OFFICE 365 YHDISTÄÄ IFIN SISÄISIÄ IT-PALVELUJA

Affecton asiakasreferenssi
OFFICE 365 YHDISTÄÄ IFIN SISÄISIÄ
IT-PALVELUJA
Vakuutuskonserni Ifin henkilökunnan tietotekniikkapalveluiden palveluportaalia käyttää
noin 8000 henkilöä. Uudella ratkaisulla saadaan käytettävyyttä, toimintojen automatisointia ja tiedon saannin helppoutta.
Lähtökohta
Loppuvuodesta 2013 Ifissä päätettiin
kehittää tietotekniikkapalveluiden
loppukäyttäjäkommunikaatiota uudella
palveluportaalilla. Projekti toteutettiin osana laajempaa service deskin
palauttamista Ifin oman organisaation
hallintaan. Tavoitteeksi asetettiin, että
kaikki tietotekniikkaan liittyvä tieto on
työntekijöillä yhdessä paikassa helposti
saatavilla. Tämä tarjoaa jatkossa mahdollisuudet parempaan itsepalveluun.
”Halusimme luoda modernin service
desk -palvelun, paremman palvelun
käyttäjille ja käyttäjien tarpeiden
mahdollisimman laajan huomioinnin
järjestelmän rakentamisvaiheessa”,
Ifin Senior Project Manager Risto
Malmivirta sanoo.
Portaalin alustaksi etsittiin modernia sovellusta ja nykyistä laajempia
mahdollisuuksia. Pian päädyttiin Office
365 -pilvipalveluun. Affecto valikoitui
kumppaniksi alkuvuodesta 2014.
”Kumppanin valintaan vaikutti osaamisen lisäksi paikallisuus. Affecton
ihmiset toimiva lähellä meitä ja voivat
työskennellä tiiviissä yhteistyössä meidän tiloissamme Turussa.”
RATKAISU
IT-palvelujen
palveluportaali
Toteutus
Projekti jaettiin kolmeen vaiheeseen,
joista kaksi saatiin tuotantoon kesän
ja syksyn aikana 2014 ja kolmannen on
määrä valmistua kesällä 2015.
Projektin ensimmäisessä vaiheessa
testattiin, mihin kaikkiin toiminnallisuuksiin Office taipuu ja minkälaisia
käyttäjien asettamia toiveita voidaan
huomioida. Keskeinen asia oli pitää
ympäristö standardina ja helposti ylläpidettävänä.
Ifillä on entuudestaan kokemusta
työryhmäohjelmistoilla tehdyistä ratkaisuista ja Affecto toi projektiin
Office 365 -kokemuksen.
”Affecton roolina oli kertoa meille
mahdollisuuksista ja tavoista, kuinka
erilaisia asioita toteutetaan pilvialustalla.”
Eri ratkaisumalleja kokeilemalla,
kehittämällä ja iteroimalla löydettiin
parhaat kehityspolut ja toteutustavat.
Kevään 2014 aikana löydettiin malli,
joka johti ensimmäisen tuotantoversion
lanseeraukseen aikataulussa kesäkuussa 2014.
”Onnistuimme tässä versiossa hyvin
todentamaan sen, mikä Office 365:llä
on mahdollista. Service desk -projektin
tässä vaiheessa keskityimme häiriö- ja
TEKNOLOGIAT
Microsoft Office 365
-pilvipalvelu
TOIMIALA
Vakuutus
muutostiedotukseen.”
Välittömästi ensimmäisen vaiheen
valmistumisen jälkeen aloitettiin toisen
vaiheen kehitystyö, jossa keskityttiin
käytettävyyteen. Sen perustana oli
pitkälti käyttäjiltä saatu palaute uuden
järjestelmän käytöstä.
”Oleellinen osa toista vaihetta oli
myös responsiivisuus eli service deskin
käyttö mobiililaitteilla. Tämä oli korkealla käyttäjien toivelistalla.”
Toinen vaihe otettiin aikataulun mukaan
käyttöön lokakuun alkupäivinä 2014.
Affecton asiakasreferenssi
Hyödyt
Projektin budjetit, aikataulut ja tavoitteet ovat toteutuneet lähes suunnitellusti. Affecton ja Ifin asiantuntijoiden
tiivis yhteistyö, käyttäjäpalautteen
huomiointi sekä ketterä toteutustapa
ovat taanneet onnistumisen.
”Pieninä paloina toteuttaminen on
ollut hyvä asia. Liian tarkka ennakkosuunnittelu ei ollut mahdollista
tällaisessa projektissa, jossa palveluun
tulee koko ajan uusia osioita ja suuren
käyttäjäjoukon tarpeet kehittyvät.”
Tässä vaiheessa on luotu hyvät edellytykset käyttäjäkommunikaation, tietosisällön ja service desk -toiminnallisuuk-
sien uudistamiselle. Loppukäyttäjälle
on tarjolla koko ajan paremmin toimiva
palvelukokonaisuus, jossa informaatio
on yhdessä paikassa.
”Tiedämme käyttäjien toiveet ja nyt
meillä on toimiva alusta, jolla toimintaa
voidaan kehittää. Tästä on hyvä jatkaa
seuraavaan vaiheeseen.”
Projektin kolmannessa vaiheessa
keskitytään portaalin sisällön tuotantoon ja annetaan käyttäjälle lisämahdollisuuksia itsepalveluun. Samalla
rakennetaan portaalista kanava service
deskin tukiorganisaatioon.
Office 365 -pilvialusta on otettu hyvin
vastaan Ifissä. Projektista saadut
If
If on pohjoismainen vahinkovakuuttaja, jolla on noin 3,6 miljoonaa asiakasta. Konserni
työllistää 6 800 henkilöä. Yrityksen maksutulo oli vuonna 2013 4,8 miljardia euroa. If tarjoaa
vahinkovakuutuksia Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa Latviassa, Liettuassa ja
Virossa sekä palvelee kansainvälistä toimintaa harjoittavia pohjoismaisia asiakkaita toimipisteiden ja verkostojen kautta. If käsittelee vuosittain 1,4 miljoonaa vahinkoa, joista yli
puolet 24 tunnissa. If kuuluu Sampo-konserniin.
kokemukset voidaan hyödyntää myös
konsernin muissa vastaavissa projekteissa.
”Uusien tekniikoiden hyödyntäminen
onnistuu vain tekemällä harjoituksia,
oppimalla ja onnistumalla. Affecton
kanssa toteutettu Office 365 -portaaliprojekti on ollut meille hyvä kokemus
ja vankka pohja jatkaa eteenpäin”,
Malmivirta sanoo.
AFFECTO FINLAND OY
Atomitie 2, 00370 Helsinki
www.affecto.fi
info@affecto.fi
puh. +358205 777 11