Heli Aro - Sosiaali- ja terveystoimen hankintaprosessi

Sosiaali- ja terveystoimen
hankintaprosessi Espoossa
Heli Aro
Hankintapalvelut
19.10.2010
Espoon kaupunki
• Suomen toiseksi suurin kaupunki
• yli 240 000 asukasta
• noin 14 000 työntekijää
Espoo-visio 2020
Espoo on edelläkävijä. Espoo on hyvä paikka
asua, oppia, tehdä työtä ja yrittää.
2
Hankintapalvelujen johtaja Jouni Kukko
Hankintatiimit
Sivistystoimi ja
Keskushallinto
SITO-KEHA
Hankintatiimi
ICT -hankinnat sekä
ERP -järjestelmän
ylläpito ja kehittäminen
hankintapäällikkö
Irja Leikas-Nummela
hankintapäällikkö
Jani Väisänen
hankinta-asiantuntijat
Ulla Raivio
Jussi Luomanpää
Elina Kukkasjärvi
hankinta-asiantuntijat
Taru Ritvanen
Anne Lindqvist
Puhelin- ja IT -laitetilaukset
ostajat
Hanna Eloranta
Marja Holmberg
Reijo Lindqvist
Ritva Nyberg
Hankintatiimi
Sosiaali- ja terveystoimi
SOTET
Hankintatiimi
Tekninen- ja
ympäristötoimi
TYT
hankintapäällikkö
Heli Aro
hankintapäällikkö
Helena Vihiniemi
hankinta-asiantuntijat
Helli Eskola
Piia Wollstén
Anneli Enbom
hankinta-asiantuntijat
Viljami Packalén
Anniina Kaitila
hankintalakimiehet
Virpi Kangasniemi ja Jukka Koivusalo
hankinta-asiantuntija
Airi Valkonen
hankinta-assistentit
Carita Grönholm, Kaisa Mäkelä ja Anneli Junno
3
Hankintapalvelut / tärkeimmät
tehtävät 1 / 2
• Operatiivisen hankintaprosessin ohjaus,
ohjeistus, koulutus ja kehittäminen
• Hankintojen suunnittelu (1-3 vuotta)
• Hankintamarkkinoiden kartoitus ja tuntemus
• Kilpailutukset (ei rakennusurakoita, suunnitteluurakoita eikä rakentamisprosessiin liittyviä
hankintoja)
4
Hankintapalvelut / tärkeimmät
tehtävät 2 / 2
• Hankintasopimusten seuranta ja hallinta
yhteistyössä toimialojen kanssa
• Toimittajakentän hallinta
• Hankinnan tietojärjestelmään (ERP) liittyvät
tehtävät yhdessä tietohallinnon ja toimialojen
kanssa
5
Espoon hankinnat / suurimmat
alueet 1 / 2
• Sosiaali- ja terveystoimen palveluhankinnat
(erityisesti HUS)
• Rakentaminen/rakennusurakat
• ICT/tietotekniikka/puhelinliikenne
• Elintarvikkeet
• Autot, koneet, laitteet
6
Espoon hankinnat / suurimmat
alueet 2 / 2
•
•
•
•
•
Asiantuntijapalvelut
Työvoiman vuokrauspalvelut
Siivouspalvelut
Kuljetukset
Sähkö ja lämmitys
7
Sosiaali- ja terveystoimen
palvelujen hankinnat Espoossa
• Vuoden 2009 talousarviossa sosiaali- ja
terveystoimen palvelujen ostot yhteensä 296,6
milj. euroa eli 40 prosenttia toimintamenoista.
Tästä määrästä noin 200 miljoonaan on
terveyspalveluiden ostoja
• vuonna 2008 palveluja ostettiin 752:lta eri
palveluntuottajalta
• vajaa 2/3 palveluiden ostoista muodostaa
erikoissairaanhoidon ostot HUS:lta
8
Suurimmat ostopalveluna
tuotettavat palvelut sosiaali- ja
terveystoimessa
•
•
•
•
•
•
•
•
erikoissairaanhoito
vanhusten pitkäaikaishoito
lasten sijaishuolto
vammaisten asumispalvelu
päivähoito
psykiatrinen asumispalvelu
päihdehoito
vammaisten työ- ja päivätoiminta
9
Hankinnan prosessikartta
Visio
Toiminta-ajatus
Arvot
Espoo strategia
Hankintastrategia ja hankinnan linjaukset
Kilpailutukset,
sopimusten
laadinta
Tilaaminen
Toimittaminen,
vastaanottaminen
reklamaatiot
Sopimusten
seuranta ja
hallinta,
toimittajahallinta
Hankinnan tukitehtävät: neuvonta, ohjaus, viestintä, koulutus
Mahdollistavat tekijät
Organisaatio
Osaaminen
Hankintatoimen johtaminen ja ohjaus
TOIMINTAYMPÄRISTÖ
SIDOSRYHMÄT
YHTEISTYÖKUMPPANIT
Tyytyväinen asiakas
Asiakkaat, toimeksiantajat
Hankintojen
ennakoiva
suunnittelu ja
hankintatarpeet,
tuotteistukset
Vaikuttavuus
Tehokkuus
Teknologia ja
järjestelmät
Palaute
LAIT, ASETUKSET, NORMIT, SUOSITUKSET
10
Palveluhankintojen
järjestämisen vaihtoehdot
•
•
•
•
Oma palvelutuotanto, Seudullinen yhteistyö
Ostopalvelu
Palveluseteli
Palvelun tuottaminen julkisella
palveluvelvoitteella (ns. Sgei-hankinnat)
• Avustustoiminta (tukee palvelutuotantoa)
11
Tarjouskierros
Kilpailutussuunnitelma
hankinta
palvelut
tekee
Kilpailuttamispyyntö
- intran lomakkeella hankintapalvelulle
esim. seuraavat tiedot
kilpailutuksen asiantuntijat toimialalla
hankinnan arvo jne.
Sopimus päättymässä
- hankintapalvelut käynnistää uuden
kilpailutuskierroksen
Tarjouspyyntöasiakirjat lähtee
- nykyisille toimittajille
- hankinta-ilmoitus internetiin
- ilmoitus EU:n virallinen
lehti ja Hilma-tietokanta
Päätös
- viranhaltijan
päätös
Päätöksestä
ilmoittaminen
- tarjouksen jättäneille
- tarkastustoimi
Tiedottaminen
- ulkoinen (asiakkaille
ja lehdistötiedote)
- sisäinen toimintaohje (tilaajille,
esimiehille,
e-katalog)
- EU-jälki-ilmoitus
Asian avaus
asianhallintaan kerätään esim.
edellisen kierroksen
asiakirjat,
sopimukset ja
tehdään luonnos
tarjouspyynnöstä
Tarjousten jättöaika
- yleensä 7 - 52 pv
- ns. hiljainen aika
Muutoksen
hakuaika
- 14 tai 21 pv
- hankintaoikaisu tai
valitus Markkinaoikeuteen
Sopimusseuranta
- toimittajapalaverit
- reklamaatiot
- raportointi
- neuvonta
- hintojen muutokset tai
tuotteiden lisäykset
ERP:iin
Asiakaspalaute
kierroksesta
- asiantuntijaryhmältä
lomake /
palaveri
Starttipalaveri
- valmistelija
kutsuu koolle
asiantuntijat
Tarjousten avaus
- suljettu tilaisuus
2 henk.
- avauspöytäkirja
Tarjouspyynnön
valmistelu
- asiantuntijaryhmä
- lakimies
- tarjouspyynnön
periaatteet ltk tai
kh
Tarjousten vertailu
- työryhmän jäsenet
kopiot tarjouksista
- valmistelija tarkistaa,
että tarjous vastaa
tarjouspyyntöä
- vertailu tehdään
asiantuntijoiden kanssa
yhteistyössä →
työryhmän esitys
päätöksestä
Sopimuksen
viimeistely
- toimittajan kanssa
- allekirjoitukset
Arkistointi
- arkistonmuodostussuunnitelman
mukaisesti
- sopimus
Kronodoc:iin
6 kk – 1 v ennen
sopimusajan
päättymistä
- option käyttö
- hankintapalvelut
käynnistää uuden
kilpailutuskierroksen
hankintapalvelut .2010
Roolit hankintaprosessissa
• Valmistelija = kilpailutuksen vastuuhenkilö
hankintapalveluissa
• Asiantuntija = toimialan asiantuntija/t, joka
osallistuu kilpailutusta valmistelevaan
työryhmään
• Kilpailutustyöryhmä = työryhmä, joka hoitaa
yksittäisiä kilpailutuksia. Kilpailutustyöryhmässä
on sekä hankintapalvelujen että toimialan
edustajia
13
Onnistuneen kilpailutuksen
tekeminen vaatii 1 / 2
• Tarkkaa tietämystä ja ymmärrystä
hankintatarpeesta
• Markkinoiden ja kilpailutilanteen tuntemusta
• Ammattitaitoa, osaamista ja kokemusta
substanssiosaajilta
• Laadukkaan ja ammattitaitoisen
hankintaprosessin
14
Onnistuneen kilpailutuksen
tekeminen vaatii 2 / 2
• Kilpailutettaessa sosiaali- ja terveystoimen
hankintoja on erityisesti huomioitava palvelujen
käyttäjät, asiakkaat, potilaat, omaiset ja heidän
asemansa ja oikeutensa
• Tavoitteena on tyytyväinen asiakas, tyytyväinen
kuntalainen
• Yksi suurimmista haasteista, niin kuin kaikissa
palveluhankinnoissa on laadun määrittäminen,
laatukriteerien määrittely ja laadun arviointi
15
Haasteet
• Palvelujen käyttäjän kuuleminen jo
hankintamenettelyn alkuvaiheessa ja näin
palveluiden vaikuttavuuden lisääminen
• Muuttuviin olosuhteisiin ja palvelun
sopimusaikaiseen kehittämiseen varautuminen
• Kestävän kehityksen ja talouden huomioon
ottamien
• Palvelujen tuotteistaminen
• Kelpoisuusehdot ja vertailtavuus
16
Haasteet / Laatukriteerit 1 / 4
• Sosiaali- ja terveyspalveluita hankittaessa
lainsäädäntö asettaa vähimmäisvaatimuksia
sille, mitä hankittavalta palvelulta vähintäänkin
on vaadittava eli asettaa eräänlaisen
minimitason palveluntuottajalle ja hankittavalle
palvelulle
• Jos laatukriteerit on lain tasolla määritelty
tarkasti, laatuvertailussa arvioidaan hyvin pientä
osuutta laadusta usein suurella määrällä
laatukriteereitä
17
Haasteet / Laatukriteerit 2 / 4
• Palvelun laatu pyritään turvaamaan jo tarjoajan
soveltuvuudelle ja tarjottavan palvelun laadulle
asetettavien ehdottomien vaatimusten
nostamisella erittäin korkealle tasolle ja tällöin
kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailussa
voidaan voidaan painottaa hintaa
• Voidaan käyttää jopa valintaperusteena halvinta
hintaa.
18
Haasteet / Laatukriteerit 3 / 4
• Voivat koskea
– toimintaedellytyksiä (henkilöstö, ammattitaito,
kokemus, koulutus, johtaminen, fyysinen
ympäristö, turvallisuusjärjestelmät)
– palveluita ja palveluprosessia (työkäytännöt,
menetelmät, palvelujen saatavuus, vuorovaikutus,
asiakkaan hoito, huolenpito ja huomioiminen)
– lopputulosta (toiminnan vaikutukset, tulokset
asiakkaan tai talouden näkökulmasta)
19
Haasteet / Laatukriteerit 4 / 4
• Laatukriteerien täyttyminen on helppo luvata
tarjouksessa
• Yhtä tärkeää kun laatukriteerien asettaminen
tarjouspyynnössä, on määritellä miten
laatukriteerien täyttymistä sopimuskauden
aikana tullaa seuraamaan ja miten toimitaan,
mikäli asetettuja vaatimuksia ei täytetä
• Laadulle tarjouksessa annetut lupaukset
lunastetaan sopimusehdoissa pysymisellä
20
Haasteet / Hinnan määritys
• Hinnan pyytäminen niin että
- oikeasta palvelusta tai tuotteesta hinta eikä
vain osasta palvelua tai tuotetta
- se on yksiselitteinen / ymmärrettävä
- vaikuttava
- vertailtava
21
Hyvät käytännöt
• Hankintojen ennakoiva suunnittelu sekä lyhyellä
ns. vuosisuunnitelma että pitkällä aikavälillä
• Roolit ja tehtävät prosessissa, sitoutuminen
• Tarjouskierroksen aikataulu sovitaan yhdessä ja
kiinnitetään päivämäärät
• Toimiva yhteistyö sopimusten seurannassa
22
Teknisen vuoropuhelun
harjoittelu 1 / 2
• Harjoiteltiin teknisen vuoropuhelun totetuttamista
sekä Espoo-Kauniainen-Kirkkonummi-Vantaa
inkontinenssituotteiden hankinnassa sekä
Espoon turvapalvelun hankinnassa
• Tarjouspyyntö oli luonnosvaiheessa
• Hilmassa ilmoitus vuoropuhelusta työryhmän
kanssa
• Työryhmän kaikki jäsenet paikalla jokaisessa
vuoropuhelutilaisuudessa
23
Teknisen vuoropuhelun
harjoittelu 2 / 2
• Valmisteltiin materiaali vuoropuhelutilaisuutta
varten ja lähetettiin se etukäteen
ennakkoilmoittautuneille / yritykselle
• Jokaiselle yritykselle tunti aikaa keskusteluun
työryhmän kanssa
• Tehtiin tarkat muistiinpanot
• Yritettiin löytää tarjouspyyntöön uutta
näkökulmaa ja vastauksia kysymyksiin
24
Palveluntuottajan hankinta
Kuusikotiin 1 / 3
• Tila on kaupungin ja palvelut – vanhusten
ympärivuorokautista asumispalvelua - ostetaan
ulkopuoliselta palveluntuottajalta
• Ennen tarjouspyynnön julkaisua kuultiin
Kuusikodin asukkaita ja heidän omaisia sekä
palveluntuottajia
• Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hankinnan
periaatteista: kilpailutetaan, avoin menettely,
ranskalaisen urakan malli
25
Palveluntuottajan hankinta
Kuusikotiin 2 / 3
• Tarjouspyynnössä määriteltiin peruslaatu ja sille
hinta, palveluntarjoajat kilpailivat
tarjoamallaan lisälaadulla ja lisäpalvelusta
tulevalla hinnalla – tarjouspyynnössä oli
maininta mitä lisäpalvelusta maksimissaan
maksettaisiin
• Tarjouskilpailu onnistui: tarjouksia tuli 8 kpl ja
samoissa pisteissä oli kolme
palveluntarjoajaa
26
Palveluntuottajan hankinta
Kuusikotiin 3 / 3
• Tarjouspyynnön tekovaiheessa ei uskottu että
meillä olisi kolme tarjoajaa samoissa pisteissä
• Tarjoaja päätettiin arvonnalla eli nämä kolme
palveluntuottajaa olivat arvonnassa
• Arvonta aiheutti lehdistössä jälkipuintia mutta oli
ainoa tasa-arvoinen keino ratkaista
palveluntuottaja kun olimme niin sanoneet
tarjouspyynnössä
27
Kiitos mielenkiinnosta ja hyvää syksyä !
Espoon kaupunki
Hankintapalvelut
Heli Aro
Puhelin: (09) 816 23111
Sähköposti: heli.aro@espoo.fi
28