Tarjouspyyntö Linnoituksen kesäteatterin kahvilapalvelun

Tarjouspyyntö
Linnoituksen kesäteatterin
kahvilapalvelun tuottamisesta
20.2.2012
LAPPEENRANNAN KAUPUNGINTEATTERI
Valtakatu 56, 53100 Lappeenranta Puhelin (05) 6161 Telefax (05) 616 2298
Lippupiste (05) 616 2290
www.lappeenrannanteatteri.fi
2 (8)
SISÄLLYSLUETTELO
1.
TARJOUSPYYNNÖN KOHDE JA LAAJUUS ..................................................................... 3
1.1.
Tarjouspyynnön kohde ............................................................................................... 3
1.2.
Tarjousten pyytäminen……………………………………………………………………….4
2. TARJOUSTEN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET ...................................................... 4
3. TARJOAJAAN LIITTYVÄT KELPOISUUSVAATIMUKSET ................................................. 4
3.1.
Tiedot tarjoajayrityksestä ............................................................................................ 4
3.2.
Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset ................................... 4
4. TARJOUKSESSA HUOMIOITAVAT PALVELUUN LIITTYVÄT VAATIMUKSET ................ 5
4.1.
Toimitusaika ............................................................................................................... 5
4.2.
Korvauksen maksaminen Lappeenrannan kaupungille ............................................... 6
5. TARJOUKSEN TEKEMISEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET ............................................... 6
5.1.
Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset ..................................................................... 6
5.2.
Osatarjoukset ............................................................................................................. 6
5.3.
Vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset ........................................................................ 6
5.4.
Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet ....................................................... 6
6. TARJOUKSEEN JA PALVELUSOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YLEISET ASIAT .................... 6
6.1.
Noudatettavat sopimusehdot ...................................................................................... 6
6.2.
Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus ........................................................ 7
6.3.
Erimielisyyksien käsittely ............................................................................................ 7
6.4.
Tarjouksen hylkääminen ............................................................................................. 7
6.5.
Sopimuksen tekeminen .............................................................................................. 7
6.6.
Sopimuksen tekemisen perusteet ............................................................................... 7
7. YHTEYSHENKILÖT ........................................................................................................... 7
8. TARJOUSKILPAILUN AIKATAULU.................................................................................... 7
8.1.
Tarjouksen voimassaolo ............................................................................................. 7
8.2.
Tarjousten jättäminen ................................................................................................. 8
8.3.
Tarjouskilpailun aikataulu ........................................................................................... 8
9. ALLEKIRJOITUS................................................................................................................ 8
3 (8)
Lappeenrannan kaupunginteatteri pyytää Teiltä tarjousta Lappeenrannan Linnoituksen
kesäteatteriesitysten oheen tuotettavista kahvilapalveluista 27.6. – 3.8.2012 väliselle
ajalle tämän tarjouspyynnön mukaisesti.
Päätöksen palveluntuottajan valinnasta tekee Lappeenrannan kaupunginteatteri.
1. TARJOUSPYYNNÖN KOHDE JA LAAJUUS
1.1. Tarjouspyynnön kohde
Tarjouspyynnön kohteena on 27.6. – 3.8.2012 Linnoituksessa järjestettävien kaupunginteatterin kesäteatteriesitysten oheen tilaajalle tuotettavat kahvilapalvelut tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla. Kahvilapalvelu tulee tuottaa keskiviikon
27.6. – perjantai 3.8.2012 väliselle ajalle.
Kaupunginteatteri esittää Linnoituksen kesäteatterissa edellä ilmoitettuna aikana Niskavuoren Heta näytelmää 32 esityskertaa (Force majeure –varauksella) sekä lisäksi
omaisten ennakkoesityksen. Esitykset sijoittuvat arkipäiville tiistaista – lauantaihin. Esitykset alkavat pääsääntöisesti kello 19 ja päättyvät kello 21 jälkeen. Keskiviikkoisin esityksiä on kaksi alkaen kello 14 ja 19. Lauantaina esitys alkaa kello 15. Kesäteatterin
katsomossa on 546 istumapaikkaa ja viimeisen kolmen vuoden aikana esitykset ovat vetäneet 10.000 – 16.000 katsojaa kesässä.
Kahvilapalvelut tulee tuottaa kesäteatterin kahvilatilaan ja terassille sekä mahdollisesti
osittain lipunmyynnin läheisyyteen. Kahvilatila sijaitsee Linnoituksen vihreän makasiinin
läntisessä päädyssä. Lappeenrannan kaupunginteatteri antaa palveluntuottajan käyttöön vihreässä makasiinissa olevan kahvilatilan, jossa palvelu järjestetään. Tilat sisältävät palvelutiskin, hellan, sähkön ja veden sekä yleisövessat. Palveluntuottajan tulee järjestää paikalle tarvittavat kylmälaitteet ja asiakaskalusteet sekä kahvilapalveluun tarvittavat astiat. Palveluntuottajalla tulee olla tarvittavat luvat sekä kahvilapalvelun että anniskelun hoitamiseen. Periaatteena on, että Lappeenrannan kaupunginteatteri osoittaa
palveluntuottajalle kahvilapaikan ja palveluntuottaja hoitaa kaikki muut tarvittavat järjestelyt itse.
Palvelun tulee pitää sisällään normaalin ns. kahvilatarjoilun lisäksi virvoitusjuomia ja
mietoja alkoholijuomia: oluet, siiderit ja lonkerot sekä mahdollisesti grillituotteita. Tarjoilun tulee tapahtua ennen esityksiä ja esitysten väliaikoina. Lisäksi voi olla joitakin tilaisuuksia esitysten päätyttyä, kuten ensi-iltajuhla. Palveluntuottaja huolehtii anniskelualueen järjestyksenvalvonnasta. Palveluntuottajan tulee rajata anniskelualue alkoholilain
(8.12.1994/1143 21 c §) vaatimalla tavalla.
Palveluntuottaja huolehtii kahvilatilojen ja terassin siisteyden lisäksi yleisövessojen siisteydestä ja hygieniapapereiden täydentämisestä sopimuskauden aikana. Jokaisen esityksen jälkeen palveluntuottaja siivoaa yleisövessat ja täydentää hygieniapaperit. Tilaaja
toimittaa sekä vessatilojen siivousvälineet että hygieniapaperit.
Palvelualueet on esitetty tämän tarjouspyynnön Liitteessä 1) kesäteatterin kahvio ja liitteessä 2) kesäteatterin kahvion terassi. Palveluntuottaja saa käyttöönsä Lappeenrannan
kaupungin omistamat edellä mainitut tilat.
4 (8)
-
kahviotilassa on: yleisöwc –tilat, tarjoilutiski, keittiötila, sähköpistokkeet
kylmälaitteille, juokseva vesi, yleisvalaistus. Tilan saa lukittua.
tilassa ei ole pöytiä tai tuoleja asiakkaille
tarjoilupaikkoja tulee yhteensä olla noin 400 hengelle (suurin osa seisomapaikkoja)
Tarjouksissa tulee huomioida tapahtuman luonne. Valitun tarjoajan kanssa suunnitellaan
tarkemmin yksityiskohtia ja toteutusta.
1.2. Tarjousten pyytäminen
Tarjouspyynnöstä on ilmoitettu Lappeenrannan kaupunginteatterin internetsivuilla osoitteessa www.lappeenrannanteatteri.fi ja Etelä-Saimaassa. Palvelu ei ole luonteeltaan
varsinainen julkisten hankintojen lainsäädännön piirissä oleva hankinta.
2. TARJOUSTEN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET
Tarjousvertailuun valitaan ne palveluntuottajat, joilla katsotaan olevan riittävät resurssit,
taidot ja kokemus anniskeluoikeuksin varustetun kahvilapalvelun tuottamisesta. Tarjoajan kelpoisuus arvioidaan kohdassa 3.2. pyydettyjen selvitysten avulla.
Valintakriteerit: Kohta 1 on ehdoton. Kohdan 2 ja 3 painoarvo on molemmilla 30 % eli
yhteensä 60 % ja kohdan 4 painoarvo on 40 %.
1. Kelpoisuusvaatimusten täyttyminen
2. Tarjotun palvelukonseptin laatu (toimintamalli, resurssointi, tuotteet)
3. Referenssit
4. Kuinka ison prosenttiosuuden arvonlisäverottomasta myynnistä
palvelun toimittaja on valmis maksamaan kaupunginteatterille
3. TARJOAJAAN LIITTYVÄT KELPOISUUSVAATIMUKSET
3.1. Tiedot tarjoajayrityksestä
Tarjoajan tulee esitellä tarjouksensa johdantona toimintaansa ja yritystään.
Tarjouksessa on mainittava:
- Tarjoajan yrityksen rekisteritiedot
- Tarjoajan yhteyshenkilöt sekä heidän yhteystietonsa (osoite, puhelin, faksi,
sähköposti)
- Tarjoajan posti- ja käyntiosoite sekä vastaanottajan tiedot päätöksen lähettämistä varten
- Toiminnassa sovellettava työehtosopimus ja keskeiset työehdot
3.2. Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset
Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä palvelun
toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta.
5 (8)
Tarjoajia koskevat ehdottomat kelpoisuusvaatimukset ja tarjousta koskevat ehdottomat
vähimmäisvaatimukset ovat:
-
-
-
-
-
-
todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista (verojäämätodistus), työkassa/eläkevakuutusyhtiön todistus maksetuista eläkevakuutusmaksuista sekä
vakuutusyhtiön/yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta
tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin
tarjoajalla tulee olla kokemusta vastaavan kokoluokan tapahtumien järjestelystä
tarjoajalla tulee olla kahvila- ja anniskelupalveluun tarvittavat luvat kunnossa
tarjoajan referenssit
tiedot henkilöstöstä
 tietoja käytetään arvioitaessa onko tarjoajalla resursseja palvelun järjestämiseen
toimintasuunnitelma ja omavalvontasuunnitelma Linnoituksen kesäteatterin kahvilapalvelun järjestämisestä
 tulevan kahvilapalvelun sisältö
 mahdollisten rakennelmien rakentaminen ja purkaminen
 jätehuolto
 järjestyksenvalvonta anniskelualueella (esitysten aikana teatteri järjestää
ainoastaan teatterin katsomo- ja ulkoalueiden järjestyksen valvonnan)
 viranomaislupien hakeminen
maksukäytäntö
 asiakkaiden tulee saada maksaa ostoksensa yleisimmillä maksutavoilla
eli ainakin käteisellä, pankkikortilla ja yleisimmillä luottokorteilla
asiakastyytyväisyys
 valitun palveluntuottajan tulee pitää yllä asiakaspalautekyselyä, jonka sisällön ja toteuttamistavan hyväksyy tilaaja. Palautejärjestelmä voidaan
laatia sähköiseen muotoon tai se voi olla paperilla ja sen on oltava kaikkien asiakkaiden käytettävissä.
tarjouksen pitää olla laadittu tarjouspyynnön sisällön mukaan
tarjous pitää olla perillä ajoissa
Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuina. Lisäksi tarjoajan on varauduttava toimittamaan tilaajalle ennen sopimusten allekirjoittamista tarvittavat lisäselvitykset.
4. TARJOUKSESSA HUOMIOITAVAT PALVELUUN LIITTYVÄT VAATIMUKSET
4.1. Toimitusaika
Kesäteatterin kahvion ja terassin tilojen tulee olla käyttökunnossa klo 9:00 27.6.2012,
jolloin tilat tarkastetaan.
Palveluntuottajan paikalle tuomat tavarat tms. tulee korjata pois alueelta 6.8.2012 mennessä, ellei muuta sovita.
6 (8)
4.2. Korvauksen maksaminen Lappeenrannan kaupunginteatterille
Palveluntuottajan on maksettava tarjoamansa prosentti osuus myynnistään Lappeenrannan kaupunginteatterille 14 päivän kuluessa tapahtuman päättymisestä. Maksuohjeet
annetaan palveluntuottajalle, joka on valittu tuottamaan kahvilapalvelut.
5. TARJOUKSEN TEKEMISEEN LIITTYVÄT VAATIMUKSET
5.1. Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset
Tarjouksen ja sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Tarjouksen tulee sisältää tässä tarjouspyynnössä mainitut asiat. Pyydettyjen selvitysten taikka tietojen antamatta jättäminen voi johtaa tarjouksen sulkemiseen palveluntuottajan valinnan ulkopuolelle.
5.2. Osatarjoukset
Osatarjouksia ei hyväksytä.
5.3. Vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset
Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjotun palvelun on täytettävä tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitellyt vähimmäisvaatimukset.
Ehdollisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksessa ei näin ollen voi esittää tarjouksen sitovuuteen liittyviä ehtoja tai varaumia. Tarjouksessa ei voi esimerkiksi asettaa tarjouksen
voimassaolon ehdoksi tarjouksen valintaa kaikille mahdollisesti tarjotuille osa-alueille tai
tehdä sopimusehtojen soveltamiseen liittyviä varaumia.
5.4. Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet
Sopimus tehdään sen palveluntuottajan kanssa, jonka nimissä tarjous on tehty. Kyseinen
palveluntuottaja on vastuussa kaikista palvelusopimuksen mukaisista velvoitteista myös
silloin kun se käyttää alihankkijoita.
Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Tällöin palvelusopimuksen tekeminen edellyttää
ryhmittymään kuuluvien yritysten yhteisvastuullista sitoutumista sopimukseen ja sen palvelun tuottamista koskevien asiakaskohtaisten sopimusten velvoitteisiin ja vastuisiin.
6. TARJOUKSEEN JA PALVELUSOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YLEISET ASIAT
6.1.
Noudatettavat sopimusehdot
Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa
johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi.
7 (8)
6.2. Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus
Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen perustuen lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena pidettävä salaisena, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi ja toimittaa erillisellä liitteellä. Prosenttiosuus eivätkä tarjoajan pätevyyttä arvioitaessa käytettävät tiedot voi olla liikesalaisuuksia.
6.3. Erimielisyyksien käsittely
Mahdollisten palveluun liittyvien erimielisyyksien käsittelypaikka on Lappeenrannan käräjäoikeus, ellei sopimusta saada aikaan keskinäisillä neuvotteluilla.
6.4. Tarjouksen hylkääminen
Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei
muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä.
6.5. Sopimuksen tekeminen
Valitun palveluntuottajan ja Lappeenrannan kaupunginteatterin välille tehdään sitova
sopimus.
6.6. Sopimuksen tekemisen perusteet
Pidätämme oikeuden perustellusta syystä olla valitsematta mitään tarjousta.
7. YHTEYSHENKILÖT
Palvelun sisältöön liittyvät asiat:
talouspäällikkö: Raija Tokkola, puh: 040 353 9535,
S-posti: raija.tokkola@lappeenranta.fi
Kaupalliset asiat ja tarjouspyyntöasiakirjat sekä tarjoukset:
tuottaja: Panu Kärri, puh: 0400 154 576,
S-posti: panu.karri@lappeenranta.fi
Tiedustelut tulee esittää suomeksi.
8. TARJOUSKILPAILUN AIKATAULU
8.1. Tarjouksen voimassaolo
Tarjouksen tulee olla voimassa 3.8.2012 asti.
8 (8)
8.2. Tarjousten jättäminen
Pyydämme tarjouksenne suljetussa kuoressa kahtena kappaleena osoitteella:
Lappeenrannan kaupunginteatteri
Valtakatu 56
53100 Lappeenranta
Kuoressa on ehdottomasti oltava merkintä ”Linnoituksen kesäteatterin kahvilapalvelun tuottaminen”.
Tarjous ja pyydetyt liitteet on lisäksi toimitettava sähköpostitse osoitteeseen panu.karri@lappeenranta.fi. Sähköpostiviestin aihekenttään tulee kirjoittaa ”Linnoituksen kesäteatterin kahvilapalvelun tuottaminen”.
Tarjousten ja mahdollisten liitteiden tulee olla perillä 16.3.2012 klo 13:00 mennessä.
Myöhässä saapuneita tarjouksia ei käsitellä.
8.3. Tarjouskilpailun aikataulu
Tavoitteena on, että päätös tehdään mahdollisimman pian tarjousten saavuttua ja tämän
jälkeen tehdään sopimus ja sovitaan käytännön järjestelyistä tarkemmin.
9.
ALLEKIRJOITUS
Lappeenrannan kaupunginteatteri
Raija Tokkola
talouspäällikkö
Liitteet:
Liite 1 Kesäteatterin kahvio
Liite 2 Kesäteatterin kahvion terassi