455kb - Wärtsilä

Wärtsilä Guidelines for Implementation
e-Invoices
Document ID:
Revision:
1. lMIKÄ ON VERKKOLASKU?
Verkkolasku sisältää samat tiedot kuin paperilasku ja koostuu laskun tiedoista sekä
laskun kuvasta. Verkkolasku voidaan vastaanottaa suoraan sähköiseen
ostolaskujenkäsittelyjärjestelmään, jossa se voidaan käsitellä ilman tiettyjä manuaalisia
työvaiheita. Kuva alkuperäisestä laskusta helpottaa laskun tarkistusta, hyväksyntää ja
muuta käsittelyä. Verkkolasku voidaan käsittelyn lisäksi arkistoida kuten paperilasku,
mutta kustannustehokkaammin.
2. HYÖDYT MOLEMMILLE OSAPUOLILLE
Sähköisestä laskutuksesta hyötyvät molemmat osapuolet. Sekä laskuttaja että laskun
vastaanottaja säästävät kustannuksissa. Verkkolaskutuksen ansiosta ei tarvita laskujen
tulostusta, postitusta eikä skannausta. Lisäksi laskujen sähköinen arkistointi säästää
sekä tilaa että aikaa.
HYÖDYT VERKKOLASKUJEN LÄHETTÄJÄLLE

Nopea laskun välitys

Sähköisten laskujen seuranta on helppoa

Ei tulostus- tai postituskustannuksia

Asiakaspalvelu paranee

Manuaaliset työvaiheet vähenevät

Sähköinen arkistointimahdollisuus
Laskun vastaanottaja saa laskun suoraan laskunkäsittelyjärjestelmäänsä, joten monet
käsin tehtävät työvaiheet jäävät pois. Se säästää runsaasti aikaa laskun käsittelyssä.
Verkkolaskuun voi sisällyttää myös enemmän tietoa, mikä nopeuttaa
hyväksymisprosessia. Verkkolasku vertautuu myös automaattisesti sähköiseen
tilaukseen, mikäli tällainen toiminto on lisätty laskunkäsittelyjärjestelmään.
2 (13)
Document ID:
Revision:
3. VERKKOLASKUJEN LÄHETTÄMISEN VAIHTOEHDOT
Verkkolaskujen lähettämiseen on olemassa erilaisia vaihtoehtoja. Verkkolaskut
lähetetään eri operaattoreiden tai välittäjien avustuksella. Wärtsilän operaattori
verkkolaskujen vastaanotossa on Tieto. Yhteistyökumppanimme voivat vapaasti valita
heille sopivimman palveluntarjoajan verkkolaskutukseen liittyen. Wärtsilälle
verkkolaskuja voi lähettää seuraavilla tavoilla:
1.
Yhteistyökumppani valitsee oman palveluntarjoajansa
Mikäli toimittaja valitsee jonkin muun palveluntarjoajan kuin Tieto, on syytä tarkistaa
että operaattoreiden välinen liikenne valitun palveluntarjoajan ja Tiedon välillä toimii.
Tiedolla on roaming-sopimuksia tällä hetkellä kaikissa pohjoismaissa, Euroopassa ja
Yhdysvalloissa. Suomessa operaattorien välinen yhdysliikenne toimii erittäin laajasti.
Verkkolaskuoperaattorin valinnassa on yrityksellä monia eri vaihtoehtoja. Lähes kaikki
kotimaiset pankit tarjoavat verkkolaskujen välityspalveluita, minkä lisäksi on olemassa
useita eri operaattoreita sekä tilitoimistoja, jotka tarjoavat palvelua verkkolaskutukseen
liittyen.
2.
Yhteistyökumppani valitsee Tiedon palveluntarjoajakseen
Mikäli olette kiinnostuneita valitsemaan saman verkkolaskuoperaattorin kuin Wärtsilä,
toivomme teidän ottavan yhteyttä suoraan Tietoon.
3.
Verkkolaskuportaalin käyttäminen
Toimittaja voi myös valita käyttöönsä Internet-pohjaisen verkkolaskuportaalin, minkä
kautta laskut voi lähettää Wärtsilälle ja muille asiakkaille. Portaalin tarjoaa Tieto.
Portaali sopii erityisesti pienille toimittajille, jotka lähettävät Wärtsilälle vain vähän
laskuja vuosittain.
3 (13)
Document ID:
Revision:
4. KUINKA ALOITTAA VERKKOLASKUTUS?
Verkkolaskutuksen aloittamiseen liittyvässä päätöksenteossa tulisi ottaa huomioon
ainakin seuraavanlaisia seikkoja:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ovatko asiakkaat ja toimittajat valmiita verkkolaskutukseen?
Miten verkkolaskutus hoidetaan? Mitä formaattia tai standardia käytetään?
Miten palveluntarjoaja valitaan?
Millaisia muutoksia tarvitaan yrityksen tietohallinnossa?
Millaisia muutoksia tarvitaan yrityksen sisäisissä prosesseissa?
Ovatko kirjanpitoa hoitavat henkilöt valmiita muutokseen?
Onko organisaatio valmis muutokseen?
Ensimmäisenä
askeleena
verkkolaskutuksessa
on
yleensä
oman
myyntilaskutusjärjestelmän tarjoamien mahdollisuuksien selvittäminen. Mikäli
järjestelmä on valmis verkkolaskutukseen tai se voidaan päivittää verkkolaskutuksen
vaatimusten mukaiseksi, yrityksen kannattaa ottaa yhteyttä verkkolaskutuspalveluita
tarjoaviin tahoihin ja sopia verkkolaskutuksen järjestämisestä.
Mikäli olemassa oleva järjestelmä ei päivitysten jälkeenkään kykene käsittelemään
verkkolaskuja, on hyvä ottaa yhteyttä tilitoimistoihin tai pankkeihin ja tutkia
mahdollisuutta ottaa verkkolaskutus käyttöön myyntilaskutusjärjestelmän puutteista
huolimatta.
5. VERKKOLASKUOSOITTEET
Verkkolaskuosoite kertoo sen, kenelle laskut on osoitettu ja kuka laskut on lähettänyt.
Tästä syystä sekä lähettäjällä että vastaanottajalla tulee olla verkkolaskuosoite.
Yleensä osoitteet ovat joko OVT*, DUNS* tai EAN*** - koodeja. Suomessa osoite on
tyypillisesti muotoa 0037 + 8 -numeroinen organisaation tunniste, esimerkiksi
003711111111.
Wärtsilän verkkolaskuosoitteet löytyvät kotisivuiltamme sekä virallisesta, suomalaisesta
TIEKEn rekisteristä.
4 (13)
Document ID:
Revision:
6. TEAPPSXML-yksityiskohdat
Wärtsilä käyttää tiettyjä verkkolaskun muotoon ja sisältöön liittyviä vaatimuksia. Näiden
vaatimusten olisi täytyttävä jotta lasku voidaan ottaa käsiteltäväksi.
Wärtsilän sisältöön liittyvät vaatimukset ovat rajoitetummat kuin mitä TEAPPSXML 2.7
– viesti vaatii. Wärtsilän erityiset vaatimukset on koottu alla olevaan kappaleeseen.
Lain mukaiset vaatimukset:
1.
Wärtsilä-yhtiön virallinen nimi ja ALV-tunnus
2.
Wärtsilä-yhtiön virallinen osoite
3.
Toimittajan virallinen nimi, ALV-tunnus ja osoite
Laskun sisällön minimivaatimukset Wärtsilässä:
4.
Viite: Wärtsilän ostotilauksen numero tai ostajan nimi/sähköpostiosoite
(etunimi.sukunimi@wartsila.com)
5.
Kuvaus laskutettavista tuotteista tai palveluista sekä niiden hinta, määrä ja sovitut
maksuehdot
6.
Mikäli Wärtsilä on toimittanut myyjälle ostotilauksen, on laskun oltava tilauksessa
määriteltyjen ehtojen mukainen. Laskun ja ostotilauksen tietojen on täsmättävä
7.
Oikeat ja voimassa olevat pankkitili-tiedot
Lisäksi kaikkien laskujen tulee täyttää EU:n, arvonlisäverolain ja kirjanpitolain sekä
muiden kyseeseen tulevien lakien vähimmäisvaatimukset.
Mikäli lasku ei täytä näitä vähimmäisvaatimuksia, joutuu toimittaja lähettämään
Wärtsilälle uuden, korjatun laskun.
5 (13)
Document ID:
Seuraavassa taulukossa
noudattamiseksi:
on
tekninen
ohje
TEAPPSXML
Revision:
2.7
6 (13)
viestimuodon
1 HEADER structure
Required structures for each invoice
Explanation
Selite
TEAPPSXML 2.7 structure
Invoice number
Laskun numero
//HEADER/INVOICE_ID
Message type
Sanoman tyyppi
(koodi)
//HEADER/INVOICE_TYPE
00 = sales invoice, 01 = credit note, 02 =
collecting invoice
Date stamp
Sanoman päivämäärä
//HEADER/INVOICE_DATE/DATE
Due date
Laskun eräpäivä
//HEADER/DUE_DATE/DATE|VERBOSE_DA
TE
Optional in credit notes.
Invoicing period or
Laskutusjakso tai
toimituspvm
Date of delivery
//HEADER/START_PERIOD/PERIOD_TEXT,
or //HEADER/START_PERIOD/DATE and
//HEADER/END_PERDIOD/DATE, or
DELIVERY_DATE/DATE
Required in invoice or row level, but only if
different than invoice date.
Terms of payment, free text
Maksuehdot, vapaa
teksti
//HEADER/TERMS_OF_PAYMENT
Optional in credit notes.
Currency for total sum incl taxes
Verollisen
loppusumman valuutta
//HEADER/CURRENCY/CODE
Order number
Tilausnumero
//HEADER/ORDER_INFORMATION[@ORDE
R_TYPE="CO"]/ ORDER_NUMBER
Required if Wärtsilä has given the order number.
Do not include any letter or empty space in the
beginning of the order number. Correct format
e.g. “4500765038”, wrong format e.g. “E
4500765038”. Optional in credit notes.
Name of a buyer's contact person
Tilaajan
yhteyshenkilön nimi
//HEADER/ORDER_INFORMATION[@ORDE
R_TYPE="CO"]/ ORDER_REFERENCE
Required in sales invoices if the invoice do not
contain order number given by Wärtsilä. Optional
in credit notes.
Document ID:
Revision:
7 (13)
Also required for credit notes
Credit note number
Hyvitettävän laskun
numero
//HEADER/CREDIT_INVOICE_NUMBER
Explanation
Selite
TEAPPSXML 2.7 structure
Supplier (name)
Toimittaja
//PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/CUST
OMER_NAME
VAT number
Toimittajan VATtunnus
//PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/VAT_
NUMBER
2 PAYEE structure
Required structures for each invoice
Correct format is without space or hyphen (-).
Bank's name
Pankin nimi
//PAYEE/BANKS[1]/BANK_NAME
Account number
Tilin numero
//PAYEE/BANKS[1]/BANK_ACCOUNT_NUM
BER
Bank SWIFT code
Pankin SWIFT-koodi
//PAYEE/BANKS[1]/SWIFT_CODE
IBAN number
Tilin kansainvälinen
IBAN-numero
//PAYEE/BANKS[1]/IBAN_ACCOUNT_NUM
BER
Supplier e-ID
Toimittajan e-tunnus
//PAYEE/NET_SERVICE_ID
Add this information in case you have it.
Home town
Kotipaikka
//PAYEE/DOMICILE
Payment reference
Maksuviite
//PAYEE/DETAILS_OF_PAYMENT/
FI_PAYMENT_REFERENCE|IPI_REFERENC
E
Seller identifier
Toimittajan Y-tunnus
//PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/ORG
ANIZATION_NUMBER
Correct format is without space or hyphen (-).
Document ID:
Revision:
8 (13)
3 RECEIVER structure
Required structures for each invoice
Explanation
Selite
TEAPPSXML 2.7 structure
Invoicee (name)
Laskutettava
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/C
USTOMER_NAME
Invoice address
Laskutusosoite
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/A
DDRESS/ STREET_ADDRESS1 or
STREET_ADDRESS2,
or STREET_ADDRESS1 and
STREET_ADDRESS2
Zip code
Laskutettavan
postinumero
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/A
DDRESS/ POSTAL_CODE
Post office/ postal code
Laskutettavan
postitoimipaikka
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/A
DDRESS/ POST_OFFICE
Country
Laskutettavan maa
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/A
DDRESS/COUNTRY
VAT number
Laskutettavan VATtunnus
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/V
AT_NUMBER
See allowed values below. Correct format is
without space or hyphen (-).
Name of a invoicer's contact person
Laskutettavan
yhteyshenkilö
//RECEIVER/ CUSTOMER_INFORMATION
/CONTACT_INFORMATION/CONTACT_PER
SON
Invoicee e-ID
Laskutettavan e-tunnus
//RECEIVER/NET_SERVICE_ID
Laskutettavan Ytunnus
//RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/O
RGANIZATION_NUMBER
In EU´s intra-Community invoices also
required
Invoicee identifier
Correct format is without space or hyphen (-).
4 ROW structure
Required structures for each invoice
Document ID:
Revision:
9 (13)
Explanation
Selite
TEAPPSXML 2.7 structure
Row type
Rivin tyyppi
//ROWS/ROW/@ROW_TYPE=”SPECIFICATI
ON”
In collecting invoices that contain Wärtsilä´s
posting information, each row that contains
DEFAULT_ROW_POSTING structure must be
specified as SPECIFICATION row.
Description
Osan nimi
//ROWS/ROW/ARTICLE/ARTICLE_NAME
Invoicing period or Date of delivery
Laskutusjakso tai
Toimituspvm
//ROWS/ROW/START_PERIOD/PERIOD_TEX
T, or
//ROWS/ROW/START_PERIOD/DATE and
//ROWS/ROW/END_PERDIOD/DATE, or
//ROWS/ROW/ARTICLE/DELIVERY_DATE
Required if different than invoice date and varies
between lines (i.e. invoice rows)
Quantity
Määrä
//ROWS/ROW/QUANTITY/CHARGED
When quantity is included, also Q_UNIT
attribute must be included.
Unit
Yksikkö (Tuotteiden)
//ROWS/ROW/QUANTITY/CHARGED/@Q_U
NIT
Must be defined in English according to ISO
standard i.e. as an ISO measurement unit. Correct
format e.g. PC, wrong format e.g. KPL
Order number
Tilausnumero
//ROWS/ROW/ORDER_INFORMATION[@OR
DER_TYPE="CO"] /ORDER_NUMBER
Required only if the invoice concerns several
orders given by Wärtsilä i.e. the order number
varies between lines (i.e. invoice rows). Optional
in credit notes.
Do not include any letter or empty space in the
beginning of the order number. Correct format
e.g. “4500765038”, wrong format e.g. “E
4500765038”.
Line number
Tilauspositio
//ROWS/ROW/ORDER_INFORMATION[@OR
DER_TYPE='CO']/ ORDER_POSITION
Correct format “10”, “20”, “30”, “40”, “50”,
“60”, etc. Optional in credit notes.
Unit price (VAT 0 %)
á-hinta (alv 0%)
//ROWS/ROW/PRICE_PER_UNIT/AMOUNT[
@VAT='EXCLUDED']
Document ID:
Revision:
10 (13)
Total sum per line including taxes
Rivin verollinen
summa
//ROWS/ROW/ROW_TOTAL/AMOUNT[@VA
T='INCLUDED']
Total sum per line excluding taxes
Rivin veroton summa
//ROWS/ROW/ROW_TOTAL/AMOUNT[@VA
T='EXCLUDED']
VAT %
ALV-%
//ROWS/ROW/VAT/RATE
G/L -tili
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/C
REDIT_ACCOUNT
In collecting invoices Wärtsilä´s posting
information is expressed in following
structures:
G/L account
e.g. 7420100
Cost Center
Kustannuspaikka
Mandatory:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/LEVEL
Fixed value ”1”
Mandatory:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_VAL
UE
Example value e.g. 10404
Optional:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_NAM
E
Informative name = “Cost pool”
WBS element
WBS-elementti
Mandatory:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/LEVEL
Fixed value ”2”
Mandatory:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_VAL
UE
Optional:
//ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI
MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_NAM
E
Informative name = e.g. “Project”
5 SUMMARY structure
Document ID:
Revision:
11 (13)
Required structures for each invoice
Explanation
Selite
TEAPPSXML 2.7 structure
Total sum incl taxes
Verollinen
loppusumma
//SUMMARY/INVOICE_TOTAL/AMOUNT[@
VAT="INCLUDED"]
Tax free total sum
Veroton loppusumma
//SUMMARY/INVOICE_TOTAL/AMOUNT[@
VAT="EXCLUDED"]
VAT %
ALV veroprosentti
//SUMMARY/VAT_SUMMARY/RATE
Amount of taxes
Verojen määrä
//SUMMARY/VAT_TOTAL/AMOUNT
Verottomuuden peruste
//SUMMARY/VAT_SUMMARY/VAT_DESCR
IPTION
Total VAT amount in Euros
Veron määrä euroina
//SUMMARY/VAT_SUMMARY[CURRENCY_
CODE='EUR']/
VAT_RATE_TOTAL/AMOUNT
Currency
Tilivaluutta
//SUMMARY/INVOICE_TOTAL_IN_OTHER_
CURRENCY/AMOUNT and
//SUMMARY/INVOICE_TOTAL_IN_OTHER_
CURRENCY/ CURRENCY/CODE
Invoices where amount of taxes is 0 also
requires
The grounds for VAT 0%
Invoices where currency is not EUR
also requires
Lisätietoja verkkolaskutuksesta antaa:
Arda Özdemir
Process Developer
Wärtsilä Shared Service Center
Tel. +358 10 709 1997
arda.ozdemir@wartsila.com
*****************************************
Tai voitte lähettää sähköpostia verkkolaskutiimillemme:
einvoices@wartsila.com
Document ID:
Revision:
Appendix
Service Provider/Operator
Operator ID
Tieto Corporation
003701011385
Wärtsilä Business Unit
Old/Supplement
Definitions
E-invoice Address
VAT Number
TE00370773744300
FI07737443
Wärtsilä Finland Oy - Ship
Power
TE00370773744301
FI07737443
Wärtsilä Finland Oy Services
TE00370773744302
FI07737443
TE00370773744303
FI07737443
TE00370773744304
FI07737443
TE00370773744305
FI07737443
TE00370773744306
FI07737443
TE003701286311
FI01286311
TENL801144632B01
NL801144632B01
TECH229218
CHE-108.762.947
Wärtsilä Finland Oy Administration
Wärtsilä Finland Oy –
Delivery Centre Vaasa
Communications,
HR, Finance
Engine, WIO,
PowerTech, DCV
Wärtsilä Finland Oy - Power
Plants
Wärtsilä Finland Oy –
Research & Development
Technology, PCE,
Ecotech, R&D
Wärtsilä Finland Oy - Real
Estate
Wärtsilä Corporation
Wärtsilä Switzerland GLS
Wärtsilä Switzerland Ltd
Oyj
Wärtsilä Global
Logistics Services
12 (13)
Document ID:
Revision:
Wärtsilä Projects
TE003725085581
FI25085581
Wärtsilä Technology
TE003707742066
FI07742066
Wärtsilä Solutions
TE003725085629
FI25085629
TE0007556046955201
SE556046955201
TEDK14281746
DK14281746
TENO940193575
NO940193575
TENO985958246
NO985958246
TENL001449679B01
NL001449679B01
TEDE118603561
DE118603561
Wärtsilä Sweden AB
Wärtsilä Danmark A/S
Wärtsilä Norway AS
Wärtsilä Moss AS
Wärtsilä Netherlands B.V.
Wärtsilä Deutschland GmbH
13 (13)