Der Verwaltungsbeirat – Rechte und Pflichten

Der Verwaltungsbeirat – Rechte und Pflichten
Der Verwaltungsbeirat – Rechte und Pflichten
Die sperrige Juristensprache bezeichnet den Verwaltungsbeirat als „nicht notwendiges
Organ der Eigentümergemeinschaft“. Das bedeutet jedoch auf keinen Fall, dass der
Verwaltungsbeirat überflüssig wäre.
„Nicht notwendig“ heißt lediglich, dass es der Eigentümergemeinschaft grundsätzlich frei
steht, einen Verwaltungsbeirat zu berufen – oder davon abzusehen. Denn Bestand und
rechtliche Handlungsfähigkeit einer Wohnungseigentümergemeinschaft hängen nicht von der
Berufung eines Verwaltungsbeirats durch die Eigentümerversammlung ab.
Ein Blick in das Wohnungseigentumsgesetz zeigt allerdings: Ist ein Verwaltungsbeirat
berufen, nimmt er wichtige und verantwortungsvolle Funktionen wahr.
Welche gesetzlichen Aufgaben und Pflichten hat ein Verwaltungsbeirat?
Nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) gehören insbesondere folgende Tätigkeiten
zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats:
den Verwalter bei der Durchführung seiner
§ 29 Abs. 2 WEG
Aufgaben „zu unterstützen“
den Wirtschaftsplan, die Abrechnung über
§ 29 Abs. 3 WEG
den Wirtschaftsplan sowie
Rechnungslegungen und Kostenanschläge
zu prüfen
der Wohnungseigentümerversammlung zu
§ 29 Abs. 3 WEG
empfehlen, die Abrechnungen des
Verwalters durch Beschluss zu genehmigen
der Wohnungseigentümerversammlung
§ 29 Abs. 3 WEG
davon abzuraten, die Abrechnungen des
Verwalters durch Beschluss zu genehmigen
sich an der Verwaltung des
§§ 20, 21-25, 29 WEG
gemeinschaftlichen Eigentums zu beteiligen
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Der Verwaltungsbeirat – Rechte und Pflichten
die Versammlung der Wohnungseigentümer
§ 24 Abs. 3 WEG
einzuberufen, wenn kein Verwalter
vorhanden ist oder dieser die Einberufung
der Versammlung pflichtwidrig verweigert
das Versammlungsprotokoll zu
§ 24 Abs. 6 WEG
unterzeichnen
Wie sieht die „Unterstützung des Verwalters“ aus?
Der Verwaltungsbeirat kann die Arbeit des Verwalters in vielerlei Hinsicht unterstützen.
Beispielhaft seien hier erwähnt:

Vermittlung zwischen dem Verwalter und unzufriedenen Mitgliedern der WEG,

frühzeitige Meldung von Schäden innerhalb des Gemeinschaftseigentums,

Einholung von Angeboten, soweit dies kostenlos möglich ist,

Vorbereitung der Eigentümerversammlung,

Unterstützung bei der Durchführung der Eigentümerversammlung, zum Beispiel
Auszählung der Stimmen oder Übernahme der Versammlungsleitung und auch

zu Prüfungszwecken die Einsichtnahme in Vollmachten, die dem Verwalter erteilt
wurden, (Bärmann, WEG-Kommentar, 10. Auflage, § 29 Rdnr. 57).
Anders als im Arbeitsrecht, wo die Mitwirkungs- und Zustimmungsrechte des Betriebsrats im
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) exemplarisch aufgelistet sind, definiert das WEG nicht,
was der Verwaltungsbeirat im Rahmen der „Unterstützung des Verwalters“ genau tun muss
oder darf.
So gehen die Meinungen über die Kompetenzen des Verwaltungsbeirats bei dieser Aufgabe
je nach Standpunkt trefflich auseinander. Fest steht: Der Verwaltungsbeirat ist zwar kein
„Aufsichtsrat“. Das höchste Organ innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft ist
immer die Wohnungseigentümerversammlung. Der Verwaltungsbeirat ist aber auch nicht
(nur) dazu da, die Handlungen des Verwalters kommentarlos abzunicken – selbst wenn der
eine oder andere Verwalter da anderer Auffassung sein mag.
Wo der Gesetzestext allein keine zufrieden stellenden Antworten liefert, gewinnen
ermächtigende Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft und vertragliche Vereinbarungen
an Bedeutung. Im Wohnungseigentumsrecht gilt, ebenso wie sonst im Zivilrecht, das so
genannte Prinzip der Privatautonomie. Das heißt: Im Rahmen des gesetzlich Zulässigen
können Vertragsparteien jederzeit freie Vereinbarungen miteinander treffen.
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Der Verwaltungsbeirat – Rechte und Pflichten
Im Verhältnis zwischen Verwalter, Verwaltungsbeirat und Eigentümergemeinschaft können
beispielsweise
verschiedene
Kontrollrechte
zugunsten
des
Verwaltungsbeirats
im
Verwaltervertrag festgeschrieben werden.
Beispiel:
Die Verfügungsbefugnis des Verwalters wurde vertraglich dahingehend modifiziert, dass
„reguläre“ Reparaturaufträge (keine Notfallreparaturen) bis zu einer Höhe von 1.000,00 € im
Einzelfall und bis zu 10.000,00 € im Jahr eigenständig vom Verwalter erteilt werden können.
Aufträge mit einem Wert von über 1.000,00 € dürfen nur mit Zustimmung des
Verwaltungsbeirats vergeben werden.1
Auch bei der Vertragsgestaltung verfährt die Praxis unterschiedlich. So wird der
Verwaltungsbeirat in manchen Verwalterverträgen überhaupt nicht erwähnt, während andere
Vertragswerke
umfangreiche
Zustimmungs-,
Genehmigungs-,
Mitwirkungs-,
Mit-
bestimmungs- und Kontrollrechte zugunsten des Verwaltungsbeirats einräumen.
So bleibt es in der Realität oft eine Frage der individuellen Konstellation, ob sich eine
Wohnungseigentümergemeinschaft auf einen nicht nur engagierten, sondern auch mit den
nötigen Befugnissen ausgestatteten Verwaltungsbeirat stützen kann.
Tipp:
Nutzen
Sie
als
Verwaltungsbeirat
Erfahrungsaustauschs
mit
jede
Möglichkeit
Verwaltungsbeiratskollegen
der
anderer
Information
und
des
Wohnungseigentümer-
gemeinschaften. Die Übernahme „fremder Strategien“ und Lösungsansätze kann sich als
äußerst nützlich für den eigenen Arbeitsalltag erweisen.
Was
ist
bei
der
Prüfung
von
Rechnungsbelegen,
Wirtschaftsplan
und
Jahresabrechnung zu beachten?
Auch bei dieser faktisch wichtigsten Aufgabe verfahren Verwaltungsbeiräte in der Praxis
unterschiedlich.
Das
liegt
zum
Teil
daran,
dass
sich
Eigentümergemeinschaften
unterscheiden in Bezug auf Größe, Struktur und die Zusammenarbeit ihrer Organe
(Eigentümerversammlung, Verwalter, Verwaltungsbeirat), aber auch hinsichtlich der
Zusammenarbeit und der fachlichen Kenntnisse innerhalb des jeweiligen Verwaltungsbeirats.
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Bei diesem Beispiel wird unterstellt, dass der Verwaltungsbeirat durch die Eigentümerversammlung
durch Beschluss entsprechend ermächtigt wurde.
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Wichtig sind auf jeden Fall folgende Prüfungsgrundsätze:

Verwaltungsbeiräte sollten stets so rechtzeitig vor der Eigentümerversammlung mit
der Prüfung beginnen, dass etwaige Rückfragen an den Verwalter aufgeklärt und
Unklarheiten bis zur Versammlung ausgeräumt werden können. Dabei ist das
Zeitkontingent zu berücksichtigen, das den – oft berufstätigen – Beiratsmitgliedern
zur Verfügung steht.

Belege, auch Kontoauszüge, sollten immer im Original eingesehen werden.

Belege und Kontoauszüge sind immer auf ihre Vollständigkeit hin zu untersuchen.

Das gilt auch für die Jahresabrechnung. Sie muss mindestens enthalten: den
Vermögensstatus der WEG, die Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben, die
Einzelabrechnungen sowie deren Zusammenfassung und eine Übersicht über
die Instandhaltungsrücklage.

Bezüglich der Jahresabrechnung müssen sowohl das Rechenwerk als solches, als
auch der Kontenverlauf rechnerisch richtig dargestellt sein.

Die Jahresabrechnung muss insgesamt ohne große buchhalterische Grundlagenkenntnisse nachvollziehbar und schlüssig sein.
Tipp:
Ein Schwerpunkt der Prüfung wird häufig auf die Ausgabenseite gelegt. Mindestens ebenso
viel Aufmerksamkeit verdient aber die Einnahmenseite! Wenn Hausgelder nicht gezahlt
oder in den folgenden Wirtschaftsjahren nicht zügig beigetrieben werden, ist dies ebenso
problematisch wie überhöhte Rechnungen. Hausgeldrückstände schaden nämlich nicht nur
dem Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft, sondern beeinträchtigen unmittelbar
deren Liquidität.
Zur Planung eines geordneten Prüfungsablaufs ist das „Wo-Wer-Was-Wie-Schema“ hilfreich:

Wo wird geprüft (in der Regel: Büroräume der Verwaltung)?

Wer prüft (werden externe Fachleute – Steuerberater, Wirtschaftsprüfer – benötigt)?

Was wird geprüft (Vollständigkeit der Originalbelege)?

Wie oft wird geprüft (Standard- oder Anlassprüfung)?

Wie umfangreich wird geprüft (Stichproben- und Vollständigkeitsprüfung)?
Tipp:
Halten Sie den Prüfungsablauf sowie das Prüfungsergebnis in einem Protokoll fest, das von
allen
Beiräten
unterschrieben
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wird.
Dies
dient
der
Dokumentation,
macht
den
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Der Verwaltungsbeirat – Rechte und Pflichten
Prüfungsvorgang für die Miteigentümer transparent und erleichtert Ihnen als Beirat in den
Folgejahren die Arbeit.
Muss der Verwaltungsbeirat eine Empfehlung bezüglich der Genehmigung der
Jahresabrechnung abgeben?
In § 29 Abs. 3 WEG heißt es, dass der Verwaltungsbeirat eine Stellungnahme insbesondere
zur Genehmigung der Jahresabrechnung abgeben „soll“. Entgegen dem Wortlaut ist aber
gemeint, dass der Verwaltungsbeirat eine Empfehlung abgeben muss. Mehr noch: In der
juristischen Literatur wird auch die Auffassung vertreten, dass die Wohnungseigentümer auf
diese Stellungnahme einen Anspruch haben, der mit Rechts-mitteln durchsetzbar ist
(Bärmann, WEG-Kommentar, 10. Auflage, § 29 Rdnr. 58). Dies ist umstritten. Es kann sich
aber jedenfalls eine Schadensersatzhaftung der Verwaltungsbeiräte gegenüber der
Wohnungseigentümergemeinschaft
ergeben,
wenn
die
Prüfung
selbst
oder
die
Stellungnahme fehlerhaft sind.
Im Einzelfall kann das zu Konflikten führen. Ist eine Jahresabrechnung zum Beispiel in sich
schlüssig und rechnerisch nachvollziehbar, erfüllt sie aber bestimmte formale Kriterien nicht,
ist sie streng genommen falsch. Dies hat zur Folge, dass der Verwaltungsbeirat keine
Genehmigungsempfehlung aussprechen darf, wenn er sich nicht haftbar machen will.
Verwaltungsbeiräte sollten der Eigentümerversammlung stets detailliert darlegen, inwieweit
möglicherweise Bedenken gegen die Abrechnung bestehen. Dabei kann das oben erwähnte
Prüfprotokoll von Nutzen sein. Der Verwalter sollte dieses Dokument gegebenenfalls der
Einladung zur Eigentümerversammlung beifügen. Genehmigen die Eigentümer die
Abrechnung, obwohl der Verwaltungsbeirat auf kritische Punkte ausdrücklich hingewiesen
hat, liegt dies nicht mehr im Verantwortungsbereich des Beirats.
Wie
funktioniert
die
Einberufung
der
Eigentümerversammlung
durch
den
Verwaltungsbeirat?
Grundsätzlich ist es Sache des Verwalters, die Eigentümerversammlung einzuberufen, § 24
Abs. 2 WEG. Hat die Wohnungseigentümergemeinschaft keinen Verwalter, zum Beispiel,
weil er vorzeitig aus dem Amt geschieden, sonst nicht mehr erreichbar oder verstorben ist,
fällt diese Aufgabe dem Verwaltungsbeiratsvorsitzenden oder seinem Stellvertreter zu. Sie
bestimmen dann nach pflichtgemäßem Ermessen die einzelnen Punkte der Tagesordnung.
Etwas schwieriger liegen die Dinge, wenn es zwar einen Verwalter gibt, dieser sich aber
weigert, eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Damit der Verwaltungsbeirat bzw. sein
Vorsitzender in diesem Fall tätig werden darf, muss die Weigerung des Verwalters
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„pflichtwidrig“ sein. Pflichtwidrig ist eine Weigerung dann, wenn sie ordnungsgemäßer
Verwaltung zuwider läuft, wenn der Verwalter also etwa dem Minderheitsverlangen einiger
Eigentümer gemäß § 24 Abs. 2, Alternative 2 WEG nicht stattgibt. Aber auch die faktische
Verhinderung
durch
mehrfaches
Verlegen
oder
durch
Hinausschieben
des
Versammlungstermins kann eine pflichtwidrige Weigerung darstellen (OLG Köln vom
15.03.2004. AZ: 16 Wx 245/03).
Beispiel:
Die Eigentümer möchten den amtierenden Verwalter vorzeitig abberufen. Wichtige Gründe
liegen objektiv vor (der Verwalter hat beispielsweise Gelder der WEG veruntreut). Der
Verwalter weigert sich aber, zu diesem Zweck eine Eigentümerversammlung einzuberufen.
In einem solchen Fall kann der Verwaltungsbeirat wie folgt vorgehen:

Der Verwalter sollte schriftlich und unter Fristsetzung (je nach Dringlichkeit einige
Tage bis ca. zwei Wochen) aufgefordert werden, die Versammlung einzuberufen. Um
sicher zu stellen, dass der Verwalter die Aufforderung wirklich erhält, ist eine
Übergabe durch einen Boten oder ein Versand als Einwurf/Einschreiben (nicht:
Einschreiben mit Rückschein) zu empfehlen.

Lässt
der
Verwalter
die
gesetzte
Frist
ungenutzt
verstreichen,
kann
der
Verwaltungsbeiratsvorsitzende die Einladung seiner Miteigentümer übernehmen und
die Versammlung durchführen.
Welche
Konsequenzen
hat
es,
wenn
der
Verwaltungsbeiratsvorsitzende
das
Versammlungsprotokoll nicht unterzeichnet?
Es kommt vor, dass der Verwaltungsbeiratsvorsitzende und/oder sein Stellvertreter das
Versammlungsprotokoll nicht unterzeichnen, weil es zum Beispiel inhaltlich nicht mit der
Diskussion und den Beschlüsse in der Versammlung übereinstimmt.
Eine fehlende Unterschrift bedeutet normalerweise nicht, dass gefasste Beschlüsse nichtig
oder automatisch unwirksam sind. Manche Teilungserklärungen und/oder Gemeinschaftsordnungen bestimmen allerdings, dass Beschlüsse nur wirksam sind, wenn das
Versammlungsprotokoll durch den Verwaltungsbeiratsvorsitzenden oder seinen Vertreter
unterzeichnet sind. Fehlt diese Unterschrift, sind die protokollierten Beschlüsse schon
aufgrund dieser nicht eingehaltenen Formalie anfechtbar (vgl. BGH Beschluss vom
03.07.1997, AZ.: V ZB 2/97).
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Aber auch ohne besondere Regelung mindert eine fehlende Unterschrift den Beweiswert des
Protokolls. Das kann im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung von entscheidender
Bedeutung für den Ausgang des Prozesses sein.
Weitere Pflichten des Verwaltungsbeirats
Durch Beschlüsse und Vereinbarungen der Eigentümerversammlung können die Aufgaben
und Kompetenzen des Verwaltungsbeirats über die gesetzlichen Regelungen hinaus
vielfältig erweitert werden.
Häufig wird der Verwaltungsbeirat beispielsweise „beauftragt und ermächtigt“*
den Verwaltervertrag für die Gemeinschaft durch Mehrheitsbeschluss
zu unterzeichnen
wichtige
Dokumente
(zum
Beispiel
die durch Mehrheitsbeschluss
Verwaltungsunterlagen nach Ausscheiden
eines Verwalters) in Empfang zu nehmen
Baumaßnahmen am Gemeinschafts-
durch Mehrheitsbeschluss
eigentum (mit) zu überwachen
über die Gemeinschaftskonten (mit) zu durch Mehrheitsbeschluss
verfügen
* diese Auflistung ist nicht abschließend
Achtung!
 Derartig verantwortungsvolle Pflichten sollten Sie als Verwaltungsbeirat möglichst nur
übernehmen, wenn Sie über die notwendige fachliche Kompetenz verfügen.
Alternativ können und sollten Sie Fachleute hinzuziehen.
 Informieren Sie sich unbedingt sorgfältig über Haftungsrisiken und wie Sie
Haftungsfallen meiden und eine etwaige Haftung abmildern können. Unter
www.verwaltungsbeiraete.de/infoblaetter.html können Sie die beiden Infoblätter
„Haftung von Verwaltungsbeiräten: Kein Geld, viel Risiko“ und „Verwaltungsbeirat –
aber
sicher!
Begrenzung
der
Haftung
von
Verwaltungsbeiräten“
kostenlos
herunterladen.
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Der Verwaltungsbeirat – Rechte und Pflichten
Warum sollte jede Eigentümergemeinschaft nach Möglichkeit einen Verwaltungsbeirat
berufen?
Der Verwaltungsbeirat

„kontrolliert“ nicht nur den Verwalter und

vermittelt zwischen ihm und der Eigentümergemeinschaft.

Faktisch ist er auch „Berichterstatter“ und informiert die Wohnungseigentümerversammlung unabhängig vom Verwalter über wesentliche Verwaltungsvorgänge.
Gibt es keinen Verwaltungsbeirat – und macht sich nicht jeder einzelne Eigentümer selbst
die Mühe, Verwaltungsunterlagen zu sichten und/oder sich sonst mit laufenden
Verwaltungsvorgängen zu beschäftigten – ist der Verwalter die einzige Informationsquelle,
die der Eigentümerversammlung zur Verfügung steht, wenn sie Entscheidungen zum
Gemeinschaftseigentum trifft.
Wie oben ausgeführt, hat der Verwaltungsbeirat durchaus mehr Rechte und Möglichkeiten
der Einflussnahme, als vielen Verwaltungsbeiräten bewusst ist.
Er ist eben nicht nur reines Hilfs-, sondern auch Kontrollorgan. Und im Gegensatz zur
Wohnungseigentümerversammlung,
die
in
der
Regel
nur
einmal
im
Jahr
zur
Entscheidungsfindung zusammentritt, kann ein gut organisierter und funktionierender
Verwaltungsbeirat zeitnahe auf Verwaltungsvorgänge Einfluss nehmen und so auf eine
ordnungsgemäße Verwaltung hinwirken.
Beispiel:
Prüfung von Handwerker-Angeboten vor Auftragserteilung und nicht erst durch Prüfung der
Rechnung.
Jedes Beiratsmitglied hat darüber hinaus – wie übrigens jeder Eigentümer – das Recht, alle
Verwaltungsunterlagen im Original einzusehen. Da die Prüfung von Kostenanschlägen sowie
von sämtlichen Abrechnungen gesetzliche Hauptaufgabe des Verwaltungsbeirats ist, sollten
Verwaltungsbeiräte von diesem Recht nicht nur einmal pro Wirtschaftsjahr und auch nicht
erst kurz vor der Eigentümerversammlung Gebrauch machen. Regelmäßige, zumindest
vierteljährliche Kontrollen helfen, etwaige Versehen oder Fehler des Verwalters frühzeitig
aufzudecken und können zum Ende des Wirtschaftsjahres viel Ärger und Arbeitsaufwand
ersparen. In sehr großen Wohnungseigentümergemeinschaften mit einem entsprechend
hohen Aufkommen an Abrechnungsmaterial kann sogar eine monatliche Kontrolle angezeigt
sein.
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Im Übrigen gilt: Der Verwaltungsbeirat „darf“, wozu ihn die Eigentümergemeinschaft durch
Beschluss (oder Vereinbarung) wirksam ermächtigt hat. Dazu kann auch die Abmahnung
des Verwalters und/oder die Kündigung des Verwaltervertrages gehören.
Daneben steht es dem Verwaltungsbeirat frei, die Eigentümergemeinschaft jederzeit sachlich
(!) über Verwaltungsvorgänge zu informieren und gegebenenfalls eine Optimierung der
Verwaltung anzuregen.
Die Nichtbestellung eines Verwaltungsbeirats bedeutet nach alledem stets einen Verzicht auf
eine faktisch unentbehrliche Instanz innerhalb der Eigentümergemeinschaft. Das sollte sich
keine WEG leisten.
Dieses Informationsblatt wurde im Rahmen des vom Bundesministerium für Ernährung, Landwirtschaft
und Verbraucherschutz geförderten Projektes zur Vernetzung von Verwaltungsbeiräten erstellt.
Stand: Januar 2012
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