Asetusten ohje CSI Lawyer® - Asiakkuudenhallinta ja

Asetusten ohje
CSI Lawyer®
Versio 2.0
Joulukuu 2010
2 (/ 92)
SISÄLLYSLUETTELO
1
2
3
4
5
6
Yleistä asetuksista ............................................................................................................................ 3
1.1
Yleisimmät toiminnallisuudet ..................................................................................................... 3
1.2
Navigointi asetuksissa ............................................................................................................... 4
1.3
Kuvakkeet asetuksissa .............................................................................................................. 4
Liiketoimintayksikön asetukset .......................................................................................................... 6
2.1
Toimipisteet ............................................................................................................................. 6
2.2
Käyttäjän parametrit ............................................................................................................... 23
Käyttöoikeuksien hallinta................................................................................................................. 34
3.1
Käyttäjätyypit ......................................................................................................................... 34
3.2
Käyttäjäryhmät....................................................................................................................... 35
3.3
Sisäpiiri .................................................................................................................................. 37
Mallipohjat ..................................................................................................................................... 39
4.1
Toimenpidetyypit .................................................................................................................... 39
4.2
Kulutyypit .............................................................................................................................. 41
4.3
Dokumenttimallit .................................................................................................................... 43
4.4
Aktiviteettipohjat .................................................................................................................... 44
Parametrit ...................................................................................................................................... 46
5.1
Asiakkaan parametrit .............................................................................................................. 46
5.2
Toimeksiannon parametrit....................................................................................................... 50
5.3
Osoitteen parametrit ............................................................................................................... 54
5.4
Yleiset parametrit ................................................................................................................... 56
5.5
Taloushallinnon parametrit ...................................................................................................... 64
Pikaraportit ja näkymät ................................................................................................................... 77
6.1
Pikaraportit ja näkymät -kansio ............................................................................................... 77
6.2
Pikaraportti –ikkuna ................................................................................................................ 79
6.3
Raporttien ja näkymien muokkaus ........................................................................................... 85
7
Ohjelman päivitys ........................................................................................................................... 89
8
Aktivointiraportin asetukset ............................................................................................................. 91
8.1
Aktivointiraportit ..................................................................................................................... 91
8.2
Aktivointiraportin parametrit.................................................................................................... 92
3 (/ 92)
1
Yleistä asetuksista
Tässä aloituskappaleessa kerrotaan yleisiä asioita asetuksista, kuten miten siellä liikutaan, mitä yleisiä
toimintoja sieltä löytyy.
1.1
Yleisimmät toiminnallisuudet
Lähes kaikissa asetusten ikkunoissa on Peruspainikkeet:
Peruspainikkeet toiminnot:
Lisää uusi
Poista tietue
Tulosta näkymä
Vie Exceliin
Toiminnot –painike (komennot vaihtelevat eri näkymissä). Samat toiminnot ovat
käytettävissä myös napsauttamalla hiiren oikeaa painiketta.
Päivitä
Kaikissa ikkunoissa uusi tieto lisätään napsauttamalla Lisää uusi –painiketta. Syötä tarvittavat tiedot ja
napsauta OK (suurimmassa osassa parametrien ikkunoissa tiedot tallentuvat OK –painikkeella) .
Kaikissa ikkunoissa pakolliset tiedot on merkitty punaisella. Tietoa ei näin ollen voi tallentaa ennen kuin
vähintään punaisella merkityt tiedot on syötetty. Mikäli kaikkia pakollisia tietoja ei ole syötetty, ohjelmisto
antaa virheilmoituksen:
Jos kyseinen kohta on vapaatekstikenttä, eikä siihen halua mitään kirjata, tulee siihen laittaa välilyönti.
Tällöin ohjelmisto lukee, että kyseisessä kentässä on tekstiä.
4 (/ 92)
1.2
Navigointi asetuksissa
Asetuksissa liikutaan eteenpäin painamalla otsikkoa kerran hiirellä (kts. kuva yllä). Taaksepäin asetuksissa
päästään valitsemalla haluttu kohta ikkunasta alhaalta Sijainti –kohdasta. Kerralla voi siirtyä vaikka suoraan
pääsivulle eli Asetukset –kohtaan.
1.3
Kuvakkeet asetuksissa
Ohjelmiston asetuksissa on kolmenlaisia kuvakkeita:
Ratas
- Kyseinen tieto on ns. kovakoodattu ohjelmistoon eikä sitä saa sieltä poistettua. Tietyissä tapauksissa
sen voi ottaa pois käytöstä, mutta kokonaan sitä ei saa poistettua
Paperi
- Kyseinen tieto on lisätty ohjelmistoon joko CSI Helsingin toimesta ennen ohjelmiston asennusta tai
asiakkaan itse lisäämä. Jos kyseinen tieto ei ole käytössä ohjelmiston puolella voi sen poistaa
ohjelmistosta kokonaan
5 (/ 92)
Lehtiö ja kynä
- Kyseinen tieto on jollain tasolla kesken. Yleisimmän tämä kuvake tulee näkyviin, kun asetuksiin lisää
uutta tietoa. Mikäli tämä kuvake näkyy rivin edessä tallennuksen jälkeen, tulee painaa päivitä
painiketta, jotta kuvake tiedon edessä muuttuu
Toimipisteen ja käyttäjien parametreissa olevia kuvakkeita
Toimipisteen ja käyttäjien parametreissa esiintyy kolme kuvaketta:
Kyseinen parametri on käytössä
Kyseinen parametri ei ole valittu. Joko se ei ole käytössä tai se periytyy ylemmältä tasolta.
Kyseinen parametri ei ole käytössä..
6 (/ 92)
2
Liiketoimintayksikön asetukset
Liiketoimintayksikön asetuksissa hallinnoidaan toimipisteitä ja niiden parametreja sekä käyttäjiin liittyviä
tietoja. Ohjelmiston käyttöönottovaiheessa tulee ensin määritellä muut asetukset ja viimeiseksi
liiketoimintayksikön asetukset, sillä liiketoimintayksikön asetuksissa tehdään parametrivalintoja
valintalistoilta, jotka määritellään asetusten Parametrit –osiossa.
2.1
Toimipisteet
Yrityksillä, joilla on useita toimipisteitä, voidaan järjestelmään luoda hierarkinen toimipisterakenne.
Perustiedot annetaan jokaiselle toimisteelle erikseen, mutta jakoavain-parametreissa annetaan ainoastaan ne
tiedot, joissa halutaan ylimäärittää ylemmältä tasolta tulevat asetukset.
2.1.1
Toimipisteen tiedot
Toimipisteen tiedoissa määritellään toimipisteen perustietojen, kuten osoitteen ja puhelinnumeron, lisäksi
mm. laskutusta ohjaavat tiedot. Jos laskutusta ohjaavia tietoja, kuten oletusmaksuehto ja verollisuustieto, ei
ole määritetty, ei ohjelmistossa saa tehtyä laskuja.
7 (/ 92)
Tiedot –alakansio:
Yleinen –välilehti
Yleisellä välilehdellä määritellään toimipisteen perustiedot, kuten nimi, puhelinnumerot, yleinen
sähköpostiosoite sekä kotimaa. Kotimaa on pakollisena tietona, sillä sen mukaan määräytyy yrityksen
verollisuus ja sen mukaisesti ohjelmisto muodostaa laskut oletusarvoisesti. Yleiseltä –välilehdeltä tulostuu
laskulle alatunnisteeseen y-tunnus, puhelinnumero, faksi ja kotisivu. VAT-tunnus kannattaa antaa, jos
yrityksellä on ulkomalaisia asiakkaita.
Mikäli yrityksellä on useampi toimipiste, asetetaaän päätoimipiste Emoyhtiöksi toiminnot-valikosta. Yksi
toimipiste tulee aina olla valittuna emoyhtiöksi. Muiden toimipisteiden tietoihin valitaan emoyhtiöksi merkitty
toimipiste kohtaan Emoyhtiö (kts. kuva yllä).
CSI –tuotteista voidaan lähettää laskuja verkkolaskuina Maventan kautta. Jos yritys haluaa lähettää laskuja
verkkolaskuna, tulee yrityksen rekisteröityä Maventan käyttäjäksi. Rekisteröitymisen jälkeen yritys saa API
avaimen, joka mahdollistaa verkkolaskujen lähetyksen. API avain tulee tallentaa Maventan API avain –
kohtaan. Maventasta voi lukea lisää heidän kotisivuiltaan osoitteesta www.maventa.com.
Ohjelmiston käyttöliittymän kieli voidaan valita Yleinen –välilehdeltä kohdasta Käyttöliittymän kieli.
Valittavana on suomi, englanti tai ei valittu. Jos käyttöliittymän kieleksi on Ei valittu –valinta, käyttää
ohjelmisto käyttökielenä suomea.
Ohjelmistoon voidaan valita oletuspankkitili. Tällöin suorituksia kirjattaessa on oletustilinä valittu pankkitili.
Toisaalta voidaan myös määrittää oletukseksi kirjanpidon myyntitili, jolloin valittu myyntitili tulee oletuksena
toimipisteen toimeksiannoille ja laskuille.
Osoite –välilehti
Osoite –välilehdeltä löytyy yrityksen ensisijaisen osoitteen tiedot, jotka tulostuvat myös laskuille
alatunnisteeseen.
8 (/ 92)
Logo –välilehti
Jos logo on lisättynä, tulostuu se automaattisesti laskuille. Logo tulostuu myös raporteille, jos toimipisteen
parametreissa tai käyttäjäkohtaisissa parametreissa on määritelty, että logo tulostuu raporteille. Logo
voidaan liittää gif-, png tai jpg-kuvatiedostona tai suoraan copy-paste menetelmällä. Kuva ei skaalaudu, vaan
sen tulee olla korkeintaan 50 pikseliä korkea ja 450 pikseliä leveä. Jos logon koosta ei ole varmuutta,
kannattaa se lisätä ja tarkistaa sen istuvuus esimerkiksi esikatselemalla olemassa olevaa laskua.
Jos logoa ei liitä, tulostuu laskuille ja raporteille yrityksen nimi ja osoite. Toimipisteen parametreissa voidaan
sekä logon, että yrityksen nimi ja osoitetietojen tulostuminen estää. Näin voidaan toimia esimerkiksi, jos
halutaan käyttää logo-paperia.
Muistiinpanot –välilehti
Toimipisteille voidaan kirjoittaa muistiinpanoja.
Lisää osoitteita –alakansio:
Samoin kuin asiakkaan tietoihin myös toimipisteelle voidaan määrittää useampia osoitteita. Esimerkiksi, jos
toimipisteellä on erikseen käynti- ja postitusosoite. Lisää osoitteita –alakansiossa voidaan halutessa lisätä
osoite kielikohtaisesti. Jos esimerkiksi halutaan, että englanninkielisille laskuille osoite tulostuu niin, että
postinumeron edessä on Suomen maakoodi, tulee osoite tallentaa kielivalinnalla englanti (kts. kuva alla).
Ensisijaisen osoitteen voi vaihtaa Lisää osoitteita –kansiossa. Valitaan uusi osoite ja Toiminnot > Aseta
ensisijaiseksi. Valittu osoite päivittyy myös Toimipisteen Tiedot-kansiossa Osoite-välilehdelle. Ensisijainen
osoite näkyy oletuksena laskuilla alatunnisteessa.
Toimipisteet –alakansio:
Yritys, jolla on useampia toimipisteitä, näkyy emoyhtiön alla Toimipisteet –alakansiossa sivutoimipisteet.
Sivutoimipisteet näkyvät kuitenkin vain, jos sivutoimipisteen Yleinen –välilehdellä on emoyhtiö valittuna
Emoyhtiö –kohtaan.
9 (/ 92)
Pankkitilit –alakansio:
Toimipisteen kaikki käytössä olevat pankkitilit tallennetaan Pankkitilit –alakansioon. Laskuilla näkyy kaksi
pankkitiliä, jos lasku tulostetaan tilisiirtolomakkeelle. Jos lasku tulostetaan ilman tilisiirtolomaketta, tulostuu
laskulle neljä pankkitiliä. Laskulla näytetään useampi tili vain, jos toimipisteen tileillä on Näytetään laskulla kohta rastitettuna ja pankkitili-kohta jätetään tulostusparametri-ikkunassa tyhjäksi.
Pois käytöstä jääneet pankkitilit voidaan passivoida valitsemalla Toiminnot > Passivoi. Vastaavasti
passiivinen pankkitili voidaan ottaa uudelleen käyttöön valitsemalla Toiminnot > Aktivoi.
Pankkitilin tiedot:
Tilin nimi: tämä nimi ei tulostu laskulle vaan näkyy ainoastaan ohjelmistossa. Tilin voi nimetä haluamallaan
tavalla
Tilinumero: pankkitilin tilinumeron muoto tarkastetaan kirjoitettaessa, jos maa on Suomi
Pankki: tämä nimi tulostuu laskulle. Tähän merkitään pankin virallinen nimi tai sen lyhenne
Valuutta: missä valuutassa tiliä käsitellään
IBAN: tilin IBAN numero. IBAN tulostuu kaikille laskuille riippumatta siitä lähtevätkö ne ulkomaille vai
pysyvätkö Suomen sisällä
Kirjanpitotili: kirjanpidollinen myyntitili suorituksille. Myyntitilit määritellään kappaleessa 5.5.3 Myynti-,
kulu- ja rahatilit. Uuden myyntitilin voi muodostaa myös pankkitilintietojen kautta valitsemalla Tiedon valinta
–ikkunassa Uusi.
SWIFT/BIC: tilin SWIFT –koodi. SEPA-uudistuksen myötä koodi tulostuu laskuille myös kotimaisilla
asiakkailla.
Toimipiste: toimipiste, jonka alla tili näkyy ja jonka laskuille se tulostuu. Tilit on helpointa lisätä
toimipistekohtaisesti, vaikka tulostusparametri-ikkunassa tili voidaankin valita kaikista järjestelmään
talletetuista tileitä.
Maa: missä maassa tili sijaitsee. Jos maaksi merkitsee muun kuin Suomen, ei ohjelmisto tarkista, onko
tilinumero kirjattu oikein.
Näytetään laskulla: jos kohta on ruksittu, näkyy kyseinen tili laskulla. Jos ruksia ei ole, ei tili tulostu
laskulle.
Oletus: jos asiakkaat maksavat suurimman osan laskuistaan jollekin tietylle tilille, kannattaa kyseisen tilin
tiedoissa tämä kohta ruksia. Oletus –ruksi tarkoittaa, että kyseinen tili näkyy oletuksena, kun suorituksia
kirjataan manuaalisesti. Tilin voi toki vaihtaa suoritusta kirjattaessa, mikäli asiakas on maksanut laskunsa
jollekin toiselle tilille. Oletustili tulee myös ensimmäisenä laskuille.
10 (/ 92)
HUOM! Jos toimipisteelle ei ole määritelty yhtään pankkitiliä, ei ohjelmistosta voida muodostaa laskuja.
Verollisuustiedot –alakansio:
Toimipisteen alta löytyvät käytössä olevat verollisuudet. Niiden tietoja voi toimipistekohtaisesti muuttaa.
Verollisuudelle voidaan määrittää uusi selite tai alv-kanta (kts. kuva alla). Ilman tarvittavia verollisuustietoja,
ei toimipisteelle voida luoda laskuja. Mikäli toimipiste ei koskaan käytä jotain tiettyä verollisuutta, voi sen
poistaa Verollisuustiedot –alakansiosta kokonaan. Jos myöhemmin tulee tarvetta kyseiselle verollisuudelle,
voidaan se lisätä toimipisteen alle uudestaan Uusi –painikkeesta.
Myyntitilit –alakansio:
Toimipistekohtaisesti voidaan listata ne kirjanpidoliset myyntitilit, jotka ovat kyseisellä toimipisteellä
käytössä. Toisin kuin pankkitilit tai asiakasvaratilit, tulee myyntitilit olla ensin luotuina ohjelmistoon
taloushallinnon parametreissa. Lue myyntitilien tallentamisesta ohjelmistoon kappaleesta 5.5.3 Myynti-, kulu-
ja rahatilit.
Asiakasvaratilit –alakansio:
Asiakasvaratilit –alakansiossa tallennetaan Asiakasvaratilien tilitiedot. Tilitietoihin tulee tallentaa (kts. kuva
alla) asiakasvaratilin tilinumero, pankin nimi, valuutta, tilin IBAN –numero, kirjanpidollinen tili sekä
toimipiste, jolla tili on käytössä. Lisäksi tilitietoihin voi lisätä SWIFT –numeron.
11 (/ 92)
Kun valitsee Asiakasvarat –alakansion tai Toiminnot > Näytä tilitapahtumat, näyttää ohjelmisto kyseisen tilin
yksittäiset tilitapahtumat sekä ajantasaisen saldon Summa –sarakkeen lopussa (kts. kuva alla). On
mahdollista tulostaa Asiakasvaroihin liittyvät raportit tätä kautta valitsemalla peruspainikeriviltä Raportit.
Raporttien tulee olla asetettu näkymään listavalintaraportteina.
12 (/ 92)
Budjetit-alakansio:
Tänne voidaan luoda toimipistetasolla kuukausittaiset budjettitavoitteet.
2.1.2
Toimipisteen parametrit
Toimipisteen parametrit määritellään Toimipiste –ikkunassa valitsemalla ylärivistä kultainen jakoavain eli
Parametrit –painike
. Parametreissa määritellään oletuksia, jotka ohjaavat ja helpottavat ohjelmiston
käyttöä. Toimipisteen parametreissa ohjelmiston käytön kannalta kriittiset tiedot, kuten oletusmaksuehto ja
–verollisuustieto.
HUOM! Asetukset tulee olla muilta osin täydennetty (Mallipohjat ja Parametrit) ennen kuin toimipisteen
parametreja voi täydentää.
Toimipistetasolla määritetään useimmille parametreille ohjelmiston lähtöarvot. Tämän jälkeen niitä voidaan
ylimäärittää parametrista riippuen eri paikoissa, kuten käyttäjän, asiakkaan tai toimeksiannon parametreissa.
Toimipistetasolla parametrejä on siis paljon. Ne on jaoteltu alaryhmiin selkeyden vuoksi. Seuraavaksi
käydään läpi kaikki parametrit ryhmittäin. Punaisella merkityt parametrit ovat välttämättömiä ohjelmiston
toiminnan kannalta.
13 (/ 92)
Oletusarvot
Kieli: toimeksiannon oletuskieli, jonka pohjalta myös määräytyy oletuskieli laskupohjalle. Kielivalinnat
määritellään Parametreissa. Kielistä lisää kappaleessa 5.4.1 Kielet
Maa: asiakkaan osoitteeseen lisättävä oletusmaa. Maiden listaa hallinnoidaan Parametreissa. Lue maista
lisää kappaleesta 5.3.1 Maat
Valuutta: oletusvaluutta, jota käytetään toimeksiannoissa ja toimenpiteissä. Valuuttalistaa hallinnoidaan
Parametreissa. Lue valuutoista lisää kappaleesta 5.5.6 Valuutat ja 5.5.7 Vaihtokurssit.
Maksuehto: oletusmaksuehto, joka laskuihin tulostuu. Maksuehtojen listaa hallinnoidaan Parametreissa.
Lue maksuehdoista lisää kappaleesta 5.5.9 Maksuehdot
Toimeksiannon tyyppi: jos yrityksellä on pääsääntöisesti yhdenlaisia toimeksiantoja, kannattaa
toimeksiannon tyyppi määrittää. Toimeksiantotyyppien listaa hallinnoidaan Parametreissa. Lue maista lisää
kappaleesta 5.2.1 Toimeksiantotyypit
Tehtävän tyyppi: jos aktiviteetit ovat pääasiassa esimerkiksi puheluita, kannattaa tehtävä tyyppiin valita
Puhelu. Muut vaihtoehdot ovat Tapaaminen ja Tehtävä
Irtain omaisuus tyyppi: jos valtaosa irtaimesta omaisuudesta on tietyn tyyppistä, kuten osakekirjoja,
kannatta oletus määrittää. Tyyppilistaus määritellään asiakaskohtaisesti. Irtaimen tyypeistä on kerrottu lisää
kappaleessa 5.4.3 Irtain omaisuus
Irtain omaisuus säilytyspaikka: jos suurin osa irtaimesta omaisuudesta säilytetään yhdessä ja samassa
paikassa, kannattaa oletussäilytyspaikka määrittää. Säilytyspaikkalistausta ylläpidetään Parametreissa. Lue
säilytyspaikoista lisää kappaleesta 5.4.3 Irtain omaisuus
Asiakastyyppi: jos asiakkaat ovat lähes aina tyypiltään samoja (sekä yritys- että yksityisasiakkaat),
kannattaa oletusasiakastyyppi määrittää. Lue asiakastyypeistä lisää kappaleesta 5.1.1 Asiakastyypit
Toimenpiteen ja kulun yksikkötyyppi: jos esimerkiksi lähes kaikki toimenpiteet ja kulut kirjataan
kappaleina, voi oletustyypiksi määrittää kpl. Lue yksikkötyypeistä lisää kappaleesta 5.4.2 Yksikkötyypit
14 (/ 92)
Kalenterin aika-asteikko: millä tarkkuudella kalenterin aika oletuksena näkyy. Valittavana on 5, 10, 15,
30 tai 60 minuuttia.
Tee kalenterista toimenpide automaattisesti: jos kalenteritapahtumaan on liitetty toimeksianto ja
toimenpidetyyppi ja jos tämä kohta on ruksittu, muodostaa ohjelmisto tapahtumassa toimenpiteen
automaattisesti. Jos tätä kohtaa ei ruksita, tulee toimenpide muodostaa manuaalisesti valitsemalla
tapahtuman päällä hiiren oikealla Tee toimenpide
Kalenterissa kuluvan kellon aika: halutaanko, että kalenterin vasemmassa reunassa, jossa kellonajat
näkyvät, näkyy palkki siinä kohtaa, kuinka paljon kello kyseisellä hetkellä on
Laskutusyhteyshenkilö: jos lähes kaikissa toimeksiannoissa on sama laskutusyhteyshenkilö (yrityksen
työntekijä), kannattaa kyseinen henkilö valita tähän, jolloin aina uutta toimeksiantoa perustettaessa näkyy
laskutusyhteyshenkilönä valittu työntekijä.
Tulosta lasku aina oletustulostimelle: kannattaa huomioida myös käyttäjän parametreissa erityisesti
tulostettaessa massana.
Syötä kulujen ostot aina nettohintaisina: Eli onko kulun lomakkeella ostotiedoissa oletuksena päällä
netto- vai bruttokirjaus. Valinta ei vaikuta kulun laskutushintaan, joka annetaan aina nettona.
Henkilö- tai yritysasiakas: Asiakastyypin oletusvalinnaksi voidaan asettaa eniten käytetty valinta
Ajastimen minimikesto (minuuttia): Ajastimeen voidaan laittaa minimikesto, jolloin ajastimesta luotuja
toimenpiteitä ei tarvitse korjata manuaalisesti
Käyttöliittymän asetukset
Tyhjennä hakukenttä näkymää vaihtaessa: Käyttäjä voi selata välilehtiä menettämättä hakutulosta.
Asetus kannattaa huomioida käyttäjäkohtaisesti.
Kartan tyyppi: Asiakkaan osoite-välilehden karttapalveluna voidaan käyttää Google tai Ping Mapia
Väliaikainen dokumenttien hakemisto. Laita kansiopolku, josta haetaan tiedostot esiin
Luokittelemattomat tiedostot –ikkunaan. Oletushakemisto voidaan asettaa käyttäjäkohtaisesti tai voidaan
käyttää yhteistä verkkolevyä. Kansiossa olevia dokumentteja on helppo raahaamalla liittää toimeksiantoihin.
Tekstieditorin tyyppi: Kuvaus-kentälle on mahdollista valita editorityyppi, joka vaikuttaa Tuntikirjauksen ja
aktiviteetin lomakkeilla. Kenttä voi olla yksinkertainen tekstieditori tai siihen voidaan saada värejä, fontteja
ja/tai html-elemettejä. Tekstieditori latautuu kuitenkin nopeimmin kuin rtf- tai html-editorit.
Liittyvän tietueen hakutapa: Esimerkiksi toimeksiannon lomakkeella toimeksiantajan valintakentässä,
kenttään suoraan kirjoitettaessa, haetaan joka kirjaimen lisäyksellä sopivia tietueita, tai sitten haku
käynnistyy vasta, kun käyttäjä painaa enteriä. Kun tietueita on paljon ja/tai kone on hidas, kannattaa
käyttää enter-hakua.
Pakolliset kentät
Osaamisalue pakollinen toimenpiteessä: Jos halutaan, että aina toimenpidettä kirjattaessa, tulee
määritellä osaamisalue, jota kyseinen työ on vaatinut, merkitään tähän ruksi.
15 (/ 92)
Kustannuspaikka pakollinen toimeksiannossa: Jos halutaan, että aina uutta toimeksiantoa
perustettaessa tulee merkitä kustannuspaikka, merkitään tähän ruksi.
Asiakkaan tyyppi pakollinen: Jos halutaan, että asiakas aina luokitellaan tyypin mukaan, laitetaan tähän
rasti.
Asiakkaan toimiala pakollinen: Jos halutaan, että asiakkaalle on aina annettava toimiala, laitetaan tähän
ruksi.
Liiketoiminta-alue pakollinen toimeksiannolla: Jos halutaan, että toimeksiannolle määritetään aina
liiketoiminta-alue, laitetaan tähän rasti. Liiketoiminta-alueet lisätään käyttäjän asetuksissa.
Avustaja pakollinen toimeksiannolla: Jos halutaan, että toimeksiannolle määritetään aina joku käyttäjä
avustajaksi, laitetaan tähän rasti.
Raportin asetukset
Logo: jos halutaan, että raporttien yläreunassa näkyy yrityksen logo, merkitään tähän ruksi
Tulostaja: jos halutaan, että raporttien alareunassa lukee henkilön nimi, joka kyseisen raportin on
tulostanut, merkitään tähän ruksi
Fatalji-kalenterin asetukset
Aseta toimeksiannon omistaja vastuuhenkilöksi: Ohjelmisto lisää automaattisesti vastuuhenkilön
omistaja-kentän perusteella, ellei haluta manuaalisesti valita jotakuta muuta henkillöä.
Laskutetttavat toimeksiannot
Vain avoimet toimenpiteet: Valitaan kenttä, jos Laskutettavat toimeksiannot -näkymässä halutaan
näyttää vain ne toimeksiannot, joissa on avoimia toimenpiteitä. Oletuksena mukana on myös ne, joissa on
hyväksymättömiä koelaskuja.
Hinnoittelumalli
Hinnoittelumalli: Valittavina ovat Käyttäjäkohtainen hinnoittelu tai Roolikohtainen hinnoittelu.
Roolikohtainen hinnoittelu perustuu käyttäjälle määriteltyyn rooliin ja tuolle roolille annettuun hintaan.
Roolikohtaisen hinnan voi antaa koko yrityksen laajuudelta asetuksissa, asiakaskohtaisesti asiakkaan tai
toimeksiantokohtaisesti toimeksiannon roolihinnoittelu-kansioissa. Käyttäjäkohtainen hinnoittelu perustuu
koko yrityksen laajuisesti käyttäjälle annettuu tuntihintaan tai toimeksiantokohtaisesti määritettyyn
tiimihinnoitteluun. Hinnoittelumalli voittaa toimenpidetyypille annetun oletustuntihinnan, muttei vaikuta
yksikköhintaisiin tai vakiohintaisiin toimenpidetyyppeihin.
Laskutuskausi
Laskutusjakso: miltä aikaväliltä ohjelmisto hakee luotavalle koelaskulle toimenpiteet ja kulut. Valittavana
on:
- Viikoittain; edellisen viikon toimenpiteet ja kulut
- Kaksi kertaa kuussa;
16 (/ 92)
Jos koelasku muodostetaan 1.-15. päivä, tulee koelaskulle edellisen kuun toimenpiteet ja
kulut, jotka on kirjattu kyseisen kuukauden 15. – viimeinen päivä
o Jos koelasku muodostetaan 15. – kuun viimeinen päivä, tulee koelaskulle kuluvan
kuukauden toimenpiteet ja kulut, jotka on kirjattu 1. - 14. päivä
- Kuukausittain; edellisen kuukauden toimenpiteet ja kulut
- Joka toinen kuukausi; kahden edellisen kuukauden toimenpiteet ja kulut
- Joka kolmas kuukausi; kolmen edellisen kuukauden toimenpiteet ja kulut
- Ei käytössä; kaikki avoinna olevat toimenpiteet ja kulut kirjausajankohdasta riippumatta
- Jos kohdan jättää tyhjäksi, ylimäärittyy ominaisuus ylemmältä tasolta tai jos se puuttuu myös, hakee
ohjelmisto koelaskua muodostettaessa kaikki avoinna olevat toimenpiteet ja kulut koelaskulle
Myös kirjanpitokauden lukitus huomioidaan kausilaskutuksessa. Jos laskutuskauden perusteella
laskutettavista toimenpiteistä osakin on lukitulla kirjanpitokaudella, estyy koko koelaskun teko tälle
toimeksiannolle.
Näytä laskutuskausi laskun etusivulla: Laskutuskausi näkyy joka tapauksessa toimenpiteiden
erittelysivulla, mutta valitsemalla tämä kohta saadaan laskutuskausi näkyviin myös etusivulla. Valinta tulee
huomioida erittyisesti silloin, kun toimenpide-erittelyä ei haluta käyttää.
o
Laskutus
Alennusprosentti: jos halutaan antaa normaalihinnoista aina tietty prosentti alennusta, merkitään se
tähän. Tämän asetuksen käyttöä toimipistetasolla kannattaa harkita. Voidaan ylimäärittää asiakkaan
parametreissa, toimeksiannossa osapuolen tiedoissa ja vielä koealaskun maksajat-kansiossa. Tätä parametria
ei tule käyttää, jos käytetään alennustaulukoita.
Maksuehto: oletusmaksuehto, jonka mukaan ohjelmisto laskee koelaskulle/laskulle eräpäivän. Jos
toimipisteen tai asiakkaan parametreihin tai toimeksiannon tietoihin ei ole maksuehtoa määritetty, ei
ohjelmistosta voi koelaskua luoda
Valuutta: oletusvaluutta, jota käytetään. Toimeksiannot luodaan, laskut muodostetaan ja suoritukset
kirjataan oletusvaluutassa
Omavastuu-ennakkolasku kysely: jos yli puolessa oikeusturvatapauksissa halutaan samaan aikaan
lähettää vakuutusyhtiölle oma lasku ja päämiehelle omavastuulasku, tulee tähän merkitä ruksi. Se tarkoittaa,
että kun oikeusturvatapauksesta muodostetun laskun tulostaa valinnalla Vakuutusyhtiölle, kysyy ohjelmisto
Muodostetaan päämiehelle omavastuu-ennakkolasku? Mikäli omavastuuta ei haluta lähettää, voi
kysymykseen vastata ei. Kyselyn voi merkitä ”päälle” myös toimeksiannossa Osapuolen tiedoissa
Piilota nimi ja logo: jos yrityksessä tulostetaan laskut valmiiksi painetulle paperille, kannattaa tämä kohta
ruksia. Silloin yrityksen nimi ja yhteystiedot sekä logo eivät tulostu laskulle.
Näytä titteli osoitteessa: jos tämä kohta on ruksittu, tulee laskulle näkyviin asiakkaan yhteyshenkilön
titteli, jos se on täydennetty yhteyshenkilön tietoihin
Toimenpiteiden laskutus
Toimenpiteiden alv-kanta valittavissa: Toimenpiteelle voidaan valita poikkeava alv-kanta. Veroton ja
normaali verollinen (23 %) ovat joka tapauksessa käytössä. Poikkeava alv-kanta pätee joka tapauksessa vain
17 (/ 92)
kotimaisille asiakkaille. Ulkomaisen asiakkaan kotimaan perusteella määräytyvä verollisuus voittaa
poikkeavan alv-kannan, paitsi silloin, kun toimenpiteellä on valittuna veroton.
Laskutusjärjestelmä
Käytössä ulkoinen laskutusjärjestelmä: jos tähän merkitään ruksi, voidaan koelasku Merkitä
laskutetuksi, vaikkei siitä ole muodostettu laskua. Tätä toimintoa käytetään sellaisissa tapauksissa, että
asiakas lähettää laskut, jonkin toisen ohjelmiston kautta.
Nämä ovat kaikki tulostusparametreja.
Tilisiirtopohja
Tulosta tilisiirtopohja: jos lasku tulostetaan tilisiirtopohjaan, tulostuu siihen myös viivakoodi.
Tilisiirtopohjaa käytetään yleensä vain henkilöasiakkailla.
Laskun maksettavan erittely
Piilota kulut maksettavan erittelystä: kuluja ei näy omana rivinään etusivulla vaan ne sisältyvät
kohtaan Palkkiot ja maksut. Erittelysivulla kulujen otsikkona näkyy Muut maksut
Laskulle tulostettavat liitteet
Toimenpide- ja kuluerittely: tulostaa laskulle erittelysivun. Kuvassa alla toimenpide- jakuluerittely
vakiomuotoisella erittelyllä sekä sille vaihtoehto erikseen valittavilla lisäsarakkeilla.
Vakiomuotoinen erittely: Vakiomuotoinen erittely voidaan valita, kun toimenpide- ja kuluerittely halutaan
tulostaa vakiomuotoisena. Se on vaihtoehtoinen valinta laskun erittelyn muille yksityiskohtaisille valinnoille
(kaikille seuraaville tulostusvalinnoille). Riveille tulostuu jokaiselle erikseen yksikkö, lukumäärä, hinta ja
veroprosentti. Se on erityisesti yksikkö- ja vakiohintaisia toimenpiteitä sekä kuluja käytettäessä hyvä
erittelyasettelu.
Tekijäerittely: Parametri ei ole enää käytössä. Yksittäisille toimenpideriveille voidaan tulostaa tekijä
erittelyyn mukaan, kun ei käytetä vakiomuotoista erittelyä. Valinta tehdään kohdassa laskun erittelyn
lisäsarakkeet.
18 (/ 92)
Laskun erittelyn lisäsarakkeet
Laskun erittelyn lisäsarakkeet ovat valittavissa, kun käytetään toimenpide- ja kuluerittelyä, mutta ei haluta
käyttää vakiomuotoista erittelyä.
Toimenpiteen tekijä: erittelysivulla näkyy toimenpidekohtaisesti kuka on ollut tekijänä
Toimenpiteiden tunnit: Parametri määrittää toimenpiteiden tuntien näkyvyyden riveittäin
Toimenpiteen summa: näkyykö erittelysivulla sarake Tunnit / Lukumäärät. HUOM! Jos tätä kohtaa ei
valitse viimeistään laskua tulostettaessa, ei erittelyyn saa näkyviin toimenpiteiden ja kulujen tunteja ja
lukumääriä ollenkaan
Kulun summat: erittelyyn tulostuu yksittäisten kulujen summat
Kulujen lukumäärät: erittelyyn tulostuu yksittäisten kulujen lukumäärät
Erittelyyn tulostettavat rivit
Erittelyyn tulostettavat rivit ovat valittavissa, kun käytetään toimenpide- ja kuluerittelyä, mutta ei haluta
käyttää vakiomuotoista erittelyä.
19 (/ 92)
Ei tulosteta kuluja: Kulut tulostuvat etusivulle normaalisti, mutta erittelyssä näkyy ainoastaan kulujen
kokonaissumma. Vaikka kulujen lukumäärä ja kulujen summa olisivatkin valittuina, eivät ne tulisi mukaan
erittelyyn.
Toimenpiteet tyypeittäin: erittelyssä toimenpiteet tulostuvat toimenpidetyypeittäin. Muuten jokainen
toimenpide tulee omana rivinään päivämäärien mukaan listattuina.
Kulut tyypeittäin: erittelyssä kulut tulostuvat kulutyypeittäin. Muuten jokainen kulu tulee omana rivinään
päivämäärien mukaan listattuina.
Tulostetaan nollarivit: jos laskulla on mukana toimenpiteitä, joihin on merkitty summaksi 0,00, tulostuvat
myös ne erittelyyn mukaan
Erittelyyn tulostettavat summat
Erittelyyn tulostettavat summat ovat valittavissa, kun käytetään toimenpide- ja kuluerittelyä, mutta ei haluta
käyttää vakiomuotoista erittelyä.
Toimenpiteiden tunnit yhteensä: erittelyyn tulostuu yksittäisten toimenpiteiden laskutettavat tunnit tai
lukumäärät. Yksikkö- tai vakiohinatisilla toimenpiteillä tämä kohta näyttää nollaa.
Kulujen lukumäärät yhteensä: erittelyyn tulostuu yksittäisten toimenpiteiden summat
Laskutuksessa käytettävä yleiskulu
Käytetään yleiskulua: merkitään onko yleiskulu oletuksena; aina käytössä, halutessa valittaessa (asiakas-,
toimeksianto- tai koelaskukohtaisesti) tai ei edes valittavissa
Osuusprosentti: kuinka suuri prosenttiosuus laskuun lisätään yleiskuluna. Yleiskulun osuus lasketaan
toimenpiteiden netto-osuudesta
Kulutyyppi: valitaan mitä kulutyyppiä yleiskuluun käytetään. Yleiskulua varten kannattaa perustaa oma
kulutyyppinsä. Kulutyypeistä on kerrottu lisää kappaleessa 4.2 Kulutyypit.
Viitesuoritukset
Polku: polku, mihin sähköinen viitesuorituspaketti pankkiohjelmasta ohjautuu, esim: z:\Document\Nordea\
Tiedoston nimi: pankkiohjelmasta siirretyn sähköisen viiteaineiston nimi, esim: viitteet.txt. Mikäli halutaan
säilyttää viitesuoritushistoriaa, kannattaa tämä kohta jättää tyhjäksi, jolloin voidaan tiedostot nimetä
esimerkiksi aikavälin perusteella.
Verkkolaskun lähettäminen
Sähköpostina: haluttaessa voidaan estää, että verkkolasku ei mene asiakkaalle s-postilla, jos asiakkaalla ei
ole verkkotunnuksia.
20 (/ 92)
Kotisivu
Kotisivu: Parametri ei ole enää käytössä. Aiemmin kotisivu voitiin asetaaa tässä kohdassa, mutta nyt
kotisivuna toimii kaikilla CSI Helsingin asiakkaille suunnattu Extranet-sivusto. Tätä kautta CSI Helsinki voi
informoida asiakkaitaan ajankohtaisista asioista, kuten uusista päivityksistä ja poikkeavista asiakaspalvelun
aukioloista.
Viivästyskorko
Yritykset ja yhteisöt: Yritys- ja yhteisöasiakkaiden laskuihin tulostuva viivästyskorko. Viimeisin yleinen
suositus on 8 %.
Yksityishenkilöt: Yksityishenkilöiden laskuihin tulostuva viivästyskorko. Viimeisin yleinen suositus on 8 %.
Asiakkaan passivoinnin estävät
Merkitään ruksi niiden aiheiden kohdalle, joiden halutaan estävän asiakkaan passivointi. Jos jonkun aiheen ei
haluta estävän asiakkaan passivointia, ei siihen tarvitse merkitä mitään vaan sen voi jättää alkuperäiseen
tilaan. Yleensä nämä kannattaa rastittaa. Tuplaesiintymät voidaan aina passivoida yhdistämistoiminnon
avulla.
Aktiiviset toimeksiannot: Estävät passivoinnin tai eivät estä
Avoimet ennakot: Estävät passivoinnin tai eivät estä
Avoimet laskut: Estävät passivoinnin tai eivät estä
Asiakasvarat: Estävät passivoinnin tai eivät estä
Irtain omaisuus: Estävät passivoinnin tai eivät estä
Aktiiviset aliasiakkuudet: Estävät passivoinnin tai eivät estä
Toimeksiannon päättäminen
Arkistoidaan päättämisen yhteydessä: Merkitään ruksi, jos toimeksianto halutaan arkistoida
päättämisen yhteydessä. Muutoin arkistointi tehdään päättämisen jälkeen erillisellä toiminnolla.
Laskuttamattomat toimenpiteet: Voidaan valita, että ne joko Estävät päättämisen tai Merkitään ei
laskutettaviksi
Laskuttamattomat kulut: voidaan valita, että ne joko Estävät päättämisen tai Merkitään ei laskutettaviksi
Laskuttamattomat koelaskut: voidaan valita, että ne Estävät päättämisen, Hylätään tai Merkitään
laskutetuiksi
Avoimet laskut: voidaan valita, että ne Estävät päättämisen, Jätetään avoimiksi tai Merkitään maksetuiksi
Arkistointinumerosarja: voidaan valita toimipistekohtainen numerosarja, jota käytetään oletuksena
toimeksiannon päättämisen yhteydessä. Oletusarkistointinumero voidaan korvata toisella
21 (/ 92)
arkistointinumerosarjalla arkistoinnin yhteydessä. Arkistointinumerosarjoista kerrotaan lisää kappaleessa
5.2.5 Arkistointinumerosarjat.
Arkistointitila: voidaan valita toimipistekohtainen fyysinen arkistointitila, jota käytetään oletuksena
toimeksiannon päättämisen yhteydessä. Arkistointitiloista kerrotaan lisää kappaleessa 5.2.6 Arkistointitilat
Toimeksiannon suojaus
Sisäpiirin käyttäjäryhmä: Valitaan haluttu sisäpiirin käyttäjäryhmä. Käyttäjäryhmät luodaan käyttäjän
asetuksissa. Käyttäjäryhmien lisäämisestä kerrotaan kappaleessa 2.2.4 Käyttäjäryhmät.
Oletus toimenpidetyyppi
Toimenpidetyyppi: jos ei haluta käyttää toimenpidetyyppejä toimenpiteitä kirjattaessa, valitaan tähän yksi
toimenpidetyypeistä, jota ohjelmisto käyttää automaattisesti, kun uutta toimenpidettä kirjataan. Tällöin
kaikki toimenpiteet kirjautuvat kyseisen tyypin alle, eikä tyyppivalintalista tule ruudulle, kun uutta
toimenpidettä ohjelmistoon kirjataan. Tämä nopeuttaa toimenpiteiden kirjausta, mutta silloin ei saada
talteen tietoa tehdyn työn luonteesta, muutoin kuin osaamisalueen kautta. Toimenpidetyyppien lisäämisestä
kerrotaan kappaleessa 4.1 Toimenpidetyypit.
Päivähinta
Järjestelmässä voidaa laskuttaa työtä myös päiväyksikössä. Silloin voidaan asettaa toimipisteelle yhteinen
päivän laskutettava pituus. Parametri ei ole välttämätön, sen avulla saadaan kuitenkin toimenpiteen
lomakkeella laskutettaviin tunteihin oletustuntimäärä lukumäärä-kentän perusteella.
Arkistoinnin asetukset
Asetukset koskevat asiakirjojen hallintaa.
Arkistotyyppi: Valitaan mitä asiakirjojen hallintasovellusta ohjelmistossa käytetään. Tyypillisimmät
vaihtoehdot ovat verkkolevy, M-Files tai SharePoint. Asiakirjan hallintaa ei välttämättä haluta liittää
ohjelmaan lainkaan.
Mikäli valitaan M-Files tai SharePoint, seuraavat niitä koskevat parametrit täytetään valitun järjestelmän
osalta yhteistyössä CSI Helsingin kanssa. Ainoastaan käytössä olevan asiakirjan hallintajärjestelmän
paramerit täytetään, muut jätetään tyhjiksi.
Polku: Mikäli käytössä on yhteinen verkkolevy laitetaan sen polku tähän kohtaan. Muussa tapauksessa se
jätetään tyhjäksi. Polun päässä olevassa kansiossa tulisi olla kaikilla käyttäjillä vähintää lukuoikeudet ja
mielellään myös kirjoitusoikeudet. Kirjoitusoikeuksia tarvitaan, kun asiakirjakansio avataan ensimmäisen
kerran, sinne lisätään asiakirjoja tai, kun toimeksiannon nimeä muutetaan.
22 (/ 92)
SharePoint intgraatio, SharePoint Sivumalli (Asiakas) ja (Toimeksianto) –kohdat täytetään vain,
jos toimisto käyttää SharePointia dokumentinhallintaa varten. Määritykset tehdään yhdessä CSI Helsingin
kanssa.
CRM integraatio parametrit Täytetään vain, jos Microsoftin Dynamics CRM halutaan liittää CSI Lawyeriin
23 (/ 92)
M-Files integration –kohdat täytetään vain, jos toimisto käyttää M-Filesia dokumentinhallintaa varten.
Määritykset tehdään yhdessä CSI Helsingin kanssa.
Exchange integraatio –kohdat täytetään, jos asiakkaalla on on käytössä Microsoftin Exchange. Exchangen
avulla saa ohjelmistosta siirrettyä kalenteritapahtumat ja aktiviteetit Microsoftin Outlookiin.
WebDav Integration –kohdat täytetään, mikäli asiakas käyttää sitä dokumenttien hallinnassa.
Luottopäätösintegraatio
Kohdat täytetään vain, jos toimistossa otetaan käyttöön integroitu luottopäätösportaali. Määritykset tehdään
yhdessä CSI Helsingin kanssa.
Outlook parametrit
Outlook käytössä: kun tähän merkitään ruksi voidaan Outlookin kalenterista manuaalisesti siirtää
kalenteritapahtumia ohjelmiston kalenteriin. Ja kun lisäksi exchange integraation parametrit on täydennetty,
voidaan ohjelmistosta manuaalisesti siirtää kalenteritapahtumia ja aktiviteettejä Outlookiin.
CSI Services
CSI Helsingin kanssa yhdessä määritettävä lisäpalvelu.
2.2
Käyttäjän parametrit
Käyttäjän parametreissa hallinnoidaan ohjelmiston käyttäjiä, heidän tietojaan sekä erilaisia käyttäjien
luokittelukriteereitä. Kuvassa alla käyttäjiin yhdistettävät parametrit.
24 (/ 92)
2.2.1
Käyttäjät
Käyttäjät –osiossa hallinnoidaan ohjelmiston käyttäjiä ja heidän tietojaan. Uusia käyttäjiä voidaan lisätä
ohjelmistoon Uusi –painikkeella. Olemassa olevia käyttäjiä voi poistaa Poista –painikkeella vain silloin, jos
kyseinen käyttäjä ei ole kiinnitettynä mihinkään tietoon ohjelmistossa. Eli hän ei ole esim. toimenpiteiden
tekijänä tai missään vastuuroolissa toimeksiannoissa. Jos käyttäjä on kiinnitettynä ohjelmistossa, hänet
voidaan poistaa käytöstä (lue lisää alta).
25 (/ 92)
Käyttäjän tiedot –alakansio
26 (/ 92)
Toimialueen kirjautumisnimi: tunnus, jolla käyttäjä kirjautuu koneellensa. Tunnukseen syötetään
vaihtoehtoisesti toimialueen nimi\käyttäjätunnus TAI koneen nimi\käyttäjätunnus. Jos toimialueen
kirjautumisnimi on lisätty, aukeaa ohjelmisto suoraan ilman käyttäjätunnus- ja salasanakyselyitä. Yleensä
käytetään toimialuekirjautumista, ellei ole jotain muuta painavaa syytä käyttää ohjelman omaa
käyttäjätunnusta.
Käyttäjätunnus: käyttäjätunnus lisätään silloin, jos halutaan antaa ohjelmalle omat toimialueen
tunnuksista riippumattomat kirjautumistiedot. Käynnistäessä ohjelma kysyy tunnuksia, mutta
kirjausikkunassa voidaan rastittaa kohta ”Muista minut”, jolloin niitä ei enää jatkossa kysytä. Käyttäjätunnus
voi olla mikä tahansa esim. sama kuin työasemalle kirjautuessa. Salasanan asetetaan valitsemalla Toiminnot
> Change Password.
Nimikirjaimet: Nimikirjaimet on uusi kenttä, joka mahdollistaa esimerkiksi raportoinnissa vähän tilaa
vievän käyttäjäsarakkeen.
Toimi: käyttäjän yhtenä luokitteluna voidaan käyttää toimea. Toimet määritellään Käyttäjän parametreissa.
Lue aiheesta lisää kappaleesta 2.2.3 Toimet.
Etunimi: käyttäjän etunimi
Sukunimi: käyttäjän sukunimi
Phone1: käyttäjän puhelinnumero
Käyttäjätyyppi: käyttäjälle valitaan rooli sen mukaan onko kyseessä avustaja, tavallinen vai ohjelmiston
pääkäyttäjä. Lue käyttäjätyypeistä lisää kappaleesta 3.1 Käyttäjätyypit.
Osaamisalue: Käyttäjälle voidaan määrittää ensisijainen osamisalue, joka tulee oletuksena
toimenpiteeseen. Työntekijän osaamisalueet –kansioon voi tallentaa kaikki eri osaamisalueet, mutta niihin ei
liity mitään automatiikkaa, vaan niitä voidaan kirjata lähinnä informaatioarvon vuoksi. Osaamisalueet lisätään
Käyttäjän parametreissa. Siitä kerrotaan lisää kappaleessa 2.2.5 Osaamisalueet.
Sähköposti: käyttäjän sähköpostiosoite
Toimipiste: toimipiste, jossa käyttäjä työskentelee
Kustannuspaikka: käyttäjän kustannuspaikka. Kustannuspaikkalista määritellään Parametreissa. Lue
aiheesta lisää kappaleesta 5.5.8 Kustannuspaikat
Esimies: Käyttäjän esimies -tietoa voidaan käyttää raportoinnissa tai näkymissä
Työntekijärooli: käyttäjään voidaan liittää työntekijärooli. Työntekijäroolien käyttöä tulee pohtia
hinnoittelua suunniteltaessa. Työntekijäroolit määritellään Käyttäjän parametreissa. Lue aiheesta lisää
kappaleesta 2.2.2 Työntekijäroolit.
Omakustannushinta: käyttäjälle voidaan laskea omakustannushinta, joka helpottaa katelaskentaa.
Omakustannushintaa voidaan käyttää raporteissa. Käyttäjän kate on mukana mm. Toimeksiannon
yhteenveto –rapotissa.
Tuntihinta: käyttäjälle voidaan määrittää oletustuntihinta, jota käytetään silloin kun käyttäjäkohtainen
hinnoittelu on käytössä. Silloin tuntihinta tulee automaattisesti kyseisen käyttäjän toimenpiteisiin, ellei
tuntihintaa ole ylimääritetty esim. toimeksiantokohtaisesti tiimihinnoittelu-kansiossa. Tuntihinnan käyttö
kannattaa suunnitella hinnoittelun yhteydessä.
Osaamisalueet –alakansiossa voidaan lisätä ja poistaa käyttäjän osaamisalueita. Osaamisalueet
määritellään aina yrityskohtaisesti. Lue lisää osaamisalueista kappaleesta 2.2.5 Osaamisalueet.
Käyttäjäryhmät –alakansiossa määritellään mihin käyttäjäryhmään/-ryhmiin käyttäjä kuuluu.
Käyttäjäryhmistä kerrotaan lisää kappaleessa 2.2.4 Käyttäjäryhmät.
Budjetit-alakansiossa voidaan määrittää käyttäjälle budjetti. Budjetit voidaan määrittää sekä
toimipistetasolla että käyttäjätasolla. Budjettiin annetaan kuukausittainen myyntitavoite. Budjettia voidaan
tarkastella raportoinnissa ja verrata sitä todelliseen myyntiin.
27 (/ 92)
Käyttäjän Toiminnot-valikko
Muokkaa: avaa valitun käyttäjän tiedot
Ota käyttöön: käytöstä poistettu käyttäjä voidaan aktivoida uudelleen Ota käyttöön –komennolla. Käytöstä
poistetut käyttäjät saadaan näkyviin valitsemalla Käytöstä poistetut käyttäjät –näkymä.
Poista käytöstä: aktiivinen käyttäjä voidaan poistaa käytöstä, esim. kun kyseinen työntekijä ei ole enää
yrityksen palveluksessa. Käytöstä poistetut työntekijät eivät näy ohjelmiston valintalistoilla, mutta kyseisten
käyttäjien tiedot jäävät talteen asetuksiin.
Aseta uusi salasana: Käyttäjän salasana määritellään täältä. Salasanaa käytetään ohjelmiston
käyttäjätunnuksen kanssa. Kun käytetään toimialueen kirjautumisnimeä, salasana tulee toimialueelta, eikä
toiminto ole valittavissa.
Hallitse käyttäjäryhmät: valitun käyttäjän käyttäjäryhmiä voidaan lisätä tai poistaa. Lue lisää
käyttäjäryhmistä kappaleesta 2.2.4 Käyttäjäryhmät.
Käyttäjäkohtaiset parametrit
Käyttäjäkohtaiset parametrit määritellään käyttäjän tiedoissa Parametrit –painikkeen eli kultaisen
jakoavaimen kautta. käyttäjäkohtaisissa parametreissa ylimääritellään toimipistetasolla tehtyjä määrityksiä.
Toimipistekohtaisista parametreista kerrotaan lisää kappaleessa 2.1.2 Toimipisteen parametrit.
HUOM! Asetukset tulee olla muilta osin täydennetty (Mallipohjat ja Parametrit) ennen kuin käyttäjäkohtaisia
parametreja voi täydentää.
28 (/ 92)
Käyttäjäkohtaisissa parametreissa (kts. kuva yllä) voidaan määrittää:
- Oletuskieli toimeksiannoille, yrityksen kotimaa
- Käytettävä valuutta ja maksuehto
- Toimeksiantojen, aktiviteettien (tehtävien) ja asiakkaiden oletustyyppi
- Irtaimen omaisuuden oletusparametreja
- Toimenpiteiden ja kulujen yksikkötyyppi
- Kalenterin oletusmäärityksiä
- Oletuslaskutusyhteyshenkilö käyttäjän toimeksiannoille
29 (/ 92)
-
Oletustulostimen valintaa kannattaa harkita, koska silloin ei tulostimen ajuri-ikkuna koskaan tule.
Tulostusparametri-ikkuna tulee. Massatulostuksissa kumpikaan ei tule muutenkaan.
Kulun kirjausoletus, eli kirjataanko bruttona vai nettona
Oletusasiakastyyppi
Ajastimen minimikesto-oletus
Näkymien hakukentän valinnan säilyminen
Asiakkaan osoite-välilehden kartan valinta
Väliaikaisen dokumenttihakemiston osoite
Tekstieditorin tyyppi
Liittyvän tietueen hakutapa valintakentässä suoraankirjoitettaessa hakee kokoajan sopivia tietueita
tai sitten haku käynnistyy enterillä
Raportin asetuksia; tulostetaanko raporteille yrityksen logo ja tulostajan nimi
Merkitä Outlook käytössä olevaksi
Jos valitaan Näytä kaikki tasot (kts. kuva yllä), näyttää ohjelmisto Yritys-, Toimipiste- ja Käyttäjä –tasot.
Oletustaso on ohjelmistossa valmiina eikä sen tietoja pääse muuttamaan. Yritystasolla on päätoimipisteen
parametreissa määritetyt esiasetukset. Yrityksen ja käyttäjän välissä voi olla mahdollinen alitoimipiste, mikäli
käyttäjä on sijoitettu sen alaisuuteen.Toimipistetason parametrit määritellään aina toimipistekohtaisesti.
2.2.2
Työntekijäroolit
Työntekijäroolit määritellään tarpeen mukaan yrityskohtaisesti. Niitä on tarkoitus käyttää yrityksen
hinnoittelussa. Tarkoituksena on laatia listaus toimistossa työskentelevien henkilöiden rooleista/titteleistä ja
määrittää kullekin roolille tuntihinta. Jokaiselle käyttäjälle lisätään sitten rooli. Roolien tuntihinnat voidaan
ylimäärittää lisäksi asiakas ja/tai toimeksiantokohtaisesti roolihinnoittelu-kansiossa.
Roolihinnoittelun vaihtoehto on käyttäjäkohtainen hinnoittelu, jonka toimeksiantokohtaisesti määritettävä
erikoistapaus on tiimihinnoittelu. Yrityksessä voidaan myös käyttää molempia hinnoitteluja sekaisin, mutta
aina jompaakumpaa asiakkaittain tai toimeksiannoittain määritettynä. Hinnoittelussa ei ole pakko käyttää
näistä kumpaakaan, vaan voidaan aina käyttää toimenpidetyypin oletushintaa tai valita hinta vasta
toimenpiteen lomakkeella. Rooli- ja käyttäjähinnat voittavat toimenpidetyypin hinnan, joten jos niitä ei haluta
käyttää, tulee parametreissa valinta poistaa.
Rooleille annetaan vain nimet sekä mahdolliset kielikäännökset. Tarpeettomiksi käyneet roolit voidaan
passivoida, jolloin niitä ei enää voi valita roolilistalta, mutta vanhat valinnat ovat edelleen näkyvissä.
30 (/ 92)
2.2.3
Toimet
Toimet ovat yksi kriteeri, jolla voidaan luokitella käyttäjiä. Toimet toimivat roolien tavoin, mutta niiden
perusteella ei voida määrittää hinnoittelumalleja esimerkiksi toimeksiannolle vaan toimet ovat puhtaasti
raportoinnillinen käyttäjien luokittelukriteeri.
2.2.4
Käyttäjäryhmät
Käyttäjäryhmät määritellään asiakaskohtaisesti. Käyttäjäryhmien avulla voidaan määrittää
käyttöoikeusrajoituksia. Rajoituksia voidaan määrittää toimeksiannoille ja raporteille.
Toimeksiantokohtaisesti voidaan määrittää, mitkä käyttäjäryhmät voivat käsitellä kyseistä toimeksiantoja.
Valinnan ulkopuolelle jääneet käyttäjäryhmät eivät pääse kyseiseen toimeksiantoon tekemään mitään
muutoksia tai lisäyksiä.
Vastaavasti voidaan määritellä, mitkä käyttäjäryhmät näkevät tietyt raportit. Raporttien
käyttäjäryhmävalinnat tehdään Asetuksissa Pikaraportit ja Näkymät -osiossa.
Jotta käyttäjäryhmien käyttöoikeusrajoitukset toimivat, tulee jokaisen työntekijän kuulua vähintään yhteen
käyttäjäryhmään. Sama työntekijä voi kuulua yhteen tai useampaan ryhmään. Käyttöoikeusrajoituksista
kerrotaan tarkemmin seuraavassa luvussa 3 Käyttöoikeuksien hallinta.
31 (/ 92)
Toiminnot–valikon toiminnallisuudet:
Muokkaa: avaa valitun käyttäjäryhmän tiedot
Hae kielikäännökset: käyttäjäryhmille voidaan määrittää kielikäännökset
Aktivoi: käytöstä poistettu käyttäjäryhmä voidaan aktivoida uudestaan
Passivoi: aktiivinen käyttäjäryhmä voidaan poistaa käytöstä
Jäsenet: käyttäjäryhmään kuuluvat käyttäjät voidaan määrittää suoraan käyttäjäryhmistä. Toinen
vaihtoehto on tehdä valinnat käyttäjän tiedoissa (lue aiheesta lisää kappaleesta 2.2.1 Käyttäjät).
Jäsenet –painike avaa alla olevan ikkunan. Vasemman puoleisesta Mahdolliset arvot –laatikosta voidaan
hiirellä valita yksi tai useampi käyttäjä ja painaa Siirrä –painiketta
, jolloin kyseiset työntekijät
siirtyvät Valitut arvot –laatikkoon. Vastaavasti käyttäjiä voidaan poistaa kyseisestä käyttäjäryhmästä
valitsemalla Siirrä –painike
, jolloin valittu/valitut käyttäjät siirtyvät Mahdolliset arvot –
laatikkoon. Tehdyt muutokset/lisäykset tallentuvat valitsemalla OK.
32 (/ 92)
2.2.5
Osaamisalueet
Osaamisalueita voidaan kiinnittää esim. ohjelmiston käyttäjään tai yksittäisiin toimenpiteisiin. Käyttäjän
kohdalla voidaan ylläpitää tietoa minkä alueen osaamista hänellä on, jonka pohjalta voidaan toimeksiantoa
perustettaessa määritellä oikeat henkilöt sitä hoitamaan sen perusteella millaista osaamista kyseinen
toimeksianto vaatii.
Osaamisalueet ovat myös hyvä tapa luokitella tehtyä työtä toimenpiteen tyypin lisäksi. Käyttäjille lisätään
ensisijainen osaamisalue, jolloin se siirtyy automaattisesti jokaiseen käyttäjän toimenpiteeseen. Osaamisalue
voi olla vapaaehtoinen lisätieto tai se voidaan laittaa pakolliseksi tiedoksi yrityksen parametreissa. Sitä
voidaan seurata vain esimerkiksi tietyt ehdot täyttävän työn tapauksissa. Mikäli tuntuu, ettei osaamisaluetta
tarvita, voidaan se jopa poistaa toimenpiteen ja toimeksiannon lomakkeilta kustomoimalla.
33 (/ 92)
34 (/ 92)
3
Käyttöoikeuksien hallinta
Käyttöoikeuksia hallitaan ohjelmistossa kahdella tavalla käyttäjätyyppien ja käyttäjäryhmien kautta.
Käyttäjätyyppejä ovat: pääkäyttäjä, käyttäjä sekä avustaja. Käyttäjäryhmien kautta määritettävät oikeudet
koskevat lähinnä käyttäjätyyppejä käyttäjä ja avustaja. Pääkäyttäjältä ei voida poistaa mitään oikeuksia
käyttäjäryhmilläkään. Näiden lisäksi toimeksiannoilla on valmiina tietyt käyttöoikeusrajoitukset, joita ei voida
muuttaa. Toimeksianotojen hallinointiin käyttäjäryhmät tuovat vain hieman lisävivahteita. Raporteille ne ovat
ainoa tapa vaikuttaa käyttöoikeuksiin lukuun ottamatta raportin näkyvyyttä avustajalle, josta kerrotaan
tarkemmin avustajan yhteydessä.
Käyttäjältä voidaan käyttäjäryhmien kautta piilottaa toimeksiantoja ja raportteja. Avustajalle tulee kukin
toimeksianto erikseen sallia esimerkiksi käyttäjäryhmän avulla. Piilotetun toimeksiannon voi tuoda näkyviin
myös nimeämällä työntekijä johonkin vastuurooliin tai lisäämällä hänet toimeksiannon tiimiin. Toimeksianon
käyttöoikeuksia on havainnollistettu alla olevassa kuvassa.
Mikäli toimeksianto piilotetaan käyttäryhmien kautta, sen näkevät vain ne käyttäjät ja avustajat, jotka ovat
siinä joko nimetyssä vastuuroolissa, tiimin jäsenenä tai sallitussa käyttäjäryhmässä sekä tietenkin kaikki
pääkäyttäjät. Käyttäjäryhmistä riippumatta toimeksiannossa vain nimetyt vastuuroolihenkilöt voivat hyväksyä
koelaskuja ja luoda laskuja.
3.1
Käyttäjätyypit
Ohjelmistossa on valmiiksi kolme käyttäjätyyppiä; Pääkäyttäjä, Käyttäjä ja Avustaja. Käyttäjätyyppi
asetetaan käyttäjän tiedoissa. Valmiina oleviin käyttäjätyyppeihin on liitetty muutamia käyttörajoituksia.
Jos käyttäjän tyyppi on Pääkäyttäjä, on hänellä täydet oikeudet ohjelmiston käyttöön. Pääkäyttäjä pääsee
muokkaamaan Asetuksia ja hänelle on oikeus käsitellä kaikkia toimeksiantoja riippumatta siitä, onko hän
niissä missään roolissa. Pääkäyttäjän toimipiste kuitenkin vaikuttaa siihen, mitkä toimeksiannot näkyvät
hänen Aktiiviset toimeksiannot -näkymässään. Hakujen tai raporttien kautta hän kuitenkin näkee kaikki
35 (/ 92)
toimeksiannot ja voi vapaasti käyttää kaikkia niiden toimintoja. On suositeltavaa, että pääkäyttäjiksi
merkitään useampi kuin yksi käyttäjä, mikäli toimistossa on työntekijöitä useampi kuin yksi.
Käyttäjätyyppi Käyttäjä eroaa pääkäyttäjästä periaatteessa siten, että käyttäjällä ei ole pääsyä Asetukset –
tehtäväalueelle eikä hänellä siten ole oikeuksia tehdä muutoksia asetuksiin, lukuun ottamatta
käyttäjäkohtaisia asetuksia. Lisäksi käyttäjiltä voidaan piilottaa toimeksiantoja ja raportteja käyttäjäryhmien
avulla, toisin kuin pääkäyttäjiltä. Käyttäjä ei myöskään voi hyväksyä koelaskuja tai luoda laskuja ellei hän ole
toimeksiannossa vastuuroolissa.
Avustaja-käyttäjätyypillä on erittäin rajalliset oikeudet. Käyttäjätyyppi on tarkoitettu esimerkiksi
kesätyöntekijälle. Hän näkee järjestelmässä ainoastaan Työtehtävät-alueen ja siellä kalenterin, aktiviteetit,
tuntikirjaukset ja raportit. Hän voi kirjata tuntikirjauksia ja aktivitetteja normaalisti sekä lisäksi toimenpiteitä
kalenterin kautta, mutta vain tiettyihin toimeksiantoihin. Näitä toimeksiantoja ovat ne, joissa hän on jossain
nimetyssä vastuuroolissa, toimeksiannon tiimissä tai sallitussa käyttäjäryhmässä. Näiden toimeksiantojen
tietoja hän pystyy päivittämään rajoitetusti ja liittyvien asiakkaiden tietoja lukemaan rajoitetusti. Avustaja
näkee oletusarvoisesti raportit työtehtävät-alueen raportti-kansiossa. Niitä voidaan kuitenkin piilottaa häneltä
käyttäjäryhmien avulla. Mikäli avustajalle halutaan sallia muita raportteja, tulee ne asettaa näkymään
Työtehtävä-alueella. Raporttien näkyvyyden asettamisesta kerrotaan kappaleessa 6.3.1 Raportin näkyvyyden
asettaminen.
3.2
Käyttäjäryhmät
Käyttäjäryhmät voidaan määrittää yrityksen tarpeiden mukaan. Sama työntekijä voi kuulua yhteen tai
useampaan ryhmään. Vaikka käyttäjäryhmät olisikin määritetty asetuksissa ja jäsenet lisätty, eivät ne ole
oletuksena käytössä. Käyttäjäryhmäoikeudet tulee ottaa käyttöön jokaisessa toimeksiannossa tai raportissa
erikseen. Käyttäjäryhmät toimivat nimettyjen vastuuroolien sekä tiimijäsenyyden rinnalla, eivätkä kumoa
näiden myötä tulleita oikeuksia.
Toimeksiantokohtaisesti voidaan määrittää, mitkä käyttäjäryhmät voivat käsitellä kyseisiä toimeksiantoja.
Valinnan ulkopuolelle jääneet käyttäjäryhmät eivät näe näitä toimeksiantoja eivätkä pääse tekemään niihin
mitään muutoksia tai lisäyksiä. Käyttöoikeudet napsutetaan hiirellä päälle ja pois Toiminnot-valikosta. Vihreä
pallo on päällä ja valkoinen pois. Mikäli kaikki oikeudet napsutetaan pois päältä, palaa toimeksianto takaisin
näkyviin kaikille tavallisille käyttäjille. Samalla avustaja menettää ryhmien kautta saadut oikeudet.
36 (/ 92)
Vastaavasti voidaan määritellä, mitkä käyttäjäryhmät näkevät tietyt raportit ja näkymät. Raporttien
käyttäjäryhmävalinnat tehdään Asetuksissa Pikaraportit ja näkymät –kansiossa.
Käyttäjäryhmien hallinnointi tapahtuu täällä: Asetukset > Liiketoimintayksikön asetukset > Käyttäjän
parametrit > Käyttäjäryhmät. Käyttäjä voidaan lisätä haluttuihin käyttöoikeusryhmiin myös käyttäjän
tiedoissa.
37 (/ 92)
3.3
Sisäpiiri
Sisäpiiri on uusi käyttöoikeuksiin vaikuttava ominaisuus. Se on tarkoitettu erittäin luottamuksellisten
toimeksiantojen käyttöoikeuksien hallinnointiin. Sitä varten on tarkoitus luoda käyttäjäryhmä, jossa ei ole
yhtään jäsentä. Sisäpiiri-toiminto otetaan käyttöön toimipisteen parametreissa, joissa luotu tyhjä
käyttäjäryhmä asetetaan sisäpiiritekijäksi. Toiminto ikäänkuin automatisoi käyttöoikeuksien käyttöönoton
tietyn toimeksiannon kohdalla. Toimeksiannossa sisäpiirirajaus asetetaan päälle Toiminnot-valikosta.
Toiminto lisää käyttöoikeuksiin Sisäpiiriryhmän automaattisesti. Sisäpiirirajaus poistetaan samaan tapaan
toimeksiannon Toiminnot-valikosta.
38 (/ 92)
Sisäpiirirajauksesta on erityisesti hyötyä avauspyyntöjä käytettäessä. Käyttäjä voi asettaa sisäpiirirajauksen
päälle jo avauspyynnön lomakkeella. Näin toimeksianto on heti suojattu muilta kuin nimetyiltä
vastuuhenkilöiltä sekä tiimin jäseniltä jo ennen kuin se on luotu.
Periaatteessa sisäpiiri käyttäjäryhmä toimii samoin kuin mikä tahansa tyhjä käyttäjäryhmä, mutta sen avulla
suojauksen käyttöönotto on nopeampaa ja automatisoidumpaa. Sisäpiiritekijäksi määritettyyn
käyttäjäryhmään voidaan myös lisätä käyttäjiä, kuten mihin tahansa käyttäjäryhmään, mutta silloin sisäpiirin
idea menetetään. Näillä käyttäjillä on silloin automaattinen oikeus kaikkiin sisäpiiriin asetettuihin
toimeksiantoihin. Toisaalta pääkäyttäjä näkee aina myös sisäpiirisuojatut toimeksiannot.
39 (/ 92)
4
Mallipohjat
Mallipohjissa hallinnoidaan toimenpide- ja kulutyyppejä, dokumenttimalleja sekä aktiviteettipohjia.
4.1
Toimenpidetyypit
Toimenpidetyypit toimivat toimenpiteensyötön pohjana sekä helposti raportoitavana tietona. Toimeksiannolle
syötettäessä uutta toimenpidettä tulee aina valita pohjalle toimenpidetyyppi, jollei toimipisteen
parametreissa ole määritelty oletustoimenpidetyyppiä (lue aiheesta lisää kappaleesta 2.1.2 Toimipisteen
parametrit).
Toimenpidetyyppejä lisätään Uusi –painikkeesta. Sellaisia toimenpidetyyppejä, joita ei ole käytetty, voidaan
poistaa kokonaan Poista –painikkeella. Jos toimenpidetyyppiä on käytetty, ei sitä voida poistaa vaan
passivoida (kts. kuva alla). Valitaan yksi tai useampi toimenpidetyyppi ja Toiminnot > Passivoi .
Passivoidut toimenpidetyypit saadaan näkyviin valitsemalla näkymäksi Passiiviset toimenpidetyypit .
Passivoidut toimenpidetyypit voidaan uudelleen ottaa käyttöön aktivoimalla ne. Valitaan yksi tai useampi
passivoitu toimenpidetyyppi ja Toiminnot > Aktivoi.


40 (/ 92)
Yleinen -välilehti
Toimenpidetyyppi: toimenpidetyypin nimi/aihe. Toimenpidetyypin teksti siirtyy toimenpiteen Aihe-kenttään
eli se toimii toimenpiteen tekstipohjana aina pohjakielen tapauksissa ja silloin, kun kielikäännökset puuttuvat.
Tuntihinta: toimenpidetyypin tuntihinta
Yksikkö: jos toimenpidetyyppiä halutaan käsitellä yksikkönä, valitaan tähän kenttään haluttu yksikkö, esim.
kpl, jos kyseessä on kappaleperusteinen toimenpidetyyppi.
HUOM! Yksikkötyyppisiin toimenpiteisiin eivät myöskään rooli- tai tiimihinnoittelut vaikuta, vaikka yksikkö
olisikin tunti.
HUOM! Jos kenttään valitaan h (tunti), ei laskun erittelysivulla näy laskutettavat tunnit, sillä ohjelmisto
käsittelee toimenpidettä yksikköperusteisesti eikä tuntiperusteisesti.
Laskutettavat tunnit: Jos toimenpiteestä laskutetaan asiakkaalta aina tietty tuntimäärä, kannattaa
laskutettavat tunnit tallentaa toimenpidetyypille
Osaamisalue: voidaan merkitä, minkä tyyppistä osaamista toimenpidetyyppi vaatii. Osaamisalueet
määritellään Asetukset > Liiketoimintayksikön asetukset > Käytttäjän asetukset > Osaamisalueet (kts. lisää
kappaleesta 2.2.5 Osaamisalueet).
Omakustannushinta: katelaskentaa varten voidaan toimenpidetyypille määrittää omakustannushinta
Myyntitili: yksittäiset toimenpidetyypit voidaan kiinnittää johonkin tiettyyn kirjanpidolliseen myyntitiliin.
Myyntitilit määritellään Asetukset > Parametrit > Taloushallinnon parametrit > Myynti-, kulu- ja rahatilit (kts.
lisää kappaleesta 5.5.3 Myynti-, kulu- ja rahatilit).
Vakiohinta: toimenpidetyypille voidaan antaa vakiohinta, jolloin tuntihinta ja laskutettavat tunnit
passivoituvat. Vakiohintaa kannatta käyttää sellaisissa toimenpidetyypeissä, joissa laskutetaan aina tietty
summa asiakkaalta, riippumatta toimenpiteen kestosta.
HUOM! Vakiohintaisiin toimenpiteisiin eivät rooli- tai tiimihinnoittelut vaikuta.
Kategoria: toimenpidetyyppi voidaan määrittää esim. ei laskutettavaksi, mikäli kyseinen toimenpidetyyppi
halutaan toimeksiantoon näkyville (esim. tehtyjen tuntien takia), mutta asiakkaalta toimenpidettä ei
laskuteta.
Veroton: Jos kyseessä on veroton toimenpidetyyppi, merkitään tähän kohtaan ruksi. Oletuksena kaikkien
toimenpidetyyppien alv tulee maksajan kotimaan mukaan poikkeuksena veroton toimenpide. Toimenpiteen
41 (/ 92)
verottomuus voittaa maksajan verollisuuden. Verollisuusmääritykset tehdään toimipisteen ikkunassa
Verollisuustiedot-alakansiossa (kts. lisää kappaleesta 2.1.1 Toimipisteen parametrit).
Toimipiste: jos yrityksellä on useampi toimipiste, voidaan toimenpidetyypit kiinnittää johonkin tiettyyn
toimipisteeseen. Toimenpiteitä syötettäessä näkyy käyttäjälle hänen toimipisteensä kiinnitetyt
toimenpidetyypit sekä toimenpidetyypit, joita ei ole mihinkään toimipisteeseen kiinnitetty.
Kiinteähintainen: Toimenpidetyyppi voidaan merkitä kiinteähintaiseksi. Silloin se muistuttaa laskutuksessa
kulua.
HUOM! Kiinteähintaisia toimenpiteitä ei huomioida laskettaessa kokonaismuutosta tai alennusta.
Laji: Toimenpidetyypille voi antaa lajin sen mukaan voidaanko se lisätä vain suoraan tavallisiin tai sisäisiin
toimeksiantoihin ta asiakkaille tehtäviin toimenpiteisiin. Toimenpidetyypit ilman lajia ovat käytettävissä
kaikissa tilanteissa.
Alv-kanta: Toimenpiteille voidaan antaa normaalista poikkeava alv-kanta. Poikkeava alv-kanta huomioidaan
laskutuksessa vain verollisilla (kotimaisilla) asiakkailla. Tästä voidaan päätellä, että asiakkaan verollisuus
voittaa toimenpiteen poikkeavan alv-kannan.
Kielikäännökset –välilehti
Käyttäjä voi määrittää toimenpidetyypeille kielikäännökset. Kun toimeksiannon kielenä on esimerkiksi
englanti, tarkistaa ohjelmisto toimenpiteensyöttövaiheessa, onko toimenpidetyypeille tehty käännöksiä
englanniksi. Jos kielikäännökset on tehty, on toimenpidetyyppi valittavissa toimeksiannon kohdekielellä.
Kielikäännökset tehdään toimenpidekohtaisesti Kielikäännökset –välilehdellä (kts. kuva alla). Napsauttamalla
hiirellä rivin päällä, jonka edessä on tähti, aukeaa syöttöikkuna , johon toimenpidetyypin tekstin saa
syötettyä. Tekstin perään Kieli –kenttään  valitaan kieleksi kohdekieli. Kielikäännökset kannattaa tehdä
kaikilla toimeksiannonkielillä, jotka ovat käytössä.


4.2
Kulutyypit
Kulutyypit toimivat kulun kirjaamisen pohjana sekä helposti raportoitavana tietona. Toimeksiannolle
syötettäessä uutta kulua tulee aina valita pohjalle kulutyyppi. Kulutyyppejä lisätään Uusi –painikkeesta.
42 (/ 92)
Sellaisia kulutyyppejä, joita ei ole käytetty, voidaan poistaa kokonaan Poista –painikkeella. Jos kulutyyppiä
on käytetty, ei sitä voida poistaa vaan passivoida, kuten toimenpidetyyppejä. Valitaan yksi tai useampi
kulutyyppi ja Toiminnot > Passivoi. Passivoidut kulutyypit saadaan näkyviin valitsemalla näkymäksi
Passiiviset kulutyypit. Passivoidut kulutyypit voidaan uudelleen ottaa käyttöön aktivoimalla ne. Valitaan yksi
tai useampi passivoitu kulutyyppi ja Toiminnot > Aktivoi.
Yleinen -välilehti
Kulutyyppi: kulutyypin nimi/aihe. Kulutyypin teksti siirtyy kulun Aihe-kenttään eli se toimii kulun
tekstipohjana aina pohjakielen tapauksissa ja silloin, kun kielikäännökset puuttuvat.
Yksikköhinta: kulutyyppejä ja kuluja käsitellään yksikkömääräisinä. Kulun kirjaamisen helpottamiseksi
kannattaa kulutyyppiin merkitä yksikköhinta
Yksikkö: voidaan määrittää millaisesta yksiköstä on kyse, esim. km. Yksikkö lisätään Asetukset > Parametrit
> Yleiset parametrit > Yksikkötyypit.
Lukumäärä: jos kulutyypin yksikkömäärä on vakio, merkitään se Lukumäärä -kenttään
Myyntihinta: hinta, joka veloitetaan asiakkaalta
Omakustannushinta: Katelaskentaa varten voidaan kulutyypille määrittää omakustannushinta
Kirjanpitotili: Yksittäiselle kulutyypille voidaan määrittää kirjanpidollinen kulutili. Kirjanpidontili tulee olla
ensin tallennettu ohjelmistoon Asetukset > Parametrit > Taloushallinnon parametrit > Myynti-, kulu- ja
rahatilit –osiossa.
Kassatili: yksittäiselle kulutyypille voidaan määrittää kirjanpidollinen kassatili. Kirjanpidontili tulee olla ensin
tallennettu ohjelmistoon Asetukset > Parametrit > Taloushallinnon parametrit > Myynti-, kulu- ja rahatilit –
osiossa.
Alv-kanta: kulun kirjaamisen helpottamiseksi kannatta alv-kanta määrittää kulutyypille. Alv-kannan voi
vaihtaa vielä kulun kirjauksen yhteydessä. Yleensä kyseessä on kulun osto-alv. Valittua alv-kantaa ei käytetä
laskulla, paitsi silloin, kun on kun käytetään edelleen laskutusta.
Veroton: Jos kulu halutaan laskulle verottomana riippumatta asiakkaan verollisuudesta, tulee Veroton –
kohtaan merkitä ruksi
Kategoria: kulutyyppi voidaan määrittää esim. ei laskutettavaksi, mikäli kyseinen kulutyyppi halutaan
toimeksiantoon näkyville sisäisen seurannan vuoksi, mutta asiakkaalta kulua ei laskuteta.
43 (/ 92)
Läpilaskutus: Kulutyypille voidaan asettaa läpilaskutus, eli edelleen laskutus, jolloin se laskutetaan
oletuksena osto-alvillaan.
Kielikäännökset välilehti
Samalla tavoin kuin toimenpidetyypeille myös kulutyypeille voidaan määrittää kielikäännökset. Lue aiheesta
lisää kappaleesta 4.1 Toimenpidetyypit, kohdasta Kielikäännökset –välilehti.
4.3
Dokumenttimallit
Dokumenttimalleja kannattaa käyttää silloin, kuin tietyissä toimeksiannoissa käytetään aina jotakin tiettyä
asiakirjapohjaa. Dokumentti voi olla esimerkiksi sopimuspohja, rikosilmoituskaavake tai muu tarpeellinen
perusasiakirja. Tämä tarkoittaa sitä, että aina kun tallennetaan uusi toimeksianto kyseisellä
toimeksiantotyypillä, voidaan kyseinen dokumenttimalli liittää toimeksiantoon Toiminnot-valikosta.
Toiminnon valinta avaa asiakirja muokattavaksi ja samalla se tallentuu Asiakirjat –kansioon. Dokumenttia voi
muokata joko toimeksiannon alta tai asiakirjojen hallintajärjestelmän kautta. Dokumenttimalleja voidaan
lisätä myös toimeksiantotyypin kautta (Asetukset > Parametrit > Toimeksiannon parametrit >
Toimeksiantotyypit).
Dokumenttimallit tulee lisätä järjestelmään toimeksiannon tyyppikohtaisesti sekä kielikohtaisesti. Jos samaa
asikirjaa halutaan käyttää erityyppisissä toimeksiannoissa, tulee se tallentaa jokaista tyyppiä varten erikseen.
Kieli on luonnollisesti myös pakollinen ja se katsotaan toimeksiannon käsittelykielen mukaan. Yhteen
toimeksiantotyyppiin voi liittää yhden tai useamman dokumenttimallin. Uusi dokumenttimalli lisätään
valitsemalla Uusi –painike, jolloin Dokumenttimalli –ikkuna aukeaa (kts. kuva alla).
Dokumentti: kenttään haetaan dokumenttipohja painamalla kansion kuvaketta  Windowsin Avaa –ikkuna
aukeaa, jota kautta haetaan oikea dokumentti ja valitaan Avaa, jolloin Avaa –ikkuna sulkeutuu ja dokumentti
on liitetty dokumenttimalliin
Nimi: dokumenttipohjan nimi siirtyy Nimi –kenttään, mutta sen voi nimetä uudelleen
44 (/ 92)
Toimeksiantotyyppi: Dokumenttimalli tulee kiinnittää toimeksiantotyyppiin, joka ohjaa mihin
toimeksiantoihin dokumenttimalli on liitettävissä.
Kieli: Kieli on myös pakollinen tieto. Jos kieli valintaan on valittu esim. Suomi, näkyy kyseinen dokumentti
sellaisten toimeksiantojen alla, joiden käsittelykieli on Suomi. Vastaavasi, jos kieleksi valitsee Englanti, näkyy
dokumentti sellaisten toimeksiantojen alla, joiden käsittelykieli on Englanti.
Toimipiste: jos dokumenttimalli sidotaan tiettyyn toimipisteeseen, tulee se näkyviin sellaisten
toimeksiantojen alle, jotka ovat valitun toimipisteen alaisuudessa
Pakollinen: Jos kohta on valittuna, tulee kyseinen dokumentti näkyviin automaattisesti toimeksiannon
Asiakirjakansioon. Mikäli kohtaa ei ruksita, on asiakirja liitettävissä toimeksiantoon Toiminnot-valikosta.
Kuvaus: Vapaatekstikenttä, johon voidaan kuvailla minkälaisesta dokumentista on kyse.
HUOM! Pakollisiksi merkittyjä asiakirjoja ei voi liittää Toiminnot-valikosta lainkaan. Tämä saattaa aiheuttaa
ongelmia, jos esimerkiksi toimeksiannon tyyppi vaihdetaan ensimmäisen tallennuksen jälkeen tai asiakirjaan
tulee virhe ja se halutaan ladata uudestaan. Samoin ongelmia aiheuttaa myöhemmin vaihdettava
käsittelykieli. Toimeksiantoa luodessa olisikin hyvä varmistaa, että toimeksiantotyyppi ja käsittelykieli ovat
oikein.
4.4
Aktiviteettipohjat
Aktiviteettipohjien avulla voidaan automatisoida toimeksiannon perusaktiviteetit. Dokumenttimallien tavoin
aktiviteettipohjat liitetään toimeksiantotyyppiin. Yhteen toimeksiantoon voi liittää yhden tai useamman
aktiviteettipohjan. Kun uusi toimeksianto tallennetaan liitetyllä toimeksiantotyypillä, muodostuu
toimeksiantoon määritetyt aktivteetit. Aktiviteettipohjia voidaan lisätä myös toimeksiantotyypin kautta
(Asetukset > Parametrit > Toimeksiannon parametrit > Toimeksiantotyypit).
45 (/ 92)
Toimeksiantotyyppi: aktiviteettipohja tulee kiinnittää toimeksiantotyyppiin, joka ohjaa mihin
toimeksiantoihin aktiviteettipohjat aktivoituvat
Toimipiste: jos aktiviteettipohja sidotaan tiettyyn toimipisteeseen, tulee se näkyviin sellaisten
toimeksiantojen alle, jotka ovat valitun toimipisteen alaisuudessa
Toimenpidetyyppi: haluttaessa aktiviteettipohjaan voidaan liittää toimenpidetyyppi
Aihe: aktiviteettipohjan nimi/aihe, joka kertoo aktiviteettipohjan tehtävän
Aktiviteettityyppi: määritellään millaisesta aktiviteettipohjasta on kyse. Oletuksena on Tehtävä.
Valittavissa on Puhelu, Tapaaminen tai Tehtävä
Prioriteetti: määritellään kuinka tärkeästä aktiviteettipohjasta on kyse. Oletuksena on Normaali.
Valittavissa on Pieni, Normaali, Korkea
Vastuuhenkilö: määritellään kenen vastuulla aktiviteetin tekeminen on. Oletuksena on Ei valittu, jolloin
tehtävä ohjautuu toimeksiannon vastuuhenkilölle. Valittavana on toimeksiannon vastuuhenkilöt eli
Assistentti, Laskutusyhteyshenkilö, Omistaja tai Vastuuhenkilö
Osaamisalue: voidaan määrittää millaista osaamista aktiviteettipohja vaatii. Osaamisalueet määritellään
Asetukset > Liiketoimintayksikön asetukset > Käyttäjän asetukset > Osaamisalueet.
Arvio: kuinka kauan aktiviteetin tekeminen vie aikaa
Aloituspäivä (pv): kuinka monen päivän päästä toimeksiannon avaamisesta aloituspäivä määräytyy
Määräpäivä (pv): kuinka monen päivän päästä toimeksiannon avaamisesta aktiviteetti tulee olla valmis
Kuvaus: Tämä on vapaatekstikenttä, johon voidaan kuvata tarkemmin aktiviteettiä.
46 (/ 92)
5
Parametrit
Parametreissa määritellään asiakkaita ja toimeksiantoja koskevia parametreja, ylläpidetään maita sekä
hallinnoidaan yleisiä ja taloushallinnon parametreja.
5.1
Asiakkaan parametrit
Asiakkaan parametreissa ylläpidetään asiakastyyppejä, toimialoja, yritys- ja yhteisö sekä yksityisasiakkaiden
passivointisyitä sekä hallinnoidaan asiakassuhteiden parametreja.
5.1.1
Asiakastyypit
Asiakastyyppi on vapaaehtoinen tieto asiakkaan tiedoissa, mutta hyvä keino luokitella
asiakkaita/asiakkuuksia. Yritys voi laatia asiakastyypityksen haluamallaan tavalla. Listausta laadittaessa tulee
ottaa huomioon, että samaa listausta käytetään sekä yritys- että yksityisasiakkaiden tyypitykseen.
Asiakastyypille annetaan Arvo eli nimi sekä mahdollinen kuvaus minkälaisesta asiakastyypistä on kyse.
Asiakastyyppi on automaattisesti käytössä.
Mikäli jokin asiakastyyppi halutaan pois valintalistalta asiakkaan tiedoissa, riittää että se poistetaan käytöstä.
Valitaan oikea rivi (käytöstä poistettava tyyppi) ja Toiminnot > Passivoi. Käytöstä poistettu asiakastyyppi
voidaan ottaa myöhemmin uudelleen käyttöön valitsemalla oikea rivi ja Toiminnot > Aktivoi. Jos
asiakastyyppiä ei ole käytetty ollenkaan, voidaan se käytön poiston jälkeen poistaa ohjelmistosta kokonaan
Poista –painikkeesta. Lopullinen poisto onnistuu vain niissä tapauksissa, että asiakastyyppi ei ole käytössä
eikä sitä ole liitetty yhteenkään asiakkaaseen.

Asiakastyypeille voidaan määritellä kielikäännöksiä. Valitaan oikea rivi ja Toiminnot > Hae kielikäännökset 
(kts. kuva yllä). Avautuvasta Asiakastyypin kielikäännökset –ikkunassa valitaan halutun kielen rivi tai luodaan
uusi Uusi –painikkeella. Aukeaa Asiakastyyppi –ikkuna (kts. kuva alla). Arvo –kenttään kirjoitetaan
asiakastyypin nimi/aihe kohdekielellä. Kielikäännökselle voi antaa myös kuvauksen. Kielikäännös on
automaattisesti käytössä.
47 (/ 92)
5.1.2
Toimialat
Yritysasiakkaiden tietoihin voi lisätä toimialan, jolla yritys toimii. Tieto ei ole pakollinen. Ohjelmistoon on
valmiiksi määritelty muutamia toimialoja. Asiakastyyppien tavoin toimialoille määritellään arvo eli nimi ja
mahdollinen kuvaus. Toimiala on automaattisesti käytössä.
Toimialat voi poistaa käytöstä asiakastyyppien tavoin. Valitaan oikea rivi ja Toiminnot > Poista käytöstä.
Käytöstä poiston jälkeen Poista –painike aktivoituu ja toimialan voi poistaa kokonaan ohjelmistosta, mikäli
sitä ei ole kiinnitetty yhteenkään asiakkaaseen.
Kuten asiakastyypeille myös toimialoille voidaan määrittää kielikäännökset.
48 (/ 92)
5.1.3
Passivointisyyt
Asiakasta passivoidessa pyytää ohjelmisto antamaan passivointisyyt. Passivointisyyt määritellään erikseen
yritys- ja yksityisasiakkaille. Sekä yritys- että yksityisasiakkaille on ohjelmistoon valmiiksi määritelty
muutamia passivointisyitä.
Asiakastyyppien ja toimialojen tavoin passivointisyitä voidaan lisätä, poistaa käytöstä, poistaa ohjelmistosta
kokonaan tai antaa kielikäännökset.
5.1.4
Asiakassuhteiden hallinta
Asiakassuhteiden hallinnassa ylläpidetään:
1. Prospektien asteikkoja
2. Prospektien passivointisyitä ja
3. Suhteen osapuolten rooleja
Kun ohjelmistoon lisätään prospekteja, voidaan prospekti luokitella sen mukaan, kuinka potentiaalinen tuleva
asiakas se on. Luokittelu tehdään asteikon avulla. Ohjelmistossa on valmiiksi kolme astetta; Cold, Warm ja
Hot. Luokitteluja voi muuttaa, lisätä, poistaa käytöstä, poistaa ja niille voi tehdä kielikäännöksiä muiden
asiakkaita koskevien parametrien tavoin.
49 (/ 92)
Jos prospektista ei tule asiakkuutta, tulee se passivoida. Passivoinnin yhteydessä ohjelmisto pyytää
passivointisyytä. Prospekteille on samat passivointisyyt riippumatta siitä onko kyseessä yritys- vai
yksityishenkilö. Passivointisyitä voi muuttaa, lisätä, poistaa käytöstä, poistaa ja niille voi tehdä
kielikäännöksiä muiden asiakkaita koskevien parametrien tavoin.
Kun määritellään suhteita yrityksen työntekijöiden ja asiakkaiden tai prospektien välillä, voidaan merkitä
rooli. Roolilla selitetään, mikä suhde asiakkaalla/prospektilla on yrityksen työntekijään. Rooleja voi muuttaa,
lisätä, poistaa käytöstä, poistaa ja niille voi tehdä kielikäännöksiä muiden asiakkaita koskevien parametrien
tavoin.
50 (/ 92)
5.2
Toimeksiannon parametrit
Toimeksiannon parametreissa hallinnoidaan toimeksiantoon liittyviä asetuksia; toimeksiantotyyppejä,
toimeksiannon osapuolten rooleja, toimeksiannon päättämissyitä, oikeuspaikkoja, liiketoimina-alueita sekä
arkistointiin liittyviä parametreja.
5.2.1
Toimeksiantotyypit
Uutta toimeksiantoa perustettaessa tulee sille määrittää toimeksiantotyyppi. Toimeksiantotyyppeihin tulee
määrittää omat tyypit sisäisille toimeksiannoille (kts. kuva alla). Kuten asiakkaan parametreissa, uudelle
toimeksiantotyypille määritellään arvo eli nimi ja mahdollinen kuvaus. Toimeksiantotyyppi on automaattisesti
käytössä.
Toimeksiantotyyppejä voi muuttaa, lisätä, poistaa käytöstä, poistaa ja niille voi tehdä kielikäännöksiä.
Toimeksiantotyypeille on myös muutama parametri (Toiminnot > Parametrit) liittyen laskutuskauteen.
Toimeksiantotyypeille voidaan suoraan lisätä dokumenttimalleja ja aktiviteettipohjia. Dokumenttimalleista ja
aktiviteettipohjista on kerrottu edellä kappaleissa 4.3 Dokumenttimallit ja 4.4 Aktiviteettipohjat.
51 (/ 92)
5.2.2
Osapuoliroolit
Toimeksiannon osapuolille tulee määrittää missä roolissa he/ne ovat kyseisessä toimeksiannossa.
Ohjelmistossa on valmiina roolit Maksaja, Päämies, Vastapuoli, Asiamies ja Vakuutusyhtiö. Osapuolirooleja
voi lisätä tai poistaa tarpeiden mukaisesti. Roolit näkyvät osapuolikansiossa rinnakkaisina sarakkeina, joten
niitä ei kannata määritellä enempää, kuin ikkunan leveyden puolesta järkevästi mahtuu.
HUOM! Maksaja, Päämies ja Vastapuoli ovat kiinteitä rooleja, joita ei ohjelmistosta pysty poistamaan. Mikäli
ne eivät ole käytössä missään toimeksiannossa, voi ne poistaa käytöstä. Myös osapuolirooleille voi antaa
kielikäännökset.
5.2.3
Päättymissyyt
Kun toimeksianto päätetään, tulee sille antaa päättämissyy. Ohjelmistossa on oletuksena valmiiksi muutamia
päättämissyitä. Niitä voi tarpeen mukaan poistaa tai lisätä uusia. Toimeksiannon päättymissyille voidaan
antaa kielikäännökset.
5.2.4
Oikeuspaikat
Halutessa voidaan ylläpitää oikeuspaikkoja. Ne ovat informatiivinen tieto toimeksiannossa, missä
tuomioistuimessa tapausta käsitellään. Toisaalta oikeuspaikat toimivat myös raportointikriteerinä.
Oikeuspaikkaan lisätään oikeuspaikan nimi sekä sen internetosoite. Internetosoite ei ole pakollinen tieto,
mutta se on hyvä lisätä, sillä silloin voi käydä aina tarvittaessa tarkistamassa oikeuspaikan yhteystiedot sen
internetsivuilta.
52 (/ 92)
5.2.5
Arkistointinumerosarjat
Ohjelmistossa on valmiiksi oletus-arkistointinumerosarja. Jos yrityksellä on käytössä yksi
arkistointinumerosarja, numerosarja sille on valmiina. Pääkäyttäjä voi lisätä arkistointinumerosarjoja
tarpeiden mukaan, esim. yksi per toimisto. Arkistointinumerosarjoille voidaan antaa kielikäännökset.
Arkistointinumeroiden muotoilu poikkeaa muiden numeroiden muotoilusta. Arkistointinumero muotoillaan
ensisijaisesti Arkistoitinumerotietueen ikkunassa, kuva alla. Muut numerot muotoillaan Numeroiden muotoilu
–kansiossa (Asetukset > Parametrit > Yleiset parametrit > Numerosarjat > Numeroinnin muotoilu). Myös
arkistointinumeroihin voidaan tämän jälkeen tehdä lisämuotoiluja numeroiden muotoilussa.
HUOM! Jos arkistointinumerosarjoja halutaan useita, tulee ensin käydä lisäämässä numerosarjat (Asetukset
> Parametrit > Yleiset parametrit > Numerosarjat), joita arkistointinumerosarjat käyttävät. Periaate on yksi
numerosarja per yksi arkistointinumerosarja. On myös mahdollista käyttää samaa numerosarjaa
useammassa arkistointinumerosarjassa. Näin voidaan kertoa arkistointijärjestys ja kuitenkin muotoilla
esimerkiksi eri toimistojen numero eri tavalla. Lue lisää numerosarjan lisäämisestä kappaleesta 5.4.4
Numerosarjat ja niiden muotoilu.
53 (/ 92)
Uusi arkistointinumerosarja voidaan nimetä halutulla tavalla. Nimi kirjoitetaan Arvo –kenttään. Numeron
muotoilu tehdään Kentän muoto –kohdassa. Numerosarja –kenttään valitaan haluttu numerointitietue tai
siinä on jo valmiiksi archive_number.
Kentän muodon voi laatia tarpeiden mukaiseksi. Neljä y-kirjainta kuvaavat vuotta, kaksi m-kirjainta kuvaavat
kuukausia ja kaksi d-kirjainta kuvaavat päiviä. HUOM! Kirjainten tulee olla kirjoitettu pienillä. Risuaidat
kuvaavat numeroita.
Muotoiluehdotus 1
Yllä oleva kuva antaisi ensimmäiseksi arkistointinumeroksi 2010-001. Vuoden vaihtuessa numerointi jatkuu
katkeamatta, mutta vuoden tilalle tulee aina kuluva vuosi.
Muotoiluehdotus 2
Voidaan myös antaa vain muotoilu ”#”, jolloin numero kasvaa tasaisesti ykkösestä lähtien ja tarvittaessa
kasvattaa myös numeron pituutta.
Muotoiluehdotus 3
Mikäli halutaan, että vuoden alusta numerointi alkaa vuosiluvun jälkeen taas ykkösestä, voidaan numero
kirjoittaakin numerointitietueeseen (archive_number). Seuraava numero voidaan muuttaa
numerointitietueeseen muuten vapaasti, mutta numerosarjaa voidaan vain kasvattaa. Esimerkiksi
numerointitietueeseen voidaan laittaa vuoden alusta ”20100000”, jolloin ensimmäinen arkistointinumero olisi
20100001. Seuraavan vuoden koittaessa numero voidaan kirjoittaa muotoon ”20110000”. Tämä toimii
tietenkin vain mikäli edellisenä vuonna numerointi ei ole kasvanut yli 20110000:sta.
Ehdollisia muotoiluja voidaan tehdä numerosarjojen muotoilussa (Asetukset > Parametrit > Yleiset
parametrit > Numerosarjat > Numeroinnin muotoilu). Numerosarjan liittäminen arkistointinumerosarjaan luo
automaattisesti toimeksiantonumerointi-tietueen numeroiden muotoiluun, kuvassa alla valittuna.
Arkistointinumeroinnin tapauksessa tulisi aina antaa järjestelmän luoda tämä automaattinen tietue ja vasta
sen jälkeen tarvittaessa tehdä siihen muutoksia. Katso muotoilumahdollisuksista kappaleesta 5.4.4
Numeroiden muotoilu.
HUOM! Mikäli arkistointinumeroinnin kanssa tulee jotain ongelmia, kannattaa tämä muotoilutietue poistaa
numeroiden muotoilusta (kuvassa alla valittuna) ja kokeilla vasta sen jälkeen muokata
arkistointinumerosarjaa. Samalla tulee varoa, ettei poista toimeksiannon muita numeroiden
muotoilutietueita. Poistamisesta ei ole haittaa, koska arkistointinumeron muotoilu luo aina uuden
muotoilutietueen automaattisesti. Tietenkin siihen tehdyt lisämuutokset menetetään.
54 (/ 92)
5.2.6
Arkistointitilat
Toimeksiantoa arkistoitaessa tulee toimeksiannolle antaa myös arkistointitila. Arkistointitilalla tarkoitetaan
sitä fyysistä paikkaa, jossa päätetyn toimeksiannon paperimappi sijaitsee. Ohjelmistossa on valmiina
muutamia arkistointitiloja, mutta niitä voidaan lisätä tarpeiden mukaisesti. Toimipisteelle voidaan valita
oletusarkistointitila parametreissa, jota ohjelma ehdottaa oletuksena arkistoinnin yhteydessä.
Arkistointitiloille voidaan antaa myös kielikäännökset.
5.3
Osoitteen parametrit
Osoitteen parametreissa hallinnoidaan maita ja niiden verollisuustietoja.
5.3.1
Maat
Maat kohdassa hallinnoidaan asiakkaisiin määriteltäviä maita ja niiden verollisuustietoja. Ohjelmistossa on
valmiina mm. joitakin yleisimpiä Euroopan maita. Tarpeen mukana voi pääkäyttäjä poistaa tai lisätä maita.
Maille on tärkeää antaa nimet suomeksi siten kuin sulmenkielisillä laskuilla ne halutaan tulostaa.Jokainen
maa on tarkoitus lisätä vain kerran ja antaa sille tarvittavat kielikäännökset, jolloin ne näkyvät laskuilla ja eri
puolilla ohjelmistoa aina oikealla kielellä.
HUOM! Kielikäännökset on tärkeä lisätä, jotta maa tulostuu oikeassa muodossa laskulle, kun se lähetetään
ulkomaille.
55 (/ 92)
5.3.2
Maiden verollisuustieto
Asiakkaan verollisuustieto tulee kotimaan takaa. Maakoodin lisäksi maan tiedoissa näkyy alue, jolle maa
kuuluu (kts. kuva alla). Itse Maa –kenttä on vapaatekstikenttä, johon kirjoitetaan maan nimi.
Alue määrittää maan verollisuuden, vaihtoehtoina ovat; EU, Muu ja Kotimaa (kts. kuva alla). Kun asiakkaalle
lisätään kotimaa, lasketaan asiakkaan vero maan alueen ja toimipisteen verollisuustietojen perusteella.
Alueiden verollisuustietoja voi muuttaa ja ylläpitää Taloushallinnon parametreissa. Lue aiheesta lisää
kappaleesta 5.5.2 Verollisuusparametrit. Jokaiselle alueelle voidaan määrittää verollisuus yksityishenkilöille ja
yritysasiakkaille erikseen. Toimipisteen verollisuudet rakennetaan verollisuusparametreissa annettujen
tietojen perusteella.
56 (/ 92)
HUOM! Kun ohjelmistoon lisätään uusi maa, on sen alue oletuksena Muu. Mikäli on kyseessä EU-maa, tulee
alueeksi vaihtaa EU.
5.4
Yleiset parametrit
Yleisissä parametreissa hallinnoidaan ohjelmiston kieliä, yksikkötyyppejä ja työaikatyyppejä. Yleisistä
parametreista löytyy myös muutamia taloushallinnon parametreja; irtain omaisuus, numerosarjat ja
vakiotekstit.
5.4.1
Kielet
Ohjelmistoon voidaan lisätä kaikki ne kielet, joilla halutaan palvella asiakkaita. Asiakkaat näkevät kielen
laskujen kautta. Kaikille laskuilla esiintyville vakioteksteille voidaankin antaa kielikäännökset asetuksissa.
Asiakkaille voidaan antaa asiointikieli. Toimeksiantoa luotaessa tulee kieli joko toimeksiantajalta tai
toimipisteen parametreista. Toimeksiannossa käsittelykieli on pakolinen kenttä. Mikäli kieli on muu kuin
suomi, tarkistaa ohjelmisto toimenpiteitä syötettäessä, onko kyseisellä kielellä määritelty toimenpidetyyppejä
(lue kielikäännöksistä lisää kappaleesta 4.1 Toimenpidetyypit). Vastaavan tarkistuksen ohjelmisto tekee myös
kuluja syötettäessä. Myös toimeksiannosta tehtävien laskupohjien kieli määräytyy toimeksiannon kielen
mukaan. Jos toimeksiannon kieli on muu kuin suomi, muodostaa ohjelmisto laskupohjan toimeksiannon
kielellä. Jos kyseisellä kielellä ei ole laskupohjaa olemassa, muodostaa ohjelmisto laskupohjan englanniksi.
Ohjelmistossa on valmiina muutama yleisin kieli ja käyttöönotettavissa lähes 200 yleisintä kieltä. Kieli tulee
ottaa käyttöön luomalla sille oma nimitietue. Nimitietueelle valitaan jokin kieli valmiilta listalta ja
tallennetaan. Tämän jälkeen sille voidaan lisätä kielikäännökset eri puolilla asetuksissa. Kielien nimitietueita
voi myös poistaa käytöstä, ja käyttämätön passivoitu kielitietue voidaan poistaa kokonaan.
5.4.2
Yksikkötyypit
Yksikkötyyppejä voidaan määrittää toimenpide- ja kulutyypeille. Yksikkötyyppejä kannattaa käyttää varsinkin
kulutyypeissä, jolloin esim. kilometrikorvauksiin voidaan liittää yksiköksi km. Yksikkötyypeille voi määrittää
kielikäännökset.
57 (/ 92)
HUOM! Toimenpiteissä yksikköjen käyttöä kannattaa harkita. Yksikköhintaisille toimenpidetyypille ei laskun
erittelysivulla näy laskutettavat tunnit. Myöskään hinnoittelut eivät toimi yksikkötyyppisillä
toimenpidetyypeillä, vaikka niiden yksikkö olisikin tunti.
5.4.3
Irtain omaisuus
Jos yritys hallinnoi ohjelmistossa asiakkaiden irtainta omaisuutta, tulee sitä koskevat parametrit määrittää.
Irtainta omaisuutta koskevat parametrit ovat Tyypit, Säilytyspaikat ja Palautuksen syyt. Kaikille irtaimen
omaisuuden parametreille voidaan määritellä kielikäännökset.
Tyypit
Tyyppeihin määritellään minkälaista irtainta omaisuutta hallinnoidaan, esim. osakekirja. Ohjelmistossa on
valmiiksi yleisimpiä irtaimen tyyppejä.
Säilytyspaikat
Irtaimelle omaisuudelle tulee määrittää missä sitä fyysisesti säilytetään. Säilytyspaikkojakin on muutama
valmiiksi oletuksena.
Palautuksen syyt
Kun irtain omaisuus palautetaan, tulee sille määrittää palautuksen syy. Muutamia syitä löytyy ohjelmistosta
oletuksena.
5.4.4
Numerosarjat ja niiden muotoilu
Numerosarjoissa ylläpidetään itse numerosarjoja sekä voidaan muotoilla niitä.
Numerosarjat
Numerosarjoissa näkyy listaus kaikista ohjelmistossa olevista numerosarjoista sekä niiden viimeisimmästä
käytössä olevasta numerosta.
Numerosarja –sarakkeessa (kts. kuva alla) näkyy numerosarjan koodikielinen nimi. Kuvaus –sarakkeessa on
numerosarjan selkokielinen nimi ja Viimeisin numero –sarakkeessa näkyy numerosarjan viimeinen käytössä
oleva numero.
Numerosarjoihin, jotka ovat ohjelmistossa valmiina (joiden edessä on ratas), voidaan ainoastaan muuttaa
viimeisintä numeroa. Numerosarjoihin, jotka asiakas on itse lisännyt (joiden edessä on lehtiö), voidaan
muuttaa kaikkia tietoja; numerosarjan nimeä, kuvausta sekä viimeisintä käytössä olevaa numeroa.
HUOM! Jos numerosarjojen viimeisintä numeroa muutetaan, tulee uuden numeron aina olla suurempi kuin
vanhan. Ohjelmisto ei anna tallentaa uutta numeroa, mikäli se on pienempi kuin vanha. Näin vältytään
mahdollisilta päällekkäisyyksiltä numeroinneissa.
58 (/ 92)
Jos yrityksessä on käytössä sisäisiä toimeksiantoja, on niille hyvä luoda oma numerosarjansa. Tällöin sisäiset
toimeksiannot eivät ”kuluta” normaalia toimeksiannon numerosarjaa. Pelkkä sisäisten toimeksiantojen
numerosarjan lisääminen ei riitä vaan numerosarja tulee myös vielä muotoilla. Muotoilun myötä ohjelmisto
osaa yhdistää sisäiset toimeksiannot sisäisen toimeksiannon numerosarjan kanssa. Lue muotoilusta lisää
seuraavasta kappaleesta Numerosarjojen muotoilu.
HUOM! Arkistointinumerosarja tulee ottaa käyttöön Toimeksiannon parametreissa >
Arkistointinumerosarjoissa ennen kuin sitä voidaan muotoilla. Se voidaan myös muotoilla siellä eikä
arkistointinumeroiden tapauksessa numeroiden muotoiluun tarvitse tehdä mitään, ellei niille haluta tehdä
ehdollisia muotoiluja.
Numerosarjojen muotoilu
Numerosarjojen muotoilussa voidaan numerosarjoille määrittää aakkosellisia arvoja tai poikkeussääntöjä:
Akkosellisia arvoja
Numerosarjoille voidaan määrittää numeroiden lisäksi myös kirjaimia. Esimerkiksi, jos halutaan, että
ennakkolaskujen numerot erottuvat hyvin, voidaan ennakkolaskun numerosarjan eteen lisätä EN (kts. kuva
alla).
59 (/ 92)
Tyyppi –kenttään valitaan aihe, jonka numerosarjaa halutaan muokata. Tässä tapauksessa Ennakkolasku.
Kenttä –kenttään valitaan numero, jota halutaan muokata. Tässä tapauksessa Laskun numero.
Ehto kenttä –kenttään valitaan tarkastettava tieto, jonka mukaan muotoilua halutaan ohjata, tässä
tapauksessa Laskutyyppi.
Ehto –sarakkeeseen annetaan sallittu arvo Ehto kenttään valitulle tiedolle, tässä tapauksessa
Ennakkolasku. Koska ehtokenttä on pakollinen, tulee siihen aina valita jotain. Mikäli halutaan olla
asettamatta mitään ehtoja, tulee laatia ehto, jonka kaikki kohteet täyttävät.
Kentän muoto –kenttään merkitään minkälainen numerosarjan halutaan näkyvän. Muotoilussa käytettävät
merkit ovat:
# kuvaa juoksevaa numeroa
yyyy kuvaa vuotta (tulee merkitä pienillä kirjaimilla)
mm kuvaa kuukausia (tulee merkitä pienillä kirjaimilla)
dd kuvaa päiviä (tulee merkitä pienillä kirjaimilla)
lisäksi muotoilussa voi käyttää vapaasti kirjaimia
Jos käytetään yyyy, mm tai dd –merkintöjä, muuttaa ohjelmisto vuodet numerosarjaan automaattisesti
vuoden vaihtuessa, kuukaudet kuukauden vaihtuessa ja päivät päivien vaihtuessa.
HUOM! Jos halutaan, että esimerkiksi laskun numerossa näkyy edessä vuosiluku ja perässä on juokseva
numerointi, joka nollaantuu vuoden vaihtuessa (esim. 2009001 ja 2010001) ei muotoilu ole oikea ratkaisu.
Muotoilun kautta saan kyllä vuosiluku vaihtumaan numeron edessä, mutta perässä oleva juokseva
numerointi ei nollaannu vaan jatkaa juoksemistaan vuodenkin vaihtuessa. Tällöin kannattaa vuoden
vaihteessa käydä suoraan numerosarjoihin muuttamassa viimeinen käytössä oleva numero, esim. 2010000.
Numerosarja –kenttään valita se numerosarja, jota muotoilu käyttää. Tässä tapauksessa
advance_invoice_number
Lopuksi muotoilu tallennetaan.
Poikkeausääntöjä
Jos numerosarjoille halutaan antaa poikkeussääntöjä, esimerkiksi että sisäisillä toimeksiannoilla on oma
numerosarjansa, tulee sitä varten tehdä numerosarjan muotoilu. Jotta muotoilu voidaan tehdä, tulee kaksi
asiaa olla jo valmiiksi tehtynä:
1. Luotu toimeksiantotyyppi sisäistä toimeksiantoa varten. Uuden toimeksiantotyypin saa määritettyä
Asetukset > Parametrit > Toimeksiannon parametrit > Toimeksiantotyypit
60 (/ 92)
2. Luotu oma numerosarjansa; Asetukset > Parametrit > Numerosarjat > Numerosarjat
Kun yllämainitut asiat on tehty, voidaan itse numerosarjan muotoilu tehdä.
Useita sisäisiä toimeksiantotyyppejä käytössä (kts. kuva yllä):
Tyyppi –kenttään valitaan Toimeksianto eli aihe, jonka numerosarjaa halutaan muokata.
Kenttä –kenttään valitaan Toimeksiantonumero eli numero, jota halutaan muokata.
Ehto kenttä –kenttään valitaan Sisäinen, mikäli yrityksellä on useampia sisäisiä toimeksiantotyyppejä.
Ehto –kenttään merkitään ruksi.
Kentän muoto –kenttään merkitään millaisen numerosarjan halutaan olevan. Yllä olevan esimerkin mukaan
ensimmäinen numero olisi SIS1. Numerosarjan kasvaessa yli yhdeksän, tulee numeroksi SIS10.
Numerosarja –kenttään valitaan numerosarja, joka on aiemmin luotu sisäisiä numerosarjoja varten.
Yksi sisäinen toimeksiantotyyppi käytössä:
Tyyppi- ja Kenttä –kentät täytetään samalla tavoin kuin yllä
Ehto kenttä –kenttään valitaan Toimeksiantotyyppi
Ehto –kenttään valitaan lisätty sisäinen toimeksiantotyyppi
Kentän muoto- ja Numerosarja –kentät täytetään samalla tavoin kuin yllä
Lopuksi muotoilu tallennetaan.
HUOM! Arkistointinumerosarjat tulee ottaa käyttöön Toimeksiannon parametreissa >
Arkistointinumerosarjoissa ennen kuin sitä voidaan muotoilla. Arkistointinumeron muotoilusta kerrotaan
kappaleessa 5.2.5 Arkistointinumerosarjat.
HUOM! Mikäli laskunumerolle halutaan tehdä muotoilu, tulee se tehdä sekä hyvityslaskulle, että
normaalilaskulle erikseen. Oletuksena niillä on sama numerointi ja se toimiikin niille molemmille yhtäaikaa,
kunhan numerolle ei tehdä muotoilua. Alla on kuva muotoilusta esimerkkitilanteessa. Testinumerosarja on
lisätty invoice_numberin tilalle, jotta numeroa on voitu lyhentää.
61 (/ 92)
HUOM! Ehtirivejä luetaan järjestyksessä. Mikäli jokin kohde täyttää useampia ehtoja, sen muotoilu tulee
ylimmän ehdot täyttävän rivin perusteella. Alla luotu omat muotoilut tavallisimmille valuutoille EURO sekä
USD. Mikäli lasku luodaan muussa valuutassa tulee sille yleinen tunniste CUR. Yleensä laskuja ei kannata
numeroida valuutan perusteella, koska lasku voidaan aina tuostaa missä tahansa valuutassa. Tässä sitä on
käytetty vain esimerkin vuoksi.
62 (/ 92)
5.4.5
Vakiotekstit
Vakioteksteissä määritellään oletukset:
1. Ennakkolaskun kakkossivun rivin teksti
2. Omavastuu-ennakkolaskun kakkossivun rivin teksti
3. Vakuutusyhtiölle lähtevän laskun kansilehden otsikko
4. Vakuutusyhtiölle lähtevän laskun kansilehden Kuvaus –kentän teksti.
Vakioteksteille voidaan määrittää kielikäännökset. Kielikäännökset on tärkeä määrittää, mikäli laskuja
lähetetään vierailla kielillä.
Ennakkolaskurivin aihe
Ennakkolaskurivin sisältö voidaan määrittää yrityksen periaatteiden mukaisesti. Oletuksena kentässä on
”Ennakko-osuus”. Teksti voidaan muuttaa vakioteksteissä. Avataan ennakkolaskurivin aihe –rivi ja
kirjoitetaan uusi teksti Vakioteksti –kenttään, kuva alla. Lopuksi tallennetaan OK:lla.
Teksti näkyy ennakkolaskulla erittelysivulla riviotsikkona, kuva alla. Jos erittelyä ei tulosteta, ei tekstikään
tule laskulle. Laskun ensimmäisellä sivulla rivin otsikkona lukee ”Ennakko”.
63 (/ 92)
Omavastuu-ennakkolaskun erittelysivun riviteksti toimii samalla tavoin kuin ennakkolaskunkin. Vakiotekstiin
voidaan määrittää haluttu korvaava teksti. Oletuksena kentässä lukee ”Omavastuuosuus
oikeusturvatapauksesta”. Laskun ensimmäisellä sivulla rivin otsikkona lukee ”Omavastuu”.
Vakuutusyhtiön laskun kansilehden otsikko
Vakuutusyhtiölle lähtevän laskun kansilehden otsikko sekä kuvaus voidaan samoin määrittää yrityksen
periaatteiden mukaan vakioteksteissä.
HUOM! Tekstikentät on mahdollista jättää myös tyhjiksi. Tyhjäksi jätettäessä tulee kuitenkin Vakioteksti –
kenttään merkitä välilyönti. Tämä johtuu siitä, että Vakioteksti –kenttä on pakollinen kenttä, mutta kun
siihen merkitsee välilyönnin, lukee ohjelmisto sen niin, että kenttä sisältää tekstiä. Tämä pätee kaikkiin
neljään edellä mainittuun vakiotekstiin.
5.4.6
Työaikatyypit
Jos ohjelmiston kalenterissa ylläpidetään tunti-/työaikaseurantaa, voidaan merkityt tunnit tyypitellä sen
mukaan, millaisesta työajasta on ollut kyse. Työaikatyypille annetaan nimi Otsikko –kenttään (kts. kuva alla).
Väri –kenttään valitaan se väri, jolla kalenterin tunti-/työaikakirjauksen halutaan värjäytyvän tyypityksen
myötä. Väri saadaan määriteltyä alasvetovalikosta. Yleensä kannattaa suosia vaaleita värejä, koska niitä
vasten teksti erottuu paremmin.
64 (/ 92)
5.5
Taloushallinnon parametrit
Taloushallinnon parametreissa ylläpidetään alv-kantoja, verollisuutta, niiden selitteitä ja alueita,
kirjanpidollisia myynti-, kulu- ja rahatilejä, yrityksen tilikausia sekä maksukehotusten vakiotekstejä. Lisäksi
taloushallinnon parametreissa hallinnoidaan valuuttoja, vaihtokursseja, kustannuspaikkoja sekä
maksuehtoja.
Seuraaville taloushallinnon parametreille voidaan määrittää kielikäännökset: alv-kannoille,
verollisuusparametreille, maksukehotuksen vakioteksteille, valuutoille ja maksuehdoille. Kielikäännöksiä ei
voida antaa kirjanpidon tileille, tilikausille, vaihtokursseille tai kustannuspaikoille.
5.5.1
ALV-kannat
Ohjelmistossa on valmiiksi yleisimmät alv-kannat. Alv-kantoja voi tarvittaessa itse lisätä tai poistaa. Alvkantojen muuttuessa ei kuitenkaan tulisi muuttaa käytössä olevien alv-kantojen arvoja, vaan mieluummin
luoda aina uusi alv-kanta. Muutoin vanhat kirjaukset, jotka käyttävät poistuvaa alvia, saattavat näyttää verot
virheellisesti. Käytöstä poistuvat alv-kannat voidaan siirtymäajan jälkeen passivoida, jolloin niitä ei voi enää
valita uusille kirjauksille.
65 (/ 92)
Uusi alv-kanta lisätään vihreäastä plussasta. Alv-kannalle annetaan otsikko ja laskennallinen arvo. Lisätessä
tai päivittäessä tietoja, kannattaa huomioida, että niiden arvot ovat keskenään yhteneväiset, koska
epäloogisuuksista johtuvia virheitä on vaikeaa myöhemmin havaita. Myös kielikäännöksiä lisätessä kannattaa
olla melko huolellinen, että sen arvot ovat samat kuin suomenkielisessä kieliversiossa.
Alv-kanta: alv-kannan nimi, jossa tulee näkyä alv-%
Alv %: alv-% tulee merkitä myös numeerisena arvona, muutoin ohjelmisto ei osaa laskea alv:a oikein
Kieli: valitaan alv-kannan kieli
Kuvaus: voidaan antaa selite alv-kannalle
Käytössä: uusi alv-kanta on oletusarvoisesti käytössä, mutta ruksi voidaan myös poistaa
Kielikäännösikkuna avataan Toiminnot-valikosta. Kielikäännöksiä voi muokata kaksoisklikkaamalla riviä tai
lisätä uusia puuttuvia kielikäännöksiä virhreästä plussasta.
66 (/ 92)
5.5.2
Verollisuusparametrit
Verollisuus-kansiossa voidaan muokata verollisuuslajeja, laskuilla näkyviä veroselitteitä ja veroalueita sekä
niiden jäsenmaita.
Verollisuustiedot
Ohjelmistossa on valmiiksi olemassa olevat verollisuudet. Niitä voi poistaa käytöstä, uusia ei voi lisätä eikä
olemassa olevia voi kokonaan poistaa. Mikäli Suomessa käytössä olevat verollisuudet muuttuvat, lisää CSI
Helsinki uudet ohjelmistoon automaattisesti. Kileikäännökset voidaan lisätä normaalisti.
67 (/ 92)
Veroselitteet
Jos toimipisteen tai asiakkaan verollisuus on jokin muu kuin Verollinen, tulostuu laskulle veroselite.
Veroselitteet määritellään taloushallinnon parametreissa veroselitteissä (kts. kuva alla). Teksti, joka
laskutulosteeseen tulee näkyviin määritellään Selite –kentässä. Teksti tallentuu valitsemalla OK. Veroselitteitä
voi lisätä vapaasti, mutta niitä voi liittää verollisuuteen kerrallaan vain yhden kuhunkin. Ainakin
yhteisömyynnin ja verottoman myynnin veroselitteet pitäisi olla laskulla näkyvissä.
HUOM! Veroselitteille on tärkeä määrittää kielikäännökset. Veroselite on laskulla pakollinen, jos myynti on
verotonta ja kohdistuu ulkomaille. Näitä ovat yhteisömyynnin ja vietimyynnin selitteet. Niille on hyvä lisätä
käännökset ainakin englanniksi. Esimerkit alla suomeksi ja englanniksi.
68 (/ 92)
Alueet
Alueissa ylläpidetään maihin liitettävien alueiden verollisuustietoja. Itse alueita ei käyttäjä voi lisätä vaan
ainoastaan muokata alueen verollisuustietoja. Verollisuustiedot määritellään erikseen yritysten ja
yksityishenkilöiden osalta (kuva alla). Valinnalla Toiminnot > Alueen maat (alempi kuva), saadaan näkyviin
listaus niistä maista, jotka on liitetty valittuun alueeseen.
69 (/ 92)
5.5.3
Myynti-, kulu- ja rahatilit
Yrityksen pankkitiliä/-lejä vastaamaan tulee tallentaa kirjanpidolliset myyntitilit. Tilin nimi –kenttään voida
kirjoittaa esim. pankin nimi (kts. kuva alla) tai se voi olla esimerkiksi numerosarja. Pankkitilejä varten
tallennettavat kirjanpidontilit ovat Tilityypiltään Myyntitilejä.
Suoritusten ja laskutuksen myyntitilejä voidaan käsitellä erikseen. Pankkitiliin liitetty myyntitili tulee
oletuksena suorituksiin. Toimipisteen päämyyntitili voidaan antaa toimipisteen ikkunassa. Se siirtyy
automaattisesti jokaiseen toimeksiantoon toimipisteen perusteella ja sieltä lakuille. Suorituksille ja myynnille
merkityt kirjanpidolliset oletusmyyntitilit voivat olla myös yksi ja sama tili.
Asiakasvarojen kirjanpidon tilin Tilityyppi on Rahatili. Kuluille voidaan määritellä myös kirjanpidon tilit. Niiden
Tilityyppi on Kulutili.
Myös tiliöintejä varten tulee tallentaa kirjanpidontilit. Tiliöinneissä yleisimpiä käytettyjä kirjanpidontilejä ovat
ylisuoritukset ja viivästyskorot.
5.5.4
Tilikaudet
Jotta ohjelmistossa voidaan muodostaa laskuja, tulee asetuksissa olla kuluva tilikausi valmiiksi määriteltynä.
Tilikausia voi tallentaa kerrallaan useamman vuoden eteenpäin, jolloin tilikausia ei tarvitse muistaa aina
tilikauden loputtua käydä lisäämässä. Uutta tilikautta lisättäessä tulee merkitä ainoastaan tilikauden alku- ja
loppupäivä. Jos tilikauden unohtaa määrittää ja yrittää muodostaa laskua, ilmoittaa ohjelmisto, että tilikautta
ei ole määritetty. Jos laskun muodostaja on pääkäyttäjä, kysyy ohjelmisto, halutaanko tilikausi nyt määrittää.
Kun pääkäyttäjä on määrittänyt tilikauden, muodostaa ohjelmisto automaattisesti kirjanpitokaudet tilikauden
sisälle. Kirjanpitokaudet saa auki kaksoisnapsauttamalla tilikautta tai valitsemalla Toiminnot > Muokkaa. Yksi
kirjanpitokausi on kalenterikuukausi. Kirjanpitokausi voi kuitenkin alkaa myös keskeltä kuuta, jos yritys on
esimerkiksi juuri aloittanut toimintansa ja toiminnan aloitus kohdistuu keskelle kuuta.
Kun laskut, jotka halutaan kirjata tietylle kuukaudelle, esimerkiksi lokakuu 2010, on lähetetty ja kyseisenä
kuuna tulleet suoritukset on kirjattu, lukitaan lokakuun 2010. Lukitus tehdään Tilikausi –ikkunasta (kts. kuva
yllä). Tilikausi –ikkuna avautuu, kun kaksoisnapsauttaa auki tilikauden. Valitaan haluttu rivi ja Toiminnot >
Passivoi. Lukituksen jälkeen kyseiselle kaudelle ei voi kirjata koelaskuja, laskuja eikä suorituksia. Lukittu
kausi on mahdollista kuitenkin avata. Avaus tehdään myös Tilikausi –ikkunasta. Valitaan haluttu kausi ja
Toiminnot > Aktivoi.
70 (/ 92)
Kun tilikausi on loppunut ja kaikki laskut ja suoritukset on kyseiselle tilikaudelle kirjattu, lukitaan koko
tilikausi. Tilikausi lukitaan Tilikausi –näkymästä valitsemalla Toiminnot > Passivoi. Tilikauden lukituksen
myötä kaikki siinä olevat kirjanpidonkaudet lukittuvat myös, mikäli niitä on ollut avoimena. Kuten lukittu
kirjanpitokausi myös lukittu tilikausi voidaan vielä avata valitsemalla Toiminnot > Aktivoi.
71 (/ 92)
5.5.5
Maksukehotus
Laskut, joiden eräpäivä on kuluva päivä tai menneisyydessä, voidaan asiakkaalle tulostaa maksukehotus.
Maksukehotuspohjia on valmiiksi ohjelmistossa kaksi. Asiakas voi myös itse tehdä uusia maksukehotuspohjia.
Maksukehotusten oletustekstit määritellään taloushallinnon parametreissa maksukehotus kohdassa.
Nimi: nimestä selviää mistä maksukehotuksesta on kyse
Kieli: oletuksena ohjelmiston kieli eli pääsääntöisesti suomi. Maksukehotukset saa tehtyä muilla kielillä
kielikäännösten kautta
Otsikko: nimi, joka näkyy maksukehotuslaskussa ensimmäisellä sivulla oikeassa yläkulmassa, kuva alla
Maksuehto (pv): Kehotuksen maksuehdoksi voidaan valita joko nolla päivää tai muu päivämäärä. Laskulla
ne näkyvät muodossa ”HETI” tai ”Eräpäivään mennessä”.
Teksti: joka tulostuu kehotukseen ensimmäiselle sivulle toimeksiannon aiheen yläpuolelle, kuva alla
Laskun kentät: tietoja, joita voidaan valita maksukehotustekstiin
72 (/ 92)
Maksukehotustekstin muokkaus
Maksukehotustekstiä voi muokata haluamallaan tavalla. Otsikko, joka tulee maksukehotuslaskulle näkyviin,
voidaan myös vaihtaa.
Maksukehotustekstiä, joka tulostuu laskulle voi muokata Teksti –kentässä. Jos tekstiin halutaan lisätä
alkuperäisen laskun tietoja, ne voidaan valita Laskun kentät –listalta seuraavasti:
- Laita kursori Teksti –kentässä siihen kohtaan, johon haluat tiedon lisätä esim.
Laskutusyhteyshenkilötiedon
- Kaksoisnapsauta Laskun kentät –listalta Laskutusyhteyshenkilö
- Laskutusyhteyshenkilö näkyy nyt koodikielellä [func_invoicing_contact] Teksti –kentässä
- Itse maksukehotuslaskulle tulostuu sen työntekijän nimi, joka on toimeksiantoon valittu
laskutusyhteyshenkilöksi.
Maksukehotuksen otsikkoa, tekstiä ja eräpäivää voi muokata vielä tulostusvaiheessa tulostusparameriikkunan mahsukehotus-välilehdellä, joka on näkyvissä vain tulostettaessa maksukehotuslaskua.
Maksukehotuksen tulostamisesta kerrotaan käyttöohjeessa, kappaleessa Maksukehotus.
73 (/ 92)
5.5.6
Valuutat
Asiakkaan ja laskun oletusvaluutta määritetään toimipisteen parametreissa. Se voidaan ylimäärittää
asiakaskohtaisesti asiakkaan parametreissa tai toimeksiantoikkunassa uutta toimeksiantoa perustettaessa.
Näiden lisäksi ohjelmistoon tulee määrittää oletusvaluutta, johon muita käytössä olevia valuuttoja verrataan.
Tuo oletusvaluutta asetetaan, kun ohjelma avataan ensimmäisen kerran eikä sitä voi myöhemmin muuttaa.
Ohjelmistolle määritetään käyttööottovaiheessa järjestelmävaluutta, jonka mukaan muiden valuuttojen
kurssit määritetään ja jota käytetään raportoinnissa. Tuo järjestelmävaluutta asetetaan, kun ohjelma
avataan ensimmäisen kerran eikä sitä voi myöhemmin muuttaa. Asiakkaille, toimeksiannoille ja laskuille
haluttu oletusvaluutta voi olla sama kuin ohjelmiston järjestelmävaluutta. Sille määritetään oletusarvo
toimipisteen parametreissa, ja se voidaan ylimäärittää asiakaskohtaisesti asiakkaan parametreissa tai
toimeksiantoikkunassa uutta toimeksiantoa perustettaessa. Toimipisteen ja asiakkaan oletusvaluutta voidaan
vaihtaa milloin vain ja laskun valuutta valita vielä tulostusvaiheessa. Toimeksiannon oletusvaluuttaa ei voi
vaihtaa enää, kun toimenpiteitä on kirjattu.
Järjestelmävaluutan määrityksen myötä, kun ohjelmistosta otetaan ulos esimerkiksi kirjanpidonraportteja,
näkyvät ne järjestelmän valuutassa ja jos joitain toimeksiantoja on laskutettu muussa valuutassa, näkyvät
niidenkin summat järjestelmän valuutassa.
Valuuttojen kautta voidaan tarkistaa myös vaihtokurssit valitsemalla haluttu valuutta ja Toiminnot > Hae
valuuttakurssi. Vaihtokurssit näytetään lukutilassa ja suhteessa järjestelmävaluuttaan. Vaihtokursseja
ylläpidetään yleisissä parametreissa kohdassa Vaihtokurssit. Lue aiheesta lisää seuraavasta kappaleesta,
5.5.7 Vaihtokurssit.
5.5.7
Vaihtokurssit
Vaihtokursseissa ylläpidetään manuaalisesti valuuttojen vaihtokursseja. Vaihtokursseja verrataan aina
oletusvaluuttaan. Uusimmat vaihtokurssit saa päivitettyä valitsemalla Toiminnot > Päivitä vaihtokurssit.
74 (/ 92)
Vaihtokursseja haetaan viimeisinnän vuoden ajalta vanhoja kuitenkaan poistamatta. Ne päivittyvät Euroopan
keskuspankin määritysten mukaisesti.
Yksittäisiä vaihtokursseja voi myös luoda ja muokata manuaalisesti. Vaihtokurssille voidaan vaihtaa
valuuttaa, vaihtokurssia tai vaihtokurssin alkamispäivää (kts. kuva alla). Vaihtokurssien päivityksen jälkeen
on hyvä sulkea ohjelma ja käynnistää uudestaan.
Eritilanteissa vaihtokurssit käyttäytyvät hieman eri tavoin. Joten valuuttalaskuilla ei ole samantekevää, missä
vaiheessa valuutta asetetaan. Jos valuutta asetetaan jo toimeksiannolle, sitoudutaan myymään asiakkaalle
kiinnitetyllä vaihtokurssilla, jolloin kurssien vaihtelu voi olla suurempaa kumpaan suuntaan tahansa. Toisaalta
silloin voidaan asiakkaan laskulle tulevat toimenpiteet hinnoitella tasalukuisemmin hinnoin. Mikäli
toimeksiannot kirjataan euroissa ja vain laskut tulostetaan valuutassa, tulee laskulle rikkonaisempia summia,
mutta valuuttavaihtelut ovat pienempiä. Laskuilla suositellaan käyttämään valuuttatoimeksiannoilla
toimeksiannon valuuttaa tai euro-toimeksiannoilla mitä tahansa haluttua valuuttaa.
Valuutan laskusääntö toimenpiteillä
Valuutta-toimeksiannossa valuutta haetaan toimenpiteelle sen päiväyksen perusteella tai viimeisimmän sitä
vanhemman saatavilla olevan kurssin mukaan. Kurssin puuttuessa oletuskurssina käytetään 1:1.
Toimenpiteelle tallentuu aina sekä euro että valuutta-arvo.
Valuutan laskusääntö laskuilla
Laskun muodostuksessa ei vaihtokurssien tietoja käytetä lainkaan. Valuutta astuu kuvaan vasta
tulostettaessa. Kurssin päiväyksen valintaan käytetään oletuksena laskun kirjauspäivää (sama kuin laskun
luontipäivä), joka voidaan kuitenkin vaihtaa tulostusparametri-ikkunassa. Valuuttalaskua tulostettaessa
laskun valuutta-arvo tulee toimenpitetä luotaessa tallentuneen valuutta-arvon mukaan. Näin valuuttatoimeksiannoissa hinta on sidottu valuuttaan toimenpiteiden kirjauspäivän mukaan. Vaikkei vaihtokurssia
75 (/ 92)
käytetäkään valuuttalaskuille tulostusvaiheessa, niin siitä huolimatta laskua ei voida tulostaa, jos vaihtokurssi
kyseiselle valuutalle puuttuu.
Mikäli valuutta-lasku halutaan tulostaa euroissa, lasketaan euroarvo toimenpiteiden tallenntusta valuuttaarvosta laskun päivän vaihtokurssin perusteella ja sen puuttuessa viimeisimmän sitä vanhemman saatavilla
olevan kurssipäivityksen mukaan. Euroissa tulostettaessa vaihtokurssi ei kuitenkaan ole välttämätön. Sen
puuttuessa käytetään toimenpiteissä olevaa luontihetkellä tallentunutta euro-arvoa.
Valuuttalaskua tulostettaessa toisessa valuutassa haetaan laskun euro-arvo edelläkuvatulla tavalla ja
lasketaan sille uusi valuutta-arvo saman päivän tai vanhemman kurssin perusteella. Eli, jos molemmille
valuutoille löytyy hyväksyttävät kurssit, niistä lasketulla kertoimella lasketaan toimenpiteiden valuutta-arvolle
uusi valuutta-arvo. Laskun oletusvaluutan kurssin puuttuminen ei kuitenkaan estä laskun muodostusta.
Silloin vain käytetään toimenpiteiden euro-arvoa laskun kirjauspäivän valuuttakurssin sijaan.
Euroissa muodostettu lasku voidaan aina tulostaa valuutassa. Eurolaskulle valuutta-arvo lasketaan
tulostettaessa laskun päivän kurssin mukaan, myös vanhempi kurssi kelpaa. Kurssin puuttuessa tulostaminen
valuutassa ei onnistu, vaan järjestelmä huomauttaa kurssin puuttumisesta.
HUOM! Edellä mainituista laskentatavoista johtuen on tärkeää, että kaikille käytettäville valuutoille löytyy
joka hetki jokin mahdollisimman oikea vaihtokurssi, jonka päiväys on sama kuin toimenpiteellä/ laskulla tai
vanhempi.
Valuutan laskusääntö suorituksella
Valuuttasuorituksessa käytetään aina suorituksen päivän mukaista vaihtokurssia tai vanhempaa. Tästä syystä
valuuttalaskuille voi tulla yli- tai alisuorituksia. Niistä voidaan tehdä luottotappiokirjaus tai tiliöinti. Jos
yrityksellä on paljon valuutassa tapahtuvaa laskutusta, voi olla hyvä luoda oma kirjanpidollinen tili
valuuttavaihtelujen kirjaamiseen. Näin voidaan seurata valuuttavaihtelusta aiheutuvia kustannuksia.
Valuuttalaskun suoritusikkuna ehdottaa laskun avointa summaa aina euroissa, joten summa tulee muuttaa
vastaamaan asiakkaan suorittamaa summaa valuutassa ja valuutta tulee vaihtaa oikeaksi. Valuutan vaihto
tuo esille valuutan kurssin suorituspäivälle. Kurssia voidaan muuttaa, jos se ei näytä oikein. Suorituksen
tallennus näyttää, jäikö lasku edelleen avoimeksi vai tapahtuiko ylisuoritus. Alisuorituksen tapauksessa
voidaan tehdä laskun oikaisu. Tähän voidaan käyttää sopivaa kirjanpidon tiliä, kuten luottotappiot tai luoda
vartavasten oma tili valuuttavaihteluille. Ylisuorituksen tapauksessa kirjataan kohdistus-kansiossa tiliöinti
esimerkiksi samaiselle valuuttavaihtelu-tilille.
5.5.8
Kustannuspaikat
Kustannuspaikat, jotka voidaan kiinnittää esim. ohjelmiston käyttäjään tai toimeksiantoon määritellään
parametreissa. Ohjelmistossa ei ole oletuksena valmiita kustannuspaikkoja vaan asiakas voi määrittää ne
aina tarpeiden mukaan. Kustannuspaikkajako voi olla esim. tiimeittäin. Myyntiä voidaan raportoitaessa
tarkastella toimeksiannon kustannuspaikan mukaan, joka tulee aina myös laskuille. Toimeksiannon
kustannuspaikka on yleensä sama kuin vastuuhenkilön kustannuspaikka. Tai voidaan käyttää myös
toimenpiteiden kustannuspaikkaa, jota tulee ensisijaisesti toimenpiteen kirjaajan mukaan ja vasta
toissijaisesti toimeksiannolta.
5.5.9
Maksuehdot
Ohjelmistossa on valmiina yleisimmät maksuehdot (7, 14, 21 ja 30 pv). Yleisten maksuehtojen lisäksi on
valinta Eräpäivään mennessä. Kyseistä maksuehtoa kannattaa käyttää sellaisissa tapauksissa, että laskun
eräpäivää muutetaan manuaalisesti, jolloin maksuehto (esim. 14 pv) ja muutettu eräpäivä ovat ristiriidassa
keskenään. Kun maksuehdoksi merkitään Eräpäivään mennessä, ei laskussa ole ristiriitoja maksuehdon ja
muutetun eräpäivän välillä. Oletusmaksuehto asetetaan toimipisteen parametreissa.
76 (/ 92)
Ohjelmistossa valmiiksi olevien maksuehtojen lisäksi niitä voidaan lisätä tarvittava määrä. Sellaiset
maksuehdot, joita ei käytetä, kannattaa poistaa tai ainakin poistaa käytöstä.
HUOM! Uusia maksuehtoja lisättäessä tulee niille määrittää myös kielikäännökset, jotta maksuehto näkyy
oikein vieraskielisissä laskuissa.
77 (/ 92)
6
Pikaraportit ja näkymät
Pikaraportit ja näkymät osiossa hallinnoidaan raporttipohjia sekä näkymälistauksia. Kansiossa näkyy
ohjelmistossa valmiiksi olevat raportit ja järjestelmänäkymät. Nyt uudessa versiossa raportit ja näkymät on
yhdistetty Asetuksissa samaan kansioon. Siellä voidaan ladata ohjelmistoon lisää raportteja tai näkymiä sekä
voidaan luoda omia. Jatkossa näistä käytetään yhteisnimitystä Kysely. Haku-termiä on myös käyetty
viittaamaan molempiin, mutta sillä voidaan viitata myös kyselyn kohdetietueen tyyppiin.
Kyselyt on jaoteltu näkymässä sen mukaan, mihin aiheeseen ne liittyvät (kuvassa alla Laskut esissä) eli Haun
tyypin mukaisesti. Lisäksi näkymästä selviää kyselyn tyyppi. Tyyppi voi olla näkymä, kaavio, pivot tai raportti.
Aiemmin samassa rapotissa saattoi olla pivot- ja tulosteasettelu molemmat samassa. Nyt ne on selkeyden
vuoksi jaettu erillisiksi tietueiksi. Näkymässä on myös sarakkeet, jotka kertovat onko kyselylle asetettu
käyttöoikeusrajoituksia, tulostuuko raportti vaakasuorassa sekä onko näkymä oletusnäkymä. Edellä mainitut
on merkitty näkymässä vihreillä palloilla (kts. kuva alla).
6.1
6.1.1
Pikaraportit ja näkymät -kansio
Kansion rakenne
Nyt kun samassa kansiossa on kaikki näkymät ja raportit, kannattaa hyödyntää sarake- tai valmiita
näkymäsuodatuksia. Tyyppi-suodatus suodattaa tietueen tyypin perusteella, tyyppisuodatus voidaan asettaa
myös sarakesuodatuksena. Näkymävalikosta voidaan valita halutaanko nähdä järjestelmän oletusnäkymät
(järjestelmän haut), mukautetut näkymät ja kaikki raportit (Yhteiset haut) tai molempia. Sarakeryhmittely
hahmottaa listaa silloinkin, kun kaikki on mukana.
78 (/ 92)
6.1.2
Kansion toiminnot
Toiminnot –painikkeen alta löytyvät lähes samat toiminnot riippumatta siitä käsitelläänkö raportteja vai
näkymiä, poikkeuksena ainoastaan Aseta oletukseksi –toiminto, joka on aktiivinen vain näkymille. Pivottoiminnot viittaavat pivot-raportteihin. Pivotia pääsee muokkaamaan avaamalla pivot-raportin
kaksoiklikkaamalla riviä ja pivotin saa auki klikkaamalla pivot-ikkunassa ko. välilehteä.
Muokkaa: avaa valitun raportti -ikkunan
Avaa Pivot Taulukko: Pivot raportti aukeaa lukutilassa.
Muokkaa pivot –taulukkoa: Pivot aukeaa muokkaustilassa.
79 (/ 92)
Aseta oletukseksi: Kyseinen toiminto on aktiivisena vain Näkymille.
Ulkoasun suunnittelu: Tästä aukeaa raportin ulkoasun muokkaukseen tarkoitettu sovellus. Ikkunassa on
edistyneemmille käyttäjille mahdollisuus muokata raporttiasettelua.
Vie tiedostoon: Valitun raportin voi tallentaa tiedostona koneelle. Raporteille tulee tiedostopääte ”.csir” ja
näkymille ”.csiv”.
Tuo tiedostosta: Jos CSI Helsinki on tehnyt asiakaskohtaisia raportteja tai näkymiä, ei niitä julkaista nettiin
vaan lähetetään asiakkaalle henkilökohtaisesti. CSI lähettää tiedoston sähköpostilla, josta asiakas tallentaa
tiedoston koneelleen. Tämän jälkeen hän tulee kansioon ja valitsee Tuo tiedostosta. Aukeavasta Import ikkunasta valitaan Lataa raportti. Toiminto avaa Avaa –ikkunan, josta pääsee hakemaan tallennetun
raporttitiedoston. Tämän jälkeen raportti näkyy Import –ikkunassa, josta valitaan OK ja raportti on tuotu
ohjelmistoon. Jotkut järjestelmöäraportit samalla ylikirjoittavat edellisen vastaavan raportin. Ainoa tapa estää
ylikirjoitus on ladata vanha raportti talteen tiedostona.
Hae raportteja: asiakas voi hakea raportteja netin kautta. Hae raportteja –toiminto avaa listan niistä
raporteista, jotka ovat netin kautta saatavilla. Asiakas voi valita yhden tai useamman raportin ja sen jälkeen
vasemmalta alhaalta Download Selected. Tämän jälkeen ohjelmisto antaa ilmoituksen, että raportit on
ladattu ohjelmistoon. Toiminto ei tällä hetkellä ole käytössä.
Käyttöoikeus: oletuksena raportit ovat kaikkien nähtävillä. Käyttöoikeus kohdassa voidaan määrittää ne
ryhmät, jotka ainoastaan pääsevät kyseiseen raporttiin käsiksi. Käyttäjäryhmistä on kerrottu lisää
kappaleessa 3.2 Käyttäjäryhmät
Näytä kaavio-dashboard: Toiminnolla voidaan muokata kaaviota. Toiminto ei ole vielä käytössä.
6.2
Pikaraportti –ikkuna
Seuraavassa käydään läpi kyselyn ikkunan kaikki tiedot ja mahdolliset toiminnot. Myöhemmin käydään läpi
tavallisimpia muokkausmahdollisuuksia. Kaikki kyselyt, eli näkymät, raportit ja pivotit, sisältävät samoja
toimintoja ja saman ikkuna-rakenteen. Niissä on kuitenkin myös yksilöllisiä eroja.
Yleinen-välilehdellä olevat tietokentät vaihtelevat hieman riippuen kyselytietueen tyypistä. Suodatusehdot
luodaan yleinen-välilehdellä kaikille kyselytyypeille. Esikatselu-välilehdellä voidaan testata suodatusehtojen
toimintaa sekä muokata näkymän sarakeasettelua. Pivot-välilehdellä luodaan ulkoasu pivot-raporteille.
Tulosteraporttien ulkoasunsuunnittelu saadaan auki Toiminnot-valikosta. Aukeava ulkoasunmuokkausikkuna
on edistyneemmällekin käyttäjälle haasteellinen.
6.2.1
Raportin tiedot
Yleinen välilehdellä valitaan haun kohde ja raportin näkyvyys sekä annetaan tietueelle nimi. Lisäksi luodaan
suodatusehdot. Seuraavassa kuvataan raportin toiminnot ja kentät:
Perus tallenus-painikeiden lisäksi on Käytä pohjana. Painikkeella voidaan ottaa haluttu kysely pohjaksi
turvallisesti koskematta siihen. Kyselyn tietuetyyppi säilyy. Näkymästä syntyy uusi näkymä ja raportista tulee
raportti.
Haun kohde: Valitaan mitä tietoa halutaan raportoida. Tätä voi muuttaa vain uusilla tietueilla. Sen jälkeen
kenttä menee lukutilaan.
Nimi: Raportin nimi. Kenttä on vapaatekstikenttä
Oletuksena uutta raporttia luotaessa, on raportointiryhmänä Pikaraportit
Raportointiryhmä: Määrittää raportin näkyvyyden
Vaakasuora: jos tähän merkitään ruksi, tulostuu raportti vaakatasossa. Oletuksena raportit tulostuvat
pystysuoraan
Tietokantataulu tai –näkymä: jos CSI Helsinki on tehnyt kyseisen raportin ja yhdistänyt sellaisia tietoja
toisiinsa, joita normaali käyttäjä ei voi yhdistää, näkyy yhdistämisestä merkintä tässä
Ensimmäiset rivit: Kenttään lisätty luku kertoo, kuinka monta tietuetta listaan tuodaan tietyn järjestyksen
mukaan. Kenttä toimii ainoastaan, jos Suodatusehdoissa on Order By –tekijä päällä.
80 (/ 92)
6.2.2
Pivotin tiedot
Pivot-ikkunassa samat tiedot kuin raporteissakin muutamia puuttuvia kenttiä lukuun ottamatta.
6.2.3
Näkymän tiedot
Näkymän yleiset-välilehdellä on samoja kenttiä kuin raportillakin sekä muutama oma kenttä.
Järjestelmänäkymän tietoja tai suodatusta ei pääse muuttamaan.
81 (/ 92)
Automaattinen rivikorkeus: jos tähän merkitään ruksi, leventää ohjelmisto kyseisen näkymän rivejä niin
paljon, että siinä oleva teksti näkyy katkaisematta koko pituudessaan
Kalenterinäkymä: jos kyseessä on sellaisen aihealueen näkymä, joka on näkyvissä kalenterissa
(Toimeksiannot, Toimenpidetyypit, Aktiviteetit, Osaamisalueet), voidaan uutta näkymää tehdessä merkitä
tähän ruksi. Tällöin kyseinen näkymä ei näy muualla kuin kalenterin kautta
6.2.4
Ehtomääritysten peruspainikkeet
Ehtomäärityksiä tehdään samalla tavoin kaikille hakutyypeille, mutta niillä on erilaisia käytössä olevia kenttiä,
joilla suodatusehtoja rakennetaan. Ehtomäärityksiin voidaan tehdä rajauksia, esim. päivämääriin tai
henkilöihin liittyviä. Tarvittaessa ehtomääritykset voi jättää tekemättä kokonaan, mikäli raportille ei ole niitä
tarve määrittää. Ehtomäärityksiä voidaan osittain korvata kenttäsuodatuksilla.
HUOM! Järjestelmänäkymillä suodatusehdot ovat harmaana, eikä niitä pääse muuttamaan. Käyttäjän
tuleekin luoda uusi näkymä esim. käyttäen olemassa olevaa näkymää pohjana. Näin syntyy yhteinen haku,
joka löytyy kyseisen kansion näkymälistalta. Se voidaan myös asettaa oletusnäkymäksi.
Uuden ehtorivin lisäys viimeisimpään ryhmään
Uuden ehtoryhmän lisäys
Uuden ehtorivin lisäys valittuun ryhmään
Ehtorivin siirto ylemmästä ryhmästä alempaan
Ehtorivin siirto alemmasta ryhmästä ylempään.
Ehtorivin saa poistettua valitsemalla rivin ja näppäimistöltä Delete –painike
82 (/ 92)
Ehtoriville annetaan looginen operaattori Ja/ Tai. Ryhmän ensimmäinen operaattori vertaa koko ryhmää
edelliseen ryhmään. Seuraavaksi valitaan tietuelaji. Mikäli kohde on sama kuin haun kohde, jätetään kohta
tyhjäksi. Kentän nimi valitaan listalta, jossa on kaikki mahdolliset liittyvät tietuelajit ja niiden kentät. Kentät
saa aakkoselliseen järjestykseen klikkaamalla Display Name –otsikkoa. Hakuehdoksi valitaan haluttu usean
vaihoehdon joukosta. Arvon lähde voi olla kiinteä, se voidaan kysyä käyttäjältä, tai se voi olla nimetty
parametri, joka on määritetty edellä. Kentän arvolle voidaan antaa jokin alkuoletusarvo. Mikäli kenttä on
käyttäjältä kysyttävä, voidaan oletusarvo vielä vaihtaa kyselyikkunassa. Mikäli riviä halutaan käyttää
nimettynä parametrina, annetaan sille nimi. Pakollisuus pakottaa käyttäjän antamaan jonkin hakuehdon.
Order By –kohdassa valitaan järjestyssarake/-et.
6.2.5
Esikatselu –välilehti
Esikatselu-välilehdellä voidaan muokata näkymän asettelua ja testata kaikkien kyselyiden hakuehtoja.
Suorita kysely -toimintoa voidaan käyttää myös tilapäiseen erikoishakuun, kun halutaan etsiä joitain tietyt
83 (/ 92)
ehdot täyttäviä tietueita. Sitä voidaan käyttää niin raporteille kuin näkymillekin, mutta raporteille kysely
saattaa asettua näkymäikkunaan epäloogisesti ja silloin sen antamiin tietoihin ei voi välttämättä luottaa.
Suorita kysely: Toiminnolla voidaan testata suodatusehtoja ja katsoa, mitä tietueita haku tuo alla olevaan
listaan. Jos raportille on määritetty ehtoja, kysyy ohjelmisto ne ennen kuin tuo tiedot näkyville. Näkymille
voidaan välilehden listan avulla asettaa sarakkeet ja niiden leveys.
Esikatselu: esikatselun kautta voi katsoa miltä virallinen raporttituloste näyttäisi. Jos raportille on määritetty
ehtoja, kysyy ohjelmisto ne ennen kuin tuo tiedot näkyville. Esikatseluraportin muokkaus tehdään
valitsemalla Toiminnot-valikosta Ulkoasun suunnittelu. Ulkoasunsuunnittelu-toiminto ei välttämättä ole
ohjelmistossa mukana.
Näytä ryhmän summat: jos tähän merkitään ruksi, antaa ohjelmisto jokaisen ryhmän summat näkyville
Kun esikatselussa valitsee otsikoiden päällä hiiren oikealla ja valitsee listalta Sarakevalitsin (Column
Chooser), aukeaa Muokkaus–ikkuna. Muokkausikkunasta voidaan raahata lisää sarakkeita raportille.
Kun valitsee hiiren oikealla otsikoiden päällä ja valitsee Show Group By Box, aukeaa ryhmittelytila ja
ryhmittelyt tulevat näkyviin. Raahaamalla voidaan määrittää tasot, joiden mukaan raportti rakentuu. Kuvassa
yllä ryhmittelyt Tekijä/Kirjaaja sekä Toimeksiannon kustannuspaikka.
Hiiren oikean kautta löytyy myös muita raportin ulkomuotoon vaikuttavia toimintoja, kuten sarakkeiden
järjestäminen aakkosittain ja automaattinen sarakkeiden leveyden säätö.
Kaikkia näkyviä kenttiä voidaan suodattaa ja suodatukset tallentuvat. Kenttien suodatuksella ei voida
mitätöidä näkymän yleisellä välilehdellä annettuja tai kyselyä avatessa annettuja suodatusehtoja, vaan täällä
annetut suodatukset toimivat niiden lisäksi.
6.2.6
Pivot-välilehti
Pivot-väilehdellä luodaan pivot-raportille ulkoasu. Ikkunaan valitaan halutut kentät, joita voidaan pitää
varalla tai raahata asetettavaksi kaavio-alueelle. Pivotia avatessa, kysyy ohjelmisto aina raportille annettuja
84 (/ 92)
suodatusehtoja. Sen jälkeen ohjelma tuo tiedot näkyville Pivot taulukkoon. Jos asiakas tekee itse raporttia,
on pivot oletuksena tyhjä. Tällöin tulee valita hiiren oikealla sinisellä alueella ja valita listalta Näytä
kenttäluettelo (Show Field List).
Ohjelmisto avaa kenttäluettelon, josta voi tuoda raahaamalla haluttuja asioita raportille. Mikäli raportilla
käsitellään lukuja, tulee Yhteensä –sarake raahata ylös vasemmalle (kohta 3.). Eri raporttityypeillä on
yleensä ainoastaan muutama järkevä kenttä, joita kannattaa laittaa yhteensä-kohtaan. Muuten asiakas voi
itse vapaasti valita, mitkä tiedot haluaa näkyviin riveille vasemmalla (kohta 1.) ja mitkä sarakkeisiin ylös
(kohta 2.). Kenttiä voidaan tuoda myös varalle ja asettaa ne ”hyllylle”, kohta 4. Varalla olevia kenttiä voi
raahata kaavioon. Yhtensä-, rivi- ja sarakekenttiä voidaan valita useita, mutta yleensä jo muutama lisäkenttä
laajentaa pivotin turhan suureksi. Tallennettuna ne myös hidastavat pivotin latautumista. Sen vuoksi kenttien
sijoittelua ja pivotia kannattaa opetella käsittelemään ajonaikaisesti.
Kaikkia esillä olevia kenttiä, myös hyllyllä olevia, voidaan käyttää suodatukseen. Suodatusvalikko aukeaa
kentän päällä hiirellä näkyviin ilmestyvästä kolmiosta. Kenttien suodatuksella ei voida mitätöidä raportin
yleisellä välilehdellä annettuja tai kaaviota avatessa annettuja suodatusehtoja, vaan täällä annetut
suodatukset toimivat niiden lisäksi. Kun halutut lisäykset/muutokset on tehty, tulee asettelu tallentaa
yläpalkista. Myös kenttäsuodatukset tallentuvat, mutta ovat aina purettavissa pivotia ajettaessa.
85 (/ 92)
6.3
Raporttien ja näkymien muokkaus
Pääkäyttäjät voivat muokata ja luoda uusia näkymiä ja pivot-raportteja Asetukset-alueella. Tulosteraporttien
teko on haastavampaa ja se saattaa olla kokonaan estetty. Tässä on kuvattu tärkeimmät
muokkausmahdollisuudet. Raporttien ja näkymien luomista on käsitelty melko lyhyesti, koska se vaatii
hieman tarkempaa perehtymistä käyttäjältä, eikä sitä useinkaan tarvita.
6.3.1
Raportin näkyvyyden asettaminen
Asetuksissa luodut tai sitä kautta ohjelmistoon ladatut raportit näkyvät pääsääntöisesti Raportit –kansiossa
Työtehtävät-alueella. Taloushallinnon raportit ovat kuitenkin omassa kansiossaan ko alueella. Raportin
näkyvyys voidaan myös rajoittaa käytettäväksi ainoastaan listalla. Silloin se voidaan ajaa vain muutamalle
valitulle riville kerrallaan. Raportti voidaan ajaa myös Asetukset-alueella muokkausikkunassa, mutta tämä ei
ole suositeltavaa, koska tehdyt muutokset saattavat vahingossa käyttäjältä tallentua pysyvästi. Asetuksetalueella ajettaessa pivotissa ei voi porautua, eikä kaavio näy.
Raportin näkyvyys määräytyy Raportointiryhmä-kentän perusteella.
- Jos valitsee; Pikaraportit, Asiakkaat, Toimeksiannot, Toimenpiteet tai Työlistat, näkyvät raportti sekä
Työtehtävät > Raportit –kansiossa
- Jos valitsee Analyysit tai Taloushallinto, näkyvät raportit Taloushallinto > Raportit –kansiossa
- Jos valitsee Listavalinta raportit, näkyvät raportit kyseisen aiheen näkymässä Peruspainikerivillä
- Näkymien raporttiryhmä on teoriassa pikaraportti, mutta käytännössä ne eivät näy raporttikansiossa, vaan kunkin haun kohteen kansiossa näkymälistalla.
6.3.2
Käyttöoikeussuojaus
Raportteihin ja näkymiin voidaan asettaa käyttöoikeussuojaus käyttäjäryhmien perusteella. Luottamuksellisia
tietoja käsittelevät raportit näkyvät siten vain valituille käyttäjille käyttäjäryhmien mukaisesti. Avustajatyyppinen käyttäjä näkee vain Työtehtävät-alueen rapotit ja silloinkin vain, jos ne on sallittu.
Käyttöoikeuksien hallinnoimisesta kerrotaan tarkemmin omassa kappalessaan 3 Käyttöoikeudet.
86 (/ 92)
6.3.3
Oletusnäkymän vaihtaminen
Asetukset-alueella näkymät ovat samassa kansiossa raporttien kanssa. Pääkäyttäjä voi muoktat valmiita
näkymiä rajoitetusti ja luoda täysin vapaasti uusia näkymiä. Jokaisessa kansiossa on yksi oletusnäkymä, joka
aukeaa kaikilla käyttäjillä ensimmäisenä aina kansiota avattaessa. Se voidaan muuttaa kansiokohtaisesti.
Ensin kannattaa suodattaa näkymälista Tyyppi-kentän avulla siten, että näkyvissä on pelkät näkymät.
Jokaisessa ryhmässä voidaan asettaa oletusnäkymä valitsemalla rivi ja valitsemalla toiminnot-valikosta
oletusasetus, kuten kuvassa alla Toimeksiantoryhmälle. Oletusnäkymän tunnistaa ko. sarakkeen vihreästä
pallosta.
6.3.4
Näkymän sarakkeiden muokkaus
Sarakkeiden muokkaus tehdään kunkin näkymän muokkausikkunassa, joka saadaan auki Asetukset >
Pikraportit ja näkymät > kaksoiklikkaa riviä. Raporttien sarakkeihin tehdyt muokkaukset näkyvät vain
raportin muokkausikkunassa, ja ne ovat siten melko turhia.
87 (/ 92)
Avaa näkymän ikkunassa Esikatselu-välilehti. Ikkunassa näkyy valitsemasi näkymä pienoiskoossa. Kuvassa
Aktiiviset toimeksiannot.
Sarakkeiden leveyttä ja järjestystä voi muuttaa hiirellä raahaamalla. Tässä tapauksessa kannattaa ikkunan
leveys ensin sovittaa ohjelman yleiseen käyttöleveyteen. Lisää sarakkeita voi valita sarakevalitsin-ikkunasta,
joka aukeaa valikosta sarakeotsikon päällä hiirenoikealla. Listalta voidaan raahata uusia sarakkeita haluttuun
väliin.
Samasta valikosta voidaan mm. asettaa järjestyssarake, ryhmitellä tai tuoda esiin ryhmittely-alue (Show
Group By Box). Ryhmittely-alueelle voidaan raahata halutut kentät, joista muodostuu ryhmäotsikot näkymän
tietueille.
Sarakkeita valitessa kannattaa huomioida, että listalla on myös liittyvien tietueiden muuttujia. Sarakkeiden
valinta tapahtuukin usein testaamalla esikatselun avulla uuden sarakkeen sisältöä. Esikatsele näkymä
klikkaamalla Suorita kysely –painiketta.
88 (/ 92)
6.3.5
Uuden näkymän tai pivot-raportin luominen
Raportteja ja näkymiä luodaan ja muokataan Asetukset-alueella, jossa ne aukeavat muokkausikkunassa.
Omien raporttien tai näkymien teko kannattaa aloittaa valitsemalla jokin valmis näkymä tai pivot-raportti
pohjaksi ja tehdä siihen tarvittavia muutoksia. Raportin ja näkymien muokkausikkunoissaä on tätä varten
oma
-painike. Tällä painikkeella luotuina raportit ja/tai näkymät eivät koskaan siirrettäessäkään lataudu
toistensa päälle.
Luodaan uusi näkymä: Avaa pohjaksi sopivan näkymän muokkausikkuna. Klikkaa valikkorivillä painiketta
Käytä pohjana.
Hetken kuluttua aukeaa uusi näkymäikkuna, jossa annetaan yksilöllinen nimi uudelle näkymälle. Seuraavaksi
tehdään tarvittavat muutokset: tarkastetaan suodatusehdot Yleinen-välilehdellä ja lopuksi muokataan
sarakkeet Esikatselu-välilehdellä.
Pääkäyttäjä voi myös tehdä pivot-raportteja. Niiden teko tapahtuu muuten samalla tavalla, mutta pivotin
asettelu rakennetaan Pivot-välilhdellä. Yleinen-välilehdellä annetaan suodatusehdot. Esikatselu-väilehdellä ei
tarvitse tehdä mitään.
89 (/ 92)
7
Ohjelman päivitys
Ohjelmiston pääkäyttäjä voi päivittää ohjelmiston. Päivitys tulee tehdä, jos CSI Helsinki on julkaissut uuden
ohjelmistoversion tai jos olemassa olevaa versiota on päivitetty. CSI Helsinki informoi asiakkaita, kun uusi
päivitys on saatavilla. Välipäivityksiä ei välttämättä tarvitse ladata, ellei ohjelmistossa havaita vikaa
tarpeellisissa toiminnoissa. Jos olet epätietoinen päivittämisestä, ota yhteyttä CSI Helsingin asiakastukeen.
Yhteystiedot saa ohjelman etusivulta tai extranet-sivustolta:
http://www.csihelsinki.fi/suomeksi/CSIInsider/tabid/222/Default.aspx/
Päivitystyökalu –ikkunassa (kts. kuva alla) valitaan Tarkista päivityksiä.
90 (/ 92)
Jos ohjelmistosta on saatavilla uusi päivitys, aukeaa Kysymys –ikkuna (kts. kuva alla). Siihen tulee vastata
Yes. Valinnan jälkeen ohjelmisto sulkeutuu ja käynnistyy uudestaan päivitettynä.
Kun pääkäyttäjä on päivittänyt ohjelmiston, päivittyy se automaattisesti muidenkin käyttäjien työasemille,
kun he seuraavan kerran käynnistävät ohjelman.
91 (/ 92)
8
Aktivointiraportin asetukset
Aktivointiraportin asetukset jakautuvat kahteen osioon; Aktivointiraportteihin ja Aktivointiraportin
parametreihin.
8.1
Aktivointiraportit
Aktivointiraportit näkymässä on lista niistä raporteista, jotka ovat CSI –ohjelmasta lähteneet CSI Helsinkiin.
Aktivointiraportit lähtevät ohjelmistosta oletuksena automaattisesti jokaisen kvartaalin jälkeen. Lisäksi
raportti lähtee CSI Helsingille silloin, kun ohjelmisto asennetaan.
Aktivointiraportin sisältämät tiedot (kts. kuva yllä):
Aktivointiraportin alussa näkyvät asiakkaan aktivointikoodi, mahdolliset virheet raportissa/sen
muodostamisessa sekä selite, mistä aktivointiraportista on kyse. Lisäksi raportilla näkyvät aikamääreet sekä
käyttöpäivien lukumäärä yhteensä.
Raportin lopussa näkyvät käyttäjien määrät. Käyttäjämäärät näkyvät per kvartaalin kalenterikuukausi.
Käyttäjämäärien perusteella CSI Helsinki laskuttaa asiakkaitaan ohjelmiston käytöstä. Kaikkien käyttäjien ja
Aktiivisten käyttäjien tietojen pohjalta saadaan laskettua passiivisten käyttäjien lukumäärä. Kuvan
testiohjelmisto on otettu käyttöön vajaata kuukautta aiemmin, jolloin käyttäjätietoja näkyy vain viimeisellä
kuukaudella. Laskutus perusteena käytetään vain aktiivisten käyttäjien lukumääriä kuukausittain.
92 (/ 92)
Raportti näkyy CSI –ohjelmassa samanlaisen kuin miten se CSI Helsingille näkyy.
Jos ohjelmistoa ei käynnistetä tai aktivointiraporttia ei lähetetä manuaalisesti seitsemän päivän sisällä
kvartaalin vaihtumisesta, muuttuu ohjelmisto ns. lukutilaan. Tällöin ohjelmiston saa auki, mutta sinne ei voi
tehdä mitään muutoksia. Jotta ohjelmiston saa jälleen aktiiviseksi, tulee aktivointiraportti lähettää
manuaalisesti. Raportin saa lähetettyä manuaalisesti valitsemalla aktivointiraportti listalta uusimman raportin
ja klikkaamalla sen auki. Aktivointiraportti –ikkunassa on Lähetä –painike, joka tulee valita. Tämän jälkeen
ohjelmisto tulee sulkea ja käynnistää uudelleen.
8.2
Aktivointiraportin parametrit
Aktivointiraportin parametreissa hallinnoidaan seuraavia asioita (kts. kuva yllä):
Asiakastunnus: on valmiiksi ohjelmistossa. Asiakastunnus tulee CSI Helsingiltä
Y-tunnus: on valmiiksi ohjelmistossa. Kyseessä on asiakkaan y-tunnus
Aktivointiraportin lähetystapa: lähetystapoja on kolme:
- Automaattisesti aktivointipalvelun kautta; on oletuksena. Mikäli tämä vaihtoehto on valittuna, riittää
aktivointiraportin lähetykseen, että ohjelmisto käynnistetään kvartaalin jälkeen.
- Manuaalisesti aktivointipalvelun kautta; Mikäli tämä vaihtoehto on valittuna, riittää aktivointiraportin
lähetykseen, että ohjelmisto käynnistetään kvartaalin jälkeen.
- Sähköpostitse; Mikäli tämä vaihtoehto on valittuna, tulee aktivointiraportti lähettää manuaalisesti. Ne
asiakkaat, jotka lähettävät aktivointiraportit CSI Helsingille manuaalisesti sähköpostitse, saavat
tapauksesta erilliset ohjeet.
CSI:n sähköposti: CSI Helsingin tuen sähköpostiosoite, johon aktivointiraportti lähetetään, mikäli
lähetystavaksi on valittu Sähköpostitse.