Deutsche Apotheker- und Ärztebank eG | IT-Migration auf

/ Organisation und Transformation
Deutsche Apotheker- und Ärztebank eG |
IT-Migration auf bank21 und Aufbau
Providermanagement
Ausgangssituation und Projektziele
Im Jahr 1902 wurde die Deutsche Apotheker- und Ärztebank eG (apoBank)
von Apothekern als Selbsthilfeeinrichtung gegründet. Heute ist sie ein
modernes, genossenschaftliches Kreditinstitut mit einem besonderen
Fokus auf die finanzwirtschaftlichen Anforderungen der Heilberufsangehörigen sowie deren Organisationen und Einrichtungen. Gleichzeitig ist
die apoBank mit rund 2.500 Mitarbeitern, knapp 40 Mrd. Euro Bilanzsumme und mehr als 70 Standorten bundesweit die mit Abstand größte
genossenschaftliche Primärbank.
Als solche stand die apoBank vor der strategischen Herausforderung,
die umfangreiche, eigenbetriebene IT-Landschaft an die gestiegenen
aufsichtsrechtlichen und wettbewerblichen Anforderungen anzupassen.
Dabei sollten die Komplexität reduziert, die Qualität erhöht, Betriebsrisiken
gesenkt und signifikante IT-Kostenpotenziale gehoben werden. Darüber
hinaus war es der apoBank wichtig, die Leistungsfähigkeit der genossenschaftlichen FinanzGruppe noch stärker zu nutzen.
Zu diesem Zweck wurde gemeinsam mit dem Projektpartner zeb/ eine
Prüfung auf externe Bereitstellung und Weiterentwicklung der IT durchgeführt. Grundsätzlich waren die Weiterentwicklung der eigenen IT-Landschaft durch einen externen Provider oder der vollständige Wechsel zu
einem genossenschaftlichen Rechenzentrum denkbare Optionen. Nachdem die Entscheidung für einen Wechsel zu einem Verbundrechenzentrum gefallen war, galt es, die Umsetzung des gewählten Lösungsszenarios zu detaillieren und zu planen. Zielsetzung war hierbei die qualitativ
hochwertige, effektive und wirtschaftlich effiziente Projektdurchführung
im Zeitraum von Oktober 2009 bis März 2012.
Projektvorgehen und -ergebnisse
In der ersten Phase des Projekts (RfP-Phase) wurde in einer Vorstudie
die Vorteilhaftigkeit der alternativen Lösungsszenarien hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Erfüllung der apoBank-spezifischen Anforderungen bewertet. Dazu wurden in der insgesamt neunmonatigen Phase zunächst
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fachliche Anforderungskataloge aus über 1.200 Einzelanforderungen
erarbeitet und mit den Leistungsangeboten der Provider abgeglichen. Unter Berücksichtigung der zeb/-Referenzmodelle wurden die vorgestellten
Lösungen, einschließlich der Lösungsskizzen zur Schließung der identifizierten fachlichen Lücken (sog. Gaps), bewertet.
Bereits zu diesem Zeitpunkt formulierte die apoBank ein umfangreiches
Rahmenvertragswerk, welches bereits vor der Entscheidung für einen
Provider die Liefer- und Leistungsverpflichtungen sowohl hinsichtlich der
Überführung als auch für den zukünftigen Betrieb definierte und so die
Vergleichbarkeit der Angebote signifikant vereinfachte. Wesentliche Teile
des Vertragswerks waren somit zum Zeitpunkt der Providerentscheidung
fixiert. Unter der strengen Nebenbedingung von Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit wurde die Entscheidung für eine IT-Migration auf das Bankenverfahren bank21 der GAD, dem genossenschaftlichen IT-Dienstleister mit
Sitz in Münster, getroffen. zeb/ begleitete in dieser Phase die fachlichinhaltliche und methodische Unterstützung des Auswahlprozesses sowie
die Durchführung der Vorteilhaftigkeitsrechnung (Business-Case).
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Deutsche Apothekerund Ärztebank
Eigenentwickler/
-betreiber
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DP
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GAD
IT-Struktur
„Fullservice-Nutzer“=
alles aus einer Hand
Abb. 1: Vom Eigenentwickler zum „Fullservice-Nutzer“
Alle Projektschritte bei der Migration der apoBank auf bank21 wurden
unter Federführung der GAD als IT-Full-Service-Provider durchgeführt. In
Workshops wurden die fachlichen Grundlagen vertieft und alle Anforderungen in Pflichtenheften für die IT-Umsetzung dokumentiert. Die IT-Entwicklung, und im weiteren Projektverlauf auch die Durchführung der Tests
und der Abnahme, erfolgte auf Basis dieser Pflichtenhefte. Parallel zur
Implementierung der apoBank-spezifischen Anforderungen in die GADStandardsoftware wurden Lösungen zur Migration der nicht durch Standardsoftware der GAD ersetzbaren individuellen Applikationen entwickelt
und getestet.
Neben den technischen Herausforderungen standen vor allem die Schulung und Information der Mitarbeiter im Mittelpunkt. Regelmäßig wurde
über Newsletter, Briefe und Informationsveranstaltungen über den Projektfortschritt informiert. Noch wichtiger war es, die Mitarbeiter mit den
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über 500 neuen bankfachlichen Soll-Prozessen und den zukünftigen
Anwendungen vertraut zu machen. Dazu wurde ein umfassendes Schulungskonzept entwickelt und über alle 2.500 Mitarbeiter ausgerollt. Um
der regionalen Präsenz in den Filialen und an den Produktionsstandorten
gerecht zu werden, wurden interne und externe Multiplikatoren eingesetzt.
Überführung Rechenzentrum und
Abschaltung Altanwendungen
Erweiterte Prüfung nach
MA-Risk zur Funktionsfähigkeit
der Systeme und Prozesse
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Prüfung zur Übernahme
der Ratingsysteme
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Bereitstellung von 3.000 dezentralen
Arbeitsplätzen
Realisierung von ca. 1.200
Anforderungen im Zielsystem
Anpassung von ca.
500 Prozessen
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Integration
durchführen
Training von 2.500 Mitarbeitern
an über 5.000 Schulungstagen
Überarbeitung sämtlicher interner
Arbeitsanweisungen der Bank
Überführung von rund
170 apoBankAnwendungen
Migration von 430
Millionen Datensätzen
Abb. 2: Fünf wesentliche Umsetzungsbereiche des Projekts „apoBank21“
Um eine optimale Bereitstellung und Steuerung der IT-Leistungen zu
gewährleisten, war es notwendig, die bisherige Aufbauorganisation
des Bereichs Informatik/Organisation der apoBank zu adjustieren. Hierfür gründeten apoBank und GAD gemeinsam die gbs – Gesellschaft für
Banksysteme GmbH. zeb/ unterstützte in dieser Phase insbesondere die
Konzeption der Dienstleistersteuerung.
Der Termin für die Migration auf das Bankenverfahren bank21 Ende März
2012 war der Höhepunkt im Projektablauf und eine besonders erfolgskritische Herausforderung. Zuvor waren bereits in den Probemigrationen,
den sogenannten Parallelübernahmen, und der Generalprobe die Abläufe
und technischen Routinen optimiert worden. Am Migrationswochenende
wurde ein exakter Zeitplan mit mehr als 10.000 Einzelaktivitäten sowohl
in der apoBank als auch in der GAD umgesetzt.
Der komplette Migrationsprozess war mit entsprechenden Krisenszenarien und Notfallplänen abgesichert. Diese wurden jedoch nicht benötigt, da
der Bankbetrieb plangemäß nach dem Migrationswochenende mit neuen
Anwendungen und Prozessen wieder aufgenommen werden konnte.
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Fazit und Ausblick
Mit der Einführung des neuen Bankenverfahrens bank21 bei der apoBank wurde eines der größten IT-Projekte in Deutschland erfolgreich umgesetzt. Als Kernerfolgsfaktoren des Projekts „apoBank21“ haben sich
insbesondere die folgenden Aspekte herausgestellt:
/ die breite und gleichzeitig tiefe Einbindung der Fachbereiche
/die sehr detaillierten Aufgabenbeschreibungen und Leistungsabgleiche vor der Providerauswahl
/die frühzeitige Verankerung von Rechten und Pflichten im Vertragswerk
/die tiefe Kenntnis des Leistungsumfangs des ausgewählten Providers
/die detaillierte und professionelle Organisation der eigentlichen Migration
Mit dem gelungenen Abschluss des Projekts hat sich die apoBank zukunftssicher aufgestellt und profitiert von effizienteren Prozessen und
Weitere Informationen unter www.zeb.de
einem höheren Kundennutzen.
Eckhard Lüdering
Anno Lederer
Mitglied des Vorstandes
Vorstandsvorsitzender
Deutsche Apotheker- und Ärztebank eG
GAD eG
Dr. Thomas Siekmann
Jörg Dreinhöfer
Mitglied des Vorstandes
Mitglied des Vorstandes
Deutsche Apotheker- und Ärztebank eG
GAD eG
Dr. Lars Knohl
Dr. Andreas Rinker
Bereichsleiter
Geschäftsführender Partner
Prozess- und Providermanagement
zeb/
Deutsche Apotheker- und Ärztebank eG
Andreas Bräutigam
David Rose
Senior Manager
Senior Manager
zeb/zeb/
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