten
ter, sofern es sich um einen zwischengespeicherten Angebotsvorgang handelt.
Als "erledigt" mar- Ändert den Status der Aufgabe in "erledigt" und öffnet die Registerkarte zum
kieren
Erstellen einer Folgeaktivität, sofern die Aufgabe nicht als Spezialtyp Angebot
und Aktivität
weiterbearbeiten markiert ist.
erstellen
Als "erledigt" mar- Ändert den Status der Aufgabe in "erledigt", sofern die Aufgabe nicht als Spekieren
zialtyp Angebot weiterbearbeiten markiert ist.
Löschen
Löscht die Aufgabe unwiderruflich.
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Aufgabenliste festlegen können.
Gruppieren
Zur Anzeige Ihres Terminkalenders wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers Übersicht Termine. Auf dieser Registerkarte werden alle Termine in einer Tages-, Wochen- oder Monatsübersicht
dargestellt. Hier können Sie Ihre Terminplanung organisieren und aktualisieren, Termine in der Bearbeitungsansicht öffnen und bearbeiten oder zu den verbundenen Adressen und Objekten springen.
- 305 -
Abb. 5-4: Die Tagesansicht des Terminkalenders.
Alle neu erstellten Termine werden bei entsprechender Konfiguration sofort (wenn Outlook aktiv ist)
oder beim nächsten Start von Outlook automatisch nach Outlook exportiert. Wenn Sie in Ihrer Firma
Microsoft Exchange Server einsetzen und in Outlook sowie in estateOffice die entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben, wird jeder neue Termin mit anderen Benutzern als Einladung in die
Kalender der Teilnehmer eingetragen.
Standardmäßig wird der Kalender-Tagesansicht des aktiven Benutzers - also Ihr persönlicher Terminkalender - angezeigt. Wenn Sie über entsprechende Funktions- und Datenrechte verfügen, können Sie auch die Terminkalender anderer Benutzer anzeigen lassen. Dazu öffnen Sie die DropdownListe Benutzer rechts oben auf der Übersicht und selektieren einen Benutzernamen.
Um zwischen der Tages-, Wochen, Arbeitswochen- oder Monatsdarstellung zu wechseln, klicken Sie in
der Symbolleiste auf Ansicht und selektieren die gewünschte Darstellungsart im Dropdown-Menü.
Unabhängig von der Darstellungsart wird rechts oben auf der Registerkarte immer die Kalenderübersicht angezeigt. Darunter sind die Details des aktuell gewählten Termins aufgeführt. Jedes
Datum, für das Sie bereits Termine geplant haben, wird hervorgehoben angezeigt. Unterhalb der
Kalenderübersicht sind die Details des aktuell gewählten Termins aufgeführt. Statt einer StandardKalenderansicht können Sie auch einen beliebigen Zeitraum anzeigen lassen. Hierfür markieren Sie in
der Kalenderübersicht das Anfangsdatum, halten die Umschalttaste gedrückt und klicken dann das
Enddatum des gewünschten Zeitraums an.
Zum schnellen Wechseln zwischen den Standard-Darstellungsarten können Sie statt der Symbolleisten-Schaltfläche Ansicht auch Tastaturbefehle verwenden. Dazu halten Sie die Alt-Taste
gedrückt und drücken nacheinander die in der folgenden Tabelle angegebenen Tasten.
- 306 -
Kapitel 5: Planer
Tasten
Befehl/Aktion
"D"+"H"
Tagesansicht des aktuellen Datums öffnen.
"D"+"T"
Tagesansicht des in der Kalenderübersicht gewählten Datums öffnen.
"D"+"A"
Arbeitswochenansicht des in der Kalenderübersicht gewählten Datums öffnen.
"D"+"W" Wochenansicht des in der Kalenderübersicht gewählten Datums öffnen.
"D"+"M" Monatsansicht des in der Kalenderübersicht gewählten Datums öffnen.
Terminverwaltung in der Tagesansicht
In der Tagesansicht wird jeder Termin als Balken auf einer Zeitskala von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr dargestellt. Mit der Bildlaufleiste neben der Skala kann das Tageszeit-Raster durchblättert werden. Um
die Uhrzeit eines Termins zu ändern, verschieben Sie den Terminbalken mit Drag & Drop auf der Zeitskala zur gewünschten Uhrzeit. Zum Ändern der Anfangzeit oder Dauer klicken Sie den Terminbalken
an, drücken und halten die Maustaste auf einem der Griffpunkte und erweitern den Balken bis zur
gewünschten Uhrzeit auf der Skala.
Zum Hinzufügen eines neuen Termins klicken Sie zunächst in der Kalenderübersicht auf dem geplanten Datum. Dann klicken Sie in der Tageszeitskala auf der geplanten Uhrzeit, geben im daraufhin angezeigten Terminbalken den Anlass (Betreff) ein und drücken die Eingabetaste. Damit haben Sie bereits
einen Termin ohne weitere Detailangaben angelegt. Wenn Sie anschließend auf dem Termin doppelklicken, wird das Terminformular zur Bearbeitung geöffnet und Sie können alle Details sowie die
verbundenen Adressen und Kunden festlegen. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Speichern und schließen, um zur Tagesansicht zurückzukehren.
Sobald Sie einen Terminbalken anklicken, werden im Block unterhalb der Kalenderübersicht die verbundenen Adressen und Objekte sowie die Teilnehmer und Ressourcen für den gewählten Termin
angezeigt. Wenn Sie ein verbundenes Objekt oder eine Adresse anklicken, wird das Element in der
Detailansicht des Adress- bzw. Objektmanagers geöffnet.
Jedes Datum, für das Sie bereits Termine geplant haben, wird in der Kalenderübersicht fett dargestellt. Wenn Sie ein Datum anklicken, wird der Terminplan des gewählten Tages angezeigt.
Terminverwaltung in der Arbeitswochenansicht
Wählen Sie im Dropdown-Menü der Schaltfläche Ansicht die Option Arbeitswoche. In dieser Kalenderansicht werden fünf Spalten für die Wochentage Montag bis Freitag mit einer Uhrzeitskala angezeigt. Der aktuelle Wochentag ist bereits markiert. Um das Bearbeitungsformular eines eingetragenen
Termins zu öffnen, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Terminbalken.
Zum Hinzufügen eines neuen Termins doppelklicken Sie in der Spalte des geplanten Arbeitstags auf
die gewünschte Uhrzeit der Zeitskala, geben den Anlass (Betreff) ein und drücken die Eingabetaste.
Wenn Sie anschließend auf den neuen Termin doppelklicken, wird das Formular zur Bearbeitung des
Termins geöffnet und Sie können alle weiteren Details sowie die verbundenen Adressen und Kunden
festlegen. Alle weiteren Funktionen und Optionen sind wie in der Tagesansicht verfügbar.
- 307 -
Terminverwaltung in der Wochenansicht
Wählen Sie im Dropdown-Menü der Schaltfläche Ansicht die Option Wochenansicht. Diese Kalenderansicht besteht aus einem zweispaltigen Raster mit Übersichtsfeldern für jeden Wochentag. Sie
können die Bildlaufleiste neben dem Raster verwenden, um durch die Wochen(tage) des laufenden
Monats zu blättern.
Zum Anzeigen des Detailformulars eines Termins doppelklicken Sie auf den jeweiligen Terminbalken.
Zum Hinzufügen eines neuen Termins klicken Sie auf dem Feld des geplanten Arbeitstag-Datums.
Daraufhin wird die Tagesansicht des gewählten Datums geöffnet. Alle weiteren Funktionen und Optionen sind wie in der Tagesansicht verfügbar.
Terminverwaltung in der Monatsansicht
Wählen Sie im Dropdown-Menü der Schaltfläche Ansicht die Option Monatsansicht. Diese Kalenderansicht besteht aus einem Raster, in dem die Wochen des Monats, beginnend mit der aktuellen
Woche, untereinander in Reihen angeordnet sind. Verwenden Sie die Bildlaufleiste rechts neben dem
Raster, um durch die Kalenderwochen des Jahres zu blättern.
Zum Öffnen eines Termin-Detailformulars doppelklicken Sie auf den jeweiligen Terminbalken. Zum
Hinzufügen eines neuen Termins klicken Sie auf dem Feld des geplanten Datums. Daraufhin wird die
Tagesansicht des gewählten Datums geöffnet. Alle weiteren Funktionen und Optionen sind wie in der
Tagesansicht verfügbar.
Alle neu erstellten Termine werden bei entsprechender Konfiguration sofort (wenn Outlook aktiv ist)
oder beim nächsten Start von Outlook automatisch nach Outlook exportiert.
Wenn Sie Termine in der Detailansicht öffnen, erhalten Sie eine unterschiedliche Ansicht und verschiedene Optionen zur Auswahl, je nachdem, ob es sich um einen Termin ohne interne Teilnehmer,
eine von Ihnen initiierte Besprechung mit anderen Mitarbeitern oder um eine Einladung handelt, die
Sie selbst erhalten haben. Bei Aktivierung der Option Serientermin sind weitere Einstellungen verfügbar.
Terminserien
Wenn Sie einen Termin als Serientermin definiert
haben, wird durch Anklicken des Links Serientermin ein Dialogfeld zur Einstellung der spezifischen Optionen (Serienmuster, Seriendauer
usw.) angezeigt.
Abb. 5-5: Dialogfeld beim Öffnen eines Serientermins.
- 308 -
Kapitel 5: Planer
Einladungen
Einladungen zu Gruppenterminen können Sie im Kalender-Widget auf dem Startbildschirm erkennen.
Durch Klicken auf den Link Bitte um Antwort wird ein Fenster eingeblendet, das alle erhaltenen Einladungen auflistet, die noch unbeantwortet sind.
Abb. 5-6: Die Kalender-Kachel auf dem estateOffice-Startbildschirm mit geöffnetem Einladungen-Fenster.
Durch Doppelklicken auf einen Eintrag wird die jeweilige Termin-Detailansicht mit dem Titel "Besprechung" geöffnet. Über die Schaltflächen in der Symbolleiste können Sie den Besprechungstermin
zusagen, mit Vorbehalt bestätigen oder ablehnen. Auf dem Formular sind außerdem der Initiator der
Besprechung sowie alle vorgesehenen Teilnehmer angegeben.
Abb. 5-7: Registerkarte mit der Detailansicht einer Besprechungs-Einladung.
Besprechungen
Alle Besprechungen, die Sie veranstalten, sind im Abschnitt Einladungen der Info-Leiste auf dem Startbildschirm erkennbar. Durch Klicken auf den Link Teilnehmer abgesagt oder Vorläufige Zusage wird
ein Fenster eingeblendet, in dem alle initiierten Besprechungen und die entsprechenden Daten aufgelistet sind.
Mit einem Doppelklick auf einem Eintrag wird ein Besprechungstermin in der Detailansicht geöffnet.
Dort zeigt das Subregister Status die Liste der vorgesehenen Teilnehmer und ihre Antwort auf die Einladung an. Mit den zusätzlichen Schaltflächen in der Symbolleiste können Sie eine Termin-Aktualisierung senden und eine Folgeaktivität erstellen. Termine, die über eine Folgeaktivität erledigt
werden, erhalten automatisch eine Kennzeichnung. Hierzu wird im Betreff des Termins die Markierung (*) gesetzt.
- 309 -
Erinnerungsfunktion
Wenn Sie auf dem Termin-Detailformular die Option Erinnerung aktivieren, wird im dabei festgelegten
Intervall eine Terminerinnerung auf dem Bildschirm eingeblendet.
Das Erinnerungsfenster listet alle aktuell offenen
Termine auf. Sie haben die Möglichkeit, direkt zur
Detailansicht eines Termins zu wechseln, das Erinnerungsintervall zu ändern oder die Erinnerungsfunktion für ausgewählte bzw. alle
Termine zu deaktivieren.
Abb. 5-8: Das Termin-Erinnerungsfenster.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Übersicht - Notizen. Auf der angezeigten
Registerkarte wird eine Übersicht Ihrer Notizen dargestellt. Sie können die Notiztexte einsehen und
bearbeiten oder neue Notizen hinzufügen.
Abb. 5-9: Die Registerkarte zur Verwaltung von Notizen.
Standardmäßig wird eine Übersicht Ihrer persönlichen Notizen angezeigt. Wenn Sie über entsprechende Funktions- und Datenrechte verfügen, können Sie auch die Notizen anderer Benutzer
anzeigen lassen. Dazu öffnen Sie die Dropdown-Liste Benutzer rechts oben auf der Übersicht und
wählen einen Benutzernamen.
- 310 -
Kapitel 5: Planer
Zum Bearbeiten einer Notiz markieren Sie das Notizsymbol in der Übersichtsliste und editieren den
Text im Fensterabschnitt unterhalb der Liste. Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre Änderungen übernommen werden.
Zur Erstellung einer neuen Notiz klicken Sie in der Symbolleiste auf Neue Notiz. Daraufhin wird in der
Übersichtsliste ein Symbol für die neue Notiz eingefügt und der Cursor im Fensterabschnitt unterhalb
der Liste platziert. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie den Notiztext eingegeben haben.
Mit einem Rechtsklick auf der Übersichtsliste wird das Kontextmenü geöffnet. Mit den enthaltenen
Befehlen können Sie eine neue Notiz erstellen, eine gewählte Notiz löschen, die Größe der Notizsymbole umschalten und die Anzeige von Datumsdetails in der Übersichtsliste aktivieren.
Durch Klicken auf die Schaltfläche Drucken in der Symbolleiste wird das Dialogfeld "Speichern unter"
angezeigt.
5.1.6 Gruppenplaner
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Übersicht - Gruppenplaner. Auf dieser
Registerkarte können Sie Gruppenzeitpläne anlegen, um Team-Besprechungen zu organisieren und
einzuberufen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die schon bestehende Terminplanung der Teilnehmer
zu berücksichtigen und Einträge in ihren Terminkalender zu veranlassen.
Abb. 5-10: Die Tabellenansicht (Frei/Belegt-Raster) eines Gruppenzeitplans.
Nach dem Öffnen des Gruppenplaners wird zunächst der Zeitplan der Standardgruppe auf dem
Subregister Tabellenansicht angezeigt, sodass Sie sofort eine Besprechung planen können. (Die
Ansicht des Gruppenplaner ist nach dem Öffnen leer, solange noch keine Standardgruppe eingerichtet wurde.)
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Die Standardgruppe erkennen Sie am Symbol hinter der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan. Zur Darstellung eines anderen Gruppenzeitplans wählen den Namen in dieser Liste. Das in der Tabellenansicht dargestellte Frei/Belegt-Raster des Plans enthält am oberen Rand die Datums- und
Uhrzeitskala und darunter die tabellarische Liste der Teilnehmer/Benutzer. Mit dem Kontrollkästchen
rechts unterhalb der Tabelle können Sie die Tageszeitskala von Arbeitszeit-Ansicht (8:00 bis 17:00
Uhr) auf 24-Std-Ansicht umschalten.
Klicken Sie in der Kalenderübersicht auf ein Datum oder blättern Sie durch den Kalender, damit
bereits vorhandene Besprechungs- bzw. Termineinträge angezeigt werden. In der Kalenderübersicht
wird jedes Datum fett dargestellt, für das schon Besprechungen geplant sind.
Auf dem Tabellenraster ist jeder Termineintrag als magentafarbenes Feld dargestellt. Wenn Sie einen
Eintrag anklicken, werden die Details rechts neben der Tabelle eingeblendet. Mit einem Doppelklick
auf einem Termineintrag wird das Detailformular des Termins geöffnet.
Wenn Sie zur Kalender-Tagesansicht eines Gruppenplans wechseln möchten, klicken Sie auf den
Subregister-Reiter Kalenderansicht. Auf diesem Subregister wird auch die Kalender-Tagesansicht aller
Benutzer der Gruppe angezeigt, die Sie als Teilnehmer gewählt haben (sofern die Integration mit Outlook genutzt wird).
Um einen Gruppenplan-Teilnehmer zu entfernen, öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf dem Benutzernamen das Kontextmenü und wählen Entfernen. Zum Löschen eines Gruppenzeitplans wählen Sie
den Namen in der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan und klicken auf den roten Punkt rechts neben
dem Namen.
Wenn Sie in Ihrer Firma Microsoft Exchange Server einsetzen und in Outlook sowie in estateOffice die
entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben, wird jeder neue Gruppentermin als Einladung in
die Kalender der Gruppenteilnehmer eingetragen.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen zeigen, wie Sie neue Gruppenzeitpläne anlegen und Besprechungen einberufen:
Neuen Gruppenzeitplan anlegen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Übersicht - Gruppenplaner.
2. Klicken Sie auf das Dokumentsymbol rechts in der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan und
geben Sie einen Namen für den neuen Plan ein.
3. Wählen Sie Teilnehmer/Benutzer für Ihren Gruppenplan. Dazu öffnen Sie die Dropdown-Liste
Teilnehmer einladen und wählen einen Benutzernamen. Klicken Sie anschließend auf den grünen Punkt neben dem Namen. Daraufhin wird im Tabellenraster eine Zeile für den gewählten
Benutzer eingefügt. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Benutzer, den Sie in Ihren Plan
aufnehmen wollen.
4. Wenn Sie diese Gruppe zukünftig als Standardgruppe verwenden möchten, klicken Sie auf das
Symbol hinter der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan.
5. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan auf das Diskettensymbol neben dem
Namen, um den neuen Gruppenzeitplan zu speichern. Fügen Sie anschließend Besprechungstermine entsprechend der folgenden Anleitung zur Bearbeitung von Gruppenzeitplänen ein.
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Kapitel 5: Planer
Neue Besprechung einberufen
1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Übersicht - Gruppenplaner und wählen Sie im Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Gruppenzeitplan den Plan der Gruppe, für die Sie
eine Besprechung einberufen möchten. (Falls Sie eine völlig neue Teilnehmergruppe einladen
wollen, erstellen Sie zunächst einen neuen Gruppenplan.)
2. Um einen zusätzlichen Teilnehmer einzuladen, der noch nicht im Gruppenplan aufgeführt ist,
öffnen Sie die Dropdown-Liste Teilnehmer einladen, indem Sie das Pfeilsymbol anklicken. Wählen Sie einen Benutzernamen und klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol neben dem
Namen. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden zusätzlichen Teilnehmer. (Sie können die Teilnehmerliste auch später auf dem Terminformular ändern.)
3. Klicken Sie in der Kalenderübersicht auf das Datum an dem die Besprechung stattfinden soll,
und überprüfen Sie im Frei/Belegt-Raster, ob die vorgesehenen Teilnehmer an diesem Tag zur
geplanten Uhrzeit verfügbar sind.
4. Markieren Sie die geplante Uhrzeit im Tabellenraster. Möchten Sie eine längere Besprechungsdauer als eine Stunde auswählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie
mehrere Rasterfelder markieren. Wenn Sie eine Besprechung mit nur einem Gruppenmitglied
planen, markieren Sie den Termin in der Tabellenzeile mit dem Namen des Teilnehmers.
5. Klicken Sie im Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Besprechung auf Neue Besprechung, falls Sie nur einen Teilnehmer einladen. Klicken Sie dort auf Neue Besprechung mit
allen, wenn alle Gruppenmitglieder teilnehmen sollen. Daraufhin wird das Formular zur Erstellung eines neuen Termins geöffnet. Datum, Uhrzeit und Dauer des Termins sowie die gewählten Teilnehmer sind bereits eingetragen und Sie können die Festlegung der weiteren Details
und Optionen wie in der Beschreibung "Termin vereinbaren" vornehmen.
6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern & Schließen, damit der Termin gespeichert und
automatisch im Terminkalender alle gewählten Teilnehmer eingetragen wird.
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5.2 Neue Aufgaben, Termine und Notizen
anlegen
Zum Aufrufen dieser Funktionen verwenden Sie die Befehle der Gruppe Aktionen in der Navigationsleiste des Planers.
Wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen - Neuer Termin.
Abb. 5-11: Die Registerkarte Termindetails bei der Erfassung eines neuen Termins (Einladung).
Neue Termine, die Sie im Planer erstellen, sind nicht automatisch mit Objekten oder Kundenadressen
verbunden, d. h. hier legen Sie in erster Linie objektund adressunabhängige Termine und interne Termine mit Kollegen bzw. Mitarbeitern (Besprechungen) fest. Objekt- und kundenspezifische Termine
werden dagegen meist im Objekt- und Adressmanager erstellt, um die automatische Zuordnung zu
nutzen. Mit den Links Adressen und Objekte oben auf dem Terminformular können Sie aber jederzeit
Zuordnungen herstellen.
Wenn Sie in Ihrer Firma Microsoft Exchange Server einsetzen und in Outlook sowie in estateOffice die
entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben, wird jeder neue Termin als Einladung in die Outlook-Kalender der Teilnehmer eingetragen. Alle estateOffice-Benutzer erhalten Einladungen auf dem
estateOffice-Startbildschirm im Info-Bereich angezeigt.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie einen neuen Termin vereinbaren.
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Kapitel 5: Planer
Neuen Termin vereinbaren
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Aktionen - Termin vereinbaren.
2. Verwenden Sie bei Bedarf die Optionen im Abschnitt Zuordnungen, um Adressen und Objekte
zuzuordnen.
des Termins ein und aktivieren Sie die gewünschten Optionen für Erinnerungsfunktion, Dringlichkeit und Serientermin.
6. Legen Sie den Besprechungsort fest, indem Sie mit einem Rechtsklick auf dem Feld
Ressourcen das Dialogfeld "Auswahl Ressourcen" öffnen und eine Option wählen.
7. Klicken Sie im linken Abschnitt auf den Subregister-Reiter Terminplanung, damit der Kalender
angezeigt wird und Sie etwaige Terminkollisionen vorab feststellen können.
8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern und Schließen, um den neuen Termin zu sichern
die Registerkarte "Terminvereinbarung" zu schließen.
Eine ausführliche Beschreibung der verfügbaren Optionen finden Sie im Abschnitt Verwendung von
Terminoptionen.
Sollte estateOffice beim Speichern des neuen Termins feststellen, dass dieser sich mit bereits geplanten Terminen überschneidet, wird eine entsprechende Meldung eingeblendet und Sie können entscheiden, ob Sie den Termin verwerfen, speichern oder zur Terminerfassung zurückkehren möchten.
Nach dem Speichern wird der neue Termin automatisch in den Outlook-Terminkalender aller Besprechungsteilnehmer eingetragen, sofern Sie estateOffice entsprechend konfiguriert haben. Die sofortige Datenübergabe kann nur erfolgen, wenn Outlook geöffnet ist, andernfalls wird der Termin beim
nächsten Starten von Outlook übergeben.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Aktionen - Neue Aufgabe, um das Formular zur Erfassung einer neuen Aufgabe anzuzeigen.
- 315 -
Abb. 5-12: Die Registerkarte Aufgabendetails mit dem Formular zur Erfassung einer neuen Aufgabe.
Wenn Sie im Planer neue Aufgaben erstellen, sind diese nicht automatisch mit Objekten oder Kundenadressen verbunden, d. h. hier legen Sie in erster Linie objektunabhängige bzw. allgemeine Aufgaben fest. Objekt- und kundenspezifische Aufgaben werden dagegen meist im Objekt- und
Adressmanager erstellt, um die automatische Zuordnung zu nutzen. Mit den Links Adressen und
Objekte oben auf dem Terminformular können Sie aber jederzeit Zuordnungen herstellen.
Die folgende schrittweise Anleitung beschreibt, wie Sie eine neue Aufgabe erstellen.
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Aktionen - Aufgabe erstellen.
2. Verwenden Sie bei Bedarf die Optionen im Abschnitt Zuordnungen, wenn Sie Zuordnungen zu
Adressen und/oder Objekten herstellen möchten.
5. Legen Sie in der Dropdown-Liste Priorität die Dringlichkeit der Aufgabe fest und aktivieren Sie
die gewünschten Optionen für Serientermin, Erinnerungsfunktion und E-Mail-Benachrichtigung.
ein.
Nach dem Erstellen einer neuen Aufgabe wird bei entsprechender Konfiguration eine Anfrage eingeblendet, ob die Aufgabe direkt in die Outlook-Aufgabenliste des zuständigen Benutzers eingetragen
werden soll. Eine sofortige Datenübergabe ist nur möglich, wenn Outlook geöffnet ist, andernfalls
wird die Aufgabe beim nächsten Starten von Outlook übergeben.
- 316 -
Kapitel 5: Planer
Falls Sie die Option E-Mail-Benachrichtigung aktiviert haben, versucht estateOffice direkt nach dem
Speichern der Aufgabe, die E-Mail an den zuständigen Benutzer zu versenden. Die Benachrichtigung
kann nur erfolgen, wenn Outlook geöffnet ist, andernfalls wird die E-Mail beim nächsten Starten von
Outlook versendet.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Planers den Befehl Aktionen - Neue Notiz.
Abb. 5-13: Die Registerkarte Notizen.
Im oberen Abschnitt dieser Registerkarte wird die Übersichtsliste Ihrer Notizen und ein Symbol für die
neue Notiz angezeigt. Im unteren Abschnitt ist der Standardtext "Neue Notiz" eingetragen und die Einfügemarke bereits hinter dem Text platziert. Überschreiben Sie den Text mit Ihrer Notiz und klicken
Sie in der Symbolleiste auf Speichern.
Wenn Sie mit einem Rechtsklick auf der Übersichtsliste das Kontextmenü öffnen, können Sie mit den
enthaltenen Befehlen eine weitere neue Notiz erstellen, eine gewählte Notiz löschen und die Anzeige
von Datumsdetails in der Übersichtsliste aktivieren.
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Über die estateOffice-Schnittstelle zu Microsoft Outlook können Sie alle Termine, Aufgaben und Kontakte schnell und verlässlich abgleichen. Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie den automatischen und manuellen Abgleich mit Outlook konfigurieren, einen manuellen Datenabgleich
durchführen und die Integration mit MS Exchange Server konfigurieren.
5.3.1 Einstellungen
Stellen Sie sicher, dass Microsoft Outlook aktiv ist, bevor Sie diese Funktion verwenden. Wählen Sie
dann in der Navigationsleiste Datenabgleich - Einstellungen. Daraufhin wird das Fenster "Einstellungen zum Abgleich mit Outlook" eingeblendet.
Abb. 5-14: Das Fenster Einstellungen zum Abgleich mit Outlook.
Der obere Abschnitt des Fensters, Outlook Import/Export-Verzeichnis, enthält drei Dropdown-Felder
mit den Titeln Aufgaben, Termine und Kontakte. Hier wählen Sie die Outlook-Ordner, mit denen die
Daten abgeglichen werden sollen. Hinter den Feldern ist angegeben, wie viele Aufgaben, Termine und
Kontakte der gewählte Outlook-Ordner aktuell enthält.
Hinweis: Standardmäßig wählen Sie "Persönliche Ordner", bei Verwendung eines MS Exchange Servers wählen Sie die Ordner mit Ihrem Benutzernamen.
Der untere Fensterabschnitt enthält zwei Subregister, in denen die Regeln für den automatischen und
manuellen Abgleich festgelegt werden. Erweitern Sie die Anzeige durch Klicken auf die Pfeilsymbole
vor den Optionen, um die Details für den Datenabgleich anzuzeigen.
- 318 -
Kapitel 5: Planer
Der automatische Abgleich kann beim Anlegen neuer oder Ändern vorhandener Termine, Aufgaben
und Kontakte in estateOffice einen automatischen Export nach Outlook durchführen. Termine, Aufgaben und Kontakte, die ursprünglich in Outlook neu angelegt wurden, werden durch den automatischen Abgleich nicht nach estateOffice übernommen. Zu diesem Zweck müssen Sie einen
manuellen Abgleich starten. Für folgende Aktionen wird je nach Einstellung ein automatischer
Abgleich ausgeführt:
Aufgaben
Kontakte
Termine
• Anlegen einer Aufgabe
• Anlegen eines Kontakts
• Anlegen eines Termins
• Erledigen einer Aufgabe
• Ändern eines Kontakts
• Löschen eines Termins
• Löschen einer Aufgabe
• Löschen eines Kontakts
Regeln für den automatischen Abgleich mit Outlook
Aktivieren Sie das Subregister "Automatische Datenübertragung nach Outlook" und klicken Sie auf die
Pfeilsymbole vor den einzelnen Kategorien Aufgaben, Termine und Kontakte, um die Anzeige zu erweitern. Aktivieren Sie entweder das Kontrollkästchen Nicht synchronisieren oder legen Sie die in den folgenden Tabellen angegebenen Detaileinstellungen fest, indem Sie die jeweiligen Kontrollkästchen und
Optionsschaltflächen aktivieren bzw. deaktivieren. Klicken Sie anschließend auf OK, damit die Regeln
angewendet werden.
Regeln für Aufgaben
Element
Option
Neue Auf- Nicht übernehmen
gaben
Mit Bestätigung vor Übernahme
Beschreibung
Neue Aufgaben werden nicht exportiert.
Neue Aufgaben werden erst nach Bestätigen einer
estateOffice-Meldung in Outlook angelegt.
Erledigte
Automatisch in Outlook über-
Neue Aufgaben werden automatisch in Outlook
nehmen
angelegt.
Bei Übernahme die zuge-
Neben der Aufgabe wird auch die Adresse in Out-
ordneten Adressen ebenfalls
look als Kontakt angelegt und mit der Aufgabe ver-
übernehmen
knüpft.
Keine Änderung in Outlook
Nach Erledigung einer Aufgabe in estateOffice wird
Aufgaben
diese nicht mit Outlook synchronisiert.
In Outlook als erledigt kenn-
In estateOffice erledigte Aufgaben werden in Out-
zeichnen
look ebenfalls als erledigt gekennzeichnet.
In Outlook löschen
In estateOffice erledigte Aufgaben werden in Outlook gelöscht.
- 319 -
Regeln für Termine
Element
Option
Beschreibung
Neue Ter-
Nicht übernehmen
Neue Termine werden nicht exportiert.
Mit Bestätigung vor Übernahme
Neue Termine werden erst nach Bestätigen einer
mine
estateOffice-Meldung in Outlook angelegt.
Automatisch in Outlook über-
Neue Termine werden automatisch in Outlook ange-
nehmen
legt.
Bei Übernahme die zuge-
Neben dem Termin wird auch die Adresse in Out-
ordneten Adressen ebenfalls
look als Kontakt angelegt und mit der Adresse ver-
übernehmen
knüpft.
Gelöschte Nie in Outlook löschen
In estateOffice gelöschte Termine werden in Out-
Termine
look nicht gelöscht.
Mit Bestätigung löschen
In estateOffice gelöschte Termine werden in Outlook nach Bestätigen einer Meldung gelöscht.
Automatisch in Outlook löschen
In estateOffice gelöschte Termine werden in Outlook gelöscht.
Regeln für Kontakte
Element
Option
Beschreibung
Neue Kon-
Nicht übernehmen
Neue Kontakte werden nicht exportiert.
Mit Bestätigung vor
Neue Kontakte werden erst nach Bestätigen einer estateOf-
Übernahme
fice-Meldung in Outlook angelegt.
Automatisch in Out-
Neue Kontakte werden automatisch in Outlook angelegt.
takte
look übernehmen
Geänderte
Nie in Outlook
In estateOffice geänderte Kontakte werden in Outlook nicht
Kontakte
ändern
geändert.
Mit Bestätigung
In estateOffice geänderte Kontakte werden in Outlook nach
ändern
Bestätigen einer Meldung geändert.
Automatisch in Out-
In estateOffice geänderte Kontakte werden in Outlook geän-
look ändern
dert.
Gelöschte
Nie in Outlook
In estateOffice gelöschte Kontakte werden in Outlook nicht
Kontakte
löschen
gelöscht.
- 320 -
Kapitel 5: Planer
Element
Option
Beschreibung
Mit Bestätigung
In estateOffice gelöschte Kontakte werden nach Bestätigen
löschen
einer estateOffice-Meldung in Outlook gelöscht.
Automatisch in Out-
In estateOffice gelöschte Kontakte werden in Outlook
look löschen
gelöscht.
Regeln für den manuellen Abgleich mit Outlook
Aktivieren Sie das Subregister "Manueller Abgleich" und klicken Sie auf die Pfeilsymbole vor den einzelnen Kategorien Aufgaben, Termine und Kontakte, um die Anzeige zu erweitern und die jeweiligen
Optionen anzuzeigen. Legen Sie die Regeln für den manuellen Abgleich mit Outlook fest, indem Sie
entweder für die Elemente Aufgaben, Termine und Kontakte das Kontrollkästchen Nicht synchronisieren aktivieren oder die in den folgenden Tabellen angegebenen Detaileinstellungen wählen.
Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die jeweiligen Kontrollkästchen oder Optionsschaltflächen und klicken auf OK, um die Regeln zu übernehmen und das Fenster zu schließen.
Im Gegensatz zum automatischen Abgleich kann ein manueller Abgleich bidirektional erfolgen, d. h.
es findet eine echte Synchronisation mit Outlook nach den hier festgelegten Regeln statt.
Aktivieren oder deaktivieren Sie die jeweiligen Kontrollkästchen bzw. Optionsschaltflächen und klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu übernehmen und das Fenster zu schließen. Beim nächsten
manuellen Abgleich, den Sie über den Befehl Manueller Abgleich in der Navigationsleiste starten, werden die hier definierten Regeln angewendet.
Regeln für Aufgaben
Element
Option
Aufgaben
Alle offenen Aufgaben syn- Alle Aufgaben, die unerledigt sind, werden beim
In Outlook erle-
Beschreibung
chronisieren
nächsten manuellen Abgleich synchronisiert.
Nur aktuelle/zukünftige
Nur Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum noch nicht
Aufgaben synchronisieren
überschritten wurde, werden synchronisiert.
Automatisch in Outlook
Neue Aufgaben werden automatisch in Outlook
übernehmen
angelegt.
In estateOffice löschen
In Outlook als erledigt gekennzeichnete Aufgaben
digte Aufgaben
werden in estateOffice gelöscht.
In estateOffice erledigen
In Outlook erledigte Aufgaben werden in estateOf-
(Aktivität erstellen)
fice ebenfalls als erledigt gekennzeichnet.
- 321 -
Element
Option
Beschreibung
In estateOffice
In Outlook löschen
In estateOffice als erledigt gekennzeichnete Auf-
erledigte Auf-
gaben werden in Outlook gelöscht.
gaben
In Outlook als erledigt
In estateOffice erledigte Aufgaben werden in Out-
kennzeichnen
look ebenfalls als erledigt gekennzeichnet.
Regeln für Termine
Element Option
Beschreibung
Termine
Alle Termine werden beim nächsten manuellen
Alle Termine synchronisieren
Abgleich synchronisiert.
Alle aktuellen/zukünftigen Termine
Nur zukünftige Termine werden synchronisiert.
synchronisieren
Konflikte
Den zuletzt geänderten Termin
Im Konfliktfall wird der Termin übernommen, der
übernehmen
später geändert wurde.
Termin aus estateOffice über-
Im Konfliktfall wird immer der Termin aus
nehmen
estateOffice übernommen.
Termin aus Outlook übernehmen
Im Konfliktfall wird immer der Termin aus Outlook
übernommen.
Regeln für Kontakte
Element Option
Beschreibung
Konflikte
Den zuletzt geänderten Kontakt
Im Konfliktfall wird der Kontakt übernommen, der
übernehmen
später geändert wurde.
Kontakt aus estateOffice über-
Im Konfliktfall wird immer der Kontakt aus estateOf-
nehmen
fice übernommen.
Kontakt aus Outlook über-
Im Konfliktfall wird immer der Kontakt aus Outlook
nehmen
übernommen.
Zur Ausführung eines manuellen Abgleichs Ihrer Aufgaben, Termine und Kontakte mit Outlook wählen Sie in der Navigationsleiste Datenabgleich - Manueller Abgleich. Dieser Befehl ist nur dann in der
Navigationsleiste verfügbar, wenn Sie auf der Registerkarte Einstellungen unter Manueller Abgleich
- 322 -
Kapitel 5: Planer
die Synchronisation für mindestens ein Element aktiviert haben.
Abb. 5-15: Die Registerkarte Manueller Datenabgleich mit Outlook nach einem Terminabgleich.
Der Datenbereich dieser Registerkarte enthält drei Subregister mit Listen Ihrer Termine, Aufgaben
und Kontakte. Im oberen Abschnitt der Subregister werden die aktuell eingestellten Optionen für die
jeweilige Kategorie (Termin, Aufgabe oder Kontakt) angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, eine Auswahl
von Elementen oder alle noch nicht aktualisierten Elemente gleichzeitig abzugleichen.
Standardmäßig sind alle Elemente für den Abgleich aktiviert (erkennbar am markierten Kontrollkästchen in der Spalte Bearbeiten). Möchten Sie Ihre Aufgaben, Termine oder Kontakte ohne Einzelprüfung abgleichen, öffnen Sie das jeweilige Subregister und klicken in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Abgleich starten.
Wenn Sie ein Element von der Synchronisation ausnehmen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Bearbeiten in der jeweiligen Zeile. Um die Details zum Synchronisations-Status eines Elements anzuzeigen, klicken Sie auf das Pluszeichen vor der Zeile mit dem jeweiligen Element.
Nachdem erfolgreicher Durchführung des Abgleichs wird eine Bestätigungsmeldung ausgegeben.
Bei Verwendung von Microsoft Exchange Server können die erweiterten estateOffice-Funktionen zur
Outlook-Synchronisation genutzt werden. Dadurch lassen sich Termine für andere Benutzer automatisch und direkt von estateOffice in die jeweiligen Outlook-Kalender der Microsoft-Exchange Postfächer übertragen. Der Abgleich von Outlook in Richtung estateOffice erfolgt weiterhin über den
manuellen Abgleich. Um einen reibungslosen Datenabgleich in Richtung Outlook zu gewährleisten,
müssen die im Folgenden beschriebenen Einstellungen für jeden beteiligten Benutzer vorgenommen
werden.
- 323 -
Hinweis: Wurden bereits vor Version 1.6 von estateOffice Gruppentermine mit MS-Outlook synchronisiert, muss zuerst ein manueller Abgleich von allen Benutzern durchgeführt werden. Hierbei
werden vorhandene Termine über neue Einladungen erneut versendet und die vorhandenen
gelöscht. Prüfen Sie unbedingt beim manuellen Abgleich und nach der Durchführung die synchronisierten Termine.
Postfach-Einstellungen in MS Outlook und estateOffice
Voraussetzung ist, dass Sie bereits ein Outllook E-Mail-Konto vom Typ "Exchange Server" eingerichtet
haben und das Konto (bzw. das entsprechende Profil) ausgewählt ist. Überprüfen Sie deshalb
zunächst in Outlook die Kontoeinstellungen und aktivieren Sie das Exchange-Server-Konto, falls dies
noch nicht geschehen ist. Danach wählen Sie in der estateOffice-Benutzerverwaltung Ihr Outlook EMail-Konto vom Typ "Exchange Server" aus.
Abb. 5-16: Die Registerkarte Benutzer mit aktiviertem Subregister Details.
Dazu öffnen Sie das estateOffice-Systemmodul, wählen in der Navigationsleiste Verwaltung - Benutzer und aktivieren das Subregister Details.
Klicken Sie auf das Symbol
hinter der Dropdown-Liste Outlook-Account und wählen Sie Ihren
Benutzernamen (bzw. den Namen Ihres Exchange Server-Kontos).
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um die Einstellung anzuwenden.
- 324 -
Kapitel 5: Planer
Zugriffsrechte-Einstellungen in estateOffice
Im nächsten Schritt müssen die Datenrechte Anzeigen und Bearbeiten für die Termine der Benutzer
oder Gruppen freigegeben werden, auf die ein Zugriff erfolgen soll.
Abb. 5-17: Das Subregister Datenrechte der Registerkarte Benutzer .
Dazu wählen Sie in der Navigationsleiste des Systemmoduls Verwaltung - Benutzer und aktivieren
das Subregister Datenrechte. Erweitern Sie die Anzeige des Abschnitts Termin/Aufgabe. Wenn der
Zugriff für einzelne Benutzer eingerichtet werden soll, erweitern Sie den Bereich Auf Daten von Benutzern und aktivieren die Kontrollkästchen in den Spalten Anzeigen und Bearbeiten hinter dem jeweiligen Benutzernamen.
Um den Zugriff für Benutzergruppen zu ermöglichen, erweitern Sie den Bereich Auf Daten von Benutzergruppen und aktivieren die Kontrollkästchen in den Spalten Anzeigen und Bearbeiten hinter dem
jeweiligen Gruppennamen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Einstellungen anzuwenden.
Planer-Einstellungen in estateOffice
Im Planer-Modul von estateOffice müssen die entsprechenden Ordner bzw. Verzeichnisse für die Synchronisation gewählt werden.
- 325 -
Abb. 5-18: Das Fenster Einstellungen zum Abgleich mit Outlook im Planer-Modul.
Öffnen Sie das Planer-Modul und wählen Sie in der Navigationsleiste Datenabgleich mit Outlook - Einstellungen. Daraufhin wird das Fenster "Einstellungen zum Abgleich mit Outlook" eingeblendet.
Der obere Fensterabschnitt, Outlook Import/Export-Verzeichnis, enthält drei Dropdown-Felder mit
den Titeln Aufgaben, Termine und Kontakte. Wählen Sie hier jeweils den Ordner, der Ihren Benutzernamen trägt. Aktivieren Sie im Subregister Automatischer Abgleich auch die Optionen zur Synchronisation, falls dies noch nicht geschehen ist. Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu
speichern. Wenn vorher mit einem anderen Outlook-Ordner abgeglichen wurde, erscheint beim Schließen des Fensters ein Hinweis.
Bestätigen Sie die Meldung mit "Ja" und führen
Sie anschließend einen manuellen Abgleich durch,
um die bis zum diesem Zeitpunkt in estateOffice
eingetragenen Termine nach Outlook zu übertragen.
Abb. 5-19: Hinweis nach dem Ändern eines Ordners
für den Datenabgleich mit Outlook.
- 326 -
Kapitel 5: Planer
Kalender-Freigabe in Microsoft Outlook
Zum Abschluss müssen Sie Ihren Outlook-Kalender freigeben, um die
direkte Eintragung von Terminen zu ermöglichen. Dazu öffnen Sie MS
Outlook und doppelklicken im Navigationsbereich unter Meine Kalender auf den Namen des Kalenders, der für andere estateOffice-Benutzer freigegeben werden soll.
Abb. 5-20: Die Kalender-Liste im Navigationsbereich von Outlook.
Es wird das Dialogfeld "Kalender: Eigenschaften" eingeblendet.
Um allen Benutzern Zugriff zu gestatten, klicken Sie im Feld Name auf Standard. Wenn nur
bestimmte Benutzer Zugriff erhalten sollen, selektieren Sie die jeweiligen Benutzernamen im Feld
Name und klicken auf Hinzufügen.
Hinweis: Berücksichtigen Sie, dass Details bezüglich der Vorgehensweise und der Einstellungen in
verschiedenen Versionen von Microsoft Outlook und Microsoft Exchange Server abweichen können. Zudem ergeben sich Abweichungen durch die Kombination verschiedener Microsoft Outlook
und Microsoft Exchange Server Versionen.
Klicken Sie nun unter Berechtigungen auf die Dropdownliste Berechtigungsstufe und wählen Sie den
Eintrag Prüfer. Die folgende Abbildung zeigt das Dialogfeld "Kalender: Eigenschaften" in Microsoft
Outlook 2013:
- 327 -
Alle Berechtigungen lassen sich mithilfe der Kontrollkästchen und Optionsschaltflächen auch einzeln festlegen. Jedem Benutzer müssen folgende
Rechte auf den Outlook-Kalender gewährt werden:
Abb. 5-21: Das Outlook-Dialogfeld zur Festlegung der Kalendereigenschaften.
•
•
•
•
•
Elemente erstellen
Elemente lesen
Elemente bearbeiten: "Alle"
Elemente löschen: "Alle"
Ordner sichtbar
Dies entspricht der Berechtigungsstufe "Prüfer" (MS Outlook 2010) bzw. der Berechtigungsstufe "6"
(MS Outlook Versionen 2003 und 2007). Um Outlook-Absagen bzw. -Zusagen eines Besprechungsteilnehmers in estateOffice zu erkennen, ist ein manueller Abgleich erforderlich.
Hinweis: Details der Vorgehensweise sind in verschiedenen Versionen von Outlook unterschiedlich. Die Benennung der Berechtigungen ist beispielsweise in Outlook 2010 anders als bei
früheren Versionen. Der Berechtigungsstufe 6 früherer Outlook-Versionen entspricht in Microsoft Outlook 2010 die Berechtigungsstufe "Prüfer".
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6.4 estateCockpit
341
Mit dem Modul "Auswertung" können Sie statistische Auswertungen nach Aktivitäten erstellen und
globale Suchabfragen mit beliebigen Kombinationen von Datenbankinhalten ausführen. Sie öffnen
dieses Anwendungsmodul entweder über die Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder über die
Kachel Auswertung auf dem Homescreen.
- 329 -
Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Auswertungen - Aktivitäten, um die Modulansicht zur
Definition und Ausführung von Aktivitäten-Abfragen zu öffnen. Sie haben die Möglichkeit, entweder
allgemeine Auswertungen vorzunehmen oder Aktivitäts-Detailsuchen zu definieren, die gespeichert
und wiederverwendet werden können.
Im oberen Abschnitt der Registerkarte "Aktivitäten" sind die zwei Dropdownfelder angeordnet. Selektieren Sie im ersten Feld, Suchen nach, die Art der zu suchenden Aktivitäten - entweder Aktivitäten mit
Terminen, Aktivitäten mit Aufgaben oder Alle Aktivitäten.
Abb. 6-1: Ausführung einer allgemeinen Aktivitätenauswertung.
Legen Sie dann in der zweiten Dropdown-Liste fest, ob ohne weitere Einschränkung gesucht werden
soll oder nur nach Aktivitäten zu einer Adresse bzw. einem bestimmten Objekt. Bei Auswahl einer der
Optionen Vom Objekt oder Von der Adresse wird das Fenster zur Adress- bzw. Objektsuche eingeblendet und Sie müssen eine Adresse bzw. ein Objekt selektieren. Klicken Sie in der Symbolleiste
auf Suchen, um die Auswertung zu starten. Die Ergebnisse werden im unteren Abschnitt der Registerkarte auf fünf Subregistern angezeigt, die tabellarische Listen der gefundenen Aktivitäten, Verknüpfungen, Objekte und Adressen enthalten.
Das erste Subregister, Aktivitäten, enthält im Tabellenkopf Dropdown-Listen, mit denen Sie die Ergebnisse zusätzlich nach Betreuer, Aktion und Vertriebsart filtern können. Außerdem sind am unteren
Rand der Liste die Gesamtkosten aller gefundenen Aktivitäten angegeben. Bei allen Subregistern mit
- 330 -
Suchergebnis-Listen können Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen
einstellen. Wenn Sie auf einem Listeneintrag doppelklicken, wird das gewählte Element im Adressoder Objektmanager zur Bearbeitung geöffnet. Eine Tabelle der hier verfügbaren KontextmenüBefehle finden Sie in der nachfolgenden Beschreibung spezieller Aktivitäten-Auswertungen.
Für spezielle Auswertungen können Sie im Modul Auswertung Aktivitäts-Detailsuchen definieren.
Klicken Sie in der Symbolleiste der Registerkarte "Auswertungen" auf die Schaltfläche Neue Abfrage.
Abb. 6-2: Ausführung und Ergebnis-Ansicht einer gespeicherten Aktivitäts-Detailsuche.
Aktivieren Sie dann im mittleren Abschnitt der Registerkarte das Subregister Suchkriterien. Stellen Sie
ein Abfrageformular für die Detailsuche zusammen, indem Sie in der Baumstruktur die gewünschten
Kriterienfelder durch Doppelklicken auswählen. Die selektierten Felder werden in den Formularbereich Suchkriterien übernommen. Wenn beim Einfügen zusätzliche Angaben für ein Feld erforderlich sind, wird automatisch ein Dialogfeld eingeblendet. Nachdem Sie das Abfrageformular
zusammengestellt haben klicken Sie in der Symbolleiste auf Abfrage speichern und benennen die
Abfragedefinition, damit sie für spätere Wiederverwendung gesichert wird.
Aktivieren Sie nun auf dem Abfrageformular das Kontrollkästchen vor jedem Kriterium, das bei der
Abfrage berücksichtigt werden soll, und wählen in allen Dropdown- und Listenfeldern auf dem Formular die gewünschten Elemente. Zum Starten der Abfrage klicken Sie nun in der Symbolleiste auf
Suchen. Die Ergebnisse werden im unteren Abschnitt der Registerkarte in tabellarischen Listen angezeigt. Sie sind in fünf Subregister gegliedert, die sämtliche gefundenen Aktivitäten, Verknüpfungen,
Objekte und Adressen enthalten.
- 331 -
Das erste Subregister, Aktivitäten, enthält im Tabellenkopf Dropdown-Listen, mit denen Sie die Ergebnisse zusätzlich nach Betreuer, Aktion und Vertriebsart filtern können. Außerdem sind am unteren
Rand der Liste die Gesamtkosten aller gefundenen Aktivitäten angegeben.
Bei allen Suchergebnis-Tabellen können Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen einstellen. Wenn Sie auf einem Listeneintrag doppelklicken, wird das gewählte Element
im Adress- oder Objektmanager zur Bearbeitung geöffnet.Durch Rechtsklicken auf einem Eintrag in
den Suchergebnistabellen wird ein Kontextmenü mit unterschiedlichen, spezifischen Befehlen eingeblendet, die in der folgenden Tabelle zusammengefasst sind:
Befehl
Öffnen
Öffnet das gewählte Element in der Detail- bzw. Bearbeitungs-ansicht.
Aktivität erstel-
Führt den Befehl Aktivität anlegen für das selektierte Element aus.
len
Sprung zu
Dieser Befehl öffnet die Adresse, die zur gefundenen Aktivität vorliegt. Sie wird
[Adresse]
im Adressmanager in der Detailansicht geöffnet.
Sprung zu
Dieser Befehl öffnet das Objekt, das zur gefundenen Aktivität vorliegt. Es wird in
[Objekt]
der Profilansicht im Objektmanager geöffnet.
Telefonwahl
Wenn zur verknüpften Adresse eine oder mehrere Telefonnummern hinterlegt
sind, wird bei Auswahl dieses Befehls das Dialogfeld zur TelefonnummernAnwahl geöffnet und Sie können - sofern die TAPI-Schnittstelle konfiguriert ist direkt eine Nummer anwählen.
Löschen
Exportieren
Öffnet ein Dialogfeld, mit dem Sie die gewählten Daten nach Excel exportieren
können.
Drucken
Mit diesem Befehl können Sie eine Ergebnisliste entweder als Word- oder PDFDokument ausgeben.
Alles markieren
Selektiert alle Elemente in der Suchergebnis-Tabelle.
Markierung auf-
De-selektiert alle Elemente in der Suchergebnis-Tabelle.
heben
Liste defi-
nieren...
können.
Gruppieren
an/aus
- 332 -
Zur Ausführung einer bereits gespeicherten Aktivitäts-Detailsuche klicken Sie im mittleren Abschnitt
der Registerkarte auf den Reiter des Subregisters Gespeicherte Detailsuchen und wählen diese durch
Doppelklicken in der angezeigten Liste aus.
- 333 -
6.2 Globale Suche mit kombinierten
Datenelementen
Bei diesen Datenbankabfragen können Sie Suchkriterien aus verschiedenen Datenelement-Kategorien kombinieren, d. h. Sie können beispielsweise nach Adressen, Objekten und Objektangeboten
mit einer Abfrage suchen. Da die Abfragen benannt und gespeichert werden können bieten sie die
Möglichkeit, individuelle Datenbank-Sichten zu erstellen.
Wenn Sie eine neue Suchabfrage aus einzelnen Datenkategorien selbst zusammenzustellen wollen,
wählen Sie in der Navigationsleiste Globale Suche - Neue Abfrage.
Globale Suchabfrage aus einer Vorlage erstellen
Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Globale Suche - Neue Abfrage. Daraufhin wird das
Fenster "Vorlagenauswahl" eingeblendet, das eine Liste von Symbolen der verschiedenen Datenkategorie-Kombinationen enthält.
Abb. 6-3: Auswählen der Abfrage-Vorlage für eine globale Suche.
Doppelklicken Sie auf das Symbol der gewünschten Datenkategorien für Ihre neue Abfrage. Es wird
eine neue Modulansicht angezeigt.
- 334 -
Der linke Abschnitt enthält die Liste Einzelsuchen, aus dem Sie weitere Datenkategorien übernehmen
können. Im rechten Abschnitt wird das grafische Abfrageformular angezeigt. Die Datenkategorien der
Vorlage sind dort bereits als "Kriterien-Container" eingefügt.
Bei Vorlagen, die aus einer Kombination mehrerer Kategorien besteht, sind die Verknüpfungen schon
vorgegeben. Wenn Sie diese ändern möchten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken mit der
linken Maustaste nacheinander auf die Titelbalken von zwei verknüpften Containern. Öffnen Sie das
Kontextmenü und wählen Sie den Befehl zum Löschen der Verknüpfung.
Anschließend legen Sie auf gleiche Weise eine neue Verknüpfung fest: Halten Sie die Strg-Taste
gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste nacheinander auf die Titelbalken von zwei zu verknüpfenden Containern. Dann öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen eine
Verknüpfungsbedingung.
Im nächsten Schritt werden die Abfragekriterien-Felder zusammengestellt. Klicken Sie in jedem Kriterien-Container auf die Schaltfläche Suchfelder, wählen Sie im daraufhin angezeigten Fenster Suche
definieren die benötigten Abfragekriterien, und klicken Sie auf Übernehmen. Wenn beim Einfügen
zusätzliche Angaben für ein Feld erforderlich sind, wird ein Dialogfeld eingeblendet.
Abb. 6-4: Auswählen der Felder für die Kriterien-Container einer Abfrage-Vorlage.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Feldbeschriftung jedes eingefügten Felds und legen Sie
im eingeblendeten Kontextmenü die zusätzlichen Auswertungsvorschriften des Kriteriums fest.
Damit ist die Definition der Globalsuche soweit vollständig, dass die Abfrage gespeichert werden
kann. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Abfrage speichern und benennen Ihre Abfrage, damit sie für
spätere Ausführung bzw. Wiederverwendung zur Verfügung steht.
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Nachdem Sie in der Navigationsleiste den Befehl Neue Abfrage gewählt haben, stehen in der Symbolleiste folgende zusätzliche Schaltflächen zur Auswahl:
Suchen
Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird die aktuell geöffnete globale Abfrage ausgeführt.
Vorlage wäh-
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Fenster "Vorlagenauswahl" ein-
len
geblendet.
Abfrage spei-
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die aktuell geöffnete globale Abfrage zu spei-
chern
chern. Es wird zunächst ein Dialogfeld zum Benennen der Abfrage angezeigt.
Export
Nachdem Sie eine Abfrage ausgeführt haben und eine Ergebnismenge angezeigt
wird, können Sie auf diese Schaltfläche klicken und die Daten nach Excel exportieren.
Druck
Um die Ergebnismenge einer Abfrage im Word- oder PDF-Format zu speichern, wählen Sie im Dropdown-Menü dieser Schaltfläche den entsprechenden Befehl.
Wählen Sie in der Navigationsleiste den Befehl Globale Suche - Gespeicherte Abfragen. Daraufhin
wird eine Liste der bereits vorhandenen gespeicherten Abfragen angezeigt. Wenn Sie in der Liste auf
einen Eintrag doppelklicken, wird die Registerkarte "Globalsuche" mit dem Formular der gewählten
Abfrage geöffnet. Legen Sie bei Bedarf neue Parameterwerte für die Felder der Kriterien-Container
fest und klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen, um die Abfrage auszuführen.
Abb. 6-5: Die Auswahlliste bestehender globaler Suchabfragen.
- 336 -
Nachdem Sie in der Navigationsleiste den Befehl Globale Suche - Gespeicherte Abfragen gewählt
haben, stehen in der Symbolleiste folgende zusätzliche Schaltflächen zur Auswahl:
Neue Abfrage Öffnet das Fenster "Vorlagenauswahl".
Abfrage öff-
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird die aktuell in der Liste selektierte vor-
nen
handene Abfrage geöffnet.
Die Abfrage-Ergebnisse werden in tabellarischen Listen unterhalb des Formulars angezeigt. Abhängig
von den Abfrage-Datenkategorien stehen eventuell verschiedene Ausgabemöglichkeiten zur Auswahl.
In diesem Fall werden unterhalb der Kriterien-Container entsprechende Optionsschaltflächen angezeigt.
Abb. 6-6: Ausführung und Ergebnis-Ansicht einer Suchabfrage, die aus einer Vorlage erstellt wurde.
Aktivieren Sie hier die gewünschten Ausgabe-Optionen. Sie können die Abfrage-Ergebnisse auch als
Word-Dokument speichern und ausdrucken, im PDF-Format ausgeben oder die Daten als ExcelArbeitsblatt exportieren. Um die Ergebnisse direkt weiter zu verarbeiten selektieren Sie ein oder mehrere Elemente in der Ergebnistabelle und wenden einen Kontextmenü-Befehl an.
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Sowohl für die Argumentation beim Kunden, als auch für das eigene Controlling sind statistische Informationen ein unverzichtbares Arbeitswerkzeug. Mit estateOfficehaben Sie nun Zugriff auf sämtliche
Erhebungen, die Ihnen unser Portal immowelt.de zur Verfügung stellt. Einzige Voraussetzung für die
Nutzung ist ein aktiver Account bei immowelt.de. Ihre entsprechenden Zugangsdaten geben Sie
unter Extras - Programmeinstellungen ein.
Im Anschluss stehen Ihnen in estateOffice folgende Statistiken zur Verfügung:
338
338
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340
Mit der Auswertung über die neuesten Gesuche rufen Sie Immobiliengesuche zu bestimmten Standorten und Objekten ab. Die hier eingeblendeten Gesuche werden direkt aus den Online-Anzeigen auf
immowelt.de importiert.
Legen Sie zunächst die Parameter fest, anhand derer Sie potentielle Interessenten für Ihre Objekte
auswählen. Zur Verfügung stehen Ihnen hierfür:
•
•
•
•
Postleitzahl bzw. Gebiet
Ort
Immobilienart
Kauf oder Miete
Klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Gesuche ermitteln in der Symbolleiste oder starten
Sie die Suche über das Kontextmenü. Nach einer kurzen Ladezeit werden Ihnen die zu den gewählten
Parametern passenden Gesuche eingeblendet.
Über das Kontextmenü können Sie anschließend sowohl über Neueste Gesuche ermitteln eine neue
Suche starten oder direkt Zum Gesuch auf immowelt.de im Standardbrowser springen.
Im Hinblick auf Darstellung und Funktion sind die Preisstatistiken im Programmteil Auswertungen
identisch mit denen im Programmteil Objekte.
Mit der Angebots- und Nachfragestatistik lassen Sie sich Informationen zu Standorten und Objekten
über einen frei wählbaren Zeitraum anzeigen. Die grafische Auswertung unterstützt Sie sowohl bei
der Akquise neuer Objekte und Kunden, als auch bei der Argumentation gegenüber Ihren Klienten.
- 338 -
So arbeiten Sie mit der Statistik
Um die Angebots- und Nachfragestatistik aufzurufen stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
• Aufruf über die Hauptkachel Auswertung - Nachfragestatistik
• Aufruf über die Schnellzugriffskachel Nachfragestatistik
Tragen Sie im oberen Bereich der Maske zunächst die Daten ein, für die Sie die Auswertung abrufen
möchten [1]. Setzen Sie den Haken bei Angebot zusätzlich im Vergleich anzeigen, um nicht nur die
Anzahl der Suchanfragen, sondern auch die verfügbaren Objekte in die Auswertung einzubeziehen. Klicken Sie nach Eingabe der Daten auf das Lupensymbol in der Symbolleisteum die gewünschten Informationen abzurufen. Nach einem kurzen Ladevorgang erhalten Sie folgende Anzeige:
Abb. 6-7: [1] Eingabe-, bzw. Auswahlfelder, [2] Weitere Statistiken, [3] Grafische Anzeige der Statistik [4] Tabellarische Anzeige der
Statistik.
Die Anzeige ist in mehrere Bereiche unterteilt. Unter den bereits erwähnten Auswahlfeldern [1] finden
Sie Schaltflächen zum Aufruf weiterer Statistiken [2]. Unter diesen ist die grafische Anzeige der Auswertung [3], sowie die tabellarische Auflistung angeordnet [4]. Je nachdem, welche Auswahl Sie bei
Immobilienart und Kauf/Miete vornehmen, können sich die zur Verfügung stehenden Statistiken
unter [2] ändern.
Statistiken exportieren
Die mittels der Nachfragestatistik erzeugten Datensätze lassen sich auch außerhalb von estateOffice
weiterverarbeiten. Nutzen Sie hierzu die Exportoptionen, die Ihnen in der Symbolleiste zur Verfügung
stehen. Sie wählen hier zwischen
•
•
•
•
Ausgabe der Statistik auf einem Drucker
Speichern als PDF
Versand per E-Mail
Export als Excel-Dokument (xls, xlsx und xml)
- 339 -
Im Hinblick auf Darstellung und Funktion sind die Objektstatistiken im Programmteil Auswertungen
identisch mit denen im Programmteil Objekte.
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6.4 estateCockpit
6.4 estateCockpit
Auf dieser Registerkarte finden Sie, die entsprechenden Funktionsrechte Auswertung und
Auswertung - estateCockpit-Übersicht in den Systemeinstellungen vorausgesetzt, mit dem
estateCockpit-Dashboard einen zweigeteilten
Bildschirmbereich, der Platz eine für beliebige
Sammlung der Statistik- Widgets bietet.
Mit dem Plus-Symbol in der Symbolleiste lassen
sich über das Fenster Kennzahlenauswahl neue
Elemente zu den bereits Bestehenden hinzufügen. Sie können mittels Radio-Buttons ent-
Abb. 6-8: Das estateCockpit-Dashboard in den Auswertungen
scheiden, ob die gewünschten Elemente im unteren oder oberen Bereich abgelegt werden sollen.
Innerhalb des jeweiligen Bereichs lassen sich die Widgets anschließend per Drag & Drop umsortieren.
Um ein Element einem anderen Bereich zuzuweisen, müssen Sie dieses aus dem aktuellen Bereich entfernen und dann im neuen Bereich hinzufügen. Die Größe der angezeigten Widgets hängt von der
Anzahl ab und wird dynamisch angepasst.
Über die Menüleiste legen Sie außerdem mittels Datei - estateCockpit hinzufügen zusätzliche Dashboards an, die Sie wiederum mit Informations-Widgets befüllen. Mit dem Dropdown-Menü am oberen rechten Rand wechseln Sie zwischen den verschiedenen Dashboards.
- 341 -
Kapitel 7: Dokumentvorlagen und
eBlog
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Mit dem Anwendungsmodul "Vorlagen" verwalten Sie die Vorlagen für alle in estateOffice verwendeten Dokumente, beispielsweise Exposés, Anschreiben, Präsentationen und Listen. Sie öffnen
das Modul entweder über das Dropdown-Menü Home in der Symbolleiste oder über die Kachel Vorlagen auf dem Homescreen.
Abb. 7-1: Übersicht der verfügbaren Korrespondenz-Vorlagen und erstellen einer Neuen Vorlage.
Wählen Sie in der Navigationsleiste einen Befehl der Gruppe Vorlagen, um die Liste der vorhandenen
Dokumentvorlagen einer Kategorie anzuzeigen. In dieser Übersicht enthält die Symbolleiste zusätzliche Schaltflächen, mit denen Sie Vorlagen zur Bearbeitung öffnen und importieren, neue Vorlagen
erstellen oder vorhandene löschen können. Durch Doppelklicken auf einen Eintrag in der Übersichtsliste wird die Vorlage in dem verknüpften Programm zur Bearbeitung geöffnet. Bei E-Mail-Vorlagen wird je nach Format (Text oder HTML) ein spezielles estateOffice-Fenster oder Microsoft
Outlook zur Bearbeitung geöffnet.
Nach der Installation von estateOffice stehen zunächst keine Vorlagen zur Auswahl. Sie können entweder neue Vorlagen erstellen, Ihre firmeneigenen Dokumentvorlagen verwenden oder ein StandardVorlagenpaket der Immowelt AG importieren.
- 343 -
Klicken Sie in der Gruppe Vorlagen der Navigationsleiste auf eine Vorlagen-Kategorie und dann in der
Symbolleiste auf Neue Vorlage. Legen Sie im daraufhin eingeblendeten Fenster die Eigenschaften für
die neue Vorlage fest und klicken Sie auf OK. Bei allen Vorlagen-Kategorien mit Ausnahme von
Anschreiben E-Mail und Powerpoint wird Microsoft Word mit einem neuen, leeren Dokument geöffnet und das Fenster "Felder einfügen" eingeblendet.
Abb. 7-2: Erstellung einer E-Mail-Vorlage im HTML-Format mit eingefügten estateOffice-Feldern.
Neue Dokumentvorlage mit Microsoft Word erstellen
Gestalten Sie zunächst das Layout für das neue Dokument mit Ihren firmeneigenen Druckformatvorlagen und Corporate-Design-Elementen. Um ein estateOffice-Datenbankfeld einzufügen,
platzieren Sie den Cursor an der vorgesehenen Position im Dokument und suchen das gewünschte
Seriendruckfeld in den Registern des Fensters "Felder einfügen".
Zum Einfügen eines Hauptfelds aktivieren Sie das Register Hauptfelder und doppelklicken auf den
Namen des gewünschten Felds, damit es in die Vorlage übernommen wird.
Zum Einfügen eines Flächenfelds aktivieren Sie das Register Flächenfelder. Dann wählen Sie das Quellobjekt und die Fläche in den Dropdown-Listen, selektieren eine Vertriebsart und klicken auf die Schaltfläche Einfügen, damit es in die Vorlage übernommen wird.
- 344 -
Zur Erstellung einer neuen Tabelle mit einem oder mehreren Listenfeldern legen Sie zuerst in Word
eine Tabelle an und platzieren den Cursor in der ersten Spalte der ersten Tabellenzeile (unterhalb des
Tabellenkopfteils). Klicken Sie im Fenster "Felder einfügen" auf den Reiter des Registers
Listenfelder und wählen Sie in der Dropdown-Liste Liste den gewünschten Listentyp. Klicken Sie dann
auf die Schaltfläche Einfügen, um zunächst die Listen-Tags in die Vorlage zu übernehmen.
Anschließend platzieren Sie den Cursor vor der öffnenden geschweiften Klammer des Tags
Endliste und doppelklicken im Fenster "Felder einfügen" auf das erste einzufügende Datenbankfeld,
damit es an der Cursorposition in die Tabelle übernommen wird. Bei mehrspaltigen Tabellen mit mehreren Feldern setzen Sie das Tag Endliste unter die Tabelle und fügen die Felder darüber in den vorgesehenen Tabellenspalten ein. Soll nicht nur der Feldinhalt, sondern auch der Feldname in die
Dokumentvorlage übernommen werden, aktivieren Sie im Fenster "Felder einfügen" das Kontrollkästchen Feldname einfügen.
Sobald Sie den Mauszeiger über ein Seriendruckfeld im Dokument bewegen, erscheint ein Info-Symbol. Klicken Sie auf das Symbol, um Informationen zum eingefügten estateOffice-Feld zu erhalten
und zu überprüfen, ob das richtige Feld gewählt wurde.
Speichern Sie Ihre neue Vorlage in Word unter dem vorgegebenen Namen.
Neue Präsentations-Vorlage in Powerpoint erstellen
Wenn Sie eine neue Vorlage der Kategorie Powerpoint erstellen, wird ein neues, leeres PräsentationsDokument in Microsoft Powerpoint geöffnet und das Fenster "Felder einfügen" eingeblendet. Gestalten Sie zunächst das Präsentations-Design mit Ihren firmeneigenen Elementen für Folienmaster, Layout und Design. Fügen Sie die Textfelder hinzu, in denen Sie Seriendruckfelder einfügen möchten.
Platzieren Sie den Cursor in einem Powerpoint-Textfeld und suchen Sie das gewünschte Datenbankfeld in den Registern des Fensters "Felder einfügen".
Soll nicht nur der Feldinhalt, sondern auch der Feldname übernommen werden, aktivieren Sie im Fenster "Felder einfügen" das Kontrollkästchen Feldname einfügen. Doppelklicken Sie auf den Namen des
Felds, damit es in die Präsentation übernommen wird.
Sie können auch estateOffice-Listenfelder einfügen und mit Datenbankfeldern füllen. Klicken Sie im
Fenster "Felder einfügen" auf den Reiter des Registers Listenfelder und wählen Sie in der DropdownListe Liste den gewünschten Listentyp. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen, um zunächst die Listen-Tags in die Vorlage zu übernehmen.
Endliste und doppelklicken im Fenster "Felder einfügen" auf die einzufügenden Datenbankfelder,
damit sie
an der Cursorposition in das Textfeld übernommen werden.
Sobald Sie den Mauszeiger über ein Seriendruckfeld im Dokument bewegen, erscheint ein Info-Symbol. Durch Klicken auf das Symbol werden Informationen zum eingefügten estateOffice-Feld eingeblendet und Sie können überprüfen, ob das richtige Feld gewählt wurde.
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Speichern Sie Ihre neue Vorlage in Powerpoint unter dem vorgegebenen Namen.
Neue E-Mail-Vorlage erstellen
Beim Erstellen einer neue Vorlage der Kategorie Anschreiben E-Mail können Sie zwischen den Formaten "Text " und "HTML" wählen. Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage im Textformat erstellen, wird ein
estateOffice-Fenster zur Bearbeitung angezeigt. Zum Erstellen einer Vorlage im HMTL-Format wird
automatisch Microsoft Outlook geöffnet.
E-Mail-Vorlage im Textformat erstellen
Wählen Sie in der Auswahlliste Format des Dialogfelds "Neue E-Mail-Vorlage erstellen" die Option
Text. Nachdem Sie das estateOffice-Fenster "E-Mail-Vorlage bearbeiten" geöffnet haben, platzieren
Sie den Cursor zuerst im Feld Betreffzeile und geben den E-Mail-Titel ein. Zum Einfügen eines Datenbankfelds in der Betreffzeile selektieren Sie das Feld in der Feldauswahlliste und klicken auf die Schaltfläche Betreffzeile. Schreiben Sie dann Ihren E-Mail-Haupttext im darunter angezeigten Textbereich
und fügen Sie ausgewählte Datenbankfelder an der Cursorposition ein, indem Sie diese in der Feldauswahlliste selektieren und auf die Schaltfläche Text klicken.
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Zum Einfügen einer Liste markieren Sie den Listentitel in der Feldauswahl und klicken auf Text, um
zunächst die Listen-Tags in die Vorlage zu übernehmen. Dann platzieren Sie den Cursor vor der
geschweiften Klammer des Tags Endliste und doppelklicken im Fenster "Felder einfügen" auf das erste
einzufügende Datenbankfeld, damit es an der Cursorposition in die Liste übernommen wird. Setzen
Sie alle weiteren Felder für die Liste auf gleiche Weise vor dem Tag Endliste ein.
Soll nicht nur der Feldinhalt, sondern auch der Feldname übernommen werden, aktivieren Sie im Fenster "Felder einfügen" das Kontrollkästchen Feldname einfügen. Doppelklicken Sie auf den Namen des
Felds, damit es in die Präsentation übernommen wird.
Sobald der Mauszeiger über ein Datenbankfeld im Dokument bewegt wird, erscheint ein Info-Symbol.
Durch Klicken auf das Symbol werden Informationen zum eingefügten estateOffice-Feld eingeblendet werden und Sie können überprüfen, ob das richtige Feld gewählt wurde.
Klicken Sie anschließend im Bearbeitungsfenster auf Speichern
E-Mail-Vorlage im HTML-Format erstellen
Wählen Sie in der Auswahlliste Format des Dialogfelds "Neue E-Mail-Vorlage erstellen" die Option
Html, geben Sie einen Namen für die neue Vorlage ein und klicken Sie auf OK. Daraufhin wird MS Outlook zur Erstellung der Vorlage geöffnet und im Feld Betreff ist der Vorlagenname bereits eingetragen.
Schreiben Sie den Standard-Haupttext und gestalten Sie das Layout mit Ihren firmeneigenen HTMLFormatvorlagen und -Designelementen.
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Hinweis: Sie können den Text einer Microsoft Word E-Mail-Vorlage über die Zwischenablage in
eine Microsoft Outlook E-Mail-Vorlage kopieren.
Um ein Seriendruckfeld einzufügen, platzieren Sie den Cursor an der vorgesehenen Position im Dokument und suchen das gewünschte estateOffice-Datenbankfeld in den Registern des Fensters "Felder
einfügen".
Zur Erstellung einer neuen Tabelle mit einem oder mehreren Listenfeldern formatieren Sie zuerst in
Outlook den Tabellenbereich und platzieren den Cursor in der ersten Spalte der ersten Tabellenzeile
(unterhalb des Tabellenkopfteils). Klicken Sie im Fenster "Felder einfügen" auf den Reiter des Registers
Listenfelder und wählen Sie in der Dropdown-Liste Liste den gewünschten Listentyp. Klicken Sie dann
auf die Schaltfläche Einfügen, um zunächst die Listen-Tags in die Vorlage zu übernehmen.
Endliste und doppelklicken im Fenster "Felder einfügen" auf das erste einzufügende Datenbankfeld,
damit es an der Cursorposition in die Tabelle übernommen wird. Bei mehrspaltigen Tabellen mit mehreren Feldern setzen Sie das Tag Endliste unter die Tabelle und fügen die Felder darüber in den vorgesehenen Tabellenspalten ein. Soll nicht nur der Feldinhalt, sondern auch der Feldname in die
Dokument-vorlage übernommen werden, aktivieren Sie im Fenster "Felder einfügen" das Kontrollkästchen Feldname einfügen.
Speichern Sie Ihre neue Vorlage in MS Outlook unter dem vorgegebenen Namen.
Wählen Sie in der Navigationsleiste den entsprechenden Befehl der Gruppe Vorlagen für die
gewünschte Dokument-Kategorie und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Importieren. Suchen Sie im nun angezeigten Öffnen-Dialogfeld die zu importierende Datei und klicken Sie
auf Öffnen.
Daraufhin wird das estateOffice-Fenster "Eigenschaften der Vorlage" eingeblendet. Legen Sie die Attribute der Vorlage fest (Name, Gruppe und Beschreibung). Klicken Sie anschließend auf OK, um die
neue Vorlage in die Vorlagen-Übersichtsliste zu importieren oder klicken Sie auf Dokument öffnen,
wenn Sie die Vorlage importieren und direkt bearbeiten wollen.
Nach Anlegen der Ordnerstruktur können die jeweiligen Verzeichnisse mit Inhalten befüllt werden.
Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten:
• Hinzufügen von Dateien in die entsprechenden Ordner innerhalb des Windows-Explorers.
• Hinzufügen von Dateien aus dem Windows-Explorer heraus mittels Drag & Drop an die entsprechenden Stellen innerhalb von estateOffice.
- 348 -
Die so hinzugefügten Dateien können über das
Kontextmenü als Standard-Anhang für Angebotsvorgänge und E-Mail-Korrespondenz definiert werden. Öffnen Sie hierzu das
Kontextmenü auf der gewünschten Datei, wählen Sie Standard-Anhang und anschließend den
gewünschten Dokumenttyp. Sie können mehrere
Dateien auf diese Art als Standard-Anhang markieren.
Abb. 7-5: Festlegung eines Dokuments im globalen Ordner als
Standard für Angebotsvorgänge
Nun können Sie die hinterlegten Dateien systemübergreifend in estateOffice nutzen. Die Verweise
auf globale Ordner finden Sie in estateOffice an verschiedenen Stellen:
•
•
•
•
•
•
•
•
Objekte - Exposés - Exposé Eigenschaften
Objekte - Bilder/Video-Links
Objekte - Dokumente
Objekte - Korrespondenz erstellen - E-Mail - Dokumente an die E-Mail anhängen
Objekte - Interessenten suchen - Vorlagen
Adressen - Dokumente
Adressen - Korrespondenz erstellen - E-Mail - Dokumente an die E-Mail anhängen
Adressen - Objekte anbieten - Vorlagen
- 349 -
Der eBlog auf dem estateOffice-Startbildschirm stellt Ihnen eine unternehmensinterne Kommunikationsplattform zur Verfügung, auf der Sie neueste Marktberichte, tagesaktuelle Informationen
und Social-Network-Nachrichten mit Kollegen austauschen können. Sie starten das eBlog-Modul entweder über das Dropdown-Menü Home in der Symbolleiste oder über die Kachel eBlog auf dem
Homescreen.
Abb. 7-6: Anzeige der eBlog-Übersicht.
Zunächst wird die Modulansicht zum Durchsuchen des eBlog-Archivs dargestellt. Zur Anzeige aller
Inhalte des Archivs klicken Sie direkt nach dem Öffnen der Registerkarte in der Symbolleiste auf
Suchen oder wählen in der Navigationsleiste den Befehl Suche. Daraufhin wird eine tabellarische Liste
aller eBlog-Artikel dargestellt, die vom aktuellen Benutzer verfasst wurden. Die Liste ist chronologisch
absteigend sortiert, d. h. der neueste Artikel steht an erster Stelle.
Mit der Dropdown-Liste Nach Tag filtern lassen sich die Artikel thematisch filtern, und durch Eingabe
eines Textteils im Suchfeld können alle Artikel nach einer Zeichenfolge durchsucht und gefiltert werden. Wenn Sie in der Übersichtsliste auf einem Artikel-Eintrag doppelklicken, wird der Artikel in der
Modulansicht "eBlog Eintrag" zur Bearbeitung geöffnet. Diese Ansicht wird auch geöffnet, wenn Sie in
der Navigationsleiste Neu wählen, um einen neuen eBlog-Artikel zu erstellen.
Die Bearbeitung der eBlog-Kategorienliste erfolgt im Systemmodul unter Allgemein - Listen.
- 350 -
Abb. 7-7: Die eBlog-Kategorien im Modul System.
Zur Bearbeitung eines eBlog-Artikels klicken Sie den gewünschten Artikel-Link in der Such-Übersicht
des Archivs an. In der Symbolleiste ist nun die zusätzliche Schaltfläche Löschen verfügbar, mit der Artikel aus dem Archiv entfernt werden können. Ein zugeordnetes Bild oder eine Datei entfernen Sie mit
den Schaltflächen Bild entfernen bzw. Datei entfernen. Die weitere Vorgehensweise entspricht dem
Erstellen eines eBlog-Artikels.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des eBlogs den Befehl Neu. Daraufhin wird die Registerkarte
"eBlog-Eintrag" angezeigt.
- 351 -
Abb. 7-8: Die Registerkarte zur Erstellung und Bearbeitung von eBlog-Artikeln.
Nach Auswahl einer eBlog-Kategorie und Festlegung von Stichworten (Tags) schreiben Sie Ihren Artikeltext in das Textfeld oder kopieren eine Textvorlage an diese Stelle. Soll ein Titelbild neben der Überschrift Ihres Artikels erscheinen, können Sie es mit Drag & Drop direkt aus dem Datei-Explorer
einfügen, oder auf Neues Bild auswählen klicken und das Bild über den Datei-Öffnen-Dialog suchen.
Folgende Bildformate werden unterstützt: JPEG, PNG, BMP und GIF.
Auf gleiche Weise lässt sich durch Klicken auf Neue Datei auswählen oder mit Drag & Drop auch ein
Dateianhang hinzufügen, der später durch ein Heftklammern-Symbol unter dem eBlog-Artikel
gekennzeichnet wird.
Zum Einfügen einer Webadresse bzw. eines Hyperlinks in Ihren Text kopieren Sie einfach die vollständige Url an die gewünschte Stelle. Die Konvertierung in einen Hyperlink wird automatisch von
estateOffice vorgenommen, sobald der Artikel auf dem Startbildschirm veröffentlicht wird.
Sie können besonders wichtige Beiträge an erster Stelle innerhalb eines eBlog-Widgets platzieren. Aktivieren Sie hierfür die Checkbox Immer an erster Stelle anzeigen. Nachfolgend eingetragene Einträge
erscheinen dann an zweiter Stelle und schieben alle Weiteren nach unten.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern, damit Ihr neuer Artikel beim nächsten Öffnen des Startbildschirms angezeigt wird.
Zur Bearbeitung eines eBlog-Artikels selektieren Sie den gewünschten Artikel in der Such-Übersicht
und wählen den Befehl Bearbeiten in der Navigationsleiste oder doppelklicken auf den Artikel-Eintrag. In der Symbolleiste ist nun die zusätzliche Schaltfläche Löschen verfügbar, mit der Artikel aus
dem Archiv entfernt werden können. Ein zugeordnetes Bild oder eine Datei entfernen Sie mit den
Schaltflächen Bild entfernen bzw. Datei entfernen. Die weitere Vorgehensweise entspricht den Schritten zur Bearbeitung eines Artikels.
- 352 -
Sie können auch Adressen und Objekte direkt in den eBlog-Widgets auf Ihrem Homescreen platzieren. Hierzu öffnen Sie zunächst die Adress- oder Objekt-Kurzsuche und kopieren das gewünschte
Objekt entweder über das Kontextmenü oder mit der Tastenkombination STRG + C.
Anschließend legen Sie im eBlog-Manager einen neuen Beitrag an, vergeben Kategorie und Titel und
fügen im Textbereich den kopierten Link ein. Falls Sie das Titelbild aus dem Datensatz in den eBlogBeitrag übernehmen möchten, bestätigen Sie die nun erscheinende Meldung mit Ja.
Gegebenenfalls müssen Sie das entsprechende Widget noch dem
Homescreen hinzufügen. Anschließend erscheint der eingefügte
Datensatz in der Box auf dem Homescreen. Mit einem Klick auf den
hinterlegten Text öffnen Sie den entsprechenden eBlog-Eintrag. Der
hier angegebene Link führt Sie direkt auf die zugehörige Objekt- oder
Adressmaske.
- 353 -
8.1 Allgemein
355
8.1.4 Datenmanager
8.1.5 Papierkorb
355
356
357
360
362
8.2 Dubletten
365
365
366
8.3 Internet
370
8.4 Import
370
373
379
380
8.4.2 Adressimport
380
382
396
397
8.5 Marketing
399
399
400
401
402
404
405
406
408
Für die Verwaltung der estateOffice-Datenbank verwenden Sie außerhalb von estateOffice die Dienstprogramme von Microsoft SQL-Server und den estateOffice-Datenbankassistenten (das Dienstprogramm "estateOfficeDBTool.exe" finden Sie im Ordner "Immowelt AG"). Es liegt in Ihrer
Verantwortung, mit diesen Tools regelmäßig Datensicherungen durchzuführen.
Innerhalb von estateOffice führen Sie die Datenbankverwaltung mit dem Systemmodul und dem
Modul "Tools" durch. Letzteres bietet auch Funktionen zum Übertragen von Angeboten an Internetportale sowie für den Import von Objektanfragen und Adressen. Sie starten das Modul "Tools" entweder über das Dropdown-Menü der Schaltfläche Home in der Symbolleiste oder über die Kachel
Tools auf dem Homescreen, der auch einige Kacheln für den direkten Zugriff auf Funktionen dieses
Moduls bietet.
- 354 -
8.1 Allgemein
8.1 Allgemein
Auf der Startseite des Moduls Tools können Sie durch Anklicken der Schaltfläche TAPI die Fenster
"Anrufliste" und "Einstellungen" der Telefonanlagen-Schnittstelle öffnen, sofern eine Telefonanlage
angeschlossen und funktionsbereit ist.
Abb. 8-1: Die Fenster Anrufliste und Einstellungen der Telefonanlagen-Schnittstelle von estateOffice.
Verwenden Sie die Optionen im Fenster Einstellungen, um die TAPI-Schnittstelle zu konfigurieren. Die
automatische Telefonwahl ist auf vielen Registerkarten über einen Kontextmenübefehl verfügbar.
Eingehende Anrufe werden von der Telefonanlage an die TAPI-Schnittstelle von estateOffice weitergeleitet. Zeitgleich mit dem Anrufsignal des Telefons öffnet sich das estateOffice-TAPI-Fenster, in
dem verschiedene Details zum eingehenden Anruf dargestellt werden.
- 355 -
Abb. 8-2: Das Fenster Eingehender Anruf öffnet sich automatisch bei ankommenden Telefonaten.
Im oberen Abschnitt des Fensters finden Sie Adressinformationen zur eingehenden Rufnummer,
sofern diese bei einer Adresse in estateOffice hinterlegt ist. Sollte die Nummer unbekannt sein, können Sie die Adresse über einen der Hyperlinks im unteren Bereich des Fensters zuordnen oder neu
anlegen. Ist die Adresse bekannt, nutzen Sie zusätzlich die Optionen Adresse anzeigen und Aktivität
erstellen.
Darüber hinaus stehen, eine entsprechende Hardware-Ausstattung vorausgesetzt, diverse Funktionen zur Verfügung mit denen Sie über Ihren PC telefonieren können. Hierzu zählen das Annehmen
und Beenden der Anrufe oder auch Optionen wie Parken, Weiterleiten oder Halten.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Moduls Tools den Befehl Allgemein - Rechteübertragung.
- 356 -
8.1 Allgemein
Abb. 8-3: Änderung der Zuordnung von Datenbankinhalten.
Mit dieser Funktion können Sie nicht nur die Datenzuordnung ausgewählter Datenelemente zu Personen, sondern auch zu Filialen und Gruppen ändern. Deshalb ist diese Funktion auch hilfreich, wenn
neue Gruppen bzw. Filialen eingerichtet oder die Vertriebszuständigkeiten neu strukturiert werden
sollen.
Selektieren Sie zunächst im oberen Abschnitt dieser Registerkarte einen oder mehrere Benutzer
Benutzer. Legen Sie mit den weiter unten enthaltenen Kontrollkästchen fest, welche Datenelemente
neu zugeordnet werden sollen und wählen Sie in den Dropdown-Listen einen neuen Benutzer und/oder eine Gruppe bzw. Filiale. Klicken Sie dann auf Konvertierung starten, um die Neuordnung durchzuführen. Ein Statusbalken zeigt den Fortschritt der Bearbeitung an.
Die in estateOffice enthaltene Geo-Auswertung ermöglicht die geografische Darstellung von Objekten
und Adressen auf einer Umgebungskarte.
Klicken Sie im Programmteil Tools unter Allgemein in der Navigationsleiste zunächst auf Geo Auswertung. Fügen Sie dann die
gewünschten Objekte und/oder Adressen hinzu. Dies geschieht entweder über die entsprechenden Schaltflächen in der Menüleiste oder
die jeweiligen Optionen im Kontextmenü. Nach einem Klick auf eine
der genannten Schaltflächen öffnet sich die zugehörige Adress-Kurzsuche oder Objekt-Kurzsuche. Wählen Sie die gewünschten Datensätze aus.
Abb. 8-4: Die Geo Auswertung in Tools
- 357 -
Abb. 8-5: Suche nach darzustellenden Adressen und Objekten
Neben der Auswahl von Adressen und Objekten bietet das Kontextmenü folgende weiteren Optionen:
Befehl
Beschreibung Ermöglicht die Anpassung der Beschreibung des markierten Eintrags.
ändern
Symbol wäh-
Ermöglicht die Anpassung des Darstellungssymbols auf der Umgebungskarte für
len
den markierten Eintrag. Die Auswahl erfolgt über das Fenster Marker Symbol
ändern.
Eintrag
Löscht das markierte Suchergebnis aus der Liste.
löschen
Nach Fertigstellung der Auswahl und eventueller Symbol- und Beschreibungsänderungen kann die
Karte über die Schaltfläche Auswertung starten aufgerufen werden.
- 358 -
8.1 Allgemein
Die Bedienelemente der Geo Auswertung
Das Kartenfenster Geo Auswertung zeigt anschließend einen Kartenausschnitt auf dem sämtliche Adressen und Objekte der Suche
durch ein entsprechendes Symbol dargestellt werden. Der Kartenausschnitt kann bewegt werden, indem der Mauszeiger bei
gedrückt gehaltener rechter Maustaste in die gewünschte Richtung
geschoben wird. Um mehr Details zur Umgebung der Adressen und
Objekte zu erhalten, kann die Zoom-Funktion mittels Bewegung des
Mausrads genutzt werden. Die Zentrierung des Zoom erfolgt grundsätzlich auf die Position des Mauszeigers. Befindet sich dieser nicht
Abb. 8-6: Die Geo Auswertung in der
vergrößerten und detaillierteren
Ansicht
im Bereich der Karte, erfolgt der Zoom auf den Kartenmittelpunkt.
Zoom-Werkzeug
Derselbe Effekt wie mit dem Mausrad kann auch mit dem Schieberegler, bzw den beiden Lupen-Symbolen in der oberen linken Ecke
des Fensters erzielt werden. Hierbei wird der Fixpunkt des Zooms grundsätzlich in der Kartenmitte
platziert.
Karten-Auswahl
Neben der Standard-Karte von Open Street Map stehen auch eine Verkehrs- und
eine Radfahrerkarte zur Verfügung. Mit Auswahl einer anderen Karte ändert sich
neben der Darstellung auch der Typ der enthaltenen Symbole und Informationen.
Karte kopieren
Über diese Schaltfläche wird die aktuell gewählte Ansicht als Bilddatei in die Zwischenablage
kopiert und kann somit in estateOffice und anderen, externen Anwendungen eingefügt werden.
Symbole ändern
Nach Betätigen der Schaltfläche Alle Symbole ändern kann über das
zugehörige Fenster ein neues Symbol gewählt werden. Hierbei wird
jedoch nicht zwischen Objekten und Adressen unterschieden, sondern das so gewählte Symbol wird fortan global für beides verwendet. Um die Symbole wieder zu differenzieren, muss die
Zuordnung wie oben beschrieben durchgeführt werden.
Legende
Mittels dieser Schaltfläche blenden Sie ein kleines Fenster mit Anzahl und Symbolen der Suchergebnisse ein.
- 359 -
Geo Auswertung beenden
Um die Karte zu schließen stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung: Mittels Abbrechen beenden Sie
die Darstellung ohne weitere Rückfrage. Die Option Übernehmen sorgt hingegen dafür, dass die
Karte vor dem Schließen als Bilddatei in einem beliebigen Pfad gespeichert werden kann.
8.1.4 Datenmanager
Mit dem Datenmanager können Sie im Rahmen einer Massenbearbeitung Feldinhalte von Objektund Adress-Datensätzen sowie von Anforderungen ersetzen oder löschen. Sie müssen als Benutzer
mit Supervisor-Rechten angemeldet sein, damit Sie diese Funktion ausführen können. Klicken Sie in
der Navigationsleiste des Tools-Moduls auf Allgemein - Datenmanager, um die Registerkarte anzuzeigen.
Abb. 8-7: Ersetzen eines Datenbank-Feldinhalts mit dem Datenmanager.
Bestimmen Sie zunächst die Datensätze, deren Felder bearbeitet werden sollen: Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Suchen und wählen Sie im Dropdownmenü einen der Befehle Adressen,
Objekte oder Anforderungen. Daraufhin wird ein Suchfenster zur Adress-, Objekt, bzw. Anforderungssuche angezeigt. Alternativ können Sie Adressen oder Objekte aus der Zwischenablage einfügen. Die gewählten Elemente werden im unteren Abschnitt des Datenbereichs aufgelistet. Sie
können nacheinander mehrere Aktionen definieren, die anschließend in einem Durchgang auf das
gewählte Feld und die selektierten Datensätze angewendet werden.
- 360 -
8.1 Allgemein
Wählen Sie aus der Dropdownliste Feld ein zu bearbeitendes Feld und aus der Dropdownliste Aktion
eine der Optionen Feldinhalte ersetzen oder Feldinhalte löschen. Selektieren Sie in der dritten Dropdownliste den neuen Feldinhalt. Durch Klicken auf Hinzufügen wird die so definierte Aktion in die
Liste Aktionen übernommen. Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren gewünschten Aktionen.
Hinweis: Bevor Sie mit der Bearbeitung der Datensätze fortfahren, kontrollieren Sie noch einmal
alle Änderungen, die an den ausgewählten Datensätzen vollzogen werden sollen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihnen für den Fall einer unbeabsichtigten Löschung oder Kompromittierung der
Daten ein aktuelles und vollständiges Backup zur Verfügung steht. Über den Datenmanager geänderte oder gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden!
Zum Starten der Datensatz-Bearbeitung klicken Sie in der Symbolleiste auf Ausführen. Alternativ wählen Sie den Befehl über das Kontextmenü. Hier sind darüber hinaus folgende weitere Aktionen möglich:
Befehl
Aktion
Öffnen
Öffnet den gewählten Eintrag in einer neuen Registerkarte.
Suchen
Öffnet die zugehörige Suchmaske.
Kopieren
Legt den gewählten Eintrag in der Zwischenablage ab.
Einfügen
Fügt den Inhalt der Zwischenablage ein.
Aus Ablage
Öffnet die Ablage von estateOffice. Hier hinterlegte Einträge können ausgewählt und in die Liste eingefügt werden.
Entfernen
Entfernt ein Eintrag aus der Liste ohne Löschung der zugehörigen Entität in
estateOffice.
Personen löschen
Löscht die gewählten Personen dauerhaft aus der estateOffice-Datenbank.
Firmen löschen
Löscht die gewählten Firmen dauerhaft aus der estateOffice-Datenbank.
Objekte löschen
Löscht die gewählten Objekte dauerhaft aus der estateOffice-Datenbank.
Objektanforderungen Löscht die gewählten Objektanforderungen dauerhaft aus der estateOflöschen
fice-Datenbank.
Alles markieren
Markiert alle Einträge.
Markierung aufheben
Setzt die Markierung von Einträgen zurück.
Nach erfolgter Bearbeitung wird in der Aktionen-Liste vor jeder durchgeführten Aktion ein grüner
Haken angezeigt.
- 361 -
8.1.5 Papierkorb
Der Papierkorb von estateOffice dient der Wiederherstellung versehentlich gelöschter Dokumente.
Dabei kann es sich beispielsweise um Bilder, Exposés, Vorlagen, usw. handeln.
Um die Funktion nutzen zu können, muss zunächst das Verschieben der gelöschten Dateien sowie
der Speicherzeitraum im Programmteil "Papierkorb" auf Seite 53 eingestellt werden.
Abb. 8-8: Papierkorb-Einstellungen im System
Anschließend lassen sich die Funktionen des Papierkorbs im Programmteil Tools benutzen.
- 362 -
8.1 Allgemein
Abb. 8-9: Gelöschte Bilddateien im Papierkorb von estateOffice
Die im Papierkorb gesammelten Dateien lassen
sich bei Bedarf über die entsprechenden Befehle
in der Symbolleiste wiederherstellen oder endgültig löschen. Darüber hinaus können Sie über
die Schaltfläche Eigenschaften bzw. deren Entsprechung im Kontextmenü detaillierte Informationen zu einzelnen gelöschten Dateien aufrufen. Hier sind Informationen wie Erstellungs- und Löschdatum auf einen Blick ersichtlich.
Abb. 8-10: Eigenschaften eines Papierkorb-Elements
In der Symbolleiste und dem Kontextmenü, sowie unter dem Eintrag Datei in der Menüleiste stehen
Ihnen folgende, Papierkob-spezifischen Befehle zur Verfügung:
Befehle in der Symbolleiste
Menübefehl
Löschen
Löscht einzelne bzw. mehrere markierte Dateien endgültig.
Papierkorb leeren Löscht alle Dateien im Papierkorb endgültig.
Wiederherstellen
Stellt einzelne bzw. mehrere markierte Dateien wieder her.
Eigenschaften
Zeigt die Eigenschaften der markierten Datei in einem eigenen Fenster an.
- 363 -
Darstellungsoptionen des Papierkorbs
Die Elemente des Papierkorb-Datenbereichs lassen sich in Ihrer Darstellungsweise anpassen. Hierfür
stehen Ihnen im Kontextmenü unter Ansicht folgende Optionen zur Verfügung:
•
•
•
•
•
Details
Kleine Symbole
Liste
Kacheln
Große Symbole
Bei diesen Optionen handelt es sich um die aus Windows bekannten Darstellungsformen. Außerdem
können Sie wie gewohnt über Liste definieren im Kontextmenü die einzelnen Spalten ein- und ausblenden und deren Inhaltselemente über Sortieren nach in die gewünschte Reihenfolge bringen.
- 364 -
8.2 Dubletten
8.2 Dubletten
Mit dieser Funktion lassen sich jeweils zwei ausgewählte Datensätze vergleichen. Falls Sie einen der
Datensätze als Duplikat identifizieren, können Sie die Datensätze zusammenfügen oder das Duplikat
löschen. Wählen Sie den Befehl Dubletten - Dubletten bereinigen in der Navigationsleiste des Moduls
Tools.
Abb. 8-11: Duplikatbereinigung bei mehreren Adressdatensätzen durch löschen und zusammenführen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Suchen und übergeben Sie zwei Adressdatensätze. Alternativ können Sie Adressen aus der Zwischenablage einfügen. Die weitere Vorgehensweise entspricht der Verwendung des "Adressdubletten-Bereinigungsassistent" (siehe Datenbank-Duplikatprüfung).
Durch Anklicken des Links Informationen zum Bereinigungsvorgang erhalten Sie detaillierte Informationen, wie alle Daten, die mit den gewählten Adressdatensätzen verknüpft sind, bei Anwendung
dieses Verfahren gehandhabt werden.
Sie können auch mit den Befehlen des Kontextmenüs Adressen öffnen, suchen oder entfernen und
den Bereinigungsvorgang starten.
- 365 -
Zur Durchführung einer Duplikatprüfung aller Adressdatensätze der estateOffice-Datenbank wählen
Sie in der Navigationsleiste des Moduls Tools den Befehl Dubletten - Gesamt-Dublettencheck.
Abb. 8-12: Die Registerkarte Gesamt-Dublettencheck mit Resultaten einer Duplikatprüfung.
Der Datenbereich dieser Registerkarte ist in zwei Abschnitte unterteilt. Der obere Abschnitt enthält
die Prüf- und Filteroptionen zur Duplikatprüfung sowie drei Schaltflächen zum Starten der Prüfung
und der Aktionen für die Weiterbearbeitung. Im unteren Abschnitt werden nach erfolgter Prüfung die
gefundenen potenziellen Duplikate in einer tabellarischen Liste angezeigt.
Hinweis: Eine Datenbank-Duplikatprüfung sollten Sie in regelmäßigen Abständen durchführen,
um redundante Datenbankeinträge zu erkennen und die Datenbank zu bereinigen.
Legen Sie zuerst die allgemeinen Prüfoptionen und Filter-/Suchbereiche fest.
Prüfoptionen & Fil-
Beschreibung
ter/Suchbereiche
Personen
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden Personenadressen in
der Datenbank untersucht.
Firmen
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden Firmenadressen in der
Datenbank untersucht.
Exakt
Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens wird beim Vergleich der Adressen sowohl die Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung) als auch die vollständige Zeichenkette in jedem einzelnen Feld der Adresse berücksichtigt,
d. h. nur Adressen mit identischer Groß-/Kleinschreibung und exakt gleicher Zeichenkette in jedem Adressfeld werden als potenzielle Duplikate
bewertet.
- 366 -
Prüfoptionen & Fil-
8.2 Dubletten
Beschreibung
ter/Suchbereiche
Normal
Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens wird beim Vergleich der Adressen die Schreibweise in jedem einzelnen Feld der Adresse nicht berücksichtigt, d. h. auch Adressen mit unterschiedlicher Groß-/Kleinschreibung
werden als potenzielle Duplikate bewertet.
Rechteverwalter
Wenn Sie in dieser Dropdown-Liste einen Benutzer auswählen, werden nur
Adressen untersucht, deren Rechte-Eigentümer der gewählte Benutzer ist.
Name von/bis
Wenn Sie in diesen Feldern Namen-Anfangsbuchstaben eingeben, wird nur
der eingegrenzte Alphabet-Bereich untersucht.
PLZ
Wenn Sie in diesem Feld eine oder mehrere PLZ-Ziffern eingeben werden
nur Adressen untersucht, deren PLZ mit diesen Ziffern beginnt.
Ort
Wenn Sie in diesem Feld einen Ortsnamen oder den ersten Teil eines Ortsnamens eingeben, werden nur Adressen in Orten untersucht, die mit der
eingegebenen Buchstabenfolge beginnen.
Nur innerhalb der
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, falls nur solche Adressen in der
eigenen Filiale
Datenbank untersucht werden sollen, die der Filiale des aktuellen Benutzers zugeordnet sind.
Zum Ausführen der Duplikatprüfung klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Starten.
Abhängig vom Größe Ihrer estateOffice-Datenbank und den gewählten Optionen kann die Anzeige
der Prüfresultate einige Sekunden oder mehrere Minuten dauern.
Untersuchen Sie nun die angezeigten Resultate. Klicken Sie auf das Erweiterungssymbol (Pluszeichen)
vor einer Zeile der tabellarischen Liste, damit die möglichen Duplikate des gewählten Datensatzes eingeblendet werden. Selektieren Sie den ersten Datensatz und klicken Sie auf die Schaltfläche Vergleichen.
- 367 -
Abb. 8-13: Das Fenster Dublettenvergleich für Adressen.
Daraufhin wird das Fenster "Dublettenvergleiche für Adressen" eingeblendet. Es zeigt die Adressdaten des ersten Datensatzes und seine potenziellen Duplikate in separaten Abschnitten neben- oder
untereinander an. Allgemein wichtige Felder und solche mit unterschiedlichen Werten sind farblich
hervorgehoben. Wenn Sie die verschiedenen Abschnitte anklicken, werden im Bereich Details weitere
Daten aufgelistet, z. B. alle Aktivitäten zum gewählten Datensatz. In der ersten Spalte links neben den
Adressdaten werden die Feldnamen angezeigt. Sie können die Reihenfolge der Felder neu anordnen,
indem Sie die Feldnamen mit Drag & Drop umgruppieren.
Prüfen Sie, ob die Datensätze tatsächlich dieselbe Adresse darstellen und welche Version der Adresse
Sie beibehalten möchten. Sollten Sie feststellen, dass ein ähnlicher bzw. Duplikat-Datensatz eigentlich
einem anderen Benutzer zuzuordnen ist, schließen Sie das Fenster, markieren den Datensatz in der
Resultatliste und klicken auf Delegieren, damit er einem anderen Benutzer zugewiesen wird.
Möchten Sie jedoch ein oder mehrere mögliche Duplikate eines Datensatzes bereinigen, schließen Sie
das Fenster, markieren das erste mögliche Duplikat des Datensatzes in der Resultatsliste und klicken
auf Bereinigen. Daraufhin wird das Fenster "Adressdubletten-Bereinigungsassistent" eingeblendet, in
dem der Adressdatensatz und die potenziellen Duplikate in separaten Abschnitten nebeneinander
angezeigt werden.
- 368 -
8.2 Dubletten
Abb. 8-14: Das Fenster Adressdubletten-Bereinigungsassistent.
Jeder Abschnitt enthält am oberen Rand ein Dropdown-Menü zur Auswahl der Bereinigungsaktion.
Folgenden Befehle stehen hier zur Auswahl:
Dropdownmenü- Beschreibung
Befehl
Ignorieren
Der Datensatz wird unverändert beibehalten.
Hauptadresse
Leere Hauptfelder werden durch die Daten des Duplikats erweitert. Alle anderen Details (Aktivitäten, Kontakte usw.) werden ebenfalls in die Hauptadresse
übertragen, ausgenommen Kriterien und Rechte.
Dublette zusam-
Der Datensatz wird mit der Hauptadresse zusammengeführt.
menführen
Dublette löschen
Das Duplikat wird aus der Datenbank gelöscht.
Wählen Sie die gewünschten Bereinigungsaktionen in den Dropdown-Menüs und klicken Sie auf OK.
Führen Sie diese Schritte für jeden Datensatz aus, zu dem potenzielle Duplikate gefunden wurden.
- 369 -
8.3 Internet
Mit den Funktionen auf der Registerkarte "Internetübertragung" können Sie Ihr gesamtes Objektportfolio oder ausgewählte Objekte an Immobilienbörsen im Internet und Ihre eigene Website übertragen. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Moduls "Tools" den Befehl Internet Internetübertragung. Diese Registerkarte lässt sich auch direkt vom estateOffice-Startbildschirm aus
über die Kachel Internetübertragung auf dem Homesreen öffnen.
Abb. 8-15: Die Registerkarte für die Übertragung von Objektofferten an Immobilienbörsen.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Auswahl Börse eine Immobilienbörse oder Firmen-Website, zu der
Sie Angebote übertragen möchten. Daraufhin wird eine tabellarische Liste Ihres Angebotsportfolios
für das Übertragungsziel angezeigt. Die Tabelle enthält alle Objekte, die vorher im Objektmanager für
die Übertragung an die gewählte Börse bereitgestellt oder schon zu einem früheren Zeitpunkt auf der
Börse eingestellt wurden. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Ansicht zu aktualisieren. Aktivieren
bzw. deaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen bei den Objekten, die für die nächste
Übertragung vorgesehen sind. Um weitere Objekte hinzuzufügen, klicken Sie in der Symbolleiste auf
Objekt hinzufügen. Daraufhin wird ein Suchfenster geöffnet, mit dem Sie Objekte in der Datenbank
finden und in die Liste übernehmen können.
- 370 -
8.3 Internet
Hinweis: Damit über diese Registerkarte Objektangebote an Internetportale exportiert werden
können, muss im Systemmodul eine Konfiguration für jedes Ziel (Börse oder Firmen-Website) definiert sein.
Klicken Sie als Nächstes auf die Schaltfläche Aktualisieren, um den Status der Ansicht zu aktualisieren.
Die tabellarische Liste ist folgendermaßen gegliedert:
Spalte/Titel
Beschreibung
Übertragen
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird das jeweilige Objekt beim nächsten Abgleich übertragen, andernfalls nicht. Falls die Objektbeschreibung unvollständig ist, wird ein Hinweis eingeblendet.
Objekt
Die zusammenfassende Beschreibung des zu übertragenden Objekts, bestehend
aus Vertriebsart, Objektnummer, Kurz-beschreibung und Objektadresse. Wenn das
Kontrollkästchen Übertragen für dieses Objekt aktiviert wurde, ist das Feld grün
unterlegt, andernfalls ist es rot markiert. Durch Doppelklicken auf eine Listenzeile
wird die Profilansicht des enthaltenen Objekts direkt im Objektmanager geöffnet.
Letzte Über-
Das Datum und die Uhrzeit der letzten Übertragung des jeweiligen Objekts an die
tragung
Börse.
Keine Aktua-
Durch Aktivierung dieses Kontrollkästchens wird das Feld rot unterlegt und die
lisierung
Aktualisierung auf der Börse unterbunden, auch wenn das Objekt zwischenzeitlich
geändert wurde.
Letzte Ände-
Das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung des jeweiligen Objekts auf der
rung
Börse. Der Status wird durch farbliche Unterlegung des Felds angezeigt:
Grün = das Objekt bzw. seine Konfiguration wurde zwischenzeitlich geändert;
Blau = das Objekt ist seit der letzten Einstellung auf der Börse unverändert;
Beige = Objekt zum Löschen.
Über das Dropdownmenü rechts oberhalb der Objektliste wird die Auswahlanzeige der Objekte
gesteuert und die Legende der für den Objektstatus verwendeten Farben angezeigt.
Hinweis: Beachten Sie, dass beim Exportieren von Angeboten lediglich die Daten an den jeweiligen Empfänger (z. B. via FTP an ein Immobilienportal) übertragen werden. Eine Gewähr für die
Entgegennahme und Weiterverarbeitung der Daten beim Empfänger kann nicht übernommen
werden. Daher ist nach jeder Übertragung (Export) von Daten die korrekte Verarbeitung und Darstellung der Angebotsdaten beim Empfänger zu überprüfen.
Zur Bearbeitung der Übertragungs-Auswahl öffnen Sie durch Rechtsklicken auf einem Tabelleneintrag
das Kontextmenü und wählen einen der enthaltenen Befehle:
- 371 -
Kontextmenü-
Beschreibung
Befehl
Konfiguration
Öffnet den Objektmanager und die Registerkarte "Objektbereit-stellung" mit der
öffnen
Übertragungshistorie des gewählten Objekts.
Sprung zum
Öffnet die Profilansicht des gewählten Objekts im Objektmanager.
Objekt
Objekt aus Über- Löscht das gewählte Objekt aus der Liste der zu übertragenden Objekte und
tragung löschen
deaktiviert das Kontrollkästchen in der Spalte Übertragen.
Alles markieren
Selektiert alle freigegebenen und korrekt konfigurierten (grün unterlegten)
Objekte für die Übertragung (Aktivierung des Kontrollkästchens Übertragen).
Alle Mar-
De-selektiert alle für die Übertragung freigegebenen Objekte (Deaktivierung des
kierungen
Kontrollkästchens Übertragen).
löschen
Zum Starten der Übertragung klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Exportieren. Vor Ausführung des Vorgangs wird zunächst das Fenster "Aktuelle Einstellungen zum Export" eingeblendet
(Dieses Fenster können Sie mit dem Dropdownmenü der Symbolleisten-Schaltfläche Exportieren öffnen.).
Abb. 8-16: Das Fenster Aktuelle Einstellungen zum Export.
Dieses Fenster enthält eine tabellarische Liste mit folgenden Optionen:
Option
Beschreibung
Börse
Hier wird der Name der Börse angezeigt, zu der exportiert wird.
Upload
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit die Übertragung zur Börse direkt
nach dem Schließen dieses Fensters ausgeführt wird. Die Option ist nur auswählbar, sofern in der globalen Börsenkonfiguration ein FTP-Server für den
Upload eingetragen und aktiviert wurde. Wenn das Kontrollkästchen nicht markiert oder grau dargestellt ist, findet anschließend kein direkter Export an die
Börse statt, sondern die Angebotsdaten werden in einem ZIP verpackt und
- 372 -
Option
8.3 Internet
Beschreibung
lokal gespeichert.
Modus
Wenn Sie auf diese Spalte klicken, wird ein Dropdown-Feld ange-zeigt in dem
Sie wählen können, ob ein Voll- oder Teilabgleich durchgeführt werden soll. Bei
einem Vollabgleich werden die neu ausgewählten Objekte auf die Börse übertragen und gleichzeitig alle bisher dort eingestellten Objekte gelöscht. Bei
einem Teilabgleich werden die ausgewählten (neuen oder geänderten) Objekte
an die Börse übertragen, ohne den Status der übrigen bereits dort vorhandenen Objekte zu ändern.
Exportpfad öff-
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird nach Starten des Exports ein
nen
Fenster eingeblendet das anzeigt, in welchem Pfad die ZIP-Datei mit den Exportdaten abgelegt ist. Diese Option ist nur auswählbar, wenn der direkte Upload
nicht aktiviert wurde.
Datum letzte
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nach erfolgtem Export das Über-
Übertragung
tragungsdatum auf der Registerkarte "Internetübertragung" aktualisiert wer-
aktualisieren
den soll.
Gelöschte
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn alle Objekte, die durch einen Voll-
Objekte aus Über- oder Teilabgleich auf der Börse gelöscht werden, auch aus der Übertragungsliste neh- tragungsliste entfernt werden sollen.
men
Die im Fenster "Aktuelle Einstellungen zum Export" gewählten Optionen werden nur dann für zukünftige Exportvorgänge wirksam, wenn Sie das Kontrollkästchen Einstellungen speichern markieren.
Falls ein Angebot in der Spalte Objekt trotz Auswahl für die Übertragung rot unterlegt ist, weil die
erforderlichen Angaben unvollständig sind, können jetzt noch Änderungen an der Auswahl und
Inhalt-Zuordnung zu übertragender Datenfelder vorgenommen werden. Eine ausführliche Beschreibung der Vorgehensweise finden Sie im Kapitel, "estateOffice einrichten und anpassen" im Abschnitt
Einrichten einer Internetbörsen-Konfiguration.
Der Internetbörsenmanager bietet eine Übersichtsdarstellung aller Internetbörsen und Objekte, die
zur Übertragung bereitgestellt oder schon übertragen wurden. Mit den Funktionen dieser Registerkarte lässt sich auf einen Blick der Status jedes Objektangebots bei allen Börsen gleichzeitig einsehen und verwalten. Sie können neue Objekte hinzufügen, vorhandene entfernen, den Status
bereitgestellter Objekte bearbeiten und die Internetübertragung an alle gewählten Börsen gleichzeitig
ausführen.
- 373 -
Abb. 8-17: Der Internetbörsenmanager mit der Bereitstellungsübersicht aller Börsen und Objekte.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Moduls "Tools" den Befehl Internet Internetbörsenmanager. Die Registerkarte lässt sich auch vom estateOffice-Startbildschirm aus über
die Kachel Börsenmanager auf dem Homescreen öffnen. Zunächst wird die Bereitstellungsübersicht
angezeigt.
Jede Tabellenzeile enthält die Daten für ein Objekt, und die nummerierten Spalten im rechten
Abschnitt zeigen die aktuellen Objekteinstellungen für die verschiedenen Börsen an. Wenn Sie den
Mauszeiger in der Tabellenkopfzeile über eine dieser Spalten bewegen, wird der jeweilige Börsenname
eingeblendet. Die farbig unterlegten Kontrollkästchen-Felder geben die Einstellungen bzw. den Status
jedes Objekts für die verschiedenen Börsen an. Durch Anklicken der Kontrollkästchen legen Sie die
neue Exporteinstellung einzelner Objekte separat für jede Börse fest.
Wenn Sie den Mauszeiger auf einem Feld positionieren, das rot unterlegt ist (d. h. der Objektexport ist
für diese Börse nicht möglich), werden Informationen zur Fehlerursache eingeblendet. Am unteren
Rand der Börsenspalten ist angegeben, wie viele Objekte Ihr Angebotsportfolio für die verschiedenen
Börsen aktuell umfasst.
Die Objekteinstellungen in den Börsenspalten sind wie folgt dargestellt:
- 374 -
8.3 Internet
Feld Status/Einstellung
Das Objekt ist nicht für die Börse ausgewählt und wird nicht übertragen.
Das Objekt bleibt unverändert auf der Börse bestehen.
Das Objekt wird als neues Objekt an die Börse übertragen.
Das Objekt ist seit der letzten Übertragung geändert worden und wird auf der Börse aktualisiert.
Das Objekt wird bei der nächsten Übertragung von der Börse gelöscht.
Das Objekt ist für die Übertragung ausgewählt, kann aber nicht übertragen werden. Entweder ist keine Börsenkonfiguration eingerichtet oder Pflichtfelder sind nicht korrekt ausgefüllt.
Die Bereitstellungstabelle lässt sich beliebig strukturieren und sortieren. Im Kontextmenü können Sie
zunächst mit dem Befehl Liste definieren festlegen, welche Objektbeschreibungsspalten angezeigt
werden sollen.
Um die Spaltenreihenfolge zu ändern, drücken und halten Sie die Maustaste über einem Spaltentitel
und verschieben ihn an die gewünschte Tabellenposition. Durch Klicken auf einen Spaltentitel wird
die Tabelle nach dieser Spalte sortiert. Nochmaliges Klicken auf den Spaltentitel bewirkt, dass die Sortierreihenfolge auf Basis dieser Spalte umgekehrt wird. Mit der Filterzeile im Tabellenkopf können Sie
die Anzeige außerdem nach jedem Stichwort bzw. jeder Zeichenfolge filtern, das (die) Sie dort eingeben.
Durch Drag & Drop des Griffpunkts am linken Tabellenrand lässt sich zusätzlich zur Bereitstellungsübersicht die Börsenübersicht anzeigen.
- 375 -
Abb. 8-18: Die Registerkarte des Börsenmanagers mit Börsen- und Bereitstellungsübersicht.
In der Börsenübersicht werden folgende Informationen dargestellt:
Tabellenspalte Beschreibung
Nr.
Die Indexnummer der Börse.
Name
Der im Systemmodul definierte Name der Börse.
Objekte
Zeigt die Anzahl der für diese Börse ausgewählten Objekte an.
Kontingent
Max. Anzahl Objekte, die auf der Börse eingestellt werden können.
Export
Nach erfolgreichem Export auf diese Börse wird ein grüner Haken dargestellt. Bei
fehlgeschlagenem Export erscheint ein rotes Kreuz.
FTP Upload
Ein grüner Haken signalisiert, dass der FTP-Upload für diese Börse aktiviert ist.
Um die Übertragungshistorie eines Objekts anzuzeigen, klicken Sie in
der Spalte Historie auf den Link Anzeigen. Bei entsprechender Voreinstellung kann das Datum der letzten Übertragungsaktion hier
manuell geändert werden.
Alle weiteren Aktionen auf dieser Registerkarte führen Sie mit den
Befehlsschaltflächen in der Symbolleiste oder den Kontextmenüs der
Börsen- oder Bereitstellungsübersicht aus.
Abb. 8-19: Das Fenster der Übertragungshistorie.
- 376 -
8.3 Internet
Das Kontextmenü der Börsenübersicht enthält folgende Befehle:
Kontextmenü-
Beschreibung
Befehl
Alle markierten
Mit diesem Befehl werden alle in der Bereitstellungsübersicht gewählten
Objekte bereit-
Objekte für den Export auf die selektierte(n) Börse(n) aktiviert.
stellen
Alle markierten
Mit diesem Befehl wird der Export auf die selektierte(n) Börse(n) für alle in der
Objekte nicht
Bereitstellungsübersicht gewählten Objekte deaktiviert.
bereitstellen
Markierte Börsen
Startet den Exportvorgang auf alle aktuell selektierten Börsen.
exportieren
Alles markieren
Selektiert alle Börsen in der Börsenübersicht.
Markierung auf-
De-selektiert alle Börsen in der Börsenübersicht.
heben
Liste definieren...
gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die Börsenübersichts-Tabelle
festlegen können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Tabellendarstellung ein bzw. aus.
an/aus
Das Kontextmenü der Bereitstellungsübersicht enthält folgende Befehle:
Befehl
In allen Börsen
Mit diesem Befehl werden alle in der Bereitstellungsübersicht gewählten Objekte
bereitstellen
für den Export auf die selektierte(n) Börse(n) aktiviert.
In allen Börsen
Mit diesem Befehl wird der Export auf die selektierte(n) Börse(n) für alle in der
nicht bereit-
Bereitstellungsübersicht gewählten Objekte deaktiviert.
stellen
Aus der Ablage
Öffnet eine Liste alle bestehenden Ablagen zum Einfügen zusätzlicher Objekte.
einfügen...
Sprung zum
Öffnet die Profilansicht des selektierten Objekts zur Bearbeitung im Objekt-
Objekt
manager.
Kopieren
Kopiert das selektierte Objekt in die Zwischenablage.
Einfügen
Fügt den Inhalt der Zwischenablage ein.
- 377 -
Befehl
Entfernen
Entfernt selektierte Objekte aus der Bereitstellungsübersicht. Diese Aktion ist nur
für Objekte möglich, die mit dem Befehl Objekte einfügen neu hinzugefügt und
noch nicht bereitgestellt oder übertragen wurden.
Alles markieren
Selektiert alle Objekte in der Bereitstellungsübersicht.
Markierung auf-
De-selektiert alle Objekte in der Bereitstellungsübersicht.
heben
Liste defi-
nieren...
pierte Darstellung und weitere Optionen für die Bereitstellungsübersicht-Tabelle
festlegen können.
Gruppieren
Schaltet die gruppierte Tabellendarstellung ein bzw. aus.
an/aus
Wenn Sie den Kontextmenü-Befehl In allen Börsen bereitstellen wählen, werden bei allen in der Bereitstellungsübersicht selektierten Objekten die entsprechenden Kontrollkästchen in den Börsenspalten
markiert. Außerdem wird die Ansicht der Börsenspalten-Felder aktualisiert und zeigt den momentanen Export-Status der Objekte durch farblich unterlegte Felder an.
Nachdem Sie mit dem Kontextmenü-Befehl Aus der Ablage einfügen Objekte zur Bereitstellungsübersicht hinzugefügt haben, müssen Sie Ansicht evtl. aktualisieren, um die neuen Objektzeilen anzuzeigen. Da neue Objekte am Ende der Tabelle eingefügt werden, ist es meist erforderlich,
die Tabelle neu zu sortieren oder zu durchblättern.
In der Symbolleiste des Börsenmanagers sind folgende zusätzliche Befehls-Schaltflächen verfügbar:
Schaltfläche
Beschreibung
Objekte hin-
zufügen
Speichern
Speichert den aktuellen Inhalt und Status aller Einstellungen der BörsenmanagerTabellen.
Abbrechen
Wenn noch kein Exportvorgang ausgeführt wurde, stellt der Befehl den Zustand
nach dem letzten Speichern bzw. beim Öffnen des Börsenmanagers wieder her.
Börsenexport Dieser Befehl startet den Exportvorgang. Falls ein oder mehrere Objekte fehlerhafte Konfigurationen haben, wird ein Warnhinweis angezeigt und der Export
kann abgebrochen werden. Vor der weiteren Auführung wird noch das Fenster
"Aktuelle Einstellungen zum Export" eingeblendet.
Druck
Druckt den Tabelleninhalt der Bereitstellungsübersicht auf dem konfiguierten Drucker bzw. in eine PDF-Datei.
- 378 -
8.3 Internet
Zum Starten der Übertragung klicken Sie in der
Symbolleiste auf Börsenexport. Vor Ausführung
der Aktion wird das Fenster "Aktuelle Einstellungen zum Export" eingeblendet, in dem Sie
verschiedene Optionen für den aktuellen und
künftige Exportvorgänge festlegen können.
Abb. 8-20: Das Fenster Aktuelle Einstellungen zum Export.
Details zu den Optionen in diesem Fenster finden
Sie in der Beschreibung der Registerkarte Internetübertragung.
Klicken Sie immer in der Symbolleiste auf Speichern, nachdem Sie im Börsenmanager Einstellungen
geändert oder einen Börsenexport durchgeführt haben.
Dank dieser Übersicht sehen Sie auf einen Blick, welche Objekte wann an welche Börsen übertragen
wurden. Die angezeigte Liste können Sie per Listendefinition im Kontextmenü nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten. Über das Kontextmenü ist außerdem der Sprung zum entsprechenden Objekt
und der jeweiligen Börsenkonfiguration möglich.
Abb. 8-21: Die Übersichtsdarstellung der Internethistorie
Die Auswahl Exporte anzeigen von in der rechten oberen Ecke ermöglicht eine Eingrenzung des Zeitraums, in dem die Exporte stattfanden. Natürlich können Sie auch wie gewohnt die Anzeige nach
sämtlichen enthaltenen Feldtypen gruppieren lassen.
- 379 -
8.4 Import
Mit dieser Funktion werden die E-Mail-Anfragen zu Objekten importiert, die Sie auf Internetbörsen
angeboten haben. Zum Aufrufen der Funktion wählen Sie in der Navigationsleiste des Moduls "Tools"
den Befehl Import - Objektanfragenimport.
Abb. 8-22: Die Registerkarte Objektanfragenimport nach dem Einlesen von E-Mail-Anfragen.
Mit dem Objektanfragen-Import werden die E-Mail-Anfragen aus den Internetbörsen importiert. Die
Verwendung dieser Funktion erfordert deshalb spezifische Voreinstellungen für jede Börsenkonfiguration im Systemmodul.
Wechseln Sie zunächst zum Systemmodul und wählen Sie den Befehl Internet - Börsen. Selektieren
Sie in der Liste Internetbörsen nacheinander jede Börsenkonfiguration und prüfen Sie, ob in den Feldern E-Mail und E-Mail CC bereits die notwendigen E-Mail-Adressen für den Empfang von Objektanfragen eingetragen sind. Ist dies nicht der Fall, holen Sie es jetzt nach.
Unter E-Mail tragen Sie die Absenderadresse der jeweiligen Börse ein. In das Feld E-Mail CC muss bei
Anfragen von "Immowelt.de" die E-Mail-Adresse objektanfragen@immowelt.de eingetragen werden.
Benötigte Daten für andere Portale erhalten Sie beim jeweiligen Portal-Betreiber.
Speichern Sie Ihre Einstellungen, schließen Sie das Systemmodul und öffnen Sie im Modul Tools die
Registerkarte Objektanfragenimport.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Optionen, um das Fenster "Optionen" anzuzeigen. In diesem Fenster stehen folgende Elemente und Optionen zur Auswahl:
- 380 -
Element/Option
8.4 Import
Beschreibung
Börseneinstellungen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einlesen vor jeder Börse, die nach E-MailAnfragen ausgewertet werden soll.
Letzte Erstel-
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die Einstellungen für Aktivität, Auf-
lungsoptionen für
gabe, Anforderungen und Kriterien benutzerbezogen gespeichert und beim
Aktivität und Auf-
nächsten Import verwendet.
gabe speichern
Optionen pro Börse
Wenn Sie diese Option aktivieren, können die allgemeinen Einstellungen
speichern
nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage auf alle Börsen übertragen und
zukünftig pro Börse gespeichert werden.
Beim Modulstart
Aktivieren Sie diese Option, damit beim Aufruf der Funktion "Objek-
nach neuen
tanfragenimport" automatisch in den eingestellten Posteingangsordnern
E-Mail-Anfragen
nach neuen Objektanfragen gesucht wird.
suchen
Dublettenprüfung
Um den mehrfachen Import einzelner Adressanlagen zu verhindern, können
beim Einlesen durch- Sie die automatische Filterung identischer Importdaten aktivieren.
führen
Posteingangsordner
Hier legen Sie einen oder mehrere Posteingangsordner von MS Outlook fest,
in denen nach Objektanfragen gesucht werden soll: Klicken Sie auf das grüne
Plus-Symbol und wählen Sie im eingeblendeten Dialogfeld die gewünschten
aktiven Postfächer aus. Um einen gewählten Ordner wieder zu entfernen,
selektieren Sie das Element in der Liste Posteingangsordner und klicken auf
das rote Kreuz-Symbol.
Bei jedem Einlesen von Objektanfragen wird der Einspielzeitpunkt aktualisiert. Wenn Sie diese Zeitangabe für ein Postfach manuell ändern möchten, führen Sie in der Liste Posteingangsordner einen
Rechtsklick auf dem Ordnernamen aus und wählen den Kontextmenübefehl Letzte Einspielzeit manuell setzen. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie die gewünschte Zeit individuell einstellen.
Da es sich hierbei um eine kritische Systemoption handelt, sollten Sie Änderungen hieran im Vorfeld
mit unserem Support besprechen.
Nachdem Sie alle Voreinstellungen festgelegt und das Fenster "Optionen" geschlossen haben, können
Sie in der Symbolleiste auf Einlesen klicken, um Ihre Posteingangsordner manuell zu prüfen und neue
Anfragen zu importieren. Falls vorhanden, werden die neuen E-Mail-Anfragen und die zugehörigen
Objektinformationen in der tabellarische Liste auf dieser Registerkarte angezeigt. Wenn Sie eine
Anfrage selektieren, erscheinen die Details unterhalb der Liste in einer Voransicht.
Beim Einlesen von E-Mail-Anfragen wird automatisch eine Duplikatprüfung durchgeführt und ggf.
angezeigt, wenn eine Absender-Adresse bereits in der Datenbank vorhanden ist.
Im Fenster "Dublettencheck" lässt sich für jedes potenzielle Duplikat festlegen, ob eine weitere Aktivität oder Anforderung zu der bereits vorhandenen Adresse erzeugt oder eine neue Adresse angelegt
werden soll. Nachdem alle Anfragen eingelesen und die Adressen abgeglichen wurden, stehen sie mit
- 381 -
verschiedenen Optionen zur Übernahme bereit. Dazu markieren Sie einzelne Adressen in der Liste der
eingelesenen Anfragen, öffnen das Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche
Übernehmen und wählen einen der enthaltenen Befehle:
Befehl
Auswirkung
Daten übernehmen
Die Adresse wird mit den gewählten Optionen gespeichert.
Daten übernehmen mit
Die Adresse wird mit den gewählten Optionen gespeichert und die Ange-
Angebot
botserstellung für das angefragte Objekt gestartet.
Daten übernehmen mit
Die Adresse wird mit den gewählten Optionen gespeichert und im
Sprung zur Adresse
Adressmanager angezeigt.
8.4.2 Adressimport
Diese estateOffice-Funktion bietet eine universelle Schnittstelle für den Massenimport von Adressdaten. Zusätzlich zum Import von Kontakten aus MS Outlook steht Ihnen damit eine Funktion zur
Verfügung, mit der Sie Adressdaten übernehmen können, die in Microsoft Access, Excel oder diversen
Textformaten vorliegen. Wählen Sie in der Navigationsleiste des Moduls "Tools" den Befehl Import Adressimport.
Abb. 8-23: Die Registerkarte Adressimport beim Starten eines vereinfachten Adressimports.
- 382 -
8.4 Import
Auf der angezeigten Registerkarte stehen zwei Verfahren zur Auswahl: vereinfachter und detaillierter
Adressimport. Beim vereinfachten Import speichern Sie zunächst eine Excel-Vorlage, die Sie anschließend manuell bzw. per "Kopieren & Einfügen" mit Adressdaten befüllen und dann re-importieren.
Demgegenüber bietet der detaillierte Adressimport die Möglichkeit, vorhandene Dateien verschiedener Quellformate zu importieren und aufzubereiten, indem Sie z. B. die Zuordnung zwischen
jedem Datenquellen- und estateOffice-Adressfeld separat festlegen. Die folgenden Abschnitte
beschreiben, wie Sie einen vereinfachten oder detaillierten Adressimport durchführen.
Vereinfachter Adressimport
Nachdem Sie den Befehl Adressimport in der Navigationsleiste des Moduls "Tools" gewählt haben, ist
zunächst das Subregister Format im Vordergrund geöffnet. Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche
Vereinfacht und klicken Sie auf Vorlage ausgeben.
Tragen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld "Speichern unter" einen Namen für die Vorlage ein,
wählen Sie den Speicherort und klicken Sie auf Speichern.
Jetzt wird die neue Vorlage automatisch in Microsoft Excel geöffnet. Die Spalten in der ersten Zeile
des Arbeitsblatts enthalten die Namen sämtlicher verfügbaren estateOffice-Adressfelder. Jede weitere Zeile stellt einen (zu befüllenden) Adressdatensatz dar.
Abb. 8-24: Die automatisch erzeugte Importvorlage vor und nach der Anpassung in Excel.
- 383 -
Grundsätzlich gibt es zwei Methoden, die Vorlage zu befüllen. Mit der ersten Methode setzen Sie die
Feldinhalte aus Ihrer Datenquelle einzeln in die Importvorlage ein. Dazu kopieren Sie den Inhalt einzelner Felder oder ganzer Spalten Ihrer Datenquelle in die Zwischenablage und fügen ihn in den passenden Feldern und Spalten der Importvorlage ein.
Mit der zweite Methode passen Sie die Felderliste der Importvorlage an die Struktur der Adressdatensätze Ihrer Datenquelle an. Dann können Sie vollständige Adresszeilen oder ganze Blöcke von
Adresszeilen über die Zwischenablage einfügen. (Dies erfordert, dass jede Adresse in der Datenquelle
aus einer Zeile mit TAB-getrennten Feldern besteht. Bei Word- und Excel-Tabellen ist dies automatisch
der Fall, außerdem bieten viele Programme Exportmöglichkeiten, mit denen TAB-getrennte Zeilen
erzeugt werden können.)
Möchten Sie die zweite Methode verwenden, dann speichern Sie Ihre Datenquelle zunächst in einem
TAB-getrennten Format und setzen den Vorgang folgendermaßen fort: Wenn eine Adresszeile in Ihrer
Datenquelle z. B. aus den Feldern "Vorname", "Nachname", "Straße", "PLZ", "Ort", "Telefon", "Fax", "EMail" und "Webadresse" besteht, löschen Sie alle nicht benötigten Spalten aus der Importvorlage und
ordnen die zu verwendenden Spalten exakt wie in der Datenquelle an. Berücksichtigen Sie dabei, dass
bei estateOffice-Adressfeldern zwischen Privat- und Firmenadressen unterschieden wird.
Nachdem Sie die Struktur der Importvorlage angepasst haben, aktivieren Sie das Fenster Ihrer Datenquelle. Selektieren eine oder mehrere Adresszeilen und kopieren Sie sie in die Zwischenablage. Dann
wechseln Sie zur Importvorlage und platzieren den Cursor in der ersten Spalte der zweiten Zeile (unterhalb der Feldtitel).
Wählen Sie nun den Menübefehl Einfügen, damit alle aus Ihrer Datenquelle kopierten Adressen in der
richtigen Anordnung in die Importvorlage eingesetzt werden.
- 384 -
8.4 Import
Abb. 8-25: Datenquelle mit Importadressen (oben) und Vorlage (unten) mit eingefügten Adressen.
Für einen erfolgreichen Import müssen die Datensätze alle definierten Pflichtfelder enthalten. Die
Importvorlage sollte standardmäßig mindestens folgende, mit Daten befüllte Felder umfassen:
Privatadressen
Firmenadressen
Person.Vorname
Firma.Firmenname
Person.Nachname Firma.Name
Person.Straße
Firma.Straße
Person.PLZ
Firma.PLZ
Person.Ort
Firma.Ort
Nachdem Sie die Importvorlage mit einer der beschriebenen Methoden befüllt haben, wählen Sie den
Excel-Menübefehl Speichern. Bestätigen Sie die nun angezeigte Meldung, dass die Originaldatei
schreibgeschützt ist, und geben Sie im anschließend eingeblendeten Dialogfeld "Speichern unter"
einen neuen Namen für das Arbeitsblatt ein. Lassen Sie den vorgegebenen Speicherpfad und das
Dateiformat unverändert und klicken Sie auf Speichern.
Schließen Sie Excel und kehren Sie zu estateOffice zurück, um die befüllte Importvorlage dort zu öffnen. Aktivieren Sie in estateOffice das nächste Subregister, Datei, indem Sie auf den Subregister-Reiter oder in der Symbolleiste auf Weiter klicken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Dokumentpfad-Feld und wählen Sie im Dialogfeld Öffnen
die zu importierende Datei. Wenn die Datei erfolgreich geöffnet werden kann, wird auf der Registerkarte ein Listenfeld mit dem Namen der Importtabelle angezeigt.
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Abb. 8-26: Das Subregister Dateinach dem Befüllen und Laden der Vorlage.
Beim vereinfachten Adressimport können Sie die folgenden Subregister (Vorschau, Spalte teilen, Feldzuordnung, Feldeinstellungen) jeweils mit einem Klick auf Weiter durchlaufen, ohne zusätzliche
Schritte ausführen zu müssen. Möchten Sie jedoch weitere Anpassungen vornehmen, lesen Sie
Beschreibung dieser Subregister für den detaillierten Adressimport.
Sobald Sie das Subregister Fertigstellen öffnen, wird eine Tabelle der erzeugten Feldzuordnungen
angezeigt. Überprüfen Sie diese Tabelle. Bei ungenügenden Zuordnungen können Sie durch Klicken
auf Zurück zum Subregister Feldzuordnung blättern und nachträglich Ergänzungen vornehmen.
Ansonsten sichern Sie Ihre Importeinstellungen für spätere Wiederverwendung, indem Sie in der Symbolleiste auf Einstellungen speichern klicken, und starten den Import durch Klicken auf Fertigstellen.
Es wird eine Bestätigungsmeldung ausgegeben, wenn der Adressimport erfolgreich ausgeführt werden kann, andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Zum Fortfahren klicken Sie auf Weiter und öffnen damit das Subregister Fehlerinfo, das eine Berichttabelle aller vollständig, teilweise oder nicht eingespielten Datensätzen anzeigt.
- 386 -
8.4 Import
Abb. 8-27: Der Bericht zum Adressimport nach Durchführung des Importvorgangs.
Jetzt haben Sie noch Gelegenheit, die importierten Adressen wieder aus der estateOffice-Datenbank
zu entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche Rückgängig klicken.
Wenn Sie den Bericht als HTML-Report speichern möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Report erzeugen.
Bevor Sie die neuen Adressen weiter verarbeiten, sollten Sie mit dem Befehl GesamtDublettencheck prüfen, ob Ihre estateOffice-Datenbank nach dem Import eventuell Adressduplikate
enthält.
Detaillierter Adressimport
Mit dem detaillierten Import können Sie Microsoft Access-Tabellen, Exel-Tabellen und Dateien der verschiedensten Textformate einlesen und mit einer Vielzahl von Optionen aufbereiten. Die folgenden
Abschnitte beschreiben die einzelnen Schritte des Imports und die dabei verfügbaren Optionen.
Nachdem Sie den Befehl Import - Adressimport in der Navigationsleiste des Moduls "Tools" gewählt
haben, ist zunächst das Subregister Format im Vordergrund geöffnet.
Format auswählen
Aktivieren Sie auf dem Subregister Format die Optionsschaltfläche Detailliert und geben Sie das Format der Datenquelle durch Auswahl einer der Optionsschaltflächen Microsoft Access, Microsoft Excel
oder Textdateien an.
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Abb. 8-28: Erste Schritte eines detaillierten Adressimports auf dem Subregister Format.
Klicken Sie in anschließend der Symbolleiste auf Weiter, um das Subregister Datei anzuzeigen.
Datei auswählen
Klicken Sie auf die Schaltfläche hinter dem Dokumentpfad-Feld und wählen Sie im Dialogfeld "Öffnen" die zu importierende Datei aus.
- 388 -
8.4 Import
Abb. 8-29: Subregister Datei des detaillierten Adressimports mit Dialogfeld Öffnen.
Wenn Sie eine Excel- oder Access-Datei öffnen, wird auf der Registerkarte anschließend eine Auswahlliste aller in der Importdatei enthaltener Tabellen angezeigt. Selektieren Sie in diesem Fall den
Namen einer Tabelle. Handelt es sich bei der Importdatei um ein Textformat, ist keine weitere Auswahl möglich.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Weiter, um das Subregister Vorschau zu öffnen.
Vorschau
Auf dieser Subregisterkarte wird der Importdatei-Inhalt als Tabelle oder Liste angezeigt.
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Abb. 8-30: Subregister Vorschau mit der Voransicht des Importdatei-Inhalts.
Bei Access- oder Excel-Tabellen und bei Textdateien im CSV-Format sind die Elemente der Adressdatensätze bereits in Spalten bzw. Felder unterteilt. Öffnen Sie dagegen eine Komma-, TAB-, oder Leerzeichen-getrennte Textdatei, wird jede Adresse als fortlaufende Zeile dargestellt. In diesem Fall
müssen Sie das Spaltentrennzeichen explizit angeben, indem Sie die entsprechende Schaltfläche im
Abschnitt Optionen aktivieren oder dort ein Trennzeichen eingeben.
Sie können den aktuellen Inhalt einer Spalte im weiteren Verlauf des Imports auch noch auf mehrere
estateOffice-Felder verteilen oder zwei Spalten zu einem estateOffice-Feld zusammenfassen.
Überprüfen Sie zunächst, ob die richtigen Daten ausgewählt wurden und klicken Sie auf Weiter, um
das nächste Subregister Spalte teilen zu öffnen.
Spalte teilen
Mit den Optionen dieses Subregisters können Sie den Inhalt einzelner Spalten/Felder der Importdatei
auf mehrere estateOffice-Felder aufteilen. Damit eine Spalte geteilt werden kann, muss sie jedoch
mindestens ein mögliches Trennzeichen enthalten. Sollten Sie die Optionen auf dieser Registerkarte
nicht benötigen, können Sie direkt auf Weiter klicken und das nächste Subregister öffnen.
- 390 -
8.4 Import
Abb. 8-31: Aufteilung eines Felds der Datenquelle in mehrere estateOffice-Felder.
Andernfalls wählen Sie in der Dropdown-Liste Zu teilende Spalte einen Spaltennamen aus. Daraufhin
wird im Listenfeld Inhalt der Importspalte der Inhalt der zu teilenden Spalte angezeigt. Tragen Sie im
Feld Anzahl der neuen Spalten ein, in wie viele Felder Sie die Spalte aufteilen wollen, und wählen Sie in
der Dropdown-Liste Trennzeichen ein Zeichen, das als Spaltentrennzeichen interpretiert werden soll.
Geben Sie in der Liste Spaltenbezeichnungen die Namen für die neuen Felder/Spalten ein und überprüfen Sie in der Liste Voransicht der Spalteninhalte die Aufteilung der Spalte. Ist die Darstellung wie
vorgesehen, klicken Sie im rechten Abschnitt des Subregisters auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Dadurch wird der Name der aufgeteilten Importspalte in das Listenfeld Bearbeitete
Spalten übernommen.
Wiederholen Sie die beschriebenen Schritte, wenn Sie weitere Spalten der Datenquelle aufteilen möchten. Ansonsten setzen Sie den Importvorgang fort, indem Sie auf Weiter klicken und damit das
nächste Subregister öffnen.
Feldzuordnung
Auf dem Subregister Feldzuordnung legen Sie die Zuordnung zwischen Importspalten und Spalten
bzw. Feldern von estateOffice fest.
- 391 -
Abb. 8-32: Zuordnung zwischen estateOffice-Importdatei-Feldern.
Suchen Sie in der tabellarischen Liste und unter estateOffice-Feld das erste Adressfeld von estateOffice, dem Sie eine Importspalte (oder eine durch Teilung neu erzeugte Spalte) zuordnen wollen. Wählen Sie die Zeile aus und klicken dort auf das Feld unter dem Titel Importfeld1. Daraufhin wird eine
Dropdown-Liste eingeblendet. Wählen Sie hier die Spalte der Importdatei, die zugeordnet werden
soll. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren estateOffice-Felder, denen Importspalten zugeordnet werden sollen.
Zusätzlich können Sie den Inhalt von zwei Spalten der Importdatei in einem estateOffice-Feld zusammenfassen. Hierfür wählen Sie in der Liste die Zeile mit dem estateOffice-Feld aus. Klicken Sie in dieser Zeile auf das Feld unter dem Titel Importfeld1 und wählen Sie in der eingeblendeten DropdownListe die erste Importspalte,. Klicken Sie in der gleichen Zeile unter dem Titel Importfeld2 und wählen
Sie in der Dropdown-Liste die zweite Importspalte für das estateOffice-Feld.
In der Spalte Pflichteingabe können Sie festlegen, ob ein Feld als Pflichtfeld für den neuen Adressdatensatz bewertet werden soll. Klicken Sie auf den entsprechenden Spalteneintrag und wählen Sie
im Dropdown-Feld die gewünschte Option. Klicken Sie zum Abschluss in der Symbolleiste auf Weiter,
um das nächste Subregister, Feldeinstellungen, anzuzeigen.
Feldeinstellungen
Auf diesem Subregister können Sie den Importadressen zusätzliche Stammdatenfelder von estateOffice hinzuzufügen und mit festen Werten befüllen. Diese Option ist nützlich, wenn die Importadressen bestimmte Stammdatenmerkmale haben (z. B. Adresstyp), die in der Datenquelle nicht
- 392 -
8.4 Import
explizit definiert sind.
Abb. 8-33: Subregister Feldeinstellungen beim Einfügen eines Stammdatenfelds mit fester Zuordnung.
Sollten Sie diese Optionen nicht benötigen, können Sie direkt zum Subregister Fertigstellen wechseln,
indem Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken.
Andernfalls öffnen Sie auf dem Subregister Feldeinstellungen die Dropdown-Liste Stammdatenfeld
estateOffice, wählen dort ein zu ergänzendes Feld aus und setzen den Vorgang wie folgt fort:
Stammdatenfeld mit fester Zuordnung ergänzen
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Feste Zuordnung, wenn alle Importadressen im gewählten
estateOffice-Stammdatenfeld denselben Wert erhalten sollen. Selektieren Sie in der nun eingeblendeten Dropdown-Liste Fester Wert den Eintrag für das Stammdatenfeld und klicken Sie auf die
Subregister-Schaltfläche Hinzufügen.
Daraufhin wird das neu ergänzte Datenfeld im Listenfeld Zugeordnete Stammdaten aufgeführt.
Stammdatenfeld mit detaillierter Zuordnung ergänzen
Aktivieren Sie die Optionsschaltfläche Detaillierte Zuordnung, wenn die verschiedenen Importadressen im gewählten estateOffice-Stammdatenfeld unterschiedliche Werte erhalten sollen. Selektieren Sie in der nun eingeblendeten Dropdown-Liste Importdatenfeld das Feld der Importadresse,
das als Differenzierungsmerkmal für den jeweiligen Wert des Stammdatenfelds verwendet werden
soll.
- 393 -
Abb. 8-34: Anzeige der Optionen zur detaillierten Zuordnung auf dem Subregister Feldeinstellungen.
Daraufhin wird eine tabellarische Liste mit den Spalten Wert und estateOffice-Wert angezeigt. Klicken
Sie in jeder Listenzeile auf die Spalte estateOffice-Wert und wählen Sie in der eingeblendeten Dropdown-Liste den festen Wert, der im hinzugefügten Stammdatenfeld für diese Adresse eingetragen
werden soll. Klicken Sie auf die Subregister-Schaltfläche Hinzufügen. Daraufhin wird das neu ergänzte
Datenfeld im Listenfeld Zugeordnete Stammdaten aufgeführt.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Weiter, um das Subregister Fertigstellen zu öffnen und den Importvorgang durchzuführen.
Adressimport fertigstellen
Auf der Subregisterkarte Fertigstellen wird eine tabellarische Liste aller erzeugten Feldzuordnungen
angezeigt und der Importvorgang durchgeführt.
- 394 -
8.4 Import
Abb. 8-35: Meldung nach Durchführen des Importvorgangs auf dem Subregister Fertigstellen.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Fertigstellen. Es wird eine Bestätigungsmeldung ausgegeben, wenn
der Vorgang erfolgreich ausgeführt werden kann, andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Überprüfen Sie, ob alle Zuordnungen wie geplant ausgeführt wurden und sichern Sie Ihre Importeinstellungen für spätere Wiederverwendung, indem Sie in der Symbolleiste Einstellungen
speichern anklicken.
Klicken Sie anschließend auf Weiter, um das Subregister Fehlerinfos zu öffnen.
Bericht zum Adressimport auswerten
Auf der Subregisterkarte Fehlerinfos wird nach Durchführung des Importvorgangs ein Berichttabelle
über die vollständig, teilweise oder nicht eingespielten Datensätze angezeigt.
- 395 -
Abb. 8-36: Der Bericht zum Adressimport nach Durchführung des Importvorgangs.
Wenn Sie den Bericht als HTML-Report speichern möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche Report erzeugen.
Auf der Subregisterkarte Fehlerinfos wird nach Durchführung des Importvorgangs ein Berichttabelle
über die vollständig, teilweise oder nicht eingespielten Datensätze angezeigt.
An dieser Stelle haben Sie noch die Möglichkeit, alle importierten Adressen wieder aus der estateOffice-Datenbank zu entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche Rückgängig klicken.
Sobald Sie zum Abschluss des Adressimports auf der Registerkarte oder in der Symbolleiste auf Fertig
klicken, werden die Adressen in Ihre estateOffice-Datenbank eingetragen.
Bevor Sie die neuen Adressen weiter verarbeiten, sollten Sie mit dem Befehl GesamtDublettencheck prüfen, ob Ihre estateOffice-Datenbank nach dem Import eventuell Adressduplikate
enthält.
Über diese Option importieren Sie die von Ihren Kunden akzeptierten Widerrufsbelehrungen und die
Einverständniserklärungen zum vorzeitigen Vertragsbeginn.
- 396 -
8.4 Import
Abb. 8-37: Die importierten Daten der Internethistorie.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt einlesen in der Symbolleiste. Hierüber werden die online vorhandenen Daten importiert und der Eintrag Akzeptiert am bei der Adresse mit Datum und Uhrzeit
gefüllt. Darüber hinaus wird beim Abruf automatisch eine Aktivität mit dem Hinweis Widerrufsbelehrung online akzeptiert und einer Objektverknüpfung erzeugt, sofern Sie die entsprechende
Aktionsart in den Systemeinstellungen definiert haben..
Mit den Informationen auf dieser Registerkarte
überprüfen Sie, welcher Kunde wann auf welches
FileCloud-Exposé zugegriffen hat.
Über den Button Jetzt einlesen in der Menüzeile
importieren Sie alle bislang erfolgten Zugriffe auf
Ihre FileCloud-Exposés. Alternativ setzen Sie den
Haken in die Checkbox unterhalb der Datenansicht, wodurch der Datenimport automatisch
beim Öffnen von estateOffice erfolgt.
Abb. 8-38: Die FileCloud-Zugriffsimport-Übersicht im Programmteil Tools
Sprung zur
Öffnet die zugeordnete Adresse im Adressmanager.
Adresse
Sprung zur Akti- Öffnet die zugeordnete Aktivität
vität
- 397 -
Sprung zum
Öffnet das zugeordnete Objekt im Objektmanager.
Objekt
Listendruck
Druckt die markierten Exposés als Liste aus.
Vollbildansicht
öffnen
Liste definieren
Öffnet das Dialogfeld "Listendefinition", in dem Sie die Felderliste (Spalten), gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die FileCloud-Übersicht festlegen.
können.
Gruppieren
Schaltet die Gruppierung der Exposé-Übersicht ein bzw. aus.
- 398 -
8.5 Marketing
8.5 Marketing
Das Marketing-Modul ermöglicht eine einfache und schnelle Verarbeitung von Mailing-Aktionen per EMail oder Brief. Der E-Mail-Versand wird dabei direkt über einen SMTP-Server durchgeführt, um den
Versand zu beschleunigen. Über ein Anforderungsprofil lassen sich im Marketing-Modul auch Adressen ohne vorherige Erfassung eines Objektes selektieren.
Mit dieser Funktion realisieren Sie einen Marketing-Vorgang, lassen also spezielle Informationen
einem ausgewählten Empfängerkreis (beispielsweise A-Kunden) per E-Mail oder postalisch zukommen.
Abb. 8-39: Die Registerkarte Marketing-Vorgang im Modul Marketing.
Wählen Sie in der Navigationsleiste des Moduls Tools den Befehl Marketing - Marketing-Vorgang
erstellen. Es öffnet sich eine neue Registerkarte Marketing-Vorgang.
Die Erstellung eines Marketing-Vorgangs ist in fünf Arbeitsschritte gegliedert:
•
•
•
•
•
Anforderungssuche
Adressauswahl
Vorbereitung
Vorschau
Fertigstellen
- 399 -
Anhand von Modul-Icon und -Farbe ist ersichtlich, dass diese neue Registerkarte in der Modulgruppe
Adressen angesiedelt ist. Um den Empfängerkreis der Marketing-Aktion zu bestimmen stehen Ihnen
drei Optionen zur Verfügung:
Schaltfläche
Funktion
Anforderungsprofil Öffnet nach Auswahl des Anforderungsprofils die aus dem Angebotsvorgang
auswählen
bekannte Anforderungssuche.
Gespeicherte Such- Bietet eine Auswahl von zuvor gespeicherten Suchabfragen (siehe nächste
abfrage auswählen
Zeile)
Leere Suchabfrage
Startet eine leere Suchanfrage. Objekt- und Adresskriterien lassen sich hin-
ohne Kriterien öff-
zufügen und die so konfigurierte Suche für spätere Verwendungen speichern.
nen
Über die Verknüpfungen im oberen Bereich lassen sich Suchvorgänge anlegen, speichern und verwalten.
Nach Auswahl der entsprechenden Option wird das Anforderungsprofil-Formular angezeigt. Vor
jedem Feld steht ein Kontrollkästchen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie das Feld als Suchkriterium verwenden wollen. Sie haben auch die Möglichkeit, weitere Objekt- oder Adresskriterien zur
Anforderungssuche hinzuzufügen. Einzelne Kriterien werden durch Drag & Drop in das Anforderungsformular eingefügt. Diese Aktion gilt nur für den aktuellen Anforderungs-Suchvorgang. Tragen Sie dann Werte in die numerischen Felder für Flächen, Preise usw. ein und wählen Sie die
Elemente für Felder mit Mehrfachauswahl.
Zusätzlich können Sie Suchfilter-Bedingungen festlegen. Klicken Sie dazu am unteren Rand des Suchformulars auf das Erweiterungssymbol (Plus-Zeichen) vor der Option Anforderungsfilter und verwenden Sie die angebotenen Optionen.
Nachdem Sie die Anforderungen konfiguriert haben, klicken Sie wie von der Angebotserstellung
gewohnt auf die Schaltfläche Suche. Die Treffer der Suche werden nun im Fenster Suchergebnis auf
der rechten Seite dargestellt.
- 400 -
8.5 Marketing
Abb. 8-40: Ergebnis der Anforderungssuche mit geöffnetem Kontextmenü.
Um die Anforderungssuche auszuführen klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Jetzt werden im rechten Abschnitt des Subregisters zwei Listen angezeigt. Die oberste Liste enthält die Suchergebnisse,
also Adressen mit zutreffenden Anforderungen. Wenn Sie dort einen Eintrag markieren, werden darunter in der Liste Anforderungsdetails alle Merkmale der Anforderung angezeigt. Doppelklicken Sie in
der Suchergebnis-Liste auf die Adressen, die Sie für Ihren Marketing-Vorgang verwenden möchten
oder markieren Sie mehrere Adressen und wählen Sie die Option In die Adressauswahl aufnehmen im
Kontextmenü. Die Objekte werden in die Liste Adressauswahl übernommen. Sie finden diese im
nächsten Schritt, können aber bereits jetzt anhand der inkrementierten Adressanzahl in der Registerkarte die erfolgreich hinzugefügten Adressen erkennen. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
Zur Ausführung dieses Schritts wird das Subregister Adressauswahl aktiviert.
- 401 -
Abb. 8-41: Anzeige der ausgewählten Adressen
Hier finden Sie alle im vorherigen Schritt gewählten Adressen und können die Auswahl falls nötig korrigieren. Falls Sie eine oder mehrere Adressen aus der Liste löschen möchten markieren Sie diese und
wählen den Befehl Entfernen aus dem Kontextmenü. Darüber hinaus können Sie Adressen auch zur
späteren Verwendung an eine Ablage übergeben. Den zugehörigen Befehl finden Sie ebenfalls im Kontextmenü.
Im Fall von fehlenden Adressen finden Sie die benötigten Optionen hingegen in der Menüleiste: Über
das Dropdown-Menü bei Adressen hinzufügen wählen Sie aus, ob Sie die zusätzlichen Adressen aus
einer Ablage, der Kurzsuche oder der Zwischenablage in Ihre Liste integrieren möchten.
Vervollständigen Sie die Adressauswahl und klicken Sie auf Weiter.
Nun wird das Subregister Vorbereitung aktiviert. Hier legen Sie fest, welche Dokumente Ihrem Angebot beigefügt werden sollen, und wählen die zu verwendenden Text- und Layoutvorlagen.
- 402 -
8.5 Marketing
Abb. 8-42: Festlegen der Versandoptionen und Hinzufügen von Anlagen.
In diesem Subregister sind folgenden Elemente und Optionen verfügbar:
Versandart
Wählen Sie aus diesem Dropdown-Menü, in welcher Form die Dokumente und
Anschreiben des Marketing-Vorgangs versandt werden sollen. Zur Auswahl stehen Brief, Fax und E-Mail.
Bezeichnung
Tragen Sie einen aussagekräftigen Titel für den Marketing-Vorgang ein.
Betreuer
Über dieses Dropdown-Menü können Sie dem Marketing-Vorgang einem speziellen Betreuer zuweisen.
Vorlage
Wählen Sie in dieser Dropdown-Liste eine HTML- oder Textvorlage für das
Anschreiben. Im Systemmodul können Sie eigene Vorlagen hinzufügen, die Sie
vorher im Modul Vorlagen erstellt haben. Wenn Sie auf die Schaltfläche hinter
der Dropdown-Liste klicken, wird eine Kopie der Originalvorlage geöffnet und
E-Mail Betreff
Die Betreff-Zeile wird nach dem Versand als erstes vom Kunden wahrgenommen. Sie sollte daher kurz, prägnant und aussagekräftig sein.
E-Mail-Konto
Hier wählen Sie das E-Mail-Konto, über welches der Versand des Marketing-Vorgangs abgewickelt werden soll.
E-Mail-Tracking
Die Option E-Mail-Tracking erlaubt bei Aktivierung die Nachverfolgung von EMails zu Marketing-Zwecken.
- 403 -
vCard des Betreu- Fügt die virtuelle Visitenkarte des Betreuers an die ausgehende Marketinge-Eers anhängen
Mail an.
Anlagen
Im Rahmen des Marketing-Vorgangs können Sie Ihren Kunden auch diverse
Dokumente wie beispielsweise Exposés zukommen lassen. Klicken Sie hierzu
auf die Schaltfläche Anlagen hinzufügen. Alternativ fügen Sie die gewünschten
per Drag&Drop in die Liste ein.
Überprüfen Sie die vorgenommenen Einstellungen und klicken Sie anschließend auf Weiter.
Nun erhalten Sie mit der Vorschau eine Ansicht der ausgehenden E-Mail. Überprüfen Sie diese noch
einmal und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor, indem Sie die Schaltfläche Vorlage anpassen (Kopie) betätigen.
Abb. 8-43: Voransicht des Versandtextes
Nun können Sie Ihre Word-Vorlage wie gewohnt bearbeiten speichern. Beachten Sie, dass die vorgenommenen Änderungen nur für den aktuellen Marketing-Vorgang gültig sind. Langfristige Anpassung der Vorlagen nehmen Sie nach wie vor über den Vorlagen-Editor vor. Aktualisieren Sie die
Vorschau zur finalen Überprüfung und senden Sie über die entsprechende Schaltfläche eine Test-EMail um auch Betreff und Anlagen auf Korrektheit zu überprüfen. Anschließend klicken Sie auf
Weiter. - 404 -
8.5 Marketing
Nach Ausführen des Befehls Drucken/Versenden wird automatisch das Subregister Nachweis geöffnet.
Abb. 8-44: Im letzten Schritt legen Sie die Aktivitäts-Optionen fest.
In den Feldern dieser Modulansicht sind bereits folgende Angaben für den Nachweis eingetragen:
•
•
•
•
Aktionsart
Betreuer
Datum und Uhrzeit
Der Standardtext Marketing-Vorgang am (Aktuelles Datum)
Aktion
Betreuer
Hier ist der aktuelle Betreuer eingetragen, der nach Rechtsklicken auf dem Auswahlfeld im Dialogfeld "Rechte bearbeiten" geändert werden kann.
Datum/Uhrzeit
Kosten
Quelle
Text
Sie können den vorgegebenen Standardtext mit eigenen Anmerkungen ergän-
- 405 -
zen.
Wiedervorlage
erstellen
Beschreibung dieser Formulare und der verfügbaren Optionen finden Sie unter Termine vereinbaren
und Aufgabe erstellen sowie im Kapitel Arbeiten mit dem Planer unter Verwendung von Terminoptionen.
Der Marketing-Monitor zeigt die Übersicht der als Entwurf gespeicherten, in Abarbeitung befindlichen
und bereits abgeschlossenen Marketing-Vorgänge an. Der Versand wird auch dann weitergeführt,
wenn estateOffice beendet ist.
Abb. 8-45: Übersicht über Marketing-Vorgänge im Marketing-Monitor
- 406 -
8.5 Marketing
Die Listendarstellung der Übersicht lässt sich wie gewohnt anpassen.
Wählen Sie hierzu den Befehl Liste definieren aus dem Kontextmenü
und setzen Sie die Haken bei den gewünschten Anzeige-Spalten.
Diese werden umgehend in der Übersicht angezeigt. Schließen Sie die
Optionen der Listendefinition anschließend mit OK.
Um einen Marketing-Vorgang aus der Liste zu öffnen wählen Sie diesen entweder per Doppelklick aus oder markieren und öffnen ihn
über das zugehörige Symbol in der Menüleiste. Ebenso ist die Erstellung eines neuen Marketing-Vorgangs möglich. Über die Schaltfläche
Neu wird der oben beschriebene Vorgang gestartet.
Um einen gespeicherten Marketing-Vorgang zu starten markieren Sie
diesen und wählen die Option Starten aus dem Kontextmenü bzw.
der Symbolleiste.
Aktive bzw. gestartete Marketing Vorgänge lassen sich pausieren oder abbrechen. Die zugehörigen
Schaltflächen finden Sie ebenfalls im Kontextmenü und der Symbolleiste.
- 407 -
Auf dieser Registerkarte finden Sie eine vollständige Übersicht der bereits hochgeladenen
Dokumente, sowie neben der oberhalb platzierten Suchfunktion eine Information zur aktuellen Speicherbelegung. Um stets die aktuellste
Übersicht über Ihre Exposés zu haben, nutzen Sie
beim Aufruf die Funktion Neu laden in der Menüleiste.
Wenn Sie lokal Änderungen an einem bereits in
der FileCloud hinterlegten Exposé vorgenommen
haben, müssen Sie den Übertragungsvorgang
Abb. 8-46: Die FileCloud-Übersicht im Programmteil Tools
anschließend neu starten. Das geänderte Dokument wird bei entsprechend vorgenommenen Systemeinstellungen entweder überschrieben und die Versionsnummer inkrementiert, oder es wird als
neue Version zusätzlich in der FileCloud gespeichert. Die bisherige Version bleibt dabei erhalten, kann
aber bei Bedarf gelöscht werden. Bei Löschung eines lokalen Exposés, das zusätzlich in der FileCloud
gespeichert wurde, erscheint eine Abfrage, ob die vorhandenen Auslieferversionen ebenfalls gelöscht
werden sollen.
Befehl/Option
Beschreibung
Sprung zum
Öffnet das zugeordnete Objekt im Objektmanager.
Objekt
Löschen
Löscht das in der Übersicht gewählte Exposé.
Änderungshistorie Öffnet ein Fenster mit der gesamten Änderungshistorie des aktuellen Exposés.
Öffnen
Öffnet das gewählte Exposé mit dem festgelegten PDF-Viewer.
Alles markieren
Selektiert alle Exposés in der Suchergebnis-Tabelle.
Markierungen auf- De-selektiert alle markierten Exposés in der Suchergebnis-Tabelle.
heben
Listendruck
Druckt die markierten Exposés als Liste aus.
Vollbildansicht öff- Öffnet die gesamte Liste in einem neuen Fenster als Vollbildansicht.
nen
Liste definieren
gruppierte Darstellung und weitere Optionen für die FileCloud-Übersicht festlegen.
können.
Gruppieren
Schaltet die Gruppierung der Exposé-Übersicht ein bzw. aus.
- 408 -
9.1 Outlook Add-In
9.2 E-Mail-Tracking
410
415
- 409 -
9.1 Outlook Add-In
Das Add-In für Microsoft Outlook ab Version 2010 verbindet estateOffice noch enger mit Ihrem EMail-Client. Der durch das Add-In frei in Outlook platzierbaren Infobereich zeigt neben den Adressdaten der Absender auch zugeordnete Aktivitäten und Dokumente aus estateOffice an. Deren Zuordnung können Sie ebenfalls direkt aus Outlook heraus per Drag & Drop erledigen. Darüber hinaus
können folgende Elemente automatisch in estateOffice eingelesen werden:
•
•
•
•
Ein- und ausgehende E-Mails
Lesebestätigungen
Aufgabenanfragen
Terminanfragen
Übersicht
Nach der Installation von estateOffice und dem Start von MS Outlook finden Sie in Ihrem E-Mail-Client eine neue Registerkarte estateOffice. In dieser sind alle Ribbons enthalten, die Sie für die Nutzung
des neuen Add-Ins benötigen. Sollte estateOffice beim Start von MS Outlook nicht geöffnet gewesen
sein, finden Sie an dieser Stelle statt der Ribbons lediglich den Login-Button. Klicken Sie diesen und
geben Sie Ihre estateOffice-Zugangsdaten ein, um die Funktionen des Plugins nutzen zu können.
Im linken Teil des Add-Ins finden Sie die Optionen, mit denen Sie die eingegangen E-Mails ihren
Adress-Entsprechungen in estateOffice zuordnen
können. Dabei wird automatisch ein zugehörige
Abb. 9-1: Das estateOffice-Add-In unter MS Outlook.
Aktivität in estateOffice angelegt:
Eingang /
Weist die ausgewählte E-Mail über die Kurzsuche einer Adresse in estateOffice zu.
manuell
Eingang /
Weist die ausgewählte E-Mail einer in estateOffice aktiven Adresse zu.
aktiv
Eingang mit
Weist die ausgewählte E-Mail über die jeweilige Kurzsuche sowohl einer Adresse als
Objekt
auch einem Objekt in estateOffice zu.
Falls die Adresse einer empfangen E-Mail in estateOffice noch nicht hinterlegt ist, können Sie dies über
die Schaltfläche Adresse anlegen schnell und einfach nachholen. Der Button Automatischer Import
sorgt hingegen dafür, dass alle seit dem letzten Import empfangenen E-Mails automatisch in estateOffice zugeordnet werden, sofern die entsprechenden Adressen bereits hinterlegt sind.
Im rechten Teil des Add-Ins finden Sie noch zwei weitere Schaltflächen: Mit estateOffice E-Mail einblenden machen Sie den Infobereich innerhalb von MS Outlook sichtbar, bzw. deaktivieren ihn. Mit
den Einstellungen können Sie die Funktionsweise weiter anpassen.
- 410 -
9.1 Outlook Add-In
Einstellungen
Nach dem ersten Start von MS Outlook mit dem neuen Add-In sollten Sie die Funktionsweise
zunächst an Ihre Arbeitsgewohnheiten anpassen. Rufen Sie hierzu die Einstellungen auf, die Sie im
rechten Bereich der Add-In-Darstellung finden.
Die Optionen der Registerkarte Automatischer Import
Unter der Registerkarte Automatischer Import finden Sie die wichtigsten Optionen zur Behandlung von ein- und ausgehenden E-Mails.
Im Einzelnen sorgen die Optionen für folgende Funktionsweise:
Abb. 9-2: Die Add-In-Einstellungen für
der automatischen E-Mail-Import.
Schaltfläche
Funktion
Import der E-
Sobald MS Outlook gestartet wird erfolgt die Zuordnung der E-Mails im Postein-
Mails beim Start
gang zu den entsprechenden Adressen und Objekten unter Berücksichtgung
von Outlook akti-
der festgelegten Einstellungen.
vieren
Eingehende E-
Ist MS Outlook geöffnet, so werden eingehende E-Mails direkt und ohne wei-
Mails zuordnen
tere Rückfrage in estateOffice übernommen. Hierzu ist es ausreichend, dass Sie
im Add-In von MS Outlook angemeldet sind.
Ausgehende E-
Ist MS Outlook geöffnet, so werden ausgehende E-Mails direkt und ohne wei-
Mails zuordnen
tere Rückfrage in estateOffice übernommen. Hierzu ist es ausreichend, dass Sie
im Add-In von MS Outlook angemeldet sind.
Objektzuordnung E-Mails werden ohne weiteres Zutun direkt mit den zugehörigen Objekten in
estateOffice verknüpft, sofern es sich um eine Antwort auf eine E-Mail handelt,
die aus estateOffice heraus mit einer Objektverknüpfung versandt wurde.
Import weiterer
Bei Aktivierung der Option werden zusätzlich zu den E-Mails auch Lese-
Outlook-Ele-
bestätigungen, Aufgaben- und Terminanfragen importiert.
mente
Eigene E-Mails
E-Mails, die Sie sich selbst schicken, werden nicht in estateOffice hinterlegt.
nicht importieren
- 411 -
Setzen Sie bei den gewünschten Optionen die entsprechenden Haken und wählen Sie das Datum, ab
dem Ihre E-Mail-Korrespondenz eingelesen werden soll. Im unteren Teil des Fensters finden Sie darüber hinaus eine Ausschlussliste für Domains und E-Mails. Die hier hinterlegten Adressen werden von
estateOffice grundsätzlich nicht weiter beachtet.
Die Optionen der Registerkarte Ordnerzuordnung
Über das Outlook-Add-In ist es möglich, weitere E-Mail-Ordner hinzuzufügen, die beim automatischen Import zusätzlich berücksichtigt
werden. So können beispielsweise auch E-Mails, die per Smartphone
gesendet wurden, in estateOfficehinterlegt werden.
Um die gewünschten Ordner hinzuzufügen, öffnen Sie die Registerkarte Ordnerzuordnung. Dieser Einstellungsbereich ist in vier Bereiche unterteilt: Die beiden oberen Elemente enthalten die verfügbaren
Abb. 9-3: Die Add-In-Einstellungen für
die Zuordnung weiterer E-Mail-Ordner
und bereits gewählten Ordner für den Empfang von Nachrichten,
während die beiden Unteren dieselben Optionen für den Postausgang zur Verfügung stellen. Über die Pfeilsymbole zwischen den
Elementen fügen Sie Ordner der Auswahl hinzu bzw. entfernen diese wieder.
Darüber hinaus stehen Ihnen auf dieser Registerkarte auch die Einstellungen für die Zeitintervalle
zum Abruf der empfangenen und gesendeten Elemente zur Verfügung.
Die Optionen der Registerkarte Erweitert
Unter der Registerkarte Erweitert finden Sie Einstellungen des AddIns, die die o. g. Einstellungen ergänzen und erweitern. Im Einzelnen
sorgen die Optionen für folgende Funktionsweise:
Abb. 9-4: Die erweiterten Einstellungen
des Outlook-Add-Ins
Schaltfläche
Funktion
Erfolgsmeldung nach
Verhindert die Einblendung einer Mitteilung, dass eine E-Mail erfolgreich
Import von E-Mail nicht
importiert wurde.
anzeigen
Adressen / Objekte:
Blendet die zu der jeweiligen E-Mail gehörenden Verbindungen im Info-
aktive Verbindungen in
bereich ein, bzw. aus.
der Zuordnung anzeigen
- 412 -
Schaltfläche
9.1 Outlook Add-In
Funktion
estateOfficeautomatisch Bei Aktivierung dieser Option wird estateOfficeautomatisch im
nach Start von Outlook
Anschluss an Microsoft Outlook geöffnet.
öffnen
Kein Datenbankzugriff
Wenn Sie innerhalb von Outlook zwischen verschiedenen E-Mails wech-
bei Selektion einer E-Mail seln, wird auch der zugehörige Datensatz im Informationsbereich (s. u.)
aktualisiert. Das Setzen der Option Kein Datenbankzugriff ... unterbindet die Aktualisierung dieser Anzeige und blendet den Informationsbereich aus. Damit sind einzelne Aktionen, wie beispielsweise
das Importieren von vCards nicht mehr möglich. Auf leistungsschwachen Hardware-Systemen kann mit dieser Option die Performance gesteigert werden.
Import von E-Mails
Sind die Adressen der in MS Outlook eingehenden E-Mails bereits in
estateOffice hinterlegt, können Sie den automatischen Import des
neuen Add-Ins nutzen. Ansonsten klicken Sie einfach auf die Option
Adresse anlegen und füllen Sie die entsprechenden Felder in der
Adresserfassungsmaske von estateOffice aus. Zukünftig können Sie
die eingehenden E-Mails dann bei entsprechend gesetzter Einstellung automatisch importieren lassen
oder eine der verschiedenen Zuordnungsfunktionen nutzen. Eine kurze Erklärung der verschiedenen
Optionen erhalten Sie, indem Sie den Mauszeiger auf den entsprechenden Eintrag bewegen.
Frei platzierbarer Infobereich
Der Informationscontainer enthält zahlreiche Details zu den hinterlegten E-Mail-Adressen, sofern diese bereits in estateOffice
angelegt wurden. Neben den Adressdaten werden hier beispielsweise auch gespeicherte Aktivitäten, Dokumente und Verbindungen angezeigt.
Sie können das Mailinfo-Fenster an einem beliebigen Rand von
MS Outlook andocken. Darüber hinaus lässt es als eigenständiger Infobereich frei auf der Oberfläche von Outlook verschieben und über die zugehörige Add-In-Schaltfläche ein- und
ausblenden.
Drag & Drop von Dokumenten
Eine weitere hilfreiche Funktion des Add-ins ist die Unterstützung von Drag & Drop für Dateianlagen.
Ziehen Sie einfach Ihre E-Mail-Anhänge wie Bilder oder Exposés aus der Outlook-E-Mail in die Liste der
zugeordneten Dokumente der Adresse und lassen Sie sie dort los. Die Anhänge werden hier
- 413 -
gespeichert und können anschließend wie gewohnt innerhalb von estateOffice genutzt werden.
Dieser Mechanismus funktioniert auch in Kombination mit der Verbindungsanzeige innerhalb des
Add-Ins. Hat beispielsweise der Eigentümer eine E-Mail mit Anhang geschickt, so können Sie diesen
einfach per Drag & Drop auf die Verbindung im Mailinfo-Bereich ziehen. Im darauf erscheinenden
Abfragefenster wählen Sie in der Regel die Speicherung beim Objekt als Ziel aus. Die so hinterlegten
Dateien stehen Ihnen nun auch bei dem entsprechenden Objekt in estateOffice zur Verfügung.
- 414 -
9.2 E-Mail-Tracking
9.2 E-Mail-Tracking
Mit Hilfe der Funktion E-Mail-Tracking können Sie die Öffnungs- und Klickraten Ihrer versendeten EMails genau analysieren. Durch das Herunterladen einer versteckten Grafik wird das Öffnen der EMail inklusive des Zeitpunkts gespeichert und kann beim jeweiligen Vorgang oder der Aktivität abgerufen werden. Weiterhin steht der Klickzeitpunkt eines Links innerhalb der E-Mail als Auswertung zur
Verfügung.
Hinweis: Beachten Sie, dass eine Öffnung der E-Mail nur gezählt werden kann, wenn der Empfänger das Herunterladen von Bildern in E-Mails nicht blockiert hat.
Systemeinstellungen
Die E-Mail-Tracking-Funktion muss zunächst über
durch Setzen der Option E-Mail-Tracking erlauben in den Systemeinstellungen (siehe Allgemeine Grundeinstellungen festlegen) aktiviert
werden. Durch Klick auf den Textlink Aktiv können weitere Optionen gesetzt werden.
Abb. 9-5: Tracking-Optionen
Hier stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Befehl/Option
Beschreibung
Personalisiertes
Mit dieser Option kann das Öffnen der E-Mail aus einem Mailing oder Ange-
Tracking
botsvorgang direkt über eine Aktivität den entsprechenden Personendatensätzen zugeordnet werden.
Bilder-Upload
Die in der E-Mail hinterlegten Bilder werden auf dem Immowelt-Server gespei-
auf Immowelt
chert und in der E-Mail als Link verknüpft. Durch diese Option wird der Emp-
Tracking-Server
fänger zum Download der Bilder aufgefordert.
Diese Einstellungen können bei jedem Marketing-, jedem Angebotsvorgang und jeder E-Mail-Korrespondenz noch einmal individuell vorgenommen werden. Es stehen dabei jedoch nur die Optionen
zur Verfügung, die über System aktiviert wurden.
Marketing-Vorgang
Im Marketing-Vorgang können Sie die Einstellungen für das E-Mail-Tracking auf der Registerkarte Vorbereitung vornehmen. Hier sind
ausschließlich Optionen zulässig, die vorher über
die Systemeinstellungen freigegeben wurden.
Abb. 9-6: E-Mail-Tracking-Optionen im Marketing-Vorgang
- 415 -
Marketing-Monitor
Im Marketing-Monitor können Sie anschließend über Bearbeiten – E-Mail-Tracking Tool bzw. das Kontextmenü die aktuelle Tracking-Statistik abrufen.
Hier werden Ihnen die Klickrate der geöffneten E-Mails sowie die Klickrate der in der E-Mail enthaltenen Links angezeigt. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen seit dem letzten Abruf zu
erhalten.
Wurde die Option Personalisiertes Tracking aktiviert, wird das Ergebnis je Adresse auf der Karteikarte
Details angezeigt. Zusätzlich kann über den Button Aktivitäten erstellen … je Adresse eine Aktivität
mit dem Ergebnis des E-Mail-Trackings erzeugt werden.
Nach einer Aktualisierung der Statistik wird eine bereits erzeugte Aktivität entsprechend angepasst.
Als Aktionsart wird die unter System – Aktionen – Allgemein – Aktion bei E-Mail-Tracking eingetragene
Standard-Aktion eingetragen.
Angebotsvorgang
Im Angebotsvorgang kann das E-Mail-Tracking unter Vorlagen in den Dokumentoptionen aktiviert
werden.
Die Tracking-Statistik kann anschließend in der
geöffneten Angebots-Aktivität über Extras – EMail-Tracking abgerufen werden. Wurde ein personalisiertes Tracking durchgeführt können auch
hier analog zum Marketing-Vorgang Aktivitäten
mit dem Tracking-Ergebnis erstellt werden.
Abb. 9-7: Tracking-Optionen beim Angebotsvorgang.
Hinweis: Um die Tracking-Statistik nicht zu verfälschen müssen Sie im Angebotsvorgang die
Option Vor Druck/Versand anzeigen deaktivieren. Auch das Öffnen der gespeicherten Korrespondenz beim Objekt oder der Adresse wird als geöffnete E-Mail verbucht und verfälscht das
Ergebnis.
- 416 -
9.2 E-Mail-Tracking
E-Mail-Korrespondenz
Auch bei einer E-Mail-Korrespondenz kann das E-Mail-Tracking aktiviert werden. Wie beim Tracking im Angebotsvorgang muss hier die
Funktion Direkt versenden gewählt werden und die Korrespondenz
nicht über estateOffice geöffnet werden. Die Tracking-Statistik kann
in der gespeicherten Aktivität über Extras – E-Mail-Tracking aufgerufen werden.
Abb. 9-8: E-Mail-Tracking-Optionen
beim Erstellen einer Korrespondenz
- 417 -
Anhang
I. Tastenkombinationen
In der folgenden Tabelle sind estateOffice-Tastenkombinationen und -Funktionstasten aufgeführt,
die zusätzlich zur Bedienung mit dem Mauszeiger anwendungsweit für die Navigation auf dem Bildschirm und zur Ausführung von Befehlen verwendet werden können. Weitere spezielle Tastenkombinationen, die nur in bestimmten Modulen oder Modulansichten anwendbar sind, werden in
den jeweiligen Funktionsbeschreibungen erwähnt.
Taste
Aktion
[Strg]+[Umschalt]+[A]
Neuer Adressen Tab
[Strg]+[Umschalt]+[O]
Neuer Objekt Tab
[Strg]+[T]
Neuer Tab (gleiche Art wie der aktuelle)
[Strg]+[Umschalt]+[P]
Grid/Tabelle: Drucken
[Strg]+[Umschalt]+[F]
Grid/Tabelle: Vollbildansicht
[Strg]+[Umschalt]+[L]
Lizenzen Registrierung
[F1]
Öffnet die estateOffice Hilfe
[Alt]+[F2]
Öffnet eine Teamviewer-Session zu Support-Zwecken
[Alt]+[D]
Öffnet Datei in Menüleiste
[Alt]+[B]
Öffnet Bearbeiten in Menüleiste
[Alt]+[A]
Öffnet Ansicht in Menüleiste
[Alt]+[E]
Öffnet Extras in Menüleiste
[Alt]+[H]
Öffnet Hilfe in Menüleiste
Strg]+[W]
Öffnet die Telefonwahl an den entsprechenden Stellen
Strg]+[N]
Menü: Neuen Eintrag erstellen
Strg]+[S]
Menü: Eintrag speichern
Strg]+[K]
Menü: Eintrag kopieren
Strg]+[P]
Menü: Drucken
- 418 -
Anhang
9.2 E-Mail-Tracking
Taste
Aktion
Strg]+[A]
Alles markieren
Strg]+[C]
Kopieren
Strg]+[V]
Einfügen
[Strg]+[Tab] Nächste Registerkarte aktivieren.
[Strg]+[Umschalt]+[Tab] Vorherige Registerkarte aktivieren.
[Strg]+[Umschalt]+[Z] PLZ-Auskunft
[Tab]
Zum nächsten Feld/Steuerelement springen.
[Umschalt]+[Tab]
Zum vorherigen Feld/Steuerelement springen.
[Umschalt]+DoppelKlick
Adresse oder Objekt auf neuer Registerkarte öffnen.
Umschalt]+[Alt]+[Enter]
Vollbildansicht
- 419 -
Index
Unternehmensstrukturen 277
Verbindung herstellen 272
A
Ablage 134
Adressen
Aktivitäten verwalten 283
Bestehende Ablagen verwenden 135
Angebote verwalten 285
Kopieren oder löschen 138
Aufgaben verwalten 293
Neue Ablage erstellen 137, 231
bearbeiten 276
Ablagen
Dokumente verwalten 292
im Adressmanager 227
erfassen 233
im Objektmanager 134
importieren 383
Adresse
Journal 295
Aktivität erfassen 270
Kontextübersicht 280
Ansprechpartner-Liste 276
Termine und Aufgaben verwalten 293
Ansprechpartner erfassen 244, 264
verwalten 276
Aufgabe erstellen 271
Adressmanager
E-Mail-Adresse 242
einrichten und anpassen 201
exportieren 224
Kurzsuche 220
Firmenadresse erfassen 243
Adressmanager einrichten 201
Firmenhierarchie 278
Allgemein 201
Internet-Adresse 242
Anforderungsprofile 215
Kfz-Kennzeichen 238
automatische Anforderungen 217
Konzernspinne 279
Felderanordnung Firma 212
Korrespondenz erstellen 265
Felderanordnung Person 213
Nachweisliste für Eigentümer 289
Kurzsuche 204
Personenadresse erfassen 242
Listen 218
Postleitzahlen 238
zusätzliche Firmenfelder 206
Telefonvorwahl 242
zusätzliche Personenfelder 209
Termin vereinbaren 268
Aktionen 82
löschen 217
Einstellungen einrichten 82
umbenennen 217
Aktionsbefehle
Angebot (Adressmanager)
Dokumente generieren 258
Dokumente zusammenführen 254
Aktivität
nachbearbeiten 263
anlegen zur Adresse 270
Nachweis erstellen 260
Felder im Systemmodul einrichten 84
Objekte suchen 250
Folgeaktivität 176, 284
Versandart festlegen 253
zu Adresse verwalten 283
Angebot (Objektmanager)
zu Objekt verwalten 175
Anforderungen suchen 145
Aktivitäten
Dokumente generieren 153
allgemeine Auswertungen 330
Dokumente zusammenführen 149
Auswertungen 330
Gesuche finden 145
spezielle Auswertungen 331
Interessenten suchen 145
Aktivitäten-Auswertungen 330
nachbearbeiten 157
Aktivitäten-Nachweisliste
Nachweis erstellen 155
zu Adresse 288
Versandart festlegen 147
zu Objekt 180
Angebot erstellen
Anforderung
automatisch 217
erfassen 245
Angebote
Muster-Anforderung erstellen 185
Nachweisliste (Adressmanager) 286
Neue vom Objekt 281
Nachweisliste (Objektmanager) 177
Anforderungen verwalten 289
Anwendungsmodul
Anforderungsprofil
Adressen 36
einrichten 215
Auswertungen 38
kopieren 217
eBlog 40
- 421 -
Home 36
Benutzeranmeldung 18
Objekte 37
Benutzeroberfläche
Planer 38
Baumstrukturen 28
System 39
Datenbereich 28
Tools 39
easySearch 34
Vorlagen 39
Kontextmenüs 30
Menüleiste 31
Aufgabe
erfassen 183, 293
Navigationsleiste 27
erstellen zu Objekt 163
Registerkarten 26
erstellen zur Adresse 271
Registerkarten-Elemente 27
Aufgaben
Symbolleiste 30
im Planer erstellen 315
Tastenkombinationen 418
im Planer verwalten 303
Benutzerprofil
anlegen 70
Auswertungen
Einstellungen hinzufügen 71
globale Abfrage ausführen 336
Einstellungen löschen 71
globale Suchabfragen 334
löschen 72
B
Benutzer
Benutzerverwaltung
Benutzer 58
anlegen 60
Filialen 75
anmelden 18
Funktionen 59
Datenrechte 59
Gruppen 61
Definition bearbeiten 60
Profile und Einstellungen 69
Funktionsrechte 59
Rollen 72
Gruppenzuordnung 61
löschen 60
Profil 70
Profil zuweisen 72
Berechtigungen
konfigurieren und verwalten 65
Bereitstellungsübersicht
im Börsenmanager 379
Bilder
E
verwalten 170
E-Mail-Vorlage 344
zu Objekt hinzufügen 165
eBlog
Börsenexport
Archiv öffnen 350
Artikel-Titelbild 351
Börsenmanager 373
Artikel erstellen 351
Briefanrede 201
Hyperlink einfügen 351
Briefpapiere 45
Kategorien abonnieren 350
D
Url-Adressen von externen Blogs 350
Datenabgleich mit Outlook 318
verwalten 350
Datenbank
Webadresse einfügen 353
bereinigen 365
Einrichten
Duplikatprüfung (gesamt) 366
Adressmanager 201
Datenrechte
Einstellungen für Aktionen 82
benutzerspezifisch 58
Einstellungen für Verbindungen 88
Detailsuche (Adressmanager) 224
Internetbörsen-Konfiguration 91
Detailsuche (Objektmanager) 131
Listen für Aktivitäten 86
Dienstprogramme
Objektmanager 108
von estatePro 354
Ereignisprotokoll 46
von SQL Server 354
Exchange Server
Dokumente
Integration 323
scannen 181, 292
Exposé
Dokumentvorlagen
Archivieren 172
erstellen 344
Felder aktualisieren 174
importieren 348
Historie öffnen 174
verwalten 348
in MS Word öffnen 172
Duplikate bereinigen 365
löschen 173
Neu erstellen 172
- 423 -
Gruppen
Neu generieren 172
anlegen 63
Zuordnen 172
F
Funktions- und Datenrechte 64
Gruppenplan
Filialen
Besprechung einberufen 313
anlegen 76
Gruppenplaner 311
löschen 77
Gruppenzeitplan
Flächen
im Planer anlegen 311
Aufteilung 167
I
einrichten 116
Folgeaktivität 175, 184, 283, 295
Immobiliengesuche
Folgeaufgabe 175, 184, 283, 295
erfassen 245
Folgetermin 176, 183, 283, 293
verwalten 289
Importieren
Funktionsrechte
Adressen 384
benutzerspezifisch 58
G
Gebietsdatenbank 238
Ortsauswahl 239
Ortssuche 240
Gesamt-Dublettencheck 366
Grundeinstellungen
allgemeine 44
Briefpapiere 45
Ereignisprotokoll 46
festlegen 43
Listen 48
Pflichtfelder 49
Speicherpfade 44
Startseite 43
Objektanfragen 380
Installation
auf einem Einzelplatz-System 13
Hardware-Voraussetzungen 10
in einem Netzwerk 15
Software-Voraussetzungen 11
Systemvoraussetzungen 10
Interessenten suchen 144
Internetbörsen
Datenkommunikation einrichten 91
Feldzuordnung konfigurieren 94
Konfiguration einrichten 91
Objektkonfiguration aktualisieren 99
Objektprofil-Feldzuordnung kopieren 98
O
Pflichtfelder 94
Objekt
Schnittstelle einrichten 91
Schnittstellenformate 92
Aktivität anlegen 164
zu übertragende Felder konfigurieren 94
Aufgabe erstellen 163
Internetbörsenmanager 373
Bilder hinzufügen 165
Internetübertragung einrichten 370
Bilder verwalten 170
Börsenexport im Objektmanager 186
J
erfassen 140
Journal
zu einem Objekt 191
Exposés verwalten 172
zu einer Adresse 295
für Internetbörsen bereitstellen 186
K
im Objektmanager exportieren 186
Kurzsuche
Journal 191
Korrespondenz erstellen 159
im Adressmanager konfigurieren 204
Nachweisliste für Eigentümer 179
Termin vereinbaren 161
im Objektmanager konfigurieren 130
Übertragungshistorie 187
M
Vertriebsinfos 143
Muster-Anforderung 185
zusätzliche Felder 117
N
Objektanfragen importieren 380
Nachfragestatistik 338
Objekte
Nachweisliste
Aktivitäten verwalten 175
Angebots-Nachweis (Adressmanager) 285
Anfragen importieren 380
im Adressmanager erstellen 289
Angebote verwalten 181
im Objektmanager erstellen 180
Navigationsleiste 27
Dokumente verwalten 181
Notizen
Termine und Aufgaben verwalten 183
im Planer erstellen 317
Termine verwalten 183
- 425 -
P
Verbindungen verwalten 177
Objektmanager
Passende Objekte suchen 249
Börsenexport 189
Pflichtfelder 49
einrichten und anpassen 108
Planer
Objektbereitstellung 186
Objektmanager einrichten
Aufgaben erstellen 315
Allgemein 108
Besprechungen einberufen 312
Flächen 116
Gruppenpläne 311
Kurzsuche 114
Integration mit MS Exchange Server 323
Listen 125
Monatsansicht 307
Objektprofil
Notizen erstellen 317
einrichten 121
Notizen verwalten 310
exportieren 121
Standardgruppe definieren 311
Formularansicht erstellen 121
Synchronisation mit Outlook 318
importieren 121
Tagesansicht 306
Objektprofile 139
Outlook
Add-In 410
automatischer Datenabgleich 318
Manuelle Synchronisation 322
Outlook-Synchronisation
Einstellungen 318
im Planer-Modul 318
Termine vereinbaren 314
Terminoptionen 308
Übersicht anpassen 298
Übersicht anzeigen 298
Wochenansicht 307
Postleitzahlen-Auskunft 237
Programmstart und Anmeldung 18
manueller Abgleich 322
Regeln für den automatischen Abgleich 318
Regeln für den manuellen Abgleich 321
über Exchange-Server 323
R
Rechte
auf Benutzerebene 65
auf Gruppenebene 67
T
auf Rollenbasis 68
TAPI
Datenrechte 65
Konfiguration 355
Funktionsrechte 65
konfigurieren und verwalten 65
Tastatur-Kurzbefehle 418
objektbezogen 68
Tastenkombinationen 418
Rechteverwaltungsmodell 65
Telefonanlagen-Schnittstelle 355
zuweisen 156, 165, 261, 271
Termin
vereinbaren 161, 268, 314
Registerkarten
Termine
anordnen und gruppieren 29
Aktualisierung senden 309
Datenbereich 28
Besprechungen 309
Rollen
bearbeiten 74
Einladungen 309
definieren 74
Erinnerungsfunktion 310
löschen 75
Gruppentermine 309
umbenennen 75
im Planer vereinbaren 314
zuweisen 68
Optionen 308
S
Terminserien 308
Speicherpfade 44
Suchfunktionen
Terminkalender
Ablagen (Adressmanager) 227
Ablagen (Objektmanager) 134
Arbeitswochenansicht 307
des Adressmanagers 220
im Planer öffnen 305
des Objektmanagers 128
Monatsansicht 307
Detailsuche (Adressmanager) 224
Tagesansicht 306
Detailsuche (Objektmanager) 131
Wochenansicht 307
U
Kurzsuche (Adressmanager) 220
Umrechnungskurse 48
Kurzsuche (Objektmanager) 128
Symbolleiste 30
- 427 -
V
Verbindung herstellen 272
Verbindungen
Listenfelder einrichten 88
Vertriebsarten 139
Vorlagen
E-Mail-Vorlage 344
erstellen 344
HTML E-Mail 344
importieren 348
Kategorien 343
Powerpoint-Vorlage 344
Text E-Mail 344
verwalten 343

Benutzerhandbuch estateOffice - Immowelt

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