XN-QA-P02 Etablering og vedlikehold av styrende dokumenter.pdf

Prosedyre
XN-QA-P02 Etablering og vedlikehold av styrende dokumenter
Referanser:
XN-QA-H01 Kvalitetshåndbok
XN-QA-P01 Nummerering av styrende dokumenter
XN-QA-P08 Dokumentstyring og registreringer
Hensikt
Sikre kontrollert etablering, vedlikehold og bruk av Styrende Dokumenter.
Definisjon Styrende Dokumenter (SD)
Med styrende dokumenter (SD) menes Prosessbeskrivelser, Arbeidsinstrukser, Prosedyrer, Stillingsinstrukser, Sjekklister, Håndbøker og Brukermanualer.
Ansvar
Linjeleder(LL) er ansvarlig for:

at det etableres nødvendige SD for sin Prosess. Daglig Leder (DL) er ansvarlig for overordnede SD (HMS – Håndbok, Kvalitetshåndbok, Arbeidsreglement,
Fullmaktsmatrise, ol.) blir etablert.

at tekst i SD alltid er oppdatert og reflekterer den aktuelle arbeidsflyten, ansvarsforhold og arbeidsmåter samt at kravene i ISO 9001:2008 er ivaretatt der
hvor dokumentet omfattes av standarden. I slike tilfeller skal dokumentet legges inn i XN-QA-S01. KS Leder skal da varsles for oppdatering av indeksen.

at relevante SD er gjort kjent og er implementert i prosessens arbeid.

å avklare med andre LL om endringer i eksisterende eller nyetablerte SD påvirker andre prosessers/områders SD.
KS Leder er ansvarlig for;

å varsle på Intranett om nye, oppdaterte og slettede SD

å oppdatere Intranett med nye og slettede SD.
Beskrivelse
1.
Etablering/ vedlikehold/ implementering/ sletting
1.1
Etablering av nye SD:
1.2

Behov for nye SD meldes til KS Leder som tar ut dokumentnummer. Ansvarlig for dokumentet og tittel oppgis.

Mal hentes fra server.

Dokumentet etableres og godkjennes av LL.

Ved etablering av HMS dokumenter, sendes disse til VO tjenesten for høring.

Dokumentet arkiveres i filstruktur. Leder KS skal informeres om og hvor dokumentet skal linkes på Server og Intranett
Vedlikehold

Ved oppdatering av SD skal revisjoner understrekes.

Ved oppdatering av HMS dokumenter, sendes disse til VO tjenesten for høring.

Ved obligatorisk årlig oppdatering av styrende dokumenter Skal tekst som er understreket på grunn av tidligere revisjoner settes til normal skrifttype.
Sletting av SD


Meldes skriftlig til KS Leder. Kun LL kan instruere om sletting av SD. Følgende informasjon skal gis:
-
Dokumentnummer.
-
Behov og omfang for fjerning fra kvalitetstyringsystemet.
KS Leder:
Nr. XN-QA-P02 // Tittel: Etablering og vedlikehold av styrende dokumenter // Dato/Rev.: 01.06.12/1 // Ansvarlig: QA/HMS Leder
-
Fjerner dokumentet og eventuelle linker fra server og Intranett.
-
Varsler om sletting under ”Nyheter” på Intranett.

LL skal sørge for at eventuelle hyperlinker/referanser i andre dokumenter slettes.

Ved sletting av HMS dokumenter orienteres VO tjenesten om dette.
2.
Publisering
2.1
Nye SD

2.2
2.3
KS Leder legger dokumentet ut på Intranett, etablerer hyperlinker og informerer om dokumentet under ”Nyheter” på Intranett.
Oppdatering av SD

Ved oppdatering gjøres dette av LL, eller den han bemyndiger, direkte på originaldokumentet.

En kopi av utgående versjon lagres under mappen ”Utgåtte revisjoner”.

LL informerer brukerne og KS Leder om at ny revisjon foreligger via e-post. PL skal forsikre seg om at alle brukere og berørte blir informert.

KS Leder informerer om oppdateringen under ”Nyheter” på Intranett.
Utskrifter

Den som tar utskrift av SD fra Intranett er selv ansvarlig for å forsikre seg om at utskriften har samme revisjon som dokumentet som ligger på Intranett før
det anvendes.

Hvis dokumentet fordeles til andre hviler ansvaret på den som har fordelt dokumentet.

Utskrifter med utgått revisjon skal alltid makuleres.
Nr. XN-QA-P02 // Tittel: Etablering og vedlikehold av styrende dokumenter // Dato/Rev.: 01.06.12/1 // Ansvarlig: QA/HMS Leder