Möte med användarföreningen 2012-10-03

Halvårsmöte med användarföreningen 2013-04-24
Närvarande:
Per-Ewerth Lindgren, Västerbottens läns landsting
Viveka Pålhed; Örebro läns landsting
Birgitta Axelsson, Locum
Marcus Ericsson, Fortifikationsverket
Sara Thunblom Fortifikationsverket
Helena Hallman, Fortifikationsverket
Ewa Larsson, Länsstyrelsen
Gun Stråth, Järfälla kommun
Anneli Cederberg, Jämtkraft AB
Per A Andersson, Rikspolisstyrelsen
Susanne Karlsson, FOI
Mi Reimann, FOI
Anette Fälldin, Färdtjänsten i Göteborg
Magnus Karlsson, Färdtjänsten i Göteborg
Kristina Björkman, Landstinget i Västernorrland
Åsa Lagnemar, MSB
Åsa Andtbacka, MSB
Marianne Meltzer, Region Halland
Åsa Kempe, Nyköpings kommun
Ylva Nilsson, Piteå kommun
Louise Holm, Stockholms läns landsting
Michael Lauridsen, Sigma
Pernilla Norlund, Formpipe
Fredrik Berglund, Formpipe
Mats Persson, Formpipe
Mauritz Wahlqvist, Formpipe
Jim Molander, Formpipe
Martin Levin, Formpipe
Sara Ljungberg, Formpipe
Johanna Zelin, Formpipe
Martin Söderberg, Formpipe
Mårten Alvring, Formpipe
Petra Lorin, Formpipe
Inledning
Per-Ewerth Lindgren, Användarföreningens ordförande hälsade välkommen och gick igenom dagens
program.
Därefter skedde en kort presentation av samtliga närvarande.
Information av Pernilla Norlund och Mauritz Wahlqvist
Powerpointpresentation: Kundträff 2013-04-24
Var står Formpipe idag? Formpipe är Europas näst största programvarubolag inom ECM med 2 800
anställda och omsätter 312 miljoner kronor.
Formpipe har ett tydligt fokus på huvudmarknaderna: Offentlig sektor och Life Science
-
Jobbar på att:
Kvalitetssäkra produktutvecklingen
Kvalitativa och bra partners
Användargrupper/föreningar
Paketerade lösningar
Nya produkter
Stabila intäkter för att ha säkra produkter
-
Stora projekt på gång:
Kommunsamverkan
Avvikelsehanteringsmodul för landstingen
Är med i SKL:s upphandling av e-arkiv
-
Prioriterade områden för utveckling:
Vidareutveckla Platina Portalen
Utveckla tekniska gränssnitt för att gör det enklare och mer effektivt
Öka inbyggd funktionalitet med fokusområden
Fokuserad utveckling av funktionalitet i linje med generella trender:
mobilitet, tillgänglighet och samarbete
Utökad sökfunktionalitet och Business Intelligence
Hantering av förslag till Formpipe – Pernilla Norlund
Tidigare hade Användarföreningen ett forum där förslag till förändring/förbättring fördes upp på en
lista till Formpipe. Forumet har nu lagts ner. Istället kommer man att kunna göra en inrapportering till
Formpipe som sedan skickas till Användarföreningen.
Adressen är: anvandarforeningen.platina@formpipe.com
Förslagen ska innehålla:
- Bakgrund
- Tydliga användarfall
Avstämning kommer att ske mellan Användarföreningen och Formpipe två gånger/år.
På så sätt tror vi att kommunikationen förbättras mellan användare och Formpipe. Det kommer att
finnas referensgrupper som tittar över vilka ärenden som kommit in och vilka som sen i sin tur lämnas
vidare till Formpipe.
Referensgruppen kommer att göra:
- Prioritering av ärendena som sen skickas till Formpipe
- Återkoppling till rapportör
- Formpipe återkopplar
The Pipe: Förändring sker på the Pipe. Här kan alla logga in och hitta information om bl a nya
versioner av Platina och kring produkten, planerade event, utbildningar och nyhetsbrev. Tillgång till
FAQ och Knowledge base.
Presentation av webbsida och Facebook – Birgitta Axelsson
Användarföreningen har en webbsida www.platinauser.se Här hittar du information om föreningens
arbete, samarbetet med Formpip, hur du lämnar förslag till Formpipe mm.
Facebook
Användarföreningen har startat Facebookgrupp som ska användas som ett forum för användarna.
Administratören godkänner medlemmarna då gruppen är en sluten grupp.
Här ska man bl a enkelt kunna ställa frågor och ge tips på smarta arbetssätt.
Platina 5.1 – Pernilla Norlund
Powerpoint:2013-04-13 Nyheter Platina 5.1
Platina 5.1 släpptes efter påsk.
Nyheter är bl a:
 masshantering av dokument, handlingar – checkbox, hämta lokal kopia,
 bläddra mellan handlingar,
 initierare (svara-knapp – funktion att svara en initierare direkt från handlingskortet),
 duplicering av ärende som ärver viss metadata,
 bilageshantering – via mailimporter office add-in kontroll för handlingskort,
 +-tecken för att se bilagorna i översikten,
 office add-in – bl a bifoga handlingar vid utgående mejl, bifoga en eller flera dokument vid
utgående mejl, dialog för val av vilka bilagor som ska sparas till Platina vid sparande av mejl,
direktdiarieföring av dokument och e-post, favoriter som lagts upp i Platina visas även i office
add-in

Platina 5.0 sp 3
 tryck enter för SÖK
 hantera/redigera initiera i adm.vyn
 revisionshantering av dokumentmallar
 stöd för kopiering av dokument mellan flera Internet Explorer-fönster
 flerspråksstöd för processer
 sammanhangsberoende onlinehjälp
 tidsaktiverade objekt
Användbarhet – Sara Ljungberg
Powerpoint: 2013-04-24 Användbarhet Sara
Användbarhet:
 Enkelt att använda
 Effektivitet
 Logiskt
 Intuitivt
 Tydligt
 Konsekvent
 Låg felprocent
 Produktiv
 Interaktionsdesign
o Presentation
o Navigering
o Kontroller
o Inmatning
Exempel:
 Ikon
 Färger


Minimalistisk design
Felmeddelande
Utmaning att förstå varandra:
 Tydliga krav
 Nära samarbete med användaren
 Användarbarhet i hela systemprocessen
Mäta:




Expertutvärdering
Användbarhet
Intervjuer
Observationer
I Platina:
 Idag-arean
 Handlingskort (ärende och diarenummer)
 Möjlighet att diarieföra på redan angivet diarienummer
 Visualisering av bilagehantering för registrering
 Visualisering av drop downs
 Mötesadministration
Grupparbete: Lista 2 användbarhetsförbättringar ni anser är viktiga i systemet (se bilaga 1).
Övrigt
Eva Larsson från Länsstyrelsen informerade om Datainspektionen.
Länsstyrelsens diarium är ett behörighetssystem byggt på diarieplan vilket innebär att det styr
tillgången på vad handläggaren får se. Alla kan söka på alla ärenden men kan inte se allt.
Datainspektionen har nu invändningar på detta då de anser att det kan förekomma personuppgifter. Det
är bara speciella handläggare som ska kunna se ärendet. Detta innebär ett pappersarbete vid sidan om
det digitala diariet.
Färdtjänsten i Göteborg: Har haft samma problem hos sig. Man har löst det genom att vissa handlingar
arkiveras omgående. Handläggare får begära tillgång av ärendet under en viss tidsåtgång för att
hantera ärendet.
Referensgrupp: Användarföreningen behöver ha referensgrupp/grupper för att kunna hantera och
sortera ärenden/förslag som kommer in gentemot Formpipe. Pernilla Norlund är sedan med i arbetet.
Följande personer har anmält sig att delta: Ewa Larsson, Per Andersson, Anneli Cederberg, Michael
Lauridsen, Sara Thunholm och Helena Hallman.
Jag kan ha glömt bort någon, så vänligen meddela mig i så fall så noterar jag det igen.
Avslut
Ordförande tackade för en intressant dag med många bra diskussioner och intressanta föredrag.
Örebro 2013-05-15
Viveka Pålhed
Sekreterare Platinas Användarförening
Bilaga 1
Lista över grupparbetet: lista tre användbarhetsförbättningar ni anser är viktiga i systemet
























Se över vad som står i felmeddelanden
Bevakningar/påminnelser
Enkelt kunna se vad som är obligatoriskt
Kunna styra menyval beroende på ärende vid högerklick
Tydlighet vid sökningen - vilka kolumner man söker på
Tabba i logisk ordning
Settings (svårt att veta vilken som är standard)
Bättre och tydligare dokument
Tooltip
Hjälptexter vid ikoner
Modulhantering – grunduppsättning
Fetmarkera flikarna där det finns information
Färre klick
Sökvyerna tar stor plats
Adm.gränssnittet – handlingarna läggs sist i listan. Man måste alltid skrolla. Val av handlingar
+ meddelande
Skapa egna grupper för t ex projekt
Vissa rubrikfält är för små
Utgråning vid sparande är störande
Vill kunna se/får reda på hur många ärenden man har totalt
Enkel frånvarohantering bör finnas
Behörighet – det finns 10 men du ser bara 3
Relaterad information – sitter bara på huvudärendet
Saknar indikation på sökning
Utcheckade dokument – många ligger öppna då de har glömt checka in och inte får någon
påminnelse.