Brugerdreven innovation når det er bedst MSB Intra

Brugerdreven innovation når det er bedst
Side 1 af 4
MSB Intra
MS B > Pr o je kt er o g møde r > Temas ide r > K an als tr ate gi > Si der > Br u ger dr e ve ni nn ov ati on .asp x
Printervenlig version
Kanalstrategi af Jens E. Guld
Dato: 03-06-2013
Brugerdreven
innovation når det er
bedst
Digitalisering af
handicaphjælperordningen
er skudt i gang og
brugerne har været
inviteret med i udviklingen
af digital lønformidling til
brugerne af
handicaphjælperordningen
(BPA). De første 14
indberetter nu løn og
arbejdstid digitalt
I handicaphjælperordningen
har digital lønformidling
været et brugerønske i
mange år.
Brugerne har været med i
udviklingen af et nyt system
til digital lønformidling.
BPO Portalen er nu skudt i
gang med de første 14 BPAbrugere, som nu indberetter
lønnen elektronisk for deres
medhjælpere.
I sensommeren 2013 åbner
portalen for alle BPAbrugere.
Den 24. maj var der inviteret til undervisning og tastebar hos
KMD.
Digitalisering af
hjælperordningen og
aflastningsordningen
Formålet med løsningen, KMD
BPO, er at få afskaffet de mange
papirgange for administration af
familieplejere, tabt
arbejdsfortjeneste,
handicaphjælperordningen og
aflastningsordningen.
Brugere og hjælpere var med til undervisningen hos KMD.
http://medarbejderportalen.adm.aarhuskommune.dk/SB/Projekter/Temasider/kanalstr...
03-06-2013
Brugerdreven innovation når det er bedst
Side 2 af 4
En stor del af området blev
digitaliseret i vinter/det tidlige
forår, mens digitaliseringen af
handicaphjælperordningen og
aflastningsordningen har ladet
vente på sig.
En digitalisering af området
kræver, at en række
sikkerhedskrav skal være opfyldt,
da lønindberetningen sker fra
brugernes egne computere og ikke
fra en arbejdscomputer i
kommunen.
De sikkerhedsmæssige problemer
er nu løst, og det vil fremover være
muligt at indberette lønnen via en
hjemmeside, som har fået navnet
”BPO Portalen”. For at komme ind
på portalen skal der logges på med
en NemID.
Tastebar hos KMD
BPO Portalen blev sat i produktion
den 24. maj, hvor 14 arbejdsgivere
med hjælpere var mødt op til
”tastebar” hos KMD. Der er i alt ca.
140 BPA-ordninger, hvor lønnen til
hjælperne udbetales via Aarhus
Kommune.
Brugerne fik selv mulighed for at indberette deres
arbejdsrapporter efter introduktionen.
I første omgang er det
lønindberetningen for de 14
brugere, der er digitaliseret.
Indberetningerne følges tæt i den
kommende tid, og i sensommeren
2013 tilbydes alle øvrige BPSbrugere den nye funktionalitet.
Det er frivilligt, om man anvender
den nye funktionalitet. Ingen bliver
tvunget ind i ordningen, men
tilbagemeldingerne fra de brugere,
som var til stede ved ”tastebaren”,
var meget positive. Og
Aflastningsordningen går i
produktion med et antal udvalgte
sager.
Brugerdrevet udvikling
Arbejdet med portalen er foregået i
et tæt samarbejde mellem Sociale
Forhold og Beskæftigelse,
Borgmesterens Afdeling og KMD
BPO. Der har været brugere med i
hele udviklingsarbejdet – lige fra
det det første indledende møde til
betatesten af portalen i foråret og
http://medarbejderportalen.adm.aarhuskommune.dk/SB/Projekter/Temasider/kanalstr...
03-06-2013
Brugerdreven innovation når det er bedst
Side 3 af 4
frem til nu, hvor portalen er sat i
produktion.
Brugerinddragelsen har været
meget positiv og klart medvirkende
til, at vi i dag står med en portal,
hvor de fleste af fejlene i
udviklingsfasen er blevet løst. Der
er fortsat en række
udviklingsønsker til portalen, men
langt størstedelen af de krav og
ønsker, som brugerne har haft, er
blevet opfyldt.
Det har været en fornøjelse at have
brugerne med i udviklingsforløbet.
Dialogen til projektmedarbejderne i
KMD BPO har været meget direkte
og meget kontant. Det har samtidig
fremmet processen, at KMD BPO
har været meget lydhøre og
imødekommende for at få udviklet
et så brugervenligt system som
overhovedet muligt.
KMD BPO kunne straks tjekke, om rapporterne var korrekt
indberettet.
Vi er ikke i tvivl om, at BPO
Portalen vil blive en succes. Fra
projektledelsens side skal lyde en
stor tak til KMD BPO og de
involverede brugere for et
kæmpestort engagement i
projektet. Det er brugerdreven
innovation, når det er bedst.
Udover et omfattende elearningsmateriale er der
produceret en lille film med Signe
Hauge, som giver en fin beskrivelse
af BPO Portalen. Se filmen om BPO
Portalen
Eksempel på den
nuværende arbejdsgang
Arbejdsgiverne på
handicaphjælperordningen har
indtil nu indberettet hjælpernes løn
manuelt på arbejdsrapporter, som
først udfyldes i hånden – og
derefter lægges i en kuvert, som
sendes til lønadministrationen i
KMD BPO.
Når arbejdsrapporterne modtages
hos KMD BPO, indtastes
oplysningerne i lønsystemet af en
lønmedarbejder.
Myndighedsafdelingen i
Voksenhandicap tjekker undervejs
løbende op på de indberettede
http://medarbejderportalen.adm.aarhuskommune.dk/SB/Projekter/Temasider/kanalstr...
03-06-2013
Brugerdreven innovation når det er bedst
Side 4 af 4
timer i forhold til de givne
bevillinger.
Den nuværende
indberetningsmetode er tung og
meget ressourcekrævende.
Fremover vil oplysningerne blive
indberettet direkte af brugerne, og
det bliver meget mere overskueligt
at tjekke op på de indberettede
timer. Næste step er, at systemet
udbygges med et egentligt
budgetmodul, så der løbende kan
tjekkes op på indberettede timer i
forhold til de givne bevillinger.
Tip en kollega
Synes godt om
1 synes godt om siden.
[Skriv en kommentar]
Skriv til kommunikation@msb.aarhus.dk med forslag og ideer til MSB Intra
http://medarbejderportalen.adm.aarhuskommune.dk/SB/Projekter/Temasider/kanalstr...
03-06-2013